P a g e 1|5 V e r s i o n J u i n 2 0 1 7

DÉMATÉRIALISER LES QUESTIONS DE COMMUNICATION AVEC L’ENT

Description:CeguidevousprésenteplusieurssolutionspourmettreenplaceunecommunicationefficaceaveclesfamillesgrâceàMonlycee.net.Pré-requis:l’adressemailquiaétésaisieparlesparentsaumomentdel’activationouultérieurement,doitêtreuneadressemailvalideetutiliséeparlafamille.n Présentationdeladémarchen1ertypedestratégie:choisiruneapplicationspécifiquepartyped’informationn2etypedestratégie:choisiruncanalprincipalcentralisé

Présentation de la démarche Définirunestratégieclairedecommunicationdèslarentrée

Toutaulongdel’annéescolaire,l’établissementdoitcommuniquerungrandnombred’informationsauxparentsd’élèves.Cesinformationspeuventêtrecommunesàungroupeouàtouslesparents,comme la diffusion du règlement intérieur, ou plus personnelles commeun rendez-vous avec unprofesseur principal. Monlycee.net est un ENT riche qui offre de nombreuses applications dontplusieurspeuventêtreutiliséespourcommuniqueraveclesfamilles.C’estpourquoi,sil’établissementfaitlechoixdeprivilégierunecommunicationaveclesfamillesvial’ENT,ilestimportantdedéfinirunestratégieclairedecommunicationdèslarentrée.Deuxstratégiessontprésentéesdanscedocument:

• Lapremièreserabaséesurunecommunicationauxcanauxmultiplesmaisbiendifférenciésvial’usagededifférentesapplications(Messagerie,Actualités,Espacedocumentaire,etc.).

• La seconde sera basée sur une communication centralisée dans une ou deux applications(Communautés,Pages)pouréviterlamultiplicationdesoutils.

Lesystèmedenotification interneetexterne facilite lacommunicationavec lesparentsd’élèves

Grâceau systèmedenotification interneet externe, lesparentsd’élèves sont immédiatementaucourant lorsqu’une information leur est transmise via l’ENT, rendant la communication viaMonlycee.netefficace.Lesnotificationsinternessurlefild’actualité:Lorsquel’utilisateurseconnecteàMonlycee.net,lefildenouveautésdelapaged’accueill’informedesdernièresactivitésetluioffreunaccèsrapideauxcontenuspartagésaveclui.Chaquecontenupartagéàunutilisateuresteneffetrelayésurlefildenouveautés(1),etl’utilisateurpeutaccéderdirectementauprofildel’utilisateur(2)ainsiqu’àcecontenu(3).

P a g e 2|5 V e r s i o n J u i n 2 0 1 7

Lesnotificationsexternesparcourriel:L’ENT Monlycee.net est également doté d’un système d’alertes par email (également appeléesnotifications externes), qui permet à tous les utilisateurs de l’ENT de recevoir sur leur adresseélectronique des emails résumant les dernières informations et activités de l’ENT. Les utilisateurspeuventconfigurerparapplicationlesnotificationsqu’ilssouhaitentrecevoiretlafréquenced’envoidechacuned’ellesvialapage«Moncompte».

Stratégie 1 : choisir une application spécifique par type d’information DéfinitiondutypedestratégieL’établissement peut choisir une application spécifique en fonctiondu typed’informationdiffusé.Ainsi,ilpourrachoisird’utiliser:

• L’applicationMessageriepourlescommunicationssuiviesetpersonnelles,unenseignantauxparentsd’unélèveparexemple;

• L’application Actualité pour des informations ponctuelles et communes à un groupe deparents,messageàtouslesparentsdesélèvesd’uneclasseoud’unniveau,voireàtouslesparentsdel’établissement;

L’avantage de la communication par différents canaux est qu’elle permet de transmettre lesinformationsdemanièreclaireetdifférenciée,l’applicationlapluspertinenteétanteneffetutiliséepour chaque nature d’information. En revanche, les parents d’élèves peuvent rencontrer desdifficultés d’usages car ils devront utiliser un nombre plus important d’applications. Il est doncnécessaire et conseillé de trouver un moment pour présenter l’ENT ainsi que les moyens decommunicationutilisésenfonctiondutyped’informationauxparents,parexemplelorsdesréunionsderentrée.

