PROPUESTA PARA REFORMULAR

LA DIRECTIVA N° 004-2013 PR/GOB.REG.TACNA RELACIONADO A LAS NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA LIQUIDACIÓN DE LOS PROYECTOS DE INVERSIÓN QUE NO

CUENTAN CON LA DOCUMENTACIÓN TÉCNICA Y/O FINANCIERA

I. OBJETIVO

Establecer las normas y procedimientos que permitan realizar la liquidación de los proyectos ejecutados en las modalidades de Administración Directa, Encargo y Contrata, que no cuenten con la documentación técnica y/o financiera completa, de tal manera que permita rebajar los importes contabilizados en los Estados Financieros del Gobierno Regional de Tacna.

II. FINALIDAD:II.1 Establecer criterios técnicos – administrativos que permita ejecutar la

Liquidación de diversos proyectos de tal manera que permita la reducción de las cuentas que involucran a todas las Unidades Orgánicas de nuestra Institución.

II.2 Establecer mecanismos administrativos para efectuar el desarrollo de la liquidación de los proyectos de inversión que no cuenten con documentación técnica y/o financiera.

III. BASE LEGAL: Ley Nº 27867; Ley Orgánica de Gobierno Regionales sus modificaciones y

ampliatorias las leyes Nº 27902, 28013, 28926, 28961, 28968 y 29053. Ley de Presupuesto del Sector Publico para el año Fiscal vigente. Ley Nº 27444; Ley del Procedimiento Administrativo General y Modificatorias. Ley Nº 27785; Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría

General de la Republica, modificado por la leyes Nº28396, 28422, 28557. Ley Nº 28716; Ley de Control Interno de las Entidades del Estado y su

modificatoria la Ley Nº29743. Ley Nº 27493; Ley de Saneamiento Físico – Legal de Bienes Inmuebles de las

Entidades del Sector Publico. Decreto Supremo Nº11-2006- Vivienda; Aprueba 66 Normas Técnicas del

Reglamento Nacional de Edificaciones. Resolución de Contraloría General Nº320-2006-CG; Aprueba las Normas de

Control Interno. Resolución de Contraloría Nº195-88- CG; Aprueba normas que regulan la

ejecución de obras públicas por Administración Directa. Resolución Gerencial General Regional N°513-2012-.G.G.R/GOB.REG.TACNA;

Aprueba el Manual para la Ejecución de Inversión Publica en el Gobierno Regional de Tacna.

IV. ALCANCE

Las disposiciones contenidas en la presente Directiva, son de cumplimiento obligatorio por parte de los Funcionarios y Servidores, cualquiera sea su régimen laboral, que prestan servicio en la Unidades Orgánicas de la Sede del Gobierno Regional de Tacna e intervienen en el proceso y los procedimientos relacionados con la liquidación de los proyectos de inversión (estructurales y no estructurales) que no cuentan con documentación técnica y/o financiera.

V. NORMAS GENERALES

5.1 La presente Directiva solamente es aplicable a los Proyectos de Inversión ejecutados y/o financiados por el Gobierno Regional de Tacna, por la modalidad de Administración Directa o Encargo y Contrata, que no cuentan con la suficiente documentación técnica y/o financiera sustentatoria.

5.2 Para los proyectos ejecutados por la Gerencia Regional de Infraestructura, la Gerencia General Regional dispondrá la Conformación de una Comisión de Liquidación, para que efectué la liquidación de estas obras que carecen de documentación técnica, quienes contaran con el soporte técnico del Equipo de Liquidación de Obras dependiente de la Sub Gerencia de Obras - GRI Debiendo estar conformada por:

Un (01) representante de la Gerencia Regional de Infraestructura Un (01) representante de la Oficina Ejecutiva de Supervisión de Obras Un (01) representante de Administración ( Contabilidad)

5.3 La Comisión y/o Equipo de Liquidación, solicitara a: 5.3.1 La Oficina Ejecutiva de Contabilidad, el RESUMEN GENERAL DE PROYECTOS

actualizados correspondientes cuentas contables del G.R.T.5.3.2 Asimismo solicitara copias certificadas de la Comisión de Inventario,

correspondientes a las cuentas financieras la cual deberá estar aprobada mediante acto administrativo.

Estos dos eventos reflejaran la cantidad de proyectos que aún permanecen contabilizados y permitirá identificar aquellos que se puedan liquidar a través de esta Directiva.

