DocCF 1.9.5 Software de Gestión Escolar

Manual de UsuarioDocCF Software de Gestión Escolar 1

MANUAL DE USUARIO

Noviembre de 2008


CONTENIDO

INTRODUCCIÓNGrupo CF Developer

CARACTERÍSTICASQUE PUEDE HACER DocCFREQUERIMIENTOS DE HARDW ARE

CONDICIONES DE USO DEL MANUALACCESO A DocCFENTORNO GRAFICO DocCF VERSIÓN 1. 9

1. DocCF APARIENCIA

- TEMAS- MINIMIZAR

USUARIO- FICHA- PERMISOS

MANTENIMIENTO BD- COMPACTAR- COPIA DE SEGURIDAD- RED

2. Institución INFORMACION

- FICHA PREPARACION

- SALONES- AREAS- ASIGNATURAS

GRUPOS Y CURSOS- GRUPOS- CURSOS- ASIGNACION DE CURSOS

3. Docentes INFORMACION

- FICHA- DIRECTORIO- HORARIO- AUSENTISMO- DIRECCION DE CURSO

EVALUACION- EDICION- EVALUAR

HORARIOS- ASIGNACION ACADEMICA- ASISTENTE- CONTROL

4. Alumnos PREPARACION

- PARAMETROS- MATRICULAR

INFORMACION- FICHA- DIRECTORIO- HORARIO- AUSENTISMO


DISCIPLINA- REGISTRO

5. Académico PREPARACION

- NORMATIVIDAD- METODO

CALIFICACIONES- REGISTRO- BOLETINES- CONVERSION

6. Biblioteca ADMINISTRACION

- TEMAS- TITULOS- RUTAS Y UBICACIONES- CONSULTA

PRESTAMOS- REGISTRO- HISTORICO

7. Económico PREPARACION

- PARAMETROS- GRUPOS- CONCEPTOS

ORDENES DE PAGO- APLICAR- CANCELAR

PAGOS- APLICAR- CANCELAR

DEVOLUCIONES- APLICAR- CANCELAR

CONSULTA- DOCUMENTOS- ESTADO DE CUENTA- RESUMEN GENERAL

INVENTARIO- CATEGORIAS- ARTICULOS- CONTROL

8. Herramientas AGENDA

- PROGRAMADOR- PROGRAMADOR CORPORATIVO- ANOTACIONES

INTERNET- EMAIL EXPRESS- FAVORITOS

INFORMES- INFORMES

9. Ayuda AYUDA

- AYUDA- SOPORTE TECNICO

GRUPO CF DEVELOPER EN INTERNET


- SITIO WEB- NOTICIAS- PREGUNTAS FRECUENTES- ENVIAR COMENTARIOS

ACERCA DE- DOCCF 1.9

SOPORTE WebPREGUNTAS FRECUENTESINDICE


INTRODUCCIÓN

Grupo CF Developer

Grupo CF Developer es un grupo tecnológico dedicado a desarrollar productos y servicios informáticosoriginales destinados al sector educativo. De capita l 100% Colombiano somos una empresa independiente.Durante 6 años nuestras acciones fundamentales se han encaminado en soluciones y oferta de servicioseducativos, siempre siendo desarrolladores de productos originales en continua evolución.

Nuestro personal pluridisciplinar esta formado por ingenieros con amplia experiencia en diversos entornos yplataformas de desarrollo, técnicos y asesores comerciales capacitados para ofrecer la mejor asesoría yservicio a nuestros clientes, visión que nos ha permitido ofrecer productos punteros y únicos para la gestiónde centros educativos, soluciones que se adaptan a las situaciones más especiales de las necesidades denuestros clientes.

Cada cliente es único, en su gestión y objetivos, por ello es fundamental e im portante aportar nuestraexperiencia y conocimiento en el sector, para desarrollar soluciones específicas para obtener resultadosóptimos que satisfagan sus necesidades.


CARACTERÍSTICAS

QUE PUEDE HACER DocCF

DocCF cuenta con un amplio número de características de gestión para centros educativos permitiéndoledesarrollar mecanismos de control que amplían y mejoran la funcionalidad y desarrollo educativo, incidiendotambién en un manejo todavía más fácil y sólido.

La nueva versión 1.9 incluye una nueva interfaz, nuevas funciones y herramientas que le permitiránautomatizar los procedimientos administrativos, académicos y comerciales de su Institución, optimizando susrecursos ahorrándole tiempo y diner o.

De esta manera, presentamos la mejor forma de administrar los procesos de gestión interna, y facilitar lacoordinación entre docentes y cargos directivos, con la utilización de una única y completa aplicación degestión académica: DocCF.

Bienvenido a DocCF, encuentre la solución a todas sus necesidades, gestione fácilmente su Institución yproyecte su nivel académico ya!

REQUERIMIENTOS DE HARDWARE

Windows 2000/XP/2003/VistaEspacio en disco 200MBMemoria RAM 128MBConexión a Internet (No es indispensable para trabajo local)Tarjeta de Red (Para trabajo en Red)


CONDICIONES DE USO DE ESTE MANUAL

Este manual de usuario no podrá ser modificado o reprodu cido sin previa autorización de Grupo CFDeveloper.


ACCESO A DocCF

Presione doble clic sobre el icono de acceso directo en el escritorio.

DocCF iniciara la carga de sus componentes y hará una copia de seg uridad de los datos, luego aparecerá unaventana de acceso al programa.Ingrese su Nombre de Usuario y su Clave (s i es la primera vez que ingresa , el usuario será CF y la clave AS)Luego seleccione una Jornada pa ra la cual visualizará todos los datos mientras trabaja en DocCF.

Presione Enter en el campo Clave para acceder al Menú Principal .

Antes de empezar a trabajar e ingresar información al programa debe empezar a conocer el entrono grá ficode DocCF; ahora acompáñese de este manual y realice un re corrido por cada menú.


ENTORNO GRAFICO DE DocCF VERSIÓN 1.9

DocCF consta de 9 menús temáticos que le permitirán acceder a la información que necesite al instante.

