Décima edición USALI Cambios en el control y gestión del departamento de …pdfs.wke.es/0/4/9/4/pd0000070494.pdf · 2011-10-24 · de una manera uniforme y comparable, a la

Contabilidad sectorial

Desde la perspectiva de la nueva edición USALI, convertido en el sistema contable de la industria hotelera internacional, este trabajo examina un departamento tan importante

como el de Habitaciones, analizando las partidas que componen su margen departa-mental, así como su relación con la elaboración del Estado Analítico de Resultados

Cambios en el control y gestión del departamento

de habitaciones

Décima edición USALI

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págpd www.partidadoble.es

Adelaida Ciudad GómezUniversidad de Extremadura

E l Uniform System of Accounts for Lod-ging Industry (USALI) es aprobado, publicado y recomendado por primera vez en 1926, posibilitando que los ho-

teles presentaran su información financiera de una manera uniforme y comparable, a la vez que supuso una mejora significativa de su contabilidad interna, facilitando la ges-tión, evaluación y control de las actuaciones de los responsables departamentales. Des-pués de varias revisiones, se encuentra en la actualidad en su 10ª edición, publicada en 2006.

Su aplicación obligatoria y uniforme por parte de los miembros de las asociaciones que lo avalan, lo han convertido en el están-dar aplicado desde los más importantes hote-les y cadenas hoteleras hasta pequeños hote-les, posibilitando la comparación, en el tiempo y en el espacio, de magnitudes y datos rele-vantes. Hoy en día, constituye una guía espe-cífica de la hostelería mundial, utilizada en di-ferentes países por grandes cadenas hotele-ras, que se extiende continuamente, y consti-tuye el sistema de reporting y gestión más di-fundido y usado en la industria hotelera inter-nacional.

FICHA RESUMEN

Autores: Adelaida Ciudad Gómez

Título: Décima edición USALI: cambios en el control y gestión del departamento de habitaciones

URL: http://partidadoble.wke.es/550621b

Resumen: El Uniform System of Accounts for the Lodging Industry (USALI), regulación emitida por el organismo profesional americano Hotel Association Of New York y el Institute Of The American Hotel & Motel Association (EIAHMA), es un sistema contable aplicable a la industria del alojamiento que se ha convertido a lo largo de los años en un sistema de reporting y gestión, utilizado internacionalmente por la industria hotelera de manera generalizada. Este sistema ha sufrido importantes cambios en su décima edición, lo que ha provocado en el mismo una mejora sustancial en relación a las anteriores versiones, adaptándose a los nuevos cambios en la industria del alojamiento. En base a esta décima edición del USALI, este trabajo se plantea como principal objetivo analizar el Departamento de Habitaciones, y ver qué partidas componen su margen departamental, su relación con la elaboración del Estado Analítico de Resultados y definir los principales ratios relacionados con este departamento, planteándolo como una herramienta contable útil para el control y gestión de dicho departamento y del establecimiento en su conjunto.

Palabras clave: Contabilidad sectorial. Empresa hotelera. Sistema de información contable. Reporting.

Abstract: The Uniform System of Accounts for the Lodging Industry (USALI), regulations issued by an American professional Association, the Hotel Association Of New York and the Institute Of The American Hotel & Motel Association (EIAHMA) is an accounting system used in the lodging industry which has internationally become over the years into a widespread system of reporting and management. This system has recently undergone major changes in its tenth edition, which has resulted in a very substantial improvement over the previous editions, upgrading and adapting to new changes in the lodging industry, clarifying ambiguities so far and eliminating inconsistencies .Given the prominence of the USALI in the sector and the changes in its last review in this work we considered as the main objectives in this paper, the analysis of which items make their margin department and the relationship to the development of the Summary Operating Statement-EAR. We will also defi ne the key ratios related to this department, all based on the tenth edition of USALI, considering it as a useful accounting tool for the control and management of the department and the property.

Key words: Sector accounting. Hotel. System of accounting information. Reporting.

FICHA RESUMEN

Principales cambios en la décima edición del sistema de reporting

de la industria hotelera internacional en

www.partidadoble.es

CONSULTE

pd28

pág

contabilidad sectorial nº 237 noviembre 2011

El USALI define el concepto de Uniform System Account como un sistema de contabili-dad estandarizado, preparado para ofrecer a los distintos segmentos de la industria del alo-jamiento información detallada, comunicando información financiera a los usuarios externos interesados por la Hospitalidad, sobre la base de los principios contables generalmente admi-tidos, junto con una información complementa-ria, que la amplía y detalla departamentalmen-te, en beneficio de los usuarios internos.

Como marco contable y de gestión, el USALI se ha convertido, en relativamente po-co tiempo, en el estándar contable más signi-ficativo y con más amplio respaldo asociativo aplicable en la hospitalidad, a partir del hecho evidenciado de que es el instrumento que fa-cilita la comparación razonable de resultados y sus performances con respecto a los de otros negocios hoteleros, además de adaptar-se a pequeños y grandes hoteles dado su ampliado detalle y su más que probada objeti-vidad, confiabilidad y responsabilidad como procedimiento específico.

En cuanto a su operatoria, el USALI, par-tiendo de la idea de que la actividad hotelera se caracteriza por la prestación conjunta de una serie de servicios claramente diferencia-dos, que participan individualmente de la ren-tabilidad del hotel, identifica cada uno de es-tos servicios con un centro de responsabili-dad, y centra la presentación de información analítica sobre cada uno de los departamen-tos en que se encuentra dividido el hotel, te-niendo en cuenta tan sólo aquellos costes que sean directamente asignables(1), sin la uti-lización de claves de repartos, evitándose la subjetividad que ello conlleva.

Los departamentos en los que se divide el hotel se engloban en tres grandes grupos:

(1) Respecto a un determinado objetivo de coste, los cos-tes pueden ser clasificados en directos (aquellos que pue-den ser asignados de forma directa, es decir, sin utilizar ningún tipo de reparto) y en Costes indirectos que son aquellos que no tienen relación directa con el objetivo de coste, y que se subdividen en indirectos funcionales y cos-tes indirectos estructurales o no operacionales. Los costes indirectos funcionales son aquellos costes vinculados al proceso productivo, que aún siendo necesa-rios para la producción, no es posible o conveniente, deter-minar que cantidad corresponden inequívocamente a cada departamento operativo. Los costes indirectos estructurales, por su parte, agluti-nan el coste de los factores asignables a las áreas de la empresa no vinculadas al proceso productivo, tales como, impuestos, canon por dirección y gestión del hotel, amorti-zaciones y depreciaciones, gastos financieros o seguros, costes que no son comparables entre hoteles de diferentes características.

• Departamentos Generadores de Ingre-sos o departamentos operativos: son aquellos en los que se desarrollan las ac-tividades productivas del hotel y que ge-neran ventas, caracterizándose por conte-ner ingresos y costes.

• Departamentos funcionales no distri-buibles, también denominados departa-mentos indirectos, necesarios para la acti-vidad del hotel pero que no generan ingre-sos y por ello se caracteriza por tener solo costes.

• Departamentos no operacionales: rela-cionados con aquellas cargas que no pue-den ser imputadas ni a departamentos operativos ni funcionales directamente, ta-les como los honorarios de gestión, segu-ros, etc., y que no dependen de la capaci-dad de gestión del director del hotel.

Además, en el USALI se presentan tres departamentos más, que son distribuidos pro-porcionalmente entre el resto; estos son: De-partamento 11 “Departamento Lavandería de la casa o interna”(2), el Departamento 12 “De-partamento de Cafetería para empleados”(3) y el Departamento 13 “Departamento de gastos relacionados con las nóminas”(4).

Con los costes directos como referencia, se calculan los márgenes departamentales de los diferentes departamentos operativos, con el objetivo de disponer de información que fundamente las decisiones y sirva para con-trolar la actuación de los responsables sobre la base de la consecución de los objetivos es-tablecidos; se permite así una gestión por ob-jetivos, pudiéndose concebir como una herra-mienta de formación de costes, cuyo objeto de coste es el departamento. Se sigue un mo-delo de imputación de costes parcial, no ahondando en el cálculo del coste unitario de servicios, productos, actividades concretas, etc., para lo que sería necesario proceder a la distribución de los costes indirectos utilizando

(2) Será distribuido de manera equitativa entre el resto de departamentos que usen la lavandería de la casa, en base al uso que cada uno haga de él (USALI, 2006, Pág. 163).(3) El resultado de este departamento se distribuirá ínte-gramente y de manera equitativa entre los departamentos que incluyan gastos de carácter laboral (USALI, 2006, Pág. 170).(4) Actualmente se puede evitar su asignación gracias a los sistemas de nóminas que permiten que la empresa car-gue estos gastos a los departamentos directamente (USA-LI, 2006, Pág. 171).

Cambios en el control y gestión del departamento de habitaciones

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alguno de los modelos de imputación de cos-tes total.

