Der kleine Beleg Ottokar

mit Steuer-Tipps auf der Rückseite

2011 - Gut durchs Jahr mit Ott okarwünscht Ihnen

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Beleg Ottokar erblickt das Licht der Welt

„Mein Steuerberater erzählt mir jedes Mal, wie ein ordentlicher Beleg auszusehen hat, damit er anerkannt wird.

Für mich ist und bleibt das ein Buch mit sieben Siegeln.“

Da kann ich Sie gut verstehen, Herr Wolter. Und jetzt im Hotel auch noch die Trennung von Übernachtung und Frühstück.

Ich hoffe, Sie hatten trotzdem einen schönen Aufenthalt.“

KW MO DI MI DO FR SA SO

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Beleg Ottokar trifft Bon Marie

„Oh, Bon Marie, ich bin so froh, einen so schönen Bewirtungsbeleg zur Freundin zu haben. Es ist so gemein, dass nur 70% von Dir anerkannt werden.“

„Mon cheri Ottokar, das Leben ist viel zu schön, um sich Sorgen zu machen. Ein gutes Essen, ein Gläschen Wein und die Welt sieht gleich viel rosiger aus.“

F E BRUAR


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EINTRAG INS KASSENBUCH

Karla Kassenbuch wartet schon ungeduldig aufOttokar und Bon Marie.

„Ah, die Reisekostenbelege. Und wie immer zu spät. Habt Ihr Euch wieder tagelang herumgetrieben, anstatt gleich zu mir zu kommen.“

MÄRZ


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Alles hat seine Ordnung

Theo Herberger begrüßt die Neuankömmlinge herzlich: „Schaut, hier habe ich schon Euer neues Zuhause vorbereitet.“

Und Sie kennen und finden jeden einzelnen Beleg?“ staunen die beiden.

„Aber natürlich. Dafür hat der Steuer- berater ja die Register erschaffen.“ schmunzelt der weise alte Ordner.

APR I L


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Wer die Wahl hat, hat die Qual

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„Mein Gott, wer bin ich und wo gehöre ich hin? Ihr habt es ja so einfach, ich beneide Euch.“ klagt Gitte Winzig ihr Leid.

„Ach Gitte, sei nicht so verzweifelt. Der Steuerberater hilft Dir bestimmt dabei, Deinen richtigen Platz als geringwertiges Wirtschaftsgut zu finden.“co

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Wenn einer eine Reise tut

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„Mon Cherie, ich kenne Paris und den Rest der Welt. Du glaubst ja gar nicht, was ich schon alles gesehen habe“, prahlt Marco Falk vor Bon Marie.

„Und für meine neue Freundin der Geheimtipp: In Island gibt es den höchsten Spesensatz der Welt. Na, wie wär´s, kommst Du mit?“co

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Wer hat Angst vor Virginia Reisswolf?

J U L I

Große Aufruhr bei den Belegen. Sie sollen digitalisiert werden und fürchten, dass sie jetzt ihr Leben im Reisswolf lassen.

Doch keine Sorge. Die Belege werden einfach verdoppelt und bekommen einen virtuellen Klon. Jetzt arbeiten die Menschen noch lieber mit ihnen.


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AUGU S T

„Ah, bella Bon. Das einzige was zählt, ist doch Kilometerleistung. Steig ein und mache eine Dienstfahrt mit mir. Mit meinen PS und Deiner Bewirtung können wir ganz viel Spaß zusammen haben.“

Gigolo Luigi versucht sich an Bon Marie heranzumachen. Doch die lacht nur und lehnt dankend ab.


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Los, gib Gas, Luigi will Spaß!

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S E P T EMBER

„Oh weh! Da kommt BüroGrazia zur Betriebsprüfung!“

Die Belege fürchten sie, weil sie die kleinste Ungereimtheit entdeckt und sie dann mit den bösen Flüchen „Eigenverbrauch“, „Privatnutzung“ oder „verdeckte Gewinnausschüttung“ belegt.


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Eine schwere Prüfung steht bevor

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Ok tob e r

„Meine Bestände! Sie können doch nicht so einfach...“ ruft Sven Inventursson entsetzt.

Ottokar und BonMarie schauen hilflos zu, wie BüroGrazia eine Lagerposition nach der anderen regelrecht in der Luft zerfetzt.


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Abgerechnet wird zum Schluss

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NOVEMBER

„Seht nur. Der Steuer-Ritter Artax lässt mit seinem magischen Schutzschild BüroGrazia glatt abblitzen.“

Artax kennt alle Tricks von ihr und kann geschickt kontern.


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Die Rettung naht

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De z emb e r

„Du hast es geschafft und bist für alle Zeiten anerkannt.“ verkündet Ritter Artax feierlich. „Ich erhebe Dich hiermit in den Adelsstand und ernenne Dich zum Ritter Ottokar von Belegien.“

So nimmt die Geschichte ein gutes Ende und Ottokar und Bon Marie leben glücklich und zufrieden bis an ihr Belegende.


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Ottokar wird geadelt

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1981 geboren in Tokyo. Mit einem Zitat von Picasso „Kunst ist eine Lüge, die uns die Wahrheit erkennen läßt.“ fing sie ihre Reise in die bildende Kunst an und entschied sich, Künstlerin zu werden. In Japan studierte sie Freie Kunst mit Schwerpunkt Drucktechnik. Danach absolvierte sie ein Studium in Graphic Design an der FH Bielefeld. Seit 2006 arbeitet sie als Künstlerin und Illustratorin in Berlin im Atelier Die Musenstube.

Mehr Infos über Ihre Werke unter www.makishimizu.de

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Beleg Ottokar erblickt das Licht der WeltOttokar erfährt dabei, dass es wohl gar nicht so selbstverständlich ist als vollwertiger Beleg anerkannt zu werden. Und dass es bestimmte Voraussetzungen gibt, damit die Vorsteuer abgezogen werden kann. Natürlich will er ein ordentlicher Beleg sein und achtet deshalb genau darauf, dass alle seine Positionen vorschriftsmäßig deklariert sind.

