DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DE DE

ADMINISTRACIÓN ADMINISTRACIÓN DE DE

DOCUMENTOS Y ARCHIVOSDOCUMENTOS Y ARCHIVOSCOORDINACIÓN DE ARCHIVOSCOORDINACIÓN DE ARCHIVOS

Lic. Eric Guillermo Conde LópezLic. Eric Guillermo Conde López

PLATICA SOBRE LA ORGANIZACIÓN PLATICA SOBRE LA ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS Y CONSERVACIÓN DE LOS

ARCHIVOS DEL IPNARCHIVOS DEL IPN

Instrumentos de Control Archivístico•Cuadro General de Clasificación Archivística, Catálogo Cuadro General de Clasificación Archivística, Catálogo de Disposición Documental, Guía Simple e Inventario de Disposición Documental, Guía Simple e Inventario General.General.

Lineamientos Generales para la OrganizaciónLineamientos Generales para la Organizacióny Conservación de los Archivosy Conservación de los Archivos•Lineamientos.Lineamientos.

Organización de Archivos•Sistemas de ClasificaciónSistemas de Clasificación•Métodos de Ordenación Documental.Métodos de Ordenación Documental.•Ciclo Vital del Documento. Ciclo Vital del Documento. •DocumentosDocumentos•Archivo de: Trámite, Concentración e Histórico.Archivo de: Trámite, Concentración e Histórico.•Transferencia Primaria.Transferencia Primaria.

Coordinación de ArchivosCoordinación de Archivos•Funciones.Funciones.•Recepción de InformaciónRecepción de Información, , Ubicación de la C. A.

NORMATIVIDADNORMATIVIDAD

ÍndiceÍndice

Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública GubernamentalInformación Pública Gubernamental

Clasificación de la Información

Reglamento Interior del Instituto Federal de Acceso a la Información Pública Gubernamental

Ley Federal de Transparencia y Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Acceso a la Información Pública

GubernamentalGubernamentalDisposiciones Generales

Artículo 1. La presente Ley es de orden público. Tiene como finalidad proveer lo necesario para garantizar el acceso de toda persona a la información en posesión de los Poderes de la Unión, los órganos constitucionales autónomos o con autonomía legal, y cualquier otra entidad federal.

Capítulo I, TÍTULO PRIMERODISPOSICIONES COMUNES PARA LOS SUJETOS OBLIGADOS

Martes 11 de Junio de 2002 DIARIO OFICIAL DE LA FEDERACION

Reglamento Interior delReglamento Interior delInstituto Federal de Acceso a laInstituto Federal de Acceso a la

Información PúblicaInformación PúblicaGubernamentalGubernamental

Artículo 1. El presente ReglamentoReglamento tiene por objeto establecer la estructura y regular el funcionamiento y operación del Instituto Federal de Acceso a la Información Pública.

Clasificación de la InformaciónClasificación de la Información

InformaciónInformación

PúblicaPública

ClasificadaClasificada

Art. 7Art. 7LFTAIPGLFTAIPG

ConfidencialConfidencial

ReservadaReservada

Art. 18Art. 18LFTAIPGLFTAIPG

Art. 13 y 14Art. 13 y 14LFTAPIGLFTAPIG

Art. 7 – Información PúblicaArt. 7 – Información Pública

Con excepción de la información reservada o confidencialconfidencial prevista en esta Ley, los sujetos obligados deberán poner a disposición del público y actualizar, en los términos del Reglamento y los lineamientos que expida el Instituto o la instancia equivalente a que se refiere el Artículo 7, entre otra, la información siguiente:

I. Su estructura orgánica.

II. Las facultades de cada unidad administrativa.

III. El directorio de servidores públicos, desde el nivel de jefe de departamento o sus equivalentes.

IV. La remuneración mensual por puesto.

V. El domicilio de la unidad de enlace, además de la dirección electrónica.

VI. Las metas y objetivos de las unidades administrativas.

Art. 7 – Información PúblicaArt. 7 – Información Pública(II)(II)

Art. 7 – Información PúblicaArt. 7 – Información Pública(III)(III)

VII. Los servicios que ofrecen.

VIII. Los trámites, requisitos y formatos. En caso de que se encuentren inscritos en el Registro Federal de Trámites y Servicios o en el Registro que para la materia fiscal establezca la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.

