Den svenska e-arkivlösningen för offentlig sektor.

Nu förenklar vi den svenska offentliga sektorns informationshantering. Vi har arbetat hårt för att finna en lösning på de tuffa krav som ställs. Baserat på e-delegationens utredningar, riksarkivets föreskrifter och verksamheternas krav presenterar vi här vår arkivlösning EASY. EASY är enkel att implementera och erbjuder en rimlig kostnadsbild. Ni kan vara igång på ett par veckor! Läs vidare så berättar vi hur.

Varmt välkommen!

“En komplett e-arkivering på några veckor” var målet när vi inledde vårt utvecklingsarbete med EASY. Nu erbjuder vi en färdig lösning för att digitalisera och automatisera arkiv- processer – från överföring till lagring med ett 1000-årigt perspektiv. Med teknik från FormPipe Software och Lemontree täcks behoven inom modern e-arkivering. EASY ger ökad tillgänglighet och service, högre informationssäkerhet och effektivitet samt betydande kostnads-besparingar. Tid sparas och istället kan fokus riktas på verksamhetsfrågor.

Med EASY™ ökar effektiviseringen och

det blir pengar över.

Många av Sveriges myndigheter och kommuner har idag problem med sin informationshantering: man finner det svårt att skaffa sig kontroll över var den pappersbaserade informationen finns och vem som har tillgång till den. Med kraven på att effektivisera verksamheten är dagens manuella pappershantering ett av de viktigaste områdena för effektivisering. Pappershanteringens stora mängder kräver mycket tid till utskrift, sortering, etikettering och gallring eller leveranser till arkivet. Det innebär höga kostnader. Dessutom är återsökning av information personberoende, geografiskt kopplad och tidskrävande. Ibland tyngs även verksam-hetssystemen av gammal information och

EASY™ - Sveriges mest kostnads- effektiva e-arkivlösning.

möjligheterna att avställa informationen till en arkivlösning saknas. Det blir ineffektivt och kostsamt. EASY är en lös-ning på de här problemen. Genom att digitalisera informations-hanteringen kan offentliga verksamheter spara mycket tid och pengar. EASY är en färdig e-arkivlösning som täcker behovet.

Enkelheten är viktig.

EASY är enkel att förstå, införa och använda samt enkel att vidareutveckla och underhålla. Dessutom är det enkelt att räkna på vad den kostar och vad den ger tillbaka. Med EASY erbjuds en unik lösning som står upp till kraven på enkel-het. Offentliga verksamheter kan vara igång på några få veckor! Användarna arbetar kvar i samma gränssnitt som man är van vid. Det underlättar.

Digitaliserar hela processer.

EASY eliminera tidskrävande manuella proces steg och behovet av papper. Ni ef-fektiviserar er verksamhet och får full kon-troll och åtkomst till information på ett säkert sätt över tid, oavsett ursprung. En automatiserad, komplett e-arkivlösning.

Riksarkivets och e-delegationens 1000-års krav.

Riksarkivet och e-delegationen kräver 1000-års lagring över tid. Detta ställer noggranna krav på hur informationen bör integreras och digitaliseras över tid. EASY skapar bra överblick över förvaltningsövergripande processer och ger en juridiskt korrekt informationshan-tering över tiden.

• Logiskt avskild information - e-arkivet ska vara gemensamt för alla delar av myndigheter och kommuner, men respektive förvaltning eller avdelning ska kunna ha varsitt arkiv, logiskt avskilt från de andra.

• Stödja olika leveransscenarion – lösningen ska kunna ta emot leveranser av information när verksamheten behöver leverera.

Förvaltningen kan även omfatta data från produktionssystem som samtidigt som den lagras, görs åtkomlig för rätt handläggande personer. Om detta inte omhändertas i produktionen, riskerar produktionssystemen bli långsammare och svårare att söka i ju mer data som

omfattas. Även att läsa ett gammalt filformat i moderna verktyg, som till exempel iPad eller en Smartphone, fungerar utmärkt med EASY!

Effektivisering genom säker informationshantering över tiden.

EASY gör er till en effektiv organisation då er information hanteras över tiden genom att synliggöras och göras tillgänglig för fler, oberoende av teknik. EASY säkerställer kvalitet med effektiv återsökning och lagring med Riksarkivets 1000-åriga perspektiv. Även e-delega-tionen anger i sina rapporter hur informationen bör integreras och digitaliseras över tiden. Dessa krav klaras med EASY. Idag används inom den egna förvaltningen ofta bara enskilda system som omöjliggör en bra överblick. Ibland lagras information direkt i produktions-systemen där det saknas möjlighet till långtidslagring. Åtkomst och överblick blir begränsad, systemen blir långsammare och personalen frustrerad. Vi föreslår istället en modern e-förvalt-ning med effektiv informationshantering över tid – EASY.

