DIRAYA BDU MANUAL GADU

BASE DE DATOS DE USUARIOS

INSTRUCCIONES

GADU 3.6

SERVICIO ANDALUZ DE SALUD

Febrero de 2010

Servicio Andaluz de Salud febrero de 2011

Base de Datos de Usuarios. Instrucciones 2 de 44

INDICE

1. CONCEPTOS BÁSICOS ....................................................................... 5

1.1. INTRODUCCIÓN................................................................................................ 5

1.2. NORMATIVA ...................................................................................................... 6

1.3. SEGURIDAD Y ACCESO .................................................................................. 8

1.4. CRITERIOS DE INCLUSIÓN DE USUARIOS EN BDU............................... 9

1.5. TIPOS DE USUARIOS...................................................................................... 10 1.5.1. Por su Domicilio...................................................................................................................... 10 1.5.2. Por el origen del Aseguramiento Sanitario .............................................................................. 10 1.5.3. Por la situación en BDU .......................................................................................................... 11 1.5.4. Por la fase de tramitación en BDU .......................................................................................... 11 1.5.5. Por la situación en Base de Datos Asistencial ......................................................................... 11 1.5.6. Por su identificación en la Base de Datos Asistencial..............................................................12 1.5.7 . Por su consistencia con la información de BDU .................................................................... 12

1.6. IDENTIFICACIÓN DE USUARIOS ............................................................... 12

2. GADU: GENERALIDADES................................................................13

2.1. CONFIGURACIÓN DEL NAVEGADOR ...................................................... 13

2.2. ESTRUCTURA DE GADU............................................................................... 13

2.3. MENÚ USUARIOS............................................................................................ 14

3. DATOS DE USUARIOS.......................................................................14

3.1. ESTRUCTURA DE DATOS............................................................................. 14 3.1.1.Identificación............................................................................................................................ 14 3.1.2.Localización ............................................................................................................................. 15 3.1.3.Aseguramiento.......................................................................................................................... 16 3.1.4.Adscripción a Clave Médica..................................................................................................... 17 3.1.5.Datos de Control....................................................................................................................... 18 3.1.6.Historia Clínica......................................................................................................................... 19

3.2. BÚSQUEDA DE USUARIOS ........................................................................... 19

3.3. CONSULTA DE DATOS DE USUARIOS ...................................................... 19

3.4. IMPRESIÓN DE DOCUMENTOS .................................................................. 20

4. ALTA DE USUARIOS .........................................................................20

4.1. PROPUESTA DE ALTA................................................................................... 21

4.2. VALIDACIÓN DEL ALTA .............................................................................. 25

4.3. ALTA POR OPERADORES DE DISTRITO ................................................. 27

5. DUPLICADOS ......................................................................................27

6. ACTUALIZACIÓN DE DATOS DE USUARIOS.............................28



7. ADSCRIPCIÓN DE MÉDICO ............................................................29

7.1. CLAVE MÉDICA HABITUAL Y DE DESPLAZAMIENTO ...................... 29

7.2. ASIGNACIÓN INICIAL DE CLAVE MÉDICA............................................ 30

7.3. ELECCIÓN DE MÉDICO ................................................................................ 30

8. DESPLAZAMIENTO...........................................................................31

8.1. TIPOS DE DESPLAZADOS............................................................................. 31

8.2. PROCEDIMIENTO........................................................................................... 31

8.3. CANCELACIÓN DEL DESPLAZAMIENTO ............................................... 32

9. GESTIÓN DE CUPOS .........................................................................33

9.1. REDISTRIBUCIÓN POR TIPO DE FARMACIA ........................................ 33 9.1.1. De varias claves médicas a una ............................................................................................... 34 9.1.2. De una clave médica a varias................................................................................................... 34

9.2. REDISTRIBUCIÓN POR FECHA DE NACIMIENTO................................ 34 9.2.1. De varias claves médicas a una ............................................................................................... 34 9.2.2. De una clave médica a varias................................................................................................... 34

9.3. CAMBIO MÚLTIPLE....................................................................................... 35

9.4. GESTIÓN DE CARTAS.................................................................................... 35

9.5. APERTURA Y CIERRE DE CUPOS .............................................................. 35

9.6. ANULAR REDISTRIBUCION DIFERIDA.................................................... 35

10. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA ..................................................36

10.1. ATENCIÓN PRIMARIA ................................................................................ 36 10.1.1. Distritos ................................................................................................................................. 37 10.1.2. Zonas Básicas de Salud ......................................................................................................... 37 10.1.3. Centros de Atención Primaria................................................................................................ 38 10.1.4. Unidades Funcionales de Atención Primaria......................................................................... 38 10.1.5. Claves Médicas...................................................................................................................... 39 10.1.6. Facultativos............................................................................................................................ 41

10.2. EXPORTACIÓN DE DATOS ........................................................................ 41

10.3. GESTIÓN DE SECTORES SANITARIOS................................................... 42 11. TARJETA SANITARIA…………………………………………… 42 11.1 GESTIÓN DE TARJETA…………………………………………………… 42

11.1.1 Solicitar una Tarjeta………………….……………………………………………...…….. 42 11.1.2 Anular una Tarjeta………………………………………..……………..…...………..…… 43 11.1.3 Deshacer el estado de una Tarjeta………………………..……………...…………………..43



11.2 INFORMES…………………………………………………………….……. 43 11.3 INCIDENCIAS…………………………………………...………………..… 43 11.3.1 Gestión De Incidencias………………………………………………………..……….……43 11.3.2 Alta De Incidencias……………………………………….………………….…….……..... 44



1. CONCEPTOS BÁSICOS

1.1. INTRODUCCIÓN La Base de Datos de Usuarios (BDU) es el sistema nuclear, la columna vertebral, del conjunto de sistemas que constituye Diraya. El objeto de Diraya es la integración de toda la información sanitaria de cada usuario en una Historia Digital de Salud Única para cada ciudadano en el ámbito de Andalucía. De esta forma, la información de la Historia de Salud de cada ciudadano estará disponible allí donde éste se encuentre. Aunque dicha información esté dispersa en diferentes centros, el sistema Diraya conoce su ubicación y la pone a disposición del profesional que la precise y que esté autorizado por el ciudadano a utilizarla. Para ello, la primera condición necesaria es la identificación unívoca e inequívoca de cada ciudadano mediante un número de historia único para todos los centros sanitarios del Sistema Sanitario Público de Andalucía (SSPA). Este número es el NUHSA: Número Único de Historia de Salud de Andalucía. Para gestionar esta identificación de los ciudadanos y el NUHSA de cada uno, es necesaria una tabla de pacientes común para todos los centros. La primera función de la BDU es por tanto ser la tabla de pacientes de Diraya. Por otro lado, junto a la información básica de los usuarios, BDU incorpora la estructura organizativa de la Atención Primaria del SAS, vinculada a los usuarios mediante su adscripción a la Clave Medica que cada uno haya elegido. Estas Claves Medicas están ubicadas en Centros de Atención Primaria, estos a su vez en Zonas Básicas de Salud, y las Zonas dependen de los Distritos. La integración de todos los módulos de Diraya con BDU es una característica fundamental de este sistema (a diferencia de los centros dotados con TASS, cuyas Bases de Datos Locales NO están conectadas con BDU) .Diraya tiene una interfaz con BDU, es decir, a BDU se puede acceder para consultar o modificar datos desde su propia aplicación web (GADU) o directamente desde Diraya. De esta forma, entre Diraya y BDU se producen tres tipos de procesos: - Cualquier alta de usuario que se realice en un módulo Diraya es enviada a BDU

como propuesta de alta que tiene que ser validada por el Distrito correspondiente. Igualmente, cualquier modificación que se realice en Diraya de datos que afecten a la BDU, es enviada telemáticamente a BDU. Para ésta es indiferente que las propuestas de alta o las modificaciones lleguen desde Diraya o desde GADU. Por tanto, estos procesos deben respetar los procedimientos establecidos para BDU y que más adelante se detallan.

- En sentido inverso, las bases de datos de Atención Primaria y la de los Hospitales

actualizan sus datos administrativos con los de BDU. - Los cambios que se produzcan en las tablas de estructura organizativa de BDU

(Distritos, Zonas, Centros, Unidades Funcionales, Claves médicas) también se replican en las bases de datos asistenciales.



Por otro lado, la BDU tiene funciones de acreditación de derechos de los usuarios y de su adscripción a una determinada clave médica. Quiere esto decir que, tanto de la introducción de altas de usuarios, como de la modificación de datos de los mismos, se derivan importantes repercusiones para los derechos de los ciudadanos y de los profesionales que los atienden. Los operadores del sistema son responsables de la veracidad y exactitud de los datos que introduzcan en el mismo.

El papel medular de BDU hace que interacciones con muchos sistemas, especialmente -como se ha dicho- con la Historia de Salud, desde la que se pueden realizar propuestas de alta, cambios de médico o desplazamientos. Sin embargo, el acceso a las funciones de más alto nivel (validación de altas, depuración de duplicados, redistribuciones) sólo es posible desde la aplicación GADU, cuya misión consiste exclusivamente en gestionar la BDU. Se trata de una aplicación web, por lo que para acceder a la misma sólo es necesario disponer de:

- PC conectado a red corporativa - Navegador Internet Explorer. No es preciso ningún software adicional instalado

en el PC. Conviene aclarar que la principal fuente externa que interacciona con BDU es el Sistema de Información Laboral de la Seguridad Social (SIL o SILTGA), al que en ocasiones se conoce como Fichero General de Afiliación (FGA). BDU está integrada en la Base de Datos del Sistema Nacional de Salud gestionada por el Ministerio de Sanidad y Consumo, con la que interacciona. La explotación de datos de BDU no se realiza con la aplicación GADU, sino mediante el Modulo de Tratamiento de la Información (MTI).

Se describen a continuación los procedimientos de gestión de los datos de usuarios y de la Estructura Organizativa de AP, a los que los operadores de GADU/Diraya deben ajustar su actuación.

1.2. NORMATIVA La ORDEN de la Consejería de Salud, de 27 de febrero de 2002, por la que se establece la efectividad del carácter individual de la libre elección de médico y su gestión por la base de datos de usuarios del Sistema Sanitario Público de Andalucía, establece en su artículo 3 que:

- La adscripción individualizada a médico de familia o pediatra se gestionará

mediante la Base de Datos de Usuarios del Sistema Sanitario Público de Andalucía.

- A efectos de gestión y administración de los servicios del Sistema Sanitario

Público de Andalucía, la información contenida en la Base de Datos de Usuarios acreditará la situación de los ciudadanos en relación con la asistencia sanitaria en el Sistema Sanitario Público de Andalucía.



Es pues BDU quien identifica a los ciudadanos ante el Sistema y los adscribe a una determinada clave médica; su información prevalece sobre cualquier otra fuente, y por tanto es necesario que la información de las Bases de Datos Asistenciales de Diraya sea consistente con la de BDU.

Por otra parte, el artículo 2 determina que: - Los residentes en Andalucía se identificarán ante el Sistema Sanitario Público

de Andalucía, individualmente, mediante la Tarjeta Sanitaria de Andalucía o, en su caso, el documento de “Reconocimiento Temporal del Derecho a la Asistencia Sanitaria”

- Los usuarios que no dispongan de la Tarjeta Sanitaria de Andalucía y tengan

derecho a la misma podrán utilizar el justificante de haberla solicitado

- Los ciudadanos no residentes en Andalucía se identificarán mediante alguno de los documentos que tienen validez en virtud de la normativa del Sistema Nacional de Salud o de acuerdos internacionales.