IX. La información sobre el presupuesto asignado, así como los informes sobre su ejecución.

Art. 7 – Información PúblicaArt. 7 – Información Pública(IV)(IV)

X. Los resultados de las auditorias al ejercicio presupuestal.

XI. El diseño, ejecución, montos asignados y criterios de acceso a los programas de subsidio.

XII. Las concesiones, permisos o autorizaciones otorgados, especificando los titulares de aquéllos.

Art. 7 – Información PúblicaArt. 7 – Información Pública(V)(V)

XIII. Las contrataciones que se hayan celebrado en términos de la legislación aplicable detallando por cada contrato:

a) Las obras públicas, los bienes adquiridos, arrendados y los servicios contratados; en el caso de estudios o investigaciones deberá señalarse el tema específico;

b) El monto;c) El nombre del proveedor, contratista o de la

persona física o moral con quienes se haya celebrado el contrato, y

d) Los plazos de cumplimiento de los contratos.

NO SE COLOCA LEYENDA POR

SER DOCUMENTO PUBLICO

D. O. F. 18 DE AGOSTO DE 2003

Art. 13 – Información Art. 13 – Información ReservadaReservada

Como información reservada podrá clasificarse aquélla cuya difusión pueda:

I. Comprometer la seguridad nacional, la seguridad pública o la defensa nacional;

II. Menoscabar la conducción de las negociaciones o bien, de las relaciones internacionales, incluida aquella información que otros estados u organismos internacionales entreguen con carácter de confidencial al Estado Mexicano;

III. Dañar la estabilidad financiera, económica o monetaria del país;

Art. 13 – Información Art. 13 – Información Reservada (II)Reservada (II)

IV. Poner en riesgo la vida, la seguridad o la salud de cualquier persona.

V. Causar un serio perjuicio a las actividades de verificación del cumplimiento de las leyes, prevención o persecución de los delitos, la impartición de la justicia, la recaudación de las contribuciones, las operaciones de control migratorio, las estrategias procesales en procesos judiciales o administrativos mientras las resoluciones no causen estado.

Artículo 14.- Información Artículo 14.- Información ReservadaReservada

I. La que por disposición expresa de una Ley sea considerada confidencial, reservada, comercial reservada o gubernamental confidencial;

II. Los secretos comercial, industrial, fiscal, bancario, fiduciario u otro considerado como tal por una disposición legal;

III. Las averiguaciones previas;

Artículo 14. Información Artículo 14. Información Reservada (II)Reservada (II)

IV. Los expedientes judiciales o de los procedimientos administrativos seguidos en forma de juicio en tanto no hayan causado estado;

Martes 11 de junio de 2002 DIARIO OFICIAL (Primera Sección)

V. Los procedimientos de responsabilidad de los servidores públicos, en tanto no se haya dictado la resolución administrativa o la jurisdiccional definitiva, o

Artículo 14. Información Artículo 14. Información Reservada (III)Reservada (III)

VI. La que contenga las opiniones, recomendaciones o puntos de vista que formen parte del proceso deliberativo de los servidores públicos, hasta en tanto no sea adoptada la decisión definitiva, la cual deberá estar documentada.

Cuando concluya el periodo de reserva o las causas que hayan dado origen a la reserva de la información a que se refieren las fracciones III y IV de este Artículo, dicha información podrá ser pública, protegiendo la información confidencial que en ella se contenga.

