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Diaporamas Photos - avec Power Point 2000 -

Un "diaporama photo" permet de montrer des photos de façon dynamique – à condition de les organiser. Il peut être constitué de photos présentées pour elles-mêmes, ou de photos réalisées à partir d'un scénario pré-établi.

Power Point est une application de Microsoft Office, destiné à la création de présentations d'informations sous formes de diapositives. Ces présentations se font sur l'écran de l'ordinateur, mais peuvent aussi être projetées à l'aide d'un visioprojecteur (avec une nette perte de qualité des images dans ce cas). Les 15 pages qui suivent ont pour objet d'aborder les fonctionnalités de Power Point 2000, utiles pour créer un diaporama photos. Les versions postérieures de Power Point, en dehors de la "personnalisation d'une animation" (cf. p. 15) n'apportent pas de changements importants.

Après avoir abordé les principes de base d'une réalisation de présentation, ces pages traitent successivement pour un diaporama photo, de…

1- Arrière-plans (p. 5) 5- Zones de Texte et objets WordArt (p. 9) 2- Transitions entre Diapos (p. 7) 6- Dessins (p. 10) 3- Paramétrages de Diaporama (p. 7) 7- Sons et Films (p. 11) 4- Images (p. 8) 8- Gestion des objets et Personnalisation (p. 12)

Principes de base pour une présentation PowerPoint (d'après Advancia "Présentez vos interventions avec un outil multimédia")

Efficacité du message une diapositive = une idée = un visuel = une identité

Structuration L'objectif étant de captiver l'auditoire et de favoriser la compréhension du message, celui-ci doit

être structuré. En conséquence… - envisager une page de sommaire ; - privilégier une idée par diapositive ; - créer des titres "porteurs de sens" : chaque terme doit être précis pour garantir une

compréhension immédiate, le spectateur ne disposant que de quelques secondes pour l'assimiler (dans l'idéal, la lecture des titres de l'ensemble du diaporama devrait suffire à transmettre l'essence du message) ;

- marquer la hiérarchie entre titres et sous-titres par une différence de taille de police ; - réaliser sur papier, avant de commencer, un découpage en séquences sur le modèle des

"story board" de cinéma ; - privilégier la présentation des idées grâce à des tableaux, graphiques, schémas… au lieu

d'un développement rédigé.

Grammaire et vocabulaire Faire passer visuellement un message demande un langage et une grammaire adaptés. Ainsi…

- donner la priorité à l'infinitif et au nom en début de ligne ; - choisir des mots précis, univoques, positifs et concrets ; - éviter les mots du langage parlé ; - éviter les abréviations et les sigles (ou en donner le sens lors de la 1

re utilisation).

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Présentation visuelle l'Aération du texte favorise sa compréhension, aussi…

- aérer le texte afin d'organiser l'espace de communication (ne pas craindre les "blancs") avec au maximum : 10 lignes par diapositive (titre compris), de 5 à 12 mots par phrase, 35 caractères par ligne ;

- équilibrer dans l'espace la place des "objets" créés : titres, graphiques ou illustrations, corps de texte ;

- éviter les retours à la ligne, les mots composés devront être écrits sur la même ligne.

les Titres orientent l'intérêt du public, aussi… - un titre ou un sous titre par écran, - les titres ne comportent aucune ponctuation, sauf "?" "!" "…" - les minuscules sont plus lisibles dans les titres.

la Typographie doit privilégier la lisibilité, aussi… - la police Arial est utilisée par les professionnels car elle est lisible en toutes circonstances ; - la taille des caractères peut être : titres 36 à 44, sous-titres 32, corps du texte 28 ; - les majuscules et les soulignements sont à éviter.

le Visuel doit être : structuré dans l'espace de la diapositive, soigné, sobre… aussi… - garder une unité visuelle, en évitant les mélanges ou successions hétérogènes de photos,

pictogrammes, dessins, fonds, illustrations, pavés de texte de niveaux de langue différents ;

- utiliser les angles morts de chaque diapositive pour y placer les références constantes du diaporama (dates, numéros de page, logos, copyright) ;

- n'utiliser au maximum que trois couleurs différentes de texte par diapositive ; - réserver dans un camembert la couleur la plus claire pour la plus petite section du graphe ; - choisir de multiples formes de présentation (blocs, listes, tables…) pour introduire des

nuances et variété.