Y la Disposición Final Primera:

A partir de la entrada en vigor de la presente Orden, sólo tendrán validez como

documentos identificativos ante el Sistema Sanitario Público de Andalucía los regulados en el artículo 2 de la presente Orden. Esta última disposición invalida la cartilla de Seguridad Social como documento acreditativo ante el SSPA para los residentes en Andalucía. De la normativa expuesta se derivan dos importantes consecuencias:

Este requisito no depende del aseguramiento del ciudadano, de forma que todos los residentes deben tener tarjeta sean cuales fueran, en cada momento, sus derechos a las prestaciones públicas. Estos derechos pueden ser cambiantes en el tiempo, como ocurre por ejemplo con los beneficiarios de la Mutualidades (MUFACE, MUGEJU e ISFAS), que pueden optar cada año entre recibir las prestaciones sanitarias directamente del sistema público y ser atendido por compañías privadas. Así que será BDU, y no la posesión de la Tarjeta, la que acredite los derechos de cada ciudadano en cada momento. Por el contrario, a los ciudadanos no residentes en Andalucía NO se les expedirá Tarjeta Sanitaria de Andalucía.

PARA DAR DE ALTA en Diraya/BDU a un RESIDENTE en Andalucía DEBE TRAMITARSE además la solicitud de TARJETA SANITARIA.

La Tarjeta Sanitaria de Andalucía se emite para toda persona que la solicite y resida en la Comunidad, tengan o no aseguramiento sanitario público; por ello, su titularidad no implica, necesariamente, reconocimiento de cobertura sanitaria

pública gratuita.

RESIDENTE = TARJETA



1.3. SEGURIDAD Y ACCESO Para acceder a BDU es preciso estar dado de alta como operador del sistema. Los operadores deben ser informados de su papel en el uso de los datos de la BDU, y aceptar las obligaciones que conlleva dicho acceso, según la legislación vigente. Así mismo, han de comprometerse por escrito a utilizar los datos únicamente para las funciones establecidas en el SSPA y para las que son recogidos; a cumplir las normas básicas de seguridad de acceso a la BDU y a mantener el obligado secreto profesional en relación con los datos que puedan manejar. Para ello deben solicitar su alta en el formulario al efecto, dirigido a la administración de accesos, que para estos efectos puede descentralizarse a los Distritos y Hospitales, conforme a los procedimientos generales de seguridad que estén establecidos. Para acceder es necesario identificarse ante el sistema y suministrarle la contraseña que le será proporcionada en el momento de ser dado de alta como operador. Cada operador accede a diferentes funciones según su perfil de acceso. Los perfiles son configurables aunque en general:

- Los Centros de Atención Especializada, además de un perfil de consulta, disponen de otros tres perfiles:

Perfil AE Modificación Parcial: puede modificar todos los datos de

Localización (domicilio habitual, teléfonos) y el Domicilio de Desplazamiento. Además puede editar DNI y Sexo cuando sean nulos. Puede cambiar la situación pasando registros a Pasivo.

Perfil AE Modificación Completa: además de lo anterior, puede modificar

todos los datos de Identificación (nombre, apellidos, DNI, fecha de nacimiento, sexo).

Perfil AE Altas: puede realizar Propuestas de Alta así como recuperar

registros en Pasivo y pasarlos a Vigente (lo que equivale a una Propuesta de Alta). Puede modificar todos los datos de Localización (domicilio habitual, teléfonos) y editar DNI y Sexo cuando sean nulos, aunque no puede modificar el resto de los datos de Identificación.

- Los Centros de Atención Primaria pueden modificar todos los datos de Localización (domicilio habitual, teléfonos) y editar DNI y Sexo cuando sean nulos, aunque no pueden modificar el resto de los datos de Identificación. Pueden cambiar la situación pasando registros a Pasivo, realizar Propuestas de Alta y recuperar registros en Pasivo pasándolos a Vigente. Además pueden cambiar el Médico Habitual adscrito y cambiar el Médico por Desplazamiento y el Domicilio de Desplazamiento.

- Los Distritos de Atención Primaria, tienen acceso a todas las funciones

anteriores y también a Validar Altas, Depurar Duplicados, realizar Redistribuciones, abrir/cerrar cupos y Solicitar Tarjetas Sanitarias.



Además, junto con la administración de BDU, los Distritos son responsables de mantener permanentemente actualizados los datos de la Estructura Organizativa de Atención Primaria; en concreto, la función del Distrito en su ámbito territorial es:

Actualizar datos de directorio (teléfonos, direcciones) de Distrito,

Dispositivos de Apoyo, Centros de Atención Primaria y Unidades Funcionales.

Actualizar “tipo de clave” (reconvertida o no reconvertida), “facultativo

actual”, “horario”, “centro principal” y “centros asociados” de las Claves Médicas

Altas, bajas y modificaciones de Facultativos de AP.

El ámbito de consulta es el de Andalucía, a pesar de que el ámbito de actuación se restringe geográfica o funcionalmente (un distrito sólo puede adscribir una clave del propio distrito). A continuación se resumen las principales acciones que se pueden realizar según el perfil de acceso, sobre datos de usuarios.

Modificaciones Perfil

Propuestas de Alta

Validación de Altas

Bajas Consultas Identificación Domicilios Aseguramiento Adscripción

1.BDUadmón. Sí Sí Sí Sí Sí Sí Sí Sí 2.Distritos Sí Sí Sí Sí Sí Sí No Sí 3.Centros AP Sí No Sí Sí Introducir Sí No Sí 4.Centros AE Sí No Sí Sí Introducir Sí No No 4.Otros No No No Sí No No No No SILTGA Sí Sí Sí No Sí No Sí No “Baja” es sinónimo de paso a Pasivo.

1.4. CRITERIOS DE INCLUSIÓN DE USUARIOS EN BDU

Usuario: Es toda persona con domicilio habitual o eventual en Andalucía, o que no teniéndolo solicite asistencia sanitaria en el Sistema Sanitario Público de Andalucía. (SSPA).

La función de identificación exige la inclusión en BDU de todas las personas que cumplan alguno de estos criterios, para que se les asigne un número de historia (NUHSA).

Deben incluirse en BDU todos los que cumplan uno de estos criterios: Personas domiciliadas en Andalucía -y por tanto con derecho a Tarjeta-,

independientemente de su situación de aseguramiento Personas no residentes en Andalucía que soliciten un servicio del SSPA



1.5. TIPOS DE USUARIOS Las categorías son excluyentes.

1.5.1. Por su Domicilio

Residente: su domicilio habitual se encuentra o se va a fijar en Andalucía por un

periodo de tiempo superior a un año. Debe disponer de tarjeta sanitaria sea cual sea su situación de aseguramiento.

Desplazado interno: es el residente en Andalucía que temporalmente –entre 1 y

12 meses- vive en otro lugar de la Comunidad distinto al de su residencia habitual. Es un residente y, por lo tanto, debe disponer de tarjeta sanitaria sea cual sea su situación de aseguramiento.

Desplazado externo: su domicilio habitual está fuera de Andalucía pero

temporalmente –entre 1 y 12 meses- vive en la comunidad. Deben disponer de un "Reconocimiento Temporal del Derecho a la Asistencia Sanitaria en Andalucía" (en los casos en los que proceda) o bien de un “Certificado de Datos en la Base de Datos de Usuarios del Sistema Sanitario Público de Andalucía” (en los demás casos). Finalizado el desplazamiento, pasa a pasivo de forma automática. Los inmigrantes a los que se refiere la Instrucción 10ª de la Resolución se asimilan a desplazados externos.

Ocasional: persona sin domicilio habitual ni eventual en Andalucía que solicita

asistencia del SSPA. En todo caso, su estancia prevista en Andalucía es inferior a 1 mes. Terminado dicho plazo, estos registros pasan automáticamente a pasivo.

1.5.2. Por el origen del Aseguramiento Sanitario

Pública Sistema Nacional de Salud: Su aseguramiento sanitario viene

reconocido por el Sistema Nacional de Salud y, por tanto, tienen cubierta la asistencia en todo el territorio nacional. Los titulares aparecen en la Base de Datos de la Seguridad Social con derecho a la Asistencia.

Pública Andalucía: Derecho a la Asistencia Sanitaria reconocido por la Junta

de Andalucía y, por tanto, su cobertura en otras Comunidades Autónomas dependerá de la normativa de las mismas.

Pública por Convenio Internacional: Usuarios extranjeros que acreditan su

derecho mediante el documento especificado en el convenio entre España y su país de origen. No aparecen en la base de datos de Seguridad Social.

Privada, Sin Cobertura Pública. Incluye Mutualidades con opción por

privada. Pueden estar en la base de datos de Seguridad Social sin Derecho a la Asistencia.



1.5.3. Por la situación en BDU

Vigente: registro en vigor en BDU.

Pasivo: registro que no está en vigor en BDU en el momento de la consulta. La

causa de estar en el Pasivo puede ser:

- Alta en otra Comunidad - Datos Incompletos: Sin fecha de nacimiento, Mayores de 18 sin DNI... - Domicilio Fuera Comunidad - Duplicado con Historia Cerrada - Duplicado - Fallecimiento - Incorporación Rechazada: Propuesta de Alta rechazada por el Distrito - Nacido Muerto - No validado en plazo - Sin asistencia, SS ni DNI - Sin asistencia y mayor de 65 años - TGSS: la Seguridad Social ha dejado de remitir este registro por nuevo

domicilio fuera de la Comunidad. - Situación Tarjeta

1.5.4. Por la fase de tramitación en BDU

Para la incorporación de los usuarios a BDU es indispensable que el Distrito correspondiente valide las propuestas de alta que se efectúen en su ámbito territorial. Por ello, un registro en BDU puede estar: Validado: propuesta de alta revisada y aceptada por el Distrito y a la que éste ha

incorporado los datos de aseguramiento. No Validado o pendiente de validación: propuesta de alta efectuada por un

centro que aún no ha sido validada por el Distrito. Rechazado: propuesta de alta no aceptada por el Distrito. Estos registros pasan a

Pasivo por esta causa. A través de Diraya o de GADU el centro puede consultar las propuestas que hayan sido rechazadas y las razones de dicho rechazo.

No validado en plazo: Registro no validado en el plazo definido (actualmente 6

meses)

1.5.5. Por la situación en Base de Datos Asistencial Actual: registro en vigor en una BD Asistencial determinada.

En BDU sólo son registros efectivos los que están VIGENTES y VALIDADOS



Histórico: registro que no está en vigor en la Base de Datos Asistencial de un

centro en el momento de la consulta, ya sea por fallecimiento, por traslado, etc.,

1.5.6. Por su identificación en la Base de Datos Asistencial

Conciliado: registro que en la Base de Datos Asistencial dispone de NUHSA. No conciliado: en caso contrario.

1.5.7. Por su consistencia con la información de BDU En las bases de datos asistenciales de los centros, según la concordancia de los datos administrativos con los registrados en BDU, un registro de usuario puede estar: Consolidado: la información administrativa de ese usuario en la Base de Datos

Asistencial es idéntica a la de BDU. No Consolidado: en caso contrario.

Esta situación es dinámica, de manera que un registro Consolidado en una BD Asistencial puede pasar a estar No consolidado, por ejemplo, porque se hayan hecho modificaciones en sus datos a través de la aplicación web GADU, y cuando se ha accedido a esa BD no hubiera comunicaciones con BDU una vez restablecidas, el registro volverá a estar Consolidado.

1.6. IDENTIFICACIÓN DE USUARIOS En BDU se utilizan los siguientes identificadores:

NUHSA: Número Único de Historia de Salud de Andalucía. Es el campo clave que identifica de manera unívoca a los ciudadanos. NUSS y NAF son números asignados por la Seguridad Social, en cambio, el NUHSA lo asigna BDU de manera automática a todos los usuarios incluidos en BDU. Tiene el mismo formato que el NUSS y el NAF pero empieza por "AN". Es el número que figura en las Tarjetas Sanitarias que se emiten actualmente por el SSPA (verdes). Además este número ocupa el campo del NUSS en los usuarios residentes a los que en los cruces con el fichero de la TGSS aún no les ha asignado NUSS, desplazados externos y ocasionales.

