Dizajniranje i razvoj DSS

U ovom poglavlju biće opisan postupak dizajniranja i razvoja DS sistema, počev od analize procesa poslovnog odlučivanja, strategije i procesa razvoja, načina dizajniranja korisničkog interfejsa, arhitekture sistema, kao i komunikacionih i sigurnosnih pretpostavki. Zatim će, kroz specifičnosti razvoja pojedinih kategorija DS sistema, biti dat pregled metoda modeliranja podataka, kategorizacija modela odlučivanja i koncepti na kojima se zasnivaju sugestivni DS sistemi kao i sistemi za podršku grupnog (GDSS) i izvršnog (EIS) odlučivanja.

2.1 Analiza procesa poslovnog odlučivanja

Donošenje poslovnih odluka se ne može okarakterisati kao koherentan i kontinuiran proces, već kao fragmentirani skup usko specijalizovanih i promjenljivih aktivnosti. Za menadžera je odlučivanje dinamičan i kompleksan proces, ponekad čak i nedovoljno jasan. U procesu odlučivanja on se susreće sa problemom pretraživanja informacija, neodređenostima, raznim nejasnoćama a u nekim slučajevima i sa konfliktima. S druge strane, odluke mogu donositi kako pojedinci na svim nivoima organizacije, tako i različite grupe unutar organizacije. Sve ovo proces poslovnog odlučivanja čini jako kompleksnim i zahtijeva njegovu detaljnu analizu.

Iz jedne perspektive, odluka se može definisati kao rezultat izbora jedne ili više alternativa u skupu ocijenjenih alternativa, koje postižu krajnji cilj. Međutim podrška procesu odlučivanja podrazumijeva mnogo više od toga.

Najprije, donošenje odluke i rješenje problema su međusobno spregnuti koncepti. Tip problema utiče na način njegovog rješavanja. Strukturirani problemi su oni koji se mogu opisati numeričkim karakteristikama. Kod strukturiranih problema, podrška procesu odlučivanja se svodi na pronalaženje optimalnog rješenja. Kod slabostrukturiranih i nestrukturiranih problema, fokus podrške donošenju odluke se prebacuje na prezentiranje relevantnih informacija, njihovih sumarijuma i omogućavanje analize tih informacija. Sistem, u ovom slučaju daje podršku ali i promoviše visoki značaj subjektivnih znanja i kreativnosti.

Nadalje, podrška odlučivanju je nužna ako se situacija odlučivanja karakteriše kompleksnošću, neodređenošću, zavisnošću različitih grupa od donešene odluke, velikom količinom informacija kao i rapidnim promjenama informacija. Ovakve kompleksne situacije odlučivanja sa mnogo varijabli, kompleksnim kauzalnim odnosima i potrebom pristupa istrorijskim podacima zahtijevaju modeliranje. Model može pojednostaviti kompleksnost situacije odlučivanja, pomoći u njenom razumijevanju i pomoći u testiranju alternativa. Model je zapravo reprezentacija aktuelne situacije. Analiza koja se zasniva na definisanom modelu pomaže donosiocu odluke da predvidi posledice od pojedinih alternativa.Rizik i neodređenost je karakteristika većine procesa odlučivanja. U toj situaciji potrebno je ocijeniti rizik kao i finansijske kosekvence ulaganja u neodređenu i rizičnu situaciju. Podrška odlučivanju u ovoj situaciji znači izvući i primijeniti informacije o riziku na situaciju odlučivanja i omogućiti uključivanje i konsultovanje drugih ljudi u procesu odlučivanja, ponekad i neke koji su van organizacije.

Važnost i tip odluke zavisi od nivoa donosioca odluke u hijerarhiji upravljanja. Na najnižem nivou, supervizori dodjeljuju zadatke, nadgledaju i kontrolišu operacije, donoseći pri tome veliki broj kratkoročnih odluka. Na nivou menadžmenta kontrole, odluke su mnogo kompleksnije i za njihovo donošenje je potrebno mnogo više informacija. Na strateškom nivou, odluke su usmjerene na makro aktivnosti, planiranja i strateške direktive. Svi nivoi menadžmenta u organizaciji izvode zaključke iz informacija i prave izbor među identifikovanim alternativama. S druge strane, neke odluke zahtijevaju podršku pri donošenju a neke ne, neke aktivnosti u procesu odlučivanja je lakše podržati a neke teže. Sve ovo je potrebno prepoznati u postupku analize procesa donošenja neke odluke, kao preduslov za uspješnu podršku tog procesa od starne DS sistema.

