Upload
others
View
5
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
Dijital ArşivlemeGürhan Hoşgör
KodaEge & Akdeniz Bölge Müdürü
• Dijital ve Fiziksel Arşiv ProjeleriBT Vizyon Anadolu Toplantıları
KODA Bilişim San.Tic. A.Ş.
Gündem
İnteraktif Sunum
Kod-A Tanıtımı
ProjeBilgileri
Aksiyon Planı
Kod-A TanıtımıBiz kimiz, ne yapıyoruz
Kod-A SUNUM
• Doküman Yönetimi Teknolojileri• GreenDocs™ Capture• GreenDocs™ Archive• ABBYY Ülke Ortağı
• Belge İşleme Hizmetleri• Belge Sayısallaştırma Servis Büro• Arşiv Saklama ve Kayıt Yönetimi• Veri Operasyonları• Geri dönüşüm (kağıt, film, vb.)
• Avrupa, Ortadoğu ve Afrika Pazar Lideri• 2015’te 600 milyon sayfayı aşan servis büro hizmeti• 2 milyar sayfayı aşan sözleşmeler• 1000+ çalışan• Türkiye’de %90’a ulaşan pazar payı*• Yurtdışında faaliyet• 2006-2011’de Avrupa, Ortadoğu ve Afrika’da en hızlı büyüme**
* Taranan sayfa sayısı baz alınarak
ÖDÜLLER
KALİTE
• ISO 9001:2008 Toplam Kalite Yönetim Sistemi
• ISO 27001:2005 Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemi
• TS-13149: Yazılım geliştirme için TSE Hizmet Yeri Yeterlik Belgesi
• TS-12498: Bilgisayar ve çevre birimleri için TSE Hizmet Yeri Yeterlik Belgesi
Kod-A’dan görüntüler
Indexing, Quality Control
Scanning
GüvenlikG4S Güvenlik Hizmetleri
Proje BilgileriHangi konuda işbirliği yapacağız?
TanımlarElektronik Belge Yönetim Sistemi şirketlerin ve kurumların yasal e-imza ile elektronikbelge üretme, iş akışlarına sokma, havale etme vb. işlemlerini yönetmesini sağlayanyazılım sistemidir.Kayıtlı Elektronik Posta Sistemi yasal elektronik tebligatları sağlayan e-posta sistemidir.Sayısal arşivleme kağıt belgelerin taranarak bilgisayar ortamına aktarılması, elektronikolarak arşivlenmesi ve yönetilmesidir.Sayısallaştırma servis büro hizmeti kağıt belgelerin ayrıştırma, tasnif, tarama, görüntüişleme, otomatik tanıma (OCR, barkod, vb.), indeksleme, kalite kontrol ve aktarmaadımlarına tabi tutularak sayısallaştırılması hizmetidir.Arşiv Yönetim Sistemi kağıt belgelerin sayısallaştırılmasını bilgisayar ortamlarındadepolanmasını, güvenlik ve yetkilendirme politikalarına uygun şekilde erişilmesini vekullanılmasını, gerektiğinde imhasını, göç ettirilmesini, yedeklenmesini veyönetilmesini sağlayan yazılım sistemidir.Kayıt Yönetimi (Fiziki Arşiv Yönetimi) ile kağıt evrak arşivleri Dijital Arşiv Kentlerde veyaİdare bünyelerinde barkodlu takip sistemleriyle saklanır ve yönetilir. Kayıt yönetimiArşiv Yönetim Sistemi ve Elektronik Belge Yönetim Sistemi ile entegre çalıştırılır.
Yukarıdaki sistemlerin entegre çalışması ile kağıtsız ve yasal bir ofise ulaşılmış olur.
