descargar – traducir – compartir MSDS

Free online MSDS management tool

http://www.msds-europe.com/msds_download_search

Este proyecto se realiza con subvención de la Unión Europea y con el cofinanciamiento del Fondo Europeo de Desarrollo Regional.

Toxinfo, Consultoría y Servicios Sociedad Comanditaria h t tp:/ /www.msds-europe.com Te lé fono: +36 70 3358480

H - 1143 Budape s t , c / E l e onó r a , n o . 8 Hung r í a o f f i [email protected] Fax : +36 1 290 4136


http://www.msds-europe.com

2 Toxinfo, Consultoría y Servicios Sociedad Comanditaria

Gestor y propietario del sistema MSDocS:

Toxinfo, Consultoría y Servicios Sociedad Comanditaria

NIF: HU21152982

Número de Registro Mercantil: 01-06-747117

Sede social: H - 1143 Budapest, c/Eleonóra, no 8. Hungría

Más información sobre nuestra compañía: http://www.msds-europe.com

Uso reglamentario y funciones del sistema MSDocS:

MSDocS es un sistema especial para compartir y almacenar ficheros, que ofrece la

oportunidad para cargar, almacenar, ordenar, compartir y buscar fichas de datos de

seguridad y de otros documentos relacionados. Esto le permite a nuestros clientes a

almacenar sus fichas de datos en un sistema y compartirlas con sus socios.

MSDocS – a cambio de pago – asegura un acceso directo a los demás servicios (preparación

de fichas de datos de seguridad, traducción, actualización, corrección, etc.), con

posibilidades de solicitar ofertas de precio y hacer los pedidos en línea.

Definiciones:

Cliente:

Persona jurídica en relación directa con el Prestatario de los Servicios, que dispone de una

caja de MSDocS, con el correspondiente nombre de usuario y contraseña.

Un cliente puede tener una sola caja de usuario.

Personas naturales no pueden ser clientes.

Socio:

Personas naturales o jurídicas que estén en contacto con el Cliente, con las que el Cliente

comparte documentos.

Contenidos que se puede cargar y limitaciones

Las fichas de datos de seguridad son las unidades de información, cargadas al sistema

MSDocS. Además de las fichas de datos de seguridad, es posible también cargar otros

contenidos profesionales relacionados, tales como por ejemplo: diseños de etiquetas,

permisos, descripciones de productos, documentos relacionados con componentes,

protocolos de medición.

El sistema sirve exclusivamente para almacenar y compartir documentos de Word y PDF.

No es posible cargar documentos con formato de video o imágenes, materiales ilegales y

pornográficos, así como contenidos para los cuales el Cliente no dispone de autorizaciones

adecuadas.



Sumario de las instrucciones de uso para el sistema MSDocS

Solicitud de acceso / Registro

Almacenamiento de las fichas de datos de seguridad

Operaciones de gestión de archivos y ficheros

Carga de documentos

Selección de documentos, funciones especiales

Compartir fichas de datos de seguridad con los socios

Documentación del hecho de la entrega de la ficha de datos de seguridad

Solicitud de compartir una ficha de datos de seguridad de los usuarios de MSDocS

Servicios relacionados con la preparación y traducción de las fichas de datos de seguridad

Proceso de solicitud de ofertas de precio y de hacer los pedidos en línea


Solicitud de acceso / Registro

Url: http://www.msds-europe.com/msds_download_search

Después de completar el formulario de registro, nuestros colegas dentro de 72 horas le

enviarán la contraseña necesaria para el acceso (a la dirección de correo electrónico

introducido durante el registro).

Precios y costos:

El uso del sistema MSDocS hasta el 15 de diciembre de 2011 es gratuito (en caso que los

costos de funcionamiento del sistema MSDocS se mantendrá en un nivel aceptable para

nuestra compañía, también en el próximo período será gratuito el servicio).

