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DIAGNOSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS

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Carrera 22 N° 25-14 Teléfono: 57 (8) 7 850 131/ 135 * Fax 57 (8) 7 851 998/ 321

www.paipa-boyaca.gov.co E-mail: [email protected] - [email protected]

código postal: 15516

DIAGNÓSTICO INTEGRAL ARCHIVOS DE

LA ALCALDIA MUNICIPAL DE PAIPA

YAMIT NOE HURTADO NEIRA Alcalde Municipal

COMITÉ INTERNO DE ARCHIVO

ALEJANDRO ARTURO FARFAN ORTIZ Secretario de Gobierno

MANUEL ANDRES SANCHEZ SUAREZ Asesor jurídico

WADID GUSTAVO ARIAS CANTOR Secretario de Planeacion

. LUZ MARLENNY PEREIRA CHAPARRO Control Interno

LUIS JOSÉ RAIGOSO Sistema de Gestión de Calidad

. EFRAIN GONZALEZ DIAZ Oficina de Sistemas

MARIO ANTONIO MATEUS BENAVIDES Jefe Archivo central

ADMINISTRACION 2016-2019

mailto:[email protected]


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TABLA DE CONTENIDO



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INTRODUCCION

La Alcaldía Municipal de Paipa atendiendo los requerimientos normativos, establecidos por

el Archivo General de la Nación busca formular el Diagnóstico Integral de archivos de la

entidad presentando los hallazgos más relevantes encontrados durante el proceso en el

área de planeación, producción, gestión, tramite, organización, valoración, transferencias

y preservación a largo plazo

Atendiendo estos lineamientos y contando con los aportes del AGN, la entidad presenta el

diagnóstico de archivo como el primer proceso a realizar en la organización documental,

por medio del análisis, teniendo en cuenta los documentos existentes dentro de la

organización en los archivos de gestión y en el archivo central.

El diagnostico permite el acercamiento a los problemas documentales que enfrenta la

entidad y establece las pautas a seguir para le ejecución de los procesos archivísticos en

la Alcaldía por medio de la aplicación de técnicas y medidas de intervención de los

documentos dese su producción hasta su destino final.

Al detectar las posibles deficiencias en el área de gestión documental la entidad procede a determinar acciones encaminadas al mejoramiento de la Problemática archivistica encontrada.

1. CONTROL DE REQUERIMIENTOS

Año de registro 25-2016: En el contexto de los proceso de gestión documental el

diagnóstico de archivo se establece con la indagación de información con base en la

situación que se encontró en el archivo del año 2015 hacia atrás, con el análisis e

identificación de los aspectos críticos, las fortalezas y la oportunidad para el fortalecimiento

de la archivistica en la entidad.

Encuesta Mecí: En coordinación con la Secretaria de Planeacion de Paipa, se analizó el

resultado del diagnóstico y la aplicación del manual técnico del modelo estándar de control interno - MECI 2015, en la estandarización de la información y la armonización con la Gestión documental. Fuentes de información: Análisis Autoevaluación de la función archivistica: Se hizo análisis a través del Formato de la Autoevaluación de la función archivistica, establecida por el Archivo General de la Nación donde se consideraron los aspectos de Planeación, Producción, Gestión y tramite, organización, transferencia, Disposición Final y Preservación a Largo plazo.



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Seguimiento a los archivos de gestión: Se aplicó una encuesta a los funcionarios de las

oficinas para determinar el estado de los archivos de gestión- “Encuesta de estudio

documental- Diagnostico de archivo”, donde se analizan los aspectos administrativos,

instrumentos archivísticos, infraestructura física, aspectos de conservación, la organización

documental, el estado del archivo central y la infraestructura tecnológica.

INFORMES DE ENTES DE CONTROL

Informe Índice de Gobierno Abierto – IGA

Presenta una calificación para el año 2014 de 16,0%, de avance en el área de gestión Documental.



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En el año 2015 un porcentaje de avance de 67;0 en el área de Gestión Documental.



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Informe del SICEP. El Departamento Nacional de Planeación a través de su plataforma de captura de información administrativa observa los avances de las entidades en el área de gestión documental. Archivo General de la Nación. El AGN, realizo requerimientos a la Alcaldía de Paipa – Boyacá, en el área de Gestión documental con planes de mejoramiento. En el año 2012 la Alcaldía Municipal de Paipa establece un Plan De Mejoramiento donde se plantean 12 acciones que muestran el siguiente avance.

Plan de Mejoramiento – Alcaldía de Paipa Año-2012- Anexo 1 - Fuente: Archivo Central Alcaldía de Paipa-

INFORME INSPECCION, VIGILANCIA Y CONTROL

En el año 2015, el Archivo General de la Nación realiza una visita a la Alcaldía de Paipa,

por el incumplimiento parcial al Plan de mejoramiento archivístico establecido en el año

2012; ante esta situación el AGN, realiza una nueva visita el 17 de junio del 2015 y

desarrolla un informe de inspección, vigilancia y control al archivo de las oficinas y el

archivo central donde se establece los aspectos críticos en el área de gestión documental.

Anexo 2.

El Archivo General de la Nación con el informe de inspección del mes de junio del 2015,

solicita a la entidad remitir el plan de mejoramiento de las acciones a seguir y se reitera el

incumpliendo de la entidad con el oficio de Ref.: 7134/2016/oficio-320 del 6 de octubre del

2016. Anexo 3.



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La entidad respondió a las recomendaciones del AGN y elaboro el Plan de mejoramiento

archivístico y fue remitido al ente competente (AGN) el 18 de noviembre del 2016; anexo

4, y el 30 de noviembre del 2016 la entidad recibió respuesta de la propuesta del Plan de

Mejoramiento Archivístico- PMA-donde comunican que se puede ejecutar, para superar

los incumplimientos de la Ley General de Archivos, (Ley 594 del 2000) y demás normas

concordantes.

2. OBJETIVOS

2.1 OBJETIVO GENERAL

Realizar un diagnóstico integral que aborde la caracterización de los archivos de gestión y

central de la Alcaldía de Paipa de acuerdo a la normativa legal aplicable y procesos

archivísticos involucrados en condiciones de infraestructura disponible y tecnologías de

información.

2.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS

Identificar el nivel de importancia que tienen los archivos en la entidad que se refleja

en la organización y conservación de la información.

Realizar un análisis de los aspectos administrativos, infraestructura física,

tecnología y los ocho pasos de la gestión documental.

Determinar, oportunidades, debilidades, amenazas y fortalezas en los archivos de

la entidad.

3. METODOLOGIA

El Diagnóstico Integral del archivo de la Alcaldía Municipal de Paipa, se basó en la

normatividad archivística vigente expedida por el Archivo General de la Nación “Jorge

Palacios Preciado”. Para realizar el levantamiento de la información de manera ordenada

se aplicaron “Encuestas de diagnóstico documental, a los funcionarios responsables de los

archivos en las diferentes secciones y subsecciones de la Alcaldía Municipal, se ejecutó la

observación directa y registro fotográfico de los aspectos más relevantes encontrados.

Se originó una verificación de las instalaciones físicas (pisos, techos, paredes,

instalaciones eléctricas, hidráulicas de cada archivo); medición puntual en metros lineales

(ML) de los Archivos de Gestión, y del Archivo Central, en los casos que lo requirieron. Esta

medición se realizó teniendo en cuenta los lineamientos y directrices establecidos en la

Norma Técnica Colombiana NTC 5029: 2001 Medición de Archivos.

Así mismo, se realizó la observación de condiciones ambientales, la cual incluyó medición

de iluminación, Humedad Relativa y Temperatura, contaminantes microbiológicos y

contaminantes atmosféricos, teniendo en cuenta lo estipulado en el Acuerdo 049 de 2000,

Acuerdo 050 de 2000 y demás normatividad relacionada.



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Se analizó cada sección, en los Archivos de Gestión y Archivo Central, donde se observó

aplicando el formato de evaluación documento en físico, la organización de la

documentación, en relación a la conservación y deterioros físicos (organización,

Clasificación, descripción, rasgaduras, faltantes, presencia de adhesivo activo, entre otros).

Consecutivamente se estudió y consolido la información obtenida, del diagnóstico

documental de cada sección y subsección de la Alcaldía con el propósito de establecer de

manera general los resultados de conservación de la documentación que se plasmaran en

el Plan Institucional de Archivos (PINAR).

