UNIVERZA V MARIBORU

EKONOMSKO-POSLOVNA FAKULTETA, MARIBOR

DIPLOMSKO DELO

RAČUNALNIŠKA PODPORA FINANČNEMU INFORMACIJSKEMU SISTEMU BOLNIŠNICE

Kandidatka: Vlasta Jevšenak Študentka izrednega študija Številka indeksa: 82125303 Program: univerzitetni Študijska smer: Denarništvo in finance Mentor: prof., dr. Samo Bobek

Gaberke, september, 2004

UNIVERZA V MARIBORU Ekonomsko-poslovna fakulteta

IZJAVA Kandidat(ka) Vlasta Jevšenak absolvent(tka) študijske smeri: Denarništvo in finance študijski program: univerzitetni izjavljam, da sem avtor(ica) tega diplomskega dela, ki sem ga napisal(a) pod mentorstvom prof., dr. Sama Bobeka in uspešno zagovarjal(a) 27. 09. 2004 (vpisati datum zagovora). Zagotavljam, da je besedilo diplomskega dela v tiskani in elektronski obliki istovetno in brez virusov. Ekonomsko-poslovni fakulteti dovolim – ne dovolim (ustrezno obkrožite) objavo diplomskega dela v elektronski obliki na spletnih straneh knjižnice. Hkrati dovoljujem, da ga lahko bralci uporabijo za svoje izobraževalne in raziskovalne namene s povzemanjem posameznih misli, idej, konceptov oziroma delov teksta iz diplomskega dela ob upoštevanju avtorstva in korektnem citiranju. V Gaberkah, dne 30. 09. 2004 Podpis:__________________________________

2

PREDSTAVITEV DIPLOMSKAGA DELA Diplomsko delo je zastavljeno tako, da bo v oporo izvajanju poslovnega procesa. Namen naloge je, na osnovi novejših teoretičnih spoznanj s področja financ, finančnega menedžmenta, organizacije in informatike, zgraditi model računalniško podprtega finančnega informacijskega sistema. Naše gospodarstvo se nahaja pred vedno zahtevnejšimi pogoji poslovanja na mednarodnih trgih. Proces lastninjenja je v fazi, ko se, po formalni izvedbi, razvija in uveljavlja bolj odprta in dinamična organizacijska kultura. Za takšno stanje je značilno uveljavljanje sodobnih organizacijskih prijemov, ki vzpostavljajo bolj sploščeno organizacijsko strukturo, sposobno hitrejšega odziva na tržne zahteve. Življenjski sok takšnega procesa pa je ustrezna organiziranost informacijskega sistema. Bolj kot kadarkoli prej se namreč v takšnih razmerah kaže potreba po kvalitetni in pravočasni informaciji. Osnova za uspešno rabo informacijske tehnologije je ustrezna kultura delovnega okolja, zasnovana na jasno izraženem sistemu vrednot. Skozi proces uvajanja sodobne informacijske tehnologije je moč oblikovati tudi bolj odprto in dinamično delovno okolje javnega zavoda in bolj sploščeno organizacijsko strukturo. Principe kroženja informacij in hitrega odziva nanje je treba vztrajno razširjati na vse organizacijske nivoje. Na ta način se povečuje hitrost odziva bolnišnice kot celote. Hitreje kot prej bo na tej osnovi moč zaznati in se odzvati na pričakovanja in zahteve uporabnikov zdravstvenih storitev ter poslovnih partnerjev. Jasne poslovne odločitve in tem prilagojena organizacijska struktura sta ključna za uspeh prilagajanja in ustreznosti odziva bolnišnice. Informacijski sistem pa je dejavnik povezovanja in najpomembnejše orodje za zaznavo sprememb v okolju bolnišnice, na katere se je potrebno odzvati. Naloga je zastavljena tako, da bo služila kot opomnik in metodološko orodje za konkretno poslovno ravnanje. V prvem delu naloge oziroma v drugem in tretjem poglavju sem opredelila nekatere pojme s področja financ, finančnega menedžmenta in informacijskih sistemov. V drugem poglavju je govor o teoriji poslovnih financ, o javnih financah nasploh in spremembah le-teh v Sloveniji ter o finančnem menedžmentu v bolnišnici. V drugem poglavju sem opisala tudi ravni in osnovne naloge menedžmenta. V tretjem poglavju sem podala teoretska izhodišča zasnove sodobnega poslovanja, oblikovanje koncepta informacijskega sistema s poudarkom na strateškem načrtovanju informacijskega sistema in opredelila informacijske podlage za poslovno odločanje. V drugem delu naloge sem, v četrtem poglavju, opredelila vlogo in pomen finančnega informacijskega sistema, v okviru tega pa pomen in sestavo računovodstva, opisala modul finance ter predstavila primere standardnih poročil. V zadnjem, petem poglavju, sem, na podlagi analize informacijskih potreb, SWOT analize, ob upoštevanju stanja obstoječega finančnega informacijskega sistema Bolnišnice Topolšica podala predloge za dograditev le-tega. V sklepnih ugotovitvah sem podala trende na informacijskem področju, ki jih bo potrebno upoštevati pri novih poslovnih odločitvah.

3

KAZALO 1 UVOD……………………………………………………………………………….… 4 1.1 Opredelitev področja in opis problema, ki je predmet raziskovanja……………….… 4 1.2 Namen, cilji in osnovne trditve diplomskega dela…………………………………… 4 1.3 Predpostavke in omejitve raziskave………………………………………………….. 5 1.4 Uporabljene metode raziskovanja……………………………………………………. 5 2 FINANCE IN FINANČNI MENEDŽMENT………………………………………. 7 2.1 Opredelitev financ in finančnega menedžmenta……………………………………… 7 2.2 Javne finance…………………………………………………………………………. 13 2.3 Finančni menedžment v bolnišnici…………………………………………………… 15 3 INFORMACIJSKI SISTEMI………………………………………………………. 18 3.1 Teoretska izhodišča zasnove sodobnega poslovanja……….………………………... 18 3.2 Oblikovanje koncepta informacijskega sistema……………………………………… 19 3.3 Informacijske podlage za poslovno odločanje……………………………………….. 24 4 FINANČNI INFORMACIJSKI SISTEM……………………………………….… 28 4.1 Vloga in pomen finančnega informacijskega sistema……………………………….. 28 4.2 Modul finance………………………………………………………………………... 32 4.3 Primeri standardnih poročil………………………………………………………….. 34 5 FINANČNI INFORMACIJSKI SISTEM V BOLNIŠNICI

TOPOLŠICA………………………………………………………………………... 38 5.1 Analiza informacijskih potreb……………………………………………………….. 38 5.2 Posnetek stanja obstoječega finančnega informacijskega sistema…………………... 40 5.3 Predlogi za dograditev obstoječega finančnega informacijskega sistema………….... 47 6 SKLEP…………………………………………………………………………..…… 53 7 POVZETEK…………………………………………………………….……..…..… 54 8 SEZNAM LITERATURE ………………………………………………….……… 55 9 SEZNAM VIROV…………………………………………………………….……... 56 10 SEZNAM SLIK IN TABEL ………………………………………………….……. 57 PRILOGE : PRILOGA 1: Izkaz finančnega izida PRILOGA 2: Bilanca stanja PRILOGA 3: Izkaz poslovnega izida PRILOGA 4: Plan in realizacija storitev po pogodbi ZZZS PRILOGA 5: Število zaposlenih iz ur

4

1 UVOD 1.1 Opredelitev področja in opis problema, ki je predmet raziskovanja Naše gospodarstvo se nahaja pred vedno zahtevnejšimi pogoji poslovanja na mednarodnih trgih. Proces lastninjenja je v fazi, ko se, po formalni izvedbi, razvija in uveljavlja bolj odprta in dinamična kultura podjetij. Za takšno stanje je značilno uveljavljanje sodobnih organizacijskih prijemov, ki vzpostavljajo bolj sploščeno organizacijsko strukturo, sposobno hitrejšega odziva na tržne zahteve. Življenjski sok takšnega procesa pa je ustrezna organiziranost informacijskega sistema. Bolj kot kadarkoli prej se namreč v takšnih razmerah kaže potreba po kvalitetni in pravočasni informaciji. Pri uvajanju in rabi informacijske tehnologije problem ni zgolj tehnične ampak predvsem organizacijske narave. Osnova za uspešno rabo informacijske tehnologije je ustrezna kultura bolnišnice, zasnovana na jasno izraženem sistemu vrednot. Temelje takšnega sistema tvorijo vrednote in pristopi kot so etičnost, zaupanje in sodelovalno delo, upoštevanje želja in potreb uporabnikov zdravstvenih storitev, spodbujanje ustvarjalnih idej, skrb za strokoven in osebni razvoj ljudi, preseganje organizacijskih pregrad med deli bolnišnice in spodbujevalen način vodenja. 1.2 Namen, cilji in osnovne trditve diplomskega dela Bistvo prizadevanj, povezanih z diplomskim delom, je v sprožanju procesov, ki bodo povečala učinkovitost bolnišnice na osnovi boljše komunikacije z uporabniki zdravstvenih storitev in ostalimi poslovnimi elementi iz notranjega in zunanjega okolja. Sodobni informacijski sistem ne sme biti kolos z ogromnim, nepreglednim številom informacij, ampak učinkovit mehanizem, ki s pomočjo informacijske tehnologije poveže vse vire informacij (baze), pošiljatelje in prejemnike sporočil ter s tem zagotovi pravočasne in kvalitetne informacije na pravo mesto, tja kjer že naslednji trenutek sprožijo pravilno ukrepanje. Sistem mora zagotavljati tudi izmenjavo različnih znanj, strokovnih pogledov, mnenj in izkušenj. Z razpršitvijo informacij, pomembnih za odločanje, prihaja tudi do razpršitve pristojnosti. Na ta način je skozi proces uvajanja informacijske tehnologije moč oblikovati tudi bolj odprto kulturo bolnišnice in bolj sploščeno organizacijsko strukturo. Povečuje se hitrost odziva bolnišnice kot celote. Hitreje kot prej bo na tej osnovi moč zaznati in se odzvati na pričakovanja in zahteve uporabnikov zdravstvenih storitev ter poslovnih partnerjev. Tovrstna hitrost mora postati sestavni del strategije bolnišnice. Vztrajno jo je treba razširjati na vse organizacijske nivoje. Sodelavce je potrebno vzpodbujati k sodelovanju in k temu, da skušajo ustreči drug drugemu tako, kot bi ustregli uporabnikom zdravstvenih storitev. Zaposlenim je potrebno ustrezno približati delo z novo informacijsko tehnologijo in jim tako omogočiti, da svoje ideje izmenjujejo z ostalimi zaposlenimi ter tako hitreje uresničijo svoja delovna prizadevanja. Nič ni bolj prepričljivo kot neposredna izkušnja o prednosti nove tehnologije. Z njeno pomočjo izginjajo organizacijske pregrade, ki zaposlene pri delu zavirajo. Hierarhija v zavodu s tem sicer ne bo odpravljena, izvrševanje določenih nalog in

5

opravil pa bo postalo veliko bolj ustvarjalno in vanj bo vložene veliko več osebne pobude zaposlenih. Ključna ovira za proces uvajanja novih informacijskih tehnologij je predvsem inercija starih organizacijskih odnosov. Zato je pomembno, da je diplomsko delo zastavljeno tako, da bo v oporo izvajanju poslovnega procesa, z jasnimi utemeljitvami spoznanj ter s konkretno demonstracijo prednosti, ki jih prinaša. Ob tako zastavljenih nalogah in spoznanjih je namen naloge, na osnovi novejših teoretičnih spoznanj s področja financ, finančnega menedžmenta, organizacije in informatike, zgraditi model računalniško podprtega finančnega informacijskega sistema, ki bo osnova za optimizacijo dela na tem področju. Naloga je zastavljena tako, da bo služila kot opomnik in metodološko orodje za konkretno poslovno ravnanje. 1.3 Predpostavke in omejitve raziskave Bolnišnica se srečuje z elementi okolja kot so vse težje predvidevanje razvoja dogodkov, vse hitrejši razvoj tehnologij, ki jih je potrebno uvajati v poslovni proces, zaostrovanje razmer v zdravstvu zaradi omejenosti sredstev. Oblikovanje osnovnih smeri ravnanja bolnišnice in njegove organizacijske strukture mora biti naravnano kot pravilen in hiter odziv na to okolje. Organizacijska struktura je ključna za uspeh prilagajanja in ustreznosti odziva bolnišnice, informacijski sistem pa dejavnik povezovanja in najpomembnejše orodje za zaznavo sprememb v okolju bolnišnice na katere se je potrebno odzvati. Kvalitetna in pravočasna informacija je osnova graditve konkurenčnih prednosti. Informacijski sistem bolnišnice postaja tako njen vse pomembnejši del. Omejitve naloge so v vsebinskem smislu vezane na obravnavo finančnega informacijskega sistema, spoznanj in zgledov s tega področja ter na drugi strani z obravnavo organizacijske strukture ter informacijskim sistemom bolnišnice, kot poljem za aplikacijo novih spoznanj. Osrednja pozornost je posvečena konceptualni zasnovi konkretnih aplikacij za domače delovno okolje, kar bo omogočilo doseganje ustrezne stopnje temeljitosti. V to omejitev se gre z namenom odpiranja novih vidikov in iskanja novih odgovorov za učinkovitejše poslovno ravnanje. Naloga ni zaprt sistem spoznanj ampak za okolje odprta možnost metodološke in vsebinske opore za delo. 1.4 Uporabljene metode raziskovanja Za opredelitev izhodišč naloge bo uporabljena SWOT analiza. Na tej osnovi bodo predstavljene prednosti, slabosti, priložnosti in katere nevarnosti pretijo kot posledice nepredvidljivega razvoja okolja. Z analizo informacijskih tokov bolnišnice bo ugotovljena prisotnost potreb po dograditvi finančnega informacijskega sistema.

6

Z analizo zahtev, vprašanj in želja delovnega okolja bodo opredeljena področja potrebnih dodatnih prizadevanj pri večanju odzivnosti organizacijske strukture. Z analizo virov poslovnih informacij bo v domače delovno okolje prenešeno spoznanje o tem kdaj in po kaj se obrniti na določen vir.

7

2 FINANCE IN FINANČNI MENEDŽMENT 2.1 Opredelitev financ in finančnega menedžmenta V najsplošnejšem pomenu besede uporabljamo pojem finance za vse gospodarske dejavnosti, ki so povezane z upravljanjem z denarjem, in za vedo o upravljanju z denarjem (Mramor 1993, 19). Podobno tudi Turk (2000, 117) finance pojmuje kot dejavnost ravnanja z denarnimi sredstvi. Kljub temu, da se na področju financ uporabljajo vedno bolj zapletene kvantitativne metode, pa finančna znanost v večini primerov ne daje dokončnih odgovorov. Ker se finančne odločitve nanašajo na prihodnost, ki je po svoji naravi negotova, lahko finančna znanost samo na podlagi preteklih izkušenj pomaga s smernicami pri teh odločitvah, ne more pa dokončno predpisati pravilne odločitve. Zato lahko rečemo, da je pomen finančnega znanja pri posameznih finančnih odločitvah z razvojem financ izredno narasel, čeprav je tudi »občutek«, ki je predvsem pridobljen z izkušnjami in je le do določene mere prirojen, še vedno pomemben dejavnik dobrih finančnih odločitev (Mramor 1993, 20). V tržnih gospodarstvi so se razvila tri področja financ:

• osebne (gospodinjske) finance, • poslovne (podjetniške) finance in • javne (državne) finance.

V poslovanju podjetja so finance zelo odvisne od okolja, v katerem podjetje deluje in so vezni člen med vsemi področji delovanja podjetja. Vsaka poslovna odločitev ima takšno ali drugačno finančno posledico. Usklajenost med posameznimi deli poslovanja podjetja in finančnim delom pomembno vpliva na uspešnost podjetja. Teorija poslovnih financ se je začela hitro razvijati, najprej na temelju logike in metod mikroekonomske in makroekonomske analize, v začetku petdesetih let, nato pa še na temelju spoznanj teorije podjetja od sedemdesetih let dalje. Teoretična spoznanja so se relativno hitro prenašala tudi v prakso predvsem delniških družb in finančnih institucij v državah z najbolj razvitimi finančnimi sistemi, kot sta na primer ZDA in Velika Britanija. Pred tem so poslovne finance kot disciplina predstavljale predvsem skup pravil, ki so nastala na podlagi dobrih, predvsem pa slabih izkušenj finančnega upravljanja podjetij, in informacij o finančnih institucijah, trgih in instrumentih, ki so predstavljali osnovo financiranja podjetja. Na to stopnjo razvoja discipline poslovnih financ se veže tudi pojem "tradicionalna". Ta pojem pa se veže tudi na vrsto finančne analize, ki jo ta stopnja omogoča. Tradicionalno se finančna funkcija podjetja omejuje na ohranjanje kratkoročne in dolgoročne plačilne sposobnosti podjetja z ustreznim financiranjem in ustreznim obsegom denarnih sredstev in njihovih substitutov. Kljub temu pa se pojem finančna analiza običajno ne nanaša samo na analizo vplivov poslovnih odločitev na plačilno sposobnost podjetja, temveč se širše uporablja za analizo vpliva poslovnih odločitev na spremembe obsega dobička podjetja ali pa ožje, z vidika tradicionalno opredeljene finančne funkcije podjetja, za analizo vpliva poslovnih (med njimi finančnih) odločitev na spremembe kratkoročne in dolgoročne plačilne sposobnosti podjetja. Prvi bistven korak med tradicionalno in sodobno finančno analizo je jasna opredelitev cilja poslovanja podjetja predvsem z vidika lastnikov, ki ga je mogoče tudi analitično spremljati.

8

Opredelitev cilja poslovanja podjetja za lastnike kot maksimiranje tržne vrednosti enote lastniškega kapitala podjetja (delnice pri delniški družbi), je omogočila uporabo prave finančne analize, saj so finančne kategorije zamenjale računovodske. Tako so kategoriji dobička in finančne moči podjetja zamenjali prihodnji pričakovani denarni tokovi, njihova časovna razporeditev in tveganje. Drugi bistven korak je naredila teorija z opredelitvijo obsega in cene tveganja prihodnjih pričakovanih denarnih tokov. Ocenjevanje ustreznih zahtevanih stopenj donosa (diskontnih stopenj) "po občutku" so zamenjali teoretično dokaj dobro podprti modeli in s tem bistveno izboljšali kakovost analize. Tretji bistveni korak pa je naredila teorija z izgraditvijo logike, na tej osnovi pa modelov, finančne analize posameznih finančnih in investicijskih odločitev. Le-ta je zaradi svoje kompleksnosti in nujnosti dostopa do podrobnih podatkov in informacij o poslovanju podjetja v preteklosti in predvidevanj za prihodnost, najprej omogočala uporabo sodobnih metod in tehnik finančne analize predvsem menedžmentu podjetij. Pri tem je začela najpomembnejšo vlogo igrati finančna funkcija v podjetju, ki ji je bila, predvsem v podjetjih držav z najbolj razvitimi finančnimi sistemi, poleg funkcije zagotavljanja plačilne sposobnosti dodana še funkcija koordiniranja ostalih poslovnih odločitev podjetja. Bistvo te koordinacije je finančna analiza možnih prihodnjih poslovnih odločitev drugih poslovnih funkcij podjetja z vidika vpliva na tržno vrednost delnice in na osnovi te analize sodelovanje pri oblikovanju takšnih posameznih poslovnih odločitev, da bi bila tržna vrednost čim večja. Teorija je najprej izgradila temelje finančne analize, ki je večkrat poimenovana tudi ekonomsko ovrednotenje dolgoročnih (realnih) investicij oziroma investicijskih projektov. Temeljna logika te analize, da je investicijski projekt sprejemljiv, če se lahko pričakuje, da se bo zaradi tega povečalo premoženje lastnikov podjetja, se je prevedla v vrsto modelov in na njih izgrajenih kriterijev investicijskega odločanja. Interna stopnja donosa, neto sedanja vrednost, popravljena interna stopnja donosa, indeks donosnosti so samo najbolj temeljne tehnike te analize, ki je danes dosegla že zelo visoko stopnjo razvoja in praktične uporabnosti. Posebno dodatno kakovost pa je tej analizi dodala vključitev ocene vrednosti različnih opcij, ki jih odpira sprejetje določenega investicijskega projekta podjetja. Gre za najnovejša teoretična spoznanja, ki se na podlagi spoznanj in modelov vrednotenja opcij, počasi oblikujejo tudi v modele in tehnike uporabne v praksi. Sledil je razvoj sodobne finančne analize dolgoročnih virov financiranja – analiza strukture kapitala in politike dividend z vidika lastnikov. Finančna analiza naj bi odgovorila na vprašanje, pri katerem deležu dolgoročnega dolga v dolgoročnih virih financiranja podjetja in pri katerem deležu čistega dobička izplačanega v obliki dividend bo tržna vrednost posameznega podjetja največja. Pri odgovoru na vprašanje najustreznejše strukture kapitala posameznega podjetja je teorija že dokaj dobro razvita, njena praktična uporabnost pa je za sedaj bistveno manjša kot na primer pri dolgoročnih investicijskih odločitvah. Vprašanje najustreznejše politike dividend pa je tudi teoretično še precej neodgovorjeno in je zato tudi praktična sodobna finančna analiza še zelo v povojih. Sodobna finančna analiza tudi še ni popolnoma razvita za kratkoročne investicijske in finančne odločitve. Obstaja sicer vrsta modelov in tehnik, ki so se razvili sicer v času, ko je na zgoraj navedenih področjih sodobna finančna analiza že prevladovala, vendar običajno le delno temeljijo na logiki sodobne finančne analize. Precej jih izhaja iz modelov in tehnik tradicionalne analize. Izjemno pomemben element sodobne finančne analize je finančno načrtovanje, ki je praviloma osnova vseh njenih metod in tehnik, zato se je finančno načrtovanje izredno razvilo. Pri tem je pomembno vlogo igral tudi izredno hiter razvoj strojne, še bolj pa programske računalniške opreme. Temelj finančnega načrtovanja pa so seveda računovodske informacije o preteklem poslovanju podjetja in tudi tako imenovano računovodsko predračunavanje. Kakovost finančne analize