LINEAMIENTOS GENERALES PARA

LA CLASIFICACIÓN Y DESCLASIFICACIÓN DE LA INFOMACION

D. O. F. 18 DE AGOSTO DE 2003

LEY FEDERAL DE TRANSPARENCIA Y

ACCESO A LA INFORMACIÓN

PÚBLICA GUBERNAMENTAL

D. O. F. 11 DE JUNIO DE 2002

Artículo 18. Como información Artículo 18. Como información confidencial se considerará:confidencial se considerará:

I. La entregada con tal carácter por los particulares a los sujetos obligados;

II. Los datos personales que requieran el consentimiento de los individuos para su difusión, distribución o comercialización.

No se considerará confidencial la información que se halle en los registros públicos o en fuentes de acceso público.

Artículo 19. Carácter confidencial

Cuando los particulares entreguen su información con carácter de confidencial; deberán señalar los documentos que contengan información confidencial, reservada o comercial reservada, siempre que tengan el derecho de reservarse la información.

En el caso de que exista una solicitud de acceso que incluya información confidencial, los sujetos obligados la comunicarán siempre y cuando se cuente con el consentimiento expreso del particular titular de la información confidencial.

LINEAMIENTOS GENERALES PARA

LA CLASIFICACIÓN Y DESCLASIFICACIÓN DE LA INFOMACION

D. O. F. 18 DE AGOSTO DE 2003

LEY FEDERAL DE TRANSPARENCIA Y

ACCESO A LA INFORMACIÓN

PÚBLICA GUBERNAMENTAL

D. O. F. 11 DE JUNIO DE 2002

Organización de ArchivosOrganización de Archivos

Primera PartePrimera Parte

Organización de ArchivosOrganización de ArchivosOperaciones que hacen posible el acceso y control Operaciones que hacen posible el acceso y control

documental de un archivodocumental de un archivo

Sistema deSistema de

Clasificación Métodos deClasificación Métodos de

OrdenaciónOrdenación

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

Lineamientos para la organización y clasificación de los documentos en los archivos.

D.O.F. 20 DE Febrero de 2004.

Sistemas de Clasificación(Tipos)

Estructura Orgánica.

Dirección División Departamento

Esta determinado por la Función sustantiva (cargo) que realiza el departamento en particular

Gerente General

Gerente de Negocios

Ventas Compras

Producción

Funcional

La base para formar los expedientesEJEMPLO:

JUBILACIÓN

ALTAS DE PERSONAL

BECAS DE INVESTIGACIÓN

Asunto o Materias

Métodos de Ordenación DocumentalMétodos de Ordenación Documental

NUMERICONUMERICO

SIMPLESIMPLE

1, 2, 3, 4, 5, …

NUMERICONUMERICO

COMPUESTOCOMPUESTO

1,1

1,2

1,3

CRONOLOGICOCRONOLOGICO

1978 DIC

1979 ENE

TOPOGRAFICOTOPOGRAFICO

SALA G

SECCION H

ESTANTE 2

NIVEL 3

CAJA 2

DECIMALDECIMAL111.0

111.1

111.2

121.0

121.01

131.10

CROMATICOCROMATICO

GEOGRAFICOGEOGRAFICO

AGUASCALIENTES

BAJA CALIFORNIA NORTE

BAJA CALIFORNIA SUR

CAMPECHE

ASUNTOSASUNTOS

OO

MATERIASMATERIAS

ÁREA MÉDICA

LEGISLACIÓN

OBRA PÚBLICA

PEDAGOGÍA

ALFABETICOALFABETICO

GENERALGENERAL

A, B, C, D, E, F, G, H, I, J, K…………… … Z

NN

UU

MM

EE

RR

IICC

OO

AA

LL

FF

AA

BB

EE

TTII

CC

OO CONVENCIONALESCONVENCIONALES

METODOSMETODOS

Ciclo Vital del DocumentoCiclo Vital del Documento

ARCHIVOARCHIVODEDE

CONCENTRACIONCONCENTRACION(ETAPA(ETAPA

SEMIACTIVA)SEMIACTIVA)

ARCHIVO ARCHIVO DEDE

TRAMITETRAMITE (ETAPA(ETAPA

ACTIVA)ACTIVA)