La condición para usar gratuitamente el servicio es colocar el logotipo del MSDocS y el

hiperenlace a la página http://www.msds-europe.com en la página inicial de la web de

nuestro cliente. Pueden encontrar el logotipo en nuestra página web de:

http://www.msds-europe.com/id-651-solicitud_de_la_ficha_de_datos_de.html

Para colocar el hiperenlace y el logotipo nuestros Clientes tendrán 20 días laborales a partir

del envío del nombre del usuario y de la contraseña, necesarios para el uso de MSDocS.

En caso que nuestros clientes no cumplieran esta condición, limitaremos el uso de MSDocS

o bien impondremos un precio especial para el acceso a nuestros servicios.

Protección de datos:

Los datos de nuestros clientes (nombre de usuario, contraseña, otros datos) no se

entregarán bajo ninguna condición a terceros.

Nuestra compañía ni verá, ni tampoco utilizará los datos o documentos de sus Clientes,

almacenados en el sistema MSDocS (excepto con la autorización específica del Cliente).

En la medida de nuestras posibilidades, haremos todo lo posible para que personas no

autorizadas no tengan acceso a los materiales y documentos de nuestros Clientes, pero no

asumimos ninguna responsabilidad al respecto.



http://www.msds-europe.com/id-651-solicitud_de_la_ficha_de_datos_de.html


Almacenamiento de las fichas de datos de seguridad

La pantalla funcionalmente está dividida en dos grandes partes. A la izquierda se

encuentran los archivos y los íconos necesarios para crear/ manipular archivos. A la derecha

se puede visualizar las fichas de datos de seguridad (y también otros documentos) cargadas

y agrupadas en archivos por el usuario.

Se puede ordenar los documentos cargados en la habitual estructura bibliotecaria creada y

denominada individualmente. Naturalmente se puede crear subarchivos también dentro de

los propios archivos. El sistema permite cargar una ficha de datos de seguridad en varios

archivos.

En el sistema de MSDocS – teniendo a la vista la manipulación más simple – las distintas

funciones tienen acceso con íconos. Todos los que hayan usado ya una vez un ordenador,

pueden aprender con facilidad su uso.

Abrir de todos los archivos

Cerrar todos los archivos

Crear archivo nuevo

Mostrar ficheros según la estructura bibliotecaria

Situación básica/actualización


Carga de documentos

Al cargar los documentos, tendremos la posibilidad para

Seleccionar el idioma de la ficha de datos de seguridad

Indicar el nombre del fabricante

Y en el campo de texto libre se puede anotar todas las propiedades que

creemos importantes en relación con la correspondiente ficha de datos de

seguridad (pe.: en caso de mezclas los componentes, números CAS, Frases

R, estado físico, estado líquido, etc.)

¡Atención!

A base de las etiquetas se podrá buscar más tarde nuestras fichas de datos de seguridad.

La selección del idioma es importante, entre otros aspectos, porque en caso de utilizar

nuestro servicio de traducción, el sistema considerará de “idioma de origen” la lengua

seleccionada.

Observación:

¡Es posible modificar las etiquetas también después de ser cargadas!


Carga de los documentos en grupo

Al desarrollar el sistema MSDocS tuvo prioridad el aseguramiento sencillo y rápido del

almacenamiento y manipulación de un gran número (centenares) de fichas de datos de

seguridad.

Al cargas las fichas de datos de seguridad, seleccionado el punto del menú „Dato nuevo” se

puede cargar simultáneamente cualquier numero de fichas de datos de seguridad.

Las fichas de datos de seguridad cargadas pueden ser etiquetadas luego individualmente

también.


Selección de documentos, funciones especiales

Los servicios especiales del sistema, referentes a un documento concreto se hacen

accesibles después de la selección del (los) documento(s) (véase: arriba a la derecha).

Los íconos indicados con flecha a la izquierda indican las funciones básicas de crear y borrar

documentos.

Visualizar y editar etiquetas de un documento

Las „etiquetas” son claves individuales referentes al contenido de la ficha de

datos de seguridad, en base a los cuales más tarde se puede buscar, filtrar y

agrupar.

Es conveniente introducir las etiquetas al cargar la ficha, pero con el uso de ese

punto del menú se puede modificar más tarde también.

Descarga de fichas de datos de seguridad y documentos

Compartir fichas de datos de seguridad con los socios elegidos.

