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ÍNDICE
Presentación 1
Estructura Orgánica 2
Simbología 3
Descripción de Procedimientos y Diagramas de Flujo
Dirección Jurídica
Asesoría Jurídica 5
Integración y Presentación de Denuncias Penales 8
Juicio Laboral Individual 12
Juicio de Amparo Directo 17
Unidad Administrativa
Departamento de Recursos Humanos
Elaboración de Gafetes Oficiales 22
Registro y Control de Incidencias 25
Registro y Control de Permisos 28
Afiliación o Reingreso al Instituto Mexicano del Seguro Social 31
Alta de Personal ante Terceros Institucionales 35
Aplicación de Descuentos por Demandas Judiciales 40
Captura, Emisión y Pago de Nómina Quincenal 43
Captura, Emisión y Pago de Nómina de Gratificación Extraordinaria 51
Cancelación de Cheques de Nómina 55
Trámite de Liquidación de Terceros Institucionales 58
Trámite de Prestación para Adquisición de Anteojos o Aparatos Ortopédicos 61
Asignación y Control de Servicios Sociales 65
Departamento de Recursos Financieros
Elaboración del Proyecto de Presupuesto 70
Verificación y Control de Disponibilidad Presupuestal 77
Solicitud de Recalendarización de Recursos 80
Solicitud de Transferencias de Recursos 84
Afectación Presupuestal de Nómina de base 88
Afectación Presupuestal de Nómina de Compensación e ISR 92
Afectación Presupuestal de la Renta de Edificios 96
Cierre Mensual Presupuestal 100
Avance Físico del Programa Operativo Anual 105
Reportes Mensual y Trimestral de Cuenta Pública 109
Trámite de Pago Directo a Proveedores 115
Trámite de Pago de Servicios Básicos y de Telefonía Telular 120
Solicitud de Sujetos a Comprobar 125
Comprobación de Sujetos a Comprobar 130
Reposición de Fondo Revolvente 134
Pago de Viáticos a Personal Comisionado 139
Entrega de Recursos por Gastos Sujetos a Comprobar 142
Comprobación de Viáticos y Otros Gastos 145
Solicitud y Cobro de Reposición de Fondo Revolvente 150
Recepción y Suministro de Tarjetas Telefónicas 154
Suministro de Vales de Gasolina 158
Reintegro de Recursos a la SEFIPLAN 161
Entrega de Cheques de Nómina a Personal de Base y Eventual 165
Afectación de Pólizas de Cuentas por Pagar 169
Revisión de Afectación Contable de Archivos de Nómina 173
Registro de Pólizas Manuales 176
Emisión de Estados Financieros e Información Trimestral de Cuenta Pública 180
Elaboración de Conciliaciones Bancarias 185
Recepción y Revisión de Documentación Comprobatoria de Egresos 189
Elaboración del Formato 1-D Pagos Provisionales, Primera Parcialidad y
Retenciones de Impuestos 193
Registro, Validación y Pago de Promoción Institucional 196
Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales
Elaboración del Programa Anual de Adquisiciones 203
Adjudicación Directa 209
Licitación Simplificada 215
Licitación Pública 222
Emisión de Fallo de Licitación Pública y Licitación Simplificada 231
Desarrollo de Sesiones del Subcomité de Adquisiciones 237
Registro y Asignación de Bienes Muebles 241
Actualización de Resguardos de Bienes Muebles 246
Baja de Bienes Muebles 249
Recepción de Materiales de Oficina, Papelería, Consumibles y Accesorios de Cómputo, Material Fotográfico y Audiovisual, Artículos de Limpieza y Material Eléctrico
253
Abastecimiento de Requisiciones de Materiales de Oficina, Papelería, Consumibles y Accesorios de Cómputo, Material Fotográfico y Audiovisual, Artículos de Limpieza y Material Eléctrico
256
Levantamiento de Inventario Físico en Almacén de Materiales de Oficina, Papelería, Consumibles y Accesorios de Cómputo, Material Fotográfico y Audiovisual, Artículos de Limpieza y Material Eléctrico
259
Mantenimiento Preventivo y Correctivo de los Bienes Inmuebles 262
Reparación a las Instalaciones Eléctricas, Hidráulicas, Sanitarias, Telefónicas y de Mobiliario
266
Atención a Solicitudes de Acondicionamiento de Área para Sala de Juntas 270
Baja de Vehículos 274
Trámite de Tenencia y Derechos de Control Vehicular 278
Actualización de Resguardos de Vehículos Oficiales 282
Trámite para Reposición de Placas y Tarjetas de Circulación 286
Trámite de Mantenimiento Preventivo y Correctivo del Parque Vehicular 293
Apoyo para Traslado de Personal Comisionado 297
Control de Vales de Gasolina 300
Oficina de Tecnologías de la Información
Servicio de Soporte Técnico 303
Unidad de Publicidad Social
Diseño de Suplementos, Folletos, Trípticos, Planas para Revista, Anuncios en Prensa, Carteles y Lonas
307
Unidad de Relaciones Públicas
Convocatoria y atención a Representantes de Medios de Comunicación durante Actos o Eventos de Gobierno
310
Gestión de Solicitudes de Entrevista con el C. Gobernador del Estado 315
Actualización y Distribución del Directorio de Funcionarios de Gobierno 318
Actualización y Distribución del Directorio de Medios de Comunicación 321
Elaboración y distribución de Cartas de Felicitación para Representantes y Medios de Comunicación y sus Representantes
324
Unidad de Enlaces Institucionales
Coordinación de las Reuniones del Consejo Estatal de Comunicación Social 330
Apoyo a los Enlaces Institucionales en la Convocatoria e Invitación a Medios de Comunicación
332
Atención de Solicitudes de Distribución de Comunicados de Prensa enviados por los Enlaces Institucionales
335
Dirección de Prensa
Cobertura de Prensa de Actividades de Gobierno 338
Elaboración y Emisión de Comunicados de Prensa 342
Publicación de Comunicados de Prensa en el Sitio WEB 345
Elaboración y Emisión de Fotografías de Actividades de Gobierno 349
Elaboración y Distribución de Síntesis Informativa 355
Dirección de Radio
Elaboración y Difusión de Comunicados de Radio 358
Producción de Spots Radiofónicos 364
Transmisión de Controles Remotos 370
Producción y Difusión del Programa Veracruz en la Hora Nacional 374
Producción y Difusión del Programa El Latir de Veracruz 378
Realización de Reportajes, Cápsulas Informativas, Semblanzas y/o Entrevistas 381
Monitoreo y Análisis de Información Difundida por los Noticieros de Radio sobre la Actividad Gubernamental
386
Dirección de Televisión
Cobertura de Televisión de Actividades de Gobierno 389
Elaboración y Distribución de Cortes Informativos 394
Elaboración y Distribución de Pautas de Noticieros de Televisión 398
Realización de Promocionales, Cápsulas Informativas y Reportajes de Televisión 401
DIRECTORIO 407
FIRMAS DE AUTORIZACIÓN 408
PRESENTACIÓN
La Dirección General de Comunicación Social es la entidad encargada de mantener comunicada oportuna y verazmente a la sociedad veracruzana a través de la difusión informativa, publicitaria y promocional de las actividades, obras y servicios de la administración pública estatal, aplicando para ello estrategias de publicidad social y de contacto directo.
En ese sentido, y para lograr un funcionamiento eficaz de su estructura organizacional, debe contar con los elementos necesarios que faciliten el desarrollo de las tareas encomendadas a cada uno de los servidores públicos que la integran, y que constituyen la base fundamental para la ejecución de su quehacer.
El Manual General de Procedimientos de la Dirección General de Comunicación Social, es un instrumento administrativo que permite conocer el funcionamiento interno de cada una de las áreas de la Dependencia; y conocer la descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.
Está basado en la estructura organizacional aprobada por la Contraloría General y la Secretaría de Finanzas y Planeación, y se integra de la siguiente manera:
Presentación; estructura gráfica de la constitución organizacional de la Dirección y descripción de la simbología utilizada en los diagramas de flujo de cada procedimiento.
Las representaciones gráficas de las actividades que desarrollan las Direcciones y Unidades; y descripciones lógicas y secuenciales de sus actividades.
Firmas de autorizaciónáreas de la elaboración, revisión y autorización de este Manual.
La creciente capacidad de comunicación y expresión de los veracruzanos, obliga a cambios estructurales internos en la Dirección para un desarrollo apropiado y sostenible, acordes a una nueva praxis, que nos permitan comunicar más y mejor.
Lic. Alfredo Gándara Andrade Director General de Comunicación Social
Xalapa, Ver; Abril de 2009.
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SIMBOLOGÍA
TERMINAL: Indica el inicio y/o fin del procedimiento.
OPERACIÓN: Representa la ejecución de una actividad operativa o acciones a realizar conexcepción de decisiones o alternativas.
DECISIÓN Y/O ALTERNATIVA: Indica el punto dentro del flujo en el que son posiblesvarios caminos o alternativas (preguntas o verificación de decisiones).
DOCUMENTO: Representa cualquier tipo de documento que se utilice, reciba, se genere osalga del procedimiento.
ARCHIVO PERMANENTE: Indica que se guarda un documento de forma definitiva.
ARCHIVO TEMPORAL: Indica que se guarda un documento en forma provisional.
SISTEMA INFORMÁTICO: Indica el uso de un sistema informático en el procedimiento.
PASA EL TIEMPO: Representa una interrupción del proceso.
CONECTOR DE ACTIVIDAD: Representa una conexión o enlace de una parte deldiagrama de flujo con otra parte lejana de mismo.
DIRECCIÓN DE FLUJO O LÍNEAS DE UNIÓN: Conecta los símbolos señalando el ordenen que deben realizarse las distintas actividades.
ACLARACIÓN: Se utiliza para indicar un comentario o nota correspondiente a unaactividad específica del procedimiento.
PREPARACIÓN O CONECTOR DE PROCEDIMIENTO: Indica conexión del procedimientocon otro que se realiza de principio a fin para poder continuar el descrito.
3
SIMBOLOGÍA
DISQUETE: Representa la acción de respaldar la información generada en elprocedimiento en una unidad magnética.
DISCO COMPACTO: Representa la acción de respaldar la información generada en elprocedimiento en una unidad de lectura óptica.
CONECTOR DE PÁGINA: Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama deflujo con otra página del mismo.
OBJETO: Es la representación gráfica de un objeto tangible descrito dentro delprocedimiento.
ROLLO FOTOGRÁFICO: Representa la acción de respaldar los registros fotográficos quese obtienen durante la cobertura de giras de trabajo y/ o actividades de gobierno.
FOTOGRAFÍA: Representa la reproducción de imágenes fijas que se obtienen en elproceso de revelado de un rollo fotográfico.
CONTACTO: Representa un índice de fotografías.
PERIÓDICOS O MEDIOS IMPRESOS: Representa la acción de consultar, leer o verificardurante el procedimiento cualquier material hemerográfico.
AUDIOCASETE: Representa la acción de respaldar el audio (voz y sonido) que se obtienedurante la cobertura de giras de trabajo y/ o actividades de gobierno.
VIDEOCASETE: Representa la acción de respaldar el audio e imágenes (voz, sonido,imágenes en movimiento) que se obtiene durante la cobertura de giras de trabajo y/ oactividades de gobierno.
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4
DGCS/DJ 5 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ASESORÍA JURÍDICA
Objetivo: Coadyuvar a las diversas Áreas que integran la Dirección General de Comunicación Social en la elaboración y revisión de ordenamientos e instrumentos jurídicos, con el fin de que estos se apeguen al marco jurídico aplicable.
Frecuencia: Eventual.
La emisión de Observaciones y comentarios a los Proyectos de ordenamientos o instrumentos jurídicos deberá hacerse en el ámbito de competencia de la Dirección General de Comunicación Social.
Las Observaciones y comentarios a los Proyectos de ordenamientos o instrumentos deberá realizarse con base en la información jurídica vigente y aplicable al proyecto en consulta.
Se consideran ordenamientos o instrumentos jurídicos los Reglamentos Internos, Lineamientos, Decretos, Acuerdos, Contratos de Arrendamiento y Adquisición de Bienes y Servicios.
Los Documentos jurídicoslibros y diccionarios jurídicos.
Normas
Dirección Jurídica
Elaboró:
Unidad Administrativa
Revisó:
Director General de
Comunicación Social
Autorizó:
Abril de 2009
Fecha:
DGCS / DJ
6 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ASESORÍA JURÍDICA
Dirección Jurídica
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
1
2
3
4
5
6
Recibe de las diversas áreas de la Dirección General de Comunicación Social en original el Oficio de solicitud de opinión y anexo(s) del (los) Proyecto(s) de ordenamiento(s) o instrumento(s) jurídico(s).
Obtiene del archivo alfabético temporal del Jurídico los Documentos jurídicos que se aplican al (los) Proyecto(s) de ordenamiento(s) o instrumento(s) jurídico(s).
Analiza la información jurídica y elabora en originales las Observaciones y comentarios al (los) proyecto(s) de ordenamiento(s) o instrumento(s) jurídico(s) y archiva de manera alfabética temporal los Documentos jurídicos consultados.
Elabora y firma en original el Oficio de contestación y anexa las Observaciones y comentarios al (los) proyecto(s) de ordenamiento(s) o instrumento(s) jurídico(s)
Pasa el tiempo.
Fotocopia el Oficio de contestación y de las Observaciones y comentarios.
Envía los originales del Oficio de contestación, las Observaciones y comentarios y el (los) Proyecto(s) de ordenamiento(s) o instrumento(s) jurídico(s) al área de la Dirección General de Comunicación Social que lo solicitó y recaba sello de acuse de recibo en la fotocopia del Oficio de contestación y en las Observaciones y comentarios y archiva estos documentos junto con el original del Oficio de solicitud de opinión de manera cronológica definitiva.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
DGCS/DJ 8 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
INTEGRACIÓN Y PRESENTACIÓN DE DENUNCIAS PENALES
Objetivo: Proporcionar al Ministerio Público los elementos necesarios para llevar ante los tribunales a los servidores públicos que causen daño patrimonial al erario público.
Frecuencia: Eventual.
La Denuncia de hechos deberá ser firmada por el Director Jurídico.
La Denuncia de hechos deberá ser presentada ante la Agencia del Ministerio Público correspondiente y con copia al Procurador General del Estado, siempre y cuando exista un Dictamen de auditoría que señale un daño patrimonial al erario público.
Como pruebas que acrediten el daño patrimonial, además del Dictamen de auditoría, se considerarán aquellas que admita el Código de Procedimientos Penales (testimonial, documental, confesional, documental pública, documental privada, pericial, entre otras).
La Dirección Jurídica deberá ser coadyuvante del Ministerio Público una vez que la Denuncia de he-chos ha sido consignada ante un Juez, proporcionando los elementos de juicio que permitan forta-lecer las pruebas existentes además, tendrá la obligación de darle seguimiento al proceso penal.
Como elementos de juicio para fortalecer las pruebas existentes deberán entenderse los cuestionamientos que permitan guiar al Ministerio Público en el proceso penal y la aportación de nuevas pruebas en caso de existir.
Normas
Dirección Jurídica
Elaboró:
Unidad Administrativa
Revisó:
Director General de
Comunicación Social
Autorizó:
Abril de 2009
Fecha:
DGCS / DJ
9 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
INTEGRACIÓN Y PRESENTACIÓN DE DENUNCIAS PENALES
Dirección Jurídica
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
1
2
3
4
5
6
Recibe de la Dirección General de Auditoría Gubernamental Oficio de conocimiento en original donde se señala la existencia de un daño patrimonial al erario público anexo Dictamen de auditoría en original y Documentos comprobatorios en original que acrediten lo manifestado.
Elabora y firma Denuncia de hechos en original, obtiene dos fotocopias dela Denuncia de hechos, del Dictamen de auditoría y de los Documentoscomprobatorios que acrediten lo manifestado, entrega originales ante elMinisterio Público y recaba acuse de recibo en la segunda fotocopia de dichos documentos.
Envía una fotocopia de la Denuncia de hechos, del Dictamen de auditoría y de los Documentos comprobatorios que acrediten lo manifestado al Procurador General del Estado y la segunda fotocopia de dichos documentos la archiva como acuse de recibo de manera cronológica temporal junto con elOficio de conocimiento en original donde se señala la existencia de un daño patrimonial.
Pasa el tiempo.
Acude ante el Ministerio Público designado para conocer del avance de laaveriguación previa y la fecha de ratificación de la denuncia de hechos.
Pasa el tiempo.
Acude ante el Ministerio Público en la fecha acordada para ratificar la denuncia de hechos.
Pasa el tiempo.
Acude ante el Ministerio Público para conocer el avance de la averiguaciónprevia y verifica si éste consigna la denuncia de hechos ante el Juez correspondiente.
¿Se consignó la denuncia de hechos ante el Juez correspondiente?
DGCS/DJ
10NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
INTEGRACIÓN Y PRESENTACIÓN DE DENUNCIAS PENALES
Dirección Jurídica
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
7A
8
En caso de no haber sido consignada: Recibe del Ministerio Público Oficio de notificación en original señalando que la denuncia de hechos no ha sido consignada al Juez por falta de elementos y archiva de manera cronológica definitiva dicho documento.
Fin.
En caso de haber sido consignada: Elabora y entrega Documento de cuestionamientos en original y/o nuevos Documentos comprobatorios en original al Ministerio Público.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
DGCS/DJ
12NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
JUICIO LABORAL INDIVIDUAL
Objetivo: conforme a derecho convenga o corresponda.
Frecuencia: Eventual.
La Demanda laboral deberá ser atendida por el Director Jurídico en representación de la Dirección General de Comunicación Social.
El Director Jurídico tendrá la obligación de presentarse y respetar las fechas de audiencia ofrecidas por el Tribunal Estatal de Conciliación y Arbitraje.
La Dirección Jurídica tendrá la obligación de intervenir jurídicamente en lo que conforme a derecho corresponda.
Como Documentos comprobatorios deberán considerarse las pruebas que admita la normatividad en la materia (testimonial, documental, confesional, presuncional legal y humana y superveniente).
El Expediente de demanda deberá contar con copia de los Documentos comprobatorios para ser utilizados siempre y cuando se recurra al Juicio de Amparo Directo.
Normas
Dirección Jurídica
Elaboró:
Unidad Administrativa
Revisó:
Director General de
Comunicación Social
Autorizó:
Abril de 2009
Fecha:
DGCS/DJ
13NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
JUICIO LABORAL INDIVIDUAL
Dirección Jurídica
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
1
2
3
4
5
6
7
8
Recibe del Tribunal Estatal de Conciliación y Arbitraje original de la Notificación del acuerdo que admite la demanda laboral con fecha y hora de audiencia para conciliación, demanda, excepciones, ofrecimiento y recepción de pruebas.
Prepara la contestación de la demanda.
Integra Expediente de demanda y elabora en original y copia Solicitud de documentos comprobatorios, la cual envía al Departamento de Recursos Humanos en original y recaba sello de recibido en la copia.
Pasa el tiempo.
Recibe del Departamento de Recursos Humanos los Documentos comprobatorios en original.
Elabora Contestación de demanda en original y anexa Documentos comprobatorios en original.
Acude con dichos documentos ante el Tribunal Estatal de Conciliación y Arbitraje en la fecha y hora indicada ante la Mesa del Escribiente que le corresponda acreditando su personalidad jurídica y trata de conciliar con el demandante.
¿Concilia con el demandante?
En caso de conciliar: Firma Convenio en original elaborado por el Tribunal Estatal de Conciliación y Arbitraje donde se estipula la forma en que se efectuará el pago de la indemnización o en su caso la reinstalación del demandante y recibe copia del Convenio.
Obtiene fotocopia del Convenio, elabora Oficio en original y copia dirigido al Jefe de la Unidad Administrativa en original y copia, informando del resultado de la conciliación para su seguimiento correspondiente, firma Oficio y anexa la fotocopia del Convenio, turna ambos documentos al Titular de la Unidad Administrativa y recaba sello de recibido en la copia del Oficio.
DGCS/DJ
14NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
JUICIO LABORAL INDIVIDUAL
Dirección Jurídica
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
9
10
11
12
13
14
Devuelve al Departamento de Recursos Humanos Documentos comprobatorios en original e integra la copia del Convenio, del Oficio y el original de la Contestación de demanda al Expediente de demanda quearchiva de manera alfabética definitiva.
Fin.
En caso de no conciliar: Entrega a la Mesa del Escribiente el original de la Contestación de demanda y ofrece Documentos comprobatorios teniendo uso de la voz para objetar lo que a su derecho convenga.
Recibe de la Mesa del Escribiente verbalmente fecha de audiencia.
Pasa el tiempo.
Acude al Tribunal Estatal de Conciliación y Arbitraje en la fecha y hora indicada, recibe copia del Dictamen de sentencia definitiva del Magistrado Presidente del Tribunal y verifica el tipo de sentencia.
¿Qué tipo de sentencia es?
En caso de ser favorable: Integra copia del Dictamen de sentencia definitiva al Expediente de demanda laboral que archiva de manera alfabética definitiva.
Fin.
En caso de ser desfavorable: Notifica verbalmente al demandante y ante la Mesa del Escribiente de que promueve el recurso de amparo directo ante el Tribunal Colegiado de Circuito e integra la copia del Dictamen de sentencia definitiva al Expediente de demanda laboral que archiva de manera alfabética temporal.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Conecta con el procedimiento Juicio de Amparo Directo.
DGCS/DJ
17NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
JUICIO DE AMPARO DIRECTO
Objetivo: Resolver una controversia de carácter constitucional entre el quejoso y la Dirección General de Comunicación Social.
Frecuencia: Eventual.
Ante un juicio de amparo directo en contra de la Dirección General de Comunicación Social el Director Jurídico deberá acudir como representante legal de dicha dependencia cuando así lo requiera la autoridad competente.
El juicio de amparo directo deberá efectuarse ante el Juez de Distrito del lugar.
El Director Jurídico tendrá la obligación de presentarse y respetar las fechas de comparecencia para la audiencia constitucional ante el Juez de Distrito del lugar.
Cuando la sentencia sea desfavorable para la Dirección General de Comunicación Social se cumplirá la obligación solicitada por el trabajador conforme al marco jurídico aplicable en la materia.
Normas
Dirección Jurídica
Elaboró:
Unidad Administrativa
Revisó:
Director General de
Comunicación Social
Autorizó:
Abril de 2009
Fecha:
DGCS/DJ
18NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
JUICIO DE AMPARO DIRECTO
Dirección Jurídica
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
1
2
3
4
5
6
7
8
Recibe del Juez de Distrito Aviso de audiencia constitucional en original para rendir informe de acuerdo a derecho y prepara la contestación.
Extrae del Expediente de demanda la copia de los Documentos comprobatorios y obtiene del archivo alfabético temporal de la Dirección Jurídica Documentos jurídicos aplicables.
Analiza los Documentos jurídicos aplicables y copia de los Documentoscomprobatorios.
Elabora y firma al juicio de amparo en original y Documentos comprobatorios en copia, y archiva de manera cronológica alfabética temporal los Documentos jurídicos consultados.
Obtiene fotocopia de la Contestación al juicio de amparo así como de los Documentos comprobatorios, las cuales integra al Expediente de demanda.
Acude a la audiencia constitucional ante el Juez de Distrito y entrega fotocopia de la Contestación y de los Documentos comprobatorios.
Pasa el tiempo.
Recibe del Juez de Distrito copia del Dictamen de sentencia definitiva yverifica el tipo de sentencia.
¿Qué tipo de sentencia es?
En caso de ser desfavorable: Obtiene fotocopia del Dictamen de sentencia definitiva, elabora Oficio dirigido al Jefe de la Unidad Administrativa en original y copia, informando dela sentencia dictada para su seguimiento correspondiente.
DGCS/DJ
19NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
JUICIO DE AMPARO DIRECTO
Dirección Jurídica
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
9
10
11
Firma Oficio en original y copia, anexa la fotocopia del Dictamen de sentencia definitiva, turna el original del oficio y la fotocopia del Dictamen de sentencia definitiva al Jefe de la Unidad Administrativa y recaba acuse de recibo en la copia del Oficio.
Integra la copia del Dictamen de sentencia definitiva y del Oficio al Expediente de demanda que archiva de manera alfabética definitiva.
Fin.
En caso de ser favorable: Integra la copia del Dictamen de sentencia definitiva al Expediente de demanda, el cual archiva de manera alfabética definitiva.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
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DGCS/UA/RH
22NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ELABORACIÓN DE GAFETES OFICIALES
Objetivo: Proporcionar al personal adscrito a la Dependencia el Gafete Oficial que lo identifique como servidor público de la Dirección General de Comunicación Social.
Frecuencia: Eventual.
Los Gafetes oficiales del personal que expida la Dirección General de Comunicación Social, serán para identificarse como empleado de la misma.
Los Gafetes oficiales del personal que expida la Dirección General de Comunicación Social, serán elaborarse de acuerdo al Formato de Gafete establecido por el manual de identidad.
Los empleados de la Dirección General de Comunicación Social deberán portar a la vista durante la jornada laboral o en comisiones que se le encomienden su Gafete oficial.
El Gafete oficial del trabajador será válido si cuenta con la firma del Director General de Comunicación Social que se encuentre vigente y que presente la vigencia del mismo.
En caso de extravío del Gafete oficial Oficio o Tarjetadel mismo especificando el motivo de la solicitud.
Normas
Unidad Administrativa
Departamento de Recursos Humanos
Elaboró:
Unidad Administrativa
Revisó:
Director General de
Comunicación Social
Autorizó:
Abril de 2009
Fecha:
DGCS/UA/RH
23NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ELABORACIÓN DE GAFETES OFICIALES
Departamento de Recursos Humanos
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
1
2
3
4
5
Recibe al interesado y le toma una Fotografía digital y revisa en el Expediente Personal los datos del registro de alta.
Elabora e imprime el Gafete oficial del trabajador de acuerdo al Formato de Gafete establecido por el manual de identidad.
Recaba firma en el Gafete oficial tanto del trabajador como del Titular de la Dependencia.
Entrega al interesado el Gafete oficial y recaba firma en el Formato de responsiva en el cual debe poner el trabajador su nombre y firma de enterado de las condiciones y uso del mismo.
Archiva de manera cronológica definitiva la responsiva del Gafete oficial enel expediente de responsivas .
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
DGCS/UA/RH
25NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
REGISTRO Y CONTROL DE INCIDENCIAS
Objetivo: Registrar los descuentos que corresponden al trabajador por concepto de faltas, retardos o sanciones, para su aplicación en nómina.
Frecuencia: Diaria.
Los Titulares de las áreas de la Dirección deberán enviar semanalmente al Departamento de Recursos Humanos los Registros de entrada y salida del personal a su cargo.
Las incidencias deberán validarse con los Registros de entrada y salida, Solicitudes de permisoso Justificantes, presentadas en el mes, para determinar la aplicación o no de descuentos en el caso de retardos y faltas.
El control de las incidencias deberá apegarse a lo estipulado en el Manual de Recursos Humanos para las Dependencias Públicas del Poder Ejecutivo del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave emitido por la Secretaría de Finanzas y Planeación y las Condiciones Generales de Trabajo del Sindicato de Trabajadores al Servicio de Poder Ejecutivo al Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave.
El Oficio de Incidenciaárea a la que se encuentre adscrito, fecha de la incidencia, fecha de la aplicación del descuento e importe a descontar.
Las incidencias que representen sanción económica deberán aplicarse en el Sistema de Nómina, en la quincena o mes siguiente.
Normas
Unidad Administrativa
Departamento de Recursos Humanos
Elaboró:
Unidad Administrativa
Revisó:
Director General de
Comunicación Social
Autorizó:
Abril de 2009
Fecha:
Departamento de Recursos Humanos
1
2
3
3A
4
5
Recibe de las áreas de la Dirección el Registro de entrada y salida en original, debidamente requisitado, los Oficios de comisión en fotocopia y las Solicitudes de permisos o Justificantes en original, que correspondan al mes de verificación.
Coteja el Registro de entrada y salida contra los Oficios de comisión enfotocopia y Solicitudes de permisos o Justificantes en original y determina si existieron incidencias no justificadas.
¿Existen incidencias no justificadas?
En caso de que no: Organiza y archiva de manera cronológica definitiva el Registro de entrada y salida original, Oficios de comisión y las Solicitudes de permisos oJustificantes en original.
En caso de que si: Elabora y emite Reporte de incidencias en tres tantos.
Registra los descuentos en el Sistema de Control de Nómina que con fundamento en el Manual de Recursos Humanos para las Dependencias Públicas del Poder Ejecutivo del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave y las Condiciones Generales de Trabajo que correspondan y archiva de manera cronológica temporal el Reporte de incidencias en un tanto.
Organiza y archiva de manera cronológica definitiva el Registro de entrada y salida original Oficios de comisión en fotocopia y las Solicitudes de permisos o Justificantes en original.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Conecta con el procedimiento: Captura, emisión y pago de Nómina quincenal o Captura, emisión y pago de Nómina de gratificación extraordinaria.
ÁREA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN
DGCS/UA/RH
26NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
REGISTRO Y CONTROL DE INCIDENCIAS
DGCS/UA/RH
28NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
REGISTRO Y CONTROL DE PERMISOS
Objetivo: Otorgar al personal de la Dirección General de Comunicación Social la autorización para ausentarse de las labores por permisos que por derecho le correspondan.
Frecuencia: Periódica.
El procedimiento para el registro y control de permisos procederá conforme a lo establecido en el Manual de Recursos Humanos para las Dependencias Públicas del Poder Ejecutivo del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave emitido por la Secretaría de Finanzas y Planeación y las Condiciones Generales de Trabajo del Sindicato de Trabajadores al Servicio de Poder Ejecutivo al Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave.
El formato de Solicitud de permiso deberá solicitarla de manera económica el interesado, en el Departamento de Recursos Humanos.
La Solicitud de permisos deberá tramitarse debidamente autorizada con un día hábil de anticipación en el Departamento de Recursos Humanos.
La Solicitud de permisos, procederá previa verificación del Departamento de Recursos Humanos.
Normas
Unidad Administrativa
Departamento de Recursos Humanos
Elaboró:
Unidad Administrativa
Revisó:
Director General de
Comunicación Social
Autorizó:
Abril de 2009
Fecha:
Departamento de Recursos Humanos
1
2
2A
3
4
Recibe del interesado la Solicitud de permiso, en original y copia, debidamente requisitado.
Verifica si procede la Solicitud de permiso, en original y copia.
¿Procede la Solicitud de permiso?
No procede :Informa al interesado, con fundamento en Manual de Recursos Humanos para las Dependencias Públicas del Poder Ejecutivo del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave y/o las Condiciones Generales de Trabajo, las razones por las que no procede y devuelve la Solicitud de permiso, en original y copia.
Si procede: Recaba firma de visto bueno del Jefe del Departamento de Recursos Hu-manos en la Solicitud de permiso, en original y copia.
Devuelve al interesado la Solicitud de permiso en original, y la copia la archiva de manera cronológica temporal en su Expediente personal.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Conecta con el procedimiento: Registro y Control de Incidencias.
ÁREA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN
DGCS/UA/RH
29NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
REGISTRO Y CONTROL DE PERMISOS
DGCS/UA/RH
31NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ALTA O REINGRESO AL INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO SOCIAL
Normas
Objetivo: Presentar ante la Secretaría de Finanzas y Planeación los documentos oficiales y validados para que se tramiten los movimientos de alta y/o reingreso al Instituto Mexicanodel Seguro Social de los Trabajadores adscritos a la Dirección General de ComunicaciónSocial
Frecuencia: Periódica.
El trámite de alta o reingreso al servicio médico del Instituto Mexicano del Seguro Social de un tra-bajador, sólo procederá si se cuenta con la autorización de su ingreso a la Dirección General de Co-municación Social
El trámite de alta o reingreso al servicio médico del Instituto Mexicano del Seguro Social deberárealizarse con apego en lo estipulado en la Ley del Seguro Social vigente, artículo 15, párrafo primero.
El Formato Precensal se debe llenar de acuerdo a los datos proporcionas en la Cédula de identificación.
El Formato Precensal, Acta de nacimiento y Documento oficial con el número de IMSS legible seentregarán a la Secretaría de Finanzas y Planeación para que se tramite el alta y/o reingreso deltrabajador al Instituto Mexicano del Seguro Social por medio de oficio en dos tantos.
Unidad Administrativa
Departamento de Recursos Humanos
Elaboró:
Unidad Administrativa
Revisó:
Director General de
Comunicación Social
Autorizó:
Abril de 2009
Fecha:
DGCS/UA/RH
32NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ALTA O REINGRESO AL INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO SOCIAL
Recibe del trabajador fotocopia de su Acta de nacimiento y Documento oficial con el número de IMSSde Finanzas y Planeación y se requisita el Formato Precensal.
Elabora y recaba firma en el Oficio de solicitud de altas y/o reingresos al IMSS en original.
Integra un paquete del Oficio de solicitud de altas y/o reingresos al IMSS y el Formato Precensal en original, el Acta de nacimiento y Documento oficial con el número de IMSS en copia.
Envía al Departamento de Seguridad Social de la Secretaría de Finanzas y Planeación, el Oficio de solicitud de altas y/o reingresos al IMSS, en original, Formato Precensal en original con el Acta de nacimiento y Documento oficial con el número de IMSS ambos documentos en copias para que se realice el trámite correspondiente ante el Instituto Me-xicano del Seguro Social, distribuye la primera copia del Oficio de soli-citud de altas y/o reingresos al IMSS a la Unidad Administrativa y archiva de manera cronológica permanente la segunda copia del Oficio de solicitud de altas y/o reingresos al IMSS, Formato Precensal, Acta de nacimiento y Documento oficial con el número de IMSS como acuse de recibo.
Pasa el tiempo.
Recibe del Departamento de Seguridad Social de la Secretaría de Finanzas y Planeación, Relación de ingreso de los trabajadores afiliados al Instituto Mexicano del Seguro Social en original.
Departamento de Recursos Humanos
1
2
3
4
5
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
DGCS/UA/RH
33NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ALTA O REINGRESO AL INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO SOCIAL
Establece contacto telefónico con el empleado y se le comunica que debe pasar al Departamento de Recursos Humanos para entregarle fotocopia de su Ingreso ante el IMSS y recaba firma de recibido en la fotocopia del mismo, la cual se archiva de manera cronológica definitiva.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Departamento de Recursos Humanos
6
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
DGCS/UA/RH
35NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ALTA DE PERSONAL ANTE TERCEROS INSTITUCIONALES
Objetivo: Elaborar y remitir la documentación necesaria a la Secretaría de Finanzas y Planeaciónpara que se realice el alta del personal ante terceros institucionales.
Frecuencia:
El procedimiento de alta de personal ante terceros institucionales deberá realizarse en base a lo establecido en el Manual de Recursos Humanos para las Dependencias Públicas del Poder Ejecutivo del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave emitido por la Secretaría de Finanzas y Planeación y las Condiciones Generales de Trabajo del Sindicato de Trabajadores al Servicio de Poder Ejecutivo al Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave.
El personal de base deberá darse de alta ante los siguientes Terceros Institucionales: Instituto dePensiones del Estado (I.P.E.), Sistema de Ahorro para el Retiro (S.A.R.) y Seguro Institucional. Si es sindicalizado ante el Sindicato correspondiente.
El personal eventual (contrato) sólo deberá darse de alta ante los siguientes Terceros Institucionales: el Sistema de Ahorro para el Retiro (S.A.R.) y Seguro Institucional.
El empleado deberá acudir al Departamento de Recursos Humanos para requisitar los Formatos defiliación a terceros institucionales que correspondan.
Normas
Unidad Administrativa
Departamento de Recursos Humanos
Elaboró:
Unidad Administrativa
Revisó:
Director General de
Comunicación Social
Autorizó:
Abril de 2009
Fecha:
DGCS/UA/RH
36NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ALTA DE PERSONAL ANTE TERCEROS INSTITUCIONALES
Determina que tipo de contratación tiene el empleado que se deberá dar de alta.
¿ Qué tipo de contratación tiene?
En caso de ser eventual: Solicita al empleado requisite el Formato de Seguro Institucional enoriginal y copia.
Elabora Oficio de envío de documentación para terceros institucionales en original y copia, recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa y envía a la Subdirección de Recursos Humanos de la Secretaría de Finanzas y Planeación el original del Oficio de envío de documentación para terceros institucionales y el original del Formato de Seguro Institucional.
Recaba sello de recibido en la copia del Oficio de envío de documentación para terceros institucionales y en la copia del Formato de Seguro Institucional de la cual obtiene una fotocopia y la archiva de manera alfabética definitiva en el Expediente personal del empleado así como de manera cronológica definitiva como acuse de recibo la copia del Oficio de envío de documentación para terceros institucionales .
Entrega al empleado la copia del Formato de Seguro Institucional.
En caso de ser base: Elabora y firma Formato de Movimiento de Personal en original y tres copias.
Solicita al empleado requisite el Formato de filiación al S.A.R y el Formato de Seguro Institucional ambos en original y copia.
Departamento de Recursos Humanos
1
1A.1
1A.2
1A.3
1A.4
2
3
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
DGCS/UA/RH
37NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ALTA DE PERSONAL ANTE TERCEROS INSTITUCIONALES
Elabora Oficio de envío de documentación para terceros institucionales en original y copia, recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa y envíaa la Subdirección de Recursos Humanos de la Secretaría de Finanzas y Planeación los siguientes documentos: - Original del Oficio de envío de documentación para terceros institucionales,- 1a. Copia del Formato de Movimiento de Personal - Copia de Acta de Nacimiento del empleado - Copia del Formato de Afiliación al S.A.R.- Original del Formato de Seguro Institucional
Recaba sello de recibido en la copia del Oficio de envío de documentación para terceros institucionales, en el original del Formato de Movimiento de Personal, original del y copia del Formato de Seguro Institucional.
Obtiene una fotocopia de la copia del Formato de Seguro Institucional.
Entrega al empleado la 3a. copia del Formato de Movimiento de Personaly la copia del Formato de Seguro Institucional.
Elabora Oficio de alta ante el IPE en original y copia y recaba firma del Jefede la Unidad Administrativa.
Envía al Instituto de Pensiones del Estado el original del Oficio de alta anteel I.P.E. y la 2a. copia del Formato de Movimiento de Personal
Recaba sello de recibido en la copia del Oficio de alta ante el I.P.E., y lo archiva de manera cronológica definitiva así como el Formato de Movimiento de Personal original de manera alfabética definitiva en el Expediente personal del empleado.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Departamento de Recursos Humanos
4
5
6
7
8
9
10
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
DGCS/UA/RH
40NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
APLICACIÓN DE DESCUENTOS POR DEMANDAS JUDICIALES
Objetivo: Realizar los descuentos económicos correspondientes al personal de la Dependencia que ha sido objeto de una demanda judicial por pensión alimenticia.
Frecuencia: Eventual.
La aplicación de descuentos por concepto de pensión alimenticia deberán ser ordenados por la autoridad judicial demandante, por lo que se deberá contar con el Oficio de notificación original remitido por dicha autoridad.
La aplicación de descuentos por concepto de pensión alimenticia deberá basarse en el Manual de Re-cursos Humanos para las Dependencias Públicas del Poder Ejecutivo del Estado de Veracruz de Ig-nacio de la Llave emitido por la Secretaría de Finanzas y Planeación
Normas
Unidad Administrativa
Departamento de Recursos Humanos
Elaboró:
Unidad Administrativa
Revisó:
Director General de
Comunicación Social
Autorizó:
Abril de 2009
Fecha:
Departamento de Recursos Humanos
1
2
3
Recibe de la Autoridad Judicial correspondiente Oficio de notificación enoriginal para la aplicación de descuento por concepto de pensión alimenticia y lo analiza.
Conecta con el procedimiento Captura, emisión y pago de nómina quincenal o Captura, emisión y pago de nómina de gratificación extraordinaria.
Elabora en original y copia Oficio de notificación de descuento y recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa, el original lo entrega al empleado demandado y en la copia recaba firma de recibido, posteriormente la archiva de manera cronológica definitiva en el Expediente personal.
Elabora en original y copia Oficio de notificación de descuento aplicado yrecaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa, el original lo entrega a la Autoridad Judicial respectiva y en la copia recaba firma y sello de recibido, posteriormente la archiva de manera cronológica definitiva en el Expediente personal junto con el Oficio de notificación original recibido.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
ÁREA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN
DGCS/UA/RH
41NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
APLICACIÓN DE DESCUENTOS POR DEMANDAS JUDICIALES
Objetivo: Preparar oportunamente, la integración y la emisión de las percepciones que por las jornadas laborales les correspondan a los servidores públicos de base y eventuales adscritos a la Dirección
Frecuencia: Quincenal .
La emisión de la nómina quincenal incluye el pago de las percepciones que corresponden al personal de base y eventual de la Dependencia.La integración y emisión de la nómina quincenal deberá apegarse al calendario establecido por la Secretaría de Finanzas y Planeación.Para llevar a cabo el proceso de integración y emisión de la nómina, el Departamento de Recursos Humanos considerará el Marco Normativo de Percepciones y Deducciones establecido por la Secretaría de Finanzas y Planeación.El envío del depósito a la institución bancaria a través del Sistema Pagel deberá efectuarse un día antes a la fecha de pago. En el caso de que se presente un pago por concepto de estímulo por años de servicio, se hará mediante la captura de pagos directos en el Módulo de Recursos Humanos del Sistema Desconcentrado de la Secretaría de Finanzas y Planeación. El reporte de pagos directos de estímulo por años de servicio deberá enviarse al Departamento de Seguridad Social de la Secretaría de Finanzas y Planeación, en el caso de no haber pagos por este concepto se notifica a través de oficio.Los Paquetes de pago
personal de base y eventual. personal de base y eventual.
Normas
DGCS/UA/RH
43NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
CAPTURA, EMISIÓN Y PAGO DE NÓMINA QUINCENAL
Unidad Administrativa
Departamento de Recursos Humanos
Elaboró:
Unidad Administrativa
Revisó:
Director General de
Comunicación Social
Autorizó:
Abril de 2009
Fecha:
Departamento de Recursos Humanos
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
1
2
2A.1
2A.2
3
4
Obtiene del archivo alfabético definitivo el Expediente de personal y el Expediente de movimientos de personal y consulta los movimientos de altas y bajas del personal.
Accede al Módulo de Recursos Humanos del Sistema Desconcentrado,actualiza las altas y bajas quincenales del personal y verifica los movimientos en la nómina.
¿Existen movimientos de afectación a la nómina?
En caso de existir pagos directos y bajas de personal:Consulta el Marco normativo de percepciones y deducciones de laSecretaría de Finanzas y Planeación que obtiene del archivo cronológico temporal y de acuerdo a las fechas de baja contenidas en el Expediente de movimientos de personal
Accede al Módulo de Recursos Humanos del Sistema Desconcentrado ycaptura los datos requeridos para efectuar la baja de personal y archiva de manera cronológica temporal el Marco normativo de percepciones y deducciones.
Pasa el tiempo.
Continúa con la actividad No. 7.
En caso de existir altas y pagos retroactivos al personal: Accesa al Módulo de Recursos Humanos del Sistema Desconcentrado yde acuerdo a las fechas de altas contenidas en el Expediente de movimientos de personal
Archiva de manera cronológica permanente el Expediente de personal y el Expediente de movimientos de personal.
Pasa el tiempo.
DGCS/UA/RH
44NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
CAPTURA, EMISIÓN Y PAGO DE NÓMINA QUINCENAL
Departamento de Recursos Humanos
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
5
6
7
8
9
Elabora, firma y envía al Departamento de Recurso Financieros Oficio de solicitud de Formas valoradas y Notificaciones de depósito en original y copia en la cual recaba sello de recibido y la archiva de manera cronológica definitiva como acuse de recibo.
Pasa el tiempo.
Recibe de la Oficina de Caja del Departamento de Recurso Financieros las Formas valoradas en original y , en original y el Recibo de formas valoradas en original el cual archiva de manera cronológica definitiva.
Accede al Módulo de Recursos Humanos del Sistema Desconcentrado para llevar a cabo el proceso de nómina quincenal y emite Notificaciones de depósito en original y los Cheques en las Formas valoradas.
Emite del Módulo de Recursos Humanos del Sistema Desconcentrado los siguientes productos de nómina en un tanto de cada uno: - Nóminaeventuales y de los beneficiarios de pensión alimenticia; - Resúmenes de nómina de base, eventual y pensión alimenticia; - Resúmenes programáticos de base y eventual; - Reporte de cifras control;- Reporte de cifras por lugar de pago; - Reporte por cuentas bancarias; - Reporte de depósitos a cuentas de inversión; - Reporte alfabético de verificación;- Reporte de partidas; y - Factura de nómina.
Genera del Módulo de Recursos Humanos del Sistema Desconcentrado,los Archivos de nómina en diskette para que el Departamento de Recursos Financieros verifique las afectaciones presupuestales.