9

je izjemno odvisna od kakovosti finančnega načrtovanja, le-to pa od kakovosti računovodskih informacij, čeprav se velikokrat nepravilno zanemarja, da sodobno finančno načrtovanje ni enako računovodskemu predračunavanju, saj samo deloma temelji na računovodskih izkazih poslovanja. Tako so na primer načrti denarnih tokov, ki se uporabljajo pri finančni analizi investicijskih projektov, kratkoročnih finančnih naložb, terjatev do kupcev in tako dalje, običajno popolnoma različni od predračunov računovodskih izkazov poslovanja, tudi izkazov denarnih tokov. Za finančno analizo različnih poslovnih odločitev se uporabljajo različni načrti denarnih tokov. To dejstvo sledi logiki razvoja sodobne finančne analize za potrebe menedžerjev, ki je do danes razvijala različne metode za različne odločitve, običajno ob predpostavki, da se vse ostalo ne spremeni. Tako sodobna finančna analiza bolj ali manj kakovostno odgovarja na vprašanja, kaj je optimalen obseg dolgoročne zadolžitve, optimalen povprečni obseg stanja denarnih sredstev, in tako dalje, pri danem obsegu in tveganju dolgoročnih naložb, dani politiki kreditiranja kupcev in ostalem. Do sedaj pa je bilo le malo, javno praviloma nedostopnih, poskusov izdelati bolj kompleksno finančno analizo, ki bi proučevala vpliv posamezne poslovne odločitve na tržno vrednost delnice podjetja ob upoštevanju tudi medsebojnih vplivov in nujnih prilagoditev vseh ostalih finančnih in investicijskih elementov poslovanja podjetja. Tipičen primer takšnega finančnega analiziranja bi bila analiza vpliva nove politike dividend na tržno vrednost delnic, pri kateri bi se povečal delež čistega dobička izplačanega v obliki dividend, zato zmanjšal obseg notranjih virov financiranja podjetja, kar bi lahko imelo za posledico katero koli posamično spremembo, ali kombinacijo sprememb, v smeri povečanja posameznih zunanjih virov financiranja podjetja in/ali zmanjšanja posameznih naložb oziroma sredstev, v odvisnosti od omejitev, ki jim je podjetje izpostavljeno. Takšna analiza seveda zahteva uporabo relativno kompleksnih (na primer optimizacijskih) metod, njihova slabost pa je težko razumevanje in nadzor rezultatov analize. Kljub temu gre razvoj sodobne finančne analize v to smer. V primerjavi s tradicionalno finančno analizo, ki pravzaprav večinoma sploh ni finančna, zahteva sodobna finančna analiza mnogo več finančnega znanja in znanja kvantitativnih metod, saj je bistveno bolj zapletena.Vendar je njena nesporna prednost, da ima zelo jasne temelje v opredeljenih ciljih analize in teoretično izgrajenih in empirično potrjenih temeljnih konceptih (na primer sedanja vrednost), iz česar sledi, da so njeni rezultati mnogo bolj zanesljivi in uporabni, kot rezultati tradicionalne analize. Ne gre več za "občutek" o uspešnosti poslovanja temveč za neposredne ocene vpliva poslovnih odločitev, na primer na tržno vrednost lastniškega kapitala, verjetnost plačilne nesposobnosti in podobno. V zadnjih štirih desetletjih je sodobna finančna analiza razvila izjemno veliko metod in tehnik, tako da je njena uporabnost dandanes zelo velika, hkrati pa obstaja še vrsto področij, kjer bo nadaljnji razvoj še bistveno izboljšal natančnost ocen finančnih posledic posameznih poslovnih odločitev oziroma vseh poslovnih odločitev podjetja skupaj v na primer določenem obdobju (Mramor 1999, 327-338). Menedžerji so tisti zaposleni, ki imajo v svoji pristojnosti določeno moč odločanja in razpolaganja z razpoložljivimi viri organizacije. Glavni nalogi finančnega menedžmenta sta ustrezno financirati poslovanje in nadzirati učinkovitost uporabe sredstev. V sodobnem podjetju se tema dvema nalogama pridržuje še poznavanje finančnih posledic posameznih poslovnih odločitev nefinančnega menedžmenta. Pri sprejemanju poslovnih odločitev pa se moč in pristojnosti menedžerjev razlikujejo glede na to, kakšno mesto v hierarhiji organizacije zasedajo. Poslovna literatura običajno deli menedžment na tri ravni: strateški menedžment, operativni menedžment in funkcijski menedžment .

10

Strateški menedžment se ukvarja s postavitvijo dolgoročnih usmeritev organizacije in z odnosom organizacije do okolja. Menedžerji na tej ravni imajo največjo moč odločanja. Razpolagajo z vsemi razpoložljivimi viri organizacije, posledice njihovih odločitev so dolgoročne. Poverjena moč in odgovornost od njih terja posebne sposobnosti. Organizacijo morajo videti kot celoto kompleksnih delov, ki jih znajo smiselno povezati. Primeri odločitev, s katerimi se ukvarja vrhovni menedžment so na primer odločitve o prevzemih in združitvah, odločitve o pridobitvi virov financiranja ter o pretoku sredstev med deli organizacije, odločitve o tržnem pozicioniranju, odločitve v zvezi z raziskavami in razvojem. Operativni (srednji) menedžment skrbi predvsem za to, da bodo poslovne prvine čimbolj učinkovito pretvorjene v poslovne učinke, hkrati pa koordinira aktivnosti funkcijskih menedžerjev. Njihove odločitve imajo srednjeročen in kratkoročen vpliv na poslovanje. Primeri odločitev v pristojnosti srednjega menedžmenta so na primer odločitve, katere proizvode proizvajati oziroma katere storitve opravljati, odločitve o prodajnih cenah, odločitve o trženjskih akcijah. Funkcijski menedžment se ukvarja s specializiranimi nalogami na svojem področju in hkrati skrbi za to, da zaposleni svoje delo opravljajo čim bolj učinkovito. Lahko bi rekli, da so ti menedžerji posredniki med zaposlenimi in višjimi ravnmi menedžmenta. Posledice njihovih odločitev so kratkoročne. Primeri odločitev na tej ravni so na primer razmeščanje delavcev po posameznih nalogah, odločitev o novi razporeditvi proizvodne linije, zaposlitev novih delavcev, izvedba trženjske akcije. Ne glede na raven v podjetju mora menedžer obvladati nekaj osnovnih nalog, ki jih imenujemo štiri upravljalske funkcije. To so: planiranje, organiziranje, vodenje in kontroliranje. Vsebina vsakega upravljanja pa je v odločanju. Odločanje je izbiranje med različnimi možnimi smermi prihodnjega delovanja in kot tako je vpeto v celoten proces načrtovanja, organiziranja in nadziranja. Planiranje (načrtovanje) je v prihodnost obrnjena aktivnost, s katero določimo dvoje, kaj želimo doseči in na kakšen način. Rezultat planiranja je dokument v pisni obliki – plan. V planu so zapisani cilji in vse potrebne aktivnosti za uresničitev plana. Brez prisotnosti plana bi vsak delavec delal tisto, kar se njemu zdi pomembno oziroma ga veseli, čeprav to nič ne pripomore k doseganju skupnega cilja. Planiranje je pomembna koordinacijska aktivnost, ki vse individualne napore usmerja v isto smer. V fazi planiranja morajo menedžerji sprejeti odločitve o štirih temeljnih sestavinah plana: o zastavljenih ciljih, opredeljenih aktivnostih za dosego zastavljenih ciljev, razpoložljivih virih, ki predstavljajo omejitve pri doseganju ciljev ter spisek zadolženih za posamezne naloge in opis predvidene izvedbe naloge. Vse štiri sestavine plana so med seboj prepletene. Planiranje se začne s postavitvijo ciljev, ki si jih lahko zastavimo le v okviru razpoložljivih zmožnosti (virov). Nato je potrebno opredeliti aktivnosti, kako te cilje doseči. Ko so aktivnosti določene in razpoložljivi viri razporejeni po aktivnostih, se lahko menedžer loti natančnega opisa, kdo je zadolžen za posamezne naloge in kako naj to izvede. Vsako planiranje pa je nesmiselno, če plana ni mogoče uresničiti. V določenih primerih lahko menedžer sam z razpoložljivimi viri opravi določene aktivnosti za dosego postavljenih ciljev. V tem primeru funkciji organiziranja in vodenja odpadeta. V večini primerov pa bodo delo

11

opravili podrejeni, zato zgolj plan ni dovolj. Menedžer jim mora povedati, kaj se od njih pričakuje in jih motivirati, da bodo delo opravili. Povedano drugače, delo mora organizirati in voditi zaposlene. Organiziranje je potrebno za usklajeno delovanje zaposlenih v smeri doseganja istega cilja. Pod organiziranjem običajno razumemo razbitje celotnega dela na posamezne naloge, ki se jih razdeli podrejenim ter tudi združevanje posameznih podobnih nalog v oddelke. Organizacijsko funkcijo bi lahko opisali kot delitev celotnega dela na posamezne naloge, delegiranje avtoritete za sprejemanje odločitev podrejenim in ugotavljanje osnove za vzpostavitev oddelkov. Najbolj oprijemljiv del organizacijske funkcije je organizacijska struktura organizacije, katere namen je zmanjšati negotovost v zvezi z obnašanjem posameznih zaposlenih. Organizacijska struktura se običajno v organizacijah redko menja, zato ukvarjanje s samo organizacijsko strukturo ne zahteva veliko menedžerjevega časa. Več časa in truda je potrebnega za ostale naštete aktivnosti. Ker vsaka naloga prinaša določene zadolžitve, mora podrejeni dobiti tudi potrebno avtoriteto, da jo bo lahko izvedel. To še posebej velja v primeru zapletenih, nerutinskih nalog, ki od podrejenih terjajo tudi določeno moč odločanja. Ko je celotno delo razdeljeno, se lahko podobne naloge združijo v oddelke različnih velikosti in osnov. Vodenje je sposobnost prepričevanja drugih za doseganje nekega cilja na tak način, da ga bodo ti z navdušenjem poizkušali doseči. Vodenje v organizacijah je proces, ko menedžer vpliva na obnašanje podrejenih. To lahko naredi tudi s prisilo, kar pa da ugodne rezultate le pri rutinskih in nezapletenih opravilih. Z vidika dolgoročne uspešnosti je bolje, da menedžer podrejene navduši za doseganje ciljev. Vodenje je dejansko samo del bolj celovitega procesa menedžmenta. Menedžerjeva moč vplivanja na podrejene lahko izhaja iz različnih virov. Zastraševalna moč temelji na tem, da podrejenemu grozimo s kaznijo, če dela ne bo opravil dobro. Nagrajevalna moč pomeni ravno nasprotno. Če bo podrejeni opravil naročeno delo, bo ustrezno nagrajen. Legitimna moč izhaja iz položaja v organizacijski strukturi (na primer direktor ima več moči od vodje trženja). Strokovno moč imajo menedžerji s posebnimi strokovnimi znanji, ki jih drugi nimajo, in si zato pridobijo spoštovanje podrejenih. Zadnji vir moči je referenčna moč. To moč imajo karizmatične osebe, s katerimi se želijo podrejeni poistovetiti. Kontroliranje (nadziranje) zajema vrsto aktivnosti, s katerimi želimo doseči, da bodo dejanski rezultati enaki planiranim. Kontrola bo učinkovita, če lahko določimo standarde obnašanja za določene spremenljivke, če lahko pridobimo informacije za primerjavo dejanskih rezultatov glede na standard in če ima menedžer možnost popravljalne akcije, ko pride do odstopanj. Odločanje je kot proces vpeto v vse štiri upravljalske funkcije. Že v fazi planiranja imamo na voljo več možnosti, kako sestaviti plan, pa se je vendarle treba odločiti le za eno pot. Plan je nato treba začeti uresničevati, zato so zopet potrebne odločitve v zvezi z izbiro organizacijske strukture, načina motiviranja in vodenja zaposlenih. In ne nazadnje, če je dejanski rezultat drugačen od planiranega, so potrebne popravljalne odločitve. Odločanje na splošno opredelimo kot izbiranje med različnimi alternativami, ki odločujočemu omogočajo uresničitev želenega cilja. Z razvojem gospodarjenja postaja odločanje vse pomembnejše za uspešnost poslovanja in je ena od pomembnejših značilnosti menedžmenta. Cilj odločanja je izboljšati neko obstoječo stanje ali preprečiti, da bi se le-to

12

poslabšalo. Ponavadi je za dosego tega potrebno sprejeti vrsto različnih odločitev. Tedaj ne razumemo odločanja kot enkratni izolirani dogodek, temveč kot proces odločanja. V zvezi z odločanjem je razvita cela vrsta teorij, po kateri se da proces odločanja razdeliti na več faz. Posamezni avtorji različno opredeljujejo faze v procesu odločanja, vendar razlike obstajajo zaradi prekrivanja faz in združevanja ali podrobnejšega razčlenjevanja posameznih faz, ne pa zaradi vsebinskih razhajanj. Eno od različic opredeljevanja prikazuje slika1. SLIKA 1: FAZE PRI ODLOČANJU

Vir: Srića et al., Informacijski sistemi 1995, str. 65.

13

2.2 Javne finance Javne finance so pojem za gospodarsko dejavnost države in drugih javnih in pol javnih zavodov. Usmerjene so k doseganju družbeno zaželenih ciljev, njihova naloga je zagotoviti preskrbo narodnega gospodarstva z dobrinami, ki so pomembne z vidika družbe kot celote in jih tržno gospodarstvo samo po sebi ne proizvaja oziroma ne v zadostnem obsegu. Imajo pomembno vlogo za celoten gospodarski razvoj in doseganje najpomembnejših ciljev. Javne finance opravljajo tri osnovne funkcije: alokacijo produkcijskih tvorcev oziroma finančnih virov, prerazdelitev dohodka in stabilizacijo. Alokacija produkcijskih tvorcev oziroma finančnih virov pomeni razdelitev virov na produkcijo javnih in produkcijo zasebnih dobrin in nadaljnja alokacija v skupini javnih dobrin. Končni cilj je zadovoljevanje človekovih potreb, ki so v javnem interesu (produkcija javnih dobrin). S prerazdelitvijo dohodka javne finance praviloma popravljajo tržne izide, in to tako, da se prerazporeja dohodek od premožnejših k manj premožnim. Končni cilj je povečanje socialne pravičnosti oziroma zmanjšanje dohodkovne neenakosti. S stabilizacijo je mišljeno spremljanje makroekonomskih ciljev, kot so nizka brezposelnost, nizka inflacija in visoka gospodarska rast, s primernimi instrumenti fiskalne in monetarne politike. V javnih financah Republike Slovenije je bilo zadnje čase precej novosti. Sprejeti zakoni na področju računovodstva, javnih financ, javnih skladov in javnih naročil ter na področju plačilnega prometa so korenito reformirali javne finance v Sloveniji. Zakon o javnih financah, ki je krovni zakon na tem področju, spremlja in pravno ureja vrsto ciljev, ki so povezani z odgovori na tri ključna vprašanja javne porabe, in sicer (Cvikl in Zemljič 2000, 13): kdo (katere institucije) porablja(jo) proračunska sredstva, kako jih porablja oziroma kaj se plačuje iz javnih sredstev in zakaj se javna sredstva porabljajo. Kdo porablja proračunska sredstva spoznamo s pomočjo institucionalne klasifikacije javnofinančnih izdatkov, s pomočjo ekonomske klasifikacije kaj se plačuje iz javnofinančnih virov, s pomočjo funkcionalne klasifikacije in programskega načrtovanja pa zakaj oziroma zaradi izvajanja katerih funkcij porabljamo javna sredstva. Zakon o javnih financah ureja sestavo, pripravo in izvrševanje proračuna Republike Slovenije in proračunov lokalnih skupnosti, upravljanje premoženja države in občin, njihovo zadolževanje, poroštva, upravljanje dolgov, računovodstvo in proračunski nadzor. Za javni sektor je proračun poglaviten vir sredstev za financiranje dejavnosti. Sprejeti proračun izraža rezultate številnih in pomembnih odločitev o usmerjenosti prizadevanj države v proračunskem obdobju, odseva dosežene odločitve o političnih prioritetah, izraža programske cilje in je okvir dejavnosti vlade. Proračun je sestavljen iz splošnega dela, ki vsebuje vse tri bilance (bilanco prihodkov in odhodkov, račun finančnih terjatev in naložb ter račun financiranja), iz posebnega dela, ki ga sestavljajo finančni načrti vseh neposrednih uporabnikov in iz načrta razvojnih programov (Čok et al. 2001, 6). Proračun vsako leto spremlja tudi zakon o izvrševanju proračuna, ki ureja izvrševanje proračuna določenega leta (prav tam, 6). Zakon o javnih financah in na njem temelječa Odredba o določitvi neposrednih in posrednih uporabnikov državnega in občinskih proračunov določa subjekte, ki so nosilci javnih financ. Javni sektor so neposredni in posredni uporabniki državnega ali občinskega proračuna, Zavod za zdravstveno zavarovanje Slovenije in Zavod za pokojninsko in

14

invalidsko zavarovanje Slovenije, oba v obveznem delu zavarovanja, javni gospodarski zavodi, javna podjetja in druge pravne osebe, v katerih imajo država ali občine odločujoč vpliv na upravljanje. Neposredni uporabniki so nevladni proračunski uporabniki (predsednik Republike Slovenije, državni zbor, državni svet, republiška volilna komisija, varuh človekovih pravic, ustavno sodišče Republike Slovenije, računsko sodišče Republike Slovenije, agencija za revidiranje postopkov lastninskega preoblikovanja, državna revizijska komisija, Slovenska akademija znanosti in umetnosti), vladni proračunski uporabniki (vladne službe, ministrstva z organi v sestavi, upravne enote), pravosodni proračunski uporabniki (sodišča, tožilstva itd.), občine, krajevne in druge lokalne skupnosti. Finančni načrti teh uporabnikov sestavljajo tako imenovani poseben del proračuna (prav tam, 3). Posredni uporabniki proračunov so javni zavodi, agencije, javne službe in javni skladi, katerih ustanovitelj je bodisi država ali občina in se financirajo iz proračunov države ali občin, ali pa iz obeh skladov socialnega zavarovanja posredno. Zavod za pokojninsko in invalidsko zavarovanje ter Zavod za zdravstveno zavarovanje Slovenije sta z vidika javnega financiranja posebni instituciji – sklada socialnega zavarovanja. Vsi posredni uporabniki morajo pripraviti finančne načrte, ki so potrebni za pripravo predloga državnega proračuna (prav tam, 3). Druge pravne osebe javnega sektorja so javni gospodarski zavodi, javna podjetja in podobno, katerim zakon o javnih financah »zapoveduje« bistveno manj omejitev in zahtev, omejuje jih le pri zadolževanju in dajanju poroštev (prav tam, 3). Iz proračuna se financirajo posredni in neposredni uporabniki. Priprava dokumentov, ki so podlaga za financiranje posameznega uporabnika, pa je različna, saj je »dostop« do proračuna različen. Vendar morata obe vrsti uporabnikov pripraviti finančni načrt ter poročilo o doseženih ciljih in rezultatih delovanja. Čeprav je poročilo za ene in druge obravnavano v razdelkih ustreznega akta, sta obe poročili vsebinsko enaki. Spremljava finančnih načrtov je mogoča, če sta predračun in obračun, to pomeni finančni načrt in njegova spremljava, izdelana po isti metodiki. S tem ko smo sprejeli obveznosti o poročanju, to je obračunavanje, smo sprejeli tudi obveznost glede predračunavanja, saj o doseženih ciljih ni mogoče poročati, če ne vemo, kakšni so bili postavljeni cilji. To pa je zagotovljeno s finančnim načrtom. Za analizo uresničevanja ciljev je pomemben izvedbeni predpis imenovan Navodilo o pripravi zaključnega računa državnega in občinskega proračuna ter metodologije za pripravo poročila o doseženih ciljih in rezultatih neposrednih in posrednih uporabnikov proračuna. V navodilu je zahteva, da poročilo o doseženih ciljih in rezultatih posrednega in neposrednega uporabnika vključuje poročilo o uresničitvi ciljev, ki so določeni v obrazložitvi finančnega načrta ali programa dela za preteklo leto in poročilo o rezultatih njegovega poslovanja ter oceno gospodarnosti, učinkovitosti in uspešnosti. Značilnost, ki javni sektor ločuje od zasebnega, je »javnost«. Pri tem ne gre le za javnost poslovanja, temveč tudi za javnost vodilnih funkcij in ne nazadnje za javni nadzor nad porabo sredstev davkoplačevalcev (Vidovič 1995, 9). Nadziranje javne porabe je opredeljeno že v temeljnem pravnem aktu, to je v ustavi (prav tam, 19).

