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Diagnóstico Situacional de los Almacenes del Nivel Superior
Unidad de Abastecimiento de la Gerencia de Operaciones del Ministerio de Salud de El Salvador Junio, 2013
Diagnóstico Situacional de los Almacenes del Nivel Superior
Unidad de Abastecimiento de la Gerencia de Operaciones del Ministerio de Salud de El Salvador Junio, 2013
Juan Valladares
Agradecimientos
El Supply Chain Management System (SCMS) agradece a todas las personas que dedicaron su tiempo y aportaron valiosa información para esta asistencia técnica. En especial al personal de la Unidad de Abastecimiento y a la Unidad de Almacenes del Nivel Superior; Ing. Mario Carbajal, Jefe de la Unidad de Abastecimiento; y al Lic. Lorenzo Cerón Díaz, Jefe de la Unidad de Almacenes.
Se agradece a la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional (USAID) por hacer posible el financiamiento de este diagnóstico, y en particular al Dr. Daniel Muralles, Especialista en Gestión de Proyectos de VIH/Sida para USAID/Guatemala por su apoyo en la planificación de la asistencia técnica del Supply Chain Management System (SCMS).
Breve descripción de SCMS
El Supply Chain Management System (SCMS) se estableció para fomentar la expansión sin precedentes de los programas de prevención, cuidado y tratamiento de VIH/Sida en los países de ingresos bajos y medios. SCMS se dedica a la adquisición y distribución de medicamentos esenciales y suministros de salud, el fortalecimiento de las cadenas de suministros de los programas, y facilita la colaboración y el intercambio de información entre donantes, organizaciones ejecutoras y los prestadores de servicios. El SCMS está integrado por un equipo internacional de 16 instituciones financiadas por el Plan de Emergencia del Presidente de los Estados Unidos para el Alivio del Sida (PEPFAR). El proyecto es administrado por la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional (USAID).
La elaboración de este documento ha sido posible por el apoyo de la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional bajo el contrato número GPO-I-00-05-00032-00. Las opiniones expresadas en este documento son las del autor(es); y no necesariamente reflejan los puntos de vista de la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional ni del gobierno de los Estados Unidos.
Cita Recomendada Juan Valladares. Junio, 2013. Diagnóstico Situacional de los Almacenes del Nivel Superior: Unidad de Abastecimiento de la Gerencia de Operaciones del Ministerio de Salud de El Salvador. Presentado a la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional por el Supply Chain Management System (SCMS).
Se permite la reproducción de este documento, toda vez que debe ser citada la fuente como referencia, en este caso SCMS.
Supply Chain Management System 1616 Ft. Myer Drive, 12th Floor Arlington, VA 22209 USA Telephone: +1-571-227-8600 Fax: +1-571-227-8601 E-mail: [email protected] Website: www.scms.pfscm.org
i
Contenido
Contenido ............................................................................................................................................................. i
Abreviaturas y Siglas .......................................................................................................................................... ii
Resumen Ejecutivo ........................................................................................................................................... iii
Antecedentes ...................................................................................................................................................... 1
Objetivos y Metodología ................................................................................................................................... 2
Hallazgos ............................................................................................................................................................. 4
Conclusiones ..................................................................................................................................................... 23
Recomendaciones ............................................................................................................................................ 25
Anexos ............................................................................................................................................................... 27
ii
Abreviaturas y Siglas
ARV Antirretrovirales
BPA Buenas Practicas de Almacenamiento
ITS Infecciones de Transmisión Sexual
MINSAL Ministerio de Salud de El Salvador
OMS Organización Mundial de la Salud
SCMS Supply Chain Management System
SIDA Síndrome de Inmuno-deficiencia Adquirida
SINAB Sistema Nacional de Abastecimiento
TAR Tratamiento Antirretroviral
USAID U.S. Agency for International Development (Agencia de los Estados Unidos para
el Desarrollo Internacional)
USG United States Government (Gobierno de los Estados Unidos)
VIH Virus de Inmunodeficiencia Humana
iii
Resumen Ejecutivo
En marzo de 2010, el gobierno de Estados Unidos firmó un Acuerdo Marco de Asociación regional con los siete países de Centroamérica, incluyendo a El Salvador. Los cuatro objetivos de este marco se componen de Prevención, Fortalecimiento del Sistema de Salud, Información Estratégica y Política. En el área de Salud, el fortalecimiento del sistema de la gestión de la cadena de suministro se ha identificado como un área crítica de la colaboración entre el gobierno de Estados Unidos y los gobiernos de América Central. La Oficina Regional USAID ha seleccionado a SCMS para apoyar el área de la Cadena de Suministro y Fortalecimiento del Sistema.
El Ministerio de Salud de El Salvador ha desarrollado un Plan de Mejora aprobado por el Fondo Mundial enfocado en almacenes y equipamiento de la Cadena de Suministros Nacional. El Ministerio de Salud y el Fondo Mundial han expresado la importancia de la asistencia técnica de SCMS a través de un diagnóstico y evaluación integral de almacenamiento y distribución.
Como parte del plan de trabajo de SCMS, el proyecto proporcionó asistencia técnica para realizar una evaluación de las operaciones y condiciones de almacenamiento en cumplimiento con las normativas internacionales de Buenas Prácticas de Almacenamiento (BPA). Esta evaluación proveerá recomendaciones en infraestructura, gestión operativa, equipo de manejo logístico, capacidad y condiciones del equipo de manejo de la cadena de frío y los recursos para distribución disponibles (vehículos; capacidad y cantidad), permitiendo mejorar y fortalecer el Plan de Mejora desarrollado para el Fondo Mundial.
Los objetivos principales de la evaluación se enfocaron en: 1) valorar la gestión de los almacenes en función del cumplimiento con la Buenas Prácticas de Almacenamiento, 2) analizar la distribución en planta existente y el flujo de los insumos, al interior del almacén y entre almacenes, y 3) desarrollar un mapa preliminar de los procesos y red de distribución hacia las regiones y hospitales. Todo ésto definiendo los recursos disponibles y permitiendo realizar un análisis integral de la gestión de los almacenes.
La metodología utilizada para el diagnóstico se basó en la aplicación de la Guía de Evaluación de Cumplimiento en BPA (ver Anexo #1) desarrollada tomando como base la guía de la OMS y considerando áreas funcionales adicionales en el contexto de la gestión de una cadena de suministros armonizada. El análisis de los resultados tras la aplicación de la guía permite una valoración cualitativa de cada área funcional, identificando las fortalezas y debilidades. El análisis cuantitativo del cumplimiento establece un valor numérico del cumplimiento, que permite establecer una línea base de la situación actual identificando la brecha en el cumplimiento.
Al analizar el resultado de la aplicación de la Guía de Evaluación de Cumplimiento en BPA podemos observar que el cumplimiento promedio del complejo de Almacén El Paraíso es de un 50%; con brechas identificadas en: infraestructura, equipo de manejo logístico, manejo físico de los insumos, control de devoluciones y gestión administrativa. Considerando que este almacén es el principal centro de distribución de insumos de salud para el Ministerio de Salud de El Salvador, es imperativo establecer un plan de mejora integral que permita abordar cada área funcional del almacén.
1
Antecedentes
En Marzo de 2010, el Gobierno de los Estados Unidos de América (USG por sus siglas en inglés), firmó un Marco de Colaboración Regional con los siete países de Centro América, entre ellos El Salvador. En este Marco de Colaboración, se incluyen las siguientes áreas: Prevención, Fortalecimiento del Sistema de Salud, Información Estratégica y las Políticas. Dentro del área de Fortalecimiento del Sistema de Salud, el Manejo de la Cadena de Suministros ha sido identificado como un aspecto crítico de colaboración entre el USG y su contraparte en los gobiernos centroamericanos.
La Oficina Regional USAID ha seleccionado a SCMS para apoyar el área de la Cadena de Suministro y Fortalecimiento del Sistema. SCMS actualmente mantiene oficinas de asistencia técnica en Honduras, Guatemala, Panamá y El Salvador bajo esta iniciativa regional.
El Ministerio de Salud de El Salvador ha desarrollado un Plan de Mejora para el fondo de inversión recientemente aprobado por el Fondo Mundial enfocado en almacenes y equipamiento de la Cadena de Suministros Nacional. El Ministerio de Salud y el Fondo Mundial han expresado la importancia de la asistencia técnica de SCMS a través de un diagnóstico y evaluación integral de almacenamiento y distribución. Actividad que forma parte del Plan de Trabajo de SCMS, con asistencia técnica para realizar una evaluación de las operaciones y condiciones de almacenamiento en cumplimiento con las normativas internacionales de Buenas Prácticas de Almacenamiento (BPA).
Mediante una evaluación inicial a los Almacenes del Nivel Superior, el proyecto proveerá recomendaciones en infraestructura, gestión operativa, equipo de manejo logístico, capacidad y condiciones del equipo de manejo de la cadena de frío y los recursos para distribución disponibles (vehículos; capacidad y cantidad). El objetivo de esta primera intervención es mejorar y fortalecer el Plan de Mejora y establecer seguimiento a las áreas de intervención clave que permitan maximizar la funcionalidad del almacenamiento y distribución de la Cadena de Suministros Nacional.