5.4 La Oficina Regional de Administración a través de sus Oficinas Ejecutivas queda obligada a reportar, a solicitud de la Comisión y/o del Equipo de Liquidación de Obras toda la información financiera existente relacionada a los proyectos pendientes de liquidación.

5.5 La comisión y de ser necesario el Equipo de Liquidación de Obras queda atribuido a recopilar información técnico como la verificación en campo de tal manera que en gabinete elabore el expediente de liquidación.

5.6 Los actuados que se obtengan antes y durante el proceso de liquidación formaran parte del expediente de liquidación, cuya custodia corresponde al Profesional Liquidador hasta que se gestione su trámite de aprobación.

5.7 Las disposiciones de la presente Directiva no resultan aplicables en los siguientes casos:

a) Tratándose de proyectos de inversión ejecutados por modalidad de Encargo, que evidencien incumplimiento de obligaciones contenidas en el Convenio por parte de la entidad ejecutora responsable, en lo que respecta a la presentación de documentación técnica y/o financiera, siendo objeto de observaciones por parte del Órgano de Control Institucional y como consecuencia de ello existan acciones judiciales emprendidas.

b) Tratándose de proyectos que ejecutados por la modalidad de Administración Directa se encuentran inmersos en una Acción de Control, por la ausencia de documentación técnica y/o financiera.

c) En ambos casos, deberá esperarse los resultados para proceder a implementar el procedimiento de liquidación aplicable a los proyectos que carecen de documentación técnica y/o financiera.

5.8 La Comisión como el Equipo de Liquidación de Obras, deberá contar con un grupo de personal denominado “Liquidadores”, quienes deberán responder a perfil de idoneidad y experiencia, tanto en área técnica como financiera.

5.9 Para efectos de la presente Directiva se deberá considerar las definiciones contenidas en el Glosario que como Anexo forma parte de la presente Directiva.

VI. NORMAS ESPECÍFICAS

6.1 Para realizar la liquidación de un proyecto de inversión que no cuente con la debida documentación técnica y/o financiera, debe cumplirse las siguientes condiciones previas a cumplir para la implementación del procedimiento dispuesto en la presente Directiva.

a) Encontrarse en el inventario de los proyectos de inversión catalogados con la carencia de documentación técnica y/o financiera, debidamente identificados.

b) Acreditar documentadamente (Notificaciones, Cartas Notariales, Publicaciones, etc.) el agotamiento de la búsqueda del personal responsable de la ejecución del Proyecto de Inversión, a la fecha dela vigencia de la presente Directiva, quienes están obligados en la primera instancia a absolver las observaciones respecto de la documentación técnica y/o financiera inexistente.

c) Tratándose de inexistencia de documentación financiera, se requiere el pronunciamiento expreso de la Oficina Regional de Administración y sus Oficinas Ejecutivas.

d) Encontrarse autorizado en su procedimiento como tal por la Gerencia General Regional, a través de la expedición del acto resolutivo correspondiente, el cual se formaliza teniendo como sustento la opinión técnica alcanzada por las Unidades Orgánicas.

e) En el caso que la liquidación del proyecto lo realice el Equipo de Liquidación de cada Unidad Orgánica, deberá contar con la capacidad operativa pertinente.

f) De manera paralela a la elaboración de la liquidación del proyecto, se determinaran la responsabilidad administrativa, civil y/o penal, a que hubiera lugar, en caso que corresponda.

6.2 El Órgano Ejecutor queda obligado a supervisar permanentemente la correcta Implementación del procedimiento dispuesto en la presente Directiva, a cargo del Grupo Funcional de Liquidación.6.3 El procedimiento dispuesto en la presente Directiva es aplicable según sea la naturaleza de los proyectos.

Proyectos de Infraestructura Física (Obras) Proyectos que no constituyen infraestructura física (Económica, Productivos,

Sociales, Ambientales, etc.)

6.4 Para tramitar la liquidación de aquellos proyectos que no cuentan con documentación técnica y/o financiera, adicionalmente a la información que pudiera existir para un proceso normal de liquidación, será obligatoria la elaboración y presentación de la siguiente documentación:

a) Acta de Verificación del Estado Situacional de la Infraestructura del Proyecto de Inversión ejecutado, tratando de obras físicas (Anexo Nº01), el cual se levanta con participación del personal del Órgano de Supervisión.

b) Informe de Liquidación Final elaborado por el profesional liquidador, respecto de la evaluación técnica y/o financiera del proyecto. (AnexoNº02), el mismo que debe contar con la conformidad del Órgano de Supervisión.

c) El Equipo Liquidador determinará la forma y contenido de la Liquidación Técnica según sea el caso. 1. En el caso de que no exista ninguna documentación técnico sustentatoria

solo se determinará el costo del proyecto por m2, en razón a que las Obras se construyen en terrenos que pertenecen al Estado; y, se encuentran debidamente saneados y registrados.