15

Strokovni nadzor nad zakonitostjo in smotrnostjo poslovanja z javnimi financami opravlja računsko sodišče Republike Slovenije, ki je pričelo z delom sredi leta 1995. Računsko sodišče je neodvisen strokovni organ, z zelo širokimi pooblastili, ne odloča o sporih in pravicah, sestavlja poročila, ki pa nimajo izvršilne moči. Računsko sodišče je zunanji nadzorni organ in je odgovorno za nadzor pravnih oseb javnega prava in drugih oseb civilnega prava, ki prejemajo sredstva iz proračunov in/ali drugih virov javnih financ, nadzira tudi poslovanje drugih oseb, ki so v poslovnih razmerjih z osebami javnih financ, in sicer v delu, ki se nanaša na sredstva iz javnih financ. Računsko sodišče predloži poročila o opravljenem nadzoru državnemu zboru, predsedniku vlade in pristojnim ministrstvom ali organom lokalnih skupnosti. Dosedanje izkušnje kažejo na določene pomanjkljivosti v delovanju računskega sodišča. Omeniti kaže predvsem to, da je svetovalna funkcija premalo poudarjena, premalo je torej preventivnega delovanja v obliki predlogov za zmanjšanje prihodnje porabe in svetovanja o gospodarni rabi sredstev. Neodvisno in nepristransko naknadno preverjanje poslovanja ter svetovanje, namenjeno izboljšanju poslovanja zajema notranje revidiranje. Notranji nadzor javnih financ ima svoje temelje v zakonu o javnih financah, na podlagi omenjenega zakona je minister za finance sprejel Pravilnik o usmeritvah za usklajeno delovanje sistema notranjega nadzora javnih financ. Notranji nadzor predstavljajo sistemi in postopki, s katerimi se zagotovi pravilna in smotrna poraba proračunskih sredstev. V Sloveniji imamo decentraliziran način organiziranja notranjih revizijskih služb. Proračunski uporabniki se lahko sami odločijo, ali bodo, glede na svojo velikost in organiziranost, imeli lastno notranjo revizijsko službo, ali jo bodo organizirali skupaj z drugimi proračunskimi uporabniki, ali pa se bodo posluževali zunanjih revizijskih služb. Za učinkovito, racionalno in pregledno upravljanje z denarnimi sredstvi širše države se je v Sloveniji vzpostavil enotni zakladniški sistem. Izboljšanje finančnega upravljanja širšega sektorja države na področju fiskalnega upravljanja in poročanja ter upravljanja z likvidnostjo in dolgovi zahtevajo tudi mednarodne denarne ustanove. Ko govorimo o javnih financah se srečamo tudi s pojmom neprofitna organizacija. Temeljni cilji delovanja takšnih organizacij praviloma niso ekonomski rezultati, temveč izpolnjevanje nekega poslanstva. Šole, gledališča, bolnišnice so organizacije, ki niso namenjene same sebi, temveč opravljajo določene naloge v družbi ter zadovoljujejo potrebe posameznika in družbe. Vendar pa morajo imeti tudi te organizacije opredeljeno neko mero uspešnosti, ki jih usmerja pri njihovem vedenju in delovanju na poti k zastavljenim ciljem (Žnidaršič 1996, 9). 2.3 Finančni menedžment v bolnišnici Danes mora menedžment v bolnišnici poleg tradicionalnih pristopov in zgledov videti novo stvarnost za bolnika in celotno zdravstveno infrastrukturo, razumeti zunanji svet in kompleksnost okolja. Uresničevanje temeljnega poslanstva bolnišnice je v pogojih omejenosti virov sredstev vedno težje. Pri gospodarjenju z razpoložljivimi sredstvi se menedžment v bolnišnici vedno znova odloča med potrebami in možnostmi. Uvajanje menedžerskih metod upravljanja in vodenja je v slovenskih bolnišnicah postala vsakdanja praksa. Pojavljajo se nova področja, s katerimi se poslovodstvo v bolnišnici do nedavnega ni ukvarjalo, to so oblikovanje in izvajanje strategij, ukvarjanje s poslovnimi procesi, upravljanje s človeškimi viri, obvladovanje kakovosti, prilagajanje spremembam, uvajanje

16

sprememb, načini odločanja, informacijski sistem in seveda finančni menedžment, ki ima oziroma bi vsaj moral imeti, zaradi vpetosti v vsako odločitev vrhnjega menedžmenta, posebno vlogo pri upravljanju bolnišnice. Po zakonu o javnih financah, ki ga bolnišnica kot posredni uporabnik državnega proračuna mora upoštevati, finančni menedžment obsega vzpostavitev in izvajanje načrtovanja in izvrševanja proračunov in finančnih načrtov, računovodenja in poročanja z namenom, doseči zastavljene cilje ter zagotoviti, da bodo sredstva zavarovana pred izgubo, oškodovanji in prevarami; notranje kontrole obsegajo sistem postopkov in metod, katerih cilj je zagotoviti spoštovanja načel zakonitosti, preglednosti, učinkovitosti, uspešnosti in gospodarnosti (ZJF, 100. člen, 2. odstavek). Finančni menedžment v bolnišnicah se v vse večji meri poslužuje metod podjetniških financ, kljub temu, da cilj bolnišnice ni dobiček. Z operativnega vidika predstavlja cilj bolnišnice realizacija letne pogodbe o izvajanju zdravstvenih storitev, sklenjene med bolnišnico in Zavodom za zdravstveno zavarovanje Slovenije. Pomembna naloga finančnega menedžmenta v bolnišnici je obvladovanje stroškov, kar je pogoj za usklajenost letnih odhodkov s prihodki bolnišnice, absolutna usklajenost le-teh pa pomeni poslovanje brez izgube oziroma brez dobička. Samo z uresničitvijo obeh ciljev – izvedba programa zdravstvenih storitev in usklajen poslovni rezultat – bi bolnišnica uresničila svoje temeljno poslanstvo, ki se kaže v skrbi za povrnitev in ohranjanje zdravja ljudi. Področja delovanja finančnega menedžmenta v bolnišnici so lahko zelo različna, odvisno od tega, kakšna vloga in pomen se daje finančnemu menedžmentu pri upravljanju bolnišnice. Gre za odločitve na področju finančne operative, na področju gospodarjenja z denarjem, terjatvami in zalogami, odločitve v zvezi z oblikovanjem strategij in ukrepov za racionalno izrabo sredstev, odločitve glede pridobivanja novih virov in odločitve na področju snovanja investicijske politike. Pri upravljanju denarnih sredstev pa je potrebno upoštevati tudi omejitve, ki izhajajo iz zakonskih določil. V bolnišnicah je predvsem pomembno uravnavanje denarnih tokov v ožjem smislu, kjer gre za vsakodnevno operativno finančno odločanje o preskrbi in uporabi denarja, na primer: kratkoročne naložbe, koriščenje finančnih popustov, postavljanje plačilnih rokov, izterjava in podobno. Večina terjatev v bolnišnici ni problematičnih, saj največji »kupec« svoje terjatve avansira že v teku meseca za tekoči mesec. Problemi se pojavljajo z izterjavo množice računov manjših vrednosti, izdanih samoplačnikom in fizičnim osebam, ki nimajo urejenega zavarovanja. Optimalno gospodarjenje z denarjem je možno dosegati le ob skrbnem nadzorovanju denarnih tokov. Planiranje (predračunavanje in načrtovanje) količine denarja in vrste denarnih tokov je v bolnišnicah usmerjeno na tri okvirne datume: 10. v mesecu za izplačilo neto plač, 16. v mesecu za poravnavo davkov in prispevkov in zadnjega v mesecu za poravnavanje obveznosti dobaviteljem. Takšno planiranje finančnih tokov zahteva od bolnišnic vzpostavitev pozitivnega denarnega toka, sicer zaidejo v velike likvidnostne težave brez možnosti ustvarjalnih finančnih odločitev. V Prilogi 1 je primer predračuna izkaza finančnega izida bolnišnice.

17

Kakovostno izdelani plani so ključnega pomena za organiziranje, usklajevanje in usmerjanje dela, informiranje, motiviranje zaposlenih in nadziranje ter ugotavljanje uspešnosti in učinkovitosti. Finančni menedžment v bolnišnicah pa pri svojih odločitvah stalno niha med zakonitostmi trga, ekonomike, racionalnosti ter omejenimi finančnimi sredstvi, etiko, humanostjo, socialno pravičnostjo, pri čemer ekonomsko vedenje v bolnišnici pomeni racionalno porabo razpoložljivih sredstev za doseganje čim višje ravni zdravstvenih storitev.

18

3 INFORMACIJSKI SISTEMI 3.1 Teoretska izhodišča zasnove sodobnega poslovanja V vsaki tehnologiji se nahaja kreativnost njenega izumitelja, ki se kaže kot potencial oziroma možnosti, ki jih nudi svojim uporabnikom. Informacijska tehnologija ni nobena izjema, že od svojega nastanka spreminja dojemanje in delovanje posameznika in družbe, sprva iz ozadja, v novejšem času pa je v ospredju zanimanja tako strokovne kot laične javnosti. Potenciali, ki so na voljo, so veliki, prav tako težave, vse pa kaže na potrebo po razumevanju več kot samo tehničnih plati tehnologije, potrebna je razlaga interakcije tehnologije s človekom. Informacijska tehnologija pomaga človeku pri pridobivanju informacij, vendar je potrebno poudariti, da je ključni dejavnik v procesu človek in ne tehnologija sama po sebi. To skupaj z nastajanjem informacijske družbe pomeni spreminjanje podobe podjetij, na zunaj v obliki razvoja in uporabe informacijskih sistemov in znotraj spreminjanje odnosa med podjetji in posamezniki. Ključni dejavniki za podjetja v prihodnosti bodo tako informacije, znanje, inovativnost ter kreativnost, ena izmed osnov za njihovo uporabo pa informacijska tehnologija v obliki informacijskih sistemov skupaj s pravilnim vodenjem posameznikov. Zaradi sprememb v poslovnih okoljih se spreminjajo koncepti poslovanja, med katerimi je najpomembnejši ta, da je potrebno k sprejemanju poslovnih odločitev drugače pristopiti. Zaostrene poslovne razmere zahtevajo pravilne odločitve v prvem poskusu, za napake tu ni prostora. Poudarek se zato seli na informacijske sisteme, v okviru katerih se med drugimi pripravljajo tudi informacije o uspešnosti poslovanja podjetja, zbirno na ravni podjetja, podrobneje pa na posameznih ravneh ali delih podjetja. Informacije o uspešnosti poslovanja predstavljajo eno najpomembnejših informacijskih podlag za sprejemanje nadaljnjih poslovnih odločitev. Prilagajanje podjetij spremembam v okolju je nujno in lahko rečemo, da posega na tri področja. Prvo področje zajema spremembe na področju informacijskih sistemov in področjih posameznih poslovnih funkcij. Računovodski sistemi, ki predstavljajo najpomembnejši del informacijskega sistema v podjetju, naj bi zagotavljali pravočasne in vsebinsko ustrezne informacije, hkrati pa omogočali primerne tehnike merjenja in izkazovanja uspešnosti poslovanja. V okviru ravnanja s človeškimi viri se poudarek seli na skrb za razvoj ključnih znanj in veščin, na področju financ pa se izpostavlja potreba po upoštevanju finančnih koristi tistih dejavnikov, kateri neposredni učinki niso denarni. Drugo področje sprememb se nanaša na organizacijo podjetja, na njen strukturni del. Organizacijske strukture morajo omogočati sodelovanje med različnimi poslovnimi funkcijami, spodbujati dinamične medsebojne odnose in učenje zaposlenih. Tretje področje sprememb pa se nanaša na nosilce odločanja. Poslovodstvo podjetja mora doseči soglasje o viziji oziroma o poslanstvu podjetja, oblikovati strategijo, hkrati pa spremeniti stil vodenja – odpraviti mora mentaliteto poveljevanj in kontrole, spodbujati učenje podrejenih, razmišljati večdisciplinarno, pri presojanju uspešnosti poslovanja podjetja pa upoštevati tudi neračunovodske kazalce. Pri oblikovanju smeri poslovanja je nujno upoštevati in zajeti razvoj informacijske tehnologije. Osnovna pravila pri tem so naslednja (Kalakota in Robinson 1999, 5):

• informacijska tehnologija naj bo vgrajena v vse procese poslovanja, • nadzor in obvladovanje informacijskih tokov naj bo osnova za optimiranje fizičnih

procesov,

19

• zavreči je potrebno stare neustrezno podprte procese in postopke, • oblikovati je potrebno dinamične povezave v notranjem okolju in na tem graditi

poslovne povezave z zunanjim okoljem, • s pomočjo informacijske tehnologije je potrebno dograditi sistem spremljanja

reakcij naših partnerjev iz zunanjega okolja in tem zahtevam prilagajati naše aktivnosti,

• informacijska tehnologija naj ne služi samo našim osnovnim procesom ampak tudi vsem vzporednim aktivnostim,

• informacijska tehnologija naj bo močno naravnana v smer kako kar najbolje prisluhniti našim strankam,

• pomembna naloga vodilnih je oblikovanje hitrih in kvalitetnih odločitev, kar jim lahko omogoči samo z informacijsko tehnologijo ustrezno podprt informacijski sistem.

Pomanjkljivost, povezana z informacijskimi sistemi, je največkrat ta, da je veliko pozornosti posvečene strategiji, premalo pa uvajanju. Ključni problemi se torej nahajajo na organizacijskem področju. Pomembno vlogo ima koordinator uvajanja. Njegova vloga, pristojnosti in odgovornosti morajo biti jasno opredeljene. Pri uvajanju informacijskega sistema je pomembna podpora vodilnih. Uvajanje namreč posega na več organizacijskih področij. Prav tako je pomembna podpora sodelavcev. Še tako dobra rešitev ne bo sprejeta, če z ustreznim pojasnjevanjem pričakovanih prednosti ne bomo premagali odpora do sprememb. Za uspeh uvajanja informacijskega sistema so pomembni tudi kar se da kratki časovni okviri. Hitrost uvajanja je pomembna za zagotavljanje uspešnejšega poslovanja. Sicer organizaciji preti nevarnost izgube stika z zahtevami okolja (Fallon 1995, 4-6). 3.2 Oblikovanje koncepta informacijskega sistema Razvoj informatike temeljito vpliva na spremembo organiziranosti in načina poslovanja organizacij in vodi v prestrukturiranje na vseh ravneh poslovanja. Podobno, kot se je spremenil način poslovanja, je tudi informacijski sistem spremenil vlogo v poslovnem procesu. Sodoben metodološki pristop oblikovanja koncepta informacijskega sistema mora vključevati nove tehnološke možnosti in pogojuje drugačen organizacijski, ekonomski in sociološki pogled. Usmerjen je v ustroj, postopke, ciljne usmeritve in strategijo organizacije. Trend sodobnega načina poslovanja narekuje vpeljavo strateških informacijskih sistemov. Po številnih raziskavah je približno 70 % projektov v informatiki neuspešnih. Vzroki za to so lahko različni. Prav ta podatek pa je jedro problema – kako zagotoviti skladnost med izvajanjem strateškega načrta informatike in izhodišči poslovnega strateškega načrtovanja. Najznačilnejše težave pri razvoju informacijskega sistema povzete po (Srića et al. 1995, 181-184) so: • Zamuda pri projektih razvoja informacijskega sistema, saj je potrebno že končane

projekte spreminjati, ker gre za dinamičen sistem, ki se mora prilagajati spremembam v podjetju. K temu pripomore tudi morebiten tih upor uporabnikov starega informacijskega sistema, ki se bodo morali preusmeriti na nov informacijski sistem in se počutijo ogrožene, ker se bodo morali spet učiti celotno delovanje informacijskega sistema na novo.

20

• Dejanski stroški presegajo načrtovane, med drugim tudi zaradi zgoraj omenjenih težav. To je pogost primer, saj se pri načrtovanju razvoja informacijskega sistema spregledajo določeni parametri, ki niso skladni z novim informacijskim sistemom in jih je potrebno le-temu prilagoditi.

• V veliki večini podjetij nimajo avtomatiziranih vseh obdelav podatkov, zato je potrebno vlagati tudi v razvoj ustrezne programske opreme.

• Pomanjkanje kadra za razvoj programske opreme in ozko specializirano znanje informatikov, ki obvladajo le tehnologijo, ki jo uporabljajo, vsakršna sprememba le-te pa povzroči težave in upor informatikov, ker bodo morali vse pridobljeno znanje ''pozabiti'' in se spet usposabljati o osnovnih stvareh pri drugem informacijskem sistemu.

• Pri razvijanju programske opreme prihaja do napak, ki zahtevajo dodaten čas in sredstva, da se jih najprej odkrije, potem pa še odpravi; napake je lažje odkriti v kasnejši fazi razvoja informacijskega sistema, jih je pa takrat tudi veliko težje in dražje odpraviti.

• Razvoj strojne opreme je močno prehitel razvoj programske opreme, kar omejuje širjenje in uporabo informacijske tehnologije.

Omenjene težave in tudi druge pomanjkljivosti povzročajo v praksi velike težave, ki pa se jim lahko izognemo, če strateško načrtujemo razvoj informacijskega sistema. Strateško načrtovanje informacijskega sistema je sestavni del strateškega podjetniškega načrtovanja, ki opredeljuje poslanstvo, cilje in strategijo organizacije. Strateški načrt, ki je rezultat strateškega načrtovanja informacijskega sistema, mora biti celovit, natančen, prilagodljiv, odražati mora trenutne in bodoče informacijske potrebe, hkrati pa mora biti tudi usklajen s poslovnim načrtom organizacije. Različni avtorji cilje, ki jih želimo doseči s strateškim načrtovanjem razvoja informacijskega sistema, opredeljujejo podobno. Cilji strateškega načrtovanja informacijskih sistemov, ki so lahko bolj ali manj podrobno opredeljeni, bi morali biti naslednji:

• povezati razvoj informacijskih sistemov s poslovno strategijo organizacije, • izboljšati komunikacijo z uporabniki (na primer med vodstvom in informatiki), • povečati podporo menedžmentu (na primer učinkovitejši pretok informacij), • izboljšati načrtovanje potrebnih virov (učinkovita razporeditev človeških virov), • določiti več priložnosti za uporabo informacijskega sistema (na primer uporaba

enotnih standardov), • identificirati nove aplikacije, ki so bolj donosne (zmanjšati stroške in skrajšati čas,

potreben za razvoj aplikacij), • razviti arhitekturo informacijskega sistema, • pripraviti izhodišča za nadaljne korake informatizacije, • identificirati strateške aplikacije informacijskega sistema (na primer razvoj

strateškega informacijskega sistema). Strateško načrtovanje informacijskega sistema je proces, v katerem sodelujejo različni subjekti. To so lahko lastniki, zaposleni (vodstvo in delavci), različna združenja, lokalna in državna uprava, kupci in potrošniki, dobavitelji, konkurenca. V glavnem pa so najbolj

21

običajne skupine, sestavljene iz zaposlenih v podjetju. Te skupine so sestavljene iz vodstva podjetja, srednjega (taktičnega) nivoja menedžerjev, specialistov za določena poslovna področja in informatikov. V skupino niso vedno vključeni vsi navedeni, ampak je sestava odvisna od področja in nivoja, za katerega poteka strateško načrtovanje informacijskega sistema. Strateško načrtovanje informacijskega sistema ni proces, ki bi imel samo eno iteracijo. Znotraj posameznih nalog je lahko več iteracij, ki lahko vključujejo vračanje na poslovno strategijo in njeno spreminjanje oziroma prilagajanje. Natančna narava aktivnosti v procesu strateškega načrtovanja informacijskega sistema je odvisna od pristopa in uporabljene metode. Strateško načrtovanje informacijskega sistema je zahtevno in odgovorno opravilo, zato so se razvili številni pristopi in tudi številne metodologije strateškega načrtovanja informacijskega sistema. Predvsem se je razvilo precejšnje število komercialnih tehnik. Mnoge od teh predstavljajo le določeno modifikacijo že predhodno razvitih metodologij. Pri širokem izboru metodologij se pojavlja problem pri izbiri najprimernejše metodologije za določeno organizacijo. Pristopi strateškega načrtovanja informacijskega sistema so lahko na primer naslednji: • Tradicionalni linearni pristop se običajno osredotoči na posamezne aplikativne

segmente, na obravnavo posameznih postopkov poslovanja, kar vodi k ločenemu razvoju operativno neodvisnih programskih rešitev. Ne upošteva spremenjene vloge informacijskih sistemov v poslovnem okolju. Vsebinsko dobro pokriva potrebe po načrtovanju informatike poslovnih funkcij organizacije, vendar ni usmerjen v načrtovanje informatike za doseganje konkurenčne prednosti. S tega vidika je za strateško načrtovanje informatike neprimeren.

• Sledilni pristop se uporablja v organizacijah, katerih poslovna strategija je strategija posnemanja konkurenčnih organizacij. Tak pristop izhaja iz bojazni, da njihovi konkurenti dosegajo konkurenčno prednost z uporabo strateških informacijskih sistemov. Z uporabo sledilnega pristopa predvidevajo, da bo konkurenčna prednost konkurentov izničena, če jim uspe zadovoljivo posnemati rešitve tekmecev.

• Celovit pristop z vrha navzdol v želji po celovitosti in povezljivosti rešitev poskuša hkrati reševati problematiko načrtovanja informacijskih sistemov in podatkov ob zahtevi po natančnem opredeljevanju informacijskih potreb organizacije. Uspešnost celovitega pristopa od vrha navzdol je odvisna od kvalitete opredeljenih poslovnih ciljev in strategije organizacije ter vodenja posameznih faz v času strateškega načrtovanja razvoja informacijskih sistemov. Pristop od vrha navzdol je namenjen analizi poslovnega okolja in poslovnega strateškega načrta organizacije. V tej fazi se analizira vlogo informatike v povezavi s poslovno strategijo, ki naj bi utrdila položaj organizacije, njen položaj v panogi, odnos do poslovnih partnerjev oziroma poslovnega okolja. V odkrivanju priložnosti, ki jih informatika ponuja pri poslovanju organizacije, igrajo pomembno vlogo informatiki, ki s svojim strokovnim znanjem bistveno prispevajo k procesu kvalitetnega strateškega načrtovanja informatike. Ključno vlogo v tej fazi ima vodstvena struktura organizacije, ki mora aktivno podpirati strateško načrtovanje razvoja organizacije in informatike ter biti vanjo vključena. Pri celovitem pristopu od vrha navzdol se uporabljajo metodološka izhodišča Porterjevega modela, SWOT analiza in tehnika ključnih dejavnikov uspeha.

• Celovit pristop od spodaj navzgor je namenjen opredelitvi obstoječega informacijskega sistema organizacije. V ta del procesa strateškega načrtovanja informatike so ponavadi

22

vključeni informatiki in uporabniki informacijskega sistema. Usmerjen je v kratkoročne cilje, ki jih skupaj z načrtovanimi viri vsebuje program za dosego ciljev. Ocena in razvoj informacijskih sistemov se opravita na podlagi tehnične kvalitete in prispevka k poslovanju. V skladu s cilji se želi opustiti informacijske sisteme, ki so slabe tehnične kvalitete in zanemarljivo prispevajo k poslovanju organizacije, oziroma izboljšati sisteme, ki so dobre kvalitete in imajo vidno vlogo v poslovanju organizacije. Kreativen pristop je namenjen pridobitvi idej za uporabo informacijske tehnologije v bodočem poslovanju podjetja. Cilj tega koraka je opredeliti priložnosti. Pri tem se uporablja metoda viharjenja možganov. Udeleženci tega dela so ponavadi vodilni delavci v podjetju. Slabost celovitega pristopa od spodaj navzgor je njegova usmerjenost v parcialno učinkovitost namesto v dvig skupne učinkovitosti in uspešnosti organizacije.

• Postopen razvoj informatike s sprotnim preverjanjem rezultatov se je pokazal kot ustrezna metodološka usmeritev. Za potrebe načrtovanja informacijskega sistema je tako postal sprejemljiv metodološki pristop strateškega načrtovanja informacijskih sistemov za doseganje konkurenčne prednosti organizacije, katerega rezultat so strateške usmeritve razvoja informacijskega sistema organizacije. Predstavlja prvo razvojno fazo metodološkega pristopa k razvoju informacijskega sistema organizacije. Postopna gradnja je razvojni pristop, ki je zasnovan na sprotnem preverjanju in dograjevanju dobljenih rezultatov.

V nadaljevanju pa so naštete nekatere najpomembnejše metodologije in tehnike: • Porterjev model obravnava vpliv petih tekmovalnih sil, ki določajo konkurenčnost

organizacije. Tekmovalne sile so pretnja novincev, stopnja tekmovalnosti konkurentov, pritisk nadomestnih proizvodov, pogajalska moč kupcev, pogajalska moč dobaviteljev.