4. ASPECTOS ADMINISTRATIVOS

4.1 ANTECEDENTES HISTORICOS

Fecha de fundación: 19 de febrero de 1602 Nombre del fundador (es): LUIS ENRIQUEZ La conformación de Paipa como centro poblado se remonta desde la época precolombina cuando su población era innata de la región correspondiente al Cacicazgo del Tundama, auténticos guerreros defensores de su cultura y riquezas del Templo de Suamox impugnadas por la invasión de los españoles en el año de 1537 con el incendio del Templo del Sol. Es en 1539 cuando el Mariscal Gonzalo Jiménez de Quesada conforma el primer asentamiento o poblado indígena. Posterior a la lucha se designa la primera figura de organización de la población impuesta por los ibéricos, denominada “Encomienda”, conformada por 800 pobladores naturales de Paipa a cargo del Capitán Gómez de Cifuentes. De igual forma en 1596 se le confiere la Encomienda de Bonza a Pedro Núñez de Cabrera con 231 indígenas. Su conformación urbana hispana data desde el 19 de febrero de 1602, cuando el visitador Luis Enríquez declara la conformación de un centro de adoctrinamiento en el lugar donde hoy se asienta la plaza central. Basados en el modelo clásico de retícula española que consistía en un espacio central o plaza central y vías perimetrales paralelas, espaciadas con regularidad y cruzadas por otras dispuestas en forma similar permitiendo una organización clara de los elementos cívicos, religiosos y administrativos localizados en sus cuatro costados y conformados por predios repartidos para la iglesia, la casa cural, casa del Gobernador y caciques, confirmación de resguardos rurales y preceptos de autoridad. La primera construcción de ese mismo año fue la Iglesia, en teja de barro, cimientos en piedra, muros en tapias en una planta de 30 varas de largo y 11 de ancho, en el mismo sitio donde se levanta la Catedral hoy en día. En 1755 Paipa asciende al rango de corregimiento, figura que ya podía ejercer funciones policivas y de justicia penal, conllevaba el recaudo del fisco real en su jurisdicción y otros pueblos circunvecinos. El 4 de Noviembre de 1755 es nombrado Don Ignacio de Caicedo como el primer Corregidor de Paipa. En 1758 designan a Juan Avellaneda, Miguel de Lara y Esteban Rodríguez como los primeros alcaldes de Paipa. En 1778, se demarcan por primera vez los linderos del Municipio de Paipa; en ese entonces los resguardos de Bonza, Paipa y Sativa.



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Como el primer suceso que conllevó a Paipa a “Ciudad Turística”, es la llegada de los primeros especialistas en 1825, para realizar el análisis de la composición del agua salina de Paipa. Pero es en 1852 cuando el gobierno central comienza a interesarse por las riquezas naturales y envía una comisión geográfica dirigida por el General Agustín Codazzi. La construcción de la actual Iglesia Central (hoy Catedral de San Miguel Arcángel) en el Parque Jaime RooK, comienza en el año 1906 y termina de construirse en 1920. Hacia finales de 1930 y principios de 1931 llega de Bogotá el primer tren de pasajeros. Con el conocimiento de su riqueza natural de aguas termo minerales, se construyen las piscinas municipales en 1938 dando inicio a la conformación de su complejo turístico que en 1955 se refuerza con la construcción del lago Sochagota. La Asamblea Departamental declara en 1960, a Paipa como ciudad “capital turística.” La construcción de la termoeléctrica en 1953, genera desplazamientos poblacionales de otras partes del país y a partir de 1964 Paipa presenta un crecimiento urbano disperso y caótico por el crecimiento inusitado de su población. Es en ese momento cuando Paipa comienza a perder la armonía de su trazado urbano y sus valores arquitectónicos históricos. El contexto homogéneo de su plaza principal, se rompe para dar paso a construcciones “modernas” que hacen que Paipa comience a perder esos elementos de identidad como ciudad colonial. La celebración de los 150 años de la Independencia colombiana en 1969, marca una pauta dentro del contexto urbano de Paipa. Las fachadas se unifican en el color blanco de sus muros y el verde de sus ventanas, puertas y balcones que por lo general se mantuvieron pintadas de color rosado hasta ese momento. Se inaugura el monumento a los comuneros en el Pantano de Vargas, y el hoy olvidado Monumento a Inocencio Chincá sobre la avenida central del Norte, dándole así mismo este nombre a la vía, en su paso por el área urbana del municipio. Igualmente se inaugura la prolongación de “la Calle Sexta” desde el punto del semáforo hasta las piscinas con el nombre de Avenida Juan José Rondón. Es en esta misma década cuando comienza a desarrollarse la industria hotelera al rededor del Lago Sochagota con su primer Hotel Termales ó Colonial. Antes de estas construcciones y de la construcción de las piscinas municipales, los habitantes y los turistas se bañaban en los pozos de aguas termales y existía únicamente el Hotel Victoria localizado dentro del área urbana. En 1973 se inicia el Primer Concurso Departamental de Bandas Musicales y en 1975, extiende su cobertura y se oficializa el Primer Concurso Nacional de Bandas, evento que desde entonces ha caracterizado a Paipa en este género musical. Estos certámenes dieron pie a la construcción de nuevos escenarios públicos urbanos, como el complejo cultural y deportivo Concha Acústica “Valentín García” construido en 1990. Hacia 1995, tanto en Paipa como en el resto de las ciudades aledañas y en general a nivel nacional, comienza una densificación urbana fulminante debido a problemas de orden público que hace que Colombia pase de ser un país rural a ser un país urbano en muy corto tiempo. La población rural comienza a buscar refugio en poblaciones que aparentemente este problema no las afecta o por lo menos no en la misma intensidad. Como respuesta a estos sucesos comienza a generarse urbanizaciones de vivienda social hacia el costado noroccidental y de auto-construcción, como la urbanización El Bosque y Villa jardín.



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4.2 ESTRUCTURA ORGANICO FUNCIONAL DE LA ALCALDIA DE PAIPA

a- La entidad ha sufrido restructuraciones? La Alcaldía municipal de Paipa es un ente territorial de la división político administrativa del Estado, con autonomía política, fiscal y administrativa dentro de los límites que lo señalen la Constitución y la ley y cuya finalidad es el bienestar general y el mejoramiento de la calidad de vida de la población en su respectivo territorio. La entidad ha adoptado el modelo de organización formal, reflejando tanto la parte jerárquica, como su debida división del trabajo y así mismo evidenciando el respectivo orden y conducto regular a seguir respecto a la necesidad sobrevinientes, ésta organización formal es el reflejo de una buena coordinación, por que manifiesta los niveles de la organización y de allí se deriva su responsabilidad con la misma.

b- Estructura de la Alcaldía de Paipa.

La Alcaldía cuenta con el manual de funciones como instrumento de trabajo que contiene el conjunto de normas y tareas que desarrolla cada funcionario en sus actividades cotidianas así:

Decreto 089 del 14 de agosto del 2006- “Por medio del Cual se ajusta el Manual especifico de funciones y competencias Laborales, Para la Planta personal de la administración Central. Decreto 075 del 01 de junio del 2015- “Por medio del cual se ajusta el manual específico de funciones y de competencias laborales, para los empleos de la planta de personal de la administración central de Paipa- Boyacá”. Decreto 120 del 27 de octubre 2016- “Por el cual se establece la organización administrativa del municipio de Paipa del Departamento de Boyacá, se determina la estructura de la administración central, se fijan sus funciones por dependencias y se dictan otras disposiciones”

c- La entidad ha sufrido cambios en la estructura orgánico funcional?

El diagnóstico de la entidad se elaboró con el Decreto 075 del 2015, que establece las funciones de cada una de las oficinas que operan en la entidad, en esta estructura se observa la totalidad de las dependencias , se aclara que el Decreto 120 del 2016” Por el cual se establece la organización administrativa del municipio de Paipa, se determina la estructura de la administración central, se fijan sus funciones por dependencias y se dictan otras disposiciones”, no es preciso en las funciones y algunas de las oficinas que se encuentran en este aún no están en funcionamiento.



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Fuente: http://paipa-boyaca.gov.co/apcafiles/495052435f5052454445465f30303237/ORGANIGRAMA_ALCALDIA_DE_PAIPA.jpg

d- Información de la entidad?

Representante Legal de la entidad: Fecha de posesión: Enero 01 de 2015 PÁGINA WEB: http://www.paipa-boyaca.gov.co/

Misión Nuestro compromiso es Garantizar un desarrollo sostenible, equitativo y democrático con procesos transparentes adaptables que protegen los derechos humanos, a través de procesos de atención y ejecución enfocados principalmente hacia las necesidades de la comunidad, direccionando actividades a los diferentes grupos poblacionales, transformando así nuestra cultura para el logro del bienestar y mejoramiento de las condiciones de vida de los habitantes del municipio y sus visitantes.


http://paipa-boyaca.gov.co/apcafiles/495052435f5052454445465f30303237/ORGANIGRAMA_ALCALDIA_DE_PAIPA.jpg

http://www.paipa-boyaca.gov.co/


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Visión

Para el año 2030, Paipa será un municipio con diversidad de oportunidades hacia la comunidad, con énfasis en la garantía del Desarrollo Humano, generando Bienestar principalmente en Salud, Educación, productor de diversas fuentes de ingreso y de Trabajo, fomentando la creación y consolidación de Industrias en los diferentes sectores (Turismo, ganadería, agricultura, Minería, producción de artículos, servicios y alimentos) incrementando la economía del Municipio. De igual manera fortalece la recreación, la Cultura, el Deporte, la Tecnología, infraestructura y el Servicio a la comunidad, logrando el gozo ambiental condescendiendo una alta calidad de vida para los habitantes y visitantes del Municipio. 5. ANALISISDEL ARCHIVO DE GESTION

a- La entidad cuenta con comité interno de archivo?

Acto administrativo - Resolución 402 del 9 de noviembre del 2016 por medio del cual se conforma el comité interno de archivo.

b- La Alcaldía cuenta con normatividad específica en gestión documental, expedida por la entidad?

La entidad cuenta con el Reglamento Interno de Archivo General del Municipio de Paipa, Resolución 023 del 18 de enero del 2011, que establece la coordinación de la gestión documental en recepción trámite y organización de las comunicaciones y pautas para la transferencia de los archivos de gestión hacia el central entre otras. Acuerdo 25 de 2009 , “Por medio del cual se crea una dependencia dentro de la actual estructura municipal de denominada Archivo General del Municipio de Paipa”

c- Que instrumentos archivísticos tiene elaborados y adoptados la

entidad?

