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CGE OGECOE SAN BORJA 23 AGO 2011

DIRECTIVA Nº 002-2011 E-2/OGECOE DIRECTIVA DE TESORERÍA PARA LA UE 003: EJÉRCITO PER UANO Señor Ref. : a. Ley N° 28112 “Ley Marco de la Admi nistración Financiera del Sector

Público” del 27 Nov 2003. b. Ley 28693 “Ley General del Sistema Nacional de Tesorería”. c. Resolución Directoral Nº 002-2007-EF/77.15 “Directiva de Tesorería”. d. Resolución Suprema Nº252-2010-EF del 10 Dic 2010. e. Resolución Directoral Nº001-2011-EF/77.15 del 21 Ene 2011. f. Resolución Directoral Nº004-2011-EF/77.15 del 07 Feb 2011. g. Ley de Contrataciones del Estado.

h Directiva General N°007-2001/MINDEF/VRD/DGGAD, a probada con RM N° 342-20011-DE/SG, del 13 Abr 2011.

i. Ley Nº 28015 (Promoción y Formalización de la Micro y Pequeña Empresa)

j. Ley Nº 27785 “ Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y Contraloría de la República “ del 23 Jul 2002.

1. OBJETO

Establecer procedimientos, para la Ejecución Financiera y demás Operaciones de Tesorería, así como para el cierre de cada Año Fiscal.

2. FINALIDAD Optimizar procedimientos en el Sistema de Tesorería de la Unidad Ejecutora

003: EP. 3. ALCANCE

Están comprendidas y obligadas al cumplimiento de la presente Directiva, la Dirección de Planeamiento del Ejército ( Diplan ), la Oficina General de Economía del Ejército (Ogecoe), el Comando de Personal del Ejército (Copere), la Dirección de Telemática del Ejército (Ditele), las Unidades Operativas (UUOO) y Unidades Dependientes (UUDD) de la Unidad Ejecutora 003:Ejercito Peruano. (Anexo Nº10).

4. DISPOSICIONES GENERALES

a. EJECUCIÓN FINANCIERA Y OPERACIONES DE TESORERÍA

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1) Ejecución Financiera de Ingresos distintos a Rec ursos

Ordinarios

a) La información de la Ejecución de los Ingresos se registra en el Sistema Integrado de Administración Financiera – Sector Público (SIAF-SP) sobre la base de la documentación sustentatoria respectiva.

b) La percepción de los Ingresos, es la etapa de la ejecución

financiera de los ingresos en la que se recauda, capta u obtiene efectivamente los ingresos sobre la base de la emisión o, de ser el caso, la notificación de la documentación generada en la fase de la determinación.

c) Los referidos ingresos deben ser registrados en el SIAF-SP,

sustentando dicho registro con documentos tales como: recibos de ingresos, papeletas de depósito, notas de abono, comprobantes de pago (tickets, boletas de venta y facturas), o los correspondientes estados bancarios, según sea el caso.

2) Plazo para el depósito de los Fondos

a) Los fondos públicos recaudados, captados u obtenidos (efectivo

o cheques del Banco de la Nación) de acuerdo a Ley, cualquiera sea la fuente de financiamiento, deben ser depositados en las correspondiente cuentas bancarias en un plazo no mayor de 24 horas; cuando se trate de cheques de otros bancos, se aplicará el plazo adicional del canje.

b) Cuando en razón a particularidades propias del sistema de

recaudación se requiera de plazos mayores a los indicados, será indispensable contar con la autorización previa de la Dirección Nacional del Tesoro Público (DNTP).

b. PROCEDIMIENTOS PARA LA EJECUCIÓN FINANCIERA DEL GASTO

1) El Calendario de Pagos Mensual es el monto límite autorizado por la

DNTP a través del SIAF-SP, para efectuar el Gasto Girado de las obligaciones debidamente formalizadas y registradas en la fase del Devengado por la Unidad Ejecutora (UE).

2) Durante el primer trimestre del año Fiscal 2011, la DNTP autoriza el Calendario de Pagos Mensual Inicial para cada mes, sobre la base de la Información de la Programación Mensual de los Gastos que fuera registrada, a través del SIAF-SP, en el Módulo de Procesos Presupuestarios, y del Presupuesto de Caja del Tesoro Público.

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3) Las ampliaciones del Calendario de pagos Mensual del período, son

solicitados de manera expresa por el Director de Administración o quien haga sus veces en la UE a la DNTP, únicamente si el monto de la programación de pagos a que se contrae en el párrafo precedente resulta insuficiente para cumplir con el pago de las obligaciones contraídas en dicho periodo, bajo responsabilidad del Director General de Administración o quien haga sus veces en la UE.

4) La autorización del Calendario de Pagos Mensual no convalida los

actos o acciones vinculados a la ejecución del gasto que no se ciñan a la normatividad vigente.

5) Registro del Proceso de Ejecución del gasto.

El gasto se sujeta al proceso de la ejecución presupuestal y financiera; es competencia y responsabilidad de la UE 003: EP y UUOO efectuar el registro de cada una de sus fases en el SIAF-SP.

6) Información de los Compromisos para la programación de la

ejecución financiera.

a) El monto total de los compromisos debe registrarse en el SIAF-SP de acuerdo con las normas y procedimientos establecidos legalmente en la etapa de ejecución presupuestal, debidamente sustentados con los documentos que señalan las normas vigentes, no debiendo exceder el límite ni el período fijado a través del respectivo Calendario de Compromisos para la UE y “Seudo Calendario” para las UUOO, que cuentan con el SIAF-SP, para el registro de los encargos recibidos.

b) Los datos relacionados con el Gasto Comprometido, tales como

la meta presupuestaria y cadenas de gasto aplicables, deben ser reflejo de la documentación sustentatoria y contar con la correspondiente conformidad de los responsables de su verificación, el Jefe de Tesorería y el Contador de la UE y/o U/O, en forma previa al ingreso de los datos en el SIAF-SP, a fin de evitar posteriores solicitudes de regularización y reasignación; asimismo serán responsables de la verificación y seguimiento de las Operaciones relacionadas al Gasto Devengado, Gasto Pagado y Rendición de Cuentas.

c) El Jefe del Departamento/Sección Tesorería y el Contador de

Tesorería de la UE, son los responsables de efectuar las acciones de verificación y seguimiento de las Operaciones relacionadas con la Determinación y la Recaudación,

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registradas en el SIAF-SP, entre otros procesos relacionados con su función.

d) El número de registro SIAF-SP del Gasto Comprometido

debidamente formalizado debe ser consignado en el documento sustentatorio (Resolución Administrativa, Contrato, Orden de Compra, Orden de Servicio, etc.) de esta etapa de la ejecución.

7) Documentación para la fase del Gasto Devengado

El devengado se sustenta, únicamente con alguno de los

documentos siguientes:

a) Factura, boleta de venta u otros comprobantes de pago reconocidos y emitidos de conformidad con el Reglamento de Comprobantes de Pago, aprobado por la Sunat.

b) Orden de Compra u Orden de Servicio en Contrataciones y

adquisiciones de menor cuantía o el Contrato, acompañado con la respectiva factura, únicamente cuando exista adelantos, pagos contra entrega o entregas periódicas.

c) Valorización de obra acompañada de la respectiva factura,

liquidación de avance de obra firmada por los responsables de la Entidad.

d) Planilla única de pagos de remuneraciones, personal con

Contrato Administrativo de Servicio-CAS, Viáticos, Racionamiento, Propinas, Dietas de Directorio, Compensación por Tiempo de Servicio.

e) Relación numerada de recibos por servicios públicos como

agua potable, suministro de energía eléctrica o telefonía, sustentadas con los documentos originales.

f) Formulario de Pago de Tributos.

g) El clasificador 23.27.1.99 y 23.27.2.99 de servicios

profesionales y técnicos con recibo de honorarios, el gasto se comunicará a Copere con oficio.

h) Nota de Cargo Bancaria. i) Resolución de reconocimiento de derechos de carácter laboral

(Sepelio y Luto, Gratificaciones, Reintegros o Indemnizaciones, etc).

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j) Documento oficial de la autoridad competente cuando se trate de autorizaciones para el desempeño de comisiones de servicio.

k) Resolución de Encargos a personal de la Institución, Fondo

para Pagos en Efectivo, Fondo Fijo para Caja Chica, y según sea el caso, el documento que acredita la Rendición de Cuentas de dichos fondos.

l) Resolución Judicial consentida o ejecutoriada. m) Convenios o Directivas de “Encargos” y, en su caso, el

documento que sustenta nuevas remesas. n) Norma Legal que autorice Transferencias Financieras. o) Norma Legal que apruebe la relación de personas naturales

favorecidas con subvenciones autorizadas de acuerdo a Ley. p) Las Facturas y los recibos de honorarios emitidos a través del

sistema de emisión electrónica, a que se contraen las Resoluciones de superintendencia Nº 188-2010-Sunat y 182-2008-Sunat, respectivamente.

q) Resolución Administrativa para sustentar reembolsos de

viáticos, únicamente ante situaciones contingentes, debidamente justificadas que hubieran motivado la falta de entrega del viático correspondiente antes del inicio de la comisión del servicio, o, que de ser el caso, se hubiera extendido el tiempo, inicialmente previsto, para el desarrollo de dicha comisión, sustentado con Liquidaciones de viáticos, según rendición de cuentas.

r) Para el reconocimiento del gasto de ejercicios anteriores: orden

de compra, orden de servicio, guía de remisión, factura, acta de recepción (con fecha del año anterior, debidamente acompañada con la certificación de la Diplan ), y la Resolución de la Comandancia General del Ejército autorizando reconocer gasto de ejercicios anteriores.

s) Otros documentos que apruebe la DNTP.

8) Formalización del Gasto Devengado en la UE y en las UUOO

a) En la UE el Devengado se formaliza cuando la Sección

Devengados de la Oficina de Contabilidad de la Ogecoe, otorga

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su conformidad, en alguno de los documentos indicados en el párrafo 7, de la presente Directiva.

b) En la U/O el Gasto Devengado se formaliza cuando el área

responsable, otorga su conformidad en documentos tales como Orden de Compra – Guía de Internamiento, Orden de Servicio, u otros establecidos en el párrafo 7; luego de haberse verificado lo siguiente:

(1) La recepción satisfactoria de bienes. (2) La prestación satisfactoria de los servicios. (3) El cumplimiento de los términos contractuales en los casos

que contemplen adelantos, pagos contra entrega o entregas periódicas de las prestaciones en la oportunidad u oportunidades establecidas en las bases o en el contrato.

c) El Gasto Devengado es registrado afectando en forma definitiva

la Específica del Gasto Comprometido, con lo cual queda reconocida la obligación de pago.

9) El devengado con posterioridad al período del compromiso

a) El Gasto Devengado, dependiendo de las condiciones

contractuales, puede efectuarse en períodos posteriores al compromiso, siempre y cuando éste haya sido registrado en el SIAF SP en el mes autorizado.

b) Esta disposición no es aplicable para los compromisos no

devengados al 31 de Diciembre, en cuyo caso debe anularse el registro presupuestario efectuado a la citada fecha y afectarse al Presupuesto del Ejército correspondiente al periodo inmediato siguiente.

10) Registro del Gasto Devengado en Bienes y Servicios

El registro del Gasto Devengado en el SIAF-SP para la adquisición de bienes y contratación de servicios y obras sólo procede si los datos de los documentos que sustentan el registro del compromiso han sido registrados y procesados previamente en el Sistema Electrónico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado (Seace), de conformidad con la normatividad en materia de Contrataciones del Estado. La información del Gasto Devengado debe obligatoriamente registrarse y transmitirse a través del SIAF-SP dentro de los tres (03)

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días hábiles de producida la conformidad de la recepción de los bienes o servicios, o la recepción de la correspondiente valorización, a que se contraen los artículos 181º y 197º del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, respectivamente, aprobado por el Decreto Supremo Nº184-2008-EF.

11) Autorización del devengado y oportunidad para la presentación de

documentos para proceso de pagos.

La autorización de los devengados es competencia del Director de la Oficina de Contabilidad en la UE y del Jefe del Departamento o Sección de Tesorería en la U/O, quienes deben:

a) Establecer los procedimientos necesarios para efectuar una

eficiente programación de sus gastos. b) Asegurar la oportuna y adecuada elaboración de la

documentación necesaria para que se proceda al pago de las obligaciones.

12) Etapa y Plazo para el Pago.

a) En esta etapa se procede a extinguir, parcial o totalmente, la

obligación contraída por la UE o UUOO, hasta por el monto del Gasto Devengado y registrado en el SIAF-SP, con cargo a la correspondiente Específica del Gasto, cualquiera que sea la fuente de financiamiento, para cuyo efecto es indispensable que:

(1) Se halla recepcionado a través del SIAF-SP, las

Autorizaciones de Giro y de Pago correspondientes, en el caso de los fondos administrados y procesados a través de la DNTP.

(2) Se halla verificado la disponibilidad de los montos

depositados en la respectiva cuenta bancaria, en el caso de fondos provenientes de otras fuentes de financiamiento.

b) No procede el pago si no se ha consignado en los documentos

relacionados con la obligación contractual el número de registro SIAF-SP correspondiente, conforme lo establece el artículo 32º de la Ley Nº 28693, Ley General del Sistema Nacional de Tesorería.

c) En el marco de lo dispuesto en la Sétima Disposición

Complementaria y final de la Ley Nº29628, Ley de Equilibrio del

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Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2011, el pago del Gasto Devengado por toda fuente de financiamiento, debidamente formalizado y registrado debe realizarse dentro de los 30 días calendario de su procesamiento en el SIAF-SP (Devengado en estado A), para cuyo efecto el registro del Gasto Girado se trasmite con la debida antelación.

d) El registro del Gasto Girado transmitido fuera del plazo

establecido en el literal precedente, será procesado previa solicitud expresa a la DNTP, que deberá formular el Director General de la Ogecoe, adjuntando copia del informe remitido al Órgano de Control Institucional, en el cual se detalla las razones que motivaron la falta de oportunidad en el pago.

13) Tratamiento de la Mejor Fecha

a) La programación de giros que realiza la DNTP toma en cuenta la fecha de pago de la obligación, es decir, la fecha de cancelación del Gasto Devengado que la UE o U/O registra en el SIAF-SP en el campo denominado “mejor fecha”.

b) La “mejor fecha” es aquella en la que vence la obligación

contraída y en la cual, según la naturaleza de la obligación, se debe hacer efectivo el pago del adeudo, de acuerdo a los procedimientos de pagaduría indicados en la presente Directiva, por lo que dicha fecha se encuentra establecida:

(1) En el cronograma mensual de pago de remuneraciones. (2) En el cronograma mensual de pago de obligaciones

tributarias. (3) En el cronograma mensual de pago de obligaciones

pensionarias y de seguridad social. (4) En los términos contractuales, en las adquisiciones de

bienes y contrataciones de servicios. c) El dato de la “mejor fecha” debe registrarse en el SIAF-SP en

las fases de Gasto Devengado y de Gasto Girado.