P a g e 3|5 V e r s i o n J u i n 2 0 1 7

LamessageriepourcommuniquerdemanièredirecteetpersonnelleLamessageriedeMonlycee.netpermet lesuividirectetpersonnalisédeséchangesavec laou lesfamille(s) concernée(s). L’équipe pédagogique peut informer rapidement les familles des congésscolairesoud’unreportdecours,enajoutantundocumentenpièce-jointesibesoin.Vousaccédezà lamessagerieencliquant sur l’icônemessageriedubandeaudenavigation (1). Lacréationdedossierpermetpar lasuited’organiser lisiblementlesuividesmessages(2).Lorsdelacréationd’unmessage,lechoixdesdestinatairesdirects,ouencopiesefaitrapidementgrâceàlarechercheautomatiquedegroupesoud’utilisateurs(3).L’applicationActualitépourtransmettredesinformationsàungroupeL’applicationActualitépermetdediffuserdesinformationsàungroupedemanièrerécurrenteselonunthèmeou«fil»donné.Vouspouvezainsidéfinirunfil«Actualitédelacantine»ou«Actualitédel’établissement».Lapaged’accueildel’applicationseprésentecommesuit:

• Sur la partie droite de la page : lesdernièresactualitéspartagées.• Surlapartiegauche:lesdifférentsfilsd’actualités qui permettent de filtrer lesactualitésparthématique.

Exemple:créerunfil«Actualitédessecondes»:

P a g e 4|5 V e r s i o n J u i n 2 0 1 7

Pourcréerunfil,cliquersur«Gérer les fils» (1),puissur«Nouveaufil» (2).Nommeralors le fil«Actualitédes2ndes», y ajouterune image sinécessaireet cliquer sur«Enregistrer» (3). Le filapparaîtsurlapartiegauchedel’écrand’accueilActualités(4).

Exemple:créeruneactualité«2nde1–reportdecours»danslefil«Actualitédessecondes»:

Cliquez sur « NouvelleActualité » (5) sur l’écrand’accueil de l’application.Paramétrer l’actualité sur lapartie de gauche (6) etinsérer du contenu sur lapartie de droite (7) puiscliquersur«publier»(8).

L’actualité « 2nde 1 – reportde cours » est maintenantpubliéemaisn’estpasvisiblepar d’autres utilisateurs.Pourlerendrevisibleparlesutilisateurs, cliquez sur lavignettedel’actualité(9);sur«Partager»(10)puisutiliserla saisie automatique (11).Dans cet exemple, tous lesparents du groupe LYCEEPAULMARTINserontnotifiésde cette information.

Stratégie 2 : choisir un canal principal centralisé L’établissement peut également faire le choix d’un nombre restreint d’applications pourcommuniquer avec les parents d’élèves. Il peut s’agir de l’application Communauté ou Pagescombinéeà laMessagerie. Les applicationsCommunautéetPagespermettent eneffetde rendreaccessible des contenus à un seul endroit dans Monlycee.net ; la Messagerie, elle, permet decommuniquerdemanièrepersonnelle,directeetsuivieaveclesparents.Grâceàunnombrelimitéd’applicationsutiliséespourcommuniquer,lesparentspourrontfacilementaccéderauxinformationsets’habituerrapidementàl’usagedel’ENT.Néanmoins,legrandnombred’informationsdiffuséesaumêmeendroitpeuvent limiter la visibilitéet la compréhensionde cesdernières.

P a g e 5|5 V e r s i o n J u i n 2 0 1 7

UtilisationdelamessagerieetdeCommunautéouPagesPourcettestratégie,lamessagerieserautiliséepourlescommunicationsplusdirectesetsuiviesavecles utilisateurs (Cf p.3), alors que Communauté ou Pages seront utilisées pour l’ensemble descommunicationsgroupées.

Les communautés créées dans l’ENT visent à rassembler ungroupe d’utilisateurs autour d’un projet commun, afin defaciliterlepartagedecontenusetl’échangeenligne.Plutôtquedeproposerauxparentsunecommunicationbaséesurplusieursapplications et canaux, l'appli Communautés permet decentraliserlacommunicationverslesparentsd’uneclasseoudel’établissement à un seul endroit dans Monlycee.net. Pourchaquecommunautécrééeilestpossiblededéfinirprécisémentlesdroitsdechaqueutilisateuretlesapplismisesàdisposition(blog,wiki,documents,forum,pages...).

L'appliPages permet de créer desmini sites et offre une grandeliberté de mise en page ducontenu : il est possible d'insérerdans cespagesdifférents typesdecontenus (texte, image, son,vidéo...)etd’intégrerdescontenusd’autres applications deMonlycee.net (Blog, Wiki, Frisechronologique, partage dedocumentetc.).Parexemple,siunblog existant est intégré, la pageseraautomatiquementmiseà jouravec les nouvelles publicationseffectuées dans le blog. Pagespermet ainsi d’associer différentes applications et fonctions afin de centraliser un grand nombred’informationsdestinéesauxparentsd’élèvesàunseulendroitdansl’ENT.

Région Hauts-de-France - Cette œuvre est mise à disposition selon lestermes de la Licence Creative Commons Attribution - Pas d’UtilisationCommerciale - Partage dans lesMêmes Conditions 4.0 International.