Tablas de retención documental.

Elaboración y aprobación de las Tablas de Retención: Resolución 575 del 2003

se adopta y se establecen procedimientos para la organización de los archivos..

Tablas de valoración documental

Acta de comité de archivo No 7 del 2003 Resolución 142 de 2016,” Por medio de la cual se adoptan las Tablas de

Valoración Documental TVD, del Municipio de Paipa.

Es necesario que la entidad desarrolle los instrumentos archivísticos, Diagnóstico de

archivo, PINAR, SIC, Programa de gestión de documentos, entre otros.



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d- Oficinas productoras de documentos?

El diagnóstico integral realizado a la Alcaldía Municipal de Paipa se realizó en los archivos

de gestión y el archivo central, ubicados en las diferentes oficinas, de acuerdo a la siguiente

información:

SECCION SUBSECION RESPONSABLE Correo Electrónicos

No Teléfono UBICACIÓN

DESPACHO DEL ALCALDE

HURTADO NEIRA YAMIT NOE Alcalde

[email protected]

57(8)7850131/7850135 / 3153061651 /

3183377935

Fax: 57 (8) 7851321 / 7851998

Carrera 22 N° 25 - 14

OFICINA JURÍDICA

SANCHEZ SUAREZ MANUELANDRES Asesor Jurídico

[email protected]

57 (8)7850131 / 7850135 / 316472775629

Fax: 57 (8)7851321

Carrera 22 N° 25-14 Piso 4

OFICINA DE CONTROL INTERNO

PEREIRA CHAPARRO LUZ MARLENY Asesor oficina control interno

[email protected]

57(8)7850131/7850135


OFICINA DE CULTURA Y JUVENTUD

YATE CHINOME PAULO CESAR Asesor de cultura y juventud

[email protected]

57 (8) 7850109 / 3187129365

Fax: 57 (8) 7850109

Carrera 22 N° 25 14 Piso 4

SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNO

FARFAN ORTIZ ALEJANDRO ARTURO Secretario de despacho

[email protected]

57 (8)7850131/135 / 3168770095

Fax: 57 (8)7851321

Carrera 22 N° 25 – 14 PISO 3

ALMACÉN SOTELO AVILA MARTHA LETICIA Almacenista

[email protected]

57 (8) 7850131 Carrera 22 N° 25 - 14 Piso 2

OFICINA DE PERSONAL

ALVARADO BRIJALDO LUZ EDELMIRA Profesional universitario

[email protected]

57 (8) 7851853 Carrera 22 N° 25-14 Piso 4

COMISARIA DE FAMILIA

NIÑO PAIPILLA ANA VELICE Comisaria de Familia

[email protected]

57 (8)7850131 / 3188016910

Fax: 57 (8)7851321

Carrera 22 N° 25-14



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INSPECCIÓN DE POLICÍA URBANA

MARTINEZ CARRILLO ANA CRISTINA Inspectora de Policia.

[email protected]

57 (8)7850131 / 3153824838

Fax: 57 (8)7851321


OFICINA DE SISTEMAS

GONZALEZ DIAZ EFRAIN Técnico administrativo

[email protected]

57 (8)7850131 /

Fax: 57 (8)7851321


ARCHIVO GENERAL DEL MUNICIPIO

MARIO ANTONIO MATEUS BENAVIDES Auxiliar Administrativo

[email protected]

57 (8)7850135

Fax: 57 (8)7851321

Calle 25 N° 20-08

CORREGIMIENTO DE PALERMO

TAMAYO MERCHAN ANDREA DEL PILAR Corregidora

[email protected]

3228494932 Corregimiento de Palermo

SECRETARIA DE HACIENDA

OCHOA MOLINA RODRIGO Secretario de Despacho

[email protected]

57 (8)7850239/ 3185309285

Fax: 57 (8)7851321


TESORERÍA MUNICIPAL

HURTADO SANCHEZ DEISY YULIANA Tesorero General

[email protected]

57 (8)7850239 / 3228493994

Fax: 57 (8)7851321

CARRERA 22 No 25 14 PISO 1

SECRETARIA DE INFRAESTRUCTURA PÚBLICA Y MOVILIDAD

CORDON BARRERA OSMAR ADRIAN Secretario de Despacho

[email protected]

57 (8)7850131 / 3183659270

Fax: 57 (8)7851998


SECRETARIA DE DESARROLLO ECONÓMICO Y COMPETITIVIDAD

CAMACHO BARRERA ANNA MARÍA Secretario de Despacho

[email protected]

57 8 7850131 Carrera 22 N° 25 14

SECRETARIA DE AGRICULTURA

FONSECA BECERRA NESTOR Secretario de Despacho

[email protected]

57 8 7853252 Calle 24 N°.20-53

SECRETARIA DE TRÁNSITO Y TRANSPORTE

GARZÓN GUIO LEIDY Secretario de Despacho

[email protected] 57 (8)7853251 /

3174014727

Fax: 57 (8)7853251

Calle 25 N° 20 -08

SECRETARIA DE SALUD Y

SALOMON RUIZ HELVER HERNAN

[email protected]

098 7851320 Calle 25 N°. 20 / 12



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PROTECCIÓN SOCIAL

Secretario de Despacho

SECRETARIA DE PLANEACIÓN

ARIAS CANTOR WADID GUSTAVO Secretario De Despacho.

[email protected]

57 (8)7853251 / 3174014727

Fax: 57 (8)7853251


e- Se utilizan formatos estandarizados?

La Alcaldía de Paipa utiliza formatos estandarizados para la elaboración de los Actos administrativos, contratación, circulares, en algunas oficinas es necesario estandarizar todos los formatos con Mecí.

5.1 MEDICION PUNTUAL EN METROS LINEALES DE LOS ARCHIVOS DE GESTION

La medición puntual en metros lineales se realizó conforme a lo estipulado en la Norma Técnica Colombiana NTC 5029:2001.”Medición de Archivos y contempla la documentación en soporte papel tamaño carta y oficio se incluyó la documentación almacenada en archivadores rodantes, archivadores fijos, muebles de oficina, estantería metálica fija, cajas y documentación sin unidad de almacenamiento”

ARCHIVOS DE GESTION

Teniendo en cuenta que la documentación perteneciente a los archivos de gestión se

encuentra dividida en diferentes secciones y subsecciones, se representa la medición de

cada una de las dependencias de la alcaldía municipal.

SECCION SUBSECION CANTIDAD (ML)

Despacho del Alcalde 21,75 Oficina asesora Jurídica N/A- S.G Oficina de control interno 3,75 Oficina de cultura y juventud 4,18 Secretaria General y de Gobierno

121,5

Almacén 5 Oficina de personal 37,5 Comisaria de Familia 62,5 Inspección de Policía 39,75 Oficina de sistemas 2,2 Inspección del venado N/A Secretaria de Hacienda 150

Tesorería Municipal 25



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Secretaria de Infraestructura

6,25

Secretaria de Desarrollo Económico

12,5

Secretaria de Agricultura

15,5

Secretaria de Tránsito y Transporte

625

Secretaria de Salud y Protección social

62,25

Secretaria de planeación 38,5

5.1.1 SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES QUE SE TRAMITAN EN LOS

ARCHVIOS DE GESTION.

El estudio se realizó mediante la aplicación de encuesta y la revisión puntual de la

documentación en los Archivos de Gestión, información de la siguiente manera:

SECCION SUBSECION Series y subseries

Despacho del Alcalde

Comunicaciones entidades oficiales, Proyectos de acuerdo, Decretos, Resoluciones, Libros radicadores.

Oficina asesora Jurídica

Acciones constitucionales y judiciales, contratación estatal, derechos de petición, informes.

Oficina de control interno

Informes de auditoría, Comunicaciones internas, Comunicaciones entidades oficiales, Actas de comité de control interno.

Oficina de cultura y juventud

Programas, Proyectos culturales, Actas de Consejo municipal de cultura, informes de gestión, Boletines de prensa

Secretaria General y de Gobierno

Programa Población Victima del Conflicto Armado, Programas de Convivencia y Seguridad Ciudadana, Programa Estrategias Gobierno en Línea - Boyacá Digital, Actas Consejo de Gobierno, Actas de Consejo de Seguridad Ciudadana, Actas de Comité de Orden Público, Informes de Gestión, Informes a Entes de Control, Certificaciones, Resoluciones, Libro Radicador General de Documentos, Comunicaciones entidades oficiales.

Almacén Plan de Acción, Plan Anual de Compras, Informes de Gestión, Informe a Entes de Control, movimientos de almacén, Inventario General de Bienes.

Oficina de personal

Plan de Acción, Plan Anual de Capacitación, Plan Anual de Vacaciones, Programas de Salud Ocupacional y Seguridad Industrial, Programas Bienestar Social, Actas de Posesión de Personal, Actas Comité de Salud Ocupacional, Informes a Entes



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de Control, Circulares Informativas, comisión de personal, Manual Específico de Funciones y Requisitos, historias laborales.

Comisaria de Familia

Informes de Gestión, Informes a Entes de Control, Derechos de petición, Conceptos, autorizaciones y permisos, Proceso Administrativo Restablecimiento de Derechos, Proceso medida de protección por violencia intrafamiliar, Proceso de conciliación extrajudicial.

Inspección de Policía

Informes de Gestión, Informes a Entes de Control, Derechos de petición, Procesos Policivos Administrativos, Inspección Ocular Extra proceso, Licencias de Inhumación, Contravenciones Comunes, Comisorios, Libro Radicador de procesos.