14) Autorización de Giro

La Autorización de Giro constituye la aprobación del monto para la emisión de carta orden, transferencias electrónicas o el giro de cheque, con cargo a la cuenta bancaria correspondiente.

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15) Aprobación de la Autorización de Giro

a) La DNTP aprueba la Autorización de Giro, a través del SIAF-SP, teniendo en cuenta el Presupuesto de Caja y sobre la base del Gasto Devengado (en estado V), con una anticipación máxima de hasta cinco (05) días útiles a la “mejor fecha” de pago registrada por la UE o U/O; el indicado plazo no es aplicable para las Autorizaciones de Giro que se aprueban con el Tipo de Pago “Otros”.

b) La Autorización de Giro en el SIAF-SP equivale al registro:

Gasto Devengado en estado “A” (aprobado), siendo pertinente precisar que esta condición no constituye el otorgamiento de conformidad de las acciones y procesos técnicos relacionados con la formalización del Gasto Devengado en la UE o U/O, los cuales son de exclusiva responsabilidad de los funcionarios facultados para el efecto.

16) Condiciones para el Gasto Girado

a) Es requisito para el registro del Gasto Girado que el

correspondiente Gasto Devengado haya sido contabilizado en el SIAF-SP.

b) El número de registro SIAF-SP del Gasto Girado debe

consignarse en el correspondiente Comprobante de Pago, sustentado en la documentación pertinente.

c) La fecha del Gasto Girado registrado en el SIAF-SP debe ser la

misma o posterior a la fecha de la respectiva Autorización de Giro (Devengado en “A”).

d) Está prohibido girar a nombre de beneficiarios distintos a los

registrados en la fase del Gasto Devengado (estado “A”), con excepción de aquellos con cesión de derechos debidamente acreditados.

e) Es responsabilidad del Jefe del Departamento/Sección

Tesorería y el Contador del área, la verificación de los datos del Gasto Girado, registrados y transmitidos a través del SIAF-SP a la DNTP.

f) El Gasto Girado con cargo a las subcuentas bancarias de gasto

autorizadas por la DNTP debe realizarse, registrarse y transmitirse a través del SIAF-SP dentro de los cinco (05) días útiles de haberse recepcionado la respectiva Autorización de Giro.

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17) Autorización de Pago

La Autorización de Pago equivale al Gasto Girado en estado “A” que es transmitida por la DNTP, al Banco de la Nación y a la UE a través del SIAF-SP; por consiguiente la transferencia electrónica o, de ser el caso, la entrega del cheque o presentación de carta orden al banco está condicionada al Gasto Girado en estado “A”.

18) Utilización del Tipo de Recurso en el registro de la información de

ejecución de gasto

El Tipo de Recurso del campo “Medio de Pago” del SIAF-SP, permite identificar y procesar la información relacionada con la utilización de recursos de una determinada fuente de financiamiento que tienen origen y finalidad predeterminados y son establecidos por la DNTP. Para el registro de la ejecución de gasto y demás Operaciones de tesorería, con cargo a dichos recursos, el Calendario Mensual de Pagos, se distribuye según el Tipo de Recurso directamente a través del SIAF-SP, no siendo necesario el envío de comunicación expresa para dicho fin.

19) Obligación de Pago mediante Transferencias Electrónicas

a) Es obligatorio que los pagos con cargo a los fondos

administrados y canalizados a través de la DNTP se realicen mediante transferencias electrónicas, conforme al procedimiento establecido en la Directiva de Tesorería Nº 001-2007-EF/77.15 y modificatorias, bajo responsabilidad del Director General de Administración o quien haga sus veces en la UE.

b) Los conceptos que se pagan conforme a lo indicado en el literal

precedente son los siguientes:

(1) Planilla de Remuneraciones y otras obligaciones relacionadas a los conceptos Retribuciones y Complementos, y otros Beneficios considerados en el Clasificador de los Gastos Públicos, Relación de Contratos de Administración de Servicios (CAS), de los comprendidos en los programas SECIGRA y SERUM, propina a practicantes, servicios no personales de los proyectos de inversión y las retenciones de la planillas por mandato judicial y embargos, cuyos pagos se efectúen a través del Banco de la Nación u otra Entidad Financiera distinta.

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(2) A los proveedores del Estado, a través de entidades del Sistema Financiero Nacional.

(3) Los pagos por Viáticos también deben efectuarse

mediante el abono en cuentas bancarias individuales.

20) Acreditación de la debida percepción de las remuneraciones

El abono en la cuenta bancaria del servidor, constituye prueba de haberse cumplido con el pago de los derechos de carácter remunerativo que le corresponde, de acuerdo con la Planilla Única de Pagos.

21) Obligación de pago a proveedores con abono en sus cuentas

bancarias individuales

a) Es obligatorio que los pagos a proveedores con cargo a los fondos administrados y canalizados a través de la DNTP, incluyendo a los Encargos Otorgados, se efectúen a través de abono directo en sus respectivas cuentas bancarias.

b) Para tal efecto la UE o U/O requerirá a los proveedores su

Código de Cuenta Interbancario (CCI), en la oportunidad que se de inicio formal a su relación contractual. El proveedor atenderá el requerimiento mediante Carta-Autorización, según el modelo del Anexo N° 01.

c) Para pagos a empresas de servicios públicos es obligatorio que

se les remita el detalle de los recibos que han sido cancelados mediante dicha modalidad, antes de la fecha de vencimiento del recibo correspondiente.

d) Las UUOO que cuentan con SIAF-SP, efectuarán el pago a sus

proveedores mediante transferencias electrónicas y de acuerdo a los procedimientos establecidos.

e) Las UUOO que no cuenten con SIAF-SP, efectuarán el pago a

sus proveedores mediante cartas orden. f) En las bases de los procesos de selección que se convoquen,

se deberá considerar la obligación de pagar a los proveedores mediante el abono a sus cuentas bancarias, de manera que incluso aquellos proveedores que, por razones propias, carezcan de una cuenta bancaria en una entidad financiera distinta del Banco de la Nación, puedan proceder a abrir una cuenta en esta Institución.

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22) Pautas para el abono en las cuentas de los proveedores

Se tendrá en consideración lo siguiente:

a) En la oportunidad del registro del Gasto Comprometido en el SIAF-SP, la Unidad Ejecutora (Dirección de Ejecución Financiera) procede a ingresar el Código de Cuenta Interbancario (CCI) del proveedor (Anexo 01), para su correspondiente validación.

b) La validación del CCI consiste en la verificación, a través de la

Cámara de Compensación Electrónica, de la vigencia de la cuenta y de su respectivo titular.

c) Una vez concluida la validación, el indicado CCI queda

confirmado en el SIAF-SP como único para efectos de los abonos a que hubiera lugar, inclusive para otras transacciones con cualquier UE.

d) El CCI confirmado puede ser sustituido por otro CCI, a pedido

expreso del proveedor. e) El monto a ser abonado, el nombre o razón social del

proveedor, el RUC y el CCI deben constar en el Comprobante de Pago.

23) Facultad y responsabilidad para el pago a proveedores con abono en

sus cuentas

Es efectuado únicamente por las personas acreditadas por la DNTP ante el Banco de la Nación como responsables titulares y suplentes del manejo de las cuentas bancarias de la UE y UUOO. El pago a los proveedores de la UE y UUOO debe realizarse en los plazos estipulados en las respectivas condiciones contractuales, para cuyo efecto los Comandos, DIRECCIÓNES o Jefaturas de las Unidades o Dependencias que originen los compromisos, deben dictar disposiciones expresas de manera que los responsables de las Áreas de Abastecimiento o su equivalente, así como las Áreas autorizadas a otorgar la conformidad, cumplan con enviar a la Oficina General de Economía del Ejército o al Departamento/ Sección de Tesorería la documentación sustentatoria, debidamente verificada, para el pago correspondiente, dentro de los plazos normados. Constituye responsabilidad solidaria de la UE o UUOO, la aplicación de lo antes dispuesto, a fin de evitar la afectación del respectivo presupuesto Institucional en el pago de los intereses a que se contrae el artículo 48º del Decreto Legislativo Nº1017, que aprueba la Ley de Contrataciones del Estado.

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24) Sustentación del pago efectuado mediante abono en cuenta a

proveedores. Se sustenta con la información del débito registrado por el Banco de

la Nación y procesado en el SIAF-SP en las cuentas bancarias de la UE o UUOO y con el Comprobante de Pago; asimismo la factura o comprobante presentado por el proveedor en la fase del Gasto Devengado queda cancelado con la transferencia electrónica abonada en la cuenta del proveedor.

25) Uso excepcional de cheques

a) Sólo se procederá a utilizar cheques en forma excepcional, en

los casos siguientes:

(1) Personal cuyo contrato de forma eventual, no exceda de 4 meses.

(2) Pago de retenciones tales como: AFP’s, ONP, tributos y

descuentos autorizados por el trabajador. (3) Personal de la Institución por concepto de Encargo,

habilitación y reposición del Fondo para Pagos en Efectivo o Caja Chica y para el pago de Jornales.

(4) A proveedores, imposibilitados de abrir cuentas bancarias

en el Sistema Financiero Nacional. (5) Con cargo a fondos distintos de los autorizados por la

DNTP. (6) Viáticos, cuando no pueda utilizarse la modalidad del

abono en cuentas bancarias. (7) Subvenciones a favor de personas naturales o jurídicas,

autorizadas de acuerdo a Ley. (8) Tributos y tasas a las que se encuentre obligada la UE, (9) En su condición de contribuyente.

(10) A empresas que prestan servicios públicos, únicamente

cuando la UE, por razones del sistema de cobranza de dichas empresas, no pueda brindar la información que permita identificar los correspondientes recibos.

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(11) Por compras con la modalidad contra entrega, siempre que así lo estipule el respectivo contrato.

(12) Cesión de derechos, debidamente acreditado. (13) Devolución de montos a personas naturales o jurídicas,

por cobros en exceso o la cancelación de un servicio. (14) Otros casos que apruebe la DNTP.

b) Está prohibido el giro de cheques a nombre del personal de la

Institución para casos diferentes a los señalados en el párrafo precedente.

26) Principales condiciones para el giro excepcional de cheques

a) Los cheques deberán girarse únicamente en los casos

contemplados en la presente Directiva, teniendo en cuenta lo siguiente:

(1) Suscripción mancomunada por los funcionarios

acreditados. (2) Atención del orden de su numeración e impresión de la

frase “No Negociable”. (3) A nombre del emisor de los comprobantes de pago

establecidos por la Sunat. b) No está permitido solicitar la emisión de cheques de gerencia

con cargo a las Subcuentas Bancarias de Gasto, salvo cuando se trate del pago de obligaciones que, por su naturaleza o en razón de procedimientos de recaudación, deba efectuarse con un solo cheque.

27) Características de las Cartas Orden

a) Las Cartas Orden deben ser numeradas en forma correlativa

por cada cuenta bancaria y por cada Año Fiscal y sus copias se mantendrán archivadas.

b) Para tal efecto, en el campo del registro SIAF-SP destinado al

número de la Carta Orden sólo se consignará hasta un máximo de ocho (08) dígitos, los primeros cuatro indican al Año Fiscal y los cuatro últimos al correlativo correspondiente a su emisión.

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28) Caducidad, anulación y reprogramación de Cheques, Cartas Orden y depósito de cheques en cuentas bancarias

a) El Banco de la Nación pagará los cheques girados o atenderá

las cartas orden emitidas contra la Subcuenta Bancaria de Gastos (UE) o Cuenta Bancaria de Reversión (U/O), siempre y cuando su presentación se efectúe dentro de los treinta (30) días calendario contados a partir de la fecha de giro o emisión.

b) Los cheques girados con cargo a las cuentas bancarias

autorizadas por la DNTP, de fuentes de financiamiento distintas a la de Recursos Ordinarios, tienen vigencia de un año, a partir de la fecha de su giro o emisión.

c) Es obligatorio que la UE 003: EP y UUOO que cuentan con

SIAF-SP, procedan a anular el Gasto Girado que haya caducado y registren dicha anulación en el sistema. De mantenerse la obligación de pago, se deberá verificar la procedencia de su reprogramación, a fin de transmitir el nuevo Gasto Girado para su aprobación por la DNTP.

d) Las UUOO que no cuentan con el SIAF-SP, anularán el cheque

y lo conservarán en sus respectivos archivos; asimismo verificarán la procedencia de su reprogramación, a fin de girar el nuevo cheque.

e) Los cheques emitidos por la UE por montos mayores a tres (03)

Unidades Impositivas Tributarias (UIT), se depositan en las cuentas bancarias de los beneficiarios, para cuyo efecto, en el mencionado cheque se consignará la frase “Para abono en cuenta”, con excepción de los emitidos para la ejecución en la modalidad Encargo a Personal de la Institución y Caja Chica.

29) Caja Chica

a) La Caja Chica es un fondo en efectivo que es constituido con

Recursos Públicos de cualquier fuente que financie el Presupuesto INSTITUCIÓNAL al para ser destinado únicamente a gastos menores que demande su cancelación inmediata o que, por su finalidad y características no puedan ser debidamente programados.

Excepcionalmente, puede destinarse al pago de viáticos por comisiones de servicio no programados y de los servicios básicos de las dependencias desconcentradas ubicadas en zonas distantes de la sede de la UE, en este último caso, cuando se determine no utilizar la modalidad del encargo a

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Personal de la Institución a que se contrae el articulo 40º de la Directiva de Tesorería Nº001-2007-EF/77.15 y modificatorias.

b) La UE y UUOO pueden constituir solo una Caja Chica por

fuente de financiamiento. c) Estos fondos deben estar rodeados de condiciones que impidan

la sustracción o deterioro del dinero en efectivo y se mantienen, preferentemente, en caja de seguridad o en otro medio similar.

d) Su administración se sujeta a las Normas Generales de

Tesorería 06 y 07 aprobadas por la Resolución Directoral Nº026-80-EF/77.15 y, adicionalmente a:

(1) El documento sustentatorio para la apertura de la Caja

Chica es la RCGE, en la que se señale la U/O a la que se asigna el fondo, el responsable único de su administración, los responsables a quienes se encomienda el manejo de parte de dicha caja, el monto total de la Caja Chica, el monto máximo para cada adquisición y los procedimientos y plazos para la rendición de cuentas debidamente documentada.

