Designspecifikation MS Dynamics CRM 2011 hos …files.portal.aau.dk/filesharing/download?filename=aau...Installationen bliver lavet med en Microsoft Dynamics CRM 2011 trial licens

Dokument: Designspecifikation for Microsoft Dynamics CRM 2011 hos AAU Innovation & Statens byggeforskningsinstitut.

Emne: Microsoft Dynamics CRM implementering Forfatter: Christian Foged Dato: 22. december 2011 Dokument Version: 2.00 Udarbejdet af: MicroPartner AS – Borchsgade 6C – 4000 Roskilde

Designspecifikation MS Dynamics CRM 2011 hos AAU Innovation & Statens Byggeforskningsinstitut

Side 2 af 41

CRM made Profitable!

Indholdsfortegnelse

Indholdsfortegnelse ........................................................................................................................ 2

2 INDLEDNING ....................................................................................................................... 4

2.1 Opbygningen af dokumentet ................................................................... 5 2.2 Formålet med Designspecifikationen ........................................................ 5 2.3 Publikum .............................................................................................. 5 2.4 Dokumentets fysiske placering ................................................................ 5 2.5 Dokumentets vedligeholdelse .................................................................. 5

3 OVERSIGT OVER SYSTEMLØSNINGEN ........................................................................... 6

4 PILOTPROJEKT .................................................................................................................. 8

5 GENERELT .......................................................................................................................... 9

5.1 Deaktiveret funktionalitet ....................................................................... 9 5.2 Roller og brugere................................................................................... 9

6 FIRMAER ........................................................................................................................... 10

6.1 Tilpasning af Generelt-området .............................................................. 11 6.2 Tilpasning af Detaljer-området ............................................................... 13

7 KONTAKTPERSONER...................................................................................................... 14

7.1 Tilpasning af Generelt-området .............................................................. 15 7.2 Tilpasning af Detaljer-området ............................................................... 16

8 SALGSMULIGHEDER ....................................................................................................... 17

8.1 Salgsmuligheder til brug hos AAU ........................................................... 17 8.2 Salgsmuligheder til brug hos SBI ............................................................ 18 8.3 Tilpasning af Generelt-området .............................................................. 19

9 BESØGSRAPPORTER ..................................................................................................... 20

10 AFTALER .......................................................................................................................... 22

11 PRODUKTER .................................................................................................................... 23

12 Kursus ............................................................................................................................... 25

13 KAMPAGNER .................................................................................................................... 28

13.1 Tilpasning af Generelt-området .............................................................. 29 13.2 Spor som ny entitet .............................................................................. 30 13.3 Hoved- og gæstetalere som planlægningsaktivitet .................................... 31 13.4 E-mail nyhedsbrev og SMS-beskeder ...................................................... 32

14 TILBUD .............................................................................................................................. 33

15 DATAMIGRERING ............................................................................................................ 36

16 INTEGRATION .................................................................................................................. 38

17 TIDSPLAN FOR PILOTPROJEKT .................................................................................... 40

18 ØKONOMI.......................................................................................................................... 41

Side 3 af 41


Dokumentinformation

Projektnavn: CRM hos AAU Innovation og SBI

Systemnavn: Microsoft Dynamics CRM 2011

Version: 02

Antal sider: XX

Forfatter: Christian Foged

Godkendt af: _________________________ den _____/_____ 2011

Godkendt af: _________________________ den _____/_____ 2011

Godkendt af: _________________________ den _____/_____ 2011

Dokumentet er påbegyndt den: 16. december 2011

Dokumentet er gyldigt fra den: 19. december 2011

Dokumentet er sidst redigeret den: 22. december 2011

Dokumentet er sidst redigeret af: Christian Foged

Revisionshistorie

Version Dato Af Sektion Ændring

02 22.12.2011 CF 4 – side 8 Pharse i ændret efter

aftale med kunden og

antal brugere ændret fra

10 til 20.

Side 4 af 41


2 INDLEDNING

Denne Designspecifikation er udarbejdet på baggrund af to Workshops på henholdsvis AAU og

SBI, diverse møder, samt løbende reviews.

Følgende personer har deltaget:

Workshop hos AAU den 28 & 29 november 2011 (Første del)

Alice Lund

Per Hejgaard

Anders Tendal Christiansen

Jørgen Walther

Workshop hos SBI den 17 & 18 november 2011 (Anden del)

Anette Geising Plum (superbruger), Projektleder

Annette Charlotte Johnsen (superbruger), Afdelingssekretær

Jesper Kirkeskov (ansvarlig og it-kyndig), Kommunikationschef

Julie Kastoft-Christensen (superbruger), Arrangementssekretær

Lene Engholst (it-kyndig), Webkoordinator

Lone Petersen (superbruger), Chefsekretær

Fælles Workshop med AAU & SBI den 14 & 15 december (Tredje del)

Deltagere fra AAU

Alice Lund

Per Hejgaard

Bo Hvass Pedersen

Karsten Kryger

Morten Randbøll

Wladyslaw Pietraszek

Kristoffer Stormark

Deltagere fra SBI

Lene Engholst

Vi vil godt benytte lejligheden til at takke ovenstående personer for et godt samarbejde i

udarbejdelsen af Designspecifikationen.