Oficina de sistemas

Comunicaciones internas, medios magnéticos CDS.

Archivo Municipal

Plan Anual de Transferencias Documentales, Actas de Comité de Archivo Municipal, Actas de Visita e Inspección Archivística, Actas de Eliminación y Descarte Documental, Informe de Gestión, Informes a Entes de Control, Comunicaciones Oficiales, Instrumentos control archivístico.

Secretaria de Hacienda

Actas de Saneamiento Contable, Informes de Gestión, Informes a Entes de Control, Libro Radicador de Cuentas, Derechos de petición

Presupuesto Programa Anual de Caja (PAC), Informes de Gestión, Presupuesto.

Tesorería Municipal

Acta de entrega y empalme, Informes de Gestión, Informes a Entes de Control, Derechos de petición, Certificaciones, Nomina, Declaraciones de Impuesto de Industria y Comercio, Comprobantes de egreso, Movimientos de tesorería – ingresos, Procesos administrativo de cobro coactivo

Secretaria de Infraestructura

Informes de Gestión, Informes a Entes de Control, Derechos de petición, Historias de vehículos, Inventario Vial del Municipio.

Secretaria de Desarrollo Económico

Plan de Competitividad, Programas de Formación y Desarrollo Empresarial, Programas de Competitividad, Ciencia, Tecnología e Innovación, Programa Promoción de Empleo Estudio Socio-Económico del Municipio, Proyectos de Desarrollo Productivo y Social, Actas de Concertación y Compromiso, Informes de Gestión, Informes a Entes de Control, Derechos de petición, Convenios.



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Secretaria de Agricultura

Plan de desarrollo agropecuario, proyecto desarrollo agropecuarios – ambientales, actas del consejo municipal de desarrollo rural, informes de gestión,

derechos de petición, Convenios, Comunicaciones. Secretaria de Tránsito y Transporte

Plan Municipal de Seguridad Vial, Actas de Concertación y Compromiso, Actas de Destrucción de Placas de Tránsito, Informes de Gestión, Informes a Entidades del Estado, Informes a Entes de Control, Comparendos por infracciones de tránsito, Contravención Administrativa de Tránsito, Comunicaciones oficiales, procesos administrativo de cobro coactivo.

Secretaria de Salud

Plan Local de Salud, Plan Local de Atención a la Discapacidad, Plan de Intervención Colectiva (PIC), Programa de Atención a Población Adulto Mayor, Programa Centro Vida, Programa DIA / Desayunos Infantiles con Amor, Programa de Alimentación, Escolar Programa Familias en Acción, Programa Hogares Comunitarios, Actas Consejo Municipal de Seguridad Social en Salud, Actas consejo municipal de política social, Informes de Gestión, Informes a Entes de Control, Derechos de petición, aseguramiento régimen subsidiado, Peticiones, quejas y recursos

Secretaria de planeación

Plan de Desarrollo Municipal, Banco de proyectos, Actas Comité Técnico de Planeación, Actas Comité de Atención y Prevención de Desastres, Actas Junta de Planeación Municipal, Actas Consejo Territorial de Planeación, Actas Comité Estratificación Socioeconómica, Informe Anual de Gestión, Informes a Entes de Control Licencias de Urbanismo y Construcción, Licencias de Subdivisión o Englobe, Certificaciones Uso del Suelo, Certificaciones Nomenclatura, Estratificación socioeconómica

5.1.2 SISTEMAS DE INFORMACION

a) Como se realiza la recepción, gestión y trámite de la documentación?

La Alcaldía de Paipa no cuenta en la actualidad con la unidad de correspondencia, por lo tanto no está normalización la producción, recepción, distribución, organización,

consulta, trámite y disposición final de la correspondencia interna y externa, a través de la ventanilla única de correspondencia.



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Los funcionarios de la entidad desconocen la adecuada elaboración, trámite y conservación de los documentos, para la intervención de la correspondencia interna y externa en cada una de las dependencias. Se deben aplicar normas sobre la conservación, localización, retención, transferencia, duplicidad, eliminación de documentos de acuerdo con su importancia, utilización y consulta, conforme a las disposiciones legales vigentes (Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos” y otras normas legales) y políticas de la institución en el área de gestión documental. La Alcaldía no cuenta con un formato estandarizado para la recepción de las

comunicaciones y este debe tener como mínimo con los siguientes datos:

f- Nombre de las personas y/o entidad remitente.

g- Cedula NIT/ o número de oficio.

h- Dirección del remitente y/o correo electrónico

i- Nombre de la persona y/o entidad destinataria

j- Nombre y código de la dependencia competente

k- Nombre del funcionario responsable del tramite

l- Folios

m- Anexos si los hay

n- Asunto/ tema

No se cuenta con un proceso para el seguimiento de las comunicaciones que permitan

certificar la recepción de los documentos por parte de los funcionarios competentes, en

algunos casos solo se cuenta con el principio de la buena fe.

Para las comunicaciones internas deberán establecer controles y procedimientos que permitan realizar un adecuado seguimiento a las mismas, utilizando los códigos de

las dependencias, la numeración consecutiva y sistemas que permitan la consulta oportunamente, ya sean éstos, manuales o automatizados. Todas Las dependencias de la administración municipal debe solicitar el consecutivo de comunicaciones (para envió y repuesta) en la oficina de correspondencia y archivo para llevar un consecutivo de las comunicaciones de acuerdo a las excepciones, (Registradas en los índices de información reservada y clasificada). Las comunicaciones que se consideren con acceso a los datos públicos abiertos deberán hacerse en condiciones de seguridad definidas por el ministerio de Tecnologías de la información y las comunicaciones y observando la protección de los datos en los términos

señalados en la Ley 1581 del 2012, o en las normas que las modifiquen o sustituyan. Las comunicaciones que integre los registros de información reservada y clasificada deben ser recibidas en la oficina correspondiente al trámite y estas a su vez hará el ingreso a las planillas de comunicaciones enviadas o recibidas con los datos que consideren pertinentes para el trámite, sin que esto afecte el consecutivo de la información, y dejando constancia



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de que estas reposan en la oficina pertinente a la ejecución de las actividades previas a un proceso o función. La entidad debe establecer un Recordatorio de Correspondencia sin contestar: Se genera cada mes y tiene la finalidad de alertar a las dependencias acerca de las comunicaciones que no han sido respondidas. Cada dependencia debe diligenciar esta planilla y devolverla a la sección de Archivo y Correspondencia, para corregir en el sistema las que hayan tenido respuesta. La Alcaldía de Paipa no ha establecido por medio de un procedimiento de correspondencia y archivo los funcionaros que pueden firmar comunicaciones oficiales. La Alcaldía de Paipa es la responsable del cumplimiento de los requisitos y procedimientos, en especial lo relacionado con la producción de documentos, utilizando los formatos que por función le corresponde producir y tramitar. De igual manera, para la racionalización y producción de tipos documentales, teniendo en cuenta el manejo del cuadro de Clasificación Documental y la Tabla de Retención Documental.

La producción de comunicaciones debe estar basada en la adaptación de las Normas Técnicas Colombiana .ICONTEC-y en los parámetros establecidos por el Acuerdo 060 del 2001, expedido por el archivo General de la Nación- A.G.N, en consecuencia para la elaboración de las comunicaciones oficiales se deberá tener en cuenta las comunicaciones oficiales y en cualquier otro tipo documental que elabore al Alcaldía se empleara la papelería pre- impreso o diseñado en el computador de acuerdo al modelo adaptado en el Modelo Estándar de Control Interno – MECI- y el Programa de Gestión Documental. Los proyectos de comunicaciones externas a ser suscritos por el Alcalde, además de las normas y procedimientos específicos señalados para la producción documental, deben incluir la aprobación o revisión del jefe de la dependencia que los elabora; tanto estos como la correspondencia interna dirigida al Despacho debe tramitarse a través de la dependencia u oficina según la materia del documento.

5.4 ANALISIS DE LOS OCHO (8) PROCESOS DE GESTION DOCUMENTAL. Con base en lo estipulado en la Ley 594 del 2000 y el Decreto No 1080 del 2015 a

continuación se presentan las generalidades encontradas en la aplicación de los procesos

de Gestión documental de la Alcaldía de Paipa.

Planeacion

Producción

Gestión y tramite

Organización

Transferencia

Disposición

Preservación a largo plazo

Valoración



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PROCESO OBSERVACIONES GENERALES

PLANEACION

No está establecida una política de Gestión Documental. No se evidencian estándares para producción de documentación física y electrónica. Debe existir articulación de las áreas de tecnología, calidad, control interno, y planeación, para el desarrollo del PGD. No existe un plan presupuestal priorizado para cada necesidad en cuanto a gestión documental, de acuerdo a debilidades detectadas y prioridades requeridas (infraestructura, procesos de gestión, refuerzo de programas en gestión documental y otros). Aunque la entidad cuenta con personal con experiencia en gestión documental, es necesario reforzar el recurso humano tanto en la parte técnica como en la profesional, para acompañar los distintos procesos en la entidad. La Alcaldía municipal no cuenta con manuales, reglamentos y procedimientos para regularizar las actividades de gestión documental. No se ha diseñado, publicado e implementado un Sistema Integrado de Conservación, con sus distintos programas, para así regular y controlar el monitoreo a condiciones ambientales; almacenamiento, custodia y mantenimiento de los documentos de archivo; reprografía; y capacitación. Se requiere establecer una política de digitalización asociada al uso de nuevas tecnologías, dado que actualmente se está realizando digitalización de las comunicaciones oficiales sin metadatos, por lo tanto dicho proceso carece de toda autenticidad y valor probatorio.

