Concepto y objetivo de la administracin de las compras.CONCEPTOAccin de adquirir u obtener algo a cambio de un precio establecidoOBJETIVOBuscar en el mercado qu proveedores existen que nos pueden suministrar unos productos capaces de satisfacer las necesidades de las compras

Caractersticas del rea de compras Encontrar y desarrollar fuentes de abastecimiento. Localizar nuevos materiales y productos. Asegurar buen servicio de los proveedores, incluyendo entrega rpida y calidad adecuada de los artculos. Implantar polticas de compra que beneficien a la empresa. Desarrollar ptimos procedimientos y controles. Mantener un costo de operacin econmico en el departamento de compras, que estar equilibrado con los buenos resultados obtenidos. Informar a los directivos de la compaa sobre cambios de productos o materiales que pudiesen afectar a la organizacin. Reunir informacin y hacer valoracin sobre proveedores actuales y potenciales. Mantener comunicacin dinmica y constante con los ejecutivos de la empresa

Objetivos del rea Mnimo coste de adquisicin: adquirir los productos al proveedor que nos ofrezca el mnimo coste. Mantenimiento del nivel de calidad Garantizar la continuidad en el abastecimiento Mejorar la competencia, es decir, que la empresa se haga mucho ms competitiva en el mercado o con sus competidores. Reciclaje y tratamiento adecuado de los embalajes y los residuos.Organigrama

Funciones1. Adquisiciones: Accin que consiste en adquirir los insumos, materiales y equipo, necesarios para el logro de los objetivos de la empresa, los cuales deben ajustarse a los siguientes lineamientos: precio, calidad, cantidad, condiciones de entrega y condiciones de pago; una vez recibidas las mercancas es necesario verificar que cumplan con los requisitos antes mencionados, y por ltimo aceptarlas.2. Guarda y Almacenaje: Es el proceso de recepcin, clasificacin, inventario y control de las mercancas de acuerdo a las dimensiones de las mismas (peso y medidas.3. Proveer a las dems reas: Una vez que el departamento de compras se ha suministrado de todos los materiales necesarios, es su obligacin proveer a las dems reas tomando en cuenta: la clase. Cantidad y dimensiones de las mismas.

1.1.5 Descripcin y anlisis del puesto DESCRIPCIN DE PUESTOS.GERENTE DE COMPRAS.Su objetivo es realizar las mejoras compras posibles para la empresa.Es el encargado de vigilar que el departamento de compras est trabajando como debe y as alcanzar los objetivos del departamento y de la empresa.Da prioridad a los asuntos ms importantes a tratar y los resuelve.Responde ante el gerente administrativo.Pide asesora al gerente administrativo, cuando tenga un problema grave. Revisa peridicamente la que no falte mercanca en la empresa

ANLISIS DE LAS FUNCIONESLas funciones de la gerencia de compra son: Estudiar el mercado, proveedores y precios Pronosticar cuales son las existencias de mercanca mejor equilibradas y como mantenerlas as. Negociar contratos de compras. Actualizarse en precios con la competencia.

POLTICAS DE COMPRAS Checar inventarios Hacer la requisicin Compras directas con distribuidores El pedido debe entrar oportunamente para poder ser surtido en tiempo y forma.Contabilizar las facturas para que sean liquidadas en cuanto compras a crdito.

REGLAMENTO INTERNO DEL TRABAJO La hora de entrada ser a las 8:45 a.m. como mximo 9:00 a.m., as como la salida ser a las 7:00 p.m. de lunes a sbado. La limpieza se efectuar a las 8:30 a.m. Se efectuar el pago de nminas funcionalmente y se realizar a la hora de la salida cada quincena. No llegar con aliento alcohlico al desempeo de sus labores. Mantener limpia el rea de trabajo. Para el caso de chferes contar con licencia para manejar y los permisos respectivos Con una falta injustificada se le descontarn tres das de sueldo. Con tres retardos se les descontar medio da. Contar de vacaciones escalonadas, los puestos en que puedan darles vacaciones corridas. En las reas restringidas no podrn entrar los clientes. Cada empleado gozar de 2 periodos de hora para tomar sus alimentos.POLTICAS GENERALES DE LA EMPRESA No dar crdito Compras a crdito Promocin coda fin de mes dependiendo del producto que este a bajo costo. No aceptar cheques personales Las personas que se necesitan en los puestos sern personas capacitadas y con experiencia. La edad para laborar en la empresa ser de 20 a 30 aos Capacitacin de personal de nuevo ingreso. Los empleados se sujetarn a un reglamento interior de trabajo. Las decisiones se tomarn por acuerdo del representante legal de la empresa. Precios bajos competitivos durante todo el ao. Domingos no se labora[footnoteRef:1] [1: "Descripcion de puesto de compras." BuenasTareas.com. 05, 2011. consultado el 05, 2011. http://www.buenastareas.com/ensayos/Descripcion-De-Puesto-De-Compras/2136808.html.] http://www.bos.de/documents/136/pictures/image015.gif

1.2 Relacin del rea de compras con otros departamentos de la organizacin El rea de compras como parte integral de una empresa, tiene relacin con todas las reas de la misma; sin embargo, tiene vinculacin directa, por razn obvia de sus actividades, con los siguientes departamentos.

