DIP · Web viewSystem będzie posiadał mechanizm eksportu danych do formatów pdf, XML, doc/docx, odt oraz xls/xlsx i ods. 1 System będzie posiadał zainicjowane słowniki słowniki

Miasto Katowice

ul. Młyńska 440-098 Katowice

Załączniki do Specyfikacji Istotnych Warunków Zamowienia Projektu

„Miejskie Centrum Usług Wspólnych w Katowicach”

Załączniki do SIWZstrona 1


Spis treściSpis tabel...................................................................................5Spis rysunków..............................................................................6Załączniki do SIWZ..........................................................................71. Formularz ofertowy...................................................................8

1.1. Formularz cenowy..............................................................................141.2. Harmonogram Ramowy.......................................................................181.3. Formularz opisu funkcjonalności oferowanego Systemu...............................20

1.3.1. Opis wymagań ogólnych...............................................................201.3.2. Opis wymagań obszaru „Zarządzanie Katalogiem Usług dla

Obywateli”.............................................................................231.3.3. Opis wymagań obszaru „Budżet i Sprawozdawczość”...........251.3.4. Opis wymagań obszaru „Finanse i Księgowość”....................311.3.5. Opis wymagań obszaru „Zarządzanie Zasobami Ludzkimi i Obsługa

Płac”......................................................................................511.3.6. Opis wymagań obszaru „Podatki i Opłaty Lokalne”................631.3.7. Opis wymagań obszaru „Zarządzanie Infrastrukturą i Zasobami” 751.3.8. Opis wymagań obszaru „Zarządzanie Oświatą”.....................821.3.9. Opis wymagań obszaru „Raportowanie i Analizy Zarządcze”1071.3.10.Opis wymagań obszaru „Zarządzanie Dokumentacją”.........1081.3.11.Analizy struktury zatrudnienia i wynagrodzenia...................1121.3.12.Obsługa dotacji do szkół niepublicznych..............................1131.3.13.Wymagania organizacyjno-prawne......................................1161.3.14. Wymagania techniczne...............................................................1231.3.15.Wymagania bezpieczeństwa i ochrony................................1271.3.16. Wymagania wydajnościowe.........................................................1291.3.17. Wymagania dostępności.............................................................132

1.4. Specyfikacja oferowanej Infrastruktury technicznej...................................1362. Wzór oświadczenia podmiotu o oddaniu niezbędnych zdolności i/lub sytuacji 1373. Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia......................................139

3.1. Przedmiot Zamówienia......................................................................1393.2. Terminy i realizacja Przedmiotu Zamówienia...........................................1413.3. Architektura Systemu........................................................................1423.4. Produkty i rezultaty (cele szczegółowe) wraz z metodologią ich monitoringu....143

3.4.1. Produkty projektu.....................................................................1443.5. Wymagania funkcjonalne...................................................................144

3.5.1. Opis wymagań ogólnych.............................................................1453.5.2. Opis wymagań obszaru „Zarządzanie Katalogiem Usług dla

Obywateli”...........................................................................1473.5.3. Opis wymagań obszaru „Budżet i Sprawozdawczość”.........1493.5.4. Opis wymagań obszaru „Finanse i Księgowość”..................1533.5.5. Opis wymagań obszaru „Zarządzanie Zasobami Ludzkimi i Obsługa

Płac”....................................................................................1653.5.6. Opis wymagań obszaru „Podatki i Opłaty Lokalne”..............1743.5.7. Opis wymagań obszaru „Zarządzanie Infrastrukturą i Zasobami”

............................................................................................1833.5.8. Opis wymagań obszaru „Zarządzanie Oświatą”...................1873.5.9. Opis wymagań obszaru „Raportowanie i Analizy Zarządcze”2033.5.10.Opis wymagań obszaru „Zarządzanie Dokumentacją”.........2043.5.11.Analizy struktury zatrudnienia i wynagrodzenia...................2073.5.12.Obsługa dotacji do szkół niepublicznych..............................207

3.6. Specyfikacja wymagań niefunkcjonalnych...............................................2093.6.1. Wymagania organizacyjno-prawne......................................2103.6.2. Wymagania techniczne...............................................................2163.6.3. Wymagania bezpieczeństwa i ochrony................................2203.6.4. Wymagania wydajnościowe.........................................................221


3.6.5. Wymagania dostępności.............................................................2223.7. Wymagania w zakresie prac wykonywanych przez Wykonawcę w poszczególnych etapach

2253.8. Wymagania w zakresie migracji danych..................................................2263.9. Wymagania w zakresie integracji Systemu..............................................2293.10.Wymagania w zakresie testów.............................................................2303.11.Wymagania w zakresie szkoleń............................................................2323.12.Wymagania dotyczące dokumentacji....................................................2333.13.Wymagania dotyczące poziomu świadczenia usług...................................234

4. Opis Procesów w obszarach biznesowych........................................2364.1. Sposób opisu procesów.....................................................................2364.2. Opis procesów obszaru „Zarządzaniem Katalogiem Usług dla Obywatela.........2384.3. Opis procesów obszaru „Budżet i Sprawozdawczość”.................................2394.4. Opis procesów obszaru „Finanse i Księgowość”........................................2494.5. Opis procesów obszaru „Zarządzanie Zasobami Ludzkimi i Obsługa Płac”........2554.6. Opis procesów obszaru „Podatki i Opłaty Lokalne”....................................2644.7. Opis procesów obszaru „Zarządzanie Infrastrukturą i Zasobami”...................2714.8. Opis procesów obszaru „Zarządzanie Obiegiem Dokumentów”.....................280

5. Opis infrastruktury Zamawiającego..............................................2855.1. Infrastruktura serwerowa...................................................................285

5.1.1. Serwery..................................................................................2855.1.2. Macierze dyskowe.....................................................................2855.1.3. Infrastruktura sprzętowa.............................................................2855.1.4. Rozległa sieć WAN.....................................................................2855.1.5. Internet..................................................................................286

5.2. Systemy baz danych..........................................................................2865.3. System portalowy.............................................................................286

6. Opis metodyki realizacji projektu wdrożeniowego..............................2877. Projekt Umowy....................................................................288


Spis tabelTabela 1. Przedmiot zamówienia (w PLN) 14Tabela 2. Cena licencji (w PLN) 15Tabela 3. Infrastruktura techniczna 16Tabela 4. Zestawienie (cena w PLN) 17Tabela 5. Liczba jednostek w lokalizacjach objętych wdrożeniem 140Tabela 6. Liczba użytkowników jednocześnie korzystających z System 140Tabela 7. Liczba użytkowników jednocześnie korzystających z Systemu z

uwzględnieniem niedoszacowania potrzeb 141Tabela 8. Objaśnienie wartości przypisanych poszczególnym wymaganiom 145Tabela 9. Przykład wypełnienia tabeli PASS przez Oferenta 145Tabela 10. Objaśnienie wartości przypisanych poszczególnym wymaganiom 209Tabela 11. Przykład wypełnienia tabeli PASS przez Oferenta 209Tabela 12. Lista produktów Projektu 225Tabela 13. Zakres migracji 228Tabela 14. Zakres integracji Systemu 229Tabela 15. Zestawienie liczby szkoleń 232Tabela 16. Parametry jakości świadczenia usług dostępu do Systemu 234Tabela 17. Wzorzec opisu procesu 236Tabela 18. Proces „Zarządzanie Katalogiem Usług dla Obywatela” 238Tabela 19. Proces „Planowanie Wieloletniej Prognozy Finansowej Miasta” 239Tabela 20. Proces "Planowanie budżetu na dany rok" 241Tabela 21. Proces „Dokonywanie zmian budżetu, w budżecie na dany rok oraz w

Wieloletniej Prognozie Finansowej” 243Tabela 22. Proces „Monitorowanie wykonania i sprawozdawczość budżetowa”

245Tabela 23. „Księgowość dochodów/przychodów i wydatków/kosztów” 249Tabela 24. „Sprawozdawczość finansowa” 252Tabela 25. Proces „Rekrutacja pracowników” 255Tabela 26. Proces „Zatrudnianie pracowników" 257Tabela 27. Proces „Ewidencja i aktualizacja danych kadrowych i sporządzanie

list płac” 259Tabela 28. Proces „Ocena okresowa pracowników" 261Tabela 29. Proces „Szkolenie pracowników" 262Tabela 30. Proces „Ustalanie wymiaru podatków i opłat” 264Tabela 31. Proces „Pobór podatków i opłat” 267Tabela 32. Proces „Windykacja i egzekucja” 269Tabela 33. Proces „Planowanie rozwoju miasta” 271Tabela 34. Proces „Zarządzanie inwestycjami i Zamówieniami Publicznymi” 273Tabela 35. Proces „Gospodarowanie mieniem" 277Tabela 36. Proces „Zarządzanie Gospodarką Magazynową” 279Tabela 37. Proces „Definiowanie i optymalizacja procesów przebiegów spraw i

dokumentów” 280Tabela 38. Proces „Przebieg spraw i dokumentów” 282Tabela 39. Zestawienie parametrów fizycznych serwerów typu …. 285Tabela 40. Zestawienie parametrów fizycznych macierzy dyskowych typu … 285Tabela 41. Zestawienie parametrów urządzeń sieciowych 285Tabela 42. Zestawienie parametrów baz danych 286Tabela 43. Zestawienie parametrów baz danych 286


Spis rysunkówRysunek 1: Architektura logiczna Systemu.....................................................143Rysunek 2: Diagram procesu „Zarządzanie katalogiem usług dla obywateli”. 239Rysunek 3: Diagram procesu „Planowanie Wieloletniej Prognozy Finansowej

miasta”....................................................................................................241Rysunek 4: Diagram procesu „Planowanie budżetu na dany rok”...................243Rysunek 5. Diagram procesu „Dokonywanie zmian budżetu, w budżecie na dany

rok oraz w Wieloletnim Planie Finansowym„............................................245Rysunek 6: Diagram procesu „Monitorowanie wykonania i sprawozdawczość

budżetowa”.............................................................................................248Rysunek 7: Diagram procesu „Księgowość dochodów/przychodów i

wydatków/kosztów”.................................................................................252Rysunek 8: Diagram procesu „Sprawozdawczość finansowa”.........................255Rysunek 9: Diagram procesu „Rekrutacja pracowników”................................257Rysunek 10: Diagram procesu „Zatrudnianie pracowników”...........................259Rysunek 11: Diagram procesu „Ewidencja i aktualizacja danych kadrowych i

sporządzanie list płac”.............................................................................261Rysunek 12: Diagram procesu „Ocena okresowa pracowników”.....................262Rysunek 13: Diagram procesu „Szkolenie pracowników”................................263Rysunek 14: Diagram procesu „Ustalanie wymiaru podatków i opłat”............266Rysunek 15: Diagram procesu „Pobór podatków i opłat”................................268Rysunek 16: Diagram procesu „Windykacji i egzekucji”..................................271Rysunek 17: Diagram procesu „Planowanie rozwoju miasta”..........................273Rysunek 18: Diagram procesu „Zarządzanie inwestycjami i Zamówieniami

Publicznymi”............................................................................................276Rysunek 19: Diagram procesu „Gospodarowanie mieniem”...........................279Rysunek 20: Diagram procesu „Zarządzanie Gospodarką Magazynową”........280Rysunek 21: Diagram procesu „Definiowanie i optymalizacja procesów

przebiegów spraw i dokumentów”...........................................................282Rysunek 22: Diagram procesu „Sterowanie przebiegiem spraw i dokumentów”

................................................................................................................284


Załączniki do SIWZNumer Nazwa załącznika

1. Formularz ofertowy1.1. Formularz cenowy1.2. Harmonogram Ramowy1.3. Formularz opisu funkcjpnalności oferowanego Systemu2. Wzór oświadczenia podmiotu o oddaniu niezbędnych zdolności i/lub sytuacji3. Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia4. Procesy w obszarach biznesowych5. Opis infrastruktury Zamawiającego6. Opis metodyki realizacji projektu7. Studium Wykonalności dla projektu Miejskie Centrum Usług Wspólnych w

Katowicach8. Projekt Umowy9. Wykaz systemów jednostek organizacyjnych miasta Katowice

10.


1. Formularz ofertowy


Załącznik nr 1 Nr sprawy ...........................do SIWZ

O F E R T A

.....................................................pieczęć wykonawcy

Nazwa Wykonawcy/ów ……………………………………..........….…….................…….

…………………………………………………………………………………………………..

(Należy podać nazwy wszystkich w przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o

zamówienie)

Adres/y:……………...……………………………………………………………....……......

…………………………………………………………………………………………………

tel………………..…… fax……………….………. e-mail: …….………….……………….

Regon .................................................... NIP .........................................................

W odpowiedzi na ogłoszenie o przetargu nieograniczonym na podstawie art. 39 ustawy z dnia

29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2015 r. poz. 2164) pn.:

Realizacja projektu „Miejskie Centrum Usług Wspólnych w Katowicach”

W imieniu reprezentowanej przeze mnie firmy oświadczam, że firma (lub podmioty wspólnie

ubiegające się o zamówienie).

1) oferuje:

a) wykonanie przedmiotu zamówienia określonego w SIWZ zgodnie z formularzem cenowym

- cena netto ........................................................... zł,

słownie: ...................................................................................................................

- cena brutto ........................................................... zł,

słownie: ...................................................................................................................

- w tym ..........% VAT w wys. ............................. zł

w tym:

usługi związane z wdrożeniem systemu (modyfikacje, migracja, dokumentacja)

wraz z Rozszerzonym serwisem gwarancyjnym i Usługami Rozwoju

netto ............................... zł (słownie

złotych: .....................................................................................)

za dostawę, instalację i konfigurację infrastruktury IT (macierze, serwery itp..)

wraz z Rozszerzonym serwisem gwarancyjnego netto ............................... zł

(słownie złotych: .....................................................................................)


opłata za licencje oprogramowania wraz z Rozszerzonym serwisem

gwarancyjnego netto ............................... zł (słownie

złotych: .....................................................................................)

opłata za szkolenia netto ............................... zł (słownie

złotych: .....................................................................................)

b) Udzialenie konsultacji w siedzibie Zamawiającego w wymiarze 50 Dni Roboczych w ciągu

pierwszego roku świadczenia Rozszerzonego serwisu gwarancyjnego, a w następnych

latach świadczenia Rozszerzonego serwisu gwarancyjnego 12 Dni Roboczych w każdym

roku

c) Deklarowana maksymalna liczba godzin rozwojowych …………… w okresie świadczenia

Rozszerzonego serwisu gwarancyjnego ponad wymagane 3000 godzin,

d) Deklarowana stawka roboczogodziny za realizację usług świadczonych w ramach prawa

opcji netto ............................... zł (słownie

złotych: .....................................................................................)

e) Termin realizacji zamówienia: od dnia podpisania umowy w ciągu 36 miesięcy zgodnie z

załączonym Harmonogramem ramowym.

f) Akceptuje warunki płatności – 21 dni od dnia poprawnie doręczonej faktury przelewem na

konto.

2) Niniejsza oferta obejmuje wydłużony okres Rozszerzonego serwisu gwarancyjnego w wymiarze

……….. miesięcy ponad wymagane 24 miesiące.

3) Okres rękojmi jest równy okresowi Rozszerzonego serwisu gwaranacyjnego.

4) Uprawnienia Zamawiającego w stosunku do Wykonawcy, z tytułu rękojmi za wady w wykonaniu przedmiotu umowy, wygasają wraz z wygaśnięciem odpowiedzialności z tytułu rękojmi za wady i gwarancji jakości dostaw i usług

5) Zapoznałem się ze Specyfikacją istotnych warunków zamówienia oraz postawione w niej wymagania i warunki zawarcia umowy przyjmuję bez zastrzeżeń.

6) Akceptuję warunki określone w projekcie j umowy.

7) Uważam się za związanego ofertą przez okres 60 dni.

8) Oświadczam, że firma/y którą/e reprezentuje spełnia/ją warunki udziału w postępowaniu.

9) Oświadczam, że osoby które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia posiadają

wymagane uprawnienia.

10) Informuję, że wybór oferty nie będzie* prowadzić do powstania u Zamawiającego obowiązku

podatkowego w VAT (odwrotne obciążenie).


Obowiązek podatkowy dotyczy towarów i/lub usług jn.:

Nazwa towaru lub usługi Wartość bez podatku VAT

Uwaga: należy podać nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, których dostawa lub świadczenie

będzie prowadzić do jego powstania oraz wskazać ich wartość bez kwoty podatku.

11) W przypadku wyboru oferty firma zobowiązuje się do:

a) podpisania umowy w terminie i miejscu wskazanym przez zamawiającego,

b) wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy w wysokości określonej

w SIWZ.

12) Oświadczam, że zamówienie Firma wykona osobiście z wyjątkiem nw.: dostaw i usług:

Nazwa zadania, które wykonawca zamierza

zlecić podwykonawcyNazwa firmy (podwykonawcy)

Uwaga! w przypadku, gdy wykonawca powołuje się na zasadach określonych w art. 26 ust. 2b

ustawy, w celu wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu, o których mowa w art. 22

ust. 1 ustawy, na zasoby podmiotu trzeciego wykonawca a podmiot ten wykonuje część

zamówienia to wykonawca w swojej ofercie winien również podać nazwę (firmę) tych podmiotów

(podwykonawców).


13) Oświadczam, że Zamawiający ma możliwość uzyskania dostępu do oświadczeń

i dokumentów, o których mowa w art. 25 ust. 1 pkt 1 ustawy Pzp. Dokumenty te są dostępne

w formie elektronicznej pod adresami internetowymi ogólnodostępnych i bezpłatnych baz

danych:

……………………………………………………………………………………………

Jednocześnie informuję, że Zamawiający ma możliwość uzyskania dostępu do oświadczeń i

dokumentów, o których mowa w art. 25 ust. 1 pkt 1 ustawy Pzp, które znajdują się w

posiadaniu Zamawiającego

……………………………………………………………………………………………

(należy wskazać np. nazwę postępowania, numer sprawy nadany przez Zamawiającego lub

inną informację identyfikującą dokument, który jest w posiadaniu Zamawiającego).

14) Oświadczam, że firma, która reprezentuję zalicza się do niżej określanej kategorii

przedsiębiorstw (zaznaczyć odpowiednie):☐ małych lub średnich ☐ nie dotyczy

Będąc świadomym konsekwencji wynikających w szczególności z poniższych przepisów prawa:

1. art. 24 ust. 2 pkt 3 oraz art. 24 ust. 2a Prawa zamówień publicznych z dnia 29 stycznia 2004 r.

(Dz. U. z 2013, poz. 907, z późn. zm.),

2. art. 278 § 2 i art. 293 w związku z art. 291 i 292 Kodeksu karnego z dnia 6 czerwca 1997 r. (Dz.

U. z 1997, Nr 88, poz. 553, z późn. zm.),

3. art. 116 i art. 117 Ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych z dnia 4 lutego 1994 r.

(Dz. U. z 2006, Nr 90, poz. 631, z późn. zm.),

4. art. 305 ustawy Prawo własności przemysłowej z dnia 30 czerwca 2000 r. (Dz. U. z 2013, poz.

1410)

5. niniejszym oświadczam, że uzyskanie, zwielokrotnianie i rozpowszechnianie oprogramowania

dokonywane w celu wykonania przedmiotowego zamówienia publicznego, nie naruszyło i nie

będzie naruszać praw własności intelektualnej żadnej osoby trzeciej i jest zgodne z Ustawą o

prawie autorskim i prawach pokrewnych z dnia 4 lutego 1994 r. (Dz. U. z 2006 r. Nr 90 poz. 631

z późn. zm.), Prawem własności przemysłowej z dnia 30 czerwca 2000 r. (Dz. U. z 2013, poz.

1410), oraz innymi obowiązującymi przepisami polskiego prawa.

Wykaz załączników do oferty:

1. Formularz cenowy

2. Harmonogram Ramowy

3. Formularz opisu funkcjonalności oferowanego Systemu


4. Opis metodyki realizacji projektu

5. Specyfikacja oferowanej infrastruktury technicznej

6. Wykaz osób odpowiedzianych za nadzór i realizacje projektu

7. …

dnia ......................................... ........................................................

czytelny podpis lub podpisy i imienne pieczęcie osoby lub osób upoważnionych

do reprezentowania wykonawcy


1.1. Formularz cenowy

Załącznik nr 1 do Oferty

Formularz cenowy

1) Specyfikacja dostaw i usług powinna zawierać wszystkie elementy niezbędne do prawidłowej instalacji i eksploatacji Systemu (nawet jeśli nie są one wprost wymienione w

specyfikacji warunków zakupu). Brak wyszczególnienia elementów niezbędnych do wdrożenia, uruchomienia i zapewnienia prawidłowego działania Systemu może stanowić

podstawę do odrzucenia oferty. W poniższej tabeli wszystkie pola muszą być wypełnione – brak wypełnienia jakiejkolwiek pozycji spowoduje odrzucenie oferty:

Tabela 1. Przedmiot zamówienia (w PLN)

Lp Nazwa pozycji Wartość netto VAT Wartość brutto

1 Usługi związane z wdrożeniem systemu (modyfikacje, migracja, dokumentacja) wraz z Rozszerzonym serwisem gwarancyjnym i Usługami Rozwoju, w tym:

1.1 w ramach realizacji etapu II

1.2 w ramach realizacji etapu IV

1.3 w ramach realizacji etapu V

1.4 10% od sumy pozycji 1,1, 1,2 i 1,3 na ewentualne konieczne funkcjonalności opisne

w pkt 7.2 SIWZ – tj. prawo opcji

2 Dostawa, instalacja i konfigurację infrastruktury IT (macierze, serwery itp..) wraz z Rozszerzonym serwisem gwarancyjnego

3 Licencje oprogramowania wraz z Rozszerzonym serwisem gwarancyjnego, w tym:

3.1 w ramach realizacji etapu III

3.2 w ramach realizacji etapu V, w tym:

3.2.1 Licencje oprogramowania

3.2.2 Rozszerzony serwis gwarancyjny

Załączniki do SIWZ strona 14

3.3 Na licencje związane z niedoszacowaniem potrzeb przewidziane jako prawo opcji

4 Szkolenia, w tym:

4.1 w ramach realizacji etapu IV

4.2 w ramach realizacji etapu V

2) Ceny usług obejmują wszelkie koszty, w tym m.in. koszty dojazdu i pobytu przedstawicieli Wykonawcy do siedzib Zamawiającego i jednostek podległych.

3) W poniższej tabeli przedstawiono rozbicie cenowe licencji na Standardowe Oprogramowanie Systemowe oraz Standardowe Oprogramowanie Aplikacyjne

Tabela 2. Cena licencji (w PLN)

Lp. Nazwa modułu/aplikacji (wersja)

Producent Cena netto Cena brutto

Liczba licencji*

Wartość netto VAT Wartość brutto

1 Licencje Standardowego Oprgramowania Aplikacyjnego, w tym:

1.1 System Zarządzania Treścią (CMS)

1.2 Finanse i Księgowość

1.3 Kadry i Płace

1.4 Windykacja i Egzekucja

1.5 Infrastruktura i Zasoby

1.6 Raporty i Analizy Zarządcze

1.7 Budżet i Sprawozdawczość

1.8 Podatki i Opłaty Lokalne

1.9 Zarządzanie Oświatą

1.10 System Zarządzania Dokumentacją

2. Licencje Standardowego Oprogramowania Systemowego, w tym


2.1 Licencje Bazy danych

2.2

2.3 ………

2.4 Licencje na dodatkowe narzędzia

…

Razem

* - w pozycji liczba licencji należy wpisać liczby nie mniejsze niż liczby jednoczesnych użytkowników określone w tabeli 7 lub wpisać „1 b.o.” (co oznaczać będzie

zaproponowanie licencji bez ograniczeń na ilość użytkowników)

4) Wycena licencji na Stadardowe Oprogramowanie Aplikacyjne zapewnia możliwość jednoczesnej pracy użytkownikom przynajmniej w liczbach podanych w tabeli nr 7.

5) Zakup każdej dodatkowej licencji dla kolejnego użytkownika w okresie obowiązywania Umowy będzie równa wartości licencji wymienionej w tabeli 2.

6) W poniższej tabeli przedstawiono rozbicie cenowe proponowanej infrastruktury technicznej niezbędnej do uruchomienia wdrażanego Systemu.

Tabela 3. Infrastruktura techniczna

L.p. Pozycja wraz z konfiguracją Cena netto Ilość Wartość netto VAT Wartość brutto1 Serwer …..

2

3

…


7) W poniższej tabeli przedstawiono łączne zestawienie cen.

Tabela 4. Zestawienie (cena w PLN)

Lp. Składnik Cena netto VAT Cena brutto1. LICENCJE

2. USŁUGI

3. INFRASTRUKTURA TECHNICZNA

Razem

................................................ ..................................................

miejscowość, data podpis i pieczęć osoby uprawnionej


1.2. Harmonogram Ramowy


Harmonogram Ramowy

1. Etap I: Inicjacja Projektu

1) Termin rozpoczęcia Etapu I: data zawarcia Umowy.

2) Czas trwania Etapu I: 1 miesiąc liczony od daty zawarcia Umowy, przy czym:

koniec Etapu I: odbiór produktów Etapu I.

2. Etap I I: Analiza i Projekt Techniczny Systemu,

1) Termin rozpoczęcia Etapu II: data zawarcia Umowy.

2) Czas trwania Etapu II: nie dłużej 10 miesięcy, liczone od daty zawarcia Umowy, przy

czym:

koniec Etapu II: odbiór produktów Etapu II.

3. Etap III: Dostawa, instalacja i konfiguracja Platformy Sprzętowej

1) Termin rozpoczęcia Etapu III: zakończenie prac Etapu II Umowy.

2) Czas trwania Etapu III: 2 miesiące liczone od daty rozpoczęcia Etapu III, przy czym:

koniec Etapu III: odbiór wszystkich produktów określonych w etapie III

Dostawa, instalacja i konfiguracja Platformy Sprzętowej.

4. Etap I V: Pilotażowe wdrożenie Systemu

1) Termin rozpoczęcia Etapu IV: zakończenie prac Etapu III.

2) Czas trwania Etapu IV: 7 miesięcy liczone od daty rozpoczęcia Etapu IV, przy czym:

koniec Etapu IV: odbiór wszystkich produktów zdefiniowanych w etapie IV

Pilotażowe wdrożenie Systemu.

5. Etap V: Docelowe wdrożenie Systemu

1) Termin rozpoczęcia Etapu V: zakończenie Etapu IV.

2) Czas trwania Etapu V: 17 miesięcy liczone od daty rozpoczęcia Etapu V przy czym:

koniec Etapu V: odbiór wszystkich produktów zdefiniowanych w etapie V

Docelowe wdrożenie Systemu.

6. Etap VI: Rozszerzony Serwis Gwarancyjny

1) Termin rozpoczęcia Etapu VI: od dnia podpisania Protokołu Odbioru Końcowego.

2) Czas trwania Etapu V: … miesiące od momentu podpisania Protokołu Odbioru

Końcowego.

................................................ .................................................. miejscowość, data podpis i pieczęć osoby uprawnionej


1.3. Formularz opisu funkcjonalności oferowanego Systemu


Opisu funkcjonalności oferowanego Systemu

W poniższych tabelach w przypadku, gdy oferowany System spełnia daną funkcjonalność w standardzie należy, w

kolumnie "STD", wpisać 1. Jeżeli dana funkcjonalność nie jest możliwa do zrealizowania w proponowanym systemie,

należy wpisać 0. Każdy inny zapis będzie traktowany jak wartość 0. Jeżeli dana funkcjonalność zostanie dostarczona w

wyniku modyfikacji systemu, w kolumnie "MDF" należy wpisać 1 natomiast w kolumnie "STD" wstawić wartość 0.

Umieszczenie zapisu 1 w kolumnie "MDF" jest równoznaczne z zapewnieniem Zamawiającemu modyfikacji systemu o

daną funkcjonalność w ramach oferty. W przypadku, gdy Wykonawca umieścił, w którymś z wierszy kolumny „MDF”

zapis 1, wypełnienia kolumnę Uwagi krótkim opisem zmian dostosowujących lub modyfikacji systemu oraz szacunkowej

przewidywanej pracochłonności (roboczogodzin).

1.3.1. Opis wymagań ogólnych

ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WYMAGANIA OGÓLNEWF.01 Jednokrotność wprowadzania danych na każdym z etapów

realizacji procesów merytorycznych w UM Katowice i Jednostkach Organizacyjnych UM Katowice.

1

WF.02 Brak konieczności wymiany danych pomiędzy modułami systemu ERP, system będzie wykorzystywać jednolitą strukturę danych, dla zachowania integralności gromadzonych i przetwarzanych danych.

1

ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.03 Jednolity interfejs użytkownika w zakresie modułów: Moduł Finanse i Księgowość Moduł Kadry i Płace Moduł Windykacja i Egzekucja Moduł Infrastruktura i Zasoby Moduł Raporty i Analizy Zarządcze Moduł Budżet i Sprawozdawczość Moduł Podatki i Opłaty Lokalne

1

WF.04 Jednolity interfejs użytkownika w zakresie modułów: Moduł Finanse i Księgowość Moduł Kadry i Płace Moduł Windykacja i Egzekucja Moduł Infrastruktura i Zasoby Moduł Raporty i Analizy Zarządcze Moduł Budżet i Sprawozdawczość Modułu Zarządzania Oświatą Moduł Podatki i Opłaty Lokalne Moduł System Zarządzania Dokumentacją

2

WF.05 Pomoc kontekstowa w języku polskim, dostępna z poziomu GUI, przypisana do poszczególnych funkcji.

1

WF.06 Wyszukiwanie wielokryterialne w zakresie danych zgromadzonych w systemie ERP (narzędzie wyszukiwania dostępne z GUI użytkownika, dla uprawnionych użytkowników).

1

WF.07 Tworzenie parametryzowanych raportów, w zakresie danych zgromadzonych w Systemie ERP (narzędzie raportowe dostępne z GUI użytkownika, dla uprawnionych użytkowników).

1

WF.08 Integracja z systemami dziedzinowymi UM Katowice (zgodnie z założeniami integracji określonymi w niemniejszym dokumencie).

1

WF.09 System będzie posiadał mechanizm eksportu danych do formatów pdf, XML, doc/docx, odt oraz xls/xlsx i ods.

1


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.10 System będzie posiadał zainicjowane słowniki słowniki administracyjne, np. Banki, Urzędy Skarbowe,

Oddziały NFZ, itp słowniki adresowe, (integracja z TERYT), słowniki kodów

pocztowych, słowniki składników płacowych, potrąceń, ubezpieczeń, słowniki ewidencyjne, np. stanowiska pracy, uprawnienia,

kwalifikacje, rodzaje umów, itp.

1

WF.11 Pełna dowolność modyfikacji i dostosowania systemu przez użytkownika w zakresie:A. Interfejsu użytkownika, Modyfikacja i dostosowanie ekranów użytkownika, Modyfikacja i dostosowanie menu systemu.B. Logiki biznesowej Możliwość implementacji nowych procesów biznesowych, Możliwość modyfikacji zaimplementowanych procesów

biznesowych, Możliwość modyfikacji zaimplementowanych w systemie

procedur oraz funkcjiC. Modelu danych systemu, Możliwość modyfikacji i dostosowania modelu danych

systemu ( w celu obsługi zmienionego modelu konieczna jest modyfikacja logiki biznesowej oraz interfejsu użytkownika)

D. Współpracy systemu z innymi systemami teleinformatycznymi,

Pełny interfejs programistyczny systemu (API) umożliwiający dostęp do dowolnego elementu systemu

Możliwość orkiestracji dowolnych procesów integracji i wymiany danych także w ramach zaimplementowanych procesów biznesowych.

1


1.3.2. Opis wymagań obszaru „Zarządzanie Katalogiem Usług dla Obywateli”

ID Opis

Prio

ryte

t Wykonawca

STD MDF Uwagi

Portal Mieszkańca

WF.12

Wyświetlanie informacji dot. Mieszkańca (tzw. „Kartoteka Mieszkańca”).Oprócz informacji podstawowych, możliwość wprowadzenia przez mieszkańca informacji o wybranym kanale kontaktu i możliwość odświeżenia tych informacji (telefon, email).

1

WF.13 Wersja „Kartoteki Mieszkańca” dedykowana (dostosowana) na urządzenia mobilne. 1

WF.14 Wyświetlanie informacji dotyczących zobowiązań podatkowych, wymaganych do złożenia oraz złożonych deklaracji. 1

WF.15 Wyświetlanie statusu spraw realizowanych przez interesanta. 1

WF.16 Wyświetlanie informacji dla obywateli z wykorzystaniem uwierzytelniania SEKAP/ePUAP. 1

WF.17

Wykorzystanie platformy SEKAP/ePUAP w celu realizacji następujących czynności:

Obsługa formularzy elektronicznych za pośrednictwem systemu SEKAP/e-PUAP;

Wykorzystanie usług SEKAP/e-PUAP do obsługi formularzy;

Autoryzacja użytkowników; Rejestracja/modyfikacja usług; Utworzenie/modyfikacja profilu jednostek/urzędu; Umożliwienie dostępu do danych rejestrów centralnych,

w tym:o SRP;o KRK;o CEPIK;o KRS.

1

WF.18 Dostęp do danych na Portalu Mieszkańca z najpopularniejszych obecnie dostępnych przeglądarek na rynku oraz przez urządzenia mobilne

1


ID Opis

Prio

ryte

t Wykonawca

STD MDF Uwagi

Dostęp do danych

WF.19

Umożliwienie dostępu do danych wewnętrznych urzędu (w zależności od przyznanych uprawnień).Udostępnianie urzędnikom podejmującym decyzję wgląd w kluczowe dla procesu informacje i status spraw. W tym m. in.: Dane osobowe; Dane meldunkowe; Dane dotyczące stanu cywilnego; Dane dotyczące pojazdu; Dane dotyczące statusu pracy (formy i miejsca zatrudnia); Dane aktu urodzenia; Pozwolenia budowlane; Dane dotyczące zobowiązań podatkowych/opłat.

1

WF.20 Udostępnienie informacji Miejskim Ośrodkom Pomocy Społecznej dot. Stanu Cywilnego (stan cywilny, potomstwo, PESEL, dowody osobiste).

2

WF.21 Udostępnienie jednostkom informacji od Powiatowego Urzędu Pracy (status osoba pracująca, bezrobotna, terminy). 2

Formularze

WF.22

Opracowanie i wdrożenie następujących formularzy elektronicznych dotyczących sprawozdawczości niefinansowej: Sprawozdania instytucji kultury:

o Plany (miesięczne, kwartalne, półroczne, roczne, aktualizacja, dodatkowe wydarzenie);

o Realizacja (miesięczne, kwartalne, półroczne, roczne, aktualizacja, dodatkowe wydarzenie);

Sprawozdania w zakresie realizacji strategii rozwoju miasta z możliwością wyboru jednostki oraz programu.

Sprawozdania jednostek oświaty (realizowane w zakresie rocznym):

o Plan doskonalenia nauczycieli; Sprawozdanie skarg i wniosków rozpatrywane w jednostkach

(w ujęciu rocznym). Oświadczenie z Kontroli Zarządczej (w ujęciu rocznym). Sprawozdanie z zakresu Obrony Cywilnej (w ujęciu rocznym).

1


1.3.3. Opis wymagań obszaru „Budżet i Sprawozdawczość”

ID Opis

Prio

ryte

t Wykonawca

STD MDF Uwagi

BUDŻETWF.23 Definiowanie układu budżetu zgodnie z określoną strukturą

(wzorcem, szablonem), z zachowaniem minimalnej liczby wymiarów planowania i realizacji:A. w układzie tradycyjnym: kategorie: (np. dochody/przychody, wydatki/koszty) źródła finansowania: (np. budżet gminy, budżet państwa,

dotacje, środki europejskie, itd.) elementy klasyfikacji budżetowej (dział, rozdział, paragraf,

pozycja)B. w układzie zadaniowym: co najmniej: funkcje, zadania, podzadania, działaniaC. wydatki w ujęciu strukturalnym i możliwością: zdefiniowania wielu budżetów np. dla konta, jednostki

organizacyjnej, centrum kosztowego, podziału budżetu na globalne i częściowe zgodnie ze

strukturą organizacyjną, ujęcia w nim struktury planowania z uwzględnieniem planów

podległych jednostek organizacyjnych, generowania w podziale na dowolne okresy, wykorzystania danych z roku bieżącego lub lat poprzednich.

1

WF.24 Definiowanie prowizorium budżetowego i tworzenie planu rzeczowo finansowego. 2

WF.25 Definiowanie budżetów (przychody i koszty) w układzie komórek organizacyjnych oraz jednostek organizacyjnych na poziomie poszczególnych jednostek organizacyjnych.

1

WF.26 Planowanie budżetu w podległych jednostkach organizacyjnych i UM z uwzględnieniem specyfiki jednostek (w oparciu o zestandaryzowane formularze dla np. grup jednostek typu oświata):a) możliwość definiowania w obrębie projektu planu (potrzeb)

dowolnej ilości obszarów (grup) planowania posiadających różną strukturę planistyczną (np. obszar wydatków

1


ID Opis

Prio

ryte

t Wykonawca

STD MDF Uwagi

bieżących, majątkowych, płacowych, IT, obszar dochodów w poszczególnych komórkach);

b) dostarczenie narzędzi typu BI korzystających z: danych historycznych, wyników symulacji - np. płac wg wartości nominalnych z

angaży z uwzględnieniem wzrostów dodatków stażowych, innych składników zależnych np. od płacy minimalnej, mnożników,

mechanizmu analizowania zawartych umów i ich harmonogramów (tzw. zaangażowanie lat przyszłych);

c) zapisywanie komentarzy dotyczących zarówno fragmentów projektu planu jak i pojedynczych wprowadzonych wartości;

d) możliwość definiowania dodatkowych wskaźników, które powiązane formułami matematycznymi wspomagałyby proces opracowywania wybranego fragmentu projektu planu, np.: mając do zaplanowania koszt związany z zakupem materiału A można wspomóc proces planowania wiedząc, jaka jest cena jednostkowa towaru (wskaźnik pomocniczy 1) oraz ile szt. towaru chcemy kupić (wskaźnik pomocniczy 2); nasz koszt jest iloczynem wskaźnika pomocniczego 1 i 2;

e) wstępne/ostateczne zatwierdzanie projektu planu przez kierownika jednostki z możliwością korekty poszczególnych pozycji obszarowych;

f) przekazanie projektu planu wspomaganie procesu transformacji projektu planu i planu do układu analitycznego (wg paragrafów);

g) mechanizmy transformacji planu z układu paragrafowego na zadaniowy;

h) wersjonowanie planu.Planowanie i realizacja budżetu tradycyjnego oraz budżetu zadaniowego.

WF.27 Budżetowanie operacyjne 2

WF.28 Dostęp do danych przeniesionych do archiwum. 1

WF.29 Kalkulowanie budżetu globalnego oraz szczegółowego. 1


ID Opis

Prio

ryte

t Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.30 Automatyzacja procedury akceptacji planu budżetu rocznego (workflow). 1

Obszar budżetu dla jednostek oświatwychWF.31 Budowa projektu planu finansowego w obszarze dochodów i

wydatków budżetowych dla wszystkich typów jednostek oświatowych.

1

WF.32 Przeliczanie kosztów związanych z realizacją planowanej organizacji z uwzględnieniem dwóch arkuszy opisujących organizację w roku budżetowym.

1

WF.33 Planując wydatki rzeczowe placówki w szczegółowości: zadanie - dział - rozdział - paragraf - pozycja klasyfikacji budżetowej.

1

WF.34 Zatwierdzanie projektów w obowiązujący plan finansowy. 1

WF.35 Składanie wniosków o zmianę w planie przez jednostki oświatowe.

1

WF.36 Wprowadzenie, analizę i monitoring wykonania planów finansowych i dokumentów bilansowych pojedynczej jednostki organizacyjnej, a także w ujęciu zbiorczym.

1

Na podstawie zgromadzonych danych przygotowywanie wydruków dla poszczególnych jednostek sprawozdawczych, jak i zbiorczo:

WF.37 sprawozdań budżetowych : RB-27s, Rb-28s, Rb-Z, Rb-N, Rb-WSa, Rb-27ZZ, Rb-50, Rb-34s

1

WF.38 sprawozdań finansowych: bilans, rachunek zysków i strat, zestawienie zmian w funduszu, bilans skonsolidowany

1

WF.39 projektu i planu finansowego 1

WF.40 wniosku o zmianę 1

Weryfikację następujących zależności w zakresie wydatków i w zakresie dochodów:

WF.41 wydatki wyższe niż plan, 1

WF.42 wydatki + zobowiązania wyższe niż plan, 1


ID Opis

Prio

ryte

t Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.43 wydatki + zobowiązania wyższe niż zaangażowanie 1

WF.44 zaangażowanie wyższe od planu i niższe od wydatków, 1

WF.45 dochody wykonane + (należności pozostałe do zapłaty - nadpłaty) = należności,

1

WF.46 dochody wykonane wyższe niż dochody otrzymane. 1

WF.47 Składnie wniosków o zapotrzebowanie środków pieniężnych przez jednostki oświatowe i rejestrację przepływu środków pieniężnych między JST a jednostkami oświatowymi.

1

Proces – Planowanie Wieloletniej Prognozy Finansowej MiastaWF.48 Zgłoszenie zadania inwestycyjnego – wypełnienie formularza,

ocena, weryfikacja, tworzenie listy zadań do objęcia WPF 2

WF.49 Tworzenie i modyfikacja Wieloletniej Prognozy Finansowej w zadanym okresie czasu. 1

WF.50 Modyfikacja budżetu rocznego i WPF. Zmiana struktury budżetu podczas trwającego okresu budżetowego ze względu np. na zmianę struktury organizacyjnej, prawa, struktury wydatków, nowych przedsięwzięć, rzeczywistych wydatków.

1

WF.51 Automatyzacja procedury akceptacji planu budżetu wieloletniego (workflow). 1

Proces – Realizacja budżetuWF.52 a) realizacja dochodów i wydatków zgodnie z planem i

harmonogramem;b) obsługa zmian własnych w planie, w granicach przyznanych

kompetencji (np. w określonych paragrafach) z zapamiętaniem ich historii – wprowadzane zmiany są widoczne w czasie rzeczywistym w budżecie Miasta;

c) wnioskowanie do UM o dokonanie zmian w planie (rejestrowane); wzór wniosku definiowany przez użytkownika; rejestr wniosków; sformalizowana decyzja dysponenta (akcept, częściowy akcept, odrzucenie, zawieszenie wniosku); dla budżetu zadaniowego zabezpieczenie definicji mierników i nazw mierników i ich wielkości planowanych oraz zrealizowanych;

d) zatwierdzanie/odrzucanie (całkowite/częściowe) przez UM

1


ID Opis

Prio

ryte

t Wykonawca

STD MDF Uwagi

wniosków o zmiany w planie;e) kontrola zgodności budżetu tradycyjnego (paragrafowego) i

zadaniowego (plan i realizacja); f) kontrola dokonywania zmian w planie z zastosowaniem

mechanizmów weryfikujących;g) dopuszczalność zmian w określonych pozycjach planu;h) dopuszczalność zmian w granicach wolnych środków w

planie;i) bilansowanie się zmian.

WF.53 Możliwość rezerwowania środków w ramach budżetu dla realizacji określonych zadań/umów. 1

WF.54 Obsługa planów zakupowych: w odniesieniu do źródeł finansowania, wg rodzajów kosztów i grup budżetowych.

1

WF.55 Korekta kosztów i podatku VAT zgodnie z aktualnie obowiązującymi ustawami. 1

WF.56 Szczegółowa alokacja kosztów ogólnych jednostki (do poszczególnych obiektów, zespołów funkcjonalnych). 1

WF.57 Automatyczne odzwierciedlanie wpływu planu rocznego i zmian planu na plan wieloletni. 1

Proces – Monitorowanie wykonania i sprawozdawczość budżetowa.

WF.58 Kontrola i monitoring: kwot budżetu (blokada przekroczeń, z możliwością

autoryzacji wymaganych deficytów), realizacji budżetu w odniesieniu do powiązanych

dokumentów (m.in. faktur, zapłat, stanu kont), możliwość podziału na jednostki organizacyjne realizacji

budżetu, odniesienie do źródeł wydatków i finansowania, zestawienie wartości wykonania budżetu za okres w różnych

układach (organizacyjnym, rodzaju budżetu), tworzenie raportów wartości odchyleń od planowanych

budżetów w dowolnym momencie.

1

WF.59 Eksport danych z zakresu sprawozdawczości oraz planów budżetowych do systemu Besti@. 1


ID Opis

Prio

ryte

t Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.60 Możliwość powiązania zapisów z określonymi paragrafami budżetowymi. 1

WF.61 Automatyczne przypisanie grupy operacji do kwot (dochód/wpływ, wydatek/koszt/zaangażowanie, środki pieniężne).

1

WF.62 Tworzenie raportów umożliwiających analizę zapisów w odpowiedni sposób, zarówno od strony dokumentów i kont księgowych, jak i od strony pozycji klasyfikacji budżetowych.

1

WF.63 Możliwość tworzenia własnych raportów dotyczących danych budżetowych 1

WF.64 Program Zadań Społecznych i Gospodarczych [dysponent, zadanie, zakres rzeczowy, plan, jednostka pomocnicza, oznaczenie (J, WPI, UE/WPI, BO); dane finansowe powinny być automatycznie pobierane z budżetów jednostkowych poszczególnych komórek i jednostek organizacyjnych, zakres rzeczowy uzupełniany przez dysponentów środków budżetowych. Możliwość prezentowania planu i wykonania Programu Zadań Społecznych i Gospodarczych za dany okres.

2

1.3.4. Opis wymagań obszaru „Finanse i Księgowość”

ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

RACHUNKOWOŚĆ

WF.66 Rejestrowanie struktury:

przychodów i kosztów,

dochodów i wydatków,

w podziale na poszczególne jednostki organizacyjne.

1


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.67 Odzwierciedlenie założeń i struktury budżetu jednostki organizacyjnej, w tym struktury dla: Księgi Głównej i Ksiąg Pomocniczych Budżetu

Księgi Głównej i Ksiąg Pomocniczych Jednostek Budżetowych (w tym Urzędu Miasta) i Zakładów Budżetowych.

1

WF.68 Definiowanie wielu ksiąg głównych i pomocniczych. 1

WF.69 Definiowanie jednoczesne dla wszystkich ksiąg głównych i/lub pomocniczych (łącznie/oddzielnie) lub dla wybranych.

2

WF.70 Księgowanie w nowym roku obrachunkowym przed zamknięciem starego.

1

WF.71 Księgowanie równolegle w kilku okresach obrachunkowych (ubiegły – bieżący miesiąc, stary – nowy rok). Obsługa zadeklarowanej liczby okresów obliczeniowych.

1

WF.72 Definiowanie statusu okresu obrachunkowego (otwarty, zamknięty).

1

WF.73 Zapewnienie ciągłości danych w kolejnych latach obrachunkowych (zgodność bilansu zamknięcia – BZ starego roku i bilansu otwarcia – BO nowego roku). Automatyczne otwierania BO dla nowego roku na podstawie zapisów w księgach roku starego z uwzględnieniem korekt powstających na skutek księgowania w okresach specjalnych (np. miesiące 13-16 dla roku starego). Możliwość ręcznego wprowadzania BO, dokonywania ręcznych korekt BO i BZ.

1

WF.74 Bezpośrednie przejście od danych sumarycznych konta do odpowiednich zapisów księgowych i dokumentów źródłowych (np. poprzez metodę „drill-down” – rozwijania danych zagregowanych do danych szczegółowych).

1


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.75 Wyszukiwanie danych na kontach wg różnych kryteriów m.in.: numeru konta, wartości transakcji, okresu księgowania, danych klasyfikacji budżetowej, sposobu finansowania - np.: zadania własne gminy/powiatu, zadania zlecone: gminie/ powiatowi/dysponentowi, itp.

1

WF.76 Dostęp do obrotów, bilansu i zapisów na kontach w różnych zakresach m.in.: danych aktualnych, danych historycznych, danych budżetowych, pojedynczego okresu, wielu okresów.

1

WF.77 Definiowanie różnych zestawień zapisów księgowych m.in.: według numeru konta, dat, treści, numeru dziennika, dysponentów, sposobów finansowania.

1

WF.78 Definiowanie różnych zestawień dowodów: np. według symbolu, numeru, daty, kontrahenta, jednostek, definiowalnych grup jednostek.

1

WF.79 Definiowanie różnych zestawień obrotów i sald: np. na określony dzień, od początku roku, dla dowolnego miesiąca. Możliwość generowania potwierdzeń sald do kontrahentów pojedynczo lub zbiorczo (na określony dzień) wraz z ewidencją.

1

WF.80 Wykaz kont z saldem zerowym, niezerowym, z obrotami zerowymi i niezerowymi w dowolnym okresie na dowolny dzień.

1

WF.81 Zestawienie obrotów miesięcznie, narastająco, w okresie od – do, w zakresach: od konta do konta, sumarycznie lub analitycznie dla grupy kont/maski konta, jednostek, definiowalnych grup jednostek, itp.

1

WF.82 Możliwość generowania różnych zapytań dotyczących płatności np.: wyszukiwanie na podstawie rozliczonych płatności.

1


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.83 Automatyzacja procesu akceptacji wybranych czynności (potrzeb) lub operacji księgowych w zakresie określonych (przepisami prawa i uregulowaniami wewnętrznymi jednostki) kompetencji (workflow).

1

PLAN KONT

WF.84 Dowolne określenie formatu konta (długość, liczba segmentów, struktura, opis). Możliwość budowania planu kont z uwzględnieniem dowolnej liczby poziomów analityki lub możliwością prowadzenia wielowymiarowej analityki do kont syntetycznych.

1

WF.85 Automatyczne rozliczanie kosztów (dokonywanie przeksięgowań) według określonych przez użytkownika algorytmów. Dynamiczne obliczanie kluczy podziałowych na bazie kont analitycznych.

1

WF.86 Podczas księgowania: wyświetlanie dokumentów, możliwość wyszukiwania kont wg różnych parametrów: wg nazwy, nr konta, wybranych kilku znaków, możliwość stosowania przy wyszukiwaniu znaków zastępujących (jeden lub ciąg znaków).

1

WF.87 Definiowanie i konfigurowanie kont ze względu na:

charakter i rodzaj (syntetyczne/analityczne),

zapisy (jednostronne/dwustronne),

typ: rozrachunkowy, wynikowy, bilansowy, pozabilansowy,

sposób powstawania zapisów:

o automatyczny (np. poprzez przeniesienie z innych modułów ewidencyjnych lub systemów zewnętrznych),

o ręczny, itp.

1


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.88 Dodawanie konta w planie kont w dowolnym czasie, na dowolnym poziomie struktury organizacyjnej (dostępność do tej funkcji tylko dla wybranej grupy użytkowników).

1

WF.89 Wybór dowolnego sposobu zamknięcia konta: przeniesienie salda, przeniesienie nierozliczonych zapisów.

1

WF.90 Możliwość blokady księgowania na wybranych kontach. 1

WF.91 Centralna (wspólna) baza danych słownikowych, np.: konta, adresy budżetowe (rozdziały, paragrafy, kontrahenci, banki, stawki VAT, rodzaje dokumentów księgowych, dekretacji księgowych, itp. dla wszystkich jednostek organizacyjnych.

1

WF.92 Definiowanie wspólnego (obligatoryjnego) dla danej grupy jednostek organizacyjnych (np. jednostki oświatowe) planu kont i reguł księgowania w celu utrzymania homogeniczności ewidencyjno-sprawozdawczej.

1

WF.93 Automatyczna dostępność zapisów dla kont syntetycznych i analitycznych wyższych szczebli na podstawie zapisów z kont odpowiadających im analityk szczebli niższych (mechanizm tzw. ewidencji równoległej).

1

KSIĘGOWANIE

WF.94 Ewidencja księgowa zdarzeń gospodarczych, w tym operacji gospodarczych lub otrzymanie informacji (dokumentu źródłowego lub transmisji przelewów z systemu bankowego) o wystąpieniu takiego zdarzenia lub operacji, z którym związany jest obowiązek prawny, lub dla którego ustalono obowiązek zapisu w księgach rachunkowych poszczególnych jednostek zgodnie z ZPK i wymogami rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont…. (t.j. Dz. U. z 2013 r. poz. 289 ze zmianami), zwłaszcza z obowiązkiem

1


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

prowadzenia ewidencji szczegółowej do konta 130 w szczegółowości planu finansowego dochodów i wydatków budżetowych, w szczególności obejmująca:

uznania (w tym wpływów kasowych), obciążenia (w tym obciążenia kasowe), zobowiązania, należności, korekty, środki trwałe, wartości niematerialne i prawne, wynagrodzenia, zapasy magazynowe, udziały i akcje.

Dokumenty księgowe w systemie muszą obejmować kompletne zaewidencjonowanie nie tylko w obszarze rachunkowości finansowej (konta Księgi Głównej) ale również tam, gdzie jest to wymagane, w obszarze rachunkowości budżetowej (co najmniej: działy, rozdziały, paragrafy, zadania, wydatki strukturalne) w sposób gwarantujący ujęcie memoriałowe (koszt/przychód) i kasowe (wydatek/dochód) i raportowanie sprawozdawcze z wydatków/dochodów w odpowiednim układzie:

Plan Zaangażowanie Wydatki/Dochody Zobowiązania (w tym wymagalne)/Należności (w tym

wymagalne/ długoterminowe)

WF.95 Unikalny numer dowodu. 1

WF.96 Dziennik zapisów księgowych w układzie chronologicznym. 1


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.97 Usuwanie błędnych dokumentów wprowadzonych do ewidencji przed ich ostateczną akceptacją (z zaewidencjonowaniem historii obiegu dokumentu przed usunięciem).

1

WF.98 Rejestrowanie wszelkich zapisów i zmian zapisów z jednoznacznym identyfikowaniem operatora dokonującego zmian.

1

WF.99 Zbiory robocze dla każdego użytkownika (księgowanie paczkami). 1

WF.100 Poprawa dekretów w zbiorach roboczych przed zaksięgowaniem. 1

WF.101 Symbole dowodów zdefiniowane przez użytkownika. 1

WF.102 Opis dowodu. 1

WF.103 Opis każdej pozycji w dowodzie (uzależnione od rodzaju dowodu, możliwość podziału dowodu).

1

WF.104 Podpowiedź stanu konta (dla wybranych kont i wskazanych użytkowników).

1

WF.105 Wyświetlanie nazwy konta przy księgowaniu. 1

WF.106 Kontrola poprawności dowodu pod względem: występowania konta w planie kont, sumy kontrolnej rejestru dowodów itp. na etapie rejestracji, dekretacji i księgowania. Możliwość ustawienia trybu akceptacji dowodu księgowego przed wpisaniem do księgi (dwuetapowość zapisu dowodów księgowych) z obligatoryjnym buforowaniem dowodów niezaksięgowanych (np. zapamiętanie/ zaksięgowanie). Możliwość tworzenia zestawień niepowiązanych dokonanych wpłat z należnościami.

1

WF.107 Księgowanie w dowolnym momencie. 1


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.108 System powinien pozwalać na powtórne rozliczenie i zamknięcie okresu bez konieczności dokonywania korekty.

1

WF.109 Automatyczne księgowanie na różnych kontach podczas wprowadzania transakcji. Automatyczne księgowanie wpłat na indywidualne karty kontowe podatników/kontrahentów dokonywanych w kasie UM Katowice (online)

1

WF.110 Stornowanie zaksięgowanych dekretów (storno czarne i czerwone).

1

WF.111 Ułatwienia wyszukiwania dowodów poprzez np.: nr dowodu, symbol dowodu, nr dziennika, datę księgowania, datę systemową, osobę która zaksięgowała dowód, klasyfikację budżetową, sposób finansowania: zadania własne gminy/powiatu/ dysponenta, zlecone gminie/powiatowi/ dysponentowi, itp.

1

WF.112 Definiowalne i konfigurowalne automatyczne księgowanie dowodów (operacji) z innych obszarów systemu: ewidencji majątku (w tym amortyzacji), gospodarki materiałowej, zakupów, sprzedaży z różnych obszarów działalności Urzędu i poszczególnych jednostek podległych, ewidencji i naliczania płac, jak również z/do systemów zewnętrznych, zarówno na poziomie wymiany plików jak i usług w klasie webservice.

1

WF.113 Możliwość zdefiniowania mechanizmu importu dokumentów księgowych do systemu ERP w celu załadowania ich do systemu (np. faktury flotowe dla samochodów służbowych, usługi telekomunikacyjne, itp.).

1

WF.114 Rejestracja dokumentu, w tym dokumentu zaangażowania (np. umowa cywilno-prawna, faktura, inne zobowiązanie).

1


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.115 Automatyczna kontrola zgodności rejestrowanych dokumentów finansowych/zobowiązań z planem i zapisem na kontach zaangażowania oraz z poszczególnymi dokumentami zaangażowania w celu uniemożliwienia zaksięgowania kosztu/wydatku powyżej konkretnego zaangażowania (np. kwoty wynikającej z umowy).

2

WF.116 Wszystkie rejestry są prowadzone zgodnie z przepisami prawnymi (np. zasady zaokrąglania).

1

WF.117 Możliwość planowania, księgowania, rozliczania i sprawozdawania programów finansowanych z udziałem środków europejskich oraz innych środków ze źródeł zagranicznych niepodlegających zwrotowi.

1

WF.118 Możliwość definiowania i kontrolowania księgowania budżetowego, co najmniej w układzie tradycyjnym i zadaniowym poprzez np. tworzenie dla każdej jednostki organizacyjnej (jednostki budżetowej, zakładu budżetowego) odrębnej listy tzw. adresów budżetowych (np.: źródło finansowania, rozdział, paragraf, zadanie) dozwolonych do księgowania planu i jego realizacji.

2

WIELOWALUTOWOŚĆ

WF.119 Możliwość wprowadzania i księgowania dokumentów w walutach obcych (księgowanie dokumentu w walucie obcej z jednoczesnym przeliczeniem po odpowiednim kursie w zależności po operacji).

