Den gode modtagelseEn guide til introduktion af nye medarbejdere

DEN GODE MODTAGELSE2

Naringr en ny medarbejder skal starte paring sit nye job er han eller hun optaeligndt af engagement og interesse for hvad det nye job bringer af muligheder og ud-fordringer Den nyansatte kommer med ny energi og har lyst til at give sig i kast med det nye job og bringer samtidig ny viden og erfaring med sig ind i jobbet som kolleger og arbejdspladsen kan drage nytte af Denne vejledning giver inspiration til hvordan I tilrettelaeliggger modtagelsen af nye medarbejdere paring en maringde saring de bedst muligt bliver integreret baringde fagligt og socialt paring arbejdspladsen Den er primaeligrt skrevet til lederen arbejdsmiljoslashgruppen og andre paring arbejdspladsen der spiller en rolle i forhold til at skabe et godt arbejdsmiljoslash og en god modtagelse af den nyansatte

Arbejdsmiljoslash er en central brik i den gode modtagelseArbejdsmiljoslashgruppen er en vigtig aktoslashr i den gode modtagelse fordi modtagelsen har en stor betyd-ning for hvordan den nye medarbejder kommer til at trives og passe ind paring jeres arbejdsplads Arbejdsmiljoslashet er ogsaring en central brik i den gode modtagelse fordi der kan vaeligre nogle saeligrlige risici ved arbejdet som det er noslashdvendigt at faring instrue-ret den nyansatte i at haringndtere Modtagelsen af den nyansatte skal vaeligre koor-dineret og haelignge sammen ndash uanset hvem der spiller hvilken rolle undervejs Formelt er ansvaret ledelsens men det er en faeliglles opgave for alle paring arbejdspladsen at medvirke til at den nye kollega kommer godt fra start

Nyansatte er forskelligeNogle nye medarbejdere er helt nyuddannede an-dre kommer fra jobs paring en arbejdsplads der ligner jeres eller fra en helt anden branche hvor kulturen er anderledes end hos jer I alle tilfaeliglde er det en god ideacute at I stiller skarpt paring hvordan den nyansat-te moslashder jer og hvordan I moslashder den nyansatte Tilpas jeres modtagelse til den enkelte og vaeligr tydelig om hvilke vaeligrdier I praktiserer hos jer Saring er I godt i gang med at sikre en god modtagelse

Med venlig hilsenBrancheFaeligllesskabet for Arbejdsmiljoslash for Velfaeligrd og Offentlig administration

Den nye medarbejder er en vigtig ressource

Indhold

Den nye medarbejder er en vigtig ressource Side 2

Kan I blive bedre til at modtage nye medarbejdere Side 4

Jeres nye kollega skal integreres fagligt og socialt Side 6

Nyuddannede har saeligrlige behov Side 8

Praktiske og organisatoriske behov Side 10

Saeligt modtagelsen i system Side 12

Hvem skal vaeligre kontakt person eller mentor Side 14

Pejlemaeligrker for den gode modtagekultur Side 16

Saeligrlige risikofaktorer i arbejdsmiljoslashet Side 18

Hvem goslashr hvad i den gode modtagelse Side 19

Tidslinje for den gode modtagelse Side 20

Tjekliste til inspiration God modtagelse Side 22

Mere om den gode modtagelse Side 23

3DEN GODE MODTAGELSE

Den gode modtagelse ndash En guide til introduktion af nye

medarbejdere

Udgivet i november 2016 af BrancheFaeligllesskabet for Arbejdsmiljoslash for Velfaeligrd og Offentlig administrationArbejdsmiljoslashsekretariatetStudiestraeligde 3 3 sal1455 Koslashbenhavn K

Projektledelse Rasmus Jensen og Mads Lund ArbejdsmiljoslashsekretariatetRedaktion Soslashren Svith og Tune Nyborg PeriskopFotos Thomas Soslashndergaard PeriskopLayout KROSCH

ISBN 978-87-93332-56-0

Foslashlgende arbejdspladser har bidraget med erfaringer og input til materialetRegionshospitalet Viborg Region Hovedstadens Psykiatri Danske Bank Oslashstre Landsret Esbjerg Kommune Center for Misbrug SKAT Nordsjaeligllands Hospital Gentofte Kommune Koslashbenhavns Kommune Borgercenter Boslashrn amp Unge Boslashrnehuset Margrethegaringrden i Koslashbenhavns Kommune

Fotos er taget foslashlgende steder Plejehjemmet Jaeliggers-borghave i Gentofte Aktivitetshuset Havkaeligrparken i Aarhus Enhed for Knaelig og Hofteprotese paring Hvidovre hospital Den Integrerede Institution Galaksen i Aarhus Nordea i Hvidovre Aarhus Kommunes Afdeling for Sund-hed og Omsorg

4 DEN GODE MODTAGELSE

De fleste arbejdspladser bruger god tid og meget energi paring at rekruttere de rigtige medarbejdere Men det er ikke altid at der bliver lagt lige saring meget energi i at faring de nye kolleger til at passe ind paring arbejdspladsen fagligt og socialt Hvis det er tilfaeligldet hos jer er der rigtig mange gevinster at hente ved at forbedre modtagelsen

Markante gevinsterDer kan vaeligre mange gevinster at hente med en relativ beskeden indsats En god introduktion af nye medarbejdere kan have en positiv indvirkning paring flere forhold

bull Bedre trivsel for den nyansattebull Stoslashrre kvalitet i opgaveloslashsningenbull Bedre fastholdelse af medarbejderebull Faeligrre arbejdsskaderbull Faeligrre sygedagebull De nye bliver hurtigere produktive og kan

aflaste deres kollegerbull Staeligrkere faeligllesskab paring arbejdspladsen

Forskning og sund fornuftPotentialerne ved en god modtagelse af nye medarbejdere er sund fornuft En nyere norsk forskningsrapport underbygger det1

God introduktion fastholder Ansatte som faringr et velstruktureret introduk tionsprogram har 70 stoslashrre sandsynlighed for fortsat at vaeligre paring ar-bejdspladsen efter tre aringr Nyansatte er den grup-pe som sidder loslashsest paring enhver arbejdsplads og staringr derfor for den stoslashrste udskiftning i persona-legruppen Stor udskiftning i medarbejdergrup-pen har baringde daringrlig indvirkning paring arbejdsmiljoslashet og paring oslashkonomien

Arbejdsmiljoslash og produktivitet Den vigtigste bestemmende faktor for hvor produktiv den nyansatte bliver er om arbejdssitua tionen og arbejdsmiljoslashet opleves som positivt eller negativt i starten

Foslashrste maringneder er afgoslashrende De foslashrste tre maring-neder i ansaeligttelsen er afgoslashrende for om den ny-ansatte finder sig tilrette i organisationen Det er nemlig i de foslashrste tre maringneder at den nyansattes tilhoslashrsforhold til arbejdsplads en formes Det er isaeligr vigtigt hvordan den nyansatte oplever at faring stoslashtte fra lederen men ogsaring kollegerne spiller en vigtig rolle Saeligrligt skal man vaeligre opmaeligrksom paring at faring indfriet de forventning er som er skabt i rekrutterings processen ndash altsaring i stillingsannon-cer og samtaler Hvis det ikke sker i de foslashrste tre maringneder kan det bevirke at medarbejderen aldrig knytter sig til arbejdspladsen

Kan I blive bedre til at modtage nye medarbejdere

Sposlashrgsmaringl til overvejelse

bull Oplever nyansatte hos jer at de faringr en god modtagelse

bull Er der noget jeres nyansatte typisk eftersposlashrger eller savner

bull Er der opgaver der er praeligget af risici og hvordan klaeligder I den nyansatte paring til at haringndtere dem

1 Jon

Rog

stad

og

Erik

a Br

aane

n St

erri

Faf

o-ra

ppor

t 201

544

5DEN GODE MODTAGELSE

Vi skal holde hvad vi lover i jobopslagene Vi oversaeliglger maringske jobbet for at tiltraeligkke de bedste men det skaber frustration hvis virkelig-heden er en andenlaquo

Arbejdsmiljoslashrepraeligsentant paring et hospital

Oplaeligring og instruktion er lovpligtig

Arbejdspladsen har i henhold til Arbejdsmiljoslashloven pligt til at sikre at arbejdet er sikkert og sundt I Arbejdstilsynets vejledning om oplaeligring og tilsyn med arbejdet hedder det bla

Arbejdsgiveren skal soslashrge for at den ansatte faringr en tilstraeligkkelig og hensigtsmaeligssig oplaeligring og instruktion i at udfoslashre arbejdet paring en farefri maringde Arbejdsgiveren skal herudover soslashrge for at foslashre effektivt tilsyn med at den ansatte rent faktisk udfoslashrer arbejdet sikkerheds- og sund-hedsmaeligssigt forsvarligt og foslashlger instruktionerne (hellip)

I virksomheder med arbejdsmiljoslashorganisation er det en af arbejdsmiljoslashorganisationens opgaver at opstille principper for oplaeligring og instruktion af de ansatte Principperne skal vaeligre tilpasset arbejdsforholdene i virksomheden og de ansattes behov

DEN GODE MODTAGELSE6

Den nyansatte skal i loslashbet af kort tid tilegne sig baringde de faglige krav og standarder paring arbejds-pladsen og de uformelle og sociale krav som er en forudsaeligtning for at blive en del af holdet

Faglig integrationDen faglige integration betyder at den nye kolle-ga tilegner sig kompetencerne til at leve op til de formelle faglige krav og standarder som gaeliglder paring arbejdspladsen Det handler om at faring styr paring indholdet i arbejdsopgaverne arbejdsgangene ansvar og kompetencer samt ikke mindst at faring kendskab til den saeligrlige maringlgruppe man skal servicere eller arbejde med borgere patienter boslashrn kunder kollegaer i andre afdelinger mv I forhold til det psykiske arbejdsmiljoslash handler det isaeligr om at skabe mest mulig mening og forud-sigelighed i arbejdet paring et tidspunkt hvor meget endnu ikke har fundet sine faste konturer for den nyansatte Det handler ogsaring om at finde et passende niveau for de krav der stilles i starten af ansaeligttelsen Og selv om tydelige tilbagemel-dinger ikke altid opleves som en beloslashnning eller ros vil det i laeligngden oslashge den nyansattes evne til at praeligstere paring egen haringnd og derved oslashge menin-gen i arbejdet

raquo Man skal korrigere adfaeligrd og fagligt niveau fra starten Hvis man korrigerer folk efter en uge bliver det accepteret ndash jeg er jo ny Hvis det sker efter tre maringneder opleves det personligt ndash jeg er forkertlaquo

Leder af et misbrugscenter

Fire centrale faktorerDer er isaeligr fire faktorer som kan fremme en god integration

bull Klare forventninger til loslashsningen af opgaver-ne Hvad vil det sige at goslashre sit arbejde godt heacuter hos os

bull Tydelige tilbagemeldinger Den nyansat-te har brug for respons fra kollegerne og ledelsen for at forstaring om forventningerne til loslashsningen af opgaverne og det faglige samar-bejde er opfyldt

bull Et passende ansvar Den nyansatte har brug for ansvar og autonomi men for meget ansvar for tidligt kan opleves som at vaeligre overladt til sig selv saeligrligt hvis man er nyud-dannet

bull Adgang til information Hvor kan den nyan-satte sposlashrge og bede om hjaeliglp uden at garing i vejen eller tabe ansigt Det kan fx vaeligre via en faglig kontaktperson og regelmaeligssige opfoslashlgningssamtaler

Social integrationDen sociale integration handler om faring den nyan-satte til at foslashle sig accepteret og anerkendt som en del af arbejdspladsens faeligllesskab og sikre et godt psykisk arbejdsmiljoslash fra starten Det sker fx ved frokosten hvor den nyansatte faringr sat ansigt paring de nye kolleger og faringr lejlighed til at opleve omgangs-formen og arbejdspladsens kulturAt blive hilst paring om morgenen og blive spurgt til hvordan det garingr opleves af mange nyansatte som vigtige tegn paring at blive accepteret og anerkendt En god relation til lederen har ogsaring stor betydning for den nyansattes identifikation med arbejdspladsen Oplevelsen af at der ikke goslashres forskel mellem de nye og de etablerede kolleger er helt central

Jeres nye kollega skal integreres fagligt og socialt

SOCIAL INTEGRATIONOpleve tryghed tillid anerkendelse

- foslashle sig som en del af gruppen

FAGLIG INTEGRATIONStyr paring arbejdsindhold faglige

standarder og metoder ndash opbygning af faglig identitet

7DEN GODE MODTAGELSE

Hvornaringr er nok nok

Mange nyansatte har svaeligrt ved at vurdere hvornaringr deres arbejde er udfoslashrt rsquogodt nokrsquo De har brug for at afstemme deres forventninger og ambitioner med arbejdspladsens virkelighed Det kraeligver konkret og loslashbende feedback fra lederen og kolleger Samtidig kan den nyansatte vaeligre bange for at forstyrre kolle-gerne for meget med sposlashrgsmaringl og i det hele taget vaeligre til besvaeligr

raquo Lederen skal vaeligre meget tydelig i sine forvent-ninger til den nye medarbejder Ingen er jo tanke-laeligsere og vores erfaringer viser at der ofte er forskel paring hvad lederne forventer og hvad de nye tror at lederne forventerlaquo

Personalekonsulent ved en domstol

Sposlashrgsmaringl til overvejelse

bull Er der nyansatte som kan opleve saeligrlige barrierer i forbindelse med at blive integreret paring arbejdsplad-sen fx fordi de arbejder fysisk adskilt fra de oslashvrige medarbejdere eller er ene om at repraeligsentere deres faggruppe

bull Hvordan kan I goslashre en saeligrlig indsats for de nyuddan-nede

8 DEN GODE MODTAGELSE

raquo Tag de nyuddannede med i projekter og ar-bejdsgrupper Det er en super god maringde at skabe et tilhoslashrsforhold baringde fagligt og socialtlaquo

Arbejdsmiljoslashrepraeligsentant i en bank

Nyansatte i deres foslashrste job er en gruppe som kraeligver saeligrlig opmaeligrksomhed fordi skiftet fra studier til arbejdsliv kraeligver ekstra omstilling og tilpasning Vaeligr blandt andet opmaeligrksom paring foslashlgende

Kulturforskellen fra uddannelse til arbejdsliv Det er en overraskelse for nogle nyuddannede i foslashrste job at erfare hvor mange andre ting end faglighed der har betydning Der handler blandt andet om beslutningsgange ledelse sociale rela-tioner uformelle relationer og anciennitet

Mening motiverer Pas paring med at give den nyuddannede alle de rutinepraeliggede driftsopga-ver Overvej om I sammen kan finde en opgave fra start der giver ekstra mening og kan goslashre de mere kedelige opgaver lidt mere overskuelige

Faglig udvikling og fordybelse Et savn for mange nyuddannede i job kan vaeligre fravaeligret af den faglige fordybelse som har praeligget studietiden Vaeligr opmaeligrksom paring at det kan vaeligre et savn og overvej hvad jeres mulighed er for at efterkom-me dette ndash fx i form af efter uddannelse og faglig udvikling

Arbejdsmaeligngde Mange bliver overvaeligld ede over arbejdsmaeligngden

raquo Socialraringdgivere kommer ind i jobbet med hjer-tet forrest og det kan vaeligre et chok at omstille sig til en politisk styret organisation hvor det meste handler om driftlaquo

Socialraringdgiver i et borgercenter

Integration garingr begge vejeHusk at den faglige og sociale introduktion garingr begge veje Den nye kollega bringer viden erfa-ring og nye ideacuteer med sig som arbejdspladsen kan laeligre af Overvej hvordan I kan vaeligre aringbne for de nye input og sammensaeligt modtagelsen paring en maringde saring I bedst muligt udnytter dem

raquo Det er fedt med de nye som sposlashrger Hvorfor goslashr I saringdan De har set og moslashdt andre maringder og kan bidrage med friske oslashjnelaquo

Arbejdsmiljoslashrepraeligsentant i daginstitution

Nyuddannede har saeligrlige behov

9DEN GODE MODTAGELSE

10 DEN GODE MODTAGELSE

En vigtig forudsaeligtning for den gode integration er at to centrale behov bliver opfyldt

Praktiske behovDet praktiske er nemt at overse men er samtidig afgoslashrende at have paring plads fra starten Det er et vigtigt signal at sende til den nyansatte at noslashglen og computeren er paring plads at e-mailen brugernavn og password er oprettet og at IT i oslashvrigt koslashrer fra starten Med andre ord at den nye medarbejder foslashler sig baringde ventet og velkommen Husk ogsaring at fortaeliglle hvem den nyansatte kan garing til hvis der opstaringr boslashvl med det praktiske Og vis medarbejderen til rette praeligsenter kollegaer-ne og tag dem med til frokost Det er ogsaring vigtigt at faring en introduktion til intranet og systemer som skal bruges i arbejdet (programmer databaser ekspertsystemer) Nogle arbejdspladser samler disse informationer i pjecer eller i temaer paring intranettet

Organisatoriske behovDe organisatoriske behov handler om at den nyansatte skal vide hvordan I organisatorisk griber tingene an hos jer Hvordan ser jeres aringrs-hjul ud Hvilke moslashder holder I og hvem deltager i dem Hvordan kan man goslashre sin indflydelse gaeligldende gennem arbejdsmiljoslashorganisationen MED-systemet eller samarbejdssystemet Det handler ogsaring om at introducere til noslashglepersoner i organisationen - ledere tillids- og arbejdsmiljoslash-repraeligsentanter - og skabe indblik i hvornaringr den nyansatte kan garing til dem Paring den maringde under-stoslashtter I det gode psykiske arbejdsmiljoslash ved at skabe forud sigelighed i arbejdet og klarhed over mulighederne for at faring indflydelse

ORGANISATORISKE BEHOVStyr paring beslutningsgange viden om

samarbejdsfora og medarbejderrepraeligsen-tanter ndash identifikation med arbejdspladsen

PRAKTISKE BEHOVAlt fra noslashgler og IT til kaffeordningen

ndash oplevelse af at kunne begaring sig i hverdagen

Praktiske og organisatoriske behov

Aringh er det i dag du kommer

raquo Der er overraskende mange i vores undersoslashgelser der fortaeligller at de ikke blev taget saeligrligt godt i mod foslashrste dag Nogle arbejdspladser havde end-da glemt at de skulle komme og de maringtte passe sig selv de foslashrste timer Andre steder var arbejds-pladsen bare uforberedt Der var ingen computer de blev ikke vist rundt og praeligsenteret eller bare meget hurtigt overladt til sig selvlaquo

Citat fra bogen Fra studie til arbejdsliv

11DEN GODE MODTAGELSE

Modtagelse paring tvaeligrs Det er en god ideacute at taelignke paring tvaeligrs af den enkel-te arbejdsplads baringde for at spare ressourcer og for at faring udvekslet viden erfaringer og inspira tion Er jeres arbejdsplads eksempelvis et hospital en kommune eller en anden stor arbejdsplads kan det vaeligre en god ideacute at alle nyansatte bliver inviteret til at netvaeligrke og hilse paring noslashgleperson-er Hvis det ikke allerede finder sted kan jeres afdeling tage initiativ til det

Ideer til initiativer paring tvaeligrsbull Netvaeligrk for nyansattebull Faeliglles introduktion af nyansattebull Faeliglles velkomstbrev med program for intro-

duktionenbull Koordinering af informationer fx fra persona-

leafdelingHR og den enkelte arbejdspladsbull Netvaeligrk for de nyansattes kontakt personer

og mentorer

raquo Jeg har lige vaeligret paring weekendvagt med to nyan-satte der endnu ikke havde faringet deres navne- og noslashglekort Saring de maringtte sposlashrge mig hver gang de skulle ind og ud af en laringst doslashr eller have adgang til it-systemerne Det var dybt frustre-rende for dem og en rigtig daringrlig startlaquo

Tillidsrepraeligsentant paring et hospital

Husk alle faggrupperHvis jeres arbejdsplads har en kernefaggruppe kan nyansatte fra andre faggrupper opleve saeligrlige barri-erer for at blive en del af det sociale faeligllesskab Det kraeligver derfor saeligrlig opmaeligrksomhed fra kolleger og ledelse Nogle faggrupper kan vaeligre isolerede rent fysisk eller organisatorisk ndash hvis de eksempelvis har lokaler paring en anden adresse eller arbejder paring skaeligve tidspunkter Her skal I vaeligre saeligrlig opmaeligrksom paring hvordan I faringr koblet de nyansatte til resten af arbejdspladsen

Endelig er det ogsaring vigtigt at taelignke integration paring tvaeligrs af faggrupperne paring arbejdspladser hvor flere forskellige faggrupper skal arbejde sammen om at loslashse opgaverne

Sposlashrgsmaringl til overvejelse

bull Hvordan vil I vaeliggte balancen mellem de praktiske og organisatoriske behov paring jeres arbejdsplads

bull Hvordan sikrer I at jeres nye kollega faringr mulighed for at laeligre jeres kultur vaeligrdier og normer at kende

12 DEN GODE MODTAGELSE

Systematik er noslashgleordet i en god modtagekultur Det er en god ideacute med en klar plan for hvordan I modtager de nye kolleger og hvem der har de forskellige roller i modtagelsen Ledelsen har det overordnede ansvar men arbejdsmiljoslashgruppen kan vaeligre med til at skabe de gode rammer

Introduktionen fungerer bedst hvis den er sat i system Derfor er det en fordel at have en ska-belon som I har diskuteret paring arbejdspladsen og som afspejler jeres oslashnsker og behovNaringr det bliver aktuelt kan I med fordel udde-legere opgaver og roller med udgangspunkt i en tjekliste som den paring side 22 I kan tilpasse skabe lonen og variere den ud fra den konkrete situation og behovet hos den nye medarbejder Der kan fx vaeligre forskel paring indholdet i introdukti-onen alt efter om det er en nyuddannet eller en erfaren ny kollega Det kan ogsaring vaeligre en fordel at inddrage den nye kollega i detaljerne saring intro-duktionsprogrammet afspejler vedkommendes egne sposlashrgsmaringl og behov

En kontaktperson ndash og maringske en mentorI kan overveje at udpege en kontaktperson som er ansvarlig for hele introduktionsforloslashbet Det kan eventuelt suppleres med sidemandsoplaelig-ring foslashlordninger eller en mentor fx ved ansaeligt-telse af helt nyuddannede eller hvis jobbet er saeligrligt udfordrende

Kontaktpersonen har ansvaret for den formelle introduktion Opgaven kan vaeligre at tilrettelaeliggge introduktionsprogrammet i samarbejde med le-deren soslashrge for de praktiske detaljer og formidle konkret viden metoder og faglige standarder i den foslashrste tid i ansaeligttelsen Kontaktpersonen er den som den nyansatte henvender sig til med konkrete praktiske og faglige sposlashrgsmaringl

Mentoren er den reflekterende dialogpartner der fokuserer paring kompetenceudvikling haringndtering af dilemmaer vaeligrdier normer og de bredere sposlashrgsmaringl som typisk opstaringr for den nye med-

arbejder hen ad vejen Mentoren er den medar-bejder hos hvem den nye kollega kan faring sparring og raringd om sin faglige udvikling sin egen rolle og arbejdspladsens kultur Vaeligr opmaeligrksom paring at en mentorordning kraeligver ressourcer og tid og at opgaven skal prioriteres hvis ordningen skal blive en succes

Kontaktpersonen og mentoren kan godt vaeligre den samme person men vedkommende skal vaeligre opmaeligrksom paring rolleskiftet mellem at vaeligre den praktisk orienterede vejleder og at vaeligre den reflekterende dialogpartner

raquo Hos os sikrer kontaktpersonen den loslashbende sidemandsoplaeligring Fx gennemfoslashres kontrol-besoslashg altid med en erfaren kollega saring man laeligrer attitude osvlaquo

Tillidsrepraeligsentant i SKAT

Saeligt modtagelsen i system

13DEN GODE MODTAGELSE

Hvad fungerer bedst hos jerDer er fire typiske metoder til at introducere nye medarbejdere til arbejdsopgaverne bull Instruktion Den nyansatte bliver instrueret af

sin erfarne kollegabull Foslashlordning Den nyansatte observerer hvordan

den erfarne kollega udfoslashrer opgavenbull Sidemandsoplaeligring Den nyansatte udfoslashrer selv

opgaven mens den erfarne kollega observerer og giver feedback

bull Sparring Den nyansatte udfoslashrer opgaven selv og sparrer med sin erfarne kollega bagefter

Sposlashrgsmaringl til overvejelse

bull Hvad vil det kraeligve at vaeligre en god kontaktperson eller mentor hos jer

bull Hvem skal omfattes af ordningen og skal der laves forskellige udgaver til erfarne nyansatte og nyuddan-nede Hvad med vikarer og studentermedhjaeliglpere

14 DEN GODE MODTAGELSE

Det er lederens ansvar at udvaeliglge kontaktperson og mentor men det kan vaeligre en fordel at inddra-ge arbejdsmiljoslashgruppen i droslashftelsen af kriterierne for udvaeliglgelsen Skal det vaeligre efter tid lyst eller egnethed Er det en kan- eller skal-opgave Det er ogsaring vigtigt at faring mentorordningen ind i vagtplaner og moslashdekalendere saring det rent prak-tisk kan lade sig goslashre at faring sparring uden at den nyansatte selv skal bede om det

Kontaktpersonen er typisk placeret fysisk taeligt paring den nyansatte fx i samme team Det giver mulig-hed for let og effektiv kontakt Mentoren er typisk en erfaren kollega med sans for at skabe et rum for refleksion og at koble teori og praksis Mentoren behoslashver ikke vaeligre fysisk taeligt paring den nyansatte Der er en god ideacute at faring beskrevet mentorrollen tydeligt for alle parter fx at der ikke er tale om instruktion men om en ligevaeligrdig relation med fokus paring refleksion og dilemmaer

Faeliglles diskussion af introduktionsforloslashbetI bliver bedre rustet til at modtage nye kolleger hvis I diskuterer maringl og indhold af introduktions-forloslashbet i faeligllesskab fx paring et personalemoslashde

bull Hvad forstaringr vi ved en god modtagelse bull Hvad har den nye kollega isaeligr brug forbull Hvad er det vigtige at faring sagt til nyansatte

om arbejdsmiljoslashet her hos osbull Hvilke faktorer i vores arbejdsmiljoslash skal den

nyansatte vaeligre saeligrligt forberedt paringbull Hvad forventer vi af den nye kollega Hvad

kan vedkommende forvente af osbull Hvordan kan kollegerne stoslashtte kontakt-

personen mentoren og den nyansattebull Hvad er den rigtige balance mellem den

faglige og den sociale introduktionbull Hvad er laeligringsmaringlet for introduktions-

forloslashbetbull Hvordan kan vi paring en god maringde introducere

den nye kollega til arbejdspladsens kultur og uformelle vaeligrdier

Introduktionen blev vendt paring hovedetParing en sygehusafdeling havde de haft et stort frafald af isaeligr nyuddannede Derfor besluttede de sig for at aeligndre paring introduktionsforloslashbet Hidtil havde de nye vaeligret med som foslashl i en maringned hvor de kun observerede Derefter blev de kastet ud i vagterne og forventedes at kunne arbejde paring egen haringnd Det vendte man om paring saring det nu er den nye der udfoslashrer opgaverne fra begyndelsen med den erfarne som hjaeliglper og bagstopper Paring den maringde opbygger de nye kompetence og sikkerhed fra foslashrste dag i et system der mere er sidemandsoplaeligring end instruktion Det foreloslashbige resultat har vaeligret et markant mindre frafald

Hvem skal vaeligre kontakt-person eller mentor

15DEN GODE MODTAGELSE

16 DEN GODE MODTAGELSE

Systematik er vigtigt for at skabe en god modta-gelse men modtagelsen maring ikke baeligre praeligg af skemaer og moslashder blot for skemaernes og moslashder-nes egen skyld Saring risikerer vi nemlig at det bliver en sur pligt for baringde de allerede ansatte og for de nye

Den gode modtagelse kraeligver derfor at arbejds-pladsen som helhed er gearet til at modtage nye medarbejdere At der er en god modtagekul-tur Hvad det indebaeligrer kan variere meget fra arbejdsplads til arbejdsplads og fra branche til branche Her er nogle pejlemaeligrker for hvad der kendetegner en arbejdspladskultur som er god til at modtage nye medarbejdere

bull videndelingbull aringbenhed rummelighed og nysgerrighedbull opmaeligrksomhed over for kollegerbull klare faeliglles maringlbull feedback-kulturbull generelt godt psykisk arbejdsmiljoslash

Hvad med den uformelle videnFor at blive en god medarbejder skal den nyansat-te ogsaring forstaring de uformelle aspekter ved jobbet Det bliver ofte overset i introduktionsforloslashbet og arbejdspladsens kultur vaeligrdier og normer fremgaringr ikke noslashdvendigvis af intranettet eller af ansaeligttelsessamtalen med lederenDerfor kan der vaeligre behov for andre kanaler som sikrer den nye kollega adgang til den uudtalte viden Overvej hvordan I bedst goslashr det paring jeres arbejdsplads

Pejlemaeligrker for den gode modtagekultur

Sposlashrgsmaringl til overvejelse

bull Hvordan soslashrger I for at den nyansatte bliver tryg i gruppen

bull Hvordan sikrer I at den nye kollega ved hvornaringr han eller hun goslashr et godt eller et knap saring godt stykke arbejde

bull Hvordan kan I bedst indfoslashre jeres eventuel-le udenlandske kolleger i den uformelle danske virksomhedskultur

raquo Saringdan en generel kritik af opfoslashlgningen (paring intro-duktionen) er at den hoslashjeste form for ros her er fravaeligr af kritik Jeg foslashler at jeg skyder lidt i blinde egentlig Jeg foslashler jo at jeg udfoslashrer et godt stykke arbejde fordi jeg ikke faringr voldsomt meget skaeligld ud men jeg ved egentlig ikke helt ndash og jeg ved ikke om ting jeg goslashr og har faringet for vane at goslashre er helt forkerte eller ejlaquo

Citat fra rapporten Passe inn og passe til

17DEN GODE MODTAGELSE

18 DEN GODE MODTAGELSE

I planlaeliggningen af introduktionen af nye medar-bejdere er det naturligt at have fokus paring hvilke saeligrlige risikofaktorer der er paring jeres arbejdsplads eller i vedkommendes jobfunktion Paring den maringde kan I allerede fra starten vaeligre opmaeligrksom paring at forebygge ulykker eller erhvervssygdomme

Introduktion til arbejdsmiljoslashetI nogle typer arbejdsfunktioner er der brug for en introduktion til hvordan man haringndterer saeligrlige risici i arbejdsmiljoslashet Det foregaringr ofte paring tvaeligrs af afdelingen men kan ogsaring vaeligre introduktion til specifikke forhold i den enkelte afdeling Maringske kan seneste APV eller APV-handleplan inspirere Det kan fx dreje sig om

bull Sikkerhedsprocedurer hvis der er risiko for at blive udsat for chikane trusler vold eller roslashveri

bull Metoder til forflytning af patienter og beboe-re

bull Haringndtering af kemikalier eller smitte farlige stoffer

bull God arbejdsplanlaeliggning prioriteringer og stressforebyggelse

bull Forebyggelse og haringndtering af konflikter bull Mulighed for faglig sparringsupervision og

psykisk foslashrstehjaeliglpbull Ergonomisk indstilling af haeligve- saelignkeborde

kontorstole mus og skaeligrm bull Adfaeligrd i storrumskontorer saring man undgaringr

forstyrrelser og larmbull God loslashfteteknik og andre gode arbejdsstillin-

gerbull Brandberedskab foslashrstehjaeliglpsudstyr paringroslash-

rendelistebull Anmeldelse af ulykker og registrering

af naeligrvedulykker

Region Midtjylland har udarbejdet et vaeligrktoslashj til arbejdsmiljoslashintroduktion af nye medarbejde-re som I eventuelt kan lade jer inspirere af (se henvisning i litteraturlisten)

Arbejdsmiljoslashrepraeligsentant og arbejdsleder i arbejdsmiljoslashgruppen har ansvaret for denne del af introduktionen af nyansatte medarbejdere

Udfordringer ved borger- og kunderettet arbejdeArbejdspladser med direkte relationer til borgere og patienter har nogle faeliglles udfordringer

bull Konflikter mobning og seksuel chikanebull Vold og truslerbull Hoslashje foslashlelsesmaeligssige krav

Det kniber med hjaeliglp samarbejde og anerkendelseDer er en overordnet tendens til at medarbejde-re i social- og sundhedssektoren det offentlige administrationsomraringde og i finanssektoren oplever at de faringr mindre kollegial hjaeliglp og kolle-gial anerkendelse end gennemsnittet paring oslashvrige danske arbejdspladser Oplevelserne kan variere meget fra arbejdsplads til arbejdsplads men det understreger vigtigheden af at sikre at kollegerne er aringbne og hjaeliglpsomme over for den nyansatte2

raquo Vi skriver altid i stillingsopslagene at man skal vaeligre robust Men organisationen skal ogsaring vaeligre robust saring den er klar til at haringndtere de foslashlelsesmaeligssige belastninger som er en del af jobbetlaquo

Tillidsrepraeligsentant paring et hospital

Saeligrlige risikofaktorer i arbejdsmiljoslashet

Sposlashrgsmaringl til overvejelsebull Hvad er det vigtigste at faring sagt til nyansatte om

arbejdsmiljoslashet hos jerbull Hvilke saeligrlige arbejdsmiljoslashudfordringer viser jeres

seneste APV eller trivselsmaringlinger 2 Det

Nat

iona

le F

orsk

ning

scen

ter f

or A

rbej

ds m

iljoslash

Arb

ejds

milj

oslash og

hel

bred

201

4

19DEN GODE MODTAGELSE

Hele arbejdspladsen spiller en rolle i forbindelse med modtagelsen af nye medarbejdere

Ledelsens opgaverLedelsen har det overordnede ansvar for at sikre et godt introduktionsforloslashb Det indebaeligrer bla at fastlaeliggge de overordnede rammer for introduk-tion og udpege de ansvarlige personer eventuelt i samarbejde med arbejdsmiljoslashgruppen eller andre relevante fora Det er ogsaring ledelsens ansvar at sikre ressourcer til introduktionsforloslashbet Paring det konkrete plan har lederen ogsaring en vig-tig opgave Mange erfaringer og en nyere norsk forskningsrapport viser at relationen til lederen har stor betydning for om den nyansatte foslashler sig godt modtaget og forbliver i jobbet

Arbejdsmiljoslashgruppens opgaverArbejdsmiljoslasharbejdet kan vaeligre organiseret forskelligt fra arbejdsplads til arbejdsplads Her tager vi udgangspunkt i at der findes lokale arbejdsmiljoslashgrupper men nogle steder er arbejds-miljoslasharbejdet anderledes organiseretArbejdsmiljoslashgruppen kan tage initiativ til at modtagelse og introduktion bliver sat i system fx med udgangspunkt i de principper og anbefa-linger som findes i dette haeligfte Arbejdsmiljoslash-gruppen skal ogsaring paringse at der sker passende oplaeligring og instruktion saring den nyansatte kan udfoslashre sit arbejde sikkerheds- og sundhedsmaeligs-sigt fuldt forsvarligt som det hedder i arbejds-miljoslashlovenArbejdsmiljoslashgruppen kan vaeligre med til at skabe rammerne for at de nyansatte oplever et sam-menhaeligngende forloslashb fra stillingsopslag over an-saeligttelsessamtale til modtagelse og introduktion Desuden har arbejdsmiljoslashgruppen et saeligrligt an-svar for at introducere til eventuelle risikofaktorer i arbejdsmiljoslashet paring arbejdspladsen og hvordan den nyansatte kan tackle disse

Kollegerne og teametKollegerne spiller en afgoslashrende rolle i den gode modtagelse baringde ved at tage godt imod den nye kollega i al almindelighed og ved at introducere kulturen de formelle og de uformelle vaeligrdier og normer paring arbejdspladsen Samtidig kan kolleger-ne bidrage til introduktionsforloslashbet som kontakt-personer og mentorer for nyansatteDet team som den nye kollega indgaringr i spiller selvsagt en saeligrlig rolle i at introducere til saringvel faglige som sociale aspekter af arbejdspladsen

Den nyansatte selvSom nyansat har man ogsaring selv et ansvar for at komme godt i gang med arbejdet og at integrere sig paring den nye arbejdsplads Det indebaeligrer paring den ene side at man skal vaeligre fleksibel og parat til at indrette sig efter forvent-ninger og normer paring den nye arbejdsplads Men paring den anden side skal man ogsaring vaeligre kritisk nysgerrig holde fast i sin egen viden og faglighed og stille sposlashrgsmaringl til rsquosaringdan plejer vi at goslashre herrsquo

Hvem goslashr hvad i den gode modtagelse

Sposlashrgsmaringl til overvejelse

bull Har I klare maringl og rammer for introduktionen af den nyansatte Hvordan kan disse forbedres

bull Er alle dele af arbejdspladsen indforstaringet med deres rolle i den gode modtagelse

20 DEN GODE MODTAGELSE

Tidslinje for den gode modtagelse

Introduktionsforloslashbet kan opdeles i faser som hver indeholder bestemte opgaver og overvejel-ser En systematisk tilgang er med til at sikre at man faringr det hele med ogsaring efter den foslashrste tid naringr det er blevet hverdag

Fire faser i introduktionsforloslashbetbull Forberedelsenbull Den foslashrste ugebull De foslashrste tre maringnederbull Det foslashrste aringr

Taelignk over timingenDen nye kollega skal moslashde rigtig mange nye men-nesker i det nye job De daglige kolleger kolleger i andre afdelinger ledelsen og samarbejdspartne-re Samtidig skal den nyansatte ofte introduceres til en omfattende liste af praktiske informationer og forhold paring arbejdspladsen Der er en risiko for at den nyansatte drukner i information og nye ansigter som er svaeligre at huske og skelne bagefterDet er lettere at tage information ind naringr man rent faktisk skal bruge den Det kan derfor vaeligre en god ideacute at knytte moslashdet med fx folk i andre afdelinger op paring konkrete opgaver i hverdagen og tage moslashdet naringr det er fagligt aktuelt eller naringr den nye kollega selv har behovet Paring den maringde knytter introduktionen an til det faktiske indhold i jobbet og kerneopgaven - og bliver lettere at huske

Sposlashrgsmaringl til overvejelse

bull Hvilke dele af introduktionsforloslashbet kan den nyansatte inddrages i

bull Hvordan sikrer I den nyansattes fortsatte laeligring efter at modtagelsesforloslashbet er ovre

21DEN GODE MODTAGELSE

Den nyansatte kommer dybere ind i jobbet og den praktiske

hverdag og tilegner sig arbejdspladsens kultur og

vaeligrdier

De foslashrste tre maringneder

Velkomst den foslashrste dag Faglig og praktisk

introduktion til arbejdet og de nye kolleger

Den foslashrste uge

Den nyansatte lederen kontaktpersonen og evt

mentoren evaluerer intro duktionsforloslashbet

Det foslashrste aringr

Kontaktpersonen forbereder forloslashbet og den praktiske modtagelse af

den nye kollega

Forberedelsen

22 DEN GODE MODTAGELSE

Tjekliste til inspiration God modtagelse

Inden den nye medarbejder starter Ansvarlig Udfoslashrt (x)

Udpeg kontaktperson

Udpeg eventuelt mentor

Mail til afdelingen om ny medarbejder

Ryd kontorplads (Personaleskab reoler mv)

Opret mailadresse telefonnummer logins praeligsentation paring hjemmeside

Klargoslashring af PC samt programmer mv hertil

Aftaler med interne videnspersoner om oplaeligring

Aftale moslashder med interne og eksterne samarbejdspartnere

Udarbejd endeligt introduktionsprogram

Ca 1 uge inden start sendes velkomstbrev med introduktionsprogram

Mail til receptionen om ny medarbejder for god modtagelse 1 dag

Soslashrge for at dokumenter herunder velkomstbrev fra intern IT velkomstbrev med diverse oplys-ninger kontaktpersoner paring loslashn- og praksisomraringdet ligger paring skrivebordet

Den foslashrste arbejdsdag

Blomster og faeliglles morgenkaffe

Praeligsentation for ledere og naeligrmeste kolleger

Hilse-paring-moslashde med chef(er) i afdelingen

Introduktionsmoslashde med kontaktperson

Rundvisning paring arbejdspladsen

Gennemgang af introduktionsprogram og forventningsafstemning

Udlevering af noslashgler koder telefon personaleskab passwords osv

Udlevering af baeligrbar computer mobil Ipad

Den foslashrste arbejdsuge

Praeligsentation af arbejdsopgaver paring kort og laeligngere sigt

Praeligsentation for arbejdsmiljoslashrepraeligsentant og tillidsrepraeligsentant intro til arbejdsmiljoslashorganisationen MED-systemet eller samarbejdssystemet

Introduktion til saeligrlige sikkerhedsforskrifter

Introduktion til procedurer ved brand og evakuering

Introduktion til generelle it-systemer

Introduktion til specielle programmer naringr behov opstaringr

Hilse-paring-moslashde med chef i direktionen

Den foslashrste maringned

Gennemgang af personalepolitik arbejdsmiljoslashpolitikker arbejdstidsregler mm

Introduktionsforloslashb foslashlordning sidemandsoplaeligring eller sparring

Moslashder med interne og eksterne samarbejdspartnere

Netvaeligrk med andre nyansatte og tillidsrepraeligsentantarbejdsmiljoslashrepraeligsentant

De foslashrste tre maringneder

Opfoslashlgningssamtale med leder fx 2-maringnederssamtale med evaluering af forloslashbet til dato

Mulig mentorordning startes op

Det foslashrste aringr

Evaluering af introduktionsforloslashb med leder mentor og kontaktperson

Fortsat kompetenceudvikling

MUS

Ikke alle punkter vil vaeligre relevante eller oslashnske-lige paring jeres arbejdsplads og I vil sikkert have brug for at tilfoslashje flere Det er ikke noslashdvendigvis arbejdsmiljoslashgruppen der skal udforme tjeklisten men den kan indgaring som et element i rammen for

den gode modtagelse som arbejdsmiljoslash gruppen bidrager til I kan hente en word-udgave af tjek-listen paring arbejdsmiljowebdkgodmodtagelse som I kan tilpasse og bruge paring jeres arbejdsplads

DEN GODE MODTAGELSE2

Naringr en ny medarbejder skal starte paring sit nye job er han eller hun optaeligndt af engagement og interesse for hvad det nye job bringer af muligheder og ud-fordringer Den nyansatte kommer med ny energi og har lyst til at give sig i kast med det nye job og bringer samtidig ny viden og erfaring med sig ind i jobbet som kolleger og arbejdspladsen kan drage nytte af Denne vejledning giver inspiration til hvordan I tilrettelaeliggger modtagelsen af nye medarbejdere paring en maringde saring de bedst muligt bliver integreret baringde fagligt og socialt paring arbejdspladsen Den er primaeligrt skrevet til lederen arbejdsmiljoslashgruppen og andre paring arbejdspladsen der spiller en rolle i forhold til at skabe et godt arbejdsmiljoslash og en god modtagelse af den nyansatte

Arbejdsmiljoslash er en central brik i den gode modtagelseArbejdsmiljoslashgruppen er en vigtig aktoslashr i den gode modtagelse fordi modtagelsen har en stor betyd-ning for hvordan den nye medarbejder kommer til at trives og passe ind paring jeres arbejdsplads Arbejdsmiljoslashet er ogsaring en central brik i den gode modtagelse fordi der kan vaeligre nogle saeligrlige risici ved arbejdet som det er noslashdvendigt at faring instrue-ret den nyansatte i at haringndtere Modtagelsen af den nyansatte skal vaeligre koor-dineret og haelignge sammen ndash uanset hvem der spiller hvilken rolle undervejs Formelt er ansvaret ledelsens men det er en faeliglles opgave for alle paring arbejdspladsen at medvirke til at den nye kollega kommer godt fra start

Nyansatte er forskelligeNogle nye medarbejdere er helt nyuddannede an-dre kommer fra jobs paring en arbejdsplads der ligner jeres eller fra en helt anden branche hvor kulturen er anderledes end hos jer I alle tilfaeliglde er det en god ideacute at I stiller skarpt paring hvordan den nyansat-te moslashder jer og hvordan I moslashder den nyansatte Tilpas jeres modtagelse til den enkelte og vaeligr tydelig om hvilke vaeligrdier I praktiserer hos jer Saring er I godt i gang med at sikre en god modtagelse

Med venlig hilsenBrancheFaeligllesskabet for Arbejdsmiljoslash for Velfaeligrd og Offentlig administration

Den nye medarbejder er en vigtig ressource

Indhold

Den nye medarbejder er en vigtig ressource Side 2

Kan I blive bedre til at modtage nye medarbejdere Side 4

Jeres nye kollega skal integreres fagligt og socialt Side 6

Nyuddannede har saeligrlige behov Side 8

Praktiske og organisatoriske behov Side 10

Saeligt modtagelsen i system Side 12

Hvem skal vaeligre kontakt person eller mentor Side 14

Pejlemaeligrker for den gode modtagekultur Side 16

Saeligrlige risikofaktorer i arbejdsmiljoslashet Side 18

Hvem goslashr hvad i den gode modtagelse Side 19

Tidslinje for den gode modtagelse Side 20

Tjekliste til inspiration God modtagelse Side 22

Mere om den gode modtagelse Side 23

3DEN GODE MODTAGELSE

Den gode modtagelse ndash En guide til introduktion af nye

medarbejdere

Udgivet i november 2016 af BrancheFaeligllesskabet for Arbejdsmiljoslash for Velfaeligrd og Offentlig administrationArbejdsmiljoslashsekretariatetStudiestraeligde 3 3 sal1455 Koslashbenhavn K

Projektledelse Rasmus Jensen og Mads Lund ArbejdsmiljoslashsekretariatetRedaktion Soslashren Svith og Tune Nyborg PeriskopFotos Thomas Soslashndergaard PeriskopLayout KROSCH

ISBN 978-87-93332-56-0

Foslashlgende arbejdspladser har bidraget med erfaringer og input til materialetRegionshospitalet Viborg Region Hovedstadens Psykiatri Danske Bank Oslashstre Landsret Esbjerg Kommune Center for Misbrug SKAT Nordsjaeligllands Hospital Gentofte Kommune Koslashbenhavns Kommune Borgercenter Boslashrn amp Unge Boslashrnehuset Margrethegaringrden i Koslashbenhavns Kommune

Fotos er taget foslashlgende steder Plejehjemmet Jaeliggers-borghave i Gentofte Aktivitetshuset Havkaeligrparken i Aarhus Enhed for Knaelig og Hofteprotese paring Hvidovre hospital Den Integrerede Institution Galaksen i Aarhus Nordea i Hvidovre Aarhus Kommunes Afdeling for Sund-hed og Omsorg

4 DEN GODE MODTAGELSE

De fleste arbejdspladser bruger god tid og meget energi paring at rekruttere de rigtige medarbejdere Men det er ikke altid at der bliver lagt lige saring meget energi i at faring de nye kolleger til at passe ind paring arbejdspladsen fagligt og socialt Hvis det er tilfaeligldet hos jer er der rigtig mange gevinster at hente ved at forbedre modtagelsen

Markante gevinsterDer kan vaeligre mange gevinster at hente med en relativ beskeden indsats En god introduktion af nye medarbejdere kan have en positiv indvirkning paring flere forhold

bull Bedre trivsel for den nyansattebull Stoslashrre kvalitet i opgaveloslashsningenbull Bedre fastholdelse af medarbejderebull Faeligrre arbejdsskaderbull Faeligrre sygedagebull De nye bliver hurtigere produktive og kan

aflaste deres kollegerbull Staeligrkere faeligllesskab paring arbejdspladsen

Forskning og sund fornuftPotentialerne ved en god modtagelse af nye medarbejdere er sund fornuft En nyere norsk forskningsrapport underbygger det1

God introduktion fastholder Ansatte som faringr et velstruktureret introduk tionsprogram har 70 stoslashrre sandsynlighed for fortsat at vaeligre paring ar-bejdspladsen efter tre aringr Nyansatte er den grup-pe som sidder loslashsest paring enhver arbejdsplads og staringr derfor for den stoslashrste udskiftning i persona-legruppen Stor udskiftning i medarbejdergrup-pen har baringde daringrlig indvirkning paring arbejdsmiljoslashet og paring oslashkonomien

Arbejdsmiljoslash og produktivitet Den vigtigste bestemmende faktor for hvor produktiv den nyansatte bliver er om arbejdssitua tionen og arbejdsmiljoslashet opleves som positivt eller negativt i starten

Foslashrste maringneder er afgoslashrende De foslashrste tre maring-neder i ansaeligttelsen er afgoslashrende for om den ny-ansatte finder sig tilrette i organisationen Det er nemlig i de foslashrste tre maringneder at den nyansattes tilhoslashrsforhold til arbejdsplads en formes Det er isaeligr vigtigt hvordan den nyansatte oplever at faring stoslashtte fra lederen men ogsaring kollegerne spiller en vigtig rolle Saeligrligt skal man vaeligre opmaeligrksom paring at faring indfriet de forventning er som er skabt i rekrutterings processen ndash altsaring i stillingsannon-cer og samtaler Hvis det ikke sker i de foslashrste tre maringneder kan det bevirke at medarbejderen aldrig knytter sig til arbejdspladsen

Kan I blive bedre til at modtage nye medarbejdere

Sposlashrgsmaringl til overvejelse

bull Oplever nyansatte hos jer at de faringr en god modtagelse

bull Er der noget jeres nyansatte typisk eftersposlashrger eller savner

bull Er der opgaver der er praeligget af risici og hvordan klaeligder I den nyansatte paring til at haringndtere dem

1 Jon

Rog

stad

og

Erik

a Br

aane

n St

erri

Faf

o-ra

ppor

t 201

544

5DEN GODE MODTAGELSE

Vi skal holde hvad vi lover i jobopslagene Vi oversaeliglger maringske jobbet for at tiltraeligkke de bedste men det skaber frustration hvis virkelig-heden er en andenlaquo

Arbejdsmiljoslashrepraeligsentant paring et hospital

Oplaeligring og instruktion er lovpligtig

Arbejdspladsen har i henhold til Arbejdsmiljoslashloven pligt til at sikre at arbejdet er sikkert og sundt I Arbejdstilsynets vejledning om oplaeligring og tilsyn med arbejdet hedder det bla

Arbejdsgiveren skal soslashrge for at den ansatte faringr en tilstraeligkkelig og hensigtsmaeligssig oplaeligring og instruktion i at udfoslashre arbejdet paring en farefri maringde Arbejdsgiveren skal herudover soslashrge for at foslashre effektivt tilsyn med at den ansatte rent faktisk udfoslashrer arbejdet sikkerheds- og sund-hedsmaeligssigt forsvarligt og foslashlger instruktionerne (hellip)

I virksomheder med arbejdsmiljoslashorganisation er det en af arbejdsmiljoslashorganisationens opgaver at opstille principper for oplaeligring og instruktion af de ansatte Principperne skal vaeligre tilpasset arbejdsforholdene i virksomheden og de ansattes behov

DEN GODE MODTAGELSE6

Den nyansatte skal i loslashbet af kort tid tilegne sig baringde de faglige krav og standarder paring arbejds-pladsen og de uformelle og sociale krav som er en forudsaeligtning for at blive en del af holdet

Faglig integrationDen faglige integration betyder at den nye kolle-ga tilegner sig kompetencerne til at leve op til de formelle faglige krav og standarder som gaeliglder paring arbejdspladsen Det handler om at faring styr paring indholdet i arbejdsopgaverne arbejdsgangene ansvar og kompetencer samt ikke mindst at faring kendskab til den saeligrlige maringlgruppe man skal servicere eller arbejde med borgere patienter boslashrn kunder kollegaer i andre afdelinger mv I forhold til det psykiske arbejdsmiljoslash handler det isaeligr om at skabe mest mulig mening og forud-sigelighed i arbejdet paring et tidspunkt hvor meget endnu ikke har fundet sine faste konturer for den nyansatte Det handler ogsaring om at finde et passende niveau for de krav der stilles i starten af ansaeligttelsen Og selv om tydelige tilbagemel-dinger ikke altid opleves som en beloslashnning eller ros vil det i laeligngden oslashge den nyansattes evne til at praeligstere paring egen haringnd og derved oslashge menin-gen i arbejdet

raquo Man skal korrigere adfaeligrd og fagligt niveau fra starten Hvis man korrigerer folk efter en uge bliver det accepteret ndash jeg er jo ny Hvis det sker efter tre maringneder opleves det personligt ndash jeg er forkertlaquo

Leder af et misbrugscenter

Fire centrale faktorerDer er isaeligr fire faktorer som kan fremme en god integration

bull Klare forventninger til loslashsningen af opgaver-ne Hvad vil det sige at goslashre sit arbejde godt heacuter hos os

bull Tydelige tilbagemeldinger Den nyansat-te har brug for respons fra kollegerne og ledelsen for at forstaring om forventningerne til loslashsningen af opgaverne og det faglige samar-bejde er opfyldt

bull Et passende ansvar Den nyansatte har brug for ansvar og autonomi men for meget ansvar for tidligt kan opleves som at vaeligre overladt til sig selv saeligrligt hvis man er nyud-dannet

bull Adgang til information Hvor kan den nyan-satte sposlashrge og bede om hjaeliglp uden at garing i vejen eller tabe ansigt Det kan fx vaeligre via en faglig kontaktperson og regelmaeligssige opfoslashlgningssamtaler

Social integrationDen sociale integration handler om faring den nyan-satte til at foslashle sig accepteret og anerkendt som en del af arbejdspladsens faeligllesskab og sikre et godt psykisk arbejdsmiljoslash fra starten Det sker fx ved frokosten hvor den nyansatte faringr sat ansigt paring de nye kolleger og faringr lejlighed til at opleve omgangs-formen og arbejdspladsens kulturAt blive hilst paring om morgenen og blive spurgt til hvordan det garingr opleves af mange nyansatte som vigtige tegn paring at blive accepteret og anerkendt En god relation til lederen har ogsaring stor betydning for den nyansattes identifikation med arbejdspladsen Oplevelsen af at der ikke goslashres forskel mellem de nye og de etablerede kolleger er helt central

Jeres nye kollega skal integreres fagligt og socialt

SOCIAL INTEGRATIONOpleve tryghed tillid anerkendelse

- foslashle sig som en del af gruppen

FAGLIG INTEGRATIONStyr paring arbejdsindhold faglige

standarder og metoder ndash opbygning af faglig identitet

7DEN GODE MODTAGELSE

Hvornaringr er nok nok

Mange nyansatte har svaeligrt ved at vurdere hvornaringr deres arbejde er udfoslashrt rsquogodt nokrsquo De har brug for at afstemme deres forventninger og ambitioner med arbejdspladsens virkelighed Det kraeligver konkret og loslashbende feedback fra lederen og kolleger Samtidig kan den nyansatte vaeligre bange for at forstyrre kolle-gerne for meget med sposlashrgsmaringl og i det hele taget vaeligre til besvaeligr

raquo Lederen skal vaeligre meget tydelig i sine forvent-ninger til den nye medarbejder Ingen er jo tanke-laeligsere og vores erfaringer viser at der ofte er forskel paring hvad lederne forventer og hvad de nye tror at lederne forventerlaquo

Personalekonsulent ved en domstol

Sposlashrgsmaringl til overvejelse

bull Er der nyansatte som kan opleve saeligrlige barrierer i forbindelse med at blive integreret paring arbejdsplad-sen fx fordi de arbejder fysisk adskilt fra de oslashvrige medarbejdere eller er ene om at repraeligsentere deres faggruppe

bull Hvordan kan I goslashre en saeligrlig indsats for de nyuddan-nede

8 DEN GODE MODTAGELSE

raquo Tag de nyuddannede med i projekter og ar-bejdsgrupper Det er en super god maringde at skabe et tilhoslashrsforhold baringde fagligt og socialtlaquo

Arbejdsmiljoslashrepraeligsentant i en bank

Nyansatte i deres foslashrste job er en gruppe som kraeligver saeligrlig opmaeligrksomhed fordi skiftet fra studier til arbejdsliv kraeligver ekstra omstilling og tilpasning Vaeligr blandt andet opmaeligrksom paring foslashlgende

Kulturforskellen fra uddannelse til arbejdsliv Det er en overraskelse for nogle nyuddannede i foslashrste job at erfare hvor mange andre ting end faglighed der har betydning Der handler blandt andet om beslutningsgange ledelse sociale rela-tioner uformelle relationer og anciennitet

Mening motiverer Pas paring med at give den nyuddannede alle de rutinepraeliggede driftsopga-ver Overvej om I sammen kan finde en opgave fra start der giver ekstra mening og kan goslashre de mere kedelige opgaver lidt mere overskuelige

Faglig udvikling og fordybelse Et savn for mange nyuddannede i job kan vaeligre fravaeligret af den faglige fordybelse som har praeligget studietiden Vaeligr opmaeligrksom paring at det kan vaeligre et savn og overvej hvad jeres mulighed er for at efterkom-me dette ndash fx i form af efter uddannelse og faglig udvikling

Arbejdsmaeligngde Mange bliver overvaeligld ede over arbejdsmaeligngden

raquo Socialraringdgivere kommer ind i jobbet med hjer-tet forrest og det kan vaeligre et chok at omstille sig til en politisk styret organisation hvor det meste handler om driftlaquo

Socialraringdgiver i et borgercenter

Integration garingr begge vejeHusk at den faglige og sociale introduktion garingr begge veje Den nye kollega bringer viden erfa-ring og nye ideacuteer med sig som arbejdspladsen kan laeligre af Overvej hvordan I kan vaeligre aringbne for de nye input og sammensaeligt modtagelsen paring en maringde saring I bedst muligt udnytter dem

raquo Det er fedt med de nye som sposlashrger Hvorfor goslashr I saringdan De har set og moslashdt andre maringder og kan bidrage med friske oslashjnelaquo

Arbejdsmiljoslashrepraeligsentant i daginstitution

Nyuddannede har saeligrlige behov

9DEN GODE MODTAGELSE

10 DEN GODE MODTAGELSE

En vigtig forudsaeligtning for den gode integration er at to centrale behov bliver opfyldt

Praktiske behovDet praktiske er nemt at overse men er samtidig afgoslashrende at have paring plads fra starten Det er et vigtigt signal at sende til den nyansatte at noslashglen og computeren er paring plads at e-mailen brugernavn og password er oprettet og at IT i oslashvrigt koslashrer fra starten Med andre ord at den nye medarbejder foslashler sig baringde ventet og velkommen Husk ogsaring at fortaeliglle hvem den nyansatte kan garing til hvis der opstaringr boslashvl med det praktiske Og vis medarbejderen til rette praeligsenter kollegaer-ne og tag dem med til frokost Det er ogsaring vigtigt at faring en introduktion til intranet og systemer som skal bruges i arbejdet (programmer databaser ekspertsystemer) Nogle arbejdspladser samler disse informationer i pjecer eller i temaer paring intranettet

Organisatoriske behovDe organisatoriske behov handler om at den nyansatte skal vide hvordan I organisatorisk griber tingene an hos jer Hvordan ser jeres aringrs-hjul ud Hvilke moslashder holder I og hvem deltager i dem Hvordan kan man goslashre sin indflydelse gaeligldende gennem arbejdsmiljoslashorganisationen MED-systemet eller samarbejdssystemet Det handler ogsaring om at introducere til noslashglepersoner i organisationen - ledere tillids- og arbejdsmiljoslash-repraeligsentanter - og skabe indblik i hvornaringr den nyansatte kan garing til dem Paring den maringde under-stoslashtter I det gode psykiske arbejdsmiljoslash ved at skabe forud sigelighed i arbejdet og klarhed over mulighederne for at faring indflydelse

ORGANISATORISKE BEHOVStyr paring beslutningsgange viden om

samarbejdsfora og medarbejderrepraeligsen-tanter ndash identifikation med arbejdspladsen

PRAKTISKE BEHOVAlt fra noslashgler og IT til kaffeordningen

ndash oplevelse af at kunne begaring sig i hverdagen

Praktiske og organisatoriske behov

Aringh er det i dag du kommer

raquo Der er overraskende mange i vores undersoslashgelser der fortaeligller at de ikke blev taget saeligrligt godt i mod foslashrste dag Nogle arbejdspladser havde end-da glemt at de skulle komme og de maringtte passe sig selv de foslashrste timer Andre steder var arbejds-pladsen bare uforberedt Der var ingen computer de blev ikke vist rundt og praeligsenteret eller bare meget hurtigt overladt til sig selvlaquo

Citat fra bogen Fra studie til arbejdsliv

11DEN GODE MODTAGELSE

Modtagelse paring tvaeligrs Det er en god ideacute at taelignke paring tvaeligrs af den enkel-te arbejdsplads baringde for at spare ressourcer og for at faring udvekslet viden erfaringer og inspira tion Er jeres arbejdsplads eksempelvis et hospital en kommune eller en anden stor arbejdsplads kan det vaeligre en god ideacute at alle nyansatte bliver inviteret til at netvaeligrke og hilse paring noslashgleperson-er Hvis det ikke allerede finder sted kan jeres afdeling tage initiativ til det

Ideer til initiativer paring tvaeligrsbull Netvaeligrk for nyansattebull Faeliglles introduktion af nyansattebull Faeliglles velkomstbrev med program for intro-

duktionenbull Koordinering af informationer fx fra persona-

leafdelingHR og den enkelte arbejdspladsbull Netvaeligrk for de nyansattes kontakt personer

og mentorer

raquo Jeg har lige vaeligret paring weekendvagt med to nyan-satte der endnu ikke havde faringet deres navne- og noslashglekort Saring de maringtte sposlashrge mig hver gang de skulle ind og ud af en laringst doslashr eller have adgang til it-systemerne Det var dybt frustre-rende for dem og en rigtig daringrlig startlaquo

Tillidsrepraeligsentant paring et hospital

Husk alle faggrupperHvis jeres arbejdsplads har en kernefaggruppe kan nyansatte fra andre faggrupper opleve saeligrlige barri-erer for at blive en del af det sociale faeligllesskab Det kraeligver derfor saeligrlig opmaeligrksomhed fra kolleger og ledelse Nogle faggrupper kan vaeligre isolerede rent fysisk eller organisatorisk ndash hvis de eksempelvis har lokaler paring en anden adresse eller arbejder paring skaeligve tidspunkter Her skal I vaeligre saeligrlig opmaeligrksom paring hvordan I faringr koblet de nyansatte til resten af arbejdspladsen

