Diagnóstico de los Sistemas de Información Universidad del Vallepaginasweb.univalle.edu.co/~planeacion/Analisis/Document... · 2017-10-04 · [email protected] Cali - Colombia

Área de Gestión de la Información y la Estadística - OPDI

Rectoría Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional Área de Gestión de la Información y la Estadística Universidad del Valle, 2017

Diagnóstico de los Sistemas de Información

Universidad del Valle


Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional Ciudad Universitaria – Meléndez Teléfono: + 57 2 3392415 – 3212223 ext. 2868 Telefax: (2) 3315277 Edificio 301 Oficina 3016 Universidad del Valle Cali – Colombia

Diseño y diagramación Área de Gestión de la Información y la Estadística Impreso en Unidad de Artes Gráficas Facultad de Humanidades [email protected] Cali - Colombia

mailto:[email protected]


UNIVERSIDAD DEL VALLE

MIEMBROS DEL CONSEJO SUPERIOR

DILIAN FRANCISCA TORO TORRES Gobernadora del Departamento del Valle del Cauca

Presidente del Consejo Superior

EDNA ROCÍO VANEGAS RODRÍGUEZ Delegada de la Ministra de Educación Nacional

ALEJANDRA CORCHUELO MARMOLEJO Representante Presidente de la República

ALFREDO CARVAJAL SINISTERRA

Representante Sector Productivo

FRANCISCO JOSÉ SARDI DOMÍNGUEZ Representante de los Egresados

ÓSCAR ROJAS RENTERÍA Representante Ex-rectores

GERARDO CAMPO CABAL

Representante Directivos Académicos

LUIS AURELIO ORDÓÑEZ BURBANO Representante Profesoral

Bienestar Profesoral

FABIÁN ROBERTO ALOMÍA HACHITO Representante Estudiantil

EDGAR VARELA BARRIOS

Rector

LUIS CARLOS CASTILLO GÓMEZ Secretario General


UNIVERSIDAD DEL VALLE

CONSEJO ACADÉMICO

EDGAR VARELA BARRIOS Rector LILIANA ARIAS CASTILLO Vicerrectora Académica GUILLERMO MURILLO VARGAS Vicerrector Administrativo JAVIER ENRIQUE MEDINA VÁSQUEZ Vicerrector de Investigaciones EDGAR LEONARDO QUIROGA RUBIANO Vicerrector de Bienestar Universitario GERARDO CAMPO CABAL Decano de la Facultad de Salud CARLOS ARTURO LOZANO MONCADA Decano de la Facultad de Ingeniería JOSÉ HLEAP BORRERO Decana de la Facultad de Artes Integradas GLADYS STELLA LÓPEZ JIMÉNEZ Decana de la Facultad de Humanidades BORIS SALAZAR TRUJILLO Decano de Ciencias Sociales y Económicas WALTER TORRES HERNÁNDEZ Decano de la Facultad de Ciencias Naturales y Exactas

RUBÉN DARIO ECHEVERRI ROMERO Decano de la Facultad Ciencias de Administración CARLOS HERNÁN GONZÁLEZ CAMPO Jefe de la Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional JOSÉ JOAQUÍN BAYONA ESGUERRA Representante Profesoral Oficina Bienestar Profesoral JHON ALEXANDER GIRALDO CHAVARRIAGA Representante Profesoral Oficina Bienestar Profesoral RAFAEL RÍOS BELTRÁN Director del Instituto de Educación y Pedagogía GABRIEL ARTEAGA DÍAZ Director del Instituto de Psicología DIANA MARÍA VÁSQUEZ AVELLANEDA Directora de Regionalización (E) CAMILO ANDRÉS MICAN RINCÓN Representante Directores de Programas Académicos HERIBERTO ASPRILLA CASTAÑO Representante Estudiantil Principal SARA ISABEL BOLAÑOS DELGADO Representante Estudiantil Principal LUIS CARLOS CASTILLO GÓMEZ Secretario General


5

COMITÉ DE PLANEACIÓN

AURA LILIANA ARIAS CASTILLO Vicerrectora Académico GUILLERMO MURILLO VARGAS Vicerrector Administrativo JAVIER ENRIQUE MEDINA VASQUEZ Vicerrector de Investigaciones EDGAR QUIROGA RUBIANO Vicerrector de Bienestar Universitario CARLOS HERNÁN GONZÁLEZ CAMPO Jefe de la Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional

OFICINA DE PLANEACIÓN Y DESARROLLO INSTITUCIONAL

CARLOS HERNÁN GONZÁLEZ CAMPO Jefe

ALEJANDRO FRANCO VÉLEZ

Coordinador Área de Gestión de la Estrategia y el Riesgo

YOLIMA MONTERO GROSS Coordinadora del Área de Gestión de Proyectos e Inversión

RUBÉN DARIO BONILLA Coordinador del Área de Gestión de la Calidad

WILLIAM SÁNCHEZ PEÑA Coordinador del Área de Gestión de la Información y la Estadística


6

Tabla de Contenido

1 INTRODUCCIÓN ......................................................................................................................... 12

2 METODOLOGÍA .......................................................................................................................... 13

2.1 Diferencias entre Sistema de Información y Aplicación.................................................... 13

2.2 Interoperabilidad............................................................................................................... 14

2.2.1 Interoperabilidad por estado compartido ................................................................ 14

2.2.2 Interoperabilidad por servicios REST ........................................................................ 14

2.2.3 Interoperabilidad por servicios SOAP (Simple Object Acces Protocol) ..................... 14

3 DIAGRAMA DE INTEROPERABILIDADES..................................................................................... 15

3.1 Interoperabilidad entre los Sistemas de información y su cobertura de los procesos

institucionales ............................................................................................................................... 15

3.2 Sistemas de apoyo a los procesos institucionales ............................................................. 16

3.3 Interoperabilidad de los Sistemas de Información por procesos Institucionales ............. 17

4 SISTEMAS DE INFORMACIÓN .................................................................................................... 18

4.1 Finanzas Plus – FPL ............................................................................................................ 18

4.1.1 Descripción ................................................................................................................ 18

4.1.2 Interoperabilidades ................................................................................................... 18

4.1.3 Procesos Soportados ................................................................................................. 19

4.2 Financiero Web ................................................................................................................. 21

4.2.1 Descripción ................................................................................................................ 21


4.2.3 Procesos soportados ................................................................................................. 23

4.3 Sistema de Información de Recaudo de Estampilla – SIRE ............................................... 25

4.3.1 Descripción ................................................................................................................ 25



4.4 Sistema de Información de Administración de Bienes y Servicios – SABS ........................ 26

4.4.1 Descripción ................................................................................................................ 26



4.5 Sistema de Información de Recursos Humanos – SIRH .................................................... 31

4.5.1 Descripción ................................................................................................................ 31



7


4.6 Sistema de Gestión Documental – SAIA ............................................................................ 35

4.6.1 Descripción ................................................................................................................ 35



4.7 Sistema para Gestión De Prestamos – Solido ................................................................... 36

4.7.1 Descripción ................................................................................................................ 36



4.8 Sistema de Información de Registro Académico y Admisiones – SIRA ............................. 36

4.8.1 Descripción ................................................................................................................ 36



4.9 Sistema de Matrícula Académica – MATFIN ..................................................................... 39

4.9.1 Descripción ................................................................................................................ 39



4.10 Sistema de Credenciales.................................................................................................... 41

4.10.1 Descripción ................................................................................................................ 41



4.11 Sistema de Gestión Bibliotecaria – OLIB ........................................................................... 41

4.11.1 Descripción ................................................................................................................ 41



4.12 Sistema de Información de Extensión y Educación Continua – SIDEX .............................. 43

4.12.1 Descripción ................................................................................................................ 43



4.13 Sistema de Información de Contratos y Convenios – SICC ............................................... 44

4.13.1 Descripción ................................................................................................................ 44




8

4.14 Plataforma para Gestión de Egresados – Link ................................................................... 45

4.14.1 Descripción ................................................................................................................ 45



4.15 DARUMA ............................................................................................................................ 46

4.15.1 Descripción ................................................................................................................ 46



4.16 Sistema de Control de Proyectos de Investigación – SICOP .............................................. 46

4.16.1 Descripción ................................................................................................................ 46



4.17 Sistema de Integral de Información en Salud – SIIS .......................................................... 48

4.17.1 Descripción ................................................................................................................ 48



4.18 Sistema de Gestión Servicio Odontológico Pacific Medical Suite - PMS ........................... 49

4.18.1 Descripción ................................................................................................................ 49



4.19 Sistema DACA .................................................................................................................... 50

4.19.1 Descripción ................................................................................................................ 50



4.20 Sistema de Información de Talento Humano – SARA ....................................................... 50

4.20.1 Descripción ................................................................................................................ 50



5 APLICATIVOS .............................................................................................................................. 51

5.1 Sistema Integral de Información en Salud Público - SIIS Público ...................................... 51

5.1.1 Descripción ................................................................................................................ 51




9

5.2 Portal Servicio Médico (Portal SIIS) ................................................................................... 51

5.2.1 Descripción ................................................................................................................ 51



5.3 Bussines Inteligent – BI ..................................................................................................... 52

5.3.1 Descripción ................................................................................................................ 52



5.4 Sistema Oportuno Dinámico Integral – SODI .................................................................... 52

5.4.1 Descripción ................................................................................................................ 52



5.5 Sistema de Gestión de Correo Electrónico – SGCC ........................................................... 53

5.5.1 Descripción ................................................................................................................ 53



5.6 Sistema de Administración de Contraseñas – SAC ............................................................ 53

5.6.1 Descripción ................................................................................................................ 53



5.7 Directorio Telefónico ......................................................................................................... 54

5.7.1 Descripción ................................................................................................................ 54



5.8 Sistema Base...................................................................................................................... 54

5.8.1 Descripción ................................................................................................................ 54



5.9 Datos Académicos en Línea – DATALINEA ........................................................................ 54

5.9.1 Descripción ................................................................................................................ 54



5.10 Sistema de Evaluación de Cursos ...................................................................................... 55


10

5.10.1 Descripción ................................................................................................................ 55



5.11 EZProxy .............................................................................................................................. 55

5.11.1 Descripción ................................................................................................................ 55



5.12 Proficiencia ........................................................................................................................ 56

5.12.1 Descripción ................................................................................................................ 56



5.13 Sistema de Restaurante Universitario – SIRU ................................................................... 56

5.13.1 Descripción ................................................................................................................ 56



5.14 Sistema de Desarrollo Humano – SIDH ............................................................................. 57

5.14.1 Descripción ................................................................................................................ 57



5.15 Sistema para Gestión de Correo de Comunicaciones – SICOC .......................................... 57

5.15.1 Descripción ................................................................................................................ 57



5.16 Encuesta Socioeconómica ................................................................................................. 58

5.16.1 Descripción ................................................................................................................ 58



5.17 Sistema de Hoja de Vida Pública ....................................................................................... 59

5.17.1 Descripción ................................................................................................................ 59



5.18 Gestión de Servicios de Tecnología de la Información – GLPI .......................................... 59

5.18.1 Descripción ................................................................................................................ 59


11



5.19 Sistema que administra los puntos reconocidos por el CIARP (Comité Interno de

Asignación y Reconocimiento de Puntaje) - Celsius NT ................................................................ 60

5.19.1 Descripción ................................................................................................................ 60



6 ANÁLISIS DE SOFTWARE ............................................................................................................ 61

7 CONCLUSIONES ......................................................................................................................... 68

8 RECOMENDACIONES ................................................................................................................. 69

9 GLOSARIO DE TERMINOS .......................................................................................................... 70


12

1 INTRODUCCIÓN

En la actualidad, la mayoría de las organizaciones apoyan sus actividades en el uso de las Tecnologías de la Información y de las Comunicaciones (TIC), las cuales hacen parte esencial de los Sistemas de Información; el papel de los sistemas en la organización es imprescindible y fundamental, no sólo porque deben satisfacer la necesidad de información para la toma de decisiones, sino porque además se deben convertir en un vehículo para generar nuevas capacidades y fuente de ventajas competitivas al permitir combinar las diferentes tecnologías disponibles con otros recursos valiosos de la organización1. Para las organizaciones, cambiar y adaptarse a los cambios de la sociedad, el mercado y la tecnología se ha convertido en una constante. Sin embargo, los Sistemas de Información pueden constituir instrumentos o impedimentos para llevar a cabo esa adaptación, rediseño y creación de valor de los procesos de la organización2. Por lo tanto, es importante lograr cohesión de los Sistemas de Información con los objetivos organizacionales; así mismo, desde el punto de vista estratégico, se debe buscar la integración de los sistemas con los demás recursos tecnológicos que se tienen a disposición, de modo que se alcance un trabajo coherente y coordinado con los demás recursos e instrumentos que forman parte de la infraestructura tecnológica de la organización. Actualmente, la Universidad del Valle cuenta con 20 sistemas de información y 19 aplicaciones, entre sistemas propios y comerciales, siendo los primeros un número significativo, lo cual demuestra que la Institución cuenta con el potencial humano para llevar a cabo proyectos de desarrollo de software. Sin embargo, durante el diagnóstico realizado, se identificó que una parte importante de los diferentes sistemas y aplicaciones de la Universidad no cuenta con documentación actualizada, tanto la documentación de los desarrollos de software como la documentación para usuarios finales. También se identificó que la mayor parte de los sistemas que posee la Universidad, tanto propios como comerciales, son del tipo transaccionales, es decir, aquellos que logran la automatización de procesos operativos. Además, se ahondó en la identificación de los procesos institucionales que actualmente son apoyados por un sistema o aplicación. Otro aspecto importante, objeto del presente análisis de los Sistemas de Información al interior de la Institución, fue indagar el estado actual de la atención en soporte que tiene cada sistema y aplicación, que nos permitiera analizar el número de atenciones recibidas y atendidas por el área responsable del soporte.

