Tátrai Orsolya DE Neveléstudományok Intézete

Andragógia Tanszék

Arany Edit – Hajnal Tamás – Kőrössy Zoltán – Nagy Gábor – Novák László – Novák Zsuzsa – Tomecskó Erika (2002): Üzleti rendezvényszervezés I. Titkok és trükkök. Budapest, B+V Lap és Könyvkiadó.

Faragó Hilda (2004): Idegenforgalmi rendezvények és kongresszusok szervezése. Budapest, Képzőművészti Kiadó.

Nagy László (1991): Nagyrendezvények és kongresszusok szervezése. Budapest, Víva Kft.

Pusztai János (2005): Konferenciaszervezés. Székesfehérvár, KJF.

1. A konferenciaturizmus elméleti alapjai

2. A konferencia események típusai

3. A konferenciák személyi háttere

4. A konferenciaszervezés folyamata

5. A konferenciaszervezés sajátos feltételei

6. A konferenciák világához kapcsolódó hazai és nemzetközi szervezetek

7. A konferenciaturizmus tendenciái

8. Protokoll a konferenciák világában

Történeti áttekintés

Konferencia

Turizmus

Hivatásturizmus: MICE

- M (meetings = ülések)

- I (incentives = incentív utak)

- C (Congresses, Conventions = konf., kongr.)

- E (exhibitions = kiállítások)

2. A konferencia események típusai

Rendezvények típusai

- Kiegészítő

- Tudományos

- Társadalmi, politikai

- Állami

- Üzleti

- Kulturális

- Egyéni, családi

Konferenciák

1) Hivatalos jellegű rendezvénytípusok

ÜLÉSEK

ELŐADÁS

FÓRUM

KEREKASZTAL

KIÁLLÍTÁS

KONFERENCIA

KONGRESSZUS (1-2)

KÖZGYŰLÉS

MUNKACSOPORT

BRAINSTORMING

WORKSHOP

PANELVITA

PLENÁRIS ÜLÉS

POSZTERSZEKCIÓ

SAJTÓTÁJÉKOZTATÓ

SZEMINÁRIUM

SZIMPÓZIUM

TELEKONFERENCIA / VIDEÓKONFERENCIA

TESTÜLETI ÜLÉS

TRÉNING

2) Étkezéssel egybekötött rendezvénytípusok

- Álló alkalmak Fogadás

Buffet-dinner

Koktélpatry

Garden party

Egy pohár pezsgő

- Ültetéses alkalmak

Díszétkezés

Munkaebéd/munkavacsora

Villásreggeli

3) Egyéb rendezvények

Bál, estély, fesztivál, gála, show stb.

I. SZERVEZŐK

a) PCO (Professional Congress Organizers)

b) MP (Meeting Planner)

„az ülés megrendelője” – egy személy vagy csoport/testület, megbízásban áll

c) Szakmai szervezőbizottság

Tagjai a szakma prominens képviselői. Feladatai:

- téma, időpont, üléstípusok meghatározása,

- kiegészítő rendezvények típusának meghatározása,

- szakmai előkészítés: előadók kiválasztása, felkérése

- PCO kiválasztása, megbízása,

- folyamatos ellenőrzés.

d) Közreműködők

- hostok, hostessek

- tolmácsok, fordítók (konszekutív, szinkron, fülbesúrgó)

- Helyszíngazdák (konferencia szálloda)

e) Szolgáltatók

- Szállás (szállodák, hotelek, panziók, kollégiumok stb.)

- Étkezés (éttermek, kiszállítók)

- Utazás (közlekedési cégek)

- Kiegészítő programok (cégek, intézmények, társaságok, művészek stb.)

- Megjelenés, nyilvánosság (grafikus, nyomda, fotós, PR cég, reklámügynökség, sajtó stb.)

- Technikai feltételek (hang, fény, biztonság, eszközök)

II. MEGBÍZÓK

- Állami szféra

(szerv, intézmény – szakmai szervezet, testület stb.)

- Vállalkozói szféra

(egyén, cég, vállalat stb.)

