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SECRETARÍA DE EDUCACIÓN SISTEMA INTEGRAL DE ADMINISTRACIÓN ESCOLAR

SISTEMA DE CONTROL ESCOLAR MANUAL DEL USUARIO VERSIÓN 2006-09-13 PAGINA 1

GOBIERNO DEL ESTADO DE DURANGO

SECRETARÍA DE EDUCACIÓN

SISTEMA INTEGRAL DE ADMINISTRACIÓN ESCOLAR

SISTEMA DE CONTROL ESCOLAR

MANUAL DEL USUARIO VERSION 2006-09-13

SECRETARÍA TÉCNICA

ASESORÍA EN SISTEMAS DE INFORMACIÓN



INDICE GENERAL. CAPITULO PÁGINA

1 ANTECEDENTES

1.1 SISTEMA INTEGRAL DE ADMINISTRACIÓN ESCOLAR

1.2 SISTEMA DE CONTROL ESCOLAR

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2 OPERACIÓN DEL SISTEMA

2.1 OBJETOS, BOTONES Y TECLAS ESPECIALES

2.2 VENTANAS Y FORMULARIOS DE USO COMUN Y FRECUENTE

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3 ENTRADA AL SISTEMA

3.1 CALENDARIO DE PROCESOS

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4 ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA

4.1 DATOS DEL CICLO ESCOLAR

4.2 GRUPOS ACADÉMICOS

4.3 GRUPOS DE TALLER

4.4 PLANES DE ESTUDIO

4.5 CATÁLOGO DE TALLERES NACIONAL

4.6 CATÁLOGO DE MATERIAS

4.7 CONFIGURAR INFORMES

4.8 EXPORTAR INFORMACIÓN A EXCEL®

4.9 CATÁLOGO DE USUARIOS

4.10 CATÁLOGO DE OPCIONES

4.11 COMANDOS SQL

4.12 MANTENIMIENTO Y RESPALDOS DEL SISTEMA

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5 PROCESO DE PREINSCRIPCIÓN

5.1 BORRAR DATOS DE PREINSCRIPCIONES ANTERIORES

5.2 DATOS GENERALES PARA PREINSCRIPCIÓN E INSCRIPCIÓN

5.3 DISTRIBUCIÓN DE SALONES PARA PRESENTAR EXAMEN SAID

5.4 REGISTRO DE PREINSCRIPCIONES

5.5 FORMATO DE PREINSCRIPCIÓN

5.6 GENERAR ARCHIVO SAID GAMA

5.7 LISTAS DE ASISTENCIA PARA EXAMEN SAID

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6 PROCESO DE INICIO DE CICLO

6.1 REPORTE DE SOLICITANTES CON HERMANOS

6.2 ASIGNACIÓN DE GRUPO A ACEPTADOS DE PRIMER GRADO

6.3 IMPRESIÓN DE LISTADO DE ALUMNOS ACEPTADOS CON GRUPO

6.4 IMPRESIÓN DE LISTADO DE ALUMNOS ACEPTADOS ALFABÉTICO

6.5 INSCRIPCIÓN DE NUEVOS INGRESOS

6.6 FORMATO DE INSCRIPCIÓN

6.7 REINSCRIPCION A SEGUNDO Y TERCER GRADO

6.8 FORMATO DE REINSCRIPCIÓN

6.9 ASIGNAR GRUPO DE TALLER

6.10 GENERAR NÚMEROS DE LISTA

6.11 CAMBIO DE GRUPO O TURNO A ALUMNOS YA INSCRITOS

6.12 LISTAS DE ASISTENCIA POR GRUPO Y TALLER

6.13 CREDENCIALES DE ALUMNOS

6.14 ESTADISTICAS DE INICIO DE CICLO (FORMA 911)

6.15 IMPRIMIR ANUARIO ESTADÍSTICO

6.16 GENERAR INFORMACIÓN (EN MEDIO MAGNÉTICO) DE INICIO DE

CICLO

6.17 INTRODUCIR CLAVE DE ACREDITACIÓN PARA VALIDAR

REVISIÓN INICIAL

6.18 BORRAR ALUMNOS NO REINSCRITOS

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6.19 ALTAS, BAJAS Y CAMBIOS DE DATOS DE ALUMNOS

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7 PROCESOS BIMESTRALES

7.1 ABRIR Y CERRAR PERIODO DE CAPTURA BIMESTRAL

7.2 CAPTURA DE CALIFICACIONES BIMESTRALES

7.3 CONSULTA DE CALIFICACIONES POR ALUMNO

7.4 MODIFICACION DE CALIFICACIONES

7.5 SEGUIMIENTO DE ALUMNOS

7.6 ALUMNOS CON MATERIAS REPROBADAS

7.7 ALUMNOS CON MEJORES PROMEDIOS

7.8 ALUMNOS CON MEJOR PROMEDIO POR MATERIA

7.9 MEJORES ALUMNOS POR GRADO

7.10 ESTADÍSTICAS POR GRUPO Y MATERIA

7.11 ESTADÍSTICAS POR GRADO Y MATERIA

7.12 ESTADÍSTICAS POR GRUPO DE TALLER

7.13 FORMA AP TURNO MATUTINO Y VESPERTINO (PROMEDIO Y

APROVECHAMIENTO)

7.14 GENERAR CALIFICACIONES PARA WEB

7.15 CREAR GRÁFICAS

7.16 EXPORTAR INFORMACIÓN A EXCEL®

7.17 GENERAR ARCHIVO BIMESTRAL (T.M. y T.V.)

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8 PROCESOS CONTINUOS

8.1 EMISIÓN DE CONSTANCIAS

8.2 BORRAR ALUMNOS

8.3 BAJA DE ALUMNOS

8.4 MEMORANDUM DE BAJA

8.5 MEMORANDUM DE ALTA

8.6 CONSULTA DE ALUMNOS DEL CICLO ESCOLAR

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9 PROCESO DE FIN DE CICLO

9.1 ACTUALIZAR FOLIOS DE BOLETA Y CERTIFICADOS DE ARCHIVO

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9.2 CAPTURA DE FOLIOS DE BOLETA Y KARDEX PARA PRIMERO Y SEGUNDO GRADO

9.3 CAPTURA DE FOLIOS DE BOLETA, KARDEX Y CERTIFICADO PARA TERCER GRADO

9.4 REVISAR QUE LA CAPTURA DE CALIFICACIONES ESTÉ COMPLETA (los 5 periodos)

9.5 REPORTE DE PROMEDIOS FINALES POR GRUPO

9.6 REPORTE DE PROMEDIOS FINALES PARA TERCER GRADO

9.7 REPORTE DE ALUMNOS DEL CICLO ESCOLAR ACTUAL CON ADEUDOS

9.8 REPORTE DE ALUMNOS DEL CICLO ESCOLAR ACTUAL CON ADEUDOS (por grupo)

9.9 REPORTE DE CONCENTRADO DE REPROBADOS POR MATERIA DEL CICLO ESCOLAR

ACTUAL

9.10 FORMAS ‘R’

9.11 KARDEX CON FORMATO

9.12 IMPRESIÓN DE KARDEX EN PAPEL BOND

9.13 IMPRESIÓN DE UNA BOLETA OFICIAL

9.14 ANVERSO BOLETA OFICIAL

9.15 IMPRESIÓN DE CERTIFICADOS

9.16 FORMAS ‘REL’

9.17 INFORMACIÓN ESTADÍSTICA DE FIN DE CICLO ESCOLAR

(FORMA 911, ANUARIO ESTADISTICO, INFORMACION GENERAL)

9.18 GENERAR ARCHIVO DE FIN DE CICLO, TURNO MATUTINO Y

VESPERTINO

9.19 PROCESO DE PROMOCIÓN DE ALUMNOS AL FIN DEL CICLO

ESCOLAR

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10 PROCESO DE EXÁMENES DE REGULARIZACIÓN

10.1 BORRADO DE SOLICITUDES PARA EXAMEN E.E.R.

10.2 SELECCIONAR PERIODO Y FECHA OFICIAL PARA EXÁMENES

10.3 REGISTRO DE FECHAS DE EXAMENES E.E.R.

10.4 LISTADO DE ALUMNOS DEL CICLO ESCOLAR ACTUAL CON

ADEUDOS

10.5 LISTADO DE ALUMNOS CON ADEUDOS

10.6 LISTADOS DE ALUMNOS CON ADEUDOS (QUE NO SE HAN

INSCRITO A E.E.R.)

10.7 LISTADOS DE ALUMNOS CON ADEUDOS (POR GRUPO)

10.8 CONCENTRADO DE ALUMNOS POR MATERIA REPROBADA

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10.9 IMPRESIÓN DE SOLICITUDES PREVIAS PARA E.E.R.

10.10 INSCRIPCION A E.E.R.

10.11 IMPRESIÓN DE ACTA DE EXAMENES E.E.R.

10.12 CAPTURA DE RESULTADOS DE E.E.R.

10.13 CONCENTRADOS DE RESULTADOS POR MATERIA DE E.E.R.

10.14 IMPRESIÓN DE CONSTANCIAS DE E.E.R.

10.15 IMPRESIÓN DE SYRCER

10.16 GENERAR ARCHIVO CON LOS DATOS DE LOS E.E.R.

10.17 ACTUALIZAR RESULTADOS DE EXÁMENES EXTRAORDINARIOS

EN HISTORICO DE ALUMNOS

10.18 LISTADOS DE ALUMNOS POSIBLES A CERTIFICAR DESPUES DE

LA APLICACIÓN DE LOS E.E.R.)

10.19 LISTADO DE ALUMNOS CONDICIONADOS PARA BAJA (MAS DE

DOS MATERIAS REPROBADAS)

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11 HISTÓRICO DE ALUMNOS

11.1 CONSULTAR DATOS DE LA HISTORIA ACADEMICA DE UN

ALUMNO

11.2 ALTAS, BAJAS Y CAMBIOS EN HISTÓRICO DE ALUMNOS

11.3 GENERAR ARCHIVO CON HISTORIA DE ALUMNOS

11.4 REPORTE DE INFORMACIÓN CAPTURADA EN HISTORIA (T.M.) y

(T.V.)

11.5 REPORTE DE ALUMNOS SIN HISTORIA

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12 PROCESOS ESPECIALES

12.1 BORRAR TODA LA INFORMACIÓN DE ALUMNOS DE LA ESCUELA

ACTUAL

12.2 CARGAR INFORMACIÓN DE UNA ESCUELA

12.3 CONSULTA DE ALUMNOS DADOS DE BAJA

12.4 CONSULTA DE ALUMNOS DADOS DE ALTA

12.5 CONSULTA DE ALUMNOS BECADOS

12.6 CONSULTA DE ALUMNOS REPORTADOS

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1- ANTECEDENTES La SECRETARÍA DE EDUCACIÓN tiene entre otras muchas funciones, las siguientes:

- La responsabilidad de controlar las actividades de registro y certificación escolar, tanto en las escuelas oficiales como en las particulares.

- Estructurar el sistema de control escolar en el Estado, originando los

indicadores de información que lo alimentan.

- Instalar el sistema de registro continuo de alumnos para automatizar las actividades de control escolar y simplificar la captura y emisión de formatos requeridos por la SEP.

- El control de los bienes de activo fijo propiedad de la Secretaría.

- Llevar un correcto control del personal, elaborando y manteniendo

actualizadas las plantillas.

- Mantener actualizada la información referente a los bienes inmuebles que forman la infraestructura escolar.

Los planteles educativos (Escuelas), son las unidades básicas que permiten realizar la función sustantiva de la Secretaría de Educación; “Proporcionar Educación de Calidad y con Equidad a todos los habitantes en edad de recibirla”. Las Escuelas han utilizado durante muchos años, diversos formatos y medios para registrar y controlar los datos de los alumnos, sus calificaciones y, para informar a los alumnos, padres de familia y a las áreas de la Secretaría de Educación de los resultados obtenidos. Utilizando para el efecto una gran cantidad de personas que, con gran esfuerzo y trabajo manual tienen que cumplir los procesos programados en los tiempos establecidos. El control de personal, inventarios e infraestructura ocupa también numerosas personas y gran variedad de formatos que requieren ser elaborados y ser entregados en tiempo y forma a diversas áreas de la Secretaría. La administración de las escuelas y de las áreas administrativas de la Secretaría de Educación requiere de un proceso de modernización, mediante el uso de las Tecnologías de la Información y reingeniería de procesos.



