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Dall’idea al progetto:
La struttura della proposta
Keji Alex Adunmo Project Manager & Punto di Contatto Nazionale:
“Scienze Socio-economiche ed Umanistiche” “Spazio”
“Ambiente (incluso cambiamento climatico)”
APRE Agenzia per la Promozione della Ricerca Europea
Timeline: Dall’idea al progetto
Proposal
Preparation
Project
idea
12 months
1 – 3 years
Mid Term
Report Report
Final Report
Project Results Submission of
the proposal
First indication
from the
EC
Signed grant
agreement
with the
EC
3 - 6 months 2 - 4 months 2 - 3 months Start/Kick off
Negotiations Project
Execution
Documentazione
Programma di lavoro
Invito a presentare proposte
Guida al proponente (per schema di finanziamento)
Inoltre..
Decisione istitutiva del programma
Regole di Partecipazione
Regole sulla presentazione delle proposte e relative procedure sulla valutazione, selezione, e finanziamento
Manuale EPSS
Guide for applicants
• General introduction • Annex 1 Timetable and specific information for this call
• Annex 2
Evaluation criteria and procedure
• Annex 3
Instructions for completing "part A" of the proposal
• Annex 4
Instructions for drafting part B of the proposal
• Annex 5
Indicative budget allocation
N° minimo partecipanti per schema di finanziamento Bando n.1 (FP7-SSH-2012-1)
• Total budget: EUR 39 million • Funding scheme: Collaborative project (large scale integrating project)
• The first call furthers the new approach based on addressing societal
challenges through 5,5 million, max budget per “challenge” – EUR 8 Million)
Eligibility conditions: At least 7 partners from a minimum of 7 countries.
At least 7 independent legal entities, each of which is established in a MS or AC, and no 2 of which are established in the same MS or AC.
Only the top ranked proposal per challenge will be selected, on the condition that proposals pass all the required evaluation thresholds
Bando n.2 (FP7-SSH-2012-2)
• Total budget: EUR 48 million • Maximum EU contribution per project: EUR 2.5 million for CP small/medium; 1M or 1,5 M
for CSA • Funding schemes:
• Collaborative project (small or medium-scale focused research project) • Collaborative project (small-medium scale) specific for international cooperation • Coordination Support Actions
• Eligibility conditions:
• COLLABORATIVE PROJECTS: At least 3 independent legal entities, each of which is established in a MS or AC, and no 2 of which are established in the same MS or AC.
• COLLABORATIVE PROJECTS for SICA: At least 4 independent legal entities, 2 of which are established in a MS or AC, and none of which are established in the same MS or AC. The other 2 must be established in a different international cooperation partner countries (ICPC)
N° minimo partecipanti per schema di finanziamento
•In addition: -Collaborative project (small or medium-scale focused research project) for specific cooperation action dedicated to international cooperation (SICA) for
- SSH.2012.2.1-2. Social innovation for vulnerable populations. Minimum 2 ICPC from Brazil – max EC contribution 1M€ -SSH.2012.4.1.1 Towards an Atlantic area? Minimum 4 ICPC from Latin America, the Caribbean and Africa -SSH.2012.4.1.2 National and regional integration in South East Asia Minimum 4 ICPC partners from South East Asia -SSH.2012.4.3.1 Social changes and political transformations in the Arab world Minimum 4 ICPC partners from South Mediterranean and the Middle East
Coordination and Support Action (coordinating): minimum 3 independent legal entities from 3 different MS or AC
-SSH.2012.1.2.1 Coordinating research agendas on economic policy, prioritisation and coordination in Europe (max EC contribution 1,5M €) -SSH.2012.1.2.2 Mobilising institutional reforms in research and innovation systems for better scientific, innovation and economic performances in Europe (max EC contribution 1,5M €)
Bando n.2 (FP7-SSH-2012-2) N° minimo partecipanti per schema di finanziamento
Bando n.2 (FP7-SSH-2012-2) N° minimo partecipanti per schema di finanziamento
Coordination and Support Action (supporting): minimum 1 independent legal entity -SSH.2012.2.2.4 Climate change uncertainties: policymaking for the Pacific front max EC contribution 1,5M€ -SSH.2012.6.2.1 Mapping data opportunities for economic and social research and policy max EC contribution 1,5M€
Chi può partecipare al VII°PQ?
