Dk tips rismaexecution 4 3

Tips til brug af RISMAexecution Release 4.2

Risma Systems A/S

Lyskær 8

DK-2730 Herlev

Denmark

+45 70 25 47 00

[email protected]

Tips til brug af - RISMAexecution November 2015

Copyright © 2015 Risma Systems A/S – All rights reserved Page 2

Indhold

1. Om at komme godt i gang .................................................................................................... 3

1.1 Om administrators opgaver ............................................................................................. 3

1.2 Om initiativejers opgaver ................................................................................................. 5

2. Om daglig brug ......................................................................................................................... 5

2.1 Om brug af trafiklysfarve og statusfelt ........................................................................ 5

2.2 Om vedhæftede dokumenter........................................................................................... 6

2.3 Om brug af e-mail notifikationer ................................................................................... 6

2.4 Om brug af numerisk enhed ............................................................................................ 7

2.5 Om brug af Tags .................................................................................................................... 7

2.6 Om brug af Risma Board ................................................................................................... 7

2.7 Om indarbejdelse af milestones ..................................................................................... 8

2.8 Om at lukke, arkivere og slette initiativer .................................................................. 8

2.9 Om brug af templates ......................................................................................................... 8

2.10 Om brug af RISMAexecution under møder ............................................................. 9

2.11 Om at eksportere rapporter .......................................................................................... 9

2.12 Om rapport på manglende opdateringer ................................................................. 9

2.13 Om at se historik på opdateringer ........................................................................... 10

2.14 Om at sikre datadisciplin............................................................................................. 10



1. Om at komme godt i gang Når man får en installation, vil der være oprettet adgang til den første administrator.

Det anbefales at der på enhver installation er oprettet mindst to administratorer, således at der ved sygdom og ferie altid er mindst en person, der kan tilgå administrationsafsnittet. Kun i administrationsafsnittet kan man eksempelvis tildele adgang til nye brugere eller give nye passwords til brugere, der har glemt deres password. Når administratorerne er tildelt adgang, kan arbejdet med at lægge data om brugere, initiativer m.v. gå i gang.

1.1 Om administrators opgaver

Administrator skal indledningsvis gennemføre fire opgaver:

Oprette organisatoriske enheder Oprette brugere

Herefter skal administrator eller superbruger

Oprette overordnede initiativer Der henvises til brugervejledningen, se afsnit ”1. General Administration (administrator)”, for at læse hvordan brugere, organisationer og initiativer rent praktisk oprettes i systemet. Når brugere oprettes, skal der for hver enkelt bruger tages stilling til, om denne bruger skal være almindelig bruger, privilegeret bruger, superbruger eller administrator. Almindelige brugere har kun adgang til initiativer, som de er ansvarlige for. Privilegerede brugere har adgang til initiativer inden for den/de tilknyttede organisatoriske enheder. Privilegerede brugere kan endvidere adgang til at trække rapporter på initiativer, som de har adgang til. Superbrugere har adgang til alle initiativer i systemet. Superbrugere har endvidere adgang til rapportafsnittet og administrationen for RISMAexecution.



Superbruger har ikke adgang til den generelle administration, hvor brugere oprettes. Administratorer har adgang til alle dele af systemet og er den eneste brugertype med adgang til det generelle administrationsafsnit. Alle brugertyper kan oprette underliggende initiativer, samt lukke, slette og opdatere nummer på initiativer de har adgang til. Ledelsesmedlemmer oprettes typisk som superbrugere. På den måde har de adgang til alle initiativer. De vil endvidere kunne trække rapporter på initiativerne, som ikke er blevet opdateret for nylig. Om denne mulighed henvises i øvrigt til brugervejledningen, afsnit ”2.4 Oplist uopdaterede initiativer”. Hvis ikke administrator selv er et ledelsesmedlem, kan det være en god ide, at en administrator gennemgår brugerlisten, med de tilhørende brugerrettigheder, med et ledelsesmedlem for godkendelse. Når administrator har oprettet brugere, organisationer og overordnede initiativer er den sidste opgave, i forbindelse med opstarten, at registrere, hvem der er ansvarlige for de enkelte overordnede initiativer på niveau 1 (som lige er oprettet). De skal desuden orientere de respektive initiativansvarlige, om at systemet er klar, til at de varetager deres opgaver i forbindelse med opstarten. Registrering af hvem der er initiativejer, sker i inddateringsbilledet. Se skærmbillede nedenfor. I boksen til højre er det muligt at tilføje brugere under kategorien Ansvarlige, ved at tykke på det lille +.