1.1 EL SISTEMA INTEGRAL DE ADMINISTRACIÓN ESCOLAR Con el propósito de apoyar e impulsar la modernización administrativa se desarrolló un moderno sistema de computo llamado “SISTEMA INTEGRAL DE ADMINISTRACIÓN ESCOLAR”, el cual permite que las escuelas de Educación básica realicen la administración del Personal, el control de los Inventarios, mantengan información de su Infraestructura y lleven el Control Escolar, de una manera más eficiente, con más calidad y mediante un uso optimo de los recursos humanos y tecnológicos. Al modernizar la administración en las Escuelas, se moderniza y simplifica también, el control y la supervisión que las diversas áreas de la Secretaría de Educación realizan hacia las escuelas, ya que, mediante el intercambio en medios magnéticos, se obtiene información real y actual con una gran precisión, con mucha calidad, en menor tiempo y, sobre todo, sin necesidad de recapturar datos. Una vez que las áreas cuentan con la información de las escuelas, la pueden procesar, consultar, concentrar, analizar y explotar mediante el uso de programas de cómputo específicamente desarrollados o mediante programas de uso cotidiano, dándole una gran capacidad de tomar las decisiones correctas que se requieren en la Secretaría de Educación. El SISTEMA INTEGRAL DE ADMINISTRACIÓN ESCOLAR hace uso de las modernas tecnologías de la información con el fin de simplificar el proceso de los datos:

- En las escuelas, - En las áreas de acreditación, - En las áreas educativas, - En todas las áreas administrativas de la Secretaría de Educación que

utilizan la información que se genera en las escuelas.

El SISTEMA INTEGRAL DE ADMINISTRACIÓN ESCOLAR esta formado de varios subsistemas (para el efecto les llamaremos SISTEMAS), que operan en diferentes instancias, con el objeto de captar, generar, procesar, intercambiar y concentrar información, lo que permite prestar un mejor servicio y tomar decisiones informadas. Por ejemplo, los siguientes sistemas se instalan y operan directamente en las escuelas:

1. SISTEMA DE CONTROL ESCOLAR 2. SISTEMA DE CONTROL DE PERSONAL 3. SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS 4. SISTEMA DE INFRAESTRUCTURA ESCOLAR



En las áreas educativas y administrativas de la Secretaría de Educación operan los siguientes sistemas (algunos están en proceso de desarrollo):

A. SISTEMA DE ACREDITACIÓN ESCOLAR B. SISTEMA DE INFORMACIÓN ESCOLAR C. SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL D. SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS E. SISTEMA DE INFRAESTRUCTURA ESCOLAR F. Varios sistemas específicos en los niveles educativos.

1.- En el SISTEMA DE CONTROL ESCOLAR, las escuelas capturan y procesan los datos de los alumnos, sus calificaciones bimestrales y finales y se generan los productos que la escuela requiere, tanto para su operación cotidiana como para entregar en medios magnéticos y en reportes, a las diferentes áreas que las requieren en la Secretaría de Educación. 2.- En el SISTEMA DE CONTROL DE PERSONAL, las escuelas registran y procesan los datos del personal, el control de asistencia, sus horarios, y se generan los productos que la escuela requiere (plantillas, reportes, etc.), tanto para su uso interno como externo. 3.- En el SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS, las escuelas registran y procesan los datos de los bienes muebles existentes, su localización, características físicas, quien los tiene asignados, etc. y se generan diversos productos que la escuela requiere para su control interno y para cumplir con la entrega de información oficial en medios magnéticos y en reportes.

4.- En el SISTEMA DE INFRAESTRUCTURA ESCOLAR, las escuelas registran y procesan los datos de los inmuebles que forman la escuela, su localización, características y condiciones físicas, uso, etc. y se generan diversos productos que la escuela requiere, tanto para su control interno como para entregar en medios magnéticos y en reportes, a las áreas normativas de la Secretaría de Educación.

A.- El SISTEMA CENTRAL DE CONTROL ESCOLAR, opera en las áreas de acreditación de la Secretaría y en las oficinas regionales de administración escolar. En este sistema se valida, se revisa, se procesa, se explota y se concentra la información de control escolar de las escuelas, con lo cual se automatiza el control escolar, generando los formatos preelaborados como son: kardex, boletas, certificados, etc.

B.- El SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL, opera en las áreas de personal de la Secretaría y en las oficinas regionales de administración escolar. En este sistema se recibe, se concentra y se procesa la información del personal de las escuelas.



C.- El SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS, opera en las áreas centrales encargadas de administrar el inventario de bienes muebles propiedad de la Secretaría. En este sistema, se recibe, se revisa, se concentra y se procesa la información de los inventarios de las escuelas. D.- El SISTEMA DE INFRAESTRUCTURA ESCOLAR, opera en las áreas centrales de la Secretaría. En este sistema se recibe, se concentra y se procesa la información de la infraestructura física de las escuelas. E.- En cada nivel educativo de la Secretaría de Educación, existen sistemas que reciben, concentran y procesan la información que reciben de las escuelas, de tal manera que pueden consultar y emitir reportes detallados y/o concentrados que permitan conocer la situación de todas y cada una de las escuelas. La operación del SISTEMA INTEGRAL DE ADMINISTRACIÓN ESCOLAR permite que, con menos trabajo físico del personal, las tareas de administración escolar, el control de inventarios, el control de personal y el registro de la infraestructura escolar, se realicen con mayor eficiencia, mejor calidad y en menor tiempo tanto en las escuelas como en las áreas administrativas y educativas de la propia Secretaría de Educación.



1.2 EL SISTEMA DE CONTROL ESCOLAR El SISTEMA DE CONTROL ESCOLAR opera directamente en cada escuela de educación básica, apoyando la operación del control escolar, simplificando y apoyando los procesos y el trabajo cotidiano.

o El sistema de control escolar genera los reportes, los formatos y la

información que la escuela necesita para uso interno y externo durante todo el ciclo escolar.

o Genera la información para envío mediante medios magnéticos y electrónicos (disquetes, CD’s, memoria USB, correo electrónico) y en reportes, a las diversas áreas de la Secretaría que así lo requieren.

o Las escuelas necesitan menos trabajo físico del personal para realizar los

trabajos de administración escolar con mayor eficiencia, calidad y rapidez, permitiendo atender otras funciones que mejoren la calidad en los servicios que se prestan a los alumnos, padres de familia y maestros.

El sistema apoya en los diferentes procesos que se realizan en las escuelas durante todo el ciclo escolar:

• PROCESO DE PREINSCRIPCION.- Registro e impresión de solicitudes, formatos Said, etc.

• EXAMENES DE ADMISIÓN Y SELECCIÓN DE ALUMNOS.- Información para

exámenes de admisión, asignación de grupo a alumnos aceptados, etc. • PROCESOS DE INICIO DE CICLO ESCOLAR.- Inscripción y reinscripción,

generación de estadísticas, asignación de números de lista, impresión de listas de asistencia, etc.

• PROCESOS COTIDIANOS DURANTE EL CICLO ESCOLAR.- Impresión de

constancias, credenciales, listas de alumnos, altas y bajas de alumnos, reportes de apoyo, etc.

• PROCESOS BIMESTRALES.- Registro de calificaciones, boletas

provisionales, informes de aprovechamiento de alumnos, informes estadísticos, etc.

• PROCESOS DE FIN DE CICLO ESCOLAR.- Impresión de formas ‘R’, kardex,

boletas, certificados, generación de estadísticas, reportes auxiliares, promoción, etc.



• PROCESO DE EXAMENES EXTRAORDINARIOS DE REGULARIZACIÓN.- Reportes de alumnos con adeudos, inscripciones a exámenes, captura de resultados, impresión de formas SYRCER, constancias, etc.

Los reportes: R-1, R-2, R-3, SYRCER, constancias de exámenes extraordinarios y formas REL, Han sido autorizados por la DIRECCIÓN GENERAL DE ACREDITACIÓN Y REVALIDACIÓN (DGAyR) de la SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA, para que este sistema los genere e imprima directamente en papel común, considerándose formatos oficiales, sin necesidad de utilizar las antiguas formas preimpresas. El SAE genera los archivos necesarios para que la información sea incorporada al SISTEMA INTEGRAL NACIONAL DE CONTROL ESCOLAR (SINCE).



2- OPERACIÓN DEL SISTEMA 2.1 OBJETOS, BOTONES Y TECLAS ESPECIALES Para facilitar la navegación a través del sistema, le mencionamos en forma genérica para qué sirven y como operan los diferentes elementos y objetos que contiene el sistema, así como las teclas especiales que se utilizan en él. El sistema opera a través de formularios (pantallas), los cuales pueden contener diferentes objetos, como son: ETIQUETAS.- Generalmente solo sirven para identificar qué dato contiene el objeto que esta a la derecha o debajo de él.

CAMPOS DE TEXTO.- Sirven para presentar y/o aceptar información.

ÁREA DE MENSAJES.- Contiene instrucciones acerca de lo que se debe o puede hacer, dependiendo del objeto que en ese momento tenga el “foco” (donde esta ubicado el cursor). CUADRICULAS.- Se utilizan para presentar diferentes registros de información (Ej. Alumnos, grupos), las cuadrículas contienen renglones, columnas y encabezados. Encabezados: Indican el contenido de la columna. Si es de color rojo, al darle clic, la información en la columna se ordenará. Renglones: generalmente, al hacer clic sobre este, se presentará otro formulario conteniendo información detallada del registro (Ej. alumnos, grupos, etc.).

BOTONES DE COMANDO.- Al hacer clic sobre alguno se realizará la operación indicada en él. Por ejemplo:

• El botón <ALTAS> presenta un formulario que permite capturar un nuevo registro (alumno, grupo, etc.).

• El botón <REGRESAR> hace que el sistema regrese al formulario anterior.

• El botón <MENU> hace que el sistema regrese al menú principal.

• El botón <EXIT> permite salir totalmente del sistema en forma inmediata.

• El botón <BORRAR> borra el registro que esta presente en el formulario.

• El botón <MODIFICAR> posiciona el cursor en el primer campo modificable, permitiendo modificar los datos.



CAJAS DE EDICIÓN.- Son parecidos a las cajas de texto, se utilizan para registrar datos variables en su longitud, la información puede estar separada en renglones (esto se hace oprimiendo la tecla <ENTER> en la parte del texto que se desea terminar el renglón actual e iniciar uno nuevo). Las CAJAS DE EDICIÓN pueden estar vacías o contener hasta aproximadamente 65000 caracteres. En este sistema se utilizan pocas veces. GRUPOS DE BOTONES (BOTONES DE OPCIÓN).- Se utilizan para acceder a las diferentes opciones del sistema, al hacer clic sobre un botón se realizará la acción descrita en él, puede ser que realice algún proceso o que presente un formulario. TECLAS ESPECIALES.

• Tecla <TAB>.- Sirve para salir del campo actual y pasar al siguiente (por ejemplo: al terminar de incorporar o modificar datos en un campo de texto)

• Tecla <SHIFT><TAB>.- Regresa al campo anterior (su uso aparece indicado en el área de mensajes), casi siempre tiene el mismo efecto que la tecla <flecha arriba> (<SHIFT><TAB> significa que deberá oprimir la techa <SHIFT> y la techa <TAB> al mismo tiempo).

• Tecla <ENTER>.- Tiene la misma función que la tecla <TAB>, salvo en las cajas de edición, en las cuales se agregara un nuevo renglón. De preferencia utilice la tecla <TAB>.

• Tecla <ESC>.- Generalmente se utiliza para terminar la captura o modificación y regresar al formulario anterior (su uso aparece indicado en el área de mensajes).

• Teclas <flecha izquierda>, <flecha derecha>.- Al estar capturando datos en un campo de texto o caja de edición desplaza el cursor hacia la izquierda o derecha.

• Tecla <flecha arriba>.- Se utiliza para regresar al campo anterior, salvo en las cajas de edición, en las cuales se desplaza el cursor hacia el renglón anterior.

• Tecla <flecha abajo>.- Casi siempre tiene la misma función que la tecla <TAB>, pasa al siguiente campo.

• Tecla <REPÁG> o <PAGINA PREVIA>.- Cuando estemos en una cuadricula, regresará varios registros hacia atrás (en caso de que existan).