Ottokar atmet beruhigt durch als er feststellt, dass das Hotel bei ihm alles richtig gemacht hat.

Folgende Angaben sind auf jeder Rechnung (inkl. Kassenbons bei Kleinbeträgen!) verpflichtend:

• Name und Anschrift des Ausstellers: Prüfen Sie speziell bei Verwendung von Vordrucken (z. B. in Gasthäusern oder Taxis), ob der Bereich des Rechnungsausstellers ausgefüllt bzw. gut leserlich gestempelt wurde.

• Bezeichnung der Ware oder Dienstleistung: Die verrechnete Ware oder Dienstleistung muss mit Menge und Bezeichnung bzw. Art der Dienstleistung und Umfang angegeben sein. Bezeichnungen wie “Fachliteratur”, “div. Baumaterial” oder “Vermittlungs-provision” sind nicht ausreichend.

• Datum: Aus dem Beleg muss eindeutig hervorgehen, wann/in welchem Zeitraum die Lieferung oder Leistung erfolgt ist UND das Ausstellungsdatum der Rechnung. Wichtig: Das Rechnungsdatum gilt nicht automatisch auch als Liefer- oder Leistungs-datum.

Je nach Höhe des Betrages sind zusätzlich noch weitere Angaben erforderlich:

1. Angaben auf Kleinbetragsrechnungen

Kleinbetragsrechnungen sind Rechnungen bisEUR150,-inkl. Umsatzsteuer. Auf den Kleinbetragsrechnungen dürfen manche Angaben vereinfacht gemacht werden, weiterführende Angaben können – auf freiwilliger Basis – angedruckt werden. Mindest- anforderungen sind:• Steuersatz: Die im Gesamtbetrag enthaltene Umsatzsteuer muss mindestens durch Angabe des Steuersatzes ersichtlich sein.

Kommen auf dem Beleg mehrere Steuersätze zur Anwendung (z.B. bei Bewirtungsrechnungen) müssen beide Steuersätze mit dem jeweiligen Bruttobetrag angegeben werden.

• Gesamtbetrag der Rechnung

2. Angaben auf Rechnungen überEUR150,-

• Ihr Name und Ihre Adresse: Auf Rechnungen über EUR 150,- muss der Rechnungsempfänger angegeben werden. Achten Sie auf korrekte Schreibweise und Vollständigkeit Ihres Namens/des Firmennamens sowie die richtige und vollständige Adresse!

• Nettobetrag und Steuerbetrag: Bei Kleinbetragsrechnungen ist die Angabe des Gesamtbetrages inkl. USt ausreichend. Bei Rechnungen über EUR 150,- müssen hingegen auch der Nettobetrag sowie der Umsatzsteuerbetrag ausgewiesen werden.

• FortlaufendeRechnungsnummer: Fortlaufende Rechnungsnummern stellen für das Finanzamt sicher, dass überprüft werden kann, ob diese vollständig in der Buchhaltung des Lieferanten erfasst wurden und die Umsatzsteuer abgeführt wurde. Fehlt die fortlaufende Nummerierung, ist diese Überprüfbarkeit nicht gegeben, daher darf der Rechnungsempfänger die darauf entfallen-de Vorsteuer auch nicht geltend machen.

• UID-Nummer des Lieferanten: Die UID-Nummer (Umsatzsteuer-Identifikations-Nummer) ist die “steuerliche Visitenkarte” eines Unternehmens. Die UID stellt sicher, dass der Rechnungsaussteller beim Finanzamt als Unternehmer registriert ist und muss auch bei inländischen Geschäften (Lieferant und Empfänger in Deutschland) ab einem Rechnungsbetrag von EUR 150,- ange-geben werden. Hat der Unternehmer keine UID-Nummer, hat er seine Steuernummer anzugeben.

Rechnungsanforderungen

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Beleg Ottokar trifft Bon MarieIn der Geldbörse des Unternehmers liegt Ottokar gleich neben Bon Marie, einem entzückenden Bewirtungsbeleg. Beide berichten sie sich im Flüsterton wie sie entstanden sind und Ottokar erfährt, dass bei Bewirtungsbelegen noch weitere Angaben gemacht werden müssen und von den tatsächlichen Kosten 30% von vornherein als Privatausgaben gelten. Ottokar findet das absolut ungerecht und um Bon Marie zu imponieren, will er sich für sie einsetzen, damit sie voll und ganz Anerkennung findet. Doch Bon Marie winkt mit einem lächelnden „C´est la vie“ ab und erklärt ihm, was für sie zu beachten ist.

Ottokar schaut sich die Positionen von Bon Marie genau an und bei den köstlichen Speisen und dem Chateaux d´Impots läuft ihm gleich das Wasser im Mund zusammen.

SozahltdasFinanzamtimRestaurantmit

Als Unternehmer können Sie die Aufwendungen der Bewirtung eines Geschäftspartners aus einem geschäftlichen Anlass als Betriebsausgabe geltend machen. Zu beachten ist dabei, dass die Bewirtungskosten angemessen sein müssen. Das entscheidet sich insbesondere durch die Höhe der Bewirtungskosten.

Der Anlass der Bewirtung muss geschäftlicher Natur sein. Das können zum Beispiel Besprechungen laufender Aufträge sein. Auch Ihre potentiellen Kunden können Sie bewirten, um künftige Aufträge zu erhalten. Ihr eigenes Essen zahlen Sie allerdings prozentual selbst. Der Gesetzgeber verlangt nämlich vom Unternehmer, dass eine betriebliche Bewirtung regelmäßig um einen privaten Anteil korrigiert werden muss, da der bewirtende Unternehmer ebenfalls an der Bewirtung teilnimmt und diese Aufwendungen als privat veranlasst betrachtet werden. Die regelmäßige Korrektur hat in Höhe von 30% der nachgewiesenen Aufwendungen zu erfolgen.

