MUNICIPALIDAD DISTRITAL

JULCAMARCA ANGARAES

HUANCAVELICA

DIRECTIVA N 001-2012/MDJ

PARA EL PROCESO DE INVENTARIO DE BIENES

MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE JULCAMARCA

-

DIRECTIVA N 001-2012/MDJ.

PARA EL PROCESO DE INVENTARIO DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES

ALCALDE: ING. EXALTACION LAURA CONGA

- EJERCICIO 2012

GESTIN EDIL 2011- 2014

DIRECTIVA N 001-2012/MDJ.

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PARA EL PROCESO DE INVENTARIO DE BIENES MUEBLES

I. ASPECTOS GENERALES

Es una forma de verificacin fsica que consiste en constatar la existencia o presencia real de los bienes almacenados, apreciar su estado de conservacin o deterioro y condiciones de seguridad.

1.1. TIPOS DE INVENTARIO

A) INVENTARIO MASIVO: Incluye a todos lo bienes almacenados. Forma parte del Inventario Fsico General que comprende la verificacin fsica de bienes en uso y de almacn.

Se efecta cerrando las operaciones del almacn por uno o varios das, como mnimo una vez por ao, requiere de un apropiado programa y sirve de sustento a los Estados Financieros de la Entidad.

B) INVENTARIO SELECTIVO: Comprende un grupo de bienes previamente seleccionados. Se realiza peridicamente o cada vez que sea necesario comprobar que los registros de stock se mantienen al da, completos y exactos, y verificar que las existencias fsicas concuerdan con los registros de las Tarjetas de Control Visible de Almacn y la Tarjetas de Existencias Valoradas correspondientes. Se realiza sin paralizar las actividades de almacn; solo se efecta el bloqueo temporal de la documentacin y el despacho del grupo de bienes objeto de inventario, por e plazo que se estime dure el mismo.

1.2. PREPARACIN DEL INVENTARIO

Corresponde al rgano de abastecimiento, precisar instrucciones, plazos, mecanismos instrumentos y responsabilidades a afecto de realizar la verificacin de bienes de almacn.

Se condiciones previas al Inventario las siguientes:

Ordenamiento de almacn:

El principio del buen ordenamiento debe mantenerse en los almacenes en todo momento, sin embargo se hace necesario cuando se trata de realizar inventario

Documentacin:

Es imprescindible preparar la documentacin para la toma de Inventario. Son cuatro (4) los aspectos a considerar:

Las tarjetas de Existencias Valorados y las de Control Visible de Almacn deben estar a da.

Bloqueo del Inventario de bienes recepcionados, durante el periodo de Inventario. Estos quedaran temporalmente en la zona de recepcin y sern internados una vez concluido el Inventario.

Despacho de materiales y equipos correspondientes a Pedidos Comprobantes de Salida pendientes de atencin. Los bienes de pedido no reclamados permanecen en la zona de despacho.

Suspender la recepcin de pedido por un periodo prudencial antes del inicio del Inventario.

Equipo de Verificacin:

Cuando se trate del Inventario Fsico General, la verificacin fsica ser realizada por una Comisin.

Si se trata del Inventario Fsico de Almacn, el Jefe de Abastecimiento designa la comisin de Verificacin, la que en ningn caso ser integrado con la personal de almacn, estos ltimos intervendrn para indicar el lugar en que se encuentran ubicados los bienes.

Medios o Instrumentos:

El Equipo de Verificadores ser dotado de medios adecuados tales como: Catlogos, winchas, denominaciones, pesos, cdigos, etc., de cada uno de los bienes que se est verificando.

1.3. FORMA DE EFECTUAR EL INVENTARIO

Al Barrer:

El equipo de verificadores procede a efectuar e Inventario empezando por un punto determinado del almacn; continuando el control de todos los bienes almacenados, sin excepcin alguna.

Esta modalidad se utilizara para efectuar el Inventario Masivo de Almacn.

Por Seleccin:

Consiste en constatar la veracidad de las existencias del grupo de bienes sobre los cuales se tiene inters, sin importar su ubicacin.