1.2.1 Ingeniera y produccin Ingeniera Este departamento tiene como funcin disear los procesos de fabricacin de producto, y realizar los cambios y modificaciones de los mtodos de fabricacin del producto.Ellos indican cuales son los materiales que deben comprarse y da informacin importante como son las especificaciones, tolerancias, partes estandarizadas y otras caractersticas del material como son: resistencia, dureza, tensin, dimensiones etc.El departamento de compras hace recomendaciones para la variacin o cambio de diseo para lo cual requiere de una reunin entre los involucrados que son; Ingeniera, compras, calidad, y proveedores si dicho cambio es aceptado por todos los involucrados se lleva acabo, se pide ideas de cada uno de ellos.[footnoteRef:2] [2: http://www.clubensayos.com/Temas-Variados/Relacion-Del-Departamento-De-Compras/51916.html] Eduardo Pez Colorado http://www.monografias.com/trabajos93/relaciones-reciprocas-departamento-compras-y-otras-unidades/relaciones-reciprocas-departamento-compras-y-otras-unidades.shtml

ProduccinEs de suma importancia que el departamento de compras obtenga las materias primas requeridas en el tiempo adecuado y al precio ms bajo posible, pero sin menoscabo de la calidad para que produccin pueda transformarlas en artculos que coloquen competitividad a su empresa en el mercado, de ah la importancia de la coordinacin con el departamento de compra. [footnoteRef:3] [3: Leonel Cruz Mecinas , Compras Un enfoque estratgico( Mc Graw Hill 2007) pag 20-21 ]

1.2.2 Ventas y distribucin Ventas En una empresa comercial, el Departamento deMercadeotiene participacin en el establecimiento del Presupuesto de Ventas y se relaciona con productos terminados que hay que pedir a los proveedores y el Departamento de Compras debe establecer el plan de compras para abastecer esos productos al Depto. de Ventas.En una empresa industrial ya se explic la forma de abastecer lo que se necesita para vender.Ahora bien, como se sabe, un Depto. de Mercadeo hace promociones para apoyar las ventas de determinados productos en determinados momentos del ao, con el propsito de alcanzar metas. Algunas promociones se disean orientadas a losclientesmayoristas o para elconsumidorfinal. Como ejemplos tenemos que algunas veces se incluyen aparatos electrodomsticos para obsequiar a los mayoristas o se ofrecen algunos artculos a los consumidores finales, como podran ser cepillos dentales, toallas de mano, toallas de bao, cepillos para el cabello, secadores de pelo, productos 2 por 1, etc.ElGerentedeMarca, sabe lo que quiere y entonces llama a proveedores de artculos promocionales o empresas especializadas para negociar con ellos losprecios, las cantidades necesarias, las fechas en que se necesitan,colores, tamaos, etc. Una vez realizada lanegociacin, pasa al Depto. de Compras todos los detalles acordados con el proveedor para que sea ese Depto. quien le d seguimiento a la compra. Es decir, el Depto. de Compras emite las rdenes de compra de acuerdo a lo negociado por el Gerente de Marca y ver que el proveedor cumpla con todas las especificaciones acordadas. Una vez se estn recibiendo los artculos solicitados, se le informa al Gerente de Marca de los detalle de los ingresos a la Bodega.

Distribucin Una de las actividades muy importantes dentro delogsticadel abastecimiento es eltransporte, o sea elmovimientohacia nuestra empresa, de lo comprado. Ese movimiento debe ser hecho por personas conocedoras del manejo que debe tener un producto, segn lanaturalezadel mismo. Sila empresatiene su propia flota para el transporte del producto, se debe contar con personal capacitado para el buen manejo de los productos, ya sean terminados o MP y el resto de materiales.Si la empresa no tiene su propia flota y debe contratarlo, y laresponsabilidaddel Depto. de Compras es de seleccionar la empresa de transporte idnea para el manejo de los productos a transportar. Se debe tener presente que un producto se puede daar por su mal manejo o podra ocasionarse daos a terceros lo que dara lugar a demandas para la empresa compradora. Si se daa el producto, se corre el riesgo del desabastecimiento para poder producir o vender y elmercadoquedara sin la presencia del producto y las ventas no se alcanzaran y lo peor sera que lacompetenciade apodere de nuestros consumidores.

La responsabilidad de la empresa transportista contratada es dar el mejorservicioposible en el manejo de los productos que va a trasladar; el personal que utilice deber ser un personal bien capacitado, conocedor de las mejores tcnicas para el cuidado de los productos y que ese servicio sea con la prontitud deseada, es decir que no se atrasen por cuestiones ajenas al buen servicio.