Riksarkivets och e-delegationens

1000-års krav.

Riksarkivet och e-delegationen kräver 1000-års lagring över tid. Detta ställer noggranna krav på hur informationen bör integreras och digitaliseras över tid. EASY skapar bra överblick över förvaltningsövergripande processer och ger en juridiskt korrekt informationshan-tering över tiden.

• Logiskt avskild information - e-arkivet ska vara gemensamt för alla delar av myndigheter och kommuner, men respektive förvaltning eller avdelning ska kunna ha varsitt arkiv, logiskt avskilt från de andra.

• Stödja olika leveransscenarion – lösningen ska kunna ta emot leveranser av information när verksamheten behöver leverera.

Förvaltningen kan även omfatta data från produktionssystem som samtidigt som den lagras, görs åtkomlig för rätt handläggande personer. Om detta inte omhändertas i produktionen, riskerar produktionssystemen bli långsammare och svårare att söka i ju mer data som

omfattas. Även att läsa ett gammalt filformat i moderna verktyg, som till exempel iPad eller en Smartphone, fungerar utmärkt med EASY!

Effektivisering genom säker

informationshantering över tiden.

EASY gör er till en effektiv organisation då er information hanteras över tiden genom att synliggöras och göras tillgänglig för fler, oberoende av teknik. EASY säkerställer kvalitet med effektiv återsökning och lagring med Riksarkivets 1000-åriga perspektiv. Även e-delega-tionen anger i sina rapporter hur informationen bör integreras och digitaliseras över tiden. Dessa krav klaras med EASY. Idag används inom den egna förvaltningen ofta bara enskilda system som omöjliggör en bra överblick. Ibland lagras information direkt i produktions-systemen där det saknas möjlighet till långtidslagring. Åtkomst och överblick blir begränsad, systemen blir långsammare och personalen frustrerad. Vi föreslår istället en modern e-förvalt-ning med effektiv informationshantering över tid – EASY.

Riksarkivets och e-delegationens 1000-års krav.

Riksarkivet och e-delegationen kräver 1000 års lagring över tid. Detta ställer noggranna krav på hur informationen bör integreras och digitaliseras över tid. Med eGo skapas en bra överblick och förvalt-ningsövergripande processer över tid. Det verktyg som ger en effektiv e-förvaltning som upprättas, drivs framåt och följs upp för att slutligen lagras. Förvaltningen kan även omfatta data från produktionssys-tem som samtidigt som att lagras, görs åtkomlig för rätt handläggande personer. Om detta inte omhändertas i produk-tionen riskerar produktionssystemen bli långsammare och svårare att söka i ju mer data som omfattas. Nya program-versioner av dataprogam är något som vi alla stött på. Hur fungerar det att läsa en Word 97 fil i Word 2010? Med eGo blir det problemet ett minne blott.

Lätt att räkna hem.

Kräver ledningen en investeringskalkyl som stöd för framtida investeringar? Har ni svårt att överblicka vilka besparingsef-fekter den aktuella investeringen i ert nya system ska ge? Det krävs ofta en ROI som stöd för framtida investeringar. Ett system täcker ofta enbart en del av informations-flödet. Genom att hela informationskedjan inkluderas och inte begränsar er till endast en enskild funktion blir det lättare att räkna med eGo. Det kan krävas att hela processen digitaliseras och delvis automa-tiseras för full besparingseffekt.

eGo™ eller drifta själv?

eGo som tjänst ger er en komplett e-för-valtningslöning på en vecka. Väljer ni att knyta ihop det som erbjuds inom ramen för tjänsten själva tar implementeringen ofta flera år. Med eGo behöver ni varken servrar

Riksarkivets och e-delegationens 1000-års krav.

Riksarkivet och e-delegationen kräver 1000-års lagring över tid. Detta ställer noggranna krav på hur informationen bör integreras och digitaliseras över tid. EASY skapar bra överblick över förvaltningsövergripande processer och ger en juridiskt korrekt informationshan-tering över tiden.

• Logiskt avskild information - e-arkivet ska vara gemensamt för alla delar av myndigheter och kommuner, men respektive förvaltning eller avdelning ska kunna ha varsitt arkiv, logiskt avskilt från de andra.

• Stödja olika leveransscenarion – lösningen ska kunna ta emot leveranser av information när verksamheten behöver leverera.

Förvaltningen kan även omfatta data från produktionssystem som samtidigt som den lagras, görs åtkomlig för rätt handläggande personer. Om detta inte omhändertas i produktionen, riskerar produktionssystemen bli långsammare och svårare att söka i ju mer data som

omfattas. Även att läsa ett gammalt filformat i moderna verktyg, som till exempel iPad eller en Smartphone, fungerar utmärkt med EASY!