I paesi eleggibili …
• Stati Membri dell’Europa a 27
• Paesi Associati: Turchia (01/06/2007), Islanda (2003), Liechtenstein (2003), Norvegia (2003), Israele, Svizzera
(25/06/2007), Croazia (13/06/2007), Ex Repubblica d Macedonia (13/06/2007), Serbia (13/06/2007), Albania
e Montenegro (01/01/2008).
• Paesi Terzi: paesi partner della cooperazione internazionale (ICPC) inclusa Bosnia ed Erzegovina
Submission
Presentazione elettronica
EPSS - Electronic Proposal Submission System
• Preparazione online!
• Modifiche/aggiornamenti possibili fino alla presentazione finale della proposta
• Percentuale di fallimento nel VI PQ = + 1%
• Principale ragione del fallimento: presentazione all’ultimo minuto!
EPSS helpdesk
https://www.epss-fp7.org/epss/
tel: +32 2 233 37 60
E-mail: [email protected]
12
EPSS per il 7°PQ
Cos’è l’EPSS ?
Un sistema elettronico che permette ai coordinatori di preparare ed inviare la loro proposta online attraverso Internet utilizzando un sito web dedicato tramite Cordis
Sistema operante 7 giorni a settimana, 24 ore al giorno
Sostituisce la presentazione cartacea
Cosa serve per utilizzarlo?
Accesso a Internet
Un computer
13
Parti dalla Call Fiche su Cordis Seleziona lo schema di finanziamento
14
Parte Amministrativa
Scrivere la proposta – Parte A1
FORM A1: Informazioni generali sulla Proposta
– Titolo, acronimo, obiettivo, identificativo del bando, codici di attività, etc…
– Parole chiave (utilizzate per la selezione dei valutatori)
– Max 2000 caratteri per ‘abstract’ della proposta
– Precedenti/contemporanee altre presentazioni (nel VII PQ)
Scrivere la proposta – Parte A2
FORM A2: Informazioni sui partecipanti (1 per partner)
– Sede legale/stato giuridico/tipo di attività dell’organizazzione
– Specificare se PMI/Organismo pubblico/Centro di Ricerca/Istituto di istruzione
– Nome della persona responsabile
A2.2 – Sei una PMI?
– Ci sono dipendenze
o collegamenti con altri partner?
– Responsabili progetto
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I modelli di costo possono essere modificati solo nella sezione Proposal set-up
19
20
Project description
21
Scarica la Parte B: file word!
22
Clicca su“next” per validare la parte A e controllare il numero minimo di partecipanti.
23
La validazione non è avvenuta!! ….altrimenti avremmo già potuto inviare la proposta…
Scrivere la proposta – Parte B
• Parte descrittiva della proposta
• Da presentare in formato pdf
• Articolata sulla base dei criteri di valutazione previsti dai Programmi Specifici (ed, eventualmente, integrati dai Programmi di Lavoro)
• Limiti stabiliti per la lunghezza di ciascuna sezione
LEGGERE ATTENTAMENTE LA GUIDE FOR APPLICANTS
• Criteri di Valutazione: • (i) eccellenza scientifica e/o tecnologica,
• (ii) implementazione e gestione,
• (iii) impatto, diffusione ed utilizzo dei risultati, qualità ed efficienza dell’esecuzione e della gestione.
Note: Per alcuni bandi, potranno essere inclusi anche dei sottocriteri!
Criteri di Valutazione
Il “Contenitore”:
leggiamo insieme la PARTE B…
Strutturare un progetto
Definire obiettivi chiari – PERCHE’? Obiettivi NON sono i risultati!!
Definire i risultati – COSA? “deliverables” misurabili
Responsabilità – CHI? Ogni partner = ruolo e responsabilità per i risultati
Pianificare le attività – QUANDO? WBS, gannt chart, pert chart etc.
Allocare budgets – RISORSE …. ? a WP’s e attività
Parte B
• 1. Scientific and/or technical quality, relevant to the topics addressed by the call
1.1 Concept and objectives
Obiettivi: PERCHE?