1.2.3 Inventario y almacn Inventarios y AlmacnGarantizamos el suministro oportuno de los productos y servicios, cumpliendo los requisitos de calidad para mantener la continua operacin del sistema.Las reas de Compras y Almacn proveen de los insumos requeridos a la empresa para el desarrollo de los diferentes procesos internos, principalmente para el proceso de mantenimiento.Los bienes y servicios comprados cumplen con los mejores estndares de calidad y se abastecen oportunamente para garantizar la ejecucin de los trabajos. El almacn permite una permanente disponibilidad de los insumos y el fcil acceso para su utilizacin.[footnoteRef:4] [4: http://www.ciudadmovil.com.co/compras-y-almacen/]

Almacn: Este departamento mantiene al de compras con informacin constante sobre la existencia reales de materia prima, mercanca o materiales mediante controles minuciosos (control de inventarios); adems, es el rea donde se originan las requisiciones que pone en movimiento al departamento de compra para su debido resustimiento o reaprovisionamiento y de esa manera estar en posibilidades de proveer oportunidades a produccin o alguna otra rea de la empresa[footnoteRef:5] [5: http://www.clubensayos.com/Temas-Variados/Relacion-Del-Departamento-De-Compras/51916.html]

1.2.4 FinanzasFijacin de las polticas financieras, requerimientos de fondo y presupuestos.[footnoteRef:6] [6: Califica Soluciones Integrales de Compra y Adquisiciones, Las compras y sus relaciones con otras reas de la empresa, http://www.califica.com.ec/noticias/las-compras-y-sus-relaciones-con-otras-areas-de-la-empresa.html]

http://books.google.com.mx/books?id=uG8_nuimuhAC&pg=PA3&dq=relacion+entre+compras+y+finanzas&hl=es&source=gbs_selected_pages&cad=2#v=onepage&q=relacion%20entre%20compras%20y%20finanzas&f=false

Un Presupuesto de Ventas se hace oficial despus de que las altas autoridades y el Depto. de Mercadeo y Ventas hacen un anlisis del mercado, sobre la participacin que la empresa tiene de ese mercado y se han establecido metas de crecimiento, por lo tanto las cantidades a vender estn dentro de la estrategia de la empresa y por tanto el plan de compras gira alrededor de ese presupuesto.[footnoteRef:7] [7: Marcos Javier Moya Navarro, Investigacin de Operaciones, 1991(Costa Rica: Universidad Estatal a Distancia, 1990) 19.]

Una organizacin debe trabajar en equipo para alcanzar esas metas de las ventas, pues de ah depende la existencia de la empresa, es decir esos objetivos son por los cuales debe trabajar toda la organizacin.

El Depto. de Compras establece lo que va a comprar, que es lo necesario para poder vender lo establecido en el Presupuesto, por tanto el Depto. de Finanzas debe aceptarlo sin hacerle recortes porque no tiene dinero para los pagos. Lo que sucede en algunas empresas. El Depto. de Compras remite su plan de compras al Depto. Finanzas con el propsito de que ellos elaboren su Presupuesto de Efectivo (Cash Flow) para el perodo correspondiente. Si en alguno de esos meses se detecta que no habr efectivo para pagar compromisos, la gestin que deben hacer es conseguir el dinero, ya sea por medio de financiamiento bancario (Capital de Trabajo) o de ver si se recupera la mora de clientes que se tenga. Ahora bien, cuando el proveedor ha entregado el producto en su totalidad y que ha cumplido con lo que establece la Orden de Compra, el Depto de Compras, remite al Depto. de Finanzas los documentos necesarios para que programen el pago correspondiente.Esta operacin de pago debe hacerse de acuerdo a lo pactado con el proveedor. Si nos ha dado crdito pagarle al vencimiento del plazo establecido, pues eso nos dar prestigio ante el proveedor y nos mantendr con el crdito abierto y si se ha pactado pago al contado contra entrega, tambin se debe cancelar lo ms pronto posible.

1.2.5 ContabilidadControl de inventarios, costeo de materiales, y valorizaciones y provisiones de las compras.Contabilidad maneja el equilibrio de los gastos mediante el activo y el pasivo de la compaa estas cuentas son manejadas generalmente para efecto de pagos y adeudos mediante chequeos ya sea a proveedores y otros. Este departamento se encarga del papeleo interno para dar entrada a los inventarios en el estado de resultados, facturar y registra las operaciones financieras.Contabilidad tiene otras tareas como son negociar con los proveedores alguna rebaja o descuentos, los artculos comprador por el departamento de compras estn sujetos a la inspeccin en el rea de adquisicin.[footnoteRef:8] [8: Relaciones recprocas entre el departamento de compras y otras unidades. Monografias.com. consultado el 01, 2014. http://www.monografias.com/trabajos93/relaciones-reciprocas-departamento-compras-y-otras-unidades/relaciones-reciprocas-departamento-compras-y-otras-unidades.shtml#comprasyfa]

1.2.6 MercadotecniaMercadotecnia es una actividad humana cuya finalidad es satisfacer las necesidades y deseos a travs de un proceso de intercambio, planea un producto, fija precios, promueve y distribuye bienes y servicios que satisfagan al cliente.En una empresa comercial, el Departamento de Mercadeo tiene participacin en el establecimiento del Presupuesto de Ventas y se relaciona con productos terminados que hay que pedir a los proveedores y el Departamento de Compras debe establecer el plan de compras para abastecer esos productos al Depto. de Ventas. En una empresa industrial ya se explic la forma de abastecer lo que se necesita para vender.