- Civil szféra

(egyesület, alapítvány, szövetség stb.)

III. RÉSZTVEVŐK

- Hallgatóság

- Előadók

- VIP vendégek

- Média

- Közreműködők, szolgáltatók

- Szervezők

I. Tervezés

II. Szervezés

III. Lebonyolítás

IV. Utómunkálatok

I. Tervezés

(1) Környezettanulmány – PEST-analízis (politikai-jogi, gazdasági, szociális és technikai környezet felmérése)

(2) Belső erőforrások elemzése – SWOT elemzés (erősségek, gyengeségek, lehetőségek, veszélyek)

(3) Szervezőbizottság – szakmai szervezőbizottság felállítása

(4) Brief összeállítása

BRIEF

Kérdés (9) A BRIEF tartalma

Ki? A konferencia szervezője

Mit? A konferencia neve

Miért? A konferencia célja

Kinek? A konferencia célcsoportja

Hol? A konferencia helye

Mikor? A konferencia időpontja

Mivel? A konferencia programjai (fő tartalmi elemek)

Hogyan? A konferencia nyilvánossága (előzetes marketingterv)

Miből? A konferencia költségterve (előzetes költségterv)

Ütemterv A konferencia részletes forgatókönyve

HATÁRIDŐ

TEVÉKENYSÉG FELELŐS

SZERVEZÉS

Belső kommunikáció kialakítása (stáblista – feladatkörök, feladatok, ülések, megbeszélések, kapcsolattartás rendje)

Részletes programterv (folyamatosan alakul)

Logisztika –szolgáltatók és közreműködők szervezése (utazás, szállás, étkezés, helyszín, biztonság, dekoráció, nyomda, előadók, fellépők) - árajánlatok kérése, opciós foglalás, végleges foglalás/szerződés

Engedélyek beszerzése (ANTSZ, tűzvédelem, rendőrség, önkormányzat stb.)

Marketingterv kidolgozása és megvalósítása (marketing-mix elemei)

Költségterv kialakítása (tervezett költségek, tényleges költségek nyomon követése, szponzorkeresés)

Folyamatos ellenőrzés

A megvalósítás részletes forgatókönyvének összeállítása

HATÁRIDŐ

TEVÉKENYSÉG FELELŐS

LEBONYOLÍTÁS

napok pontos megjelölésével

UTÓMUNKÁLATOK

Utólagos kifizetések

Költségvetési elszámolás

Köszönőlevelek

Sajtókövetés

Értékelés

Beszámolók

III. Lebonyolítás FORGATÓKÖNYV

Időpont Helysz

ín

Program/

tevékenység

Szervezői

feladatok

Tárgyi

feltételek

Műszaki

feltételek

Felelős

(ök)

Megjegy-

zések

08.00 DAB Helyszín

előkészítése

Stáb eligazítás forgatók. Laci

Termek

külön

Helyszín(ek)

berendezése

virág,

reg.csom.

projektor

lap top

hosszabbító

09.00 DAB

fsz.

Résztvevők

fogadása

Reg.csom.

kiosztása

mappa,

kitűző stb.

Részvételi díjak

beszedése

jelenléti

ív,számla-

tömb stb.

Termek

külön

Folyamatos

helyszínbizt.

Tech. és eszk.

bizt., szellőztetés

projektor

lap top

hosszabbító

Kapcsolattartás (szervezők)

Szolg. fogadása,

kifizetése

Közreműk.fogadá-

sa, kifizetése

Adott

helysz.

Kiegészítő

programok

Koordinálás

Zárás Pakolás, takarítás

IV. UTÓMUNKÁLATOK

Pénzügyi feladatok:

- utólagos kifizetések, átutalások rendezése,

- a költségvetéssel való elszámolás.

Marketinghez kapcsolódó feladatok:

- utómédia,

- sajtókövetés (tv, rádió, internet, nyomtatott sajtó).

Köszönőlevelek: résztvevőknek, meghívottaknak, szponzoroknak.