DSS analitičari moraju definisati ciljeve koji se žele postići jednim procesom odlučivanja, ko postavlja te ciljeve kao zadatak, kao i kada i kako će oni biti preispitani. Analitičar takođe ispituje relevantne alternative i definiše njihovu identifikaciju. Alternativa je relevantna ako se ona može primijeniti za rješavanje postojećeg problema. Analitičar

takođe može rangirati alternative od najpoželjnijih do manje poželjnih ako je moguće da ovaj proces bude objektivan tj. aktuelan u svakoj situaciji odlučivanja. Analizom je nužno utvrditi i da li je neki proces odlučivanja poželjno kompjuterski podržati ili ne.

Razumijevanje suštine procesa odlučivanja zavisi i od razumijevanja okruženja u kom se odluka donosi, kao i od karakteristika i ponašanja donosioca odluke.

Različiti faktori iz okruženja mogu uticati na finalnu odluku. Okruženje može biti interno i eksterno. Faktori internog okruženja koji mogu uticati na donešenu odluku mogu biti ljudi tj. njihovi ciljevi, iskustva i sposobnosti, zatim funkcionalne jedinice tj. njihove tehnološke karakteristike, međuzavisnosti i konflikti između jedinica, kao i organizacioni faktori kao što su procesi li procedure ili pak sama priroda proizvodnje ili usluga. Faktori spoljašnjeg okruženja koji mogu uticati na donošenje odluke obuhvataju kupce, dobavljače, konkurente, socio-politička situacija i mogućnosti tehnoloških dostignuća. Veoma ih je važno uzeti u obzir prilikom izgradnje DSS-a.

Identifikovanje osoba koje su odgovorne za donošenje određene odluke nije uvijek tako jednostavno. Najčešće se određuje domen odgovarajuće odluke, koji podrazumijeva sve one, i sve ono, na šta ta odluka ima uticaja. Domen može odrediti koji nivo uprave je odgovoran za donošenje odluke. Širi domen znači da je veći nivo uprave uključen u proces odlučivanja. Analitičar u okviru ove aktivnosti zapravo treba da identifikuje i ocijeni pojedince ili grupu koji prave izbor prilikom odlučivanja. Naime, nisu svi donosioci odluka isti. Neki od njih su slabo odlučni i oni očekuju da drugi donesu odluku umjesto njih. Neki ljudi crpe dobre ideje od drugih, nekima je potrebna mala pomoć, dok neki vole da donose odluke sami, potpuno izolovani od svih. Na kraju, neki menadžeri donose odluke zavisno od toga kako oni gledaju na njih a ne od činjeničnog stanja.

Donosioci odluka se mogu razlikovati i po načinu upotrebe DS sistema. Neki DSS korisnici samo čitaju gotove izvještaje i ne koriste direktno DSS. Druga vrsta korisnika koristi DSS u cilju posredovanja tj. postavljanja upita ili interpretiranja rezultata, na osnovu čega se kasnije donosi odluka. Treći tip korisnika je u stalnom on-line kontaktu sa DS sistemom donoseći odluku direktno u interakciji sa njim. Na kraju je četvrta grupa korisnika koja se osjeća sposobnom da ne samo interaktivno komunicira sa DS sistemom, već i razmišlja na nivou baze podataka i modela ili sam izgrađuje modele i jednostavne DSS.

Donosioci odluka mogu imati izvjesna ograničenja u smislu nepoznavanja informacione tehnologije. To dovodi do upotrebe najprostijih strategija za pretraživanje informacija tj. do pretrpanosti informacijama sa nemogućnošću njihovog organizovanja i ispravne upotrebe.

Na ljude utiče način prezentovanja informacija, socijalni pritisci ili stepen sposobnosti poimanja. Neki menadžeri prvo rutinski donesu odluku pa tek onda gledaju informacije koje bi bile podloga za njihovu odluku. Takođe upoređivanje i ocjenjivanje alternativa za mnoge menadžere su rezultat kombinacije znanja, politike i ograničenih analiza. Menadžeri imaju ograničene sposobnosti, prihvataju nekompletne ili netačne informacije. Često su suočeni i sa previše informacija ili sa vremenskim ograničenjima i pritiscima.

Kompjuterska podrška odlučivanju može pomoći u prevazilaženju mnogih od nabrojanih faktora koji ograničavaju kvalitet donošenja odluka u preduzeću, ukoliko se ovi faktori uoče na vrijeme.

