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22 Postmaster-Magazin 10/2016
Multichannel
Die Digitalisierung der Briefkommuni-
kation legt ein rasantes Tempo vor, das
nicht jeder mitgehen will oder kann
– und vielleicht auch noch gar nicht muss.
Viele Faktoren sind von Belang: von Unter-
nehmensidentität, Image und Innovations-
anspruch über Branche, Marktposition und
Wettbewerbssituation bis hin zur Klientel
und ihren Kommunikationsvorlieben; nicht
zu vergessen: das Postvolumen. Gleichzeitig
steht fest: Elektronische Post bringt viele
Vorteile, und langfristig wird kaum jemand
daran vorbeikommen. Also ist ein Umset-
zungsweg gefragt, der unternehmensspezi-
fischen Situationen Rechnung trägt. Überall
werden Wege gesucht, wie man die Vorteile
der Digitalisierung nutzen und dabei sein
Tempo selbst bestimmen kann.
Großes Zögern trotz großen Nutzens
Laut einer GfK-Umfrage sind 67 Prozent
der Unternehmen davon überzeugt, dass
digitale Technologien Prozesse effizienter
machen und so Kosten sparen. 68 Prozent
der Befragten erwarten eine verbesserte
Wettbewerbsfähigkeit, und 82 Prozent
Der Ausweg aus dem Multichannel-DilemmaPhysische und digitale Post gleichzeitig managen scheint aufwändig und kompliziert.
Eine flexible All-in-one-Lösung macht die Sache einfach.
halten die Digitalisierung sogar für nötig,
um wettbewerbsfähig zu bleiben. Weiterfüh-
rende Ergebnisse liefert eine groß angelegte
Mittelstandsstudie von TNS Infratest. Dieser
Erhebung zufolge werden vor allem etab-
lierte Digitaltechnologien als wichtig und
nützlich bewertet. Die genannten Vorteile
reichen vom Erschließen neuer Märkte über
gezielteres Marketing bis zur Verschlankung
der Administration.
Doch wie sieht es konkret bei der Brief-
digitalisierung aus? Am deutlichsten wird
das mit Blick auf die E-Rechnung, deren
Nutzeffekte belegt sind. Am wichtigsten
für Unternehmen ist die Kosteneinsparung,
dicht gefolgt von der Prozessbeschleuni-
Auch bei der Briefkommunikation ist die digitale Transformation voll im Gange. Eine große Her-
ausforderung für alle. Gleichzeitig sorgen offizielle E-Rechnungs-Standards für Verunsicherung:
etwa die für 2018 beschlossene digitale B2G-Rechnung und das dafür geplante deutsche Format
„XRechnung“. Mehr noch als Großkonzerne geraten die kleinen und mittleren Unternehmen (KMU)
unter Druck. Wie lässt sich einfach, sicher und bezahlbar am digitalen Wandel teilhaben? Und sind
gerade hier nicht auch Posttechnik-Lieferanten gefordert, die sich seit jeher mit der Modernisie-
rung von Brieferstellung und -verarbeitung befassen? Mit einer umfassenden innovativen Lösung
haben sich die Neopost-Produktentwickler zu Worte gemeldet.
Wie können kleinere und mittlere Poststellen bei der Digitalisierung der Briefkommunikation
Schritt halten?
Neop
ost
Multichannel
gung. Das zeigt eine Studie von ibi research,
an der sowohl KMU als auch Großunter-
nehmen teilnahmen. Sie ergab zudem, dass
mehr als die Hälfte der Befragten mit der
E-Rechnung Wünschen bzw. Forderungen
der Empfänger nachkommen – und da-
mit Kundenorientierung demonstrieren.
Als nützlich werden auch die papierlosen
Prozesse bewertet, die eine automatisierte
Verarbeitung zulassen, Fehlerquellen mini-
mieren und die Ökobilanz verbessern. All
diese Effekte sind keineswegs auf E-Rech-
nungen beschränkt, sondern zeigen sich bei
jeder Art digitaler Post.