Denne Designspecifikation er gældende mellem AAU, SBI (herefter kaldet "kunden") og

MicroPartner (herefter kaldet "leverandøren").

Side 5 af 41


2.1 Opbygningen af dokumentet

Dokumentet er opbygget i henhold til MicroPartner’s metode til gennemførsel af Microsoft CRM

projekter. Hver gang en projektfase er overstået, gennemgås indholdet i de efterfølgende faser

i projektet.

Dokumentet er overordnet opdelt efter forretningsfunktioner hos kunden. Disse er overordnet

beskrevet vha. et diagram for hver forretningsfunktion, en liste over begreber for hver

forretningsfunktion samt en mere detaljeret beskrivelse af hver hændelse i

forretningsfunktionen.

2.2 Formålet med Designspecifikationen

Det generelle formål med Designspecifikationen er at udmønte de af kundens krav der ikke

håndteres i standard, i konkrete specifikationer af de systemfunktioner, der skal indgå i

systemløsningen. Designspecifikationen uddyber og fortolker de krav, der er gennemgået

under foranalysen samt under de gennemførte Design Workshops.

2.3 Publikum

Dokumentet henvender sig primært til kundens og leverandørens projektledere og udviklere,

der i samarbejde skal udvikle det nye system. Designspecifikationen skal også læses af de

brugere hos kunden, der har medvirket i designet. De skal kunne godkende design-

specifikationerne, som værende udtømmende inden for deres forretningsfunktioner.

Anvendelse

Designspecifikationen skal blandt andet anvendes som grundlag for:

Udvikling af systemet.

Planlægning - udarbejdelse af aktivitetsplaner.

Udførelse af teknisk design, hvor leverandøren anser det for hensigtsmæssigt.

Planlægning og udførelse af systemtest.

Systemvedligehold/vedligeholdelsesservice.

Designspecifikationen skal også kunne ændres således, at den til enhver tid dokumenterer det

design, der er aftalt mellem parterne. Når systemet er realiseret, skal der være

overensstemmelse mellem Designspecifikationen og systemet. Det betyder, at der skal tages

stilling til eventuelle korrektioner til Designspecifikationen ved ændringer til systemet.

2.4 Dokumentets fysiske placering

Dette dokument vil i sin originale papirudgave, være at finde i hovedmappen for kunden,

placeret ved projektlederen hos leverandøren. Kunden har desuden en styret og identisk kopi

hos egen projektleder.

2.5 Dokumentets vedligeholdelse

For at sikre, at korrekte udgaver af Designspecifikationen er til stede på de relevante

arbejdspladser, skal den være et styret dokument. Det betyder blandt andet at alle styrede

kopier skal opdateres, når der forekommer ændringer til dokumentet. Leverandøren vil sørge

for fremsendelse af én styret kopi til kunden. Det er kundens ansvar, at sørge for opdatering af

øvrige udgaver i egen organisation.

Side 6 af 41


3 OVERSIGT OVER SYSTEMLØSNINGEN

Kontekst-diagrammet viser grænsefladerne mellem CRM systemet og eksterne enheder.

Firmaer Kontaktpersoner

Aftaler(Aktivitet)

Besøgsrapporter

Kampagner

Salgsmuligheder

Produkter

Kampagneresponser(Aktivitet)

Active DirectoryActive Directory

InfoGlue CMSInfoGlue CMS

CRM brugere

Eksterne enhederCRM systemet

NN MarkedsdataNN Markedsdata

PlonePlone

Firmaer (virksomheder, organisationer og offentlige myndigheder) er koblet sammen med

Kontaktpersoner (studerende og forskere samt øvrige personer i førnævnte organisationer)

og via denne kobling er det muligt at styre aktiviteter.

Til Firmaer er yderligere koblet Aftaler (som i systemet er en "aktivitet") og hertil er der

knyttet Besøgsrapporter, som indeholder informationer fra besøgte virksomheder og

efterfølgende aktiviteter.

Til Firmaer er yderligere koblet Salgsmuligheder hvorfra der er muligt at styre processen

omkring Matchmaking fra kontakt til aftale.

Kampagner er knyttet til Firmaer og Kontaktpersoner hvorfra der er muligt at styre

processerne omkring netværksmøder, konferencer, messer, nyhedsbreve med mere.

Kampagneresponser bruges til at registrere om én given modtager har reageret på et eller

flere marketingtiltag, som er afledt af en Kampagne.

Side 7 af 41


AAU og SBI ønskes en fælles tværorganisatorisk opbygning af CRM-løsningen, hvilket er

illustreret herunder.