AnforderungenaneinenBewirtungsbeleg

Füllen Sie den Bewirtungsbeleg zeitnah aus und achten Sie darauf, dass er maschinell erstellt ist. Darauf müssen der Ort und der Tag der Bewirtung und die Höhe der Bewirtungsaufwendungen stehen. Der Betrag darf jedoch nicht in einer Gesamtsumme angegeben sein, sondern in die einzelnen Getränke und Speisen aufgegliedert. Außerdem vermerken Sie den Anlass der Bewirtung sowie die Namen der bewirteten Personen, also auch der Name des Unternehmers selbst, auf dem Beleg. Zu guter Letzt sollte der Unternehmer den Beleg eigenhändigunterschreiben. Durch die gesetzliche Regelung können Sie 70% der Bewirtungskosten als Betriebsausgabe geltend machen.BehandlungderVorsteuer

Die Kürzung um den Privatanteil gilt nicht für die enthaltene Vorsteuer, so dass Sie von den Bewirtungskosten den vollen Vorsteuerabzug geltend machen können.

FazitEine angemessene unternehmerische Bewirtung führt zu 70% Betriebsausgaben, jedoch zu 100% Vorsteuerabzug beim Unternehmer.

Bewirtungskosten

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EINTRAG INS KASSENBUCHJa, Karla Kassa hat so ihre liebe Not mit der pünktlichen Anlieferung der Bar-Belege.Ottokar und Bon Marie verstehen aber nicht so recht, was daran so wichtig ist.Karla Kassa erklärt:

Ottokar und Bon Marie sind beeindruckt. Kein Wunder, dass Karla Kassa ein bisschen gestresst wirkt! Geduldig warten sie bis alle Formalitäten erledigt sind.

1.Weristbetroffen?

Ein ordnungsgemäßes Kassenbuch müssen alle Gewerbetreibenden führen, die Bargeschäfte abwickeln. Befreit sind Unternehmer mit Einnahmen-Überschuss-Rechnung, also Freiberufler oder sehr kleine Betriebe.

2.WasstehtimKassenbuch?

Im Kassenbuch müssen alle baren Einnahmen und Ausgaben genau ihrer Reihenfolge nach eingetragen werden. Dabei geht es nicht nur um die taggenaueErfassungder Beträge, auch innerhalb des Tages muss die Reihenfolge stimmen.Jede Einnahme – also jeder einzelne Umsatz mit einem Kunden muss einzeln erfasst werden. Eine Registrierkasse erleichtert diese Aufzeichnung. Hier muss jeden Tag bei Geschäftsschluss der sog. „Z-Bon“ ausgedruckt werden. Dieser muss folgende Angaben enthalten:

• Name und Adresse des Unternehmens• Tagesdatum• Gesamtbrutto der Einnahmen (getrennt nach 7% und 19 % Umsatzsteuer)• Z-Zähler (die Bons müssen lückenlos vorhanden sein!)• Bestätigung der Speicherlöschung

Auch bei den Ausgaben kommt es auf die Vollständigkeit an. Jede Ausgabe wird mit einem Beleg bewiesen.

Der GeldtransitmitderBank wird ebenfalls eingetragen und muss mit dem Kontoauszug der Bank übereinstimmen.

Wird Geld privat entnommen oder eingelegt, muss auch dies eingetragen werden.Achtung: bei einer GmbH gibt es keine privaten Geldeinlagen bzw. – entnahmen!

Zahlen Kunden mit Kreditkarte ist besonders zu beachten, dass diese Einnahmen im Z-Bon enthalten sind, aber nicht wirklich bar in der Kasse liegen. Sie sind daher als Ausgaben in die Kasse einzutragen.Eine Kasse kann – und darf- keinen negativen Saldo aufweisen, denn „negatives Bargeld“ gibt es nicht! Ergeben sich sog. „Kassenfehlbeträge“ kann das Finanzamt diese als Einnahmen zuschätzen.Ferner muss die Kasse jederzeit „kassensturzfähig“ sein, d. h. der tatsächlich vorhandene Bargeld-bestand muss mit dem aus dem Kassenbericht übereinstimmen.Gibt es im Betrieb mehrere Kassen so muss jede Kasse getrennt geführt werden, der Austausch von Geld zwischen den Kassen muss ebenfalls einzeln in den Kassenbericht eingetragen werden.

3.UndwennKassensoftwarebenutztwird?

Sie müssen sicher stellen, dass das Programm alle steuerlichen Erfordernisse erfüllt. Achten Sie auf ein entsprechendes Zertifikat des Herstellers und informieren Sie sich am besten in unserer Kanzlei, wenn Sie künftig eine solche Software einsetzen möchten. Wir können Ihnen gern ein geprüftes Programm empfehlen.

Kassenbuchführen

Beispiel Z-Bonco

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Alles hat seine OrdnungNach der strengen Karla Kassa sind die beiden richtig froh, den netten, fürsorglichen Theo Herberger kennen zu lernen. Er zeigt ihnen, wo sie hin gehören und erklärt auch, was es mit den anderen Belegen auf sich hat.

Übrigens: Auch wenn Theo Herberger nicht mehr der Jüngste ist, geht er doch mit der Zeit. Fragen Sie uns nach den technischen Möglichkeiten der elektronischen Erfassung von Kasse, Bank, Rechnungseingang und –Ausgang.

DerPendelordner

Im Ordner für die Buchführung treffen alle Belege aufeinander. Häufig wird er auch der Pendelordner genannt, weil er zwischen Mandant und Steuerberater für jede Buchführung ausgetauscht wird.

Damit alle Belege ihren Platz finden, ist dieser Ordner sinnvoller Weise in mehrere Register aufgeteilt.

DieRegistereinteilungFolgende Register sind üblich:

• AuswertungenHier finden Sie als Mandant gleich ganz vorne die Auswertungen, die der Steuerberater erstellt hat. Die Betriebs-wirtschaftlicheAuswertung, die Ihnen zeigt, wo Ihr Unternehmen im Moment steht. Die offenePosten-Liste, die Ihnen zeigt, um welche Forderungen Sie sich dringend kümmern müssen. Die Liquiditätsrechnung, die Summen- und Saldenliste, etc.Schauen Sie sich die Auswertungen gut an. Kommen Sie damit zurecht? Hätten Sie lieber graphische Auswertungen statt Zahlenkolonnen? Oder eine Plan-BWA, die Ihnen die Entwicklung der nächsten Monate und die Abweichungen vom Plan zeigt? Sprechen Sie mit uns, damit wir Ihnen das für Sie optimale Auswertungspaket schnüren können.

