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Deutsche Post DHL, Omikron Systemhaus,
Deutsche Bank AG
Zahlungsverkehr der nächsten
Generation
Structured Finance, 05.11.2013
Karlsruhe
Deutsche Post DHL, Payment Factory | Page CONFIDENTIAL Structured Finance 2013
Vorstellung Struktur Deutsche Post DHL I
Umsetzung eines zentralen SEPA Rollouts III
Nach SEPA – weltweites lokales Zahlen, CGI IV
Entwicklung & Aufbau der Payment Factory II
Vorteile der Payment Factory im Überblick V
Agenda
Deutsche Post DHL, Payment Factory | Page CONFIDENTIAL Structured Finance 2013 3
Deutsche Post DHL – Organisation
Umsatz 2012 EUR 55.512 Mio.
Mitarbeiter Konzern weltweit (Teilzeit auf Vollzeitkräfte umgerechnet)
ca. 428.000
Konzerntöchter in 220 Länder ca. 840
Corporate Center
Global Business Services
Brief Express
Global
Forwarding,
Freight
Supply
Chain
DHL Customer Solutions & Innovation
Finance & HR Operations Germany
FI-Accounting & Lohnabrechnungen
• Payment Factory für DPDHL weltweit
• Zahlungsströme, Kontoauszüge für Intercompany & Externe
Konten
• SAP (Inhousecash) und nonSAP Systeme
• Bankenkommunikation
Deutsche Post DHL, Payment Factory | Page CONFIDENTIAL Structured Finance 2013 4
Entwicklung der Payment Factory
Die letzten beiden Schlüssel-Treiber waren die SEPA Anforderungen und die Möglichkeit der lokalen
Zahlungen mittels CGI als “Payment on Behalf”
SEPA & weiterer Rollout
PoB für nonSAP & lokale PoB (CGI)
Zentrale EBP
SEPA Credit Transfer
automat. Intercompany
Clearing Internationale PoB aus SAP
Systemen
Intercompany Zahlungen
In-House Bank
Incl. Supplier
Finance
To
da
y
2014 2013 2012 2010 – 2011 2007-2009 2006 2004 2001
History – Meilensteiner der Payment Factory
IHB = Inhousebank, PoB = Payment on Behalf (“Zahlung im Auftrag von”), EBP = Electronic Banking Platform
Deutsche Post DHL, Payment Factory | Page CONFIDENTIAL Structured Finance 2013 5
Kontinent Länder
Afrika 33
Asien 32
Australien 6
Europa 35
Nord Amerika 18
Süd Amerika 12
Payment Factory unterstützt ca. 500 Gesellschaften auf 5 Kontinenten in 136 Ländern mit verschiedenen Modulen
Business Partner weltweit
Globale Abdeckung – Kundensicht
Deutsche Post DHL, Payment Factory | Page CONFIDENTIAL Structured Finance 2013 6
Payment Factory – Prozessübersicht
Payment Factory: Single Point of Contact für alle Prozesse im Zahlungsverkehr für unsere Businesspartner
Divisionen
Corporate
Banks
nonSAP
Payment Factory
Automat. Intercompany
Abstimmung & Zahlung
Zahlungs-
protokolle/
FX
Sicherung
In-House Bank
Erstellung von externen Zahldateien
(SEPA, CGI, etc)
CSV
Supplier Finance CSV
SAP Standard IDOC
offene Posten aus AR/AP
Externe & IHB
Auszüge
Avis-Datei
Zahlungen
Kontoauszüge/
Protokoll
SWIFT
EBICS
• Freigabe zur
IHB
• Manuelle
Zahlungen
• Konvertierung
CSV to IDOC
• Freigabe zur
externen
Bank (PoB)
Central EBP
(MultiCash Transfer)
Deutsche Post DHL, Payment Factory | Page CONFIDENTIAL Structured Finance 2013 7
DIMENSIONS
Payment
Factory
PF agiert als ein Servicepartner für das SEPA PROGRAMM
Welcome Package
1) User Request Form
2) Test
3) Training
4) IT Connect
Division 3
Division 4
Division 2
Division 5
Division 1 >400 reportende
Gesellschaften
verschiedene IT
Provider >500 User
>200
Legale Gesellschaften
>10 neue SAP &
nonSAP Systeme
17 Länder
PtP OtC
HR
Die hohe Anzahl an involvierten Stakeholdern erfordert einen
präzisen Ansatz, um das SEPA Enddatum halten zu können.