Business UnitAalborg Universitet

Innovation

Business UnitStatens

Byggeforskningsinstitut

Microsoft ExchangeMicrosoft Exchange


Microsoft CRM 2011TværorganisatoriskCRM-organisation

Microsoft CRM 2011TværorganisatoriskCRM-organisation

Side 8 af 41


4 PILOTPROJEKT

AAU og SBI ønsker at starte projektet som et pilotprojekt over 3 måneder, hvilket betyder at

der bliver oprettet en fælles tværorganisatorisk CRM-løsning, hvor det er muligt at tilknytte det

antal testbrugere som AAU og SBI finder nødvendigt, men dog med en begrænsning på 20

brugere.

Pilotprojektet har til formål at skabe en periode og en aktivitet, hvor Microsoft Dynamics

platformen og Micropartners løsningsspecifikke tilretninger, anvendes på konkrete opgaver i

AAU Innovation og SBI, for herigennem at skabe et vurderingsgrundlag for, om Microsoft

Dynamics er vores produktvalg og Micropartner vores valg af samarbejdspartner, i forhold til

Aalborg Universitets planer om indførelse af et CRM system.

Datamigrering fra diverse databaser og Excel-ark kan foretages af MicroPartner i henhold til et

estimeret tidsforbrug. Se afsnit 18 for estimat på migrering af data til den nye CRM-løsning.

I pilottesten ønsker AAU og SBI at teste om det er muligt, at lave en integration til CMS-

systemet InfoGlue i forbindelse med diverse samarbejdssider, og samtidig vil man gerne teste

integrationsmuligheder til eventplanlægning og eksponering af deltagerlister. SBI vil gerne

teste om det er muligt at lave integration til Anvisninger.dk, kursustilmeldinger og Microsoft

SharePoint.

MicroPartner foreslår at integration til Anvisninger.dk og InfoGlue startes op med en halv dags

undervisning/Workshop med en af MicroPartners udviklere, for at give AAU og SBI’s web-

udviklere de bedste forudsætninger, for at en vellykket integration med Microsoft CRM.

Installationen bliver lavet med en Microsoft Dynamics CRM 2011 trial licens i 90 dage, således

at kunden har mulighed for at teste løsningen inden der skal ske en endelig licensafregning.

I pilotfasen ønsker AAU og SBI en supportaftale som skal sikre, at pilot-teamet kan få support

i forbindelse med ønsker om tilretninger, uhensigtsmæssigheder i CRM-løsningen, samt

generelle spørgsmål til brug af løsningen.

MicroPartner undersøger Microsofts planer med Dynamics CRM 2011 i forhold til integration

med Microsoft Lync, og vender tilbage til AAU & SBI med nærmere information.

Tidsplan, supportaftale og økonomi omkring projektet kan ses i afsnit 17 & 18

Side 9 af 41


5 GENERELT

5.1 Deaktiveret funktionalitet

I forhold til den generelle CRM opsætning, er der nogle områder som ikke har relevans for

kundens organisation. Disse områder vil ikke blive fjernet, men deaktiveret i systemet, således

at de kan genaktiveres på et senere tidspunkt, såfremt kunden ønsker at benytte dem

alligevel.

Følgende områder inaktiveres:

Kundeemner

Fakturaer

Service

Områderne fjernes visuelt fra systemet, således at der kun vises de områder, som kunden

reelt arbejder med.

5.2 Roller og brugere

Følgende roller er identificeret:

Rolle Rettigheder

Intern Matchmaking konsulent Kan oprette og slette Firmaer og Kontaktpersoner

samt oprette besøgsrapporter og salgsmuligheder

Marketing konsulent/bruger Kan oprette kampagner og marketinglister

Superbruger Kan ændre og tilpasse løsningen

Standard bruger Kan oprette firmaer, kontaktpersoner og lave

søgninger

Administrativ bruger Kan oprette firmaer, kontaktpersoner, lave

søgninger, tilbud, ordrer.

Følgende brugere skal initialt oprettes i systemet, og AAU & SBI oplyser MicroPartner om

hvilke yderligere brugere der skal oprettes til pilottesten.

Fuldenavn E-mailadresse Rolle(r)

Alice Lund [email protected]

Per Hejgaard [email protected]

Side 10 af 41


6 FIRMAER

Følgende virksomhedstyper skal registreres i systemet:

Institutter

Centre (tværgående over Institutter)

Erhvervscenter

Virksomheder

Kommuner

Institutioner

Regioner

Firmastamkortet indeholder følgende områder:

Generelt

Detaljer

Kontakter

Noter og aktiviteter

Indstillinger

Følgende områder skal tilpasses:

