Veileder og verktøy

for internkontroll i

offentlige

anskaffelser

Kontaktperson:

Mona Stormo Andersen

Tlf: 948 73 960

2

Vi skal gå gjennom…

Hva er utfordringene ved offentlige anskaffelser?

Hva mener vi med internkontroll?

Anbefalt innføringsmodell

Tilgjengelig veiledningsmateriale

Oppgave

3

Internkontroll veiledning er lagt ut i

sin helhet her

Publisering av veiledning

Internkontroll veilederen er

presentert her:

4

Hva er utfordringsbildet for

internkontroll på anskaffelsesområdet?

Mange rekvirenter

Lav innkjøpskompetanse

Mangelfulle

systemer

Lav avtale-

dekning

Svak

innkjøpsfunksjon

Ukoordinerte spesifikasjoner

Svakt ledelsesengasjement

Svak

logistikkstyring

Svak lagerstyring Lagerstrategi??

Bred kontaktflate mot

leverandør

Mange lagre

Stort antall fakturaer Manglende

incentiver

Økonomiforståelse Besparelser medfører

budsjettreduksjon

neste år

Høye

innkjøpspriser

Stort antall

leverandører

Mer om utfordringene ved offentlige

anskaffelser…

Riksrevisjonens dok 3:6

påviser følgende: Manglende ledelsesforankring

Manglende kompetanse på regelverk

Uhensiktsmessig organisering

desentralisert

frivillig å benytte intern rådgivning

krever mer bevisst styring

Mangel på strategi

Mangel på internkontroll

risikovurderinger

beskrivelse av systemet,

protokoll

fullmaktsstruktur

Direktoratet for forvaltning

og IKT

Hva er internkontroll?

Internkontroll forstås ulikt

• Internal control - internkontroll

• Intern styring og kontroll

• Intern styring innenfor

økonomirelaterte områder

• Virksomhetsintern styring innen

økonomi

• Virksomhets-/ og

økonomistyring, som inkluderer

risikostyring

• Virksomhetsstyring /

risikostyring / internkontroll /

egenkontroll

Innkjøp i et kontrollperspektiv –

RØS/BØS § 2 Virkeområde

Reglementet gjelder for:

a) aktivitetene i statlige

forvaltningsorganer

b) styring og oppfølging av statlige

forvaltningsorganer og andre som har fått

delegert forvaltningsmyndighet

c) forvaltningen av statlige tilskudds-,

stønads- og garantiordninger

d) styring og oppfølging av statens

eierinteresser i statsaksjeselskaper,

statsforetak, særlovselskaper og andre

selvstendige rettssubjekter som staten eier

fullt ut, samt selskaper der staten er deleier

§ 4 Grunnleggende styringsprinsipper

Alle virksomheter skal:

a) fastsette mål og resultatkrav innenfor

rammen av disponible ressurser og

forutsetninger gitt av overordnet myndighet

b) sikre at fastsatte mål og resultatkrav

oppnås, ressursbruken er effektiv og at

virksomheten drives i samsvar med

gjeldende lover og regler, herunder krav

til god forvaltningsskikk, habilitet og

etisk adferd

c) sikre tilstrekkelig styringsinformasjon

og forsvarlig beslutningsgrunnlag

9

Innkjøp i et kontrollperspektiv –

RØS/BØS § 14 Intern kontroll

Alle virksomheter skal etablere systemer og rutiner som har innebygd intern kontroll for å sikre at:

a) beløpsmessige rammer ikke overskrides og at forutsatte inntekter kommer inn

b) måloppnåelse og resultater står i et tilfredsstillende forhold til fastsatte mål og resultatkrav, og

at eventuelle vesentlige avvik forebygges, avdekkes og korrigeres i nødvendig utstrekning

c) ressursbruken er effektiv

d) regnskap og informasjon om resultater er pålitelig og nøyaktig

e) virksomhetens verdier, herunder fast eiendom, materiell, utstyr, verdipapirer og andre

økonomiske verdier, forvaltes på en forsvarlig måte

f) økonomistyringen er organisert på en forsvarlig måte og utføres i samsvar med

gjeldende lover og regler

g) misligheter og økonomisk kriminalitet forebygges og avdekkes

10

Prinsipper om mål – og

resultatstyring ”Å sette mål for hva virksomheten skal oppnå, å

måle resultater og sammenligne de med målene,

og bruke den informasjonen til styring, kontroll og

læring for å utvikle og forbedre virksomheten.”