PRODUCCION La Alcaldía no cuenta con formatos estandarizados para los procesos de gestión documental, como, formato de planillas, hoja de ruta, inventarios, etc. Formatos establecidos para procesos internos (actas, informes, etc.,) cada uno con su respectivo versiona miento, uso de la imagen institucional, y en general, su integración a los sistemas de calidad de la entidad. Se deben establecer lineamientos para la normalización, almacenamiento y disposición de documentos en soportes como cds, discos duros u otros formatos diferentes al papel. No se encuentra regulada la producción de copias.



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La entidad no hace uso de la firma electrónica. Se debe predeterminar el uso de los formatos de las unidades de almacenamiento (cajas) y unidades de conservación (carpetas, tomos, etc.). Debe existir integración de los Multicanales descritos en el Manual de Gobierno en Línea.

GESTION Y TRÁMITE

No cuentan con Ventanilla Única de correspondencia. No existe un procedimiento establecido para la recepción, distribución y trámite de comunicaciones, “Recepción radicación, distribución y envío de las comunicaciones oficiales”. Se ejerce control del recibo de las comunicaciones por medio de libros radicadores. Los funcionarios responsables del trámite de documentos desconocen los periodos de vigencia y tiempos de respuesta.

ORGANIZACION Las TRD están en proceso de modificación de acuerdo al plan mejoramiento establecido por el Archivo General de la Nación, por lo tanto las dependencias realizan procesos técnicos archivísticos de manera parcial, sin tener plena claridad de las series documentales reflejadas en cada una de las oficinas productoras. Existe aplicación parcial de herramientas de descripción y control como el Formato Único de Inventario Documental (FUID), en los archivos de gestión. En la mayoría de las secciones y subsecciones no se cumple con los lineamientos para la foliación de documentos (doble foliación, con marcador o esfero, indebida ubicación de la numeración) o no se realiza foliación. En las dependencias se separan los documentos de apoyo de la organización documental según la TRD. El mobiliario, tanto en los archivos de gestión, como en el archivo central, no se encuentra debidamente identificado. No se cuenta con reglamento interno de archivo y correspondencia. Los instrumentos archivísticos se encuentran desactualizados y los funcionarios de prestación de servicios de apoyo a la gestión desconocen la temática.



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Las unidades documentales están parcialmente identificadas ya que no se hace uso de rótulos en carpetas. El espacio destinado para la custodia y administración de los archivos de gestión no es suficiente, se requiere evaluar una medida de contingencia que permita tener acceso a la documentación de manera inmediata, conservando debidamente los diferentes soportes.

TRANSFERENCIA Al no contar con el reglamento de archivo y correspondencia no se establece fechas predeterminadas para la transferencia de los archivos de gestión. No existe un procedimiento para la transferencia o migración de documentos electrónicos, o soportes tales como cds, dvds, discos duros, entre otros diferentes al papel. Se han realizado transferencias documentales, pero estas no se han realizado de acuerdo a parámetros establecidos, por lo que se han tiene inconvenientes en el procesos (no se especifican las series, no se conocen las fechas extremas) Por otro lado, el acompañamiento por parte del Archivo Central de la Alcaldía no es suficiente porque no se cuenta con el personal suficiente para, la verificación de los documentos recibidos en la transferencia.

DISPOSICION

No se ha realizado un adecuado proceso de disposición final de la documentación. Debido a que no existe una correcta aplicación de las TRD, porque no han sido actualizadas de acuerdo la normatividad vigente.

PRESERVACION A LARGO PLAZO

No hay un sistema Integrado de Conservación y la documentación no tiene garantías para la preservación a largo plazo. En caso de siniestro, la entidad no cuenta con un plan de atención de emergencias para la documentación, donde se prioricen las acciones para la documentación susceptible, lo que la hace vulnerable. No existe un plan de riesgos que permita determinar los riesgos en Seguridad de Información. La documentación de secretaria de tránsito (Cobros coactivos) y Archivo General o Central, está en alto riesgo, por las condiciones de infraestructura, como por la falta de acciones en conservación



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preventiva y correctiva (filtraciones, suciedad, humedad relativa y temperatura fuera de los parámetros normales, riesgos de incendio por conexiones eléctricas sin mantenimiento y falta de espacio y mobiliario para albergar la documentación). Lo anterior hace que gran parte de la documentación tenga un alto riesgo de pérdida de información a mediano y corto plazo. No hay un plan de preservación de la información de documentos electrónicos a largo plazo.

VALORACION

No se realiza el proceso de valoración a la documentación. Para los archivos de gestión, no se realiza el proceso de valoración y selección de acuerdo a las TRD, ya que esta herramienta no ha sido implementada completamente en los procesos y procedimientos de gestión documental en la entidad. La entidad debe tener un proceso de evaluación de la documentación, constante y continuo, para determinar sus valores primarios y secundarios.

5.3 ANALISIS DE PROCESOS ARCHIVISTICOS

Conforme lo establecido en el Acuerdo 042 de 2002 referente a los “Criterios de

organización de los Archivos de Gestión” y, la reglamentación del formato único de

inventario documental-FUID, Se procede a evaluar los procesos de Clasificación,

Ordenación y Descripción descritos en la Ley 594 de 2000 “Ley General de Archivos”,

mediante la aplicación de la encuesta se presentan los resultados derivados del análisis

PROCESOS OBSERVACIONS GENERALES

CLASIFICACION

La Clasificación debe estar predeterminada por el Cuadro de clasificación documental CCD- con su correspondiente codificación, y la mayoría de las oficinas desconocen el instrumento archivístico. La documentación que reposa en los diferentes archivos de gestión de las secciones y subsecciones se encuentra parcialmente clasificada. Los funcionarios de prestación de servicios de apoyo a la gestión desconocen los procesos de clasificación de archivos. La documentación que reposa en el Archivo General se encuentra clasificada.

ORDENACION Algunas oficinas utilizan el Principio de Orden Original: ordenan los documentos de acuerdo a la secuencia del trámite que los produjo, el documento con la fecha más antigua de producción es el primer documento



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que se encuentra al abrir la carpeta, y la fecha más reciente se encuentra al final de la misma. Otras utilizan el Principio de Procedencia, separar los documentos producidos por cada unidad administrativa de la Alcaldía, lo que indica que no se pueden mezclar Parcialmente se hace uso de las TRD para los procesos de ordenación. Algunas dependencias hacen uso de los sistemas de ordenación (principio de procedencia, numérico, alfabético o mixto). En algunas ocasiones la documentación es organizada antes de ser trasladada, al archivo central.

FOLIACION.

En los archivos de gestión, se evidenció que el proceso de foliación se lleva parcialmente. En algunas de la secciones no se hace uso de la foliación. En ocasiones solo se folea, cuando se hace la transferencia documental al archivo central. Se debe foliar de manera consecutiva, una vez se halla verificado el orden cronológico de los documentos. Cuando se esté llevando a cabo la foliación debe tenerse cuidado de no repetir números o de omitirlos como tampoco dejar de numerar algún folio. Si existe otra foliación, ésta se anulará con una línea diagonal (/) y quedará como válida la última realizada. Los suplementos como 1A, 1B, 1Bis, no deben utilizarse en la foliación. En el caso de expedientes contenidos en más de una carpeta, la foliación de la segunda será continuación de la primera, si por ejemplo, un Contrato de Obra X, está contenido en dos carpetas y el último folio de la primera terminó en 200, la segunda carpeta iniciará con el folio 201. Cuando se registren anexos tales como planos, mapas, fotografías, impresos (periódicos, revistas), etc., éstos deberán foliarse en el orden consecutivo que les corresponda y separarse de la carpeta de donde proceden dejando un testigo en el lugar de origen, como referencia cruzada, en donde debe constar fondo, sección, subsección, serie documental, unidad de conservación y folio al que corresponde; para efectos de recuperación y acceso, el mismo testigo o referencia cruzada debe dejarse donde se ubique el soporte anotado (planoteca, mapoteca, fototeca, hemeroteca, etc.) Cuando existan anexos en soportes diferentes al papel como discos, cintas de audio y de video, negativos de fotografías, acetatos, disquetes, corresponde



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hacer la respectiva referencia cruzada y ubicación de destino. Se debe numerar Se debe escribir el número en la esquina superior derecha de la hoja, no en otro sitio, de manera legible y sin enmendaduras sobre un espacio en blanco, y sin alterar membretes, sellos, textos o numeraciones originales.

Cuando se encuentren varios documentos de formato pequeño adheridos a una hoja, a ésta se le escribirá su respectivo número de folio.

Para el caso de unidades documentales que se generan foliadas por impresora, se dejará esta foliación siempre y cuando en una unidad de conservación no haya más de una, en caso contrario, cuando haya más de una, deberá re foliarse toda la unidad de conservación.

No se deben foliar ni retirar los folios sueltos en blanco cuando éstos cumplen una función de conservación como: aislamiento de manifestación de deterioro biológico, protección de fotografías, dibujos, grabados u otros, o para evitar.

DESCRIPCION DOCUMENTAL

No se utilizan guías y catálogos para la descripción de la información en el Archivo Central. Algunas dependencias hacen uso de los inventarios documentales para facilitar su localización y consulta y se realiza la descripción por medio de este instrumento.

