Embed Size (px)
Citation preview
De management assistantals Linking Pin
E-mail:
Internet:
Telefoon:
LinkedIn:
www.avk.nl
085 – 208 3388
Inge Verweij
Trainer > coach
http://nl.linkedin.com/in/ingeverweij/nl
Wat gaan we doen?
• Voorstelronde
• Schets van ontwikkelingen• Organisaties• Secretariaten
• Zo word jij een Linking Pin – stappenplan• Stap 1: Wat wordt van jou verwacht?• Stap 2: Je web-map (personen en vakkennis)• Stap 3: Wanneer moet informatie voorhanden zijn/Data• Stap 4: Waar ‘haal’ je de benodigde informatie/Bronnen• Stap 5: Bepaal de meest passende vorm• Stap 6: Match met bereikbaarheid• Stap 7: Het grote beïnvloedingsspel
• Evaluatie
De professionele revolutie
Trends en Ontwikkelingen
• Plaats- en tijdonafhankelijk werken (Het Nieuwe Werken):
• Aán het werk ipv naar het werk – bereikbaar werken op afstand
• Gezonde mix van fysieke en digitale af- en aanwezigheid
• Nieuwe manier van communiceren
• overleg via Skype, Whatsapp, Lync
• relatiebeheer via LinkedIn, Twitter en Facebook
• Archiveren in de ‘cloud’
• Papierloos werken/gedigitaliseerde werkprocessen
• ICT-geletterdheid
• Sturen op resultaat - Prestatie-indicatoren
De professionele revolutie
Trends en Ontwikkelingen
• Stimuleren van zelfredzaamheid en self-service
• Flexibiliteit én garantie in continuïteit
• Complexer en meer adviserend
De professionele revolutie
Trends en Ontwikkelingen
• Aandacht voor verbinding
• Customer Excellence/kwaliteit dienstverlening verhogen
• LEAN/Verlaging kosten
• Professionele ontwikkeling
De professionele revolutie
Invloedsfactoren en drijfveren
• Managementondersteuning:
• Naar samenwerkende teams/secretariële shared services
• Manager onafhankelijke ondersteuning
• Eigen budget (opleiden & ontwikkelen)
• Onderdeel van totale organisatie (professional)
• Kennisdeling en samenwerken
• Werkplek onafhankelijk
• Linkin Pin
Linking Pin
DataWanneer
InhoudWat
PersonenWie + Waarvoor
BereikbaarheidWelk medium
VormHoe
BronnenWaar
Verbinden
Future Proof Skills
Samenwerken
Creativiteit
Informatie Verwerken
Veranderings-bereidheid
Probleem-oplossend vermogen
Kritisch denken
Integriteit
Sociaal culturele vaardigheden
ICT Geletterdheid
Stap 1: Wat is jouw toegevoegde waarde?
• Wat wordt er van jou verwacht?
• Hoe en/of waarom maak jij het verschil?
• Waar doe je het voor?
Hulpvragen
• Wat is de grootste bijdrage die ik ooit heb geleverd aan mijn organisatie?
• Wat is dat (positieve) verschil waarvoor jij verantwoordelijk bent?
• Wat lever ik mijn organisatie op? (hoeveel verdienen ze eigenlijk aan mij?)
• Wat gebeurt er met mijn functie als ik enkele dagen ziek ben? Wat kan dan niet? Welke kosten zijn gemoeid met het inschakelen van een collega?
Leer van elkaar - opdracht
Uitwisseling:
Wat is jouw meerwaarde?Hoe en/of waarom maak jij het verschil?
Duur: .. minuten
• Noteer al je ideeën op flipover
Toegevoegde waarde
• Altijd met de juiste dingen bezig zijn
• Continuïteit bieden
• Verlagen kosten:• inhuur derden• verkeerde inhuur (inbreng deskundigheid)• managementondersteuning door verkleinen formatie
• Verminderen fouten
• Verhogen professionaliteit/vakdeskundigheid
• Vergroten ‘klant’tevredenheid
• Onafhankelijk beeld
• Innovatie
• Flexibele inhuur mogelijk
• Tijdwinst
• + ….