SSØ: Mål- og resultatstyring, veileder november 2005.

11

Hva er internkontroll?

En mye brukt definisjon:

Internkontroll er et formalisert kontrollsystem der

kontrollaktiviteter utformes, gjennomføres og

følges opp med basis i vurderinger av risiko for

styringssvikt, feil og mangler i virksomhetens

arbeidsprosesser

12

Metodisk rammeverk –

definisjon (COSO) Internkontroll er en kontinuerlig prosess - iverksatt,

gjennomført og overvåket av institusjonens styre,

ledelse og ansatte. Den utformes for å gi rimelig grad

av sikkerhet for måloppnåelse innen tre områder:

Målrettet, effektiv og hensiktsmessig

drift

Overholdelse av lover og regler, samt

interne retningslinjer

Pålitelig intern og ekstern

rapportering

13

Difis anskaffelsesmodell

Partnere og leverandører

AnskaffelsesprosesserIKT

Mennesker og kompetanse

Det gode

innkjøp

RammevilkårKjerne – og

støtteprosesser

Ledelses – og

styringsprosesserFormål

14

Internkontroll – 5 komponenter (COSO)

Virksomhetens kontrollmiljø

Risikoanalyse og -håndtering

Kontrollaktiviteter

Informasjon og kommunikasjon

Ledelsesmessig oppfølging

Coso - rammeverket

15

Internt miljø (kontrollmiljø)

Internkontrollens grunnmur

Standard for ansattes holdning til kontroll og styring

Elementer i det interne miljøet

Integritet, etiske verdier og kompetanse blant menneskene

Rolle- og ansvarsfordeling

Ledelsens organisering og kompetanseutvikling av medarbeidere

Ledelsens overordnede styring

16

Risikovurdering

Etablere mål

Identifisering og evaluering av

relevante risiko for

måloppnåelse (konsekvens og

sannsynlighet)

Ta utgangspunkt i

kjerneprosesser,

støtteprosesser og

ledelsesprosesser

17

Styring og kontroll

18

Risikostyring

19

Kontrollaktiviteter

Håndtere risiko:

Innkjøpshåndbok, et dokument som beskriver de viktigste forholdene

Rutiner for attestasjon og anvisning

Bruk av elektroniske systemer for konkurransegjennomføring, bestilling og fakturakontroll

På kryss og tvers i organisasjonen

20

Informasjon og

kommunikasjon

Relevant informasjon må identifiseres, registreres og kommuniseres i riktig form og til riktig tid

Ajourhold av retningslinjer, maler og verktøy

Lett tilgjengelig for de ansatte

Klare rutiner for avviksrapportering

Kommunikasjonsrutiner

21

Overvåking / oppfølging

Internkontrollsystemet må evalueres

Evaluere faktisk etterlevelse i gjennomførte anskaffelser

Rutiner for oppfølging av intern eller ekstern revisjon

Svakheter i internkontrollen må rapporteres oppover i organisasjonen og informeres bredt for å sikre læring

22

Implementeringsmodell –

Internkontroll på anskaffelsesområdet

1.

Lederforankring

2.

Ambisjonsnivå

4.

Handlingsplan og

oppfølging

3.

Selvevaluering og

risikovurdering

Implementering av internkontroll på anskaffelsesområdet

23

Stegvis modell for internkontroll

1.

Lederforankring

2.

Ambisjonsnivå

4.

Handlingsplan og

oppfølging

3.

Selvevaluering og

risikovurdering

Implementering av internkontroll på anskaffelsesområdet

Et hvert prosjekt som

krever ressurser fra

organisasjonen må

forankres hos ledelsen.