(2) El monto máximo para cada pago con cargo a la Caja

Chica no debe exceder de S/. 700.00, en razón que se debe retener el 6% del IGV, el cual se centraliza en la UE y el MEF ha establecido un procedimiento para su registro en el SIAF-SP.

(3) Los casos que por razones justificadas requieran ser

atendidos con montos mayores a lo señalado en el párrafo precedente, hasta un máximo de noventa por ciento (90%) de una UIT, deben estar contemplados en la Directiva de la Caja Chica.

(4) El gasto en el mes con cargo a dicha Caja no debe

exceder de tres veces el monto constituido, indistintamente del número de RENDICIÓNES documentadas que pudieran efectuarse en el mismo período. Sin embargo, se dará cumplimiento a las directivas y normas de austeridad que determine el Pliego MINDEF al respecto.

(5) Los cheques o giros bancarios se emiten a nombre del

responsable de la administración de la Caja Chica o de los responsables en las UUOO a favor de los cuales se asigne dicho fondo.

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(6) No está permitida la entrega provisional de recursos con

cargo a la citada Caja, excepto cuando se autorice en forma expresa e individualizada por el Señor General de Ejército Comandante General del Ejército, en cuyo caso los gastos efectuados deben justificarse documentadamente dentro de las 48 horas de la entrega correspondiente.

(7) Los Jefes de las UUOO dispondrán la realización de

arqueos inopinados, sin perjuicio de las acciones de fiscalización y control a cargo del Órgano de Control respectivo.

(8) La denominación de Caja Chica es aplicable

indistintamente para el “Fondo para pagos en Efectivo (Recursos Ordinarios) o para el “Fondo Fijo para Caja Chica” (Recursos Directamente Recaudados), La Oficina de Tesorería de la Ogecoe llevará el Registro de Caja Chica, debiendo remitir una copia en forma mensual a la Oficina de Contabilidad para conciliar los saldos contables.

30) Encargos al personal de la Institución

a) Consiste en la entrega de dinero mediante cheque o giro

bancario a personal de la Institución para el pago de obligaciones que, por la naturaleza de determinadas funciones o características de ciertas tareas y/o trabajos indispensables para el cumplimiento de los objetivos Institucionales, no pueden ser efectuados de manera directa en la UE o U/O, tales como: (1) Desarrollo de eventos, talleres o investigaciones, cuyo

detalle de gastos no pueda conocerse con precisión ni con la debida anticipación.

(2) Contingencias derivadas de situaciones de emergencia

declaradas por Ley. (3) Servicios Básicos que por razones de ubicación geográfica

ponen en riesgo su cumplimiento dentro de los plazos establecidos por los respectivos proveedores.

(4) Adquisición de bienes y servicios, ante restricciones

justificadas en cuanto a oferta local, previo informe del órgano de abastecimiento u oficina que haga sus veces, y para los relacionados con la preparación de alimentos del personal militar y policial.

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(5) Acciones calificadas de acuerdo a ley como de carácter

“Reservado”, a cargo de las dependencias del Ministerio de Defensa.

b) Se regula mediante Resolución emitida por el Director General

de la Ogecoe, teniendo como referencia la Resolución emitida por las Unidad de Operación, o Unidad Dependiente de la UE 003:Ejercito Peruano, debiendo obligatoriamente establecer los siguientes datos:

(1) Descripción del objeto del Encargo.

(2) Los conceptos del gasto. (3) Montos máximos. (4) Condiciones a que debe sujetarse las adquisiciones y/o

contrataciones a ser realizadas.

(5) Tiempo que tomará el desarrollo de las mismas

(6) Plazo para las respectivas Rendiciones de Cuentas debidamente documentadas.

c) La rendición de cuentas no debe exceder de los tres (03) días

hábiles después de concluida la actividad materia del encargo, salvo cuando se trate de actividades desarrolladas en el exterior del país, en cuyo caso puede ser de hasta quince (15) días calendario.

d) La utilización de esta modalidad de ejecución es para fines

distintos de los que tienen establecidos el Fondo para Caja Chica y los viáticos.

e) No procede la entrega de nuevos “Encargos” a personas que

tienen pendientes la rendición de cuentas o devolución de montos no utilizados de “Encargos” anteriormente otorgados.

f) La modalidad de pago “Encargo a personal de la Institución” a

que se contrae el artículo 40º de la Directiva de Tesorería Nº001-2007-EF/77.15 aprobada por la Resolución Directoral Nº002-2007-EF/77.15 y modificatorias, para la ejecución de las actividades de Inteligencia calificadas de acuerdo a Ley como de carácter “Reservado” a cargo de la UE, incluyendo las correspondientes RENDICIÓNES de cuentas, se sujetan al procedimiento establecido en la Directiva aprobada en

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aplicación de lo dispuesto en la Ley Nº28664, Ley del Sistema de Inteligencia Nacional-SINA.

g) Para el trámite se tendrá en cuenta los siguientes detalles:

(1) Para la gestión de pagos por concepto de mejoramiento

de rancho y personal de TSMV destacados a otras dependencia que por conveniencia económica y del servicio, previo informe favorable del área de logística, además de las previstas para la certificación presupuesta, compromiso y devengado, se adjuntara la siguiente documentación:

(a) Resolución de la Unidad de Operación o

dependencia. (b) Resolución de la Ogecoe, Anexo N°03 (c) Liquidación con la cantidad de raciones consumidas,

suscritas por el liquidador de Clase I de la Unidad de Intendencia, Comandante de la Unidad de Intendencia y Jefe de la Unidad de Operación.

(d) Relación Nominal del personal destacado, suscrito

por el Comandante de la Unidad de Intendencia, Oficial de personal y Comandante General de la RM, GU y de ser el caso dependencia.

(2) Para la gestión de pagos por concepto de gastos

especiales de inteligencia y de Operaciones psicológicas, pagos para atenciones a comitivas con ocasión de intercambios bilaterales de inteligencia, atención a delegaciones protocolares de cadetes de otros países, entre otros similares, además de las previstas para la certificación presupuestaria, compromiso y devengado se adjuntará la siguiente documentación:

(a) Resolución de la Unidad Operativa o Unidad

Dependiente. (b) Resolución de la Ogecoe.

(3) Para la gestión para el pago de propinas a Cadetes y

alumnos menores de edad, además de las previstas para la certificación presupuestaria, compromiso y devengado se adjuntara la siguiente documentación:

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(a) Resolución de la Unidad de Operación o dependencia.

(b) Resolución de la Ogecoe. Esta gestión será efectuada por el Comando de Instrucción y Doctrina del Ejército de manera centralizada para todas las escuelas de formación.

31) Prohibición de pagos en efectivo

Se encuentra prohibido el uso de la modalidad de pagos en efectivo para acciones distintas a lo establecido en la presente Directiva.

32) Encargo dentro de las Unidades Operativas

Queda prohibido que las Unidades Operativas otorguen encargos por cualquier motivo de los encargos recibidos de la Unidad Ejecutora.

c. APERTURA DE CUENTAS BANCARIAS

1) La administración de los fondos debe efectuarse en la Tesorería de la UE o U/O y su manejo debe realizarse a través de cuentas bancarias autorizadas por la DNTP.

2) La referencia a cuentas bancarias comprende a las sub cuentas

bancarias de gasto, cuentas de “Encargos”, Cuentas Centrales y Adicionales de Recursos Directamente Recaudados y a las otras cuentas bancarias, independientemente de la fuente de financiamiento.

3) Son fondos administrados por la DNTP aquellos cuya ejecución se

realiza con cargo a créditos presupuestarios aprobados por la fuente de financiamiento Recursos Ordinarios, los provenientes de la fuente de financiamiento Donaciones y Transferencias (Tipos de Recurso distintos de “Normal”) y otros fondos que determine la DNTP. Estos se manejan en cuentas bancarias abiertas por la DNTP en el Banco de la Nación.

4) Las Operaciones de gasto con cargo a los fondos de la fuente de

financiamiento Recursos Directamente Recaudados se canaliza a través de la DNTP y se manejan en cuentas bancarias abiertas por la DNTP en el Banco de la Nación.

5) La apertura de cuentas bancarias para el manejo de fondos públicos

distintos a los administrados y canalizados por la DNTP, es autorizada por la mencionada Dirección Nacional y a solicitud expresa de la UE.

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6) Cuando se requiera la apertura de cuentas en una entidad financiera distinta del Banco de la Nación, la solicitud correspondiente debe estar acompañada de la copia de la Resolución del Titular del Pliego o del funcionario en quien se hubiera delegado la facultad de dirigir los asuntos administrativos de la entidad, en la que se designe la entidad bancaria y se indique la fuente de financiamiento, la modalidad de depósito y el tipo de moneda.

7) La apertura de cuentas bancarias para las UUOO es evaluada por la

DNTP atendiendo a criterios de racionalidad, ubicación geográfica, montos a ser transferidos y naturaleza de los conceptos de gastos que se requieran atender en dichos niveles desconcentrados, de manera que la información y las Operaciones correspondientes puedan ser registradas en el SIAF SP.

8) El trámite de apertura de cuentas bancarias, de fondos recibidos por

la UE 003: EP bajo la modalidad de “Encargos” de Pliegos conformantes del Gobierno Nacional, Gobiernos Regionales y Gobiernos Locales, estará a cargo de la UE “Encargante”.

9) La DNTP autoriza la apertura de otras cuentas bancarias en el Banco

de la Nación, a solicitud expresa de la UE, para efecto de:

a) Depósito de la retención del 10% del monto total del contrato con las Micro y Pequeñas Empresas (MYPE’s), como alternativa a la obligación de presentar la garantía de fiel cumplimiento.

b) Intervención económica de una obra, por incumplimiento de las

estipulaciones contractuales que ocasionen retrasos en los plazos programados para la culminación de la obra (Directiva N° 001-2003 CONSUCODE aprobada con Resolución N° 01 0-2003 CONSUCODE-PRE).

c) Atender las sentencias judiciales en calidad de cosa juzgada,

en el marco de lo dispuesto en el artículo 70° de l a Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto.

10) Los titulares de las cuentas bancarias en la UE son el Director

General de la Ogecoe y el Director de la Oficina de Tesorería y en la U/O son el Jefe de la U/O y el Jefe del Departamento/Sección Tesorería.

11) Pueden designarse hasta dos suplentes para el manejo de las

cuentas bancarias no pudiendo ser el cajero, ni el personal del área de Control Interno, Abastecimiento o Logística, o el que tenga a su cargo labores de registro contable.

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12) Los titulares y suplentes de las cuentas bancarias de la UE son

designados mediante Resolución del Titular del Pliego o del funcionario a quien este hubiera delegado de manera expresa esta facultad.

13) Los titulares y suplentes de las cuentas bancarias de “Encargos” de

las UUOO son designados mediante Resolución del Director General de la Ogecoe.

14) La asignación de códigos de usuarios y claves de acceso para el

manejo de las cuentas bancarias es efectuada por la DNTP luego del registro en el SIAF-SP de los datos del personal acreditado.

15) Los cambios de titulares o suplentes de las cuentas bancarias

autorizadas para el manejo de fondos administrados y procesados a través de la DNTP requieren contar con la autorización expresa de la mencionada Dirección Nacional, como requisito previo a su trámite en el Banco de la Nación, para cuyo efecto se remite a la DNTP copia fedateada de la Resolución respectiva.

16) Los cambios de titulares y suplentes de las cuentas bancarias de las

fuentes de financiamiento Recursos Directamente Recaudados y Donaciones y Transferencias (Tipo de Recurso distinto del “normal”) se efectúan directamente en el Banco de la Nación.

17) Los titulares y suplentes designados están impedidos de ordenar

transacciones en las cuentas bancarias mientras no se haya formalizado su registro de firmas en el Banco de la Nación.

18) Las Transferencias Financieras que en aplicación de lo dispuesto en

el segundo párrafo del numeral 15.1 del artículo 15º de la Ley Nº29626, Ley de Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2011, son otorgadas por las Unidades Ejecutoras del Gobierno Nacional a favor de las Empresas Públicas, con cargo a la fuente de financiamiento Recursos Ordinarios, se administran en cuentas bancarias en el Banco de la Nación autorizadas por la DNTP, a solicitud de la mencionada UE.

19) Los cheques sin utilizar por el cierre de cuentas bancarias deben ser

destruidos y sobre este acto debe levantarse el Acta correspondiente, la misma que debe ser archivada en la Oficina de Tesorería de la UE o Departamento/Sección de Tesorería de la U/O.

d. APERTURA DE CARTAS DE CREDITOS

1) Por las fuentes de financiamiento de RO, RDR y DyT.

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a) El trámite de apertura de una carta de crédito se inicia después

de que las UUOO han calendarizado los fondos, enviado la solicitud de certificación presupuestal a la Diplan y efectuado las fases del gasto (compromiso, devengado y girado) por la Ogecoe.

b) Una vez que se cuenta con la carta orden, la Unidad de

Operaciones Externas (OPEX) de la Ogecoe, procede a formular la solicitud de apertura del crédito documentario, la cual es enviada al Banco de la Nación conjuntamente con la solicitud, para que el BN proceda a realizar las coordinaciones con el Banco Corresponsal para la apertura del CD.

c) Después de que el BN recibe conforme los documentos de

embarque, realiza el pago del CD y envía los documentos a OPEX de la Ogecoe, para efectuar la conciliación de saldos del CD.

d) Una vez conciliado los saldos del CD se procede a solicitar la

liquidación del mismo, luego todo el expediente del CD debe ser remitido a la Unidad de Tesorería para su registro y posterior envío a la Oficina de Contabilidad.

2) Por la fuente de financiamiento de Recursos por Operaciones

Oficiales de Crédito ( ROOC)

a) Luego de recepcionado el contrato suscrito por los SSLL y UUOO, la Oficina de Operaciones Externas debe solicitar al Ministerio de Economía y Finanzas autorización para gestionar la apertura del crédito documentario ante en Banco de la Nación.

b) Recibida la autorización del MEF, OPEX oficia al BN adjuntando

la solicitud, para que ésta entidad proceda a aperturar el CD después de realizar las coordinaciones con el Banco Corresponsal.

c) Luego de recibido la comunicación del BN indicando que se han

recibido conforme los documentos de embarque, OPEX debe solicitar al MEF la autorización de desembolso.

d) Posteriormente se instruye al BN, adjuntando la carta del MEF

en la cual autorizan el desembolso, para que efectúen el pago del CD, entidad que posteriormente remite la notificación de pago y los documentos de embarque.

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e) La Unidad de Tesorería de la Ogecoe con la notificación de pago recibida del BN, debe registrar en el SIAF la fase de ingresos.

