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T:\2015\E-4 Grupo de Compras\E-4.4 Contratación Directa\E-4.4.2 Interadministrativa\4 INV Hotel Tequendama Nov 24-15\2 INV Estudios Previos apoyo log Nov 25-15.doc[1]

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CONTRATACIÓN INTERADMINISTRATIVA

ESTUDIOS PREVIOS DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD PARA CONTRATAR LA LOGÍSTICA, OPERACIÓN Y PRODUCCIÓN PARA LA REALIZACIÓN DE EVENTOS

Contrato Interadministrativo

(Art. 30 Ley 80 de 1993, artículo 2 numeral 4 Literal c) Ley 1150 de 2007, Articulo 2.2.1.2.1.4.4 del Decreto 1082 de 2015)

1. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD QUE LA ENTIDAD ESTATAL PRETENDE SATISFACER CON EL PROCESO DE CONTRATACIÓN. La Dirección Nacional de Derecho de Autor es una Unidad Administrativa Especial (de ahora en adelante DNDA o la Dirección), adscrita al Ministerio del Interior, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio independiente. La DNDA tiene como misión, fortalecer la debida y adecuada protección de los titulares de derecho de autor y de los derechos conexos contribuyendo al desarrollo de una cultura de respeto hacia éstos e inculcamos la noción del derecho de autor como un nuevo concepto de riqueza que genera empleo, impulsa el desarrollo de la nación, protege la creación de las obras literarias y artísticas que contribuyen a engrandecer la cultura, el conocimiento, el arte, el entretenimiento y la calidad de vida, y responde a los retos impuestos por los avances tecnológicos y el crecimiento del ecosistema digital elaborado por el gobierno actual. Dentro de la misión de la DNDA convertimos el conocimiento en oportunidad, formando a los funcionarios de la entidad para que sean promotores y difusores del respeto por el derecho de autor y los derechos conexos y para ello constituimos alianzas estratégicas, a nivel nacional e internacional, con los sectores público y privado para hacer realidad una cultura de respeto por el derecho de autor y los derechos conexos. En esa medida, la DNDA realiza eventos académicos con el fin de difundir el conocimiento del derecho de autor y los derechos conexos, y con auspicio de la Organización Mundial de la Propiedad Intelectual –OMPI-, se programan pasantías y actividades académicas con el fin de compartir las experiencias de la DNDA a los otros países de la Región. En cumplimiento de la misión y con el fin de fortalecer el Sistema de propiedad Intelectual de Derecho de Autor e Industrias Creativas a Nivel Nacional, la DNDA formuló un Proyecto de Inversión ante el Departamento Nacional de Planeación para ejecutar en la vigencia 2015, el cual fue aprobado por este departamento, con la ficha BPIN No. 2011011000222 procediendo el Ministerio de Hacienda y Crédito Público a asignar una partida presupuestal de conformidad con el Decreto de Presupuesto 2710 del 26 de

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diciembre de 2014 por el cual se liquida el Presupuesto General de la Nación para la vigencia fiscal 2015 por valor de $714´500.000,oo. De acuerdo a la Metodología General Ajustada (MGA) se formuló el proyecto de inversión para LA DIRECCIÓN, el cual se encuentra en las fichas Estadísticas Básicas de Inversión (EBI) y en el Banco de Programas y Proyectos de Inversión Nacional (BPIN) con código No. 2011-01100-0222 donde se detalla el proyecto y dentro de una actividad denominada “Realización de eventos de promoción de contenidos en temas de derecho de autor y derechos conexos” con el fin de difundir el conocimiento del derecho de autor y los derechos conexos atendiendo los cambios tecnológicos y actuales con dicho tema. De otra parte, la DNDA publicó en el año 2006 un aplicativo que permite realizar solicitudes de registro de obras, prestaciones, actos y contratos a través de Internet. Así las cosas, la DNDA consiente de dichos cambios en las costumbres de sus usuarios ha desarrollado como primer paso un aplicativo que permite el registro por este medio (móvil) los dos tipos de inscripciones que son de más fácil acceso por este medio: fotografías (obra artística) y videos (obra audiovisual). Con lo cual la DNDA no solo se mantiene a la vanguardia mundial en cuanto al registro por medio de interfaces tecnológicas, sino cumple a cabalidad con la estrategia de gobierno en línea en cuanto a la atención multiplataforma o multimodal. La DNDA dentro de sus ejes misionales tiene a su cargo el posicionamiento nacional y regional como entidad líder en la protección y difusión del Derecho de Autor y Conexos. Para tal fin y en asocio con la Organización Mundial de Propiedad Intelectual se ha programado para el presente año, la realización de unas pasantías con funcionarios extranjeros de oficinas de Derecho de Autor, para que conozcan los servicios de la Entidad, la forma de ejercer las funciones misionales y las actividades de la industria creativa en Colombia. En este contexto, se tienen previstas unas visitas a Entidades e Instituciones públicas y privadas dedicadas a la industria creativa (productoras de televisión, sociedades de gestión colectiva y a la sociedad PROIMAGENES), por lo cual se hace necesario que la DNDA cuente con el apoyo logístico que permita la ejecución del proyecto relacionado con esta actividad. En virtud de lo anterior, se hace necesario realizar eventos con el fin de difundir el conocimiento del derecho de autor y los derechos conexos, por lo cual, debe contratarse la operación logística y la producción para dichos eventos con el fin de realizar las siguientes actividades:

- Pasantías para Oficiales de Oficinas de Derecho de Autor del Nivel Regional. 12 países invitados.

- Lanzamiento de la Aplicación App Móvil de Registro.


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- Seminario sobre temas de conciliación y arbitraje y métodos alternativos de resolución de conflictos sobre derecho de autor y derechos conexos, cuya duración será de un día.

Es de anotar que en dicho proyecto, la DNDA solicitó una modificación ante el DNP registrada con el No. 135026 de noviembre de 2015, la cual fue aprobada trasladando recursos de los demás procesos adelantados y ejecutados en 2015 quedando recursos disponibles, cuya justificación técnica se encuentra orientada a financiar el lanzamiento del App Móvil de registro de obras, taller sub-regional sobre Derecho de Autor y Derechos Conexos y taller de mediación para la solución de controversias en materia de derechos de autor y TICS. 2. ANALISIS ECONÓMICO DEL SECTOR 2.1. ASPECTOS GENERALES DEL MERCADO 2.1.1. ECONÓMICO En la actualidad la ciudad de Bogotá D.C. presenta un auge en el sector de operación logística y producción de eventos, derivado de haberse convertido en el epicentro del turismo de negocios en el país; presenta altos niveles de inversión en infraestructura hotelera, incluso por encima de ciudades como Medellín, Cali o Cartagena. Según literatura especializada en el tema como lo es la fDi Markets1, el incremento en el último año de empresarios dedicados a la prestación de servicios de logística y de eventos, en concreto en el sector de la hotelería, estuvo en la capacidad de generar un total de ocho mil ochocientos cincuenta y nueve (8.859) empleos en más de veinticinco (25) proyectos diferentes de inversión. Según la referida publicación, la distribución en las principales ciudades fue de la siguiente manera: i) El 37% para Bogotá D.C.; ii) El 30% para Cartagena; iii) El 25% parta Cali y; iv) El 3% para Medellín. El que haya sido posible ese mencionado incremento en puestos de trabajo, obedece igualmente al incremento de visitantes que ha empezado a frecuentar Bogotá D.C., dado la variada y extensa oferta de servicios dirigidos a empresarios así como a entidades gubernamentales que buscan cada día más espacios para la realización de sus eventos. De acuerdo con el Instituto Distrital de Turismo (IDT)2, el que cada día lleguen a la ciudad más ejecutivos y funcionarios de distintos gobiernos promovidos por invitaciones a