• RückfragenManche Belege lassen für uns Fragen offen oder müssen aus steuerrechtlicher Sicht geändert werden. Da wir Sie nicht wegen jedes Belegs stören wollen, finden Sie in diesem Register unsere Rückfragen zur Buchführung gesammelt. Sie können sie dann in Ruhe abarbeiten. Wir sind auf Ihre Mithilfe angewiesen, um für Sie die optimalesteuerlicheWirkungzu erzielen.

• KasseHier sind sowohl der Kassenbericht als auch die dazu gehörigen Belege (Rechnungen und Quittungen) zu finden.

• BankHier gehören die Kontoauszüge Ihrer Bank(en) hinein.

• RechnungsausgangDie Rechnungen, die Sie an Ihre Kunden schreiben, sind hier zu finden. Nur wenn Sie hier alleRechnungen einstellen, können wir für Sie auch überwachen, ob Ihre Kunden die Rechnungen korrekt bezahlen.

• WarenrechnungenWenn Sie ein Handelsgeschäft betreiben, findet Ihr Steuerberater hier Ihr Wareneingangsbuch und die Warenrechnungen. Auch hier ist Vollständigkeit oberstes Gebot, insbesondere wenn es um die Vorsteuer geht. Die bekommen Sie vom Finanzamt nämlich erst dann zurück, wenn sie in der Buchführung berücksichtigt sind. Übrigens: Auch die Vorsteuer aus nochnichtbezahltenWarenrechnungen gibt es vom Finanzamt zurück.Verschenken Sie also kein Geld!

• KostenrechnungenVon der Telefonrechnung über die Anschaffung eines neuen Autos bis zur Wartungsgebühr für den Feuerlöscher und Büobedarf. Hier gehören alle Belege hinein, die nicht unter den Warenbereich fallen.

Registereinteilung

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Wer die Wahl hat, hat die QualJa, ein geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG) hat es heutzutage nicht mehr so einfach.

Kein Wunder also, dass Gitte Winzig ein bisschen Trost braucht!

BesonderheitdesAnlagevermögens

Geringwertige Wirtschaftsgüter zeichnet die Besonderheit aus, dass sie zumlangfristigenAnlagevermögen gehören, jedoch unter bestimmten Voraussetzungen im Jahr der Anschaffung invollerHöheabgesetzt werden können.

Die Finanzverwaltung hat dafür strengeVoraussetzungen, bevor Sie diese Wirtschaftsgüter sofort auf einmal absetzen dürfen:

• AbnutzbarkeitDas Wirtschaftsgut muss abnutzbar sein. Ein Bild, das über die Zeit eher mehr wert wird, kann also kein GWG werden.

• SelbständigeNutzbarkeitEin Autoradio oder ein PC-Drucker kann immer nur mit anderen Wirtschaftsgütern zusammen genutzt werden. Daher gilt auch hier: kein GWG!

• BesondereVerzeichnisseFür bestimmte GWG muss ein besonderes Verzeichnis geführt werden. Keine Sorge: das machen wir für Sie.

Beim Einkauf ist Ihr Steuerberater natürlich nicht dabei. Die nachfolgende Tabelle zeigt, auf was Sie achten müssen, damit Ihr Beleg die Hürde zum „GWG“ schafft.In Zweifellsfällen wenden Sie sich einfach direkt an uns.

Anschaffungs-oderHerstellungskosten Regelungseit2010

≤ 150 EUR sofort abziehbar, ohne Verzeichnis> 150 EUR, ≤ 410 EUR sofort abziehbar mit Verzeichnis oder Sammelposten ohne

Verzeichnis410 EUR, ≤ 1.000 EUR Sammelposten optional, ohne Verzeichnis> 1.000 EUR aktivieren und auf Nutzungsdauer abschreiben

Ob es für Sie sinnvoll ist, den sog. Sammelposten zu nutzen, entscheiden wir gemeinsam. Der Sammelposten wird über 5 Jahre abgeschrieben.

Kurioses:• Autotelefone sind im Gegensatz zu Autoradios als GWG zugelassen. • Auch Legehennen gehören dazu – rechtlich sind Tiere ja eine Sache - aber wie nutzt sich eine Legehenne ab?• Masthennen sind keine GWG´s. • Und ein Buch ist nur dann ein GWG, wenn es nicht zu einer Gesamtausgabe oder Reihe gehört.

GWG

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Wenn einer eine Reise tutMarco Falk hat schon die ganze Welt bereist und kennt sich mit Spesen bestens aus. Über jede Dienstreise führt er genau Buch, damit er jedem stolz zeigen kann, wo er überall schon gewesen ist. Und nebenbei dient das praktischerweise noch als Nachweis für das Finanzamt, um pauschal Kosten geltend machen zu können.

Bon Marie hört Marco Falk gelangweilt zu. Diese Bürokratie verleidet einem ja glatt die Freude am Verreisen. Und hinter seiner Angeberei steckt vermutlich nur die Angst, dass die Dienstreisen in Zukunft eingeschränkt werden, weil überall gespart werden muss.

UnterwegsaufDienstreise

Sobald Sie als Unternehmer aus beruflichen Gründen vorübergehend außerhalb Ihrer Wohnung sowie Ihres Betriebes tätig sind, liegt eine berufliche Auswärtstätigkeit bzw. Geschäftsreise vor, für die Sie tatsächlich angefallene Kosten geltend machen und bestimmte Pauschalbeträge absetzen können.