2

WF.120 Wystawianie faktur w walutach obcych. 2

WF.121 Rejestrowanie faktur obcych, zagranicznych. 2


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.122 Rozliczanie transakcji w walutach obcych, z jednoczesnym automatycznym wyliczaniem i księgowaniem zrealizowanych różnic kursowych, od płatności częściowej oraz rozliczenia całkowitego.

2

WF.123 Automatyczna obsługa niezrealizowanych różnic kursowych od niezapłaconych faktur w czasie sporządzania bilansu.

2

WF.124 Analiza rozrachunków i kont wg struktury walutowej. 2

WF.125 Obsługa słownika walut. 2

WF.126 Definiowanie walut. 2

WF.127 Interfejs do systemów bankowych służący do zasilenia systemu ERP tabelami kursów.

2

WF.128 Obsługa historycznych danych o zmianach kursów. 2

WF.129 Generowanie przelewów walutowych, import do systemu wyciągów walutowych

2

NALEŻNOŚCI


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.130 Ewidencja księgowa dochodów, w tym:

księgowanie na podstawie przyjmowanych danych od komórek merytorycznych (przez system informatyczny wewnętrzny lub zewnętrzny bądź wprowadzane na podstawie dokumentacji papierowej),

księgowanie na podstawie wpływów środków,

sporządzanie płatności w zakresie dochodów budżetowych,

zgłaszanie przedpłat do podatku VAT,

rozliczanie podatku VAT z uwzględnieniem terminów powstania obowiązku podatkowego w zależności od rodzaju płatności.

1

WF.131 Obsługa e-faktur wystawionych przez UMK oraz JO. 1

WF.132 Ewidencja planowanych należności: umów, faktur oraz informacji dotyczących środków pieniężnych.

1

WF.133 Automatyczne naliczanie odsetek: na dany dzień, według zmiennego w czasie wskaźnika. Możliwość proporcjonalnego rozliczania dokonanych wpłat.

1

WF.134 Definiowanie wskaźnika odsetek oraz ręcznego wprowadzania odsetek na podstawie umowy.

1

WF.135 Definiowanie liczby dni w miesiącu i roku dla potrzeb naliczania odsetek z uwzględnieniem specyfiki naliczania odsetek w zależności od rodzaju należności. Możliwość generowania zestawień odsetek od należności zapłaconych po terminie i od należności niezapłaconych.

1


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.136 Generowanie wezwań do zapłaty, monitów, przelewów, upomnień, tytułów wykonawczych, not odsetkowych, potwierdzeń sald. Możliwość wysyłania korespondencji windykacyjnej na adresy mailowe zapisane w kartotekach kontrahentów. Umieszczanie na dokumentach windykacyjnych stanu zadłużenia i odsetek na dowolny dzień wg wskazania w dokumencie.

1

WF.137 Rejestrowanie w systemie wysłanych wezwań do zapłaty, wydanych monitów, przelewów, not odsetkowych, potwierdzeń sald. Możliwość generowania monitów z wykorzystaniem komunikacji elektronicznej (SEKAP, ePUAP, e-mail, sms)

1

WF.138 Możliwość automatycznego wyliczenia kwoty odsetek na wygenerowanym monicie, wezwaniu do zapłaty wg aktualnej stawki odsetek obowiązującej w dniu wygenerowania monitu, wezwania. Sporządzanie zestawień – zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

1

WF.139 Możliwość wsparcia procesu windykacyjnego przez skonfigurowanie w systemie procesu WorkflowworkflowWorkflow, pozwalającego na definiowanie różnych przebiegów procesu w zależności np. od typu kontrahenta, wielkości zadłużenia, itp.

2

WF.140 Anulowanie odsetek. 1

WF.141 Zestawienie należności: za dowolny okres, powyżej kwoty na dany dzień, wg nazwy lub numeru podatnika/kontrahenta (stabilność danych w generowanych zestawieniach niezależnie od daty ich sporządzenia).

1

WF.142 Wychwytywanie opóźniających się płatności (np. wydruki, automatyczne powiadamianie systemu o zaległościach).

1


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.143 Prowadzenie windykacji należności budżetowych, w tym obsługa rozłożeń spłaty kwot należnych na raty. Konfiguracja systemu powinna umożliwiać prowadzenie windykacji jednostkowej i scentralizowanej (dane dłużnika i wszystkie jego zobowiązania wobec UM i jednostek podległych są dostępne zarówno w jednostce, w której powstał tytuł dłużny jak i np. w centrum windykacyjnym). Możliwość zdefiniowania procesów workflow dla prowadzenia windykacji.

1

WF.144 Analiza należności zapłaconych wg terminu zapłaty (przed terminem zapłaty, w terminie zapłaty, przeterminowane pogrupowane w okresy przeterminowania definiowalne z poziomu użytkownika np. 10, 30, 60, 90 dni).

1

WF.145 Analiza należności niezapłaconych wg terminu zapłaty (przed terminem zapłaty, w terminie zapłaty, przeterminowane pogrupowane w okresy przeterminowania definiowalne z poziomu użytkownika np. 10, 30, 60, 90 dni).

1


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

ZOBOWIĄZANIA

WF.146 Ewidencja księgowa wydatków, w tym:

weryfikacja i księgowanie, na podstawie przyjmowanych danych od komórek merytorycznych (przez system informatyczny wewnętrzny lub zewnętrzny i otrzymanych w wersji papierowej) sprawdzonych pod względem merytorycznym i formalnorachunkowym, zatwierdzonych do wypłaty przez głównego księgowego i przez dysponenta środków,

weryfikacja umów i przekładanie do akceptacji Głównemu Księgowemu,

sporządzanie płatności z planu wydatków budżetowych w zakresie:

o zakupu towarów i usług, w tym: usług budowlano-montażowych, składników majątkowych i zapasów magazynowych,

o udzielania dotacji budżetowych i ich rozliczania,o naliczania i wypłaty wynagrodzeń,o rozliczania delegacji krajowych i zagranicznych,o rozliczania zaliczek dla pracowników,o wnoszenia aportów od spółek prawa handlowego,o realizacja innych wydatków zgodnie z przepisami

prawa.

1

WF.147 Ewidencja planowanych zobowiązań: umów, faktur oraz informacji dotyczących środków pieniężnych.

1


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.148 Możliwość ustawiania (wyliczania) terminu realizacji danej płatności z zapamiętaniem terminu pierwotnego wynikającego z dokumentu. Wyliczanie na podstawie danych stałych będących cechą danego kontrahenta (automatycznie: najpóźniej jak ustalono z dostawcą) z możliwością ręcznej zmiany tego terminu.

1

WF.149 Możliwość dokonywania płatności częściowych. 1

WF.150 Lista wymaganych płatności na dany dzień. 1

WF.151 Informowanie o zaległych płatnościach: dla obecnego okresu, od daty do daty, dla dostawcy.

1

WF.152 Przypisanie zobowiązania do działu, rozdziału, paragrafu klasyfikacji budżetowej, konta, inwestycji, dysponenta i sposobu finansowania.

1

WF.153 Wybór sposobu płatności: wszystkie płatności od daty, według priorytetu, według nazwy dostawcy.

1

WF.154 Zestawienie zobowiązań: za dowolny okres, powyżej kwoty, dla kontrahenta.

1

WF.155 Grupowanie zobowiązań wg różnych kryteriów: walutowe, krajowe, pracownicy, wg rejonów, rodzajów rozrachunku.

1

WF.156 Możliwość blokowania faktury do płatności ze wskazaniem przyczyny blokady.

1


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.157 Zarządzanie płynnością finansową poszczególnych jednostek poprzez deklarowanie (ustawianie) kwot środków dostępnych na wydatki na poszczególne dni (np. dekady, miesiąca, kwartału, roku) – tzw. harmonogram wydatków i bieżące, automatyczne kontrolowanie przez system kolejnych dokumentów zobowiązań dopisywanych do planowanych do zapłaty na konkretny dzień lub okres przypadający w harmonogramie wydatków.

2

WF.158 Zarządzanie płynnością budżetu na poziomie UM poprzez np. raportowanie potrzebnych na poszczególne dni/okresy środków na podstawie danych z poszczególnych jednostek.

2

WF.159 Obsługa e-faktur. 1

OBSŁUGA PODATKU VAT

WF.160 Konfigurowalna tabela stawek podatkowych z uwzględnieniem okresów ich obowiązywania.

1

WF.161 Tworzenie nowych i modyfikacja istniejących stawek podatkowych VAT wraz z określaniem parametrów automatów księgujących bez ingerencji programistycznej.

1

WF.162 Wystawianie faktur i faktur korygujących oraz innych niezbędnych dokumentów. Możliwość generowania rejestrów z wystawionych dokumentów. Możliwość wyszczególnienia nabywcy i płatnika na generowanych fakturach.

1

WF.163 Automatyczny rejestr faktur VAT (zakupu i sprzedaży). 1

WF.164 Rejestr faktur korygujących. 1

WF.165 Kwalifikacja faktur VAT do dowolnego okresu. 1

WF.166 Wydruk rejestru faktur VAT wg wskazanych warunków. 1


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.167 Rozliczenie VAT na poziomie miasta na podstawie danych w zakresie VAT wprowadzanych przez jednostki. Możliwość tworzenia deklaracji cząstkowych i elektroniczne przesyłanie danych i rejestrów sprzedaży i zakupu VAT do Komórki zajmującej się centralnym rozliczaniem podatku VAT. Możliwość sporządzania i wysyłania elektronicznego pliku JPK.

1

OPERACJE BANKOWE

WF.168 Generowanie pojedynczych przelewów lub możliwość segregowania ich w „paczki” do wysłania do systemu bankowego, na podstawie terminów płatności dokumentów.

1

WF.169 Ewidencja przelewów. 1

WF.170 Obsługa połączenia z systemem bankowym, możliwość realizacji płatności własnych w formie przelewów elektronicznych oraz księgowania wyciągów obcych.

1

WF.171 Dostępność standardowych interfejsów do systemów bankowych oraz możliwość modyfikowania interfejsów i definiowania nowych. Możliwość konfiguracji połączeń z systemami bankowymi poprzez interfejsy klasy B2B z wykorzystaniem funkcjonalności mikrorachunków.

1

WF.172 Automatyczne przyporządkowywanie zapłat do dokumentów należności i zobowiązań. Automatyczne rozliczanie pozycji wyciągów bankowych z dowodami zobowiązań i należności (w tym przede wszystkim z obszaru płac) z uwzględnieniem funkcjonalności mikrorachunków. Możliwość obsługi masowych płatności na indywidualne konta kontrahentów (płatników) – SIMP.

1

WF.173 Kilka rachunków bankowych dla jednego odbiorcy. 2


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.174 Generowanie zapotrzebowania na gotówkę z programu FK do systemu bankowego.

2

WF.175 Prowadzenie kartoteki przedsiębiorców wnoszących należyte zabezpieczenie umowy w wersji papierowej i pieniężnej, odrębnie dla każdej umowy z terminem obowiązywania zabezpieczenia.

1

WF.176 Automatyczne wyliczenie odsetek bankowych zarejestrowanych w systemie (zgodnie z zawartą umową z bankiem finansującym) w celu naliczania odsetek od wniesionych kaucji, wadiów.

1

WF.177 Obsługa przelewów zagranicznych. 2

WF.178 Obsługa przekazów pocztowych i współpraca z systemami elektronicznych przekazów udostępnianych przez operatorów pocztowych.

1

OPERACJE KASOWE

WF.179 Zapewnienie kontroli ciągłości operacji kasowych danej kasy np. zgodności stanu salda zamknięcia kasy z saldem otwarcia kasy itp.

1

WF.180 Automatyczne numerowanie raportów kasowych i ich pozycji, oraz sporządzanie raportów kasowych

1

WF.181 Możliwość ręcznej ingerencję w numerację i datę sporządzenia raportów kasowych

1

WF.182 Zapewnienie obsługi operacji kasowych złotowych, w tym: obsługę rozliczeń gotówkowych z pracownikami, obsługę rozliczeń gotówkowych z kontrahentami, przyjmowanie i wypłacanie wadium

1

WF.183 Dla każdej kasy system musi rejestrować operacje w ramach raportów kasowych

1


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.184 System musi zapewnić obsługę raportów kasowych za różny okres, w tym dziennych, tygodniowych, dekadowych, miesięcznych

1

WF.185 Możliwość drukowania raportów kasowych oraz dokumentów KP, KW na zwyczajowo stosowanych szablonach

1

WF.186 Możliwość wykonania inwentaryzacji w kasie, wraz z rejestracją posiadanych ilości nominałów

1

WF.187 Blokada edycji raportu kasowego przez wielu kasjetów rozumiana jako sytuacja, w której tylko jeden kasjer ma dostąp do danego raportu kasowego, a inni kasjerzy nie mogą go zmieniać

1

WF.188 Możliwość prowadzenia dla jednej kasy wielu raportów kasowych w jednym dniu

2

WF.189 Możliwość wydruku dokumentu informującego o wypłacie zaliczki 1

WF.190 Bezpośrednie powiązanie dokumentów kasowych z modułami obsługującymi opłaty

1

WF.191 Automatyczne księgowanie dokumnetów wchodzących w skaład raportu kasowego, każdy wg swojego typu

1

WF.192 Możliwość wygenerowania aktualnego tytułu płatniczego z modułów obsługujących opłaty z uwzgolędnieniem zadłużenia i odsetek z tyt. zadłużenia na dany dzień

1

WF.193 Możliwość wygenerowania zbiorczego dokumentu informującego o wysokości zobowiązań wynikających z różnych tytułów

2

WF.194 Obsługa kodów kreskowych i QR code 1

WF.195 Obsługa termionali płatniczych przynajmniej systemów VISA i MASTERCARD oraz systemu ŚKUP

1


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.196 Obsługa drukarek paragonowych 1

SPRAWOZDAWCZOŚĆ

WF.197 Automatyzacja procedury akceptacji sprawozdań (workflow). 2


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.198 Generowanie sprawozdań (na poziomie jednostki, grup jednostek, własnych UM oraz zbiorczych UM i jednostek) na podstawie danych zgromadzonych w systemie, zakres:

sprawozdawczość finansowa, w tym:

o bilans,

o rachunek zysków i strat,

o zestawienie zmian w funduszu.

sprawozdawczość w zakresie operacji finansowych (długu sektora finansów publicznych),

sprawozdawczość budżetowa w tym:

o dochody,

o wydatki,

sprawozdawczość z wydatków strukturalnych,

sprawozdawczość do budżetu zadaniowego,

sprawozdania rzeczowo-finansowe, w tym:

o realizacja zadań społeczno-gospodarczych,

o realizacja wieloletniego programu gospodarowania zasobem lokalowym,

o realizacja programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem miasta Katowice,

o rozliczeń z GUS,

o rozliczeń z ZUS,

o rozliczeń z Urzędem Skarbowym,

o rozliczeń POL-on,

o rozliczeń PFRON (z możliwością eksportu danych do systemu SODIR),

o rozliczeń ZFŚS,

1


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi


1.3.5. Opis wymagań obszaru „Zarządzanie Zasobami Ludzkimi i Obsługa Płac”

ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

Planowanie zatrudnienia

WF.201 Tworzenie i zarządzanie strukturą organizacyjną i zatrudnienia w UM, tworzenie komórek organizacyjnych, stanowisk pracy z przyporządkowaniem im zadań i kompetencji wymaganych na tym stanowisku, podległości, przypisywanie osób, pełnionych funkcji, warunków i statusu zatrudnienia (zdefiniowanie i wprowadzenie słowników w obszarze kadr i płac).Zdefiniowana struktura organizacyjna jest dostępna we wszystkich modułach systemu ERP.

1

WF.202 Tworzenie i zarządzanie strukturą organizacyjną i zatrudnienia w każdej z Jednostek Organizacyjnych (objętych wdrożeniem), tworzenie komórek organizacyjnych, stanowisk pracy z przyporządkowaniem im zadań i kompetencji wymaganych na tym stanowisku, podległości, przypisywanie osób, pełnionych funkcji, warunków i statusu zatrudnienia (zdefiniowanie i wprowadzenie słowników w obszarze kadr i płac).

2

WF.203 Odwzorowanie struktury organizacyjnej i zatrudnienia w każdej z Jednostek Organizacyjnych (objętych wdrożeniem) (zdefiniowanie i wprowadzenie słowników w obszarze kadr i płac).

1


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.204 Wprowadzanie zmian w strukturze organizacyjnej i zatrudnienia poprzez jej zmianę z poziomu użytkownika (bez konieczności ingerencji w kod źródłowy). Przydzielanie, przenoszenie osób / komórek organizacyjnych musi być zrealizowane w sposób zautomatyzowany tj. bez konieczności ręcznego, jednostkowego wprowadzania zmian poszczególnych osób / komórek organizacyjnych.Wprowadzanie zmian z zachowaniem historii zmian o czasie wykonania zmiany oraz informacji o osobie, która dokonała zmiany.

1

WF.205 Ewidencjonowanie zapotrzebowania na zasoby kadrowe, wypełnianie wniosków o przydzielenie etatu, tworzenie zestawień z wnioskowanych i przyznanych etatów w podziale na komórki organizacyjne (np. wydziały, komórki).

2

WF.206 Tworzenie planu etatów dla poszczególnych jednostek organizacyjnych (opcjonalnie z wykorzystaniem informacji z zapotrzebowania).

1

WF.207 Tworzenie zbiorczych planów etatów z zaewidencjonowanych planów etatów.

2

WF.208 Symulacja wdrożenia planu etatów (zatrudnienia) polegająca na wyliczeniu kosztów osobowych.

2

WF.209 Modyfikacja planów etatów, z ewidencją historii wprowadzonych zmian.

1

WF.210 Możliwość zdefiniowania w systemie dowolnych alertów dla użytkowników na podstawie wprowadzonych do systemu danych, przypominających np. o: kończących się badaniach pracowników, kończących się umowach, kończącym się dodatku okresowym, końcu długotrwałego okresu zwolnienia chorobowego, itp.

1


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

Rekrutacja

WF.211 Odzwierciedlenie w systemie procedury rekrutacji w formie naboru na stanowiska urzędnicze/kierownicze. Odzwierciedlenie procedury postępowania oraz zakresu gromadzonych danych i dokumentów, z możliwością wyłączenia / zmiany dowolnego z etapów z procedury rekrutacji w zależności od stanowiska jakiego dotyczy rekrutacja lub jednostki, dla której przeprowadzana jest rekrutacja. Implementacja procesu rekrutacji w module Zarządzania Dokumentacją.

1

WF.212 Odzwierciedlenie w systemie procedury rekrutacji na stanowiska pomocnicze/merytoryczne.Odzwierciedlenie procedury postępowania oraz zakresu gromadzonych danych i dokumentów, z możliwością wyłączenia każdego z etapów z procedury rekrutacji.

1

WF.213 Odzwierciedlenie w systemie procedury rekrutacji w formie konkursowej.Odzwierciedlenie procedury postępowania oraz zakresu gromadzonych danych i dokumentów, z możliwością wyłączenia każdego z etapów z procedury rekrutacji.

1

WF.214 Zarejestrowanie rekrutacji, poprzez wprowadzenie podstawowych danych dotyczących rekrutacji.

1

WF.215 Rejestracja aplikacji kandydatów z przypisaniem do zarejestrowanej rekrutacji przez użytkownika wewnętrznego.

1

WF.216 Rejestracja aplikacji kandydatów z przypisaniem do zarejestrowanej rekrutacji, realizowana poprzez wypełnienie formularza aplikacyjnego oraz wczytanie załączników przez osobę aplikującą.

2

WF.217 Rejestracja aplikacji kandydatów poprzez Portal Mieszkańca w ramach usługi eRekrutacja

1


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.218 Przeprowadzenie weryfikacji aplikacji (pierwszy etap naboru), poprzez możliwość przeglądania, rejestracji wyników weryfikacji aplikacji (w tym oznaczenie aplikacji osób, które przeszły do kolejnego etapu.

2

WF.219 Rejestracja wyników weryfikacji kandydata w drugim etapie naboru: rejestracja wyników egzaminu pisemnego, testów, wyników rozmowy kwalifikacyjnej.

2

WF.220 Zestawienie wyników kwalifikacji do podjęcia decyzji. 2

WF.221 Wybór i oznaczenie rekomendowanego kandydata do zatrudnienia, z możliwością załączenia wydanego dokumentu przez komisję).

2

WF.222 Automatyczne przenoszenie danych pozyskanych w procesie rekrutacji osób zatrudnianych (jednokrotność wprowadzania danych).

1

WF.223 Usunięcie danych z rekrutacji/naboru będzie realizowane automatycznie przez System z możliwością określenia czasu przechowywania lub ręcznie przez użytkownika.

2

WF.224 Informowanie kandydata o aktualnym stanie procesu rekrutacji poprzez środki komunikacji elektronicznej (e-mail, sms) lub przez portal

1

Dane pracownika

WF.225 Objęcie wspólną ewidencją wszystkich pracowników zatrudnionych na umowę o pracę oraz osób fizycznych zatrudnionych w ramach umów zleceń i umów o dzieło.

1


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.226 Utworzenie elektronicznych akt pracowniczych (zakres odpowiedni do rodzaju zawartej umowy).Rejestracja wszystkich wymaganych danych dotyczących pracownika, w tym m.in.: z zebranych w słowniku opisów stanowiska pracy, danych osobowych, historii zatrudnienia pracownika, kwalifikacji i doświadczenia, odbytych szkoleniach (wymaganych i dodatkowych), przebiegu służby przygotowawczej, danych o rodzinie, karach i wyrokach, nagrodach i odznaczeniach, odzieży roboczej, innych dodatkowych/ niesklasyfi-kowanych danych.

1

WF.227 Wprowadzanie danych w systemie zgodnie z przebiegiem zdarzeń odwzorowujących określone procesy kadrowe. Zapewnienie mechanizmu wprowadzenia wszystkich niezbędnych danych w określonym procesie (kontrola przez system wprowadzania danych obowiązkowych oraz walidacji danych, w odniesieniu do każdego opisanego w systemie procesu kadrowego). Zachowanie historii zmienianych danych, z informacją o dacie zmiany i użytkowniku modyfikującym, usuwającym lub dodającym nowy rekord do systemu.

1

WF.228 Wygenerowanie druków kadrowych (w tym m.in. umów, aneksów, wypowiedzeń, aktów powołania, aktów powierzających stanowisko dyrektora, porozumień zmieniających, świadectw pracy, zaświadczeń o zatrudnieniu/wynagrodzeniu) z Systemu na podstawie wcześniej zdefiniowanych szablonów, uzupełnionych o dane wprowadzone wcześniej dla pracownika (z elektronicznych akt pracownika), z możliwością ręcznego uzupełnienia/edycji danych.

1

WF.229 Wczytanie plików (zeskanowanych dokumentów) i powiązanie ich z elektronicznymi aktami pracownika (np. zaświadczeń o niekaralności, zaświadczeń od lekarza).

1


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.230 Wystawianie i rejestr delegacji krajowych i zagranicznych (prowadzenie głównego rejestru delegacji krajowych i zagranicznych); rozliczanie delegacji z uwzględnieniem pobranych zaliczek.

1

WF.231 Wydanie i rejestracja kart obiegowych. 1

WF.232 Monitorowanie dat w postaci alertu systemowego (przypominanie przez system o upływie terminów wybranych informacji np. czasowe przyznanie dodatków płacowych, konieczności sporządzenia oceny okresowej, szkoleń BHP, kontroli umów terminowych).

1

Płace

WF.233 Automatyczne naliczanie list płac (adekwatnie do warunków i sposobu zatrudnienia w dedykowanych dla list układach), w tym m.in. zawierających: wynagrodzenie zasadnicze; wynagrodzenie zasadnicze z prawami autorskimi; dodatek funkcyjny; inne dodatki; wynagrodzenie urlopowe; ekwiwalent za niewykorzystany urlop; świadczenia ZUS; wynagrodzenie za czas choroby; potrącenia indywidualne oraz wynikające z obowiązujących

przepisów prawnych, wprowadzanie dodatkowych wynagrodzeń wynikających z

nagród jubileuszowych, inne dowolne, wymagane w procesie naliczenia list płac w

UMK i podległych JO.

1


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.234 Automatyczne uwzględnienie w liście płac określonej formy absencji pracownika w trakcie rozliczanego miesiąca m.in.: urlop wychowawczy, bezpłatny; nieobecność usprawiedliwiona i nieusprawiedliwiona.

1

WF.235 Naliczanie należności z tytułu umów cywilno - prawnych zawieranych z pracownikami i osobami fizycznymi zatrudnionymi w ramach tych umów. Generowanie w systemie rachunków do umów cywilno-prawnych.

2

WF.236 Naliczanie zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa: składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne, zaliczki na podatek dochodowy, składki na Fundusz Pracy.

1

WF.237 Naliczanie zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa: chorobowego oraz wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy z powodu choroby.

1

WF.238 Naliczanie list korygujących - rozliczanie wszystkich list płac w związku z koniecznością dokonania wstecznych rozliczeń (np. wyrównanie, korekta) za dowolny okres.

1

WF.239 Obsługa potrąceń pracowniczych z uwzględnieniem kontroli maksymalnej kwoty potrącenia (np. potrącenia komornicze). Możliwość definiowania w systemie dowolnych rodzajów potrąceń, dodatków płacowych z zachowaniem na liście płac informacji z jakiego tytułu nastąpiło potrącenie, wypłata dodatku.

1

WF.240 Automatyczne uwzględnianie ulg i zwolnień podatkowych wynikających z ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych w trakcie rozliczania list płac (kontrola terminów i kwot), prowadzenie kartoteki podatkowej.

1

WF.241 Automatyczna kontrola przekroczenia kwoty granicznej podstawy ubezpieczeń (zaniechanie naliczania składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe), prowadzenie kartoteki ZUS.

1


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.242 Naliczanie składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne zgodnie z wymogami programu Płatnik ZUS (prawidłowe zaokrąglenia).

1

WF.243 Powiązanie składników danych płacowych ze składnikami wynagrodzenia oraz przeliczanie kwot zgodnie z systemem wynagrodzeń.

1

WF.244 Możliwość masowej zmiany wartości składnika płacowego, np. zwiększenie wartości o 10%. z określeniem tolerancji (do pełnych złotych, do dziesiątków złotych)

2

WF.245 W ramach tworzenia list płac określenie formy wypłat wynagrodzeń, w tym: podziału kwot na wpłatę w kasie i w formie przelewu, podziału na więcej niż jedno konto bankowe w podziale

kwotowym lub procentowym,,, podział procentowy lub stała kwota.

2

WF.246 Prowadzenie rejestru wszystkich list płac z określeniem tytułu oraz źródła finansowania.

1

WF.247 Naliczanie wykonania czynności (zadań) przez pracownika w zadanym okresie czasu wg czasu pracy, stawek i kwot za wykonanie.

2

WF.248 Eksport do programu Płatnik ZUS dokumentów rozliczeniowych za dany miesiąc.

1

WF.249 Automatyczne sporządzanie zestawów korygujących i eksport do programu Płatnik ZUS.

1

WF.250 Eksport niezbędnych danych kadrowych i płacowych do komponentu realizującego wymagania obszaru finansowo-księgowego.

1

WF.251 Dekretacja list płac zgodnie ze zdefiniowaną strukturą kosztową (Centra Kosztowe, Miejsca Powstawania Kosztów)

1

WF.252 Eksport danych do systemu SODIR 1


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

Zarządzanie czasem pracy

WF.253 Ewidencja danych oraz nanoszenie zmian w zakresie pełnego przebiegu zatrudnienia, w tym: planowego czasu pracy, stażu pracy, zmian i uzupełnień w zakresie kwalifikacji i doświadczenia, ważności szkoleń BHP i badań, ewidencja delegacji, obecności i absencji, wniosków i informacji urlopowej, zastępstw itp.

1

WF.254 Tworzenie i wykorzystywanie w systemie kalendarzy dla poszczególnych grup pracowników m.in. standardowe (8 godzinne oraz rozliczanie godzin nadliczbowych, nocnych), określenie pracy zmianowej, osób z orzeczoną niepełnosprawnością, matek karmiących, osób pracujących w niepełnym wymiarze godzin. Odwzorowanie kalendarzy w systemie, przypisanie pracownika do kalendarza.Definiowanie w systemie listy świąt i dni ustawowo wolnych od pracy oraz dni wolnych od pracy zarządzonych przez Prezydenta Miasta.

1

WF.255 Automatyczne naliczanie należnego urlopu.Wyliczenie i przypisanie przysługującego wymiaru urlopu wypoczynkowego zgodnie z Kodeksem Pracy oraz Kartą Nauczyciela i rozporządzeniem Ministra Edukacji Narodowej i Sportu w sprawie organizacji roku szkolnego (20, 26, 36 dni urlopowych w zależności od rodzaju zatrudnienia), z uwzględnieniem proporcjonalności naliczania oraz terminów nabywania poszczególnych wymiarów urlopów dodatkowych.Ewidencja i rozliczenie zaległych urlopów, średniej urlopowej i wyrównania do poprzedniego miesiąca.Ewidencja i rozliczanie urlopów dodatkowych (np. dla osób niepełnosprawnych).

1


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.256 Planowanie urlopów zgodnie z przysługującym wymiarem (urlopy wypoczynkowe i dodatkowe) i prowadzenie bieżących korekt terminów urlopów. Ewidencjonowanie wykorzystania urlopu (w tym zaległych) i kontrola zgodności jego wykorzystania z planem.

2

WF.257 Rejestracja absencji pracowników – różne typy, zgodnie z przepisami prawa (w tym m.in. automatyczna korekta uprawnień urlopowych).

1

WF.258 Kontrola i raportowanie wykorzystania wymiaru określonego typu absencji w danym roku. Uruchomienie alertu systemowego w przypadku próby przekroczenia liczy absencji w danym roku w stosunku do ustawionych limitów.

2

WF.259 Prowadzenie i rozliczanie na bieżąco karty czasu pracy. 1

WF.260 Prowadzenie historii zdarzeń związanych z zarządzaniem czasem pracy, wyliczenie okresu zatrudnienia.

1

WF.261 Możliwość monitorowania stanu zasobów kadrowych w kontekście rzeczywistego czasu pracy i występujących absencji, w celu szybkiego reagowania na bieżące problemy, opóźnienia, zakłócenia w toku pracy.

2

WF.262 Integracja z systemem kart chipowych UM, rejestrującym czas pracy.

1

Bezpieczeństwo i higiena pracy

WF.263 Prowadzenie ewidencji związanej z profilaktycznymi badaniami lekarskimi pracowników z automatycznym informowaniem o kończącej się ważności badania okresowego.

1

WF.264 Prowadzenie ewidencji szkoleń okresowych z zakresu bhp. 1

WF.265 Prowadzenie ewidencji wypadków przy pracy oraz możliwość generowania dokumentacji „wypadkowej” z Systemu.

2

WF.266 Prowadzenie rejestru osób, u których orzeczono stopień niepełnosprawności.

1


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

Świadczenia socjalne

WF.267 Prowadzenie ewidencji i rozliczanie świadczeń socjalnych przysługujących pracownikom zgodnie z ich statusem zatrudnienia, w zakresie spełnienia obowiązujących przepisów prawnych.

1

WF.268 Tworzenie list na podstawie kartoteki świadczeń socjalnych. 1

WF.269 Rejestracja i rozliczanie przydzielonych dodatkowych świadczeń, niewymaganych przepisami prawnymi (np.: samochód służbowy, służbowy telefon komórkowy, laptop służbowy, bony towarowo-podarunkowe).Powiązanie wyposażenia pracownika z ewidencją Środków Trwałych.

2

WF.270 Prowadzenie historii zdarzeń związanych z obsługą działalności socjalnej.

1

Ocena okresowa i szkolenia

WF.271 Rejestracja oceny pracowników w podziale na poszczególne kryteria oceny (na podstawie wypełnianych w systemie kart oceny) z przypisaniem do pracownika, komórki organizacyjnej.

1

WF.272 Monitorowanie (np. poprzez powiadomienie użytkownika) o powtórnej ocenie negatywnej (skutkuje możliwością zwolnienia pracownika).

2

WF.273 Generowanie statystyki (parametryzowanych raportów): z przeprowadzonej oceny okresowej pracowników, z historii oceny (zmian oceny)

1

WF.274 Ewidencja terminu powtórnej oceny okresowej w przypadku gdy w aktualnym procesie oceny okresowej pracownik otrzymał ocenę negatywną.

1

WF.275 Rejestracja planu szkoleń pracowników 1


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.276 Ewidencja potrzeb szkoleniowych pracowników 1

WF.277 Identyfikacja szkoleń i innych form rozwoju pracownika na podstawie wyników oceny okresowej

1

Portal pracownika

WF.278 Podgląd dla pracownika (po zalogowaniu) do kluczowych dla jego stosunku pracy informacji, w tym m.in.: dane teleadresowe, urlopy (przysługujący, planowany, wykorzystany), badania i szkolenia obowiązkowe do wykonania oraz

wykonane, wynagrodzenie w podziale na składniki, status rozliczeń z

pracodawcą. udostępnianie informacji o wynagrodzeniu w postaci

formularza RP-7

2

WF.279 Wypełnienie (oraz drukowanie) zestandaryzowanych formularzy (niezbędnych do zatrudnienia i bieżącej obsługi zatrudnienia) bezpośrednio w wydzielonej i dostępnej dla pracowników części systemu (portalu pracownika). Zakres formularzy zostanie ustalony na etapie analizy przedwdrożeniowej.Dane po wprowadzeniu przez pracownika są dostępne dla działu kadr do edycji i zatwierdzenia.

2

WF.280 Składanie wniosków przez pracownika z poziomu portalu pracownika – zakres zostanie ustalony na etapie analizy przedwdrożeniowej, będą to wnioski np. w zakresie potrzeb szkoleniowych, urlopowych.

2

WF.281 Pobieranie zestandaryzowanych formularzy (niezbędnych do zatrudnienia i bieżącej obsługi zatrudnienia) i automatyczne wczytanie ich, po wypełnieniu bezpośrednio w portalu pracownika, do systemu.

2


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.282 Wyświetlanie stanu rozliczeń podmiotu/osoby w jego profilu na portalu.

2

WF.283 Możliwość automatycznego generowania pracownikom powiadomień, np. o nadchodzących terminach badań, szkoleń, kursów, itp. z wykorzystaniem komunikacji elektronicznej (e-mail, sms)

1

1.3.6. Opis wymagań obszaru „Podatki i Opłaty Lokalne”

ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

Wymagania ogólne

WF.285 Tworzenie słowników zawierających m.in. terminy płatności podatków, nazwy stawek podatkowych, nazwy uchwał.

1

WF.286 Możliwość wprowadzenia dokładnej daty obowiązywania danej uchwały.

1

WF.287 Pełna historia zapisów na karcie Podatnika z podaniem loginu pracownika.

1


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.288 Definiowanie zestawień w różnych przekrojach, np.: ilość i wykaz nieruchomości z danej ulicy ze

wskazaniem ilości Podatników na nieruchomości, ilość i wykaz nieruchomości objętych podatkiem od

nieruchomości, rolnym, leśnym, ilość i wykaz podatników danego podatku, ilość i wykaz wydanych decyzji dla danej

nieruchomości w przedziale czasowym z rozbiciem na pracowników,

wykaz niepotwierdzonych nieruchomości na danej ulicy,

ilość i wykaz zadeklarowanych działek,wykaz gospodarstw rolnych z ujęciem wszystkich współwłaścicieli każdego gospodarstwa, wskazaniem ich adresów zamieszkania oraz powierzchni w hektarach fizycznych i przeliczeniowych.

1

WF.289 Automatyczne wyliczenie wymiaru podatku i rat po wprowadzeniu zmian składników nieruchomości.

1

WF.290 Zaciąganie do programu wymiarowego danych z ewidencji gruntów i budynków.

1

WF.291 Możliwość sparametryzowania systemu o podstawowe wskaźniki i zapisy, np. koszty dojazdu, publikatory ustaw, koszty nadania przesyłek pocztowych, numer rachunku bankowego organu egzekucyjnego etc.

1

WF.292 Ewidencja zajętych ruchomości. 2

WF.293 Obsługa rejonów egzekucyjnych. 1

WF.294 Obsługa zawieszenia postępowania. 1


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.295 Obsługa środków prawnych składanych w postępowaniu (np. zarzuty) z analityką dot. terminów

2

WF.296 Log czynności użytkowników systemu z możliwością sprawdzenia daty i użytkownika dokonującego danej zmiany

2

WF.297 Rozliczanie wpłat w zakresie prowadzonych przez organ zbiegów łącznych.

1

WF.298 Zautomatyzowane powiadamianie o zgonie zobowiązanego. 2

WF.299 Obsługa słowników: słownika zobowiązanych, słownika dłużników zajętej wierzytelności, słownika rodzajów należności i kategorii ich zaspokojenia, słownika odsetek (stawki), słownika raportów poborców, słownika czynności (z uwzględnieniem kosztów egzekucyjnych i wydatków egzekucyjnych).

1

WF.300 Powiązanie z EZD/SOD z możliwością generowania kopert i druków potwierdzenia odbioru.

1


1

Ustalanie i określanie wymiaru podatku

WF.302 Rejestracja deklaracji podatnika lub informacji (a także ich korekt) związanej z podatkiem lub opłatą. System powinien umożliwiać przyjmowanie dokumentów w formie papierowej i elektronicznej. Deklaracje przyjmowane w formie elektronicznej winny być rejestrowane automatycznie.

1


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.303 Automatyczna weryfikacja poprawności formalnej składanych deklaracji i informacji przed wprowadzeniem ich do ewidencji, zgodnie z ustalonymi algorytmami walidacji.

1

WF.304 Podgląd do informacji / kartotek podatnika w UM, gromadzonych w zakresie obsługi wszystkich modułów Systemu ERP, w tym m.in.:

dane teleadresowe,

obowiązujące podatki i opłaty,

ulgi, zwolnienia, bonifikaty, zniżki itp.,

aktualne zobowiązania,

wykonanie płatności (bilans),

powiązane z podatnikiem umowy najmu, akty notarialne, umowy dzierżawy, itp.).

1

WF.305 Przeglądanie w różnych przekrojach informacji o zobowiązanym w tym: numer indywidualnego konta bankowego, przypisane przedmioty opodatkowania wraz z tytułem z którego wynikają (własność, współwłasność i podobne) oraz przypisane przedmioty opłat. Informacja obejmuje także posiadane nieruchomości, środki transportowe, przypisy podatkowe, historię prowadzonych postępowań, stan rozliczeń zobowiązanego oraz inne dostępne dane.

1

WF.306 Przeglądanie w różnych przekrojach informacji o przedmiotach opodatkowania i opłat m.in.: budynki, budowle, grunty, środki transportu i przedmioty opodatkowania i opłat zgodnie z obowiązującymi przepisami.

1

WF.307 Możliwość wprowadzania i aktualizacji stawek dla poszczególnych rodzajów podatków i opłat z możliwością archiwizowania stawek za okresy historyczne.

1


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.308 Jednoznaczna identyfikacja podatnika na podstawie numerów NIP i/lub PESEL

1

WF.309 Rejestracja i aktualizacja danych podatnika, w tym m.in. zmiana danych osobowych, teleadresowych, zgonu. Rejestracja danych podatnika, którego dane osobowe znajdują się już w systemie winna odbywać się automatycznie z wykorzystaniem tych danych.

1

WF.310 Wyświetlanie informacji o zmianie statusu podmiotu i przedmiotu opodatkowania (wskutek aktualizacji danych).

1

WF.311 Prowadzenie czynności sprawdzających z rozbiciem na poszczególne tryby, w tym m.in.: generowanie wezwań do złożenia deklaracji, generowanie wezwań do złożenia wyjaśnień, przeprowadzenie korekty deklaracji podatkowej z urzędu.

1

WF.312 Czynności podejmowane w ramach przeprowadzania kontroli podatkowych w tym możliwość generowania dokumentów: zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli, protokół kontroli podatkowej, ustalenia pokontrolne, wezwanie do przedłożenia dokumentów, wezwanie do złożenia wyjaśnień, zawiadomienie o terminie przeprowadzenia oględzin, zawiadomienie o sposobie załatwienia wyjaśnień i zastrzeżeń do protokołu kontroli, pisma przekazujące akta kontroli, wniosek o ukaranie z KKS za utrudnianie kontroli i inne określone przepisami Ordynacji podatkowej.

1

WF.313 Rejestracja struktury podatków i opłat obsługiwanych/pobieranych przez UM Katowice.

1


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.314 Obsługa wymiaru podatków i opłat pobieranych przez UM Katowice (zgodnie i w zakresie obowiązujących przepisów prawa), w tym m.in.:

podatek od nieruchomości (w tym: rozpoznanie obowiązku podatkowego na podstawie dostępnych umów kupna, najmu, dzierżawy, użytkowania wieczystego),

podatek od środków transportowych,

podatek rolny,

podatek leśny,

czynsze,

udzielone koncesje,

opłata za zezwolenia na sprzedaż alkoholu,

odpady komunalne,

opłata skarbowa, targowa, miejscowa,

inne opłaty.

1

WF.315 Przeliczanie kwot podatków i opłat w oparciu o wprowadzone podstawy opodatkowania, w tym jednoczesne przeliczenie wymiaru podatków ze wszystkich przedmiotów podlegających opodatkowaniu dla danego podmiotu.

1

WF.316 Automatyczne wyliczenie wymiaru podatku / wielkości opłaty z uwzględnieniem przyznanych zwolnień, zniżek i ulg.

1

WF.317 Naliczanie grupowe (masowe) opłat i podatków dla definiowalnych grup podmiotów/osób.

1

WF.318 Powiązania podmiotów/osób wg. wskazanej kategorii. 1


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.319 Prowadzenie postepowania podatkowego w tym generowanie decyzji określających i ustalających dla określonych rodzajów podatków i opłat lokalnych.

1

WF.320 Prowadzenie postępowania podatkowego w tym generowanie decyzji, postanowień i pism oraz zaświadczeń o otrzymanej pomocy de minimis, związanych z ulgami w spłacie zobowiązań podatkowych (umarzanie, rozkładanie na raty i odraczanie) i zwolnieniami, wyliczanie przyznanego układu ratalnego (z uwzględnieniem należności głównej, odsetek, opłaty prolongacyjnej) a w przypadku udzielenia pomocy de minimis i pomocy publicznej – wyliczanie Ekwiwalentu Dotacji Brutto (EDB) oraz generowanie sprawozdań dla Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów.

1

WF.321 Prowadzenie postępowania zabezpieczającego przed wydaniem decyzji określającej lub ustalającej wysokość zobowiązania podatkowego oraz decyzji o wysokości zwrotu podatku, w tym generowanie decyzji o zabezpieczeniu.

1

WF.322 Rejestracja w systemie wysłanych decyzji, postanowień, wezwań, pism.

1

WF.323 Wyszukiwanie nieruchomości poprzez m.in. nazwisko podatnika, numer PESEL. NIP, położenie nieruchomości, numery działek, rodzaju podatków.

1

WF.324 Czynności wynikające z decyzji organu II instancji po zakończonym postępowaniu odwoławczym.

1

WF.325 Prowadzenie postępowania podatkowego w tym generowanie decyzji dla spadkobierców.

1


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.326 Prowadzenie postępowania podatkowego w tym generowanie decyzji orzekających o solidarnej odpowiedzialności podatkowej osób trzecich.

1

WF.327 Rejestracja i obsługa zabezpieczeń (hipoteki i zastawy skarbowe).

2

WF.328 Czynności wynikające z wyroków sądów administracyjnych po zakończonym procesie sądowym.

1

WF.329 Czynności podejmowane w ramach wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego na wniosek podatnika oraz czynności wynikające z wyroków sądów administracyjnych po zakończonym procesie sądowym.

1

Pobór podatków i opłat

WF.330 Rozliczanie wszystkich podatków i opłat pobieranych przez UM Katowice (zgodnie i w zakresie obowiązujących przepisów prawa).

1

WF.331 Rejestracja decyzji podatkowej z przypisaniem do podmiotu/osoby oraz wymiarem opłaty/podatku.

1

WF.332 Rejestracja wniosków o ulgi w spłacie zobowiązań podatkowych i zgłoszeń zamiaru zwolnień oraz rejestracja wydanych decyzji, postanowień i pism oraz zaświadczeń o otrzymanej pomocy de minimis, związanych z ulgami w spłacie zobowiązań podatkowych (umorzenie, rozłożenie na raty i odroczenie) i zwolnieniami wraz z rejestracją przyznanych ulg i zwolnień oraz informacją o ich zmianie, wygaszeniu lub utracie.

1

WF.333 Rejestracja zniżek (np. w ramach karty nas troje i więcej - dotyczy opłat komunalnych).

1


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.334 Automatyczne naliczanie odsetek od zaległości podatkowych z uwzględnieniem przerw w naliczaniu odsetek.

1

WF.335 Pełna historia dot. transakcji finansowych podatnika. 1

WF.336 Monitorowanie terminowości wpłat poprzez wyświetlenie komunikatu (oznaczenie) upłynięcia terminu płatności (powstania zaległości).

2

WF.337 Monitorowanie terminowości wpłat poprzez generowanie zestawień zaległości.

1

WF.338 Rejestracja zobowiązania (opłaty, podatku) ratalnego – podział jednej płatności na raty.

1

WF.339 Rejestracja odwołań od wydanych decyzji. Powiadomienie systemowe w przypadku złożenia odwołania.

1

Funkcjonalność w zakresie dla przedszkoli

System musi posiadać moduł rozrachunków do dokonywania miesięcznych naliczeń opłat z możliwością wprowadzania wpłat, umorzeń, zwrotów, przeksięgowań, drukowania kwitów (wpłaty gotówkowe) oraz:

WF.340 definiowania indywidualnych ustawień przypisów dziecka tj. opłaty za pobyt, żywienie,

1

WF.341 prowadzenia ewidencji obecności za pobyt, posiłek i dodatkowe zajęcia,

1

WF.342 automatyczne naliczanie opłat w oparciu o ustawienia przypisów,

1

WF.343 rozliczania opłat z dofinansowaniem i ze zniżkami, 1


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.344 dokonywania rozliczeń końcowych, 1

WF.345 wyliczania odsetek, 1

WF.346 podglądu szczegółowego algorytmu naliczenia, 1

WF.347 drukowania zestawienia opłat dla rodzica, 1

WF.348 automatyczny podział wpłaconej przez rodzica kwoty na poszczególne opłaty zgodnie ze zdefiniowanymi wcześniej priorytetami (zarówno przy wpłatach przelewem, jak i w kasie).

1

Windykacja i egzekucja

WF.349 Tworzenie zestawień z danych podmiotu/osoby zarejestrowanej w Systemie (uzyskiwanie informacji od innych komórek), m.in.:

Informacje o rachunkach bankowych (Wydział Księgowo-Rachunkowy).

Informacje o posiadanych nieruchomościach (Wydział Geodezji).

Informacje o ruchomościach (np. Pojazdy). Informacje o wierzytelnościach Miasta Dane teleadresowe

1

WF.350 Możliwość definiowania różnych ról (uprawnień) dla użytkowników modułu egzekucyjnego.

1

WF.351 Generowanie wezwań do zapłaty oraz upomnień (pojedynczo i/lub zbiorowo).

1

WF.352 Automatyczne generowanie tytułów wykonawczych. 1


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.353 Ewidencjonowanie tytułów wykonawczych należności podatkowych i niepodatkowych wraz z możliwością sparametryzowanego przeszukiwania ewidencji (przy użyciu wielu jednoczesnych parametrów). Możliwość automatycznego przypisywania organu egzekucyjnego w wystawianym tytule wykonawczym wg miejsca zamieszkania dłużnika. Możliwość usunięcia tytułu wykonawczego z ewidencji.

1

WF.354 Rejestracja planowych i wykonanych czynności egzekucyjnych oraz innych czynności. Historia zmian wprowadzanych na tytule wykonawczym i podejmowanych czynnościach.

1

WF.355 Generowanie służb poborców oraz ich rozliczanie z uwzględnieniem wykorzystania smartfonów. Obsługa i rejestracja czynności egzekucyjnych przez poborcę na smartfonie.

1

WF.356 Obsługa prowizji inspektora i poborcy. 1

WF.357 Tworzenie zestawień z działań windykacji i egzekucji (np. liczba wystawionych tytułów wykonawczych, liczba tytułów przedawniających się, dokonanych czynności, rozliczonych wpłat). Zestawienie należności objętych egzekucją przedawniających się w zadanym okresie.

1

WF.358 Obsługa zbiegów egzekucji. Obsługa zbiegów łącznych, prowadzonych przez organ. Możliwość prowadzenia korespondencji z organami egzekucyjnymi przez ePUAP. Rejestr zbiegów. Rejestr należności wierzycieli obcych.

2

WF.359 Naliczanie i rejestracja kosztów egzekucyjnych z uwzględnieniem wydatków egzekucyjnych i opłat komorniczych.

2

WF.360 Rejestracja poboru należności i/lub umorzenia postępowania. 2


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.361 Generowanie zapytania o podmiocie/osobie do urzędu skarbowego (dane teleadresowe i inne w zakresie płatności podatków), rejestracja odpowiedzi. Generowanie zapytań o podmiocie/osobie do ZUS, rejestracja odpowiedzi. Konieczna możliwość wykorzystania ePUAP.

2

WF.362 Generowanie zapytań prostych do banków poprzez platformę Ognivo z obsługą ich podpisu, pobieranie i rejestracja odpowiedzi.

2

WF.363 Generowanie wydruków będących podstawą zastosowania czynności (np. zawiadomień o zajęciu)

1

WF.364 Import tytułów wykonawczych z systemów dziedzinowych (np. poprzez XML)

1

WF.365 Dostęp do danych o wymagalności zaległości posiadanych przez komórki wierzycielskie oraz sygnalizowanie rozbieżności w danych między komórkami wierzycielskimi a egzekucją

2

WF.366 Zautomatyzowane powiadamianie o prowadzonym do danej należności postępowaniu ws. ulgi.

2

WF.367 Generowanie przez system podstawowych pism np. wzory postanowień, wzory do korespondencji z komornikami sądowymi, druki uchyleń zajęć, ponagleń etc. Konieczny format edytowalny druków. Wskazany, jednak o niższej istotności, wbudowany edytor takich szablonów.

1


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.368 Rozliczanie i ewidencjonowanie przychodzących wpłat z uwzględnieniem wyciągów bankowych oraz ewidencjonowania pon Uwzględnienie daty czynności, daty prowizji, daty wyciągu bankowego, numeru wyciągu bankowego, z możliwością edycji wszystkich elementów.oszonych i otrzymywanych opłat komorniczych.

1

WF.369 Sporządzanie zestawień do przelewów wychodzących oraz zautomatyzowane generowanie takich przelewów (np. Multicash PLI)

1

WF.370 Sporządzanie sprawozdań i zestawień dot. realizacji i stanu tytułów wykonawczych zgodnie z wymogami przepisów prawa zakładowego

1

WF.371 Rejestracja odpowiedzi na zajęcia wierzytelności. Zestawienia analityczne odpowiedzi (brak odpowiedzi – możliwość wygenerowania ponaglenia – dalszy brak odpowiedzi – sygnalizacja możliwości wszczęcia postępowania w sprawie ukarania).

2

WF.372 Obsługa zajęć wierzytelności rachunków bankowych poprzez Ognivo (z możliwością generowania i podpisywania zawiadomień o zajęciu i innych dokumentów, pobierania odpowiedzi, rejestrowania odpowiedzi w systemie)

1


1.3.7. Opis wymagań obszaru „Zarządzanie Infrastrukturą i Zasobami”

W zakresie zagadnień zarządzania projektami oraz zarządzania inwestycjami obszar będzie wspierany niezależnymi, posiadanymi przez Zamawiającego narzędziami (m.in. MS Project Server), które nie podlega integracji z Systemem ERP.

ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

Ewidencjonowanie zasobów materialnych i usług

WF.374 Tworzenie i zarządzanie strukturą wszystkich zasobów materialnych i usług Urzędu, realizowane poprzez utworzenie pierwotnej struktury i jej modyfikację w zakresie: (skategoryzowanego katalogu / klasyfikacji) zasobów materialnych (w tym: materiałów eksploatacyjnych, sprzętu, innych), usług niezbędnych do funkcjonowania Urzędu i jednostek.

1

WF.375 Tworzenie opisów zasobów materiałowych i usług w zakresie niezbędnym dla danego zasobu adekwatnie dla poszczególnych rodzajów zasobów / usług, w tym dla zasobów materiałowych m.in. kodu, rodzaju, specyfikacji, ilości, lokalizacji oraz dla usług m.in. kodu, rodzaju, wymagania, terminu realizacji.

1

WF.376 Tworzenie powiązań pomiędzy poszczególnymi zasobami materialnymi i usługami.

1

WF.377 Rejestrowanie minimalnego poziomu zasobów i usług niezbędnych do funkcjonowania Urzędu i każdej z jednostek.

1

WF.378 Obsługa okresowej i ciągłej inwentaryzacji zasobów materialnych, wspierana poprzez formularze (listy sprawdzające) generowane z systemu z wykorzystaniem kodów kreskowych.

1


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.379 Rejestracja zapotrzebowania na zasoby, na potrzeby realizacji zamówień wspólnych, w następujących kategoriach:

materiały niezbędne do utrzymania nieruchomości (np. oświetlenie, materiały budowlane, środki czystości, inne);

usługi eksploatacyjne dla potrzeb nieruchomości w zakresie: przeglądy, konserwacja, dostarczanie mediów, sprzątanie, ochrona, recepcja;

infrastruktura IT (np. komputery, drukarki, wyposażenie serwerowni);

materiały biurowe (np. papier).

Rejestracja będzie realizowana z poziomu różnych komórek organizacyjnych Urzędu bądź jednostek organizacyjnych.

1

WF.380 Automatyczne utworzenie planu zapotrzebowania na zasoby materiałowe i usługi, na podstawie minimalnego poziomu zasobów i usług oraz zebranego zapotrzebowania. Plan zapotrzebowania posłuży do realizacji zamówień wspólnych.

1

WF.381 Prognozowanie zakupów na podstawie aktualnych stanów, zapotrzebowania oraz tendencji.

2

WF.382 Ewidencjonowanie dostawców zamówień i usług realizowanych dla Urzędu. Katalog dostawców powinien być powiązany ze strukturą wszystkich zasobów materialnych i usług Urzędu.

2

WF.383 Rejestracja zamówień do zatwierdzenia (na podstawie planu zapotrzebowania na zasoby materiałowe i usługi).

2

WF.384 Rejestracja zatwierdzenia zakupów, nabycia usług na podstawie planu zapotrzebowania na zasoby materiałowe i usługi.

1


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.385 Ewidencjonowanie zakupionych zasobów materiałowych i usług na etapie dostawy lub podpisania umowy. Ewidencja minimum zakupu/zawarcia umowy, dostawy/wykonania usług, rozliczeń zakupu/usługi, dokumentacji (np. formularze zamówień, umowy, protokoły, faktury).

1

WF.386 Monitorowanie wykonania planu zakupów, nabywania usług - ilościowe i wartościowe.

2

WF.387 Ewidencjonowanie rozchodu zasobów. 1

WF.388 Monitorowanie zużycia zasobów i wykonania usług. 1

WF.389 Ewidencjonowanie składowanych zużytych materiałów, z informacją o miejscu składowania, oznaczenia sposobu zbycia i utylizacji.

1

WF.390 Monitorowanie aktualnego stanu zasobów i stopnia realizacji usług względem aktualnych potrzeb, poprzez ustawienie alertów systemowych np.:

w przypadku bliskiego terminu zakończenia umowy na wykonaną usługę (ochrona, sprzątanie),

terminów wykonania przeglądów okresowych,

wyczerpania materiałów eksploatacyjnych,

zakończenia okresu ubezpieczenia.

1

Gospodarowanie infrastrukturą

WF.391 Ewidencja nieruchomości własnych (własność, użytkowanie wieczyste, najem) Urzędu, w tym m.in.: gruntów, budynków. Integracja z ewidencją środków trwałych.

1


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.392 Ewidencja majątku ruchomego (floty samochodów). Integracja z ewidencją środków trwałych.

1

WF.393 Zarządzanie flotą samochodową w tym m.in. rozliczanie czasu pracy, rozliczanie kosztów, karta drogowa.

1

WF.394 Ewidencja dzierżawionych budynków i pomieszczeń. 1

WF.395 Tworzenie planu przeglądów okresowych nieruchomości. 1

WF.396 Ewidencja wykonania planu przeglądów okresowych, z rejestracją minimum faktu wykonania, terminu, zakresu prac, wyników pokontrolnych, wykonania działań pokontrolnych.

1

WF.397 Monitorowanie wykonania planu, poprzez ustawienie alertów systemowych, przypominających o bliskich terminach przeglądów (zgodnie z planem).

1

WF.398 Tworzenie planu rzeczowego i finansowego remontów i prac konserwacyjnych.

1

WF.399 Ewidencja wykonania rzeczowego i finansowego remontów i prac konserwacyjnych(w tym kosztów konserwacji).

1

WF.400 Monitorowanie wykonania planu, poprzez ustawienie alertów systemowych, przypominających o bliskich terminach remontów i prac konserwacyjnych (zgodnie z planem).

2

WF.401 Zgłoszenie bieżącej potrzeby konserwacji/naprawy. 2

WF.402 Weryfikacja zgłoszenia bieżącej potrzeby konserwacji/naprawy z planem remontów i prac konserwacyjnych, celem wydania decyzji o wykonaniu.

2

WF.403 Ewidencjonowanie ubezpieczeń majątku trwałego. 1


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.404 Ewidencja wynajmowanych sal nieruchomości własnych oraz miejsc parkingowych.

1

WF.405 Realizacja wynajmu sal nieruchomości własnych oraz miejsc parkingowych (rejestracja obłożenia sal i miejsc parkingowych).

1

WF.406 Ewidencja wynajmowanych lokali mieszkalnych. 1

WF.407 Wynajem lokali mieszkalnych (rejestracja obłożenia lokali). 1

Raportowanie, integracja

WF.408 Pełna integracja z komponentem finansowo-księgowym dostarczanego systemu ERP, w tym m.in. w zakresie zakupów zasobów materiałowych, płatności, sprzedaży.

1

WF.409 Pełna integracja z komponentem w ramach, którego obsługiwane są środki trwałe.