1.2 Om initiativejers opgaver Initiativets ansvarlige skal nu sikre sig, at initiativet bliver udformet og opdateret løbende. For en mere specifik gennemgang af udformningen af et initiativ, henvises til afsnit ” 3. Opdatering af initiativer” i brugervejledningen. Nuværende status, initiativbeskrivelse, målsætning og andre kommentarer bør holdes relativt kort – typisk ikke mere end fem til seks linjer. Der er mulighed for at vedhæfte relevante dokumenter til disse tekstfelter. Der vedhæftes dokumenter eller link ved at trykke på knappen med de tre punktummer til højre for kategorien. Dokumenter vedhæftes hvis det giver mening for brugeren, at have en længere beskrivelse af initiativet eller dets målsætninger. Hvis en formel initiativbeskrivelse allerede foreligger, kan denne beskrivelse vedhæftes. Normalt vil man, i forbindelse med initiativstart, ikke anvende trafiklysfunktionen samt statusfeltet. Såfremt et initiativ allerede er igangsat inden RISMAexecution tages i brug, kan det imidlertid være relevant også at udfylde disse felter. Initiativejer og teamet skal ikke alene udfylde information om det overordnede initiativ (niveau 1), men skal også oprette underliggende initiativer. Det vil sige, at delopgaver under niveau 1, oprettes som underliggende initiativer på niveau 2. Der kan i alt oprettes initiativer på 4 niveauer. Nedenfor ses en illustration af hvordan de 4 niveauer er benævnt i systemet.

Figur 1 - Illustration af niveauer

2. Om daglig brug Nedenfor ses en række tips til daglig brug af systemet.

2.1 Om brug af trafiklysfarve og statusfelt Trafiklysfarven er initiativejers rapportering til ledelsen om, hvorvidt man forventer at nå initiativets målsætning til den fastsatte deadline. Hvis der er begrundet tvivl om, hvorvidt man når målsætningen, eller hvorvidt man når det til den fastsatte deadline, er det initiativejers ansvar, at rapportere dette gennem anvendelse af en gul eller rød trafiklysfarve.

1.

1.1

1.1.11.1.1.1

1.1.1.2

1.1.2 1.1.2.1

1.2 1.2.1 1.2.1.1



Statusfeltet anvendes til en kort statusrapportering til ledelsen. Er der brug for en længere rapport, kan denne vedhæftes. Såfremt trafiklysfarven er gul eller rød, skal statusfeltet indeholde en forklaring på, hvorfor dette er tilfældet. Trafiklysfarven ændres ved at trykke på den lille runde knap ved siden af initiativets overskrift. Ved at trykke på knappen kommer alle farverne frem, som vist på billedet. Ved at ændre trafiklysfarven til gul eller rød, signalerer de ansvarlige af initiativet til ledelsen, at de opstillede målsætninger højst sandsynligt ikke bliver nået, inden for den opsatte deadline.

2.2 Om vedhæftede dokumenter Følgende typer af dokumenter kan vedhæftes:

Word Excel Powerpoint Pdf

Dokumentets størrelse kan være op til 25 MB. Det er rent teknisk ikke noget problem for Risma Systems, at give adgang til at vedhæfte andre dokumenttyper. Når disse dokumenttyper er valgt, er det fordi det ved at begrænse til disse dokumenttyper, sikres at der ikke vedhæftes dokumenter, der er så store at de påvirker systemets performance. Når man vedhæfter et dokument, lagres dokumentet som det ser ud på vedhæftelsestidspunktet. Såfremt dokumentet efterfølgende opdateres skal det vedhæftes igen. Har man et dokumenthåndteringssystem, er det muligt at linke til et dokument. Dette gøres på samme måde som vedhæft fil. Klik i stedet på indsæt link.

2.3 Om brug af e-mail notifikationer En bruger kan for hver enkelt initiativ, skrive sig på en e-mail liste ved at anføre sit brugernavn under Notifikationer i inddateringsbilledet. For at læse om hvordan man tilføjer brugere til Notifikationer, henvises til afsnit ”3.2 Notifikationer” i brugervejledningen. Man kan tilføje sig selv og andre til Notifikationer på alle de initiativer, man ønsker at følge med i eksekveringen af. Hvis man har skrevet sig på denne e-mail liste, vil man en gang i døgnet modtage e-mails, i følgende tre tilfælde:

Når der er sket opdateringer eller ændring af initiativet. Når der er en uge til deadline. Kl. 05.00 på dagen for deadline.