ARCHIVOARCHIVOHISTORICOHISTORICO

(ETAPA(ETAPA INACTIVA)INACTIVA)

D O C U M E N T OD O C U M E N T O

Transf

eren

cia

Transf

eren

cia

Primar

ia

Primar

iaTransferencia

Transferencia

Secundaria

Secundaria

DOCUMENTOS

Los reportes, estudios, actas, resoluciones, oficios, correspondencia, acuerdos, directrices, circulares, contratos, convenios, instructivos, notas, memorandos, estadísticas o bien, cualquier otro registro que se inscriba o genere en el ejercicio de las facultades o la actividad de los sujetos obligados y sus servidores públicos, sin importar su fuente o fecha de elaboración. Los documentos podrán estar en cualquier soporte, sea papel, casette, video, electrónico, informático u holográfico.

Archivo de TrámiteArchivo de Trámite

Son todos aquellos que se encuentran en las Unidades responsables, contienen documentos y/o expedientes de asuntos que no han sido resueltos y requieren de un periodo de tiempo para su conclusión o bien, cuya consulta es constante. Tiene a su cargo la recepción de documentos, clasificación, catalogación y transferencia de expedientes a los archivos de concentración.

Obligaciones de los Responsables Obligaciones de los Responsables del Archivo de Trámitedel Archivo de Trámite

Integrar los expedientes de archivo; Conservar la documentación que se encuentra activa

y aquella que ha sido clasificada como reservada o confidencial;

Coadyuvar con el área coordinadora de archivos en la elaboración del CGCA, CDD, Guía Simple e Inventario General;

Valorar y seleccionar los documentos con el objeto de realizar las transferencias primarias al archivo de Concentración,

Elaborar los Inventarios de transferencia primaria.

Lineamiento 10°, Secc. II, Fracc. I a V.

Archivo de ConcentraciónArchivo de Concentración

Son aquellos que integran expedientes en su etapa semiactiva (asuntos ya en conclusión), debidamente ordenados y en legajos; los cuales se seleccionan bajo previo cumplimiento de su plazo precaucional, con el fin de ser transferidos al archivo histórico o en su caso se procederá a su baja y/o destrucción.

En el caso del I. P. N. el Archivo de Concentración depende de la Coordinación de Archivos; la cual recibirá las solicitudes de transferencia primaria en los meses de Febrero y Agosto de cada año, siempre que se cumpla con la Normatividad vigente.

Obligaciones de los Responsables Obligaciones de los Responsables del Archivo de Concentracióndel Archivo de Concentración

Recibir de los archivos de trámite la documentación semiactiva; Conservar precautoriamente la documentación semiactiva hasta

cumplir su vigencia documental; Solicitar la liberación de expedientes para determinar su destino

final; Coadyuvar con el área coordinadora de archivos en la elaboración

del CGCA, CDD, Guía Simple e Inventario General; Elaborar los inventarios de baja documental y de transferencia

secundaria; Valorar en coordinación con el Archivo Histórico, los documentos

y expedientes de las series documentales resguardadas conforme al Catalogo de Disposición Documental, y

Realizar las transferencias secundarias al Archivo Histórico de la Dependencia.

Lineamiento 11°, Secc. III, Fracc. I a VII.

Archivo HistóricoArchivo Histórico

Este archivo se encuentra adscrito a la Presidencia del Decanato en su Departamento de Archivo Histórico.

El archivo histórico se integra con los documentos procedentes de los archivos de Concentración o de otras fuentes históricas, en el se custodian la documentación que por su carácter debe conservarse indefinidamente.

Las ECU’s formarán su Archivo Histórico estableciendo el espacio requerido para la conservación de este acervo documental.

