Возможности решения по автоматизации документооборота, создания системы управления

контентом предприятия на базе Microsoft SharePoint

Управление документооборотом:

Корпоративные порталы на базе MS SharePoint это:

• Управляемая база знаний компании • Формализованный документооборот • Автоматизированные рутинные процессы • Гибко-настраиваемые уровни доступа • Организованная совместная работа • Расширенные инструменты поиска • 100% мобильность сотрудников

Обычная ситуация:

База знаний большинства компаний хранится: • На рабочих компьютерах • На стихийно созданных общих папках • В электронной почте (корпоративной/личной) • На флешках (корпоративных/личных) • На домашних компьютерах • В распечатанном виде • В блокноте • В голове

Обычные проблемы:

Это приводит к тому, что: • Невозможно найти нужную, актуальную на

текущий период информацию • Решения принимаются в неопределенности • Безопасность, конфиденциальность,

исполнение поручений не контролируется • Каждый сотрудник – уникальный хранитель

компетенции и информации компании. • Уходит сотрудник – уходит часть бизнеса! • А если он уходит к конкурентам?

База знаний компании: Внедрение SharePoint позволяет создать

стандартизированную, управляемую базу знаний сотрудников, отделов и компании в целом

База знаний компании: Достаточно один раз установить стандарты

И система автоматически будет сохранять и выводить информацию в удобном для каждого виде

База знаний компании: Становится всегда понятно что это за документ!

SharePoint сам называет и переименовывает документы по заданным Вами параметрам

База знаний компании: Создается массив справочной информации!

Работники бухгалтерии, отдела кадров и др. не тратят свое время на разъяснение одинаковых вопросов

База знаний компании: Расширяются возможности синхронизации!

SharePoint Workspace синхронизирует рабочий компьютер с порталом, позволяя править файлы отовсюду

База знаний компании: Информация всегда будет актуальна!

Исключается риск при принятии решения опереться на устаревшую информацию или отправить ее клиентам

Расширенные инструменты поиска: Новые возможности поиска информации!

Удобный поиск по названию, содержимому, автору, тегам позволяет оперативно найти любую информацию!

Удобство пользователя: Привычный и удобный интерфейс!

Знакомый с Microsoft Office интерфейс снижает необходимость переучиваться и привыкать к системе

Автоматизация рутины: Документальный процесс компании управляем!

Процессы оформления заявок, согласования документов, приказы, задачи, контролируются на каждом этапе

TeamBuilding: Вместе к большим результатам!

Создается сеть сотрудников, формирующая единый дух, что позволяет выявлять скрытые резервы компании

TeamBuilding: Новые возможности поиска сотрудников!

Поиск по компетенциям, опыту, интересам позволяет сотрудникам эффективно обмениваться знаниями

Совместная работа: Расширяются возможности совместной работы!

Сотрудники с разных отделов, филиалов, режимы home-офис, проектные команды получают новые инструменты

Совместная работа: Общие/личные папки, гибкие уровни доступа

Личные папки позволяют сотрудникам обмениваться информацией, а руководству контролировать процесс

Совместная работа: Одновременная работа с документом!

Уже не надо пересылать файлы по почте, складывать их в общие папки. SharePoint сам консолидирует информацию

100% мобильность: Возможность доступа с любой точки мира!

Браузеры Microsoft Explorer, Google Chrome, Mozilla Firefox, Apple Safari. Устройства на Windows, Apple iOS, Android.

100% мобильность: Вам даже не обязательно устанавливать MS Office!

Microsoft Office Web Apps позволяет полноценно работать с документами с портала прямо в браузере

Высокая безопасность: Управляемые уровни доступа!

Управление конфиденциальность. Гибко настраивается кто, что, каким образом видит, правит, сохраняет.

Высокая безопасность: Полная защита информации!

Расширенный функционал архивации, версионность исключают возможной утери важных данных

Клиентский доступ к информации: Общий документооборот с партнерами!