MENU FUNCIONESDocCF Opciones de configuración, administració n y mantenimiento del programa .Institución Definición de la estructura académica de la Institución.Docentes Funciones de Gestión de Docentes .Alumnos Funciones de Gestión de Alumnos .Académico Funciones de Gestión Acad émica: CalificacionesBiblioteca Funciones de Administración de la Biblioteca EscolarEconómico Funciones de Gestión Económica: Control de Pagos, Adeudos e inventario de

Artículos.Herramientas Herramientas y Utilidades de Gestión del ProgramaAyuda Ayuda General, resolución de duda s y soporte en línea.


MENU DocCF


MENU DocCF

Opciones de configuración, administración y mantenimiento del programa.

APARIENCIATEMASEs la combinación de colores que son utilizados para mostrar los elementos en la ventana de operación delUsuario.DocCF cuenta con 3 Temas similares al estilo de Microsoft Office 2007 : Azul, Plata y Negro.Cada Usuario puede seleccionar el Tema de su preferencia.

Tema Azul

Tema Plata

Tema Negro


MINIMIZARPermite minimizar la Ventana Principal a un ícono flotante en el Escritorio que muestra las ventanas activas .

USUARIOFICHAPermite administrar los Usuarios.Los Usuarios en DocCF se clasifican en 3 tipos:Administrador: Tiene acceso a todas las opcione s del programa. Son usuarios con la capacidad técnica yoperativa para realizar cualquier configuración y procesos especiales dentro del sistema. Algunas Institucionesotorgan el control total del sistema a este Usuario quien se encargará de administrarlo para su correctofuncionamiento.Restringido: Tiene acceso restringido a algunas opciones de programa. Son los Usuarios normales que puedentener acceso a algunas opciones y tienen restricciones en otras, de acuerdo a su ámbito de competenciadentro de la Institución.Docente: Tiene acceso únicamente al menú Académico. Son usuarios especiales que solo tendrán acces o acalificaciones de sus Cursos .

PROCEDIMIENTOSCrear un Usuario

1. Presione en el botón NUEVO.2. Seleccione el Tipo de Usuario.

Si selecciona Tipo de Usuario Docente entonces deberá seleccionar un Docente de la Lista deDocentes registrados.


3. Complete la información.4. Presione en el botón GUARDAR para registrar la información.

Borrar un Usuario1. Seleccione un Usuario de la Lista.2. Presione en el botón BORRAR.

Modificar un Usuario1. Seleccione un Usuario de la Lista.2. Modifique la información.3. Presione en el botón MODIFICAR.

PERMISOSPrivilegios o derechos, que le son asignados a cada Usuario por el administrador del sistema. Estos permisosle servirán como acceso a las diferentes opciones del programa, a la vez serán un mecanismo de protección.

PROCEDIMIENTOSAsignar Permisos a un Usuario1. Seleccione un Usuario2. Seleccione un Menú y una Categoría.

3. Seleccione los Ítems que desea restringir o permitir . El icono significa que el Usuario tiene acceso a

Ítem seleccionado. El ícono significa que el Usuario tiene restringido el acceso al Ítem seleccionado.4. Presione en el botón GUARDAR para registrar la información.

MANTENIMIENTO BDCOMPACTARPermite reducir el tamaño de la Base de Datos eliminando datos incompletos e inusuales.


PROCEDIMIENTOSCompactar la Base de Datos

1. Cierre todas las ventanas abiertas en DocCF2. Presione en el botón COMPACTAR para iniciar el proceso de mantenimiento.

COPIA DE SEGURIDADSe refiere a la copia de datos de tal forma que estas copias adicionales puedan restaurar la Base de Datos delPrograma después de una pérdida o el daño de los datos causados por errores de disco, interrupciones defluido eléctrico, infecciones de vi rus u otros sucesos potencialmente dañinos.

PROCEDIMIENTOSRealizar una Copia de Seguridad de la Base de Datos

1. Cierre todas las ventanas abiertas en DocCF2. Seleccione la opción Realizar Copia de Seguridad3. Presione en el botón INICIAR para iniciar el pro ceso de Copia. Si desea restaurar la Copia de

Seguridad realizada, repita el procedimiento seleccionando la opción Restaurar Copia de Seguridaddel día DD/MM/AAAA HH:MM:SS

REDDocCF es un software desarrollado bajo la filosofía Cliente/Servidor. Opera en sistemas de Red Windows NT oWindows 2000/2003 Server en puestos de trabajo Windows 2000/XP/2003/Vista y permite usar base deDatos Microsoft Access, MS SQL Server o MySql.


En la figura se muestra un ejemplo de 3 PCs conectados a un Servidor. Cada PCs puede representar un área dela institución. El número máximo de PCs que pueden conectarse a un Servidor en una Red depende de lacapacidad del sistema operativo y limitaciones del hardware de cada PCs y principalmente del Servidor. Acontinuación veremos los requerimientos mínimos para la instalación de DocCF en una Red Cliente/Servidor.

Configuración de un PC Servidor


Configuración de un PC Cliente

PROCEDIMIENTOSInstalar DocCF en una Red Cliente/ Servidor

1. Ingrese a DocCF en el PC usado como Servidor, seleccione el Menú DocCF y luego el Ítem Red.2. Seleccione el Tipo de Configuración que va a realizar en el PC (Servidor)3. Especifique la ubicación de la Base de Datos.4. Presione en el botón Validar para verificar la conexión a la Base de Datos.5. Presione en el botón MODIFICAR para aplicar los cambios.6. Ingrese a DocCF en el PC usado como Cliente , seleccione el Menú DocCF y luego el Ítem Red.7. Seleccione el Tipo de Configuración que va a realizar en el PC (PC Cliente)8. Especifique la ubicación de la Base de Datos en el Servidor.9. Presione en el botón Validar para verificar la conexión a la Base de Datos en el Servidor.10. Presione en el botón MODIFICAR para aplicar los cambios.