• Tecla <AVPÁG> o <PAGINA SIGUIENTE>.- Cuando estemos en una cuadricula, avanzará varios registros hacia adelante (en caso de que existan).

Otras teclas especiales operan de igual manera que en los programas basados en Windows.



2.2 VENTANAS Y SIMBOLOGÍA DE USO COMUN Y FRECUENTE Dentro de la operación del Sistema llamaremos <ventanas> a las pantallas pequeñas que se muestran dentro de un formulario y llamaremos <formularios> a todas las pantallas que se muestran en tamaño completo y que contienen en su interior campos con información relativa a la base de datos del Sistema. <Ventana de impresión> Esta ventana se presenta al seleccionar una opción o proceso que genere algún reporte para imprimir, consta de cinco opciones:

- VISTA PRELIMINAR: Permite visualizar previamente el reporte.. - IMPRESIÓN DIRECTA: Sin visualización previa, envía el reporte directo a

impresora predeterminada, se puede seleccionar el número de copias que desea imprimir del reporte.

- SELECCIÓN DE IMPRESORA: Esta opción permite seleccionar la impresora en la cual deseamos imprimir nuestro reporte, seleccionar las páginas a imprimir y el número de copias a imprimir.

- CONFIGURACIÓN DE IMPRESORA: La opción de configuración permite seleccionar las características de la impresora que se utilizarán en la impresión de reportes.

<Ventanas de respaldo> Esta ventana se presenta al generar archivos que deben enviarse a alguna área de la Secretaría de Educación (Nivel Educativo, Oficina regional, Acreditación, etc.) ó cuando se realizan respaldos de la base de datos del Sistema. Generalmente los archivos se generan en el disco duro de la computadora, si requiere enviarlo a otra área, deberá respaldarlo en disquete o memoria USB, por lo cual deberá seleccionar “SI” en la siguiente ventana.



Después de oprimir “SI” aparecerá la siguiente <ventana>, donde se seleccionará la unidad de almacenamiento en que se guardará la información respaldada. <Simbología en secuencia de procesos> En esta parte se describirá el significado de los símbolos que se utilizarán para indicar los diferentes procesos que en lo sucesivo veremos en este manual del usuario.

Selección de un SUBMENÚ ó PESTAÑA del MENU PRINCIPAL.

Selección de OPCIÓN contenida dentro del SUBMENÚ elegido en el paso anterior.

Selección de BOTÓN el cual realizará un proceso o mostrará un nuevo formulario contenido dentro de alguna de las OPCIONES ó PROCESOS del Sistema.

Captura de datos en formulario relacionado con el BOTÓN y la OPCIÓN en cuestión.



3- ENTRADA AL SISTEMA El SISTEMA DE CONTROL ESCOLAR incluye un control de acceso mediante claves de usuario, contraseña (password) y derechos de acceso, lo cual permite que se pueda controlar con gran seguridad, el acceso al sistema, a los menús y a cada una de las opciones de manera individual, el administrador del sistema puede asignar o quitar los derechos de acceso a cada usuario. Para ingresar al SISTEMA DE CONTROL ESCOLAR, debe hacer doble clic sobre el icono de acceso en el escritorio de su PC, al realizar la acción aparecerá el formulario de ESCUELAS REGISTRADAS EN EL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN ESCOLAR, donde se seleccionará la escuela a accesar: Al presionar doble clic en el renglón de los datos de la escuela deseada, aparecerá el formulario de acceso al sistema:



En este formulario deberá introducir su CLAVE DE USUARIO y el PASSWORD (contraseña) de acceso. Al introducir una CLAVE DE USUARIO y el PASSWORD validos, se presentara el formulario “MENU PRINCIPAL”, desde es cual se accesan los diferentes submenús y opciones del sistema:



<SUBMENÚS> opciones del sistema El MENU PRINCIPAL se divide en ocho SUBMENUS los cuales serán identificados con los símbolos “<NOMBRE DEL SUBMENU>” y se accesa haciendo clic en la “pestaña” correspondiente, estos SUBMENUS contienen cada uno de ellos una serie de opciones las cuales se accesan mediante un clic al botón ó texto correspondiente a dicha opción; con la finalidad de realizar un análisis detallado de cada uno de los SUBMENUS, se destinará un capitulo para cada uno de ellos, como sigue:

• INSCRIPCIONES • ALUMNOS • BIMESTRALES • EER (Exámenes Extraordinarios y de Regularización) • PROCESOS DE FIN DE CICLO • HISTORIA • ESCUELAS • ADMINISTRACIÓN



Cada uno de los siguientes SUBMENUS cuenta con sus propias opciones, las cuales serán analizadas más adelante, de acuerdo a los PROCESOS en que estén involucrados, cabe mencionar que para ingresar a cada submenú y a cada opción del sistema, se validan los derechos de acceso de acuerdo a su clave de USUARIO, desde el momento que el usuario ingresa al sistema, los submenús se activan o se desactivan de acuerdo a los derechos asignados, por lo cual es probable que no pueda accesar a algún submenú. En caso de las opciones correspondientes a cada submenú, éstas son validadas en el momento que se tratan de seleccionar, por lo cual, durante la operación del sistema podrá encontrar un mensaje como el siguiente: El mensaje anterior le avisa que no puede acceder a la opción porque el administrador no le asignó derechos de acceso a esa opción por ejemplo: “SEC_MODALU”. 3.1 CALENDARIO DE PROCESOS

PROCESOS: AGO SEP OCT NOV DIC ENE FEB MAR ABR MAY JUN

INICIO DE CICLO

EXAMEN DE REGULARIZACIÓN

BIMESTRALES

CONTINUOS

CONFIGURACIÓN DE FORMATOS DE REPORTES OFICIALES

HISTORICO DE ALUMNOS

PREINSCRIPCIÓN

FIN DE CICLO



4- ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA

El Sistema de Administración Escolar requiere de una adecuada administración para su correcto funcionamiento y operación. En el modulo de ADMINISTRACIÓN se encuentran las opciones que permiten preparar la información inicial básica de la escuela, de los grupos académicos y de taller, el control de los usuarios que tienen derechos de acceso al Sistema, así como configurar adecuadamente diversos reportes para que puedan imprimirse correctamente en la impresora que tenga la escuela. En este modulo se encuentran también opciones para realizar el mantenimiento y respaldo necesario a las bases de datos del Sistema.

4.1 DATOS DEL CICLO ESCOLAR.- En esta opción se registra la información general de la escuela, clave de centro de trabajo, nombre del director, ciclo escolar actual, teléfono, etc., así como datos que se requieren para la correcta impresión de los formatos oficiales.

Nota: Se recomienda que a esta opción solamente tenga acceso el administrador del Sistema.

ADMINISTRACIÓN datos del ciclo escolar

modificar

Capturar y/o modificar datos de la escuela

grabar



4.2 GRUPOS ACADÉMICOS.- En esta sección se podrá registrar altas, bajas y

cambios de los grupos académicos que se tienen en la escuela. Como una medida de seguridad, a cada grupo se le asigna un usuario encargado, el cual es el único que puede registrar movimientos de alumnos en este grupo, incluyendo el registro de calificaciones.

ADMINISTRACIÓN grupos académicos



4.3 GRUPOS DE TALLER.-En esta parte del sistema se registran los grupos de

taller y se indica el usuario encargado de administrar el grupo. Los grupos de taller están integrados generalmente por alumnos de diversos grupos académicos, sin embargo cada grupo de taller tiene su propia clave, independiente de la procedencia de los alumnos. Un taller o grupo de tecnología se conforma de la siguiente manera: Grupo Grado + grupo + turno + “-” + clave de taller 1AM-325 = 1 A M - 325 2AM-199 = 2 A M - 199 Generalmente existe un solo grupo por tecnología y grado, solo en las escuelas muy grandes existen dos grupos de la misma tecnología del mismo grado, en cuyo caso se registran por ejemplo: grupo 1AM-325 y el grupo 1BM-325.

ADMINISTRACIÓN grupos de taller



4.4 PLANES DE ESTUDIO.- En este Sistema están registrados los diversos

planes de estudios que se han utilizado en las escuelas secundarias desde 1960, en caso de ser necesario registrar nuevos planes de estudio, el departamento de acreditación de la Secretaría de Educación realizará el proceso correspondiente y lo distribuirá a las escuelas y área que lo requieran. En esta opción se pueden consultar e imprimir los planes de estudio registrados.

ADMINISTRACIÓN Planes de estudios



4.5 CATALOGO DE TALLERES NACIONAL.- En este Sistema están registrados

las diversas claves de Tecnología que se han utilizado en las escuelas secundarias, en caso de ser necesario registrar nuevas claves, el departamento de acreditación de la Secretaría de Educación realizará el proceso correspondiente y lo distribuirá a las escuelas y área que lo requieran. En esta opción se pueden consultar las claves de tecnología registradas.

ADMINISTRACIÓN Catálogo de talleres nacional

<ADMINISTRACIÓN> \ catálogo de talleres nacional



4.6 CATALOGO DE MATERIAS.- En este Sistema están registrados las diversas

claves de materias que se han utilizado en las escuelas secundarias, en caso de ser necesario registrar nuevas claves, el departamento de acreditación de la Secretaría de Educación realizará el proceso correspondiente y lo distribuirá a las escuelas y áreas que lo requieran. En esta opción se pueden consultar e imprimir las claves de materia registradas.

ADMINISTRACIÓN catálogo de materias



4.7 CONFIGURAR INFORMES (REL, R´s, BOLETAS, KARDEX, LISTAS, ETC.).-

En las escuelas que utilizan el Sistema existen muchos diferentes modelos de impresoras, por lo cual algunos reportes se imprimen con variación en los márgenes ocasionando desfasamientos en los campos. Esta opción permite que, en cada escuela puedan realizarse los ajustes necesarios a cada uno de los reportes del Sistema, para que la información a imprimir, coincida perfectamente en los formatos prediseñados de kardex, boletas oficiales, certificados y otros, además de que otros reportes puedan tener los márgenes necesarios para una adecuada presentación. Antes de imprimir una formato oficial deberá realizarse una prueba en una hoja de papel bond, cotejarla a contraluz con el formato oficial, en caso de no coincidir algún dato con dicho formato, se debe proceder a realizar los ajustes necesarios. Para configurar un reporte hacer lo siguiente:

- seleccionar el reporte deseado en el formulario, - seleccionar el campo o campos que se quieren mover (dando un clic en

algún lugar y dejándolo presionado, hacer una especie de cuadro y soltar el botón; esto hará que se seleccione todo lo que quede dentro del cuadro), (nota: generalmente todos los campos estan agrupados por lo cual no se pueden mover individualmente, para desagruparlos haga clic en algun campo del reporte, luego haga clic en “Formato” o “Format”, ubicado en la parte superior y clic en “desagrupar” o “ungroup”)

- con las teclas de flecha puede mover hacia arriba, abajo, izquierda ó derecha, hasta que se localice en la posición requerida (se recomienda que con una regla mida cuanto se va a mover, en la parte inferior hay una especie de barra que le indica la posición actual),

- para terminar haga clic use la (x) de la parte superior derecha, le hará una pregunta que si quiere guardar los cambios “do you want to save changes to report designer”, yes = grabar cambios y salir,

no = no grabar cambios y salir, cance l= no grabar cambios y seguir modificando si pulsa esc (techa escape) se cancela la configuración y no se guardan los cambios

(descart changes) yes= descartar los cambios y salir. En caso de que los cambios realizados al formato del reporte estén muy mal (muy alterados), puede recuperar el formato original más reciente que le fue enviado, utilizando el botón que dice “RECUPERAR FORMATO ORIGINAL” que se encuentra al lado derecho de cada reporte.



ADMINISTRACIÓN

configurar informes (rel, r´s, boletas, kardex, listas, etc.)



4.8 EXPORTAR INFORMACIÓN A Excel ®.- Considerando la importancia de traslación de datos a otros formatos, el Sistema cuenta con la opción de genera un archivo con datos de la alumnos en formato Excel ®, que permite al usuario crear sus propios informes. Se puede seleccionar de un “grupo” ó “grado” el periodo que se desea exportar a Excel ®, solo en el caso de que seleccione “todos los grados” únicamente podrá exportar “datos generales”.