Удобные кабинеты пользователя открывают уникальные возможности работы с клиентами и контрагентами

Возможности бизнес аналитики:

Каждый процесс, содержание каждого документа возможно параметрировать, выявить индикаторы и создать панели мониторинга по разным разрезам

Опыт внедрений DE-Group:

На 11 марта 2012 года нами внедрено 5 порталов: • Языковая школа Эксперт • Инжениринг ГРУПП • Компания ГазФлот • Гимназия №7, город Балтийск (DE-Школа) • Гимназия, город Озёрск (DE-Школа)

Портал языковой школы Эксперт:

Направления деятельности компании: 1. Обучение иностранным языкам (английский, немецкий,

французский, итальянский, испанский, польский, чешский): • Индивидуальные взрослые группы разных уровней • Корпоративные группы • Дошкольные группы • Школьные группы

2. Обучение за рубежом, лингвистические лагеря 3. Письменные и устные переводы

Портал языковой школы Эксперт:

Объект для автоматизации: 1. Процесс приема и тестирования абитуриентов 2. Договорной процесс 3. Процесс формирования учебных групп 4. Процесс формирования и контроля расписания 5. Контроль хода учебного процесса

(успеваемость, посещаемость учеников) 6. Процесс контроля дебиторской задолженности 7. Процесс фиксации рабочего времени

преподавателей

Портал языковой школы Эксперт: Процесс приема абитуриентов:

Удобная форма регистрации вовлекает клиента и компанию в конструктивное общение. Клиент получает доступ на портал.

Портал языковой школы Эксперт: Процесс приема абитуриентов:

Компания автоматически формирует клиентские базу, появляется возможность управлять и контролировать движение новых клиентов

Портал языковой школы Эксперт: Процесс приема абитуриентов:

Клиент в удобное для него время сдает тест. Компания исходя из результатов предлагает подходящий для клиента вариант обучения

Портал языковой школы Эксперт: Договорной процесс и процесс формирования групп:

Компания приглашает клиента на пробное занятие, записывает в группу, подписывает договор. Каждый процесс контролируется.

Портал языковой школы Эксперт: Контроль платежей студентов:

При подписании договора оговариваются сроки и условия платежей. Формируется наглядный график платежей в различных разрезах.

Портал языковой школы Эксперт: Контроль платежей студентов:

При наступлении даты платежа студенту высылается письмо с напоминанием, преподаватель и менеджеры контролируют процесс

Портал языковой школы Эксперт: Управление процессом обучения. Расписание и ресурсы:

Каждое занятие каждой группы планируется, регистрируется. Путаница с кабинетами и фиксацией рабочего времени исключается

Портал языковой школы Эксперт: Управление процессом обучения. Журнал успеваемости:

На занятиях заполняется журнал, ежемесячно вся группа проходит промежуточное тестирование. Информация консолидируется в отчет

Портал языковой школы Эксперт: Управление заработной платой преподавателей:

На основании заполненных журналов формируется статистика преподавателей, на основании которых с ними происходит расчет

Портал языковой школы Эксперт:

Внедрением портала языковая школа Эксперт приобрела:

1. Инструменты по управлению продажами 2. Инструменты по договорной работе 3. Инструменты по контролю платежей

студентов 4. Инструменты по управлению

образовательным процессом 5. Инструменты по управлению заработной

платы преподавателям

Портал языковой школы Эксперт: До внедрения портала перед руководством Эксперта стоял вопрос о приеме на работу двух менеджеров по продажам. После внедрения портала вопрос отпал. Только экономия на их заработной плате позволила окупить проект в течении года!