1.Verpflegungsmehraufwand

Die Mehrkosten Ihrer Verpflegung können Sie als Unternehmer mittels einer Verpflegungspauschale geltend machen. Durch die Geschäftsreisen eines Unternehmers entstehen zusätzliche Aufwendungen für die Verpflegung, der sogenannte Verpflegungsmehraufwand. Diese Zusatzkosten sind in Form von Pauschalen als Betriebsausgaben abzugsfähig. Folgende Beträge können Sie gewinnmindernd geltend machen:

Abwesenheit von Pauschalbetrag

mindestens 8 Stunden 6 EURmindestens 14 Stunden 12 EUR24 Stunden 24 EUR

Bei den Mehraufwendungen für Verpflegung handelt es sich ausschließlich um die Verpflegung des Unternehmers. Um diese nachweisen zu können, sollten Sie Aufzeichnungen zur Dauer Ihrer Abwesenheit in einer Reisekostenabrechnung vornehmen. Da in den Verpflegungspauschalen keine Umsatzsteuer enthalten ist, kann bei diesen Betriebsausgaben kein Vorsteuerabzug angewandt werden.

Im Ausland gelten eigene Auslandspauschalen, die wir Ihnen gern als Tabelle zur Verfügung stellen.

2.Übernachtungskosten

Für Kosten der Unterbringung und Übernachtung müssen Sie als Unternehmer Rechnungen, Quittungen oder Belege vorweisen. Eine pauschale Abrechnung für Übernachtungskosten gibt es bei der Übernachtung weder im Inland noch im Ausland.

3.Fahrtkosten

Sofern kein Firmenfahrzeug (siehe August) benutzt wird, gelten als Fahrtkosten entweder die tatsächlich angefallenen Kfz-Kosten wie Benzin und Diesel, Versicherung, Steuer, Reparaturen etc. oder aber die kilometerabhängigen Fahrtkosten in Form der Kilometerpauschale(derzeit 30 Cent pro gefahrenem Kilometer). Für umsatzsteuerpflichtige Unternehmer ist es möglich, die inden laufenden Kfz-Kosten enthaltene Umsatzsteuer als Vorsteuer erstattet zu bekommen. Ein Vorsteuerabzug aus der Kilometer-pauschale ist nicht möglich.

Reisekosten

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Wer hat Angst vor Virginia Reisswolf?Was für eine Aufregung! Belege werden abgeschafft, alles nur noch eingescannt und digital? Wie soll man sich das vorstellen – so ganz ohne Papier. Und ist das nicht gefährlich, wo bleibt da die Sicherheit, wenn alle Daten im Internet verfügbar sind?

Unternehmer Wolters lässt sich von seinem Steuerberater aufklären und seine Belege lauschen aufmerksam, um auch ja keine Information zu verpassen.

Die Belege atmen erleichtert auf als sie erfahren, dass sie natürlich noch weiter gebraucht werden. Und jetzt sogar ein viel ruhigeres Dasein führen können, weil nicht dauernd jemand den Ordner auf und zu klappt und ihn durchwühlt, um mal wieder einen der Belege heraus zu suchen. So bleiben sie schön sauber und ordentlich und die Arbeit übernehmen ihre digitalen Brüder und Schwestern.

DiestressfreieBuchführungmitdigitalerBelegübertragung

Die Möglichkeit, die Buchführung online abzuwickeln, gibt es schon seit einiger Zeit und es sind reichlich positive Erfahrungen dazu vorhanden. Für Sie als Mandanten ist es ganzeinfach, denn Sie brauchen nur Ihre Belegezuscannenoderzufaxen, so dass sie dem Steuerbüro digital zur Verfügung stehen.

Nutzen Sie die Chancen dieser bequemen und sicheren Abwicklung und schlagen Sie ein neues Kapitel in der Zusammenarbeit mit dem Steuerbüro auf.

WaserwartetSiebeiderUmstellung?

Vorbereitend sind einige organisatorischeMaßnahmen notwendig:• die notwendige Software ist in Ihrem Unternehmen zu installieren und wird Ihnen in der Regel von Ihrem Steuerberater zur

Verfügung gestellt,• sofern noch nicht vorhanden, ist ein Scanner anzuschaffen• der Online Zugang zu ihrer Buchführung wird geschaffen,• Sie erhalten eine kurze Einführung in das Programm.

Mit der installierten Hard- und Software haben wir dann die Struktur geschaffen, um die Arbeitsabläufezustandardisieren.

WasändertsichjetztfürSiealsMandanten?

• Belege gehen nicht mehr im Pendelordner außer Haus sondern bleiben im Unternehmen,• Sie scannen oder faxen täglich oder wöchentlich, wie mit uns abgesprochen,• Sie können die Belege jederzeit digital oder in Papierform einsehen,• zusätzlich steht Ihnen immer die aktuelleAuswertungonlinezur Verfügung.

SiekönnenzusätzlicheAngebotenutzen

• Weitere Vorteile liegen in der Möglichkeit, ein effektivesMahnwesen zu betreiben, weil die Buchführung sehr aktuell ist,• darüber hinaus können bei Fälligkeit offene Eingangsrechnungen elektronisch bezahlt werden, d. h. Sie können mit den

Ergebnissen der von uns erstellten Buchführung in Ihrem Organisationsablauf weiter arbeiten. Steuerberater und Mandant bearbeiten quasi einen Datenbestand in einem Buchführungsprogramm,

• zusätzliche Auswertungen zum Beispiel zur Planung und Erfolgskontrolle lassen sich problemlos einrichten.

Natürlich hat sich auch die Arbeitsweise im Steuerbüro geändert. Z. B. kann jetzt täglich oder wöchentlich bei den entsprechenden Mandanten gebucht werden und der Termindruck zur Umsatzsteuerfälligkeit sinkt. Tippfehler bei der Erfassung der Rg-Nr. oder beim Betrag gehören der Vergangenheit an und wir können zügigAuskunftgeben, weil alle Belege sofort am Bildschirm abrufbar sind.

Nach der ersten Eingewöhnungsphase und der Bereinigung kleinerer „technischer Schwierigkeiten“ hören wirseitens unserer Mandanten, die sich für diese Art der Buchführung entschieden haben, nur positive Aussagen.

DigitaleBuchführung

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Los, gib Gas, Luigi will Spaß!Der pfiffige Luigi ist ein echter Sonnenschein. Und als Vollblut–Italiener nimmt er das Leben natürlich von der leichten Seite.

Doch auch er muss sich anstrengen, damit seine Kfz-Kosten möglichstvoll abzugsfähig sind.