Generelt

Detaljer

Følgende felter skal oprettes

Vist navn Feltnavn Type

Generelt

CVR-nr Mp_cvrnr Enkelt tekstlinje

Kundenummer Mp_kundenummer Enkelt tekstlinje

Arbejdsrelaterede oplysninger

EAN-nr Mp_eannr Enkelt tekstlinje

Kilde Mp_kilde Grupperet indstilling

Kundetype Mp_kundetype Grupperet indstilling

Kommune Mp_kommune Enkelt tekstlinje

GEO-punkter MP_GEOpunkter Enkelt tekstlinje

Side 11 af 41


6.1 Tilpasning af Generelt-området

Der angives nedenstående grupperede indstillinger

Kundetype

o Privatkunde

o Firma

o Studerende

Målgruppe (Her bruges feltet branche)

o Arkitekter

o Bygherre

o Ingeniør

o Håndværker

Kilde

o Website / Plone

o ByggeCentrum

o AnvisningerDK

Ejerskab (eksisterende felt)

o Offentlig virksomhed

o Privat virksomhed

o Datterselskab

o Andet

I generelt-området oprettes der en Iframe som viser de produkter og kurser som alle

kontaktpersoner der er tilknyttet firmaet har købt.

Hvis firmaet har købt produkter uden at have en kontaktperson relateret til indkøbet vil dette

også vises i Iframen.

Side 12 af 41


Iframe viser

Hvilke IT-programmer har firma/kontaktperson købt.

Hvilke IT-licenser abonnerer firma/kontaktperson på.

Hvilke anvisninger har firma/Kontaktperson købt.

Hvilke trykte medier har firma/kontaktperson købt.

Hvilke kurser har firmaet deltaget i.

Nye felter på firma-kortet i forhold til standard er markeret med rød.

Side 13 af 41


SBI har en Access-database hvor der er knyttet en del kategorier til hver enkelt firma, og dette

løses i den nye CRM-løsning, ved at oprette en ny entitet der hedder ”Interessekatagori” hvor

man kan vælge alle de kategorier som tidligere kunne vælges i access-databasen.

For at tilknytte en kategori til et firma skal man på firmakortet vælge interessekategori som

ligger under ”Marketing”.

6.2 Tilpasning af Detaljer-området

Felter som skal omdøbes (grønt markeret felt):

Årsindtægt til Omsætning

Relationstype til Virksomhedstype

Side 14 af 41


7 KONTAKTPERSONER

Følgende kontaktpersonstyper (rolle) skal registreres i systemet:

Virksomhedskontaktperson

Interne Matchmakere (disse skal i vides muligt omfang oprettes som CRM brugere med

rollen Intern Matchmaking konsulent)

Eksterne Matchmakere

Studerende

Medarbejdere

Alle felter på stamkortet skal låses hvis kontaktpersonstypen er lig:

Studerende*

Medarbejdere*

* AD brugere


Generelt

Detaljer

Følgende felter skal oprettes


Generelt

Afdeling Mp_afdeling Enkelt tekstlinje

Arbejdsrelaterede oplysninger

EAN-nr.: Mp_EANnr Enkelt tekstlinje

Branche Mp_Branche Grupperet indstilling

Kilde Mp_kilde Grupperet indstilling

Kundetype Mp_kundetype Grupperet indstilling

Interesser

Nyt fra SBI Mp_NytfraSBI To indstillinger

Modtager FORSK Mp_modtagetFORSK To indstillinger

ERFA Gruppe Mp_ERFAGruppe To indstillinger

Julekort Mp_julekort Grupperet indstilling

Side 15 af 41



Der oprettes et afsnit på entiteten ”Kontaktperson” som hedder Interesser, og her bliver det

muligt at vælge interesseområder for det pågældende firma.

Modtager FORSK

Nyt fra SBI

ERFA gruppe

Julekort

De nye felter som bliver oprettet på entiteten kontaktperson er markeret med rød ramme.

Afdeling: Tekstfelt til indtastning af den afdeling som kontaktperson tilhører.

EAN-nr.: Her kan man indtaste et EAN-nummer til den pågældende kontaktperson.

Side 16 af 41


Fra entiteten ”Kontaktperson” er der lavet en relation over til de produkter som

kontaktpersonen har købt, for at se dette skal man trykke på ”Produkter”.

7.2 Tilpasning af Detaljer-området

Felter skal fjernes (rødt markeret felt):

Afdeling

Leder

Leders telefon

Assistent

Assistents telefon

Civilstand

Navn på ægtefælle/partner


Rolle til Kontaktpersonstype

Side 17 af 41


8 SALGSMULIGHEDER

Salgsmulighed-stamkortet indeholder følgende områder:

Generelt

Linjeelementer

Noter og aktiviteter

Tilbud

Indstilling


Generelt

Linjeelementer

Tilbud

For at efterleve ønsker fra både AAU og SBI skal følgende felter skal oprettes


Generelt

Besøgsrapport Mp_besøgsrapport Relation til besøgsrapport

Kontaktperson Mp_Kontaktperson Relation til kontaktpersoner

Overdraget til anden part Mp_overdragettilandenpart Relation til kontaktpersoner

Prognoseoplysninger

Matchmaking fase Mp_matchmakingfase Grupperet indstilling

8.1 Salgsmuligheder til brug hos AAU

Følgende Matchmaking-faser skal registreres i systemet:

I venteposition

Screening

Tildelt

Evaluering

Lukket

Side 18 af 41


Matchmaking processen fra kontakt til aftale

1. En Salgsmulighed oprettes når én given virksomhed, organisation eller offentlige

myndighed tilkendegiver et potentielt Matchmaking behov.

a. Matchmaking-fasen sættes til Screening.