F Copia de la notificación de pago debe ser remitida a la

dependencia que suscribió el contrato, para que emitan la solicitud de certificación presupuestaria a la Diplan .

g) Después que se recibe el certificado presupuestario la Ogecoe

debe registrar en el SIAF las fases del gasto (compromiso, devengado, girado y pagado), con lo cual termina todo el proceso.

h) Después de que el BN recibe conforme los documentos de

embarque, realiza el pago del CD y envía los documentos a OPEX de la Ogecoe, para efectuar la conciliación de saldos del CD.

i) Una vez conciliado los saldos del CD se procede a solicitar la

liquidación del mismo, luego todo el expediente del CD debe ser remitido a la Unidad de Tesorería para su registro y posterior envío a la Oficina de Contabilidad.

3) Documentos cancelatorios

La Oficina de Tesorería formulará un registro y mantendrá un archivo para las acciones de control, comunicando a la Oficina de Contabilidad, cada vez que existan registros en el SIAF-SP de estos documentos.

e. OTRAS OPERACIONES DE TESORERÍA

1) Manejo de fondos en la modalidad de Encargos

a) Se denomina “Encargo” en el marco de lo establecido en el

inciso b) del artículo 59º de la Ley N° 28411 Ley G eneral del Sistema Nacional de Presupuesto, a la ejecución de determinadas actividades y/o proyectos por parte de:

(1) Unidades desconcentradas conformantes de la misma UE,

que para el efecto se denominan “Unidades Operativas”, para cuyo efecto debe formularse la Directiva correspondiente.

(2) Otra UE, distinta de aquella en la cual han sido aprobados

los Créditos Presupuestarios correspondientes, siempre que pertenezcan a otro pliego presupuestal. En este caso

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se suscribe un convenio por los funcionarios a quienes le sea delegada esta función en forma expresa por el Comandante General del Ejército.

b) Se denomina “Encargante” a la UE de donde proceden los

recursos y “Encargada” a la UE o U/O que los recibe.

c) Las UUOO “Encargadas” deben efectuar el registro de sus Operaciones de gasto en el módulo SIAF-SP.

2) Principales términos y condiciones de Convenios y Directivas de

Encargos

Entre otros términos y condiciones que se estimen pertinentes para garantizar la adecuada ejecución de los encargos, los Convenios y Directiva que se formulen, deben contemplar lo siguiente:

a) Fuente de Financiamiento de los recursos a ser ejecutados en la

modalidad de “Encargo”.

b) Los fondos que provengan de la fuente de financiamiento RO u otros administrados y procesados a través de la DNTP son manejados exclusivamente en el Banco de la Nación, para cuyo efecto en el caso de Unidades Ejecutoras, la “Encargante” debe solicitar la apertura de una Cuenta Central de “Encargos” y de la Cuenta Bancaria de Reversión.

c) Las condiciones o requisitos de los actos administrativos propios de la ejecución del gasto que es materia del Encargo, en el marco de los procedimientos y plazos establecidos a través de la normatividad presupuestal y de tesorería vigentes.

d) Inmediatamente después de aprobado el Calendario de

Compromisos del periodo, la “Encargante” determina los montos de las transferencias y realiza el Gasto Comprometido, Devengado y Girado en el mismo periodo y con la debida oportunidad a fin de permitir que la “Encargada” registre en el SIAF-SP la información de sus Operaciones.

e) Los términos a que deben sujetarse las RENDICIÓNES de

cuenta por parte de la “Encargada” respecto del cumplimiento de las actividades y proyectos encomendados, con indicación de la documentación e información sustentatoria correspondiente.

f) Las Rendiciones de Cuentas documentadas sobre el estado de

ejecución del gasto por los encargos recibidos deben realizarse cada 30 días.

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g) Los comprobantes de pago que sustenten la ejecución del gasto

deben ser emitidos a nombre de la “Encargante”. h) Las reversiones a que hubiera lugar por parte de las

“Encargadas”, producto de la recuperación de pagos indebidos y devoluciones, deben ser depositados en la Cuenta Central de Encargos de la “Encargante”, a través del SIAF-SP, mediante Papeleta de Depósitos (T-6), con indicación expresa del número de registro SIAF-SP.

i) Se prohíbe a las “Encargadas” delegar en otras UUEE, UUOO o

Instituciones, la ejecución de los fondos recibidos en la modalidad de “Encargo”.

j) El incumplimiento de los términos y condiciones establecidos a

través de la correspondiente Directiva o Convenio dará lugar a la suspensión de la entrega de nuevas remesas.

3) La Cuentas Bancarias de Reversión de las “Encargadas” y Cuenta

Central de Encargos de la UE

a) Las Cuentas Bancarias de Reversión tienen las características siguientes:

(1) Bajo ningún concepto reciben abonos, salvo cuando lo

disponga la DNTP. (2) Sólo registran cargos por los cheques girados o cartas

órdenes emitidas. (3) El giro y pago de cheques se sujetan a las normas del

Sistema Nacional de Tesorería. b) Los montos no comprometidos en el mes por las UUOO

“Encargadas”, deben ser devueltos por la UE “Encargante” mediante una Carta Orden, dentro de los primeros cinco (05) días calendario del mes siguiente, a la cuenta bancaria de la cual provienen los fondos materia del Encargo.

c) Las Operaciones en la Cuenta Central de la UE “Encargante” se

realiza únicamente mediante Cartas-Orden, siendo responsabilidad del Director General de la Ogecoe y del Director de la Oficina de Tesorería los giros en exceso de lo autorizado en dichas cuentas centrales.

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4) Depósito de fondos provenientes de recuperación de pagos indebidos u otros a favor del Tesoro Público

a) El depósito de los fondos provenientes de menores gastos

autorizados con cargo a las cuentas bancarias administradas por la DNTP, tales como Encargos, Fondo Fijo para Caja Chica y de la recuperación de pagos indebidos o en exceso, se efectúa en el Banco de la Nación, dentro de las 24 horas de su recepción a la cuenta bancaria que corresponda y, en el caso de la fuente de financiamiento Recursos Ordinarios, en la cuenta principal de la DNTP Nº 00-000-299294, mediante Papeleta de Depósito a favor del Tesoro Público (T-6).

b) Los Recursos Ordinarios no utilizados al 31 de marzo de 2011, de

los Convenios de Administración de Recursos, costos compartidos y otras modalidades similares referidos en la Undécima Disposición Complementaria y Final de la Ley Nº29626, Ley de Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2011, son depositados por las Unidades Ejecutoras de las entidades suscriptoras de los mencionados Convenios, en la Cuenta Principal del Tesoro Público, mediante Papeleta de Deposito (T-6), hasta el 29 de Abril de 2011 y se registran en el SIAF-SP, informando a la DNTP.

c) Los montos no utilizados de las Transferencias Financieras, que

en el marco de los respectivos convenios suscritos deben ser devueltos, son depositados directamente, en la Cuenta Principal del Tesoro Público, o de ser el caso, en la cuenta bancaria de la fuente de financiamiento que corresponda, y se registra en el SIAF-SP, utilizando el Tipo de Operación Ingreso-Gasto (Y/G).

d) Es responsabilidad de la UE que realizó la Transferencia

financiera efectuar el seguimiento y monitoreo correspondiente. e) El registro en el SIAF-SP de menores gastos, se efectúa en el

mismo expediente que originó el pago, inclusive para los correspondientes a años fiscales anteriores. Solo en casos justificados se puede generar un nuevo registro administrativo, utilizando el tipo de operación Ingreso/gasto (Y/G), con indicación del respectivo concepto.

f) Las recuperaciones de fondos por pagos indebidos o en exceso,

con cargo a las cuentas distintas de las administradas y procesadas por la DNTP, deben depositarse en la respectiva cuenta bancaria dentro de las 24 horas de su recuperación, procediendo a su registro en el SIAF SP.

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5) Aplicación de intereses por pagos indebidos o en exceso y viáticos no utilizados

a) Inmediatamente después de detectarse un pago indebido o en exceso a favor de un trabajador activo o en el caso que no se haya cumplido con la devolución oportuna de los viáticos no utilizados u otros conceptos, el Copere procederá a formular el respectivo requerimiento para su devolución; a partir de dicho requerimiento y hasta que se produzca su debida cancelación, se aplica los intereses correspondientes de acuerdo a la tasa de interés legal efectiva que publica la Superintendencia de Banca y Seguros y Administradoras Privadas de Fondos de Pensiones.

b) El dinero recuperado de la fuente de financiamiento Recursos

Ordinarios se deposita utilizando la Papeleta de Depósito T-6 con indicación del Reg. SIAF-SP , monto y concepto. El depósito de los intereses se hará empleando otra Papeleta T-6.

6) Plazo para la Rendición de Cuentas de Viáticos

Cuando la comisión de servicios se desarrolla en el interior del país, el plazo máximo para la rendición de cuentas de Viáticos es de ocho (08) días calendarios, después de culminada la misma y cuando dicha comisión es en el exterior, el plazo máximo es de quince (15) días calendarios. Ante el incumplimiento de la devolución de viáticos no utilizados en el plazo señalado, debe consignarse en el formato de entrega de los viáticos, la autorización expresa del perceptor de los mismos para que la UE efectúe la retención correspondiente a través de la Planilla Única de Pagos, independientemente de las medidas aplicables por dicho incumplimiento.

7) Plazo para el depósito de fondos públicos

Los fondos públicos que de acuerdo a Ley recauda la UE y UUOO, por todo concepto (venta de chatarra, bienes muebles, inmuebles, otros) y cualquiera que sea su fuente de financiamiento, deberán ser depositados en forma íntegra, sin deducciones, en las correspondientes cuentas bancarias, en un plazo no mayor de veinticuatro (24) horas, bajo responsabilidad, debiendo asimismo proceder a su registro correspondiente en el SIAF-SP.

8) Registro de retenciones efectuadas a favor del Tesoro Público

Las retenciones de fondos a favor del Tesoro Público con cargo a sub cuentas bancarias de gasto deben efectuarse sin giro de

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cheques, mediante el registro en el SIAF-SP con indicación del código de concepto correspondiente y en el mismo mes de la retención. Estas Operaciones se identifican con el código 082 para el documento “B” en el registro de la fase del Girado.

9) Aplicación de reglas de redondeo dispuestas por Sunat

El giro para el pago de obligaciones tributarias se expresa en números enteros, conforme a lo establecido en la Resolución de Superintendencia Nº 25-2000-Sunat, publicado el 24 de febrero del 2000, para lo cual la UE debe proceder a ajustar la ejecución del gasto por la diferencia resultante de dicho redondeo, sea rebajándolo o incrementándolo, comunicando a la Oficina de Contabilidad y de Ejecución Financiera, para la regularización de las fases devengado y compromiso.

10) Uso excepcional de Declaración Jurada para sustentar gastos.

La Declaración Jurada es un documento sustentatorio de gastos únicamente cuando se trate de casos, lugares o conceptos por los que no sea posible obtener comprobantes de pago reconocidos y emitidos de conformidad a lo establecido por la Sunat. El monto de la Declaración Jurada no debe exceder el 10% de una Unidad Impositiva Tributaria (UIT).

11) Devolución de fondos ingresados indebidamente en cuentas de la

DNTP.

El Director General de la Ogecoe solicitará en forma expresa a la DNTP, la devolución de fondos pertenecientes a terceros que hayan sido depositados erróneamente en cuentas de la DNTP, con indicación de la fecha del depósito y acompañada de una copia fedateada de la Resolución Administrativa que debe contener las razones de la devolución, identificar al beneficiario, reconocer su derecho y precisar el monto y la partida específica del ingreso del Tesoro Público; asimismo, para la devolución de fondos pertenecientes a la UE el Director General de la Ogecoe solicitará en forma expresa a la citada Dirección Nacional la devolución respectiva, adjuntando la documentación sustentatoria (Comprobante de Pago, Carta-Orden, Planillas, Rendición de Cuentas, Extracto Bancario, entre otros).

12) Devolución de fondos públicos por la UE

a) Para la devolución de fondos percibidos y depositados indebidamente o en exceso, la UE debe considerar entre otros, lo siguiente:

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(1) Reconocimiento formal del derecho a la devolución por

parte del área competente. (2) Sustento de la verificación del pago o depósito efectuado y

registrado en el SIAF-SP. (3) Registro de la devolución en el SIAF-SP según la

naturaleza del ingreso.

b) Las devoluciones deben efectuarse mediante giro de cheque o emisión de carta-orden para el abono en la cuenta de entidad o persona beneficiaria.

c) Las devoluciones por montos menores al cinco por ciento (5%)

de una UIT pueden ser efectuadas en efectivo. Mediante Resolución se podrá constituir un “Fondo de Devoluciones en Efectivo”, la que establecerá los procedimientos, condiciones y plazos que garanticen su adecuado uso.

f. CIERRE DE OPERACIONES DEL AÑO FISCAL

1) Gasto Devengado por toda Fuente de Financiamiento, al cierre del Año Fiscal.

El pago del Gasto Devengado por la Unidad Ejecutora (UE) o Unidad de Operación (U/O), que se encuentre debidamente formalizado y procesado en estado “V”, en el SIAF-SP al 31 de Diciembre de cada Año Fiscal, por toda fuente de financiamiento, se atenderá hasta el 31 de Marzo del Año Fiscal siguiente. Las Autorizaciones de Pago para la atención del Gasto Devengado, con cargo a las fuentes de financiamiento Recursos Ordinarios y otras administradas por la DNTP, se aprueban de acuerdo con la “mejor fecha” registrada en el SIAF SP. Esta disposición también es aplicable para la ejecución del gasto en la modalidad de “Encargo”. Considerar los nuevos plazos que establece la DNTP, para el año 2010 se estableció como fecha máxima el 31 de Enero del 2011, sin embargo en Marzo se amplió dicho plazo.

2) Liquidación del Fondo para Pagos en Efectivo, Fondo Fijo para Caja

Chica y los Encargos entregados a personal de la Institución al cierre del Año Fiscal.

Durante el mes de Enero de cada Año Fiscal se depositan mediante Papeleta de Depósito T-6, en la cuenta bancaria de la fuente de financiamiento correspondiente y se registran en el SIAF-SP los saldos que al 31 de Diciembre del Año Fiscal anterior resulten de la liquidación del Fondo para Caja Chica por toda fuente de

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financiamiento y de los montos de encargos entregados a personal de la Institución.

La Caja chica se regulariza en el año, el plazo para la reversión de saldos no aplicados no debe exceder del 31 Diciembre del año presupuestal.