DGCS/UA/RH
45NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
CAPTURA, EMISIÓN Y PAGO DE NÓMINA QUINCENAL
Departamento de Recursos Humanos
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
10
11
12
13
14
15
Obtiene dos copias de cada uno de los tantos de Resúmenes de nómina de base, eventual y pensión alimenticia, Reporte de cifras control, Reporte por cuentas bancarias y yuna copia de los Resúmenes programáticos de base y eventual y Reporte de cifras por lugar de pago.
Elabora Oficio solicitud de ministración en original y copia, recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa, lo envía a Tesorería de la Secretaría de Finanzas y Planeación junto con una copia de Resúmenes de nómina de base, eventual y pensión alimenticia, Reporte de cifras control, Reporte por cuentas bancarias y la copia del Oficio solicitud de ministración la archiva de manera cronológica definitiva como acuse de recibo.
Elabora Oficio de notificación de solicitud de ministración en original y copia y envía el original al Departamento de Recursos Financieros junto con las copias restantes de los Resúmenes de nómina de base, eventual y pensión alimenticia, Resúmenes programáticos de base y eventual, Reporte de cifras control, Reporte de cifras por lugar de pago, Reporte por cuentas bancarias y Reporte de depósitos a cuentas de inversión yel diskette con los Archivos de nómina y archiva el Oficio en copia como acuse de recibo de manera cronológica definitiva.
Accede al Sistema Pagelefectúa el envío de la nómina para el depósito del efectivo que corresponde a los empleados de la Contraloría.
Genera del Sistema Pagel, el Reporte general de grupo de transacciones en un tanto.
Verifica los importes totales que correspondan al pago de personal en el Reporte alfabético de verificación de depósito, en un tanto y en el Reporte general de grupo de transacciones en un tanto.
DGCS/UA/RH
46NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
CAPTURA, EMISIÓN Y PAGO DE NÓMINA QUINCENAL
Departamento de Recursos Humanos
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
16
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20
Elabora y firma Tarjeta de solicitud de protección de cheques en original y copia, el original lo envía al Departamento de Recursos Financieros y la copia la archiva de manera cronológica definitiva como acuse de recibo.
Conecta con el procedimiento: Protección de cheques de nómina correspondiente a la Oficina de Caja.
Clasifica e integra los Paquetes de pago con el tanto de la Nómina, los Cheques y las Notificaciones de depósito y el tanto de la Factura de nómina.
Entrega a la Oficina de Caja los Paquetes de pago y archiva cronológicamente de manera definitiva los Resúmenes de nómina de base, eventual y pensión alimenticia, Resúmenes programáticos de base y eventual, Reporte de cifras control, Reporte de cifras por lugar de pago, Reporte por cuentas bancarias, Reporte de depósitos a cuentas de inversión, Reporte alfabético de verificación, Reporte de partidas yReporte general de grupo de transacciones en un tanto de cada uno.
Conecta con el procedimiento: Entrega de Cheques de nómina de base, eventual y pensión alimenticia de la Oficina de Caja.
Pasa el tiempo.
Recibe de la Oficina de Caja, Oficio de nómina firmada en original, la Nómina en un tanto, con las firmas de la entrega de cheques y de las notificaciones de depósito, revisa que esté completa y la archiva ambos documentos de manera cronológica definitiva .
Requisita el Formato de comprobación de formas valoradas en original y copia , el original lo envía al Departamento de Recursos Financieros junto con las Formas Valoradas y Notificaciones de Depósito no utilizadas y la copia la archiva de manera cronológica definitiva como acuse de recibo.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
DGCS/UA/RH
47NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
CAPTURA, EMISIÓN Y PAGO DE NÓMINA QUINCENAL
DGCS/UA/RH
51NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
CAPTURA, EMISIÓN Y PAGO DE NÓMINA DE GRATIFICACIÓN EXTRAORDINARIA
Objetivo: Procesar y elaborar la Nómina de gratificación extraordinaria en tiempo y forma para que los empleados reciban sus percepciones de manera correcta y oportuna.
Frecuencia: Mensual.
El Requerimiento del recurso para el pago de Nómina de gratificación extraordinariaenviarse los días ocho de cada mes a la Secretaría de Finanzas y Planeación para su autorización.
Para la emisión de la Nómina de gratificación extraordinaria es necesario contar con disponibilidad del presupuesto en cada Unidad Presupuestal.
El pago de la Nómina de gratificación extraordinariadados de alta en el sistema.
Al terminar el proceso y generación de Nóminacada uno de los empleados.
Se deberán cuantificar las incidencias por concepto de retardos y/o faltas, así como las cuotas obreras del Instituto Mexicano del Seguro Social, aguinaldo en caso de baja y descuentos porpensión alimenticia.
Normas
Unidad Administrativa
Departamento de Recursos Humanos
Elaboró:
Unidad Administrativa
Revisó:
Director General de
Comunicación Social
Autorizó:
Abril de 2009
Fecha:
Elabora en original y copia Requerimiento de recursos para partida 1502 en base a los movimientos de personal generados en el mes y recaba firma del Director General y del Jefe de la Unidad Administrativa.
El original y copia Requerimiento de recursos para partida 1502 se envía a la Dirección de Administración de la Secretaría de Finanzas y Planeación junto con el Requerimiento de recursos para partida 1502 original y en la copia recaba sello de recibido, la cual archiva de manera cronológica definitiva.
Pasa el tiempo.
Recibe vía correo electrónico de la Oficina de Nómina Compensaciones de la Secretaría de Finanzas y Planeación la autorización para capturar los movimientos en el Sistema CONVER.
Captura en el Sistema CONVER las incidencias, aguinaldo y pensión alimenticia, así como cuotas del Instituto Mexicano del Seguro Social y emite del Sistema CONVER en un tanto y dos copias de cada uno los siguientes reportes: - Plantilla de personal, - Listado de descuentos del IMSS,- Resúmenes programáticos, - Reportes de ISR diferencial, - ,- ,- Empleados con descuento de pensión alimenticia, - Ministración de recursos
Obtiene dos copias del tanto de la Ministración de recursos.
Elabora Oficio de ministración de recursos en original y copia, recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa y se sacan cinco copias.
Departamento de Recursos Humanos
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
1
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DGCS/UA/RH
52NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
CAPTURA, EMISIÓN Y PAGO DE NÓMINA DE GRATIFICACIÓN EXTRAORDINARIA
Departamento de Recursos Humanos
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
7
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Envía a Tesorería de la Secretaría de Finanzas y Planeación el Oficio de Ministración de recursos original junto con la Ministración de recursos entres tantos.
Recaba sello de recibido en la copia del Oficio de ministración de recursos y la archiva de manera cronológica definitiva como acuse de recibo junto con la primera copia de la Ministración de recursos.
Elabora y firma Oficio en original y copia, envía el original junto con la segunda copia de la Ministración de recursos al Departamento de Recursos Financieros y recaba sello de recibido en la copia del Oficio la cual archiva como acuse de recibo de manera cronológica definitiva y crea el Archivo de dispersióntrabajadores así como el importe a depositar correspondiente a su nómina. Envía el archivo de dispersión vía Internet a la institución bancaria que realizará la dispersión del dinero depositado por la Secretaría de Finanzas y Planeación se imprime la confirmación del envió y se archiva en forma cronológica definitiva.
Pasa el tiempo.
Accede al Sistema CONVER cinco días antes de la fecha de pago y genera archivos digitales de ISR y emite Póliza SIAFEV en un tanto, de la cual obtiene dos copias.
Elabora Oficio de envío en original y copia y recaba firma del Titular de la Unidad Administrativa.
Envía el Oficio de envío original junto con el tanto de la Póliza SIAFEV al Departamento de Recursos Financieros y recaba sello de recibido en la copia del Oficio de envío la cual archiva como acuse de recibo de manera cronológica definitiva con la primer copia de la Póliza SIAFEV.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
DGCS/UA/RH
53NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
CAPTURA, EMISIÓN Y PAGO DE NÓMINA DE GRATIFICACIÓN EXTRAORDINARIA
DGCS/UA/RH
55NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
CANCELACIÓN DE CHEQUES DE NÓMINA
Objetivo: Realizar la cancelación de cheques por pagos improcedentes al personal, porque no seancobrados oportunamente y otros motivos.
Frecuencia: Variable.
La cancelación de cheques deberá realizarse en base a lo establecido en el Manual de RecursosHumanos para las Dependencias Públicas del Poder Ejecutivo del Estado de Veracruz deIgnacio de la Llave emitido por la Secretaría de Finanzas y Planeación.
Los Chequesregistrar el movimiento en los tiempos establecidos o que el Sistema de Recursos HumanosDesconcentrado haya emitido alguna inconsistencia.
Normas
Unidad Administrativa
Departamento de Recursos Humanos
Elaboró:
Unidad Administrativa
Revisó:
Director General de
Comunicación Social
Autorizó:
Abril de 2009
Fecha:
Departamento de Recursos Humanos
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
1
2
3
4
5
6
7
Accede al Sistema de Recursos Humanos Desconcentrado e identifica la quincena en la que se va a realizar la cancelación.
Emite en dos tantos el Reporte de cheques cancelados, Relación de personal, Resumen de cheques cancelados, Resumen programático por unidad presupuestal y Relación por partida presupuestal y obtiene una copia de cada uno.
Genera Archivo digital de cheques cancelados para su respectiva desafectación presupuestal.
Elabora Oficio de notificación en original y dos copias y recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa.
Envía a Tesorería de la Secretaría de Finanzas y Planeación el Oficio de notificación original y el tanto de: Reporte de cheques cancelados, Relación de personal, Resumen de cheques cancelados, Resumen programático por unidad presupuestal y Relación por partida presupuestal. La primera copia del Oficio de notificación la envía al Departamento de Recursos Financieros y en la segunda copia recaba el sello de recibido y la archiva como acuse de recibo de manera cronológica definitiva.
Elabora y firma Oficio de notificación en original y una copia especificando el nombre del archivo digital generado para la desafectación presupuestal correspondiente y envía el original al Departamento de Recursos Financieros junto con las copias de Reporte de cheques cancelados, Relación de personal, Resumen de cheques cancelados, Resumen programático por unidad presupuestal y Relación por partida presupuestal.
Recaba sello de recibido en la copia del Oficio de notificación y lo archiva de manera cronológica definitiva como acuse de recibo así como en los tantos de Reporte de cheques cancelados, Relación de personal,Resumen de cheques cancelados, Resumen programático por unidad presupuestal y Relación por partida presupuestal.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
DGCS/UA/RH
56NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
CANCELACIÓN DE CHEQUES DE NÓMINA
DGCS/UA/RH
58NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
TRÁMITE DE LIQUIDACIÓN DE TERCEROS INSTITUCIONALES
Objetivo: Remitir la información necesaria para que la Secretaría de Finanzas y Planeación realice el trámite de liquidación a terceros institucionales.
Frecuencia: Quincenal.
Se deberá enviar quincenalmente a la Subdirección de Recursos Humanos de la Secretaría de Finanzas la información necesaria para realizar el pago correspondiente a terceros institucionales, con fundamento a lo establecido en el Manual de Recursos Humanos para las Dependencias Públicas del Poder Ejecutivo del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave.
Normas
Unidad Administrativa
Departamento de Recursos Humanos
Elaboró:
Unidad Administrativa
Revisó:
Director General de
Comunicación Social
Autorizó:
Abril de 2009
Fecha:
Departamento de Recursos Humanos
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
1
2
3
4
Elabora y firma en original y copia los reportes de Cuota sindical, Cuota del Instituto de Pensiones del Estado, Liquidación del ISPT y Seguro institucional.
Elabora en original y copia y recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa.
Envía a la Subdirección de Recursos Humanos de la Secretaría de Finanzas y Planeación, el original del Oficio de envío y el original de los reportes de Cuota sindical, Cuota del IPE, Liquidación del ISPT y Seguro institucional.
Recaba sello de recibido en la copia del Oficio de envío, la cual archiva de manera cronológica definitiva como acuse de recibo junto con la copia de los de los reportes de Cuota sindical, Cuota del IPE, Liquidación del ISPT ySeguro institucional.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
DGCS/UA/RH
59NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
TRÁMITE DE LIQUIDACIÓN DE TERCEROS INSTITUCIONALES
DGCS/UA/RH
61NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Objetivo: Gestionar el pago para ayuda de anteojos y aparatos ortopédicos para el personaladscrito a la Dirección General de Comunicación Social que cuenta con este tipo deprestaciones.
Frecuencia: Eventual.
La prestación de apoyo para adquisición de anteojos y aparatos ortopédicos deberá realizarse deacuerdo a lo establecido en el Manual de Recursos Humanos para las Dependencias Públicas delPoder Ejecutivo del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave emitido por la Secretaría de Finanzas y Planeación y las Condiciones Generales de Trabajo del Sindicato de Trabajadores al Servicio de Poder Ejecutivo al Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave.
El empleado deberá tramitar en el Departamento de Recurso Humanos la prestación de apoyo para laadquisición de anteojos y aparatos ortopédicos y deberá entregar Orden médica expedida por elInstituto Mexicano del Seguro Social para se verifique si procede el trámite.
Normas
Unidad Administrativa
Departamento de Recursos Humanos
Elaboró:
Unidad Administrativa
Revisó:
Director General de
Comunicación Social
Autorizó:
Abril de 2009
Fecha:
DGCS/UA/RH
62NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Departamento de Recursos Humanos
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
1
1A
2
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4
5
Recibe del interesado Orden médica en original y copia expedida por el Instituto Mexicano del Seguro Social y copia del último Comprobante de ingresos y verifica si procede el trámite.
¿ Procede el trámite ?
En caso de que no: Devuelve Orden médica original y copia expedida por el Instituto Mexicano del Seguro Social y copia del último Comprobante de ingresos e informa el motivo por el cual no procede el trámite.
En caso de que si:Requisita y firma el Formato de Autorización de ayuda para la adquisición de anteojos o aparatos ortopédicos en original y dos copias y recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa.
Informa al interesado los nombres los proveedores a los que podrá acudir a solicitar la prestación.
Entrega al interesado Formato de Autorización de ayuda para la adquisición de anteojos o aparatos ortopédicos en original y una copia, la Orden medica en original y copia y el último Comprobante de ingresos encopia. En la segunda copia del Formato de Autorización de ayuda para la adquisición de anteojos o aparatos ortopédicos recaba firma y fecha de recibido del interesado.
Pasa el tiempo.
Recibe del proveedor la Factura en original y la copia de la Orden médica yverifica que los datos sean correctos.
¿ Son correctos los datos ?
DGCS/UA/RH
63NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Departamento de Recursos Humanos
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
5A.1
5A.2
6
7
8
En caso de que no: Devuelve Factura original y copia de la Orden médica y solicita realice los cambios necesarios.
Pasa el tiempo.
Recibe del proveedor la copia de la Orden médica y la Factura en original con los datos correctos.
Continúa con la actividad No. 6.
En caso de que si: Obtiene fotocopia de la Factura original y de la copia de la Orden médica.
Elabora y firma Oficio de solicitud de trámite de pago en original y copia, anexa Factura original, copia de la Orden médica y envía al Departamento de Recursos Financieros.
Recaba sello de recibido en la copia del Oficio de solicitud de trámite de pago y la archiva de manera cronológica definitiva como acuse de recibo junto con las fotocopias de la Factura y de la Orden médica. FIN DEL PROCEDIMIENTO
Conecta con el procedimiento Trámite de pago directo a proveedores de la Oficina de Cuentas por Pagar.
DGCS/UA/RH
65NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ASIGNACIÓN Y CONTROL DE SERVICIOS SOCIALES
Objetivo: Ubicar el Personal de Servicio Social en las áreas de trabajo donde se requieran susservicios, además de dar seguimiento al desarrollo de las actividades que se les asignen.
Frecuencia: Diaria.
La aceptación y asignación de Personal de Servicio Social se realizará considerando que los es-tudios educativos correspondan al perfil requerido por las áreas de la Dependencia.
Los RequisitosHumanos son los siguientes: Oficio de solicitud de la institución educativa, fotocopia de Acta denacimiento, Credencial de elector, Comprobante de domicilio y dos fotografías a color.
El Personal de Servicio Social deberá concertar en el área de adscripción el horario y actividades adesarrollar en el período que le corresponda.
El Personal de Servicio Social se identificará con el Gafete que le expida el Departamento deRecurso Humanos de la Dirección General de Comunicación Social.
Los Reportes mensuales que presente el Personal de Servicio Social para acreditar las actividades realizadas, deberán estar autorizados y firmados por el jefe inmediato superior.
Normas
Unidad Administrativa
Departamento de Recursos Humanos
Elaboró:
Unidad Administrativa
Revisó:
Director General de
Comunicación Social
Autorizó:
Abril de 2009
Fecha:
DGCS/UA/RH
66NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ASIGNACIÓN Y CONTROL DE SERVICIOS SOCIALES
Departamento de Recursos Humanos
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
1
2
2A
3
4
5
6
Recibe Oficio de solicitud de la institución educativa en original del interesado que desea realizar el Servicio Social en la Dirección General de Comunicación Social.
Verifica vía telefónica con las áreas de la Dirección si requiere de personal de servicio social de acuerdo al perfil académico del interesado.
¿ Las áreas requieren de Personal de Servicio Social?
En caso de que no: Informa al interesado verbalmente que su petición por el momento no puede ser aceptada y archiva de manera cronológica definitiva el Oficio desolicitud en original.
En caso de que si: Informa al interesado verbalmente que su petición ha sido aceptada y entrega el Listado de requisitos en original que obtiene del archivo cronológico permanente además de indicarle las condiciones para realizar el Servicio Social en esta Dependencia.
Recibe del Personal de Servicio Social los Requisitos en copia para el control e integración del expediente y revisa que estén completos y correctos.
Elabora y firma la Carta de aceptación en original y copia en la que se indican las horas que va a cubrir, la fecha de inicio, fecha de término y en qué área estará adscrito y recaba sello de la Dirección General de Comunicación Social.
Entrega al Personal de Servicio Social la Carta de aceptación en original, para iniciar sus trámites correspondientes en su institución educativa y archiva la copia con firma de recibido de manera alfabética permanente en el Expediente de Personal de Servicio Social junto con el Oficio de solicitud de la institución educativa, en original .
DGCS/UA/RH
67NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ASIGNACIÓN Y CONTROL DE SERVICIOS SOCIALES
Departamento de Recursos Humanos
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
7
8
9
10
11
12
12A.1
12A.2
Elab ora Gafete oficial en original y obtiene una fotocopia.
En trega al Personal de Servicio Social Gafete oficial en original y en la fotocopia recaba fecha y firma de recibido.
Pasa el tiempo.
Recibe del Personal de Servicio Social el Reporte mensual de actividades firmado por su jefe inmediato superior en original y copia y los sella.
En trega al Personal de Servicio Social el original y la copia la archiva demanera cronológ ica temporal en el Expediente de Personal de ServicioSocial
Pasa el tiempo.
Recibe solicitud de liberación del servicio social de manera verbal por partedel interesado.
Obtie ne del archivo temporal el Expediente de Personal de Servicio Socialy revisa que cuente con los Reporte mensuales en copia completos de acuerdo al período de actividades solicitado.
¿ Cuenta con los Reporte mensuales completos ?
En caso de que no: Informa al Personal de Servicio Social y solicita entregue los Reportesmensuales pendientes de entregar.
Pasa el tiempo.
Recibe del Personal de Servicio Social los Reportes mensuales originalescompletos.
DGCS/UA/RH
68NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ASIGNACIÓN Y CONTROL DE SERVICIOS SOCIALES
Departamento de Recursos Humanos
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
13
14
15
En caso de que si: Elabora y firma la Carta de liberación en original y copia mencionando el inicio y término del servicio social; y el área donde se realizó
Entrega al Personal de Servicio Social la Carta de liberación en original y archiva la copia de manera alfabética definitiva en el Expediente de Personal de Servicio Social.
Recibe del personal de Servicio Social el Gafete oficial en original y lo archiva de manera cronológica definitiva permanente en el Expediente de Personal de Servicio Social.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
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70NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ELABORACIÓN DEL PROYECTO DE PRESUPUESTO
Objetivo: Programar la disponibilidad presupuestal para el ejercicio anual con base en los criterios de Racionalidad, Disponibilidad y Austeridad Presupuestal y en apego a la normatividad emitida por la Secretaría de Finanzas y Planeación, considerando los programas de trabajo y las metas a alcanzar de cada una de las direcciones y unidades de la Dirección General de Comunicación Social.
Frecuencia: Anual.
Las diferentes áreas de la Dirección General de Comunicación Social, para la elaboración del Proyecto de Presupuesto Lineamientos de Presupuestación y Programación emitidos por la Secretará de Finanzas y Planeación.
El Departamento de Recursos Financieros asignará las claves necesarias a los usuarios, a fin de que cuenten con acceso directo al Módulo de Elaboración del Proyecto de Presupuesto y así poder realizar la captura de las partidas autorizadas.
La Unidad Administrativa convocará a las unidades presupuestales a reunión, para definir la integración y captura del Proyecto del Presupuesto de la Dependencia y coordinar las actividades a seguir.
La Oficina de Presupuesto proporcionará a las unidades presupuestales la capacitación y asesoría para el manejo del Modulo de Elaboración del Proyecto de Presupuesto.
La captura de las partidas correspondientes al Proyecto del Presupuesto de las unidades presupuestales deberán realizarse en el periodo establecido por el Jefe de la Unidad Administrativa para cumplir en tiempo y forma con la entrega del Proyecto de Presupuesto.
Se deberán realizar reuniones previas con los titulares de las áreas o el personal que éste designe para la elaboración del Proyecto de Presupuesto.
Normas
Unidad Administrativa
Departamento de Recursos Financieros
Elaboró:
Unidad Administrativa
Revisó:
Director General de
Comunicación Social
Autorizó:
Abril de 2009
Fecha:
Oficina de Presupuesto
1
2
3
4
5
6
Recibe del Jefe de Departamento de Recursos Financieros, copia del Oficio circularLineamientos de Programación y Presupuestación y lo archiva de manera definitiva.
Pasa el tiempo.
Acude a la Secretaría de Finanzas y Planeación y recibe los Lineamientos de Programación y Presupuestación y el Manual de Operación para el Módulo de Elaboración del Proyecto de Presupuesto, ambos en original.
Pasa el tiempo.
Participa en reunión convocada por el Jefe de la Unidad Administrativa con los Jefes de Departamento de la Unidad y analiza los Lineamientos de Programación y Presupuestación en original para acordar fechas de reunión con las direcciones y unidades de la Dirección General de Comunicación Social.
Pasa el tiempo.
Recibe del Jefe de Departamento de Recursos Financieros copia del Oficio circular donde detalla fecha, lugar y número de áreas participantes en la reunión programada para dar a conocer a las direcciones y unidades los Lineamientos de Programación y Presupuestación.
Fotocopia los Lineamientos de Programación y Presupuestación y el Manual de Operación ambos en original para cada una de las áreas que participarán en la reunión programada por la Unidad Administrativa.
Elabora para cada una de las áreas participantes en la reunión, Cronogramade fechas de elaboración y entrega del Proyecto de Presupuesto.
ÁREA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN
DGCS/UA/RF
71NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ELABORACIÓN DEL PROYECTO DE PRESUPUESTO
DGCS/UA/RF
72NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ELABORACIÓN DEL PROYECTO DE PRESUPUESTO
Oficina de Presupuesto
7
8
9
10
11
12
Integra Paquetes de documentos con los Lineamientos de Programación y Presupuestación, el Manual de operación y el Cronograma de fechas para cada una de las áreas que participaran en la reunión convocada por el Jefe de la Unidad Administrativa.
Acude a la reunión y entrega los Paquetes de documentos a cada una de las áreas de la Dirección que participan, donde se explicarán los Lineamientos para integrar el Proyecto de Presupuesto y la coordinación con el Departamento de Recursos Financieros y la Oficina de Presupuesto para la asignación de claves de acceso al Módulo de Elaboración del Proyecto de Presupuesto.
Pasa el tiempo.
Recibe de las áreas de la Dirección Oficio en original y firmado por cada Titular en el cual indica los usuarios que operarán el Módulo de Elaboración del Proyecto de Presupuesto.
Determina las claves para cada uno de los usuarios del Módulo de Elaboración del Proyecto de Presupuesto y les informa vía telefónica a las áreas de la Dirección las claves asignadas, para que inicien la captura en el Módulo del Proyecto de Presupuesto. Archiva de manera cronológica temporal el Oficio en original en el cual se indicaron los usuarios que operarán el Módulo.
Monitorea en el Módulo de Elaboración del Proyecto de Presupuesto la captura que las áreas de la Dirección realizaron en las partidas autorizadas.
Verifica en el Módulo de Elaboración de Proyecto de Presupuesto la captura de las partidas autorizadas y determina si las Unidades Presupuestales se apegaron a los montos autorizados.
¿La captura de las partidas exceden los montos autorizados?
ÁREA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN
DGCS/UA/RF
73NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ELABORACIÓN DEL PROYECTO DE PRESUPUESTO
Oficina de Presupuesto 12A
13
14
15
16
17
18
En caso de exceder los montos autorizados:Solicita vía telefónica a las áreas de la Dirección que efectúen los ajustes correspondientes a cada una de las partidas que exceden los montos autorizados.
Continúa con la actividad No. 12
En caso de no exceder los montos autorizados:Recibe de las áreas de la Dirección la notificación vía telefónica del término de captura.
Accesa al Módulo de Elaboración del Proyecto de Presupuesto, revisa cadauna de las partidas capturadas de las áreas de la Dirección y realiza los últimos ajustes.
Emite del Módulo de Elaboración del Proyecto de Presupuestos los reportes del Proyecto de Presupuesto en original.
Elabora Reporte de Presupuesto concentrado comparativo a nivel sectorpresupuestal, partida y programa y el Reporte por capítulo de gasto comparativo con el ejercicio anterior, ambos documentos en original.
Entrega al Jefe de Departamento de Recursos Financieros los siguientes documentos para su revisión: - Reporte de presupuesto concentrado comparativo a nivel sector enoriginal,
- Reporte por capítulo de gasto en original.- Proyecto de Presupuesto en original.
Pasa el tiempo.
Recibe del Jefe de Departamento de Recursos Financieros Reporte de presupuesto concentrado comparativo a nivel sector en original, Reporte por capítulo de gasto en original y Proyecto de Presupuesto en originalcon observaciones y comentarios.
ÁREA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN
DGCS/UA/RF
74NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ELABORACIÓN DEL PROYECTO DE PRESUPUESTO
Oficina de Presupuesto
19
20
21
Accesa al Módulo de Elaboración del Proyecto de Presupuesto y efectúa los ajustes correspondientes al Proyecto de Presupuesto.
Emite del Módulo de Elaboración del Proyecto de Presupuesto dos tantos de los reportes del Proyecto del Presupuesto y entrega un tanto a la Unidad Administrativa para que se remita a la Secretaría de Finanzas y Planeación y el segundo tanto lo archiva de manera cronológica definitiva.
Pasa el tiempo.
Recibe del Jefe del Departamento de Recursos Financieros, una copia del Oficio de autorización del presupuesto, para que con base en éste se realicen en el transcurso del año los ajustes que procedan y lo archiva de manera cronológica definitiva.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
ÁREA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN
DGCS/UA/RF
77NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
VERIFICACIÓN Y CONTROL DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
Objetivo: Realizar la verificación periódica de disponibilidad presupuestal en los Programas, Subprogramas y Proyectos con la finalidad de calendarizar los pagos a cubrir en cada ministración.
Frecuencia: Periódica.
La disponibilidad de recursos deberá consultarse en el Sistema de Presupuesto del SIAFEV.
Los recursos asignados a la Dirección General de Comunicación Social deberán de utilizarse en base al Calendario de radicación de presupuesto anual, emitido por la Secretaría de Finanzas y Planeación del Estado así como en los demás lineamientos y políticas establecidas.
Normas
Unidad Administrativa
Departamento de Recursos Financieros
Elaboró:
Unidad Administrativa
Revisó:
Director General de
Comunicación Social
Autorizó:
Abril de 2009
Fecha:
Oficina de Presupuesto
1
2
3
3A
4
5
Accede al Sistema de Presupuesto del SIAFEV y emite en original Consulta de fondos disponibles del mes correspondiente;
Obtiene del archivo temporal cronológico la Relación de sujetos original pendientes de pago en el mes correspondiente.
Verifica la Relación de sujetos original pendientes de pago contra la Consulta de fondos disponibles del mes por Partida, Programa, Subprograma y Proyecto.
¿Existe disponibilidad presupuestal?
En caso de que no: Consulta al Jefe de Departamento Recursos Financieros, quién determina si se mantiene pendiente el pago ó se da disponibilidad, vía recalendarización o transferencia de recursos para autorizar el pago.
Conecta con los procedimientos: Solicitud de recalendarización de recursos o Solicitud de Transferencia de Recursos.
Pasa el tiempo.
Continúa con la actividad No. 4.
En caso de que si: Informa vía telefónica a la Oficina de Cuentas por Pagar que han sido autorizados los pagos pendientes y le entrega la Relación de sujetos enoriginal.
Archiva de manera cronológica definitiva la Consulta de fondos disponibles del mes.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN
DGCS/UA/RF
78NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
VERIFICACIÓN Y CONTROL DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
DGCS/UA/RF
80NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
SOLICITUD DE RECALENDARIZACIÓN DE RECURSOS
Objetivo: Obtener suficiencia presupuestal en aquellas partidas y programas que presentan déficit de recursos financieros, de acuerdo al calendario de radicación del presupuesto, paracumplir con compromisos contraídos con terceros, por parte de la Dirección General de Comunicación Social.
Frecuencia: Variable.
Los recursos asignados a la Dirección General de Comunicación Social deberán utilizarse en base al Calendario de radicación de presupuesto anual, emitido por la Secretaría de Finanzas y Planeacióndel Estado así como en los demás lineamientos y políticas establecidos.
La recalendarización de recursos deberá solicitarse antes de los días 22 de cada mes.
La recalendarización de recursos sólo deberá de solicitarse dentro de un mismo programa.
Normas
Unidad Administrativa
Departamento de Recursos Financieros
Elaboró:
Unidad Administrativa
Revisó:
Director General de
Comunicación Social
Autorizó:
Abril de 2009
Fecha:
Obtiene del archivo cronológico temporal el Presupuesto calendarizado Anual de la Dependencia, autorizado por la Secretaría de Finanzas y Planeación.
Revisa promedio de gasto mensual por partida presupuestal y compromisos contraídos.
Identifica en el mes, las partidas presupuestales y asignadas con recursos deficitarios, tomando como base: el gasto promedio mensual y los compromisos de pago a realizar durante los meses siguientes para cubrir el déficit y archiva de manera cronológica temporal el Presupuesto Calendarizado Anual de la Dependencia.
Elabora Formato de Solicitud de Transferencia y/o Recalendarización Presupuestal en un tanto original y copia, donde justifica cada uno de los movimientos y Oficio de envío en original y cuatro copias y recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa.
Envía a la Secretaría de Finanzas y Planeación el Oficio de envío y el Formato de Solicitud de Transferecia y/o Recalendarización Presupuestal en original, y distribuye los documentos de la siguiente forma:
- Originales a la Subsecretaría de Egresos de la Secretaría de Finanzas para la autorización correspondiente.
- 1a. Copia de Oficio y del Formato para la Dirección General de Programación y Presupuesto de la Secretaría de Finanzas,
- 2a. Copia del Oficio para el Titular de la Dirección General de Comunicación Social,
- 3a. Copia para el Jefe del Departamento de Recursos Financieros de la DGCS, y
- 4a. Copia como acuse de recibo.
Oficina de Presupuesto
1
2
3
4
5
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
DGCS/UA/RF
81NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
SOLICITUD DE RECALENDARIZACIÓN DE RECURSOS
Establece contacto telefónico con la Secretaría de Finanzas y Planeación y verifica si procede la recalendarización.
¿Procede la recalendarización?
En caso de que no: Recibe del Jefe de Departamento de Recursos Financieros el Oficio de no autorización emitido por la Secretaría de Finanzas y Planeación, en original, de los movimientos solicitados y lo archiva de manera cronológica definitiva junto con el Formato de Solicitud de Transferencia y/o Recalendarización Presupuestal.
Fin.
En caso de que si: Recibe del Jefe de Departamento de Recursos Financieros el Oficio de autorización emitido por la Secretaría de Finanzas y Planeación, en original de los movimientos solicitados.
Accede al Sistema de Presupuesto del SIAFEV y emite Consulta de fondos disponibles en el mes.
Valida los movimientos autorizados con el tanto del Formato de Solicitud de Transferencia y/o Recalendarización Presupuestal y los archiva de manera cronológica definitiva junto con el Oficio de autorización original.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Oficina de Presupuesto
6
6A
7
8
9
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
DGCS/UA/RF
82NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
SOLICITUD DE RECALENDARIZACIÓN DE RECURSOS
DGCS/UA/RF
84NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
SOLICITUD DE TRANSFERENCIA DE RECURSOS
Objetivo: Obtener suficiencia presupuestal en aquellas partidas y programas que presentan déficitde recursos financieros, para cumplir con compromisos contraídos con terceros, por partede la Dirección General.
Frecuencia: Variable.
Los recursos asignados a la Dirección General de Comunicación Social deberán utilizarse en base al Calendario de radicación de presupuesto anual, emitido por la Secretaría de Finanzas y Planeaciónasí como en los demás lineamientos y políticas establecidas.
La transferencia de recursos entre partidas deberá solicitarse a la Secretaria de Finanzas y Planeación antes de los días 22 de cada mes.
La transferencia entre partidas deberá realizarse dentro de un mismo programa, en caso de requerirsetransferencia entre partidas de programas diferentes, se deberá solicitar previamente la autorización de la Secretaría de Finanzas y Planeación .
Para ampliar una partida presupuestal vía transferencia deberá presentar déficit de recursos.
La partida presupuestal a la cual se le disminuirá el presupuesto no deberá quedar deficitaria para el ejercicio del recurso en la operación normal.
Normas
Unidad Administrativa
Departamento de Recursos Financieros
Elaboró:
Unidad Administrativa
Revisó:
Director General de
Comunicación Social
Autorizó:
Abril de 2009
Fecha:
Oficina de Presupuesto
1
2
3
4
5
6
Accesa al Sistema de Presupuesto del SIAFEV y emite Consulta de fondos disponibles del mes correspondiente en original.
Revisa promedio de gasto mensual por partida presupuestal.
Identifica partidas presupuestales con recursos deficitarios y aquellas con disponibilidad excedente, tomando como base; el gasto promedio mensual y los compromisos de pago a realizar durante un mes.
Redistribuye los recursos entre las partidas deficitarias y las que presentan excedente.
Elabora en un tanto Formato de Solicitud de Transferencia de Recursos y/o Recalendarización Presupuestal justificando cada uno de los movimientos y Oficio de envío en original y cuatro copias y recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa.
Envía a la Secretaría de Finanzas y Planeación el Formato de Solicitud de Transferencia y/o Recalendarización Presupuestal en original, y distribuye los documentos de la siguiente forma:
- Originales a la Subsecretaría de Egresos de la Secretaría de Finanzas para la autorización correspondiente.
- 1a. Copia de Oficio y del Formato para la Dirección General de Programación y Presupuesto de la Secretaría de Finanzas,
- 2a. Copia del Oficio para el Titular de la Dirección General de Comunicación Social,
- 3a. Copia para el Jefe del Departamento de Recursos Financieros de la DGCS, y
- 4a. Copia como acuse de recibo.
ÁREA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN
DGCS/UA/RF
85NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
SOLICITUD DE TRANSFERENCIA DE RECURSOS
Establece contacto telefónico con la Secretaría de Finanzas y Planeación y verifica si procede la transferencia.
¿Procede la transferencia?
En caso de que no: Recibe del Jefe de Departamento de Recursos Financieros el Oficio de no autorización emitido por la Secretaría de Finanzas y Planeación, en original, de los movimientos solicitados y lo archiva de manera cronológica definitiva junto con el Formato de Solicitud de Transferencia y/o Recalendarización Presupuestal.
Fin.
En caso de si: Recibe del Jefe de Departamento de Recursos Financieros el Oficio de autorización emitido por la Secretaría de Finanzas y Planeación, en original, de los movimientos solicitados.
Accesa al Sistema de Presupuesto del SIAFEV y emite Consulta de fondos disponibles en el mes.
Valida los movimientos autorizados con el tanto del Formato de Transferencia y/o Recalendarización Presupuestal y lo archiva de manera cronológica definitiva junto con el Oficio de autorización original.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Oficina de Presupuesto
7
7A
8
9
10
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
DGCS/UA/RF
86NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
SOLICITUD DE TRANSFERENCIA DE RECURSOS
DGCS/UA/RF
88NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
AFECTACIÓN PRESUPUESTAL DE NÓMINA DE BASE
Objetivo: Realizar la afectación presupuestal de la nómina quincenal.
Frecuencia: Quincenal.
Se deberá recibir del Departamento de Recursos Humanos los Reportes de nómina quincenalmente.
El Departamento de Recursos Humanos deberá indicar el nombre del archivo generado en el MóduloAfectanómina el cual se deberá transferir para el proceso de afectación.
En ocasiones, debido a movimientos de personal previamente informados por el Departamento deRecursos Humanos, se deberá solicitar a la Secretaría de Finanzas y Planeación la transferencia derecursos necesaria.
Normas
Unidad Administrativa
Departamento de Recursos Financieros
Elaboró:
Unidad Administrativa
Revisó:
Director General de
Comunicación Social
Autorizó:
Abril de 2009
Fecha:
Oficina de Presupuesto
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
1
2
3
3A
4
5
Recibe del Departamento de Recursos Humanos copia de Reportes de nómina y analiza los archivos generados respaldados en disco flexible y se analiza la disponibilidad presupuestal, en caso de no tener se da disponibilidad, vía recalendarización o transferencia de recursos.
Conecta con los procedimientos: Solicitud de recalendarización de recursos o Solicitud de Transferencia de Recursos.
Pasa el tiempo.
Realiza el proceso de afectación de nómina en el Módulo Afectanómina.
Verifica si el proceso se realizó completa y correctamente.
¿ Se completó correctamente el proceso ?
En caso de que no: Analiza el motivo y realiza con Recursos Humanos las modificaciones necesarias.
Continúa con la actividad No. 4.
En caso de que si: Realiza la impresión en dos tantos del Reporte generado en el sistema Afectanómina y elabora en original y cinco copias Oficio de notificación y recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa, en el que especifica el importe de la nómina respectiva.
Distribuye el original y las copias del Oficio de notificación de la siguiente forma: - Original a la Tesorería de la Secretaría de Finanzas para que importe el
archivo y realice la contabilidad correspondiente, - 1a. Copia para el Titular de la Dirección General de Comunicación Social, - 2a. Copia para el Jefe del Departamento de Órdenes de Pago de la
SEFIPLAN,
DGCS/UA/RF
89NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
AFECTACIÓN PRESUPUESTAL DE NÓMINA DE BASE
Oficina de Presupuesto
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
6
- 3a. Copia para el Jefe del Departamento de Recursos Financieros de la DGCS, y
- 4a. Copia como acuse de recibo.
Recaba sello de recibido en la 4a. copia del Oficio de notificación y la archiva de manera cronológica definitiva como acuse de recibo junto con Reportes de nómina en copia proporcionados por Recursos Humanos.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
DGCS/UA/RF
90NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
AFECTACIÓN PRESUPUESTAL DE NÓMINA DE BASE
DGCS/UA/RF
92NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
AFECTACIÓN PRESUPUESTAL DE NÓMINA DE COMPENSACIÓN E ISR
Objetivo: Realizar la afectación presupuestal de la nómina de gratificación extraordinaria.
Frecuencia: Mensual.
Se deberá recibir del Departamento de Recursos Humanos los Reportes de nómina mensualmente.
El archivo de nómina de gratificación mensual generado se deberá transferir del Módulo SNCSiaf.exe
En ocasiones, debido a movimientos de personal previamente informados por el Departamento de Recursos Humanos, se deberá solicitar a la Secretaría de Finanzas y Planeación la transferencia derecursos necesaria.
Antes de los días 17 de cada mes se deberá realizar el proceso de afectación de impuesto sobre la renta de la nómina de gratificación extraordinaria y deberá recibir del Departamento de Recursos Hu-manos el nombre del archivo generado en el Módulo SNCSiaf.exe para este concepto, siguiendo elmismo proceso de afectación que se realiza para el de la nómina de base.
Normas
Unidad Administrativa
Departamento de Recursos Financieros
Elaboró:
Unidad Administrativa
Revisó:
Director General de
Comunicación Social
Autorizó:
Abril de 2009
Fecha:
Oficina de Presupuesto
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
1
2
3
3A
4
5
Recibe del Departamento de Recursos Humanos copia de Reportes de compensación e I.S.R. y los archivos generados respaldados en disco flexible y se analiza la disponibilidad presupuestal, en caso de no tener se da disponibilidad, vía recalendarización o transferencia de recursos.
Conecta con los procedimientos: Solicitud de recalendarización de recursos o Solicitud de Transferencia de Recursos.
Pasa el tiempo.
Realiza el proceso de afectación de nómina en el Módulo SNCSiaf.exe.
Verifica si el proceso se realizó completa y correctamente.
¿ Se completó correctamente el proceso ?
En caso de que no: Analiza el motivo y verifica con Recursos Humanos las modificaciones necesarias.
Continúa con la actividad No. 4
En caso de que si: Elabora en original y dos copias Tarjeta de notificación y recaba firma del Jefe de Departamento de Recursos Financieros, en el que especifica el nombre del GROUP.ID generado, el importe y concepto de afectación.
Distribuye el original y las copias de la Tarjeta de notificación de la siguiente forma: - Original a la Subdirección de Registro y Consolidación Contable de la
Secretaría de Finanzas para que importe el archivo y realice la contabilidad correspondiente,
- 1a. Copia para el Jefe de la Unidad Administrativa de la Dirección General de Comunicación Social,
- 2a. Copia como acuse de recibo.
DGCS/UA/RF
93NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
AFECTACIÓN PRESUPUESTAL DE NÓMINA DE COMPENSACIÓN E ISR
Oficina de Presupuesto
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
6 Recaba sello de recibido en la 2a. copia de la Tarjeta de notificación y la archiva de manera cronológica definitiva como acuse de recibo junto con Reportes compensación de I.S.R., en copia proporcionados por Recursos Humanos.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
DGCS/UA/RF
94NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
AFECTACIÓN PRESUPUESTAL DE NÓMINA DE COMPENSACIÓN E ISR
DGCS/UA/RF
96NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
AFECTACIÓN PRESUPUESTAL DE LA RENTA DE EDIFICIOS
Objetivo: Realizar la afectación presupuestal de la renta de edificios.
Frecuencia: Mensual.
Se deberá cargar en el Sistema de Rentas vinculado a SIAFEV, al inicio de año, el padrón de arrendadores con los cuales se tiene contratado el bien inmueble.
Únicamente se darán de alta bienes inmuebles correspondiente a edificios y/o locales que se tengan arrendados, no se incluirán los destinados a estacionamiento.
Para realizar esta carga se deberá contar previamente con el dictamen de justipreciación de rentasque emite la Secretaría de Finanzas y el contrato de renta debidamente requisitado y firmado.
Normas
Unidad Administrativa
Departamento de Recursos Financieros
Elaboró:
Unidad Administrativa
Revisó:
Director General de
Comunicación Social
Autorizó:
Abril de 2009
Fecha:
Oficina de Presupuesto
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
1
2
3
4
5
6
Recibe del Departamento de Recursos Materiales por única ocasión una copia del Dictamen de Justipreciación de Renta y del Contrato de Renta del Bien con los cuales se darán de alta los arrendadores en el sistema de rentas.
Realiza el proceso de alta en el sistema de Rentas, captura los datos de los arrendadores y de los bienes inmuebles, calendarizando en el mismo, el importe mensual a cubrir de renta, desglosando ISR e IVA.
Realiza el proceso de afectación de la renta del mes correspondiente en el sistema de Rentas y verifica si se realizó completa y correctamente.
¿Se completó correctamente el proceso?
En caso de que no: Analiza el motivo y verifica con el Departamento de Informática de la Secretaría de Finanzas las modificaciones necesarias que se deban realizar para que proceda correctamente.
Continúa con la actividad No. 5
En caso de que si: Realiza la impresión en dos tantos del Reporte de Rentas generado en el sistema Rentas.
Elabora en original y cuatro copias Oficio de notificación y recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa, en el que especifica el importe por concepto de arrendamiento de bienes inmuebles.
DGCS/UA/RF
97NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
AFECTACIÓN PRESUPUESTAL DE LA RENTA DE EDIFICIOS
Oficina de Presupuesto
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
7
8
Distribuye los Reportes generados y las copias del Oficio de notificación de la siguiente forma: - Original del oficio, junto con un reporte original, a la Tesorería de la
Secretaría de Finanzas para que importe el archivo y realice la contabilidad correspondiente.