1

Gospodarka Magazynowa

WF.410 Obsługa dowolnej ilości magazynów. 1

WF.411 Generowanie dokumentów obrotu magazynowego. 1

WF.412 Generowanie sprawozdawczości na potrzeby GUS. 1

WF.413 Eksport dokumentów obrotowych do podsystemu finansowo-księgowego i ich księgowanie na podstawie uprzednio zdefiniowanego wzorca dekretacji.

1

WF.414 Inwentaryzacja magazynowa w trybie okresowym, obejmująca wszystkie pozycje wskazanych magazynów lub w trybie ciągłym, poprzez wybór określonej liczby pozycji materiałowych ze wskazanego magazynu.

1


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.415 Możliwość przeprowadzenia wyceny następującymi metodami:

FIFO;

LIFO;

AVCO (średnie ważone);

QUAN (okresowe naliczanie kosztu własnego z zachowaniem chronologii dostaw zgodnie z wybraną metodą).

własnego z zachowaniem chronologii dostaw zgodnie z wybraną metodą).

1

WF.416 Obrót ewidencjonowanymi materiałami za pomocą dowodów (PZ, RW, ZW, WZ itp.).

1

WF.417 Rezerwowanie towaru dla wybranego klienta/podmiotu. 1

WF.418 Tworzenie dokumentów zakupowych na podstawie zamówienia (Faktura Zakupu, Przyjęcie Zewnętrzne)

1

WF.419 Przypisanie towaru do wielu grup magazynowych oraz nadanie specjalnych atrybutów opisujące dany towar.

2

WF.420 System zarządzania kodami kreskowymi, obejmujący współpracę z przemysłową drukarką etykiet, czytnikami kodów kreskowych PC i/lub QR oraz urządzeń mobilnych wyposażonych w aparat cyfrowy.

2

WF.421 Śledzenie przebiegu towaru od dostawcy przez magazynowanie do wysyłki.

2

WF.422 Lokalizacja towaru i monitorowania w czasie przewozów. 2

WF.423 Śledzenie stanów zapasów i przekazywania danych do komórki odpowiedzialnej za ich uzupełnienie.

1


1.3.8. Opis wymagań obszaru „Zarządzanie Oświatą”

ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

System elektronicznego naboru:

W zakresie dotyczącym naboru do przedszkoli, żłobków

WF.425 Stworzenie i opublikowanie internetowego informatora o ofercie przedszkoli/żłobków; informator musi składać się z wizytówek poszczególnych przedszkoli/żłobków

1

WF.426 Dostęp do informacji o przebiegu rekrutacji na każdym etapie rekrutacji dla organu prowadzącego oraz poszczególnych przedszkoli/żłobków

1

WF.427 Dokonywanie przez organ prowadzący korekt w planie naboru w trakcie całego okresu trwania procedury rekrutacyjnej

1

WF.428 Wypełnienie podania o przyjęcie do przedszkola/żłobku elektronicznie przy użyciu formularza na stronie internetowej

1

WF.429 Ustalanie przez organ prowadzący zakresu danych na podaniu o przyjęcie do przedszkola/żłobku oraz określanie zakresu danych, jakie należy podać, aby możliwe było wygenerowanie podania w systemie

1


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.430 Wskazanie przez opiekunów prawnych listy preferowanych przedszkoli/żłobków, do których wnioskują o przyjęcie wraz z zaznaczeniem kolejności preferencji

1

WF.431 Wcześniejszy przydział dzieci kontynuujących uczęszczanie do danego przedszkola/żłobku na podstawie deklaracji kontynuacji

1

WF.432 Definiowanie stosowanych kryteriów naboru (w tym kryteriów automatycznych) oraz obliczanie liczby punktów z tytułu spełnienia określonych kryteriów określonych w zasadach rekrutacji

1

WF.433 Umożliwienie organowi prowadzącemu przeprowadzenia serii przydziałów próbnych, w trakcie, których jest możliwość dokonywania zmian w planie naboru

1

WF.434 Pobranie informacji o wynikach rekrutacji 1

WF.435 Publikację wyników rekrutacji dla kandydatów za pośrednictwem Internetu

1

WF.436 Wprowadzenie przez przedszkola informacji o potwierdzeniu woli nauki przez kandydatów do nich zakwalifikowanych

1

WF.437 Publikacja na stronach internetowych informacji o pozostających wolnych miejscach

1


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.438 Wprowadzanie przez przedszkola informacji o kandydatach przyjmowanych do nich w ramach rekrutacji uzupełniającej i dodatkowej, czyli przyjmowanych bezpośrednio poza przydziałem

1

WF.439 Umożliwienie organowi prowadzącemu kontroli stanu wykonania prac na kolejnych etapach rekrutacji przez wszystkie uczestniczące w procesie jednostki

1

WF.440 Kontrolowanie raportem obowiązku rocznego przygotowania przedszkolnego

1

W zakresie dotyczącym naboru do szkół podstawowych

WF.441 Stworzenie i opublikowanie internetowego informatora o ofercie szkół podstawowych; informator musi składać się z wizytówek poszczególnych szkół;

1

WF.442 Dostęp do informacji o przebiegu rekrutacji na każdym etapie rekrutacji dla organu prowadzącego oraz poszczególnych szkół podstawowych;

1

WF.443 Dokonywanie przez organ prowadzący korekt w planie naboru w trakcie całego okresu trwania procedury rekrutacyjnej;

1

WF.444 Wypełnienie podania o przyjęcie do szkoły podstawowej elektronicznie przy użyciu formularza na stronie internetowej;

1


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.445 Ustalanie zakresu danych na podaniu o przyjęcie do szkoły podstawowej oraz określanie minimalnego zakresu danych, jakie należy podać, aby możliwe było wygenerowanie podania w systemie;

1

WF.446 Wskazanie przez opiekunów prawnych listy preferowanych szkół podstawowych (poza obwodowych), do których wnioskują o przyjęcie wraz z zaznaczeniem kolejności preferencji;

1

WF.447 Automatyczne przyjęcie do szkoły kandydatów z jej obwodu;

1

WF.448 Dostęp do informacji o uczniach z obwodu oraz kandydatach spoza obwodu;

1

WF.449 Definiowanie stosowanych kryteriów naboru (w tym kryteriów automatycznych) oraz obliczanie liczby punktów z tytułu spełnienia określonych kryteriów określonych w zasadach rekrutacji;

1

WF.450 Przeprowadzenie serii przydziałów próbnych, w trakcie, których jest możliwość dokonywania zmian w planie naboru;

1

WF.451 Pobranie informacji o wynikach rekrutacji przez szkoły; 1

WF.452 Publikacja wyników rekrutacji dla kandydatów za pośrednictwem portalu Mieszkańca;

1

WF.453 Wprowadzenie przez szkoły informacji o potwierdzeniu woli nauki przez kandydatów do nich zakwalifikowanych;

1


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.454 Publikacja na stronach portalu Mieszkańca informacji o pozostających wolnych miejscach;

1

WF.455 Wprowadzanie przez szkoły informacji o kandydatach przyjmowanych do nich w ramach rekrutacji uzupełniającej i dodatkowej, czyli przyjmowanych bezpośrednio przez szkołę poza przydziałem;

1

WF.456 Eksport list przyjętych w formacie *.SOU w celu zasilenia bazy danych programów uczniowskich danymi nowo przyjętych;

1

WF.457 Kontrola stanu wykonania prac na kolejnych etapach rekrutacji przez uczestniczące w procesie jednostki;

1

W zakresie dotyczącym naboru do szkół ponadpodstawowych

WF.458 stworzenie i opublikowanie internetowego informatora o ofercie szkół; informator musi składać się z wizytówek poszczególnych szkół;

1

WF.459 dostęp do informacji o przebiegu rekrutacji na każdym etapie rekrutacji dla organu prowadzącego oraz poszczególnych szkół;

1

WF.460 dokonywanie przez organ prowadzący korekt w planie naboru w trakcie całego okresu trwania procedury rekrutacyjnej;

1

WF.461 wypełnienie podania o przyjęcie do szkoły elektronicznie przy użyciu formularza na stronie internetowej;

1


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.462 umożliwienie organowi prowadzącemu na ustalanie zakresu danych na podaniu o przyjęcie do szkoły oraz określanie zakresu danych, jakie należy podać, aby możliwe było wygenerowanie podania w systemie;

1

WF.463 wprowadzenie wyników sprawdzianów uzdolnień kierunkowych kandydatów przypadku szkół sportowych i dwujęzycznych oraz uzależnienia udziału w rekrutacji od tych wyników;

1

WF.464 automatyczne przeliczanie punktów rekrutacyjnych na podstawie osiągnięć ze świadectwa ukończenia szkoły podstawowej oraz wyniku sprawdzianu na koniec szkoły podstawowej;

1

WF.465 przeprowadzenie serii przydziałów próbnych, w trakcie których jest możliwość dokonywania zmian w planie naboru;

1

WF.466 pobranie informacji o wynikach rekrutacji przez szkoły; 1

WF.467 publikacja wyników rekrutacji dla kandydatów za pośrednictwem portalu Mieszkańca;

1

WF.468 wprowadzenie przez szkoły informacji o potwierdzeniu woli nauki przez kandydatów do nich zakwalifikowanych;

1

WF.469 publikacja na portalu Mieszkańca informacji o pozostających wolnych miejscach;

1


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.470 wprowadzanie przez szkoły informacji o kandydatach przyjmowanych do nich w ramach rekrutacji uzupełniającej i dodatkowej, czyli przyjmowanych bezpośrednio przez szkołę poza przydziałem;

1

WF.471 eksport list przyjętych w formacie *.SOU celem zasilenia bazy programów uczniowskich danymi przyjętych

1

WF.472 kontrola stanu wykonania prac na kolejnych etapach rekrutacji przez uczestniczące w procesie jednostki;

1

Kontrola przestrzegania obowiązku nauki i obowiązku szkolnego

WF.473 Dostarczone rozwiązanie musi pozwolić w pełni kontrolować spełnianie obowiązku szkolnego i obowiązku nauki oraz śledzić drogę edukacyjną ucznia pomiędzy poszczególnymi szkołami w trakcie całego jego pobytu w placówkach oświatowych oraz zapewniać wsparcie dla organu prowadzącego szkoły podstawowe.

1

WF.474 Definiowanie obwodów szkolnych i przypisywanie ich do właściwych szkół.

1

WF.475 Importowanie danych dzieci z systemu ewidencji ludności (oraz ich późniejszą okresową aktualizację) oraz przypisanie dzieci do obwodów szkolnych.

1

WF.476 Wprowadzanie przez dyrektora szkoły informacji o dziecku spoza obwodu realizującym obowiązek szkolny w jego szkole.

1


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.477 Wprowadzanie przez dyrektora szkoły informacji o realizacji przez dziecko obwodowe obowiązku szkolnego w innej jednostce.

1

WF.478 Wprowadzanie przez dyrektora szkoły ponadpodstawowej informacji o realizacji przez ucznia w jego szkole obowiązku nauki.

1

WF.479 Wprowadzanie przez pracowników organu prowadzącego informacji o miejscu realizacji obowiązku nauki przez uczniów.

1

WF.480 Wprowadzanie przez dyrektorów szkół w zakresie dzieci uczących się w szkołach podstawowych, a także przez dyrektorów szkół i pracowników organu prowadzącego w zakresie młodzieży uczącej się w szkołach ponadpodstawowych informacji o zmianach szkoły, do której uczeń uczęszcza.

1

WF.481 Historyczne przechowywanie informacji o miejscu nauki oraz okresie z tym związanym.

1

WF.482 Sporządzanie raportów przez dyrektorów szkół obwodowych oraz pracowników organu prowadzącego w zakresie odpowiednio obowiązku szkolnego i obowiązku nauki.

1

WF.483 Wsparcie obsługi procesu korespondencji z rodzicami dzieci w zakresie realizacji obowiązku szkolnego i obowiązku nauki.

1


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.484 Oprogramowanie musi wymieniać dane z systemami wspomagającymi nabór do poszczególnych typów szkół.

1

Organizacja

W zakresie planowania i zatwierdzania organizacji oraz zarzadzania budżetem

WF.485 System musi być wyposażony w centralny rejestr jednostek i użytkowników, w tym centralnie definiowaną strukturę jednostek sprawozdawczych.

1

WF.486 System musi być wyposażony w centralnie definiowane parametry oraz słowniki finansowe i kadrowe na potrzeby przygotowania projektu arkusza i planu finansowego.

1

Wymagane centralne słowniki:

WF.487 wymagany centralny słownik elementów klasyfikacji budżetowej: działów, rozdziałów, paragrafów, pozycji

1

WF.488 wymagany centralny słownik zadań i źródeł finansowania 1

WF.489 wymagany centralny słownik tabeli wynagrodzeń 1

WF.490 wymagany centralny słownik poziomu wykształcenia nauczycieli

1

WF.491 wymagany centralny słownik stanowisk nauczycielskich i nienauczycielskich

1


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.492 Zapewnienie na poziomie organu prowadzącego możliwości zatwierdzenia arkusza organizacyjnego przygotowanego w systemie oraz dalsze jego analizowanie.

1

WF.493 Zapewnienie na poziomie organu prowadzącego możliwości analizowania zatwierdzonego arkusza organizacyjnego oraz jego modyfikacji.

1

WF.494 Centralne definiowanie sposobu wprowadzania każdego ze składników wynagrodzeń (kwotowo lub procentowa) przez dyrektorów przygotowujących Arkusz.

1

WF.495 Centralne określanie limitów składników wynagrodzeń takich jak dodatek funkcyjny, motywacyjny, za wychowawstwo, za opiekę nad stażem.

1

WF.496 Centralne definiowanie warunków kontroli limitów wynagrodzeń

1

WF.497 Centralne definiowanie warunków kontroli wymaganej liczebności oddziałów w zależności od typu szkoły.

1

WF.498 Centralne definiowanie warunków kontroli liczebności grup na wybranych zajęciach (np. na zajęciach wychowania fizycznego, języków).

1

WF.499 Centralne definiowanie warunków kontroli maksymalnych wymiarów etatów nauczycielskich w zależności od stanowiska (np. dyrektor, nauczyciel przedmiotu).

1

WF.500 Definiowanie nowych oddziałów. 1


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.501 Możliwość opisu kwalifikacyjnych kursów zawodowych i innych zajęć kursowych.

1

WF.502 Definiowanie zajęć międzyoddziałowych, pozalekcyjnych oraz innych zajęć edukacyjnych.

1

WF.503 Dokonywanie wyboru nauczyciela pełniącego funkcję wychowawcy i opiekuna stażu z istniejącej listy nauczycieli.

1

WF.504 Budowanie planu nauczania dla wybranego oddziału szkolnego, również na cały cykl kształcenia.

1

WF.505 Wskazanie miejsca prowadzenia zajęć (szczególnie istotne przy definiowaniu praktyk, warsztatów, zajęć pozaszkolnych itp.).

1

WF.506 W szkołach ponadpodstawowych możliwość opisu oddziałów o kilku zawodach i profilach kształcenia dla danego oddziału (tzw. oddziały wielozawodowe).

1

WF.507 Kopiowanie planów nauczania tak aby można było wykorzystać raz zdefiniowany plan nauczania dla różnych oddziałów.

1

WF.508 Wskazanie w planie nauczania godzin do dyspozycji dyrektora, godzin JST.

1

WF.509 Definiowanie godzin realizowanych w zakresie rozszerzonym.

1

WF.510 Definiowanie godzin realizowanych w układzie tygodniowym, semestralnym i rocznym.

1


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.511 Budowa planów nauczania dla szkół działających w układzie semestralnym.

1

WF.512 Kontrola zgodności planów nauczania poszczególnych oddziałów z planami ramowymi.

1

WF.513 Rejestracja danych pracowników jednostek oświatowych w zakresie niezbędnym do budowy arkusza oraz wyliczenia kosztów organizacji na potrzeby projektu planu finansowego.

1

WF.514 Definiowanie przydziałów czynności nauczycieli, w tym w podziale na grupy i w ramach grup międzyoddziałowych.

1

WF.515 Rejestracja kilku niezależnych umów nauczyciela w tej samej jednostce oświatowej.

1

WF.516 Automatyczne wyliczanie średniorocznych wymiarów etatów nauczycieli na podstawie przydzielonych zajęć, na podstawie pensum zajęć oraz okresu ich prowadzenia.

1

WF.517 Wyliczanie wymiarów etatu nauczycieli prowadzących zajęcia z różnych pensów na podstawie uśrednionego pensum definiowanego na poziomie umowy nauczycielskiej.

1

WF.518 Definiowanie przewidzianych przez przepisy zniżek obowiązkowego wymiaru godzin.

1

WF.519 Tworzenie wydruku projektu arkusza (płachty). 1

WF.520 Tworzenie aneksów do arkusza. 1


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.521 Przygotowanie przez jednostkę oświatową arkusza na nowy rok szkolny poprzez wykorzystanie danych arkusza z poprzedniego roku szkolnego.

1

Zbiorcza analiza danych zawartych w arkuszach w tym:

WF.522 możliwość analizy liczby uczniów / oddziałów w każdym typie placówek, rodzaju oddziału, specjalności.

1

WF.523 możliwość analizy liczby nauczycielskich etatów przeliczeniowych w układzie jednostek oświatowych, ich typów i rodzajów.

1

WF.524 analiza zatrudnienia nauczycieli wg stopni awansu, kwalifikacji, pełnionych funkcji, nauczanych przedmiotów.

1

Planowanie lekcji i dyżurów

WF.525 Umożliwienie efektywnego układania planów zajęć z uwzględnieniem czynników wpływających na efektywność prowadzonych zajęć m.in.: organizacji, warunków lokalowych danej szkoły czy też potrzeb nauczycieli

1

WF.526 Planowanie lekcji powinno być oparte o dane zawarte w elektronicznym arkuszu organizacyjnym, tak, aby nie było potrzeby dwukrotnego wpisywania takich samych danych,

1

WF.527 Przygotowywanie planów lekcji na podstawie określonych kryteriów i warunków w sposób automatyczny,

1

WF.528 Uwzględniać typowe dla organizacji pracy szkoły sytuacje jak podział na grupy czy zajęcia międzyoddziałowe,

1


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.529 Możliwość ręcznej modyfikacji ułożonego planu i wspomaganie wyszukiwania wymaganych zmian,

1

WF.530 Możliwość dopasowanie planu do specyficznych wymagań narzuconych przez organizację szkoły - warunki lokalowe i potrzeby nauczycieli,

1

WF.531 Plan przygotowywany przez oprogramowanie powinien być zgodny z zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy kontrolowanymi przez SANEPID,

1

WF.532 Pozwalanie definiowania odrębnych założeń dla każdego przedmiotu obowiązujących przy układaniu planu lekcji przez program,

1

WF.533 Sygnalizowanie, kiedy zbiór warunków w sposób ewidentny uniemożliwia ułożenie planu,

1

WF.534 Zdefiniowanie podziałów na grupy różnego typu. 1

WF.535 Kontrola maksymalnej liczby godzin pracy nauczyciela w ciągu jednego dnia;

1

WF.536 Równomierne obciążenie nauczycieli i uczniów w poszczególnych dniach tygodnia;

1

WF.537 Pomoc doboru sal do poszczególnych lekcji, co pozwoli ograniczyć konieczność przemieszczania się;

1

WF.538 Informowanie o rozmieszczeniu w planie wybranych przedmiotów;

1


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.539 Automatyczne kontrolowanie liczby okienek zarówno w ciągu pojedynczego dnia, jak i w całym tygodniu, a także liczby dni pracy.

1

WF.540 Drukowanie planów w różnych definiowalnych formatach oraz ich zapisywanie,

1

WF.541 Publikowanie planu w sposób elektroniczny na dostarczonym w ramach niniejszego projektu portalu

1

WF.542 W celu sprawnego zarządzania planami i ich układania w różnych okresach roku szkolnego, aplikacja powinna współpracować z oprogramowaniem tworzącym arkusz organizacyjny, poprzez import danych arkusza, jako podstawę do układania planu oraz programem do przydzielania i rozliczania zastępstw

1

Planowanie zastępstwWF.543 Wyszukiwanie zastępców, którzy będą w stanie najlepiej

zrealizować zastępstwo (uczący tych samych przedmiotów, uczący w tym samym oddziale itp.)

1

WF.544 Skorelowanie zastępstw ze stałym planem lekcji (zastępstwa w okienkach, bezpośrednio po lekcjach, lub przed nimi).

1

WF.545 Wyszukiwanie zastępców, którzy mogą realizować zastępstwa bezpłatnie (np. dlatego, że ich klasa wyjechała na wycieczkę).

1


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.546 Prowadzenie ewidencji wszelkich dodatkowo płatnych zajęć dydaktycznych nauczycieli (np. kół zainteresowań), a także szczegółową ewidencję nieobecności umożliwiającą w połączeniu z planem lekcji rozliczenie stałych godzin ponadwymiarowych nauczycieli,

1

WF.547 Przygotowanie danych do celów naliczenia należnego wynagrodzenia za zastępstwa, dodatkowo płatne godziny dydaktyczne oraz stałe godziny ponadwymiarowe oraz przejmowanie tych danych przez moduł płacowy,

1

WF.548 Umożliwianie dyrektorowi szkoły szczegółowej analizy statystycznej powodów i skutków nieobecności nauczycieli na lekcjach.

1

WF.549 Oprogramowanie do planowania zastępstw powinno współpracować z modułem do planowania lekcji

1

Dziennik elektroniczny

WF.550 Rejestrowanie ocen uczniów; w tabeli ocen powinno być możliwe wpisywanie wszelkich znaków, symboli z możliwością automatycznego rozpoznawania ocen, z których następnie można wyznaczyć średnią z uwzględnieniem odpowiednich wag definiowanych dla kolumn w dzienniku,

1


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.551 Rejestrowanie frekwencji uczniów, w tym na zajęciach międzyoddziałowych bez konieczności definiowania sztucznych tworów typu wirtualne grupy oraz z możliwością rozróżnienia wpisu obecności od stanu niesprawdzonej obecności (braku wpisu),

1

WF.552 Wprowadzanie tematów lekcji, z możliwością pobrania tematu z rozkładów materiału,

1

WF.553 Możliwość redagowania rozkładów materiałów i korzystania z zasobów internetowej biblioteki rozkładów materiałów,

1

WF.554 Ocenianie zachowania uczniów, 1

WF.555 Rejestrowanie uwag z możliwością ich kategoryzacji, 1

WF.556 Zarządzanie uprawnieniami opiekunów i uczniów z własnego oddziału i możliwość zakładania kont opiekunom przez wychowawcę,

1

WF.557 Wypełnianie arkuszy ocen, świadectw, 1

WF.558 Wydruk kartek na wywiadówkę, 1

WF.559 Drukowanie dzienników, 1

WF.560 Wykonywanie zestawień statystycznych dotyczących wyników nauczania, frekwencji i zachowania, w tym szczegółową analizę: wyników nauczania, frekwencji, zachowania,

1

WF.561 Monitorowanie działań pozalekcyjnych 1


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.562 Monitorowanie zajęć rewalidacyjnych 1

WF.563 Monitorowanie nauczania indywidualnego. 1

WF.564 Przypisywanie ucznia do grup poprzez określanie kryteriów przynależności-kryteria podziału.

1

WF.565 Umożliwienie komunikacji pomiędzy rodzicami, uczniami i nauczycielami,

1

WF.566 Kontrola kompletności prowadzenia dzienników lekcyjnych pod kątem tematów, frekwencji.

1

WF.567 Oprogramowanie elektronicznego dziennika powinno działać na wspólnej bazie danych z oprogramowaniem obsługującym sekretariat, celem zminimalizowania wypełniania dziennika danymi przez wychowawców i wykorzystywać dane z planu lekcji

1

W zakresie funkcjonalności przeznaczonej dla rodziców i opiekunów:

WF.568 dostęp do ocen cząstkowych, przewidywanych, śródrocznych, końcowych i egzaminów zewnętrznych,

1

WF.569 dostęp do danych dotyczących osiągnięć, 1

WF.570 dostęp do listy uwag/pochwał, 1

WF.571 dostęp do danych o frekwencji, 1

WF.572 dostęp do aktualnego planu lekcji, 1

WF.573 dostęp do rejestru zrealizowanych lekcji i ich tematów, 1


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.574 Umożliwienie pracy w roli nauczyciela prowadzącego zajęcia w kilku szkołach lub /i rodzica mającego dzieci w kilku szkołach po jednokrotnym zalogowaniu, przy użyciu jednego konta.

1

WF.575 Wymaga się by oprogramowanie do obsługi elektronicznego dziennika było zintegrowane z aplikacją do obsługi sekretariatu, o funkcjonalności:

1

WF.576 gromadzić i udostępniać wszystkie informacje o uczniach dostarczane przez szkołę, rodziców i instytucje pozaszkolne,

1

WF.577 zminimalizować konieczności wielokrotnego zapisywania w różnych miejscach tych samych danych o uczniu oraz przebiegu jego nauki,

1

WF.578 umożliwić drukowanie gotowych pism np. zaświadczenia o uczęszczaniu ucznia do danej szkoły,

1

WF.579 ułatwić dokumentowanie promocji uczniów, 1

WF.580 prowadzić księgi ewidencyjnej uczniów oraz księgi uczniów,

1

WF.581 rejestrować przepływów uczniów, 1

WF.582 tworzyć statystyki, zestawienia i porównania, 1

WF.583 tworzyć wydruki niezbędnych dokumentów, 1

WF.584 tworzyć listy, pisma według własnego projektu z wykorzystaniem danych z programu,

1


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.585 na kontrolę formalnej poprawności dokumentów, 1

WF.586 drukować arkusze ocen i świadectwa. 1

Obsługa przedszkoli

WF.587 Zaproponowane rozwiązanie powinno być efektywnym narzędziem na poziomie całej gminy służącym do ewidencji danych i prowadzenia rozliczeń finansowych dzieci w przedszkolu, ma pełnić funkcję informacyjno-komunikacyjną w kontaktach z rodzicami oraz funkcję dziennika zajęć przedszkolnych.

1

Zaproponowane rozwiązanie musi:

WF.588 posiadać jedną centralną bazę dostępną dla wszystkich podległych jednostek

1

WF.589 zapewniać kontrolę dostępu do programu, ustalanie poziomu uprawnień użytkowników oraz haseł.

1

WF.590 zapewniać automatyczne tworzenie kopii bezpieczeństwa.

1

WF.591 ma mieć możliwość zaimportowania podstawowych danych ewidencyjnych dzieci oraz rodziców/opiekunów z pliku w formacie Excel.

1

WF.592 spełniać wymogi prawne w tym w szczególności: Ustawę z dnia 13 czerwca 2013 r. o zmianie ustawy o systemie oświaty oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. 2013 poz. 827)

1


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

Zaproponowane rozwiązanie musi posiadać moduł kartotek umożliwiających prowadzenie ewidencji danych jednostek, grup, dzieci, rodziców, w tym:

WF.593 wprowadzanie i edycja danych (dzieci i rodziców, jednostek, grup),

1

WF.594 kopiowanie danych dziecka między jednostkami, 1

WF.595 przenoszenie dziecka między grupami, 1

WF.596 mechanizm promocji dzieci na nowy rok szkolny, 1

WF.597 ewidencja kandydatów, 1

WF.598 archiwum danych dzieci, które zakończyły edukację w danym przedszkolu,

1

WF.599 prowadzenie jednostek wakacyjnych, 1

WF.600 korespondencja seryjna dla wybranych druczków. 1

WF.601 System musi umożliwiać parametryzację do indywidualnych wymagań placówki oraz tworzenia szczegółowych ustawień opłat ewidencjonowanych w przedszkolu (opłaty za pobyt, posiłek, dodatkowe).

1

WF.602 System musi posiadać funkcjonalność rozróżniającą rodziców dzieci uczęszczających do poszczególnych przedszkoli.

1


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

Funkcjonalność ta ma między innymi służyć komunikacji placówki z rodzicami, a także rodziców z innymi rodzicami. Po zalogowaniu rodzic musi mieć dostęp do następujących funkcjonalności:

WF.603 należności (podgląd bieżących i archiwalnych należności, wydruk blankietu do przelewu, dostarczenie informacji o danych do przelewu),

1

WF.604 jadłospis (dzienny i tygodniowy), 1

WF.605 komunikaty indywidualne lub grupowe (tablica ogłoszeń dziennych i okresowych),

1

WF.606 nieobecności (zgłaszanie nieobecności dziecka na wybranych zajęciach, w wybranym dniu lub tygodniu, podgląd obecności w całym miesiącu łącznie z godzinami wejść i wyjść),

1

WF.607 aktywacja / blokowanie kart do czytników zbliżeniowych, 1

WF.608 druki - pobranie i wydruk druczków przygotowanych i opublikowanych przez przedszkola (m.in.: upoważnienie do odbioru dziecka, umowa z przedszkolem gotowa do podpisu),

1

WF.609 możliwość personalizacji konta, np. ustawienia odnośnie prywatności, zmian loginu i/lub hasła.

1


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.610 System musi umożliwiać generowanie wydruków i raportów związanych z opłatami za przedszkole, a także związanych z prowadzeniem dzienników zajęć przedszkolnych.

1

WF.611 System musi posiadać moduł dziennika zajęć przedszkolnych, umożliwiającego ewidencję i prowadzenie dzienników zajęć przedszkolnych, grupowych i indywidualnych (specjalistycznych).

1

System musi posiadać wbudowane funkcjonalności do obsługi stołówki:

WF.612 tworzenie jadłospisów. 1

WF.613 kopiowanie jadłospisów z dni poprzednich. 1

WF.614 tworzenia estetycznej wersji jadłospisu dla umieszczenia na stronach www

1

WF.615 tworzenie jadłospisów z danymi dietetycznymi z danymi wartości odżywczych z bazy Instytutu Żywności i Żywienia.

1

WF.616 sprawdzanie zachowania norm żywieniowych. 1

System musi posiadać wbudowane funkcjonalności do obsługi magazynowej:

WF.617 ewidencja ilościowa w magazynie 1

WF.618 ewidencja wartościowo-ilościowa z odmianami cenowymi indeksów.

1


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.619 dokumenty zewnętrzne PZ/WZ, wewnętrzne PW/RW, przesunięcia międzymagazynowe MM.

1

WF.620 zapobiegania tworzenia się różnic wartościowych dokumentów zakupu i dokumentów rozchodu przez odpowiednie, automatyczne dobieranie cen przyjmowanych na stan magazynu produktów.

1

WF.621 inwentaryzacji magazynów. 1

WF.622 prowadzenia magazynu i inwentaryzacja za pomocą czytnika kodów kreskowych.

1

WF.623 prowadzenia rejestru wypożyczeń 1

System musi posiadać wbudowane funkcjonalności do wspomagania pracy metodycznej:

WF.624 wspieranie oceniania opisowego wychowanków 1

WF.625 tworzenie testów i rejestrowanie wyników testów 1

WF.626 import wyciągów przelewów i księgowanie ich w systemie,

1

WF.627 eksport listy zwrotów nadpłat do systemu bankowego. 1

WF.628 zamknięcia okresu - zablokowania edycji miesiąca rozliczonego,

1

WF.629 stworzenia kont pozostałym użytkownikom systemu, rozszerzenia lub zmniejszenia istniejących uprawnień,

1


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.630 dostępu do statystyki logowań - opcja wyświetla dane dotyczące logowania poszczególnych użytkowników systemu,

1

WF.631 zdefiniowania własnych słowników nazw, 1

WF.632 importu/eksportu danych do i z innych systemów, 1

WF.633 stworzenia wzorów druków dostępnych do wygenerowania dla wszystkich dzieci w jednostce.

1

WF.634 podgląd danych teleadresowych jednostek oraz bieżący stan rozliczeń finansowych jednostek,

1

WF.635 prowadzenie księgowości poszczególnych jednostek, włącznie z synchronizacją z systemem bankowym miasta (import/eksport wyciągów i automatyczne księgowanie wpłat z przelewów),

1

WF.636 generowanie raportów oraz wydruków w ujęciu globalnym (wszystkie placówki), jak również dla poszczególnych przedszkoli (jednostkowo),

1

WF.637 zarządzanie systemem oraz konfiguracja ustawień dla wszystkich jednostek w mieście oraz zdefiniowanie ustawień opłat zgodnych z uchwałą Rady Miasta,

1

WF.638 komunikacja z pracownikami placówek oraz rodzicami. 1


1.3.9. Opis wymagań obszaru „Raportowanie i Analizy Zarządcze”

ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.640 Możliwość samodzielnego definiowania pulpitu menadżerskiego (rodzaj i rozmieszczenie elementów) za pomocą GUI (niewymagająca wiedzy programistycznej).

1

WF.641 Przechowywanie danych raportów na podstawie kostek - struktur wielowymiarowych. Kategorie danych: Budżet, Przychody, Koszty, Przepływy Finansowe, Rozliczenia Magazynowe, Kadry i Płace, Infrastruktura.

1

WF.642 Wyświetlanie danych pulpitu menadżerskiego.

Główny pulpit zawierać będzie między innymi następujące informacje:

Poziom wykonania budżetu względem planu;

Poziom efektywności realizowanych przy pomocy systemu spraw;

Ilość spraw opóźnionych;

Ilość spraw rozwiązanych / nierozwiązanych;

Statystyka dokumentacji (ilość dokumentów, kanał rejestracji);

Średni czas załatwienia określonej sprawy.

1

WF.643 Możliwość samodzielnego definiowania raportów w oparciu o wybrane dane (kategorii, okresu czasu, rodzaju jednostki). Definiowanie raportów nie wymaga od użytkownika znajomości języka programowania, tj. budowania zapytań w postaci SQL.

1

WF.644 Tworzenie raportów na podstawie wyników wyszukiwania wielokryterialnego.

1


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.645 Wizualizacja wskaźników finansowych w postaci wykresów (wybór wykresu: kolumnowy, kołowy, liniowy).

1

WF.646 Możliwość definiowania Kluczowych Wskaźników Wydajności (KPI).

1

WF.647 Wersja pulpitu menadżerskiego dedykowana (dostosowana) na urządzenia mobilne (w zakresie wyświetlania/prezentacji danych).

1

WF.648 Możliwość generowania raportów ad hoc przez użytkownika systemu

1

1.3.10. Opis wymagań obszaru „Zarządzanie Dokumentacją”

ID Opis

Prio

ryte

t Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.650 Definiowanie przebiegów na co najmniej trzech pierwszych poziomach:

Interakcja z obywatelem – zeznania podatkowe, podatki i opłaty lokalne, wnioski i formularze, rozpoczęcie sprawy przez obywatela

Przebiegi pomiędzy różnymi JO oraz UMK

Przebiegi w ramach JO

Przebiegi w komórkach organizacyjnych poszczególnych JO

1


ID Opis

Prio

ryte

t Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.651 Wprowadzenie struktury organizacyjnej z poziomu użytkownika, za pomocą GUI.

1

WF.652 Definiowanie przebiegów (procesów pracy) spraw i dokumentów w systemie. Z uwzględnieniem definiowania przekazywania pomiędzy komórkami, dekretowanie przez wskazane osoby lub grupy, uprawnień dostępu. W przypadku, kiedy dokument trafia do grupy osób – wybranie przez dowolną osobę sprawa lub dokument jest niewidoczna dla pozostałych.

1

WF.653 Widok spraw dla pracownika lub grupy. Pracownik w jednym miejscu widzi wszystkie sprawy przypisane do niego lub grup (do których jest przypisany) – może je podjąć lub przekierować zgodnie z uprawnieniami.

1

WF.654 Edytowanie i tworzenie nowych przebiegów (procesów pracy) na podstawie już istniejących w systemie.

1

WF.655 Nadawanie automatyczne unikalnych (przez system po uprzednim zdefiniowaniu wzoru) numerów spraw i dokumentów, w tym możliwość definiowania schematu nadawania numerów.

1

WF.656 Zarządzanie przebiegami (procesami pracy, kolejnymi krokami) sprawy, tj. zmiana aktualnej wersji, czasu obowiązywania, wycofywania nieaktualnych.

1

WF.657 Ustalanie czasu reakcji, np. odpowiedzi dla poszczególnych czynności przebiegu, ustawienie „przypominaczy” czasowych.

1

WF.658 Dołączanie zeskanowanych plików do obiegu sprawy lub dokumentu.

1

WF.659 Importowanie dokumentów z faksów lub e-maili. 2


ID Opis

Prio

ryte

t Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.660 Edytowanie danych sprawy i treści dokumentu przez wiele osób jednocześnie i śledzenie zmian.

2

WF.661 Dodawanie komentarzy do spraw lub dokumentów. 1

WF.662 Możliwość integracji z systemem skanowania i dodawania kodów kreskowych, identyfikacji miejsca składowania wersji papierowej oraz korespondencji wychodzącej.

2

WF.663 „Wypożyczanie” oryginałów dokumentów – rejestrowanie osoby pobierającej dokumenty (np. ze składu chronologicznego).

1

WF.664 Zmiana statusów dokumentów zgodnie z zaprojektowanym przebiegiem, także zmiana wsteczna dla uprawnionych użytkowników.

1

WF.665 Monitorowanie statusu spraw – na jakim etapie znajduje się sprawa, czy określone terminy nie zostały przekroczone.

1

WF.666 Rejestrowanie dokumentów przychodzących i wychodzących. 1

WF.667 Oznaczanie spraw, jako przeniesione do archiwum. 1

WF.668 Określanie terminu archiwizacji na podstawie rodzaju sprawy (JRWA).

1

WF.669 Wyszukiwanie dokumentów i spraw wg nadanych cech, także z zakresu spraw wpieranych systemem i zakończonych.

1

WF.670 Łączenie spraw, dopinanie dokumentów z repozytorium dokumentów na dowolnym etapie sprawy.

1

WF.671 Raportowanie, np. o czasie obsługi spraw, liczby spraw dla pracownika.

1


ID Opis

Prio

ryte

t Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.672 Oznaczenie o konieczności przekazania do Archiwum Państwowego.

2

WF.673 Lista dokumentów przetwarzanych w systemie znajduje się w załącznikach do dokumentu OPZ.

1

WF.674 Zachowanie pełnej ścieżka audytu. 1

WF.675 Potwierdzanie i weryfikacja kwalifikowanych podpisów elektronicznych na dokumentach.

1

WF.676 Integracja z ePUAP, praca.gov.pl , emp@tia, ceidg 1

WF.677 Integracja z SEKAP. 1

WF.678 Integracja z Portalem Mieszkańca/Portalem Pracownika 1

WF.679 Integracja z pozostałymi modułami ERP poprzez przekazywanie do tych systemów informacji zawartych w formularzach złożonych przez kontrahentów za pomocą ePUAP, SEKAP i Portalu Mieszkańca/Pracownika

1


1.3.11. Analizy struktury zatrudnienia i wynagrodzenia

ID Opis

Prio

ryte

t Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.681 przewidywanie wielkości wypłat dodatku uzupełniającego w kontekście art. 30a KN

1

WF.682 analiza wpływu poszczególnych składników wynagrodzenia na wysokości średnich i wielkości całkowitych wydatków, przygotowywanie wielowariantowych symulacji skutków zmian

1

WF.683 symulacja skutków zmian w organizacji oświaty (struktura zatrudnienia) oraz w systemie wynagradzania,

1

WF.684 import danych źródłowych o zatrudnieniu i wypłaconych wynagrodzeniach z systemów kadrowego i płacowego

1

WF.685 ustalenie zakresu i szczegółowości zbieranych danych, w zależności od założonej przez siebie dokładności analiz

1

WF.686 analiza danych źródłowych 1

WF.687 sporządzanie symulacji za pomocą parametrów wybranych przez użytkownika, pod kątem zatrudnienia i wydatków na wynagrodzenia dla następnych okresów na podstawie rzeczywistych danych zebranych z wcześniejszych miesięcy

1

WF.688 prognozowanie danych dla przyszłych okresów na podstawie zebranych danych rzeczywistych

1

WF.689 ustalenie i analiza trendów symulowanych zmian 1


1.3.12. Obsługa dotacji do szkół niepublicznych

ID Opis

Prio

ryte

t Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.691 składanie wniosków o dotacje przez jednostki sprawozdawcze z podziałem na rodzaje dotowanych działalności,

1

WF.692 przygotowanie projektu planu budżetowego w zakresie dotacji na postawie zebranych wniosków o dotacje, do celów planowania budżetu dotacji musi być możliwe ręczne korygowanie złożonych wniosków,

1

WF.693 rejestrowanie ostatecznie zatwierdzonego fragmentu budżetu w zakresie dotacji,

1

WF.694 składanie przez jednostki oświatowe comiesięcznych sprawozdań z liczby uczniów (z wykazaniem ich ewentualnych niepełnosprawności), które są podstawą przyznania jednostkom sprawozdawczym dotacji,

1

WF.695 wprowadzanie i zatwierdzanie parametrów naliczania dotacji

1

WF.696 wprowadzanie przez JST pozycji słowników wykorzystywanych w procesie zarządzania dotacjami, m.in. rodzajów dotowanych działalności

1

WF.697 naliczanie należnych jednostkom sprawozdawczym dotacji na podstawie parametrów i przyjętych sprawozdań miesięcznych z liczby uczniów

1

WF.698 przygotowanie dokumentów pozwalających wypłacić dotacje,

1


ID Opis

Prio

ryte

t Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.699 zaliczkowe wypłacanie dotacji oraz kwot ich wyrównania po określeniu nowych parametrów naliczania dotacji,

1

WF.700 kontrola zgodności wypłaconej dotacji z zatwierdzonym planem budżetowym

1

WF.701 przygotowanie papierowych odpowiedników elektronicznie złożonych wniosków i sprawozdań. Wydruki te po podpisaniu przez uprawnionego przedstawiciela jednostki są formalnym potwierdzeniem wiarygodności wprowadzonych danych

1

WF.702 przygotowanie wydruku z listą uczniów jednocześnie wykazanych w kilku szkołach

1

WF.703 przygotowanie rozliczenia z gminami ościennymi, jeżeli dzieci z tych gmin uczęszczają do przedszkola na terenie gminy

2

WF.704 przygotowanie raportu analizującego przekazywanie dotacji poszczególnym jednostkom sprawozdawczym narastająco w kolejnych miesiącach roku budżetowego

2

WF.705 definiowanie paczek przelewów dla różnych systemów bankowych oraz tworzenie zestawień z przelanych kwot

1

WF.706 podpisywanie wniosków i sprawozdań podpisem kwalifikowanym

1


ID Opis

Prio

ryte

t Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.707 wysyłanie komunikatów do wybranych lub wszystkich jednostek sprawozdawczych z określeniem terminów wyświetlania tych komunikatów w oknie głównym po uruchomieniu dotacji przez jednostkę sprawozdawczą

1


Wykonawca składający ofertę zobowiązany jest do wypełnienia poniższych tabeli w następujący sposób:

1. W przypadku, gdy oferowany System spełnia daną funkcjonalność należy, w kolumnie Wykonawca wpisać 1.

2. Jeżeli dana funkcjonalność nie jest możliwa do zrealizowania w proponowanym systemie, należy wpisać 0. Każdy inny zapis będzie

traktowany jak wartość 0.

1.3.13. Wymagania organizacyjno-prawne

ID Nazwa aktu Priorytet Wykonawca

WN-1

Zgodność z regulaminami wewnętrznymi UM Katowice i jednostek organizacyjnych miasta Katowice, w tym z instrukcją obiegu dokumentów (dopuszcza się dostosowanie przepisów wewnętrznych w wyniku wdrożenia Systemu, jednakże zmiany muszą być uzgodnione i zaakceptowane przez UM Katowice).

1

WN-2Ustawa o prawie autorskim i prawach pokrewnych z dnia 4 lutego 1994 roku (tekst jednolity: Dz.U. 2006 nr 90 poz. 631 ).

1

WN-3 Ustawa o ochronie danych osobowych z dnia 29 sierpnia 1997 roku (tekst jednolity: Dz.U. 2016 poz. 922).

1

WN-4 Ustawa z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity: Dz.U. 2016 poz. 716 ).

1

WN-5 Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jednolity: Dz.U. 2017 poz. 201).

1

WN-6 Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 24 grudnia 2012 r. w sprawie sposobu przesyłania deklaracji i podań oraz rodzajów podpisu elektronicznego, którymi powinny być opatrzone (tekst jednolity: Dz.U. 2015 poz. 2362 ).

1



WN-7 Ustawa z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym (tekst jednolity: Dz.U. 2016, poz. 617).

1

WN-8 Ustawa z dnia 30 października 2002 r. o lasach (tekst jednolity: Dz.U. 2016, poz. 374).

1

WN-9 Ustawa z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity: Dz.U. 2016 poz. 599 ze zm.) oraz rozporządzenia wykonawcze.

1

WN-10 Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity: Dz.U. 2013 poz. 330).

1

WN-11 Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jednolity: Dz.U. 2011 nr 177 poz. 1054).

1

WN-12 Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jednolity: Dz.U. 2013 poz. 885).

1

WN-13 Ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych oraz o zmianie niektórych ustaw regulujących zasady opodatkowania (tekst jednolity: Dz.U. 2014 poz. 851 ).

1

WN-14 Ustawa z dnia 17 maja 1989 r. Prawo geodezyjne i kartograficzne(tekst jednolity: Dz.U. 2016 poz. 1629).

1

WN-15 Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity: Dz.U. 2013 poz. 907).

1

WN-16 Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jednolity: Dz.U. 2014 poz. 1502 ).

1

WN-17 Ustawa z dnia 20 czerwca 1997 r. Prawo o ruchu drogowym (tekst jednolity: Dz.U. 2012 poz. 1137).

1



WN-18 Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jednolity: Dz.U. 2016 poz. 23).

1

WN-19 Ustawa z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jednolity: Dz.U. 2016 poz. 446 z późn. zm. ).

1

WN-20 Ustawa z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (tekst jednolity: Dz.U. 2013 poz. 595).

1

WN-21 Ustawa z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników (tekst jednolity: Dz.U. 2012 poz. 1314).

1

WN-22 Ustawa z dnia 9 listopada 2012 r. o umorzeniu należności powstałych z tytułu nieopłaconych składek przez osoby prowadzące pozarolniczą działalność (Dz.U. 2012 poz. 1551 z późn. zm.).

1

WN-23 Ustawa z dnia 7 września 2007 r. o pomocy osobom uprawnionym do alimentów (tekst jednolity: Dz.U. 2015 poz. 859 ).

1

WN-24 Ustawa z dnia 31 stycznia 1989 r. o gospodarce finansowej przedsiębiorstw państwowych (Dz.U. 1989 nr 3 poz. 10 z późn. zm.).

1

WN-25 Ustawa z dnia 3 października 2008 r. o udostępnianiu informacji o środowisku i jego ochronie, udziale społeczeństwa w ochronie środowiska oraz o ocenach oddziaływania na środowisko (tekst jednolity: Dz.U. 2013 poz. 1235).

1

WN-26 Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jednolity: Dz.U. 2015 poz. 121).

1



WN-27 Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. 2011 nr 14 poz. 67).

1

WN-28 Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz.U. 2002 nr 167 poz. 1375).

1

WN-29 Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (tekst jednolity: Dz.U. 2014 poz. 1114).

1

WN-30 Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi (Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518).

1

WN-31 Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 14 września 2011 r. w sprawie sporządzania pism w formie dokumentów elektronicznych, doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych (tekst jednolity: Dz.U. 2015 poz. 971).

1

WN-32 Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz.U. 2012 poz. 526).

1

WN-33 Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 27 września 2005 r. w sprawie sposobu, zakresu i trybu udostępniania danych zgromadzonych w rejestrze publicznym (Dz.U. 2005 nr 205 poz. 1692).

1



WN-34 Rozporządzenie Ministra Nauki i Informatyzacji z dnia 19 października 2005 r. w sprawie testów akceptacyjnych oraz badania oprogramowania interfejsowego i weryfikacji tego badania (Dz.U. 2005 nr 217 poz. 1836).

1

WN-35 Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 2 listopada 2007 r. w sprawie systemów teleinformatycznych stosowanych w jednostkach organizacyjnych pomocy społecznej (Dz.U. 2007 nr 216 poz. 1609).

1

WN-36 Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych (Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517).

1

WN-37 Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r. w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych (Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519).

1

WN-38 Ustawa z dnia 27 lipca 2001 r. o ochronie baz danych (Dz.U. 2001 nr 128 poz. 1402 z późn.zm.).

1



WN-39 Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/680 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez właściwe organy do celów zapobiegania przestępczości, prowadzenia postępowań przygotowawczych, wykrywania i ścigania czynów zabronionych i wykonywania kar, w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylająca decyzję ramową Rady 2008/977/WSiSW i Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)

(Dz.U.UE L z dnia 4 maja 2016 r.)

1

WN-40 Ustawa z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz.U. z 2016 rp. Poz. 1907 z późn. zm.)

1

WN-41 Ustawa z dnia 5 stycznia 2011 r. o kierujących pojazdami 1

WN-42 Ustawa z dnia 20 czerwca 1997 r. Prawo o ruchu drogowym (Dz.U. z 2017 r. poz. 128 z późn. zm.)

1

WN-43 Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (tekst jednolity Dz.U. z 2014 r. poz. 1053 z późn. zm.)

1

WN-44 Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 3 października 2016 r. w sprawie klasyfikacji środków trwałych (Dz.U. z 2016 r. poz. 1864

1

WN-45 Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (tekst jednolity Dz.U. z 2016 r. poz. 1015 z późn. zm.)

1



WN-46 Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (tekst jednolity Dz.U. z 2014 r. poz. 1773)

1

WN-47 Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jednolity Dz.U. z 2016 r. poz. 963 z późn. zm.)

1

WN-48 Ustawa z dnia 27 kwietnia 2001 r. Prawo o ochronie środowiska (tekst jednolity Dz.U. z 2014 r. poz. 672 z późn. zm.)

1

WN-49 Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 10 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji wydatków strukturalnych (Dz.U. z 2010 r. nr 44 poz. 255)

1

WN-50 Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 25 października 2010 r. w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz.U. z 2010 r. nr 208 poz. 1375)

1

WN-51 Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (tekst jednolity Dz.U. z 2016 r. poz. 1827)

1

WN-52 Ustawa z dnia 9 czerwca 2011 r. Prawo geologiczne i górnicze (tekst jednolity Dz.U. z 2016 r. poz. 1331 z późn. zm.)

1

WN-53 Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 22 sierpnia 2005 r. w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej a także zakresu informacji które muszą być zawarte w rachunkach (Dz.U. z 2005 r. nr 165 poz. 1373 z późn. zm.)

1

WN-54 Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 8 sierpnia 2016 r. w sprawie wzorów tytułów wykonawczych stosowanych w egzekucji administracyjnej (dz.u. z 2016 r. poz. 1305)

1



WN-55 Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 30 grudnia 2015 r. w sprawie postępowania wierzycieli należności pieniężnych (Dz.U. z 2015 r. poz. 2367 z późn. zm.)

1

WN-56 Ustawa z dnia 13 września 1996 r. o utrzymaniu czystości i porządku w gminach (tekst jednolity Dz.U. z 2016 r. poz. 1250 z późn. zm.)

1

WN-57 Ustawa z dnia 30 kwietnia 2004 r. o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej (tekst jednolity: Dz. U. 2016 poz. 1808)

1

WN-58 Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 11 sierpnia 2004 r. w sprawie szczegółowego sposobu obliczania wartości pomocy publicznej udzielanej w różnych formach (Dz. U. 2004 nr 194 poz. 1983 ze zm.)

1

WN-59 Rozporządzenie Rady Ministrów dnia 20 marca 2007 r. w sprawie zaświadczeń o pomocy de minimis i pomocy de minimis w rolnictwie lub rybołówstwie (tekst jednolity: Dz.U. 2015 1983 ze zm.)

1

WN-60 Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 22 sierpnia 2005 r. w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach (Dz.U. 2005 nr 165 poz.1373 ze zm.)

1

1.3.14. Wymagania techniczne

ID Opis Priorytet Wykonawca

WN-61 Architektura wielowarstwowa (z dedykowanym serwerem aplikacji i dedykowanym serwerem bazy danych).

1

WN-62 Wykorzystanie następujących rodzajów aplikacji klienckich: klient RIA, klient webowy. 1

WN-63 Zastosowanie posiadanych silników baz danych Oracle i/lub MS SQL Server. 1



WN-64 Zastosowanie mechanizmów wirtualizacji (VMWare) lub równoważnych (współpracujących z posiadanymi przez UM Katowice zasobami infrastruktury IT).

1

WN-65 System zapewni kodowanie znaków zgodne z Unicode UTF-8 (ISO 10646-1:2000). 1

WN-66 Pełna obsługa polskich znaków w interfejsie użytkownika i bazie danych. 1

WN-67 System powinien być zbudowany w architekturze klient-serwer dla wszystkich komponentów. Klient-serwer w rozumieniu szerokim tzn. klasyczny 2 lub o większej liczbie warstw, przy czym przetwarzanie danych nie może odbywać się na stacjach klienckich, a na serwerach

1

WN-68 Definicje interfejsów, protokołów i formatów danych muszą być opracowane w taki sposób, by dowolny podmiot zewnętrzny był w stanie w prosty sposób stworzyć własne komponenty komunikujące się z Systemem, z zachowaniem wymogów bezpieczeństwa.Wszystkie zewnętrzne interfejsy Systemu muszą wykorzystywać standardowe formaty danych i protokoły, przez co rozumie się: W obszarach stosowalności standardów wymienionych w Rozporządzeniu Rady

Ministrów z dnia 11 października 2005 roku w sprawie minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz. U. 2005 nr 212 poz. 1766), stosowane są te standardy,

W obszarach nie objętych rozporządzeniem, dla których istnieją powszechnie akceptowane otwarte standardy stosowane są te standardy,

W obszarach, gdzie nie ma powszechnie akceptowanych otwartych standardów:o stosowane są komercyjne de-facto standardy (powszechnie stosowane

specyfikacje) pod warunkiem, że ich właściciele udostępniają publicznie specyfikacje niezbędne dla implementacji standardu i nie nakładają żadnych ograniczeń, ani nie pobierają opłat za ich wykorzystanie i implementacje, lub

o stosowane są specyfikacje specyficzne (własne) spełniające warunek określony powyżej, rozszerzony również o brak ograniczeń i opłat dotyczących modyfikacji i rozszerzania tych specyfikacji.

W żadnym wypadku nie mogą być stosowane specyfikacje, które stanowią tajemnicę (nie zostały i nie mogą być podane do publicznej wiadomości) lub których wykorzystanie oraz implementacja podlega ograniczeniom lub opłatom związanym z prawami autorskimi lub pokrewnymi.

1



WN-69 Moduł obsługi usług publicznych:

a) Zapewnienie wysokiej niezawodności rozwiązania, zastosowanie

georedundancji.

b) Redundantny zapis danych w kilku zbiorach, równocześnie.

c) Pełna izolacja środowiska obsługującego usługi publiczne od wewnętrznego

środowiska urzędu miasta.

d) Elastyczne dopasowanie możliwości obliczeniowych systemu do zmiennego

obciążenia.

e) Podział rozwiązania na kilka warstw: prezentacja, logika, dane. Każda z

warstw może być osobno zarządzana. Każdej z warstw mogą być

przydzielane odpowiednie zasoby sprzętowe i programowe.

f) Rozwiązanie musi być wyposażone w mechanizm współpracy

z rozwiązaniem klasy ESB, które będzie odpowiedzialne za integracje

elementów systemu oraz wymianę danych z systemami zewnętrznymi.

g) Elastyczny system utrzymania aplikacji, umożliwiający wersjonowanie

dostarczonego rozwiązania oraz jednoczesne uruchamianie wersji

testowych i produkcyjnych we wspólnej infrastrukturze. Update'owanie

aplikacji powinno się odbywać, za pomocą mechanizmów automatycznych

z repozytorium kodu, do którego dostęp ma Zamawiający.

h) Zarządzanie tożsamością mieszkańców.

i) Interfejs programistyczny umożliwiający wymianę danych z modułami

specjalistycznymi systemu.

1



j) Możliwość implementacji dowolnych procesów obsługi mieszkańców

(formularze, model danych).

k) Utworzenie centralnego rejestru mieszkańców (zbiór informacji

pobieranych różnych aplikacji systemu mający za zadanie wspierać proces

obsługi mieszkańców).

l) Wbudowany silnik obsługi procesów biznesowych.

m) Integracja z istniejącymi rozwiązaniami portalowymi użytkownika.

1.3.15. Wymagania bezpieczeństwa i ochrony


WN-70 Zastosowanie rozwiązań wysokiej dostępności (klastra wysokiej dostępności HA na poziomie min. baz danych, serwerów aplikacji i portali).

1

WN-71 System musi zapewniać mechanizmy kontroli uprawnień oparte na rolach, umożliwiające kontrolę poziomu dostępu do Systemu każdego użytkownika zarówno w zakresie dostępu do danych przetwarzanych w Systemie jak i korzystania z jego funkcjonalności. System uprawnień musi umożliwić ograniczenie dostępu wyłącznie do takich danych oraz takiego zakresu funkcji, jaki jest niezbędny użytkownikowi do realizacji wykonywanych zadań.

1

WN-72 Autoryzacja SSO dla wszystkich modułów systemu ERP. 1

WN-73 Integracja z posiadanym przez UM Katowice Active Directory. 1

WN-74 Możliwość przypisywania uprawnień do konta, do grupy kont dla każdego użytkownika. 1



WN-75 Zgodność z normą ISO 27001 w zakresie systemowego zabezpieczenia dostępu do dokumentów.

1

WN-76 Kontrolowanie zmian parametrów systemowych – automatyczne prowadzenie dziennika systemu bazy danych.

1

WN-77 Audyt systemowy - udokumentowanie historii czynności związanych z zasobami i dostępów do zasobów – tj. monitorowanie nieautoryzowanego dostępu. Włączona klasa ochrony C2 [TCSEC] (śledzenie dostępu, identyfikacja użytkownika, kontrola dystrybucji uprawnień).

1

WN-78 Rewizja tj. ślad nadzoru (historia operacji, logi transakcji, historia dostępów do aplikacji i danych) dla wszystkich lub wybranych ról.

1

WN-79 Monitorowanie i detekcja ataków sieciowych - monitorowanie zdarzeń bezpieczeństwa i powiadamianie – minimum analiza logów systemowych, aplikacji, poprzez skrypty opracowane przez Wykonawcę.