• SWOT analiza je tehnika, ki omogoča določanje in analizo priložnosti, nevarnosti, prednosti in slabosti organizacije. Prednosti in slabosti so v glavnem interne narave in tako opisujejo trenutno situacijo podjetja. Priložnosti in nevarnosti pa so večinoma orientirane navzven in zato opisujejo vidike v prihodnje.

• Analiza vrednostne verige je tehnika, ki temelji na analizi izvorov konkurenčne prednosti na osnovi Porterjevega modela vrednostne verige. Temelji na opredelitvi strateško pomembnih aktivnosti, ki jih lahko razdelimo na temeljne (na primer proizvodnja, prodaja…) in na podporne aktivnosti (na primer računovodstvo, kadrovanje…). Usmerjena je v iskanje optimuma dodane vrednosti.

• BSP (Business Systems Planning) je metodologija, ki jo je razvilo podjetje IBM. Metodologija vključuje pristop iz vrha navzdol v fazi planiranja in pristop od spodaj navzgor v fazi implementacije. Dokumentira poslovne cilje in definira poslovne procese, potrebne podatke za podporo poslovnim procesom in informacijsko arhitekturo.

• Metodologija ključnih dejavnikov uspeha zajema postopke, s katerimi opredelimo posamezna ključna področja, potencialno pomembna za uspešno delovanje podjetja. Z njihovo realizacijo zagotovimo uspešno poslovanje organizacije, zato jim je potrebno posvetiti posebno pozornost.

Poleg naštetih obstajajo še številne druge metodologije in tehnike. Razviti pa so še tako imenovani meta modeli, ki temeljijo na prepletanju več metodologij in tehnik in izkoriščanju njihovih dobrih lastnosti.

23

Rezultat strateškega planiranja razvoja informacijskega sistema je strateški načrt. Strateški načrt informacijskega sistema je dokument, ki je izdan vsakih 3 do 5 let in se letno dopolnjuje. V njem so opredeljene želje, potrebe in usmeritve organizacije na področju informatike v nadaljnjih mesecih in letih. Izhaja neposredno iz strateškega načrta organizacije v katerem so navedeni poslovni cilji in strategija za doseganja teh ciljev. Ključni dejavniki uspeha, ki izhajajo iz strateškega načrtovanja organizacije in vključujejo znanje o priložnostih organizacije na tržišču, so osnova za izdelavo strateškega načrta informacijskega sistema. Ta vsebuje ob postopkovnem in podatkovnem vidiku organizacije, grobe opredelitve potrebne informacijske tehnologije (informacijskih orodij, programske, strojne in komunikacijske opreme), kadrov, potrebnih finančnih virov in znanj ter organiziranosti službe za informatiko. Vse to pa lahko organizaciji uspešno pripomore k doseganju poslovnih ciljev. Sodobni trendi strateškega načrtovanja informacijskega sistema narekujejo večjo odzivnost strateškega načrta na spremembe v poslovnem okolju, zato lahko zasledimo skrajševanje časa, potrebnega za izdelavo strateškega načrta informacijskega sistema in njegovo pogosto spreminjanje. V dobi hitrih sprememb je namreč strateško planiranje za več kot 3 leta vnaprej nesmiselno, ker predstavlja zgolj ugibanje. Najbolj primerno je drsno – dinamično planiranje za 6 mesecev naprej. Drugače pa je smiselno planirati 12-18 mesecev naprej. Projekt priprave strateškega plana razvoja ali prenove konkretnega informacijskega sistema je zahtevna in kompleksna naloga, ki zahteva vključevanje različnih strokovnjakov in uporabo raznih tehnik ter orodij. Med izdelavo se prepletajo organizacijski, vsebinski in metodološki elementi, nemalokrat podprti še s tehnološko komponento. Strateški načrt organizacije predstavlja vhodne podatke strateškega načrtovanja informatike. Strateško načrtovanje informatike vključuje nove tehnološke možnosti in pogojuje drugačen organizacijski, ekonomski in vse bolj tudi sociološki pogled na vlogo informatike v poslovnem okolju. Problematika, s katero se ukvarja strateško načrtovanje informatike, zajema zlasti obravnavo konkurenčnih prednosti in priložnosti informacijskega sistema ter ugotavljanje informacijskih potreb organizacije v skladu z notranjim (velikost organizacije, struktura, kultura…) in zunanjim (konkurenca, kupci, dobavitelji, država…) okoljem. Ključni dejavniki, ki vplivajo na skladnost poslovnega strateškega načrta s strateškim načrtom informacijskega sistema in njegovim izvajanjem, so na primer naslednji: poslovna strategija, organizacijska struktura in procesi, strategija informatike, obstoječe rešitve na področju informacijskega sistema, kadri. Skladnost poslovnega strateškega načrta s strateškim načrtom informacijskega sistema ni odvisna zgolj od informatike oziroma od službe za informatiko. Služba za informatiko mora zagotoviti kadre, znanje, poznavanje obstoječih rešitev na področju informatike ter ustrezno strategijo informatike. Vendar če želimo izrabljati informacijski sistem kot strateški sistem, ki preko verige dodane vrednosti organizaciji omogoča spremljanje, primerjavo in izboljšanje konkurenčne prednosti, potem so izrednega pomena tudi preostali kadri v organizaciji, zlasti vodilni, poslovna strategija, organizacijska struktura in procesi. Zavedati se je potrebno medsebojnih vplivov posameznih ključnih dejavnikov, ki v procesu strateškega načrtovanja ne smejo biti ločeni na poslovne (kadri, poslovna strategija, organizacijska struktura in procesi) in informacijske (kadri, strategija informatike, obstoječe rešitve na področju informatike). Ključni dejavniki so medsebojno odvisni in spremembe na posameznem dejavniku se

24

odražajo na vseh ostalih. Pri načrtovanju informacijskega sistema v organizaciji se moramo zavedati, da gre pravzaprav za iskanje možne kompromisne odločitve med stopnjo zagotavljanja informacijskih potreb in obsegom razpoložljivih sredstev, ki so za to namenjena. Časovno z razvojem informacijskega sistema narašča tudi potreba po vzdrževanju že razvitih rešitev, kar gre zaradi omejenih virov nujno na račun bodočega novega razvoja. Po drugi strani pa gre za odločitve med razvojem področij in rešitev, ki prinašajo takojšnje kratkoročne rezultate, in razvojem področij, ki dolgoročno strateško vplivajo na položaj in stanje organizacije. 3.3 Informacijske podlage za poslovno odločanje Informacijski sistem organizacije je vezni člen med upravljalnim in izvajalnim podsistemom. Predstavlja informacijsko podporo poslovnemu odločanju. Menedžerji v obdobju hitrih in nenehnih sprememb potrebujejo kvalitetne informacije, da se lahko pravilno in pravočasno odločajo; informacijski sistem in same informacije torej niso »nujno zlo«, ampak več kot potreba. Razlikovati moramo med podatki in informacijami. Podatek le nevtralno prikazuje določeno dejstvo, informacija pa je podatek, ki ima za naslovnika semantično in pragmatično vrednost, zmanjšuje negotovost in je tako osnova za odločanje. V zadnjih 30-ih letih je postala informacija šesti organizacijski resurs, njen pomen pa iz dneva v dan raste. Informacijski sistem je kompleks medsebojno povezanih ljudi, strojev in procedur, katerega namen je ustvarjanje, zbiranje, arhiviranje in distribucija informacij iz organizacije in njenega okolja za potrebe planiranja, kontrole in podpore odločanja pri reševanju strukturiranih in nestrukturiranih problemov. Informacijski sistem transformira podatke v uporabne informacije s pomočjo orodij in metod za obdelavo podatkov (razvrščanje, arhiviranje, iskanje, preverjanje in tako dalje). Sodoben informacijski sistem omogoča: • izboljšanje proizvodnje, dela, storitev in izdelkov (takšni informacijski sistemi so

namenjeni neposredno izvajanju temeljnega procesa), • boljše komunikacije (nove komunikacijske tehnologije spremenijo način poslovanja),

in • podporo procesu odločanja in izboljšanje uporabe znanja organizacije. Eden najpomembnejših delov formalnega informacijskega sistema vsakega poslovnega sistema je računovodski sistem, ali na kratko računovodstvo. Opredelimo ga lahko kot dejavnost vrednostnega spremljanja in preučevanja pojavov, ki so povezani s preteklim poslovanjem poslovnega sistema. Kljub temu pa pojma informacijski sistem ne smemo povezovati izključno z računovodskim sistemom, niti izključno z računalnikom. Po vsebinski strani namreč obsega računovodstvo in statistiko ter razne vrste operativnih evidenc, načrtovalnih evidenc in analiz, po organizacijski plati pa se pojavlja v okviru računovodske službe, plansko-analitske službe, računalniškega centra, službe za informiranje zaposlenih in številnih drugih služb.

25

Informacija je osnova za odločanje. Informacijski sistem načrtujemo zato, da bi prišli do kakovostnejših informacij in si z njimi pomagali pri reševanju poslovnih problemov. Poslovni informacijski sistem lahko pomaga procesu odločanja na dva načina: • poveča strukturiranost problemov s priskrbo pravih informacij, • avtomatizira proces odločanja v ponavljajočih situacijah, to je pri reševanju

strukturiranih problemov. Zaradi različnih informacijskih potreb, interesov in specializacije na različnih ravneh organizacije, obstajajo različni tipi informacijskih sistemov, ki – vsak zase – služi svoji ravni: • Informacijski sistemi na operativni ravni zasledujejo dnevne dogodke in aktivnosti. • Ustvarjalci znanja, na primer inženirji, uporabljajo informacijske sisteme za pomoč pri

ustvarjanju znanja (na primer oblikovanju proizvodov) in distribuciji le tega v organizaciji.

• Tisti, ki informacije procesirajo (tako imenovana “office” raven) na primer tajnice, uporabljajo informacijske sisteme za povečanje svoje produktivnosti (preglednice, baza kupcev in tako dalje) in za boljše vsakodnevne komunikacije.

• Informacijski sistemi za taktično raven (tudi “menedžment” raven) podpirajo planiranje, kontrolo in odločanje srednjega menedžmenta.

• Informacijski sistemi na strateški ravni podpirajo dolgoročno planiranje. Iz povedanega sledi, da višje ko gremo po organizacijski hierarhiji, manj podrobne, manj “trenutne” informacije potrebujejo (oziroma bi jih naj potrebovali) menedžerji za odločanje. Operativna raven tako potrebuje podrobne informacije o vsakodnevnem poslovanju. Taktična raven potrebuje celotne podatke o poslovanju – ne več vsakodnevne, ampak štirinajstdnevne, mesečne. Strateška raven pa potrebuje tako zbrane podatke o poslovanju podjetja, kot tudi podatke o poslovnem okolju podjetja. Vsaka poslovna funkcija posebej, kot na primer nabava, prodaja, proizvodnja, finance, človeški viri, računovodstvo, ima ponavadi vse zgoraj naštete vrste informacijskih sistemov, ki so, kot že vemo, namenjene uporabnikom na različnih ravneh organizacije. Poleg tega, da informacijski sistemi pomagajo ljudem pri reševanju problemov, ki jih srečujejo pri delu, informacijski sistemi tudi povezujejo elemente sistema med sabo, ter s tem usklajujejo njihovo delo. V splošnem danes poznamo – če jih razvrstimo na odločitvene funkcije, pri katerih so potrebne njihove informacije – naslednje vrste informacijskih sistemov: • izvajalne informacijske sisteme, • informacijske sisteme za upravljanje, • informacijske sisteme za podporo odločanju, • informacijske sisteme za strateško upravljanje, • ekspertne informacijske sisteme in • informacijske sisteme za avtomatizacijo pisarniškega poslovanja. V nadaljevanju si na kratko poglejmo izvajalne informacijske sisteme in sisteme za podporo odločanju, saj sta ravno ti dve vrsti neposredno povezani z kratkoročnim

26

načrtovanjem. Vsak menedžer potrebuje informacije o poslovanju tistega dela celotnega sistema, za katerega je odgovoren in zadolžen. Izvajalni informacijski sistemi so namenjeni zadovoljevanju dobro strukturiranih potreb po informacijah na operativni ravni oziroma v temeljnem poslovnem procesu. Zbirajo in hranijo podatke o poslovnih dogodkih in so tako glavna zveza organizacije z okoljem (povežejo na primer kupce z našo organizacijo). Poročila in poizvedbe razumljivo posredujejo uporabnikom sistemske podatke. Tako so nujni za obstoj vsake organizacije in morajo biti zaradi tega še posebej zanesljivi. So tudi eden izmed pomembnejših virov informacij za druge vrste informacijskih sistemov, primer izvajalnega informacijskega sistema bi bil računovodski informacijski sistem podjetja, v bolnišnicah na primer zdravstveni informacijski sistem. Sistemi za podporo odločanju so se razvili zaradi omejene podpore odločanja, ki je izvirala iz upravljalnih informacijskih sistemov oziroma iz njihovih vnaprej definiranih poročil. Stopnja slabo strukturiranih problemov v vsakodnevnem odločanju raste, pri njihovem reševanju pa si s standardnimi, vnaprej oblikovanimi poročili (ki jih generirajo upravljani informacijski sistemi), odločevalec ne more pomagati. Cilj sistema za podporo odločanju je predvsem nuditi informacijske pripomočke pri reševanju nestrukturiranih problemov, h katerim spadajo: komunikacija uporabnika z računalnikom, generiranje odgovorov na vprašanja tipa »kaj-če?«, »zakaj?« in drugo, fleksibilnost glede spremembe potreb, ter – zaradi grafičnih uporabniških vmesnikov – enostavnost uporabe. Sistemi za podporo odločanju se torej ukvarjajo z načrtovanjem prihodnosti organizacije, generirajo ad-hoc (nepredvidena) poročila, odgovarjajo na vprašanja (modeliranje), so prilagodljivi in enostavni za uporabo. Vhodne podatke črpajo predvsem iz izvajalnega informacijskega sistema, deloma tudi iz menedžerskega informacijskega sistema in okolja. Tako priskrbijo sredstva za podporo odločanju o nestrukturiranih problemih. Dober primer takšnega informacijskega sistema so orodja, ki omogočajo mnogo razsežnostne preglede, zapletenejše statistične analize in modeliranje (OLAP - On Line Analytical Processing). Postavitev sistema OLAP (in skladišča podatkov) je pred nekaj leti veljal za izredno drag projekt. Z razvojem strojne opreme in novih orodij, se je cena takega projekta zelo zmanjšala in postala dostopna tudi manjšim podjetjem. Microsoft je na podlagi svoje strategije ponudil za dostopno ceno zmogljiva orodja (MS SQL SERVER, MS OFFICE...), ki naj bi vsebovala vse za razvoj sistema OLAP-a. OLAP analitične rešitve so namenjene menedžerjem in analitikom za podporo odločanju. Podpirajo hitre analize velikih količin podatkov, ki so strukturirani in večdimenzionalno organizirani. Podatke za daljša časovna obdobja je možno analizirati s sekundnimi odzivnimi časi. Potrebe po analitičnih podatkih se med podjetji zelo razlikujejo. Obstoječe informacijske rešitve za podporo posameznim poslovnim funkcijam otežujejo pridobivanje enotne slike rezultatov poslovanja v podjetju. Podrobnejši podatki o poslovanju podjetja se običajno ne hranijo dalj časa, kar onemogoča analitične primerjave za daljše obdobje. Zaradi pogostega spreminjanja podatkov v operativnih sistemih so analize nezanesljive in neponovljive. Vse naštete težave rešujejo OLAP analitične rešitve, ki s pomočjo izgrajenega podatkovnega skladišča omogočajo hitro odzivnost pri zadovoljevanju raznolikih informacijskih potreb. Zaradi hitrosti pridobivanja zahtevanih informacij se izboljša poslovno odločanje. Prihranek pri vložku časa in denarja za izdelavo analiz je

27

očiten. Tudi spreminjanju in rasti potreb po analitičnih podatkih se tovrstne rešitve zlahka prilagajajo. Vodstvo podjetja ima zaradi tega stalno zagotovljen hiter vpogled v vnaprej pripravljene (AD HOC) analize, ki jih je mogoče preprosto uporabljati. Pri izgradnji OLAP analitičnih rešitev je potreben individualen pristop in sodelovanje med naročnikom in izvajalcem. Obstoječe analitične modele je potrebno prilagoditi poslovanju podjetja. Dejanska potreba po analitičnih podatkih, kakovostni podatkovni vir ter izvajalec z ustreznim znanjem so zadosten predpogoj za izgradnjo OLAP rešitev. Potrebno infrastrukturo na strani strežnika zajema SQL Server z analitičnim strežnikom, na strani odjemalca pa ProClarity, Excel, MS Data Analyzer ali podoben produkt. Če naštetemu dodamo še ustrezen pretok znanja o poslovanju podjetja med naročnikom in izvajalcem, si zagotovimo kakovostne analitične rešitve. Uporabnost OLAP rešitev se izkaže na vseh področjih, kjer želimo spremljati in izboljševati procese in postopke v podjetju (na primer analize prodajnih aktivnosti, analize izpolnjevanja naročil, analize zalog, analize materialnih tokov, analize proizvodnih procesov, analize fakturirane realizacije, analize stroškov, analize in načrtovanje finančnih tokov, analize izpolnjevanja obveznosti kupcev (bonitete), analize kadrovskih podatkov, analize plač, analize bilančnih podatkov, in tako dalje). Če se OLAP sistem uvaja v podjetju ali ustanovi prvič, potem je primeren prototipni pristop: izdela se del sistema in se ga predstavi uporabnikom, da dobijo občutek, kakšen naj bi bil končni rezultat. Tako se lahko že v tej fazi izvajajo določeni popravki ali pa se izpusti tisto, kar uporabniki v resnici ne potrebujejo. Za uporabniški vmesnik se lahko pripravi spletno stran (z uporabo vrtilnih tabel) ali uporabi MS Excel , ki zahtevata izredno malo programiranja. Kupiti je možno tudi specializirane programe, ki imajo vgrajene že vse potrebne funkcije. Zelo pomembno je zagotoviti kakovostne podatke, kajti operativni podatki niso vedno točni in konsistentni. Določeni podatki lahko tudi manjkajo. Zato je potrebno podatke preverjati in ob prenosu zagotoviti, da so zajeti vsi potrebni podatki. Različne informacijske potrebe, interesi in specializacija na različnih ravneh organizacije, povzročajo nastanek različnih tipov informacijskih sistemov. Ker bi bilo skrajno zapleteno (če že ne nemogoče) zgraditi celovit informacijski sistem, ki bi združeval vse tipe informacijskih sistemov, še manj pa, da bi različni informacijski sistemi v organizaciji delovali neodvisno, je nujno potrebna integracija posameznih delov. Tako morajo biti sistemi integrirani predvsem v menedžerski informacijski sistem nemotenega pretoka podatkov in informacij med njimi. Različni informacijski sistemi v organizaciji torej ne delujejo neodvisno, ampak med njimi obstajajo določena razmerja. Potrebno pa je vedeti, da so izvajalni informacijski sistemi glavni proizvajalci informacij za informacijske sisteme višjih nivojev. Pri razmišljanju o informacijski podpori se je treba zavedati predvsem dejstva, da informacijski sistem predstavlja »samo« podporo odločanju. Nosilec odločitev pa ostaja menedžer, ki je tako še vedno odgovoren za končne odločitve.