Instalar DocCF en un PC1. Ingrese a DocCF, seleccione el Menú DocCF y luego el Ítem Red.2. Seleccione el Tipo de Configuración que va a realizar en el PC (Servidor)3. Especifique la ubicación de la Base de Datos.4. Presione en el botón Validar para verificar la conexión a la Base de Datos.5. Presione en el botón MODIFICAR para aplicar los c ambios.


MENU Institución


MENU Institución

Definición de la estructura académica de la Institución.

INFORMACIONFICHAPermite definir la información de la Institución y su Logo.

PROCEDIMIENTOSModificar información de la I nstitución

1. Adicione o Modifique la información de la Institución.2. Presione en el botón MODIFICAR para actualizar la información.

Cambiar Logo de la Institución1. Presione en el botón CAMBIAR2. En el Cuadro de Diálogo Localice la nueva imagen y selecciónela.3. Presione en el botón ABRIR para asignar la imagen como logo.

PREPARACIONSALONESPermite identificar y describir los salones de clases.


PROCEDIMIENTOSCrear una Descripción de un Salón.

1. Presione en el botón NUEVO.2. Complete la información.3. Presione en el botón GUARDAR para registrar la información .

Borrar un Salón1. Seleccione un Salón de la Lista.2. Presione en el botón BORRAR.

Modificar un Salón1. Seleccione un Salón de la Lista.2. Modifique la información.3. Presione en el botón MODIFICAR.

AREASPermite definir categorías para agrupar las Asignaturas afines.

PROCEDIMIENTOSCrear un Área


Borrar un Área1. Seleccione un Área de la Lista.2. Presione en el botón BORRAR.


Modificar un Área1. Seleccione un Área de la Lista.2. Modifique la información.3. Presione en el botón MODIFICAR.

ASIGNATURASPermite la edición de Asignaturas.

PROCEDIMIENTOSCrear una Asignatura


Borrar una Asignatura1. Seleccione una Asignatura de la Lista.2. Presione en el botón BORRAR.

Modificar una Asignatura1. Seleccione una Asignatura de la Lista.2. Modifique la información.3. Presione en el botón MODIFICAR.

GRUPOS Y CURSOSGRUPOSPermite la creación de Grupos.


PROCEDIMIENTOSCrear un Grupo


Borrar un Grupo1. Seleccione un Grupo de la Lista.2. Presione en el botón BORRAR.

Modificar un Grupo1. Seleccione un Grupo de la Lista.2. Modifique la información.3. Presione en el botón MODIFICAR.

CURSOSPermite crear Cursos automáticamente según un número especificado.

PROCEDIMIENTOSCrear Cursos

1. Seleccione un Grupo de la Lista .2. Complete la información.3. Presione en el botón CREAR para crear el número de Cursos definidos .

Borrar Cursos1. Seleccione un Grupo de la Lista.2. Presione en el botón BORRAR.


Modificar Cursos1. Seleccione un Grupo de la Lista.2. Modifique la información.3. Presione en el botón MODIFICAR.

ASIGNACION DE CURSOSPermite asignar Alumnos por Curso según promedio de Alumnos matriculados por Grup o. Esta asignación esautomática y puede sugerirse Alfabéticamente o Aleatoria mente.

PROCEDIMIENTOSAsignar Alumnos a Cursos

1. Seleccione el Tipo de Asignación.2. Presione en el botón ASIGNAR .

Borrar Asignación de Alumnos a Cursos1. Presione en el botón BORRAR.


MENU Docentes


MENU Docentes

Funciones de Gestión de Docentes.

INFORMACIONFICHAPermite visualizar toda la información del Docente, datos personales, información académica, perfilprofesional y experiencia en otras Instituciones.

PROCEDIMIENTOSCrear un Docente

1. Presione en el botón NUEVO.2. Complete la información.3. Presione en el botón GUARDAR para registrar la información.

Borrar un Docente1. Seleccione un Docente de la Lista.2. Presione en el botón BORRAR.

Modificar un Docente1. Seleccione un Docente de la Lista.2. Modifique la información.3. Presione en el botón MODIFICAR.


PROCEDIMIENTOSAgregar una Fotografía a un Docente

1. Seleccione un Docente de la Lista2. Presione en el botón FOTOGRAFIA3. En el Cuadro de Diálogo Localice la imagen y selecciónela.4. Presione en el botón ABRIR pa ra asignar la Imagen como fo tografía.

DIRECTORIOPermite hacer una búsqueda de Docentes a través de la letra inicial de su Nombre.


PROCEDIMIENTOSBuscar en el Directorio

1. Presione en el botón con la letra inicial del nombre del Docente. Para visualizar todos los Docentespresione en el botón TODOS

HORARIOVisualiza el horario asignado a cada Docente.


PROCEDIMIENTOSVisualizar el horario de un Docente

1. Seleccione un Docente de la Lista.

AUSENTISMOPermite hacer un registro de las ausencias de cada Docente.


PROCEDIMIENTOSRegistrar una Ausencia

1. Presione en el botón NUEVO.2. Seleccione un Docente de la Lista.3. Complete la información.4. Presione en el botón GUARDAR para registrar la información.

Borrar una Ausencia1. Seleccione un Docente de la Lista.2. Seleccione una ausencia del cuadro histórico de ausencias.3. Presione en el botón BORRAR.

DIRECCION DE CURSOPermite asignar a cada Docente un C urso para su dirección .

PROCEDIMIENTOSAsignar la Dirección de un Curso

1. Seleccione un Docente2. Seleccione un Curso.3. Presione en el botón GUARDAR para registrar la información.

EVALUACIONEDICIONPermite la edición de un cuestionario de 16 preguntas para evaluar a cada Docente . Puede Definir preguntassegún 4 tipos de criterios identificados por un color : Presentación Personal, Metodología y Enseñanza, Uso deAyudas Didácticas, Respeto y Disciplina.


PROCEDIMIENTOSCrear una Evaluación

1. Presione en el botón NUEVO.2. Escriba un Nombre para la nueva evaluación .3. Complete la información.4. Presione en el botón GUARDAR para registrar la informaci ón.

Borrar una Evaluación1. Seleccione una Evaluación.2. Presione en el botón BORRAR.

Modificar una Evaluación1. Seleccione una Evaluación.2. Modifique la información.3. Presione en el botón MODIFICAR.