IPF: Identificador de Persona Física. Compuesto por dos campos: el tipo de IPF

y el número del mismo. El IPF puede ser de varios tipos: Pasaporte, Número de Identificación de Extranjero (NIE), Tarjeta de Residencia Comunitaria, y Documentos Varios. pero el más frecuente es el DNI. El IPF es obligatorio para mayores de 14 años. Los residentes mayores de 18 años en los que no figure este dato son pasados a pasivo de manera automática.



NUSS: Número de Usuario de Seguridad Social. Se trata de un número individual que hasta el año 2006 asignaba la TGSS a todos los residentes en Andalucía y aparecía en las antiguas, aunque todavía vigentes Tarjetas Sanitarias y de la Seguridad Social (rojas). En los titulares de Seguridad Social coincide con el Número de Afiliación (NAF titular).

2. GADU: GENERALIDADES

2.1. CONFIGURACIÓN DEL NAVEGADOR Para conseguir la configuración idónea de la página Web que permita una correcta visión de las pantallas, es preciso realizar una serie de cambios en la configuración de Internet, actuando sobre el Menú principal de la página. Estos cambios habrá que realizarlos solamente la primera vez que se entra en la aplicación, siempre y cuando no sea alterado ninguno de estos parámetros posteriormente por el operador. Para ello es preciso realizar las siguientes modificaciones:

1. Activar en la Barra de Menú la opción: Herramientas/ Opciones de Internet/ General/ Archivos temporales de Internet/ Configuración/ Comprobar que hay nuevas versiones de las páginas guardadas/ Cada vez que se visita la página. Esta configuración se debe guardar por defecto para que las páginas se actualicen adecuadamente, ya que si no se activase, la aplicación recuperaría las páginas guardadas automáticamente en la carpeta temporal de Internet con lo cual la información puede no refrescarse cada vez que solicitamos alguna actualización de los datos.

2. Usar el modo pantalla completa. Es el modo de pantalla por defecto. En todo

caso, se activa en: Ver/ pantalla completa o más rápidamente con la tecla de función F11.

3. Configurar la página para la impresión en: Archivo/Configurar página. En

Tamaño del papel se selecciona 210 x 297 mm; en Origen se selecciona Selección automática y los casilleros de Encabezado y Pie de página se dejan en blanco pulsando después Aceptar.

2.2. ESTRUCTURA DE GADU La aplicación GADU se estructura en 3 bloques de funciones:

- Usuarios: gestiona las operaciones con datos de usuarios, incluyendo la adscripción de médico y el desplazamiento.

- Gestión de cupos. Realiza las operaciones masivas de adscripción de médico, y la apertura/cierre de cupos.

- Estructura organizativa. Gestiona los datos de las entidades que configuran la estructura de Atención Primaria del SAS (Distritos, Zonas, Centros, Claves médicas...).



El menú principal de la aplicación está constituido por estos 3 ítems a los que se añaden las opciones de:

- Mantenimientos globales: gestiona las tablas auxiliares de la aplicación - Configuración y Seguridad. - Tarjeta Sanitaria

Nota: Como norma general todos los cambios que se realizan se hacen efectivos pulsando el botón Aceptar. Si se pulsa el botón Volver los cambios no se producen.

2.3. MENÚ USUARIOS El menú usuarios dispone de opciones para:

- Búsqueda de usuarios - Validar propuestas de alta (Distritos) - Consultar propuestas de alta rechazadas - Detección de duplicados (Distritos) - Usuarios no insertados en BDU (Distritos)

Las 4 últimas realizan tareas específicas que se describen en los apartados que para cada una se indican. El resto de las operaciones a realizar con los registros de usuarios -consultas, altas, bajas, modificaciones- se efectúan desde la pantalla de Datos del Usuario tras localizarlo mediante la pantalla de Búsqueda de Usuarios.

3. DATOS DE USUARIOS

3.1. ESTRUCTURA DE DATOS BDU contempla los siguientes tipos de datos sobre los usuarios:

3.1.1. Identificación

- NUHSA y NUSS: En general se dan 3 situaciones en cuanto al NUSS/NUHSA: Residentes en Andalucía y Desplazados internos. Los que inicialmente no estén

en la base de datos son dados de alta con el NUHSA. A los titulares de Seguridad Social se les incorpora el NUSS tras el cruce con el fichero de afiliación que envía mensualmente la TGSS. Mientras tanto, al igual que ocurre desde 2006 con los beneficiarios, en el campo NUSS figura también el NUHSA.

Otros colectivos a los que la Seguridad Social no les otorgue número (NUSS) pero estén cubiertos por la sanidad andaluza. Sólo disponen de NUHSA y su documento de acreditación es el “Reconocimiento Temporal del Derecho a la Asistencia Sanitaria del SSPA”. Para otros desplazados externos también es el NUHSA el número de identificación, y su documento de acreditación puede ser el “Certificado de Datos en la Base de Datos de Usuarios del Sistema Sanitario Público de Andalucía”. En estos casos, tanto el campo NUSS como el campo NUHSA contienen el mismo número: el NUHSA.



Ocasionales: personas que tengan un contacto puntual con el sistema sanitario sin ser residentes ni desplazados. Se les dará de alta con un NUHSA y en el plazo de un mes pasarán al pasivo.

- IPF: (Obligatorio para mayores de 14 años). Los mayores de 18 años sin DNI pasan

automáticamente a pasivo. - Documento E: Donde debe figurar el Número de Tarjeta Sanitaria Europea o el

número de Formulario que certifique el derecho a la asistencia sanitaria en función de los convenios internacionales de seguridad social. Su cumplimentación es obligatoria para ciudadanos de la Unión Europea. Deben ser desplazados externos con Financiación Pública por Convenio Internacional

- Apellidos y Nombre. Deben escribirse sin abreviaturas y con acentos. El primer apellido y el nombre son obligatorios.

- Fecha de Nacimiento (obligatorio). Los registros sin fecha de nacimiento pasan automáticamente a pasivo.

- Sexo (obligatorio). - País de Nacimiento (obligatorio) - Comunidad de Nacimiento (obligatorio)

Entre los datos de identificación se incluyen los atributos necesarios para la construcción del CIP (Apellidos, Sexo, Fecha de Nacimiento, Comunidad y País de Nacimiento), que es un identificador que se utiliza en varias Comunidades Autónomas.

3.1.2.Localización

Se dispone de dos domicilios: habitual y de desplazamiento. Los usuarios tendrán cumplimentados uno ó ambos en función de: Residentes. Sólo tendrán cumplimentado el domicilio habitual y éste debe estar

ubicado en Andalucía Desplazados internos. Tendrán cumplimentados ambos domicilios. Los dos

pertenecerán a Andalucía. Desplazados externos. Tendrán cumplimentados ambos domicilios. El habitual

no será un domicilio andaluz, pero el de desplazamiento sí lo será. Los inmigrantes a los que se refiere la Instrucción 10ª de la Resolución se asimilan a desplazados externos, por lo que deben tener un domicilio habitual no andaluz y un domicilio de desplazamiento andaluz.

Ocasionales. Sólo tendrán cumplimentado el domicilio habitual y éste debe estar ubicado fuera de Andalucía.

Ambos domicilios incluyen los siguientes datos: - Tipo de Vía (obligatorio): los más frecuentes son “calle” o “avenida” - Nombre de Vía (obligatorio). La aplicación dispone de un callejero codificado de

Andalucía, que permite seleccionar la calle deseada en una lista desplegable. Caso

Los Desplazados Externos deben tener cumplimentados ambos domicilios: el HABITUAL estará FUERA DE ANDALUCÍA,

y el de Desplazamiento en Andalucía.

EL DOMICILIO HABITUAL SE CUMPLIMENTA EN TODOS LOS CASOS



de no encontrarse la calle buscada, el sistema permite también la introducción manual del literal de la misma. No obstante, siempre será preferible utilizar la lista desplegable, lo que además de ser más cómodo para el operador, permite disponer de esta información de manera codificada, y evita la introducción de errores.

- Número de vía - Escalera - Piso - Puerta - Bloque - País (obligatorio) - Comunidad - Provincia - Municipio - Localidad (obligatorio) - Código Postal (obligatorio) - Teléfono 1 - Teléfono 2 - Teléfono Móvil - Correo electrónico (e-mail) El domicilio de desplazamiento dispone además de estos campos: - Fecha de desplazamiento - Tipo de desplazamiento (No desplazado, Desplazado interno, Desplazado externo) - Meses desplazado: Número previsto de meses que durará el desplazamiento

(obligatorio). Además, para incorporar un usuario esporádico que no va a permanecer en la Comunidad, se usa el campo: - Ocasional. Permite distinguir a los ciudadanos dados de alta como tales.

3.1.3.Aseguramiento

Se cumplimentan por el Distrito al validar el alta y sólo se actualizan en el cruce mensual con la base de datos de la Seguridad Social o por la administración de BDU. Pueden clasificarse en 2 bloques: Sanitario:

- Asistencia sanitaria: expresa el origen de la financiación de la asistencia sanitaria. Puede ser: Pública SNS, Pública Andalucía, Pública por Convenio Internacional o Privada (ver 1.4.2.)

- Farmacia: Normal, Gratuita, Mutualidades, Gratuita-Andalucía y Privada - Situación de tarjeta: solicitada, emitida, sin tarjeta... Este campo se refiere a la

situación de la tarjeta y no es modificable directamente en la aplicación, sino a partir de la aplicación de gestión de la Tarjeta Sanitaria de Andalucía.

- Mutualidad: MUFACE, ISFAS o MUGEJU



- Convenio AP : para los casos de mutualistas con opción privada pero residentes en un municipio del Convenio para la prestación de asistencia sanitaria AP

- Mutua AT/EF : Laboral: campos que sólo dependen de la Seguridad Social.

- NAF Titular: Número de Afiliación del Titular. Este dato estará cumplimentado en todas las personas afiliadas a la Seguridad Social, sean titulares (NAF coincidirá con NUSS) o beneficiarios (NAF y NUSS son distintos). Es decir, disponen de NAF todas las personas incluidas en la Seguridad Social: los que aparecen en la base de datos de la Seguridad Social (SIL-TGA) y los beneficiarios aunque no lo estén.

- Régimen de Seguridad Social (General, Extensión de Cobertura, Agrario, Empleados de Hogar, sin asistencia...)

- Situación en SS: Activo, Activo-Pensionista, Pensionista y Prórroga. Junto con el Régimen de Seguridad Social constituye el RAS.

- Relación con SS: Titular o Beneficiario - Entidad Aseguradora: INSS o Mutua de Accidentes de Trabajo y Enfermedades

Profesionales (MATEP). - Mutualidad: MUFACE, ISFAS o MUGEJU - Empresa Colaboradora. - Tipo de Colaboración - Fecha de Situación SS. - Cuenta de Cotización - Situación de la relación laboral (cuenta de cotización) - Fecha de situación de la relación laboral (cuenta de cotización) - Razón social de la empresa

3.1.4. Adscripción a Clave Médica Los operadores de Áreas Hospitalarias no pueden adscribir médico en la Propuesta de Alta, ni tienen acceso a modificar este dato. Como ocurre con los domicilios, se dispone de dos claves médicas: habitual y de desplazamiento. Los usuarios tendrán cumplimentadas una, otra o ambas en función de: Residentes. Sólo tendrán cumplimentada la clave médica habitual. Dado que la

elección de médico es individual, esta clave será de medicina de familia o de pediatría en función de la edad del usuario, de su elección (entre 7 y 14 años) y de las disponibilidades del sistema.

Desplazados internos. Tendrán cumplimentadas ambas claves durante el tiempo que dure el desplazamiento. La clave EFECTIVA será la de desplazamiento mientras dure éste. Una vez finalizado, la clave efectiva volverá a ser la habitual. La clave médica efectiva es la que en cada momento se utiliza para la ordenación asistencial y el abono de retribuciones.