24

Etablering av prosjekt:

Internkontroll på anskaffelsesområdet

Mål

Interessenter

Organisering

Milepæler

25

Mål for prosjektet

Mål Forklaring Beskrivelse av mål

Effektmål Hvorfor prosjektet skal etableres

Effektive og lønnskomme innkjøp som etterlever LOA/FOA, Dette innebærer: • 100% avtaledekning • 100% avtalelojalitet • Etterlevelse av LOA/FOA

Resultatmål Hva prosjektet skal oppnå

Virksomheten har etablert et tydelig internkontrollregime innenfor anskaffelsesområdet der kontrollmiljø, risikovurderinger, kontrollaktiviteter, informasjon og oppfølging er systematisert og integrert i virksomhetens kultur, retningslinjer og systemer

Prosessmål Hvordan prosjektet skal gjennomføres

Prosjektet skal gjennomføres med representanter fra innkjøp, økonomi, ledelse og bestillerorganisasjonen. Vi tar utgangspunkt i Difi’s veileder og verktøy for gjennomføring av prosjektet

26

Prosjektets interessenter

Interessenter er personer og grupper som har

interesse av prosjektet (interne interessenter)

Interessenter omfatter også andre som blir berørt

av prosjektet (eksterne interessenter)

En interessantanalyse omfatter å: 1. Identifisere prosjektets interessenter

2. Kartlegge interessentenes behov, forventninger og krav til prosjektet

3. Utarbeide en plan for å styre interessentene

Alle interessenter er ikke like viktige - interessentanalysen vil

fortelle deg hvilke du skal prioritere

27

Utdrag fra interessentanalyse

Nr

Interessent Interessentområde Viktighet i

forhold til

prosjektets

resultat

(H, M, L)

Innflytelse på

prosjektets

arbeid/

leveranser

(H, M, L)

Vurdering/

rapportering

modenhet, evne

og forpliktelse til

endring

Metode/tiltak for

forankring

1

Styret Utfordringsbildet på

anskaffelsesområdet ift

intern-kontroll.

Handlingsplan for å

forbedre internkontrollen.

H H H

Rapporter om prosjektet til styret via

adm. dir.el øk.-dir.

2

Administrerende

direktør

Utfordringsbildet på

anskaffelsesområdet ift

intern-kontroll.

Handlingsplan for å

forbedre internkontrollen.

H H H

Legg frem prosjektet på ledermøte,

få med en toppleder i

styringsgruppen og rapporter jevnlig

direkte til ledergruppen eller via

styringsgruppen.

3

Økonomidirektør Økonomiske

konsekvenser ved

prosjektgjennomføringen. H H H

Inviter vedkommende til å delta i

styringsgruppen.

4

Innkjøpsdirektør/

innkjøpssjef

Utfordringsbildet på

anskaffelsesområdet ift

internkontroll.

Handlingsplan for å

forbedre internkontrollen.

H H H

Prosjektleder

28

Modenhet, evne og forpliktelse til

endring – endres over tid Visjon

Hørt om

endringen

Kjenner til

hovedinnholdet

i endringen

Forståelse for

hvordan endringen

vil påvirke egen

arbeidshverdag

Vurdering av

hvordan endringen

vil påvirke egen

arbeidshverdag

Er motivert/har en positiv holdning

og er villig til å legge ned en innsats

for å arbeide med og implementere

endringene

Mestrer/behersker

innholdet i endringen,

og oppfatter dette nå

som ”normalen” Grad av modenhet, evne

og forpliktelse til endring

hos interessenter

Tid

Tar initiativ og eierskap

til å få innført og

optimalisert endringen

Forp

liktelse

Op

plæ

ring

In

form

asjo

n

Er ikke motivert/har en negativ holdning

til endringen, og vil ikke legge ned innsats

for å arbeide med og implementere endringen

Motsetter seg

endringen

29

Utdrag fra kommunikasjonsplan Målgruppe Hovedbudskap Kanal Frekvens Frist Ansvarlig