1 Organización y transformación de los sistemas de información en la empresa. Escrito por Carmen de Pablos Heredero,José Joaquín López Hermoso Agius,Santiago Martín Romo Romero,Sonia Medina Salgado 2 Dirección y gestión de los sistemas de información en la empresa: una visión integradora. Escrito por Carmen de Pablos Heredero


13

2 METODOLOGÍA

El proyecto se realizó con base en la información recopilada hasta el día 15 de mayo de 2017. Para poder realizar un análisis de los Sistemas de Información (SI) de la Universidad del Valle, se elaboró un plan de trabajo compuesto por las siguientes etapas: Recolección de la Información, reuniones con líderes técnicos de la OITEL (Oficina de Informática y Telecomunicaciones), actualización de fichas técnicas levantadas en la primera versión del documento, análisis de resultados y la actualización de la relación de los Sistemas de Información de la Universidad del Valle con los procesos institucionales. Actualmente se cuenta con la documentación de 39 Sistemas de Información y Aplicaciones, la cual se actualizó de forma más precisa a través de reuniones con los líderes técnicos de la OITEL, la cual se encarga de apoyar la gestión académica, investigativa y administrativa de la Universidad del Valle, a través de herramientas que ofrecen las Tecnologías de la Información como el desarrollo, diseño y prestación de servicios tecnológicos. Con base en la información recopilada en la primera versión de este documento, se actualizaron los campos que se encontraban obsoletos, además de diligenciar información que se encontraba pendiente por levantar. También se actualizó la estructura de la ficha técnica, teniendo en cuenta que hay información sensible sobre los Sistemas de Información que no es prudente publicarla a la comunidad por cuestiones de seguridad informática. Por otra parte, se actualizaron algunos datos recopilados de los Sistemas de Información en la versión anterior, con el fin de actualizar el análisis estadístico que se realizó a estos. Además, se revisó cada SI con los procesos institucionales relacionando cada uno con los procesos que maneja la Universidad del Valle; este análisis estadístico es importante para saber cuántos SI cumplen con los estándares de calidad que actualmente rigen y en que se puede mejorar. También, se documentó la interoperabilidad entre los diferentes Sistemas de Información y Aplicaciones, propios de la Universidad del Valle.

2.1 Diferencias entre Sistema de Información3 y Aplicación

La forma más sencilla de explicar la diferencia entre sistema y programa es recordar un

antiguo refrán popular: “una golondrina no hace un verano”; con esto queremos hacer notar

que un programa aislado (por largo que sea) no es un sistema. Desafortunadamente hay

una tendencia popular a llamar “sistema” a todo programa y también a considerar que todo

sistema involucra computadoras4.

Un Sistema de Información puede definirse como un conjunto de funciones o componentes

que interrelacionados forman un todo, y cuyo fin es apoyar diferentes actividades de una

empresa o negocio. Por otra parte, para diferenciar un sistema de una aplicación, citamos

la definición de aplicación como un software o programa que ha sido desarrollado para

solucionar un problema específico o que permite ejecutar una actividad específica, y que

3 Oficina de Informática y Telecomunicaciones – OITEL. 4 Definiciones proporcionadas por la Oficina de Informática y Telecomunicaciones - OITEL


14

generalmente sirve de apoyo al desarrollo de una tarea. Ejemplos de aplicaciones pueden

ser: programas de multimedia, procesadores y editores de texto, correo electrónico, etc.

2.2 Interoperabilidad

La interoperabilidad permite el intercambio de datos entre los diferentes Sistemas de Información sin importar el lenguaje en que estén escritos ni su base de datos. Entre estas se tienen las siguientes:

2.2.1 Interoperabilidad por estado compartido

Es la comunicación que se realiza entre Sistemas de Información para enviar, recibir o consultar datos de forma automática, utilizando un punto intermedio donde se comparten los datos para que los sistemas interconectados los consulten automáticamente en el momento que los necesiten.

2.2.2 Interoperabilidad por servicios REST

Es la comunicación que se realiza entre Sistemas de Información para enviar, recibir o consultar datos de forma automática, utilizando servicios web con tecnología REST (Representational State Transfer) que es un servicio cliente/servidor sin estados, invocando recursos accesibles por identificadores.

2.2.3 Interoperabilidad por servicios SOAP (Simple Object Acces Protocol)

Es la comunicación que se realiza entre Sistemas de Información para enviar, recibir o consultar datos de forma automática, utilizando servicios web con tecnología SOAP (Simple Object Access Protocol), que es un protocolo de comunicaciones de alta complejidad pensado para dar soluciones a casi cualquier necesidad de comunicación, invocando métodos desde un servicio.


15

3 DIAGRAMA DE INTEROPERABILIDADES

3.1 Interoperabilidad entre los Sistemas de información y su cobertura de

los procesos institucionales


16

3.2 Sistemas de apoyo a los procesos institucionales


17

3.3 Interoperabilidad de los Sistemas de Información por procesos

Institucionales


18

4 SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Un Sistema de Información5 es un conjunto de elementos como personas, datos,

actividades o técnicas de trabajo y recursos materiales en general para la administración

de datos e información, facilitando manejo de datos dentro de una institución, haciéndolo

más rápido y eficiente. Por ejemplo, el sistema de clasificación y préstamo de libros en una

biblioteca es un sistema de información. Además, puede constituir la entrada a otro Sistema

de Información, en este caso, también existe una interface automática de salida. Por

ejemplo, el Sistema de Control de Clientes tiene una interface automática de salida con el

Sistema de Contabilidad, ya que genera las pólizas contables de los movimientos

procesales de los usuarios.

4.1 Finanzas Plus – FPL

4.1.1 Descripción

Finanzas Plus, es un sistema modular e integrado que permite la actualización en línea de

la información de cada elemento que lo compone. Es un producto de propósito general

enfocado a satisfacer los requerimientos de información del área financiera, del área de

planeación y administración de presupuesto y del área de tesorería; además de proveer

información base para el departamento contable y financiero de la Universidad. Facilita la

labor de análisis económico, obteniendo informes rápidos y oportunos.

Finanzas Plus (FPL) es el sistema de información central en el cual se gestionan y operan

los trámites financieros de las áreas de presupuesto, recaudos, pagaduría y contabilidad.

Este sistema inicialmente contaba con tan sólo 42 licencias, sin embargo, el costo de cada

licencia era elevado, limitante que conllevó a la Universidad a crear una interfaz web que

se conectara con el sistema, y que permitiera superar el limitante de personas conectadas

al sistema central, y que facilitara que las dependencias que manejan su propio presupuesto

extrajeran la información referente a sus saldos, montos de presupuesto y pudieran ejecutar

a través de un flujo de aprobación electrónico.

Este sistema pertenece a la División Financiera, la cual cuenta con aproximadamente 300

usuarios, principalmente las dependencias y unidades académicas que manejan de forma

descentralizada sus recursos, a través de la interfaz web de Interfinanzas.

4.1.2 Interoperabilidades

Actualmente este sistema tiene interoperabilidad con los siguientes sistemas: - Interoperabilidad de estado compartido con el SI de Financiero Web y SABS.

5 Oficina de Informática y Telecomunicaciones – OITEL.


19

4.1.3 Procesos Soportados

PROCESO SUBPROCESO PROCEDIMIENTOS

- DOCUMENTOS MANUALES DE

PROCEDIMIENTOS OBJETOS DE

INFORMACIÓN

8.Gestión de Bienes y Servicios 1. Contratación y Compras Nacionales

1. Constitución y Control de la Contratación por Fondo Renovable

10. Contratación por Caja Menor y Fondo Renovable MP-08-01-10

Registro presupuestal

9. Gestión Financiera 1. Gestión Financiera

1. Planeación Presupuestal

1. Administración del Presupuesto MP-09-01-01

Presupuesto.

2. Ajuste y Cierre Presupuestal

Ejecuciones presupuestales.

1. Ejecución del Gasto

2. Ejecución del Presupuesto MP-09-01-02

Registro de disponibilidad presupuestal, informe de recepción o acta de recibo.

2. Trámite de Viáticos

Comprobante de egreso.

3. Trámite y Legalización de Avances

Comprobante de egreso, comprobante de ingreso.

1. Facturación por ventas de servicios

3. Recaudos MP-09-01-03

Informe por código de ingreso TRII, factura, informe de saldos, reporte CRMT, nota contable.

2. Recaudo a través de Cajas de Meléndez y San Fernando

Recibo de ingreso, consignación.

4. Ingreso por Bancos

Ingresos, nota débito.

1. Apertura de Cuentas Bancarias

5. Egresos MP-09-01-05

Cuenta bancaria.

2. Liquidación y Pago a Proveedores

Solicitud de pago.

3. Control y Pago a la Deuda Pública

Entidad acreedora, nota credito, obligaciones financieras.

6. Pago de Impuestos, Parafiscales y Seguridad Social

Solicitud de pago.

7. Elaboración del Boletín Diario de Bancos

Movimientos bancarios, comisiones sobre rendimientos, partida conciliatoria, boletín diario.

8. Conciliaciones Bancarias de Pago

Movimientos bancarios.

9. Traslados entre Cuentas Bancarias

Traslado bancario.


20

10. Pago en Moneda Extranjera

Transacción, pago honorarios.

1. Contabilización de Cuentas por Pagar

6. Gestión Contable MP-09-01-06

Consulta y verificación de solicitudes de pago, valor del IVA, generación Reporte de Diferidos

2. Contabilización de Depreciación y Amortización

DP

3. Contabilización de Importaciones de Activos

Notas de crédito

4. Contabilización de la Nómina y Provisiones

Comprobante presupuestal de la nómina, pago por entidades de los descuentos

5 Contabilización de Rendición de Avances, Caja Menor y Fondo Renovable

Nota Contable (CT)

6. Contabilización de Ingresos

Recibos de ingreso definitivo (RP, RS, RC) , Notas Débito (DB)

7. Contabilización de Préstamos Estudiantiles, de Bienestar Profesoral y de Fondo Rotatorio de Vivienda

Nota Contable (CT) por los intereses

8. Contabilización de Egresos

CP (valor pagado, tercero, cuenta contable correcta), registro movimiento contable de los comprobantes de egreso, generación reporte movimiento auxiliar por tercero, modificación de comprobante de egreso.

9. Contabilización de Cesantías

Cuenta contable Anticipo de Cesantías

11. Contabilización de Litigios y Demandas

Registro Nota Contable (CT)

12. Contabilización de Donaciones

Nota Débito (DB), donación

13. Contabilización de Avalúos de Bienes inmuebles

Nota Contable

14. Contabilización de Facturas

Facturas de convenios

15. Contabilización de Notas de Anulación

Documentos anulados

16. Contabilización de Bonos Pensionales

Notas Contable

17. Revisión de Paz y Salvos de Recursos Humanos

Cuentas pendientes del funcionario (Cajas Menores, Fondos Renovables, Avances, Deudas por Comisión de Estudio)

19 Revisión a declaraciones de retenciones y deducciones.

Nota de contabilidad con correcciones.

20. Revisión Saldos de Bancos

Balance de prueba, notas contables.


21

21. Rendición de Informes Contables y Financieros

Balance de prueba, Balance del Contador General

22. Trámite para la Devolución del IVA ante la DIAN

Consignación de IVA con Nota Débito.

25. Soporte a Usuarios de SIFORE

Rendición de cuentas

4.2 Financiero Web

4.2.1 Descripción

Es un sistema cliente servidor mediante el cual se conectan los usuarios al módulo de

presupuesto de FINANZAS PLUS. Es un sistema descentralizado desarrollado por la

Universidad del Valle y utilizado en cada una de sus dependencias, para conectarse e

interactuar con el sistema Finanzas Plus (Sistema Financiero Central). Este sistema es un

conjunto integrado de desarrollos, que surgió inicialmente para suplir el limitante que existía

con el Sistema Central en cuanto al número de usuarios, debido al alto costo de la licencia,

además permitió mejorar el flujo electrónico permitiendo a los usuarios conectarse a través

de una interfaz web. Este sistema, ha permitido aprovechar mejor el Sistema Finanzas Plus,

permitiendo hacer desarrollos que facilitan el proceso de la operación de afectación

presupuestal.

Interfaz Web Financiera contiene los siguientes módulos:

INTERFINANZAS: Es la interfaz web del sistema financiero central Finanzas Plus, para la

realización de trámites de solicitudes desde las dependencias de la Universidad a la

Sección de Presupuesto de la División Financiera. Soporta y controla trámites de

presupuesto como:

La operación descentralizada sobre los certificados de disponibilidad presupuestal.

Solicitudes de presupuesto.

Los registros y certificados de disponibilidad presupuestal.

Los ajustes presupuestales.

Las ordenes de gasto.

Reportes informativos y de gestión

SIFORE – Sistema para Fondo Renovables, Cajas Menores y Avances: Con SIFORE, las

unidades académicas y administrativas gestionan y ejecutan las operaciones relacionadas

con:

Fondos renovables.

Cajas menores.

Avances asignados a las dependencias.

Generación de informes relacionados.


22

IVA: Módulo que permite realizar la importación, registro, verificación y almacenamiento de

las facturas pagadas por la Universidad del Valle y que tienen IVA para la generación del

informe de resumen Final el cual es entregado a la DIAN para la devolución de dicho

Impuesto cada bimestre.

CUENTAS POR COBRAR: Módulo que permite gestionar los procesos relacionados con la

administración y registro de la cartera como son: expedición de facturas, aprobación,

ajustes, registros de pago, abonos, anulación de facturas e informes generales. Este

Módulo registra sus movimientos en el sistema Financiero Central.