Sobre esta función recibirá más información en adelante.

Control de la descarga de los documentos compartidos.

El sistema fija la fecha cuando se ha compartido el documento y la fecha cuando

nuestro socio realmente ha descargado la ficha de datos de seguridad.

¡Al hacer el control de la autoridad administrativa, debemos comprobar

fehacientemente el hecho de la entrega de las fichas de datos de seguridad!

Una ficha de datos de seguridad pueden encontrarse en varios archivos (pe.: un

material puede ser simultáneamente materia básica y producto terminado).

Mediante esta función, haciendo un solo clic se puede enterar el archivo donde

se ha salvado el documento correspondiente.

Servicios relacionados con la preparación y traducción de las fichas de datos de

seguridad.

Es uno de los servicios más importantes del sistema MSDocS, más adelante

describiremos con más detalles esta función.


Compartir fichas de datos de seguridad con los socios

1. Seleccionar la ficha de datos de seguridad que se quiere compartir

2. Hacer clic al ícono de compartir (se visualiza la lista de socios que se ve en la imagen no.

2.)

3. En la oreja de „mis socios” se puede editar (agregar, borrar) los datos de nuestros

socios.

4. Seleccionar uno o más socios con los que se quiere compartir la ficha de datos de

seguridad.

5. Aprobar el proceso de compartir

Como resultado del proceso de compartir, nuestro socio recibirá un mensaje en correo

electrónico con el (los) documento(s) compartido(s).

¡Nuestro socio no puede acceder a nuestra caja personal de MSDocS y obtiene

exclusivamente la ficha de dato de seguridad compartida!


Documentación de la entrega de la ficha de datos de seguridad

De conformidad con las respectivas normas legales el proveedor está obligado (cuando la

comercialización no se dirige a la población) a adjuntar a la mercancía entregada la ficha de

datos de seguridad, al hacer el primer suministro.

Naturalmente hay que documentar la entrega que se va a verificar al hacer el control de

ÁNTSZ (Servicio Estatal de Sanidad Pública).

La solución más generalizada es publicar en la web de la compañía las fichas de datos de

seguridad, pero con ello no se cumplen los criterios de arriba.

Sin embargo, mediante el sistema MSDocS se puede certificar que a quién, cuándo y qué

cosa hemos entregado. El sistema fija el no. de identificación de nuestro socio los nombres

de los documentos compartidos/entregados, la fecha del aseguramiento del acceso y si

nuestro socio realmente haya descargado/recibido las fichas de datos de seguridad.


Solicitud de la ficha de datos de seguridad de usuarios de MSDocS

En la web de todos nuestros usuarios de MSDocS se encuentra el logotipo de MSDocS.

Haciendo clic a este logotipo se llega a nuestra página de „Solicitar ficha de datos”:

Url: http://www.msds-europe.com/msds_download_search/request_download.html

Tenemos la posibilidad de solicitar ficha de datos exclusivamente de aquellas empresas

cuyo nombre figura en el menú de „Fabricante/distribuidor.

Luego de rellenar el formulario, nuestro Cliente tiene la competencia para decidir si la

solicitud de ficha de datos está justificada o no. Una vez que nuestro socio considere

justificada nuestra solicitud y desea compartir con nosotros las fichas de datos de seguridad

solicitadas, fija nuestros datos entre los de sus socios y pone a nuestra disposición las

fichas de datos de seguridad solicitadas.

Observación:

La solicitud de acceso a la ficha de datos de seguridad llega únicamente a nuestro Cliente.

El gestor del sistema MSDocS no tiene ninguna influencia sobre la aprobación de la

solicitud, única y exclusivamente el propietario de la ficha de datos de seguridad tiene

derecho para compartirla.

¡ De conformidad con las Condiciones Generales de Contratación, la colocación del logotipo

de MSDocS y de las correspondientes hiperenlaces es obligación de todos los usuarios de

MSDocS, porque solo así se puede garantizar el correcto funcionamiento del sistema.