Linking Pin
Doel: • Coördinatie• Overzicht houden• Proactief werken• Verbinden van doelen en mensen!
Waarom verbinden?
• Werkgevers hebben behoefte aan ondernemende medewerkers (zie selectiecriteria in vacatures)
• Ondernemende medewerkers • zijn medewerkers die hun eigen “BV Ik” goed weten te managen.
• kunnen verder kijken dan de eigen afdeling of organisatie.
Verbinden en Netwerken:
1. Mensen die je nu kent kunnen later invloedrijk worden
2. Je leert de wereld begrijpen
3. Mensen maken je gelukkiger
4. Nieuwe mensen openen nieuwe mogelijkheden
5. Een groot netwerk betekent meer invloed
6. Andere mensen beslissen over jouw reputatie
Stap 2: Jouw professionele netwerk
• Doel: • Op de hoogte zijn • Samenwerken = elkaar weten te vinden/op de hoogte blijven• Verbinden
• Breng in kaart wie jij kent• Bronnen:
• Intranet: organogram• LinkedIn – zoek op naam organisatie• Outlook contactpersonen• ….
• Op wie kun je waarvoor een beroep doen
• Duur: … minuten
Web-map
Bouke•Automatiseringskennis
•Brainstorm
Andres•Acquisitie
•Communicatie
Jaco•Boekhouding
•Financiën
Marianne
groep
Brainstormensamenwerking
Stap 3: Wanneer moet informatie voorhanden zijn/Data
• Data inventariseren:
• Doel: Afstappen van ad hoc – proactief handelen
• Hoe: Vergadermomenten/overlegstructuren
• Vaste persoonlijke overlegmomenten
• Po’s
• Afdelingsoverleggen
• F-gesprekken etc.
• Bron:
• agenda (huidig en vorig jaar)
• Intranet (ook Yammer)
Stap 4: Waar ‘haal’ je de benodigde informatie/Bronnen
• Doel: weten wat waar te vinden
• Bronnen inventariseren
• Intranet
• Publieke website
• Organisatiespecifieke applicaties
• Crm, SAP
• DIS/DMS
• Corsa
• Decos
• Alfresco
• Gedeelde netwerkschijf, Sharepoint, Office 365/Teams
• Outlook
• Social Media (LinkedIn-/groepen)
• Bij bron ook aangeven wat je daar haalt
• Leg vast in procesbeschrijving
2. Voorbeeld proces: afspraken vastleggenActiviteiten Tijdpad Handelingen Input (hulpm/documenten) Output
(hulpm/documenten)
1.Opnemen
verzoek om
afspraak
Registeren verzoek Mondeling, telefonisch, e-
mail, schriftelijk
Outlook-takenlijst
2. Voorbereiden Opvragen noodzakelijke informatie bij
aanvrager:
•Doel bespreking
•Deelnemers (verplicht; gewenst)
•Termijn waarbinnen
•Duur bespreking
•Locatie
Mondeling, telefonisch, e-
Out-look-
takenlijst/notitie
aanvullen
3. Toetsen (evt.) < 1 dg Overleggen noodzaak en voorwaarden
bespreking bij leidinggevende
Ja: activiteit 5
Nee: activiteit 4
Outlook-takenlijst/notitie
4. Weigeren < 1 dg A.Verzoek verwijderen
B. Weigering doorgeven aan aanvrager
Outlook-takenlijst; notitie Mondeling, telefonisch,
e-mail, schriftelijk
5. Tot stand
brengen
A.Checken data intern
B.Checken data extern
C.Bepalen datum
D.Vastleggen datum
Outlook-agenda
Telefonisch, e-mail
Overzicht alternatieven
Datum bepaald
Datum vastgelegd in
outlook-agenda
6. Bevestigen < 3 dgn Doorgeven vastgestelde datum en doel
bespreking aan deelnemers
Outlook-agenda; outlook-
takenlijst
Mondeling, telefonisch,
e-mail, schriftelijk.