EVALUARVisualiza el cuestionario para evaluar a cada Docente .


PROCEDIMIENTOSResponder una Evaluación

1. Presione en el botón REGISTRO.2. Escriba su Código de Alumno.3. Seleccione un Docente y Evalúe.4. Presione sobre las flechas para evaluar un nuevo Docente.

HORARIOSASIGNACION ACADEMICAPermite definir la asignación académica por Docente (Programación de horas por Clase en la Semana)


PROCEDIMIENTOSAsignación Académica de Docentes

1. Seleccione un Docente de la Lista.2. Seleccione una Asignatura.3. Seleccione el rango de Cursos al cual va a aplicar la asignación académ ica.4. Seleccione el número de horas .5. Presione en el botón GUARDAR para registrar la información.

ASISTENTEPermite la asignación de horarios a Docentes y Cursos a partir de la asignación a cadémica.


PROCEDIMIENTOSAsignar horarios

1. Presione sobre un Docente.

2. Seleccione una etiqueta de la lista de horas para asignar .3. Use el método Arrastrar y Soltar para ubicar la etiqueta.

Modificar horario (Mover)1. Seleccione en el Panel de Horarios la etiqueta que desea mover . Use el método Arrastrar y Soltar

para ubicar la etiqueta

Modificar horario (Borrar)1. Presione sobre un Docente.2. Presione clic derecho en el Panel de Horarios sobre la etiqueta que desea Borrar.3. En el menú emergente presione en el botón BORRAR.4. En el menú emergente presione en el botón CERR AR.

Visualizar horario del Docente1. Presione clic derecho en el Panel de Horarios sobre una etiqueta que desea Borrar.2. En el menú emergente presione en el botón VER DOCENTE.3. En el menú emergente presione en el botón CERRAR.

Visualizar horario del Curso1. Presione clic derecho en el Panel de Horarios sobre una etiqueta del Curso que desea visualizar.2. En el menú emergente presione en el botón VER CURSO.3. En el menú emergente presione en el botón CERRAR.

CONTROL


Permite realizar búsquedas en los horarios de Docentes y Cursos según el día que transcurre.

PROCEDIMIENTOSVisualizar horario de un Docente

1. Seleccione un Docente de la Lista.2. Presione en el botón MOSTRAR para visualizar el horario.

Visualizar horario de un Curso1. Seleccione un Curso de la Lis ta.2. Presione en el botón MOSTRAR para visualizar el horario.


MENU Alumnos


MENU Alumnos

Funciones de Gestión de Alumnos.

PREPARACIONPARAMETROSPermite establecer los parámetros para la edición de Matriculas Acadé micas.

PROCEDIMIENTOSDefinir parámetros

1. Seleccione los Grupos a los cuales definirá la Matrícula.2. Defina los documentos que exigirán en la M atrícula.3. Si desea que se imprima una constancia de la M atricula active la opción IMPRIMIR CONSTANCIA DE

MATRICULA4. Presione en el botón GUARDAR para registrar la información.

MATRICULARPermite el registro de la Matrí cula Académica del Alumno.


PROCEDIMIENTOSMatricular un Alumno nuevo

1. Presione en el botón MATRICULA.2. En el cuadro emergente seleccione Alumno Nuevo3. Complete la información.4. Presione en el botón GUARDAR para registrar la información.

Matricular un Alumno existente1. Presione en el botón MATRICULA.2. En el cuadro emergente seleccione Alumno Existente3. Escriba el Código del Alumno.4. Modifique la información.5. Presione en el botón GUARDAR para registrar la información.

Imprimir Constancia de Matrícula1. Presione en el botón IMPRIMIR .2. Escriba el Código del Alumno.3. Presione IMPRIMIR en la ventana de Vista Previa

INFORMACIONFICHAPermite visualizar toda la información del Alumno.


PROCEDIMIENTOSRetirar un Alumno (Marcar como Retirado)

1. Seleccione un Alumno de la Lista .2. Presione en el botón MARCAR RETIRO3. En el cuadro emergente seleccione el motivo del retiro del Alumno.4. Presione en el botón MODIFICAR.

Borrar un Alumno1. Seleccione un Alumno de la Lista.2. Presione en el botón BORRAR

Modificar un Alumno1. Seleccione un Alumno de la Lista.2. Modifique la información.3. Presione en el botón MODIFICAR.


PROCEDIMIENTOSAgregar una Fotografía a un Alumno

5. Seleccione un Alumno de la Lista6. Presione en el botón FOTOGRAFIA7. En el Cuadro de Diálogo Localice la imagen y selecciónela.8. Presione en el botón ABRIR pa ra asignar la Imagen como fotografía .

DIRECTORIOPermite hacer una búsqueda de Alumnos a través de la letra inicial de su primer Apellido.


PROCEDIMIENTOSBuscar en el Directorio

1. Presione en el botón con la letra inicial del primer Apellido del Alumno . Para visualizar todos losAlumnos presione en el botón TODOS

HORARIOVisualiza el horario asignado a cada Curso .


PROCEDIMIENTOSVisualizar el horario de un Curso

1. Seleccione un Curso de la Lista.

AUSENTISMOPermite hacer un registro de las ausencias de cada Alumno.


PROCEDIMIENTOSRegistrar una Ausencia

1. Presione en el botón NUEVO.2. Seleccione un Alumno de la Lista.3. Complete la información.4. Presione en el botón GUARDAR para registrar la información.

Borrar una Ausencia1. Seleccione un Alumno de la Lista.2. Seleccione una ausencia del cuadro histórico de ausencias.3. Presione en el botón BORRAR.

DISCIPLINAREGISTROPermite hacer un registro de las faltas y menciones de honor a cada Alumno.

PROCEDIMIENTOSRegistrar Nota de Disciplina

1. Presione en el botón NUEVO.2. Seleccione un Alumno de la Lista.3. Seleccione el Tipo de Nota (Disciplina o Falta)4. Complete la información.5. Presione en el botón GUARDAR para registrar la información.