Más informaciones sobre los elementos complementarios a colocar en la página web:

http://www.msds-europe.com/id-650-the_msdocs_logo_as_communication_tool.html

http://www.msds-europe.com/msds_download_search/request_download.html

http://www.msds-europe.com/id-650-the_msdocs_logo_as_communication_tool.html


Servicios relacionados con la preparación y traducción de las fichas de datos de seguridad

Los siguientes servicios son directamente accesibles dentro del sistema de MSDocS,

mediante una administración rápida y sencilla:

Traducción de las fichas de datos de seguridad con corrección de profesional

Traducción de la ficha de datos de seguridad sin corrección profesional

Supervisión y actualización de fichas de datos de seguridad

Opinión profesional sobre fichas de datos de seguridad

Preparación de una nueva ficha de datos de seguridad

Preparación de una ficha de datos de seguridad simplificada (para operarios)

Ventajas de la solicitud de ofertas y pedidos, iniciados dentro del sistema de MSDocS:

Recibe inmediatamente la oferta de precios solicitada

No es necesario enviar por correo electrónico las fichas de datos de seguridad que

desea traducir

Entregamos también por el sistema MSDocS las fichas de datos de seguridad

encargadas

¡ El uso de nuestros servicios de almacenar y compartir las fichas de datos de seguridad en

MSDocS es gratuito.

¡En cambio se pagará por nuestros servicios de preparación y traducción de las fichas de

datos de seguridad!

Las solicitudes de precios, iniciadas desde dentro del sistema de MSDocS no nos

comprometen para hacer los pedidos.

Consideramos pedidos exclusivamente aquellos, cuando las ofertas de precio hayan sido

aprobadas.

Para el uso del resto de nuestros servicios rogamos utilizar nuestros puntos de contacto que

se encuentran en nuestra página web y también nuestros formularios de solicitud de oferta

de precio:


Otros servicios:

Asesoramiento, registro REACH:

http://www.msds-europe.com/kateg-77-1-reach.html

Servicios GHS/CLP:

http://www.msds-europe.com/kateg-76-1-ghs_clp.html


http://www.msds-europe.com/kateg-77-1-reach.html

http://www.msds-europe.com/kateg-76-1-ghs_clp.html


Proceso de solicitud de ofertas y hacer los pedidos en línea

1. Selección de las fichas de datos de seguridad que se van a traducir

2. Haciendo clic al ícono de „services” se llega a la superficie de „Solicitud de oferta”

(imagen no 2).

3. Selección del servicio requerido de la lista. Nuestra página web informa también de los

servicios que no se encuentran en la lista.

4.

El idioma elegido al cargar la ficha de datos de seguridad será el idioma de origen del

sistema. En caso del servicio de traducción se debe seleccionar en el menú el „idioma de

destino”.

5.

En caso de utilizar nuestro servicio de „Traducción de la ficha de datos de seguridad con

correctora profesional” debe seleccionar también el país de destino, porque así sabremos

las normas legales del país que tenemos que atender al hacer la correctora profesional.

6.

Posibilidad de configurar otros parámetros.


Durante el proceso de solicitud de ofertas, presentado en nuestro ejemplo anterior, el

Cliente recibirá nuestra oferta también en correo electrónico y la oferta se incluye

también en el archivo de „Mis fichas de trabajo”.

Hay posibilidades tanto para aprobar, como para rechazar ofertas, haciendo clic al

enlace que figura en el correo electrónico o bien en MSDocS, con la ayuda del ícono

señalado con la flecha.

Tras haberse aprobado la oferta el pedido, con el mismo número de registro, pasará al

archivo de „Pedidos”.

El administrador de MSDocS enviará por correo electrónico la confirmación del pedido y

la factura formal, que al mismo tiempo pasará al archivo „Confirmaciones”.

Igualmente, el cumplimiento del pedido se hace en forma semejante, por correo

electrónico y también se visualiza en el sistema de MSDocS.

Archivo de Ordered files:

Las fichas de datos de seguridad encargadas pasan también a un archivo que se crea

automáticamente, con lo que es más fácil registrar las nuevas fichas de datos de

seguridad en la estructura de archivos existente.

Documents

descargar – traducir – compartir MSDS