- 1a. Copia del oficio para el Titular de la Dirección General de Comunicación Social,
- 2a. Copia del oficio, con una copia del reporte generado, para el Jefe del Departamento de Órdenes de Pago de la SEFIPLAN,
- 3a. Copia del oficio para el Jefe del Departamento de Recursos Financieros de la DGCS., y
- 4a. Copia como acuse de recibo.
Recaba sello de recibido en la 4a. copia del Oficio de notificación y la archiva de manera cronológica definitiva como acuse de recibo junto con Reportes de Rentas en copia.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
DGCS/UA/RF
98NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
AFECTACIÓN PRESUPUESTAL DE LA RENTA DE EDIFICIOS
DGCS/UA/RF
100NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
CIERRE MENSUAL PRESUPUESTAL
Objetivo: Verificar que los movimientos y afectaciones presupuestales del mes coincidan entre el Sistema de Presupuesto del SIAFEV y el Sistema Interno de Presupuesto para contar con cifras confiables de los egresos totales del mes y los importes acumulados que permitan conocer la disponibilidad presupuestal con que cuenta la Dependencia.
Frecuencia: Mensual.
Las afectaciones y movimientos presupuestales deberán verificarse en el SIAFEV y en el INF_Análisis de Transferenciasinconsistencias.
En el Sistema Interno de Presupuesto deberán registrarse los trámites de ampliaciones, reducciones, transferencias y/o recalendarizaciones que autoriza la Secretaría de Finanzas y Planeación directamente en el Sistema de Presupuesto del SIAFEV.
Los ajustes presupuestales que se derivan de detectar inconsistencias en la validación de movimientos presupuestales, deberán realizarse con oportunidad para garantizar las disposición de recursos de las áreas de la Dirección General de Comunicación Social.
El cierre presupuestal del mes procederá una vez validados los movimientos que afectan el presupuesto de la Dirección General de Comunicación Social.
Se realizará la emisión de avances presupuestales para la Contraloría Interna, la Contraloría General y Secretaría de Finanzas y Planeación dentro de los primeros 10 días de cada mes inmediato posterior al mes de cierre.
Normas
Unidad Administrativa
Departamento de Recursos Financieros
Elaboró:
Unidad Administrativa
Revisó:
Director General de
Comunicación Social
Autorizó:
Abril de 2009
Fecha:
Oficina de Presupuesto
1
2
3
3A.1
3A.2
4
Accesa al Sistema de Presupuesto del SIAFEV, emite y verifica el reporte INF_Avance Programatico en un tanto, con los movimientos de afectaciones, transferencias y recalendarizaciones registradas en el mes y el INF_Avance Transferencias, en un tanto.
Verifica y compara las afectaciones que por concepto de egresos, recalendarización o transferencias se han registrado en el reporte de avance presupuestal INF_Avance Programático, en un tanto y en el INF_Análisis de Transferencias, en un tanto.
Determina la causa de las diferencias en los movimientos registrados en el reporte INF_Avance Programático, en un tanto y en el INF_Análisis de Transferencias, en un tanto.
¿Cuál es la causa de las diferencia?
En caso de que la causa corresponda a registros no considerados: Verifica que en el Sistema Interno de Presupuesto los movimientos de transferencias, ampliaciones y recalendarizaciones se encuentren debidamente registrados.
Realiza las actualizaciones pertinentes y archiva de manera cronológica temporal los reportes INF_Avance Programático, en un tanto y el INF_Análisis de Transferencias, en un tanto.
Continúa con la actividad No. 7.
En caso de que la causa corresponda a las afectaciones en Sistema de Presupuesto del SIAFEV:Verifica con la Oficina de Cuentas por Pagar, la Oficina de Contabilidad y la Secretaría de Finanzas y Planeación los ajustes o afectaciones que hayan realizado o que se encuentren pendientes de efectuar.
ÁREA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN
DGCS/UA/RF
101NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
CIERRE MENSUAL PRESUPUESTAL
Oficina de Presupuesto
5
6
7
8
9
Efectúa los ajustes pendientes y emite el reporte INF_ Sector por Partida,para validar a nivel sector los registros efectuados y archiva de manera cronológica definitiva el INF_Avance Programático, en un tanto y el INF_Análisis de Transferencias, en un tanto.
Accesa al Sistema de Presupuesto del SIAFEV y emite INF_Avance Sector a Nivel Partida, en tres tantos y el INF_Avance Programático, en dos tantos.
Elabora tres Oficios de envío en original para los siguientes destinatarios establecidos: Subsecretaría de Egresos de la Secretaría de Finanzas y Planeación, Dirección General de Control y Evaluación de la Contraloría General y la Contraloría Interna en la Dirección General de Comunicación Social, mismos que entrega al Jefe de Departamento de Recursos Financieros junto con los avances generados para que recabe la firma del Jefe de la Unidad Administrativa.
Pasa el tiempo.
Recibe del Jefe de Departamento de Recursos Financieros los tres Oficios de envío y los Avances generados en original firmados y obtiene las fotocopias necesarias. Distribuye los originales y las copias de los documentos anteriores de la siguiente forma: - 1er Oficio de envío original, 1er tanto del INF_Avance Sector a Nivel
Partida para la Secretaría de Finanzas y Planeación. - 2° Oficio de envío original, 2°tanto del INF_Avance Sector a Nivel Partida y 1er tanto del INF_Avance Programático para la Contraloría General.
- 3er Oficio de envío original, con copia fotostática del INF_Avance Sector a Nivel Partida y del INF_Avance Programático para la Contraloría Interna.
ÁREA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN
DGCS/UA/RF
102NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
CIERRE MENSUAL PRESUPUESTAL
Oficina de Presupuesto
10 Recaba sello de recibido en las tres fotocopias de los Oficios de envío deacuerdo a cada destinatario y las archiva como acuse de recibo de manera cronológica definitiva junto con el 3er tanto del INF_Avance Sector a Nivel Partida y el 2° tanto del INF_Avance Programático.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
ÁREA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN
DGCS/UA/RF
103NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
CIERRE MENSUAL PRESUPUESTAL
DGCS/UA/RF
105NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
AVANCE FÍSICO DEL PROGRAMA OPERATIVO ANUAL
Objetivo: Realizar mensualmente de manera pormenorizada la medición de las acciones y compromisos anuales para dar cumplimiento a los programas sectoriales y/o institucionales, en cumplimiento de las estrategias del Programa Operativo Anual y del Plan Veracruzano de Desarrollo.
Frecuencia: Mensual.
La elaboración del Programa Operativo Anual debe apegarse a la
El Departamento de Recursos Financieros entregará los formatos necesarios a las diferentes áreas de la Dependencia, para que así puedan realizar el reporte de la información correspondiente actualizada de las actividades.
El Departamento de Recursos Financieros establecerá un Calendario de Entrega, de tal manera que
La entrega de la información generada por las diferentes áreas de la Dependencia, deberá realizarse en el periodo establecido por el Departamento de Recursos Financieros.
Normas
Unidad Administrativa
Departamento de Recursos Financieros
Elaboró:
Unidad Administrativa
Revisó:
Director General de
Comunicación Social
Autorizó:
Abril de 2009
Fecha:
Oficina de Presupuesto
1
2
3
4
5
6
7
Envía a cada una de las áreas de la Dependencia, el formato del Programa Operativo Anual , formato del Informe Mensual de Actividades y el Calendario con fechas de entrega del Informe Mensual de Actividades,en forma impresa y respaldada en diskette.
Pasa el tiempo.
Recaba de cada una de las áreas de la Dependencia, de acuerdo con el Calendario de Entrega, los formatos Informe Mensual de Actividadescorrespondientes al mes a reportar, de forma impresa y respaldada en diskette.
Captura la información recabada en el formato Avance Físico de Actividades del POA
Registra en el sistema POASIAF las cifras porcentuales obtenidas, justificando las actividades en las metas programadas.
Valida la información de las actividades reportadas y emite el reporte Informe Mensual de Avance Físico de ActividadesPOASIAF, en tres tantos originales y una fotocopia;
Elabora tres originales del Oficio de envío y recaba la firma del Jefe de la Unidad Administrativa.
Distribuye los originales y las copias de los documentos anteriores de la siguiente forma: - 1er Oficio de envío original con cinco copias y 1er tanto original del
Informe Mensual de Avance Físico de Actividadesde Egresos de la Secretaría de Finanzas y Planeación.
- 2° Oficio de envío original con cuatro copias y 2° tanto original del Informe Mensual de Avance Físico de Actividades
- 3er Oficio de envío original con cuatro copias y 3er tanto original, con copia fotostática del Informe Mensual de Avance Físico de Actividadespara la Contraloría Interna.
ÁREA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN
DGCS/UA/RF
106NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
AVANCE FÍSICO DEL PROGRAMA OPERATIVO ANUAL
Oficina de Presupuesto
8 Recaba sello de recibido en las tres fotocopias de los Oficios de envío deacuerdo a cada destinatario y las archiva como acuse de recibo de manera cronológica definitiva junto con una copia fotostática del Informe Mensual de Avance Físico de Actividades.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
ÁREA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN
DGCS/UA/RF
107NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
AVANCE FÍSICO DEL PROGRAMA OPERATIVO ANUAL
DGCS/UA/RF
109NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
REPORTES MENSUAL Y TRIMESTRAL DE CUENTA PÚBLICA
Objetivo: Realizar la emisión de reportes para cuenta pública.
Frecuencia: Mensual y Trimestral.
Deberá estar hecho cierre previo o definitivo del mes inmediato anterior.
Se deberá cargar en el archivo de REPTRIMque se obtienen de los reportes presupuestales y contables respectivos.
La Oficina de Contabilidad proporcionará en forma mensual los datos de cierre del mes anterior a través de los reportes necesarios para realizar la carga de datos.
El Informe sectorialestablecidas por la Secretaría de Finanzas, y se deberá incluir un narrativo del presupuesto de la Dependencia por cada uno de los programas y del avance del Programa Operativo Anual.
Normas
Unidad Administrativa
Departamento de Recursos Financieros
Elaboró:
Unidad Administrativa
Revisó:
Director General de
Comunicación Social
Autorizó:
Abril de 2009
Fecha:
Oficina de Presupuesto
1
2
3
4
4A
5
Recibe de la Oficina de Contabilidad el formato original del Estado de Situación Financiera y formato original del Flujo de Efectivo con datos al cierre de mes anterior y, en caso de ser cierre trimestral, el formato original Estado Analítico-Programático que elabora el personal responsable de llevar el Programa Operativo Anual y que incluye información presupuestal y de POA al cierre del mes inmediato anterior.
Emite en el sistema SIAFEV un tanto original de los reportes: inf_avance sector por partida e inf_estado del ejercicio del presupuesto por partida a nivel sector con cifras al cierre del mes inmediato anterior.
Analiza las modificaciones que se hayan efectuado en el mes inmediato anterior por motivo de ampliación y/o reducción al presupuesto de la Dependencia.
Captura en el archivo REPTRIM de los importes requeridos en la base de datos de los formatos establecidos por la SEFIPLAN, en base a los reportes emitidos en SIAFEV y los formatos proporcionados por la Oficina de Contabilidad, para la entrega de la información de cuenta pública.
¿La información contable y presupuestal coincide con el cierre del mes inmediato anterior?
En caso de que no: Analiza el motivo y procede a realizar las modificaciones necesarias dentro de la base de datos del archivo REPTRIM.
Continua con la actividad no. 5
En caso de que si: Imprime en un tanto original los reportes con información de cuenta pública que el archivo REPTRIM incluye:
- Estado del ejercicio de presupuesto. - Detalle de ampliaciones y reducciones.
ÁREA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN
DGCS/UA/RF
110NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
REPORTES MENSUAL Y TRIMESTRAL DE CUENTA PÚBLICA
Oficina de Presupuesto
6
7
- Estado de ingresos y gastos. - Estado de situación financiera (cada trimestre).
- Flujo de efectivo (en caso de cierre trimestral). - Estado analítico-programático (en caso de cierre trimestral). - Informe sectorial (en caso de cierre trimestral).
Elabora en original oficio de envío con cinco copias y lo entrega junto con los originales de los reportes con información de cuenta pública al Jefe del Departamento de Recursos Financieros para que recabe firma del Titular de la Dependencia y del Jefe de la Unidad Administrativa.
Distribuye el original y las copias del oficio de envío junto con los originales de los reportes con información de cuenta pública de la siguiente forma: - Original del Oficio de envíoGubernamental de la Secretaria de Finanzas, junto con los siguientes formatos originales:
- Estado del ejercicio de presupuesto. - Detalle de ampliaciones y reducciones. - Estado de ingresos y gastos. - Flujo de efectivo. (cada trimestre) - Estado analítico-programático. (cada trimestre)
- 1a. Copia del oficio de envío para el Titular de la Dirección General de Comunicación Social,
- para el Subsecretario de Egresos de la SEFIPLAN,
- para el Jefe del Departamento de Recursos Financieros de la DGCS.,
- 4a. Copia del oficio de envíode los reportes, y
ÁREA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN
DGCS/UA/RF
111NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
REPORTES MENSUAL Y TRIMESTRAL DE CUENTA PÚBLICA
Oficina de Presupuesto
8 Recaba sello de recibido en la 5a copia del oficio de envío y la archiva de manera cronológica definitiva como acuse de recibo junto con los reportes con información de cuenta pública en copia.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
ÁREA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN
DGCS/UA/RF
112NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
REPORTES MENSUAL Y TRIMESTRAL DE CUENTA PÚBLICA
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DGCS/UA/RF
115NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
TRÁMITE DE PAGO DIRECTO A PROVEEDORES
Objetivo: Recibir, verificar y procesar la documentación que comprueba la obligación contraída con terceros por parte de la Dirección General de Comunicación Social al comprar o adquirir algún bien o servicio.
Frecuencia: Periódica.
El trámite de pago directo a proveedores deberá dar cumplimiento a los lineamientos establecidos en el artículo 29-A del Código Fiscal de la Federación vigente, así como a los establecidos para la clasificación del gasto y asignación de partidas presupuestales emitidos por la Secretaría de Finanzas y Planeación.
Los Documentos comprobatorios que deberán recibirse de las áreas autorizadas para realizar una compra o adquirir un servicio son: factura en original la cual deberá contener los requisitos fiscales establecidos por la ley así como demás controles que la normatividad vigente en la materia establezca; oficio de solicitud de compra o servicios en original firmada por el Titular del área solicitante.
Las Ordenes de compra, la Solicitud comprobación de recursos y el Listado de Ordenes de Pago deberán obtenerse del Módulo de Cuentas por Pagar del Sistema de Administración Financiera para el Estado de Veracruz (SIAFEV).
La Solicitud comprobación de recursos y el Listado de Ordenes de Pago deberá ir firmado por el Jefe de la Unidad Administrativa, el Jefe de Departamento de Recursos Financieros y el Jefe de Oficina de Cuentas por Pagar.
Los Documentos comprobatorios originales deberán ser entregados a la Oficina de Contabilidad junto con el Listado de Ordenes de Pagos, después de que hayan sido tramitados ante la Secretaría de Finanzas y Planeación.
Normas
Unidad Administrativa
Departamento de Recursos Financieros
Elaboró:
Unidad Administrativa
Revisó:
Director General de
Comunicación Social
Autorizó:
Abril de 2009
Fecha:
Oficina de Cuentas por Pagar
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
1
1A
2
2A
3
Recibe de las áreas autorizadas para realizar una compra o adquirir un servicio Documentos comprobatorios en original y verifica que cuenten con los requisitos establecidos.
¿ Cumple con los requisitos establecidos ?
En caso de que no: Devuelve los Documentos comprobatoriosentregó y explica el motivo por el cual no procede el trámite.
Pasa el tiempo.
Continúa con la actividad No. 1.
En caso de que si:Clasifica y asigna partida presupuestal a los Documentos comprobatoriosoriginales y verifica si existe disponibilidad presupuestal para tramitar el pago de la compra o servicio.
¿ Existe disponibilidad presupuestal ?
En caso de que no: Resguarda los Documentos comprobatorios originales y los archiva de manera cronológica temporal hasta que exista disponibilidad presupuestal para realizar el trámite de pago. Pasa el tiempo.
Continúa con la actividad No. 2.
En caso de que si: Accede al Módulo de Cuentas por Pagar del SIAFEV y captura los documentos y emite en un tanto la Orden de compra y valida la información capturada.
DGCS/UA/RF
116NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
TRÁMITE DE PAGO DIRECTO A PROVEEDORES
Oficina de Cuentas por Pagar
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
3A
4
5
6
7
8
¿ Existe alguna inconsistencia ?
En caso que si: Analiza el motivo y realiza las modificaciones necesarias.
Continúa con la actividad No. 3
En caso de que no: Envía vía correo electrónico al área de presupuesto de la Secretaría de Finanzas y Planeación el detalle de la Orden de compra ya validada para la aprobación del documento en el sistema para realizar la reserva de fondos.
Aprueba la Secretaría de Finanzas y Planeación la Orden de compra?
En caso de que no: Analiza el motivo y espera hasta que el área correspondiente de la Secretaría de Finanzas y Planeación realiza la aprobación.
En caso de que sí: Realiza el proceso de recepción de la Orden de compra aprobada y emite la solicitud-comprobación de recursos.
Emite Listado de órdenes de pago, en dos tantos y recaba las firmas de autorización establecidas.
Conecta con los procedimientos: Afectación de pólizas de cuentas por pagar y Recepción y revisión de documentación comprobatoria correspondientes a la Oficina de Contabilidad.
Envía Listado de órdenes de pago a la Secretaría de Finanzas y Planeación y en el 2do tanto recaba sello de recibido.
Pasa el tiempo.
DGCS/UA/RF
117NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
TRÁMITE DE PAGO DIRECTO A PROVEEDORES
Oficina de Cuentas por Pagar
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
9
10
11
12
Verifica en el SIAFEV que la Secretaría de Finanzas y Planeación haya realizado la transferencia de pago a proveedores de acuerdo al Listado de órdenes de pago que previamente se le envió.
¿ Fue realizada correctamente la transferencia por la Secretaría de Finanzas y Planeación?
En caso de que no: Informa al Jefe de Departamento de Recursos Financieros para que realice las gestiones necesarias ante la Secretaría de Finanzas y Planeación.
Pasa el tiempo.
Continúa con la actividad No. 9
En caso que si: Valida las transferencias realizadas por la Secretaría de Finanzas y Planeación e informa vía telefónica a los proveedores correspondientes que su pago ha sido realizado.
Turna a la Oficina de Contabilidad el primer tanto de la Orden de compra, el original de la Solicitud comprobación de recursos, los Documentos comprobatorios originales y la copia del Listado de órdenes de pago donde recabó el sello de recibido.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
DGCS/UA/RF
118NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
TRÁMITE DE PAGO DIRECTO A PROVEEDORES
DGCS/UA/RF
120NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
TRÁMITE DE PAGO DE SERVICIOS BÁSICOS Y DE TELEFONÍA TELULAR
Objetivo: Recibir, verificar y procesar la documentación que comprueba la obligación contraida con terceros por parte de la Dirección General de Comunicación Social al comprar o adquirir algún bien o servicio.
Frecuencia: Periódica.
El trámite de pago directo a proveedores deberá dar cumplimiento a los lineamientos establecidos en el artículo 29-A del Código Fiscal de la Federación vigente, así como a los establecidos para la clasificación del gasto y asignación de partidas presupuestales emitidos por la Secretaría de Finanzas y Planeación.
Los Documentos comprobatorios que deberán recibirse de las áreas autorizadas para realizar una compra o adquirir un servicio son: factura en original la cual deberá contener con los requisitos fiscales establecidos por la ley así como demás controles que la normatividad vigente en la materia establezca; oficio de solicitud de compra o servicios en original firmada por el Titular del área solicitante.
Para el pago de servicios de telefonía telular se reciben directamente del proveedor las facturas originales de los números autorizados a esta Dirección General de Comunicación Social, que servirán como Documentos soportecomo la normatividad establecida.
Para realizar el trámite de pago por concepto de pago de servicios básicos y de telefonía telular deberá procesar en el Módulo de Cuentas por Pagar del Sistema Administración Financiera para el Estado de Veracruz (SIAFEV).
Normas
Unidad Administrativa
Departamento de Recursos Financieros
Elaboró:
Unidad Administrativa
Revisó:
Director General de
Comunicación Social
Autorizó:
Abril de 2009
Fecha:
DGCS/UA/RF
121NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
TRÁMITE DE PAGO DE SERVICIOS BÁSICOS Y DE TELEFONÍA TELULAR
Las Ordenes de pago, la Solicitud comprobación de recursos y el Listado de Ordenes de Pago deberán obtenerse del Módulo de Cuentas por Pagar del Sistema de Administración Financiera para el Estado de Veracruz (SIAFEV) y deberán ir firmadas por el Jefe de la Unidad Administrativa, el Jefe de Departamento de Recursos Financieros y el Jefe de Oficina de Cuentas por Pagar.
Los Documentos comprobatorios originales deberán ser entregados a la Oficina de Contabilidad con el Listado de Ordenes de Pago, después de tramitarlos ante la Secretaría de Finanzas y Planeación.
Oficina de Cuentas por Pagar
1
1A
2
2A
3
Recibe de la Secretaría de Finanzas y Planeación Oficio de afectación de los servicios básicos en original y Documentos soporte en original y verifica que cumplan con los requisitos establecidos y del proveedor de telefonía telular las facturas originales.
¿ Cumplen con los requisitos establecidos ?
En caso de que no: Devuelve el Oficio de afectación de los servicios básicos en original o los Documentos soporte en original a la instancia que los entregó y explica el motivo por el cual no procede el trámite.
Continúa con la actividad No. 1.
En caso de que si: Verifica con la Oficina de Presupuesto si existe disponibilidad presupuestal en los programas y partidas a afectar por concepto de pago de servicios básicos y de telefonía telular.
¿Existe disponibilidad presupuestal ?
En caso de que no: Resguarda el Oficio de afectación de los servicios básicos y los Documentos soporte en original y los archiva de manera cronológica temporal hasta que exista disponibilidad presupuestal para realizar el trámite de pago.
Pasa el tiempo.
Continúa con la actividad No. 2.
En caso de que si: Accede al Módulo de Cuentas por Pagar del SIAFEV y elabora y emite Orden de compra, en base al Oficio de afectación de los servicios básicos en original y los Documentos soporte en original, y valida la información, emite en dos tantos las Orden de Compra del servicio telular.
ÁREA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN
DGCS/UA/RF
122NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
TRÁMITE DE PAGO DE SERVICIOS BÁSICOS Y DE TELEFONÍA TELULAR
Oficina de Cuentas por Pagar
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
3A
4
5
6
7
¿ Existe alguna inconsistencia ?
En caso que si: Analiza el motivo y realiza las modificaciones necesarias.
Continúa con la actividad No. 3
En caso de que no: Emite Solicitud comprobación de recursos en dos tantos de servicio telular y servicios básicos en un tanto y el Listado de ordenes de pago en dos tantos, recaba las firmas de autorización establecidas.
De telulares envía el 1er tanto de la Solicitud comprobación de recursos , en donde recaba sello de recibido, de la Orden de compra y copia de las facturas a la Subdirección de Recursos Materiales de la Secretaría de Finanzas y Planeación y el Listado de ordenes de pago en un tanto para el Departamento de Órdenes de Pago de la Secretaría de Finanzas y Planeación y recaba sello de recibido.
Turna a la Oficina de Contabilidad la copia del Listado de órdenes de pago donde recabó el sello de recibido, el 2° tanto de la Orden de Compra y de la Solicitud comprobación de recursos también con acuse de recibido y los Documentos soporte en original.
Conecta con los procedimientos: Afectación de pólizas de cuentas por pagar y Recepción y revisión de documentación comprobatoria correspondientes a la Oficina de Contabilidad.
Archiva la fotocopia del Listado de órdenes de pago como acuse de recibo.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
DGCS/UA/RF
123NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
TRÁMITE DE PAGO DE SERVICIOS BÁSICOS Y DE TELEFONÍA TELULAR
DGCS/UA/RF
125NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
SOLICITUD DE SUJETOS A COMPROBAR
Objetivo: Solicitar y registrar los recursos necesarios para cubrir económicamente los eventos oacontecimientos promovidos por la Dirección General de Comunicación Social en loscuales los proveedores o montos financieros no se encuentran clasificados en una partida presupuestal definida.
Frecuencia: Eventual.
El trámite de solicitud de sujetos a comprobar deberá basarse en los lineamientos que la Secretaríade Finanzas y Planeación emita para tal fin.
Para iniciar el trámite de solicitud de sujetos a comprobar deberá recibir instrucciones del Jefe de Departamento de Recursos Financieros del motivo, monto financiero y la asignación de programa, subprograma, proyecto y partida presupuestal para comprometer los recursos que serán utilizados.
La Orden de compra, deberá obtenerse del Módulo de Cuentas por Pagar del Sistema de Administración Financiera para el Estado de Veracruz (SIAFEV).
El Recibo y la Orden de compra originales deberán ir firmados por el Jefe de la Unidad Administrativa, el Jefe de Departamento de Recursos Financieros.
Los Documentos comprobatorios originales deberán ser entregados a la Oficina de Contabilidad junto con el Listado de Órdenes de Pago, después de que hayan sido tramitados ante la Secretaría de Finanzas y Planeación.
Normas
Unidad Administrativa
Departamento de Recursos Financieros
Elaboró:
Unidad Administrativa
Revisó:
Director General de
Comunicación Social
Autorizó:
Abril de 2009
Fecha:
Recibe del Jefe de Departamento de Recursos Financieros instrucciones de que inicie el trámite de solicitud de sujetos a comprobar y verifica con la Oficina de Presupuesto si existe disponibilidad presupuestal.
¿Existe disponibilidad presupuestal?
En caso de que no: Informa al Jefe de Departamento de Recursos Financieros para que se realicen las gestiones necesarias.
Pasa el tiempo.
Continúa con la actividad No. 1.
En caso de que si: Accede al Módulo de Cuentas por Pagar del SIAFEV y elabora y emite en dos tantos la Orden de compra
¿Existe alguna inconsistencia?
En caso de que si: Analiza el motivo y realiza las modificaciones necesarias.
Continúa con la actividad No. 2.
En caso de que no: Envía vía correo electrónico al área de presupuesto de la Secretaría de Finanzas y Planeación el detalle de la Orden de compra ya validada para la aprobación del documento en el sistema para realizar la reserva de fondos.
¿Aprueba la Secretaría de Finanzas y Planeación la Orden de compra?
Oficina de Cuentas por Pagar
1
1A
2
2A
2B
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
DGCS/UA/RF
126NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
SOLICITUD DE SUJETOS A COMPROBAR
En caso de que no: Analiza el motivo y espera hasta que el área correspondiente de la Secretaría de Finanzas y Planeación realiza la aprobación.
En caso de que si: Elabora dos Recibos de Recursos originales y recaba firmas del Jefe de la Unidad Administrativa y del Jefe de Departamento de Recursos Financieros.
Elabora dos Oficios de solicitud en originales y copias, recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa y distribuye de la siguiente manera:
- 1er original de Oficio de Solicitud, 1er. tanto de la Orden de compra y un Recibo de Recursos original para autorización del Secretario de Egresos de la Secretaría de Finanzas y Planeación.
- 2° original de Oficio de SolicitudFinanzas y Planeación.
Archiva de manera cronológica temporal copias de los Oficios de Solicitud, Orden de Compra y Recibo en original.
Pasa el tiempo.
Accede al Módulo de Cuentas por Pagar del SIAFEV y verifica que se encuentre aprobado el recurso solicitado.
¿Fue aprobado el recurso solicitado?
Oficina de Cuentas por Pagar 3
4
5
6
7
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
DGCS/UA/RF
127NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
SOLICITUD DE SUJETOS A COMPROBAR
En caso que no: Informa al Jefe de Departamento de Recursos Financieros para que se realicen las gestiones necesarias.
Continúa con la actividad No. 7.
En caso de que si: Confirma con el Jefe de Departamento de Recursos Financieros que el importe registrado sean igual al que él consultó en el banco.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Conecta con el procedimiento Comprobación de sujetos a comprobar.
Oficina de Cuentas por Pagar 7A
8
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
DGCS/UA/RF
128NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
SOLICITUD DE SUJETOS A COMPROBAR
DGCS/UA/RF
130NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
COMPROBACIÓN DE SUJETOS A COMPROBAR
Objetivo: Registrar y verificar la correcta comprobación o reintegro de las solicitudes autorizadas de sujetos a comprobar ante la Secretaría de Finanzas y Planeación.
Frecuencia: Eventual.
Las partidas presupuestales que se deberán utilizar para la comprobación y/o reintegro de sujetos a comprobar serán las que previamente hayan solicitado en la Secretaría de Finanzas y Planeación.
El trámite de comprobación y/o reintegro de sujetos a comprobar deberán basarse en los lineamientos que la Secretaría de Finanzas y Planeación emita para tal fin.
Los Documento comprobatorios con los cuales se deberá contar para realizar la comprobación o reintegro del sujeto a comprobar son: facturas, recibos de gasto o aquellos comprobantes fiscales que avale alguna erogación, todos deberán ser en original y con los requisitos fiscales que marca la Ley así como los de control interno establecidos.
Las Ordenes de compra, la Solicitud comprobación de recursos y el Listado de Ordenes de Pago deberán obtenerse del Módulo de Cuentas por Pagar del Sistema de Administración Financiera para el Estado de Veracruz (SIAFEV).
La Solicitud comprobación de recursos y el Listado de Ordenes de Pago deberá ir firmado por el Jefe de la Unidad Administrativa, el Jefe de Departamento de Recursos Financieros y el Jefe de Oficina de Cuentas por Pagar.
Los Documentos comprobatorios originales deberán ser entregados a la Oficina de Contabilidad junto con el Listado de Ordenes de Pagos, después de que hayan sido tramitados ante la Secretaría de Finanzas y Planeación.
Normas
Unidad Administrativa
Departamento de Recursos Financieros
Elaboró:
Unidad Administrativa
Revisó:
Director General de
Comunicación Social
Autorizó:
Abril de 2009
Fecha:
DGCS/UA/RF
131NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
COMPROBACIÓN DE SUJETOS A COMPROBAR
Oficina de Cuentas por Pagar
1
2
2A
3
3A
4
Recibe de la Oficina de Caja Relación de facturas con asignación de programa, subprograma, proyecto y partida presupuestal en original y Documentos comprobatorios originales.
Coteja que el tanto de la Relación de facturas tenga correctamente aplicadala asignación programática presupuestal y verifica que los Documentoscomprobatorios originales cuenten con los requisitos establecidos.
¿Cuentan con los requisitos establecidos?
En caso de que no:Devuelve los Documentos comprobatorios originales a la Oficina de Caja y exp lica el motivo por el cual no procede el trámite.
Continúa con la actividad No. 1.
En caso de que si: Accede al Mód ulo de Cuentas por Pagar del SIA FEV y elabora y emite Orden de compra en base a la Relación de facturas original y valida información.
¿Existe alguna inconsistencia?
En caso de que si: Analiza el motivo y realiza las modificaciones necesarias.
Continúa con la actividad No. 3.
En caso de que no:Envía vía correo electrónico al área de presupuestos de la Secretaría de Finanzas y Planeación el detalle de la Orden de compra ya validada para laaprobación del documento en el sistema para realizar la reserva de fondos.
¿Aprueba la Secretaría de Finanzas y Planeación la Orden de compra?
ÁREA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN
Oficina de Cuentas por Pagar 4A
5
6
7
8
En caso de que no: Analiza el motivo y espera hasta que el área correspondiente de la Secretaría de Finanzas y Planeación realiza la aprobación.
En caso de que si: Emite Solicitud comprobación de recursos en dos tantos y Listado de órdenes de pago en dos tantos, valida datos y posteriormente archiva de manera cronológica definitiva la Relación de facturas original.
Envía Listado de órdenes de pago original a la Secretaría de Finanzas y Planeación y recaba sello de recibido.
Obtiene del archivo temporal acuses de los Oficios de Solicitud del sujeto a comprobar, Orden de Compra original y Recibo original y los turna a la Oficina de Contabilidad junto con el primer tanto de la Orden de compra dela comprobación del sujeto, el original de la Solicitud comprobación de recursos, los Documentos comprobatorios originales y Listado de órdenes de pago donde recabó el sello de recibido.
Archiva de manera cronológica definitiva la fotocopia del Listado de órdenes de pago como acuse de recibo.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
ÁREA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN
DGCS/UA/RF
132NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
COMPROBACIÓN DE SUJETOS A COMPROBAR
DGCS/UA/RF
134NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
REPOSICIÓN DE FONDO REVOLVENTE
Objetivo: Recibir, verificar y procesar los documentos comprobatorios para la reposición económica del fondo revolvente asignado a la Dirección General de Comunicación Social.
Frecuencia: Periódica.
Los Documentos comprobatorios con los cuales se deberá contar para realizar la comprobación o reintegro del sujeto a comprobar son: facturas, recibos de gasto o aquellos comprobantes fiscales que avale alguna erogación, todos deberán ser en original y con los requisitos fiscales que marca la Ley así como los de control interno establecidos.
Las Ordenes de compra, la Solicitud comprobación de recursos y el Listado de Ordenes de Pago deberán obtenerse del Módulo de Cuentas por Pagar del Sistema de Administración Financiera para el Estado de Veracruz (SIAFEV).
La Solicitud comprobación de recursos y el Listado de Ordenes de Pago deberán ir firmado por el Jefe de la Unidad Administrativa, el Jefe de Departamento de Recursos Financieros y el Jefe de Oficina de Cuentas por Pagar.
Los Documentos comprobatorios originales deberán ser entregados la Oficina de Contabilidad jun-to con el Listado de Ordenes de Pagos, después de que hayan sido tramitados ante la Secretaría de Finanzas y Planeación.
Normas
Unidad Administrativa
Departamento de Recursos Financieros
Elaboró:
Unidad Administrativa
Revisó:
Director General de
Comunicación Social
Autorizó:
Abril de 2009
Fecha:
Oficina de Cuentas por Pagar
1
1A
2
2A
3
Recibe de la Oficina de Caja Relación de facturas con asignación de programa, subprograma, proyecto y partida presupuestal en un tanto y Documentos comprobatorios originales y verifica que cuenten con los requisitos establecidos.
¿Cuentan con los requisitos establecidos?
En caso de que no: Devuelve los Documentos comprobatorios originales a la Oficina de Caja y explica el motivo por el cual no procede el trámite.
Pasa el tiempo.
Continúa con la actividad No. 1.
En caso de que si: Verifica con la Oficina de Presupuesto si existe disponibilidad presupuestal.
¿Existe disponibilidad presupuestal?
En caso de que no: Resguarda los Documentos comprobatorios originales y los archiva de manera cronológica temporal hasta que exista disponibilidad presupuestal para realizar el trámite.
Pasa el tiempo.
Continúa con la actividad No. 2.
En caso de que si: Accede al Módulo de Cuentas por Pagar del SIAFEV y elabora y emite la Orden de compra y valida la información.
¿Existe alguna inconsistencia?
ÁREA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN
DGCS/UA/RF
135NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
REPOSICIÓN DE FONDO REVOLVENTE
Oficina de Cuentas por Pagar 3A
4
4A
5
6
7
En caso que si: Analiza el motivo y realiza las modificaciones necesarias.
Continúa con la actividad No. 3
En caso de que no: Envía vía correo electrónico al área de presupuesto de la Secretaría de Finanzas y Planeación el detalle de la Orden de compra ya validada para la aprobación del documento en el sistema para realizar la reserva de fondos.
¿Aprueba la Secretaría de Finanzas y Planeación la Orden de compra?
En caso de que no: Analiza el motivo y espera hasta que el área correspondiente de la Secretaría de Finanzas y Planeación realiza la aprobación.
En caso que si: Emite Solicitud comprobación de recursos y Listado de órdenes de pago en dos tantos y recaba las firmas de autorización establecidas.
Envía el Listado de órdenes de pago a la Tesorería de la Secretaría de Finanzas y Planeación y en el segundo tanto recaba sello de recibido.
Turna a la Oficina de Contabilidad el Listado de órdenes de pago donde recabó el sello de recibido, la Orden de Compra, la Solicitud comprobación de recursos y los Documentos comprobatorios en original.
Conecta con los procedimientos: Afectación de pólizas de cuentas por pagar y Recepción y revisión de documentación comprobatoria correspondientes a la Oficina de Contabilidad.
ÁREA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN
DGCS/UA/RF
136NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
REPOSICIÓN DE FONDO REVOLVENTE
Oficina de Cuentas por Pagar
8 Archiva de manera cronológica definitiva el Listado de órdenes de pago como acuse de recibo.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN
DGCS/UA/RF
137NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
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DGCS/UA/RF
139NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PAGO DE VIÁTICOS A PERSONAL COMISIONADO
Objetivo: Proporcionar recursos económicos al personal comisionado de la Dirección General de Comunicación Social para la cobertura de actividades.
Frecuencia: Diaria.
La asignación de viáticos a personal comisionado deberá basarse en el Manual de Viáticos vigente emitido por la Secretaría de Finanzas y Planeación.
La solicitud de viáticos deberá realizarse por escrito con la firma de autorización del Titular del área ala que se encuentre adscrito el personal que sea comisionado, deberá indicarse el puesto que ocupa el empleado, el lugar, periodo y objetivo de la comisión, así como la hora de salida y llegada apro-ximadas.
El pago de viáticos a personal comisionado deberá registrarse en el Formato Registro Único de Comisiones para Personal Estatal.
El importe que egrese del fondo revolvente por concepto de viáticos deberá ser registrado en el Formato Corte Diario de Caja.
Normas
Unidad Administrativa
Departamento de Recursos Financieros
Elaboró:
Unidad Administrativa
Revisó:
Director General de
Comunicación Social
Autorizó:
Abril de 2009
Fecha:
Oficina de Caja
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
1
1A
2
3
4
5
Recibe del interesado Oficio comisión en dos copias y verifica que cumpla con los requisitos establecidos.
¿Cumple con los requisitos establecidos?
En caso de que no: Devuelve el Oficio comisión en dos copias al interesado y solicita recabe los requisitos faltantes.
Continúa con la actividad No. 1
En caso de que si:Elabora el Formato Registro Único de Comisiones para Personal Estatal en dos tantos y asigna los importes que correspondan en base al Oficio comisión.
Recaba firma del interesado en los dos tantos del Formato Registro Único de Comisiones para Personal Estatal, le entrega el Efectivo asignado, el 1er tanto del Formato Registro Único de Comisiones para Personal Estatal y una copia del Oficio comisión con sello de recibido de la Oficina de Caja, la primera copia del Oficio comisión la archiva de manera cronológica definitiva en el Expediente de Comisiones.
Registra en el Formato Corte Diario de Caja la cantidad de Efectivo entregada, el cual archiva de manera cronológica temporal.
Actualiza el archivo digital Listado de personal comisionado pendiente de comprobaren la Carpeta de comprobaciones pendientes junto con el 2° tanto del Formato Registro Único de Comisiones para Personal Estatal y la segunda copia del Oficio comisión.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Conecta con los procedimientos Comprobación de viáticos y otros gastos.
DGCS/UA/RF
140NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PAGO DE VIÁTICOS A PERSONAL COMISIONADO
DGCS/UA/RF
142NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ENTREGA DE RECURSOS POR GASTOS SUJETOS A COMPROBAR
Objetivo: Proporcionar recursos económicos al personal autorizado de la Dirección General de Comunicación Social y cuyo concepto no se encuentra definido en el formato RegistroÚnico de Comisiones para Personal Estatal
Frecuencia: Periódica.
La entrega de recursos por gastos sujetos a comprobar deberá solicitarse a través de Oficio o Tarjetade solicitud de recursos y deberá ir firmada por el Titular del área a la que se encuentre adscrito el personal que sea comisionado y deberá indicarse el concepto del gasto y monto solicitado, previa autorización y visto bueno del Jefe de la Unidad Administrativa.
La entrega de efectivo por concepto de gastos sujetos a comprobar deberá registrarse en el FormatoGastos Sujetos a Comprobar.
El importe que egrese por concepto de gasto sujeto a comprobar deberá ser registrado en el Formato Corte Diario de Caja.
Normas
Unidad Administrativa
Departamento de Recursos Financieros
Elaboró:
Unidad Administrativa
Revisó:
Director General de
Comunicación Social
Autorizó:
Abril de 2009
Fecha:
Oficina de Caja 1
1A
2
3
4
5
Recibe del interesado Oficio o Tarjeta de solicitud de recursos en original y verifica que cumpla con los requisitos establecidos.
¿Cumple con los requisitos establecidos?
En caso de que no: Informa al interesado el motivo por el cual no procede el trámite y solicita recabe los requisitos faltantes.
Continúa con la actividad No. 1
En caso de que si: Elabora y requisita en original y copia el Formato Gastos sujetos a comprobar en base al Oficio o Tarjeta de solicitud de recursos original.
Entrega al solicitante el Efectivo asignado, recaba firma de recibido en el original y la copia del Formato Gastos sujetos a comprobar y le entrega la copia, el original lo archiva de manera cronológica temporal en la Carpeta de comprobaciones pendientes junto con el original del Oficio o Tarjeta de solicitud de recursos.
Registra en el Formato Corte Diario de Caja la cantidad de Efectivo entregada, el cual archiva de manera cronológica temporal.
Actualiza el archivo digital Listado de personal comisionado pendiente de comprobaren la Carpeta de comprobaciones pendientes junto con el original del Formato Gastos sujetos a comprobar y el Oficio o Tarjeta de solicitud de recursos original.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Conecta con los procedimientos Comprobación de viáticos y otros gastos.
ÁREA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN
DGCS/UA/RF
143NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ENTREGA DE RECURSOS POR GASTOS SUJETOS A COMPROBAR
DGCS/UA/RF
145NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
COMPROBACIÓN DE VIÁTICOS Y OTROS GASTOS
Objetivo: Recibir y verificar la documentación que avale la comprobación de viáticos y otros gastos realizados por personal comisionado adscrito a la Dirección General de Comunicación Social.
Frecuencia: Diaria.
Los comprobantes fiscales que se presenten deberán cumplir con los requisitos establecidos en los artículos 29 y 29-A del Código Fiscal de la Federación vigente.
La comprobación de viáticos y otros gastos deberá apegarse a los lineamientos establecidos en el Manual de Viáticos vigente emitido por la Secretaría de Finanzas y Planeación.
Las facturas, notas o recibos de gastos deberán contar con requisitos y controles internos por lo que deberán estar firmadas por el empleado que realizó el gasto y el Titular del área a la que se encuentre adscrito, pegarse en una hoja e indicar en la parte inferior, a modo de leyenda, el motivo, el lugar y la duración de la actividad realizada que originó la erogación.
Para la comprobación de viáticos y otros gastos deberá recibirse del personal comisionado el Formato Registro Único de Comisiones para Personal Estatal y Facturas o Recibos de gastos en original, los cuales deberán cumplir con los requisitos fiscales y controles establecidos.
Se deberá elaborar una Cédula resumenpara cubrir alguna actividad de la Dirección General de Comunicación Social en la cual se debe indicar el nombre, períodos y lugares de la comisión y montos erogados, y que servirá de base para la elaboración de la constancia de viáticos anual.
Normas
Unidad Administrativa
Departamento de Recursos Financieros
Elaboró:
Unidad Administrativa
Revisó:
Director General de
Comunicación Social
Autorizó:
Abril de 2009
Fecha:
Recibe del interesado en original y copia Formato Registro Único de Comprobaciones de Recursos para Personal Estatal y/o Formato de Comprobación de gastos sujetos a comprobar requisitado y Facturas, notas o recibos de gastos originales.
Verifica que la anterior documentación cumpla con los requisitos establecidos para cada caso.
¿Cumple con los requisitos establecidos?
En caso de que no: Informa al interesado el motivo por el cual no procede el trámite y solicita recabe los requisitos faltantes.
Continúa con la actividad No. 1
En caso de que si: Obtiene de la Carpeta de comprobaciones pendientes el original del Formato Registro Único de Comprobaciones de Recursos para Personal Estatal y/o el Formato de Gastos sujetos a comprobar originaly verifica que el importe comprobado sea igual al que fue asignado.
¿El importe comprobado es igual al asignado?
En caso que no: Determina si el importe comprobado es menor o mayor al importe asignado y reintegra a favor de la Dependencia o del empleado el Efectivo.
Registra en el Formato Corte Diario de Caja la cantidad de Efectivo quereintegró, el cual archiva de manera cronológica temporal.
Continúa con la actividad No. 4
Oficina de Caja 1
2
2A
3
3A.1
3A.2
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
DGCS/UA/RF
146NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
COMPROBACIÓN DE VIÁTICOS Y OTROS GASTOS
En caso que si: Sella de recibido el original y la copia del Formato Registro Único Comprobaciones de Recursos para Personal Estatal y/o Formato de Comprobación de gastos sujetos a comprobar, la copia se la entrega al interesado y el original lo archiva de manera cronológica en el Expediente de comprobaciones.