2

WN-80 Bezpieczne połączenie zdalnych użytkowników z użyciem protokołów SSL / TLS. 1

WN-81 System będzie zapewniał automatyczne tworzenie kopii zapasowych umożliwiających odtwarzanie wszystkich danych i transakcji przetwarzanych w systemie.

1



WN-82 Wymagania dla portali:

zgodność ze standardami W3C i WCAG 2.0 (co najmniej poziom AA),

wykonane w technologii responsywnej, tzn. aby dostosowywały się do urządzenia, na

którym są uruchamiane – w szczególności dotyczy to urządzeń mobilnych,

zgodność ze wszystkimi popularnymi przeglądarkami internetowymi w wersjach

aktualnych na czas wdrożenia systemu, w szczególności z IE, Mozilla FireFox, Google

Chrome, Safari, Edge,

szata graficzna dostosowana do aktualnego layotu, widocznego na stronie katowice.eu

szczegółowo opisanymi w Systemie Identyfikacji Wizualnej Katowic:

http://katowice.eu/SiteAssets/miasto/o-mie%C5%9Bcie/strategia-promocji-miasta/

SIWK.pdf,

w stopce każdej strony wymagane logo programu operacyjnego.

1

WN-83 Wymagania dla aplikacji mobilnych:

kompatybilność z systemami: Android, iOS i Windows Phone w wersjach aktualnych na

czas wdrożenia systemu,

wykonana w systemie natywnym dla każdego z systemów operacyjnych wymienionych

powyżej,

orientacja pionowa oraz pozioma,

publikacja na min. 3 platformach dystrybucji oprogramowania mobilnego na kontach

wykonawcy (Google Play, AppStore, Windows Store lub/i inne uzgodnione z

Zamawiającym na etapie wdrożenia,

utrzymanie aplikacji mobilnej na platformach dystrybucji oprogramowania mobilnego i

zapewnienie bieżącej (bezpłatnej) aktualizacji aplikacji w okresie świadczenia

rozszerzonego serwisu gwarancyjnego,

1


http://katowice.eu/SiteAssets/miasto/o-mie%C5%9Bcie/strategia-promocji-miasta/SIWK.pdf



WN-84 Dane chronione wykorzystywane do testów i szkoleń muszą być zanonimizowane w zakresie obowiązującego prawa

1

1.3.16. Wymagania wydajnościowe



WN-85 Wymagana obsługa minimalnej liczby użytkowników z obszaru ERP: UMK Katowice:85 użytkowników - Moduł Finanse i Księgowość

30 użytkowników - Moduł Kadry i Płace

40 użytkowników - Moduł Windykacja i Egzekucja

60 użytkowników - Moduł Infrastruktura i Zasoby

170 użytkowników - Moduł Raporty i Analizy Zarządcze

60 użytkowników - Moduł Budżet i Sprawozdawczość

250 użytkowników - Moduł Podatki i Opłaty Lokalne

10 użytkowników – System Zarądzania Oświatą

1000 użytkowników - System Zarządzania Dokumentacją

Jednostki Organizacyjne (łącznie):

590 użytkowników - Moduł Finanse i Księgowość








1

WN-86 Liczba użytkowników pracujących równocześnie odpowiada 90% w stosunku do liczby licencji modułów ERP.

1

WN-87 Liczba pracowników UM Katowice obsługiwanych przez System min. 1500 pracowników. 1

WN-88 Liczba pracowników Jednostek Organizacyjnych obsługiwanych przez System min. 1000 pracowników na JO.

1



WN-89 Liczba podmiotów zewnętrznych (mieszkańców, firm) korzystających i obsługiwanych przez System min. 300 000.

1

WN-90 Brak istotnych technologicznych ograniczeń na ilość danych gromadzonych w Systemie (skalowalność Systemu) - wydajna obsługa zdefiniowanej liczby użytkowników Systemu.

1

WN-91 Brak technologicznych ograniczeń dotyczących liczby jednocześnie pracujących użytkowników (skalowalność Systemu).

1

WN-92 Brak ograniczeń na ilość danych gromadzonych w Systemie (skalowalność Systemu). 1

WN-93 Średni czas odpowiedzi: 95% prostych transakcji (np. zapis formularza, wyświetlenie odszukanej listy rekordów, wyświetlenie danych o udzielonym prawie lub o zgłoszeniu) powinno być ukończonych w ciągu maksymalnie 1 sekundy.

1

WN-94 Czas odpowiedzi systemu na zapytanie użytkownika przy funkcjonalności nie wymagającej tworzenia raportów - poniżej 5 sekund.

1

WN-95 W przypadku wybranych czynności mogących trwać dłużej niż 10 sekund wymagane jest pojawienie się wskaźnika postępu realizacji lub innej informacji informującej dla czynności lub innej informacji informującej użytkownika o przetwarzaniu danych przez System

1

WN-96 Czas odpowiedzi Systemu na wybrane akcje użytkownika bez pojawienia się wskaźnika postępu realizacji czynności lub innej informacji informującej użytkownika o przetwarzaniu danych przez System, w tym wyszukiwanie – poniżej 10 sekund

1

1.3.17. Wymagania dostępności


WN-97 Interfejs użytkownika systemu (GUI) dostępny w języku polskim. 1

WN-98 Wszystkie komunikaty o błędach i nieprawidłowościach pracy generowane przez System muszą być wyświetlane w języku polskim i sformułowane w sposób zrozumiały dla

1



użytkownika.

WN-99 System musi mieć możliwość technicznego rozszerzania na inne podmioty/jednostki. 1

WN-100 Brak ograniczeń na rozbudowę i modyfikację Systemu – umożliwienie potencjalnym wykonawcom innym niż Wykonawca (świadczącym usługi rozwoju i serwisu oprogramowania) na modyfikację oraz rozwój Systemu.

1

WN-101 W przypadku, gdy System lub jego część nie jest publicznie dostępna lub gdy licencja nie dopuszcza dokonywania modyfikacji niezbędnych do wprowadzenia nowej funkcjonalności, Wykonawca gwarantuje, że udzielenie Zamawiającemu licencji na używanie oprogramowania nastąpi na następujących polach eksploatacji:

wykonywanie praw zależnych w zakresie modyfikacji i rozszerzenia funkcjonalności oprogramowania stanowiącego przedmiot zamówienia udostępniania kodu źródłowego do oprogramowania podmiotom trzecim w celu dokonania modyfikacji oprogramowania,

wprowadzanie i zapisywanie w pamięci komputerów, instalowanie i deinstalowanie oprogramowania, przekazywanie, przechowywanie, utrwalanie, wyświetlanie, stosowanie,

zwielokrotniania kodu, tłumaczenia jego formy, modyfikacji i kompilacji kodów źródłowych, testowania, wdrożenia i używania,

używania do stworzenia utworu zależnego będącego rozszerzeniem oprogramowania stanowiącego przedmiot zamówienia tłumaczenia, przystosowywania oraz zmieniania układu lub wprowadzania innych zmian.

1

WN-102 W przypadku, gdy do modyfikacji Systemu konieczna będzie modyfikacja oprogramowania gotowego (na które Wykonawca udzielił licencji) Wykonawca przekaże Zamawiającemu bez dodatkowych opłat, w ramach wynagrodzenia, kody źródłowe oprogramowania oraz dokumentację techniczną oprogramowania.

2

WN-103 Ciągły dostęp do wszystkich danych gromadzonych w Systemie, w okresie jego eksploatacji zgodnie z prawami dostępu.

1

WN-104 Wykorzystanie mechanizmów wspomagających pracę Systemu (np. cache’owanie danych). 1

WN-105 Praca Systemu w trybie ciągłym, minimum 10 godzin/dobę (od 7 rano do 17) - 5dni/tydzień (od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy).

1



W przypadku Portalu Mieszkańca praca w trybie ciągłym 24/7.

WN-106 Wykonawca gwarantuje usunięcie wszystkich wad tj. uszkodzeń, błędów i nieprawidłowości w funkcjonowaniu Systemu, polegających w szczególności na tym, że:

System (i jego interfejsy) nie pracuje prawidłowo w środowisku informatycznym Zamawiającego,

System (i jego interfejsy) nie stanowi kompletnego, zintegrowanego rozwiązania, spełniającego wymagania określone w dokumentacji zamówienia, w tym z zapewnieniem funkcjonalności i wydajności tam określonej,

System (i jego interfejsy) nie jest dostosowany do wymagań określonych przez obowiązujące przepisy prawne i inne dokumenty wskazane przez Zamawiającego lub wykazuje uszkodzenia powstałe w czasie poprawnego, zgodnego z instrukcją jego używania, powstałe z przyczyn tkwiących w oprogramowaniu,

Dokumentacja Systemu (i jego interfejsów) nie jest zgodna z jego stanem faktycznym.

1

WN-107 Zamawiający wymaga, aby wszelkie zgłoszenia wad, tj. uszkodzeń, błędów i nieprawidłowości w Systemie, Wykonawca rejestrował, a także aktualizował ich status w aplikacji (ewidencji zgłoszeń) dostarczonej przez wykonawcę, która powinna zawierać co najmniej poniższe dane:

wersję oprogramowania,

numer kolejny zgłoszenia,

datę i godzinę zgłoszenia,

wskazanie osoby i jednostki organizacyjnej, która go zgłosiła,

skrótowe określenie zgłaszanej wady,

datę i godzinę przystąpienia do usunięcia wady,

opis usunięcia wady,

opis zmian w stosunku do poprzedniej wersji Systemu (jeżeli dotyczy),

1



datę i godzinę usunięcia wady,

imię i nazwisko osoby usuwającej wadę.

WN-108 Wykonawca zobowiązany jest do usunięcia wad, tj. uszkodzeń, błędów i nieprawidłowości w Systemie, w terminie zależnym od kategorii błędu, zgodnie z poniższym:

Awaria Krytyczna - Wykonawca zobowiązuje się usunąć błąd w terminie 8 godzin od zgłoszenia, przy czym Strony dopuszczają zastosowanie przez Wykonawcę rozwiązania zastępczego umożliwiającego prawidłowe działanie Systemu. W przypadku zastosowania rozwiązania zastępczego Wykonawca zobowiązuje się usunąć Awarię Krytycznąw terminie uzgodnionym z Zamawiającym, nie później jednak niż w ciągu 10 dni roboczych od chwili zgłoszenia Awarii;

Błąd - Wykonawca zobowiązuje się usunąć błąd w terminie 24 godzin roboczych od zgłoszenia, przy czym Strony dopuszczają zastosowanie przez Wykonawcę rozwiązania zastępczego umożliwiającego prawidłowe działanie Systemu. W przypadku zastosowania rozwiązania zastępczego Wykonawca zobowiązuje się usunąć Błąd Blokujący w terminie uzgodnionym z Zamawiającym, nie później jednak niż w ciągu 12 dni roboczych od chwili jego zgłoszenia;

Usterka - Wykonawca zobowiązuje się usunąć w terminie do 20 dni roboczych od dnia zgłoszenia

1

WN-109 Prawidłowe wykonanie naprawy, tj. usunięcie wady, uszkodzenia, błędu i nieprawidłowości, musi zostać zweryfikowane w testach obejmujących dokonane zmiany, udokumentowanych w zbiorczym raporcie z testów i potwierdzone odbiorem jakościowym w formie protokołu akceptacji, podpisanym przez umocowanych przedstawicieli obu Stron.

1

WN-110 Wykonawca będzie dokonywał wstępnej oceny kategorii błędu, co będzie każdorazowo weryfikowane przez Zamawiającego – w przypadku kwestii spornych przyjmuje się, jako właściwą kategorię przedstawioną przez Zamawiającego. Opis kategorii błędów:

Awaria Krytryczna - nieprawidłowe działanie Systemu powodujące albo całkowity brak możliwości korzystania z Systemu, albo takie ograniczenie możliwości korzystania z

1



niego, że przestaje on spełniać swoje podstawowe funkcje; awaria powoduje niefunkcjonowanie całego oprogramowania lub jednego z jego komponentów,

Błąd - nieprawidłowe działanie Oprogramowania powodujące ograniczenie korzystania z Oprogramowania przy zachowaniu spełnienia przez Oprogramowanie jego podstawowych funkcji, które jednocześnie nie powoduje przerwy w działaniu Oprogramowania.

Usterka - wada mająca wpływ na poprawne funkcjonowanie Systemu lub poszczególnych jego obszarów, niebędąca Awarią Krytyczną lub Błędem, powodująca nieprawidłowe działanie Oprogramowania niepowodujące ograniczenia korzystania z Oprogramowania.

................................................ ..................................................



1.4. Specyfikacja oferowanej Infrastruktury technicznej


1. Krótki opis proponowanego środowiska:

2. Specyfikacja techniczna

Lp. pozycja konfiguracja ilość

1. serwer Procesor/RAM/HDD …….

2.

3.

4.

5.

6.

…

Razem

................................................ ..................................................


Oferent powinien podać dokładną specyfikację dostarczanej Infrastruktury technicznej, która

zapewnia optymalną pracę oferowanego Systemu.

2. Wzór oświadczenia podmiotu o oddaniu niezbędnych zdolności i/lub sytuacji

Załącznik nr 2a do SIWZ

.....................................................Pieczęć/ Nazwa podmiotu oddającegoWykonawcy swoje zasoby

OŚWIADCZENIE PODMIOTU O ODDANIU NIEZBĘDNYCH Zdolności i/lub sytuacji

1. Oświadczam(y) , że na podstawie art. 22a ustawy Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U z 2015 r. poz. 2164 ze zm. .) podmiot który reprezentuję ……................………. zobowiązuje się, w postepowaniu pn :........................................................................... do udostępnienia swoich zdolności lub sytuacji Wykonawcy …………………................……… tj:

□ zdolności techniczne i/lub zdolności zawodowe tj ........................ i będzie brał udział w realizacji zamówienia w charakterze podwykonawcy i będzie realizował część zamówienia tj: ………………………... (wypełnić jeśli dotyczy) Jeśli dotyczy - podać imię i nazwisko, funkcja lub zakres wykonywanych czynności …………………………………………………………...……………………………………………….

□ sytuację finansową lub ekonomiczną tj …………………………………… w wysokości ………… zł . i □ będzie / □ nie będzie brał udziału w realizacji zamówienia*

na okres korzystania z nich przy wykonywaniu zamówienia pn : …………………………………………………………………………………………................................................…………

(nazwa zadania)

2. Oświadczam, że:

c) charakter stosunku jaki będzie łączył Wykonawcę z podmiotem, który reprezentuję to …………………………………… (np. umowa cywilno-prawna, umowa o współpracy umowa o podwykonawstwo lub inne ),

d) sposób wykorzystania zasobów podmiotu, który reprezentuję przez Wykonawcę przy wykonaniu zamówienia będzie polegał na ………………….……………………………………………...……………………………………………………………………………… (np. podwykonawstwo,).


e) podmiot, który reprezentuję zrealizuje roboty budowlane lub usługi, do których te zdolności ( tj : zdolności techniczne i/lub zdolności zawodowe) są niezbędne

f) podmiot który reprezentuję będzie solidarnie odpowiadał z wykonawcą któremu udostępniona została sytuacja finansowa lub ekonomiczna za szkodę poniesioną przez zamawiającego powstała wskutek nieudostępnienia tych zasobów

3. W celu udowodnienia, że ww. Wykonawca będzie dysponował zasobami mu udostępnionymi w stopniu umożliwiającym należyte wykonanie zamówienia publicznego oraz oceny, że stosunek łączący firmę którą reprezentuję z wykonawcą gwarantuje rzeczywisty dostęp do zasobów mu udostępnionych przedłożę niżej wymienione dokumenty :

..............................

...........................

Uwaga1. Za dokumenty o których mowa w pkt. 3 Zamawiający uzna odpowiednio np. poświadczenia, oświadczenia, umowy.

* zaznaczyć właściwe , jeśli dotyczą

dnia .........................................

........................................................................

czytelny podpis lub podpisy i imienne pieczęcie osoby lub osób upoważnionych do

reprezentowania podmiotu


3. Szczegółowy Opis Przedmiotu ZamówieniaZałącznik nr 3 do SIWZ

3.1. Przedmiot Zamówienia

Przedmiotem Zamówienia jest wykonanie projektu pn. „Miejskie Centrum Usług Wspólnych w

Katowicach” obejmującego budowę nowej infrastruktury informatycznej służącej do korzystania z

elektronicznych usług administracji publicznej na obszarze Miasta Katowice oraz podniesienia

poziomu dojrzałości już istniejących e-usług.

Przedmiotem Zamówienia obejmuje:

1. dostawę, instalację, dostosowanie do potrzeb Zamawiającego i wdrożenie zintegrowanego

systemu klasy ERP wspomagającego realizację e-usług (zwanego dalej Systemem) w

następujących obszarach:

Moduł Finanse i Księgowość,

Moduł Kadry i Płace,

Moduł Windykacja i Egzekucja,

Moduł Infrastruktura i Zasoby,

Moduł Raporty i Analizy Zarządcze,

Moduł Budżet i Sprawozdawczość,

Moduł Podatki i Opłaty Lokalne,

System Zarządzania Treścią – CMS (Portale),

System Zarządzania Oświatą,

System Zarządzania Dokumentacją.

2. dostawę i instalację Infrastruktury technicznej niezbędnej do realizacji przedmiotu zamówienia

oraz zapewnienia ciągłego i prawidłowego funkcjonowania Systemu;

3. dostawę i instalację licencji na Standardowe Oprogramowanie Systemowe, które jest niezbędne

do realizacji Przedmiotu Zamówienia oraz zapewnienia ciągłego i prawidłowego funkcjonowania

Systemu;

4. szkolenie użytkowników i administratorów;

5. zdefiniowanie e-usług przewidzianych do świadczenia przez Zamawiającego zgodnie

z podrozdziałem 3.4. Produkty i rezultaty (cele szczegółowe) wraz z metodologią ich monitoringu


6. świadczenie usług Rozszerzonego serwisu gwarancyjnego w wymiarze nie mniejszym niż 24

miesięcy od dnia podpisania Protokołu Odbioru Systemu zgodnie z zasadami opisanymi w § 12

Projektu Umowy.

7. świadczenie przez Wykonawcę Usług Rozwoju zgodnie z zasadami opisanymi w § 13 Projektu

Umowy w rozmiarze nie mniejszym niż 3000 godzin w całym okresie świadczenia usług

Rozszerzonego serwisu gwarancyjnego.

8. świadczenie przez Wykonawcę Usług Dodatkowych zgodnie z zasadami opisanymi w § 14

Projektu Umowy

Przedmiot Zamówienia zostanie zrealizowany we wskazanych przez Zamawiającego lokalizacjach w

następujących grupach i ilościach:

Tabela 5. Liczba jednostek w lokalizacjach objętych wdrożeniem

Grupa jednostek Jednostki oświatowe

Jednostki kulturalne

Jednostki pomocy społecznej

Pozostałe jednostki

Liczba jednostek w grupie

173 13 6 17

Przewidywana liczba użytkowników jednocześnie korzystających z System została przedstawiona w

tabeli 6.

Tabela 6. Liczba użytkowników jednocześnie korzystających z System

RODZAJE

LICENCJI

Fina

nse

i Księ

gow

ość

Kadr

y i P

łace

Mod

uł W

indy

kacj

a

i Egz

ekuc

ja

Infr

astr

uktu

ra

i Zas

oby

Rapo

rty

i Ana

lizy

Zarz

ądcz

e

Budż

et

i Spr

awoz

daw

czoś

ć

Poda

tki

i Opł

aty

Loka

lne

Zarz

ądza

nie

Ośw

iatą

Syst

em Z

arzą

dzan

ia

Doku

men

tacj

ą

Ogó

łem

licz

ba li

cenc

ji

Pełne

uprawnienia

447 407 29 254 125 265 222 1500 1500 4749

Przeglądanie 222 211 8 201 34 12 60 5 0 753Raportowani

e

6 2 3 4 260 4 18 5 0 302

RAZEM 675 620 40 459 419 281 300 1510 1500 5804

W tym

Jednostki

organizacyjn

e

590 590 0 399 249 221 50 1500 500 4099


Ogólna, wyliczona na podstawie powyższej tabeli nr 6 liczba licencji wynosi 5804. Jest to minimalna

liczba licencji, jaka zostanie zakupiona od Wykonawcy. W związku z możliwym niedoszacowaniem

potrzeb, liczba ww. licencji zostaje zwiększona o ok. 10 % do ogólnej liczby 6400 z zastrzeżeniem, że

Zamawiający może nie skorzystać z prawa opcji. Liczbę licencji z uwzględnieniem niedoszacowania

potrzeb przedstawia tabela 7

Tabela 7. Liczba użytkowników jednocześnie korzystających z Systemu z uwzględnieniem niedoszacowania potrzeb

RODZAJE

LICENCJI

Fina

nse

i Księ

gow

ość

Kadr

y i P

łace

Mod

uł W

indy

kacj

a

i Egz

ekuc

ja

Infr

astr

uktu

ra

i Zas

oby

Rapo

rty

i Ana

lizy

Zarz

ądcz

e

Budż

et

i Spr

awoz

daw

czoś

ć

Poda

tki

i Opł

aty

Loka

lne

Zarz

ądza

nie

Ośw

iatą

Syst

em Z

arzą

dzan

ia

Doku

men

tacj

ą

Ogó

łem

licz

ba li

cenc

ji

RAZEM 750 690 45 505 460 320 330 1680 1620 6400

3.2. Terminy i realizacja Przedmiotu Zamówienia

Przedmiot Zamówienia okreśłony w pkt 3.1 podpunkty 1-7 należy wykonać w ciągu 36 miesięcy od

dnia podpisania Umowy.

Zamawiający zakłada, że Przedmiot Zamówienia zostanie zrealizowany w następujących etapach i

terminach:

1. Etap I Inicjacja projektu – ustalenie zasad obowiązujących podczas wdrożenia Systemu i

uszczegółowienie harmonogramu prac – odbiór prac w terminie 1 miesiąca od daty

podpisania Umowy;

2. Etap II Analiza i Projekt Techniczny Systemu – przygotowanie specyfikacji analitycznej

Systemu i projektu technicznego;

3. Etap III Dostawa, instalacja i konfiguracja Platformy Sprzętowej – dostawa i instalacja

Infrastruktury technicznej, Standardoweggo Oprogramowania Systemowego oraz

Standardowe Oprogramowanie Aplikacyjnego;

4. Etap IV Pilotażowe wdrożenie Systemu – prace wdrożeniowe, mające na celu dostarczenie

sparametryzowanego i przetestowanego Systemu dla wybranych jednostek organizacyjnych

Zamawiającego;

5. Etap V Docelowe wdrożenie Systemu – przygotowanie i przeprowadzenie Startu

Produkcyjnego Systemu dla wszystkich jednostek organizacyjnych Zamawiającego

wchodzących w zakres Projektu;


Etap VI świadczenie usług Rozszerzonego serwisu gwarancyjnego w okresie przynajmniej dwudziestu

czterech (24) miesięcy od dnia podpisania Protokołu Odbioru Końcowego.

Wymagania w zakresie odbiorów opisano w Projekcie Umowy w § 10.

3.3. Architektura Systemu

Przedstawiony w Studium Wykonalności zarys architektury Systemu nie obejmuje Systemu

Zarządzania Oświatą. Wykonawca w projekcie technicznym ma uwzględnić zmiany wynikające z

SIWZ.

Definiując architekturę systemu informatycznego należy mieć na uwadze cele, jakie postawiono

przed wdrożeniem nowego rozwiązania, zmieniającego sposób funkcjonowania organizacji.

Architektura logiczna Systemu powinna zostać zaprojektowana zgodnie z zidentyfikowanymi

procesami biznesowymi oraz zidentyfikowanymi wymaganiami funkcjonalnymi względem Systemu.

Architektura logiczna przedstawia zakres realizacji Systemu ERP, z wyszczególnieniem komponentów

logicznych (ogólnych możliwości funkcjonalnych) i ich kluczowych powiązań wewnętrznych.

Zamieszczony poniżej diagram, przedstawiający uzupełniony w stosunku do Studium Wykonalności o

System Zarządzania Oświatą zarys architektury, nie obejmuje połączeń (interfejsów) do systemów

wewnętrznych UM Katowice oraz jednostek organizacyjnych Miasta oraz do systemów

zewnętrznych.


Rysunek 1: Architektura logiczna Systemu

3.4. Produkty i rezultaty (cele szczegółowe) wraz z metodologią ich monitoringu

Produkty i rezultaty projektu przedstawione zostały w Studium Wykonalności projektu.

Na potrzeby organizacji monitoringu Wykonawca zobowiązany jest przygotować narzędzia

pozwalające na określanie osiągniętych wartości wskaźnika rezulatu.

Raz w roku – na dzień 1 stycznia - UMK będzie generował raport z osiągniętych wskaźników. W razie

potrzeby, aktualizacja sprawozdań zbiorczych będzie dokonywana częściej niż raz w roku. W

okresach pomiędzy raportowaniem aplikacja (baza danych) służyła będzie do dostarczania bieżących

informacji.


3.4.1. Produkty projektu

Wykonawca umożliwi w ramach wdrożonego systemu realizację 34 usług on-line na różnych

poziomach dojrzałości tj.:

1. 21 usług on-line skierowanych do klientów spoza administracji publicznej: obywateli i

przedsiębiorców, w tym:

a) Usługi na poziomie 3 – poziom interakcji dwukierunkowej:

A2B - Wypełnianie deklaracji podatkowej; Informacja o wszystkich tytułach podatkowych i

niepodatkowych; Elektroniczne Zamówienia Publiczne;

A2C - Wypełnianie deklaracji podatkowej; Informacja o wszystkich tytułach podatkowych i

niepodatkowych; Elektroniczna rekrutacja pracowników; Elektroniczny Status Spraw; Budżet

obywatelski; Interwencje; Elektroniczny dzienniczek.

b) Usługi na poziomie 4 – poziom transakcyjności:

A2B - Zapłata podatku; Opłata komunalna; Opłata za użytkowanie wieczyste;

A2C - Zapłata podatku; Opłata komunalna; Opłata za użytkowanie wieczyste; Świadczenie

rodzinne; Elektroniczna rekrutacja do żłobków; Elektroniczna rekrutacja do przedszkoli;

Elektroniczna rekrutacja do szkół podstawowych; Elektroniczna rekrutacja do szkół

ponadpodstawowych.

2. 13 usług wewnątrzadministracyjnych skierowanych do administracji publicznej na poziomie 4 –

poziom transakcyjności:

A2A - Księgowanie dokumentów; Sporządzenie sprawozdań budżetowych; Planowanie

budżetowe; Obsługa zamówień; Udostępnianie informacji o pracownikach JO miasta oraz o

wakatach; Obsługa naboru elektronicznego dla szkół i przedszkoli; Organizacja placówki

oświatowej; Płatności elektroniczne; Rejestracja i obsługa spraw oraz dokumentów;

Prowadzenie kartoteki mieszkańca; Wymiana danych pomiędzy jednostkami

organizacyjnymi miasta oraz systemami informatycznymi innych podmiotów w tym innych

jednostek administracji publicznej i systemami administracji publicznej; Definiowanie usług

publicznych; Zarzadzanie tożsamością użytkowników;

Szczegółowy wykaz wymaganych e-usług przedstawiono w Studium Wykonalności.

3.5. Wymagania funkcjonalne

Wymagania dla obszarów funkcjonalnych zostały zidentyfikowane w trakcie wywiadów

przeprowadzonych z kluczowymi pracownikami Urzędu Miasta Katowice. Każdemu obszarowi

przypisane zostały funkcjonalności, które zostały poddane ocenie przez Zamawiającego.


Tabela 8. Objaśnienie wartości przypisanych poszczególnym wymaganiom

Wartość Opis1 Funkcjonalności, którym w kolumnie "Priorytet" przypisano wartość 1, są

wymaganiami kluczowymi dla Zamawiającego, ich spełnienie stanowi jedno z podstawowych kryteriów oceny proponowanego rozwiązania

2 Funkcjonalności, którym w kolumnie " Priorytet " przypisano wartość 2, zostały określone jako ważne lub mogące okazać się przydatne w przyszłości. Poziom spełnienia tych funkcjonalności będzie stanowił dodatkowe kryterium oceny rozwiązania

Wykonawca składający ofertę zobowiązany jest do wypełnienia wymagań w następujący sposób:

W przypadku, gdy oferowany System spełnia daną funkcjonalność w standardzie należy, w kolumnie

"STD", wpisać 1. Jeżeli dana funkcjonalność nie jest możliwa do zrealizowania w proponowanym

systemie, należy wpisać 0. Każdy inny zapis będzie traktowany jak wartość 0. Jeżeli dana

funkcjonalność zostanie dostarczona w wyniku modyfikacji systemu, w kolumnie "MDF" należy

wpisać 1 natomiast w kolumnie "STD" wstawić wartość 0. Umieszczenie zapisu 1 w kolumnie "MDF"

jest równoznaczne z zapewnieniem Zamawiającemu modyfikacji systemu o daną funkcjonalność w

ramach oferty. W przypadku, gdy Wykonawca umieścił, w którymś z wierszy kolumny „MDF” zapis 1,

proszony jest o wypełnienie kolumny Uwagi, informacjami dotyczącymi krótkiego opisu zmian

dostosowujących lub modyfikacji systemu oraz szacunkowej przewidywanej pracochłonności

(roboczogodzin).

Tabela 9. Przykład wypełnienia tabeli PASS przez Oferenta

Znaczenie STD MDF UwagiFunkcjonalność dostarczona w standardzie 1 0Funkcjonalność dostarczona w wyniku modyfikacji 0 1Brak możliwości realizacji funkcjonalności w proponowanym systemie

0 0

Załącznik do oferty, prócz wersji papierowej powinien być wypełniony w formie elektronicznej w

formacie .xls i dołączony do oferty na płycie CD lub DVD.

3.5.1. Opis wymagań ogólnych

ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WYMAGANIA OGÓLNEWF.01 Jednokrotność wprowadzania danych na każdym z

etapów realizacji procesów merytorycznych w UM Katowice i Jednostkach Organizacyjnych UM Katowice.

1

WF.02 Brak konieczności wymiany danych pomiędzy modułami systemu ERP, system będzie wykorzystywać jednolitą strukturę danych, dla zachowania integralności gromadzonych i przetwarzanych danych.

1


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.03 Jednolity interfejs użytkownika w zakresie modułów: Moduł Finanse i Księgowość Moduł Kadry i Płace Moduł Windykacja i Egzekucja Moduł Infrastruktura i Zasoby Moduł Raporty i Analizy Zarządcze Moduł Budżet i Sprawozdawczość Moduł Podatki i Opłaty Lokalne

1

WF.04 Jednolity interfejs użytkownika w zakresie modułów: Moduł Finanse i Księgowość Moduł Kadry i Płace Moduł Windykacja i Egzekucja Moduł Infrastruktura i Zasoby Moduł Raporty i Analizy Zarządcze Moduł Budżet i Sprawozdawczość Modułu Zarządzania Oświatą Moduł Podatki i Opłaty Lokalne Moduł System Zarządzania Dokumentacją

2

WF.05 Pomoc kontekstowa w języku polskim, dostępna z poziomu GUI, przypisana do poszczególnych funkcji.

1

WF.06 Wyszukiwanie wielokryterialne w zakresie danych zgromadzonych w systemie ERP (narzędzie wyszukiwania dostępne z GUI użytkownika, dla uprawnionych użytkowników).

1

WF.07 Tworzenie parametryzowanych raportów, w zakresie danych zgromadzonych w Systemie ERP (narzędzie raportowe dostępne z GUI użytkownika, dla uprawnionych użytkowników).

1

WF.08 Integracja z systemami dziedzinowymi UM Katowice (zgodnie z założeniami integracji określonymi w niemniejszym dokumencie).

1

WF.09 System będzie posiadał mechanizm eksportu danych do formatów pdf, XML, doc/docx, odt oraz xls/xlsx i ods.

1

WF.10 System będzie posiadał zainicjowane słowniki słowniki administracyjne, np. Banki, Urzędy

Skarbowe, Oddziały NFZ, itp słowniki adresowe, (integracja z TERYT), słowniki

kodów pocztowych, słowniki składników płacowych, potrąceń,

ubezpieczeń, słowniki ewidencyjne, np. stanowiska pracy,

uprawnienia, kwalifikacje, rodzaje umów, itp.

1


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.11 Pełna dowolność modyfikacji i dostosowania systemu przez użytkownika w zakresie:A. Interfejsu użytkownika: Modyfikacja i dostosowanie ekranów

użytkownika, Modyfikacja i dostosowanie menu systemu.B. Logiki biznesowej Możliwość implementacji nowych procesów

biznesowych, Możliwość modyfikacji zaimplementowanych

procesów biznesowych, Możliwość modyfikacji zaimplementowanych w

systemie procedur oraz funkcjiC. Modelu danych systemu: Możliwość modyfikacji i dostosowania modelu

danych systemu ( w celu obsługi zmienionego modelu konieczna jest modyfikacja logiki biznesowej oraz interfejsu użytkownika)

D. Współpracy systemu z innymi systemami teleinformatycznymi:

Pełny interfejs programistyczny systemu (API) umożliwiający dostęp do dowolnego elementu systemu

Możliwość orkiestracji dowolnych procesów integracji i wymiany danych także w ramach zaimplementowanych procesów biznesowych.

1

3.5.2. Opis wymagań obszaru „Zarządzanie Katalogiem Usług dla Obywateli”

ID Opis

Prio

ryte

t Wykonawca

STD MDF Uwagi

Portal Mieszkańca

WF.12

Wyświetlanie informacji dot. Mieszkańca (tzw. „Kartoteka Mieszkańca”).Oprócz informacji podstawowych, możliwość wprowadzenia przez mieszkańca informacji o wybranym kanale kontaktu i możliwość odświeżenia tych informacji (telefon, email).

1

WF.13 Wersja „Kartoteki Mieszkańca” dedykowana (dostosowana) na urządzenia mobilne. 1

WF.14 Wyświetlanie informacji dotyczących zobowiązań podatkowych, wymaganych do złożenia oraz złożonych deklaracji.

1

WF.15 Wyświetlanie statusu spraw realizowanych przez interesanta. 1

WF.16 Wyświetlanie informacji dla obywateli z wykorzystaniem uwierzytelniania SEKAP/ePUAP. 1


ID Opis

Prio

ryte

t Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.17

Wykorzystanie platformy SEKAP/ePUAP w celu realizacji następujących czynności:

Obsługa formularzy elektronicznych za pośrednictwem systemu SEKAP/e-PUAP;

Wykorzystanie usług SEKAP/e-PUAP do obsługi formularzy;

Autoryzacja użytkowników; Rejestracja/modyfikacja usług; Utworzenie/modyfikacja profilu

jednostek/urzędu; Umożliwienie dostępu do danych rejestrów

centralnych, w tym:o SRP;o KRK;o CEPIK;o KRS.

1

WF.18 Dostęp do danych na Portalu Mieszkańca z najpopularniejszych obecnie dostępnych przeglądarek na rynku oraz przez urządzenia mobilne

1

Dostęp do danych

WF.19

Umożliwienie dostępu do danych wewnętrznych urzędu (w zależności od przyznanych uprawnień).Udostępnianie urzędnikom podejmującym decyzję wgląd w kluczowe dla procesu informacje i status spraw. W tym m. in.: Dane osobowe; Dane meldunkowe; Dane dotyczące stanu cywilnego; Dane dotyczące pojazdu; Dane dotyczące statusu pracy (formy i miejsca

zatrudnia); Dane aktu urodzenia; Pozwolenia budowlane; Dane dotyczące zobowiązań podatkowych/opłat.

1

WF.20 Udostępnienie informacji Miejskim Ośrodkom Pomocy Społecznej dot. Stanu Cywilnego (akty urodzenia, zgonu, stan cywilny, potomstwo, PESEL, dowody osobiste).

2

WF.21 Udostępnienie jednostkom informacji od Powiatowego Urzędu Pracy (status osoba pracująca, bezrobotna, terminy).

2


ID Opis

Prio

ryte

t Wykonawca

STD MDF Uwagi

Formularze

WF.22

Opracowanie i wdrożenie następujących formularzy elektronicznych dotyczących sprawozdawczości niefinansowej: Sprawozdania instytucji kultury:

o Plany (miesięczne, kwartalne, półroczne, roczne, aktualizacja, dodatkowe wydarzenie);

o Realizacja (miesięczne, kwartalne, półroczne, roczne, aktualizacja, dodatkowe wydarzenie);

Sprawozdania w zakresie realizacji strategii rozwoju miasta z możliwością wyboru jednostki oraz programu.

Sprawozdania jednostek oświaty (realizowane w zakresie rocznym):

o Plan doskonalenia nauczycieli; Sprawozdanie skarg i wniosków rozpatrywane w

jednostkach (w ujęciu rocznym). Oświadczenie z Kontroli Zarządczej (w ujęciu

rocznym). Sprawozdanie z zakresu Obrony Cywilnej (w ujęciu

rocznym).

1

3.5.3. Opis wymagań obszaru „Budżet i Sprawozdawczość”

ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

BUDŻETWF.23 Definiowanie układu budżetu zgodnie z określoną

strukturą (wzorcem, szablonem), z zachowaniem minimalnej liczby wymiarów planowania i realizacji:B. w układzie tradycyjnym: kategorie: (np. dochody/przychody,

wydatki/koszty) źródła finansowania: (np. budżet gminy, budżet

państwa, dotacje, środki europejskie, itd.) elementy klasyfikacji budżetowej (dział, rozdział,

paragraf, pozycja)E. w układzie zadaniowym: co najmniej: funkcje, zadania, podzadania, działaniaF. wydatki w ujęciu strukturalnym i możliwością: zdefiniowania wielu budżetów np. dla konta,

jednostki organizacyjnej, centrum kosztowego, podziału budżetu na globalne i częściowe zgodnie

ze strukturą organizacyjną, ujęcia w nim struktury planowania z

uwzględnieniem planów podległych jednostek organizacyjnych,

generowania w podziale na dowolne okresy, wykorzystania danych z roku bieżącego lub lat

1


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

poprzednich. WF.24 Definiowanie prowizorium budżetowego i tworzenie

planu rzeczowo finansowego. 2

WF.25 Definiowanie budżetów (przychody i koszty) w układzie komórek organizacyjnych oraz jednostek organizacyjnych na poziomie poszczególnych jednostek organizacyjnych.

1

WF.26 Planowanie budżetu w podległych jednostkach organizacyjnych i UM z uwzględnieniem specyfiki jednostek (w oparciu o zestandaryzowane formularze dla np. grup jednostek typu oświata):i) możliwość definiowania w obrębie projektu planu

(potrzeb) dowolnej ilości obszarów (grup) planowania posiadających różną strukturę planistyczną (np. obszar wydatków bieżących, majątkowych, płacowych, IT, obszar dochodów w poszczególnych komórkach);

j) dostarczenie narzędzi typu BI korzystających z: danych historycznych, wyników symulacji - np. płac wg wartości

nominalnych z angaży z uwzględnieniem wzrostów dodatków stażowych, innych składników zależnych np. od płacy minimalnej, mnożników,

mechanizmu analizowania zawartych umów i ich harmonogramów (tzw. zaangażowanie lat przyszłych);

k) zapisywanie komentarzy dotyczących zarówno fragmentów projektu planu jak i pojedynczych wprowadzonych wartości;

l) możliwość definiowania dodatkowych wskaźników, które powiązane formułami matematycznymi wspomagałyby proces opracowywania wybranego fragmentu projektu planu, np.: mając do zaplanowania koszt związany z zakupem materiału A można wspomóc proces planowania wiedząc, jaka jest cena jednostkowa towaru (wskaźnik pomocniczy 1) oraz ile szt. towaru chcemy kupić (wskaźnik pomocniczy 2); nasz koszt jest iloczynem wskaźnika pomocniczego 1 i 2;

m) wstępne/ostateczne zatwierdzanie projektu planu przez kierownika jednostki z możliwością korekty poszczególnych pozycji obszarowych;

n) przekazanie projektu planu wspomaganie procesu transformacji projektu planu i planu do układu analitycznego (wg paragrafów);

o) mechanizmy transformacji planu z układu paragrafowego na zadaniowy;

p) wersjonowanie planu.Planowanie i realizacja budżetu tradycyjnego oraz budżetu zadaniowego.

1

WF.27 Budżetowanie operacyjne 2

WF.28 Dostęp do danych przeniesionych do archiwum. 1

WF.29 Kalkulowanie budżetu globalnego oraz szczegółowego. 1

WF.30 Automatyzacja procedury akceptacji planu budżetu rocznego (workflow). 1

Obszar budżetu dla jednostek oświatwych


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.31 Budowa projektu planu finansowego w obszarze dochodów i wydatków budżetowych dla wszystkich typów jednostek oświatowych.

1

WF.32 Przeliczanie kosztów związanych z realizacją planowanej organizacji z uwzględnieniem dwóch arkuszy opisujących organizację w roku budżetowym.

1

WF.33 Planując wydatki rzeczowe placówki w szczegółowości: zadanie - dział - rozdział - paragraf - pozycja klasyfikacji budżetowej.

1

WF.34 Zatwierdzanie projektów w obowiązujący plan finansowy.

1

WF.35 Składanie wniosków o zmianę w planie przez jednostki oświatowe.

1

WF.36 Wprowadzenie, analizę i monitoring wykonania planów finansowych i dokumentów bilansowych pojedynczej jednostki organizacyjnej, a także w ujęciu zbiorczym.

1

Na podstawie zgromadzonych danych przygotowywanie wydruków dla poszczególnych jednostek sprawozdawczych, jak i zbiorczo:

WF.37 sprawozdań budżetowych : RB-27s, Rb-28s, Rb-Z, Rb-N, Rb-WSa, Rb-27ZZ, Rb-50, Rb-34s

1

WF.38 sprawozdań finansowych: bilans, rachunek zysków i strat, zestawienie zmian w funduszu, bilans skonsolidowany

1

WF.39 projektu i planu finansowego 1

WF.40 Wniosku o zmianę 1

Weryfikację następujących zależności w zakresie wydatków i w zakresie dochodów:

WF.41 wydatki wyższe niż plan, 1

WF.42 wydatki + zobowiązania wyższe niż plan, 1

WF.43 wydatki + zobowiązania wyższe niż zaangażowanie 1

WF.44 zaangażowanie wyższe od planu i niższe od wydatków, 1

WF.45 dochody wykonane + (należności pozostałe do zapłaty - nadpłaty) = należności,

1

WF.46 dochody wykonane wyższe niż dochody otrzymane. 1

WF.47 Składnie wniosków o zapotrzebowanie środków pieniężnych przez jednostki oświatowe i rejestrację przepływu środków pieniężnych między JST a jednostkami oświatowymi.

1

Proces – Planowanie Wieloletniej Prognozy Finansowej Miasta

WF.48 Zgłoszenie zadania inwestycyjnego – wypełnienie formularza, ocena, weryfikacja, tworzenie listy zadań do objęcia WPF

2

WF.49 Tworzenie i modyfikacja Wieloletniej Prognozy Finansowej w zadanym okresie czasu. 1


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.50 Modyfikacja budżetu rocznego i WPF. Zmiana struktury budżetu podczas trwającego okresu budżetowego ze względu np. na zmianę struktury organizacyjnej, prawa, struktury wydatków, nowych przedsięwzięć, rzeczywistych wydatków.

1

WF.51 Automatyzacja procedury akceptacji planu budżetu wieloletniego (workflow). 1

Proces – Realizacja budżetuWF.52 j) realizacja dochodów i wydatków zgodnie z planem i

harmonogramem;k) obsługa zmian własnych w planie, w granicach

przyznanych kompetencji (np. w określonych paragrafach) z zapamiętaniem ich historii – wprowadzane zmiany są widoczne w czasie rzeczywistym w budżecie Miasta;

l) wnioskowanie do UM o dokonanie zmian w planie (rejestrowane); wzór wniosku definiowany przez użytkownika; rejestr wniosków; sformalizowana decyzja dysponenta (akcept, częściowy akcept, odrzucenie, zawieszenie wniosku); dla budżetu zadaniowego zabezpieczenie definicji mierników i nazw mierników i ich wielkości planowanych oraz zrealizowanych;

m) zatwierdzanie/odrzucanie (całkowite/częściowe) przez UM wniosków o zmiany w planie;

n) kontrola zgodności budżetu tradycyjnego (paragrafowego) i zadaniowego (plan i realizacja);

o) kontrola dokonywania zmian w planie z zastosowaniem mechanizmów weryfikujących:

p) dopuszczalność zmian w określonych pozycjach planu

q) dopuszczalność zmian w granicach wolnych środków w planie

r) bilansowanie się zmian.

1

WF.53 Możliwość rezerwowania środków w ramach budżetu dla realizacji określonych zadań/umów. 1

WF.54 Obsługa planów zakupowych: w odniesieniu do źródeł finansowania, wg rodzajów kosztów i grup budżetowych.

1

WF.55 Korekta kosztów i podatku VAT zgodnie z aktualnie obowiązującymi ustawami. 1

WF.56 Szczegółowa alokacja kosztów ogólnych jednostki (do poszczególnych obiektów, zespołów funkcjonalnych). 1

WF.57 Automatyczne odzwierciedlanie wpływu planu rocznego i zmian planu na plan wieloletni. 1

Proces – Monitorowanie wykonania i sprawozdawczość budżetowa.


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.58 Kontrola i monitoring: kwot budżetu (blokada przekroczeń, z możliwością

autoryzacji wymaganych deficytów), realizacji budżetu w odniesieniu do powiązanych

dokumentów (m.in. faktur, zapłat, stanu kont), możliwość podziału na jednostki organizacyjne

realizacji budżetu, odniesienie do źródeł wydatków i finansowania, zestawienie wartości wykonania budżetu za okres

w różnych układach (organizacyjnym, rodzaju budżetu),

tworzenie raportów wartości odchyleń od planowanych budżetów w dowolnym momencie.

1

WF.59 Eksport danych z zakresu sprawozdawczości oraz planów budżetowych do systemu Besti@. 1

WF.60 Możliwość powiązania zapisów z określonymi paragrafami budżetowymi. 1

WF.61 Automatyczne przypisanie grupy operacji do kwot (dochód/wpływ, wydatek/koszt/zaangażowanie, środki pieniężne).

1

WF.62 Tworzenie raportów umożliwiających analizę zapisów w odpowiedni sposób, zarówno od strony dokumentów i kont księgowych, jak i od strony pozycji klasyfikacji budżetowych.

1

WF.63 Możliwość tworzenia własnych raportów dotyczących danych budżetowych 1

WF.64 Program Zadań Społecznych i Gospodarczych [dysponent, zadanie, zakres rzeczowy, plan, jednostka pomocnicza, oznaczenie (J, WPI, UE/WPI, BO); dane finansowe powinny być automatycznie pobierane z budżetów jednostkowych poszczególnych komórek i jednostek organizacyjnych, zakres rzeczowy uzupełniany przez dysponentów środków budżetowych. Możliwość prezentowania planu i wykonania Programu Zadań Społecznych i Gospodarczych za dany okres.

2

3.5.4. Opis wymagań obszaru „Finanse i Księgowość”

ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

RACHUNKOWOŚĆ

WF.65 Rejestrowanie struktury:



w podziale na poszczególne jednostki organizacyjne.

1


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.66 Odzwierciedlenie założeń i struktury budżetu jednostki organizacyjnej, w tym struktury dla: Księgi Głównej i Ksiąg Pomocniczych Budżetu

Księgi Głównej i Ksiąg Pomocniczych Jednostek Budżetowych (w tym Urzędu Miasta) i Zakładów Budżetowych.

1

WF.67 Definiowanie wielu ksiąg głównych i pomocniczych. 1

WF.68 Definiowanie jednoczesne dla wszystkich ksiąg głównych i/lub pomocniczych (łącznie/oddzielnie) lub dla wybranych.

2

WF.69 Księgowanie w nowym roku obrachunkowym przed zamknięciem starego.

1

WF.70 Księgowanie równolegle w kilku okresach obrachunkowych (ubiegły – bieżący miesiąc, stary – nowy rok). Obsługa zadeklarowanej liczby okresów obliczeniowych.

1

WF.71 Definiowanie statusu okresu obrachunkowego (otwarty, zamknięty).

1

WF.72 Zapewnienie ciągłości danych w kolejnych latach obrachunkowych (zgodność bilansu zamknięcia – BZ starego roku i bilansu otwarcia – BO nowego roku). Automatyczne otwierania BO dla nowego roku na podstawie zapisów w księgach roku starego z uwzględnieniem korekt powstających na skutek księgowania w okresach specjalnych (np. miesiące 13-16 dla roku starego). Możliwość dokonywania ręcznego wprowadzania BO, ręcznych korekt BO i BZ.

1

WF.73 Bezpośrednie przejście od danych sumarycznych konta do odpowiednich zapisów księgowych i dokumentów źródłowych (np. poprzez metodę „drill-down” – rozwijania danych zagregowanych do danych szczegółowych).

1

WF.74 Wyszukiwanie danych na kontach wg różnych kryteriów m.in.: numeru konta, wartości transakcji, okresu księgowania, danych klasyfikacji budżetowej, sposobu finansowania - np.: zadania własne gminy/powiatu, zadania zlecone: gminie/ powiatowi/dysponentowi, itp.

1

WF.75 Dostęp do obrotów, bilansu i zapisów na kontach w różnych zakresach m.in.: danych aktualnych, danych historycznych, danych budżetowych, pojedynczego okresu, wielu okresów.

1

WF.76 Definiowanie różnych zestawień zapisów księgowych m.in.: według numeru konta, dat, treści, numeru dziennika, dysponentów, sposobów finansowania.

1

WF.77 Definiowanie różnych zestawień dowodów: np. według symbolu, numeru, daty, kontrahenta, jednostek, definiowalnych grup jednostek.

1


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.78 Definiowanie różnych zestawień obrotów i sald: np. na określony dzień, od początku roku, dla dowolnego miesiąca. Możliwość generowania potwierdzeń sald do kontrahentów pojedynczo lub zbiorczo (na określony dzień) wraz z ewidencją.

1

WF.79 Wykaz kont z saldem zerowym, niezerowym z obrotami zerowymi i niezerowym w dowolnym okresie na dowolny dzień.

1

WF.80 Zestawienie obrotów miesięcznie, narastająco, w okresie od – do, w zakresach: od konta do konta, sumarycznie lub analitycznie dla grupy kont/maski konta, jednostek, definiowalnych grup jednostek, itp.

1

WF.81 Możliwość generowania różnych zapytań dotyczących płatności np.: wyszukiwanie na podstawie rozliczonych płatności.

1

WF.82 Automatyzacja procesu akceptacji wybranych czynności (potrzeb) lub operacji księgowych w zakresie określonych (przepisami prawa i uregulowaniami wewnętrznymi jednostki) kompetencji (workflow).

1

PLAN KONT

WF.83 Dowolne określenie formatu konta (długość, liczba segmentów, struktura, opis). Możliwość budowania planu kont z uwzględnieniem dowolnej liczby poziomów analityki lub możliwością prowadzenia wielowymiarowej analityki do kont syntetycznych.

1

WF.84 Automatyczne rozliczanie kosztów (dokonywanie przeksięgowań) według określonych przez użytkownika algorytmów. Dynamiczne obliczanie kluczy podziałowych na bazie kont analitycznych.

1

WF.85 Podczas księgowania: wyświetlanie dokumentów, możliwość wyszukiwania kont wg różnych parametrów: wg nazwy, nr konta, wybranych kilku znaków, możliwość stosowania przy wyszukiwaniu znaków zastępujących (jeden lub ciąg znaków).

1

WF.86 Definiowanie i konfigurowanie kont ze względu na:

charakter i rodzaj (syntetyczne/analityczne),

zapisy (jednostronne/dwustronne),

typ: rozrachunkowy, wynikowy, bilansowy, pozabilansowy,

sposób powstawania zapisów:

o automatyczny (np. poprzez przeniesienie z innych modułów ewidencyjnych lub systemów zewnętrznych),

o ręczny, itp.

1


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.87 Dodawanie konta w planie kont w dowolnym czasie, na dowolnym poziomie struktury organizacyjnej (dostępność do tej funkcji tylko dla wybranej grupy użytkowników).

1

WF.88 Wybór dowolnego sposobu zamknięcia konta: przeniesienie salda, przeniesienie nierozliczonych zapisów.

1

WF.89 Możliwość blokady księgowania na wybranych kontach. 1

WF.90 Centralna (wspólna) baza danych słownikowych, np.: konta, adresy budżetowe (rozdziały, paragrafy, kontrahenci, banki, stawki VAT, rodzaje dokumentów księgowych, dekretacji księgowych, itp. dla wszystkich jednostek organizacyjnych.

1

WF.91 Definiowanie wspólnego (obligatoryjnego) dla danej grupy jednostek organizacyjnych (np. jednostki oświatowe) planu kont i reguł księgowania w celu utrzymania homogeniczności ewidencyjno-sprawozdawczej.

1

WF.92 Automatyczna dostępność zapisów dla kont syntetycznych i analitycznych wyższych szczebli na podstawie zapisów z kont odpowiadających im analityk szczebli niższych (mechanizm tzw. ewidencji równoległej).

1

KSIĘGOWANIE

WF.93 Ewidencja księgowa zdarzeń gospodarczych, w tym operacji gospodarczych lub otrzymanie informacji (dokumentu źródłowego lub transmisji przelewów z systemu bankowego) o wystąpieniu takiego zdarzenia lub operacji, z którym związany jest obowiązek prawny, lub dla którego ustalono obowiązek zapisu w księgach rachunkowych poszczególnych jednostek zgodnie z ZPK i wymogami rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont…. (t.j. Dz. U. z 2013 r. poz. 289 ze zmianami), zwłaszcza z obowiązkiem prowadzenia ewidencji szczegółowej do konta 130 w szczegółowości planu finansowego dochodów i wydatków budżetowych, w szczególności obejmująca:

uznania (w tym wpływów kasowych), obciążenia (w tym obciążenia kasowe), zobowiązania, należności, korekty, środki trwałe, wartości niematerialne i prawne, wynagrodzenia, zapasy magazynowe, udziały i akcje.

Dokumenty księgowe w systemie muszą obejmować kompletne zaewidencjonowanie nie tylko w obszarze rachunkowości finansowej (konta Księgi Głównej) ale również tam, gdzie jest to wymagane, w obszarze rachunkowości budżetowej (co najmniej: działy, rozdziały, paragrafy, zadania,

1


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

wydatki strukturalne) w sposób gwarantujący ujęcie memoriałowe (koszt/przychód) i kasowe (wydatek/dochód) i raportowanie sprawozdawcze z wydatków/dochodów w odpowiednim układzie:

Plan Zaangażowanie Wydatki/Dochody Zobowiązania (w tym wymagalne)/Należności (w tym

wymagalne/ długoterminowe)

WF.94 Unikalny numer dowodu. 1

WF.95 Dziennik zapisów księgowych w układzie chronologicznym. 1

WF.96 Usuwanie błędnych dokumentów wprowadzonych do ewidencji przed ich ostateczną akceptacją (z zaewidencjonowaniem historii obiegu dokumentu przed usunięciem).

1

WF.97 Rejestrowanie wszelkich zapisów i zmian zapisów z jednoznacznym identyfikowaniem operatora dokonującego zmian.

1

WF.98 Zbiory robocze dla każdego użytkownika (księgowanie paczkami).

1

WF.99 Poprawa dekretów w zbiorach roboczych przed zaksięgowaniem.

1

WF.100 Symbole dowodów zdefiniowane przez użytkownika. 1

WF.101 Opis dowodu. 1

WF.102 Opis każdej pozycji w dowodzie (uzależnione od rodzaju dowodu, możliwość podziału dowodu).

1

WF.103 Podpowiedź stanu konta (dla wybranych kont i wskazanych użytkowników).

1

WF.104 Wyświetlanie nazwy konta przy księgowaniu. 1

WF.105 Kontrola poprawności dowodu pod względem: występowania konta w planie kont, sumy kontrolnej rejestru dowodów itp. na etapie rejestracji, dekretacji i księgowania. Możliwość ustawienia trybu akceptacji dowodu księgowego przed wpisaniem do księgi (dwuetapowość zapisu dowodów księgowych) z obligatoryjnym buforowaniem dowodów niezaksięgowanych (np. zapamiętanie/ zaksięgowanie). Możliwość tworzenia zestawień niepowiązanych dokonanych wpłat z należnościami.

1

WF.106 Księgowanie w dowolnym momencie. 1

WF.107 System powinien pozwalać na powtórne rozliczenie i zamknięcie okresu bez konieczności dokonywania korekty.

1


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.108 Automatyczne księgowanie na różnych kontach podczas wprowadzania transakcji. Automatyczne księgowanie wpłat na indywidualne karty kontowe podatników/kontrahentów dokonywanych w kasie UM Katowice (online)

1

WF.109 Stornowanie zaksięgowanych dekretów (storno czarne i czerwone).

1

WF.110 Ułatwienia wyszukiwania dowodów poprzez np.: nr dowodu, symbol dowodu, nr dziennika, datę księgowania, datę systemową, osobę która zaksięgowała dowód, klasyfikację budżetową, sposób finansowania: zadania własne gminy/powiatu/ dysponenta, zlecone gminie/powiatowi/ dysponentowi, itp.

1

WF.111 Definiowalne i konfigurowalne automatyczne księgowanie dowodów (operacji) z innych obszarów systemu: ewidencji majątku (w tym amortyzacji), gospodarki materiałowej, zakupów, sprzedaży z różnych obszarów działalności Urzędu i poszczególnych jednostek podległych, ewidencji i naliczania płac, jak również z/do systemów zewnętrznych, zarówno na poziomie wymiany plików jak i usług w klasie webservice.

1

WF.112 Możliwość zdefiniowania mechanizmu importu dokumentów księgowych do systemu ERP w celu załadowania ich do systemu (np. faktury flotowe dla samochodów służbowych, usługi telekomunikacyjne, itp.).

1

WF.113 Rejestracja dokumentu, w tym dokumentu zaangażowania (np. umowa cywilno-prawna, faktura, inne zobowiązanie).

1

WF.114 Automatyczna kontrola zgodności rejestrowanych dokumentów finansowych/zobowiązań z planem i zapisem na kontach zaangażowania oraz z poszczególnymi dokumentami zaangażowania w celu uniemożliwienia zaksięgowania kosztu/wydatku powyżej konkretnego zaangażowania (np. kwoty wynikającej z umowy).