Animations - jouer avec les mouvements, le rythme, le son, la couleur, pour accentuer les idées sous-

jacentes ; - préférer l'apparition par mot entier à l'apparition lettre par lettre ; - être sobre en limitant l'animation d'une même diapositive à deux effets différents.

Quelques trucs et astuces… la Courbe d'attention d'un adulte peut se décomposer en 3 phases utiles…

- phase 1 (diapos 1 à 10) : montée en puissance progressive de l'attention, - phase 2 (diapos 11 à 20) : temps d'attention maximum, - phase 3 (diapos 21 à 30) : décroissance progressive de l'attention.

Au delà de 30 diapos, pour une présentation autre qu'un diaporama photo, l'indifférence s'installe.

7, un nombre maximum : - 7 items par diapositive, - 7 lignes / barres par graphe, - 7 secteurs par camembert, - 7 colonnes par tableau.

Autres trucs : - un nombre impair d'items par diapositive (3 – 5 – 7), - de 5 à 9 mots par item, - de 40 à 50 mots maximum par page-écran.

la Sobriété conditionne la lisibilité, aussi, pour chaque diapositive : - 2 polices maximum, - 5 couleurs maximum, - 10 lignes de texte maximum.

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Lancement de Power Point

Pour créer, ou simplement ouvrir, un document Power Point…

- ou bien cliquer sur l'icône Power Point affichée sur le bureau,

- ou bien cliquer sur le bouton Démarrer de la barre de tâches (généralement en bas à gauche de l'écran), puis glisser jusqu'à l'option Programmes, et cliquer enfin sur Microsoft Power Point.

- ou bien, en partant d'un fichier Power Point déjà existant, cliquer directement sur celui-ci, il s'ouvre, faisant démarrer automatiquement l'application Microsoft Power Point.

Les documents Power Point s'appellent des présentations. Elles sont constituées par une succession de pages-écrans. Composées de photos, elles constitueront des diaporamas.

A l'ouverture de Power Point, la boîte de dialogue ci-contre propose de :

- soit de Créer une nouvelle présentation, - soit d'Ouvrir une présentation existante.

Cocher le choix retenu, puis confirmer par OK.

Pour le choix Créer une nouvelle présentation, la boîte de dialogue Nouvelle diapositive ci-dessous s'affiche. Pour la création d'un diaporama, choisir l'option diapositive vide (en bas à droite) dans laquelle sera insérée une photo (des textes ou d'autres objets pourront y être ajoutés par la suite).

Cette même boîte de dialogue peut être aussi atteinte… - ou bien en cliquant sur l'icône "Nouvelle diapositive" de la barre d'outils Standard, - ou bien par le menu Insertion Nouvelle diapositive.

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La fenêtre de travail de Power Point

Les barres d'outils affichées seront au moins : - la barre Standard, - la barre Mise en forme, - la barre Dessin.

(pour cela : menu Affichage Barres d'outils… puis cocher les barres en question)

La fenêtre de la présentation est composée de trois volets : le volet du Plan, le volet de la Diapositive et le volet des Commentaires. Ils sont tous les trois redimensionnables en faisant glisser leurs bordures. Pour atteindre un volet, cliquer à l'intérieur de celui-ci.