Ottokar ist ganz schön eifersüchtig auf den schnittigen Luigi. Zum Glück lässt sich Bon Marie nicht auf ihn ein, denn sie schätzt das unkomplizierte Leben mit Ottokar.

SosteuernSieIhrFirmenfahrzeugumdiesteuerlichenKlippen

Grundsätzlich gibt es drei Varianten, die sich steuerlich unterschiedlich auswirken.Gerne stellen wir Ihnen in einer Berechnung dar, welche Regelung für Sie am günstigsten ist.

1.PKWimBetriebsvermögenundEin-Prozent-Methode

Alle für den PKW anfallenden laufendenKosten sind in diesem Fall automatischBetriebsausgaben. Da aber das Finanzamt immer davon ausgeht, dass jeder PKW auch privat genutzt wird, muss für die Privatnutzung jeden Monat eine Versteuerung in Höhe von 1ProzentdesBrutto-Listenpreises erfolgen. Diese Regelung gilt allerdings nur für Fahrzeuge, die zu mehr als 50% betrieblich genutzt sind.Kommen Firmenwagen ausschließlich betrieblich zum Einsatz, können Unternehmen auch künftig die volle Vorsteuer abziehen. Voraussetzung hierfür ist allerdings ein VerzichtaufPrivatfahrten oder, bei Personengesellschaften, die entgeltliche Über-lassung des Firmenwagens an die Gesellschafter. Hierbei ist zu beachten, dass Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte, anders als bei der Einkommensteuer, im Umsatzsteuerrecht als betriebliche Fahrten gelten. Um Probleme mit dem Finanzamt zu vermeiden, sollten alle Strecken in einem Fahrtenbuchlückenlosnachgewiesen werden.

2.GemischteNutzungbetrieblichundprivat

Ein Fahrtenbuch zu führen lohnt sich in der Regel dann, wenn man einen teueren Wagen fährt und nur wenige Privatfahrten durchführt. Außerdem müssen Sie dann ein Fahrtenbuch führen, wenn Sie Ihr Auto zu mindestens 10 Prozent bis maximal 50 Prozent betrieblich nutzen und ins gewillkürte Betriebsvermögen eingelegt haben.

Sie müssen in diesen Fällen entweder• ein Fahrtenbuchführen und ausrechnen, welcher Anteil Ihrer Kosten auf Privatfahrten entfällt und zu versteuern ist, oder• den Privatanteil an den Fahrten und somit den Kosten sachgerechtschätzen. Dies erfolgt im Rahmen der so genannten

allgemeinen Darlegungs- und Beweislast. Sie tragen in diesen Fällen das Risiko, dass Ihr Finanzamt Ihre Schätzungen akzeptiert.

Bei einer gemischten Nutzung von Firmenwagen halbiert sich der Vorsteuerabzug. Hieraus resultieren deutlich höhere Kosten für die Anschaffung und den laufenden Betrieb von Firmenwagen.

3.BetrieblichgenutzterPrivatwagen

Aufgrund des veränderten Vorsteuerabzuges für Firmenwagen gewinnt dieses Modell an Attraktivität. Selbständige können auch ihren Privatwagen betrieblich nutzen. Sie können dafür dietatsächlichenAufwendungenoder30CentproEntfernungs-kilometer als Betriebsausgabe geltend machen. Der Vorsteuerabzug entfällt dann jedoch im Regelfall. Es empfiehlt sich, gegebenenfalls per Zusatzvereinbarung Fragen zu Haftungs- und Versicherungsschäden zu klären.

Firmenfahrzeug

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Eine schwere Prüfung steht bevorSelbst der so selbstbewusste Luigi versteckt sich. Theo Herberger erklärt Ottokar und Bon Marie wie eine Betriebsprüfung abläuft und beantwortet ihre Fragen.

Die einzige Chance gegen die bösen Flüche von Bürograzia ist das Schutzschild, das der Steuerberater mit seinen Zaubersprüchen errichtet.

Wenbetrifftes?

Alle Gewerbetreibenden und Freiberufler unterliegen der Betriebsprüfung. Das bedeutet, ein Betriebsprüfer kommt und schaut sich die Buchführung und die Belege vor Ort an.

Waswirdgeprüft?Geprüft werden alle Steuerarten (besonders Einkommen-, Körperschaft-, Umsatz- und Gewerbesteuer. Aber auch Schenkung- oder Grunderwerbsteuer.) Je nach Größe des Betriebes wird entweder alle drei Jahre regelmäßig oder sporadisch immer mal wieder drei Jahre geprüft. Der Prüfungszeitraum kann aber auch auf bis zu 5 Jahre ausgeweitet werden, wenn sich nicht unerhebliche Steuernachzahlungen ergeben (schon ab EUR 1.500,- pro Jahr!).

Wowirdgeprüft?Nach dem Gesetz soll beim Steuerpflichtigen (Betrieb, Wohnung) geprüft werden. Geht dies z. B. aus Platzgründen nicht, wird im Amt geprüft. Nur in Ausnahmefällen soll beim Steuerberater geprüft werden. Oftmals ist das aber für alle Beteiligten die beste Lösung, da Auskünfte schnell erteilt und Fragen unkompliziert beantwortet werden können.

WiesiehtdieoptimaleVorbereitungaus?Langfristig ist eine vollständige und korrekte Buchführung und Steuererklärung der beste Garant für eine „gelungene“ Betriebsprüfung.Vor der Betriebsprüfung wird Ihr Steuerberater mit Ihnen eine Vorbesprechung machen und sich die Unterlagen noch einmal genau ansehen. Insbesondere Verträge bekommen im Rahmen der Betriebsprüfung eine immer größere Bedeutung.

WiesiehtderAblaufaus?

• PrüfungsanordnungDiese erhalten Sie schriftlich vom Finanzamt – in der Regel mind. 4 Wochen vorher. Der Termin wird mit Ihnen und Ihrem Steuerberater abgestimmt.

• AnfangsgesprächHier „beschnuppert“ man sich erst mal. Es werden die Unterlagen erklärt und die Arbeitszeiten des Prüfers geplant.