1 http://www.fdimarkets.com/explore/?p=country 2 http://www.bogotaturismo.gov.co/turismo-de-negocios

http://www.fdimarkets.com/explore/?p=country

http://www.bogotaturismo.gov.co/turismo-de-negocios


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eventos de toda índole, hace que Bogotá D.C. este ubicada en el primer lugar de preferencia del total de aquellos visitantes que arriban al país con el ánimo de hacer negocios o bien participar de los congresos y eventos que ofrecen distintas entidades del Estado a todo el mundo. Lo anterior es respaldado por cifras presentadas por la International Congress and Convention Association (ICCA) en donde Bogotá D.C. es considerada la séptima ciudad en América Latina y la primera en Colombia para llevar acabo el denominado turismo corporativo. A su turno, cadenas hoteleras, expertas en prestar servicios de producción de eventos, como Atton, Four Seasons, Marriott, W hoteles, NH, Holiday Inn, Movich, Hoteles Estelar, entre otros, cada vez más contribuyen al desarrollo del sector hotelero y de eventos, toda vez que dinamizan su oferta servicios relacionados como las de entretenimiento, banquetes, cáterin, gestión de eventos, centros de conferencias., etc. 2.1.2. REGULATORIO En Colombia existe un amplio entorno normativo relacionado con el sector de operación logística y producción de eventos que de manera permanente regulan la actividad. Algunas de estas normas son las siguientes:

Ley 9 de 1979: “Por la cual se dictan Medidas Sanitarias”

Decreto 1538 de 2005: “Por el cual se reglamenta la Ley 361 de 1997”

Ley 1558 de 2012: “Por la cual se modifica la Ley 300 de 1996 Ley General de turismo, la Ley 1101 de 2006 y se dictan otras disposiciones”

Ley 1101 de 2006: “Por la cual se modifica la Ley 300 de 1996 – Ley General de turismo y se dictan oras disposiciones”

Ley 300 de 1996: “Por la cual se expide la Ley General de turismo y se dictan otras disposiciones”

Normas técnicas De conformidad con las Normas Técnicas Sectoriales Hoteleras NTSH, deben tener en cuenta las siguientes:

Norma Técnica Sectorial NTSH 001 ICONTEC: Establecimientos de alojamiento y hospedaje. Normas de competencia laboral. Realización de actividades básicas para la prestación del servicio.


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Norma Técnica Sectorial NTSH 002 ICONTEC: Establecimientos de alojamiento y hospedaje. Normas de competencia laboral. Información a clientes, atención de sugerencias y reclamaciones de acuerdo a políticas de servicio.

Norma Técnica Sectorial NTSH 003 ICONTEC: Establecimientos de alojamiento y hospedaje. Normas de competencia laboral. Prestación de servicio de recepción y reservas conforme a manuales existentes.

2.2. ANÁLISIS DEL MERCADO 2.2.1. ANALISIS DE LA OFERTA En el mercado de servicios de apoyo logístico hay otras entidades públicas y privadas que ofrecen estos servicios, por mencionar algunas, están entidades públicas como el Hotel Tequendama, el Centro Social de Agentes y Patrulleros de la Policía Nacional y Circulo de Suboficiales de las Fuerzas Militares y empresas privadas como el Hotel Dann, Hotel Casa Medina, Hotel NH, Hotel Sheraton, Hotel Fontana entre otros. Teniendo en cuenta lo anterior, se solicitaron cotizaciones a diferentes hoteles que prestan servicios logísticos de operación y producción de eventos, encontrando que la cotización realizada por el Hotel Tequendama fue la única que incluyó la totalidad de los requerimientos que tiene la entidad. (Ver cuadro anexo al presente estudio previo) 2.2.2. ANALISIS DE LA DEMANDA Para comenzar es necesario establecer que si bien es cierto que en Colombia existen prestadores privados del servicio de apoyo logístico, la existencia de una entidad estatal cuyo objeto permita la prestación de servicios de logística, operación y producción para la realización de eventos que requiere la Dirección Nacional de Derecho de Autor, hace conveniente la contratación directa a través de un contrato interadministrativo que propende por una mayor eficiencia en el control del gasto público. En consecuencia, el análisis del sector y el estudio de mercado se subordinan al análisis del objeto de la entidad estatal que ejecutara el objeto y la verificación de una sola entidad que preste la totalidad de los servicios que requiere la entidad. 2.2.3. ANALISIS HISTORICO La Dirección Nacional de Derecho de Autor, no ha ejecutado o contratado apoyo logístico para la realización de eventos de similares características al de la presente contratación en las últimas tres vigencias. 2.2.4. OTRAS ENTIDADES


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Otras entidades han contratado servicios similares al que requiere la Dirección Nacional de Derecho de Autor, así:

No. De Proceso Entidad

Contratante Objeto Entidad

Contratista Cuantía

1. CD Número 778 de 2013

UNIDAD DE RESTITUCIÓN DE TIERRAS (URT)

PRESTACIÓN DE SERVICIOS PARA LA ORGANIZACIÓN, ADMINISTRACIÓN Y EJECUCIÓN DE LAS ACCIONES LOGÍSTICAS TENDIENTE A LA REALIZACIÓN DE EVENTOS QUE REQUIERA LA UNIDAD PARA EL CUMPLIMIENTO DE SU MISIÓN.

SOCIEDAD HOTELERA TEQUENDAMA S.A

$3,100,000,000

2. PN DIJIN CD 024 de 2013

DIRECCIÓN GENERAL DE LA POLICÍA NACIONAL (PONAL)

PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE OPERACIÓN LOGÍSTICA PARA LA OCTOGÉSIMA SEGUNDA (82ª) REUNIÓN DE LA ASAMBLEA GENERAL DE INTERPOL


$2,357,706,155

3. DC-MC-050-2015 Meta - Alcaldía Municipio De Castilla La Nueva

Apoyo Logístico Para El Desarrollo Del Segundo Bienestar Social Para Los Funcionarios De La Administración Central De Castilla La Nueva Meta.