Desplazados externos. Tendrán cumplimentada sólo la clave de desplazamiento. Ocasionales. No tendrán adscripción a clave médica



Tampoco están adscritos a clave médica:

- Los ciudadanos con asistencia sanitaria Privada - Usuarios de Mutualidad con opción por asistencia privada, sin estar incluido

por razón de su residencia en Convenio AP - Adscritos a Entidades Colaboradoras cuando el Tipo de Colaboración incluya

contingencias comunes. Existe un histórico de adscripciones de los usuarios a claves médicas. En el mismo, para cada usuario pueden consultarse las claves médicas a las que ha estado adscrito y los periodos de tiempo correspondientes. Entre los datos de adscripción se incluye el campo Comunidad donde tuvo el último médico que es obligatorio y sólo se puede cumplimentar durante el proceso de alta. Es la Comunidad Autónoma en la que el usuario tenía hasta ahora su médico de familia o pediatra. Habitualmente esta Comunidad será Andalucía. Pero cuando se trate de personas que se trasladan desde otra Comunidad, es necesario conocerla para poder comunicarle al Servicio de Salud correspondiente que dicha persona es alta en Andalucía. Es la misma razón por la que entre los datos de identificación se incluyen los campos necesarios para la construcción del CIP.

3.1.5. Datos de Control

- Origen del registro: "TGSS", cuando el registro se ha incorporado desde la Base

de Datos de la Seguridad Social, o "SAS", cuando es creado por un operador del SAS.

- Fecha de Alta en BDU - Fecha de Validación - Fecha de Alta en SIL: Dato que se recibe de SIL - Fecha última actualización

Fecha de Actualización Datos Básicos Fecha de Actualización Domicilio Fecha de Actualización Desplazamiento Fecha Adscripción a Clave Médica Fecha de Actualización Aseguramiento Fecha de Situación Actual en BDU: último cambio de Vigente a Pasivo o a

la inversa.

- Fecha de Actualización del NUSS: Fecha de incorporación del NUSS desde el SIL de la TGSS.

- Fecha Situación SS: Dato que se recibe de SIL - Fecha Situación Tarjeta

Junto a cada dato se indica la clave del operador que realizó la actuación correspondiente (alta, validación, actualización del dato...).



3.1.6. Historia Clínica Este campo informa si el usuario tiene o no Historia Clínica abierta.

3.2. BÚSQUEDA DE USUARIOS La búsqueda puede realizarse por (en el orden recomendado):

- NUHSA - IPF (DNI) - NUSS, recomendado si el usuario dispone de Tarjeta Sanitaria y de la Seguridad

Social (roja) o se trata de un titular de seguridad social. - NAF - Apellidos-Nombre: es necesario indicar, al menos, nombre y primer apellido, o

bien los dos apellidos. Puede añadirse además la Provincia del usuario y el Año de nacimiento. Una vez aceptados los criterios de búsqueda pueden ocurrir 3 circunstancias:

- Que se encuentre un solo usuario que cumple los criterios de búsqueda. El sistema ofrece directamente la pantalla de "Datos del Usuario".

- Que varios usuarios cumplan los criterios de búsqueda. El sistema presenta una lista en hipertexto de los encontrados. Los datos que se muestran son NUSS/NUHSA, NAF, Apellidos y Nombre, Fecha de Nacimiento. Haciendo clic en el que desee el operador, aparece la pantalla de "Datos del Usuario" elegido. Desde ella se puede volver a la lista de usuarios encontrados pulsando el botón “Volver a lista”.

- Que ningún usuario cumpla los criterios de búsqueda. El sistema presenta la pantalla de "Búsqueda de Usuarios", por si se quieren cambiar los criterios de búsqueda, y pregunta si se quiere buscar en pasivo. Si el usuario es encontrado en el pasivo es posible recuperarlo cambiando su Situación en BDU a Vigente. Este cambio equivale a una Propuesta de Alta y debe seguir el procedimiento descrito en 4. Alta de Usuarios.

3.3. CONSULTA DE DATOS DE USUARIOS

En la pantalla principal de "Datos del Usuario" figuran:

- Los datos de Identificación y Localización. - Un enlace a los Datos de Control y otro para Paso a Pasivo - Datos de Aseguramiento Sanitario y Laboral - Datos del médico adscrito con enlace para ampliar la información (horario y

lugar de la consulta), así como enlace para consultar el Histórico de Asociaciones: claves médicas a las que ha estado adscrito el usuario en el pasado, tanto por cambio de médico habitual como por desplazamiento. La adscripción puede haber sido:

1. Individual: por adscripción individual o múltiple 2. Por InterSas: por el propio usuario 3. Por redistribución 4. Automática: asignación inicial



- En la parte inferior de la pantalla están los botones para modificar y/o ampliar información: Identificación, Domicilio, Desplazado, Aseguramiento, y Adscripción. El número de botones depende del perfil del operador.

- Otros botones permiten la impresión del "Certificado de Datos del Usuario" y de otros documentos o informes.

3.4. IMPRESIÓN DE DOCUMENTOS

El sistema permite la impresión de los documentos relacionados con la gestión administrativa de usuarios:

- "Certificado de Datos del Usuario" a la fecha de la consulta. Recoge los datos más útiles en la relación del usuario con el SSPA, y es el documento habitual para acreditar los datos del ciudadano en la BDU.

- “Certificado de Situación”. Es una alternativa más completa, que contempla la totalidad de datos de cada usuario en BDU, para responder a la exigencia de la ley 15/99 de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal.

- "Solicitud de Tarjeta/alta/modificación de datos de usuarios en BDU". Es el formulario que el usuario debe firmar para dejar constancia de su petición, justificando así la actuación del operador. Debe utilizarse en todos los procedimientos BDU que se efectúen en el centro:

Cambio de médico Propuesta de Alta de Residente o Desplazado Externo Adscripción de médico por desplazamiento interno Cancelación de la adscripción temporal a un médico por desplazamiento Cambio de datos

- Carta para aceptar solicitud de adscripción - Carta para desestimar solicitud de adscripción - Cartas configurables para notificar redistribuciones de oficio a los afectados.

4. ALTA DE USUARIOS El sistema incorpora usuarios de dos maneras: Mediante un cruce mensual con la base de datos de la Seguridad Social, en el que se

comparan los NUSS remitidos por SS con los existentes en BDU. Se realizan 4 procesos:

1. Cada registro de BDU dado de alta por un operador del SAS -y por tanto, dado de alta sin NUSS-, recibe el NUSS y los datos de aseguramiento, conforme Seguridad Social incorpora el registro correspondiente en SIL.

2. Se incorporan aquellos usuarios remitidos por la TGSS, que aún no estén en BDU y cumplan la siguiente condición: Residir en un municipio andaluz

3. Si el usuario ya se encuentra en BDU se actualizan los datos de aseguramiento laboral. No se modifican los datos de Localización (domicilios, teléfonos) ni los de Adscripción a médico.

4. Por otro lado, pasan a pasivo de manera automática: Residentes en los que no consta un municipio de Andalucía



Residentes de origen SAS que, transcurrido un año desde la validación del alta, continúen figurando Sin Tarjeta Sanitaria.

Residentes que dejen de aparecer en la base de datos de TGSS Defunciones Registros sin fecha de nacimiento Residentes mayores de 18 años sin DNI Residentes, sin DNI y mayores de 65 años con pública andaluza.

A continuación se ejecutan procesos de control de calidad, corrección de incongruencias, detección de duplicados y asignación inicial de médico.

De forma manual, por operadores con el perfil necesario. Todas las personas que

tengan un contacto con el Sistema Sanitario Público de Andalucía (SSPA) y no se encuentren en BDU deben ser dadas de alta, independientemente de que residan o no en Andalucía y de que tengan derecho o no a la asistencia sanitaria por el SSPA. En general, el proceso a seguir consta de dos fases: Propuesta de alta y Validación del alta. Se describen a continuación.

4.1. PROPUESTA DE ALTA El alta de usuarios es el proceso más importante y trascendental de cuantos afectan a la BDU. Es imprescindible evitar la introducción de duplicados, por lo que antes de realizar una propuesta de alta, el operador debe realizar el paso más importante: Debe buscarse fundamentalmente por NUSS, NUHSA, NAF y DNI. La búsqueda por nombres y apellidos debe ejecutarse omitiendo las partículas de enlace y evitando las abreviaturas. Los usuarios con Tarjeta Sanitaria de Andalucía deben estar en BDU, bien como vigentes o como pasivos. Tras realizar las búsquedas del usuario, si el sistema no lo encuentra entre los vigentes, ofrece la posibilidad de buscarlo en Pasivo. Hay que considerar que el registro pasivo puede tener vinculada información clínica potencialmente importante por lo que debe evitarse que nuevas vinculaciones se vinculen a un registro distinto.

Asegurarse de que el usuario no está ya en BDU, para evitar la introducción de duplicados. Buscarlo por todos los datos disponibles

Antes de realizar una propuesta de alta es OBLIGATORIO buscar al usuario también en el Pasivo

La interacción con la base de datos de la Seguridad Social NO modifica los datos de Localización ni los de Adscripción.

Es muy importante que los Hospitales realicen la Propuesta de ALTA de los NIÑOS NACIDOS en el mismo. Se realiza a partir del registro de la madre.

Las Propuestas de Alta deben ser VALIDADAS por el DISTRITO que corresponda en función del MUNICIPIO de RESIDENCIA del USUARIO



Si el usuario figura en BDU como “pasivo”, el operador podrá pasarlo a “vigente” y actualizar los datos pertinentes cuando la causa de pasivo sea "Situación de Tarjeta", "Sin Domicilio en la Comunidad", "Traslado a otra Comunidad", "Datos incompletos" o "TGSS" (esta última engloba a los residentes que la Seguridad Social ha dejado de remitir). Si la causa de pasivo fuera "Duplicado" o "Fallecido" y se tratase de un error, debe comunicarse al Distrito. El paso a “vigente” tiene la consideración de propuesta de alta y, por tanto, deben realizarse las mismas actuaciones y trámites que a continuación se detallan para la propuesta y validación de alta. Si el usuario no es encontrado tras la búsqueda entre Vigentes y Pasivos, el sistema ofrece la posibilidad de crear un nuevo usuario. Contestando afirmativamente se presenta la pantalla de "Creación de Usuario". Existen datos que son obligatorios, pero el operador debe procurar cumplimentar todos los datos posibles y de manera correcta. El operador será responsable de la veracidad de los datos introducidos. Téngase presente que BDU constituye el eje de toda la información relativa a ciudadanos y sobre ella se soportan o soportarán muchos sistemas además de la propia Historia Digital de Salud (Receta XXI, Cita Web, Inters@s, SIGILUM, Salud Responde, etc.). Por ello, los operadores deben extremar las precauciones y ser meticulosos para evitar errores y duplicidades que degraden la BDU. Los datos que deben cumplimentarse son:

Identificación 1. IPF (tipo y número). Obligatorio para mayores de 14 años. El sistema valida el

carácter de control o lo añade si se ha omitido. 2. Nombre. Obligatorio. Sin abreviaturas. 3. Primer Apellido. Obligatorio. Sin abreviaturas. 4. Segundo Apellido. Obligatorio. Sin abreviaturas. 5. Sexo. Obligatorio. 6. Fecha de Nacimiento. Obligatorio. En formato dd/mm/aaaa. 7. Documento E. Cuando se trata de extranjeros con Tarjeta Sanitaria Europea o

documento alternativo. 8. País de Nacimiento. Obligatorio 9. Comunidad de Nacimiento. Obligatorio cuando el país de nacimiento es

España. 10. NUHSA de la madre. En el caso de recién nacidos.

