Dagsorden universitetsledelsen 2010.06.30 · Budget 2011 (JJø) - Bilag eftersendes 3. Opfølgning på Bestyrelsesmøde den 17. juni 2010 (LHN) ... Årsfest, dekaners/ DMU-direktørs

Rektoratet Aarhus Universitet Nordre Ringgade 1 8000 Århus C

Tlf. : 89421111 Fax: 89421109 E-mail: [email protected] www.au.dk/rektor

Dato: 23. juni 2010 Ref: KJ/WFJ

Side 1/2

AARHUS UNIVERSITET

Dato: Onsdag den 30. juni kl. 10-15 Møde: Universitetsledelsen Sted: Frandsensalen Deltagere: Dekaner/DMU-direktør, rektorat, Ole Olsen, Kirsten Jensen, Anders Correll (JJø går kl. 12) Gæster: Punkt 2: Søren Trangbæk fra mødestart Punkt 3 og 4: Flemming Larsen kl. ca. 11 Referat: Kirsten Jensen Kaffe samt morgenkage: kl. 10 Pause: kl. 11.45 (der dækkes op til frokost) Frokost: kl. 12 Kaffe og kage: kl. 14

DAGSORDEN

Dagsorden til mødet i Universitetsledelsen

onsdag den 30. juni 2010 kl. 10-15

Punkter til drøftelse

1. Godkendelse af referat fra mødet i Universitetsledelsen den 7.

juni 2010 (LHN) - Bilag 1: Udkast til referat fra den 7. juni

(inkl. indkomne kommentar fra SM under punkt 7. Tilføjelse er mar-

keret med fed skrift)

2. Budget 2011 (JJø) - Bilag eftersendes

3. Opfølgning på Bestyrelsesmøde den 17. juni 2010 (LHN)

4. Den faglige udviklingsproces (LHN) - Bilag 4a: Oversigt over analysegrupperne - Bilag 4b: Organiseringen af administrationen på AU - Opfølgning på HSU den 10. juni og bestyrelsesmødet den 17. juni - Igangsætning af analysearbejdet vedrørende den faglige og admini-

strative struktur

Side 2/2

AARHUS UNIVERSITET

o Analyse gruppernes sammensætning o Gruppernes proces- og arbejdsplan o Milepæle og løbende afrapportering om gruppernes arbejde o Hvordan sikres opmærksomhed om videnudveksling, herun-

der myndighedsbetjening i arbejdet o Sikring af medarbejderindflydelse via den formelle og den

uformelle struktur o Kommunikation om processen

5. Afrapportering af majmøder

- Bilag 5a: Sagsfremstilling - Bilag 5b: Noter fra majmøder

6. Nyt fra dekaner/DMU-direktør og rektorat (LHN) Punkter til orientering 7. E-læring (SEF)

- Bilag 7a: Sagsfremstilling - Bilag 7b: E-læring, status og forslag til videre proces

8. Årsfest, dekaners/ DMU-direktørs rolle (LHN)

- Bilag 8a: Sagsfremstilling - Bilag 8b: Manual for dekaner og DMU-direktøren – Årsfest, Aarhus

Universitet 9. High Level seminar den 23. august 2010 (LHN)

- Bilag 9a: Sagsfremstilling - Bilag 9b: Program

10. Ferievagtplan - Bilag 10: Vagtplan for fællesadministrationen og hovedområder

Næste møde torsdag den 12. august 2010 kl. 14-17 Afbud: Just Jensen, SEF, OO Husk at reservere mandag den 30. august kl. 10-13 til ekstra møde



Rektoratet Rektor Dato: 22. juni 2010 Ref: KJ

Side 1/8

AARHUS UNIVERSITET

Dato: Mandag den 7. juni kl. 14 – 17 Møde: Universitetsledelsen Sted: Frandsensalen Deltagere: Dekaner/DMU-direktør, rektorat, Ole Olsen, Kirsten Jensen, Anders Correll Gæster: Punkt 2 og 3: Flemming Larsen Punkt 4: Søren Trangbæk, Bo Bjerre Jakobsen og Karl Christensen Punkt 5: Søren Trangbæk Referat: Kirsten Jensen

REFERATUDKAST

Udkast til referat fra mødet i Universitetsledelsen

mandag den 7. juni 2010

Punkter til drøftelse 1. Godkendelse af referater fra møderne i Universitetsledelsen

den 10. maj og 12. maj 2010 Konklusion Der var ikke indkommet kommentarer, og der blev ikke fremsat kommenta-rer på mødet. Dermed betragtes referaterne som godkendte. 2. Den faglige udviklingsproces Konklusion Eventuelle skriftlige forbedringsforslag til rektoratets udkast til indstilling til bestyrelsen er velkomne og skal være fremme hos FLa senest tirsdag aften den 8. juni. FLa og rektoratet inddrager de indkomne kommentarer i det videre arbejde frem mod den endelige version af indstillingen. FLa rundsender inden bestyrelsesmødet indstillingen som fortrolig mail til universitetsledelsen. Indstillingen offentliggøres efter bestyrelsesmødet. Der skal gives input om analysegrupper til FLa hurtigst muligt, da den af-talte deadline er overskredet. FLa rundsender det forslag, som SH og BO har udarbejdet.

Møde i universitetsledelsen den 30. juni 2010Punkt 1, bilag 1:

Udkast til referat

Side 2/8

AARHUS UNIVERSITET

LHN nævnte, at mange har rost Sandbjerg-seminaret. Der forelå et udkast til indstillingen til bestyrelsesmødet den 17. juni. Udka-stet blev runddelt – og er naturligvis fortroligt, da emnet er et lukket punkt på bestyrelsesmødet - og efter en læsepause blev udkastet drøftet. Eventuelle skriftlige forbedringsforslag er velkomne og skal være fremme hos FLa senest tirsdag aften den 8. juni. Rektoratet beklagede den korte frist, men indstillin-gen skal færdiggøres til udsendelse senere på ugen. FLa rundsender inden be-styrelsesmødet indstillingen som fortrolig mail til universitetsledelsen. Indstillingen offentliggøres efter bestyrelsesmødet. Følgende emner blev berørt i drøftelsen: Generelle kommentarer

- der blev stillet forslag om at formulere en kortere og mere overordnet indstilling og med et supplerende bilag, der beskriver hensigterne mv. Rektoratet svarede, at der udarbejdes en form for resumé

- det blev foreslået, at der formuleres en præambel, der indeholder et afsnit om universitetets rolle i samfundet fremover

- formuleringerne bør holdes i en positiv tone, der underbygger den motivation, som er tiltænkt og dermed formulere, at AU vil noget me-re end pt. Det er en balancegang mellem at bygge op til forandring samtidig med at anerkende den nuværende indsats

- det bør tydeliggøres, hvad der menes med forsk-nings/uddannelsesomfang

- det bør fremgå, hvordan den påtænkte styrkelse af de tværgående om-råder skal ske

- formuleringen ”primært” i afsnittet om SUN ønskes også på de øvrige områder

- ændre formulering til ”samarbejde med Region Midtjylland om Aar-hus Universitetshospital”.

Organisering, benævnelser for hovedområder mm.

- det blev konstateret, at oplægget er anderledes end oplægget på Sand-bjerg, da der nu foreslås tre fakulteter og en skole. Det kan være uhel-digt – blandt andet for DPU – hvis skoler på et underliggende niveau ikke findes. Det vil være hensigtsmæssigt, hvis ”skole” kun har én be-tydning

- rektoratet tilkendegav enighed i, at der er behov for at styrke det pæ-dagogiske område. Det blev nævnt, at det er udmærket at styrke teo-logi og pædagogik, men at der også bør stå noget om det nuværende HUM


Udkast til referat

Side 3/8

AARHUS UNIVERSITET

- rektoratet overvejer, om der er behov for centres of excellences og om skolebegrebet skal reserveres til hovedområdeniveauet og i stedet ha-ve excellence-centre på niveauet under. Det skal huskes, at ingeniør-områdets benævnelse skal indtænkes

- det blev foreslået at droppe ”det” i hovedområdenavne - benævnelsen ”kulturvidenskabelige fakultet” var en overraskelse - det blev foreslået, at skoler, institutter mm. ikke indskrives i doku-

mentet, da det let giver en fastlåsning for det videre arbejde. Rektora-tet undersøger, om loven tilsiger, at bestyrelsen fastlægger institut-strukturen

- rektoratet forestiller sig ikke flere ledelseslag end pt. - det blev foreslået, at rektoratet overvejer at bruge benævnelsen ”bred

akkreditering ” frem for ”bred business-school”. Rektoratet havde brugt benævnelsen fra forslaget fra SH/BO (det blev aftalt, at FLa rundsender forslaget)

- det bør tydeliggøres hvilke strukturer på niveauet under hovedområ-derne, der skal bære de høje ambitioner igennem samt, at der er an-dre strukturer end institutter, der bærer disse ambitioner igennem.

Myndighedsbetjening

- det blev foreslået, at afsnittet placeres mere markant. Rektoratet til-kendegav, at man havde forsøgt at gøre dette men lovede at se på det igen.

Akademisk Råd

- skal have en vigtig rolle, så der bliver interesse for at deltage. Prodekaner

- det blev foreslået, at afsnittet får en stærkere placering - der vil nok være antalsmæssig variation i behovet for prodekaner.

Man kan også forestille sig, at antallet kan variere over tid - man kan stille spørgsmålstegn ved, om der sker en slankning af ledel-

sen i lyset af antallet af prodekaner. Rektoratet forestiller sig udpeg-ning af prodekaner men forestiller sig ikke ekspansion med flere stil-linger. Det blev nævnt, at der bør være opmærksomhed omkring, at udpegning ikke giver mulighed for ekstern rekruttering, dertil svarede rektoratet, at der skal være fleksibilitet i form af mulighed for opslag.

Faglig styregruppe

- rektoratet overvejer at nedsætte en faglig styregruppe som paraply for analysegrupperne og forestiller sig, at en dekan bliver formand for gruppen, som ikke skal lede arbejdet men koordinere


Udkast til referat

Side 4/8

AARHUS UNIVERSITET

- der kom opfordring til, at rektor bliver formand for gruppen. Rektora-tet genovervejer etableringen af gruppen og i givet fald dens sammen-sætning.