Les modes d'affichage, accessibles par les boutons en bas à gauche de la fenêtre Power Point, sont des outils permettant d'activer l'affichage le plus adapté au travail en cours :

- le mode normal, le plus souvent utilisé pour la création d'un diaporama (cf. illustration ci-dessus) ;

- le mode plan, privilégiant le volet plan ; - le mode diapositive, privilégiant le volet diapositive ; - le mode trieuse de diapositives, qui affiche en miniature toutes les diapositives de

la présentation (leur taille pouvant être augmentée ou diminuée à l'aide de l'outil zoom dans la barre Standard) et permet de sélectionner, supprimer, copier, déplacer… les diapositives ;

- le mode diaporama, qui lance le diaporama à partir de la diapositive en cours.

volet de la

Diapositive

volet du

Plan

volet des Commentaires

Mode Normal

Mode Plan

Mode Diapositive

Mode Trieuse de diapositives

Diaporama

modes d'affichage

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1- Arrière-plans

Lors de la création d'une nouvelle présentation, les diapositives ont au départ un fond (arrière-plan) blanc. Pour le modifier, faire…

- ou menu Format Arrière-plan, - ou clic droit sur la diapositive puis Arrière-plan.

Dans la fenêtre ci-contre qui s'affiche, aller dans la partie Remplissage de l'arrière-plan, et y ouvrir le menu déroulant. En dehors des 8 à 16 couleurs qui y sont prédéfinies, il est possible de choisir entre :

- Autres couleurs, - Motifs et textures.

L'option Autres couleurs, ouvre la fenêtre ci-contre présentant deux onglets :

- Standard, permet un choix entre 143 couleurs, - Personnalisées, permet un choix plus fin.

L'option Motifs et textures contient quatre onglets permettant d'attribuer à l'arrière-plan de la diapositive l'un des aspects suivants :

Dégradé – Texture – Motif – Image

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Pour mettre une image en arrière-plan : aller dans l'onglet Image dans Motifs et textures, puis cliquer sur le bouton Image situé au centre de la fenêtre (cf. illustration ci-dessus à droite). La fenêtre qui suit s'ouvre alors, permettant de parcourir les dossiers contenant des images accessibles à partir de l'ordinateur, et d'y choisir celle que l'on souhaite insérer.

Après avoir fait le choix de son arrière-plan, il reste… - soit à Appliquer à la diapositive en cours, - soit à Appliquer partout, à toutes les diaposi-

tives.

Remarque : ces différents choix de couleurs, motifs et textures peuvent être utilisés, partielle-ment ou en totalité, lors de la création de textes et de dessins (cf. pp. 9 et 10).

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2- Transition entre diapositives et temps de défilement

Une transition est la façon dont une diapositive apparaît à l'écran lors de la projection du diaporama. La fenêtre de transition qui suit est accessible par le menu Diaporama Transition. Elle permet de déterminer…

- d'une part un effet de transition avec la diapositive suivante, - d'autre part le temps de défilement des diapositives.

Cette fenêtre comprend trois rubriques : Effet, Son, Avancer.

Pour appliquer un type de transition : aller dans la rubrique Effet, ouvrir le menu déroulant et choisir un effet.

Cocher ensuite la vitesse de cet effet : Lent / Moyen / Rapide.

Pour associer un son à cet effet : aller dans la rubrique Son, ouvrir le menu déroulant et choisir un son.

Pour que le défilement du diaporama se fasse manuellement ou automatiquement, aller dans la rubrique Avancer, et cocher la case correspondante.

Après avoir fait les choix précédents, il reste… - soit à Appliquer à la diapositive en cours, - soit à Appliquer partout, c'est à dire à toutes les diapositives.

3- Paramétrage de la projection d'un Diaporama

Pour lancer le défilement du diaporama, faire… - soit, menu Diaporama Visionner le diaporama, - soit, taper sur F5.

Pour paramétrer ce défilement, faire : menu Diaporama Paramètres du diaporama. Dans la fenêtre ci-contre qui s'ouvre, choisir…

- soit Toutes les dia-positives,

- soit De… à…

Pour exécuter le diapo-rama en boucle, cocher dans cette même fenêtre Exécuter en continu jusqu'à ÉCHAP.