Was lässt Unternehmen zögern? Vor
allem der Mittelstand steht Digitalisierungs-
tendenzen zögerlich gegenüber, obwohl er
ihnen großes Potenzial zuschreibt – so ein
weiteres Ergebnis der TNS-Infratest-Studie,
die auch über Umsetzungsbarrieren Aus-
kunft gibt. Zu den Meistgenannten zählen
technische Komplexität, Investitionsbedarf,
erwartete Sicherheitsrisiken und das ver-
meintliche Fehlen verlässlicher Standards.
Die GfK-Studie kommt zu ähnlichen Re-
sultaten mit teils konkreteren Aussagen.
Ihr zufolge wird beispielsweise aufgrund
erhöhter Komplexität und zunehmender
Schnittstellen eine größere Fehleranfällig-
keit des IT-Systems befürchtet. Und statt
von hohem Investitionsbedarf sprechen die
Studienteilnehmer bei GfK sogar von wach-
sendem Investitionsdruck. Als zusätzliches
Problem nennt fast die Hälfte der Unter-
nehmen die mangelnde IT-Qualifikation
der Mitarbeiter.
Kleine Schritte statt Hauruck-Aktion
Warum ist eine radikale Umstellung un-
realistisch und wäre kontraproduktiv? In
einer Hauruckaktion gleich komplett auf
digitalen Versand zu wechseln, ist so gut wie
unmöglich. Denn dann müsste der ganze
Postausgang von einem Tag auf den ande-
ren umgestellt werden: also alle relevanten
Systeme, Strukturen und Prozesse. Das ist
organisatorisch kaum machbar. Aber der
vielleicht noch viel wichtigere Punkt sind
die Postadressaten. Digital zu kommunizie-
ren wäre zwar auch für die Empfänger der
langfristig einfachste und effizienteste Weg.
Voraussetzung ist aber, dass die Adressaten
Modernisierung der Poststelle – abstrakte
Zustimmung und konkrete Lösung
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Postm
aster-Mag
azin (2
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24 Postmaster-Magazin 10/2016
Multichannel
digitale Post überhaupt empfangen können
und das auch wollen. Jedenfalls steht der
klassische Brief bei vielen Geschäftspartnern
noch hoch im Kurs.
Solche Vorlieben zu ignorieren und
rigoros nur noch elektronische Post anzu-
bieten könnte die Geschäftsbeziehungen
trüben. Manch einer bevorzugt Papierbriefe.
Einige erhalten lieber E-Mails. Andere favor-
isieren den elektronischen Datenaustausch
(EDI) in unterschiedlichsten Formaten und
über diverse Kanäle. Andererseits ist eine
konsequente Multichannel-Praxis nicht
einfach. Neben Poststellenhardware und
E-Mail-Programmen sind dann womöglich
noch verschiedene Softwares im Einsatz, um
alle Versandformate und -kanäle abzude-
cken. Die Systemverwalter haben mehrere
Lösungen zu implementieren, aufeinander
abzustimmen und zu pflegen sowie die
Postausgangsprozesse entsprechend anzu-
passen. Und die Anwender müssen sich in
mehrere Lösungen einarbeiten und haben
jeweils andere Ansprechpartner für Service
sowie Support. Zu guter Letzt amortisieren
sich die Einzelinvestitionen auch noch
schleppend, weil sich die Ausgangspost
auf mehrere Lösungen verteilt, die nicht
ausgenutzt werden. Unterm Strich ergeben
sich mehr Arbeit, Zeitaufwand und Kosten,
mehr Komplexität im Tagesgeschäft und
weniger Transparenz und Kontrolle – ei-
gentlich genau das Gegenteil dessen, was
mit der Einführung digitaler Post erreicht
werden sollte.