Endelig er det ogsaring vigtigt at taelignke integration paring tvaeligrs af faggrupperne paring arbejdspladser hvor flere forskellige faggrupper skal arbejde sammen om at loslashse opgaverne

Sposlashrgsmaringl til overvejelse

bull Hvordan vil I vaeliggte balancen mellem de praktiske og organisatoriske behov paring jeres arbejdsplads

bull Hvordan sikrer I at jeres nye kollega faringr mulighed for at laeligre jeres kultur vaeligrdier og normer at kende

12 DEN GODE MODTAGELSE

Systematik er noslashgleordet i en god modtagekultur Det er en god ideacute med en klar plan for hvordan I modtager de nye kolleger og hvem der har de forskellige roller i modtagelsen Ledelsen har det overordnede ansvar men arbejdsmiljoslashgruppen kan vaeligre med til at skabe de gode rammer

Introduktionen fungerer bedst hvis den er sat i system Derfor er det en fordel at have en ska-belon som I har diskuteret paring arbejdspladsen og som afspejler jeres oslashnsker og behovNaringr det bliver aktuelt kan I med fordel udde-legere opgaver og roller med udgangspunkt i en tjekliste som den paring side 22 I kan tilpasse skabe lonen og variere den ud fra den konkrete situation og behovet hos den nye medarbejder Der kan fx vaeligre forskel paring indholdet i introdukti-onen alt efter om det er en nyuddannet eller en erfaren ny kollega Det kan ogsaring vaeligre en fordel at inddrage den nye kollega i detaljerne saring intro-duktionsprogrammet afspejler vedkommendes egne sposlashrgsmaringl og behov

En kontaktperson ndash og maringske en mentorI kan overveje at udpege en kontaktperson som er ansvarlig for hele introduktionsforloslashbet Det kan eventuelt suppleres med sidemandsoplaelig-ring foslashlordninger eller en mentor fx ved ansaeligt-telse af helt nyuddannede eller hvis jobbet er saeligrligt udfordrende

Kontaktpersonen har ansvaret for den formelle introduktion Opgaven kan vaeligre at tilrettelaeliggge introduktionsprogrammet i samarbejde med le-deren soslashrge for de praktiske detaljer og formidle konkret viden metoder og faglige standarder i den foslashrste tid i ansaeligttelsen Kontaktpersonen er den som den nyansatte henvender sig til med konkrete praktiske og faglige sposlashrgsmaringl

Mentoren er den reflekterende dialogpartner der fokuserer paring kompetenceudvikling haringndtering af dilemmaer vaeligrdier normer og de bredere sposlashrgsmaringl som typisk opstaringr for den nye med-

arbejder hen ad vejen Mentoren er den medar-bejder hos hvem den nye kollega kan faring sparring og raringd om sin faglige udvikling sin egen rolle og arbejdspladsens kultur Vaeligr opmaeligrksom paring at en mentorordning kraeligver ressourcer og tid og at opgaven skal prioriteres hvis ordningen skal blive en succes

Kontaktpersonen og mentoren kan godt vaeligre den samme person men vedkommende skal vaeligre opmaeligrksom paring rolleskiftet mellem at vaeligre den praktisk orienterede vejleder og at vaeligre den reflekterende dialogpartner

raquo Hos os sikrer kontaktpersonen den loslashbende sidemandsoplaeligring Fx gennemfoslashres kontrol-besoslashg altid med en erfaren kollega saring man laeligrer attitude osvlaquo

Tillidsrepraeligsentant i SKAT

Saeligt modtagelsen i system

13DEN GODE MODTAGELSE

Hvad fungerer bedst hos jerDer er fire typiske metoder til at introducere nye medarbejdere til arbejdsopgaverne bull Instruktion Den nyansatte bliver instrueret af

sin erfarne kollegabull Foslashlordning Den nyansatte observerer hvordan

den erfarne kollega udfoslashrer opgavenbull Sidemandsoplaeligring Den nyansatte udfoslashrer selv

opgaven mens den erfarne kollega observerer og giver feedback

bull Sparring Den nyansatte udfoslashrer opgaven selv og sparrer med sin erfarne kollega bagefter

Sposlashrgsmaringl til overvejelse

bull Hvad vil det kraeligve at vaeligre en god kontaktperson eller mentor hos jer

bull Hvem skal omfattes af ordningen og skal der laves forskellige udgaver til erfarne nyansatte og nyuddan-nede Hvad med vikarer og studentermedhjaeliglpere

14 DEN GODE MODTAGELSE

Det er lederens ansvar at udvaeliglge kontaktperson og mentor men det kan vaeligre en fordel at inddra-ge arbejdsmiljoslashgruppen i droslashftelsen af kriterierne for udvaeliglgelsen Skal det vaeligre efter tid lyst eller egnethed Er det en kan- eller skal-opgave Det er ogsaring vigtigt at faring mentorordningen ind i vagtplaner og moslashdekalendere saring det rent prak-tisk kan lade sig goslashre at faring sparring uden at den nyansatte selv skal bede om det

Kontaktpersonen er typisk placeret fysisk taeligt paring den nyansatte fx i samme team Det giver mulig-hed for let og effektiv kontakt Mentoren er typisk en erfaren kollega med sans for at skabe et rum for refleksion og at koble teori og praksis Mentoren behoslashver ikke vaeligre fysisk taeligt paring den nyansatte Der er en god ideacute at faring beskrevet mentorrollen tydeligt for alle parter fx at der ikke er tale om instruktion men om en ligevaeligrdig relation med fokus paring refleksion og dilemmaer

Faeliglles diskussion af introduktionsforloslashbetI bliver bedre rustet til at modtage nye kolleger hvis I diskuterer maringl og indhold af introduktions-forloslashbet i faeligllesskab fx paring et personalemoslashde

bull Hvad forstaringr vi ved en god modtagelse bull Hvad har den nye kollega isaeligr brug forbull Hvad er det vigtige at faring sagt til nyansatte

om arbejdsmiljoslashet her hos osbull Hvilke faktorer i vores arbejdsmiljoslash skal den

nyansatte vaeligre saeligrligt forberedt paringbull Hvad forventer vi af den nye kollega Hvad

kan vedkommende forvente af osbull Hvordan kan kollegerne stoslashtte kontakt-

personen mentoren og den nyansattebull Hvad er den rigtige balance mellem den

faglige og den sociale introduktionbull Hvad er laeligringsmaringlet for introduktions-

forloslashbetbull Hvordan kan vi paring en god maringde introducere

den nye kollega til arbejdspladsens kultur og uformelle vaeligrdier

Introduktionen blev vendt paring hovedetParing en sygehusafdeling havde de haft et stort frafald af isaeligr nyuddannede Derfor besluttede de sig for at aeligndre paring introduktionsforloslashbet Hidtil havde de nye vaeligret med som foslashl i en maringned hvor de kun observerede Derefter blev de kastet ud i vagterne og forventedes at kunne arbejde paring egen haringnd Det vendte man om paring saring det nu er den nye der udfoslashrer opgaverne fra begyndelsen med den erfarne som hjaeliglper og bagstopper Paring den maringde opbygger de nye kompetence og sikkerhed fra foslashrste dag i et system der mere er sidemandsoplaeligring end instruktion Det foreloslashbige resultat har vaeligret et markant mindre frafald

Hvem skal vaeligre kontakt-person eller mentor

15DEN GODE MODTAGELSE

16 DEN GODE MODTAGELSE

Systematik er vigtigt for at skabe en god modta-gelse men modtagelsen maring ikke baeligre praeligg af skemaer og moslashder blot for skemaernes og moslashder-nes egen skyld Saring risikerer vi nemlig at det bliver en sur pligt for baringde de allerede ansatte og for de nye

Den gode modtagelse kraeligver derfor at arbejds-pladsen som helhed er gearet til at modtage nye medarbejdere At der er en god modtagekul-tur Hvad det indebaeligrer kan variere meget fra arbejdsplads til arbejdsplads og fra branche til branche Her er nogle pejlemaeligrker for hvad der kendetegner en arbejdspladskultur som er god til at modtage nye medarbejdere

bull videndelingbull aringbenhed rummelighed og nysgerrighedbull opmaeligrksomhed over for kollegerbull klare faeliglles maringlbull feedback-kulturbull generelt godt psykisk arbejdsmiljoslash

Hvad med den uformelle videnFor at blive en god medarbejder skal den nyansat-te ogsaring forstaring de uformelle aspekter ved jobbet Det bliver ofte overset i introduktionsforloslashbet og arbejdspladsens kultur vaeligrdier og normer fremgaringr ikke noslashdvendigvis af intranettet eller af ansaeligttelsessamtalen med lederenDerfor kan der vaeligre behov for andre kanaler som sikrer den nye kollega adgang til den uudtalte viden Overvej hvordan I bedst goslashr det paring jeres arbejdsplads

Pejlemaeligrker for den gode modtagekultur

Sposlashrgsmaringl til overvejelse

bull Hvordan soslashrger I for at den nyansatte bliver tryg i gruppen

bull Hvordan sikrer I at den nye kollega ved hvornaringr han eller hun goslashr et godt eller et knap saring godt stykke arbejde

bull Hvordan kan I bedst indfoslashre jeres eventuel-le udenlandske kolleger i den uformelle danske virksomhedskultur

raquo Saringdan en generel kritik af opfoslashlgningen (paring intro-duktionen) er at den hoslashjeste form for ros her er fravaeligr af kritik Jeg foslashler at jeg skyder lidt i blinde egentlig Jeg foslashler jo at jeg udfoslashrer et godt stykke arbejde fordi jeg ikke faringr voldsomt meget skaeligld ud men jeg ved egentlig ikke helt ndash og jeg ved ikke om ting jeg goslashr og har faringet for vane at goslashre er helt forkerte eller ejlaquo

Citat fra rapporten Passe inn og passe til

17DEN GODE MODTAGELSE

18 DEN GODE MODTAGELSE

I planlaeliggningen af introduktionen af nye medar-bejdere er det naturligt at have fokus paring hvilke saeligrlige risikofaktorer der er paring jeres arbejdsplads eller i vedkommendes jobfunktion Paring den maringde kan I allerede fra starten vaeligre opmaeligrksom paring at forebygge ulykker eller erhvervssygdomme

Introduktion til arbejdsmiljoslashetI nogle typer arbejdsfunktioner er der brug for en introduktion til hvordan man haringndterer saeligrlige risici i arbejdsmiljoslashet Det foregaringr ofte paring tvaeligrs af afdelingen men kan ogsaring vaeligre introduktion til specifikke forhold i den enkelte afdeling Maringske kan seneste APV eller APV-handleplan inspirere Det kan fx dreje sig om

bull Sikkerhedsprocedurer hvis der er risiko for at blive udsat for chikane trusler vold eller roslashveri

bull Metoder til forflytning af patienter og beboe-re

bull Haringndtering af kemikalier eller smitte farlige stoffer

bull God arbejdsplanlaeliggning prioriteringer og stressforebyggelse

bull Forebyggelse og haringndtering af konflikter bull Mulighed for faglig sparringsupervision og

psykisk foslashrstehjaeliglpbull Ergonomisk indstilling af haeligve- saelignkeborde

kontorstole mus og skaeligrm bull Adfaeligrd i storrumskontorer saring man undgaringr

forstyrrelser og larmbull God loslashfteteknik og andre gode arbejdsstillin-

gerbull Brandberedskab foslashrstehjaeliglpsudstyr paringroslash-

rendelistebull Anmeldelse af ulykker og registrering

af naeligrvedulykker

Region Midtjylland har udarbejdet et vaeligrktoslashj til arbejdsmiljoslashintroduktion af nye medarbejde-re som I eventuelt kan lade jer inspirere af (se henvisning i litteraturlisten)

Arbejdsmiljoslashrepraeligsentant og arbejdsleder i arbejdsmiljoslashgruppen har ansvaret for denne del af introduktionen af nyansatte medarbejdere

Udfordringer ved borger- og kunderettet arbejdeArbejdspladser med direkte relationer til borgere og patienter har nogle faeliglles udfordringer

bull Konflikter mobning og seksuel chikanebull Vold og truslerbull Hoslashje foslashlelsesmaeligssige krav

Det kniber med hjaeliglp samarbejde og anerkendelseDer er en overordnet tendens til at medarbejde-re i social- og sundhedssektoren det offentlige administrationsomraringde og i finanssektoren oplever at de faringr mindre kollegial hjaeliglp og kolle-gial anerkendelse end gennemsnittet paring oslashvrige danske arbejdspladser Oplevelserne kan variere meget fra arbejdsplads til arbejdsplads men det understreger vigtigheden af at sikre at kollegerne er aringbne og hjaeliglpsomme over for den nyansatte2

raquo Vi skriver altid i stillingsopslagene at man skal vaeligre robust Men organisationen skal ogsaring vaeligre robust saring den er klar til at haringndtere de foslashlelsesmaeligssige belastninger som er en del af jobbetlaquo

Tillidsrepraeligsentant paring et hospital

Saeligrlige risikofaktorer i arbejdsmiljoslashet

Sposlashrgsmaringl til overvejelsebull Hvad er det vigtigste at faring sagt til nyansatte om

arbejdsmiljoslashet hos jerbull Hvilke saeligrlige arbejdsmiljoslashudfordringer viser jeres

seneste APV eller trivselsmaringlinger 2 Det

Nat

iona

le F

orsk

ning

scen

ter f

or A

rbej

ds m

iljoslash

Arb

ejds

milj

oslash og

hel

bred

201

4

19DEN GODE MODTAGELSE

Hele arbejdspladsen spiller en rolle i forbindelse med modtagelsen af nye medarbejdere

Ledelsens opgaverLedelsen har det overordnede ansvar for at sikre et godt introduktionsforloslashb Det indebaeligrer bla at fastlaeliggge de overordnede rammer for introduk-tion og udpege de ansvarlige personer eventuelt i samarbejde med arbejdsmiljoslashgruppen eller andre relevante fora Det er ogsaring ledelsens ansvar at sikre ressourcer til introduktionsforloslashbet Paring det konkrete plan har lederen ogsaring en vig-tig opgave Mange erfaringer og en nyere norsk forskningsrapport viser at relationen til lederen har stor betydning for om den nyansatte foslashler sig godt modtaget og forbliver i jobbet

Arbejdsmiljoslashgruppens opgaverArbejdsmiljoslasharbejdet kan vaeligre organiseret forskelligt fra arbejdsplads til arbejdsplads Her tager vi udgangspunkt i at der findes lokale arbejdsmiljoslashgrupper men nogle steder er arbejds-miljoslasharbejdet anderledes organiseretArbejdsmiljoslashgruppen kan tage initiativ til at modtagelse og introduktion bliver sat i system fx med udgangspunkt i de principper og anbefa-linger som findes i dette haeligfte Arbejdsmiljoslash-gruppen skal ogsaring paringse at der sker passende oplaeligring og instruktion saring den nyansatte kan udfoslashre sit arbejde sikkerheds- og sundhedsmaeligs-sigt fuldt forsvarligt som det hedder i arbejds-miljoslashlovenArbejdsmiljoslashgruppen kan vaeligre med til at skabe rammerne for at de nyansatte oplever et sam-menhaeligngende forloslashb fra stillingsopslag over an-saeligttelsessamtale til modtagelse og introduktion Desuden har arbejdsmiljoslashgruppen et saeligrligt an-svar for at introducere til eventuelle risikofaktorer i arbejdsmiljoslashet paring arbejdspladsen og hvordan den nyansatte kan tackle disse

Kollegerne og teametKollegerne spiller en afgoslashrende rolle i den gode modtagelse baringde ved at tage godt imod den nye kollega i al almindelighed og ved at introducere kulturen de formelle og de uformelle vaeligrdier og normer paring arbejdspladsen Samtidig kan kolleger-ne bidrage til introduktionsforloslashbet som kontakt-personer og mentorer for nyansatteDet team som den nye kollega indgaringr i spiller selvsagt en saeligrlig rolle i at introducere til saringvel faglige som sociale aspekter af arbejdspladsen

Den nyansatte selvSom nyansat har man ogsaring selv et ansvar for at komme godt i gang med arbejdet og at integrere sig paring den nye arbejdsplads Det indebaeligrer paring den ene side at man skal vaeligre fleksibel og parat til at indrette sig efter forvent-ninger og normer paring den nye arbejdsplads Men paring den anden side skal man ogsaring vaeligre kritisk nysgerrig holde fast i sin egen viden og faglighed og stille sposlashrgsmaringl til rsquosaringdan plejer vi at goslashre herrsquo

Hvem goslashr hvad i den gode modtagelse

Sposlashrgsmaringl til overvejelse

bull Har I klare maringl og rammer for introduktionen af den nyansatte Hvordan kan disse forbedres

bull Er alle dele af arbejdspladsen indforstaringet med deres rolle i den gode modtagelse

20 DEN GODE MODTAGELSE

Tidslinje for den gode modtagelse

Introduktionsforloslashbet kan opdeles i faser som hver indeholder bestemte opgaver og overvejel-ser En systematisk tilgang er med til at sikre at man faringr det hele med ogsaring efter den foslashrste tid naringr det er blevet hverdag

Fire faser i introduktionsforloslashbetbull Forberedelsenbull Den foslashrste ugebull De foslashrste tre maringnederbull Det foslashrste aringr

Taelignk over timingenDen nye kollega skal moslashde rigtig mange nye men-nesker i det nye job De daglige kolleger kolleger i andre afdelinger ledelsen og samarbejdspartne-re Samtidig skal den nyansatte ofte introduceres til en omfattende liste af praktiske informationer og forhold paring arbejdspladsen Der er en risiko for at den nyansatte drukner i information og nye ansigter som er svaeligre at huske og skelne bagefterDet er lettere at tage information ind naringr man rent faktisk skal bruge den Det kan derfor vaeligre en god ideacute at knytte moslashdet med fx folk i andre afdelinger op paring konkrete opgaver i hverdagen og tage moslashdet naringr det er fagligt aktuelt eller naringr den nye kollega selv har behovet Paring den maringde knytter introduktionen an til det faktiske indhold i jobbet og kerneopgaven - og bliver lettere at huske

Sposlashrgsmaringl til overvejelse

bull Hvilke dele af introduktionsforloslashbet kan den nyansatte inddrages i

bull Hvordan sikrer I den nyansattes fortsatte laeligring efter at modtagelsesforloslashbet er ovre

21DEN GODE MODTAGELSE

Den nyansatte kommer dybere ind i jobbet og den praktiske

hverdag og tilegner sig arbejdspladsens kultur og

vaeligrdier

De foslashrste tre maringneder

Velkomst den foslashrste dag Faglig og praktisk

introduktion til arbejdet og de nye kolleger

Den foslashrste uge

Den nyansatte lederen kontaktpersonen og evt

mentoren evaluerer intro duktionsforloslashbet

Det foslashrste aringr

Kontaktpersonen forbereder forloslashbet og den praktiske modtagelse af

den nye kollega

Forberedelsen

22 DEN GODE MODTAGELSE

Tjekliste til inspiration God modtagelse

Inden den nye medarbejder starter Ansvarlig Udfoslashrt (x)

Udpeg kontaktperson

Udpeg eventuelt mentor

Mail til afdelingen om ny medarbejder

Ryd kontorplads (Personaleskab reoler mv)

Opret mailadresse telefonnummer logins praeligsentation paring hjemmeside

Klargoslashring af PC samt programmer mv hertil

Aftaler med interne videnspersoner om oplaeligring

Aftale moslashder med interne og eksterne samarbejdspartnere

Udarbejd endeligt introduktionsprogram

Ca 1 uge inden start sendes velkomstbrev med introduktionsprogram

Mail til receptionen om ny medarbejder for god modtagelse 1 dag

Soslashrge for at dokumenter herunder velkomstbrev fra intern IT velkomstbrev med diverse oplys-ninger kontaktpersoner paring loslashn- og praksisomraringdet ligger paring skrivebordet

Den foslashrste arbejdsdag

Blomster og faeliglles morgenkaffe

Praeligsentation for ledere og naeligrmeste kolleger

Hilse-paring-moslashde med chef(er) i afdelingen

Introduktionsmoslashde med kontaktperson

Rundvisning paring arbejdspladsen

Gennemgang af introduktionsprogram og forventningsafstemning

Udlevering af noslashgler koder telefon personaleskab passwords osv

Udlevering af baeligrbar computer mobil Ipad

Den foslashrste arbejdsuge

Praeligsentation af arbejdsopgaver paring kort og laeligngere sigt

Praeligsentation for arbejdsmiljoslashrepraeligsentant og tillidsrepraeligsentant intro til arbejdsmiljoslashorganisationen MED-systemet eller samarbejdssystemet

Introduktion til saeligrlige sikkerhedsforskrifter

Introduktion til procedurer ved brand og evakuering

Introduktion til generelle it-systemer

Introduktion til specielle programmer naringr behov opstaringr

Hilse-paring-moslashde med chef i direktionen

Den foslashrste maringned

Gennemgang af personalepolitik arbejdsmiljoslashpolitikker arbejdstidsregler mm

Introduktionsforloslashb foslashlordning sidemandsoplaeligring eller sparring

Moslashder med interne og eksterne samarbejdspartnere

Netvaeligrk med andre nyansatte og tillidsrepraeligsentantarbejdsmiljoslashrepraeligsentant

De foslashrste tre maringneder

Opfoslashlgningssamtale med leder fx 2-maringnederssamtale med evaluering af forloslashbet til dato

Mulig mentorordning startes op

Det foslashrste aringr

Evaluering af introduktionsforloslashb med leder mentor og kontaktperson

Fortsat kompetenceudvikling

MUS

Ikke alle punkter vil vaeligre relevante eller oslashnske-lige paring jeres arbejdsplads og I vil sikkert have brug for at tilfoslashje flere Det er ikke noslashdvendigvis arbejdsmiljoslashgruppen der skal udforme tjeklisten men den kan indgaring som et element i rammen for

den gode modtagelse som arbejdsmiljoslash gruppen bidrager til I kan hente en word-udgave af tjek-listen paring arbejdsmiljowebdkgodmodtagelse som I kan tilpasse og bruge paring jeres arbejdsplads

3DEN GODE MODTAGELSE

Den gode modtagelse ndash En guide til introduktion af nye

medarbejdere

Udgivet i november 2016 af BrancheFaeligllesskabet for Arbejdsmiljoslash for Velfaeligrd og Offentlig administrationArbejdsmiljoslashsekretariatetStudiestraeligde 3 3 sal1455 Koslashbenhavn K

Projektledelse Rasmus Jensen og Mads Lund ArbejdsmiljoslashsekretariatetRedaktion Soslashren Svith og Tune Nyborg PeriskopFotos Thomas Soslashndergaard PeriskopLayout KROSCH

ISBN 978-87-93332-56-0

Foslashlgende arbejdspladser har bidraget med erfaringer og input til materialetRegionshospitalet Viborg Region Hovedstadens Psykiatri Danske Bank Oslashstre Landsret Esbjerg Kommune Center for Misbrug SKAT Nordsjaeligllands Hospital Gentofte Kommune Koslashbenhavns Kommune Borgercenter Boslashrn amp Unge Boslashrnehuset Margrethegaringrden i Koslashbenhavns Kommune

Fotos er taget foslashlgende steder Plejehjemmet Jaeliggers-borghave i Gentofte Aktivitetshuset Havkaeligrparken i Aarhus Enhed for Knaelig og Hofteprotese paring Hvidovre hospital Den Integrerede Institution Galaksen i Aarhus Nordea i Hvidovre Aarhus Kommunes Afdeling for Sund-hed og Omsorg

4 DEN GODE MODTAGELSE

De fleste arbejdspladser bruger god tid og meget energi paring at rekruttere de rigtige medarbejdere Men det er ikke altid at der bliver lagt lige saring meget energi i at faring de nye kolleger til at passe ind paring arbejdspladsen fagligt og socialt Hvis det er tilfaeligldet hos jer er der rigtig mange gevinster at hente ved at forbedre modtagelsen

Markante gevinsterDer kan vaeligre mange gevinster at hente med en relativ beskeden indsats En god introduktion af nye medarbejdere kan have en positiv indvirkning paring flere forhold

bull Bedre trivsel for den nyansattebull Stoslashrre kvalitet i opgaveloslashsningenbull Bedre fastholdelse af medarbejderebull Faeligrre arbejdsskaderbull Faeligrre sygedagebull De nye bliver hurtigere produktive og kan

aflaste deres kollegerbull Staeligrkere faeligllesskab paring arbejdspladsen

Forskning og sund fornuftPotentialerne ved en god modtagelse af nye medarbejdere er sund fornuft En nyere norsk forskningsrapport underbygger det1

God introduktion fastholder Ansatte som faringr et velstruktureret introduk tionsprogram har 70 stoslashrre sandsynlighed for fortsat at vaeligre paring ar-bejdspladsen efter tre aringr Nyansatte er den grup-pe som sidder loslashsest paring enhver arbejdsplads og staringr derfor for den stoslashrste udskiftning i persona-legruppen Stor udskiftning i medarbejdergrup-pen har baringde daringrlig indvirkning paring arbejdsmiljoslashet og paring oslashkonomien

Arbejdsmiljoslash og produktivitet Den vigtigste bestemmende faktor for hvor produktiv den nyansatte bliver er om arbejdssitua tionen og arbejdsmiljoslashet opleves som positivt eller negativt i starten

Foslashrste maringneder er afgoslashrende De foslashrste tre maring-neder i ansaeligttelsen er afgoslashrende for om den ny-ansatte finder sig tilrette i organisationen Det er nemlig i de foslashrste tre maringneder at den nyansattes tilhoslashrsforhold til arbejdsplads en formes Det er isaeligr vigtigt hvordan den nyansatte oplever at faring stoslashtte fra lederen men ogsaring kollegerne spiller en vigtig rolle Saeligrligt skal man vaeligre opmaeligrksom paring at faring indfriet de forventning er som er skabt i rekrutterings processen ndash altsaring i stillingsannon-cer og samtaler Hvis det ikke sker i de foslashrste tre maringneder kan det bevirke at medarbejderen aldrig knytter sig til arbejdspladsen

Kan I blive bedre til at modtage nye medarbejdere

Sposlashrgsmaringl til overvejelse

bull Oplever nyansatte hos jer at de faringr en god modtagelse

bull Er der noget jeres nyansatte typisk eftersposlashrger eller savner

bull Er der opgaver der er praeligget af risici og hvordan klaeligder I den nyansatte paring til at haringndtere dem

1 Jon

Rog

stad

og

Erik

a Br

aane

n St

erri

Faf

o-ra

ppor

t 201

544

5DEN GODE MODTAGELSE

Vi skal holde hvad vi lover i jobopslagene Vi oversaeliglger maringske jobbet for at tiltraeligkke de bedste men det skaber frustration hvis virkelig-heden er en andenlaquo

Arbejdsmiljoslashrepraeligsentant paring et hospital

Oplaeligring og instruktion er lovpligtig

Arbejdspladsen har i henhold til Arbejdsmiljoslashloven pligt til at sikre at arbejdet er sikkert og sundt I Arbejdstilsynets vejledning om oplaeligring og tilsyn med arbejdet hedder det bla

Arbejdsgiveren skal soslashrge for at den ansatte faringr en tilstraeligkkelig og hensigtsmaeligssig oplaeligring og instruktion i at udfoslashre arbejdet paring en farefri maringde Arbejdsgiveren skal herudover soslashrge for at foslashre effektivt tilsyn med at den ansatte rent faktisk udfoslashrer arbejdet sikkerheds- og sund-hedsmaeligssigt forsvarligt og foslashlger instruktionerne (hellip)

I virksomheder med arbejdsmiljoslashorganisation er det en af arbejdsmiljoslashorganisationens opgaver at opstille principper for oplaeligring og instruktion af de ansatte Principperne skal vaeligre tilpasset arbejdsforholdene i virksomheden og de ansattes behov

DEN GODE MODTAGELSE6

Den nyansatte skal i loslashbet af kort tid tilegne sig baringde de faglige krav og standarder paring arbejds-pladsen og de uformelle og sociale krav som er en forudsaeligtning for at blive en del af holdet

Faglig integrationDen faglige integration betyder at den nye kolle-ga tilegner sig kompetencerne til at leve op til de formelle faglige krav og standarder som gaeliglder paring arbejdspladsen Det handler om at faring styr paring indholdet i arbejdsopgaverne arbejdsgangene ansvar og kompetencer samt ikke mindst at faring kendskab til den saeligrlige maringlgruppe man skal servicere eller arbejde med borgere patienter boslashrn kunder kollegaer i andre afdelinger mv I forhold til det psykiske arbejdsmiljoslash handler det isaeligr om at skabe mest mulig mening og forud-sigelighed i arbejdet paring et tidspunkt hvor meget endnu ikke har fundet sine faste konturer for den nyansatte Det handler ogsaring om at finde et passende niveau for de krav der stilles i starten af ansaeligttelsen Og selv om tydelige tilbagemel-dinger ikke altid opleves som en beloslashnning eller ros vil det i laeligngden oslashge den nyansattes evne til at praeligstere paring egen haringnd og derved oslashge menin-gen i arbejdet

raquo Man skal korrigere adfaeligrd og fagligt niveau fra starten Hvis man korrigerer folk efter en uge bliver det accepteret ndash jeg er jo ny Hvis det sker efter tre maringneder opleves det personligt ndash jeg er forkertlaquo

Leder af et misbrugscenter

Fire centrale faktorerDer er isaeligr fire faktorer som kan fremme en god integration

bull Klare forventninger til loslashsningen af opgaver-ne Hvad vil det sige at goslashre sit arbejde godt heacuter hos os

bull Tydelige tilbagemeldinger Den nyansat-te har brug for respons fra kollegerne og ledelsen for at forstaring om forventningerne til loslashsningen af opgaverne og det faglige samar-bejde er opfyldt

bull Et passende ansvar Den nyansatte har brug for ansvar og autonomi men for meget ansvar for tidligt kan opleves som at vaeligre overladt til sig selv saeligrligt hvis man er nyud-dannet

bull Adgang til information Hvor kan den nyan-satte sposlashrge og bede om hjaeliglp uden at garing i vejen eller tabe ansigt Det kan fx vaeligre via en faglig kontaktperson og regelmaeligssige opfoslashlgningssamtaler

Social integrationDen sociale integration handler om faring den nyan-satte til at foslashle sig accepteret og anerkendt som en del af arbejdspladsens faeligllesskab og sikre et godt psykisk arbejdsmiljoslash fra starten Det sker fx ved frokosten hvor den nyansatte faringr sat ansigt paring de nye kolleger og faringr lejlighed til at opleve omgangs-formen og arbejdspladsens kulturAt blive hilst paring om morgenen og blive spurgt til hvordan det garingr opleves af mange nyansatte som vigtige tegn paring at blive accepteret og anerkendt En god relation til lederen har ogsaring stor betydning for den nyansattes identifikation med arbejdspladsen Oplevelsen af at der ikke goslashres forskel mellem de nye og de etablerede kolleger er helt central

Jeres nye kollega skal integreres fagligt og socialt

SOCIAL INTEGRATIONOpleve tryghed tillid anerkendelse

- foslashle sig som en del af gruppen

FAGLIG INTEGRATIONStyr paring arbejdsindhold faglige

standarder og metoder ndash opbygning af faglig identitet

7DEN GODE MODTAGELSE

Hvornaringr er nok nok

Mange nyansatte har svaeligrt ved at vurdere hvornaringr deres arbejde er udfoslashrt rsquogodt nokrsquo De har brug for at afstemme deres forventninger og ambitioner med arbejdspladsens virkelighed Det kraeligver konkret og loslashbende feedback fra lederen og kolleger Samtidig kan den nyansatte vaeligre bange for at forstyrre kolle-gerne for meget med sposlashrgsmaringl og i det hele taget vaeligre til besvaeligr

raquo Lederen skal vaeligre meget tydelig i sine forvent-ninger til den nye medarbejder Ingen er jo tanke-laeligsere og vores erfaringer viser at der ofte er forskel paring hvad lederne forventer og hvad de nye tror at lederne forventerlaquo

Personalekonsulent ved en domstol

Sposlashrgsmaringl til overvejelse

bull Er der nyansatte som kan opleve saeligrlige barrierer i forbindelse med at blive integreret paring arbejdsplad-sen fx fordi de arbejder fysisk adskilt fra de oslashvrige medarbejdere eller er ene om at repraeligsentere deres faggruppe

bull Hvordan kan I goslashre en saeligrlig indsats for de nyuddan-nede

8 DEN GODE MODTAGELSE

raquo Tag de nyuddannede med i projekter og ar-bejdsgrupper Det er en super god maringde at skabe et tilhoslashrsforhold baringde fagligt og socialtlaquo

Arbejdsmiljoslashrepraeligsentant i en bank

Nyansatte i deres foslashrste job er en gruppe som kraeligver saeligrlig opmaeligrksomhed fordi skiftet fra studier til arbejdsliv kraeligver ekstra omstilling og tilpasning Vaeligr blandt andet opmaeligrksom paring foslashlgende

Kulturforskellen fra uddannelse til arbejdsliv Det er en overraskelse for nogle nyuddannede i foslashrste job at erfare hvor mange andre ting end faglighed der har betydning Der handler blandt andet om beslutningsgange ledelse sociale rela-tioner uformelle relationer og anciennitet

Mening motiverer Pas paring med at give den nyuddannede alle de rutinepraeliggede driftsopga-ver Overvej om I sammen kan finde en opgave fra start der giver ekstra mening og kan goslashre de mere kedelige opgaver lidt mere overskuelige

Faglig udvikling og fordybelse Et savn for mange nyuddannede i job kan vaeligre fravaeligret af den faglige fordybelse som har praeligget studietiden Vaeligr opmaeligrksom paring at det kan vaeligre et savn og overvej hvad jeres mulighed er for at efterkom-me dette ndash fx i form af efter uddannelse og faglig udvikling

Arbejdsmaeligngde Mange bliver overvaeligld ede over arbejdsmaeligngden

raquo Socialraringdgivere kommer ind i jobbet med hjer-tet forrest og det kan vaeligre et chok at omstille sig til en politisk styret organisation hvor det meste handler om driftlaquo

Socialraringdgiver i et borgercenter

Integration garingr begge vejeHusk at den faglige og sociale introduktion garingr begge veje Den nye kollega bringer viden erfa-ring og nye ideacuteer med sig som arbejdspladsen kan laeligre af Overvej hvordan I kan vaeligre aringbne for de nye input og sammensaeligt modtagelsen paring en maringde saring I bedst muligt udnytter dem

raquo Det er fedt med de nye som sposlashrger Hvorfor goslashr I saringdan De har set og moslashdt andre maringder og kan bidrage med friske oslashjnelaquo

Arbejdsmiljoslashrepraeligsentant i daginstitution

Nyuddannede har saeligrlige behov

9DEN GODE MODTAGELSE

10 DEN GODE MODTAGELSE

En vigtig forudsaeligtning for den gode integration er at to centrale behov bliver opfyldt

Praktiske behovDet praktiske er nemt at overse men er samtidig afgoslashrende at have paring plads fra starten Det er et vigtigt signal at sende til den nyansatte at noslashglen og computeren er paring plads at e-mailen brugernavn og password er oprettet og at IT i oslashvrigt koslashrer fra starten Med andre ord at den nye medarbejder foslashler sig baringde ventet og velkommen Husk ogsaring at fortaeliglle hvem den nyansatte kan garing til hvis der opstaringr boslashvl med det praktiske Og vis medarbejderen til rette praeligsenter kollegaer-ne og tag dem med til frokost Det er ogsaring vigtigt at faring en introduktion til intranet og systemer som skal bruges i arbejdet (programmer databaser ekspertsystemer) Nogle arbejdspladser samler disse informationer i pjecer eller i temaer paring intranettet

Organisatoriske behovDe organisatoriske behov handler om at den nyansatte skal vide hvordan I organisatorisk griber tingene an hos jer Hvordan ser jeres aringrs-hjul ud Hvilke moslashder holder I og hvem deltager i dem Hvordan kan man goslashre sin indflydelse gaeligldende gennem arbejdsmiljoslashorganisationen MED-systemet eller samarbejdssystemet Det handler ogsaring om at introducere til noslashglepersoner i organisationen - ledere tillids- og arbejdsmiljoslash-repraeligsentanter - og skabe indblik i hvornaringr den nyansatte kan garing til dem Paring den maringde under-stoslashtter I det gode psykiske arbejdsmiljoslash ved at skabe forud sigelighed i arbejdet og klarhed over mulighederne for at faring indflydelse

ORGANISATORISKE BEHOVStyr paring beslutningsgange viden om

samarbejdsfora og medarbejderrepraeligsen-tanter ndash identifikation med arbejdspladsen

PRAKTISKE BEHOVAlt fra noslashgler og IT til kaffeordningen

ndash oplevelse af at kunne begaring sig i hverdagen

Praktiske og organisatoriske behov

Aringh er det i dag du kommer

raquo Der er overraskende mange i vores undersoslashgelser der fortaeligller at de ikke blev taget saeligrligt godt i mod foslashrste dag Nogle arbejdspladser havde end-da glemt at de skulle komme og de maringtte passe sig selv de foslashrste timer Andre steder var arbejds-pladsen bare uforberedt Der var ingen computer de blev ikke vist rundt og praeligsenteret eller bare meget hurtigt overladt til sig selvlaquo

Citat fra bogen Fra studie til arbejdsliv

11DEN GODE MODTAGELSE

Modtagelse paring tvaeligrs Det er en god ideacute at taelignke paring tvaeligrs af den enkel-te arbejdsplads baringde for at spare ressourcer og for at faring udvekslet viden erfaringer og inspira tion Er jeres arbejdsplads eksempelvis et hospital en kommune eller en anden stor arbejdsplads kan det vaeligre en god ideacute at alle nyansatte bliver inviteret til at netvaeligrke og hilse paring noslashgleperson-er Hvis det ikke allerede finder sted kan jeres afdeling tage initiativ til det

Ideer til initiativer paring tvaeligrsbull Netvaeligrk for nyansattebull Faeliglles introduktion af nyansattebull Faeliglles velkomstbrev med program for intro-

duktionenbull Koordinering af informationer fx fra persona-

leafdelingHR og den enkelte arbejdspladsbull Netvaeligrk for de nyansattes kontakt personer

og mentorer

raquo Jeg har lige vaeligret paring weekendvagt med to nyan-satte der endnu ikke havde faringet deres navne- og noslashglekort Saring de maringtte sposlashrge mig hver gang de skulle ind og ud af en laringst doslashr eller have adgang til it-systemerne Det var dybt frustre-rende for dem og en rigtig daringrlig startlaquo

Tillidsrepraeligsentant paring et hospital

Husk alle faggrupperHvis jeres arbejdsplads har en kernefaggruppe kan nyansatte fra andre faggrupper opleve saeligrlige barri-erer for at blive en del af det sociale faeligllesskab Det kraeligver derfor saeligrlig opmaeligrksomhed fra kolleger og ledelse Nogle faggrupper kan vaeligre isolerede rent fysisk eller organisatorisk ndash hvis de eksempelvis har lokaler paring en anden adresse eller arbejder paring skaeligve tidspunkter Her skal I vaeligre saeligrlig opmaeligrksom paring hvordan I faringr koblet de nyansatte til resten af arbejdspladsen

Endelig er det ogsaring vigtigt at taelignke integration paring tvaeligrs af faggrupperne paring arbejdspladser hvor flere forskellige faggrupper skal arbejde sammen om at loslashse opgaverne

Sposlashrgsmaringl til overvejelse

bull Hvordan vil I vaeliggte balancen mellem de praktiske og organisatoriske behov paring jeres arbejdsplads

bull Hvordan sikrer I at jeres nye kollega faringr mulighed for at laeligre jeres kultur vaeligrdier og normer at kende

12 DEN GODE MODTAGELSE

Systematik er noslashgleordet i en god modtagekultur Det er en god ideacute med en klar plan for hvordan I modtager de nye kolleger og hvem der har de forskellige roller i modtagelsen Ledelsen har det overordnede ansvar men arbejdsmiljoslashgruppen kan vaeligre med til at skabe de gode rammer

Introduktionen fungerer bedst hvis den er sat i system Derfor er det en fordel at have en ska-belon som I har diskuteret paring arbejdspladsen og som afspejler jeres oslashnsker og behovNaringr det bliver aktuelt kan I med fordel udde-legere opgaver og roller med udgangspunkt i en tjekliste som den paring side 22 I kan tilpasse skabe lonen og variere den ud fra den konkrete situation og behovet hos den nye medarbejder Der kan fx vaeligre forskel paring indholdet i introdukti-onen alt efter om det er en nyuddannet eller en erfaren ny kollega Det kan ogsaring vaeligre en fordel at inddrage den nye kollega i detaljerne saring intro-duktionsprogrammet afspejler vedkommendes egne sposlashrgsmaringl og behov

En kontaktperson ndash og maringske en mentorI kan overveje at udpege en kontaktperson som er ansvarlig for hele introduktionsforloslashbet Det kan eventuelt suppleres med sidemandsoplaelig-ring foslashlordninger eller en mentor fx ved ansaeligt-telse af helt nyuddannede eller hvis jobbet er saeligrligt udfordrende

Kontaktpersonen har ansvaret for den formelle introduktion Opgaven kan vaeligre at tilrettelaeliggge introduktionsprogrammet i samarbejde med le-deren soslashrge for de praktiske detaljer og formidle konkret viden metoder og faglige standarder i den foslashrste tid i ansaeligttelsen Kontaktpersonen er den som den nyansatte henvender sig til med konkrete praktiske og faglige sposlashrgsmaringl

Mentoren er den reflekterende dialogpartner der fokuserer paring kompetenceudvikling haringndtering af dilemmaer vaeligrdier normer og de bredere sposlashrgsmaringl som typisk opstaringr for den nye med-

arbejder hen ad vejen Mentoren er den medar-bejder hos hvem den nye kollega kan faring sparring og raringd om sin faglige udvikling sin egen rolle og arbejdspladsens kultur Vaeligr opmaeligrksom paring at en mentorordning kraeligver ressourcer og tid og at opgaven skal prioriteres hvis ordningen skal blive en succes

Kontaktpersonen og mentoren kan godt vaeligre den samme person men vedkommende skal vaeligre opmaeligrksom paring rolleskiftet mellem at vaeligre den praktisk orienterede vejleder og at vaeligre den reflekterende dialogpartner

raquo Hos os sikrer kontaktpersonen den loslashbende sidemandsoplaeligring Fx gennemfoslashres kontrol-besoslashg altid med en erfaren kollega saring man laeligrer attitude osvlaquo

Tillidsrepraeligsentant i SKAT

Saeligt modtagelsen i system

13DEN GODE MODTAGELSE

Hvad fungerer bedst hos jerDer er fire typiske metoder til at introducere nye medarbejdere til arbejdsopgaverne bull Instruktion Den nyansatte bliver instrueret af

sin erfarne kollegabull Foslashlordning Den nyansatte observerer hvordan

den erfarne kollega udfoslashrer opgavenbull Sidemandsoplaeligring Den nyansatte udfoslashrer selv

opgaven mens den erfarne kollega observerer og giver feedback

bull Sparring Den nyansatte udfoslashrer opgaven selv og sparrer med sin erfarne kollega bagefter

Sposlashrgsmaringl til overvejelse

bull Hvad vil det kraeligve at vaeligre en god kontaktperson eller mentor hos jer

bull Hvem skal omfattes af ordningen og skal der laves forskellige udgaver til erfarne nyansatte og nyuddan-nede Hvad med vikarer og studentermedhjaeliglpere

14 DEN GODE MODTAGELSE

Det er lederens ansvar at udvaeliglge kontaktperson og mentor men det kan vaeligre en fordel at inddra-ge arbejdsmiljoslashgruppen i droslashftelsen af kriterierne for udvaeliglgelsen Skal det vaeligre efter tid lyst eller egnethed Er det en kan- eller skal-opgave Det er ogsaring vigtigt at faring mentorordningen ind i vagtplaner og moslashdekalendere saring det rent prak-tisk kan lade sig goslashre at faring sparring uden at den nyansatte selv skal bede om det

Kontaktpersonen er typisk placeret fysisk taeligt paring den nyansatte fx i samme team Det giver mulig-hed for let og effektiv kontakt Mentoren er typisk en erfaren kollega med sans for at skabe et rum for refleksion og at koble teori og praksis Mentoren behoslashver ikke vaeligre fysisk taeligt paring den nyansatte Der er en god ideacute at faring beskrevet mentorrollen tydeligt for alle parter fx at der ikke er tale om instruktion men om en ligevaeligrdig relation med fokus paring refleksion og dilemmaer

Faeliglles diskussion af introduktionsforloslashbetI bliver bedre rustet til at modtage nye kolleger hvis I diskuterer maringl og indhold af introduktions-forloslashbet i faeligllesskab fx paring et personalemoslashde

bull Hvad forstaringr vi ved en god modtagelse bull Hvad har den nye kollega isaeligr brug forbull Hvad er det vigtige at faring sagt til nyansatte

om arbejdsmiljoslashet her hos osbull Hvilke faktorer i vores arbejdsmiljoslash skal den

nyansatte vaeligre saeligrligt forberedt paringbull Hvad forventer vi af den nye kollega Hvad

kan vedkommende forvente af osbull Hvordan kan kollegerne stoslashtte kontakt-

personen mentoren og den nyansattebull Hvad er den rigtige balance mellem den

faglige og den sociale introduktionbull Hvad er laeligringsmaringlet for introduktions-

forloslashbetbull Hvordan kan vi paring en god maringde introducere

den nye kollega til arbejdspladsens kultur og uformelle vaeligrdier

Introduktionen blev vendt paring hovedetParing en sygehusafdeling havde de haft et stort frafald af isaeligr nyuddannede Derfor besluttede de sig for at aeligndre paring introduktionsforloslashbet Hidtil havde de nye vaeligret med som foslashl i en maringned hvor de kun observerede Derefter blev de kastet ud i vagterne og forventedes at kunne arbejde paring egen haringnd Det vendte man om paring saring det nu er den nye der udfoslashrer opgaverne fra begyndelsen med den erfarne som hjaeliglper og bagstopper Paring den maringde opbygger de nye kompetence og sikkerhed fra foslashrste dag i et system der mere er sidemandsoplaeligring end instruktion Det foreloslashbige resultat har vaeligret et markant mindre frafald

Hvem skal vaeligre kontakt-person eller mentor

15DEN GODE MODTAGELSE

16 DEN GODE MODTAGELSE

Systematik er vigtigt for at skabe en god modta-gelse men modtagelsen maring ikke baeligre praeligg af skemaer og moslashder blot for skemaernes og moslashder-nes egen skyld Saring risikerer vi nemlig at det bliver en sur pligt for baringde de allerede ansatte og for de nye

Den gode modtagelse kraeligver derfor at arbejds-pladsen som helhed er gearet til at modtage nye medarbejdere At der er en god modtagekul-tur Hvad det indebaeligrer kan variere meget fra arbejdsplads til arbejdsplads og fra branche til branche Her er nogle pejlemaeligrker for hvad der kendetegner en arbejdspladskultur som er god til at modtage nye medarbejdere

bull videndelingbull aringbenhed rummelighed og nysgerrighedbull opmaeligrksomhed over for kollegerbull klare faeliglles maringlbull feedback-kulturbull generelt godt psykisk arbejdsmiljoslash

Hvad med den uformelle videnFor at blive en god medarbejder skal den nyansat-te ogsaring forstaring de uformelle aspekter ved jobbet Det bliver ofte overset i introduktionsforloslashbet og arbejdspladsens kultur vaeligrdier og normer fremgaringr ikke noslashdvendigvis af intranettet eller af ansaeligttelsessamtalen med lederenDerfor kan der vaeligre behov for andre kanaler som sikrer den nye kollega adgang til den uudtalte viden Overvej hvordan I bedst goslashr det paring jeres arbejdsplads

Pejlemaeligrker for den gode modtagekultur

Sposlashrgsmaringl til overvejelse

bull Hvordan soslashrger I for at den nyansatte bliver tryg i gruppen

bull Hvordan sikrer I at den nye kollega ved hvornaringr han eller hun goslashr et godt eller et knap saring godt stykke arbejde

bull Hvordan kan I bedst indfoslashre jeres eventuel-le udenlandske kolleger i den uformelle danske virksomhedskultur

raquo Saringdan en generel kritik af opfoslashlgningen (paring intro-duktionen) er at den hoslashjeste form for ros her er fravaeligr af kritik Jeg foslashler at jeg skyder lidt i blinde egentlig Jeg foslashler jo at jeg udfoslashrer et godt stykke arbejde fordi jeg ikke faringr voldsomt meget skaeligld ud men jeg ved egentlig ikke helt ndash og jeg ved ikke om ting jeg goslashr og har faringet for vane at goslashre er helt forkerte eller ejlaquo

Citat fra rapporten Passe inn og passe til

17DEN GODE MODTAGELSE

18 DEN GODE MODTAGELSE

I planlaeliggningen af introduktionen af nye medar-bejdere er det naturligt at have fokus paring hvilke saeligrlige risikofaktorer der er paring jeres arbejdsplads eller i vedkommendes jobfunktion Paring den maringde kan I allerede fra starten vaeligre opmaeligrksom paring at forebygge ulykker eller erhvervssygdomme

Introduktion til arbejdsmiljoslashetI nogle typer arbejdsfunktioner er der brug for en introduktion til hvordan man haringndterer saeligrlige risici i arbejdsmiljoslashet Det foregaringr ofte paring tvaeligrs af afdelingen men kan ogsaring vaeligre introduktion til specifikke forhold i den enkelte afdeling Maringske kan seneste APV eller APV-handleplan inspirere Det kan fx dreje sig om

bull Sikkerhedsprocedurer hvis der er risiko for at blive udsat for chikane trusler vold eller roslashveri

bull Metoder til forflytning af patienter og beboe-re

bull Haringndtering af kemikalier eller smitte farlige stoffer

bull God arbejdsplanlaeliggning prioriteringer og stressforebyggelse

bull Forebyggelse og haringndtering af konflikter bull Mulighed for faglig sparringsupervision og

psykisk foslashrstehjaeliglpbull Ergonomisk indstilling af haeligve- saelignkeborde

kontorstole mus og skaeligrm bull Adfaeligrd i storrumskontorer saring man undgaringr

forstyrrelser og larmbull God loslashfteteknik og andre gode arbejdsstillin-

gerbull Brandberedskab foslashrstehjaeliglpsudstyr paringroslash-

rendelistebull Anmeldelse af ulykker og registrering

af naeligrvedulykker

Region Midtjylland har udarbejdet et vaeligrktoslashj til arbejdsmiljoslashintroduktion af nye medarbejde-re som I eventuelt kan lade jer inspirere af (se henvisning i litteraturlisten)

Arbejdsmiljoslashrepraeligsentant og arbejdsleder i arbejdsmiljoslashgruppen har ansvaret for denne del af introduktionen af nyansatte medarbejdere

Udfordringer ved borger- og kunderettet arbejdeArbejdspladser med direkte relationer til borgere og patienter har nogle faeliglles udfordringer

bull Konflikter mobning og seksuel chikanebull Vold og truslerbull Hoslashje foslashlelsesmaeligssige krav

Det kniber med hjaeliglp samarbejde og anerkendelseDer er en overordnet tendens til at medarbejde-re i social- og sundhedssektoren det offentlige administrationsomraringde og i finanssektoren oplever at de faringr mindre kollegial hjaeliglp og kolle-gial anerkendelse end gennemsnittet paring oslashvrige danske arbejdspladser Oplevelserne kan variere meget fra arbejdsplads til arbejdsplads men det understreger vigtigheden af at sikre at kollegerne er aringbne og hjaeliglpsomme over for den nyansatte2

raquo Vi skriver altid i stillingsopslagene at man skal vaeligre robust Men organisationen skal ogsaring vaeligre robust saring den er klar til at haringndtere de foslashlelsesmaeligssige belastninger som er en del af jobbetlaquo

Tillidsrepraeligsentant paring et hospital

Saeligrlige risikofaktorer i arbejdsmiljoslashet

Sposlashrgsmaringl til overvejelsebull Hvad er det vigtigste at faring sagt til nyansatte om

arbejdsmiljoslashet hos jerbull Hvilke saeligrlige arbejdsmiljoslashudfordringer viser jeres

seneste APV eller trivselsmaringlinger 2 Det

Nat

iona

le F

orsk

ning

scen

ter f

or A

rbej

ds m

iljoslash

Arb

ejds

milj

oslash og

hel

bred

201

4

19DEN GODE MODTAGELSE

Hele arbejdspladsen spiller en rolle i forbindelse med modtagelsen af nye medarbejdere

Ledelsens opgaverLedelsen har det overordnede ansvar for at sikre et godt introduktionsforloslashb Det indebaeligrer bla at fastlaeliggge de overordnede rammer for introduk-tion og udpege de ansvarlige personer eventuelt i samarbejde med arbejdsmiljoslashgruppen eller andre relevante fora Det er ogsaring ledelsens ansvar at sikre ressourcer til introduktionsforloslashbet Paring det konkrete plan har lederen ogsaring en vig-tig opgave Mange erfaringer og en nyere norsk forskningsrapport viser at relationen til lederen har stor betydning for om den nyansatte foslashler sig godt modtaget og forbliver i jobbet

Arbejdsmiljoslashgruppens opgaverArbejdsmiljoslasharbejdet kan vaeligre organiseret forskelligt fra arbejdsplads til arbejdsplads Her tager vi udgangspunkt i at der findes lokale arbejdsmiljoslashgrupper men nogle steder er arbejds-miljoslasharbejdet anderledes organiseretArbejdsmiljoslashgruppen kan tage initiativ til at modtagelse og introduktion bliver sat i system fx med udgangspunkt i de principper og anbefa-linger som findes i dette haeligfte Arbejdsmiljoslash-gruppen skal ogsaring paringse at der sker passende oplaeligring og instruktion saring den nyansatte kan udfoslashre sit arbejde sikkerheds- og sundhedsmaeligs-sigt fuldt forsvarligt som det hedder i arbejds-miljoslashlovenArbejdsmiljoslashgruppen kan vaeligre med til at skabe rammerne for at de nyansatte oplever et sam-menhaeligngende forloslashb fra stillingsopslag over an-saeligttelsessamtale til modtagelse og introduktion Desuden har arbejdsmiljoslashgruppen et saeligrligt an-svar for at introducere til eventuelle risikofaktorer i arbejdsmiljoslashet paring arbejdspladsen og hvordan den nyansatte kan tackle disse

Kollegerne og teametKollegerne spiller en afgoslashrende rolle i den gode modtagelse baringde ved at tage godt imod den nye kollega i al almindelighed og ved at introducere kulturen de formelle og de uformelle vaeligrdier og normer paring arbejdspladsen Samtidig kan kolleger-ne bidrage til introduktionsforloslashbet som kontakt-personer og mentorer for nyansatteDet team som den nye kollega indgaringr i spiller selvsagt en saeligrlig rolle i at introducere til saringvel faglige som sociale aspekter af arbejdspladsen

Den nyansatte selvSom nyansat har man ogsaring selv et ansvar for at komme godt i gang med arbejdet og at integrere sig paring den nye arbejdsplads Det indebaeligrer paring den ene side at man skal vaeligre fleksibel og parat til at indrette sig efter forvent-ninger og normer paring den nye arbejdsplads Men paring den anden side skal man ogsaring vaeligre kritisk nysgerrig holde fast i sin egen viden og faglighed og stille sposlashrgsmaringl til rsquosaringdan plejer vi at goslashre herrsquo

Hvem goslashr hvad i den gode modtagelse

Sposlashrgsmaringl til overvejelse

bull Har I klare maringl og rammer for introduktionen af den nyansatte Hvordan kan disse forbedres

bull Er alle dele af arbejdspladsen indforstaringet med deres rolle i den gode modtagelse

20 DEN GODE MODTAGELSE

Tidslinje for den gode modtagelse

Introduktionsforloslashbet kan opdeles i faser som hver indeholder bestemte opgaver og overvejel-ser En systematisk tilgang er med til at sikre at man faringr det hele med ogsaring efter den foslashrste tid naringr det er blevet hverdag

Fire faser i introduktionsforloslashbetbull Forberedelsenbull Den foslashrste ugebull De foslashrste tre maringnederbull Det foslashrste aringr

Taelignk over timingenDen nye kollega skal moslashde rigtig mange nye men-nesker i det nye job De daglige kolleger kolleger i andre afdelinger ledelsen og samarbejdspartne-re Samtidig skal den nyansatte ofte introduceres til en omfattende liste af praktiske informationer og forhold paring arbejdspladsen Der er en risiko for at den nyansatte drukner i information og nye ansigter som er svaeligre at huske og skelne bagefterDet er lettere at tage information ind naringr man rent faktisk skal bruge den Det kan derfor vaeligre en god ideacute at knytte moslashdet med fx folk i andre afdelinger op paring konkrete opgaver i hverdagen og tage moslashdet naringr det er fagligt aktuelt eller naringr den nye kollega selv har behovet Paring den maringde knytter introduktionen an til det faktiske indhold i jobbet og kerneopgaven - og bliver lettere at huske

Sposlashrgsmaringl til overvejelse

bull Hvilke dele af introduktionsforloslashbet kan den nyansatte inddrages i

bull Hvordan sikrer I den nyansattes fortsatte laeligring efter at modtagelsesforloslashbet er ovre

21DEN GODE MODTAGELSE

Den nyansatte kommer dybere ind i jobbet og den praktiske

hverdag og tilegner sig arbejdspladsens kultur og

vaeligrdier

De foslashrste tre maringneder

Velkomst den foslashrste dag Faglig og praktisk

introduktion til arbejdet og de nye kolleger

Den foslashrste uge

Den nyansatte lederen kontaktpersonen og evt

mentoren evaluerer intro duktionsforloslashbet

Det foslashrste aringr

Kontaktpersonen forbereder forloslashbet og den praktiske modtagelse af

den nye kollega

Forberedelsen

22 DEN GODE MODTAGELSE

Tjekliste til inspiration God modtagelse

Inden den nye medarbejder starter Ansvarlig Udfoslashrt (x)

Udpeg kontaktperson

Udpeg eventuelt mentor

Mail til afdelingen om ny medarbejder

Ryd kontorplads (Personaleskab reoler mv)

Opret mailadresse telefonnummer logins praeligsentation paring hjemmeside

Klargoslashring af PC samt programmer mv hertil

Aftaler med interne videnspersoner om oplaeligring

Aftale moslashder med interne og eksterne samarbejdspartnere

Udarbejd endeligt introduktionsprogram

Ca 1 uge inden start sendes velkomstbrev med introduktionsprogram

Mail til receptionen om ny medarbejder for god modtagelse 1 dag

Soslashrge for at dokumenter herunder velkomstbrev fra intern IT velkomstbrev med diverse oplys-ninger kontaktpersoner paring loslashn- og praksisomraringdet ligger paring skrivebordet

Den foslashrste arbejdsdag

Blomster og faeliglles morgenkaffe

Praeligsentation for ledere og naeligrmeste kolleger

Hilse-paring-moslashde med chef(er) i afdelingen

Introduktionsmoslashde med kontaktperson

Rundvisning paring arbejdspladsen

Gennemgang af introduktionsprogram og forventningsafstemning

Udlevering af noslashgler koder telefon personaleskab passwords osv

Udlevering af baeligrbar computer mobil Ipad

Den foslashrste arbejdsuge

Praeligsentation af arbejdsopgaver paring kort og laeligngere sigt

Praeligsentation for arbejdsmiljoslashrepraeligsentant og tillidsrepraeligsentant intro til arbejdsmiljoslashorganisationen MED-systemet eller samarbejdssystemet

Introduktion til saeligrlige sikkerhedsforskrifter

Introduktion til procedurer ved brand og evakuering

Introduktion til generelle it-systemer

Introduktion til specielle programmer naringr behov opstaringr

Hilse-paring-moslashde med chef i direktionen

Den foslashrste maringned

Gennemgang af personalepolitik arbejdsmiljoslashpolitikker arbejdstidsregler mm

Introduktionsforloslashb foslashlordning sidemandsoplaeligring eller sparring

Moslashder med interne og eksterne samarbejdspartnere

Netvaeligrk med andre nyansatte og tillidsrepraeligsentantarbejdsmiljoslashrepraeligsentant

De foslashrste tre maringneder

Opfoslashlgningssamtale med leder fx 2-maringnederssamtale med evaluering af forloslashbet til dato

Mulig mentorordning startes op

Det foslashrste aringr

Evaluering af introduktionsforloslashb med leder mentor og kontaktperson

Fortsat kompetenceudvikling

MUS

Ikke alle punkter vil vaeligre relevante eller oslashnske-lige paring jeres arbejdsplads og I vil sikkert have brug for at tilfoslashje flere Det er ikke noslashdvendigvis arbejdsmiljoslashgruppen der skal udforme tjeklisten men den kan indgaring som et element i rammen for

den gode modtagelse som arbejdsmiljoslash gruppen bidrager til I kan hente en word-udgave af tjek-listen paring arbejdsmiljowebdkgodmodtagelse som I kan tilpasse og bruge paring jeres arbejdsplads

4 DEN GODE MODTAGELSE

De fleste arbejdspladser bruger god tid og meget energi paring at rekruttere de rigtige medarbejdere Men det er ikke altid at der bliver lagt lige saring meget energi i at faring de nye kolleger til at passe ind paring arbejdspladsen fagligt og socialt Hvis det er tilfaeligldet hos jer er der rigtig mange gevinster at hente ved at forbedre modtagelsen

Markante gevinsterDer kan vaeligre mange gevinster at hente med en relativ beskeden indsats En god introduktion af nye medarbejdere kan have en positiv indvirkning paring flere forhold

bull Bedre trivsel for den nyansattebull Stoslashrre kvalitet i opgaveloslashsningenbull Bedre fastholdelse af medarbejderebull Faeligrre arbejdsskaderbull Faeligrre sygedagebull De nye bliver hurtigere produktive og kan

aflaste deres kollegerbull Staeligrkere faeligllesskab paring arbejdspladsen

Forskning og sund fornuftPotentialerne ved en god modtagelse af nye medarbejdere er sund fornuft En nyere norsk forskningsrapport underbygger det1

God introduktion fastholder Ansatte som faringr et velstruktureret introduk tionsprogram har 70 stoslashrre sandsynlighed for fortsat at vaeligre paring ar-bejdspladsen efter tre aringr Nyansatte er den grup-pe som sidder loslashsest paring enhver arbejdsplads og staringr derfor for den stoslashrste udskiftning i persona-legruppen Stor udskiftning i medarbejdergrup-pen har baringde daringrlig indvirkning paring arbejdsmiljoslashet og paring oslashkonomien