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Objetivos y Metodología
Objetivos Los objetivos principales identificados durante la presente asistencia técnica fueron los siguientes:
• Valorar la gestión de los almacenes en función del cumplimiento con la Buenas Prácticas de Almacenamiento.
Capacidad y condición física de los almacenes (seguridad física y ocupacional).
Equipamiento de manejo logístico.
Procesos operacionales existentes (manejo físico de los insumos y procedimientos operacionales).
Manejo de los insumos obsoletos (vencidos, dañados o rechazados).
Estructura organizacional.
• Analizar la distribución en planta existente y el flujo de los insumos, al interior del almacén y entre almacenes.
• Desarrollar un mapa preliminar de los procesos y red de distribución hacia las regiones y hospitales. Definiendo los recursos disponibles.
La valoración en conjunto de los objetivos descritos permitirá realizar un análisis integral de la gestión de los almacenes que permitirán establecer conclusiones y recomendaciones para fortalecer los procesos de almacenaje y distribución.
Metodología Para realizar este diagnóstico se aplicó la Guía de Evaluación de Cumplimiento en BPA (ver Anexo #1) desarrollada tomando como base la guía de la OMS1 y considerando áreas funcionales adicionales en el contexto de la gestión de una cadena de suministros armonizada. Esta guía permite identificar la situación actual en el almacén en función de su cumplimiento con las áreas funcionales principales: condiciones de infraestructura (instalaciones), equipamiento, seguridad industrial, gestión organizacional, y los procesos de gestión de los insumos con el objetivo de garantizar las condiciones básicas para asegurar la calidad de los insumos (medicamentos), la seguridad ocupacional del personal y un nivel de servicio óptimo.
El análisis de los resultados de la aplicación de la guía permite una valoración cualitativa de cada área funcional, identificando las fortalezas y debilidades. El análisis cuantitativo del cumplimiento establece un valor numérico del cumplimiento, que a su vez permite establecer una línea base del
1 WHO: Guide to Good Storage Practices for Pharmaceuticals No. 908 2003 Annex 9. http://apps.who.int/medicinedocs/en/m/abstract/Js18675en/
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estado de situación actual identificando la brecha en el cumplimiento. Todo el análisis se completa presentando conclusiones y recomendaciones que permitan cerrar las brechas identificadas y la optimización de los procesos.
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Hallazgos
Valoración de la gestión de los almacenes en función del cumplimiento con las Buenas Prácticas de Almacenamiento
Valoración de cuantitativa del cumplimiento en BPA
La aplicación de la Guía de Cumplimiento en BPA nos permite identificar si los elementos valorados en cada área funcional cumplen o no cumplen con el estándar establecido. A continuación se presenta el resumen de cumplimiento en los elementos considerados para cada área funcional. El Almacén El Paraíso está conformado por cinco almacenes internos categorizados por:
1. Almacén #1: Medicamentos.
2. Almacén #2: Insumos Médicos y No Médicos.
3. Almacén #3: Suministros Generales.
4. Almacén #4: Instrumental Médico, Mobiliario y Equipo.
5. Almacén #5: Malaria (Se encuentra en el plante El Matasano, no fue evaluado).
El detalle de la guía aplicada para los almacenes dentro del plantel del Almacén El Paraíso se encuentra en el Anexo #1.
Cumplimiento (SI/NO)
Condiciones de Infraestructura Almacén #1
Almacén #2
Almacén #3
Almacén #4
¿Piso en buen estado? NO NO NO NO ¿Paredes en buen estado? NO SI SI NO ¿Iluminación (artificial o natural) adecuada? SI NO NO NO ¿Suministro Eléctrico en buen estado? SI SI SI SI ¿Techo en buen estado? NO NO NO NO ¿Seguridad Física del Establecimiento (Puertas y Ventanas)?
SI SI SI SI
¿Equipo de climatización en buen estado? (T° controlada o Cuartos Fríos)
SI SI N/A N/A
¿Plan de mantenimiento equipo de climatización? NO NO N/A N/A ¿Cuenta con equipo de monitoreo de T°? (En todo el almacén)
NO NO N/A N/A
Seguridad Industrial (Rutas de Evacuación y Salidas de Emergencia)
NO NO NO NO
Equipo contra incendios (Extinguidores) SI SI SI SI Porcentaje de Cumplimiento 45% 45% 50% 38%
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Cumplimiento (SI/NO)
Equipamiento de Manejo Logístico Almacén #1
Almacén #2
Almacén #3
Almacén #4
¿Cuenta con equipo suficiente? NO NO NO NO ¿El equipo actual está en buen estado y funcional? NO NO NO NO ¿Existe un plan de mantenimiento preventivo? SI NO NO NO Porcentaje de Cumplimiento 33% 0% 0% 0%
Cumplimiento (SI/NO)
Equipamiento Administrativo Almacén #1
Almacén #2
Almacén #3
Almacén #4
¿Cuenta con equipo de cómputo funcional? SI SI SI SI ¿Cuenta con servicios telefónicos o de conectividad? SI SI SI SI Porcentaje de Cumplimiento 100% 100% 100% 100%
Cumplimiento (SI/NO)
Manejo Físico de los Insumos Almacén #1
Almacén #2
Almacén #3
Almacén #4
¿Existe categorización de los insumos? SI SI SI NO ¿Existe segregación de las áreas de almacenamiento? NO NO NO NO ¿Existe señalización de las áreas e insumos? NO NO NO NO ¿Los insumos se encuentran debidamente estibados? SI SI NO SI ¿Existe orden y visibilidad de las etiquetas de los insumos?
SI SI SI N/A
¿Las áreas de almacenamiento se encuentran en orden y limpias?
NO NO NO NO
¿Cuenta con un plan de control de plagas? NO NO NO NO ¿Cuenta con un plan de limpieza? NO NO NO NO Porcentaje de Cumplimiento 38% 38% 25% 14%
Cumplimiento (SI/NO)
Control de Inventarios Almacén #1
Almacén #2
Almacén #3
Almacén #4
¿Realiza una toma de inventario físico periódico? SI SI SI SI ¿Dispone de herramientas electrónicas para el control de los inventarios?
SI SI SI SI
¿Control y reporte de los insumos próximos a vencer como parte de la toma de inventarios?
SI SI SI N/A
Porcentaje de Cumplimiento 100% 100% 100% 100%
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Cumplimiento (SI/NO)
Gestión de los Flujo del Producto y Registros Almacén #1
Almacén #2
Almacén #3
Almacén #4
¿Cuenta con un sistema de máximos y mínimo para reabastecer los establecimientos?
NO NO NO N/A
¿Utiliza el método PEPE? SI SI N/A N/A ¿Existe un periodo de reabastecimiento definido? NO NO NO N/A ¿Cuenta con procedimientos para la recepción y despacho de los insumos?
SI SI SI SI
¿Cuenta con recursos propios para hacer el transporte y distribución de los insumos?
SI SI SI SI
Porcentaje de Cumplimiento 60% 60% 40% 100%
Cumplimiento (SI/NO)
Control de Devoluciones Almacén #1
Almacén #2
Almacén #3
Almacén #4
¿Existe un procedimiento para la recepción de devoluciones?
NO NO N/A N/A
¿Cuenta con un control adecuado de estos insumos? SI N/A N/A N/A ¿Existe un procedimiento para recuperar insumos si son rechazados?
NO NO N/A N/A
Porcentaje de Cumplimiento 33% 0%
Cumplimiento (SI/NO)
Gestión Administrativa Almacén #1
Almacén #2
Almacén #3
Almacén #4
¿Cuenta con un organigrama establecido? SI SI SI SI ¿Cuenta con un manual de procedimientos? SI SI SI SI ¿Cuenta con descripción de puestos? NO NO NO NO ¿Cuenta con un plan de contingencias? NO NO NO NO ¿Cuenta con un set de indicadores establecido para medir el desempeño?
NO NO NO NO
Porcentaje de Cumplimiento 40% 40% 40% 40%
La siguiente grafica muestra áreas funcionales evaluadas con la aplicación de la guía y el porcentaje de cumplimiento promedio para el Almacén El Paraíso considerando los cuatro almacenes que funcionan en esta instalación, esta representación gráfica nos permite evidenciar las brechas que existe en el cumplimiento y focalizar cuales áreas funcionales están bien y cuales necesitan intervención. El porcentaje de cumplimiento final es del 50%.
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50%45%
8%
100%
29%
100%
65%
17%
40%
Cumplimiento Final
Condiciones deInfraestructura
Equipamiento de ManejoLogistico
EquipamientoAdministrativo
Manejo Fisico de losInsumosControl de Inventarios
Gestión de los Flujo delProducto y Registros
Control de Devoluciones
Gestion Administrativa
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Valoración de la capacidad y condiciones físicas de los almacenes
Esta valoración considera la capacidad actual del almacén en función del espacio disponible para almacenamiento, las condiciones físicas de las áreas de almacenamiento y soporte, las condiciones de seguridad física y ocupacional del personal y las condiciones y funcionalidad de las áreas de almacenamiento con temperatura controlada.