2

WF.115 Wszystkie rejestry są prowadzone zgodnie z przepisami prawnymi (np. zasady zaokrąglania).

1

WF.116 Możliwość planowania, księgowania, rozliczania i sprawozdawania programów finansowanych z udziałem środków europejskich oraz innych środków ze źródeł zagranicznych niepodlegających zwrotowi.

1

WF.117 Możliwość definiowania i kontrolowania księgowania budżetowego, co najmniej w układzie tradycyjnym i zadaniowym poprzez np. tworzenie dla każdej jednostki organizacyjnej (jednostki budżetowej, zakładu budżetowego) odrębnej listy tzw. adresów budżetowych (np.: źródło finansowania, rozdział, paragraf, zadanie) dozwolonych do księgowania planu i jego realizacji.

2


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WIELOWALUTOWOŚĆ

WF.118 Możliwość wprowadzania i księgowania dokumentów w walutach obcych (księgowanie dokumentu w walucie obcej z jednoczesnym przeliczeniem po odpowiednim kursie w zależności po operacji).

2

WF.119 Wystawianie faktur w walutach obcych. 2

WF.120 Rejestrowanie faktur obcych, zagranicznych. 2

WF.121 Rozliczanie transakcji w walutach obcych, z jednoczesnym automatycznym wyliczaniem i księgowaniem zrealizowanych różnic kursowych, od płatności częściowej oraz rozliczenia całkowitego.

2

WF.122 Automatyczna obsługa niezrealizowanych różnic kursowych od niezapłaconych faktur w czasie sporządzania bilansu.

2

WF.123 Analiza rozrachunków i kont wg struktury walutowej. 2

WF.124 Obsługa słownika walut. 2

WF.125 Definiowanie walut. 2

WF.126 Interfejs do systemów bankowych służący do zasilenia systemu ERP tabelami kursów.

2

WF.127 Obsługa historycznych danych o zmianach kursów. 2

WF.128 Generowanie przelewów walutowych, import do systemu wyciągów walutowych

2

NALEŻNOŚCI

WF.129 Ewidencja księgowa dochodów, w tym:





rozliczanie podatku VAT z uwzględnieniem terminów powstania obowiązku podatkowego w zależności od rodzaju płatności.

1

WF.130 Obsługa e-faktur wystawionych przez UMK oraz JO. 1

WF.131 Ewidencja planowanych należności: umów, faktur oraz informacji dotyczących środków pieniężnych.

1


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.132 Automatyczne naliczanie odsetek: na dany dzień, według zmiennego w czasie wskaźnika. Możliwość proporcjonalnego rozliczania dokonanych wpłat.

1

WF.133 Definiowanie wskaźnika odsetek oraz ręcznego wprowadzania odsetek na podstawie umowy.

1

WF.134 Definiowanie liczby dni w miesiącu i roku dla potrzeb naliczania odsetek z uwzględnieniem specyfiki naliczania odsetek w zależności od rodzaju należności. Możliwość generowania zestawień odsetek od należności zapłaconych po terminie i od należności niezapłaconych.

1

WF.135 Generowanie wezwań do zapłaty, monitów, przelewów, upomnień, tytułów wykonawczych, not odsetkowych, potwierdzeń sald. Możliwość wysyłania korespondencji windykacyjnej na adresy mailowe zapisane w kartotekach kontrahentów. Umieszczanie na dokumentach windykacyjnych stanu zadłużenia i odsetek na dowolny dzień wg wskazania w dokumencie.

1

WF.136 Rejestrowanie w systemie wysłanych wezwań do zapłaty, wydanych monitów, przelewów, not odsetkowych, potwierdzeń sald. Możliwość generowania monitów z wykorzystaniem komunikacji elektronicznej (SEKAP, ePUAP, e-mail, sms)

1

WF.137 Możliwość automatycznego wyliczenia kwoty odsetek na wygenerowanym monicie, wezwaniu do zapłaty wg aktualnej stawki odsetek obowiązującej w dniu wygenerowania monitu, wezwania. Sporządzanie zestawień – zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

1

WF.138 Możliwość wsparcia procesu windykacyjnego przez skonfigurowanie w systemie procesu WorkflowworkflowWorkflow, pozwalającego na definiowanie różnych przebiegów procesu w zależności np. od typu kontrahenta, wielkości zadłużenia, itp.

2

WF.139 Anulowanie odsetek. 1

WF.140 Zestawienie należności: za dowolny okres, powyżej kwoty na dany dzień, wg nazwy lub numeru podatnika/kontrahenta (stabilność danych w generowanych zestawieniach niezależnie od daty ich sporządzenia).

1

WF.141 Wychwytywanie opóźniających się płatności (np. wydruki, automatyczne powiadamianie systemu o zaległościach).

1


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.142 Prowadzenie windykacji należności budżetowych, w tym obsługa rozłożeń spłaty kwot należnych na raty. Konfiguracja systemu powinna umożliwiać prowadzenie windykacji jednostkowej i scentralizowanej (dane dłużnika i wszystkie jego zobowiązania wobec UM i jednostek podległych są dostępne zarówno w jednostce, w której powstał tytuł dłużny jak i np. w centrum windykacyjnym). Możliwość zdefiniowania procesów workflow dla prowadzenia windykacji.

1

WF.143 Analiza należności zapłaconych wg terminu zapłaty (przed terminem zapłaty, w terminie zapłaty, przeterminowane pogrupowane w okresy przeterminowania definiowalne z poziomu użytkownika np. 10, 30, 60, 90 dni).

1

WF.144 Analiza należności niezapłaconych wg terminu zapłaty (przed terminem zapłaty, w terminie zapłaty, przeterminowane pogrupowane w okresy przeterminowania definiowalne z poziomu użytkownika np. 10, 30, 60, 90 dni).

1

ZOBOWIĄZANIA

WF.145 Ewidencja księgowa wydatków, w tym:

weryfikacja i księgowanie, na podstawie przyjmowanych danych od komórek merytorycznych (przez system informatyczny wewnętrzny lub zewnętrzny i otrzymanych w wersji papierowej) sprawdzonych pod względem merytorycznym i formalnorachunkowym, zatwierdzonych do wypłaty przez głównego księgowego i przez dysponenta środków,


sporządzanie płatności z planu wydatków budżetowych w zakresie:

o zakupu towarów i usług, w tym: usług budowlano-montażowych, składników majątkowych i zapasów magazynowych,

o udzielania dotacji budżetowych i ich rozliczania,o naliczania i wypłaty wynagrodzeń,o rozliczania delegacji krajowych i zagranicznych,o rozliczania zaliczek dla pracowników,o wnoszenia aportów od spółek prawa

handlowego,o realizacja innych wydatków zgodnie z

przepisami prawa.

1

WF.146 Ewidencja planowanych zobowiązań: umów, faktur oraz informacji dotyczących środków pieniężnych.

1


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.147 Możliwość ustawiania (wyliczania) terminu realizacji danej płatności z zapamiętaniem terminu pierwotnego wynikającego z dokumentu. Wyliczanie na podstawie danych stałych będących cechą danego kontrahenta (automatycznie: najpóźniej jak ustalono z dostawcą) z możliwością ręcznej zmiany tego terminu.

1

WF.148 Możliwość dokonywania płatności częściowych. 1

WF.149 Lista wymaganych płatności na dany dzień. 1

WF.150 Informowanie o zaległych płatnościach: dla obecnego okresu, od daty do daty, dla dostawcy.

1

WF.151 Przypisanie zobowiązania do działu, rozdziału, paragrafu klasyfikacji budżetowej, konta, inwestycji, dysponenta i sposobu finansowania.

1

WF.152 Wybór sposobu płatności: wszystkie płatności od daty, według priorytetu, według nazwy dostawcy.

1

WF.153 Zestawienie zobowiązań: za dowolny okres, powyżej kwoty, dla kontrahenta.

1

WF.154 Grupowanie zobowiązań wg różnych kryteriów: walutowe, krajowe, pracownicy, wg rejonów, rodzajów rozrachunku.

1

WF.155 Możliwość blokowania faktury do płatności ze wskazaniem przyczyny blokady.

1

WF.156 Zarządzanie płynnością finansową poszczególnych jednostek poprzez deklarowanie (ustawianie) kwot środków dostępnych na wydatki na poszczególne dni (np. dekady, miesiąca, kwartału, roku) – tzw. harmonogram wydatków i bieżące, automatyczne kontrolowanie przez system kolejnych dokumentów zobowiązań dopisywanych do planowanych do zapłaty na konkretny dzień lub okres przypadający w harmonogramie wydatków.

2

WF.157 Zarządzanie płynnością budżetu na poziomie UM poprzez np. raportowanie potrzebnych na poszczególne dni/okresy środków na podstawie danych z poszczególnych jednostek.

2

WF.158 Obsługa e-faktur. 1

OBSŁUGA PODATKU VAT

WF.159 Konfigurowalna tabela stawek podatkowych z uwzględnieniem okresów ich obowiązywania.

1

WF.160 Tworzenie nowych i modyfikacja istniejących stawek podatkowych VAT wraz z określaniem parametrów automatów księgujących bez ingerencji programistycznej.

1


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.161 Wystawianie faktur i faktur korygujących oraz innych niezbędnych dokumentów. Możliwość generowania rejestrów z wystawionych dokumentów. Możliwość wyszczególnienia nabywcy i płatnika na generowanych fakturach.

1

WF.162 Automatyczny rejestr faktur VAT (zakupu i sprzedaży). 1

WF.163 Rejestr faktur korygujących. 1

WF.164 Kwalifikacja faktur VAT do dowolnego okresu. 1

WF.165 Wydruk rejestru faktur VAT wg wskazanych warunków. 1

WF.166 Rozliczenie VAT na poziomie miasta na podstawie danych w zakresie VAT wprowadzanych przez jednostki. Możliwość tworzenia deklaracji cząstkowych i elektroniczne przesyłanie danych i rejestrów sprzedaży i zakupu VAT do Komórki zajmującej się centralnym rozliczaniem podatku VAT. Możliwość sporządzania i wysyłania elektronicznego pliku JPK.

1

OPERACJE BANKOWE

WF.167 Generowanie pojedynczych przelewów lub możliwość segregowania ich w „paczki” do wysłania do systemu bankowego, na podstawie terminów płatności dokumentów.

1

WF.168 Ewidencja przelewów. 1

WF.169 Obsługa połączenia z systemem bankowym, możliwość realizacji płatności własnych w formie przelewów elektronicznych oraz księgowania wyciągów obcych.

1

WF.170 Dostępność standardowych interfejsów do systemów bankowych oraz możliwość modyfikowania interfejsów i definiowania nowych. Możliwość konfiguracji połączeń z systemami bankowymi poprzez interfejsy klasy B2B z wykorzystaniem funkcjonalności mikrorachunków.

1

WF.171 Automatyczne przyporządkowywanie zapłat do dokumentów należności i zobowiązań. Automatyczne rozliczanie pozycji wyciągów bankowych z dowodami zobowiązań i należności (w tym przede wszystkim z obszaru płac) z uwzględnieniem funkcjonalności mikrorachunków. Możliwość obsługi masowych płatności na indywidualne konta kontrahentów (płatników) – SIMP.

1

WF.172 Kilka rachunków bankowych dla jednego odbiorcy. 2

WF.173 Generowanie zapotrzebowania na gotówkę z programu FK do systemu bankowego.

2

WF.174 Prowadzenie kartoteki przedsiębiorców wnoszących należyte zabezpieczenie umowy w wersji papierowej i pieniężnej, odrębnie dla każdej umowy z terminem obowiązywania zabezpieczenia.

1


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.175 Automatyczne wyliczenie odsetek bankowych zarejestrowanych w systemie (zgodnie z zawartą umową z bankiem finansującym) w celu naliczania odsetek od wniesionych kaucji, wadiów.

1

WF.176 Obsługa przelewów zagranicznych. 2

WF.177 Obsługa przekazów pocztowych i współpraca z systemami elektronicznych przekazów udostępnianych przez operatorów pocztowych.

1

OPERACJE KASOWE

WF.178 Zapewnienie kontroli ciągłości operacji kasowych danej kasy np. zgodności stanu salda zamknięcia kasy z saldem otwarcia kasy itp.

1

WF.179 Automatyczne numerowanie raportów kasowych i ich pozycji, oraz sporządzanie raportów kasowych

1

WF.180 Możliwość ręcznej ingerencję w numerację i datę sporządzenia raportów kasowych

1

WF.181 Zapewnienie obsługi operacji kasowych złotowych, w tym: obsługę rozliczeń gotówkowych z pracownikami, obsługę rozliczeń gotówkowych z kontrahentami, przyjmowanie i wypłacanie wadium

1

WF.182 Dla każdej kasy system musi rejestrować operacje w ramach raportów kasowych

1

WF.183 System musi zapewnić obsługę raportów kasowych za różny okres, w tym dziennych, tygodniowych, dekadowych, miesięcznych

1

WF.184 Możliwość drukowania raportów kasowych oraz dokumentów KP, KW na zwyczajowo stosowanych szablonach

1

WF.185 Możliwość wykonania inwentaryzacji w kasie, wraz z rejestracją posiadanych ilości nominałów

1

WF.186 Blokada edycji raportu kasowego przez wielu kasjetów rozumiana jako sytuacja, w której tylko jeden kasjer ma dostąp do danego raportu kasowego, a inni kasjerzy nie mogą go zmieniać

1

WF.187 Możliwość prowadzenia dla jednej kasy wielu raportów kasowych w jednym dniu

2

WF.188 Możliwość wydruku dokumentu informującego o wypłacie zaliczki

1

WF.189 Bezpośrednie powiązanie dokumentów kasowych z modułami obsługującymi opłaty

1

WF.190 Automatyczne księgowanie dokumnetów wchodzących w skaład raportu kasowego, każdy wg swojego typu

1


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.191 Możliwość wygenerowania aktualnego tytułu płatniczego z modułów obsługujących opłaty z uwzgolędnieniem zadłużenia i odsetek z tyt. zadłużenia na dany dzień

1

WF.192 Możliwość wygenerowania zbiorczego dokumentu informującego o wysokości zobowiązań wynikających z różnych tytułów

2

WF.193 Obsługa kodów kreskowych i QR code 1

WF.194 Obsługa termionali płatniczych przynajmniej systemów VISA i MASTERCARD oraz systemu ŚKUP

1

WF.195 Obsługa drukarek paragonowych 1

SPRAWOZDAWCZOŚĆ



ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.197 Generowanie sprawozdań (na poziomie jednostki, grup jednostek, własnych UM oraz zbiorczych UM i jednostek) na podstawie danych zgromadzonych w systemie zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa t.j.:


o bilans,

o rachunek zysków i strat,

o zestawienie zmian w funduszu.



o dochody,

o wydatki,




o realizacja zadań społeczno-gospodarczych,

o realizacja wieloletniego programu gospodarowania zasobem lokalowym,

o realizacja programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem miasta Katowice,

o rozliczeń z GUS,

o rozliczeń z ZUS,

o rozliczeń z Urzędem Skarbowym,

o rozliczeń POL-on,

o rozliczeń PFRON (z możliwością eksportu danych do systemu SODIR),

o rozliczeń ZFŚS,

rozliczania VAT przez Gminę,

sprawozdania inwentaryzacji mienia.

1


3.5.5. Opis wymagań obszaru „Zarządzanie Zasobami Ludzkimi i Obsługa Płac”

ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

Planowanie zatrudnienia


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.199 Tworzenie i zarządzanie strukturą organizacyjną i zatrudnienia w UM, tworzenie komórek organizacyjnych, stanowisk pracy z przyporządkowaniem im zadań i kompetencji wymaganych na tym stanowisku, podległości, przypisywanie osób, pełnionych funkcji, warunków i statusu zatrudnienia (zdefiniowanie i wprowadzenie słowników w obszarze kadr i płac).Zdefiniowana struktura organizacyjna jest dostępna we wszystkich modułach systemu ERP.

1

WF.200 Tworzenie i zarządzanie strukturą organizacyjną i zatrudnienia w każdej z Jednostek Organizacyjnych (objętych wdrożeniem), tworzenie komórek organizacyjnych, stanowisk pracy z przyporządkowaniem im zadań i kompetencji wymaganych na tym stanowisku, podległości, przypisywanie osób, pełnionych funkcji, warunków i statusu zatrudnienia (zdefiniowanie i wprowadzenie słowników w obszarze kadr i płac).

2

WF.201 Odwzorowanie struktury organizacyjnej i zatrudnienia w każdej z Jednostek Organizacyjnych (objętych wdrożeniem) (zdefiniowanie i wprowadzenie słowników w obszarze kadr i płac).

1

WF.202 Wprowadzanie zmian w strukturze organizacyjnej i zatrudnienia poprzez jej zmianę z poziomu użytkownika (bez konieczności ingerencji w kod źródłowy). Przydzielanie, przenoszenie osób / komórek organizacyjnych musi być zrealizowane w sposób zautomatyzowany tj. bez konieczności ręcznego, jednostkowego wprowadzania zmian poszczególnych osób / komórek organizacyjnych.Wprowadzanie zmian z zachowaniem historii zmian o czasie wykonania zmiany oraz informacji o osobie, która dokonała zmiany.

1

WF.203 Ewidencjonowanie zapotrzebowania na zasoby kadrowe, wypełnianie wniosków o przydzielenie etatu, tworzenie zestawień z wnioskowanych i przyznanych etatów w podziale na komórki organizacyjne (np. wydziały, komórki).

2

WF.204 Tworzenie planu etatów dla poszczególnych jednostek organizacyjnych (opcjonalnie z wykorzystaniem informacji z zapotrzebowania).

1

WF.205 Tworzenie zbiorczych planów etatów z zaewidencjonowanych planów etatów.

2

WF.206 Symulacja wdrożenia planu etatów (zatrudnienia) polegająca na wyliczeniu kosztów osobowych.

2

WF.207 Modyfikacja planów etatów, z ewidencją historii wprowadzonych zmian.

1


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.208 Możliwość zdefiniowania w systemie dowolnych alertów dla użytkowników na podstawie wprowadzonych do systemu danych, przypominających np. o: kończących się badaniach pracowników, kończących się umowach, kończącym się dodatku okresowym, końcu długotrwałego okresu zwolnienia

chorobowego, itp.

1

Rekrutacja

WF.209 Odzwierciedlenie w systemie procedury rekrutacji w formie naboru na stanowiska urzędnicze/kierownicze. Odzwierciedlenie procedury postępowania oraz zakresu gromadzonych danych i dokumentów, z możliwością wyłączenia / zmiany dowolnego z etapów z procedury rekrutacji w zależności od stanowiska jakiego dotyczy rekrutacja lub jednostki, dla której przeprowadzana jest rekrutacja. Implementacja procesu rekrutacji w module Zarządzania Dokumentacją.

1

WF.210 Odzwierciedlenie w systemie procedury rekrutacji na stanowiska pomocnicze/merytoryczne.Odzwierciedlenie procedury postępowania oraz zakresu gromadzonych danych i dokumentów, z możliwością wyłączenia każdego z etapów z procedury rekrutacji.

1

WF.211 Odzwierciedlenie w systemie procedury rekrutacji w formie konkursowej.Odzwierciedlenie procedury postępowania oraz zakresu gromadzonych danych i dokumentów, z możliwością wyłączenia każdego z etapów z procedury rekrutacji.

1

WF.212 Zarejestrowanie rekrutacji, poprzez wprowadzenie podstawowych danych dotyczących rekrutacji.

1

WF.213 Rejestracja aplikacji kandydatów z przypisaniem do zarejestrowanej rekrutacji przez użytkownika wewnętrznego.

1

WF.214 Rejestracja aplikacji kandydatów z przypisaniem do zarejestrowanej rekrutacji, realizowana poprzez wypełnienie formularza aplikacyjnego oraz wczytanie załączników przez osobę aplikującą.

2

WF.215 Rejestracja aplikacji kandydatów poprzez Portal Mieszkańca w ramach usługi eRekrutacja

1

WF.216 Przeprowadzenie weryfikacji aplikacji (pierwszy etap naboru), poprzez możliwość przeglądania, rejestracji wyników weryfikacji aplikacji (w tym oznaczenie aplikacji osób, które przeszły do kolejnego etapu.

2


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.217 Rejestracja wyników weryfikacji kandydata w drugim etapie naboru: rejestracja wyników egzaminu pisemnego, testów, wyników rozmowy kwalifikacyjnej.

2

WF.218 Zestawienie wyników kwalifikacji do podjęcia decyzji.

2

WF.219 Wybór i oznaczenie rekomendowanego kandydata do zatrudnienia, z możliwością załączenia wydanego dokumentu przez komisję).

2

WF.220 Automatyczne przenoszenie danych pozyskanych w procesie rekrutacji osób zatrudnianych (jednokrotność wprowadzania danych).

1

WF.221 Usunięcie danych z rekrutacji/naboru będzie realizowane automatycznie przez System z możliwością określenia czasu przechowywania lub ręcznie przez użytkownika.

2

WF.222 Informowanie kandydata o aktualnym stanie procesu rekrutacji poprzez środki komunikacji elektronicznej (e-mail, sms) lub przez portal

1

Dane pracownika

WF.223 Objęcie wspólną ewidencją wszystkich pracowników zatrudnionych na umowę o pracę oraz osób fizycznych zatrudnionych w ramach umów zleceń i umów o dzieło.

1

WF.224 Utworzenie elektronicznych akt pracowniczych (zakres odpowiedni do rodzaju zawartej umowy).Rejestracja wszystkich wymaganych danych dotyczących pracownika, w tym m.in.: z zebranych w słowniku opisów stanowiska pracy, danych osobowych, historii zatrudnienia pracownika, kwalifikacji i doświadczenia, odbytych szkoleniach (wymaganych i dodatkowych), przebiegu służby przygotowawczej, danych o rodzinie, karach i wyrokach, nagrodach i odznaczeniach, odzieży roboczej, innych dodatkowych/ niesklasyfi-kowanych danych.

1

WF.225 Wprowadzanie danych w systemie zgodnie z przebiegiem zdarzeń odwzorowujących określone procesy kadrowe. Zapewnienie mechanizmu wprowadzenia wszystkich niezbędnych danych w określonym procesie (kontrola przez system wprowadzania danych obowiązkowych oraz walidacji danych, w odniesieniu do każdego opisanego w systemie procesu kadrowego). Zachowanie historii zmienianych danych, z informacją o dacie zmiany i użytkowniku modyfikującym, usuwającym lub dodającym nowy rekord do systemu.

1


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.226 Wygenerowanie druków kadrowych (w tym m.in. umów, aneksów, wypowiedzeń, aktów powołania, aktów powierzających stanowisko dyrektora, porozumień zmieniających, świadectw pracy, zaświadczeń o zatrudnieniu/wynagrodzeniu) z Systemu na podstawie wcześniej zdefiniowanych szablonów, uzupełnionych o dane wprowadzone wcześniej dla pracownika (z elektronicznych akt pracownika), z możliwością ręcznego uzupełnienia/edycji danych.

1

WF.227 Wczytanie plików (zeskanowanych dokumentów) i powiązanie ich z elektronicznymi aktami pracownika (np. zaświadczeń o niekaralności, zaświadczeń od lekarza).

1

WF.228 Wystawianie i rejestr delegacji krajowych i zagranicznych (prowadzenie głównego rejestru delegacji krajowych i zagranicznych); rozliczanie delegacji z uwzględnieniem pobranych zaliczek.

1

WF.229 Wydanie i rejestracja kart obiegowych. 1

WF.230 Monitorowanie dat w postaci alertu systemowego (przypominanie przez system o upływie terminów wybranych informacji np. czasowe przyznanie dodatków płacowych, konieczności sporządzenia oceny okresowej, szkoleń BHP, kontroli umów terminowych).

1

Płace

WF.231 Automatyczne naliczanie list płac (adekwatnie do warunków i sposobu zatrudnienia w dedykowanych dla list układach), w tym m.in. zawierających: wynagrodzenie zasadnicze; wynagrodzenie zasadnicze z prawami

autorskimi; dodatek funkcyjny; inne dodatki; wynagrodzenie urlopowe; ekwiwalent za niewykorzystany urlop; świadczenia ZUS; wynagrodzenie za czas choroby; potrącenia indywidualne oraz wynikające z

obowiązujących przepisów prawnych, wprowadzanie dodatkowych wynagrodzeń

wynikających z nagród jubileuszowych, inne dowolne, wymagane w procesie naliczenia

list płac w UMK i podległych JO.

1


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.232 Automatyczne uwzględnienie w liście płac określonej formy absencji pracownika w trakcie rozliczanego miesiąca m.in.: urlop wychowawczy, bezpłatny; nieobecność usprawiedliwiona i

nieusprawiedliwiona.

1

WF.233 Naliczanie należności z tytułu umów cywilno - prawnych zawieranych z pracownikami i osobami fizycznymi zatrudnionymi w ramach tych umów. Generowanie w systemie rachunków do umów cywilno-prawnych.

2

WF.234 Naliczanie zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa: składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne, zaliczki na podatek dochodowy, składki na Fundusz Pracy.

1

WF.235 Naliczanie zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa: chorobowego oraz wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy z powodu choroby.

1

WF.236 Naliczanie list korygujących - rozliczanie wszystkich list płac w związku z koniecznością dokonania wstecznych rozliczeń (np. wyrównanie, korekta) za dowolny okres.

1

WF.237 Obsługa potrąceń pracowniczych z uwzględnieniem kontroli maksymalnej kwoty potrącenia (np. potrącenia komornicze). Możliwość definiowania w systemie dowolnych rodzajów potrąceń, dodatków płacowych z zachowaniem na liście płac informacji z jakiego tytułu nastąpiło potrącenie, wypłata dodatku.

1

WF.238 Automatyczne uwzględnianie ulg i zwolnień podatkowych wynikających z ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych w trakcie rozliczania list płac (kontrola terminów i kwot), prowadzenie kartoteki podatkowej.

1

WF.239 Automatyczna kontrola przekroczenia kwoty granicznej podstawy ubezpieczeń (zaniechanie naliczania składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe), prowadzenie kartoteki ZUS.

1

WF.240 Naliczanie składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne zgodnie z wymogami programu Płatnik ZUS (prawidłowe zaokrąglenia).

1

WF.241 Powiązanie składników danych płacowych ze składnikami wynagrodzenia oraz przeliczanie kwot zgodnie z systemem wynagrodzeń.

1

WF.242 Możliwość masowej zmiany wartości składnika płacowego, np. zwiększenie wartości o 10%. z określeniem tolerancji (do pełnych złotych, do dziesiątków złotych)

2


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.243 W ramach tworzenia list płac określenie formy wypłat wynagrodzeń, w tym: podziału kwot na wpłatę w kasie i w formie

przelewu, podziału na więcej niż jedno konto bankowe w

podziale kwotowym lub procentowym,,, podział procentowy lub stała kwota.

2

WF.244 Prowadzenie rejestru wszystkich list płac z określeniem tytułu oraz źródła finansowania.

1

WF.245 Naliczanie wykonania czynności (zadań) przez pracownika w zadanym okresie czasu wg czasu pracy, stawek i kwot za wykonanie.

2

WF.246 Eksport do programu Płatnik ZUS dokumentów rozliczeniowych za dany miesiąc.

1

WF.247 Automatyczne sporządzanie zestawów korygujących i eksport do programu Płatnik ZUS.

1

WF.248 Eksport niezbędnych danych kadrowych i płacowych do komponentu realizującego wymagania obszaru finansowo-księgowego.

1

WF.249 Dekretacja list płac zgodnie ze zdefiniowaną strukturą kosztową (Centra Kosztowe, Miejsca Powstawania Kosztów)

1

WF.250 Eksport danych do systemu SODIR 1

Zarządzanie czasem pracy

WF.251 Ewidencja danych oraz nanoszenie zmian w zakresie pełnego przebiegu zatrudnienia, w tym: planowego czasu pracy, stażu pracy, zmian i uzupełnień w zakresie kwalifikacji i doświadczenia, ważności szkoleń BHP i badań, ewidencja delegacji, obecności i absencji, wniosków i informacji urlopowej, zastępstw itp.

1

WF.252 Tworzenie i wykorzystywanie w systemie kalendarzy dla poszczególnych grup pracowników m.in. standardowe (8 godzinne oraz rozliczanie godzin nadliczbowych, nocnych), równoważny system rozliczania czasu pracy określenie pracy zmianowej, osób z orzeczoną niepełnosprawnością, matek karmiących, osób pracujących w niepełnym wymiarze godzin. Odwzorowanie kalendarzy w systemie, przypisanie pracownika do kalendarza.Definiowanie w systemie listy świąt i dni ustawowo wolnych od pracy oraz dni wolnych od pracy zarządzonych przez Prezydenta Miasta.

1


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.253 Automatyczne naliczanie należnego urlopu.Wyliczenie i przypisanie przysługującego wymiaru urlopu wypoczynkowego zgodnie z Kodeksem Pracy oraz Kartą Nauczyciela i rozporządzeniem Ministra Edukacji Narodowej i Sportu w sprawie organizacji roku szkolnego (20, 26, 36 dni urlopowych w zależności od rodzaju zatrudnienia), z uwzględnieniem proporcjonalności naliczania oraz terminów nabywania poszczególnych wymiarów urlopów dodatkowych.Ewidencja i rozliczenie zaległych urlopów, średniej urlopowej i wyrównania do poprzedniego miesiąca.Ewidencja i rozliczanie urlopów dodatkowych (np. dla osób niepełnosprawnych).

1

WF.254 Planowanie urlopów zgodnie z przysługującym wymiarem (urlopy wypoczynkowe i dodatkowe) i prowadzenie bieżących korekt terminów urlopów. Ewidencjonowanie wykorzystania urlopu (w tym zaległych) i kontrola zgodności jego wykorzystania z planem.

2

WF.255 Rejestracja absencji pracowników – różne typy, zgodnie z przepisami prawa (w tym m.in. automatyczna korekta uprawnień urlopowych).

1

WF.256 Kontrola i raportowanie wykorzystania wymiaru określonego typu absencji w danym roku. Uruchomienie alertu systemowego w przypadku próby przekroczenia liczy absencji w danym roku w stosunku do ustawionych limitów.

2

WF.257 Prowadzenie i rozliczanie na bieżąco karty czasu pracy.

1

WF.258 Prowadzenie historii zdarzeń związanych z zarządzaniem czasem pracy, wyliczenie okresu zatrudnienia.

1

WF.259 Możliwość monitorowania stanu zasobów kadrowych w kontekście rzeczywistego czasu pracy i występujących absencji, w celu szybkiego reagowania na bieżące problemy, opóźnienia, zakłócenia w toku pracy.

2

WF.260 Integracja z systemem kart chipowych UM, rejestrującym czas pracy.

1

Bezpieczeństwo i higiena pracy

WF.261 Prowadzenie ewidencji związanej z profilaktycznymi badaniami lekarskimi oraz różnorodnymi ( psychologiczne, wysokościowe, itp) pracowników z automatycznym informowaniem o kończącej się ważności badania okresowego.

1

WF.262 Prowadzenie ewidencji szkoleń okresowych z zakresu bhp.

1


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.263 Prowadzenie ewidencji wypadków przy pracy oraz możliwość generowania dokumentacji „wypadkowej” z Systemu.

2

WF.264 Prowadzenie rejestru osób, u których orzeczono stopień niepełnosprawności.

1

Świadczenia socjalne

WF.265 Prowadzenie ewidencji i rozliczanie świadczeń socjalnych przysługujących pracownikom zgodnie z ich statusem zatrudnienia, w zakresie spełnienia obowiązujących przepisów prawnych.

1

WF.266 Tworzenie list na podstawie kartoteki świadczeń socjalnych.

1

WF.267 Rejestracja i rozliczanie przydzielonych dodatkowych świadczeń, niewymaganych przepisami prawnymi (np.: samochód służbowy, służbowy telefon komórkowy, laptop służbowy, bony towarowo-podarunkowe).Powiązanie wyposażenia pracownika z ewidencją Środków Trwałych.

2

WF.268 Prowadzenie historii zdarzeń związanych z obsługą działalności socjalnej.

1

Ocena okresowa i szkolenia

WF.269 Rejestracja oceny pracowników w podziale na poszczególne kryteria oceny (na podstawie wypełnianych w systemie kart oceny) z przypisaniem do pracownika, komórki organizacyjnej.

1

WF.270 Monitorowanie (np. poprzez powiadomienie użytkownika) o powtórnej ocenie negatywnej (skutkuje możliwością zwolnienia pracownika).

2

WF.271 Generowanie statystyki (parametryzowanych raportów): z przeprowadzonej oceny okresowej

pracowników, z historii oceny (zmian oceny)

1

WF.272 Ewidencja terminu powtórnej oceny okresowej w przypadku gdy w aktualnym procesie oceny okresowej pracownik otrzymał ocenę negatywną.

1

WF.273 Rejestracja planu szkoleń pracowników 1

WF.274 Ewidencja potrzeb szkoleniowych pracowników 1

WF.275 Identyfikacja szkoleń i innych form rozwoju pracownika na podstawie wyników oceny okresowej

1

Portal pracownika


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.276 Podgląd dla pracownika (po zalogowaniu) do kluczowych dla jego stosunku pracy informacji, w tym m.in.: dane teleadresowe, urlopy (przysługujący, planowany,

wykorzystany), badania i szkolenia obowiązkowe do wykonania

oraz wykonane, wynagrodzenie w podziale na składniki, status

rozliczeń z pracodawcą. udostępnianie informacji o wynagrodzeniu w

postaci formularza RP-7

2

WF.277 Wypełnienie (oraz drukowanie) zestandaryzowanych formularzy (niezbędnych do zatrudnienia i bieżącej obsługi zatrudnienia) bezpośrednio w wydzielonej i dostępnej dla pracowników części systemu (portalu pracownika). Zakres formularzy zostanie ustalony na etapie analizy przedwdrożeniowej.Dane po wprowadzeniu przez pracownika są dostępne dla działu kadr do edycji i zatwierdzenia.

2

WF.278 Składanie wniosków przez pracownika z poziomu portalu pracownika – zakres zostanie ustalony na etapie analizy przedwdrożeniowej, będą to wnioski np. w zakresie potrzeb szkoleniowych, urlopowych.

2

WF.279 Pobieranie zestandaryzowanych formularzy (niezbędnych do zatrudnienia i bieżącej obsługi zatrudnienia) i automatyczne wczytanie ich, po wypełnieniu bezpośrednio w portalu pracownika, do systemu.

2

WF.280 Wyświetlanie stanu rozliczeń podmiotu/osoby w jego profilu na portalu.

2

WF.281 Możliwość automatycznego generowania pracownikom powiadomień, np. o nadchodzących terminach badań, szkoleń, kursów, itp. z wykorzystaniem komunikacji elektronicznej (e-mail, sms)

1

3.5.6. Opis wymagań obszaru „Podatki i Opłaty Lokalne”

ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

Wymagania ogólne

WF.282 Tworzenie słowników zawierających m.in. terminy płatności podatków, nazwy stawek podatkowych, nazwy uchwał.

1


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.283 Możliwość wprowadzenia dokładnej daty obowiązywania danej uchwały.

1

WF.284 Pełna historia zapisów na karcie Podatnika z podaniem loginu pracownika.

1

WF.285 Definiowanie zestawień w różnych przekrojach, np.:

ilość i wykaz nieruchomości z danej ulicy ze wskazaniem ilości Podatników na nieruchomości,

ilość i wykaz nieruchomości objętych podatkiem od nieruchomości, rolnym, leśnym,

ilość i wykaz podatników danego podatku,

ilość i wykaz wydanych decyzji dla danej nieruchomości w przedziale czasowym z rozbiciem na pracowników,

wykaz niepotwierdzonych nieruchomości na danej ulicy,

ilość i wykaz zadeklarowanych działek,wykaz gospodarstw rolnych z ujęciem wszystkich współwłaścicieli każdego gospodarstwa, wskazaniem ich adresów zamieszkania oraz powierzchni w hektarach fizycznych i przeliczeniowych.

1

WF.286 Automatyczne wyliczenie wymiaru podatku i rat po wprowadzeniu zmian składników nieruchomości.

1

WF.287 Zaciąganie do programu wymiarowego danych z ewidencji gruntów i budynków.

1


1

WF.289 Ewidencja zajętych ruchomości. 2

WF.290 Obsługa rejonów egzekucyjnych. 1

WF.291 Obsługa zawieszenia postępowania. 1

WF.292 Obsługa środków prawnych składanych w postępowaniu (np. zarzuty) z analityką dot. terminów

2

WF.293 Log czynności użytkowników systemu z możliwością sprawdzenia daty i użytkownika dokonującego danej zmiany

2

WF.294 Rozliczanie wpłat w zakresie prowadzonych przez organ zbiegów łącznych.

1


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.295 Zautomatyzowane powiadamianie o zgonie zobowiązanego.

2

WF.296 Obsługa słowników: słownika zobowiązanych, słownika dłużników zajętej wierzytelności, słownika rodzajów należności i kategorii ich zaspokojenia, słownika odsetek (stawki), słownika raportów poborców, słownika czynności (z uwzględnieniem kosztów egzekucyjnych i wydatków egzekucyjnych).

1

WF.297 Powiązanie z EZD/SOD z możliwością generowania kopert i druków potwierdzenia odbioru.

1


1

Ustalanie i określanie wymiaru podatku

WF.299 Rejestracja deklaracji podatnika lub informacji (a także ich korekt) związanej z podatkiem lub opłatą. System powinien umożliwiać przyjmowanie dokumentów w formie papierowej i elektronicznej. Deklaracje przyjmowane w formie elektronicznej winny być rejestrowane automatycznie.

1

WF.300 Automatyczna weryfikacja poprawności formalnej składanych deklaracji i informacji przed wprowadzeniem ich do ewidencji, zgodnie z ustalonymi algorytmami walidacji.

1

WF.301 Podgląd do informacji / kartotek podatnika w UM, gromadzonych w zakresie obsługi wszystkich modułów Systemu ERP, w tym m.in.:

dane teleadresowe,

obowiązujące podatki i opłaty,

ulgi, zwolnienia, bonifikaty, zniżki itp,

aktualne zobowiązania,

wykonanie płatności (bilans),

powiązane z podatnikiem umowy najmu, akty notarialne, umowy dzierżawy, itp.).

1


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.302 Przeglądanie w różnych przekrojach informacji o zobowiązanym w tym: numer indywidualnego konta bankowego, przypisane przedmioty opodatkowania wraz z tytułem z którego wynikają (własność, współwłasność i podobne) oraz przypisane przedmioty opłat. Informacja obejmuje także posiadane nieruchomości, środki transportowe, przypisy podatkowe, historię prowadzonych postępowań, stan rozliczeń zobowiązanego oraz inne dostępne dane.

1

WF.303 Przeglądanie w różnych przekrojach informacji o przedmiotach opodatkowania i opłat m.in.: budynki, budowle, grunty, środki transportu i przedmioty opodatkowania i opłat zgodnie z obowiązującymi przepisami.

1

WF.304 Możliwość wprowadzania i aktualizacji stawek dla poszczególnych rodzajów podatków i opłat z możliwością archiwizowania stawek za okresy historyczne.

1

WF.305 Jednoznaczna identyfikacja podatnika na podstawie numerów NIP i/lub PESEL

1

WF.306 Rejestracja i aktualizacja danych podatnika, w tym m.in. zmiana danych osobowych, teleadresowych, zgonu. Rejestracja danych podatnika, którego dane osobowe znajdują się już w systemie winna odbywać się automatycznie z wykorzystaniem tych danych.

1

WF.307 Wyświetlanie informacji o zmianie statusu podmiotu i przedmiotu opodatkowania (wskutek aktualizacji danych).

1

WF.308 Prowadzenie czynności sprawdzających z rozbiciem na poszczególne tryby, w tym m.in.: generowanie wezwań do złożenia deklaracji, generowanie wezwań do złożenia wyjaśnień, przeprowadzenie korekty deklaracji podatkowej z urzędu.

1


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.309 Czynności podejmowane w ramach przeprowadzania kontroli podatkowych w tym możliwość generowania dokumentów: zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli, protokół kontroli podatkowej, ustalenia pokontrolne, wezwanie do przedłożenia dokumentów, wezwanie do złożenia wyjaśnień, zawiadomienie o terminie przeprowadzenia oględzin, zawiadomienie o sposobie załatwienia wyjaśnień i zastrzeżeń do protokołu kontroli, pisma przekazujące akta kontroli, wniosek o ukaranie z KKS za utrudnianie kontroli i inne określone przepisami Ordynacji podatkowej.

1

WF.310 Rejestracja struktury podatków i opłat obsługiwanych/pobieranych przez UM Katowice.

1

WF.311 Obsługa wymiaru podatków i opłat pobieranych przez UM Katowice (zgodnie i w zakresie obowiązujących przepisów prawa), w tym m.in.:

podatek od nieruchomości (w tym: rozpoznanie obowiązku podatkowego na podstawie dostępnych umów kupna, najmu, dzierżawy, użytkowania wieczystego),

podatek od środków transportowych,

podatek rolny,

podatek leśny,

czynsze,

udzielone koncesje,

opłata za zezwolenia na sprzedaż alkoholu,

odpady komunalne,

opłata skarbowa, targowa, miejscowa,

inne opłaty.

1

WF.312 Przeliczanie kwot podatków i opłat w oparciu o wprowadzone podstawy opodatkowania, w tym jednoczesne przeliczenie wymiaru podatków ze wszystkich przedmiotów podlegających opodatkowaniu dla danego podmiotu.

1

WF.313 Automatyczne wyliczenie wymiaru podatku / wielkości opłaty z uwzględnieniem przyznanych zwolnień, zniżek i ulg.

1

WF.314 Naliczanie grupowe (masowe) opłat i podatków dla definiowalnych grup podmiotów/osób.

1

WF.315 Powiązania podmiotów/osób wg. wskazanej kategorii.

1


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.316 Prowadzenie postepowania podatkowego w tym generowanie decyzji określających i ustalających dla określonych rodzajów podatków i opłat lokalnych.

1

WF.317 Prowadzenie postępowania podatkowego w tym generowanie decyzji, postanowień i pism oraz zaświadczeń o otrzymanej pomocy de minimis, związanych z ulgami w spłacie zobowiązań podatkowych (umarzanie, rozkładanie na raty i odraczanie) i zwolnieniami, wyliczanie przyznanego układu ratalnego (z uwzględnieniem należności głównej, odsetek, opłaty prolongacyjnej) a w przypadku udzielenia pomocy de minimis i pomocy publicznej – wyliczanie Ekwiwalentu Dotacji Brutto (EDB) oraz generowanie sprawozdań dla Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów.

1

WF.318 Prowadzenie postępowania zabezpieczającego przed wydaniem decyzji określającej lub ustalającej wysokość zobowiązania podatkowego oraz decyzji o wysokości zwrotu podatku, w tym generowanie decyzji o zabezpieczeniu.

1

WF.319 Rejestracja w systemie wysłanych decyzji, postanowień, wezwań, pism.

1

WF.320 Wyszukiwanie nieruchomości poprzez m.in. nazwisko podatnika, numer PESEL. NIP, położenie nieruchomości, numery działek, rodzaju podatków.

1

WF.321 Czynności wynikające z decyzji organu II instancji po zakończonym postępowaniu odwoławczym.

1

WF.322 Prowadzenie postępowania podatkowego w tym generowanie decyzji dla spadkobierców.

1

WF.323 Prowadzenie postępowania podatkowego w tym generowanie decyzji orzekających o solidarnej odpowiedzialności podatkowej osób trzecich.

1

WF.324 Rejestracja i obsługa zabezpieczeń (hipoteki i zastawy skarbowe).

2

WF.325 Czynności wynikające z wyroków sądów administracyjnych po zakończonym procesie sądowym.

1


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.326 Czynności podejmowane w ramach wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego na wniosek podatnika oraz czynności wynikające z wyroków sądów administracyjnych po zakończonym procesie sądowym.

1

Pobór podatków i opłat

WF.327 Rozliczanie wszystkich podatków i opłat pobieranych przez UM Katowice (zgodnie i w zakresie obowiązujących przepisów prawa).

1

WF.328 Rejestracja decyzji podatkowej z przypisaniem do podmiotu/osoby oraz wymiarem opłaty/podatku.

1

WF.329 Rejestracja wniosków o ulgi w spłacie zobowiązań podatkowych i zgłoszeń zamiaru zwolnień oraz rejestracja wydanych decyzji, postanowień i pism oraz zaświadczeń o otrzymanej pomocy de minimis, związanych z ulgami w spłacie zobowiązań podatkowych (umorzenie, rozłożenie na raty i odroczenie) i zwolnieniami wraz z rejestracją przyznanych ulg i zwolnień oraz informacją o ich zmianie, wygaszeniu lub utracie.

1

WF.330 Rejestracja zniżek (np. w ramach karty nas troje i więcej - dotyczy opłat komunalnych).

1

WF.331 Automatyczne naliczanie odsetek od zaległości podatkowych z uwzględnieniem przerw w naliczaniu odsetek.

1

WF.332 Pełna historia dot. transakcji finansowych podatnika.

1

WF.333 Monitorowanie terminowości wpłat poprzez wyświetlenie komunikatu (oznaczenie) upłynięcia terminu płatności (powstania zaległości).

2

WF.334 Monitorowanie terminowości wpłat poprzez generowanie zestawień zaległości.

1

WF.335 Rejestracja zobowiązania (opłaty, podatku) ratalnego – podział jednej płatności na raty.

1

WF.336 Rejestracja odwołań od wydanych decyzji. Powiadomienie systemowe w przypadku złożenia odwołania.

1

Funkcjonalność w zakresie dla przedszkoli

System musi posiadać moduł rozrachunków do dokonywania miesięcznych naliczeń opłat z możliwością wprowadzania wpłat, umorzeń, zwrotów, przeksięgowań, drukowania kwitów (wpłaty gotówkowe) oraz:


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.337 definiowania indywidualnych ustawień przypisów dziecka tj. opłaty za pobyt, żywienie,

1

WF.338 prowadzenia ewidencji obecności za pobyt, posiłek i dodatkowe zajęcia,

1

WF.339 automatyczne naliczanie opłat w oparciu o ustawienia przypisów,

1

WF.340 rozliczania opłat z dofinansowaniem i ze zniżkami, 1

WF.341 dokonywania rozliczeń końcowych, 1

WF.342 wyliczania odsetek, 1

WF.343 podglądu szczegółowego algorytmu naliczenia, 1

WF.344 drukowania zestawienia opłat dla rodzica, 1

WF.345 automatyczny podział wpłaconej przez rodzica kwoty na poszczególne opłaty zgodnie ze zdefiniowanymi wcześniej priorytetami (zarówno przy wpłatach przelewem, jak i w kasie).

1

Windykacja i egzekucja

WF.346 Tworzenie zestawień z danych podmiotu/osoby zarejestrowanej w Systemie (uzyskiwanie informacji od innych komórek), m.in.:


Informacje o posiadanych nieruchomościach (Wydział Geodezji).

Informacje o ruchomościach (np. Pojazdy).

Informacje o wierzytelnościach Miasta Dane teleadresowe

1

WF.347 Możliwość definiowania różnych ról (uprawnień) dla użytkowników modułu egzekucyjnego.

1

WF.348 Generowanie wezwań do zapłaty oraz upomnień (pojedynczo i/lub zbiorowo).

1

WF.349 Automatyczne generowanie tytułów wykonawczych.

1

WF.350 Ewidencjonowanie tytułów wykonawczych należności podatkowych i niepodatkowych wraz z możliwością sparametryzowanego przeszukiwania ewidencji (przy użyciu wielu jednoczesnych parametrów). Możliwość automatycznego przypisywania organu egzekucyjnego w wystawianym tytule wykonawczym wg miejsca zamieszkania dłużnika. Możliwość usunięcia tytułu wykonawczego z ewidencji.

1


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.351 Rejestracja planowych i wykonanych czynności egzekucyjnych oraz innych czynności. Historia zmian wprowadzanych na tytule wykonawczym i podejmowanych czynnościach.

1

WF.352 Generowanie służb poborców oraz ich rozliczanie z uwzględnieniem wykorzystania smartfonów. Obsługa i rejestracja czynności egzekucyjnych przez poborcę na smartfonie.

1

WF.353 Obsługa prowizji inspektora i poborcy. 1

WF.354 Tworzenie zestawień z działań windykacji i egzekucji (np. liczba wystawionych tytułów wykonawczych, liczba tytułów przedawniających się, dokonanych czynności, rozliczonych wpłat). Zestawienie należności objętych egzekucją przedawniających się w zadanym okresie.

1

WF.355 Obsługa zbiegów egzekucji. Obsługa zbiegów łącznych, prowadzonych przez organ. Możliwość prowadzenia korespondencji z organami egzekucyjnymi przez ePUAP. Rejestr zbiegów. Rejestr należności wierzycieli obcych.

2

WF.356 Naliczanie i rejestracja kosztów egzekucyjnych z uwzględnieniem wydatków egzekucyjnych i opłat komorniczych.

2

WF.357 Rejestracja poboru należności i/lub umorzenia postępowania.

2

WF.358 Generowanie zapytania o podmiocie/osobie do urzędu skarbowego (dane teleadresowe i inne w zakresie płatności podatków), rejestracja odpowiedzi. Generowanie zapytań o podmiocie/osobie do ZUS, rejestracja odpowiedzi. Konieczna możliwość wykorzystania ePUAP.

2

WF.359 Generowanie zapytań prostych do banków poprzez platformę Ognivo z obsługą ich podpisu, pobieranie i rejestracja odpowiedzi.

2

WF.360 Generowanie wydruków będących podstawą zastosowania czynności (np. zawiadomień o zajęciu)

1

WF.361 Import tytułów wykonawczych z systemów dziedzinowych (np. poprzez XML)

1

WF.362 Dostęp do danych o wymagalności zaległości posiadanych przez komórki wierzycielskie oraz sygnalizowanie rozbieżności w danych między komórkami wierzycielskimi a egzekucją

2


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.363 Zautomatyzowane powiadamianie o prowadzonym do danej należności postępowaniu ws. ulgi.

2

WF.364 Generowanie przez system podstawowych pism np. wzory postanowień, wzory do korespondencji z komornikami sądowymi, druki uchyleń zajęć, ponagleń etc. Konieczny format edytowalny druków. Wskazany, jednak o niższej istotności, wbudowany edytor takich szablonów.

1

WF.365 Rozliczanie i ewidencjonowanie przychodzących wpłat z uwzględnieniem wyciągów bankowych oraz ewidencjonowania ponoszonych i otrzymywanych opłat komorniczych. Uwzględnienie daty czynności, daty prowizji, daty wyciągu bankowego, numeru wyciągu bankowego, z możliwością edycji wszystkich elementów.

1

WF.366 Sporządzanie zestawień do przelewów wychodzących oraz zautomatyzowane generowanie takich przelewów (np. Multicash PLI)

1

WF.367 Sporządzanie sprawozdań i zestawień dot. realizacji i stanu tytułów wykonawczych zgodnie z wymogami przepisów prawa zakładowego

1

WF.368 Rejestracja odpowiedzi na zajęcia wierzytelności. Zestawienia analityczne odpowiedzi (brak odpowiedzi – możliwość wygenerowania ponaglenia – dalszy brak odpowiedzi – sygnalizacja możliwości wszczęcia postępowania w sprawie ukarania).

2

WF.369 Obsługa zajęć wierzytelności rachunków bankowych poprzez Ognivo (z możliwością generowania i podpisywania zawiadomień o zajęciu i innych dokumentów, pobierania odpowiedzi, rejestrowania odpowiedzi w systemie)

1

3.5.7. Opis wymagań obszaru „Zarządzanie Infrastrukturą i Zasobami”

W zakresie zagadnień zarządzania projektami oraz zarządzania inwestycjami obszar będzie wspierany niezależnymi, posiadanymi przez Zamawiającego narzędziami (m.in. MS Project Server), które nie podlega integracji z Systemem ERP.


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

Ewidencjonowanie zasobów materialnych i usług

WF.370 Tworzenie i zarządzanie strukturą wszystkich zasobów materialnych i usług Urzędu, realizowane poprzez utworzenie pierwotnej struktury i jej modyfikację w zakresie: (skategoryzowanego katalogu / klasyfikacji) zasobów materialnych (w tym: materiałów eksploatacyjnych, sprzętu, innych), usług niezbędnych do funkcjonowania Urzędu i jednostek.

1

WF.371 Tworzenie opisów zasobów materiałowych i usług w zakresie niezbędnym dla danego zasobu adekwatnie dla poszczególnych rodzajów zasobów / usług, w tym dla zasobów materiałowych m.in. kodu, rodzaju, specyfikacji, ilości, lokalizacji oraz dla usług m.in. kodu, rodzaju, wymagania, terminu realizacji.

1

WF.372 Tworzenie powiązań pomiędzy poszczególnymi zasobami materialnymi i usługami.

1

WF.373 Rejestrowanie minimalnego poziomu zasobów i usług niezbędnych do funkcjonowania Urzędu i każdej z jednostek.

1

WF.374 Obsługa okresowej i ciągłej inwentaryzacji zasobów materialnych, wspierana poprzez formularze (listy sprawdzające) generowane z systemu z wykorzystaniem kodów kreskowych.

1

WF.375 Rejestracja zapotrzebowania na zasoby, na potrzeby realizacji zamówień wspólnych, w następujących kategoriach:

materiały niezbędne do utrzymania nieruchomości (np. oświetlenie, materiały budowlane, środki czystości, inne);

usługi eksploatacyjne dla potrzeb nieruchomości w zakresie: przeglądy, konserwacja, dostarczanie mediów, sprzątanie, ochrona, recepcja;

infrastruktura IT (np. komputery, drukarki, wyposażenie serwerowni);

materiały biurowe (np. papier).

Rejestracja będzie realizowana z poziomu różnych komórek organizacyjnych Urzędu bądź jednostek organizacyjnych.

1

WF.376 Automatyczne utworzenie planu zapotrzebowania na zasoby materiałowe i usługi, na podstawie minimalnego poziomu zasobów i usług oraz zebranego zapotrzebowania. Plan zapotrzebowania posłuży do realizacji zamówień wspólnych.

1


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.377 Prognozowanie zakupów na podstawie aktualnych stanów, zapotrzebowania oraz tendencji.

2

WF.378 Ewidencjonowanie dostawców zamówień i usług realizowanych dla Urzędu. Katalog dostawców powinien być powiązany ze strukturą wszystkich zasobów materialnych i usług Urzędu.

2

WF.379 Rejestracja zamówień do zatwierdzenia (na podstawie planu zapotrzebowania na zasoby materiałowe i usługi).

2

WF.380 Rejestracja zatwierdzenia zakupów, nabycia usług na podstawie planu zapotrzebowania na zasoby materiałowe i usługi.

1

WF.381 Ewidencjonowanie zakupionych zasobów materiałowych i usług na etapie dostawy lub podpisania umowy. Ewidencja minimum zakupu/zawarcia umowy, dostawy/wykonania usług, rozliczeń zakupu/usługi, dokumentacji (np. formularze zamówień, umowy, protokoły, faktury).

1

WF.382 Monitorowanie wykonania planu zakupów, nabywania usług - ilościowe i wartościowe.

2

WF.383 Ewidencjonowanie rozchodu zasobów. 1

WF.384 Monitorowanie zużycia zasobów i wykonania usług. 1

WF.385 Ewidencjonowanie składowanych zużytych materiałów, z informacją o miejscu składowania, oznaczenia sposobu zbycia i utylizacji.

1

WF.386 Monitorowanie aktualnego stanu zasobów i stopnia realizacji usług względem aktualnych potrzeb, poprzez ustawienie alertów systemowych np.:

w przypadku bliskiego terminu zakończenia umowy na wykonaną usługę (ochrona, sprzątanie),

terminów wykonania przeglądów okresowych,

wyczerpania materiałów eksploatacyjnych,

zakończenia okresu ubezpieczenia.

1

Gospodarowanie infrastrukturą

WF.387 Ewidencja nieruchomości własnych (własność, użytkowanie wieczyste, najem) Urzędu, w tym m.in.: gruntów, budynków. Integracja z ewidencją środków trwałych.

1

WF.388 Ewidencja majątku ruchomego (floty samochodów). Integracja z ewidencją środków trwałych.

1


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.389 Zarządzanie flotą samochodową w tym m.in. rozliczanie czasu pracy, rozliczanie kosztów, karta drogowa.

1

WF.390 Ewidencja dzierżawionych budynków i pomieszczeń. 1

WF.391 Tworzenie planu przeglądów okresowych nieruchomości.

1

WF.392 Ewidencja wykonania planu przeglądów okresowych, z rejestracją minimum faktu wykonania, terminu, zakresu prac, wyników pokontrolnych, wykonania działań pokontrolnych.

1

WF.393 Monitorowanie wykonania planu, poprzez ustawienie alertów systemowych, przypominających o bliskich terminach przeglądów (zgodnie z planem).

1

WF.394 Tworzenie planu rzeczowego i finansowego remontów i prac konserwacyjnych.

1

WF.395 Ewidencja wykonania rzeczowego i finansowego remontów i prac konserwacyjnych(w tym kosztów konserwacji).

1

WF.396 Monitorowanie wykonania planu, poprzez ustawienie alertów systemowych, przypominających o bliskich terminach remontów i prac konserwacyjnych (zgodnie z planem).

2

WF.397 Zgłoszenie bieżącej potrzeby konserwacji/naprawy. 2

WF.398 Weryfikacja zgłoszenia bieżącej potrzeby konserwacji/naprawy z planem remontów i prac konserwacyjnych, celem wydania decyzji o wykonaniu.

2

WF.399 Ewidencjonowanie ubezpieczeń majątku trwałego. 1

WF.400 Ewidencja wynajmowanych sal nieruchomości własnych oraz miejsc parkingowych.

1

WF.401 Realizacja wynajmu sal nieruchomości własnych oraz miejsc parkingowych (rejestracja obłożenia sal i miejsc parkingowych).

1

WF.402 Ewidencja wynajmowanych lokali mieszkalnych. 1

WF.403 Wynajem lokali mieszkalnych (rejestracja obłożenia lokali).

1

Raportowanie, integracja

WF.404 Pełna integracja z komponentem finansowo-księgowym dostarczanego systemu ERP, w tym m.in. w zakresie zakupów zasobów materiałowych, płatności, sprzedaży.