Esta forma se utiliza para realizar inventarios de tipo selectivo.

1.4. SOBRANTES DE INVENTARIO

Si el proceso de verificacin se establece bienes sobrantes en la forma siguiente:

Determinar su origen, principalmente entre las siguientes causas:

Documentos fuente no registrados en las tarjetas de Existencias Valoradas.

Bienes entregados en menor cantidad ala autorizada en el respectivo Comprobante de Salida.

Entrega de bien similar en lugar del que figura como sobrante.

En el caso que el origen de los sobrantes de almacn se deban a las dos (2) primeras causas indicadas e el prrafo anterior, estos se incorporan en los registros de existencias formulando la respectiva Nota de Entrada a Almacn.

Cuando los sobrantes tienen su origen en la entrega de un bien similar en lugar del sobrante, implica que la misma cantidad del bien sobrante debe figurar como faltante del bien similar entregado.

En este caso se proceder a realizar el ajuste en la respectiva Tarjeta de Existencia Valorada de Almacn, anulado la salida del bien sobrante, la misma que ser sustentada con el informe de la Comisin de Verificacin, previo inicio de la determinacin de responsabilidades. Asimismo, se registrar la salida del bien faltante.

1.5. FALTANTES DE ALMACN

En el caso que como consecuencia de la conciliacin entre los registros de existencia y el inventario fsico realizado se determinen bienes faltantes, la Comisin de Verificacin actuara n la forma siguiente:

Faltante por robo o sustraccin:

Organizara un expediente de las investigaciones realizadas acompaadas de la denuncia policial correspondiente.

Faltante por mermas:

Tratndose, de bienes slidos o lquidos, que por su naturaleza volatizan, sern aceptadas siempre y cuando est dentro de la tolerancia establecida en la norma tcnica respectiva.

Cuando la merma ocurra por accin de animales depredadores, la Comisin de verificacin evaluar e informara sobre si la merma s debe estrictamente a esta causa.

Faltante por Negligencia:

El jefe de almacn y el servidor o servidores a cargo de la custodia son responsables tanto pecuniaria como administrativamente de la perdida.

Faltante por vida til

1.6. BAJA DE BIENES

Se dar de baja a los bienes que como resultado del inventario Fsico General sean consideraros para tal proceso.

Son Objeto de Baja:

Los bienes fungibles siniestrados que se encuentren en completo estado de inutilidad.

La merma producida en las existencias por efecto de volatilizacin o por accin de animales depredados.

Los bienes perdidos por robo o sustraccin.

Bienes que por vencimiento o su estado de descomposicin o son recomendables para consumo.

1.7. REPOSICIN DE STOCK

Comprende un conjunto de acciones de naturaleza tcnica-administrativa inherentes a la funcin de almacn, que tiene por finalidad el mantener la continuidad del abastecimiento, reemplazados las existencias distribuidas, a fin de que se encuentren disponibles en cualquier momento y asegurar as que lleguen a los usuarios en la oportunidad conveniente.

1.8. VARIABLES UTILIZADOS

A) NIVEL MXIMO DE STOCK:

Cantidad de cada tipo de bien que se estima es suficiente para atender en condiciones normales y por periodo determinado las necesidades de la entidad.

Stock Mnimo o de Seguridad:

Cantidad de cada tipo de bien que se requiere para continuar el abastecimiento durante el tiempo que demore el trmite de reposicin de stock.

Punto de pedido:

Es el momento ideal para iniciar las acciones conducentes a la reposicin de existencias a fin de evitar el consumo total del stock mnimo o de seguridad.

B) CUANTIFICACIN DE LAS VARIABLES

EL Jefe de Almacn coordinara con el rea encargada de la programacin del abastecimiento para cuantificar las variables que permitirn establecer los puntos de pedido para cada tipo de bien. La determinacin de cada una de ellas se efecta en la forma siguiente:

La magnitud del nivel mximo esta dada por la cantidad de un tipo de bien que necesita para atender las necesidades de todas las dependencias de una entidad, en un periodo trimestral, semestral o anual.