3) Liquidación de Encargos Recibidos

El importe del Gasto no Devengado al 31 de Diciembre de cada Año Fiscal por la UE o U/O “Encargada” de fondos administrados y procesados por la DNTP, será devuelto por la “Encargante” durante el mes de Enero del siguiente Año Fiscal mediante Papeleta de Depósito T-6. El registro en el SIAF-SP de la información relacionada con la liquidación de la ejecución del gasto en la modalidad de Encargo del Año Fiscal anterior será efectuado hasta el décimo día útil del mes de Mayo de cada año. El plazo no debe exceder al 31 Marzo del año siguiente.

5. DISPOSICIONES PARTICULARES

a. DIRECCIÓN DE PLANEAMIENTO DEL EJÉRCITO ( Diplan )

1) Formular la Certificación de Crédito Presupuestario respectivo dentro de los quince (15) primeros días de cada mes, a solicitud de las Dependencias que generan compromisos, dando prioridad a las UUOO que cuentan con SIAF-SP; remitiendo dicha Certificación a la Ogecoe para la asignación de fondos a las UUOO en forma oportuna.

2) Comunicar a la U/O que solicita Certificación de Crédito

Presupuestario para cancelar deudas tributarias con Municipalidades, lo siguiente:

a) La disponibilidad de fondos presupuestales suficientes para

asumir dicho compromiso y que la correspondiente Certificación sea remitido a la Ogecoe, para la asignación de fondos.

b) Comunicar que no es factible emitir la Certificación por no contar

con Calendario de Compromiso e indicar la posible fecha de asignación de fondos; con la finalidad de que la U/O solicite un aplazamiento y/o fraccionamiento de la deuda a la Municipalidad, para evitar el inicio de la cobranza y embargo coactivo.

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3) Verificar la conformidad de la documentación sustentatoria en los siguientes aspectos:

a) Planillas de viáticos por más de 4 días, deberá tener la

autorización expresa del Comandante General del Ejército como máxima autoridad administrativa (Anexo 6).

b) Para el encargo excepcional a personal de la Institución debe

regularse mediante Resolución del Comandante General del Ejército indicando el objeto del encargo, los gastos, sus montos máximos, las condiciones a que debe ajustarse las adquisiciones y contrataciones y el tiempo que tomará el desarrollo de la misma, señalando el plazo para la rendición de cuentas, la que no deberá exceder de 3 días hábiles de concluido la actividad motivo del encargo, no se otorga un nuevo encargo en caso no se rinda cuenta del encargo anterior (Anexo N°03).

c) Tener presente las restricciones establecidos en la norma de

austeridad en el gasto público, establecido en la Directiva General N°007-2001/MINDEF/VRD/DGGAD, aprobada con RM N° 342 -20011-DE/SG, del 13 de Abril del 2011.

4) Efectuar la fase de ejecución del proceso presupuestario. 5) Efectuar las modificaciones presupuestales en el nivel funcional

programático, dentro el marco del Presupuesto Institucional de la UE N° 003: Ejército del Perú.

6) Emitir Opiniones presupuestales con cargo a la Reserva de

Contingencia. 7) Efectuar rebajas de certificaciones presupuestales cuando la

situación lo requiera. 8) Solicitar a las UUOO, los requerimientos de pago de sus

compromisos y obligaciones contraídas, debiendo centralizar dicha información mediante el Sistema Integral Presupuestal del Ejército (SIPE) el día 24 del mes anterior.

9) Formular la Directiva que norme los procedimientos de ejecución

Presupuestal correspondiente.

b. OFICINA GENERAL DE ECONOMÍA DEL EJÉRCITO (Ogecoe )

1) DIRECCIÓN DE EJECUCIÓN FINANCIERA .

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a) Registrar y de ser el caso modificar el código de cuenta interbancario de los contratistas.

b) Efectuar la conciliación presupuestal y financiera con la sub

dirección de presupuesto en coordinación con a la oficina de tesorería y formular el cuadro denominado EP 1.

c) Recibir la documentación de los diferentes conceptos de la Sub

Dirección de Presupuesto y efectuar el registro del compromiso.

2) DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD. a) Efectuar la Conciliación de las Cuentas de Enlace con la UE

Central, en forma mensual asegurando el cierre de cada Año Fiscal, a fin de que dicha información sea remitida a nivel Pliego, por la citada Dependencia a la DNTP, debiendo coordinar con la Oficina de Tesorería para la formulación y remisión de los reportes del SIAF-SP, debidamente refrendados por el personal que interviene en su formulación.

b) Registrar en el SIAF-SP el Gasto Devengado de

Remuneraciones, teniendo en cuenta que no podrá exceder el monto comprometido, respecto de los servidores y funcionarios activos, registrados nominalmente en la respectiva Planilla Única de Pagos.

c) Devengar y registrar el concepto de retenciones diversas en

forma separada del correspondiente importe neto, con indicación de la mejor fecha de pago, la misma que debe tener en cuenta el cronograma de pagos que establecen las entidades recaudadoras y/o acreedoras, así como las autoridades judiciales en el caso de los descuentos judiciales.

3) DIRECCIÓN DE TESORERÍA.

a) Registrar y transmitir el Gasto Girado a través del SIAF-SP

dentro de los cinco (5) días útiles de haberse recepcionado la respectiva Autorización de la DNTP. Para el pago de remuneraciones el importe neto que debe ser abonado en las respectivas cuentas bancarias de los trabajadores activos, indicando la mejor fecha de pago, de acuerdo con el Cronograma Mensual de Pagos aprobado por el Vice Ministro de Hacienda. Para el pago de las retenciones a favor de aquellos beneficiarios que no tienen establecidas fechas de pago, se efectuara obligatoriamente dentro del mes al que corresponda el pago de las remuneraciones.

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b) Efectuar la acreditación de la debida percepción de las remuneraciones de conformidad a la Planilla Única de Pagos, de la manera siguiente:

(1) Solicitar mensualmente al Banco de la Nación las notas de

cargo de transferencia a entidades financieras, por concepto de remuneraciones y otros beneficios del personal.

(2) Solicitar mensualmente a las correspondientes entidades

financieras la consistencia de los abonos efectuados en las cuentas individuales del Personal Militar y Civil del Ejército, impreso y en cinta magnética; asimismo solicitar los cheques de gerencia a nombre del personal al que no se le abonó sus remuneraciones y otros beneficios, por diversos motivos.

(3) Efectuar la acreditación mediante el cruce de información

de la Planilla Única de Pagos con la Consistencia de los abonos efectuados por las respectivas entidades financieras; para lo cual, empleará el Programa de Pago de Remuneraciones de la Ogecoe.

(4) Efectuar los trámites correspondientes, a fin de proceder al

pago de los cheques de gerencia del personal al que la entidad financiera no le abonó sus remuneraciones y otros beneficios en sus cuentas individuales, por diversos motivos.

c) Solicitar la emisión de cheques de gerencia, sólo cuando se trate

del pago de obligaciones que, por su naturaleza o en razón a procedimientos de recaudación, deba efectuarse con un solo cheque (pago a la Sunat).

d) Efectuar conciliaciones mensuales respecto a las transferencias electrónicas, cheques pagados y/o cartas orden atendidas por el Banco de la Nación con la información obtenida del SIAF SP; asimismo, verificar que el monto total de los cargos en la Subcuenta Bancaria de Gasto, por efecto de transferencias electrónicas, cheques pagados y/o cartas orden presentadas en el mes, no exceda el total de las Autorizaciones de pago aprobadas durante el mismo período.

e) Acreditar a los titulares y suplentes de las cuentas bancarias:

(1) Recursos Ordinarios (RO).

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Se efectúa conforme a lo siguiente:

(a) El ingreso en el módulo SIAF-SP de la UE de los datos del personal designado, conforme a la respectiva Resolución de designación.

(b) La remisión al Banco de la Nación de la transcripción o

copia autenticada de la Resolución, por la que se designa a los titulares y suplentes, vía fax o correo electrónico, previa autorización de la DNTP, en cuyo caso debe ser escaneada, sin perjuicio de su envío por correo postal.

(2) Recursos Directamente Recaudados (RDR).

Se acreditan directamente ante el Banco de la Nación. Copia de la Resolución debe ser remitida a la DNTP dentro de las 48 horas de haberse efectuado el respectivo registro de firmas.

f) Efectuar directamente ante el Banco de la Nación, los cambios

de titulares y suplentes designados para las cuentas bancarias de Recursos Directamente Recaudados y Donaciones y Transferencias – Tipo de Recurso distinto de “Normal”.

g) Los titulares y suplentes designados están impedidos de efectuar

movimientos contra las cuentas bancarias mientras que no se haya formalizado el correspondiente registro de firmas ante el Banco de la Nación, conforme a la normatividad y procedimientos establecidos en la presente Directiva.

h) Proceder al cierre de cuentas bancarias autorizadas por la DNTP,

únicamente en los casos siguientes:

(1) Unidades Operativas a ser desactivadas por absorción o fusión.

(2) Encargos cuya continuidad no haya sido prevista. (3) Fuentes de Financiamiento no vigentes. (4) Por instrucciones expresas de la DNTP.

i) Para efecto del redondeo de los Pagos a la Sunat, se deberá

considerar el primer decimal y aplicar el procedimiento siguiente:

(1) Si la fracción es inferior a cinco (5), el valor permanecerá igual, suprimiéndose el decimal.

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(2) Si la fracción es igual o superior a cinco (5), el valor se

ajustará a la unidad inmediata superior.

j) Cuando por efecto de la aplicación del redondeo, resulte un importe en exceso o en defecto, se procederá a ajustar la ejecución del gasto por la diferencia resultante de dicho redondeo, sea rebajándolo o de ser el caso incrementándolo.

Comunicando a la Oficina de Contabilidad y de Ejecución Financiera, para la regularización de las fases devengado y compromiso.

k) Depositar mensualmente en la cuenta bancaria aperturada en el

Banco de la Nación por el MINDEF, los montos establecidos en el Artículo 70 de la Ley N° 28411 “Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto”, para el pago de sentencias judiciales en calidad de cosa juzgada, de acuerdo a un estricto orden de notificación. En caso de que los montos de las obligaciones de pago superen los fondos depositados, se debe efectuar el pago en forma proporcional a todos los requerimientos existentes.

l) Recepcionar de las Unidades de Operación y de las Unidades

desconcentradas las carta fianza que otorgan los contratistas que, según corresponda, son de fiel cumplimiento de contrato, por adelantos y por monto diferencial de propuesta; efectuar la verificación de la autenticidad según los mecanismos propios de la entidad bancaria otorgante, ordenar mediante carta notarial la ejecución cuando se presente algunos de los causales establecidos en el artículo 164 del reglamento de la ley de Contrataciones del Estado.

m) Formular mensualmente los registros siguientes:

(1) Registro de carta fianza. (2) Registro de caja chica, por fuentes de financiamiento. (3) Registro de cartas Ordenes y cheques en cartera por toda

fuente de financiamiento.

Deben ser suscritos por el cajero, Jefe de la Dirección de Tesorería y el Director General de Economía del Ejército.

n) Solicitar a la correspondiente entidad bancaria las respectivas

notas que sustente el abono del pago en la cuenta del beneficiario y por el cargo en la cuenta bancaria de la UE, por el

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pago de los diversos conceptos al personal de la institución o que labora para ella, tales como sueldos, compensaciones, viáticos, recibos por honorarios, etc.

c. COMANDO DE PERSONAL DEL EJÉRCITO (Copere).

1) Es responsable de procesar en forma mensual la Planilla Única de Pago a nivel Ejército, tal como lo establece la Directiva de Tesorería del MEF, teniendo en cuenta las altas (Oficiales y Sub Oficiales recién egresados personal civil, personal CAS, serumistas, secigras, etc.) y bajas ( Fallecimiento, licencias, baja por diferente causal, etc.) durante el mes en que efectúa la programación del pago, debiendo para tal efecto formulara una directiva específica que regule los plazos y los procedimientos de regularización, debiendo comunicar a la Ogecoe, para efectos de mantener actualizado el estadístico del gasto.

2) Ingresar y mantener actualizada en forma permanente la información

en el Módulo de Control de Planillas y Servicios No Personales. 3) Coordinar con las UUOO con la finalidad de llevar el control de

personal en actividad con derecho a la percepción de Remuneraciones y Otros Beneficios; así como de Servicios No Personales.

4) Efectuar coordinaciones con la RENIEC y ESSALUD, para establecer

las BAJAS por fallecimiento de personal. 5) Informar al personal dados alta (personal civil contratado por el

pliego) que remitan a la Ogecoe su número de cuenta (BN), otros Bancos el número de cuenta y código de cuenta interbancaria (CCI).

6) La Sub Dirección de Administración de Personal Civil, formulará una Directiva que norme los procedimientos en el Ejército, para el pago por concepto de Reembolso de Prestaciones Económicas del personal con licencia por incapacidad temporal, de acuerdo a las normas dictadas por ESSALUD.

7) Consignar en el formato de entrega de los viáticos, la autorización

expresa del perceptor de los mismos, para efectos de que, ante el incumplimiento de hacer efectiva la devolución de viáticos no utilizados en los plazos señalados se efectúe la retención correspondiente a través de la respectiva Planilla Única de Pago, independientemente de las medidas aplicables respecto a dicho incumplimiento.

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8) Solicitar la devolución, inmediatamente después de detectarse un pago indebido de remuneraciones, otros beneficios y viáticos, para su transferencia al Tesoro Público; asimismo, solicitar a la Ogecoe el descuento correspondiente, incluyendo el interés legal efectivo; de no proceder el descuento,iniciar las acciones legales respectivas ante el Procurador Público encargado de los asuntos del Ejército.

9) Remitir al cierre del año, la información del Módulo de Control de

Planillas y Servicios No Personales relacionadas al gasto anual de personal, por categorías y conceptos, conforme a los requerimientos del MEF para la información financiera de la UE, para su cumplimiento deberá coordinar con la Oficina de Contabilidad de la Ogecoe. Asimismo, proporcionará, en la 1ra quincena del mes de Enero del año siguiente, el CALCULO ACTUARIAL elaborado por la ONP, de la data del personal de pensionistas y personal en actividad de la Ley 20350 Ley de Montepío.

10) Formular mensualmente el PDT 600, considerando los días

subsidiados por licencia por incapacidad temporal o maternidad y remitirlo en diskette a la Ogecoe.

11) Remitir mensualmente en medio magnético, las Planillas de Aportes

Patronales por departamentos a la dirección Previsional del MINDEF. 12) En la fecha establecida por la Sunat, mensualmente efectuar la

declaración de 5ta, 4ta categoría, ONP y ESSALUD, previa coordinación con la oficina de tesorería de la Ogecoe.