Praxisbeispiel: SEPA Roll Out Payment Factory
Deutsche Post DHL, Payment Factory | Page CONFIDENTIAL Structured Finance 2013 8
SEPA PF Rollout – 220 Buchungskreise in 1 Jahr
• Buy-In der Stakeholder und Definition der Rollen
• Bündelung von einzelnen Buchungskreisen zu Gruppen (bspw.: Gruppierung nach ERP Systemen) mit def.
Ansprechpartnern
• Erstellung und Publizierung eines Standard On-boarding Prozess (PF-intern und -extern)
• Terminliche Rolloutplanung (rollierende Anpassung nach Bedarf durch Change Requests)
• Durchführung des On-boarding (System Connect, Datei Test, Training, User Formblatt)
• Hyper care
• Kontinuierliches 2-wöchentliches Reporting
Global Transaction Banking
Deutsche Bank 9
Julia Pap
Structured Finance 2013
Aktuelle Änderungen im SEPA-Markt
Copyright © November 2013 Deutsche Bank AG.
Alle Rechte vorbehalten.
Die Unterlagen dürfen nur nach vorheriger Zustimmung vervielfältigt, verbreitet oder anderweitig genutzt werden.
Diese Präsentation dient lediglich zu Informationszwecken und bietet einen allgemeinen Überblick über das Leistungsangebot von Global Transaction Banking der Deutsche Bank AG. Die
allgemeinen Angaben in dieser Präsentation beziehen sich auf die Global Transaction Banking Services, wie sie Kunden zum Zeitpunkt der Veröffentlichung dieser Präsentation im November
2013 angeboten werden können. Zukünftige Änderungen bleiben vorbehalten. Diese Präsentation und die allgemeinen Angaben zum Leistungsangebot von Global Transaction Banking dienen
lediglich der Veranschaulichung, es können keinerlei vertraglichen oder nicht-vertraglichen Verpflichtungen der Deutsche Bank AG oder ihrer Tochtergesellschaften oder Haftungsansprüche
gegen die Deutsche Bank AG oder ihre Tochtergesellschaften daraus abgeleitet werden.
— XML-Eilzahlungen - Variante für die bisherigen DTE/EUE-Zahlungen
— Einreichung über EBICS-Auftragsart „CCU“
— Kennzeichnung erfolgt über Code „URGP“ in der XML- Datei
Inländische
SEPA-Transaktionen
Grenzüberschreitende
SEPA- Transaktionen
Bis Feb. 2014 IBAN&BIC IBAN&BIC
Bis Feb. 2016 IBAN IBAN&BIC
Ab Feb. 2016 IBAN IBAN
— Seit 04. November 2013 (EBICS-Spezifikation, Anlage 3 Version 2.7)
— Kürzere Einreichungsfrist D-1 (anstelle von D-5/D-2)
— Kennzeichnung erfolgt über „COR1“, Einreichung über separate
EBICS-Auftragsart z.B. „CD1“
1. SEPA-Lastschrift „COR1“
2. BIC optional/IBAN only
3. Eilzahlungen im XML-Format (kein SEPA-Instrument)
Deutsche Post DHL, Payment Factory | Page CONFIDENTIAL Structured Finance 2013 10
Ziel ist die möglichst große weltweite Abdeckung von lokalen Zahlungen im CGI Format, um die Einsparpotentiale für unsere Businesspartner zu heben.