Obtiene de la Carpeta de comprobaciones pendientes que está en el archivo temporal la copia del Oficio comisión y/o original del Oficio o Tarjeta de solicitud de recursos correspondiente, el original del Formato Registro Único Comisiones para Personal Estatal y/o Formato de Gastos sujetos a comprobar y el tanto del Listado de personal comisionado pendiente de comprobar.
Actualiza el archivo digital Listado de personal comisionado pendiente de comprobarjunto con la Carpeta de comprobaciones pendientes.
Archiva de manera cronológica temporal los siguientes documentos: - Copia del Oficio comisión, - Original del Formato de Gastos sujetos a comprobar, - Original del Formato de Comprobación de gastos sujetos a comprobar.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Conecta con los procedimientos Solicitud y cobro de fondo revolvente.
Oficina de Caja 4
5
6
7
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
DGCS/UA/RF
147NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
COMPROBACIÓN DE VIÁTICOS Y OTROS GASTOS
DGCS/UA/RF
150NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
SOLICITUD Y COBRO DE REPOSICIÓN DE FONDO REVOLVENTE
Objetivo: Entregar la documentación comprobatoria a la Oficina de Cuentas por Pagar para solicitar la reposición de fondo revolvente.
Frecuencia: Diaria.
Los documentos que se presenten como comprobantes fiscales deberán cumplir con los requisitos establecidos en los artículos 29 y 29-A del Código Fiscal de la Federación vigente.
La solicitud de fondo revolvente se deberá realizar a la Oficina de Cuentas por Pagar y deberá entregarse clasificada por programa, subprograma, proyecto y partida presupuestal, de acuerdo al Clasificador del Gasto vigente emitido por la Secretaría de Finanzas y Planeación, conteniendo la siguiente documentación comprobatoria:
- Relación de facturas, notas o recibos de gastos, en dos tantos. - Relación de Comprobaciones que incluyen: - Formato Registro Único de Comisiones para Personal Estatal;
- Formato Registro Único de Comprobaciones de Recursos para Personal Estatal, en original;
- Oficios comisión en copia y/u Oficios o tarjetas de solicitud de recursos, en original; - Facturas o recibos de gastos en original.
Para cobrar el Cheque que se elabora por concepto de fondo revolvente se deberá recabar firmas de autorización del Jefe de la Unidad Administrativa y del Jefe de Departamento de Recursos Financieros.
La cantidad a reponer por concepto de fondo revolvente deberá ser igual al importe que se entregue en la Oficina de Cuentas por Pagar por concepto de las relaciones de viáticos y/o relaciones de notas, facturas y/o recibos comprobados de las diferentes áreas de la Dirección General de Comunicación Social para realizar sus actividades.
Normas
Unidad Administrativa
Departamento de Recursos Financieros
Elaboró:
Unidad Administrativa
Revisó:
Director General de
Comunicación Social
Autorizó:
Abril de 2009
Fecha:
Oficina de Caja
1
2
3
4
Obtiene del archivo temporal la siguiente documentación: - Copia de la relación de viáticos y/o facturas, notas y/o recibos que se recibieron por parte del área de Cuentas por Pagar, que contenian el Oficio comisión u original del Oficio o Tarjeta de solicitud de recursos,
- Original del Formato Registro Único Comisiones para Personal Estatal y/o Formato de Gastos sujetos a comprobar,
- Original del Formato Registro Único Comprobaciones de Recursos para Personal Estatal y/o Formato de Comprobación de gastos sujetos a comprobar, y
- Facturas, notas o recibos de gastos originales.
Integra Paquete con los siguientes documentos: - 1er tanto de la Relación de facturas, notas o recibos de gastos, - Copia del Oficio comisión u original del Oficio o Tarjeta de solicitud de recursos,
- Original del Formato Registro Único Comisiones para Personal Estatal y/o Formato de Gastos sujetos a comprobar ,
- Original del Formato Registro Único Comprobaciones de Recursos para Personal Estatal y/o Formato de Comprobación de gastos sujetos a comprobar, y
- Facturas, notas o recibos de gastos originales.
Turna el Paquete a la Oficina de Cuentas por Pagar y recaba sello de recibido en el segundo tanto de la Relación de facturas, notas o recibos de gastos,
Conecta con el procedimiento Reposición de fondo revolvente correspondiente a la Oficina de Cuentas por Pagar.
Pasa el tiempo.
Recibe de la Oficina de Cuentas por Pagar cheque para la reposición del fondo revolvente.
ÁREA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN
DGCS/UA/RF
151NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
SOLICITUD Y COBRO DE REPOSICIÓN DE FONDO REVOLVENTE
Acude a la institución bancaria asignada, cobra el Cheque y recibe el Efectivo el cual debe ser igual a la cantidad registrada en el Cheque.
Ingresa el Efectivo al fondo revolvente y lo resguarda en la Caja fuerte asignada para tal fin.
Registra la cantidad del Efectivo que ingresó y requisita el Formato Arqueo diario a fondo revolvente y lo archiva de manera cronológica definitiva.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
5
6
7
Oficina de Caja
ÁREA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN
DGCS/UA/RF
152NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
SOLICITUD Y COBRO DE REPOSICIÓN DE FONDO REVOLVENTE
DGCS/UA/RF
155NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
RECEPCIÓN Y SUMINISTRO DE TARJETAS TELEFÓNICAS
Objetivo: Proporcionar al personal comisionado adscrito a la Dirección General de Comunicación Social, que por su actividad así lo requiera, tarjetas telefónicas prepagadas.
Frecuencia: Diaria.
Las tarjetas telefónicas deberán ser recibidas del Departamento de Recursos Materiales, quien hace la compra directa, previa solicitud del Departamento de Recursos Financieros.
Las Tarjetas telefónicas sólo deberán ser suministradas al personal comisionado que por la actividad que realice así lo requiera.
La entrega de Tarjetas telefónicas deberá ser registrada en el Formato Control de tarjetas telefónicas y deberá contener el folio que indica la Tarjeta telefónica, el nombre y firma de quien recibe y la fecha.
Normas
Unidad Administrativa
Departamento de Recursos Financieros
Elaboró:
Unidad Administrativa
Revisó:
Director General de
Comunicación Social
Autorizó:
Abril de 2009
Fecha:
Oficina de Caja
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
1
2
3
4
5
6
7
Recibe del Departamento de Recursos Materiales la dotación mensual de Tarjetas telefónicas y Relación de folios en original.
Valida la cantidad recibida de Tarjetas telefónicas y sus folios con la Relación de folios original.
Resguarda en la Caja fuerte asignada para tal fin, las Tarjetas telefónicas que recibió y archiva de manera cronológica definitiva la Relación de folios original.
Pasa el tiempo.
Recibe del interesado la petición de tarjeta telefónica y verifica la cantidad de Tarjetas telefónicas a utilizar.
Obtiene de la Caja fuerte la cantidad de Tarjetas telefónicas solicitadas y requisita el Formato Control de tarjetas telefónicas.
Entrega al interesado las Tarjetas telefónicas requeridas y recaba su firma en el Formato Control de tarjetas telefónicas, el cual archiva de manera cronológica temporal.
Resguarda en la Caja fuerte las Tarjetas telefónicas restantes.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
DGCS/UA/RF
156NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
RECEPCIÓN Y SUMINISTRO DE TARJETAS TELEFÓNICAS
DGCS/UA/RF
158NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
SUMINISTRO DE VALES DE GASOLINA
Objetivo: Proporcionar al personal comisionado adscrito a la Dirección General de Comunicación Social, que por su actividad así lo requiera, vales de gasolina.
Frecuencia: Diaria.
Los Vales de gasolina deberán ser recibidos del Departamento de Recursos Materiales.
Los Vales de gasolina sólo serán suministrados al personal comisionado que por la actividad que realice así lo requiera y deberán ser solicitados por escrito con la firma del Titular del área solicitante.
La entrega de Vales de gasolina deberá estar sujeta al proceso de comprobación aplicado por la Oficina de Transportes del Departamento de Recursos Materiales.
La entrega de Vales de gasolina deberá ser registrada en un Recibo de otorgamiento de vales de gasolinafirma de quien los recibe.
Normas
Unidad Administrativa
Departamento de Recursos Financieros
Elaboró:
Unidad Administrativa
Revisó:
Director General de
Comunicación Social
Autorizó:
Abril de 2009
Fecha:
Oficina de Caja
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
1
2
3
4
4A
5
6
7
Recibe del Departamento de Recursos Materiales la dotación mensual de Vales de gasolina y Relación de denominaciones en original.
Verifica que la cantidad recibida de Vales de gasolina y sus denominaciones coincidan con la Relación de denominaciones original.
Resguarda, en la Caja fuerte asignada para tal fin, los Vales de gasolina que recibió y archiva de manera cronológica definitiva la Relación de denominaciones original.
Pasa el tiempo.
Recibe Solicitud de vales de gasolina en original de la Oficina de Transportes y verifica que no le falte alguna comprobación anterior.
¿Falta alguna comprobación de vales de gasolina?
En caso de que si: Informa al interesado el motivo por el que cual no procede el trámite.
Continua con la actividad No. 4
En caso de que no:Elabora y requisita Recibo de otorgamiento de vales de gasolina en dos tantos y recaba firma del interesado. Obtiene de la Caja fuerte la cantidad de Vales de gasolina solicitados, se los entrega al interesado junto con el primer tanto del Recibo de otorgamiento de vales de gasolina.
Archiva de manera cronológica definitiva la Tarjeta de solicitud de vales de gasolina en original y el segundo tanto del Recibo de otorgamiento de vales de gasolina .
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
DGCS/UA/RF
159NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
SUMINISTRO DE VALES DE GASOLINA
DGCS/UA/RF
161NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
REINTEGRO DE RECURSOS A LA SEFIPLAN
Objetivo: Realizar el trámite de reintegro de recursos económicos no utilizados por esta Dirección General de Comunicación Social ante la Secretaría de Finanzas y Planeación, ya sea demanera directa o electrónica.
Frecuencia: Eventual.
El reintegro de recursos se deberá realizar en base a los lineamientos y formatos establecidos por laSecretaría de Finanzas y Planeación.
El reintegro de recursos a la Secretaría de Finanzas y Planeación deberá realizarse por solicitud del Departamento de Recursos Humanos o por instrucciones del Jefe de Departamento de Recursos Financieros.
Normas
Unidad Administrativa
Departamento de Recursos Financieros
Elaboró:
Unidad Administrativa
Revisó:
Director General de
Comunicación Social
Autorizó:
Abril de 2009
Fecha:
Oficina de Caja
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
1
1A
2
3
4
5
6
Recibe del Departamento de Recursos Humanos Tarjeta de solicitud de reintegro por cheques cancelados en original y Reporte de cheques cancelados en original o instrucciones de la instancia correspondiente para iniciar el trámite de reintegro de recursos a la Secretaría de Finanzas y Planeación y determina si será por transferencia bancaria electrónica o en efectivo / cheque.
¿Que tipo de proceso se seguirá?
Por transferencia bancaria electrónica: Realiza y procesa transferencia en el Sistema asignado para tal fin y emite Reporte de transferencia en un tanto.
Continúa con la actividad No. 2
En efectivo / cheque: Elabora Formato de Recibo de reintegro de fondos en original y cuatro copias.
Obtiene una copia del tanto del Reporte de transferencia o del tanto del Reporte de cheques cancelados.
Acude a la Secretaría de Finanzas y Planeación y entrega el original y tres copias del Formato de Recibo de reintegro de fondos junto con el tanto del Reporte de transferencia o el tanto del Reporte de cheques cancelados o el Efectivo/cheque.
Recaba firma y sello de recibido en la cuarta copia del Recibo de reintegro de fondos.
Obtiene una fotocopia de la copia del Recibo de reintegro de fondos donderecabó el sello de recibido.
DGCS/UA/RF
162NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
REINTEGRO DE RECURSOS A LA SEFIPLAN
Oficina de Caja
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
7 Turna a la Oficina de Contabilidad la copia del Recibo de reintegro de fondos y la fotocopia de manera cronológica definitiva como acuse de recibo junto con la copia del Reporte de transferencia o del Reporte de cheques cancelados y la Tarjeta de solicitud de reintegro por cheques cancelados original.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
DGCS/UA/RF
163NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
REINTEGRO DE RECURSOS A LA SEFIPLAN
DGCS/UA/RF
165NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ENTREGA DE CHEQUES DE NÓMINA A PERSONAL DE BASE Y EVENTUAL
Objetivo: Realizar la entrega de cheques por concepto de nómina a personal de base y eventual adscrito a la Dirección General de Comunicación Social.
Frecuencia: Quincenal.
La Factura de Cheques original, la Nómina de la quincena correspondiente y los Cheques deberán ser entregados por el Departamento de Recursos Humanos.
Normas
Unidad Administrativa
Departamento de Recursos Financieros
Elaboró:
Unidad Administrativa
Revisó:
Director General de
Comunicación Social
Autorizó:
Abril de 2009
Fecha:
Oficina de Caja
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
1
1A
1A.1
2
3
4
5
Recibe del Departamento de Recursos Humanos Nómina de la quincena correspondiente en un tanto, Factura de cheques en un tanto y Cheques/Notificaciones de depósito y verifica si existe alguna inconsistencia.
¿Existe alguna inconsistencia?
En caso de que si: Informa al Departamento de Recursos Humanos las inconsistencias detectadas para su respectiva corrección.
Pasa el tiempo.
Recibe del Departamento de Recursos Humanos los anteriores documentos debidamente corregidos.
Continúa con la actividad No. 2
En caso de que no: Establece contacto telefónico con las diferentes áreas de la Dirección e informa que el personal de base y eventual puede pasar a recoger su Cheque o Notificación de depósito.
Entrega al personal de base y eventual, previa identificación, el Cheque o Notificación de depósito correspondiente y recaba firma de recibido en el tanto de la Nómina.
Pasa el tiempo.
Elabora Oficio de entrega de nómina firmada en original y copia dirigida al Departamento de Recursos Humanos y especifica el número de cheques / notificaciones de depósito cobrados, no cobrados, cancelados y devueltos en base al tanto de la Nómina firmada.
Firma el tanto de la Factura de cheques y obtiene una fotocopia.
DGCS/UA/RF
166NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ENTREGA DE CHEQUES DE NÓMINA A PERSONAL DE BASE Y EVENTUAL
Oficina de Caja
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
6
7
Envía al Departamento de Recursos Humanos el original del Oficio de entrega de nómina firmada, el tanto de la Nómina firmada, el tanto de la Factura de cheques y los Cheques / Notificaciones de depósito no cobrados.
Recaba sello de recibido en la copia del Oficio de entrega de nómina firmadajunto con la copia de la Factura de cheques
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
DGCS/UA/RF
167NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ENTREGA DE CHEQUES DE NÓMINA A PERSONAL DE BASE Y EVENTUAL
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169NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
AFECTACIÓN DE PÓLIZAS DE CUENTAS POR PAGAR
Objetivo: Verificar que los movimientos realizados por la Oficina de Cuentas por Pagar se registren en la contabilidad de la Dependencia de acuerdo a la documentación comprobatoria que los genere.
Frecuencia: Diaria.
Las Pólizas se generan cuando la Oficina de Cuentas por Pagar captura los movimientos por concepto de pago de fondo revolvente, sujetos a comprobar o pagos directos realizados por la Secretaría de Finanzas y Planeación.
Las Pólizas se deberán generar en el Sistema de Administración Financiera del Estado de Veracruz
la Oficina de Cuentas por Pagar de esta Dependencia realice.
Los Documentos comprobatorios serán los que reciba de la Oficina de Cuentas por Pagar y deberán contar con los requisitos fiscales establecidos por la ley así como con los demás controles que la normatividad vigente en la materia establezca.
Normas
Unidad Administrativa
Departamento de Recursos Financieros
Elaboró:
Unidad Administrativa
Revisó:
Director General de
Comunicación Social
Autorizó:
Abril de 2009
Fecha:
Oficina de Contabilidad
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
1
2
3
3A
4
4A
Se reciben de la Oficina de Cuentas por Pagar los Listados de Órdenes de Pago, con sus correspondientes Órdenes de Compra (OC y detalle de la Orden de Compra) y documentos comprobatorios del gasto.
Emite el Reporte Análisis de Cuenta, Informe de Órdenes Tramitadas por Código Presupuestal y el Reporte de Ministraciones por fecha detallado.
Verifica por partida que el importe de cada una de las afectaciones del Detalle de las Órdenes de Compra generadas, sea igual a los importes que presenta la Contabilidad tramitadas por Código Presupuestal y Reporte de Ministraciones por fecha detallado).
¿Son iguales los importes?
En caso de que no: Analiza el motivo de la diferencia, elabora y emite Póliza de corrección.
Continúa con la actividad No. 4
En caso que si: Revisa que los Documentos comprobatorios que soportan los movimientos capturados por la Oficina de Cuentas por Pagar, estén completos y hayan sido codificados correctamente en sus cuentas y partidas de gasto.
¿Cuentan con el registro correcto?
En caso de que no: Elabora y emite Póliza de reclasificación.
Continúa con la actividad No. 5
DGCS/UA/RF
170NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
AFECTACIÓN DE PÓLIZAS DE CUENTAS POR PAGAR
Oficina de Contabilidad
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
5 En caso que si: Clasifica por orden numérico consecutivo los Listados de Órdenes de Pago con sus correspondientes OCs, las y de reclasificación, generadas durante el proceso, las cuales archiva de manera cronológica definitiva así como los Documentos comprobatorios.
FIN DE PROCEDIMIENTO.
DGCS/UA/RF
171NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
AFECTACIÓN DE PÓLIZAS DE CUENTAS POR PAGAR
DGCS/UA/RF
173NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
REVISIÓN DE AFECTACIÓN CONTABLE DE ARCHIVOS DE NÓMINA
Objetivo: Verificar que la afectación de nómina realizada por el Departamento de Recursos Hu-manos se efectúe de manera correcta a las partidas presupuestales y contables esta-blecidas para tal fin.
Frecuencia: Periódica.
La afectación de nómina deberá ser verificada quincenalmente para la Nómina de personal de base yeventual, y de manera mensual para la correspondiente a la de gratificación extraordinaria.
La Oficina de Presupuesto de esta Dirección y la Dirección General de Contabilidad Gubernamental de la Secretaría de Finanzas y Planeación realizan el proceso de contabilización de archivos de nómina.
Normas
Unidad Administrativa
Departamento de Recursos Financieros
Elaboró:
Unidad Administrativa
Revisó:
Director General de
Comunicación Social
Autorizó:
Abril de 2009
Fecha:
Oficina de Contabilidad
1
2
2A
3
3A
4
Recibe del Departamento de Recursos Humanos los Reportes de nómina de base y de gratificación extraordinaria.
Emite la Balanza de comprobación y verifica que coincida la información con los
¿Coincide la información?
En caso de que no: Analiza el motivo de la diferencia y solicita aclaraciones a la Oficina de Nómina del Departamento de Recursos Humanos.
Continúa con la actividad número 3
En caso de que si: Emite en el SIAFEV las Pólizas de nómina, y verifica que sea correcta.
¿Se generó correctamente la Póliza?
En caso de que no: Analiza el motivo y realiza correciones.
Continúa con la actividad número 3
En caso de que si: Archiva de manera cronológica las Pólizas generadas por concepto de nómina, los Reportes de nómina de base y de gratificación extraordinaria y el tanto de la Balanza de comprobación.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
ÁREA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN
DGCS/UA/RF
174NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
REVISIÓN DE AFECTACIÓN CONTABLE DE ARCHIVOS DE NÓMINA
DGCS/UA/RF
176NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
REGISTRO DE PÓLIZAS MANUALES
Objetivo: Registrar los movimientos contables que se generan en la Dependencia y que el sistema no genera de manera automática o que provienen de una corrección o reclasificación.
Frecuencia: Periódica.
Las Pólizas de diario manuales deberán realizarse por los siguientes conceptos: Registro de ministraciones de nómina base y de gratificación extraordinaria, I.M.S.S. de gratificación extraordinaria, Movimientos bancarios del fondo revolvente, I.S.R. de gratificación extraordinaria, Consumo y compra de materiales y suministros, Traspaso del Crédito al Salario Pagado de gratificación extraordinaria, Movimientos cuenta bancaria de Sujetos a Comprobar, Correcciones y reclasificaciones, Otros descuentos.
Las Pólizas de diario manuales deberán estar validadas y autorizadas con las firma del Jefe de Departamento de Recursos Financieros, el Jefe de la Oficina de Contabilidad y el Analista Contable que las elabora.
El número que se le otorgue a las Pólizas de diario manuales deberá estar integrado por seis dígitos, los dos primeros dígitos corresponden al número de sector que tiene asignado la Dependencia (29); los dos siguientes al mes en que se está registrando y los dos últimos dígitos indicarán el número progresivo de las mismas.
Normas
Unidad Administrativa
Departamento de Recursos Financieros
Elaboró:
Unidad Administrativa
Revisó:
Director General de
Comunicación Social
Autorizó:
Abril de 2009
Fecha:
Obtiene los Documentos soporte que servirán para la elaboración de Pólizas de diario manuales.
Analiza la información y verifica que los Documentos comprobatorios cuenten con los datos necesarios.
¿Son correctos y completos los datos?
En caso de que no: Establece contacto con las áreas responsables de la información y solicita aclaraciones.
Continúa con la actividad No. 3
En caso de que si: Accede al Módulo de contabilidad del SIAFEV elabora Pólizas de diario manuales y valida datos.
¿Son correctos los datos?
En caso de que no: Analiza el motivo y realiza las modificaciones necesarias.
Continúa con la actividad No. 4
En caso de que si Verifica en el Módulo de contabilidad del SIAFEV que la Dirección General de Contabilidad Gubernamental de la Secretaría de Finanzas y Planeación haya contabilizado las Pólizas de diario manuales elaboradas. ¿Fueron contabilizadas las Pólizas de diario manuales?
Oficina de Contabilidad
1
2
2A
3
3A
4
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
DGCS/UA/RF
177NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
REGISTRO DE PÓLIZAS MANUALES
En caso de que no: Establece contacto con la Dirección General de Contabilidad Gubernamental de la Secretaría de Finanzas y Planeación y realiza las aclaraciones necesarias para su incorporación a la Contabilidad.
Continúa con la actividad No. 5
En caso de que si: Emite la Balanza de comprobación y Análisis de cuenta y valida contra las Pólizas de diario manuales.
Emite las Pólizas de diario manuales generadas y recaba firmas de validación y autorización establecidas, posteriormente las archiva de manera consecutiva y cronológica.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Oficina de Contabilidad 4A
5
6
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
DGCS/UA/RF
178NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
REGISTRO DE PÓLIZAS MANUALES
DGCS/UA/RF
180NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
EMISIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS E INFORMACIÓN TRIMESTRAL DE CUENTA PÚBLICA
Objetivo: Generar los Estados Financieros y la Información Trimestral de Cuenta Pública (Flujo de Efectivo y Estado de Posición Financiera) de la Dependencia, con la finalidad de contar con la información que refleje las operaciones que se realizan mensualmente y entregarlos oportunamente a la SEFIPLAN, Contraloría General y Contraloría Interna.
Frecuencia: Mensual y/o Trimestral.
Antes de emitir los Estados Financieros se deberá verificar que se encuentren registradas todas las Pólizas generadas durante el mes.
El cierre mensual se deberá realizar en los dos primeros días hábiles de cada mes.
La integración y preparación de los Estados Financieros se deberá realizar en base a los principios de contabilidad gubernamental así como en las normas, políticas y lineamientos establecidos por la Secretaría de Finanzas y Planeación.
Los Estados Financierosfinalidad de apoyar la toma de decisiones, la verificación y evaluación de las actividades realizadas.
La información Trimestral de Cuenta Pública se elaborarán después de haber emitido y validado los Estados Financieros.
El registro de operaciones deberá realizase de acuerdo al Catálogo General de Cuentas de la Contabilidad Gubernamental establecido por la Secretaría de Finanzas y Planeación.
Normas
Unidad Administrativa
Departamento de Recursos Financieros
Elaboró:
Unidad Administrativa
Revisó:
Director General de
Comunicación Social
Autorizó:
Abril de 2009
Fecha:
DGCS/UA/RF
181NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
EMISIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS E INFORMACIÓN TRIMESTRAL DE CUENTA PÚBLICA
Los Estados Financieros y Auxiliares deberán emitirse en forma inmediata después de haber concluido el cierre mensual y entregarse a la Secretaría de Finanzas y Planeación de acuerdo al calendario establecido, que generalmente marca como último día de entrega el día 10 de cada mes.
Los Estados Financieros deberán contener las firmas autógrafas del Director General de Comunicación Social, del Jefe de la Unidad Administrativa y del Jefe de Departamento de Recursos Financieros.
Los Estados Financieros estarán integrados de la información financiera siguiente: Balance General, Estado de Ingresos y Egresos, Balanza de Comprobación, Notas a los Estados Financieros, Avance Presupuestal y Arqueo del Fondo Revolvente.
Los Estados Financieros deberán ser entregados en original a la Secretaría de Finanzas y Planeación y a la Contraloría General y en copia a la Contraloría Interna.
El Balance General, el Estado de Ingresos y Egresos y la Balanza de Comprobación deberán emitirse en cuarto (información concentrada) y sexto nivel (información a detalle).
Unidad Administrativa
Departamento de Recursos Financieros
Elaboró:
Unidad Administrativa
Revisó:
Director General de
Comunicación Social
Autorizó:
Abril de 2009
Fecha:
Oficina de Contabilidad
1
2
3
3A
4
5
6
7
Confirma que se haya realizado el cierre mensual con la Dirección General de Contabilidad Gubernamental de la Secretaría de Finanzas y Planeación.
Recibe de la Oficina de Presupuesto el Avance presupuestal y emite del Módulo de contabilidad del SIAFEV la Balanza de Comprobación, los Estados Financieros.
Concilia los Estados Financieros con el Avance presupuestal y verifica si existe alguna diferencia o inconsistencia en los saldos de cada una de las cuentas.
¿Existe alguna inconsistencia en los saldos?
En caso de que si: Establece contacto con la Oficina de Presupuesto o con la Dirección General de Contabilidad Gubernamental de la Secretaría de Finanzas y Planeación a fin de efectuar las correcciones y/o aclaraciones respectivas.
Continúa con la actividad No. 4.
En caso de que no: Analiza los Estados Financieros y determina cuales son las partidas más relevantes del mes que requieren de una justificación.
Elabora y emite las Notas de los Estados Financieros en dos tantos.
Integra tres cuadernillos de Estados Financieros originales y recaba firma de autorización y validación de los funcionarios facultados para tal fin.
Con la información que proporciona la Balanza de Comprobación y el Estado de Resultados se elabora el Flujo de Efectivo y el Estado de Posición Financiera entrega a la Oficina de Presupuesto.
ÁREA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN
DGCS/UA/RF
182NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
EMISIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS E INFORMACIÓN TRIMESTRAL DE CUENTA PÚBLICA
Oficina de Contabilidad
8
9
Una vez firmados, obtiene una fotocopia de los Estados Financieros originales e integra un cuadernillo para la Contraloría Interna.
Elabora Oficio de envío de Estados Financieros en original y cinco copias, recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa y distribuye de la siguiente forma: - Primer cuadernillo original de Estados Financieros y Oficio de envío de Estados Financieros original para la Secretaría de Finanzas y Planeación.
- Segundo cuadernillo original de Estados Financieros y Oficio de envío de Estados Financieros en original para la Contraloría General.
- Cuadernillo en copia de Estados Financieros y Oficio de envío de Estados Financieros original para la Contraloría Interna.
- Tercer cuadernillo original de Estados Financieros lo archiva junto con los oficios como su acuse de recibo de manera cronológica.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
ÁREA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN
DGCS/UA/RF
183NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
EMISIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS E INFORMACIÓN TRIMESTRAL DE CUENTA PÚBLICA
DGCS/UA/RF
185NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ELABORACIÓN DE CONCILIACIONES BANCARIAS
Objetivo: Verificar que los movimientos de ingresos y egresos de los recursos registrados en el au-xiliar de bancos coincidan con los movimientos registrados en los estados de cuenta ban-carios y los registros contables de la Dependencia.
Frecuencia: Mensual.
Todo ingreso o egreso de recursos en las cuentas bancarias que tenga la Dirección General de Comunicación Social deberá ser registrado en el Sistema de Contabilidad para su validación mensual contra los Estados de Cuenta que se reciban del banco.
Las aclaraciones de movimientos registrados por el banco deberán solicitarse por escrito para integrar la
La Conciliación Bancariadeberá enviarse a la Secretaría de Finanzas y Planeación y a la Contraloría Interna, dentro de los primeros diez días de cada mes.
La Conciliación BancariaRecursos Humanos, el Jefe del Departamento de Recursos Financieros y el Jefe la Oficina de Contabilidad, mientras que la de fondo revolvente y sujetos a comprobar sólo por los dos últimos y deberá incluirse en el formato establecido.
La Conciliación Bancaria Estado de Cuenta original y anexos para consultas y aclaraciones de uso interno y como comprobante ante auditorías.
Normas
Unidad Administrativa
Departamento de Recursos Financieros
Elaboró:
Unidad Administrativa
Revisó:
Director General de
Comunicación Social
Autorizó:
Abril de 2009
Fecha:
Oficina de Contabilidad
1
2
3
3A.1
3A.2
3A.3
4
Recibe del Jefe de Departamento de Recursos Financieros los cortes de los Estados de cuenta mensuales obtenidos a través de internet y posteriormente los originales de las cuentas bancarias asignadas a la Dirección General de Comunicación Social para la administración de sus recursos.
Accede al Módulo de contabilidad del SIAFEV y emite los Auxiliares de las cuentas de bancos mensual.
Verifica que el registro de movimientos en los Auxiliares de las cuentas de bancos coincida con el registro de movimientos detallado en los Estados de cuenta mensuales.
¿Existen partidas en conciliación?
En caso de que si: Investiga y corrige en su caso, o elabora Oficio de solicitud de aclaración en original y copia, recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa y envía a la Institución Bancaria el original y la copia la archiva como acuse recibo de manera cronológica.
Recibe de la Institución bancaria Aviso de aclaración o de corrección de partidas, accede al Módulo de contabilidad del SIAFEV y realiza los ajustes necesarios en su caso.
Emite Póliza de ajustes y la archiva de manera consecutiva y cronológica.
Continúa con la actividad No. 4
En caso de que no: Elabora y emite Conciliación Bancaria en original, con base en los Au-xiliares de cuentas y los Estados de cuenta mensuales.
ÁREA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN
DGCS/UA/RF
186NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ELABORACIÓN DE CONCILIACIONES BANCARIAS
Oficina de Contabilidad
5
6
7
8
Recaba firma del Jefe de Departamento de Recursos Humanos y del Jefe de Departamento de Recursos Financieros en la Conciliación Bancaria original.
Integra en un cuadernillo la Conciliación Bancaria original con los documentos siguientes: - Estados de cuenta mensuales en original,- Auxiliares de cuentas de bancos en original,- Reporte de cheques emitidos, pagados, cancelados y en tránsito en original.
Obtiene dos fotocopias del cuadernillo original de Conciliación Bancaria.
Elabora Oficio de envío de Conciliación Bancaria en original y cuatro copias, recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa y distribuye de la siguiente forma: - Cuadernillo original de Conciliación Bancaria y Oficio de envío de Conciliación Bancaria original para la Secretaría de Finanzas y Planeación.
- Primer cuadernillo en copia de Conciliación Bancaria y Oficio de envío de Conciliación Bancaria en origina para la Contraloría Interna.
- Segundo cuadernillo en copia de Conciliación Bancaria y Oficio de envío de Conciliación Bancaria los archiva como acuse de recibo de manera cronológica.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
ÁREA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN
DGCS/UA/RF
187NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ELABORACIÓN DE CONCILIACIONES BANCARIAS
DGCS/UA/RF
189NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
RECEPCIÓN Y REVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA DE EGRESOS
Objetivo: Revisar y verificar que la documentación comprobatoria de egresos que entrega la Oficina de Cuentas por Pagar cumpla con los requisitos fiscales que marca la ley así como con la normatividad emitida por el Gobierno del Estado.
Frecuencia: Periódica.
La Documentación comprobatoriacontar con los requisitos fiscales que señala la Ley del Impuesto Sobre la Renta, cumplir con la normatividad vigente y con disposiciones de control interno. Deberá contener la firma de autorización de las personas facultadas para ello así como coincidir con los importes de los Listados de folios registrados por la Oficina de Cuentas por Pagar.
Se deberá entender como Documentación comprobatoria las facturas, notas, recibos de honorarios, arrendamiento o cualquier comprobante fiscal que avalen egresos de la Dirección General de Comunicación Social.
Normas
Unidad Administrativa
Departamento de Recursos Financieros
Elaboró:
Unidad Administrativa
Revisó:
Director General de
Comunicación Social
Autorizó:
Abril de 2009
Fecha:
Oficina de Contabilidad
1
2
2A.1
2A.2
3
3A.1
Recibe de la Oficina de Cuentas por Pagar los Listados de Ordenes de Pago con sus correspondientes OCs y la Documentación comprobatoriatodo en original.
Verifica que la información contenida en los Listados de Ordenes de Pago coincida con las OCs que adjunta y que la Documentación comprobatoria se encuentre debidamente requisitada.
¿Coincide la información?
En caso de que no: Devuelve los Listados de Ordenes de Pago, OCs y la Documentación comprobatoria original que no sea correcta a la Oficina de Cuentas por Pagar para que realice las modificaciones necesarias.
Recibe de la Oficina de Cuentas por Pagar los Listados de Ordenes de Pago, OCs y la Documentación comprobatoria original corregida y con los ajustes requeridos.
Continúa con la actividad No. 3
En caso de que si: Revisa que la Documentación comprobatoria original no presente alteraciones, cuente con los requisitos fiscales y se apegue a la normatividad del Gobierno del Estado vigente, así como que tenga las firmas de autorización y se encuentre correctamente codificado de acuerdo a los programas y partidas autorizadas.
¿Cuenta con los requisitos establecidos?
En caso de que no: Devuelve la Documentación comprobatoria original que no sea correcta a la Oficina de Cuentas por Pagar.
ÁREA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN
DGCS/UA/RF
190NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
RECEPCIÓN Y REVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA DE EGRESOS
Oficina de Contabilidad
3A.2
4
5
Pasa el tiempo.
Recibe de la Oficina de Cuentas por Pagar la Documentación comprobatoria original con los ajustes requeridos.
Continúa con la actividad No. 4
En caso de que si: Confirma que el importe de las OCs y sus comprobantes correspondan al importe relacionado en el Listado de Ordenes de Pagodebidamente requisitazos y clasificados de acuerdo a los programas y partidas autorizadas.
Ordena y archiva en forma cronológica, de acuerdo a los folios del Listado de Ordenes de Pago y la numeración de las OCs, junto con la Documentación comprobatoria.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
ÁREA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN
DGCS/UA/RF
191NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
RECEPCIÓN Y REVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA DE EGRESOS
DGCS/UA/RF
193NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ELABORACIÓN DEL FORMATO 1-D PAGOS PROVISIONALES, PRIMERA PARCIALIDAD Y RETENCIONES DE IMPUESTOS
Objetivo: Verificar que el Formato 1-D Pagos Provisionales, Primera Parcialidad y Retenciones de Impuestos Federalesy salarios, arrendamiento y honorarios de esta Dependencia, se enteren de manera correcta y oportuna.
Frecuencia: Mensual.
Las retenciones de sueldo y salarios, arrendamiento y honorarios deberán realizarse en apego a las Disposiciones Fiscales vigentes.
El Formato 1-D¶ Anexo 7-A Resumen Mensual de Sueldos y Percepciones Gravables y Exentas,
resumen de cheques cancelados, resumen programáticoel Departamento de Recursos Humanos.
¶ Listado Mensual de Rentas que proporciona la Oficina de Presupuestos.¶ Tarjeta informativa de retenciones de honorarios
Pagar.
El Formato 1-Dde Finanzas y Planeación para su entero correspondiente.
Normas
Unidad Administrativa
Departamento de Recursos Financieros
Elaboró:
Unidad Administrativa
Revisó:
Director General de
Comunicación Social
Autorizó:
Abril de 2009
Fecha:
Oficina de Contabilidad
1
2
3
3A
4
5
Se recibe del Departamento de Recursos Humanos el Formato 7-A Resumen Mensual de Percepciones Gravables y Exentasde sus Resúmenes Programáticos correspondientes.
Se verifica contra las Cédulascontenida en el Formato 7-A Resumen Mensual de Percepciones Gravables y Exentas
Se recibe de las Oficinas de Cuentas por pagar y de Presupuesto, la Tarjeta Informativa de Honorarios y el Resumen Mensual de Rentas, procediendo a revisar contra los registros contables que los datos contenidos en las Cédulas mencionadas sean correctos
¿Es correcta la información de los puntos 2 y 3?
En caso de que no: Se realizan las aclaraciones correspondientes con el área emisora de la información y se devuelve para que sea corregida.
Pasa el tiempo.
Continúa con la actividad No. 4.
En caso de que si: Se procede a elaborar el Formato 1-D Pagos Provisionales, Primera Parcialidad y Retenciones de Impuestos Federales.
Se elabora oficio de envíoFinanzas y Planeación, anexando el Formato 1-D Pagos Provisionales, Primera Parcialidad y Retenciones de Impuestos Federales para el entero correspondiente, archivando de manera definitiva el acuse de recibo.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
ÁREA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN
DGCS/UA/RF
194NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ELABORACIÓN DEL FORMATO 1-D PAGOS PROVISIONALES, PRIMERA PARCIALIDAD Y RETENCIONES DE IMPUESTOS
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DGCS/UA/RF
196 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
REGISTRO, VALIDACIÓN Y PAGO DE PROMOCIÓN INSTITUCIONAL
Objetivo: Solicitar a los diversos medios de comunicación la publicación y difusión y/o producción
de material de publicidad institucional con la finalidad de difundir la obra pública que realizan las dependencias y entidades de la Administración Pública Estatal.
Frecuencia: Periódica.
Para difundir publicidad institucional en medios impresos se deberá recibir de las dependencias y entidades Oficio de solicitud de publicación firmada por el Titular de la dependencia o entidad o el funcionario autorizado para tal fin e indicando el medio, el periodo y el motivo y deberá anexar el texto en disquete de 31/2 “ de lo que se desea publicar.
En base al Oficio de solicitud de publicación se deberá elaborar la Orden de inserción
correspondiente y deberá estar firmada por el Jefe de la Unidad Administrativa. Los medios de comunicación o agencias publicitarias a los que se les solicitaré producción o difusión
de material de publicidad institucional, como prestadores de servicios, deberán estar dados de alta en el Padrón de Proveedores del Gobierno del Estado y tener registrada una cuenta bancaria.
El trámite de pago por concepto de difusión y/o producción de material de publicidad institucional debe
basarse en los Lineamientos para la Contratación y Pago de Servicios de Difusión e Información Pública del Poder Ejecutivo del Estado.
Normas
Descripción General
Unidad Administrativa Departamento de Recursos Financieros
Elaboró:
Unidad Administrativa
Revisó:
Director General de Comunicación Social
Autorizó:
Abril de 2009
Fecha:
DGCS/UA/RF
197 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
REGISTRO, VALIDACIÓN Y PAGO DE PROMOCIÓN INSTITUCIONAL
Para dar trámite al pago por concepto de publicidad institucional se deberá recibir del proveedor y/o prestador del servicio contratado, debidamente integrado, el Paquete de documentos soporte que incluye lo siguiente: � Factura en original y dos copias, la cual deberá cumplir con los requisitos fiscales tales como:
número de factura, cédula de identificación fiscal, vigencia, importe, IVA, importe total con número y letra, concepto así como que corresponda a la dependencia o entidad a la cual se factura, verificando que la razón social de ésta, su R.F.C. y dirección sean correctas así como la aplicación correcta de la tarifa vigente.
� Testigo o soporte en dos tantos, el cual deberá ser la página del medio impreso donde fue
publicada el material o videocasetes, CD´s con campañas de publicidad, relación de spots transmitidos en radio o televisión en el periodo señalado.
� Orden de inserción en original, en el caso de haya sido solicitado el servicio de difusión.
El importe señalado en la Factura deberá estar acorde a las tarifas establecidas que maneja cada
uno de los medios por los servicios prestados. Se deberá capturar en el Sistema Interno de Control los siguientes datos de la Factura original :
� Nombre del proveedor que expide la Factura. � Dependencia y/o entidad a la cual deberá realizar el cobro. � Número de Factura. � Fecha de la Factura. � Importe a pagar. � Fecha de publicación. � Fecha de recepción. � Fecha de recepción de la Factura. � Concepto de publicación. � Tamaño de la publicación . � Mes que se paga.
DGCS/UA/RF
198 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
REGISTRO, VALIDACIÓN Y PAGO DE PROMOCIÓN INSTITUCIONAL
Oficina de Medios
1
1A
1A.1
2
3
3A
Recibe del prestador de servicios contratados Paquete de documentos soporte y verifica que cumplan con los requisitos y normas establecidas. ¿ Cumple con los requisitos establecidos ? En caso de que no: Informa al prestador de servicios el motivo por el cual no procede el trámite, devuelve el Paquete de documentos soporte y solicita realice las modificaciones o ajustes necesarios. Pasa el tiempo. Recibe del prestador de servicios el Paquete de documentos soporte con los ajustes solicitados. Continúa con la actividad No. 2. En caso de que si: Obtiene del Paquete de documentos soporte la Factura original, accede al Sistema interno de control captura los datos establecidos. Emite del Sistema interno de control el Listado por medio informativo en un tanto y valida en base a la Factura original. ¿Existen inconsistencias? En caso de que si: Analiza, realiza las modificaciones necesaria, destruye el primer tanto del Listado por medio informativo emitido y emite un tanto de dicho documento. Continúa con la actividad No. 4.
ÁREA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN
DGCS/UA/RF
199 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
REGISTRO, VALIDACIÓN Y PAGO DE PROMOCIÓN INSTITUCIONAL
Oficina de Medios
4
5
6
7
8
9
En caso de que no: Emite del Sistema interno de control en cuatro tantos los siguientes Listados: por dependencia, resumen por medios informativos y listado detallado por medios informativos, recaba firma del Jefe de Departamento de Recursos Financieros y del Jefe de la Unidad Administrativa y respalda la información en disquete. Elabora tres Oficios en original para solicitar disponibilidad para los conceptos de inserciones, recaba firma del Jefe de Departamento de Recursos Financieros y Jefe de la Unidad Administrativa y obtiene una copia de cada original. Distribuye de la siguiente manera: � 1er. Oficio original y 1er tanto de Listados para la Subsecretaría de
Egresos de la Secretaría de Finanzas y Planeación, � 2° Oficio original y 2° tanto de Listados para la Dirección General de
Programación y Presupuesto de la Secretaría de Finanzas y Planeación, � 3er Oficio original, 3er tanto de Listados y Disquete para la Tesorería de
la Secretaría de Finanzas y Planeación, Recaba sellos de recibido en las tres copias y las archiva de manera cronológica definitiva. Pasa el tiempo. Recibe de Tesorería de la Secretaría de Finanzas y Planeación Oficio original con Relación de transferencias bancarias ejecutadas en original. Verifica que la Relación de transferencias bancarias ejecutadas coincida con el 4° tanto de los Listados. ¿Coincide la información?
ÁREA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN
DGCS/UA/RF
200 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
REGISTRO, VALIDACIÓN Y PAGO DE PROMOCIÓN INSTITUCIONAL
Oficina de Medios
9A.1
9A.2
10
11
12
En caso de que no: Elabora Oficio de aclaración en original y copia dirigido a la Tesorería de la Sefiplan, recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa y envía el original, la copia la archiva como acuse de recibo de manera cronológica definitiva. Pasa el tiempo. Recibe Oficio de respuesta original de la Tesorería de la Secretaría de Finanzas y Planeación, lo analiza y lo archiva de forma cronológica definitiva. Continúa con la actividad No. 10 En caso de que si: Accede al Sistema interno de control y captura el número de transferencia bancaria señalado en la Relación de transferencias bancarias ejecutadas en original, la cual archiva de manera cronológica definitiva junto con el Oficio original. Recibe Oficio original de Tesorería de la Secretaría de Finanzas y Planeación donde se indican los importes que se tramitaron y a los medios que se pagaron mensualmente para la posterior validación presupuestal, verifica y lo archiva de manera cronológica definitiva. Clasifica por medio, mes y dependencia el Paquete de documentos soporte en original y copia y los archiva de manera cronológica definitiva así como el cuarto tanto de los Listados. FIN DE PROCEDIMIENTO.
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Objetivo: Llevar a cabo la planeación de las acciones que permitan a la Dirección calendarizar los procesos de adquisiciones, con el objeto de obtener las mejores condiciones en cuanto a precio, calidad y oportunidad durante el ejercicio fiscal.