28

4 FINANČNI INFORMACIJSKI SISTEM 4.1 Vloga in pomen finančnega informacijskega sistema Pri sprejemanju odločitev ima menedžer vedno na voljo več možnosti. Najboljša je tista, s katero bo zastavljen cilj dosežen ob čim manjšem tveganju. Za sprejemanje dobrih odločitev menedžerji potrebujejo ustrezne informacije, kar je v primeru strateških odločitev problematično. Te odločitve so navadno neponovljive, zato je težko vzpostaviti formalen sistem za zbiranje informacij. Eden najpomembnejših delov formalnega informacijskega sistema vsakega poslovnega sistema ter hkrati največji in najpomembnejši vir finančnih informacij v podjetju je računovodski informacijski sistem, ali na kratko računovodstvo. Preden definiram pojem računovodski informacijski sistem, bom posebej opisala posamezne kategorije, ki ga sestavljajo. To so: računovodstvo, informacija in sistem. Računovodstvo je širok pojem, ki ga težko zaobjamemo z enim samim stavkom. Običajno z njim razumemo proces zbiranja, procesiranja in analiziranja ekonomskih podatkov ter poročanje o tako zbranih finančnih informacijah vsem zainteresiranim uporabnikom. Za računovodstvo se uporablja tudi izraz jezik podjetja (»language of business«), saj predstavlja sredstvo in standard, kako so izražene ključne »zadeve« v podjetju. Informacija je podatek, ki ima pomen in uporabno vrednost za tistega, ki mu je namenjena. Vsaka informacija ima neko vrednost za podjetje in menedžerje, saj bodo na njeni podlagi sprejeli boljšo odločitev, kot bi jo brez nje. Vrednost je lahko zelo velika, lahko pa tudi neznatna. Informacije je potrebno oblikovati glede na problem, ki ga želimo rešiti, in glede na okoliščine, v katerih ga srečujemo (Turk et al. 2003a, 63). Informacije se običajno pridobijo z obdelovanjem podatkov. Podatek je samo nevtralno dejstvo, ki še ni ovrednoteno in pripravljeno za sprejemanje odločitev. Sistem je združena celota povezanih posameznih delov, ki delujejo skupaj v smeri doseganja istega cilja. Sistemi so lahko naravni ali umetni, značilno zanje pa je, da so z neko mejo ločeni od ostalega okolja. Kljub tej ločenosti so z okoljem povezani, saj sistemi pridobivajo vložke iz okolja in tudi izložke oddajajo nazaj v okolje. Če te tri kategorije združimo, dobimo naslednjo definicijo: »Računovodski informacijski sistem je enotna struktura znotraj podjetja ali kake druge organizacije, ki s pomočjo fizičnih ali drugih virov prevaja ekonomske podatke v računovodske informacije z namenom, da bodo različni uporabniki te informacije lahko koristno uporabili« (Wilkinson in Cerullo 1997, 8). Računovodski informacijski sistem pripravlja informacije tako za notranje kot za zunanje uporabnike. Za zunanje uporabnike pripravlja informacije finančno računovodstvo, poslovodno računovodstvo pa pripravlja informacije za notranje uporabnike. Zunanji uporabniki računovodskega informacijskega sistema so vsi udeleženci v poslovanju podjetja, ki niso zaposleni v podjetju. Lastniki podjetja, posojilodajalci in kreditodajalci ter vladne službe so primeri zunanjih skupin udeležencev v poslovanju podjetja, s tem, da imajo zakonsko podlago do vpogleda v določene informacije. Obstajajo pa tudi druge skupine, na primer potencialni vlagatelji, kupci in različne javnosti, ki sicer nimajo pravne podlage, na osnovi katere bi lahko zahtevali vpogled v poslovanje podjetja, pa vendar se zanj zanimajo. Informacijske potrebe posameznih udeležencev so seveda različne. Lastniki podjetja, pa tudi potencialni lastniki, imajo interes, da na vložena sredstva dobijo čim večji

29

donos, zato povprašujejo predvsem po informacijah finančne narave. V podjetju jih zanje pripravijo v obliki računovodskih izkazov oziroma v obliki letnega poročila. Posojilodajalci, katerih interes je, da podjetje posojena sredstva vrne v skladu z dogovorjenimi pogoji, potrebujejo predvsem informacije o kreditni sposobnosti podjetja, zlasti o njegovi plačilni sposobnosti. Tudi te informacije so finančne narave in jih pripravijo na osnovi računovodskih izkazov. Kreditodajalci (običajno so to dobavitelji ali kupci) želijo trajne in dolgoročne poslovne odnose, zato njihove informacijske potrebe temeljijo na bolj dolgoročnih pokazateljih uspešnosti podjetja. Vladne službe od podjetij pričakujejo predvsem poravnavo obveznosti do države in do širše družbe, zato zahtevajo vpogled v računovodske izkaze, ki so pripravljeni v davčne namene. Potrebe po informacijah o poslovanju podjetja skratka obstajajo tudi zunaj podjetja in vodstvo podjetja se mora zavedati, da o tem, kaj je uspešno poslovanje, v določeni meri sodijo tudi zunanji uporabniki informacij. Notranji uporabniki računovodskega informacijskega sistema so zaposleni v podjetju. Koliko in kakšne informacije dobi posamezni zaposleni, je odvisno od ravni in obsega odločanja. Na nižjih ravneh odločanja, kjer je razpon odločitev in njihovih posledic ožji, so potrebe uporabnikov natančneje določene, zato je tudi lažje določiti potrebne informacije, tako po obsegu kot po kakovosti. Vendar ožji razpon odločitev in njihovih posledic še ne pomeni, da je potreben tudi manjši obseg informacij. Nasprotno, informacije so na nižjih ravneh zelo podrobne, s tem pa tudi številne, le da vsebinsko pokrivajo ožje področje. Na najvišji ravni odločanja, predstavlja jo predsednik uprave oziroma direktor, se odloča o podjetju kot celoti, odločitve in njihove posledice pa so tu najobsežnejše. Skrbna priprava informacij za to raven odločanja je zato ključnega pomena. Informacije na tej ravni morajo biti še bolj zbirne, vsebinsko pa morajo pokrivati celotno poslovanje podjetja – procese, stanja in dejavnike znotraj in zunaj podjetja, ne le pretekle in obstoječe, pač pa tudi pričakovane. Vodstvo podjetja potrebuje takšne informacije, s pomočjo katerih bo sprejemalo pravilne poslovne odločitve o podjetju kot celoti. Poslovodno računovodstvo je tisti del računovodskega informacijskega sistema, ki pripravlja večino informacij za najvišjo raven odločanja. Podatke in informacije črpa iz stroškovnega računovodstva na eni strani, ta spremlja in poučuje pojave v notranjem delovanju podjetja, in finančnega računovodstva na drugi strani, ta pa spremlja in preučuje transakcije podjetja z drugimi partnerji. Za finančno računovodstvo so torej pomembne ekonomske kategorije (denar, terjatve in obveznosti ter poslovni izid podjetja), ki kažejo finančno stanje podjetja oziroma finančno razmerje do drugih (Igličar in Hočevar 1997, 28). Stroškovno računovodstvo pa podrobneje spremlja in proučuje prvine in stroške podjetja ter poslovni izid posameznih organizacijskih enot v podjetjih, če so organizirane kot poslovnoizidne enote (prav tam, 28-29). S stroškovnim računovodstvom razumemo celoto različnih računovodstev, od katerih vsako zase obravnava le posamezno stran notranjega poslovanja (Turk et al. 2003b, 16). V stroškovno računovodstvo spadajo na primer: knjigovodstvo osnovnih sredstev, knjigovodstvo materiala, knjigovodstvo plač, knjigovodstvo storitev, knjigovodstvo službenih odsotnosti in drugo. V stroškovno računovodstvo spada tudi v zvezi z omenjenimi knjigovodstvi povezano računovodsko predračunavanje, računovodsko nadziranje, računovodsko proučevanje in seveda tudi računovodsko informiranje (prav tam, 16). Poslovodno računovodstvo ni nov sklop računovodstva, temveč izhaja iz finančnega in stroškovnega računovodstva. Poslovodno računovodstvo je usmerjeno k potrebam po

30

informacijah za poslovne odločitve, finančno in stroškovno računovodstvo pa sta v tem pogledu lahko še nevtralna (Igličar in Hočevar 1997, 29). Povezanost vseh treh računovodstev je prikazana na sliki 2. SLIKA 2: POVEZANOST FINANČNEGA, STROŠKOVNEGA IN POSLOVODNEGA RAČUNOVODSTVA

Računovodske informacije pa danes ne zadoščajo več. Računovodski informacijski sistem namreč predstavlja le del, čeprav zelo pomemben del, celotnega informacijskega sistema, nikakor pa ne zajema celote procesov, stanj in dejavnikov, ki vplivajo na poslovanje podjetja. Razen tega ima računovodski sistem predvsem to nalogo, da vrednostno izraža poslovne procese in stanja, na poslovanje podjetja pa vpliva tudi vrsta dejavnikov, ki jih ni mogoče vrednostno izraziti, a so zelo pomembni. Računovodsko pojmovanje potreb vodstva podjetja je preozko. V zadnjih nekaj letih je bil ravno iz tega razloga na področju informacijskih sistemov narejen pomemben korak v smeri tako imenovanih informacijskih sistemov za podporo odločanju. Ti sistemi, poleg računovodskih, vključujejo tudi druge pomembne informacije, ki so na razpolago v najkrajšem možnem času, kar sodobna informacijska tehnologija tudi omogoča.

Računovodski informacijski sistem (del finančnega informacijskega sistema)

------------------------------------------------------------------- zbira podatke za finančno in poslovodno računovodstvo

Stroškovno računovodstvo (del računovodskega informacijskega sistema)

------------------------------------------------------------ zbira informacije o stroških poslovnih dogodkov

znotraj organizacije

POSLOVODNO RAČUNOVODSTVO

pripravlja informacije za odločanje, načrtovanje in nadzor nad

aktivnostmi za uresničevanje ciljev organizacije

FINANČNO

RAČUNOVODSTVO pripravlja računovodska in druga

finančna poročila

NOTRANJI UPORABNIKI INFORMACIJ

ZUNANJI UPORABNIKI INFORMACIJ

31

Razmerje med menedžerskim in računovodskim informacijskim sistemom je precej zapleteno. Nekateri menijo, da je računovodski informacijski sistem podsistem menedžerskega informacijskega sistema, saj ta vsebuje širšo bazo podatkov. Gledano z vidika uporabnikov je slika drugačna, saj računovodski informacijski sistem pripravlja informacije za širši krog uporabnikov, ne samo za menedžerje. Ne glede na pomembnost je jasno eno: za učinkovito delovanje morajo biti vsi informacijski sistemi v podjetju povezani med sabo. Primer take povezave prikazuje tudi slika 3. SLIKA 3: POVEZAVA INFORMACIJSKIH SISTEMOV V PODJETJU

Vir:Wilkinson in Cerullo 1997, str.16.

32

4.2 Modul finance Modularno zgrajen informacijski sistem omogoča, da si organizacija prilagodi informacijski sistem glede na svoje potrebe, poleg tega omogoča morebitno kasnejše vključevanje modulov glede na potrebe, ki se pojavijo, in to z relativno nizkimi stroški. Omogoča izdelavo posameznih podmodulov po zahtevah posamezne stranke. Tako se lahko na primer izdela podmodul, ki skrbi za povezavo s programsko opremo drugih programskih hiš. Implementacija več različnih programskih hiš je včasih nujno potrebna zaradi specifičnih zahtev posameznih, že uvedenih, organizacijskih rešitev. Modul Finance je niz finančnih aplikacij, ki so oblikovane tako, da učinkovito obvladujejo končne poslovne rezultate. Modul lahko vsebuje različne podmodule, od katerih vsak predstavlja različno področje finančnega poslovanja organizacije, omogoča pa izboljšavo procesov sprejemanja strateških odločitev glede finančnih potreb organizacije (Larocca 1999,125-126). SLIKA 4: PRIMER MODULOV FINANČNEGA INFORMACIJSKEGA SISTEMA

Slika 4 prikazuje organiziranost finančnega modula. Mudul Finance je sestavljen iz različnih podmudulov, ki so neposredno ali posredno povezani z glavno knjigo in z drugimi moduli celotnega informacijskega sistema.

FINANČNI INFORMACIJSKI

SISTEM

FINANČNA OPERATIVA

RAČUNOVODSTVO PLAN IN ANALIZE

Plačilni promet

Saldakonti kupcev

Glavna knjiga

Osnovna sredstva

Obračun storitev

Saldakonti dobaviteljev

Blagajna Likvidatura

Materialno knjigovodstvo

Obračun plač

33

Modul Glavna knjiga predstavlja celoten zapis vseh poslovnih transakcij organizacije. Osrednja funkcija te aplikacije je zagotoviti obsežen, integriran prikaz, kako organizacija upravlja svoje konte. Glava knjiga je mesto za knjiženje poslovnih transakcij vseh vidikov poslovanja organizacije in mora zagotavljati, da so knjigovodski podatki dejanski in popolni. Glavna knjiga je integrirana z vsemi ustreznimi finančnimi operacijami in mora zagotavljati prosto izbiro nivoja knjiženja, pregledovanja in posredovanja računovodskih podatkov (analitične in sintetične evidence po kontih, stroškovnih mestih in podobno), dostop v realnem času, ocenjevanje in poročanje o tekočih računovodskih podatkih. Modul Osnovna sredstva je namenjen upravljanju in nadzorovanju osnovnih sredstev, služi kot pomožna knjiga glavne knjige in zagotavlja podrobne informacije o transakcijah, ki zajemajo opredmetena osnovna sredstva in neopredmetena dolgoročna sredstva. Saldakonti kupcev in Saldakonti dobaviteljev sta modula, ki služita kot pomožni knjigi glavne knjige in sta integrirani z glavno knjigo in z različnimi komponentami drugih modulov (na primer z moduli, ki podpirajo prodajno in nabavno funkcijo). Transakcije v teh dveh aplikacijah se vršijo avtomatično, ko se izvajajo povezani procesi v drugih modulih. Saldakonti kupcev beležijo in upravljajo knjigovodske podatke o kupcih. Modul vsebuje celo vrsto orodij za spremljanje odprtih postavk, vključno z prilagodljivimi programi za opominjanje, za obračun obresti, seznami zapadlih terjatev, poročili in analizami kontov. Modul Saldakonti dobaviteljev pa beleži in upravlja knjigovodske podatke o vseh dobaviteljih. Modul Likvidatura prejetih računov nudi v povezavi z modulom Plačilni promet in Blagajna učinkovit in enostaven vpogled v poravnanost posameznih faktur. Materialno knjigovodstvo je modul, ki je namenjen vsakodnevnemu vodenju porabe materiala, nabave, skladiščnega poslovanja in upravljanju inventarja, potrjevanju računov in analizi procesov. Prihranek časa, denarja in virov so tri glavne prednosti, ki izhajajo iz tega modula. Modul Obračun storitev zagotavlja potrebne informacije o storitvah, naročilih, vrednotenju in prodaji. Modul Obračun plač zajema spreminjajoče se potrebe poročanja o upravljanju človeških virov, vključno z zaposlovanjem, usposabljanjem in vodenjem organizacijske strukture. Organiziranost modulov je od organizacije do organizacije različna. Najboljša poslovna praksa se s časom spremeni. Organizacije še naprej odkrivajo boljše načine za izvajanje svojih poslov, razvijajo nadgradnje sistema, ki temeljijo na najnovejših poslovnih praksah (Bancroft et al. 2001, 35). Informacijske sisteme primerjamo z živimi organizmi: se rodijo, živijo in umrejo. Po določenem času uporabe sistem preživi sam sebe in treba je zasnovati nov sistem, ki izhaja iz uporabe starega sistema (Grošelj 1999, 14-15). Kot vsaka tehnologija pa ima tudi informacijska tehnologija svoje omejitve. Zavedati se je potrebno, da kljub hitremu razvoju, ki je pripeljal do zelo zmogljivih računalniških in telekomunikacijskih sistemov, od strojev ne moremo pričakovati čudežev. Ne moremo pričakovati samostojnega mišljenja, kreativnosti ali ustvarjalnosti. Za vse to bo še v naprej

34

moral poskrbeti človek sam. Informacijska tehnologija pa mu lahko pomaga s tem, da mu ponudi nova orodja. 4.3 Primeri standardnih poročil Za različne ekonomske subjekte obstaja cela vrsta standardnih poročil poslovanja. Glede na temo te diplomske naloge bo v tem poglavju poudarek predvsem na računovodskih poročilih. Računovodska poročila so nosilci računovodskih informacij, zato je pri sestavljanju računovodskih poročil pomemben postopek pridobivanja informacij. Tisti, ki informacije oblikuje, mora vedeti, komu so informacije namenjene in kakšen naj bi bil njihov končni učinek. Računovodska poročila so oblikovana za različne namene. Povzeto po Turk et al. (2003a, 78-79) ločimo:

• redna in posebna računovodska poročila, o predračunska in obračunska poročila, o poročila za ukrepanja, nadziranje in informiranje, o izbirna poročila in dokončna poročila, o predložena poročila in sprejeta poročila.

Redna računovodska poročila so sestavljena in predložena ustreznim nosilcem odločanja in sodelavcem pri odločanju v rednih, vnaprej določenih rokih, na primer vsak dan, vsak teden, vsakih deset dni, vsak mesec, vsake tri mesece ali vsako leto. Vsako izmed njih obsega informacije povsem določene vrste, odvisno od namena. Lahko bi jih imenovali tudi obdobna poročila, saj se pojavljajo v vnaprej določenih rokih. Posebna računovodska poročila se predlagajo ustreznim nosilcem odločanja in sodelavcem pri odločanju, kadar se pojavi potreba po njih. Vsako izmed njih obsega informacije povsem določene vrste, odvisno od namena. Lahko jih imenujemo občasna poročila, saj se pojavljajo le včasih, to je v časovno nerednih presledkih ali le enkrat. Predračunska poročila so namenjena začetnim poslovnim odločitvam na raznih ravneh, obračunska pa so lahko podlaga za ustrezne popravljalne odločitve. Tako prva kot druga so lahko sestavljena kot redna ali posebna poročila, pri prvih prevladujejo posebna, pri drugih pa redna poročila. Glede na to, ali so računovodska poročila namenjena neposredno spodbudi za ukrepanje ali le seznanjanju z razmerami, v katerih se sprejemajo odločitve ločimo poročila za ukrepanje, poročila za nadziranje ter poročila za informiranje. Po tem, ali obsegajo računovodska poročila informacije o več možnih različicah ali le informacije o tem, kar je že potrjeno, ločimo izbirna poročila in dokončna poročila. Glede na to, ali obsegajo računovodska poročila informacije o nečem, kar še ni potrjeno, ali informacije o tem, kar je že potrjeno pa ločimo predložena poročila in sprejeta poročila.

35

Najpogosteje se pri sprejemanju finančnih odločitev uporabljajo naslednji redni letni računovodski izkazi:

• Bilanca stanja, • Izkaz poslovnega izida ter • Izkaz finančnega izda.

Bilanca stanja prikazuje finančno stanje organizacije v določenem trenutku, to je na določen dan. Najbolj splošno gledano nam bilanca stanja pove, kolikšna sredstva so bila vložena v organizacijo, kako je organizacija prišla do teh sredstev in kako jih je naložila. Bilanca ima dve strani, ki morata biti vrednostno izenačeni: aktiva = pasiva. Aktiva prikazuje sredstva, ki so v lasti organizacije. Za aktivo se uporablja izraz sredstva, to je računovodski izraz. Finančni izraz za sredstva je naložbe. S finančnega vidika organizacija sredstva upnikov in lastnikov nalaga, od teh naložb pa pričakuje ustrezno donosnost v prihodnosti. Pasiva pa prikazuje vire sredstev, ki so obveznosti organizacije in naložbe lastnikov v organizacijo (lastniški kapital). Finančniki za pasivo uporabljajo izraz sredstva, računovodje pa izraz viri sredstev. Slovenski računovodski standardi uporabljajo za pasivo izraz obveznosti do virov sredstev. Primer bilance stanja za Bolnišnico Topolšico je v Prilogi 2. Izkaz poslovnega izida pokaže, kako uspešno organizacija uporablja razpoložljiva sredstva. To je računovodski izkaz, ki prikazuje prihodke in odhodke ter poslovni izid organizacije, kot razliko med njima, v določenem časovnem obdobju. Pri njegovi sestavi se uporablja načelo časovnega izenačevanja stroškov z ustreznimi prihodki. Prihodke ugotavljamo na podlagi zaračunane prodaje (fakturirana realizacija), torej pri ugotavljanju prihodkov ni pomembno, ali je bila prodaja plačana. Primer izkaza poslovnega izida za Bolnišnico Topolšico je v Prilogi 3. Izkaz finančnega izida prikaže pritoke in odtoke finančnih sredstev (ne nujno denarja) v določenem računovodskem obdobju. Izkaz finančnega izida ne obsega novih podatkov. Predstavlja le smiselno združitev bilance stanja na začetku računovodskega obdobja, bilanco stanja na koncu istega računovodskega obdobja (iz teh dveh so izračunane razlike stanj) in izkaza poslovnega izida istega računovodskega obdobja. Čeprav ta izkaz ne prikazuje nobenega novega podatka, ki ne bi bil že vsebovan v bilanci stanja in izkazu poslovnega izida, vseeno daje povsem novo informacijo o poslovanju podjetja. Na eni strani nam odkriva, koliko finančnih sredstev je v podjetje priteklo in v kakšnih oblikah, na drugi strani pa nam odkriva, kam je bil ta pritok finančnih sredstev usmerjen (Mramor 1993, 160). Izkaz je mogoče sestaviti po neposrednem ali posrednem načinu. Primer izkaza finančnega izida za Bolnišnico Topolšico je v Prilogi 1. Pomen poročil za načrtovanje denarnih tokov: S priskrbo pravih informacij informacijski sistem podpre proces odločanja. Osnovni vir podatkov za načrtovanje denarnih tokov so računovodski podatki iz glavne knjige organizacije. Za ustrezno predvidevanje denarnega toka so pomembni tako podatki, ki so se v knjigovodstvu že zabeležili kot tudi podatki, ki se šele bodo. Konkretna informacijska podpora je sicer različna od organizacije do organizacije, za kakršnokoli načrtovanje denarnih tokov pa je potrebno:

36

• Poskrbeti za avtomatiziran prenos med knjigovodstvom in načrtom denarnih tokov na ta način, da za vsak analitični konto natančno določimo mesto v načrtu, kamor naj se vknjižba prenese. Finančnik namreč potrebuje informacije o spremembah na kontih, ki so za načrtovanje denarnega toka pomembne, skorajda isti trenutek, ko se te spremembe pojavijo.

• Urejen informacijski sistem, za naše konkretne potrebe predvsem njegov računovodski del. Iz njega bo naša aplikacija črpala vhodne podatke. Potrebuje torej izgrajen informacijski sistem.

• Finančnik potrebuje neko tehnologijo za podporo odločanja. Lahko gre na primer za neko podatkovno bazo ali navadno računalniško preglednico, v kateri si uporabnik naredi model, ki mu pomaga pri sprejemanju odločitev. Prenos različnih izpisov v Microsoft Excel omogoča hitro in enostavno izdelavo lastnih poslovnih poročil in analiz.

Pregled najbolj pogosto uporabljanih metod in tehnik analize izkazov poslovanja organizacije (Mramor 1999, 327-338): 1. Analiza absolutnih podatkov: Postavke izkazov poslovanja se analizirajo z vidika njihovega vpliva na dobiček in plačilno sposobnost podjetja. Pri tem je običajno potrebna neka osnova, s katero se vrednosti posameznih postavk primerjajo in na tej osnovi sklepa, ali določene poslovne odločitve pozitivno ali negativno vplivajo na cilj poslovanja. Tako se na primer absolutne podatke običajno primerja z načrtovanimi vrednostmi, ocenjuje glede na gibanje njihovih vrednosti v času, primerja z vrednostmi primerljivih podjetij, in podobno. 2. Indeksi rasti: Analiza zajema primerjavo indeksov rasti posameznih postavk izkazov poslovanja med seboj, z indeksi panoge, primerljivih podjetij in podobno, z enakim namenom kot analiza absolutnih podatkov. 3. Strukturni deleži: Proučuje se predvsem deleže posameznih delov izkaza uspeha, ustreznost strukture kapitala glede na sredstva in obseg dolgov, relativni obseg posameznih postavk sredstev (na primer terjatve do kupcev) ter njegovo spreminjanje med leti (trend). Nekateri najpomembnejši strukturni deleži se sicer običajno analizirajo s finančnimi kazalci vendar ta tehnika omogoča nekoliko bolj podrobno analizo. 4. Preseki bilanc stanja: Gre za analizo, pri kateri se bilanca stanja najprej uredi na primer po naraščajoči ročnosti sredstev (začasna kratkoročna, trajna kratkoročna in stalna) in obveznosti (kratkoročne obveznosti, dolgoročne obveznosti in lastniški kapital) nato pa vodoravno "preseka" glede na posamezne kategorije ročnosti virov financiranja. Nato se primerja vire s sredstvi glede na njihovo ročnost in ugotavlja "prelivanja" na primer kratkoročnih virov v dolgoročna sredstva. Sicer podobno logiko uporabljajo tudi določeni finančni kazalci, vendar preseki bilanc stanja omogočajo enostavnejši in bolj podroben vpogled v odnose med viri financiranja in sredstvi. 5. Finančni kazalci (računovodski kazalniki): Finančni kazalci so običajno razmerja med določenimi postavkami izkazov poslovanja podjetja (bilanca stanja, izkaz uspeha, račun denarnega toka) oziroma določenimi tržnimi vrednostmi (na primer cena delnice). Računovodski kazalniki so del finančnih kazalcev, ki se računajo samo iz računovodskih podatkov. Finančne kazalce se računa z namenom pridobiti informacije o vplivu poslovnih odločitev na skupno učinkovitost, uspešnost in stabilnost poslovanja podjetja in na njegovo finančno moč. Te kategorije naj bi namreč posredno merile uspešnost poslovnih odločitev z vidika vpliva na dobiček in plačilno sposobnost. Izračunane vrednosti finančnih kazalcev

37

same ne povedo veliko, zato se običajno ocenjujejo glede na določene mejne vrednosti, ocenjujejo glede na gibanje njihovih vrednosti v času, primerjajo z vrednostmi primerljivih podjetij, primerjajo z vrednostmi za panogo domačega in/ali ustreznega tujega gospodarstva. Temeljni problem tradicionalne finančne analize z vidika menedžmenta je, da poskuša ugotoviti finančne posledice poslovnih odločitev brez jasnega kriterija, kaj je cilj poslovnih odločitev. Maksimiranje dobička in ustrezna plačilna sposobnost sta dva cilja, ki sta si na kratek rok lahko celo nasprotna, poleg tega pa sta težko opredeljiva. Za sodobno finančno analizo pa je značilna jasna opredelitev cilja poslovanja podjetja predvsem z vidika lastnikov (in kot smo opredelili tudi menedžerjev), ki ga je mogoče tudi analitično spremljati.