Y si relacionamos el departamento con el concepto “centro de responsabilidad”, el USA-LI lo identifica como áreas de responsabilidad que constituye un centro de beneficio, donde su responsable tienen una casi completa li-bertad para la toma de decisiones en el plano operacional, por lo que la información depar-tamental y los diferente márgenes proporcio-nados por el USALI, realizados expost, pro-porcionan el elemento feedback en el sistema de control, tanto para la dirección general, co-mo para los diferentes directores de los distin-tos departamentos.

Por tanto, el beneficio obtenido en el de-partamento es utilizado como medida de valo-ración tanto del rendimiento del departamento como del desempeño del responsable del mismo, teniendo en cuenta que cuando la evaluación se realiza sobre el desempeño, la clave es incluir en el cálculo del beneficio sólo aquellos ingresos y costes sobre los que el di-rector puede influir, pudiendo desarrollar una gestión por objetivos, y determinar la eficacia de cada unos de los departamentos genera-dores de ingreso del hotel, comparando los ingresos y costes reales con las previsiones.

En la aplicación del USALI, una vez cla-sificados e identificados cada uno de los de-partamentos del hotel, se procede a calcular el Margen Neto Departamental- MD (De-partmental Income(Loss)- DI) o margen de explotación departamental, de cada uno de los departamentos generadores de ingresos o departamentos operativos, imputándoles a sus ingresos solo sus costes directos o asig-nables, los “costes de ventas”, “gastos de Personal” y “otros gastos” directos, lo que permite analizar la rentabilidad de cada uno de los departamentos operativos de la em-presa.

Mientras, en los departamentos funciona-les o indirectos se acumulan aquellos costes de explotación comunes a varias actividades operativas.

La información se exporta al Estado analí-tico de Resultados (Summary Operating Sta-tement-EAR), donde se calcula cada uno de los diferentes niveles de margen que poste-riormente son utilizados para el control y toma de decisiones.

ESTADOS CONTABLES ORIENTADOS A LOS USUARIOS INTERNOS: EL DEPARTAMENTO DE HABITACIONES

Como hemos visto, el USALI, partiendo de la idea de que la actividad hotelera se ca-racteriza por la prestación conjunta de una serie de servicios claramente diferenciados que participan individualmente de la rentabili-dad del hotel, identifica cada uno de estos servicios con un centro de responsabilidad y centra la presentación de información analíti-ca sobre cada uno de los departamentos en que se encuentra dividido el hotel, teniendo en cuenta tan solo aquellos costes que sean directamente asignables; son los Departa-mentos Generadores de Ingresos o departa-mentos operativos (Operated Departments) que, según el USALI, en su decima edición, son los siguientes:

• Habitaciones o alojamiento.

• Alimentos y Bebidas.

• Otros departamentos operativos.

• Alquileres y otros ingresos.

En un hotel, el origen fundamental de sus ingresos deriva de las actividades de aloja-miento y restauración, junto con una amplia gama de servicios generales y complementa-rios, si bien, es el departamento de alojamien-to el que desempeña el papel más relevante dentro del producto hotelero global, al dispo-ner del producto más importante: las habita-ciones destinadas a los clientes.

Para determinar el margen de beneficio departamental, se comparan los ingresos procedentes de las ventas del servicio de alojamiento con el coste que supone ofre-cerlo; esta información se suministra a tra-vés del Estado Departamental de Habitacio-

Una vez identificados los

departamentos, se calcula el margen de

explotación de cada uno de ellos como

generadores de ingresos, imputándose

solo sus costes directos o asignables

pd30

pág


nes, cuyo formato en base al USALI es el que se muestra en la Figura 1, y que nos da información sobre sus ingresos, sus gastos directos y su Resultado o Margen departa-mental.

Este formato puede ser modificado, elimi-nándose aquellos apartados irrelevantes, pero no podrá añadirse ni proceder a la sustitución

de las diferentes líneas de ingresos o gastos, si bien, el USALI nos permite crear aquellos sub-departamentos que muestren un mayor detalle de los ingresos o gastos en particular. Es el caso de los servicios de alojamiento de propiedad mixta (Mixed-Use) y Condo-Hoteles donde la entidad hotelera que asume el riesgo económico asociado con la gestión de estas unidades de alojamiento, propiedad de un ter-cero en virtud de una relación contractual, pue-de crear un sub-departamento para incluir los ingresos y gastos de la “propiedad mixta”, que posteriormente serán agregados a los ingresos y gastos individuales del hotel en el Departa-mento de Habitaciones.

Asimismo, la entidad hotelera podrá mos-trar en un orden diferente o eliminar aquellas columnas que considere conveniente, que-dando de conformidad con el USALI.

A continuación realizaremos un breve análisis de sus ingresos y gastos asignables, componentes del margen departamental.

INGRESOS Y OTRAS CONSIDERACIONES DEL DEPARTAMENTO DE HABITACIONES

Como ingresos de este departamento, se imputan los derivados de la venta de las ha-bitaciones, y que, deducidos los descuentos efectuados debido a problemas de servicio, y no a errores contables(5), obtenemos los in-gresos netos por ventas de habitaciones.

A su vez, los ingresos son analizados y segregados en cuatro segmentos: Transeún-tes (Transient), Grupo (Group), Contrato (Contract) y Otros (Other) (USALI, 2006, Págs. 39 y 40):

a) Ingreso de habitaciones de clientes transeúntes. En este segmento se incluyen aquellos ingresos procedentes del alquiler de habitaciones y suites a clientes cuando estos ocupen menos de 10 habitaciones por noche. También serán incluidos los ingresos por al-quiler de habitaciones a clientes que fijen su residencia de manera permanente (con o sin un contrato).

Este segmento comprende típicamente las siguientes categorías:

(5) En el caso de los errores contables estos son tratados como ajustes de ingresos, sin considerar el período contable en el que se ha producido el error (USALI, 2006, Pág. 42)

F I G U R A 1

ESTADO DEL DEPARTAMENTO DE HABITACIONES.

Fuente: USALI10 edic

. Pág. 38

ESTADO DEL DEPARTAMENTO DE HABITACIONES.

DEPARTAMENTO DE HABITACIONES Programa 1

IMPORTE

INGRESOS DEPARTAMENTO HABITACIONES+ Ingreso de habitaciones de clientes transeúntes ID

1-1

+ Ingreso de habitaciones de grupos ID1-2

+ Ingreso de contratos de habitaciones ID

1-3

+ Otros ingresos de habitaciones ID1-4

- Descuentos D

tos1

= TOTAL INGRESOS NETOS D. HABITACIONES (ΣID1-n

– Dtos1

) INT1

GASTOS DEL DEPARTAMENTO DE HABITACIONESNOMINAS Y GASTOS RELACIONADOS Salarios, sueldos y bonificaciones + Sueldos y Salarios GP

1-1-1

+ Bonificaciones e incentivos GP

1-1-2

= Total Salarios, sueldos y bonificaciones Σ (GP1-1 -1

+ GP1-1-2

) GP1-1

Gastos relacionados con nominas + Impuesto sobre la nómina GP

1-2-1

+ Sueldos suplementarios GP

1-2-2

+ Beneficios a empleados GP1-2-3

= Total Gastos relacionados con nóminas Σ(GP1-2 -1

+ GP1-2-2

+ GP1-2-3

) GP

1-2

= Total Nominas y gastos relacionados Σ(GP1-1

+ GP1-2

) GP1

OTROS GASTOS + Televisión por cable / satélite OG

1-1

+ Artículos de limpieza OG1-2

+ Comisiones OG

1-3

+ Comisiones y descuentos a grupos OG1-4

+ Servicios complementarios y obsequios OG

1-5

+ Servicios Contratados OG1-6

+ Retribuciones de la oficina corporativa OG

1-7

+ Decoración OG1-8

+ Cuotas y suscripciones OG

1-9

+ Alquiler de equipos OG1-10

+ Reubicación de huéspedes OG

1-11

+ Suministros a huéspedes OG1-12

+ Transporte de huéspedes OO

1-13

+ Lavandería y limpieza en seco OG1-14

+ Licencias y permisos OG

1-15

+ Lencería (Sabanas, toallas, albornoz, etc) OG1-16

+ Varios OG

1-17

+ Suministros de funcionamiento OG1-18

+ Impresión y artículos de papelería OG

1-19

+ Reservas OG1-20

+ Tasas de Royalty OG

1-21

+ Telecomunicaciones OG1-22

+ Formación OG1-23

+ Gastos de viaje de empleados: Dietas y alojamiento OG1-24

+ Gastos de viaje de empleados: Otros OG

1-25

+ Limpieza de uniformes OG1-26

+ Uniformes OG

1-27

= Total Otros gastos Σ(OG1-1

+ ... + OG1-27

) OG1

TOTAL GASTOS DEL DEPARTAMENTO DE HABITACIONES (GP1 + OG

1) TG

1

MARGEN DEPARTAMENTAL HABITACIONES (INT1 – TG

1) MD

1


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• Comercial / corporativo

• Ocio

• Gobierno / ejércitos

• Huésped frecuente o preferente

• Paquetes de viajes.