Analysegrupper

- skal komme med rapporter senest den 10. december - de familier, der endnu ikke har gjort det, skal skynde sig at indmelde

til FLa med forslag til sammensætning mv. Fora

- de bør ikke have samme vægt (og størrelse) men afbalanceres efter hovedområdernes volumen på de forskellige områder

- antallet af deltagere bør ikke fastlægges i dokumentet - bør ikke få råderet over de strategiske midler - benævnelsen bør overvejes men bør være ensartet. ”Fora” sender det

bevidste signal, at man ikke beslutter. Kan måske hedde ”kollegium” - opgaven skal skitseres og være tydelig - forskerskolerne bør nævnes - visse eksisterende udvalg skal samtidig nedlægges, og man skal passe

på med ikke at etablere for mange forskellige organer. Det kan tæn-kes, at der kommer institutråd via Folketingets opfølgning på univer-sitetsevalueringen.

Økonomi

- der blev spurgt til, hvordan rektoratet forestiller sig, at de strategiske midler skal finansieres, og der blev givet udtryk for bekymring om-kring beløbsstørrelsen. Pt. kunne det se ud til, at de fleste midler tænkes at gå til forskning, og der bør ske en præcisering for ikke at la-ve skævvridning. Rektoratet svarede, at bestyrelsen i princippet god-kender puljerne via budgetprocessen, men bestemmer ikke anvendel-sen. Forskningsfonden kan muligvis spille en rolle men har ikke med indstillingen at gøre. Der skal findes en balanceret finansieringsmo-del, og der skal ikke både være rektoratets ledelsespulje og de nye pul-jer. Midlerne skal finansieres via synergier, administrative besparel-ser, effektiviseringer mm, der kan realiseres over en årrække. Størrel-sesmæssigt kan man drøfte, om f.eks. 3 % af omsætningen er meget eller lidt i forhold til den totale omsætning. Rektoratet overvejer, om der skal nævnes et bestemt beløb (senest i forbindelse med budget-lægningen skal et beløb fremgå), eller om der blot skal sendes signal om hensigten. Man kan overveje at bruge midler fra færdiggørelses-bonus til at stimulere det indre marked og indsatsområder. Der skal være sammenhæng mellem indtjening og incitament

- det vil give konsistens, hvis fora også nævnes i økonomiafsnit.


Udkast til referat

Side 5/8

AARHUS UNIVERSITET

Tidsplan

- de overordnede beslutninger skal træffes den 17. juni for at mindske usikkerheden mest muligt

- det blev tilkendegivet, at det er godt, at ”to-trins-raketten” fastholdes i form af først en overordnet struktur, og dernæst en analysefase, der fører frem til den mere detaljerede organisering. Det er vigtigt, at der vedrørende strukturen under hovedområderniveau skabes plads til drøftelser, inden man fastlægger organiseringen, herunder afklarer antallet af ledelseslag

- tidsplanen er udfordrende at håndtere i forhold til budgetprocesser. Det blev tilkendegivet vedrørende eventuelle nye institutter, at disse bør på plads hurtigst muligt, men at det først er muligt primo 2011. Der skal så findes en praktisk løsning på det usynkrone mellem op-start af nye institutter og budgetprocessen.

3. Ekstraordinært bestyrelsesmøde den 7. juni 2010 samt besty-

relsesmøde den 17. juni 2010 LHN refererede kort fra bestyrelsesmødet tidligere på dagen, hvor Quentin Thompson deltog med et oplæg om de observationer, som han og Sachi Hata-kanaka havde gjort sig via besøgene på AU og som havde ført frem til den ud-arbejdede rapport. Konklusion Bestyrelsen havde haft en konstruktiv drøftelse af den faglige udviklingspro-ces, og emnet behandles igen på bestyrelsesmødet den 17. juni. 4. Visionsplan for fysiske faciliteter, status LHN erindrede om, at der er sammenhæng mellem den faglige udviklingspro-ces og visionsplanen for den fysiske udbygning i form af, at faglige områder mv. skal kunne fremmes via visionsplanen. Visionsplanen for udviklingen af de fysiske faciliteter behandles på bestyrelsesmødet den 17. juni JJø nævnte, at den udsendte version har indbygget de kommentarer, der er fremsat fra hovedområderne. Der blev udtrykt ros til udkast til visionsplan. Følgende temaer blev drøftet:

- det bør klargøres i starten af dokumentet, at 2012 er så tæt på, at kun lejemål og eksisterende bygninger er realistiske udvidelsesmuligheder

- der bør ses på opdelingen og i benævnelserne tabellen med kvadrat-meter angivelser


Udkast til referat

Side 6/8

AARHUS UNIVERSITET

- formålet med Lille Barnow bør ikke formuleres for firkantet, da der kan blive behov for disse kvadratmeter i overgangsfaser i forbindelse med den faglige udviklingsproces

- der er behov for en ret hurtig beslutning omkring etablering af labora-toriefaciliteter uden for Roskilde. JJø svarede, at dette vil ske via Uni-lab-midler

- det bør formuleres, så der både er tale om og mulighed for at dække både vækst og tværgående omprioriteringer og dermed ikke sætte bremser for strukturudvikling.

Konklusion De indkomne kommentarer inddrages i udformningen af det oplæg, der be-handles på bestyrelsesmødet den 17. juni. 5. Økonomirapport 1- 2010 JJø henviste til det udsendte materiale, der viser, at budgettet ser ud til at holde. Der er fortsat en manko på kr. 28 mill fra 2009. JJø nævnte irritati-onsmomentet omkring det udestående, der er med Økonomistyrelsen om-kring feriepenge. Det blev drøftet, om det er til nytte at kigge på historiske data for kvartals-regnskaberne for at se, om der kan findes et mønster i disse, som kan bruges til den fremtidige budgetlægning. Det blev nævnt, at den afgørende faktor er, hvordan de eksterne midler forbruges. Den utilfredsstillende huslejesituationen for DMU blev nævnt igen. JJø og Søren Trangbæk svarede, at problematikken nævnes for ministeriet hver gang, der er en mulighed for det. Rektoratet tilkendegav, at der fortsat skal være opmærksomhed på rettidig og præcis kontering og forbrug. Der skal informeres gensidigt, hvis der er væ-sentlige udsving. Konklusion Den udsendte økonomirapport blev taget til efterretning. 6. Den fremtidige organisering af PURE – arbejdet Konklusion Drøftelsen af emnet blev udsat og skal indgå i arbejdet i efteråret i forbin-delse med den faglige og administrative udviklingsproces.


Udkast til referat

Side 7/8

AARHUS UNIVERSITET

7. Nyt fra dekaner/DMU-direktør og rektorat SUN

- den iranske ambassadør havde for nylig inviteret sig selv på besøg. Rektorat havde ikke haft mulighed for at deltage, men SUN, DJF og Internationalt Center havde medvirket

- der blev givet en status vedrørende problemstillingen i forbin-delse med oprettelse af en lægeuddannelse på Aalborg Universitet, der har oprettet et sundhedsvidenskabeligt fakultet.

ASB

- Aalborg Universitet har etableret en afdeling i Århus indenfor han-delshøjskolefeltet.

DPU

- Statsministerens Vækstforum har haft møde, hvor eftersynet af folke-skolen blev offentliggjort. Timet med dette udkom DPU - sammen med samarbejdsparter - med en supplerende analyse. I den forbin-delse skulle LQ i nærmeste tid til et møde med undervisningsministe-ren, Kommunernes Landsforening m.fl. om kvalitetsløft, og der er muligvis afsat midler til at styrke området. LHN supplerede med in-formation om et forslag om at oprette et særligt sektorforskningsinsti-tut på området, hvilket ikke forekommer hensigtsmæssigt.

HUM

- der var samme dag fra VTU kommet et brev vedrørende kandidatop-tag. Ingen andre havde endnu set brevet. BD ville undersøge nærmere via Ledelsessekretariatet og afklare, om emnet skal på næste møde i universitetsledelsen.

JJø orienterede fra møde i Universitetsdirektørudvalget

- det statistiske beredskab fra Danske Universiteter er på vej og offent-liggøres den 14. juni. Alle hovedområder (især kommunikationsmed-arbejderne) skal være opmærksomme på dette og gennemgå materia-let inden offentliggørelsen. AC står for den overordnede pressedæk-ning og laver muligvis en historie omkring ph.d.-tallene

- HS spurgte til, og om der på mødet i UDU den 1. juni blev truffet be-slutninger omkring finansieringsproblematikken vedrørende myndig-hedsbetjening. JJø havde igen fremført AU’s synspunkter, men der er ikke enighed blandt universiteterne, derfor går sagen videre til Rek-torkollegiet, og det ender sandsynligvis i en politisk beslutning.


Udkast til referat

Side 8/8

AARHUS UNIVERSITET

Punkter til orientering 8. Status for udvikling af AU Summer University Der var på forhånd udsendt et notat, som LHN og BD kort opsummerede. Der

blev erindret om, at kun universitetsparken i Århus er nævnt og man bad om, at det overvejes, at Emdrup også medtænkes. BD svarede, at arbejds-gruppen har besluttet, at man i opstartsfasen koncentrerer sig om Århus, da der dermed bliver mulighed for at støtte op om aktiviteterne og sikre faglig synergi. Synspunktet medtages i det videre arbejde, og der er ikke tale om at udelukke aktiviteter i Emdrup.

Konklusion Notatet blev taget til efterretning. Synspunktet om aktiviteter i Emdrup ind-drages i det videre arbejde. Indmeldingsfristen den 15. juni skal huskes. 9. Procedure vedr. ministerbesøg på AU LHN henviste til det udsendte notat og opfordrede til, at hovedområderne sørger for rettidig information af bestyrelsesformand og rektorat ved besøg ministre mv. Det drejer sig primært om AU-initierede besøg. Rektoratet har forståelse for, at det i praksis er vanskeligt, når ministre inviterer sig selv, el-ler når studerende inviterer ministre. I disse tilfælde må rektoratet orienteres, så snart man har viden om besøget. Konklusion Notatet blev taget til efterretning. Så vidt det er muligt orienteres rektorat og bestyrelsesformand om ministerbesøg mm, forud for fastlæggelse af be-søget. Rektors sommertale er torsdag den 17. juni 2010 kl. 15 i Aulaen. Næste møde i universitetsledelsen er onsdag den 30. juni 2010 kl. 10 – 15.