PAGOS ELECTRÓNICOS: Módulo a través del cual se obtienen los pagos realizados en el

sistema Finanzas y basado en esta información generar dos archivos planos para ser

procesados electrónicamente y enviados a las entidades correspondientes.

DIAN: Módulo en el cual se procesan todos los documentos generados en los diferentes

sistemas de información, para ser procesados y realizar los respectivos informes a la DIAN.

CERTIFICADOS DE RETENCIÓN: Gestiona información, generada desde diferentes

sistemas de información para generar los respectivos certificados a las personas naturales

o jurídicas, se generan certificados como (en la fuente, IVA e ICA, Estampillas).


Se tiene que para el desarrollo de algunos de los procedimientos soportados necesita una interoperabilidad con otros S.I como lo son: - Interoperabilidad de estado compartido con el SI SIRH y Finanzas Plus.


23

4.2.3 Procesos soportados

PROCESO SUBPROCESO PROCEDIMIENTOS -

DOCUMENTOS MANUALES DE


INFORMACIÓN

3. Gestión del Control 5. Gestión del Control 3. Elaboración, Revisión, Aprobación, Registro y Archivo de Resoluciones del Rector.

1. Acuerdos & Resoluciones y Notificación de los Actos Administrativos MP-03-01-01

6. Investigación y Generación de Conocimiento

2. Gestión de Proyectos de Investigación

5. Vinculación de Asistentes de Investigación

2. Ejecución de los Proyectos de Investigación MP-06-02-02

6. Vinculación por Prestación de Servicios

Contratista

7. Desarrollo Humano y Bienestar

2. Gestión de Programas Socioeconómicos y de Fortalecimiento Personal

10. Préstamos Estudiantiles

1. Prestación de Servicios y Ejecución de Programas de Bienestar para la Comunidad Universitaria MP-07-02-01

Prestamos

5. Gestión de Programas y Servicios de Salud Integral

4. Contratación de Proveedores y Pago de Cuentas

Gestión de Programas y Servicios de Salud Integral para Cotizantes y Beneficiarios MP-07-05-01 2. CAPITULO II Control Administrativo del Servicio de Salud

Contratos IPS y demás proveedores Facturación Cuentas por pagar

3. Contratación de Proveedores y Pago de Cuentas

Gestión de Programas y Servicios de Salud Integral para Estudiantes MP-07-05-02 2. CAPITULO II Control Administrativo del Servicio de Salud

Contratos IPS y demás proveedores Facturación Cuentas por pagar

8.Gestión de Bienes y Servicios

1. Contratación y Compras Nacionales

1. Constitución y Control de la Contratación por Fondo Renovable

10. Contratación por Caja Menor y Fondo Renovable MP-08-01-10

Cheques, comprobantes de pago

2. Constitución y Control de la Contratación por Caja Menor

Comprobante de pago de caja menor, vale provisional de caja menor.


24

3. Trámite de Reembolsos y Cierre de Fondo Renovable

Solicitud de pago, comprobante de egreso, consulta de fecha de realización de traslado, IVA pagado, impuestos, registro de reembolsos.

4. Trámite de Reembolsos y Cierre de Caja Menor

Revisión y registro de solicitud de pago y copia de comprobante de pago, registro de reembolsos, impresión de listados de gastos no reembolsados.

1. Elaboración, Aprobación, Control de Convenios y Contratos cuando la Universidad es Contratista

1. Administración de Convenios y Contratos cuando la Universidad es Contratista MP-08-01-11

Registro de Disponibilidad Presupuestal.

2.Gestión de Compras Internacionales

2. Nacionalización y Recepción de la importación

1. Compras Internacionales MP-08-02-01

Elaboración y trámite de solicitud de pago.

9. Gestión Financiera 1. Gestión Financiera 1. Planeación Presupuestal

1. Administración del Presupuesto MP-09-01-01

Anteproyecto de presupuesto.

1. Ejecución del Gasto


Certificado de disponibilidad presupuestal, registro de disponibilidad presupuestal.

2. Trámite de Viáticos Registro de disponibilidad presupuesta.

3. Trámite y Legalización de Avances

Certificado de disponibilidad presupuestal, registro de disponibilidad presupuestal, Avance, Gastos, nota contable.

4. Vigencias Futuras Certificado de disponibilidad presupuestal, registro de disponibilidad presupuestal.

1. Facturación por Ventas de Servicios


Factura, nota contable.

4. Ingreso por Bancos Facturas.

2. Liquidación y Pago a Proveedores


Solicitud de pago, transferencias bancarias.

3. Control y Pago a la Deuda Pública

Certificado de disponibilidad presupuestal, registro presupuestal.

5. Pago a Entidades por Descuentos de Nómina

Crédito no presupuestal.


25

6. Pago de Impuestos, Parafiscales y Seguridad Social

Descuentos.

8. Conciliaciones Bancarias de Pago

Movimientos bancarios.

5 Contabilización de Rendición de Avances, Caja Menor y Fondo Renovable


Movimientos contables del avance, Movimientos contables del Fondo Renovable o la Caja Menor correspondiente

14. Contabilización de Facturas

Factura ordinaria o de Convenios

22. Trámite para la Devolución del IVA ante la DIAN

Fondos renovables, Caja Menor y Avances, pagos realizados en Pagaduría, reportes de pagos realizados, Fondos renovables, Caja Menor, Avances

25. Soporte a Usuarios de SIFORE

Retenciones, deducciones, salario mínimo, centros de información, Usuarios, proveedores (RUT), personal vinculado a la Universidad.

10. Gestión del Talento Humano

1. Gestión del Desarrollo Humano Docente

13. Selección de Pares Externos para efectos de la Evaluación de la Productividad Académica

5. Asignación y Reconocimiento de Puntos para Inclusión, Actualización y Ascenso en el Escalafón Docente MP-10-01-05

4. Gestión de la

Permanencia del Personal Administrativo y Docente

4. Bonos Pensionales 2. Administración de Seguridad Social MP-10-04-02

Certificado de disponibilidad presupuestal, Registro de disponibilidad presupuestal.

5. Reserva Actuarial Certificado de disponibilidad presupuestal, Registro de disponibilidad presupuestal

4.3 Sistema de Información de Recaudo de Estampilla – SIRE

4.3.1 Descripción

SIRE es un sistema para la gestión y control del recaudo de la estampilla de la Universidad

del Valle y generación de informes relacionados con dicha labor. Este sistema es propio

de la Universidad, actualmente sólo está disponible para la dependencias de División

Financiera. En este sistema se hacen operaciones tales como la recepción y registro de la

Declaración Privada (Valores Declarados).


26


Este sistema no tiene interacción con otros sistemas.





INFORMACIÓN

9. Gestión Financiera 1. Gestión Financiera

5. Control del Recaudo Estampilla


Entidades bancarias, declaración privada.

4.4 Sistema de Información de Administración de Bienes y Servicios – SABS

4.4.1 Descripción

SABS es un sistema de información Web que funciona en red y que permite compartir

información e interactuar entre diferentes unidades. Dentro de este sistema se encuentran

módulos como el de depreciación y amortización.

Este sistema contiene los siguientes módulos:

INVENTARIOS: Sistema que administra los bienes devolutivos de los funcionarios de la

Universidad. De acuerdo a los informes de recepción que se han generado en las

dependencias donde han asignado los encargados de esos bienes, el funcionario de

inventarios puede registrar el informe, asignar los números de inventario, y generar listados

para que posteriormente un técnico marque los bienes. Cada mes se realiza la

depreciación, amortización de estos bienes, que afectarán el sistema Financiero de la

Universidad.

COMPRAS: Permite generar las solicitudes de compras de artículos básicos incluidos en

contratos corporativos a través del sistema; el operario de la Dependencia realiza los

pedidos al proveedor, realizando los procedimientos básicos de una compra, hasta finalizar

en el área de inventarios con el informe de recepción y asignación del número de inventario.

CORRESPONDENCIA Permite a las dependencias de la Universidad ingresar los datos de

los documentos que se reciben o se envían, permitiendo un mejor control sobre la ubicación

o trámite de éstos. También permite el manejo de la correspondencia a través de la Oficina

de Correo, donde las dependencias remitentes entregan a los funcionarios de correo los

documentos que ya han sido radicados y al momento de ser generada la hoja de ruta en la

Oficina de Correo, le debe aparecer a la oficina destino para que sea recibido también

mediante el sistema.


27

PROPONENTES ARTÍCULOS Y SERVICIOS: Módulo a través del cual el Funcionario de

Compras ingresa datos para el mantenimiento de la información relativa a los Proponentes

que van a tener alguna relación comercial con la Universidad, es decir a quienes se les

puede comprar, obtener servicio, donaciones entre otras, permite el ingreso de las

Invitaciones, las propuestas y los contratos. También proporciona información sobre los

Servicios Ofrecidos por los proponentes de servicios y la estimación de los costos en el

mercado de esos servicios para el Área de Mantenimiento y Obras, los cuales son

actualizados por dicha dependencia; igualmente permite actualizar y consultar los contratos

y cotizaciones existentes en el sistema; a través de este módulo también se ingresa la

configuración de los Artículos en cuanto a referencias y precios y los que son ofrecidos por

un determinado proponente.

CONTRATACIÓN: Módulo que permita a los funcionarios de la División de Contratación el

almacenamiento y publicación de documentos digitales pertenecientes a los Procesos de

Licitaciones y Solicitudes de ofertas e Informes de Contratación, permitiendo la consulta

pública de los documentos con fecha de publicación activa a personas externas a la

Universidad

SERVICIOS VARIOS: A través de éste módulo se lleva el registro de ingresos, salidas y

novedades del personal de la sección de Servicios Varios, se programan las actividades a

realizar por los funcionarios de esa dependencia, los funcionarios de toda la Universidad

podrán hacer solicitudes de apoyo a eventos por parte de integrantes de la Sección de

servicios varios cuando sea necesario, así como también un miembro de la Comunidad

puede informar en una dependencia sobre diferentes sucesos que representen una alerta

para la oficina de servicios varios y permite al funcionario de la Oficina de Servicios Varios

Administrar el Almacén de los insumos que se utilizan en esta dependencia.

SEGURIDAD Y VIGILANCIA : Permite llevar un control sobre los Puestos de Vigilancia que

existen en los diferentes espacios de la Universidad, se realiza la programación del mes de

asignación de turnos a los vigilantes, se registran novedades como retrasos,

incumplimientos, registro de horas extras, se registra el ingreso y salidas de los vigilantes,

y los funcionarios de la Universidad a través de este sistema pueden solicitar apoyo a

eventos por parte de la Unidad de Seguridad y Vigilancia, registrar el acceso en horas no

laborables a los funcionarios de la dependencia respectiva.

OBRAS: Sistema que permite llevar un control de las obras solicitadas por las

dependencias, ingresadas a través de la Oficina de Planeación, aprobadas por el jefe de la

sección de Obras, se podrá entre otras cosas, llevar un control más exacto de sus

actividades, adiciones a las obras o extras, recibir la obra, enviar a calificación a las

dependencias solicitantes del servicio, y la finalización de las obras. A este módulo tendrán

acceso el Operario de Planeación, Jefe área de Mantenimiento y Ejecución de Obras,

Interventor de Obras de la propia sección, Interventor de Obras de la sección de

Mantenimiento para control de obras outsourcing, Auxiliar Mantenimiento y Operario de

Dependencias para efectos de Recibir y Evaluar las obras solicitadas o en las que se

involucra la dependencia que corresponda

MANTENIMIENTO: Sistema que permite a los operarios de las dependencias hacer las

solicitudes de mantenimiento sobre bienes inmuebles o devolutivos de la Universidad, esta

solicitud es evaluada por el coordinador de la zona quien determina la forma de pago y el


28

responsable a realizar el mantenimiento, genera orden de trabajo hace seguimiento y

después de ser calificado por el operario envía para generar pago del mismo. Deben estar

configuradas las obras outsourcing para poder realizar las solicitudes.

ALMACEN: Permite llevar un control de los bienes consumibles almacenados por un

periodo mayor a dos meses. (ingresos y salidas). Para que se actualicen mensualmente los

datos de la Contabilidad de la Universidad, también gestiona los elementos de préstamo

del laboratorio de electrónica.

BIENES INMUEBLES: Este módulo permite un control sobre los Bienes Inmuebles, los

impuestos sobre esos bienes, avalúos y los espacios de la Universidad, también de los

espacios comerciales, a los cuales se les programa los cobros de arrendamiento, su

frecuencia, porcentaje de pago, servicios públicos (consumo, intereses de moras, cuentas

pendientes), Control sobre las exhibiciones promocionales y los bienes que se reciben o

entregan en comodato.

DONACIONES: Este Módulo permite a un operario de una dependencia realizar una

solicitud de una donación con el fin de recibir las donaciones ofrecidas, las cuales deben

ser aprobadas por su jefe respectivo y la Sección de Compras y Administración de Bienes

debe ingresar la resolución de donación y realiza la aprobación por parte de esa oficina,

después de ser aceptada por el operario genera el informe de recepción y asigna un

responsable para el nuevo bien recibido en donación para que luego el funcionario de

inventario proceda con la asignación de los números de inventario.

SEGUROS: A través de este módulo se manejan las Pólizas de la Universidad donde el

tomador es un tercero y el beneficiario la Universidad, los empleados pueden realizar

solicitudes de reclamaciones al Funcionario de Seguros de la Universidad cuando existan

pérdidas o robos sobre los bienes asegurados, se informa a la aseguradora para iniciar el

trámite del reclamo. También permite el ingreso de las pólizas sobre los contratos o

cotizaciones que sean solicitadas por parte de la Universidad teniendo un control sobre

éstas, teniendo relación con el módulo de obras y compras que son los módulos a través

de los cuales se realiza la solicitud de las pólizas a los contratistas.