Arbejdsmiljoslash og produktivitet Den vigtigste bestemmende faktor for hvor produktiv den nyansatte bliver er om arbejdssitua tionen og arbejdsmiljoslashet opleves som positivt eller negativt i starten

Foslashrste maringneder er afgoslashrende De foslashrste tre maring-neder i ansaeligttelsen er afgoslashrende for om den ny-ansatte finder sig tilrette i organisationen Det er nemlig i de foslashrste tre maringneder at den nyansattes tilhoslashrsforhold til arbejdsplads en formes Det er isaeligr vigtigt hvordan den nyansatte oplever at faring stoslashtte fra lederen men ogsaring kollegerne spiller en vigtig rolle Saeligrligt skal man vaeligre opmaeligrksom paring at faring indfriet de forventning er som er skabt i rekrutterings processen ndash altsaring i stillingsannon-cer og samtaler Hvis det ikke sker i de foslashrste tre maringneder kan det bevirke at medarbejderen aldrig knytter sig til arbejdspladsen

Kan I blive bedre til at modtage nye medarbejdere

Sposlashrgsmaringl til overvejelse

bull Oplever nyansatte hos jer at de faringr en god modtagelse

bull Er der noget jeres nyansatte typisk eftersposlashrger eller savner

bull Er der opgaver der er praeligget af risici og hvordan klaeligder I den nyansatte paring til at haringndtere dem

1 Jon

Rog

stad

og

Erik

a Br

aane

n St

erri

Faf

o-ra

ppor

t 201

544

5DEN GODE MODTAGELSE

Vi skal holde hvad vi lover i jobopslagene Vi oversaeliglger maringske jobbet for at tiltraeligkke de bedste men det skaber frustration hvis virkelig-heden er en andenlaquo

Arbejdsmiljoslashrepraeligsentant paring et hospital

Oplaeligring og instruktion er lovpligtig

Arbejdspladsen har i henhold til Arbejdsmiljoslashloven pligt til at sikre at arbejdet er sikkert og sundt I Arbejdstilsynets vejledning om oplaeligring og tilsyn med arbejdet hedder det bla

Arbejdsgiveren skal soslashrge for at den ansatte faringr en tilstraeligkkelig og hensigtsmaeligssig oplaeligring og instruktion i at udfoslashre arbejdet paring en farefri maringde Arbejdsgiveren skal herudover soslashrge for at foslashre effektivt tilsyn med at den ansatte rent faktisk udfoslashrer arbejdet sikkerheds- og sund-hedsmaeligssigt forsvarligt og foslashlger instruktionerne (hellip)

I virksomheder med arbejdsmiljoslashorganisation er det en af arbejdsmiljoslashorganisationens opgaver at opstille principper for oplaeligring og instruktion af de ansatte Principperne skal vaeligre tilpasset arbejdsforholdene i virksomheden og de ansattes behov

DEN GODE MODTAGELSE6

Den nyansatte skal i loslashbet af kort tid tilegne sig baringde de faglige krav og standarder paring arbejds-pladsen og de uformelle og sociale krav som er en forudsaeligtning for at blive en del af holdet

Faglig integrationDen faglige integration betyder at den nye kolle-ga tilegner sig kompetencerne til at leve op til de formelle faglige krav og standarder som gaeliglder paring arbejdspladsen Det handler om at faring styr paring indholdet i arbejdsopgaverne arbejdsgangene ansvar og kompetencer samt ikke mindst at faring kendskab til den saeligrlige maringlgruppe man skal servicere eller arbejde med borgere patienter boslashrn kunder kollegaer i andre afdelinger mv I forhold til det psykiske arbejdsmiljoslash handler det isaeligr om at skabe mest mulig mening og forud-sigelighed i arbejdet paring et tidspunkt hvor meget endnu ikke har fundet sine faste konturer for den nyansatte Det handler ogsaring om at finde et passende niveau for de krav der stilles i starten af ansaeligttelsen Og selv om tydelige tilbagemel-dinger ikke altid opleves som en beloslashnning eller ros vil det i laeligngden oslashge den nyansattes evne til at praeligstere paring egen haringnd og derved oslashge menin-gen i arbejdet

raquo Man skal korrigere adfaeligrd og fagligt niveau fra starten Hvis man korrigerer folk efter en uge bliver det accepteret ndash jeg er jo ny Hvis det sker efter tre maringneder opleves det personligt ndash jeg er forkertlaquo

Leder af et misbrugscenter

Fire centrale faktorerDer er isaeligr fire faktorer som kan fremme en god integration

bull Klare forventninger til loslashsningen af opgaver-ne Hvad vil det sige at goslashre sit arbejde godt heacuter hos os

bull Tydelige tilbagemeldinger Den nyansat-te har brug for respons fra kollegerne og ledelsen for at forstaring om forventningerne til loslashsningen af opgaverne og det faglige samar-bejde er opfyldt

bull Et passende ansvar Den nyansatte har brug for ansvar og autonomi men for meget ansvar for tidligt kan opleves som at vaeligre overladt til sig selv saeligrligt hvis man er nyud-dannet

bull Adgang til information Hvor kan den nyan-satte sposlashrge og bede om hjaeliglp uden at garing i vejen eller tabe ansigt Det kan fx vaeligre via en faglig kontaktperson og regelmaeligssige opfoslashlgningssamtaler

Social integrationDen sociale integration handler om faring den nyan-satte til at foslashle sig accepteret og anerkendt som en del af arbejdspladsens faeligllesskab og sikre et godt psykisk arbejdsmiljoslash fra starten Det sker fx ved frokosten hvor den nyansatte faringr sat ansigt paring de nye kolleger og faringr lejlighed til at opleve omgangs-formen og arbejdspladsens kulturAt blive hilst paring om morgenen og blive spurgt til hvordan det garingr opleves af mange nyansatte som vigtige tegn paring at blive accepteret og anerkendt En god relation til lederen har ogsaring stor betydning for den nyansattes identifikation med arbejdspladsen Oplevelsen af at der ikke goslashres forskel mellem de nye og de etablerede kolleger er helt central

Jeres nye kollega skal integreres fagligt og socialt

SOCIAL INTEGRATIONOpleve tryghed tillid anerkendelse

- foslashle sig som en del af gruppen

FAGLIG INTEGRATIONStyr paring arbejdsindhold faglige

standarder og metoder ndash opbygning af faglig identitet

7DEN GODE MODTAGELSE

Hvornaringr er nok nok

Mange nyansatte har svaeligrt ved at vurdere hvornaringr deres arbejde er udfoslashrt rsquogodt nokrsquo De har brug for at afstemme deres forventninger og ambitioner med arbejdspladsens virkelighed Det kraeligver konkret og loslashbende feedback fra lederen og kolleger Samtidig kan den nyansatte vaeligre bange for at forstyrre kolle-gerne for meget med sposlashrgsmaringl og i det hele taget vaeligre til besvaeligr

raquo Lederen skal vaeligre meget tydelig i sine forvent-ninger til den nye medarbejder Ingen er jo tanke-laeligsere og vores erfaringer viser at der ofte er forskel paring hvad lederne forventer og hvad de nye tror at lederne forventerlaquo

Personalekonsulent ved en domstol

Sposlashrgsmaringl til overvejelse

bull Er der nyansatte som kan opleve saeligrlige barrierer i forbindelse med at blive integreret paring arbejdsplad-sen fx fordi de arbejder fysisk adskilt fra de oslashvrige medarbejdere eller er ene om at repraeligsentere deres faggruppe

bull Hvordan kan I goslashre en saeligrlig indsats for de nyuddan-nede

8 DEN GODE MODTAGELSE

raquo Tag de nyuddannede med i projekter og ar-bejdsgrupper Det er en super god maringde at skabe et tilhoslashrsforhold baringde fagligt og socialtlaquo

Arbejdsmiljoslashrepraeligsentant i en bank

Nyansatte i deres foslashrste job er en gruppe som kraeligver saeligrlig opmaeligrksomhed fordi skiftet fra studier til arbejdsliv kraeligver ekstra omstilling og tilpasning Vaeligr blandt andet opmaeligrksom paring foslashlgende

Kulturforskellen fra uddannelse til arbejdsliv Det er en overraskelse for nogle nyuddannede i foslashrste job at erfare hvor mange andre ting end faglighed der har betydning Der handler blandt andet om beslutningsgange ledelse sociale rela-tioner uformelle relationer og anciennitet

Mening motiverer Pas paring med at give den nyuddannede alle de rutinepraeliggede driftsopga-ver Overvej om I sammen kan finde en opgave fra start der giver ekstra mening og kan goslashre de mere kedelige opgaver lidt mere overskuelige

Faglig udvikling og fordybelse Et savn for mange nyuddannede i job kan vaeligre fravaeligret af den faglige fordybelse som har praeligget studietiden Vaeligr opmaeligrksom paring at det kan vaeligre et savn og overvej hvad jeres mulighed er for at efterkom-me dette ndash fx i form af efter uddannelse og faglig udvikling

Arbejdsmaeligngde Mange bliver overvaeligld ede over arbejdsmaeligngden

raquo Socialraringdgivere kommer ind i jobbet med hjer-tet forrest og det kan vaeligre et chok at omstille sig til en politisk styret organisation hvor det meste handler om driftlaquo

Socialraringdgiver i et borgercenter

Integration garingr begge vejeHusk at den faglige og sociale introduktion garingr begge veje Den nye kollega bringer viden erfa-ring og nye ideacuteer med sig som arbejdspladsen kan laeligre af Overvej hvordan I kan vaeligre aringbne for de nye input og sammensaeligt modtagelsen paring en maringde saring I bedst muligt udnytter dem

raquo Det er fedt med de nye som sposlashrger Hvorfor goslashr I saringdan De har set og moslashdt andre maringder og kan bidrage med friske oslashjnelaquo

Arbejdsmiljoslashrepraeligsentant i daginstitution

Nyuddannede har saeligrlige behov

9DEN GODE MODTAGELSE

10 DEN GODE MODTAGELSE

En vigtig forudsaeligtning for den gode integration er at to centrale behov bliver opfyldt

Praktiske behovDet praktiske er nemt at overse men er samtidig afgoslashrende at have paring plads fra starten Det er et vigtigt signal at sende til den nyansatte at noslashglen og computeren er paring plads at e-mailen brugernavn og password er oprettet og at IT i oslashvrigt koslashrer fra starten Med andre ord at den nye medarbejder foslashler sig baringde ventet og velkommen Husk ogsaring at fortaeliglle hvem den nyansatte kan garing til hvis der opstaringr boslashvl med det praktiske Og vis medarbejderen til rette praeligsenter kollegaer-ne og tag dem med til frokost Det er ogsaring vigtigt at faring en introduktion til intranet og systemer som skal bruges i arbejdet (programmer databaser ekspertsystemer) Nogle arbejdspladser samler disse informationer i pjecer eller i temaer paring intranettet

Organisatoriske behovDe organisatoriske behov handler om at den nyansatte skal vide hvordan I organisatorisk griber tingene an hos jer Hvordan ser jeres aringrs-hjul ud Hvilke moslashder holder I og hvem deltager i dem Hvordan kan man goslashre sin indflydelse gaeligldende gennem arbejdsmiljoslashorganisationen MED-systemet eller samarbejdssystemet Det handler ogsaring om at introducere til noslashglepersoner i organisationen - ledere tillids- og arbejdsmiljoslash-repraeligsentanter - og skabe indblik i hvornaringr den nyansatte kan garing til dem Paring den maringde under-stoslashtter I det gode psykiske arbejdsmiljoslash ved at skabe forud sigelighed i arbejdet og klarhed over mulighederne for at faring indflydelse

ORGANISATORISKE BEHOVStyr paring beslutningsgange viden om

samarbejdsfora og medarbejderrepraeligsen-tanter ndash identifikation med arbejdspladsen

PRAKTISKE BEHOVAlt fra noslashgler og IT til kaffeordningen

ndash oplevelse af at kunne begaring sig i hverdagen

Praktiske og organisatoriske behov

Aringh er det i dag du kommer

raquo Der er overraskende mange i vores undersoslashgelser der fortaeligller at de ikke blev taget saeligrligt godt i mod foslashrste dag Nogle arbejdspladser havde end-da glemt at de skulle komme og de maringtte passe sig selv de foslashrste timer Andre steder var arbejds-pladsen bare uforberedt Der var ingen computer de blev ikke vist rundt og praeligsenteret eller bare meget hurtigt overladt til sig selvlaquo

Citat fra bogen Fra studie til arbejdsliv

11DEN GODE MODTAGELSE

Modtagelse paring tvaeligrs Det er en god ideacute at taelignke paring tvaeligrs af den enkel-te arbejdsplads baringde for at spare ressourcer og for at faring udvekslet viden erfaringer og inspira tion Er jeres arbejdsplads eksempelvis et hospital en kommune eller en anden stor arbejdsplads kan det vaeligre en god ideacute at alle nyansatte bliver inviteret til at netvaeligrke og hilse paring noslashgleperson-er Hvis det ikke allerede finder sted kan jeres afdeling tage initiativ til det

Ideer til initiativer paring tvaeligrsbull Netvaeligrk for nyansattebull Faeliglles introduktion af nyansattebull Faeliglles velkomstbrev med program for intro-

duktionenbull Koordinering af informationer fx fra persona-

leafdelingHR og den enkelte arbejdspladsbull Netvaeligrk for de nyansattes kontakt personer

og mentorer

raquo Jeg har lige vaeligret paring weekendvagt med to nyan-satte der endnu ikke havde faringet deres navne- og noslashglekort Saring de maringtte sposlashrge mig hver gang de skulle ind og ud af en laringst doslashr eller have adgang til it-systemerne Det var dybt frustre-rende for dem og en rigtig daringrlig startlaquo

Tillidsrepraeligsentant paring et hospital

Husk alle faggrupperHvis jeres arbejdsplads har en kernefaggruppe kan nyansatte fra andre faggrupper opleve saeligrlige barri-erer for at blive en del af det sociale faeligllesskab Det kraeligver derfor saeligrlig opmaeligrksomhed fra kolleger og ledelse Nogle faggrupper kan vaeligre isolerede rent fysisk eller organisatorisk ndash hvis de eksempelvis har lokaler paring en anden adresse eller arbejder paring skaeligve tidspunkter Her skal I vaeligre saeligrlig opmaeligrksom paring hvordan I faringr koblet de nyansatte til resten af arbejdspladsen

Endelig er det ogsaring vigtigt at taelignke integration paring tvaeligrs af faggrupperne paring arbejdspladser hvor flere forskellige faggrupper skal arbejde sammen om at loslashse opgaverne

Sposlashrgsmaringl til overvejelse

bull Hvordan vil I vaeliggte balancen mellem de praktiske og organisatoriske behov paring jeres arbejdsplads

bull Hvordan sikrer I at jeres nye kollega faringr mulighed for at laeligre jeres kultur vaeligrdier og normer at kende

12 DEN GODE MODTAGELSE

Systematik er noslashgleordet i en god modtagekultur Det er en god ideacute med en klar plan for hvordan I modtager de nye kolleger og hvem der har de forskellige roller i modtagelsen Ledelsen har det overordnede ansvar men arbejdsmiljoslashgruppen kan vaeligre med til at skabe de gode rammer

Introduktionen fungerer bedst hvis den er sat i system Derfor er det en fordel at have en ska-belon som I har diskuteret paring arbejdspladsen og som afspejler jeres oslashnsker og behovNaringr det bliver aktuelt kan I med fordel udde-legere opgaver og roller med udgangspunkt i en tjekliste som den paring side 22 I kan tilpasse skabe lonen og variere den ud fra den konkrete situation og behovet hos den nye medarbejder Der kan fx vaeligre forskel paring indholdet i introdukti-onen alt efter om det er en nyuddannet eller en erfaren ny kollega Det kan ogsaring vaeligre en fordel at inddrage den nye kollega i detaljerne saring intro-duktionsprogrammet afspejler vedkommendes egne sposlashrgsmaringl og behov

En kontaktperson ndash og maringske en mentorI kan overveje at udpege en kontaktperson som er ansvarlig for hele introduktionsforloslashbet Det kan eventuelt suppleres med sidemandsoplaelig-ring foslashlordninger eller en mentor fx ved ansaeligt-telse af helt nyuddannede eller hvis jobbet er saeligrligt udfordrende

Kontaktpersonen har ansvaret for den formelle introduktion Opgaven kan vaeligre at tilrettelaeliggge introduktionsprogrammet i samarbejde med le-deren soslashrge for de praktiske detaljer og formidle konkret viden metoder og faglige standarder i den foslashrste tid i ansaeligttelsen Kontaktpersonen er den som den nyansatte henvender sig til med konkrete praktiske og faglige sposlashrgsmaringl

Mentoren er den reflekterende dialogpartner der fokuserer paring kompetenceudvikling haringndtering af dilemmaer vaeligrdier normer og de bredere sposlashrgsmaringl som typisk opstaringr for den nye med-

arbejder hen ad vejen Mentoren er den medar-bejder hos hvem den nye kollega kan faring sparring og raringd om sin faglige udvikling sin egen rolle og arbejdspladsens kultur Vaeligr opmaeligrksom paring at en mentorordning kraeligver ressourcer og tid og at opgaven skal prioriteres hvis ordningen skal blive en succes

Kontaktpersonen og mentoren kan godt vaeligre den samme person men vedkommende skal vaeligre opmaeligrksom paring rolleskiftet mellem at vaeligre den praktisk orienterede vejleder og at vaeligre den reflekterende dialogpartner

raquo Hos os sikrer kontaktpersonen den loslashbende sidemandsoplaeligring Fx gennemfoslashres kontrol-besoslashg altid med en erfaren kollega saring man laeligrer attitude osvlaquo

Tillidsrepraeligsentant i SKAT

Saeligt modtagelsen i system

13DEN GODE MODTAGELSE

Hvad fungerer bedst hos jerDer er fire typiske metoder til at introducere nye medarbejdere til arbejdsopgaverne bull Instruktion Den nyansatte bliver instrueret af

sin erfarne kollegabull Foslashlordning Den nyansatte observerer hvordan

den erfarne kollega udfoslashrer opgavenbull Sidemandsoplaeligring Den nyansatte udfoslashrer selv

opgaven mens den erfarne kollega observerer og giver feedback

bull Sparring Den nyansatte udfoslashrer opgaven selv og sparrer med sin erfarne kollega bagefter

Sposlashrgsmaringl til overvejelse

bull Hvad vil det kraeligve at vaeligre en god kontaktperson eller mentor hos jer

bull Hvem skal omfattes af ordningen og skal der laves forskellige udgaver til erfarne nyansatte og nyuddan-nede Hvad med vikarer og studentermedhjaeliglpere

14 DEN GODE MODTAGELSE

Det er lederens ansvar at udvaeliglge kontaktperson og mentor men det kan vaeligre en fordel at inddra-ge arbejdsmiljoslashgruppen i droslashftelsen af kriterierne for udvaeliglgelsen Skal det vaeligre efter tid lyst eller egnethed Er det en kan- eller skal-opgave Det er ogsaring vigtigt at faring mentorordningen ind i vagtplaner og moslashdekalendere saring det rent prak-tisk kan lade sig goslashre at faring sparring uden at den nyansatte selv skal bede om det

Kontaktpersonen er typisk placeret fysisk taeligt paring den nyansatte fx i samme team Det giver mulig-hed for let og effektiv kontakt Mentoren er typisk en erfaren kollega med sans for at skabe et rum for refleksion og at koble teori og praksis Mentoren behoslashver ikke vaeligre fysisk taeligt paring den nyansatte Der er en god ideacute at faring beskrevet mentorrollen tydeligt for alle parter fx at der ikke er tale om instruktion men om en ligevaeligrdig relation med fokus paring refleksion og dilemmaer

Faeliglles diskussion af introduktionsforloslashbetI bliver bedre rustet til at modtage nye kolleger hvis I diskuterer maringl og indhold af introduktions-forloslashbet i faeligllesskab fx paring et personalemoslashde

bull Hvad forstaringr vi ved en god modtagelse bull Hvad har den nye kollega isaeligr brug forbull Hvad er det vigtige at faring sagt til nyansatte

om arbejdsmiljoslashet her hos osbull Hvilke faktorer i vores arbejdsmiljoslash skal den

nyansatte vaeligre saeligrligt forberedt paringbull Hvad forventer vi af den nye kollega Hvad

kan vedkommende forvente af osbull Hvordan kan kollegerne stoslashtte kontakt-

personen mentoren og den nyansattebull Hvad er den rigtige balance mellem den

faglige og den sociale introduktionbull Hvad er laeligringsmaringlet for introduktions-

forloslashbetbull Hvordan kan vi paring en god maringde introducere

den nye kollega til arbejdspladsens kultur og uformelle vaeligrdier

Introduktionen blev vendt paring hovedetParing en sygehusafdeling havde de haft et stort frafald af isaeligr nyuddannede Derfor besluttede de sig for at aeligndre paring introduktionsforloslashbet Hidtil havde de nye vaeligret med som foslashl i en maringned hvor de kun observerede Derefter blev de kastet ud i vagterne og forventedes at kunne arbejde paring egen haringnd Det vendte man om paring saring det nu er den nye der udfoslashrer opgaverne fra begyndelsen med den erfarne som hjaeliglper og bagstopper Paring den maringde opbygger de nye kompetence og sikkerhed fra foslashrste dag i et system der mere er sidemandsoplaeligring end instruktion Det foreloslashbige resultat har vaeligret et markant mindre frafald

Hvem skal vaeligre kontakt-person eller mentor

15DEN GODE MODTAGELSE

16 DEN GODE MODTAGELSE

Systematik er vigtigt for at skabe en god modta-gelse men modtagelsen maring ikke baeligre praeligg af skemaer og moslashder blot for skemaernes og moslashder-nes egen skyld Saring risikerer vi nemlig at det bliver en sur pligt for baringde de allerede ansatte og for de nye

Den gode modtagelse kraeligver derfor at arbejds-pladsen som helhed er gearet til at modtage nye medarbejdere At der er en god modtagekul-tur Hvad det indebaeligrer kan variere meget fra arbejdsplads til arbejdsplads og fra branche til branche Her er nogle pejlemaeligrker for hvad der kendetegner en arbejdspladskultur som er god til at modtage nye medarbejdere

bull videndelingbull aringbenhed rummelighed og nysgerrighedbull opmaeligrksomhed over for kollegerbull klare faeliglles maringlbull feedback-kulturbull generelt godt psykisk arbejdsmiljoslash

Hvad med den uformelle videnFor at blive en god medarbejder skal den nyansat-te ogsaring forstaring de uformelle aspekter ved jobbet Det bliver ofte overset i introduktionsforloslashbet og arbejdspladsens kultur vaeligrdier og normer fremgaringr ikke noslashdvendigvis af intranettet eller af ansaeligttelsessamtalen med lederenDerfor kan der vaeligre behov for andre kanaler som sikrer den nye kollega adgang til den uudtalte viden Overvej hvordan I bedst goslashr det paring jeres arbejdsplads

Pejlemaeligrker for den gode modtagekultur

Sposlashrgsmaringl til overvejelse

bull Hvordan soslashrger I for at den nyansatte bliver tryg i gruppen

bull Hvordan sikrer I at den nye kollega ved hvornaringr han eller hun goslashr et godt eller et knap saring godt stykke arbejde

bull Hvordan kan I bedst indfoslashre jeres eventuel-le udenlandske kolleger i den uformelle danske virksomhedskultur

raquo Saringdan en generel kritik af opfoslashlgningen (paring intro-duktionen) er at den hoslashjeste form for ros her er fravaeligr af kritik Jeg foslashler at jeg skyder lidt i blinde egentlig Jeg foslashler jo at jeg udfoslashrer et godt stykke arbejde fordi jeg ikke faringr voldsomt meget skaeligld ud men jeg ved egentlig ikke helt ndash og jeg ved ikke om ting jeg goslashr og har faringet for vane at goslashre er helt forkerte eller ejlaquo

Citat fra rapporten Passe inn og passe til

17DEN GODE MODTAGELSE

18 DEN GODE MODTAGELSE

I planlaeliggningen af introduktionen af nye medar-bejdere er det naturligt at have fokus paring hvilke saeligrlige risikofaktorer der er paring jeres arbejdsplads eller i vedkommendes jobfunktion Paring den maringde kan I allerede fra starten vaeligre opmaeligrksom paring at forebygge ulykker eller erhvervssygdomme

Introduktion til arbejdsmiljoslashetI nogle typer arbejdsfunktioner er der brug for en introduktion til hvordan man haringndterer saeligrlige risici i arbejdsmiljoslashet Det foregaringr ofte paring tvaeligrs af afdelingen men kan ogsaring vaeligre introduktion til specifikke forhold i den enkelte afdeling Maringske kan seneste APV eller APV-handleplan inspirere Det kan fx dreje sig om

bull Sikkerhedsprocedurer hvis der er risiko for at blive udsat for chikane trusler vold eller roslashveri

bull Metoder til forflytning af patienter og beboe-re

bull Haringndtering af kemikalier eller smitte farlige stoffer

bull God arbejdsplanlaeliggning prioriteringer og stressforebyggelse

bull Forebyggelse og haringndtering af konflikter bull Mulighed for faglig sparringsupervision og

psykisk foslashrstehjaeliglpbull Ergonomisk indstilling af haeligve- saelignkeborde

kontorstole mus og skaeligrm bull Adfaeligrd i storrumskontorer saring man undgaringr

forstyrrelser og larmbull God loslashfteteknik og andre gode arbejdsstillin-

gerbull Brandberedskab foslashrstehjaeliglpsudstyr paringroslash-

rendelistebull Anmeldelse af ulykker og registrering

af naeligrvedulykker

Region Midtjylland har udarbejdet et vaeligrktoslashj til arbejdsmiljoslashintroduktion af nye medarbejde-re som I eventuelt kan lade jer inspirere af (se henvisning i litteraturlisten)

Arbejdsmiljoslashrepraeligsentant og arbejdsleder i arbejdsmiljoslashgruppen har ansvaret for denne del af introduktionen af nyansatte medarbejdere

Udfordringer ved borger- og kunderettet arbejdeArbejdspladser med direkte relationer til borgere og patienter har nogle faeliglles udfordringer

bull Konflikter mobning og seksuel chikanebull Vold og truslerbull Hoslashje foslashlelsesmaeligssige krav

Det kniber med hjaeliglp samarbejde og anerkendelseDer er en overordnet tendens til at medarbejde-re i social- og sundhedssektoren det offentlige administrationsomraringde og i finanssektoren oplever at de faringr mindre kollegial hjaeliglp og kolle-gial anerkendelse end gennemsnittet paring oslashvrige danske arbejdspladser Oplevelserne kan variere meget fra arbejdsplads til arbejdsplads men det understreger vigtigheden af at sikre at kollegerne er aringbne og hjaeliglpsomme over for den nyansatte2

raquo Vi skriver altid i stillingsopslagene at man skal vaeligre robust Men organisationen skal ogsaring vaeligre robust saring den er klar til at haringndtere de foslashlelsesmaeligssige belastninger som er en del af jobbetlaquo

Tillidsrepraeligsentant paring et hospital

Saeligrlige risikofaktorer i arbejdsmiljoslashet

Sposlashrgsmaringl til overvejelsebull Hvad er det vigtigste at faring sagt til nyansatte om

arbejdsmiljoslashet hos jerbull Hvilke saeligrlige arbejdsmiljoslashudfordringer viser jeres

seneste APV eller trivselsmaringlinger 2 Det

Nat

iona

le F

orsk

ning

scen

ter f

or A

rbej

ds m

iljoslash

Arb

ejds

milj

oslash og

hel

bred

201

4

19DEN GODE MODTAGELSE

Hele arbejdspladsen spiller en rolle i forbindelse med modtagelsen af nye medarbejdere

Ledelsens opgaverLedelsen har det overordnede ansvar for at sikre et godt introduktionsforloslashb Det indebaeligrer bla at fastlaeliggge de overordnede rammer for introduk-tion og udpege de ansvarlige personer eventuelt i samarbejde med arbejdsmiljoslashgruppen eller andre relevante fora Det er ogsaring ledelsens ansvar at sikre ressourcer til introduktionsforloslashbet Paring det konkrete plan har lederen ogsaring en vig-tig opgave Mange erfaringer og en nyere norsk forskningsrapport viser at relationen til lederen har stor betydning for om den nyansatte foslashler sig godt modtaget og forbliver i jobbet

Arbejdsmiljoslashgruppens opgaverArbejdsmiljoslasharbejdet kan vaeligre organiseret forskelligt fra arbejdsplads til arbejdsplads Her tager vi udgangspunkt i at der findes lokale arbejdsmiljoslashgrupper men nogle steder er arbejds-miljoslasharbejdet anderledes organiseretArbejdsmiljoslashgruppen kan tage initiativ til at modtagelse og introduktion bliver sat i system fx med udgangspunkt i de principper og anbefa-linger som findes i dette haeligfte Arbejdsmiljoslash-gruppen skal ogsaring paringse at der sker passende oplaeligring og instruktion saring den nyansatte kan udfoslashre sit arbejde sikkerheds- og sundhedsmaeligs-sigt fuldt forsvarligt som det hedder i arbejds-miljoslashlovenArbejdsmiljoslashgruppen kan vaeligre med til at skabe rammerne for at de nyansatte oplever et sam-menhaeligngende forloslashb fra stillingsopslag over an-saeligttelsessamtale til modtagelse og introduktion Desuden har arbejdsmiljoslashgruppen et saeligrligt an-svar for at introducere til eventuelle risikofaktorer i arbejdsmiljoslashet paring arbejdspladsen og hvordan den nyansatte kan tackle disse

Kollegerne og teametKollegerne spiller en afgoslashrende rolle i den gode modtagelse baringde ved at tage godt imod den nye kollega i al almindelighed og ved at introducere kulturen de formelle og de uformelle vaeligrdier og normer paring arbejdspladsen Samtidig kan kolleger-ne bidrage til introduktionsforloslashbet som kontakt-personer og mentorer for nyansatteDet team som den nye kollega indgaringr i spiller selvsagt en saeligrlig rolle i at introducere til saringvel faglige som sociale aspekter af arbejdspladsen

Den nyansatte selvSom nyansat har man ogsaring selv et ansvar for at komme godt i gang med arbejdet og at integrere sig paring den nye arbejdsplads Det indebaeligrer paring den ene side at man skal vaeligre fleksibel og parat til at indrette sig efter forvent-ninger og normer paring den nye arbejdsplads Men paring den anden side skal man ogsaring vaeligre kritisk nysgerrig holde fast i sin egen viden og faglighed og stille sposlashrgsmaringl til rsquosaringdan plejer vi at goslashre herrsquo

Hvem goslashr hvad i den gode modtagelse

Sposlashrgsmaringl til overvejelse

bull Har I klare maringl og rammer for introduktionen af den nyansatte Hvordan kan disse forbedres

bull Er alle dele af arbejdspladsen indforstaringet med deres rolle i den gode modtagelse

20 DEN GODE MODTAGELSE

Tidslinje for den gode modtagelse

Introduktionsforloslashbet kan opdeles i faser som hver indeholder bestemte opgaver og overvejel-ser En systematisk tilgang er med til at sikre at man faringr det hele med ogsaring efter den foslashrste tid naringr det er blevet hverdag

Fire faser i introduktionsforloslashbetbull Forberedelsenbull Den foslashrste ugebull De foslashrste tre maringnederbull Det foslashrste aringr

Taelignk over timingenDen nye kollega skal moslashde rigtig mange nye men-nesker i det nye job De daglige kolleger kolleger i andre afdelinger ledelsen og samarbejdspartne-re Samtidig skal den nyansatte ofte introduceres til en omfattende liste af praktiske informationer og forhold paring arbejdspladsen Der er en risiko for at den nyansatte drukner i information og nye ansigter som er svaeligre at huske og skelne bagefterDet er lettere at tage information ind naringr man rent faktisk skal bruge den Det kan derfor vaeligre en god ideacute at knytte moslashdet med fx folk i andre afdelinger op paring konkrete opgaver i hverdagen og tage moslashdet naringr det er fagligt aktuelt eller naringr den nye kollega selv har behovet Paring den maringde knytter introduktionen an til det faktiske indhold i jobbet og kerneopgaven - og bliver lettere at huske

Sposlashrgsmaringl til overvejelse

bull Hvilke dele af introduktionsforloslashbet kan den nyansatte inddrages i

bull Hvordan sikrer I den nyansattes fortsatte laeligring efter at modtagelsesforloslashbet er ovre

21DEN GODE MODTAGELSE

Den nyansatte kommer dybere ind i jobbet og den praktiske

hverdag og tilegner sig arbejdspladsens kultur og

vaeligrdier

De foslashrste tre maringneder

Velkomst den foslashrste dag Faglig og praktisk

introduktion til arbejdet og de nye kolleger

Den foslashrste uge

Den nyansatte lederen kontaktpersonen og evt

mentoren evaluerer intro duktionsforloslashbet

Det foslashrste aringr

Kontaktpersonen forbereder forloslashbet og den praktiske modtagelse af

den nye kollega

Forberedelsen

22 DEN GODE MODTAGELSE

Tjekliste til inspiration God modtagelse

Inden den nye medarbejder starter Ansvarlig Udfoslashrt (x)

Udpeg kontaktperson

Udpeg eventuelt mentor

Mail til afdelingen om ny medarbejder

Ryd kontorplads (Personaleskab reoler mv)

Opret mailadresse telefonnummer logins praeligsentation paring hjemmeside

Klargoslashring af PC samt programmer mv hertil

Aftaler med interne videnspersoner om oplaeligring

Aftale moslashder med interne og eksterne samarbejdspartnere

Udarbejd endeligt introduktionsprogram

Ca 1 uge inden start sendes velkomstbrev med introduktionsprogram

Mail til receptionen om ny medarbejder for god modtagelse 1 dag

Soslashrge for at dokumenter herunder velkomstbrev fra intern IT velkomstbrev med diverse oplys-ninger kontaktpersoner paring loslashn- og praksisomraringdet ligger paring skrivebordet

Den foslashrste arbejdsdag

Blomster og faeliglles morgenkaffe

Praeligsentation for ledere og naeligrmeste kolleger

Hilse-paring-moslashde med chef(er) i afdelingen

Introduktionsmoslashde med kontaktperson

Rundvisning paring arbejdspladsen

Gennemgang af introduktionsprogram og forventningsafstemning

Udlevering af noslashgler koder telefon personaleskab passwords osv

Udlevering af baeligrbar computer mobil Ipad

Den foslashrste arbejdsuge

Praeligsentation af arbejdsopgaver paring kort og laeligngere sigt

Praeligsentation for arbejdsmiljoslashrepraeligsentant og tillidsrepraeligsentant intro til arbejdsmiljoslashorganisationen MED-systemet eller samarbejdssystemet

Introduktion til saeligrlige sikkerhedsforskrifter

Introduktion til procedurer ved brand og evakuering

Introduktion til generelle it-systemer

Introduktion til specielle programmer naringr behov opstaringr

Hilse-paring-moslashde med chef i direktionen

Den foslashrste maringned

Gennemgang af personalepolitik arbejdsmiljoslashpolitikker arbejdstidsregler mm

Introduktionsforloslashb foslashlordning sidemandsoplaeligring eller sparring

Moslashder med interne og eksterne samarbejdspartnere

Netvaeligrk med andre nyansatte og tillidsrepraeligsentantarbejdsmiljoslashrepraeligsentant

De foslashrste tre maringneder

Opfoslashlgningssamtale med leder fx 2-maringnederssamtale med evaluering af forloslashbet til dato

Mulig mentorordning startes op

Det foslashrste aringr

Evaluering af introduktionsforloslashb med leder mentor og kontaktperson

Fortsat kompetenceudvikling

MUS

Ikke alle punkter vil vaeligre relevante eller oslashnske-lige paring jeres arbejdsplads og I vil sikkert have brug for at tilfoslashje flere Det er ikke noslashdvendigvis arbejdsmiljoslashgruppen der skal udforme tjeklisten men den kan indgaring som et element i rammen for

den gode modtagelse som arbejdsmiljoslash gruppen bidrager til I kan hente en word-udgave af tjek-listen paring arbejdsmiljowebdkgodmodtagelse som I kan tilpasse og bruge paring jeres arbejdsplads

5DEN GODE MODTAGELSE

Vi skal holde hvad vi lover i jobopslagene Vi oversaeliglger maringske jobbet for at tiltraeligkke de bedste men det skaber frustration hvis virkelig-heden er en andenlaquo

Arbejdsmiljoslashrepraeligsentant paring et hospital

Oplaeligring og instruktion er lovpligtig

Arbejdspladsen har i henhold til Arbejdsmiljoslashloven pligt til at sikre at arbejdet er sikkert og sundt I Arbejdstilsynets vejledning om oplaeligring og tilsyn med arbejdet hedder det bla

Arbejdsgiveren skal soslashrge for at den ansatte faringr en tilstraeligkkelig og hensigtsmaeligssig oplaeligring og instruktion i at udfoslashre arbejdet paring en farefri maringde Arbejdsgiveren skal herudover soslashrge for at foslashre effektivt tilsyn med at den ansatte rent faktisk udfoslashrer arbejdet sikkerheds- og sund-hedsmaeligssigt forsvarligt og foslashlger instruktionerne (hellip)

I virksomheder med arbejdsmiljoslashorganisation er det en af arbejdsmiljoslashorganisationens opgaver at opstille principper for oplaeligring og instruktion af de ansatte Principperne skal vaeligre tilpasset arbejdsforholdene i virksomheden og de ansattes behov

DEN GODE MODTAGELSE6

Den nyansatte skal i loslashbet af kort tid tilegne sig baringde de faglige krav og standarder paring arbejds-pladsen og de uformelle og sociale krav som er en forudsaeligtning for at blive en del af holdet

Faglig integrationDen faglige integration betyder at den nye kolle-ga tilegner sig kompetencerne til at leve op til de formelle faglige krav og standarder som gaeliglder paring arbejdspladsen Det handler om at faring styr paring indholdet i arbejdsopgaverne arbejdsgangene ansvar og kompetencer samt ikke mindst at faring kendskab til den saeligrlige maringlgruppe man skal servicere eller arbejde med borgere patienter boslashrn kunder kollegaer i andre afdelinger mv I forhold til det psykiske arbejdsmiljoslash handler det isaeligr om at skabe mest mulig mening og forud-sigelighed i arbejdet paring et tidspunkt hvor meget endnu ikke har fundet sine faste konturer for den nyansatte Det handler ogsaring om at finde et passende niveau for de krav der stilles i starten af ansaeligttelsen Og selv om tydelige tilbagemel-dinger ikke altid opleves som en beloslashnning eller ros vil det i laeligngden oslashge den nyansattes evne til at praeligstere paring egen haringnd og derved oslashge menin-gen i arbejdet

raquo Man skal korrigere adfaeligrd og fagligt niveau fra starten Hvis man korrigerer folk efter en uge bliver det accepteret ndash jeg er jo ny Hvis det sker efter tre maringneder opleves det personligt ndash jeg er forkertlaquo

Leder af et misbrugscenter

Fire centrale faktorerDer er isaeligr fire faktorer som kan fremme en god integration

bull Klare forventninger til loslashsningen af opgaver-ne Hvad vil det sige at goslashre sit arbejde godt heacuter hos os

bull Tydelige tilbagemeldinger Den nyansat-te har brug for respons fra kollegerne og ledelsen for at forstaring om forventningerne til loslashsningen af opgaverne og det faglige samar-bejde er opfyldt

bull Et passende ansvar Den nyansatte har brug for ansvar og autonomi men for meget ansvar for tidligt kan opleves som at vaeligre overladt til sig selv saeligrligt hvis man er nyud-dannet

bull Adgang til information Hvor kan den nyan-satte sposlashrge og bede om hjaeliglp uden at garing i vejen eller tabe ansigt Det kan fx vaeligre via en faglig kontaktperson og regelmaeligssige opfoslashlgningssamtaler

Social integrationDen sociale integration handler om faring den nyan-satte til at foslashle sig accepteret og anerkendt som en del af arbejdspladsens faeligllesskab og sikre et godt psykisk arbejdsmiljoslash fra starten Det sker fx ved frokosten hvor den nyansatte faringr sat ansigt paring de nye kolleger og faringr lejlighed til at opleve omgangs-formen og arbejdspladsens kulturAt blive hilst paring om morgenen og blive spurgt til hvordan det garingr opleves af mange nyansatte som vigtige tegn paring at blive accepteret og anerkendt En god relation til lederen har ogsaring stor betydning for den nyansattes identifikation med arbejdspladsen Oplevelsen af at der ikke goslashres forskel mellem de nye og de etablerede kolleger er helt central

Jeres nye kollega skal integreres fagligt og socialt

SOCIAL INTEGRATIONOpleve tryghed tillid anerkendelse

- foslashle sig som en del af gruppen

FAGLIG INTEGRATIONStyr paring arbejdsindhold faglige

standarder og metoder ndash opbygning af faglig identitet

7DEN GODE MODTAGELSE

Hvornaringr er nok nok

Mange nyansatte har svaeligrt ved at vurdere hvornaringr deres arbejde er udfoslashrt rsquogodt nokrsquo De har brug for at afstemme deres forventninger og ambitioner med arbejdspladsens virkelighed Det kraeligver konkret og loslashbende feedback fra lederen og kolleger Samtidig kan den nyansatte vaeligre bange for at forstyrre kolle-gerne for meget med sposlashrgsmaringl og i det hele taget vaeligre til besvaeligr

raquo Lederen skal vaeligre meget tydelig i sine forvent-ninger til den nye medarbejder Ingen er jo tanke-laeligsere og vores erfaringer viser at der ofte er forskel paring hvad lederne forventer og hvad de nye tror at lederne forventerlaquo

Personalekonsulent ved en domstol

Sposlashrgsmaringl til overvejelse

bull Er der nyansatte som kan opleve saeligrlige barrierer i forbindelse med at blive integreret paring arbejdsplad-sen fx fordi de arbejder fysisk adskilt fra de oslashvrige medarbejdere eller er ene om at repraeligsentere deres faggruppe

bull Hvordan kan I goslashre en saeligrlig indsats for de nyuddan-nede

8 DEN GODE MODTAGELSE

raquo Tag de nyuddannede med i projekter og ar-bejdsgrupper Det er en super god maringde at skabe et tilhoslashrsforhold baringde fagligt og socialtlaquo

Arbejdsmiljoslashrepraeligsentant i en bank

Nyansatte i deres foslashrste job er en gruppe som kraeligver saeligrlig opmaeligrksomhed fordi skiftet fra studier til arbejdsliv kraeligver ekstra omstilling og tilpasning Vaeligr blandt andet opmaeligrksom paring foslashlgende

Kulturforskellen fra uddannelse til arbejdsliv Det er en overraskelse for nogle nyuddannede i foslashrste job at erfare hvor mange andre ting end faglighed der har betydning Der handler blandt andet om beslutningsgange ledelse sociale rela-tioner uformelle relationer og anciennitet

Mening motiverer Pas paring med at give den nyuddannede alle de rutinepraeliggede driftsopga-ver Overvej om I sammen kan finde en opgave fra start der giver ekstra mening og kan goslashre de mere kedelige opgaver lidt mere overskuelige

Faglig udvikling og fordybelse Et savn for mange nyuddannede i job kan vaeligre fravaeligret af den faglige fordybelse som har praeligget studietiden Vaeligr opmaeligrksom paring at det kan vaeligre et savn og overvej hvad jeres mulighed er for at efterkom-me dette ndash fx i form af efter uddannelse og faglig udvikling

Arbejdsmaeligngde Mange bliver overvaeligld ede over arbejdsmaeligngden

raquo Socialraringdgivere kommer ind i jobbet med hjer-tet forrest og det kan vaeligre et chok at omstille sig til en politisk styret organisation hvor det meste handler om driftlaquo

Socialraringdgiver i et borgercenter

Integration garingr begge vejeHusk at den faglige og sociale introduktion garingr begge veje Den nye kollega bringer viden erfa-ring og nye ideacuteer med sig som arbejdspladsen kan laeligre af Overvej hvordan I kan vaeligre aringbne for de nye input og sammensaeligt modtagelsen paring en maringde saring I bedst muligt udnytter dem

raquo Det er fedt med de nye som sposlashrger Hvorfor goslashr I saringdan De har set og moslashdt andre maringder og kan bidrage med friske oslashjnelaquo

Arbejdsmiljoslashrepraeligsentant i daginstitution

Nyuddannede har saeligrlige behov

9DEN GODE MODTAGELSE

10 DEN GODE MODTAGELSE

En vigtig forudsaeligtning for den gode integration er at to centrale behov bliver opfyldt

Praktiske behovDet praktiske er nemt at overse men er samtidig afgoslashrende at have paring plads fra starten Det er et vigtigt signal at sende til den nyansatte at noslashglen og computeren er paring plads at e-mailen brugernavn og password er oprettet og at IT i oslashvrigt koslashrer fra starten Med andre ord at den nye medarbejder foslashler sig baringde ventet og velkommen Husk ogsaring at fortaeliglle hvem den nyansatte kan garing til hvis der opstaringr boslashvl med det praktiske Og vis medarbejderen til rette praeligsenter kollegaer-ne og tag dem med til frokost Det er ogsaring vigtigt at faring en introduktion til intranet og systemer som skal bruges i arbejdet (programmer databaser ekspertsystemer) Nogle arbejdspladser samler disse informationer i pjecer eller i temaer paring intranettet

Organisatoriske behovDe organisatoriske behov handler om at den nyansatte skal vide hvordan I organisatorisk griber tingene an hos jer Hvordan ser jeres aringrs-hjul ud Hvilke moslashder holder I og hvem deltager i dem Hvordan kan man goslashre sin indflydelse gaeligldende gennem arbejdsmiljoslashorganisationen MED-systemet eller samarbejdssystemet Det handler ogsaring om at introducere til noslashglepersoner i organisationen - ledere tillids- og arbejdsmiljoslash-repraeligsentanter - og skabe indblik i hvornaringr den nyansatte kan garing til dem Paring den maringde under-stoslashtter I det gode psykiske arbejdsmiljoslash ved at skabe forud sigelighed i arbejdet og klarhed over mulighederne for at faring indflydelse

ORGANISATORISKE BEHOVStyr paring beslutningsgange viden om

samarbejdsfora og medarbejderrepraeligsen-tanter ndash identifikation med arbejdspladsen

PRAKTISKE BEHOVAlt fra noslashgler og IT til kaffeordningen

ndash oplevelse af at kunne begaring sig i hverdagen

Praktiske og organisatoriske behov

Aringh er det i dag du kommer

raquo Der er overraskende mange i vores undersoslashgelser der fortaeligller at de ikke blev taget saeligrligt godt i mod foslashrste dag Nogle arbejdspladser havde end-da glemt at de skulle komme og de maringtte passe sig selv de foslashrste timer Andre steder var arbejds-pladsen bare uforberedt Der var ingen computer de blev ikke vist rundt og praeligsenteret eller bare meget hurtigt overladt til sig selvlaquo

Citat fra bogen Fra studie til arbejdsliv

11DEN GODE MODTAGELSE

Modtagelse paring tvaeligrs Det er en god ideacute at taelignke paring tvaeligrs af den enkel-te arbejdsplads baringde for at spare ressourcer og for at faring udvekslet viden erfaringer og inspira tion Er jeres arbejdsplads eksempelvis et hospital en kommune eller en anden stor arbejdsplads kan det vaeligre en god ideacute at alle nyansatte bliver inviteret til at netvaeligrke og hilse paring noslashgleperson-er Hvis det ikke allerede finder sted kan jeres afdeling tage initiativ til det

Ideer til initiativer paring tvaeligrsbull Netvaeligrk for nyansattebull Faeliglles introduktion af nyansattebull Faeliglles velkomstbrev med program for intro-

duktionenbull Koordinering af informationer fx fra persona-

leafdelingHR og den enkelte arbejdspladsbull Netvaeligrk for de nyansattes kontakt personer

og mentorer

raquo Jeg har lige vaeligret paring weekendvagt med to nyan-satte der endnu ikke havde faringet deres navne- og noslashglekort Saring de maringtte sposlashrge mig hver gang de skulle ind og ud af en laringst doslashr eller have adgang til it-systemerne Det var dybt frustre-rende for dem og en rigtig daringrlig startlaquo

Tillidsrepraeligsentant paring et hospital

Husk alle faggrupperHvis jeres arbejdsplads har en kernefaggruppe kan nyansatte fra andre faggrupper opleve saeligrlige barri-erer for at blive en del af det sociale faeligllesskab Det kraeligver derfor saeligrlig opmaeligrksomhed fra kolleger og ledelse Nogle faggrupper kan vaeligre isolerede rent fysisk eller organisatorisk ndash hvis de eksempelvis har lokaler paring en anden adresse eller arbejder paring skaeligve tidspunkter Her skal I vaeligre saeligrlig opmaeligrksom paring hvordan I faringr koblet de nyansatte til resten af arbejdspladsen

Endelig er det ogsaring vigtigt at taelignke integration paring tvaeligrs af faggrupperne paring arbejdspladser hvor flere forskellige faggrupper skal arbejde sammen om at loslashse opgaverne

Sposlashrgsmaringl til overvejelse

bull Hvordan vil I vaeliggte balancen mellem de praktiske og organisatoriske behov paring jeres arbejdsplads

bull Hvordan sikrer I at jeres nye kollega faringr mulighed for at laeligre jeres kultur vaeligrdier og normer at kende

12 DEN GODE MODTAGELSE

Systematik er noslashgleordet i en god modtagekultur Det er en god ideacute med en klar plan for hvordan I modtager de nye kolleger og hvem der har de forskellige roller i modtagelsen Ledelsen har det overordnede ansvar men arbejdsmiljoslashgruppen kan vaeligre med til at skabe de gode rammer

Introduktionen fungerer bedst hvis den er sat i system Derfor er det en fordel at have en ska-belon som I har diskuteret paring arbejdspladsen og som afspejler jeres oslashnsker og behovNaringr det bliver aktuelt kan I med fordel udde-legere opgaver og roller med udgangspunkt i en tjekliste som den paring side 22 I kan tilpasse skabe lonen og variere den ud fra den konkrete situation og behovet hos den nye medarbejder Der kan fx vaeligre forskel paring indholdet i introdukti-onen alt efter om det er en nyuddannet eller en erfaren ny kollega Det kan ogsaring vaeligre en fordel at inddrage den nye kollega i detaljerne saring intro-duktionsprogrammet afspejler vedkommendes egne sposlashrgsmaringl og behov

En kontaktperson ndash og maringske en mentorI kan overveje at udpege en kontaktperson som er ansvarlig for hele introduktionsforloslashbet Det kan eventuelt suppleres med sidemandsoplaelig-ring foslashlordninger eller en mentor fx ved ansaeligt-telse af helt nyuddannede eller hvis jobbet er saeligrligt udfordrende

Kontaktpersonen har ansvaret for den formelle introduktion Opgaven kan vaeligre at tilrettelaeliggge introduktionsprogrammet i samarbejde med le-deren soslashrge for de praktiske detaljer og formidle konkret viden metoder og faglige standarder i den foslashrste tid i ansaeligttelsen Kontaktpersonen er den som den nyansatte henvender sig til med konkrete praktiske og faglige sposlashrgsmaringl

Mentoren er den reflekterende dialogpartner der fokuserer paring kompetenceudvikling haringndtering af dilemmaer vaeligrdier normer og de bredere sposlashrgsmaringl som typisk opstaringr for den nye med-

arbejder hen ad vejen Mentoren er den medar-bejder hos hvem den nye kollega kan faring sparring og raringd om sin faglige udvikling sin egen rolle og arbejdspladsens kultur Vaeligr opmaeligrksom paring at en mentorordning kraeligver ressourcer og tid og at opgaven skal prioriteres hvis ordningen skal blive en succes

Kontaktpersonen og mentoren kan godt vaeligre den samme person men vedkommende skal vaeligre opmaeligrksom paring rolleskiftet mellem at vaeligre den praktisk orienterede vejleder og at vaeligre den reflekterende dialogpartner

raquo Hos os sikrer kontaktpersonen den loslashbende sidemandsoplaeligring Fx gennemfoslashres kontrol-besoslashg altid med en erfaren kollega saring man laeligrer attitude osvlaquo

Tillidsrepraeligsentant i SKAT

Saeligt modtagelsen i system

13DEN GODE MODTAGELSE

Hvad fungerer bedst hos jerDer er fire typiske metoder til at introducere nye medarbejdere til arbejdsopgaverne bull Instruktion Den nyansatte bliver instrueret af

sin erfarne kollegabull Foslashlordning Den nyansatte observerer hvordan

den erfarne kollega udfoslashrer opgavenbull Sidemandsoplaeligring Den nyansatte udfoslashrer selv

opgaven mens den erfarne kollega observerer og giver feedback

bull Sparring Den nyansatte udfoslashrer opgaven selv og sparrer med sin erfarne kollega bagefter

Sposlashrgsmaringl til overvejelse

bull Hvad vil det kraeligve at vaeligre en god kontaktperson eller mentor hos jer

bull Hvem skal omfattes af ordningen og skal der laves forskellige udgaver til erfarne nyansatte og nyuddan-nede Hvad med vikarer og studentermedhjaeliglpere

14 DEN GODE MODTAGELSE

Det er lederens ansvar at udvaeliglge kontaktperson og mentor men det kan vaeligre en fordel at inddra-ge arbejdsmiljoslashgruppen i droslashftelsen af kriterierne for udvaeliglgelsen Skal det vaeligre efter tid lyst eller egnethed Er det en kan- eller skal-opgave Det er ogsaring vigtigt at faring mentorordningen ind i vagtplaner og moslashdekalendere saring det rent prak-tisk kan lade sig goslashre at faring sparring uden at den nyansatte selv skal bede om det

Kontaktpersonen er typisk placeret fysisk taeligt paring den nyansatte fx i samme team Det giver mulig-hed for let og effektiv kontakt Mentoren er typisk en erfaren kollega med sans for at skabe et rum for refleksion og at koble teori og praksis Mentoren behoslashver ikke vaeligre fysisk taeligt paring den nyansatte Der er en god ideacute at faring beskrevet mentorrollen tydeligt for alle parter fx at der ikke er tale om instruktion men om en ligevaeligrdig relation med fokus paring refleksion og dilemmaer

Faeliglles diskussion af introduktionsforloslashbetI bliver bedre rustet til at modtage nye kolleger hvis I diskuterer maringl og indhold af introduktions-forloslashbet i faeligllesskab fx paring et personalemoslashde

bull Hvad forstaringr vi ved en god modtagelse bull Hvad har den nye kollega isaeligr brug forbull Hvad er det vigtige at faring sagt til nyansatte

om arbejdsmiljoslashet her hos osbull Hvilke faktorer i vores arbejdsmiljoslash skal den

nyansatte vaeligre saeligrligt forberedt paringbull Hvad forventer vi af den nye kollega Hvad

kan vedkommende forvente af osbull Hvordan kan kollegerne stoslashtte kontakt-

personen mentoren og den nyansattebull Hvad er den rigtige balance mellem den

faglige og den sociale introduktionbull Hvad er laeligringsmaringlet for introduktions-

forloslashbetbull Hvordan kan vi paring en god maringde introducere

den nye kollega til arbejdspladsens kultur og uformelle vaeligrdier

Introduktionen blev vendt paring hovedetParing en sygehusafdeling havde de haft et stort frafald af isaeligr nyuddannede Derfor besluttede de sig for at aeligndre paring introduktionsforloslashbet Hidtil havde de nye vaeligret med som foslashl i en maringned hvor de kun observerede Derefter blev de kastet ud i vagterne og forventedes at kunne arbejde paring egen haringnd Det vendte man om paring saring det nu er den nye der udfoslashrer opgaverne fra begyndelsen med den erfarne som hjaeliglper og bagstopper Paring den maringde opbygger de nye kompetence og sikkerhed fra foslashrste dag i et system der mere er sidemandsoplaeligring end instruktion Det foreloslashbige resultat har vaeligret et markant mindre frafald

Hvem skal vaeligre kontakt-person eller mentor

15DEN GODE MODTAGELSE

16 DEN GODE MODTAGELSE

Systematik er vigtigt for at skabe en god modta-gelse men modtagelsen maring ikke baeligre praeligg af skemaer og moslashder blot for skemaernes og moslashder-nes egen skyld Saring risikerer vi nemlig at det bliver en sur pligt for baringde de allerede ansatte og for de nye

Den gode modtagelse kraeligver derfor at arbejds-pladsen som helhed er gearet til at modtage nye medarbejdere At der er en god modtagekul-tur Hvad det indebaeligrer kan variere meget fra arbejdsplads til arbejdsplads og fra branche til branche Her er nogle pejlemaeligrker for hvad der kendetegner en arbejdspladskultur som er god til at modtage nye medarbejdere

bull videndelingbull aringbenhed rummelighed og nysgerrighedbull opmaeligrksomhed over for kollegerbull klare faeliglles maringlbull feedback-kulturbull generelt godt psykisk arbejdsmiljoslash

Hvad med den uformelle videnFor at blive en god medarbejder skal den nyansat-te ogsaring forstaring de uformelle aspekter ved jobbet Det bliver ofte overset i introduktionsforloslashbet og arbejdspladsens kultur vaeligrdier og normer fremgaringr ikke noslashdvendigvis af intranettet eller af ansaeligttelsessamtalen med lederenDerfor kan der vaeligre behov for andre kanaler som sikrer den nye kollega adgang til den uudtalte viden Overvej hvordan I bedst goslashr det paring jeres arbejdsplads

Pejlemaeligrker for den gode modtagekultur

Sposlashrgsmaringl til overvejelse

bull Hvordan soslashrger I for at den nyansatte bliver tryg i gruppen

bull Hvordan sikrer I at den nye kollega ved hvornaringr han eller hun goslashr et godt eller et knap saring godt stykke arbejde

bull Hvordan kan I bedst indfoslashre jeres eventuel-le udenlandske kolleger i den uformelle danske virksomhedskultur

raquo Saringdan en generel kritik af opfoslashlgningen (paring intro-duktionen) er at den hoslashjeste form for ros her er fravaeligr af kritik Jeg foslashler at jeg skyder lidt i blinde egentlig Jeg foslashler jo at jeg udfoslashrer et godt stykke arbejde fordi jeg ikke faringr voldsomt meget skaeligld ud men jeg ved egentlig ikke helt ndash og jeg ved ikke om ting jeg goslashr og har faringet for vane at goslashre er helt forkerte eller ejlaquo

Citat fra rapporten Passe inn og passe til

17DEN GODE MODTAGELSE

18 DEN GODE MODTAGELSE

I planlaeliggningen af introduktionen af nye medar-bejdere er det naturligt at have fokus paring hvilke saeligrlige risikofaktorer der er paring jeres arbejdsplads eller i vedkommendes jobfunktion Paring den maringde kan I allerede fra starten vaeligre opmaeligrksom paring at forebygge ulykker eller erhvervssygdomme

Introduktion til arbejdsmiljoslashetI nogle typer arbejdsfunktioner er der brug for en introduktion til hvordan man haringndterer saeligrlige risici i arbejdsmiljoslashet Det foregaringr ofte paring tvaeligrs af afdelingen men kan ogsaring vaeligre introduktion til specifikke forhold i den enkelte afdeling Maringske kan seneste APV eller APV-handleplan inspirere Det kan fx dreje sig om

bull Sikkerhedsprocedurer hvis der er risiko for at blive udsat for chikane trusler vold eller roslashveri

bull Metoder til forflytning af patienter og beboe-re

bull Haringndtering af kemikalier eller smitte farlige stoffer

bull God arbejdsplanlaeliggning prioriteringer og stressforebyggelse

bull Forebyggelse og haringndtering af konflikter bull Mulighed for faglig sparringsupervision og

psykisk foslashrstehjaeliglpbull Ergonomisk indstilling af haeligve- saelignkeborde

kontorstole mus og skaeligrm bull Adfaeligrd i storrumskontorer saring man undgaringr

forstyrrelser og larmbull God loslashfteteknik og andre gode arbejdsstillin-

gerbull Brandberedskab foslashrstehjaeliglpsudstyr paringroslash-

rendelistebull Anmeldelse af ulykker og registrering

af naeligrvedulykker

Region Midtjylland har udarbejdet et vaeligrktoslashj til arbejdsmiljoslashintroduktion af nye medarbejde-re som I eventuelt kan lade jer inspirere af (se henvisning i litteraturlisten)

Arbejdsmiljoslashrepraeligsentant og arbejdsleder i arbejdsmiljoslashgruppen har ansvaret for denne del af introduktionen af nyansatte medarbejdere

Udfordringer ved borger- og kunderettet arbejdeArbejdspladser med direkte relationer til borgere og patienter har nogle faeliglles udfordringer

bull Konflikter mobning og seksuel chikanebull Vold og truslerbull Hoslashje foslashlelsesmaeligssige krav

Det kniber med hjaeliglp samarbejde og anerkendelseDer er en overordnet tendens til at medarbejde-re i social- og sundhedssektoren det offentlige administrationsomraringde og i finanssektoren oplever at de faringr mindre kollegial hjaeliglp og kolle-gial anerkendelse end gennemsnittet paring oslashvrige danske arbejdspladser Oplevelserne kan variere meget fra arbejdsplads til arbejdsplads men det understreger vigtigheden af at sikre at kollegerne er aringbne og hjaeliglpsomme over for den nyansatte2

raquo Vi skriver altid i stillingsopslagene at man skal vaeligre robust Men organisationen skal ogsaring vaeligre robust saring den er klar til at haringndtere de foslashlelsesmaeligssige belastninger som er en del af jobbetlaquo

Tillidsrepraeligsentant paring et hospital

Saeligrlige risikofaktorer i arbejdsmiljoslashet

Sposlashrgsmaringl til overvejelsebull Hvad er det vigtigste at faring sagt til nyansatte om

arbejdsmiljoslashet hos jerbull Hvilke saeligrlige arbejdsmiljoslashudfordringer viser jeres

seneste APV eller trivselsmaringlinger 2 Det

Nat

iona

le F

orsk

ning

scen

ter f

or A

rbej

ds m

iljoslash

Arb

ejds

milj

oslash og

hel

bred

201

4

19DEN GODE MODTAGELSE

Hele arbejdspladsen spiller en rolle i forbindelse med modtagelsen af nye medarbejdere