Actualmente el complejo principal de las bodegas del Almacén El Paraíso se encuentra ubicado en el Barrio Lourdes, Colonia El Paraíso, Municipio de San Salvador. El complejo es compartido con las bodegas de la Unidad de Conservación y Mantenimiento del MINSAL. El edificio cuenta con un área aproximada2 de 3,500 m², es necesario verificar las medidas y obtener los planos con cotas de medidas exactas si están disponibles. El área total se encuentra segregada en 12 almacenes internos, que están separados físicamente utilizando tubo industrial con malla y paredes de hormigón. Esto no incluye el Almacén #5: Malaria que se encuentra ubicado en el Plantel El Matasano, permitiendo una segregación mayor debido a la naturaleza de los insumos utilizados para el control de la malaria. Cabe destacar que en este almacén se custodian los insumos vencidos, obsoletos o rechazados.
Capacidad de los almacenes
Las áreas de almacenamiento cuentan con dos medios de almacenamiento; estantería tipo anaquel y tarimas estándar a nivel de piso. Se puede estimar que el 50% del área total disponible para almacenamiento está utilizando estantería tipo anaquel. La capacidad de almacenaje se estimó en 4,061 m³, en base a un estudio realizado por el equipo del almacén3. La capacidad en tarimas seria de aproximadamente 1,8804. Estos datos incluyen ambos medios de almacenamiento.
Condiciones físicas de los almacenes
El material del piso es de concreto con acabado fino, se encuentran grietas en las áreas de mayor tránsito y sisas con desgaste evidente debido a la falta de mantenimiento. El acabado fino en muchos sectores se ha desprendido ocasionando acumulación de polvo.
Las paredes exteriores e interiores son de hormigón, utilizando ladrillo de concreto con columnas y vigas de concreto. El acabado de las paredes es mixto, utilizando repello fino y ladrillo visto pintados. En general las paredes en las áreas de almacenamiento se encuentran en muy buenas condiciones. Es importante mencionar que la pared de hormigón ubicada al oeste de la bodega interna del Almacén #4 (Instrumental Médico, Mobiliario y Equipo) al interior de la bodega si presenta humedad y deterioro evidente debido a las filtraciones de agua que se dan por una loza de concreto en este sector que no está debidamente sellada. En esta misma área se encuentra la antigua oficina del Almacén #4, que debido a las condiciones de humedad se reubico al personal para evitar condiciones adversas de trabajo.
La iluminación es mixta; con ventanales y tragaluces para iluminación natural; y lámparas fluorescentes, bombillos ahorradores y lámparas de mercurio para iluminación artificial. Los tragaluces presentan problemas de filtración de agua lluvia. La iluminación artificial se encuentra en
2 Dato estimado en base a los planos observados durante la visita, estos planos no tiene cotas de medidas exactas. 3 Dato estimado en estudio de Capacidad de Almacenaje, División de Almacenes, MINSAL. Ver Anexo #2. 4 Se estimó el dato considerando el volumen de una tarima estándar en 2.16m³ (1.2m {largo}x 1.0m {ancho} x 1.8m{alto})
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buen estado y funcional, pero es importante evidenciar que no es el tipo de iluminación ideal para almacenes, no cuenta con una distribución uniforme. Se logró tener acceso a planos de iluminación del almacén, sin embargo estos planos están desfasados con respecto a la red de iluminación actual del almacén.
El almacén cuenta con una planta de emergencia y tableros generales ubicados en el extremo oeste al exterior del edificio. El área no está debidamente identificada y los planos eléctricos disponibles en el almacén no están actualizados. Los tableros eléctricos secundarios al interior de la bodega no están debidamente identificados y señalizados, también se pudieron evidenciar tableros bloqueados por tarimas de insumos u otros materiales.
La cubierta del techo es de lámina de zinc. Los perfiles en la cubierta son diferentes y han sido cambiados por mantenimiento en los últimos años. A pesar de contar con cambios recientes en algunas áreas, se pudo evidenciar un deterioro por oxido en el techo de la nave que contiene los Almacenes #2 (Insumos Médicos y No Médicos) y #3 (Suministros Generales). En su totalidad la cubierta del techo no cuenta con ningún tipo de aislante térmico, situación que contribuye a condiciones de temperatura no adecuadas en el interior de las bodegas.
El almacén cuenta con un total de 26 extintores contra incendio de polvo seco tipo ABC, ubicados en diversas zonas de las 12 áreas de almacenamiento internas. El almacén ha contado con el apoyo del Cuerpo de Bomberos del Municipio de San Salvador que recomendó el tipo de extintor a utilizar y también han proporcionado capacitación en el uso de los extintores al personal. Los extintores tienen fecha de vencimiento vigente (Abril/2014). La señalización y ubicación de los extintores no es la adecuada, y el tipo de rotulo utilizado no cumple con los estándares y no están claramente visibles.
El almacén no cuenta con rutas de evacuación y puntos de encuentro en el exterior de las bodegas. No hay salidas de emergencia, las salidas existentes son de uso para el personal o los insumos.
El personal auxiliar que labora en los almacenes no cuenta con el suficiente equipo personal de seguridad: faja ergonómica y casco. No hay un proceso de capacitación en Seguridad Industrial que permita establecer las bases de una cultura segura en el lugar de trabajo.
El almacén cuenta termómetros análogos en cada cuarto frio, existe una hoja de control de temperaturas para cuarto frio implementada con la anotación de la temperatura dos veces por día (mañana y tarde), los registros históricos en la hoja de control muestran una constante de 5°C. Los tres cuartos fríos se encuentran en pre-cámaras climatizadas con un registro de temperatura durante la visita de 25°C, destacando que los equipos de climatización en estas pre-cámaras son obsoletos e insuficientes para garantizar un control adecuado de las temperaturas.
En la bodega de los antirretrovirales existe un termo-higrómetro digital que es utilizado para registrar la temperatura dos veces por día en la hoja de control. Este equipo fue provisto como parte del fortalecimiento a esta bodega en específico y su registro de calibración venció en Dic/2011.
La bodega general y áreas que no cuentan con climatización registraron una temperatura de 31°C (11:30 a.m.) durante la visita, se estima que las temperaturas pueden llegar a los 35°C en días extremadamente calurosos. Esta situación se da por la falta de ventilación natural o mecánica en las áreas de almacenamiento general. La falta de un aislante térmico en el techo es un elemento que
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incrementa la transferencia de calor al interior de las bodegas. No hay una hoja de registro de temperaturas en las bodegas que no cuentan con equipo de climatización.
Todos los equipos utilizados para climatizar las pre-cámaras, cuartos fríos y la bodega de antirretrovirales no cuentan con un plan de mantenimiento por escrito. La Unidad de Conservación y Mantenimiento del MINSAL realiza inspecciones y reparaciones una vez por mes o cuando es requerido en base a la demanda por mal funcionamiento.
Valoración del equipo de manejo logístico
Actualmente el almacén cuenta con el siguiente equipo de manejo logístico:
Descripción Cantidad Detalles (Especificaciones) Condición
Montacargas Eléctrico 1 DOOSAN – B18S-5
1,750 kg ≈ 3,858 lb
Radio de giro – 1.9 m
En buen estado.
Bajo contrato de mantenimiento.
Trocos hidráulicos (Porta Tarimas Manuales)
4 2,500 kg ≈ 5,500 lb
2 en buen estado.
2 en mal estado.
No cuentan con mantenimiento preventivo.
Adicionalmente cuentan con carretillas de plataforma y trocos de dos ruedas para apoyar la operación, así como escaleras de diversos tipos.
Es evidente que la cantidad de equipo disponible no es suficiente para dar soporte a la operación actual. Los trocos hidráulicos no se encuentran cien por ciento funcionales. La operación del montacargas eléctrico se limita a la recepción de algunos embarques y a la colocación de ciertos insumos en tarimas sobre los estantes existentes.
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Valoración de los procesos operacionales existentes
El Almacén El Paraíso es el centro de distribución principal en la cadena de suministros de insumos médicos y no médicos del Ministerio de Salud de El Salvador (MINSAL). En este almacén se realizan las operaciones centralizadas de recepción de las distintas fuentes; proveedores locales, proveedores internacionales y donaciones. Los insumos son almacenados en cinco almacenes internos categorizados por:
1. Almacén #1: Medicamentos.
2. Almacén #2: Insumos Médicos y No Médicos.
3. Almacén #3: Suministros Generales.
4. Almacén #4: Instrumental Médico, Mobiliario y Equipo.
5. Almacén #5: Malaria
El despacho y distribución se realiza dando servicio a cinco Direcciones Regionales de Salud y a treinta Hospitales de distintos niveles a nivel nacional.
El MINSAL cuenta con un Manual de Procedimientos para el Área de Almacenes – Noviembre 2007, en este manual se definen los procedimientos básicos para la gestión de la recepción, almacenamiento, distribución y levantamiento de inventarios físicos en las bodegas. En este manual se encuentran definidos formatos para documentar cada procedimiento, pero éstos no han sido actualizados y no corresponden con los formatos actualmente manejados a través del SINAB. Es evidente que el manual debe ser actualizado.
El MINSAL cuenta además con Lineamientos Técnicos para el Manejo de Suministros en Almacenes del Ministerio de Salud – Acuerdo N° 829 – Julio 2011. Este documento establece directrices para el manejo de suministros en la recepción, almacenamiento, distribución, registro de inventarios, donativos, transferencias de insumos y el manejo para la disposición final de suministros médicos vencidos o deteriorados. Al ser un documento más reciente y vigente a través de un acuerdo ministerial podemos establecer que este documento tiene mayor jerarquía y obligatoriedad que el Manual de Procedimientos.