ROTULACION DE CAJAS

Se identifican las cajas con diferentes tipos de rótulos. Algunas se marcan con lápiz, marcador o papel. Cada dependencia utiliza diferentes formas de rotular, debido a que no se maneja un rotulo estandarizado para toda la entidad.

ROTULACION DE CARPETAS

Se evidencio rótulos temporales (cintas de enmascarar, identificación con marcador, lápiz, esfero o en papel blanco. En la mayoría de las dependencias no existe uniformidad en la rotulación. No se maneja un rotulo estandarizado para toda la entidad.

DIGITALIZACION Y/O MICROFILMACION

La entidad no ha realizado proceso de digitalización o microfilmación de documentos en el archivo central. En el archivo de gestión se realiza el proceso de digitalización de archivos cuando los documentos se envían como soporte de las comunicaciones por medio físico o por correo electrónico, no se refiere ninguna normatividad establecida por al entidad para el desarrollo de estas actividades



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5.4 ASPECTOS GENERALES

A continuación se presentan las situaciones evidentes que se reflejan en los diferentes archivos de la entidad. Enfocadas a los aspectos de organización, gestión y trámite de aplicación de procesos archivísticos, almacenamiento de la documentación, seguridad, entre otros.

En los Archivos de Gestión no se cuenta con la seguridad necesaria, debido a que

durante la jornada laboral, los archivos rodantes y mobiliario de oficina permanecen

abiertos.

Fuente- Informe de evaluación AGN-

No se ha estandarizado un formato para el registro, control del préstamo y

devolución de la documentación.

No existe uniformidad en la rotulación de las unidades de las unidades de

almacenamiento (carpetas y cajas), se utiliza un rotulo en papel escrito a mano o

cinta de enmascarar pegados a las cajas, como lo ilustra la fotografía



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Fuente archivo de cobros coactivos- SSTT. Fuente archivo de contratación SG.

La estantería no está identificada, y reposa documentación fuera de unidades de

conservación.

Unidades de conservación fuera de la estantería sin ningún tipo de identificación,

esto genera perdida de información si no se toman las medidas necesarias.



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Fuente. Archivo SG.

Archivadores sin identificación y sin numeración

Unidades de conservación fuera de los archivadores.



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Fuente: Archivo de la S.G

Espacios de almacenamiento y consulta obstruidos por objetos (cajas, equipos de

cómputo, entre otros.) Que no son material de archivo.

Estantería deteriorada.



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Fuente: Archivo STT- Cobro coactivo.

Unidades de conservación con muestras de deterioro debido al uso continuo.

Documentación expuesta a deterioro accidental.

El personal administrativo no cuenta con los elementos de dotación personal para

el desarrollo de las actividades de archivo en las oficinas. ( bata, guantes, gorros,

entre otros)



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Fuente- Archivo S.G- Contratación

Carpetas identificadas con rótulos temporales (cintas, marcadores lápiz o esfero) y

no se establece una información completa y veraz, porque estos instrumentos de

descripción no captan toda la información que se requiere para la identificación de

los expedientes. Es el caso de la contratación que como mínimo debe contar con un

campo que identifique el tipo de contrato, la modalidad, el contratista, las fechas

extremas.

El elemento de descripción que está utilizando no permite realizar la identificación

de la serie, subserie documental y el código de la oficina.

Es necesario estandarizar los formatos de descripción documental (rotulación) para

las unidades de conservación cajas y carpetas, estos se deben socializar con las

oficinas que operan en la entidad, teniendo en cuenta que cada una utiliza un

formato diferente de acuerdo a las necesidades de información que están

archivando.



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Fuente: SG- Contratación

Se refleja un estado de desorganización por la Documentación que se encuentra

ubicada sobre escritorios y pisos, sin ningún tipo de identificación que determine si

son documentos de apoyo o archivo de gestión, que se utiliza con regularidad en la

oficina.

Fuente- Secretaria de Desarrollo



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5.5 ARCHIVO CENTRAL El Archivo General del municipio de la Alcaldía Municipal de Paipa, se encuentra ubicado

en la Calle 25 No 20-02; Integrado por las Secciones de Despacho Alcalde, Secretaria de

gobierno, Secretaria De Hacienda, Secretaria de Transito, Secretaria de desarrollo

económico, Oficina de Cultura , Inspección de Policia, Comisaria De Familia, Personeria,

Consejo Municipal, entre otras, en la cual se encuentra documentación transferida por

cada una de las oficinas de la entidad, y de las dependencias descentralizadas.

SECCION CANTIDAD (ML)

ARCHIVO GENERAL DEL MUNICIPIO 1650

Tomos 625

La documentación del Archivo General, se encuentra almacenada en el Deposito de

archivo Central en el edificio Administrativo donde funciona la Secretaria de Transito, en el

primer piso, las unidades de conservación son cajas X-200 y carpetas celuguias y en

algunos casos empastes, está organizado por secciones y subsecciones, ubicadas en

estantería rodante y fija. De igual manera cuenta con un inventario en Excel, de acuerdo a

las transferencias que han realizado cada una de las oficinas de la entidad y permite la

atención de consultas



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Fuente- Secretaria de Desarrollo

6 EVALUACIÓN DE ASPECTOS DE CONSERVACIÓN

Descripción, inspección, mantenimiento de instalaciones y condiciones ambientales

Las instalaciones de los archivos de Secretaria de Tránsito (cobro coactivo) , Archivo

Central no presentan las condiciones adecuadas para la conservación de la documentación,

debido a que el espacio de las áreas no son suficientes y son inadecuados para el

almacenamiento y distribución de Los archivos , según el Acuerdo 037 de 2004, el 049 de

2000 y la Norma Técnica NTC 5921 de 2012.

Al realizar una inspección relacionada con el estado y mantenimiento de las instalaciones,

se evidenció que los muros, paredes del Archivo central se encuentran en deterioro debido

a la humedad.

El archivo de Secretaria de Tránsito (cobro coactivo), presenta un avanzado estado de

deterioro en el techo, con una filtración de agua constante, ubicada directamente sobre el

servidor, lugar donde están depositados los documentos, lo cual puede generar un corto

eléctrico y provocar incendios dentro el deposito.

Fuente: Archivo de secretaria de Tránsito (cobro coactivo)



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Fuente: Archivo de secretaria de Tránsito (cobro coactivo)

Archivo de Secretaria de Tránsito (cobro coactivo)



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Archivo de secretaria de Tránsito (cobro coactivo)



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Fuente- Archivo de secretaria de Tránsito (cobro coactivo)

Las unidades de almacenamiento en el archivo de gestión son principalmente

carpetas y en menor cantidad AZ, y el sistema de identificación está todavía en

desarrollo e implementación

Fuente- Archivo Secretaria de Desarrollo -



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En las oficinas se encuentra unidades de almacenamiento cajas X-200, fólderes y

documentos ubicados sobre los escritorios o en gavetas, pendientes de ser

incorporados a los expedientes.

Fuente- Archivo -STT-Cobros coactivos

En general, las unidades de almacenamiento y conservación se encuentran en buen

estado. Algunas unidades tienen deterioro, como rasgaduras, deformación por el

mismo peso que contienen o que soportan.

En algunas oficinas los documentos no están agrupados con gancho plástico y esto

permite la desorganización de la información.



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En la revisión física y puntual de los archivos de todas las secciones y subsecciones

de la Alcaldía, se encontraron, en general, las siguientes características físicas de

la documentación y del sistema de almacenamiento:

Formatos

En los Archivos de Gestión, la producción documental se realiza en su mayoría en

tamaño oficio y en menor medida en tamaño carta, se utiliza papel pre impreso con

el logo de la entidad.

Normalizar y regular el proceso físico de la documentación desde su producción a

través de la oficina de archivo y correspondencia de la entidad.

Soportes

En los Archivos de Gestión, la documentación se encuentra en general en papel

bond de 72 gr; otra parte de la documentación corresponde a soportes que pueden

presentar diversos calibres y calidades papel copia, fotografía, medios magnéticos

y planos, son documentos que no produce la entidad.

En lo posible utilizar papel libre de cloro o papel alcalino que por su naturaleza

básica y su estabilidad química garantizan la permanencia del soporte.

Técnicas de registro:

La impresión láser o de inyección de tinta son las técnicas de registro que más se utilizan

para la producción de documentos. En el archivo de Gestión, se encuentran documentos

elaborados con diferentes tipos de tintas o lápices y fotocopias.

Es necesario prescindir de micro puntas o bolígrafos de tinta húmeda; se recomienda el uso

de tintas esferográficas, las cuales presentan estabilidad química y son absorbidas

adecuadamente por el papel sin producir manchas.

Se observó el uso de útiles de escritorio durante el trámite de los documentos, tales como, esferos, bolígrafos, lápiz de mina negra, cosedora, perforadora, clips metálicos, sellos de tinta.

6.1 Limpieza de áreas y documentos.

La Alcaldía Municipal de Paipa no cuenta con un programa de limpieza y desinfección de

áreas, superficies y documentación.



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La entidad debe adquirir los elementos para realizar la limpieza de la estantería, de las

cajas, carpetas, tomos, lámparas, puertas y demás elementos que reposan en las áreas de

depósitos de los archivos donde se salvaguarda la información.

Identificar las fuentes de polvo y suciedad.

Aplicar instructivos de limpieza y desinfección de áreas y documento.