JULIAN SANTIAGO GUERRERO DAZA Cédula de Ciudadanía C.C. 86.050.636

$28,946,740

4 Contrato Interadministrativo No. 207-0-2014

Instituto De Estudios del Ministerio Publico

Prestación del servicio logístico, administrativo y asistencia para el adecuado desarrollo de la actividades de capacitación comercialización y socialización de investigaciones y publicaciones de IEMP, tales como: Instalaciones( salones de clase) alimentación (almuerzos refrigerios, estaciones de café) hospedaje y alimentación de los participantes en los procesos de capacitación y socialización del IEMP, así como los elementos didácticos requeridos, papelografos, marcadores, papel, video beam, computador, telones, sonido, en Bogotá y a nivel nacional


$50.000.000

5 No. 0008 de 2015 Institución Universitaria Conocimiento e Innovación para la Justicia -CIJ

PRESTACIÓN DEL SERVICIO LOGÍSTICO, ADMINISTRATIVO Y ASISTENCIAL QUE SUMINISTRE APOYO EN EL PROCESO DE CAPACITACIÓN DE LA INSTITUCIÓN BRINDANDO TRANSPORTE TERRESTRE (SIEMPRE Y CUANDO EL DE LA INSTITUCIÓN NO ESTÉ DISPONIBLE), ALIMENTACIÓN (REFRIGERIOS, ALMUERZOS, ESTACIONES DE CAFÉ Y AGUA), SALONES (SIEMPRE Y CUANDO LA CAPACIDAD INSTALADA DE LA INSTITUCIÓN NO ESTÉ DISPONIBLE), AYUDAS Y ACCESORIOS AUDIOVISUALES Y DIDÁCTICOS,


$80.000.000

javascript:%20popUpSecop('/consultas/detalleProceso.do?numConstancia=15-13-4313339')


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NECESARIOS PARA APOYAR LAS CAPACITACIONES, REUNIONES DE CONSEJOS DIRECTIVOS, CONSEJOS ACADÉMICOS, COMITÉS DIRECTIVOS Y DEMÁS COMITÉS, INDUCCIÓN A SERVIDORES Y ESTUDIANTES EN ACTIVIDADES ASOCIADAS A LA DIRECCIÓN GENERAL, PARA LA COMUNIDAD EDUCATIVA DE LA INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA CONOCIMIENTO E INNOVACIÓN PARA LA JUSTICIA CU.

6 SEMIC-167-2015 Antioquia - Alcaldía Municipio De Caucasia

Prestar Los Servicios De Logística Integral Para La Realización De Las Actividades Artísticas Y Culturales Que Se Llevaran A Cabo En El Corregimiento De Campo Alegre-Zona Rural Del Municipio De Caucasia Antioquia

EDILMA ROSA ZAPATA BARRIENTOS C. C. No. 9.270.933

$20,000,000

7. MC-024-SPDS Bolívar – Alcaldía Del Distrito Turístico Y Cultural De Cartagena De Indias

Suministro De Una Logística Para El Desarrollo De Actividades Lúdico-Recreativas Y Culturales Dentro De La VII Marcha Por El Reconocimiento Y El Respeto De Los Derechos De La Diversidad Sexual E Identidades Género En Cartagena.

JOSE FERNANDO OSPINO BARRIOS C.C. 7.883.615 de Arjona

$50,000,000

8 Contrato Interadministrativo Resolución No. 102 de 2014

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

Atender la logística del simulacro de competencia Wordskills del 13 al 22 de febrero y la semana de fortalecimiento del 3 al 7 de marzo de 2014


$384.597.161

9 Contrato Interadministrativo Resolución No. 53 de 2014

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

Prestar el Servicio para garantizar la logística de los eventos a desarrollarse con las misiones y expertos nacionales e internacionales, y demás clientes internos y externos de la dirección de Promoción y Relaciones Corporativas del SENA, en el marco del proceso de internacionalización institucional y la gerencia de aliados estratégicos.


$79.881.680

3. ESPECIFICACIONES DEL CONTRATO A CELEBRAR 3.1. OBJETO Contratar los servicios de apoyo logístico, operación y producción de eventos en la Ciudad de Bogotá, para el correcto desarrollo de actividades requeridas por la Dirección Nacional de Derecho de Autor en cumplimiento de sus funciones misionales, con el fin de ejecutar la actividad del proyecto de inversión aprobado por el DNP para la vigencia 2015 que se encuentra detallada en la ficha BPIN 2011011000222. 3.2. Clasificación del Objeto a Contratar en el Clasificador de Bienes y servicios: De acuerdo con lo establecido en el Decreto 1082 de 2015 se especifica la descripción del objeto a contratar identificado en el Clasificador de Bienes y servicios:




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Segmentos Familia Clase Producto Nombre

80000000 80140000 80141600 80141607 Gestión de Eventos

80000000 80140000 80141600 80141611 Servicios de personalización de obsequios o productos

80000000 80140000 80141900 80141902 Reuniones y eventos

90000000 90100000 90101600 90101601 Instalaciones para banquetes

90000000 90100000 90101600 90101603 Servicios de catering

90000000 90100000 90101600 90101604 Servicios de catering en la obra o lugar de trabajo

90000000 90110000 90111600 90111601 Centros de Conferencias

90000000 90110000 90111600 90111602 Instalaciones para videoconferencias

90000000 90110000 90111600 90111603 Salas de reuniones o banquetes

3.3. ALCANCE DEL OBJETO Y ESPECIFICACIONES TÉCNICAS Los siguientes son los requisitos mínimos que debe cumplir el contratista en relación con la prestación de servicios logísticos para la realización de eventos y demás actividades que comprende el presente contrato:

Ítem (1) Bien y/o Servicio (2) Descripción del bien y/o servicio (3) Cantidad (4)

1

Apoyo Logístico Evento 1. Fecha de Realización del

Evento 1 y 2 de diciembre de

2015 Taller Sub- Regional

sobre Derecho de Autor y Derechos Conexos

de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. En las instalaciones de la

Dirección Nacional de Derecho de Autor - DNDA Calle 28 No 13 A 15 piso

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Refrigerios para 15 personas por dos días, dos refrigerios diarios para ser suministrados en las instalaciones de la DNDA, que contengan un sólido y un líquido en la mañana solido de sal y en la tarde solido de dulce, se solicita dos personas para el servicio de catering.

60

Almuerzo para 15 personas por dos días, para ser suministrados en las instalaciones de la DNDA, el almuerzo debe contener una entrada, plato fuerte, una bebida y postre. Se solicita dos personas para el servicio de catering.