En ambos casos no se pudo establecer un registro de entrenamientos formales al personal del Almacén El Paraíso. El cumplimiento con el Manual de Procedimientos y con los Lineamientos Técnicos no se puede constatar y no hay claridad en la responsabilidad de un ente superior o que pueda tener responsabilidades que permitan dar seguimiento al cumplimiento desde una perspectiva de calidad en la gestión.
Los procesos operacionales se pueden dividir en tres funciones básicas de un almacén de insumos médicos y en especial de medicamentos. Estas funciones son la recepción, almacenamiento y distribución. En la recepción de los insumos hemos considerado incluir un breve análisis situacional del proceso de aduanas, aclarando que este proceso no es responsabilidad directa del Almacén El Paraíso, pero reconociendo que tiene un impacto directo en la operación eficiente del almacén.
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Proceso de aduanas
Este proceso es parte de las responsabilidades de la Unidad de Abastecimiento, en respuesta a los ingresos de insumos médicos (en especial medicamentos) que ingresan directamente al país de proveedores o fuentes extranjeras.
Actualmente existen diferentes mecanismos de compra utilizados por el MINSAL: acuerdos de colaboración con UNFPA, OPS, PNUD; Licitaciones Internacionales; y donaciones. En el año 2012 se registraron 213 operaciones de aduanas procesadas por esta dependencia.
El proceso comienza con la llegada de los documentos de embarque originales a esta dependencia, estos documentos deben incluir: factura original, certificado de análisis por lote, (BL, Air Freight o Carta Porte) y certificado de libre venta del país de origen. En muchas ocasiones estos documentos no llegan a tiempo.
Con los documentos de embarque completos, se procede a gestionar los permisos de importación por la Dirección Nacional de Medicamentos. Al mismo tiempo se procede a gestionar la Declaración de Embarque en el sistema de aduanas (SIDUNEA). Esta gestión es realizada por dos diferentes actores; la oficina de aduanas en el aeropuerto si el embarque es aéreo y un agente aduanero si el embarque es marítimo. El tiempo de espera promedio para realizar esta gestión es de quince días.
El proceso incluye la gestión de franquicia para el no pago de impuestos en los medicamentos que apliquen. En el resto se deben pagar los derechos arancelarios por ley, en muchas ocasiones de miles de dólares, situación que en muchas ocasiones genera retrasos en la liberación de embarques y esto puede generar cargos adicionales por moras en aduanas y en el transporte.
Los INCOTERMS para los embarques provenientes del extranjero no han sido estandarizados y esto ocasiona que al momento de recibir el embarque en el país se generen cargos adicionales. Incluso con el riesgo de embarques que no tienen cobertura de seguro de la mercancía.
Proceso de recepción
El proceso de recepción en el almacén comienza con la revisión documental previo a la entrega en físico de los insumos. El almacén recibe de la Unidad de Abastecimiento una copia de la orden de compra o contrato donde se establecen las especificaciones de los insumos y las condiciones de entrega incluyendo las clausulas especificas del documento. El almacén cuenta con una persona asignada para realizar esta revisión y ordenamiento de los documentos.
El proveedor coordina con el almacén la entrega de los insumos, es en este momento cuando el almacén define el día y hora de la recepción. El proveedor debe entregar la factura, lista de empaque y los certificados de análisis de calidad emitido por el Laboratorio de Control de Calidad (es de aplicación estricta a los proveedores nacionales). Si el embarque es internacional (por algún mecanismo de compra antes mencionado), además de disponer de los certificado de análisis de calidad, se notifica al Laboratorio de Control de Calidad para que se pueda realizar el muestreo y aprobación de los insumos.
Si el embarque es de una fuente extranjera y en especial si él envió es aéreo se procede a realizar una revisión física del cien por ciento de los insumos recibidos para verificar su integridad y cantidad. Si el embarque es de una fuente nacional, se reciben los corrugados completos (caja completa) más el
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complemento y cualquier faltante que sea identificado posteriormente debe ser notificado al proveedor y reemplazado.
Posterior a la recepción y revisión física de los insumos se procede a dar ingreso en el SINAB. Si la fuente es nacional se busca la orden de compra o contrato en el sistema y se procede a dar ingreso a los renglones correspondientes ingresando los datos generales del número de factura, cantidades, números de lote, fechas de vencimiento y responsables del proceso de revisión. El sistema permite dar entradas parciales a las órdenes de compra o contratos y a los renglones de los mismos.
Si la fuente es internacional, compra directa o donación, el almacén debe generar la orden de compra o contrato en el sistema previo a dar ingreso a los mismos datos antes mencionados.
Proceso de almacenamiento
Como se describió anteriormente el almacén esta sub-dividido en cinco almacenes por categorías de los insumos. El almacenamiento de los insumos se realiza en las áreas definidas para cada categoría. La primera segregación en el proceso corresponde a las condiciones específicas de temperatura requeridas por los insumos; si requieren cadena de frio o áreas climatizada con temperatura controlada.
En el caso específico de los medicamentos se tienen áreas segregadas por programas y por controles específicos de medicamentos que requieren estar bajo custodia. Sin embargo al interior de las áreas, en los estantes y a nivel de piso no existe una demarcación claramente identificada de la ubicación de los insumos.
Existe un control interno de bodega, que utiliza tarjetas de inventario con el insumo en físico. Los insumos son colocados siguiendo los espacios libres disponibles. Existe una falta de señalización de la ubicación de los insumos en todo el almacén.
Proceso de despacho (picking)
El proceso de elaboración de los pedidos comienza con la recepción del documento en físico de asignación de insumos a los establecimientos (regiones y hospitales) enviado por la Unidad de Abastecimiento. El documento es generado por la Unidad de Abastecimiento en SINAB y su nombre oficial es Reporte de Establecimientos a los Cuales Distribuir, en este documento se detalla el nombre del establecimiento, el código del insumo, la descripción del insumo, la unidad de medida y la cantidad a enviar.
Los insumos gestionados por programas verticales no siguen el mismo proceso antes descrito a través de la Unidad de Abastecimiento. En estos casos los programas son responsables de aprobar requisiciones manuales generadas por los establecimientos y son enviadas directamente al almacén. El documento (aprobado por la Unidad de Abastecimiento o por los programas) es utilizado para realizar el proceso de elaboración de los pedidos (picking). El personal del almacén anota el número de lote que se está despachando y confirma la cantidad asignada.
En el caso de los medicamentos de programas verticales, el proceso al interior de las bodegas es apoyado por las tarjetas de inventarios físicos que se encuentran a la par de los insumos, que a su vez son actualizadas al momento de realizar el pedido. Esta práctica no está estandarizada a través de todo el Almacén #1: Medicamentos.
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Cuando se culmina la elaboración del pedido, el documento es entregado al digitador en el área administrativa del almacén. Utilizando el documento como base procede a digitar en SINAB todos los datos generales del establecimiento y específicos de los insumos para generar el Vale de Salida. El Vale de Salida es el documento oficial que respalda la rebaja del sistema.
El Vale de Salida es enviado con el pedido durante el despacho, este consta de cuatro copias; una copia del establecimiento, una copia de vigilancia, una copia del archivo del almacén y una copia de contabilidad. Las últimas dos copias son enviadas de regreso por el establecimiento dando Fe de la recepción de los insumos.
Este documento es luego utilizado para dar rebaja a las tarjetas de inventario en las áreas administrativas de las bodegas, es un Kardex paralelo al llevado al interior de las bodegas.
Es importante notar que aunque el documento enviado por la Unidad de Abastecimiento es generado por SINAB, no existe un vínculo electrónico de este con el almacén y el almacén debe realizar el proceso de digitación para realizar el Vale de Salida. Esto mismo sucede al ingresar los insumos en los establecimientos (regiones y hospitales).
Estructura organizacional
El Almacén El Paraíso es una dependencia directa adscrita a la Unidad de Abastecimiento dentro de la Gerencia de Operaciones del MINSAL. El nombre formal es Almacenes del Nivel Superior y esta unidad cuenta con una Jefatura que es responsable de coordinar cinco almacenes de distintas categorías de insumos. A su vez la jefatura cuenta con un equipo de apoyo conformado por: Coordinador Informático, Colaborador Administrativo, Coordinador Logístico (Servicios Generales) y el Encargado de Transporte. En la siguiente figura establecemos el organigrama del almacén.
Jefatura de la Unidad
Almacen 1Medicamentos
Almacén 2Insumos Medicos y
No Medicos
Almacén 3Suministros Generales
Almacen 4Instrumental Medico, Mobiliario y Equipo
Almacen 5Insumos para el
control de Vectores
Coordinador Informatico
Coordinador Logistico
Colaborador Administrativo
Encargado Transporte
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La distribución del recurso humando en el almacén se detalla en el siguiente cuadro.
Área Cantidad de Personas
Jefe Auxiliar
Jefatura de la Unidad 1
Coordinador Informático (Actualmente no hay personal y el Jefe de la Unidad está haciendo esta función).