Systemet er opsat således, at disse e-mails udsendes kl. 5.00 om morgenen medmindre kunden har ytret, andre ønsker ved installationen. Tidspunktet kan ændres for virksomheden, men ikke for den enkelte bruger.

2.4 Om brug af numerisk enhed Numerisk enhed kan være en måde at holde styr på resurseforbrug, ved at måle på specifikke enheder i initiativerne. En numerisk enhed kan eksempelvis være antal brugte timer, omkostninger i kroner eller materialer brugt på et initiativ. Numeriske enheder kan bruges inden for et specifikt initiativ, men også på tværs af alle initiativer. I hvert initiativ anføres en total over brugte numeriske enheder, på det initiativ inklusiv underliggende initiativer. Se her eksempler på numeriske enheder:

Budget: Titel: Budget Label: DKK Forbrug: Titel: Forbrug Label: DKK Timeforbrug: Titel: Manpower Label: Timer Eksterne ressourcer: Titel: Konsulent Label: Timer Når der i rapport-afsnittet trækkes en rapport, anføres der i bunden af rapporterne en total af hvert af de numeriske enheder, der er anvendt i initiativer vist i rapporten. Det er på den måde muligt, at få et overblik over ressourcer, omkostninger, materialer eller budgetterne på en række initiativer. Dette vil give ledelsen mulighed for at få et overblik over forbrug vs. budget.

2.5 Om brug af Tags

Systemet giver mulighed for at angive tags/søgekriterier. Det er muligt at generere rapporter ud fra disse søgekriterier. Dermed bliver ledelsen i stand til at sortere initiativer på tværs af eksempelvis geografi, afdelinger eller fokusområder. Eksempelvis gør tags det muligt, at opdele initiativerne efter vigtighed, ved at tilføje et tag, som viser vigtigheden af et initiativ. Der kan eksempelvis være prioritets tags, hvor hvert initiativ får tilføjet et nummertag alt efter vigtigheden. Det kan være en god ide, at ledelsen laver en strategi for disse tags, så de bliver brugt mest hensigtsmæssigt i virksomheden. Det er desuden vigtigt at informere alle brugere om brugen af disse tags, så de anvendes ensartet i virksomheden. For at sikre sig, at man får de rigtige initiativer frem i rapporterne, skal det sikres, at de rigtige tags bliver tilføjet de rigtige initiativer.

2.6 Om brug af Risma Board



I inddateringsbilledet er Risma Board’et nederst i højre hjørne. Denne funktion kan bruges af alle brugere med adgang til det specifikke initiativ. Det som skrives på Board’et, bliver ikke medtaget i rapporter. Dette er derfor en uformel måde, at kommunikere internt om initiativet. Risma Board kan eksempelvis bruges til at dele ideer eller stille spørgsmål med relevans for eksekvering af initiativet. Alle bruger med adgang til initiativet har adgang Risma Board’et.

2.7 Om indarbejdelse af milestones Milestones kan indarbejdes i systemet ved at den opgave, der leder frem til denne milestone, oprettes som et selvstændig underliggende initiativ til hovedopgaven. Såfremt man eksempelvis til initiativ nr. 1.1 har en række milestones, kan disse blive anført som deadlines i handlingsplanerne med numrene 1.1.1, 1.1.2, 1.1.3, osv.

2.8 Om at lukke, arkivere og slette initiativer Et initiativ lukkes i systemet, når opgaven er fuldført. At lukke et initiativ betyder, at initiativet stadig vil være synlig i rapporter. En overstregning af teksten vil markere for læseren af rapporten, at initiativet er lukket/afsluttet. Arkivering og sletning betyder, at initiativet ikke længere vil fremgå af rapporter. Arkivering betyder, i modsætning til sletning, at historikken bevares. I et arkiveret initiativ vil man altid efterfølgende kunne gendanne handlingsforløbet, hvis der senere bliver behov for dette. Almindelige brugere kan kun slette et initiativ, som de er ansvarlige for, mens superbrugere og privilegerede brugere kan slette alle initiativer, selvom de ikke er tilknyttet initiativet. Hvordan initiativer rent praktisk lukkes, arkiveres og slettes kan ses i brugervejledningen afsnit ”3.7 lukning og genåbning af initiativer”, ”3.8 Arkivering af initiativer” og ”3.9 Sletning af initiativer”.