Activiteiten Handelingen Benodigde input
(hulpmiddelen/
documenten)
Output
(hulpmiddelen/
documenten)
1. Start vergadercyclus o Vergaderjaarplanning opstellen (1 per jaar)
o Vastgestelde jaarplanning rondmailen naar de deelnemers van de
vergadering, hun secretaressen en de beheerder van de
vergaderzalen
o Gegevens uit de vergaderjaarplanning opnemen in centrale
secretariaats-outlookagenda
o Vergaderdata opnemen in agenda’s indiv. Managers/deelnemers
o Per vergadering een planningslijst opstellen in Word
o In planningslijst bvv’s vermelden en noodzaak tot vervanging
checken
o Bij noodzakelijke vervanging naam van vervanger in planningslijst
opnemen
o Vaste en/of jaarlijkse onderwerpen in resp. planningslijsten
opnemen.
o Raadplegen overzicht vergaderlocaties
o Vergaderlocaties bepalen en reserveren
o Mondeling, telefonisch, e-
mail, outlook-agenda,
Outlook-takenlijst,
o Vergaderplanning vorig jaar
(U:/secretariaat/vergaderin
gen/planning
o Overzichtlijst met per
vergadering beschreven de
rol en
verantwoordelijkheden, de
deelnemers, de voorzitter,
etc.
(u:/secretariaat/vergaderin
gen/whoiswho
o Lijst met per vergadering
het startmoment van
voorbereiding, deadline
aanleveren stukken en
verzenddatum stukken
o Lijst met specifieke
aandachtspunten per
vergadering
o Overzicht vergaderlocaties
o Evenementenkalender
o Vergaderjaarplannig
(Excel-bestand op U-
schijf/secretariaat/verga
deringen/planning)
o Bijgewerkte outlook
agenda
o Bijgewerkte agenda
managers
o Planningslijst per
vergadering (op V-
schijf/vergaderingen)
1. Aanmelden
onderwerpen
o Notulen en actielijsten van vergaderingen checken op nieuwe of
doorgeschoven onderwerpen
o Checken relevantie van onderwerpen met leidinggevende
o Onderwerpen opnemen na overleg met voorzitter/secretaris van
betreffende vergadering
o Per aangeleverd onderwerp bij de indiener de volgende
noodzakelijke informatie opvragen:
o Juiste omschrijving van het agendapunt
o In welke vergadering(en) onderwerp besproken moet
worden
o Wat (evt.) volgordelijkheid van bespreking is
o Wat deadline van bespreking is
o Is het meningvormend of besluitvormend
o Verwachte bespreektijd
o Mogelijk bespreektijdstip
o Bespreekvorm (mondeling, schriftelijk met evt. bijlagen
en/of presentatie)
o Attenderen op juiste in te vullen voorblad voor indiening
van vergaderpunt
o Wie levert de vergaderstukken aan
o Mondeling, telefonich, e-
o Actielijst, notulen
o Overzicht deelnemers per
vergadering
o Planningslijst
o (evt. agenda reserveren
vergaderlocaties intern)
o Volledig ingevulde
plannigslijst waardoor
verantwoorde weging en
prioritering kan
plaatsvinden
Model proces 2: voorbereiden vergaderingen
Stap 5: Bepaal de meest passende vorm
• Hoe lever je informatie aan:• Sjablonen
• Standaarddocumenten
• Nieuwsbrieven
• Etc….
Welke ‘vormen’ gebruiken jullie?
Stap 6: Match met bereikbaarheid
• Bellen (06-; privé?)