ADMINISTRACIÓN exportar información a Excel®

seleccionar grupo, grado e información para exportar

seleccionar exportar xls



4.9 CATALOGO DE USUARIOS.- En esta parte SE REGISTRAN, SE MODIFICAN

Y SE BORRAN LOS USUARIOS DEL SISTEMA, ADEMÁS DE ASIGNARLE LOS DERECHOS DE ACCESO A LAS DIFERENTES OPCIONES Y MENÚS DEL SISTEMA, un usuario es una persona que tiene derecho de entrar al sistema con una clave específica “CLAVE DE USUARIO”, una vez dentro del Sistema puede usar las diferentes opciones del Sistema de acuerdo a los derechos de acceso que se hayan asignado. Se recomienda que los usuarios utilicen un “password” (contraseña de seguridad) que solo ellos conozcan, para evitar que otras personas la utilicen en forma inadecuada.

ADMINISTRACIÓN catalogo de usuarios

nuevo usuario

grabar los derechos



Nota: Un usuario puede cambiar su contraseña tantas veces sea necesario solo debe de seleccionar en el menú principal un botón de acción en la parte inferior de la pantalla que dice MODIFICAR PASSWORD, solo debe de teclear el password anterior y si es el correcto debe de ingresar el nuevo password dos veces para cotejarlo, después se deberá grabar, al ingresar de nuevo al sistema deberá utilizar la nueva contraseña.



4.10 CATALOGO DE OPCIONES.- Se cuenta con un catalogo que permite

controlar el acceso a las opciones al Sistema que tienen acceso restringido, en este módulo se registran dichas opciones.

Nota: Generalmente todas las opciones están incluidas en el catálogo que se distribuye con el Sistema, por lo que es poco probable que exista la necesidad de agregar ó modificarlo. Para registrar una nueva opción:

ADMINISTRACIÓN catalogo de opciones

nueva opción

grabar

Para modificar o borrar una opción: ADMINISTRACIÓN

catalogo de opciones

seleccionar opción

modificar ó borrar opción

Nota: En anexo “A” se presenta el catálogo de opciones. 4.11 COMANDOS SQL.- Esta opción es de uso restringido para uso

exclusivo del personal responsable del desarrollo del Sistema.



4.12 MANTENIMIENTO Y RESPALDOS DEL SISTEMA.- Para proteger la

información que se genera en el Sistema es importante realizar procesos de respaldo y mantenimiento a las bases de datos del Sistema. Estos procesos deben de realizarse sin que otros usuarios estén dentro del Sistema.

Respaldar: Uno de los procesos mas importantes para proteger y preservar la información almacenada en el Sistema, es el respaldo de información. Para tal propósito existe dentro de este formulario un botón “respaldar base de datos”, el cual creará un respaldo de la base de datos en un archivo comprimido que se guarda en el disco duro de la PC donde se realiza el proceso de respaldo, en la carpeta: c:\respaldos_administración_escolar El sistema cada semana le pregunta si realizar el respaldo pero es recomendable que, en los días que se realice mucho trabajo de captura o modificación de datos, se realice un respaldo extra, para mayor seguridad en su información, ya que, de un respaldo se puede recuperar la información en caso necesario. Nota importante: al terminar de realizar un respaldo, el sistema le preguntará si desea copiarlo a algún dispositivo(disquete o memoria USB), se recomienda realizar una copia a una memoria USB con el fin de que podamos recuperar su información en caso de que su computadora se dañe o cambie de dueño.

Reindexar: Este proceso es también muy importante, debido a que cuando ocurre un fallo en la energía eléctrica se pueden perder los índices de los archivos y el sistema después de esto proporciona información incorrecta ó presentar errores, se debe realizar después de un fallo de energía eléctrica y también se recomienda realizarlo diariamente al iniciar la sesión( se tarda solamente unos segundos). Pack: Este proceso realiza la función de compactar las bases de datos, ya que cuando se borran registros dentro del Sistema, estos solamente son marcados (borrados en forma lógica), una vez que se realiza el proceso “PACK”, los registros marcados son eliminados físicamente de la base de datos del Sistema.

ADMINISTRACIÓN mantenimiento y respaldos del sistema

reindexar ó pack ó respaldar base de datos



Solución de problemas en el Sistema.- Los respaldos de la base de datos generados en el Sistema permiten que se pueda recuperar la información tal y como estaba en la fecha y hora especifica en que se realizaron los respaldos. En caso de haber problemas graves en el Sistema, póngase en contacto con el área encargada del desarrollo del Sistema en donde le asesorarán para encontrar una solución en la cual puede estar incluido la recuperación de datos de algún respaldo y/o correcciones a los programas del sistema.



5- PROCESO DE PREINSCRIPCIÓN En el mes de Febrero son las preinscripciones, es por ello que este proceso es de suma importancia para un buen inicio en el control de los alumnos que aspiran a formar parte del plantel de esta Institución. Es recomendable realizar los pasos que a continuación se describen, en forma secuencial y sobre todo sin omitir ninguno de ellos:

1. Borrado de datos de preinscripciones anteriores 2. Datos generales para preinscripción e inscripción 3. Distribución de salones para presentar examen said 4. Registro de preinscripciones 5. Formato de preinscripción 6. Generar archivo said gama 7. Lista de asistencia para examen said



5.1 BORRADO DE DATOS DE PREINSCRIPCIONES ANTERIORES.- Cuando ya se

realizó un proceso de preinscripción previamente o se practicó dando de alta alumnos, se queda información almacenada en la base de datos, por lo tanto se deberá borrar dicha información.

INSCRIPCIONES

borrar solicitudes de nuevo ingreso(todas)

5.2 DATOS GENERALES PARA PREINSCRIPCION E INSCRIPCIÓN.- En este formulario registra la fecha, hora, requisitos y compromisos, esta información es utilizada a la hora de imprimir los formatos de preinscripción e inscripción de alumnos.

INSCRIPCIONES datos para preinscripción e inscripción



5.3 DISTRIBUCION DE SALONES PARA PRESENTAR SAID.- El sistema permite

y facilita la organización para el examen SAID, en la siguiente forma se indica el número de salón y los folios (inicial y final) que ahí presentarán examen. Puede agregar un nuevo salón o borrarlo con los botones que se encuentran en la parte inferior de la forma.

INSCRIPCIONES salones para examen de admisión

5.4 REGISTRO DE PREINSCRIPCIONES.- En esta opción se registran los

aspirantes a ingresar a esta institución académica, en ella se registran sus datos personales tales como nombre, fecha de nacimiento, curp, primaria procedencia, escuelas alternas, etc. al presionar grabar le dará opción de imprimir la solicitud, después puede buscar algún alumno y modificar algún dato o reimprimir de nuevo la solicitud.

INSCRIPCIONES registro de solicitudes

nueva solicitud registro de datos del aspirante



5.5 FORMATO DE PREINSCRIPCION.- Partiendo del punto anterior, una vez que ha sido dada de alta la preinscripción, se puede imprimir el formato de preinscripción en forma directa, como se indica a continuación:

INSCRIPCIONES registro de solicitudes

imprimir



5.6 GENERAR ARCHIVO SAID GAMA.- Este proceso se debe realizar al terminar la preinscripción y enviarlo al área correspondiente, preferentemente se recomienda utilizar una memoria USB, ya que esta es más confiable.

INSCRIPCIONES

generar archivo said gama



5.7 LISTA DE ASISTENCIA PARA EXAMEN SAID.- Para facilitar el control de asistencia al momento de aplicación del SAID se generó el siguiente reporte.

INSCRIPCIONES asistencia para examen SAID



6- PROCESO DE INICIO DE CICLO

En este capitulo se describen los diversos proceso que se realizan al iniciar un ciclo escolar como son: inscripción y reinscripción de alumnos, impresión de listas de asistencia, etc. Es fundamental realizar los pasos en el orden que a continuación se describen en forma secuencial, puede omitir solamente aquellos que generen algún reporte que sea requerido.

1. Reporte de solicitantes con hermanos 2. Asignación de grupo a aceptados de primer grado 3. Impresión de listado de alumnos aceptados con grupo 4. Impresión de listado de alumnos aceptados alfabético 5. Inscripción de nuevos ingresos 6. Formato de inscripción 7. Reinscripción a segundo y tercer grado 8. Formato de reinscripción 9. Asignar grupo de taller 10. Generar números de lista 11. Cambio de grupo o turno a alumnos ya inscritos 12. Listas de asistencia por grupo ó taller 13. Credenciales de alumnos 14. Estadísticas de inicio de ciclo (forma 911) 15. Imprimir anuario estadístico 16. Generar información (en medio magnético) de inicio de ciclo 17. Introducir clave de acreditación para validar revisión inicial 18. Borrar alumnos no reinscritos 19. Altas, bajas y cambios de datos de alumnos

A continuación se describe cada uno de ellos.



6.1 REPORTE DE SOLICITANTES CON HERMANOS.- Con el fin de seleccionar a los solicitantes que se preinscribieron, se obtiene una relación de alumnos solicitantes que tienen algún hermano(a) en el plantel, para apoyar a decidir su aceptación, conforme al reglamento y políticas de la escuela.

INSCRIPCIONES reporte de solicitantes con hermanos

6.2 ASIGNACION DE GRUPO A ACEPTADOS DE PRIMER GRADO.- Permite

registrar a los alumnos aceptados el grupo al que se acepta su inscripción por ejemplo: 1AM (primero “A” Matutino), 1DV (primero “D” vespertino), al dejar el grupo en blanco, el sistema interpreta que fue rechazado y no podrá inscribirse.

INSCRIPCIONES asignación de grupo para alumnos aceptados



6.3 IMPRESIÓN DE LISTADO DE ALUMNOS ACEPTADOS CON GRUPO.- Puede

imprimir listados de los alumnos aceptados con el grupo respectivo, esto para informar a los padres y alumnos de su situación, están ordenados por turno, grupo académico y en orden alfabético.

INSCRIPCIONES reporte de solicitantes aceptados por grupo

6.4 IMPRESIÓN DE LISTADO DE ALUMNOS ACEPTADOS ALFABÉTICO.- Puede imprimir listados de los alumnos aceptados, en orden alfabético, esto para informar a los padres y alumnos de su situación, están ordenados por turno y en orden alfabético.

INSCRIPCIONES

reporte alfabético de solicitantes aceptados



6.5 INSCRIPCION DE NUEVOS INGRESOS.- En agosto se realiza el proceso de

inscripción de nuevos alumnos, en esta pantalla solamente aparecerán los solicitantes que tengan grupo registrado, ya que esto indica que fueron aceptados.

INSCRIPCIONES inscripciones a primer grado

seleccionar alumno a inscribir (aceptado)

inscribir

grabar

imprimir formato de inscripción



6.6 FORMATO DE INSCRIPCION.- Al terminar de inscribir a un alumno (punto

6.5), podrá imprimir el formato de inscripción. También podrá imprimirlo cuando seleccione un solicitante con situación de “INSCRITO”.

6.7 REINSCRIPCIÓN A SEGUNDO Y TERCER GRADO.- En agosto se realiza el proceso de re-inscripción de alumnos a segundo y tercer grado, en este formulario aparecerán los alumnos promovidos y/o repetidores del ciclo anterior, con adeudos y reprobados del ciclo escolar anterior, además de su situación actual, la cual puede ser:

- PROMOVIDO DEL CICLO ANTERIOR - PROMOVIDO CON ADEUDOS - REPETIDOR DEL CICLO ANTERIOR - REPETIDOR DEL CICLO ANTERIOR POR ACUMULAR MAS DE 5 ADEUDOS

La situación puede variar ya que ésta se asigna al realizar el proceso de promoción y no se actualiza automáticamente al presentar E.E.R. Al seleccionar al alumno con un clic o <enter> sobre este, aparece una pantalla donde puede modificar datos generales del alumnos y realizar la reinscripción.

INSCRIPCIONES reinscripción de alumnos

seleccionar alumno a reinscribir (promovido)

reinscribir

grabar

imprimir formato de inscripción



6.8 FORMATO DE REINSCRIPCION.- Al terminar de reinscribir a un alumno (punto 6.7), podrá imprimir el formato de reinscripción.

6.9 ASIGNAR GRUPO DE TALLER.- Esta opción permite registrar rapidamente el

grupo y número de lista de taller que seleccionó cada alumno de nuevo ingreso, deberá tener cuidado al momento de indicar el número de lista para no duplicar dicha numeración

ALUMNOS registrar grupo de taller

seleccionar alumno

capturar grupo de taller y número de lista



6.10 GENERAR NUMEROS DE LISTA.- Después de los procesos de inscripción y

reinscripción, los alumnos no tienen número de lista correcto en el grupo académico o tecnología, por lo tanto hay que asignarle uno.

