DAUR KEUANGAN

Aliran uang dapat diibaratkan sebagai aliran darah dalam tubuh manusia. Daur

keuangan meliputi berbagai kegiatan yang menyangkut sumber pembiayaan aktivitas dan

penggunaan sumber pembiayaan itu dalam suatu organisasi perusahaan. Daur keuangan

mencakup hal-hal sebagai berikut :

a) Fungsi Manajemen Keuangan

b) Informasi untuk jajaran manajemen keuangan

c) Transaksi akuntansi dan pencatatan daur keuangan berbasis manual

d) Sistem pengolahan data daur keuangan berbasis manual

e) Sistem pengolahan data daur keuangan berbasis komputer

A. FUNGSI MANAJEMEN KEUANGAN

Fungsi Manajemen Keuangan pada dasarnya terbagi menjadi dua aspek, yaitu :

Fungsi keuangan (treasureship)

Fungsi kontroler (controlership)

Fungsi keuangan memiliki aktivitas pengelolaan dana, sedangkan fungsi kontroler

memiliki aktivitas pengelolaan akuntansi termasuk anggaran dan audit. Dua fungsi

tersebut pada umumnya berada di bawah kewenangan direktur keuangan.

Eksekutif tertinggi dalam suatu perusahaan pada umumnya adalah Direktur

Keuangan yang bertanggung jawab atas pengelolaan fungsi keuangan dalam bentuk

pengambilan keputusan dan memberikan rekomendasi atas aspek keuangan yang penting.

Direktur keuangan membawahi kepala divisi keuangan dan kepala divisi akuntansi.

Kepala Divisi Keuangan bertanggung jawab atas aspek yang berkaitan langsung dengan

pengelolaan fisik kas perusahaan (kasir) serta aspek lain yang terkait langsung

dengannya. Kepala Divisi Akuntansi, yang memegang fungsi kontroler, memiliki

kewenangan di bidang pengumpulan dan pengelolaan data transaksi serta pelaporan dan

analisis informasi keuangan (Perhatikan bagan Struktur Organisasi Manajemen

Keuangan).

B. INFORMASI UNTUK JAJARAN MANAJEMEN KEUANGAN

Informasi yang diperlukan dalam proses pengambilan keputusan jangka panjang

jajaran manajemen keuangan pada umumnya adalah informasi eksternal.

Anggaran modal (capital budgeting) merupakan salah satu bidang yang ditangani

oleh eksekutif puncak keuangan. Kegiatannya antara lain penyusunan anggaran modal

tahunan dan menentukan jenis aktiva yang harus diperoleh dan dikembangkan

perusahaan. Direktur keuangan memiliki kewenangan untuk menetapkan kebijakan dan

memberikan persetujuan terhadap permohonan pengeluaran modal serta mengikuti

pelaksanaannya secara saksama. Informasi yang diperlukan untuk penganggaran modal

utamanya adalah estimasi aliran kas masuk dan keluar serta faktor-faktor resiko yang

harus diperhitungkan sebagai konsekuensi dari pengadaan aktiva. Dengan menggunakan

faktor diskonto, dari aliran kas tersebut dapat diperoleh nilai tunai bersih masing-masing

alternatif pengadaan aktiva bersangkutan sebagai bahan banding antara satu alternatif

dengan alternatif lainnya.

Kepala Divisi Keuangan

Fungsi keuangan (treasureship), yang dilaksanakan oleh kepala divisi keuangan,

terutama berkaitan dengan manajemen aliran kas jangka pendek serta berbagai kebijakan

dan keputusan yang dilaksanakan oleh para manajer yang menjadi tanggung jawabnya.

Manajemen kas memerlukan berbagai keputusan mengenai dua hal :

Penyediaan dana untuk membiayai kegiatan perusahaan

Penempatan kelebihan dana yang ada pada jenis investasi jangka

pendek yang paling menguntungkan

Kepala Divisi Akuntansi

Fungsi controllership dipegang oleh Kepala Divisi Akuntansi. Sesungguhnya

tugas inti dari seorang controller adalah menyajikan informasi mengenai

perkembangan perusahaan dalam bentuk Laporan Keuangan. Tugas ini pada umumnya

ditangani oleh manajer pembukuan. Namun, sebagai seorang eksekutif dibawah direksi.

Kepala Divisi Akuntansi memiliki tanggung jawab yang lebih luas.

Tanggung jawab fungsional yang utama dari Kepala Divisi Akuntansi meliputi

tanggung jawab perencanaan, pengendalian, pelaporan, akuntansi dan tanggung jawab

lainnya.

Tanggung jawab perencanaan berarti menyusun suatu rencana terpadu atas

kegiatan perusahaan yang konsisten dengan tujuan perusahaan baik jangka pendek

maupun jangka panjang. Fungsi perencanaan ini dilaksanakan oleh manajer anggaran.

Tanggung jawab pelaporan dan akuntansi dari fungsi controllership pada

umumnya dilaksanakan oleh manajer pembukuan. Manajer pembukuan, seperti telah

disinggung diatas, bertanggung jawab atas pencatatan transaksi keuangan dan penyajian

laporan keuangan.