Ledelsens opgaverLedelsen har det overordnede ansvar for at sikre et godt introduktionsforloslashb Det indebaeligrer bla at fastlaeliggge de overordnede rammer for introduk-tion og udpege de ansvarlige personer eventuelt i samarbejde med arbejdsmiljoslashgruppen eller andre relevante fora Det er ogsaring ledelsens ansvar at sikre ressourcer til introduktionsforloslashbet Paring det konkrete plan har lederen ogsaring en vig-tig opgave Mange erfaringer og en nyere norsk forskningsrapport viser at relationen til lederen har stor betydning for om den nyansatte foslashler sig godt modtaget og forbliver i jobbet

Arbejdsmiljoslashgruppens opgaverArbejdsmiljoslasharbejdet kan vaeligre organiseret forskelligt fra arbejdsplads til arbejdsplads Her tager vi udgangspunkt i at der findes lokale arbejdsmiljoslashgrupper men nogle steder er arbejds-miljoslasharbejdet anderledes organiseretArbejdsmiljoslashgruppen kan tage initiativ til at modtagelse og introduktion bliver sat i system fx med udgangspunkt i de principper og anbefa-linger som findes i dette haeligfte Arbejdsmiljoslash-gruppen skal ogsaring paringse at der sker passende oplaeligring og instruktion saring den nyansatte kan udfoslashre sit arbejde sikkerheds- og sundhedsmaeligs-sigt fuldt forsvarligt som det hedder i arbejds-miljoslashlovenArbejdsmiljoslashgruppen kan vaeligre med til at skabe rammerne for at de nyansatte oplever et sam-menhaeligngende forloslashb fra stillingsopslag over an-saeligttelsessamtale til modtagelse og introduktion Desuden har arbejdsmiljoslashgruppen et saeligrligt an-svar for at introducere til eventuelle risikofaktorer i arbejdsmiljoslashet paring arbejdspladsen og hvordan den nyansatte kan tackle disse

Kollegerne og teametKollegerne spiller en afgoslashrende rolle i den gode modtagelse baringde ved at tage godt imod den nye kollega i al almindelighed og ved at introducere kulturen de formelle og de uformelle vaeligrdier og normer paring arbejdspladsen Samtidig kan kolleger-ne bidrage til introduktionsforloslashbet som kontakt-personer og mentorer for nyansatteDet team som den nye kollega indgaringr i spiller selvsagt en saeligrlig rolle i at introducere til saringvel faglige som sociale aspekter af arbejdspladsen

Den nyansatte selvSom nyansat har man ogsaring selv et ansvar for at komme godt i gang med arbejdet og at integrere sig paring den nye arbejdsplads Det indebaeligrer paring den ene side at man skal vaeligre fleksibel og parat til at indrette sig efter forvent-ninger og normer paring den nye arbejdsplads Men paring den anden side skal man ogsaring vaeligre kritisk nysgerrig holde fast i sin egen viden og faglighed og stille sposlashrgsmaringl til rsquosaringdan plejer vi at goslashre herrsquo

Hvem goslashr hvad i den gode modtagelse

Sposlashrgsmaringl til overvejelse

bull Har I klare maringl og rammer for introduktionen af den nyansatte Hvordan kan disse forbedres

bull Er alle dele af arbejdspladsen indforstaringet med deres rolle i den gode modtagelse

20 DEN GODE MODTAGELSE

Tidslinje for den gode modtagelse

Introduktionsforloslashbet kan opdeles i faser som hver indeholder bestemte opgaver og overvejel-ser En systematisk tilgang er med til at sikre at man faringr det hele med ogsaring efter den foslashrste tid naringr det er blevet hverdag

Fire faser i introduktionsforloslashbetbull Forberedelsenbull Den foslashrste ugebull De foslashrste tre maringnederbull Det foslashrste aringr

Taelignk over timingenDen nye kollega skal moslashde rigtig mange nye men-nesker i det nye job De daglige kolleger kolleger i andre afdelinger ledelsen og samarbejdspartne-re Samtidig skal den nyansatte ofte introduceres til en omfattende liste af praktiske informationer og forhold paring arbejdspladsen Der er en risiko for at den nyansatte drukner i information og nye ansigter som er svaeligre at huske og skelne bagefterDet er lettere at tage information ind naringr man rent faktisk skal bruge den Det kan derfor vaeligre en god ideacute at knytte moslashdet med fx folk i andre afdelinger op paring konkrete opgaver i hverdagen og tage moslashdet naringr det er fagligt aktuelt eller naringr den nye kollega selv har behovet Paring den maringde knytter introduktionen an til det faktiske indhold i jobbet og kerneopgaven - og bliver lettere at huske

Sposlashrgsmaringl til overvejelse

bull Hvilke dele af introduktionsforloslashbet kan den nyansatte inddrages i

bull Hvordan sikrer I den nyansattes fortsatte laeligring efter at modtagelsesforloslashbet er ovre

21DEN GODE MODTAGELSE

Den nyansatte kommer dybere ind i jobbet og den praktiske

hverdag og tilegner sig arbejdspladsens kultur og

vaeligrdier

De foslashrste tre maringneder

Velkomst den foslashrste dag Faglig og praktisk

introduktion til arbejdet og de nye kolleger

Den foslashrste uge

Den nyansatte lederen kontaktpersonen og evt

mentoren evaluerer intro duktionsforloslashbet

Det foslashrste aringr

Kontaktpersonen forbereder forloslashbet og den praktiske modtagelse af

den nye kollega

Forberedelsen

22 DEN GODE MODTAGELSE

Tjekliste til inspiration God modtagelse

Inden den nye medarbejder starter Ansvarlig Udfoslashrt (x)

Udpeg kontaktperson

Udpeg eventuelt mentor

Mail til afdelingen om ny medarbejder

Ryd kontorplads (Personaleskab reoler mv)

Opret mailadresse telefonnummer logins praeligsentation paring hjemmeside

Klargoslashring af PC samt programmer mv hertil

Aftaler med interne videnspersoner om oplaeligring

Aftale moslashder med interne og eksterne samarbejdspartnere

Udarbejd endeligt introduktionsprogram

Ca 1 uge inden start sendes velkomstbrev med introduktionsprogram

Mail til receptionen om ny medarbejder for god modtagelse 1 dag

Soslashrge for at dokumenter herunder velkomstbrev fra intern IT velkomstbrev med diverse oplys-ninger kontaktpersoner paring loslashn- og praksisomraringdet ligger paring skrivebordet

Den foslashrste arbejdsdag

Blomster og faeliglles morgenkaffe

Praeligsentation for ledere og naeligrmeste kolleger

Hilse-paring-moslashde med chef(er) i afdelingen

Introduktionsmoslashde med kontaktperson

Rundvisning paring arbejdspladsen

Gennemgang af introduktionsprogram og forventningsafstemning

Udlevering af noslashgler koder telefon personaleskab passwords osv

Udlevering af baeligrbar computer mobil Ipad

Den foslashrste arbejdsuge

Praeligsentation af arbejdsopgaver paring kort og laeligngere sigt

Praeligsentation for arbejdsmiljoslashrepraeligsentant og tillidsrepraeligsentant intro til arbejdsmiljoslashorganisationen MED-systemet eller samarbejdssystemet

Introduktion til saeligrlige sikkerhedsforskrifter

Introduktion til procedurer ved brand og evakuering

Introduktion til generelle it-systemer

Introduktion til specielle programmer naringr behov opstaringr

Hilse-paring-moslashde med chef i direktionen

Den foslashrste maringned

Gennemgang af personalepolitik arbejdsmiljoslashpolitikker arbejdstidsregler mm

Introduktionsforloslashb foslashlordning sidemandsoplaeligring eller sparring

Moslashder med interne og eksterne samarbejdspartnere

Netvaeligrk med andre nyansatte og tillidsrepraeligsentantarbejdsmiljoslashrepraeligsentant

De foslashrste tre maringneder

Opfoslashlgningssamtale med leder fx 2-maringnederssamtale med evaluering af forloslashbet til dato

Mulig mentorordning startes op

Det foslashrste aringr

Evaluering af introduktionsforloslashb med leder mentor og kontaktperson

Fortsat kompetenceudvikling

MUS

Ikke alle punkter vil vaeligre relevante eller oslashnske-lige paring jeres arbejdsplads og I vil sikkert have brug for at tilfoslashje flere Det er ikke noslashdvendigvis arbejdsmiljoslashgruppen der skal udforme tjeklisten men den kan indgaring som et element i rammen for

den gode modtagelse som arbejdsmiljoslash gruppen bidrager til I kan hente en word-udgave af tjek-listen paring arbejdsmiljowebdkgodmodtagelse som I kan tilpasse og bruge paring jeres arbejdsplads

DEN GODE MODTAGELSE6

Den nyansatte skal i loslashbet af kort tid tilegne sig baringde de faglige krav og standarder paring arbejds-pladsen og de uformelle og sociale krav som er en forudsaeligtning for at blive en del af holdet

Faglig integrationDen faglige integration betyder at den nye kolle-ga tilegner sig kompetencerne til at leve op til de formelle faglige krav og standarder som gaeliglder paring arbejdspladsen Det handler om at faring styr paring indholdet i arbejdsopgaverne arbejdsgangene ansvar og kompetencer samt ikke mindst at faring kendskab til den saeligrlige maringlgruppe man skal servicere eller arbejde med borgere patienter boslashrn kunder kollegaer i andre afdelinger mv I forhold til det psykiske arbejdsmiljoslash handler det isaeligr om at skabe mest mulig mening og forud-sigelighed i arbejdet paring et tidspunkt hvor meget endnu ikke har fundet sine faste konturer for den nyansatte Det handler ogsaring om at finde et passende niveau for de krav der stilles i starten af ansaeligttelsen Og selv om tydelige tilbagemel-dinger ikke altid opleves som en beloslashnning eller ros vil det i laeligngden oslashge den nyansattes evne til at praeligstere paring egen haringnd og derved oslashge menin-gen i arbejdet

raquo Man skal korrigere adfaeligrd og fagligt niveau fra starten Hvis man korrigerer folk efter en uge bliver det accepteret ndash jeg er jo ny Hvis det sker efter tre maringneder opleves det personligt ndash jeg er forkertlaquo

Leder af et misbrugscenter

Fire centrale faktorerDer er isaeligr fire faktorer som kan fremme en god integration

bull Klare forventninger til loslashsningen af opgaver-ne Hvad vil det sige at goslashre sit arbejde godt heacuter hos os

bull Tydelige tilbagemeldinger Den nyansat-te har brug for respons fra kollegerne og ledelsen for at forstaring om forventningerne til loslashsningen af opgaverne og det faglige samar-bejde er opfyldt

bull Et passende ansvar Den nyansatte har brug for ansvar og autonomi men for meget ansvar for tidligt kan opleves som at vaeligre overladt til sig selv saeligrligt hvis man er nyud-dannet

bull Adgang til information Hvor kan den nyan-satte sposlashrge og bede om hjaeliglp uden at garing i vejen eller tabe ansigt Det kan fx vaeligre via en faglig kontaktperson og regelmaeligssige opfoslashlgningssamtaler

Social integrationDen sociale integration handler om faring den nyan-satte til at foslashle sig accepteret og anerkendt som en del af arbejdspladsens faeligllesskab og sikre et godt psykisk arbejdsmiljoslash fra starten Det sker fx ved frokosten hvor den nyansatte faringr sat ansigt paring de nye kolleger og faringr lejlighed til at opleve omgangs-formen og arbejdspladsens kulturAt blive hilst paring om morgenen og blive spurgt til hvordan det garingr opleves af mange nyansatte som vigtige tegn paring at blive accepteret og anerkendt En god relation til lederen har ogsaring stor betydning for den nyansattes identifikation med arbejdspladsen Oplevelsen af at der ikke goslashres forskel mellem de nye og de etablerede kolleger er helt central

Jeres nye kollega skal integreres fagligt og socialt

SOCIAL INTEGRATIONOpleve tryghed tillid anerkendelse

- foslashle sig som en del af gruppen

FAGLIG INTEGRATIONStyr paring arbejdsindhold faglige

standarder og metoder ndash opbygning af faglig identitet

7DEN GODE MODTAGELSE

Hvornaringr er nok nok

Mange nyansatte har svaeligrt ved at vurdere hvornaringr deres arbejde er udfoslashrt rsquogodt nokrsquo De har brug for at afstemme deres forventninger og ambitioner med arbejdspladsens virkelighed Det kraeligver konkret og loslashbende feedback fra lederen og kolleger Samtidig kan den nyansatte vaeligre bange for at forstyrre kolle-gerne for meget med sposlashrgsmaringl og i det hele taget vaeligre til besvaeligr

raquo Lederen skal vaeligre meget tydelig i sine forvent-ninger til den nye medarbejder Ingen er jo tanke-laeligsere og vores erfaringer viser at der ofte er forskel paring hvad lederne forventer og hvad de nye tror at lederne forventerlaquo

Personalekonsulent ved en domstol

Sposlashrgsmaringl til overvejelse

bull Er der nyansatte som kan opleve saeligrlige barrierer i forbindelse med at blive integreret paring arbejdsplad-sen fx fordi de arbejder fysisk adskilt fra de oslashvrige medarbejdere eller er ene om at repraeligsentere deres faggruppe

bull Hvordan kan I goslashre en saeligrlig indsats for de nyuddan-nede

8 DEN GODE MODTAGELSE

raquo Tag de nyuddannede med i projekter og ar-bejdsgrupper Det er en super god maringde at skabe et tilhoslashrsforhold baringde fagligt og socialtlaquo

Arbejdsmiljoslashrepraeligsentant i en bank

Nyansatte i deres foslashrste job er en gruppe som kraeligver saeligrlig opmaeligrksomhed fordi skiftet fra studier til arbejdsliv kraeligver ekstra omstilling og tilpasning Vaeligr blandt andet opmaeligrksom paring foslashlgende

Kulturforskellen fra uddannelse til arbejdsliv Det er en overraskelse for nogle nyuddannede i foslashrste job at erfare hvor mange andre ting end faglighed der har betydning Der handler blandt andet om beslutningsgange ledelse sociale rela-tioner uformelle relationer og anciennitet

Mening motiverer Pas paring med at give den nyuddannede alle de rutinepraeliggede driftsopga-ver Overvej om I sammen kan finde en opgave fra start der giver ekstra mening og kan goslashre de mere kedelige opgaver lidt mere overskuelige

Faglig udvikling og fordybelse Et savn for mange nyuddannede i job kan vaeligre fravaeligret af den faglige fordybelse som har praeligget studietiden Vaeligr opmaeligrksom paring at det kan vaeligre et savn og overvej hvad jeres mulighed er for at efterkom-me dette ndash fx i form af efter uddannelse og faglig udvikling

Arbejdsmaeligngde Mange bliver overvaeligld ede over arbejdsmaeligngden

raquo Socialraringdgivere kommer ind i jobbet med hjer-tet forrest og det kan vaeligre et chok at omstille sig til en politisk styret organisation hvor det meste handler om driftlaquo

Socialraringdgiver i et borgercenter

Integration garingr begge vejeHusk at den faglige og sociale introduktion garingr begge veje Den nye kollega bringer viden erfa-ring og nye ideacuteer med sig som arbejdspladsen kan laeligre af Overvej hvordan I kan vaeligre aringbne for de nye input og sammensaeligt modtagelsen paring en maringde saring I bedst muligt udnytter dem

raquo Det er fedt med de nye som sposlashrger Hvorfor goslashr I saringdan De har set og moslashdt andre maringder og kan bidrage med friske oslashjnelaquo

Arbejdsmiljoslashrepraeligsentant i daginstitution

Nyuddannede har saeligrlige behov

9DEN GODE MODTAGELSE

10 DEN GODE MODTAGELSE

En vigtig forudsaeligtning for den gode integration er at to centrale behov bliver opfyldt

Praktiske behovDet praktiske er nemt at overse men er samtidig afgoslashrende at have paring plads fra starten Det er et vigtigt signal at sende til den nyansatte at noslashglen og computeren er paring plads at e-mailen brugernavn og password er oprettet og at IT i oslashvrigt koslashrer fra starten Med andre ord at den nye medarbejder foslashler sig baringde ventet og velkommen Husk ogsaring at fortaeliglle hvem den nyansatte kan garing til hvis der opstaringr boslashvl med det praktiske Og vis medarbejderen til rette praeligsenter kollegaer-ne og tag dem med til frokost Det er ogsaring vigtigt at faring en introduktion til intranet og systemer som skal bruges i arbejdet (programmer databaser ekspertsystemer) Nogle arbejdspladser samler disse informationer i pjecer eller i temaer paring intranettet

Organisatoriske behovDe organisatoriske behov handler om at den nyansatte skal vide hvordan I organisatorisk griber tingene an hos jer Hvordan ser jeres aringrs-hjul ud Hvilke moslashder holder I og hvem deltager i dem Hvordan kan man goslashre sin indflydelse gaeligldende gennem arbejdsmiljoslashorganisationen MED-systemet eller samarbejdssystemet Det handler ogsaring om at introducere til noslashglepersoner i organisationen - ledere tillids- og arbejdsmiljoslash-repraeligsentanter - og skabe indblik i hvornaringr den nyansatte kan garing til dem Paring den maringde under-stoslashtter I det gode psykiske arbejdsmiljoslash ved at skabe forud sigelighed i arbejdet og klarhed over mulighederne for at faring indflydelse

ORGANISATORISKE BEHOVStyr paring beslutningsgange viden om

samarbejdsfora og medarbejderrepraeligsen-tanter ndash identifikation med arbejdspladsen

PRAKTISKE BEHOVAlt fra noslashgler og IT til kaffeordningen

ndash oplevelse af at kunne begaring sig i hverdagen

Praktiske og organisatoriske behov

Aringh er det i dag du kommer

raquo Der er overraskende mange i vores undersoslashgelser der fortaeligller at de ikke blev taget saeligrligt godt i mod foslashrste dag Nogle arbejdspladser havde end-da glemt at de skulle komme og de maringtte passe sig selv de foslashrste timer Andre steder var arbejds-pladsen bare uforberedt Der var ingen computer de blev ikke vist rundt og praeligsenteret eller bare meget hurtigt overladt til sig selvlaquo

Citat fra bogen Fra studie til arbejdsliv

11DEN GODE MODTAGELSE

Modtagelse paring tvaeligrs Det er en god ideacute at taelignke paring tvaeligrs af den enkel-te arbejdsplads baringde for at spare ressourcer og for at faring udvekslet viden erfaringer og inspira tion Er jeres arbejdsplads eksempelvis et hospital en kommune eller en anden stor arbejdsplads kan det vaeligre en god ideacute at alle nyansatte bliver inviteret til at netvaeligrke og hilse paring noslashgleperson-er Hvis det ikke allerede finder sted kan jeres afdeling tage initiativ til det

Ideer til initiativer paring tvaeligrsbull Netvaeligrk for nyansattebull Faeliglles introduktion af nyansattebull Faeliglles velkomstbrev med program for intro-

duktionenbull Koordinering af informationer fx fra persona-

leafdelingHR og den enkelte arbejdspladsbull Netvaeligrk for de nyansattes kontakt personer

og mentorer

raquo Jeg har lige vaeligret paring weekendvagt med to nyan-satte der endnu ikke havde faringet deres navne- og noslashglekort Saring de maringtte sposlashrge mig hver gang de skulle ind og ud af en laringst doslashr eller have adgang til it-systemerne Det var dybt frustre-rende for dem og en rigtig daringrlig startlaquo

Tillidsrepraeligsentant paring et hospital

Husk alle faggrupperHvis jeres arbejdsplads har en kernefaggruppe kan nyansatte fra andre faggrupper opleve saeligrlige barri-erer for at blive en del af det sociale faeligllesskab Det kraeligver derfor saeligrlig opmaeligrksomhed fra kolleger og ledelse Nogle faggrupper kan vaeligre isolerede rent fysisk eller organisatorisk ndash hvis de eksempelvis har lokaler paring en anden adresse eller arbejder paring skaeligve tidspunkter Her skal I vaeligre saeligrlig opmaeligrksom paring hvordan I faringr koblet de nyansatte til resten af arbejdspladsen

Endelig er det ogsaring vigtigt at taelignke integration paring tvaeligrs af faggrupperne paring arbejdspladser hvor flere forskellige faggrupper skal arbejde sammen om at loslashse opgaverne

Sposlashrgsmaringl til overvejelse

bull Hvordan vil I vaeliggte balancen mellem de praktiske og organisatoriske behov paring jeres arbejdsplads

bull Hvordan sikrer I at jeres nye kollega faringr mulighed for at laeligre jeres kultur vaeligrdier og normer at kende

12 DEN GODE MODTAGELSE

Systematik er noslashgleordet i en god modtagekultur Det er en god ideacute med en klar plan for hvordan I modtager de nye kolleger og hvem der har de forskellige roller i modtagelsen Ledelsen har det overordnede ansvar men arbejdsmiljoslashgruppen kan vaeligre med til at skabe de gode rammer

Introduktionen fungerer bedst hvis den er sat i system Derfor er det en fordel at have en ska-belon som I har diskuteret paring arbejdspladsen og som afspejler jeres oslashnsker og behovNaringr det bliver aktuelt kan I med fordel udde-legere opgaver og roller med udgangspunkt i en tjekliste som den paring side 22 I kan tilpasse skabe lonen og variere den ud fra den konkrete situation og behovet hos den nye medarbejder Der kan fx vaeligre forskel paring indholdet i introdukti-onen alt efter om det er en nyuddannet eller en erfaren ny kollega Det kan ogsaring vaeligre en fordel at inddrage den nye kollega i detaljerne saring intro-duktionsprogrammet afspejler vedkommendes egne sposlashrgsmaringl og behov

En kontaktperson ndash og maringske en mentorI kan overveje at udpege en kontaktperson som er ansvarlig for hele introduktionsforloslashbet Det kan eventuelt suppleres med sidemandsoplaelig-ring foslashlordninger eller en mentor fx ved ansaeligt-telse af helt nyuddannede eller hvis jobbet er saeligrligt udfordrende

Kontaktpersonen har ansvaret for den formelle introduktion Opgaven kan vaeligre at tilrettelaeliggge introduktionsprogrammet i samarbejde med le-deren soslashrge for de praktiske detaljer og formidle konkret viden metoder og faglige standarder i den foslashrste tid i ansaeligttelsen Kontaktpersonen er den som den nyansatte henvender sig til med konkrete praktiske og faglige sposlashrgsmaringl

Mentoren er den reflekterende dialogpartner der fokuserer paring kompetenceudvikling haringndtering af dilemmaer vaeligrdier normer og de bredere sposlashrgsmaringl som typisk opstaringr for den nye med-

arbejder hen ad vejen Mentoren er den medar-bejder hos hvem den nye kollega kan faring sparring og raringd om sin faglige udvikling sin egen rolle og arbejdspladsens kultur Vaeligr opmaeligrksom paring at en mentorordning kraeligver ressourcer og tid og at opgaven skal prioriteres hvis ordningen skal blive en succes

Kontaktpersonen og mentoren kan godt vaeligre den samme person men vedkommende skal vaeligre opmaeligrksom paring rolleskiftet mellem at vaeligre den praktisk orienterede vejleder og at vaeligre den reflekterende dialogpartner

raquo Hos os sikrer kontaktpersonen den loslashbende sidemandsoplaeligring Fx gennemfoslashres kontrol-besoslashg altid med en erfaren kollega saring man laeligrer attitude osvlaquo

Tillidsrepraeligsentant i SKAT

Saeligt modtagelsen i system

13DEN GODE MODTAGELSE

Hvad fungerer bedst hos jerDer er fire typiske metoder til at introducere nye medarbejdere til arbejdsopgaverne bull Instruktion Den nyansatte bliver instrueret af

sin erfarne kollegabull Foslashlordning Den nyansatte observerer hvordan

den erfarne kollega udfoslashrer opgavenbull Sidemandsoplaeligring Den nyansatte udfoslashrer selv

opgaven mens den erfarne kollega observerer og giver feedback

bull Sparring Den nyansatte udfoslashrer opgaven selv og sparrer med sin erfarne kollega bagefter

Sposlashrgsmaringl til overvejelse

bull Hvad vil det kraeligve at vaeligre en god kontaktperson eller mentor hos jer

bull Hvem skal omfattes af ordningen og skal der laves forskellige udgaver til erfarne nyansatte og nyuddan-nede Hvad med vikarer og studentermedhjaeliglpere

14 DEN GODE MODTAGELSE

Det er lederens ansvar at udvaeliglge kontaktperson og mentor men det kan vaeligre en fordel at inddra-ge arbejdsmiljoslashgruppen i droslashftelsen af kriterierne for udvaeliglgelsen Skal det vaeligre efter tid lyst eller egnethed Er det en kan- eller skal-opgave Det er ogsaring vigtigt at faring mentorordningen ind i vagtplaner og moslashdekalendere saring det rent prak-tisk kan lade sig goslashre at faring sparring uden at den nyansatte selv skal bede om det

Kontaktpersonen er typisk placeret fysisk taeligt paring den nyansatte fx i samme team Det giver mulig-hed for let og effektiv kontakt Mentoren er typisk en erfaren kollega med sans for at skabe et rum for refleksion og at koble teori og praksis Mentoren behoslashver ikke vaeligre fysisk taeligt paring den nyansatte Der er en god ideacute at faring beskrevet mentorrollen tydeligt for alle parter fx at der ikke er tale om instruktion men om en ligevaeligrdig relation med fokus paring refleksion og dilemmaer

Faeliglles diskussion af introduktionsforloslashbetI bliver bedre rustet til at modtage nye kolleger hvis I diskuterer maringl og indhold af introduktions-forloslashbet i faeligllesskab fx paring et personalemoslashde

bull Hvad forstaringr vi ved en god modtagelse bull Hvad har den nye kollega isaeligr brug forbull Hvad er det vigtige at faring sagt til nyansatte

om arbejdsmiljoslashet her hos osbull Hvilke faktorer i vores arbejdsmiljoslash skal den

nyansatte vaeligre saeligrligt forberedt paringbull Hvad forventer vi af den nye kollega Hvad

kan vedkommende forvente af osbull Hvordan kan kollegerne stoslashtte kontakt-

personen mentoren og den nyansattebull Hvad er den rigtige balance mellem den

faglige og den sociale introduktionbull Hvad er laeligringsmaringlet for introduktions-

forloslashbetbull Hvordan kan vi paring en god maringde introducere

den nye kollega til arbejdspladsens kultur og uformelle vaeligrdier

Introduktionen blev vendt paring hovedetParing en sygehusafdeling havde de haft et stort frafald af isaeligr nyuddannede Derfor besluttede de sig for at aeligndre paring introduktionsforloslashbet Hidtil havde de nye vaeligret med som foslashl i en maringned hvor de kun observerede Derefter blev de kastet ud i vagterne og forventedes at kunne arbejde paring egen haringnd Det vendte man om paring saring det nu er den nye der udfoslashrer opgaverne fra begyndelsen med den erfarne som hjaeliglper og bagstopper Paring den maringde opbygger de nye kompetence og sikkerhed fra foslashrste dag i et system der mere er sidemandsoplaeligring end instruktion Det foreloslashbige resultat har vaeligret et markant mindre frafald

Hvem skal vaeligre kontakt-person eller mentor

15DEN GODE MODTAGELSE

16 DEN GODE MODTAGELSE

Systematik er vigtigt for at skabe en god modta-gelse men modtagelsen maring ikke baeligre praeligg af skemaer og moslashder blot for skemaernes og moslashder-nes egen skyld Saring risikerer vi nemlig at det bliver en sur pligt for baringde de allerede ansatte og for de nye

Den gode modtagelse kraeligver derfor at arbejds-pladsen som helhed er gearet til at modtage nye medarbejdere At der er en god modtagekul-tur Hvad det indebaeligrer kan variere meget fra arbejdsplads til arbejdsplads og fra branche til branche Her er nogle pejlemaeligrker for hvad der kendetegner en arbejdspladskultur som er god til at modtage nye medarbejdere

bull videndelingbull aringbenhed rummelighed og nysgerrighedbull opmaeligrksomhed over for kollegerbull klare faeliglles maringlbull feedback-kulturbull generelt godt psykisk arbejdsmiljoslash

Hvad med den uformelle videnFor at blive en god medarbejder skal den nyansat-te ogsaring forstaring de uformelle aspekter ved jobbet Det bliver ofte overset i introduktionsforloslashbet og arbejdspladsens kultur vaeligrdier og normer fremgaringr ikke noslashdvendigvis af intranettet eller af ansaeligttelsessamtalen med lederenDerfor kan der vaeligre behov for andre kanaler som sikrer den nye kollega adgang til den uudtalte viden Overvej hvordan I bedst goslashr det paring jeres arbejdsplads

Pejlemaeligrker for den gode modtagekultur

Sposlashrgsmaringl til overvejelse

bull Hvordan soslashrger I for at den nyansatte bliver tryg i gruppen

bull Hvordan sikrer I at den nye kollega ved hvornaringr han eller hun goslashr et godt eller et knap saring godt stykke arbejde

bull Hvordan kan I bedst indfoslashre jeres eventuel-le udenlandske kolleger i den uformelle danske virksomhedskultur

raquo Saringdan en generel kritik af opfoslashlgningen (paring intro-duktionen) er at den hoslashjeste form for ros her er fravaeligr af kritik Jeg foslashler at jeg skyder lidt i blinde egentlig Jeg foslashler jo at jeg udfoslashrer et godt stykke arbejde fordi jeg ikke faringr voldsomt meget skaeligld ud men jeg ved egentlig ikke helt ndash og jeg ved ikke om ting jeg goslashr og har faringet for vane at goslashre er helt forkerte eller ejlaquo

Citat fra rapporten Passe inn og passe til

17DEN GODE MODTAGELSE

18 DEN GODE MODTAGELSE

I planlaeliggningen af introduktionen af nye medar-bejdere er det naturligt at have fokus paring hvilke saeligrlige risikofaktorer der er paring jeres arbejdsplads eller i vedkommendes jobfunktion Paring den maringde kan I allerede fra starten vaeligre opmaeligrksom paring at forebygge ulykker eller erhvervssygdomme

Introduktion til arbejdsmiljoslashetI nogle typer arbejdsfunktioner er der brug for en introduktion til hvordan man haringndterer saeligrlige risici i arbejdsmiljoslashet Det foregaringr ofte paring tvaeligrs af afdelingen men kan ogsaring vaeligre introduktion til specifikke forhold i den enkelte afdeling Maringske kan seneste APV eller APV-handleplan inspirere Det kan fx dreje sig om

bull Sikkerhedsprocedurer hvis der er risiko for at blive udsat for chikane trusler vold eller roslashveri

bull Metoder til forflytning af patienter og beboe-re

bull Haringndtering af kemikalier eller smitte farlige stoffer

bull God arbejdsplanlaeliggning prioriteringer og stressforebyggelse

bull Forebyggelse og haringndtering af konflikter bull Mulighed for faglig sparringsupervision og

psykisk foslashrstehjaeliglpbull Ergonomisk indstilling af haeligve- saelignkeborde

kontorstole mus og skaeligrm bull Adfaeligrd i storrumskontorer saring man undgaringr

forstyrrelser og larmbull God loslashfteteknik og andre gode arbejdsstillin-

gerbull Brandberedskab foslashrstehjaeliglpsudstyr paringroslash-

rendelistebull Anmeldelse af ulykker og registrering

af naeligrvedulykker

Region Midtjylland har udarbejdet et vaeligrktoslashj til arbejdsmiljoslashintroduktion af nye medarbejde-re som I eventuelt kan lade jer inspirere af (se henvisning i litteraturlisten)

Arbejdsmiljoslashrepraeligsentant og arbejdsleder i arbejdsmiljoslashgruppen har ansvaret for denne del af introduktionen af nyansatte medarbejdere

Udfordringer ved borger- og kunderettet arbejdeArbejdspladser med direkte relationer til borgere og patienter har nogle faeliglles udfordringer

bull Konflikter mobning og seksuel chikanebull Vold og truslerbull Hoslashje foslashlelsesmaeligssige krav

Det kniber med hjaeliglp samarbejde og anerkendelseDer er en overordnet tendens til at medarbejde-re i social- og sundhedssektoren det offentlige administrationsomraringde og i finanssektoren oplever at de faringr mindre kollegial hjaeliglp og kolle-gial anerkendelse end gennemsnittet paring oslashvrige danske arbejdspladser Oplevelserne kan variere meget fra arbejdsplads til arbejdsplads men det understreger vigtigheden af at sikre at kollegerne er aringbne og hjaeliglpsomme over for den nyansatte2

raquo Vi skriver altid i stillingsopslagene at man skal vaeligre robust Men organisationen skal ogsaring vaeligre robust saring den er klar til at haringndtere de foslashlelsesmaeligssige belastninger som er en del af jobbetlaquo

Tillidsrepraeligsentant paring et hospital

Saeligrlige risikofaktorer i arbejdsmiljoslashet

Sposlashrgsmaringl til overvejelsebull Hvad er det vigtigste at faring sagt til nyansatte om

arbejdsmiljoslashet hos jerbull Hvilke saeligrlige arbejdsmiljoslashudfordringer viser jeres

seneste APV eller trivselsmaringlinger 2 Det

Nat

iona

le F

orsk

ning

scen

ter f

or A

rbej

ds m

iljoslash

Arb

ejds

milj

oslash og

hel

bred

201

4

19DEN GODE MODTAGELSE

Hele arbejdspladsen spiller en rolle i forbindelse med modtagelsen af nye medarbejdere

Ledelsens opgaverLedelsen har det overordnede ansvar for at sikre et godt introduktionsforloslashb Det indebaeligrer bla at fastlaeliggge de overordnede rammer for introduk-tion og udpege de ansvarlige personer eventuelt i samarbejde med arbejdsmiljoslashgruppen eller andre relevante fora Det er ogsaring ledelsens ansvar at sikre ressourcer til introduktionsforloslashbet Paring det konkrete plan har lederen ogsaring en vig-tig opgave Mange erfaringer og en nyere norsk forskningsrapport viser at relationen til lederen har stor betydning for om den nyansatte foslashler sig godt modtaget og forbliver i jobbet

Arbejdsmiljoslashgruppens opgaverArbejdsmiljoslasharbejdet kan vaeligre organiseret forskelligt fra arbejdsplads til arbejdsplads Her tager vi udgangspunkt i at der findes lokale arbejdsmiljoslashgrupper men nogle steder er arbejds-miljoslasharbejdet anderledes organiseretArbejdsmiljoslashgruppen kan tage initiativ til at modtagelse og introduktion bliver sat i system fx med udgangspunkt i de principper og anbefa-linger som findes i dette haeligfte Arbejdsmiljoslash-gruppen skal ogsaring paringse at der sker passende oplaeligring og instruktion saring den nyansatte kan udfoslashre sit arbejde sikkerheds- og sundhedsmaeligs-sigt fuldt forsvarligt som det hedder i arbejds-miljoslashlovenArbejdsmiljoslashgruppen kan vaeligre med til at skabe rammerne for at de nyansatte oplever et sam-menhaeligngende forloslashb fra stillingsopslag over an-saeligttelsessamtale til modtagelse og introduktion Desuden har arbejdsmiljoslashgruppen et saeligrligt an-svar for at introducere til eventuelle risikofaktorer i arbejdsmiljoslashet paring arbejdspladsen og hvordan den nyansatte kan tackle disse

Kollegerne og teametKollegerne spiller en afgoslashrende rolle i den gode modtagelse baringde ved at tage godt imod den nye kollega i al almindelighed og ved at introducere kulturen de formelle og de uformelle vaeligrdier og normer paring arbejdspladsen Samtidig kan kolleger-ne bidrage til introduktionsforloslashbet som kontakt-personer og mentorer for nyansatteDet team som den nye kollega indgaringr i spiller selvsagt en saeligrlig rolle i at introducere til saringvel faglige som sociale aspekter af arbejdspladsen

Den nyansatte selvSom nyansat har man ogsaring selv et ansvar for at komme godt i gang med arbejdet og at integrere sig paring den nye arbejdsplads Det indebaeligrer paring den ene side at man skal vaeligre fleksibel og parat til at indrette sig efter forvent-ninger og normer paring den nye arbejdsplads Men paring den anden side skal man ogsaring vaeligre kritisk nysgerrig holde fast i sin egen viden og faglighed og stille sposlashrgsmaringl til rsquosaringdan plejer vi at goslashre herrsquo

Hvem goslashr hvad i den gode modtagelse

Sposlashrgsmaringl til overvejelse

bull Har I klare maringl og rammer for introduktionen af den nyansatte Hvordan kan disse forbedres

bull Er alle dele af arbejdspladsen indforstaringet med deres rolle i den gode modtagelse

20 DEN GODE MODTAGELSE

Tidslinje for den gode modtagelse

Introduktionsforloslashbet kan opdeles i faser som hver indeholder bestemte opgaver og overvejel-ser En systematisk tilgang er med til at sikre at man faringr det hele med ogsaring efter den foslashrste tid naringr det er blevet hverdag

Fire faser i introduktionsforloslashbetbull Forberedelsenbull Den foslashrste ugebull De foslashrste tre maringnederbull Det foslashrste aringr

Taelignk over timingenDen nye kollega skal moslashde rigtig mange nye men-nesker i det nye job De daglige kolleger kolleger i andre afdelinger ledelsen og samarbejdspartne-re Samtidig skal den nyansatte ofte introduceres til en omfattende liste af praktiske informationer og forhold paring arbejdspladsen Der er en risiko for at den nyansatte drukner i information og nye ansigter som er svaeligre at huske og skelne bagefterDet er lettere at tage information ind naringr man rent faktisk skal bruge den Det kan derfor vaeligre en god ideacute at knytte moslashdet med fx folk i andre afdelinger op paring konkrete opgaver i hverdagen og tage moslashdet naringr det er fagligt aktuelt eller naringr den nye kollega selv har behovet Paring den maringde knytter introduktionen an til det faktiske indhold i jobbet og kerneopgaven - og bliver lettere at huske

Sposlashrgsmaringl til overvejelse

bull Hvilke dele af introduktionsforloslashbet kan den nyansatte inddrages i

bull Hvordan sikrer I den nyansattes fortsatte laeligring efter at modtagelsesforloslashbet er ovre

21DEN GODE MODTAGELSE

Den nyansatte kommer dybere ind i jobbet og den praktiske

hverdag og tilegner sig arbejdspladsens kultur og

vaeligrdier

De foslashrste tre maringneder

Velkomst den foslashrste dag Faglig og praktisk

introduktion til arbejdet og de nye kolleger

Den foslashrste uge

Den nyansatte lederen kontaktpersonen og evt

mentoren evaluerer intro duktionsforloslashbet

Det foslashrste aringr

Kontaktpersonen forbereder forloslashbet og den praktiske modtagelse af

den nye kollega

Forberedelsen

22 DEN GODE MODTAGELSE

Tjekliste til inspiration God modtagelse

Inden den nye medarbejder starter Ansvarlig Udfoslashrt (x)

Udpeg kontaktperson

Udpeg eventuelt mentor

Mail til afdelingen om ny medarbejder

Ryd kontorplads (Personaleskab reoler mv)

Opret mailadresse telefonnummer logins praeligsentation paring hjemmeside

Klargoslashring af PC samt programmer mv hertil

Aftaler med interne videnspersoner om oplaeligring

Aftale moslashder med interne og eksterne samarbejdspartnere

Udarbejd endeligt introduktionsprogram

Ca 1 uge inden start sendes velkomstbrev med introduktionsprogram

Mail til receptionen om ny medarbejder for god modtagelse 1 dag

Soslashrge for at dokumenter herunder velkomstbrev fra intern IT velkomstbrev med diverse oplys-ninger kontaktpersoner paring loslashn- og praksisomraringdet ligger paring skrivebordet

Den foslashrste arbejdsdag

Blomster og faeliglles morgenkaffe

Praeligsentation for ledere og naeligrmeste kolleger

Hilse-paring-moslashde med chef(er) i afdelingen

Introduktionsmoslashde med kontaktperson

Rundvisning paring arbejdspladsen

Gennemgang af introduktionsprogram og forventningsafstemning

Udlevering af noslashgler koder telefon personaleskab passwords osv

Udlevering af baeligrbar computer mobil Ipad

Den foslashrste arbejdsuge

Praeligsentation af arbejdsopgaver paring kort og laeligngere sigt

Praeligsentation for arbejdsmiljoslashrepraeligsentant og tillidsrepraeligsentant intro til arbejdsmiljoslashorganisationen MED-systemet eller samarbejdssystemet

Introduktion til saeligrlige sikkerhedsforskrifter

Introduktion til procedurer ved brand og evakuering

Introduktion til generelle it-systemer

Introduktion til specielle programmer naringr behov opstaringr

Hilse-paring-moslashde med chef i direktionen

Den foslashrste maringned

Gennemgang af personalepolitik arbejdsmiljoslashpolitikker arbejdstidsregler mm

Introduktionsforloslashb foslashlordning sidemandsoplaeligring eller sparring

Moslashder med interne og eksterne samarbejdspartnere

Netvaeligrk med andre nyansatte og tillidsrepraeligsentantarbejdsmiljoslashrepraeligsentant

De foslashrste tre maringneder

Opfoslashlgningssamtale med leder fx 2-maringnederssamtale med evaluering af forloslashbet til dato

Mulig mentorordning startes op

Det foslashrste aringr

Evaluering af introduktionsforloslashb med leder mentor og kontaktperson

Fortsat kompetenceudvikling

MUS

Ikke alle punkter vil vaeligre relevante eller oslashnske-lige paring jeres arbejdsplads og I vil sikkert have brug for at tilfoslashje flere Det er ikke noslashdvendigvis arbejdsmiljoslashgruppen der skal udforme tjeklisten men den kan indgaring som et element i rammen for

den gode modtagelse som arbejdsmiljoslash gruppen bidrager til I kan hente en word-udgave af tjek-listen paring arbejdsmiljowebdkgodmodtagelse som I kan tilpasse og bruge paring jeres arbejdsplads

7DEN GODE MODTAGELSE

Hvornaringr er nok nok

Mange nyansatte har svaeligrt ved at vurdere hvornaringr deres arbejde er udfoslashrt rsquogodt nokrsquo De har brug for at afstemme deres forventninger og ambitioner med arbejdspladsens virkelighed Det kraeligver konkret og loslashbende feedback fra lederen og kolleger Samtidig kan den nyansatte vaeligre bange for at forstyrre kolle-gerne for meget med sposlashrgsmaringl og i det hele taget vaeligre til besvaeligr

raquo Lederen skal vaeligre meget tydelig i sine forvent-ninger til den nye medarbejder Ingen er jo tanke-laeligsere og vores erfaringer viser at der ofte er forskel paring hvad lederne forventer og hvad de nye tror at lederne forventerlaquo

Personalekonsulent ved en domstol

Sposlashrgsmaringl til overvejelse

bull Er der nyansatte som kan opleve saeligrlige barrierer i forbindelse med at blive integreret paring arbejdsplad-sen fx fordi de arbejder fysisk adskilt fra de oslashvrige medarbejdere eller er ene om at repraeligsentere deres faggruppe

bull Hvordan kan I goslashre en saeligrlig indsats for de nyuddan-nede

8 DEN GODE MODTAGELSE

raquo Tag de nyuddannede med i projekter og ar-bejdsgrupper Det er en super god maringde at skabe et tilhoslashrsforhold baringde fagligt og socialtlaquo

Arbejdsmiljoslashrepraeligsentant i en bank

Nyansatte i deres foslashrste job er en gruppe som kraeligver saeligrlig opmaeligrksomhed fordi skiftet fra studier til arbejdsliv kraeligver ekstra omstilling og tilpasning Vaeligr blandt andet opmaeligrksom paring foslashlgende

Kulturforskellen fra uddannelse til arbejdsliv Det er en overraskelse for nogle nyuddannede i foslashrste job at erfare hvor mange andre ting end faglighed der har betydning Der handler blandt andet om beslutningsgange ledelse sociale rela-tioner uformelle relationer og anciennitet

Mening motiverer Pas paring med at give den nyuddannede alle de rutinepraeliggede driftsopga-ver Overvej om I sammen kan finde en opgave fra start der giver ekstra mening og kan goslashre de mere kedelige opgaver lidt mere overskuelige

Faglig udvikling og fordybelse Et savn for mange nyuddannede i job kan vaeligre fravaeligret af den faglige fordybelse som har praeligget studietiden Vaeligr opmaeligrksom paring at det kan vaeligre et savn og overvej hvad jeres mulighed er for at efterkom-me dette ndash fx i form af efter uddannelse og faglig udvikling

Arbejdsmaeligngde Mange bliver overvaeligld ede over arbejdsmaeligngden

raquo Socialraringdgivere kommer ind i jobbet med hjer-tet forrest og det kan vaeligre et chok at omstille sig til en politisk styret organisation hvor det meste handler om driftlaquo

Socialraringdgiver i et borgercenter

Integration garingr begge vejeHusk at den faglige og sociale introduktion garingr begge veje Den nye kollega bringer viden erfa-ring og nye ideacuteer med sig som arbejdspladsen kan laeligre af Overvej hvordan I kan vaeligre aringbne for de nye input og sammensaeligt modtagelsen paring en maringde saring I bedst muligt udnytter dem

raquo Det er fedt med de nye som sposlashrger Hvorfor goslashr I saringdan De har set og moslashdt andre maringder og kan bidrage med friske oslashjnelaquo

Arbejdsmiljoslashrepraeligsentant i daginstitution

Nyuddannede har saeligrlige behov

9DEN GODE MODTAGELSE

10 DEN GODE MODTAGELSE

En vigtig forudsaeligtning for den gode integration er at to centrale behov bliver opfyldt

Praktiske behovDet praktiske er nemt at overse men er samtidig afgoslashrende at have paring plads fra starten Det er et vigtigt signal at sende til den nyansatte at noslashglen og computeren er paring plads at e-mailen brugernavn og password er oprettet og at IT i oslashvrigt koslashrer fra starten Med andre ord at den nye medarbejder foslashler sig baringde ventet og velkommen Husk ogsaring at fortaeliglle hvem den nyansatte kan garing til hvis der opstaringr boslashvl med det praktiske Og vis medarbejderen til rette praeligsenter kollegaer-ne og tag dem med til frokost Det er ogsaring vigtigt at faring en introduktion til intranet og systemer som skal bruges i arbejdet (programmer databaser ekspertsystemer) Nogle arbejdspladser samler disse informationer i pjecer eller i temaer paring intranettet

Organisatoriske behovDe organisatoriske behov handler om at den nyansatte skal vide hvordan I organisatorisk griber tingene an hos jer Hvordan ser jeres aringrs-hjul ud Hvilke moslashder holder I og hvem deltager i dem Hvordan kan man goslashre sin indflydelse gaeligldende gennem arbejdsmiljoslashorganisationen MED-systemet eller samarbejdssystemet Det handler ogsaring om at introducere til noslashglepersoner i organisationen - ledere tillids- og arbejdsmiljoslash-repraeligsentanter - og skabe indblik i hvornaringr den nyansatte kan garing til dem Paring den maringde under-stoslashtter I det gode psykiske arbejdsmiljoslash ved at skabe forud sigelighed i arbejdet og klarhed over mulighederne for at faring indflydelse

ORGANISATORISKE BEHOVStyr paring beslutningsgange viden om

samarbejdsfora og medarbejderrepraeligsen-tanter ndash identifikation med arbejdspladsen

PRAKTISKE BEHOVAlt fra noslashgler og IT til kaffeordningen

ndash oplevelse af at kunne begaring sig i hverdagen

Praktiske og organisatoriske behov

Aringh er det i dag du kommer

raquo Der er overraskende mange i vores undersoslashgelser der fortaeligller at de ikke blev taget saeligrligt godt i mod foslashrste dag Nogle arbejdspladser havde end-da glemt at de skulle komme og de maringtte passe sig selv de foslashrste timer Andre steder var arbejds-pladsen bare uforberedt Der var ingen computer de blev ikke vist rundt og praeligsenteret eller bare meget hurtigt overladt til sig selvlaquo

Citat fra bogen Fra studie til arbejdsliv

11DEN GODE MODTAGELSE

Modtagelse paring tvaeligrs Det er en god ideacute at taelignke paring tvaeligrs af den enkel-te arbejdsplads baringde for at spare ressourcer og for at faring udvekslet viden erfaringer og inspira tion Er jeres arbejdsplads eksempelvis et hospital en kommune eller en anden stor arbejdsplads kan det vaeligre en god ideacute at alle nyansatte bliver inviteret til at netvaeligrke og hilse paring noslashgleperson-er Hvis det ikke allerede finder sted kan jeres afdeling tage initiativ til det

Ideer til initiativer paring tvaeligrsbull Netvaeligrk for nyansattebull Faeliglles introduktion af nyansattebull Faeliglles velkomstbrev med program for intro-

duktionenbull Koordinering af informationer fx fra persona-

leafdelingHR og den enkelte arbejdspladsbull Netvaeligrk for de nyansattes kontakt personer

og mentorer

raquo Jeg har lige vaeligret paring weekendvagt med to nyan-satte der endnu ikke havde faringet deres navne- og noslashglekort Saring de maringtte sposlashrge mig hver gang de skulle ind og ud af en laringst doslashr eller have adgang til it-systemerne Det var dybt frustre-rende for dem og en rigtig daringrlig startlaquo

Tillidsrepraeligsentant paring et hospital

Husk alle faggrupperHvis jeres arbejdsplads har en kernefaggruppe kan nyansatte fra andre faggrupper opleve saeligrlige barri-erer for at blive en del af det sociale faeligllesskab Det kraeligver derfor saeligrlig opmaeligrksomhed fra kolleger og ledelse Nogle faggrupper kan vaeligre isolerede rent fysisk eller organisatorisk ndash hvis de eksempelvis har lokaler paring en anden adresse eller arbejder paring skaeligve tidspunkter Her skal I vaeligre saeligrlig opmaeligrksom paring hvordan I faringr koblet de nyansatte til resten af arbejdspladsen

Endelig er det ogsaring vigtigt at taelignke integration paring tvaeligrs af faggrupperne paring arbejdspladser hvor flere forskellige faggrupper skal arbejde sammen om at loslashse opgaverne

Sposlashrgsmaringl til overvejelse

bull Hvordan vil I vaeliggte balancen mellem de praktiske og organisatoriske behov paring jeres arbejdsplads

bull Hvordan sikrer I at jeres nye kollega faringr mulighed for at laeligre jeres kultur vaeligrdier og normer at kende

12 DEN GODE MODTAGELSE

Systematik er noslashgleordet i en god modtagekultur Det er en god ideacute med en klar plan for hvordan I modtager de nye kolleger og hvem der har de forskellige roller i modtagelsen Ledelsen har det overordnede ansvar men arbejdsmiljoslashgruppen kan vaeligre med til at skabe de gode rammer

Introduktionen fungerer bedst hvis den er sat i system Derfor er det en fordel at have en ska-belon som I har diskuteret paring arbejdspladsen og som afspejler jeres oslashnsker og behovNaringr det bliver aktuelt kan I med fordel udde-legere opgaver og roller med udgangspunkt i en tjekliste som den paring side 22 I kan tilpasse skabe lonen og variere den ud fra den konkrete situation og behovet hos den nye medarbejder Der kan fx vaeligre forskel paring indholdet i introdukti-onen alt efter om det er en nyuddannet eller en erfaren ny kollega Det kan ogsaring vaeligre en fordel at inddrage den nye kollega i detaljerne saring intro-duktionsprogrammet afspejler vedkommendes egne sposlashrgsmaringl og behov

En kontaktperson ndash og maringske en mentorI kan overveje at udpege en kontaktperson som er ansvarlig for hele introduktionsforloslashbet Det kan eventuelt suppleres med sidemandsoplaelig-ring foslashlordninger eller en mentor fx ved ansaeligt-telse af helt nyuddannede eller hvis jobbet er saeligrligt udfordrende

Kontaktpersonen har ansvaret for den formelle introduktion Opgaven kan vaeligre at tilrettelaeliggge introduktionsprogrammet i samarbejde med le-deren soslashrge for de praktiske detaljer og formidle konkret viden metoder og faglige standarder i den foslashrste tid i ansaeligttelsen Kontaktpersonen er den som den nyansatte henvender sig til med konkrete praktiske og faglige sposlashrgsmaringl

Mentoren er den reflekterende dialogpartner der fokuserer paring kompetenceudvikling haringndtering af dilemmaer vaeligrdier normer og de bredere sposlashrgsmaringl som typisk opstaringr for den nye med-

arbejder hen ad vejen Mentoren er den medar-bejder hos hvem den nye kollega kan faring sparring og raringd om sin faglige udvikling sin egen rolle og arbejdspladsens kultur Vaeligr opmaeligrksom paring at en mentorordning kraeligver ressourcer og tid og at opgaven skal prioriteres hvis ordningen skal blive en succes

Kontaktpersonen og mentoren kan godt vaeligre den samme person men vedkommende skal vaeligre opmaeligrksom paring rolleskiftet mellem at vaeligre den praktisk orienterede vejleder og at vaeligre den reflekterende dialogpartner

raquo Hos os sikrer kontaktpersonen den loslashbende sidemandsoplaeligring Fx gennemfoslashres kontrol-besoslashg altid med en erfaren kollega saring man laeligrer attitude osvlaquo

Tillidsrepraeligsentant i SKAT

Saeligt modtagelsen i system

13DEN GODE MODTAGELSE

Hvad fungerer bedst hos jerDer er fire typiske metoder til at introducere nye medarbejdere til arbejdsopgaverne bull Instruktion Den nyansatte bliver instrueret af

sin erfarne kollegabull Foslashlordning Den nyansatte observerer hvordan

den erfarne kollega udfoslashrer opgavenbull Sidemandsoplaeligring Den nyansatte udfoslashrer selv

opgaven mens den erfarne kollega observerer og giver feedback

bull Sparring Den nyansatte udfoslashrer opgaven selv og sparrer med sin erfarne kollega bagefter

Sposlashrgsmaringl til overvejelse

bull Hvad vil det kraeligve at vaeligre en god kontaktperson eller mentor hos jer

bull Hvem skal omfattes af ordningen og skal der laves forskellige udgaver til erfarne nyansatte og nyuddan-nede Hvad med vikarer og studentermedhjaeliglpere

14 DEN GODE MODTAGELSE

Det er lederens ansvar at udvaeliglge kontaktperson og mentor men det kan vaeligre en fordel at inddra-ge arbejdsmiljoslashgruppen i droslashftelsen af kriterierne for udvaeliglgelsen Skal det vaeligre efter tid lyst eller egnethed Er det en kan- eller skal-opgave Det er ogsaring vigtigt at faring mentorordningen ind i vagtplaner og moslashdekalendere saring det rent prak-tisk kan lade sig goslashre at faring sparring uden at den nyansatte selv skal bede om det

Kontaktpersonen er typisk placeret fysisk taeligt paring den nyansatte fx i samme team Det giver mulig-hed for let og effektiv kontakt Mentoren er typisk en erfaren kollega med sans for at skabe et rum for refleksion og at koble teori og praksis Mentoren behoslashver ikke vaeligre fysisk taeligt paring den nyansatte Der er en god ideacute at faring beskrevet mentorrollen tydeligt for alle parter fx at der ikke er tale om instruktion men om en ligevaeligrdig relation med fokus paring refleksion og dilemmaer

Faeliglles diskussion af introduktionsforloslashbetI bliver bedre rustet til at modtage nye kolleger hvis I diskuterer maringl og indhold af introduktions-forloslashbet i faeligllesskab fx paring et personalemoslashde

bull Hvad forstaringr vi ved en god modtagelse bull Hvad har den nye kollega isaeligr brug forbull Hvad er det vigtige at faring sagt til nyansatte

om arbejdsmiljoslashet her hos osbull Hvilke faktorer i vores arbejdsmiljoslash skal den

nyansatte vaeligre saeligrligt forberedt paringbull Hvad forventer vi af den nye kollega Hvad

kan vedkommende forvente af osbull Hvordan kan kollegerne stoslashtte kontakt-

personen mentoren og den nyansattebull Hvad er den rigtige balance mellem den

faglige og den sociale introduktionbull Hvad er laeligringsmaringlet for introduktions-

forloslashbetbull Hvordan kan vi paring en god maringde introducere

den nye kollega til arbejdspladsens kultur og uformelle vaeligrdier

Introduktionen blev vendt paring hovedetParing en sygehusafdeling havde de haft et stort frafald af isaeligr nyuddannede Derfor besluttede de sig for at aeligndre paring introduktionsforloslashbet Hidtil havde de nye vaeligret med som foslashl i en maringned hvor de kun observerede Derefter blev de kastet ud i vagterne og forventedes at kunne arbejde paring egen haringnd Det vendte man om paring saring det nu er den nye der udfoslashrer opgaverne fra begyndelsen med den erfarne som hjaeliglper og bagstopper Paring den maringde opbygger de nye kompetence og sikkerhed fra foslashrste dag i et system der mere er sidemandsoplaeligring end instruktion Det foreloslashbige resultat har vaeligret et markant mindre frafald

Hvem skal vaeligre kontakt-person eller mentor

15DEN GODE MODTAGELSE

16 DEN GODE MODTAGELSE

Systematik er vigtigt for at skabe en god modta-gelse men modtagelsen maring ikke baeligre praeligg af skemaer og moslashder blot for skemaernes og moslashder-nes egen skyld Saring risikerer vi nemlig at det bliver en sur pligt for baringde de allerede ansatte og for de nye

Den gode modtagelse kraeligver derfor at arbejds-pladsen som helhed er gearet til at modtage nye medarbejdere At der er en god modtagekul-tur Hvad det indebaeligrer kan variere meget fra arbejdsplads til arbejdsplads og fra branche til branche Her er nogle pejlemaeligrker for hvad der kendetegner en arbejdspladskultur som er god til at modtage nye medarbejdere

bull videndelingbull aringbenhed rummelighed og nysgerrighedbull opmaeligrksomhed over for kollegerbull klare faeliglles maringlbull feedback-kulturbull generelt godt psykisk arbejdsmiljoslash

Hvad med den uformelle videnFor at blive en god medarbejder skal den nyansat-te ogsaring forstaring de uformelle aspekter ved jobbet Det bliver ofte overset i introduktionsforloslashbet og arbejdspladsens kultur vaeligrdier og normer fremgaringr ikke noslashdvendigvis af intranettet eller af ansaeligttelsessamtalen med lederenDerfor kan der vaeligre behov for andre kanaler som sikrer den nye kollega adgang til den uudtalte viden Overvej hvordan I bedst goslashr det paring jeres arbejdsplads

Pejlemaeligrker for den gode modtagekultur

Sposlashrgsmaringl til overvejelse

bull Hvordan soslashrger I for at den nyansatte bliver tryg i gruppen

bull Hvordan sikrer I at den nye kollega ved hvornaringr han eller hun goslashr et godt eller et knap saring godt stykke arbejde

bull Hvordan kan I bedst indfoslashre jeres eventuel-le udenlandske kolleger i den uformelle danske virksomhedskultur

raquo Saringdan en generel kritik af opfoslashlgningen (paring intro-duktionen) er at den hoslashjeste form for ros her er fravaeligr af kritik Jeg foslashler at jeg skyder lidt i blinde egentlig Jeg foslashler jo at jeg udfoslashrer et godt stykke arbejde fordi jeg ikke faringr voldsomt meget skaeligld ud men jeg ved egentlig ikke helt ndash og jeg ved ikke om ting jeg goslashr og har faringet for vane at goslashre er helt forkerte eller ejlaquo

Citat fra rapporten Passe inn og passe til

17DEN GODE MODTAGELSE

18 DEN GODE MODTAGELSE

I planlaeliggningen af introduktionen af nye medar-bejdere er det naturligt at have fokus paring hvilke saeligrlige risikofaktorer der er paring jeres arbejdsplads eller i vedkommendes jobfunktion Paring den maringde kan I allerede fra starten vaeligre opmaeligrksom paring at forebygge ulykker eller erhvervssygdomme

Introduktion til arbejdsmiljoslashetI nogle typer arbejdsfunktioner er der brug for en introduktion til hvordan man haringndterer saeligrlige risici i arbejdsmiljoslashet Det foregaringr ofte paring tvaeligrs af afdelingen men kan ogsaring vaeligre introduktion til specifikke forhold i den enkelte afdeling Maringske kan seneste APV eller APV-handleplan inspirere Det kan fx dreje sig om

bull Sikkerhedsprocedurer hvis der er risiko for at blive udsat for chikane trusler vold eller roslashveri

bull Metoder til forflytning af patienter og beboe-re

bull Haringndtering af kemikalier eller smitte farlige stoffer

bull God arbejdsplanlaeliggning prioriteringer og stressforebyggelse

bull Forebyggelse og haringndtering af konflikter bull Mulighed for faglig sparringsupervision og

psykisk foslashrstehjaeliglpbull Ergonomisk indstilling af haeligve- saelignkeborde

kontorstole mus og skaeligrm bull Adfaeligrd i storrumskontorer saring man undgaringr

forstyrrelser og larmbull God loslashfteteknik og andre gode arbejdsstillin-

gerbull Brandberedskab foslashrstehjaeliglpsudstyr paringroslash-

rendelistebull Anmeldelse af ulykker og registrering

af naeligrvedulykker

Region Midtjylland har udarbejdet et vaeligrktoslashj til arbejdsmiljoslashintroduktion af nye medarbejde-re som I eventuelt kan lade jer inspirere af (se henvisning i litteraturlisten)

Arbejdsmiljoslashrepraeligsentant og arbejdsleder i arbejdsmiljoslashgruppen har ansvaret for denne del af introduktionen af nyansatte medarbejdere

Udfordringer ved borger- og kunderettet arbejdeArbejdspladser med direkte relationer til borgere og patienter har nogle faeliglles udfordringer

bull Konflikter mobning og seksuel chikanebull Vold og truslerbull Hoslashje foslashlelsesmaeligssige krav

Det kniber med hjaeliglp samarbejde og anerkendelseDer er en overordnet tendens til at medarbejde-re i social- og sundhedssektoren det offentlige administrationsomraringde og i finanssektoren oplever at de faringr mindre kollegial hjaeliglp og kolle-gial anerkendelse end gennemsnittet paring oslashvrige danske arbejdspladser Oplevelserne kan variere meget fra arbejdsplads til arbejdsplads men det understreger vigtigheden af at sikre at kollegerne er aringbne og hjaeliglpsomme over for den nyansatte2

raquo Vi skriver altid i stillingsopslagene at man skal vaeligre robust Men organisationen skal ogsaring vaeligre robust saring den er klar til at haringndtere de foslashlelsesmaeligssige belastninger som er en del af jobbetlaquo