38

5 FINANČNI INFORMACIJSKI SISTEM V BOLNIŠNICI TOPOLŠICA 5.1 Analiza informacijskih potreb Tako računovodstvo kot analize spadajo v informacijski podsistem Bolnišnice Topolšica. Analiziranje je samostojna funkcija v okviru finančnega informacijskega sistema nasprotno pa računovodstvo ni samostojna informacijska funkcija v bolnišnici, temveč povzema od vsake informacijske funkcije le določen del. Knjigovodenje povzema del funkcije obravnavanja podatkov o preteklosti, računovodsko predračunavanje povzema del funkcije obravnavanja podatkov o prihodnosti, računovodski nadzor povzema del funkcije nadziranja obravnave podatkov, računovodska analiza pa povzema del funkcije analiziranja podatkov. Ugotavljamo, da se analize in računovodstvo srečata in prekrivata pri računovodskem analiziranju. Tako računovodska analiza kot analiza poslovanja se namreč ukvarjata z razčlenjevanjem odmikov obračunskih računovodskih podatkov od sodil za njihovo presojanje (iskanje razlogov in rešitev za nastale odmike, oblikovanje predlogov za ukrepe) ter z oblikovanjem kazalnikov na podlagi obračunskih in predračunskih podatkov. Vendar pa je računovodska analiza omejena na računovodske informacije, medtem ko analiza poslovanja te omejitve nima. Računovodske informacije so kvantitativne informacije, ki se od drugih neračunovodskih informacij razlikujejo po tem, da so izražene vrednostno (v denarni merski enoti). Omogočajo spoznati ekonomiko bolnišnice, slonečo na spoznanjih o poslovnih spremembah in poslovnih stanjih sredstev, obveznostih do virov sredstev, prihodkov, stroškov, odhodkov in poslovnem izidu bolnišnice. Pri analizah poslovanja se oblikujejo tudi nedenarno izražene informacije, saj morajo analize poleg samega finančnega področja pokriti še številna druga področja, kot so: trženje, kakovost, področje kadrov in druga, saj le tako lahko celovito spremljajo poslovanje v bolnišnici. Te informacije pa so lahko v obliki nevrednostnih kvantitativnih informacij (na primer informacije o številu opravljenih storitev, številu pregledov, številu bolniško oskrbnih dni, številu postelj, odsotnosti od dela) ali pa celo kot nekvantitativne informacije (na primer kakovost, zadovoljstvo uporabnikov zdravstvenih storitev). Prav tako pa te informacije niso povezane zgolj s temeljnimi ekonomskimi kategorijami, temveč tudi z drugimi. Med računovodskimi in neračunovodskimi informacijami je včasih zelo težko določiti mejo. Tako so v računovodskih poročilih vključene tudi neračunovodske informacije, ki uporabnikom ponujajo dodatna pojasnila. Kot primer naj navedem letno poročilo, ki razkriva tudi informacije, ki niso vrednostne narave. Razvoj poslovodnega računovodstva je povzročil, da računovodstvo ni več strogo vezano le na knjigovodske podatke, temveč uporablja metode, pri katerih se upoštevajo tudi neračunovodski podatki. Takšno obravnavanje poslovodnega računovodstva je mogoče najti v tuji strokovni literaturi, prav tako pa tudi prenovljeni Slovenski računovodski standardi kažejo, da računovodstvo ni več omejeno na denarno izražene podatke in informacije. Slovenski računovodski standard 29 - računovodsko analiziranje namreč predvideva takšno računovodsko analiziranje, ki upošteva poslovodno vlogo računovodstva in se širi tudi na področja, na katerih ni računovodskih podatkov. Analize so povezane tudi s knjigovodstvom, ki predstavlja glavni vir podatkov. Knjigovodske evidence v bolnišnici ponujajo vrsto vrednostnih podatkov o raznih vidikih

39

poslovanja bolnišnice. Njihova prednost je v tem, da so vsi poslovni dogodki izraženi v denarju, zato jih je možno primerjati med seboj, seštevati in odštevati. Tako lahko uspešnost bolnišnice ali posamezne poslovne funkcije izrazimo z enim samim podatkom in sicer s poslovnim izidom. Kakovost analiz je tako pogosto odvisna od organiziranosti knjigovodskih evidenc. Stopnja analitične razčlenjenosti knjigovodske evidence, frekvenca knjigovodskih obdelav podatkov, stopnja strokovnosti tega dela v bolnišnici in še vrsta drugih značilnosti so dejavniki, ki vplivajo na delo analitika in jih mora zato ta upoštevati pri svojem delu. Analitik mora tudi dobro poznati delovanje računovodske službe. Vedeti mora, kako poteka knjiženje v bolnišnici, saj le tako razume posamezne postavke iz bilance stanja ali izkaza prihodkov in odhodkov, ki predstavljata glavni vir podatkov za analize. Pri tem mislim zlasti bolj specifične podatke, kot so aktivne in pasivne časovne razmejitve ter druge. Podobno kot velja za povezanost analiziranja s knjigovodstvom, velja tudi za povezavo med analiziranjem in računovodskim predračunavanjem. Tudi računovodski predračuni predstavljajo pomemben vir podatkov za analize. Uporabljajo se pri analizah, s katerimi se ugotavljajo odmiki med uresničenimi in načrtovanimi kategorijami. Primerjava računovodskih predračunov in računovodskih obračunov namreč daje informacije o tem, v kolikšni meri so bili doseženi cilji bolnišnice. Za kakovostno analizo pa morajo biti računovodski predračuni in računovodski obračuni med seboj primerljivi. To pomeni, da se morajo nanašati na isto poročevalsko enoto in na isto časovno obdobje. Ekonomske kategorije, ki se pri tem uporabljajo, pa morajo biti ovrednotene po enaki metodologiji. Seveda pa računovodstvo ni edini vir podatkov. Pomemben vir podatkov so tudi operativne evidence. To so lahko razne evidence o zdravstvenih in nezdravstvenih storitvah, o kadrih in druge. Med viri podatkov, potrebnih za analizo poslovanja, zavzemajo pomembno mesto tudi zunanji podatki. Za bolnišnico so ti podatki izjemno pomembni, saj se iz njih razbere, kaj se dogaja pri kupcih in dobaviteljih, kaj počnejo drugi izvajalci zdravstvenih storitev, kakšni so pogoji poslovanja pri »konkurenci« ter tudi, kakšne so relevantne tehnično-tehnološke novosti. Te podatke je moč najti v strokovnih časopisih, dnevnih časopisih in revijah, poslovnih poročilih posameznih bolnišnic in tudi v bazah poslovnih podatkov ter na internetu. Zaradi velikega pomena računovodskih podatkov za analize v bolnišnici, je logično, da je izvajanje funkcije analiziranja organizirano v okviru računovodstva, saj je tako neposredno dosegljivih največ podatkov, ki jih je potrebno analizirati. Še več, s tem se prepreči podvajanje uporabe podatkov ter zmanjša možnost napak, ki so posledica komunikacijskih poti. Tesna povezanost med računovodstvom in analizami, velikost bolnišnice, strokovnost kadra, racionalnost, vse to so razlogi, da sta analitska in računovodska dejavnost v bolnišnici združeni. Ta organizacijska rešitev pa ima tudi svoje slabosti, med katerimi se mi zdi pomembno opozoriti na naslednjo: računovodja ima interes za ohranitev in učinkovitost poslovanja, zato je profesionalno nagnjen k varčevanju namesto k trošenju sredstev, to pa ne sme biti tipična lastnost analitika. Mnogokrat se zgodi, da se v primeru, ko je celotna analiza vključena v računovodsko službo, ta zoži le na računovodsko analizo. Zato bo potrebno resneje pristopiti k organizaciji notranje revizije oziroma vključitvi zunanjega notranjega revizorja, ki bo nadgradil rutinska dela analiziranja v okviru računovodstva bolnišnice.

40

5.2 Posnetek stanja obstoječega finančnega informacijskega sistema Finančni informacijski sistem Bolnišnice Topolšice sestavljajo različne aplikacije, kar je razvidno iz slike 5. Aplikacije delujejo v okolju DOS, razen aplikacije kadrovska evidenca, ki deluje v okolju Windows. Aplikacije omogočajo prenos podatkov v Microsoft Word in Microsoft Excel in uporabo možnosti elektronskega poslovanja. Aplikacije so inštalirane na več računalnikov, ki so povezani v mrežo. Omogočen je avtomatski prenos podatkov v glavno knjigo. Avtomatskega prenosa podatkov v glavno knjigo ni iz obračuna plač in iz materialnega knjigovodstva zdravil in zdravstvenega materiala, iz zdravstveno informacijskega sistema pa ni avtomatskega prenosa v saldakonte kupcev. Gre za aplikacije različnih programskih hiš. SLIKA 5: MODULI FINANČNEGA INFORMACIJSKEGA SISTEMA BOLNIŠNICE TOPOLŠICA

FINANČNI INFORMACIJSKI

SISTEM

FINANČNA OPERATIVA

RAČUNOVODSTVO PLAN IN ANALIZE

Plačilni promet

Saldakonti kupcev

Glavna knjiga

Osnovna sredstva

Obračun storitev

Saldakonti dobaviteljev

Blagajna Likvidacija

Materialno knjigovodstvo

Obračun Plač

Evidence storitev

Kadrovska administracija

Potni nalogi

Zaščitna sredstva

Knjiga za posebne namene

41

Glavna knjiga predstavlja celoten zapis vseh poslovnih transakcij bolnišnice. Osrednja funkcija te aplikacije je zagotoviti obsežen, integriran prikaz, kako bolnišnica upravlja svoje konte. Glava knjiga je mesto za knjiženje poslovnih transakcij vseh vidikov poslovanja bolnišnice in mora zagotavljati, da so knjigovodski podatki dejanski in popolni. Glavna knjiga je integrirana z vsemi ustreznimi finančnimi operacijami bolnišnice in mora zagotavljati prosto izbiro nivoja knjiženja, pregledovanja in posredovanja računovodskih podatkov (analitične in sintetične evidence po kontih, stroškovnih mestih in podobno), dostop v realnem času, ocenjevanje in poročanje o tekočih računovodskih podatkov. Aplikacija mora zagotavljati avtomatično in sočasno knjiženje vseh postavk analitičnih knjigovodstev na ustrezne konte, kar omogoča stalno usklajenost glavne knjige z analitičnimi knjigovodstvi. Zagotovljeno pa mora biti tudi sočasno posodabljanje glavne knjige in področij stroškovnih knjigovodstev. Aplikacija Osnovna sredstva je namenjena upravljanju in nadzorovanju osnovnih sredstev, služi kot pomožna knjiga glavne knjige in zagotavlja podrobne informacije o transakcijah, ki zajemajo opredmetena osnovna sredstva in neopredmetena dolgoročna sredstva. Aplikacija zagotavlja uporabo ročnega terminala pri popisovanju osnovnih sredstev, s čimer se zelo skrajša čas inventure in odpravi ročni vnos podatkov v računalnik ter dolge spiske inventarja, hkrati pa zmanjša možnost napak. Saldakonti kupcev in Saldakonti dobaviteljev sta aplikaciji, ki služita kot pomožni knjigi glavne knjige in sta povezani z glavno knjigo in z nekaterimi komponentami drugih modulov (na primer moduli, ki podpirajo prodajno in nabavno funkcijo). Funkcije obeh aplikacij bi morale biti sledeče:

• internetna integracija, • upravljanje dokumentov, • elektronska izmenjava dokumentov (EDI), • integracija z gotovinskim poslovanjem, • integracija s stroškovnim knjigovodstvom, • obsežno in prilagodljivo poročanje.

Saldakonti kupcev beležijo in upravljajo knjigovodske podatke o kupcih. Aplikacija vsebuje celo vrsto orodij za spremljanje odprtih postavk, vključno z prilagodljivimi programi za opominjanje, za obračun obresti, seznami zapadlih terjatev, poročili in analizami kontov. Aplikacija Saldakonti dobaviteljev pa beleži in upravlja knjigovodske podatke o vseh dobaviteljih. Programski podmodul Plačilni promet je namenjen avtomatski pripravi plačil, kompenzacij in drugih načinov poravnavanja obveznosti. Zagotavlja internetno povezavo z Upravo za javne prihodke, kar omogoča, da se pripravljeni podatki avtomatično prepišejo v predpisani obliki v plačilni promet. Na osnovi prejetih elektronskih izpiskov o opravljenem plačilnem prometu, program avtomatično prikaže vse prilive in odlive in jih shrani v bazo podatkov. Aplikacija plačilni promet je v povezavi z likvidaturo ter programskim paketom službena potovanja, ni pa povezana s saldakonti kupcev in dobaviteljev. Programski podmodul Likvidatura prejetih računov omogoča zajem in likvidacijo vseh prejetih računov. Zajem podatkov je centraliziran, likvidacijo prejetih računov pa lahko razdelimo med različne oddelke, saj poseben sistem dovoljenj omogoča učinkovito delitev

42

dela med zaposlenimi, zadolženimi za likvidacijo. Pri likvidaciji se lahko uporablja tudi ključe za avtomatsko delitev stroškov po stroškovnih mestih in protikontih, kar je pomembno predvsem pri avtomatskem izračunu vstopnega davka na dodano vrednost iz bruto zneska računa. Program odlikuje enostavna razporeditev faktur po vrstah stroškov (protikontih), obenem pa je s tem že pripravljena temeljnica za avtomatsko knjiženje v glavno knjigo in saldakonte. Likvidatura prejetih računov nudi v povezavi s plačilnim prometom učinkovit in enostaven vpogled v poravnanost posameznih faktur. Aplikacija Blagajna je namenjena gotovinskemu poslovanju. Omogoča vnos in izpis blagajniških prejemkov in izdatkov v tolarjih in v tuji valuti, izpis blagajniških dnevnikov, izpis specifikacij za unovčenje čekov, prevzem podatkov za izplačila potnih nalogov iz programa za spremljanje potnih nalogov, evidentiranje plačil izdanih in prejetih računov, omogoča avtomatsko knjiženje vseh postavk podknjige na ustrezne konte glavne knjige. Aplikacija Potni nalogi ponuja integriran komplet postopkov za obdelavo podatkov poslovnih potovanj, ki zajema vsa področja upravljanja potovanj, to je, vnos podatkov za izdajo potnih nalogov, potrjevanje zahtevkov za povračila stroškov in knjiženje dejanskih stroškov potovanja ter izplačilo potnih stroškov zaposlenim. Aplikacija je povezana z aplikacijami Glavna knjiga, Plačilni promet, Obračun plač in zagotavlja natančno knjiženje, obdavčenje in povračila potnih stroškov. Aplikacijo je mogoče prenesti v modul Obračun plač ali v zunanje sisteme. Materialno poslovanje je podmodul, ki je namenjen vsakodnevnemu vodenju porabe materiala, nabave, skladiščnega poslovanja in upravljanju inventarja, potrjevanju računov in analizi procesov. Prihranek časa, denarja in virov so tri glavne prednosti, ki izhajajo iz tega podmodula. Podmodul Obračun storitev zagotavlja potrebne instrumente za uporabo informacij o prodaji. Informacije o storitvah, naročilih, vrednotenju in prodaji so na voljo online z namenom zadovoljevanja obstoječih in možnih kupcev. Programski paket Fakturiranje omogoča izdelavo računov, dobropisov in bremepisov ter ponudb in predračunov. Vsebuje tudi možnost definicij pogodb na osnovi katerih se avtomatsko enkrat mesečno pripravi račune. Program lahko deluje samostojno in predstavlja zaključeno celoto, lahko pa je del integriranega poslovno-informacijskega sistema. Omogoča avtomatsko prenašanje podatkov o fakturiranju nezdravstvenih storitev v saldakonte kupcev. Aplikacija Obračun plač vključuje tudi programska paketa Kadrovska administracija in Evidenca delovnega časa. Funkcije, ki se vršijo v paketu Kadrovska administracija in Evidenca delovnega časa so lahko neposredno spojene in povezane s funkcijami, ki se vršijo v aplikaciji Obračun plač. Kadrovska administracija zajema administriranje podatkov o zaposlenih, omogoča fleksibilnost upravljanja vseh področij zaposlovanja. Evidenca delovnega časa zagotavlja fleksibilno metodologijo za zapisovanje in ocenjevanje delovnega časa zaposlenih ter vodenje odsotnosti. Vse tri aplikacija so lahko neposredno povezane z Microsoft Wordom in Microsoft Excelom, kar omogoča prosto kreiranje poročil. V aplikaciji Obračun plač so zajete tudi spreminjajoče se potrebe poročanja in nenehno spreminjajoče se zahteve skladnosti z zakonodajo.

43

Knjiga za posebne namene je v pripravi. Zagotavljala naj bi povzete informacije iz številnih aplikacij, na nivoju podrobnosti, ki se določijo glede na potrebe uporabnika teh informacij. Ta funkcija omogoča zbiranje, kombiniranje, povzemanje, prilagajanje in dodeljevanje dejanskih in planiranih podatkov, ki izvirajo iz modula Finančni informacijski sistem in iz drugih, tudi zunanjih informacijskih sistemov. V aplikacijo Knjiga za posebne namene bodo vključene tudi funkcije kontrolinga, ki so potrebne za učinkovito in natančno obračunavanje internih stroškov. Gre za kontrolo in dodeljevanje splošnih stroškov, to je stroškov, ki jih ni mogoče direktno dodeliti stroškovnim mestom, gre za vrednotenje po dejavnostih, za analize donosnosti storitev, za kontrolo cen. Funkcija kontrolinga zagotavlja podporo procesom planiranja, odločitvam glede investicijskih naložb, omogoča spremljanje poslovanja poslovnoizidnih enot, kontrolo likvidnostnega upravljanja. S priskrbo pravih informacij informacijski sistem podpre proces odločanja. Priskrba pravih in pravočasnih informacij pa bo naloga »Knjige za posebne namene«. TABELA 1: SEZNAM NEKATERIH POROČIL APLIKACIJ FINANČNEGA INFORMAIJSKEGA SISTEMA BOLNIŠNICE TOPOLŠICA Aplikacija Izpis / Poročilo GLAVNA KNJIGA Izpis dnevnikov, sprememb stanja na kontih

ali temeljnicah, mesečni ali periodični izpisi kontnih kartic, izpisi bruto bilanc, …

OSNOVNA SREDSTVA Izpisi osnovnih sredstev po različnih kriterijih (inventarni številki, nazivu, nahajališčih, kontih, amortizacijskih skupinah, datumih nabave, …

SALDAKONTI Izpisi odprtih postavk, opominov, prometa partnerjev, obračuni obresti, izpis knjige izdanih/prejetih računov, …

PLAČILNI PROMET Izpis obveznosti in plačil na določen dan, izpis kompenzacij, …

LIKVIDATURA Izpis prejetih računov, izpis zavrnjenih računov, izpis likvidiranih računov, …

BLAGAJNA Izpis blagajniških dnevnikov, izpis blagajniških prejemkov in izdatkov, izpis specifikacij za dvig gotovine,

POTNI NALOGI Izpis obračunanih potnih nalogov, izpis stroškov povračil, izpis prostih sredstev, …

MATERIALNON POSLOVANJE Izpisi kartic, stanj, porabe po stroškovnih mestih, finančni izpisi,…

OBRAČUN STORITEV Izpisi računov, dobropisov, bremepisov, izpisi fakturirane realizacije, …

OBRAČUN PLAČ Izpise zbirov po zaposlenih, po stroškovnih mestih, izpis evidenčne kartice zaposlenega

KNJIGA ZA POSEBNE NAMENE Interna poročila (v pripravi)

44

Interna poročila za notranje uporabnike informacij, ki se redno ali občasno pripravljajo s prenosom podatkov in poročil v Excel, so naslednja: • Plan in realizacija storitev po pogodbi z Zavodom za zdravstveno zavarovanje

Slovenije, • Izkaz prihodkov in odhodkov po načelu fakturirane realizacije, • Pregled sredstev in stroškov izobraževanja, • Izkaz prihodkov in odhodkov po organizacijskih enotah, • Pregled stroškov po organizacijskih enotah, • Podatki o številu zaposlenih iz ur, • Stanje denarnih sredstev, • Predračun finančnega izida (plan likvidnosti). Plan in realizacija storitev po pogodbi z Zavodom za zdravstveno zavarovanje Slovenije se pripravlja mesečno, po opravljenem obračunu zdravstvenih storitev. Podatki o opravljenih zdravstvenih storitvah se pridobijo iz zdravstvenega informacijskega sistema bolnišnice. Poročilo o realizaciji teh storitev je izrednega pomena, saj je 100% doseganja plana teh storitev pogoj za plačilo planiranih prihodkov iz naslova obveznega zdravstvenega zavarovanja. Razen v izjemnih primerih (epidemije) preseganje plana ni plačano. Poročilo je pripravljeno do 10. v mesecu in je podlaga za sprejemanje poslovnih odločitev v zvezi z izvajanjem zdravstvenih storitev. Podatki se v zdravstvenem informacijskem sistemu spremljajo tudi dnevno. Poročilo je v Prilogi 4. Izkaz prihodkov in odhodkov po načelu fakturirane realizacije je prilagojen obvezen obrazec letnega poročila za potrebe bolnišnice. Vključuje podatke tekočega leta v primerjavi s predhodnim letom in finančnim načrtom za tekoče leto. Iz njega je razviden tudi delež sredstev javnih financ, na osnovi katerega se razmejujejo odhodki, ki jih ni mogoče neposredno evidentirati na konte »javnih služb«. Izkaz je pomemben tudi za razmejevanje prihodkov in odhodkov v davčnih bilancah. Pripravlja se mesečno, po zaključku obračunskega obdobja, običajno je to 20. v mesecu. Izkaz je v Prilogi 3. Iz bilance stanja, ki je prav tako prilagojena potrebam bolnišnice in je v Prilogi 2, je razvidna struktura sredstev in njihova stopnja odpisanosti. Mesečno se pripravljajo tudi podatki o številu zaposlenih iz ur (Priloga 5), tedensko pa pregled denarnih sredstev. Pregled sredstev in stroškov izobraževanja se pripravlja trimesečno, ostala poročila se pripravljajo občasno. Poleg tega aplikacije finančnega informacijskega sistema Bolnišnice Topolšica z zbiranjem, arhiviranjem in obdelovanjem podatkov zagotavljajo podatke in informacije za pripravo poročil, ki so zakonsko predpisana (letno poročilo, davčna bilanca, premoženjska bilanca, finančni načrt, statistični obrazci, poročila pristojnemu ministrstvu in podobno). Bolnišnica Topolšica poslovne dogodke evidentira v skladu z Zakonom o javnih financah, Zakonom o računovodstvu, drugimi podzakonskimi in internimi akti ter v skladu s Slovenskimi računovodskimi standardi. Po Zakonu o računovodstvu je bolnišnica pravna oseba javnega prava, po Odredbi o razčlenjevanju in merjenju prihodkov in odhodkov uporabnikov enotnega kontnega načrta sodi med določene uporabnike enotnega kontnega načrta, po Zakonu o javnih financah pa med posredne uporabnike proračuna.