Coordinador Logístico (Servicios Generales
1
Colaborador Administrativo 3
Encargado Transporte 1 2 (Chofer/Conductor)
Almacén 1: Medicamentos 1 7
Almacén 2: Insumos Médicos y No Médicos
1 5
Almacén 3: Suministros Generales
1 5
Alancen 4: Instrumental Médico, Mobiliario y Equipo
1 6
Almacén 5: Malaria 1 2
En total el almacén cuenta con 38 personas que conforman el equipo de recurso humano que gestiona la operación.
Manejo de insumos obsoletos, vencidos, dañados o rechazados
No hay un procedimiento por escrito que defina el proceso a seguir para el manejo de estos insumos. Se cuenta con las directrices establecidas en el documento de Lineamientos Técnicos, que establece las responsabilidades y cumplimiento con trámites administrativos, así como el Formulario de Solicitud de Descargo de Suministros Médicos Vencidos o Deteriorados. En este documento se establece que el proceso se debe gestionar y llevar a cabo anualmente, pero en la práctica debido a la complejidad de la operación se evidencio que el acumulo de insumos esperando el descargo es de varios años.
La trazabilidad de números de lote es información que se puede obtener de los registros del SINAB, destacando que no hay un reporte específico para este fin y es necesaria la depuración de los datos.
Todos los insumos obsoletos son almacenados en el Plantel El Matasano en una bodega destinada para este fin.
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2 1
1
1
1
11
42
32
4
4
1
1
1. Almacén #1: Medicamentos.2. Almacén #2: Insumos Médicos y No Médicos.3. Almacén #3: Suministros Generales.4. Almacén #4: Instrumental Médico, Mobiliario y Equipo.
Análisis de la distribución en planta existente y el flujo de los insumos, al interior del almacén y entre almacenes. Como se mencionó anteriormente el Almacén El Paraíso es el centro de distribución principal en la cadena de suministros de insumos sanitarios y no sanitarios del Ministerio de Salud de El Salvador (MINSAL). Actualmente la bodega está dividida en múltiples áreas de almacenamiento que dan soporte a cuatro de los cinco almacenes definidos en la estructura organizacional de esta unidad. En la siguiente figura se muestra la distribución de las áreas de almacenamiento y a que almacén corresponden.
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1
2
3
Cada almacén realiza su operación de descarga (recepción) y carga (distribución/despacho) en áreas diferentes con cercanía a las puertas de acceso a cada almacén. Esta situación no es la ideal ya que no permite segregación en los procesos. En la siguiente figura se identifican las tres puertas de acceso para operaciones de descarga y carga de los insumos, su función operativa para cada almacén es la siguiente:
• Puerta #1 – Almacén #1: Medicamentos
• Puerta #2 – Almacén #2: Insumos Médicos y No Médicos
• Puerta #3 – Almacenes #3 y #4: Suministros Generales e Instrumental Médico, Mobiliario y Equipo.
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La distribución en planta existente no cuenta con un orden lógico y un flujo continuo de insumos. Existe un solo anden de acceso para los furgones y camiones con una altura desde el nivel de piso de 1.20 m aproximadamente que da servicio principalmente al Almacén #2 (Insumos médicos y no médicos) y ocasionalmente al resto de almacenes.
El almacenamiento de los insumos se realiza utilizando dos sistemas; tarimas estándar a nivel de piso y sobre los estantes en el nivel superior y en los anaqueles de los estantes. El personal debe hacer múltiples operaciones de estiba de las cajas; al momento de la recepción o descarga de los furgones o camiones para colocar la estiba en las tarimas, en el proceso de almacenamiento si las cajas son colocadas en los anaqueles, y de nuevo en el proceso de despacho al retirar las cajas de los anaqueles a tarimas para su posterior carga en el camión. Este proceso genera carga de trabajo mayor cuando los insumos son de alto volumen.
Haciendo un análisis de los datos proporcionados por el Almacén #1: Medicamentos de Ingresos y Salidas para el 2012 tomados de los registro del SINAB podemos establecer la siguientes tablas y gráficas.
Vales de Ingresos por Mes – 2012
Mes Total Vales Durante el Mes
Cantidad de Ítems/SKU Recibidos
Total de Fuentes/Proveedores
Recibidos
Enero 25 31 16 Febrero 24 37 11 Marzo 65 77 29 Abril 19 31 16 Mayo 22 31 10 Junio 23 33 13 Julio 15 27 6 Agosto 11 12 5 Septiembre 18 20 11 Octubre 53 73 25 Noviembre 55 82 25 Diciembre 43 54 21
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Grafica – Comportamiento de los Ingresos por Mes – 2012
Considerando los datos de los ingresos podemos concluir que en promedio se realizan 31 Vales de Ingreso de Insumos en el Almacén #1: Medicamentos al mes, si tenemos veinte (20) días laborales en un mes, en promedio son dos ingresos al día recibidos durante el año 2012. Cabe destacar que durante los meses de Marzo, Octubre y Noviembre hay un alza considerable en el número de operaciones procesadas, derivadas principalmente de las previsiones de festividades por Semana Santa y vacaciones de Diciembre.
Vales de Salidas por Mes – 2012
Mes Total Vales Durante el Mes
Cantidad de Ítems/SKU
Despachados
Enero 44 43 Febrero 90 59 Marzo 91 56 Abril 87 132 Mayo 121 144 Junio 99 82 Julio 117 134 Agosto 53 49 Septiembre 76 49 Octubre 61 74 Noviembre 115 152 Diciembre 86 147
0
10
20
30
40
50
60
70
80
90
Vales
Items
Fuentes
20
Grafica – Comportamiento de las Salidas por Mes – 2012
Podemos observar que el comportamiento de las operaciones de salida de los insumos no tiene una tendencia uniforme. Si consideramos que el Almacén solo da servicio a 35 establecimientos podemos establecer que en promedio a cada establecimiento se le están realizando tres envíos mensuales de medicamentos. Esto corresponde a que no existe una frecuencia de reabastecimiento establecida para suplir los establecimientos y la operación se realiza en base a la disponibilidad de los insumos y las cantidades son establecidas por la Unidad de Abastecimiento.
Es necesario destacar que este no es el caso de los medicamentos antirretrovirales que se gestionan bajo un flujo de aprobación diferente, donde los requerimientos de medicamentos son aprobados por el Programa Nacional de ITS/VIH/Sida. Y la frecuencia de reaprovisionamiento es trimestral.
Realizando un análisis cruzado de los vales de ingresos y salidas obtenemos la siguiente gráfica:
0
20
40
60
80
100
120
140
160
Vales
Items
Establecimientos
0
20
40
60
80
100
120
140
Vales Ingresos
Vales Salidas
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En la gráfica anterior se puede evidenciar un comportamiento en las tendencias de ingresos con el aumento en los vales de salidas. Si consideramos el incremento de operaciones de ingresos en marzo podemos observar un incremento de operaciones de salidas en los meses de mayo, junio y julio. Luego la misma tendencia a la alza se puede observar al cierre del año.
Es importante resaltar que una operación eficiente debería tener tendencias marcadas que van en relación directa con las políticas de reaprovisionamiento y frecuencias establecidas en la cadena de suministros. Por ejemplo: si la política establece un reaprovisionamiento con frecuencia mensual, podemos esperar una gráfica ajustada al número de establecimientos que estamos sirviendo (en este caso deberían ser 35) con algunas variantes en caso de tener pedidos de emergencia. Lo mismo aplica en la operación de recepción, donde la carga de trabajo se debe distribuir uniformemente a lo largo del año o de forma estacional marcada por los procesos de compra que pueden ser anuales, semestrales o por medio de entregas parciales.
La operación actual del almacén responde a una estrategia cross-docking donde los insumos no son almacenados por periodos prolongados y son enviados para suplir a los niveles inferiores en base a la disponibilidad de inventarios sin considerar niveles de reservas. La excepción son los medicamentos de los programas que tienen establecidos periodos de reabastecimiento diferentes y existe un inventario de aproximadamente un año.
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Mapa preliminar de los procesos y red de distribución hacia las regiones y hospitales. El proceso de distribución de los insumos es responsabilidad del Almacén El Paraíso, para esta operación el almacén cuenta con cinco camiones (dos refrigerados) y dos conductores. El almacén da servicio a 35 establecimientos (5 regiones de salud y 30 hospitales), la frecuencia de la operación no está claramente definida y responde a la disponibilidad de los insumos cuando estos ingresan al almacén.
En el flujo anterior podemos ver la relación directa en la operación de la distribución física de los insumos desde el Almacén El Paraíso hacia los establecimientos y como la información fluye a través de dos vías: la Unidad de Abastecimiento para todos los medicamentos y hacia el Programa ITS/VIH/Sida para los medicamentos antirretrovirales desde las 20 clínicas TAR ubicadas en los 30 hospitales de la red.
Es evidente que el número de conductores no corresponde a la cantidad total de camiones disponibles, se logró determinar durante la visita que un gran porcentaje de traslados hacia las regiones de salud y hospitales se realizan con los camiones pero utilizando conductores de estos establecimientos que suben al nivel central. El valor exacto de la proporción y frecuencia de esta práctica no se logró establecer ya que no hay un registro histórico que permita establecer el dato.
El personal del almacén establece un calendario de despachos semanal en base a los cuadros de asignación enviados por la Unidad de Abastecimiento al almacén.