Frecuencia: Anual.
Para la presupuestación del Programa anual de adquisicionesreales de valoración determinados en el Listado de precios unitarios.
El Listado de preciosinflación que determine la Secretaría de Finanzas y Planeación en los Lineamientos de Programación y Presupuestación.
El Programa anual de adquisicionespara cubrir los objetivos institucionales.
Para la integración del Programa anual de adquisicionesde las unidades presupuestales de la Dependencia.
El Programa anual de adquisiciones, de la Dependencia, deberá ser integrado y entregado a la Secretaría de Finanzas y Planeación a más tardar el último día hábil del mes de enero, correspondiente al ejercicio fiscal.
La captura de la información en el Módulo de Adquisiciones y Control de Inventarios del Sistema Integral de Administración Financiera del Estado de Veracruz (SIAFEV), deberá llevarse a cabo antes de las fechas programadas por la Secretaría de Finanzas y Planeación en los Lineamientos de Programación y Presupuestación a fin de evitar el cierre del mismo.
Normas
Unidad Administrativa
Departamento de Recursos Materiales
Elaboró:
Unidad Administrativa
Revisó:
Director General de
Comunicación Social
Autorizó:
Abril de 2009
Fecha:
DGCS/UA/RM
203NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ELABORACIÓN DEL PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES
Oficina de Adquisiciones e
Inventario
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
Recibe del Jefe de la Unidad Administrativa los Lineamientos de programación y presupuestación en original incluyendo en los mismos el listado de partidas autorizadas por la Secretaría de Finanzas y Planeación para elaborar el Programa anual de adquisiciones.
Pasa el tiempo.
Recibe del Titular de la Unidad Administrativa el Anteproyecto del programa anual de adquisiciones de las unidades presupuestales enoriginal, para que se incluyan los requerimientos de éstas en el Anteproyecto del programa anual de adquisiciones de la Dependencia.
Obtiene del archivo cronológico permanente el Expediente de licitaciones simplificadas y de adjudicación directa y los analiza para determinar un historial de consumo.
Elabora un Historial de consumolicitaciones y adjudicaciones directas de un año anterior y lo analiza para determinar una lista de precios unitarios.
Elabora un Listado de precios unitariosadquiridos por la Depedencia, considerando un aumento del porcentaje de inflación determinado por la Secretaría de Finanzas y Planeación en los Lineamientos de programación y presupuestación.
Concilia el Historial de consumo en original y el Anteproyecto del programa anual de adquisiciones de las unidades presupuestadas en original contra el Presupuesto de la Secretaría de Finanzas y Planeación, para poder determinar la captura del Anteproyecto del programa anual de adquisicionesde Inventarios del SIAFEV.
Elabora Listado de necesidades de consumo en original, con la información que se generó de la conciliación de documentos.
1
2
3
4
5
6
7
DGCS/UA/RM
204NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ELABORACIÓN DEL PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES
Accede al Módulo de Adquisiciones y Control de Inventarios del SIAFEV y captura el Listado de necesidades de consumo en original programada para el ejercicio próximo.
Genera del SIAFEV, el Anteproyecto del programa anual de adquisiciones de la Dependencia en original, revisa y detecta posibles inconsistencias en la captura de la información.
¿Existen inconsistencias en la captura?
En caso de existir inconsistencias en la captura: Accede al Módulo de Adquisiciones y Control de Inventarios del SIAFEV ymodifica las inconsistencias detectadas.
Continúa con la actividad número 10.
En caso de no existir inconsistencias en la captura: Entrega a la Unidad Administrativa el Anteproyecto del programa anual de adquisiciones de la Dependencia en original, para que sean integrados al Anteproyecto de Egresos de la Dependencia y archiva de manera cronológica permanente los originales del Anteproyecto del Programa Anual de Adquisiciones de las Unidades Presupuestales, del Historial de consumo, de los Lineamientos de programación y presupuestación y del Listado de necesidades de consumo.
Pasa el tiempo.
Recibe del Jefe del Departamento de Recursos Materiales en el primer mes del año, Reporte de montos y partidas autorizadas para el presupuesto de la Dependencia en el ejercicio fiscal.
Obtiene del archivo cronológico permanente y compara el Anteproyecto del Programa Anual de Adquisiciones en original, contra los montos y las partidas autorizadas por la Secretaría de Finanzas y Planeación.
Oficina de Adquisiciones e
Inventario
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
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9
9A
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RGCS/UA/RM
205NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ELABORACIÓN DEL PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES
Accede al Módulo de Anteproyecto de Presupuesto instalado por la Secretaría de Finanzas y Planeación y ajusta las partidas presupuestales necesarias.
Genera del Módulo de Anteproyecto de Presupuesto el Programa anual de adquisiciones, en dos tantos.
Entrega a la Unidad Administrativa un tanto del Programa anual de adquisicionesel original del Anteproyecto del Programa Anual de Adquisiciones.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Conecta con los procedimientos: - Adjudicación Directa. - Licitación Simplificada. - Licitación Pública.
Oficina de Adquisiciones e
Inventario
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
13
14
15
DGCS/UA/RM
206NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ELABORACIÓN DEL PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES
Objetivo: Realizar la adquisición de bienes, contratación de servicios y arrendamientos, a través de la modalidad de adjudicación directa, de acuerdo a los montos establecidos en el Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Administración y Enajenación de Bienes Muebles del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, asegurando las mejores condiciones de precio y oportunidad.
Frecuencia: Periódica.
Las adquisiciones, contratación de servicios y arrendamientos sólo procederán si se cuenta con disponibilidad presupuestal.
Las RequisicionesDirección y se consolidarán con base en las calendarizaciones del Programa anual de adquisiciones.
En caso de que las Requisicionesal Departamento de Recursos Financieros la disponibilidad presupuestal para la atención de los requerimientos.
La modalidad de adquisición, contratación de servicios y arrendamientos se determinará con base en los montos establecidos en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Administración y Enajenación de Bienes Muebles del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave.
En la Solicitud de cotización deberán indicarse con claridad las características del bien, artículo, refacción o servicio; la cantidad requerida, las condiciones de pago y lugar de entrega a los que deberá ajustarse el proveedor o prestador de servicios.
Normas
DGCS/UA/RM
209NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ADJUDICACIÓN DIRECTA
Unidad Administrativa
Departamento de Recursos Materiales
Elaboró:
Unidad Administrativa
Revisó:
Director General de
Comunicación Social
Autorizó:
Abril de 2009
Fecha:
Oficina de Adquisiciones e
Inventario
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
Recibe de las áreas de la Dirección la Requisición en original con las especificaciones de los bienes, artículos y/o refacciones necesarios en un área y revisa la disponibilidad presupuestal en el Módulo de Adquisiciones del SIAFEV.
Analiza las características de los bienes y/o de los artículos solicitados en la Requisición, en original y con base en los montos establecidos en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Administración y Enajenación de Bienes Muebles del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave vigente, determina la modalidad de la compra.
¿Qué modalidad de compra procede?
En caso de que proceda la modalidad de Licitación: Prepara los eventos de licitación con base en la Requisición en original.
Fin.
Conecta con los procedimientos: Licitación Pública, Licitación Simplificada y Emisión de Fallos de Licitación Pública y Licitación Simplificada.
En caso de que proceda la modalidad de adjudicación directa: Elabora la Solicitud de cotizaciónbienes requeridos, cantidad, condiciones de pago y lugar de entrega.
Envía a los proveedores y/o prestadores de servicios, vía fax o en original la Solicitud de cotización, en original.
Pasa el tiempo.
Recibe de los proveedores y/o prestadores de servicios, vía fax o en original las Cotizaciones, con las propuestas de precios y condiciones de pago y revisa las ofertas presentadas.
1
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DGCS/UA/RM
210NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ADJUDICACIÓN DIRECTA
Oficina de Adquisiciones e
Inventario
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
Accede y captura en el Módulo de Adquisiciones del SIAFEV las propuestas de precios y condiciones de pago que proveedores y/o prestadores de servicios presentan en las Cotizaciones, en original.
Emite del Módulo de Adquisiciones el Cuadro comparativo, en un tanto, con el registro por proveedor y/o prestador de servicios de las ofertas presentadas, para concentrar los montos, marcas y condiciones de pago y firma el documento.
Propone la oferta del proveedor y/o prestador de servicios que presente las mejores condiciones en cuanto a precio y oportunidad, y recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Materiales en el Cuadro comparativo,en un tanto.
Emite, a través del Módulo de Adquisiciones del SIAFEV el Pedido, en dos tantos con base en la selección del proveedor y/o prestador de servicios y firma el documento.
Recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Materiales y del Cotizador en el Pedido, en dos tantos.
Envía a los proveedores y/o prestadores de servicios, el Pedido en un tanto, vía fax, para solicitar la entrega de los bienes, artículos y/o refacciones en el almacén de la Dependencia.
Pasa el tiempo.
Conecta con el procedimiento: Recepción de Material de Oficina, Papelería, Consumibles y Accesorios de Cómputo, Material Fotográfico y Audiovisual, Artículos de Limpieza y Material Eléctrico.
Recibe de los proveedores y/o prestadores de servicios la Factura, en original y revisa que corresponda a los bienes, artículos y/o refacciones adquiridos a través de adjudicación directa.
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211NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ADJUDICACIÓN DIRECTA
Oficina de Adquisiciones e
Inventario
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
Verifica que la Facturaque se indican en el Pedido, en un tanto.
¿Coinciden los datos de la factura?
En caso de que no coincidan: Devuelve al proveedor y/o prestador de servicio la Factura, original y solicita que se realicen los ajustes.
Pasa el tiempo.
Recibe del proveedor y/o prestador de servicio la Factura debidamente requisitada.
Continua con la actividad número 14.
En caso de que si coincidan: Elabora la Solicitud- , en original y tres copias para realizar el trámite de pago y recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Materiales.
Envía al Departamento de Recursos Financieros la Solicitud Comprobación de recursos, en original y dos copias; el Pedido en un tanto, el Cuadro comparativo, en un tanto, la Solicitud de cotización, en original, la Requisición en original, las Cotizaciones, en original y la Facturapago, y archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de compra directa, los documentos siguientes: - Solicitud-Comprobación de recursos, en tercera copia, - Pedido, en un tanto, - en copia, - Solicitud de cotización, en copia, - Cotizaciones en copia y - Cuadro comparativo, en copia.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
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DGCS/UA/RM
212NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ADJUDICACIÓN DIRECTA
Objetivo: Participar, a través de invitación dirigida a proveedores, prestadores de servicios y agrupaciones, para que presenten proposiciones solventes en sobre cerrado que será abierto en acto oficial para asegurar las mejores condiciones en cuanto a precio, calidad y oportunidad en la adquisición, contratación y arrendamientos.
Frecuencia: Periódica.
El Programa anual de adquisiciones, permitirá planear, programar y licitar públicamente las compras y contratación de servicios.
El desarrollo del proceso de licitación simplificada deberá apegarse a las disposiciones establecidas en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Administración y Enajenación de Bienes Muebles del Estado de Veracruz-Llave, capítulo VI, artículo 57.
Las Invitaciones y el Anexo técnicobienes o servicios, de acuerdo a las necesidades de la Dependencia.
El Oficio de invitación y las Bases de licitación deberán contener los siguientes elementos: número de licitación, especificaciones del servicio o bien a adquirir, los datos de la convocante, descripción general, cantidad y unidad de medida; lugar, plazo de entrega de las propuestas y condiciones de pago, así como la forma en que deberán presentarse las propuestas; lugar, fecha y hora a partir de la cual se recibirán las propuestas en sobre cerrado y en su caso la presentación de muestras de los bienes; lugar, fecha y hora de la celebración del acto de apertura de propuestas; apercibimiento en caso de incumplimiento.
El área solicitante de bienes o servicios deberá entregar al Departamento de Recursos Materiales las características técnicas y cantidades de los bienes o servicios a licitar para integrar el Anexo técnico.
Normas
DGCS/UA/RM
215NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
LICITACIÓN SIMPLIFICADA
Unidad Administrativa
Departamento de Recursos Materiales
Elaboró:
Unidad Administrativa
Revisó:
Director General de
Comunicación Social
Autorizó:
Abril de 2009
Fecha:
Las Invitaciones al evento de licitación simplificada deberán enviarse a la Cámara Industrial, Comercial o agrupación, así como cuando menos a tres proveedores, y a la representatividad de la Contraloría General.
La recepción de Propuestas técnicas y económicas se realizará conforme lleguen y/o se registren los invitados, respetando el horario establecido en la Invitación.
Los invitados a la licitación podrán remitir sus Propuestas técnicas y económicas, al domicilio señalado en la Invitación, la asistencia de los participantes es opcional.
El acto de apertura de propuestas será presidido por el servidor público designado por la convocante, facultado para aceptar o desechar propuestas, además deberá mostrar ante los asistentes que los sobres están debidamente cerrados y no han sido violentados.
En el acto de apertura de propuestas deberá realizarse primero, la apertura de Propuestas técnicasy posteriormente las Propuestas económicas, leyendo en voz alta los precios unitarios, los globales con y sin I.V.A., así como las condiciones de venta y garantía que ofrecen, y se asientan en el acta circunstanciada.
El Dictamen deberá elaborarse considerando las propuestas en cuanto a calidad, rendimiento, precio, financiamiento, oportunidad, tiempo de entrega, servicios, garantías y demás estipulaciones favorables para la Dependencia, indicando también las razones y causas por las que en su caso se descalifique a alguno de los participantes.
El Dictamen deberá elaborarse por escrito y contener los puntos resolutivos para la celebración de Contratos Pedidosevaluaciones realizadas a las propuestas presentadas por las empresas participantes en el acto de apertura de propuestas técnicas y económicas, con la participación de organismos del sector privado que integran el Subcomité de adquisiciones de esta Dirección General.
DGCS/UA/RM
216NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
LICITACIÓN SIMPLIFICADA
Oficina de Adquisiciones e
Inventario
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
Determina los requerimientos a licitar con base en la Requisición, en original que obtiene del archivo cronológico temporal.
Elabora el Oficio de invitación y las Bases de licitación ambos en original y copia y el Anexo técnicosolicitante para indicar las características de los bienes o servicios; y recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa en todos los documentos.
Envía el Oficio de invitación en original, las Bases de licitación en copia yel Anexo técnico en copia, cuando menos, a tres proveedores y/o prestadores de servicios cuya actividad comercial corresponda al bien y/o servicio a adquirir, y archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de licitación como acuse de recibo con el sello, fecha, nombre y firma de quien recibe el Oficio de invitación en copia, las Bases de licitación en original, el Anexo técnico en original y la Requisición.
Elabora, recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa en el Oficio de evento en original y copia y envía, con las especificaciones de la licitación para informar a la autoridad representativa de la Coordinación los invitados a la licitación y fecha y lugar del evento, posteriormente archiva cronológicamente en forma definitiva en el Expediente de licitación, como acuse de recibo la copia del Oficio de evento.
Pasa el tiempo.
Inicia el acto de apertura de propuestas y elabora el Registro de participantes, en original.
Recibe de los proveedores, prestadores de servicio, por participante una Propuesta técnica en original y una Propuesta económica en original.
Realiza la apertura de Propuesta (s) técnica (s) en original y de Propuesta en original, da lectura al contenido de éstas y verifica que
cumplan con lo solicitado en el Oficio de invitación, Bases de licitación yen el Anexo técnico.
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217NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
LICITACIÓN SIMPLIFICADA
Oficina de Adquisiciones e
Inventario
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
¿Cumple con los requisitos?
En caso de que no cumplan con los requisitos: Descalifica la (s) Propuesta (s) técnica (s) en original y la (s) Propuesta (s) económica (s) en original asentándolo en el Acta de apertura propuestasen original, que al final del evento deberán incluirse en el Expediente de licitación .
Continúa con la actividad No. 8.
En caso de que cumpla con los requisitos: Elabora el Acta de apertura de propuestas en original, con el registro técnico y económico de las propuestas.
Obtiene la firma de los participantes en el Acta de apertura de propuestas,así como la (s) Propuesta (s) técnica(s) en original y la Propuesta (s) económica (s) en original.
Obtiene las fotocopias necesarias y entrega a los participantes el Acta de apertura de propuestas y sus respectivos anexos.
Pasa el tiempo.
Analiza la (s) Propuesta (s) técnica (s) y la (s)(s) y elabora el Dictamen en original, con un análisis detallado de las propuestas presentadas, indicando la o las propuestas solventes que más convienen a la convocante.
Integra en el Expediente de licitaciónpermanente los documentos siguientes: - Antecedentes (requisición) en original,
- Registro de participantes en original,
- Propuesta (s) técnica (s) en original,
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DGCS/UA/RM
218NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
LICITACIÓN SIMPLIFICADA
Oficina de Adquisiciones e
Inventario
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
- Propuesta (s) económica (s) en original,
- Acta de apertura de propuestas en original, con sus respectivos cuadros,
- Dictamen en original, incluyendo el cuadro comparativo de análisis.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Conecta con el procedimiento: Emisión de Fallos de Licitación Pública y de Licitación Simplificada.
DGCS/UA/RM
219NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
LICITACIÓN SIMPLIFICADA
Objetivo: Convocar públicamente a proveedores, prestadores de servicios y agrupaciones para que presenten proposiciones solventes para asegurar las mejores condiciones en cuanto a precio, calidad y oportunidad en la adquisición, contratación y arrendamiento.
Frecuencia: Periódica.
El Programa anual de adquisiciones, arrendamientos y serviciospúblicamente las compras y contratación de servicios.
La calendarización de las etapas del proceso de licitación pública deberá apegarse a las disposiciones establecidas en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Administración y Enajenación de los Bienes Muebles del Estado de Veracruz-Llave, capítulo II, artículo 35.
Las Convocatoriasnecesidades de la Dependencia, con los datos que permitan identificar a la convocante; descripción general, cantidad y unidad de medida; indicaciones para venta de bases; fecha, lugar y hora de junta de aclaraciones y de los actos de recepción y apertura de ofertas; especificaciones de recepción de bienes, así como de las condiciones de pago.
La Convocatoría, Bases de licitación, avisos de modificaciones, Actas de juntas de aclaraciones, Fallos ygeneralidades de los Contratos -Ver, para su disposición en Internet.
Las Bases de licitacióndisposiciones reglamentarias a las que deberá apegarse el desarrollo del concurso, así como los criterios de adjudicación.
El área solicitante de bienes o servicios deberá entregar al Departamento de Recursos Materiales las características técnicas y cantidades de los bienes o servicios a licitar para integrar el anexo técnico de las Bases de licitación.
Normas
DGCS/UA/RM
222NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
LICITACIÓN PÚBLICA
Unidad Administrativa
Departamento de Recursos Materiales
Elaboró:
Unidad Administrativa
Revisó:
Director General de
Comunicación Social
Autorizó:
Abril de 2009
Fecha:
De acuerdo a la normatividad general deberá enviarse participación del desarrollo de la licitación a la Secretaría de Finanzas y Planeación y a la representatividad de la Dirección General.
En la junta de aclaraciones únicamente se dará respuesta a las preguntas recibidas hasta un día antes de la junta, y pueden ser enviadas por fax, correo certificado con acuse de recibo u otro medio que pueda hacer constar que se recibieron en tiempo y forma.
En el Acta de la junta de aclaracioneslas preguntas y respuestas de los participantes.
En el Acto de la junta de aclaraciones los participantes que hayan adquirido las Bases de licitación en la Dependencia o por Compranet-Ver, deberán enviar o presentar el recibo por compra de bases.
En el acto de apertura de Propuestas técnicas y económicaso morales) se realizará con una hora antes a la celebración, presentando identificación con fotografía.
La recepción de Propuestas técnicas y económicasparticipantes y estos entregarán sus propuestas en sobres separados y debidamente cerrados. La asistencia de las empresas participantes es opcional por lo que previamente deberán remitir sus propuestas al domicilio señalado en las Bases, en el entendido de que toda propuesta extemporánea será descalificada.
El acto de recepción y apertura de propuestas será presidido por el servidor público designado por la convocante, facultado para aceptar o desechar propuestas, además deberá mostrar ante los asistentes que los sobres están debidamente cerrados y que no han sido violentados.
En el acto de recepción y apertura deberá realizarse primero, la apertura de Propuestas técnicas y posteriormente las Propuestas económicas, leyendo en voz alta los precios unitarios, los globales con y sin I.V.A., así como las condiciones de venta y garantía que ofrecen, asentándose en el acta circunstanciada.
Para el desarrollo del evento de licitación deberá integrarse el comité interno para analizar las Propuestas técnicas y económicas con base en el presupuesto autorizado.
El Dictamen deberá elaborarse considerando las propuestas en cuanto a calidad, rendimiento, precio, financiamiento, oportunidad, tiempo de entrega, servicios, garantías y demás estipulaciones favorables para la dependencia, indicando también las razones y causas por las que en su caso se descalifique a alguno de los participantes.
DGCS/UA/RM
223NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
LICITACIÓN PÚBLICA
El Dictamen deberá elaborarse por escrito y contener los puntos resolutivos para la celebración de Contratos y adjudicación de Pedidoslas propuestas presentadas por las empresas participantes en el acto de apertura de propuestas técnicas y económicas, con la participación de organismos del sector privado que integran el Subcomité de Adquisiciones de esta Dirección General.
DGCS/UA/RM
224NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
LICITACIÓN PÚBLICA
Oficina de Adquisiciones e
Inventario
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
Determina los requerimientos que deben abastecerse a través de la modalidad de compra de Licitación Pública con base en la Requisición enoriginal que obtiene del archivo cronológico temporal.
Calendariza los eventos de la Licitación Pública indicando lugares, fechas y horarios para venta de bases, para junta de aclaraciones, para acto de recepción de apertura de propuestas técnicas y económicas, para su registro en el Compranet-Ver.
Elabora las Bases de licitación en original, en coordinación con el área solicitante con las especificaciones administrativas a las que va a ajustarse el procedimiento de licitación y las especificaciones técnicas de los bienes o servicios.
Accede al Sistema Compranet-Ver y captura los datos de la Dependencia, la descripción general, cantidad y unidad de medida de los bienes o servicios, lugares, fechas y horarios para venta de bases y su costo, así como la fecha, lugar y hora de la junta de aclaraciones y de los de recepción y apertura de proposiciones técnicas y económicas, de caracter nacional o internacional, la moneda y el idioma, lugar, plazo de entrega y condiciones de pago y emite la Convocatoria, en un tanto y las Bases de licitación en un tanto que corresponden al evento de la licitación.
Accede al Sistema Compranet-Ver y respalda la información que contiene la Convocatoria
Recaba firma del Titular de la Unidad Administrativa en la Convocatoria enun tanto y en las Bases de licitación en un tanto.
Elabora el Oficio para Compranet-Ver, en original y copia, dirigido a la Dirección General de Control y Evaluación de la Contraloría General para solicitar la publicación de la Convocatoriarecaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa en el documento.
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DGCS/UA/RM
225NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
LICITACIÓN PÚBLICA
Oficina de Adquisiciones e
Inventario
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
Solicita la publicación de la Convocatoria y envía a la Dirección General de Control y Evaluación de la Contraloría General, a través del Sistema Electrónico Compranet-Ver los archivos de la Convocatoria y las Bases de licitación Oficio para compranet en original, la Convocatoria en un tanto y las Bases de licitación en un tanto, y archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de licitación como acuse de recibo el Oficio para Compranet-Ver en copia.
Elabora Oficio de solicitud de publicación en medios oficiales original y copia, dirigida al Departamento de Recursos Financieros y la envía junto con la Convocatoriapermanente en el Expediente de licitación como acuse de recibo el Oficio de solicitud de publicación en medios oficiales, en copia.
Elabora y envía el Oficio del eventode la Coordinación que participarán en los actos de licitación, indicando lugar, fecha y horarios para solicitar su asistencia y archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de licitación como acuse de recibo el Oficio del evento en copia.
Realiza la venta de Bases de licitación en un tanto a los proveedores y/o prestadores de servicios interesados en el evento de licitación y archiva de manera cronológica permanente la Convocatoria en un tanto y las Bases de licitación en un tanto en el Expediente de licitación.
Pasa el tiempo.
Realiza la junta de aclaraciones y elabora el Registro de participantes enoriginal y el Acta de junta de aclaraciones en original y las copias necesarias con las observaciones, modificaciones y aclaraciones relativas a plazos u otros aspectos técnicos establecidos en la Convocatoria o en las Bases de licitación.
Pasa el tiempo.
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226NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
LICITACIÓN PÚBLICA
Oficina de Adquisiciones e
Inventario
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
Recaba firma y entrega copia del Acta de junta de aclaraciones, a cada uno de los participantes y archiva de manera cronológica definitiva en el Expediente de licitación el Acta de junta de aclaraciones en original y el Registro de participantes en original.
Pasa el tiempo.
Realiza el acto de apertura de propuestas técnicas y económicas y elabora el Registro de asistentes, en original, el acto es presidido por el servidor público designado por la convocante en la fecha, lugar y hora señalados.
Recibe por participante en sobre cerrado una Propuesta (s) técnica (s) enoriginal, la (s) Propuesta (s) económica (s) en original y el documento que conste de la Fianza
Realiza la apertura de los sobres de la (s) Propuesta (s) técnica (s) en original y la (s) Propuesta (s) económica (s) y verifica el cumplimiento de todos los requisitos solicitados en las Bases de licitación.
¿Cumple con los requisitos?
En caso de no cumplir con los requisitos: Descalifica la (s) Propuesta (s) técnica (s) en original y la (s) Propuesta (s) Económica (s)respectivo.
Continúa con la actividad No. 17
En caso de cumplir con los requisitos: Elabora el Acta de apertura de propuestasconstar las proposiciones recibidas y sus importes; las rechazadas con las causas que las motivaron y las observaciones que manifiesten los participantes.
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227NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
LICITACIÓN PÚBLICA
Oficina de Adquisiciones e
Inventario
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
Obtiene la firma de los participantes en el Acta de apertura de propuestasen original, en la (s) Propuesta (s) técnica (s) en original y la (s) Propuesta
en original.
Obtiene las fotocopias necesarias del Acta de apertura de propuestas técnicas y económicas en original y las entrega a los participantes.
Analiza la (s) Propuesta (s) técnica (s) en original y la (s) Propuesta (s) Económica (s) en original, comparando las diferentes condiciones ofrecidas por los participantes de acuerdo con los criterios de adjudicación establecidos en las Bases de licitación.
Elabora el Dictamen Pedido yse señalan quiénes son los proveedores o prestadores de servicios cuyas ofertas presentan las mejores condiciones, así mismo se especifican los lugares que corresponden a los demás participantes, con el monto y la mención de las propuestas que hayan sido desechadas.
Integra y archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de licitación los documentos siguientes: - Antecedente en original, - Convocatoria en original, - Bases en original, - Registro de participantes al acto de apertura de ofertas, en original, - Acta de junta de aclaraciones en original, - Propuesta (s) técnica (s), en original, - , en original, - Acta de apertura de propuestas, en original, - Dictamen, en original.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Conecta con el procedimiento: Emisión de Fallos de Licitación Pública y de Licitación Simplificada.
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DGCS/UA/RM
228NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
LICITACIÓN PÚBLICA
Objetivo: Dar a conocer a los participantes en los eventos de Licitación Pública y Licitación Simplificada la adjudicación de los bienes o servicios concursados para formalizar la relación de compra-venta que realiza la Dirección.
Frecuencia: Periódica.
La emisión de los fallos de licitación deberán apegarse a las disposiciones establecidas en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Administración y Enajenación de Bienes Muebles del Estado de Veracruz-Llave, Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos y Reglamento Interior del Comité para las Adquisiciones y Obras Públicas.
La emisión de los fallos de licitación deberán realizarse conforme a los acuerdos establecidos por el Subcomité de Adquisiciones, de acuerdo a la responsabilidad de los servidores públicos a quienes compete su emisión.
La notificación del fallo de licitación se dará a conocer a los participantes en acto público o por escrito según se estipule en las Bases de licitación.
La comunicación del fallo deberá emitirse al proveedor y/o prestador de servicios adjudicados en un plazo no mayor de 5 días hábiles a partir de la emisión del dictamen técnico económico, para Licitación Pública y dentro de los 3 días hábiles siguientes al acto de apertura de propuestas para Licitación Simplificada.
Normas
DGCS/UA/RM
231NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
EMISIÓN DE FALLOS DE LICITACIÓN PÚBLICA Y DE LICITACIÓN SIMPLIFICADA
Unidad Administrativa
Departamento de Recursos Materiales
Elaboró:
Unidad Administrativa
Revisó:
Director General de
Comunicación Social
Autorizó:
Abril de 2009
Fecha:
La adjudicación de bienes se formalizará, a través de Pedido, o en su caso con un Contrato que deberá elaborarse en coordinación con la Dirección Jurídica.
En el caso que el importe adjudicado al o los proveedor (es) o prestador (es) de servicio (s) supere Contrato con las
especificaciones de los bienes o servicios, monto y condiciones establecidas en los eventos de licitación.
En el caso de que el importe adjudicado al o los proveedor (es) o prestador (es) de servicio (s) correspondan a más de 1,135 salarios mínimos vigentes en la Cd. de Xalapa, Veracruz derivada de cualquier procedimiento de adjudicación, además de elaborar el Contrato Fianza,de cumplimiento del contrato.
Los fallos de las licitaciones y los datos relevantes de los Pedidos y/o Contratosy transmitirse a través del Sistema Electrónico Compranet.Ver, con base en las disposiciones del Acuerdo que establece el Sistema Electrónico de Contrataciones Gubernamentales, denominado Compranet-Ver, para Licitaciones Públicas y vía fax, correo electrónico o personal si es Licitación Simplificada, además de informarlo a través de la Página Web.
La Facturade conformidad de que los bienes cumplen con las especificaciones y cantidad establecidos en el Contrato o Pedido
DGCS/UA/RM
232NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
EMISIÓN DE FALLOS DE LICITACIÓN PÚBLICA Y DE LICITACIÓN SIMPLIFICADA
Oficina de Adquisiciones e
Inventario
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
Recibe del Jefe del Departamento de Recursos Materiales el Acta de subcomité de adquisiciones y obras públicas en fotocopia y analiza los acuerdos relativos a las propuestas de fallo de los eventos de Licitación Pública o Licitación Simplificada.
Adecua Dictamen en original y Oficio de notificación de fallo en original y copia con la designación de adjudicación de los bienes y/o servicios licitados al proveedor o prestador de servicios y firma los documentos.
Recaba firma en el Dictamen, en original del Jefe de la Unidad Administrativa, Jefe del Departamento de Recursos Materiales.
Notifica con el Oficio de notificación de fallo en original a los proveedores y/o prestadores de servicios y a las cámaras participantes en el evento de licitación, podrá optarse por comunicar el fallo mediante escrito con acuse de recibo, en acto, vía fax, correo electrónico o bien colocar un anuncio en la tabla de avisos de la Dependencia, siempre que así se hubiere señalado en las Bases de licitación.
Elabora Contratodetermina si por el monto adjudicado se requiere que el proveedor o prestador de servicios presente Fianza que garantice la entrega oportuna de los bienes.
Obtiene visto bueno del Director Jurídico en el Contrato en original.
Recaba firma del Jefe del Jefe de la Unidad Administrativa y del proveedor o prestador de servicios en el Contrato en original
Accede al Sistema de Adquisiciones del SIAFEV y emite el Cuadro comparativo Pedido en un tanto con los datos del proveedor y/o prestador de servicios adjudicados, las especificaciones de los bienes y/o servicios y los importes a que asciende la adjudicación y firma los documentos.
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233NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
EMISIÓN DE FALLOS DE LICITACIÓN PÚBLICA Y DE LICITACIÓN SIMPLIFICADA
Oficina de Adquisiciones e
Inventario
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
Recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Materiales y del Jefe de la Oficina de Adquisiciones e Inventario en el Cuadro comparativo en un tanto y en el Pedido en un tanto.
Obtiene del Pedido en un tanto, dos fotocopias y envía al proveedor y/o prestador de servicio el Pedido
Pasa el tiempo.
Conecta con el procedimiento: Recepción de Material de Oficina, Papelería, Consumibles de Cómputo, Material Fotográfico y Artículos de Limpieza.
Recibe del proveedor y/o prestador de servicio la Factura en original con los datos de los bienes recibidos a conformidad, o en su caso con los datos de los servicios contratados.
Verifica que los datos de la Factura en original coincidan con los registros del Pedido en un tanto.
¿Coinciden los datos de la Factura?
En caso de que no coincidan los datos de la Factura: Devuelve al proveedor y/o prestador de servicios la Factura en original y solicita que se realicen los ajustes que permitan emitir el pago por la adquisición o contratación.
Pasa el tiempo.
Recibe del proveedor y/o prestador de servicio la Factura en original con los ajustes solicitados.
Continúa con la actividad No. 13.
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DGCS/UA/RM
234NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
EMISIÓN DE FALLOS DE LICITACIÓN PÚBLICA Y DE LICITACIÓN SIMPLIFICADA
Oficina de Adquisiciones e
Inventario
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
En caso de que coincidan los datos de la Factura:Elabora y recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Materiales en la Solicitud-Comprobación de recursos en original y dos copias para que se realice la afectación presupuestal y se emita el pago que corresponda.
Obtiene una fotocopia de la Factura en original.
Turna al Departamento de Recursos Financieros la Solicitud Comprobación de recursos en original y copia, el Pedido en un tanto, el Oficio de notificación de fallo, en copia y la Factura en original para solicitar la emisión del cheque que permita realizar el pago al o los proveedores y/o prestadores de servicios.
Integra en el Expediente de licitacióndefinitiva los documentos siguientes: - Oficio de notificación de fallo, en original, - Pedido, en fotocopia, - Contrato, en original, - Cuadro comparativo, en original y - Factura, en fotocopia.
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235NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
EMISIÓN DE FALLOS DE LICITACIÓN PÚBLICA Y DE LICITACIÓN SIMPLIFICADA
Objetivo: Someter a consideración del Órgano Colegiado, el seguimiento de acciones tendientes a la optimización de recursos que se destinan a las adquisiciones, arrendamientos, servicios y almacén relacionados con bienes muebles en la Dependencia.
Frecuencia: Mensual.
Las sesiones del Subcomité podrán ser ordinarias o extraordinarias atendiendo a la relevancia y oportunidad de los asuntos correspondientes a su consideración.
Las sesiones ordinarias del Subcomité, podrán ser llevadas a cabo únicamente con la participación de los representantes del sector público siempre y cuando se traten asuntos relacionados a la planeación, programación, presupuestación, ejecución y evaluación de los aspectos que marcan las leyes de adquisiciones y de obras públicas.
En la primera sesión del Subcomité de cada año se deberán atender los asuntos relacionados con el Programa anual de adquisiciones, el Presupuesto autorizado para gasto corriente y el Calendario anual de sesiones.
El Expediente de documentosque se elabore la Síntesis
En la Síntesisde la Dependencia, se deberá considerar el resumen de las licitaciones, adquisiciones y la contratación de servicios que a las fechas se realicen.
En los casos en que resulte necesario, el Secretario Ejecutivo del Subcomité podrá entregar a los integrantes del mismo, información adicional a la presentada en la Síntesis de asuntos a tratar.
En los casos en que los vocales consideren conveniente remitir al Secretario Ejecutivo del Subcomité los asuntos que deban ser expuestos en la sesión mensual, estos asuntos deberán ser incluidos en la Orden del díase trate.
En el caso de que en las Sesiones Ordinarias no se cuente con quorum para su inicio, se convocará a una Sesión Extraordinaria para la atención de los asuntos que correspondan, dentro de los 30 minutos siguientes previstos para la hora de inicio de la Sesión Ordinaria.
Normas
DGCS/UA/RM
237NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
DESARROLLO DE SESIONES DEL SUBCOMITÉ DE ADQUISICIONES
Unidad Administrativa
Departamento de Recursos Materiales
Elaboró:
Unidad Administrativa
Revisó:
Director General de
Comunicación Social
Autorizó:
Abril de 2009
Fecha:
Oficina de Adquisiciones e
Inventario
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
Obtiene del archivo cronológico permanente el Expediente de documentosoriginal y acuerda con el Titular de la Unidad Administrativa los puntos a considerar en la orden del día de la reunión mensual del Subcomité de Adquisiciones de la Dirección.
Elabora los Oficios de invitación personalizados en original y copias para cada uno de los integrantes del Órgano Colegiado, incluyendo en estos la orden del día determinada con anterioridad, la fecha y el lugar de la reunión y recaba firma del Presidente del Subcomité.
Elabora con base en la información contenida en el Expediente de documentos original, la Síntesis de asuntos a tratar en la reunión mensual del Órgano Colegiado en original para cada uno de los integrantes del Subcomité.
Turna a los integrantes del Subcomité los Oficios de Invitación y en su caso una Síntesis de asuntos a tratar por cada punto que contenga la orden del día, ambos documentos en original y las copias de los Oficios de invitaciónlas archiva como acuse de recibo de manera cronológica permanente en el Expediente de sesiones del subcomité de la Dependencia.
Pasa el tiempo.
Elabora la Lista de asistencia en original e integra folders personalizados con los reportes-resumen de los asuntos a tratar y hojas en blanco para cada uno de los asistentes a la reunión mensual del Subcomité de Adquisiciones y Obras Públicas de la Dependencia.
Acude a la sesión llevando consigo el Expediente de documentos original, la Lista de asistencia y los folders personalizados.
Entrega a los integrantes del Subcomité los folders personalizados para que estos efectúen anotaciones durante la reunión mensual del Subcomité de Adquisiciones de la Dirección.
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DGCS/UA/RM
238NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
DESARROLLO DE SESIONES DEL SUBCOMITÉ DE ADQUISICIONES
Oficina de Adquisiciones e
Inventario
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
Inicia la reunión mensual del Subcomité y recaba firma de cada uno de los participantes de la sesión en la Lista de asistencia original.
Da lectura a la orden del día programada y desarrolla cada uno de los puntos a tratar en la sesión, sometiéndolos a consideración del Órgano Colegiado para que se tomen los acuerdos correspondientes.
Concluye la sesión una vez agotada la orden del día y asentados los acuerdos correspondientes.
Elabora Acta circunstanciada en original asentando todos los hechos expuestos y recaba firma de cada uno de los integrantes del Subcomité que asistieron a la reunión mensual.
Resguarda en el Expediente de sesiones del subcomité que archiva de manera cronológica permanente, la siguiente documentación: - Lista de asistencia en original. - Invitaciones en original. - Acta circunstanciada en original. - Síntesis de asuntos a tratar en original.
FIN DEL PROCEDIMIENTO. Conecta con el procedimiento: Emisión de Fallos de Licitación Pública y de Licitación Simplificada.
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DGCS/UA/RM
239NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
DESARROLLO DE SESIONES DEL SUBCOMITÉ DE ADQUISICIONES
Objetivo: Registrar en el inventario de la Dirección General de Comunicación Social la adquisición de bienes muebles y controlar su asignación a través de la elaboración de resguardos.
Frecuencia: Periódica.
La recepción en el almacén de los bienes muebles adquiridos sólo procederá si cumplen con las especificaciones, marca, precio y cantidad que se indiquen en el Pedido.
El registro de alta en el inventario deberá realizarse considerando lo siguiente: - Que tenga un valor de compra igual o superior a 15 salarios mínimos vigentes en el Estado de Veracruz. - Los bienes con vida útil superior a un año, que no tengan la consideración de bienes de consumo. - Los bienes que incumplan uno de los dos preceptos anteriores, podrán ser registrados a través de un resguardo interno
por usuario.
El registro de bienes muebles en el inventario deberá realizarse de acuerdo al valor de adquisición, y en el caso de bienes muebles producidos de acuerdo al valor de producción.
La clasificación de los bienes muebles para su registro en el inventario deberá realizarse de acuerdo al catálogo establecido por la Secretaría de Finanzas y Planeación.
El número de inventario se asignará a los bienes muebles a través de los Códigos de Barras que se reciben de la SEFIPLAN.
La asignación de mobiliario se realizará a través de los resguardos en forma individual.
Normas
DGCS/UA/RM
241NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
REGISTRO Y ASIGNACIÓN DE MUEBLES
Unidad Administrativa
Departamento de Recursos Materiales
Elaboró:
Unidad Administrativa
Revisó:
Director General de
Comunicación Social
Autorizó:
Abril de 2009
Fecha:
Oficina de Adquisiciones e
Inventario
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
1
2
2A
3
4
5
6
Recibe del proveedor los bienes muebles y la Factura en original y copia; y obtiene del archivo cronológico temporal el Pedido en copia.
Verifica que los bienes muebles recibidos coincidan con lo especificado en el original y copia de la Factura y en la copia del Pedido.
¿Coincide lo recibido con lo solicitado?
En caso de no coincidir: Solicita al proveedor la entrega total de bienes muebles de acuerdo a las especificaciones y cantidades acordadas en el Pedido y le devuelve la Factura Pedido en copia de manera cronológica temporal.
Pasa el tiempo.
Continúa con la actividad No. 1.
En caso de coincidir: Sella como acuse de recibo y devuelve al proveedor la Factura en original.
Elabora la Relación de bienes en original y copia y el Oficio de solicitud dealta de bienes muebles en original y copia, para solicitar a la SEFIPLAN el registro de bienes y la emisión del Código de barras con los números del inventario asignados a cada bien.
Recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Materiales en el Oficio de solicitud de alta de bienes muebles en original y copia.
Integra en Paquete 1 los documentos siguientes: - Relación de bienes en original, - Oficio de solicitud de alta de bienes muebles en original, - Factura en copia.
DGCS/UA/RM
242NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
REGISTRO Y ASIGNACIÓN DE MUEBLES
Oficina de Adquisiciones e
Inventario
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
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Integra en Paquete 2, los documentos siguientes: - Relación de bienes en copia, - Oficio de solicitud de alta de bienes muebles en copia, - Factura en fotocopia.
Envía el Paquete 1Secretaría de Finanzas y Planeación; y el Paquete 2 se archiva de manera cronológica definitiva como acuse de recibo.
Pasa el tiempo.
Recibe de la Secretaría de Finanzas y Planeación los Códigos de barra enoriginal con la clave del inventario y adhiere los mismos a los bienes muebles.
Elabora el Resguardo provisional en original y copia y el Pase de salidadel bien mueble en original y copia.
Recaba firmas de autorización de los servidores públicos responsables en el Pase de salida en original y copia.
Recaba firma del resguardatario de los bienes muebles en el Pase de salidaoriginal y copia y en el Resguardo provisional en original y copia.
Entrega al resguardatario el Resguardo provisional en copia y los bienes muebles asignados.
Accede y actualiza con el Resguardo provisional en original el Resguardo individual que obtiene del Sistema Desconcentrado de Inventarios.
Imprime del Sistema Desconcentrado de Inventarios el Resguardo individual en un tanto, lo entrega al resguardatario y archiva en forma cronológica temporal el Resguardo provisional en original y el Pase de salida en original.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
DGCS/UA/RM
243NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
REGISTRO Y ASIGNACIÓN DE MUEBLES
Objetivo: Modificar la asignación de los bienes muebles con base en los movimientos de personal y condiciones físicas del mobiliario, equipo y vehículos para mantener actualizado el control de inventarios de la Dirección General de Comunicación Social.
Frecuencia: Eventual.
Con fundamento en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Administración y Enajenación de Bienes Muebles, en su artículo 86, deberá realizarse la revisión de asignación de los bienes muebles para actualizar el inventario y los resguardos correspondientes.
Los bienes muebles que correspondan a la Dirección, sin excepción deberán registrar número de inventario y contar con el Resguardousuario.
La custodia o resguardo de bienes muebles representa la responsabilidad de conservar y mantener en perfecto estado los bienes asignados, en caso contrario deberá exigirse su reposición y resarcimiento del daño o perjuicio, independiente de las sanciones que se dispongan.
Los Resguardoscondiciones físicas de los bienes, así como indicar los datos generales del resguardatario y área de adscripción.
La actualización de Resguardosanteriores deberán cancelarse.
Mensualmente deberá corroborar en la lista de movimientos de altas, bajas o cambios de personal que emite el Departamento de Recursos Humanos, las actualizaciones de Resguardos.
Normas
DGCS/UA/RM
246NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ACTUALIZACIÓN DE RESGUARDOS DE BIENES MUEBLES
Unidad Administrativa
Departamento de Recursos Materiales
Elaboró:
Unidad Administrativa
Revisó:
Director General de
Comunicación Social
Autorizó:
Abril de 2009
Fecha:
Oficina de Adquisiciones e
Inventario
1
1A
2
3
4
5
6
7
Recibe verbalmente de los Usuarios o del área la solicitud para actualizar Resguardos
¿Cuál es la causa de la actualización?
En caso de ser actualización de Resguardo por cambio de usuario: Verifica físicamente en el área los cambios de bienes muebles que habrán de realizarse.
Continúa con la actividad No. 6.