Obligaciones de los Responsables del Obligaciones de los Responsables del Archivo HistóricoArchivo Histórico

Coadyuvar con el área coordinadora de archivos en la elaboración del CGCA, CDD, Guía Simple e Inventario General;

Validar la documentación que debe conservarse permanentemente por tener valor histórico, para el dictamen del Archivo General de la Nación;

Recibir los documentos con valor histórico enviados por el archivo de Concentración;

Organizar, Conservar, Describir y Difundir la documentación con valor histórico;

Establecer un programa que permita respaldar los documentos históricos a través de sistemas ópticos y electrónicos, y

Estimular el uso y el aprovechamiento social de la documentación, difundiendo el acervo y sus instrumentos de consulta.

Lineamiento 12°, Secc. IV, Fracc. I a VI.

Proceso mediante el cual el archivo de Tramite pone a disposición del Archivo de Concentración la documentación que por razones de tiempo han cumplido ya con su Vigencia en su etapa activa de acuerdo con el Catalogo de Disposición Documental.

Si se requiere Asesoría para este Proceso solicitarlo por escrito. (Mediante Oficio dirigido al Lic. Eric Conde López, Coordinador de Archivos del IPN)

Transferencia PrimariaTransferencia Primaria

REQUISITOS PARA LA TRANSFERENCIA PRIMARIA

FEBRERO Y AGOSTO (CADA AÑO)

Solicitud de Transferencia. Pegar el Control de Cajas a las 4 Caras de cada

Caja. Llenar el registro y tramitación de Transferencia Primaria y recepción de Documentación.

Enviar CD, con la Relación Contenida en las Cajas.

Elaborar Guía Simple.

VERVER FORMATOFORMATO

VERVER FORMATOFORMATO

EJEMPLO EJEMPLO DE LLENADODE LLENADO

Lineamientos Generales para la Organización Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivosy Conservación de los Archivos

Segunda ParteSegunda Parte

LineamientosLineamientosViernes 20 de Febrero de 2004 DIARIO OFICIAL

Lineamientos Lineamientos Generales Generales

para la para la Organización Organización

y y Conservación Conservación

de los de los ArchivosArchivos

Cap. I. Disposiciones Cap. I. Disposiciones GeneralesGenerales

Cap. II. De la Cap. II. De la Organización de Organización de ArchivosArchivos

Sección I. Del control de gestión Sección I. Del control de gestión documental.documental.

Sección II. De los Sección II. De los archivos de archivos de trámitetrámite..

Sección III. Del Sección III. Del archivo de archivo de concentraciónconcentración..

Sección IV. Del Sección IV. Del archivo históricoarchivo histórico..

Sección V. De los instrumentos de Sección V. De los instrumentos de consulta y control archivísticos.consulta y control archivísticos.

Sección VI. De los expedientes de Sección VI. De los expedientes de archivo.archivo.

Cap. III. De la Cap. III. De la Conservación de los Conservación de los ArchivosArchivos

Cap. IV. De los Cap. IV. De los Documentos Documentos ElectrónicosElectrónicos

Instrumentos de Control ArchivísticoInstrumentos de Control Archivístico

Tercera ParteTercera Parte

Instrumentos de Control Instrumentos de Control ArchivísticoArchivístico

InstrumentosInstrumentos

Cuadro General de Cuadro General de Clasificación ArchivísticaClasificación Archivística

Catálogo deCatálogo deDisposición DocumentalDisposición Documental

Guía Simple deGuía Simple deArchivosArchivos

Inventario General deInventario General deSeries DocumentalesSeries Documentales

Calendario Calendario InstitucionalInstitucional

Cuadro General de Clasificación Cuadro General de Clasificación ArchivísticaArchivística

Instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones sustantivas de cada dependencia o entidad.

Se encuentra integrado por:

Fondo:Fondo: Conjunto de documentos producidos orgánicamente por una dependencia o entidad, con cuyo nombre se identifica (Instituto Politécnico Nacional).

Grupo documental que se conforma respetando el principio de procedencia del documento con base a la estructura orgánica de la dependencia o entidad, de conformidad con las disposiciones legales aplicables.