Styret Informere om prosjektmandat Styremøte 1 gang

Informere om målsettinger og

handlingsplan for internkontroll

1 gang

Rapportere på fremdrift ift målsettinger og

handlingsplan

Hvert kvartal

Adm.dir og toppledelsen Forankre prosjektet Ledermøte 1 gang

Forankre prosjektmandat med prosjektplan 1 gang

Rapportere på prosjektets fremdrift ift

milepæler

Månedlig

Forankre målsettinger og handlingsplan for

internkontroll

1 gang

Rapportere på fremdrift ift målsettinger og

handlingsplan

Månedlig

Forankre nye retningslinjer og annet

materiell ettersom dette blir utarbeidet av

prosjektet

Ved behov

Styrings-gruppen Prosjektetablering m/fremdriftsplan Styrings-

gruppemøte

Første gang

Rapportering ift prosjektets fremdrift Månedlig

30

Stegvis modell for internkontroll

1.

Lederforankring

2.

Ambisjonsnivå

4.

Handlingsplan og

oppfølging

3.

Selvevaluering og

risikovurdering

Implementering av internkontroll på anskaffelsesområdet

Det må understrekes at virksomhetene ikke står fritt til å sette ambisjonsnivå. Det foreligger noen minimumskrav, eksempelvis i Reglement for og bestemmelser om økonomistyring i staten (RØS/BØS) for statlige virksomheter. Kravene er strenge – både til internkontroll generelt og til særskilte kontrollaktiviteter på anskaffelsesområdet.

31

Ambisjonene for internkontroll

må ta utgangspunkt i strategi

Strategi

Ambisjon

Mål

Kritiske suksessfaktorer

Tiltak

32

Modenhetsnivå i internkontroll

Modellen viser nivåer av

modenhet for en virksomhets

internkontroll. Hvis

virksomheten styrker sin

internkontroll vil de bevege

seg oppover i modellen.

33

Mål for anskaffelsesområdet

Coso-modellen Kritiske suksessfaktorer

Kontrollmiljø

Etiske verdier, miljø og samfunnsansvar

Høy integritet og etiske verdier, spesielt hos toppledelsen, støttet av nødvendig kompetanse og vedtatte policyer setter standarden for gjennomføringen av miljø- og samfunnsansvarlige anskaffelser

Kontrollmiljø

Fordeling av myndighet, roller og ansvar

Anskaffelsesområdet er godt forankret i virksomheten, og roller og ansvar knyttet til anskaffelsesprosessen er klart og tydelig kommunisert

Kontrollmiljø

Kompetanse og kapasitet hos medarbeidere og ledere ift anskaffelser og internkontroll

Virksomheten har god kompetanse på anskaffelsesområdet hos alle medarbeiderne involvert i anskaffelser, uansett hvilken posisjon/stilling de har i virksomheten og arbeider med kontinuerlig kompetanseheving. (Avdelingsledere, innkjøpere og avropere på rammeavtaler)

34

Mål Mål Mål

Sette tall på måloppnåelse?

Bedre innkjøp Sikrere innkjøp

Måleparameter/KPI Måleparameter/KPI Måleparameter/KPI

Innkjøpsfunksjon skal ha én prosesseier som er

premissgiver for innkjøpsprosessene

Alle innkjøp skal gjennomføres etter en enhetlig

metodikk og i tråd med overordnet vare-og

tjenestegruppestrategier

Alle bydeler skal til enhver tid ha kompetanse til å

gjennomføre anskaffelser ihht våre interne retningslinjer

En modernisert og profesjonalisert IT-løsning skal være

en viktig drivkraft i forenklingen.

Alle Våre innkjøp skal gjennomføres i tråd med gjeldende

lover og forskrifter.

Kvalitetssikrede prosesser skal bidra til at allmennheten

har tillit til at Våre innkjøp skjer på en samfunnstjenlig

måte.

Kvalitetssikrede innkjøpsprosesser skal sikre at lover og

regelverk er innarbeidet i arbeidsflyten og dokumentene.

Gjeldende etiske retningslinjer skal tas hensyn til i hele

anskaffelsesprosessen.

Etablere entydige vare- og tjenestegruppe- strategier for

hele kommunen, herunder øke rammeavtaledekningen.

En overordnet rullerende fireårlig innkjøpsplan skal

utarbeides som grunnlag for ressurs- og

virksomhetsstyring.