Borrar una Nota de Disciplina1. Seleccione un Alumno de la Lista.2. Seleccione una Nota de Disciplina del cuadro histórico de disciplina.3. Presione en el botón BORRAR.

Modificar una Nota de Disciplina1. Seleccione un Alumno de la Lista.2. Seleccione una Nota de Disciplina del cuadro histórico de disciplina.3. Modifique la información.4. Presione en el botón MODIFICAR.


MENU Académico


MENU Académico

Funciones de Gestión Académica: Calific aciones

PREPARACIONNORMATIVIDADPermite definir los parámetro s para el proceso de Evaluación, Criterios de Evaluación, Periodos Académicos yListas.

PROCEDIMIENTOSDefinir parámetros para el Criterio de Evaluación Numérico

1. Seleccione el Criterio de Evaluación Numérico2. Presione en el botón NUEVO.3. Complete la información.4. Presione en el botón GUARDAR para registrar la información.

Borrar el Criterio de Evaluación Numérico1. Seleccione el Criterio de Evaluación Numérico .2. Presione en el botón BORRAR.

Modificar el Criterio de Evaluación Numérico1. Seleccione el Criterio de Evaluación Numérico .2. Modifique la información.3. Presione en el botón MODIFICAR.

Definir parámetros para el Criterio de Evaluación Alfabético1. Seleccione el Criterio de Evaluación Alfabético



Borrar el Criterio de Evaluación Alfabético.1. Seleccione el Criterio de Evaluación Alfabético.2. Seleccione un Criterio de la Lista3. Presione en el botón BORRAR.

Modificar el Criterio de Evaluación Numérico1. Seleccione el Criterio de Evaluación Alfabético.2. Seleccione un Criterio de la Lista3. Modifique la información.4. Presione en el botón MODIFICAR.

PROCEDIMIENTOS

Crear un Periodo Académico1. Presione en el botón CREAR.2. Seleccione el número de Notas o Ítems que se van a evaluar.3. Defina su Estado.4. Presione en el botón ACEPTAR.

Modificar un Periodo Académico1. Seleccione un Periodo Académico de la Lista.2. Presione en el botón MODIFICAR.3. Modifique la información.4. Presione en el botón ACEPTAR.

Crear Listas de Calificación.1. Seleccione un Periodo Académico.2. Seleccione un Grupo.3. Seleccione un Curso.4. Seleccione una o varias Asignaturas de la Lista (Asignaturas sin Lista de Calificación).5. Presione en el botón CREAR.

Borrar Listas de Calificación.1. Seleccione un Periodo Académico.2. Seleccione un Grupo.3. Seleccione un Curso.4. Seleccione una o varias Asignaturas de la Lista (Asignaturas con Lista de Calificación).5. Presione en el botón BORRAR.

METODOPermite definir el Método de Evaluación para cada Asignatura en cada Grupo.


PROCEDIMIENTOSDefinir el Método de Evaluación en el Sistema Numérico o Alfabético.

1. Seleccione el Sistema de Evaluación Numérico o Alfabético.2. Seleccione un Periodo Académico.3. Seleccione un Grupo.4. Seleccione una Asignatura.5. Seleccione una Nota.6. Escriba la descripción del Ítem.7. Presione en el botón GUARDAR para registrar la información.8. Repita el paso 5, 6 y 7 (para cada Nota)

Borrar el Método de Evaluación en el Sistema Numérico o Alfabético1. Seleccione el Sistema de Evaluación Numérico o Alfabético.2. Seleccione un Periodo Académico.3. Seleccione un Grupo.4. Seleccione una Asignatura.5. Seleccione un Ítem de la Lista .6. Presione en el botón BORRAR.

Modificar el Método de Evaluación en el Sistema Numé rico o Alfabético.1. Seleccione el Sistema de Evaluación Numérico o Alfabético.2. Seleccione un Periodo Académico.3. Seleccione un Grupo.4. Seleccione una Asignatura.5. Seleccione un Ítem de la Lista.6. Modifique la información.


7. Presione en el botón MODIFICAR.

Definir el Método de Evaluación en el Sistema Ítems Tipo 1.1. Seleccione el Sistema de Evaluación Ítems Tipo 1.2. Seleccione un Periodo Académico.3. Seleccione un Grupo.4. Seleccione una Asignatura.5. Escriba el Código del Ítem.6. Escriba la descripción del Ítem.7. Defina el Concepto asociado al Ítem.8. Defina la calificación asociada al Ítem.9. Presione en el botón GUARDAR para registrar la información.10. Repita el paso 5, 6, 7, 8 y 9 (según el numero de códigos de Ítems )

Borrar el Método de Evaluación en el Sistema Ítems Tipo 1.1. Seleccione el Sistema de Evaluación Ítems Tipo 1.2. Seleccione un Periodo Académico.3. Seleccione un Grupo.4. Seleccione una Asignatura.5. Seleccione un Ítem de la Lista.6. Presione en el botón BORRAR.

Modificar el Método de Evaluación en el Sistema Ítems Tipo 1.1. Seleccione el Sistema de Evaluación Ítems Tipo 1.2. Seleccione un Periodo Académico.3. Seleccione un Grupo.4. Seleccione una Asignatura.5. Seleccione un Ítem de la Lista.6. Modifique la información.7. Presione en el botón MODIFICAR.

Definir el Método de Evaluación en el Sistema Ítems Tipo 2.1. Seleccione el Sistema de Evaluación Ítems Tipo 2.2. Seleccione un Periodo Académico.3. Seleccione un Grupo.4. Seleccione una Asignatura.5. Escriba el Código del Ítem.6. Escriba la descripción del Ítem.7. Defina el Concepto asociado al Ítem.8. Presione en el botón GUARDAR para registrar la información.9. Repita el paso 5, 6, 7 y 8 (según el numero de códigos de Ítems)

Borrar el Método de Evalu ación en el Sistema Ítems Tipo 2 .1. Seleccione el Sistema de Evaluación Ítems Tipo 2.2. Seleccione un Periodo Académico.3. Seleccione un Grupo.4. Seleccione una Asignatura.5. Seleccione un Ítem de la Lista.6. Presione en el botón BORRAR.