13) En la fecha establecida por la Asociación de AFPs, mensualmente

efectuar la declaración de los aportes y comisiones empleando el AFPNET, previa coordinación con la oficina de tesorería de la Ogecoe.

d. DIRECCIÓN DE TELEMÁTICA DEL EJÉRCITO (Ditele)

Asegurar el funcionamiento permanente de la Base de Datos Única del Ejército (BDU), así como la conectividad correspondiente, a fin de que el acceso a la información almacenada en la BDU. Sea inmediata y oportuna.

e. UNIDAD EJECUTORA Y UNIDADES OPERATIVAS

1) UNIDAD DE FONDOS

a) Los Departamentos o Secciones de Tesorería, deberán emitir

directivas orientadas a que las áreas relacionadas con la formalización del Gasto Devengado, tales como Logística y

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Personal, cumplan con presentar la documentación correspondiente, con la suficiente anticipación a las fechas programadas para la atención del pago correspondiente.

b) Solicitar a la Ogecoe la acreditación y cambio de firmas de los

titulares y suplentes de las cuentas bancarias que administran. c) La responsabilidad de los titulares de las cuentas bancarias es

solidaria con los suplentes, en lo concerniente a los giros que se realicen o se autoricen con cargo a dichas cuentas.

d) Los titulares de las cuentas bancarias son responsables de

efectuar la correspondiente conciliación bancaria, debiendo gestionar ante el Banco de la Nación la regularización de las Operaciones que hubieran sido consideradas como indebidas o, de ser el caso, solicitar la modificación en los registros pertinentes con la sustentación correspondiente.

e) Eliminar los cheques sin utilizar por cierre de cuentas bancarias,

bajo responsabilidad del Jefe de la U/O y Jefe del Departamento/Sección Tesorería; debiendo conservarse el Acta por Destrucción (Anexo N° 02) en la respectiva Teso rería.

f) Efectuar la modificación de datos registrados en el SIAF-SP, de

acuerdo a los procedimientos siguientes:

(1) En la Fase Compromiso, proceder a la anulación del registro e ingresar los nuevos datos, siempre y cuando se realicen dentro del mes que se efectuó el compromiso.

(2) En la Fase Rendición de Cuentas, solicitar a la Ogecoe

mediante oficio, el rechazo de esta Fase si ha sido transmitido a la UE y el trámite de aprobación de modificación a la DNTP; para lo cual la U/O deberá indicar lo siguiente:

(a) Número del registro SIAF-SP de la UE con el cual

recepcionaron los fondos por “Encargos”.

(b) Número de la Resolución Administrativa

(c) Número del Registro SIAF-SP de la U/O

(d) Modificación del registro (DICE: DEBE DECIR:)

(e) Explicar las razones que motivaron el error u omisión e informar de las acciones adoptadas a fin de evitar su repetición, en ningún caso se procesarán cambio de metas y asignaciones específicas distintas al Encargo

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Otorgado, el rendido debe ceñirse estrictamente a las asignaciones del Encargo Otorgado.

(3) Una vez recepcionada la autorización de modificación de registros, mediante el SIAF-SP, la U/O procederá a transmitir nuevamente la Fase de Rendición de Cuentas a la Ogecoe.

2) CAJA CHICA .

a) Emplear el Fondo para Caja Chica, ya sea por la fuente de

financiamiento de Recursos Ordinarios o Recursos Directamente Recaudados, cuando se requiera efectuar gastos menudos que demanden su cancelación inmediata, o que por su finalidad y características no pueden ser debidamente programados para efectos de su pago mediante otra modalidad.

b) Dar cumplimiento a la Resolución de la Comandancia General

del Ejército, en la cual se aprueba el monto máximo del Fondo para Pagos en Efectivo y el Fondo Fijo para Caja Chica de cada U/O; así como el monto límite para cada adquisición.

c) En casos excepcionales se podrá pagar en efectivo, las planillas

de jornales, dependiendo de la ubicación de las obras, los montos y su periodicidad, adoptándose las medidas de seguridad pertinentes, para lo cual es indispensable la autorización del Jefe de la U/O; asimismo su rendición de cuentas no debe exceder el plazo de 72 horas.

3) REMUNERACIONES

a) Gestionar ante la Oficina General de Economía del Ejército, la

apertura de cuentas individuales del personal de TSMV, al momento de efectuada su captación y procesamiento; debiendo considerarse como un requisito para su alta en la Institución su número de cuenta interbancaria. (Anexo N°04).

b) Comunicar al DETEL-Copere y Ogecoe las BAJAS de personal

(fallecimiento, cese, retiro, abandono de destino, etc.), con la finalidad de proceder con la habilitación y/o des habilitación y de ser el caso se considere en la Planilla Única de Pago.

c) Comunicar de inmediato al DETEL-Copere y Ogecoe la relación

del personal que se encuentra de licencia por incapacidad temporal o maternidad, con la finalidad de que la tenga en cuenta esta información para la formulación de la Planilla Única de Pago y el PDT 600; asimismo la Ogecoe no transfiera las

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remuneraciones y otros beneficios a las cuentas bancarias individuales del citado personal.

4) TRIBUTACIÓN

a) Aplicar el Régimen de retenciones del 6% IGV a proveedores en

las Operaciones gravadas con el IGV, de la fuentes de financiamiento de RO, RDR Donaciones y Transferencias, por adquisición de bienes y/o prestación de servicios, en Operaciones que no estén afectas a detracciones o no tengan la condición de Agente de Retención y/o Buen contribuyente.

b) Aplicar las Retenciones de Renta de Cuarta Categoría 10%, a los

trabajadores independientes contratados para un trabajo especifico, por un tiempo determinado y que emitan recibo de honorarios mayores a S/. 1,500.00, toda suspensión de la retención será sustentada con resolución de superintendencia emitida por la Sunat.

c) Los depósitos que originen estas retenciones, se efectuarán

dentro de la 24 horas en la Cta. Tributaria 000-298891, MINDEF EP DEPOSITOS TRIBUTARIOS.

d) Emitir los Comprobantes de Retenciones cumpliendo con las

características y requisitos estipulados en el reglamento de Comprobantes de Pago: Autorizadas por la Sunat, sin tachaduras ni enmendaduras, con el tipo de letra clara y legible, en forma cronológica, con los datos fidedignos de número de RUC, razón social (apellidos y nombres para personas naturales y nombre de la empresa registrada en la Sunat para personas jurídicas), números de serie, fechas, montos correctos de facturas.

e) Remitir a la Ogecoe, los documentos que originen las

retenciones del 6% IGV tales como: Comprobantes de Retenciones fedateados por los funcionarios responsable, papeletas de depósitos en la Cta. MINDEF EP DEPOSITOS TRIBUTARIOS 000-29889, en caso de Renta de Cuarta Categoría, se debe remitir el Recibo de Honorario, con la fecha de emisión y de pago, asimismo la papeleta de depósito en la Cuenta Tributaria. Estos documentos deben ser remitidos a la Ogecoe a las 48 horas de haber realizado las Operaciones mediante un oficio.

f) Cumplir con el cronograma de remisión de documentación

sutentatoria, hasta el tercer día hábil del mes siguiente, remitiendo los Registro del Régimen de Retenciones del 6% IGV a proveedores y Registro de Renta de Cuarta Categoría 10%

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mensualmente en forma correlativa y cronológicamente y debidamente firmados por los funcionarios responsables de la UUOO.

g) Los delegados de la UUOO deben visar previamente la

documentación en la Oficina de Tesorería-Unidad de Tributación, para luego dejar en la mesa de Partes de la Ogecoe.

h) Retener a los contratistas que se acojan a la ley Nº 28015 “Ley

de Promoción y Formalización de la Micro y Pequeña Empresa”, el 10% del monto total del contrato dentro de los seis primeros pagos, con cargo a ser devueltos al finalizar el contrato.

i) Depositar las retenciones MYPEs, mediante carta orden en la

Cta. Corriente: RETENCIONES LEY 28015 Art. 21 Nº 000-573248, cuenta que es administrada por la UE.

j) Emitir un comprobante por cada retención realizada, indicando el

número del Contrato, otorgando la primera copia al proveedor, la segunda y tercera copia a la Ogecoe y el original permanecerá en la U/O.

k) Remitir a la Ogecoe copia del contrato MYPEs por la compra de

bienes y/o servicios u obra, dentro de la 48 horas de firmado el documento, con el nombre o razón social, número de RUC, código de la cuenta Interbancaria (CCI) para la respectiva devolución

l) En la segunda copia del Comprobante de recepción, indicar el Nº

de RJ y número de retención efectuada. Copia de la carta orden de la transferencia a la cta. MYPEs. Nota de abono (original).

m) Cuadro de liquidaciones de Retenciones MYPEs, al terminar el

contrato, constancia de prestación original, acta de conformidad de recepción, carta de autorización (CCI del proveedor) , para la devolución de la retenciones realizadas por la UUOO.

n) Remitir el Registro de Retenciones MYPES, impreso y en

diskette, dentro de los tres (03) primeros días útiles del mes siguiente.

o) Entregar Certificados de Retenciones de Cuarta Categoría a los

perceptores de dicha renta, dejando constancia del importe abonado y el impuesto retenido, correspondiente al ejercicio, la entrega tiene como plazo máximo hasta la tercera semana del mes de febrero de cada año, con la finalidad de no cometer infracciones tributarias.

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p) Solicitar a la Ogecoe, gestione ante la Sunat las altas,

modificaciones y bajas de establecimientos anexos (Adjuntando Resolución); así como también las Autorizaciones de Impresión de comprobantes de pago: Facturas, Boletas de Venta, Notas de debito, notas de crédito, Comprobantes de Retención, etc. (Adjuntar copia simple de último comprobante impreso).

q) Pagar los tributos municipales de acuerdo a las fechas

establecidas por las citadas dependencias. r) Recepcionar la Notificación que contiene la Deuda Tributaria con

Municipalidades y dentro de las 48 horas formular un informe a la Inspectoría de la U/O con copia informativa a la IGE, acerca de la deuda en cobranza, a fin de proceder de la forma siguiente:

(1) Cuando amerite su pago, solicitar de inmediato a la Diplan

la Certificación de Crédito Presupuestario adjuntando los antecedentes y una vez transferidos los fondos por la Ogecoe, efectuar la cancelación de la deuda tributaria. Simultáneamente, comunicar por escrito a la Municipalidad de las gestiones que se vienen realizando para efectuar el pago, con la finalidad de evitar el inicio de la Cobranza y Embargo Coactivo.

(2) Cuando amerite impugnarla, interponer el recurso de

reclamación ante la Municipalidad, dentro del plazo de los veinte (20) días hábiles de recepcionada la Notificación; a fin de suspender el inicio de la cobranza y embargo coactivo.

s) En el caso de embargos coactivos sobre las cuentas bancarias

de la UE, interponer dentro del plazo máximo de 15 días hábiles de ejecutado el embargo, la Demanda Judicial de Revisión de Procedimientos Coactivos, haciendo conocer a la Municipalidad la referida gestión; con la finalidad, de que suspenda automáticamente la ejecución de Cobranza Coactiva y deje sin efecto el embargo.

t) Considerar en el relevo de los Jefes de las UUOO, el informe de

deudas tributarias con Municipalidades, pendientes de pago.

5) RENDICIÓN DE CUENTAS.

a) Las UUOO deberán estructurar las RENDICIÓNES de cuentas en base a cada Resolución Administrativa (RA), por cualquier Fuente de Financiamiento (RO, RDR y DyT) y/o Tipo de

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Operación (EO,A, AV), respetando estrictamente los clasificadores de gastos, metas e importes, debiendo presentar en original los documentos siguientes:

(1) DOCUMENTOS PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES:

(a) La Rendición de Cuentas deberán ser remitidas

mediante Oficio firmado por el Jefe de la U/O.

(b) Inventario de la Rendición de Cuentas.

(c) Formato de Rendición de Cuentas y Anexo Sustentatorio de Rendición de Cuentas SIAF-SP (indicar los clasificadores de gastos, metas, cuentas contables e importes según el gasto realizado que debe ser de acuerdo a la RA).

(d) Reporte de Transmisión de Rendición de Cuentas vía

SIAF-SP (UUOO) que manejan módulo SIAF a la Ogecoe.

(e) Copia de Resolución Administrativa.

(f) Copia de Oficio de Devoluciones de Saldos No Aplicados dirigido a la Oficina de Tesorería-Ogecoe.

(g) Cuadro Resúmen de Retenciones a Proveedores, MYPE’s y Detracciones.

(h) Carta Orden y cheque en casos excepcionales de conformidad a la Directiva de Tesorería del MEF.

(i) Copia del Contrato derivado de los procesos de selección(Licitación Pública, Adjudicación Directa Pública o Adjudicación Directa Selectiva)

(j) Acta de adjudicación por cada licitación, cuando se trate de Adjudicación de Menor Cuantía.

(k) Factura, Boleta de Venta, Ticket de Caja, liquidación de Compra u otro comprobante de pago reconocido

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por la Sunat y debidamente firmado en el reverso por los responsables de la U/O (Jefe de Tesorería y el Contador)

(l) Validación de los Comprobantes de Pago por la Sunat, firmada por el Contador de la U/O y Jefe de Tesorería.

(m) Comprobantes de Retenciones a Proveedores, MYPE’s y Detracciones.

(n) Orden de Compra-Guía de Internamiento.

(o) Guía de Remisión.

(p) Acta de Conformidad de Bienes.

(q) Oficio de gestión de Resolución de Alta de Bienes.

( r) Pedido de Comprobante de Salida (PECOSA) de conformidad al movimiento de salidas de almacén. (Firmado por los responsables).

(2) DOCUMENTOS PARA LA CONTRATACIÓN DE SERVICIOS:

(a) La Rendición de Cuentas deberán ser remitidas

mediante Oficio firmado por el Jefe de la U/O.

(b) Inventario de la Rendición de Cuentas.

(c) Formato de Rendición de Cuentas y Anexo Sustentatorio de Rendición de Cuentas SIAF-SP (Indicar los clasificadores de gastos, metas, cuentas contables e importes según el gasto realizado que debe ser de acuerdo a la RA).

(d) Reporte de Transmisión de Rendición de Cuentas vía SIAF-SP (UUOO) que manejan módulo SIAF a la Ogecoe.

(e) Copia de Resolución Administrativa (RA).

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(f) Copia de Oficio de Devoluciones de Saldos No Aplicados dirigido a la Oficina de Tesorería-Ogecoe.

(g) Cuadro Resumen de Retenciones a Proveedores, MYPE’s y Detracciones.