Ahora bien, como se sabe, un Depto. de Mercadotecnia hace promociones para apoyar las ventas de determinados productos en determinados momentos del ao, con el propsito de alcanzar metas. Algunas promociones se disean orientadas a los clientes mayoristas o para el consumidor final. Como ejemplos tenemos que algunas veces se incluyen aparatos electrodomsticos para obsequiar a los mayoristas o se ofrecen algunos artculos a los consumidores finales, como podran ser cepillos dentales, toallas de mano, toallas de bao, cepillos para el cabello, secadores de pelo, productos 2 por 1, etc.

El Gerente de Marca, llama a proveedores de artculos promocionales o empresas especializadas para negociar con ellos los precios, las cantidades necesarias, las fechas en que se necesitan, colores, tamaos, etc. Una vez realizada la negociacin, pasa al Depto. de Compras todos los detalles acordados con el proveedor para que sea ese Depto. quien le d seguimiento a la compra. Es decir, el Depto. de Compras emite las rdenes de compra de acuerdo a lo negociado por el Gerente de Marca y ver que el proveedor cumpla con todas las especificaciones acordadas. Una vez se estn recibiendo los artculos solicitados, se le informa al Gerente de Marca de los detalle de los ingresos a la Bodega. [footnoteRef:9] [9: Relaciones recprocas entre el departamento de compras y otras unidades. Monografias.com. consultado el 01, 2014. http://www.monografias.com/trabajos93/relaciones-reciprocas-departamento-compras-y-otras-unidades/relaciones-reciprocas-departamento-compras-y-otras-unidades.shtml#comprasyfa]

1.3 Estructura Organizacional de las compras[footnoteRef:10] [10: Salvador Mercado, Compras. Principios y Operaciones, 2004 (Mxico: Editorial: Limusa) 63.]

La empresa requiere de los elementos de una sociedad, y su objetivo es ofrecer a la sociedad donde existen los satisfactores que ella requiera. Estos satisfactores irn a llenar tanto necesidades primarias como secundarias de la sociedad. Al organizar el departamento de compras es conveniente observas el principio del objetivo, es decir, deben establecerse con claridad los fines que persiguen el departamento.

Organizacin LinealEs aquella en la cual la autoridad y responsabilidad se transmiten por una sola lnea que va desde la cima hasta el fondo de la estructura orgnica. El crecimiento de la estructura de una organizacin es consecuencia de la asignacin de autoridad proyectada hacia los niveles inferiores.

Organizacin FuncionalCreada por Frederick W. Taylor, el fundador de la administracin cientfica y se basa en la especializacin de funciones y la divisin del trabajo que consiste en dividir labores de la Direccin de modo que cada individuo tenga que realizar el menor nmero de funciones si es posible.

Organizacin de StaffProporciona asesoramiento y servicio tcnico y cuerpos especializados para cada funcin a la autoridad de lineal, de sta conserva la autoridad y responsabilidad ntegramente transmitida a travs de un solo jefe para cada funcin.

1.3.1 centralizadas[footnoteRef:11] [11: Escrito por Shoaib Khan | Traducido por Enrique Pereira Vivas. eHowenespaol. Consultado el 01 de 2014. http://www.ehowenespanol.com/estructura-organizacional-centralizada-descentralizada-sobre_164934/]

En una estructura organizativa centralizada, la autoridad para la toma de decisiones se concentra en la parte superior y slo unas pocas personas son los responsables de la toma de decisiones y la creacin de polticas de la organizacin. En una organizacin descentralizada, la autoridad se delega en todos los niveles de gestin y en la organizacin. Un grado de organizacin de centralizacin o descentralizacin depende del grado de poder de decisin que se distribuye a lo largo de todos los niveles.CaractersticasLa estructura de una organizacin y su grado de centralizacin o descentralizacin depende de una serie de factores, incluyendo el tamao de la organizacin y su dispersin geogrfica.

1.3.2. Compras Descentralizadas. Las compras descentralizadas son aquellas que efectan los departamentos que directamente van a utilizar lo comprado. Entre sus ventajas podemos sealar:Permite una relacin directa con las exigencias de las actividades productivas.Algunas veces se toma contacto directo con fuentes originales de suministro.Permite tambin en ocasiones reducir los gastos de transporte. Crea relaciones directas entre el personal de la empresa y los proveedores generando intercambios de informacin tcnica producto del progreso industrial.[footnoteRef:12]A pesar de lo anterior tambin rene algunas desventajas que pueden acarrear consecuencias ms o menos graves con el tiempo, por ejemplo: las polticas de la alta gerencia se ven fragmentadas con la diversidad de criterios de suministro; se produce una subdivisin de las partidas de compra en perjuicio de la obtencin de descuentos, facilidades de pago, etc., lo cual ocasiona un mayor gasto en los transportes en relacin con las cantidades menores de las compras.[footnoteRef:13] [12: http://es.slideshare.net/leonelosva/6-organizacion-dpto-compras] [13: Dr. Salvador Mercado H.. (2004). Compras. Principios y aplicaciones. Mxico, D.F.: LIMUSA S.A. DE C.V..]

1.3.3 Compras Mixtas.Las compras centralizadas-descentralizadas, tambin llamadas mixtas, son aquellas que se dan en varias plantas pertenecientes a una misma corporacin. En esta clasificacin la oficina matriz de las compras efecta las adquisiciones comunes a todas las fbricas, por ejemplo, tratndose de materia prima y suministros para la produccin, dejando a las fbricas (oficinas) filiales, la facultad de comprar lo que ellas necesiten en forma ms exclusiva de acuerdo a sus propias necesidades, pero siguiendo siempre las polticas generales de la matriz.