Tillidsrepraeligsentant paring et hospital

Saeligrlige risikofaktorer i arbejdsmiljoslashet

Sposlashrgsmaringl til overvejelsebull Hvad er det vigtigste at faring sagt til nyansatte om

arbejdsmiljoslashet hos jerbull Hvilke saeligrlige arbejdsmiljoslashudfordringer viser jeres

seneste APV eller trivselsmaringlinger 2 Det

Nat

iona

le F

orsk

ning

scen

ter f

or A

rbej

ds m

iljoslash

Arb

ejds

milj

oslash og

hel

bred

201

4

19DEN GODE MODTAGELSE

Hele arbejdspladsen spiller en rolle i forbindelse med modtagelsen af nye medarbejdere

Ledelsens opgaverLedelsen har det overordnede ansvar for at sikre et godt introduktionsforloslashb Det indebaeligrer bla at fastlaeliggge de overordnede rammer for introduk-tion og udpege de ansvarlige personer eventuelt i samarbejde med arbejdsmiljoslashgruppen eller andre relevante fora Det er ogsaring ledelsens ansvar at sikre ressourcer til introduktionsforloslashbet Paring det konkrete plan har lederen ogsaring en vig-tig opgave Mange erfaringer og en nyere norsk forskningsrapport viser at relationen til lederen har stor betydning for om den nyansatte foslashler sig godt modtaget og forbliver i jobbet

Arbejdsmiljoslashgruppens opgaverArbejdsmiljoslasharbejdet kan vaeligre organiseret forskelligt fra arbejdsplads til arbejdsplads Her tager vi udgangspunkt i at der findes lokale arbejdsmiljoslashgrupper men nogle steder er arbejds-miljoslasharbejdet anderledes organiseretArbejdsmiljoslashgruppen kan tage initiativ til at modtagelse og introduktion bliver sat i system fx med udgangspunkt i de principper og anbefa-linger som findes i dette haeligfte Arbejdsmiljoslash-gruppen skal ogsaring paringse at der sker passende oplaeligring og instruktion saring den nyansatte kan udfoslashre sit arbejde sikkerheds- og sundhedsmaeligs-sigt fuldt forsvarligt som det hedder i arbejds-miljoslashlovenArbejdsmiljoslashgruppen kan vaeligre med til at skabe rammerne for at de nyansatte oplever et sam-menhaeligngende forloslashb fra stillingsopslag over an-saeligttelsessamtale til modtagelse og introduktion Desuden har arbejdsmiljoslashgruppen et saeligrligt an-svar for at introducere til eventuelle risikofaktorer i arbejdsmiljoslashet paring arbejdspladsen og hvordan den nyansatte kan tackle disse

Kollegerne og teametKollegerne spiller en afgoslashrende rolle i den gode modtagelse baringde ved at tage godt imod den nye kollega i al almindelighed og ved at introducere kulturen de formelle og de uformelle vaeligrdier og normer paring arbejdspladsen Samtidig kan kolleger-ne bidrage til introduktionsforloslashbet som kontakt-personer og mentorer for nyansatteDet team som den nye kollega indgaringr i spiller selvsagt en saeligrlig rolle i at introducere til saringvel faglige som sociale aspekter af arbejdspladsen

Den nyansatte selvSom nyansat har man ogsaring selv et ansvar for at komme godt i gang med arbejdet og at integrere sig paring den nye arbejdsplads Det indebaeligrer paring den ene side at man skal vaeligre fleksibel og parat til at indrette sig efter forvent-ninger og normer paring den nye arbejdsplads Men paring den anden side skal man ogsaring vaeligre kritisk nysgerrig holde fast i sin egen viden og faglighed og stille sposlashrgsmaringl til rsquosaringdan plejer vi at goslashre herrsquo

Hvem goslashr hvad i den gode modtagelse

Sposlashrgsmaringl til overvejelse

bull Har I klare maringl og rammer for introduktionen af den nyansatte Hvordan kan disse forbedres

bull Er alle dele af arbejdspladsen indforstaringet med deres rolle i den gode modtagelse

20 DEN GODE MODTAGELSE

Tidslinje for den gode modtagelse

Introduktionsforloslashbet kan opdeles i faser som hver indeholder bestemte opgaver og overvejel-ser En systematisk tilgang er med til at sikre at man faringr det hele med ogsaring efter den foslashrste tid naringr det er blevet hverdag

Fire faser i introduktionsforloslashbetbull Forberedelsenbull Den foslashrste ugebull De foslashrste tre maringnederbull Det foslashrste aringr

Taelignk over timingenDen nye kollega skal moslashde rigtig mange nye men-nesker i det nye job De daglige kolleger kolleger i andre afdelinger ledelsen og samarbejdspartne-re Samtidig skal den nyansatte ofte introduceres til en omfattende liste af praktiske informationer og forhold paring arbejdspladsen Der er en risiko for at den nyansatte drukner i information og nye ansigter som er svaeligre at huske og skelne bagefterDet er lettere at tage information ind naringr man rent faktisk skal bruge den Det kan derfor vaeligre en god ideacute at knytte moslashdet med fx folk i andre afdelinger op paring konkrete opgaver i hverdagen og tage moslashdet naringr det er fagligt aktuelt eller naringr den nye kollega selv har behovet Paring den maringde knytter introduktionen an til det faktiske indhold i jobbet og kerneopgaven - og bliver lettere at huske

Sposlashrgsmaringl til overvejelse

bull Hvilke dele af introduktionsforloslashbet kan den nyansatte inddrages i

bull Hvordan sikrer I den nyansattes fortsatte laeligring efter at modtagelsesforloslashbet er ovre

21DEN GODE MODTAGELSE

Den nyansatte kommer dybere ind i jobbet og den praktiske

hverdag og tilegner sig arbejdspladsens kultur og

vaeligrdier

De foslashrste tre maringneder

Velkomst den foslashrste dag Faglig og praktisk

introduktion til arbejdet og de nye kolleger

Den foslashrste uge

Den nyansatte lederen kontaktpersonen og evt

mentoren evaluerer intro duktionsforloslashbet

Det foslashrste aringr

Kontaktpersonen forbereder forloslashbet og den praktiske modtagelse af

den nye kollega

Forberedelsen

22 DEN GODE MODTAGELSE

Tjekliste til inspiration God modtagelse

Inden den nye medarbejder starter Ansvarlig Udfoslashrt (x)

Udpeg kontaktperson

Udpeg eventuelt mentor

Mail til afdelingen om ny medarbejder

Ryd kontorplads (Personaleskab reoler mv)

Opret mailadresse telefonnummer logins praeligsentation paring hjemmeside

Klargoslashring af PC samt programmer mv hertil

Aftaler med interne videnspersoner om oplaeligring

Aftale moslashder med interne og eksterne samarbejdspartnere

Udarbejd endeligt introduktionsprogram

Ca 1 uge inden start sendes velkomstbrev med introduktionsprogram

Mail til receptionen om ny medarbejder for god modtagelse 1 dag

Soslashrge for at dokumenter herunder velkomstbrev fra intern IT velkomstbrev med diverse oplys-ninger kontaktpersoner paring loslashn- og praksisomraringdet ligger paring skrivebordet

Den foslashrste arbejdsdag

Blomster og faeliglles morgenkaffe

Praeligsentation for ledere og naeligrmeste kolleger

Hilse-paring-moslashde med chef(er) i afdelingen

Introduktionsmoslashde med kontaktperson

Rundvisning paring arbejdspladsen

Gennemgang af introduktionsprogram og forventningsafstemning

Udlevering af noslashgler koder telefon personaleskab passwords osv

Udlevering af baeligrbar computer mobil Ipad

Den foslashrste arbejdsuge

Praeligsentation af arbejdsopgaver paring kort og laeligngere sigt

Praeligsentation for arbejdsmiljoslashrepraeligsentant og tillidsrepraeligsentant intro til arbejdsmiljoslashorganisationen MED-systemet eller samarbejdssystemet

Introduktion til saeligrlige sikkerhedsforskrifter

Introduktion til procedurer ved brand og evakuering

Introduktion til generelle it-systemer

Introduktion til specielle programmer naringr behov opstaringr

Hilse-paring-moslashde med chef i direktionen

Den foslashrste maringned

Gennemgang af personalepolitik arbejdsmiljoslashpolitikker arbejdstidsregler mm

Introduktionsforloslashb foslashlordning sidemandsoplaeligring eller sparring

Moslashder med interne og eksterne samarbejdspartnere

Netvaeligrk med andre nyansatte og tillidsrepraeligsentantarbejdsmiljoslashrepraeligsentant

De foslashrste tre maringneder

Opfoslashlgningssamtale med leder fx 2-maringnederssamtale med evaluering af forloslashbet til dato

Mulig mentorordning startes op

Det foslashrste aringr

Evaluering af introduktionsforloslashb med leder mentor og kontaktperson

Fortsat kompetenceudvikling

MUS

Ikke alle punkter vil vaeligre relevante eller oslashnske-lige paring jeres arbejdsplads og I vil sikkert have brug for at tilfoslashje flere Det er ikke noslashdvendigvis arbejdsmiljoslashgruppen der skal udforme tjeklisten men den kan indgaring som et element i rammen for

den gode modtagelse som arbejdsmiljoslash gruppen bidrager til I kan hente en word-udgave af tjek-listen paring arbejdsmiljowebdkgodmodtagelse som I kan tilpasse og bruge paring jeres arbejdsplads

8 DEN GODE MODTAGELSE

raquo Tag de nyuddannede med i projekter og ar-bejdsgrupper Det er en super god maringde at skabe et tilhoslashrsforhold baringde fagligt og socialtlaquo

Arbejdsmiljoslashrepraeligsentant i en bank

Nyansatte i deres foslashrste job er en gruppe som kraeligver saeligrlig opmaeligrksomhed fordi skiftet fra studier til arbejdsliv kraeligver ekstra omstilling og tilpasning Vaeligr blandt andet opmaeligrksom paring foslashlgende

Kulturforskellen fra uddannelse til arbejdsliv Det er en overraskelse for nogle nyuddannede i foslashrste job at erfare hvor mange andre ting end faglighed der har betydning Der handler blandt andet om beslutningsgange ledelse sociale rela-tioner uformelle relationer og anciennitet

Mening motiverer Pas paring med at give den nyuddannede alle de rutinepraeliggede driftsopga-ver Overvej om I sammen kan finde en opgave fra start der giver ekstra mening og kan goslashre de mere kedelige opgaver lidt mere overskuelige

Faglig udvikling og fordybelse Et savn for mange nyuddannede i job kan vaeligre fravaeligret af den faglige fordybelse som har praeligget studietiden Vaeligr opmaeligrksom paring at det kan vaeligre et savn og overvej hvad jeres mulighed er for at efterkom-me dette ndash fx i form af efter uddannelse og faglig udvikling

Arbejdsmaeligngde Mange bliver overvaeligld ede over arbejdsmaeligngden

raquo Socialraringdgivere kommer ind i jobbet med hjer-tet forrest og det kan vaeligre et chok at omstille sig til en politisk styret organisation hvor det meste handler om driftlaquo

Socialraringdgiver i et borgercenter

Integration garingr begge vejeHusk at den faglige og sociale introduktion garingr begge veje Den nye kollega bringer viden erfa-ring og nye ideacuteer med sig som arbejdspladsen kan laeligre af Overvej hvordan I kan vaeligre aringbne for de nye input og sammensaeligt modtagelsen paring en maringde saring I bedst muligt udnytter dem

raquo Det er fedt med de nye som sposlashrger Hvorfor goslashr I saringdan De har set og moslashdt andre maringder og kan bidrage med friske oslashjnelaquo

Arbejdsmiljoslashrepraeligsentant i daginstitution

Nyuddannede har saeligrlige behov

9DEN GODE MODTAGELSE

10 DEN GODE MODTAGELSE

En vigtig forudsaeligtning for den gode integration er at to centrale behov bliver opfyldt

Praktiske behovDet praktiske er nemt at overse men er samtidig afgoslashrende at have paring plads fra starten Det er et vigtigt signal at sende til den nyansatte at noslashglen og computeren er paring plads at e-mailen brugernavn og password er oprettet og at IT i oslashvrigt koslashrer fra starten Med andre ord at den nye medarbejder foslashler sig baringde ventet og velkommen Husk ogsaring at fortaeliglle hvem den nyansatte kan garing til hvis der opstaringr boslashvl med det praktiske Og vis medarbejderen til rette praeligsenter kollegaer-ne og tag dem med til frokost Det er ogsaring vigtigt at faring en introduktion til intranet og systemer som skal bruges i arbejdet (programmer databaser ekspertsystemer) Nogle arbejdspladser samler disse informationer i pjecer eller i temaer paring intranettet

Organisatoriske behovDe organisatoriske behov handler om at den nyansatte skal vide hvordan I organisatorisk griber tingene an hos jer Hvordan ser jeres aringrs-hjul ud Hvilke moslashder holder I og hvem deltager i dem Hvordan kan man goslashre sin indflydelse gaeligldende gennem arbejdsmiljoslashorganisationen MED-systemet eller samarbejdssystemet Det handler ogsaring om at introducere til noslashglepersoner i organisationen - ledere tillids- og arbejdsmiljoslash-repraeligsentanter - og skabe indblik i hvornaringr den nyansatte kan garing til dem Paring den maringde under-stoslashtter I det gode psykiske arbejdsmiljoslash ved at skabe forud sigelighed i arbejdet og klarhed over mulighederne for at faring indflydelse

ORGANISATORISKE BEHOVStyr paring beslutningsgange viden om

samarbejdsfora og medarbejderrepraeligsen-tanter ndash identifikation med arbejdspladsen

PRAKTISKE BEHOVAlt fra noslashgler og IT til kaffeordningen

ndash oplevelse af at kunne begaring sig i hverdagen

Praktiske og organisatoriske behov

Aringh er det i dag du kommer

raquo Der er overraskende mange i vores undersoslashgelser der fortaeligller at de ikke blev taget saeligrligt godt i mod foslashrste dag Nogle arbejdspladser havde end-da glemt at de skulle komme og de maringtte passe sig selv de foslashrste timer Andre steder var arbejds-pladsen bare uforberedt Der var ingen computer de blev ikke vist rundt og praeligsenteret eller bare meget hurtigt overladt til sig selvlaquo

Citat fra bogen Fra studie til arbejdsliv

11DEN GODE MODTAGELSE

Modtagelse paring tvaeligrs Det er en god ideacute at taelignke paring tvaeligrs af den enkel-te arbejdsplads baringde for at spare ressourcer og for at faring udvekslet viden erfaringer og inspira tion Er jeres arbejdsplads eksempelvis et hospital en kommune eller en anden stor arbejdsplads kan det vaeligre en god ideacute at alle nyansatte bliver inviteret til at netvaeligrke og hilse paring noslashgleperson-er Hvis det ikke allerede finder sted kan jeres afdeling tage initiativ til det

Ideer til initiativer paring tvaeligrsbull Netvaeligrk for nyansattebull Faeliglles introduktion af nyansattebull Faeliglles velkomstbrev med program for intro-

duktionenbull Koordinering af informationer fx fra persona-

leafdelingHR og den enkelte arbejdspladsbull Netvaeligrk for de nyansattes kontakt personer

og mentorer

raquo Jeg har lige vaeligret paring weekendvagt med to nyan-satte der endnu ikke havde faringet deres navne- og noslashglekort Saring de maringtte sposlashrge mig hver gang de skulle ind og ud af en laringst doslashr eller have adgang til it-systemerne Det var dybt frustre-rende for dem og en rigtig daringrlig startlaquo

Tillidsrepraeligsentant paring et hospital

Husk alle faggrupperHvis jeres arbejdsplads har en kernefaggruppe kan nyansatte fra andre faggrupper opleve saeligrlige barri-erer for at blive en del af det sociale faeligllesskab Det kraeligver derfor saeligrlig opmaeligrksomhed fra kolleger og ledelse Nogle faggrupper kan vaeligre isolerede rent fysisk eller organisatorisk ndash hvis de eksempelvis har lokaler paring en anden adresse eller arbejder paring skaeligve tidspunkter Her skal I vaeligre saeligrlig opmaeligrksom paring hvordan I faringr koblet de nyansatte til resten af arbejdspladsen

Endelig er det ogsaring vigtigt at taelignke integration paring tvaeligrs af faggrupperne paring arbejdspladser hvor flere forskellige faggrupper skal arbejde sammen om at loslashse opgaverne

Sposlashrgsmaringl til overvejelse

bull Hvordan vil I vaeliggte balancen mellem de praktiske og organisatoriske behov paring jeres arbejdsplads

bull Hvordan sikrer I at jeres nye kollega faringr mulighed for at laeligre jeres kultur vaeligrdier og normer at kende

12 DEN GODE MODTAGELSE

Systematik er noslashgleordet i en god modtagekultur Det er en god ideacute med en klar plan for hvordan I modtager de nye kolleger og hvem der har de forskellige roller i modtagelsen Ledelsen har det overordnede ansvar men arbejdsmiljoslashgruppen kan vaeligre med til at skabe de gode rammer

Introduktionen fungerer bedst hvis den er sat i system Derfor er det en fordel at have en ska-belon som I har diskuteret paring arbejdspladsen og som afspejler jeres oslashnsker og behovNaringr det bliver aktuelt kan I med fordel udde-legere opgaver og roller med udgangspunkt i en tjekliste som den paring side 22 I kan tilpasse skabe lonen og variere den ud fra den konkrete situation og behovet hos den nye medarbejder Der kan fx vaeligre forskel paring indholdet i introdukti-onen alt efter om det er en nyuddannet eller en erfaren ny kollega Det kan ogsaring vaeligre en fordel at inddrage den nye kollega i detaljerne saring intro-duktionsprogrammet afspejler vedkommendes egne sposlashrgsmaringl og behov

En kontaktperson ndash og maringske en mentorI kan overveje at udpege en kontaktperson som er ansvarlig for hele introduktionsforloslashbet Det kan eventuelt suppleres med sidemandsoplaelig-ring foslashlordninger eller en mentor fx ved ansaeligt-telse af helt nyuddannede eller hvis jobbet er saeligrligt udfordrende

Kontaktpersonen har ansvaret for den formelle introduktion Opgaven kan vaeligre at tilrettelaeliggge introduktionsprogrammet i samarbejde med le-deren soslashrge for de praktiske detaljer og formidle konkret viden metoder og faglige standarder i den foslashrste tid i ansaeligttelsen Kontaktpersonen er den som den nyansatte henvender sig til med konkrete praktiske og faglige sposlashrgsmaringl

Mentoren er den reflekterende dialogpartner der fokuserer paring kompetenceudvikling haringndtering af dilemmaer vaeligrdier normer og de bredere sposlashrgsmaringl som typisk opstaringr for den nye med-

arbejder hen ad vejen Mentoren er den medar-bejder hos hvem den nye kollega kan faring sparring og raringd om sin faglige udvikling sin egen rolle og arbejdspladsens kultur Vaeligr opmaeligrksom paring at en mentorordning kraeligver ressourcer og tid og at opgaven skal prioriteres hvis ordningen skal blive en succes

Kontaktpersonen og mentoren kan godt vaeligre den samme person men vedkommende skal vaeligre opmaeligrksom paring rolleskiftet mellem at vaeligre den praktisk orienterede vejleder og at vaeligre den reflekterende dialogpartner

raquo Hos os sikrer kontaktpersonen den loslashbende sidemandsoplaeligring Fx gennemfoslashres kontrol-besoslashg altid med en erfaren kollega saring man laeligrer attitude osvlaquo

Tillidsrepraeligsentant i SKAT

Saeligt modtagelsen i system

13DEN GODE MODTAGELSE

Hvad fungerer bedst hos jerDer er fire typiske metoder til at introducere nye medarbejdere til arbejdsopgaverne bull Instruktion Den nyansatte bliver instrueret af

sin erfarne kollegabull Foslashlordning Den nyansatte observerer hvordan

den erfarne kollega udfoslashrer opgavenbull Sidemandsoplaeligring Den nyansatte udfoslashrer selv

opgaven mens den erfarne kollega observerer og giver feedback

bull Sparring Den nyansatte udfoslashrer opgaven selv og sparrer med sin erfarne kollega bagefter

Sposlashrgsmaringl til overvejelse

bull Hvad vil det kraeligve at vaeligre en god kontaktperson eller mentor hos jer

bull Hvem skal omfattes af ordningen og skal der laves forskellige udgaver til erfarne nyansatte og nyuddan-nede Hvad med vikarer og studentermedhjaeliglpere

14 DEN GODE MODTAGELSE

Det er lederens ansvar at udvaeliglge kontaktperson og mentor men det kan vaeligre en fordel at inddra-ge arbejdsmiljoslashgruppen i droslashftelsen af kriterierne for udvaeliglgelsen Skal det vaeligre efter tid lyst eller egnethed Er det en kan- eller skal-opgave Det er ogsaring vigtigt at faring mentorordningen ind i vagtplaner og moslashdekalendere saring det rent prak-tisk kan lade sig goslashre at faring sparring uden at den nyansatte selv skal bede om det

Kontaktpersonen er typisk placeret fysisk taeligt paring den nyansatte fx i samme team Det giver mulig-hed for let og effektiv kontakt Mentoren er typisk en erfaren kollega med sans for at skabe et rum for refleksion og at koble teori og praksis Mentoren behoslashver ikke vaeligre fysisk taeligt paring den nyansatte Der er en god ideacute at faring beskrevet mentorrollen tydeligt for alle parter fx at der ikke er tale om instruktion men om en ligevaeligrdig relation med fokus paring refleksion og dilemmaer

Faeliglles diskussion af introduktionsforloslashbetI bliver bedre rustet til at modtage nye kolleger hvis I diskuterer maringl og indhold af introduktions-forloslashbet i faeligllesskab fx paring et personalemoslashde

bull Hvad forstaringr vi ved en god modtagelse bull Hvad har den nye kollega isaeligr brug forbull Hvad er det vigtige at faring sagt til nyansatte

om arbejdsmiljoslashet her hos osbull Hvilke faktorer i vores arbejdsmiljoslash skal den

nyansatte vaeligre saeligrligt forberedt paringbull Hvad forventer vi af den nye kollega Hvad

kan vedkommende forvente af osbull Hvordan kan kollegerne stoslashtte kontakt-

personen mentoren og den nyansattebull Hvad er den rigtige balance mellem den

faglige og den sociale introduktionbull Hvad er laeligringsmaringlet for introduktions-

forloslashbetbull Hvordan kan vi paring en god maringde introducere

den nye kollega til arbejdspladsens kultur og uformelle vaeligrdier

Introduktionen blev vendt paring hovedetParing en sygehusafdeling havde de haft et stort frafald af isaeligr nyuddannede Derfor besluttede de sig for at aeligndre paring introduktionsforloslashbet Hidtil havde de nye vaeligret med som foslashl i en maringned hvor de kun observerede Derefter blev de kastet ud i vagterne og forventedes at kunne arbejde paring egen haringnd Det vendte man om paring saring det nu er den nye der udfoslashrer opgaverne fra begyndelsen med den erfarne som hjaeliglper og bagstopper Paring den maringde opbygger de nye kompetence og sikkerhed fra foslashrste dag i et system der mere er sidemandsoplaeligring end instruktion Det foreloslashbige resultat har vaeligret et markant mindre frafald

Hvem skal vaeligre kontakt-person eller mentor

15DEN GODE MODTAGELSE

16 DEN GODE MODTAGELSE

Systematik er vigtigt for at skabe en god modta-gelse men modtagelsen maring ikke baeligre praeligg af skemaer og moslashder blot for skemaernes og moslashder-nes egen skyld Saring risikerer vi nemlig at det bliver en sur pligt for baringde de allerede ansatte og for de nye

Den gode modtagelse kraeligver derfor at arbejds-pladsen som helhed er gearet til at modtage nye medarbejdere At der er en god modtagekul-tur Hvad det indebaeligrer kan variere meget fra arbejdsplads til arbejdsplads og fra branche til branche Her er nogle pejlemaeligrker for hvad der kendetegner en arbejdspladskultur som er god til at modtage nye medarbejdere

bull videndelingbull aringbenhed rummelighed og nysgerrighedbull opmaeligrksomhed over for kollegerbull klare faeliglles maringlbull feedback-kulturbull generelt godt psykisk arbejdsmiljoslash

Hvad med den uformelle videnFor at blive en god medarbejder skal den nyansat-te ogsaring forstaring de uformelle aspekter ved jobbet Det bliver ofte overset i introduktionsforloslashbet og arbejdspladsens kultur vaeligrdier og normer fremgaringr ikke noslashdvendigvis af intranettet eller af ansaeligttelsessamtalen med lederenDerfor kan der vaeligre behov for andre kanaler som sikrer den nye kollega adgang til den uudtalte viden Overvej hvordan I bedst goslashr det paring jeres arbejdsplads

Pejlemaeligrker for den gode modtagekultur

Sposlashrgsmaringl til overvejelse

bull Hvordan soslashrger I for at den nyansatte bliver tryg i gruppen

bull Hvordan sikrer I at den nye kollega ved hvornaringr han eller hun goslashr et godt eller et knap saring godt stykke arbejde

bull Hvordan kan I bedst indfoslashre jeres eventuel-le udenlandske kolleger i den uformelle danske virksomhedskultur

raquo Saringdan en generel kritik af opfoslashlgningen (paring intro-duktionen) er at den hoslashjeste form for ros her er fravaeligr af kritik Jeg foslashler at jeg skyder lidt i blinde egentlig Jeg foslashler jo at jeg udfoslashrer et godt stykke arbejde fordi jeg ikke faringr voldsomt meget skaeligld ud men jeg ved egentlig ikke helt ndash og jeg ved ikke om ting jeg goslashr og har faringet for vane at goslashre er helt forkerte eller ejlaquo

Citat fra rapporten Passe inn og passe til

17DEN GODE MODTAGELSE

18 DEN GODE MODTAGELSE

I planlaeliggningen af introduktionen af nye medar-bejdere er det naturligt at have fokus paring hvilke saeligrlige risikofaktorer der er paring jeres arbejdsplads eller i vedkommendes jobfunktion Paring den maringde kan I allerede fra starten vaeligre opmaeligrksom paring at forebygge ulykker eller erhvervssygdomme

Introduktion til arbejdsmiljoslashetI nogle typer arbejdsfunktioner er der brug for en introduktion til hvordan man haringndterer saeligrlige risici i arbejdsmiljoslashet Det foregaringr ofte paring tvaeligrs af afdelingen men kan ogsaring vaeligre introduktion til specifikke forhold i den enkelte afdeling Maringske kan seneste APV eller APV-handleplan inspirere Det kan fx dreje sig om

bull Sikkerhedsprocedurer hvis der er risiko for at blive udsat for chikane trusler vold eller roslashveri

bull Metoder til forflytning af patienter og beboe-re

bull Haringndtering af kemikalier eller smitte farlige stoffer

bull God arbejdsplanlaeliggning prioriteringer og stressforebyggelse

bull Forebyggelse og haringndtering af konflikter bull Mulighed for faglig sparringsupervision og

psykisk foslashrstehjaeliglpbull Ergonomisk indstilling af haeligve- saelignkeborde

kontorstole mus og skaeligrm bull Adfaeligrd i storrumskontorer saring man undgaringr

forstyrrelser og larmbull God loslashfteteknik og andre gode arbejdsstillin-

gerbull Brandberedskab foslashrstehjaeliglpsudstyr paringroslash-

rendelistebull Anmeldelse af ulykker og registrering

af naeligrvedulykker

Region Midtjylland har udarbejdet et vaeligrktoslashj til arbejdsmiljoslashintroduktion af nye medarbejde-re som I eventuelt kan lade jer inspirere af (se henvisning i litteraturlisten)

Arbejdsmiljoslashrepraeligsentant og arbejdsleder i arbejdsmiljoslashgruppen har ansvaret for denne del af introduktionen af nyansatte medarbejdere

Udfordringer ved borger- og kunderettet arbejdeArbejdspladser med direkte relationer til borgere og patienter har nogle faeliglles udfordringer

bull Konflikter mobning og seksuel chikanebull Vold og truslerbull Hoslashje foslashlelsesmaeligssige krav

Det kniber med hjaeliglp samarbejde og anerkendelseDer er en overordnet tendens til at medarbejde-re i social- og sundhedssektoren det offentlige administrationsomraringde og i finanssektoren oplever at de faringr mindre kollegial hjaeliglp og kolle-gial anerkendelse end gennemsnittet paring oslashvrige danske arbejdspladser Oplevelserne kan variere meget fra arbejdsplads til arbejdsplads men det understreger vigtigheden af at sikre at kollegerne er aringbne og hjaeliglpsomme over for den nyansatte2

raquo Vi skriver altid i stillingsopslagene at man skal vaeligre robust Men organisationen skal ogsaring vaeligre robust saring den er klar til at haringndtere de foslashlelsesmaeligssige belastninger som er en del af jobbetlaquo

Tillidsrepraeligsentant paring et hospital

Saeligrlige risikofaktorer i arbejdsmiljoslashet

Sposlashrgsmaringl til overvejelsebull Hvad er det vigtigste at faring sagt til nyansatte om

arbejdsmiljoslashet hos jerbull Hvilke saeligrlige arbejdsmiljoslashudfordringer viser jeres

seneste APV eller trivselsmaringlinger 2 Det

Nat

iona

le F

orsk

ning

scen

ter f

or A

rbej

ds m

iljoslash

Arb

ejds

milj

oslash og

hel

bred

201

4

19DEN GODE MODTAGELSE

Hele arbejdspladsen spiller en rolle i forbindelse med modtagelsen af nye medarbejdere

Ledelsens opgaverLedelsen har det overordnede ansvar for at sikre et godt introduktionsforloslashb Det indebaeligrer bla at fastlaeliggge de overordnede rammer for introduk-tion og udpege de ansvarlige personer eventuelt i samarbejde med arbejdsmiljoslashgruppen eller andre relevante fora Det er ogsaring ledelsens ansvar at sikre ressourcer til introduktionsforloslashbet Paring det konkrete plan har lederen ogsaring en vig-tig opgave Mange erfaringer og en nyere norsk forskningsrapport viser at relationen til lederen har stor betydning for om den nyansatte foslashler sig godt modtaget og forbliver i jobbet

Arbejdsmiljoslashgruppens opgaverArbejdsmiljoslasharbejdet kan vaeligre organiseret forskelligt fra arbejdsplads til arbejdsplads Her tager vi udgangspunkt i at der findes lokale arbejdsmiljoslashgrupper men nogle steder er arbejds-miljoslasharbejdet anderledes organiseretArbejdsmiljoslashgruppen kan tage initiativ til at modtagelse og introduktion bliver sat i system fx med udgangspunkt i de principper og anbefa-linger som findes i dette haeligfte Arbejdsmiljoslash-gruppen skal ogsaring paringse at der sker passende oplaeligring og instruktion saring den nyansatte kan udfoslashre sit arbejde sikkerheds- og sundhedsmaeligs-sigt fuldt forsvarligt som det hedder i arbejds-miljoslashlovenArbejdsmiljoslashgruppen kan vaeligre med til at skabe rammerne for at de nyansatte oplever et sam-menhaeligngende forloslashb fra stillingsopslag over an-saeligttelsessamtale til modtagelse og introduktion Desuden har arbejdsmiljoslashgruppen et saeligrligt an-svar for at introducere til eventuelle risikofaktorer i arbejdsmiljoslashet paring arbejdspladsen og hvordan den nyansatte kan tackle disse

Kollegerne og teametKollegerne spiller en afgoslashrende rolle i den gode modtagelse baringde ved at tage godt imod den nye kollega i al almindelighed og ved at introducere kulturen de formelle og de uformelle vaeligrdier og normer paring arbejdspladsen Samtidig kan kolleger-ne bidrage til introduktionsforloslashbet som kontakt-personer og mentorer for nyansatteDet team som den nye kollega indgaringr i spiller selvsagt en saeligrlig rolle i at introducere til saringvel faglige som sociale aspekter af arbejdspladsen

Den nyansatte selvSom nyansat har man ogsaring selv et ansvar for at komme godt i gang med arbejdet og at integrere sig paring den nye arbejdsplads Det indebaeligrer paring den ene side at man skal vaeligre fleksibel og parat til at indrette sig efter forvent-ninger og normer paring den nye arbejdsplads Men paring den anden side skal man ogsaring vaeligre kritisk nysgerrig holde fast i sin egen viden og faglighed og stille sposlashrgsmaringl til rsquosaringdan plejer vi at goslashre herrsquo

Hvem goslashr hvad i den gode modtagelse

Sposlashrgsmaringl til overvejelse

bull Har I klare maringl og rammer for introduktionen af den nyansatte Hvordan kan disse forbedres

bull Er alle dele af arbejdspladsen indforstaringet med deres rolle i den gode modtagelse

20 DEN GODE MODTAGELSE

Tidslinje for den gode modtagelse

Introduktionsforloslashbet kan opdeles i faser som hver indeholder bestemte opgaver og overvejel-ser En systematisk tilgang er med til at sikre at man faringr det hele med ogsaring efter den foslashrste tid naringr det er blevet hverdag

Fire faser i introduktionsforloslashbetbull Forberedelsenbull Den foslashrste ugebull De foslashrste tre maringnederbull Det foslashrste aringr

Taelignk over timingenDen nye kollega skal moslashde rigtig mange nye men-nesker i det nye job De daglige kolleger kolleger i andre afdelinger ledelsen og samarbejdspartne-re Samtidig skal den nyansatte ofte introduceres til en omfattende liste af praktiske informationer og forhold paring arbejdspladsen Der er en risiko for at den nyansatte drukner i information og nye ansigter som er svaeligre at huske og skelne bagefterDet er lettere at tage information ind naringr man rent faktisk skal bruge den Det kan derfor vaeligre en god ideacute at knytte moslashdet med fx folk i andre afdelinger op paring konkrete opgaver i hverdagen og tage moslashdet naringr det er fagligt aktuelt eller naringr den nye kollega selv har behovet Paring den maringde knytter introduktionen an til det faktiske indhold i jobbet og kerneopgaven - og bliver lettere at huske

Sposlashrgsmaringl til overvejelse

bull Hvilke dele af introduktionsforloslashbet kan den nyansatte inddrages i

bull Hvordan sikrer I den nyansattes fortsatte laeligring efter at modtagelsesforloslashbet er ovre

21DEN GODE MODTAGELSE

Den nyansatte kommer dybere ind i jobbet og den praktiske

hverdag og tilegner sig arbejdspladsens kultur og

vaeligrdier

De foslashrste tre maringneder

Velkomst den foslashrste dag Faglig og praktisk

introduktion til arbejdet og de nye kolleger

Den foslashrste uge

Den nyansatte lederen kontaktpersonen og evt

mentoren evaluerer intro duktionsforloslashbet

Det foslashrste aringr

Kontaktpersonen forbereder forloslashbet og den praktiske modtagelse af

den nye kollega

Forberedelsen

22 DEN GODE MODTAGELSE

Tjekliste til inspiration God modtagelse

Inden den nye medarbejder starter Ansvarlig Udfoslashrt (x)

Udpeg kontaktperson

Udpeg eventuelt mentor

Mail til afdelingen om ny medarbejder

Ryd kontorplads (Personaleskab reoler mv)

Opret mailadresse telefonnummer logins praeligsentation paring hjemmeside

Klargoslashring af PC samt programmer mv hertil

Aftaler med interne videnspersoner om oplaeligring

Aftale moslashder med interne og eksterne samarbejdspartnere

Udarbejd endeligt introduktionsprogram

Ca 1 uge inden start sendes velkomstbrev med introduktionsprogram

Mail til receptionen om ny medarbejder for god modtagelse 1 dag

Soslashrge for at dokumenter herunder velkomstbrev fra intern IT velkomstbrev med diverse oplys-ninger kontaktpersoner paring loslashn- og praksisomraringdet ligger paring skrivebordet

Den foslashrste arbejdsdag

Blomster og faeliglles morgenkaffe

Praeligsentation for ledere og naeligrmeste kolleger

Hilse-paring-moslashde med chef(er) i afdelingen

Introduktionsmoslashde med kontaktperson

Rundvisning paring arbejdspladsen

Gennemgang af introduktionsprogram og forventningsafstemning

Udlevering af noslashgler koder telefon personaleskab passwords osv

Udlevering af baeligrbar computer mobil Ipad

Den foslashrste arbejdsuge

Praeligsentation af arbejdsopgaver paring kort og laeligngere sigt

Praeligsentation for arbejdsmiljoslashrepraeligsentant og tillidsrepraeligsentant intro til arbejdsmiljoslashorganisationen MED-systemet eller samarbejdssystemet

Introduktion til saeligrlige sikkerhedsforskrifter

Introduktion til procedurer ved brand og evakuering

Introduktion til generelle it-systemer

Introduktion til specielle programmer naringr behov opstaringr

Hilse-paring-moslashde med chef i direktionen

Den foslashrste maringned

Gennemgang af personalepolitik arbejdsmiljoslashpolitikker arbejdstidsregler mm

Introduktionsforloslashb foslashlordning sidemandsoplaeligring eller sparring

Moslashder med interne og eksterne samarbejdspartnere

Netvaeligrk med andre nyansatte og tillidsrepraeligsentantarbejdsmiljoslashrepraeligsentant

De foslashrste tre maringneder

Opfoslashlgningssamtale med leder fx 2-maringnederssamtale med evaluering af forloslashbet til dato

Mulig mentorordning startes op

Det foslashrste aringr

Evaluering af introduktionsforloslashb med leder mentor og kontaktperson

Fortsat kompetenceudvikling

MUS

Ikke alle punkter vil vaeligre relevante eller oslashnske-lige paring jeres arbejdsplads og I vil sikkert have brug for at tilfoslashje flere Det er ikke noslashdvendigvis arbejdsmiljoslashgruppen der skal udforme tjeklisten men den kan indgaring som et element i rammen for

den gode modtagelse som arbejdsmiljoslash gruppen bidrager til I kan hente en word-udgave af tjek-listen paring arbejdsmiljowebdkgodmodtagelse som I kan tilpasse og bruge paring jeres arbejdsplads

9DEN GODE MODTAGELSE

10 DEN GODE MODTAGELSE

En vigtig forudsaeligtning for den gode integration er at to centrale behov bliver opfyldt

Praktiske behovDet praktiske er nemt at overse men er samtidig afgoslashrende at have paring plads fra starten Det er et vigtigt signal at sende til den nyansatte at noslashglen og computeren er paring plads at e-mailen brugernavn og password er oprettet og at IT i oslashvrigt koslashrer fra starten Med andre ord at den nye medarbejder foslashler sig baringde ventet og velkommen Husk ogsaring at fortaeliglle hvem den nyansatte kan garing til hvis der opstaringr boslashvl med det praktiske Og vis medarbejderen til rette praeligsenter kollegaer-ne og tag dem med til frokost Det er ogsaring vigtigt at faring en introduktion til intranet og systemer som skal bruges i arbejdet (programmer databaser ekspertsystemer) Nogle arbejdspladser samler disse informationer i pjecer eller i temaer paring intranettet

Organisatoriske behovDe organisatoriske behov handler om at den nyansatte skal vide hvordan I organisatorisk griber tingene an hos jer Hvordan ser jeres aringrs-hjul ud Hvilke moslashder holder I og hvem deltager i dem Hvordan kan man goslashre sin indflydelse gaeligldende gennem arbejdsmiljoslashorganisationen MED-systemet eller samarbejdssystemet Det handler ogsaring om at introducere til noslashglepersoner i organisationen - ledere tillids- og arbejdsmiljoslash-repraeligsentanter - og skabe indblik i hvornaringr den nyansatte kan garing til dem Paring den maringde under-stoslashtter I det gode psykiske arbejdsmiljoslash ved at skabe forud sigelighed i arbejdet og klarhed over mulighederne for at faring indflydelse

ORGANISATORISKE BEHOVStyr paring beslutningsgange viden om

samarbejdsfora og medarbejderrepraeligsen-tanter ndash identifikation med arbejdspladsen

PRAKTISKE BEHOVAlt fra noslashgler og IT til kaffeordningen

ndash oplevelse af at kunne begaring sig i hverdagen

Praktiske og organisatoriske behov

Aringh er det i dag du kommer

raquo Der er overraskende mange i vores undersoslashgelser der fortaeligller at de ikke blev taget saeligrligt godt i mod foslashrste dag Nogle arbejdspladser havde end-da glemt at de skulle komme og de maringtte passe sig selv de foslashrste timer Andre steder var arbejds-pladsen bare uforberedt Der var ingen computer de blev ikke vist rundt og praeligsenteret eller bare meget hurtigt overladt til sig selvlaquo

Citat fra bogen Fra studie til arbejdsliv

11DEN GODE MODTAGELSE

Modtagelse paring tvaeligrs Det er en god ideacute at taelignke paring tvaeligrs af den enkel-te arbejdsplads baringde for at spare ressourcer og for at faring udvekslet viden erfaringer og inspira tion Er jeres arbejdsplads eksempelvis et hospital en kommune eller en anden stor arbejdsplads kan det vaeligre en god ideacute at alle nyansatte bliver inviteret til at netvaeligrke og hilse paring noslashgleperson-er Hvis det ikke allerede finder sted kan jeres afdeling tage initiativ til det

Ideer til initiativer paring tvaeligrsbull Netvaeligrk for nyansattebull Faeliglles introduktion af nyansattebull Faeliglles velkomstbrev med program for intro-

duktionenbull Koordinering af informationer fx fra persona-

leafdelingHR og den enkelte arbejdspladsbull Netvaeligrk for de nyansattes kontakt personer

og mentorer

raquo Jeg har lige vaeligret paring weekendvagt med to nyan-satte der endnu ikke havde faringet deres navne- og noslashglekort Saring de maringtte sposlashrge mig hver gang de skulle ind og ud af en laringst doslashr eller have adgang til it-systemerne Det var dybt frustre-rende for dem og en rigtig daringrlig startlaquo

Tillidsrepraeligsentant paring et hospital

Husk alle faggrupperHvis jeres arbejdsplads har en kernefaggruppe kan nyansatte fra andre faggrupper opleve saeligrlige barri-erer for at blive en del af det sociale faeligllesskab Det kraeligver derfor saeligrlig opmaeligrksomhed fra kolleger og ledelse Nogle faggrupper kan vaeligre isolerede rent fysisk eller organisatorisk ndash hvis de eksempelvis har lokaler paring en anden adresse eller arbejder paring skaeligve tidspunkter Her skal I vaeligre saeligrlig opmaeligrksom paring hvordan I faringr koblet de nyansatte til resten af arbejdspladsen

Endelig er det ogsaring vigtigt at taelignke integration paring tvaeligrs af faggrupperne paring arbejdspladser hvor flere forskellige faggrupper skal arbejde sammen om at loslashse opgaverne

Sposlashrgsmaringl til overvejelse

bull Hvordan vil I vaeliggte balancen mellem de praktiske og organisatoriske behov paring jeres arbejdsplads

bull Hvordan sikrer I at jeres nye kollega faringr mulighed for at laeligre jeres kultur vaeligrdier og normer at kende

12 DEN GODE MODTAGELSE

Systematik er noslashgleordet i en god modtagekultur Det er en god ideacute med en klar plan for hvordan I modtager de nye kolleger og hvem der har de forskellige roller i modtagelsen Ledelsen har det overordnede ansvar men arbejdsmiljoslashgruppen kan vaeligre med til at skabe de gode rammer

Introduktionen fungerer bedst hvis den er sat i system Derfor er det en fordel at have en ska-belon som I har diskuteret paring arbejdspladsen og som afspejler jeres oslashnsker og behovNaringr det bliver aktuelt kan I med fordel udde-legere opgaver og roller med udgangspunkt i en tjekliste som den paring side 22 I kan tilpasse skabe lonen og variere den ud fra den konkrete situation og behovet hos den nye medarbejder Der kan fx vaeligre forskel paring indholdet i introdukti-onen alt efter om det er en nyuddannet eller en erfaren ny kollega Det kan ogsaring vaeligre en fordel at inddrage den nye kollega i detaljerne saring intro-duktionsprogrammet afspejler vedkommendes egne sposlashrgsmaringl og behov

En kontaktperson ndash og maringske en mentorI kan overveje at udpege en kontaktperson som er ansvarlig for hele introduktionsforloslashbet Det kan eventuelt suppleres med sidemandsoplaelig-ring foslashlordninger eller en mentor fx ved ansaeligt-telse af helt nyuddannede eller hvis jobbet er saeligrligt udfordrende

Kontaktpersonen har ansvaret for den formelle introduktion Opgaven kan vaeligre at tilrettelaeliggge introduktionsprogrammet i samarbejde med le-deren soslashrge for de praktiske detaljer og formidle konkret viden metoder og faglige standarder i den foslashrste tid i ansaeligttelsen Kontaktpersonen er den som den nyansatte henvender sig til med konkrete praktiske og faglige sposlashrgsmaringl

Mentoren er den reflekterende dialogpartner der fokuserer paring kompetenceudvikling haringndtering af dilemmaer vaeligrdier normer og de bredere sposlashrgsmaringl som typisk opstaringr for den nye med-

arbejder hen ad vejen Mentoren er den medar-bejder hos hvem den nye kollega kan faring sparring og raringd om sin faglige udvikling sin egen rolle og arbejdspladsens kultur Vaeligr opmaeligrksom paring at en mentorordning kraeligver ressourcer og tid og at opgaven skal prioriteres hvis ordningen skal blive en succes

Kontaktpersonen og mentoren kan godt vaeligre den samme person men vedkommende skal vaeligre opmaeligrksom paring rolleskiftet mellem at vaeligre den praktisk orienterede vejleder og at vaeligre den reflekterende dialogpartner

raquo Hos os sikrer kontaktpersonen den loslashbende sidemandsoplaeligring Fx gennemfoslashres kontrol-besoslashg altid med en erfaren kollega saring man laeligrer attitude osvlaquo

Tillidsrepraeligsentant i SKAT

Saeligt modtagelsen i system

13DEN GODE MODTAGELSE

Hvad fungerer bedst hos jerDer er fire typiske metoder til at introducere nye medarbejdere til arbejdsopgaverne bull Instruktion Den nyansatte bliver instrueret af

sin erfarne kollegabull Foslashlordning Den nyansatte observerer hvordan

den erfarne kollega udfoslashrer opgavenbull Sidemandsoplaeligring Den nyansatte udfoslashrer selv

opgaven mens den erfarne kollega observerer og giver feedback

bull Sparring Den nyansatte udfoslashrer opgaven selv og sparrer med sin erfarne kollega bagefter

Sposlashrgsmaringl til overvejelse

bull Hvad vil det kraeligve at vaeligre en god kontaktperson eller mentor hos jer

bull Hvem skal omfattes af ordningen og skal der laves forskellige udgaver til erfarne nyansatte og nyuddan-nede Hvad med vikarer og studentermedhjaeliglpere

14 DEN GODE MODTAGELSE

Det er lederens ansvar at udvaeliglge kontaktperson og mentor men det kan vaeligre en fordel at inddra-ge arbejdsmiljoslashgruppen i droslashftelsen af kriterierne for udvaeliglgelsen Skal det vaeligre efter tid lyst eller egnethed Er det en kan- eller skal-opgave Det er ogsaring vigtigt at faring mentorordningen ind i vagtplaner og moslashdekalendere saring det rent prak-tisk kan lade sig goslashre at faring sparring uden at den nyansatte selv skal bede om det

Kontaktpersonen er typisk placeret fysisk taeligt paring den nyansatte fx i samme team Det giver mulig-hed for let og effektiv kontakt Mentoren er typisk en erfaren kollega med sans for at skabe et rum for refleksion og at koble teori og praksis Mentoren behoslashver ikke vaeligre fysisk taeligt paring den nyansatte Der er en god ideacute at faring beskrevet mentorrollen tydeligt for alle parter fx at der ikke er tale om instruktion men om en ligevaeligrdig relation med fokus paring refleksion og dilemmaer

Faeliglles diskussion af introduktionsforloslashbetI bliver bedre rustet til at modtage nye kolleger hvis I diskuterer maringl og indhold af introduktions-forloslashbet i faeligllesskab fx paring et personalemoslashde

bull Hvad forstaringr vi ved en god modtagelse bull Hvad har den nye kollega isaeligr brug forbull Hvad er det vigtige at faring sagt til nyansatte

om arbejdsmiljoslashet her hos osbull Hvilke faktorer i vores arbejdsmiljoslash skal den

nyansatte vaeligre saeligrligt forberedt paringbull Hvad forventer vi af den nye kollega Hvad

kan vedkommende forvente af osbull Hvordan kan kollegerne stoslashtte kontakt-

personen mentoren og den nyansattebull Hvad er den rigtige balance mellem den

faglige og den sociale introduktionbull Hvad er laeligringsmaringlet for introduktions-

forloslashbetbull Hvordan kan vi paring en god maringde introducere

den nye kollega til arbejdspladsens kultur og uformelle vaeligrdier

Introduktionen blev vendt paring hovedetParing en sygehusafdeling havde de haft et stort frafald af isaeligr nyuddannede Derfor besluttede de sig for at aeligndre paring introduktionsforloslashbet Hidtil havde de nye vaeligret med som foslashl i en maringned hvor de kun observerede Derefter blev de kastet ud i vagterne og forventedes at kunne arbejde paring egen haringnd Det vendte man om paring saring det nu er den nye der udfoslashrer opgaverne fra begyndelsen med den erfarne som hjaeliglper og bagstopper Paring den maringde opbygger de nye kompetence og sikkerhed fra foslashrste dag i et system der mere er sidemandsoplaeligring end instruktion Det foreloslashbige resultat har vaeligret et markant mindre frafald

Hvem skal vaeligre kontakt-person eller mentor

15DEN GODE MODTAGELSE

16 DEN GODE MODTAGELSE

Systematik er vigtigt for at skabe en god modta-gelse men modtagelsen maring ikke baeligre praeligg af skemaer og moslashder blot for skemaernes og moslashder-nes egen skyld Saring risikerer vi nemlig at det bliver en sur pligt for baringde de allerede ansatte og for de nye

Den gode modtagelse kraeligver derfor at arbejds-pladsen som helhed er gearet til at modtage nye medarbejdere At der er en god modtagekul-tur Hvad det indebaeligrer kan variere meget fra arbejdsplads til arbejdsplads og fra branche til branche Her er nogle pejlemaeligrker for hvad der kendetegner en arbejdspladskultur som er god til at modtage nye medarbejdere

bull videndelingbull aringbenhed rummelighed og nysgerrighedbull opmaeligrksomhed over for kollegerbull klare faeliglles maringlbull feedback-kulturbull generelt godt psykisk arbejdsmiljoslash

Hvad med den uformelle videnFor at blive en god medarbejder skal den nyansat-te ogsaring forstaring de uformelle aspekter ved jobbet Det bliver ofte overset i introduktionsforloslashbet og arbejdspladsens kultur vaeligrdier og normer fremgaringr ikke noslashdvendigvis af intranettet eller af ansaeligttelsessamtalen med lederenDerfor kan der vaeligre behov for andre kanaler som sikrer den nye kollega adgang til den uudtalte viden Overvej hvordan I bedst goslashr det paring jeres arbejdsplads

Pejlemaeligrker for den gode modtagekultur

Sposlashrgsmaringl til overvejelse

bull Hvordan soslashrger I for at den nyansatte bliver tryg i gruppen

bull Hvordan sikrer I at den nye kollega ved hvornaringr han eller hun goslashr et godt eller et knap saring godt stykke arbejde

bull Hvordan kan I bedst indfoslashre jeres eventuel-le udenlandske kolleger i den uformelle danske virksomhedskultur

raquo Saringdan en generel kritik af opfoslashlgningen (paring intro-duktionen) er at den hoslashjeste form for ros her er fravaeligr af kritik Jeg foslashler at jeg skyder lidt i blinde egentlig Jeg foslashler jo at jeg udfoslashrer et godt stykke arbejde fordi jeg ikke faringr voldsomt meget skaeligld ud men jeg ved egentlig ikke helt ndash og jeg ved ikke om ting jeg goslashr og har faringet for vane at goslashre er helt forkerte eller ejlaquo

Citat fra rapporten Passe inn og passe til

17DEN GODE MODTAGELSE

18 DEN GODE MODTAGELSE

I planlaeliggningen af introduktionen af nye medar-bejdere er det naturligt at have fokus paring hvilke saeligrlige risikofaktorer der er paring jeres arbejdsplads eller i vedkommendes jobfunktion Paring den maringde kan I allerede fra starten vaeligre opmaeligrksom paring at forebygge ulykker eller erhvervssygdomme

Introduktion til arbejdsmiljoslashetI nogle typer arbejdsfunktioner er der brug for en introduktion til hvordan man haringndterer saeligrlige risici i arbejdsmiljoslashet Det foregaringr ofte paring tvaeligrs af afdelingen men kan ogsaring vaeligre introduktion til specifikke forhold i den enkelte afdeling Maringske kan seneste APV eller APV-handleplan inspirere Det kan fx dreje sig om

bull Sikkerhedsprocedurer hvis der er risiko for at blive udsat for chikane trusler vold eller roslashveri

bull Metoder til forflytning af patienter og beboe-re

bull Haringndtering af kemikalier eller smitte farlige stoffer

bull God arbejdsplanlaeliggning prioriteringer og stressforebyggelse

bull Forebyggelse og haringndtering af konflikter bull Mulighed for faglig sparringsupervision og

psykisk foslashrstehjaeliglpbull Ergonomisk indstilling af haeligve- saelignkeborde

kontorstole mus og skaeligrm bull Adfaeligrd i storrumskontorer saring man undgaringr

forstyrrelser og larmbull God loslashfteteknik og andre gode arbejdsstillin-

gerbull Brandberedskab foslashrstehjaeliglpsudstyr paringroslash-

rendelistebull Anmeldelse af ulykker og registrering

af naeligrvedulykker

Region Midtjylland har udarbejdet et vaeligrktoslashj til arbejdsmiljoslashintroduktion af nye medarbejde-re som I eventuelt kan lade jer inspirere af (se henvisning i litteraturlisten)

Arbejdsmiljoslashrepraeligsentant og arbejdsleder i arbejdsmiljoslashgruppen har ansvaret for denne del af introduktionen af nyansatte medarbejdere

Udfordringer ved borger- og kunderettet arbejdeArbejdspladser med direkte relationer til borgere og patienter har nogle faeliglles udfordringer

bull Konflikter mobning og seksuel chikanebull Vold og truslerbull Hoslashje foslashlelsesmaeligssige krav

Det kniber med hjaeliglp samarbejde og anerkendelseDer er en overordnet tendens til at medarbejde-re i social- og sundhedssektoren det offentlige administrationsomraringde og i finanssektoren oplever at de faringr mindre kollegial hjaeliglp og kolle-gial anerkendelse end gennemsnittet paring oslashvrige danske arbejdspladser Oplevelserne kan variere meget fra arbejdsplads til arbejdsplads men det understreger vigtigheden af at sikre at kollegerne er aringbne og hjaeliglpsomme over for den nyansatte2

raquo Vi skriver altid i stillingsopslagene at man skal vaeligre robust Men organisationen skal ogsaring vaeligre robust saring den er klar til at haringndtere de foslashlelsesmaeligssige belastninger som er en del af jobbetlaquo

Tillidsrepraeligsentant paring et hospital

Saeligrlige risikofaktorer i arbejdsmiljoslashet

Sposlashrgsmaringl til overvejelsebull Hvad er det vigtigste at faring sagt til nyansatte om

arbejdsmiljoslashet hos jerbull Hvilke saeligrlige arbejdsmiljoslashudfordringer viser jeres

seneste APV eller trivselsmaringlinger 2 Det

Nat

iona

le F

orsk

ning

scen

ter f

or A

rbej

ds m

iljoslash

Arb

ejds

milj

oslash og

hel

bred

201

4

19DEN GODE MODTAGELSE

Hele arbejdspladsen spiller en rolle i forbindelse med modtagelsen af nye medarbejdere

Ledelsens opgaverLedelsen har det overordnede ansvar for at sikre et godt introduktionsforloslashb Det indebaeligrer bla at fastlaeliggge de overordnede rammer for introduk-tion og udpege de ansvarlige personer eventuelt i samarbejde med arbejdsmiljoslashgruppen eller andre relevante fora Det er ogsaring ledelsens ansvar at sikre ressourcer til introduktionsforloslashbet Paring det konkrete plan har lederen ogsaring en vig-tig opgave Mange erfaringer og en nyere norsk forskningsrapport viser at relationen til lederen har stor betydning for om den nyansatte foslashler sig godt modtaget og forbliver i jobbet

Arbejdsmiljoslashgruppens opgaverArbejdsmiljoslasharbejdet kan vaeligre organiseret forskelligt fra arbejdsplads til arbejdsplads Her tager vi udgangspunkt i at der findes lokale arbejdsmiljoslashgrupper men nogle steder er arbejds-miljoslasharbejdet anderledes organiseretArbejdsmiljoslashgruppen kan tage initiativ til at modtagelse og introduktion bliver sat i system fx med udgangspunkt i de principper og anbefa-linger som findes i dette haeligfte Arbejdsmiljoslash-gruppen skal ogsaring paringse at der sker passende oplaeligring og instruktion saring den nyansatte kan udfoslashre sit arbejde sikkerheds- og sundhedsmaeligs-sigt fuldt forsvarligt som det hedder i arbejds-miljoslashlovenArbejdsmiljoslashgruppen kan vaeligre med til at skabe rammerne for at de nyansatte oplever et sam-menhaeligngende forloslashb fra stillingsopslag over an-saeligttelsessamtale til modtagelse og introduktion Desuden har arbejdsmiljoslashgruppen et saeligrligt an-svar for at introducere til eventuelle risikofaktorer i arbejdsmiljoslashet paring arbejdspladsen og hvordan den nyansatte kan tackle disse

Kollegerne og teametKollegerne spiller en afgoslashrende rolle i den gode modtagelse baringde ved at tage godt imod den nye kollega i al almindelighed og ved at introducere kulturen de formelle og de uformelle vaeligrdier og normer paring arbejdspladsen Samtidig kan kolleger-ne bidrage til introduktionsforloslashbet som kontakt-personer og mentorer for nyansatteDet team som den nye kollega indgaringr i spiller selvsagt en saeligrlig rolle i at introducere til saringvel faglige som sociale aspekter af arbejdspladsen

Den nyansatte selvSom nyansat har man ogsaring selv et ansvar for at komme godt i gang med arbejdet og at integrere sig paring den nye arbejdsplads Det indebaeligrer paring den ene side at man skal vaeligre fleksibel og parat til at indrette sig efter forvent-ninger og normer paring den nye arbejdsplads Men paring den anden side skal man ogsaring vaeligre kritisk nysgerrig holde fast i sin egen viden og faglighed og stille sposlashrgsmaringl til rsquosaringdan plejer vi at goslashre herrsquo

Hvem goslashr hvad i den gode modtagelse

Sposlashrgsmaringl til overvejelse

bull Har I klare maringl og rammer for introduktionen af den nyansatte Hvordan kan disse forbedres

bull Er alle dele af arbejdspladsen indforstaringet med deres rolle i den gode modtagelse

20 DEN GODE MODTAGELSE

Tidslinje for den gode modtagelse

Introduktionsforloslashbet kan opdeles i faser som hver indeholder bestemte opgaver og overvejel-ser En systematisk tilgang er med til at sikre at man faringr det hele med ogsaring efter den foslashrste tid naringr det er blevet hverdag

Fire faser i introduktionsforloslashbetbull Forberedelsenbull Den foslashrste ugebull De foslashrste tre maringnederbull Det foslashrste aringr

Taelignk over timingenDen nye kollega skal moslashde rigtig mange nye men-nesker i det nye job De daglige kolleger kolleger i andre afdelinger ledelsen og samarbejdspartne-re Samtidig skal den nyansatte ofte introduceres til en omfattende liste af praktiske informationer og forhold paring arbejdspladsen Der er en risiko for at den nyansatte drukner i information og nye ansigter som er svaeligre at huske og skelne bagefterDet er lettere at tage information ind naringr man rent faktisk skal bruge den Det kan derfor vaeligre en god ideacute at knytte moslashdet med fx folk i andre afdelinger op paring konkrete opgaver i hverdagen og tage moslashdet naringr det er fagligt aktuelt eller naringr den nye kollega selv har behovet Paring den maringde knytter introduktionen an til det faktiske indhold i jobbet og kerneopgaven - og bliver lettere at huske

Sposlashrgsmaringl til overvejelse

bull Hvilke dele af introduktionsforloslashbet kan den nyansatte inddrages i

bull Hvordan sikrer I den nyansattes fortsatte laeligring efter at modtagelsesforloslashbet er ovre

21DEN GODE MODTAGELSE

Den nyansatte kommer dybere ind i jobbet og den praktiske

hverdag og tilegner sig arbejdspladsens kultur og

vaeligrdier

De foslashrste tre maringneder

Velkomst den foslashrste dag Faglig og praktisk

introduktion til arbejdet og de nye kolleger

Den foslashrste uge

Den nyansatte lederen kontaktpersonen og evt

mentoren evaluerer intro duktionsforloslashbet

Det foslashrste aringr

Kontaktpersonen forbereder forloslashbet og den praktiske modtagelse af

den nye kollega

Forberedelsen

22 DEN GODE MODTAGELSE

Tjekliste til inspiration God modtagelse

Inden den nye medarbejder starter Ansvarlig Udfoslashrt (x)

Udpeg kontaktperson

Udpeg eventuelt mentor

Mail til afdelingen om ny medarbejder

Ryd kontorplads (Personaleskab reoler mv)

Opret mailadresse telefonnummer logins praeligsentation paring hjemmeside

Klargoslashring af PC samt programmer mv hertil

Aftaler med interne videnspersoner om oplaeligring

Aftale moslashder med interne og eksterne samarbejdspartnere

Udarbejd endeligt introduktionsprogram

Ca 1 uge inden start sendes velkomstbrev med introduktionsprogram

Mail til receptionen om ny medarbejder for god modtagelse 1 dag

Soslashrge for at dokumenter herunder velkomstbrev fra intern IT velkomstbrev med diverse oplys-ninger kontaktpersoner paring loslashn- og praksisomraringdet ligger paring skrivebordet

Den foslashrste arbejdsdag

Blomster og faeliglles morgenkaffe

Praeligsentation for ledere og naeligrmeste kolleger

Hilse-paring-moslashde med chef(er) i afdelingen

Introduktionsmoslashde med kontaktperson

Rundvisning paring arbejdspladsen

Gennemgang af introduktionsprogram og forventningsafstemning

Udlevering af noslashgler koder telefon personaleskab passwords osv

Udlevering af baeligrbar computer mobil Ipad

Den foslashrste arbejdsuge

Praeligsentation af arbejdsopgaver paring kort og laeligngere sigt

Praeligsentation for arbejdsmiljoslashrepraeligsentant og tillidsrepraeligsentant intro til arbejdsmiljoslashorganisationen MED-systemet eller samarbejdssystemet