2. Hvis det tilkendegivende behov ikke er direkte aktuelt ændres Matchmaking-fasen til I

venteposition, hvilket sikre de Interne Matchmaking konsulenter en liste over fremtidige

potentielle emner.

3. I Screening-fasen arbejder de Interne Matchmaking konsulenter med at finde det rette

match i forhold til én eller flere studerende og/eller én eller flere forskere og/eller en

Ekstern Matchmaking konsulent.

a. I denne fase er det muligt at tildele Salgsmuligheden til en kollega (CRM brugere

med rollen Intern Matchmaking konsulent), hvorved Salgsmuligheden ændre

fase til Tildelt.

b. Det er ligeledes muligt at markere Salgsmuligheden som overdraget til anden

part, hvilket udføres ved at angive en studerende, forsker eller Ekstern

Matchmaking konsulent i feltet Overdraget til anden part.

4. I fasen Evaluering er det muligt at angive et udfald af Salgsmuligheden, hvorved

historikken bibeholdes.

a. Herefter er det muligt at lukke Salgsmuligheden, hvorefter denne ikke længere

er direkte tilgængelig i listen over igangværende Salgsmuligheder (listen over

igangværende Salgsmuligheder er i faserne I Venteposition, Screening, Tildelt og

Evaluering).

8.2 Salgsmuligheder til brug hos SBI

SBI ønsker at anvende salgsmuligheder som en form for ”forecast”.

SBI vil oprette en salgsmulighed med det totale beløb som faktureres for abonnementer 1

gang pr. år. For nedenstående.

Anvisninger DK

Salg af software.

Kursusaktiviteter.

Betalingsarrangementer.

Forskningsprojekter ”På vej sager”

Side 19 af 41




Klassificering til Prioritet

Felter som skal oprettes (Rødt markeret felter):

Kontaktperson (opslagsfelt til Kontaktperson-entiteten)

Overdraget til anden part (opslagsfelt til Kontaktperson-entiteten)

Besøgsrapport (opslagsfelt til Besøgsrapport-entiteten)

Side 20 af 41


9 BESØGSRAPPORTER

Besøgsrapporter oprettes som en selvstædig systementitet.

Felter som skal oprettes:

Aftale (opslagsfelt til Aftale-entiteten)

o Indsættes automatisk (mapning) når Besøgsrapporten oprettes direkte fra én

Aftale)

Besøgt virksomhed (opslagsfelt til Firma-entiteten)

o Indsættes automatisk (mapning) når Besøgsrapporten oprettes direkte fra én

Aftale. Mapning feltet fra Aftale-entiteten er Angående)

Kontaktperson (opslagsfelt til Kontaktperson-entiteten)

Overskrift for aktiviteten (tekstfelt)

Beskrivelse af problemstilling (flerlinjers tekstfelt)

Sidste besøgsrapport (opslagsfelt til Besøgsrapport-entiteten)

o Kopiere automatisk indholdet af Log bogen fra sidste besøgsrapport ved valgt

besøgsrapport.

Log bog (flerlinjers tekstfelt)

Aktiviteter/Indsatsområder (sub-gitter med relation til Produkt-entiteten)

Side 21 af 41


Institutter (sub-gitter med relation til Firma-entiteten)

Status på henvendelse (dropdown-boks med værdierne som vist neden for)

o Henvendelse registreret

o Kan ikke imødekommes - henvendelse afvist

o Henvendelse videreformidlet til intern Matchmaker

o Vidensamarbejde igangsat

o Samarbejde afsluttet

Salgsmulighed (opslagsfelt til Salgsmulighed-entiteten)

o I tilfælde af hvor ”Status på henvendelse” er lig ”Henvendelse videreformidlet til

intern Matchmaker” eller ”Vidensamarbejde igangsat” åbnes der automatisk for

muligheden for at knytte Besøgsrapporten til en Salgsmulighed.

En besøgsrapport vil typisk oprettes fra firma-entiteten som det er vist på nedenstående

billede.

Side 22 af 41


10 AFTALER


Besøgsrapport (opslagsfelt til Besøgsrapport-entiteten)

Når der trykkes på besøgsrapport har man mulighed for tilknytte en eksisterende rapport eller

oprette en ny.

Side 23 af 41


11 PRODUKTER

For AAU gælder det at nedenstående produkter skal oprettes i systemet:

Netværk

Studenterprojekter

Praktikplader

Studiejob

Solution Camp

Erhvervs Ph.d.