Entegre Belge ve Arşiv Yönetim Sistemi (EBAYS)
EBAYS
AYS
Fiziksel ArşivKayıt Yönetimi
Sayısallaştırma Hizmeti
e-İmza
KEP
EBYS
Sayısal Arşivlemenin YararlarıBelge yönetim sistemi ile aşağıdaki sorunlar önlenmiş olur:
• Kayıp belgeler (kaybolan onam formları, vb. nedeniyle kaybedilen davalar haksız ödenen tazminatlar, eksik işlemler, vb.);
• Arşivlerin mevcut yerlere sığmaması ve arşiv yönetmeliğine aykırı saklama durumunda kalınması;
• Arşivlerin EBYS ile entegre kullanılamaması;• Süreçlerdeki belgelerin koordinasyonunda, sürüm kontrolünde ve
bütünlüğünde yaşanan sıkıntılar;• Uzun araştırma süresi, arama güçlükleri (işlemle ilgili doğru belge
hangisi, nerede)• Sadece kopyalar aracılığı ile çoklu kullanım hakkı;• Çoklu dosyalama (merkezi, dış birimler), gereksiz gölge dosyalar;• Dosyaların kargo, kurye ile fiziki transferi (atama, hukuki, idari
nedenlerle);• Yüksek maliyet değerleri;• Yetersiz bilgi akışı.
Sayısal Arşivlemenin Yararları 2Ayrıca bir ağaçtan 12.000 sayfa üretildiğini ve kamuda toplam 20 milyar sayfalık geri dönüşüm imkanı olduğu hesabıyla;
• 1.670.000 adet ağaç• 4.000 hektar orman• Yirmi milyar sayfalık arşivin yönetilmesi ile ilgili bina,
personel, işletme giderlerinden tasarruf• Geri dönüşüm sayısallaştırma hizmetlerinin %60’ını
karşılamaktadır.
Kağıt Belge Tüketimi Verileri• Evrak ile ilgili işlemler, ofis çalışanlarının mesailerinin %40-%60'ına, işçilik maliyetlerinin %20-
%45'ine ve kurumsal cironun %12-%15'ine mal olmaktadır.(1)• Bir ofisteki dokümanların ortalama %7,5'i, kaybolmakta, %3'üne ise yanlış dosyalamadan ötürü
ulaşılamamaktadır.(2)• Bir ofis çalışanı, evraklar ile ilgili harcadığı vaktin %50'sini aramaya ve bulmaya, %5-%15'ini ise
bu dokümanı okumaya ayırmaktadır.(2)• Bir dokümanın saklanmasının maliyeti ortalama 20$, yanlış dosyalanmış bir evrakın
bulunmasının maliyeti ortalama 120$, kaybolan bir evrakın yeniden hazırlanmasının maliyeti ise ortalama 220$'dır.(2)
• Sadece ABD'de, doküman ile ilgili işlemler için şirketlerin, yılda 600 milyar dolar ile 800 milyar dolar arasında harcama yaptıkları hesaplanmıştır.(3)
• Sadece ABD'de 4 trilyon dokümanın bulunduğu ve her gün 1 milyar fotokopi çekildiği, bir dokümanın ise hayatı boyunca ortalama olarak 19 kez kopyalandığı hesaplanmıştır.(4)
• Türkiye'de, bir ofiste kişi başına tüketilen kağıt miktarı 0,7 kg/gün, yani ortalama 140 sayfadır. Finans merkezlerinde ve bankalarda kişi başına tüketilen kağıt 0,9 kg/gün, yani 180 sayfadır.(5)
(1) Research by Gartner, 1997, http://www.gartner.com
(2) Cooper's and Lybrand, 1997, http://en.wikipedia.org/wiki/PwC, http://www.pwc.com
(3) InfoTech Research Group, "Paper Cut : The True ROI of Document Management", 2008, http://www.infotech.com
(4) US Environmental Protection Agency, 2004, http://www.epa.gov
(5) T.C. Çevre ve Orman Bakanlığı, 2007, http://www.cevreorman.gov.tr
Kağıt Tüketimi ve Çevre
• Her yıl dünyada 4 Milyar ağaç kağıt tüketimi için kesilmektedir. (1)• Dünyada her yıl kağıt üretimi için ortalama 40 milyon hektar orman alanı
yitirilmekte, 1 ton kağıt üretimi için 350-450 kWh enerji, 50 ton su tüketilmektedir. (2)
• Ülkemizdeki tablo farklı olmayıp, ayrıca %40 oranında kağıt ithalatı ile de yurtdışı bağımlılığımız bulunmaktadır. (2)
• Ülkemizde geri dönüşüm ile kazanılan kağıt oranı %34,5 iken bu kağıdın kullanım oranı %56 civarındadır. (2)
• İzmir Dijital Arşiv Kent projesi ile tasarruf edilen kağıt ve geri dönüşüme giden evraklar kurulan bir sistem ile İzmir’de ağaç dikimine dönüştürülmüştür. İzmir DAK kurulduğu günden bugüne yaklaşık bir yılda Gümüldür’e 6000 ağaç dikmiştir. Hedef İzmir-Gümüldür arasındaki tüm tepeleri 15 yıl içinde tamamen ağaçlandırmaktır.