Se tiene que para el desarrollo de algunos de los procedimientos soportados necesita una interoperabilidad con otros S.I como lo son: - Interoperabilidad de estado compartido con el SI SIRH. - Interoperabilidad de Servicios Rest con el SI Finanzas Plus.


29


PROCESO

SUBPROCESO PROCEDIMIENTOS -



INFORMACIÓN

3. Gestión del Control

5. Gestión del Control 1. Control Disciplinario Interno de Personal Administrativo

3. Control Disciplinario Interno de Personal Administrativo MP-03-01-03


1. Contratación y Compras Nacionales

1. Recepción y Registro 6. Control de Bienes Muebles Devolutivos MP-08-01-06

Elaboración informe de recepción de bienes (No. de factura, fecha, cantidad, etc), ingreso de información de bienes en comodato, registro de información de marcado a bienes en comodato

2. Novedades del Inventario

Solicitud de movimiento de bienes, registro de devolución de bienes, activación del estado disponible para bienes entregados, consulta y terminación de anulación de traslados anulados por el jefe de dependencia, recepción, aprobación e impresión de traslados, revisión y aprobación de las bajas de bienes recibidas, impresión de solicitudes de bajas, generar solicitudes para entrega de bienes en comodato.

1. Adquisición y Legalización de Bienes Inmuebles

8. Control de Bienes Inmuebles MP-08-01-08

Registro exoneración de bienes inmuebles.

2. Control de Impuestos Pagos de impuestos

3.2 Liquidación de Canon de Arrendamiento y Servicios

Contratos de arrendamiento, contratista, servicios

1. Seguros 9. Seguros MP-08-01-09

Reclamaciones, registro de documentos faltantes.

1. Elaboración, Aprobación, Control de Convenios y Contratos cuando la Universidad es Contratista

1. Administración de Convenios y Contratos cuando la Universidad es Contratista MP-08-01-11

Registro de recomendaciones para la ampliación de convenios o contratos.


30

2.Gestión de Compras Internacionales

1. Trámite de la Importación

1. Compras Internacionales MP-08-02-01

Pago al proveedor, artículos a importar.

3. Donaciones 1. Donaciones Nacionales

1. Donaciones MP-08-03-01

Bienes donados (módulo de donaciones)

2. Donaciones Internacionales

Bienes o valores donados (modulo de donaciones)

3. Donaciones que Realiza la Universidad

Bienes

6. Servicios Generales 1. Administración y Planeación de Actividades

2. Aseo y Jardinería MP-08-06-02

Solicitudes de apoyo.

2. Ejecución y Control de la Limpieza


4. Casos de salud ocupacional

Personal

5. Apoyo a emergencia y retiro de pasacalles


6. Saneamiento ambiental


7. Gestión Documental 1. Radicación de Correspondencia

2. Radicación y Distribución de Correspondencia MP-08-07-02

Correspondencia

3. Distribución de Correspondencia a Entes Externos

Correspondencia

1. Verificación de Títulos Académicos

3. Gestión de Archivos Académicos MP-08-07-03

Título académico

8. Vigilancia 3. Control de Acceso al Campus y a Edificios

1. Vigilancia MP-08-08-01

Elaboración de órdenes de ingreso, solicitud de autorizaciones para el ingreso

9. Gestión Financiera

1. Gestión Financiera 3. Trámite y Legalización de Avances


Informe de recepción.

1. Contabilización de Cuentas por Pagar


Consulta de número de inventario, valor en el informe de recepción física.

2. Contabilización de Depreciación y Amortización

Amortización, depreciación

Informes de recepción de activos

12. Contabilización de Donaciones

Donaciones

15. Contabilización de Notas de Anulación

Bienes inventariables


4. Gestión de la Permanencia del Personal Administrativo y Docente

1. Liquidación de Horas Extras y/o Recargos

7. Liquidación de horas extras, recargos nocturnos- dominicales y festivos MP-10-04-08

Funcionarios.

5. Gestión de Pensionados y Sobrevivientes

1. Reconocimiento de la pensión de Jubilación por la Universidad del Valle

1 Administración de Jubilados, Pensionados, Sobrevivientes e Invalidez MP-10-05-01

Historial laboral.


31

4.5 Sistema de Información de Recursos Humanos – SIRH

4.5.1 Descripción

Sistema de Información para la gestión y control de la información y procesos relacionados con el Recurso Humano, que posee los siguientes módulos: CAPACITACIÓN: Es el módulo que permite realizar toda la gestión respecto a todos los

cursos de capacitación que se ofrece al personal que labora en la Universidad.

CONCEPTOS DE LIQUIDACIÓN: Es el módulo que permite definir y relacionar grupos,

criterios y periodicidad de liquidación.

CONCURSOS: Es el módulo que permite realizar toda la gestión respecto a todos los

concursos (convocatorias) internos y externos que ofrece la Universidad del Valle.

CUOTAS PARTES: El módulo cuotas partes es donde se manejan todas las cuotas por

cobrar y por pagar que generan los jubilados por las empresas estatales.

Por Cobrar: Porcentaje del valor de la pensión de jubilación con la que deben contribuir

cada una de las entidades (aquellas que no hacían aportes por pensión a ningún fondo)

donde laboró el servidor público de la Universidad del Valle.

Por Pagar: Porcentaje del valor de la pensión de jubilación con la que debe contribuir la

Universidad del Valle por sus servidores.

EMBARGOS: Permite gestionar y liquidar los descuentos por embargos, el embargo es un

tipo de descuento que se le hace a una persona, la cual es reportada por un juzgado

mediante un oficio en el cual se escriben las condiciones específicas para realizar el

descuento.

EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO: La Evaluación de Desempeño es un tipo de evaluación

que se le hace a los empleados públicos no docentes para cuantificar el desempeño de las

labores realizadas en un periodo determinado, este módulo permite gestionar y realizar la

evaluación.

HOJA DE VIDA: Permite la gestión de todos los datos relacionados con la persona:

información personal, familiar, académica, laboral, bienes y rentas, seguridad social,

puntaje docente e información adicional.

LIQUIDACIÓN: Es el módulo que permite la liquidación de nómina de los 20 grupos de

liquidación vigentes de la Institución, generando los pagos y descuentos a realizar a cada

una de las personas a afectar. Permite el caculo y generación de pagos y descuentos por

retroactividad, la generación de los diferentes reportes oficiales y el cálculo del porcentaje

fijo de retención en la fuente para cada una de las personas que aplican para el descuento.

NOMINA: Es el módulo que permite configurar los parámetros, constantes e información

que sirve como insumo para la liquidación de nómina.


32

NOVEDADES: El módulo de novedades permite gestionar toda la información referente a

las diferentes novedades que pueden afectar la vinculación de un empleado, trabajador,

contratista, docente o pensionado.

PLANTA DE CARGOS: Es el módulo donde se definen los cargos que pueden ocupar los

empleados nombrados y en el cual se asocia cada uno de ellos con los elementos estructura

en los que se encuentran. También permite definir las características especiales de cada

cargo, se hacen los movimientos de personal y se generan reportes.

Adicionalmente permite definir la distribución, el orden y las relaciones existentes entre las

dependencias que existen en la Universidad del Valle. Las dependencias son llamadas

elementos de la estructura.

RESOLUCIONES: A través de este módulo se gestiona toda la información relacionada con

Documentos Soportes y Resoluciones.

SEGURIDAD SOCIAL: Permite la gestión de afiliaciones al sistema de seguridad social y

sus diferentes novedades, también permite generar el proceso de liquidación seguridad

social a través del cual se liquida salud, pensión y riesgos profesionales.

VINCULACIÓN: Es el módulo a través del cual se gestiona toda la información de la

vinculación de una persona en cualquiera de los tipos de vinculación vigentes: docentes,

empleados, trabajadores, contratistas, monitores, asistentes, joven investigador, pasante

postdoctoral, pensionado.

CERTIFICADOS: Permite la generación de certificados para las personas que tienen una

vinculación con la institución.

HORAS Y CUPOS: Permite la gestión de información de periodos académicos que sirven

como insumo para la vinculación de Docentes Ocasionales, Docentes Hora Cátedra,

Monitores, Asistentes de Docencia y Asistentes de Investigación.

Y principalmente permite la gestión y control por periodo académico y elemento estructura

de:

- Cupos para Docentes Ocasionales y Asistentes de Docencia.

- Horas cátedra.

- Horas para monitoria.

- Horas para Asistentes de Investigación.

CONSULTA DE TABULADOS DE PAGO Y CERTIFICADO DE INGRESOS Y

RETENCIONES (CIR): Interfaz pública que permite a la comunidad Universitaria la consulta

de los tabulados de pago y CIR vía Web.


33


Se tiene que para el desarrollo de algunos de los procedimientos soportados necesita una interoperabilidad con otros S.I como lo son: - Interoperabilidad de estado compartido con el SI de Hoja de Vida Publica, SABS, SIRA - Interoperabilidad de Servicios Rest con el SI Financiero Web.





INFORMACIÓN

4. Formación 3. Apoyo y Estímulo a Estudiantes

1. Asistentes de Docencia 4. Asistentes de Docencia MP-04-03-04

Asistentes de docencia





4. Formación y Apoyo a la Investigación

4. Programa de Jóvenes Investigadores

2. Programas de Apoyo y Formación para la Investigación MP-06-04-02

Jóvenes investigadores

9. Gestión Financiera 1. Gestión Financiera 4. Pago a Funcionarios, Contratistas, Pensionados, Asistentes de Docencia y Monitores


Contratistas, pensionados.

4. Contabilización de la Nómina y Provisiones



2. Ingreso de Personal Administrativo y Vinculación Docente

1. Traslados de Empleados Públicos No Docentes y Trabajadores Oficiales

1. Selección y Vinculación de Personal Administrativo y Docente MP-10-02-01

Empleados públicos no docentes, trabajadores oficiales.

6. Designación de Docentes en Cargos de Dirección Académica por periodos

Empleado público docente.

7. Vinculación de Trabajadores Oficiales a Término Indefinido

Trabajador oficial.

10. Selección y Vinculación de Trabajadores Oficiales a Término Fijo

Trabajador oficial.

12. Vinculación de Profesores Ocasionales y Hora Cátedra

Docentes.

1. Inducción a Personal Administrativo

2. Inducción y Reinducción Personal Administrativo MP-10-02-02

Personal administrativo Univalle.

2. Reinducción a Personal Administrativo

Personal administrativo Univalle.

3. Desarrollo Humano de Personal Administrativo

3. Capacitaciones ofrecidos por la División de Recursos Humanos solamente a Servidores Públicos Administrativos vinculados a la Universidad del Valle

1. Apoyo Desarrollo Competencias Personal Administrativo MP-10-03-01

Servidores públicos de Univalle.


34

4. Capacitaciones ofrecidos por una dependencia distinta a la División de Recursos Humanos solamente a Servidores Públicos Administrativos vinculados a la Universidad del Valle.


4. Gestión de la Permanencia del Personal

Administrativo y Docente

1. Dotación de Personal 1. Novedades de Personal MP-10-04-DRH


3. Administración de Cuotas Partes Pensionales

2. Administración de Seguridad Social MP-10-04-02

Ingresar la nueva cuota parte aceptada al SIRH

1. Compensación de Nómina de Personal Activo

3. Compensación de Nómina de Personal Activo MP-10-04-03

Pre-liquidación, dependencia, fecha, modalidad, periodo académico, número de horas y número de cuenta de consignación.

1. Estímulos y Apoyos Económicos a Asistentes de Docencia, Asistentes de Investigación, Joven Investigador y Monitores.

4.Trámite de Liquidación del Reconocimiento Económico a Asistentes de Docencia, Asistentes de Investigación, Joven Investigador y Monitores MP-10-04-04

Pre-liquidación, dependencia, fecha, modalidad, periodo académico, número de horas y número de cuenta de consignación.

1. Compensación - Pago de Mesada Pensional

5. Liquidación de Mesada de Pensionados y Sobrevivientes MP-10-04-05

Pre-liquidación, dependencia, fecha, modalidad, periodo académico, número de horas y número de cuenta de consignación. "módulo de novedades del SIRH"

1. Liquidación de Horas Extras y/o Recargos

7. Liquidación de horas extras, recargos nocturnos- dominicales y festivos MP-10-04-08

Funcionarios.

5. Gestión de Pensionados y Sobrevivientes

4. Comprobación de la Supervivencia

1 Administración de Jubilados, Pensionados, Sobrevivientes e Invalidez MP-10-05-01

Jubilados/pensionados.


35

4.6 Sistema de Gestión Documental – SAIA

4.6.1 Descripción

SAIA es un software diseñado de acuerdo a las directrices del Archivo General de la Nación

contempladas en la ley 594 de 2000, las sugerencias y recomendaciones de la Contraloría

General de la Nación, según la Evaluación de la Función Archivística realizada en el año

2002 y el decreto 4124 de 2004. Se creó para integrar los procesos de gestión de

información de la organización en los que se vean involucrados el manejo de documentos

y responsabilidades sobre estos.

Además, permite el flujo dinámico de la correspondencia y la información tanto interna como

externa entre dependencias de la empresa y funcionarios vía intranet, extranet o correo

electrónico, disminuyendo el flujo de copias en papel físico. También permite consultar la

trazabilidad de los documentos durante el recorrido que realiza internamente hasta obtener

su respectiva respuesta y cierre.

Sus módulos funcionales son:

MÓDULO DE RADICACIÓN: Este módulo permite que se pueda centralizar, organizar,

codificar y digitalizar información que entra o sale de la toda la organización. De esta forma

se podrá acceder a la información de cualquier documento en tiempo real y desde cualquier

lugar.