C. TRANSAKSI AKUNTANSI DAN PENCATATAN DAUR KEUANGAN

Transaksi akuntansi daur keungan dapat dikelompokkan ke dalam dua jenis yaitu:

Transaksi yang berkaitan dengan presedur penerimaan uang

Transaksi yang berkaitan dengan presedur pengeluaran uang, termasuk

transaksi yang berkaiatan dengan perolehan aktiva tetap.

Presedur penerimaan, dan juga tentunya pengeluaran, bertujuan untuk

menghindari atau penekan kemungkinan terjadinya kerugian kas. Oleh sebab itu, dalam

prosedur penerimaan dan pengeluaran uang pada umumnya diterapkan aturan-aturan

yang ” kaku”. Tujuan sebenarnya adalah mempersempit kemungkinan adanya peluang

untuk memanfaatkan dana kas secara tidak sah, karena kas merupakan aktiva yang sangat

mudah digunakan. Paragraf ini akan membahas tentang beberapa jenis transaksi

akuntansi yang berkaiatan dengan daur keuangan, beberapa teknik prosedural yang

berkaitan dengan daur keuangan. Beberapa jenis prosedular yang berkaitan dengan daur

keuangan, beberapa teknik prosedural berkaiatan dengan transaksi keuangan dan metode

pencatatan daur keuangan.

Transaksi Keuangan

Transasksi keuangan sangat beragam, tetapi pada dasarnya dapat dikelompokkan

sebagai berikut :

1. Transaksi Penerimaan :

Penerimaan pembayaran piutang dagang,

Penerimaan penjualan tunai,

Penerimaan dari pendapatan lain-lain.

2. Transaksi pengeluaran :

Pengeluaran untuk pembayaran utang dagang,

Pengeluaran untuk pembelian tunai,

Pengeluaran untuk biaya,

Pengeluaran untuk biaya lainnya.

Transaksi Penerimaan

Penerimaan uang dari pembayaran piutang pada dasarnya berkaitan

dengan daur pendapatan. Ayat jurnal yang digunakan untuk mencatat penerimaan

pembayaran piutang adalah sebagai berikut :

Kas xxx

Piutang dagang xxx

Apabila penjualan dilakukan secara tunai, akun yang di kredit digantikan

oleh akun penjualan, sehingga ayat jurnalnya sebagai berikut:

Kas xxx

Penjualan xxx

Sedangkan penerimaan hasil pendapatan lain-lain dibukukan sama seperti

ayat jurnal diatas, tetapi dengan akun kredit pendapatan lain-lain.

Ayat-ayat jurnal tersebut dibuat setiap hari atau beberapa hari sekali sesuai

dengan frekuensi kejadian transaksinya. Apabila transaksi dilaksanakan dengan

frekuensi yang tinggi, pada umumnya ayat jurnal dilakukan dengan basis

kelompok (batch).

Transaksi Pengeluaran

Pengeluaran uang untuk pembayaran utang dagang berkaitan dengan daur

pengeluaran. Ayat jurnal yang digunakan untuk mencatat pembayarn utang

dagang adalah sebagai berikut :

Utang dagang xxx

Kas xxx

Sedangkan pengeluaran yang dilakukan untuk pembelian tunai dicatat

dengan menggunakan ayat jurnal sebagai berikut :

Pembelian/Persediaan xxx

Kas xxx

Akun pembelian digunakan jika perusahaan menerapkan sistem pencatatan

persediaan secara periodik, sedangkan akun persediaan digunakan jika perusahaan

menerapkan sistem pencatatan persediaan secara perpetual.

Pengeluaran uang untuk pembayaran biaya-biaya selain persediaan adalah

pengeluaran gaji dan upah. Ayat jurnal yang digunakan untuk pencatatan

pengeluaran gaji dan upah, adalah sebagai berikut :

Biaya gaji dan upah xxx

Kas xxx

Ayat jurnal diatas mencerminkan pembayaran uang gaji dari perusahaan

kepada para karyawan. Pelaksanaannya sesuai dengan periode pembayaran, bisa

mingguan, dua mingguan ataupun bulanan.

Pembayaran untuk hal-hal lain bisa terjadi misalnya adalah pembayaran

untuk utang dividen kepada para pemagang saham. Ayat jurnal yang digunakan

adalah sebagai berikut:

Utang dividen xxx

Kas xxx

Akun utang dividen sendiri didebet dari akun laba ditahan dan diveden

bukan merupakan unsur biaya, melainkan merupakan pembagian dari laba yang

diperoleh perusahaan.

Pengeluaran uang juga diperlukan jika perusahaan membeli aktiva tetap.

Jika pembelian itu dilakukan secara tunai, maka ayat jurnalnya adalah:

Aktiva tetap xxx

Kas xxx

Jika pembelian dilakukan secara kredit tentu akun yang dikredit adalah

akun utang.

Teknik Manajemen Penerimaan Kas

Untuk meningkatkan efisiensi program manajemen kas, perusahaan harus

menetapkan prosedur yang didasarkan pada prinsip bahwa:

Penerimaan kas harus dilakukan sesegera mungkin, dan

Prosedur pengeluaran kas harus ditetapkan secara berhati-hati dan

terus-menerus disempurnakan.