Si las necesidades son mayores a la capacidad de almacenamiento pueden considerarse excepcionalmente cantidades para periodos bimensuales o mensuales, segn convenga. Se utiliza como documento fuente los Cuadros de Necesidades.

El stock mnimo o de seguridad se determina empleando la siguiente formula.

Stock Mnimo = Q/t1 x t2

Donde:

Q = nivel mximo de stock

T1 = tiempo en que se estima se consumir totalmente Q.

T2 = tiempo que se considera demora el tramite de reposicin de stock.

C) FORMULACIN DEL REQUERIMIENTO DE RENOVACIN DE STOCK

El trmite de reposicin de stock (Punto de pedido) se inicia cuando las existencias desciendan al nivel en que se empieza a consumir el stock mnimo o de seguridad; para tal efecto el Jefe de Almacn proceder a:

Formular el proyecto de cuadro de adquisicin por los bienes que a la fecha debe iniciarse el trmite de reposicin de stock.

Remitir el proyecto de cuadro de adquisicin al ara responsable de la programacin del abastecimiento a fin de que se proceda a la adquisicin inmediata.

Coordina con el rea a cargo de la programacin del abastecimiento a fin de racionar la distribucin hasta que se efectu la respectiva reposicin de existencias.

1.9. REGISTRO Y CONTROL DE EXISTENCIAS

Consiste en un sistema de registros y reportes en los que se consignan datos sobre ingresos y salidas de bienes de almacn y cantidades disponibles a distribuir.

Segn las posibilidades de cada entidad los registros y reportes se elaboran en forma manual o mediante proceso automtico de datos en el primer caso se emplear tarjeta y formularios y en el segundo se utilizara el diseo de los mismos.

El registr y control de existencias se realiza en los documentos siguientes:

Tarjeta de Control Visible de Almacn

Tarjeta de Existencias Valoradas de Almacn

Resumen de Movimiento de Almacn

Los documentos fuentes para efectuar los registros son:

Orden de Compra-Gua de Internamiento

Nota de Entrada a Almacn

Pedido-Comprobante de Salida.

II. OBJETIVO

Establecer las normas y procedimientos que debe cumplir en Municipalidad Distrital de Julcamarca, para una adecuada toma de inventario fsico de bienes mobiliarios patrimoniales

III. FINALIDAD

Asegura el uso correcto, la integridad fsica y permanencia de los bienes que constituyen el patrimonio mobiliario de la Municipalidad Distrital de Julcamarca; a si como constituir un registro actualizado de los bienes muebles de la entidad y cumplir con presentar el inventario fsicos de dichos bienes a la Superintendencia de Bienes Nacionales y tener informacin bsica para la elaboracin de los Estados Financieros.

IV. BASE LEGAL

D.S- N 154-2001-EF, que aprueba el Reglamento General de Procedimiento Administrativo de Bienes de Propiedad Fiscal y su modificatoria D.S.N 107-2003-EF, D.S N 042-2006-EF D.S. N 195-2006-EF

Resolucin N 039-98-SBN, que aprueba el Reglamento para el Inventario de Bienes Muebles del Estado.

Resolucin de Contralora General N 320-2006-CG, que aprueba las Normas de Control Interno.

V. ALCANCE

La presente Directiva es de aplicacin, cumplimiento y observancia obligatoria en la todas las reas de la Municipalidad.

VI. DISPOSICIONES GENERALES

6.1. Para efectos de la presente Directiva se entiende como bienes muebles a aquellos bienes que de acuerdo al cdigo Civil y las leyes especiales son adquiridos en propiedad por Municipalidad Distrital de Julcamarca, bajo las diversas formas y modalidades jurdicas que stas disponen.

6.2. Asimismo, se entiende por inventario fsico la relacin detallada de los bienes muebles existentes en una fecha determinada en la entidad sea cual fuere el origen y modalidad de su adquisicin, de acuerdo al Catlogo Nacional de Bienes Muebles del Estado y el plan Contable Gubernamental.