Process donošenja odluke se sastoji od više koraka koje je potrebno izvršiti za ostvarenje cilja. Za bolje razumijevanje procesa donošenja odluke može se koristiti neki od, u literaturi poznatih, sekvencijalnih modela procesa odlučivanja.

Prema Turbanu 28, Simon je 1965. g. definisao 3 stadijuma u sekvencijalnom procesu donošenja jedne odluke (Slika 2.1).

1. Inteligentna faza koja podrazumijeva pronalaženje razloga za donošenje odluke. U ovoj fazi zapravo dolazi do identifikovanja problema i utvrđivanja njegovih simptoma. Identifikovanje problema se svodi na procedure pretraživanja i snimanja postojećeg stanja tj. prikupljanje relevantnih podataka. Problem se zatim pokušava klasifikovati u neku od definisanih kategorija. Jedna od najbitnijih klasifikacija je klasifikacija prema stepenu strukturiranosti problema. Ukoliko je riječ o kompleksnom problemu, on se najčešće u ovoj fazi dijeli na nekoliko manjih.Rješavanjem manjih, najčešće strukturiranih problema, dolazi se do rješenja glavnog,

nestrukturiranog problema. U ovoj fazi se utvrđuju i oni koji su u organizaciji odgovorni za rješavanje odgovarajućeg problema tj. definiše se domen odluke.

2. Faza dizajna koja podrazumijeva pronalaženje, generisanje i analizu alternativa. Ova faza uključuje aktivnosti kao što su razumijevanje problema i ispitivanje i ocjenjivanje mogućih rješenja, generisanje odgovarajućeg modela za odlučivanje kao i njegovo testiranje i validaciju. Modeliranje je jedna vrsta konceptualizacije problema tj. njegova apstrakcija u kvantitativnom i/ili kvalitativnom formatu. Za ocjenu i komparaciju alternativa, potrebno je predvidjeti buduće rezultate svake od alternativa. Situacija odlučivanja je najčešće uslovljena time koliko donosilac odluke zna ili vjeruje predviđenim rezultatima.

3. Faza izbora u okviru koje se vrši izbor najbolje alternative. Ova faza je najčešće isprepletana sa fazom dizajna, jer se najčešće u toku procjenjivanja i izbora ponuđenih alternativa više puta vraća na fazu dizajna. Dobijeno rješenje je rješenje modela a ne samog problema. Sa aspekta modela rješenje predstavlja skup vrijednosti varijabli odlučivanja u selektovanoj alternativi. Predložena solucija će biti rješenje problema jedino ako je ona uspješno primijenjena na problemu koji je razmatran. Proces ocjenjivanja i izbora najbolje alternative se može realizovati kroz senzitivnu analizu, koja omogućava provjeru uticaja promjene ulaznih podataka ili parametara na predloženu soluciju. Ovakva analiza omogućava fleksibilnost tj. adaptacije na promjene uslova i zahtjeva u različitim situacijama odlučivanja. Može biti automatska ili pokušajana. Kod automatske senzitivne analize automatski se izračunavaju intervali variranja uticaja pojedinih parametara ili vrijednosti na predloženo rješenje. Pokušajna analiza se svodi na jednostavne izmjene ulaznih podataka i ponovno rješavanje problema. Sukcesivnim promjenama i ponavlanjem postupka više puta dolazi se do sve boljih i boljih rješenja. Ovo pokušajno ocjenjivanje može se obaviti na dva načina “Šta-ako”(What-If) analizom ili “Teženje cilju” (Goal Seeking) analizom. What-If analiza definiše šta se dešava sa rezultatom ako se promijeni neka ulazna veličina, parametar ili pretpostavka. Goal Seeking analiza izračunava vrijednosti ulaznih veličina koje su potrebne za postizanje postavljenog cilja. U okviru DSS-a treba omogućiti jednostavnu realizaciju senzitivne analize.Faza implementacije u okviru koje se odluka primjenjuje i nadziru rezultati te primjene je kasnije svrstana kao poseban korak. U okviru ove faze se predloženo rješenje “pušta u rad” i mjere njegovi efekti što može inicirati niz novih stvari ili promjenu rješenja.

Sada se postavlja pitanje, na koji način DSS podržava faze procesa odlučivanja. Primarni zahtjev za DSS u okviru inteligentne faze, jeste mogućnost nadziranja eksternih i internih izvora informacija, kao i reagovanja na određene događaje ili probleme interpretacijom onoga što je otkriveno. Izvršni informacioni sistemi (EIS) kao i najnovije tehnologije data mining i OLAP podržavaju ove zahtjeve.