Ph.d.

Forskningssamarbejde

Forskningsbaserede videns serviceydelser

Kommercialisering

Karriererådgivning - fastholdelse af arbejdskraft

Uddannelse/kurser

International Matchmaking

Matchmaking (for Matchmakere)

Anden aktivitet/indsatsområde

Produkter skal benyttes på Besøgsrapporterne således at disse udgør

aktiviteten/indsatsområdet for den besøgte virksomhed, organisation eller offentlige

myndighed.

Alle produkter som sælges via SBI ønskes oprettet i entiteten produkter.

Nedenstående felter skal oprettes i entiteten ”Produkter”


Software

Brugertype Mp_brugertype Grupperet indstilling

Versionsnr.: Mp_versionsnr Enkelt tekstlinje

Standardfeltet med navnet ”Produkttype” anvendes, og feltet skal være en ”drop-down” med

nedenstående valgmuligheder.

Trykte publikationer

Elektroniske anvisninger

E-bøger

Software

Kursus

Feltet ”ID” ændres til ” varenummer”

Der oprettes et afsnit som hedder ”Software” og her bliver det muligt at angive hvilken

software-version det pågældende produkt er solgt i, samt om det er en enkeltbruger- eller en

flerbrugerversion.

Side 24 af 41


På nedenstående skærmbillede ses en oprettelse af et produkt og de nye felter i forhold til

standard CRM er markeret med rød ramme.

Der laves en relation imellem entiteten ”produkter” og entiteten ”kontaktpersoner”, således at

alle de produkter som en kontaktperson har købt et givent produkt kan ses under ”Salg” på

kontaktperson-kortet.

På skærmbilledet herunder kan man ved at trykke på ”kontaktpersoner” se hvilke personer der

har købt produktet ”Forskningsprogr..””Skimmel-”

Side 25 af 41


12 Kursus

SBI vil gerne kunne styre deres kursusaktiviteter i CRM-systemet, så derfor oprettes entiteten

”kurser” til håndtering af kursus-aktiviteter. Det har dog været diskuteret om kurser der

udbydes at SBI, i stedet skal oprettes som produkter.

MicroPartner vil anbefale at man laver en ny entitet til styring af kurser, da det vil gøre

fleksibiliteten større, hvis man på et senere tidspunkt ønsker at udvide mulighederne for

styring af kurser. Samtidig vil man, hvis kurser oprettes som produkter være ”låst” af den

struktur som et produkt skal oprettes i, og eventuelle ændringer vil influere på alle øvrige

produktoprettelser.

Entiteten ”Kurser” ligger under salg, og her er det muligt at oprette alle de kurser som bliver

udbudt af SBI.

Side 26 af 41


I Entiteten ”kurser” er følgende felter oprettet.

Kursus

Kursusnummer MP_kursusnummer Enkelt tekstlinje

Projektnummer Mp_projektnummer Enkelt tekstlinje

Dato fra: Mp_datofra Dato og klokkeslæt.

Dato til: Mp_datotil Dato og klokkeslæt.

Kursussted Mp_kursussted Enkelt tekstlinje.

Tidspunkt Mp_tidspunkt Enkelt tekstlinje

Kursus afsluttet Mp_kursusafsluttet To indstillinger

Herunder ses entiteten til at oprettet et nyt kursus.

På et givent kursus kan man tilføje de kontaktpersoner som skal deltage på kurset, dette gøres

under afsnittet ”kursusdeltagere.

Side 27 af 41


Det er også muligt at tilføje et produkt hvis man ønsker at sende et tilbud til kursusdeltagerne

via CRM-systemet.

Når et kursus er oprettet og kursusdeltagerne er tilføjet vil man kunne sende et brev eller en

e-mail til deltagerne med information omkring det pågældende kursus.

Det vil også være muligt at udskrive kursusbeviser til deltagerne.

Side 28 af 41


13 KAMPAGNER

Kampagnefunktionaliteten skal understøtter styring af konferencer, messer og netværksmøder

samt håndtere e-mail nyhedsbreve og SMS-beskeder.

Krav til konferencer, messer og netværksmøder

Planlægningsaktiviteter

Mulighed for at oprette spor (router)

Registrering af hovedtalere og gæstetalere

Kampagneaktiviteter

Udsendelse af e-mail invitationer til de under kampagnen tilknyttede deltagere

(marketinglister).

E-mail invitationer skal indeholde en URL til en hjemmeside hvorpå deltagere kan

registrere sig.

o HTML opsætning af skabeloner.

Mulighed for, via hjemmeside, at registrerer sig uden først at have modtaget en e-mail

invitation.

o Mulighed for ”lukke” registreringssiderne.

Registrering via hjemmeside udløser automatisk oprettelse af en Kampagnerespons på

den givne Kampagne.