Udkast til referat

Møde i universitetsledelsen den 30. juni 2010 Punkt 4, bilag 4a: Oversigt over analysegrupperne



AARHUS UNIVERSITET

Plan for og medlemmerne af analysegruppen for ”Kulturviden-skab” Arbejdet ledes og koordineres af de tre dekaner, som har ansvaret for at udarbejde et indledende oplæg, og som også har ansvar for proces og sammenskrivning af delanalyser. Selve analysearbejdet gennemføres af de tre dekaner og institutlederne eller tilsvarende ved de tre fakulteter: Fra HUM: Steffen Brandorff, Sven Halse, Jan Ifversen, Niels Lehmann, Bjarke Paarup, Anne Marie Pahuus og Per Stounbjerg , Fra TEO: Anders Klostergaard Petersen og Peter Lodberg. Fra DPU: Jens Erik Kristensen, Martin Bayer, Bente Elkjær samt (som leder af center for grund-skoleforskning m.v.) Hans Siggaard Jensen. De kortlægger i fællesskab såvel eksisterende som øn-skede/potentielle samarbejder inden for og uden for hovedområdet. Resultatet af dette arbejde fremlægges og diskuteres bredt på fakulteterne i institutter, samar-bejdsudvalg, forskerteams/forskningsprogrammer osv. med inddragelse af prodekaner og andre nøglepersoner. Sluttelig gennemføres en høring i Akademisk Råd og i studienævnene. Det sidste bringer også de studerende på banen. Arbejdet indledes med et seminar på Sandbjerg for de tre dekaner og institutlederne eller tilsva-rende ved de tre fakulteter. Udgangspunktet er et oplæg, der er udarbejdet af de tre dekaner.

Kommissorium og tidsplan for analysegruppe for den faglige struktur for Aarhus School of Business and Social Sciences

Rektoratet har udarbejdet følgende kommissorium for analysegruppens arbejde:

Den faglige styregruppe nedsætter en analysegruppe for hvert af de fire nye hovedområder. Analy-segrupperne skal udarbejde et konkret forslag til organisering af hvert af de fire nye områder.

Forslaget skal indeholde overvejelser om, hvordan den nye organisationsstruktur kan bidrage til:

• At fastholde de allerede eksisterende kvaliteter • At udvikle faglig synergi • At udvikle nye forskningsområder • At udvikle nye uddannelsestiltag • At styrke rådgivning og videnudveksling

Side 2/6

AARHUS UNIVERSITET

Forslaget skal indeholde overvejelser om størrelse, faglig sammensætning og typer af enheder som institutter, skoler (enheder med særlige relation til aftagerinteresser efter samme model som de nuværende universitetsskoler), permanente centre og evt. institutter/enheder med særlige opgaver. Der skal i forslaget også indgå overvejelser om den fagligt bedste placering af enheder eller dele af enheder, som fagligt set ligger på grænsen af to eller flere af de nye hovedområder. Det samme gælder overvejelser om sammenlægning af institutter med mere eller mindre identiske faglige ar-bejdsområder.

I analysen skal indgå forslag til etablering af samarbejdsstrukturer på tværs af de nye hovedområ-der f.eks. i form af tværgående centre og uddannelsessamarbejder.

Analysen skal foretages i lyset af den overordnede målsætning om, at Aarhus Universitet søger mod en struktur med så få organisatoriske enheder som muligt, således som det er beskrevet i Rektora-tets udmelding af 8. marts 2010.

Forslagene skal være fagligt begrundede og vedlægges en grafisk fremstilling. Forslagene skal om-fatte forslag til navne på dansk og engelsk for de foreslåede institutter og enheder.

Arbejdsgruppernes forslag skal sendes til den faglige styregruppe senest fredag den 10. december 2010. Forslagene indgår som en del af grundlaget for den faglige styregruppes samlede indstilling til rektoratet.

Deltagere i analysegruppen

ASB SAM Dekan Børge Obel

Prodekan for forskning Jakob Arnoldi

Prodekan for uddannelse Peder Øster-gaard

Institutleder Hans Jørn Juhl

Institutleder Helle Vrønning Dam

Institutleder Jørn Flohr Nielsen

Institutleder Karsten Engsig Sørensen

Institutleder Michael Christensen

Institutleder Peter Jensen

Dekan Svend Hylleberg

Institutleder Henrik Høgh-Olesen

Institutleder Jørgen Albæk Jensen

Institutleder Per Baltzer Overgaard

Institutleder Thomas Pallesen

Analysegruppen sekretariatsbetjenes af sekretariatschef Nikolaj Harbjerg Døssing (ASB) og sekre-tariatsleder Anja Zimmerdahl Hansen (SAM).

Side 3/6

AARHUS UNIVERSITET

Information til og inddragelse af medarbejdere og studerende

Medarbejder- og studenterrepræsentanter inviteres til at deltage i relevante arbejdsgrupper. Deka-nerne informerer løbende Akademisk Råd, Samarbejdsudvalg, medarbejdere og repræsentanter fra studenterorganisationerne. Der er endvidere etableret et fælles fusionssite (www.asbss.dk), hvor nyheder, tidsplaner, rapporter og anden relevant dokumentation løbende offentliggøres.

Proces og tidsplan

28. juni Indledende møde for analysegruppen

Planlægning af den videre proces pba. kommissorium og foreløbig tids-plan

17.-18. august Dagsseminar (12-12) på Odder Parkhotel for analysegruppen og admini-strative mellemledere

På dagsseminaret skal analysegruppen dels drøfte institutstruktur mv., dels udarbejde en mere detaljeret procesplan og kommissorier for en række arbejdsgrupper vedrørende Akademisk Råd, studienævnsstruk-tur, ph.d.-skole, økonomimodel, processen i forhold til medarbejderne mv.

De to hovedområders administrative mellemledere mødes parvis for at udveksle oplysninger om nuværende opgaver og organisering med hen-blik på at afdække ligheder og forskelle.

August-oktober Aktiviteter i analysegruppen og arbejdsgrupperne med henblik på at ud-arbejde rapporter på baggrund af gruppernes kommissorier.

Uge 41 Frist for arbejdsgruppers afrapportering til analysegruppen

Møde i analysegruppen med henblik på behandling af rapporter og klar-gørelse til høringsaktiviteter.

uge 41-44 Div. materiale på baggrund af arbejdsgruppernes afrapportering til hø-ring i akademiske råd, aftagerråd, på institutter, samarbejdsudvalg, mø-der med medarbejdere og studerende mv.

Medio november Dagsseminar (12-12) for analysegruppen

På baggrund af høringssvar og øvrige input drøftes konklusioner i for-hold til den endelige afrapportering, jf. kommissorium (analysegruppen vil desuden udarbejde forslag til en studienævnsstruktur, der understøt-ter forslaget til organisering).

Side 4/6

AARHUS UNIVERSITET

Medio nov.-primo dec. Endelig rapport udarbejdes på baggrund af seminarets konklusioner

Uge 49 Afsluttende møde i analysegruppen, hvor endelig rapport fremlægges

10. december Frist for fremsendelse af endelig rapport til universitetets faglige styre-gruppe

Bemærkninger fra sundhedsvidenskab i forbindelse med kommis-sorier for analysegrupper til den faglige udviklingsproces med skitsering af forløbet på sundhedsvidenskab.

Kommissorium for analysegrupper for den faglige struktur

SUN ser rigtig gode muligheder for at fastholde de nuværende faglige styrkepositioner og for at op-nå forstærkede faglige synergier inden for kerneaktiviteterne uddannelse, forskning, talentudvik-ling, rådgivning og videnformidling/-udveksling i et nyt Sundhedsvidenskab. Dette er bekræftet af dekanatets møder med fakultetets institutledere, samarbejdsudvalg og Akademisk Råd samt ved personalemøder. Det er også hovedindtrykket fra møderne i ”den sundhedsvidenskabelige familie”.

Det ny Sundhedsvidenskab skal ikke efter de kendte planer fusioneres med andre af de nuværende hovedområder i deres helhed, men SUN vil ikke desto mindre tilrettelægges en proces, der mulig-gør en afsøgning og analyse af mulighederne for organisatorisk at tilknytte enheder, grupper eller personer fra andre af de nuværende hovedområder til det nye Sundhedsvidenskab. Det vil blive af-gørende, at sådanne nye tilknytninger giver faglig mening og væsentligt forøger mulighederne for, at der tilføres nye faglige dimensioner og faglige nydannelser. Eksisterende kvaliteter må heller ik-ke ødelægges.

Som det muligvis er bekendt, ønsker SUN, NAT, DJF og DMU, som jo omfatter de traditionelt ”vå-de” hovedområder, i fællesskab at gennemføre en analyse, der på en ensartet måde beder forsk-ningsgrupper om at opgøre de faglige interessefelter. I denne sammenhæng er det også under over-vejelse at bede de faglige grupper om selv at tilkendegive hvor de ser potentiale for faglige samar-bejdsmuligheder . Fakultetets ledelse og analysegrupperne vil stå bag arbejdet med fakultetets bi-drag til denne proces, men det er på den anden side meget vigtigt, at der skabes et billede af situa-tionen set fra de faglige miljøers side med en fortsat inddragelse af medarbejdersynspunkter.

Det nye Sundhedsvidenskab vil altså kunne komme til at omfatte en bredere kreds af institutter, forskningsgrupper og fagfelter end tilfældet er i dag. Det har allerede i det forudgående forløb væ-ret nævnt, at analysen af mulighederne i en udvidet kreds kunne omfatte: Institut for Idræt, lev-nedsmiddel- og ernæringsforskning og -uddannelser, klinisk psykologi, dyremodeller til forskning i

Side 5/6

AARHUS UNIVERSITET

menneskelige sygdomme, et tværgående neurovidenskabeligt område, de overlappende områder molekylær biologi/molekylær medicin, arbejdsmiljø og indeklima, sundhedsøkonomi, sundhedspo-litik og -organisation. Der kan udmærket komme flere faglige områder til, som skal analyseres, og det kan naturligvis vise sig, at der kan etableres tilfredsstillende samarbejdsrelationer, uden at fel-tet nødvendigvis knyttes organisatorisk til det nye Sundhedsvidenskab; men der er i udgangssitua-tionen forhold, der taler for det, og under alle omstændigheder skal det bestemmes, hvor hvert om-råde bedst hører til, idet ingen hovedområder efterlades uberørte.

Analysen af den faglige struktur – og herunder tilrettelæggelsen af SUN’s deltagelse i det fælles analysearbejde i de ”våde” hovedområder - vil SUN lade foretage af en analysegruppe, der virker i to tempi. I første omgang udpeges en analysegruppe med udgangspunkt i det eksisterede SUN. Denne gruppe tænkes at virke til udgangen af september og at have som hovedopgave at identifice-re og analysere potentielle emner for integration i et samspil med disse samt indledningsvis se på fakultetets organisatoriske opdeling , idet jeg forventer, at det nye Sundhedsvidenskab vil være op-delt i 4 – 5 robuste institutter. I anden omgang, når vi har bedre fornemmelse for kredsen af inte-grerbare institutter, faggrupper og fagfelter/personer, genudpeges analysegruppen, og den skal dermed i sin sammensætning bedre afspejle det kommende nye Sundhedsvidenskab. Den genfor-merede gruppe skal overtage arbejdet ca. 1. oktober 2010 og skal virke frem til analysegruppens af-levering af rapporten til den faglige styregruppe senest den 10. december 2010. Denne gruppe skal have som hovedopgaver at behandle tilkommende enheders, gruppers og personers fagligt bedste indplacering og på samme tid give et endeligt fagligt begrundet oplæg til det nye Sundhedsviden-skabs opdeling i institutter.