En caso de ser actualización de Resguardo por baja de personal: Recibe del Usuario la solicitud de liberación de adeudos de bienes muebles.
Verifica físicamente en el área de trabajo los cambios de bienes muebles que habrán de realizarse.
Elabora y recaba firma, del Jefe del Departamento de Recursos Materiales en el formato Constancia de no adeudos en original y entrega al usuario.
Solicita y recibe del Jefe del área de trabajo el nombre del usuario que será responsable de los bienes muebles.
Accede al Sistema Desconcentrado de Inventarios de la SEFIPLAN y emite el Resguardo individualSistema Interno.
Recaba firma del Usuario de los bienes en el Resguardo individual y se lo entrega en un tanto y archiva de manera cronológica permanente el segundo tanto del mismo documento.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
ÁREA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN
DGCS/UA/RM
247NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ACTUALIZACIÓN DE RESGUARDOS DE BIENES MUEBLES
Objetivo: Registrar en el inventario la baja de bienes muebles deteriorados que no cumplan con el objetivo de su adquisición y asignación.
Frecuencia: Eventual.
La baja de bienes muebles en el inventario de la Dirección procederá si trata de un bien obsoleto, con deterioro irreparable o cuando su mantenimiento correctivo represente un gasto incosteable y no se cuente con disponibilidad presupuestal para su atención.
La baja de bienes muebles deberá presentarse para aprobación ante el Subcomité de Adquisiciones de la Dirección General de Comunicación Social.
Los bienes muebles sujetos a baja en el inventario deberán concentrarse en el Almacén de la Dirección, hasta determinar su destino final.
La Oficina de Adquisiciones e Inventario deberá confirmar en el Sistema Desconcentrado de Inventarios el registro de baja de los bienes muebles que afectará la Secretaría de Finanzas y Planeación, en caso contrario solicitará vía telefónica la actualización de los registros.
Normas
DGCS/UA/RM
249NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
BAJA DE BIENES MUEBLES
Unidad Administrativa
Departamento de Recursos Materiales
Elaboró:
Unidad Administrativa
Revisó:
Director General de
Comunicación Social
Autorizó:
Abril de 2009
Fecha:
Detecta y reúne en Almacén los bienes muebles que se han reportado para baja del inventario de la Dirección.
Verifica la clasificación de los bienes muebles sujetos a bajas en el Almacén.
¿Cómo se clasifican los bienes?
En caso de que sean clasificados como Equipo de Cómputo: Recibe del Jefe de la Oficina de Tecnologías de la Información y revisa el Dictamen en original.
Continúa con la actividad número 4.
En caso de que sean clasificados como Mobiliario: Elabora el Dictamen en original para determinar la baja del mobiliario de acuerdo a las condiciones físicas en las que se encuentra.
¿Procede la Baja?
En caso de no proceder la baja : Tramita con base en el Dictamenarchiva de manera cronológica permanente.
Fin.
Conecta con el procedimiento: Mantenimiento Preventivo y Correctivo de los Bienes Muebles.
En caso de proceder la baja: Elabora la Relación del mobiliario y equipo en original de los bienes que se procederán a dar de baja.
Entrega al Jefe del Departamento de Recursos Materiales la Relación de mobiliario y equipo en original y el Dictamen en original; para acuerdo de baja de inventario ante el Subcomité de Adquisiciones.
Oficina de Adquisiciones e
Inventario
1
2
2A
3
3A
4
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ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
DGCS/UA/RM
250NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
BAJA DE BIENES MUEBLES
Pasa el tiempo
Recibe del Jefe del Departamento de Recursos Materiales el Acta de Subcomité en copia, con el acuerdo para la baja del mobiliario o equipo de cómputo, la Relación de mobiliario y equipo en original y el Dictamen enoriginal.
Elabora Oficio de solicitud de bajaFinanzas y Planeación y recaba la firma del Jefe del Departamento de Recursos Materiales.
Entrega a la Secretaría de Finanzas y Planeación; el Oficio de solicitud de baja en original y el Acta de Subcomité en copia y archiva de manera cronológica definitiva la Relación de mobiliario y equipo en original, el Dictamen en original y como acuse de recibo el Oficio de solicitud de bajaen copia.
Pasa el tiempo.
Accede al Sistema Desconcentrado de Inventarios y revisa que los movimientos de baja estén registrados.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Oficina de Adquisiciones e
Inventario 6
7
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ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
DGCS/UA/RM
251NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
BAJA DE BIENES MUEBLES
Objetivo: Verificar la entrega de artículos por parte de los proveedores, de acuerdo a las condiciones y características establecidas en el Pedido y registrar la entrada del material al Almacén.
Frecuencia: Periódica.
La recepción en el almacén de los bienes muebles adquiridos sólo procederá si cumplen con las especificaciones, marca, precio y cantidad que se indiquen en el Pedido.
La recepción de artículos en el Almacén procederá de acuerdo a las características físicas, precios y cantidades que se establecen en el Pedido.
La recepción de artículos deberá realizarse en forma completa, no deberán aceptarse entregas par-ciales, con la excepción de haberse establecido en el Pedido.
El proveedor deberá entregar la Factura en original y copia al Departamento de Recursos Materiales para obtener el sello de recibido.
Los artículos recibidos deberán detallarse en la Base de datos de los materiales y consumibles de almacén para mantener actualizada la información de existencias.
La entrada de artículos al Almacén deberá controlarse a través de la Base de datos de los materiales y consumibles de almacén y del Sistema Interno de Almacén.
Normas
DGCS/UA/RM
253NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
RECEPCIÓN DE MATERIALES DE OFICINA, PAPELERÍA, CONSUMIBLES Y ACCESORIOS DE CÓMPUTO, MATERIAL FOTOGRÁFICO Y AUDIOVISUAL , ARTÍCULOS DE LIMPIEZA Y MATERIAL ELÉCTRICO
Unidad Administrativa
Departamento de Recursos Materiales
Elaboró:
Unidad Administrativa
Revisó:
Director General de
Comunicación Social
Autorizó:
Abril de 2009
Fecha:
DGCS/UA/RM
254NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
RECEPCIÓN DE MATERIALES DE OFICINA, PAPELERÍA, CONSUMIBLES Y ACCESORIOS DE CÓMPUTO, MATERIAL FOTOGRÁFICO Y AUDIOVISUAL , ARTÍCULOS DE LIMPIEZA Y MATERIAL ELÉCTRICO
Oficina de Adquisiciones e
Inventario
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
1
2A.1
2A.2
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Recibe del proveedor los materiales y la Factura en original y copia y los coteja contra la copia del Pedidotemporal.
¿Coincide lo recibido con lo solicitado?
En caso de no coincidir: Solicita al proveedor la entrega total del material pactado de acuerdo a las especificaciones y cantidades acordadas en el Pedido realizado y le devuelve la FacturaPedido
Pasa el tiempo.
Recibe del proveedor los materiales y la Factura en original y copia y los coteja contra la copia del Pedidotemporal.
Continua con la actividad número 3.
En caso de coincidir: Sella de recibido en la Factura original y copia, entrega la Factura en original al proveedor y archiva de manera cronológica temporal la Factura encopia y el Pedido en copia.
Registra el material recibido en la Base de datos de los materiales y consumibles de almacén, que se obtuvo previamente del archivo cronológico de facturas.
Recibe, clasifica y acomoda el material en los anaqueles correspondientes y se archivan los antecedentes de entrada de artículos de manera cronológica.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Objetivo: Proporcionar con oportunidad, a las áreas de trabajo de la Dirección, los artículos necesarios para el desarrollo de las funciones que les corresponden.
Frecuencia: Mensual.
Las Requisicionesel caso de las RequisicionesRecursos Materiales.
Las áreas de trabajo sólo podrán requerir los artículos indicados en el catálogo que dará a conocer, al inicio del año presupuestal, el Departamento de Recursos Materiales.
La Oficina de Adquisiciones e Inventario podrá ajustar las cantidades de material a surtir, de acuerdo con las existencias físicas en el almacén.
Normas
DGCS/UA/RM
256NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ABASTECIMIENTO DE REQUISICIONES Y SUMINISTRO DE MATERIALES DE OFICINA, PAPELERÍA, CONSUMIBLES Y ACCESORIOS DE CÓMPUTO, MATERIAL FOTOGRÁFICO Y AUDIOVISUAL , ARTÍCULOS DE LIMPIEZA Y MATERIAL ELÉCTRICO
Unidad Administrativa
Departamento de Recursos Materiales
Elaboró:
Unidad Administrativa
Revisó:
Director General de
Comunicación Social
Autorizó:
Abril de 2009
Fecha:
DGCS/UA/RM
257NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ABASTECIMIENTO DE REQUISICIONES Y SUMINISTRO DE MATERIALES DE OFICINA, PAPELERÍA, CONSUMIBLES Y ACCESORIOS DE CÓMPUTO, MATERIAL FOTOGRÁFICO Y AUDIOVISUAL , ARTÍCULOS DE LIMPIEZA Y MATERIAL ELÉCTRICO
Oficina de Adquisiciones e
Inventario
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
1
2
3
4
5
Recibe de las área s de la Dirección, a través del Jefe de Departamento deRecursos Materiales la Requisición en original y copia, la cual devuelve previo acuse de recibo.
Analiza la Requisición Base de datos de los materiales y consumibles de almacén en copia la cual obtiene del archivo alfabético permanente; especifica las cantidades a surtir deacuerdo a las existencias del almacén.
Entrega el material a las diversas áreas previa revisión y obtiene firma derecibido en el formato de surtimiento Vale de material en dos tantos, uno espara el área que recibe el material y el otro lo archiva de manera cronológica definitiva,
Registra el material entregado en la Base de datos de los materiales y consumibles de almacén .
Registra en el Sistema In terno de Almacén el material entregado y archiva la Requisición
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Conecta con el procedimiento:Levantamiento de Inventario Físico de Almacén, Material de Oficina, Papelería, Consumibles y Accesorios de Cómputo, Material Fotográfico y Audiovisual, Artículos de Limpieza y Material Eléctrico.
Objetivo: Verificar las existencias físicas de artículos en almacén contra los controles documentales para determinar las necesidades y situación de existencias.
Frecuencia: Mensual.
El Departamento de Recursos Materiales se abstendrá de entregar a las diversas áreas el material solicitado en período de inventarios.
La verificación de las existencias físicas de artículos en el almacén, deberá realizarse considerando los registros en la Base de datos de los materiales y consumibles de almacén.
El resultado del inventario deberá indicarse en la Minuta de trabajo con el registro del personal responsable del procedimiento.
El Reporte de consumo mensual valuado para el registro contable deberá enviarse a la Jefatura de la Unidad Administrativa, con copia para la Contraloría Interna y para el Departamento de Recursos Financieros.
Normas
DGCS/UA/RM
259NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO FÍSICO EN ALMACÉN DE MATERIALES DE OFICINA, PAPELERÍA, CONSUMIBLES Y ACCESORIOS DE CÓMPUTO, MATERIAL FOTOGRÁFICO Y AUDIOVISUAL, ARTÍCULOS DE LIMPIEZA Y MATERIAL ELÉCTRICO
Unidad Administrativa
Departamento de Recursos Materiales
Elaboró:
Unidad Administrativa
Revisó:
Director General de
Comunicación Social
Autorizó:
Abril de 2009
Fecha:
DGCS/UA/RM
260NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO FÍSICO EN ALMACÉN DE MATERIALES DE OFICINA, PAPELERÍA, CONSUMIBLES Y ACCESORIOS DE CÓMPUTO, MATERIAL FOTOGRÁFICO Y AUDIOVISUAL, ARTÍCULOS DE LIMPIEZA Y MATERIAL ELÉCTRICO
Oficina de Adquisiciones e
Inventario
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
1
2
2A
2A.1
3
4
Realiza de acuerdo con el calendario de levantamiento de inventario, el conteo de existencia en el Almacén y completa el Formato de inventario físico en original.
Verifica si existen diferencias entre el Formato de inventario físico original y la Base de datos de los materiales y consumibles de almacén, con copia que obtiene del archivo alfabético permanente.
¿Existen diferencias?
En caso de existir diferencias: Investiga las diferencias encontradas contra la Base de datos de los materiales y consumibles de almacén en copia y las Requisiciones en original que obtiene del archivo cronológico permanente e identifica los ajustes.
Realiza los ajustes en el Sistema Interno de Almacén y en el Kardex por artículo en copia, documento que archiva de manera alfabética permanente y de manera cronológica permanente las Requisiciones en original.
Continúa con la actividad No. 3.
En caso de no existir diferencias: Elabora Reporte mensual de existencias en original y copia y la Minuta de trabajodel levantamiento de inventario físico; turna los documentos originales al Jefe de Departamento de Recursos Materiales y archiva las copias de manera cronológica definitiva.
Elabora el Reporte de consumo mensual valuado en original y copia, recaba firma del Jefe de Departamento de Recursos Materiales y turna el original al Departamento de Recursos Financieros, la copia la archiva de manera cronológica definitiva.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
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Objetivo: Efectuar las remodelaciones y reparaciones necesarias a las instalaciones de los bienes inmuebles con que cuenta la Dirección, a fin de mantenerlas en condiciones funcionales.
Frecuencia: Semestral.
El mantenimiento preventivo a los inmuebles, se realizará en las fechas determinadas en el Programa anual de mantenimiento
Las condiciones para cubrir los anticipos que requieran los prestadores de servicios, serán las establecidas en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Administración y Enajenación de Bienes Muebles del Poder Ejecutivo del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave así como en la Ley de Obras Públicas para el Estado.
El mantenimiento preventivo a los bienes inmuebles comprenderá las actividades referentes al mantenimiento de pintura, carpintería, aire acondicionado, fumigación, telefonía y las que se requieran por su naturaleza en las diferentes áreas de la Dependencia.
Los servicios de mantenimiento se realizarán preferentemente en horas no laborables, a fin de no interrumpir en las funciones de cada área operativa.
Los prestadores de servicios de mantenimiento, serán seleccionados siguiendo los criterios de oportunidad, calidad y precio de los servicios requeridos.
Normas
Unidad Administrativa
Departamento de Recursos Materiales
Elaboró:
Unidad Administrativa
Revisó:
Director General de
Comunicación Social
Autorizó:
Abril de 2009
Fecha:
DGCS/UA/RM
262NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE LOS BIENES INMUEBLES
Oficina de Servicios Generales
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
1
2
3
4
5
6
7
8
9
Obtiene del archivo cronológico permanente el Programa anual de mantenimiento preventivo a los inmuebles en original y verifica las fechas programadas.
Solicita vía telefónica a la compañía prestadora del servicio el Presupuestocorrespondiente al mantenimiento preventivo o correctivo de los inmuebles.
Pasa el tiempo.
Recibe a la compañía prestadora del servicio y realiza la visita a las instalaciones que requieren mantenimiento preventivo o correctivo para que presenten sus propuestas.
Pasa tiempo.
Recibe de la compañía prestadora de servicios los Presupuestos en original y los analiza.
Elabora Cuadro comparativo en original de los Presupuestos, recaba autorización del Jefe del Departamento de Recursos Materiales y archiva de manera cronológica definitiva el Cuadro comparativo y los Presupuestos,ambos documentos en original.
Programa mantenimiento o remodelación de las instalaciones y avisa vía telefónica a la compañía prestadora del servicio las fechas programadas.
Elabora Oficio circular y recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa en original, para informar a las áreas que conforman la Dirección, las fechas y el tipo de mantenimiento o remodelación.
Se envía fotocopia del Oficio circularel original lo archiva como acuse de recibo de manera cronológica definitiva.
Recibe al personal de la compañía prestadora del servicio para iniciar los trabajos y efectúa supervisión física en las áreas.
DGCS/UA/RM
263NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE LOS BIENES INMUEBLES
Oficina de Servicios Generales
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
10
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10A.2
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12
Pasa el tiempo.
Recibe de la compañía prestadora del servicio una vez concluidos y aceptados los trabajos de mantenimiento o remodelación la Factura original y la revisa.
¿Coinciden los datos de la Factura?
En caso de no coincidir los datos: Devuelve en el momento a la compañía prestadora del servicio la Factura original y solicita una nueva facturación.
Pasa el tiempo.
Recibe de la compañía prestadora del servicio la Factura original debidamente requisitada.
Continúa con la actividad número 11.
En caso de coincidir los datos: Elabora la Solicitud-Comprobación de recursos en original y dos copias para tramitar el pago de los servicios y recaba firma de autorización del Jefe de Departamento de Recursos Materiales así como en la Factura original.
Entrega al Departamento de Recursos Financieros la Solicitud Comprobación de recursos original y copia, anexando la Factura original; como acuse de recibo, archiva una copia de la Solicitud-Comprobación de recursos
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
DGCS/UA/RM
264NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE LOS BIENES INMUEBLES
Objetivo: Proporcionar mantenimiento preventivo y correctivo a las instalaciones básicas con las que cuenta la Dirección General, a fin de conservarlas en buen estado.
Frecuencia: Eventual.
El personal adscrito al área de Servicios Generales, deberá revisar e informar al responsable de la Oficina de Servicios Generales, las condiciones que guardan las instalaciones en cuestión, para que este a su vez proceda a pedir autorización y en su caso el material requerido para el mantenimiento.
La Oficina de Servicios Generales deberá atender con oportunidad y calidad el mantenimiento preventivo y correctivo a las instalaciones.
La Oficina de Servicios Generales, deberá elaborar un diagnóstico del mantenimiento a realizar, para solicitar el material, o en su caso la adquisición o contratación de personal especializado para el mantenimiento, al Departamento de Recursos Materiales.
Normas
DGCS/UA/RM
266NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
REPARACIÓN A LAS INSTALACIONES ELÉCTRICAS, HIDRÁULICAS, SANITARIAS, TELEFÓNICAS, MOBILIARIO Y EQUIPO
Unidad Administrativa
Departamento de Recursos Materiales
Elaboró:
Unidad Administrativa
Revisó:
Director General de
Comunicación Social
Autorizó:
Abril de 2009
Fecha:
DGCS/UA/RM
267NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
REPARACIÓN A LAS INSTALACIONES ELÉCTRICAS, HIDRÁULICAS, SANITARIAS, TELEFÓNICAS, MOBILIARIO Y EQUIPO
Oficina de Servicios Generales
1
2
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3A.1
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5
Recibe del Departamento de Recursos Materiales la Solicitud de reparación de instalaciones en original, la revisa y la archiva de manera cronológica definitiva.
Acude a verificar el funcionamiento de las instalaciones eléctricas, hi-dráulicas, sanitarias y telefónicas, para detectar el desperfecto.
Determina el material necesario para efectuar la reparación y verifica con la Oficina de Adquisiciones e Inventario si hay existencias.
¿Se cuenta con el material necesario?
En caso de contar con el material necesario : Elabora, firma y entrega Requisición de material en original y copia al Departamento de Recursos Materiales, la copia la archiva de manera cronológica definitiva como acuse de recibo.
Recibe de la Oficina de Adquisiciones e Inventario el material solicitado.
Continúa con la actividad No. 7
En caso de no contar con el material necesario : Notifica verbalmente al Jefe del Departamento de Recursos Materiales la cantidad de material necesario para efectuar la reparación a las instalaciones.
Elabora Tarjeta de solicitud de recursos en original y copia firmada por el Jefe del Departamento de Recursos Materiales y envía al Departamento de Recursos Financieros para solicitar los recursos y efectuar la compra del material necesario, archiva la copia como acuse de recibo de manera cronológica temporal.
Pasa el tiempo.
ÁREA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN
DGCS/UA/RM
268NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
REPARACIÓN A LAS INSTALACIONES ELÉCTRICAS, HIDRÁULICAS, SANITARIAS, TELEFÓNICAS, MOBILIARIO Y EQUIPO
Oficina de Servicios Generales
6
7
Conecta con el procedimiento Entrega de recursos por gastos sujetos a comprobar correspondientes a la Oficina de Caja .
Pasa el tiempo.
Recibe Efectivo
Acude al área solicitante de los servicios y repara las instalaciones.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
ÁREA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN
DGCS/UA/RM
270NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ES DE ACONDICIONAMIENTO DE ÁREAS PARA SALA DE JUNTAS, DE PRENSA O CONFERENCIAS
Objetivo: Proporcionar a las diversas áreas de la Dirección General de Comunicación Social el servicio de acondicionamiento de áreas para sala de juntas, de prensa o conferencias, a fin de que se lleven a cabo reuniones oficiales.
Frecuencia: Eventual.
La Solicituddeberá registrar la firma del titular del área que solicita así como especificar las características y servicios extras que requiere.
En los casos en que por diversos eventos o reuniones oficiales programadas, no se puedan atender las Solicitudesatenderse por nivel jerárquico y de importancia.
Los servicios de cafetería que sean solicitados por las áreas, se pondrán a disposición sólo cuando se de atención a personas externas o representantes de medios de comunicación.
Normas
Unidad Administrativa
Departamento de Recursos Materiales
Elaboró:
Unidad Administrativa
Revisó:
Director General de
Comunicación Social
Autorizó:
Abril de 2009
Fecha:
DGCS/UA/RM
271NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ES DE ACONDICIONAMIENTO DE ÁREAS PARA SALA DE JUNTAS, DE PRENSA O CONFERENCIAS
Recibe de las áreas de la Dirección la Solicitud original y revisa las peticiones que contiene dicha Solicitud para el acondicionamiento de áreas para sala de juntas, de prensa o conferencias.
Establece contacto telefónico con el área solicitante y acuerda las fechas y requerimientos para llevar a cabo la reunión.
Determina los servicios que requiere para acondicionar el área y consulta con la Oficina de Adquisiciones e Inventario si cuenta con el material necesario para satisfacer los requerimientos.
¿Se cuenta con los materiales para satisfacer los requerimientos?
En caso de que si: Acondiciona el área para sala de juntas, de prensa o conferencia, e informa vía telefónica al área solicitante la disponibilidad de la sala para que haga uso de la misma en la fecha y hora acordada y archiva la Solicitud original de manera cronológica definitiva.
Fin.
En caso de que no: Solicita al Departamento de Recursos Materiales por escrito el material para satisfacer los requerimientos necesarios.
Elabora Tarjeta de solicitud de recursos en original y copia firmada por el Jefe del Departamento de Recursos Materiales y envía al Departamento de Recursos Financieros para solicitar los recursos y efectuar la compra del material necesario, archiva la copia como acuse de recibo de manera cronológica temporal.
Conecta con el procedimiento Entrega de recursos por gastos sujetos a comprobar correspondiente a la Oficina de Caja .
Oficina de Servicios Generales
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
1
2
3
3A
4
5
DGCS/UA/RM
272NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ES DE ACONDICIONAMIENTO DE ÁREAS PARA SALA DE JUNTAS, DE PRENSA O CONFERENCIAS
Recibe el Efectivoque servirá para satisfacer los requerimientos, acondiciona el área para salade juntas, de prensa o conferencias, e informa vía telefónica al área solicitante la que podrá hacer uso de la sala de juntas en la fecha y horaacordada y archiva la Solicitud
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Conecta con el procedimiento Comprobación de recursos por viáticos y otros gastos correspondiente a la Oficina de Caja del Departamento de RecursosFinancieros.
Oficina de Servicios Generales
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
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DGCS/UA/RM
274NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
BAJA DE VEHÍCULOS
Objetivo: Tramitar ante la Secretaría de Finanzas y Planeación los movimientos de baja de vehículos oficiales obsoletos que presentan reparaciones incosteables para el Estado.
Frecuencia: Eventual.
La baja de los vehículos oficiales en el inventario de la Dirección procederá cuando la reparación de la unidad represente un gasto incosteable y no se cuente con disponibilidad presupuestal para su atención, que el modelo ya sea obsoleto, que por algún motivo cambie de Dependencia, por robo o destrucción parcial o total.
La baja de vehículos oficiales deberá presentarse para su aprobación ante el Subcomité de Adquisiciones, Arrendamientos, Administración y Enajenación de Bienes Muebles del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave de la Dirección General de Comunicación Social.
Los vehículos oficiales sujetos a baja en el inventario deberán concentrarse en el lugar que establezca la Dirección, hasta determinar la fecha para su traslado a la Secretaría de Finanzas y Planeación.
Los vehículos oficiales aceptados por la Secretaría de Finanzas y Planeación, para baja en el inventario deberán concentrarse en esa Dependencia para su destino final.
La Secretaría de Finanzas y Planeación determinará la baja definitiva de unidades oficiales con base en el documento que la soporte.
En el caso de destrucción parcial o total, robo o extravío de vehículos deberá integrarse al trámite de baja el acta de averiguación previa del Ministerio Público o de la autoridad competente que haya intervenido.
Normas
Unidad Administrativa
Departamento de Recursos Materiales
Elaboró:
Unidad Administrativa
Revisó:
Director General de
Comunicación Social
Autorizó:
Abril de 2009
Fecha:
DGCS/UA/RM
275NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
BAJA DE VEHÍCULOS
Oficina de Transportes
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
1
2
3
4
5
6
7
Dete rmina los vehículos sujetos a baja con base en las verificaciones físicasy/o e n el Registro de gastos realizados a los vehículos, en original.
Elab ora Relación de vehículos propuestos para baja, en original y copia y turna al Jefe de Departamento de Recursos Materiales el original, para someter a consideración del Subcomité de Adquisiciones Arrendamientos,Administración y Enajenación de Bienes Muebles los vehículos sujetos a baja y archiva de manera cronológica permanente la copia.
Pasa el tiempo.
Recibe del Jefe de Departamento de Recursos Materiales el Acta del Subcomité en copia, documento en el que se acuerda la baja de vehículosoficiales, la revisa y archiva de manera cronológica temporal.
Informa al resguardatario que el vehículo asignado a su responsabilidad está sujeto a baja y solicita que lo concentre en el lugar que la Oficina de Transportes lo determine.
Recibe del resguardatario el vehículo y lo concentra en el lugar que se hayadeterminado.
Completa el Reporte de baja de maquinaria y vehículos, en original y elabora el Álbum fotográfico del vehículo, en original.
Inte gra el Expediente de baja del vehículo, obteniendo las fotocopias necesarias de los documentos siguientes: - Reporte de baja de maquinaria y vehículos, en original y dos fotocopias, - Acta de Subcomité, en tres fotocopias, - Tarjeta de circulación en original y dos fotocopias,- Calca de los números de serie y de motor, en original y dos fotocopias, - Documento que ampare la propiedad del vehículo, en tres fotocopias,- Carátu la del Resguardo del vehículo, tres fotocopias, - Album fotográfico del vehículo, en original y dos fotocopias.
DGCS/UA/RM
276NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
BAJA DE VEHÍCULOS
Oficina de Transportes
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
8
9
10
10A.1
10A.2
11
12
Elabora el Oficio de solicitud de baja, en original y copia dirigido a la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales de la Secretaría de Finanzas y Planeación y recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa.
Envía a la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales de la Secretaría de Finanzas y Planeación el Oficio de solicitud de baja, en original y el Expediente de baja y archiva con acuse de recibo la copia del Oficio de solicitud de baja
Pasa el tiempo.
Recibe de la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales de la Secretaría de Finanzas y Planeación la notificación relativa a la aceptación del proceso de baja.
¿Acepta la Secretaría de Finanzas y Planeación la baja del vehículo?
En caso de que no acepte la baja del vehículo: Recibe de la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales de la Secretaría de Finanzas y Planeación la Exposición de motivos de que no procede la baja de vehículos oficiales.
Atiende las recomendaciones indicadas por la Secretaría de Finanzas y Planeación y elabora el Expediente de baja
Continúa con la actividad número 8.
En caso de que acepte la baja del vehículo: Concentra el vehículo en el lugar que determina la Secretaría de Finanzas y Planeación.
Pasa el tiempo.
Recibe de la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales de la Secretaría de Finanzas y Planeación la copia del Acta de entrega recepción
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Objetivo: Asignar a las unidades oficiales los documentos de control vehicular necesarios para su tránsito.
Frecuencia: Anual.
El trámite de solicitud de Tenencia y derechos de control vehicularSecretaría de Finanzas y Planeación, en el Departamento de Control de Maquinaria y Transporte.
El procedimiento para renovar Tenencia y derechos de control vehicularque para la actualización establezca la Secretaría de Finanzas y Planeación.
El pago que corresponde a los derechos de Tenencia y derechos de control vehicular de vehículos oficiales se realizará a través de afectación presupuestal que efectuará la Secretaría de Finanzas y Planeación, informando a la Unidad Administrativa de la Dirección General de Comunicación Social.
La Oficina de Transportes será responsable de que los vehículos oficiales asignados a la Dirección circulen de manera legal una vez atendido el pago de impuestos y derechos que corresponden.
En el caso de detectarse inconsistencias en las Tenencias y derechos de control vehicular tramitados por la Secretaría de Finanzas y Planeación y el Padrón Vehicular de la Dirección General de Comunicación Social deberán solicitarse las aclaraciones por escrito a esa Dependencia.
Normas
DGCS/UA/RM
278NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
TRÁMITE DE TENENCIA Y DERECHOS DE CONTROL VEHICULAR
Unidad Administrativa
Departamento de Recursos Materiales
Elaboró:
Unidad Administrativa
Revisó:
Director General de
Comunicación Social
Autorizó:
Abril de 2009
Fecha:
DGCS/UA/RM
279NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
TRÁMITE DE TENENCIA Y DERECHOS DE CONTROL VEHICULAR
Oficina de Transportes
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
1
2
3
4
5
Emite del Sistema Interno de Vehículos de la Dirección el Resguardo del vehículo en un tanto y recaba firma del resguardatario y del Jefe de la Unidad Administrativa.
Obtiene el Resguardo de vehículo en un tanto, cuatro fotocopias y entrega una de ellas al resguardatario.
Elabora el Oficio de envío de resguardosderechos de control vehicular, en original y copia y recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa.
Envía al Departamento de Control de Maquinaria y Transporte de la Secretaría de Finanzas y Planeación el Oficio de envío de resguardos enoriginal, el Resguardo del vehículo en un tanto y una fotocopia para el trámite de pago del impuesto sobre tenencia y derechos de control vehicular; integra una fotocopia del Resguardo del vehículo al Expediente de resguardo de cada vehículouna copia del Oficio de envío de resguardos la archiva como acuse de recibo de manera cronológica definitiva.
Pasa el tiempo.
Recibe del Departamento de Control de Maquinaria y Transporte de la Secretaría de Finanzas y Planeación, a través del Departamento de Recursos Materiales, fotocopia de los siguientes documentos: - Oficio de envío de resguardosy derechos de control vehicular, en fotocopia.
- Recibo oficial de pagoderechos de control vehicular de las unidades propiedad del Gobierno del Estado, en fotocopia.
- Reporte de importes del impuesto sobre tenencia y derechos de control vehicular del ejercicio fiscal correspondiente, y obtiene el Resguardo del vehículovehicular de la Dirección General de Comunicación Social.
DGCS/UA/RM
280NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
TRÁMITE DE TENENCIA Y DERECHOS DE CONTROL VEHICULAR
Oficina de Transportes
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
6
7
8
Obtiene del Expediente de mantenimiento del vehículo, archivado de manera cronológica definitiva, la Bitácora en original y registra en la misma el importe de pago de tenencia y derechos de control vehicular, de acuerdo al Reporte de importes en fotocopia.
Obtiene fotocopia del Reporte de importes.
Integra el Reporte de importes en fotocopia y la Bitácora en original, al Expediente de mantenimientocronológica definitiva y el Resguardo del vehículo en fotocopia al Expediente de resguardo de cada vehículo archivado de manera cronológica definitiva; el Recibo oficial de pago del impuesto sobre tenencia o uso de vehículos y derechos de control vehicular y el Oficio de envío, ambos en fotocopia los archiva de manera cronológica definitiva.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Objetivo: Controlar la asignación de vehículos oficiales con el registro que permita identificar la responsabilidad de los servidores públicos sobre los bienes muebles.
Frecuencia: Anual y Eventual.
La actualización de Resguardosoficiales y se tramitará ante el Departamento de Control de Maquinaria y Transporte de la Secretaría de Finanzas y Planeación.
El Resguardo del vehículoresponsable de la unidad y con el registro de las características físicas del vehículo.
La actualización de ResguardosVehículos de la Dirección para mantener actualizada la plantilla vehicular oficial.
El Resguardo del vehículo Expediente de resguardo de cada vehículo para el control de su asignación.
Normas
DGCS/UA/RM
282NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ACTUALIZACIÓN DE RESGUARDOS DE VEHÍCULOS OFICIALES
Unidad Administrativa
Departamento de Recursos Materiales
Elaboró:
Unidad Administrativa
Revisó:
Director General de
Comunicación Social
Autorizó:
Abril de 2009
Fecha:
Oficina de Transportes
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
1
2
2A
3
4
5
6
Recibe del Jefe del Departamento de Recursos Materiales, instrucciones e información acerca de la reasignación del vehículo, para actualizar el Resguardo.
Obtiene el Resguardo del vehículo en fotocopia del Expediente de resguardo del vehículoverifica físicamente el vehículo.
¿Las características físicas del vehículo han variado desde la emisión del último Resguardo?
En caso de haber variado las características: Anota las actualizaciones en el Resguardo del vehículo en fotocopia.
Continúa con la actividad No. 3
En caso de no haber variado las características: Emite del Sistema Interno de Vehículos de la Dirección el Resguardo del vehículo en un tanto y lo completa con el nombre del nuevo resguardatario, área de adscripción y las condiciones en que se encuentra la unidad.
Recaba firma del nuevo resguardatario y del Jefe de la Unidad Administrativa en un tanto del Resguardo del vehículo y obtiene dos fotocopias del mismo, una se la entrega al resguardatario.
Elabora Oficio de solicitudSecretaría de Finanzas y Planeación, en original y cuatro copias en el que se incluye la información del vehículo del cual habrá de actualizarse su resguardo y recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Materiales.
Envía el Resguardo del vehículo Oficio de solicitud de actualización del resguardo en original a la Subdirección de Control de Maquinaria y Transporte de la Secretaría de Finanzas y Planeación y las cuatro copias del Oficio de solicituddestinos siguientes:
DGCS/UA/RM
283NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ACTUALIZACIÓN DE RESGUARDOS DE VEHÍCULOS OFICIALES
Oficina de Transportes
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
7
8
8A
9
- Primera copia a la Dirección General de Administración de la Secretaría de Finanzas y Planeación.
- Segunda copia al Departamento de Control de Maquinaria y Transporte de la Secretaría de Finanzas y Planeación.
- Tercera copia a la Unidad Administrativa de la Dirección. - Cuarta copia se archiva de manera cronológica definitiva como acuse de recibo; así como el Resguardo del vehículo en fotocopia de manera cronológica definitiva en el .
Pasa el tiempo.
Recibe del Departamento de Control de Maquinaria y Transporte de la Secretaría de Finanzas y Planeación, el Resguardo del vehículo actualizado en fotocopia.
Obtiene del archivo cronológico definitivo el Oficio de solicitud y verifica que coincida con los recibidos en fotocopia.
¿Coinciden los datos?
En caso de que no coincidan los datos: Devuelve al Departamento de Control de Maquinaria y Transporte de la Secretaría de Finanzas y Planeación el Resguardo del vehículo en fotocopia y archiva de manera cronológica definitiva el Oficio de solicitud deactualización de resguardo en cuarta copia.
Continúa con la actividad No. 9.
En caso de que si coincidan los datos: Integra el Resguardo del vehículo en fotocopia al Expediente de resguardo de cada vehículo y archiva de manera cronológica definitiva el Oficio de solicitud de actualización de resguardo en cuarta copia.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
DGCS/UA/RM
284NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ACTUALIZACIÓN DE RESGUARDOS DE VEHÍCULOS OFICIALES
Objetivo: Mantener en orden la documentación que requieran los vehículos oficiales para circular.
Frecuencia: Eventual.
Los resguardatarios de los vehículos oficiales, deberán reportar a la Oficina de Transportes inmediatamente el extravío de la (s) placa (s) de circulación o bien de la Tarjeta de circulación.
Los vehículos oficiales que no cuenten con placas de circulación o Tarjeta de circulaciónser canalizados y permanecerán en el lugar que determine la Oficina de Transportes durante el período en el que se realice el trámite de reposición correspondiente.
Los resguardatarios de los vehículos oficiales que por robo de placas de circulación presenten su trámite para reposición de las mismas, deberán presentar la Constancia de no infracción del vehículo y el Acta
Normas
DGCS/UA/RM
286NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
TRÁMITE PARA REPOSICIÓN DE PLACAS Y TARJETAS DE CIRCULACIÓN
Unidad Administrativa
Departamento de Recursos Materiales
Elaboró:
Unidad Administrativa
Revisó:
Director General de
Comunicación Social
Autorizó:
Abril de 2009
Fecha:
Oficina de Transportes
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
Recibe instrucciones del Jefe del Departamento de Recursos Materiales, acerca del vehículo del cual deba solicitarse reposición de Placas y Tarjeta de circulación y determina la causa que lo origina.
¿Cuál es la causa que origina la reposición?
En caso de ser extravío o robo de Placas:Solicita al responsable del vehículo la Constancia de no infracción en original y que concentre el vehículo en el lugar que determine y obtiene del vehículo la Tarjeta de circulación en original.
Recibe del responsable del vehículo la Constancia de no infracción en original y revisa que los datos coincidan con los de la Tarjeta de circulaciónen original.
Elabora en original y copia Oficio de solicitud de reposición de placas yrecaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Materiales.
Determina el importe por pago de reposición de placas y tramita ante el Departamento de Recursos Financieros la obtención de los recursos necesarios para el pago de los derechos que se deriven de la gestión correspondiente.
Entrega al Departamento de Control de Maquinaria y Transporte de la Secretaría de Finanzas y Planeación el Oficio de solicitud en original, la Constancia de no infracción en original, la Tarjeta de circulación en original y la Placa del vehículo.
Pasa el tiempo.
Recibe y revisa del Departamento de Control de Maquinaria y Transporte de la Secretaría de Finanzas y Planeación el Recibo de pago en original y paga en la Tesorería de la Secretaría de Finanzas y Planeación el importe especificado en el documento.
1
1A.1
1A.2
1A.3
1A.4
1A.5
1A.6
DGCS/UA/RM
287NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
TRÁMITE PARA REPOSICIÓN DE PLACAS Y TARJETAS DE CIRCULACIÓN
Oficina de Transportes
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
Integra el Recibo de pago en original en el Expediente de mantenimiento del vehículo Oficio de solicitudExpediente de resguardo.
Pasa el tiempo.
Recibe notificación del Departamento de Control de Maquinaria y Transporte de la Secretaría de Finanzas y Planeación, de la fecha de entrega de las Placas y la Tarjeta de circulación.
Pasa el tiempo.
Recibe del Departamento de Control de Maquinaria y Transporte de la Secretaría de Finanzas y Planeación el Recibo de placas, Tarjeta de circulación en original y las Placas.
Incorpora en el vehículo la Tarjeta de circulación en original y las Placas, e integra el Recibo de placas y Tarjeta de circulación en original en el Expediente de mantenimiento del vehículo archivado de manera cronológica definitiva e informa al responsable del vehículo que éste ya cuenta con nuevas Placas y Tarjeta de circulación.
Fin.
Conecta con el procedimiento Actualización de resguardos de vehículos oficiales.
En caso de ser disposición oficial: Obtiene del vehículo la Tarjeta de circulación en original y las Placas.
Elabora el Oficio de solicitud de placas en original y copia, en el que incluye una relación de las mismas que deben cambiarse y recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa.
1A.7
1A.8
1A.9
1A.10
2
3
DGCS/UA/RM
288NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
TRÁMITE PARA REPOSICIÓN DE PLACAS Y TARJETAS DE CIRCULACIÓN
Oficina de Transportes
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
Envía al Departamento de Control de Maquinaria y Transporte de la Secretaría de Finanzas y Planeación el Oficio de solicitud en original, la Tarjeta de circulación en original y las Placas; archiva de manera cronológica definitiva el Oficio de solicitud en copia como acuse de recibo.
Pasa el tiempo.
Recibe del Departamento de Control de Maquinaria y Transporte de la Secretaría de Finanzas y Planeación, a través del Departamento de Recursos Materiales el Oficio de envío en fotocopia, el Recibo oficial de pago en fotocopia, el Reporte de importes en fotocopia, la Tarjeta de circulación en original y las Placas.
Emite del Sistema Interno de Vehículos el Reporte por matrícula de placasen un tanto y verifica con el mismo, los documentos recibidos del Departamento de Control de Maquinaria y Transporte de la Secretaría de Finanzas y Planeación.
¿Coincide la información?
En caso de que no coincida: Elabora Oficio informativo en original y una copia en el que se incluyen las diferencias entre lo recibido y el Reporte por matrícula de placas en un tanto; recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa y envía al Departamento de Control de Maquinaria y Transporte de la Secretaría de Finanzas y Planeación lo siguiente: - Oficio informativo en original, - Recibo oficial de pago en fotocopia, - Reporte de importes en fotocopia, - Tarjeta de circulación en original, - Las Placas, y Archiva la copia del Oficio informativo
Continúa con la actividad No. 5.
4
5
6
6A
DGCS/UA/RM
289NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
TRÁMITE PARA REPOSICIÓN DE PLACAS Y TARJETAS DE CIRCULACIÓN
Oficina de Transportes
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
En caso de que si coincida la información: Obtiene dos fotocopias del Reporte de importes e integra una fotocopia al Expediente de mantenimiento del vehículo archivado de manera cronológica definitiva y la otra con el Oficio de envío en fotocopia las archiva de manera cronológica definitiva.
Incorpora al vehículo la Tarjeta de circulación en original y las Placas.
Informa al responsable del vehículo, que este ya cuenta con lo necesario para estar en circulación y que puede recogerlo.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Conecta con el procedimiento: Actualización de Resguardos de Vehículos Oficiales.
7
8
9
DGCS/UA/RM
290NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
TRÁMITE PARA REPOSICIÓN DE PLACAS Y TARJETAS DE CIRCULACIÓN
DGCS/UA/RM
293NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
TRÁMITE DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DEL PARQUE VEHICULAR
Objetivo: Efectuar los trámites administrativos correspondientes para las reparaciones que corrijan las fallas de los vehículos oficiales asignados a la Dependencia.
Frecuencia: Eventual.
La solicitud para el mantenimiento preventivo y/o correctivo deberá hacerla por escrito el resguardatario responsable del vehículo.
Es responsabilidad del resguardatario reportar cualquier anomalía que se presente en la unidad que tenga bajo su resguardo.
Cuando no sea posible efectuar varias cotizaciones debido a la gravedad y/o urgencia de las reparaciones, el Jefe del Departamento de Recursos Materiales autorizará las acciones correspondientes.
La Oficina de Transportes recibirá los vehículos de los talleres externos, para entregarlos al resguardatario correspondiente.
Normas
Unidad Administrativa
Departamento de Recursos Materiales
Elaboró:
Unidad Administrativa
Revisó:
Director General de
Comunicación Social
Autorizó:
Abril de 2009
Fecha:
Oficina de Transportes
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
Recibe del Departamento de Recursos Materiales el original de la Solicitud de servicio y/o reparación presentada por el resguardatario de la unidad vehicular para que se efectúen las reparaciones necesarias.
Elabora Orden de servicio y/o reparación en original y copia, firma y recaba autorización del Jefe del Departamento de Recursos Materiales, y archiva de manera cronológica definitiva la Solicitud de servicio y/o reparación en original.
Remite al taller externo los vehículos oficiales junto con el original de la Orden de servicio y/o reparación para que efectúe las reparaciones correspondientes y acuerda fecha de entrega.
Pasa el tiempo.
Verifica dentro de las fechas acordadas con anterioridad si el taller externo terminó la reparación de la unidad, si es así, recoge la unidad y entrega al resguardatario.
Recibe del taller externo la Factura y la Orden de servicio y/o reparación ambos documentos en original y verifica que la Factura original registre los datos relevantes de la Dependencia.
¿Coinciden los datos de la Factura?
En caso de no coincidir los datos: Devuelve en el momento al taller externo la Factura original y solicita una nueva facturación por el servicio de reparación.
Pasa el tiempo.
Recibe del taller externo la Factura con los datos solicitados.
Continúa con la actividad No. 6
1
2
3
4
5
5A.1
5A.2
DGCS/UA/RM
294NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
TRÁMITE DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DEL PARQUE VEHICULAR
Oficina de Transportes
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
En caso de coincidir los datos: Recaba firma del Jefe de Departamento de Recursos Materiales y Titular del área a la que se encuentre asignada la unidad en la Factura en original que presentó el taller externo.
Elabora la Solicitud-Comprobación de recursos, en original y dos copias para tramitar los pagos por el servicio que prestó el taller externo y recaba autorización del Jefe del Departamento de Recursos Materiales y del Jefe de la Oficina de Transportes.