Értékelés:

- megrendelő – szervező között,

- szervezői stábon belül.

a) HELYSZÍNEK

Konferencia termek

- Nagyság szerint: nagyterem, kisterem, üléstermek.

- Szellőzés, fűtés, légkondicionálás.

- Világítás (természetes, mesterséges fény, sötétíthető).

- Technika: színpadtechnika, audiovizuális eszközök, műszaki szakemberek.

ISKOLAPADOS ELRENDEZÉS

SZÍNHÁZI SZÉKSOROS ELRENDEZÉS

„U” ALAKOS ELRENDEZÉS

BANKETT ELRENDEZÉS

Konferencia szállodák

Szállás + étkezés + konferencia termek + egyéb szolgáltatások

Érkezés

Kávészünet

Ebéd

Állófogadás

b) Étkeztetés

Árajánlat kérése

- Megrendelő (fejléc), rendezvény neve, időpontja, létszám, étkezések típusa + ételek típusa, fizetés formája, ÁFA-val… Hivatalos levél forma!

Opciós foglalás

- Az az időpont, ameddig lehetőség van a szolgáltatás díjmentes lemondására.

Megrendelés

- A szolgáltatás és az ár véglegesítése.

c) Speciális szervezői feladatok

Nyilvánosság!

- Felhívás + jelentkezési lap kiküldése (v.) REKLÁM tevékenység

- Jelentkezés feltételei: absztrakt, resume… + részvételi díjak befizetése.

- Jelentkezési határidő! – visszajelzés, összesítés (megrendelések véglegesítése).

- A program (előadókkal, beosztással) véglegesítése – résztvevők értesítése.

- Előadók! – előadások anyagának (tanulmányoknak) bekérése.

- Konferenciakötet szerkesztése – nyomdai munkálatok.

- Konferenciakötetek kipostázása.

Szakmai szervezőbizottság és szervezők

Saját (belső) szakmai megbízó PCO-val

- saját rendezvény - pályázás útján

- BRIEF - BRIEF alapján részletes terv

Lebonyolítás!

- Regisztráció!

- regisztrációs csomag,

- jelenléti ív,

- részvételi díjak helyszínen való befizetése (számlázás),

- információk!

(1) Magyar Turizmus Zrt. (1994 - )

Tulajdonos: Magyar Állam – Magyar Fejlesztési Bank

Felépítése:

- Vezérigazgatóság

- Igazgatóságok

- Marketing Igazgatóság (promóció, E-marketing, piac-és termékmenedzsment, kutatás)

- Hálózati Igazgatóság (belföldi koord., külképviseleti koord., rendezvény iroda)

- Magyar Kongresszusi Igazgatóság

- Gazdasági Igazgatóság

+ Tourinform hálózat (144)

Feladatok:

- Magyarország arculatépítése, imázsjavítás, ismertség növelése itthon és külföldön,

- piacra juttatás segítése,

- regionális együttműködések segítése,

- marketingkommunikációs tevékenység,

- turisztikai információk biztosítása.

Szeptember 27. – a Turizmus Világnapja!

HCB (Hungarian Convention Bureau) - MKI

2001-től a Magyar Turizmus Zrt. szervezeti egysége!

Nonprofit szervezet!

Feladatai:

- Kiadványok készítése

- Adatgyűjtés és –szolgáltatás

- Háttéranyagok gyűjtése, adatbázis

- Kapcsolattartás nemzetközi szervezetekkel

- Közreműködés továbbképzésekben

- Javaslattevés beruházásokra

PARTNERKERESŐ FUNKCIÓ:

- szállodák, helyszínek, szervező irodák, incentive programok,

éttermek)

HÁTTÉRANYAGOK:

- statisztikák, tanulmányok, szakmai kiállítások, kongresszusi naptár,

szaklapok, web-könyvtár, továbbképzések)

ICCA (International Congress and Convention Association – Kongresszus- és

Konferenciaszervezők Nemzetközi Szövetsége)

Titkársága: Amszterdam (1964-től)

A legátfogóbb nemzetközi szervezet – 7 kategória:

- Utazási irodák

- Légitársaságok

- Kongresszus- és kiállítás-szervezők

- Állami irányító hivatalok és testületek

- Kongresszusi központok és irodák

- Szállodák

- Egyéb szállítók és szolgáltatók

LEGNAGYOBB KONFERENCIA ADATBANK (9000 rendezvény története, infói)!