• Paquetes de hotel.

• Internet

b) Ingreso de habitaciones de grupos. En este segmento se incluyen los ingresos de-rivados del alquiler en bloque de 10 o más ha-bitaciones o suites por noche a un grupo de personas que viajan juntas. Además, esto in-gresos de habitaciones de grupos podrán ser separados por segmentos de mercado, entre los que se incluyen las siguientes categorías:

• Corporaciones /empresas

• Asociaciones / convenciones

• Gobierno

• Grupo de Tour

• SMERF (sociales, militares, educativos, religiosos, familiares)

• Mayoristas(6), tanto tradicionales como ma-yorista on-line.

c) Ingreso por contrato de habitacio-nes. En este caso, se incluyen los ingresos

(6) Dicho ingreso será registrado neto de aquellos des-cuentos concedidos a los mayoristas por ventas en gran-des bloques.

netos de descuentos obtenidos a través de la firma de un contrato con otra entidad para un bloque de habitaciones durante un periodo prolongado de tiempo (sobre 30 días). En es-te segmento, por tanto, serán incluidos ingre-sos tales como los procedentes de alquiler de habitaciones al personal de aerolíneas donde exista un contrato firmado con la compañía, los procedentes de cursos de formación cor-porativos celebrados en nuestro estableci-miento, o los contratos de alquiler de habita-ción con empresas para utilizarlas como in-centivos basados en programas de benefi-cios.

d) Otros ingresos de habitaciones. Son los ingresos asociados a la ocupación de las habitaciones pero que no pueden ser inclui-dos en los segmentos anteriores:

• Ingresos por anulaciones o cancelacio-nes. Son los ingresos que provienen de clientes transeúntes por habitaciones no ocupadas pero que son cobradas total o parcialmente, bien por encontrarse garan-tizado el cobro de la reserva o bien por no haberse cancelado la reserva por parte del cliente según las condiciones estable-cidas en dicha reserva. Los ingresos pro-cedentes de anulaciones o cancelaciones que provengan de grupos no serán consi-derados como ingresos de este departa-mento sino del Departamento de alquiler y otros ingresos (Programa 4), por lo que serán excluidas del cálculo de la tarifa media por día (ADR o ARR).

• Ingresos por Uso de día de las habita-ciones. Son los ingresos obtenidos por el alquiler de habitaciones para ser usa-das como vestidores, para entrevistas de trabajo, audiciones de películas, para ex-

F I G U R A 2

INGRESOS TOTALES DEL DEPARTAMENTO DE HABITACIONES


. Pág. 38Fuente: USALI . Pág. 38

ROOMS -SCHEDULE 1

MES CORRIENTE ACUMULADO DEL AÑO

ACTUAL PRESUPUESTO AÑO ANTERIOR ACTUAL PRESUPUESTO AÑO ANTERIOR

INGRESOS:Ingresos de habitaciones individualesIngresos de habitaciones en grupoIngresos de contrato de habitacionesOtros ingresos de habitacionesMenos: DescuentosTOTAL INGRESOS DE HABITACIONES

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pág


poner mercancías como ropa o juguetes, etc.

• Ingresos por salidas anticipadas de los clientes.

• Honorarios por retraso en la salida del cliente del hotel.

• Alquiler de camas supletorias y cunas

A la hora de imputar los ingresos del De-partamento de Habitaciones deberemos tener en cuenta ciertas consideraciones que se de-tallan a continuación.

Si en relación con la venta y distribución de las habitaciones del hotel, se usan los servicios de un mayorista, ya sea de carác-ter tradicional como on-line, los ingresos pro-cedentes de estas ventas o alquileres son

registrados como ingresos dentro del seg-mento “Ingresos de habitaciones en grupo” por el valor neto recibido, descontadas comi-siones y gastos incluidos en la liquidación con el mayorista.

Así pues, las comisiones pagadas a un mayorista no son tratadas como las comisio-nes pagadas a las agencias de viajes(7), sino que son tratadas como reducciones en el pre-cio de la habitación.

Cuando los huéspedes sean alojados en conjunción con otros servicios proporciona-dos por el propio hotel, como por ejemplo, es-tancia con pensión completa, un Todo Inclui-do, o paquetes con los que se contrata aloja-miento, comida y otros servicios de forma conjunta por un precio global, se hará nece-sario proceder a la asignación de los ingresos por lotes departamentalmente.

En este sentido, el USALI recomienda que la distribución sea hecha sobre la base del ra-tio de proporcionalidad del valor teórico de mercado (media del importe recibido por simi-lares servicios) de cada uno de los servicios incluidos en el lote, siempre que estos sean proporcionados directamente por el hotel. Cuando los huéspedes sean alojados en con-junción con otros servicios proporcionados por terceros, el importe correspondiente a es-te servicio será deducido del ingreso por el lo-te, registrándose no como ingreso sino como deuda hasta su pago.

Otra de las operaciones a tener en cuenta son las transacciones a través de permutas, en las que las habitaciones son parte de un acuerdo, es decir, cuando el establecimiento hotelero se compromete a prestar una serie de servicios (suministrar alojamiento, comida y bebidas...), a cambio de otros servicios co-mo pueden ser los publicitarios. En este tipo de transacciones es necesario que tanto los ingresos como los gastos de la transacción queden perfectamente reconocidos contable-mente; así, el valor de los servicios a recibir serán cargados como gastos anticipados, abonándose a la cuenta de otras deudas el valor de los servicios a suministrar. Cuando el establecimiento hotelero reciba los servicios acordados en la operación de permuta, se de-berá registrar el valor de esos servicios como

(7) Las comisiones pagadas a las agencias de viajes son cargadas como gasto en la cuenta de comisiones, dentro del departamento de habitaciones.


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gasto, dando de baja el gasto anticipado co-rrespondiente y dejando el valor sin usar de la operación de permuta. Asimismo, cuando el establecimiento hotelero preste el servicio que ha sido pactado en el acuerdo, se reco-nocerá el ingreso correspondiente, dando de baja la deuda registrada y quedando solo el valor del servicio no prestado.

En cuanto a los Programas de estancias frecuentes, a través de los que el hotel intenta lograr la fidelización de la clientela, suminis-trándose alojamiento y otros servicios a bajo precio o incluso gratuitamente en base a un programa de puntos, cuando los puntos sean emitidos, el establecimiento deberá registrar-los como un gastos de marketing(8) (Departa-mento de ventas y marketing- Programa 6) con abono a una cuenta de pasivo, estimán-dose que los programas de fidelización de los clientes son instrumentos de mercadotecnia diseñados para mejorar el volumen de venta. Posteriormente, cuando el cliente utilice sus puntos, se registrará el ingreso de habitacio-nes, dando de baja el correspondiente pasivo si el programa de estancia frecuente es a ni-vel de propiedad.

A efectos de cálculos estadísticos, tanto las habitaciones que son parte de una tran-sacción a través de permutas como las habi-taciones utilizadas en programa de estancias frecuentes serán consideradas como habita-ciones ocupadas.

También hemos de señalar que aquellos ingresos procedentes de la venta de artículos en las habitaciones como son el agua embo-tellada o la comida enlatada, no serán consi-derados como ingresos del Departamento de Habitaciones-Programa 1, sino que serán in-cluidos como ingreso en Mini Bar dentro del Departamento de comidas y bebidas- Progra-ma 2, o bien, si el establecimiento no dispone de Departamento de comidas y bebidas, en el

(8) Existen distintas prácticas de contabilización de los contratos de fidelidad de los clientes: • Coste incremental: Se reconoce, en el momento de la emi-sión de los puntos, un gasto por los costes de prestar el ser-vicio futuro, dando lugar a un pasivo en el balance. • Ingresos diferidos: Se reconoce los puntos que se emiten como un componente separado de la operación de venta y registrando como ingresos diferidos la porción de los ingre-sos asociados con los puntos emitidos. Si bien, el IFRIC 13 “Programas de Fidelización de Clien-tes”, al contrario que el USALI, ha optado por contabilizar los puntos acumulados emitidos a valor razonable por el método de ingresos diferidos, al considerarlos como bienes o servicios separados entregados en una fecha posterior y no como coste directamente relacionado con el bien o servi-cio entregado.

Departamento de alquileres y otros ingresos-Programa 4, si solo se han generado ingre-sos, o en el Otros departamentos operativos-Programa 3, cuando la empresa además de obtener ingresos por este tipo de artículos también ha incurrido en gastos.