Envía al Departamento de Recursos Financieros la Solicitud Comprobación de recursos en original y copia anexando la Orden de servicio y/o reparación y la Factura del taller externo, ambos documentos en original, archiva como acuse de recibo una copia de la Solicitud Comprobación de recursosExpediente de mantenimiento del vehículo, la copia de la Factura y de la Orden de servicio y/o reparación las archiva de manera cronológica definitiva.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
6
7
8
DGCS/UA/RM
295NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
TRÁMITE DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DEL PARQUE VEHICULAR
Objetivo: Atender con oportunidad las solicitudes de traslado de personal que presentan las diferentes áreas que conforman la Dirección para comisiones oficiales.
Frecuencia: Diaria.
El vehículo oficial que se proporcione para la comisión oficial deberá verificarse físicamente para garantizar el traslado oportuno y seguro del personal, además de elaborar el Resguardo provisional.
El personal comisionado como conductor deberá contar con Licencia de manejo vigente.
El personal comisionado como conductor deberá realizar el trámite para viáticos personales, así como verificar que el vehículo oficial cuente con gasolina y esté en condiciones óptimas para el traslado de personal.
Normas
DGCS/UA/RM
297NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
APOYO PARA TRASLADO DE PERSONAL COMISIONADO
Unidad Administrativa
Departamento de Recursos Materiales
Elaboró:
Unidad Administrativa
Revisó:
Director General de
Comunicación Social
Autorizó:
Abril de 2009
Fecha:
Oficina de Transportes
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
Recibe vía fax de las áreas de la Dirección Solicitud de apoyo para realizar una comisión oficial.
Designa al conductor que realizará el traslado y elabora y recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Materiales en el Oficio de comisión, enoriginal y tres copias.
Informa al conductor del traslado oficial de personal y le entrega el Oficio de Comisión, en original y tres copias, la tercera copia la archiva como acuse de recibo de manera cronológica definitiva.
Conecta con el procedimiento Pago de viáticos a personal comisionado correspondiente a la Oficina de Caja del Departamento de Recursos Financieros.
Informa y acuerda con el área solicitante de la fecha, hora de salida y el conductor responsable de trasladar al personal y archiva de manera cronológica definitiva la Solicitud de apoyo, en original.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
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DGCS/UA/RM
298NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
APOYO PARA TRASLADO DE PERSONAL COMISIONADO
Objetivo: Proveer con oportunidad el combustible necesario a los conductores de la Dirección General de Comunicación Social, a fin de que realicen las actividades oficiales a las que sean comisionados.
Frecuencia: Diaria.
El suministro de gasolina para los vehículos oficiales se determinará de acuerdo al destino de la comisión oficial y el consumo de gasolina durante las actividades oficiales diarias.
El control de la entrega de Vales de gasolina Bitácora de vales para mantener actualizado el consumo de gasolina y mantener las reservas que permitan el abastecimiento oportuno.
La administración en el consumo de gasolina es responsabilidad del resguardatario del vehículo oficial.
El responsable de la Oficina de Transportes deberá mantener actualizada la remesa de Vales de gasolina y solicitar con oportunidad al proveedor el abastecimiento.
El proveedor que surta los Vales de gasolinaestablecido en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Administración y Enajenación de Bienes Muebles y normatividad vigente.
Normas
DGCS/UA/RM
300NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
CONTROL DE VALES DE GASOLINA
Unidad Administrativa
Departamento de Recursos Materiales
Elaboró:
Unidad Administrativa
Revisó:
Director General de
Comunicación Social
Autorizó:
Abril de 2009
Fecha:
Oficina de Transportes
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
Revisa los controles internos para determinar la cantidad de Vales de gasolina a solicitar y mantener las existencias que le permitan abastecer Vales de gasolina a las áreas de trabajo.
Analiza y determina, de acuerdo al consumo y kilometraje del vehículo registrados en la Bitácora de vales de gasolina la cantidad necesaria de gasolina, ya sea en pesos o en litros.
Elabora Oficio en original y copia indicando el número de vales de gasolina necesarios para atender los requerimientos de las áreas de la Dirección y recaba la firma del Jefe de la Unidad Administrativa.
Envía al proveedor Oficio en original para solicitar una dotación de vales de gasolina.
Pasa el tiempo.
Recibe del proveedor los Vales de gasolina en original y revisa en el Oficio en copia que correspondan con lo solicitado y posteriormente archiva de manera cronológica definitiva los documentos.
Obtiene del archivo cronológico temporal los Vales de gasolina.
Entrega Vales, registra la entrega en la Bitácora de vales de gasolina yrecaba firma del Jefe de la Oficina de Caja.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
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301NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
CONTROL DE VALES DE GASOLINA
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DGCS/UA/TI
303NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
SERVICIO DE SOPORTE TÉCNICO
Objetivo: Asistir de manera oportuna, para la verificación de alguna falla, física o de software de los equipos de cómputo asignados a los usuarios de la Dirección General de comunicación Social .
Frecuencia: Eventual.
Proporcionar el mantenimiento preventivo y correctivo a los equipos de cómputo y periféricos, de la Dirección General de Comunicación Social manteniéndolos en óptimas condiciones de uso.
En caso de falla en los equipos, deberá reportarse a la Oficina de Tecnologías de la Información la cual hará una evaluación del daño y si es necesario hará las gestiones pertinentes para su reparación .
Si el usuario requiere instalar cualquier componente de software para una aplicación específica, es necesario solicitarlo a la Oficina de Tecnologías de la Información, quién hará la revisión previa.
El buen uso del equipo de cómputo es responsabilidad del usuario que resguarda el equipo.
Normas
Unidad Administrativa
Oficina de Tecnologías de la Información
Elaboró:
Unidad Administrativa
Revisó:
Director General de
Comunicación Social
Autorizó:
Abril de 2009
Fecha:
Oficina de Tecnologías de la
Información
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
1
2
3
4
5
6
7
8
Solicitan apoyo a la Oficina de Tecnologías de la Información, las áreas de la Dirección General de Comunicación Social de forma verbal o correo electrónico por parte del jefe o encargado del área referente a la falla que presenta el equipo de cómputo asignado a su área. Recibe la solicitud y se determina el tipo de problema.
Acude al sitio y verifica las condiciones del equipo.
¿Qué tipo de falla presenta el equipo?
En caso de que la falla que presenta el equipo no sea mayor: Corrige en el momento la falla.
En caso de que la falla que presenta el equipo sea mayor: Establece comunicación con el Departamento de Recursos Materiales para revisar la garantía de los equipos de cómputo.
¿Exite garantía?
En caso de que exista garantía: Solicita al Departamento de Recursos Materiales que haga valida la garantía ante el proveedor, siguiendo las indicaciones del mismo para su reparación.
En caso de que no exista garantía: Solicita al Departamento de Recursos Materiales, el movimiento del equipo a la Oficina Tecnologías de la Información para su reparación.
Pasa el tiempo.
Remite al usuario el comunicado vía telefónica, de un tiempo aproximado para su reparación.
DGCS/UA/TI
304NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
SERVICIO DE SOPORTE TÉCNICO
Oficina de Tecnologías de la
Información
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
9 Repara la falla del equipo de cómputo y entrega el equipo al usuario.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
DGCS/UA/TI
305NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
SERVICIO DE SOPORTE TÉCNICO
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DGCS/UPS
307NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
DISEÑO DE SUPLEMENTOS, FOLLETOS, TRÍPTICOS, PLANAS PARA REVISTA, ANUNCIOS EN PRENSA, CARTELES Y LONAS
Objetivo: Informar y comunicar a la sociedad de las obras y actividades del Gobierno del Estado.
Frecuencia: Periódica.
Deberán estar diseñados bajo los parámetros del Manual de Identidad Gráfica actual.
Normas
Unidad de Publicidad Social
Elaboró:
Unidad Administrativa
Revisó:
Director General de
Comunicación Social
Autorizó:
Abril de 2009
Fecha:
DGCS/UPS
308NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
DISEÑO DE SUPLEMENTOS, FOLLETOS, TRÍPTICOS, PLANAS PARA REVISTA, ANUNCIOS EN PRENSA, CARTELES Y LONAS
Unidad de Publicidad Social
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
1
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5
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9
10
11
Recibe de la Di rección General de Comu nicación Social la Solicitud de Diseño y el Tema a elaborar.
Prop orcionar información e imágenes de obras y acciones de obras y acciones de un tema en específ ico a la Coordinación de Ase sores.
So licita a la Oficina de Fo tografía banco de imágenes de un tema en específico.
Dise ña propuestas bajo lo s paráme tros del Man ual de Ide ntidad Grá fica actual del producto Revista, Anuncios de Prensa y Carteles).
Muestra propuestasevalucación.
¿Cumple con los requisitos?
En caso de que no:Diseña nuevas propuestas y continua con la actividad 5.
En caso de que si: Termin a y ajusta el diseño final Cd y se entrega dommy final al proveedor.
Ve rifica fecha de entrega del material y fecha de pago.
¿La in serción es para prensa?
En caso de que no:Se entrega el materialcolocación.
En caso de que si: Entrega Cd y dommy al Jefe de la Unidad Administrativa.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
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DGCS/URP
310NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
CONVOCATORIA Y ATENCIÓN A REPRESENTANTES DE
Objetivo: Garantizar la cobertura y difusión por parte de los representantes de medios de comunicación de los eventos y actos públicos del Gobierno Estatal, a través de la invitación y atención personalizada antes y durante dichos eventos.
Frecuencia: Periódica.
Las dependencias y/o entidades estatales deberán solicitar por escrito el apoyo a la Unidad de Relaciones Públicas de la Dirección General de Comunicación Social para la convocatoria y atención a medios de comunicación a eventos, giras de trabajo y/o actos públicos.
La Invitación a mediosde Información de los medios de comunicación quienes deberán confirmar la asistencia de un representante para realizar la respectiva acreditación.
Para la atención a los representantes de medios acreditados, la Unidad de Relaciones Públicas deberá solicitar por escrito a la Unidad Administrativa, de acuerdo al tipo de actividad, insumos como los siguientes: transporte, alimentación, hospedaje, instalación de sala de prensa, entre otros, cuando el evento así lo requiera.
Normas
Unidad de
Relaciones Públicas
Elaboró:
Unidad Administrativa
Revisó:
Director General de
Comunicación Social
Autorizó:
Abril de 2009
Fecha:
DGCS/URP
311NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
CONVOCATORIA Y ATENCIÓN A REPRESENTANTES DE
Unidad de Relaciones Públicas
1
2
3
4
5
5A
Recibe vía electrónica Oficio de solicitud de apoyo del Enlace Institucional correspondiente.
Establece contacto telefónico con el Enlace Institucional y confirma los datos del Oficio de solicitud de apoyo.
Elabora y envía vía electrónica Invitación a medios en original, a los medios de comunicación en base al Oficio de solicitud de apoyo el cual archiva de manera cronológica definitiva.
Pasa el tiempo.
Establece contacto telefónico con los medios de comunicación, confirma la asistencia del representante y elabora Listado de medios de comunicación acreditados para cubrir el evento.
Designa al personal que atenderá a los medios de comunicación durante la realización del evento y analiza que tipo de evento es.
¿Es evento foráneo o local?
En caso de ser foráneo: Elabora Oficio de comisión en original para el interesado y tres copias que distribuye de la siguiente forma: 1a y 2a copia para la Oficina de Caja y la 3a
copia la archiva de manera cronológica definitiva.
Conecta con el procedimiento Pago de viáticos al personal comisionado correspondiente a la Oficina de Caja del Departamento de Recursos Financieros de la Unidad Administrativa.
Continúa con la actividad No. 6.
DESCRIPCIÓN ÁREA ACTIVIDAD
DGCS/URP
312NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
CONVOCATORIA Y ATENCIÓN A REPRESENTANTES DE
Unidad de Relaciones Públicas 6
7
8
9
En caso de ser local: Elabora y envía vía fax Oficio de solicitud de transporte en original para la Oficina de Transportes, la cual posteriormente archiva de manera cronológica definitiva.
Conecta con el procedimiento Apoyo para traslado de personal comisionado, correspondiente a la Oficina de Transportes del Departamento de Recursos Materiales de la Unidad Administrativa.
Pasa el tiempo.
Establece contacto telefónico con la Oficina de Transportes y confirma el lugar, fecha y hora de salida así como el nombre del conductor operativo asignado que proporcionará el servicio de traslado.
Acude al lugar de la actividad en la fecha y hora señaladas y atiende a los representantes de medios de comunicación acreditados.
Pasa el tiempo.
Regresa con los representantes invitados al lugar de partida y elabora Informe de resultados original al cual anexa el Listado de medios de comunicación invitados y archiva ambos documentos de manera cronológica definitiva.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
DESCRIPCIÓN ÁREA ACTIVIDAD
DGCS/URP
315NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
GESTIÓN DE SOLICITUDES DE ENTREVISTA CON EL GOBERNADOR DEL ESTADO
Objetivo: Atender y dar trámite a las solicitudes de entrevistas con el Gobernador del Estado que realizan los diversos medios de comunicación locales, estatales, nacionales y/o extranjeros.
Frecuencia: Periódica.
Los datos de los medios de comunicación que soliciten una entrevista con el Gobernador del Estado deberán ser registrados en el Formato solicitud de entrevista.
La Unidad de Relaciones Públicas de la Dirección General de Comunicación Social deberá gestionar las solicitudes de entrevistas que reciban la Secretaría Particular del Gobernador, quien notificará la resolución basada en la agenda de trabajo del mandatario.
La Unidad de Relaciones Públicas de la Dirección General de Comunicación Social deberá verificar en caso que un representante se acredite bajo el nombre de un medio si éste pertenece al mismo antes de gestionar la solicitud de la entrevista.
Normas
Unidad de
Relaciones Públicas
Elaboró:
Unidad Administrativa
Revisó:
Director General de
Comunicación Social
Autorizó:
Abril de 2009
Fecha:
DGCS/URP
316NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
GESTIÓN DE SOLICITUDES DE ENTREVISTAS CON EL GOBERNADOR DEL ESTADO
Unidad de Relaciones Públicas
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
1
2
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3A
4
5
Recibe llamada telefónica del medio solicitante y recaba datos en el Formatosolicitud de entrevista en original.
Elabora y envía Oficio Solicitud de entrevista en original y una copia, el original para la Secretaría Particular del Gobernador del Estado y en la copia recaba el sello de recibido, la cual posteriormente archiva de manera cronológica definitiva junto con el Formato solicitud de entrevista original.
Pasa el tiempo.
Recibe Oficio de notificación en original de la Secretaría Particular del Gobernador donde se especifica la resolución de la solicitud de entrevista.
¿Qué tipo de resolución es?
En caso de ser negativa: Establece contacto telefónico con el medio de comunicación solicitante, notifica la resolución y archiva de manera cronológica definitiva el Oficio de notificación original.
Fin.
En caso de ser positiva: Establece contacto telefónico con el medio de comunicación solicitante y acuerda los términos bajo los cuales se realizará la entrevista.
Pasa el tiempo.
Elabora Reporte de seguimiento de la entrevista realizada y lo archiva de manera cronológica definitiva junto con el Oficio de notificación original.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
DGCS/URP
318NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ACTUALIZACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DEL DIRECTORIO DE FUNCIONARIOS DE GOBIERNO
Objetivo: Contar con un documento que incluya los datos de los Funcionarios de Gobierno, con la finalidad de proporcionar información precisa a los organismos gubernamentales y no gubernamentales que soliciten información al respecto.
Frecuencia: Periódica.
El Directorio de Funcionarios de Gobierno deberá incluir cargo, nombre, ubicación física y números telefónicos de las oficinas de los titulares que ocupan los niveles de Gobernador, Secretarios, Subsecretarios, Directores Generales y Directores de Área a nivel estatal; los titulares de las dependencias y entidades representativas del nivel federal, así como los datos de los Presidentes Municipales de cada uno de los Ayuntamientos que integran la Entidad Veracruzana.
El Directorio de Funcionarios de Gobierno deberá ser actualizado semanalmente, ya sea por investigación directa o indirecta, la cual puede ser a través de: lectura diaria de periódicos, análisis de noticieros de radio y televisión, entre otras actividades.
Los organismos que deseen contar con un ejemplar del Directorio de Funcionarios de Gobierno deberán solicitarlo por escrito en papel membretado, mismo que deberá incluir el nombre de quien lo solicita, teléfonos de contacto y correo electrónico en caso de que se requiera enviar por este medio.
El Directorio de Funcionarios de Gobierno deberá ser entregado en archivo digital, ya sea de manera directa en disquete de 3 1/2
Normas
Unidad de
Relaciones Públicas
Elaboró:
Unidad Administrativa
Revisó:
Director General de
Comunicación Social
Autorizó:
Abril de 2009
Fecha:
DGCS/URP
319NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ACTUALIZACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DEL DIRECTORIO DE FUNCIONARIOS DE GOBIERNO
Unidad de Relaciones Públicas
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
Recibe del organismo solicitante Oficio de solicitud de Directorio de Funcionarios de Gobierno en original, vía fax o de manera directa.
Verifica que el Oficio de solicitud de Directorio de Funcionarios de Gobierno incluya los datos del solicitante requeridos.
¿Cumple con los datos requeridos?
En caso de que no:Notifica vía telefónica y solicita datos completos al organismo solicitante.
Pasa el tiempo
Recibe la información solicitada del organismo y complementa el Oficio de solicitud de Directorio de Funcionarios de Gobierno en original.
Continúa con la actividad No. 3.
En caso de que si: Investiga y verifica si existen modificaciones que realizar al Directorio de Funcionarios de Gobierno.
¿Se requiere realizar modificaciones al Directorio?
En caso de que si: Realiza modificaciones al archivo digital del Directorio de Funcionarios de Gobierno y respalda en el sistema informático.
Continúa con la actividad No. 4.
En caso de que no:Elabora Acuse de recibo en original y envía por correo electrónico el Directorio deFuncionarios de Gobierno.
Pasa el tiempo.
Establece contacto telefónico con el organismo solicitante, confirma la recepción del archivo y recaba datos de quien le atiende en el Acuse de recibo, el cual archi vade mane ra cronológi ca defin iti va junto con el Oficio de solicitud de Directorio deFuncionarios de Gobierno.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
1
2
2A
2A.1
3
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4
5
DGCS/URP
321NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ACTUALIZACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DEL DIRECTORIO DE MEDIOS DE COMUNICACIÓN
Objetivo: Contar con un documento que incluya los datos de los directivos y representantes de los medios de comunicación, con la finalidad de estar en posibilidad de proporcionar información precisa a los organismos gubernamentales y no gubernamentales que la soliciten.
.
Frecuencia: Periódica.
El Directorio de Medios de Comunicación deberá incluir los siguientes datos: nombre del medio, de los directivos y sus principales fuentes, ubicación física, números telefónicos, correos electrónicos y cualquier otro medio que facilitará el contacto directo.
El Directorio de Medios de Comunicación deberá ser actualizado semanalmente, ya sea por investigación directa o indirecta, la cual puede ser a través de: lectura diaria de periódicos, análisis de noticieros de radio y televisión, contacto directo con los representantes de los medios durante giras de trabajo, entre otras actividades.
El Directorio de Medios de Comunicación deberá incluir los datos tanto de medios impresos como electrónicos (radio y televisión).
Los organismos que deseen contar con un ejemplar del Directorio de Medios de Comunicación deberán solicitarlo por escrito en papel membretado el cual deberá incluir el nombre de quien lo solicita, teléfonos de contacto y correo electrónico en caso de que se requiera enviar por este medio.
Los Directorios de Medios de Comunicación deberán ser entregados en archivo digital, ya sea de manera directa en disquete de 3 1/2
Normas
Unidad de
Relaciones Públicas
Elaboró:
Unidad Administrativa
Revisó:
Director General de
Comunicación Social
Autorizó:
Abril de 2009
Fecha:
DGCS/URP
322NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ACTUALIZACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DEL DIRECTORIO DE MEDIOS DE COMUNICACIÓN
Unidad de Relaciones Públicas
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
Recibe del organismo solicitante Oficio de solicitud de Directorio de Medios de Comunicación en original, vía fax o de manera directa.
Verifica que el Oficio de solicitud de Directorio de Medios de Comunicación enoriginal incluya los datos del solicitante requeridos.
¿Cumple con los datos requeridos?
En caso de que no:Notifica vía telefónica y solicita datos completos al organismo solicitante.
Pasa el tiempo
Recibe la información solicitada del organismo y complementa el Oficio de solicitud de Directorio de Medios de Comunicación en original.
Continúa con la actividad No. 3.
En caso de que si: Investiga y verifica si existen modificaciones que realizar al Directorio de Mediosde Comunicación.
¿Se requiere realizar modificaciones al Directorio?
En caso de que si: Realiza modificaciones al archivo digital del Directorio de Medios de Comunicación y respalda en el sistema informático.
Continúa con la actividad No. 4.
En caso de que no:Elabora Acuse de recibo en original y envía por correo electrónico el Directorio deMedios de Comunicación.
Pasa el tiempo.
Establece contacto telefónico con el organismo solicitante, confirma la recepción del archivo y recaba datos de quien le atiende en el Acuse de recibo, el cual archi vade mane ra cronológi ca defin iti va junto con el Oficio de solicitud de Directorio deMedios de Comunicación.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
1
2
2A
2A.1
3
3A
4
5
Objetivo: Mantener y renovar la relación gobierno-estado de comunicación a través de actividades de relaciones públicas.
.
Frecuencia: Semanal.
Las Cartas de felicitación deberán ir firmadas por el Gobernador del Estado y/o el Director General de Comunicación Social.
Los aniversarios de los medios de comunicación así como las fechas de cumpleaños se verificarán en el archivo digital Aniversarios de medios de comunicación y sus representantes.
Las Cartas de felicitación deberán ser enviadas a firma y autorización por lo menos diez días antes del mes que termina.
En caso de que las Cartas de felicitación sean foráneas se utilizará el servicio de mensajería con que cuenta la Dirección General de Comunicación Social y si fueran locales se solicita vehículo y conductor para su entrega, ambos servicios a la Oficina de Servicios Generales y Transportes.
En caso de que las Cartas de felicitación sean enviadas con motivo de aniversarios de medios de comunicación se les deberá dar seguimiento para verificar si fueron publicadas.
Normas
DGCS/URP
324NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ELABORACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE CARTAS DE FELICITACIÓN
Unidad de
Relaciones Públicas
Elaboró:
Unidad Administrativa
Revisó:
Director General de
Comunicación Social
Autorizó:
Abril de 2009
Fecha:
DGCS/URP
325NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ELABORACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE CARTAS DE FELICITACIÓN
Unidad de Relaciones Públicas
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
1
2
3
4
4A
5
5A
Revisa el archivo digital Aniversarios de medios de comunicación y de sus representantes.
Elabora Listado mensual de aniversarios de medios de comunicación y cumpleaños de comunicadores en original y valida información.
Envía el Listado mensual de aniversarios de medios de comunicación y cumpleaños de comunicadores original en forma económica al Director General de Comunicación Social para su visto bueno y autorización.
Pasa el tiempo.
Recibe del Director General de Comunicación Social el Listado mensual de aniversarios de medios de comunicación y cumpleaños de comunicadores original y verifica si existen modificaciones.
¿Existen modificaciones?
En caso de que si: Realiza las modificaciones necesarias.
Continúa con la actividad No. 5.
En caso de que no: Determina quien firmará las Cartas de felicitación si el Gobernador del Estado o el Director General de Comunicación Social.
¿Quién firmará las cartas de felicitación?
En caso de que las firme el Gobernador : Elabora Oficio de solicitud de Cartas de felicitación en original y copia, el original lo envía junto con el Listado mensual de aniversarios de medios de comunicación y cumpleaños de comunicadores a la Dirección de Documentación y Atención Ciudadana de la Secretaría Particular del Gobernador, y en la copia recaba sello de recibido, la cual archiva de manera cronológica definitiva.
DGCS/URP
326NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ELABORACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE CARTAS DE FELICITACIÓN
Unidad de Relaciones Públicas
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
5A.1
6
7
8
9
10
Pa sa el tie mpo.
Recibe de la Di rección de Docume nta ción y Aten ción Ci ud adana de la Se creta ría Particula r del Go be rnado r Cartas de felicitación firmadas por el Gobernador del Estado.
Continúa con la actividad No. 7
En caso de que las firme el Director General de Comunicación Social: Elabora y recaba firma del Director General de Comunicación Social en las Cartas de felicitación.
Obtie ne dos cop ias d e ca da una de las Cartas de felicitación originales, laprimera copia es para el Director General de Comunicación Social.
Elabora Tarjeta de solicitud de distribución original y copia y Acuses de recibo originales donde se recabará el sello y firma de quien reciba las cartas.
Envía la Tarjeta de solicitud de distribución original, las Cartas de felicitación originales y los Acuses de recibo originales a la Oficina de Servicios Generales para su respectiva distribución.
Pasa el tiempo.
Recibe de la Oficina de Servicios Generales los Acuses de recibo originalesy los archiva de manera cronológica definitiva junto con la copia de la Tarjetade solicitud de distribución y la segunda copia de las Cartas defelicitación.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
DGCS/UEI
329NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
COORDINACIÓN DE LAS REUNIONES DEL CONSEJO ESTATAL DE COMUNICACIÓN SOCIAL
Objetivo: Mantener comunicación con los Enlaces Institucionales de las distintas Dependencias y Entidades estatales con la finalidad de dar seguimiento a los acuerdos tomados durante las Reuniones del Consejo Estatal de Comunicación Social, vigilar su cumplimiento y establecer criterios que coadyuven a promover los programas y acciones que realiza el Estado.
Frecuencia: Periódica.
Las Reuniones del Consejo Estatal de Comunicación Socialnecesidades de difusión y promoción de las obras y acciones del Gobierno Estatal.
Los servidores públicos autorizados para participar en las Reuniones del Consejo Estatal de Comunicación SocialInstitucionales de las Dependencias y Entidades Estatales así como los Directivos de la Dirección General de Comunicación Social.
Normas
Unidad de Enlaces
Institucionales
Elaboró:
Unidad Administrativa
Revisó:
Director General de
Comunicación Social
Autorizó:
Abril de 2009
Fecha:
DGCS/UEI
330NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
COORDINACIÓN DE LAS REUNIONES DEL CONSEJO ESTATAL DE COMUNICACIÓN SOCIAL
Unidad de Enlaces
Institucionales
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
1
2
3
4
4A
5
6
Elab ora y enví a Oficio de invitación en original, a los Enlaces Institucionales correspondientes
Pasa el tiempo.
Confirma la asistencia de los participantes y elabora Orden del día en original la cual archiva de manera cronológica temporal hasta la fecha de lareunión.
Pasa el tiempo.
Acude al lugar de la Reunión del Consejo Estatal de Comunicación Social y obtiene del archivo cronológico temporal el Orden del día.
Redacta la Minuta de trabajo en base a los acuerdos tomados en la reunión,imprime los tantos necesarios y los envía a los asistentes que participaron para su aprobación.
¿Fue aprobado el documento?
En caso de que no:Recibe comentarios y corrige la Minuta de trabajo original.
Continúa con la actividad No. 5.
En caso de que si: Envía la Minuta de trabajo en original y recaba firmas de aprobación de losque participaron en la reunión.
Pasa el tiempo.
Obtiene las copias necesarias de la Minuta de trabajocada uno los asistentes que participaron en la reunión, la original se archiva de manera cronológica definitiva junto con el Orden del día original.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Objetivo: Canalizar a las instancias correspondientes, invitaciones a medios de comunicación para asistan a conferencias de prensa, eventos y/o actividades del Gobierno del Estado con la finalidad de que sean difundidas en forma oportuna a la sociedad.
Frecuencia: Periódica.
Los Enlaces Institucionales de las Dependencias y Entidades deberán solicitar vía fax o correo electrónico a la Unidad de Enlaces Institucionales, apoyo para convocar a los medios de comunicación a cubrir actividades de Gobierno, a través del formato Solicitud de apoyo para convocatoria a medios de comunicación.
La solicitud de apoyo que realice el Enlace Institucional podrá ser para que personal de la Dirección General de Comunicación Social apoye en la cobertura de la actividad, para que se extienda la invitación a los diversos medios de comunicación o para ambos casos.
DGCS/UEI
332NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
APOYO A LOS ENLACES INSTITUCIONALES
Normas
Unidad de Enlaces
Institucionales
Elaboró:
Unidad Administrativa
Revisó:
Director General de
Comunicación Social
Autorizó:
Abril de 2009
Fecha:
DGCS/UEI
333NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
APOYO A LOS ENLACES INSTITUCIONALES
Unidad de Enlaces
Institucionales
1
2
2A
3
4
5
Recibe vía correo electrónico del Enlace Institucional correspondiente Solicitud de apoyo para convocatoria a medios de comunicación aeventos o actividades de gobierno.
Establece contacto telefónico con el Enlace Institucional correspondiente yconfirma los datos de la Solicitud de apoyo para convocatoria a medios de comunicación para cubrir actividades.
¿Están completos los datos?
En caso de que no: Solicita datos completos.
Continúa con la actividad No. 3.
En caso de que si: Obtiene cuatro tantos de la Solicitud de apoyo para convocatoria a medios de comunicación original y distribuye de la siguiente forma: el primer tanto para la Dirección de Prensa, el segundo para la Dirección de Radio, el tercero para la Dirección de Televisión.
Establece contacto telefónico con cada una de las Direcciones a las que envió los tantos de la Solicitud de apoyo para convocatoria a medios de comunicación y confirma los nombres de los medios de comunicación a los que se convocó.
Pasa el tiempo.
Elabora Listado de medios convocados en original y copia, el original lo envía al Enlace Institucional correspondiente y archiva la copia de manera cronológica definitiva junto con el tanto restante de la Solicitud de apoyo para convocatoria a medios de comunicación original.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
ÁREA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN
DGCS/UEI
335NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ATENCIÓN DE SOLICITUDES DE DISTRIBUCIÓN DE COMUNICADOS DE PRENSA ENVIADOS POR LOS ENLACES INSTITUCIONALES
Objetivo: Apoyar a los Enlaces Institucionales de las Dependencias y Entidades estatales en la difusión oportuna de actividades de gobierno a través de la distribución de comunicados de prensa.
Frecuencia: Diaria.
Los Enlaces Institucionales de las Dependencias y Entidades estatales deberán elaborar y redactar los comunicados de prensa que deseen difundir.
Los Enlaces Institucionales de las Dependencias y Entidades estatales deberán solicitar la distribución de comunicados de prensa a través del formato Solicitud de difusión de comunicados de prensa.
Para que las Direcciones de Prensa, Radio y Televisión difundan el comunicado de prensa, éste deberá ir acompañado de la Solicitud de difusión de comunicados de prensa firmada por el Jefe de la Unidad de Enlaces Institucionales.
Normas
Unidad de Enlaces
Institucionales
Elaboró:
Unidad Administrativa
Revisó:
Director General de
Comunicación Social
Autorizó:
Abril de 2009
Fecha:
DGCS/UEI
336NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ATENCIÓN DE SOLICITUDES DE DISTRIBUCIÓN DE COMUNICADOS DE PRENSA ENVIADOS POR LOS ENLACES INSTITUCIONALES
Recibe del Enlace Institucional correspondiente Solicitud de difusión de comunicados de prensa y Comunicado de prensa vía Internet.
Establece contacto telefónico con el Enlace Institucional correspondiente yconfirma los datos de la Solicitud de difusión de comunicados de prensa y Comunicado de prensa .
¿Son correctos los datos?
En caso de que no: Solicita datos correctos.
Continúa con la actividad No. 3.
En caso de que si: Elabora y firma Solicitud de difusión de comunicados de prensa en original y tres copias y obtiene cuatro tantos del Comunicado de prensa.
Distribuye el original de la Solicitud de difusión de comunicados de prensa y un tanto del Comunicado de prensa para la Dirección de Prensa, y los demás documentos de la siguiente forma:
1a. copia de la Solicitud de difusión de comunicados de prensa tanto del Comunicado de prensa2a. copia de la Solicitud de difusión de comunicados de prensa y 3er. tanto del Comunicado de prensa3ra copia de la Solicitud de difusión de comunicados de prensa tanto del Comunicado de prensadefinitiva.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Unidad de Enlaces
Institucionales
1
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3
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ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
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1 1
Dirección de Prensa
Elaboró:
Unidad Administrativa
Revisó:
Director General de
Comunicación Social
Autorizó:
Abril de 2009
Fecha:
Objetivo: Coadyuvar en la difusión de las actividades que realiza el Gobierno del Estado a través de los medios impresos y electrónicos, con la finalidad de mantener informada oportuna y verazmente a la ciudadanía.
Frecuencia: Diaria.
El proceso se desarrollará con base en las Agendas de actividades de las dependencias y entidades del Gob ierno Esta tal o Fed eral cuando realice activid ades de manera coordinada.
La Agenda de actividades
La Agenda de actividadeslos Enlaces Institucionales correspondientes.
El Oficio de comisión del personal designado para cubrir la actividad deberá ser autorizado por el Titular el área.
Los insumos requeridos para respaldar la cobertura de prensa de actividades de gobierno son: audiocasete, minicasete, pilas AA, AAA, grabadoras digitales y análogas.
Normas
DG CS / DP
338NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
COBERTURA DE PRENSA DE ACTIVIDADES DE GOBIERNO
Dirección de Prensa
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
1
2
2A
2A.1
3
3A
Recibe del Enlace Institucional correspondiente la Agenda de actividades del funcionario o Solicitud de apoyo en original, para programar la cobertura de prensa de la actividad.
Verifica si la información recibida está completa y correcta.
¿Está completa y correcta la información?
En caso de que no: Establece contacto telefónico con el Enlace Institucional correspondiente y solicita los datos necesarios para completar la información.
Pasa el tiempo
Recibe del Enlace Institucional correspondiente vía correo electrónico la información solicitada y complementa la Agenda de actividades del funcionario en original.
Continúa con la actividad No. 3
En caso de que si: Designa al reportero que cubrirá la actividad, analiza si el tipo de actividad es foránea o local y archiva de manera cronológica definitiva la Agenda de actividades o la Solicitud de apoyo original.
¿Es actividad foránea o local?
En caso de ser foránea: Elabora Oficio de comisión en original para el interesado y tres copias que distribuye de la siguiente forma: 1a y 2a copia para la Oficina de Caja y la 3a
copia la archiva de manera cronológica definitiva.
Conecta con el procedimiento Pago de viáticos al personal comisionado, correspondiente a la Oficina de Caja del Departamento de Recursos Financieros de la Unidad Administrativa.
DGCS / DP
339NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
COBERTURA DE PRENSA DE ACTIVIDADES DE GOBIERNO
DGCS / DP
340NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
COBERTURA DE PRENSA DE ACTIVIDADES DE GOBIERNO
Dirección de Prensa
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
4
5
6
Contin úa con la activida d No. 4
En caso de ser local: Elab ora y envía vía fax Oficio de solicitud de transporte en original para la Oficina de Transportes, el cual posteriormente archiva de manera cronológica definitiva.
Conecta con el procedimiento Apoyo para traslado de personal comisionado, correspondiente a la Oficina de Transportes Departamento de Recursos Materiales de la Unidad Administrativa.
Pasa el tiempo.
Establece contacto telefónico con la Oficina de Transportes y confirma el lugar, fecha y hora de salida así como el nombre del conductor operativoasignado que proporcionará el servicio de traslado.
Acude al lugar de la actividad y realiza la cobertura de la misma, la cual respalda en audiocasete.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Conecta con el procedimiento Elaboración y emisión de comunicados deprensa, correspondiente a la Dirección de Prensa.
DGCS / DP
342NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ELABORACIÓN Y EMISIÓN DE COMUNICADOS DE PRENSA
Objetivo: Informar a la ciudadanía en forma objetiva y oportuna, a través de los medios impresos, las actividades y obras que realiza la Administración Pública Estatal en beneficio de la sociedad.
Frecuencia: Diaria.
La información que se utilizará para redactar el Comunicado de prensacobertura de prensa de actividades de gobierno.
El Comunicado de prensa deberá redactarse e incluirse en el formato establecido.
Antes de emitir un Comunicado de prensa, éste deberá ser revisado y autorizado por el Titular del área.
La emisión del Comunicado de prensa vía correo electrónico deberá realizarse en base al listado de medios impresos establecidos.
Para verificar la publicación del Comunicado de prensa en los medios impresos, éstos deberán ser revisados diariamente.
Mensualmente se deberá enviar a la Unidad Administrativa el Registro mensual de comunicados, discursos, entrevistas y fotografías generadas por las actividades del C. Gobernador, para la integración del Informe Mensual de Actividades de la Dirección General de Comunicación Social.
Normas
Dirección de Prensa
Elaboró:
Unidad Administrativa
Revisó:
Director General de
Comunicación Social
Autorizó:
Abril de 2009
Fecha:
Dirección de Prensa
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
1
2
2A
3
4
5
Elabora y redacta Comunicado de prensarecabada en la cobertura de prensa de actividades de gobierno.
Analiza y verifica que el Comunicado de prensa esté redactado correctamente.
¿Es correcta la redacción?
En caso de que no: Realiza las correcciones necesarias al Comunicado de prensa y revisa los cambios.
Continúa con la actividad No. 3.
En caso de que si : Realiza el respaldo del archivo del Comunicado de prensa en el sistema informático y lo imprime en tres tantos, los cuales distribuye de la siguiente manera: 1er
Televisión y el 3ero
para su difusión, posteriormente lo archiva en forma cronológica definitiva.
Pasa el tiempo.
Revisa diariamente en los Medios impresos que el comunicado de prensahaya sido publicado.
Pasa el tiempo.
Elabora, con base en la revisión realizada, el Informe mensual de comunicados de prensa publicados en dos tantos, uno integrado al Programa Operativo Anual (POA) de actividades, el cual se envía a la Unidad Administrativa y el segundo lo archiva de manera cronológica definitiva como acuse de recibo.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
DGCS / DP
343NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ELABORACIÓN Y EMISIÓN DE COMUNICADOS DE PRENSA
Objetivo: Difundir y promover los programas y acciones emprendidas por el Gobierno del Estado, con objeto de mantener informada a la sociedad.
Frecuencia: Diaria.
Las dependencias y entidades confirmarán a la Dirección General de Comunicación Social la existencia de un Comunicado de prensa en el correo electrónico, dirigido al Titular del área.
La información que se incluya en el sitio web deberá ser revisada y autorizada por el Titular del área.
La información a publicar deberá ser incluida previamente en el Formato de Comunicado de prensa establecido.
La información que en el sitio web de la Dirección General de Comunicación Social se registre, deberá ser oficial y exclusivamente para la difusión de programas y actividades del Gobierno Estatal y de la propia Dependencia.
Normas
DGCS / DP
345NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PUBLICACIÓN DE COMUNICADOS DE PRENSA EN EL SITIO WEB
Dirección de Prensa
Elaboró:
Unidad Administrativa
Revisó:
Director General de
Comunicación Social
Autorizó:
Abril de 2009
Fecha:
DGCS / DP
346NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PUBLICACIÓN DE COMUNICADOS DE PRENSA EN EL SITIO WEB
Dirección de Prensa
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
1
1A
1A.1
2
2A
3
Recibe vía internet del Enlace Institucional correspondiente, Aviso de envío de un Comunicado de prensa en el correo electrónico de la Dirección General de Comunicación Social y verifica su existencia.
¿Existen Comunicados de prensa en el correo electrónico de la Dirección General de Comunicación Social?
En caso de que no existan: Solicita vía telefónica al Enlace Institucional correspondiente, envíe la información necesaria para publicarla en el sitio web.
Pasa el tiempo.
Recibe del Enlace Institucional correspondiente vía correo electrónico Comunicado de prensa para que sea publicado en el sito web.
Continúa con la actividad No. 2.
En caso de que existan: Analiza que el contenido del Comunicado de prensa esté completo y correcto para su difusión y posteriormente se archiva de manera cronológica definitiva.
¿Es correcto y completo el contenido?
En caso de que no: Establece contacto vía telefónica con el Enlace Institucional correspondiente, solicita información con la cual completa y corrige el Comunicado de prensa antes de que sea publicado en el sitio web.
Continúa con la actividad No. 3.
En caso de que si: Incluye el Comunicado de prensa en el sitio web y verifica que aparezca publicado.
DGCS / DP
347NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PUBLICACIÓN DE COMUNICADOS DE PRENSA EN EL SITIO WEB
Dirección de Prensa
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
¿Aparece publicado?
En caso de que no : Analiza el motivo y corrige errores.
Conecta con la actividad No. 3.
En caso de que aparezca publicado: Realiza el respaldo del archivo del Comunicado de prensa en la carpeta de comunicados, el cual posteriormente archiva de manera cronológica temporal.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
3A
4
DGCS / DP
349NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ELABORACIÓN Y EMISIÓN DE FOTOGRAFÍAS DE ACTIVIDADES DE GOBIERNO
Objetivo: Registrar en imágenes fotográficas los eventos y actividades públicas o privadas del Gobierno Estatal, para después difundirlas a través de los medios impresos y electrónicos en el sitio web.
Frecuencia: Diaria.
Para cubrir fotográficamente la actividad se deberá recibir del Enlace Institucional correspondiente el Oficio de solicitud de apoyo fotográfico.
Los negativos, contactos y fotografías deberán ser archivados diariamente en forma cronológica definitiva.
Las FotografíasTitular del área.
Normas
Dirección de Prensa
Elaboró:
Unidad Administrativa
Revisó:
Director General de
Comunicación Social
Autorizó:
Abril de 2009
Fecha:
Dirección de Prensa
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
1
2
2A
2A.1
3
3A
4
Recibe del Enlace Institucional correspondiente Oficio de solicitud de apoyo fotográfico original, para programar la cobertura fotográfica de la actividad.
Verifica que la información recibida esté completa y correcta.
¿Está completa y correcta la información?
En caso de que no: Establece contacto telefónico con el Enlace Institucional correspondiente y solicita los datos necesarios para completar la información.
Pasa el tiempo.
Recibe del Enlace Institucional correspondiente vía fax los datos solicitados y complementa el Oficio de solicitud de apoyo fotográfico original.
Continúa con la actividad No. 3
En caso de que si: Verifica la disponibilidad de fotógrafos para cubrir la actividad.
¿Hay fotógrafos disponibles?
En caso de que no: Notifica vía telefónica al Enlace Institucional correspondiente y archiva de forma cronológica definitiva el Oficio de solicitud de apoyo fotográfico original.
Fin.
En caso de que si: Asigna fotógrafo para cubrir la actividad, analiza si el tipo de actividad es foránea o local y archiva de manera cronológica definitiva el Oficio de solicitud de apoyo fotográfico original.
DGCS / DP
350NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ELABORACIÓN Y EMISIÓN DE FOTOGRAFÍAS DE ACTIVIDADES DE GOBIERNO
DGCS / DP
351NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ELABORACIÓN Y EMISIÓN DE FOTOGRAFÍAS DE ACTIVIDADES DE GOBIERNO
Dirección de Prensa
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
4A
5
6
7
8
¿Qué tipo de actividad es?
En caso de ser foránea: Elabora Oficio de comisión en original para el interesado y tres copias que distribuye de la siguiente forma: 1a y 2a copia para la Oficina de Caja y la 3a
copia la archiva de manera cronológica definitiva.
Conecta con el procedimiento Pago de viáticos al personal comisionado, correspondiente a la Oficina de Caja del Departamento de Recursos Financieros de la Unidad Administrativa.
Continúa con la actividad No. 5
En caso de ser local: Elabora y envía vía fax Oficio de solicitud de transporte en original para la Oficina de Transportes, el cual posteriormente archiva de manera cronológica definitiva.
Conecta con el procedimiento Apoyo para traslado de personal comisionado, correspondiente a la Oficina de Transportes del Departamento de Recursos Materiales de la Unidad Administrativa.
Establece contacto telefónico con la Oficina de Transportes y confirma el lugar, fecha y hora de salida así como el nombre del conductor operativo asignado que proporcionará el servicio de traslado.
Pasa el tiempo.
Acude al lugar de la actividad y realiza la cobertura fotográfica de la misma, la cual respalda en un rollo fotográfico y tarjeta digital, según sea el caso.
Revela el Rollo fotográfico e imprime el Contactoque servirá para seleccionar las fotografías que se publicarán sobre la actividad cubierta.
DGCS / DP
352NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ELABORACIÓN Y EMISIÓN DE FOTOGRAFÍAS DE ACTIVIDADES DE GOBIERNO
Dirección de Prensa
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
9
10
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14
Selecciona e imprime las Fotografíasdefinitiva el Contacto
Digitaliza y verifica que las Fotografías tengan calidad digital.
¿Las fotografías tienen calidad digital?
En caso de que no : Corrige la calidad digital de las Fotografías y las archiva de manera alfanumérica definitiva.
Continúa con la actividad No. 11.
En caso de que si : Incluye las Fotografías digitalizadas en el sitio web, las envía por correo electrónico a los medios impresos establecidos y respalda el archivo de las mismas en CD, el cual archiva de manera cronológica definitiva.
Pasa el tiempo
Revisa diariamente en los Medios impresosde la actividad gubernamental fueron publicadas y obtiene una copia de las Páginastemporal.