MKI tagja!

UIA (Union of International Associations – Nemzetközi Szervezetek Szövetsége)

Titkársága: Brüsszel

Adatbázis és statisztikai elemzések

Nemzetközi szervezetekről szóló kötetek.

A résztvevők költése ott tartózkodás alatt (4 nap átlagosan)

Kb. 3-4-szerese a költés a szabadidős turizmusnak!

Szállodai szoba 52 %

Szállodai étterem 10 %

Más étterem 12 %

Szolgáltatások 5 %

Szórakozás 5 %

Vásárlás 8 %

Helyi közlekedés 5 %

Egyéb 3 %

EURÓPA 5.134 esemény 57.3 %

ÁZSIA 1.305 esemény 14.6 %

AMERIKA 1.824 esemény 20.4 %

AUSZTRÁLIA 264 esemény 2.9 %

AFRIKA 426 esemény 4.8 %

Összesen : 8.953 esemény 100 %

(UIA adatok alapján)

EURÓPA 3.082 esemény 58 % AMERIKA 957 esemény 18 % ÁZSIA 956 esemény 18 % AUSZTRÁLIA 192 esemény 4 % AFRIKA 128 esemény 2 % Összesen: 5.315 esemény 100 % (ICCA adatok alapján)

Nemzetközi ülések megoszlása a kontinensek között

(Forrás: UIA)

Vezető konferencia országok (UIA ranglista 2005)

2000 2001 2002 2003 2004 2005

1. USA 1227 1064 1145 1068 1080 1039

2. Franciaország 801 627 565 647 552 590

3. Németország 626 500 481 487 491 410

4. Egyesült Királyság 662 464 505 420 377 386

5. Olaszország 493 420 371 437 336 382

6. Spanyolország 387 343 392 376 361 368

7. Hollandia 341

8. Ausztria 230 231 243 274 279 314

9. Svájc 244 240 256 322 302 268

10. Belgium 373 306 313 283 282 242

11. Kína 164 159 231 216

………

23. Magyarország 138 98 97 101 128 117

Vezető konferencia országok (ICCA ranglista)

2000 2001 2002 2003 2004 2005

1. USA 284 208 225 232 288 376

2. Németország 208 160 144 161 272 320

3. Spanyolország 161 140 177 220 267 275

4. Egyesült Királyság 224 148 151 177 196 270

5. Franciaország 183 139 118 123 204 240

6. Hollandia 181 197

7. Olaszország 146 142 101 146 170 196

8. Ausztrália 166 133 119 117 145 164

9. Ausztria 82 81 73 111 129 157

10. Svájc 151

………

20. Magyarország 56 36 59 57 78 97

A nemzetközi ülések nagysága

(Forrás: ICCA)

Átlagos létszám 687 fő

Nemzetközi konferenciák időtartama

Konferenciavárosok ranglistája:

1. Szingapúr, 2. Párizs, 3. Brüsszel, 4. Bécs, 5.Barcelona, 6. Tokio, 7. Szöul,

8. Budapest, 9. Koppenhága, 10. London……

(ICCA ranglista: Konferenciaszám alapján)

MAGYARORSZÁG Jellemzők

Nemzetközi konferenciák (2010):

Budapest 71%

Pécs 6,7%

Sopron 3%

Szeged 3%

Balaton-vidék 2,6%

Debrecen, Eger, Győr stb. ….