• Definire gli obiettivi nel contesto delle politiche Europee
• Obiettivo generale: è il “contesto” in cui si inserisce il progetto, presentazione della problematica
– A lungo termine oltre la durata del progetto e mirata a benefici
– Migliorare, rafforzare, facilitare, realizzare …
• Obiettivi specifici
– Da realizzare durante il progetto
– Provare un concetto, dimostrare una tecnologia, sviluppare conoscenze nuove
– Sono dettagliati
Gli obiettivi devono essere:
SMART
Specific
Measurable, verifiable
Achieveable
Relevant
Timeliness
Parte B
1.2 Progress beyond the state-of-the-art
1.3 S/T methodology and associated work plan
Table: Timing of work package and their components
Risultati: COSA?
• Risultati principali – Traguardi principali per realizzare gli obiettivi del progetto
• Risultati dettagliati – Risultati intermedi necessari per realizzare i risultati principali
“deliverables”
– Usato per monitorare l’avanzamento del progetto (fine di ogni attività/task nel progetto)
– Materiali: prototipo di piattaforma, software, pubblicazioni, report …
– Immateriali: conoscenza nuova (in report), valore aggiunto provato ….
Quantificare e qualificare!
Pianificazione: QUANDO?
• Dividere le attività in fasi distinte
• Descrivere le attività in modo chiaro e immediato:
–Diagramma di flusso (PERT)
–Work Breakdown Structure (WBS) • Work Packages (WP)
• Tasks (T)
–Bar/Gantt chart
WBS
• Fasi – 3 o 4 fasi (definizione, sviluppo, dimostrazione, valutazione)
• Work Packages – Un WP per ogni risultato principale del progetto – Struttura e numero dei WP secondo la complessità del lavoro e
divisione dei ruoli – Numerare i WP: WP1, WP2 etc. – MGT e dissemination
• Tasks (Attività) – Definizione dettagliata del lavoro – Numerare Task/Attività coerentemente ai WPs:
• WP 1 – Task 1.1, Task T 1.2
• “Deliverables” – Un risultato per ogni Task/Attività – Numerare “Deliverables” coerentemente alle Tasks/Attività
• Task 1.1. – Deliverable D.1.1.
Obiettivi
Work Packages
La divisione in work packages
dovrebbe derivare dagli obiettivi
Work Packages
Deliverables
I deliverables dovrebbero derivare
dai work packages (sub-tasks)
Deliverables
Milestones
Dovrebbe essere effettuata una valutazione del
rischio per ciascun deliverables. Se c’è un rischio
significativo, il deliverables diventa un Milestone
(= momento di verifica)
Objectives
• Clearly phrased
• Realistic and reachable
• Should not prescribe the approach
Deliverables
Tangible, verifiable results
Milestones
Critical moments in a project
RED LIGHT / GREEN LIGHT
Work Package description
Description of work
Activities per task
Parte B
Parte B
*Ordinare i Deliverables in base alla data di conseguimento
Il Pert
PERT - Program Evaluation and Review Technique. È una tecnica (formalismo grafico) di project management sviluppata nel 1958 dalla Booz,
Allen & Hamilton, Inc. (una ditta di consulenza ingegneristica), per l'ufficio Progetti Speciali della Marina degli Stati Uniti.
L’obiettivo era quello di ridurre i tempi ed i costi per la progettazione e la costruzione dei sottomarini nucleari armati con i missili Polaris, coordinando nel contempo diverse migliaia di fornitori e di subappaltatori.Con questa tecnica si tengono sotto controllo le attività di un progetto utilizzando una rappresentazione reticolare che tiene conto della interdipendenza tra tutte le attività necessarie al completamento del progetto.
Si noti che l'algoritmo PERT non schedula (cioè non elabora una sequenza temporizzata delle attività stesse), perché non tiene conto della disponibilità delle risorse; considera cioè che le risorse siano a disponibilità infinita.