En cuanto a las Tasas o recargos (Resort Fees/surcharges)(9), estas son registradas ge-neralmente como ingresos de aquellos depar-tamentos que proporcionan los servicios in-cluidos en dichas tasas. Cuando este recargo no pueda ser asignado como ingreso en nin-gún departamento en concreto, o bien que los servicios incluidos estén relacionados con servicios normalmente cargado como ingreso en el Departamento de habitaciones-Progra-ma 1 (camas supletorias o cunas), estas ta-sas serán incluidas en el segmento Otros In-gresos dentro del Departamento de habitacio-nes-Programa 1.

Una vez imputados todos los ingresos del Departamento de habitaciones-Programa 1 a sus correspondientes segmentos, para com-pletar el estado departamental, como suma de los cuatros segmentos menos los des-cuentos, se calcula el Ingreso total del depar-tamento de habitaciones, importe que será considerado el 100%, frente al porcentaje de cada segmento de ingreso que se determina-ra dividiendo su importe correspondiente por el ingreso total de habitaciones.

Además, este importe es el que se expor-tará para la elaboración del Estado analítico de resultados-EAR (Summary Operating Sta-tement), estado mediante el que se calculan cada uno de los diferentes niveles de margen que posteriormente son utilizados para el control y toma de decisiones.

CONDO-HOTELES Y PROPIEDAD MIXTA: NUEVO MODELO EN LA INDUSTRIA HOTELERA

Otras de las consideraciones a tener en cuenta dentro de los ingresos del Departa-mento de Habitaciones, y que debido a su im-portancia hemos considerado conveniente tratarlo de manera diferenciada, es el trata-

(9) Honorarios cobrados por el hotel en una cantidad fija o un porcentaje sobre el precio de la habitación, cuyo objeti-vo es compensar costes, y que son cargados por noche de habitación en lugar de por persona y que permiten al hués-ped usar instalaciones del hotel como pueden ser el bal-neario, piscina, transporte aeroportuario, y otras instalacio-nes recreativas.

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pág


miento contable que le da el USALI a los ser-vicios de alojamiento de propiedad mixta (Mixed-Use) y Condo-Hoteles.

En la industria del alojamiento han surgido nuevas tendencias, entre las que se encuentra el nacimiento de un nuevo modelo en la indus-tria: los servicios de alojamiento de propiedad mixta y Condo-Hoteles, condominios bajo un formato de negocio hotelero, dentro de los cuales existen diversas formas de estructurar la relación entre el operador hotelero y el pro-pietario. Entre estas formas destacan tres:

• Aquella en la que la entidad hotelera ven-de ciertas unidades de alojamiento a unos compradores obligados contractual-mente a ceder su propiedad a la compa-ñía gestora mediante acuerdo de arren-damiento. A cambio, recibe una combina-ción de renta y disfrute, pero es la enti-dad hotelera la que absorbe el negocio y el riesgo hotelero específico. Contrata al personal, vende y factura las noches, pa-ga los gastos de mantenimiento, asume los costos de una menor ocupación o ba-ja de tarifas, etc.

• Donde la entidad hotelera se convierte en el responsable gerencial y el que toma las decisiones sobre el negocio a cambio de un honorario.,

• Un híbrido entre ambos y donde el riesgo es compartido entre los dueños y la enti-dad hotelera, y las pérdidas o beneficios relacionados con las unidades del hotel en propiedad mixta son repartidas entre ambos.

La décima edición del USALI en relación al tratamiento contable de estas operacio-nes de condominio del hotel y otras situacio-nes de propiedad mixta orienta respecto a si los gastos e ingresos de estas operaciones deben incluirse en el de Departamento de Habitaciones, en Otros departamentos, o bien, en el Departamento de Alquiler y otros ingresos. Se plantean así tres posibilidades relacionadas con el tipo de riesgo que asu-ma el hotel:

a) Si la entidad hotelera asume el riesgo económico asociado con la gestión de estas unidades de alojamiento propiedad de un ter-cero en virtud de una relación contractual que se extiende a más de un año, entonces:

• Los ingresos y gastos procedentes del al-quiler de estas habitaciones se incluirán en el Departamento de habitaciones-Pro-grama 1, considerándose los ingresos ob-tenidos como Otros ingresos de habitacio-nes (Other Rooms Revenue), y permitien-do que la entidad hotelera pueda crear un sub-departamento para incluir los ingre-sos y gastos de la “propiedad mixta” que, posteriormente, serán agregados a los in-gresos y gastos individuales del hotel en el Departamento de Habitaciones (USALI, 2006, Pág. 44).

• Este tipo de habitaciones, tanto si se en-cuentran en situación de disponibles co-mo de ocupadas, se deberán incluir en el cálculo del total de habitaciones del hotel a efectos de cálculo estadístico (USALI, 2006, Pág. 44), si bien, será apropiado desarrollar un programa complementario de ratios y estadísticas que incluya el ren-dimiento de estas unidades (USALI, 2006, Pág. 187). Las mediciones que se ven afectadas son: habitaciones disponibles, habitaciones ocupadas e ingreso de habi-tación. Estas mediciones son usadas en el cálculo del ratio de ocupación, Índice medio de habitación (Tarifa promedio) – global (Average Room Rate-Overall) o Ti-po Medio Diario (average daily rate - ADR) y el Ingreso de habitaciones por habitacio-nes disponibles para la venta (RevPAR). (USALI, 2006, Pág. 193).

b) Si existe una relación de condominio en la que el riesgo económico es compartido y tanto ingresos como gastos son distribuidos entre el propietario y el hotel gestor (USALI, 2006, Pág. 44 y 77):

• En este caso, los ingresos en términos brutos y los gastos se incluirán en Otros departamentos operativos-Programa 3.

• Este tipo de habitaciones, tanto si se en-cuentran en situación de disponibles co-mo de ocupadas, no se incluirán en el cál-culo del total de habitaciones del hotel a efectos de cálculo estadístico, recomen-dándose que se presente información de manera separada.

c) Y si el riesgo económico de la unidad no recae en el hotel sino en el propietario, y todos los ingresos de las unidades de aloja-miento convergen a una administración cen-


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tralizada que distribuye los beneficios propor-cionalmente entre los titulares de las mismas, y el hotel gestor recibe tan solo una cantidad fija (USALI, 2006, Pág. 44 y 77):

• En este caso, los ingresos netos de gas-tos se incluirán en el Departamento alqui-ler y otros ingresos-Programa 4.

• Este tipo de habitaciones, igual que en ca-so anterior, no serán incluidas en el cálcu-lo del total de habitaciones del hotel a efectos de cálculo estadístico, recomen-dándose que se presente información de manera separada.

GASTOS DEL DEPARTAMENTO DE HABITACIONES

Los gastos del departamento de habita-ciones están separados en dos grandes cate-gorías: “Nominas y gastos relacionados” y “Otros Gastos” directos. En Nominas y gastos relacionados (USALI, 2006, Págs. 45 y 47) se incluyen los sueldos, salarios y bonificacio-nes, seguridad social a cargo de la empresa, pensiones, manutención, alojamiento, así co-mo otros gastos sociales del personal que se encuentre directamente ligado al citado de-partamento; y como otros gastos directos (USALI, 2006, Págs. 46-50), los de material de oficina, teléfono, fax, telex, decoración de flores y plantas, artículos de limpieza, contra-to de limpieza, artículos de uso de los clien-tes, gratuidades en alimentación y bebida, prensa, correo y mensajero, desplazamien-tos, transporte de clientes, hilo musical, televi-sión y video, sistema de reservas, alquiler de cajas fuertes, desratización y desinfección, lencería y toallas, cristalería, cubertería, vaji-lla, uniformes, formación a empleados, etc., siempre que tengan una relación directa con el departamento, junto con las comisiones que se paguen a las Agencias de Viaje por proporcionar clientes al hotel.

El Total de Gastos del departamento de habitaciones se calcula sumando el Total de Nóminas y Gastos Relacionados al total de Otros Gastos, y su porcentaje se calculará di-vidiendo su importe por el Total de Ingresos del Departamento de Habitaciones.

Por diferencia entre ingresos y gastos del departamento, se obtiene el Margen Departa-mental, información que es posteriormente exportada al Estado Analítico de Resultados

(Summary Operating Statement), núcleo de la información de gestión y cuyo fin es permitir un análisis operativo de los ingresos y gastos del hotel.

Nómina y gastos relacionados

Los gastos de nóminas y gastos relacio-nados dentro del Departamento de habitacio-nes comprenden los relacionados con sala-rios, sueldos y bonificaciones y gastos corres-pondientes a los empleados del departamen-to de Habitaciones. Entre ellos se encuentra todo el personal relacionado con la Dirección del departamento de Habitaciones (Manage-ment), el personal que gestiona la interacción con los clientes (Front Office/Guest service), como son el personal de recepción, servicio de botones u otro servicios a clientes; el per-sonal perteneciente al área que se encarga de la dirección y organización de todo el de-partamento de habitaciones y sus empleados, con el objetivo de mantener en perfecto esta-do las habitaciones mediante el control de to-do lo relativo a su limpieza y mantenimiento, y con ello mantenerlas disponibles para su al-quiler o utilización inmediata (Housekeeping), el personal encargado de las reservas (Re-servations), del transporte de los clientes (Transportation), así como el personal encar-gado del la Planta club del hotel en caso de que exista (Club Floor).