(2009)

Konferenciák helyszínei

A világ legnagyobb szállodaláncai

• 1. Intercontinental (GB) 3532 532 701

• 2. Cendant (USA) 6396 520 860

• 3. Marriott (USA) 2564 469 218

• 4. Accor (Francia) 3973 463 427

• 5. Choice (USA) 4987 403 806

• 6. Hilton (USA) 2226 354 312

• 7. Best Western (USA) 4097 308 131

• 92. Danubius Hotels 61 9 600

• 148. Corinthia Hotels 23 6 230

• 183. Hunguest Hotels 29 4 785

Csúcsidőszakok:

- május-június

- szeptember-október

Átlagos időtartam:

FOGALMAK A hivatalos érintkezés szabályaira, rendjére, formaságaira

az etikett és a protokoll megnevezést használják. Illem: „A társadalmi érintkezés, a jó modor, az

udvariasság szabályai”/Magyar értelmező kéziszótár / Etikett: francia eredetű kifejezés (‘etiquette’) - „Az (előkelő) társasági érintkezés formáinak

megszabott rendszere.” /Magyar Értelmező Kéziszótár/ - „Az udvariassági szabályok, illemszabályok

összessége.” /Idegen szavak szótára/ Protokoll: görög eredetű szó (‘protosz’ + ‘kolla’) „A hivatalos kapcsolatok írott és íratlan szabályainak,

szokásainak és formaságainak összessége.” /Magyar nyelv értelmező szótára /

1)Diplomáciai protokoll

Hivatalos nemzetközi kapcsolatok viselkedéskultúrája. A protokoll nemzetközi gyakorlata a diplomácia területén alakult ki.

2)Állami protokoll

Az államfő, a kormányfő, a kormány tagjai és a kormánytag jellegű funkciót betöltő vezetők hivatalos tárgyalásainak,találkozóinak, utazásainak szervezése és lebonyolítása.

3)Vállalati protokoll

Szervezetek (kisvállalatok, nagy cégek) protokolláris tevékenysége, amely többek között a szervezet kapcsolati hálójától, jellegétől, pénzügyi lehetőségeitől is függ.

A viselkedéstechnika elemei

Magatartás: a munkában, magánéletben, másokkal való érintkezésben végzett, erkölcsi jelentéssel bíró cselekedetek összessége.

Magatartásunk (másokhoz való viszonyunk) a VISELKEDÉSen keresztül jut kifejezésre.

1) Passzívák: azok a mozzanatok, amelyek cselekvő közreműködésünk nélkül is jellemzik illemtani kulturáltságunk, protokollismereteink színvonalát.

2) Aktívák: azok az elemek, amelyek megnyilvánulásához cselekvő közreműködésünkre, megszólalásunkra, valamilyen interakcióra van szükség.

- öröklött tulajdonságok - finomíthatók, fejleszthetők

- megtanulhatók, beépülhetnek az ember

viselkedéskultúrájába

PASSZÍVÁK AKTÍVÁK

Jellem, Lelkiismeret, Megjelenés, fellépés, öltözködés, Illedelmesség, jó modor, Udvariasság, Előzékenység, Figyelmesség, Tapintat, Pontosság, Szerénység, Türelem, Önuralom.

Köszönés, kézfogás, kézcsók, Meghajlás, Tegezés, magázás, Bemutatás, bemutatkozás, Társalgás, beszédmodor, Partnerség, Testbeszéd, testhangok.

Köszönés

A legáltalánosabb és leggyakoribb érintkezési forma. Kialakult szabályai: - A szóbeli formula a nemzetközi hivatalos kapcsolatokban - szinte kizárólag a napszakhoz (találkozáskor), - illetve a viszontlátásra utaláshoz (elváláskor) kapcsolódik. - Előre köszön:

– férfi a nőnek, – fiatalabb az idősebbnek, – beosztott a főnöknek, – a belépő a bentlévőnek.

A köszönést elmulasztani vagy nem viszonozni egyértelmű sértés!!!!!

A régi bonyolult formalitásoktól megmaradt a fejbiccentés, a könnyű meghajlás, férfiaknál a kalapemelés és a felállás,

a kézfogás, az ölelés és a csók, (hölgyeknek) a kézcsók.