Untuk mempercepat proses penerimaan as, manajeen harus mengurangi float

(rentang waktu dana mengembang). Float terdiri dari empat unsur:

1. Mail float, yaitu rentang waktu antara saat pelanggan mengirimkan

dana keperusahaan sampai saat karyawan perusahaan mulai

memprosesnya.

2. Processing float, yaitu rentang waktu yang diperlukan perusahaan

untuk memproses dana yang diterima sebelum disetorkan ke bank.

3. Transit float, yaitu renyang waktu yang diperlukan bank untuk

melakukan kliring ats dana yang disetorkan perusahan sehingga dana

itu siap dipakai direkening perusahaan guna keperluan kegiatan.

4. Disbursing float, yaitu rentang waktu mulai saat dana siap dipakai di

rekening sampai dana itu terpakai dan cek pembayaran selesai

dikliringkan oeh bank.

Jumlah dari seluruh empat unsur tersebut adalah semakin panjang float, berarti

semakin tidak efisien pengelolaan dana perusahaan. Oleh karena itu, manajemen kas

yang baik akan berupaya untuk memperpendek float.

Hal itu dapat dilakukan dengan menerapkan beberapa prosedur sebagai berikut:

lox-box system,

preauthorized check,

depository transfer check,

Masing-masing prosedur tersebut akan diuraikan berikut ini secara singkat.

Lock-Box System

Sistem ini sudah banyak diterapkan di negara-negara maju dan diterapkan dengan

tujuan untuk mengurangi mail float, processing float dan transit float, khususnya jika

Lock-Box ditempatkan didekat Bank sentral dan cabang-cabangnya. Keuntungan

penerapan sistem Lock-Box adalah :

Bisa meningkatkan modal kerja, karena jangka waktu yang diperlukan untuk

mencairkan piutang menjadi kas bisa diperpendek, sehingga Peruahaan akan lebih

cepat memperoleh dana untuk digunakan bagi berbagai keperluan usaha

(perhatikan Bagan System Lock-Box System)

Menghilangkan kegiatan catat-mencatat, karena kegiatan catat-mencatat yang

biasanya dilakukan oleh perusahaan diambil alih oleh Bank. Kegiatan itu antara

lain adalah kegiatan penerimaan uang (cek, uang atau bilyet), penandatanganan

(endorsment) cek, penjumlahan untuk kontrol, serta penyetoran cek. Dengan

menggunakan sistem ini kegiatan-kegiatan tersebut dapat dihilangkan dan kontrol

lebih ditingkatkan.

Cek kosong atau cek mundur dapat diketahui lebih dini, karena cek atau bilyet

langsung ditangani oleh Bank, dan Bank akan mengembalikan cek kosong atau

cek mundur tersebut.

Preauthorized Check

Sistem preauthorized check (PAC) bermanfaat untuk diterapkan apabila

perusahaan menerima pembayaran dalam jumlah besar secara teratur dari pelanggan yang

sama. Tujuan dari sistem ini adalah mengurangi mail float dan processing float.

Urutan kegiatan dalam sistem PAC adalah sebagai berikut:

Pelanggan memberikan persetujuan pembuatan PAC yang akan digunakan untuk

menarik dana dari rekenin mereka.

Pelanggan menandatangani pernyataan kesediaan ganti rugi dan menyerahkannya

kepada Bank pengelola rekening Giro mereka.

Perusahaan mempersiapkan daftar yang terekam dalam disket atau media lainnya

yang memuat semua informai mengenai pembayaran rutin.

Secara periodik (mingguan, 2 mingguan, atau bulanan) perusahaan membuat

daftar printeut dari pita magnetik tersebut yang akan digunakan sebagai alat

kontrol.

Berdasarkan pita magnetik yang diterima Bank akan membuat PAC

menyetorkannya ke rekening Perusahaan, meneruskannya untuk kliring melalui

sistem per-Bankan komersial dan menyerahkan Laporan kontrol ke Perusahaan.

Dengan menggunakan sistem di atas, akan diperoleh manfaat sebagai berikut :

Aliran kas mudah diprediksi.

Biaya-biaya akan lebih hemat.

Memudahkan pelanggan.

Meningkatkan modal kerja

Depository Transfer Check

Depository Transfer Check (DTC) merupakan suatu teknik yang tercakup dalam

sistem perbankan konsentrasi (consentration banking). Sistem perbankan konsentrasi

pengeluaran kas khususnya yang berjumlah besar. Jaringan Lock-Box merupakan salah

satu cara untuk memudahkan pembayaran oleh pelanggan dengan mendekati lokasi

pelanggan. Dengan memusatkan dana pada Bank konsentrasi ini akan diperoleh beberapa

manfaat, yaitu :

Saldo kas yang berlebihan dapat dikurangi

Pengendalian yang lebih baik

Investasi yang lebih efisien dalam aktiva setara kas

DTC merupakan alat untuk memindahkan dana dari rekening di Bank Lokal ke

rekening di Bank Konsentrasi. DTC tidak perlu ditanda-tangani dan bukan instrument

yang dapat dinegosiasikan. DTC hanya dapat dibayarkan ke Bank Konsentrasi untuk

dikreditkan ke rekening khusus Perusahaan. (Perhatikan gambar Sistem DTC otomatis).