Flexible Lösung als lohnender Weg
Im Zuge voranschreitender Modernisierung
haben Postversender die genutzten Systeme
und Lösungen zur effizienteren Briefverar-
beitung nicht selbst konstruiert. Vielmehr
wurde auf Maschinen zurückgegriffen, die
von Posttechnik-Anbietern neu auf den
Markt kamen. Heute ist es mit Maschinen
allein nicht getan. Gefragt sind flexible
IT-Lösungen und neue Services, die der
KMU-Poststelle aus dem Multichannel-Di-
lemma helfen. Auch hier kann man nach wie
vor auf Posttechnik-Anbieter vertrauen. So
hat Neopost in Deutschland und Österreich
die All-in-one-Lösung mail4business auf
den Markt gebracht. Zum monatlichen
Fixpreis inklusive Full Service kombiniert sie
klassische Poststellenhardware nach Wahl
mit dem Neopost e-Services-Portal, einer
webbasierte Plattform zur digitalen Postbe-
arbeitung. So lässt sich die Ausgangspost auf
insgesamt vier Wegen abwickeln:
hausinterne Produktion klassischer Briefe
bis hin zum portooptimierten Kuvertie-
ren und Frankieren mit moderner Post-
bearbeitungstechnik
hybride Postbearbeitung, bei der die
Dokumente digital ans e-Services-Portal
geschickt und die Briefproduktion sowie
der Versand über Neopost abgewickelt
werden
automatisiertes digitales Senden von
PDF-Dokumenten inklusive Signatur-
möglichkeit, wahlweise per E-Mail oder
über das e-Services-Portal – für maxima-
len Datenschutz
digitales Senden von Transaktionsdoku-
menten in EDI-Formaten (strukturierte
Datensätze), die sich zum Beispiel im
ERP-System des Empfängers vollelektro-
nisch und automatisiert weiterverarbeiten
lassen
Neben den Postbearbeitungsmaschinen
sind auch die Volumen für papierbasierte,
hybride und volldigitale Post frei wählbar
und variabel. Daraus ergibt sich der vo-
lumenbasierte Fixpreis. So lassen sich die
Postausgangskosten flexibel steuern. Wer
auf diese Weise die Briefkommunikation
modernisiert, spart nicht nur Zeit, sondern
auch Porto und Verbrauchsmaterial. Die
Prozesskosten sollen sich um bis zu 80
Prozent verringern lassen. Außerdem ist
man in puncto Technik, Rechtskonformität,
Datenschutz, Verfügbarkeit gängiger Digi-
talformate und Einhaltung von Standards
immer auf der sicheren Seite. Die e-Services
laufen webbasiert. Also müssen weder Sys-
teme noch Abläufe umgestellt werden, und
außer einem virtuellen Druckertreiber ist
lokal nichts weiter zu installieren.
Vom Entweder-oder zum
Sowohl-als-auch
Solange der klassische Brief in der Kom-
munikation noch eine Rolle spielt, ist die
Digitalisierung keine Entweder-oder-Frage.
Vielmehr geht es um ein Sowohl-als-auch,
bei dem Unternehmen alle gängigen Ver-
sandwege parallel bedienen können: wann
sie wollen und welche sie wollen. Wenn auch
kleinere Unternehmen und Organisationen
von der Digitalisierung profitieren wollen,
sind sie mit einer flexiblen Lösung aus einer
Hand gut beraten. Dadurch ist das Thema
skalierbar: Alle modernen Ressourcen stehen
zur Verfügung, und Unternehmen können
ganz ohne Druck entscheiden, wann, wie
und in welchem Maß sie ihre Briefpost di-
gitalisieren wollen – mit allen Vorteilen, die
sich daraus ergeben. So lässt sich der digitale
Wandel nicht nur meistern, sondern auch
entspannt und gelassen nehmen. hdw
Weitere Informationen:
www.neopost.de/mail4business
Hauruck-Aktionen im Mailroom sind eher schädlich.