Con frecuencia en el tipo de empresa que nos ocupa, una sola persona es suficiente para llevar adecuadamente la funcin. Sin embargo, deber conocer perfectamente bien el mercado de los productos que interesen a la empresa, lo cual no siempre es fcil, sobre todo si dicha persona asume otras responsabilidades. De cualquier forma es importante centralizar la funcin de compras y responsabilizar a una sola persona. De esta manera todos los elementos de compras quedan bajo un solo control y con ello se pueden permitir a la centralizacin de abastecimientos el beneficio de las fluctuaciones del mercado y asegurar el enlace con la administracin de existencias.

Una vez que la organizacin de las compras ha llegado a la etapa de la delegacin de autoridad en una sola persona es necesario recoger el mtodo de abastecimiento que se va a seguir.

2.1.3 Determinacin del presupuesto: restricciones y limitacionesEl presupuesto generalmente esta acatado por las polticas presupuestarias que se manejan en cada empresa. Los puntos a considerar para su evaluacin, son los siguientes: Costo bruto unitario del producto Descuentos aplicables como rappels o descuentos por volumen Costo adicional por fletes y embalajes Ofertas Impuestos ( estos influyen en el clculo del presupuesto)Lo anterior servir para determinar el presupuesto por rea y global, incluso es conveniente considerar la estancia de los precios de la materia prima y la inflacin que el presupuesto de compras sea lo ms preciso posible. Tambin es conveniente considerar eventualidades y un margen de seguridad, para prevenir contingencias o eventualidades.

2.1.4 Programa general y especficoDebe de escribir de manera sinttica en que se va a gastar el presupuesto. Contablemente corresponde a la proyeccin de un ejercicio sealado solo en las cuentas principales que ser ejecutado el presupuesto.El programa especfico de compras contiene a detalle no solo la lista de las cuentas en las que ser ejecutado el presupuesto, sino tambin el detalle de las actividades, tiempo y responsable de los encargados de ejecutar dicho programa de compras.

2.2 Pronstico de compras Son una herramienta que ayuda no solo a la planeacin del rea, sino de toda la empresa, pues es la clave para lograr las utilidades esperadas y sirve adems para proyectar el crecimiento de la empresa, el capital de trabajo requerido y el nivel ptimo de inventarios.Para hacer un buen pronstico de ventas, se deben de tomar en cuenta los siguientes elementos: Proyeccin de la oferta y la demanda del producto Tendencias del mercado Plan de mercadotecnia de la empresa Programa presupuestal de compras Los pronsticos de compras pueden ser de corto a mediano plazo para materias primas y perecederas y de mediano a largo plazo para bienes de capital.2.2.1 elementos del pronstico Los elementos ms importantes del pronstico de compras son:1. Ingreso disponible2. Presupuesto asignado3. Costos destinados4. Fluctuaciones por tendencias cclicas o estacionarias

2.2.2 Tipos de pronsticos de compras: promedios mviles variables, mnimos cuadrados, e-procurement y el uso de Project

Mtodo de mviles variablesConsiste en un mtodo de pronstico de compras sencillo en el cual se promedian datos relevantes. Funciona de la siguiente manera: Se promedian las compras anteriores Conforme se van agregando los datos, se descarta el ms antiguo y se agrega el ms nuevo para obtener el promedio.Por lo anterior este mtodo es denominado con ese nombre, porque se van reemplazando datos nuevos por viejos y la informacin estar siempre actualizada. Otra variante de este mtodo es el promedio mvil ponderado que concede mayor importancia a los ltimos datos y resta importancia a los datos ms viejos.

Mtodo de mnimos cuadradosEs un mtodo que se ocupa para separar la parte fija y la parte variable de los costos semivariables y se utiliza para tomar decisiones buscando ser un artculo ms competitivo en el mercado procurando lograr menor costo de produccin o servicio. Lo anterior se logra aplicando la frmula de costeo directo, que consiste en considerar dentro del costo de produccin o de servicio solo los costos variables de produccin o servicio y los fijos se lleven directamente a los resultados contra la utilidad.

E- ProcurementEs un mtodo de pronstico de compras cada vez ms usado por las empresas, pues se basa en programas informticos cuyos sistemas de informacin enlazan los datos de inventarios, produccin, ventas y compras.

2.3 El manual de compras

El Manual de Procedimientos de Compras tiene como finalidad, fijar las polticas a seguir en relacin al buen desenvolvimiento de las mismas. Este es uno de los manuales ms importantes a cumplir dentro de la organizacin; ya que su no cumplimiento o su cumplimiento a medias origina una serie de fallas administrativas que repercuten en otros departamentos de la empresa como son: Almacn, Cuentas por Pagar, Contabilidad, Tesorera, entre otros.

Se puede decir que existen elementos que influyen en el comportamiento de las compras, ya que el consumidor (en este caso, la Empresa), se decide a ejercer una accin de compra movido por cuatro elementos que siempre estn presentes en mayor o menor intensidad en la decisin de compra.