6.3. La Direccin Regional de Administracin remitir, bajo responsabilidad, la informacin correspondiente del Inventario fsico y Valorado en Disquetes y documentos impresos a la Superintendencia de Bines Nacionales conforme al Software Inventario Mobiliario Institucional.

6.4. La entrega de la informacin del Inventario fsico a la Superintendencia de Bienes Nacionales se realizara entre los meses de enero a marzo de cada ao, teniendo como fecha de cierre del inventario el 31 de diciembre del ao inmediato anterior a su respectiva presentacin.

6.5. El Comit de Inventarios es responsable de realizar los inventarios patrimoniales de los bienes muebles de la entidad; el cual es conformado mediante Resolucin de Alcalda y estar integrado necesariamente por el personal de las siguientes unidades: GERENTE DE ADMINISTRACION, UNIDAD DE ABASTECIMIENTO, y UNIDAD DE TESORERIA o quienes hagan las veces, y un Regidor en calidad de veedor, si fuera necesario un Experto en toma de inventarios, siempre y cuando la Municipalidad disponga de Presupuesto.

6.6. El Inventario Fsico se llenara separadamente por cuentas principales divisionarias u sub. Divisionarias, una vez clasificados por activos fijos y por bienes no depreciables y bienes culturales, excluyndose de este los bienes de equipamiento para construcciones en curso. En los respectivos Cargos personales se consideraran todo los bienes patrimoniales (activos fijos, bienes no depreciables y equipo auxiliar) asignados al trabajador, cualquiera sea su nivel jerrquico o situacin laboral dentro de la entidad.

6.7. Con respecto al equipo auxiliar dadas sus caractersticas y naturaleza, su control ser extracontable, por parte de la UNIDAD DE CONTABILIDAD.

6.8. Terminada la labor de procesamiento del Inventario Fsico Valorados y los Cargos Personales, la Oficina de UNIDAD DE ABASTECIMIENTO, los revisara, obtendr las firmas correspondientes, clasificara y luego consolidara por dependencias, para los fines establecidos en el primer caso y, para la obtencin de los Inventarios ambientales en el segundo caso.

6.9. Cada trabajador, como nico responsable directo de la existencia fsica, permanencia, conservacin, etc., de cada uno de los bienes patrimoniales asignados a su uso debe tomar las previsiones del caso, para evitar prdidas, sustraccin, deterioros, etc., que puedan ser considerados descuido o negligencia que conlleven a responsabilidad administrativa, civil y/o penal.

6.10. Cualquier decisin o disposicin sobre bienes patrimoniales que adopten las dependencias de la entidad, debe ser comunicado de inmediato a la oficina de UNIDAD DE ABASTECIMIENTO, para que se proceda de inmediato a hacer los cargos y descargos a que hubiere lugar, actualizando los registros patrimoniales en general.

6.11. En el caso que la etiqueta del cdigo patrimonial coloca a cada uno de los bienes patrimoniales asignados en uso a un determinado trabajador, se hubiere cado, despegado o deteriorado, este como nico responsables de dicho bien deber comunicar de inmediato a la Oficina de UNIDAD DE ABASTECIMIENTO, para que se reemplace con el mismo cdigo o numero.

6.12. El Jefe de cada dependencia de la entidad, debe asignar a un trabajador de la misma para que se encargue de controlar permanentemente todo y cada unos de los bienes patrimoniales y bienes culturales asignados en un uso a la misma, cuyo nombre, apellido y cargo debe ser puesto en conocimiento a la Oficina de UNIDAD DE ABASTECIMIENTO, para las coordinaciones directas e inmediatas a que hubiere lugar, en resguardo en la propiedad fiscal.