Obtiene del archivo cronológico temporal las copias de las Páginas y las ordena en formar cronológica descendente.
Integra el Cuadernillo mensual de fotografías publicadas y envía a la Unidad Administrativa
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Objetivo: Presentar en forma sintetizada las notas publicadas por los medios impresos (locales, estatales y nacionales) acerca de la actividad gubernamental, con la finalidad de que los Funcionarios de Gobierno estén enterados del panorama diario que pudiera o no repercutir en sus actividades.
Frecuencia: Diaria.
Las temáticas de la síntesis deberán clasificarse de la siguiente forma: Gobernador, Política, Fotos y Cartones, Gobierno del Estado, Justicia, Legislatura, DIF Estatal, Columnas, Editorial y Desplegados, asimismo deberán separarse en local, estatal, matutina y vespertina, respectivamente.
La síntesis local y estatal matutina deberá estar lista antes de las 8:00 horas y la vespertina antes de las 14:00 horas. La síntesis nacional se deberá recibir vía correo electrónico de la Representación de Comunicación Social en México,D.F., y se deberán incluir en el formato establecido.
La Síntesis informativa sólo deberá distribuirse a los funcionarios públicos autorizados, de acuerdo a los Lineamientos para el ejercicio de los recursos públicos bajo criterios de disciplina, racionalidad y austeridad presupuestal vigentes.
La Síntesis informativa deberá ser revisada y autorizada por el Jefe de Departamento de Síntesis y Archivo de la Dirección de Prensa de la Dirección General de Comunicación Social.
Normas
DGCS / DP
355NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ELABORACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE SÍNTESIS INFORMATIVA
Dirección de Prensa
Elaboró:
Unidad Administrativa
Revisó:
Director General de
Comunicación Social
Autorizó:
Abril de 2009
Fecha:
DGCS / DP
356NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ELABORACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE SÍNTESIS INFORMATIVA
Dirección de Prensa
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
1
2
3
4A
5
6
Recibe de los diferentes medios impresos locales y estatales los Periódicosdel día en un tanto de cada uno.
Analiza los Periódicos, selecciona, recorta y pega en el formato establecido las notas que integrarán la sínte sis informativa.
Cla sifica las Notas originales seleccionadas de acuerdo a la temática establecida y archiva de manera cronológica definitiva los Periódicos.
Verifica que las Notas originales estén en el orden correspondiente.
¿Están correctamente ordenadas?
En caso de no estar correctamente ordenadas: Corrige el orden de las Notas.
Contin úa con la activida d No. 5.
En caso de estar correctamente ordenadas: Inte gra la Síntesis Informativa en original y fotocopia los tantos establecidospara su distribución, la original la archiva en forma cronológica definitiva.
Distribuye y entrega en forma económica los tantos fotocopiados de la Síntesis Informativa a los Funcionarios públicos autorizados. FIN DEL PROCEDIMIENTO.
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1
C
1
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DGCS/DR
358NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ELABORACIÓN Y DIFUSIÓN DE COMUNICADOS DE RADIO
Objetivo: Difundir las actividades de gobierno a través de los noticieros radiofónicos de la entidad veracruzana, así como en los de nivel nacional o internacional, cuando así sea requerido.
Frecuencia: Diaria.
La información para elaborar el Comunicado de radio se deberá obtener de la cobertura que se realice de las actividades y eventos que estén programadas en las Agendas de actividades de los Funcionarios del Gobierno Estatal.
La Agenda de actividades del Gobernador deberá ser recibida de la Dirección General de Eventos Especiales y de los Enlaces Institucionales correspondientes para las actividades de la Presidenta del DIF Estatal y Secretarios de Despacho.
Los Comunicados de radio deberán ser transmitidos por teléfono cuando los noticieros más importantes de la Entidad se transmitan en vivo; en caso de que no se realice de esta forma deberán grabarse para ser distribuidos posteriormente.
Los Comunicados de radio deberán ser escritos y grabados y ambos deberán ser distribuidos en los noticieros establecidos así como incluidos en el sitio web.
Si los Comunicados de radio se elaboran en actividades foráneas deberán de enviarse por correo electrónico a la Dirección de Radio para que sean aprobados por el Titular del área antes de difundirlos.
Normas
Dirección de Radio
Elaboró:
Unidad Administrativa
Revisó:
Director General de
Comunicación Social
Autorizó:
Abril de 2009
Fecha:
Dirección de Radio
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
1
2
2A
2A.1
3
3A
Recibe de la Dirección General de Eventos Especiales o del Enlace Institucional correspondiente la Agenda de actividades del funcionario, en original.
Verifica si la información recibida está completa y correcta.
¿Está completa y correcta la información?
En caso de que no: Establece contacto telefónico con el Enlace Institucional correspondiente y solicita los datos necesarios para completar la información.
Pasa el tiempo
Recibe del Enlace Institucional correspondiente vía fax la información solicitada y complementa la Agenda de actividades del funcionario en original.
Continúa con la actividad No. 3
En caso de que si: Designa al reportero que cubrirá la actividad, analiza si el tipo de actividad es foránea o local y archiva de manera cronológica definitiva la Agenda de actividades original.
¿Qué tipo de actividad es ?
En caso de ser foránea: Elabora Oficio de comisión en original para el interesado y tres copias que distribuye de la siguiente forma: 1a y 2a copia para la Oficina de Caja y la 3a
copia la archiva de manera cronológica definitiva.
Conecta con el procedimiento Pago de viáticos al personal comisionado correspondiente a la Oficina de Caja del Departamento de Recursos Financieros de la Unidad Administrativa.
DGCS / DR
359NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ELABORACIÓN Y DIFUSIÓN DE COMUNICADOS DE RADIO
Dirección de Radio
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
4
5
6
7
7A
8
En caso de ser local: Elabora y envía vía fax Oficio de solicitud de transporte en original para la Oficina de Servicios Generales y Transportes, la cual posteriormente archiva de manera cronológica definitiva.
Conecta con el procedimiento Apoyo para traslado de personal comisionado, correspondiente a la Oficina de Transportes y Servicios Generales del Departamento de Recursos Materiales de la Unidad Administrativa.
Establece contacto telefónico con la Oficina de Servicios Generales y Transportes y confirma el lugar, fecha y hora de salida así como el nombre del conductor operativo asignado que proporcionará el servicio de traslado.
Pasa el tiempo.
Acude al lugar de la actividad y realiza la cobertura de la misma, la cual respalda en audiocasete.
Elabora y redacta el Comunicado de radiorecabada en la cobertura de la actividad y verifica que contenga las características establecidas.
¿Cuenta con las características establecidas?
En caso de que no: Realiza las modificaciones necesarias.
Continúa con la actividad No. 8.
En caso de que si: Imprime en tres tantos el Comunicado de radio, el cual distribuye de la siguiente manera: primer tanto para el Titular del área, segundo tanto para el reportero que lo elaboró y el tercero lo envía vía fax a los noticieros, mismo que posteriormente archiva de manera cronológica definitiva.
DGCS / DR
360NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ELABORACIÓN Y DIFUSIÓN DE COMUNICADOS DE RADIO
DGCS / DR
361NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ELABORACIÓN Y DIFUSIÓN DE COMUNICADOS DE RADIO
Dirección de Radio
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
9
9A
10
10A
11
Establece contacto telefónico con los noticieros establecidos y verifica si existe la posibilidad de transmitir Comunicado de radio en vivo durante la emisión del noticiero.
¿Es posible transmitirlo en vivo?
En caso de que si : Transmite en vivo, vía telefónica, el Comunicado de radio.
Continúa con la actividad No. 10
En caso de que no: Incluye el Comunicado de radio (grabado y escrito) en el sitio web y verifica que aparezca la información.
¿Aparece la información completa y correcta?
En caso de que no: Analiza el motivo y realiza modificaciones.
Continúa con la actividad No. 11.
En caso de que si: Realiza respaldo del archivo impreso y grabado del Comunicado de radio en el sistema informático.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Conecta con el procedimiento Monitoreo y análisis de información difundida por los noticieros de radio sobre la actividad gubernamental, correspondiente a la Dirección de Radio.
DGCS / DR
364NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PRODUCCIÓN DE SPOTS RADIOFÓNICOS
Objetivo: Promover las actividades y acciones que el Gobierno Estatal realiza en beneficio de los veracruzanos y contribuir en la difusión de campañas preventivas de diversas índoles.
Frecuencia: Periódica.
Las Dependencias y/o Entidades del Gobierno Estatal deberán solicitar por escrito la producción de spots, dos semanas antes de la fecha de inicio de transmisión, así como especificar el tema y las características que requieren que se incluyan en el contenido de los spots.
Los SpotsComunicación Social.
Los Spotscon el Enlace Institucional correspondiente.
Los SpotsComunicación Social tenga convenios o acuerdos establecidos para tal fin.
Las estaciones de radio a donde se enviarán los spots para su difusión, se definirán de acuerdo a la cobertura que se requiere realizar, la cual puede ser local, estatal o regional, así como en base al mensaje y el tipo de audiencia que se desea alcanzar.
Normas
Dirección de Radio
Elaboró:
Unidad Administrativa
Revisó:
Director General de
Comunicación Social
Autorizó:
Abril de 2009
Fecha:
DGCS / DR
365NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PRODUCCIÓN DE SPOTS RADIOFÓNICOS
Dirección de Radio
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
1
1A
1A.1
2
2A
3
4
Recibe Oficio de solicitud de producción de spots original del Enlace Institucional correspondiente y verifica que especifique las características que requiere que se incluyan en el contenido de los spots.
¿Incluye las características requeridas?
En caso de que no: Establece contacto telefónico con el Enlace Institucional correspondiente y solicita especifique las características completas.
Pasa el tiempo.
Recibe del Enlace Institucional correspondiente vía fax la información solicitada y complementa el Oficio de solicitud de producción de spots original.
Continúa con la actividad No. 2
En caso de que si: Elabora Guión del spot, verifica si cumple con las características requeridas y archiva el Oficio de solicitud de producción de spots original de manera cronológica definitiva.
¿Cumple con las características requeridas?
En caso de que no: Realiza las modificaciones necesarias.
Continúa con la actividad No. 3.
En caso de que si: Imprime Guión del spot en dos tantos, uno para el analista de radio que operará el equipo técnico durante la grabación y el otro posteriormente lo archiva de manera cronológica definitiva.
DGCS / DR
366NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PRODUCCIÓN DE SPOTS RADIOFÓNICOS
Dirección de Radio
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
4A
5
6
6A
7
8
¿Requiere de modificaciones?
En caso de que si: Analiza que cambios requiere y realiza modificaciones.
Continúa con la actividad No. 5.
En caso de que no: Realiza respaldo del Spot en el sistema informático y obtiene las copias
radio establecidas.
Elabora Oficio de orden de transmisión en original y una copia y determina si el carácter de envío es normal o urgente.
¿Qué tipo de envío es?
En caso de ser urgente: Envía a las estaciones de radio establecidas, a través del servicio de mensajería contratado por la Dirección General de Comunicación Social, el Oficio de orden de transmisión contienen las copias del spot. La copia del oficio la archiva de manera cronológica definitiva.
Pasa el tiempo.
Continúa con la actividad No. 10.
En caso de ser normal: Designa al personal que realizará la distribución de las copias del spot a las estaciones de radio.
Elabora Oficio de comisión en original para el interesado y tres copias que distribuye de la siguiente forma: 1a y 2a copia para la Oficina de Caja y la 3a
copia la archiva de manera cronológica definitiva.
DGCS / DR
367NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PRODUCCIÓN DE SPOTS RADIOFÓNICOS
Dirección de Radio
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
9
10
10A
11
Conecta con el procedimiento Pago de viáticos al personal comisionado correspondiente a la Oficina de Caja del Departamento de Recursos Financieros de la Unidad Administrativa.
Distribuye el original del Oficio de orden de transmisión junto con los discos compactos que contienen las copias del spot en las estaciones de radio establecidas, y en la copia recaba el sello de recibido, la cual posteriormente archiva de manera cronológica definitiva.
Pasa el tiempo.
Recibe de las estaciones de radio a las que se enviaron las copias de los spots el Pautado de transmisión de spots en original y verifica que la transmisión de los mismos se realice de acuerdo al documento recibido.
¿ Se está cumpliendo con la transmisión acordada?
En caso de que no: Establece contacto telefónico con el Gerente(s) de la(s) estacion(es) de radio que no haya(n) cumplido con la transmisión acordada y solicita explique el motivo del incumplimiento.
Continúa con la actividad No. 11.
En caso de que si: Obtiene una copia del Pautado de transmisión de spots original, la cual envía de manera económica al Enlace Institucional correspondiente y notifica el cumplimiento de la misma. El original lo archiva de manera cronológica definitiva.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Objetivo: Informar inmediata y oportunamente a los veracruzanos, las obras y acciones que realiza el Gobierno Estatal en beneficio de la comunidad a través de la difusión directa e instantánea de las mismas por la radio.
Frecuencia: Periódica.
Las transmisiones de controles remotos se deberán solicitar por escrito dirigido al Director General de Comunicación Social, en caso de que sea una actividad programada de último momento, se podrá realizar la solicitud vía telefónica.
Cuando se realice inauguración de obras o entrega de apoyos, tendrá prioridad para transmitirse a control remoto.
La Dirección de Radio será la responsable de supervisar y coordinar que la transmisión en vivo se realice de manera oportuna y eficaz.
En caso de que las estaciones de radio no puedan realizar la transmisión desde el lugar del evento se deberá utilizar el equipo técnico y humano de la Dirección de Radio para que se envíe la señal vía telefónica a la estación transmisora establecida.
En caso de no existir línea telefónica se deberá grabar el evento en audiocasete y hacerlo llegar a la estación de radio establecida para que en ese momento inicie la transmisión del mismo.
Normas
DGCS / DR
370NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
TRANSMISIÓN DE CONTROLES REMOTOS
Dirección de Radio
Elaboró:
Unidad Administrativa
Revisó:
Director General de
Comunicación Social
Autorizó:
Abril de 2009
Fecha:
DGCS / DR
371NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
TRANSMISIÓN DE CONTROLES REMOTOS
Dirección de Radio
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
1
2
2A
3
4
5
6
Recibe Oficio de solicitud de transmisión en original del Enlace Institucional correspondiente.
Establece contacto con el Enlace Institucional correspondiente y propone las estaciones disponibles para realizar la transmisión.
¿Aprueba la propuesta el Enlace Institucional ?
En caso de que no: Archiva el Oficio de solicitud de transmisión original de manera cronológica definitiva.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
En caso de que sí: Elabora y envía Orden de Transmisión en original y dos copias, el original para la(s) estación(es) de radio transmisora(s), una copia para el Enlace Institucional y la segunda copia la archiva de manera cronológica definitiva.
Establece contacto telefónico con la estación transmisora y confirma la programación de espacios y tiempos.
Designa al personal que supervisará la transmisión y analiza si el control remoto es foráneo o local.
¿Es un control remoto foráneo o local ?
En caso de ser foráneo: Elabora Oficio de comisión en original para el interesado y tres copias que distribuye de la siguiente forma: 1a y 2a copia para la Oficina de Caja y la 3a
copia la archiva de manera cronológica definitiva.
Conecta con el procedimiento Pago de viáticos al personal comisionado correspondiente a la Oficina de Caja del Departamento de Recursos Financieros de la Unidad Administrativa.
DGCS / DR
372NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
TRANSMISIÓN DE CONTROLES REMOTOS
Dirección de Radio
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
7
8
Continúa con la actividad No. 7.
En caso de ser local: Acude al lugar de la transmisión y supe rvisa la realización y transmisión delcontrol remoto.
Monito rea y graba en audiocasete dos copias de la transmisión en vivo, unose lo envía de forma económi ca al En lace In stitucional y el otro lo archiva de manera cronológ ica definitiva.
FIN DEL P ROCEDIMIENT O.
DGCS / DR
374NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PRODUCCIÓN Y DIFUSIÓN DEL PROGRAMA VERACRUZ EN LA HORA NACIONAL
Objetivo: Difundir y promover la historia, música, cultura y actividades de los municipios que conforman la entidad veracruzana.
Frecuencia: Semanal.
Los temas a tratar en el programa se deberán realizar de acuerdo a la agenda de eventos o actividades representativas de cada municipio o en su caso solicitarlo por escrito dirigido al Director de Radio de la Dirección General de Comunicación Social.
El contenido de cada emisión del Programa Veracruz en la Hora Nacional deberá ser autorizado por el Director de Radio de la Dirección General de Comunicación Social.
El Guiónestablecidos.
El Programa Veracruz en la Hora Nacional deberá pre-producirse durante la semana previa a la fecha de transmisión.
El programa se producirá durante la semana previa a la emisión y se enviará a la estación piloto establecida que lo transmitirá en horario de 22:30 a 23:00 hrs.
Normas
Dirección de Radio
Elaboró:
Unidad Administrativa
Revisó:
Director General de
Comunicación Social
Autorizó:
Abril de 2009
Fecha:
DGCS / DR
375NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PRODUCCIÓN Y DIFUSIÓN DEL PROGRAMA VERACRUZ EN LA HORA NACIONAL
Dirección de Radio
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
1
2
3
3A
4
5
5A
6
Establece contacto vía telefónica con los participantes que asistirán al programa y define los temas y la información que se brindará al auditorio.
Recaba la información y redacta el Guión que se seguirá durante el programa.
Verifica que el Guión cumpla con los elementos establecidos.
¿Cumple con los elementos establecidos?
En caso de que no: Analiza que cambios requiere y realiza las modificaciones necesarias.
Continúa con la actividad No. 4.
En caso de que si: Selecciona la música y las producciones de radio que complementarán el programa.
Conecta con el procedimiento Realización de reportajes, cápsulas informativas, semblanzas y/o entrevistas, correspondiente a la Dirección de Radio.
Produce, edita y verifica que el Programa reúna el formato y los tiempos establecidos.
¿Cumple con los requisitos establecidos?
En caso de que no: Analiza que cambios requiere y realiza las modificaciones necesarias.
Continua con la actividad No. 6.
En caso de que si: Realiza respaldo del Programa en CD y en el sistema informático.
DGCS / DR
376NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PRODUCCIÓN Y DIFUSIÓN DEL PROGRAMA VERACRUZ EN LA HORA NACIONAL
Dirección de Radio
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
7
8
8A
9
Elabora Oficio de solicitud de transmisión en original y copia, el original junto con el CD los envía a la estación piloto y en la copia recaba sello de recibido, la cual posteriormente archiva de manera cronológica definitiva.
Pasa el tiempo.
Escucha y monitorea la transmisión del Programa y confirma que se haya cumplido satisfactoriamente.
¿Se cumplió satisfactoriamente la transmisión?
En caso de que no: Establece contacto telefónico con la estación de radio piloto y solicita explique el motivo del incumplimiento.
Continua con la actividad No. 9.
En caso de que si: Elabora Reporte de seguimiento de transmisión en original y una copia, la original para el Titular del Área y la copia la archiva de manera cronológica definitivo.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
DGCS / DR
378NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PRODUCCIÓN Y DIFUSIÓN DEL PROGRAMA EL LATIR DE VERACRUZ
Objetivo: Establecer contacto directo con los veracruzanos a través de la transmisión en vivo porRadio Televisión de Veracruz todos los viernes de 11:00 a 12:00 horas, así como de difundir las obras y acciones que el Gobierno del Estado realiza en beneficio de la ciudadanía.
Frecuencia: Semanal
El contenido de cada emisión del Programa El Latir de VeracruzDirector General de Comunicación Social y el Director de Radio quién será el Productor Ejecutivodel programa así como el responsable del diseño y realización del mismo.
El Guión del Programa El Latir de Veracruzy será revisada y autorizada por el Titular del área.
El programa se transmitirá en vivo a través de la señal de Radio y Televisión de Veracruz los días viernes en horario de 11:00 a 12:00 horas.
La Dirección de Radio será la encargada de canalizar al área de atención ciudadana, dar seguimiento y atención a las llamadas telefónicas que se registren durante y después de la emisión del programa,a través de un correo de voz.
El programa se preproducirá durante la semana previa a la fecha de transmisión.
Normas
Un id ad Admi nis tr ativ a
El aboró:
Un id ad Admi nis tr ativ a
Re vi só:
Di rect or Gene ral d e
Comu nic ació n S ocia l
Au torizó:
Ab ril d e 20 09
Fe cha:
Dirección de Radio
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
1
2
3
3A
4
5
6
Recibe del Director General de Comunicación Social instrucciones sobre el tema y contenido de la emisión.
Programa entrevistas con los participantes de la emisión y define las producciones de radio que complementarán la misma.
Conecta con el procedimiento Realización de reportajes, cápsulas informativas, semblanzas y/o entrevistas correspondiente a la Dirección de Radio.
Elabora y redacta el Guión que se seguirá durante el programa y verifica que cumpla con el formato establecido. ¿Cumple con el formato establecido?
En caso de que no: Analiza que cambios requiere y realiza las modificaciones necesarias.
Continúa con la actividad No. 4.
En caso de que si: Imprime el Guión del programa en tres tantos, uno para el analista de radio que operará el equipo técnico durante la grabación, otro para el Productor Ejecutivo y el restante posteriormente lo archiva de manera cronológica definitiva.
Pasa el tiempo.
Coordina la transmisión del Programasupervisa el proceso de la misma.
Monitorea y graba la emisión del Programa en CD y lo archiva de manera cronológica definitiva.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
DGCS / DR
379NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PRODUCCIÓN Y DIFUSIÓN DEL PROGRAMA EL LATIR DE VERACRUZ
DGCS / DR
381NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
REALIZACIÓN DE REPORTAJES, CÁPSULAS INFORMATIVAS, SEMBLANZAS Y/O ENTREVISTAS
Objetivo: Producir material de radio para mantener informada a la ciudadanía de las actividades que realiza la Administración Pública Estatal, a través de las diferentes radiodifusoras de la entidad veracruzana así como para complementar los programas o emisiones que realice la Dirección General de Comunicación Social a través de la Dirección de Radio.
Frecuencia: Periódica.
La información que se incluya en los reportajes, cápsulas informativas, semblanzas y/o entrevistas deberá ser revisada y autorizada por el Titular del área.
Los reportajes, cápsulas informativas, semblanzas y/o entrevistas deberán ser las producciones de radio que se realicen para complementar los programas de radio: Veracruz en la Hora Nacional y Alta Fidelidad, así como algunas transmisiones a control remoto.
Los reportajes, cápsulas informativas, semblanzas y/o entrevistas deberán contar con las características de audio y contenido establecidas.
Los insumos que se utilizan para la elaboración de reportajes, cápsulas informativas, semblanzas y/o entrevistas son: audiocasete, minidisc, micrófono, CD, grabadora portátil, pilas AA y audífonos.
Normas
Dirección de Radio
Elaboró:
Unidad Administrativa
Revisó:
Director General de
Comunicación Social
Autorizó:
Abril de 2009
Fecha:
DGCS / DR
382NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
REALIZACIÓN DE REPORTAJES, CÁPSULAS INFORMATIVAS, SEMBLANZAS Y/O ENTREVISTAS
Dirección de Radio 1
2
3
3A
4
5
Recibe del Enlace Institucional correspondiente la Agenda de actividades del Funcionario, en original.
Establece contacto telefónico con el Enlace Institucional y acuerda las producciones de radio que se realizarán.
Designa al reportero que recabará la información, analiza si el tipo de actividad es foránea o local y archiva de manera cronológica definitiva la Agenda de actividades original.
¿Qué tipo de actividad es ?
En caso de ser foránea: Elabora Oficio de comisión en original para el interesado y tres copias que distribuye de la siguiente forma: 1a y 2a copia para la Oficina de Caja y la 3a
copia la archiva de manera cronológica definitiva.
Conecta con el procedimiento Pago de viáticos al personal comisionado, correspondiente a la Oficina de Caja del Departamento de Recursos Financieros de la Unidad Administrativa.
Continúa con la actividad No. 4.
En caso de ser local: Elabora y envía vía fax Oficio de solicitud de transporte en original para la Oficina de Servicios Generales y Transportes, la cual posteriormente archiva de manera cronológica definitiva.
Conecta con el procedimiento Apoyo para traslado de personal comisionado, correspondiente a la Oficina de Transportes y Servicios Generales del Departamento de Recursos Materiales de la Unidad Administrativa.
Establece contacto telefónico con la Oficina de Servicios Generales y Transportes y confirma el lugar, fecha y hora de salida así como el nombre del conductor operativo asignado que proporcionará el servicio de traslado.
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
DGCS / DR
383NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
REALIZACIÓN DE REPORTAJES, CÁPSULAS INFORMATIVAS, SEMBLANZAS Y/O ENTREVISTAS
Dirección de Radio
6
7
7A
8
9
9A
10
Pasa el tiempo.
Acude al lugar de la actividad, recaba información y la respalda en audiocasete o CD. .
Pasa el tiempo.
Analiza la información recabada y elabora el Guión que se seguirá para las producciones de radio y verifica si cumple con el formato establecido.
¿Cumple con el formato establecido?
En caso de que no: Analiza que cambios requiere y realiza las modificaciones necesarias.
Continúa con la actividad No. 8.
En caso de que si: Selecciona la música e imprime el Guión en tres tantos, uno para el locutor, otro para el analista de radio que operará el equipo técnico durante la grabación y el restante lo archiva de manera cronológica definitiva.
Produce, edita y verifica que las Producciones de radio cuenten con las características de audio y contenido establecidas.
¿Cuenta con las características de audio y contenido establecidas?
En caso de que no: Analiza que cambios requiere y realiza las modificaciones necesarias.
Continua con la actividad No. 10.
En caso de que si: Realiza respaldo de las Producciones de radio en el sistema informático y en minidisc, el cual archiva de manera cronológica temporal hasta el día que se requiera para su inclusión en las transmisiones establecidas.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
La Síntesis de monitoreofotocopiarse para que sea entregada al C. Gobernador y los Secretarios de Despacho.
Al final del mes, los monitoreos se deberán capturar en el Formato Tendencias de Notas Radiofónicas sobre la Actividad Gubernamental, integración del Informe Mensual de Actividades de la Dirección General de Comunicación Social.
Los noticieros radiofónicos (matutino, vespertino y/o nocturno) así como los programas de análisis que se monitoreen deberán ser determinados por el Director de Radio de la Dirección General de Comunicación Social.
Se deberán monitorear las notas y/o comentarios que se relacionan con la actividad gubernamental, algún funcionario o alguna problemática social, económica o política que pudiera afectar o requiera la intervención del Gobierno Estatal.
Con base en el tipo de información que se emita deberá analizarse si se requiere de una respuesta inmediata por parte de algún funcionario(s) estatal(es).
Los monitoristas ubicados fuera de la ciudad de Xalapa deberán enviar vía fax la información obtenida de las estaciones locales.
Los monitoreos de noticieros o programas de radio que son transmitidos en la Ciudad de México y que no se escuchan en la entidad, deberán ser solicitados a la Agencia especializada en monitoreo de medios que la Dirección General de Comunicación Social tiene contratada para tal fin.
Las emisiones diarias son grabadas y sólo deberán archivarse máximo un mes para utilizar los audiocasetes como material reciclable. En caso de alguna grabación, que por su importancia así lo requiera, deberá mantenerse en el archivo de la Dirección de Radio de la Dirección General de Comunicación Social.
Objetivo: Conocer y evaluar el impacto noticioso de las actividades de gobierno que difunden los noticieros radiofónicos más importantes del Estado.
Frecuencia: Diaria.
Normas
DGCS / DR
386NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
MONITOREO Y ANÁLISIS DE INFORMACIÓN DIFUNDIDA POR LOS NOTICIEROS DE RADIO SOBRE LA ACTIVIDAD GUBERNAMENTAL
Dirección de Radio
Elaboró:
Unidad Administrativa
Revisó:
Director General de
Comunicación Social
Autorizó:
Abril de 2009
Fecha:
DGCS / DR
387NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
MONITOREO Y ANÁLISIS DE INFORMACIÓN DIFUNDIDA POR LOS NOTICIEROS DE RADIO SOBRE LA ACTIVIDAD GUBERNAMENTAL
Dirección de Radio
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
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Grab a los noticieros de radio establecidos y verifica si requieren de atención inmediata.
¿Requ ieren de atención inmediata?
En caso de que sí:Info rma vía telefónica al Director Gen eral de Comunicación So cial y elabora yenvía Tarjeta informativa en original.
Continua con la actividad No. 2
En caso de que no:Concluye grabación de los noticieros establecidos la cual respalda en audiocasete y elabora la en el formato establecido.
Imprime la Síntesis de monitoreos en original y la respalda en el sistemainformático, obtiene las fotocopias necesarias y las envía a los Funcionariosestablecidos. La original la archiva de manera cronológica definitiva.
Pasa el tiempo.
Elabora el Formato Tendencias de notas radiofónicas sobre la actividadgubernamental en dos originales, uno para la Unidad Administrativa y el otrose archiva de manera cronológica definitiva.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
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389NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
COBERTURA DE TELEVISIÓN DE ACTIVIDADES DE GOBIERNO
Objetivo: Realizar la cobertura de actividades de gobierno para difundirlas a la ciudadanía a través de las diferentes televisoras.
Frecuencia: Diaria.
El proceso se desarrollará con base en las Agendas de actividades de las dependencias y entidades del Gobierno Estatal o Federal cuando realicen actividades de manera coordinada.
La Agenda de actividadesEspeciales.
La Agenda de actividadesEnlaces Institucionales correspondientes.
El Oficio comisión del personal designado para cubrir la actividad deberá ser autorizado por el Titular del área.
Los insumos requeridos para respaldar la cobertura de televisión de actividades de gobierno son: cámara de video, videocasetes en formato DVCam, micrófono, cables de entrada de audio y video, tripie, audífonos.
El material de video recabado deberá integrarse diariamente en el stock de video que forma parte de la Videoteca de la Dirección General de Comunicación Social.
El material de video que se recabe servirá para la elaboración del Corte Informativo.
Cuando la actividad sea foránea y quede cerca de la ciudad de Veracruz deberá acudirse a las televisoras para que obtengan una copia del material recabado para su respectiva difusión.
Normas
Dirección de Televisión
Elaboró:
Unidad Administrativa
Revisó:
Director General de
Comunicación Social
Autorizó:
Abril de 2009
Fecha:
DGCS/ DTV
390NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
COBERTURA DE TELEVISIÓN DE ACTIVIDADES DE GOBIERNO
Dirección de Televisión
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
Recibe de la Dirección General de Eventos Especiales o del Enlace Institucional correspondiente la Agenda de actividades del funcionario, en original.
Verifica si la información recibida está completa y correcta.
¿Está completa y correcta la información?
En caso de que no: Establece contacto telefónico con el Enlace Institucional correspondiente y solicita los datos necesarios para completar la información.
Pasa el tiempo.
Recibe del Enlace Institucional correspondiente vía fax la información solicitada y complementa la Agenda de actividades del funcionario en original.
Continúa con la actividad No. 3
En caso de que si: Designa al reportero que cubrirá la actividad, analiza si el tipo de actividad es foránea o local y archiva de manera cronológica definitiva la Agenda de actividades original.
¿Es actividad foránea o local ?
En caso de ser foránea: Elabora Oficio de comisión en original para el interesado y tres copias que distribuye de la siguiente forma: 1a y 2a copia para la Oficina de Caja y la 3a
copia la archiva de manera cronológica definitiva.
Conecta con el procedimiento Pago de viáticos al personal comisionado correspondiente a la Oficina de Caja del Departamento de Recursos Financieros de la Unidad Administrativa.
Continúa con la actividad No. 4
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DGCS/ DTV
391NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
COBERTURA DE TELEVISIÓN DE ACTIVIDADES DE GOBIERNO
Dirección de Televisión
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
En caso de ser local: Elabora y envía vía fax Oficio de solicitud de transporte en original para la Oficina de Servicios Generales y Transportes, la cual posteriormente archiva de manera cronológica definitiva.
Conecta con el procedimiento Apoyo para traslado de personal comisionado, correspondiente a la Oficina de Transportes y Servicios Generales del Departamento de Recursos Materiales de la Unidad Administrativa.
Establece contacto telefónico con la Oficina de Servicios Generales y Transportes y confirma el lugar, fecha y hora de salida así como el nombre del conductor operativo asignado que proporcionará el servicio de traslado.
Pasa el tiempo.
Acude al lugar de la actividad, realiza la cobertura y obtiene el Master de la misma, el cual respalda en videocasete.
Determina si distribuirá a las televisoras establecidas una copia del Master al termino de la cobertura o más tarde.
¿ Cuándo realiza la distribución ?
En caso de realizar la distribución al termino de cubrir la actividad : Acude a las televisoras establecidas les entrega el Master y espera para que obtengan una copia del mismo.
Continúa con la actividad No. 8.
En caso de realizar la distribución más tarde : Regresa a la Dirección de Televisión y archiva de manera cronológica temporal el Master, hasta el momento que se requiera para la elaboración del corte informativo.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Conecta con el procedimiento Elaboración y distribución de cortes informativos, correspondiente a la Dirección de Televisión.
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DGCS/ DTV
394NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ELABORACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE CORTES INFORMATIVOS
Objetivo: Enviar, para su difusión, material de videograbación que contenga acciones y obras realizadas por el Gobierno Estatal.
Frecuencia: Diaria.
El Titular del área deberá dar visto bueno y autorizar los Cortes Informativos, que se enviarán a las televisoras estatales.
El material que se utilizará para elaborar los Cortes Informativos deberá ser del Master que se obtenga durante la cobertura de televisión de actividades de gobierno.
Los Cortes Informativos deberán elaborarse en formatos DVC, DVCPro, Betacam, 3/4 y VHS.
Los Cortes Informativos deberán enviarse diariamente a las televisoras que establezca el Titular del área y deberán ser entregados diariamente no más tarde de las 18:00 horas.
Normas
Dirección de Televisión
Elaboró:
Unidad Administrativa
Revisó:
Director General de
Comunicación Social
Autorizó:
Abril de 2009
Fecha:
DGCS/ DTV
395NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ELABORACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE CORTES INFORMATIVOS
Dirección de
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
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Revisa el Master obtenido durante la cobertura de televisión de actividades de gobierno y selecciona las imágenes que se incluirán en el corte informativo.
Realiza, edita y verifica el contenido del Corte informativo original.
¿El contenido requiere de alguna modificación?
En caso de que sí: Analiza errores y realiza modificaciones.
Continúa con la actividad No. 3.
En caso de que no: Obtiene del Corte informativo original, las copias necesarias en los formatos para video establecidos para su distribución. El original lo archiva de manera cronológica definitiva.
Elabora y envía vía fax Oficio de solicitud de transporte en original para la Oficina de Transportes, la cual posteriormente archiva de manera cronológica definitiva.
Conecta con el procedimiento Apoyo para traslado de personal comisionado, correspondiente a la Oficina de Transportes y Servicios Generales del Departamento de Recursos Materiales de la Unidad Administrativa.
Elabora Acuse de recibo de acuerdo al número de copias que se distribuirán.
Establece contacto telefónico con la Oficina de Transportes y confirma el nombre del conductor operativo que distribuirá las copias de los cortes informativos.
Pasa el tiempo.
DGCS/ DTV
396NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ELABORACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE CORTES INFORMATIVOS
Dirección de
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
7
8
Entrega al conductor operativo las copias de los Cortes Informativos quedistribuirá a las televisoras establecidas y los Acuses de recibo donde recabará el sello de recibido.
Pasa el tiempo
Recibe del conductor operativo los Acuses de recibode recibido y los archiva de manera cronológica definitiva.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
DGCS/ DTV
398NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ELABORACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE PAUTAS DE NOTICIEROS DE TELEVISIÓN
Objetivo: Informar oportunamente al Gobernador del Estado y Secretarios de Despacho sobre la información que difunden los noticiarios estatales y que es inherente a la actividad de gobierno.
Frecuencia: Diaria.
Las Pautas de noticiarios de televisión deberán obtenerse del monitoreo diario que se realice a los noticiarios de televisión estatales en sus emisiones matutinas, vespertinas y nocturnas, los cuales deberán respaldarse en formatos de videocasete VHS.
Las Pautas de noticieros de televisión deberán elaborarse en el formato establecido, así como transcribirse completamente y resaltarse de las demás notas o comentarios cuando se refieran a la actividad de gobierno.
Los noticieros que deberán monitorearse son los transmitidos por las televisoras estatales, y si fuese requerido se realizará el monitoreo de televisoras nacionales e internacionales.
Las Pautas de noticiarios de televisión deberán ser distribuidas al Gobernador del Estado y a los Secretarios de Despacho a través de Internet y de manera directa. Asimismo, deberá analizarse si se requiere de una respuesta inmediata por parte de algún funcionario(s) estatal(es), en base a la información que los noticieros difundan.
Al final del mes, los monitoreos se deberán capturar en el Formato Notas Monitoreadas de Televisión, mismo que se enviará mensualmente a la Unidad Administrativa para la integración del Informe Mensual de Actividades de la Dirección General de Comunicación Social.
Normas
Dirección de Televisión
Elaboró:
Unidad Administrativa
Revisó:
Director General de
Comunicación Social
Autorizó:
Abril de 2009
Fecha:
DGCS/ DTV
399NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ELABORACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE PAUTAS DE NOTICIARIOS DE TELEVISIÓN
Dirección de Televisión
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
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Graba los noticiarios de televisión establecidos y verifica si requieren de atención inmediata.
¿Requieren de atención inmediata?
En caso de que sí: Informa vía telefónica al Director General de Comunicación Social y elabora y envía Tarjeta informativa en original.
Continúa con la actividad No. 2.
En caso de que no: Concluye la grabación de los noticiarios de televisión establecidos, los cuales respalda en videocasete y elabora las Pautas en el formato establecido.
¿Cumple con el formato establecido?
En caso de que no: Analiza que cambios requiere y realiza las modificaciones necesarias.
Continúa con la actividad No. 3.
En caso de que si: Imprime las Pautas en original y respalda el archivo en el sistema informático, obtiene las copias necesarias y las envía a los funcionarios establecidos. La original la archiva de manera cronológica definitiva.
Pasa el tiempo.
Elabora, con base en las pautas, el Formato Notas monitoreadas de televisión en dos originales, uno para la Unidad Administrativa y el otro se archiva de manera cronológica definitiva.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Objetivo: Reforzar la difusión de las actividades del Gobierno del Estado en beneficio de la ciudadanía, a través del uso de la televisión.
Frecuencia: Periódica.
La información que se incluya en los promocionales, cápsulas y reportajes deberá ser revisada y autorizada por el Titular del área solicitante o el Enlace Institucional correspondiente, así como por el Director de Televisión de la Dirección General de Comunicación Social.
Toda la información recibida para difusión debe ser incluida en el formato de de televisión establecido.
El tiempo de duración de las producciones de televisión es según el formato que seleccione: la cápsula es de un minuto como máximo, el promocional de treinta segundos y el reportaje puede variar desde uno a cuatro minutos.
Los insumos requeridos en la consecución de los videos promocionales, cápsulas o reportajes de televisión son: pilas y cintas de video en los formatos DVCam, Beta Cam, VHS, DVC Pro y/o 3/4.
Normas
DGCS/ DTV
401NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
REALIZACIÓN DE REPORTAJES, CÁPSULAS INFORMATIVAS, SEMBLANZAS Y/O ENTREVISTAS
Dirección de Televisión
Elaboró:
Unidad Administrativa
Revisó:
Director General de
Comunicación Social
Autorizó:
Abril de 2009
Fecha:
DGCS/ DTV
402NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
REALIZACIÓN DE REPORTAJES, CÁPSULAS INFORMATIVAS, SEMBLANZAS Y/O ENTREVISTAS
Determina, de acuerdo a las actividades que se desarrollan en las Dependencias y/o Entidades, la información a promover.
Establece contacto telefónico con el Enlace Institucional y acuerda las producciones de televisión que se realizarán.
Analiza si se requiere recabar información en una actividad foránea o local y designa al personal que la obtendrá.
¿Es actividad foránea o local ?
En caso de ser foránea: Elabora Oficio de comisión en original para el interesado y tres copias que distribuye de la siguiente forma: 1a y 2a copia para la Oficina de Caja y la 3a
copia la archiva de manera cronológica definitiva.
Conecta con el procedimiento Pago de viáticos al personal comisionado, correspondiente a la Oficina de Caja del Departamento de Recursos Financieros de la Unidad Administrativa.
Continúa con la actividad No. 4.
En caso de ser local: Elabora y envía vía fax Oficio de solicitud de transporte en original para la Oficina de Servicios Generales y Transportes, la cual posteriormente archiva de manera cronológica definitiva.
Conecta con el procedimiento Apoyo para traslado de personal comisionado, correspondiente a la Oficina de Transportes y Servicios Generales del Departamento de Recursos Materiales de la Unidad Administrativa.
Establece contacto telefónico con la Oficina de Servicios Generales y Transportes y confirma el lugar, fecha y hora de salida así como el nombre del conductor operativo asignado que proporcionará el servicio de traslado.
1
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3
3A
4
5
Dirección de Televisión
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
DGCS/ DTV
403NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
REALIZACIÓN DE REPORTAJES, CÁPSULAS INFORMATIVAS, SEMBLANZAS Y/O ENTREVISTAS
Dirección de Televisión
6
7
7A
8
9
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Pasa el tiempo.
Acude al lugar de la actividad, recaba información y la respalda en videocasete.
Pasa el tiempo.
Analiza la información recabada, elabora el Guión que servirá para realizar la producción de televisión y verifica si cumple con el formato establecido.
¿Cumple con el formato establecido?
En caso de que no: Analiza que cambios requiere y realiza las modificaciones necesarias.
Continúa con la actividad No. 8.
En caso de que si: Selecciona la música y el locutor e imprime el Guión en tres tantos, uno para el locutor, otro para el analista de televisión que editará la producción y el restante, lo archiva de manera cronológica definitiva.
Realiza, edita y verifica que la Producción de televisión cuente con las características de imagen, audio y contenido establecidas.
¿Cuenta con las características de imagen, audio y contenido establecidas?
En caso de que no: Analiza que cambios requiere y realiza las modificaciones necesarias.
Continúa con la actividad No. 10.
En caso de que si: Elabora Pizarra de identificación de la Producción y Oficio de pautado enoriginal y una copia.
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
DGCS/ DTV
404NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
REALIZACIÓN DE REPORTAJES, CÁPSULAS INFORMATIVAS, SEMBLANZAS Y/O ENTREVISTAS
Dirección de Televisión
11
12
12A
13
Emite las copias necesarias de la Producción de televisión y las respalda en vidoecasetes, las cuales envía junto con el Oficio de pautado en original a las televisoras que los difundirán.
Pasa el tiempo.
Verifica que la transmisión se realice de acuerdo a la copia del Oficio de pautado
¿ Se está cumpliendo con la transmisión acordada?
En caso de que no: Establece contacto telefónico con el Gerente(s) de la(s) televisora(s) que no haya(n) cumplido con la transmisión solicitada.
Continúa con la actividad No. 13.
En caso de que si: Elabora Reporte de seguimiento de transmisión en original para el Enlace Institucional correspondiente y una copia, la cual archiva de manera cronológica definitiva.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
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DIRECTORIO
NOMBRE Y CARGO
Lic. Alfredo Gándara Andrade Director General de Comunicación Social
Lic. José Antonio Rodríguez Villalvazo Jefe de la Unidad de Acceso a la Información Pública
Lic. Roberto Jaime Colorado Moreno Director Jurídico
L.E. Arnulfo Pancardo Hernández Jefe de la Unidad Administrativa
L.C.T.C. Luis Gabriel Vásquez Moctezuma Jefe de la Unidad de Publicidad Social
Lic. Verónica Adriana Reynaud Ornelas Jefa de la Unidad de Relaciones Públicas
C. Manuel Márquez Ortiz Jefe de la Unidad de Enlaces Institucionales
Lic. Arturo Reyes Isidoro Director de Prensa
Lic. Demetrio Ruiz Sordo Director de Radio
Lic. Carlos Omar Barranco Aguirre Director de Televisión
Lic. Ángel José Trinidad y Ferreira Representante de la DGCS en Distrito Federal
Lic. Monserrat Castillo Sánchez Representante de la DGCS en la Ciudad de Veracruz
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FIRMAS DE AUTORIZACIÓN
_____________________________________Lic. Roberto Jaime Colorado Moreno
Director Jurídico
_____________________________________L.E. Arnulfo Pancardo Hernández Jefe de la Unidad Administrativa
_____________________________________L.P.R.P. Luis Gabriel Vásquez Moctezuma Jefe de la Unidad de Publicidad Social
_____________________________________Lic. Verónica Adriana Reynaud Ornelas
Jefe de la Unidad de Relaciones Públicas
_____________________________________C. Manuel Márquez Ortiz
Jefe de la Unidad de Enlaces Institucionales
_____________________________________Lic. Arturo Reyes Isidoro
Director de Prensa
Lic. Alfredo Gándara Andrade