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4- Images

Pour insérer une image (une photo) dans une diapositive, se positionner dans le volet Diapositive, puis faire : Insertion Image A partir du fichier. La fenêtre du haut de la page précédente s'ouvre, permettant d'accéder à l'image recherchée.

Les modification à apporter aux images peuvent être faites à partir : - ou du menu Affichage Barres d'outils Image) ; - ou du menu Format, puis Image ; - ou en faisant un clic-droit sur l'image concernée, puis en allant à Format de l'image.

La fenêtre Format de l'image ci-dessous s'ouvre, avec cinq onglets, dont l'onglet Image (permettant le Rognage et le Contrôle de l'image) et l'onglet Couleurs et traits (permettant d'encadrer l'image).

Le Rognage permet de diminuer l'image sur l'un ou l'autre de ses côtés. Le Contrôle de l'image propose dans un menu déroulant plusieurs options :

Automatique, Nuance de gris, Noir et blanc, Filigrane. Avec la possibilité pour chacune de régler la Luminosité et le Contraste.

L'onglet Couleurs et traits permet de créer un encadrement de l'image, et d'en modifier la couleur, le pointillé, le style et l'épaisseur. Pour les onglets Taille et Position : voir la Gestion des objets, p. 12.

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5- Zones de Texte et Objets WordArt

Pour insérer un texte dans le cadre d'une diapositive, faire… - soit une sélection du bouton Zone de texte dans la Barre d'outils Dessin (affiché

dans le menu Affichage Barres d'outils Dessin, en bas de l'écran) ; - soit aller dans le menu Insertion Zone de texte.

Pointer ensuite le curseur dans le cadre de la diapositive, et faire un cliqué-glissé pour créer la zone de texte. Taper le texte. Pour modifier la police, la couleur, la taille, etc. du texte, faire : menu Format Police.

Des textes peuvent aussi être insé-rés par le biais d'objets WordArt.

Pour créer ceux-ci, faire… - ou menu Insertion Image

WordArt. - ou barre de Dessin bouton

WordArt. Faire un choix dans la fenêtre d'effet

prédéfinis qui s'affiche. Taper le texte avec ses spécificités.

Pour modifier un objet WordArt, cliquer sur lui : la barre d'outils Word-Art apparaît. En utiliser les différents boutons (nouvelle forme WordArt, rotation, texte vertical, espacement entre les caractères…) pour réaliser des modifications.

Pour les couleurs, voir Remplissa-ge de l'Arrière-plan, p. 5.

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6- Dessins

La barre de Dessin permet de dessiner des traits, flèches, rectangles, ellipses ainsi que des formes automatiques. Comme pour les Zones textes, ces différentes formes sont obtenues en cliquant sur le bouton concerné, puis en utilisant un cliqué-glissé sur l'écran.

Pour les outils rectangle ou ellipse, si on maintient enfoncées lors de cette opération les touches Maj et Ctrl, on réalise des carrés et des cercles. Toutes ces formes sont modifiables à l'aide d'autres outils de cette barre de Dessin : rotation, couleur de remplissage et de trait ; style de ligne, de trait et de flèche ; ombre ; 3D.

Formes automatiques fait accéder à des formes prédéfinies. Elles sont classées dans neuf catégories proposant chacune un nombre variable de possibilités. Lorsqu'une forme automatique est sélectionnée, une poignée jaune d'ajustement permet de la modifier.

La première catégorie Lignes de la liste Formes automatiques offre trois possibilités de dessiner à main levée : Courbe, Forme libre, Dessin à main levée.

Pour réaliser une Courbe, faire des clics successifs lors de son tracé par cliqué-glissé. Pour réaliser une Forme libre, faire des clics successifs pour les segments droits, et utiliser le cliqué-glissé pour les segments recourbés (dans ce dernier cas, le pointeur de la souris se transforme en stylo). Pour réaliser un Dessin à main levée, utiliser le cliqué-glissé.