• MitwirkungGesetzlich sind Sie verpflichtet, Auskünfte zu erteilen und Einsicht in Unterlagen zu gewähren. Was das genau für Sie bedeutet, bespricht Ihr Steuerberater vor der Prüfung mit Ihnen.

• DigitalePrüfungSie sind verpflichtet, bereits digital vorliegende Daten dem Prüfer auch auf entsprechend lesbaren Datenträgern zur Verfügung zu stellen. Für die Buchführungsunterlagen sorgt Ihr Steuerberater, für interne Daten wie z. B. Ihr Abrechnungsprogramm müssen Sie sorgen (Aufbewahrung 10 Jahre!)Die „digitale“ Betriebsprüfung macht es dem Prüfer viel leichter, große Datenmengen auf Auffälligkeiten zu durchsuchen.

• BesprechungenJe nach Länge der Prüfung – in der Regel nicht unter 1 Woche - es kann bei großen Betrieben aber auch Monate dauern – gibt es eine Besprechung am Ende oder zusätzlich schon Zwischenbesprechungen. Hier sollte Ihr Steuerberater immer dabei sein!

Betriebsprüfung

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Abgerechnet wird zum SchlussUnd dabei ist Sven Inventursson extra nach Deutschland ausgewandert, weil er gehört hat, dass es hier so ordentlich und genau zugeht. Jetzt droht Bürograzia ihn in der Luft zu zerreißen.

Sven übersteht die Prüfung mit einigen wenigen Blessuren und verständigt sofort seine isländische Verwandtschaft, dass er erfolgreich die Plausibilitätsprüfung absolviert hat und ab jetzt mit dem Titel Bachelor of Inventory angesprochen werden möchte.

WermusseineInventurmachen?Jeder Unternehmer, der Wirtschaftgüter im Bestand hat, und eine Bilanz machen muss.

Waswirdgezählt?Gezählt, gemessen und/ oder gewogen werden Waren, aber auch Rohstoffe (z. B. Quarzsand bei einer Glasbläserei), Hilfsstoffe (z. B. Lötmaterial in der Kfz-Werkstatt, Büromaterial bei der Werbeagentur) und Betriebstoffe (z. B. Heizöl oder Flüssiggas)

WannmachtmanInventur?Prinzipiell wird die Inventur zum Bilanzstichtag (meist der 31.12.) gemacht – eine Verschiebung um bis zu 10 Tage vor- oder nachher wird anerkannt.

Es gibt aber auch Erleichterungen:• Vor-odernachverlegteInventur

Die Inventur darf 3 Monate nach vorne bzw. 2 Monate nach hinten verlegt werden.In einer Ergänzungsrechnung muss allerdings der ermittelte Bestand auf Basis der zwischenzeitlichen Ein- und Verkäufe vor- bzw. zurück gerechnet werden.

• PermanenteInventurSie haben eine Lagerbuchführung mit einem Warenwirtschaftssystem? Dann sind Sie von der Pflicht zur Inventur zwar nicht befreit, Sie können die Inventur aber irgendwann im Jahr machen. Sie dient dann der Überprüfung der Richtigkeit Ihrer Lager-buchhaltung.

• Stichproben-InventurAuch hier ist eine permanente Lagerbuchführung Voraussetzung. Die statistischen Verfahren und die Mindest-Stichproben sind genau fest gelegt.

Wiewirdgezählt,gemessenundgewogen?Prinzipiell ist wirklich jedes Wirtschaftsgut zu dokumentieren – heben Sie Ihre handschriftlichenAufzeichnungen gut auf, der Prüfer will sie meist sehen!Gleichartige Güter dürfen aber auch zu Gruppen zusammengefasst werden.Ein Festwertverfahren, bei dem der tatsächliche Wert nur alle drei Jahre ermittelt werden muss, gilt allerdings nur für Roh-, Hilfs- und Betriebstoffe, nicht für Waren.Natürlich gibt es schwierigeEinzelfälle: Wie zähle, messe oder wiege ich etwa einen Sandberg? Auch werden häufig über das Jahr verteilt Waren bzw. Rohstoffe und Teile eingekauft, die dann in einer nicht mehr nachvollziehbaren Reihenfolge wieder ver-braucht werden. Hierfür gibt es vereinfachte Bewertungsverfahren.

WelcherWertistmaßgebend?Im Grundsatz wird mit dem Einkaufspreis bewertet. Ist dieser oder der Verkaufspreis der Ware gesunken kann eine Abwertung auf den sog. „niedrigeren Teilwert“ gemacht werden. Die Vorschriften sind hier genau und streng. Allein eine lange Lagerdauer führt noch nicht zur Abwertung. Handelt es sich um Güter, die der Mode unterliegen, ist aber die lange Lagerdauer zumindest ein Indiz für den Wertverlust. Gerade an dieser Stelle tobt oft der Kampf in der Betriebsprüfung.

Unterliegt Ihr Betrieb der Prüfung durch einen Wirtschaftsprüfer, ist dieser verpflichtet unter anderem eine Plausibilitätsprüfung Ihrer Inventur vorzunehmen.

Inventur

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Die Rettung nahtGelassen reagiert Artax auf die Versuche von Bürograzia, eine Steuernachzahlung herauszuschlagen. Um all diese Angriffe abzuwehren muss Artax sein gesamtes Wissen – und manchmal auch seinen Charme - einsetzen.

Und wenn Sie genau hin sehen, verrät ein kleines Lächeln von Bürograzia, dass sie gegen den Charme von Artax nicht immun ist!

Steuerberater halten sich permanent fit mit Fortbildung auf dem Gebiet von Gesetzen, Richtlinien, Erlassen und der Rechtsprechung. Ein besonderes Augenmerk gilt in der Betriebsprüfung auch der Abgabenordnung und der Betriebsprüfungsordnung. Hier ist z. B. festgelegt, was ein Betriebsprüfer überhaupt anschauen darf und welche Steuerbescheide noch geändert werden dürfen.Außerdem hält er Kontakt zur Finanzverwaltung und ist so über interne Abläufe und Personalia informiert.