• SMS, WhatsApp
• Chatten via Skype voor Bedrijven
• DM via social media (Twitter, LinkedIn, Facebook)
• Informatie publiceren, ook in de vorm van wiki’s of groepsblog’s via (social) intranetten bv via SharePoint, Yammer, BlueKiwi, Teams, etc.
• Beeld- of videovergaderen (bv via KPN, GoToMeeting, of Skype) en
• E-mailen
Best passende communicatiemiddel
• Korte vraag of mededelingen:• Yammer, Lync
• Verzoek om advies:• Telefoon
• (Kort) overleg met meerdere personen:• Digitaal vergaderen
• Lync, iPhone, iPad, Skype, GoToMeeting, Appear.in
• Urgente oproep: sms, WhatsApp
• Zijn er nog andere alternatieven?• BlueKiwi, Yammer, Viadesk, SharePoint, Teams, etc
• Dan pas: email!!
Eén informatiebron
• Alle informatie in Outlook-contactpersonen• Gebruik categorieën
• Gebruik veldnotities
• Etc.
• Web-map geeft goede input!
Stap 7: Het Grote Beïnvloedingsspel
Zonder verbinding geen kracht
Dominantehouding
Roos van Leary
Onderdanigehouding
Taakgericht Relatiegericht
Actie en reactie• Samen-gedrag roept samen-gedrag op (symmetrische werking).
• Tegen-gedrag roept tegen-gedrag op (symmetrische werking).
• Boven-gedrag roept onder-gedrag op (complementaire werking).
• Onder-gedrag roept boven-gedrag op (complementaire werking).
Met andere woorden:
• Als mensen samen-gedrag vertonen, dan roepen ze samen-gedrag bij de ander op (voorbeeld: ‘helpend gedrag’ roept ‘meewerkend’ gedrag op).
• Als mensen tegen-gedrag vertonen, dan roepen ze tegen-gedrag bij de ander op (voorbeeld: ‘aanvallend gedrag’ roept ‘opstandig gedrag’ op).
• Als mensen boven-gedrag vertonen, dan roepen ze onder-gedrag bij de ander op (voorbeeld: ‘concurrerend gedrag’ roept ‘teruggetrokken gedrag’ op).
• Als mensen onder-gedrag vertonen, dan roepen ze boven-gedrag bij de ander op (voorbeeld: ‘volgend gedrag’ roept ‘leidend gedrag’ op).
Actie en reactie
Machtstrijd
Versterken in kritische blik
Komen niet verder / initiatief ontbreekt
Eigen plan uitvoeren + gewaardeerd worden
Wat hebben we gedaan?
• Voorstelronde
• Schets van ontwikkelingen• Organisaties• Secretariaten
• Zo word jij een Linking Pin – stappenplan• Stap 1: Wat wordt van jou verwacht?• Stap 2: Je web-map (personen en vakkennis)• Stap 3: Wanneer moet informatie voorhanden zijn/Data• Stap 4: Waar ‘haal’ je de benodigde informatie/Bronnen• Stap 5: Bepaal de meest passende vorm• Stap 6: Match met bereikbaarheid• Stap 7: Het grote beïnvloedingsspel
• Evaluatie
Waarom eigenlijk?
Evaluatie
• Connecties in kaart brengen• Roos van Leary• Voor ieder overleg de juiste
documenten uiit de organisaite in een schema
• Bewustwording• Mijn waarde voor de
organisatie• Anderen beslissen over jouw
reputaie• Talent• Gemakkelijk tips ontvangen
om efficienter te werken• De processen
• Verbinden met leden NVD op LInkedIn
• Hoe kan ik meer grip krijgen op mijn manager
• Actie• Nog eerder vooruit kijken• Nog meer aandacht voor de
mens• Werkproces updaten• Ontwikkeling• Bijblijven• Werkafspraken in kaart
brengen• Blijf bij jezelf