En el siguiente formulario podrá ver los grupos académicos y de tecnología que tenga registrados como usuario responsable (esto se vio en manejo de grupos y talleres), al dar un clic sobre el grupo o taller, en la parte central aparecen en orden alfabético los alumnos del grupo, al dar clic sobre el botón “generar números de lista”, automáticamente se asignaran números de lista a los alumnos de ese grupo, de acuerdo al orden alfabético. Se recomienda que, una vez que se entreguen las listas definitivas a los maestros, ya no se vuelvan a generar estos números de lista, para que los números de la lista de asistencia coincidan con los del formulario de captura de calificaciones.

ALUMNOS generar número de lista

seleccionar grupo académico ó de taller

generar número de lista



6.11 CAMBIO DE GRUPO O TURNO A ALUMNOS YA INSCRITOS.- Al inicio del

ciclo se realizan muchos cambios de grupo y/o turno, para realizar dichos cambios, solo busque al alumno y de un clic sobre él, en la parte inferior del formulario “cambio de grupo” aparece el grupo anterior y le solicita el nuevo, al grabar el cambio se le asigna un número de lista en el nuevo grupo, ejemplo un alumno que estaba en 1AM con numero 2, pasa a 1CM que tiene 20 alumnos el nuevo numero seria el 21 ya que lo pone al final, al cambiarlo de turno se puede imprimir un memorando de baja y alta, queda como antecedente del cambio baja en la tarde y alta en la mañana según sea el caso.

ALUMNOS cambiar alumnos de grupo

seleccionar alumno

indicar nuevo grupo académico ó de taller



6.12 LISTAS DE ASISTENCIA POR GRUPO Y TALLER.- Se obtiene un listado de

alumnos para llevar el control de asistencia. ALUMNOS

informes por grupo académico y de taller seleccionar grupo académico ó de taller

seleccionar lista de asistencia de grupo ó taller



6.13 CREDENCIAL DE ALUMNOS.- El sistema permite imprimir las credenciales

de los alumnos por grupo (se imprimen 4 por hoja), esta puede ser con o sin logotipo en la parte posterior. El logotipo que aparece al reverso de la credencial es originalmente el del Gobierno del Estado, si desea cambiarlo (por el de la escuela u otro), deberá crear su logotipo en formato JPG y copiarlo en el directorio (C:\Administracion_escolar\control_escolar) con el nombre escuela.JPG.

ALUMNOS informes por grupo académico y de taller

seleccionar grupo académico

seleccionar credenciales ó credenciales logo reverso

6.14 ESTADISTICAS DE INICIO DE CICLO (FORMA 911).- Imprime la forma 911.

ALUMNOS forma 911 turno matutino ó vespertino



6.15 IMPRIMIR ANUARIO ESTADÍSTICO.- El Sistema genera un reporte

estadístico conteniendo información de inscripción de grupos académicos y por tecnología.

ALUMNOS anuario estadístico

6.16 GENERAR INFORMACIÓN (EN MEDIO MAGNÉTICO) DE INICIO DE CICLO.-

La información de inicio de ciclo deberá entregarse al área de acreditación para su revisión. Puede seleccionar turno matutino (T.M.) o vespertino (T.V.).- Se genera un archivo en el disco duro y le da opción para guardarlo en un medio magnético, le recomendamos utilizar una memoria USB.

ALUMNOS generar archivo para revisión inicial (T.M.) ó (T.V.)



6.17 INTRODUCIR CLAVE DE ACREDITACIÓN PARA VALIDAR REVISION

INICIAL.- Al entregar la información (en un medio magnético) de inicio al área de acreditación y después de ser revisada y no tenga errores, el AREA DE ACREDITACIÓN le asigna un número único que debe registrarse en el sistema, solo tiene cuatro días para hacerlo, ya que caduca el número y debe de solicitar uno nuevo al ÁREA DE ACREDITACIÓN, este proceso es para que el sistema reconozca que esta autorizada la inscripción de inicio de ciclo, el numero es único para cada escuela, le debe de mandar un mensaje de que se realizó el proceso de aceptación.

ALUMNOS actualización después de revisión inicial

digitar clave de autorización

6.18 BORRAR ALUMNOS NO REINSCRITOS.- Después de algún tiempo (por

ejemplo después de noviembre), existen alumnos que no se reinscribieron, hay que eliminarlos del sistema, al borrarlos permanecerán sus antecedentes en la historia de alumnos.

ALUMNOS borrar alumnos no reinscritos



6.19 ALTA, BAJAS Y CAMBIOS DE DAT0S DE ALUMNOS.- Para registrar alumnos

de nuevo ingreso ( a primer grado que no se preinscribieron o a segundo o tercer grado que vienen de otra escuela), modificar datos de los alumnos ya registrados o registrar una baja de un alumno.

En virtud de que las estadísticas educativas se basan en información que se captura en el Sistema, es importante poner atención especial en lo siguiente :

- Poner especial atención a los comentarios que aparecen en la barra de mensajes en color amarillo, que se muestra en la parte inferior del monitor.

- SEXO: se debe indicar “H” para hombre y “M” para mujeres. - FECHA DE NACIMIENTO: esta debe coincidir con el acta de

nacimiento. - NÚMERO DE LISTA: en caso de asignar “0” a este campo, el Sistema

le asignará al alumno el número de lista siguiente. - LUGAR DE NACIMIENTO: este debe coincidir con el acta de

nacimiento. - CURP: cada dígito capturado de la CURP será verificado con la

información capturada en los campos anteriores. - INDÍGENA S/N?: indicar si es indígena “S”= SI ó “N”= NO. - NEE S/N?: indicar si tiene necesidad de una atención especial

“S”=SI ó “N” = NO - USAER S/N?: indicar si pertenece al programa USAER, “S”= SI ó

“N”= NO. - TIPO DE DISCAPACIDA O APTITUDES SOBRESALIENTES: debe

seleccionar el tipo de discapacidad o aptitud sobresaliente de entre las opciones que presenta el Sistema.

- DATOS DEL PADRE O TUTOR: la información requerida por el Sistema en esta sección no es de carácter obligatorio, pero si es muy necesaria en caso de una identificación o localización urgente, por lo que se recomienda que se recabe dicha información.

- SITUACIÓN: este campo se refiere a la situación que guarda el alumno en la Institución, de tal forma que si tiene “1-INSCRITO” indica que su fecha de inscripción es igual o anterior al 30 de Septiembre, y si dice “2- ALTA” significa que se inscribió después del 30 de Septiembre.

- REPETIDOR : cuando un alumno proviene de otra escuela, al momento de inscribirlo, se debe indicar con una “R”, si el alumno reprobó el ciclo anterior, cuando los alumnos de esta escuela reprueban el ciclo escolar, se realiza en forma automática el proceso de actualización de este campo.

- CONDUCTA: indica el comportamiento que ha observado el alumno durante su permanencia en la Institución, este puede ser “E”= EXCELENTE, “B”= BUENO, “R”= REGULAR, “M” = MALO, “ ” = POR



OMISIÓN ES BUENO; es importante indicar el tipo de conducta ya que es fundamental al momento de elaborar algunos tipos de Constancias.

- ALUMNOS DEL EXTRANJERO: en este campo se indica si el alumno que se inscribe proviene de otro país, el Sistema nos presenta varias opciones, que se eligen de acuerdo a la situación del alumno.

- GRABAR: es básico presionar el botón “GRABAR” cuando se terminen de capturar o modificar los datos de este formulario.

ALUMNOS

alta, baja y cambio de datos de alumnos seleccionar altas

capturar información del alumno grabar



7- PROCESOS BIMESTRALES Los siguientes procesos corresponden al proceso bimestral de registro de los resultados de las evaluaciones y aportan al sistema la información generada por los alumnos en cuanto a sus calificaciones y aprovechamiento escolar. Esta información es utilizada a su vez en la emisión de reportes estadísticos que sirven para la toma oportuna de decisiones. Es recomendable realizar los pasos que a continuación se describen, en forma secuencial:

1. Abrir y cerrar periodo de captura bimestral 2. Captura de calificaciones bimestrales 3. Consulta de calificaciones por alumno 4. Modificación de calificaciones 5. Seguimiento de alumnos 6. Alumnos con materias reprobadas 7. Alumnos con mejores promedios 8. Alumnos con mejor promedio por materia 9. Mejores alumnos por grado 10. Estadísticas por grupo y materia 11. Estadísticas por grado y materia 12. Estadísticas por grupo de taller 13. Forma “AP” turno matutino y vespertino (promedio

y aprovechamiento) 14. Generar calificaciones para WEB 15. Crear gráficas 16. Exportar información a Excel® 17. Generar archivo bimestral (t.m. Y t.v)



7.1 ABRIR Y CERRAR PERIODO DE CAPTURA BIMESTRAL.- Con el fin de evitar

la modificación de calificaciones de los alumnos sin autorización, el administrador del Sistema deberá registrar el periodo correspondiente cada bimestre, para lo cual deberá modificar el campo “periodo para calificaciones” en el formulario “datos de la escuela”, puede seleccionar entre (0,1,2,3,4,5), si selecciona “0” no se podrá capturar calificaciones de ningún periodo, esto es para cerrar proceso de captura y proteger para que no le modifiquen calificaciones después de su revisión (solo el administrador debe de hacer esto).

ADMINISTRACIÓN

datos del ciclo escolar



7.2 CAPTURA DE CALIFICACIONES BIMESTRALES.- El Sistema permite la

captura de calificaciones por materia o por concentrado general de materias. Una vez capturadas las calificaciones se selecciona el botón “grabar” para registrarlas en forma definitiva.

BIMESTRALES registro de calificaciones por periodo

seleccionar periodo

seleccionar grupo

seleccionar materia(s) grabar



7.3 CONSULTA DE CALIFICACIONES POR ALUMNO.- Esta opción permite al usuario realizar consultas individuales de calificaciones y promedios, cabe mencionar que debido a que es solo consulta, no se podrán realizar ningún tipo de cambio a las calificaciones.

ALUMNOS consulta de alumnos del ciclo escolar

seleccionar alumno

ver calificaciones

Al consultar las calificaciones de un alumno, podrá imprimir un informe (Boleta)



7.4 MODIFICACIÓN DE CALIFICACIONES.- Esta opción permite al usuario

realizar cambios en las evaluaciones y asistencias de todos los periodos de un alumno, cabe mencionar que debido al riesgo que implica este proceso, solo lo debe realizar personal autorizado.

ALUMNOS alta, baja y cambio de datos de alumnos

seleccionar alumno modificar calificaciones

modificar grabar

REPORTES BIMESTRALES 7.5 SEGUIMIENTO DE ALUMNOS.- Después de la captura de calificaciones

bimestrales, se podrá imprimir el reporte que permite revisar el desempeño de los alumnos, generalmente se utiliza en el área de trabajo social para su revisión y seguimiento.

BIMESTRALES reporte para seguimiento de alumnos



7.6 ALUMNOS CON MATERIAS REPROBADAS.- Con la finalidad de dar seguimiento a los alumnos reprobados, se presenta un reporte de calificaciones por periodo, por grupo(s) y grado(s) de los alumnos que adeudan materias.

BIMESTRALES alumnos con materias reprobadas

seleccionar periodo

seleccionar mínimo de materias reprobadas

seleccionar grupo ó grado



7.7 ALUMNOS CON MEJORES PROMEDIOS.- Siguiendo con el análisis de

aprovechamiento escolar, se presenta un reporte de alumnos con mejor promedio, el cual muestra información que se puede filtrar por número de mejores alumnos ó promedio mínimo y por promedio de un periodo específico ó por promedio general a la fecha, además de poder seleccionar toda la escuela, un solo grado ó uno ó varios grupos.