30

Punto de café 60

Mesero a domicilio 1

Domicilio 60

Servicio de transporte traslados Aeropuerto – hotel IBIS Museo Transv 6 Nº 27 - 85 CENTRO INTERNACIONAL – aeropuerto. Los días 30 de noviembre y 4 de diciembre Vehículo para 10 personas.

15

Servicio de transporte adicional durante la semana del 1 al 3 de diciembre disponibilidad todo el día para 10 personas.

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http://www.colombiacompra.gov.co/es/Clasificacion/test/pager/callback?_=1390844029359&page=0&field_event_category_value=All&sort=desc&order=Segmentos

http://www.colombiacompra.gov.co/es/Clasificacion/test/pager/callback?_=1390844029359&page=0&field_event_category_value=All&sort=asc&order=Familia%20

http://www.colombiacompra.gov.co/es/Clasificacion/test/pager/callback?_=1390844029359&page=0&field_event_category_value=All&sort=asc&order=Clase%20%20

http://www.colombiacompra.gov.co/es/Clasificacion/test/pager/callback?_=1390844029359&page=0&field_event_category_value=All&sort=asc&order=Producto%20%20

http://www.colombiacompra.gov.co/es/Clasificacion/test/pager/callback?_=1390844029359&page=0&field_event_category_value=All&sort=asc&order=Nombre%20%20


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1-4 personas POR HORA MAX 2 HORAS

2

Apoyo Logístico Evento 2. Fecha de Realización del

Evento

horario de 6:00 p.m. a 8:00 p.m.

salón del Hotel LANZAMIENTO DE LA APP DE REGISTRO DE

OBRAS

Salón para coctel con capacidad para 150 personas. Ubicación de sillas estilo auditorio. Escenario con atril.

1

Bebidas para evento 150

Video beam 1

Telón 1,75 x 1,75 1

Sonido 1

Portátil 1

Micrófono solapa 1

Pin de internet por equipo 1

Canapés salados para 150 personas 3 rondas 450

JUGOS O GASEOSAS 150

Video promocional de lanzamiento de la aplicación App Registro de Obras

1

MESEROS Servicios complementarios: con servicio de meseros para el servicio de Catering para 150 personas

3

3

Apoyo Logístico Evento 3 de 8:00 a.m. a 5:00 p.m.

Salón Hotel Taller de mediación para

la solución de controversias en materia de derechos de autor y

TICS

Salón para seminario todo el día para 100 personas 1

Mesa de registro con capacidad para 2 personas para el ingreso y desarrollo del evento.

1

Refrigerios mañana y tarde para 100 personas Un sólido y un líquido en la mañana solido sal y en la tarde solido dulce, con personal para atender el servicio de catering.

200

Estación de café todo el día para 100 personas. 100

MESEROS 3

AMPLIACIÓN DE SONIDO 100 pax 1

VIDEO BEAM 1

Telón 1,75 x 1,75 1

Canal de internet de 6 MB 1

Servicio de Streaming (Por hora) 1

Escarapelas: 9 cm x 12cm (ancho x alto), 4 x 0. Debe incluir

bolsillo y cordón. 120

Diplomas: 21,5 cm x 28 cm (ancho x alto) es decir tamaño

carta. 4 x 0. 120

TOTAL

3.4. IDENTIFICACIÓN DEL CONTRATO A CELEBRAR El contrato que se suscriba en desarrollo del presente proceso de contratación será un contrato de prestación de servicios de apoyo logístico, operación y producción de eventos en la Ciudad de Bogotá, para el correcto desarrollo de los eventos académicos y de lanzamiento de la aplicación móvil de registro, requeridos por la Dirección Nacional de


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Derecho de Autor en cumplimiento de la actividad del proyecto de inversión a desarrollar en la vigencia 2015. 3.5. FORMA DE PAGO Con sujeción a las apropiaciones presupuestales, al Programa Anual Mensualizado de Caja, a la situación de fondos por parte de la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional y al correspondiente trámite administrativo, la DIRECCION pagará al CONTRATISTA la totalidad del valor que se ejecute del contrato que se suscriba, de acuerdo con el desarrollo de las actividades previstas para la ejecución del objeto de conformidad con los servicios recibidos. El pago se realizará dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a la fecha de radicación de la factura, acompañada de la certificación que al efecto expida el supervisor del contrato sobre el cumplimiento del mismo, informe de actividades y de la certificación del pago de obligaciones asumidas por parte del CONTRATISTA por concepto de salud, pensiones, riesgos profesionales, y aportes a Cajas de Compensación Familiar, ICBF y SENA, mediante certificación expedida por el Revisor Fiscal cuando éste exista o por el Representante Legal (Artículo 50 Ley 789 de 2002). El contratista deberá facturar el servicio prestado dentro de los diez (10) días calendario siguientes a la realización de los eventos. La no presentación oportuna de estos documentos implica el incumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista y exonera a la DNDA del pago de intereses moratorios. En todo caso el pago quedará sujeto a la aprobación final a satisfacción del servicio prestado. El contratista deberá llevar un estricto control de los servicios prestados. La entidad no responderá por el valor de los servicios que el contratista haya prestado en exceso del valor del contrato. Cuando LA DNDA no pague al CONTRATISTA la suma pactada, dentro de los términos estipulados en el presente contrato y teniendo en cuenta la fecha en que la Entidad cuente con la disponibilidad del PAC, ésta reconocerá al CONTRATISTA como intereses de mora el incremento mensual promedio del Índice de Precios al Consumidor certificado por el DANE entre el 1º de enero y el 31 de diciembre del año anterior. 3.6. PLAZO Y LUGAR DE EJECUCIÓN. El plazo de ejecución del contrato será el periodo comprendido entre los días 30 de Noviembre al 4 de diciembre de 2015 previo perfeccionamiento del contrato y expedición del registro presupuestal.