Rekening Bersaldo Nihil

Rekening bersaldo nihil (Zero Balanced Account) adalah teknik sentralisasi

pengendalian, pengeluaran dana perusahaan yang tersebar di rekening-rekening cabang

sementara kewenangan atas dana tetap berada di tangan pimpinan cabang.

Teknik rekening bersaldo nihil (Zero Balanced Account/ZBA) dapat digunakan

untuk mencegah hal tersebut karena saldo kas di rekening-rekening cabang dapat

dikurangi. Dengan menggunakan teknik ini pengendalian pengeluaran dana perusahaan

yang tersebar di rekening-rekening cabang akan disentralisasi, cabang. Pelaksanaan ZBA

dilakukan sebagai berikut :

Perusahaan memberi kewenangan kepada pimpinan Cabang untuk menulis cek

terhadap rekening khusus pengeluaran mereka.

Cek tersebut dikliring melalui sistem perbankan seperti biasa.

Cek diserahkan ke Bank konsentrasi Perusahaan setiap hari untuk diuangkan.

Jika cek sudah dibayar oleh Bank, rekening khusus pengeluaran akan bersaldo

negatif.

Setiap hari pula, saldo negatif itu akan diganti hingga bersaldo nihil dari rekening Giro

induk pada Bank konsentrasi. (Perhatikan gambar Rekening Bersaldo Nihil).

Manfaat yang dapat dipetik dari pengguna ZBA antara lain adalah :

Pengendalian terhadap pengeluaran dana dapat dilakukan terpusat sehingga

eksekutif keuangan di pusat dapat merancang strategi keuangan dengan lebih

mudah.

Pengendalian dapat dilakukan lebih mudah dibandingkan jika dilakukan dengan

cara konvensional.

Kelebihan dana di rekening pengeluaran dapat ditekan sehingga dapat

meningkatkan efisiensi penggunaan dana.

Karena memperpanjang disbursement float, dana dapat dimanfaatkan lebih lama

oleh perusahaan. Jika rekening Bank lokal digunakan untuk membayar kreditur

yang berjarak dekat, cek bisa dikliring dengan cepat. Namun jika cek ditarik atas

rekening ZBA Bank Konsentrasi lebih jauh, proses kliring akan memerlukan

waktu yang lebih lama.

Pembayaran dengan Drafts

Drafts (PTD) merupakan instrumen yang wujudnya mirip cek, tetapi tidak dapat

ditarik atas Bank. Drafts ditarik dan terutang atas perusahaan yang menerbitkan dan

dibayar dari rekening Gironya.

Tujuan utama penggunaan sistem drafts adalah ntuk meningkatkan kontrol kantor

pusat terhadap pembayaran-pembayaran yang dilakukn oleh para petugas di Lapangan.

Pengeluaran modal (capital expenditure) adalah pengeluaran untuk membangun

aktiva jangka panjang. Pengeluaran modal, berikut pendanaannya merupakan aktivitas

manajemen keuangan dan harus diperhitungkan dengan seksama dalam bentuk analisis

prakiraan biaya manfaat yang terkait dengan pengeluaran tersebut.

Untuk mendanai pengeluaran modal pada umumnya perusahaan mencari sumber

dana jangka pendek akan merugikan kelangsungan usaha perusahaan, karena ketika

pokok dan bunga dana jangka pendek itu telah jatuh tempo, manfaat aktiva yang

dikembangkan dari dana jangka pendek itu mungkin belum dapat diperoleh. Dengan

demikian, besar kemungkinan perusahaan akan mengalami kesulitan dana yang secara

berantai akan menimbulkan kesulitan-kesulitan lain yang lebih serius.

Oleh karena itu pendanaan pengeluaran modal pada umumnya diupayakan agar

dapat dipenuhi oleh pendanaan jangka panjang. Alternatif pendanaan jangka panjang

yang tersedia adalah :

Pinjaman dari perBankan

Penerbitan obligasi

Penjualan saham baru

Pinjaman dari perbankan untuk pengeluaran modal biasanya dilakukan oleh

perusahaan-perusahaan kecil dan menengah.

Perusahaan besar bisa menarik pinjaman dengan mengeluarkan obligasi melalui

pasar modal. Sebagaimana pinjaman pada umumnya, pinjaman obligasi menimbulkan

dampak pembayaran bunga yang biasanya jatuh tempo dua kali setahun. Pembayaran

kembali pokok pinjaman obligasi biasanya sekitar 20-30 tahun, sehingga sangat ideal

digunakan untuk mendanai pengeluaran modal.

Penerbitan saham melalui pasar modal dilakukan perusahaan untuk memperoleh

dana dari pemegang saham. Dana hasil penjualan saham baru tidak menimbulkan

kewajiban bunga, melainkan dividen yang jumlahnya tergantung pada tingkat laba yang

diperoleh perusahaan.

D. SISTEM PENGOLAHAN DATA DAUR KEUANGAN BERBASIS MANUAL

Sistem pengolahan data daur keuangan dpat dikelompokkan ke dalam beberapa

subsistem atau prosedur, yaitu :

Prosedur penerimaan uang.

Prosedur pengeluaran uang.

Prosedur aktiva tetap.