Al crear un usuario el sistema establece dos controles para evitar la introducción de duplicados: No se permite introducir un DNI existente. Se comprueba que apellidos, nombre y fecha de nacimiento no coincidan

con ningún usuario existente. Si hubiera que dar de alta a una persona con estos datos iguales a otra ya existente en BDU, deberá comunicarlo a la administración de BDU. En menores de 14 años, con iguales apellidos y fecha de nacimiento, el sistema avisa que puede haber una duplicidad.

EL PASO A “VIGENTE” EQUIVALE A LA PROPUESTA DE ALTA



Domicilio habitual. En la propuesta de alta, los datos de domicilio que se cumplimentan son los del domicilio HABITUAL. Si es necesario se cumplimentarán los datos de desplazamiento posteriormente. Cuando el domicilio habitual no sea de Andalucía, es decir cuando se trata de un desplazado externo, el sistema presenta la pantalla para cumplimentar el domicilio de desplazamiento. De esta forma, los usuarios pueden ser dados de alta como Residentes, como Desplazados Externos, o como Ocasionales (marcándolo así). Por ello, el domicilio habitual debe cumplimentarse SIEMPRE. Los inmigrantes a los que se refiere la Instrucción 10ª de la Resolución se asimilan a desplazados externos, por lo que en estos casos debe cumplimentarse un domicilio habitual no andaluz y un domicilio de desplazamiento andaluz.. El domicilio habitual incluye: 1. Tipo de Vía. Obligatorio 2. Nombre de Vía. Obligatorio. La aplicación dispone de un callejero codificado

de Andalucía, que permite seleccionar la calle deseada en una lista desplegable. Caso de no encontrarse la calle buscada, el sistema permite también la introducción manual del literal de la misma. No obstante, siempre será preferible utilizar la lista desplegable, lo que además de ser más cómodo para el operador, permite disponer de esta información de manera codificada, y evita la introducción de errores.

3. Número de Vía 4. Escalera 5. Piso 6. Puerta 7. País de residencia. Obligatorio 8. Comunidad de residencia. 9. Provincia. 10. Municipio. 11. Localidad. Obligatorio 12. Código Postal. Obligatorio. 13. Teléfono 1 (9 cifras) 14. Teléfono 2 (9 cifras) 15. Teléfono Móvil (9 cifras) 16. Correo electrónico 17. Documentación entregada: si ó no 18. Fecha de la entrega de la documentación. Por defecto es la del día.

En los desplazados es necesario además indicar el número de meses que previsiblemente durará el desplazamiento (entre 1 y 12).

Adscripción. 1. Clave médica. Obligatorio salvo en el caso de Ocasionales. Si, posteriormente

en el proceso de validación, el Distrito comprueba que se trata de un usuario con asistencia sanitaria Privada o cubierto por una Entidad Colaboradora, el sistema suprimirá automáticamente la clave médica adscrita. Se cumplimenta la clave médica habitual salvo si el domicilio habitual no es andaluz, en cuyo caso la clave médica es la de desplazamiento y el sistema pedirá el número de meses que durará previsiblemente el desplazamiento (entre 1 y 12).

2. Comunidad donde tenía hasta ahora su médico. Obligatorio.

Campos que se graban automáticamente: 1. NUHSA. Cuando se crea un usuario el sistema le asigna, como identificador

principal y unívoco, un NUHSA. Es un número secuencial con el mismo formato que el NUSS pero los dos primeros caracteres son 'AN'. Este número se



ubicará en el campo NUSS y en el propio campo NUHSA. Si el usuario se incorpora a la base de datos de la Seguridad Social, en el campo NUSS el AN/xxxxxxxxxx será sustituido por el NUSS; el NUHSA permanecerá en su propio campo NUHSA

2. Situación actual: Vigente 3. Fecha de alta en BDU: fecha actual. 4. Origen del registro: SAS. Cuando el registro se ha creado por el cruce con la

Base de Datos de la SS, el origen es TGSS. 5. CIP 6. Si está desplazado, la fecha de inicio del desplazamiento será la fecha actual.

Un caso especial es el de los Recién Nacidos. Para realizar estas Propuestas de Alta debe buscarse primero el registro de la madre. Desde la pantalla de datos de dicho registro se accede a la Propuesta de Alta del recién nacido, de manera que el nuevo registro incorporará además el NUHSA de la madre. Una vez cumplimentada la propuesta en el sistema, el operador realizará la siguiente tramitación según el tipo de usuario propuesto: Residente. Se tramita al Distrito la siguiente documentación:

- Solicitud de Tarjeta /Alta/Modificación de datos de Usuarios en BDU, junto con DNI (o Libro de Familia si se trata de un menor de 14 años) y cartilla de Seguridad Social si está afiliado a la Seguridad Social como Titular (o copia de la Tarjeta del Titular si se trata de un Beneficiario), o bien la documentación que en cada momento se exija para la expedición de la misma. Los formularios pueden obtenerse directamente en InterS@s o solicitarlos al Distrito.

- Acreditación de la residencia en Andalucía mediante certificado de empadronamiento.

En el caso de los Recién Nacidos no inscritos en el Libro de Familia se entregará a los padres un sobre con la dirección del Distrito, en el que se incluirá la documentación referida, indicándoles que deben añadir la fotocopia del Libro de Familia y remitir el sobre al Distrito o entregarlo en su Centro de Atención Primaria.

El Distrito debe disponer de esta documentación para realizar la validación del alta y la solicitud de la Tarjeta.

Desplazado externo. Se imprimirá la “Solicitud de alta/modificación de datos de

usuarios en BDU” que será firmada por el usuario, a quien se pedirá copia de sus documentos de acreditación (preferiblemente DNI/Libro de Familia y cartilla de Seguridad Social). A continuación se procede de la forma expuesta en el párrafo anterior, remitiendo la documentación al Distrito. Los inmigrantes a los que se refiere la Instrucción 10ª de la Resolución se asimilan a desplazados externos.

Ocasional. No es preciso tramitar ninguna documentación y no se necesita

validación. Debe indicársele al sistema marcando el recuadro correspondiente.



El siguiente cuadro resume, por tipos de usuarios, la situación de Tarjeta, NUSS, NAF, Domicilio y Clave Médica.

Tar

jeta

NU

SS

NA

F(*

)

Do

mic

ilio

hab

itu

al

Do

mic

ilio

des

pla

zam

.

Cla

ve m

édic

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abit

ual

Cla

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esp

laz.

ASISTENCIA PÚBLICA Residente Sí Sí Sí Andaluz No Sí No

Desplazado interno Sí Sí Sí Andaluz Sí Sí Sí

Desplazado externo No No Sí No Andaluz Sí No Sí

Ocasional No No Sí No Andaluz No No No

ASISTENCIA PRIVADA Residente Sí Sí No Andaluz No No No

Desplazado interno Sí Sí No Andaluz Sí No No

Desplazado externo No No No No Andaluz Sí No No

Ocasional No No No No Andaluz No No No

(*): Sólo para afiliados a la Seguridad Social y sus beneficiarios (Aseguramiento=SNS)

4.2. VALIDACIÓN DEL ALTA Este proceso lo realiza el Distrito correspondiente y queda bajo la responsabilidad del Director Gerente del mismo, dada la trascendencia que tiene en la integridad de los datos de BDU. Las altas propuestas no serán efectivas hasta la validación de las mismas. La validación no es necesaria si se trata de usuarios ocasionales. Mediante la validación el Distrito comprueba la documentación del usuario, los datos de la propuesta y los disponibles en la Base de Datos de la Seguridad Social, incluyendo en BDU los datos de aseguramiento. El operador de Distrito accede al menú de Validación de altas-Últimas incorporaciones, y encontrará las propuestas de alta que se hayan realizado desde los centros correspondientes y estén pendientes de validación o rechazo. Para realizar la validación el operador de Distrito debe ejecutar los siguientes pasos: 1º Comprobar la documentación del usuario:

- Solicitud de Tarjeta Sanitaria/Alta/Modificación de datos en BDU junto con DNI (o Libro de Familia si se trata de un menor de 14 años) y documento de afiliación a la Seguridad Social si es Titular.

- Acreditación del INSS de la condición de beneficiario de la SS.

Especialmente para los casos en los que no son cónyuges o hijos o la farmacia del titular sea gratuita.

- Acreditación de la residencia en Andalucía mediante certificado de

empadronamiento.



2º Comprobar que los datos de la documentación coinciden con los grabados en la propuesta de alta en BDU. Si procede se corregirán los errores detectados, en especial en el formato de los datos (nombre y apellidos sin abreviaturas) 3º Comprobar que el usuario no está ya incluido en BDU realizando las búsquedas correspondientes por todos los datos disponibles, fundamentalmente NAF y DNI. La búsqueda por nombres y apellidos debe realizarse omitiendo las partículas de enlace y evitando las abreviaturas. La búsqueda debe incluir el Pasivo. Si el usuario figura en BDU como “pasivo” y la documentación es correcta, el operador podrá pasarlo a “vigente”, actualizar los datos pertinentes y continuar en el punto 5º completando los datos de aseguramiento (siempre que la causa de pasivo fuera "Situación de Tarjeta", "Sin Domicilio en la Comunidad", "Traslado a otra Comunidad", "Datos incompletos" o "TGSS" -ésta última engloba a los usuarios que la Seguridad Social ha dejado de remitir-; si la causa de pasivo fuera "Duplicado" o "Fallecido" y se tratase de un error, debe comunicarse al Distrito. En estos casos, es obvio que para evitar un duplicado, la propuesta de alta debe ser rechazada. Para ello se pulsa el botón "Rechazar alta" y se indica la causa del rechazo. 4º Si la documentación es incorrecta o insuficiente, o no coincide con los datos de la propuesta, o el usuario ya estaba incluido en BDU, se procederá a RECHAZAR la propuesta pulsando el botón "Rechazar alta" e indicando la causa del rechazo, con lo que finaliza el proceso de validación. Debe notificarse al usuario afectado. En caso contrario se pasa al punto siguiente. Mediante la opción "Propuestas Rechazadas" cada centro puede consultar las altas que propuso y el Distrito no ha admitido. 5º Buscar al usuario en SILTGA, mediante la transacción ATT77. Se comprueba que los datos de SIL coinciden con los que presenta el usuario, y que no tiene otros datos que pudieran estar dados de alta en BDU (como otro NUSS o NAF distintos). Una vez comprobado que el usuario encontrado en SILTGA se corresponde con la Propuesta de Alta, los datos de aseguramiento laboral y sanitario de SILTGA se cumplimentan en BDU pulsando el botón de datos de Aseguramiento. Las precauciones deben extremarse ya que esta información no podrá ser modificada posteriormente, salvo por la administración de BDU o por el cruce mensual con la base de datos de la Seguridad Social. Los datos a cumplimentar son: Aseguramiento Laboral.

- NAF Titular: Número de Afiliación del Titular. Este dato estará cumplimentado en todas las personas afiliadas a la Seguridad Social y sólo en ellas, sean titulares (NAF coincidirá con NUSS) o beneficiarios (NAF y NUSS son distintos).

- Régimen de Seguridad Social (General, Agrario, Del Mar, Funcionarios, Empleados de Hogar...)

- Situación en SS: Activo, Activo-Pensionista, Pensionista, Prórroga y Sin Asistencia. Junto con el Régimen de Seguridad Social constituye el RAS.

- Relación con SS: Titular o Beneficiario - Entidad Aseguradora: INSS o Mutua de Accidentes de Trabajo y Enfermedades

Profesionales (MATEP). - Mutualidad: MUFACE, ISFAS, MUGEJU - Empresa Colaboradora. - Tipo de Colaboración - Fecha de Situación SS.