1


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.405 Pełna integracja z komponentem w ramach, którego obsługiwane są środki trwałe.

1

Gospodarka Magazynowa

WF.406 Obsługa dowolnej ilości magazynów. 1

WF.407 Generowanie dokumentów obrotu magazynowego. 1

WF.408 Generowanie sprawozdawczości na potrzeby GUS. 1

WF.409 Eksport dokumentów obrotowych do podsystemu finansowo-księgowego i ich księgowanie na podstawie uprzednio zdefiniowanego wzorca dekretacji.

1

WF.410 Inwentaryzacja magazynowa w trybie okresowym, obejmująca wszystkie pozycje wskazanych magazynów lub w trybie ciągłym, poprzez wybór określonej liczby pozycji materiałowych ze wskazanego magazynu.

1

WF.411 Możliwość przeprowadzenia wyceny następującymi metodami:

FIFO;

LIFO;

AVCO (średnie ważone);

QUAN (okresowe naliczanie kosztu własnego z zachowaniem chronologii dostaw zgodnie z wybraną metodą).

własnego z zachowaniem chronologii dostaw zgodnie z wybraną metodą).

1

WF.412 Obrót ewidencjonowanymi materiałami za pomocą dowodów (PZ, RW, ZW, WZ itp.).

1

WF.413 Rezerwowanie towaru dla wybranego klienta/podmiotu.

1

WF.414 Tworzenie dokumentów zakupowych na podstawie zamówienia (Faktura Zakupu, Przyjęcie Zewnętrzne)

1

WF.415 Przypisanie towaru do wielu grup magazynowych oraz nadanie specjalnych atrybutów opisujące dany towar.

2

WF.416 System zarządzania kodami kreskowymi, obejmujący współpracę z przemysłową drukarką etykiet, czytnikami kodów kreskowych PC i/lub QR oraz urządzeń mobilnych wyposażonych w aparat cyfrowy.

2

WF.417 Śledzenie przebiegu towaru od dostawcy przez magazynowanie do wysyłki.

2


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.418 Lokalizacja towaru i monitorowania w czasie przewozów.

2

WF.419 Śledzenie stanów zapasów i przekazywania danych do komórki odpowiedzialnej za ich uzupełnienie.

1

3.5.8. Opis wymagań obszaru „Zarządzanie Oświatą”

ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

System elektronicznego naboru:

W zakresie dotyczącym naboru do przedszkoli, żłobków

WF.420 Stworzenie i opublikowanie internetowego informatora o ofercie przedszkoli/żłobków; informator musi składać się z wizytówek poszczególnych przedszkoli/żłobków

1

WF.421 Dostęp do informacji o przebiegu rekrutacji na każdym etapie rekrutacji dla organu prowadzącego oraz poszczególnych przedszkoli/żłobków

1

WF.422 Dokonywanie przez organ prowadzący korekt w planie naboru w trakcie całego okresu trwania procedury rekrutacyjnej

1

WF.423 Wypełnienie podania o przyjęcie do przedszkola/żłobku elektronicznie przy użyciu formularza na stronie internetowej

1

WF.424 Ustalanie przez organ prowadzący zakresu danych na podaniu o przyjęcie do przedszkola/żłobku oraz określanie zakresu danych, jakie należy podać, aby możliwe było wygenerowanie podania w systemie

1

WF.425 Wskazanie przez opiekunów prawnych listy preferowanych przedszkoli/żłobków, do których wnioskują o przyjęcie wraz z zaznaczeniem kolejności preferencji

1

WF.426 Wcześniejszy przydział dzieci kontynuujących uczęszczanie do danego przedszkola/żłobku na podstawie deklaracji kontynuacji

1


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.427 Definiowanie stosowanych kryteriów naboru (w tym kryteriów automatycznych) oraz obliczanie liczby punktów z tytułu spełnienia określonych kryteriów określonych w zasadach rekrutacji

1

WF.428 Umożliwienie organowi prowadzącemu przeprowadzenia serii przydziałów próbnych, w trakcie, których jest możliwość dokonywania zmian w planie naboru

1

WF.429 Pobranie informacji o wynikach rekrutacji 1

WF.430 Publikację wyników rekrutacji dla kandydatów za pośrednictwem Internetu

1

WF.431 Wprowadzenie przez przedszkola informacji o potwierdzeniu woli nauki przez kandydatów do nich zakwalifikowanych

1

WF.432 Publikacja na stronach internetowych informacji o pozostających wolnych miejscach

1

WF.433 Wprowadzanie przez przedszkola informacji o kandydatach przyjmowanych do nich w ramach rekrutacji uzupełniającej i dodatkowej, czyli przyjmowanych bezpośrednio poza przydziałem

1

WF.434 Umożliwienie organowi prowadzącemu kontroli stanu wykonania prac na kolejnych etapach rekrutacji przez wszystkie uczestniczące w procesie jednostki

1

WF.435 Kontrolowanie raportem obowiązku rocznego przygotowania przedszkolnego

1

W zakresie dotyczącym naboru do szkół podstawowych

WF.436 Stworzenie i opublikowanie internetowego informatora o ofercie szkół podstawowych; informator musi składać się z wizytówek poszczególnych szkół;

1

WF.437 Dostęp do informacji o przebiegu rekrutacji na każdym etapie rekrutacji dla organu prowadzącego oraz poszczególnych szkół podstawowych;

1

WF.438 Dokonywanie przez organ prowadzący korekt w planie naboru w trakcie całego okresu trwania procedury rekrutacyjnej;

1


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.439 Wypełnienie podania o przyjęcie do szkoły podstawowej elektronicznie przy użyciu formularza na stronie internetowej;

1

WF.440 Ustalanie zakresu danych na podaniu o przyjęcie do szkoły podstawowej oraz określanie minimalnego zakresu danych, jakie należy podać, aby możliwe było wygenerowanie podania w systemie;

1

WF.441 Wskazanie przez opiekunów prawnych listy preferowanych szkół podstawowych (poza obwodowych), do których wnioskują o przyjęcie wraz z zaznaczeniem kolejności preferencji;

1

WF.442 Automatyczne przyjęcie do szkoły kandydatów z jej obwodu;

1

WF.443 Dostęp do informacji o uczniach z obwodu oraz kandydatach spoza obwodu;

1

WF.444 Definiowanie stosowanych kryteriów naboru (w tym kryteriów automatycznych) oraz obliczanie liczby punktów z tytułu spełnienia określonych kryteriów określonych w zasadach rekrutacji;

1

WF.445 Przeprowadzenie serii przydziałów próbnych, w trakcie, których jest możliwość dokonywania zmian w planie naboru;

1

WF.446 Pobranie informacji o wynikach rekrutacji przez szkoły;

1

WF.447 Publikacja wyników rekrutacji dla kandydatów za pośrednictwem portalu Mieszkańca;

1

WF.448 Wprowadzenie przez szkoły informacji o potwierdzeniu woli nauki przez kandydatów do nich zakwalifikowanych;

1

WF.449 Publikacja na stronach portalu Mieszkańca informacji o pozostających wolnych miejscach;

1

WF.450 Wprowadzanie przez szkoły informacji o kandydatach przyjmowanych do nich w ramach rekrutacji uzupełniającej i dodatkowej, czyli przyjmowanych bezpośrednio przez szkołę poza przydziałem;

1

WF.451 Eksport list przyjętych w formacie *.SOU w celu zasilenia bazy danych programów uczniowskich danymi nowo przyjętych;

1


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.452 Kontrola stanu wykonania prac na kolejnych etapach rekrutacji przez uczestniczące w procesie jednostki;

1

W zakresie dotyczącym naboru do szkół ponadpodstawowych

WF.453 stworzenie i opublikowanie internetowego informatora o ofercie szkół; informator musi składać się z wizytówek poszczególnych szkół;

1

WF.454 dostęp do informacji o przebiegu rekrutacji na każdym etapie rekrutacji dla organu prowadzącego oraz poszczególnych szkół;

1

WF.455 dokonywanie przez organ prowadzący korekt w planie naboru w trakcie całego okresu trwania procedury rekrutacyjnej;

1

WF.456 wypełnienie podania o przyjęcie do szkoły elektronicznie przy użyciu formularza na stronie internetowej;

1

WF.457 umożliwienie organowi prowadzącemu na ustalanie zakresu danych na podaniu o przyjęcie do szkoły oraz określanie zakresu danych, jakie należy podać, aby możliwe było wygenerowanie podania w systemie;

1

WF.458 wprowadzenie wyników sprawdzianów uzdolnień kierunkowych kandydatów przypadku szkół sportowych i dwujęzycznych oraz uzależnienia udziału w rekrutacji od tych wyników;

1

WF.459 automatyczne przeliczanie punktów rekrutacyjnych na podstawie osiągnięć ze świadectwa ukończenia szkoły podstawowej oraz wyniku sprawdzianu na koniec szkoły podstawowej;

1

WF.460 przeprowadzenie serii przydziałów próbnych, w trakcie których jest możliwość dokonywania zmian w planie naboru;

1

WF.461 pobranie informacji o wynikach rekrutacji przez szkoły;

1

WF.462 publikacja wyników rekrutacji dla kandydatów za pośrednictwem portalu Mieszkańca;

1


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.463 wprowadzenie przez szkoły informacji o potwierdzeniu woli nauki przez kandydatów do nich zakwalifikowanych;

1

WF.464 publikacja na portalu Mieszkańca informacji o pozostających wolnych miejscach;

1

WF.465 wprowadzanie przez szkoły informacji o kandydatach przyjmowanych do nich w ramach rekrutacji uzupełniającej i dodatkowej, czyli przyjmowanych bezpośrednio przez szkołę poza przydziałem;

1

WF.466 eksport list przyjętych w formacie *.SOU celem zasilenia bazy programów uczniowskich danymi przyjętych

1

WF.467 kontrola stanu wykonania prac na kolejnych etapach rekrutacji przez uczestniczące w procesie jednostki;

1

Kontrola przestrzegania obowiązku nauki i obowiązku szkolnego

WF.468 Dostarczone rozwiązanie musi pozwolić w pełni kontrolować spełnianie obowiązku szkolnego i obowiązku nauki oraz śledzić drogę edukacyjną ucznia pomiędzy poszczególnymi szkołami w trakcie całego jego pobytu w placówkach oświatowych oraz zapewniać wsparcie dla organu prowadzącego szkoły podstawowe.

1

WF.469 Definiowanie obwodów szkolnych i przypisywanie ich do właściwych szkół.

1

WF.470 Importowanie danych dzieci z systemu ewidencji ludności (oraz ich późniejszą okresową aktualizację) oraz przypisanie dzieci do obwodów szkolnych.

1

WF.471 Wprowadzanie przez dyrektora szkoły informacji o dziecku spoza obwodu realizującym obowiązek szkolny w jego szkole.

1

WF.472 Wprowadzanie przez dyrektora szkoły informacji o realizacji przez dziecko obwodowe obowiązku szkolnego w innej jednostce.

1

WF.473 Wprowadzanie przez dyrektora szkoły ponadpodstawowej informacji o realizacji przez ucznia w jego szkole obowiązku nauki.

1


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.474 Wprowadzanie przez pracowników organu prowadzącego informacji o miejscu realizacji obowiązku nauki przez uczniów.

1

WF.475 Wprowadzanie przez dyrektorów szkół w zakresie dzieci uczących się w szkołach podstawowych, a także przez dyrektorów szkół i pracowników organu prowadzącego w zakresie młodzieży uczącej się w szkoła ponadpodstawowych informacji o zmianach szkoły, do której uczeń uczęszcza.

1

WF.476 Historyczne przechowywanie informacji o miejscu nauki oraz okresie z tym związanym.

1

WF.477 Sporządzanie raportów przez dyrektorów szkół obwodowych oraz pracowników organu prowadzącego w zakresie odpowiednio obowiązku szkolnego i obowiązku nauki.

1

WF.478 Wsparcie obsługi procesu korespondencji z rodzicami dzieci w zakresie realizacji obowiązku szkolnego i obowiązku nauki.

1

WF.479 Oprogramowanie musi wymieniać dane z systemami wspomagającymi nabór do poszczególnych typów szkół.

1

Organizacja

W zakresie planowania i zatwierdzania organizacji oraz zarzadzania budżetem

WF.480 System musi być wyposażony w centralny rejestr jednostek i użytkowników, w tym centralnie definiowaną strukturę jednostek sprawozdawczych.

1

WF.481 System musi być wyposażony w centralnie definiowane parametry oraz słowniki finansowe i kadrowe na potrzeby przygotowania projektu arkusza i planu finansowego.

1

Wymagane centralne słowniki:

WF.482 wymagany centralny słownik elementów klasyfikacji budżetowej: działów, rozdziałów, paragrafów, pozycji

1

WF.483 wymagany centralny słownik zadań i źródeł finansowania

1


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.484 wymagany centralny słownik tabeli wynagrodzeń 1

WF.485 wymagany centralny słownik poziomu wykształcenia nauczycieli

1

WF.486 wymagany centralny słownik stanowisk nauczycielskich i nienauczycielskich

1

WF.487 Zapewnienie na poziomie organu prowadzącego możliwości zatwierdzenia arkusza organizacyjnego przygotowanego w systemie oraz dalsze jego analizowanie.

1

WF.488 Zapewnienie na poziomie organu prowadzącego możliwości analizowania zatwierdzonego arkusza organizacyjnego oraz jego modyfikacji.

1

WF.489 Centralne definiowanie sposobu wprowadzania każdego ze składników wynagrodzeń (kwotowo lub procentowa) przez dyrektorów przygotowujących Arkusz.

1

WF.490 Centralne określanie limitów składników wynagrodzeń takich jak dodatek funkcyjny, motywacyjny, za wychowawstwo, za opiekę nad stażem.

1

WF.491 Centralne definiowanie warunków kontroli limitów wynagrodzeń

1

WF.492 Centralne definiowanie warunków kontroli wymaganej liczebności oddziałów w zależności od typu szkoły.

1

WF.493 Centralne definiowanie warunków kontroli liczebności grup na wybranych zajęciach (np. na zajęciach wychowania fizycznego, języków).

1

WF.494 Centralne definiowanie warunków kontroli maksymalnych wymiarów etatów nauczycielskich w zależności od stanowiska (np. dyrektor, nauczyciel przedmiotu).

1

WF.495 Definiowanie nowych oddziałów. 1

WF.496 Możliwość opisu kwalifikacyjnych kursów zawodowych i innych zajęć kursowych.

1

WF.497 Definiowanie zajęć międzyoddziałowych, pozalekcyjnych oraz innych zajęć edukacyjnych.

1


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.498 Dokonywanie wyboru nauczyciela pełniącego funkcję wychowawcy i opiekuna stażu z istniejącej listy nauczycieli.

1

WF.499 Budowanie planu nauczania dla wybranego oddziału szkolnego, również na cały cykl kształcenia.

1

WF.500 Wskazanie miejsca prowadzenia zajęć (szczególnie istotne przy definiowaniu praktyk, warsztatów, zajęć pozaszkolnych itp.).

1

WF.501 W szkołach ponadpodstawowych możliwość opisu oddziałów o kilku zawodach i profilach kształcenia dla danego oddziału (tzw. oddziały wielozawodowe).

1

WF.502 Kopiowanie planów nauczania tak aby można było wykorzystać raz zdefiniowany plan nauczania dla różnych oddziałów.

1

WF.503 Wskazanie w planie nauczania godzin do dyspozycji dyrektora, godzin JST.

1

WF.504 Definiowanie godzin realizowanych w zakresie rozszerzonym.

1

WF.505 Definiowanie godzin realizowanych w układzie tygodniowym, semestralnym i rocznym.

1

WF.506 Budowa planów nauczania dla szkół działających w układzie semestralnym.

1

WF.507 Kontrola zgodności planów nauczania poszczególnych oddziałów z planami ramowymi.

1

WF.508 Rejestracja danych pracowników jednostek oświatowych w zakresie niezbędnym do budowy arkusza oraz wyliczenia kosztów organizacji na potrzeby projektu planu finansowego.

1

WF.509 Definiowanie przydziałów czynności nauczycieli, w tym w podziale na grupy i w ramach grup międzyoddziałowych.

1

WF.510 Rejestracja kilku niezależnych umów nauczyciela w tej samej jednostce oświatowej.

1

WF.511 Automatyczne wyliczanie średniorocznych wymiarów etatów nauczycieli na podstawie przydzielonych zajęć, na podstawie pensum zajęć oraz okresu ich prowadzenia.

1


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.512 Wyliczanie wymiarów etatu nauczycieli prowadzących zajęcia z różnych pensów na podstawie uśrednionego pensum definiowanego na poziomie umowy nauczycielskiej.

1

WF.513 Definiowanie przewidzianych przez przepisy zniżek obowiązkowego wymiaru godzin.

1

WF.514 Tworzenie wydruku projektu arkusza (płachty). 1

WF.515 Tworzenie aneksów do arkusza. 1

WF.516 Przygotowanie przez jednostkę oświatową arkusza na nowy rok szkolny poprzez wykorzystanie danych arkusza z poprzedniego roku szkolnego.

1

Zbiorcza analiza danych zawartych w arkuszach w tym:

WF.517 możliwość analizy liczby uczniów / oddziałów w każdym typie placówek, rodzaju oddziału, specjalności.

1

WF.518 możliwość analizy liczby nauczycielskich etatów przeliczeniowych w układzie jednostek oświatowych, ich typów i rodzajów.

1

WF.519 analiza zatrudnienia nauczycieli wg stopni awansu, kwalifikacji, pełnionych funkcji, nauczanych przedmiotów.

1

Planowanie lekcji i dyżurów

WF.520 Umożliwienie efektywnego układania planów zajęć z uwzględnieniem czynników wpływających na efektywność prowadzonych zajęć m.in.: organizacji, warunków lokalowych danej szkoły czy też potrzeb nauczycieli

1

WF.521 Planowanie lekcji powinno być oparte o dane zawarte w elektronicznym arkuszu organizacyjnym, tak, aby nie było potrzeby dwukrotnego wpisywania takich samych danych,

1

WF.522 Przygotowywanie planów lekcji na podstawie określonych kryteriów i warunków w sposób automatyczny,

1

WF.523 Uwzględniać typowe dla organizacji pracy szkoły sytuacje jak podział na grupy czy zajęcia międzyoddziałowe,

1


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.524 Możliwość ręcznej modyfikacji ułożonego planu i wspomaganie wyszukiwania wymaganych zmian,

1

WF.525 Możliwość dopasowanie planu do specyficznych wymagań narzuconych przez organizację szkoły - warunki lokalowe i potrzeby nauczycieli,

1

WF.526 Plan przygotowywany przez oprogramowanie powinien być zgodny z zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy kontrolowanymi przez SANEPID,

1

WF.527 Pozwalanie definiowania odrębnych założeń dla każdego przedmiotu obowiązujących przy układaniu planu lekcji przez program,

1

WF.528 Sygnalizowanie, kiedy zbiór warunków w sposób ewidentny uniemożliwia ułożenie planu,

1

WF.529 Zdefiniowanie podziałów na grupy różnego typu. 1

WF.530 Kontrola maksymalnej liczby godzin pracy nauczyciela w ciągu jednego dnia;

1

WF.531 Równomierne obciążenie nauczycieli i uczniów w poszczególnych dniach tygodnia;

1

WF.532 Pomoc doboru sal do poszczególnych lekcji, co pozwoli ograniczyć konieczność przemieszczania się;

1

WF.533 Informowanie o rozmieszczeniu w planie wybranych przedmiotów;

1

WF.534 Automatyczne kontrolowanie liczby okienek zarówno w ciągu pojedynczego dnia, jak i w całym tygodniu, a także liczby dni pracy.

1

WF.535 Drukowanie planów w różnych definiowalnych formatach oraz ich zapisywanie,

1

WF.536 Publikowanie planu w sposób elektroniczny na dostarczonym w ramach niniejszego projektu portalu

1

WF.537 W celu sprawnego zarządzania planami i ich układania w różnych okresach roku szkolnego, aplikacja powinna współpracować z oprogramowaniem tworzącym arkusz organizacyjny, poprzez import danych arkusza, jako podstawę do układania planu oraz programem do przydzielania i rozliczania zastępstw

1


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

Planowanie zastępstwWF.538 Wyszukiwanie zastępców, którzy będą w stanie

najlepiej zrealizować zastępstwo (uczący tych samych przedmiotów, uczący w tym samym oddziale itp.)

1

WF.539 Skorelowanie zastępstw ze stałym planem lekcji (zastępstwa w okienkach, bezpośrednio po lekcjach, lub przed nimi).

1

WF.540 Wyszukiwanie zastępców, którzy mogą realizować zastępstwa bezpłatnie (np. dlatego, że ich klasa wyjechała na wycieczkę).

1

WF.541 Prowadzenie ewidencji wszelkich dodatkowo płatnych zajęć dydaktycznych nauczycieli (np. kół zainteresowań), a także szczegółową ewidencję nieobecności umożliwiającą w połączeniu z planem lekcji rozliczenie stałych godzin ponadwymiarowych nauczycieli,

1

WF.542 Przygotowanie danych do celów naliczenia należnego wynagrodzenia za zastępstwa, dodatkowo płatne godziny dydaktyczne oraz stałe godziny ponadwymiarowe oraz przejmowanie tych danych przez moduł płacowy,

1

WF.543 Umożliwianie dyrektorowi szkoły szczegółowej analizy statystycznej powodów i skutków nieobecności nauczycieli na lekcjach.

1

WF.544 Oprogramowanie do planowania zastępstw powinno współpracować z modułem do planowania lekcji

1

Dziennik elektroniczny

WF.545 Rejestrowanie ocen uczniów; w tabeli ocen powinno być możliwe wpisywanie wszelkich znaków, symboli z możliwością automatycznego rozpoznawania ocen, z których następnie można wyznaczyć średnią z uwzględnieniem odpowiednich wag definiowanych dla kolumn w dzienniku,

1


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.546 Rejestrowanie frekwencji uczniów, w tym na zajęciach międzyoddziałowych bez konieczności definiowania sztucznych tworów typu wirtualne grupy oraz z możliwością rozróżnienia wpisu obecności od stanu niesprawdzonej obecności (braku wpisu),

1

WF.547 Wprowadzanie tematów lekcji, z możliwością pobrania tematu z rozkładów materiału,

1

WF.548 Możliwość redagowania rozkładów materiałów i korzystania z zasobów internetowej biblioteki rozkładów materiałów,

1

WF.549 Ocenianie zachowania uczniów, 1

WF.550 Rejestrowanie uwag z możliwością ich kategoryzacji,

1

WF.551 Zarządzanie uprawnieniami opiekunów i uczniów z własnego oddziału i możliwość zakładania kont opiekunom przez wychowawcę,

1

WF.552 Wypełnianie arkuszy ocen, świadectw, 1

WF.553 Wydruk kartek na wywiadówkę, 1

WF.554 Drukowanie dzienników, 1

WF.555 Wykonywanie zestawień statystycznych dotyczących wyników nauczania, frekwencji i zachowania, w tym szczegółową analizę: wyników nauczania, frekwencji, zachowania,

1

WF.556 Monitorowanie działań pozalekcyjnych 1

WF.557 Monitorowanie zajęć rewalidacyjnych 1

WF.558 Monitorowanie nauczania indywidualnego. 1

WF.559 Przypisywanie ucznia do grup poprzez określanie kryteriów przynależności-kryteria podziału.

1

WF.560 Umożliwienie komunikacji pomiędzy rodzicami, uczniami i nauczycielami,

1

WF.561 Kontrola kompletności prowadzenia dzienników lekcyjnych pod kątem tematów, frekwencji.

1


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.562 Oprogramowanie elektronicznego dziennika powinno działać na wspólnej bazie danych z oprogramowaniem obsługującym sekretariat, celem zminimalizowania wypełniania dziennika danymi przez wychowawców i wykorzystywać dane z planu lekcji

1

W zakresie funkcjonalności przeznaczonej dla rodziców i opiekunów:

WF.563 dostęp do ocen cząstkowych, przewidywanych, śródrocznych, końcowych i egzaminów zewnętrznych,

1

WF.564 dostęp do danych dotyczących osiągnięć, 1

WF.565 dostęp do listy uwag/pochwał, 1

WF.566 dostęp do danych o frekwencji, 1

WF.567 dostęp do aktualnego planu lekcji, 1

WF.568 dostęp do rejestru zrealizowanych lekcji i ich tematów,

1

WF.569 Umożliwienie pracy w roli nauczyciela prowadzącego zajęcia w kilku szkołach lub /i rodzica mającego dzieci w kilku szkołach po jednokrotnym zalogowaniu, przy użyciu jednego konta.

1

WF.570 Wymaga się by oprogramowanie do obsługi elektronicznego dziennika było zintegrowane z aplikacją do obsługi sekretariatu, o funkcjonalności:

1

WF.571 gromadzić i udostępniać wszystkie informacje o uczniach dostarczane przez szkołę, rodziców i instytucje pozaszkolne,

1

WF.572 zminimalizować konieczności wielokrotnego zapisywania w różnych miejscach tych samych danych o uczniu oraz przebiegu jego nauki,

1

WF.573 umożliwić drukowanie gotowych pism np. zaświadczenia o uczęszczaniu ucznia do danej szkoły,

1

WF.574 ułatwić dokumentowanie promocji uczniów, 1

WF.575 prowadzić księgi ewidencyjnej uczniów oraz księgi uczniów,

1


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.576 rejestrować przepływów uczniów, 1

WF.577 tworzyć statystyki, zestawienia i porównania, 1

WF.578 tworzyć wydruki niezbędnych dokumentów, 1

WF.579 tworzyć listy, pisma według własnego projektu z wykorzystaniem danych z programu,

1

WF.580 na kontrolę formalnej poprawności dokumentów,

1

WF.581 drukować arkusze ocen i świadectwa. 1

Obsługa przedszkoli

WF.582 Zaproponowane rozwiązanie powinno być efektywnym narzędziem na poziomie całej gminy służącym do ewidencji danych i prowadzenia rozliczeń finansowych dzieci w przedszkolu, ma pełnić funkcję informacyjno-komunikacyjną w kontaktach z rodzicami oraz funkcję dziennika zajęć przedszkolnych.

1

Zaproponowane rozwiązanie musi:

WF.583 posiadać jedną centralną bazę dostępną dla wszystkich podległych jednostek

1

WF.584 zapewniać kontrolę dostępu do programu, ustalanie poziomu uprawnień użytkowników oraz haseł.

1

WF.585 zapewniać automatyczne tworzenie kopii bezpieczeństwa.

1

WF.586 ma mieć możliwość zaimportowania podstawowych danych ewidencyjnych dzieci oraz rodziców/opiekunów z pliku w formacie Excel.

1

WF.587 spełniać wymogi prawne w tym w szczególności: Ustawę z dnia 13 czerwca 2013 r. o zmianie ustawy o systemie oświaty oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. 2013 poz. 827)

1

Zaproponowane rozwiązanie musi posiadać moduł kartotek umożliwiających prowadzenie ewidencji danych jednostek, grup, dzieci, rodziców, w tym:

WF.588 wprowadzanie i edycja danych (dzieci i rodziców, jednostek, grup),

1


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.589 kopiowanie danych dziecka między jednostkami, 1

WF.590 przenoszenie dziecka między grupami, 1

WF.591 mechanizm promocji dzieci na nowy rok szkolny, 1

WF.592 ewidencja kandydatów, 1

WF.593 archiwum danych dzieci, które zakończyły edukację w danym przedszkolu,

1

WF.594 prowadzenie jednostek wakacyjnych, 1

WF.595 korespondencja seryjna dla wybranych druczków. 1

WF.596 System musi umożliwiać parametryzację do indywidualnych wymagań placówki oraz tworzenia szczegółowych ustawień opłat ewidencjonowanych w przedszkolu (opłaty za pobyt, posiłek, dodatkowe).

1

WF.597 System musi posiadać funkcjonalność rozróżniającą rodziców dzieci uczęszczających do poszczególnych przedszkoli.

1

Funkcjonalność ta ma między innymi służyć komunikacji placówki z rodzicami, a także rodziców z innymi rodzicami. Po zalogowaniu rodzic musi mieć dostęp do następujących funkcjonalności:

WF.598 należności (podgląd bieżących i archiwalnych należności, wydruk blankietu do przelewu, dostarczenie informacji o danych do przelewu),

1

WF.599 jadłospis (dzienny i tygodniowy), 1

WF.600 komunikaty indywidualne lub grupowe (tablica ogłoszeń dziennych i okresowych),

1

WF.601 nieobecności (zgłaszanie nieobecności dziecka na wybranych zajęciach, w wybranym dniu lub tygodniu, podgląd obecności w całym miesiącu łącznie z godzinami wejść i wyjść),

1

WF.602 aktywacja / blokowanie kart do czytników zbliżeniowych,

1


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.603 druki - pobranie i wydruk druczków przygotowanych i opublikowanych przez przedszkola (m.in.: upoważnienie do odbioru dziecka, umowa z przedszkolem gotowa do podpisu),

1

WF.604 możliwość personalizacji konta, np. ustawienia odnośnie prywatności, zmian loginu i/lub hasła.

1

WF.605 System musi umożliwiać generowanie wydruków i raportów związanych z opłatami za przedszkole, a także związanych z prowadzeniem dzienników zajęć przedszkolnych.

1

WF.606 System musi posiadać moduł dziennika zajęć przedszkolnych, umożliwiającego ewidencję i prowadzenie dzienników zajęć przedszkolnych, grupowych i indywidualnych (specjalistycznych).

1

System musi posiadać wbudowane funkcjonalności do obsługi stołówki:

WF.607 tworzenie jadłospisów. 1

WF.608 kopiowanie jadłospisów z dni poprzednich. 1

WF.609 tworzenia estetycznej wersji jadłospisu dla umieszczenia na stronach www

1

WF.610 tworzenie jadłospisów z danymi dietetycznymi z danymi wartości odżywczych z bazy Instytutu Żywności i Żywienia.

1

WF.611 sprawdzanie zachowania norm żywieniowych. 1

System musi posiadać wbudowane funkcjonalności do obsługi magazynowej:

WF.612 ewidencja ilościowa w magazynie 1

WF.613 ewidencja wartościowo-ilościowa z odmianami cenowymi indeksów.

1

WF.614 dokumenty zewnętrzne PZ/WZ, wewnętrzne PW/RW, przesunięcia międzymagazynowe MM.

1

WF.615 zapobiegania tworzenia się różnic wartościowych dokumentów zakupu i dokumentów rozchodu przez odpowiednie, automatyczne dobieranie cen przyjmowanych na stan magazynu produktów.

1

WF.616 inwentaryzacji magazynów. 1


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.617 prowadzenia magazynu i inwentaryzacja za pomocą czytnika kodów kreskowych.

1

WF.618 prowadzenia rejestru wypożyczeń 1

System musi posiadać wbudowane funkcjonalności do wspomagania pracy metodycznej:

WF.619 wspieranie oceniania opisowego wychowanków 1

WF.620 tworzenie testów i rejestrowanie wyników testów

1

WF.621 import wyciągów przelewów i księgowanie ich w systemie,

1

WF.622 eksport listy zwrotów nadpłat do systemu bankowego.

1

WF.623 zamknięcia okresu - zablokowania edycji miesiąca rozliczonego,

1

WF.624 stworzenia kont pozostałym użytkownikom systemu, rozszerzenia lub zmniejszenia istniejących uprawnień,

1

WF.625 dostępu do statystyki logowań - opcja wyświetla dane dotyczące logowania poszczególnych użytkowników systemu,

1

WF.626 zdefiniowania własnych słowników nazw, 1

WF.627 importu/eksportu danych do i z innych systemów,

1

WF.628 stworzenia wzorów druków dostępnych do wygenerowania dla wszystkich dzieci w jednostce.

1

WF.629 podgląd danych teleadresowych jednostek oraz bieżący stan rozliczeń finansowych jednostek,

1

WF.630 prowadzenie księgowości poszczególnych jednostek, włącznie z synchronizacją z systemem bankowym miasta (import/eksport wyciągów i automatyczne księgowanie wpłat z przelewów),

1

WF.631 generowanie raportów oraz wydruków w ujęciu globalnym (wszystkie placówki), jak również dla poszczególnych przedszkoli (jednostkowo),

1


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.632 zarządzanie systemem oraz konfiguracja ustawień dla wszystkich jednostek w mieście oraz zdefiniowanie ustawień opłat zgodnych z uchwałą Rady Miasta,

1

WF.633 komunikacja z pracownikami placówek oraz rodzicami.

1

3.5.9. Opis wymagań obszaru „Raportowanie i Analizy Zarządcze”

ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.634 Możliwość samodzielnego definiowania pulpitu menadżerskiego (rodzaj i rozmieszczenie elementów) za pomocą GUI (niewymagająca wiedzy programistycznej).

1

WF.635 Przechowywanie danych raportów na podstawie kostek - struktur wielowymiarowych. Kategorie danych: Budżet, Przychody, Koszty, Przepływy Finansowe, Rozliczenia Magazynowe, Kadry i Płace, Infrastruktura.

1

WF.636 Wyświetlanie danych pulpitu menadżerskiego.

Główny pulpit zawierać będzie między innymi następujące informacje:

Poziom wykonania budżetu względem planu;

Poziom efektywności realizowanych przy pomocy systemu spraw;

Ilość spraw opóźnionych;

Ilość spraw rozwiązanych / nierozwiązanych;

Statystyka dokumentacji (ilość dokumentów, kanał rejestracji);

Średni czas załatwienia określonej sprawy.

1

WF.637 Możliwość samodzielnego definiowania raportów w oparciu o wybrane dane (kategorii, okresu czasu, rodzaju jednostki). Definiowanie raportów nie wymaga od użytkownika znajomości języka programowania, tj. budowania zapytań w postaci SQL.

1

WF.638 Tworzenie raportów na podstawie wyników wyszukiwania wielokryterialnego.

1


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.639 Wizualizacja wskaźników finansowych w postaci wykresów (wybór wykresu: kolumnowy, kołowy, liniowy).

1

WF.640 Możliwość definiowania Kluczowych Wskaźników Wydajności (KPI).

1

WF.641 Wersja pulpitu menadżerskiego dedykowana (dostosowana) na urządzenia mobilne (w zakresie wyświetlania/prezentacji danych).

1

WF.642 Możliwość generowania raportów ad hoc przez użytkownika systemu

1

3.5.10. Opis wymagań obszaru „Zarządzanie Dokumentacją”

ID OpisPr

iory

tet

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.643 Definiowanie przebiegów na co najmniej trzech pierwszych poziomach:

Interakcja z obywatelem – zeznania podatkowe, podatki i opłaty lokalne, wnioski i formularze, rozpoczęcie sprawy przez obywatela

Przebiegi pomiędzy różnymi JO oraz UMK

Przebiegi w ramach JO

Przebiegi w komórkach organizacyjnych poszczególnych JO

1

WF.644 Wprowadzenie struktury organizacyjnej z poziomu użytkownika, za pomocą GUI.

1

WF.645 Definiowanie przebiegów (procesów pracy) spraw i dokumentów w systemie. Z uwzględnieniem definiowania przekazywania pomiędzy komórkami, dekretowanie przez wskazane osoby lub grupy, uprawnień dostępu. W przypadku, kiedy dokument trafia do grupy osób – wybranie przez dowolną osobę sprawa lub dokument jest niewidoczna dla pozostałych.

1

WF.646 Widok spraw dla pracownika lub grupy. Pracownik w jednym miejscu widzi wszystkie sprawy przypisane do niego lub grup (do których jest przypisany) – może je podjąć lub przekierować zgodnie z uprawnieniami.

1

WF.647 Edytowanie i tworzenie nowych przebiegów (procesów pracy) na podstawie już istniejących w systemie.

1


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.648 Nadawanie automatyczne unikalnych (przez system po uprzednim zdefiniowaniu wzoru) numerów spraw i dokumentów, w tym możliwość definiowania schematu nadawania numerów.

1

WF.649 Zarządzanie przebiegami (procesami pracy, kolejnymi krokami) sprawy, tj. zmiana aktualnej wersji, czasu obowiązywania, wycofywania nieaktualnych.

1

WF.650 Ustalanie czasu reakcji, np. odpowiedzi dla poszczególnych czynności przebiegu, ustawienie „przypominaczy” czasowych.

1

WF.651 Dołączanie zeskanowanych plików do obiegu sprawy lub dokumentu.

1

WF.652 Importowanie dokumentów z faksów lub e-maili. 2

WF.653 Edytowanie danych sprawy i treści dokumentu przez wiele osób jednocześnie i śledzenie zmian.

2

WF.654 Dodawanie komentarzy do spraw lub dokumentów. 1

WF.655 Możliwość integracji z systemem skanowania i dodawania kodów kreskowych, identyfikacji miejsca składowania wersji papierowej oraz korespondencji wychodzącej.

2

WF.656 „Wypożyczanie” oryginałów dokumentów – rejestrowanie osoby pobierającej dokumenty (np. ze składu chronologicznego).

1

WF.657 Zmiana statusów dokumentów zgodnie z zaprojektowanym przebiegiem, także zmiana wsteczna dla uprawnionych użytkowników.

1

WF.658 Monitorowanie statusu spraw – na jakim etapie znajduje się sprawa, czy określone terminy nie zostały przekroczone.

1

WF.659 Rejestrowanie dokumentów przychodzących i wychodzących.

1

WF.660 Oznaczanie spraw, jako przeniesione do archiwum. 1

WF.661 Określanie terminu archiwizacji na podstawie rodzaju sprawy (JRWA).

1

WF.662 Wyszukiwanie dokumentów i spraw wg nadanych cech, także z zakresu spraw wpieranych systemem i zakończonych.

1

WF.663 Łączenie spraw, dopinanie dokumentów z repozytorium dokumentów na dowolnym etapie sprawy.

1


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.664 Raportowanie, np. o czasie obsługi spraw, liczby spraw dla pracownika.

1

WF.665 Oznaczenie o konieczności przekazania do Archiwum Państwowego.

2

WF.666 Lista dokumentów przetwarzanych w systemie znajduje się w załącznikach do dokumentu OPZ.

1

WF.667 Zachowanie pełnej ścieżka audytu. 1

WF.668 Potwierdzanie i weryfikacja kwalifikowanych podpisów elektronicznych na dokumentach.

1

WF.669 Integracja z ePUAP, praca.gov.pl , emp@tia, ceidg 1

WF.670 Integracja z SEKAP. 1

WF.671 Integracja z Portalem Mieszkańca/Portalem Pracownika

1

WF.672 Integracja z pozostałymi modułami ERP poprzez przekazywanie do tych systemów informacji zawartych w formularzach złożonych przez kontrahentów za pomocą ePUAP, SEKAP i Portalu Mieszkańca/Pracownika

1

3.5.11. Analizy struktury zatrudnienia i wynagrodzenia

ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.673 przewidywanie wielkości wypłat dodatku uzupełniającego w kontekście art. 30a KN

1

WF.674 analiza wpływu poszczególnych składników wynagrodzenia na wysokości średnich i wielkości całkowitych wydatków, przygotowywanie wielowariantowych symulacji skutków zmian

1

WF.675 symulacja skutków zmian w organizacji oświaty (struktura zatrudnienia) oraz w systemie wynagradzania,

1

WF.676 import danych źródłowych o zatrudnieniu i wypłaconych wynagrodzeniach z systemów kadrowego i płacowego

1

WF.677 ustalenie zakresu i szczegółowości zbieranych danych, w zależności od założonej przez siebie dokładności analiz

1


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.678 analiza danych źródłowych 1

WF.679 sporządzanie symulacji za pomocą parametrów wybranych przez użytkownika, pod kątem zatrudnienia i wydatków na wynagrodzenia dla następnych okresów na podstawie rzeczywistych danych zebranych z wcześniejszych miesięcy

1

WF.680 prognozowanie danych dla przyszłych okresów na podstawie zebranych danych rzeczywistych

1

WF.681 ustalenie i analiza trendów symulowanych zmian 1

3.5.12. Obsługa dotacji do szkół niepublicznych

ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.682 składanie wniosków o dotacje przez jednostki sprawozdawcze z podziałem na rodzaje dotowanych działalności,

1

WF.683 przygotowanie projektu planu budżetowego w zakresie dotacji na postawie zebranych wniosków o dotacje, do celów planowania budżetu dotacji musi być możliwe ręczne korygowanie złożonych wniosków,

1

WF.684 rejestrowanie ostatecznie zatwierdzonego fragmentu budżetu w zakresie dotacji,

1

WF.685 składanie przez jednostki oświatowe comiesięcznych sprawozdań z liczby uczniów (z wykazaniem ich ewentualnych niepełnosprawności), które są podstawą przyznania jednostkom sprawozdawczym dotacji,

1

WF.686 wprowadzanie i zatwierdzanie parametrów naliczania dotacji

1

WF.687 wprowadzanie przez JST pozycji słowników wykorzystywanych w procesie zarządzania dotacjami, m.in. rodzajów dotowanych działalności

1


ID Opis

Prio

ryte

t

Wykonawca

STD MDF Uwagi

WF.688 naliczanie należnych jednostkom sprawozdawczym dotacji na podstawie parametrów i przyjętych sprawozdań miesięcznych z liczby uczniów

1

WF.689 przygotowanie dokumentów pozwalających wypłacić dotacje,

1

WF.690 zaliczkowe wypłacanie dotacji oraz kwot ich wyrównania po określeniu nowych parametrów naliczania dotacji,

1

WF.691 kontrola zgodności wypłaconej dotacji z zatwierdzonym planem budżetowym

1

WF.692 przygotowanie papierowych odpowiedników elektronicznie złożonych wniosków i sprawozdań. Wydruki te po podpisaniu przez uprawnionego przedstawiciela jednostki są formalnym potwierdzeniem wiarygodności wprowadzonych danych

1

WF.693 przygotowanie wydruku z listą uczniów jednocześnie wykazanych w kilku szkołach

1

WF.694 przygotowanie rozliczenia z gminami ościennymi, jeżeli dzieci z tych gmin uczęszczają do przedszkola na terenie gminy

1

WF.695 przygotowanie raportu analizującego przekazywanie dotacji poszczególnym jednostkom sprawozdawczym narastająco w kolejnych miesiącach roku budżetowego

2

WF.696 definiowanie paczek przelewów dla różnych systemów bankowych oraz tworzenie zestawień z przelanych kwot

1

WF.697 podpisywanie wniosków i sprawozdań podpisem kwalifikowanym

1

WF.698 wysyłanie komunikatów do wybranych lub wszystkich jednostek sprawozdawczych z określeniem terminów wyświetlania tych komunikatów w oknie głównym po uruchomieniu dotacji przez jednostkę sprawozdawczą

1


3.6. Specyfikacja wymagań niefunkcjonalnych

Wymagania dla obszarów niefunkcjonalnych zostały zidentyfikowane w trakcie wywiadów

przeprowadzonych z kluczowymi użytkownikami Urzędu Miejskiego w Katowicach. Każdemu

obszarowi przypisane zostały funkcjonalności, które zostały poddane ocenie przez Zamawiającego.

Tabela 10. Objaśnienie wartości przypisanych poszczególnym wymaganiom

Wartość Opis1 Funkcjonalności, którym w kolumnie "Priorytet" przypisano wartość 1, są

wymaganiami kluczowymi dla Zamawiającego, ich spełnienie stanowi jedno z podstawowych kryteriów oceny proponowanego rozwiązania

2 Funkcjonalności, którym w kolumnie " Priorytet " przypisano wartość 2, zostały określone jako ważne lub mogące okazać się przydatne w przyszłości. Poziom spełnienia tych funkcjonalności będzie stanowił dodatkowe kryterium oceny rozwiązania

Źródło: Opracowanie Softtutor Consulting.

Wykonawca składający ofertę zobowiązany jest do wypełnienia wymagań w następujący sposób:

1. W przypadku, gdy oferowany System spełnia daną funkcjonalność należy, w kolumnie

Wykonawca wpisać 1.

2. Jeżeli dana funkcjonalność nie jest możliwa do zrealizowania w proponowanym systemie, należy

wpisać 0. Każdy inny zapis będzie traktowany jak wartość 0.

Tabela 11. Przykład wypełnienia tabeli PASS przez Oferenta

Znaczenie WykonawcaSystem spełnia daną funkcjonalność 1Brak możliwości realizacji funkcjonalności w Systemie 0

Załącznik do oferty, prócz wersji papierowej powinien być wypełniony w formie elektronicznej w

formacie .xls i dołączony do oferty na płycie CD lub DVD.

3.6.1. Wymagania organizacyjno-prawne


WN-1

Zgodność z regulaminami wewnętrznymi UM Katowice i jednostek organizacyjnych miasta Katowice, w tym z instrukcją obiegu dokumentów (dopuszcza się dostosowanie przepisów wewnętrznych w wyniku wdrożenia Systemu, jednakże zmiany muszą być uzgodnione i zaakceptowane przez UM Katowice).

1



WN-2Ustawa o prawie autorskim i prawach pokrewnych z dnia 4 lutego 1994 roku (tekst jednolity: Dz.U. 2006 nr 90 poz. 631 ).

1

WN-3 Ustawa o ochronie danych osobowych z dnia 29 sierpnia 1997 roku (tekst jednolity: Dz.U. 2016 poz. 922).

1

WN-4 Ustawa z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity: Dz.U. 2016 poz. 716 ).

1

WN-5 Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jednolity: Dz.U. 2017 poz. 201).

1

WN-6 Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 24 grudnia 2012 r. w sprawie sposobu przesyłania deklaracji i podań oraz rodzajów podpisu elektronicznego, którymi powinny być opatrzone (tekst jednolity: Dz.U. 2015 poz. 2362 ).

1

WN-7 Ustawa z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym (tekst jednolity: Dz.U. 2016, poz. 617).

1

WN-8 Ustawa z dnia 30 października 2002 r. o lasach (tekst jednolity: Dz.U. 2016, poz. 374).

1

WN-9 Ustawa z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity: Dz.U. 2016 poz. 599 ze zm.) oraz rozporządzenia wykonawcze.

1

WN-10 Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity: Dz.U. 2013 poz. 330).

1

WN-11 Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jednolity: Dz.U. 2011 nr 177 poz. 1054).

1

WN-12 Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jednolity: Dz.U. 2013 poz. 885).

1

WN-13 Ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych oraz o zmianie niektórych ustaw regulujących zasady opodatkowania (tekst jednolity: Dz.U. 2014 poz. 851 ).

1

WN-14 Ustawa z dnia 17 maja 1989 r. Prawo geodezyjne i kartograficzne (tekst jednolity: Dz.U. 2016 poz. 1629).

1



WN-15 Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity: Dz.U. 2013 poz. 907).

1

WN-16 Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jednolity: Dz.U. 2014 poz. 1502 ).

1

WN-17 Ustawa z dnia 20 czerwca 1997 r. Prawo o ruchu drogowym (tekst jednolity: Dz.U. 2012 poz. 1137).

1

WN-18 Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jednolity: Dz.U. 2016 poz. 23).

1

WN-19 Ustawa z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jednolity: Dz.U. 2016 poz. 446 z późn. zm. ).

1

WN-20 Ustawa z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (tekst jednolity: Dz.U. 2013 poz. 595).

1

WN-21 Ustawa z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników (tekst jednolity: Dz.U. 2012 poz. 1314).

1

WN-22 Ustawa z dnia 9 listopada 2012 r. o umorzeniu należności powstałych z tytułu nieopłaconych składek przez osoby prowadzące pozarolniczą działalność (Dz.U. 2012 poz. 1551 z późn. zm.).

1

WN-23 Ustawa z dnia 7 września 2007 r. o pomocy osobom uprawnionym do alimentów (tekst jednolity: Dz.U. 2015 poz. 859 ).

1

WN-24 Ustawa z dnia 31 stycznia 1989 r. o gospodarce finansowej przedsiębiorstw państwowych (Dz.U. 1989 nr 3 poz. 10 z późn. zm.).

1

WN-25 Ustawa z dnia 3 października 2008 r. o udostępnianiu informacji o środowisku i jego ochronie, udziale społeczeństwa w ochronie środowiska oraz o ocenach oddziaływania na środowisko (tekst jednolity: Dz.U. 2013 poz. 1235).

1

WN-26 Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jednolity: Dz.U. 2015 poz. 121).

1

WN-27 Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. 2011 nr 14 poz. 67).

1



WN-28 Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz.U. 2002 nr 167 poz. 1375).

1

WN-29 Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (tekst jednolity: Dz.U. 2014 poz. 1114).

1

WN-30 Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi (Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518).

1

WN-31 Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 14 września 2011 r. w sprawie sporządzania pism w formie dokumentów elektronicznych, doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych (tekst jednolity: Dz.U. 2015 poz. 971).

1

WN-32 Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz.U. 2012 poz. 526).

1

WN-33 Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 27 września 2005 r. w sprawie sposobu, zakresu i trybu udostępniania danych zgromadzonych w rejestrze publicznym (Dz.U. 2005 nr 205 poz. 1692).

1

WN-34 Rozporządzenie Ministra Nauki i Informatyzacji z dnia 19 października 2005 r. w sprawie testów akceptacyjnych oraz badania oprogramowania interfejsowego i weryfikacji tego badania (Dz.U. 2005 nr 217 poz. 1836).

1

WN-35 Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 2 listopada 2007 r. w sprawie systemów teleinformatycznych stosowanych w jednostkach organizacyjnych pomocy społecznej (Dz.U. 2007 nr 216 poz. 1609).

1



WN-36 Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych (Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517).

1

WN-37 Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r. w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych (Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519).

1

WN-38 Ustawa z dnia 27 lipca 2001 r. o ochronie baz danych (Dz.U. 2001 nr 128 poz. 1402 z późn.zm.).

1

WN-39 Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/680 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez właściwe organy do celów zapobiegania przestępczości, prowadzenia postępowań przygotowawczych, wykrywania i ścigania czynów zabronionych i wykonywania kar, w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylająca decyzję ramową Rady 2008/977/WSiSW i Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)

(Dz.U.UE L z dnia 4 maja 2016 r.)

1

WN-40 Ustawa z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz.U. z 2016 rp. Poz. 1907 z późn. zm.)

1

WN-41 Ustawa z dnia 5 stycznia 2011 r. o kierujących pojazdami

1

WN-42 Ustawa z dnia 20 czerwca 1997 r. Prawo o ruchu drogowym (Dz.U. z 2017 r. poz. 128 z późn. zm.)

1

WN-43 Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (tekst jednolity Dz.U. z 2014 r. poz. 1053 z późn. zm.)

1



WN-44 Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 3 października 2016 r. w sprawie klasyfikacji środków trwałych (Dz.U. z 2016 r. poz. 1864

1

WN-45 Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (tekst jednolity Dz.U. z 2016 r. poz. 1015 z późn. zm.)

1

WN-46 Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (tekst jednolity Dz.U. z 2014 r. poz. 1773)

1

WN-47 Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jednolity Dz.U. z 2016 r. poz. 963 z późn. zm.)

1

WN-48 Ustawa z dnia 27 kwietnia 2001 r. Prawo o ochronie środowiska (tekst jednolity Dz.U. z 2014 r. poz. 672 z późn. zm.)

1

WN-49 Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 10 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji wydatków strukturalnych (Dz.U. z 2010 r. nr 44 poz. 255)

1

WN-50 Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 25 października 2010 r. w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz.U. z 2010 r. nr 208 poz. 1375)

1

WN-51 Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (tekst jednolity Dz.U. z 2016 r. poz. 1827)

1

WN-52 Ustawa z dnia 9 czerwca 2011 r. Prawo geologiczne i górnicze (tekst jednolity Dz.U. z 2016 r. poz. 1331 z późn. zm.)

1

WN-53 Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 22 sierpnia 2005 r. w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej a także zakresu informacji które muszą być zawarte w rachunkach (Dz.U. z 2005 r. nr 165 poz. 1373 z późn. zm.)

1

WN-54 Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 8 sierpnia 2016 r. w sprawie wzorów tytułów wykonawczych stosowanych w egzekucji administracyjnej (dz.u. z 2016 r. poz. 1305)

1



WN-55 Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 30 grudnia 2015 r. w sprawie postępowania wierzycieli należności pieniężnych (Dz.U. z 2015 r. poz. 2367 z późn. zm.)

1

WN-56 Ustawa z dnia 13 września 1996 r. o utrzymaniu czystości i porządku w gminach (tekst jednolity Dz.U. z 2016 r. poz. 1250 z późn. zm.)

1

WN-57 Ustawa z dnia 30 kwietnia 2004 r. o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej (tekst jednolity: Dz. U. 2016 poz. 1808)

1

WN-58 Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 11 sierpnia 2004 r. w sprawie szczegółowego sposobu obliczania wartości pomocy publicznej udzielanej w różnych formach (Dz. U. 2004 nr 194 poz. 1983 ze zm.)

1

WN-59 Rozporządzenie Rady Ministrów dnia 20 marca 2007r. w sprawie zaświadczeń o pomocy de minimis i pomocy de minimis w rolnictwie lub rybołówstwie (tekst jednolity: Dz.U. 2015 1983 ze zm.)

1

WN-60 Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 22 sierpnia 2005 r. w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach (Dz.U. 2005 nr 165 poz.1373 ze zm.)

1

3.6.2. Wymagania techniczne


WN-61 Architektura wielowarstwowa (z dedykowanym serwerem aplikacji i dedykowanym serwerem bazy danych).

1

WN-62 Wykorzystanie następujących rodzajów aplikacji klienckich: klient RIA, klient webowy.

1

WN-63 Zastosowanie posiadanych silników baz danych Oracle i/lub MS SQL Server.

1

WN-64 Zastosowanie mechanizmów wirtualizacji (VMWare) lub równoważnych (współpracujących z posiadanymi przez UM Katowice zasobami infrastruktury IT).

1

WN-65 System zapewni kodowanie znaków zgodne z Unicode UTF-8 (ISO 10646-1:2000).

1



WN-66 Pełna obsługa polskich znaków w interfejsie użytkownika i bazie danych.

1

WN-67 System powinien być zbudowany w architekturze klient-serwer dla wszystkich komponentów. Klient-serwer w rozumieniu szerokim tzn. klasyczny 2 lub o większej liczbie warstw, przy czym przetwarzanie danych nie może odbywać się na stacjach klienckich, a na serwerach

1

WN-68 Definicje interfejsów, protokołów i formatów danych muszą być opracowane w taki sposób, by dowolny podmiot zewnętrzny był w stanie w prosty sposób stworzyć własne komponenty komunikujące się z Systemem, z zachowaniem wymogów bezpieczeństwa.Wszystkie zewnętrzne interfejsy Systemu muszą wykorzystywać standardowe formaty danych i protokoły, przez co rozumie się: W obszarach stosowalności standardów wymienionych

w Rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 11 października 2005 roku w sprawie minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz. U. 2005 nr 212 poz. 1766), stosowane są te standardy,

W obszarach nie objętych rozporządzeniem, dla których istnieją powszechnie akceptowane otwarte standardy stosowane są te standardy,

W obszarach, gdzie nie ma powszechnie akceptowanych otwartych standardów:

o stosowane są komercyjne de-facto standardy (powszechnie stosowane specyfikacje) pod warunkiem, że ich właściciele udostępniają publicznie specyfikacje niezbędne dla implementacji standardu i nie nakładają żadnych ograniczeń, ani nie pobierają opłat za ich wykorzystanie i implementacje, lub

o stosowane są specyfikacje specyficzne (własne) spełniające warunek określony powyżej, rozszerzony również o brak ograniczeń i opłat dotyczących modyfikacji i rozszerzania tych specyfikacji.

W żadnym wypadku nie mogą być stosowane specyfikacje, które stanowią tajemnicę (nie zostały i nie mogą być podane do publicznej wiadomości) lub których wykorzystanie oraz implementacja podlega ograniczeniom lub opłatom związanym z prawami autorskimi lub pokrewnymi.

1



WN-69 Moduł obsługi usług publicznych:

a) Zapewnienie wysokiej niezawodności rozwiązania,

zastosowanie georedundancji.

b) Redundantny zapis danych w kilku zbiorach,

równocześnie.

c) Pełna izolacja środowiska obsługującego usługi

publiczne od wewnętrznego środowiska urzędu

miasta.

d) Elastyczne dopasowanie możliwości

obliczeniowych systemu do zmiennego

obciążenia.

e) Podział rozwiązania na kilka warstw: prezentacja,

logika, dane. Każda z warstw może być osobno

zarządzana. Każdej z warstw mogą być

przydzielane odpowiednie zasoby sprzętowe i

programowe.

f) Rozwiązanie musi być wyposażone w mechanizm

współpracy

z rozwiązaniem klasy ESB, które będzie

odpowiedzialne za integracje elementów systemu

oraz wymianę danych z systemami zewnętrznymi.

g) Elastyczny system utrzymania aplikacji,

umożliwiający wersjonowanie dostarczonego

rozwiązania oraz jednoczesne uruchamianie

wersji testowych i produkcyjnych we wspólnej

infrastrukturze. Update'owanie aplikacji powinno

się odbywać, za pomocą mechanizmów

automatycznych z repozytorium kodu, do którego

dostęp ma Zamawiający.

h) Zarządzanie tożsamością mieszkańców.

i) Interfejs programistyczny umożliwiający wymianę

danych z modułami specjalistycznymi systemu.

j) Możliwość implementacji dowolnych procesów

obsługi mieszkańców (formularze, model danych).

k) Utworzenie centralnego rejestru mieszkańców

(zbiór informacji pobieranych różnych aplikacji

1



WN-70 Wymagania dla portali:

zgodność ze standardami W3C i WCAG 2.0 (co

najmniej poziom AA),

wykonane w technologii responsywnej, tzn. aby

dostosowywały się do urządzenia, na którym są

uruchamiane – w szczególności dotyczy to urządzeń

mobilnych,

zgodność ze wszystkimi popularnymi przeglądarkami

internetowymi w wersjach aktualnych na czas

wdrożenia systemu, w szczególności z IE, Mozilla

FireFox, Google Chrome, Safari, Edge

szata graficzna dostosowana do aktualnego layotu,

widocznego na stronie katowice.eu szczegółowo

opisanymi w Systemie Identyfikacji Wizualnej

Katowic: http://katowice.eu/SiteAssets/miasto/o-mie

%C5%9Bcie/strategia-promocji-miasta/SIWK.pdf,

w stopce każdej strony wymagane logo programu

operacyjnego.