BIMESTRALES alumnos con mejores promedios

seleccionar por número de alumnos ó por promedio

seleccionar periodo, grupo o grado

Ejemplos: Para obtener reporte de los 5 mejores promedios del 3er. Periodo de los

grupos de 1AM,1AV,1CM: BIMESTRALES

alumnos con mejores promedios seleccionar “por número de alumnos de un solo periodo”

seleccionar “5” en “número de mejores alumnos por grupo”

seleccionar “III-Periodo” seleccionar (con botón derecho del ratón) los grupos 1AM,1AV,1CM seleccionar el botón de “PROCESAR”

Para obtener reporte de alumnos del grupo 1AM con promedio mínimo de 8.5: BIMESTRALES

alumnos con mejores promedios seleccionar “por promedio mínimo de los periodos capturados”

seleccionar “8.5” en “promedio mínimo”

seleccionar “1AM”



7.8 ALUMNOS CON MEJOR PROMEDIO POR MATERIA.- Al termino de la captura

de calificaciones de cada periodo escolar, se puede obtener un reporte de los alumnos con mejor aprovechamiento por materia, la información se puede filtrar por periodo, grado y materia.

BIMESTRALES alumnos con mejor promedio por materia

seleccionar el número de mejores alumnos por grupo

seleccionar periodo

seleccionar grado seleccionar materias a reportar



7.9 MEJORES ALUMNOS POR GRADO.- Existe la necesidad de realizar

comparaciones estadísticas de aprovechamiento escolar, es debido a esto que el Sistema cuenta con opciones que permiten obtención de este tipo de reportes.

BIMESTRALES mejores alumnos por grado

seleccionar número de mejores alumnos por grupo

seleccionar periodo

seleccionar grado seleccionar materias a reportar



7.10 ESTADISTICAS POR GRUPO Y MATERIA.- Con la finalidad de obtener

información estadística, se presenta este reporte donde se concentra información de una fase, por grupo y materia, número de alumnos reprobados, inasistencias y promedios.

BIMESTRALES estadísticas por grupo y materia

seleccionar periodo

7.11 ESTADISTICAS POR GRADO Y MATERIA.- Para obtener concentrados

estadísticos que permitan evaluar el aprovechamiento escolar se muestra este reporte, el cual contiene información de un período, por grado y materia, número de alumnos reprobados, inasistencias y promedios.

BIMESTRALES estadísticas por grado y materia

seleccionar periodo



7.12 ESTADISTICAS POR GRUPO DE TALLER.- En este reporte se obtiene un concentrado estadístico por taller, número de alumnos reprobados, inasistencias y promedios, por sexo.

BIMESTRALES estadísticas por grupo de taller

seleccionar periodo

7.13 FORMA AP (PROMEDIO Y APROVECHAMIENTO) Turno matutino y

vespertino.- El Sistema contempla esta forma, que es de gran ayuda para evaluar el aprovechamiento escolar, ya que muestra un concentrado con información por grupo, materia, porcentajes y promedios.

BIMESTRALES forma ap t.m. (promedio y aprovechamiento) ó

forma ap t.v. (promedio y aprovechamiento)

seleccionar periodo



7.14 GENERAR CALIFICACIONES PARA WEB.- Tomando en cuenta el avance tecnológico, el Sistema contiene esta opción, la cual genera una serie de archivos con información en Excel, al cual se puede aplicar el formato deseado y luego transferir a un formato (HTML), para publicar en la web.

BIMESTRALES generar calificaciones para web

7.15 CREAR GRÁFICAS.- Una imagen puede decirnos mucho mas que un reporte

con cantidades y porcentajes, ya que con solo ver una gráfica podemos tener una percepción completa de la situación, con este propósito el Sistema tiene la opción de crear graficas de varios periodos, turno, grado y seleccionar generar datos después elija promedio general y mostrar gráfica, o seleccionar promedio final, aprobados, reprobados e inasistencias por materia.

BIMESTRALES crear gráficas



7.16 EXPORTAR INFORMACIÓN A Excel®.- Considerando la importancia de traslación de datos a otros formatos, el Sistema cuenta con esta opción, la cual genera un archivo en formato Excel®, el cual permite al usuario crear sus propios informes.

BIMESTRALES importar información a Excel®

seleccionar grupo o grado y tipo de información para exportar

seleccionar exportar xls

7.17 GENERAR ARCHIVO BIMESTRAL (T.M. y T.V.).- Considerando las normas y

lineamientos de la Secretaría de Educación, existen tiempos en los cuales se recaba información de aprovechamiento académico, para lo cual en esta opción se genera un archivo conteniendo información de cada turno referente a alumnos, grupos, calificaciones del bimestre, etc. Dicho archivo se entrega al ÁREA DE ACREDITACIÓN cada bimestre. El propósito de estos archivos es: publicar calificaciones en Internet, realizar análisis del aprovechamiento escolar y generar estadísticas oficiales.

BIMESTRALES generar archivo bimestral



8- PROCESOS CONTINUOS Durante el ciclo escolar se realizan procesos y actividades en forma cotidiana, estos procesos por su naturaleza no requieren que se realice un proceso previo para su ejecución, por lo cual se pueden realizar en cualquier momento dentro del periodo del ciclo escolar.

1. Emisión de constancias, credenciales, formatos e informes de un alumno

2. Borrar alumnos 3. Baja de alumnos 4. Consulta de alumnos del ciclo escolar 5. Informes varios por grupo 6. Consultas especiales



8.1 EMISIÓN DE CONSTANCIAS, CREDENCIALES, FORMATOS E INFORMES DE UN ALUMNO.- El Sistema permite obtener diversos tipos de constancias e informes de un alumno específico. En las constancias se imprime un texto indicando la finalidad de dicha constancia “para los usos y fines legales a que hubiese lugar”, la cual se puede modificar agregando el texto deseado en el campo “efectos de la constancia”. Para obtener constancias, credenciales, formatos e informes solo deberá dar clic en el botón correspondiente.


seleccionar un alumno

menú constancias



8.2 BORRAR ALUMNOS.- Cuando se desea eliminar un registro de la base de

datos, el Sistema nos permite borrarlo en forma definitiva, antes de realizar la operación aparece una ventana de confirmación del proceso. Este proceso es irreversible, ya que una vez realizado, no se puede reactivar dicho alumno. Al borrar el alumno ya no aparecerá en la estadística de la escuela por lo cual solamente se deberán borrar alumnos que no hayan sido reportados en la estadística

ALUMNOS

alta, baja y cambio de datos de alumnos seleccionar un alumno

borrar alumno

8.3 BAJA DE ALUMNOS.- Cuando un alumno causa baja en la escuela, el

Sistema nos permite realizar dicha operación suministrando a la computadora la fecha y el motivo de la baja, seguido al procesamiento de la baja, se genera un memorando de baja el cual se puede imprimir inmediatamente. El alumno dado de baja seguirá formando parte de la estadística de la escuela. Este proceso es reversible, ya que en cualquier momento se puede reactivar el alumno.



baja de alumno



8.4 CONSULTA DE ALUMNOS DEL CICLO ESCOLAR.- El Sistema permite

consultar información de todos los alumnos de la escuela, sin poder realizar cambios a los datos. Al seleccionar un alumno podrá consultarlo detalladamente, incluso consultar sus calificaciones e imprimir reportes y constancias.





8.5 INFORMES VARIOS POR GRUPO.- Las escuelas tienen la necesidad de

realizar una serie formatos y reportes, los cuales permiten llevar un control optimo de los alumnos, con la finalidad de que estas tareas se realicen con mayor facilidad y menor margen de error, el Sistema cuenta con una serie de informes y reportes por grupo, todos ellos de gran utilidad y de fácil obtención. REPORTES POR GRUPO ACADEMICO QUE PUEDE GENERAR: - Credenciales, credenciales con logotipo oficial al reverso, alumnos por taller, general de alumnos, lista de asistencia por grupo, calificaciones por grupo, constancias p/ingresar a educación media superior, constancias buena conducta, directorio de alumnos, alumnos por municipio, lista para reuniones por periodo, lista de asistencia para reuniones, etiquetas para correspondencia y para archivo histórico, boletas provisionales (2 en 1) y (1 en 1), listado con folios de boletas y kardex, solicitud de inscripción próximo ciclo y estadísticas para acreditación turno matutino y vespertino. REPORTES POR GRUPO DE TALLER QUE PUEDE GENERAR: - General de alumnos, alumnos por grupo, lista de asistencia y calificaciones por tecnología.

ALUMNOS informes por grupo académico y de taller

seleccionar grupo académico ó de taller

seleccionar informe deseado



A continuación se muestran algunos ejemplos :

CREDENCIALES DE LOS ALUMNOS DEL GRUPO

BOLETAS DE CALIFICACIONES POR GRUPO

CONSTANCIA DE BUENA CONDUCTA:



8.6 CONSULTAS ESPECIALES.- Con el fin de poder analizar información detallada de los alumnos, el Sistema cuenta con una serie de consultas especiales en las cuales se muestra información complementaria de diferentes situaciones como: alumnos sin CURP, alumnos extranjeros, alumnos becados, indígenas, etc.

ALUMNOS consultas especiales



9- PROCESO DE FIN DE CICLO

Al término de un ciclo escolar se realizan una serie de procesos diseñados para evitar cualquier omisión en cuanto al registro de calificaciones se refiere, los reportes que se emiten son los requeridos en forma oficial por la Secretaría de Educación y al final existen procesos de cierre y promoción, los cuales también transfieren información al histórico de cada alumno, creando así la memoria académica de cada escuela. Es recomendable realizar los pasos que a continuación se describen, en forma secuencial:

1. Actualizar folios de boleta y certificados de archivo 2. Captura de folios de boleta y kardex para primero y segundo grado 3. Captura de folios de boleta, kardex y certificado para tercer grado 4. Revisar que la captura de calificaciones esté completa (los 5

periodos) 5. Reporte de promedios finales por grupo 6. Reporte de promedios finales para tercer grado 7. Reporte de alumnos del ciclo escolar actual con adeudos 8. Reporte de alumnos del ciclo escolar actual con adeudos (por grupo) 9. Concentrado de reprobados por materia del ciclo escolar actual 10. Formas ‘R’ 11. Kardex con formato 12. Impresión de Kardex en papel bond 13. Impresión de una Boleta oficial 14. Anverso boleta oficial 15. Impresión de Certificados 16. Formas ‘REL’ 17. Información estadística de fin de ciclo escolar (forma 911, anuario

estadístico, información general) 18. Generar archivo de fin de ciclo, turno matutino y vespertino 19. Proceso de promoción de alumnos al fin del ciclo escolar



9.1 ACTUALIZAR FOLIOS DE BOLETA Y CERTIFICADOS DE ARCHIVO.- El departamento de acreditación ó el área correspondiente en su oficina regional, le entregará a cada escuela un archivo conteniendo los folios de las boletas y los certificados correspondientes a la escuela, el cual deberá procesarse para registrarlos en la información de alumnos del ciclo escolar.

El usuario insertará en la computadora el disco ó memoria USB que contiene dicho archivo (el archivo se llama clave_cct_folios.zip, ejemplo: 10DST0019N_FOLIOS.ZIP).

PROCESOS DE FIN DE CICLO actualizar folios de boleta y certificados de archivo

seleccionar archivo en ubicación correspondiente



9.2 CAPTURA DE FOLIOS DE BOLETA Y KARDEX PARA PRIMERO Y SEGUNDO

GRADO.- Para llevar un mejor control y tener seguridad en los procesos de fin de ciclo, el Sistema permite asignar un número de folio a cada alumno de primero y segundo grado, en kardex y boletas. También se pueden modificar directamente los folios de boleta y kardex de cada alumno en las columnas correspondientes.

PROCESOS DE FIN DE CICLO captura folios de boletas y kardex para primero y segundo grado

seleccionar grupo

indicar “letra y folio inicial”

asignar kardex ó boleta, según caso grabar



9.3 CAPTURA DE FOLIOS DE BOLETA, KARDEX Y CERTIFICADO PARA TERCER

GRADO.- Para llevar un mejor control y tener seguridad en los procesos de fin de ciclo, el Sistema permite asignar un número de folio a cada alumno de tercer grado, en kardex, boletas y certificados. También se pueden modificar directamente los folios de boleta, kardex y certificado de cada alumno en las columnas correspondientes.

PROCESOS DE FIN DE CICLO captura folios de boletas y kardex para primero y segundo grado

seleccionar grupo

indicar “letra y folio inicial”

asignar kardex, boleta ó certificado grabar



9.4 REVISAR QUE LA CAPTURA DE CALIFICACIONES ESTÉ COMPLETA (los 5

periodos).- Cuando llega la conclusión del ciclo escolar, se requiere imprimir algunos reportes con información evaluatoria de fin de ciclo, este proceso permite verificar que la totalidad de los alumnos tengan capturadas sus calificaciones en todos los periodos, en caso contrario aparecerán en una lista general y por grupo, esto indica que a esos alumnos se les deberá suministrar la información faltante.