Modificar el Método de Evaluación en el Sistema Ítems Tipo 2.1. Seleccione el Sistema de Evaluación Ítems Tipo 2.2. Seleccione un Periodo Académico.3. Seleccione un Grupo.4. Seleccione una Asignatura.5. Seleccione un Ítem de la Lista.


6. Modifique la información.7. Presione en el botón MODIFICAR.

Definir el Método de Evaluación en el Sistema Ítems Tipo 3.1. Seleccione el Sistema de Evaluación Ítems Tipo 3.2. Seleccione un Periodo Académico.3. Seleccione un Grupo.4. Seleccione una Asignatura.5. Defina el número del Ítem.6. Escriba la descripción del Ítem, la descripción de la Fortaleza, la descripción de la Debilidad y la

descripción de la Recomendación.7. Presione en el botón GUARDAR para registrar la información.8. Repita el paso 5, 6 y 7 (según el numero de Ítems)

Borrar el Método de Evaluación en el Sistema Ítems Tipo 3.1. Seleccione el Sistema de Evaluación Ítems Tipo 3.2. Seleccione un Periodo Académico.3. Seleccione un Grupo.4. Seleccione una Asignatura.5. Presione en el botón LISTA DE ITEMS.6. Seleccione un Ítem de la Lista.7. Presione en el botón BORRAR.

Modificar el Método de Evaluación en el Sistema Ítems Tipo 3.1. Seleccione el Sistema de Evaluación Ítems Tipo 3.2. Seleccione un Periodo Académico.3. Seleccione un Grupo.4. Seleccione una Asignatura.5. Presione en el botón LISTA DE ITEMS.6. Seleccione un Ítem de la Lista.7. Modifique la información.8. Presione en el botón MODIFICAR.

CALIFICACIONESREGISTROPermite el registro de Notas según el Método de Evaluación definido para cada Asignatura en cada Grupo.


PROCEDIMIENTOSRegistrar Calificaciones a un Curso

1. Seleccione un Docente de la Lista2. En la ventana de Parámetros seleccione un Periodo, Curso, Asignatura y Sistema de Evaluaci ón.3. Registre las Calificaciones según el método definido.4. Presione en el botón GUARDAR para registrar la información.

BOLETINESProceso de generación de Boletines Académicos según el Método e Evaluación aplicado para cada Asignaturaen cada Grupo

PROCEDIMIENTOS


Procesar Boletines Académicos1. Seleccione un Periodo.2. Seleccione un Grupo3. Seleccione el Método de Evaluación.4. Presione en el botón PROCESAR.

CONVERSION


MENU Biblioteca


MENU Biblioteca

Funciones de Administración de la Biblioteca Escolar

ADMINISTRACIONTEMASPermite crear Temas para clasificar cada titulo de la B iblioteca.

Crear un Tema1. Presione en el botón NUEVO.2. Complete la información.3. Presione en el botón GUARDAR para registrar la información.

Borrar un Tema1. Seleccione un Tema de la Lista.2. Presione en el botón BORRAR.

Modificar un Tema1. Seleccione un Tema de la Lista.2. Modifique la información.3. Presione en el botón MODIFICAR.

TITULOSPermite el registro de títulos, revistas y equipos audiovisuales al inventario de la Biblioteca.


Registrar un Titulo1. Presione en el botón NUEVO.2. Complete la información.3. Presione en el botón GUARDAR para registrar la información.

Borrar un Titulo1. Seleccione un Titulo de la Lista.2. Presione en el botón BORRAR.

Modificar un Titulo1. Seleccione un Titulo de la Lista.2. Modifique la información.3. Presione en el botón MODIFICAR.

Ver Inventario de Títulos por Tema o Tipo1. Seleccione un Tema o Tipo

RUTAS Y UBICACIONESDefine la ubicación de cada Titulo en el espacio físico de la Biblioteca.


PROCEDIMIENTOSDefinir ubicación para cada Titulo.

1. Seleccione un Titulo de la Lista2. Complete la información.3. Presione en el botón ACTUALIZAR.

Borrar ubicación1. Seleccione un Titulo de la Lis ta2. Presione en el botón BORRAR.

Modificar una ubicación1. Seleccione un Titulo de la Lista2. Modifique la información.3. Presione en el botón ACTUALIZAR.

CONSULTAPermite realizar búsquedas de Títulos en el inventario de la Biblioteca determinado por 4 criterios debúsqueda:Autor: Muestra los Títulos coincidentes al Autor especificado.Titulo: Muestras los Títulos coincidentes al Titulo de especificado.Palabras: Muestra los Títulos coincidentes al la(s) palabra(s) especificada(s).Búsqueda Avanzada: Muestra l os Títulos coincidentes a varios criterios específicos.


PROCEDIMIENTOSRealizar una búsqueda por criterios

1. Presione en el botón que se ajuste a su tipo de búsqueda .2. En el cuadro de dialogo escriba la(s) palabra(s) relacionadas al criterio de búsqueda seleccionado.3. Seleccione un Titulo de la Lista para ver más información.

PRESTAMOSREGISTROPermite registrar el préstamo de Títulos de la Biblioteca.


PROCEDIMIENTOSRegistrar un Préstamo.

1. Seleccione un Alumno de la Lista.2. Seleccione un Titulo de la L ista3. Presione en el botón NUEVO.4. Complete la información.5. Presione en el botón GUARDAR para registrar la información.

Borrar un Préstamo.1. Seleccione un Alumno de la Lista.2. Seleccione un Titulo de la lista de Historia de Préstamos.3. Presione en el botón BORRAR.

Modificar un Préstamo.1. Seleccione un Alumno de la Lista.2. Seleccione un Titulo de la lista de Historia de Préstamos.3. Modifique la información.4. Presione en el botón MODIFICAR.

Registrar Devolución de un Titulo.1. Seleccione un Alumno de la Lista.2. Seleccione un Titulo de la lista de Historia de Préstamos.3. Marque la opción MARCAR RETIRO .4. Presione en el botón MODIFICAR.