Prosedur Penerimaan Uang Hasil Pembayaran Piutang

Surat pengantar pembayaran (Remitance Adric) adalah surat yang menjelaskan

maksud dan tujuan pembayaran sehingga perusahaan memperoleh penjelasan dalam

pengkreditan akun-akun piutng bersangkutan. (Perhatikan bagan Alir Prosedur

Penerimaan Kas Berbasis Manual)

Prosedur Penerimaan Hasil Penjualan Tunai

Prosedur penerimaan uang hasil penjualan tunai banyak diterapkan pada

Perusahaan-perusahaan retail seperti pasar swalayan atau para pedagang eceran lainnya.

Faktor terpenting dalam prosedur penerimaan hasil penjualan tunai adalah transaksi

penjualan itu sendiri. Karena transaksi berjalan dengan cepat, maka prosedur yang

diterapkan harus menjamin bahwa transaksi itu tercatat dengan baik. Dua unsur

pengendalian yang sangat diandalkan dalam penjualan tunai adalah penggunaan mesin

cas register. Mesin ini emiliki karakter yang sangat mendukung pengendalian intern,

yaitu :

Memiliki display yang dapat menampilkan jumlah penjualan sehingga pembeli

dapat megecek jumlah harga barang yang dibeli dan yang harus dibayar.

Mengeluarkan tanda terima uang sebagai output dari perhitungan total penjualan

berikut dengan jumlah pengembaliannya.

Prosedur Pengeluaran Kas

Untuk setiap faktur yang telah disetujui pembayaran, pembagian untung membuat

voucher bayar rangkap tiga. Dokumen voucher bayar ini pada dasarnya merupakan bukti

persetujuan pembayaran ke rekening atau kreditur sebesar jumlah yang tercatat pada

voucher. Selain itu, bagian utang mempersiapkan distribusi debit, yaitu rincian akun yang

didebit sebagai konsekuen dari pengkreditan utang. Voucher bayar tersebut

dikelompokkan secara harian, dan atas jumlah kelompok harian tersebut, bagian utang

membuat voucher jurnal yang mendebit akun-akun sesuai distribusinya dan mengkredit

akun utang dagang. Voucher jurnal tersebut kemudian dikirimkn ke petugas pemegang

Buku Besar untuk dicatat pada Buku Besar menunggu saat jatuh tempo, bagian utang

menyimpan dan mempersiapkan masing-masing voucher bayar, berikut semua dokumen

pendukungnya menurut urutan tanggal jatuh temponya. Perhatikan bagan Alir Prosedur

Pengeluaran Kas Berbasis Manual)

Di samping itu, kasir juga mempersiapkan perhitungan total cek yang

dikeluarkan pada hari yang bersangkutan dan membuat voucher jurnal yang mendebet

akun utang dan mengkredit akun kas. Voucher jurnal tersebut dikirim ke petugas

pemegang buku besar untuk dicatat pada akun-akun persangkutan. Petugas pemegang

buku besar kemudian meneliti kembali voucher jurnal tersebut dan mencocokkannya

dengan angka total kontrol yang dibuat oleh Bagian Utang dan jika tidak sesuai akan

dicatat pada buku besar.

Mekanisme saling uji (internal check) dalam prosedur pengeluaran uang di atas

dapat diciptakan melalui melalui indepedensi organisasi karena adanya pemisahan

fungsi-fungsi seperti berikut ini:

Fungsi persetujuan bayar yang dilaksanakan oleh Bagian Utang.

Fungsi pengelolaan atau penyimpanan yang dilaksanakan oleh kasir, yang

memiliki kewenangan untuk mempersiapkan, menandatangani dan

mendistribusikan cek.

Fungsi pencatatan yang dilaksanakan oleh petugas pemegang buku besar dan

Bagian Utang.

Prosedur-prosedure lainnya yang memperkuat system pengendalian pada prosedur

pengeluaran uang diatas adalah meliputi:

Pencocokan secara periodik saldo akun utang dagang dengan total nilai voucher

bayar yang masih terbuka (belum dilunasi).

Angka total control kumpulan voucher yang jatuh tempo setiap hari dicocokkan

dengan voucher jurnal.

Prose tanda tangan ganda atas cek.

Penyusunan rekonsiliasi bank yang dilakukan oleh satuan pengawas intern.

Pengeluaran Melalui Kas

a. Kas Kecil (Petty Cash)

Adalah kas yang digunakan untuk pembayaran-pembayaran dalam jumlah kecil.

Dana kas kecil ditentukan berdasarkan jumlah pengeluaran.

b. Sistem Impres

Dana kas kecil yang jumlahnya ditetapkan pada suatu tingkat tertentu dan ketika

berkurang dana ditambah mencapai jumlah awal kas.

Prosedur Pengendalian Aktiva Tetap.

Prosedur pengendalian aktiva tetap pada umumnya terkait dengan system

pengelolaan pencatatan aktiva tetap dan prosedur perolehan aktiva tetap. Setiap

perusahaan memiliki buku pembantu aktiva tetap yang pencatatannya didasarkan pada

voucher bayar yang dibuat untuk membayar harga aktiva tetap berikut dokumen-

dokumen pendukungnya.