(h) Carta Orden y cheque en casos excepcionales de conformidad a la Directiva de Tesorería del MEF.

(i) Copia del Contrato derivado de los procesos de selección (Concurso Público, Adjudicación Directa Pública o Adjudicación Directa Selectiva).

(j) Acta de adjudicación por cada licitación, cuando se trate de Adjudicación de Menor Cuantía.

(k) Factura, Boleta de Venta, Ticket de Caja, liquidación de Compra u otro comprobante de pago reconocido por la Sunat y debidamente firmado en el reverso. (Jefe de Tesorería y el Contador).

(l) Validación de los Comprobantes de Pago por la Sunat, firmada por el Contador de la U/O y Jefe de Tesorería.

(m) Estado de Cuentas de la Empresa de Servicios

Públicos (en caso de pago adelantado).

(n) Comprobantes de Retenciones a Proveedores, MYPE’s y Detracciones.

(o) Orden de Servicio.

(p) Acta de Constatación de Servicios para los casos de trabajos especializados que requieran la participación de personal técnico calificado de la U/O, indicando las características del bien o servicio.

(q) Contratos y Valorizaciones de obra si fuera el caso.

( r) Contrato por Póliza de Seguro si fuera el caso.

(3) DOCUMENTOS PARA LA COMPRA DE PASAJES Y PAGO DE VIÁTICOS:

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(a) La Rendición de Cuentas deberán ser remitidas

mediante Oficio firmado por el Jefe de la U/O donde labora el comisionado y/o a través de la Unidad que gestiona el pago.

(b) Resumen de los gastos efectuados durante la comisión respetando el importe asignado en cada clasificador de gasto (Pasajes y Viáticos).

(c) Planilla de Pasajes y Viáticos por Comisión de Servicios, dentro de territorio nacional sustentado con los boletos de pasajes aéreos y/o terrestres y los viáticos con sus respectivos comprobantes de pago firmados en el reverso por el comisionado; asimismo las Validaciones debidamente firmadas y Declaración Jurada (máximo 10% de la UIT).

(d) Adjuntar Papeletas de Comisión debidamente firmadas indicando el lugar y fecha que dure la Comisión.

(e) Copia de Oficio de Reversiones en Efectivo adjuntando Papeleta de Depósito (T-6).

(f) Los Viáticos por Comisión de Servicio no deberán excederse a los cuatro (04) días como máximo, salvo autorización expresa por el Comandante General del Ejército.

(g) La rendición de cuentas deberá remitirse dentro de los ocho (08) días calendarios siguientes a su retorno.

(h) Planilla de pasajes y viáticos por Comisión de Servicios al exterior, sustentado con los boletos aéreos y los viáticos con sus respectivos comprobantes de pago (debidamente firmadas en el reverso por el comisionado) hasta el 70% del pago total; el 30% restante, mediante una Declaración Jurada.

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(i) La rendición de cuentas deberá remitirse dentro de los 15 días calendarios siguientes a su retorno.

(j) Planilla de Pago por Licenciamiento debidamente firmada y con la huella digital del personal de tropa que se licencia.

(k) Acta de Constatación de Gastos por captación de personal de tropa (solamente en zonas rurales).

(4) DOCUMENTOS PARA EL PAGO DE PROPINAS:

(a) Inventario de la Rendición de Cuentas.

(b) Formato de Rendición de Cuentas y Anexo Sustentatorio de Rendición de Cuentas SIAF-SP (Indicar los clasificadores de gastos, metas, cuentas contables e importes según el gasto realizado que debe ser de acuerdo a la RA).

(c) Reporte de Transmisión de Rendición de Cuentas vía SIAF-SP (UUOO) que manejan módulo SIAF a la OGECOE.

(d) Copia de Resolución Administrativa.

(e) Copia de Oficio de Devoluciones de Saldos No Aplicados dirigido a la Oficina de Tesorería-Ogecoe.

(f) Copia de Oficio de Reversiones en Efectivo adjuntando Papeleta de Depósito (T-6).

(g) Relación nominal del personal con sus respectivos

montos de reversión para que la UE efectúe la rebaja en la fase rendición de cuentas.

(h) Copia de la Lista de revista con el sello de la U/O.

(i) Planilla de Pago de Propinas del personal de Tropa que no se le puede abonar en sus Cuentas Bancaria Individuales, las cuales deberán estar debidamente firmadas y con la huella digital de los interesados.

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Asimismo, las citadas planillas serán refrendadas por el Oficial de Personal, Ejecutivo o quien haga sus veces y el Jefe de Unidad.

(j) Acta de Verificación y Constatación de firmas de la Planilla de Pago de Propinas del Personal de Tropa que no se le puede abonar en sus Cuentas Bancarias Individuales; firmada por el Cajero Jefe del Departamento y/o Sección de Tesorería y Jefe de la U/O, en la cual se deberá indicar el nombre del personal que por diversos motivos (Permiso, hospitalización, deserción, etc.) no firmó la respectiva planilla de pago de propina.

(5) DOCUMENTOS PARA FONDO CAJA CHICA

Formato de Rendición de Cuentas del Fondo Caja Chica por cualquier fuente de financiamiento, Solicitud o Pedido visado por el Jefe de la U/O, Comprobantes de Pago (No deberá excederse al 20% de la UIT) de acuerdo a lo establecido por la Sunat, Acta de Constatación en caso de Servicios, Planillas y/o declaración jurada.

(a) En la Declaración Jurada como sustento del gasto,

solo se utilizará en los siguientes casos:

1 En caso que exista un dispositivo legal, que otorgue dicha autorización.

2 En el caso de participación del personal militar en

apoyo de las acciones de carácter cívico.

El importe de la Declaración Jurada, en caso de no existir dispositivo legal expreso, será el establecido en la Directiva de Tesorería vigente. Para tal efecto se presentará la documentación sustentatoria siguiente:

a Papeleta de comisión formulada por el S-1,

refrendada por el Jefe de la Unidad. b Resolución Administrativa del Jefe de la Unidad,

en caso de pagos regulares.

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c Declaración jurada, indicando el concepto,

consignando el documento de identidad del declarante, firma y huella digital.

d Facturas y/o boletas de venta (comprobantes de

pago autorizados por la Sunat), firmadas por el declarante al reverso del indicado documento, así como la Validación Sunat del comprobante de pago.

(b) En caso de no cumplir con rendir cuentas el funcionario responsable, tendrá la siguiente responsabilidad:

1 Sanción administrativa (Régimen disciplinario). 2 Denuncia Penal por el delito de Apropiación Ilícita.

(c) Está prohibida la emisión de comprobantes de pago

entre UUOO, por ser órganos pertenecientes a una misma Unidad Ejecutora y tener un mismo número de RUC (20131369124); el procedimiento para el pago de un bien suministrado o servicio prestado es el siguiente:

1 U/O que recibe el bien o el servicio

a Solicitar mediante oficio a la Diplan , la

Certificación de Crédito Presupuestario a la U/O que otorgó el bien o prestó el servicio, con cargo a su crédito presupuestario, adjuntando el informe de la U/O que prestó el servicio y el acta de recepción o constatación, según corresponda.

b Remitir a la U/O que le otorgó el bien o le

prestó el servicio, copia del oficio en el cual se solicita la Certificación de Crédito Presupuestario a la Diplan .

2 U/O que otorga el bien o presta el servicio

a Formular un informe en el cual se detalle el

costo incurrido en el suministro del bien o del servicio prestado.

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b Recepcionar copia del oficio en el cual la U/O que recibió el bien o el servicio, solicita la Certificación de Crédito Presupuestaria a la Diplan .

c Recepcionar los fondos en la cuenta bancaria

correspondiente a la fuente de financiamiento con la cual se le asignaron los fondos.

(6) CONTRATACIONES DEL ESTADO.

(a) Remitir a la Ogecoe las carta fianza que otorgan los

contratistas (Unidades de la Guarnición de Lima) que, según corresponda, son de fiel cumplimiento de contrato, por adelantos y por monto diferencial de propuesta e informar de manera periódica sobre el avance de la ejecución contractual para mantener conciliada con la vigencia de las garantías, de ser el caso deberá solicitar su renovación con la debida anticipación en función a la particularidad de la entidad financiera, remitiendo copia de la gestión.

(b) Las garantías que acepten las Entidades deben ser

incondicionales, solidarias, irrevocables y de realización automática en el país al solo requerimiento de la respectiva Entidad, deberán estar dentro del ámbito de supervisión de la Superintendencia de Banca y Seguros y Administradoras de Fondos de Pensiones o estar consideradas en la última lista de bancos extranjeros de primera categoría que periódicamente publica el Banco Central de Reserva del Perú, debiendo solicitar que estas garantías puedan ser ejecutadas por todos los causales establecidos en el artículo 164 del reglamento de la ley de contrataciones del Estado (Anexo Nº07).

(c) Con la recepción conforme del bien, servicio u obra,

para la solicitud de la devolución de la carta fianza de garantía, las UUOO deberán adjuntar los documentación sustentatoria siguiente:

1 Devolución de la Carta Fianza de Fiel

Cumplimiento y por el Monto Diferencial de la Propuesta Económica.

a Bienes

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- Una (01) copia del Contrato (Art Nº 139 DS Nº 184).

- Una (01) copia del Acta de Conformidad (Art Nº 177 D.S. Nº 1017.

- Uno (01) Constancia de Prestación Original (Art Nº 178 D.S.Nº 1077).

b Servicios

- Una (01) copia del Contrato (Art Nº 139 DS Nº 184).

- Uno (01) Constancia de Prestación Original (Art Nº 178 D.S. Nº 1017)

c Obras

- Una (01) copia del Contrato (Art Nº 139 DS

Nº 184). - Una (01) Constancia de Prestación Original

(Art Nº 178 D.S. Nº 1017. - Acta de Recepción de la Obra. - Copia de la Resolución de la Liquidación de

la Obra (Art Nº 179 D.S. Nº 1017).

2. Para la devolución de las cartas fianzas por adelanto directo y/o el adelanto de materiales que la entidad entrega al proveedor las UUOO deberán adjuntar lo siguiente:

- Uno (01) Informe original de la valorización y el

avance de la obra. - Uno (01) cuadro demostrativo de amortización

del Adelanto de Materiales y/o amortización del Adelanto Directo, debidamente firmadas por el Supervisor y Residente de la Obra.

- Una (01) Copia del Contrato 3. Devolución de la Retenciones MYPEs efectuadas

a Proveedores por Bienes, Servicios y Obras:

- Una (01) copia del Contrato. (Art Nº 139 DS. Nº 184).

- Una (01) constancia de la REMYPE. - Carta de autorización (CCI del proveedor). - Formato del Cuadro de Liquidación de las

retenciones MYPES (ANEXO Nº 08).

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- Uno (01) Constancia de Prestación Original (Art Nº 178 D.S. Nº 184). (ANEXO 09)

- Una (01) copia del Acta de Recepción y Conformidad del Bien y/o Servicios. (Art Nº 177 D.S. Nº 184)

4 Para la devolución de las Retenciones MYPEs por

Resolución del Contrato, descuentos indebidos, incumplimiento del contrato y/o depósitos indebidos deberán adjuntar lo siguiente: - Una (01) copia de la Resolución del Contrato. - Uno (01) informe original indicando los motivos

de la retención MYPEs indebida. - Uno (01) informe original indicando el motivo del

depósito indebido a la cuenta MYPEs Nº 00-0000-573248

- Una (01) copia de la Resolución de la OSCE (CONSUCODE).

- Copias de las cartas notariales (notificaciones al proveedor) (Art Nº 169 D.S. Nº 184)

(d) Considerar en el relevo de los Jefes de las UUOO, el

análisis detallado de las cuentas por cobrar, sustentado con relación nominal de las personas naturales o jurídicas que adeudan así como las gestiones efectuadas para la recuperación, debiendo considerar:

1 Fecha en que se realizó la venta o servicio.

2 Nombre o razón social del deudor.

3 Importe a cobrar.

4 Tipo de Garantía de Crédito que avalo su deuda.

5 Responsables de otorgar el Crédito.

6 Adjuntar un informe legal de la situación por cada

crédito en morosidad.

7 Gestiones legales efectuadas para su recuperación.

(e) Para el pago de bienes, servicios y obras con la

modalidad de Pago Directo, además de la

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documentación solicitada para la certificación presupuestal, compromiso y devengado, incluir informe Hoja de recomendación del funcionario que autorizo la compra directa y el cuadro comparativo de precios de al menos tres empresas con la firma del funcionario del área de contrataciones y adquisiciones, debiendo el proceso de contratación contener la documentación establecida en la Directiva N° 002 – 2011/DILOG/SD/ABASTO/D-4.a.1 DIGELOGE.

(f) Para efectuar devoluciones por anulación de ventas de RDR, se deberá adjuntar la documentación siguiente:

1 Número de código de cuenta interbancaria (CCI)

del beneficiario.

2 Copia de la nota de crédito que anula el comprobante de pago.

3 Copia del comprobante de pago que se anula

4 Solicitud del beneficiario que solicita la devolución.

5 Copia del depósito que realizó el beneficiario.

(g) La suscripción de convenios, solo podrán realizarse con Entidades o Empresas del Estado; asimismo serán registrados en el Seace, quedando terminantemente prohibido suscribir convenio alguno con empresas privadas, ya que necesariamente se deben suscribir contratos, en cumplimiento a la normativa de Contrataciones del Estado, cuyo incumplimiento, genera responsabilidad administrativa en los funcionarios que la trasgreden.

(h) Para la contratación de servicios con Instituciones Educativas, existiría una supuesta inaplicación de la normativa de contrataciones, siempre y cuando se presenten dos condiciones: en primer término, un estudio de mercado que indique que es la única Entidad Educativa que pueda brindar el servicio y/o ofrezca las mejores condiciones del mercado, aplicando los principios de transparencia, economía y eficiencia; y en segundo término, que dicha Entidad Educativa tenga dentro de sus procedimientos, un proceso de admisión para seleccionar a sus alumnos,

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el mismo que debe evidenciarse con las respectivas actas de calificaciones acreditadas por las autoridades de la Entidad Educativa.

(7) RECURSOS DIRECTAMENTE RECAUDADOS (RDR).

(a) Las UUOO informarán mensualmente los ingresos por ventas de bienes y servicios a la Ogecoe, dentro de los tres (03) primeros días hábiles del mes siguiente de todo los depósitos efectuados en la Cuenta Recaudadora Adicional asignada, Cuenta de Detracción Nº 000-487031, así como los depósitos efectuados directamente a la cuenta central RDR Nº 0000-282839, considerando los datos y/o documentos siguientes:

1 Remisión de papeletas de depósitos y constancias

de detracción indicando el clasificador de ingreso y si corresponde a ventas al contado o a una recuperación de ventas al crédito de acuerdo a los formatos establecidos por la Ogecoe.