Mulighed for at tilmeldte deltagere kan foretage registrering af afbud. Dette ændrer

automatiske den registrerede Kampagnerespons til et ”Afbud”.

Mulighed for udsendelse af e-mails med praktiske oplysninger.

Krav til e-mail nyhedsbreve (Dette punkt er ikke med pilotprojektet)

Opsætning og udsendelse af HTML e-mail nyhedsbreve.

Til- og framelding via hjemmeside.

Krav til og SMS-besked (Dette punkt er ikke med i pilotprojektet)

Opsætning og udsendelse af SMS beskeder.

Til- og framelding til arrangementer og lignende.

Kampagnestamkortet indeholder følgende områder:

Generelt

Økonomi

Administration

Noter


Generelt

Side 29 af 41



Felter som hvori der skal tilføjes værdier (grønt markeret felt):

Kampagnetype

o Konferencer

o Messer

o Netværksmøder

o E-mail nyhedsbreve.

Side 30 af 41


13.2 Spor som ny entitet

Spor oprettes som en selvstædig systementitet.


Navn på sporet (tekstfelt)

Kampagne (opslagsfelt til Kampagne-entiteten)

Type (dropdown-boks med værdierne Hovedspor og Underspor)

Overordnet spor (opslagsfelt til Spor-entiteten)

Side 31 af 41


13.3 Hoved- og gæstetalere som planlægningsaktivitet

Hoved- og gæstetalere oprettes som en selvstædig system entitet.

Side 32 af 41



Taler (opslag til Kontaktperson-entiteten)

Type (dropdown-boks med værdierne Hovedtaler og Gæstetaler)

Spor (opslagsfelt til Spor-entiteten)

Indbudt den (datofelt)

Accepteret den (datofelt)

13.4 E-mail nyhedsbrev og SMS-beskeder

Funktionalitet herunder samt krav vedrørende URL i e-mailudsendelser til tilmelding og

framelding af kampagner er pt. ved at blive yderligere undersøgt. Nærværende dokument vil

blive opdateret så snart disse informationer er indhentet.

Side 33 af 41


14 TILBUD

SBI ønsker på sigt at gøre brug af tilbud, og det vil være muligt at teste denne funktionalitet i

pilot-testen.

Alle SBI’s produkter er oprettet i CRM-systemet, så hvis man ønsker at lave et tilbud via CRM-

systemet er det muligt.

Krav for at oprette et tilbud er blot at produktet og firma eller kontaktperson er oprettet i CRM-

systemet.

I nedenstående eksempel vises hvordan et tilbud er oprettet til firmaet Alectia A/S

Side 34 af 41


Når tilbud er oprettet kan man trykke på ”Produkter”, hvorefter man kan tilføje produkter fra

SBI produktportefølje. I dette tilfælde tilføjes varenummer bybd063

Tilbuddet kan efterfølgende udskrives via en standardskabelon og sendes til kunden.

Hvis kunden ønsker sin egen tilbudsskabelon i CRM-løsningen, så skal det programmeres af

MicroPartner.

Side 35 af 41


Eksempel på tilbud udskrevet fra MS CRM .

Side 36 af 41


15 DATAMIGRERING

Følgende lister skal importeres fra AAU:

Modtagere af trykt nyhedsbrev

o CRM entitet(er) hvor i data skal indlæses: Kontaktpersoner

o Datatype/kilde: Excel

o Antal poster: 3654

o Koloner:

Fornavn

Efternavn

Organisationsnavn

Adresse

Post nr.

By

Afdeling

Modtagere af nyhedsbrev – interne og eksterne matchmakere

o CRM entitet(er) hvor i data skal indlæses: Kontaktpersoner og Brugere


o Antal poster: 119

o Koloner:

E-mailadresse

Fornavn

Efternavn

Type Matchmaker (intern/ekstern)

MEMBER_RATING

REGION

Liste over besøgte virksomheder.

o CRM entitet(er) hvor i data skal indlæses: Aftaler og Besøgsrapporter


o Antal poster: 181

o Koloner:

Overskrift for aktiviteten

Aktivitet / indsatsområde

Virksomhed/organisation

Kontaktperson

Adresse

E-mail

Mobiltelefon

Telefon (arbejde)

Sagsbehandler

Geografisk placering (kommune)

Oprettet

Oprettet af

Side 37 af 41


Nedenstående databaser og lister skal migreres fra SBI

Access database

Der findes en Access Database med ca. 8000 firmaer og kontaktpersoner som SBI

gerne vil have importeret til det nye CRM-system.

SBI sender databasen til MicroPartner hvorefter der bliver lavet et estimat på hvor lang

tid der skal bruges på opgaven.

Kursusafdelingen

Kursusafdelingen har et Excel-ark med ca. 500 firmaer som ønsker importeret i det nye

CRM-system.

Anvisninger DK

Alle abonnementer på Anvisninger DK ligger på en intern MS SharePoint server, og det

vurderes at den indeholder ca. 100 firmaer.