Los Salarios, sueldos, y bonificaciones in-cluyen los sueldos y salarios y las bonificacio-nes e incentivos pagados a los empleados que prestan sus servicios al Departamento de Habitaciones; en el supuesto de que un em-pleado además trabaje en otro departamento aparte del de habitaciones, esta parte de su sueldo debe incluirse en ese otro departa-mento y no en el de Habitaciones.

F I G U R A 3

TRATAMIENTO DE LOS CONDO-HOTELES O PROPIEDAD MIXTA SEGÚN EL USALI

10 EDIC

Fuente: Elaboración propia

MIXTA SEGÚN EL USALI10 EDIC

RESULTADOS(OPERATING RESULTS)

ESTADISTICA(OPERATING STATISTICS)

RIESGO ECONÓMICO ASUMIDO HOTEL

DEPARTAMENTO DEHABITACIONES

DEPARTAMENTO DE HABITACIONES

RIESGO ECONÓMICO ASUMIDO HOTEL Y PROPIETARIO

OTROS DEPARTAMENTOS OPERATIVOS

ANEXO INDEPENDIENTE

RIESGO ECONÓMICO ASUMIDO PROPIETARIO

DEPARTAMENTO DE ALQUILERES Y OTROS

ANEXO INDEPENDIENTE

pd36

pág


También se incluirán los contratos firmados con terceros externos (por ejemplo, empresas de trabajo temporal) para el suministro de em-pleados para cubrir puestos normalmente cu-biertos por personal del hotel y donde el hotel generalmente supervisa a los individuos.

No se incluirán contratos de servicios en los que el hotel firma un contrato con una compañía exterior para proveer algún tipo de servicio. En este caso, la organiza-ción contratada supervisa y se asegura que el trabajo se lleva a cabo. Los gastos aso-ciados a este tipo de contrato son cargados bajo Servicios Contratados (Contract Servi-ces) por el departamento que recibe el ser-vicio concreto.

Como Gastos relacionados con nóminas se incluyen los Impuestos sobre nóminas, los Sueldos suplementarios y los beneficios a empleados. Los impuestos sobre nóminas contienen la distribución de gastos proce-dentes del Departamento de gastos relacio-nados con las nóminas. Programa 13 por Impuestos sobre la nómina o seguros socia-les. Como Sueldo suplementario se incluyen todos los pagos a los empleados por días de asuntos propios, vacaciones pagadas, paga por enfermedad, paga por traslado, indemni-zación por despido, e incentivos discreciona-les no determinados.

Los Beneficios a empleados contienen la distribución de gastos procedentes del De-

F I G U R A 4

REPARTO DE GASTOS Y MÁRGENES EN EL USALI10 EDIC


REPARTO DE GASTOS (DEPARTAMENTO 13) Y MÁRGENES (DEPARTAMENTO 12)

Impuestos sobre la nómina

(Payroll Taxes)

Otros gastos relacionados con nóminas

Gastos de comidaspara empleados

Sueldosuplementario

(Supplemental Pay)

Gastos relacionados con nóminas (Payroll-Related Expenses)

Beneficios aempleados

(Employee Benefits)

"Gastos relacionados con las nóminas"DEPARTAMENTO 13+ Total payroll taxes

+ Total Employee Benefits

"Cafetería para empleados"DEPARTAMENTO 12

DEPARTAMENTAL INCOME (LOSS)

F I G U R A 5

REPORTING DE SALARIOS Y GASTOS RELACIONADOS


. Pág. 38Fuente: USALI . Pág. 38

ROOMS -SCHEDULE 1

MES CORRIENTE ACUMULADO DEL AÑO

ACTUAL PRESUPUESTO AÑO ANTERIOR ACTUAL PRESUPUESTO AÑO ANTERIOR

Salarios, sueldos, y bonificaciones:• Salarios y Sueldos• Bonificaciones e incentivos Total S. S. y B.

Gastos relacionados con nominas • Impuestos sobre la nómina • Sueldo suplementario• Beneficios a empleados Total G. R. con nomina

TOTAL NOMINAS Y GASTOS RELACIONADOS


37


partamento de gastos relacionados con las nóminas. Programa 13 (costes de seguro médico, contribuciones a planes de pensio-nes, y honorarios de sindicatos), y la distribu-ción del margen departamental del Departa-mento de Cafetería de empleados - Progra-ma 12, por las comidas y bebidas proporcio-nadas a los empleados, distribución o reparto que se realizará sobre una base equitativa que refleje el uso, como puede ser la canti-dad de empleados alimentados, porcentajes de nómina, etcétera.

El importe total de Nóminas y costos rela-cionados se calcula añadiendo a los Salarios, sueldos, y bonificaciones los Gastos relacio-nados con nóminas, y los porcentajes para cada línea son calculados dividiendo su im-porte correspondiente por el Total de ingresos del Departamento de habitaciones.

Otros gastos

Esta agrupación de Otros gastos incluye los gastos significativos del departamento de habitaciones que pueden ser imputados di-rectamente, relacionándose a continuación:

Los Gastos de Televisión por Cable o sa-télite (Cable/Satellite Television) que incluye el coste de proveer en las habitaciones TV por cable o por satélite, así como otros servi-cios relacionados, como son DVD, música se-gún demanda del cliente, o videojuegos, no incluyéndose los costes relacionados con el visionado de películas donde el cliente debe pagar por ver, cargándose a “Otros departa-mentos operativos” o compensado con cargo a los ingresos en “Alquiler y otros Ingresos”, según el caso.

En este sentido, si la entidad posee su propio sistema de TV proporcionando a los clientes una señal local de televisión o que cada habitación tenga su propio reproductor de video / DVD y se ofrezca una biblioteca de cintas y DVDs para alquilar, siendo el hotel el responsable de la prestación del servicio al cliente, fijando los precios, llevano el inventa-rio de cintas y DVD, y asumiendo el riesgo de recaudación, los ingresos y gastos se inclui-rán en “Otros Departamentos Operativos”. Así, también serán incluidos en “Otros Depar-tamentos Operativos” (Sub-departamento de Telecomunicaciones – Subprograma 3.1) los ingresos y gastos relacionados con el acceso a Internet por parte del cliente tanto en habi-

taciones como en zonas comunes, siempre que el coste de proveer estos servicios sea incurrido directamente por el hotel.

Sin embargo, si existe un contrato externo para la prestación del servicio de TV en habi-taciones, música según demanda del cliente, videojuegos o acceso a Internet, y su utiliza-ción suponga un pago por parte del cliente según su uso, y el hotel no asume los riesgos del servicio aunque proporcione un cierto ni-vel de servicio, la comisión neta cobrada por el hotel deberá anotarse en el Departamento de Alquiler y otros ingresos.

Las Comisiones (Commissions) que in-cluyen la remuneración pagada a los agen-tes(10) autorizados para alquilar(11) habitacio-nes o salas del hotel, tales como las comi-siones pagadas a las agencias de viajes, y que son reflejadas como un coste del depar-tamento de habitaciones, sin considerar si la comisión está relacionada tan solo con el servicio de alojamientos o también con otros servicios, al considerar el USALI (2006, pág. 47) que el reparto de estas comisiones entre los diferentes departamentos implicados no sería rentable.

También se incluirán como gasto por co-misiones el valor (ingresos) de aquellas ha-bitaciones que son entregadas de manera gratuita a las agencias de viajes o mayoris-tas para gratificar un volumen de negocio al-canzado y que son realquiladas posterior-mente por la agencia.

Las Comisiones y descuentos a Grupo (Commissions and Rebates-Group) incluyen

(10) Excluyéndose las comisiones pagadas a mayoristas que son tratadas como reducciones en el precio de la habi-tación.(11) En el caso de alquileres de carácter permanente, la re-muneración pagada a las agencias será prorrateada du-rante el periodo que dure el contrato de arrendamiento.

Una de las cuestiones a tener en cuenta

dentro de los ingresos del Departamento

de Habitaciones es el tratamiento contable

que da USALI a los servicios de alojamiento

de propiedad mixta y condo-hoteles

pd38

pág


tanto los pagos efectuados a terceros, que actúan como un intermediario entre el hotel y un grupo de clientes que demanda espacios y alojamiento para reuniones, como aquellos descuentos que son concedidos directamente al grupo.

Los Servicios complementarios y obse-quios (Complimentary Services and Gifts) in-cluyen el coste de proporcionar artículos de regalo a clientes o vendedores del departa-mento de Habitaciones con propósitos promo-cionales, tales como el coste de una cesta de fruta que ha sido enviada al cuarto de una huésped frecuente, o el coste de proporcionar artículos de alimentos y bebidas de manera gratuita, tal como un desayuno o una recep-ción por la tarde.