*Definizione estratta da Wikipedia
Il progetto AgriFoodResults: Pert
WP II Design Training Cycle (Parteners 2 e 3) •Needs analyses with start-ups
•Design Training Approach based on
ECISF’s
•Develop Class Room Training Materials
•On-line tutorials and Business Plan
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WP III: Perform Training Cycle (Parteners 4)
•Select 24 candidate start-up SMEs
•Perform (3x) training and support cycle
•Validation and upgrading of business plans
WP I: Identification of European
Critical Success Factors (Partner1 ) •Database and guide for Interviews
•Interviews (10 US, 20 EU)
•Benchmarking and define ECISF’s W
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3x
Il diagramma di Gantt, usato principalmente nelle attività di project management, è costruito partendo da: un asse orizzontale - a rappresentazione dell'arco temporale totale del progetto, suddiviso in fasi incrementali (ad esempio, giorni, settimane, mesi) e da un asse verticale - a rappresentazione delle mansioni o attività che costituiscono il progetto
Il Gantt…
*Definizione estratta da Wikipedia
Un diagramma di Gantt permette dunque la rappresentazione grafica di un calendario di attività, utile al fine di pianificare, coordinare e tracciare specifiche attività in un progetto dando una chiara illustrazione dello stato d'avanzamento del progetto rappresentato; di contro, uno degli aspetti non tenuti in considerazione in questo tipo di diagrammazione è l'interdipendenza delle attività, caratteristica invece della programmazione reticolare, cioè del diagramma
…Il Gantt
Workplan/ planning: il Gantt
.1 .2 .3 .4 .5 .6 .7 .8 .9 .10 .11 .12 .13 .14 .15 .16 .17 .18
WP1: Identification of European Critical Investment Success Factors
Develop stakeholders database (Start-ups, SMEs, Investors)
Create guide for interviews (questionnaire)
Interviews with 20 start-ups in US and EU
Benchmarking EU and US success stories
AnalyseandelaborateEuropeanissuesanddraftECISF’s
WP 2: Design Training Cycle
Needs analyses
Design training approach based on needs and benchmarking results
Develop training material for class room training (incl test)
Develop on-line tutorials on aboce mentiond topics
WP 3: Perform Training Cycle
Select candidate start-ups and expanding SMEs
Perform training cycle with 24 SMEs
Validation and upgrading of business plans
WP4: Evaluation and finetuning
Develop validation plan
Establish Investors advisory Committee
Evaluate€TTECtrainingapproachandcycle
Measure resuls on the basis of number of realises business plans and its quality
Finetuning of training cycle and courses (both on-line and off-line)
WP 5: Exploitation and Dissemination
Develop exploitation and dissemination plan
Develop web site (incl.maintenance)
Dissemination and Awarness Activities
Prepareexpansionofthe€TTECapproachtowardsawidernetworkedcommunity
WP 6 Project Management
M4 Second validation
M3 First validation results
M2 Training material
MS 1: ECSIF's M3 Validation
European BP model
Year 1 Year 2
Responsibilità: CHI?
• Partner principali – Ogni partner ha un ruolo chiaramente definito
– Collegare risultati ai partner del progetto
– Complementarieta’
– Tipologie diverse
• Coinvolgimento stakeholders esterni – Utilizzatori: Comitato di valutazione
– Comitato consultivo
• Consortium agreement
Il Management
Pianificare il management del progetto
•Il management deve essere strutturato e pianificato in maniera convincente
Guide for Applicant:
Cap. 2 Implementation
Parag. 2.1 Management structure and procedures
Come deve essere impostato MGT?
Definizione di:
1. I ruoli di management
2. L’organizzazione del progetto
3. Struttura del processo decisionale
4. Procedure di comunicazione
E’ essenziale una chiara organizzazione per il successo della proposta/progetto
1. Descrizione dei ruoli di management Esempi per WP-leader, Task Leader
• Workpackage-leader: – Coordinamento del completamento dei deliverables
– Assicurare un’appropriata comunicazione con i WP leaders collegati
– Collaborazione con i Task leaders
– Presenta reports al project management team e al coordinatore
• Task Leader – Coordinamento del completamento delle attività
– Assicura un’appropriata comunicazione con i Task leader collegati
– Presenta reports al WP-leaders
Importante!