REGISTRO


HISTORICOPermite visualizar el histórico de préstamos registrados por Alumno o por Titulo.

PROCEDIMIENTOVisualizar el Historial de Prestamos de un Alumno

1. Seleccione el criterio Alumno.2. Seleccione un Alumno de la Lista3. Si desea aplicar un filtro marque la opción APLICAR FILTRO y complete el rango de fechas.4. Presione en el botón MOSTAR HISTORIA.

Visualizar el Historial de Pres tamos de un Titulo1. Seleccione el criterio Titulo.2. Seleccione un Titulo de la Lista3. Si desea aplicar un filtro marque la opción APLICAR FILTRO y complete el rango de fechas.4. Presione en el botón MOSTAR HISTORIA .


MENU Económico


MENU Económico

Funciones de Gestión Económica : Control de Pagos, Adeudos e I nventario de Artículos.

PREPARACIONPARAMETROSDefinición de parámetros de los Documentos Contables que se utilizará n en la gestión de la Institución.Tipo de Documentos Contable s en DocCF:Orden de Pago: El documento de tipo Orden de Pago es un soporte que contiene la descripción de losservicios y/o artículos ofrecidos especificando las condiciones de pago en una fecha determinada.Recibo de Caja: El documento de tipo Recibo de Caja es un soporte contable que contiene la descripción delos servicios y/o artículos vendidos según las condiciones de pago. Generalmente es un soporte de los abonosparciales o totales de los clientes por conceptos diferentes de ventas al contado, ya qu e para ellas el soportees la Factura.Factura: El documento de tipo Factura es un soporte contable que contiene la descripción de los servicios y/oartículos vendidos, detalles e impuestos que se causen según las condiciones de pago.

PROCEDIMIENTOSCrear un nuevo Prefijo para Órdenes de Cobro

1. Presione en el botón NUEVO.2. Seleccione el tipo de documentos Orden de Pago.3. Complete la información.4. Si desea definir el prefijo como vigente marque la opción DOCUMENTO VIGENTE .5. Presione en el botón GUARDAR.

Borrar un Prefijo para Órdenes de Cobro1. Seleccione el tipo de documentos Orden de Pago.2. Seleccione un Prefijo de la Lista


3. Presione en el botón BORRAR.

Modificar un Prefijo para Órdenes de Cobro1. Seleccione el tipo de documentos Orden de Pago.2. Seleccione un Prefijo de la Lista3. Modifique la información.4. Presione en el botón MODIFICAR.

Crear un nuevo Prefijo para Recibos de Caja1. Presione en el botón NUEVO.2. Seleccione el tipo de documentos Recibos de Caja.3. Complete la información.4. Si desea definir el prefijo como vigente marque la opción DOCUMENTO VIGENTE .5. Presione en el botón GUARDAR.

Borrar un Prefijo para Recibos de Caja1. Seleccione el tipo de documentos Recibos de Caja2. Seleccione un Prefijo de la Lista3. Presione en el botón BORRAR.

Modificar un Prefijo para Recibos de Caja1. Seleccione el tipo de documentos Recibos de Caja.2. Seleccione un Prefijo de la Lista3. Modifique la información.4. Presione en el botón MODIFICAR.

Crear un nuevo Prefijo para Facturas1. Presione en el botón NUEVO.2. Seleccione el tipo de documentos Fa cturas.3. Complete la información.4. Si desea definir el prefijo como vigente marque la opción DOCUMENTO VIGENTE .5. Presione en el botón GUARDAR.

Borrar un Prefijo para Facturas1. Seleccione el tipo de documentos Facturas2. Seleccione un Prefijo de la Lista3. Presione en el botón BORRAR.

Modificar un Prefijo para Facturas1. Seleccione el tipo de documentos Facturas.2. Seleccione un Prefijo de la Lista3. Modifique la información.4. Presione en el botón MODIFICAR.

GRUPOSPermite definir los grupos en los cuales se clasificara n los conceptos de cobro aplicados en la institución.


PROCEDIMIENTOSCrear un Grupo


Borrar un Grupo1. Seleccione un Grupo de la Lista.2. Presione en el botón BORRAR.

Modificar un Grupo1. Seleccione un Grupo de la Lista.2. Modifique la información.3. Presione en el botón MODIFICAR.

CONCEPTOSPermite definir los Conceptos de Cobro y clasificarlos de acuerdo a un Grupo.


PROCEDIMIENTOSCrear un Concepto


Borrar un Concepto1. Seleccione un Concepto de la Lista.2. Presione en el botón BORRAR.

Modificar un Concepto1. Seleccione un Concepto de la Lista.2. Modifique la información.3. Presione en el botón MODIFICAR.

ORDENES DE PAGOAPLICARGenera Órdenes de Pago por Conceptos .

PROCEDIMIENTOSGenerar Orden de Pago

1. Seleccione un Concepto de la Lista.2. Complete la información.3. Presione en el botón APLICAR para generar las Órdenes.

CANCELARCancela una Orden de Pago generada.


PROCEDIMIENTOSCancelar una Orden de Pago

1. Seleccione una Orden de Pago de la Lista.2. Presione en el botón CANCELAR.

PAGOSAPLICARPermite aplicar Pagos por Conceptos.


PROCEDIMIENTOSAplicar un Pago


1. Seleccione un Alumno de la Lista .2. Seleccione una Orden de Pago de la Lista.3. Complete la información.4. Presione en el botón APLICAR para aplicar el pago.

CANCELARCancela un Pago aplicado.

PROCEDIMIENTOSCancelar un Pago

1. Seleccione un Recibo de Caja de la Lista.2. Presione en el botón CANCELAR.

DEVOLUCIONESAPLICARPermite aplicar una Devolución por venta de un Artículo .

CANCELARCancela una Devolución.

CONSULTADOCUMENTOSPermite realizar consultas de los Documentos regist rados.


PROCEDIMENTOSConsultar los Documentos registrados.

1. Presione en el botón FILTRO.2. Seleccione el Filtro que desee aplicar.

Ver operaciones aplicadas a un Documento mostrado en la Consulta.1. Presione en el botón FILTRO.2. Seleccione el Filtro que desee aplicar.3. Presione en el botón OPERACIONES para visualizar ventanas de operaciones.