INSTRUMENTOS DEINSTRUMENTOS DECONTROL ARCHIVISTICOCONTROL ARCHIVISTICO

VERVER CGCACGCA

VERVER CGCACGCA

Sección:Sección:

División de una sección que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma atribución general, que por consecuencia han sido o pueden ser clasificados bajo un rubro común.

Serie Documental:Serie Documental:

Catálogo de Disposición Catálogo de Disposición DocumentalDocumental

Registro general y sistemático que establece los valores primarios de los documentos, los plazos de conservación, la vigencia documental (tiempo de guarda), la clasificación de reserva o confidencialidad, los valores secundarios (históricos) y el destino final.

VERVER CDDCDD

VERVER CDDCDD

INSTRUMENTOS DEINSTRUMENTOS DECONTROL ARCHIVISTICOCONTROL ARCHIVISTICO

Guía Simple de ArchivosGuía Simple de Archivos

Esquema general de descripción de las Series Documentales de los archivos de una dependencia o entidad, que indica sus características fundamentales conforme al Cuadro General de Clasificación Archivística y al Catálogo de Disposición Documental.

INSTRUMENTOS DEINSTRUMENTOS DECONTROL ARCHIVISTICOCONTROL ARCHIVISTICO

VERVER GUIA GUIA

SIMPLESIMPLE

VERVER GUIA GUIA

SIMPLESIMPLEEJEMPLO EJEMPLO

DE LLENADODE LLENADO

Inventario General de Series Inventario General de Series DocumentalesDocumentales

Instrumento de consulta que describen las Series y expedientes de un archivo de tramite y que permiten su localización (inventario general), transferencia (inventario de transferencia) o baja documental (inventario de baja documental).

INSTRUMENTOS DEINSTRUMENTOS DECONTROL ARCHIVISTICOCONTROL ARCHIVISTICO

VERVERINVENTARIOINVENTARIO

VERVERINVENTARIOINVENTARIO

EJEMPLO EJEMPLO DE LLENADODE LLENADO

Coordinación de ArchivosCoordinación de Archivos

Cuarta ParteCuarta Parte

FUNCIONES

Establecer de acuerdo con la normatividad vigente los criterios y procedimientos que deben ser implementados por los archivos del Instituto.Administrar la información General del Instituto; así como la referente a las series documentales que se manejan en los archivos.Diseñar, validar y adecuar sistemas electrónicos para el manejo de los archivos del IPN.Elaborar reportes generales de consulta y control de los archivos.Desincorporar e Incorporar Series Documentales.

Lineamientos, Capitulo II De la Organización de Archivos.

Recepción de Información de la Coordinación de Archivos por

parte de las UR’s.

Inventario General de cada UR.- Mes de Diciembre de cada año,

Guía Simple.- Meses de Febrero y Agosto de cada año,

Transferencias Primarias.-Únicamente dos procesos Febrero y Agosto de cada año.

Datos de la Coordinación de Archivos

El Departamento de Administración de Documentos y Archivos y su Coordinación de Archivos, se encuentra adscrita a la División de Servicios Generales, de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, en la Secretaria de Administración del I:P.N.

Se ubica en el edificio de la Unidad Politécnica para el Desarrollo y la Competitividad Empresarial; con domicilio en Unidad Profesional “Adolfo López Mateos”, Av. Wilfrido Masseu s/n, Col. San Pedro Zacatenco, Delegación Gustavo A. Madero, México D. F. C. P.07738.

Teléfonos: 57-29-60-00 Extensión (es): 57281 y 57290Correo electrónico: econdel@ipn.com

INFORMACION ADICIONAL EN: www.transparencia.ipn.mx

www.ipn.mx

EL DEPARTAMENTO DE EL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS Y ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS Y

ARCHIVOSARCHIVOS

YY

LA COORDINACIÓN DE ARCHIVOSLA COORDINACIÓN DE ARCHIVOS

AGRADECE SU ATENCIÓNAGRADECE SU ATENCIÓN