1

WN-71 Wymagania dla aplikacji mobilnych:

kompatybilność z systemami: Android, iOS i Windows

Phone w wersjach aktualnych na czas wdrożenia

systemu,

wykonana w systemie natywnym dla każdego z

systemów operacyjnych wymienionych powyżej,

orientacja pionowa oraz pozioma,

publikacja na min. 3 platformach dystrybucji

oprogramowania mobilnego na kontach wykonawcy

(Google Play, AppStore, Windows Store lub/i inne

uzgodnione z Zamawiającym na etapie wdrożenia,

utrzymanie aplikacji mobilnej na platformach

dystrybucji oprogramowania mobilnego i

zapewnienie bieżącej (bezpłatnej) aktualizacji

aplikacji w okresie świadczenia rozszerzonego

serwisu gwarancyjnego,

1




3.6.3. Wymagania bezpieczeństwa i ochrony


WN-72 Zastosowanie rozwiązań wysokiej dostępności (klastra wysokiej dostępności HA na poziomie min. baz danych, serwerów aplikacji i portali).

1

WN-73 System musi zapewniać mechanizmy kontroli uprawnień oparte na rolach, umożliwiające kontrolę poziomu dostępu do Systemu każdego użytkownika zarówno w zakresie dostępu do danych przetwarzanych w Systemie jak i korzystania z jego funkcjonalności. System uprawnień musi umożliwić ograniczenie dostępu wyłącznie do takich danych oraz takiego zakresu funkcji, jaki jest niezbędny użytkownikowi do realizacji wykonywanych zadań.

1

WN-74 Autoryzacja SSO dla wszystkich modułów systemu ERP. 1

WN-75 Integracja z posiadanym przez UM Katowice Active Directory. 1

WN-76 Możliwość przypisywania uprawnień do konta, do grupy kont dla każdego użytkownika.

1

WN-77 Zgodność z normą ISO 27001 w zakresie systemowego zabezpieczenia dostępu do dokumentów.

1

WN-78 Kontrolowanie zmian parametrów systemowych – automatyczne prowadzenie dziennika systemu bazy danych.

1

WN-79 Audyt systemowy - udokumentowanie historii czynności związanych z zasobami i dostępów do zasobów – tj. monitorowanie nieautoryzowanego dostępu. Włączona klasa ochrony C2 [TCSEC] (śledzenie dostępu, identyfikacja użytkownika, kontrola dystrybucji uprawnień).

1

WN-80 Rewizja tj. ślad nadzoru (historia operacji, logi transakcji, historia dostępów do aplikacji i danych) dla wszystkich lub wybranych ról.

1

WN-81 Monitorowanie i detekcja ataków sieciowych - monitorowanie zdarzeń bezpieczeństwa i powiadamianie – minimum analiza logów systemowych, aplikacji, poprzez skrypty opracowane przez Wykonawcę.

2

WN-82 Bezpieczne połączenie zdalnych użytkowników z użyciem protokołów SSL / TLS.

1

WN-83 System będzie zapewniał automatyczne tworzenie kopii zapasowych umożliwiających odtwarzanie wszystkich danych i transakcji przetwarzanych w systemie.

1

WN-84 Dane chronione wykorzystywane do testów i szkoleń muszą być zanonimizowane w zakresie obowiązującego prawa

1


3.6.4. Wymagania wydajnościowe


WN-85 Wymagana obsługa minimalnej liczby użytkowników z obszaru ERP:

UMK Katowice:85 użytkowników - Moduł Finanse i Księgowość


40 użytkowników - Moduł Windykacja i Egzekucja







Jednostki Organizacyjne (łącznie):

590 użytkowników - Moduł Finanse i Księgowość








1

WN-86 Liczba użytkowników pracujących równocześnie odpowiada 90% w stosunku do liczby licencji modułów ERP.

1

WN-87 Liczba pracowników UM Katowice obsługiwanych przez System min. 1500 pracowników.

1

WN-88 Liczba pracowników Jednostek Organizacyjnych obsługiwanych przez System min. 1000 pracowników na JO.

1

WN-89 Liczba podmiotów zewnętrznych (mieszkańców, firm) korzystających i obsługiwanych przez System min. 300 000.

1

WN-90 Brak istotnych technologicznych ograniczeń na ilość danych gromadzonych w Systemie (skalowalność Systemu) - wydajna obsługa zdefiniowanej liczby użytkowników Systemu.

1

WN-91 Brak technologicznych ograniczeń dotyczących liczby jednocześnie pracujących użytkowników (skalowalność Systemu).

1

WN-92 Brak ograniczeń na ilość danych gromadzonych w Systemie (skalowalność Systemu).

1



WN-93 Średni czas odpowiedzi: 95% prostych transakcji (np. zapis formularza, wyświetlenie odszukanej listy rekordów, wyświetlenie danych o udzielonym prawie lub o zgłoszeniu) powinno być ukończonych w ciągu maksymalnie 1 sekundy.

1

WN-94 Czas odpowiedzi systemu na zapytanie użytkownika przy funkcjonalności nie wymagającej tworzenia raportów - poniżej 5 sekund.

1

WN-95 W przypadku wybranych czynności mogących trwać dłużej niż 10 sekund wymagane jest pojawienie się wskaźnika postępu realizacji lub innej informacji informującej dla czynności lub innej informacji informującej użytkownika o przetwarzaniu danych przez System

1

WN-96 Czas odpowiedzi Systemu na wybrane akcje użytkownika bez pojawienia się wskaźnika postępu realizacji czynności lub innej informacji informującej użytkownika o przetwarzaniu danych przez System, w tym wyszukiwanie – poniżej 10 sekund

1

3.6.5. Wymagania dostępności


WN-97 Interfejs użytkownika systemu (GUI) dostępny w języku polskim. 1

WN-98 Wszystkie komunikaty o błędach i nieprawidłowościach pracy generowane przez System muszą być wyświetlane w języku polskim i sformułowane w sposób zrozumiały dla użytkownika.

1

WN-99 System musi mieć możliwość technicznego rozszerzania na inne podmioty/jednostki.

1

WN-100 Brak ograniczeń na rozbudowę i modyfikację Systemu – umożliwienie potencjalnym wykonawcom innym niż Wykonawca (świadczącym usługi rozwoju i serwisu oprogramowania) na modyfikację oraz rozwój Systemu.

1



WN-101 W przypadku, gdy System lub jego część nie jest publicznie dostępna lub gdy licencja nie dopuszcza dokonywania modyfikacji niezbędnych do wprowadzenia nowej funkcjonalności, Wykonawca gwarantuje, że udzielenie Zamawiającemu licencji na używanie oprogramowania nastąpi na następujących polach eksploatacji:

wykonywanie praw zależnych w zakresie modyfikacji i rozszerzenia funkcjonalności oprogramowania stanowiącego przedmiot zamówienia udostępniania kodu źródłowego do oprogramowania podmiotom trzecim w celu dokonania modyfikacji oprogramowania,

wprowadzanie i zapisywanie w pamięci komputerów, instalowanie i deinstalowanie oprogramowania, przekazywanie, przechowywanie, utrwalanie, wyświetlanie, stosowanie,

zwielokrotniania kodu, tłumaczenia jego formy, modyfikacji i kompilacji kodów źródłowych, testowania, wdrożenia i używania,

używania do stworzenia utworu zależnego będącego rozszerzeniem oprogramowania stanowiącego przedmiot zamówienia tłumaczenia, przystosowywania oraz zmieniania układu lub wprowadzania innych zmian.

1

WN-102 W przypadku, gdy do modyfikacji Systemu konieczna będzie modyfikacja oprogramowania gotowego (na które Wykonawca udzielił licencji) Wykonawca przekaże Zamawiającemu bez dodatkowych opłat, w ramach wynagrodzenia, kody źródłowe oprogramowania oraz dokumentację techniczną oprogramowania.

2

WN-103 Ciągły dostęp do wszystkich danych gromadzonych w Systemie, w okresie jego eksploatacji zgodnie z prawami dostępu.

1

WN-104 Wykorzystanie mechanizmów wspomagających pracę Systemu (np. cache’owanie danych).

1

WN-105 Praca Systemu w trybie ciągłym, minimum 10 godzin/dobę (od 7 rano do 17) - 5dni/tydzień (od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy).W przypadku Portalu Mieszkańca praca w trybie ciągłym 24/7.

1

WN-106 Wykonawca gwarantuje usunięcie wszystkich wad tj. uszkodzeń, błędów i nieprawidłowości w funkcjonowaniu Systemu, polegających w szczególności na tym, że:

System (i jego interfejsy) nie pracuje prawidłowo w środowisku informatycznym Zamawiającego,

System (i jego interfejsy) nie stanowi kompletnego, zintegrowanego rozwiązania, spełniającego wymagania określone w dokumentacji zamówienia, w tym z zapewnieniem funkcjonalności i wydajności tam określonej,

System (i jego interfejsy) nie jest dostosowany do wymagań określonych przez obowiązujące przepisy prawne i inne

1



dokumenty wskazane przez Zamawiającego lub wykazuje uszkodzenia powstałe w czasie poprawnego, zgodnego z instrukcją jego używania, powstałe z przyczyn tkwiących w oprogramowaniu,

Dokumentacja Systemu (i jego interfejsów) nie jest zgodna z jego stanem faktycznym.

WN-107 Zamawiający wymaga, aby wszelkie zgłoszenia wad, tj. uszkodzeń, błędów i nieprawidłowości w Systemie, Wykonawca rejestrował, a także aktualizował ich status w aplikacji (ewidencji zgłoszeń) dostarczonej przez wykonawcę, która powinna zawierać co najmniej poniższe dane:

wersję oprogramowania,

numer kolejny zgłoszenia,

datę i godzinę zgłoszenia,

wskazanie osoby i jednostki organizacyjnej, która go zgłosiła,

skrótowe określenie zgłaszanej wady,

datę i godzinę przystąpienia do usunięcia wady,

opis usunięcia wady,

opis zmian w stosunku do poprzedniej wersji Systemu (jeżeli dotyczy),

datę i godzinę usunięcia wady,

imię i nazwisko osoby usuwającej wadę.

1

WN-108 Wykonawca zobowiązany jest do usunięcia wad, tj. uszkodzeń, błędów i nieprawidłowości w Systemie, w terminie zależnym od kategorii błędu, zgodnie z poniższym:

Awaria Krytyczna - Wykonawca zobowiązuje się usunąć błąd w terminie 8 godzin od zgłoszenia, przy czym Strony dopuszczają zastosowanie przez Wykonawcę rozwiązania zastępczego umożliwiającego prawidłowe działanie Systemu. W przypadku zastosowania rozwiązania zastępczego Wykonawca zobowiązuje się usunąć Awarię Krytycznąw terminie uzgodnionym z Zamawiającym, nie później jednak niż w ciągu 10 dni roboczych od chwili zgłoszenia Awarii;

Błąd - Wykonawca zobowiązuje się usunąć błąd w terminie 24 godzin roboczych od zgłoszenia, przy czym Strony dopuszczają zastosowanie przez Wykonawcę rozwiązania zastępczego umożliwiającego prawidłowe działanie Systemu. W przypadku zastosowania rozwiązania zastępczego Wykonawca zobowiązuje się usunąć Błąd Blokujący w terminie uzgodnionym z Zamawiającym, nie później jednak niż w ciągu 12 dni roboczych od chwili jego

1



zgłoszenia;

Usterka - Wykonawca zobowiązuje się usunąć w terminie do 20 dni roboczych od dnia zgłoszenia

WN-109 Prawidłowe wykonanie naprawy, tj. usunięcie wady, uszkodzenia, błędu i nieprawidłowości, musi zostać zweryfikowane w testach obejmujących dokonane zmiany, udokumentowanych w zbiorczym raporcie z testów i potwierdzone odbiorem jakościowym w formie protokołu akceptacji, podpisanym przez umocowanych przedstawicieli obu Stron.

1

WN-110 Wykonawca będzie dokonywał wstępnej oceny kategorii błędu, co będzie każdorazowo weryfikowane przez Zamawiającego – w przypadku kwestii spornych przyjmuje się, jako właściwą kategorię przedstawioną przez Zamawiającego. Opis kategorii błędów:

Awaria Krytryczna - nieprawidłowe działanie Systemu powodujące albo całkowity brak możliwości korzystania z Systemu, albo takie ograniczenie możliwości korzystania z niego, że przestaje on spełniać swoje podstawowe funkcje; awaria powoduje niefunkcjonowanie całego oprogramowania lub jednego z jego komponentów,

Błąd - nieprawidłowe działanie Oprogramowania powodujące ograniczenie korzystania z Oprogramowania przy zachowaniu spełnienia przez Oprogramowanie jego podstawowych funkcji, które jednocześnie nie powoduje przerwy w działaniu Oprogramowania.

Usterka - wada mająca wpływ na poprawne funkcjonowanie Systemu lub poszczególnych jego obszarów, niebędąca Awarią Krytyczną lub Błędem, powodująca nieprawidłowe działanie Oprogramowania niepowodujące ograniczenia korzystania z Oprogramowania.

1

3.7. Wymagania w zakresie prac wykonywanych przez Wykonawcę w poszczególnych etapach

Zamawiający zakłada, w trakcie realizacji Przedmiotu Zamówienia, w poszczególnych etapach

zostaną przygotowane następujące główne produkty:

Tabela 12. Lista produktów Projektu

Etap Nazwa Produktu Opis ProduktuI Etap I – Inicjacja ProjektuI Plan Projektu Dokument opisujący kluczowe aspekty związane z

zarządzaniem Projektem.I Opis Produktów Projektu Dokument zawierający szczegółowy opis produktów

wytworzonych w Projekcie.


Etap Nazwa Produktu Opis ProduktuI Zespół Projektowy Dokument zawierający opis struktury organizacyjnej oraz

skład zespołów projektowych.I Harmonogram Szcegółowy Harmonogram Projektu MCUWII Etap II– Analiza i Projekt Techniczny SystemuII Specyfikacja Analityczna

SystemuDokument zawierający model realizacji wymagań funkcjonalnych na System.

II Projekt Techniczny Systemu Dokument zawierający: opis architektury rozwiązania, w tym sposób

integracji komponentów systemu, specyfikację interfejsów do systemów zewnętrznych

oraz opisy sposobu realizacji i zakresów wymiany danych pomiędzy systemami zewnętrznymi,

minimalne wymagania dla stacji roboczych.II Plan wdrożenia Dokument, który będzie zawierał opis sposobu (metodykę)

wdrożenia Systemu, w tym m.in.: udział i obciążenie pracą komórek organizacyjnych

UM Katowice oraz poszczególnych jednostek organizacyjnych Miasta,

szczegółowy plan szkoleń.II Plan migracji danych Plan zawierający specyfikację zbiorów danych

podlegających migracji, model docelowej struktury danych, metodykę i narzędzia, które zostaną wykorzystane w zakresie migracji danych.

II Plan testów W oparciu o opracowane standardy dokument będzie opisywał scenariusze, przypadki testowe.

III Etap III - Dostawa, instalacja i konfiguracja Platformy SprzętowejIII Dostarczenie Infrastruktury

technicznej Dostarczenie Infrastruktury technicznej niezbędnej do prawidłowego funkcjonowania Systemu

III Instalacja i konfiguracja Platformy sprzętowej

Instalacja i konfiguracja Platformy sprzętowej dostarczonej w ramach Projektu i dostrojenie platformy sprzętowej Zamawiającego

Dostarczenie licencji Dostarczenie licencji niezbędnej do prawidłowego funkcjonowania Systemu

III Testy systemowe Platformy Sprzętowej

Przeprowadzenie testów systemowych Platformy Sprzetowej

IV Etap IV - Pilotażowe wdrożenie SystemuIV Dostosowanie oprogramowania

i przygotowanie Pilotażowej wersji Systemu

Dostosowanie oprogramowania i przygotowanie Pilotażowej wersji Systemu

IV Interfejsy do systemów zewnętrznych

Budowa interfejsów do systemów zewnętrznych

IV Dokumentacja dla Pilotażu Systemu

Dokument będzie zawierał dokumentację dla Pilotażu Systemu

IV Raport z Testów akceptacyjnych Raport z przeprowadzonych Testów akceptacyjnychIV Protokół odbierający wersje

Pilotażową Systemu Protokół zatwierdzający przyjęcie wersji Pilotażowej Systemu

IV Przeprowadzona Migracja danych

Przeprowadzenie migracji danych dla jednostek pilotażowych

IV Wdrożenie Pilotażowe Systemu Wdrożenie Systemu w jednostkach pilotażowychIV Przeprowadzenie szkoleń Przeprowadzenie szkoleń zgodnie z planem szkoleńIV Wnioski po Pilotażu Opracowanie wniosków wynikających z pilotażuIV Wprowadzenie zmian w

SystemieWprowadzenie zmian w Systemie uwzględniających zmiany po pilotażu.

IV Testy systemowe i akceptacyjne wprowadzonych zmian Systemu

Przeprowadzenie ponownych testów Systemu

IV Migracja danych i wdrożenie Systemu w zakresie wprowadzonych zmian

Przeprowadzenie migracji danych i uzupełnienie wdrożenie w zakresie wynikającego z wprowadzonych zmian

IV Odbiór Systemu po zmianach Przeprowadzenie testów odbiorowych Systemu w wersji pilotażowej.

V Etap V - Docelowe wdrożenie Systemu


Etap Nazwa Produktu Opis ProduktuV Szczegółowy plan wdrożenia

SystemuOpracowanie szczegółowego planu wdrożenia Systemu

V Analiza przedwdrożeniowa, migracja danych i wdrożenie Systemu

Uzupełnienie analizy oraz wdrożenie Systemu w pozostałych jednostkach

V Szkolenia dla administratorów i użytkowników

Przeprowadzenie szkolenia dla administratorów i użytkowników pozostałych jednostek

V Wdrożony System ERP Podpisanie protokołu wdrożenia systemuV Dokumentacja powykonawcza Dostarczenie dokumentacji powykonawczejV Zgoda na eksploatację Systemu

ERPPotwierdzenie Zgoda na eksploatację Systemu ERP

3.8. Wymagania w zakresie migracji danych

1. Wykonawca zaplanuje, zorganizuje i przeprowadzi migrację danych z systemów obecnie

eksploatowanych przez Zamawiającego zastępowanych przez System MCUW.

2. Wymagane jest zorganizowanie minimum następujących migracji danych:

a. Migracji próbnej, która odbędzie się przed testami oraz szkoleniem z obsługi

Systemu,

b. Migracji właściwej, na potrzeby wdrożenia pilotażowego,

c. Migracji właściwej, na potrzeby wdrożenia końcowego

3. Wymagane jest, aby w trakcie realizacji Etapu II Analiza i Projekt Techniczny Systemu,

Wykonawca opracował i dostarczył uzgodniony z Zamawiającym plan migracji danych

z obecnie wykorzystywanych przez Zamawiającego systemów informatycznych zawierający

uzgodnienia dotyczące szczegółowego zakresu i sposobu przeniesienia danych oraz

obowiązujący harmonogram migracji.

4. Zamawiający przewiduje, iż główna część danych zostanie zmigrowana przez Wykonawcę za

pomocą mechanizmów wymniany danych pomiędzy systemami dotychczas

wykorzystywanymi a systemem Wykonawcy, a w sytuacjach wyjątkowych, w których

Wykonawca wspólnie z Zamawiającym uznają, że migracja za pomocą mechanizmów

wymniany danych nie będzie uzasadniona z przyczyn finansowych, organizacyjnych lub

technicznych - wypełnionych przez Zamawiającego arkuszy migracyjnych.

5. Zamawiający przekaże wszystkie posiadane przez siebie informacje dot. dotychczas

wykorzystywanych systemów niezbędne do przeprowadzenia migracji.

6. Wykonawca zobowiązany jest do przygotowania dokumentacji zawierającej strukturę

migrowanych danych wraz z opisem umożliwiającym prawidłowe wykonanie migracji

danych, która musi zostać zaakceptowana przez Zamawiającego. Dla systemów, które będą

migrowane za pomocą arkuszy migracyjnych Wykonawca zobowiązany jest do


przygotowania tych arkuszy w postaci plików zawierających strukturę migrowanych danych

wraz z opisem umożliwiającym prawidłowe wypełnienie arkuszy.

7. Wymagane jest, aby Wykonawca dostarczył dokumentację i arkusze o których mowa

w pkt. 6 powyżej Zamawiającemu minimum 6 tygodni przed planowanym terminem

migracji próbnej.

8. Proces migracji danych będzie podlegał weryfikacji kompletności, poprawności wykonania

od strony technicznej oraz funkcjonalnej.

9. Wykonawca jest zobowiązany poprawić wszystkie błędy wynikające ze źle przeprowadzonej

migracji;

10. Wymagane jest zmigrowanie następujących danych z systemów używanych w Urzędzie

Miasta Katowice:

Tabela 13. Zakres migracji

System Zakres informacyjny lub rodzaj migrowanych danych

System Ratusz autorstwa Rekord SI So. z o.o., Moduły:BUDŻET, FAKTURA, FK, Odpady, Rejestr umów dochodowych, FK Gminy, Kasa, Pojazd, Dysponent, Egzekucje, ELTD, Rejestr opłat, JGU Księgowość, POSESJA-WYMIAR, POSESJA-KSIĘGOWOŚĆ, JGU-WYMIAR, POSESJA-KSIĘGOWOŚĆ, POSESJA-WYMIAR, Rejestr Opłaty Skarbowej, Środki Trwałe, INWENT, MAGAZYN, Zarządzanie Dokumentami, Kady-Obce, Kadry-Płace, Odpady, LIDER, PKZP, RCP.

Wymagana jest migracja wszelkich danych finansowo księgowych obecnie wdrożonych modułów systemu Ratusz. Dane przechowywane są w bazie danych Firebird. Obecnie eksport danych większości modułów odbywa się poprzez generowanie plików XLS,PDF.

LBPP autorstwa KrakFin s.c. Migracja danych dotyczących planowania zadaniowego oraz budowy wieloletnich prognoz finansowych dla Miasta Katowice jednostek organizacyjnych (z wyłączeniem jednostek oświatowych). Obecnie istnieje możliwość eksportu danych do następujących formatów: XLS, XML, PDF, CSV, TXT.

FINN autorstwa LTC Sp. z o.o. Zakres informacyjny: zarządzanie dokumentami UM Katowice, Kontrola dekretacji pism – automatyzacja obsługi work-flow zawartych w wymaganiach (np. dekretacja budżetu); archiwum dokumentów. Dostępne kanały integracyjne za pomocą Web Service.

ODO REJESTR_SKARG_I_WNIOSKÓW (opracowanie własne)

Migracja danych rejestru skarg i wniosków z bazy danych MS Access.

Analiza ISO autorstwa PHU ASTE Paweł Solecki Migracja danych dokumentacji Systemu Zarządzania Jakością ISO 9001 z bazy danych Borland.

KSAT2000i - moduł Alkohole autorstwa COIG Sp. z o.o. Migracja ewidencji zezwoleń na sprzedaż alkoholu. (Wpis danych o miejscu sprzedawania, o przedsiębiorcy, spółce, o formie sprzedaży ( na wynos, na miejscu), o rodzaju alkoholu, generowanie przypisów i rejestracja opłat za zezwolenia na sprzedaż alkoholu /wydanie lub przedłużenie zezwolenia/, rejestracja decyzji o wygaszeniu lub cofnięciu zezwolenia). Do zmigrowania są dane dodatkowe, których nie ma w CEiDG.


ODPN autorstwa KrakFin s.c. Migracja danych dot. rejestru szkół i obsługa dotacji dla placówek niepublicznych oraz publicznych prowadzonych przez osoby inne niż Miasto Katowice. Naliczenie dotacji, zbieranie danych o frekwencji w szkołach ponadgimnazjalnych, rozliczanie wykorzystanej dotacji. Cześć serwerowa wykonana w technologii ASP.NET na bazie danych MS SQL 2008. Możliwość eksportu pdf, xls.

PABS autorstwa KrakFin s.c. Migracja danych systemu wspomagania zarządzania jednostkami oświatowymiDziała na bazie danych PostgreSQL.Możliwość eksportu danych XLS, XML, PDF.

E-LOKAL autorstwa Comstar IT Consulting Migracja danych w zakresie obsługi formularzy lokalowych wraz z prowadzeniem bazy wniosków i generowanie zestawień o przydział lokalu mieszkalnego. W oparciu o bazę danych MySQL.

E-Rejestry autorstwa Comstar IT Consulting Migracja danych dot. stacji kontroli pojazdów, rejestr ośrodków szkolenia kierowców instruktorów nauki jazdy i ewidencji diagnostów. W oparciu o bazę danych MySQL.

11. Wymagane jest również zmigrowanie danych z systemów używanych w jednostkach

organizacyjnych miasta Katowice zastępowanych przez System MCUW.

Obecnie w jednostkach wykorzystywane są systemy wg załączonego wykazu (załącznik nr 9)

– uszczegółowienie z których systemów i w jakim zakresie migrowane zostaną dane zostanie

uzgodnione pomiędzy Wykonawcą i Zamawiającym na podstawie propozycji Wykonawcy

podczas realizacji Etapu II Analiza i Projekt Techniczny Systemu. Przedstawiona propozycja

musi uwzględniać założenie, że migracji będą podlegać przynajmniej dane, które są

niezbędne do zachowania ciągłości realizacji w nowym Systemie zadań jednostki.

3.9. Wymagania w zakresie integracji Systemu

1. Szczegółowa specyfikacja integracji zostanie opracowane przez Wykonawcę w Etapie II

w ramach wykonania produktu Specyfikacja Analityczna Systemu zawierającego model realizacji

wymagań funkcjonalnych na System.

2. System powinien współpracować w zakresie wymiany danych z innymi systemami używanymi

przez Zamawiającego w Urzędzie Miasta Katowice. W szczególności wymagana jest wymiana

danych z systemami:

Tabela 14. Zakres integracji Systemu

System Zakres informacyjny lub rodzaj integrowanych danych

Płatnik Wymiana danych w zakresie obsługi dokumentów ubezpieczeniowych i wymianę informacji z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych – w tym wszystkich formularzy wymaganych przez KSI-ZUS.

MIDAS II Informacje dotyczące naliczania i windykacji opłat związanych z nieruchomościami. System użytkowany jest przez Wydział


Księgowo-Rachunkowy, Wydział Gospodarki Mieniem. Zawiera główne moduły (funkcjonalności): Użytkowanie wieczyste, Dzierżawy, Odszkodowania, Obrót (sprzedaż ratalna) oraz Windykacja.

e-ZLA Integracja w zakresie elektronicznych zwolnień lekarskich

CEIDG Integracja w zakresie Obsługi wniosków przedsiębiorców w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Rejestracja działalności nt.: działalność regulowana w zakresie transportu drogowego i ośrodków szkolenia kierowców, działalność regulowana w zakresie zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych, działalność regulowana w zakresie stacji kontroli pojazdów. Aplikacja internetowa na stronie http://prod.ceidg.gov.pl/

SELWIN - System Ewidencji Ludności Integracja informacji znajdujących się w Karcie Osobowej Mieszkańca (KOM).

System Informacji Oświatowej Integracja danych znajdujących się w modułach: - moduł dotyczący składania i rozpatrywania wniosków o upoważnienie do dostępu do bazy danych SIO;- moduł dotyczący Rejestru Szkół i Placówek Oświatowych;- moduł dotyczący przekazywania i pozyskiwania danych dziedzinowych Dodatkowe informacje znajdują się w art. 120 – 124 ustawy z dnia 15 kwietnia 2011 r. o systemie informacji oświatowej.

Besti@ Integracja danych w zakresie zarządzania budżetami jednostek samorządu terytorialnego, w tym planowania i modyfikacji budżetu.

SMSAPI Integracja w zakresie informacji dot. masowej wysyłki wiadomości SMS.

Kataster WZ Integracja w zakresie zbiorów danych przestrzennych infrastruktury informacji przestrzennej oraz inne zbiory i usługi danych.

SODIR Wymiana danych dotyczących dofinansowania do wynagrodzenia dla osób niepełnosprawnych.

MSZKIIP Integracja w zakresie powiązania z dokumentami i sprawami w systemie zarządzania dokumentacją.

3. System powinien współpracować w zakresie wymiany danych również z innymi, używanymi w

jednostkach organizacyjnych miasta Katowice przez Zamawiającego, systemami – wykaz

systemów wykorzystywanych w jednostkach stanowi załącznik nr 9 – uszczegółowienie

systemów które będą integrowane i zakresu integracji zostanie uzgodnione pomiędzy

Wykonawcą i Zamawiającym na podstawie propozycji Wykonawcy podczas realizacji Etapu II

Analiza i Projekt Techniczny Systemu..

3.10. Wymagania w zakresie testów

W ramach testów Systemu Wykonawca zrealizuje, co najmniej następujące zadania:

1. Uruchomienie środowisk testowych na udostępnionej przez Zamawiającego platformie

sprzętowej, środowiska testowe umożliwią wcześniejsze testowanie Systemu oraz w dalszej

perspektywie wprowadzanie zmian bez naruszania integralności środowiska produkcyjnego.


2. Przed dostawą oprogramowania Wykonawca przeprowadzi testy na własnym środowisku

testowym i każdorazowo przekaże Zamawiającemu protokół z testów.

3. Testy platformy sprzętowej oraz instalacji oprogramowania niezbędnego dla działania Systemu

ERP:

3.1. Przygotowanie założeń i propozycji scenariuszy testów systemowych, które zostaną

zaakceptowane przez Zamawiającego, przeprowadzenie testów na platformie sprzętowej

Zamawiającego, opracowanie rezultatów wykonanych testów w formie wypełnionych

arkuszy testowych. W przypadku wystąpienia błędów Wykonawca poprawi

oprogramowanie i przeprowadzi ponownie proces testowania według scenariuszy

testowych.

4. Testy wdrożonego Systemu:

4.1. Wszystkie testy zostaną przeprowadzone zgodnie z zaakceptowanym przez Zamawiającego

Planem testów. Plan testów będzie zawierał m.in.:

etapy testów,

przedmiot, zakres i rodzaje wykorzystywanych testów w poszczególnych etapach,

miejsce oraz harmonogram testów,

środowisko testowe, narzędzia wykorzystywane do testowania, przebieg testów,

wagi błędów i kryteria oceny rezultatów testów.

4.2. Koncepcja testowania Systemu zakłada, że zostaną przeprowadzone następujące testy:

Funkcjonalne,

Niefunkcjonalne (obciążenie, wydajności, uprawnień i dostępu),

Migracji,

Integracji (współpracy z innymi systemami, współpracy między komponentami

oprogramowania zgodnie z wymaganiami),

Bezpieczeństwa.

4.3. Testy Systemu będą prowadzone w oparciu o scenariusze testowe przygotowane przez

Wykonawcę oraz zaakceptowane przez Zamawiającego, obejmujące specyfikację

przypadków testowych.

4.4. Wyniki testów winny być dokumentowane w arkuszach testowych wypełnianych

przez testerów Zamawiającego. Arkusze testowe będą podstawą do przygotowania

na zakończenie testów zbiorczego raportu z testów warunkującego odbiór jakościowy

(akceptację) Systemu.


4.5. Środowisko testowe podlegać będzie zarządzaniu konfiguracją, które posłuży do

identyfikacji wersji systemu oraz dokumentacji, nadzoru nad nimi, zapisywania zmian,

śledzenia relacji między artefaktami testowymi oraz relacji między nimi a przedmiotem

testu, w celu utrzymania kontroli nad przeprowadzonymi zmianami w trakcie całego

procesu testowania. Środowisko testowe po zakończeniu wdrożenia służyć będzie

Zamawiającemu do testowania nowych wersji oprogramowania MCUW.

5. Wykonawca gwarantuje, że System jest zgodny z obowiązującymi przepisami prawa na dzień

jego odbioru. Wykonawca ponadto zobowiązany będzie do wykazania zgodności Systemu

z wymaganiami formalno-prawnymi, poprzez testy funkcjonalne elementów systemu

wynikających wprost z wymagań prawa oraz listy kontrolne, przygotowane i wypełnione przez

Wykonawcę, potwierdzające spełnienie wymagań formalno-prawnych w ramach przepisów

określonych w niniejszym dokumencie.

3.11. Wymagania w zakresie szkoleń

Wykonawca zaplanuje, zorganizuje i przeprowadzi odrębne szkolenia dotyczące obsługi Systemu dla

użytkowników i administratorów Systemu.

1. Wykonawca zapewni salę, niezbędny do przeprowadzenia szkolenia sprzęt komputerowy wraz

z dostępem do środowiska szkoleniowego oraz pokryje koszty związane z wyżywieniem

uczestników szkolenia oraz zapewni materiały szkoleniowe. Wykonawca pokryje koszty związane

z dojazdem, pobytem oraz wyżywieniem Wykładowców.

2. Szkolenia będą odbywały się na terenie miasta Katowice.

3. Szkolenie zostaną przeprowadzone w następującym wymiarze.

Tabela 15. Zestawienie liczby szkoleń

Rodzaj grupy Liczba osób Liczba szkoleńAdministratorzy 11 Minimum 160 godzin (szacunkowo 10 dni

po 8 godzin dla każdej grupy)Użytkownicy (szkolenie zaawansowane) 260 Minimum 1040 godzin (szacowane 10 dni

po 8 godzin dla każdej z grup - 13 grup po maksimum 20 osób).

Użytkownicy (szkolenie podstawowe) 1740 Minimum 6960 godzin (szacowane 10 dni po 8 godzin dla każdej z grup - 87 grup po maksimum 20 osób)

4. Wykonawca opracuje i przedstawi Zamawiającemu do akceptacji harmonogram szkoleń,

obejmujący terminy realizacji wszystkich szkoleń, godziny, w których odbywać będą się szkolenia

oraz zakresy tematyczne.

5. Szkolenia użytkowników odbywać się będzie przy stanowiskach pracy użytkowników i na

dokumentach Zamawiającego w formie praktycznych warsztatów.


6. Celem szkoleń jest przekazanie uczestnikom wiedzy dotyczącej funkcjonowania Systemu w

stopniu pozwalającym na samodzielną pracę.

7. Szkolenia zostaną podzielone na grupy tematyczne obejmujące swoim zakresem wszystkie

funkcjonalności Systemu.

8. Grupy szkoleniowe będą dostosowane do ilości użytkowników odpowiedzialnych za pracę w

danym obszarze.

9. Wykonawca ma obowiązek zapewnić wykładowców posiadających odpowiednie kwalifikacje

zawodowe i niezbędną wiedzę fachową w zakresie tematyki szkoleń.

10. Wykonawca dostarczy zaakceptowane przez Zamawiającego materiały szkoleniowe uczestnikom

poszczególnych szkoleń w formie elektronicznej oraz w formie papierowej przed rozpoczęciem

szkolenia.

11. Po zakończeniu szkolenia każdej grupy tematycznej Wykonawca zobowiązany będzie do złożenia

protokołu odbioru szkolenia zawierającego co najmniej: datę szkolenia, obszar, zakres szkolenia,

osoby przeszkolone oraz ilość godzin szkolenia. Do protokołu zostanie dołączona lista obecności.

3.12. Wymagania dotyczące dokumentacji

1. Przez pojęcie „Dokumentacja” należy rozumieć wszelkie dokumenty sporządzone przez

Wykonawcę w trakcie trwania Projektu, w szczególności:, Dokumentacja projektowa,

Dokumentacja szkoleniowa, Dokumentacja Użytkowa i Dokumentacja Powdrożeniowa

Systemu oraz dokumentacja zawierająca szacowanie ryzyka dla wdrażanego Systemu.

2. Dokumentacja projektowa, obejmuje wszelkie dokumenty organizacyjne, uzgodnienia,

notatki powstałe w trakcie realizacji Umowy.

3. Dokumentacja szkoleniowa, obejmuje materiały szkoleniowe opracowane na potrzeby

szkolenia użytkowników i administratorów Systemu.

4. Dokumentacja Użytkowa obejmuje co najmniej:

a. instrukcję użytkowników umożliwiającą samodzielną naukę obsługi Systemu oraz

wykorzystanie wszystkich funkcjonalności dostępnych w Systemie;

b. instrukcję administratora zawierającą opis czynności i zasad umożliwiających

Administratorom wykorzystywanie wszystkich cech funkcjonalnych Systemu w

zakresie przewidzianym dla pracy Administratora:

i. opis wraz z procedurami instalacji i konfiguracji całego Systemu;

ii. instalacji baz danych Systemu;

iii. konfiguracji stacji roboczych;


iv. opis wymaganych pakietów instalacyjnych i ich wersji;

v. procedurę archiwizacji i odtwarzania danych;

vi. wymagane formaty danych przy imporcie i eksporcie;

vii. plan odtwarzania ZSI po awarii i postepowanie w sytuacjach awaryjnych;

5. Dokumentacja Powdrożeniowa będzie zawierać:

a. opis struktur bazy danych (opis tablic i pól oraz wzajemne powiązania);

b. opis konfiguracji i parametryzacji Systemu;

c. opis rozszerzeń modyfikacji, dostosowań do potrzeb Zamawiającego;

d. opis interfejsów międzymodułowych;

e. opis sposobu i zasad integracji z systemami zewnętrznymi;

f. opis programowych zasad bezpieczeństwa i ochrony danych;

6. W przypadku dokonania zmian w Systemie dokumentacja powykonawcza zawierać będzie

opis dokonanych zmian i aktualizacji;

7. Dokumentacja musi być sporządzona w języku polskim, być czytelna i zrozumiała dla

użytkownika, posiadać zrozumiałą strukturę poszczególnych produktów oraz całej

dokumentacji z wyodrębnieniem rozdziałów, podrozdziałów, sekcji wraz ze spisem treści.

Wyjątkiem jest dokumentacja dla administratora w zakresie oprogramowania nie mającego

odpowiednika w języku polskim.

8. Dokumenty powstałe w ramach poszczególnych etapów zostaną dostarczone

Zamawiającemu w wersji papierowej (1szt.) oraz elektronicznej w formacie plików

edytowalnych MS Word lub/i PDF lub/i MS Excel (1 płyta DVD/CD).

3.13. Wymagania dotyczące poziomu świadczenia usług

Zamawiający wymaga świadczenia następujących usług:

1. Usługi dostępu do Systemu.

a. Zakres usług dostępu do Systemu rozumiany jest jako realizacja przez System

wszystkich funkcjonalności zgodnie z zatwierdzoną dokumentacją oraz obowiązującym

prawem.

b. Usługi dostępu do Systemu będą świadczone w trybie 24 godziny na dobę, 7 dni w

tygodniu, 365 dni w roku, 366 dni w roku przestępnym.

c. Wykonawca może uzgodnić z Zamawiającym okna serwisowe np. w przypadku

konieczności wprowadzania zmian w Systemie. Czas trwania okien serwisowych nie


wlicza się do czasu świadczenia usług. Podczas trwania prac w czasie okna serwisowego

Wykonawca zapewnia wyświetlanie użytkownikom Systemu komunikatu o trwających

pracach serwisowych

2. Parametry jakości świadczenia usług dostępu do Systemu:

Tabela 16. Parametry jakości świadczenia usług dostępu do Systemu

Lp. Opis parametrów Poziom Jakości Usług Okres

1. Dostępność usługi „dostęp do Systemu” w ciągu roku

95,00 % Rok

2. Maksymalny czas trwania jednorazowej niedostępności usługi „dostęp do Systemu”

2 godziny od godziny 7:30 do godziny 15:30 w dni robocze

3. Maksymalny czas trwania jednorazowej niedostępności usługi „dostęp do Systemu”

6 godzin od godziny od 15:30 do godziny 7:30 w dni robocze, a także w pozostałe dni

3. Raportowanie

a) Wykonawca ma obowiązek przesyłać Zamawiającemu do 10 dnia następnego miesiąca

raporty SLA określające poziom świadczenia usług w danym miesiącu, a także raporty

jakości usług serwisowych. Raporty te będą dostarczane do siedziby Zamawiającego w

formie pisemnej potwierdzonej podpisem osoby upoważnionej do kontaktów ze strony

Wykonawcy.

b) Raport SLA musi zawierać co najmniej informacje umożliwiające Zamawiającemu

zweryfikowanie dotrzymania parametrów jakości świadczenia usług, o których mowa w

punkcie 2. Szczegółowy wzór raportu Wykonawca ustali z Zamawiającym w ramach Etapu 0

Umowy.

c) Raport jakości usług serwisowych musi zawierać co najmniej następujące informacje:

d) liczbę zgłoszeń serwisowych w danym miesiącu,

e) średni czas reakcji dla zgłoszeń w danym miesiącu,

f) wykaz zgłoszeń, dla których przekroczony został czas reakcji wraz z informacją o wielkości

opóźnienia,

g) średni czas naprawy dla zgłoszeń w danym miesiącu,

h) wykaz zgłoszeń, dla których przekroczony został czas naprawy wraz z informacją o wielkości

opóźnienia,

4. Przeglądy jakości świadczonych usług:


a) Przedstawiciele Zamawiającego oraz Wykonawcy co najmniej raz na 6 miesięcy dokonają

przeglądu jakości świadczonych usług.

b) Z przeglądu zostanie każdorazowo sporządzony raport zawierający wnioski oraz

ewentualne zalecenia do realizacji dla Wykonawcy i Zamawiającego. Za przygotowanie

raportu odpowiedzialny jest Wykonawca. Raport wymaga akceptacji Zamawiającego.


4. Opis Procesów w obszarach biznesowychZałącznik nr 4 do SIWZ

4.1. Sposób opisu procesów

Procesy zostały udokumentowane w postaci tabel opisowych, porządkujących sposób opisu każdego

procesu.

Opis procesów przedstawiono wg następującego wzorca:

Tabela 17. Wzorzec opisu procesu

Nazwa procesu <Nazwa procesu.>

Obszar <Nazwa obszaru, w którym realizowany jest proces.>

Cel <Cel bądź cele realizacji procesu odnoszące się do statutowych zadań realizowanych przez urząd miasta.>

Właściciel <Właściciel procesu – Osoba odpowiedzialna za sposób realizacji procesu w szczególności zatwierdzająca zmiany w procesie.>

<Stanowisko, komórka org.>

Ekspert / Autor <Osoba, która na bieżąco utrzymuje proces

<Stanowisko, komórka org.>

Warunki rozpoczęcia <Warunki rozpoczęcia procesu. Warunki początkowe.>

Rezultat wykonania <Wyniki realizacji procesu. Rezultaty/efekty wykonania procesu - produkty.>

OPIS

Role, jednostki org. Zadania/czynności

<Nazwa roli lub jednostki organizacyjnej.>

<Opis zadania lub czynności na poziomie ogólnym (działania) wykonywanej w ramach procesu. Zadania/ czynności przedstawiają zakres. Kolejność wymienienia zadań/ czynności w opisie procesu nie odzwierciedla kolejności wykonywania czynności.>

Oznaczono komentarze do treści znacznikami „<< … >>”.

… …

… …

… …

… …

Obecnie wykorzystywane aplikacje

<Stosowane obecnie techniki, narzędzia informatyczne i internetowe wspierające proces.>

1.

2.

3.

4.

Inne istotne informacje


Inne informacje istotne z punktu widzenia realizacji procesu

Oprócz zastosowania ww. wzorca, procesy udokumentowano w notacji BPMN (w wersji 2.0) oraz

w postaci diagramów aktywności UML, w narzędziu Enterprise Architect (pliki źródłowe pod postacią

otwartych plików XMI).


4.2. Opis procesów obszaru „Zarządzaniem Katalogiem Usług dla Obywatela

Obszar „Zarządzanie Katalogiem Usług dla Obywatela” musi realizować funkcje informacyjne i

komunikacyjne UMK i JO z obywatelami.

Tabela 18. Proces „Zarządzanie Katalogiem Usług dla Obywatela”

Nazwa procesu Zarządzanie Katalogiem Usług dla Obywateli

Obszar Zarządzanie Katalogiem Usług dla Obywateli

Cel Utrzymanie Katalogu Usług świadczonych dla Obywateli

Właściciel Prezydent Miasta Katowice, Kierownik MCUW

Ekspert / Autor Kierownicy Komórek Organizacyjnych UMK, Dyrektorzy Jednostek Organizacyjnych UMK

Warunki rozpoczęcia Potrzeba świadczenia nowej usługi lub zmiany istniejącej

Rezultat wykonania Zaprojektowana oraz wdrożona usługa, utrzymywana na odpowiednim poziomie

OPIS


JO, Komórka Organizacyjna UMK

Zgłoszenie propozycji nowej usługi elektronicznej lub zmiany istnejącej. Uzasadnienie interesem społecznym lub innymi wymogami

JO, Komórka Organizacyjna UMK, MCUW, Wydział Informatyki UMK

Zaprojektowanie lub przeprojektowanie usługi i jej przebiegów. Opisanie parametrów świadczenia danej usługi (SLA). Można przyjąć założenie, że dostawcą usługi jest MCUW, zamawiającym usługę JO lub KO, która będzie świadczyć ją na rzecz Obywateli.

MCUW, Wydział Informatyki UMK

Wdrożenie oraz uruchomienie usługi na odpowiednim poziomie

JO, Komórka Organizacyjna UMK

Monitorowanie katalogu świadczonych usług. Dbanie o zapewnienie odpowiednich parametrów usług oraz uzgodnionego poziomu ich świadczenia.


Proces obecnie nie istnieje w kontekście MCUW. Podobny proces jest jednak realizowany w ramach obsługi katalogu usług ePUAP. Zaprezentowane podejście jest propozycją przebiegu takiego procesu, uzależnioną od ostatecznej organizacji MCUW. Do obsługi procesu może być wykorzystywana właściwa dla tego typu zadań aplikacja, lub proces workflow.


Brak


Business Process Zarządzanie Katalogiem Usług dla Obywateli

Start

Zgłoszenie propozycji nowejusługi lub zmiana/usunięcie

istniejącej

Zaprojektowanie/przeprojektowanie lubusunięcie usługi i jej przebiegów

(worklow)

Wprowadzeniezmiany

Czy akceptacja nowej usługilub zmian/usunięcie

istniejącej?

Monitorowanie kataloguświadczonych usług

Czy należy zmienić lubdodać/usunąć usługę?

Czy jest akceptacja dlamodyfikacji usługi?

Czy usuniętowszystkie usługi?

Koniec

Tak

Nie

Nie

Tak

Nie

Nie

Tak

Tak

Rysunek 2: Diagram procesu „Zarządzanie katalogiem usług dla obywateli”

4.3. Opis procesów obszaru „Budżet i Sprawozdawczość”Tabela 19. Proces „Planowanie Wieloletniej Prognozy Finansowej Miasta”

Nazwa procesu Planowanie Wieloletniej Prognozy Finansowej Miasta

Obszar Budżet i Sprawozdawczość.


Cel Celem opracowania Wieloletniej Prognozy Finansowej (WPF) jest analiza możliwości realizacji inwestycji i bieżącego utrzymania oraz ocena zdolności finansowej Miasta.

Właściciel Prezydent Miasta Katowice, Skarbnik Miasta

Ekspert / Autor Naczelnik Wydziału Budżetu Miasta

Warunki rozpoczęcia Istotna zmiana założeń i wytycznych budżetowych, podjęcie decyzji o realizacji nowych przedsięwzięć lub rezygnacji z planowanych.

Wydłużenie perspektywy finansowej dla WPF o kolejny/e rok/lata [art. 227.1 ustawy o finansach publicznych(UPF)}.

Rezultat wykonania Uchwalenie wieloletniej prognozy finansowej na kolejne lata i uchylenie dotychczasowej.

OPIS


Jednostka Organizacyjna Miasta, Osoba Prywatna

<<Początek>> Zgłoszenie zadań, w tym wieloletnich przedsięwzięć do realizacji w kolejnych latach.

Prezydent Miasta <<Początek>> Podjęcie decyzji o realizacji inicjatywy.

Wydział Budżetu Miasta Opracowanie zestawienia zbiorczego (na podstawie materiałów od Wnioskodawców) pokazującego dochody, wydatki, przychody i rozchody oraz możliwości finansowe miasta (wyrażone odpowiednimi wskaźnikami).

Przedłożenie do akceptacji lub weryfikacji Prezydentowi Miasta.

Zachowanie zgodności z projektem budżetu na dany rok.

Wydział Rozwoju Miasta/

Wydział Funduszy Europejskich/ inni dysponenci

Opracowanie zestawienia przedsięwzięć do wysokości określonych możliwościami finansowymi budżetu.

Prezydent Miasta Podjęcie decyzji o akceptacji lub korekcie przedłożonej propozycji.

Wydział Budżetu Miasta Przygotowanie projektu uchwały w sprawie wieloletniej prognozy finansowej miasta (program BeSTi@ oraz treść w programie Legislator), a następnie przedłożenie projektu budżetu do opiniowania Regionalnej Izby Obrachunkowej oraz Radzie Miasta.

Wydział Rozwoju Miasta

Wydział Funduszy Europejskich

Poinformowanie podmiotów o odmowie realizacji zgłoszonych przedsięwzięć.

Rada Miasta Uchwalenie wieloletniej prognozy finansowej miasta


1. BeSTi@

2. LBPP (zbiorcze zestawienia dochodów i wydatków wszystkich dysponentów)

3. Moduł WPFS (Wieloletnie Prognozy Finansowe Samorządu) do planowania wieloletniego, (lecz nie jest zintegrowany z systemem LBPP).



Posiadany przez Urząd Miasta Katowice moduł WPFS (do planowania wieloletniego) nie jest zintegrowany z LBPP.

Business Process Planowanie Wieloletniej Prognozy Finansowej Miasta

Start

Zgłoszenie zadań

Czy pozytywna decyzja orealizacji inicjatywy?

Koniec

Opracowaniezestawienia

przedsięwzięć

Czyzaakceptowano?

Przygotowanie projektu uchwały w sprawiewieloletniej prognozy finansowej miasta

Czy podjęta uchwała?

Koniec

Informacja oodmowie

Opublikowanieuchwały

Tak

Nie

Tak

Nie

Tak

Nie

Rysunek 3: Diagram procesu „Planowanie Wieloletniej Prognozy Finansowej miasta”

Tabela 20. Proces "Planowanie budżetu na dany rok"

Nazwa procesu Planowanie budżetu na dany rok

Obszar Budżet i Sprawozdawczość

Cel Celem procesu jest efektywna realizacja zadań samorządu w perspektywie jednego roku



Ekspert / Autor Naczelnik Wydziału Budżetu Miasta, Wydział Rozwoju Miasta

Warunki rozpoczęcia Zapewnienie środków finansowych na prawidłowe funkcjonowanie Miasta w kolejnym roku budżetowym, w tym świadczenie usług na rzecz mieszkańców.

Rezultat wykonania Uchwalenie uchwały budżetowej na rok oraz uchwalenie uchwały w sprawie przyjęcia Programu Zadań Społecznych i Gospodarczych na rok

OPIS


Wydział Budżetu Miasta Przygotowanie oraz opublikowanie założeń i wytycznych do budżetu na kolejny rok budżetowy (w lipcu i sierpniu roku poprzedzającego)

Jednostki budżetowe i komórki organizacyjne UM

Zgłoszenie potrzeb do projektu budżetu (Dane dostarczane za pośrednictwem

aplikacji PABS oraz LBPP) oraz do Programu Zadań Społecznych i Gospodarczych.

Wydział Budżetu Miasta Wstępna analiza danych (na podstawie potrzeb zgłoszonych przez dysponentów w zakresie: dochodów i wydatków).Określenie rozchodów oraz oszacowanie przychodów miasta. Próby zbilansowania budżetu.Opracowanie oraz przedłożenie decydentom różnych wariantów budżetu.Zachowanie zgodności z Wieloletnią Prognozą Finansową.

Urząd Miasta Katowice (różne osoby)

Podjęcie decyzji dot. budżetu przez decydentów.

Wydział Budżetu Miasta Utworzenie projektu budżetu (załączniki (Word, Excel) oraz treść w programie Legislator) a następnie przedłożenie projektu budżetu do opiniowania Regionalnej Izby Obrachunkowej oraz Radzie Miasta.

Wydział Rozwoju Miasta Utworzenie projektu Programu Zadań Społecznych i Gospodarczych (projekt uchwały + Załącznik w Legislatorze) a następnie przedłożenie Radzie Miasta

Rada Miasta Katowice Uchwalenie uchwały budżetowej i Programu Zadań Społecznych i Gospodarczych na rok

Wydział Budżetu Miasta Informowanie dysponentów o zaakceptowanych kwotach (pisemnie).

Wydział Budżetu Miasta Opracowanie „Układu Wykonawczego” do budżetu (rozpisania uchwalonego budżetu w szczegółowości do dysponentów).

Jednostki organizacyjne miasta

Podział przyznanego dysponentowi „wycinka budżetu” zgodnie z przyjętą szczegółowością do paragrafów) i przygotowanie do zatwierdzenia planów finansowych

Wiceprezydenci nadzorujący

Zatwierdzenie Planów Finansowych.

Wydział Księgowo-Rachunkowy

Rejestracja decyzji Wiceprezydentów nadzorujących w systemie FK.

Jednostki organizacyjne miasta

Import planów do programów FK na poziomie Jednostek.

Dyrektorzy Jednostek Zatwierdzanie planów Jednostek organizacyjnych.


1. BeSTi@;

2. System Ratusz firmy Rekord;

3. LBPP (dla wszystkich jednostek poza oświatą oraz zestawienia zbiorcze);

4. PABS (wszystkie jednostki oświatowe).



Brak

Business Process Planowanie budżetu na dany rok

Start

Przygotowaniezałożeń do budżetu

Zgłoszenie potrzebdo projektu budżetu

Opracowaniewariantów budżetu

Czy wymagakorekty danych?

Utworzenie projektubudżetu

Czy uchwałabudżetowa wymagakorekty?

Rozesłąnie informacjio zaakceptowanych

kwotach

Opracowanie „UkładuWykonawczego”

Podział budżetu nawycinki

Czy wymagakorekty podziału?

Rejestracja decyzji wsystemie FK.

Import planów doprogramów FK na

poziomie Jednostek.

Zatwierdzenieplanów w jednostkach

Koniec

Nie

Tak

Tak

Nie

Tak

Nie

Rysunek 4: Diagram procesu „Planowanie budżetu na dany rok”

Tabela 21. Proces „Dokonywanie zmian budżetu, w budżecie na dany rok oraz w Wieloletniej Prognozie Finansowej”

Nazwa procesu Realizacja budżetu (w tym dokonywanie zmian aktualnego budżetu rocznego i Wieloletniej Prognozy Finansowej Miasta)


Cel Celem procesu jest modyfikowanie rocznego budżetu miasta i WPF pod kątem dostosowania do bieżących potrzeb.


Ekspert / Autor Naczelnik Wydziału Budżetu Miasta


Warunki rozpoczęcia Uchwalony: budżet oraz WPF

Rezultat wykonania Zmiana zatwierdzona uchwałą/zarządzeniem

OPIS


Wydział Budżetu Miasta Przygotowanie oraz opublikowanie procedury dokonywania zmian w trakcie roku (zawarto w zarządzeniu wykonawczym do uchwały budżetowej i WPF-u).


Realizacja budżetu zgodnie z przyznanym planem i harmonogramami. Dokonywanie zmian przez kierowników jednostek (dysponentów) w granicach otrzymanych upoważnień.


Zgłoszenie proponowanych zmianDecyzje wieloletnie z tytułu umów, których realizacja w roku budżetowym i w latach następnych jest niezbędna do zapewnienia ciągłości działania jednostki są uwzględniane automatycznie w latach następnych.

Wydział Budżetu Miasta Wstępna analiza danych.Opracowanie oraz przedłożenie decydentom propozycji zmian.Zachowanie spójności między budżetem, a WPF co najmniej w zakresie wyniku budżetu, przychodów, rozchodów i długu JST.

Urząd Miasta Katowice (różne osoby)

Podjęcie decyzji - akceptacja/odrzucenie zmiany.

Wydział Budżetu Miasta Utworzenie projektu uchwały/zarządzenia, a następnie przedłożenie projektu do zatwierdzenie/uchwalenia.

Wydział Rozwoju Miasta, Wydział Funduszy Europejskich

Sporządzenie załączników do projektu uchwały zmieniającej WPF

Rada Miasta Katowice/

Prezydent Miasta

Uchwalenie uchwały zmieniającej.Zatwierdzenie projektu zarządzenia w sprawie zmian (zarządzenia wykonawczego do uchwały zmieniającej).

Wydział Budżetu Miasta Weryfikacja i akceptacja zmian planu, modyfikacja planu.

Wydział Budżetu Miasta Informowanie dysponentów o zaakceptowanych kwotach.

Wydział Budżetu Miasta Wprowadzenie danych o zaakceptowanych zmianach w systemie PABS/LBPP wraz z podaniem przyczyny.


1. LBPP (dla wszystkich jednostek poza oświatą oraz zestawienia zbiorcze)

2. PABS (wszystkie jednostki oświatowe)

3. Ratusz firmy Rekord (wszyscy dysponenci)

4. Besti@ (WPF i budżet -export z systemu Ratusz firmy Rekord)


Brak


Business Process Realizacja budżetu (w tym dokonywanie zmian aktualnego budżetu rocznego i Wieloletniej Prognozy Finansowej Miasta)

Start

Przygotowanieprocedury

dokonywania zmian

Opracowaniepropozycji zmian

Czy przyjętozmianę?

Czy podjęto uchwałę?

Realizcja uchwały

Koniec

Opracowanie projektuuchwały

Realizacja budżetu Zgłoszenie zmian w planiefinansowym jednostki

Zgłoszenie zmian wymagającejaktualizacji budżetu

Opracowaniepropozycji zmian

Czy kierownikjednostki

zaakceptowałzmiany?

Decyzja kierownikajednostki o zmianie planu

Nie

Tak

Nie

Tak

Nie

Tak

Rysunek 5. Diagram procesu „Dokonywanie zmian budżetu, w budżecie na dany rok oraz w Wieloletnim Planie Finansowym„

Tabela 22. Proces „Monitorowanie wykonania i sprawozdawczość budżetowa”

Nazwa procesu Monitorowanie wykonania i sprawozdawczość budżetowa


Cel Efektywne rozliczenie budżetu oraz przekazanie rzetelnej informacji sprawozdawczej.