45

Letno poročilo določenega uporabnika enotnega kontnega načrta je v skladu z 21. členom zakona o računovodstvu sestavljeno iz: • bilance stanja, • izkaza prihodkov in odhodkov, • pojasnil k izkazom in • poslovnega poročila. Obvezne priloge k letnemu poročilu pa so naslednje: • Bilanca stanja, • Stanje in gibanje neopredmetenih dolgoročnih sredstev in opredmetenih osnovnih

sredstev, • Stanje in gibanje dolgoročnih kapitalskih naložb in posojil, • Izkaz prihodkov in odhodkov določenih uporabnikov, • Izkaz prihodkov in odhodkov določenih uporabnikov po načelu denarnega toka, • Izkaz računa finančnih terjatev in naložb določenih uporabnikov , • Izkaz računa financiranja določenih uporabnikov, • Prihodki in odhodki določenih uporabnikov po vrstah dejavnosti. Finančni načrt temelji na poslovnih smernicah razvoja zavoda, ki so opisane v Letnem poročilu, pri njegovi pripravi se upoštevajo glavne smernice javno finančnih gibanj iz proračunskega memoranduma in zajema naslednje vsebine: • Delovni program z nekaterimi fizičnimi kazalci, • Izkaz prihodkov in odhodkov po načelu fakturirane realizacije, • Izkaz prihodkov in odhodkov po načelu denarnega toka, • Bilanco stanja ter • Plan investicij in virov sredstev za investicije. Zaključevanje obračunskega obdobja je ključnega pomena za pravočasno pripravo tako zunanjih kot notranjih poročil. Na tem področju pa v bolnišnici ni vse optimalno usklajeno. Problemi glede pravočasnosti obdelav podatkov se pojavljajo v času priprave letnega poročila, to je v prvih mesecih leta, v času koriščenja letnih dopustov in v primeru neplaniranih odsotnosti. Običajno bolnišnica za zaključitev obračunskega obdobja porabi od 20 do 25 delovnih dni. Določena pravila glede zaključevanja obračunskega obdobja v bolnišnici sicer obstajajo (Pravilnik o računovodstvo), vendar so premalo prisotna pri vsakdanjem delu. Razlogov za prenovo oziroma dograditev finančnega informacijskega sistema Bolnišnice Topolšica je več. Spoznanjem o nekaterih neustreznosti dosedanjih programskih rešitev se pridržujejo tudi razlogi za dopolnitev zaradi zakonskih predpisov. Gre za probleme pri evidentiranju in spremljanju prihodkov in odhodkov bolnišnice po dejavnostih: javna služba / trg, za avtomatizem ločenega evidentiranje odhodkov za izvajanje javne službe in odhodkov od prodaje blaga in storitev na trgu. Povezave med programi finančnega informacijskega sistema Bolnišnice Topolšica so razvidne iz slike 6. Prikazane so povezave z vidika stroškovnega knjigovodstva.

46

SLIKA 6: SHEMA POVEZAV MED PROGRAMI FINANČNEGA INFORMACIJSKEGA SISTEMA BOLNIŠNICE TOPOLŠICA

Glavna knjiga

PB Glavne knjige

Datum knjiženjaŠtevilka temeljniceKontoZnesek v dobroZnesek v breme...

Nabava/Prodaja

Blagajna

Obračun plač

Blagovnoknjigovodstvo

PB Obračuna plač(stroškovni del)

Datum obračunaDatum izplačilaStroškovno mestoKontoZnesek v dobroZnesek v breme...

Izpis iz obračunaplač -> temeljnica

za vknjižbo

Avtomatskavknjižba

PB Blagajne(stroškovni del)

Datum vknjižbeŠtevilka temeljniceStroškovno mestoKontoZnesek v dobroZnesek v breme...

PB Nabave/Prodaje(stroškovni del)

Datum vknjižbeŠtevilka temeljniceStroškovno mestoKontoZnesek v dobroZnesek v breme...

PB Blagovnegaknjigovodstva

(stroškovni del)

Datum vknjižbeŠtevilka temeljniceStroškovno mestoKontoZnesek v dobroZnesek v breme...

Avtomatskavknjižba

Avtomatskavknjižba

PB Osnovnih sredstvev(stroškovni del)

Datum vknjižbeStroškovno mestoKontoZnesek v dobroZnesek v breme...

Programska hiša 1

Programska hiša 2

Programska hiša 3

Osnovnasredstva

47

5.3 Predlogi za dograditev obstoječega finančnega informacijskega sistema V uvodu tega poglavja predstavljam SWOT analizo finančnega informacijskega sistema. Na osnovi te analize podajam predloge za dograditev obstoječega finančnega informacijskega sistema Bolnišnice Topolšica. Kratica SWOT je sestavljena iz začetnih črk angleških besed:

S – strenghths (prednosti), W – weaknesses (slabosti), O – opportunities (priložnosti), T – threats (nevarnosti).

Prednost pred konkurenco je vsaka sposobnost organizacije, s katero lahko doseže določene cilje. Slabosti so tiste aktivnosti, ki lahko ovirajo ali zadržujejo doseganje opredeljenih ciljev. Priložnosti so razmere v zunanjem okolju. Z njihovo pravilno in natančno uporabo ima organizacija možnost, da doseže svoje cilje. Nevarnosti pa so tisti dejavniki v okolju, ki lahko ogrozijo doseganje želenih ciljev in na katere organizacija nima velikega vpliva. Kadar delamo SWOT analizo, moramo določiti prednosti in slabosti posameznih funkcij organizacije ter priložnosti in nevarnosti, ki predvsem s časovnega vidika vplivajo na izvajanje teh funkcij. Tako opravljena SWOT analiza nam daje pregled stanja v organizaciji in hkrati tudi smernice za izboljšanje tistih poslovnih funkcij, ki niso dovolj učinkovite. Pri SWOT analizi za potrebe te naloge je v središču obravnave finančni informacijski sistem in dejavniki okolja, ki nanj vplivajo. Pri prvem delu SWOT analize odgovarjam na vprašanje, katere podstrukture in njihove sestavine ter procesi v bolnišnici več ali manj prispevajo k poslovni uspešnosti. Namen tega koraka pri izdelavi SWOT analize je določitev prispevka posamezne podstrukture k doseženi uspešnosti bolnišnice. Drugi del SWOT analize predstavlja zunanja analiza, ki ocenjuje okolje, v katerem bolnišnica posluje. To okolje je sestavljeno iz več področij: • družbenoekonomsko področje (ekonomski, demografski, socialni in drugi dejavniki), • področje znanosti in tehnologije (razvoj znanosti, razvoj tehnologije in tehnike, in

podobno), • področje konkurence (dobavitelji, kupci, novi konkurenti, in podobno) ter • družbenopolitično okolje (zakonodaja, lastniški odnosi, pogoji poslovanja, in

podobno).

48

TABELA 2: INTERNA ANALIZA Prednosti Slabosti Interes širšega delovnega okolja Pomanjkanje posebnih specializiranih znanj Ustrezni finančni resursi Zastareli pripomočki Na sodelovanje pripravljeni sodelavci Upadanje učinkovitosti obdelave podatkov Urejeni ročno zbrani viri in poročila Zaostajanje pri naložbah v informacijsko

tehnologijo Izmenjava informacij z ostalimi institucijami

Razdrobljenost informacijskega sistema

TABELA 3: ZUNANJA ANALIZA Priložnosti Nevarnosti Boljša izraba virov podatkov Neprilagojenost zahtevam zunanjega okolja Večja sistematičnost pridobivanja podatkov

Pogoste spremembe zakonov

Oprtost na javne baze podatkov Neobvladljivost količine podatkov Izbor ustreznih zunanjih sodelavcev Rivalstvo med zavodi Uporabnikom uporabne rešitve Izguba dela proračunskih sredstev Izboljšanje notranjih odnosov Spreminjanje informacijske tehnologije Preglednost in večja delovna učinkovitost Neprilagojenost trgu storitev

Osnovne ugotovitve na osnovi SWOT analize: • Bolnišnica ima notranje prednosti, na osnovi katerih lahko razvije strategije za

doseganje potrebne funkcionalnosti. • Slabosti bolnišnice onemogočajo njegovo širšo uveljavitev. Večino slabosti se da

odpraviti z ustreznimi organizacijskimi prijemi in načrtnimi vlaganji. • Bolnišnica ima znanje, sposobnosti in možnosti za izkoriščanje danih priložnosti pri

uvajanju sodobnejšega informacijskega sistema. Pri specializiranih znanjih se velja opreti na zunanje vire in sodelavce.

• Premagati je potrebno inercijo obstoječih organizacijskih odnosov in na osnovi

začrtanih usmeritev pričeti z dograjevanjem informacijskega sistema bolnišnice.

49

Iz ugotovitev na osnovi SWOT analize je moč podati naslednje konkretne usmeritve za dograditev informacijskega sistema Bolnišnice Topolšica: • Z dograditvijo informacijskega sistema Bolnišnice Topolšica je potrebno pokriti

zahteve po dodatnih analizah poslovanja, ki naj bi jih informacijski sistem nudil. • Uvedba podatkovnega skladišča (Data Warehouse) in podatkovnega rudarjenja (Data

Mining) na modelu ločenih stroškovnih knjigovodstev. Področja dograditev finančnega informacijskega sistema Bolnišnice Topolšica so naslednja: 1. Za potrebe analiz je potrebno dobiti čimbolj, s posameznimi vidiki bogato podatkovno

skladišče. V to podatkovno skladišče se s pomočjo avtomatskih prenosov zapisujejo podrobni podatki posameznih stroškovnih knjigovodstev. Tako dobimo centralizirano podrobno podatkovno bazo stroškovnega knjigovodstva, ki mora biti z vidika kontov popolnoma transparentna s podatkovno bazo glavne knjige. Predlog za organizacijo podatkovnega skladišča je razviden iz slike 7.

SLIKA 7: PREDLOG ORGANIZIRANOSTI PODATKOVNEGA SKLADIŠČA BOLNIŠNICE TOPOLŠICA

Promet Stroškovnega knjigovodstva

Datum knjiženjaŠtevilka temeljniceStroškovno mestoKontoVir stroška (OBRAČUN PLAČ, FAKTURIRANJE, …)Skupina stroška (PLAČE, PRISPEVKI IN DAVKI IZ PLAČ, PORABA MATERIALA, …)Znesek v dobroZnesek v breme...

Stroškovna mesta

ŠifraNaziv...

Kontni plan

KontoNaziv...

Viri stroškov

ŠifraNaziv...

Skupine stroškov

ŠifraNaziv...

Nabava/Prodaja

Blagajna

Obračun plač

Blagovnoknjigovodstvo

Osnovnasredstva

50

2. Sčasoma se bo to podatkovno skladišče precej povečalo, s tem se bo zbiranje, iskanje, analiziranje podatkov iz te podatkovne baze upočasnilo. Zato se poraja logično nadaljevanje ideje podatkovnega skladišča v smeri podatkovnega rudarjenja (Data Mining) s pomočjo analitičnih orodij. Logična nadgradnja podatkovnega stališča v tej smeri so OLAP (Online Analytical Processing) .

Osnovni cilj projekta je izdelati takšno podatkovno skladišče in model, ki bo omogočal zanesljiv in v razumljivi obliki podan pogled na podatke, ki jih razrednik potrebuje za izpolnjevanje raznih dokumentacij ob različnih časih s čim manj stroškov. K projektu bo potrebno pristopiti po naslednjih korakih:

• opredelitev ciljev projekta, • analiza stanja, ugotavljanje potreb in poslovno upravičenje, • analiza potreb, stroškov, koristi in tveganj projekta, • okvirno načrtovanje projekta, • izbira in načrtovanje rešitve, • izdelava rešitve, • implementacija rešitve in uvajanje uporabnikov, • predvidevano vzdrževanje in • vrednotenje.

3. Preučiti je potrebno smiselnost nadaljnjega razvoj obstoječega informacijskega

sistema, delujočega v okolju DOS, ki preprečuje vključitev elektronskega poslovanja, s čimer bi stroškovno in časovno optimizirali poslovanje, saj bi se zmanjšalo število delovnih nalog, ki so namenjene vnosu podatkov v sistem, ker te naloge prevzame programska oprema.

4. Uveljaviti je potrebno zahteve po večji varnosti in zanesljivosti delovanja in sicer z

vidika delovanja samega informacijskega sistema, ki naj bi omogočal avtomatsko arhiviranje podatkov in relativno kratek čas obnovitve morebitnih izgubljenih podatkov. Pomembni pa so še naslednji vidiki:

Osnova varnosti:

• Pristopi k razvoju varnih programskih rešitev • Pregled varnostnih tehnologij (enkripcija, zgoščevanje, elektronski podpis,

digitalna potrdila, varna komunikacija, avtentikacija, avtorizacija, požarne pregrade, beleženje)

• Napotki za razvoj varnih programskih rešitev Zakonska ureditev elektronskega podpisa

• Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu • Hierarhija digitalnih potrdil • Kvalificirana digitalna potrdila

51

5. Potrebno je, da se poleg obstoječih virov, začenjajo uporabljati tudi elektronski viri podatkov, na primer:

• http://www.uradni-list.si/ • http://www.ajpes.si/ • http://mf-ujp.si/ • http://www.stat.si/ • http://www.zzzs.si/ • http://www.gov.si/mz/

6. Uveljaviti je potrebno zahteve po povečanju kompatibilnosti z informacijskimi sistemi

največjih poslovnih partnerjev, kar bi bila dobra osnova za nadaljnji hitrejši razvoj poslovanja.

7. Potrebna je posodobitev strojne opreme, ki naj bi jo izvedli hkrati s prenovo

informacijskega sistema, s čimer bi omogočili zaposlenim uporabo novejših programskih paketov za pisarniško delo, kar bo pripomoglo k povečani učinkovitosti poslovanja, hkrati pa bi povečali zanesljivost in odzivnost delovanja celotnega informacijskega sistema.

8. Nabaviti je potrebno laserske tiskalnike, ker so iglični neprimerni za delo v Windows

okolju, saj potrebujejo preveč časa za izpis grafičnih oblik. 9. Prenoviti komunikacijsko tehnologijo: ISDN usmerjevalnike v zunanjih enotah in v

centrali zamenjati z ADSL usmerjevalniki. 10. Večji poudarek dati šolanju uporabnikov. Le to naj bo organizirano približno dva tedna

preden se programska oprema vključi v redno poslovanje. Na voljo mora biti inštruktor, ki bo svetoval ob morebitnih dilemah. Uporabniki morajo imeti na voljo telefonsko številko, kamor bodo lahko poklicali v primeru, da se jim je kje zataknilo.

11. Uvesti je potrebno sistemsko vzdrževanje strojne in programske opreme. Prihranki pri

sistemskem vzdrževanju so znatni, saj nova strojna oprema zahteva manj vzdrževanja; ti stroški so zelo pomembni, saj v celotni življenjski dobi računalnika precej presežejo vrednost nakupa računalnika.

12. Na organizacijskem področju bo za izvajanje funkcij finančnega informacijskega

sistema potrebno poenotiti izvajanje procesov poslovanja (naloge, aktivnosti, postopki), oblikovati enotne oblike dokumentov, ki se bodo obdelovala v teh procesih, poenotiti šifrante in jih dodeliti v izvajane organizacijskim enotam po enotnih načelih, pospešiti zaključevanje obračunskega obdobja ter poenotiti način izvajanja notranjih kontrol.

13. Pomembno je, da je vsa dokumentacija v podjetju ažurna in da imajo vsi uporabniki

izključno zadnjo različico veljavnih dokumentov. Zato je potrebno določiti skrbnika odobrene dokumentacije, le-ta pa mora zagotoviti, da ima vsak uporabnik na voljo vedno izključno zadnjo različico dokumentov. Pri tem lahko skrbniku zelo pripomore računalniška podpora, na voljo pa je tudi nekaj specializiranih komercialnih programov za vodenje dokumentov. Predlagam izvedbo vodenja dokumentov v okviru intraneta. Prednosti, ki jih prinaša intranetna rešitev shranjevanja dokumentacije so: kurirska

52

služba za razdeljevanje dokumentov ni več potrebna, hitrost (vsi zainteresirani imajo novo različico v trenutku, ko le ta nastane), ni več zmede pri dokumentih, vsak uporabnik ve, kje se kakšen dokument nahaja, uporabnikom domač način dela, saj je enako brskanju po Internetu, za boljši pregled in lažje iskanje so dokumenti razdeljeni na različna področja, ni potrebe po dodatnih programih, kar zmanjša stroške.

14. Zagotoviti, da bo dograditev finančnega informacijskega sistema, ki bo zagotovila

elektronske prenose, evidence, obdelave in združevanje podatkov in informacij, pripomogla pri razvoju celotnega informacijskega sistema bolnišnice, v katerem bo zavarovanec osnovni nosilec podatkov.

Pristop k dograditvi finančnega informacijskega sistema mora biti načrtovan, sistematičen in organiziran ali povedano drugače, k dograditvi finančnega informacijskega sistema je potrebno pristopiti projektno. Sestava projektnega tima bo odločilno vplivala na uspeh naše posodobitve.

53

6 SKLEP V prihodnosti bodo na razvoj informacijskih sistemov, bolj kot računalniki, ki so postali že samoumeven in zahtevan del v poslovnem procesu, in ki sedaj nudijo dovolj procesne moči in zanesljivosti, vplivali trendi na naslednjih področjih: • večmedijske povezave in vmesnikov: pomemben vpliv, k povečanju uporabe sodobne

informacijske tehnologije, sta prispevali preprostost in prilagojenost uporabniku, ki ju nudijo najnovejši grafični vmesniki, ki so omogočili uporabniku, da se posveti svojim delovnim nalogam, namesto da bi se ukvarjal s privajanjem in razumevanjem delovanja vmesnikov. Razvoj se tako nadaljuje predvsem v smeri standardizacije in poenotenja grafičnih vmesnikov, kar naj bi zagotovilo enak način komuniciranja z računalnikom ne glede na programsko in strojno opremo. V prihodnosti naj bi informacijska tehnologija omogočila predvsem lažjo in produktivnejšo rabo, kar bi lahko dosegli z uporabo večjega števila človeških čutil. Tako se še nadaljuje razvoj razpoznave glasu, ki pa je očitno precej zahteven projekt, saj se z njim ukvarja precej strokovnjakov in podjetij, a zaenkrat še brez večjih uspehov, ki pa se napovedujejo v kratkem.

• tehnološkega okolja in konceptov informacijske arhitekture: izbrati bo potrebno optimalno kombinacijo dveh okolij, ki bi zagotovila ustrezno celovito informacijsko podporo. Prvo okolje je okolje, ki sloni na tehnologiji interneta in omogoča enostavno uporabo, medtem ko okolje, ki temelji na klasičnem konceptu osrednjega računalnika oziroma koncepta odjemalec-strežnik oziroma omrežnega računalništva nudi večjo funkcionalnost in zanesljivost delovanja.

• metodologij in informacijskih orodij: načrtovanje razvoja informatike in zagotavljanja postopnosti gradnje ter sprotna obravnava poslovnih pravil so glavne prednosti sodobne metodologije. Podprte so z orodji za poslovno modeliranje, ki so namenjena modeliranju in prenovi poslovnih procesov in razvoju popolnega modela podatkov podjetja, ki omogočajo razvijalcem podrobnejše modeliranje podatkov in učinkovitejše razvijanje baze podatkov in programskih rešitev.

Končni rezultat uspešnega dograjevanja informacijskega sistema pa bo boljši nadzor nad finančnimi sredstvi in stroški, kar bo privedlo do bolj učinkovitega upravljanja s finančnimi viri in posledično do večje poslovne uspešnosti. Večja bo natančnost, hitrost, zanesljivost in upravljanje z informacijami, kar bo pripomoglo k učinkovitejšemu odločanju, hkrati pa zagotovilo uporabniku dostopnost do vseh informacij, za katere bo avtoriziran. Z večjo kakovostjo informacij bo možno natančneje nadzirati uspešnost posameznih finančnih operacij in se pravočasno preusmeriti na prave aktivnosti.