Por ello, en el caso de un suministro cir-cunstancial de comidas y / o bebidas gratis a los clientes, el coste de la comida y/o be-bida será cargado al departamento de habi-taciones, y no al Departamento de comida y bebida.

Mientras que el coste de agua en botella y de café proporcionados pero no cargados al huésped se incluyen en “Suministros a hués-pedes” (Guest Supplies), junto con el coste de suministrar en el cuarto gratuitamente artí-culos de consumo como jabones, champús, lociones, papel higiénico, guantes de baño,

gorras de ducha, formularios para los clientes y material para escribir.

Los Artículos de limpieza (Cleaning Su-pplies) incluyen el coste de los productos usa-dos para la limpieza, pulir, encerar, y desin-fectar las áreas relacionadas con el departa-mento de Habitaciones.

En Impresión y artículos de papelería (Printing and Stationery) se contempla el coste de los formularios usado en el departa-mento de habitaciones, ya sean comprados a un tercero o producidos internamente, in-cluyendo archivadores y sumarios de carác-ter interno y excluyéndose el coste de los formularios suministrado en el cuarto de huéspedes que son cargados en Suministros a huéspedes.

En Suministro de funcionamiento (Opara-ting Supplies) se incluye el coste de artículos necesarios para operar en el departamento de habitaciones y que no están en las cuen-tas específicas de suministros, como son Su-ministro de huéspedes, Artículos de Limpieza, o Impresión y artículos de papelería. Por ejemplo, radio-reloj, planchas, llaves tarjeta, señales de “No molestar”, recipiente para los cubitos de hielo, vasos o copas para las bebi-das, y todo aquel suministro de carácter no consumible ya que como se ha comentado, el coste de suministros de artículo de consumo y entretenimiento provisto en cuartos de huéspedes es cargado a Suministro de hués-pedes. También se incluirá en esta cuenta to-dos los artículos de escritorio general y no consumible, así como la leña para vestíbulo y/o cuartos de huéspedes.

Los Servicios contratados (Contract Servi-ces) incluyen los costos para las actividades realizadas para el departamento de habitacio-nes por compañías exteriores y no por em-pleados del hotel. Los costes de contratar a compañías exteriores para limpiar las alfom-bras y las mantas o para desinfectar las áreas asociadas al departamento de habitaciones son ejemplos típicos. Si los suministros se compran para que las compañías del contrato las utilicen, estos se cargan a la cuenta apro-piada de suministros.

El coste de lavandería y limpieza en seco aplicable al departamento de habitaciones se carga en Lavandería y limpieza en seco (Laundry and Dry Cleaning), tanto si los servi-


39


cios los lleva a cabo el hotel o se contratan a una compañía exterior.

El coste de limpiar los uniformes de em-pleados del departamento de habitacionesse encarga a la cuenta de Limpieza de Unifor-mes (Uniform Laundry), tanto si lo realiza el hotel como si se contrata a una compañía ex-terior.

En Uniformes (Uniforms), se incluye el coste relacionado con los uniformes de los empleados del departamento de habitacio-nes, ya sean comprados o alquilados, así co-mo los gastos de reparación. Sin embargo, el coste de limpiarlos se cargará a la cuenta de Lavandería de Uniformes.

En la cuenta de Retribuciones de la Ofici-na corporativa (Corporate Office Reimbursa-bles) se incluye las retribuciones facturadas por la compañía al hotel por aquellos sueldos y gastos pagados al personal de la compañía relacionados con el Departamento de Habita-ciones, incluyéndose también los gastos de alimentación y otros servicios proporcionados a dicho personal durante su estancia en el hotel siempre que las actividades realizadas por estos sean en beneficio de hotel.

En Decoración (Decorations) se incluye el coste de los artículos decorativos usados en el área del departamento de habitaciones en eventos especiales, así como los costes de arreglos florales de las áreas públicas.

En Cuota y suscripciones (Dues and Subscriotions) se incluyen las cuotas paga-das en asociaciones y organizaciones profe-sionales del personal que estén en represen-tación del departamento de habitaciones, así como las suscripciones a periódicos, revistas, y libros para uso del personal del departa-mento de habitaciones.

En Alquiler de equipos (Equipment Ren-tal) se incluye el coste de alquilar cualquier ti-po de equipo que cubra una función específi-ca, una demanda máxima durante un periodo corto de tiempo o para reemplazar un equipo fuera de servicio y que sea necesario en ese preciso momento dentro del Departamento de Habitaciones; excluyéndose aquellos costes procedentes del alquiler de equipos que se realice de manera continuada, los cuales, de no haber sido alquilados, habrían sido com-prados y activados como propiedad y equipo,

en este caso el coste de alquiler se incluye en el Departamento Arrendamientos, tributos y seguros- Programa 10, cargándose en la cuenta “Otras Propiedades y Equipos”.

En Reubicación de huéspedes (Guest Re-location) se incluye el coste de tener que al-quilar habitaciones en otro hotel (tanto el pre-cio de la habitación como otro gasto relacio-nado con esta circunstancia) para poder dar alojamiento a nuestros clientes (generalmente en la llegada) debido a una falta de habitacio-nes disponibles.

El Transporte de huéspedes (Guest Trans-portation) incluye todos los costes asociados con el transporte de los clientes al hotel, co-mo pueden ser los de combustible, lavado y limpieza de vehículos o el alquiler ocasional de Estos para transportar grandes grupos.

Por otra parte, los costes del manteni-miento y reparación de los vehículos destina-dos al transporte de clientes serán cargados en el Departamento de Mantenimiento y Re-paración-Programa 7, y si los vehículos usa-dos para el transporte de los clientes son al-quilados de manera continua, en este caso el coste de alquiler se incluye en el Departa-mento de Arrendamientos, tributos y seguros- Programa 10.

En Licencias y permisos (Licenses and Permits) se incluye el coste de licencias fede-rales, estatales y locales, además de los gas-tos de inspección necesarios para la conce-sión de dichas licencias, siempre que se en-cuentren relacionadas con las actividades del departamento de habitaciones.

En Lencería (Linen) se incluye el coste de comprar o bien alquilar las batas, fundas de almohada, sábanas, edredones, mantas, toa-llas, cubrecamas, etc., utilizadas por el depar-tamento de habitaciones.

En Reservas (Reservations) se incluye los costes asociados con la participación en un sistema interno o externo de reservas, cual-quier honorario pagado por servicios de re-servas y el coste de cualquier línea de comu-nicación, incluidos los sitios internet dedica-dos a generar reservas.

En Tasas de Royalties (Royalty Fees) se incluyen todos los costes relacionados con el derecho de uso de una marca en relación con

pd40

pág


el departamento de habitaciones, excluyéndo-se tasas pagadas por el derecho de uso de una marca de hotel que se cargará en la cuenta Tasas de Franquicia dentro del Depar-tamento de ventas y marketing - Programa 6.

En Telecomunicaciones (Telecommunica-tions) se incluye cualquier coste de telecomu-nicaciones(12) que esté directamente relaciona-do con el departamento de habitaciones, ex-cluyéndose las cargadas a los clientes en las habitaciones que se contemplarán en el De-partamento de Telecomunicaciones- Progra-ma 3.1., dentro de Otros Departamentos Ope-rativos- Programa 3.

En Formación (Training), se incluyen los costes que puede ser atribuidos directamen-te al entrenamiento y formación de los em-pleados pertenecientes al departamento de

(12) Se incluyen no solo los sistemas de telefonía tradicio-nales sino también el coste de móviles, incluyendo el equi-po y los cargos periódicos por el servicio, los costes de las comunicaciones locales, a larga distancia e Internet, siem-pre que sea para el Departamento de Habitaciones.

habitaciones, como pueden ser los gastos de los materiales utilizados, los importes co-brados por el instructor, etc.

En Viajes de empleados - Dietas y aloja-miento (Travel-Meals and Entertainment) se inclyen los costes reembolsable a los emplea-dos realizados durante sus viajes de negocio, tanto los de de alimentación como de aloja-miento, y en Viajes de empleados - otros (Tra-vel-Other), aquellos otros incurridos en el via-je que no sean considerados de dietas y alo-jamiento.

En Varios (Miscellaneous) será cargado cualquier otro coste en el que incurra el de-partamento de habitaciones que no sea apli-cable a alguna de las cuentas indicadas an-teriormente.