Pour terminer une Courbe ou une Forme libre, double-cliquer. Si la forme réalisée est fermée, elle peut être colorée.

Pour modifier une Courbe, une Forme libre ou un Dessin à main levée, le sélectionner, ouvrir la liste Dessin (à gauche dans la barre d'outils Dessin) Modifier les points. A chaque sommet de la forme, un point s'affiche. On peut déplacer un point, le supprimer (Ctrl + Maj + clic dessus) en ajouter un (Ctrl et clic sur la ligne). Pour quitter le processus de modification des points, cliquer en dehors de la forme libre.

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7- Sons et Films

Pour insérer un fichier Son (fichier au format ".wav" ou ".mp3") aller au menu Insertion Films et sons A partir d'un fichier son. Rechercher le fichier son, le sélectionner, puis cliquer sur OK pour l'insérer. Cliquer sur Oui dans le message qui s'affiche ensuite, afin que le son se lance automatiquement lors du défilement du diaporama.

L'objet "Son" apparaît sur l'écran sous la forme d'un haut-parleur. Pour masquer celui-ci, le déplacer hors du cadre de la diapositive, ou en arrière-plan d'un objet plein.

Pour continuer la projection des diapositives tout en exécutant un fichier "son" aller au menu Diaporama Personnaliser l'animation. La fenêtre ci-dessus s'ouvre :

- activer l'objet son en le cochant (il y apparaît sous le nom de Média) ; - ouvrir ensuite l'onglet Paramètres multimédias, y cocher Continuer le diaporama,

et préciser la durée en diapositives de l'activation ; - ouvrir enfin dans ce même onglet Autres options, et cocher éventuellement En

boucle jusqu'à la fin.

Pour faire démarrer automatiquement un son dans une diapositive : aller au menu Diaporama Personnaliser l'animation. La fenêtre ci-dessus s'ouvre :

- activer l'objet son en le cochant (il y apparaît sous le nom de Média) ; - ouvrir l'onglet Ordre et minutage, et y cocher Automatiquement et choisir la durée.

Pour insérer un fichier Film (fichier au format ".avi", par exemple) aller au menu Insertion Films et sons A partir d'un fichier vidéo. Rechercher le fichier vidéo, le sélectionner, puis cliquer sur OK pour l'insérer. Cliquer sur Oui dans le message qui s'affiche ensuite, afin que la vidéo se lance automatiquement lors du défilement du diaporama.

Pour faire démarrer automatiquement une vidéo dans une diapositive : aller au menu Diaporama Personnaliser l'animation… et continuer comme pour un son.

Il est possible de faire fonctionner en même temps un film et un son, voire plusieurs films et sons. Par ailleurs l'insertion de fichiers sons et films dans un diaporama n'entraîne pas leur intégration dans le fichier Power Point de ce diaporama. Aussi, pour que ces sons et films fonctionnent, il faut enregistrer ces fichiers sons et films dans le même dossier que le fichier du diaporama.

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8- Gestion des objets et Personnalisation d'une animation ".ppt"

Les Images, Zones de texte, WordArt, Dessins, Sons, Films, etc. présents dans une diapositive, sont des "objets". Leurs dimensionnement et position, alignements et répartitions, ordre des uns par rapport aux autres, groupement ou dissociation peuvent et doivent être gérés au mieux pour le diaporama.

Dimensionnement et positionnement des objets

Le dimensionnement et le positionnement d'un objet peuvent être faits à vue : - pour le dimensionnement en sélectionnant l'objet et en faisant un cliqué-glissé avec

la souris sur une ou l'autre des poignées encadrant l'objet ; - pour le positionnement, en pointant la souris sur l'objet (apparition d'une flèche à

quatre pointes) et en effectuant un cliqué-glissé (qui sera plus précis si la touche Ctrl est maintenu enfoncée).