MÓDULO DE FLUJO DE TRABAJO Este módulo permite el flujo dinámico de los

documentos y la información tanto interna como externa a través de rutas preestablecidas

entre dependencias de la entidad y funcionarios vía intranet o Internet, facilitando conocer

en tiempo real el estado y trazabilidad de cualquier documento.

MÓDULO DE ARCHIVO Este módulo permite administrar el almacenamiento de la

documentación de la Organización, en cualquiera de sus etapas (archivo de gestión, central

y permanente) y de la forma contemplada en la tabla de retención facilitando las

transferencias. Así mismo facilita la administración de la información que aun debe

conservarse de forma física.


No tiene ninguna interacción con otros sistemas.


Actualmente este sistema no apoya ningún proceso de la Universidad, según la revisión de

los manuales de procedimientos documentados por el Área de Gestión de la Calidad.


36

4.7 Sistema para Gestión De Prestamos – Solido

4.7.1 Descripción

SOLIDO es el Sistema para la gestión de préstamos del fondo rotatorio de empleados. Es

un sistema de información que permite la gestión de préstamos, bienestar profesoral, que

se realiza a empleados y estudiantes de la Universidad.


Este sistema no tiene interacción con otros sistemas




4.8 Sistema de Información de Registro Académico y Admisiones – SIRA

4.8.1 Descripción

El Sistema de Registro Académico y Admisiones permite gestionar la información relacionada con los estudiantes de la Universidad de Valle desde su proceso de inscripción hasta el proceso de graduación.


Se tiene que para el desarrollo de algunos de los procedimientos soportados necesita una interoperabilidad con otros S.I como lo son: - Interoperabilidad de estado compartido con el SI de SIRH, PROFICIENCIA, LINK. - Interoperabilidad de Servicios Rest con el SI SAC. - Interoperabilidad de servicios SOAP con el SI MatFin.


37





INFORMACIÓN

4. Formación 2. Gestión de Actividades Académicas de Estudiantes

2. Creación y Registro de Asignaturas Pregrado y Posgrado.

1. Programación Académica MP-04-02-01

Asignatura

3. Programación de Asignaturas Pregrado y Posgrado

Asignatura

4. Asignación de Aulas Comunes Pregrado y Posgrado.

Espacio Académico

1. Inscripción y Admisión de Estudiantes a Programas Académicos de Pregrado y Posgrado (Cali y Sedes Regionales)

2. Inscripción y Admisión de Estudiantes a Programas Académicos de Pregrado y Posgrado MP-04-02-02

Aspirantes

2. Ingreso por Transferencia a Programas Académicos de Pregrado (A semestres Superiores) (Cali y Sedes Regionales)

Aspirantes Estudiantes

3. Ingreso por Transferencia a Programas Académicos de Posgrado (A semestres superiores) (Cali y Sedes Regionales)

Aspirantes

4. Reingreso a Primer Semestre de Estudiantes a Programas Académicos de Pregrado (Cali y Sedes Regionales)

Estudiantes

5. Reingreso a semestres superiores al primero a Programas Académicos de Pregrado (Cali y Sedes Regionales)

Estudiantes

6. Reingreso a semestres superiores al primero a Programas Académicos de Posgrado (Cali y Sedes Regionales)

Estudiantes

7. Reingreso con Traslado a Programas Académicos de Pregrado (Cali y Sedes Regionales)

Estudiantes

8. Traslado a Programas Académicos de

Estudiantes


38

Pregrado (Cali y Sedes Regionales)

9. Cambio de Sede de Estudiantes de Programas Académicos de Pregrado

Estudiantes

10. Registro de Asignaturas por la Modalidad de Cupos Libres de Pregrado y Posgrado

Asignaturas

1. Registro de Calificaciones Pregrado y Posgrado

5. Registros Académicos MP-04-02-05

Estudiante Docente

2. Registro de Equivalencias Pregrado y Posgrado

Asignatura Estudiante Docente

3. Registro de Bajos Rendimientos Pregrado y Posgrado

Estudiante

4. Estímulos Académicos Pregrado

Estudiante

6.1 Registro de Candidatos a Grado Pregrado y Posgrado

Candidato a Grado

1. Matrícula Académica de Estudiantes de Pregrado de Primer Semestre

6. Matrícula Académica de Estudiantes de Pregrado y Posgrado MP-04-02-06

Estudiantes

2. Matrícula Académica de Estudiantes de Pregrado Primer Semestre de sedes regionales

Estudiantes

3. Matrícula Académica de Estudiantes de Pregrado y Posgrado

Estudiantes Asignaturas

4. Adición y Cancelación de Asignaturas de Pregrado y Posgrado

Estudiantes Asignaturas

5. Cancelación de Asignaturas de Pregrado

Estudiantes

6. Cancelación Extemporánea de Asignaturas de Posgrado

Estudiantes

7. Cancelación Ordinaria de Semestre de Pregrado y Posgrado

Estudiantes

8. Cancelación Extemporánea de Semestre de Pregrado y Posgrado

Estudiantes

3. Apoyo y Estímulo a Estudiantes

2. Movilidad para estudiantes que vienen a la Universidad del Valle (visitantes) por medio de convenios nacionales

1. Movilidad académica nacional para estudiantes de pregrado y posgrado MP-04-03-01

Estudiantes

3. Movilidad de estudiantes de la Universidad del Valle que van a otra universidad por medio de convenios nacionales

Estudiantes


39

4. Desarrollo de la Actividad Académica

2. Evaluación de las Actividades Académicas

1. Desarrollo de la Actividad Académica MP-04-04-01

Actividades académicas

6. Apoyo para la Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje

4. Realización del Curso de Metodologías de Autoformación - MAF

1. Apoyo a la Educación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje MP-04-06-01


7. Gestión Documental 2. Creación de Fichas Académicas para los Estudiantes en Modalidad de Educación Virtual

3. Gestión de Archivos Académicos MP-08-07-03

Estudiante

4.9 Sistema de Matrícula Académica – MATFIN

4.9.1 Descripción

MATFIN es un sistema que permite realizar actividades de liquidación, aplicación de

exenciones, recibos de pago, elaboración de constancias de pago, paz y salvo, aplicación

de revisiones de matrícula y atención al público en general. Con este sistema se logró

mejorar parte de la revisión de matrículas, parametrizando las diferentes opciones para

hacer cambios en el sistema, como por ejemplo los descuentos.

Durante el desarrollo de este sistema, se consideró facilitar la interoperabilidad con otros

sistemas de la Universidad, por ejemplo con el sistema de registro académico, SIRA y el

sistema de recursos humanos, SIRH. Además, está viabilizada la posibilidad de integrarse

con otros sistemas como son: Finanzas Plus y SARA.


Se tiene que para el desarrollo de algunos de los procedimientos soportados necesita una interoperabilidad con otros S.I como lo son: - Interoperabilidad de servicios SOAP con el SI SIRA, SIRH, Financiero Web, SIDH, SIRU.


40




PROCEDIMIENTOS OBJETOS DE INFORMACIÓN

4. Formación 2. Gestión de Actividades Académicas de Estudiantes

1. Inscripción y Admisión de Estudiantes a Programas Académicos de Pregrado y Posgrado (Cali y Sedes Regionales)

2. Inscripción y Admisión de Estudiantes a Programas Académicos de Pregrado y Posgrado MP-04-02-02

Aspirantes

2. Ingreso por

Transferencia a Programas Académicos de Pregrado (A semestres Superiores) (Cali y Sedes Regionales)

Aspirantes

Estudiantes

3. Ingreso por Transferencia a Programas Académicos de Posgrado (A semestres superiores) (Cali y Sedes Regionales)

Aspirantes

4. Reingreso a Primer Semestre de Estudiantes a Programas Académicos de Pregrado (Cali y Sedes Regionales)

Estudiantes

5. Reingreso a semestres superiores al primero a Programas Académicos de Pregrado (Cali y Sedes Regionales)

Estudiantes

6. Reingreso a semestres superiores al primero a Programas Académicos de Posgrado (Cali y Sedes Regionales)

Estudiantes

7. Reingreso con Traslado a Programas Académicos de Pregrado (Cali y Sedes Regionales)

Estudiantes

1. Liquidación de los Derechos Económicos por Concepto de Matrícula estudiantes de pregrado

3. Matrícula Financiera de Estudiantes de Pregrado y Posgrado MP-04-02-03

Estudiantes, Derechos Económicos.

2 Liquidación y Pago de los Derechos Económicos por Concepto de Matrícula de estudiantes de posgrado

Estudiantes, Derechos Económicos.


41

6 Conciliación y Legalización del Pago de los Derechos de Matrícula

Distribución presupuestal de pagos, legalización

4.10 Sistema de Credenciales

4.10.1 Descripción

Sistema que administra los puntos reconocidos por el CIARP (Comité Interno de Asignación

y Reconocimiento de Puntaje).

Este sistema es una herramienta que permite sistematizar el proceso de credenciales de

los docentes permitiendo crear, actualizar y controlar su productividad académica y sus

puntajes obtenidos conforme a la normatividad de la Universidad que determina la forma

de evaluación de sus docentes (resolución 115 y decreto 1279 de 2002).

Actualmente este sistema está instalado en varias unidades académicas de la Universidad.


Este sistema no tiene ninguna interoperabilidad con otro sistema o aplicación.




4.11 Sistema de Gestión Bibliotecaria – OLIB

4.11.1 Descripción

OLIB es un sistema para la administración de bibliotecas, es absolutamente configurable

en todas las áreas de administración de bibliotecas e identificación por parte del usuario.

Este sistema cuenta con una interfaz de consulta, OPAC, la cual posibilita la participación

e interacción con la biblioteca, y tiene funciones como: consulta, etiquetado, calificación y

revisión.

Los servicios que ofrece este sistema son:

Una exclusiva combinación de eficiencia bibliotecaria.

Facilidad de uso.


42

Capacidades de recursos electrónicos avanzadas que permiten la administración

flexible de los recursos de información de las diferentes bibliotecas y centros de

documentación.

Administración de bibliotecas verdaderamente flexible y escalable.

Catálogo en línea u OPAC (opac.univalle.edu.co).

Aplicación intuitiva y fácil de usar.

Ofrece una interfaz de usuario final que realiza búsquedas en el catálogo de la

biblioteca.

Obtiene resultados basada en lenguaje natural.

Cuenta con una gran cantidad de funciones de autoservicio como la renovación de

material en préstamo.

Permite a los usuarios revisar materiales prestados y renovar materiales en línea,

ya sea en la biblioteca o en forma remota desde su hogar.

Para los usuarios (estudiantes, docentes, funcionarios y dependencias) el sistema ofrece:

Recordatorios de préstamos próximos a vencer.

Notificaciones de multas por pagar.

OLIB actualmente se utiliza en más de 300 bibliotecas de todo el mundo. Funciona en la

Biblioteca Mario Carvajal, Biblioteca de San Fernando, Biblioteca del Hospital Universitario

así como en los centros de documentación y en las sedes regionales.


Este sistema no tiene interoperabilidad con ningún otro sistema que esté a cargo de la

OITEL.





4. Formación 5. Gestión del Material Bibliográfico

1. Selección y Adquisición del Material Bibliográfico

2. Procesos Técnicos del Material Bibliográfico MP-04-05-02

Usuarios de la comunidad universitaria, categorías de usuarios, Material bibliográfico, categorías de material, bibliotecas y centros de documentación, órdenes de compra.

2. Legalización y Preparación Física inicial del Material Bibliográfico

3. Catalogación y Clasificación del Material Bibliográfico

Material bibliográfico


43

4. Preparación Física Final del Material Bibliográfico


5. Encuadernación del Material Bibliográfico


2. Renovación del Material Bibliográfico

3. Servicios al Público de la Biblioteca MP-04-05-03


3. Cancelación de Material Bibliográfico


4. Reposición de Material Bibliográfico por Perdida o Daño


6. Información y Referencia


7. Préstamo de Material de Hemeroteca


8. Préstamo de Material de Mapoteca


9. Préstamo de Material Audiovisual

Material audiovisual

10. Préstamo de Mini-Portátiles

Mini-Portátiles

11. Préstamo de Lectores de Libros Electrónicos (E-Readers)

Lectores de libros electrónicos

12. Atención a Usuarios de la Mediateca

Usuarios de la comunidad universitaria, clave de acceso y fecha de expiración

13. Préstamo Interbibliotecario


18. Atención a Usuarios Externos

Usuarios externos

4.12 Sistema de Información de Extensión y Educación Continua – SIDEX

4.12.1 Descripción

SIDEX es un sistema desarrollado como parte del mejoramiento en los procesos de

Prácticas y Pasantías, este sistema cuenta con módulos como el de "Prácticas y

Pasantías" el cual busca agilizar los trámites con respecto al proceso de creación de

prácticas y/o pasantías.

Este sistema permite:

Administración del sistema: Autenticación, creación de usuarios, creación de menús,

creación de grupos, asignación de permisos, creación de flujos de aprobación,

tablas maestras.


44

Gestión de los procesos de Educación Continua: Registro de propuestas de eventos

de educación continua (talleres, cursos, asesorías, diplomados, etc.), aprobación de

propuestas de educación continua (se convierte en un evento), creación y

seguimiento a eventos de educación continua

Gestión de Prácticas y Pasantías: Demandas de empresas o instituciones de

estudiantes para practicas o pasantías, ofertas de estudiantes para prácticas y

pasantías, postulación de estudiantes a demandas de empresas, aprobación

(Universidad del Valle) a postulación de estudiantes a las demandas, selección y

aprobación del estudiantes por parte de la empresa, creación y seguimiento a la

practicas o pasantía.


Para el desarrollo de las actividades de los procedimientos a los cuales apoya, el sistema SIDEX tiene interacción con los siguientes sistemas: - Interoperabilidad de estado compartido con los siguientes sistemas y aplicaciones: SIRA, SIRH, SGCC, SAC.