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Conclusiones
• Actualmente el Almacén El Paraíso es el principal centro de distribución de insumos de salud para la cadena de suministros del Ministerio de Salud de El Salvador. Su gestión se enfoca en la recepción, almacenamiento y distribución de los insumos a las cinco regiones de salud y a los treinta hospitales en la red.
• El cumplimiento promedio con las BPA es de un 50%; con brechas identificadas en las siguientes áreas funcionales: infraestructura, equipo de manejo logístico, manejo físico de los insumos, control de devoluciones y gestión administrativa.
• El Manual de Procedimientos para el Área de Almacenes se encuentra desactualizado, su versión actual es de Noviembre 2007. Los formatos y procesos establecidos en el documento no corresponden a los manejados actualmente a través del SINAB.
• La condición general de la infraestructura del establecimiento es aceptable, con necesidad de mantenimiento en los pisos y paredes. La cubierta de los techo no cuenta con aislante térmico y en especial la cubierta del techo de los Almacenes #2 y #3 está en malas condiciones. La iluminación natural provista por los ventanales y tragaluces abonan a las condiciones altas de temperatura evidenciadas durante la visita, el ingreso de los rayos de sol directo al interior de la bodega sin filtros y barreras térmicas puede ocasionar deterioro a los insumos.
• Las áreas de almacenamiento general no cuentan con ventilación (natural o mecánica) esto se suma a la falta de aislante térmico en la cubierta de los techos y el ingreso de calor por radiación aumentando las temperaturas en el interior. Durante la visita se registraron 31°C (11:30 a.m.)
• Los equipos de refrigeración de los cuartos fríos son inestables y no garantizan un funcionamiento continuo, presentado un alto riesgo de pérdida de la cadena de frio y daño de los medicamentos ahí almacenados. No cuentan con un sistema de registro continuo de temperatura y de alerta en caso que los equipos no funcionen adecuadamente y la temperatura salga del rango establecido de 2° a 8° C.
• El almacén no cuenta con áreas de soporte para el personal como son: comedor/cafetería y casilleros y baños fuera de las áreas de almacenamiento. No se cuenta con un área específica para el manejo de los desechos o basura (material de empaque) generada por la operación.
• El equipo de manejo logístico no es suficiente, haciendo un énfasis especial en la cantidad de porta tarimas manuales existentes y su funcionalidad. Dada la estructura de la operación el montacargas existente actualmente es suficiente para dar soporte, es importante mencionar que si la estrategia operacional del almacén cambia es necesario revisar el inventario de equipo para dar soporte a la operación.
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• Las condiciones de orden y limpieza no son adecuadas para el manejo de insumo médico y no médico. Se pudo evidenciar acumulación de sucio y equipo obsoleto en áreas de almacenamiento no utilizadas. No existe un plan y procedimiento de limpieza establecido.
• El almacén no cuenta con un sistema de reaprovisionamiento por máximos y mínimos a los establecimientos a los cuales da servicio. El sistema actual responde a un esquema por empuje dirigido por la Unidad de Abastecimiento. Esto evidencia que la función actual del Almacén El Paraíso es más de un almacén cross-docking que un almacén pulmón en la cadena de suministros del MINSAL.
• El almacén no tiene un flujo segregado y continuo de los insumos ingresando y saliendo de las bodegas. Las puertas de acceso a cada almacén son utilizadas para los procesos de recepción y despacho de los insumos. La distribución en planta actual está muy fraccionada en pequeñas áreas de almacenamiento delimitadas por paredes de concreto o malla ciclón. El equipo de transporte disponible esta sub-utilizado, actualmente el almacén cuenta con siete (7) camiones para realizar el proceso de transporte pero solo cuenta con dos (2) conductores.
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Recomendaciones
• Capacitar a todo el personal del almacén en Buenas Prácticas de Almacenamiento, la capacitación se debe considerar como un primer pasó en el contexto de implementar programas y mejoras en la gestión del Almacén El Paraíso. La capacitación se debe complementar con las siguientes actividades:
Implementar un programa de ordenamiento y limpieza de las áreas de almacenamiento en todo el almacén. El programa debe establecer los criterios para retirar todo insumo o material obsoleto, la limpieza general del almacén y un sistema de control periódico para el cumplimiento continuo de esta labor. (ej.: Programa Japonés 5’S).
Actualizar e implementar el Manual de Procedimientos para el Área de Almacenes – Noviembre 2007, el proceso debe incluir la actualización de los procedimientos al proceso realizando un análisis de optimización de procesos.
La implementación del manual se debe realizar en un contexto de Aseguramiento de Calidad, esto debe incluir la formación de un Equipo de Mejora Continua en el Almacén que lidere el proceso de implementación (capacitación del personal en el Manual) y seguimiento a la aplicación de los Procedimientos Operativos definidos.
• Mejorar la distribución en planta del almacén mediante una readecuación del layout existente de los estantes y el almacenamiento a nivel de piso utilizando tarimas; y mejorar el flujo de los insumos designando puertas de acceso exclusivas para los procesos de recepción y despacho que den servicio a todos los almacenes. La mejora del layout debe responder a una estrategia operacional definida, contando con una visión a largo plazo del rol del almacén en la cadena de suministros del MINSAL. Esta visión debe contemplar si el almacén seguirá con una función mayormente de cross-docking.
• Definir áreas de soporte para el almacén: comedor para el personal, área de baños y casilleros fuera de las áreas de almacenamiento, área de recolección de desechos/basura (material de empaque y basura orgánica).
• Adecuar el inventario de equipo de manejo logístico a la necesidad operacional existente, los trocos hidráulicos son insuficientes y se calcula que deben tener disponibles tres (3) trocos cien por ciento funcionales por cada almacén interno del Almacén El Paraíso. Sumando 12 trocos funcionales como mínimo en todo el almacén.
• Implementar un plan de mantenimiento correctivo inmediato que incluya: infraestructura (paredes con humedad y hongo; pisos; techo; etc.), equipo de manejo logístico, equipos de refrigeración (cuartos fríos, pre-cámaras y áreas climatizadas) y planta de generación eléctrica. Posterior se debe definir un plan de mantenimiento preventivo a largo plazo.
• Mejorar el equipo de refrigeración de los cuartos fríos y las pre-cámaras. Es necesario identificar y cuantificar la demanda de almacenamiento de insumos que requieren cadena de frío (2°C a 8°C y <20°C), considerando volumen de ingreso, frecuencia y volumen de reabastecimiento, niveles máximos de stock. El análisis de demanda de almacenamiento permitirá determinar la capacidad necesaria de los cuartos fríos y pre-cámaras de T° controlada.
• Mejorar las condiciones de temperatura en las áreas de almacenamiento general. Mejorando las condiciones de aislamiento térmico de los techos, limitando el ingreso de luz solar y permitiendo ventilación natural o mecánica, son ejemplos de elementos que combinados pueden permitir una mejora significativa a las condiciones de temperatura y humedad del aire en el interior de las bodegas.
La mejora en las condiciones de los techos debe incluir la reparación de los canales y bajantes de aguas pluviales, así como los sistemas de evacuación de las aguas pluviales a nivel de piso. El diseño de la mejora en el sistema de recolección y
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evacuación de aguas pluviales debe ser integral y liderado por un profesional en el área (preferiblemente un ingeniero civil).
Mejorar el sistema de iluminación en todo el almacén. El diseño del nuevo sistema debe corresponder a la distribución en planta definida y al flujo de los insumos. El diseño debe contemplar el uso mixto de iluminación natural y artificial, considerando que las especificaciones de los materiales a utilizar para iluminación natural permitan reducir el ingreso de rayos UV y el calor producido por la radiación de los rayos solares.
• Mejorar el sistema de manejo de contingencias y seguridad industrial.
Definir rutas de evacuación, instalar salidas de emergencia y reubicación de los extintores existentes. Esto debe incluir la señalización de todo el sistema; rutas, salidas de emergencia, extintores, etc. Considerando los estándares de rotulación dictados por la industria. Se debe contar con el apoyo del Cuerpo de Bomberos Municipal.
La mejora en el sistema de seguridad debe incluir la revisión del sistema de CCTV actual y su readecuación en base a los nuevos requerimientos del Almacén El Paraíso. Estos requerimientos deben incluir las nuevas distribuciones en planta y nuevos flujos de los insumos.
Instalar un sistema de detección de incendios en el interior y exterior del Almacén El Paraíso, haciendo énfasis en las áreas de mayor riesgo. Se debe contar con el apoyo del Cuerpo de Bomberos Municipal.
• Realizar un estudio de optimización de la red de transporte, considerando los recursos disponibles (vehículos y recurso humano) a nivel central y regional. La red de transporte debe hacer un uso racional de los recursos y una posible reubicación de los mismos en el contexto de la cadena de suministros a nivel nacional.
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Anexos
Anexo #1 - Guía de Evaluación de Buenas Prácticas de Almacenamiento Establecimiento: Almacén El Paraíso, Almacenes del Nivel Superior
Nombre del Entrevistado(s): Lic. Lorenzo Cerón
Cargo: Jefe de la Unidad de Almacenes del Nivel Superior
Fecha: 12/06/2013
ELEMENTOS EVALUADOS CUMPLE (SI/NO) OBSERVACIONES INFRAESTRUCTURA Y EQUIPAMIENTO
1. Dimensiones del establecimiento (Áreas utilizadas para almacenamiento de los insumos) Área total disponible. (Incluir el plano de la distribución)
Área total para almacenamiento. (Especifique si existen áreas con condiciones especiales)
Área total para recepción.