Plone – website www.sbi.dk

SBI har et CMS-systemet Plone, og her ligger alle de firmaer og kontaktpersoner som

modtager nyhedsbreve. Det vurderes at der ligger ca. 3000 firmaer og kontaktpersoner

i denne database som ønskes importeret til CRM-systemet.

Hannes regneark med kommuner og offentlige virksomheder

En afdeling har et Excel-ark med alle offentlige kunder og kommuner, og dette Excel-

ark ønskes også importeret. Det vurderes at der finders Ca. 500 firmaer.

Salg af software BE10 + BSim

Alt salg af software ligger i en intern database med ca. 1200 firmaer som ønskes

importeret.

http://www.sbi.dk/

Side 38 af 41


Knud Eriks liste

En forsker har lavet et Excel-ark med ca. 500 firmaer som har deltaget i konferencer

mv. afholdt af SBI.

Salgsoversigt fra Byggecentrum

SBI modtager hver 3 måned et Excel-ark fra Byggecentrum med de produkter som er solgt

i løbet et kvartal. Dette Excel-ark ønsker SBI at importere til CRM-systemet, og hvis der er

kommet nye firmaer og kontaktepersoner på listen siden sidste import skal disse oprettes

automatisk i CRM-systemet. Alle firmaer og kontaktpersoner skal samtidig opdateres

således at man kan se de nye produkter som er købt.

16 INTEGRATION

På sigt ønskes integration til nedenstående systemer, men det er ikke noget som ønskes

konfigureret i pilot-testen.

Active Directory CRM

o Studerende skal oprettes som Kontaktpersoner med kontaktpersonstypen

Studerende

o Medarbejdere skal oprettes som Kontaktpersoner med kontaktpersonstypen

Medarbejdere

InfoGlue CMS CRM

o Informationer om Kampagner

o Til- og framelding til Kampagner

Plone CMS → CRM

o Information om firmaer og kontaktpersoner som modtager nyhedsbreve, FORSK

mv.

Anvisninger.dk

o Firmaer og kontaktpersoner som har abonnement på digitale anvisninger.

o Kursustilmeldinger.

o

NN Markedsdata CRM

o Stamdata vedr. firmaer

o Stamdata vedr. kontaktpersoner

Side 39 af 41


Der er endnu ikke taget endelig beslutning om hvilke værktøjer der skal benyttes til

integrationerne til henholdsvis Active Directory, InfoGlue CMS og Plone mv.

Firmaer Kontaktpersoner

Aftaler(Aktivitet)

Besøgsrapporter

Kampagner

Salgsmuligheder

Produkter

Kampagneresponser(Aktivitet)


InfoGlue CMSInfoGlue CMS

CRM brugere

Eksterne enhederCRM systemet

NN MarkedsdataNN Markedsdata

PlonePlone

Side 40 af 41


17 TIDSPLAN FOR PILOTPROJEKT

Side 41 af 41


18 ØKONOMI

Implementering af pilot-testen (Overført fra Projektdefinition)

Forberedelse 4.750,-

Installation og opsætning af CRM Server 2011 9.500,-

Udarbejdelse af dokumentation 9.500,-

Tilpasning af CRM-løsning i henhold til denne designspecifikation 28.500,-

Tilpasning af Firma- og kontaktperson entitet

Tilpasning af salgsmuligheder

Oprettelse af kursus entitet, besøgsrapport og aftaler

Migrering af data (Estimat på forbrugt tid)

SBI

Access database (Ukendt da vi ikke har modtaget en funktionel database endnu)

Excel-ark (Kursusafd., anvisninger.dk, Plone, salg af BE10, Byggecentrum, Offentlige virksomheder, Knud Eriks liste ) 25.200,-

AAU

Excel-ark (Liste på Nyhedsbreve, Liste på trykt nyhedsbrev, Liste med besøgte virksomheder) 10.800,-

Uddannelse

Uddannelse i brug af CRM ( 2 x ½ dag ) 9.500,-

Uddannelse i brug af Web-services ( ½ dag) 4.750,-

Uddannelse/Workshop - Statusmøde opfølgning på test ( ½ dag ) 4.750,-

Supportaftale

Klippekort på 10 timer til brugersupport i pilottesten 12.000,-

Total 119.250,-

Bemærkninger:

Alle priser er ekskl. moms og transportomkostninger.

Transportomkostninger faktureres efter statens takster og DKK. 600 pr. forbrugt time.

Vilkår for brugersupport-aftale i pilottesten.

Supportaftale for AAU & SBI

E-mail Support Telefon Support Fjernopkobling Antal support timer 10

Responstid 1 dag

Timepris på supportsager over de 10 timer Kr. 1.200

Pris Kr. 12.000

Documents

Designspecifikation MS Dynamics CRM 2011 hos …files.portal.aau.dk/filesharing/download?filename=aau...Installationen bliver lavet med en Microsoft Dynamics CRM 2011 trial licens