VII. DISPOSICIONES ESPECIALES

7.1. Del Procedimiento de Inventario

a) La Oficina de UNIDAD DE ABASTECIMIENTO, y tramitara la aprobacin por Alcalda, del respectivo cronograma de trabajo de la labor a realizar, en el cual constara entre otros, la fecha de inicio y termino de la accin, la duracin en cada unidad orgnica, los responsables, etc.

b) La comisin de inventario encargado de la verificacin fsica, se constituir el da programado en la dependencia predeterminada, presentndose ante el jefe o encargado de la misma, para hacer conocer en motivo de su visita, quien a su vez har lo propio con los trabajadores a su cargo, recomendndoles brindar las facilidades y proporcionar la informacin que les pudiera ser solicitada.

c) El Jefe de la dependencia cuyos bienes patrimoniales va a ser verificados, designara un representante que acompaara a la comisin de Inventario, proporcionando informacin inmediata sobre la procedencia de bienes sobrantes y/o el destino de bienes faltantes, etc., as como suscribir al Acta de Verificacin Fsica.

d) Cada trabajador sin excepcin, mostrara a la referida Comisin de Inventario, todos y cada uno de los bienes patrimoniales que les han sido asignados en uso, inclusive aquellos que por alguna circunstancia podran encontrarse guardados bajo llave en escritorios, credenzas, archivadores, armarios, vitrinas, etc., y/o prestados provisionalmente a otros trabajadores debiendo justificar con documento ese desplazamiento.

e) El servidor por motivos de vacaciones, permisos u otros motivos que van a ausentarlos de la Institucin en fechas programadas de la toma de inventarios deber dejar sus bienes y/o llaves de los bienes a su cargo a su jefe inmediato o al encargado de acompaar a la comisin de inventario, bajo responsabilidad de declararse los mencionados bienes como faltantes y sobrantes.

f) La comisin de Inventario realizara su labor verificando de extremo a extremo, de canto a canto o al barrer, todo y cada uno de los bienes patrimoniales, culturales que existan fsicamente en cada ambiente fsico de la dependencia visitada.

g) La labor en si se har trasladando al formato, que se disee para efectos de la verificacin fsica, la informacin que observe la comisin de Inventario, calificando insitu el real estado de conservacin de cada bien, de su uso, antigedad, ubicacin fsica, etc., informando por separado sobre el particular.

h) Para el caso de Maquinarias Pesadas, liviana y Equipo de Transporte, etc., se requerir obligatoriamente la participacin del personal especializado, por tener que consignarse en los respectivos formatos, informacin tcnica, para el efecto, las jefaturas interesadas harn las coordinaciones del caso con la debida anticipacin.

i) Concluida la verificacin fsica e una dependencia, la comisin de Inventario, llenara y suscribir la correspondiente Acta de Verificacin Fsica, entregando al trabajador representante de la misma una copia de dicho documento la cual servir como constancia de la labor realizada.

j) Posteriormente, la comisin de inventario se trasladara a la Oficina de Control Patrimonial de la entidad para efectuar, en gabinete y en forma conjunta, la contrastacin de la informacin obtenida durante la verificacin fsica con la que aparece en el Inventario Fsico inmediato anterior, tomando como base para la labor realizada, sustentndose adems, en los respectivos inventarios Ambientales, Cargos Personales de Asignacin de bienes en uso para determinar as, los sobrantes y/o faltantes, de ser el caso, as como cualquier informacin adicional.

7.2. De los Bienes Faltantes y Sobrantes

a) En el supuesto de encontrar faltantes. La comisin de inventarios requerir en primera instancia, la informacin correspondiente, al trabajador que ltimamente tuvo asignado el bien no ubicado o no habido, para que indique el destino del mismo Igual procedimiento se seguir para el caso de los bienes sobrantes, hasta determinar su procedencia y regularizar su tenencia fsica.

b) De no se satisfactoria o demostrable documentadamente la informacin proporcionada por el trabajador usuario del o de los bienes no habidos, la comisin de Inventarios har el respectivo requerimiento escrito al jefe de la dependencia a la cual pertenece al trabajador afectado, para que, por su inmediato, se obtenga la aclaracin correspondiente, pudiendo inclusive recurrir a instancias superiores, de ser el caso.

c) De no obtener en ltimas instancias, ninguna informacin demostrable documentadamente, en caso de bienes faltantes, la Oficina de Control Patrimonial, por intermedio de la Gerencia Municipal o la que haga las veces, elevara el respectivo informe al jefe de la Dependencia, para que determine, en primera instancia, la responsabilidad a que hubiere lugar, en resguardos a los intereses del Estado, permanencia e integridad fsica de los bienes patrimoniales, culturales e institucionales.

d) Es responsabilidad del comit de Gestin Patrimonial organizar el expediente administrativo y elaborar el informe Tcnico Legal en el caso que la comisin de inventarios compruebe sobrantes y faltantes de los bienes. Dicho informe junto con el expediente Administrativo deber ser elevado a una comisin de altas, Bajas y enajenaciones para su evaluacin.