Analysegruppen vil i udgangssituationen bestå af SUN’s institutledere med den nuværende dekan som formand.

Den omtalte genformerede analysegruppe vil fra begyndelsen kunne ledes af den til den tid ny-ansatte dekan (jf. tidsplanen i den faglige udviklingsproces).

Kommissorium for analysegrupper for den administrative struktur

For så vidt angår ”Kommissorium for analysegrupper om den administrative struktur” bemærkes, at der lægges op til at bygge videre på de analyser, opgavebeskrivelser mv., der ligger til grund for den administrative forandringsproces, som nu er overgået til driftsfasen.

Det forhold, at der i analysearbejdet i forbindelse med den administrative forandringsproces kun blev opereret med to niveauer - det centrale niveau og fakultetsniveauet, hvilket har som naturlig konsekvens, at analysen ikke er ført helt ud til institutniveauet - vil give analysegrupperne udfor-dringer, som mest effektivt løses efter ensartede principper.

Kommissoriet kunne derfor med fordel tydeliggøre den proces, som styregruppe og analysegrup-perne forventes at skulle gennemgå. Dette kunne ske ved, at kommissoriet blev udfoldet yderligere i form af en beskrivelse af de overordnede principper for de administrative forandringer – herun-der fx vision, mål, produkt og eventuelt også overvejelser om analysegruppernes sammensætning. Særligt i forhold til analysegrupperne findes det væsentlig, at forventningerne til analysegrupper-nes produkt tydeliggøres, så opgaven for gruppen dels bliver håndgribelig og overskuelig og dels medvirker til, at der kan leveres ensartede produkter, der kan indgå som en del af grundlaget for den administrative styregruppes samlede indstilling til rektoratet.

Side 6/6

AARHUS UNIVERSITET

Vi kan tilføje, at der på SUN er gennemført en analyse af og truffet principiel beslutning om mest hensigtsmæssige placeringer af opgaver og niveauer for opgaveløsningen på henholdsvis fakultets- og institutniveauet, bl.a. som opfølgning af implementeringen af de nye snitflader efter den admi-nistrative forandringsproces. SUN er dermed i høj grad afklaret med hensyn til opgavefordelingen mellem fakultets- og institutniveau, og dette ønsker vi, at der tages udgangspunkt i inden for SUN og det nye Sundhedsvidenskab. Vi anser det for nødvendigt af hensyn til opretholdelse af et til-fredsstillende kvalitetsniveau i den administrative støtte på alle niveauer på en ressourcebevidst måde, at der i efteråret indledes en implementering af denne principielle beslutning.

Dette vil for os at dømme sikre, at de kommende nyansatte dekaner og prodekaner samt institutle-dere, med det ansvar, som de efter de kendte planer tillægges, kan få den nødvendige støtte, og at kerneaktiviteterne i det nye Sundhedsvidenskab understøttes specifikt og på den mest kompetente måde. Herunder gælder det særligt for det sundhedsvidenskabelige område, at der skal være kom-petent administrativ støtte til dekanens og hovedområdets deltagelse i Århus Universitetshospital samt drift og udvikling af relationerne til det omkringliggende sundhedsvæsen i mere bred almin-delighed.

Som bekendt har SUN indstillet administrationschef Anders Roed til den administrative styre-gruppe. SUN/det nye Sundhedsvidenskab vil derudover i overvejende grad lade sig repræsentere af områdeledere til arbejdsgrupperne på administrationsområderne.

Studerende- og medarbejderinddragelse

I hele forløbet agter vi at sikre en bred involvering af studerende og medarbejdere. I første række vil dette ske ved at inddrage de fora, hvor der er valgt repræsentanter for studerende og medarbej-dere. Det drejer sig f.eks. om behandling på møderne i Akademisk Råd og Ph.d.-udvalget samt et eller flere fællesmøder med repræsentanterne i SUN’s studienævn. Ligeledes vil vi sørge for, at sa-gen drøftes på møder i SUN’s hovedsamarbedsudvalg og alle lokale samarbejdsudvalg. Endeligt vil vi åbne elektroniske fora, hvor processen og forholdene kan blive kommenteret og debatteret af SUN’s medarbejdere og studerende og indarbejde dette i beslutningsoplæggene.

Naturvidenskab og Teknologi:

Analysegruppen består af: Erik Meineche Schmidt, Flemming Besenbacher, Just Jensen, Erik Steen Kristensen, Kurt Nielsen og Henrik Sandbeck.

Følgende er oplyst:

”Analysegruppen vil starte med at tilvejebringe beskrivelser af de eksisterende forskningsgrupper ved de fire fakultetet – "granulariteten" vil vi diskuterer i en pause på Sandbjerg. Analysen skal tje-ne til at danne grundlag for den fremtidige institutstruktur.”

Møde i universitetsledelsen den 30. juni 2010 Punkt 4, bilag 4b: Organisering af administrationen på AU

UDKAST

Organisering af administrationen på AU

Baggrund

Med udgangspunkt i AU‐bestyrelsens godkendelse den 17. juni 2010 af rektoratets indstilling vedrørende den faglige udviklingsproces og den deraf følgende rekonstruktion af AU’s ledelse og organisation nedsættes en arbejdsgruppe, der skal fremkomme med forslag til den fremtidige organisering af administrationen på Universitetet.

Ifølge den besluttede tidsplan skal kommissorium og rammer for arbejdet fastsættes i juni 2010. Nedsættelse af arbejdsgruppen skal ske august 2010, hvorefter analyse og udkast til rapport forudsættes gennemført i perioden august 2010 – januar 2011, hvor ny administrativ struktur drøftes og besluttes februar 2011.

Arbejdsgruppe‐ og udvalgsarbejdet

Rektoratet har anmodet dekanerne om at indmelde forslag til repræsentation i den administrative arbejdsgruppe. Dekanerne har indmeldt administrationscheferne med undtagelse af Svend Hylleberg, som har stillet sig selv i forslag.

Der indstilles følgende personer til arbejdsgruppen:

Jørgen Jørgensen (fm) , Svend Hylleberg, Niels Damgaard, Per Lindblad, Anders Roed og Søren Trangbæk med sekretariatsbetjening fra ledelsessekretariatet.

Som det fremgår, vil de fremtidige fire hovedområder således være repræsenteret ved et medlem hver.

Baggrunden for den antalsmæssigt meget snævre arbejdsgruppe skal ses i følgende forslag til tilrettelæggelse af arbejdet.

Under hensyntagen til kommissoriet , se senere, nedsættes udvalg, der skal kulegrave hvert af følgende områder:

Økonomi

Bygningsdrift

IT

Møde i universitetsledelsen den 30. juni 2010 Punkt 4, bilag 4b: Organisering af administrationen på AU HR

Studieadministration

Kommunikation

Betjening af rektorat og universitetsledelse, herunder tværgående opgaver

Der skal foretages en opgaveafgrænsning, således at alle relevante områder dækkes i udvalgsarbejdet, herunder administrativ støtte til de tværgående, rådgivende fora.

Hvert udvalg nedsættes med pågældende vicedirektør som formand og med relevant deltagelse af repræsentanter fra hovedområderne. Arbejdet med ledelsesbetjeningen foregår dog i et samarbejde mellem rektorat og ledende medarbejdere i fællesadministrationen med inddragelse af øvrige relevante personer.

Det forudsættes, at udvalgene finder en arbejdsform, som sikrer, at alle relevante interessenter inddrages og høres. Ikke nødvendigvis ved medlemskab af udvalgene, men f.eks. ved temadage, dialogmøder, fokusgruppeinterviews og site visits.

Udvalgene forudsættes desuden at kortlægge ”sammenlignelige forhold” uden for AU. F. eks. på danske og udenlandske universiteter og andre videnstunge virksomheder.

Den overordnede arbejdsgruppe fungerer som styregruppe og sikrer ligeledes orientering af og inddragelse af medarbejderrepræsentanter.

Styregruppen orienterer på de månedlige møder mellem administrationscheferne og FALK‐kredsen om fremdrift i arbejdet.

Tidsplan: Arbejdsgruppen afholder første møde i august måned 2010. Til dette møde fremlægges forslag fra vicedirektørerne om personsammensætning af de respektive arbejdsudvalg, således at disse kan igangsætte arbejdet hurtigst muligt.

Arbejdsgruppen – ved formanden – aflægger statusrapport på universitetsledelsesmøderne i september, november og december måned 2010. Afrapportering foregår som tidligere nævnt i januar 2011.

Kommissorium for arbejdsgruppen

Universitetsledelsen har i foråret og forsommeren 2010 drøftet diverse udkast til ”Principper for den administrative struktur”. På den baggrund opstilles følgende forslag til kommissorium:

” Der nedsættes en arbejdsgruppe, som får til opgave senest januar 2011 at fremkomme med forslag til den bedst mulige organisering af administrationen på Aarhus Universitet.

Møde i universitetsledelsen den 30. juni 2010 Punkt 4, bilag 4b: Organisering af administrationen på AU Baggrunden herfor er beslutning i AU’s bestyrelse den 17. juni 2010 om den faglige udviklingsproces, hvorved Universitetets organisation og ledelsesforhold ændres markant.

Herunder er det væsentligt, at antallet af hovedområder reduceres fra 9 til 4, og at dekanerne får ændrede kompetence‐ og ansvarsforhold med større vægt på overordnede og tværgående ledelsesopgaver, herunder strategisk ledelse samt sikring af interdisciplinært samarbejde på hele AU. Samtidig påregnes ændringer i underliggende organisatoriske enheder, først og fremmest sammenlægninger af institutter. Afklaring heraf sker sideløbende med arbejdet med den administrative reorganisering. Tilrettelæggelsen af AU’s samlede administration skal understøtte den besluttede fremtidige ledelses‐ og organisationsmodel. Udgangspunktet er således fælles opgaveløsninger, naturligvis med mulighed for nødvendige specialtilpasninger.

Endvidere forudsættes arbejdet i arbejdsgruppen at nyde gavn af det gennemførte og igangværende arbejde i den administrative forandringsproces på AU.