4.13 Sistema de Información de Contratos y Convenios – SICC

4.13.1 Descripción

SICC es un sistema desarrollado por la Universidad del Valle, que permite Administrar y

consultar la información de los Convenios y Contratos que tiene la Universidad del Valle.

Una de las funciones de este sistema es el registro de convenios académicos históricos.

Este sistema permite: registro de nombre de convenio y objeto del convenio, el registro de

datos sobre el proceso de autorización de convenios, datos sobre riesgos del convenio y

registro de información sobre el plan de desarrollo, entre otros.


45


Para el desarrollo de las actividades de los procedimientos a los cuales apoya, el sistema SICC tiene interacción con los siguientes sistemas: - Interoperabilidad de estado compartido con el SI SIRA.




4.14 Plataforma para Gestión de Egresados – Link

4.14.1 Descripción

Sistema de información para la gestión de todas las actividades y procesos que involucren

a los egresados de la Universidad del Valle.


Se tiene que para el desarrollo de algunos de los procedimientos soportados necesita una interoperabilidad con otros S.I como lo son: - Interoperabilidad de estado compartido con el SI SIRA.





5. Extensión y Proyección Social

4. Gestión de Egresados

1. Administración Sistema de Información de Egresados

1. Programa Institucional de Egresados MP-05-04-01

Egresados

3. Actividades de Apoyo a la Gestión de Egresados

Egresados


46

4.15 DARUMA

4.15.1 Descripción

Es una solución tecnológica comercial, provista por la empresa Tiqal S.A.S, la cual será

utilizada por los usuarios de la Universidad del Valle que intervienen en los procesos que

involucran las Áreas de Gestión de la Calidad y Gestión de la Estrategia y el Riesgo.

Con este software se busca sistematizar los modelos de mejora y de excelencia en las

organizaciones, con el fin de reducir costos, impulsar la eficiencia y alinear resultados hacia

la toma de decisiones estratégicas.

Este software posee los siguientes módulos:

1. Documentos

2. Plan de Acción (ACPMS)

3. Revisión de Procesos (Auditorías Internas de Calidad).

4. Riesgos

5. Indicadores y Estrategia (Plan Estratégica de Desarrollo, Plan Programático y

Proyectos).


Este sistema no tiene interacción con otros sistemas de la Universidad del Valle.




4.16 Sistema de Control de Proyectos de Investigación – SICOP

4.16.1 Descripción

SICOP es un sistema que permite el registro y control de la información de los proyectos

que adelantan las diferentes formas organizativas de investigación institucional (unidades

académicas, institutos de investigación, grupos de investigación, laboratorios) financiados

por la Universidad y/o por entidades externas tanto nacionales como internacionales.


47


Se tiene que para el desarrollo de algunos de los procedimientos soportados necesita una interoperabilidad con otros S.I como lo son: - Interoperabilidad de estado compartido con el SI SIRH, SIRA.






1. Gestión de Formas Organizativas de Investigación (Grupos, Centros e Institutos)

1. Gestión de los Grupos de Investigación de la Universidad del Valle

1. Gestión de las Formas Organizativas de la Investigación MP-06-01-01

Grupos de investigación

2 Gestión de los Centros de Investigación de la Universidad del Valle

Centros de investigación


2. Presentación Interna de Proyectos de Investigación

1. Convocatoria, Presentación, Evaluación y Selección de Proyectos de Investigación MP-06-02-01

Proyecto de investigación Investigadores (docentes y/o estudiantes)

5. Presentación Proyectos de Investigación en Convocatorias Externas


6. Evaluación de las Propuestas de Investigación


1. Registro de los Proyectos de Investigación de Convocatoria Externa



2. Registro de los Proyectos de Investigación de Convocatoria Interna y Presentación Interna

Registrar la solicitud en el SICOP.

4. Solicitud de Viáticos y Gastos de Transporte

Registrar el SICOP la desvinculación del asistente de investigación.


Registrar el SICOP la desvinculación del asistente de investigación.

6. Vinculación por Prestación de Servicios

Contratista

9. Solicitud de Prórroga para Proyectos de Investigación de Convocatoria Interna y Presentación Interna

Proyectos de investigación


48

10. Vinculación y Retiro de Personal (que no involucra ejecución presupuestal)

Funcionario

11. Solicitud de ejecución de pago de productos (publica) resultado de Proyectos de Investigación de convocatoria interna


13. Solicitud de Prórroga para Proyectos de Investigación de Convocatoria Externa

Reporte de Proyectos de Investigación

14. Presentación de Informes de Proyectos de Investigación de Convocatoria Interna y Presentación Interna

Reporte de Proyectos de Investigación

17. Liquidación de Proyectos de Investigación de Convocatoria Externa


3. Transferencia Resultados de Investigación

1. Gestión de la Transferencia de los Resultados de Investigación

1. Transferencia Resultados de los Investigación MP-06-03-01

Revisan el registro en SICOP. Además menciona algo de registrar en la Plataforma de Propiedad Intelectual de la Universidad del Valle (PIUV).

4.17 Sistema de Integral de Información en Salud – SIIS

4.17.1 Descripción

SIIS es un software en plataforma web que facilita la gestión asistencial y administrativa del Servicio Médico de la Universidad del Valle en sus procesos como EPS e IPS principal.

El software permite:

La afiliación de usuarios al Servicio Médico y todos los procesos de novedades de esta afiliación.

La atención de pacientes desde la programación de citas médicas hasta su evolución en la historia clínica familiar, prioritaria, dermatológica, de Promoción y prevención.

La autorización de medicamentos, consultas con especialistas, exámenes médicos y procedimientos quirúrgicos y no quirúrgicos.

Generación de informes de ley. Generación de reportes para tareas administrativas.


Se tiene que para el desarrollo de algunos de los procedimientos soportados necesita una interoperabilidad con otros S.I como lo son: - Interoperabilidad de estado compartido con el SI SIRA.


49





INFORMACIÓN


5. Gestión de Programas y Servicios de Salud Integral

2. Administración de Historias Clínicas

Gestión de Programas y Servicios de Salud Integral para Estudiantes MP-07-05-02 1. CAPITULO I Registro de Usuarios

Tipos de historias Clínicas

4.18 Sistema de Gestión Servicio Odontológico Pacific Medical Suite - PMS

4.18.1 Descripción

Este software permite la gestión de los procesos asistenciales y administrativos del

Servicio Odontológico de la Universidad del Valle apoya los procesos de:

Agenda de citas odontológicas: Valoración, tratamientos, higiene oral.

Escritorio medico: atención de los pacientes, es la historia clínica como tal.

Contratación: Parametrización de planes, catálogos de servicios, lista de precios,

listados de tratamientos.

Comercial: Gestión de inventarios y bodegas, contabilidad, rips, facturación,

cuentas, glosas.


Se tiene que para el desarrollo de algunos de los procedimientos soportados necesita una interoperabilidad con otros S.I como lo son: - Interoperabilidad de estado compartido con el SI de SIIS.





50

4.19 Sistema DACA

4.19.1 Descripción

El sistema DACA es un software comercial adquirido por la Universidad, que permite la administración de los reportes que solicita el CNA a los programas académicos en su proceso de autoevaluación.






4.20 Sistema de Información de Talento Humano – SARA

4.20.1 Descripción

Actualmente no existe descripción oficial, sin embargo, ya fue solicitada a la OITEL.


Este sistema está en etapa de implementación, y aún no se han completado las

interacciones con otros sistemas, sin embargo, hay algunas ya definidas. Las aplicaciones

de Hoja de Vida Pública y Tabulado de Pago que son aplicaciones de SIRH y el sistema

credenciales, serán desaparecerán con la implementación de SARA, ya que este sistema

las incluirá.

A continuación se consideran las interacciones que deberían tener, las cuales actualmente

tiene SIRH:

- Interoperabilidad de estado compartido con la aplicación de Hoja de Vida Pública, con el sistema SABS, SIRA. - Interoperabilidad de servicios REST con con el sistema Financiero Web.


51




5 APLICATIVOS

Una Aplicación6 es un software que se utiliza para un fin específico. Funciona como un

conjunto de herramientas diseñado para realizar tareas y trabajos específicos del

computador, diseñado para facilitar al usuario la realización de un determinado tipo de

trabajo. Por ejemplo, Word es una aplicación que se utiliza para la edición de textos.

Suele resultar una solución informática para la automatización de ciertas tareas

complicadas, como pueden ser la contabilidad, la redacción de documentos, o la gestión de

un almacén. Algunos ejemplos de programas de aplicación son los procesadores de

textos, hojas de cálculo y base de datos.

5.1 Sistema Integral de Información en Salud Público - SIIS Público

5.1.1 Descripción

Software que permite que las IPS puedan consultar la población de Afiliados al Servicio

Médico.


No tiene interoperabilidad con otro aplicativo o Sistema de Información.


Actualmente esta aplicación no apoya ningún proceso de la Universidad, según la revisión

de los manuales de procedimientos documentados por el Área de Gestión de la Calidad.

5.2 Portal Servicio Médico (Portal SIIS)

5.2.1 Descripción

Este Sistema permite la gestión de citas médicas en línea, así como el cargue y validación de los archivos RIPS.

6 Oficina de Informática y Telecomunicaciones – OITEL.


52






5.3 Bussines Inteligent – BI

5.3.1 Descripción

Software para la construcción y despliegue de informes de inteligencia de negocio, tomando

los datos desde cualquier fuente, sea base de datos o archivos de texto o MS Excel.






5.4 Sistema Oportuno Dinámico Integral – SODI

5.4.1 Descripción

Es una aplicación, así lo cataloga Ana Karina, esta aplicación permite el cálculo de costos.

Este software genera dos tipos de información:

1. Costo unitario por estudiante

2. Costeo de actividades misionales

El sistema permite integrar y armonizar el procedimiento de costos con el sistema financiero

de la Universidad para identificar los costos operativos, logísticos o administrativos por

áreas, por departamento, por sección.


El sistema SODI tiene interacción con otros sistemas, los cuales son:

- Interoperabilidad de estado compartido con SIRH y Finanzas Plus


53




5.5 Sistema de Gestión de Correo Electrónico – SGCC

5.5.1 Descripción

SGCC es una aplicación o herramienta para la creación masiva de cuentas de correo

electrónico institucional de estudiantes, funcionarios, docentes y dependencias de la

Universidad.


Actualmente no se registra ninguna interacción con otros sistemas. Se conoce que el sistema SGCC envía listados de correos a otras aplicaciones como SICOC para el envío de correos masivos, sin embargo, este tipo de interoperabilidad no se ha definido oficialmente.




5.6 Sistema de Administración de Contraseñas – SAC

5.6.1 Descripción

No existe descripción oficial para este sistema.


Algunos sistemas se conectan a esta aplicación para la autogestión de contraseñas, esos sistemas son: SIRA y SIDEX.





54

5.7 Directorio Telefónico

5.7.1 Descripción

Sistema de Información que contiene información sobre los empleados y su relación con

las dependencias y líneas de teléfono dentro del campus Universitario.






5.8 Sistema Base

5.8.1 Descripción

El Sistema Base de la OITEL es un conjunto de estándares de programación definidos en

su momento por el comité de arquitectura y una serie de colección de plugins

orientados al framework Symfony 1.4.






5.9 Datos Académicos en Línea – DATALINEA

5.9.1 Descripción

Sistema de soporte para los Programa Académicos de la Institución. Los estudiantes pueden consultar y revisar programas académicos, carpetas académicas, horario de clases, entre otros.


55

Los profesores pueden consultar el historial académico de los estudiantes. Permite que los directores de programa realicen consultas para la gestión del programa académico.






5.10 Sistema de Evaluación de Cursos

5.10.1 Descripción

Administración y gestión de las evaluaciones que los estudiantes y docentes realizan a los

cursos de la programación a académica.






5.11 EZProxy

5.11.1 Descripción

EZproxy se conecta a una gran cantidad de bases de datos de contenido, como EBSCO,

Proquest, entre otras, a las cuales la Universidad ha pagado el permiso de uso. También

se conecta con una amplia variedad de servicios de autenticación (incluidos LDAP, SIP y

Shibboleth). De este modo, los usuarios de la Universidad obtienen acceso de forma remota

a estas fuentes de información, de forma permanente y segura.




56




5.12 Proficiencia

5.12.1 Descripción

A través de esta aplicación web los estudiantes de pregrado de la Universidad del Valle presentan el examen de proficiencia de una lengua extranjera. El sistema procesa las evaluaciones y genera los resultados que determinan en qué nivel está el estudiante respecto al dominio de un idioma diferente al español.






5.13 Sistema de Restaurante Universitario – SIRU

5.13.1 Descripción

Es un sistema donde permite a todos los tipos de usuario acceder a los servicios del área de restaurante (comprando los tickets de alimentación, aplicando descuentos y monitoreando y controlando el uso adecuado de cada uno).


Para desarrollar alguno de sus procesos presenta interoperabilidad con los siguientes

aplicativos o Sistemas de Información:

-Interoperabilidad estado compartido con MATFIN:


57






3. Apoyo Nutricional a la Comunidad Universitaria

2. Administración de Historias Clínicas

Gestión de Programas y Servicios de Salud Integral para Estudiantes MP-07-05-02 1. CAPITULO I Registro de Usuarios

Almuerzo

5.14 Sistema de Desarrollo Humano – SIDH

5.14.1 Descripción

Sistema de solicitud de subsidios becas de alimentación y estudio y revisión para rebaja

sobre el valor de matrícula.


Se tiene que para el desarrollo de algunos de los procedimientos soportados necesita una interoperabilidad con otros S.I como lo son: - Interoperabilidad de estado compartido con el SI SIRA y SIRU. - Interoperabilidad de Servicios Rest con el SI MatFin.