Introduktion til saeligrlige sikkerhedsforskrifter

Introduktion til procedurer ved brand og evakuering

Introduktion til generelle it-systemer

Introduktion til specielle programmer naringr behov opstaringr

Hilse-paring-moslashde med chef i direktionen

Den foslashrste maringned

Gennemgang af personalepolitik arbejdsmiljoslashpolitikker arbejdstidsregler mm

Introduktionsforloslashb foslashlordning sidemandsoplaeligring eller sparring

Moslashder med interne og eksterne samarbejdspartnere

Netvaeligrk med andre nyansatte og tillidsrepraeligsentantarbejdsmiljoslashrepraeligsentant

De foslashrste tre maringneder

Opfoslashlgningssamtale med leder fx 2-maringnederssamtale med evaluering af forloslashbet til dato

Mulig mentorordning startes op

Det foslashrste aringr

Evaluering af introduktionsforloslashb med leder mentor og kontaktperson

Fortsat kompetenceudvikling

MUS

Ikke alle punkter vil vaeligre relevante eller oslashnske-lige paring jeres arbejdsplads og I vil sikkert have brug for at tilfoslashje flere Det er ikke noslashdvendigvis arbejdsmiljoslashgruppen der skal udforme tjeklisten men den kan indgaring som et element i rammen for

den gode modtagelse som arbejdsmiljoslash gruppen bidrager til I kan hente en word-udgave af tjek-listen paring arbejdsmiljowebdkgodmodtagelse som I kan tilpasse og bruge paring jeres arbejdsplads

10 DEN GODE MODTAGELSE

En vigtig forudsaeligtning for den gode integration er at to centrale behov bliver opfyldt

Praktiske behovDet praktiske er nemt at overse men er samtidig afgoslashrende at have paring plads fra starten Det er et vigtigt signal at sende til den nyansatte at noslashglen og computeren er paring plads at e-mailen brugernavn og password er oprettet og at IT i oslashvrigt koslashrer fra starten Med andre ord at den nye medarbejder foslashler sig baringde ventet og velkommen Husk ogsaring at fortaeliglle hvem den nyansatte kan garing til hvis der opstaringr boslashvl med det praktiske Og vis medarbejderen til rette praeligsenter kollegaer-ne og tag dem med til frokost Det er ogsaring vigtigt at faring en introduktion til intranet og systemer som skal bruges i arbejdet (programmer databaser ekspertsystemer) Nogle arbejdspladser samler disse informationer i pjecer eller i temaer paring intranettet

Organisatoriske behovDe organisatoriske behov handler om at den nyansatte skal vide hvordan I organisatorisk griber tingene an hos jer Hvordan ser jeres aringrs-hjul ud Hvilke moslashder holder I og hvem deltager i dem Hvordan kan man goslashre sin indflydelse gaeligldende gennem arbejdsmiljoslashorganisationen MED-systemet eller samarbejdssystemet Det handler ogsaring om at introducere til noslashglepersoner i organisationen - ledere tillids- og arbejdsmiljoslash-repraeligsentanter - og skabe indblik i hvornaringr den nyansatte kan garing til dem Paring den maringde under-stoslashtter I det gode psykiske arbejdsmiljoslash ved at skabe forud sigelighed i arbejdet og klarhed over mulighederne for at faring indflydelse

ORGANISATORISKE BEHOVStyr paring beslutningsgange viden om

samarbejdsfora og medarbejderrepraeligsen-tanter ndash identifikation med arbejdspladsen

PRAKTISKE BEHOVAlt fra noslashgler og IT til kaffeordningen

ndash oplevelse af at kunne begaring sig i hverdagen

Praktiske og organisatoriske behov

Aringh er det i dag du kommer

raquo Der er overraskende mange i vores undersoslashgelser der fortaeligller at de ikke blev taget saeligrligt godt i mod foslashrste dag Nogle arbejdspladser havde end-da glemt at de skulle komme og de maringtte passe sig selv de foslashrste timer Andre steder var arbejds-pladsen bare uforberedt Der var ingen computer de blev ikke vist rundt og praeligsenteret eller bare meget hurtigt overladt til sig selvlaquo

Citat fra bogen Fra studie til arbejdsliv

11DEN GODE MODTAGELSE

Modtagelse paring tvaeligrs Det er en god ideacute at taelignke paring tvaeligrs af den enkel-te arbejdsplads baringde for at spare ressourcer og for at faring udvekslet viden erfaringer og inspira tion Er jeres arbejdsplads eksempelvis et hospital en kommune eller en anden stor arbejdsplads kan det vaeligre en god ideacute at alle nyansatte bliver inviteret til at netvaeligrke og hilse paring noslashgleperson-er Hvis det ikke allerede finder sted kan jeres afdeling tage initiativ til det

Ideer til initiativer paring tvaeligrsbull Netvaeligrk for nyansattebull Faeliglles introduktion af nyansattebull Faeliglles velkomstbrev med program for intro-

duktionenbull Koordinering af informationer fx fra persona-

leafdelingHR og den enkelte arbejdspladsbull Netvaeligrk for de nyansattes kontakt personer

og mentorer

raquo Jeg har lige vaeligret paring weekendvagt med to nyan-satte der endnu ikke havde faringet deres navne- og noslashglekort Saring de maringtte sposlashrge mig hver gang de skulle ind og ud af en laringst doslashr eller have adgang til it-systemerne Det var dybt frustre-rende for dem og en rigtig daringrlig startlaquo

Tillidsrepraeligsentant paring et hospital

Husk alle faggrupperHvis jeres arbejdsplads har en kernefaggruppe kan nyansatte fra andre faggrupper opleve saeligrlige barri-erer for at blive en del af det sociale faeligllesskab Det kraeligver derfor saeligrlig opmaeligrksomhed fra kolleger og ledelse Nogle faggrupper kan vaeligre isolerede rent fysisk eller organisatorisk ndash hvis de eksempelvis har lokaler paring en anden adresse eller arbejder paring skaeligve tidspunkter Her skal I vaeligre saeligrlig opmaeligrksom paring hvordan I faringr koblet de nyansatte til resten af arbejdspladsen

Endelig er det ogsaring vigtigt at taelignke integration paring tvaeligrs af faggrupperne paring arbejdspladser hvor flere forskellige faggrupper skal arbejde sammen om at loslashse opgaverne

Sposlashrgsmaringl til overvejelse

bull Hvordan vil I vaeliggte balancen mellem de praktiske og organisatoriske behov paring jeres arbejdsplads

bull Hvordan sikrer I at jeres nye kollega faringr mulighed for at laeligre jeres kultur vaeligrdier og normer at kende

12 DEN GODE MODTAGELSE

Systematik er noslashgleordet i en god modtagekultur Det er en god ideacute med en klar plan for hvordan I modtager de nye kolleger og hvem der har de forskellige roller i modtagelsen Ledelsen har det overordnede ansvar men arbejdsmiljoslashgruppen kan vaeligre med til at skabe de gode rammer

Introduktionen fungerer bedst hvis den er sat i system Derfor er det en fordel at have en ska-belon som I har diskuteret paring arbejdspladsen og som afspejler jeres oslashnsker og behovNaringr det bliver aktuelt kan I med fordel udde-legere opgaver og roller med udgangspunkt i en tjekliste som den paring side 22 I kan tilpasse skabe lonen og variere den ud fra den konkrete situation og behovet hos den nye medarbejder Der kan fx vaeligre forskel paring indholdet i introdukti-onen alt efter om det er en nyuddannet eller en erfaren ny kollega Det kan ogsaring vaeligre en fordel at inddrage den nye kollega i detaljerne saring intro-duktionsprogrammet afspejler vedkommendes egne sposlashrgsmaringl og behov

En kontaktperson ndash og maringske en mentorI kan overveje at udpege en kontaktperson som er ansvarlig for hele introduktionsforloslashbet Det kan eventuelt suppleres med sidemandsoplaelig-ring foslashlordninger eller en mentor fx ved ansaeligt-telse af helt nyuddannede eller hvis jobbet er saeligrligt udfordrende

Kontaktpersonen har ansvaret for den formelle introduktion Opgaven kan vaeligre at tilrettelaeliggge introduktionsprogrammet i samarbejde med le-deren soslashrge for de praktiske detaljer og formidle konkret viden metoder og faglige standarder i den foslashrste tid i ansaeligttelsen Kontaktpersonen er den som den nyansatte henvender sig til med konkrete praktiske og faglige sposlashrgsmaringl

Mentoren er den reflekterende dialogpartner der fokuserer paring kompetenceudvikling haringndtering af dilemmaer vaeligrdier normer og de bredere sposlashrgsmaringl som typisk opstaringr for den nye med-

arbejder hen ad vejen Mentoren er den medar-bejder hos hvem den nye kollega kan faring sparring og raringd om sin faglige udvikling sin egen rolle og arbejdspladsens kultur Vaeligr opmaeligrksom paring at en mentorordning kraeligver ressourcer og tid og at opgaven skal prioriteres hvis ordningen skal blive en succes

Kontaktpersonen og mentoren kan godt vaeligre den samme person men vedkommende skal vaeligre opmaeligrksom paring rolleskiftet mellem at vaeligre den praktisk orienterede vejleder og at vaeligre den reflekterende dialogpartner

raquo Hos os sikrer kontaktpersonen den loslashbende sidemandsoplaeligring Fx gennemfoslashres kontrol-besoslashg altid med en erfaren kollega saring man laeligrer attitude osvlaquo

Tillidsrepraeligsentant i SKAT

Saeligt modtagelsen i system

13DEN GODE MODTAGELSE

Hvad fungerer bedst hos jerDer er fire typiske metoder til at introducere nye medarbejdere til arbejdsopgaverne bull Instruktion Den nyansatte bliver instrueret af

sin erfarne kollegabull Foslashlordning Den nyansatte observerer hvordan

den erfarne kollega udfoslashrer opgavenbull Sidemandsoplaeligring Den nyansatte udfoslashrer selv

opgaven mens den erfarne kollega observerer og giver feedback

bull Sparring Den nyansatte udfoslashrer opgaven selv og sparrer med sin erfarne kollega bagefter

Sposlashrgsmaringl til overvejelse

bull Hvad vil det kraeligve at vaeligre en god kontaktperson eller mentor hos jer

bull Hvem skal omfattes af ordningen og skal der laves forskellige udgaver til erfarne nyansatte og nyuddan-nede Hvad med vikarer og studentermedhjaeliglpere

14 DEN GODE MODTAGELSE

Det er lederens ansvar at udvaeliglge kontaktperson og mentor men det kan vaeligre en fordel at inddra-ge arbejdsmiljoslashgruppen i droslashftelsen af kriterierne for udvaeliglgelsen Skal det vaeligre efter tid lyst eller egnethed Er det en kan- eller skal-opgave Det er ogsaring vigtigt at faring mentorordningen ind i vagtplaner og moslashdekalendere saring det rent prak-tisk kan lade sig goslashre at faring sparring uden at den nyansatte selv skal bede om det

Kontaktpersonen er typisk placeret fysisk taeligt paring den nyansatte fx i samme team Det giver mulig-hed for let og effektiv kontakt Mentoren er typisk en erfaren kollega med sans for at skabe et rum for refleksion og at koble teori og praksis Mentoren behoslashver ikke vaeligre fysisk taeligt paring den nyansatte Der er en god ideacute at faring beskrevet mentorrollen tydeligt for alle parter fx at der ikke er tale om instruktion men om en ligevaeligrdig relation med fokus paring refleksion og dilemmaer

Faeliglles diskussion af introduktionsforloslashbetI bliver bedre rustet til at modtage nye kolleger hvis I diskuterer maringl og indhold af introduktions-forloslashbet i faeligllesskab fx paring et personalemoslashde

bull Hvad forstaringr vi ved en god modtagelse bull Hvad har den nye kollega isaeligr brug forbull Hvad er det vigtige at faring sagt til nyansatte

om arbejdsmiljoslashet her hos osbull Hvilke faktorer i vores arbejdsmiljoslash skal den

nyansatte vaeligre saeligrligt forberedt paringbull Hvad forventer vi af den nye kollega Hvad

kan vedkommende forvente af osbull Hvordan kan kollegerne stoslashtte kontakt-

personen mentoren og den nyansattebull Hvad er den rigtige balance mellem den

faglige og den sociale introduktionbull Hvad er laeligringsmaringlet for introduktions-

forloslashbetbull Hvordan kan vi paring en god maringde introducere

den nye kollega til arbejdspladsens kultur og uformelle vaeligrdier

Introduktionen blev vendt paring hovedetParing en sygehusafdeling havde de haft et stort frafald af isaeligr nyuddannede Derfor besluttede de sig for at aeligndre paring introduktionsforloslashbet Hidtil havde de nye vaeligret med som foslashl i en maringned hvor de kun observerede Derefter blev de kastet ud i vagterne og forventedes at kunne arbejde paring egen haringnd Det vendte man om paring saring det nu er den nye der udfoslashrer opgaverne fra begyndelsen med den erfarne som hjaeliglper og bagstopper Paring den maringde opbygger de nye kompetence og sikkerhed fra foslashrste dag i et system der mere er sidemandsoplaeligring end instruktion Det foreloslashbige resultat har vaeligret et markant mindre frafald

Hvem skal vaeligre kontakt-person eller mentor

15DEN GODE MODTAGELSE

16 DEN GODE MODTAGELSE

Systematik er vigtigt for at skabe en god modta-gelse men modtagelsen maring ikke baeligre praeligg af skemaer og moslashder blot for skemaernes og moslashder-nes egen skyld Saring risikerer vi nemlig at det bliver en sur pligt for baringde de allerede ansatte og for de nye

Den gode modtagelse kraeligver derfor at arbejds-pladsen som helhed er gearet til at modtage nye medarbejdere At der er en god modtagekul-tur Hvad det indebaeligrer kan variere meget fra arbejdsplads til arbejdsplads og fra branche til branche Her er nogle pejlemaeligrker for hvad der kendetegner en arbejdspladskultur som er god til at modtage nye medarbejdere

bull videndelingbull aringbenhed rummelighed og nysgerrighedbull opmaeligrksomhed over for kollegerbull klare faeliglles maringlbull feedback-kulturbull generelt godt psykisk arbejdsmiljoslash

Hvad med den uformelle videnFor at blive en god medarbejder skal den nyansat-te ogsaring forstaring de uformelle aspekter ved jobbet Det bliver ofte overset i introduktionsforloslashbet og arbejdspladsens kultur vaeligrdier og normer fremgaringr ikke noslashdvendigvis af intranettet eller af ansaeligttelsessamtalen med lederenDerfor kan der vaeligre behov for andre kanaler som sikrer den nye kollega adgang til den uudtalte viden Overvej hvordan I bedst goslashr det paring jeres arbejdsplads

Pejlemaeligrker for den gode modtagekultur

Sposlashrgsmaringl til overvejelse

bull Hvordan soslashrger I for at den nyansatte bliver tryg i gruppen

bull Hvordan sikrer I at den nye kollega ved hvornaringr han eller hun goslashr et godt eller et knap saring godt stykke arbejde

bull Hvordan kan I bedst indfoslashre jeres eventuel-le udenlandske kolleger i den uformelle danske virksomhedskultur

raquo Saringdan en generel kritik af opfoslashlgningen (paring intro-duktionen) er at den hoslashjeste form for ros her er fravaeligr af kritik Jeg foslashler at jeg skyder lidt i blinde egentlig Jeg foslashler jo at jeg udfoslashrer et godt stykke arbejde fordi jeg ikke faringr voldsomt meget skaeligld ud men jeg ved egentlig ikke helt ndash og jeg ved ikke om ting jeg goslashr og har faringet for vane at goslashre er helt forkerte eller ejlaquo

Citat fra rapporten Passe inn og passe til

17DEN GODE MODTAGELSE

18 DEN GODE MODTAGELSE

I planlaeliggningen af introduktionen af nye medar-bejdere er det naturligt at have fokus paring hvilke saeligrlige risikofaktorer der er paring jeres arbejdsplads eller i vedkommendes jobfunktion Paring den maringde kan I allerede fra starten vaeligre opmaeligrksom paring at forebygge ulykker eller erhvervssygdomme

Introduktion til arbejdsmiljoslashetI nogle typer arbejdsfunktioner er der brug for en introduktion til hvordan man haringndterer saeligrlige risici i arbejdsmiljoslashet Det foregaringr ofte paring tvaeligrs af afdelingen men kan ogsaring vaeligre introduktion til specifikke forhold i den enkelte afdeling Maringske kan seneste APV eller APV-handleplan inspirere Det kan fx dreje sig om

bull Sikkerhedsprocedurer hvis der er risiko for at blive udsat for chikane trusler vold eller roslashveri

bull Metoder til forflytning af patienter og beboe-re

bull Haringndtering af kemikalier eller smitte farlige stoffer

bull God arbejdsplanlaeliggning prioriteringer og stressforebyggelse

bull Forebyggelse og haringndtering af konflikter bull Mulighed for faglig sparringsupervision og

psykisk foslashrstehjaeliglpbull Ergonomisk indstilling af haeligve- saelignkeborde

kontorstole mus og skaeligrm bull Adfaeligrd i storrumskontorer saring man undgaringr

forstyrrelser og larmbull God loslashfteteknik og andre gode arbejdsstillin-

gerbull Brandberedskab foslashrstehjaeliglpsudstyr paringroslash-

rendelistebull Anmeldelse af ulykker og registrering

af naeligrvedulykker

Region Midtjylland har udarbejdet et vaeligrktoslashj til arbejdsmiljoslashintroduktion af nye medarbejde-re som I eventuelt kan lade jer inspirere af (se henvisning i litteraturlisten)

Arbejdsmiljoslashrepraeligsentant og arbejdsleder i arbejdsmiljoslashgruppen har ansvaret for denne del af introduktionen af nyansatte medarbejdere

Udfordringer ved borger- og kunderettet arbejdeArbejdspladser med direkte relationer til borgere og patienter har nogle faeliglles udfordringer

bull Konflikter mobning og seksuel chikanebull Vold og truslerbull Hoslashje foslashlelsesmaeligssige krav

Det kniber med hjaeliglp samarbejde og anerkendelseDer er en overordnet tendens til at medarbejde-re i social- og sundhedssektoren det offentlige administrationsomraringde og i finanssektoren oplever at de faringr mindre kollegial hjaeliglp og kolle-gial anerkendelse end gennemsnittet paring oslashvrige danske arbejdspladser Oplevelserne kan variere meget fra arbejdsplads til arbejdsplads men det understreger vigtigheden af at sikre at kollegerne er aringbne og hjaeliglpsomme over for den nyansatte2

raquo Vi skriver altid i stillingsopslagene at man skal vaeligre robust Men organisationen skal ogsaring vaeligre robust saring den er klar til at haringndtere de foslashlelsesmaeligssige belastninger som er en del af jobbetlaquo

Tillidsrepraeligsentant paring et hospital

Saeligrlige risikofaktorer i arbejdsmiljoslashet

Sposlashrgsmaringl til overvejelsebull Hvad er det vigtigste at faring sagt til nyansatte om

arbejdsmiljoslashet hos jerbull Hvilke saeligrlige arbejdsmiljoslashudfordringer viser jeres

seneste APV eller trivselsmaringlinger 2 Det

Nat

iona

le F

orsk

ning

scen

ter f

or A

rbej

ds m

iljoslash

Arb

ejds

milj

oslash og

hel

bred

201

4

19DEN GODE MODTAGELSE

Hele arbejdspladsen spiller en rolle i forbindelse med modtagelsen af nye medarbejdere

Ledelsens opgaverLedelsen har det overordnede ansvar for at sikre et godt introduktionsforloslashb Det indebaeligrer bla at fastlaeliggge de overordnede rammer for introduk-tion og udpege de ansvarlige personer eventuelt i samarbejde med arbejdsmiljoslashgruppen eller andre relevante fora Det er ogsaring ledelsens ansvar at sikre ressourcer til introduktionsforloslashbet Paring det konkrete plan har lederen ogsaring en vig-tig opgave Mange erfaringer og en nyere norsk forskningsrapport viser at relationen til lederen har stor betydning for om den nyansatte foslashler sig godt modtaget og forbliver i jobbet

Arbejdsmiljoslashgruppens opgaverArbejdsmiljoslasharbejdet kan vaeligre organiseret forskelligt fra arbejdsplads til arbejdsplads Her tager vi udgangspunkt i at der findes lokale arbejdsmiljoslashgrupper men nogle steder er arbejds-miljoslasharbejdet anderledes organiseretArbejdsmiljoslashgruppen kan tage initiativ til at modtagelse og introduktion bliver sat i system fx med udgangspunkt i de principper og anbefa-linger som findes i dette haeligfte Arbejdsmiljoslash-gruppen skal ogsaring paringse at der sker passende oplaeligring og instruktion saring den nyansatte kan udfoslashre sit arbejde sikkerheds- og sundhedsmaeligs-sigt fuldt forsvarligt som det hedder i arbejds-miljoslashlovenArbejdsmiljoslashgruppen kan vaeligre med til at skabe rammerne for at de nyansatte oplever et sam-menhaeligngende forloslashb fra stillingsopslag over an-saeligttelsessamtale til modtagelse og introduktion Desuden har arbejdsmiljoslashgruppen et saeligrligt an-svar for at introducere til eventuelle risikofaktorer i arbejdsmiljoslashet paring arbejdspladsen og hvordan den nyansatte kan tackle disse

Kollegerne og teametKollegerne spiller en afgoslashrende rolle i den gode modtagelse baringde ved at tage godt imod den nye kollega i al almindelighed og ved at introducere kulturen de formelle og de uformelle vaeligrdier og normer paring arbejdspladsen Samtidig kan kolleger-ne bidrage til introduktionsforloslashbet som kontakt-personer og mentorer for nyansatteDet team som den nye kollega indgaringr i spiller selvsagt en saeligrlig rolle i at introducere til saringvel faglige som sociale aspekter af arbejdspladsen

Den nyansatte selvSom nyansat har man ogsaring selv et ansvar for at komme godt i gang med arbejdet og at integrere sig paring den nye arbejdsplads Det indebaeligrer paring den ene side at man skal vaeligre fleksibel og parat til at indrette sig efter forvent-ninger og normer paring den nye arbejdsplads Men paring den anden side skal man ogsaring vaeligre kritisk nysgerrig holde fast i sin egen viden og faglighed og stille sposlashrgsmaringl til rsquosaringdan plejer vi at goslashre herrsquo

Hvem goslashr hvad i den gode modtagelse

Sposlashrgsmaringl til overvejelse

bull Har I klare maringl og rammer for introduktionen af den nyansatte Hvordan kan disse forbedres

bull Er alle dele af arbejdspladsen indforstaringet med deres rolle i den gode modtagelse

20 DEN GODE MODTAGELSE

Tidslinje for den gode modtagelse

Introduktionsforloslashbet kan opdeles i faser som hver indeholder bestemte opgaver og overvejel-ser En systematisk tilgang er med til at sikre at man faringr det hele med ogsaring efter den foslashrste tid naringr det er blevet hverdag

Fire faser i introduktionsforloslashbetbull Forberedelsenbull Den foslashrste ugebull De foslashrste tre maringnederbull Det foslashrste aringr

Taelignk over timingenDen nye kollega skal moslashde rigtig mange nye men-nesker i det nye job De daglige kolleger kolleger i andre afdelinger ledelsen og samarbejdspartne-re Samtidig skal den nyansatte ofte introduceres til en omfattende liste af praktiske informationer og forhold paring arbejdspladsen Der er en risiko for at den nyansatte drukner i information og nye ansigter som er svaeligre at huske og skelne bagefterDet er lettere at tage information ind naringr man rent faktisk skal bruge den Det kan derfor vaeligre en god ideacute at knytte moslashdet med fx folk i andre afdelinger op paring konkrete opgaver i hverdagen og tage moslashdet naringr det er fagligt aktuelt eller naringr den nye kollega selv har behovet Paring den maringde knytter introduktionen an til det faktiske indhold i jobbet og kerneopgaven - og bliver lettere at huske

Sposlashrgsmaringl til overvejelse

bull Hvilke dele af introduktionsforloslashbet kan den nyansatte inddrages i

bull Hvordan sikrer I den nyansattes fortsatte laeligring efter at modtagelsesforloslashbet er ovre

21DEN GODE MODTAGELSE

Den nyansatte kommer dybere ind i jobbet og den praktiske

hverdag og tilegner sig arbejdspladsens kultur og

vaeligrdier

De foslashrste tre maringneder

Velkomst den foslashrste dag Faglig og praktisk

introduktion til arbejdet og de nye kolleger

Den foslashrste uge

Den nyansatte lederen kontaktpersonen og evt

mentoren evaluerer intro duktionsforloslashbet

Det foslashrste aringr

Kontaktpersonen forbereder forloslashbet og den praktiske modtagelse af

den nye kollega

Forberedelsen

22 DEN GODE MODTAGELSE

Tjekliste til inspiration God modtagelse

Inden den nye medarbejder starter Ansvarlig Udfoslashrt (x)

Udpeg kontaktperson

Udpeg eventuelt mentor

Mail til afdelingen om ny medarbejder

Ryd kontorplads (Personaleskab reoler mv)

Opret mailadresse telefonnummer logins praeligsentation paring hjemmeside

Klargoslashring af PC samt programmer mv hertil

Aftaler med interne videnspersoner om oplaeligring

Aftale moslashder med interne og eksterne samarbejdspartnere

Udarbejd endeligt introduktionsprogram

Ca 1 uge inden start sendes velkomstbrev med introduktionsprogram

Mail til receptionen om ny medarbejder for god modtagelse 1 dag

Soslashrge for at dokumenter herunder velkomstbrev fra intern IT velkomstbrev med diverse oplys-ninger kontaktpersoner paring loslashn- og praksisomraringdet ligger paring skrivebordet

Den foslashrste arbejdsdag

Blomster og faeliglles morgenkaffe

Praeligsentation for ledere og naeligrmeste kolleger

Hilse-paring-moslashde med chef(er) i afdelingen

Introduktionsmoslashde med kontaktperson

Rundvisning paring arbejdspladsen

Gennemgang af introduktionsprogram og forventningsafstemning

Udlevering af noslashgler koder telefon personaleskab passwords osv

Udlevering af baeligrbar computer mobil Ipad

Den foslashrste arbejdsuge

Praeligsentation af arbejdsopgaver paring kort og laeligngere sigt

Praeligsentation for arbejdsmiljoslashrepraeligsentant og tillidsrepraeligsentant intro til arbejdsmiljoslashorganisationen MED-systemet eller samarbejdssystemet

Introduktion til saeligrlige sikkerhedsforskrifter

Introduktion til procedurer ved brand og evakuering

Introduktion til generelle it-systemer

Introduktion til specielle programmer naringr behov opstaringr

Hilse-paring-moslashde med chef i direktionen

Den foslashrste maringned

Gennemgang af personalepolitik arbejdsmiljoslashpolitikker arbejdstidsregler mm

Introduktionsforloslashb foslashlordning sidemandsoplaeligring eller sparring

Moslashder med interne og eksterne samarbejdspartnere

Netvaeligrk med andre nyansatte og tillidsrepraeligsentantarbejdsmiljoslashrepraeligsentant

De foslashrste tre maringneder

Opfoslashlgningssamtale med leder fx 2-maringnederssamtale med evaluering af forloslashbet til dato

Mulig mentorordning startes op

Det foslashrste aringr

Evaluering af introduktionsforloslashb med leder mentor og kontaktperson

Fortsat kompetenceudvikling

MUS

Ikke alle punkter vil vaeligre relevante eller oslashnske-lige paring jeres arbejdsplads og I vil sikkert have brug for at tilfoslashje flere Det er ikke noslashdvendigvis arbejdsmiljoslashgruppen der skal udforme tjeklisten men den kan indgaring som et element i rammen for

den gode modtagelse som arbejdsmiljoslash gruppen bidrager til I kan hente en word-udgave af tjek-listen paring arbejdsmiljowebdkgodmodtagelse som I kan tilpasse og bruge paring jeres arbejdsplads

11DEN GODE MODTAGELSE

Modtagelse paring tvaeligrs Det er en god ideacute at taelignke paring tvaeligrs af den enkel-te arbejdsplads baringde for at spare ressourcer og for at faring udvekslet viden erfaringer og inspira tion Er jeres arbejdsplads eksempelvis et hospital en kommune eller en anden stor arbejdsplads kan det vaeligre en god ideacute at alle nyansatte bliver inviteret til at netvaeligrke og hilse paring noslashgleperson-er Hvis det ikke allerede finder sted kan jeres afdeling tage initiativ til det

Ideer til initiativer paring tvaeligrsbull Netvaeligrk for nyansattebull Faeliglles introduktion af nyansattebull Faeliglles velkomstbrev med program for intro-

duktionenbull Koordinering af informationer fx fra persona-

leafdelingHR og den enkelte arbejdspladsbull Netvaeligrk for de nyansattes kontakt personer

og mentorer

raquo Jeg har lige vaeligret paring weekendvagt med to nyan-satte der endnu ikke havde faringet deres navne- og noslashglekort Saring de maringtte sposlashrge mig hver gang de skulle ind og ud af en laringst doslashr eller have adgang til it-systemerne Det var dybt frustre-rende for dem og en rigtig daringrlig startlaquo

Tillidsrepraeligsentant paring et hospital

Husk alle faggrupperHvis jeres arbejdsplads har en kernefaggruppe kan nyansatte fra andre faggrupper opleve saeligrlige barri-erer for at blive en del af det sociale faeligllesskab Det kraeligver derfor saeligrlig opmaeligrksomhed fra kolleger og ledelse Nogle faggrupper kan vaeligre isolerede rent fysisk eller organisatorisk ndash hvis de eksempelvis har lokaler paring en anden adresse eller arbejder paring skaeligve tidspunkter Her skal I vaeligre saeligrlig opmaeligrksom paring hvordan I faringr koblet de nyansatte til resten af arbejdspladsen

Endelig er det ogsaring vigtigt at taelignke integration paring tvaeligrs af faggrupperne paring arbejdspladser hvor flere forskellige faggrupper skal arbejde sammen om at loslashse opgaverne

Sposlashrgsmaringl til overvejelse

bull Hvordan vil I vaeliggte balancen mellem de praktiske og organisatoriske behov paring jeres arbejdsplads

bull Hvordan sikrer I at jeres nye kollega faringr mulighed for at laeligre jeres kultur vaeligrdier og normer at kende

12 DEN GODE MODTAGELSE

Systematik er noslashgleordet i en god modtagekultur Det er en god ideacute med en klar plan for hvordan I modtager de nye kolleger og hvem der har de forskellige roller i modtagelsen Ledelsen har det overordnede ansvar men arbejdsmiljoslashgruppen kan vaeligre med til at skabe de gode rammer

Introduktionen fungerer bedst hvis den er sat i system Derfor er det en fordel at have en ska-belon som I har diskuteret paring arbejdspladsen og som afspejler jeres oslashnsker og behovNaringr det bliver aktuelt kan I med fordel udde-legere opgaver og roller med udgangspunkt i en tjekliste som den paring side 22 I kan tilpasse skabe lonen og variere den ud fra den konkrete situation og behovet hos den nye medarbejder Der kan fx vaeligre forskel paring indholdet i introdukti-onen alt efter om det er en nyuddannet eller en erfaren ny kollega Det kan ogsaring vaeligre en fordel at inddrage den nye kollega i detaljerne saring intro-duktionsprogrammet afspejler vedkommendes egne sposlashrgsmaringl og behov

En kontaktperson ndash og maringske en mentorI kan overveje at udpege en kontaktperson som er ansvarlig for hele introduktionsforloslashbet Det kan eventuelt suppleres med sidemandsoplaelig-ring foslashlordninger eller en mentor fx ved ansaeligt-telse af helt nyuddannede eller hvis jobbet er saeligrligt udfordrende

Kontaktpersonen har ansvaret for den formelle introduktion Opgaven kan vaeligre at tilrettelaeliggge introduktionsprogrammet i samarbejde med le-deren soslashrge for de praktiske detaljer og formidle konkret viden metoder og faglige standarder i den foslashrste tid i ansaeligttelsen Kontaktpersonen er den som den nyansatte henvender sig til med konkrete praktiske og faglige sposlashrgsmaringl

Mentoren er den reflekterende dialogpartner der fokuserer paring kompetenceudvikling haringndtering af dilemmaer vaeligrdier normer og de bredere sposlashrgsmaringl som typisk opstaringr for den nye med-

arbejder hen ad vejen Mentoren er den medar-bejder hos hvem den nye kollega kan faring sparring og raringd om sin faglige udvikling sin egen rolle og arbejdspladsens kultur Vaeligr opmaeligrksom paring at en mentorordning kraeligver ressourcer og tid og at opgaven skal prioriteres hvis ordningen skal blive en succes

Kontaktpersonen og mentoren kan godt vaeligre den samme person men vedkommende skal vaeligre opmaeligrksom paring rolleskiftet mellem at vaeligre den praktisk orienterede vejleder og at vaeligre den reflekterende dialogpartner

raquo Hos os sikrer kontaktpersonen den loslashbende sidemandsoplaeligring Fx gennemfoslashres kontrol-besoslashg altid med en erfaren kollega saring man laeligrer attitude osvlaquo

Tillidsrepraeligsentant i SKAT

Saeligt modtagelsen i system

13DEN GODE MODTAGELSE

Hvad fungerer bedst hos jerDer er fire typiske metoder til at introducere nye medarbejdere til arbejdsopgaverne bull Instruktion Den nyansatte bliver instrueret af

sin erfarne kollegabull Foslashlordning Den nyansatte observerer hvordan

den erfarne kollega udfoslashrer opgavenbull Sidemandsoplaeligring Den nyansatte udfoslashrer selv

opgaven mens den erfarne kollega observerer og giver feedback

bull Sparring Den nyansatte udfoslashrer opgaven selv og sparrer med sin erfarne kollega bagefter

Sposlashrgsmaringl til overvejelse

bull Hvad vil det kraeligve at vaeligre en god kontaktperson eller mentor hos jer

bull Hvem skal omfattes af ordningen og skal der laves forskellige udgaver til erfarne nyansatte og nyuddan-nede Hvad med vikarer og studentermedhjaeliglpere

14 DEN GODE MODTAGELSE

Det er lederens ansvar at udvaeliglge kontaktperson og mentor men det kan vaeligre en fordel at inddra-ge arbejdsmiljoslashgruppen i droslashftelsen af kriterierne for udvaeliglgelsen Skal det vaeligre efter tid lyst eller egnethed Er det en kan- eller skal-opgave Det er ogsaring vigtigt at faring mentorordningen ind i vagtplaner og moslashdekalendere saring det rent prak-tisk kan lade sig goslashre at faring sparring uden at den nyansatte selv skal bede om det

Kontaktpersonen er typisk placeret fysisk taeligt paring den nyansatte fx i samme team Det giver mulig-hed for let og effektiv kontakt Mentoren er typisk en erfaren kollega med sans for at skabe et rum for refleksion og at koble teori og praksis Mentoren behoslashver ikke vaeligre fysisk taeligt paring den nyansatte Der er en god ideacute at faring beskrevet mentorrollen tydeligt for alle parter fx at der ikke er tale om instruktion men om en ligevaeligrdig relation med fokus paring refleksion og dilemmaer

Faeliglles diskussion af introduktionsforloslashbetI bliver bedre rustet til at modtage nye kolleger hvis I diskuterer maringl og indhold af introduktions-forloslashbet i faeligllesskab fx paring et personalemoslashde

bull Hvad forstaringr vi ved en god modtagelse bull Hvad har den nye kollega isaeligr brug forbull Hvad er det vigtige at faring sagt til nyansatte

om arbejdsmiljoslashet her hos osbull Hvilke faktorer i vores arbejdsmiljoslash skal den

nyansatte vaeligre saeligrligt forberedt paringbull Hvad forventer vi af den nye kollega Hvad

kan vedkommende forvente af osbull Hvordan kan kollegerne stoslashtte kontakt-

personen mentoren og den nyansattebull Hvad er den rigtige balance mellem den

faglige og den sociale introduktionbull Hvad er laeligringsmaringlet for introduktions-

forloslashbetbull Hvordan kan vi paring en god maringde introducere

den nye kollega til arbejdspladsens kultur og uformelle vaeligrdier

Introduktionen blev vendt paring hovedetParing en sygehusafdeling havde de haft et stort frafald af isaeligr nyuddannede Derfor besluttede de sig for at aeligndre paring introduktionsforloslashbet Hidtil havde de nye vaeligret med som foslashl i en maringned hvor de kun observerede Derefter blev de kastet ud i vagterne og forventedes at kunne arbejde paring egen haringnd Det vendte man om paring saring det nu er den nye der udfoslashrer opgaverne fra begyndelsen med den erfarne som hjaeliglper og bagstopper Paring den maringde opbygger de nye kompetence og sikkerhed fra foslashrste dag i et system der mere er sidemandsoplaeligring end instruktion Det foreloslashbige resultat har vaeligret et markant mindre frafald

Hvem skal vaeligre kontakt-person eller mentor

15DEN GODE MODTAGELSE

16 DEN GODE MODTAGELSE

Systematik er vigtigt for at skabe en god modta-gelse men modtagelsen maring ikke baeligre praeligg af skemaer og moslashder blot for skemaernes og moslashder-nes egen skyld Saring risikerer vi nemlig at det bliver en sur pligt for baringde de allerede ansatte og for de nye

Den gode modtagelse kraeligver derfor at arbejds-pladsen som helhed er gearet til at modtage nye medarbejdere At der er en god modtagekul-tur Hvad det indebaeligrer kan variere meget fra arbejdsplads til arbejdsplads og fra branche til branche Her er nogle pejlemaeligrker for hvad der kendetegner en arbejdspladskultur som er god til at modtage nye medarbejdere

bull videndelingbull aringbenhed rummelighed og nysgerrighedbull opmaeligrksomhed over for kollegerbull klare faeliglles maringlbull feedback-kulturbull generelt godt psykisk arbejdsmiljoslash

Hvad med den uformelle videnFor at blive en god medarbejder skal den nyansat-te ogsaring forstaring de uformelle aspekter ved jobbet Det bliver ofte overset i introduktionsforloslashbet og arbejdspladsens kultur vaeligrdier og normer fremgaringr ikke noslashdvendigvis af intranettet eller af ansaeligttelsessamtalen med lederenDerfor kan der vaeligre behov for andre kanaler som sikrer den nye kollega adgang til den uudtalte viden Overvej hvordan I bedst goslashr det paring jeres arbejdsplads

Pejlemaeligrker for den gode modtagekultur

Sposlashrgsmaringl til overvejelse

bull Hvordan soslashrger I for at den nyansatte bliver tryg i gruppen

bull Hvordan sikrer I at den nye kollega ved hvornaringr han eller hun goslashr et godt eller et knap saring godt stykke arbejde

bull Hvordan kan I bedst indfoslashre jeres eventuel-le udenlandske kolleger i den uformelle danske virksomhedskultur

raquo Saringdan en generel kritik af opfoslashlgningen (paring intro-duktionen) er at den hoslashjeste form for ros her er fravaeligr af kritik Jeg foslashler at jeg skyder lidt i blinde egentlig Jeg foslashler jo at jeg udfoslashrer et godt stykke arbejde fordi jeg ikke faringr voldsomt meget skaeligld ud men jeg ved egentlig ikke helt ndash og jeg ved ikke om ting jeg goslashr og har faringet for vane at goslashre er helt forkerte eller ejlaquo

Citat fra rapporten Passe inn og passe til

17DEN GODE MODTAGELSE

18 DEN GODE MODTAGELSE

I planlaeliggningen af introduktionen af nye medar-bejdere er det naturligt at have fokus paring hvilke saeligrlige risikofaktorer der er paring jeres arbejdsplads eller i vedkommendes jobfunktion Paring den maringde kan I allerede fra starten vaeligre opmaeligrksom paring at forebygge ulykker eller erhvervssygdomme

Introduktion til arbejdsmiljoslashetI nogle typer arbejdsfunktioner er der brug for en introduktion til hvordan man haringndterer saeligrlige risici i arbejdsmiljoslashet Det foregaringr ofte paring tvaeligrs af afdelingen men kan ogsaring vaeligre introduktion til specifikke forhold i den enkelte afdeling Maringske kan seneste APV eller APV-handleplan inspirere Det kan fx dreje sig om

bull Sikkerhedsprocedurer hvis der er risiko for at blive udsat for chikane trusler vold eller roslashveri

bull Metoder til forflytning af patienter og beboe-re

bull Haringndtering af kemikalier eller smitte farlige stoffer

bull God arbejdsplanlaeliggning prioriteringer og stressforebyggelse

bull Forebyggelse og haringndtering af konflikter bull Mulighed for faglig sparringsupervision og

psykisk foslashrstehjaeliglpbull Ergonomisk indstilling af haeligve- saelignkeborde

kontorstole mus og skaeligrm bull Adfaeligrd i storrumskontorer saring man undgaringr

forstyrrelser og larmbull God loslashfteteknik og andre gode arbejdsstillin-

gerbull Brandberedskab foslashrstehjaeliglpsudstyr paringroslash-

rendelistebull Anmeldelse af ulykker og registrering

af naeligrvedulykker

Region Midtjylland har udarbejdet et vaeligrktoslashj til arbejdsmiljoslashintroduktion af nye medarbejde-re som I eventuelt kan lade jer inspirere af (se henvisning i litteraturlisten)

Arbejdsmiljoslashrepraeligsentant og arbejdsleder i arbejdsmiljoslashgruppen har ansvaret for denne del af introduktionen af nyansatte medarbejdere

Udfordringer ved borger- og kunderettet arbejdeArbejdspladser med direkte relationer til borgere og patienter har nogle faeliglles udfordringer

bull Konflikter mobning og seksuel chikanebull Vold og truslerbull Hoslashje foslashlelsesmaeligssige krav

Det kniber med hjaeliglp samarbejde og anerkendelseDer er en overordnet tendens til at medarbejde-re i social- og sundhedssektoren det offentlige administrationsomraringde og i finanssektoren oplever at de faringr mindre kollegial hjaeliglp og kolle-gial anerkendelse end gennemsnittet paring oslashvrige danske arbejdspladser Oplevelserne kan variere meget fra arbejdsplads til arbejdsplads men det understreger vigtigheden af at sikre at kollegerne er aringbne og hjaeliglpsomme over for den nyansatte2

raquo Vi skriver altid i stillingsopslagene at man skal vaeligre robust Men organisationen skal ogsaring vaeligre robust saring den er klar til at haringndtere de foslashlelsesmaeligssige belastninger som er en del af jobbetlaquo

Tillidsrepraeligsentant paring et hospital

Saeligrlige risikofaktorer i arbejdsmiljoslashet

Sposlashrgsmaringl til overvejelsebull Hvad er det vigtigste at faring sagt til nyansatte om

arbejdsmiljoslashet hos jerbull Hvilke saeligrlige arbejdsmiljoslashudfordringer viser jeres

seneste APV eller trivselsmaringlinger 2 Det

Nat

iona

le F

orsk

ning

scen

ter f

or A

rbej

ds m

iljoslash

Arb

ejds

milj

oslash og

hel

bred

201

4

19DEN GODE MODTAGELSE

Hele arbejdspladsen spiller en rolle i forbindelse med modtagelsen af nye medarbejdere

Ledelsens opgaverLedelsen har det overordnede ansvar for at sikre et godt introduktionsforloslashb Det indebaeligrer bla at fastlaeliggge de overordnede rammer for introduk-tion og udpege de ansvarlige personer eventuelt i samarbejde med arbejdsmiljoslashgruppen eller andre relevante fora Det er ogsaring ledelsens ansvar at sikre ressourcer til introduktionsforloslashbet Paring det konkrete plan har lederen ogsaring en vig-tig opgave Mange erfaringer og en nyere norsk forskningsrapport viser at relationen til lederen har stor betydning for om den nyansatte foslashler sig godt modtaget og forbliver i jobbet

Arbejdsmiljoslashgruppens opgaverArbejdsmiljoslasharbejdet kan vaeligre organiseret forskelligt fra arbejdsplads til arbejdsplads Her tager vi udgangspunkt i at der findes lokale arbejdsmiljoslashgrupper men nogle steder er arbejds-miljoslasharbejdet anderledes organiseretArbejdsmiljoslashgruppen kan tage initiativ til at modtagelse og introduktion bliver sat i system fx med udgangspunkt i de principper og anbefa-linger som findes i dette haeligfte Arbejdsmiljoslash-gruppen skal ogsaring paringse at der sker passende oplaeligring og instruktion saring den nyansatte kan udfoslashre sit arbejde sikkerheds- og sundhedsmaeligs-sigt fuldt forsvarligt som det hedder i arbejds-miljoslashlovenArbejdsmiljoslashgruppen kan vaeligre med til at skabe rammerne for at de nyansatte oplever et sam-menhaeligngende forloslashb fra stillingsopslag over an-saeligttelsessamtale til modtagelse og introduktion Desuden har arbejdsmiljoslashgruppen et saeligrligt an-svar for at introducere til eventuelle risikofaktorer i arbejdsmiljoslashet paring arbejdspladsen og hvordan den nyansatte kan tackle disse

Kollegerne og teametKollegerne spiller en afgoslashrende rolle i den gode modtagelse baringde ved at tage godt imod den nye kollega i al almindelighed og ved at introducere kulturen de formelle og de uformelle vaeligrdier og normer paring arbejdspladsen Samtidig kan kolleger-ne bidrage til introduktionsforloslashbet som kontakt-personer og mentorer for nyansatteDet team som den nye kollega indgaringr i spiller selvsagt en saeligrlig rolle i at introducere til saringvel faglige som sociale aspekter af arbejdspladsen

Den nyansatte selvSom nyansat har man ogsaring selv et ansvar for at komme godt i gang med arbejdet og at integrere sig paring den nye arbejdsplads Det indebaeligrer paring den ene side at man skal vaeligre fleksibel og parat til at indrette sig efter forvent-ninger og normer paring den nye arbejdsplads Men paring den anden side skal man ogsaring vaeligre kritisk nysgerrig holde fast i sin egen viden og faglighed og stille sposlashrgsmaringl til rsquosaringdan plejer vi at goslashre herrsquo

Hvem goslashr hvad i den gode modtagelse

Sposlashrgsmaringl til overvejelse

bull Har I klare maringl og rammer for introduktionen af den nyansatte Hvordan kan disse forbedres

bull Er alle dele af arbejdspladsen indforstaringet med deres rolle i den gode modtagelse

20 DEN GODE MODTAGELSE

Tidslinje for den gode modtagelse

Introduktionsforloslashbet kan opdeles i faser som hver indeholder bestemte opgaver og overvejel-ser En systematisk tilgang er med til at sikre at man faringr det hele med ogsaring efter den foslashrste tid naringr det er blevet hverdag

Fire faser i introduktionsforloslashbetbull Forberedelsenbull Den foslashrste ugebull De foslashrste tre maringnederbull Det foslashrste aringr

Taelignk over timingenDen nye kollega skal moslashde rigtig mange nye men-nesker i det nye job De daglige kolleger kolleger i andre afdelinger ledelsen og samarbejdspartne-re Samtidig skal den nyansatte ofte introduceres til en omfattende liste af praktiske informationer og forhold paring arbejdspladsen Der er en risiko for at den nyansatte drukner i information og nye ansigter som er svaeligre at huske og skelne bagefterDet er lettere at tage information ind naringr man rent faktisk skal bruge den Det kan derfor vaeligre en god ideacute at knytte moslashdet med fx folk i andre afdelinger op paring konkrete opgaver i hverdagen og tage moslashdet naringr det er fagligt aktuelt eller naringr den nye kollega selv har behovet Paring den maringde knytter introduktionen an til det faktiske indhold i jobbet og kerneopgaven - og bliver lettere at huske

Sposlashrgsmaringl til overvejelse

bull Hvilke dele af introduktionsforloslashbet kan den nyansatte inddrages i

bull Hvordan sikrer I den nyansattes fortsatte laeligring efter at modtagelsesforloslashbet er ovre

21DEN GODE MODTAGELSE

Den nyansatte kommer dybere ind i jobbet og den praktiske

hverdag og tilegner sig arbejdspladsens kultur og

vaeligrdier

De foslashrste tre maringneder

Velkomst den foslashrste dag Faglig og praktisk

introduktion til arbejdet og de nye kolleger

Den foslashrste uge

Den nyansatte lederen kontaktpersonen og evt

mentoren evaluerer intro duktionsforloslashbet

Det foslashrste aringr

Kontaktpersonen forbereder forloslashbet og den praktiske modtagelse af

den nye kollega

Forberedelsen

22 DEN GODE MODTAGELSE

Tjekliste til inspiration God modtagelse

Inden den nye medarbejder starter Ansvarlig Udfoslashrt (x)

Udpeg kontaktperson

Udpeg eventuelt mentor

Mail til afdelingen om ny medarbejder

Ryd kontorplads (Personaleskab reoler mv)

Opret mailadresse telefonnummer logins praeligsentation paring hjemmeside

Klargoslashring af PC samt programmer mv hertil

Aftaler med interne videnspersoner om oplaeligring

Aftale moslashder med interne og eksterne samarbejdspartnere

Udarbejd endeligt introduktionsprogram

Ca 1 uge inden start sendes velkomstbrev med introduktionsprogram

Mail til receptionen om ny medarbejder for god modtagelse 1 dag

Soslashrge for at dokumenter herunder velkomstbrev fra intern IT velkomstbrev med diverse oplys-ninger kontaktpersoner paring loslashn- og praksisomraringdet ligger paring skrivebordet

Den foslashrste arbejdsdag

Blomster og faeliglles morgenkaffe

Praeligsentation for ledere og naeligrmeste kolleger

Hilse-paring-moslashde med chef(er) i afdelingen

Introduktionsmoslashde med kontaktperson

Rundvisning paring arbejdspladsen

Gennemgang af introduktionsprogram og forventningsafstemning

Udlevering af noslashgler koder telefon personaleskab passwords osv

Udlevering af baeligrbar computer mobil Ipad

Den foslashrste arbejdsuge

Praeligsentation af arbejdsopgaver paring kort og laeligngere sigt

Praeligsentation for arbejdsmiljoslashrepraeligsentant og tillidsrepraeligsentant intro til arbejdsmiljoslashorganisationen MED-systemet eller samarbejdssystemet

Introduktion til saeligrlige sikkerhedsforskrifter

Introduktion til procedurer ved brand og evakuering

Introduktion til generelle it-systemer

Introduktion til specielle programmer naringr behov opstaringr

Hilse-paring-moslashde med chef i direktionen

Den foslashrste maringned

Gennemgang af personalepolitik arbejdsmiljoslashpolitikker arbejdstidsregler mm

Introduktionsforloslashb foslashlordning sidemandsoplaeligring eller sparring

Moslashder med interne og eksterne samarbejdspartnere

Netvaeligrk med andre nyansatte og tillidsrepraeligsentantarbejdsmiljoslashrepraeligsentant

De foslashrste tre maringneder

Opfoslashlgningssamtale med leder fx 2-maringnederssamtale med evaluering af forloslashbet til dato

Mulig mentorordning startes op

Det foslashrste aringr

Evaluering af introduktionsforloslashb med leder mentor og kontaktperson

Fortsat kompetenceudvikling

MUS

Ikke alle punkter vil vaeligre relevante eller oslashnske-lige paring jeres arbejdsplads og I vil sikkert have brug for at tilfoslashje flere Det er ikke noslashdvendigvis arbejdsmiljoslashgruppen der skal udforme tjeklisten men den kan indgaring som et element i rammen for

den gode modtagelse som arbejdsmiljoslash gruppen bidrager til I kan hente en word-udgave af tjek-listen paring arbejdsmiljowebdkgodmodtagelse som I kan tilpasse og bruge paring jeres arbejdsplads

12 DEN GODE MODTAGELSE

Systematik er noslashgleordet i en god modtagekultur Det er en god ideacute med en klar plan for hvordan I modtager de nye kolleger og hvem der har de forskellige roller i modtagelsen Ledelsen har det overordnede ansvar men arbejdsmiljoslashgruppen kan vaeligre med til at skabe de gode rammer

Introduktionen fungerer bedst hvis den er sat i system Derfor er det en fordel at have en ska-belon som I har diskuteret paring arbejdspladsen og som afspejler jeres oslashnsker og behovNaringr det bliver aktuelt kan I med fordel udde-legere opgaver og roller med udgangspunkt i en tjekliste som den paring side 22 I kan tilpasse skabe lonen og variere den ud fra den konkrete situation og behovet hos den nye medarbejder Der kan fx vaeligre forskel paring indholdet i introdukti-onen alt efter om det er en nyuddannet eller en erfaren ny kollega Det kan ogsaring vaeligre en fordel at inddrage den nye kollega i detaljerne saring intro-duktionsprogrammet afspejler vedkommendes egne sposlashrgsmaringl og behov

En kontaktperson ndash og maringske en mentorI kan overveje at udpege en kontaktperson som er ansvarlig for hele introduktionsforloslashbet Det kan eventuelt suppleres med sidemandsoplaelig-ring foslashlordninger eller en mentor fx ved ansaeligt-telse af helt nyuddannede eller hvis jobbet er saeligrligt udfordrende

Kontaktpersonen har ansvaret for den formelle introduktion Opgaven kan vaeligre at tilrettelaeliggge introduktionsprogrammet i samarbejde med le-deren soslashrge for de praktiske detaljer og formidle konkret viden metoder og faglige standarder i den foslashrste tid i ansaeligttelsen Kontaktpersonen er den som den nyansatte henvender sig til med konkrete praktiske og faglige sposlashrgsmaringl

Mentoren er den reflekterende dialogpartner der fokuserer paring kompetenceudvikling haringndtering af dilemmaer vaeligrdier normer og de bredere sposlashrgsmaringl som typisk opstaringr for den nye med-

arbejder hen ad vejen Mentoren er den medar-bejder hos hvem den nye kollega kan faring sparring og raringd om sin faglige udvikling sin egen rolle og arbejdspladsens kultur Vaeligr opmaeligrksom paring at en mentorordning kraeligver ressourcer og tid og at opgaven skal prioriteres hvis ordningen skal blive en succes

Kontaktpersonen og mentoren kan godt vaeligre den samme person men vedkommende skal vaeligre opmaeligrksom paring rolleskiftet mellem at vaeligre den praktisk orienterede vejleder og at vaeligre den reflekterende dialogpartner

raquo Hos os sikrer kontaktpersonen den loslashbende sidemandsoplaeligring Fx gennemfoslashres kontrol-besoslashg altid med en erfaren kollega saring man laeligrer attitude osvlaquo

Tillidsrepraeligsentant i SKAT

Saeligt modtagelsen i system

13DEN GODE MODTAGELSE

Hvad fungerer bedst hos jerDer er fire typiske metoder til at introducere nye medarbejdere til arbejdsopgaverne bull Instruktion Den nyansatte bliver instrueret af

sin erfarne kollegabull Foslashlordning Den nyansatte observerer hvordan

den erfarne kollega udfoslashrer opgavenbull Sidemandsoplaeligring Den nyansatte udfoslashrer selv

opgaven mens den erfarne kollega observerer og giver feedback

bull Sparring Den nyansatte udfoslashrer opgaven selv og sparrer med sin erfarne kollega bagefter

Sposlashrgsmaringl til overvejelse

bull Hvad vil det kraeligve at vaeligre en god kontaktperson eller mentor hos jer

bull Hvem skal omfattes af ordningen og skal der laves forskellige udgaver til erfarne nyansatte og nyuddan-nede Hvad med vikarer og studentermedhjaeliglpere

14 DEN GODE MODTAGELSE

Det er lederens ansvar at udvaeliglge kontaktperson og mentor men det kan vaeligre en fordel at inddra-ge arbejdsmiljoslashgruppen i droslashftelsen af kriterierne for udvaeliglgelsen Skal det vaeligre efter tid lyst eller egnethed Er det en kan- eller skal-opgave Det er ogsaring vigtigt at faring mentorordningen ind i vagtplaner og moslashdekalendere saring det rent prak-tisk kan lade sig goslashre at faring sparring uden at den nyansatte selv skal bede om det

Kontaktpersonen er typisk placeret fysisk taeligt paring den nyansatte fx i samme team Det giver mulig-hed for let og effektiv kontakt Mentoren er typisk en erfaren kollega med sans for at skabe et rum for refleksion og at koble teori og praksis Mentoren behoslashver ikke vaeligre fysisk taeligt paring den nyansatte Der er en god ideacute at faring beskrevet mentorrollen tydeligt for alle parter fx at der ikke er tale om instruktion men om en ligevaeligrdig relation med fokus paring refleksion og dilemmaer

Faeliglles diskussion af introduktionsforloslashbetI bliver bedre rustet til at modtage nye kolleger hvis I diskuterer maringl og indhold af introduktions-forloslashbet i faeligllesskab fx paring et personalemoslashde

bull Hvad forstaringr vi ved en god modtagelse bull Hvad har den nye kollega isaeligr brug forbull Hvad er det vigtige at faring sagt til nyansatte

om arbejdsmiljoslashet her hos osbull Hvilke faktorer i vores arbejdsmiljoslash skal den

nyansatte vaeligre saeligrligt forberedt paringbull Hvad forventer vi af den nye kollega Hvad

kan vedkommende forvente af osbull Hvordan kan kollegerne stoslashtte kontakt-

personen mentoren og den nyansattebull Hvad er den rigtige balance mellem den

faglige og den sociale introduktionbull Hvad er laeligringsmaringlet for introduktions-

forloslashbetbull Hvordan kan vi paring en god maringde introducere

den nye kollega til arbejdspladsens kultur og uformelle vaeligrdier

Introduktionen blev vendt paring hovedetParing en sygehusafdeling havde de haft et stort frafald af isaeligr nyuddannede Derfor besluttede de sig for at aeligndre paring introduktionsforloslashbet Hidtil havde de nye vaeligret med som foslashl i en maringned hvor de kun observerede Derefter blev de kastet ud i vagterne og forventedes at kunne arbejde paring egen haringnd Det vendte man om paring saring det nu er den nye der udfoslashrer opgaverne fra begyndelsen med den erfarne som hjaeliglper og bagstopper Paring den maringde opbygger de nye kompetence og sikkerhed fra foslashrste dag i et system der mere er sidemandsoplaeligring end instruktion Det foreloslashbige resultat har vaeligret et markant mindre frafald

Hvem skal vaeligre kontakt-person eller mentor

15DEN GODE MODTAGELSE

16 DEN GODE MODTAGELSE

Systematik er vigtigt for at skabe en god modta-gelse men modtagelsen maring ikke baeligre praeligg af skemaer og moslashder blot for skemaernes og moslashder-nes egen skyld Saring risikerer vi nemlig at det bliver en sur pligt for baringde de allerede ansatte og for de nye

Den gode modtagelse kraeligver derfor at arbejds-pladsen som helhed er gearet til at modtage nye medarbejdere At der er en god modtagekul-tur Hvad det indebaeligrer kan variere meget fra arbejdsplads til arbejdsplads og fra branche til branche Her er nogle pejlemaeligrker for hvad der kendetegner en arbejdspladskultur som er god til at modtage nye medarbejdere

bull videndelingbull aringbenhed rummelighed og nysgerrighedbull opmaeligrksomhed over for kollegerbull klare faeliglles maringlbull feedback-kulturbull generelt godt psykisk arbejdsmiljoslash

Hvad med den uformelle videnFor at blive en god medarbejder skal den nyansat-te ogsaring forstaring de uformelle aspekter ved jobbet Det bliver ofte overset i introduktionsforloslashbet og arbejdspladsens kultur vaeligrdier og normer fremgaringr ikke noslashdvendigvis af intranettet eller af ansaeligttelsessamtalen med lederenDerfor kan der vaeligre behov for andre kanaler som sikrer den nye kollega adgang til den uudtalte viden Overvej hvordan I bedst goslashr det paring jeres arbejdsplads

Pejlemaeligrker for den gode modtagekultur

Sposlashrgsmaringl til overvejelse

bull Hvordan soslashrger I for at den nyansatte bliver tryg i gruppen

bull Hvordan sikrer I at den nye kollega ved hvornaringr han eller hun goslashr et godt eller et knap saring godt stykke arbejde

bull Hvordan kan I bedst indfoslashre jeres eventuel-le udenlandske kolleger i den uformelle danske virksomhedskultur

raquo Saringdan en generel kritik af opfoslashlgningen (paring intro-duktionen) er at den hoslashjeste form for ros her er fravaeligr af kritik Jeg foslashler at jeg skyder lidt i blinde egentlig Jeg foslashler jo at jeg udfoslashrer et godt stykke arbejde fordi jeg ikke faringr voldsomt meget skaeligld ud men jeg ved egentlig ikke helt ndash og jeg ved ikke om ting jeg goslashr og har faringet for vane at goslashre er helt forkerte eller ejlaquo

Citat fra rapporten Passe inn og passe til

17DEN GODE MODTAGELSE

18 DEN GODE MODTAGELSE

I planlaeliggningen af introduktionen af nye medar-bejdere er det naturligt at have fokus paring hvilke saeligrlige risikofaktorer der er paring jeres arbejdsplads eller i vedkommendes jobfunktion Paring den maringde kan I allerede fra starten vaeligre opmaeligrksom paring at forebygge ulykker eller erhvervssygdomme

Introduktion til arbejdsmiljoslashetI nogle typer arbejdsfunktioner er der brug for en introduktion til hvordan man haringndterer saeligrlige risici i arbejdsmiljoslashet Det foregaringr ofte paring tvaeligrs af afdelingen men kan ogsaring vaeligre introduktion til specifikke forhold i den enkelte afdeling Maringske kan seneste APV eller APV-handleplan inspirere Det kan fx dreje sig om

bull Sikkerhedsprocedurer hvis der er risiko for at blive udsat for chikane trusler vold eller roslashveri

bull Metoder til forflytning af patienter og beboe-re

bull Haringndtering af kemikalier eller smitte farlige stoffer

bull God arbejdsplanlaeliggning prioriteringer og stressforebyggelse

bull Forebyggelse og haringndtering af konflikter bull Mulighed for faglig sparringsupervision og

psykisk foslashrstehjaeliglpbull Ergonomisk indstilling af haeligve- saelignkeborde

kontorstole mus og skaeligrm bull Adfaeligrd i storrumskontorer saring man undgaringr

forstyrrelser og larmbull God loslashfteteknik og andre gode arbejdsstillin-

gerbull Brandberedskab foslashrstehjaeliglpsudstyr paringroslash-

rendelistebull Anmeldelse af ulykker og registrering

af naeligrvedulykker

Region Midtjylland har udarbejdet et vaeligrktoslashj til arbejdsmiljoslashintroduktion af nye medarbejde-re som I eventuelt kan lade jer inspirere af (se henvisning i litteraturlisten)