- Cuenta de Cotización - Situación de la relación laboral (cuenta de cotización) - Fecha de situación de la relación laboral (cuenta de cotización) - Razón social de la empresa - Domicilio de la empresa y tipo de domicilio de la empresa

Aseguramiento Sanitario:

- Asistencia sanitaria. Obligatorio. Expresa el origen de la financiación de la asistencia sanitaria. Puede ser: Pública SNS, Pública Andalucía, Pública por Convenio Internacional o Privada

- Farmacia: Obligatorio. Puede ser Normal, Gratuita, Mutualidades, Gratuita-Andalucía y Privada

6º Cumplimentados los datos de aseguramiento, el usuario está validado, por lo que el Distrito o el Centro de Salud pueden imprimir y entregarle el "Certificado de Datos en la Base de Datos de Usuarios del Sistema Sanitario Público de Andalucía". A partir de la validación comienza a ser contado para los cálculos de cupo. En los casos en los que proceda la expedición del documento de “Reconocimiento Temporal del Derecho a la Asistencia Sanitaria en Andalucía” se obrará según lo dispuesto en la Resolución de la Dirección Gerencia del SAS. 7º La validación de un registro sin tarjeta produce la solicitud automática de una Tarjeta Sanitaria. Si el usuario está de alta en la base de datos de la Seguridad Social el cruce mensual con dicha base de datos incorporará el NUSS que le haya asignado la Seguridad Social al registro de BDU. 4.3. ALTA POR OPERADORES DE DISTRITO

En muchos casos no existirá propuesta de alta ya que será el Distrito el que realice en su totalidad el proceso de alta. El procedimiento será el mismo al expuesto con la particularidad de que las dos fases se refunden en una, de manera que los datos de aseguramiento pueden ser introducidos por el mismo operador que los demás. 5. DUPLICADOS Los duplicados constituyen uno de los mayores problemas de una base de datos. La validación de altas y la depuración de duplicados son las tareas más importantes encomendadas a los operadores de los distritos. Se consideran registros duplicados los que tengan los mismos datos en una de estas dos series de campos:

Nombre+apellidos+IPF Nombre+apellidos+NAF



Los registros que cumplan uno de estos criterios de duplicidad pasan a la tabla de duplicados, a la que se accede desde la opción "Detección de duplicados". La detección se hace en el ámbito global de Andalucía, de forma que el duplicado se asigna al Distrito donde tiene el municipio de residencia el registro más nuevo. El proceso de detección y carga de la tabla de duplicados se realiza de manera automática una vez a la semana, para optimizar su rendimiento, de forma que la lista se refresca semanalmente. Así, los registros ya tratados no desaparecen del listado hasta el siguiente refresco de la tabla. El tratamiento de las parejas de registros detectados puede consistir en una de estas alternativas:

- Ambos registros permanecen vigentes - El operador pasa a pasivo a uno de los dos registros. - De manera automática, el registro más reciente se actualiza con los datos que en el

otro registro tengan una fecha de actualización más reciente de su grupo de datos. Al finalizar se presentan los datos resultantes y se pueden actualizar campos modificables. El otro registro pasa a pasivo.

Además del proceso de detección automática de duplicados, existe una función "Marcar duplicados". Cuando un operador sospecha que dos registros pueden ser de la misma persona los marca. Los registros marcados pasan a la Lista de Duplicados del distrito correspondiente para su tratamiento. 6. ACTUALIZACIÓN DE DATOS DE USUARIOS Este apartado se refiere a la modificación de datos de identificación y localización. Los datos de aseguramiento, que dependen de la información de la Seguridad Social, sólo pueden modificarse por la interacción con el SILTGA o por la administración de BDU; los operadores de Distrito sólo pueden introducirlos en el proceso de validación del alta. La actualización de datos de Adscripción a Médico y de Desplazamiento constituyen procedimientos bien diferenciados por lo que se tratan en capítulos aparte. Una vez elegido el usuario mediante la pantalla de "Búsqueda de usuarios", la actualización de datos del mismo se realiza desde la pantalla de Datos del Usuario, haciendo clic con el ratón en:

7. El botón correspondiente de la parte inferior de la misma: Identificación, Domicilio, Desplazado, Aseguramiento, y Adscripción.

8. Enlace para cambiar la Situación en BDU: Para dar de baja al usuario pasándolo

a pasivo o viceversa.

En la modificación de datos de domicilio debe tenerse en cuenta que la existencia de un DOMICILIO HABITUAL EN ANDALUCÍA es lo que discrimina entre RESIDENTES y desplazados externos.



Se puede modificar la situación de un usuario pasándolo a pasivo. El cambio inverso supone una propuesta de alta. Las posibles causas de pasivo son:

- Domicilio fuera de la Comunidad: No consta un domicilio andaluz en el domicilio habitual. - Situación de Tarjeta - TGSS: La Seguridad Social ha dejado de enviar el registro. - Alta en otra Comunidad

- Incorporación Rechazada: El distrito no admitió la propuesta de alta. - Datos incompletos - Fallecimiento. - Duplicado - No validado en plazo - Sin asistencia y mayor de 65 - Sin asistencia SS ni DNI - Nacido muerto - Duplicado con Historia cerrada

En general, de cualquier actualización que se realice debe quedar evidencia

documental de la razón del cambio, de forma que puedan efectuarse comprobaciones posteriores. Cuando, como es habitual, la actualización se produzca por comunicación del propio usuario será imprescindible dejar constancia de dicha notificación mediante "Solicitud de Tarjeta/alta/modificación de datos de usuarios en BDU" que debe cumplimentar y firmar el interesado, a quien se entregará una copia, quedando otra en los archivos del operador, junto con la documentación justificativa que aporte el usuario (Certificado de empadronamiento, fotocopia de DNI, Libro de familia, Pasaporte, Permiso de Residencia u otros).

Cuando se actualizan datos de identificación de los que van impresos en la Tarjeta

Sanitaria, aparece un mensaje que pregunta si se desea solicitar una nueva.

7. ADSCRIPCIÓN DE MÉDICO

7.1. CLAVE MÉDICA HABITUAL Y DE DESPLAZAMIENTO Como ocurre con los domicilios, se dispone de dos claves médicas: habitual y de desplazamiento. Los usuarios tendrán cumplimentadas una, otra o ambas en función de: Residentes. Sólo tienen cumplimentada la clave médica habitual. Dado que la

elección de médico es individual, esta clave será de medicina de familia o de pediatría en función de la edad del usuario, de su elección (entre 7 y 14 años) y de las disponibilidades del sistema.

Desplazados internos. Tendrán cumplimentadas ambas claves durante el tiempo que dure el desplazamiento. La clave EFECTIVA será la de desplazamiento

Es muy importante que los HOSPITALES pasen a PASIVO a los usuarios FALLECIDOS en los mismos



mientras dure éste. Una vez finalizado, la clave efectiva volverá a ser la habitual de manera automática.

Desplazados externos. Se cumplimenta sólo la clave de desplazamiento. Ocasionales. No tienen adscripción a clave médica. Tampoco están adscritos a clave médica los ciudadanos con Asistencia Sanitaria Privada ni los adscritos a Entidades Colaboradoras cuyo Tipo de Colaboración incluya contingencias comunes.

7.2. ASIGNACIÓN INICIAL DE CLAVE MÉDICA Como quiera que muchos ciudadanos se incorporan a BDU procedentes de la base de datos de la Seguridad Social, el sistema dispone de un proceso de asignación inicial de clave médica para evitar que existan personas cubiertas por el SSPA que no estén adscritas a ningún médico por no haber ejercido su derecho a la libre elección. La asignación inicial se realiza según la edad del usuario. Si se trata de un beneficiario mayor de 14 años, le asigna la clave del titular, incluso aunque el cupo esté cerrado. En los demás casos, el sistema asigna clave buscando en centros que tengan adscrito el código postal del usuario, y respetando los cupos cerrados. A los que cumplen 14 años, en el mes, se les asigna médico de familia con las mismas reglas. La libre elección que realice el ciudadano prevalece sobre los procesos de asignación inicial.

7.3. ELECCIÓN DE MÉDICO

El director de centro o zona puede resolver las solicitudes de cambio de médico cuando concurren las siguientes circunstancias:

- Que tenga delegada la competencia por el director de Distrito

- Que el cupo elegido esté adscrito al centro (o zona, según el ámbito de competencias del director correspondiente).

- Que dicho cupo esté abierto para la edad y tipo de farmacia del solicitante, y - Que la resolución de la solicitud sea favorable

En los demás casos la resolución y mecanización corresponde al Distrito, pudiendo

el médico elegido y el director del centro o zona informar la solicitud antes de su envío a la dirección del Distrito, en un plazo no superior a 7 días naturales desde la fecha de entrada de la solicitud. En estos casos la solicitud no se cumplimenta con el sistema.

El cambio de médico es en realidad un proceso de actualización de datos del

usuario. El dato a modificar es siempre la CLAVE MÉDICA HABITUAL, ya que la actualización de la Clave Médica de Desplazamiento, o bien constituye parte del proceso de Desplazamiento interno de un Residente (ver 8), o bien forma parte de la Propuesta de Alta de un Desplazado Externo. Este proceso de Elección de Médico se realiza por tanto con usuarios Residentes.



Se efectúan las siguientes tareas: 1º Comprobar los datos del usuario 2º Comprobar que la clave está abierta para la Edad y Tipo de Farmacia del usuario. La asignación de médico puede realizarse siempre que la clave elegida pertenezca al ámbito territorial del operador: en cada distrito se puede elegir entre las claves del distrito. 3º Actualizar la clave y aceptar el cambio. 4º Imprimir la "Solicitud de Tarjeta/alta/modificación de datos de usuarios en BDU" para que sea firmada por el usuario. 5º Entregar al usuario "Certificado de Datos" acreditando el médico al que queda adscrito. El plazo mínimo para volver a ejercer la elección es de 3 meses. 6º Archivar la Solicitud Existe un histórico de adscripciones de los usuarios a claves médicas.

8. DESPLAZAMIENTO

8.1. TIPOS DE DESPLAZADOS Este proceso consiste en una elección de médico por causa de desplazamiento temporal. Puede realizarse por:

1. Desplazado interno: residente en Andalucía que temporalmente –entre 1 y 12 meses- vive en otro lugar de la Comunidad distinto al de su residencia habitual.

2. Desplazado externo: persona no residente en Andalucía que temporalmente –entre 1 y 12 meses- vive en la comunidad. Estas personas inicialmente realizan la elección de médico por desplazamiento mediante el procedimiento descrito en 4. Alta de Usuarios, en el que se actualiza la Clave Médica de Desplazamiento. Para cambios posteriores, durante el plazo previsto de desplazamiento, el procedimiento será el de Desplazamiento, que a continuación se describe.

8.2. PROCEDIMIENTO El Director de Centro/Zona podrá resolver de manera favorable las solicitudes en los mismos supuestos establecidos para las solicitudes de cambio de médico de los residentes. El Desplazamiento es también un proceso de actualización de datos del usuario, que se realiza pulsando el botón Desplazamiento de la parte inferior de la pantalla de Datos del Usuario. En este caso son 3 los tipos de campos a modificar:

1. CLAVE MÉDICA DE DESPLAZAMIENTO



2. DOMICILIO DE DESPLAZAMIENTO. Con los mismos datos que el domicilio habitual.

3. DURACIÓN PREVISTA DEL DESPLAZAMIENTO EN MESES. Entre 1 y 12 meses.

Las tareas a realizar son las siguientes: 1º Comprobar los datos del usuario 2º Comprobar que la clave está abierta para la Edad y Tipo de Farmacia del usuario. La asignación de médico puede realizarse siempre que la clave elegida pertenezca al ámbito territorial del operador: en cada distrito se puede elegir entre las claves del distrito. 3º Cumplimentar el Domicilio de Desplazamiento 4º Cumplimentar la Clave de Desplazamiento 5º Introducir el número de meses que previsiblemente durará el desplazamiento. 6º Imprimir la "Solicitud de Tarjeta/alta/modificación de datos de usuarios en BDU" para que sea cumplimentada y firmada por el usuario 7º Entregar al usuario "Certificado de Datos" acreditando el médico al que queda adscrito. El plazo mínimo para volver a ejercer la elección es de 3 meses. 8º Archivar la Solicitud En los centros sin acceso a BDU se remitirá la solicitud al Distrito junto con, si se estima procedente, informe del médico elegido y/o del Director de zona/centro. El histórico de adscripciones de los usuarios a claves médicas incluye también las adscripciones de Claves de Desplazamiento.