El elemento de respuesta a un estmulo (la razn para comprar)El elemento econmico (lo que cuesta comprar)El elemento de aprobacin social. (la conveniencia o inconveniencia de comprar).El elemento subconsciente (los motivos ocultos de la compra).

Estos elementos tendrn mayor o menor influencia, dependiendo del producto o servicio que se compra, pero siempre estn interactuando los cuatro.

Tomando en cuenta los elementos antes expuestos y habiendo hecho un anlisis de la mercanca o servicio que sea necesario para el momento de efectuar la compra se proceder de la siguiente manera:

PASO No. 1: Debe existir una requisicin del departamento de almacn en relacin al material solicitado, para que pueda entrar a funcionar el departamento de compras. (Ver Forma N 1).

PASO No. 2: Deben existir como mnimo tres (3) cotizaciones de los proveedores implicados.

PASO No. 3: Luego de tener las cotizaciones se proceder a escoger el proveedor que va a suministrar la mercanca solicitada, tomando en cuenta los siguientes aspectos:

a) Mejores Preciosb) Mejores condiciones de crditoc) Mejor Calidadd) Tiempo de Entrega

PASO No. 4: Habiendo analizado y escogido el proveedor, se elabora una Orden de Compra, sta debe cumplir con las siguientes normas:

a) La Orden de Compra debe ser una forma pre-numerada la cual debe constar por lo menos de cinco (5) partes, que son: (Ver Forma N 2)

Original: ProveedorCopia 1: ContabilidadCopia 2: Cuentas por pagarCopia 3: Archivo de comprasCopia 4: Ciega para el departamento que recibe.

PASO No. 5: Una vez elaborada la Orden de Compra debe prepararse un informe diario de ordenes de compra emitidas, el cual debe llenar los siguientes requisitos: (Ver Forma N 3).

a) Fecha (da en que se elabor la O/C)b) Proveedor (nombre del proveedor a quien se le solicit la mercanca)c) Unidadd) Tipo de Material (material solicitado)e) Cantidadf) Costo (precio al cual se est comprando)g) I.S.V. (tasa de 16.5 % sobre el costo)h) Total Bs. (suma del costo ms el I.S.V)

Esto debe hacerse al final del da, cuando se hallan emitido todas las rdenes de compra necesarias.

PASO No. 6: Refirindonos al caso de una empresa por departamento, de igual forma que el informe diario de rdenes de compra emitidas, debe realizarse un informe diario de compras emitidas por departamento el cual debe seguir los siguientes lineamientos: (Ver Forma N 4)a) Departamento (nombre del departamento que solicit la mercanca)b) Proveedorc) Costod) I.S.V.e) Total Bs.

PASO No. 7: Todos los almacenes de cada departamento deben tener la copia 4 de la orden de compra, la cual debe ser ciega, es decir, no debe llevar las cantidades de material solicitado ni el costo, cuando la mercanca es despachada por el proveedor el encargado del departamento de almacn debe llenar esta copia con las cantidades que est recibiendo, habiendo revisado con detalle que la mercanca est en buen estado.

PASO No. 8: Inmediatamente que se realice el proceso de recepcin de material se debe proceder a entregar a la persona encargada del departamento de compras, las copias No. 4 de las rdenes de compra recibidas, acompaadas de la factura o nota de entrega correspondiente a cada una de ellas.

PASO No. 9: Una vez recibidas las rdenes liquidadas del almacn en el departamento de compras, se debe chequear con las requisiciones de material para determinar si se recibi toda la mercanca solicitada al proveedor, de lo cual en esta oportunidad se pueden presentar dos situaciones:

1. S se ha recibido todo lo solicitado: Si ha sido recibida toda la mercanca solicitada, el departamento de compras procede a la elaboracin de los informes correspondientes (detalle en prximos pasos) y deja cancelada la orden de compra.

2. No se ha recibido todo lo solicitado: Si no se ha recibido toda la mercanca solicitada, el departamento de compras toma nota de la mercanca que no fue recibida para proceder a reclamar al proveedor el material faltante y por consiguiente dejar la orden de compra abierta hasta la recepcin total del material.

PASO No. 10: En ambas situaciones, el departamento de compras deber elaborar el informe diario de rdenes de compra recibidas, el cual va a ser llenado de la misma forma que el informe diario de rdenes de compra emitidas.

PASO No.11: Al finalizar cada mes la persona encargada del departamento de compras elaborar un informe mensual de rdenes de compra, tomando en cuenta tanto las emitidas como las recibidas, y as mismo los ajustes realizados, para determinar la variacin existente entre lo que se solicit y lo que se recibi. (Ver Forma N 5).