2.9 Om brug af templates/skabeloner Systemet giver mulighed for, at oprette templates. Templates benyttes hovedsageligt, hvor man har en række initiativer, der har et ensartet forløb. Der kunne eksempelvis være tale om en salgsstrategi, der skal udmøntes på samme måde i en række filialer, eller et omkostnings-reduktionsinitiativ der skal eksekveres med en ensartet struktur i en række afdelinger. Templaten kan indeholde lige så mange initiativer, som det giver mening at kopiere. Templaten arkiveres på en af systemets arkivpladser (initiativnumrene 500-999), og kan herfra kopieres ned i de initiativer, hvor den skal anvendes.



2.10 Om brug af RISMAexecution under møder Systemet kan bruges til inspiration for diskussion under møder. Filtrene i rapportafsnittet giver mulighed for, at man kan trække data med speciel relevans. Dette kan eksempelvis være en initiativdiskussion, diskussion af et delinitiativ, medarbejdersamtaler, statusmøde i en initiativgruppe eller et ledergruppemøde, hvor fremdriften på samtlige overordnede initiativer gennemgås. På disse møder kan der træffes beslutninger om yderligere tiltag på et initiativ, dette kan dokumenteres direkte i systemet på mødet. Hvordan dette rent praktisk gøres, kan ses i brugervejledningen afsnit ”5 Rapporter”.

2.11 Om Risma Road Map Risma Road Map giver et overblik over de valgte initiativer. Risma Road Map kan dannes under ”Mine initiativer”, her vises alle initiativer, som brugeren er ansvarlig for. Under ”Rapporter” er det muligt at trække en rapportliste eller et Risma Road Map. Det er muligt at sortere på alle parametre og få kun de relevante initiativer frem. Risma Road Map kan gemmes som billedfiler eller pdf. Det gør det muligt at kopiere det direkte over i Word, Powerpoint eller andre præsentationsprogrammer. Det er muligt at skrive notater direkte i diagrammet, samt printe det direkte fra systemet.

2.12 Om at eksportere rapporter Det kan forekomme, at man har brug for at eksportere rapporter. Dette kan for eksempel være relevant, hvis en rapport skal indarbejdes i månedsrapporter til direktion eller i bestyrelsesrapportering. Dette kan ske ved, at man i første omgang eksporterer rapporten til Excel. Herfra kan man så arbejde videre med rapporten, og lægge den over i det relevante format eksempelvis Word eller PowerPoint. Hvordan rapporter rent praktisk eksporteres til Excel, kan ses i brugervejledningen afsnit ”5.5 Eksport af rapporter til Excel”.

2.13 Om rapport på manglende opdateringer Det er muligt at trække rapporter på, om der sker opdatering af initiativer i systemet. Hvordan dette gøres, kan ses i brugervejledningen afsnit ”2.4 Oplist uopdaterede initiativer”.



Virksomheden kan overveje at indføre en procedure, hvor en superbruger med jævne mellemrum trækker en rapport til ledelsen over initiativer uden nylig opdatering. Dette vil give ledelsen mulighed for at kontakte initiativejere, for at få en status på initiativet og undgå at initiativet glemmes.

2.14 Om at se historik på opdateringer Administrator og superbruger har adgang til at følge historikken på opdateringer foretaget i systemet. Der er navnlig tre typer af rapporter, der kan være relevante under Historik:

Opdateringshistorik på et specifik initiativ. Liste over slettede initiativer. Liste over opdateringer foretaget over en

given periode (enten på et specifikt initiativ eller på tværs af initiativer).

Hvordan superbruger trækker disse rapporter, kan ses i brugervejledningen i afsnit ”2.5 Historik”.

2.15 Om at sikre datadisciplin En væsentlig forudsætning, for at få det fulde udbytte af RISMAexecution er, at der er disciplin omkring opdateringer i systemet. Det kan forekomme, at medarbejdere er sene til at erkende eller at rapportere problemer med at nå de fastlagte målsætninger til den aftalte tid - med andre ord, at trafiklyset for sent skifter fra grøn til gul eller rød. Når dette sker, fratages ledelsen muligheden for at agere i tide. For at sikre, at ledelsen har mulighed for at agere i tide, bør man – hvis man vil have det fulde udbytte af RISMAexecution – tage det op med medarbejderen, hvis man i gentagne tilfælde oplever, at en medarbejder er sen til at indrapportere problemer med at nå de fastlagte målsætninger til den aftalte tid.

Documents

Dk tips rismaexecution 4 3