2. En el caso de encontrarse la documentación técnica como: Expediente Técnico, Informe Final, Adicionales y Deductivos aprobados y con resolución, se efectuará los metrados y valorizaciones correspondientes.

La liquidación Técnica solo servirá para determinar el costo del proyecto, mas no para efecto de reducción de cuentas contables.

d) La única documentación que permitirá la rebaja de los importes contabilizados en las diversas cuentas contables, es la Liquidación financiera, por tales motivos de faltar algún documento contables como: PECOSA, NEA u otros, se hará de conocimiento de manera escrita a la Oficina Ejecutiva de Contabilidad; a fin de que, de ser el caso pueda absolver el inconveniente presentado.

e) La Comisión, elevará al Gerente General Regional la liquidación del proyecto, quien a su vez deriva a la Oficina Regional de Asesoría Jurídica para la proyección del acto Resolutivo correspondiente, la misma que servirá para efectuar la rebaja contable de los estados financieros.

f) En caso de efectuarse la valorización del proyecto se deberá complementar de manera obligatoria con los siguientes Planos Post Construcción: Ubicación y Distribución, solo del área donde se ejecutó el proyecto; y, otros si considera pertinentes.

g) Fotografías actuales del Proyecto.h) Copia simple de los documentos técnicos y/o financieros existentes,

utilizados como referencia para la Liquidación del Proyecto.i) En caso de contarse con el Acta de Recepción de Obra, ya no serán

necesarias las Actas de Verificación del Estado Situacional

VII. DEL PROCEDIMIENTO A IMPLEMENTARSE

7.1 LIQUIDACION DE PROYECTOS QUE NO CUENTAN CON DOCUMENTACION TECNICA Y FINANCIERA

a) La Comisión y/o la Oficina de Liquidación procederá a elaborar el inventario en base a la información contable reportada a solicitud, debiendo identificar a detalle el estado situacional de cada una de ellas, para determinar si es susceptible de ser sometido al procedimiento dispuesto en la presente Directiva.

b) La Comisión y/o la Oficina de Liquidación a través de la Gerencia Regional de Infraestructura procederá a notificar a los responsables de la ejecución del Proyecto de Inversión, mediante Cartas Notariales, con la finalidad de obtener la documentación sustentatoria faltante en un plazo determinado. Para esta actividad deberá solicitar el asesoramiento del Órgano de Asesor Jurídico, quien orientara el procedimiento de las notificaciones, conforme lo dispone la Ley Nº27444. Ley del Procedimiento Administrativo General.

c) Transcurrido el plazo legal otorgado y de obtenerse la documentación faltante. La Comisión y/o la Oficina de Oficina de Liquidación, deberá informar al Órgano

Técnico Ejecutor, a fin de que la Gerencia General Regional disponga el inicio de la acción administrativa, civil y/o penal a que hubiere lugar y según corresponda.

d) Formalizado las acciones administrativas, civil y/o penal a través de Órgano Asesor Jurídico y la Procuraduría Publica Regional, el Grupo Funcional de Liquidación a través del Órgano Técnico Ejecutor solicitará a la Gerencia General Regional la autorización del inicio de las Liquidaciones de los Proyectos que no cuenta con la documentación técnica y/o financiera, la misma que será formalizada mediante la expedición de la resolución respectiva.

e) La Comisión y/o la Oficina de Liquidaciones, procederá a realizar las siguientes actividades:

Recopilar la información técnica y financiera existente. En caso de no encontrarse originales de la documentación financiera sustentatoria, las copias serán válidas siempre que se reflejen en el gasto de la ejecución del proyecto. También resulta válida la información contenida en los EE.FF. aprobados.

Revisar la documentación existente y determinar si estos son idóneos y/o pertinentes.

Verificar IN SITU el proyecto de inversión ejecutado y/o financiado por el Gobierno Regional de Tacna, levantando el Acta de Verificación del Estado Situacional del Proyecto, adjuntando la toma de fotografías respectivas. Solicitará el acompañamiento del personal del Órgano de Supervisión.

Solicitar conformidad de la Oficina Ejecutiva de Contabilidad sobre la evaluación financiera del expediente de Liquidación.