Zahlungen - Legende
Internationa
l
weltweit
Lokal
(Live)
SEPA-Länder 2014
Czech Republic
Great Britain
Malaysia
Lokal
(Roll Out)
USA
Canada
New Zealand
Hongkong
Hungary
Australia
Norway
Sweden
Denmark
Auf dem Weg von internationalen zu lokalen Zahlungen via CGI – die
Payment Factory schafft Grenzen ab
Globale Abdeckung – Externe Zahlungs-Sicht
Deutsche Post DHL, Payment Factory | Page CONFIDENTIAL Structured Finance 2013 11
Globale Abdeckung – Externe Zahlungs-Sicht
Grundsatz: Workflow aus SCT Umsetzung wird genutzt (payment on behalf Prozess via PF)
• ERP Systeme senden Zahldateien in Einheitsformaten an Payment Factory
• Freigabe in EBP, ggf. Konvertierung & Versand nach In-House Cash
• Zentrale Formaterstellung über In-House Cash (Auswahl des Formates & Bank wird über kundeneigene Tabelle und
Zahlwegzusatz gesteuert (abhängig von Empfänger-, Auftraggeberbankland & Währung))
• Versand zur EBP, Validierung, Freigabe und Ergänzung der korrekten Auftragsart
Einspielen der notwendigen SAP Hinweise und Absprache der CGI-Version mit Hausbank (pain001.001.03)
• Vorgabeschema durch SAP Basis einstellen und in Z-Bereich ausprägen (DMEE, bspw. Korrektur von: Ultimate Debtor,
Branch ID, Initiating Party, Intermediary Agent und Eintragung des erlaubten Zeichensatzes)
• Ausprägung Customizing im In-House Cash und FI
– Global & buchungskreisabhängig, Bsp.: Auftraggeber IBAN & BIC
– Begleitzettel muss selbstständig ausgeprägt werden
Durchführen diverser Massentests inkl. Nutzung der EBP und der detaillierten Testprotokolle der Bank
GoLive CGI – Zahlungen GB
• Alle Zahlungen der Payment Factory in GBP nach UK werden via CGI ausgeführt (10.2012)
• Sehr gute STP Quote; Umsetzung der 2. Stufe weiterer Local payments in 05.2013
• Rollout CGI-Format Credit Transfer in Umsetzung: Norwegen, Dänemark, Schweden, China, Canada, USA und
Neuseeland
• Weitergabe einer OBO Information im Verwendungszweck der Zahlung da Inhalte aus Feld Ultimate Debtor nur im
MT940 Kontoauszug zur Verfügung gestellt werden
ERP
EBP
(MultiCash
Transfer)
IHC
EBP
(MultiCash
Transfer)
BANK
Global Transaction Banking
Deutsche Bank 12
Julia Pap
Structured Finance 2013
— Weltweit mehr als 100 Länder definiert
— Ein Basisformat mit geringfügigen Länderanpassungen
— Künftig auch Harmonisierung anderer Geschäftsarten
entlang der Wertschöpfungskette
— Über 25 Banken als Teilnehmer in CGI
— Banken ignorieren nicht-relevante Daten
— Länderumfang ist mit jeder Bank zu prüfen
— Strategischer Ansatz bei Systemherstellern
— Enge Kooperation zwischen CGI und SAP (Unterstützung von CGI-
Formatvorlagen)
— Omikron unterstützt CGI in der gesamten Produktpalette
CGI als Best Practice für eine internationale und harmonisierte Zahlungslösung
Die CGI-XML-Vorteile aus Kundensicht
Copyright © November 2013 Deutsche Bank AG.
Alle Rechte vorbehalten.
Die Unterlagen dürfen nur nach vorheriger Zustimmung vervielfältigt, verbreitet oder anderweitig genutzt werden.
Diese Präsentation dient lediglich zu Informationszwecken und bietet einen allgemeinen Überblick über das Leistungsangebot von Global Transaction Banking der Deutsche Bank AG. Die
allgemeinen Angaben in dieser Präsentation beziehen sich auf die Global Transaction Banking Services, wie sie Kunden zum Zeitpunkt der Veröffentlichung dieser Präsentation im November
2013 angeboten werden können. Zukünftige Änderungen bleiben vorbehalten. Diese Präsentation und die allgemeinen Angaben zum Leistungsangebot von Global Transaction Banking dienen
lediglich der Veranschaulichung, es können keinerlei vertraglichen oder nicht-vertraglichen Verpflichtungen der Deutsche Bank AG oder ihrer Tochtergesellschaften oder Haftungsansprüche
gegen die Deutsche Bank AG oder ihre Tochtergesellschaften daraus abgeleitet werden.