2 Remisión de registro de ventas tomando en

consideración lo siguiente:

a El registro de ventas deberá estar firmado por los funcionarios responsables.

b Cuando el importe total por boleta de venta

supere la suma de setecientos nuevos soles (S/ 700.00), es necesario consignar apellidos, nombres y número de documento de identidad del cliente (DNI).

c En la factura, notas de crédito, etc. se debe

consignar la razón social, número de RUC, fecha de emisión, importe de la venta, monto discriminado de los tributos que gravan la operación.

d Cuadro Resumen por código de clasificadores

de ingreso del registro de ventas. (b) Al realizar ventas al crédito, se deberá tener

consideración que la cancelación sea a corto plazo y efectuar un control eficiente de las cuentas por cobrar,

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ya que dichas ventas son declaradas y pagadas sus impuestos a la Sunat, afectando económicamente a esta Unidad Ejecutora, ya que se está pagando una obligación tributaria con nuestros propios recursos de ventas que no representan ingreso de dinero si no la emisión de comprobantes de pago.

(c) Las U/O que no cumplan con remitir los documentos

de RDR en la fecha establecida serán declarados como omisas, Así mismo asumirán íntegramente las infracciones tributarias (Deuda, Multa e Intereses) establecidas en el código tributario por la omisión de información, el cual será deducido de su presupuesto de RDR bajo responsabilidad del jefe de la U/O.

(d) Para los ingresos por penalidades deberán de emitir

una nota de debito como documento sustentatorio de dicho ingreso impuestas por incumplimiento contractual del proveedor.

(e) Los depósitos realizados por el concepto de garantía,

deberán tener todo los documentos sutentatorios que sustenta el recurso de apelación.

(8) ADMINISTRACIÓN Y RENDICIÓN DE CUENTAS DE LOS FONDOS RECEPCIONADOS POR “ENCARGO INTERNO”, “ENCARGO INTERNO PARA VIÁTICOS” Y “ENCARGO OTORGADO”

(a) Encargos Internos (pagos al personal de la Institución)

Consiste en la entrega de dinero mediante cheque o giro bancario a personal de la Institución para el pago de obligaciones que, por la naturaleza de determinadas funciones o características de ciertas tareas o trabajos indispensables para el cumplimiento de sus objetivos Institucionales, no pueden ser efectuados de manera directa por la Oficina General de Administración o la que haga sus veces en la Unidad Ejecutora.

(b) Tipo de operación (A) Encargo Interno

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Se refiere a los recursos que se entregan al personal de la Institución para que efectúe gastos, con cargo a rendir cuenta luego de la ejecución de los mismos.

(c) Tipo de operación (AV) Encargo Interno para viáticos

Se refiere a los gastos aplicados por asignaciones de viáticos entregados al personal de la Institución para gastos por alimentación, hospedaje y movilidad local, según sea el caso, cuando el funcionario o servidor público se desplaza fuera de la localidad.

(9) ENCARGOS OTORGADOS (TRANSFERENCIAS DE

FONDOS A LAS UUOO QUE MANEJAN EL MODULO SIAF-SP) FUENTE FINANCIAMIENTO RO Y RDR

Consiste en la entrega de dinero a las UUOO que manejan módulo SIAF-SP a través de Carta-Órdenes (Transferencias Electrónicas) de los fondos presupuestados para el presente Año Fiscal y controlados por el Ministerio de Economía (Dirección Nacional de Tesoro Público).

Tipo de operación (EO) Encargo Otorgado.

(a) Corresponde a las UUOO del Ejército, que reciben

fondos por la modalidad de “Encargo Otorgado” de la UE 003: EJÉRCITO PERUANO, formular y remitir a la Ogecoe-Oficina de Contabilidad, para su registro, contabilización y archivo correspondiente, la Rendición de Cuentas que sustentan la ejecución del gasto, por cada Resolución Administrativa (RA) asignada, de acuerdo al Clasificador de Gasto, Metas e importes según consideraron en su programación anual.

(b) Las UUOO que reciban fondos en la modalidad de

“Encargo Otorgado” de la UE 003: EJÉRCITO PERUANO, para el pago de Propinas y Otros Beneficios al personal de Tropa deberán ser abonadas obligatoriamente en Cuentas Bancarias Individuales.

(c) Previamente a la remisión de la Rendición de Cuentas a la UE 003: EJÉRCITO PERUANO (Oficina de Contabilidad), el Contador de la U/O será el encargado

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de revisar, bajo su responsabilidad, su correcta formulación y los documentos sustentatorios del gasto.

(d) Las UUOO presentarán obligatoriamente a la Ogecoe

dentro de los treinta (30) días de haber recepcionado la transferencia de fondos, su Rendición de Cuentas debidamente documentada.

(e) Los Jefes de las UUOO, conjuntamente con el personal

técnico y administrativo que hayan intervenido en la ejecución del gasto son responsables de toda infracción a las disposiciones legales emitidas por la Dirección Nacional del Tesoro Público y las normas contenidas en la presente Directiva; así como de la autenticidad de la documentación, formulación y presentación de las Rendiciones de Cuentas.

(f) El Jefe del Departamento o Sección de Tesorería o

quien haga sus veces, es el responsable del manejo de los fondos de las Fuentes de Financiamiento Recursos Ordinarios y Recursos Directamente Recaudados.

(10) Presentación de Rendición de cuentas

(a) Todos los documentos constitutivos de la Rendición de

Cuentas, deberán formularse en los modelos establecidos por los Órganos rectores de los Sistemas Administrativos del Estado.

(b) La documentación sustentatoria deberá ser presentada

en forma correlativa de acuerdo al anexo (13) del formato SIAF, debidamente foliada, cosida y empastada.

(c) Las Cartas-Orden, Transferencias Electrónicas,

Órdenes de Pago-Cheque, Órdenes de Compra-Guía de Internamiento, Órdenes de Servicio, Pedido Comprobante de Salida de Almacén, Actas de Conformidad de Bienes, Actas de Constatación de Servicios, Declaraciones Juradas y otros que se constituyan en documentación sustentatoria con

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incidencia contable, deberán formularse en forma correlativa y cronológica; teniéndose presente que en caso de ser anulados, cualquiera de éstos formularios deberán adjuntarse a la Rendición de Cuentas, mediante oficio de la U/O respectivamente.

(d) Al formularse los documentos, se tendrá presente

efectuar las anotaciones con claridad, sin raspaduras, enmendaduras ni borrones.

(e) Todo documento o formato llevará las firmas

reglamentarias, post-firmas y sellos de las personas que intervienen en su formulación, así como la del Jefe del Departamento o Sección donde se origine.

(f) El comprobante de Pago (Factura, Boleta de Venta,

Ticket de Caja, Liquidación de Compra, etc.) deberá adjuntarse debidamente firmado por el Contador, Jefe del Departamento y/o Sección de Tesorería.

(g) El duplicado de la Rendición de Cuentas que sustentan

la ejecución del gasto por cada RA, en forma individual, quedará en el archivo de la U/O y deberá contener los mismos documentos del original; en copias legibles y debidamente autenticadas por los funcionarios responsables de la U/O, para fines de control posterior.

(h) Los reparos efectuados a la Rendición de Cuentas, por

la Oficina de Contabilidad de la Ogecoe, deberán ser absueltos una vez recepcionados, en un plazo no mayor de ocho (08) días calendarios para las UUOO de la Guarnición de Lima y quince (15) días para las UUOO de Provincia.

(i) Las UUOO que generan RDR, deberán remitir a la

Ogecoe, Oficina de Contabilidad su Rendición de Cuentas para el cálculo del Crédito Fiscal conjuntamente con su Registro de Compra a más tardar dentro de los cinco (05) días calendarios del mes siguiente, para que puedan acogerse al beneficio del Crédito Fiscal.

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(j) Las dieciocho (18) UUOO del Ejército que cuentan con

módulo SIAF-SP, registrarán la Ejecución de sus Gastos de conformidad a lo normado por la Ogecoe, sobre la Utilización del SIAF-SP en el Ejército.

(k) El incumplimiento de las disposiciones establecidas,

dará lugar a la suspensión de la entrega de nuevas remesas.

(l) Las Disposiciones aprobadas en la presenta Directiva

deben ser de conocimiento de los funcionarios y servidores relacionados directa o indirectamente con la administración financiera en la U/O.

(m) La Declaración Jurada es un documento sustentatorio

del gasto, únicamente se presentará cuando se trate de casos, lugares o conceptos en los que no sea posible obtener Comprobantes de Pago; y no debe exceder al 10% de la UIT vigente.

(n) Relación de Unidades Operativas Fusionadas,

Agregadurías Militares y Unidades Operativas que manejan módulo SIAF-SP. (Anexo Nº 05)

(o) Documentos que sustentan el gasto Devengado:

1 Factura, boleta de venta, recibo por honorarios, tickets, nota de crédito, nota de debito u otros comprobantes de pago reconocidos y emitidos de conformidad con el reglamento de comprobantes de pago aprobado por la Sunat.

2 Orden de compra u orden de servicio en

contrataciones de Menor Cuantía o el Contrato, acompañado con la factura, únicamente cuando exista adelantos, pagos contra entrega o entregas periódicas.

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3 Valorización de obra acompañada de la respectiva factura, liquidación de avance de obra firmada por los responsables de la Entidad.

4 Planilla única de pagos de remuneraciones,

personal con Contrato Administrativo de Servicio-CAS, Viáticos, Racionamiento, Propinas, Dietas de Directorio, Compensación por Tiempo de Servicio.

5 Relación numerada de recibos por Servicios

Públicos como: Agua potable, suministro de Energía Eléctrica o Telefonía, sustentadas con documentos originales.

6 Formulario de pago de tributos. 7 El clasificador 23.27.1.99 y 23.27.2.99 de servicios

profesionales y técnicos con recibo de honorarios, el gasto se comunicará a Copere con oficio.

8 Nota de cargo bancario. 9 Resolución de reconocimiento de derechos de

carácter laboral (sepelio y luto, gratificaciones, reintegros o indemnizaciones).

10 Documento oficial de la autoridad competente

cuando se trate de autorizaciones para Comisiones de Servicio.

11 Resolución de encargos a personal de la Institución,

fondo para caja chica, y en su caso, el documento que acredita la rendición de cuentas de dichos fondos.

12 Resolución judicial consentida o ejecutoriada. 13 Convenios o directivas de “encargo” y, en su caso,

el documento que sustenta nuevas remesas.

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14 Dispositivo normal legal que autorice transferencias financieras.

15 Dispositivo norma legal que apruebe la relación de

personas naturales favorecidas con subvenciones autorizadas de acuerdo a ley.

16 Las facturas y los recibos de honorarios emitidos a

través del sistema de emisión electrónica, a que se contraen las resoluciones de superintendencia Nº 188-2010-Sunat y 182-2008-Sunat, respectivamente.

17 Resolución administrativa para sustentar

reembolsos de viáticos, únicamente ante situaciones de contingencia debidamente justificadas que hubieran motivado la falta de entrega del viático correspondiente antes del inicio de la comisión del servicio, o que de ser el caso, se hubiera extendido el tiempo, inicialmente previsto, para el desarrollo de dicha comisión, sustentado con liquidaciones de viáticos, según rendición de cuentas, (con más de 04 días presentar autorización del jefe de la unidad ejecutora, y adjuntar autorización de descuento).

18 Otros documentos que apruebe la DNTP.

19 Para el reconocimiento del gasto de ejercicios anteriores: orden de compra, orden de servicio, guía de remisión, factura, acta de recepción (con fecha del año anterior, debidamente acompañada con la certificación de la Diplan ), y la Resolución de la Comandancia General del Ejército autorizando reconocer gasto de ejercicios anteriores.

6. DIVERSOS

a. Las reincidencias de errores en los registros de datos en el SIAF-SP se harán de conocimiento del Señor General de Ejército Comandante General del Ejército con miras a aplicar las medidas correctivas pertinentes, independientemente de las responsabilidades a que hubiere lugar.

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b. En cumplimiento al Principio de Unidad de Caja, la administración de los

fondos que financian los Presupuestos de la UE 003: EP, se centralizan en la Oficina de Tesorería de la Ogecoe, la cual por disposición del Comando del Ejército, asigna fondos por “Encargo” a las UUOO; asimismo los fondos captados por los entes generadores de RDR, serán transferidos de las Cuentas Bancarias Adicionales de Recaudación a la Cuenta Central de RDR para su registro en el SIAF-SP.

c. De conformidad al Decreto de Urgencia Nº 007-2007, está prohibida la

percepción simultánea de Pensión (solo Régimen 20530) y Honorarios por Servicios No Personales o Locación de Servicios, Asesorías o Consultorías

d. Las UUOO deberán solicitar la Certificación de Crédito Presupuestaria a la

Diplan y coordinar con la Ogecoe la transferencia de fondos por “Encargo”, cuando se tenga que pagar a los proveedores de bienes y/o servicios.

e. Las comunicaciones sobre aspectos relacionados con el Sistema Nacional

de Tesorería que efectúe la UE a la DNTP serán dirigidas al Director Nacional del Tesoro Público y deberán ser suscritas por el Director General de la Oficina General de Economía del Ejército.

f. Las disposiciones aprobadas por la presente Directiva deben ser de

conocimiento de los funcionarios y servidores relacionados directa e indirectamente con la administración financiera del Ejército.

g. El Órgano de Control Interno, es el encargado de velar por el estricto

cumplimiento de la presente Directiva. h. La presente Directiva deja sin efecto la Directiva Nº 005 E-2/OGECOE de

Abril 2007, asimismo, podrá ser descargada de la página WEB http://www.ejercito.mil.pe/ (Transparencia/Directivas Ogecoe).

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ANEXOS: Anexo Nº 01: Carta Autorización Anexo Nº 02: Acta por la destrucción de cheques Anexo Nº 03: Resolución de la Ogecoe por Encargos Anexo Nº 04 :Formato para la apertura de Cuentas Individuales Banco de la Nación Anexo Nº05 Relación de Unidades Fusionadas, Unidades Operativas y

Agregadurías Anexo Nº 06: Formato de Planilla de Pago de Viáticos Anexo Nº 07: Formato de Carta Notarial para la ejecución de una Carta Fianza Anexo Nº 08: Formato de Cuadro de Liquidación de Retención Anexo Nº 09: Formato de Acta de Recepción y Conformidad de Bienes Anexo Nº 10: Definición de Términos Anexo Nº 11: Organización Administrativa de la Unidad Ejecutora 003: Ejército

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