Área total para distribución.
Área de oficina y soporte.
Altura máxima de almacenamiento. (Hacer diferenciación si aplica.)
Enumere los edificios o colindancias. (Sur, Norte, Este y Oeste)
Norte – Calle del Barrio El Paraíso Sur – Calle del Barrio El Paraíso Este – Blvd. Oeste – Bodegas de la Unidad de Conservación y Mantenimiento
Identifique si las colindancias presentan elementos de vulnerabilidad (Seguridad, inundaciones, plagas, etc.)
En la colindancia al norte existe un portón de acceso directo a la calle del Barrio El Paraíso, este portón actualmente no está en uso y por lo tanto se mantiene cerrado.
¿El establecimiento es propio o alquilado? (Defina cuantos años de uso tiene el establecimiento)
El complejo donde se encuentra ubicada la bodega es propio del Gobierno de la Republica del El Salvador.
2. Condiciones del Establecimiento
Material del piso Concreto con acabado fino
¿Se encuentra en buen estado? (Evaluar si existen grietas o agujeros en el piso)
No El piso de concreto presenta grietas y desgaste en el acabado fino, sobre todo en las áreas de los pasillos. Las sisas no están selladas y presenta desgaste. Todo el daño en el piso contribuye a la generación de polvo fino al interior de las
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bodegas. Material de las paredes Hormigón – Bloque de concreto. Algunas áreas tiene acabado
en repello fino y otras están con el bloque visto. Todo el interior de la bodega está pintado.
¿Se encuentran en buen estado? (Evaluar si existen grietas o agujeros en las paredes)
Almacén #1: No La mayor parte de las paredes de la bodega se encuentran en buen estado y no presentan grietas. Sin embargo la pared ubicada al oeste de la bodega interna del Almacén #4 (Instrumental Médico, Mobiliario y Equipo) al interior de la bodega si presenta humedad y deterior evidente debido a las filtraciones de agua que se dan por una loza de concreto en este sector que no está debidamente sellada. En esta misma área se encuentra la antigua oficina del Almacén #4, que debido a las condiciones de humedad se reubico al personal para evitar condiciones adversas de trabajo.
Almacén #2: Si
Almacén #3: Si
Almacén #4: No
¿Tipo de iluminación? (Natural o artificial /ambas)
Natural y Artificial Natural – ventanales ubicados en la pared este del almacén #1 (medicamentos) y ventanales de tragaluz en el techo de esta nave. Adicionalmente existen tragaluces en el techo de la nave de los almacenes #2 y #3. Artificial – es una mezcla entre lámparas fluorescentes, lámparas de mercurio y bombillos ahorradores.
¿Se encuentra en buen estado y funcional?
Almacén #1 – Si Almacenes #2, 3 y 4 : No
Toda la iluminación artificial se encuentra en buen estado. La iluminación natural no es adecuada en los almacenes 2, 3 y 4.
Localizar el panel eléctrico principal del establecimiento
El tablero general se encuentra en el exterior oeste del edificio junto a la planta eléctrica de respaldo. Existen tableros secundarios dispersos en el interior de las bodegas que no están debidamente identificados en un plano de referencia.
¿Se encuentra señalizado? No
¿Se encuentra en buen estado?
Si Todos los tableros estaban debidamente cerrados y sin señal de deterioro.
Material del techo Lamina de zinc, no cuenta con aislante térmico.
¿Se encuentra en buen estado? (Evaluar si existen grietas o agujeros, consultar si existen goteras)
No La cubierta del techo de la nave de los almacenes #2 y #3 se encuentra deteriorada. Y en la nave del almacén #1 se pudo evidenciar que los
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bajantes de aguas lluvias no tienen el perfil para manejar el caudal de agua suficiente y esto genera filtraciones de agua lluvia.
Material de las puertas y ventanas
Puertas – Metálicas Ventanas – Ventanales de vidrio con marco de aluminio.
¿Se encuentran en buen estado? (Evaluar el grado de seguridad existente en las puertas y ventanas)
Si Las puertas son suficientemente seguras. Las ventanas son seguras.
¿Cuenta con áreas de temperatura controlada equipo de refrigeración? (Cuarto frio, cámaras frías, áreas climatizadas)(Definir estas áreas en el plano de la distribución del establecimiento)
El almacén cuenta con: • 3 Cuartos fríos • 1 Bodega climatizada (ARV) • 1 Pre-Cámara (Insumos médicos y no médicos)
Los almacenes #3 y 4 no cuentan con áreas de T° controlada.
¿Se encuentran en buen estado? (Evaluar su funcionamiento – registra la temperatura durante la visita y registro histórico si está disponible)
Si Las áreas de temperatura controlada se encontraron funcionando y con registros de temperatura dentro de los rangos establecidos para cada área. Cabe mencionar que uno de los cuartos fríos estuvo fuera de funcionamiento y recientemente fue reparado. Las pre-cámaras de los cuartos fríos cuentan con equipo obsoleto de climatización.
¿Existe un plan de mantenimiento definido para el equipo? (Defina la frecuencia)
No La Unidad de Conservación y Mantenimiento del MINSAL llega una vez por mes. Pero no existe un registro por escrito de la visita y de las revisiones realizadas a los equipos.
¿Cuenta con equipo de monitoreo de temperatura y humedad? (Ej. Termo higrómetro) (Defina las áreas donde se encuentran)
Si Cuartos fríos – termómetro análogo Bodega ARV – termó-hygrometro digital (fecha de vigencia caducada el 12/2011)
¿Cuenta el establecimiento con salidas de emergencia? (Defina su ubicación y cantidad)
No Aplica a todo el complejo.
¿Se encuentran señalizadas? No
Aplica a todo el complejo.
¿Cuenta el establecimiento con rutas de evacuación definidas y señalizadas?
No Aplica a todo el complejo.
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¿Cuenta el establecimiento con extintores contra incendios? (Defina su ubicación, cantidad y vigencia)
Si El almacén cuenta con 26 extintores de polvo seco tipo ABC. Con fecha de vencimiento Abril/2014. Incluye todo el complejo (cuatro almacenes).
¿Se encuentran señalizados? Si No cumple con el estándar y no todos los extintores cuentan con su rotulación.
3. Equipo de manejo logístico
¿Con que tipo de equipo de manejo logístico cuenta? (Montacargas, Porta tarimas manuales, Trocos, escaleras, etc.) (Tarimas, estantes, etc.)
Si 1 Montacargas Eléctrico de Contrapeso 4 Trocos hidráulicos (Porta tarimas manuales) 1 Carretilla (Troco de plataforma) El equipo de manejo logístico actual no es suficiente para soportar la operación de todo el complejo de almacenes.
¿Se encuentran en buen estado? (Defina la cantidad por funcionalidad del equipo)
No 2 Trocos hidráulicos se encuentran en mal estado.
¿Existe un plan de mantenimiento definido para el equipo? (Defina la frecuencia)
Si Existe un contrato de mantenimiento para el montacargas. Los trocos hidráulicos se les dan mantenimiento correctivo.
4. Equipo Administrativo
¿Cuenta con equipo de cómputo funcional? (Computadoras, Impresoras, etc.)
Si Todos los almacenes cuentan con equipo de cómputo funcional donde se opera el SINAB. Cuentan con impresoras.
¿Dispone de servicio telefónico? (Líneas fijas o fax)
Si El almacén cuenta con servicio permanente de internet, necesario para mantener la conectividad del SINAB.
MANEJO DE LOS INSUMOS
1. Condiciones de manejo físico de los insumos ¿Cuantos insumos (medicamentos) maneja el establecimiento?
Aproximadamente 500 códigos/ítems/SKU
¿Qué criterios aplica para categorizar los insumos (medicamentos)? (Condiciones de temperaturas, orden alfabético, terapéutico, etc.)
Almacén #1: Si
Los insumos son categorizados de la siguiente forma:
• Medicamentos • Insumos médicos y no
médicos
Almacén #2: Si
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Almacén #3: Si
• Suministros generales • Instrumental médico,
mobiliario y equipo • Malaria
Cabe destacar que al interior de los almacenes no hay un orden establecido para la ubicación de los insumos. Esto se debe a la alta rotación de los mismos en los últimos años.
Almacén #4: No
¿Maneja insumos (medicamentos) que requieren cadena de frio? (2° a 8°) ¿Maneja insumos (medicamentos) que requieren con control de temperaturas? (<20°) (Liste los insumos bajo estos criterios)
Almacén #1: Si
Medicamentos e insumos médicos que requieren cadena de frio (2° a 8°C) Se contaron 9 ítems/SKU almacenados en los cuartos fríos.
Almacén #2: Si
Almacén #3: No
Almacén #4: No
¿Maneja Medicamentos controlados?
Almacén #1: Si
Existe un área de almacenamiento específica para estos insumos.
¿Existe un área especial con restricción de acceso para almacenar los Medicamentos controlados?
Almacén #1: Si
¿Existe una segregación adecuada y bien definida de los insumos (medicamentos) en el establecimiento?