Arbejdsmiljoslashrepraeligsentant og arbejdsleder i arbejdsmiljoslashgruppen har ansvaret for denne del af introduktionen af nyansatte medarbejdere

Udfordringer ved borger- og kunderettet arbejdeArbejdspladser med direkte relationer til borgere og patienter har nogle faeliglles udfordringer

bull Konflikter mobning og seksuel chikanebull Vold og truslerbull Hoslashje foslashlelsesmaeligssige krav

Det kniber med hjaeliglp samarbejde og anerkendelseDer er en overordnet tendens til at medarbejde-re i social- og sundhedssektoren det offentlige administrationsomraringde og i finanssektoren oplever at de faringr mindre kollegial hjaeliglp og kolle-gial anerkendelse end gennemsnittet paring oslashvrige danske arbejdspladser Oplevelserne kan variere meget fra arbejdsplads til arbejdsplads men det understreger vigtigheden af at sikre at kollegerne er aringbne og hjaeliglpsomme over for den nyansatte2

raquo Vi skriver altid i stillingsopslagene at man skal vaeligre robust Men organisationen skal ogsaring vaeligre robust saring den er klar til at haringndtere de foslashlelsesmaeligssige belastninger som er en del af jobbetlaquo

Tillidsrepraeligsentant paring et hospital

Saeligrlige risikofaktorer i arbejdsmiljoslashet

Sposlashrgsmaringl til overvejelsebull Hvad er det vigtigste at faring sagt til nyansatte om

arbejdsmiljoslashet hos jerbull Hvilke saeligrlige arbejdsmiljoslashudfordringer viser jeres

seneste APV eller trivselsmaringlinger 2 Det

Nat

iona

le F

orsk

ning

scen

ter f

or A

rbej

ds m

iljoslash

Arb

ejds

milj

oslash og

hel

bred

201

4

19DEN GODE MODTAGELSE

Hele arbejdspladsen spiller en rolle i forbindelse med modtagelsen af nye medarbejdere

Ledelsens opgaverLedelsen har det overordnede ansvar for at sikre et godt introduktionsforloslashb Det indebaeligrer bla at fastlaeliggge de overordnede rammer for introduk-tion og udpege de ansvarlige personer eventuelt i samarbejde med arbejdsmiljoslashgruppen eller andre relevante fora Det er ogsaring ledelsens ansvar at sikre ressourcer til introduktionsforloslashbet Paring det konkrete plan har lederen ogsaring en vig-tig opgave Mange erfaringer og en nyere norsk forskningsrapport viser at relationen til lederen har stor betydning for om den nyansatte foslashler sig godt modtaget og forbliver i jobbet

Arbejdsmiljoslashgruppens opgaverArbejdsmiljoslasharbejdet kan vaeligre organiseret forskelligt fra arbejdsplads til arbejdsplads Her tager vi udgangspunkt i at der findes lokale arbejdsmiljoslashgrupper men nogle steder er arbejds-miljoslasharbejdet anderledes organiseretArbejdsmiljoslashgruppen kan tage initiativ til at modtagelse og introduktion bliver sat i system fx med udgangspunkt i de principper og anbefa-linger som findes i dette haeligfte Arbejdsmiljoslash-gruppen skal ogsaring paringse at der sker passende oplaeligring og instruktion saring den nyansatte kan udfoslashre sit arbejde sikkerheds- og sundhedsmaeligs-sigt fuldt forsvarligt som det hedder i arbejds-miljoslashlovenArbejdsmiljoslashgruppen kan vaeligre med til at skabe rammerne for at de nyansatte oplever et sam-menhaeligngende forloslashb fra stillingsopslag over an-saeligttelsessamtale til modtagelse og introduktion Desuden har arbejdsmiljoslashgruppen et saeligrligt an-svar for at introducere til eventuelle risikofaktorer i arbejdsmiljoslashet paring arbejdspladsen og hvordan den nyansatte kan tackle disse

Kollegerne og teametKollegerne spiller en afgoslashrende rolle i den gode modtagelse baringde ved at tage godt imod den nye kollega i al almindelighed og ved at introducere kulturen de formelle og de uformelle vaeligrdier og normer paring arbejdspladsen Samtidig kan kolleger-ne bidrage til introduktionsforloslashbet som kontakt-personer og mentorer for nyansatteDet team som den nye kollega indgaringr i spiller selvsagt en saeligrlig rolle i at introducere til saringvel faglige som sociale aspekter af arbejdspladsen

Den nyansatte selvSom nyansat har man ogsaring selv et ansvar for at komme godt i gang med arbejdet og at integrere sig paring den nye arbejdsplads Det indebaeligrer paring den ene side at man skal vaeligre fleksibel og parat til at indrette sig efter forvent-ninger og normer paring den nye arbejdsplads Men paring den anden side skal man ogsaring vaeligre kritisk nysgerrig holde fast i sin egen viden og faglighed og stille sposlashrgsmaringl til rsquosaringdan plejer vi at goslashre herrsquo

Hvem goslashr hvad i den gode modtagelse

Sposlashrgsmaringl til overvejelse

bull Har I klare maringl og rammer for introduktionen af den nyansatte Hvordan kan disse forbedres

bull Er alle dele af arbejdspladsen indforstaringet med deres rolle i den gode modtagelse

20 DEN GODE MODTAGELSE

Tidslinje for den gode modtagelse

Introduktionsforloslashbet kan opdeles i faser som hver indeholder bestemte opgaver og overvejel-ser En systematisk tilgang er med til at sikre at man faringr det hele med ogsaring efter den foslashrste tid naringr det er blevet hverdag

Fire faser i introduktionsforloslashbetbull Forberedelsenbull Den foslashrste ugebull De foslashrste tre maringnederbull Det foslashrste aringr

Taelignk over timingenDen nye kollega skal moslashde rigtig mange nye men-nesker i det nye job De daglige kolleger kolleger i andre afdelinger ledelsen og samarbejdspartne-re Samtidig skal den nyansatte ofte introduceres til en omfattende liste af praktiske informationer og forhold paring arbejdspladsen Der er en risiko for at den nyansatte drukner i information og nye ansigter som er svaeligre at huske og skelne bagefterDet er lettere at tage information ind naringr man rent faktisk skal bruge den Det kan derfor vaeligre en god ideacute at knytte moslashdet med fx folk i andre afdelinger op paring konkrete opgaver i hverdagen og tage moslashdet naringr det er fagligt aktuelt eller naringr den nye kollega selv har behovet Paring den maringde knytter introduktionen an til det faktiske indhold i jobbet og kerneopgaven - og bliver lettere at huske

Sposlashrgsmaringl til overvejelse

bull Hvilke dele af introduktionsforloslashbet kan den nyansatte inddrages i

bull Hvordan sikrer I den nyansattes fortsatte laeligring efter at modtagelsesforloslashbet er ovre

21DEN GODE MODTAGELSE

Den nyansatte kommer dybere ind i jobbet og den praktiske

hverdag og tilegner sig arbejdspladsens kultur og

vaeligrdier

De foslashrste tre maringneder

Velkomst den foslashrste dag Faglig og praktisk

introduktion til arbejdet og de nye kolleger

Den foslashrste uge

Den nyansatte lederen kontaktpersonen og evt

mentoren evaluerer intro duktionsforloslashbet

Det foslashrste aringr

Kontaktpersonen forbereder forloslashbet og den praktiske modtagelse af

den nye kollega

Forberedelsen

22 DEN GODE MODTAGELSE

Tjekliste til inspiration God modtagelse

Inden den nye medarbejder starter Ansvarlig Udfoslashrt (x)

Udpeg kontaktperson

Udpeg eventuelt mentor

Mail til afdelingen om ny medarbejder

Ryd kontorplads (Personaleskab reoler mv)

Opret mailadresse telefonnummer logins praeligsentation paring hjemmeside

Klargoslashring af PC samt programmer mv hertil

Aftaler med interne videnspersoner om oplaeligring

Aftale moslashder med interne og eksterne samarbejdspartnere

Udarbejd endeligt introduktionsprogram

Ca 1 uge inden start sendes velkomstbrev med introduktionsprogram

Mail til receptionen om ny medarbejder for god modtagelse 1 dag

Soslashrge for at dokumenter herunder velkomstbrev fra intern IT velkomstbrev med diverse oplys-ninger kontaktpersoner paring loslashn- og praksisomraringdet ligger paring skrivebordet

Den foslashrste arbejdsdag

Blomster og faeliglles morgenkaffe

Praeligsentation for ledere og naeligrmeste kolleger

Hilse-paring-moslashde med chef(er) i afdelingen

Introduktionsmoslashde med kontaktperson

Rundvisning paring arbejdspladsen

Gennemgang af introduktionsprogram og forventningsafstemning

Udlevering af noslashgler koder telefon personaleskab passwords osv

Udlevering af baeligrbar computer mobil Ipad

Den foslashrste arbejdsuge

Praeligsentation af arbejdsopgaver paring kort og laeligngere sigt

Praeligsentation for arbejdsmiljoslashrepraeligsentant og tillidsrepraeligsentant intro til arbejdsmiljoslashorganisationen MED-systemet eller samarbejdssystemet

Introduktion til saeligrlige sikkerhedsforskrifter

Introduktion til procedurer ved brand og evakuering

Introduktion til generelle it-systemer

Introduktion til specielle programmer naringr behov opstaringr

Hilse-paring-moslashde med chef i direktionen

Den foslashrste maringned

Gennemgang af personalepolitik arbejdsmiljoslashpolitikker arbejdstidsregler mm

Introduktionsforloslashb foslashlordning sidemandsoplaeligring eller sparring

Moslashder med interne og eksterne samarbejdspartnere

Netvaeligrk med andre nyansatte og tillidsrepraeligsentantarbejdsmiljoslashrepraeligsentant

De foslashrste tre maringneder

Opfoslashlgningssamtale med leder fx 2-maringnederssamtale med evaluering af forloslashbet til dato

Mulig mentorordning startes op

Det foslashrste aringr

Evaluering af introduktionsforloslashb med leder mentor og kontaktperson

Fortsat kompetenceudvikling

MUS

Ikke alle punkter vil vaeligre relevante eller oslashnske-lige paring jeres arbejdsplads og I vil sikkert have brug for at tilfoslashje flere Det er ikke noslashdvendigvis arbejdsmiljoslashgruppen der skal udforme tjeklisten men den kan indgaring som et element i rammen for

den gode modtagelse som arbejdsmiljoslash gruppen bidrager til I kan hente en word-udgave af tjek-listen paring arbejdsmiljowebdkgodmodtagelse som I kan tilpasse og bruge paring jeres arbejdsplads

13DEN GODE MODTAGELSE

Hvad fungerer bedst hos jerDer er fire typiske metoder til at introducere nye medarbejdere til arbejdsopgaverne bull Instruktion Den nyansatte bliver instrueret af

sin erfarne kollegabull Foslashlordning Den nyansatte observerer hvordan

den erfarne kollega udfoslashrer opgavenbull Sidemandsoplaeligring Den nyansatte udfoslashrer selv

opgaven mens den erfarne kollega observerer og giver feedback

bull Sparring Den nyansatte udfoslashrer opgaven selv og sparrer med sin erfarne kollega bagefter

Sposlashrgsmaringl til overvejelse

bull Hvad vil det kraeligve at vaeligre en god kontaktperson eller mentor hos jer

bull Hvem skal omfattes af ordningen og skal der laves forskellige udgaver til erfarne nyansatte og nyuddan-nede Hvad med vikarer og studentermedhjaeliglpere

14 DEN GODE MODTAGELSE

Det er lederens ansvar at udvaeliglge kontaktperson og mentor men det kan vaeligre en fordel at inddra-ge arbejdsmiljoslashgruppen i droslashftelsen af kriterierne for udvaeliglgelsen Skal det vaeligre efter tid lyst eller egnethed Er det en kan- eller skal-opgave Det er ogsaring vigtigt at faring mentorordningen ind i vagtplaner og moslashdekalendere saring det rent prak-tisk kan lade sig goslashre at faring sparring uden at den nyansatte selv skal bede om det

Kontaktpersonen er typisk placeret fysisk taeligt paring den nyansatte fx i samme team Det giver mulig-hed for let og effektiv kontakt Mentoren er typisk en erfaren kollega med sans for at skabe et rum for refleksion og at koble teori og praksis Mentoren behoslashver ikke vaeligre fysisk taeligt paring den nyansatte Der er en god ideacute at faring beskrevet mentorrollen tydeligt for alle parter fx at der ikke er tale om instruktion men om en ligevaeligrdig relation med fokus paring refleksion og dilemmaer

Faeliglles diskussion af introduktionsforloslashbetI bliver bedre rustet til at modtage nye kolleger hvis I diskuterer maringl og indhold af introduktions-forloslashbet i faeligllesskab fx paring et personalemoslashde

bull Hvad forstaringr vi ved en god modtagelse bull Hvad har den nye kollega isaeligr brug forbull Hvad er det vigtige at faring sagt til nyansatte

om arbejdsmiljoslashet her hos osbull Hvilke faktorer i vores arbejdsmiljoslash skal den

nyansatte vaeligre saeligrligt forberedt paringbull Hvad forventer vi af den nye kollega Hvad

kan vedkommende forvente af osbull Hvordan kan kollegerne stoslashtte kontakt-

personen mentoren og den nyansattebull Hvad er den rigtige balance mellem den

faglige og den sociale introduktionbull Hvad er laeligringsmaringlet for introduktions-

forloslashbetbull Hvordan kan vi paring en god maringde introducere

den nye kollega til arbejdspladsens kultur og uformelle vaeligrdier

Introduktionen blev vendt paring hovedetParing en sygehusafdeling havde de haft et stort frafald af isaeligr nyuddannede Derfor besluttede de sig for at aeligndre paring introduktionsforloslashbet Hidtil havde de nye vaeligret med som foslashl i en maringned hvor de kun observerede Derefter blev de kastet ud i vagterne og forventedes at kunne arbejde paring egen haringnd Det vendte man om paring saring det nu er den nye der udfoslashrer opgaverne fra begyndelsen med den erfarne som hjaeliglper og bagstopper Paring den maringde opbygger de nye kompetence og sikkerhed fra foslashrste dag i et system der mere er sidemandsoplaeligring end instruktion Det foreloslashbige resultat har vaeligret et markant mindre frafald

Hvem skal vaeligre kontakt-person eller mentor

15DEN GODE MODTAGELSE

16 DEN GODE MODTAGELSE

Systematik er vigtigt for at skabe en god modta-gelse men modtagelsen maring ikke baeligre praeligg af skemaer og moslashder blot for skemaernes og moslashder-nes egen skyld Saring risikerer vi nemlig at det bliver en sur pligt for baringde de allerede ansatte og for de nye

Den gode modtagelse kraeligver derfor at arbejds-pladsen som helhed er gearet til at modtage nye medarbejdere At der er en god modtagekul-tur Hvad det indebaeligrer kan variere meget fra arbejdsplads til arbejdsplads og fra branche til branche Her er nogle pejlemaeligrker for hvad der kendetegner en arbejdspladskultur som er god til at modtage nye medarbejdere

bull videndelingbull aringbenhed rummelighed og nysgerrighedbull opmaeligrksomhed over for kollegerbull klare faeliglles maringlbull feedback-kulturbull generelt godt psykisk arbejdsmiljoslash

Hvad med den uformelle videnFor at blive en god medarbejder skal den nyansat-te ogsaring forstaring de uformelle aspekter ved jobbet Det bliver ofte overset i introduktionsforloslashbet og arbejdspladsens kultur vaeligrdier og normer fremgaringr ikke noslashdvendigvis af intranettet eller af ansaeligttelsessamtalen med lederenDerfor kan der vaeligre behov for andre kanaler som sikrer den nye kollega adgang til den uudtalte viden Overvej hvordan I bedst goslashr det paring jeres arbejdsplads

Pejlemaeligrker for den gode modtagekultur

Sposlashrgsmaringl til overvejelse

bull Hvordan soslashrger I for at den nyansatte bliver tryg i gruppen

bull Hvordan sikrer I at den nye kollega ved hvornaringr han eller hun goslashr et godt eller et knap saring godt stykke arbejde

bull Hvordan kan I bedst indfoslashre jeres eventuel-le udenlandske kolleger i den uformelle danske virksomhedskultur

raquo Saringdan en generel kritik af opfoslashlgningen (paring intro-duktionen) er at den hoslashjeste form for ros her er fravaeligr af kritik Jeg foslashler at jeg skyder lidt i blinde egentlig Jeg foslashler jo at jeg udfoslashrer et godt stykke arbejde fordi jeg ikke faringr voldsomt meget skaeligld ud men jeg ved egentlig ikke helt ndash og jeg ved ikke om ting jeg goslashr og har faringet for vane at goslashre er helt forkerte eller ejlaquo

Citat fra rapporten Passe inn og passe til

17DEN GODE MODTAGELSE

18 DEN GODE MODTAGELSE

I planlaeliggningen af introduktionen af nye medar-bejdere er det naturligt at have fokus paring hvilke saeligrlige risikofaktorer der er paring jeres arbejdsplads eller i vedkommendes jobfunktion Paring den maringde kan I allerede fra starten vaeligre opmaeligrksom paring at forebygge ulykker eller erhvervssygdomme

Introduktion til arbejdsmiljoslashetI nogle typer arbejdsfunktioner er der brug for en introduktion til hvordan man haringndterer saeligrlige risici i arbejdsmiljoslashet Det foregaringr ofte paring tvaeligrs af afdelingen men kan ogsaring vaeligre introduktion til specifikke forhold i den enkelte afdeling Maringske kan seneste APV eller APV-handleplan inspirere Det kan fx dreje sig om

bull Sikkerhedsprocedurer hvis der er risiko for at blive udsat for chikane trusler vold eller roslashveri

bull Metoder til forflytning af patienter og beboe-re

bull Haringndtering af kemikalier eller smitte farlige stoffer

bull God arbejdsplanlaeliggning prioriteringer og stressforebyggelse

bull Forebyggelse og haringndtering af konflikter bull Mulighed for faglig sparringsupervision og

psykisk foslashrstehjaeliglpbull Ergonomisk indstilling af haeligve- saelignkeborde

kontorstole mus og skaeligrm bull Adfaeligrd i storrumskontorer saring man undgaringr

forstyrrelser og larmbull God loslashfteteknik og andre gode arbejdsstillin-

gerbull Brandberedskab foslashrstehjaeliglpsudstyr paringroslash-

rendelistebull Anmeldelse af ulykker og registrering

af naeligrvedulykker

Region Midtjylland har udarbejdet et vaeligrktoslashj til arbejdsmiljoslashintroduktion af nye medarbejde-re som I eventuelt kan lade jer inspirere af (se henvisning i litteraturlisten)

Arbejdsmiljoslashrepraeligsentant og arbejdsleder i arbejdsmiljoslashgruppen har ansvaret for denne del af introduktionen af nyansatte medarbejdere

Udfordringer ved borger- og kunderettet arbejdeArbejdspladser med direkte relationer til borgere og patienter har nogle faeliglles udfordringer

bull Konflikter mobning og seksuel chikanebull Vold og truslerbull Hoslashje foslashlelsesmaeligssige krav

Det kniber med hjaeliglp samarbejde og anerkendelseDer er en overordnet tendens til at medarbejde-re i social- og sundhedssektoren det offentlige administrationsomraringde og i finanssektoren oplever at de faringr mindre kollegial hjaeliglp og kolle-gial anerkendelse end gennemsnittet paring oslashvrige danske arbejdspladser Oplevelserne kan variere meget fra arbejdsplads til arbejdsplads men det understreger vigtigheden af at sikre at kollegerne er aringbne og hjaeliglpsomme over for den nyansatte2

raquo Vi skriver altid i stillingsopslagene at man skal vaeligre robust Men organisationen skal ogsaring vaeligre robust saring den er klar til at haringndtere de foslashlelsesmaeligssige belastninger som er en del af jobbetlaquo

Tillidsrepraeligsentant paring et hospital

Saeligrlige risikofaktorer i arbejdsmiljoslashet

Sposlashrgsmaringl til overvejelsebull Hvad er det vigtigste at faring sagt til nyansatte om

arbejdsmiljoslashet hos jerbull Hvilke saeligrlige arbejdsmiljoslashudfordringer viser jeres

seneste APV eller trivselsmaringlinger 2 Det

Nat

iona

le F

orsk

ning

scen

ter f

or A

rbej

ds m

iljoslash

Arb

ejds

milj

oslash og

hel

bred

201

4

19DEN GODE MODTAGELSE

Hele arbejdspladsen spiller en rolle i forbindelse med modtagelsen af nye medarbejdere

Ledelsens opgaverLedelsen har det overordnede ansvar for at sikre et godt introduktionsforloslashb Det indebaeligrer bla at fastlaeliggge de overordnede rammer for introduk-tion og udpege de ansvarlige personer eventuelt i samarbejde med arbejdsmiljoslashgruppen eller andre relevante fora Det er ogsaring ledelsens ansvar at sikre ressourcer til introduktionsforloslashbet Paring det konkrete plan har lederen ogsaring en vig-tig opgave Mange erfaringer og en nyere norsk forskningsrapport viser at relationen til lederen har stor betydning for om den nyansatte foslashler sig godt modtaget og forbliver i jobbet

Arbejdsmiljoslashgruppens opgaverArbejdsmiljoslasharbejdet kan vaeligre organiseret forskelligt fra arbejdsplads til arbejdsplads Her tager vi udgangspunkt i at der findes lokale arbejdsmiljoslashgrupper men nogle steder er arbejds-miljoslasharbejdet anderledes organiseretArbejdsmiljoslashgruppen kan tage initiativ til at modtagelse og introduktion bliver sat i system fx med udgangspunkt i de principper og anbefa-linger som findes i dette haeligfte Arbejdsmiljoslash-gruppen skal ogsaring paringse at der sker passende oplaeligring og instruktion saring den nyansatte kan udfoslashre sit arbejde sikkerheds- og sundhedsmaeligs-sigt fuldt forsvarligt som det hedder i arbejds-miljoslashlovenArbejdsmiljoslashgruppen kan vaeligre med til at skabe rammerne for at de nyansatte oplever et sam-menhaeligngende forloslashb fra stillingsopslag over an-saeligttelsessamtale til modtagelse og introduktion Desuden har arbejdsmiljoslashgruppen et saeligrligt an-svar for at introducere til eventuelle risikofaktorer i arbejdsmiljoslashet paring arbejdspladsen og hvordan den nyansatte kan tackle disse

Kollegerne og teametKollegerne spiller en afgoslashrende rolle i den gode modtagelse baringde ved at tage godt imod den nye kollega i al almindelighed og ved at introducere kulturen de formelle og de uformelle vaeligrdier og normer paring arbejdspladsen Samtidig kan kolleger-ne bidrage til introduktionsforloslashbet som kontakt-personer og mentorer for nyansatteDet team som den nye kollega indgaringr i spiller selvsagt en saeligrlig rolle i at introducere til saringvel faglige som sociale aspekter af arbejdspladsen

Den nyansatte selvSom nyansat har man ogsaring selv et ansvar for at komme godt i gang med arbejdet og at integrere sig paring den nye arbejdsplads Det indebaeligrer paring den ene side at man skal vaeligre fleksibel og parat til at indrette sig efter forvent-ninger og normer paring den nye arbejdsplads Men paring den anden side skal man ogsaring vaeligre kritisk nysgerrig holde fast i sin egen viden og faglighed og stille sposlashrgsmaringl til rsquosaringdan plejer vi at goslashre herrsquo

Hvem goslashr hvad i den gode modtagelse

Sposlashrgsmaringl til overvejelse

bull Har I klare maringl og rammer for introduktionen af den nyansatte Hvordan kan disse forbedres

bull Er alle dele af arbejdspladsen indforstaringet med deres rolle i den gode modtagelse

20 DEN GODE MODTAGELSE

Tidslinje for den gode modtagelse

Introduktionsforloslashbet kan opdeles i faser som hver indeholder bestemte opgaver og overvejel-ser En systematisk tilgang er med til at sikre at man faringr det hele med ogsaring efter den foslashrste tid naringr det er blevet hverdag

Fire faser i introduktionsforloslashbetbull Forberedelsenbull Den foslashrste ugebull De foslashrste tre maringnederbull Det foslashrste aringr

Taelignk over timingenDen nye kollega skal moslashde rigtig mange nye men-nesker i det nye job De daglige kolleger kolleger i andre afdelinger ledelsen og samarbejdspartne-re Samtidig skal den nyansatte ofte introduceres til en omfattende liste af praktiske informationer og forhold paring arbejdspladsen Der er en risiko for at den nyansatte drukner i information og nye ansigter som er svaeligre at huske og skelne bagefterDet er lettere at tage information ind naringr man rent faktisk skal bruge den Det kan derfor vaeligre en god ideacute at knytte moslashdet med fx folk i andre afdelinger op paring konkrete opgaver i hverdagen og tage moslashdet naringr det er fagligt aktuelt eller naringr den nye kollega selv har behovet Paring den maringde knytter introduktionen an til det faktiske indhold i jobbet og kerneopgaven - og bliver lettere at huske

Sposlashrgsmaringl til overvejelse

bull Hvilke dele af introduktionsforloslashbet kan den nyansatte inddrages i

bull Hvordan sikrer I den nyansattes fortsatte laeligring efter at modtagelsesforloslashbet er ovre

21DEN GODE MODTAGELSE

Den nyansatte kommer dybere ind i jobbet og den praktiske

hverdag og tilegner sig arbejdspladsens kultur og

vaeligrdier

De foslashrste tre maringneder

Velkomst den foslashrste dag Faglig og praktisk

introduktion til arbejdet og de nye kolleger

Den foslashrste uge

Den nyansatte lederen kontaktpersonen og evt

mentoren evaluerer intro duktionsforloslashbet

Det foslashrste aringr

Kontaktpersonen forbereder forloslashbet og den praktiske modtagelse af

den nye kollega

Forberedelsen

22 DEN GODE MODTAGELSE

Tjekliste til inspiration God modtagelse

Inden den nye medarbejder starter Ansvarlig Udfoslashrt (x)

Udpeg kontaktperson

Udpeg eventuelt mentor

Mail til afdelingen om ny medarbejder

Ryd kontorplads (Personaleskab reoler mv)

Opret mailadresse telefonnummer logins praeligsentation paring hjemmeside

Klargoslashring af PC samt programmer mv hertil

Aftaler med interne videnspersoner om oplaeligring

Aftale moslashder med interne og eksterne samarbejdspartnere

Udarbejd endeligt introduktionsprogram

Ca 1 uge inden start sendes velkomstbrev med introduktionsprogram

Mail til receptionen om ny medarbejder for god modtagelse 1 dag

Soslashrge for at dokumenter herunder velkomstbrev fra intern IT velkomstbrev med diverse oplys-ninger kontaktpersoner paring loslashn- og praksisomraringdet ligger paring skrivebordet

Den foslashrste arbejdsdag

Blomster og faeliglles morgenkaffe

Praeligsentation for ledere og naeligrmeste kolleger

Hilse-paring-moslashde med chef(er) i afdelingen

Introduktionsmoslashde med kontaktperson

Rundvisning paring arbejdspladsen

Gennemgang af introduktionsprogram og forventningsafstemning

Udlevering af noslashgler koder telefon personaleskab passwords osv

Udlevering af baeligrbar computer mobil Ipad

Den foslashrste arbejdsuge

Praeligsentation af arbejdsopgaver paring kort og laeligngere sigt

Praeligsentation for arbejdsmiljoslashrepraeligsentant og tillidsrepraeligsentant intro til arbejdsmiljoslashorganisationen MED-systemet eller samarbejdssystemet

Introduktion til saeligrlige sikkerhedsforskrifter

Introduktion til procedurer ved brand og evakuering

Introduktion til generelle it-systemer

Introduktion til specielle programmer naringr behov opstaringr

Hilse-paring-moslashde med chef i direktionen

Den foslashrste maringned

Gennemgang af personalepolitik arbejdsmiljoslashpolitikker arbejdstidsregler mm

Introduktionsforloslashb foslashlordning sidemandsoplaeligring eller sparring

Moslashder med interne og eksterne samarbejdspartnere

Netvaeligrk med andre nyansatte og tillidsrepraeligsentantarbejdsmiljoslashrepraeligsentant

De foslashrste tre maringneder

Opfoslashlgningssamtale med leder fx 2-maringnederssamtale med evaluering af forloslashbet til dato

Mulig mentorordning startes op

Det foslashrste aringr

Evaluering af introduktionsforloslashb med leder mentor og kontaktperson

Fortsat kompetenceudvikling

MUS

Ikke alle punkter vil vaeligre relevante eller oslashnske-lige paring jeres arbejdsplads og I vil sikkert have brug for at tilfoslashje flere Det er ikke noslashdvendigvis arbejdsmiljoslashgruppen der skal udforme tjeklisten men den kan indgaring som et element i rammen for

den gode modtagelse som arbejdsmiljoslash gruppen bidrager til I kan hente en word-udgave af tjek-listen paring arbejdsmiljowebdkgodmodtagelse som I kan tilpasse og bruge paring jeres arbejdsplads

14 DEN GODE MODTAGELSE

Det er lederens ansvar at udvaeliglge kontaktperson og mentor men det kan vaeligre en fordel at inddra-ge arbejdsmiljoslashgruppen i droslashftelsen af kriterierne for udvaeliglgelsen Skal det vaeligre efter tid lyst eller egnethed Er det en kan- eller skal-opgave Det er ogsaring vigtigt at faring mentorordningen ind i vagtplaner og moslashdekalendere saring det rent prak-tisk kan lade sig goslashre at faring sparring uden at den nyansatte selv skal bede om det

Kontaktpersonen er typisk placeret fysisk taeligt paring den nyansatte fx i samme team Det giver mulig-hed for let og effektiv kontakt Mentoren er typisk en erfaren kollega med sans for at skabe et rum for refleksion og at koble teori og praksis Mentoren behoslashver ikke vaeligre fysisk taeligt paring den nyansatte Der er en god ideacute at faring beskrevet mentorrollen tydeligt for alle parter fx at der ikke er tale om instruktion men om en ligevaeligrdig relation med fokus paring refleksion og dilemmaer

Faeliglles diskussion af introduktionsforloslashbetI bliver bedre rustet til at modtage nye kolleger hvis I diskuterer maringl og indhold af introduktions-forloslashbet i faeligllesskab fx paring et personalemoslashde

bull Hvad forstaringr vi ved en god modtagelse bull Hvad har den nye kollega isaeligr brug forbull Hvad er det vigtige at faring sagt til nyansatte

om arbejdsmiljoslashet her hos osbull Hvilke faktorer i vores arbejdsmiljoslash skal den

nyansatte vaeligre saeligrligt forberedt paringbull Hvad forventer vi af den nye kollega Hvad

kan vedkommende forvente af osbull Hvordan kan kollegerne stoslashtte kontakt-

personen mentoren og den nyansattebull Hvad er den rigtige balance mellem den

faglige og den sociale introduktionbull Hvad er laeligringsmaringlet for introduktions-

forloslashbetbull Hvordan kan vi paring en god maringde introducere

den nye kollega til arbejdspladsens kultur og uformelle vaeligrdier

Introduktionen blev vendt paring hovedetParing en sygehusafdeling havde de haft et stort frafald af isaeligr nyuddannede Derfor besluttede de sig for at aeligndre paring introduktionsforloslashbet Hidtil havde de nye vaeligret med som foslashl i en maringned hvor de kun observerede Derefter blev de kastet ud i vagterne og forventedes at kunne arbejde paring egen haringnd Det vendte man om paring saring det nu er den nye der udfoslashrer opgaverne fra begyndelsen med den erfarne som hjaeliglper og bagstopper Paring den maringde opbygger de nye kompetence og sikkerhed fra foslashrste dag i et system der mere er sidemandsoplaeligring end instruktion Det foreloslashbige resultat har vaeligret et markant mindre frafald

Hvem skal vaeligre kontakt-person eller mentor

15DEN GODE MODTAGELSE

16 DEN GODE MODTAGELSE

Systematik er vigtigt for at skabe en god modta-gelse men modtagelsen maring ikke baeligre praeligg af skemaer og moslashder blot for skemaernes og moslashder-nes egen skyld Saring risikerer vi nemlig at det bliver en sur pligt for baringde de allerede ansatte og for de nye

Den gode modtagelse kraeligver derfor at arbejds-pladsen som helhed er gearet til at modtage nye medarbejdere At der er en god modtagekul-tur Hvad det indebaeligrer kan variere meget fra arbejdsplads til arbejdsplads og fra branche til branche Her er nogle pejlemaeligrker for hvad der kendetegner en arbejdspladskultur som er god til at modtage nye medarbejdere

bull videndelingbull aringbenhed rummelighed og nysgerrighedbull opmaeligrksomhed over for kollegerbull klare faeliglles maringlbull feedback-kulturbull generelt godt psykisk arbejdsmiljoslash

Hvad med den uformelle videnFor at blive en god medarbejder skal den nyansat-te ogsaring forstaring de uformelle aspekter ved jobbet Det bliver ofte overset i introduktionsforloslashbet og arbejdspladsens kultur vaeligrdier og normer fremgaringr ikke noslashdvendigvis af intranettet eller af ansaeligttelsessamtalen med lederenDerfor kan der vaeligre behov for andre kanaler som sikrer den nye kollega adgang til den uudtalte viden Overvej hvordan I bedst goslashr det paring jeres arbejdsplads

Pejlemaeligrker for den gode modtagekultur

Sposlashrgsmaringl til overvejelse

bull Hvordan soslashrger I for at den nyansatte bliver tryg i gruppen

bull Hvordan sikrer I at den nye kollega ved hvornaringr han eller hun goslashr et godt eller et knap saring godt stykke arbejde

bull Hvordan kan I bedst indfoslashre jeres eventuel-le udenlandske kolleger i den uformelle danske virksomhedskultur

raquo Saringdan en generel kritik af opfoslashlgningen (paring intro-duktionen) er at den hoslashjeste form for ros her er fravaeligr af kritik Jeg foslashler at jeg skyder lidt i blinde egentlig Jeg foslashler jo at jeg udfoslashrer et godt stykke arbejde fordi jeg ikke faringr voldsomt meget skaeligld ud men jeg ved egentlig ikke helt ndash og jeg ved ikke om ting jeg goslashr og har faringet for vane at goslashre er helt forkerte eller ejlaquo

Citat fra rapporten Passe inn og passe til

17DEN GODE MODTAGELSE

18 DEN GODE MODTAGELSE

I planlaeliggningen af introduktionen af nye medar-bejdere er det naturligt at have fokus paring hvilke saeligrlige risikofaktorer der er paring jeres arbejdsplads eller i vedkommendes jobfunktion Paring den maringde kan I allerede fra starten vaeligre opmaeligrksom paring at forebygge ulykker eller erhvervssygdomme

Introduktion til arbejdsmiljoslashetI nogle typer arbejdsfunktioner er der brug for en introduktion til hvordan man haringndterer saeligrlige risici i arbejdsmiljoslashet Det foregaringr ofte paring tvaeligrs af afdelingen men kan ogsaring vaeligre introduktion til specifikke forhold i den enkelte afdeling Maringske kan seneste APV eller APV-handleplan inspirere Det kan fx dreje sig om

bull Sikkerhedsprocedurer hvis der er risiko for at blive udsat for chikane trusler vold eller roslashveri

bull Metoder til forflytning af patienter og beboe-re

bull Haringndtering af kemikalier eller smitte farlige stoffer

bull God arbejdsplanlaeliggning prioriteringer og stressforebyggelse

bull Forebyggelse og haringndtering af konflikter bull Mulighed for faglig sparringsupervision og

psykisk foslashrstehjaeliglpbull Ergonomisk indstilling af haeligve- saelignkeborde

kontorstole mus og skaeligrm bull Adfaeligrd i storrumskontorer saring man undgaringr

forstyrrelser og larmbull God loslashfteteknik og andre gode arbejdsstillin-

gerbull Brandberedskab foslashrstehjaeliglpsudstyr paringroslash-

rendelistebull Anmeldelse af ulykker og registrering

af naeligrvedulykker

Region Midtjylland har udarbejdet et vaeligrktoslashj til arbejdsmiljoslashintroduktion af nye medarbejde-re som I eventuelt kan lade jer inspirere af (se henvisning i litteraturlisten)

Arbejdsmiljoslashrepraeligsentant og arbejdsleder i arbejdsmiljoslashgruppen har ansvaret for denne del af introduktionen af nyansatte medarbejdere

Udfordringer ved borger- og kunderettet arbejdeArbejdspladser med direkte relationer til borgere og patienter har nogle faeliglles udfordringer

bull Konflikter mobning og seksuel chikanebull Vold og truslerbull Hoslashje foslashlelsesmaeligssige krav

Det kniber med hjaeliglp samarbejde og anerkendelseDer er en overordnet tendens til at medarbejde-re i social- og sundhedssektoren det offentlige administrationsomraringde og i finanssektoren oplever at de faringr mindre kollegial hjaeliglp og kolle-gial anerkendelse end gennemsnittet paring oslashvrige danske arbejdspladser Oplevelserne kan variere meget fra arbejdsplads til arbejdsplads men det understreger vigtigheden af at sikre at kollegerne er aringbne og hjaeliglpsomme over for den nyansatte2

raquo Vi skriver altid i stillingsopslagene at man skal vaeligre robust Men organisationen skal ogsaring vaeligre robust saring den er klar til at haringndtere de foslashlelsesmaeligssige belastninger som er en del af jobbetlaquo

Tillidsrepraeligsentant paring et hospital

Saeligrlige risikofaktorer i arbejdsmiljoslashet

Sposlashrgsmaringl til overvejelsebull Hvad er det vigtigste at faring sagt til nyansatte om

arbejdsmiljoslashet hos jerbull Hvilke saeligrlige arbejdsmiljoslashudfordringer viser jeres

seneste APV eller trivselsmaringlinger 2 Det

Nat

iona

le F

orsk

ning

scen

ter f

or A

rbej

ds m

iljoslash

Arb

ejds

milj

oslash og

hel

bred

201

4

19DEN GODE MODTAGELSE

Hele arbejdspladsen spiller en rolle i forbindelse med modtagelsen af nye medarbejdere

Ledelsens opgaverLedelsen har det overordnede ansvar for at sikre et godt introduktionsforloslashb Det indebaeligrer bla at fastlaeliggge de overordnede rammer for introduk-tion og udpege de ansvarlige personer eventuelt i samarbejde med arbejdsmiljoslashgruppen eller andre relevante fora Det er ogsaring ledelsens ansvar at sikre ressourcer til introduktionsforloslashbet Paring det konkrete plan har lederen ogsaring en vig-tig opgave Mange erfaringer og en nyere norsk forskningsrapport viser at relationen til lederen har stor betydning for om den nyansatte foslashler sig godt modtaget og forbliver i jobbet

Arbejdsmiljoslashgruppens opgaverArbejdsmiljoslasharbejdet kan vaeligre organiseret forskelligt fra arbejdsplads til arbejdsplads Her tager vi udgangspunkt i at der findes lokale arbejdsmiljoslashgrupper men nogle steder er arbejds-miljoslasharbejdet anderledes organiseretArbejdsmiljoslashgruppen kan tage initiativ til at modtagelse og introduktion bliver sat i system fx med udgangspunkt i de principper og anbefa-linger som findes i dette haeligfte Arbejdsmiljoslash-gruppen skal ogsaring paringse at der sker passende oplaeligring og instruktion saring den nyansatte kan udfoslashre sit arbejde sikkerheds- og sundhedsmaeligs-sigt fuldt forsvarligt som det hedder i arbejds-miljoslashlovenArbejdsmiljoslashgruppen kan vaeligre med til at skabe rammerne for at de nyansatte oplever et sam-menhaeligngende forloslashb fra stillingsopslag over an-saeligttelsessamtale til modtagelse og introduktion Desuden har arbejdsmiljoslashgruppen et saeligrligt an-svar for at introducere til eventuelle risikofaktorer i arbejdsmiljoslashet paring arbejdspladsen og hvordan den nyansatte kan tackle disse

Kollegerne og teametKollegerne spiller en afgoslashrende rolle i den gode modtagelse baringde ved at tage godt imod den nye kollega i al almindelighed og ved at introducere kulturen de formelle og de uformelle vaeligrdier og normer paring arbejdspladsen Samtidig kan kolleger-ne bidrage til introduktionsforloslashbet som kontakt-personer og mentorer for nyansatteDet team som den nye kollega indgaringr i spiller selvsagt en saeligrlig rolle i at introducere til saringvel faglige som sociale aspekter af arbejdspladsen

Den nyansatte selvSom nyansat har man ogsaring selv et ansvar for at komme godt i gang med arbejdet og at integrere sig paring den nye arbejdsplads Det indebaeligrer paring den ene side at man skal vaeligre fleksibel og parat til at indrette sig efter forvent-ninger og normer paring den nye arbejdsplads Men paring den anden side skal man ogsaring vaeligre kritisk nysgerrig holde fast i sin egen viden og faglighed og stille sposlashrgsmaringl til rsquosaringdan plejer vi at goslashre herrsquo

Hvem goslashr hvad i den gode modtagelse

Sposlashrgsmaringl til overvejelse

bull Har I klare maringl og rammer for introduktionen af den nyansatte Hvordan kan disse forbedres

bull Er alle dele af arbejdspladsen indforstaringet med deres rolle i den gode modtagelse

20 DEN GODE MODTAGELSE

Tidslinje for den gode modtagelse

Introduktionsforloslashbet kan opdeles i faser som hver indeholder bestemte opgaver og overvejel-ser En systematisk tilgang er med til at sikre at man faringr det hele med ogsaring efter den foslashrste tid naringr det er blevet hverdag

Fire faser i introduktionsforloslashbetbull Forberedelsenbull Den foslashrste ugebull De foslashrste tre maringnederbull Det foslashrste aringr

Taelignk over timingenDen nye kollega skal moslashde rigtig mange nye men-nesker i det nye job De daglige kolleger kolleger i andre afdelinger ledelsen og samarbejdspartne-re Samtidig skal den nyansatte ofte introduceres til en omfattende liste af praktiske informationer og forhold paring arbejdspladsen Der er en risiko for at den nyansatte drukner i information og nye ansigter som er svaeligre at huske og skelne bagefterDet er lettere at tage information ind naringr man rent faktisk skal bruge den Det kan derfor vaeligre en god ideacute at knytte moslashdet med fx folk i andre afdelinger op paring konkrete opgaver i hverdagen og tage moslashdet naringr det er fagligt aktuelt eller naringr den nye kollega selv har behovet Paring den maringde knytter introduktionen an til det faktiske indhold i jobbet og kerneopgaven - og bliver lettere at huske

Sposlashrgsmaringl til overvejelse

bull Hvilke dele af introduktionsforloslashbet kan den nyansatte inddrages i

bull Hvordan sikrer I den nyansattes fortsatte laeligring efter at modtagelsesforloslashbet er ovre

21DEN GODE MODTAGELSE

Den nyansatte kommer dybere ind i jobbet og den praktiske

hverdag og tilegner sig arbejdspladsens kultur og

vaeligrdier

De foslashrste tre maringneder

Velkomst den foslashrste dag Faglig og praktisk

introduktion til arbejdet og de nye kolleger

Den foslashrste uge

Den nyansatte lederen kontaktpersonen og evt

mentoren evaluerer intro duktionsforloslashbet

Det foslashrste aringr

Kontaktpersonen forbereder forloslashbet og den praktiske modtagelse af

den nye kollega

Forberedelsen

22 DEN GODE MODTAGELSE

Tjekliste til inspiration God modtagelse

Inden den nye medarbejder starter Ansvarlig Udfoslashrt (x)

Udpeg kontaktperson

Udpeg eventuelt mentor

Mail til afdelingen om ny medarbejder

Ryd kontorplads (Personaleskab reoler mv)

Opret mailadresse telefonnummer logins praeligsentation paring hjemmeside

Klargoslashring af PC samt programmer mv hertil

Aftaler med interne videnspersoner om oplaeligring

Aftale moslashder med interne og eksterne samarbejdspartnere

Udarbejd endeligt introduktionsprogram

Ca 1 uge inden start sendes velkomstbrev med introduktionsprogram

Mail til receptionen om ny medarbejder for god modtagelse 1 dag

Soslashrge for at dokumenter herunder velkomstbrev fra intern IT velkomstbrev med diverse oplys-ninger kontaktpersoner paring loslashn- og praksisomraringdet ligger paring skrivebordet

Den foslashrste arbejdsdag

Blomster og faeliglles morgenkaffe

Praeligsentation for ledere og naeligrmeste kolleger

Hilse-paring-moslashde med chef(er) i afdelingen

Introduktionsmoslashde med kontaktperson

Rundvisning paring arbejdspladsen

Gennemgang af introduktionsprogram og forventningsafstemning

Udlevering af noslashgler koder telefon personaleskab passwords osv

Udlevering af baeligrbar computer mobil Ipad

Den foslashrste arbejdsuge

Praeligsentation af arbejdsopgaver paring kort og laeligngere sigt

Praeligsentation for arbejdsmiljoslashrepraeligsentant og tillidsrepraeligsentant intro til arbejdsmiljoslashorganisationen MED-systemet eller samarbejdssystemet

Introduktion til saeligrlige sikkerhedsforskrifter

Introduktion til procedurer ved brand og evakuering

Introduktion til generelle it-systemer

Introduktion til specielle programmer naringr behov opstaringr

Hilse-paring-moslashde med chef i direktionen

Den foslashrste maringned

Gennemgang af personalepolitik arbejdsmiljoslashpolitikker arbejdstidsregler mm

Introduktionsforloslashb foslashlordning sidemandsoplaeligring eller sparring

Moslashder med interne og eksterne samarbejdspartnere

Netvaeligrk med andre nyansatte og tillidsrepraeligsentantarbejdsmiljoslashrepraeligsentant

De foslashrste tre maringneder

Opfoslashlgningssamtale med leder fx 2-maringnederssamtale med evaluering af forloslashbet til dato

Mulig mentorordning startes op

Det foslashrste aringr

Evaluering af introduktionsforloslashb med leder mentor og kontaktperson

Fortsat kompetenceudvikling

MUS

Ikke alle punkter vil vaeligre relevante eller oslashnske-lige paring jeres arbejdsplads og I vil sikkert have brug for at tilfoslashje flere Det er ikke noslashdvendigvis arbejdsmiljoslashgruppen der skal udforme tjeklisten men den kan indgaring som et element i rammen for

den gode modtagelse som arbejdsmiljoslash gruppen bidrager til I kan hente en word-udgave af tjek-listen paring arbejdsmiljowebdkgodmodtagelse som I kan tilpasse og bruge paring jeres arbejdsplads

15DEN GODE MODTAGELSE

16 DEN GODE MODTAGELSE

Systematik er vigtigt for at skabe en god modta-gelse men modtagelsen maring ikke baeligre praeligg af skemaer og moslashder blot for skemaernes og moslashder-nes egen skyld Saring risikerer vi nemlig at det bliver en sur pligt for baringde de allerede ansatte og for de nye

Den gode modtagelse kraeligver derfor at arbejds-pladsen som helhed er gearet til at modtage nye medarbejdere At der er en god modtagekul-tur Hvad det indebaeligrer kan variere meget fra arbejdsplads til arbejdsplads og fra branche til branche Her er nogle pejlemaeligrker for hvad der kendetegner en arbejdspladskultur som er god til at modtage nye medarbejdere

bull videndelingbull aringbenhed rummelighed og nysgerrighedbull opmaeligrksomhed over for kollegerbull klare faeliglles maringlbull feedback-kulturbull generelt godt psykisk arbejdsmiljoslash

Hvad med den uformelle videnFor at blive en god medarbejder skal den nyansat-te ogsaring forstaring de uformelle aspekter ved jobbet Det bliver ofte overset i introduktionsforloslashbet og arbejdspladsens kultur vaeligrdier og normer fremgaringr ikke noslashdvendigvis af intranettet eller af ansaeligttelsessamtalen med lederenDerfor kan der vaeligre behov for andre kanaler som sikrer den nye kollega adgang til den uudtalte viden Overvej hvordan I bedst goslashr det paring jeres arbejdsplads

Pejlemaeligrker for den gode modtagekultur

Sposlashrgsmaringl til overvejelse

bull Hvordan soslashrger I for at den nyansatte bliver tryg i gruppen

bull Hvordan sikrer I at den nye kollega ved hvornaringr han eller hun goslashr et godt eller et knap saring godt stykke arbejde

bull Hvordan kan I bedst indfoslashre jeres eventuel-le udenlandske kolleger i den uformelle danske virksomhedskultur

raquo Saringdan en generel kritik af opfoslashlgningen (paring intro-duktionen) er at den hoslashjeste form for ros her er fravaeligr af kritik Jeg foslashler at jeg skyder lidt i blinde egentlig Jeg foslashler jo at jeg udfoslashrer et godt stykke arbejde fordi jeg ikke faringr voldsomt meget skaeligld ud men jeg ved egentlig ikke helt ndash og jeg ved ikke om ting jeg goslashr og har faringet for vane at goslashre er helt forkerte eller ejlaquo

Citat fra rapporten Passe inn og passe til

17DEN GODE MODTAGELSE

18 DEN GODE MODTAGELSE

I planlaeliggningen af introduktionen af nye medar-bejdere er det naturligt at have fokus paring hvilke saeligrlige risikofaktorer der er paring jeres arbejdsplads eller i vedkommendes jobfunktion Paring den maringde kan I allerede fra starten vaeligre opmaeligrksom paring at forebygge ulykker eller erhvervssygdomme

Introduktion til arbejdsmiljoslashetI nogle typer arbejdsfunktioner er der brug for en introduktion til hvordan man haringndterer saeligrlige risici i arbejdsmiljoslashet Det foregaringr ofte paring tvaeligrs af afdelingen men kan ogsaring vaeligre introduktion til specifikke forhold i den enkelte afdeling Maringske kan seneste APV eller APV-handleplan inspirere Det kan fx dreje sig om

bull Sikkerhedsprocedurer hvis der er risiko for at blive udsat for chikane trusler vold eller roslashveri

bull Metoder til forflytning af patienter og beboe-re

bull Haringndtering af kemikalier eller smitte farlige stoffer

bull God arbejdsplanlaeliggning prioriteringer og stressforebyggelse

bull Forebyggelse og haringndtering af konflikter bull Mulighed for faglig sparringsupervision og

psykisk foslashrstehjaeliglpbull Ergonomisk indstilling af haeligve- saelignkeborde

kontorstole mus og skaeligrm bull Adfaeligrd i storrumskontorer saring man undgaringr

forstyrrelser og larmbull God loslashfteteknik og andre gode arbejdsstillin-

gerbull Brandberedskab foslashrstehjaeliglpsudstyr paringroslash-

rendelistebull Anmeldelse af ulykker og registrering

af naeligrvedulykker

Region Midtjylland har udarbejdet et vaeligrktoslashj til arbejdsmiljoslashintroduktion af nye medarbejde-re som I eventuelt kan lade jer inspirere af (se henvisning i litteraturlisten)

Arbejdsmiljoslashrepraeligsentant og arbejdsleder i arbejdsmiljoslashgruppen har ansvaret for denne del af introduktionen af nyansatte medarbejdere

Udfordringer ved borger- og kunderettet arbejdeArbejdspladser med direkte relationer til borgere og patienter har nogle faeliglles udfordringer

bull Konflikter mobning og seksuel chikanebull Vold og truslerbull Hoslashje foslashlelsesmaeligssige krav

Det kniber med hjaeliglp samarbejde og anerkendelseDer er en overordnet tendens til at medarbejde-re i social- og sundhedssektoren det offentlige administrationsomraringde og i finanssektoren oplever at de faringr mindre kollegial hjaeliglp og kolle-gial anerkendelse end gennemsnittet paring oslashvrige danske arbejdspladser Oplevelserne kan variere meget fra arbejdsplads til arbejdsplads men det understreger vigtigheden af at sikre at kollegerne er aringbne og hjaeliglpsomme over for den nyansatte2

raquo Vi skriver altid i stillingsopslagene at man skal vaeligre robust Men organisationen skal ogsaring vaeligre robust saring den er klar til at haringndtere de foslashlelsesmaeligssige belastninger som er en del af jobbetlaquo

Tillidsrepraeligsentant paring et hospital

Saeligrlige risikofaktorer i arbejdsmiljoslashet

Sposlashrgsmaringl til overvejelsebull Hvad er det vigtigste at faring sagt til nyansatte om

arbejdsmiljoslashet hos jerbull Hvilke saeligrlige arbejdsmiljoslashudfordringer viser jeres

seneste APV eller trivselsmaringlinger 2 Det

Nat

iona

le F

orsk

ning

scen

ter f

or A

rbej

ds m

iljoslash

Arb

ejds

milj

oslash og

hel

bred

201

4

19DEN GODE MODTAGELSE

Hele arbejdspladsen spiller en rolle i forbindelse med modtagelsen af nye medarbejdere

Ledelsens opgaverLedelsen har det overordnede ansvar for at sikre et godt introduktionsforloslashb Det indebaeligrer bla at fastlaeliggge de overordnede rammer for introduk-tion og udpege de ansvarlige personer eventuelt i samarbejde med arbejdsmiljoslashgruppen eller andre relevante fora Det er ogsaring ledelsens ansvar at sikre ressourcer til introduktionsforloslashbet Paring det konkrete plan har lederen ogsaring en vig-tig opgave Mange erfaringer og en nyere norsk forskningsrapport viser at relationen til lederen har stor betydning for om den nyansatte foslashler sig godt modtaget og forbliver i jobbet

Arbejdsmiljoslashgruppens opgaverArbejdsmiljoslasharbejdet kan vaeligre organiseret forskelligt fra arbejdsplads til arbejdsplads Her tager vi udgangspunkt i at der findes lokale arbejdsmiljoslashgrupper men nogle steder er arbejds-miljoslasharbejdet anderledes organiseretArbejdsmiljoslashgruppen kan tage initiativ til at modtagelse og introduktion bliver sat i system fx med udgangspunkt i de principper og anbefa-linger som findes i dette haeligfte Arbejdsmiljoslash-gruppen skal ogsaring paringse at der sker passende oplaeligring og instruktion saring den nyansatte kan udfoslashre sit arbejde sikkerheds- og sundhedsmaeligs-sigt fuldt forsvarligt som det hedder i arbejds-miljoslashlovenArbejdsmiljoslashgruppen kan vaeligre med til at skabe rammerne for at de nyansatte oplever et sam-menhaeligngende forloslashb fra stillingsopslag over an-saeligttelsessamtale til modtagelse og introduktion Desuden har arbejdsmiljoslashgruppen et saeligrligt an-svar for at introducere til eventuelle risikofaktorer i arbejdsmiljoslashet paring arbejdspladsen og hvordan den nyansatte kan tackle disse

Kollegerne og teametKollegerne spiller en afgoslashrende rolle i den gode modtagelse baringde ved at tage godt imod den nye kollega i al almindelighed og ved at introducere kulturen de formelle og de uformelle vaeligrdier og normer paring arbejdspladsen Samtidig kan kolleger-ne bidrage til introduktionsforloslashbet som kontakt-personer og mentorer for nyansatteDet team som den nye kollega indgaringr i spiller selvsagt en saeligrlig rolle i at introducere til saringvel faglige som sociale aspekter af arbejdspladsen

Den nyansatte selvSom nyansat har man ogsaring selv et ansvar for at komme godt i gang med arbejdet og at integrere sig paring den nye arbejdsplads Det indebaeligrer paring den ene side at man skal vaeligre fleksibel og parat til at indrette sig efter forvent-ninger og normer paring den nye arbejdsplads Men paring den anden side skal man ogsaring vaeligre kritisk nysgerrig holde fast i sin egen viden og faglighed og stille sposlashrgsmaringl til rsquosaringdan plejer vi at goslashre herrsquo

Hvem goslashr hvad i den gode modtagelse

Sposlashrgsmaringl til overvejelse

bull Har I klare maringl og rammer for introduktionen af den nyansatte Hvordan kan disse forbedres

bull Er alle dele af arbejdspladsen indforstaringet med deres rolle i den gode modtagelse

20 DEN GODE MODTAGELSE

Tidslinje for den gode modtagelse

Introduktionsforloslashbet kan opdeles i faser som hver indeholder bestemte opgaver og overvejel-ser En systematisk tilgang er med til at sikre at man faringr det hele med ogsaring efter den foslashrste tid naringr det er blevet hverdag

Fire faser i introduktionsforloslashbetbull Forberedelsenbull Den foslashrste ugebull De foslashrste tre maringnederbull Det foslashrste aringr

Taelignk over timingenDen nye kollega skal moslashde rigtig mange nye men-nesker i det nye job De daglige kolleger kolleger i andre afdelinger ledelsen og samarbejdspartne-re Samtidig skal den nyansatte ofte introduceres til en omfattende liste af praktiske informationer og forhold paring arbejdspladsen Der er en risiko for at den nyansatte drukner i information og nye ansigter som er svaeligre at huske og skelne bagefterDet er lettere at tage information ind naringr man rent faktisk skal bruge den Det kan derfor vaeligre en god ideacute at knytte moslashdet med fx folk i andre afdelinger op paring konkrete opgaver i hverdagen og tage moslashdet naringr det er fagligt aktuelt eller naringr den nye kollega selv har behovet Paring den maringde knytter introduktionen an til det faktiske indhold i jobbet og kerneopgaven - og bliver lettere at huske

Sposlashrgsmaringl til overvejelse

bull Hvilke dele af introduktionsforloslashbet kan den nyansatte inddrages i

bull Hvordan sikrer I den nyansattes fortsatte laeligring efter at modtagelsesforloslashbet er ovre

21DEN GODE MODTAGELSE

Den nyansatte kommer dybere ind i jobbet og den praktiske

hverdag og tilegner sig arbejdspladsens kultur og

vaeligrdier

De foslashrste tre maringneder

Velkomst den foslashrste dag Faglig og praktisk

introduktion til arbejdet og de nye kolleger

Den foslashrste uge

Den nyansatte lederen kontaktpersonen og evt

mentoren evaluerer intro duktionsforloslashbet

Det foslashrste aringr

Kontaktpersonen forbereder forloslashbet og den praktiske modtagelse af

den nye kollega

Forberedelsen

22 DEN GODE MODTAGELSE

Tjekliste til inspiration God modtagelse

Inden den nye medarbejder starter Ansvarlig Udfoslashrt (x)

Udpeg kontaktperson

Udpeg eventuelt mentor

Mail til afdelingen om ny medarbejder

Ryd kontorplads (Personaleskab reoler mv)

Opret mailadresse telefonnummer logins praeligsentation paring hjemmeside

Klargoslashring af PC samt programmer mv hertil

Aftaler med interne videnspersoner om oplaeligring

Aftale moslashder med interne og eksterne samarbejdspartnere

Udarbejd endeligt introduktionsprogram

Ca 1 uge inden start sendes velkomstbrev med introduktionsprogram

Mail til receptionen om ny medarbejder for god modtagelse 1 dag

Soslashrge for at dokumenter herunder velkomstbrev fra intern IT velkomstbrev med diverse oplys-ninger kontaktpersoner paring loslashn- og praksisomraringdet ligger paring skrivebordet

Den foslashrste arbejdsdag

Blomster og faeliglles morgenkaffe

Praeligsentation for ledere og naeligrmeste kolleger

Hilse-paring-moslashde med chef(er) i afdelingen

Introduktionsmoslashde med kontaktperson

Rundvisning paring arbejdspladsen

Gennemgang af introduktionsprogram og forventningsafstemning

Udlevering af noslashgler koder telefon personaleskab passwords osv

Udlevering af baeligrbar computer mobil Ipad

Den foslashrste arbejdsuge

Praeligsentation af arbejdsopgaver paring kort og laeligngere sigt

Praeligsentation for arbejdsmiljoslashrepraeligsentant og tillidsrepraeligsentant intro til arbejdsmiljoslashorganisationen MED-systemet eller samarbejdssystemet

Introduktion til saeligrlige sikkerhedsforskrifter

Introduktion til procedurer ved brand og evakuering

Introduktion til generelle it-systemer

Introduktion til specielle programmer naringr behov opstaringr

Hilse-paring-moslashde med chef i direktionen

Den foslashrste maringned

Gennemgang af personalepolitik arbejdsmiljoslashpolitikker arbejdstidsregler mm

Introduktionsforloslashb foslashlordning sidemandsoplaeligring eller sparring

Moslashder med interne og eksterne samarbejdspartnere

Netvaeligrk med andre nyansatte og tillidsrepraeligsentantarbejdsmiljoslashrepraeligsentant

De foslashrste tre maringneder

Opfoslashlgningssamtale med leder fx 2-maringnederssamtale med evaluering af forloslashbet til dato

Mulig mentorordning startes op

Det foslashrste aringr

Evaluering af introduktionsforloslashb med leder mentor og kontaktperson

Fortsat kompetenceudvikling

MUS

Ikke alle punkter vil vaeligre relevante eller oslashnske-lige paring jeres arbejdsplads og I vil sikkert have brug for at tilfoslashje flere Det er ikke noslashdvendigvis arbejdsmiljoslashgruppen der skal udforme tjeklisten men den kan indgaring som et element i rammen for

den gode modtagelse som arbejdsmiljoslash gruppen bidrager til I kan hente en word-udgave af tjek-listen paring arbejdsmiljowebdkgodmodtagelse som I kan tilpasse og bruge paring jeres arbejdsplads

16 DEN GODE MODTAGELSE

Systematik er vigtigt for at skabe en god modta-gelse men modtagelsen maring ikke baeligre praeligg af skemaer og moslashder blot for skemaernes og moslashder-nes egen skyld Saring risikerer vi nemlig at det bliver en sur pligt for baringde de allerede ansatte og for de nye

Den gode modtagelse kraeligver derfor at arbejds-pladsen som helhed er gearet til at modtage nye medarbejdere At der er en god modtagekul-tur Hvad det indebaeligrer kan variere meget fra arbejdsplads til arbejdsplads og fra branche til branche Her er nogle pejlemaeligrker for hvad der kendetegner en arbejdspladskultur som er god til at modtage nye medarbejdere

bull videndelingbull aringbenhed rummelighed og nysgerrighedbull opmaeligrksomhed over for kollegerbull klare faeliglles maringlbull feedback-kulturbull generelt godt psykisk arbejdsmiljoslash