54

7 POVZETEK Ustrezna organiziranost informacijskega sistema je osnova za delovanje vsake organizacije. Pri uvajanju in rabi informacijske tehnologije problem ni zgolj tehnične ampak predvsem organizacijske narave. Bistvo prizadevanj za dograditev informacijskega sistema je v sprožanju procesov, ki bodo povečali učinkovitost zavoda na osnovi boljše notranje in zunanje komunikacije, boljšega pretoka informacij in njihove večje uporabne vrednosti. Za to se je potrebno organizirati tako, da povežemo zaposlene v informacijsko mrežo in da mednje razširjamo “kulturo” hitrega odziva. Eden najpomembnejših delov informacijskega sistema ter hkrati največji in najpomembnejši vir finančnih informacij je računovodski informacijski sistem. Zgrajen je iz posameznih delov. Tako modularno zgrajen informacijski sistem omogoča, da si organizacija prilagodi informacijski sistem glede na svoje potrebe, poleg tega omogoča morebitno kasnejše vključevanje modulov glede na potrebe, ki se pojavijo, in to z relativno nizkimi stroški. Za potrebe analiz je potrebno zgraditi podatkovno skladišče. Pri tem je končni cilj postavitev z orodji OLAP podprto podatkovno skladišče. Razvoj informacijskega sistema je potrebno nadaljevati predvsem v smeri večje rabe standardiziranih programskih rešitev in poenotenja grafičnih vmesnikov, kar bo zagotovilo enak način komuniciranja z računalnikom ne glede na programsko in strojno opremo. Ključne besede: podjetje, poslovanje podjetja, finančno poslovanje, finančno planiranje, denarna sredstva, likvidnost, denarni tokovi, informacijski sistemi, podsistemi, računovodstvo, modeli, informatika, informacijski sistemi, informacijska tehnologija, internet, elektronsko poslovanje, analiza, SWOT, odločanje,vodenje ABSTRAKT: Adequate organization of Information system is the basis for work in every organization. By introduction and aplication of information technology, problem is not of technical but of organizational nature. The main reason for information system upgrading is introduction of processes, which will improve eficiency of organization is based on better internal and external comunication, better information flow and their higher value. For this purpose, we should have appropriate organizational structure and adequate organizational principles for connecting our employees into information net, a net with multillateral data sharing and using. As a result we will improve our reliability and flexibility. With this improvement we will spread a »fast response«.culture. The most important part of information system and at the same time the bigest and the most important source of financial information is accounting information system. It is built-up from diferent modules. It enables adoption to organization real needs and it is also easy to upgrade acording to future needs at relatively low costs. To have a solid base for analyses we have to built data wrehouse. Our final goal is to have OLAP (Online Analytical Processing) tool for data warehouse. Further developement of information system have to be based on standardized software solution with unified graphical interfaces. This will be common platform for comunication betwen users, independently from different software and hardware. Key words: enterprises, company performance, financial management, financial planning, money, liquidity, cash flows, information systems, subsystems, accounting, models, informatics, information systems, information technology, internet, electronic commerce, trading, auctions, strategy, types, SWOT, OLAP

55

8 SEZNAM LITERATURE 1. Bancroft, Nancy H., Henning Seip in Andrea Sprengel. 2001. Implementacija SAP R/3.

Greenwich: Maning publications Co.. Prevod: David Kuster, 2001. 2. Cvikl, Milan M. in Petra Zemljič. 2000. Zakon o javnih financah s komentarjem.

Ljubljana: Bonex Založba d.o.o.. 3. Čok, Mitja, Valentina Prevolnik – Rupel, Tine Stanovnik in Andreja Cirman. 2001.

Javne finance v Sloveniji. Ljubljana: Ekonomska fakulteta. 4. Fallon, Howard. 1995. How to Implement Information Systems and Live to Tell About

It. New York, Chichester, Brisbane, Toronto, Singapore: John Wiley & Sons, Inc.. 5. Grošelj, Bojan. 1999. Informacijski sistemi za podjetnike. Portorož: Visoka strokovna

šola za podjetništvo. 6. Igličar, Aleksander in Marko Hočevar. 1997. Računovodstvo za managerje. Ljubljana:

Gospodarski vestnik. Zbirka Manager. 7. Kalakota, Ravi and Marcia Robinson. 1999. e-Business, Roadmap for Success.

Reading, Massachusetts; Harlow, England; Menlo Park, California; Berkeley, California; Don Mills, Ontario; Sydney; Bonn; Amsterdam; Tokyo; Mexico City: Addison Wesley Longman, Inc..

8. Larocca, Danielle. 1999. SAMS Naučite se sami SAP R/3 v 24. urah. Sams Publishing. Prevedel David Kuster, Slovenj Gradec, 2002.

9. Mramor, Dušan. 1993. Uvod v poslovne finance. Ljubljana: Gospodarski vestnik. 10. Mramor, Dušan. 1999. Sodobna finančna analiza podjetja. (Zbornik referatov str. 327-

338). Ljubljana: Zveza ekonomistov Slovenije, Zveza računovodij, finančnikov in revizorjev Slovenije.

11. Srića, Velimir, Sonja Treven in Mile Pavlić. 1995. Informacijski sistemi. Ljubljana: Gospodarski vestnik. Zbirka Manager.

12. Toplišek, Janez. 1998. Elektronsko poslovanje. Ljubljana: Založba Atlantis. 13. Turk, Ivan, in Slavka Kavčič, in Majda Kokotec - Novak, in Stanko Koželj, in Marjan

Odar. 2004. Finančno računovodstvo. Ljubljana: Slovenski inštitut za revizijo. 14. Turk, Ivan, Slavka Kavčič in Majda Kokotec - Novak. 2003. Poslovodno

računovodstvo. Ljubljana: Slovenski inštitut za revizijo. 15. Turk, Ivan, Slavka Kavčič in Stanko Koželj. 2003. Stroškovno računovodstvo.

Ljubljana: Slovenski inštitut za revizijo. 16. Turk, Ivan. 2000. Pojmovnik računovodstva, financ in revizije. Ljubljana: Slovenski

inštitut za revizijo. 17. Vidovič, Zdenka. 1995. Revidiranje zdravstvenih zavodov. Ljubljana: Zveza

računovodij, finančnikov in revizorjev Slovenije. 18. Wilkinson, Joseph W. and Michael j. Cerullo. 1997. Accounting Information Systems,

thith edition. New York: John Wiley&sons. 19. Žnidaršič Kranjc, Alenka. 1996. Ekonomika in upravljanje neprofitne organizacije.

Postojna: DEJ, d.o.o..

56

9 SEZNAM VIROV 1. Slovenski inštitut za revizijo. 1998. Dobre računovodske računalniške rešitve in

Vprašalnik za presojanje računovodskih računalniških rešitev. Ljubljana: Zveza računovodij, finančnikov in revizorjev Slovenije.

2. Slovenski inštitut za revizijo. 1998. Obvladovanje informacij in ravnanje z njimi.

Ljubljana: Zveza računovodij, finančnikov in revizorjev Slovenije. 3. Slovenski inštitut za revizijo. 2002. Slovenski računovodski standardi. Ljubljana:

Zveza računovodij, finančnikov inrevizorjev Slovenije. 4. Slovenski inštitut za revizijo. 2003. Slovenski poslovnofinančni standardi. Ljubljana:

Zveza računovodij, finančnikov in revizorjev Slovenije. 5. Uporabna informatika. 1997. Posebna številka: Bela knjiga. Elektronsko poslovanje

malih in srednje velikih podjetij. Bela knjiga. Lyonska delavnica, 5.- 6. marec 1997. Ljubljana: Slovensko društvo Informatika.

6. Uradni list RS. 1999. Odredba o razčlenjevanju in merjenju prihodkov in odhodkov

uporabnikov enotnega kontnega načrta 86/99. 7. Uradni list RS. 1999. Zakon o javnih financah 79/99. 8. Uradni list RS. 1999. Zakon o računovodstvu 23/99. 9. Uradni list RS. 2000. Zakon o javnih skladih 22/00. 10. Uradni list RS. 2001. Navodilo o pripravi zaključnega računa državnega in občinskega

proračuna ter metodologije za pripravo poročila o doseženih ciljih in rezultatih neposrednih in posrednih uporabnikov proračuna 12/01.

11. Uradni list RS. 2003. Zakon o plačilnem prometu 45/03. Uradno prečiščeno besedilo. 12. Uradni list RS. 2004. Zakon o izvrševanju proračuna Republike Slovenije za leto 2003

in 2004 20/04. Uradno prečiščeno besedilo. 13. Uradni list RS. 2004. Zakon o javnih naročilih 36/04. Uradno prečiščeno besedilo. 14. Interna gradiva Bolnišnice Topolšica.

57

10 SEZNAM SLIK IN TABEL SLIKE: SLIKA 1: FAZE PRI ODLOČANJU ……………………………………………… 12 SLIKA 2: POVEZANOST FINANČNEGA, STROŠKOVNEGA IN

POSLOVODNEGA RAČUNOVODSTVA ……………...……………… 30 SLIKA 3: POVEZAVA INFORMACIJSKIH SISTEMOV V PODJETJU ……... 31 SLIKA 4: PRIMER MODULOV FINANČNEGA INFORMACIJSKEGA

SISTEMA ………………………………………………………………... 32 SLIKA 5: MODULI FINANČNEGA INFORMACIJSKEGA SISTEMA

BOLNIŠNICE TOPOLŠICA …………………………………..………… 40 SLIKA 6: SHEMA POVEZAV MED PROGRAMI FINANČNEGA

INFORMACIJSKEGA SISTEMA BOLNIŠNICE TOPOLŠICA ……..... 46 SLIKA 7: PREDLOG ORGANIZIRANOSTI PODATKOVNEGA SKLADIŠČA

BOLNIŠNICE TOPOLŠICA …………………..………………………… 49 TABELE: TABELA 1: SEZNAM NEKATERIH POROČIL APLIKACIJ FINANČNEGA

INFORMAIJSKEGA SISTEMA BOLNIŠNICE TOPOLŠICA ………… 43 TABELA 2: INTERNA ANALIZA …………………………………………………… 48 TABELA 3: ZUNANJA ANALIZA ……………………………………………….….. 48

PRILOGA 2: BILANCA STANJA

B I L A N C A S T A N J A na dan 31. 12. PREDRAČUN na dan 31.12.

2002 2003 INDEKS 2004 INDEKS

% odpisa delež % odpisa delež 2003/02 % odpisa delež 2004/03

SREDSTVAA) DOLGOROČNA SREDSTVA IN 429.101 462.494 107,78 658.483 142,38

SREDSTVA V UPRAVLJANJU 62,74% 64,31% 76,08%I. SREDSTVA V UPRAVLJANJU 1.565.154 100% 1.616.872 100% 103,30 1.892.872 100% 117,07

- popravek vrednosti 1.142.401 72,99% 1.159.929 71,74% 101,53 1.239.889 65,50% 106,89

* sedanja vrednost 422.753 27,01% 61,82% 456.943 28,26% 63,54% 108,09 652.983 34,50% 75,44% 142,90

1 Neopredmetena dolgoročna sredstva 26.097 100% 26.807 100% 102,72 26.807 100% 100,00

- popravek vrednosti 17.046 65,32% 19.054 71,08% 111,78 21.127 78,81% 110,88

* sedanja vrednost 9.051 34,68% 1,32% 7.753 28,92% 1,08% 85,66 5.680 21,19% 0,66% 73,26

2 Nepremičnine 839.242 100% 920.956 100% 109,74 991.956 100% 107,71

- popravek vrednosti 503.199 59,96% 529.343 57,48% 105,20 556.835 56,14% 105,19

* sedanja vrednost 336.043 40,04% 49,14% 391.613 42,52% 54,45% 116,54 435.121 43,86% 50,27% 111,11

3 Oprema in druga opredmetena sredstva 699.815 100% 669.109 100% 95,61 874.109 100% 130,64

- popravek vrednosti 622.156 88,90% 611.532 91,39% 98,29 661.927 75,73% 108,24

* sedanja vrednost 77.659 11,10% 11,36% 57.577 8,61% 8,01% 74,14 212.182 24,27% 24,51% 368,52

II. DOLGOROČNA SREDSTVA 6.348 100% 0,93% 5.551 100% 0,77% 87,44 5.500 100% 0,64% 99,08

1 Dolgoročne kapitalske naložbe 4.990 78,61% 0,73% 4.990 89,89% 0,69% 100,00 4.990 90,73% 0,58% 100,002 Dolgoročno dana posojila in depoziti - 0,00% 0,00% - 0,00% 0,00% #DEL/0! - 0,00% 0,00% #DEL/0!3 Dolgoročne terjatve iz poslovanja 1.358 21,39% 0,20% 561 10,11% 0,08% 41,31 510 9,27% 0,06% 90,914 Terjatve za sredstva dana v upravljanje - 0,00% 0,00% - 0,00% 0,00% #DEL/0! - 0,00% 0,00% #DEL/0!

B) KRATKOROČNA SREDSTVA in AČR 234.440 100% 34,28% 238.709 100% 33,19% 101,82 188.200 100% 21,74% 78,84

1 Denarna sredstva 42.466 18,11% 6,21% 96.959 40,62% 13,48% 228,32 67.600 35,92% 7,81% 69,722 Kratkoročne terjatve do kupcev 28.181 12,02% 4,12% 24.897 10,43% 3,46% 88,35 25.000 13,28% 2,89% 100,413 Dani predujmi in varščine 282 0,12% 0,04% 2 0,00% 0,00% 0,71 - 0,00% 0,00% 0,004 Kratkoročne terjatve do uporabnikov EKN 21.589 9,21% 3,16% 34.075 14,27% 4,74% 157,84 35.000 18,60% 4,04% 102,715 Kratkoročne finančne naložbe 124.612 53,15% 18,22% 65.500 27,44% 9,11% 52,56 50.000 26,57% 5,78% 76,346 Kratkoročne terjatve iz financiranja 9.643 4,11% 1,41% 11.509 4,82% 1,60% 119,35 5.000 2,66% 0,58% 43,447 Druge kratkoročne terjatve 7.304 3,12% 1,07% 5.201 2,18% 0,72% 71,21 5.000 2,66% 0,58% 96,148 Neplačani odhodki - 0,00% 0,00% - 0,00% 0,00% #DEL/0! - 0,00% 0,00% #DEL/0!9 Aktivne časovne razmejitve 363 0,15% 0,05% 566 0,24% 0,08% 155,92 600 0,32% 0,07% 106,01

C) ZALOGE 20.347 100% 2,98% 17.952 100% 2,50% 88,23 18.866 100% 2,18% 105,09

1 Zaloge surovin in materiala 19.770 97,16% 2,89% 17.891 99,66% 2,49% 90,50 18.000 95,41% 2,08% 100,612 Zaloge DI in embalaže 577 2,84% 0,08% 61 0,34% 0,01% 10,57 866 4,59% 0,10% 1419,67

AKTIVA SKUPAJ 683.888 100,00% 100% 719.155 100,00% 100% 105,16 865.549 100,00% 100% 120,36

Aktivni konti izvenbilančne evidence 2 0,00% 2 0,00% 100,00 2 0,00% 100,00

Skupaj sredstva 683.890 100,00% 719.157 100,00% 865.551 100,00% 120,36

OBVEZ. DO VIROV SREDSTEVD) KRATKOROČNE OBVEZNOSTI in PČR 166.390 100% 24,33% 183.182 100% 25,47% 110,09 155.700 100% 17,99% 85,00

1 Kratk. obv. za prejete predujme in varščine 23 0,01% 0,00% - 0,00% 0,00% 0,00 - 0,00% 0,00% #DEL/0!2 Kratkoročne obveznosti do zaposlenih 72.871 43,80% 10,66% 75.284 41,10% 10,47% 103,31 78.000 50,10% 9,01% 103,613 Kratkoročne obveznosti do dobaviteljev 43.663 26,24% 6,38% 68.844 37,58% 9,57% 157,67 43.700 28,07% 5,05% 63,484 Druge kratkoročne obveznosti iz poslovanja 20.997 12,62% 3,07% 27.946 15,26% 3,89% 133,10 30.000 19,27% 3,47% 107,355 Kratkoročne obveznosti do uporabnikov EKN 4.464 2,68% 0,65% 3.877 2,12% 0,54% 86,85 4.000 2,57% 0,46% 103,176 Kratkoročno prejeti krediti - 0,00% 0,00% - 0,00% 0,00% #DEL/0! - 0,00% 0,00% #DEL/0!7 Kratkoročne obveznosti iz financiranja 2 0,00% 0,00% - 0,00% 0,00% 0,00 - 0,00% 0,00% #DEL/0!8 Neplačani prihodki - 0,00% 0,00% - 0,00% 0,00% #DEL/0! - 0,00% 0,00% #DEL/0!9 Pasivne časovne razmejitve 24.370 14,65% 3,56% 7.231 3,95% 1,01% 29,67 - 0,00% 0,00% 0,00

E) LASTNI VIRI IN DOLGOROČNE OBVEZNOS 517.498 100% 75,67% 535.973 100% 74,53% 103,57 709.849 100% 82,01% 132,44

1 Splošni sklad - 0,00% 0,00% - 0,00% 0,00% #DEL/0! - 0,00% 0,00% #DEL/0!2 Rezervni sklad - 0,00% 0,00% - 0,00% 0,00% #DEL/0! - 0,00% 0,00% #DEL/0!3 Dolgoročno razmejeni prihodki - 0,00% 0,00% 14.367 2,68% 2,00% #DEL/0! 22.367 3,15% 2,58% 155,684 Dolgoročne rezervacije 18.511 3,58% 2,71% 20.097 3,75% 2,79% 108,57 15.300 2,16% 1,77% 76,135 Ugotovljeni poslovni izid 952 0,18% 0,14% 60 0,01% 0,01% 6,30 - 0,00% 0,00% 0,006 Dolgoročno prejeti krediti - 0,00% 0,00% - 0,00% 0,00% #DEL/0! - 0,00% 0,00% #DEL/0!7 Dolgoročne obveznosti 2.691 0,52% 0,39% 2.515 0,47% 0,35% 93,46 1.734 0,24% 0,20% 68,958 Obveznosti za sredstva prejeta v upravljanje 495.344 95,72% 72,43% 498.934 93,09% 69,38% 100,72 670.448 94,45% 77,46% 134,38

PASIVA SKUPAJ 683.888 100,00% 100% 719.155 100,00% 100% 105,16 865.549 100,00% 100% 120,36

Pasivni konti izvenbilančne evidence 2 0,00% 2 0,00% 100,00 2 0,00% 100,00

Skupaj obveznosti do virov sredstev 683.890 100,00% 719.157 100,00% 105,16 865.551 100,00% 120,36

PRILOGA 3: IZKAZ POSLOVNEGA IZIDA

Zap. INDEKS INDEKSšt. Vrsta prihodkov oz. odhodkov v 000 SIT STRUKTURA v 000 SIT Plan/Real.03 v 000 SIT Real.2003/2002

I. P R I H O D K I 1.633.890 100,00% 1.514.710 107,87 1.427.277 106,13

A) POSLOVNI PRIHODKI 1.622.890 99,33% 1.493.852 108,64 1.407.844 106,11 1. Poslovni prihodki za izvajanja javne službe iz

sredstev javnih financ 1.381.020 84,52% 1.278.019 108,06 1.213.711 105,30 - prihodki po pogodbi z ZZZS (OZZ) 1.377.000 84,28% 1.272.972 108,17 1.208.090 105,37 - ostale zdravstvene storitve (konvencije, proračun) 3.500 0,21% 4.543 77,04 5.132 88,52 - ostali prihodki iz zdravstvene dejavnosti (ambulanta Nazarje) 520 0,03% 504 103,17 489 103,07

2. Drugi poslovni prihodki za izvajanje dejavnosti javne službe 177.620 10,87% 158.237 112,25 141.581 111,76 - prihodki po pogodbi z ZZZS (PZZ) 175.000 10,71% 155.665 112,42 139.009 111,98 - ostale zdravstvene storitve (samoplačniki) 870 0,05% 868 100,23 902 96,23 - ostali prihodki iz zdravstvene dejavnosti (provizija Adiatic) 250 0,02% 220 113,64 192 114,58 - nezdravstvene storitve (najemnine poslovnih prostorov) 1.500 0,09% 1.484 101,08 1.478 100,41

3. Prihodki od prodaje proizvodov in storitev na trgu 47.600 2,91% 46.741 101,84 42.648 109,60- zdravstvene storitve (piloti, preventiva, podjetja) 6.600 0,40% 6.531 101,06 6.043 108,08- nezdravstvene storitve 41.000 2,51% 40.210 101,96 36.605 109,85

4. Drugi prihodki od prodaje proizvodov in storitev 16.650 1,02% 10.852 153,43 9.904 109,57- lastna realizacija 15.000 428,57% 9.247 162,21 8.386 110,27- prefakturiranje 1.650 47,14% 1.605 102,80 1.518 105,73

5. Prihodki od prodaje blaga in materiala 0 0,00% 3 0,00 0 #DEL/0!

B) FINANČNI PRIHODKI 8.000 0,49% 9.456 84,60 9.210 102,67

C) IZREDNI PRIHODKI 3.000 0,18% 11.402 26,31 10.223 111,531.558.640 96,04% 1.436.256 108,52 1.355.292 105,97

64.250 3,96% 57.596 111,55 52.552 109,6070.890 4,37% 65.215 108,70 60.745 107,36

256.890 15,72% 241.738 106,27 219.187 110,29

II. O D H O D K I 1.633.806 100,00% 1.514.650 107,87 1.427.179 106,13

A) POSLOVNI ODHODKI 1.629.270 99,72% 1.511.590 107,79 1.425.023 106,07

1. Stroški blaga, materiala in storitev 554.000 33,91% 522.109 106,11 482.529 108,202. Stroški dela 982.700 60,15% 907.027 108,34 855.983 105,96

- plače in nadomestila plač 695.200 42,55% 661.717 105,06 625.077 105,86 - prispevki delodajalca 114.000 6,98% 106.773 106,77 100.811 105,91 - davek na izplačane plače 43.000 2,63% 41.292 104,14 38.855 106,27 - drugi prejemki delavcev 32.000 1,96% 30.675 104,32 29.797 102,95 - premije kolektivnega DPZ 23.500 1,44% 0 #DEL/0! 0 #DEL/0! - drugi stroški dela 75.000 4,59% 66.570 112,66 61.443 108,34

3. Amortizacija 87.170 5,34% 77.635 112,28 80.881 95,994. Ostali drugi stroški 3.700 0,23% 3.131 118,17 3.688 84,905. Prevrednotevalni poslovni odhodki 1.700 0,10% 1.688 100,71 1.942 86,92

B) ODHODKI OD FINANCIRANJA 3.836 0,23% 2.439 157,28 1.218 200,25

C) IZREDNI ODHODKI 700 0,04% 621 112,72 938 66,20

Delež v CP

III. Razlika med PRIHODKI in ODHODKI 84 0,01% 60 140,00 98 61,22

101,01 98,02

Izkaz prihodkov in odhodkov - po načelu fakturirane realizacije

Plan za leto 2004Realizacija

2003Realizacija

2002

Višina in delež poslovnih prihodkov - javna službaVišina in delež poslovnih prihodkov - "trg"Višina in delež poslovnih prihodkov "drugih" plačnikov ( brez ZZZS )Višina in delež celotnih prihodkov "drugih" plačnikov (brez sredstev javnih financ)

Povprečno število zaposlenih na podlagi delovnih ur v obračunskem obdobju 200 198 202