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El lugar de ejecución será en la ciudad de Bogotá, en la calle 28 No. 13A-15 Piso 17, sede de la Dirección Nacional de Derecho de Autor, y en el lugar previamente acordado con el contratista para la realización de los eventos objeto del contrato. Para los efectos del contrato, el domicilio será la ciudad de Bogotá. NOTA. Por la importancia de la actividad desplegada por el contratista de la operación logística, así como la posibilidad de dar una mayor eficacia al seguimiento del contrato, en virtud de la labor de supervisión, es imprescindible para la DNDA tener un contacto constante y personalizado con el Contratista en la ciudad de Bogotá, a través de reuniones de seguimiento y ajustes sobre el avance académico, y técnico relacionado con los eventos programados, el cual debe ser directo e inmediato, entre contratista, contratante y los integrantes del equipo de trabajo, en los momentos que ello sea necesario. 3.7. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA. Además de las condiciones técnicas establecidas en los presentes estudios sobre el alcance del objeto, de lo establecido en las especificaciones técnicas, el CONTRATISTA deberá cumplir a cabalidad y en forma oportuna las siguientes obligaciones: 3.7.1. Generales: a. Obrar con lealtad, responsabilidad y buena fe durante la ejecución del contrato. b. Cumplir con el objeto y obligaciones del contrato, presentando los informes sobre el cumplimiento de éste al supervisor del contrato.

c. Tener en cuenta las observaciones y recomendaciones que formule el supervisor del contrato y el Director General con el fin de que el servicio se realice a entera satisfacción de la Entidad. d. Pagar los impuestos si a ello hubiere lugar.

e. Hacer todas las recomendaciones que considere necesarias en relación con el desarrollo y ejecución del contrato.

f. Obrar con lealtad y buena fe en el desarrollo del contrato, evitando dilaciones innecesarias.

g. No ofrecer ni dar sobornos ni ninguna otra forma de halago a ningún funcionario público, en relación con su propuesta, con el proceso de contratación, ni con la ejecución del contrato que pueda celebrarse como resultado de su propuesta.


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h. No efectuar acuerdos, o realizar actos o conductas que tengan por objeto o como efecto la colusión en el presente proceso de contratación.

i. Dar cumplimiento al artículo 50 de la Ley 789 de 2002 y al artículo 23 de la Ley 1150 de 2007.

j. Mantener indemne a la entidad frente a reclamaciones judiciales y extrajudiciales por los daños y perjuicios que se deriven de los actos, omisiones o hechos ocasionados por las personas que sean sub-contratistas o dependan del contratista.

k. Satisfacer las demás obligaciones a su cargo que se deriven de la naturaleza del contrato y de las exigencias legales.

l. Suministrar todos los recursos técnicos y el apoyo logístico que se requiera para llevar a cabo el desarrollo del contrato.

m. No ceder ni subcontratar el presente contrato, sin la autorización previa y escrita de la Dirección Nacional de Derecho de Autor, so pena de las sanciones a lugar.

n. Garantizar la calidad de sus servicios.

o. Mantener estricta reserva y confidencialidad sobre la información que conozca por causa o con ocasión del contrato. p. Constituir las garantías requeridas por la entidad.

q. Las demás contenidas en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, y normas concordantes vigentes que sean aplicables, y aquellas obligaciones que se desprendan de la naturaleza contractual. 3.7.2. OBLIGACIONES ESPECÍFICAS: Para el correcto desarrollo del objeto contractual, el contratista seleccionado se encuentra obligado a: a. Contar con una amplia red de proveedores de infraestructura física, alquiler de equipos de ayudas audiovisuales, carpas, sonido, tarima, entre otros, de promotores de eventos, de servicio de alimentos, de decoración y demás elementos necesarios para el éxito del montaje del evento de carácter académico que requiera la Dirección Nacional de Derecho de Autor en el desarrollo de su objetivos institucionales.


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b. Contar con la capacidad de montar variadas áreas y escenografías bajo techo para eventos entre 100 y 200 personas.

c. Contar con una red de proveedores de auditorios y salones confortables para el desarrollo de actividades y encuentros corporativos, dotados de ayudas audiovisuales, sistemas de sonido e iluminación para atender dos eventos de 100 personas c/u (en promedio).

d. Contar con una variada red de proveedores de servicio de alimentos y bebidas

e. Prestar el servicio de apoyo y asesoría permanente para el apoyo logístico de cada uno de los eventos que desarrolle la Entidad.

f. Tener listas las instalaciones a las horas señaladas y con el montaje previamente por la Entidad conforme la programación de los eventos.

g. Probar y tener listas las ayudas audiovisuales con antelación al evento.

h. Suministrar en forma ágil y oportuna los equipos y materiales requeridos para cada una de las actividades a realizar.

i. Facturar únicamente los servicios aprobados por el Supervisor del contrato.

j. Presentar informes del desarrollo de las actividades y/o de entrega de los productos en los formatos establecidos por el sistema de calidad de la Entidad como soporte de cuenta.

k. Presentar copia de los pagos de aportes a la seguridad social.

l. Prestar los servicios contratados con calidad, de acuerdo a las fechas e instrucciones determinadas por el supervisor del contrato.

m. Las demás que se requieran y que se relacionen con el objeto del contrato.

n. El contratista debe entregar físicamente en un plazo NO superior a dos (2) días hábiles la cotización del escenario a contratar para el desarrollo del evento y cada uno de los servicios que se requieren para la ejecución del mismo, para la aprobación del supervisor del contrato, de conformidad con los precios establecidos en la oferta y aprobados por la empresa.

o. El contratista debe contar con un medio de comunicación efectivo y permanente: celular y correo electrónico.


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p. El contratista debe tener personal disponible que esté presente como operador logístico en cada uno de los eventos que realice la Dirección Nacional de Derecho de Autor.

q. Las demás obligaciones detalladas en el numeral 3.3 del Estudio Previo.

r. Poner a disposición de la Entidad los medios de transporte necesarios para trasladar a las personas designadas por la entidad, conforme los itinerarios acordados previamente y anexos al presente en los horarios acordados. 3.8. OBLIGACIONES DE LA DIRECCION En desarrollo del objeto de este contrato, LA DIRECCIÓN contrae las siguientes obligaciones: a. Suministrar información necesaria, completa y oportuna para desarrollar el objeto del contrato. b. Señalar en forma clara y expresa las pautas que debe seguir EL CONTRATISTA en sus actuaciones y los objetivos que debe perseguir.

c. Dar respuesta oportuna a las solicitudes del CONTRATISTA, definir las situaciones necesarias para la ejecución y adelantar los trámites a que haya lugar por su parte para garantizar la debida ejecución.

d. Establecer un cronograma de ejecución de actividades y procesos donde se describan responsables, roles y funciones para el desarrollo y ejecución del Contrato, previo acuerdo con el Supervisor del contrato. e. Tramitar los pagos de oficio en los términos acordados en este contrato, con base en certificaciones de prestación efectiva del servicio.

f. Prestar la debida, adecuada y oportuna ayuda al CONTRATISTA en los temas que este requiera para la ejecución del objeto del contrato. 4. MODALIDAD DE SELECCIÓN DEL CONTRATISTA Y SU JUSTIFICACIÓN INCLUYENDO LOS FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN LA CONTRATACIÓN 4.1. RÉGIMEN JURIDICO. A) LEY 80 DE 1993, B) LEY 1150 DE 2007 C) LEY 1474 2011 D) DECRETO LEY 019 DE 2012


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E) DECRETO 1082 DE 2015. F) Demás normas que complementen, modifiquen o reglamenten las anteriores disposiciones y por las normas civiles y comerciales que regulen el objeto del contrato. 4.2. MODALIDAD DE SELECCIÓN