Setiap kepindahan aktiva tetap dari satu lokasi kelokasi yang lainnya harus

mendapat persetujuan dan harus didokumentasikan terlebih dahulu. Hasil dokumentasi itu

akan menjadi dasar pencatatan pemindahan di buku pembantu aktiva tetap.

E. SISTEM PENGOLAHAN DATA DAUR KEUANGAN BERBASIS

KOMPUTER.

Prosedur Penerimaaan Kas Berbasis Komputer

Surat pengantar pembayaran dikumpulkan oleh petugas Sekretariat dan cek-

ceknya ditanda tangani. Kumpulan cek dikirim ke Kasir, sedangkan Surat Pengantar

dikirim ke petugas pemegang buku piutang. Petugas piutang mingirim data pada Surat

Pengantar pembayaran ke bagian pengolahan data melalui terminal. Di Bagian

Pengolahan Data Elektronik, data yang diterima melalui hubungan komputer itu

digunakan untuk memutakbirkan (updating) file piutang, file Penjualan dan file

Penerimaaan Kas. Jumlah penerimaan uang ayng tercantum pada setiap surat pengantar

dicatat sesuai dengan record bersangkutan dengan mengurangi saldo piutang yang ada

dan menambahkan jumlah penjualan. Selain updating, proses ini juga menghasilkan:

Kegiatan Prosedur Pengendalian

Persetujuan untuk

melakukan transaksi

Pengadaan atau pembelian aktiva tetap dengan harga yang lebih

tinggi memerlukan persetujuan dari jenjang manajemen yang

lebih tinggi.

Pengamanan aktiva

tetap dan kecermatan

akuntansi aktiva

Pada saat aktiva diterima harus dibuatkan laporan

Penerimaan Aktiva Tetap.

Formulir Penerimaan Aktiva Tetap harus diberi nomor

tercetak (prenumLared).

Yang menerima aktiva tetap adalah pengguna aktiva

tetap.

Pemisahan Fungsi Pelaksanaan oleh bagian pembelian.

Pencatatan oleh Bagian Akuntansi.

Pengelolaan oleh Departemen pengguna Aktiva Tetap.

Dokumen dan

Laporan.

Permintaan Pengadaan Aktiva Tetap.

Dibuat oleh departemen pengguna yang memerlukan

aktiva tetap tersebut.

Harus mendapat persetujuan dari manajemen yang jen

jangnya sesuai dengan nilai aktiva tetap dengan nilai

aktiva tetap brsangkutan.

Pesanan pembelian.

Hanya dibuat jika didukung oleh permintaan Pengadaan

Aktiva Tetap dan permintaan itu tealh disetujui oleh

manajemen yang berwenang.

Diberi nomor tercetak.

Pemilihan rekanan atau pemasok harus didasarkan pada

penawaran yang kompetitif.

Harga, spesifikasai dan persyaratan yang ditawarkan

harus dicek dan dievaluasi secara seksama

Voucher bayar.

Faktur dikirim langsung ke Bagian Utang.

Voucher bayar diberi nomor cetak.

Didukung oleh permintaan pengadaan aktiva tetap,

pesanan pembelian, Laporan Penerimaan Barang serta

Faktur asli

Diteliti dengan seksama.

Ikthisar kesalahan yang juga memuat angka total dan ayat jurnal kontrol yang

mendebet kas dan mengkredit piutang.

Proyeksi penerimaan kas jangka pendek yang dihasilkan dari pembayaran

pelunasan piutang yang telah jatuh tempo dan

Slip setor rangkap tiga yang dikirim ke kasir untuk digunakan sebagai alat

penyetoran cek ke bank.

Petugas pemegang buku piutang menjumlahkan data pada Surat Pengantar

pembayaran sehingga mendapatkan angka total kontrol kelompok Surat Pengantar

tersebut. Ikthisar kesalahan hasil proses Bagian Pengolahan Data Elektronik dikirimkan

ke petugas pemegang buku piutang tadi. Jika terjadi perbedaan, berarti telah terjadi salah

pemasukan data (entry) atau salah dalam menghitung angka total kontrol. Kesalahan itu

tentunya harus dipebaiki.

Untuk menjaga kecermatan pemasukan data, pada prosedur di atas perlu

duterapkan mekanisme pengendalian melalui edit check, yang dilakukan oleh petugas

piutang pada saat melakukan pemasukan data penerimaan kas yang terekam pada surat

pengantar sebagai berikut:

Validity check, yang digunakan untuk mengecek nama dan nomor pelanggan.

Closed loop verification yang digunakan memastikan akun yang dikredit adalh

akun yang benar. Setelah petugas memasukkan data nomor akun pelanggan,

system akan menampilkan nama pelanggan yang ditunjuk oleh nomor akun

tersebut sehingga petugas dapat mengecek apakah nama itu cocok dengan yang

dimaksud.

Field check yang digunakan untuk memastikan bahwa yang dimasukkan dalam

field pembayaran adalah hanya angka.

Penjumlahan keseluruhan angka nilai pembayaran yang dimasukkan ke dalam

proses pengolahan data untuk dibandingkan dengan angka total angka kontrol

yang dibuat oleh petugas piutang.