PASO No. 12: Una vez realizado todo este proceso, la persona encargada del departamento de compras deber hacer entrega a la persona encargada del departamento de Contabilidad las copias N 1 y 2 de las rdenes de Compra, para su revisin y posterior pago. Esta entrega debe hacerse a travs de la Relacin de Entrada de Almacn. (Ver Forma N 6), esta forma debe constar de los siguientes datos:

a) Fecha (da en que se recibi la mercanca)b) Entrada de Almacn No. (No. de la Orden de compra)c) Proveedord) Entregado por (persona encargada de compras)e) Recibido por (persona encargada de cuentas por pagar)f) Monto Bs. (monto total de la Orden de Compra)g) Acumulado Bs. (lo que va acumulado en ese mes)

PASO No. 13: La persona encargada del Departamento de Contabilidad, una vez recibidas las rdenes de compra por da, proceder a revisarlas tomando en cuenta que se haya recibido nicamente lo que se pidi, comparndolas con la requisicin de material y con la cotizacin que emite el proveedor. Luego que las rdenes de compra son sometidas a revisin, tomando en cuenta las condiciones de pago de cada proveedor, se decide en que momento le corresponde la emisin del cheque para la cancelacin de la compra efectuada. (En este momento se realizan todas las operaciones necesarias por el departamento de cuentas por pagar, que no indicaremos por pertenecer al Manual de Cuentas por Pagar).

PASO No. 14: Dependiendo del sistema de inventario que lleve la empresa, se proceder a hacer los asientos correspondientes.

a) Continuo: Inventario (dbito) I.S.V. Crdito Fiscal (dbito) Cuentas por Pagar (crdito)

b) Peridico: Compras (dbito) I.S.V. Crdito Fiscal (dbito) Cuentas por Pagar (crdito)

De esta manera, habiendo realizado todas las operaciones correspondientes con precisin habr culminado el proceso de compra.

2.3.1 Objetivo e importanciaEl objetivo general del manual de compras es el de informar, instruir, orientar, y capacitar de forma sencilla al personal del rea de compras respecto de las funciones, polticas y procedimientos que debern aplicarse en todas las adquisiciones que realice nuestra empresa y as alcanzar los objetivos de la misma.

El del manual de compras es realizar y exponer los pasos de los aspectos importantes en las compras y parmetros a realizar en la relacin de proveedor comprador para contribuir a la reduccin de los costes de la materia prima y a la mejora de la calidad de los bienes y servicios adquiridos y vendidos.

Tambin llamado Manual de Procedimiento de Compras, es uno de los manuales ms importantes dentro de la organizacin de una empresa, ya que su falta, repercute en otros departamentos inmediatamente, siendo uno de los elementos de la estructura orgnica de la misma.

Se puede afirmar que es la gua oficial para la organizacin y funcionamiento del rea de Compras, definiendo las operaciones de la misma.

Su importancia es que incluye aspectos sumamente importantes de las reas fundamentales de una empresa: Estrategias, Procesos, Organizacin, Personal, Cultura, Situaciones Inestables, Sistemas de Informacin, etc.

2.3.2 Polticas y ProcedimientosLas polticas son planes en el sentido de que son planeamientos generales o maneras de comprender que orientan el pensamiento y la accin de los miembros de la empresa, delimitando un rea dentro de la cual se debe asegurar que las decisiones sean conscientes y contribuyan al logro de las metas.

Las polticas pueden ser escritas, verbales o implcitas pero preferentemente deben ser expresadas en forma escrita; de esta manera se convierten en polticas concretas que definen la orientacin de las acciones, evitando fuga de responsabilidades.

Las polticas tienden a determinar y a evitar de antemano los anlisis repetidos y a dar y una estructura unificada a otros tipos de planes, permitiendo de ese modo delegar autoridad sin perder el control, asimismo constituyen una parte de la planeacin, establecen los lmites de la supervisin y sealan los lineamientos de la accin administrativa. Es indispensable en toda empresa el establecimiento de las polticas como medios de soporte y significacin de los objetivos. La elaboracin y la emisin de las polticas no deben ser estticas, dado que las condiciones generales en que operan las empresas son cambiantes lo que provoca continuos ajustes y acoplamientos.

El gerente de Compras como responsable de la direccin de su rea, es el encargado de emitir las polticas de compras que deben de estar acorde con las polticas generales de la empresa.

Los principales aspectos que deben considerarse para integrar las polticas de compras son:

Deben estar claramente expuestas Ser razonables y fciles de llevar a la prctica Indicar los factores limitativos y determinantes Toda decisin y aplicacin debe basarse en ideas bien concebidas Niveles que deben abarcar

Las polticas de compras deben contener:

Fuentes de abastecimiento Especificaciones Precio y Calidad Investigacin y desarrollo Compras recprocas tica Compras anticipadas Venta de material excedente y desperdicio Procedimientos

De la misma manera de las funciones propias de control de los materiales tienen que agruparse en unidades de organizacin, as tambin tienen que disponerse en procedimientos ordenados. Los procedimientos para el control de los materiales se clasifican para quedar determinado el orden que se seguir en la descripcin del procedimiento aplicado a un Departamento de Compras:

Nacimiento del pedido Elaboracin, registro y seguimiento del pedido Recepcin, supervisin y colocacin en los almacenes del artculo solicitado. Controles afectados por la recepcin del artculo Conciliacin de documentos y chequeo de operaciones para su pago.

Los rganos responsables de la contratacin, por medio de la Gerencia Administrativa, en coordinacin con las Unidades Administrativas requirentes, deben programar con anticipacin suficiente la adquisicin de los bienes necesarios para satisfacer las necesidades del servicio.