Revisjonen skal omtale innkjøpsfunksjonen positivt og

som en foregangsvirksomhet innen offentlig sektor

Antall registrerte brudd på gjeldende regelverk og

interne retningslinjer:

KOFA-saker

Manglende publiserte kunngjøringer

Manglende protokoller

Manglende kontrakter

Registrerte avvik fra avvikssystem

Det er 0-toleranse for brudd på de etiske retningslinjer

Årlige identifiserte, konkretiserte og realiserte gevinster

pr planlagt avtale portefølje.

Antall sertifiserte innkjøpere

Antall kursdeltagere pr år pr kurs

Reduksjon av adresserbare innkjøpskostnader med 57

årlig – de neste 4 år.

Dokumentert avtaledekning på de adresserbare

kostnader ila 2011 på 100%

Rammeavtaledekning på 50% av de adresserbare

kostnader ila 2011.

Elektroniske anskaffelser for 240 av alle anskaffelser

ved kommunen ila 2012

Kunngjøringer

Ordre og bestilling

Fakturering

Antall besøkende på opprettede web-sider for innkjøp

Gjennomføringstiden pr anskaffelse skal måles

Enklere innkjøp

35

Stegvis modell for internkontroll

1.

Lederforankring

2.

Ambisjonsnivå

4.

Handlingsplan og

oppfølging

3.

Selvevaluering og

risikovurdering

Implementering av internkontroll på anskaffelsesområdet

Difi har utarbeidet et verktøy for selvevaluering der ambisjonsnivå for anskaffelsesområdet er satt i henhold til god praksis.

36

Selvevalueringsverktøyet -

hensikt

• Verktøyet tar utgangspunkt i et allerede etablert ambisjonsnivå med

fokusområder og målsettinger

• Gi føring for god praksis; utgangspunkt i god praksis for internkontroll

• Identifisere virksomhetens modenhet og status

• Generere en sjekkliste som virksomhetene kan benytte videre som

grunnlag for en tiltaksplan

• Følge med sin egen utvikling – går det fremover?

37

Selvevalueringsverktøyet -

gjennomføring • Måter å gjennomføre undersøkelsen på:

• Gruppeøvelse – tenk bredt – tenk motivasjon!

• Utnevn en fasilitator som kan hjelpe gruppen videre i diskusjoner

samt fylle inn skjema

• Etabler spilleregler:

• Plasser temaer som kommer opp

• Bli enig om retning for valg av score ved uenighet

• Svaralternativene går fra ”I svært liten grad – I liten grad – I noe grad – I stor

grad – I svært stor grad” innenfor hvert spørsmål

38

Demonstrasjon

Visning av selvevalueringsverktøyet for

internkontroll på anskaffelsesområdet

PwC

Oppgave

39

Virksomhet x scorer lavt på ”Måling og

rapportering” (rødt) men høyt på

”Organisering og ledelse”.

- Hvordan vil du tolke det?

- Hvordan vil du gå frem for å kunne

prioritere riktig tiltak ut fra sjekklista?

40

Risikoanalyse - eksempel L

av

Hø

y

Lav Høy

1

2 3

= Nåværende risikovurdering

= Forrige risikovurdering 3

4

Risiko Beskrivelse Sannsynlighet Konskvens Klassifisering Tiltak Ansvarlig

1

Bestillere gjør anskaffelser

utenom rammeavtaler pga.

manglende kjennskap til

virksomhetens

rammeavtaler. Høy Høy Kritisk

Etabler prosedyre for implementering av nye rammeavtaler slik at disse forankres i virksomheten Innkjøpssjef

2

Leverandører

overfakturerer Middels Høy Kritisk Utarbeid prosedyre for kontroll av faktura mot avtalepris Regnskapssjef

3

Ansatte inngår avtaler med

virksomheter hvor de har

egne interesser

Middels Middels Alvorlig

Utarbeid mal for habilitetserklæring, etabler prosedyre for evaluering av tilbud m/kontrolltiltak, etabler et internt varslingsorgan for korrupsjon Innkjøpssjef

4

Virksomhetens ledere har ikke oversikt over hvor stor avtaledekning virksomheten har Lav Middels Neglisjerbar

Utarbeid KPI for rapportering på avtaledekning månedlig Controller

San

nsy

nli

ghet

Konsekvens

41

Stegvis modell for internkontroll

1.