La modalidad de selección corresponde a la de Contratación Directa de que trata el literal c) numeral 4° del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007, modificado por el artículo 92 de la Ley 1474 de 2011, y el artículo 2.2.1.2.1.4.1 del Decreto 1082 de 2015, se presenta el estudio previo para adelantar un proceso de Contratación Directa para la suscripción de un contrato interadministrativo. Lo anterior por tratarse de un bien o servicio que por sus características, la cuantía y la destinación del mismo, permite la suscripción de un contrato interadministrativo en el entendido de que las obligaciones derivadas de su ejecución, tienen relación directa con el objeto de la entidad ejecutora conforme a la ley y en sus reglamentos, lo que permite que se adelante un proceso para la escogencia del contratista utilizando la regla dispuesta en la Ley 1150 de 2007 como lo es la Contratación Directa, donde es posible adelantar un proceso que garantice la eficiencia de la gestión contractual y la escogencia de la mejor oferta para la Entidad. En ese orden de ideas, la SOCIEDAD HOTELERA TEQUENDAMA S.A. es una Sociedad Anónima de Economía Mixta, sometida al régimen legal de las empresas industriales y comerciales del Estado, cuyo objeto es, entre otros, la explotación de la industria hotelera y la administración directa o indirecta de hoteles, negocios conexos y sistemas de información y tecnología; en desarrollo de lo cual puede prestar los servicios de infraestructura física, técnica y humana, que sirvan de apoyo logístico para realizar las actividades objeto del presente contrato y que son parte integral del proyecto de inversión aprobado por el DNP para la Dirección Nacional de Derecho de Autor en la vigencia 2015. Según lo dispuesto en el artículo 16 de la Ley 1150 de 2007. La actividad Contractual de la Sociedad Hotelera Tequendama S.A no está sujeta a las disposiciones del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública y se regirá por las disposiciones legales y reglamentarias aplicables a su actividad. sin perjuicio del cumplimiento de los principios los principios de la función administrativa y de la gestión fiscal de que tratan los artículos 209 y 267 de la Constitución Política, respectivamente según sea el caso y estarán sometidas al régimen de inhabilidades e incompatibilidades previsto legalmente para la contratación estatal. 5. VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO Y LA JUSTIFICACIÓN DEL MISMO 5.1. VALOR DEL CONTRATO


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A efectos de garantizar los principios de selección objetiva y de económica, de acuerdo con la oferta presentada por la SOCIEDAD HOTELERA TEQUENDAMA S.A., y habida cuenta que se trata de una contratación directa, el valor estimado para la presente contratación es de TREINTA Y SIETE MILLONES NOVECIENTOS SESENTA MIL PESOS ($37.960.000,oo) incluido el IVA., amparado con el Certificado de Disponibilidad Presupuestal No. 17615 del 12 de noviembre de 2015 con cargo al rubro del proyecto de inversión de la DNDA 5.2. JUSTIFICACIÓN DEL VALOR ESTIMADO. Es necesario señalar que para efectos de estimar el valor estimado del contrato a celebrar esto es el servicio de apoyo logístico, operación y producción de eventos en la ciudad de Bogotá, se solicitaron cotizaciones a varios hoteles, entre los que se encuentran el Hotel Dann, Hotel NH Collection, Hotel Casa Medina, Hotel Tequendama y a la Caja de Compensación Compensar, de las cuales, la única cotización que incluye la totalidad de los requerimientos que tiene la DNDA es la presentada por la Sociedad Hotelera Tequendama S.A. Por último es necesario indicar que se solicitó cotización a otros hoteles, entre los que se encuentra La Fontana sin recibir respuesta. (ver cuadro anexo) 5.3. Variables para calcular el valor del contrato. Las variables que se consideraron para calcular el valor del contrato, se realizaron teniendo en cuenta los servicios a contratar conforme a los requerimientos contenidos en las especificaciones y las necesidades de la entidad. Para ello se tuvieron en cuenta los ítems que se enuncian a continuación:

Costos por el transporte de los invitados.

Costos relativos al alquiler del salón de eventos, servicio de catering y de logística y producción de eventos.

Costos indirectos: Los costos derivados del objeto del contrato los tendrá en cuenta el contratista dentro de su propuesta.

Impuestos como IVA, ICA, RETEFUENTE y otros considerados acorde con el objeto contractual.

Gastos de personal: Meseros, maestro de ceremonias, operadores logísticos.

Plazo de ejecución

Costos indirectos Asimismo, se solicitó cotización a: i) Hotel Dann, ii) Hotel NH Collection Royal NH Collection Royal, iii) Hotel Casa Medina, iv) Compensar, quienes no cotizan la totalidad de los requerimientos que tiene la entidad y v) Sociedad Hotelera Tequendama S.A., quien cotiza la totalidad de los requerimientos que tiene la DNDA.


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Se puede observar que a pesar de haber invitado a varios hoteles a presentar cotización relacionado con los tres (3) eventos que requieren el apoyo logístico, no fue posible obtener cotizaciones que incluyeran la totalidad de los requisitos en igualdad de condiciones. La única cotización que incluyo la totalidad de los requerimientos de la entidad fue la presentada por la SOCIEDAD HOTELERA TEQUENDAMA S.A. 6. CRITERIOS PARA SELECCIONAR LA OFERTA MAS FAVORABLE Por tratarse de una contratación directa (contrato interadministrativo), de conformidad con la normativa vigente, no se aplicara la definición de los factores de escogencia y la favorabilidad del ofrecimiento, ni ponderación de las ofertas, siendo en este caso, la verificación y comprobación, del cumplimiento de los requisitos jurídicos, financieros, técnicos y económicos, la base para la aprobación de la oferta presentada. La verificación del cumplimiento de la capacidad jurídica, financiera, técnica y de experiencia de la SOCIEDAD HOTELERA TEQUENDAMA S.A. para la ejecución del objeto contractual, no dará derecho a la asignación de puntaje, solo conducirá a determinar si la propuesta es hábil para ser evaluada. Por otra parte y dado que no hay lugar a la aplicación de factores de selección, la Entidad considera que la oferta más favorable es la presentada por la Sociedad Hotelera Tequendama S.A., en razón a que ofrece la totalidad de los servicios que requiere la DNDA, con alta calidad, eficiencia y seguridad, adicional a ello la cercanía a las instalaciones de la entidad. En consecuencia, la persona jurídica debe anexar los documentos que acrediten experiencia e idoneidad de conformidad con lo solicitado en los siguientes requisitos:

EXPERIENCIA E IDONEIDAD. Por tratarse de una contratación directa, de conformidad con la normativa vigente, no aplica la definición de los factores de escogencia y la favorabilidad del ofrecimiento, se procede a verificar la idoneidad, experiencia, y capacidad jurídica y técnica de la SOCIEDAD HOTELERA TEQUENDAMA S.A. para la ejecución del objeto contractual, para lo cual la persona jurídica debe anexar los documentos que acrediten experiencia e idoneidad, así:

1. Presentar una relación de mínimo tres (3) contratos ejecutados con entidades públicas y/ó privadas cuyo objeto corresponda al apoyo logístico, operación y producción de eventos para grupos mayores a 100 personas u objetos similares, nombre del contratante, contratista, objeto, valor del contrato, fecha de inicio y terminación del mismo.