Nella proposta:
tutti i ruoli di management presentati nella struttura organizzativa del progetto dovrebbero essere descritti nel testo - usare termini appropriati (evitare copia-incolla)
Presentare le competenze in project management e le capacità delle persone coinvolte nel management (es. esperienza di coordinamento di progetti/competenze di PM del team di gestione)
2. Struttura organizzativa
• Governing Board, per le decisioni finali che riguardano le attività del consorzio
• Steering Committee, per il monitoraggio delle attività pianificate e la verifica del raggiungimento dei risultati proposti
• Coordinatore, responsabile degli aspetti scientifici e finanziari
• Advisory Board, composto da esperti esterni al consorzio
• End users, per momenti di prova
Le risorse
2. Implementation 2.4 Resources to be committed (Please ensure that the figures stated in part B are consistent with those in Part A)
Regole generali per il calcolo dei costi
Costi diretti e indiretti
Definizione Budget Costruire un budget realistico: DOPO la definizione di risultati, attività e ruolo dei partner Costi eleggibili: -Personale -Viaggio/soggiorno -Materiale -Spese generali (overheads) -Subcontratti
Il modulo A3.1
IMPATTO
Impatto
3.1 Expected impacts listed in the work programme (10 pag)
a. Descrivere come il progetto contribuirà a realizzare impatti previsti nel programma di lavoro in relazione al topic
b. Indicare gli step per avere l’impatto sperato.
c. Giustificare la dimensione EUROPEA dell’azione piuttosto che nazionale o locale e spiegare come le attività di ricerca nazionale o internazionale sono considerate nel progetto.
d. Inserire qualsiasi elemento o fattore esterno che può essere determinante per il raggiungimento dell’impatto
e. Quantificare: dati, crescita economica, conoscenze…
Risponde a una domanda molto semplice: Perché spendere denaro dei contribuenti europei per questo
progetto?
Prima di iniziare a scrivere porsi le seguenti domande:
• Il nostro progetto è ambizioso, risolve un problema esistente a livello Europeo?
• I risultati prodotti saranno utili a livello Europeo?
• E‘ vantaggioso per l'Europa?
NB: RICORDA SEMPRE LA DIMENSIONE EUROPEA!!! Partire dagli obiettivi identificati (paragrafo 1.1)
Disseminazione
La disseminazione nel 7PQ: un obbligo!
Grant agreement, Annex II, General conditions
II.12. Information and communication
The beneficiaries shall, throughout the duration of the project, take appropriate measures to engage with the public and the media about the project aims and results and to highlight the Community financial support.
• Perché la CE “obbliga” a comunicare la ricerca e disseminarne i risultati?
Tra le tante motivazioni:
- Per valutare l’impatto a livello europeo della ricerca finanziata con i soldi dei contribuenti = GIUSTIFICARE
- Per garantire che vi sia un beneficio per i cittadini europei = CONDIVIDERE
- Per supportare le politiche europee e le decisioni nei diversi settori = AUMENTARE LA CONOSCENZA
• Description of the project
1. Scientific and/or technical quality, relevant to the topics addressed by the call
1.1 Concept and objectives
1.2 Progress beyond the state-of-the-art
1.3 S/T methodology and associated work plan
2. Implementation
2.1 Management structure and procedures
2.2 Individual participants
2.3 Consortium as a whole
2.4 Resources to be committed
3. Impact
3.1 Expected impacts listed in the work programme
3.2 Dissemination and/or exploitation of project results, and management of intellectual property
4. Ethical Issues
5. Consideration of gender aspects
3.2 Dissemination and/or exploitation of the project results,and management of intellectual property
Descrivere le misure proposte per la disseminazione e/o sfruttamento dei risultati del progetto, la gestione delle conoscenze prodotte e della proprietà intellettuale.
Indicare i piani di comunicazione appropriati per comunicare la ricerca alle autorità di gestione dei finanziamenti nel settore specifico es. Cohesion Policy funds, European Fisheries fund, etc.
AgriFoodResults: WP5
WP5 DISSEMINATION & TRAINING
Objectives
The objectives are to raise the skills of food scientists in communication and to disseminate results of past and running projects. The WP leader is APRE.
Description of work
T5.1 Training sessions for scientists
T5.2 Dissemination campaign one (from Month 6 to month 15)
Sub-Task 5.2.1 Information campaign (include the grouping of projects)
Sub-Task 5.2.2 Web3D: implementation of 2 Knowledge Hot Spots for dissemination
Sub-Task 5.2.3 Organisatio n of 4 workshops
Sub-Task 5.2.4 Presentation of projects in conference and workshops organised outside
AgriFoodResults (minimum of 9 presentations)
T5.3 Dissemination campaign two (from Month 16 to month 22)
T5.3 Dissemination campaign two (from Month 16 to month 22)
Deliverables
D5.1 Training sessions report (M18)
D5.2 Dissemination report 1 (M17)
• Presentazioni
• Face-to-face
• Leafleats
• Websites
• Telephone
• Newsletters
Diversi strumenti a disposizione
• Fact sheets
• Workshops
• Training
• TV/Video/YouTube
• Newspapers
• Scientific Journal
Diversificare gli strumenti in base al target group
Dissemination Plan • Attività di comunicazione ha conseguenze in termini di consumo di denaro
e di tempo: necessità di fissare un PLAN con scopi predeterminati, budget e obiettivi ben identificati.