PROCESOS DE FIN DE CICLO revisar que captura de calificaciones esté completa (los 5 periodos) 9.5 REPORTE DE PROMEDIOS FINALES POR GRUPO.- Al final del ciclo escolar

se deberá imprimir el siguiente reporte, el cual proporciona información de cómo quedaron los alumnos; promedios, quienes reprobaron y cuantos deudores van a quedar para EER.

PROCESOS DE FIN DE CICLO reporte de promedios finales por grupo y para tercer grado



9.6 REPORTE DE PROMEDIOS FINALES PARA TERCER GRADO.- Al final del ciclo

escolar se deberá imprimir siguiente reporte que proporciona información de los alumnos de tercer grado, respecto a sus calificaciones de primero, segundo y tercer grado, además de un promedio final, con el fin de revisar su promoción.

PROCESOS DE FIN DE CICLO reporte de promedios finales para tercer grado 9.7 REPORTE DE ALUMNOS DEL CICLO ESCOLAR ACTUAL CON ADEUDOS.- Se

presenta una relación de alumnos del ciclo escolar actual que tienen alguna materia con adeudo, esto con la finalidad de conocer resultados antes del cierre del ciclo.

PROCESOS DE FIN DE CICLO alumnos del ciclo escolar actual con adeudos



9.8 REPORTE DE ALUMNOS DEL CICLO ESCOLAR ACTUAL CON ADEUDOS (por grupo).- Se presenta una relación por grupo académico de alumnos del ciclo escolar actual, que tienen alguna materia con adeudo, esto con la finalidad de conocer resultados antes del cierre del ciclo.

PROCESOS DE FIN DE CICLO alumnos del ciclo escolar actual con adeudos (por grupo) 9.9 REPORTE DE CONCENTRADO DE REPROBADOS POR MATERIA DEL CICLO

ESCOLAR ACTUAL.- Se presenta una relación de alumnos reprobados agrupados por materia, esto con la finalidad de conocer resultados antes del cierre del ciclo.

PROCESOS DE FIN DE CICLO alumnos del ciclo escolar actual con adeudos (por materia)



IMPRESIÓN DE REPORTES Y FORMATOS OFICIALES DE FIN DE CICLO

Una vez que se ha revisado que toda la información de los alumnos y sus calificaciones del ciclo actual, así como las calificaciones de los grados anteriores para alumnos de tercer grado, podrá imprimir los reportes y formatos oficiales (formas “R”, “REL”, BOLETAS, KARDEX, Certificados).

PROCESOS DE FIN DE CICLO impresión de formas “R”, “REL”, kardex, boletas y certificados por grupo

Este proceso verifica que ya esté terminada la captura de todos los periodos para todos los alumnos, en caso contrario no se presentara el formulario que nos permite imprimir.



9.10 FORMAS ‘R’.- Al finalizar el ciclo escolar, se debe presentar información en

formatos oficiales, para tal motivo el Sistema tiene la opción que permite la impresión de formatos “R”, con información estadística de primero y segundo grado, para el proceso de fin de ciclo.


seleccionar grupo

presionar el botón “formas R”

9.11 KARDEX CON FORMATO.- El Sistema presenta en esta opción el reporte de

kardex en papel con formato, antes de comenzar a imprimirlo nos muestra un previo, si estamos seguros de que así lo deseamos, entonces confirmamos y se imprimen en los formatos prediseñados.


seleccionar grupo

seleccionar la forma “kardex formato”



9.12 IMPRESIÓN DE KARDEX EN PAPEL BOND.- El Sistema cuenta con reporte de kardex, el cual se imprime en papel bond tamaño carta, se presenta en formato autorizado por la Secretaria de Educación de México D.F.


seleccionar grupo

presionar el botón “kardex pepel bond”

9.13 IMPRESIÓN DE UNA BOLETA OFICIAL.- Al termino de cada ciclo escolar se

imprimen las boletas correspondientes, antes de realizar el proceso deberá tener en cuenta, que los formatos de boletas estén correctamente posicionados en la impresora.


seleccionar grupo

presionar el botón “boleta oficial”



9.14 ANVERSO BOLETA OFICIAL.- Como complemento de la impresión de las

boletas oficiales el Sistema presenta la opción que permite imprimir el anverso de la boleta oficial, en el mismo orden en que se imprimió el frente de la boleta.


seleccionar grupo

presionar el botón “anverso boleta oficial”

9.15 IMPRESIÓN DE CERTIFICADOS.- La constancia de que un alumno ha

terminado satisfactoriamente sus estudios de nivel secundaria, es el CERTIFICADO, el cual se imprime en esta opción. Se debe de tener cuidado en el posicionamiento de los certificados a imprimir.


seleccionar grupo

presionar el botón “certificados”



9.16 FORMAS ‘REL’.- Al finalizar el ciclo escolar, se debe presentar información

en formatos oficiales, para tal motivo el Sistema tiene la opción que permite la impresión de formatos “REL” con información estadística de TERCER Grado, para el proceso de fin de ciclo.


seleccionar grupo

presionar el botón “formas REL”

9.17 INFORMACIÓN ESTADÍSTICA DE FIN DE CICLO ESCOLAR (FORMA 911, ANUARIO ESTADISTICO, INFORMACION GENERAL).- La información estadística que genera el Sistema nos muestra varias alternativas de consulta, se puede generar información sobre: datos generales, por tecnología, por materia, por grupo y materia, la forma 911 matutina y vespertina.

PROCESOS DE FIN DE CICLO estadísticas de fin de ciclo escolar

seleccionar “GENERAR INFORMACIÓN”

seleccionar opción del ANUARIO ESTADÍSTICO



9.18 GENERAR ARCHIVO DE FIN DE CICLO, TURNO MATUTINO Y VESPERTINO .- Al término del ciclo escolar, se debe generar información de la historia académica de los alumnos, esta se entrega al área de acreditación, dicha información es generada por el Sistema en archivos los cuales se pueden almacenar en cualquier dispositivo magnético (disco duro, disket, memoria USB, etc). Si una o varias calificaciones de los alumnos no se encuentra capturada, este proceso no se podrá realizar hasta que se capturen todas las calificaciones de todos los alumnos, de todos los grados, de cada turno respectivamente; para facilitar la localización de los alumnos a los que les falta alguna calificación se presenta el siguiente reporte, el cual aparece al generar el archivo de fin de ciclo.

PROCESOS DE FIN DE CICLO

generar archivo de fin de ciclo (T.M.) ó generar archivo de fin de ciclo (T.V.)

9.19 PROCESO DE PROMOCIÓN DE ALUMNOS AL FIN DEL CICLO ESCOLAR.-

Esto se realiza después de que el área de acreditación le reciba y quede liberado del proceso. NO TODOS LOS USUARIOS DEBEN TENER ACCESO A ESTA OPCION YA QUE SOLO EL ADMINISTRADOR O JEFE DE CONTROL ESCOLAR DEBE DE REALIZAR EL PROCESO DE PROMOCION, YA QUE AL EJECUTARLO SE BORRAN ALGUNOS DATOS Y SE PASAN A LA HISTORIA ACADEMICA, SE GENERA INFORMACION DE LOS DEUDORES ERR Y SE QUEDAN LISTOS PARA SER REINSCRITOS EN EL CICLO SIGUIENTE, DEBE DE REALIZAR UN RESPALDO ANTES DE HACER ESTE PROCESO.

PROCESOS DE FIN DE CICLO

proceso de promoción de alumnos al fin del ciclo escolar



10- PROCESO DE EXAMENES DE REGULARIZACIÓN Una vez que se ha realizado la promoción de alumnos al finalizar el ciclo escolar, los alumnos que no acreditaron una o más materias, se convierten en candidatos a exámenes de regularización. El proceso de exámenes de regularización comprende: la preparación de solicitudes para E.E.R, fechas de examen, inscripción a E.E.R., listados de control para E.E.R., captura de resultados, impresión de formas SYRCER y actualización al histórico de los alumnos acreditados y no acreditados. Es recomendable realizar los procesos en el orden que se presentan:

1. Borrado de solicitudes para examen E.E.R. 2. Seleccionar periodo y fecha oficial para exámenes 3. Registro de fechas de exámenes E.E.R. 4. Listado de alumnos del ciclo escolar actual con adeudos 5. Listados de alumnos con adeudos 6. Listados de alumnos con adeudos (que no se han inscrito a E.E.R.) 7. Listados de alumnos con adeudos (por grupo) 8. Concentrado de alumnos reprobados por materia 9. Impresión de solicitudes previas para examen extraordinario 10. Inscripción a examen extraordinario 11. Impresión de acta de examen 12. Captura de resultados del examen extraordinario 13. Concentrados de resultados por materia del examen extraordinario 14. Impresión de constancias del examen extraordinario 15. Impresión de SYRCER 16. Generar archivo con los datos del examen extraordinario 17. Actualizar resultados de exámenes extraordinarios en histórico de

alumnos 18. Listados de alumnos posibles a certificar después de la aplicación

de los E.E.R. 19. Listado de alumnos condicionados para baja

(mas de dos materias reprobadas)



10.1 BORRADO DE SOLICITUDES PARA EXAMEN E.E.R..- Con la finalidad de

eliminar registros de exámenes del periodo anterior se realiza este proceso, el cual prepara el archivo para las nuevas inscripciones a E.E.R., antes de realizar este proceso se crea un respaldo automáticamente.

E.E.R. borrar todas las solicitudes de examen extraordinario

10.2 SELECCIONAR PERIODO Y FECHA OFICIAL PARA EXÁMENES.- Los

exámenes de regularización están basados en una programación oficial, por lo que ANTES DE EMPEZAR A REGISTRAR LAS FECHAS EN QUE SE VAN A REALIZAR LOS EXÁMENES DE REGULARIZACIÓN, DEBE REGISTRAR Y SELECCIONAR EL PERIODO Y LA FECHA OFICIAL DE ACUERDO AL CALENDARIO ENVIADO POR EL AREA DE ACREDITACION.

E.E.R. seleccionar periodo y fecha oficial para examen

capturar: fechas oficiales de exámenes,

nombre del jefe del área de acreditación y nombre del área de acreditación



10.3 REGISTRO DE FECHAS DE EXAMENES EER.- En esta opción deberá registrar las fechas en que presentarán los E.E.R. por cada materia. Deberá asegurarse de que no existan registradas fechas de otros periodos, en caso necesario podrá borrar todas fechas anteriors haciendo clic en el botón “borrar todas las fechas”.

E.E.R. registrar fechas para examen

seleccionar fecha de examen para modificar ó

capturar nueva fecha de examen



REPORTES PARA REVISIÓN PREVIA A INSCRIPCIÓN DE E.E.R.

El Sistema contiene un grupo de reportes que permiten conocer a los alumnos que adeudan materias, por lo cual son candidatos a presentar examen de regularización: 10.4 LISTADO DE ALUMNOS DEL CICLO ESCOLAR ACTUAL CON ADEUDOS.- Este

reporte contiene información de los alumnos del presente ciclo escolar que adeudan alguna materia, se presenta agrupado por grado y materia.

E.E.R. alumnos con adeudos

10.5 LISTADO DE ALUMNOS CON ADEUDOS.- Este reporte contiene información

del total general de alumnos que adeudan alguna materia, se presenta agrupado por grado y materia.

E.E.R. alumnos con adeudos



10.6 LISTADOS DE ALUMNOS CON ADEUDOS (QUE NO SE HAN INSCRITO A

E.E.R.).- Este reporte contiene información de los alumnos que adeudan alguna materia y que, no se han inscrito en este periodo para presentar examen, se presenta agrupado por grado y materia.

E.E.R. alumnos con adeudos que no se han inscrito a e.e.r.

10.7 LISTADOS DE ALUMNOS CON ADEUDOS (POR GRUPO).- Este reporte

presenta una relación de alumnos indicando el grupo en el que están actualmente inscritos en la escuela y las materias que adeuda cada uno de ellos.

E.E.R. alumnos con adeudos (por grupo)



10.8 CONCENTRADO DE ALUMNOS POR MATERIA REPROBADA.- Este reporte

muestra un concentrado por grado y materia indicando el número de alumnos que deben cada materia. Esta información tiene uso estadístico y apoya en la programación de los exámenes E.E.R.