(1) 2011, http://www.ecology.com/2011/09/10/paper-chase/
(2) http:// www.geridonusum.org
Gelişmiş Ülkelerdeki Kağıt Tüketimi
100
100
100
100
100
100
107
132
95
102
114
140
105
129
92
101
113
180
Japan
Norway
Sweden
Switzerland
US
Turkey
1990
1995
2005
Gelişmiş ülkelerde kağıt tüketimi 1990 – 1995 yılarında artmıştır. Ancak gelişen farkındalık sayesinde 1995 yılından itibaren düşüş başlamıştır. O tarihten itibaren kağıt tüketimindeki düşüklük gelişmişlik ölçütü olarak görülmektedir.
Sayısallaştırma ve Arşivleme SüreciEvrak kabul Evrak
ayrıştırmaDoküman Tarama İndeksleme Kalite
kontrolFiziksel
arşivleme
• Evrakların teslim-tesellüm tutanakları ile teslimi
• Defter, dosya ve klasörlere barkodlamayapılabilir
• Arzu edilirse evrak bazlı barkodlama;
• Zımba, ataç, vb. sökülmesi;
• Hasarlı kağıtların düzeltilmesi;
• Restorasyon;• Gereksiz
dokümanların çıkarılması?
• Evrakların reorganizasyonu
• Endüstriyel tarayıcı, ADFlidoküman tarayıcı, düz yatak tarayıcı
• Tarama kalite kontrol
• Üst veri girilmesi• Mevcut
tablolardan veri okunması, eşleştirme, karşılaştırma
• MERNİS veri tabanı sorgusu?
• Tüm işlerin kalite kontrolü
• Validasyon• Bankacılık
sistemleri ve DYS’be aktarım.
• Merkezi mi, dağıtık mı?
• Yangın söndürme sistemi
• Barkodlu takip sistemi
• Entegrasyon• Arşiv kutuları
• GreenDocs Capture Evrak Teslim Modülü
• GreenDocs Capture Barkod Modülü
• Zımba sökücüler• Çalışan ID’li
etiketler• Barkodlar
• Yüksek hacimli tarayıcılar
• Görüntü iyileştirme teknikleri
• GreenDocs Capture Tarama Modülü
• Barkod tanıma, OMR/IMR /OCR
• GreenDocs Capture indeksleme Modülü
• GreenDocs Capture Kalite Kontrol ve ExportModülleri
• Kod-A servis büro sistemiyle entegre barkod tabanlı GreenDocs Archive Kayıt Yönetim Modülü
Süreç adımları
Anahtar aktiviteler
Teknoloji ve
araçlar
Teşekkürler...
Gürhan HOŞGÖRKod-A Bilişim A.Ş.Ege ve Akdeniz Bölge MüdürüTel : (549) 784 5949, (532) 645 04 50e-mail : [email protected]