Hvad med den uformelle videnFor at blive en god medarbejder skal den nyansat-te ogsaring forstaring de uformelle aspekter ved jobbet Det bliver ofte overset i introduktionsforloslashbet og arbejdspladsens kultur vaeligrdier og normer fremgaringr ikke noslashdvendigvis af intranettet eller af ansaeligttelsessamtalen med lederenDerfor kan der vaeligre behov for andre kanaler som sikrer den nye kollega adgang til den uudtalte viden Overvej hvordan I bedst goslashr det paring jeres arbejdsplads

Pejlemaeligrker for den gode modtagekultur

Sposlashrgsmaringl til overvejelse

bull Hvordan soslashrger I for at den nyansatte bliver tryg i gruppen

bull Hvordan sikrer I at den nye kollega ved hvornaringr han eller hun goslashr et godt eller et knap saring godt stykke arbejde

bull Hvordan kan I bedst indfoslashre jeres eventuel-le udenlandske kolleger i den uformelle danske virksomhedskultur

raquo Saringdan en generel kritik af opfoslashlgningen (paring intro-duktionen) er at den hoslashjeste form for ros her er fravaeligr af kritik Jeg foslashler at jeg skyder lidt i blinde egentlig Jeg foslashler jo at jeg udfoslashrer et godt stykke arbejde fordi jeg ikke faringr voldsomt meget skaeligld ud men jeg ved egentlig ikke helt ndash og jeg ved ikke om ting jeg goslashr og har faringet for vane at goslashre er helt forkerte eller ejlaquo

Citat fra rapporten Passe inn og passe til

17DEN GODE MODTAGELSE

18 DEN GODE MODTAGELSE

I planlaeliggningen af introduktionen af nye medar-bejdere er det naturligt at have fokus paring hvilke saeligrlige risikofaktorer der er paring jeres arbejdsplads eller i vedkommendes jobfunktion Paring den maringde kan I allerede fra starten vaeligre opmaeligrksom paring at forebygge ulykker eller erhvervssygdomme

Introduktion til arbejdsmiljoslashetI nogle typer arbejdsfunktioner er der brug for en introduktion til hvordan man haringndterer saeligrlige risici i arbejdsmiljoslashet Det foregaringr ofte paring tvaeligrs af afdelingen men kan ogsaring vaeligre introduktion til specifikke forhold i den enkelte afdeling Maringske kan seneste APV eller APV-handleplan inspirere Det kan fx dreje sig om

bull Sikkerhedsprocedurer hvis der er risiko for at blive udsat for chikane trusler vold eller roslashveri

bull Metoder til forflytning af patienter og beboe-re

bull Haringndtering af kemikalier eller smitte farlige stoffer

bull God arbejdsplanlaeliggning prioriteringer og stressforebyggelse

bull Forebyggelse og haringndtering af konflikter bull Mulighed for faglig sparringsupervision og

psykisk foslashrstehjaeliglpbull Ergonomisk indstilling af haeligve- saelignkeborde

kontorstole mus og skaeligrm bull Adfaeligrd i storrumskontorer saring man undgaringr

forstyrrelser og larmbull God loslashfteteknik og andre gode arbejdsstillin-

gerbull Brandberedskab foslashrstehjaeliglpsudstyr paringroslash-

rendelistebull Anmeldelse af ulykker og registrering

af naeligrvedulykker

Region Midtjylland har udarbejdet et vaeligrktoslashj til arbejdsmiljoslashintroduktion af nye medarbejde-re som I eventuelt kan lade jer inspirere af (se henvisning i litteraturlisten)

Arbejdsmiljoslashrepraeligsentant og arbejdsleder i arbejdsmiljoslashgruppen har ansvaret for denne del af introduktionen af nyansatte medarbejdere

Udfordringer ved borger- og kunderettet arbejdeArbejdspladser med direkte relationer til borgere og patienter har nogle faeliglles udfordringer

bull Konflikter mobning og seksuel chikanebull Vold og truslerbull Hoslashje foslashlelsesmaeligssige krav

Det kniber med hjaeliglp samarbejde og anerkendelseDer er en overordnet tendens til at medarbejde-re i social- og sundhedssektoren det offentlige administrationsomraringde og i finanssektoren oplever at de faringr mindre kollegial hjaeliglp og kolle-gial anerkendelse end gennemsnittet paring oslashvrige danske arbejdspladser Oplevelserne kan variere meget fra arbejdsplads til arbejdsplads men det understreger vigtigheden af at sikre at kollegerne er aringbne og hjaeliglpsomme over for den nyansatte2

raquo Vi skriver altid i stillingsopslagene at man skal vaeligre robust Men organisationen skal ogsaring vaeligre robust saring den er klar til at haringndtere de foslashlelsesmaeligssige belastninger som er en del af jobbetlaquo

Tillidsrepraeligsentant paring et hospital

Saeligrlige risikofaktorer i arbejdsmiljoslashet

Sposlashrgsmaringl til overvejelsebull Hvad er det vigtigste at faring sagt til nyansatte om

arbejdsmiljoslashet hos jerbull Hvilke saeligrlige arbejdsmiljoslashudfordringer viser jeres

seneste APV eller trivselsmaringlinger 2 Det

Nat

iona

le F

orsk

ning

scen

ter f

or A

rbej

ds m

iljoslash

Arb

ejds

milj

oslash og

hel

bred

201

4

19DEN GODE MODTAGELSE

Hele arbejdspladsen spiller en rolle i forbindelse med modtagelsen af nye medarbejdere

Ledelsens opgaverLedelsen har det overordnede ansvar for at sikre et godt introduktionsforloslashb Det indebaeligrer bla at fastlaeliggge de overordnede rammer for introduk-tion og udpege de ansvarlige personer eventuelt i samarbejde med arbejdsmiljoslashgruppen eller andre relevante fora Det er ogsaring ledelsens ansvar at sikre ressourcer til introduktionsforloslashbet Paring det konkrete plan har lederen ogsaring en vig-tig opgave Mange erfaringer og en nyere norsk forskningsrapport viser at relationen til lederen har stor betydning for om den nyansatte foslashler sig godt modtaget og forbliver i jobbet

Arbejdsmiljoslashgruppens opgaverArbejdsmiljoslasharbejdet kan vaeligre organiseret forskelligt fra arbejdsplads til arbejdsplads Her tager vi udgangspunkt i at der findes lokale arbejdsmiljoslashgrupper men nogle steder er arbejds-miljoslasharbejdet anderledes organiseretArbejdsmiljoslashgruppen kan tage initiativ til at modtagelse og introduktion bliver sat i system fx med udgangspunkt i de principper og anbefa-linger som findes i dette haeligfte Arbejdsmiljoslash-gruppen skal ogsaring paringse at der sker passende oplaeligring og instruktion saring den nyansatte kan udfoslashre sit arbejde sikkerheds- og sundhedsmaeligs-sigt fuldt forsvarligt som det hedder i arbejds-miljoslashlovenArbejdsmiljoslashgruppen kan vaeligre med til at skabe rammerne for at de nyansatte oplever et sam-menhaeligngende forloslashb fra stillingsopslag over an-saeligttelsessamtale til modtagelse og introduktion Desuden har arbejdsmiljoslashgruppen et saeligrligt an-svar for at introducere til eventuelle risikofaktorer i arbejdsmiljoslashet paring arbejdspladsen og hvordan den nyansatte kan tackle disse

Kollegerne og teametKollegerne spiller en afgoslashrende rolle i den gode modtagelse baringde ved at tage godt imod den nye kollega i al almindelighed og ved at introducere kulturen de formelle og de uformelle vaeligrdier og normer paring arbejdspladsen Samtidig kan kolleger-ne bidrage til introduktionsforloslashbet som kontakt-personer og mentorer for nyansatteDet team som den nye kollega indgaringr i spiller selvsagt en saeligrlig rolle i at introducere til saringvel faglige som sociale aspekter af arbejdspladsen

Den nyansatte selvSom nyansat har man ogsaring selv et ansvar for at komme godt i gang med arbejdet og at integrere sig paring den nye arbejdsplads Det indebaeligrer paring den ene side at man skal vaeligre fleksibel og parat til at indrette sig efter forvent-ninger og normer paring den nye arbejdsplads Men paring den anden side skal man ogsaring vaeligre kritisk nysgerrig holde fast i sin egen viden og faglighed og stille sposlashrgsmaringl til rsquosaringdan plejer vi at goslashre herrsquo

Hvem goslashr hvad i den gode modtagelse

Sposlashrgsmaringl til overvejelse

bull Har I klare maringl og rammer for introduktionen af den nyansatte Hvordan kan disse forbedres

bull Er alle dele af arbejdspladsen indforstaringet med deres rolle i den gode modtagelse

20 DEN GODE MODTAGELSE

Tidslinje for den gode modtagelse

Introduktionsforloslashbet kan opdeles i faser som hver indeholder bestemte opgaver og overvejel-ser En systematisk tilgang er med til at sikre at man faringr det hele med ogsaring efter den foslashrste tid naringr det er blevet hverdag

Fire faser i introduktionsforloslashbetbull Forberedelsenbull Den foslashrste ugebull De foslashrste tre maringnederbull Det foslashrste aringr

Taelignk over timingenDen nye kollega skal moslashde rigtig mange nye men-nesker i det nye job De daglige kolleger kolleger i andre afdelinger ledelsen og samarbejdspartne-re Samtidig skal den nyansatte ofte introduceres til en omfattende liste af praktiske informationer og forhold paring arbejdspladsen Der er en risiko for at den nyansatte drukner i information og nye ansigter som er svaeligre at huske og skelne bagefterDet er lettere at tage information ind naringr man rent faktisk skal bruge den Det kan derfor vaeligre en god ideacute at knytte moslashdet med fx folk i andre afdelinger op paring konkrete opgaver i hverdagen og tage moslashdet naringr det er fagligt aktuelt eller naringr den nye kollega selv har behovet Paring den maringde knytter introduktionen an til det faktiske indhold i jobbet og kerneopgaven - og bliver lettere at huske

Sposlashrgsmaringl til overvejelse

bull Hvilke dele af introduktionsforloslashbet kan den nyansatte inddrages i

bull Hvordan sikrer I den nyansattes fortsatte laeligring efter at modtagelsesforloslashbet er ovre

21DEN GODE MODTAGELSE

Den nyansatte kommer dybere ind i jobbet og den praktiske

hverdag og tilegner sig arbejdspladsens kultur og

vaeligrdier

De foslashrste tre maringneder

Velkomst den foslashrste dag Faglig og praktisk

introduktion til arbejdet og de nye kolleger

Den foslashrste uge

Den nyansatte lederen kontaktpersonen og evt

mentoren evaluerer intro duktionsforloslashbet

Det foslashrste aringr

Kontaktpersonen forbereder forloslashbet og den praktiske modtagelse af

den nye kollega

Forberedelsen

22 DEN GODE MODTAGELSE

Tjekliste til inspiration God modtagelse

Inden den nye medarbejder starter Ansvarlig Udfoslashrt (x)

Udpeg kontaktperson

Udpeg eventuelt mentor

Mail til afdelingen om ny medarbejder

Ryd kontorplads (Personaleskab reoler mv)

Opret mailadresse telefonnummer logins praeligsentation paring hjemmeside

Klargoslashring af PC samt programmer mv hertil

Aftaler med interne videnspersoner om oplaeligring

Aftale moslashder med interne og eksterne samarbejdspartnere

Udarbejd endeligt introduktionsprogram

Ca 1 uge inden start sendes velkomstbrev med introduktionsprogram

Mail til receptionen om ny medarbejder for god modtagelse 1 dag

Soslashrge for at dokumenter herunder velkomstbrev fra intern IT velkomstbrev med diverse oplys-ninger kontaktpersoner paring loslashn- og praksisomraringdet ligger paring skrivebordet

Den foslashrste arbejdsdag

Blomster og faeliglles morgenkaffe

Praeligsentation for ledere og naeligrmeste kolleger

Hilse-paring-moslashde med chef(er) i afdelingen

Introduktionsmoslashde med kontaktperson

Rundvisning paring arbejdspladsen

Gennemgang af introduktionsprogram og forventningsafstemning

Udlevering af noslashgler koder telefon personaleskab passwords osv

Udlevering af baeligrbar computer mobil Ipad

Den foslashrste arbejdsuge

Praeligsentation af arbejdsopgaver paring kort og laeligngere sigt

Praeligsentation for arbejdsmiljoslashrepraeligsentant og tillidsrepraeligsentant intro til arbejdsmiljoslashorganisationen MED-systemet eller samarbejdssystemet

Introduktion til saeligrlige sikkerhedsforskrifter

Introduktion til procedurer ved brand og evakuering

Introduktion til generelle it-systemer

Introduktion til specielle programmer naringr behov opstaringr

Hilse-paring-moslashde med chef i direktionen

Den foslashrste maringned

Gennemgang af personalepolitik arbejdsmiljoslashpolitikker arbejdstidsregler mm

Introduktionsforloslashb foslashlordning sidemandsoplaeligring eller sparring

Moslashder med interne og eksterne samarbejdspartnere

Netvaeligrk med andre nyansatte og tillidsrepraeligsentantarbejdsmiljoslashrepraeligsentant

De foslashrste tre maringneder

Opfoslashlgningssamtale med leder fx 2-maringnederssamtale med evaluering af forloslashbet til dato

Mulig mentorordning startes op

Det foslashrste aringr

Evaluering af introduktionsforloslashb med leder mentor og kontaktperson

Fortsat kompetenceudvikling

MUS

Ikke alle punkter vil vaeligre relevante eller oslashnske-lige paring jeres arbejdsplads og I vil sikkert have brug for at tilfoslashje flere Det er ikke noslashdvendigvis arbejdsmiljoslashgruppen der skal udforme tjeklisten men den kan indgaring som et element i rammen for

den gode modtagelse som arbejdsmiljoslash gruppen bidrager til I kan hente en word-udgave af tjek-listen paring arbejdsmiljowebdkgodmodtagelse som I kan tilpasse og bruge paring jeres arbejdsplads

17DEN GODE MODTAGELSE

18 DEN GODE MODTAGELSE

I planlaeliggningen af introduktionen af nye medar-bejdere er det naturligt at have fokus paring hvilke saeligrlige risikofaktorer der er paring jeres arbejdsplads eller i vedkommendes jobfunktion Paring den maringde kan I allerede fra starten vaeligre opmaeligrksom paring at forebygge ulykker eller erhvervssygdomme

Introduktion til arbejdsmiljoslashetI nogle typer arbejdsfunktioner er der brug for en introduktion til hvordan man haringndterer saeligrlige risici i arbejdsmiljoslashet Det foregaringr ofte paring tvaeligrs af afdelingen men kan ogsaring vaeligre introduktion til specifikke forhold i den enkelte afdeling Maringske kan seneste APV eller APV-handleplan inspirere Det kan fx dreje sig om

bull Sikkerhedsprocedurer hvis der er risiko for at blive udsat for chikane trusler vold eller roslashveri

bull Metoder til forflytning af patienter og beboe-re

bull Haringndtering af kemikalier eller smitte farlige stoffer

bull God arbejdsplanlaeliggning prioriteringer og stressforebyggelse

bull Forebyggelse og haringndtering af konflikter bull Mulighed for faglig sparringsupervision og

psykisk foslashrstehjaeliglpbull Ergonomisk indstilling af haeligve- saelignkeborde

kontorstole mus og skaeligrm bull Adfaeligrd i storrumskontorer saring man undgaringr

forstyrrelser og larmbull God loslashfteteknik og andre gode arbejdsstillin-

gerbull Brandberedskab foslashrstehjaeliglpsudstyr paringroslash-

rendelistebull Anmeldelse af ulykker og registrering

af naeligrvedulykker

Region Midtjylland har udarbejdet et vaeligrktoslashj til arbejdsmiljoslashintroduktion af nye medarbejde-re som I eventuelt kan lade jer inspirere af (se henvisning i litteraturlisten)

Arbejdsmiljoslashrepraeligsentant og arbejdsleder i arbejdsmiljoslashgruppen har ansvaret for denne del af introduktionen af nyansatte medarbejdere

Udfordringer ved borger- og kunderettet arbejdeArbejdspladser med direkte relationer til borgere og patienter har nogle faeliglles udfordringer

bull Konflikter mobning og seksuel chikanebull Vold og truslerbull Hoslashje foslashlelsesmaeligssige krav

Det kniber med hjaeliglp samarbejde og anerkendelseDer er en overordnet tendens til at medarbejde-re i social- og sundhedssektoren det offentlige administrationsomraringde og i finanssektoren oplever at de faringr mindre kollegial hjaeliglp og kolle-gial anerkendelse end gennemsnittet paring oslashvrige danske arbejdspladser Oplevelserne kan variere meget fra arbejdsplads til arbejdsplads men det understreger vigtigheden af at sikre at kollegerne er aringbne og hjaeliglpsomme over for den nyansatte2

raquo Vi skriver altid i stillingsopslagene at man skal vaeligre robust Men organisationen skal ogsaring vaeligre robust saring den er klar til at haringndtere de foslashlelsesmaeligssige belastninger som er en del af jobbetlaquo

Tillidsrepraeligsentant paring et hospital

Saeligrlige risikofaktorer i arbejdsmiljoslashet

Sposlashrgsmaringl til overvejelsebull Hvad er det vigtigste at faring sagt til nyansatte om

arbejdsmiljoslashet hos jerbull Hvilke saeligrlige arbejdsmiljoslashudfordringer viser jeres

seneste APV eller trivselsmaringlinger 2 Det

Nat

iona

le F

orsk

ning

scen

ter f

or A

rbej

ds m

iljoslash

Arb

ejds

milj

oslash og

hel

bred

201

4

19DEN GODE MODTAGELSE

Hele arbejdspladsen spiller en rolle i forbindelse med modtagelsen af nye medarbejdere

Ledelsens opgaverLedelsen har det overordnede ansvar for at sikre et godt introduktionsforloslashb Det indebaeligrer bla at fastlaeliggge de overordnede rammer for introduk-tion og udpege de ansvarlige personer eventuelt i samarbejde med arbejdsmiljoslashgruppen eller andre relevante fora Det er ogsaring ledelsens ansvar at sikre ressourcer til introduktionsforloslashbet Paring det konkrete plan har lederen ogsaring en vig-tig opgave Mange erfaringer og en nyere norsk forskningsrapport viser at relationen til lederen har stor betydning for om den nyansatte foslashler sig godt modtaget og forbliver i jobbet

Arbejdsmiljoslashgruppens opgaverArbejdsmiljoslasharbejdet kan vaeligre organiseret forskelligt fra arbejdsplads til arbejdsplads Her tager vi udgangspunkt i at der findes lokale arbejdsmiljoslashgrupper men nogle steder er arbejds-miljoslasharbejdet anderledes organiseretArbejdsmiljoslashgruppen kan tage initiativ til at modtagelse og introduktion bliver sat i system fx med udgangspunkt i de principper og anbefa-linger som findes i dette haeligfte Arbejdsmiljoslash-gruppen skal ogsaring paringse at der sker passende oplaeligring og instruktion saring den nyansatte kan udfoslashre sit arbejde sikkerheds- og sundhedsmaeligs-sigt fuldt forsvarligt som det hedder i arbejds-miljoslashlovenArbejdsmiljoslashgruppen kan vaeligre med til at skabe rammerne for at de nyansatte oplever et sam-menhaeligngende forloslashb fra stillingsopslag over an-saeligttelsessamtale til modtagelse og introduktion Desuden har arbejdsmiljoslashgruppen et saeligrligt an-svar for at introducere til eventuelle risikofaktorer i arbejdsmiljoslashet paring arbejdspladsen og hvordan den nyansatte kan tackle disse

Kollegerne og teametKollegerne spiller en afgoslashrende rolle i den gode modtagelse baringde ved at tage godt imod den nye kollega i al almindelighed og ved at introducere kulturen de formelle og de uformelle vaeligrdier og normer paring arbejdspladsen Samtidig kan kolleger-ne bidrage til introduktionsforloslashbet som kontakt-personer og mentorer for nyansatteDet team som den nye kollega indgaringr i spiller selvsagt en saeligrlig rolle i at introducere til saringvel faglige som sociale aspekter af arbejdspladsen

Den nyansatte selvSom nyansat har man ogsaring selv et ansvar for at komme godt i gang med arbejdet og at integrere sig paring den nye arbejdsplads Det indebaeligrer paring den ene side at man skal vaeligre fleksibel og parat til at indrette sig efter forvent-ninger og normer paring den nye arbejdsplads Men paring den anden side skal man ogsaring vaeligre kritisk nysgerrig holde fast i sin egen viden og faglighed og stille sposlashrgsmaringl til rsquosaringdan plejer vi at goslashre herrsquo

Hvem goslashr hvad i den gode modtagelse

Sposlashrgsmaringl til overvejelse

bull Har I klare maringl og rammer for introduktionen af den nyansatte Hvordan kan disse forbedres

bull Er alle dele af arbejdspladsen indforstaringet med deres rolle i den gode modtagelse

20 DEN GODE MODTAGELSE

Tidslinje for den gode modtagelse

Introduktionsforloslashbet kan opdeles i faser som hver indeholder bestemte opgaver og overvejel-ser En systematisk tilgang er med til at sikre at man faringr det hele med ogsaring efter den foslashrste tid naringr det er blevet hverdag

Fire faser i introduktionsforloslashbetbull Forberedelsenbull Den foslashrste ugebull De foslashrste tre maringnederbull Det foslashrste aringr

Taelignk over timingenDen nye kollega skal moslashde rigtig mange nye men-nesker i det nye job De daglige kolleger kolleger i andre afdelinger ledelsen og samarbejdspartne-re Samtidig skal den nyansatte ofte introduceres til en omfattende liste af praktiske informationer og forhold paring arbejdspladsen Der er en risiko for at den nyansatte drukner i information og nye ansigter som er svaeligre at huske og skelne bagefterDet er lettere at tage information ind naringr man rent faktisk skal bruge den Det kan derfor vaeligre en god ideacute at knytte moslashdet med fx folk i andre afdelinger op paring konkrete opgaver i hverdagen og tage moslashdet naringr det er fagligt aktuelt eller naringr den nye kollega selv har behovet Paring den maringde knytter introduktionen an til det faktiske indhold i jobbet og kerneopgaven - og bliver lettere at huske

Sposlashrgsmaringl til overvejelse

bull Hvilke dele af introduktionsforloslashbet kan den nyansatte inddrages i

bull Hvordan sikrer I den nyansattes fortsatte laeligring efter at modtagelsesforloslashbet er ovre

21DEN GODE MODTAGELSE

Den nyansatte kommer dybere ind i jobbet og den praktiske

hverdag og tilegner sig arbejdspladsens kultur og

vaeligrdier

De foslashrste tre maringneder

Velkomst den foslashrste dag Faglig og praktisk

introduktion til arbejdet og de nye kolleger

Den foslashrste uge

Den nyansatte lederen kontaktpersonen og evt

mentoren evaluerer intro duktionsforloslashbet

Det foslashrste aringr

Kontaktpersonen forbereder forloslashbet og den praktiske modtagelse af

den nye kollega

Forberedelsen

22 DEN GODE MODTAGELSE

Tjekliste til inspiration God modtagelse

Inden den nye medarbejder starter Ansvarlig Udfoslashrt (x)

Udpeg kontaktperson

Udpeg eventuelt mentor

Mail til afdelingen om ny medarbejder

Ryd kontorplads (Personaleskab reoler mv)

Opret mailadresse telefonnummer logins praeligsentation paring hjemmeside

Klargoslashring af PC samt programmer mv hertil

Aftaler med interne videnspersoner om oplaeligring

Aftale moslashder med interne og eksterne samarbejdspartnere

Udarbejd endeligt introduktionsprogram

Ca 1 uge inden start sendes velkomstbrev med introduktionsprogram

Mail til receptionen om ny medarbejder for god modtagelse 1 dag

Soslashrge for at dokumenter herunder velkomstbrev fra intern IT velkomstbrev med diverse oplys-ninger kontaktpersoner paring loslashn- og praksisomraringdet ligger paring skrivebordet

Den foslashrste arbejdsdag

Blomster og faeliglles morgenkaffe

Praeligsentation for ledere og naeligrmeste kolleger

Hilse-paring-moslashde med chef(er) i afdelingen

Introduktionsmoslashde med kontaktperson

Rundvisning paring arbejdspladsen

Gennemgang af introduktionsprogram og forventningsafstemning

Udlevering af noslashgler koder telefon personaleskab passwords osv

Udlevering af baeligrbar computer mobil Ipad

Den foslashrste arbejdsuge

Praeligsentation af arbejdsopgaver paring kort og laeligngere sigt

Praeligsentation for arbejdsmiljoslashrepraeligsentant og tillidsrepraeligsentant intro til arbejdsmiljoslashorganisationen MED-systemet eller samarbejdssystemet

Introduktion til saeligrlige sikkerhedsforskrifter

Introduktion til procedurer ved brand og evakuering

Introduktion til generelle it-systemer

Introduktion til specielle programmer naringr behov opstaringr

Hilse-paring-moslashde med chef i direktionen

Den foslashrste maringned

Gennemgang af personalepolitik arbejdsmiljoslashpolitikker arbejdstidsregler mm

Introduktionsforloslashb foslashlordning sidemandsoplaeligring eller sparring

Moslashder med interne og eksterne samarbejdspartnere

Netvaeligrk med andre nyansatte og tillidsrepraeligsentantarbejdsmiljoslashrepraeligsentant

De foslashrste tre maringneder

Opfoslashlgningssamtale med leder fx 2-maringnederssamtale med evaluering af forloslashbet til dato

Mulig mentorordning startes op

Det foslashrste aringr

Evaluering af introduktionsforloslashb med leder mentor og kontaktperson

Fortsat kompetenceudvikling

MUS

Ikke alle punkter vil vaeligre relevante eller oslashnske-lige paring jeres arbejdsplads og I vil sikkert have brug for at tilfoslashje flere Det er ikke noslashdvendigvis arbejdsmiljoslashgruppen der skal udforme tjeklisten men den kan indgaring som et element i rammen for

den gode modtagelse som arbejdsmiljoslash gruppen bidrager til I kan hente en word-udgave af tjek-listen paring arbejdsmiljowebdkgodmodtagelse som I kan tilpasse og bruge paring jeres arbejdsplads

18 DEN GODE MODTAGELSE

I planlaeliggningen af introduktionen af nye medar-bejdere er det naturligt at have fokus paring hvilke saeligrlige risikofaktorer der er paring jeres arbejdsplads eller i vedkommendes jobfunktion Paring den maringde kan I allerede fra starten vaeligre opmaeligrksom paring at forebygge ulykker eller erhvervssygdomme

Introduktion til arbejdsmiljoslashetI nogle typer arbejdsfunktioner er der brug for en introduktion til hvordan man haringndterer saeligrlige risici i arbejdsmiljoslashet Det foregaringr ofte paring tvaeligrs af afdelingen men kan ogsaring vaeligre introduktion til specifikke forhold i den enkelte afdeling Maringske kan seneste APV eller APV-handleplan inspirere Det kan fx dreje sig om

bull Sikkerhedsprocedurer hvis der er risiko for at blive udsat for chikane trusler vold eller roslashveri

bull Metoder til forflytning af patienter og beboe-re

bull Haringndtering af kemikalier eller smitte farlige stoffer

bull God arbejdsplanlaeliggning prioriteringer og stressforebyggelse

bull Forebyggelse og haringndtering af konflikter bull Mulighed for faglig sparringsupervision og

psykisk foslashrstehjaeliglpbull Ergonomisk indstilling af haeligve- saelignkeborde

kontorstole mus og skaeligrm bull Adfaeligrd i storrumskontorer saring man undgaringr

forstyrrelser og larmbull God loslashfteteknik og andre gode arbejdsstillin-

gerbull Brandberedskab foslashrstehjaeliglpsudstyr paringroslash-

rendelistebull Anmeldelse af ulykker og registrering

af naeligrvedulykker

Region Midtjylland har udarbejdet et vaeligrktoslashj til arbejdsmiljoslashintroduktion af nye medarbejde-re som I eventuelt kan lade jer inspirere af (se henvisning i litteraturlisten)

Arbejdsmiljoslashrepraeligsentant og arbejdsleder i arbejdsmiljoslashgruppen har ansvaret for denne del af introduktionen af nyansatte medarbejdere

Udfordringer ved borger- og kunderettet arbejdeArbejdspladser med direkte relationer til borgere og patienter har nogle faeliglles udfordringer

bull Konflikter mobning og seksuel chikanebull Vold og truslerbull Hoslashje foslashlelsesmaeligssige krav

Det kniber med hjaeliglp samarbejde og anerkendelseDer er en overordnet tendens til at medarbejde-re i social- og sundhedssektoren det offentlige administrationsomraringde og i finanssektoren oplever at de faringr mindre kollegial hjaeliglp og kolle-gial anerkendelse end gennemsnittet paring oslashvrige danske arbejdspladser Oplevelserne kan variere meget fra arbejdsplads til arbejdsplads men det understreger vigtigheden af at sikre at kollegerne er aringbne og hjaeliglpsomme over for den nyansatte2

raquo Vi skriver altid i stillingsopslagene at man skal vaeligre robust Men organisationen skal ogsaring vaeligre robust saring den er klar til at haringndtere de foslashlelsesmaeligssige belastninger som er en del af jobbetlaquo

Tillidsrepraeligsentant paring et hospital

Saeligrlige risikofaktorer i arbejdsmiljoslashet

Sposlashrgsmaringl til overvejelsebull Hvad er det vigtigste at faring sagt til nyansatte om

arbejdsmiljoslashet hos jerbull Hvilke saeligrlige arbejdsmiljoslashudfordringer viser jeres

seneste APV eller trivselsmaringlinger 2 Det

Nat

iona

le F

orsk

ning

scen

ter f

or A

rbej

ds m

iljoslash

Arb

ejds

milj

oslash og

hel

bred

201

4

19DEN GODE MODTAGELSE

Hele arbejdspladsen spiller en rolle i forbindelse med modtagelsen af nye medarbejdere

Ledelsens opgaverLedelsen har det overordnede ansvar for at sikre et godt introduktionsforloslashb Det indebaeligrer bla at fastlaeliggge de overordnede rammer for introduk-tion og udpege de ansvarlige personer eventuelt i samarbejde med arbejdsmiljoslashgruppen eller andre relevante fora Det er ogsaring ledelsens ansvar at sikre ressourcer til introduktionsforloslashbet Paring det konkrete plan har lederen ogsaring en vig-tig opgave Mange erfaringer og en nyere norsk forskningsrapport viser at relationen til lederen har stor betydning for om den nyansatte foslashler sig godt modtaget og forbliver i jobbet

Arbejdsmiljoslashgruppens opgaverArbejdsmiljoslasharbejdet kan vaeligre organiseret forskelligt fra arbejdsplads til arbejdsplads Her tager vi udgangspunkt i at der findes lokale arbejdsmiljoslashgrupper men nogle steder er arbejds-miljoslasharbejdet anderledes organiseretArbejdsmiljoslashgruppen kan tage initiativ til at modtagelse og introduktion bliver sat i system fx med udgangspunkt i de principper og anbefa-linger som findes i dette haeligfte Arbejdsmiljoslash-gruppen skal ogsaring paringse at der sker passende oplaeligring og instruktion saring den nyansatte kan udfoslashre sit arbejde sikkerheds- og sundhedsmaeligs-sigt fuldt forsvarligt som det hedder i arbejds-miljoslashlovenArbejdsmiljoslashgruppen kan vaeligre med til at skabe rammerne for at de nyansatte oplever et sam-menhaeligngende forloslashb fra stillingsopslag over an-saeligttelsessamtale til modtagelse og introduktion Desuden har arbejdsmiljoslashgruppen et saeligrligt an-svar for at introducere til eventuelle risikofaktorer i arbejdsmiljoslashet paring arbejdspladsen og hvordan den nyansatte kan tackle disse

Kollegerne og teametKollegerne spiller en afgoslashrende rolle i den gode modtagelse baringde ved at tage godt imod den nye kollega i al almindelighed og ved at introducere kulturen de formelle og de uformelle vaeligrdier og normer paring arbejdspladsen Samtidig kan kolleger-ne bidrage til introduktionsforloslashbet som kontakt-personer og mentorer for nyansatteDet team som den nye kollega indgaringr i spiller selvsagt en saeligrlig rolle i at introducere til saringvel faglige som sociale aspekter af arbejdspladsen

Den nyansatte selvSom nyansat har man ogsaring selv et ansvar for at komme godt i gang med arbejdet og at integrere sig paring den nye arbejdsplads Det indebaeligrer paring den ene side at man skal vaeligre fleksibel og parat til at indrette sig efter forvent-ninger og normer paring den nye arbejdsplads Men paring den anden side skal man ogsaring vaeligre kritisk nysgerrig holde fast i sin egen viden og faglighed og stille sposlashrgsmaringl til rsquosaringdan plejer vi at goslashre herrsquo

Hvem goslashr hvad i den gode modtagelse

Sposlashrgsmaringl til overvejelse

bull Har I klare maringl og rammer for introduktionen af den nyansatte Hvordan kan disse forbedres

bull Er alle dele af arbejdspladsen indforstaringet med deres rolle i den gode modtagelse

20 DEN GODE MODTAGELSE

Tidslinje for den gode modtagelse

Introduktionsforloslashbet kan opdeles i faser som hver indeholder bestemte opgaver og overvejel-ser En systematisk tilgang er med til at sikre at man faringr det hele med ogsaring efter den foslashrste tid naringr det er blevet hverdag

Fire faser i introduktionsforloslashbetbull Forberedelsenbull Den foslashrste ugebull De foslashrste tre maringnederbull Det foslashrste aringr

Taelignk over timingenDen nye kollega skal moslashde rigtig mange nye men-nesker i det nye job De daglige kolleger kolleger i andre afdelinger ledelsen og samarbejdspartne-re Samtidig skal den nyansatte ofte introduceres til en omfattende liste af praktiske informationer og forhold paring arbejdspladsen Der er en risiko for at den nyansatte drukner i information og nye ansigter som er svaeligre at huske og skelne bagefterDet er lettere at tage information ind naringr man rent faktisk skal bruge den Det kan derfor vaeligre en god ideacute at knytte moslashdet med fx folk i andre afdelinger op paring konkrete opgaver i hverdagen og tage moslashdet naringr det er fagligt aktuelt eller naringr den nye kollega selv har behovet Paring den maringde knytter introduktionen an til det faktiske indhold i jobbet og kerneopgaven - og bliver lettere at huske

Sposlashrgsmaringl til overvejelse

bull Hvilke dele af introduktionsforloslashbet kan den nyansatte inddrages i

bull Hvordan sikrer I den nyansattes fortsatte laeligring efter at modtagelsesforloslashbet er ovre

21DEN GODE MODTAGELSE

Den nyansatte kommer dybere ind i jobbet og den praktiske

hverdag og tilegner sig arbejdspladsens kultur og

vaeligrdier

De foslashrste tre maringneder

Velkomst den foslashrste dag Faglig og praktisk

introduktion til arbejdet og de nye kolleger

Den foslashrste uge

Den nyansatte lederen kontaktpersonen og evt

mentoren evaluerer intro duktionsforloslashbet

Det foslashrste aringr

Kontaktpersonen forbereder forloslashbet og den praktiske modtagelse af

den nye kollega

Forberedelsen

22 DEN GODE MODTAGELSE

Tjekliste til inspiration God modtagelse

Inden den nye medarbejder starter Ansvarlig Udfoslashrt (x)

Udpeg kontaktperson

Udpeg eventuelt mentor

Mail til afdelingen om ny medarbejder

Ryd kontorplads (Personaleskab reoler mv)

Opret mailadresse telefonnummer logins praeligsentation paring hjemmeside

Klargoslashring af PC samt programmer mv hertil

Aftaler med interne videnspersoner om oplaeligring

Aftale moslashder med interne og eksterne samarbejdspartnere

Udarbejd endeligt introduktionsprogram

Ca 1 uge inden start sendes velkomstbrev med introduktionsprogram

Mail til receptionen om ny medarbejder for god modtagelse 1 dag

Soslashrge for at dokumenter herunder velkomstbrev fra intern IT velkomstbrev med diverse oplys-ninger kontaktpersoner paring loslashn- og praksisomraringdet ligger paring skrivebordet

Den foslashrste arbejdsdag

Blomster og faeliglles morgenkaffe

Praeligsentation for ledere og naeligrmeste kolleger

Hilse-paring-moslashde med chef(er) i afdelingen

Introduktionsmoslashde med kontaktperson

Rundvisning paring arbejdspladsen

Gennemgang af introduktionsprogram og forventningsafstemning

Udlevering af noslashgler koder telefon personaleskab passwords osv

Udlevering af baeligrbar computer mobil Ipad

Den foslashrste arbejdsuge

Praeligsentation af arbejdsopgaver paring kort og laeligngere sigt

Praeligsentation for arbejdsmiljoslashrepraeligsentant og tillidsrepraeligsentant intro til arbejdsmiljoslashorganisationen MED-systemet eller samarbejdssystemet

Introduktion til saeligrlige sikkerhedsforskrifter

Introduktion til procedurer ved brand og evakuering

Introduktion til generelle it-systemer

Introduktion til specielle programmer naringr behov opstaringr

Hilse-paring-moslashde med chef i direktionen

Den foslashrste maringned

Gennemgang af personalepolitik arbejdsmiljoslashpolitikker arbejdstidsregler mm

Introduktionsforloslashb foslashlordning sidemandsoplaeligring eller sparring

Moslashder med interne og eksterne samarbejdspartnere

Netvaeligrk med andre nyansatte og tillidsrepraeligsentantarbejdsmiljoslashrepraeligsentant

De foslashrste tre maringneder

Opfoslashlgningssamtale med leder fx 2-maringnederssamtale med evaluering af forloslashbet til dato

Mulig mentorordning startes op

Det foslashrste aringr

Evaluering af introduktionsforloslashb med leder mentor og kontaktperson

Fortsat kompetenceudvikling

MUS

Ikke alle punkter vil vaeligre relevante eller oslashnske-lige paring jeres arbejdsplads og I vil sikkert have brug for at tilfoslashje flere Det er ikke noslashdvendigvis arbejdsmiljoslashgruppen der skal udforme tjeklisten men den kan indgaring som et element i rammen for

den gode modtagelse som arbejdsmiljoslash gruppen bidrager til I kan hente en word-udgave af tjek-listen paring arbejdsmiljowebdkgodmodtagelse som I kan tilpasse og bruge paring jeres arbejdsplads

19DEN GODE MODTAGELSE

Hele arbejdspladsen spiller en rolle i forbindelse med modtagelsen af nye medarbejdere

Ledelsens opgaverLedelsen har det overordnede ansvar for at sikre et godt introduktionsforloslashb Det indebaeligrer bla at fastlaeliggge de overordnede rammer for introduk-tion og udpege de ansvarlige personer eventuelt i samarbejde med arbejdsmiljoslashgruppen eller andre relevante fora Det er ogsaring ledelsens ansvar at sikre ressourcer til introduktionsforloslashbet Paring det konkrete plan har lederen ogsaring en vig-tig opgave Mange erfaringer og en nyere norsk forskningsrapport viser at relationen til lederen har stor betydning for om den nyansatte foslashler sig godt modtaget og forbliver i jobbet

Arbejdsmiljoslashgruppens opgaverArbejdsmiljoslasharbejdet kan vaeligre organiseret forskelligt fra arbejdsplads til arbejdsplads Her tager vi udgangspunkt i at der findes lokale arbejdsmiljoslashgrupper men nogle steder er arbejds-miljoslasharbejdet anderledes organiseretArbejdsmiljoslashgruppen kan tage initiativ til at modtagelse og introduktion bliver sat i system fx med udgangspunkt i de principper og anbefa-linger som findes i dette haeligfte Arbejdsmiljoslash-gruppen skal ogsaring paringse at der sker passende oplaeligring og instruktion saring den nyansatte kan udfoslashre sit arbejde sikkerheds- og sundhedsmaeligs-sigt fuldt forsvarligt som det hedder i arbejds-miljoslashlovenArbejdsmiljoslashgruppen kan vaeligre med til at skabe rammerne for at de nyansatte oplever et sam-menhaeligngende forloslashb fra stillingsopslag over an-saeligttelsessamtale til modtagelse og introduktion Desuden har arbejdsmiljoslashgruppen et saeligrligt an-svar for at introducere til eventuelle risikofaktorer i arbejdsmiljoslashet paring arbejdspladsen og hvordan den nyansatte kan tackle disse

Kollegerne og teametKollegerne spiller en afgoslashrende rolle i den gode modtagelse baringde ved at tage godt imod den nye kollega i al almindelighed og ved at introducere kulturen de formelle og de uformelle vaeligrdier og normer paring arbejdspladsen Samtidig kan kolleger-ne bidrage til introduktionsforloslashbet som kontakt-personer og mentorer for nyansatteDet team som den nye kollega indgaringr i spiller selvsagt en saeligrlig rolle i at introducere til saringvel faglige som sociale aspekter af arbejdspladsen

Den nyansatte selvSom nyansat har man ogsaring selv et ansvar for at komme godt i gang med arbejdet og at integrere sig paring den nye arbejdsplads Det indebaeligrer paring den ene side at man skal vaeligre fleksibel og parat til at indrette sig efter forvent-ninger og normer paring den nye arbejdsplads Men paring den anden side skal man ogsaring vaeligre kritisk nysgerrig holde fast i sin egen viden og faglighed og stille sposlashrgsmaringl til rsquosaringdan plejer vi at goslashre herrsquo

Hvem goslashr hvad i den gode modtagelse

Sposlashrgsmaringl til overvejelse

bull Har I klare maringl og rammer for introduktionen af den nyansatte Hvordan kan disse forbedres

bull Er alle dele af arbejdspladsen indforstaringet med deres rolle i den gode modtagelse

20 DEN GODE MODTAGELSE

Tidslinje for den gode modtagelse

Introduktionsforloslashbet kan opdeles i faser som hver indeholder bestemte opgaver og overvejel-ser En systematisk tilgang er med til at sikre at man faringr det hele med ogsaring efter den foslashrste tid naringr det er blevet hverdag

Fire faser i introduktionsforloslashbetbull Forberedelsenbull Den foslashrste ugebull De foslashrste tre maringnederbull Det foslashrste aringr

Taelignk over timingenDen nye kollega skal moslashde rigtig mange nye men-nesker i det nye job De daglige kolleger kolleger i andre afdelinger ledelsen og samarbejdspartne-re Samtidig skal den nyansatte ofte introduceres til en omfattende liste af praktiske informationer og forhold paring arbejdspladsen Der er en risiko for at den nyansatte drukner i information og nye ansigter som er svaeligre at huske og skelne bagefterDet er lettere at tage information ind naringr man rent faktisk skal bruge den Det kan derfor vaeligre en god ideacute at knytte moslashdet med fx folk i andre afdelinger op paring konkrete opgaver i hverdagen og tage moslashdet naringr det er fagligt aktuelt eller naringr den nye kollega selv har behovet Paring den maringde knytter introduktionen an til det faktiske indhold i jobbet og kerneopgaven - og bliver lettere at huske

Sposlashrgsmaringl til overvejelse

bull Hvilke dele af introduktionsforloslashbet kan den nyansatte inddrages i

bull Hvordan sikrer I den nyansattes fortsatte laeligring efter at modtagelsesforloslashbet er ovre

21DEN GODE MODTAGELSE

Den nyansatte kommer dybere ind i jobbet og den praktiske

hverdag og tilegner sig arbejdspladsens kultur og

vaeligrdier

De foslashrste tre maringneder

Velkomst den foslashrste dag Faglig og praktisk

introduktion til arbejdet og de nye kolleger

Den foslashrste uge

Den nyansatte lederen kontaktpersonen og evt

mentoren evaluerer intro duktionsforloslashbet

Det foslashrste aringr

Kontaktpersonen forbereder forloslashbet og den praktiske modtagelse af

den nye kollega

Forberedelsen

22 DEN GODE MODTAGELSE

Tjekliste til inspiration God modtagelse

Inden den nye medarbejder starter Ansvarlig Udfoslashrt (x)

Udpeg kontaktperson

Udpeg eventuelt mentor

Mail til afdelingen om ny medarbejder

Ryd kontorplads (Personaleskab reoler mv)

Opret mailadresse telefonnummer logins praeligsentation paring hjemmeside

Klargoslashring af PC samt programmer mv hertil

Aftaler med interne videnspersoner om oplaeligring

Aftale moslashder med interne og eksterne samarbejdspartnere

Udarbejd endeligt introduktionsprogram

Ca 1 uge inden start sendes velkomstbrev med introduktionsprogram

Mail til receptionen om ny medarbejder for god modtagelse 1 dag

Soslashrge for at dokumenter herunder velkomstbrev fra intern IT velkomstbrev med diverse oplys-ninger kontaktpersoner paring loslashn- og praksisomraringdet ligger paring skrivebordet

Den foslashrste arbejdsdag

Blomster og faeliglles morgenkaffe

Praeligsentation for ledere og naeligrmeste kolleger

Hilse-paring-moslashde med chef(er) i afdelingen

Introduktionsmoslashde med kontaktperson

Rundvisning paring arbejdspladsen

Gennemgang af introduktionsprogram og forventningsafstemning

Udlevering af noslashgler koder telefon personaleskab passwords osv

Udlevering af baeligrbar computer mobil Ipad

Den foslashrste arbejdsuge

Praeligsentation af arbejdsopgaver paring kort og laeligngere sigt

Praeligsentation for arbejdsmiljoslashrepraeligsentant og tillidsrepraeligsentant intro til arbejdsmiljoslashorganisationen MED-systemet eller samarbejdssystemet

Introduktion til saeligrlige sikkerhedsforskrifter

Introduktion til procedurer ved brand og evakuering

Introduktion til generelle it-systemer

Introduktion til specielle programmer naringr behov opstaringr

Hilse-paring-moslashde med chef i direktionen

Den foslashrste maringned

Gennemgang af personalepolitik arbejdsmiljoslashpolitikker arbejdstidsregler mm

Introduktionsforloslashb foslashlordning sidemandsoplaeligring eller sparring

Moslashder med interne og eksterne samarbejdspartnere

Netvaeligrk med andre nyansatte og tillidsrepraeligsentantarbejdsmiljoslashrepraeligsentant

De foslashrste tre maringneder

Opfoslashlgningssamtale med leder fx 2-maringnederssamtale med evaluering af forloslashbet til dato

Mulig mentorordning startes op

Det foslashrste aringr

Evaluering af introduktionsforloslashb med leder mentor og kontaktperson

Fortsat kompetenceudvikling

MUS

Ikke alle punkter vil vaeligre relevante eller oslashnske-lige paring jeres arbejdsplads og I vil sikkert have brug for at tilfoslashje flere Det er ikke noslashdvendigvis arbejdsmiljoslashgruppen der skal udforme tjeklisten men den kan indgaring som et element i rammen for

den gode modtagelse som arbejdsmiljoslash gruppen bidrager til I kan hente en word-udgave af tjek-listen paring arbejdsmiljowebdkgodmodtagelse som I kan tilpasse og bruge paring jeres arbejdsplads

20 DEN GODE MODTAGELSE

Tidslinje for den gode modtagelse

Introduktionsforloslashbet kan opdeles i faser som hver indeholder bestemte opgaver og overvejel-ser En systematisk tilgang er med til at sikre at man faringr det hele med ogsaring efter den foslashrste tid naringr det er blevet hverdag

Fire faser i introduktionsforloslashbetbull Forberedelsenbull Den foslashrste ugebull De foslashrste tre maringnederbull Det foslashrste aringr

Taelignk over timingenDen nye kollega skal moslashde rigtig mange nye men-nesker i det nye job De daglige kolleger kolleger i andre afdelinger ledelsen og samarbejdspartne-re Samtidig skal den nyansatte ofte introduceres til en omfattende liste af praktiske informationer og forhold paring arbejdspladsen Der er en risiko for at den nyansatte drukner i information og nye ansigter som er svaeligre at huske og skelne bagefterDet er lettere at tage information ind naringr man rent faktisk skal bruge den Det kan derfor vaeligre en god ideacute at knytte moslashdet med fx folk i andre afdelinger op paring konkrete opgaver i hverdagen og tage moslashdet naringr det er fagligt aktuelt eller naringr den nye kollega selv har behovet Paring den maringde knytter introduktionen an til det faktiske indhold i jobbet og kerneopgaven - og bliver lettere at huske

Sposlashrgsmaringl til overvejelse

bull Hvilke dele af introduktionsforloslashbet kan den nyansatte inddrages i

bull Hvordan sikrer I den nyansattes fortsatte laeligring efter at modtagelsesforloslashbet er ovre

21DEN GODE MODTAGELSE

Den nyansatte kommer dybere ind i jobbet og den praktiske

hverdag og tilegner sig arbejdspladsens kultur og

vaeligrdier

De foslashrste tre maringneder

Velkomst den foslashrste dag Faglig og praktisk

introduktion til arbejdet og de nye kolleger

Den foslashrste uge

Den nyansatte lederen kontaktpersonen og evt

mentoren evaluerer intro duktionsforloslashbet

Det foslashrste aringr

Kontaktpersonen forbereder forloslashbet og den praktiske modtagelse af

den nye kollega

Forberedelsen

22 DEN GODE MODTAGELSE

Tjekliste til inspiration God modtagelse

Inden den nye medarbejder starter Ansvarlig Udfoslashrt (x)

Udpeg kontaktperson

Udpeg eventuelt mentor

Mail til afdelingen om ny medarbejder

Ryd kontorplads (Personaleskab reoler mv)

Opret mailadresse telefonnummer logins praeligsentation paring hjemmeside

Klargoslashring af PC samt programmer mv hertil

Aftaler med interne videnspersoner om oplaeligring

Aftale moslashder med interne og eksterne samarbejdspartnere

Udarbejd endeligt introduktionsprogram

Ca 1 uge inden start sendes velkomstbrev med introduktionsprogram

Mail til receptionen om ny medarbejder for god modtagelse 1 dag

Soslashrge for at dokumenter herunder velkomstbrev fra intern IT velkomstbrev med diverse oplys-ninger kontaktpersoner paring loslashn- og praksisomraringdet ligger paring skrivebordet

Den foslashrste arbejdsdag

Blomster og faeliglles morgenkaffe

Praeligsentation for ledere og naeligrmeste kolleger

Hilse-paring-moslashde med chef(er) i afdelingen

Introduktionsmoslashde med kontaktperson

Rundvisning paring arbejdspladsen

Gennemgang af introduktionsprogram og forventningsafstemning

Udlevering af noslashgler koder telefon personaleskab passwords osv

Udlevering af baeligrbar computer mobil Ipad

Den foslashrste arbejdsuge

Praeligsentation af arbejdsopgaver paring kort og laeligngere sigt

Praeligsentation for arbejdsmiljoslashrepraeligsentant og tillidsrepraeligsentant intro til arbejdsmiljoslashorganisationen MED-systemet eller samarbejdssystemet

Introduktion til saeligrlige sikkerhedsforskrifter

Introduktion til procedurer ved brand og evakuering

Introduktion til generelle it-systemer

Introduktion til specielle programmer naringr behov opstaringr

Hilse-paring-moslashde med chef i direktionen

Den foslashrste maringned

Gennemgang af personalepolitik arbejdsmiljoslashpolitikker arbejdstidsregler mm

Introduktionsforloslashb foslashlordning sidemandsoplaeligring eller sparring

Moslashder med interne og eksterne samarbejdspartnere

Netvaeligrk med andre nyansatte og tillidsrepraeligsentantarbejdsmiljoslashrepraeligsentant

De foslashrste tre maringneder

Opfoslashlgningssamtale med leder fx 2-maringnederssamtale med evaluering af forloslashbet til dato

Mulig mentorordning startes op

Det foslashrste aringr

Evaluering af introduktionsforloslashb med leder mentor og kontaktperson

Fortsat kompetenceudvikling

MUS

Ikke alle punkter vil vaeligre relevante eller oslashnske-lige paring jeres arbejdsplads og I vil sikkert have brug for at tilfoslashje flere Det er ikke noslashdvendigvis arbejdsmiljoslashgruppen der skal udforme tjeklisten men den kan indgaring som et element i rammen for

den gode modtagelse som arbejdsmiljoslash gruppen bidrager til I kan hente en word-udgave af tjek-listen paring arbejdsmiljowebdkgodmodtagelse som I kan tilpasse og bruge paring jeres arbejdsplads

21DEN GODE MODTAGELSE

Den nyansatte kommer dybere ind i jobbet og den praktiske

hverdag og tilegner sig arbejdspladsens kultur og

vaeligrdier

De foslashrste tre maringneder

Velkomst den foslashrste dag Faglig og praktisk

introduktion til arbejdet og de nye kolleger

Den foslashrste uge

Den nyansatte lederen kontaktpersonen og evt

mentoren evaluerer intro duktionsforloslashbet

Det foslashrste aringr

Kontaktpersonen forbereder forloslashbet og den praktiske modtagelse af

den nye kollega

Forberedelsen

22 DEN GODE MODTAGELSE

Tjekliste til inspiration God modtagelse

Inden den nye medarbejder starter Ansvarlig Udfoslashrt (x)

Udpeg kontaktperson

Udpeg eventuelt mentor

Mail til afdelingen om ny medarbejder

Ryd kontorplads (Personaleskab reoler mv)

Opret mailadresse telefonnummer logins praeligsentation paring hjemmeside

Klargoslashring af PC samt programmer mv hertil

Aftaler med interne videnspersoner om oplaeligring

Aftale moslashder med interne og eksterne samarbejdspartnere

Udarbejd endeligt introduktionsprogram

Ca 1 uge inden start sendes velkomstbrev med introduktionsprogram

Mail til receptionen om ny medarbejder for god modtagelse 1 dag

Soslashrge for at dokumenter herunder velkomstbrev fra intern IT velkomstbrev med diverse oplys-ninger kontaktpersoner paring loslashn- og praksisomraringdet ligger paring skrivebordet

Den foslashrste arbejdsdag

Blomster og faeliglles morgenkaffe

Praeligsentation for ledere og naeligrmeste kolleger

Hilse-paring-moslashde med chef(er) i afdelingen

Introduktionsmoslashde med kontaktperson

Rundvisning paring arbejdspladsen

Gennemgang af introduktionsprogram og forventningsafstemning

Udlevering af noslashgler koder telefon personaleskab passwords osv

Udlevering af baeligrbar computer mobil Ipad

Den foslashrste arbejdsuge

Praeligsentation af arbejdsopgaver paring kort og laeligngere sigt

Praeligsentation for arbejdsmiljoslashrepraeligsentant og tillidsrepraeligsentant intro til arbejdsmiljoslashorganisationen MED-systemet eller samarbejdssystemet

Introduktion til saeligrlige sikkerhedsforskrifter

Introduktion til procedurer ved brand og evakuering

Introduktion til generelle it-systemer

Introduktion til specielle programmer naringr behov opstaringr

Hilse-paring-moslashde med chef i direktionen

Den foslashrste maringned

Gennemgang af personalepolitik arbejdsmiljoslashpolitikker arbejdstidsregler mm

Introduktionsforloslashb foslashlordning sidemandsoplaeligring eller sparring

Moslashder med interne og eksterne samarbejdspartnere

Netvaeligrk med andre nyansatte og tillidsrepraeligsentantarbejdsmiljoslashrepraeligsentant

De foslashrste tre maringneder

Opfoslashlgningssamtale med leder fx 2-maringnederssamtale med evaluering af forloslashbet til dato

Mulig mentorordning startes op

Det foslashrste aringr

Evaluering af introduktionsforloslashb med leder mentor og kontaktperson

Fortsat kompetenceudvikling

MUS

Ikke alle punkter vil vaeligre relevante eller oslashnske-lige paring jeres arbejdsplads og I vil sikkert have brug for at tilfoslashje flere Det er ikke noslashdvendigvis arbejdsmiljoslashgruppen der skal udforme tjeklisten men den kan indgaring som et element i rammen for

den gode modtagelse som arbejdsmiljoslash gruppen bidrager til I kan hente en word-udgave af tjek-listen paring arbejdsmiljowebdkgodmodtagelse som I kan tilpasse og bruge paring jeres arbejdsplads

22 DEN GODE MODTAGELSE

Tjekliste til inspiration God modtagelse

Inden den nye medarbejder starter Ansvarlig Udfoslashrt (x)

Udpeg kontaktperson

Udpeg eventuelt mentor

Mail til afdelingen om ny medarbejder

Ryd kontorplads (Personaleskab reoler mv)

Opret mailadresse telefonnummer logins praeligsentation paring hjemmeside

Klargoslashring af PC samt programmer mv hertil

Aftaler med interne videnspersoner om oplaeligring

Aftale moslashder med interne og eksterne samarbejdspartnere

Udarbejd endeligt introduktionsprogram

Ca 1 uge inden start sendes velkomstbrev med introduktionsprogram

Mail til receptionen om ny medarbejder for god modtagelse 1 dag

Soslashrge for at dokumenter herunder velkomstbrev fra intern IT velkomstbrev med diverse oplys-ninger kontaktpersoner paring loslashn- og praksisomraringdet ligger paring skrivebordet

Den foslashrste arbejdsdag

Blomster og faeliglles morgenkaffe

Praeligsentation for ledere og naeligrmeste kolleger

Hilse-paring-moslashde med chef(er) i afdelingen

Introduktionsmoslashde med kontaktperson

Rundvisning paring arbejdspladsen

Gennemgang af introduktionsprogram og forventningsafstemning

Udlevering af noslashgler koder telefon personaleskab passwords osv

Udlevering af baeligrbar computer mobil Ipad

Den foslashrste arbejdsuge

Praeligsentation af arbejdsopgaver paring kort og laeligngere sigt

Praeligsentation for arbejdsmiljoslashrepraeligsentant og tillidsrepraeligsentant intro til arbejdsmiljoslashorganisationen MED-systemet eller samarbejdssystemet

Introduktion til saeligrlige sikkerhedsforskrifter

Introduktion til procedurer ved brand og evakuering

Introduktion til generelle it-systemer

Introduktion til specielle programmer naringr behov opstaringr

Hilse-paring-moslashde med chef i direktionen

Den foslashrste maringned

Gennemgang af personalepolitik arbejdsmiljoslashpolitikker arbejdstidsregler mm

Introduktionsforloslashb foslashlordning sidemandsoplaeligring eller sparring

Moslashder med interne og eksterne samarbejdspartnere

Netvaeligrk med andre nyansatte og tillidsrepraeligsentantarbejdsmiljoslashrepraeligsentant

De foslashrste tre maringneder

Opfoslashlgningssamtale med leder fx 2-maringnederssamtale med evaluering af forloslashbet til dato

Mulig mentorordning startes op

Det foslashrste aringr

Evaluering af introduktionsforloslashb med leder mentor og kontaktperson

Fortsat kompetenceudvikling

MUS

Ikke alle punkter vil vaeligre relevante eller oslashnske-lige paring jeres arbejdsplads og I vil sikkert have brug for at tilfoslashje flere Det er ikke noslashdvendigvis arbejdsmiljoslashgruppen der skal udforme tjeklisten men den kan indgaring som et element i rammen for

den gode modtagelse som arbejdsmiljoslash gruppen bidrager til I kan hente en word-udgave af tjek-listen paring arbejdsmiljowebdkgodmodtagelse som I kan tilpasse og bruge paring jeres arbejdsplads

23DEN GODE MODTAGELSE

Hvis I har brug for mere inspiration til at strikke en god modtagelse sammen saring er der mere at hente i disse materialer

Materiale om introduktion af nyuddannede socialraringdgivere fra KL og Dansk Socialraringdgiver-forening kortlinkdkvptn5sp

Passe inn og passe til Oppfoslashlging og mes tring blant nyansatte arbeidstakere kortlinkdkfafon5sm

Arbejdstilsynets vejledning 171 om rsquoOplaeligring instruktion og tilsyn med arbejdetrsquo kortlinkdkarbejdstilsynetn5sr

Mentorprogrammer i virksomheder og organisa-tioner Kirsten Poulsen og Christian Wittrock Djoslashfs Forlag 2012

Jobstart ndash Du er ventet og velkommen Introsite for Region Hovedstadens Psykiatri kortlinkdkpsykiatri-regionhn5ss

Tjekliste til arbejdsmiljoslashintroduktion fra Region Midtkortlinkdkrmn5sh

Inspiration til et godt arbejdsmiljoslash BrancheFaeligllesskabet har udarbejdet en raeligkke materialer som er specielt rettet mod ansatte i den offentlige sektor Her er et lille udvalg Du kan finde dem og mange andre paring arbejdsmiljowebdk

Mere om den gode modtagelse

24 DEN GODE MODTAGELSE

Den godemodtagelse

De fleste arbejdspladser bruger god tid og meget energi paring at rekruttere de rigtige medarbejdere Men det er ikke altid at der bliver lagt lige saring meget energi i at faring de nye kolleger til at passe ind paring arbejdspladsen baringde fagligt og socialt Hvis det er tilfaeligldet hos jer er der rigtig mange gevinster at hente ved at forbedre modtagelsen

Denne vejledning giver inspiration til hvordan I organiserer modtagelsen af nye medarbejdere paring en maringde saring de bedst muligt bliver integreret baringde fagligt og socialt paring arbejdspladsen Den er primaeligrt skrevet til lederen arbejdsmiljoslashgruppen og andre paring arbejdspladsen der spiller en rolle i forhold til at sikre et godt arbejdsmiljoslash og en god modtagelse af den nyansatte

Et fremtidssikret arbejdsmiljoslash

Et godt samarbejde er vaeligsentligt for et godt arbejds-miljoslash nu og i fremtiden Derfor samarbejder arbejdsgi-vere og arbejdstagere i BFA om at udvikle information inspiration og vejledning

Vi udarbejder konkrete vaeligrktoslashjer saring arbejdspladser-ne kan handle og forebygge lokalt Vi praeligsenterer ambitioslashse forebyggende loslashsninger som baserer sig paring erfaring fra arbejdspladser og paring forskning Loslashsninger som tager udgangspunkt i de problemer der skal loslashses nu og de problemer som kan opstaring

Det goslashr vi i enighed ndash til gavn for ledere medarbejdere og borgere

I BrancheFaeligllesskabet for Arbejdsmiljoslash for Velfaeligrd og Offentlig administration deltager repraeligsentanter ud-peget af arbejdsmarkedets hovedorganisationer

Hent rsquoDen gode modtagelsersquo og laeligs mere om BrancheFaeligllesskabet for Arbejdsmiljoslash for Velfaeligrd og Offentlig administration paring arbejdsmiljowebdk