Arbejdsgruppens arbejde består i at fremkomme med forslag til en organisering af AU’s administration, der sikrer:

‐ Professionel betjening på højt serviceniveau af ”brugerne” , der forsker, underviser, sikrer videnspredning, studerer,osv

‐ Sikker, proaktiv og sammenhængende ledelsesbetjening på alle niveauer ‐ Ansvarlig og sikker administration af Universitetets midler ‐ En rationel og effektiv anvendelse af administrative og andre ressourcer

Det forudsættes endvidere , at de administrative opgaver løses via standardisering og digitalisering i videst muligt omfang og med hensyntagen til kritisk masse – dog med skyldig hensyn til geografiske forhold.”

‐

Møde i universitetsledelsen den 30. juni 2010 Punkt 5, bilag 5a: Sagsfremstilling

AARHUS UNIVERSITET J.NR. AU-2007-723-039

SAGSFREMSTILLING

Møde: Universitetsledelsen

Mødedato: 30. juni 2010

Mødested:

Emne

Majmøder 2010

Rektoratet gennemførte igen i år møder med alle ni hovedområderne i løbet af maj/juni

måned. På møderne har blandt andet opfølgning på universitetets udviklingskontrakt været i

fokus sammen med drøftelser af den faglige udviklingsproces og andre emner af særlig

interesse for de enkelte hovedområder. I modsætning til de foregående år har møderne i

2010 været af en enkel times varighed efterfulgt af en times møde med hovedområdernes

akademiske råd.

Bilag:

Noter fra majmøder 2010.

Resumé

Tidsfrist

Ansvarlig

OO/BBJ/RSY

Indstilling

Det indstilles, at universitetsledelsen tager noterne fra majmøderne 2010 til efterretning.

Møde i universitetsledelsen den 30. juni 2010 Punkt 5, bilag 5b:

Noter fra majmøder

Aarhus Universitet

Dato: 23.06.2010 Ref: rsy

Side 1/9

Universitetsledelsen

NOTAT

Majmøder 2010 Noter fra møderne

Det Humanistiske Fakultet Rektoratet gjorde opmærksom på vigtigheden i, at forskningspublikationer registreres til tiden, hvis de skal tælle med i den bibliometriske forskningsin-dikator. Hvis ikke registreringen bliver foretaget inden deadline, vil de gå tabt. HUM har besluttet, at der kvartalsvis følges op på tallene i samarbejde mellem bibliotekerne, PURE-sekretærerne og institutlederne. Det forventes, at det vil forbedre registreringskvaliteten. Vedr. tiltrækning af forskere fra udlandet oplyste HUM, at man ved indgåel-sen af udviklingskontrakten har været for positiv. Nye faste stillinger opslås i dag internationalt, hvilket bør påvirke tallet positivt fremover. Antallet af konfererede ph.d.-grader ligger endnu noget under måltallet. Den primære forklaring er at ekspansionen på ph.d.-området bl.a. på baggrund af barsler først slår igennem i de kommende år. Kandidatoptagelsestallene ligger under måltallet for 2009. En række initiati-ver forventes at forbedre situationen. Nogle uddannelser, specielt de interna-tionale, vil i 2010 få flere pladser og der er desuden håb om akkreditering af en ny uddannelse. Udbuddet af kurser i entrepreneurship er faldet på grund af mangel på læ-rerkræfter. Andelen af kandidatstuderende der består på normeret tid + 1 år har været meget kraftigt stigende fra 2008 til 2009. Stigningen er begrundet i en mål-rettet indsats, særlig vedr. ny specialeordning. HUM har opgivet et forkert – og for lavt - tal vedr. antal udbudte kurser på engelsk. HUM har korrigeret til det korrekte tal, der ligger betydeligt over

Side 2 af 9

måltallet. HUM orienterede om deres studieordningsændring, hvor der er indført et valgfag på 10 ECTS på bachelorstudierne. Der er tale om et valgfag, hvor der kan vælges frit mellem en lang række kurser der dækker bredden i det hu-manistiske fagudbud. HUM tilbyder andre at være med i ordningen: både studerende fra andre hovedområder, der ønsker at følge disse kurser eller andre fag, der ønsker at byde ind med nye kurser og studerende fra deres område. På kandidatuddannelserne arbejdes der i forbindelse med de nye studieord-ninger, som skal træde i kraft i 2011 på at støtte de studerendes valg af karri-ereveje ved indførelsen af profilfag på 30 ECTS. HUM har endvidere indgået aftale med ASB om udbud af videnskabsteori på alle HA-studier samt kurser i etik og ledelse. Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet Rektoratet gjorde opmærksom på vigtigheden i, at forskningspublikationer registres til tiden for at sikre, at alle af publikationer tælles med i den biblio-temetriske forskningsindikator. SUN oplyste, at der særligt på det kliniske område gøres en stor indsats i form af informationsmøder mv. SUN tiltrækker kun et relativt lavt antal medarbejdere fra udlandet. Der fin-des på det sundhedsvidenskabelige område ikke samme tradition som på na-turvidenskab for at rekruttere internationalt. SUN vil undersøge, hvordan niveauet ligger på sundhedsvidenskab på KU og SDU. SUNs tiltrækning af EU-midler ligger under måltallet. Hjemtagning af EU-midler er dog i vækst. Vedr. det betydelige fald i antallet af skriftlige formidlingsbidrag i populær-medier oplyste SUN, at det formodentlig skyldes manglende inddateringer i PURE. SUN vil undersøge sagen og vende tilbage. Der var en drøftelse af universitetets relationer til universitetshospitalet. Ål-borg Universitets lægeuddannelse betyder, at en række samarbejdsaftaler med Region Nordjylland/ Ålborg Sygehus skal opsiges, og at der skal udfor-mes en plan for afviklingen af samarbejderne. SUN redegjorde for status for udarbejdelse af et forslag om partikelkanonen til roadmap kortlægningen på forskningsinfrastrukturområdet. Der var en drøftelse af strategien i forhold til Novo Nordisk Fonden.

Side 3 af 9

De fysiske omflytninger i forbindelse med den fysiske udviklingsplan og uni-labmidlerne blev drøftet. SUN gjorde opmærksom på, at hvis der kun bygges 7.500 m2 ved Bartholin-komplekset vil det give vanskeligheder ved samling af de biomedicinske institutter og ved SUN’s rømning af bygningerne cen-tralt i parken. Rektoratet opfordrede SUN til at bringe deres indspil ind i den videre proces, hvor den revidere visionsplan skal udfyldes og anså det for vig-tigt, at SUN flytter ud af de bygninger, hvor Biokemi og Fysiologi og Biofysik i dag har til huse. Det Samfundsvidenskabelige Fakultet Rektoratet gjorde opmærksom på vigtigheden i, at forskningspublikationer registreres til tiden for at sikre, at alle publikationer tælles med i den biblio-metriske forskningsindikator. SAM oplyste, at det Samfundsvidenskabelige Fakultets biblioteket i februar og marts havde gennemgået listerne. Der var en drøftelse af den lave aktivitet for tiltrækning af forskere fra udlan-det. SAM oplyste, at tallene ikke stemmer overens med fakultetets egen vur-dering af, at der er en fin aktivitet på området. Der var enighed om, at den definition, der er anvendt i udviklingskontrakten for tiltrækning af forskere, ikke nødvendigvis giver et retvisende billede. SAM gjorde opmærksom på, at årsagen til det forholdsvise lave ph.d. optag er en utilstrækkelig finansiering. SAM nævnte en særlig problemstilling om studieafgift for ph.d.-studerende fra ikke-EØS lande. Rektoratet foreslog en undersøgelse af muligheden for at få dækket udgiften via AUFF. SAM undrede sig over det lave antal kurser i entrepreneurship. Det kan mu-ligvis skyldes manglende konsistens i indberetnings- og opgørelsesmetoden. I øvrigt følger mange af SAMs studerende i entrepreneurshipkurser på ASB, der har et betydeligt udbud heraf. SAM arbejder ihærdigt på at få offentliggjort kursusevalueringerne på nettet, så måltallet kan nås. SAM fremhævede deres meget betydelige indsats for pædagogisk efterud-dannelse af underviserne. Vedr. antallet af offentligt tilgængelige foredrag oplyste SAM, at det reelle udgangstal for 2006 var langt mindre, og at resultatmålet naturligt vil svinge fra år til år, alt efter hvad der fylder i offentligheden. Rektoratet nævnte i den forbindelse, at SAMs forskere ikke er særlig synlige i mediebilledet. Man opfordrede til, at de yngre forskere i højere grad inddrages i formidlingen af

Side 4 af 9

forskningen. Der blev uddelt en oversigt over kortlægningen af SAMs administrative løn- og driftsudgifter. Jørgen Jørgensen gjorde opmærksom på, at ifølge Danske Universiteters beregninger ligger gennemsnittet for administrative omkost-ninger på universiteterne på 10 % - for AU er tallet mindre. Der var en drøftelse af henvendelsen til videnskabsministeren fra de 6 borg-mestre omkring AU-HIH. Der er ønske om, at støtten til AU- HIH forlænges fra kommuner, region og universitet. Det Teologiske Fakultet Rektoratet gjorde opmærksom på vigtigheden af, at forskningspublikationer registreres til tiden i PURE ikke mindst af hensyn til den bibliometriske forskningsindikator. TEO oplyste, at registreringer i PURE systematisk ind-går i MUS-samtaler med det videnskabelige personale. TEO redegjorde for fakultetets voksende omfang af eksterne midler særligt fra danske kilder. Den fremadrettede indsats skal primært rettes mod EU og andre internationale fonde. TEO roste Forskningsstøtteenhedens nuværende indsats. Det lave antal udrejsende studerende er ikke retvisende, idet der knytter sig særlige forhold til de arabisk-studerendes udlandsophold. TEO oplyste, at de med ansættelse af en internationalkoordinator forventer en stigende aktivitet på området. Rektoratet orienterede om forventningen til, at der i den kommende udvik-lingskontrakt formentlig vil blive en indikator, som skal måle koblingen mel-lem uddannelse og arbejdsmarkedet for at se, hvor hurtigt færdiguddannede kandidater kommer i arbejde. Det kan blive en udfordring for det humanisti-ske område. TEO orienterede om fakultetets proces med opfølgning på APV’en med sær-lig fokus på 5 overordnede temaer. Det Naturvidenskabelige Fakultet Rektoratet gjorde opmærksom på vigtigheden i, at forskningspublikationer registreres til tiden, hvis de skal tælle med i den bibliometriske forskningsin-dikator. Hvis ikke registreringen bliver foretaget inden deadline, vil de gå tabt. NAT oplyste, at deres inddateringskvalitet er resultatet af en stor ind-sats på området samt en ændret praksis vedr. registrering af ph.d.-afhandlinger.