El expediente de Liquidación debe cumplir con adjuntar la documentación que se detallas en el Literal 6.4 de la presente Directiva.

El expediente preparado debe estar debidamente refrendada (VºBº) en todo sus folios y ser presentada en tres (02 ejemplares) para la siguiente distribución.1er Ejemplar : Tramite de aprobación ante la Gerencia General Regional2do Ejemplar : Tramite de Transferencia, en caso se trate de un proyecto

Infraestructural (obra).f) El Funcionario facultado aprueba el expediente de la Liquidación Técnica,

Financiera, previo opinión del Órgano Asesor Jurídico.

7.2 LIQUIDACION DE PROYECTOS INFRAESTRUCTURALES (OBRAS) Y NO INFRAESTRUCTURALES (ACTIVIDADES) INEXISTENTES

a) En los casos que no se puede verificar físicamente el proyecto (obra) se utilizara la información contenida en los registros contables de los Estados Financieros del Gobierno Regional de Tacna.

b) En aquellos proyectos que no constituyen infraestructura física (Económicos, Productivos, Sociales y Ambientales), que no cuentan con documentación técnica, se deberá tener en cuenta la información financiera de los registros contables de los Estados Financieros para su liquidación, según ficha SNIP.

VIII. DEL PROCEDIMIENTO DE SANEAMIENTO CONTABLE

Expedida la Resolución de la Liquidación de los Proyectos Estructurales y No Estructurales; que no cuentan con documentación técnica y/o financiera, la Oficina Ejecutiva de Contabilidad procederá realizar la rebaja contable en la cuenta respectiva, tal situación debe reflejarse en los Estados Financieros.

IX. RESPONSABILIDADES

9.1 La Gerencia General Regional en coordinación con la Gerencia Regional de Planeamiento, Presupuesto y Acondicionamiento Territorial, deberá dotar de los recursos financieros que sean necesarios para el cumplimiento de las actividades relacionadas con la Liquidación de aquellos proyectos que no cuentan con la debida documentación técnica y/o financiera.

9.2 El órgano Técnico Ejecutor a través del Grupo Funcional de Liquidación queda obligada a calificar la situación de la liquidación de los proyectos , para determinar si se realiza con la capacidad operativa interna con que cuenta la institución o se somete a un proceso de selección según la Ley de Contrataciones del Estado.

9.3 la Oficina de Liquidaciones es responsable de presentar el respectivo Plan de Trabajo que permita prever los recursos y el financiamiento para llevar adelante la Liquidación de los proyectos que no cuentan con la documentación técnica y/o financiera.

9.4 La responsabilidad del cumplimiento de la presente Directiva alcanza al Órgano Ejecutor, al Órgano de Supervisión y a la Oficina Ejecutiva de Contabilidad de la Oficina Regional de Administración, en lo que le alcanza y compete.

X. DISPOSICIONES FINALES

PRIMERA: La aplicabilidad de la presente Directiva en la Liquidación de los proyectos que no cuentan con la documentación técnica y/o financiera, no exime a los responsables de la ejecución de los proyectos de Inversión del proceso

investigatorio y de la sanción que pudiera imponerse por la inexistencia de la documentación sustentatoria que limita la liquidación del proyecto.

SEGUNDA: Las situaciones no contemplas por la presente Directiva serán resueltas por el Órgano Técnico Ejecutor a través del Grupo Funcional de Liquidación, debiendo de ser caso apoyarse con la opinión de la Gerencia Regional de Planeamiento, Presupuesto y Acondicionamiento Territorial, la Oficina Regional de Administración y Oficina Regional de Asesoría Jurídica.

TERCERA: El incumplimiento a las disposiciones contenidas en la presente norma, constituye falta administrativa, pasible de sanción conforme a la normatividad vigente.

CUARTA: La presente Directiva entra en vigencia al día siguiente de su aprobación mediante acto resolutivo correspondiente.

XI. ANEXOS

Anexo Nº01: Acta de Verificación del Estado Situacional del Proyecto. Anexo Nº02: Informe Final de Liquidación del Proyecto que no cuenta con

documentación técnica y/o financiera.