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2. Anexar copia de mínimo dos (2) y máximo (3) contratos ó certificaciones de contratos ejecutados con Entidades Públicas o privadas, que se encuentren relacionados en el numeral anterior, donde especifica el nombre del contratante, contratista, objeto, valor del contrato, fecha de inicio y terminación del mismo.

6.1. EVALUACION La entidad procederá a verificar los requisitos habilitantes, condiciones técnicas y el factor económico el cual no debe superar el presupuesto oficial disponible para esta contratación.

FACTORES EVALUACION

JURIDICOS CUMPLE / NO CUMPLE

FINANCIERA CUMPLE / NO CUMPLE

TÉCNICOS Y DE EXPERIENCIA CUMPLE / NO CUMPLE

ECONOMICOS CUMPLE/ NO CUMPLE

Requisitos jurídicos (Cumple/ no cumple)

Se verificará la presentación y validez de los documentos solicitados.

Requisitos financieros (Cumple/ no cumple)

Se verificará la presentación y validez de los documentos solicitados.

Requisitos Técnicos y de Experiencia (Cumple / no cumple)

Se verificará que la propuesta técnica se ajuste a las necesidades de la entidad consignadas en los estudios previos.

Requisitos Económicos (Cumple / no cumple)

La oferta presentada debe cumplir con los requisitos jurídicos, financieros, técnicos y de experiencia, las especificaciones técnicas y que el precio no supere el presupuesto oficial estimado para la presente contratación, el cual se ha fijado en la suma de TREINTA Y SIETE MILLONES NOVECIENTOS SESENTA MIL PESOS ($37.960.000,oo) incluido el IVA acorde con el certificado de disponibilidad presupuestal No. 17615 del 12 de noviembre de 2015 Rubro C-520-406-1 “Fortalecimiento al sistema de propiedad Intelectual del Derecho de Autor”. 6.2. DOCUMENTOS PARA ACREDITAR LA CAPACIDAD JURIDICA, FINANCIERA, TÉCNICA Y DE EXPERIENCIA.


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6.2.1. DOCUMENTOS PARA ACREDITAR LA CAPACIDAD JURIDICA.

Certificación sobre habilidad para contratar con el Estado (Anexo 1) Certificación sobre habilidad para contratar con el Estado, de conformidad con lo dispuesto en el Artículo 8 de la Ley 80 de 1993 y sus decretos reglamentarios vigentes, y el Artículo 18 de la Ley 1150 de 2007 literal j), y las demás disposiciones constitucionales y legales vigentes aplicables.

Certificado de existencia y representación legal expedido por la Entidad competente con fecha de expedición no mayor a 30 días.

Certificación sobre pagos de seguridad social persona jurídica (anexo 2) y aportes parafiscales al perfeccionamiento y en la ejecución del contrato (Art 50 Ley 797 e inciso segundo y parágrafo 1º del Artículo 41 de la Ley 80 y Articulo 23 de la Ley 1150/07). El pago a salud y pensión debe acreditarlo para la realización de cada pago derivado del contrato

Decreto de creación de la Sociedad Hotelera Tequendama donde conste que es una Entidad pública del orden Nacional

Acta de nombramiento del representante legal.

Acto administrativo mediante el cual fue facultado para contratar en caso de ser por delegación, el acto de delegación.

Documento de posesión del representante legal.

Fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal

Hoja de vida única persona jurídica. (formato anexo 3) 6.2.2. DOCUMENTOS PARA ACREDITAR LA CAPACIDAD FINANCIERA.

Registro Único Tributario expedido por la DIAN.

Certificado de Información Tributaria

Información SIIF (Anexo 4). (Este documento no es requisito habilitante) El proponente deberá anexar DILIGENCIADO el Formato de Información de Proveedores o Contratistas Sistema de Información Integral Financiera SIIF, necesaria para la conformación de la base de datos y para el pago oportuno de las cuentas, por lo que el


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formato debe ser diligenciado en su totalidad de forma clara y precisa, en letra imprenta, a máquina o en computador. Debe anexar la certificación de la Entidad Bancaria, en donde los datos del cuentahabiente deben coincidir con los datos del proponente. (Fecha de expedición no mayor a 90 días contados a partir de la fecha de elaboración del presente estudio previo).

Propuesta económica con los anexos que considere de acuerdo con el objeto a contratar. i) La propuesta se debe cotizar en pesos colombianos y en esta moneda se efectuarán los pagos correspondientes del contrato. ii) Señalar los impuestos y porcentajes en el evento de aplicar acorde con las normas tributarias vigentes. iii) Término de ejecución en días y iv) Especificar forma de pago 6.2.3. DOCUMENTOS PARA ACREDITAR LA CAPACIDAD TÉCNICA Y DE EXPERIENCIA.

Propuesta técnica con los anexos que considere de acuerdo con el objeto a contratar.

Presentar una relación de mínimo cinco (5) contratos ejecutados con entidades públicas y/ó privadas cuyo objeto corresponda al apoyo logístico, operación y producción de eventos para grupos mayores a 100 personas u objetos similares, nombre del contratante, contratista, objeto, valor del contrato, fecha de inicio y terminación del mismo.

Anexar copia de mínimo tres (3) contratos ó certificaciones de contratos ejecutados con Entidades Públicas o privadas, que se encuentren relacionados en el numeral anterior, donde especifica el nombre del contratante, contratista, objeto, valor del contrato, fecha de inicio y terminación del mismo y que el mismo se encuentre firmado por quien lo expide.

7. TIPIFICACIÓN, ESTIMACIÓN Y ASIGNACIÓN DE LOS RIESGOS PREVISIBLES INVOLUCRADOS EN LA CONTRATACIÓN (Ver matriz de Riesgos anexa) En desarrollo de lo señalado en el artículo 4 de la Ley 1150 de 2007, el articulo 1 y numeral 9 del artículo 12 del Decreto–Ley 4170 de 2011, el Documento CONPES 3714, el Decreto 1082 de 2015, y artículo 25, numerales 7 y 12 de la Ley 80 de 1993, y con el fin de valorar el alcance del objeto contractual requerido por la entidad, como sustento y justificación de los factores de selección adoptados para el presente proceso de contratación se procede a realizar el análisis de riesgos de la contratación, su tipificación, estimación y asignación.