Por último, nos queda señalar que, una vez cargados los gastos directos en su cuen-ta correspondiente, el sumatorio de todas ellas no da el Total de Otros Gastos, y el por-centaje correspondiente a cada cuenta es cal-

F I G U R A 6

ESTADO ANALÍTICO DE RESULTADOS-EAR (SUMMARY OPERATING STATEMENT)


. Pág. 35

STATEMENT)

Fuente: USALI . Pág. 35

ESTADO ANALÍTICO DE RESULTADOS-EAR (SUMMARY OPERATING STATEMENT)

INGRESOS (REVENUE)Habitaciones (Rooms) ➔ Exportado del D. HabitacionesComida y bebidas (Food and Beverage)Otros Departamentos Operativos (Other Operated Departments)Alquileres y otros ingresos (Rentals and Other Income)Total Ingresos (Total Revenue)

INT1

INT2

INT3

INT4

IDT=INT

1+INT

2+INT

3+INT

4

GASTOS DEPARTAMENTALES (DEPARTMENTAL EXPENSES)Habitaciones (Rooms) ➔ Exportado del D. HabitacionesComida y bebidas (Food and Beverage)Otros Departamentos Operativos (Other Operated Departments)Total gastos departamentales (Total Departamental Expenses)

TG1

TG2

TG3

GDT=TG

1+TG

2+TG

3

Total Márgenes departamentales (Total Departmental Income) TDI=IDT -GD

T

COSTES FUNCIONALES NO DISTRIBUIBLES (UNDISTRIBUTED OPERATING EXPENSES)Administración (Administrative and General)Costes de ventas y Marketing (Sales and Marketing)Mantenimiento y Reparación (Property Operations and Maintenance)Costes de Servicios Públicos (Utilities)Total Costes funcionales no distribuibles (Total Undistributed Expenses)

TG5

TG6

TG7

TG8

UOE=TG5+TG

6+TG

7+TG

8

RESULTADO OPERATIVO BRUTO (GROSS OPERATING PROFIT- G.O.P.) GOP

Honorarios de Gestión (Management Fees) M=TG9

RESULTADOS ANTES DE CARGAS FIJAS (INCOME BEFOTE FIXED CHARGES) IBFC

CARGAS FIJAS (FIXED CHARGES)Rent (Alquileres)Impuestos de la Propiedad y otros impuestos (Property and Other Taxes)Seguros (Insurance)Total Cargas Fijas (Fixed Charges-MRPTI)

TG10

=TG10-1

+TG10-2

+TG10-3

TG

10-1

TG10-2

TG10-3

RPTI=TG10

INGRESOS NETOS DE EXPLOTACION (NET OPERATING INCOME-NOI) NOI

Menos: Reservas para reposiciones o renovaciones (Replacement Reserves) RR

INGRESOS NETOS DE EXPLOTACION AJUSTADO (ADJUSTED NET OPERATING INCOME-ANOI) ANOI


41


culado dividiendo su importe por el Total de Ingreso del Departamento de Habitaciones.

EXPORTACIÓN DEL ESTADO DEPARTAMENTAL DE HABITACIONES Y ELABORACIÓN Y UTILIDAD DEL ESTADO ANALÍTICO DE RESULTADOS

Como hemos visto, la elaboración y pre-sentación de los Estados Departamentales de cada uno de los departamentos en los que el USALI divide al Hotel son la base fundamen-tal para la presentación posterior del Estado Analítico de Resultados (EAR). Por ello, una vez elaborado el Estado Departamental de Habitaciones, sus Ingresos Totales Netos (INT1) y su Total de gastos (TG1), junto con los ingresos y gastos del resto de los departa-mentos operativos, son exportados al Estado Analítico de Resultado, permitiéndo obtener el Total de Márgenes departamentales (TDI) del establecimiento.

De esta manera, el Estado Analítico de Re-sultados informa sobre los ingresos de carác-ter operativos correspondientes a los cuatro departamentos operativos: Habitaciones, Ali-mentos y Bebidas, Otros Departamentos ope-rativos y Alquiler y otros ingresos; y sobre sus costes directos, teniendo en cuenta que el De-partamento Alquiler y Otros Ingresos en un de-partamento operativo que solo tiene ingresos.

A partir de aquí, el USALI nos propone que al Total de Márgenes departamentales (TDI les restamos los Gastos funcionales no distribuibles (Undistributed Operating Expen-ses-UOE): Administración y gastos generales-Programa 5, Ventas y Marketing-Programa 6, Mantenimiento y reparación-Programa 7 y Servicios públicos-Programas 8; obteniendo el “Gross Operating Profit” (GOP).

Los honorarios de gestión-Programa 9(13) son restados del “Gross Operating Profit” (GOP) y obtenemos los Ingresos antes de car-gas fijas (Income Before Fixed Charges-IBFC).

A los IBFC le descontamos las cargas fi-jas, compuestas por Rentas, Impuestos de la

(13) El Departamento de honorarios de Gestión (Manage-ment Fees) podrá crear un sub-anexo o sub-cuenta para cada uno de los Departamentos Operativos y Funcionales. Sin embargo, tanto los ingresos como los costes de las di-ferentes sub-cuentas deberán aparecer dentro de la cate-goría asignada en el Estado Analítico de Resultados-EAR (USALI, 2006, Pág. 153)

propiedad y otros impuestos, y Seguros (RP-TI) -Programa 10, y se obtienen el Resultado Neto Operativo (“Net Operating Income“- NOI), también conocido como Beneficio antes de intereses, amortización e impuestos-“Income Before Interest, Depreciation, Amorti-zation, and Income Taxes” (EBITDA).

Y finalmente, al Resultado Neto Operativo o de explotación (Net Operating Income- NOI) le restamos las Reservas de reposición (Re-placement Reserves(14)), lo que nos proporcio-na el Resultado Neto Operativo Ajustado (Ad-justed Net Operating Income-Adjusted NOI).

Como se puede observar, el Estado Ana-lítico de Resultados no está orientado a cal-cular el Beneficio Neto (Net Income), sino a calcular y proporcionar el Resultado Neto Operativo (Net Operating Income) al que se le deduce la Reserva de Reposición (Repla-cement Reserves), importe destinado a re-poner en el futuro los activos, proporcionado mayor información al propietario o gerente centrado en el Flujo de caja operativo (Ope-rating cash flows(15)).

Una vez elaborado el Estado Analítico de Resultados (EAR), cada uno de los diferentes niveles de márgenes que son utilizados para el control, gestión y toma de decisiones den-tro del establecimiento hotelero, son exporta-dos para el cálculo de algunos de los indica-dores de rentabilidad, como son el Gross Operating Profit per Available Room (GO-PPAR), Ganancias antes de cargas fijas por habitaciones disponibles (Income Before Fixed Charges per Avai lable Room-IBFCPAR), los Ingresos de explotación netos por habitaciones disponibles (Net Operating Income per Available Room-NOIPAR), el Re-torno del efectivo de caja (Cash on Cash Re-turn), y dentro de los indicadores de solven-

(14) También denominadas FF&E Reserves y que podrá ser utilizado para financiar las futuras sustituciones y ad-quisiciones de mobiliario, instalaciones y equipamiento (Furnitures, Fixtures and Equipment). Según el USALI 10

edic., es un fondo exigido en muchos contratos de gestión, contratos de préstamo, y por los propietarios del estableci-miento, destinadas a cubrir futuras sustituciones o mejorar de los bienes inmuebles, instalaciones fijas o equipamien-to. (USALI, 2006, Pág.37), es decir, las destinadas a repo-ner por ejemplo cubiertas de tejados, alfombras, equipa-mientos de baños y cocinas, calderas, ascensores, zonas de aparcamientos, pintura exterior, etc., y que van a servir al hotel para mantener su calidad, imagen y potencial de ingresos.(15) Operating Cash Flow (OCF) = Net operating Profit af-ter taxes (NOPAT) + depreciation y amortization = NOI (1-tax rate)

pd42

pág


cia, el Ratio de cobertura del servicio de deu-da (Debt Service Coverage Ratio-DSCR).

PRINCIPALES RATIOS Y ESTADISTICAS DEL DEPARTAMENTO DE HABITACIONES

Dentro de la industria del alojamiento, al igual que en otros sectores, el uso de ratios y estadísticas como base de comparación, me-dición, y comunicación es habitual. Pero para que esta herramienta sea útil y se pueda pro-ceder a la comparación entre diferentes esta-blecimientos, distintos periodos de tiempo y los reales con los presupuestados, debe exis-tir una homogeneidad en la definición de di-chos ratios y estadísticas: por ello, el USALI, en su parte tercera, nos proporciona definicio-nes consecuentes y uniformes de aquellos ra-tios y estadísticas básicos para la industria del alojamiento y que están en uso de mane-ra generalizada dentro de la industria.

En este trabajo nos centraremos tan solo en aquellos relacionados directamente con el Departamento de habitaciones, concretan-do previamente el concepto dado por el USALI a los diferentes tipos de habitación, al ser imprescindible para el cálculo de ratios y estadísticas la homogenización del criterio

referido al concepto de habitación disponible y ocupada.

Nuevas definiciones en las estadísticas

Tanto la clasificación como la definición de los diferentes tipos de habitaciones han sido modificados en la décima edición del USALI, aclarando ambigüedades existentes en su anterior edición. Estos quedan de la si-guiente manera:

1) Total de habitaciones en existencia (en el hotel) (Total Room Inventory): Formado tanto por las habitaciones dis-ponibles para la venta como las que no lo están; es decir, se incluyen las habi-taciones no disponible para la venta (5), el Total de habitaciones ocupadas (12), y las habitaciones desocupadas o libres (14).