Prosedur Pengeluaran Kas Berbasis Komputer

Peraga 19-11 memperlihatkan proses pengeluaran kas berbasis komputer dengan

suatu system batch. Kasir menerima voucher bayar dengan dilengkapi dokumen-

dokumen pendukung pembayaran, yang terdiri dari faktur yang diterima dari rekanan

(kreditur), Pesanan Pembelian, serta laporan penerimaan barang dari Bagian Utang. Kasir

memeriksa kelengkapan dan kebenaran berkas itu dan memasukkan ke sistem pengolahan

data melalui terminal. Kasir juga menghitung angka total kontrol dari semua jumlah yang

harus dibayar.

Bagian pengolahan data elektronik kemudian menggunakan data voucher bayar

yang diterima dari kasir untuk membuat file pengeluaran kas beserta printout dari file itu,

yaitu daftar pengeluaran kas rangkap dua. Lembar pertama daftar itu dikirim kejajaran

akuntansi, dan lembar kedua dikirim ke Kasir. Lembar kedua diterima oleh kasir untuk

dicocokan dengan angka total kontrol voucher bayar. Jika antara keduanya terdapat

perbedaan berarti telah terjadi kekeliruan dalam pemasukan data pembayaran ke sistem

melalui terminal atau keliru dalam membuat angka total kontrol. Selanjutnya Bagian

Pengolahan Data Elektronik melakukan proses kedua yaitu proses pemuktahiran

(updating) file utang, faktur yang masih harus dibayar dan buku besar. Semua voucher

bayar yang akan dibayar kepada masing-masing rekanan akan dihitung dan penghitungan

tersebut akan dikurangi dari saldo utang perusahaan pada file utang. Nomor faktur yang

dilunasi tersebut harus dihapus dari file faktur yang harus dibayar. Disamping itu sistem

juga mencatat pengeluaran kas pada akun-akun terkait pada buku besar dan mencetak cek

dan surat pengantar yang ditujukan kepada masing-masing rekanan yang akan meneriama

penbayaran.

Semua cek dan surat pengantar dikirimkan ke kasir untuk ditanda tangani. Setelah

memeriksa, dengan jalan mencocokkannya dengan berkas voucher bayar berikut

dokumen pendukungnya. Cek dengan jumlah signifikan tertentu harus mendapat dua

tanda tangan dan kemudian kasir mengirimkan cek dan surat pengantar itu ke rekanan

dan voucher bayar berikut semua dokumen pendukungnya harus diberi tanda lunas agar

tidak dapat digunakan untuk memohon pembayaran lagi. Berkas yang telah dilunasi itu

kemudian diarsipkan menurut abjad.

Peluang Menggunakan Teknologi yang Lebih Maju

Untuk lebih meningkatkan efisiensi dan efektifitas prosedur pengeluaran kas,

peran cek dapat diganti dengan system Electronic Fund Transfer (EFT). Dengan

menggunakan system EFT, perusahaan cukup memberikan instruksi kepada bank untuk

mentransfer dana rekening perusahaan ke rekening rekanan. EFT bisa meningkatkan

efisiensi karena dapat mengurangi jangka waktu dan biaya yang terkait dengan persiapan,

penanda tanganan dan pengiriman cek. Oleh karena itu, banyak perusahaan besar yang

sudah tidak menggunakan mekanisme cek dan berganti kemekanisme EFT.

Prosedure Aktifa Tetap Berbasis Komputer.

Dalam suatu sistem berbasis komputer, peran buku aktifa tetap diganti oleh

master file aktifa tetap. Data yang termuat dalam file tersebut kurang lebih sama dengan

data yang dimuat dalam suatu buku pembantu aktifa tetap, antara lain:

Nomor kode aktifa tetap.

Uraian aktifa tetap.

Kode penanggung jawab aktifa tetap.

Pengguna aktifa tetap.

Lokasi aktifa tetap.

Kelompok dalam buku besar.

Tanggal perolehan

Harga perolehan.

Metode penyusutan yang dipakai.

Tarif penyusutan.

Nilai sisa yang diperhitungkan.

Masa manfaat.

Akumulasi penyusutan.

Rekanan.

Struktur kode aktifa tetap digunakan secara khusus sehingga pembaca dapat

mengidentifikasi aktifa tetap bersangkutan dengan mudah. Dengan demikian sistem

pengendalian aktifa tetap dapat lebih terjaga. File aktifa tetap juga harus dapat

memberikan petunjuk tentang unit organisasi yang bertanggung jawab atas aktifa tetap

dan kode klasifikasi buku besar yang tepat untuk aktifa tetap tersebut.

Peraga 19-12 memberikan ilustrasi tentang bagan alir suatu system aktifa tetap

berbasis computer dengan menggunakan metode batch. Transaksi aktifa aktifa tetap

didukung oleh dokumen-dokumen disertai dengan voucher jurnal. Dengan system ini,

setiap terjadi transaksi aktifa tetap, petugas pemegang kartu utang memberi kode aktifa

tetap bersangkutan pada voucher. Transaksi tersebut bisa merupakan penambahan aktifa

tetap melalui pembelian dan pembangunan ataupun pengurangan aktifa tetap karena

penjualan dan pelepasan. Petugas ini selanjutnya mengirim voucher semua aktifa tetap

tersebut ke Bagian Pengolahan Data Elektronik melalui terminal.