VIII. FORMATOS

8.1. AFECTACION CONTABLE

CTA.CBLE.

DESCRIPCION

1

3

1302

01

Mercaderas

1

3

1302

02

Edificios, Vehculos, Maquinaria Y Equipo

1

3

1302

03

Objetos De Valor

1

3

1302

04

Activos No Producidos

1

3

1302

0401

Terrenos Urbanos

1

3

1302

0402

Terrenos Rurales

1

3

1302

0403

Terrenos Eriazos

1

3

1302

05

Otros Activos

1

3

1302

98

Bienes Para La Venta Desvalorizados

8.2. FORMATO

Muebles y Enseres

Equipos

Equipo de Transporte

Manta 14 de Octubre del 2010

REG SIAF

C/P

Estado de Conservacin

B

R

M

Unitario

Total actualizado

1

746438470001

Escritorio de Metal y madera color

caoba, de 1,90x90 cm

x

Alcaldia

Unidad

1

2

396439000001

Cuadro Tumi de 84 x 64 cm

x

Alcaldia

Unidad

1

3

746481190004

Silla fija de madera acolchada

x

Alcaldia

Unidad

1

4

746481190005

Silla fija de madera acolchada

x

Alcaldia

Unidad

1

5

746481190006

Silla fija de madera acolchada

x

Alcaldia

Unidad

1

6

746481190007

Silla fija de madera acolchada

x

Alcaldia

Unidad

1

7

746481190008

Silla fija de madera acolchada

x

Alcaldia

Unidad

1

8

746481190009

Silla fija de madera acolchada

x

Alcaldia

Unidad

1

9

746481190010

Silla fija de madera acolchada

x

Alcaldia

Unidad

1

10

746481870001

Silla metalica de 3 asientos acolchados

color beige de 1,40 mts

x

Alcaldia

Unidad

1

11

746483900001

Silla giratoria de metal con apoya

brazos color beige

x

Alcaldia

Unidad

1

12

746482550001

Silla fija de otro material - Plastico color

verde

x

Alcaldia

Unidad

1

13

746482550002

Silla fija de otro material - Plastico color

verde

x

Alcaldia

Unidad

1

14

746441520001

Estante archivador de Melamina color

caoba de 1,20 x 1,90 mts de 8

separaciones y 2 cajones.

x

Alcaldia

Unidad

1

15

746441180001

Estante de Madera de 1,24 x 1,78 color

marron

x

Alcaldia

Unidad

1

16

522290990001

Perforador Manual ARTESCO

x

Alcaldia

Unidad

1

17

672237960001

Engrapador Industrial Marca ARTESCO

x

Alcaldia

Unidad

1

_________de______________de_________

Unidad de

medida

Cantidad

VALOR

INVENTARIO FISICO DE ACTIVOS FIJOS

AREA DE : ________________________

Lugar y Fecha

N de

Orden

ARTICULOS

EXISTENCIAS FISICAS

Codigo

Patrimonial

Descripcin del Bien

Fecha de

Adquisicin

Ubicacin

Fisica

8.3. DOCUMENTO A REMITIR POR LA COMISION.

Inventario fsico de bienes del activo fijo (incluye comprobantes de pago).

Reporte valorizado de bienes para trmite de baja.

Reporte valorizado de bienes faltantes.

Reporte de bienes sobrantes o de procedencia desconocida.

Reporte valorizado de bienes asignados por depreciacin.

Reporte de asignacin de cuentas contables.

Julcamarca, Enero del 2012.

6