Lederforankring

2.

Ambisjonsnivå

4.

Handlingsplan og

oppfølging

3.

Selvevaluering og

risikovurdering

Implementering av internkontroll på anskaffelsesområdet

Internkontroll er en prosess snarere enn et system, en kontinuerlig prosess som krever løpende oppfølging.

42

Eksempel på handlingsplaner

Kontrollmiljøet Frist for

gjennomførin

g av tiltak

Ansvarlig for

gjennomførin

g av tiltak

Kvittering for

gjennomføri

ng av tiltak Nr Forhold som kan medføre risiko Tiltak 1.1 Manglende kultur i virksomheten i

forhold til etterlevelse av LOA/FOA

Utarbeid etisk retningslinje for

innkjøp og leverandørkontakt for

virksomheten

1.2 Utarbeid en forventet rollebeskrivelse

i forhold til etiske verdier

1.3 Gjennomfør dilemmatrening med

virksomhetens ledere

1.4 Manglende kompetanse i

virksomheten innen offentlige

anskaffelser

Utarbeid en kompetanseplan med

konkrete læringsmål for de ulike

rollene: innkjøper, bestiller, leder med

budsjettansvar

1.5 Gjennomfør en kompetanseanalyse i

forhold til hva slags kompetanse

virksomheten innehar

1.6 Gjennomfør opplæringstiltak (både

internt og eksternt) for å komme til

ønsket kompetansenivå

43

1. Risikovurdering

1.1 Riskovurdering og

oppdatering av

virkeområder

1.2 Beslutte

oppfølgings-

strategi, herunder

omfang og

innretning på

testingen

2. Kontrollvurdering

2.1 Vurdering av

eksisterende

kontroller

2.2 Implementering av

nye/endrede

kontroller

2.3 Verifikasjon av

nye/endrede

kontroller

3. Oppfølging/

overvåkning

3.1 Testing av

utvalgte

kontroller

3.2 Utbedring av

kontroller

3.3 Samlet vurdering

av testresultat

4. Rapportering

4.1 Sign-off på

etterlevelse fra

enhetene

4.2 Konsolidering og

sign-off på

etterlevelse fra

ledelsen

4.3 Rapportering til

styret

Des

3

Jan

3

Febr

4

Mars

1 April

2

Mai

2

2

Juni

2

Juli

2

Aug

3

Sept

3

Okt

3

Nov

Årshjulet for internkontrollprosessen

44

Oppfølging av handlingsplan

Hvordan sørge for fremdrift og kontinuerlig

lederforankring?

Behandle handlingsplanen i ledermøte

Månedlig rapportering av handlingsplanen til toppledelsen

Kontinuerlig oppfølging av de ansvarlige i handlingsplanen på

aktivitetene som skal gjennomføres

Informasjon om fremdrift på Intranett

Nyhetsbrev fra Innkjøpsavdelingen ut i virksomheten

45

Internkontroll

veiledningsmateriale fra Difi Veiledningsdokument

m /vedlegg: Metodisk rammeverk

Implementeringsmodell

Eksempel på kontrollprogram

Anbefalte retningslinjer m/

innspill til innhold

Oversikt over spørsmålene i

selvevalueringen

Sjekkliste til selvevalueringen

Selvevalueringsverktøy

Maler og eksempler m/

tilhørende veiledning: Prosjektpresentasjon til

virksomhetsledelsen

Interessentanalyse

Milepælsplan

Prosjektmandat

Risikoanalyse

Kommunikasjonsplan

Handlingsplan

Habilitetserklæring

46

Internkontroll veiledning er lagt ut i

sin helhet her

Publisering av veiledning

Internkontroll veilederen er

presentert her:

47

Lykke til!

Ta kontakt om din virksomhet kunne tenke seg å

sette i gang med et prosjekt!