Semua transaksi perubahan aktifa tetap tersebut direkam dalam suatu file

transaksi perubahan aktifa tetap yang akan digunakan sebagai input untuk

memutakhirkan (updating) file aktifa tetap. Transaksi tersebut kemudian dicetak kedalam

master file Aktifa Tetap sehingga diperoleh master file Aktifa Tetap yang mutakhir

(updated). Selain memutakhirkan Aktifa Tetap, system juga menghasilkan Daftar

Transaksi Aktifa Tetap serta file Ikhtisar Transaksi yang akan digunakan sebagai input

bagi buku besar. Selanjutnya setiap akhir bulan, semester dan tahun dibuat daftar Aktifa

Tetap.

Ringkasan

Fungsi manajemen keuangan terbagi ke dalam: (1) fungsi keuangan

(treasureship) dan (2) fungsi kontroler (controllership).

Fungsi keuangan mempunyai aktivitas pengelolaan dana, sedangkan funngsi

kontroler memiliki aktivitas pengelolaan akuntansi anggaran dan audit.

Eksekutif tertinggi adalah direktur keeuangan yang bertanggung jawab atas

pengelolaan fungsi keuangan dalam bentuk pengembalian keputusan dan

memberikan saran atas berbagai aspek keuangan yang penting.

Termasuk dalam lingkup tanggung jawab eksekutif keuangan adalah: (1)

pembiayaan jangka pendek, (2) kebijakan dividen, (3) anggaran permodalan, (4)

manajemen aliran kas jangka pendek, dan (5) alokasi sumber daya perusahaan.

Manajemen kas, yang menjadi tanggung jawab kepala divisi keuangan, meliputi

fungsi (1) penyediaan dana, (2) penempatan kelebihan dana.

Tugas inti kontroler adalah menyajikan informasi mengenai perkembangan

perusahaan dalam bentuk laporan keuangan. Tanggung jawab kepala divisi

akuntansi meliputi tanggung jawab perencanaan, pengendalian, pelaporan,

akuntansi, dan tanggung jawab lainnya terkait seperti perpajakan dan

pengawasan intern.

Transaksi yang terkait dengan daur keuangan dapat dikelompokan ke dalam dua

jenis, yaitu: (1)transaksi penerimaan uang, (2) transaksi pengeluaran uang

termasuk yang berkaitan dengan perolehan aktiva tetap.

Manajemen kas harus didasarkan pada prinsip bahwa: (1) penerimaan kas harus

sesegera mungkin, dan (2) transaksi pengeluaran uang termasuk yang berkaitan

dengan perolehan aktifa tetap.

Untuk mempercepat penerimaan kas, manajemen harus mengurangi float, yang

terdiri dari: (1) mail float, (2) processing float, (3) transit float, dan (4)

disbursing float.

Upaya memperpendek float dapat dilakukan dengan: (1) lock box system, (2)

preauthorized check, (3) deporsitory transfer check.

Keuntungan menggunakan sistem lock box adalah: (1) bias meningkatkan modal

kerja, (2) menghilangkan kegiatan catat mencatat, (3) cek kosong atau cek

mundur dapat diketahui lebih dini.

Keuntungan menggunakan system preauthorized adalah: (1) aliran kas mudah

diprediksi, (2) biaya-biaya akan lebih hemat, (3) memudahkan pelanggan, dan

(4) meningkatkan modal kerja.

Keuntungan menggunakan system deporsitory check adalah: (1) saldo kas

berlebihan dapat dikurangi, (2) pengendalian yang lebih baik, (3) kelebihan

dana dapat ditempatkan pada investasi yang lebih efisien dalam aktifa setara

kas.

Teknik yang dapat digunakan dalam manajemen pengeluaran kas adalah: (1)

rekening bersaldo nihil, (2) pembayaran menggunakan draft.

Keuntungan paengguanaan rekening bersaldo nihil adalah: (1) pengendalian

pengeluaran dipusatkan, (2) kelebihan dana dapat ditekan, dan (3) dana dapat

dimanfaatkan lebih lama oleh perusahaan.

Teknik pembayaran dengan menggunakan draft bertujuan untuk meningkatkan

kontrol kantor pusat terhadap pembayaran-pembayaran yang dilakukan oleh

para petugas di lapangan.

Pembelian aktifa harus mendapatkan persetujuan sesuai dengan sifat dan nilai

pembeliannya. Semakin tinggi nilai pembeliannya, jenjang manajemen yang

memberikan persetujuan harus semaki tinggi. Aktifa tetap yang dibangun

sendiri juga harus mendapat persetujuan manajemen, bilamana perlu

persetujuan direksi.

TUGAS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

“DAUR KEUANGAN”

Kelompok :

Alief Putri Mayapada (0500910014)

Aluysia Diana Kristanti (0500910016)

Dedi Budianto (0500910036)

Fuad Hasan (0500910052)

Hilmi Kanzul Faizi (0500910057)

Isya Irfan Sofyan (0500910064)

UNIVERSITAS BRAWIJAYA

FAKULTAS MATEMATIKA dan ILMU PENGETAHUAN ALAM

JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA

MALANG

2007