6.2 Toma de conciencia.

Todo el personal que tenga bajo su cargo o esté relacionado con cualquiera de los Procesos de la gestión documental, Planeación, Producción, Gestión y trámite, Organización, Transferencia, Disposición de documentos, Preservación a largo plazo y Valoración, deberá tener una inducción previa sobre los temas de preservación, conservación, almacenamiento, atención de desastres entre otros.

Los funcionarios de la entidad de conocen las buenas prácticas de preservación documental

y están utilizando clips metálicos, pegantes, cintas adhesivas y estos causan oxidación

sobre los documentos, manchas y degradación del papel.

Los funcionarios de la entidad están marcando los documentos con esferos, marcadores u

otros elementos puedan provocar manchas, oxido o acidez sobre ellos.

Se está manipulando los documentos con las manos sucias, esto genera manchas, acidez y la aparición de bacterias sobre ellos.

Deben Manipular con cuidado los documentos, y no sacar muchos a la vez, esto genera roturas y rasgaduras.

No hacer dobleces sobre la documentación.

Tener la sensibilidad de ubicar los documentos en su sitio de origen después de cada consulta, para evitar deterioro.

Adoptar medidas de seguridad industrial para funcionarios.

6.3 Programa de saneamiento ambiental (control de plagas) En la Actualidad la documentación que reposa en los depósitos de archivo central presenta una buena condición de almacenamiento es necesario realizar un proceso de desinfección en el techo por la filtración de agua que presenta esto genera hongos y microrganismos por la humedad, y que a futuro puede llegar a presentarse deterioro en el techo y por consiguiente las esporas generar deterioro en la documentación.



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Es necesario que la administración municipal inicie un programa de conservación preventiva, dirigida a controlar las causas del deterioro y así detener los mecanismos químicos, físicos y biológicos de alteración que están atentando o puedan atentar contra la integridad física y testimonial de los acervos documentales, que se encuentran en el archivo central. En la actualidad se encuentran microorganismos como moho, entre otros, pueden de forma

directa o indirecta generar deterioros sobre los soportes documentales, los cuales pueden

estar representados en manchas o debilitamientos y faltantes estructurales, los cuales son

irreversibles y pueden generar daños graves e incluso la pérdida total del documento, la

finalidad de este plan es garantizar la salubridad para las personas que allí laboran y para

conservar el patrimonio documental.

Se debe realizar un procedimientos completo de saneamiento de los espacios del archivo

central encaminada a reducir y controlar microorganismos, la desinsectación para erradicar

invertebrados asociados a los espacios de archivo y que en el caso de termitas y gorgojos

pueden llegar a ocasionar daños considerables y finalmente la desratización que

garantizará que ratas y ratones no empleen los materiales como nidos.

6.4 Almacenamiento y re almacenamiento de la información

Normalizar procesos específicos de conservación preventiva tanto para el original como

para las reproducciones, con el fin de minimizar el riesgo de deterioro de la documentación

Fijar prioridades del estado físico de integridad de la documentación y establecer las

acciones de conservación durante y después del proceso reprográfico, teniendo en cuenta

sus valores administrativos e históricos

Capacitar sobre procesos específicos de conservación preventiva como manipulación,

desempaste, empaste y re almacenamiento.

6.5 Programa de atención y prevención de emergencias (material documental)

La entidad no cuenta con un Programa de Atención y Prevención de Emergencias para la

documentación. No se evidenció ningún aparte que haga referencia a la atención de

material documental en prevención o en casos de emergencias.

Pese a lo anterior, la entidad cuenta con extintores multipropósito y de agua a presión (que

no son adecuados para emergencias con documentación).

Para controlar las roturas y rasgaduras producidas por la inadecuada manipulación se

sugiere acudir al Archivo General de la Nación para solicitar asesoría en este

procedimiento, o establecer una la metodología que se puede seguir cuando se presenta

este tipo de problemas con la documentación.



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6.6 Condiciones de prevención y atención de desastres

Se debe orientar a los funcionarios en la salvaguardar y rescate de la documentación del

archivo central frente a los siniestros como factores nocivos de deterioro, y que, por lo

general, tienen consecuencias altamente nocivas e irreversibles para la integridad de la

documentación.

Se deben establecer estrategias y acciones de prevención y reacción, en caso de desastre, definidas por un programa de preservación y atención de desastres y deben ser incluidas en el sistema integrado de conservación de la entidad. Para el plan de emergencias es necesario el trabajo en conjunto y la colaboración de todos los servicios relacionados con el tema como los bomberos, constructores de la edificación, servicios de seguridad y mantenimiento del edificio, aseguradoras, defensa civil y el Comité Paritario de Salud Ocupacional COPASO de la entidad, entre otros. 6.7 Control y monitoreó de condiciones ambientales

Se debe realizar la Identificación y análisis de ingresos y salidas de aire al depósito y definir

los puntos de instalación de los equipos de monitoreo.

Desarrollar las acciones necesarias para controlar las condiciones ambientales, entre ellas

la instalación de deshumidificadores, sistemas de ventilación, aire acondicionado, entre

otras estrategias.

Es necesario que el funcionario encargado de la Gestión Documental en la entidad, vele

porque los depósitos en los Archivos de la entidad cumplan con las condiciones mínimas

de ventilación, iluminación y demás condiciones que garanticen su integridad física y

funcional, sin que se altere su contenido.

La disposición de las unidades de conservación en los estantes, deberá permitir una adecuada ventilación a través de ellos. Se debe evitar la incidencia de luz directa sobre documentación y contenedores, cuando no sea posible suprimir las fuentes naturales de luz se deben utilizar cortinas en las ventanas.

Las instalaciones eléctricas deben estar por fuera del local de depósito en lo posible y deben estar en perfectas condiciones. Se debe mantener un control sobre la instalación eléctrica.

Los depósitos de archivo deben contar con iluminación adecuada para la conservación de los documentos, la radiación visible lumínica debe ser menor o igual a 100 lux.



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7. EVALUACION DE LA INFRAESTUCTURA FISICA

En los archivos de las secciones y subsecciones de la Alcaldía se encuentran estanterías

metálicas, rodantes y fijas, archivadores metálicos y de madera. Sin embargo, el mobiliario

de almacenamiento no es suficiente para la documentación, pues el volumen documental

suele sobrepasar su capacidad, y su mayoría no se encuentra en buen estado.

a) El archivo se encuentra en un lugar seguro y lejos de problemas de inundación?

El archivo central se encuentra ubicado en la calle 25 N° 20-08, en el centro del municipio

de Paipa, en este edificio funciona la Secretaria de Salud y la Secretaria de Tránsito y el

archivo de cobros coactivos de la entidad.

La resistencia de las placas y pisos deberán estar dimensionadas para soportar una carga mínima de 1200 kgm/m2, si se utiliza estantería de 2.20 mts de alto.

Los pisos, muros, techos y puertas deben estar construidos con material ignífugo de alta resistencia mecánica y desgaste mínimo a la abrasión.

Las pinturas utilizadas deberán igualmente poseer propiedades ignífugas, y tener el tiempo de secado necesario evitando el desprendimiento de sustancias nocivas para la documentación.

b) Cuenta con el espacio suficiente para albergar la documentación producida? En metros cuadrados?

El espacio del archivo central no es adecuado teniendo encuentra el volumen documental

que produce la entidad, es necesario que la alta dirección asigne los recueros necesario

para la adecuación del sitio del archivo central.

c) El mobiliario cumple con las especificaciones técnicas?

EL mobiliario cumple con las especificaciones técnicas de manera parcial, porque el diseño no está acorde con la dimensión de las unidades de archivo que se transfieren anualmente

Los estantes deben estar construidos en láminas metálicas sólidas, resistentes y estables con tratamiento anticorrosivo y recubrimiento horneado químicamente estable.

Cada bandeja deberá soportar un peso mínimo de 100 kg./mt lineal.

Los módulos compuestos por dos cuerpos de estantería, se deben utilizar parales y tapas laterales para proporcionar mayor estabilidad. En todo caso se deberán anclar los estantes con sistemas de fijación.



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La balda superior debe estar a una altura que facilite la manipulación y el acceso a la documentación.

La balda inferior debe estar por lo menos a 10 cm del piso.

Los acabados en los bordes y ensambles de piezas deben ser redondeados para evitar deterioros a la documentación.

El cerramiento superior no debe ser utilizado como lugar de almacenamiento de documentos ni de ningún otro material.

Se debe dejar un espacio mínimo de 20 cm. entre los muros y la estantería.

El espacio de circulación entre cada módulo de estantes debe tener un mínimo de 70 cm. y un corredor central mínimo de 120 cm.

La entidad debe contar con mobiliario para documentos de gran formato y este diseño del mobiliario estará sujeto a las condiciones propias de los documentos atendiendo sus diferencias tecnológicas, dimensiones, volumen y peso, que facilite su correcta manipulación y adecuada conservación.

El mobiliario utilizado debe contar con las características de resistencia, solidez estructural, recubrimientos, aislamiento, seguridad y distribución.

Se debe tener en cuenta que el mobiliario empleado no debe generar factores de alteración que incidan en la estabilidad del soporte, ni en la alteración de la información en ellos contenida.

d) Que tipos de unidades de conservación se usan en el archivo central?

Se recomienda utilizar cajas, carpetas o medios de embalaje que garanticen la protección de los documentos con el propósito de prolongar de manera considerable la conservación de los mismos.