1. Standardisierung
2. Bankübergreifend
3. Integration mit Systemherstellern
Deutsche Post DHL, Payment Factory | Page CONFIDENTIAL Structured Finance 2013 13
Vorteile aus dem Einsatz der Payment Factory (Auszug)
Vorteile Business Partner Konzern
Reduktion von Zahlungsapplikationen One Tool Strategy (Umsetzung von Corporate Prozessen)
Reduktion von Zahlungsformaten Reduktion von Zahlungsformaten zu XML (CGI)
PF ist einziger Kontakt für alle Zahlungsarten und
Bankenkommunikationsangelegenheiten
Flexible Steuerung des Zahlungsvolumens auf
Konzernhausbanken an zentraler Stelle
Keine Kreierung eines SEPA XML und kein Test mit
verschiedenen externen Banken notwendigZentraler SEPA Ansatz für den Konzern
Kostenreduktion durch Möglichkeit des weltweiten lokalen
ZahlensKonzernbanken haben SPOC innerhalb des Konzerns
Standardisierung & Reduktion von Prozessen,
Schnittstellen & IT-InfrastrukturKostentransparenz
PF gibt direktes Feedback zu Fehlern auf
Einzelpostenbasis. Hohe STP Quote und Verminderung
von Repairgebühren.
Zentrale Abbildung von Cashpooling
Nutzung von geprüften ProzessenIT Sicherheit & Datenschutz Maßnahmen und Prüfung
müssen nur an einer Stelle umgesetzt werden
Kostenreduktion durch Nutzung von SkaleneffektenBündelung des Zahlungsvolumens ist Voraussetzung für
Senkung des Stückkostenpreises
Nutzung von automatisierten Intercompany
Zahlungsprozessen und -differenzenklärung
Liquiditätsplanung wird verinfacht durch Reduktion von
Ansprechpartnern
Zentrale Bankstammdatentabelle ermöglicht
Validierungen der Nebenbuchdaten zur Vermeidung von
Bankabweisungen
Abwicklung von Währungssicherungsgeschäften auf
zentraler Ebene
In-House Bank Konto ist das einzige Zahlungskonto und
vermindert so Customizingaufwand
Zentrales KnowHow für Bankenprozesse setzen an genau
1 Stelle im Konzern Bankenanforderungen um
Deutsche Post DHL, Payment Factory | Page CONFIDENTIAL Structured Finance 2013 14
BACKUP
Deutsche Post DHL, Payment Factory | Page CONFIDENTIAL Structured Finance 2013 15
Projektumfeld
Gründe
• Einführung von EBICS und SWIFT Connect
für flexible state-of-the-art Bankenanbindung
• Unterstützung des SEPA Formates
• Kosteneffizienz durch Bündelung der
Schnittstellen im eigenen Rechenzentrum
• Ausbau der Payment Factory durch
Anbindung von nonSAP Systemen an SAP
In-House Cash zur Realisierung des
zentralen SEPA Ansatzes und Setup local
payments mit den Core Banken
• Reduktion von Bankenkommunikations-
Plattformen (One-Tool-Strategy)
• Vereinheitlichung von Infrastruktur
• Möglichkeit des schnellen Wechsel der
ausführenden Banken
Rahmenbedingungen
• Schnittstellen- und Ansprechpartneranzahl
(fachlich und technisch)
• Heterogene Systeme an unterschiedlichen
Standorten
(ERP- und Front End Systeme)
• Format-, Dateinamens- und Auftragsart-
heterogenität
• Hohe Zahlungs- und Postenvolumina
Umsetzungszeit: 6 Monate
• Compliance- und
Funktionalitätsanforderungen an eine am
Markt etablierte Standardlösung
• Releasezeiten & Projektinterdependenzen
• Compliance-Umsetzung
Deutsche Post DHL, Payment Factory | Page CONFIDENTIAL Structured Finance 2013 16
Anforderungen – Auszug
Modulares
Konzept
EBICS
Performance bei hoher Datei-
und Postenanzahl sowie
dezentraler globaler Nutzung
SEPA
XML
Deutsche
Zahlungsformate
Email-Alert
Funktion
Manuelle
Zahlungen (dt.
Formate & SEPA)
Vollständig
webbasiert
(https)
Corporate Seal
Auszug-Umsatz-txt
Formaterfahrung
Sonderformate
(bspw. Supplier Finance,
spez. Auftragsarten)
Reportingfunktionalität
Marktetablierung
& Flexibilität Automat.
Protokollmatching
Compliance (Passwörter,
Logdateien, Admin, etc.)