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Se precisa que salvo las situaciones específicamente mencionados en el presente numeral y como principio general, EL CONTRATISTA como experto de negocio y como especialista, asumirá los efectos económicos de todas aquellos sucesos previsibles y de normal ocurrencia para las actividades que son objeto de la presente contratación. Por lo tanto, deberá asumir los riesgos asociados a su tipo de actividad ordinaria que sean previsibles, así mismo, asumirá aquellos riesgos propios de su actividad empresarial y de persona natural o jurídica que tiene que cumplir con determinadas cargas y deberes frente al Estado y la sociedad. En consecuencia, solo procederán reclamaciones por hechos o circunstancias imprevisibles no asignadas al contratista en la presente distribución de riesgos de la contratación. La Dirección Nacional de Derecho de Autor no estará obligada a efectuar reconocimiento económico alguno ni a ofrecer garantía que permita eliminar, prevenir o mitigar los efectos de los riesgos asumidos por el contratista. Sólo en el evento que se demuestre por parte del contratista pérdida por la ocurrencia de situaciones imprevistas que no sean imputables a él, y se acepte tal situación por la entidad, se procederá al restablecimiento del equilibrio de la ecuación económica del contrato. En atención a la anterior normatividad, en el presente estudio previo se tuvieron en cuenta las indicaciones establecidas en el Manual para la identificación y cobertura del Riesgo en los procesos de contratación emitido por Colombia Compra Eficiente y se siguieron los siguientes pasos para establecer los riesgos: 1. Se estableció el contexto en el cual se adelanta el proceso, es decir, se identificaron los riesgos comunes a los procesos de contratación en la DNDA. Se identificaron y clasificaron los riesgos del proceso de logística, operación y producción de eventos:

Clase: General y específico

Fuente: Interno y Externo

Etapa: Planeación, Selección, Contratación y Ejecución Tipo: Riesgos Económicos, Riesgos Sociales o Políticos, Riesgos Operacionales, Riesgos Financieros, Riesgos Regulatorios, Riesgos de la Naturaleza, Técnicos, entre otros. 2. Se evaluaron y calificaron los riesgos identificados estableciendo el impacto de los mismos frente al logro de los objetivos del proceso de contratación y su probabilidad de ocurrencia.


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Esta evaluación permitió asignar a cada riesgo una calificación en términos de impacto y de probabilidad, lo cual permitió establecer la valoración de los riesgos identificados y las acciones que se deben efectuar. 3. Asignar y tratar los riesgos: Se estableció un orden de prioridades de acuerdo al objeto contractual y su alcance con el fin de evitar el riesgo, transferirlo, aceptarlo, reducir la probabilidad y las consecuencias. 4. Monitorear y revisar la gestión de los riesgos: Se realizó un análisis de cada uno de los riesgos incluidos en la matriz anexa proponiendo un plan de tratamiento los cuales serán revisados constantemente durante la ejecución del contrato y de ser necesario se deben hacer ajustes al plan de tratamiento de acuerdo con las circunstancias que se presenten durante la ejecución del contrato. Este monitoreo deberá garantizar que los controles son eficaces y eficientes, obtener información adicional para mejorar la valoración del riesgo, analizar y aprender a partir de los eventos, cambios, éxitos y fracasos, detectar cambios en el contexto externo e interno que exijan revisión de los tratamientos del riesgo e identificar nuevos riesgos que puedan surgir. No obstante lo anterior, la SOCIEDAD HOTELERA TEQUENDAMA S.A, interesada en el proceso podrá manifestar a la entidad, teniendo en cuenta el conocimiento que tienen como expertos en su actividad ordinaria, la existencia de posibles riesgos asociados a la ejecución del contrato que puedan afectar el equilibrio económico del mismo, de conformidad con lo expresado por el artículo 863 del Código de Comercio, según el cual, las partes deberán proceder de buena fe exenta de culpa en el período precontractual, so pena de indemnizar los perjuicios que se causen. En consecuencia, la Entidad no aceptará reclamaciones relacionadas con circunstancias previsibles por el contratista que afecten dicho equilibrio económico y que no hayan sido manifestadas por el mismo, en dicha audiencia o en tal plazo. NOTA: Debe entenderse que los mecanismos contenidos en el contrato, permiten mantener las condiciones económicas y financieras existentes al momento de la presentación de la propuesta por parte del contratista y consecuentemente, están diseñados para restablecer y mantener la ecuación del equilibrio contractual, en los términos señalados en la Ley 80 de 1993. 8. MECANISMO DE COBERTURA DEL RIESGO: De conformidad con lo establecido en el artículo 2.2.1.2.1.4.5 del Decreto 1082 de 2015, en la contratación directa la exigencia de garantías no es obligatoria y para el caso del presente proceso que es un contrato interadministrativo, el objeto contractual no pone en


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riesgo el funcionamiento de la Entidad ni la realización del evento, toda vez que la SOCIEDAD HOTELERA TEQUENDAMA es experta e idónea en el tema. En consecuencia, en el presente proceso no se solicitara mecanismo de cobertura del riesgo. 9. SUPERVISIÓN La supervisión del contrato resultante del presente proceso designado por el Director General será La Subdirectora Técnica de Capacitación, Investigación y Desarrollo, o quien haga sus veces. 10. INDICACIÓN SI LA CONTRATACIÓN ESTÁ COBIJADA POR UN ACUERDO INTERNACIONAL O UN TRATADO DE LIBRE COMERCIO VIGENTE PARA EL ESTADO COLOMBIANO. En cumplimiento a lo estipulado en el artículo 2.2.1.2.4.1.1 del Decreto 1082 de 2015 la DNDA, establece si el servicio objeto del presente proceso de selección se encuentra cobijado por los acuerdos y tratados internacionales que vinculen al estado colombiano, para lo cual se verificó: a) Si la cuantía del proceso se somete al capítulo de compras públicas b) Si la Entidad se encuentra cobijada bajo el capítulo de compras públicas c) Si los bienes y servicios a contratar no se encuentran excluidos del capítulo de compras. De acuerdo a la verificación realizada sobre los TRATADOS DE LIBRE COMERCIO, ACUERDOS INTERNACIONALES VIGENTES PARA EL ESTADO COLOMBIANO y la excepción consistente en la modalidad de contratación directa, el presente proceso no se somete al capítulo de compras públicas. El presente documento se expide el veinticinco (25) de noviembre de 2015.

DOCUMENTO ORIGINAL FIRMADO POR EL SUSCRITO SILVIO ALEXANDRO GÓMEZ SALDARRIAGA ASESOR DEL DIRECTOR GENERAL SUBDIRECTOR TÉCNICO DE CAPACITACIÓN INVESTIGACIÓN Y DESARROLLO (E) Anexo: Matriz de Riesgos Programación de los Eventos CDP 17615 del 12 de noviembre de 2015

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