Welche Punkte sind immer wieder Thema bei der Betriebsprüfung?

• DieKfz-NutzungDie meisten Kfz werden nicht nur betrieblich sondern auch privat (vom Chef oder seinen Angestellten) genutzt. Die Regelungen dazu sind kompliziert (z. B. gelten bei der Umsatzsteuer andere Regeln als bei der Einkommensteuer). Zusätzlich ändern sich diese Regeln mindestens alle zwei Jahre.

• VerträgeSteht im Büromietvertrag die richtige Umsatzsteuer? Gibt es einen Ehegatten-Arbeitsvertrag mit der Frau des Unternehmers? Verträge und ihre steuerliche Umsetzung spielen in der Betriebsprüfung eine immer größere Rolle. Dafür benötigen Steuerberater auch gute vertragsrechtliche Kenntnisse. Zusätzlich arbeiten sie oft mit einem Anwalt zusammen.Besonders bei der GmbH kommt den Verträgen zentrale Bedeutung zu. Stimmt der Geschäftsführervertrag nicht genau mit den gezahlten Beträgen überein, wird der Vertrag insgesamt nicht anerkannt, was zu sog. „verdeckten Gewinnausschüttungen“ führt. Sie bescheren den Mandanten oft erhebliche Steuernachzahlungen.

• Inventur (siehe Oktober).

• KassenführungDas Kassenbuch wird gern besonders genau geprüft. Kassenminusbeträge oder zeitlich nicht stimmige Einträge können dazu führen, dass die Kasse insgesamt „verworfen“ wird. Der Betriebsprüfer schätzt dann die Einnahmen neu – und natürlich viel höher!

• PrivateKostenSind die Kosten wirklich betrieblich veranlasst oder könnten sich private Ausgaben dahinter verbergen? Diese Frage beschäftigt jeden Prüfer und sie haben eine besondere Nase dafür entwickelt, solche Ausgaben aufzudecken. Steuerberater müssen deshalb gut verhandeln und plausibel argumentieren.

• AuslandsbeziehungenImmer mehr Unternehmer haben zumindest mit dem europäischen Ausland zu tun. Hier schaut der Betriebsprüfer genau hin. Sind alle benötigten Bescheinigungen vorhanden? Stimmen die Verrechnungspreise, etc.?

Prüfungspunkte

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Ottokar wird geadeltDas ist der schönste Tag im Leben von Ottokar. Jetzt kann ihm niemand mehr etwas anhaben und er kann mit Bon Marie sein restliches Leben in vollen Zügen genießen.

Doch für Ottokar und seine Freunde lautet es nicht „und sie waren glücklich bis ans Ende ihrer Tage“ sondern „für 10 Jahre“.

Im Laufe dieser 10 Jahre erlebt Ottokar noch viele spannende Geschichten und erfährt beispielsweise, dass es edelmütige Spendenbelege gibt, Geister, die sich „Die Immateriellen“ nennen oder die ewig nörgelnden „Halbfertigen“, denen immer irgendetwas fehlt.

AufbewahrungsfristennachdemSteuerrechtAufbewahrungsfristen sind insbesondere in Gesetzen, Satzungen oder auch in Berufsordnungen zu finden. Für Selbstständige, Freiberufler und Unternehmen enthalten die Abgabenordnung (AO) und das Handelsgesetzbuch (HGB) die wichtigste steuerrechtliche Aufbewahrungsfrist.

Folgende Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen gelten laut Abgabenordnung:

6 Jahre 10 JahreAngebote AnlageverzeichnisAuftragsbestätigungen AusgangsrechungenDarlehensunterlagen BilanzenE-Mail (Geschäftsbrief) – in elektronischer Form BuchungsbelegeLohnbelege Computerausdrucke mit buchungsrelevanten DatenMahnungen DebitorenlistenVerträge E-Mail (Rechnung) – in elektronischer Form

EröffnungsbilanzInventurJahresabschlüsseQuittungen / Rechnungen (Papier)Quittungen / Rechnungen (elektronisch)SachkontenZahlungsanweisungen

BerechnenSiedieAufbewahrungsdauerrichtigDie Aufbewahrungsfrist beginnt immer erst mit Ende des Jahres, in dem das Dokument erstellt oder erhalten wurde. Das bedeutet, die anzuwendende Frist beginnt immer erst am 1. Januar des folgenden Jahres.Beispiel: Bei einer im Jahr 2011 erstellten Rechnung beginnt die Aufbewahrungsfrist im Jahr 2012. Weil es sich bei Rechnungen um Buchungsbelege handelt, gilt hierfür eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren. Mit dem Ablauf des Jahres 2021 enden diese 10 Jahre. So ist ab dem 01.01.2022 eine Vernichtung dieses Belegs grundsätzlich zulässig. Achtung: Steuerlich sind immer die Belege der letzten 10 abgegebenen Steuererklärungen aufzubewahren! Dadurch, dass diese Steuererklärungen ja immer erst im nächsten Jahr abgegeben werden, verlängert sich die Aufbewahrungsfrist!

Aufbewahrungspflichten:ArchivierungaufPapieroderaufCD?Das ist die Frage, die sich jedes Unternehmen irgendwann stellt, wenn es um die dauerhafte Aufbewahrung von Unterlagen geht. Die gesetzlichen Regelungen machen hierzu lediglich die Aussage, dass auch eine Aufbewahrung auf Bild- oder Datenträgern (z. B. Mikrofilm oder CD/DVD) grundsätzlich zulässig ist.Allerdings muss Ihr Unternehmen dann gewährleisten, dass die so archivierten Informationen später auch wieder abrufbar sind. Dazu gehört auch, dass sie beispielsweise den Finanzbehörden als Ausdruck zur Verfügung gestellt werden können.Deshalb sollte Ihr Unternehmen vorrangig so genannte Meta-Formate bei der Abspeicherung einsetzen. Die Formate TIFF oder PDF beispielsweise kann man mit großer Wahrscheinlichkeit auch in Zukunft öffnen.

Aufbewahrungsfristen

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Der kleine Beleg Ottokar