Портал языковой школы Эксперт: Также из результатов руководство отметило: 1. Повышение управляемости компанией в целом 2. Автоматически формируемая клиентская база позволила по новому подойти к продажам, управлять лояльностью 3. Отпал вопрос дебиторской задолженности, управления заработной платой, появилась возможность планирования финансов 4. Клиентам и преподавателям стало удобней работать с компанией, это повлияло на эффективность работы и имидж компании

Портал Ingenering Group:

Инженеринг ГРУПП (г. Калининград – г. Сочи) Деятельность компании: • Проектированием инженерных систем здания • Поставка и монтаж оборудования для систем

поддержания микроклимата здания Географическое положение: • Головной офис в Калининграде • Проектный офис в Сочи

Портал Ingenering Group: Внедрением корпоративного портала компания Инжениринг ГРУПП решило ряд проблем:

1. Формализация внутреннего документооборота между двумя офисами (документы разложены по проектам, сразу понятно что где искать, кто и когда создал, изменил документ)

2. Минимизация риска использования устаревшей информации (сотрудники ежедневно сохраняют рабочие документы в личных и общих папках на портале)

3. Повышение безопасности и сохранности данных (работа в проектном режиме предполагает смену местоположений и текучку кадров, теперь база знаний компании сохраняется и используется в дальнейших проектах)

Портал ГазФлот: Компания ГазФлот (дочернее предприятие ОАО "Газпром") Деятельность компании: 1. Выполнение комплекса работ по обустройству морских газовых

месторождений 2. Транспортировка продукции морским транспортом 3. Других виды морских работ

Внедрением корпоративного портала компания ГазФлот решило ряд проблем:

1. Большие время и трудо-затраты на поиск информации 2. Риск использования устаревшей информации 3. Затруднительная коммуникация между отделами 4. Риск потери конфиденциальных данных

Решение DE-Школа:

DE-Школа включает в себя следующие инструменты: 1. Создание и учет расписания уроков всей школы 2. Планирование ресурсов под уроки (кабинет, проектор,

компьютер, магнитофон и т.д.) 3. Новости, олимпиады, конкурсы школы 4. Электронный журнал учителя с оценками,

комментариями, пометками о ходе занятий 5. Дневник ученика с общим и индивидуальным

домашним заданием (заполняется учителем) 6. Портфолио учителей и учеников с контактной

информацией

Внедрено: 1. Гимназия №7 (Балтийск) 2. Озерская средняя школа им. Д.Тарасова

Решение DE-Школа:

Расписание уроков, дополнительных курсов, олимпиад, домашние задания в разрезах параллели, класса, ученика

Решение DE-Школа:

Электронный журнал позволяет учителям фиксировать оценки, задавать ученикам общее и индивидуальное домашнее задание, делать пометки по ходу урока

Решение DE-Школа:

Внедрением DE-Школа решаются следующие проблемы: 1. Консолидации данных (для возрастающего объема внутренней и внешней отчетности) 2. Невозможности своевременного отслеживания динамики процесса образования с целью его корректировки родителями, учителями, администрацией школы

Решение DE-Школа: DE-Школа - единый и удобный инструмент для: 1. Получения информации о всех сторонах деятельности школы 2. Создания гибкой системы анализа деятельности школы и автоматизации рутинных операций 3. Исключения дублирования информации в разных бумажных и информационных системах 4. Освобождения времени учителей и руководства школы для развития учебных программ и повышения качества образования, а не «переписывания» данных в Excel и набивания отчетов 5. Вовлечения в процесс управления обучением родителей и учеников, для двустороннего контакта и процесса обратной связи

Достижения и опыт DE-Group: На 28 февраля 2012 года:

• Нами внедрено 5 проектов MS SharePoint • Нами внедрено 4 проектов MS Lync • Нами внедрено 3 проектов MS Exchange • У нас на поддержке 371 единиц

оборудования 21 клиента ИТ аутсорсинга • У нас 6 Silver компетенций Microsoft • Нами успешно проведены более 500

поставок ПО и оборудования

Мы развиваемся и не стоим на месте!

Контактная информация:

г. Калининград, переулок Малый, 17. Офис 404

+7 4012 656 775 +7 4012 555 039 www.de-group.ru sales@de-group.ru