No Existen diferentes áreas de almacenamiento para los insumos, sin embargo estas no están bien definidas.
¿Existe señalización de las diferentes áreas, hay señalización de los medicamentos y otros insumos?
No Existe señalización y rotulación desfasada y obsoleta en toda la bodega.
¿Los insumos se encuentran debidamente estibados en las áreas de almacenamiento? (Evaluar si los insumos no están colocados directamente en el piso o pegados a las paredes. Y la altura máxima de estiba encontrada)
Almacén #1: Si
En el almacén #3: Suministros Generales se pudieron evidenciar insumos colocados directamente en el piso de los pasillos por falta de espacio.
Almacén #2: Si
Almacén #3: No
Almacén #4: Si
¿Los insumos están ordenados con las etiquetas que muestran fechas de vencimiento y/o de fabricación?
Si No aplica para el almacén #4.
¿Las áreas de almacenamiento se mantienen en orden, limpias, sin basura, sin trazas de insectos o roedores?
No Se evidencio desorden y suciedad en las áreas de almacenamiento. Hay insumos y materiales obsoletos en rincones de la bodega.
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No se pudo evidenciar traza de insectos y roedores.
¿Cuenta con un plan de control de plagas?
No La Unidad de Salud del Barrio El Paraíso realiza una fumigación general y colocación de veneno. No hay un procedimiento establecido por escrito.
¿Cuenta con un plan o cronograma de limpieza?
No Actualmente solo cuentan con una persona para realizar la limpieza de todas las bodegas.
¿Cuenta con un procedimiento establecido para limpieza de productos peligros o contaminantes?
No
2. Control de Inventarios
¿Cada cuánto se hace una toma de inventarios?
Si 2 veces al año se realiza un inventario obligatorio, con cobertura del 100% de los insumos. Este proceso toma aproximadamente 10 días hábiles de trabajo.
¿Quien participa en la toma de inventarios?
Personal de los almacenes.
¿A quién reporta los resultados del inventario?
Unidad de Abastecimiento y se elabora un informe contable enviado al Departamento de Contabilidad del MINSAL.
¿Qué instrumento de control manual de inventarios utiliza? (Verificar el uso del Kardex, hacer una verificación de inventario al azar de mínimo 5 productos)
2 Tarjetas de Inventarios Físicas • 1 tarjeta de control interno en las bodegas y se verifica con
un conteo físico de los insumos. • 1 tarjeta de control en el área administrativa de cada
bodega.
¿Dispone de instrumentos electrónicos de control de inventarios? (Excel o puede haber software)
Si SINAB (Sistema Nacional de Abastecimiento)
¿Controla y reporta los insumos próximos a expirar como parte de su toma de inventarios? (Que criterios existen para definir la vigencia de un insumo para su distribución)
Si Generan un reporte mensual del SINAB con los insumos que tienen fecha de vencimiento inferior a 6 meses. Este reporte es enviado a la Unidad de Abastecimiento y a los Programas.
3. Flujo del Producto y Registros
¿Frecuencia de recepción de insumos?
Mensual. Existe una compra anual de los insumos, pero el proceso de entrega se realiza todos los meses en dependencia de la disponibilidad de los productos por parte del proveedor y los tiempos de entrega de las compras internacionales.
Cantidad de proveedores nacionales e internacionales. (Recibe alertas de entrega por parte de los proveedores)
Aproximadamente 200 proveedores nacionales.
¿Existe un sistema de No El almacén no tiene visibilidad
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inventarios con Máximos y Mínimos establecido? (Es utilizado para decisiones de reabastecimiento)
de estos datos. La asignación de los insumos a ser distribuidos a cada región de salud u hospital es determinada por la Unidad de Abastecimiento.
Describa el proceso de recepción. (Evaluar si sigue un procedimiento, y que elementos son revisados en el proceso) (Generar un flujo de la recepción de los insumos)
• Revisión física – se realiza al 100% cuando el embarque es aéreo. Si la entrega es local se reciben los corrugados completos sellados y se cuenta solamente el complemento.
• Revisión documental – la orden de compra o contrato se verifican contra la factura y lista de empaque.
• Ingreso al SINAB – Si la fuente es un proveedor nacional se busca el contrato previamente generado en SINAB por la Unidad de Abastecimiento y se da recepción ingresando los datos generales de la factura, cantidades, fecha de vencimiento y números de lote; y responsables de realizar la revisión. Si la fuente es un proveedor internacional el personal del almacén debe dar ingreso al SINAB generando el contrato y luego el proceso es el mismo.
Describa el manejo de la documentación del proceso de recepción.
Existe un encargado de manejar la documentación de las recepciones en los almacenes. Esta es la misma persona que da ingreso a las órdenes de compra en el SINAB y verifica que los insumos físicos correspondan con lo descrito en el contrato de compra.
¿Conoce el método PEPE? (Primero en expirar, primero en entregar)
Si
Describa el método utilizado para controlar el almacenamiento de los insumos. (Rotación interna de lotes y frecuencia).
No No existe un proceso de rotación interna en los almacenes. Los insumos son colocados en su ubicación y se retiran o movilizan cuando se están realizando la operación de despacho.
Enumere los puntos de distribución a los cuales da servicio. (Generar un diagrama de flujo)
5 Regiones de Salud 30 Hospitales
Con que frecuencia envía pedidos a cada punto de distribución.
No No hay una frecuencia de reaprovisionamiento establecida. Los pedidos se envían en base a la disponibilidad y las cantidades y establecimientos a suplir son establecidos por la Unidad de Abastecimiento
Describa el proceso de distribución. (Existe un procedimiento establecido) (Genere un flujo del proceso de distribución)
• Se recibe el cuadro de asignación de los insumos enviado por la Unidad de Abastecimiento. Este cuadro de distribución es realizado en SINAB, sin embargo no existe una vinculación electrónica entre la Unidad de Abastecimiento y el Almacén. Los cuadros son recibidos en físico.
• El documento es utilizado para realizar el proceso de elaboración de los pedidos. El número de lote es asignado por el personal del almacén en base al sistema PEPE establecido. La tarjeta de inventario de control interno es afectada en el momento de la elaboración de los pedidos.
• El documento trabajado es luego digitado en SINAB para
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generar el Vale de Salida (4 copias – establecimiento, vigilancia, archivo bodega, contabilidad)
• La tarjeta de inventario en el área administrativa se afecta posterior a generar el vale de salida.
Que documentos son utilizados para la preparación y entrega de los pedidos.
Se utiliza el cuadro de asignación de los insumos enviado por la Unidad de Abastecimiento.
Describa el manejo de la documentación de los pedidos.
Los documentos de salida de los inventarios se manejan en un archivo de vales de salida, ordenado por el número correlativo.
¿Existe un proceso de verificación de la recepción de los pedidos en el destino final?
Si Las cuatro copias del Vale de Salida viajan al establecimiento y son firmadas como acuse de recibo de los insumos.
¿Que recursos hay a disposición para el proceso de distribución? (Si aplica, cuantos carros, tipo de vehículo, etc.).
Si 7 Camiones (2 Refrigerados) 2 Conductores
4. Control de devoluciones, rechazos (cuarentena) y expirados
Describa el proceso de recepción de insumos por devoluciones. (Existe un procedimiento establecido) (Genere un flujo del proceso)
No El almacén no cuenta con un procedimiento por escrito para el manejo de estos insumos. Existe el lineamiento técnico en el documento del acuerdo N°829 – Julio 2011.
Describa el proceso de control sobre los insumos colocados en estado de cuarentena. (Existe un procedimiento establecido) (Genere un flujo del proceso)
Si Existe una bodega fuera del complejo en el Plantel El Matasano para guardar estos insumos. Hay que destacar que llevan varios años sin llevar a cabo el proceso de descarte de los insumos.
¿Tiene establecido un procedimiento para la recuperación de insumos en caso de un rechazo o alerta de cuarentena? (Existe un registro por lote entregado a cada establecimiento)
No No hay un procedimiento por escrito. En el SINAB se puede generar un reporte para obtener los números de lote enviados a los diferentes establecimientos, que puede dar trazabilidad a un lote en específico.
5. Gestión Administrativa
¿Cuenta con un organigrama (Interno de la bodega / de la institución a la cual pertenece)? ¿Cuanto personal labora en la bodega? (Antigüedad en cada puesto) (Solicitar copia del organigrama / diagramarlo)
Si Existe un Organigrama Interno del Almacén. Y existe un organigrama general del MINSAL, donde se puede evidenciar la figura de la Unidad de Abastecimiento. Actualmente el almacén cuenta con 41 personas laborando.
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¿Cuenta con un manual de procedimientos? (Procedimientos o lineamientos básicos)
Si Manual de Procedimientos para el Área de Almacenes – Noviembre 2007
¿Cuenta con descripciones de trabajo para los puestos?
No
¿Cuenta con un plan de contingencias?
No
¿Cuenta con un set de indicadores para medir el desempeño del establecimiento? (Detalle la lista de indicadores utilizados)
No Existe un Programa Anual de Organización donde se pueden visualizar los Ingresos, Despachos e Inventarios. Pero un set de indicadores para medir el desempeño del almacén no existe.
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Anexo #2 – Capacidad de Almacenaje
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