Ekspert / Autor Naczelnik Wydziału Budżetu Miasta, Naczelnik Wydziału Rozwoju Miasta

Warunki rozpoczęcia Zatwierdzony budżet na dany rok oraz WPF, uchwalony Program Zadań Społecznych i Gospodarczych

Rezultat wykonania Wykonane sprawozdania zgodne z regulacjami prawnymi oraz wewnętrznymi.

OPIS



Jednostki Organizacyjne Miasta/komórki organizacyjne UM

Sporządzanie jednostkowych sprawozdań budżetowych, z operacji finansowych oraz z wykonania zadań budżetu państwa w układzie budżetu zadaniowego wraz z częścią opisową wykonania budżetu (za pośrednictwem aplikacji Budżet Rb2, PABS, LBPP, Excel oraz w wersji papierowej).

Komórki organizacyjne UM sprawujące nadzór nad jednostkami organizacyjnymi Miasta

Weryfikacja merytoryczna i akceptacja części opisowej wykonania budżetu. Weryfikacja merytoryczna sprawozdań rzeczowo-finansowych z wykonania dotacji celowych sporządzanych dla dysponentów budżetu państwa przekazujących dotacje Miastu na zadania własne i zlecone.

Wydział Budżetu Miasta Weryfikacja jednostkowych sprawozdań budżetowych oraz operacji finansowych pod względem formalnym i rachunkowym (obowiązek) oraz zgodności z księgami rachunkowymi i dokumentami (uprawnienie)

Wydział Rozwoju Miasta Weryfikacja sprawozdań półrocznego i rocznego z wykonania zadań w ramach Programu Zadań Społecznych i Gospodarczych

Wydział Budżetu Miasta Prowadzenie ewidencji księgowej budżetu Miasta, z której dane są podstawą sporządzania sprawozdania z wykonania budżetu w szczególności:

ewidencji dochodów i wydatków w szczegółowości zgodnej z uchwałą budżetową,

zmian w planie wydatków na realizację programów finansowanych z udziałem środków europejskich oraz innych środków ze źródeł zagranicznych niepodlegających zwrotowi (w aplikacjach Ratusz FK, Ratusz Budżet, Excel).

Wydział Budżetu Miasta Sporządzanie łącznych, zbiorczych i skonsolidowanych sprawozdań budżetowych, z operacji finansowych oraz z wykonania zadań budżetu państwa w układzie budżetu zadaniowego dla Miasta i przekazywanie do Regionalnej Izby Obrachunkowej, Wojewody Śląskiego, Krajowego Biura Wyborczego, Najwyższej Izby Kontroli (za pomocą aplikacji Ratusz Budżet, Ratusz Budżet Rb2, Besti@, elektronicznej skrzynki podawczej, poczty elektronicznej oraz w wersji papierowej). Sprawozdawczość budżetowa prowadzona jest w okresach miesięcznych, kwartalnych, półrocznych oraz rocznych.

Wydział Budżetu Miasta/ Wydział Gospodarki Mieniem

Przygotowanie informacji o przebiegu wykonania budżetu Miasta za I półrocze oraz sprawozdanie roczne (wersja elektroniczna Word i Excel oraz papierowa). Przygotowanie sprawozdania o stanie mienia (wersja elektroniczna Word i Excel, papierowa).

Wydział Rozwoju Miasta Przygotowanie sprawozdania półrocznego i rocznego z realizacji Programu Zadań Społecznych i Gospodarczych

Prezydent Miasta Katowice Przedstawienie Radzie Miasta oraz Regionalnej Izbie Obrachunkowej sprawozdania z wykonania budżetu Miasta

Rada Miasta Rozpatrzenie sprawozdania z wykonania budżetu i sprawozdania finansowego oraz sprawozdania o stanie mienia przez Komisję Rewizyjną.Zapoznanie się przez Radę Miasta ze sprawozdaniem z wykonania budżetu oraz z opinią Regionalnej Izby Obrachunkowej o tym sprawozdaniu, ze sprawozdaniem finansowym wraz z opinią biegłego rewidenta z badania sprawozdania finansowego oraz z informacją o stanie mienia.Rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania z wykonania budżetu wraz ze sprawozdaniem finansowym Miasta.

Jednostki Organizacyjne Miasta

Tworzenie raportów księgowych i finansowych. Przekazanie sprawozdań na poziom UM.

Wydział Budżetu Miasta Tworzenie raportów księgowych i finansowych, z danych własnych UM i zebranych z Jednostek Organizacyjnych.



1. Krakfin moduł LBPP (Urząd Miasta i wszystkie jednostki)

2. Krakfin moduł PABS (Urząd Miasta i wszystkie jednostki oświatowe)

3. Rekord Ratusz ® moduł Finansowo-Księgowy (FK) (Urząd Miasta, MZUiM)

4. Rekord Ratusz® moduł Budżet (Urząd Miasta)

5. Rekord Ratusz® moduł Budżet Rb2 system do sprawozdawczości budżetowej, operacji finansowych i sprawozdawczości finansowej (Urząd Miasta i wszystkie jednostki)

6. Besti@ System Zarządzania Budżetami Jednostek Samorządu Terytorialnego moduł JST


Proces sprawozdawczości budżetowej, w zakresie operacji finansowych oraz sprawozdawczości finansowej pomiędzy Wydziałem Budżetu Miasta i jednostkami oraz zakładami budżetowymi jest zautomatyzowany. Sprawozdania jednostkowe są przesyłane w wersji elektronicznej oraz nadal w wersji papierowej.

Bardzo ważne jest umożliwienie opracowywania/drukowania sprawozdań z budżetów jednostkowych.


Business Process Monitorowanie wykonania i sprawozdawczość budżetowa

Start

Sporządzaniejednostkowych

sprawozdańbudżetowych

Weryfikacjamerytorycznasprawozdań

Czy zaakceptowanosprawozdanie?

Weryfikacja formalnai rachunkowa


Sporządzanieskonsolidowanych

sprawozdań

Czy zatwierdzono?

Koniec

Tak

Nie

Nie

Nie

Tak

Tak

Rysunek 6: Diagram procesu „Monitorowanie wykonania i sprawozdawczość budżetowa”


4.4. Opis procesów obszaru „Finanse i Księgowość”Tabela 23. „Księgowość dochodów/przychodów i wydatków/kosztów”

Nazwa procesu Księgowość dochodów/przychodów i wydatków/kosztów

Obszar Finanse i Księgowość

Cel 1. Prawidłowe dokonanie ewidencji księgowej zdarzeń gospodarczych.

2. Optymalizacja kosztów.

Właściciel Kierownik Jednostki

Ekspert / Autor Główny Księgowy

Warunki rozpoczęcia Konieczność wykonania czynności księgowych, wymaganych przepisami prawnymi (wystąpienie zdarzenia gospodarczego, operacji gospodarczej lub otrzymanie informacji o wystąpieniu takiego zdarzenia lub operacji).

Rezultat wykonania 1. Pełna ewidencja dokumentów księgowych w księdze głównej i księgach pomocniczych UM Katowice oraz Jednostek Organizacyjnych.

2. Prowadzenie ksiąg rachunkowych zgodnie z aktualnymi przepisami prawnymi oraz uregulowaniami wewnętrznymi UM Katowice oraz Jednostek Organizacyjnych.

3. Wprowadzenie do systemu księgowego informacji wymaganych przepisami prawnymi.

OPIS


Merytoryczne Komórki: Jednostek Budżetowych

Zakładów budżetowych

Organizacyjne UM Katowice

Realizacja czynności (potrzeby) powodujących wystąpienie konieczności rejestracji księgowej dochodów/przychodów w zakresie:

zawieranie umów generujących dochody i przychody budżetowe,

wydawanie decyzji administracyjnych,

przyjmowanie deklaracji podatkowych,

rejestracja dochodów powstających z mocy prawa.

Realizacja tych zadań uzależniona jest od struktury jednostki organizacyjnej. W część jednostek zadania powyższe realizowane są w ramach funkcji Głównego Księgowego.


Merytoryczne Komórki: Jednostek Budżetowych

Zakładów budżetowych

Organizacyjne UM Katowice

Realizacja czynności (potrzeby) powodujących wystąpienie konieczności rejestracji księgowej wydatków/kosztów w zakresie:

zawieranie umów/ zleceń, porozumień generujących wydatki budżetowe,

dokonywanie zakupów bezumownych,

udzielanie dotacji budżetowych,

wydawanie decyzji administracyjnych,

sporządzanie dyspozycji wypłat,

sprawdzanie zewnętrznych faktur, rachunków pod względem merytorycznym,

przedkładanie w/w dokumentów dysponentowi środków do zatwierdzania do wypłaty.

Realizacja tych zadań uzależniona jest od struktury jednostki organizacyjnej. W część jednostek zadania powyższe realizowane są w ramach funkcji Głównego Księgowego.

Główny Księgowy, Kierownik Jednostki

Dokonanie wstępnej kontroli dokumentów dotyczących danych operacji gospodarczych w zakresie posiadanych przez Głównego Księgowego upoważnień oraz zgodnie z przepisami prawa i uregulowaniami wewnętrznymi jednostek organizacyjnych Miasta.W przypadku gdy kierownik jednostki nie powierzy Głównemu Księgowemu określonych obowiązków w zakresie rachunkowości za jego zgodą - ponosi on odpowiedzialność za wykonanie tych obowiązków.

Księgowość:

Jednostek Budżetowych

Zakładów Budżetowych Jednostek Organizacyjnych

Pomiar (rejestrowanie struktury):



w podziale na poszczególne jednostki organizacyjne i zdefiniowaną strukturę kosztową (centra kosztowe, miejsca powstawania kosztów)

j.w. Określenie założeń i struktury budżetu jednostki organizacyjnej, w tym struktury dla:

Księga Główna i Księgi Pomocnicze Budżetu

Księgi Główne i Księgi Pomocnicze Jednostek Budżetowych w tym Urzędu Miasta i Zakładów Budżetowych

Księgi Pomocnicze to np. płace, magazyn, środki trwałe, dostawcy i odbiorcy.

j.w. Prowadzenie ksiąg rachunkowych, rejestracja dokumentów księgowych i nadawanie im numerów jako dowodów księgowych.


j.w. Ewidencja księgowa zdarzenia gospodarczego w tym operacji gospodarczej lub otrzymanie informacji (dokumentu źródłowego lub transmisji przelewów z systemu bankowego) o wystąpieniu takiego zdarzenia lub operacji, z którym związany jest obowiązek prawny lub dla którego ustalono obowiązek zapisu w księgach, w szczególności:

uznania (w tym wpływów kasowych),

obciążenia (w tym obciążenia kasowe),

koszty i zobowiązania,

należności,

korekty,

inwestycje,

wartości niematerialne i prawne,

naliczanie wynagrodzeń,

zapasy magazynowe,

udziały i akcje.

j.w. W ramach ewidencji księgowej dochodów/przychodów realizowane są w szczególności:



prowadzenie windykacji należności budżetowych,



rozliczanie podatku VAT.

j.w. W ramach ewidencji księgowej wydatków / kosztów:

bieżących,

majątkowych

realizowane są w szczególności:

weryfikacja i księgowanie na podstawie przyjmowanych danych od komórek merytorycznych (przez system informatyczny wewnętrzny lub zewnętrzny, bądź wprowadzane na podstawie dokumentacji papierowej),


sporządzanie płatności w zakresie wydatków budżetowych w zakresie:

O zakupu towarów i usług w tym: usług budowlano-montażowych składników majątkowych i zapasów magazynowych,

O udzielania dotacji budżetowych i ich rozliczanie,

O naliczanie i wypłata wynagrodzeń,

O rozliczanie delegacji krajowych i zagranicznych,

O rozliczanie zaliczek dla pracowników,

O wnoszenie aportów od spółek prawa handlowego,

O realizacja innych wydatków zgodnie z przepisami prawa.



1. Oprogramowanie Ratusz firmy Rekord

2. Arkusze MS Excel

3. Oprogramowanie dziedzinowe jednostek


Brak

Business Process Księgowość dochodów/przychodów i wydatków/kosztów

Start

Rejestracjadochodów

Rejestracja wydatków Ewidencja księgowadochodów

Ewidencja księgowawydatków

Kontrola dokumentów

Pomiar (rejestrowaniestruktury)

Określenie założeń i strukturybudżetu jednostki organizacyjn

Koniec

Rysunek 7: Diagram procesu „Księgowość dochodów/przychodów i wydatków/kosztów”

Tabela 24. „Sprawozdawczość finansowa”

Nazwa procesu Sprawozdawczość finansowa

Obszar Finanse i Księgowość


Cel Prawidłowe wykonanie wymagań w zakresie sprawozdawczości finansowej.

Zbieranie danych odbywa się poprzez przekazywanie zestawień kolejno na poszczególne poziomy samorządu terytorialnego. Dane są za każdym razem agregowane/konsolidowane.

Oprócz standardowego zestawu przekazywanych sprawozdań pojawiają się prośby ad-hoc (zapytania).

Właściciel Kierownik Jednostki

Ekspert / Autor Główny Księgowy

Warunki rozpoczęcia Wymagania przepisów prawa oraz uregulowania wewnętrzne jednostek powodujące konieczność dokonywania sprawozdań finansowych.

Rezultat wykonania Przekazanie wymaganych sprawozdań. Rozliczenie roku obrotowego.


OPIS


Księgowość:

Jednostek Budżetowych

Zakładów Budżetowych Jednostek Organizacyjnych

Wykonywanie sprawozdawczości finansowej zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa wg danych zgromadzonych w zakresie obszaru finansowo-księgowego, w tym:


bilans,

rachunek zysków i strat,

zestawienie zmian w funduszu.



dochody,

wydatki,




realizacja zadań społeczno-gospodarczych,

realizacja wieloletniego programu gospodarowania zasobem lokalowym,

rozliczeń z GUS,

rozliczeń z ZUS,

rozliczeń z Urzędem Skarbowym,

rozliczeń POL-on,

rozliczeń PFRON,

rozliczeń ZFŚS,

centralne rozliczanie VAT przez Gminę (sporządzanie deklaracji cząstkowej),

sprawozdania z inwentaryzacji mienia.

Główny Księgowy, Kierownik Jednostki

Akceptacja wybranych sprawozdań finansowych w zakresie określonych (przepisami prawa i uregulowaniami wewnętrznymi jednostki) kompetencji.


1. Ratusz firmy Rekord

2. BeSTi@

3. Arkusze MS Excel

4. Płatnik ZUS

5. e-PEFRON

6. Systemy dziedzinowe jednostek


Brak


Business Process Sprawozdawczość finansowa

Start

Wykonaniesprawozdania


Koniec

Przekazaniesprawozdania do

właściwej instutucji

Nie

Tak

Rysunek 8: Diagram procesu „Sprawozdawczość finansowa”

4.5. Opis procesów obszaru „Zarządzanie Zasobami Ludzkimi i Obsługa Płac”

Tabela 25. Proces „Rekrutacja pracowników”

Nazwa procesu Rekrutacja pracowników

Obszar Zarządzanie zasobami ludzkimi i obsługa płac

Cel Wyłonienie kandydata do zatrudnienia, spełniającego wymagania niezbędne do realizacji zadań na danym stanowisku.

Właściciel Prezydent Miasta

Kierownik Jednostki

Ekspert / Autor Naczelnik Wydziału Organizacji i Zarządzania/ kierownik komórki organizacyjnej w UM Katowice

Kierownik komórki właściwej ds. kadr

Warunki rozpoczęcia 1. Powstanie wolnego etatu w związku z rozwiązaniem stosunku pracy z dotychczasowym pracownikiem

2. Upływ okresu powierzenia stanowiska3. Czasowa nieobecność pracownika4. Nałożenie na komórkę organizacyjną dodatkowych obowiązków

powodujących konieczność utworzenia nowych etatów5. Powstanie nowych komórek organizacyjnych


Rezultat wykonania Wskazanie/Wyłonienie kandydata do zatrudnienia

Opis


Lista etapów procesu oraz jednostek / komórek mogą się różnić w zależności od stanowiska na jakie odbywa się rekrutacja


brak


brak


Business Process Rekrutacja pracowników

Start

Zbieranie danych doplanu etatów

Opracowanie planuetatów

Czy zatwierdzonoplan?

Wniosek o przyznanieetatu

Czy pozytywna decyzja oprzyznaniu etatu?

Proces rekrutacji

Czy wyłonionokandydata?

Koniec

Tak

Nie

Nie

Tak

Nie

Tak

Rysunek 9: Diagram procesu „Rekrutacja pracowników”

Tabela 26. Proces „Zatrudnianie pracowników"

Nazwa procesu Zatrudnianie pracowników


Cel Dopełnienie wymagań formalnych związanych z zatrudnieniem



Kierownik Jednostki

Ekspert / Autor Naczelnik Wydziału Organizacji i Zarządzania w UM Katowice


Warunki rozpoczęcia Wydanie decyzji o zatrudnieniu kandydata

Rezultat wykonania Nawiązanie stosunku pracy/ powierzenie stanowiska

OPIS


Zatrudniany pracownik Dostarczenie stosownych dokumentów niezbędnych do podjęcia zatrudnienia m.in. (badania lekarskie, a w przypadku stanowisk urzędniczych także wyciągu z KRK).

Wydział Organizacji i Zarządzania

Komórka właściwa ds. kadr / płac

Przyjęcie i zebranie dokumentów niezbędnych do podjęcia przez kandydata zatrudnienia/ powierzeniem stanowiska.



1. Przygotowanie aktu nawiązującego stosunek pracy:- umowa o prace- aktu powołania.2. Przygotowanie aktu powierzającego stanowisko.

Prezydent MiastaKierownik Jednostki

Nawiązanie stosunku pracy.



Sporządzenie akt osobowych i wprowadzenie danych do systemu kadrowego.



1. Przygotowanie i przeprowadzenie służby przygotowawczej dla pracowników nowozatrudnionych, podejmujących po raz pierwszy pracę na stanowisku urzędniczym, w tym kierowniczym stanowisku urzędniczym.

2. Przedstawienie Prezydentowi Miasta / Kierownikowi jednostki wyników służby przygotowawczej.

3. Przedstawienie Prezydentowi Miasta / Kierownikowi jednostki propozycji kierowników komórek organizacyjnych odnośnie dalszego zatrudnienia pracowników, którzy mają umowę na czas określony.


Ratusz firmy Rekord, Obsługa Pracownika


Brak


Business Process Zatrudnianie pracowników

Start

Dostarczeniedokumentów

Czy wszystkiewymaganedokumenty?

Przygotowanie aktunawiązującego stosunek

pracy oraz aktupowierzającego stanowisko

Czy zatwierdzonodokumenty?

Sporządzenie aktosobowych i obsługanowozatrudnionego

Koniec

Nie

Tak

Tak

Nie

Rysunek 10: Diagram procesu „Zatrudnianie pracowników”

Tabela 27. Proces „Ewidencja i aktualizacja danych kadrowych i sporządzanie list płac”

Nazwa procesu Ewidencja i aktualizacja danych kadrowych i sporządzanie list płac


Cel Zapewnienie bieżącej ewidencji i aktualizacji danych dotyczących pracownika celem prawidłowego i terminowego naliczenia wynagrodzenia (utworzenie listy płac).


Kierownik Jednostki

Ekspert / Autor Naczelnik Wydziału Organizacji i Zarządzania, Wydział Księgowo Rachunkowy w UM Katowice



Warunki rozpoczęcia Nawiązanie stosunku pracy/powierzenie stanowiska

Rezultat wykonania 1. Aktualna ewidencja kadrowa

2. Utworzone w wymaganym terminie listy płac.

OPIS


Zatrudniony pracownik Przedkładanie informacji dotyczących danych osobowych (adresy, stan cywilny, itp.), dokumentów dot. stażu pracy, oświadczeń, zgłoszeń do ubezpieczenia.



Uzupełnianie akt osobowych i systemów informatycznych o: przedłożone przez pracownika dokumenty dotyczące uprawnień

pracowniczych, certyfikaty lub potwierdzenia ukończenia kursów lub szkoleń, pisma dotyczące zmian wynagrodzenia pracownika, informacji dotyczących uprawnień do dodatku stażowego i nagrody

jubileuszowej, oświadczenia, gratulacje.



Ewidencjonowanie danych o przebiegu zatrudnienia, w tym: prowadzenie i rozliczanie delegacji, rejestracja odbytych szkoleń (wymaganych i dodatkowych),

monitorowanie ważności szkoleń BHP i badań okresowych, wydanie i rejestracja kart obiegowych, ewidencja czasu pracy, w tym: planowego czasu pracy, obecności i

absencji, wniosków i informacji urlopowej, zastępstw, rejestracja urlopów/ nieobecności i nadgodzin (nieobecności

usprawiedliwione i nieusprawiedliwione).

Wydział Księgowo Rachunkowy


Naliczenie list płac z wykorzystaniem zebranych danych kadrowych (m.in. źródeł finansowania, zasiłków chorobowych, urlopów (w tym urlopów dla poborców podatkowych), potrąceń w razie nieobecności, nadgodzin, stażu pracy, dodatków nocnych, nagród, premii, innych).

<<Dalsze czynności w ramach rozliczenia płatności realizowane są w procesie „Operacje księgowe” obszaru „Zarządzanie finansami”.>>

Wydział Organizacji i Zarządzania / Wydział Księgowo Rachunkowy


Tworzenie zestawień i raportów na podstawie zaewidencjonowanych danych kadrowych i płacowych.


Ratusz firmy Rekord, Obsługa Pracownika.


W UM działa, zintegrowany z modułem kadrowym, system ewidencji czasu pracy w oparciu o karty chipowe. Wymagane jest integracja systemu ERP z obecnym systemem ewidencji czasu pracy.


Business Process Ewidencja i aktualizacja danych kadrowych i sporządzanie list płac

Start

Przekazanie danychosobowych

Uzupełnianie aktosobowych

Aktualizacja danych Lista płac

Zestawienia iraporty

Koniec

Dane doaktualizacji

Rysunek 11: Diagram procesu „Ewidencja i aktualizacja danych kadrowych i sporządzanie list płac”

Tabela 28. Proces „Ocena okresowa pracowników"

Nazwa procesu Ocena okresowa pracowników


Cel Rozwój kadr


Kierownik Jednostki

Ekspert / Autor Osoby zobowiązane w Regulaminie okresowych ocen do przeprowadzenia oceny okresowej


Warunki rozpoczęcia Staż pracy w Urzędzie pozwalający na przeprowadzenie oceny okresowej.Termin przeprowadzenia oceny okresowej pracownika

Rezultat wykonania Przeprowadzona ocena pracownika

OPIS


Osoby upoważnione do dokonania oceny


Przeprowadzenie okresowej oceny zgodnie z obowiązującym Regulaminem


Uzupełnienie teczki osobowej o arkusz oceny, wprowadzenie informacji o ocenie do systemu informatycznego



Karty ocen prowadzone w postaci papierowej


Brak

Business Process Ocena okresowa pracowników

Start

Okresowa ocenapracownika

Uzupełnienie teczkiosobowej

Koniec

Rysunek 12: Diagram procesu „Ocena okresowa pracowników”

Tabela 29. Proces „Szkolenie pracowników"

Nazwa procesu Szkolenie pracowników


Cel Rozwój kadr


Kierownik Jednostki

Ekspert / Autor Kierownik komórki właściwej ds. kadr

Warunki rozpoczęcia Zidentyfikowana potrzeba szkoleniowa.

Rezultat wykonania Przeprowadzone szkolenie pracownika

OPIS


Kierownik Jednostki Inwentaryzacja potrzeb szkoleniowych


Przydział budżetu dla zidentyfikowanych szkoleń


Wybór ofert szkoleniowych, przeprowadzenie ewentualnego postępowania o udzielenie zamówienia


Firma szkoleniowa / wewnętrzne zasoby

Przeprowadzenie szkoleń


Ocena szkolenia


Brak


Brak

Business Process Szkolenie pracowników

Start

Inwentaryzacjapotrzeb

szkoleniowych

Przydział budżetu dlazidentyfikowanych

szkoleń

Wybór ofertszkoleniowych

Przeprowadzenieszkoleń

Ocena szkoleń

Koniec

Rysunek 13: Diagram procesu „Szkolenie pracowników”


4.6. Opis procesów obszaru „Podatki i Opłaty Lokalne”Tabela 30. Proces „Ustalanie wymiaru podatków i opłat”

Nazwa procesu Ustalanie i określanie wymiaru podatków i opłat

Obszar Podatki i opłaty lokalne

Cel Prawidłowe ustalanie i określenie wysokości kwoty podatków i opłat


Ekspert / Autor Naczelnik Wydziału Podatków i Opłat Lokalnych

Naczelnik Wydziału Kształtowania Środowiska

Warunki rozpoczęcia Powstanie obowiązku podatkowego

Rezultat wykonania Zobowiązanie podatkowe

OPIS


Obywatel / Przedsiębiorca <<początek>> Złożenie deklaracji bądź informacji.

Wydział Geodezji, Wydział Gospodarki Mieniem

<<początek>> Rejestracja aktów notarialnych w katastrze. Wprowadzenie do rejestru umowy najmu, umowy dzierżawy.

Wydział Podatków i Opłat LokalnychWydział Kształtowania Środowiska

Bieżąca kontrola na podstawie dokumentacji z innych wydziałów (umowy najmu, akty notarialne, umowy dzierżawy, itp.) lub na podstawie informacji od Wykonawcy. Gromadzenie i analiza danych dla decyzji określających i ustalających podatek (w tym m.in.: ewidencja podatkowa nieruchomości, ewidencja podatników, ewidencja ludności, ewidencja pojazdów, ewidencja gruntów i budynków, ewidencja działalności gospodarczej, rejestr KRS).

Wydział Budownictwa Przekazanie informacji o wydanych decyzjach w zakresie rozpoczęcia budowy, przebudowy, rozbudowy, itd.

Wydział Geodezji Przekazanie informacji o zmianie klasy użytku gruntu i zmianie funkcji budynku.

Konserwator Zabytków Przekazanie informacji o wpisaniu nieruchomości do rejestru zabytków.


Przyjęcie deklaracji podatkowej lub informacji (forma elektroniczna i papierowa)


Wydawanie indywidualnych interpretacji przepisów prawa podatkowego


Prowadzenie czynności sprawdzających. Wezwanie do złożenia deklaracji. Wezwanie do złożenia wyjaśnień. Korekta deklaracji podatkowej z urzędu.


Analiza ryzyka i tworzenie planów czynności sprawdzających i kontroli podatkowej.



Przeprowadzenie kontroli podatkowej, a w tym: Zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli. Przydział kontrolującego i wystawianie upoważnień. Wykonywanie czynności kontrolnych (w tym m.in.: badanie dokumentacji,

oględziny, przesłuchania świadków i strony, zabezpieczanie dowodów, inwentaryzacja, opinie biegłych).

Sporządzenie protokołu kontroli. Analiza zastrzeżeń kontrolowanego i przygotowanie odpowiedzi.Przekazanie akt kontroli do dalszego prowadzenia postępowania podatkowego lub archiwizacji.


Wszczęcie i prowadzenie postępowania podatkowego w sprawie ustalenia lub określenia zobowiązania podatkowego. Wydanie decyzji podatkowej. Rozpatrzenie odwołania od decyzji. Przekazanie sprawy do SKO. Uwzględnienie rozstrzygnięcia organu odwoławczego.

Wydział Podatków i Opłat Lokalnych

Wszczęcie i prowadzenie postępowania podatkowego w sprawie zwolnień i ulg (np. umorzenie, rozłożenie na raty, odroczenie, umorzenie). Prowadzenie analizy złożonego wniosku (w tym m.in.: sprawdzanie bieżących zaległości, stanu majątkowego wnioskodawcy, obsługa pomocy de minimis, przygotowywanie projektów uchwał w sprawie zwolnień podatkowych),

Wydział Kształtowania Środowiska

Rejestracja zniżki w ramach karty nas troje i więcej (dotyczy opłat komunalnych).

Komunalny Zakład Gospodarki Mieszkaniowej

Przekazywanie umów najmu, aneksów i rozwiązań


1. MIDAS Umowy Dzierżawy.

2. Kataster (Akty Notarialne, Zawiadomienia z ksiąg wieczystych).

3. Ewidencja i wymiar (Ratusz firmy Rekord).

4. SELWIN.

5. FINN


Brak


Business Process Ustalanie i określanie wymiaru podatków i opłat

Start

Wydanie decyzjipodatkowej

Koniec

Informacjedo kontrol i

Zniżki izwolnienia

Prowadzenieczynności

sprawdzających

Przyjęcie deklaracji/wniosku lub rejestracjaaktu (Elektronicznie lub papierowo)

Sprawdzenie poprawności dokumentów zzasobami informacyjnymi UM

Analiza ryzyka

Wydanie interpretacjiprzepisów prawa

Podjęcie decyzji: czy wymagana jest do podjęciaktóraś z nastepujących czynności?

Kontrola podatkowa

Prowadzenie postępowańpodatkowych

Czy jestwymaganewszczęcie

postępowania?

Czy jestwymaganewszczęcie

postępowania?

Wniosek owydanieinterpretacjiprzepisów prawa

Sprawdzenie poprawnościwniosku owydanie

interpretacji

Wniosek o wydanieinterpetacjiprzepisów prawa

Tak

NieNie

Tak

Rysunek 14: Diagram procesu „Ustalanie wymiaru podatków i opłat”


Tabela 31. Proces „Pobór podatków i opłat”

Nazwa procesu Pobór podatków i opłat


Cel Pobór zwymiarowanych podatków i opłat


Ekspert / Autor Naczelnik Wydziału Księgowo-Rachunkowego

Warunki rozpoczęcia Zwymiarowany podatek

Rezultat wykonania Pobrano należny podatek i opłatę lub ustalenie, że minął termin płatności podatku i opłaty (powstanie zaległości).

OPIS



Automatyczna rejestracja deklaracji podatkowych. Automatyczna rejestracja decyzji określających i ustalających zobowiązanie podatkowe. Automatyczna rejestracja należności z tytułu opłat.Rejestracja automatyczna dotyczy dokumentów w formie elektronicznej. Dla formy papierowej zachowany jest tryb ręcznego wprowadzania danych.


Księgowanie wpłaty. Analiza wyciągów bankowych w przypadku niemożliwości bezpośredniego pokrycia wpłaty z należnością. Uwzględnienie podziału wpłaty na należność główną i odsetki.


Monitorowanie terminowości wpłat (generowanie zestawień zaległości).


Wydawanie zaświadczeń dot. podatków i innych opłat.


Automatyczna rejestracja odwołania oraz decyzji organu odwoławczego oraz innych dokumentów i informacji niezbędnych do prawidłowej realizacji procesu. Raportowanie zobowiązań, którym nadano rygor natychmiastowej wykonalności oraz zobowiązań mających walor nieostateczny. Rejestracja automatyczna dotyczy dokumentów w formie elektronicznej. Dla formy papierowej zachowany jest tryb ręcznego wprowadzania danych.


Automatyczna rejestracja decyzji w sprawie ulg i zwolnień (np. umorzenie, rozłożenie na raty, odroczenie, umorzenie).


1. Księgowość Ratusz firmy Rekord.

2. Księgowość ODPADY (Ratusz firmy Rekord).


Brak.


Business Process Pobór podatków i opłat

Start

Księgowanie wpłaty

Monitorowanieterminowości wpłat

Koniec

Obsługa księgowawpłat

Automatyczna rejestracja ulg,zwolnień i odwołań

Ulga

Odwołanie

Wydanie zaświadczenia oniezaleganiu w podatkach i opłatach

Wniosek owydanie

zaświadczenia

Czyujawnionozaległość?

Czynności poprzedzającewszczęcie egzekucji

Czy czynnościskutkowały

uregulowaniemzaległości?

Przekazanie sprawydo działu egzekucji

Wpłaty

Przyjęcie wniosku owydaniezaświadczenia oniezaleganiu wpodatkach i opłatach

Tak

Nie

Tak

NIe

Rysunek 15: Diagram procesu „Pobór podatków i opłat”

Tabela 32. Proces „Windykacja i egzekucja”

Nazwa procesu Windykacja i egzekucja



Cel Wyegzekwowanie zapłaty zaległych należności i opłat


Ekspert / Autor Naczelnik Wydziału Księgowo-Rachunkowego

Naczelnik Wydziału Podatków i Opłat Lokalnych

Warunki rozpoczęcia Powstanie zaległości podatkowych na podstawie zestawień oraz powstanie zaległości w uiszczaniu opłat

Rezultat wykonania Pobór zaległego podatku oraz opłaty i/lub umorzenie postępowania egzekucyjnego i/lub zabezpieczenie hipoteki, ustanawianie zastawów skarbowych

OPIS



Automatyczna rejestracja decyzji w sprawie ulg i zwolnień (np. umorzenie, rozłożenie na raty, odroczenie, umorzenie). Wystawienie upomnienia (pojedynczo albo zbiorowo).


<<7 dni od daty odbioru>> Monitorowanie zapłaty (w odpowiedniej wysokości).


W przypadku braku pełnej wpłaty, wystawiany jest Tytuł Wykonawczy. Kierowany jest do właściwego organu egzekucyjnego (Urząd Skarbowy lub Wydział Podatków i Opłat Lokalnych).<<Wniosek o ukaranie przesyłany do Urzędów Skarbowych – postępowanie karnoskarbowe>><<Wniosek o wyjawienie majątku przesyłany do Wydziału Prawnego.>><<Egzekucja z nieruchomości do Urzędu Skarbowego>>


Badanie poprawności tytułu wykonawczego. W razie braków formalnych zwrot z informacją o błędach.<<Poprawny>> Egzekucja należności.Uzyskiwanie informacji od innych komórek:


Informacje o posiadanych nieruchomościach (Wydział Geodezji). Informacje o ruchomościach (np. Pojazdy). Zapytania do urzędu skarbowego (dane teleadresowe i inne w

zakresie płatności podatków). Zapytania do ZUS.


Przeprowadzenie czynności egzekucyjnych. Wybór sposobu prowadzenia postępowania. Doręczenie tytułu wykonawczego zobowiązanemu. Wybór i zastosowanie środka egzekucyjnego. Rozpatrywanie zarzutów (wstrzymanie egzekucji, umorzenie

postępowania, przekazanie sprawy do SKO i uwzględnienie jego rozstrzygnięcia)

Poszukiwanie majątku zobowiązanego. Wyegzekwowanie należności z ruchomości (oszacowanie wartości

ruchomości przez poborcę /biegłego w przypadku zażalenia/, odebranie ruchomości, sprzedaż ruchomości /przetarg, licytacja).

Rozliczenie wyegzekwowanych kwot.Wydział Podatków i Opłat Lokalnych

<<Czynność Ad Hoc>> Zabezpieczenie należności podatkowych.


Pobór należności lub umorzenie postępowania.



1. Rekord – Egzekucje.

2. SELWIN (Osoby Fizyczne).

3. Ewidencje zewnętrzne: REGON, CIDG, CEPiK.


Obecne rozwiązanie firmy REKORD nie posiada pełnej integracji innych modułów wdrożonych w UMK z modułem Egzekucje, także w zakresie podstawowych danych potrzebnych do skutecznej realizacji procesu.

Business Process Windykacja i egzekucja

Start

Wystawienieupomnienia

Monitorowaniewpłaty

Czy dokonano wpłaty?

Czynnościegzekucyjne

Pobór należności lubumorzenie

postępowania

Koniec

Czynnościzabezpieczenia

należności

Czy wymagane jestpodjęcie czynnościzabezpieczających?

Tak

Nie

Tak

Nie

Rysunek 16: Diagram procesu „Windykacji i egzekucji”


4.7. Opis procesów obszaru „Zarządzanie Infrastrukturą i Zasobami”

Tabela 33. Proces „Planowanie rozwoju miasta”

Nazwa procesu Planowanie rozwoju miasta

Obszar Zarządzanie Infrastrukturą i Zasobami

Cel Zaspokojenie zbiorowych potrzeb mieszkańców w zakresie rozwoju miasta

Właściciel Prezydent Miasta Katowice

Ekspert / Autor Naczelnik Wydziału Rozwoju Miasta / Naczelnik Wydziału Budownictwa i Planowania Przestrzennego

Warunki rozpoczęcia Zobowiązanie prawne, powstanie potrzeby inwestycyjnej.

Rezultat wykonania Opracowanie planów: Strategia rozwoju miasta oraz Plan Zagospodarowania Przestrzennego, Studium Uwarunkowań Przestrzennych

OPIS


Wydział Rozwoju Miasta Analiza stanu miasta (dane pochodzą z GUS oraz jednostek organizacyjnych bądź wydziałów merytorycznych UM).

Identyfikacja potrzeb inwestycyjnych (dane pochodzą z jednostek organizacyjnych, wydziały merytoryczne UM, plany miejscowe, radni, mieszkańcy).

Wydział Rozwoju Miasta Na podstawie analizy strategicznej, opracowywany (bądź aktualizowany) jest dokument „Strategia Rozwoju Miasta”.

Wydział Rozwoju Miasta Zgłoszenie Zadania Inwestycyjnego.

Weryfikacja poprawności formalnej i merytorycznej zgłoszeń. Pozytywnie ocenione zgłoszenia.

Wnioskodawca otrzymuje informacje o wstępnej akceptacji zgłoszenia.

Wnioskodawca Dostarcza dodatkowe dane potrzebne do opracowania Karty Zadania Inwestycyjnego.

Wydział Rozwoju Miasta Na podstawie pozytywnie ocenionych Kart Zadań Inwestycyjnych opracowywana jest propozycja budżetu w .zakresie inwestycji.

Wydział Budżetu Przygotowywana jest uchwała w zakresie zmiany budżetu

Wydział Rozwoju Miasta Opracowanie strategii rozwoju miasta (w tym aktualizacja strategii).

Wykorzystywane są informacje pochodzące z Miejscowe Plany Zagospodarowania Przestrzennego oraz Studium Uwarunkowań.

Wieloletnia Prognoza Finansowa zawiera załącznik dot. wieloletnich przedsięwzięć.

Przedstawiane są zmiany naczelnikowi, następnie po zatwierdzeniu naczelnik przedstawia dokument Prezydentowi Miasta do akceptacji.

Wieloletnia Prognoza Finansowa jest uchwalana przez Radę Miasta.

Publikacja w BIP.



1. WPI (wykorzystywany jest w ograniczonym zakresie)

2. ArcGis – dane katastralne, adresowe, uzbrojenie terenu, itd.

3. SOD FINN

4. Krakfin


Brak


Business Process Planowanie rozwoju miasta

Start

Analiza stanu

Uchwalenie StrategiiRozwoju Miasta

Zgłoszenie ZadaniaInwestycyjnego

Utworzenie KartyZadania

Inwestycyjnego

Daneuzupełniające lubzmieniające kartę

Czy przyjętozgłoszenie?

Opracowaniepropozycji uchwały

Czy pozytywna decyzja?

Zmiana StrategiiRozwoju Miasta

Koniec

Nie

Tak

Tak

Nie

Rysunek 17: Diagram procesu „Planowanie rozwoju miasta”

Tabela 34. Proces „Zarządzanie inwestycjami i Zamówieniami Publicznymi”

Nazwa procesu Zarządzanie inwestycjami i Zamówieniami Publicznymi



Cel Realizacja zadań inwestycyjnych oraz zamówień dostaw i usług (w założonym czasie, budżecie oraz zakresie).

Właściciel Wiceprezydent Miasta odpowiedzialny za realizację inwestycji i zamówień w danym obszarze

Ekspert / Autor Naczelnik Wydziału Inwestycji oraz Naczelnicy Wydziałów realizujący inwestycje/zakupy w zakresie kompetencji własnej komórki organizacyjnej.

Warunki rozpoczęcia Zatwierdzony budżet roczny oraz budżet wieloletni

Rezultat wykonania Zrealizowane zadania inwestycyjne/Zrealizowane zadanie zakupowe

OPIS


Komórka organizacyjna UM ogłaszająca przetarg/JO

<<początek>> Sporządzenie wytycznych dla zadania inwestycyjnego/zakupowego

Wydział Inwestycji, Komórka organizacyjna UM ogłaszająca przetarg

Przygotowanie procedury wyboru Wykonawcy zgodnie z ustawą PZP waz z Wydziałem Zamówień Publicznych.

Komórki Organizacyjne UM lub Jednostki Organizayjne UM

<<początek>> Samodzielne opracowanie opisu przedmiotu zamówienia lub zlecenie opracowania opisu przedmiotu zamówienia.

Komórka lub dział Zamówień Publicznych lub osoba odpowiedzialna za zamówienia publiczne

Przeprowadzenie procedury zamówień publicznych w celu wyłonienia Wykonawcy.

Wydział Zamówień Publicznych

Nadzorowanie przebiegu procedury zamówień publicznych.

Wydział Inwestycji

Jednostki Organizacyjne

Nadzór nad realizacją zadania w tym inwestycji (w niektórych przypadkach także zlecany jest nadzórzewnętrzny).

Wydziały Merytoryczne Urzędu Miasta


Odbiór końcowy i przekazanie do użytkowania.

Wydział Inwestycji, Wydział Informatyki

Majątek przekazywany jest wskazanym wydziałom / jednostkom.

Wydziały Merytoryczne Urzędu Miasta


Nadzór wykonania gwarancji i rękojmi.


1. FINN

2. Biuletyn zamówień publicznych w BIP

3. Moduł zarządzania projektami w portalu korporacyjnym UM zgodnie z metodyką PRINCE2



Moduł zarządzania projektami w portalu korporacyjnym UM nie jest jeszcze wykorzystywany produkcyjnie.


Business Process Zarządzanie inwestycjami i Zamówieniami Publicznymi

Start

Opracowanie dokumentacji projektowej,opisu przedmiotu zamówienia

Przygotowanie procedurywyboru Wykonawcy

Realizacjapostępowaniaprzetargowego

Czy wybrano wykonawcę?

Monitorowanie otoczenia biznesowego wzakresie potrzeb

zakupowych/inwestycyjnych

Nadzór na toczącymi siępostępowaniami oraz inwestycjami

Czy istnieje nowapotrzeba zakupowa lubinwestycyjna?

Zebranie wymagań odużytkowników oraz sponsorów

Czy akceptacja dlarealizacji zadania?

Tak

Tak

Tak

Nie

Nie

Nie

Rysunek 18: Diagram procesu „Zarządzanie inwestycjami i Zamówieniami Publicznymi”


Tabela 35. Proces „Gospodarowanie mieniem"

Nazwa procesu Gospodarowanie mieniem


Cel Utrzymanie mienia na wymaganym przez przepisy poziomie technicznym oraz zapewnienie dochodów miastu


Ekspert / Autor Naczelnik Wydziału Gospodarki Mieniem / Naczelnik Wydziału Budynków i Dróg / Naczelnik Wydziału Informatyki / Naczelnik Wydziału Administracyjnego Dyrektorzy Jednostek Organizacyjnych.

Warunki rozpoczęcia Wytworzenie lub przejście w posiadanie mienia przez Miasto.

Rezultat wykonania Prowadzenie ewidencji mienia oraz efektywne bieżące gospodarowanie mieniem (w tym zapewnienie dochodu).

OPIS


Wydział Gospodarki Mieniem

Wydział Gospodarki Mieniem zarządza wszystkimi nieruchomościami Miasta Katowice. Kupno sprzedaż, dzierżawa, użytkowanie wieczyste oraz w imieniu Skarbu Państwa. Prowadzenie ewidencji własnej oraz zbiorczej informacji z ewidencji jednostek.

Wydział Informatyki Wydział Informatyki zarządza zasobami IT w Urzędzie Miasta oraz zasobami udostępniającymi usługi publiczne w mieście

Wydział Administracyjny Wydział Administracyjny zarządza mieniem ruchomym za wyjątkiem IT w Urzędzie Miasta

KZGM

MZUiM

ZZM

KZGM prowadzi bazę o zarządzanych budynkach i lokalach.

MZUiM zarządza obiektami inżynierskimi: drogami, mostami, tunelami, urządzeniami organizacji ruchu oraz działkami o klasie DR.

Plany roczne dotyczące planu remontów są tworzone przez KZGM.

ZZM zarządza obszarami zieleni miejskich.

Jednostki Organizacyjne Prowadzenie własnej ewidencji mienia (ruchomości, nieruchomości) i sprawozdawczość.



Wydział Geodezji

Wydział Gospodarowania Mieniem

Wydział Podatków i Opłat

Wydział Budynków i Dróg

MZUiM

KZGM

Pobór opłat:

Wydział kształtowania środowiska - opłaty z tytułu korzystania z środowiska.

Wydział Geodezji - Pobór opłat geodezyjnych.

Wydział Budynków i Dróg - w zakresie reklam, lokali użytkowych i mieszkalnych.

Wydział Gospodarowania Mieniem w zakresie dzierżawy, użytkowania wieczystego, sprzedaży, itd.

Wydział Podatków i Opłat – w zakresie podatków i opłat.

MZUiM (zajęcie pasa drogowego, umieszczenie urządzenia w pasie drogowym, strefa płatnego parkowania, przejazd pojazdów ponadnormatywnych, reklamy w pasie drogowym).

KZGM pobór opłat z tytułu:

- najmu lokali mieszkalnych i użytkowych (czynsze najmu),

- odszkodowania za zajmowanie lokali bez tytułu prawnego,

- opłat niezależnych od najemców,

- innych opłat.



Gospodarowanie odpadami.


1. KZGM: DOM5, ArcGIS, SELWIN, FINN.

2. UM: MIDAS, ODPADY, Kataster, Moduły systemu RATUSZ w tym „Środki Trwałe”, System E-lokale.


Obecnie realizowany jest projekt Miejski System Gospodarowania Przestrzennego -obejmuje zarówno część geodezyjną jak i część finansową, plan zagospodarowania przestrzennego.

W MZUiM wdrażany jest nowy, zintegrowany system.


Business Process Gospodarowanie mieniem

Start

Wprowadzeniemienia do ewidencji

Gospodarowaniemieniem

Usunięcie mienia zewidencji

Koniec

Czy podlega usunięciu?Nie

Tak

Rysunek 19: Diagram procesu „Gospodarowanie mieniem”

Tabela 36. Proces „Zarządzanie Gospodarką Magazynową”

Nazwa procesu Zarządzanie gospodarką magazynową


Cel Utrzymanie prawidłowego opisu gospodarki magazynowej


Ekspert / Autor Naczelnik Wydziału Administracyjnego / Dyrektorzy Jednostek Organizacyjnych.

Warunki rozpoczęcia Magazynowanie mienia przez Miasto.

Rezultat wykonania Prowadzenie ewidencji magazynowanego mienia oraz jego efektywne bieżące gospodarowanie.

OPIS



Wydział Administracyjny Wydział Administracyjny zarządza na bieżąco gospodarką magazynową (w tym m.in. materiałami, usługami i majątkiem).

Dostarczenie/zakup zasobów, realizowane poprzez zamówienie indywidualne lub wspólne.

Jednostki Organizacyjne Prowadzenie własnej ewidencji gospodarki magazynowej (w tym m.in. materiałami, usługami i majątkiem).

Zgłoszenie zapotrzebowania na zasoby.


1. UM: Moduł oprogramowania Ratusz firmy Rekord „Środki Trwałe”.


Brak.

Business Process Zarządzanie gospodarką magazynową

Start

Ciągły monitoring oraz bieżącącaewidencja w zakresie gospodarki

magazynowej, w tym m.in. materiałami,usługami i majątkiem

Prowadzenie okresowejinwentaryzacji mienia

Prowadzenie czynnościksięgowych w zakresie

gospodarki magazynowej

Przeprowadzenie likwidacji

Przeprowadzanie czynności z zakresuwprowadzania i wyprowadzania środkówtrwałych na stany magazynowe, w tym

sprzedaż i zakup

Czy istniejekoniecznośćprzeprowadzeniaprocedury l ikwidacjimienia?

Tak

Nie

Rysunek 20: Diagram procesu „Zarządzanie Gospodarką Magazynową”

4.8. Opis procesów obszaru „Zarządzanie Obiegiem Dokumentów”

Tabela 37. Proces „Definiowanie i optymalizacja procesów przebiegów spraw i dokumentów”

Nazwa procesu Definiowanie i optymalizacja procesów przebiegów spraw i dokumentów


Obszar Zarządzanie obiegiem dokumentów

Cel Zaprojektowanie i udostępnienie przebiegów w organizacji.


Ekspert / Autor Naczelnicy Wydziałów, Kierownicy Jednostek Organizacyjnych

Warunki rozpoczęcia Potrzeba biznesowa – dodania nowego obiegu sprawy lub dokumentu lub usprawnienie/zmiana istniejącego

Rezultat wykonania Zaprojektowany nowy przebieg sprawy lub dokumentu (procedura).

OPIS


Naczelnik Wydziału Kierownik Jednostki

Identyfikacja nowego przebiegu lub potrzeby usprawnienia istniejącego


Zdefiniowanie poziomu obiegu dokumentów oraz stron uczestniczących tj.: Workflow wewnętrzny w ramach Komórki Org. lub Jednostki

Organizacyjnej Worflow wewnętrzy w ramach jednostek uczestniczących w MCUW –

przebiegi pomiedzy poszczególnymi JO oraz UMK Worklfow zewnętrzny z uczestnictwem obywateli

Pracownik odpowiedzialny za wdrożenie procedury

Zaprojektowanie lub optymalizacja przebiegu/procedury na podstawie nowego obiegu sprawy. Ustalenie, jaka jest ścieżka sprawy lub dokumentu w organizacji (pomiędzy, którymi komórkami są przekazywane), ustalenie możliwych statusów, określenie czasów trwania przepływów na poszczególnych etapach.


Weryfikacja przebiegów i zatwierdzenie przebiegu w organizacji.


Brak


System Obiegu Dokumentów FINN, posiada funkcjonalność definiowania procesów.


Business Process Definiowanie i optymalizacja procesów przebiegów spraw i d...

Start

Identyfikacja nowego przebiegu lubpotrzeby usprawnienia istniejącego

Zaprojektowanieprzebiegu sprawy

Weryfikacjaprzebiegów

Czy zatwierdzonyprzebieg?

Koniec

Tak

Nie

Rysunek 21: Diagram procesu „Definiowanie i optymalizacja procesów przebiegów spraw i dokumentów”

Tabela 38. Proces „Przebieg spraw i dokumentów”

Nazwa procesu Przebieg spraw i dokumentów

Obszar Zarządzanie obiegiem dokumentów

Cel Prawidłowa obsługa sprawy.


Ekspert / Autor Naczelnicy Wydziałów, Kierownicy Jednostek Organizacyjnych

Warunki rozpoczęcia Wpływ dokumentu (w wersji papierowej, elektronicznej lub informacji ustnej) lub utworzenie dokumentu wewnętrznego.

Rezultat wykonania Zarejestrowany przebieg poszczególnych spraw i dokumentów w systemie (na podstawie zaprojektowanych przebiegów/procedur).

OPIS



Kancelaria/ Portal Mieszkańca

Rejestracja dokumentu/informacji.

Zarejestrowanie dokumentu wchodzącego: za pomocą formularza elektronicznego, poczty tradycyjnej, faksu, e-maila (dołączenie skanu dokumentu) (założenie nowej sprawy lub powiązanie z istniejącą).

Nadanie odpowiedniego numeru (identyfikatora).Kierownik Jednostki Prezydent MiastaNaczelnik Wydziału

Dekretacja przez odpowiednią osobę.

Pracownicy Urzędu / Jednostek

Wewnętrzny obieg dokumentu.

Dodanie, zmiana treści sprawy lub dokumentu w systemie. Zmiana statusu – przekazanie do innej komórki/jednostki zgodnie z zaprojektowanym przebiegiem.

Czynność realizowana w zależności od zaprojektowanego przebiegu danej sprawy lub dokumentu, np. treść tworzona jest w wielu komórkach i dopiero wysyłana do zatwierdzenia. Przebieg może zakładać powrót sprawy lub dokumentu do komórki, w której się znajdował na poprzednich etapach.

Upoważniony pracownik Urzędu / Jednostki

Zatwierdzenie dokumentu (zmiana statusu) do udostępnienia wewnętrznie lub do wysłania poza urząd/jednostkę.

Kancelaria Zarejestrowanie dokumentu wychodzącego.

Pracownicy Wydziału Organizacji i ZarządzaniaWyznaczeni Pracownicy Jednostek

Archiwizacja dokumentu.

Pracownicy Wydziału Organizacji i ZarządzaniaWyznaczeni Pracownicy Jednostek

Brakowanie dokumentu lub przekazanie do Archiwum Państwowego.


1. System Obiegu Dokumentów FINN (UM Katowice)

2. System DOM5 (Komunalny Zakład Gospodarki Mieszkaniowej)

Pozostałe Jednostki Organizacyjne posiadają własne systemy kancelaryjne wspierane rejestrami elektronicznymi lub/i papierowymi.


UM Katowice posiada licencję na wszystkie podmioty podległe Prezydentowi Miasta na obecnie wykorzystywany System Obiegu Dokumentów FINN, który może zostać wykorzystany w zakresie wdrożenia nowego zintegrowanego Systemu ERP. Zakłada się jednak, zakup i wdrożenie nowego systemu obiegu dokumentów przy budowie MCUW.


Business Process Przebieg spraw i dokumentów

Start

Rejestracjadokumentu/informacji

Dekretacja

Wewnętrzny obiegdokumentu

Czy dokument wychodzipoza urząd/jednostkę?

Zarejestrowanie dokumentuwychodzącego

Archiwizacjadokumentu

Brakowanie dokumentu lubprzekazanie do Archiwum

Państwowego

Koniec

Tak

Nie

Rysunek 22: Diagram procesu „Sterowanie przebiegiem spraw i dokumentów”


5. Opis infrastruktury ZamawiającegoZałącznik nr 5 do SIWZ

5.1. Infrastruktura serwerowa

5.1.1. Serwery

Tabela 39. Zestawienie parametrów fizycznych serwerów typu ….

Procesor Rozmiar pamięci RAM [GB]

Liczba sztuk System operacyjny

2xE5-2670 256 8 ESX 5.5u32xE5-2670 v3 384 3 ESX 5.5u32x X5570 144 2 Ms-SQL

5.1.2. Macierze dyskowe

Tabela 40. Zestawienie parametrów fizycznych macierzy dyskowych typu …

Typ i wersja

Liczba kontrolerów

Liczba półek Liczba dysków

Całkowita pojemność

dysków

RAID Bieżące wykorzystanie

[%]IBM

Storwize V1

2 5 122 93Tb 6 + easytier 300gb ssd

97%

IBM Storwiz

e V1

2 7 192 150Tb 6 97%

IBM Storwiz

eV2

2 1 24 20Tb 6 120%

5.1.3. Infrastruktura sprzętowa

Tabela 41. Zestawienie parametrów urządzeń sieciowych

Poziom Rodzaj urządzeń

Producent Ilość Barebone

Core C6500 Cisco 2 20GbsSzkielet C4500 Cisco 7 2x10GbsDystrybucja/Dostęp

C3560 Cisco Około 50 2x10Gbs

Dostęp SilesiaNet C2960 Cisco 123 1GBs


5.1.4. Rozległa sieć WAN

Jednostki uzyskują dostęp do zasobów wewnętrznych w sieci Lan za pomocą technologii Ipsec-VPN.

5.1.5. Internet

Punkt styku realizowany jest poprzez łącze redundantne 3Gbs. Bezpośrednie wprowadzenie sygnału odbywa się w dwóch lokalizacjach zawierających CPD – Młyńska 4 oraz Francuska 70. Bezpieczeństwo zapewnia klaster urządzeń Paloalto 5060.

5.2. Systemy baz danych Tabela 42. Zestawienie parametrów baz danych

Nazwa SZBD Wersja Rodzaj licencji Liczba licencji

Oracle 10.1f Standard 2socketMs SQL 12sp3 Standard 8core

5.3. System portalowy Tabela 43. Zestawienie parametrów baz danych

Nazwa systemu Wersja Rodzaj licencji Liczba licencji

Bieżące wykorzystanie licencji [%]

Sharepoint 2013vm-shp-eu

vti_encoding:SR|utf8-nlvti_buildversion:SR|

15.0.4763.1000

Standard 1 100

Sharepoint 2013vm-shp-umk

vti_encoding:SR|utf8-nlvti_buildversion:SR|

15.0.4649.1000

Standard 1 100

Sharepoint 2010vm-shp-proj

14.0.7015.1000 1 0


6. Opis metodyki realizacji projektu wdrożeniowegoZałącznik nr 6 do SIWZ

Dane dotyczące Wykonawcy:

Nazwa......................................................................................................

Adres.....................................................................................................

Nazwa oferowanego oprogramowania.........................................................

Producent oferowanego oprogramowania....................................................

[Wykonawca zobowiązany jest dokonać szczegółowego opisu sposobu realizacji projektu

wdrożeniowego. Załącznik ten powinien zawierać co najmniej następujące rozdziały:

Koncepcja realizacji przedmiotu zamówienia,

Metodyka zarządzania Projektem,

Warunki wykonania usług związanych z realizacją przedmiotu zamówienia,

Sposób zapewnienia jakości oraz terminowości realizacji pra,

Oczekiwania Wykonawcy względem zaangażowania uczestników Projektu ze strony Zamawiającego

w realizację prac projektu wdrożeniowego,

Oczekiwania Wykonawcy względem zaangażowania administratorów Zamawiającego w okresie

trwania Rozszerzonego serwisu gwarancyjnego,

Oczekiwania Wykonawcy względem wymaganych dodatkowych zasobów (np. sprzęt, sale, etc.)

Zamawiającego,

Harmonogram realizacji projektu wdrożeniowego z określeniem kolejności wdrożenia poszczególnych

modułów oraz proponowanych dat rozpoczęcia i zakończenia prac. Harmonogram powinien zawierać

propozycje wdrożenia i integracji oprogramowania współpracującego.

Opis metodyki realizacji projektu wdrożeniowego nie powinien zawierać więcej niż 40 stron formatu

A4. Opis metodyki należy opracować na podstawie informacji zawartych w SIWZ, informacji

dostępnych publicznie oraz bazując na wiedzy i doświadczeniu Wykonawcy niezbędnych do realizacji

zamówienia.]


7. Projekt UmowyZałącznik nr 8 do SIWZ


Documents

DIP · Web viewSystem będzie posiadał mechanizm eksportu danych do formatów pdf, XML, doc/docx, odt oraz xls/xlsx i ods. 1 System będzie posiadał zainicjowane słowniki słowniki