ESTADO DE CUENTAPermite consultar el Estado de Cuenta de un Alumno .


PROCEDIMENTOSConsultar Estado de Cuenta de un Alumno.

1. Seleccione un Alumno de la List a.2. Presione en el botón FILTRO.3. Seleccione el Filtro que desee aplicar.

Ver operaciones aplicadas a un Documento mostrado en la Consulta.1. Presione en el botón FILTRO.2. Seleccione el Filtro que desee aplicar.3. Presione en el botón OPERACIONES para visualizar ventana de operaciones.

RESUMEN GENERALPermite consultar el Resumen General de la Gestión Económica de la Institución.


PROCEDIMIENTOSConsultar Resumen General con Detalles

1. Defina el rango de fechas.2. Marque la opción MOSTRAR DETALLES .3. Defina el Tipo de Detalle.4. Defina el Nivel de Agrupamiento.5. Presione en el botón RESUMEN para visualizar la consulta.

Consultar Resumen General Sin Detalles1. Defina el rango de fechas.2. Desmarque la opción MOSTRAR DETALLES .3. Defina el Nivel de Agrupamiento.4. Presione en el botón RESUMEN para visualizar la consulta.

INVENTARIOCATEGORIASPermite definir las categorías en las cuales se clasificaran los Artículos que se venden en la I nstitución.


PROCEDIMIENTOSCrear una Categoría.

1. Presione el botón NUEVO.2. Complete la información.3. Presione en el botón GUARDAR.

Borrar una Categoría.1. Seleccione una Categoría de la Lista.2. Presione en el botón BORRAR.

Modificar una Categoría.1. Seleccione una Categoría de la Lista.2. Modifique la información.3. Presione en el botón MODIFICAR.

ARTICULOSPermite crear los Artículos que de venden en la Institución .


PROCEDIMIENTOSCrear un Artículo

1. Presione el botón NUEVO.2. Complete la información.3. Presione en el botón GUARDAR.

Borrar un Artículo.1. Seleccione un Artículo de la Lista.2. Presione en el botón BORRAR.

Modificar un Artículo.1. Seleccione un Artículo de la Lista.2. Modifique la información.3. Presione en el botón MODIFICAR.

CONTROLPermite registrar el movimiento de Inventario de Artículos .

PROCEDIMIENTOSRegistrar una Entrada al Inventario .

1. Presione en el botón NUEVO.2. Seleccione un Articulo de la Lista.3. Marque la opción ENTRADA.4. Escriba la cantidad de Artículos.5. Presione en el botón GUARDAR.


Registrar una Salida del Inventario.1. Presione en el botón NUEVO.2. Seleccione un Articulo de la Lista .3. Marque la opción SALIDA.4. Seleccione un Alumno de la Lista.5. Escriba la cantidad de Artículos.6. Complete la Información.7. Presione en el botón GUARDAR.


MENU Herramientas


MENU Herramientas

Herramientas y Utilidades de Gestión del Programa .

AGENDAPROGRAMADORPermite al Usuario programar recordatorios de actividades en el tiempo.

PROCEDIMIENTOSProgramar una actividad.

1. Seleccione un día en el Calendario.2. Presione en el botón NUEVO.3. En el cuadro de dialogo escriba un titulo para la actividad.4. En la ventana de Parámetros complete la información .5. En la ventana de Parámetros p resione en el botón ACEPTAR.

Borrar una actividad1. Seleccione un día en el Calendario.2. Seleccione una Actividad de la Lista .


3. Presione en el botón BORRAR.

Borrar todas las actividades.1. Seleccione un día en el Calendario.2. Presione en el botón BORRAR TODOS.

Modificar una actividad.1. Seleccione un día en el Calendario.2. Seleccione una Actividad de la Li sta.3. Presione en el botón MODIFICAR.4. En la ventana de Parámetros c omplete la información.5. En la ventana de Parámetros p resione en el botón ACEPTAR.

Cambiar el Titulo de una actividad.1. Seleccione un día en el Calendario.2. Presione doble clic sobre una Actividad de la Lista.3. En el cuadro de dialogo escriba un nuevo titulo para la actividad.4. Presione en el botón ACEPTAR.

PROGRAMADOR CORPORATIVOPermite programar recordatorios de actividades en el tiempo para todos los Usuarios de la Red .


PROCEDIMIENTOSProgramar una actividad.

1. Seleccione un día en el Calendario.2. En la ventana de Parámetros presione en el botón NUEVO.3. Complete la información.4. Presione en el botón GUARDAR.

Borrar una actividad1. Seleccione un día en el Calendario.2. En la ventana de Parámetros seleccione una actividad de la Lista.3. Presione en el botón BORRAR.

Modificar una actividad.1. Seleccione un día en el Calendario.2. En la ventana de Parámetros seleccione una actividad de la Lista.3. Modifique la información.4. Presione en el botón MODIFICAR .

ANOTACIONESPermite hacer anotaciones rápidas ( post-tips) mientras trabaja en DocCF.


PROCEDIMIENTOSCrear una Nota

1. Presione sobre la imagen2. Escriba su nota.

INTERNETEMAIL EXPRESSPermite enviar correo electrónico desde DocCF a uno o varios destinatarios. Puede adjuntar archivos coninformación de DocCF.

PROCEDIMIENTOSEnviar un e-m@il


1. Presione en el botón NUEVO.2. Complete la información.3. Presione en el botón ENVIAR.

FAVORITOSMuestra la lista de Sitios Web Favoritos de Microsoft Explorer ™

PROCEDIMIENTOSVisualizar un sitio web Favorito

1. Presione sobre un sitio web de la Lista.

INFORMESINFORMES

5. Ayuda AYUDA

- AYUDA- SOPORTE TECNICO

GRUPO CF DEVELOPER EN INTERNET- SITIO WEB- NOTICIAS- PREGUNTAS FRECUENTES- ENVIAR COMENTARIOS

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SOPORTE WebPREGUNTAS FRECUENTES

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