E.E.R. concentrado de reprobados por materia

10.9 IMPRESIÓN DE SOLICITUDES PREVIAS PARA E.E.R.- Con el propósito de

facilitar el proceso de inscripción a E.E.R. (sobre todo en el mes de Agosto, donde existe un mayor número de adeudos), estas solicitudes se pueden imprimir previamente a las inscripciones, de tal manera que puedan utilizarse para inscribir manualmente y posteriormente, registrarlos en el Sistema.

E.E.R. solicitudes previas para examen extraordinario



10.10 INSCRIPCION A E.E.R..- En esta opción es donde se registran los alumnos

que van a presentar examen de regularización, para registrar una nueva inscripción, borrar una solicitud ó imprimirla, deberá realizar la secuencia indicada. Para registrar una nueva inscripción:

E.E.R. inscripción a exámenes

seleccionar la opción “buscar alumno para inscribir”

seleccionar materia a presentar

grabar

imprimir solicitud

Para borrar una inscripción:


seleccionar una inscripción

seleccionar materia a presentar

borrar este examen





10.11 IMPRESIÓN DE ACTA DE EXAMENES E.E.R..- En esta opción se imprimen las actas de examen, las cuales se entregan a los aplicadores de cada examen, previamente a la aplicación con el fin de que en ella se registren los resultados obtenidos por cada alumno.


acta de examen ó acta de examen por turno

10.12 CAPTURA DE RESULTADOS DE E.E.R. .- En este formulario se presentan los alumnos inscritos a E.E.R., las calificaciones se capturan directamente en la columna correspondiente y se graban automáticamente. A los alumnos que no presentaron examen se les registrará una calificación de cero, a los que presentaron y reprobaron se les registrará su calificación obtenida (ej. 5.0). También se puede modificar ó actualizar el grupo académico en el cual cursaron la materia.

E.E.R. captura de resultados

clic en calificación captura de calificación



10.13 CONCENTRADOS DE RESULTADOS POR MATERIA DE E.E.R..- Después de

capturar las calificaciones del examen de regularización, se presenta un listado donde aparecen los resultados de los exámenes extraordinarios concentrado por materia, facilitando su publicación y difusión.

E.E.R. impresión de constancias y formas syrcer

concentrado por materia

10.14 IMPRESIÓN DE CONSTANCIAS DE E.E.R..- Complementando los procesos de regularización se presenta la impresión de constancias e.e.r. (t.m.) y (t.v.), las cuales hacen constar la presentación de un examen extraordinario y su resultado de manera oficial por parte de la escuela.


constancias e.e.r. (tm) y/o (tv)



10.15 IMPRESIÓN DE SYRCER.- En esta opción se imprime la forma syrcer

(t.m.) y (t.v.), la cual contiene los datos de la escuela, alumnos y resultados del examen extraordinario de regularización en formato oficial.


forma syrcer (tm) y/ (tv)

10.16 GENERAR ARCHIVO CON LOS DATOS DE LOS E.E.R..- En esta opción se

elige el turno matutino (T.M.) o vespertino (T.V.), se crea un archivo en el disco duro y le da opción para guardarlo en un medio magnético externo y entregarlo a la oficina de acreditación correspondiente.

E.E.R. archivo de los e.e.r. (t.m.) ó archivo de los e.e.r. (t.v.)



10.17 ACTUALIZAR RESULTADOS DE EXÁMENES EXTRAORDINARIOS EN HISTORICO DE ALUMNOS.- Este proceso actualiza los resultados de los E.E.R. en la historia académica de cada alumno. Deberá realizarse después de que el área de acreditación reciba satisfactoriamente las constancias, formas syrcer y el archivo de los E.E.R.. NO TODOS LOS USUARIOS DEBEN TENER ACCESO A ESTA OPCION YA QUE SOLO EL ADMINISTRADOR O JEFE DE CONTROL ESCOLAR DEBE DE REALIZAR EL PROCESO DE ACTUALIZACION. Nota importante: En caso de no realizar este proceso, no quedarán registrados los resultados de los E.E.R. en la historia académica de los alumnos.

E.E.R. actualizar resultados de exámenes extraordinarios en histórico de alumnos

10.18 LISTADOS DE ALUMNOS POSIBLES A CERTIFICAR DESPUES DE LA APLICACIÓN DE LOS E.E.R..- En este reporte se presentan los alumnos que presentaron E.E.R., y que ya cursaron los tres grados y que no tienen adeudos en su historia académica, con el fin de identificar a quienes se deba imprimir su certificado. Nota: se deberá imprimir después de “ACTUALIZAR RESULTADOS DE EXÁMENES EXTRAORDINARIOS EN HISTORICO DE ALUMNOS”.

E.E.R. listados de alumnos posibles a certificar después de la aplicación de los e.e.r.

10.19 LISTADO DE ALUMNOS CONDICIONADOS PARA BAJA (MAS DE DOS MATERIAS REPROBADAS).- Después de la regularización de septiembre los alumno que queden debiendo más de dos materias se deben de dar de baja del ciclo (o mandarlo a repetición), en este reporte se presentan los alumnos que esten en dicha situación.

E.E.R. alumnos condicionados para baja (por adeudos)



11- HISTÓRICO DE ALUMNOS Esta sección del Sistema nos presenta varias opciones, todas ellas han sido diseñadas para facilitar y permitir al usuario conocer y registrar el histórial académico de cada alumno a lo largo de su estadía en la escuela. Algunos de los procesos nos permiten capturar su registro histórico, también se puede generar información para respaldo y reportes estadísticos que permiten analizar la información y revisar lo capturado. . Es recomendable realizar los pasos que a continuación se describen, en forma secuencial:

1. Consultar datos de la historia académica de un alumno 2. Altas, bajas y cambios en histórico de alumnos 3. Generar archivo con historia de alumnos 4. Reporte de información capturada en historia (t.m.) Y (t.v.) 5. Reporte de alumnos sin historia



11.1 CONSULTAR DATOS DE LA HISTORIA ACADEMICA DE UN ALUMNO.- En

esta opción se puede ver la historia académica de todos los alumnos que estén registrados en el Sistema, puede consultar datos generales, calificaciones, imprimir kardex históricos, además de hacer búsquedas por matricula y nombre.

HISTORIA consulta histórica de alumnos

elegir alumno

imprimir kardex histórico y/o calificaciones





11.2 ALTAS, BAJAS Y CAMBIOS EN HISTÓRICO DE ALUMNOS.- Esta opción

tiene la finalidad de incorporar la historia académica de los alumnos que cursaron al menos un ciclo escolar en la escuela. Para nuevos registros:

HISTORIA altas, bajas y cambios en histórico de alumnos

altas

Para bajas o cambios: HISTORIA

altas, bajas y cambios en histórico de alumnos

seleccionar alumno

Borrar alumno ó modificar ó calificaciones



11.3 GENERAR ARCHIVO CON HISTORIA DE ALUMNOS.- En esta opción se

genera un archivo con la historia de los alumnos registrados en la escuela, para su envío a la oficina de acreditación correspondiente.

HISTORIA generar archivo con historia de alumnos

Nota: Se generará el archivo de la historia de los alumnos que estén marcados como validados. Para marcar como validados los registros se requiere que personal externo revise lo capturado y los marque con un programa especial.



11.4 REPORTE DE INFORMACIÓN CAPTURADA EN HISTORIA (T.M.) y (T.V.).-

En este informe se presenta la información registrada en la historia de los alumnos.

HISTORIA reporte de información capturada en historia (t.m.) y/o reporte de información capturada en historia (t.v.)

seleccionar toda la historia ó un ciclo escolar

seleccionar orden deseado por grupo ó alfabético

Nota: si selecciona “un ciclo escolar” se presentara información de los alumnos que ingresaron a primer grado en la fecha de inicio del ciclo a consultar.



11.5 REPORTE DE ALUMNOS SIN HISTORIA.- Para revisar y prever posibles

anomalías en la captura de información, se puede obtener un listado de los alumnos que actualmente están inscritos en la escuela en segundo o tercer grado y que no tienen registrada su historia académica de los grados anteriores.

HISTORIA reporte de alumnos sin historia



12- PROCESOS ESPECIALES Esta sección del Sistema encontramos algunos procedimientos para realizar ciertos procesos especiales que se explicarán a detalle a continuación.

1. Borrar toda información de alumnos de la escuela actual 2. Cargar información de una escuela 3. Consulta de alumnos dados de baja 4. Consulta de alumnos dados de alta 5. Consulta de alumnos becados 6. Consulta de alumnos reportados



12.1 BORRAR TODA LA INFORMACIÓN DE ALUMNOS DE LA ESCUELA ACTUAL.-

El Sistema de administración escolar es capaz de manejar varias escuelas en una sola instalación del mismo, por lo que podemos ingresar a cada una de las escuelas y realizar todos los procesos en forma independiente.

En caso de que ya no sea necesaria la información de alguna de las escuelas contenidas en el Sistema, podrá mediante esta opción borrar toda la información relacionada a dicha escuela, sin afectar los datos del resto de las escuelas contenidas en el Sistema. Es importante señalar que deberá ingresar al Sistema seleccionando la escuela que desea borrar.

ESCUELAS Borrar toda la información de alumnos de la escuela actual

continuar



12.2 CARGAR INFORMACIÓN DE UNA ESCUELA.- Esta opción permite incorporar

la información de una escuela externa a nuestra base de datos, para el manejo y/o consulta de la misma.

Para cargar la información de una escuela se requiere un respaldo de la base de datos de la escuela que se desea cargar llamado “ESCOLAR(tipo de respaldo)_fecha-de-respaldo“, generado por el Sistema:

- En el menú de administración-mantenimiento y respaldos del Sistema-respaldar base de datos o

- Cuándo al ingresar al sistema le pregunta “La {ultima vez..... ¿DESEA REALIZARLO EN ESTE MOMENTO?

Nota: Es probable que el respaldo utilizado para cargar la información tenga mas de una escuela por lo cual deberá seleccionar la escuela deseada en el formulario que se presentará. Nota: Es importante seleccionar correctamente el archivo de respaldo, ya que se cargará la información de la escuela que existía en el momento en que se realizó el respaldo (generalmente los archivos de respaldo están en la carpeta C:\RESPALDOS_ADMINISTRACIÓN_ESCOLAR ó en una memoria USB ó donde hayan sido copiados después de respaldar)

ESCUELAS Cargar información de una escuela

Seleccionar archivo de respaldo de la escuela “ESCOLAR(...”

Indicar con doble clic sobre la escuela seleccionada

Continuar



12.3 CONSULTA DE ALUMNOS DADOS DE BAJA.- Durante el ciclo escolar existen situaciones que repercuten en la población estudiantil de la Institución y algunos de los alumnos causan baja en forma temporal o definitiva, en esta opción se pueden consultar o imprimir los alumnos con esta situación y el motivo que ocasionó dicha baja.

ALUMNOS Alumnos dados de baja

12.4 CONSULTA DE ALUMNOS DADOS DE ALTA.- Después de los procesos de

reinscripción e inscripción de alumnos, se puede accesar a esta opción para consultar o imprimir los alumnos que se dieron de alta, esto con la finalidad de verificar dichos procesos.

ALUMNOS Alumnos dados de alta



12.5 CONSULTA DE ALUMNOS BECADOS.- En esta opción se presenta la totalidad de alumnos becados, los cuales se pueden agrupar por tipo de beca , grupo académico y grupo de taller, del mismo modo se presenta la situación actual del alumno(inscrito, baja-inscrito, etc.). El formulario principal donde se muestra la información contiene varios botones, en los cuales se obtienen los reportes correspondientes a dicha descripción:

- reporte becas FIDUCAR - reporte becas DIF - reporte becas CONAFE - reporte becas OPORTUNIDADES - reporte becas SEED

Existe el botón “NUEVA BECA”, en el cual se puede registrar un nuevo becario capturando el RFC e indicando el tipo de beca y presionando el botón de “GRABAR”.

ALUMNOS Alumnos becados

Registrar alumnos con beca nueva



12.6 CONSULTA DE ALUMNOS REPORTADOS.- Los alumnos que incurren en alguna falta disciplinaria o reglamento escolar de la escuela se hacen acreedores a un reporte, el cual se registra en esta opción.

ALUMNOS

Alumnos reportados Registrar nuevos reportes a alumnos

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