Las unidades de conservación deben ser elaboradas en cartón neutro y si no se dispone de este material, se aplicará al cartón un recubrimiento que impida la acidificación por contacto.

La resistencia del material y el diseño adoptado para la elaboración de las unidades de almacenamiento deben estar acordes con el peso y el tamaño de la documentación a conservar. No se utilizará adhesivo o materiales metálicos.

La distancia libre entre la unidad de conservación y la bandeja superior debe ser mínimo de 4 cm.



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La entidad debe establecer los formatos de conservación para documentos en formato análogo como microfilm, cintas fonográficas, cintas de vídeo, rollos cinematográficos, fotografía, digitales como disquetes, cintas DAT, CD, DVD, entre otros, se tendrá en cuenta lo siguiente:

Las fotografías y negativos deberán almacenarse en sobres individuales y en cajas de pH neutro. Los materiales plásticos empleados deberán ser químicamente estables, no desprender vapores nocivos, ser permeables al vapor de agua, estos se podrán emplear siempre que se garanticen condiciones ambientales de humedad relativa dentro de los rangos establecidos para cada tipo de soporte.

Los disquetes y los CD, entre otros, podrán contar con una unidad de conservación plástica en polipropileno u otro polímero químicamente estable, que no desprenda vapores ácidos o contenga moléculas ácidas retenidas en su estructura. Cada unidad de conservación contendrá solo un disquete o CD.

e) El Archivo Central establece las condiciones ambientales y técnicas de conservación para el material documental en distintos soportes?

Ventilación

Se debe garantizar la aireación continua en el archivo central Los ciclos de renovación del aire y el caudal de intercambio se establecerán según las condiciones ambientales requeridas y las características espaciales del inmueble.

La disposición de las unidades de conservación en los estantes deberá permitir una adecuada ventilación a través de ellas.

Iluminación

El nivel de luz natural debe ser menor o igual a 100 lux.

La iluminación artificial podrá hacerse con luz fluorescente de baja intensidad colocando filtros ultravioleta.

Los balastros no deben estar en el interior de los depósitos.

Se recomienda el empleo de sistemas y diseños de iluminación basados en luz reflejada.

Seguridad

Se debe disponer de equipos para la atención de desastres como extintores de CO2, solkaflan o multipropósito y extractores de agua de acuerdo con los riesgos de inundación o infiltración. Se aconseja evitar el empleo de extintores de polvo químico y de agua.



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El número de unidades de control de incendios deberá estar acorde con las dimensiones del depósito y la capacidad de almacenamiento.

Se deben implementar sistemas de alarma contra incendio y robo.

Se requiere la señalización que permita ubicar con rapidez los diferentes equipos para la atención de desastres, las rutas de evacuación y el rescate de las unidades documentales.

Mantenimiento

Es indispensable garantizar la limpieza permanente y adecuada de las instalaciones, de la estantería y de las unidades de conservación.

Se debe realizar la evaluación de riesgos tanto en la edificación como de aquellos derivados de actos vandálicos, tanto estos como las medidas de corrección y reacción en caso de siniestro se consignaran en el plan de prevención de desastres.

Conservación integral.

Se debe realizar un examen diagnóstico que fundamente, sustente y justifique el tipo y alcance de las medidas o tratamientos a realizar preservación y conservación documental.

Unidad del objeto documental. La originalidad del objeto y los diversos valores que posee o ha adquirido el documento a través del tiempo además de los valores legales del mismo, deben ser respetados teniendo en cuenta que en el documento producido, el valor testimonial está dado por la información que transmite y por la forma física y formal como se ha elaborado, cualquiera que sea su soporte.

Los procedimientos de conservación en archivos deben tender al tratamiento de grupos documentales y no el manejo individual y aislado de sólo algunas unidades.

Integridad física del documento. Toda intervención respetará las calidades y cualidades

materiales de la documentación. Previo a cualquier intervención es indispensable realizar un cuidadoso análisis de los materiales, para garantizar al máximo su permanencia, perdurabilidad, compatibilidad, legibilidad y posibilidad de futuros tratamientos.

f) Servicios que presta el archivo?

El Servicio presta el archivo es Consulta de información y asesorías en el area de gestión documental por medio del Señor Mario Mateus, Jefe del Archivo General de Paipa, quien les presta la colaboración a los funcionarios de la entidad en los temas relacionados con la gestión documental.



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La documentación que reposa en el archivo central de la Alcaldía se encuentra ubicada en estantería fija y rodante en cajas x100 y x 200, L200, por secciones de igual manera cuenta con un inventario en Excel, que permite la atención de consultas

Se debe normalizar el proceso de consulta de la información en el archivo Central.

g) Nivel que ocupa el archivo en el edificio?

El archivo General del municipio se encuentra ubicado en el primer piso del edificio y el archivo de la Secretaria de transito se encuentra ubicado en el segundo piso del edificio Calle 25 N° 20-08.

La alta Dirección debe comprometerse a disponer de los recursos necesarios para la actualización, implementación y seguimiento de las estrategias y programas de preservación y conservación requeridos para garantizar la integridad del archivo central y el cumplimiento de su misión

8. EVALUACION DE LA INFRAESTRUCTURA TECNOLOGICA. Se realizó la evaluación de la infraestructura Tecnológica en cada uno de las oficinas de la Alcaldía municipal en los puestos de trabajo y se aplicó la ficha técnica y esta se anexa como parte integral del diagnóstico.

FICHA TECNICA Equipo

Configuration Number S/N Producto family: CPU HDD RAM

APLICACIONES INFORMATICAS

¿Qué tipo de software tiene?

¿Qué versión, fabricante, tiene licencia?

Usuarios que acceden a la aplicación:

¿Para qué se usa el software y quien es el responsable?

¿Tiene servidores? ¿Qué tipo? ¿Cuál es la configuración física? ¿Qué procesador tiene? ¿Cuenta con seguridad informática?

CANALES DE COMUNICACIÓN Página web Correos electrónicos Facebook Twitter Whatsapp Telefonía Móvil Celular Telefonía fija Medios Físicos

PRESERVACION DE LA INFORMACION Se están realizando procesos de digitalización? Métodos de migración de la información a otros sistemas se utilizan?



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a) Tipos de equipo con los que cuenta la entidad?

Dentro de la infraestructura tecnológica se observa que las oficinas cuentan con equipos de las siguientes características:

Lanús, Lenovo, Toshiba, HP, Compac, Acer.

b) Hardware y software aplicaciones informáticas sistemas operativos?

La importancia del software el hardware radica también en que permite una comunicación entre el usuario y la máquina, e incluso una interacción entre ambos, para el desarrollo de las actividades de los funcionarios y de esta manera realizar la preservación de la información que producen diariamente.

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16%

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EQUIPOS

SAMSUMG LANUS LENOVO HP COMPAC ACER



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...

c) Canales de comunicación que utiliza la entidad.

Existen diversos canales de comunicación en la entidad pueden utilizar. Cabe señalar que estos pueden ser de dos tipos: formales e informales. Los primeros sirven para transmitir la información oficial (comunicados, órdenes, memorandos, etc.), mientras que los segundos se componen de las conversaciones más informales.

Si bien los canales formales permiten llevar un control más eficaz del flujo de la información, no permiten pronosticar por sí solos el comportamiento colectivo dentro de la organización

La entidad tiene diferentes canales de comunicación como son la Página web, Facebook, Whatsapp, Twitter, telefonía fija, telefonía celular, el correo electrónicos y los medios físicos; (Correspondencia)

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SAMSUMG

LANUS

LENOVO

HP

COMPAC

ACER

SISTEMAS OPERATIVOS Y MEMORIA RAM.

MEMORIA RAM SISTEMA OPERATIVO



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d) Como se realiza la preservación de la información en medios técnicos?

A medida que entramos en la era electrónica de objetos digitales, es importante saber que hay nuevas fronteras y que estamos entrando en una época donde mucho de lo que sabemos hoy, mucho de lo que está codificado y escrito electrónicamente, se perderá para siempre. La información digital es intrínsecamente más fácil de alterar que las tecnologías tradicionales de papel o microfilm. Los soportes de almacenamiento digital tienen menos esperanza de vida y requieren de la existencia de unas tecnologías para acceder a los mismos que cambian a una velocidad incluso mayor que los propios formatos. Además se deterioran más fácilmente haciendo que se pierdan los contenidos. A causa de la rapidez de los cambios tecnológicos, el lapso de tiempo en que se deben considerar los problemas de preservación y conservación de los documentos digitales se acorta considerablemente. Se establece la necesidad de definir estrategias de preservación de los mismos es mucho más corto en el entorno electrónico que en el impreso. Por lo tanto, se plantea la necesidad de definir buenas prácticas que satisfagan las necesidades y sean útiles para todos los grupos implicados en el proceso de generación y distribución de documentos electrónicos.

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CANALES DE COMUNICACION



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9. ANALISIS VARIABLES QUE AFECTAN EL PROCESO DE AL GESTION DOCUMENTAL

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D I S C O S E X T R A I B L E S

M E M O R I A I N T E R N A D E L P C

U S B

A L M A C E N M I E N T O E N N U B E

PRESERVACION DE LA INFORMACION



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10. RECOMENDACIONES / CONCLUSIONES



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ANEXOS. Anexo 1. Encuestas Diagnóstico Documental Anexo 2.Informe Inspección y Vigilancia –AGN. Anexo 3. Comunicación AGN-7134/2016-Oficio 320.


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