Automat. Zahlungsformatprüfung
inkl. Folgeworkflow
Archiv- &
Exportfunktionalität
Workflow
Parametrisierung
Filter, Sortierbarkeit,
Such- &
Monitoringfunktion
Variable Import-/
Export-Schnittstellen
Mandantenfähigkeit
Anzeige & Download von MT940
Dateien
Datei- und Transfer-
verschlüsselung
Kopplung mit einem
SWIFT-Gateway
IT-Compliance
Testinstallation
& Testbank
Zahlungsformate Schweiz
Freigabe von IDOCs
zur externen Bank
Manuelle
Zahlungserfassung Inhousebank
Freigabe von internen
Zahlungsaufträgen zur
Inhousebank (IDOC)
CSV-Datei Prüfung
inkl. automat. Email-
Alert
Bilaterale Kommunikation mit
Inhousecash
Middleware für nonSAP
Systeme
zur Inhousebank mittels
CSV File inkl. 4 Augen
Prinzip
Manuelle Eilzahlungsfunktion via
MT101
Zahlungsformate
Österreich
Schnelle Plug & Play
Installation in einem
Großkonzern
Anforderungen und Auswahlprozess I
Prüfung & automat. Änderung des
Ausführungsdatum
manuelle Zahlungen über In-House
Bank Konten
CGI pain002
Protokolle
Deutsche Post DHL, Payment Factory | Page CONFIDENTIAL Structured Finance 2013 17
Anforderungen und Auswahlprozess II
Auswahl Anforderung an Lieferanten Fragen-
katalog Workshop I
Referenz-
kundenbesuch Workshop II
Formate
Bankenkommunikation
Handling & Funktion (User, Admin, Reporting)
Compliance
Integration in DPDHL inkl. Payment Factory
Kunden-Verständnis, Erfahrung & Flexibilität
Deutsche Post DHL, Payment Factory | Page CONFIDENTIAL Structured Finance 2013 18
Intern – Zeit-und Komplexitätsdruck Managen
Wave I – Ablösung IST & Grundlage für Ausbau (binnen 6 Monaten)
Formate: Deutsch & SEPA
Supplier Finance
EBICS
Kopplung mit SWIFT-Gateway Formatprüfung inkl. Workflow & Email
Web
Auszug-Umsatz-txt
Monitoring Performance & Volumina
Man. Zahlungen Corporate Seal Auszugs-Anzeige Verschlüsselung
Wave II – Anbindung nonSAP an Inhousecash
Schweiz Manuelle Zahlung (eilig/nicht eilig) inkl. IDOC Belastung in IHC
Freigabe von Zahlungsaufträgen zur Inhousebank (IDOC)
Austria
IDOC Freigabe nach Extern
CGI
Validierung, Konvertierung, Freigabe und Versand von CSV (nonSAP) nach IHC (SAP)
Funktional
Transparenz
Analyse, Planung, Abstimmung – Top-Down
Kommunikation & Nachhalten
Dokumentation
Testing
Organisation
Rechts-
abteilung
Datenschutz &
IT Security
Projekt
Interne
IT
Betriebsrat
Einkauf
Business
Partner
Deutsche Post DHL, Payment Factory | Page CONFIDENTIAL Structured Finance 2013 19
Projekterfolge & Lessons Learned
• Ablösung der Bankenkommunikation für
Deutsche Gesellschaften inkl. Inhousebank
und aller Funktionalitäten binnen
6 Monaten ohne Zahlungsverzögerung
• Serverreduktion durch Insourcing
• Reduktion und Harmonisierung von
Schnittstellen (SFTP zu einem Server)
• Vereinheitlichung von ERP- und
Bankenanbindungen
• Emailworkflow verbessert Errorhandling
• Verbindungswege zur ext. Bank: EBICS
& SWIFT
• CGI-Format aus In-House Bank zur ext.
Bank
• Anbindung von nonSAP Systemen an
Inhousebank via central EBP
• Umstellung der Lieferung von IDOCs
nach Inhousecash via central EBP
• Manuelle Zahlungsfunktion für In-House
Bank
• Hohes Maß an Verständnis von DPDHL
Prozessen seitens Omikron
• Detaillierte Ist-Analyse und
Soll-Konzeption
• Schnelle Implementierung durch
Priorisierung der Must-Haves &
Zusatzentwicklungen
• Software lieferte im Standard ein
hohes Maß an Anforderungsabdeckung
• Hohe Frequenz der Kommunikation &
Standardberichte
• Transparenz durch strukturierte &
priorisierte Issuelogs
• 1:1 Verhältnis in bilateraler
Kommunikation zwischen Omikron &
DPDHL
• Schnelle Schleifen aus Test-
Zyklen & gelieferten Bugfixes
• Passgenauigkeit der Ansprech-
partner im Innenverhältnis