Side 5 af 9

Det lidt lavere antal konfererede ph.d.-grader er begrundet i mange barsler og ikke i frafald fra ph.d.-uddannelsen. Frafaldsprocenten på bacheloruddannelserne er steget betydeligt fra 2008 til 2009 men til et niveau det må forventes fastholdt også i 2010 set i forhold til erfaringer fra tidligere. Deltagerbetaling for efter- og videreuddannelser har vist sig at være forkert registreret. Såvel udgangstallet for 2006 og resultatet for 2009 er omkring 2,1 mio. kr. Det er således lykkedes at fastholde niveauet. Pr. 1. oktober 2009 er der indskrevet ca. 250 ingeniørstuderende. Det er usikkert, hvornår området afklares. NAT afventer situationen og fortsætter konsolideringen og udviklingen af området som planlagt. Det har vist sig at være en udfordring at tiltrække medarbejdere til området. Ansættelser sker primært ved håndplukning af medarbejdere. Det Jordbrugsvidenskabelige Fakultet Rektoratet gjorde opmærksom på vigtigheden i, at forskningspublikationer registreres til tiden, hvis de skal tælle med i den bibliometriske forskningsin-dikator. Hvis ikke registreringen bliver foretaget inden deadline, vil de gå tabt. Just Jensen nævnte, at DJFs erfaring er, at kvaliteten af registreringen er helt afhængig af organiseringen af arbejdet. Antallet af forskningspublikationer er faldet fra 2008 til 2009. DJF har sær-lig ledelsesmæssigt fokus på publikationer og drøfter konkrete initiativer til at fremme raten. Ph.d.-aktiviteten er støt stigende men matcher endnu ikke det fastsatte mål-tal. Det lavere ph.d.-optag skyldes delvist periodiseringen, men på grund af manglende finansiering mener DJF ikke, det er muligt at nå det forventede niveau på 90 i 2010. DJF har betydeligt fokus på den lavere forskningspublicering. Der udarbej-des flere ansøgninger og det øgede antal ph.d.-studerende bidrager også til forskningspubliceringen. For at sikre en øget forskningspublicering er der ledelsesmæssigt fokus på at udarbejde publiceringsplaner. Det er ikke lykkedes DJF at tiltrække de forventede EU-midler. Det har kræ-vet en større indsats end forventet. DJF har særligt fokus på kvalitetssikring af ansøgningerne samt motivering af nye forskergrupper til at ansøge. Rekto-ratet opfordrede DJF til også at have større opmærksomhed på nye forsk-ningsområder, som f.eks. ulandsområdet, da det er realistisk, at de nationale midler inden for DJFs kernefelter vil blive færre i de kommende år.

Side 6 af 9

DJF redegjorde for deres fysiske udviklingsplaner der bl.a. indebærer øgede aktiviteter i Århus og fysik placering af uddannelsesaktiviteterne tæt på NAT. Rektoratet fremlagde et konkret forslag til fysisk lokalisering, som DJF blev bedt om at overveje. I den forbindelse understregede rektoratet, at man ikke ønske dele af DJF lokaliseret i forbindelse med Agro Food Park i Skejby. DJF fremlagde et konkret forslag til udbygning af biogas og varmeanlæg ved Foulum. Rektoratet lovede at vende tilbage i sagen. Danmarks Miljøundersøgelser Rektoratet gjorde opmærksom på vigtigheden i, at forskningspublikationer registreres til tiden, hvis de skal tælle med i den bibliometriske forskningsin-dikator. Hvis ikke registreringen bliver foretaget inden deadline, vil de gå tabt. DMU oplyste, at der forventes en stigning i antallet af EU-bevillinger. Der er flere ansøgninger undervejs til udbud, som passer godt med DMUs kompe-tencer. Antallet af ph.d.-studerende inden for myndighedsområdet er lavt i forhold til måltallet. Det er DMUs klare forventning, at situationen vil blive ændret efter DMUs sammenlægning med NAT og dermed optagelse i ph.d.-skolen på området. Antal forskerne tiltrukket fra udlandet når ikke måltallet. DMU oplyste, at man netop har indgået en aftale om udveksling af medarbejdere i det euro-pæisk PEER- netværk. DMU opfordrede til, at man i næste udviklingskontraktperiode finder mere retvisende indikatorer for myndighedsområdet. Rektoratet erklærede sig enige. DMU orienterede om Baltic Nest projektet, som forventes at blive særdeles værdifuldt efter en langsommere start end forventet. DMU præciserede, at projektet i løbet af de næste to år vil være i stand til at sikre driften uden økonomisk støtte fra rektoratet. Rektoratet og DMU drøftede det kommende udbud inden for vildtbiologi og nødvendigheden af at forberede sig bedst muligt evt. med inddragelse af øv-rige hovedområder. Der var en drøftelse af, ministeriets ønske om EU-udbud og det problematiske i økonomiopgørelserne. Der var en drøftelse af karriereveje og de nuværende ansættelsesforskelle på

Side 7 af 9

henholdsvis de gamle sektorforskningsinstitutioner og det traditionelle uni-versitet. På længere sigt vil universitetets samlede balance mellem fast an-satte og løst ansatte muligvis ændre sig. DMU oplyste, at de ønskede at forlænge den nuværende aftale på ph.d.-området i 2011. Handelshøjskolen Rektoratet gjorde opmærksom på vigtigheden i, at forskningspublikationer registreres til tiden, hvis de skal tælle med i den bibliometriske forskningsin-dikator. Hvis ikke registreringen bliver foretaget inden deadline, vil de gå tabt. Vedr. tiltrækning af forskere fra udlandet oplyste ASB, at udgangstallene og måltallene ved en fejl er fastsat forkert. P.t. er 26 % af de videnskabelige medarbejdere fra udlandet. På ph.d.-området har den interne økonomi nødvendiggjort en tilpasning. Tallene vil blive forbedret en smule i 2010 men ikke til måltalsniveauet. ASBs antal af skriftlige formidlingsbidrag i populærmedier er lavt. ASB sup-plerende tallet med en henvisning til registreringer i Infomedia, der doku-menterer stor synlighed for ASBs forskere i massemedierne. Fra og med 2010 vil alle bidrag via Infomedia automatisk blive registreret i PURE. ASB har et meget højt antal forskningspublikationer, der forventes fastholdt i 2010. Samtidig er forskningens kvalitet stigende. Optag 2010 forventes at komme til at svare til niveauet i 2009. ASB har haft en betydelig vækst i optaget; der satses nu på en konsolidering af kvaliteten. ASB redegjorde for en række initiativer i den nærmeste fremtid;

- ASBs internationale strategiske alliance - Udviklingen i antallet af internationale ansøgere - De sidste års ændringer i, hvorfra ASBs kandidatstuderende rekrut-

teres - Udviklingen i bachelor- og kandidatansøgninger, og - Full-time MBA

Rektoratet fandt perspektiverne heri meget positive. Rektoratet fandt ASBs sommerskoleaktiviteter perspektivrige – også i for-hold til udviklingen af det indre uddannelsesmarked.

Side 8 af 9

Danmarks Pædagogiske Universitetsskole Rektoratet indledte med at gøre opmærksom på vigtigheden i, at forsknings-publikationer registreres inden for de fastsatte tidsrammer, ellers får det be-tydning for den bibliometriske forskningsindikator. Der var en drøftelse af den manglende tiltrækning af forskere fra udlandet. DPU vil forsøge at udnytte skolens internationale alliancer bedre ved eksem-pelvis en højere grad af forskerudveksling. Rektoratet gjorde opmærksom på vigtigheden i, at det internationale marked ikke overlades til professionshøj-skolerne. Antallet af konfererede ph.d.-grader er faldende. DPU oplyste, at det bl.a. skyldes periodiseringen, da der er konfereret mange grader efter 1.10.2009. DPU oplyste, at de forventer en stigende interesse for international udveks-ling blandt de studerende i takt med at aldersprofilen for de studerende æn-drer sig. DPU gjorde opmærksom på udviklingen af indikator 15, som viser en særde-les tilfredsstillende fremgang for kandidaternes gennemførelse på normeret tid plus 1 år. Resultatet skyldes en målrettet indsats på området. DPU redegjorde for sin uddannelsesreform. DPU er meget optimistisk i for-hold til optaget på skolens bacheloruddannelse. Over 50 studerende har i kvote 2 søgt om optagelse på bacheloruddannelsen i både Århus og Emdrup. Der er en forventning om ca. 100 ansøgere i alt. DPU er herudover i færd med at samle de små didaktikuddannelser til en samlet didaktikuddannelse for at sikre en højere kvalitet og øge rationaliseringsmulighederne ved sam-læsning af moduler. DPU har nedsat et udvalg til at se nærmere på master-uddannelserne, som har oplevet en faldende interesse måske pga. konjunk-turerne i den kommunale sektor. DPU orienterede om de økonomiske udfordringer, hvor der skal produceres flere STÅ for det samme timeantal. Det medfører blandt andet, at vejleder-indsatsen nogle steder ændres i retning af mere gruppevejledning i stedet for individuel vejledning. Der var en drøftelse af samarbejdet med professionshøjskolerne. Rektoratet gjorde opmærksom på vigtigheden i, at AU er parat til at kommentere på det kommende udspil omkring folkeskolen. Det er vigtigt, at der bliver ryddet op i retorikken om forskningsbasering på professionshøjskolerne, som i virke-ligheden handler mere om udvikling. DPU oplyste, at et udspil om efterud-dannelse er parat til at blive offentliggjort.

Side 9 af 9

DPU orienterede om skolens forskellige former for kvalitetssikring blandt andet udformning af præcise regler for forventninger til det videnskabelige personale. Rektoratet anbefalede, at Louise Gade inddrages i arbejdet.