Pour que ces dimensionnements et positionnements d'un objet soient faits avec plus de précision, accéder à Format de l'image :

- ou en faisant un clic-droit sur cet objet pour ouvrir un des menus contextuels ; - où par menu Format Image.

Dans les deux cas, ensuite…

- soit ouvrir l'onglet Taille, puis renseigner les nouvelles dimensions de l'objet ; cliquer sur OK (l'option Rotation n'est disponible que pour certains types d'objets, tels que les objets WordArt).

- soit ouvrir l'onglet Position, renseigner les nouvelles positions de l'objet par rapport au coin supérieur gauche ou par rapport au centre du cadre ; cliquer sur OK.

Autre moyen pour obtenir un dépla-cement plus précis d'un objet : sélectionner celui-ci, puis aller dans le menu Dessin, Dessin Aligner Sur la grille.

Remarque : pour faciliter un posi-tionnement exact des objets sur le volet de la diapositive, aller dans le menu Affichage, puis y cocher

Règles et Repères .

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Alignements et Répartitions des objets

Alignements et Répartitions des objets dans le cadre de la diapositive et les uns par rapport aux autres peuvent aussi être faits à vue, en pointant la souris sur l'objet (apparition d'une flèche à quatre pointes) et en effectuant des cliqués-glissés.

Pour que ces alignements et répartitions soient faits avec précision : sélectionner les objets à aligner (au moins deux) ou à répartir (au moins trois), en pointant la souris sur le premier objet concerné (apparition d'une flèche à quatre pointes) puis en faisant de même pour le ou les objets suivants, tout en maintenant la touche Maj enfoncée. Ouvrir ensuite dans la barre d'outils Dessin, le bouton Dessin Aligner ou répartir, et activer le choix retenu.

Ordre de superposition des objets

L'Ordre de superposition des objets dans une diapositive peut être hiérarchisé. Pour cela, ouvrir dans la barre d'outils Dessin, le bouton Dessin Ordre (voir la 1re illustration de la page suivante). Choisir ensuite entre : Mettre en premier plan, Mettre en arrière-plan, Avancer (par rapport au positionnement du moment), Reculer (idem).

Grouper / Dissocier des objets

Pour Grouper plusieurs objets (au moins deux), les sélectionner en pointant la souris sur le premier objet concerné (apparition d'une flèche à quatre pointes) puis en faisant de même pour le ou les objets suivants, tout en maintenant la touche Maj enfoncée. Ouvrir ensuite dans la barre d'outils Dessin, le bouton Dessin Grouper (voir la 2e illustration de la page suivante).

Pour Dissocier un objet résultant d'un groupement préalable, le sélectionner avec la souris, puis ouvrir dans la barre d'outils Dessin, le bouton Dessin Dissocier.

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Personnalisation d'une animation

La Personnalisation d'une animation permet d'agir sur l'ordre, le minutage, les effets de l'entrée des objets (image, dessin, son, film, texte…), et éventuellement lors de leur disparition. Aller dans le menu Diaporama Personnaliser l'animation. Dans la fenêtre qui s'ouvre, cocher les objets que l'on souhaite personnaliser pour les sélectionner.

Pour chacun de ces objets on peut, dans l'onglet Ordre et minutage : changer leur ordre d'apparition (à l'aide de la touche Déplacer) et déterminer le mode de démarrage de l'animation (soit manuel, soit automatique).

Pour chacun de ces objets on peut, dans l'onglet Effet, choisir un effet d'animation, avec éventuellement un son associé. Pour les objets textes, le mode d'introduction peut se faire soit le texte dans son entier, soit mot par mot, soit lettre par lettre. Dans le bas de ce même onglet il est possible d'agir sur l'aspect de l'objet après l'animation.

Remarque : les versions plus récentes de Power Point offrent des possibilités nettement amé-liorées… mais non prises en compte par les versions qui leur sont antérieures !