Effektivisering genom säker informationshantering över tiden.

EASY gör er till en effektiv organisation då er information hanteras över tiden genom att synliggöras och göras tillgänglig för fler, oberoende av teknik. EASY säkerställer kvalitet med effektiv återsökning och lagring med Riksarkivets 1000-åriga perspektiv. Även e-delega-tionen anger i sina rapporter hur informationen bör integreras och digitaliseras över tiden. Dessa krav klaras med EASY. Idag används inom den egna förvaltningen ofta bara enskilda system som omöjliggör en bra överblick. Ibland lagras information direkt i produktions-systemen där det saknas möjlighet till långtidslagring. Åtkomst och överblick blir begränsad, systemen blir långsammare och personalen frustrerad. Vi föreslår istället en modern e-förvalt-ning med effektiv informationshantering över tid – EASY.

Säker informationshantering

• Hållbart över tid: informationen ska finnas kvar och vara läsbar över tid, trots mjuk- och hårdvaruup pdateringar.

• Autentiskt: informationen ska vara oför-vanskad och endast behöriga personer ska komma åt rätt information.

Effektiv informationshantering

• Enkelt – det ska vara enkelt att söka och hitta informationen i systemet.

• Samlade ärenden – lösningen ska möjliggöra att all ärendeinformation lagras och hämtas på ett ställe.

• En samlad arkivredovisning – lösningen ska kunna redovisa både digi-tal och analog information.

• Enkelt att ansluta – låga hinder för att ansluta till e-arkivet. Flera anslutnings-sätt. Behovet från verksamheten och möjligheten att möta behovet ska styra.

Lätt att räkna hem.

Kräver ledningen en investerings- kalkyl som stöd för framtida investering-ar? Har ni svårt att överblicka besparings-effekterna? Krävs en ROI som stöd för framtida investeringar? Ett enskilt system täcker ofta enbart en del av informations-flödet. Genom att hela informationsked-jan inkluderas och inte begränsar er till endast en enskild funktion blir det lättare att räkna med EASY. Det kan krävas att hela processen digitaliseras och delvis automatiseras för full effektivisering. Studier visar effektiviseringsvinster på upp till 70 miljoner per år för en mellan-stor svensk kommun om en automatise-rad och väl fungerande e-arkivlösning införs.

Effektiviseringen uppnås genom att bland annat:• Digitalisera informationen.• Skrota gamla system.

• Minska kostnader för att skapa e-arkivlösningar i efterhand.

• Öka tillgänglighet till informationen i e-arkivet.

• Samla informationshanterings- processen.

• Minska kostnader för lokal och kontorsmaterial.

EASY™ - som tjänst eller drifta själv?

EASY ger er en komplett e-arkivlösning på några veckor. En flexibel, trygg och högteknologisk drift av era IT-lösningar. Väljer ni att själva knyta ihop det som erbjuds inom ramen för EASY tar implementeringen ofta flera år. Med EASY behöver ni varken servrar eller plattforms- och systemlicenser för drift och användande. Systemet är helt webbaserat och inga klientprogramvaror (program på varje enskild dator) behöver installeras eller underhållas. Er egen IT-avdelning avlastas. Vi tillhanda-håller standardiserade funktioner och ni behöver inte sätta er in i de tekniska detaljerna. Dessutom slipper ni dyra utredningsarbeten, ta fram upphand-lingsunderlag och kravspecifikationer eftersom tjänsten är utformad som en standardtjänst. Tjänsten ger er en kort startsträcka och pålitlig tillgänglighet till marknadens mest beprövade produkter. För er som vill drifta lösningen lokalt erbjuder vi även möjligheten till en lokal installation på klassiskt vis.

EASY™ - Ger Sveriges snabbaste e-arkivprojekt.

Prismodell

EASY™ som tjänst

Vår prismodell bygger på en fast abonnemangsavgift. I den ingår hela tjänsten bestående av licenser, support, underhåll, uppgraderingar samt komplett drift med underliggande hård- och mjukvara. Ett baspaket som sedan kan utökas för kunden med val i extrautrustningslistan. Det blir lätt att räkna ut en månads- kostnad.

EASY™ för egen drift

Alternativet är att köpa enligt traditionella licensavtal där myndigheten själv ansva-rar för alla driftsrelaterade funktioner och kostnader.

Ingående funktioner och delar i EASY™

Exempel på ingående delar i Sveriges enda färdiga e-arkivlösning:• Automatiserar hela arkivprocessen,

från uttag till återsökning i långtids-lagringen.

• Åstadkommer en central hantering av processer, arkivredovisning, strategi för bevarande samt dokumentation av e-handlingar.

• Uppfyller kostnadseffektivt Riksarkivets föreskrifter RAFS 2008:4, RAFS 2009:1 och RAFS 2009:2.