5.15 Sistema para Gestión de Correo de Comunicaciones – SICOC

5.15.1 Descripción

El Sistema de Información de la Oficina de Comunicaciones permite gestionar las

comunicaciones que se remiten por correo electrónico a la comunidad universitaria.

Permite enviar la información a diferentes grupos objetivo: estudiantes, docentes,

empleados no docentes, jubilados, pensionados, grupos de comunicación externos y la

combinación de los anteriores.


58


Se tiene que para el desarrollo de algunos de los procedimientos soportados necesita una interoperabilidad con otros S.I como lo son: - Interoperabilidad de estado compartido con el SI SIRA y SIRH.





INFORMACIÓN

2. Comunicación Institucional


1. Comunicación con Integrantes de la Comunidad Universitaria

1. Comunicación Institucional MP-02-01-01

Direcciones de correo de destinatarios por comunidad Estudiantes Funcionarios Docentes Jubilados

2. Distribución de Comunicados para la Comunidad Universitaria

Registro de comunicados institucionales Flujo de aprobación

5.16 Encuesta Socioeconómica

5.16.1 Descripción

La encuesta de características socioeconómicas se realiza semestralmente a los aspirantes

inscritos y admitidos de la Universidad del Valle, con el fin de analizar diferentes variables,

y así obtener una idea del contexto social que rodea nuestros aspirantes.







59

5.17 Sistema de Hoja de Vida Pública

5.17.1 Descripción

Administración de la hoja de vida pública de cualquier persona.






5.18 Gestión de Servicios de Tecnología de la Información – GLPI

5.18.1 Descripción

GLPI (acrónimo: en francés, Gestionnaire Libre de Parc Informatique) es una solución libre

de gestión de servicios de tecnología de la información (ITSM), un sistema de seguimiento

de incidencias y de una solución service desk.


No tiene interoperabilidad con otros aplicativos o Sistemas de Información.





60

5.19 Sistema que administra los puntos reconocidos por el CIARP (Comité Interno

de Asignación y Reconocimiento de Puntaje) - Celsius NT

5.19.1 Descripción

El servicio de conmutación bibliográfica es un servicio mediante el cual se obtienen copias de documentos (artículos de revistas o capítulos de libros) no existentes en las colecciones de las bibliotecas de la Universidad para suplir necesidades de estudio o investigación por parte de docentes y estudiantes.


No tiene interoperabilidad con otros aplicativos o Sistema de Información.





INFORMACIÓN

4. Formación 5. Gestión del Material Bibliográfico

16. Conmutación Bibliográfica

3. Servicios al Público de la Biblioteca MP-04-05-03

Usuarios externos registrados en servicio de conmutación, con necesidad de material en biblioteca de Univalle, documentos digitalizados.


61

6 ANÁLISIS DE SOFTWARE

Se tiene que en la Universidad del Valle hay 39 programas de software que apoyan el

desarrollo de las actividades, en donde la mayoría han sido desarrollados por la

Universidad. De estos programas, aproximadamente la mitad son Sistemas de Información

y la otra son considerados aplicativos, debido a que estan desarrollados para realizar

actividades muy específicas. Además, se tiene que las aplicaciones son desarrolladas en

su mayoría por la Institución, mientras que los Sistemas de Información se encuentran

igualmente distribuidos entre desarrollados por la Universidad y adquiridos de forma

comercial, además de haber una aplicación que es de uso libre. Son más las aplicaciones

desarrolladas por la Universidad que Sistemas de Información, mientras que en los

programas adquiridos de forma comercial predominan los Sistemas de Información sobre

las aplicaciones (Ver Tabla 1).

Tabla 1 Catalogación del software de apoyo de la Universidad.

Fuente: Elaboración propia – OPDI.

De los programas que apoyan las actividades desarrolladas en la Universidad, se tiene que

la gran mayoría se encuentra en ambiente de producción, tan solo tres se encuentran en

pruebas y solo 1 está en ambiente de producción (Ver Tabla 2).

Tabla 2 Ambiente del software de la Universidad.


Se observó que los Sistemas de Información son los que mayor almacenamiento en disco

requieren debido a la magnitud en cuanto a los procesos que soportan y la cantidad de

actividades que realizan, en promedio cada uno ocupa 45,902.05 Mb ± 181,184.54 Mb,

mientras que las aplicaciones por ser desarrollos para actividades específicas requieren

menos capacidad, en promedio cada una ocupa 341.84 Mb ± 181,184.54 Mb. Se tiene gran

variabilidad entre aplicaciones y Sistemas en cuanto al espacio de almacenamiento en

disco, lo que indica que entre los aplicativos hay algunos mucho más robustos que otros de

acuerdo a su funcionalidad, lo mismo sucede con los Sistemas de Información.

En este caso la aplicación con mayor almacenamiento en disco es EZProxy con 2,100 MB,

la cual se conecta a una gran cantidad de bases de datos de contenido y a una amplia

variedad de servicios de autenticación para que los usuarios de la Universidad accedan de

Propio Comercial Libre

Aplicación 14 4 1 19

Sistema de Información 10 10 0 20

Total 24 14 1 39

Tipo TotalDesarrollo

Desarrollo Pruebas Implementación Producción

Aplicación 0 2 0 17

Sistema de Información 0 1 1 18

Total 0 3 1 35

TipoAmbiente


62

forma remota a estas fuentes de información, de forma permanente y segura, mientras que

el Directorio Telefónico es la que menos almacenamiento en disco tiene, con 15 Mb, la cual

contiene información sobre los empleados y su relación con las dependencias y líneas de

teléfono dentro del campus Universitario.

En cuanto a los Sistemas de Información, el Sistema Integral de Información en Salud - SIIS

es el que mayor almacenamiento en disco tiene con 835,000 Mb, que es un software en

plataforma web que facilita la gestión asistencial y administrativa del Servicio Médico de la

Universidad del Valle en sus procesos como EPS e IPS principal, por otro lado el que menor

almacenamiento en disco tiene es el Sistema de Gestión del Recaudo de Estampilla

ProUnivalle – SIRE, con 26 Mb.

En total, las aplicaciones de la Universidad tienen un almacenamiento en disco de 6,495

Mb y los Sistemas de Información un 918,041 Mb, lo que significa un total en

almacenamiento en disco para los programas de apoyo de la Institución de 934,536 Mb

(Ver Tabla 3).

Tabla 3 Espacio ocupado en disco de los Sistemas de Información y Aplicaciones.

Tipo Almacenamiento

en disco por unidad

Variación Total Máximo Mínimo

Aplicativo 341.84 Mb 559.94 Mb 6,495 Mb EZProxy 2,100 Mb Directorio Telefónico 15 Mb

Sistema de información 45,902.05 Mb 181,184.54 Mb 918,041 Mb

Sistema Integral de Información en Salud - SIIS

835,000 Mb

Sistema de Gestión del Recaudo de Estampilla Prounivalle - SIRE

26 Mb


Se tiene que la mayoría de los programas de apoyo de la Institución tienen copias de

seguridad y estas se realizan con frecuencia, tan solo se tienen tres que no cuentan con

ella de los cuales dos son:

Aplicaciones: GLPI y Celsius NT.

Sistema de Información: DACA, el cual se encuentra en ambiente de

implementación en el momento y no requiere de copias de seguridad en el momento.

Una cantidad considerable de los programas de apoyo tienen manual de usuario, sin

embargo varios de ellos no cuentan con este documento que sirve como guía para el

usuario final sobre el funcionamiento y posibles dudas que le surjan de este, en total son

trece que no tienen este documento de los cuales ocho son aplicaciones y cinco Sistemas

de Información.

La mayoría de programas tuvieron un proceso de gestión del cambio, lo que ayuda a

superar la resistencia al cambio garantizando que la nueva herramienta sea usada para el

fin que fue desarrollada, sin embargo algunos no tuvieron este proceso y puede ser la causa

de que estos no se usen a pesar de estar en ambiente de producción o no se estén usando

en su máximo aprovechamiento (Ver Tabla 4).


63

Tabla 4 Estado actual de la documentación de gestión, seguridad de los Sistemas de Información y Aplicaciones.

Tipo Copias de seguridad Manual de usuario Gestión del cambio

Si No Si No Si No

Aplicación 17 2 11 8 13 6

Sistema de Información 19 1 15 5 16 4

Total 36 3 26 13 29 10


En el caso de la documentación que se muestra en la Tabla 6, se consideró únicamente la

documentación de los programas que son desarrollo propio de la Universidad, que en total

son 24, dado que para los comerciales varios de ellos no aplican la documentación que ahí

se encuentra, además se miró de forma general sin discriminar por catalogación ni tipo de

software.

Tabla 5 Soporte y mantenimiento de los sistemas y aplicaciones propio y comerciales.

Tipo Contrato de soporte Soporte Acuerdo de servicio

Si No Interno Externo Si No

Aplicación 2 17 16 3 2 17

Sistema de Información 12 8 8 12 11 9

Total 14 25 24 15 13 26


La documentación consultada de los programas desarrollados por la Universidad está

disponible para aproximadamente la mitad de estos en todos los casos descritos. Pocos

programas cuentan con Diagramas de paquetes o componentes y Documento de no

conformidades, mientras que varios tienen modelos de entidad relación y DERS, sin

embargo, la documentación que existe esta desactualizada para varios de los programas,

la documentación que está actualizada para una mayor cantidad de programas son los

documentos de no conformidades y MRP. En general, se observó que algunos sistemas y

aplicaciones no cuentan con documentación del software de desarrollo y documentación

para usuarios finales la cual resulta ser muy importante ya que; la primera, contiene

información importante sobre las operaciones del sistema, posibilita la reproducción de este

y su adaptación para su mantenimiento; en cuanto a la documentación para usuarios

finales, su importancia radica en que, facilitan la interacción del usuario con el sistema,

reduce el tiempo de aprendizaje para el uso productivo del software y reduce los costos de

mantenimiento derivados de las constantes solicitudes de soporte del usuario final (Ver

Tabla 6).


64

Tabla 6 Estado de la documentación de los sistemas y aplicaciones propios de la Universidad.

Documentación Si

No Desactualizado Actualizado

Modelo Entidad Relación 9 9 6

Diagrama de paquetes o componentes 7 5 12

DERS 9 9 6

Diagramas de clases 8 7 9

Diagrama de secuencia o actividad 8 7 9

MRP 1 16 7

Documento de no conformidades 1 11 12


Se tiene que para el año 2016 se presentaron pocas necesidades para resolución de

problemas por parte de las aplicaciones de la Universidad, sin embargo se tiene que SIRU

es el que mayor cantidad de solicitudes recibió y muy por encima de las demás

aplicaciones, por otra parte se tienen aplicaciones como SIIS Público, Datalínea, GLPI y

BI que no recibieron ninguna necesidad en todo el año (Ver Figura 1).

Figura 1 Solicitudes de soporte a Aplicaciones.


0

4

25

0

10

49

24

6

2

6

0

20

110

0

0

4

23

0

10

44

24

4

2

6

0

20

105

0

BI

Evaluación de Cursos

EZProxy

GLPI

SICOC

SIDH

Sistema Base

Directorio

Proficiencia

SGCC

Datalinea

SAC

SIRU

SIIS Público

NÚMERO DE TIQUETS/NECESIDADES SOLUCIONADAS NÚMERO DE TIQUETES/NECESIDADES RECIBIDAS


65

En general se es muy eficaz en la resolución de las necesidades que se presentan en cada

una de las aplicaciones, todas están por encima de un 67%, siendo Directorio Telefónico la

aplicación que menor porcentaje de eficacia presenta al momento de resolver necesidades

de los usuarios finales (Ver Figura 2).

Figura 2 Eficacia en soporte a Aplicaciones.


Por otro lado, se observó que para los Sistemas de Información se presentó una cantidad

considerable de necesidades al año a diferencia de las aplicaciones, debido a la gran

cantidad de procedimientos y actividades que soportan. Se tiene que el Sistema que mayor

número de necesidades presentó en el año es OLIB, seguido por Financiero Web y

MATFIN, por otro lado están SARA, SIRH, SICOP y DARUMA a los cuales no les llegó

solicitudes de necesidades por resolver por parte de las dependencias, en donde el primero

está en ambiente de implementación, el segundo está en proceso de salida y únicamente

se están atendiendo requerimientos bloqueantes, el tercero estuvo en un proceso de

gestión para cumplimiento de desarrollo del contratista y el cuarto es bastante nuevo (Ver

Figura 3).

En cuanto a la eficacia en la resolución de necesidades presentadas por usuarios finales

de los Sistemas, también es alta, en general todos tuvieron alto porcentaje de eficacia a

excepción de PMS y SIRE, que son los Sistemas con menor eficacia frente a los demás

(Ver Figura 4).

100%

100%

92%

100%

100%

90%

100%

67%

100%

100%

100%

100%

95%

100%

BI

Evaluación de Cursos

EZProxy

GLPI

SICOC

SIDH

Sistema Base

Directorio

Proficiencia

SGCC

Datalinea

SAC

SIRU

SIIS Público


66

Figura 3 Solicitudes de soporte a Sistemas de Información.


Figura 4 Efectividad de soporte a Sistemas de Información.