Felállás A felállás szabályai az előreköszönés szabályaihoz hasonlítanak: • a férfiak, ha nőt köszöntenek, • a fiatalabbak, ha idősebbet, • a beosztott, ha a főnökét köszönti

Kézfogás Az üdvözlés egyik legrégebbi formája (a fegyvertelenség, a

barátság jelképe). Szabályai ellentétesek a köszönésével!! • aki előre köszön, annak meg kell várnia, amíg a másik

kezet nyújt, • a kézfogás egyszerű, rövid, határozott mozdulat.

Bemutatkozás Harmadik fél segítsége nélkül való ismeretkötés.

- Hivatalos látogatás alkalmával (előzetes bejelentés

esetén): • a meglátogatott fél titkárságán elegendő a név és a cég bemondása

(hogy a titkárnő azonosítani tudja az illetőt) • a partner az előzetes bejelentés alapján tudja, kivel áll szemben, így

a bemutatkozás formális, lehetőleg névjegycserével, utána azonnal a hivatalos témára lehet térni.

Az előzetes bejelentés nélküli látogatást lehetőleg kerülni kell.

- Társaságban (fogadáson ) ha nem találunk ismerőst: • férfi is, nő is odaléphet más magányos ácsorgóhoz - köszönés,

bemutatkozás, a vállalat vagy a foglalkozás megjelölése.

Bemutatás Valakit bemutatnak valakinek.

• Kétoldalú tárgyalásokon: a delegációvezető (először a fogadó) a

kölcsönös üdvözlés után bemutatja a delegáció tagjait, rang és név szerint.

• Társaságban a házigazda mutatja be vendégét a korábban érkezetteknek.

• Bárki bemutathatja egymásnak saját ismerőseit, vagy megkérheti ismerősét, hogy mutassa be ismerősének.

Kit mutatnak be kinek? • a férfit a nőnek, • a fiatalabbat az idősebbnek, • az alacsonyabb rangút a magasabb rangúnak, • ha a fogadást valakinek a tiszteletére rendezik, annak mutatják be a

meghívottakat.

Rövidség és célszerűség! Először mindig annak a nevét mondják, akinek a másikat bemutatják.

Utána bemutatási formula, majd a bemutatott neve.

Öltözködés

JÓLÁPOLTSÁG

- Testápolás

- Hajviselet

- Smink, parfüm, körmök

- Fogak ÖLTÖZKÖDÉS

Mindig az alkalomhoz igazodik, az ünnepélyesség foka szerint rangsorolják, eszerint különböztetik meg az öltözetet is:

1) Hivatalos öltözet (nincs ünnepi jellege)

2) Alkalmi öltözet: informális, félünnepélyes, ünnepélyes.

3) Speciális alkalmi ruhák (kirándulás, sport, stb.)

Férfiaknál: hagyományos öltöny; galléros, kézelős ing; nem túl harsány nyakkendő, díszzsebkendő; sötét színű zakóhoz illő zokni; tiszta, ragyogóra fényesített fekete félcipő; esztétikus küllemű textilzsebkendő.

Nőknél: a váll legyen mindig fedett; elengedhetetlen a

harisnya; vezető pozíciójú nőknél kosztüm, kiskosztüm, kétrészes kosztüm, nadrágkosztüm; kiegészítők használata, amelyek megfelelnek a nők egyéniségének.

a) Informális alkalmi (=formális, hivatali)

Férfiaknál: egyszínű öltöny

Nőknél: blúz, szoknya, kosztüm

b) Félünnepélyes alkalmi

Férfiaknál: sötét árnyalatú öltöny

Nőknél: kosztüm

c) Ünnepélyes alkalmi

Férfiaknál: fekete öltöny + fehér ing + szürke nyakkendő

Nőknél: hosszú ruha, kosztüm, blúz, magas sarkú cipő

Külön előírás szerint:

‘BLACK

TIE’

‘WHITE

TIE’

Kellékei: névjegy, meghívó, ajándék, virág

NÉVJEGY

(klasszikus, hivatalos, közös, diplomáciai, idegen nyelvű)

MEGHÍVÓ

A meghívónak tartalmaznia kell:

(- a meghívó személy rangját, nevét)

- a meghívás tényét,

- az alkalom jellegét,

- az alkalom idejét,

- programot

- más tudnivalókat.