2.3.3 Funciones Coadyuvar con la informacin necesaria para la conformacin de Adquisiciones.Programar, dirigir y controlar las actividades de recepcin, despacho, registro y control de los bienes destinados al uso y/o consumo de las reas respectivas.Verificar que los bienes que se reciben en los almacenes establecidos, cumplan con la cantidad, calidad, especificaciones y oportunidad establecidas en los pedidos, requisiciones o contratos, otorgando en su caso, la conformidad correspondiente al proveedor.

Controlar los vales de abastecimientos e informar al Departamento de Contabilidad con la periodicidad que se establezca, sobre los bienes entregados a las reas solicitantes.

Mantener el registro y control de mximos y mnimos de existencias de bienes, turnando al Departamento de Adquisiciones las requisiciones de compra para la reposicin del nivel mnimo de inventario en el almacn.

Levantar semanal, mensual o anualmente segn sea el caso el inventario fsico.Efectuar conciliaciones mensuales de movimientos con el Departamento de Contabilidad, aclarando las diferencias que pudieran encontrarse.

Preparar la informacin trimestral para el Comit de Control y Auditora, as como para el informe de las sesiones de la Junta Directiva.

Realizar las dems actividades que le sean encomendadas por la Subdireccin de Recursos Materiales, afines a las funciones y responsabilidades inherentes al cargo.

Coordinar, orientar y apoyar las actividades del personal adscrito al rea de su competencia.

Departamento de Calidad Proporcionar planeaciones con la finalidad que el control de calidad sea responsabilidad de cada departamento. Validar procesos de produccin y de bienes y servicios adquiridos Establecer criterios necesarios para la revisin y aprobacin Informar al gerente de compras la calidad mxima y mnima de productos. Relacin con otros departamentos

Para Compras Nacionales:El responsable del departamento adquiere bienes o servicios dentro del pas. El encargado establece los compromisos, relacin e intercambio de informacin del departamento Nacional para los requirentes y de estos el departamento de compras.

Sus responsabilidades exclusivas son: obtener los materiales de la mejor calidad, condiciones, buen precio y las mejores condiciones en el plazo de entrega existentes en el mercado.

Para Compras Internacionales:Las funciones de este departamento es realizar adquisicin de bienes y servicios fuera del territorio nacional.

Se consideran: Compras de Importacin y Compras para Exportar.Es el responsable de las negociaciones con proveedores y del seguimiento a todo el proceso de compra, esto es, requisiciones de mercanca, rdenes de compra, condiciones comerciales y trmites de pago.

Depto. De Recibo:El acuse de recibo deber ser elaborado el mismo da que se haya realizado la entrega, enviando de inmediato la copia correspondiente al departamento de compras, para que este pueda detectar cualquier desviacin. El encargo su funcin es rastrear y llevar el control de la requisiciones aceptadas y entregadas.Depto. De inventarios y Almacn:El Departamento de Almacenes e Inventarios se encarga de garantizar el abasto suficiente de los artculos y productos recurrentes, as como el adecuado manejo y custodia de las existencias, y la integracin de los datos que forman el catlogo de productos que manejan los diferentes almacenes, as como la informacin que conforma el detalle de sus inventarios.

2.3.4 OrganigramaLos organigramas son la representacin grfica de la estructura orgnica de una empresa u organizacin que refleja, en forma esquemtica, la posicin de las reas que la integran, sus niveles jerrquicos, lneas de autoridad y de asesora.

Por tanto, teniendo en cuenta que los organigramas son de suma importancia y utilidad para empresas, entidades productivas, comerciales, administrativas, polticas, etc., y que todos aquellos que participan en su diseo, tenemos que en el manual de compras de debe de cantar con un organigrama que cumpla con las delegaciones de las diferentes actividades asignadas a cada uno de sus miembros.

2.3.5 Diagramas de Flujo General de la empresaUn diagrama de flujo es la representacin grfica del flujo o secuencia de rutinas simples. Tiene la ventaja de indicar la secuencia del proceso en cuestin, las unidades involucradas y los responsables de su ejecucin, es decir, viene a ser la representacin simblica o pictrica de un procedimiento administrativo.

Luego, un diagrama de flujo es una representacin grfica que desglosa un proceso en cualquier tipo de actividad a desarrollarse tanto en empresas industriales o de servicios y en sus departamentos, secciones u reas de su estructura organizativa.

Son de gran importancia ya que ayudan a designar cualquier representacin grfica de un procedimiento o parte de este. En la actualidad los diagramas de flujo son considerados en la mayora de las empresas como uno de los principales instrumentos en la realizacin de cualquier mtodo o sistema.

FUENTES:

"Importancia de un Manual de Compras" Groppeimprenta.com. 04, 2012. Consultado el 09, 2014. http://www.groppeimprenta.com/manuales-blog/50-manual-de-compras.html"Compras" BuenasTareas.com. 03, 2011. Consultado el 09, 2014. http://www.buenastareas.com/ensayos/Compras-Unidad-1Y-2/1651517.html.

comprasdefinicionabc.08, 2012.consultado el 09,2014.http://www.definicionabc.com/economia/compras.php#ixzz3C7rFK2Aj

Emilio Martnez Moya, Gestin de Compras (FC Editorial, 2007)