La struttura generale del piano di comunicazione andrà a costituire parte della proposta
• La pianificazione inizia già quando si sta scrivendo la proposta: necessità di allocare risorse e definire i tempi
• E’ consigliabile pianificare un flusso regolare di informazioni con giornalisti, media, pubblico, etc.: mantenere un dialogo “vivo” garantisce uan pubblicità costante al proprio progetto e permette di risparmiare il budget!!
Consortium Building Costruire una partnership di successo
PARTNERSHIP • “europea” • complementare
Il Coordinatore e i Partners di un progetto sono oggetto di valutazione
Quale è il criterio di valutazione corrispondente?
Criterio n.2 IMPLEMENTATION - Appropriateness of the management structure and procedure = Coordinatore/MGT team - Quality and relevant experience of the individual participants = All - Quality of the consortium as a whole (including complementary, balance) = All
Activities Skills Results
Associare ad ogni attività un soggetto ben preciso:
-Università
-Enti di ricerca
- Industrie
-PMI(fornitori/produttori/etc.)
- Associazioni di Categoria
- Esperti/policy makers
- End users
La scelta dei partners
• Attenzione al numero!
- Verificare le regole di partecipazione e
- Controllare lo schema di finanziamento:
Small and medium project minimo 3; media: 6-10 partners
Large project: minimo 7; media 15-20 partners
• Attenzione alla provenienza geografica!
- Paesi Membri ed Associati
- Assicurare rappresentatività di aree/regioni europee = non sbilanciare il partenariato prediligendo partners solo di alcuni Paesi ed escludendone altri (coerenza con il topic)
- Coinvolgere Paesi che rappresentano un eccellenza in quel settore
E’ sconsigliata la creazione di un consorzio ex-novo
All’interno del consorzio il budget deve essere equamente distribuito per Paese
Nota Bene
B. I Sub-contraenti
Sono necessari?
Partners o subcontraenti?
NO attività di MGT (es. consulenti)
NO “core activities”
SI attività ben definite, limitate nel tempo, che necessitano di essere svolte al di fuori del consorzio (es. particolari tipi di analisi)
N.B. Non c’è un limite max di budget da destinare ai subcontractors purchè siano necessari al raggiungimento degli obiettivi del progetto.
Non rientrano nel calcolo dei costi indiretti!
C. I Partner dei Paesi Terzi
Come coinvolgerli? Perchè?
- Apertura della CE alla partecipazione dei Paesi Terzi; - Pros&Cons: “arricchimento” dell’EU in termini di know-how ma anche difficoltà di comunicazione e comprensione delle procedure
D. Altri soggetti • Esperti
• End users
• Policy makers
• Etc..
4°Step: la ricerca partner (tools)
Strumenti
- Le reti degli NCP
- Portali/database
- Ricevere o inviare una ricerca partner solitamente è un servizio gratuito!!!
Le reti degli NCP
ICT http://www.ideal-ist.net/
SSH http://www.net4society.eu/public/pss
PMI http://www.ncp-sme.net/
PEOPLE http://www.fp7peoplenetwork.eu/
Il database APRE
http://www.apre.it/FormaAssist/Ricerc
aPartner.htm
• Verificare la complementarietà
• Verificare l’impegno
– Interesse strategico nei risultati del progetto
– Visione a lungo termine, no mentalità di “soldi subito”
– Disponibilità/Capacità di investire risorse umane
• Preferibilmente con esperienze nel settore e sugli obiettivi del progetto = diventa un punto di forza per la proposta
Come selezionare un buon partner?!
Keji Alex Adunmo
Punto di Contatto Nazionale Scienze Socio-economiche ed Umanistiche
APRE – Agenzia per la Promozione della Ricerca Europea
06 48939993
Via Cavour 71, Roma