0

0

202

20

162

66

59

39

180

130

0

135

35

96

39

135

0

0

0

180

15

157

42

59

4

144

130

0

105

9

96

39

113

0

SIRH

SARA

OLIB

SAIA

MATFIN

SICC

FPL

SIRE

FinancieroWeb

LINK

SICOP

SIRA

PMS

SIDEX

SIIS

SABS

DARUMA

NÚMERO DE TIQUETS/NECESIDADES SOLUCIONADAS NÚMERO DE TIQUETES/NECESIDADES RECIBIDAS

100%

100%

89%

75%

97%

64%

100%

10%

80%

100%

100%

78%

26%

100%

100%

84%

100%

SIRH

SARA

OLIB

SAIA

MATFIN

SICC

FPL

SIRE

FinancieroWeb

LINK

SICOP

SIRA

PMS

SIDEX

SIIS

SABS

DARUMA


67

En cuanto a la sistematización de procedimientos institucionales, luego de haber realizado

la revisión de los manuales de procedimientos de la Universidad elaborados por el Área de

Gestión de la Calidad, teniendo en cuenta que en el desarrollo del procedimiento al menos

una actividad estuviera soportada por un programa de apoyo, se presentó que del total de

procedimientos que tiene la Institución un poco menos de la mitad esta soportado por una

software, esto corresponde a un 47%.

Analizando de forma más detallada por subsistema, se tiene que, de los procedimientos de

apoyo que tiene la Institución, el 50% usa en al menos una de sus actividades un software

de apoyo, siendo el subsistema que mayor uso le da a estos, independientemente de si son

programas de la Universidad o portales externos a esta. Por otra parte, se tiene que de los

seis procedimientos que tiene el subsistema se seguimiento y evaluación ninguno esta

soportado por un software de apoyo, es decir, que se realiza de forma manual en su

totalidad.

Se tiene que el proceso de Formación es el que cuenta con mayor número de

procedimientos, de los cuales el 62% esta soportado por un software de apoyo. El proceso

de Gestión Financiera tiene 50 procedimientos, en donde aproximadamente el 90% está

soportado por un software de apoyo, siendo el que mayor usabilidad a herramientas

tecnológicas da para el soporte y desarrollo de actividades y procesos (Ver Tabla 7).

SUBSISTEM

A

PROCEDIMIENTOS /

SUBSISTEMA

PROCEDIMIENTOS / USO

PROCEDIMIENTOS / % USO

PROCESO PROCEDIMIEN

TOS / PROCESO

PROCEDIMIENTOS / USO

PROCEDIMIENTOS / % USO

ESTRATÉGICOS

38 15 39%

01. Planeación Institucional

7 1 14%


15 3 20%

03. Gestión del Control

12 8 67%

12. Gestión de la Calidad

4 3 75%

MISIONAL 222 104 47%

04. Formación

108 67 62%

05. Extensión y Proyección

Social 10 3 30%

06. Investigación y Generación

de Conocimiento

37 18 49%


67 16 24%

APOYO 208 104 50%

08. Gestión de Bienes y

Servicios 64 31 48%

09. Gestión Financiera

50 45 90%

10. Gestión del Talento

Humano 77 22 29%

11. Gestión de Recursos Tecnológicos

17 6 35%

SEGUIMIENTO Y

EVALUACIÓN

6 0 0% 12. Gestión

de Mejoramiento

6 0 0%

TOTAL 474 223 47% 474 223 47%



68

7 CONCLUSIONES

Los Sistemas de Información permiten recopilar, administrar y manipular datos para una

estructura organizacional con el fin de tomar decisiones acertadas, por tal motivo estos

deben de ser actualizados tanto en su información como en el software constantemente

para garantizar el correcto funcionamiento y soporte.

Es necesario actualizar y mantener al día la documentación pertinente del software que

apoya los diferentes procedimientos y actividades que se desarrollan en la Universidad, ya

que actualmente hay varios de estos que no cuentan con esta o la tienen desactualizada,

lo que podría generar contratiempos a la hora de realizar soporte y mantenimiento al

programa en el momento que haya rotación de personal o en otras situaciones.

Finalizado este proyecto, y después de varias reuniones con el personal de la OITEL se

recolecto información de 39 programas de apoyo y se adoptó una nueva ficha técnica a

consideración de la OITEL y de la Oficina de Planeación. Gran parte del software de apoyo

son desarrollos propios de la Institución, lo que muestra la gran capacidad institucional para

sistematizar de forma propia sus procesos.

Se podría pensar en reemplazar o incluir los aplicativos que están desarrollados para

realizar funciones específicas, en Sistemas más robustos, aumentando la integración entre

el software de la Universidad. En cuanto a las interoperabilidades entre los Sistemas, se

tiene que los más robustos tienen interacción con un número mayor de Sistemas, sin

embargo aplicaciones o sistemas pequeños no interoperan con otros, es decir, son

sistemas aislados.

Cabe destacar que la Universidad del Valle es una de las más representativas en materia

de desarrollo de Software, ya que la gran mayoría de los Sistemas son desarrollados en el

campus universitario y el soporte lo realizan los líderes de cada programa. El ambiente en

que se encuentran los SI en su gran mayoría es en Producción, también existen SI que

están en ambiente de pruebas y en ambiente de implementación (como SARA que va a

reemplazar a SIRH en Recursos Humanos).

En general, las aplicaciones no reciben muchas solicitudes de soporte, lo que si sucede con

los Sistemas de Información, sin embargo estas son solucionadas oportunamente por lo

menos en el año que es presentada la necesidad. Por otra parte, en los procesos

institucionales se resalta que aproximadamente la mitad de los SI están relacionados con

los procedimientos que se mencionan en los manuales y también se encontró que hay SI

que no están asociados a ningún proceso institucional, además resulta necesario realizar

la actualización de los manuales de procedimientos teniendo en cuenta el software que lo

apoya, ya que en algunos casos se conoce empíricamente pero no está redactado

oficialmente en los manuales.


69

8 RECOMENDACIONES

Se deben de complementar y actualizar los manuales de usuario teniendo en cuenta cada

SI para que sea más fácil su utilización y entendimiento por parte de los usuarios, además

de tener Acuerdos de Niveles de Servicio (ANS) para garantizar el cumplimiento del soporte

técnico y la calidad en el servicio.

Las dependencias deben de liderar y planear capacitaciones para que todos los empleados

tengan conocimiento de que son y para qué sirven los SI, y el beneficio que les puede traer

usarlos ya que van a tener más agilidad en sus labores cotidianas, es decir, llevar a cabo

un proceso de gestión del cambio que disminuya la resistencia a este por parte del usuario

final.

Con las personas de Gestión de Calidad se deben de actualizar todos los procesos

institucionales de la Universidad, ya que en este momento los SI se están usando pero no

se tienen documentados en los manuales de procedimientos.

Se recomienda a la Universidad del Valle adquirir una ERP que es un sistema de gestión y

de datos único, donde está toda la información de una organización y facilita la toma de

decisiones. La utilidad de la ERP es ayudar a automatizar todos los procesos de la

organización, en este caso la Universidad del Valle ya que permitirá un mayor control de lo

que se hace y un ahorro significativo en costos. Por otra parte, en su defecto fortalecer la

integración entre todos los programas de apoyo para mayor interacción entre estos, lo que

disminuiría el riesgo de parar el funcionamiento de la Universidad en caso de que una ERP

deje de funcionar o se tengan contratiempos con el proveedor.


70

9 GLOSARIO DE TERMINOS

Dato: Es una representación simbólica (numérica, alfabética, algorítmica, espacial, etc.) de

un atributo o variable cuantitativa o cualitativa. Los datos describen hechos empíricos,

sucesos y entidades. Es un valor o referente que recibe el computador por diferentes

medios, los datos representan la información que el programador manipula en la

construcción de una solución o en el desarrollo de un algoritmo.

Informe: Consolidado de la información generada en los diferentes reportes, acompañado

de un análisis detallado o general de estos.

Reporte: Salida de información (archivos planos, hojas de cálculo, entre otros), en

registros, listados, tablas, gráficos, establecida por usuarios para uso pertinentes en

informes.

Objeto de Información: Elemento o individuo sobre el cual se maneja el conjunto de

variables o información existentes dentro de un Sistema de Información.

Tipo de usuario: Usuario final que manejo o emplea un Sistema de Información para

determinado fin, de acuerdo a sus necesidades. Entre estos se contempla:

Docentes.

Estudiantes.

Funcionarios.

Empleados públicos.

Trabajadores oficiales.

Pensionados.

Ambiente de Desarrollo: Es el entorno o ambiente de trabajo para desarrolladores

individuales o pequeños equipos de desarrolladores, en el cual se trabaja de forma aislada

de los demás entornos. En este ambiente los desarrolladores pueden probar cambios

radicales en el código sin afectar de forma adversa al resto del equipo de desarrollo; este

tipo de ambiente suele estar ubicado en cada una de las estaciones de trabajo de cada

desarrollador.

Ambiente de pruebas: Es el ambiente más parecido al ambiente de producción. El objetivo

principal de este entorno es simular al entorno de producción con el fin de probar las

actualizaciones (en un entorno similar al de producción) para asegurar que las mismas no

corrompan las aplicaciones existentes en los servidores de producción.

Ambiente de producción: Es el entorno en el cual trabajan los usuarios finales con los

datos reales del negocio. El ambiente de producción puede incluir un servidor único o un

clúster de servidores.

Soporte: Hace referencia al apoyo en la resolución de problemas de una aplicación, que

en el caso de ser una aplicación o sistema desarrollado internamente en la Universidad

tendría soporte interno, de ser un desarrollo externo, igualmente su soporte seria externo,

o en algunos casos el soporte es delegado a la Universidad.


71

Contrato de soporte: Aplica para las aplicaciones o sistemas de carácter comercial, con

las cuales se sostiene un contrato de apoyo en la resolución de problemas y dificultades

con el proveedor, que se puedan presentar en el ambiente de producción del producto

adquirido.

Gestión del cambio: Conjunto de procesos que se emplean para asegurar que los cambios

significativos se lleven a cabo en forma ordenada, controlada y sistemática a efecto del

cambio organizacional. Uno de los objetivos de esta, es en lo que respecta a los aspectos

humanos de superar la resistencia al cambio a fin de que los miembros de la organización

de forma ordenada y efectiva de transformación.

Manual del sistema:

El manual técnico o del sistema, es la documentación que se ha levantado, la cual

proporciona al lector la lógica con la cual se ha desarrollado una aplicación o sistema. Es

la documentación propia de cada desarrollador, por la cual se considera necesario ser

llevada a cabo.

Diagrama entidad relación:

Un diagrama de entidad-relación (DER) es una herramienta de modelado de datos que

describe las asociaciones que existen entre las diferentes categorías de datos dentro de un

sistema de empresa o de información.

El diagrama entidad relación es el método más utilizado para representar los datos que

necesita un sistema de información, el cual se basa en la definición de entidades y de

relaciones entre los datos. Existen diversas notaciones para representar diagramas entidad-

relación, como son la notación Chen, la notación Martin, la notación Bachcan, notación

Merise y la notación IDEFX17

Diagrama de paquetes y componentes:

Un diagrama de paquetes muestro cómo un sistema se divide en agrupaciones lógicas

mostrando las dependencias entre ellas. El criterio de agrupamiento está dado para los

paquetes que encapsulan funcionalidad por la cohesión desde el punto de vista del

negocio y para los paquetes que encapsulan aspectos de la tecnología por la cohesión de

la prestación de servicios.

Un diagrama de componentes en el Lenguaje de Modelado Unificado representa cómo un

sistema de software se divide en componentes y muestra la dependencia entres estos.

Estos componentes pueden ser librerías estáticas, librerías dinámicas, etc8.

Casos de uso detallados, historias de usuario, DERS:

Los casos de uso detallados, historias de usuario o Documento de Especificación de

Requisitos (DERS), son instrumentos usados para la documentación de requerimientos

para el desarrollo de un sistema.

7 Desarrollo de sistemas de información: una metodología basada en el modelado, escrito por Vicenç Fernández Alarcón. 8 Ingeniería de Software, escrito por PANTALEO, Guillermo, Ludmila.


72

Los requerimientos para un sistema son la descripción de los servicios proporcionados

por el sistema y sus restricciones operativas. Estos requerimientos reflejan las

necesidades de los clientes de un sistema que ayude a resolver algún problema como el

control de un dispositivo, hacer un pedido o encontrar información9.

Diagramas de clases:

Un diagrama de clases describe la estructura de un sistema. Muestra las clases, sus

atributos y métodos, y la relación entre ellas10.

Diagrama de secuencia o actividad:

Un diagrama de secuencia muestra la interacción entre componente y el orden temporal

en que estos mensajes son enviados y recibidos11.

Matriz de Requerimientos de Pruebas (MRP):

Documento en el cual se especifican las validaciones que se hicieron a los casos de uso

del software, y se registran los hallazgos encontrados.

Documento de no conformidades:

Documento en el cual se registra una No Conformidad, es decir, un incumplimiento del

requisito del sistema, sea este especificado o no. Se conoce como requisito una

necesidad o expectativa establecida, generalmente explícita u obligatoria12.

Herramienta de tickets:

Son aplicaciones o herramientas creadas para generar y dar respuesta a solicitudes de

soporte técnico (helpdesk), generalmente usadas para la gestión de solicitudes de soporte

de un sistema o aplicación. Entre las ventajas comunes de este tipo de herramientas está

la posibilidad de hacer seguimiento al estado de las solicitudes, así como la generación de

reportes y estadísticas que sirvan de indicadores de atención a usuarios.

Bitácora de incidentes o necesidades:

Es un instrumento que permite documentar un problema durante un tiempo de tal forma

que mantengamos una visión clara y concisa de lo que está sucediendo.

9 Ingeniería del software, Séptima Edición, escrito por Ian Sommerville. 10 Ingeniería de Software, escrito por PANTALEO, Guillermo, Ludmila. 11 Ingeniería de Software, escrito por PANTALEO, Guillermo, Ludmila. 12 Definición establecida de acuerdo a la Norma ISO 9000:2005

Documents

Diagnóstico de los Sistemas de Información Universidad del Vallepaginasweb.univalle.edu.co/~planeacion/Analisis/Document... · 2017-10-04 · [email protected] Cali - Colombia