2) Habitaciones cerradas estacionalmen-te (Seasonally closed rooms): Habita-ciones cerradas de manera estacional por 30 días o más.

3) Habitaciones cerradas de manera pro-longada (Extender closed rooms). Ha-

F I G U R A 7

EXPORTACIÓN DE LOS MÁRGENES CALCULADOS EN EL ESTADO ANALÍTICO DE RESULTADOS-EAR PARA EL CÁLCULO DE INDICADORES DE RENTABILIDAD Y SOLVENCIA.



43


bitaciones cerradas de manera prolonga-da, que se espera que estén cerradas 6 meses o más como resultado de un evento fuera de control del hotel, como por ejemplo, un incendio o un huracán.

4) Habitaciones para el uso del hotel de manera permanente (Rooms for Per-manent House Use). Habitaciones des-tinadas al uso permanente del hotel.

5) Habitaciones totales no disponibles para la venta (Total Rooms Not Availa-ble for Rent). La suma de aquellas habi-taciones cerradas tanto de manera esta-cional (2) como aquellas que lo estén de manera prolongada (3) y además aque-llas que se destinen al uso del hotel (4).

6) Habitaciones disponibles (Rooms available). Diferencia entre el número total de habitaciones del hotel (1) y aquellas que no están disponibles tran-sitoriamente para ser alquiladas, ya sea de manera estacional (un mes o más), de manera permanente (6 meses o más) o que se hayan destinado al uso permanente del hotel. En el caso de que existan habitación en régimen de “propiedad mixta” y sus ingresos y gas-tos sean incluidos en el Departamento de habitaciones-Programa 1, este tipo de habitaciones se verá influida por di-chas habitaciones.

7) Habitaciones ocupadas por transeún-tes (Transient Rooms Occupied). Ha-bitaciones totales utilizadas por los clien-tes sobre una base individual. Incluye tanto aquellas habitaciones ocupadas sobre una base de pago, como aquellas habitaciones ocupadas gratuitamente en base a una relación contractual.

8) Habitaciones ocupadas en grupo (Group Rooms Occupied). Suma de habitaciones utilizadas por los clientes como parte de un grupo (10 habitaciones o más). Incluye tanto aquellas habitacio-nes ocupadas sobre una base de pago, como aquellas habitaciones ocupadas gratuitamente en base a una relación contractual.

9) Habitaciones ocupadas contractual-mente (Contract Rooms Occupied): Habitaciones totales utilizadas por los clientes como parte de un contrato es-pecial, en general de naturaleza de uso prolongado (varias semanas o meses). Incluye tanto aquellas habitaciones ocu-padas sobre una base de pago, como aquellas habitaciones ocupadas gratui-tamente en base a una relación con-tractual.

10) Habitaciones ocupadas como regalo u obsequio (Complimentary Rooms Occupied). Habitaciones que, estando

F I G U R A 8

TIPO DE HABITACIONES EN EL USALI 10 EDIC.


TIPO DE HABITACIONES EN EL USALI 10 EDIC.


pd44

pág


ocupadas, tienen la categoría de regalo u obsequio y, por tanto, no son conside-radas como habitaciones ocupadas, ni se tienen en cuenta en el cálculo de la tasa media de ocupación y otras esta-dísticas, excluyéndose de esta catego-ría las habitaciones vinculadas a una relación contractual vigente (por ejem-plo ofertas de tres noche y una cuarta gratis), y aquellas que se ceden gratui-tamente por el alquiler de un bloque de habitaciones (Reservas de 50 o más habitaciones en bloque y obtienes una gratis).

(11) Habitaciones ocupadas (Rooms Oc-cupied). Habitaciones ocupadas por (7) transeúntes, (8) grupos, y (9) Clientes de contrato, incluyéndose las habitaciones que existan en régimen de “propiedad mixta”, y que sus ingresos y gastos sean incluidos en el Departamento de habita-ciones. También se incluyen las habita-ciones que son parte de una permuta y las utilizadas en programas de estancias frecuentes.

(12) Habitaciones totales ocupadas (Total Rooms Occupied). Se compone de aquellas habitaciones ocupadas ya sea de manera individual (7), en grupo (8) o por un cliente contractual (9), además de las habitaciones ocupadas como regalo u obsequio (10). En el caso de que exis-tan habitación en régimen de “propiedad mixta” y sus ingresos y gastos sean in-cluidos en el Departamento de habitacio-nes, este tipo de habitaciones también se verá influida por dichas habitaciones.

(13) Habitaciones vacías (Vacant Rooms): Total habitaciones disponibles (6) menos total habitaciones ocupadas (12).

El ADR y el ratio de ocupación

En cuanto a los ratios y estadísticas pro-puestos por el USALI para el análisis econó-mico financiero de las empresas hoteleras y relacionados con el departamento de habita-ciones, destacan el porcentaje de ocupación y el ADR, indicadores que permiten analizar la efectividad de un hotel.

El cálculo del Ratio de ocupación se plan-tea como cociente entre las habitaciones ocu-padas y las disponibles:

% de ocupación = (11) Habitaciones ocupadas

(6) Habitaciones disponibles

Y el Índice medio de habitación (Tarifa promedio) – global (Average Room Rate-Ove-rall), también llamado Tipo Medio Diario (ave-rage daily rate-ADR), y que revela la tasa me-dia cobrada por habitación ocupada, es calcu-lada dividiendo los ingresos totales del Depar-tamento de Habitaciones para un período por el número de habitaciones ocupadas durante ese periodo.

Average Room Rate (ADR o ARR)-Overall=

Ingresos totales del Depart. habitaciones

Habitaciones ocupadas (11)

A la hora de analizar la efectividad de un hotel, se suelen tener en cuenta principal-mente dos campos de actuación: disponer de un alto grado de ocupación durante todo el año y mejorar el precio por noche; pero en ocasiones, estos dos campos conllevan dos sistemas distintos de dirección y gestión del hotel. Se puede tratar de mejorar los ingresos aumentando la venta de habitaciones, por lo que se centrarán en el nivel de ocupación, dejando de lado el precio, o bien, intentar lo-grarlo mejorando el precio, dejando de lado a aquellos grupos que generen pocos ingresos.

Los segundos, fundamentados en un sis-tema de precios, buscarán tener un ADR mayor que el de sus competidores, mientras que los primeros, medirán la efectividad del hotel por la capacidad para vender sus habi-taciones a través del porcentaje de ocupa-ción, convirtiéndose la efectividad del hotel en algo relativo.

EL REVPAR Y EL GOPPAR

Para solucionar la relatividad en la medida de la efectividad de un hotel al utilizar el ADR o el porcentaje de ocupación, el análisis del Revenue per Available Room (REVPAR) nos permite medir dicha efectividad reflejando ambos en una sola variable. Este indicador se idea teniendo en cuenta que el tamaño de los hoteles nunca es igual de manera que permi-te comparar los ingresos que se generan a través de la venta de habitaciones en hoteles de distintos tamaño. Además, resulta de gran utilidad para un hotel cuando se plantea la posibilidad de cambiar su estructura.

En cuanto a su cálculo, representa los be-neficios por habitación disponible, dividiendo


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el ingreso de las habitaciones vendidas en un determinado periodo de tiempo entre el nú-mero de habitaciones disponibles del hotel:

REVPAR= Ingresos totales del Depart. habitaciones

Habitaciones disponibles (6)

Con lo cual, el REVPAR, que será siem-pre menor al precio medio diario, salvo cuan-do la ocupación sea del 100%, en cuyo caso se igualarán, puede ser calculado de la si-guiente manera:

REVPAR = Porcentaje de ocupación * ADR

Pero al RevPAR se le critica por tener en cuenta tan solo los ingresos por alojamiento y no todos los ingresos del hotel. Por ello, el USALI, en su décima edición, incorpora un nuevo ratio dentro de los ratios de rentabili-dad, el Gross Operating Profit per Available Room (GOPPAR) que se calcula utilizando uno de los márgenes que nos proporciona el Estado analítico de resultados (EAR), y que

mide la habilidad de la dirección de producir ganancias a través de las ventas y de contro-lar los gastos de explotación sobre los que tienen un control directo, calculándose repar-tiendo los ingresos de explotación brutos por las habitaciones disponibles en el hotel:

G.O.P.A.R.= G.O.P

Habitaciones disponibles (6)

Este ratio resulta muy útil para comparrar nuestra propiedad con el resto de la industria con la que competimos, ya que se calcula an-tes de cualquier deducción para honorarios de dirección y, a diferencia del RevPAR, tiene en cuenta todos los ingresos del hotel y no sólo los ingresos por alojamiento. ❚

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