NOTAT

Emne Ledelsesbehandling af forslag om proces frem mod fælles Learning Ma-nagement system / e-læringssystem Tidsfrist

Ansvarlig Flemming Bøge

Sagsfremstilling og indstilling Vedlagte materiale består af:

- Forklæde - Notat om status og anbefalinger på e-læringsområdet

Siden sidste universitetsledelsesbehandling af rapporten om fremtidig organisering på e-læringsområdet tegner der sig en robust interim-løsning på forankringen af de faglige og pædagogiske aktiviteter. En organisering baseret på, at det samfundsvidenskabelige fakultet funge-rer som værtsfakultet igennem miljøet omkring universitetspædago-gisk netværk. Det anses for en interimløsning, fordi den faglige udvik-lingsproces må forventes at få konsekvenser for den måde, samarbej-det organiseres på. Den anden hovedopgave handler om systemunderstøttelse i form af et fælles e-læringssystem – eller mere præcist et Learning Management System (LMS). Den nuværende situation er, at området er meget fragmenteret. Der anvendes mindst 5 forskellige systemer til kontakten mellem undervi-ser og studerende, og stamdata omkring studerende og deres hold / kurser lægges for bl.a. AULA’s vedkommende manuelt ind i LMS-systemerne. De underliggende studieadministrative systemer er under

harmonisering, men fælles Stads forventes først i produktion i 4. kvar-tal 2011. Det vurderes, at den rigtige løsning vil være ét fælles LMS-system i tæt integration med det fælles Stads-system. Kun på den måde vil sy-stemerne reelt understøtte et indre uddannelsesmarked og de stude-rendes muligheder for at sammensætte forløb på tværs af eksisterende organisation. Integrationen til fælles Stads anses tilsvarende for helt afgørende, da man ellers ville skulle oprette alle optagne studerende og alle kurser, der gennemføres, manuelt i et nyt LMS-system. En ganske uoverskue-lig og ressourceintensiv opgave. Forslaget er derfor, at et nye fælles LMS-system udvælges og klargø-res, så det kan sættes i produktion umiddelbart efter Stads. I praksis vil de første pilot-afdelinger kunne tage det i brug primo 2012. Projektet vil kunne forberedes med behovsbeskrivelse, systemvalg m.v. fra starten af 2011. Projektet forventes gennemført indenfor rammer og metoder videreført fra den administrative forandringsproces, men AU IT har næppe kapa-citet til at varetage projektledelsen. Der skal med andre ord udpeges en projektleder fra et af hovedområderne. Projektet estimeres til at kunne gennemføres indenfor en budgetram-mer på 3 mio i 2011, eksklusiv interne ressourcer til projektledelse og deltagelse i nødvendige arbejdsgrupper m.v. Indstilling: Der ønskes en ledelsesmæssig tilslutning til følgende emner:

a) En principbeslutning om at gennemføre en systemharmonise-ring på LMS-området i tæt samspil med Stads-projektet og IT-infrastrukturprojekterne, startende januar 2011 og med forven-tet pilot ibrugtagning januar 2012

b) At der afsættes 3 mio kr i budget 2011 til formålet c) At der findes en projektleder fra ét af hovedområderne, som i

tæt samarbejde med AU IT og med anvendelse af projektmo-dellen fra det administrative forandringsprojekt varetager ledel-se og organisering af projektet, herunder evt. udbudsproces.

AU

Flemming Bøge

AU

Aarhus Universitet

e-læringsområdet

Status og anbefalinger juni 2010

Møde i universitetsledelsen den 30. juni 2010Punkt 7, bilag 7b:

E-læring, status og forslag til videre proces

AU

Aarhus Universitet

Indholdsfortegnelse

1 Baggrund ................................................................................................................. 1

2 Om IT-systemunderstøttelse ....................................................................................... 1

2.1 Aktuel situation ................................................................................................... 3

3 Om organisering........................................................................................................ 4

4 Forslag til videre proces ............................................................................................. 5



AU

1

Aarhus Universitet

1 Baggrund

I foråret 2010 udarbejdede en arbejdsgruppe på initiativ af dekankredsen og under formands-

skab af centerleder Torben K. Jensen en rapport med forslag til fremtidig organisering af e-

læringsaktiviteterne på Aarhus Universitet.

Rapporten kom som et svar på den situation, der opstod som følge af rektoratsbeslutning i

efteråret 2009 om nedlæggelse af den hidtidige e-læringsenhed og tilhørende IKT-

laboratorium under fællesadministrationen.

Behandlingen i universtitetsledelsen af rapporten førte til en beslutning om, at rektoratet skulle

fremkomme med et oplæg, der sammentænkte organisering og systemunderstøttelse af e-

læringsaktiviteterne.

Signalerne i den igangsatte faglige udviklingsproces omkring et styrket ”indre uddannelses-

marked” aktualiserer yderligere behovet for at sikre en fælles systemunderstøttelse.

2 Om IT-systemunderstøttelse

Elektronisk støttet læring, e-læring, kalder på en bred vifte af understøttende IT-systemer. I

første omgang naturligvis udstyr som videokameraer, mikrofoner og teknisk udstyr til klipning

m.v. Men i høj grad også det studieadministrative grundsystem, der bl.a. indeholder oplysnin-

ger om, hvilke kurser den enkelte studerende følger, samt det såkaldte ”learning management

system” (LMS), der bl.a. etablerer virtuelle rum for det enkelte kursus til lagring af undervis-

ningsmaterialer og udveksling af spørgsmål, noter og kommentarer. LMS systemet – det, der

populært kaldes e-læringssystemet - indeholder også muligheder for, at den studerende sam-

ler sin egen portefolio undervejs i studiet. Endelig spiller bibliotekssystemer til lagring af digita-

le medier og andre objeketer med tilhørende metadata om disse også en væsentlig rolle for

succesfuld udbredelse af e-læring ligesom en fælles, brugevenlig indgang til systemerne (por-

tal) styrker oplevelsen af sammenhæng for den studerende.

Den ønskede fremtidige systemunderstøttelse af e-læringsaktiviteter på Aarhus Universitet kan

illustreres på denne måde:



AU

2

Aarhus Universitet

Efter optagelse registreres de studerende i STADS og tilknyttes her studieordninger og konkre-

te kurser / undervisningshold. Disse stamoplysninger anvendes til automatisk oprettelse af

virtuelle rum / konference for det enkelte kursus og styring af adgangsrettigheder i Learning

Management systenet. Disse to grundsystemet fungerer i øvrigt også som stamsystemer for

prøver og eksaminer.

Den daglige undervisning praktiseres hen over semesteret med anvendelse af IKT-teknologier,

og konkrete IKT-produkter opbevares i bibliotekssystemer til udsøgning og ”genbrug” og er

synlige i LMS til den studerendes forberedelse og repetition.

Den studerende tilgår de fælles systemer gennem en personliserbar og brugervenlig web-

portal

Pædagogisk metode

IKT teknologiVideo, podcasts,

distanceteknologier

Undervisning Skriftlige opgaver /eksamen

Fælles Learning Management System (LMS)

Fælles studieadministrativt system (STADS)

Bibliotekssystem

Mål-situation

Optagelse

Fælles studenterportal



AU

3

Aarhus Universitet

2.1 Aktuel situation

Den eksisterende systemunderstøttelse er desværre væsentligt mere fragmenteret end dette.

Der findes 5 forskellige LMS’er, der anvendes på de forskellige hovedområder – hver integreret

med en række andre systemer (ikke vist på figuren):

De øverste lag i figuren – selve undervisningen, prøvning, anvendelse af IKT-teknologier og

pædagogisk inspiration kan i en vis udstrækning videreudvikles og organiseres uafhængigt af

systemunderstøttelsen – men det er åbenlyst, at ikke-harmoniserede basissystemer udgør en

forhindring for udnyttelse af potentialet i e-læring. Systemunderstøttelsen vanskeliggør udbre-

delsen af det indre uddannelsesmarked og manglende integrationer fører til omfattende manu-

elle administrative processer.

Undervisning

AULA Firstclass BlackboardHIH

BlackboardDPU

CampusNet

Skriftlige opgaver /eksamen

Delfi

Pædagogisk metode

IKT

Bibliotekssystem

Nu-situation

IKTIKT

IKTIKT

STADSHIH

STADSASB

Optagelse



AU

4

Aarhus Universitet

Kort om status for de enkelte systemområder:

- Bibliotekssystemer. Her er systemharmonisering i gang. Der er valgt fælles system

sammen med Statsbiblioteket. Implementering er i gang og ASB’s og DPU’s biblioteker

forventes som de sidste at være overgået til det nye fælles system i løbet af 2011.

- Learming Management systemer. AULA anvendes af (dele af) 8000c-hoverområderne –

visse steder suppleret af andre støttesystemer, Firstclass af Humaniora, Blackboard af

henholdsvis DPU og HIH, mens CampusNet anvendes på ASB. Der er ingen integration

mellem disse systemer, og der er ikke foretaget nogen tilpasning af funktionalitet og

services imellem dem. De studerende oplever med andre ord væsentligt forskellige bru-

gerflader og services, afhængigt af hvilket hovedområde man studerer på – og det er

ikke pt. muligt at systemunderstøtte et indre uddannelsesmarked med en fælles bru-

geroplevelse.

- Det studieadministrative område er frem til Q4-2011 under harmoniering på en fælles

STADS-platform. Studieadministrative stamdata udgør fødekilden til LMS-systemerne,

men i dag er processerne meget manuelle. Oprettelse af samtlige studerende og hold i

AULA sker fx manuelt ved semesterstart, der er ingen integration mellem Delfi og

AULA.

3 Om organisering

Rapporten fra februar 2010 anbefaler, at pædagogisk og indholdsmæssig udvikling og foran-

kring i den daglige formidlingspraksis organiseres tættest muligt på de faglige miljøer. Man

anbefaler en netværksorganisering mellem e-læringsmedarbejdere tilknyttet de enkelte ho-

vedområder, og at universitetspædagogisk netværk får en nøglerolle omkring rådgivning og

inspiration.

Konsekvenserne af den faglige udviklingsproces må dog forventes at få grundlæggende betyd-

ning for, hvordan denne organisering i praksis kan udformes. Kan ét fakultet fungere som

”vært” for aktiviteterne, herunder et værksted til afprøvning og inspiration i forhold til de tek-

nologier, der kan anvendes



AU

5

Aarhus Universitet

Rapporten peger på 2 områder, som en kommende organisering skal være i stand til at løfte

bedre, end hidtil:

- At udbrede anvendelsen af e-læringsaktiviteter til en bredere kreds af undervisere, end

i dag.

- At realisere potentialet i e-læring, at øge forståelsen for, at e-læring har langt større

potentiale end blot en elektronisk afløser for fotokopier og noter.

Herudover diskuterer rapporten mulighederne for et samarbejde mellem e-læringsmiljøerne og

AU IT omkring udvikling og vedligeholdelse af den tekniske platform (LMS-systemet m.v.).

4 Forslag til videre proces

I forhold til organisering er der over de sidste måneder arbejdet videre med en løsning, hvor

de samfundsvidenskabelige fakultet fungerer som værtsfakultet for en e-læringsenhed inkl. et

IKT-laboratorium i et samarbejde mellem flere hovedområdere. Enheden er fagligt forankret i

det universitetspædagogiske netværk og refererer til Torben K. Jensen.

Det forventes, at denne løsning fungerer i en interimperiode frem mod ny faglig organisering

på hele AU, og at enheden har en samlende og koordinerende opgave i forhold til udbredelse

af e-læring som naturlig del af undervisningen på AU. Enheden viderefører det såkaldte IKT-

laboratorium og overtager udstyret fra AU IT.