8.3. CANCELACIÓN DEL DESPLAZAMIENTO Un desplazamiento puede cancelarse de dos maneras:

1. Automática: por vencimiento del plazo previsto de desplazamiento. 2. Manual: a instancias de un operador, porque el usuario ha vuelto a su domicilio

habitual antes de lo previsto. La situación en BDU de un usuario una vez que finaliza un proceso de Desplazamiento depende de su residencia habitual:

1. Desplazados internos. Finalizado el desplazamiento vuelven a ser Residentes, y por tanto la Clave Médica Efectiva será la Habitual.

2. Desplazados externos. Finalizado el desplazamiento el sistema los pasa

automáticamente a Pasivo.



La Cancelación manual implica la realización de estas tareas: 1º Comprobar los datos del usuario 2º Introducir un cero en el "nº de meses de desplazamiento". 3º Imprimir la "Solicitud de Tarjeta/alta/modificación de datos de usuarios en BDU" para que sea cumplimentada y firmada por el usuario 4º Archivar la Solicitud, entregando al usuario copia de la misma. En los centros sin acceso a BDU se remitirá la solicitud al Distrito para que mecanice la cancelación.

9. GESTIÓN DE CUPOS GADU dispone de 6 opciones en el menú Gestión de Cupos. La tercera está habilitada a los centros de salud. El resto sólo están habilitadas a los distritos, excepto la última que lo está solo al perfil de servicios centrales.

9.1. REDISTRIBUCIÓN POR TIPO DE FARMACIA Tanto en la Redistribución por tipo de Farmacia como en la Redistribución por fecha de nacimiento, pueden realizarse dos operaciones:

1. Redistribución de varias claves médicas a una 2. Redistribución de una clave médica a varias.

También en todos los casos de Redistribución pueden añadirse como criterio de filtro el Código Postal o la Localidad de residencia del usuario En las Redistribuciones puede además utilizarse el Filtrado por vías o el Filtro por sector sanitario si se tienen previamente diseñados. El operador puede además elegir la opción de incluir los usuarios con el mismo NAF para intentar así mantener la unidad familiar. Todos los tipos de Redistribución siguen el criterio cronológico inverso según la fecha de adscripción, es decir, comienzan por los usuarios que han sido adscritos más recientemente. Sin embargo, es posible eliminar de la redistribución a los usuarios que lleven adscritos a la clave actual menos del número de días que indique el operador. La aplicación permite Aplazar la redistribución eligiendo el número de días que se desee entre 1 y 99. Antes de efectuarse una Redistribución el sistema informa del resultado final de la misma, si no se separan los beneficiarios de cada titular, incluyendo a toda la familia, cuando algún miembro esté afectado por la redistribución.



9.1.1. De varias claves médicas a una

1º Una vez elegido el centro del que extraeremos los usuarios se muestran las claves del mismo con su cupo total y por tipo de farmacia. 2º Se introduce la clave a la que se adscribirán los usuarios. Se pulsa Actualizar y se muestra el cupo de dicha clave. 3º Se introduce el número de usuarios a extraer de cada clave, bien el número total o bien el número a extraer por cada tipo de farmacia y se pulsa Aceptar

9.1.2. De una clave médica a varias

1º Se introduce la clave de la que se extraerán los usuarios. Se pulsa Actualizar y se muestra el cupo de dicha clave. 2º Se elige el centro al que adscribiremos los usuarios, y se muestran las claves del mismo con su cupo total y por tipo de farmacia. 3º Se introduce el número de usuarios a adscribir a cada clave, bien el número total o bien el número a adscribir por cada tipo de farmacia. Se pulsa Aceptar

9.2. REDISTRIBUCIÓN POR FECHA DE NACIMIENTO

9.2.1. De varias claves médicas a una

1º Una vez elegido el centro del que extraeremos los usuarios se muestran las claves del mismo con su cupo total y por tramos de edad. 2º Se introduce la clave a la que se adscribirán los usuarios. Se pulsa Actualizar y aparece el cupo de dicha clave. 3º Se introduce el número de usuarios a extraer de cada clave, bien el número total o bien el número a extraer por cada tramo de edad y se pulsa Aceptar

9.2.2. De una clave médica a varias

1º Se introduce la clave de la que se extraerán los usuarios. Se pulsa Actualizar y aparece el cupo de dicha clave. 2º Se elige el centro al que adscribiremos los usuarios, y se muestran las claves del mismo con su cupo total y por tramo de edad. 3º Se introduce el número de usuarios a adscribir a cada clave, bien el número total o bien el número a adscribir por cada tramo de edad. Se pulsa Aceptar



9.3. CAMBIO MÚLTIPLE Permite adscribir clave médica a varios usuarios a un tiempo. Para ello se elige una clave por defecto mediante un campo situado en la cabecera de la pantalla, y se eligen los usuarios que vayan a ser adscritos a dicha clave (un usuario por fila); pero también se puede modificar la clave para cada usuario en particular mediante un campo a la derecha de cada usuario elegido; de esta forma el sistema asignará a cada usuario la clave cumplimentada en particular para ese registro y, si ésta estuviera en blanco, le asignará la clave por defecto elegida en la cabecera de la pantalla. Al finalizar aceptando, se indican los registros incorrectos a los que no se les ha realizado la adscripción.

9.4. GESTIÓN DE CARTAS Permite listar los usuarios afectados por alguna redistribución, imprimir las cartas a los mismos, eliminar las cartas que se desee, y listar usuarios que pasan al médico de familia por cumplir 14 años.

9.5. APERTURA Y CIERRE DE CUPOS

Una vez elegido el centro se muestran las claves médicas del mismo en modo hipertexto y con la situación del cupo, que puede ser:

1. Abierto 2. Cerrado 3. Parcialmente cerrado

Haciendo clic en la clave deseada se pueden realizar las siguientes operaciones:

o Abrir por completo el cupo. o Cerrar por completo el cupo. o Abrir o Cerrar para un tramo de edad (o varios). o Abrir o Cerrar para un tipo de farmacia (o varios).

9.6. ANULAR REDISTRIBUCIÓN DIFERIDA Permite a los operadores de los servicios centrales del SAS la búsqueda y eliminación de una Redistribución diferida antes del día de su ejecución.



10. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

10.1. ATENCIÓN PRIMARIA La estructura se muestra en forma de árbol. En el primer nivel aparecen las provincias de las que cuelgan los distritos y de éstos las zonas básicas y dispositivos de apoyo. De las zonas cuelgan las Unidades Funcionales y los Centros de Atención Primaria, de los que a su vez cuelgan las claves médicas y de éstas el facultativo que la ocupa (aunque el nombre de éste figura también en el nivel de clave médica con objeto de facilitar la identificación de la misma). También figuran otros centros (Residencias de la tercera edad) A la izquierda de cada entidad figura un icono. Haciendo clic en el mismo, el nivel se expande apareciendo las entidades del siguiente nivel. Si hacemos clic nuevamente en el icono de la izquierda el árbol se contrae. En cada nivel encontramos el nombre de la entidad en formato hipertexto y 3 iconos a la derecha del mismo (en función del perfil del operador):

1. Haciendo clic en el nombre de la entidad se pasa a consultar los datos de la misma.

2. Pulsando el icono en forma de cruz o de signo “más” (+), se añade una nueva entidad en el siguiente nivel. Por ejemplo, si nos encontramos en un Distrito y pulsamos el icono “más” añadiremos una nueva zona básica en el distrito.

3. Pulsando el icono en forma de aspa (x) se pasa a pasivo la entidad en la que nos encontramos.

4. Pulsando el icono en forma de lápiz podemos modificar los datos de la entidad en la que nos encontramos.

En la parte inferior de la ventana existen unos campos para buscar entidades. En el primer campo elegimos el tipo de entidad a buscar (Distrito, Zona, Centro, Clave...). A la derecha hay otros dos campos: uno para buscar por código y otro para buscar por nombre. Pulsando en la lupa que se encuentra a la derecha de cada uno de estos campos se inicia la búsqueda. Si ésta tiene éxito, el árbol se abre por la entidad buscada o muestra una lista de las entidades encontradas. Las actualizaciones de estas entidades son responsabilidad de la administración de BDU o de los Distritos. Con la excepción de la entidad Facultativos, las altas y bajas son competencia de la administración de BDU. Por todo ello, los Distritos deben solicitar las altas, bajas y modificaciones que sean competencia de la administración de BDU cumplimentando la ficha correspondiente (ver anexos) que debe ir avalada por la firma del Director del Distrito. Esta circunstancia se dará especialmente con: Centros, Unidades Funcionales y Claves Médicas.



10.1.1. Distritos Datos del Distrito

Código de Distrito Nombre Provincia Dirección (tipo, nombre, nº) Código Postal Municipio Teléfono 1 Teléfono 2 Teléfono usuarios Fax Correo E: Centro de gasto

Responsables Nombre Responsable 1 1er Apellido Responsable 1 2º Apellido Responsable 1 Nombre Responsable 2 1er Apellido Responsable 2 2º Apellido Responsable 2 Nombre Responsable 3 1er Apellido Responsable 3 2º Apellido Responsable 3 Nombre Responsable 4 1er Apellido Responsable 4 2º Apellido Responsable 4 Fecha Alta Fecha Actualización Fecha BOJA Fecha BOJA que lo modifica Los campos “Código”,“Nombre”, “Provincia”, “Centro de Gasto” y "Situación" sólo son modificables por BDU_administración, perfil al que está reservado el alta y baja. Es responsabilidad de los distritos la actualización del resto de los campos. La “fecha de alta” y “fecha de actualización” son automáticas. Las fechas de control de BOJA no son editables. Campos obligatorios: Código de Distrito, Nombre, Provincia Rango de códigos: 03001 a 03999

10.1.2. Zonas Básicas de Salud Código de Zona Nombre Distrito (código y nombre) Tipo: Urbana/Rural Municipios que la integran Fecha reconversión Fecha Alta Fecha de Actualización Fecha BOJA Fecha BOJA que la modifica Alta, baja y modificación exclusivamente por la administración de BDU. La “fecha de alta” y “fecha de actualización” son automáticas. Las fechas de control de BOJA no son editables. Campos obligatorios: Código de Zona Básica, Nombre, Distrito Rango de códigos: 04001 a 04999



10.1.3. Centros de Atención Primaria Datos del centro

Código de Centro Nombre Tipo de Centro Zona (código y nombre) Municipio Localidad Dirección (tipo, nombre, nº) Cód.Postal Hora de apertura Hora de cierre Días abiertos

Teléfonos Teléfono de información Teléfono de cita Teléfono de urgencias Correo electrónico

Datos de control Fecha de alta Fecha de actualización Fecha de apertura

Códigos postales asociados Códigos postales asociados

Sólo modificable por la administración de BDU: “Nombre”, “Tipo de Centro”, “Zona Básica”, “Municipio”, “Localidad” y “Situación”. La “fecha de alta” y “fecha de actualización” son automáticas. El resto de campos deben estar actualizados por el Distrito (no habilitado a perfil Centros) incluyendo los “Códigos postales asociados”, que son necesarios para las asignaciones iniciales de médico. El Alta de centros está reservada al perfil BDU_administración. Campos obligatorios: Código de Centro, Nombre, Tipo de Centro, Zona Básica, Localidad, al menos 1 Código Postal asociado. Rango de códigos: 21001 a 22999

10.1.4. Unidades Funcionales de Atención Primaria

Datos de la Unidad Código de Unidad Nombre Tipo de Unidad: U.Clínica/EBAP/Cupo Centro (código y nombre) Fecha de constitución: Teléfono: Correo E: Observaciones:

Responsable Nombre Primer Apellido Segundo Apellido Nº Colegiado

Datos de control Fecha de alta Fecha de actualización Sólo modificable por BDU_administración: “Nombre”, “Tipo de Unidad”, “Centro” y “Situación”. La “fecha de alta” y “fecha de actualización” se alimentan automáticamente cuando se realiza un cambio. La responsabilidad de la actualización del resto de los campos recae en los distritos (no habilitado en Centros). Alta exclusivamente por el perfil BDU_administración. Campos obligatorios: Código de Unidad, Nombre, Tipo de Unidad, Centro de referencia Rango de códigos: 31001 a 35999



10.1.5. Claves Médicas

Datos de la clave Clave médica Especialidad Facultativo actual: Fecha de asociación: Centro: Unidad Funcional: Tipo de clave: Entidades colaboradoras Horario: Fecha de alta: Fecha de actualización Histórico de asociación Centros asociados

Cupos Cupo total: Cupo histórico

Edad (efectivo--habitual) Farmacia (efectivo--habitual) Tramo 1: xxx -- xxx Abierto/Cerrado Gratuita: xxx -- xxx Abierto/Cerrado Tramo 2: xxx -- xxx Abierto/Cerrado Normal: xxx -- xxx Abierto/Cerrado Tramo...: xxx -- xxx Abierto/Cerrado Mutualidades: xxx -- xxx Abierto/Cerrado Tramo n: xxx -- xxx Abierto/Cerrado Gratuita Andaluza: xxx -- xxx Abierto/Cerrado Sólo modificable por la administración de BDU: “Clave”, “Especialidad” y “Situación". Los cupos se actualizan por los procesos automáticos nocturnos. El “Tipo de Clave” (reconvertida o no reconvertida), el “Facultativo actual”, el “Horario”, el “Centro principal” y los “Centros asociados” deben estar actualizados por los Distritos. Alta y baja exclusivamente por la administración de BDU. Campos obligatorios: Clave médica, Especialidad, Centro, Tipo de Clave La información sobre “Tipo de clave”, si es reconvertida o no, “Horario de la clave médica”, “Centro principal” y “Centros asociados”, tiene repercusiones retributivas, por lo que los Distritos cuidarán de su permanente actualización. Para modificar datos de la clave se pulsa en el icono en forma de lápiz situado a la derecha de la misma en el árbol de la estructura organizativa. Para modificar el “Tipo de clave” se pulsa en la casilla rotulada con la palabra “Reconvertida”. Para cambiar el facultativo que ocupa una determinada clave por otro médico, se procede de la siguiente forma:

Se elimina la asociación del facultativo que actualmente ocupa la clave. Para ello se pulsa en el aspa roja situada a la derecha de dicho facultativo. Una vez confirmada la acción, la clave quedará vacante.

Se asocia un nuevo facultativo a la clave. Para ello se pulsa en la cruz verde

situada a la derecha de esa clave; esta cruz sólo es visible en las claves vacantes. Aparece una pantalla que nos permite estas dos posibilidades:

1. Buscar un facultativo existente y asociarlo a la clave. Se puede buscar entre todos los facultativos, sólo entre los no asociados a ninguna clave, o entre los de un centro determinado.

2. Crear un facultativo pulsando el botón “Nuevo”. Aparece la ficha correspondiente, en la que se cumplimentan los datos del facultativo. Una vez creado el facultativo será necesario asociarlo a la clave, para lo



que se pulsa en la cruz verde situada a la derecha de la clave en cuestión y se busca el facultativo recién creado.

No es posible sustituir este proceso por la modificación directa de los datos del facultativo actual, ya que no se podrá cambiar el CNP que es el identificador de facultativos. En la pantalla de “Horario de clave médica” se registra el horario de consulta médica habitual o a demanda. No se incluirán los horarios de ningún tipo de consulta programada ni de urgencias, salvo si están incluidas sin distinción en la consulta a demanda, ya que el objetivo de este dato, es informar en todos aquellos documentos que lo incluyan -cartas, certificados, etc.-, así como al departamento de nóminas, del horario de atención a demanda en consulta de los facultativos. El modo de operación es el siguiente:

Para añadir una entrada al horario: 1. Hacer clic sobre la cruz correspondiente al día en el que se quiere añadir la

entrada. 2. Introducir la hora de inicio y fin en los campos correspondientes con el

formato 00:00. 3. Hacer clic en el icono situado a la derecha de dicha entrada.

Para eliminar una entrada del horario, hacer clic en la cruz roja situada a la derecha de dicha entrada.

El “Centro principal” de la clave se elige en el campo correspondiente que, mediante un menú desplegable permite elegir entre los centros de una zona o entre todos los del distrito. Si la clave estaba previamente asignada a un centro, el menú desplegable ofrece el resto de centros de la misma zona más el literal “Todos”; si se elige esto último, al volver a desplegar el menú permitirá elegir entre todos los centros del distrito. Todas las claves médicas tienen que estar vinculadas obligatoriamente a un “Centro Principal”. No obstante, una clave médica puede pasar consulta en otros centros además del principal: son los centros asociados. Para actualizar estos “Centros asociados” a una clave médica se pulsa en el enlace así rotulado que se encuentra en la parte inferior de la ficha de clave médica. De esta forma se podrán añadir o quitar “Centros asociados” a esa Clave. Para solicitar la baja de una Clave Médica es preciso que no contenga usuarios adscritos. Para vaciar una Clave Médica de todos los usuarios adscritos a la misma, en primer lugar se le debe cerrar el cupo totalmente, evitando así que se adscriban usuarios por asignación automática inicial, y en segundo lugar se realizará la redistribución total de su cupo. Una vez que el cupo esté a cero se solicitará la baja de la clave médica según modelo anexo.



10.1.6. Facultativos

Datos de Filiación Nombre Primer Apellido Segundo Apellido CNP Nº Colegiado Situación Carácter

Dirección Tipo Vía Nombre Vía Número Puerta Piso Escalera C.Postal Municipio (Provincia) Localidad Teléfono T.Móvil Correo E

Ubicación actual Clave Centro Histórico de asociación La actualización de esta tabla es por completo responsabilidad de los Distritos. Altas, bajas y modificaciones están adscritas al perfil Distrito. Campos obligatorios: CNP, Nombre, 1º Apellido.

10.2. EXPORTACIÓN DE DATOS Si bien la explotación de BDU se realiza mediante MTI (Módulo de Tratamiento de la Información), GADU dispone de una opción para exportar las tablas de la estructura jerárquica de Atención Primaria a formato ASCII delimitado por el símbolo (“pipe”). Una vez elegida la tabla a exportar aparecerá una ventana de diálogo que pregunta si se desea abrir el archivo o guardarlo en disco. Se elige “Guardar” y se indica la ubicación en la que se desea guardar el fichero de texto.

OBLIGATORIOS RESERVADOS AUTOMATICOS NO EDITABLES

DISTRITOS

Código Nombre Provincia

Situación Nombre Provincia Centro de Gasto

Fecha de alta Fecha de actualización

Fechas de BOJA

ZONAS Código Nombre Distrito

Todos Fecha de alta Fecha de actualización

Fechas de BOJA

CENTROS

Código de Centro Nombre Tipo de Centro Zona Básica Localidad 1 Código Postal

Situación Nombre Tipo de Centro Zona Básica Municipio Localidad


UNIDADES

Código de Unidad Nombre Tipo de Unidad Centro

Situación Nombre Tipo de Unidad Centro


CLAVES

Clave médica Especialidad Centro Tipo de Clave

Clave Especialidad Situación


FACULTATIVOS CNP Nombre 1º Apellido




10.3 GESTIÓN DE SECTORES SANITARIOS Permite la creación se Sectores Sanitarios dentro de un municipio asociándole Sectores censales y/o Tramos de vías. A estos Sectores Sanitarios se les asocia una clave médica. Las redistribuciones de cupo pueden hacerse por sectores sanitarios. Estas funciones están habilitadas para el perfil Distrito.

11. TARJETA SANITARIA

Con el perfil de Distrito (y configurable para otros perfiles) es accesible el módulo de gestión de Tarjetas Sanitarias que permite gestionar la emisión de las mismas. 11.1. GESTIÓN DE TARJETA Permite Solicitar, Anular o Deshacer el estado de las tarjetas sanitarias de los usuarios, realizando previamente una búsqueda, tomando como punto de partida:

Los datos administrativos de los usuarios La lectura de la tarjeta

11.1.1 Solicitar una Tarjeta

Al solicitar una tarjeta aparece una pantalla que nos pide que elijamos el motivo:

Robo o Extravío Error en datos impresos Deterioro No recibida

También se puede añadir al motivo Comentarios a la solicitud. Si el usuario ya tiene Tarjeta Sanitaria y se solicita una nueva, la aplicación pregunta si se desea anularla inmediatamente o a la emisión de la nueva. Una vez finalizada la solicitud, nos muestra un listado con el estado en que se encuentra. La información que se muestra es:

Número de serie, puede tomar los siguientes valores: Pendiente Anulada Un número que identifica a la tarjeta

Fecha de inicio: fecha en que se inició el trámite de solicitud. Fecha Fin: fecha fin de validez de la tarjeta. Si no existe fecha significa que se

encuentra en vigor. Estado, los posibles son:

Pendiente de envío a FNMT Solicitud enviada a FNMT Emitida



Anulada Devuelta por correo No emitida por SAS No emitida por FNMT

Comentario: si hay algún comentario aparece el símbolo de dialogo en azul y al pasar el ratón por encima muestra el texto. Si no tiene comentario, el símbolo aparece en gris y al hacer doble clic sobre él, muestra una ventana donde se puede introducir el comentario.

Puede verse el historial de una Tarjeta pulsando sobre el campo Número de Serie.

11.1.2 Anular una Tarjeta Para anular una Tarjeta hay que elegir uno de los posibles motivos:

Robo o Extravío Error en Datos Impresos Deterioro No recibida

11.1.3 Deshacer el estado de la tarjeta Permite devolver al estado anterior la solicitud.

11.2 INFORMES Se pueden obtener los siguientes informes para un rango elegido de fechas: Total Tarjetas Emitidas: Número total de Tarjetas vigentes y activas en una fecha concreta. Solicitudes Emisiones de Tarjetas Anulaciones de Tarjetas Segundas y terceras solicitudes Reemisiones de tarjeta Tiempo de emisión: tiempos máximos y medio entre la solicitud y la fabricación de las Tarjetas.

11.3 INCIDENCIAS Las posibles incidencias Tarjetas son: No solicitada por el SAS: los motivos son la falta de datos, o que el usuario esté en pasivo en el momento de enviar la solicitud. No emitida por FNMT: la FNMT no ha podido imprimir la tarjeta por error o por contener caracteres extraños. Devuelta por correo.

11.3.1 GESTIÓN DE INCIDENCIAS Permite la búsqueda de Tarjetas que tienen incidencias y la posibilidad de quitar la condición de incidencia.



11.3.2 ALTA DE INCIDENCIAS

Desde esta opción se darán las altas de la incidencia de tarjetas que han sido devueltas por correo, el resto de las incidencias (Tarjeta no emitida por FNMT, Tarjeta no solicitada por SAS) se darán de alta automáticamente en el sistema. El alta de una nueva incidencia, se realiza sobre usuarios que tengan Tarjetas emitidas. Una vez realizada la búsqueda por los distintos filtros disponibles y seleccionado el usuario se procede al alta de la incidencia. También es posible realizar el alta de incidencias por lote, este proceso permite la lectura de los códigos de barra de los números de serie de las tarjetas devueltas por correos, de forma que el lector puede leer en bloque un número indefinido de tarjetas que pasan a estado "Tarjeta devuelta por correos".

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DIRAYA BDU MANUAL GADU