ANEXO N° 01

ACTA DE VERIFICACION DEL ESTADO SITUACIONAL DEL PROYECTO DE INVERSIÓN PÚBLICA

Siendo las….... horas del día…….del mes de .……. del año………se reunieron en la Localidad de ……………..….., Distrito de …….……………., Provincia de ………….. Departamento de Tacna, la Comisión nombrada mediante Resolución Gerencial General Regional N° ….. con la finalidad de constatar el estado situacional del Proyecto denominado …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. …………………………

Acto que se efectúa en los términos siguientes:

I. DATOS GENERALES DEL PROYECTO

a) Proyecto: …………………………………………………………………………………………………………………………….

b) Código SNIP: …………………………………………………………………………………………………………………………….

c) Fuente de Financiamiento:…………………………………………………………………………………………………………

d) Resolución que aprueba el Expediente Técnico:………………………………………………………………..

e) Fecha de emisión de la resolución:………………………………………………………………………………….

f) Modalidad de ejecución del Proyecto: Administración Directa (…..) Encargo (…..)Contrata (…..)

g) Procedimiento de Liquidación:

* Regular (……)

* No cuenta con Documentación Técnica y/o Financiera (…..)

* Otro (……) Especificar ……………………………………………………….

i) Ubicación:

* Localidad: …………………………………

* Distrito: …………………………………

* Provincia: …………………………………

* Departamento: ……………………………

* Región: ………………………………….

h) Beneficiarios:…………………………………………………………………………………………………………

II. VERIFICACIÓN FÍSICA

En este acto se ha constatado lo siguiente:

Avance Físico Estimado ( %): ..………………………………………………………….

Estado actual:

* Terminada ( )

* Inconclusa ( )

* En funcionamiento ( )

* Inoperativa ( )

* Paralizada ( )

* Destruida por fenómeno Natural ( )

* Reemplazada por otra infraestructura distinta ( )

* Reconstruida o mejorada con recursos del Gobierno Nacional ( )

* Reconstruida o mejorada con recursos del Gobierno Regional ( )

* Otro ( ) Especificar: ………………………………………………………………………………………………..

III. CONCLUSIONES DEL AVANCE DEL PROYECTO

……………………………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………

Luego de la inspección física practicada y constatada en el Acta de Verificación del Estado Situacional del Proyecto ………………………………………………………………………………….…………………; resulta procedente, se realice la Liquidación del proyecto que no cuenta con la documentación Técnica y Financiera, según la Directiva N°_______-2015.PR/GOB.REG.TACNA.

En señal de conformidad con los términos de la presente Acta de Verificación del Estado Situacional del proyecto, que se extiende por triplicado, suscribiendo los intervinientes.

________________________ _________________________ _________________________

PRESIDENTE MIEMBRO MIEMBRO

ANEXO 02

INFORME DE LIQUIDACION DEL PROYECTO QUE NO CUENTA CON DOCUMENTACION TECNICA Y/O FINANCIERA

I. DATOS GENERALES DEL PROYECTO

PROYECTO: ______________________________________________________

ENTIDAD EJECUTORA: _____________________________________________

FUENTE DE FINANCIAMIENTO: ______________________________________

PLAZO DE EJECUCIÓN: _____________________________________________

AÑO DE EJECUCIÓN: _____________________________________________

UBICACIÓN: ______________________________________________________

II. MEMORIA DESCRIPTIVA

2.1 Generalidades……………………………………………………………………

2.2 Base Legal……………………………………………………………………….

2.3 Antecedentes…………………………………………………………………….

2.4 Descripción del Proyecto ………………………………………………………...

III. LIQUIDACION TECNICA

3.1 Determinación del Costo de la EdificaciónPara efectos de determinar el valor de la obra se deberá tener en consideración las características constructivas, los acabados y los materiales predominantes empleados en la construcción, así como los precios actualizados en el mercado de las diferentes partidas de la construcción, se establece un valor ponderado de S/. por m2 de área construida lo cual dará como resultado el:

Costo del Proyecto S/. ……………..

3.2 ValorizaciónEn el caso de efectuarse la valorización de las Partidas que intervinieron en su construcción ejecutadas se Metrados finales (Inicial, Adicional y Deductivos)

IV. LIQUIDACIÓN FINANCIERA

4.1 Costo financiero del proyecto …………………………………………………….. 4.2 Consignar documentos financieros existentes………………………………..

V. OBSERVACIONES/CONCLUSIONES

5.1. Observaciones…………………………………………………………….……..

5.2. Conclusiones…………………………………………………………………..…

VI. DOCUMENTOS SUSTENTATORIOS EXISTENTES

Resoluciones de toda la documentación técnica

Expedientes Técnicos Planes de Trabajo Adicionales Deductivos Ampliación de Plazo Panel fotográfico actualizado Planos:

Ubicación Distribución