• Ger tillgång till färdiga arkivscheman och uttagsscheman som delas av flera.

• Möjliggör snabba och effektiva återsökningar i långtidslagret från utvalda verksamhetssystem och portaler.

• Kortar implementeringstider för automatisk e-arkivering i realtid.

Undvik de klassiska problemen inom IT med kostsamma och tidskrävande projekt för att implementera standardfunktionalitet! Hör av er så berättar vi mer.

Lemontree Navigator

Lemontree Navigator är marknadens enda verksamhetsbaserade informations-redovisningssystem som är både redo-visande och styrande enligt Riksarkivets föreskrifter. Navigator kan köpas som en tjänst eller som en produkt för drift i egen regi integrerad med era befintliga system.Förutom Riksarkivets föreskrifter byg-ger Navigator på Lemontrees gedigna kunskap om informationsredovisning och om myndigheters regelverk och krav. Navigator inkluderar också många myndigheters önskemål om dynamiska informationsstrukturer för att enkelt kunna hantera olika typer av verksam-hets-förändringar utan att behöva kalla på externt konsultstöd. Navigator kan även levereras med färdiga metoder för en snabb övergång till verksamhetsbaserad informations- redovisning med omedelbara effektivi-seringar av verksamheten som följd.

Lemontree Archiver

Lemontree Archiver är ett verktyg som kan konfigureras för olika verksamhets-system, oberoende av teknisk plattform. Lösningen innehåller stöd för uttag, intag, transformering, konvertering, leverans/paketering, leveranshantering, orkestrering och gallring. Med Lemont-ree Archiver kan ni även automatisera er arkivering, utan behov av manuell hand-påläggning, vilket är effektivt när stora informationsmängder dagligen fastställs med hög frekvens. Kostnaderna för att arbeta med manuella uttag och arkivering är inte längre försvarbara. Lemontree har gjort beräkningar som visar på stora bespa-ringar med en automatiserad lösning som fungerar med olika verksamhetssystem istället för att manuellt arbeta med arkiv-relaterade uppgifter.

FormPipe Long-Term Archive

FormPipe Long-Term Archive är ett system för bevarande av digital information över längre tid. Systemet är framtaget i nära dialog med Riksarkivet och är baserat på OAIS-modellen (ISO 14721:2003). FormPipe Long-Term Archive kan hantera information från olika system och säkerställer att informationen lever upp till krav på bevarande-format, tillgänglighet och spårbarhet och inte minst – att informationen är åtkomlig och begriplig för framtida bruk.FormPipe Long-Term Archive i korthet:• Systemet kan hantera handlingar och

metadata i olika format oavsett verksamhetssystem.

• Sammanställningar från verksamhets-system kan återskapas, det vill säga metadata sparas i sin ursprungsstruktur – och handlingar kan återsökas utifrån sitt ursprungliga sammanhang.

• Den öppna datalagringen kan även anpassas till valfri struktur eller etablerade standarder som Moreq2 och Dublin Core.

• Systemet tillåter migrering och export oberoende av leverantör.

• Systemet gör kontinuerliga kontroller av de elektroniska handlingarna för att säkerställa att de inte skadats.

• Ändringar bevaras tillsammans med de ursprungliga uppgifterna.

• Kontrollerar att handlingar är i valda bevarandeformat.

Nöjda kunder

Med hundratals lyckade projekt och nöj-da kunder inom offentlig verksamhet har vi tillsammans den mångåriga erfarenhet och kompetens som försäkrar er framtida framgång inom informationshantering över tiden. Varmt välkommen till EASY och framtiden för e-arkivering inom offentlig sektor.

EASY™ - Bygger på följande produkter.

Lemontree Enterprise Solutions ABinfo@lemontree.se08 - 600 41 60

FormPipe Software ABinfo@formpipe.com08-555 290 60

EASY™ i korthet

• Förenklad e-arkivering

• Enkel att implementera

• Rättsäkert över tiden

• 1000-års lagringsperspektiv

• Sparar tid och frigör resurser

• Enklare för allmänhet, media och forskare att

ta del av allmänna handlingar

• Minskade kostnader

• Lätt att räkna hem

• Igång på kort tid!

• Installation lokalt eller som tjänst.

Varmt välkommen till EASY!

Även en del av eGo.

”Vi efterfrågade en lösning som passade vår verksamhet, en lösning som är kompati-belt med redan befintliga system och har en låg inlärningströskel för användarna. EASY ger oss möjlighet att arbeta i samma gränssnitt som vi gör idag och vi kommer även ha möjlighet att söka efter arkiverad information i befintligt system vilket underlättar”, säger Richard Ericsson, Enhetschef IT & Service på Swedac.“