På sigt anbefales det, at fordelingen af ansvar mellem interessenterne præciseres, herunder at

der udpeges en egentlig systemejer for et kommende fælles LMS-system, og at beslutninger

omkring LMS-systemet indgå i den fælles IT-styringsmodel omkring udvikling og vedligeholdel-

se af fælles administrative hovedsystemer på linie med STADS, Navision, HR-system m.fl.

Herudover samler interessen sig naturligt om muligheden for at gennemføre en harmonisering

på LMS-området.

Det anbefales, at automatisk integration med STADS indtænkes som en nødvendig forudsæt-

ning for et sådant nyt fælles system. Manuel oprettelse af samtlige kurser og samtlige stude-

rende forekommer at være en ganske overvældende og stærkt ressourcekrævende opgave –

og for nogle hovedområder et tilbageskridt. Det anbefales i den forbindelse ikke, at der anven-

des ressourcer til en midlertidig integration mellem Delfi og AULA m.fl. Levetiden af en sådan



AU

6

Aarhus Universitet

integration vil være begrænset og indsatsen ganske betragtelig (bl.a. fordi begge systemer er

udokumenterede).

STADS forventes klar til drift i 4. kvartal 2011. Alt andet lige ville det derfor være muligt at

implementere et nyt fælles Learning Management System samtidigt, men af hensyn til belast-

ningen af administrative medarbejdere i sekretariaterne anbefales det at sikre et kvartals for-

skydning. Erfaring fra andre store systemharmoniserings og –anskaffelsesprojekter på AU pe-

ger på, at der går 1 år fra projektet startes til de første resultater kan fremvises.

Anbefalingen er med andre ord at starte et projekt til anskaffelse af fælles LMS system fra

starten af 2011 til idriftsættelse fra starten af 2012.

I den netop vedtagne IT-handlingsplan / IT-strategi fremgår det, at ”båndbredden” i AU IT til

gennemførelse af store projekter er reserveret til en række andre store projekter (infrastruk-

tur, mail og kalender, Navision, Stads, HR m.fl.). Der er navngivet tre store og meget efter-

spurgte projekter, som i konsekvens heraf er udskudt til senere beslutning: LMS-

harmonsering, fælles lokaleplanlægningssystem og fælles ledelsesinformationssystem.

Det er derfor en forudsætning for ovenstående tidsplan, at LMS-projektet prioriteres op, og at

der kan tilvejebringes projektledelsesressourcer og budget i 2011 til gennemførelse af gen-

nemførelse af LMS-projektet efter de fælles principper for gennemførelse af store IT-projekter.

Det estimeres, at harmonisering og systemanskaffelse kan gennemføres indenfor en budget-

ramme på 3 mio kroner ekskl. interne ressourcer til projektledelse og deltagelse i nødvendige

arbejdsgrupper, udarbejdelse af nødvendige standarder, driftsprocedurer m.v. Dette betyder

således, at øvrige IT-udviklingsprojekter ikke forsinkes, men gennemføres efter den planlagte

tidsplan.




AARHUS UNIVERSITET J.NR. AU-2009-062-060

SAGSFREMSTILLING

Møde: Universitetsledelsesmøde

Mødedato: 30.06.2010

Mødested:

Emne

Manual for dekaner/DMU-direktøren til årsfest

Resumé

AU Kommunikation har udarbejdet vedlagte manual for dekaner/DMU-direktøren, der

beskriver deres rolle og opgaver i forbindelse med årsfesten hvert år i september måned.

Ligeledes er beskrevet, hvorledes promoveringen af æresdoktorer foregår ved årsfesten.

Tidsfrist

15. august 2010

Ansvarlig

SEF/mhg

Indstilling

Det indstilles, at manualen tages til efterretning.

Møde i universitetsledelsen den 30. juni 2010

Punkt 8, bilag 8b:

Manual for dekaner og DMU-direktøren, årsfest Aarhus Universitet

Manual for dekaner og DMU-direktøren – Årsfest, Aarhus Universitet

Æresdoktorer, prismodtagere

Dekanerne og DMU-direktøren skal vinteren før årsfesten komme med forslag til æresdoktorer. Der udsendes i november måned brev fra rektoratet, hvor procedure og frist fremgår.

Desuden vil dekaner/DMU-direktør blive bedt om at komme med forslag til modtagere af Undervisningspris og Forskningsformidlingspris. Der udsendes ultimo året inden brev fra rektoratet, hvor procedure og frist fremgår.

På forespørgsel er det dekanernes/DMU-direktørens opgave at komme med forslag til festtaler og tale fra ph.d.-studerende. Forespørgsel vil, hvis nødvendigt, komme fra AU Kommunikation i forsommeren.

De relevante dekaner/DMU-direktøren skal ved universitetsledelsesmøde inden årsfesten underskrive æresdoktorbevis. I 2010 ligger dette møde den 30. august.

Invitationer

Hovedområderne vil i juni måned blive bedt om at komme med forslag til personer, der skal inviteres til årsfesten. Mail udsendes fra AU Kommunikation.

Dekanerne/DMU-direktøren vil få liste over, hvilke interne grupper, der er inviteret til aulahøjtideligheden (f.eks. institutledere, centerledere og akademiske råd). Det er dekanernes/DMU-direktørens opgave at motivere disse grupper til at deltage i aulahøjtideligheden, så vi får fyldt aulaen.

Aula-højtidelighed

Dekaner/DMU-direktør for de hovedområder, hvorfra der skal promoveres æresdoktorer, skal stå for denne promovering ved selve aula-højtideligheden. Promoveringen skal følge disse overordnede retningslinjer:

• Promoveringen skal altid foregå på engelsk uanset æresdoktorens nationalitet

• Promoveringen skal først og fremmest fokusere på, hvorfor denne æresdoktor promoveres til æresdoktor netop på Aarhus Universitet: fokus på æresdoktorens forbindelse til AU, samarbejdsrelationer, æresdoktorens forsknings betydning for Aarhus Universitet etc. Æresdoktorens karriere og CV oplistes i det fremlagte program, så dette skal ikke nævnes ved promoveringen for at undgå, at promoveringen får opremsningskarakter. I programmet vil der efter behov kunne være en tekst på et tredjesprog (fransk, tysk, etc.), hvis dekanen/æresdoktoren ønsker det. Der skal dog også være en dansk/engelsk tekst med samme ordlyd.

• Promoveringen må vare 3 minutter.

Hver æresdoktor får tildelt en vært fra det faglige miljø. Det er dekanens/DMU-direktørens opgave på forespørgsel fra AU Kommunikation at udpege en sådan vært. Det er desuden dekanens/DMU-direktørens opgave sammen med værten at få æresdoktoren og dennes familie til at føle sig godt tilpas ved årsfesten og ved æresdoktorens besøg på AU i det hele taget – evt. ved at arrangere fagligt symposium eller lignende i samarbejde med det faglige miljø.

Møde i universitetsledelsen den 30. juni 2010

Punkt 8, bilag 8b:

Manual for dekaner og DMU-direktøren, årsfest Aarhus Universitet

Fest i Musikhuset – aften

Til festen om aftenen vil der blive inviteret til en VIP-reception, hvor de inviterede nyder et glas champagne inden underholdningen i Store Sal. Her inviteres de vigtigste eksterne gæster samt AU’s ledelse.

Alle eksterne gæster, der seates i Store Sal, herunder de gæster, der inviteres til VIP-receptionen, tildeles en AU-vært. Hver AU-vært skal kun være vært for én gæst. Dekaner/DMU-direktør tildeles også værtskab for en ekstern gæst. Det er dekanens/DMU-direktørens opgave at sikre, at den eksterne gæst føler sig godt tilpas ved festen, at gæsten har nogen at tale med, bliver introduceret for andre fra AU’s ledelse/faglige miljø etc. Der vil i 2010 ikke blive etableret et egentligt VIP-område til buffeten efter underholdningen, men værterne opfordres til at medbringe gæster til de buffeter, der står i cafeområdet i foyeren. Dekanen/DMU-direktøren vil på forhånd få besked om værtskabet fra AU Kommunikation og de praktiske detaljer heromkring.

Anders Frølund

4. juni 2010

Møde i universitetsledelsen den 30. juni 2010 Punkt 9, bilag 9a:

Sagsfremstilling

AARHUS UNIVERSITET J.NR. AU

SAGSFREMSTILLING

Møde: Universitetsledelsesmøde

Mødedato: Den 30. juni 2010

Mødested:

Emne

Program og status for high level-seminaret den 23. august 2010

Resumé

Vedlagt er program for high level-seminaret den 23. august 2010. Programmet bliver trykt

som en pamflet. Alle oplægsholdere er på plads, bortset fra Kurt Larsen og Lars Goldschmidt,

som endnu ikke har bekræftet deres deltagelse.

Programmet har været usendt i høring til dekanerne, der kun havde én bemærkning til

seminaret vedr. titlen. Derfor overvejes det om titel og undertitel skal byttes rundt, som

overskriften for seminaret bliver ”International konkurrencekraft” og ikke ” High level

seminar”.

Der er d.d. tilmeldt syv politikere til seminaret. De er alle medlem af uddannelses- eller

forskningsudvalget i Folketinget. Lige nu arbejdes der på at få flere politikere til at tilmelde

sig, da mange endnu ikke har besvaret invitationen. Marianne Jelved, Christine Antorini, Anne-

Mette Winther Christiansen og Rasmus Jarlov er dog mellem de tilmeldte. Afhængigt af hvor

mange politikere, der er tilmeldt, må AU tage antallet af interne deltagere op til

genovervejelse.

Seminaret bliver afholdt i Asia House. Middagen om aftenen bliver i restauranten MS Amerika.

I midten af august bliver universitetsledelsen orienteret om status for seminaret og

tilmeldinger.

Tidsfrist

Ingen konkret.

Ansvarlig

LQ/gtl

Indstilling

Møde i universitetsledelsen den 30. juni 2010 Punkt 9, bilag 9a:

Sagsfremstilling

Det indstilles, at universitetsledelsen tager ovenstående orientering til efterretning.

AARHUS UNIVERSITET

HIGHVEL LE

HIGH LEVEL SEMINAR 23. AUGUST 2010 INTERNATIONAL KONKURRENCEKRAFT FOR DANSKE UNIVERSITETER


Program


Program

PROGRAM

Kl. 9.00-9.15 Ankomst og morgenbuffet Kl. 9.15-9.30 Rektor Lauritz B. Holm-Nielsen (Aarhus University) byder velkommen Kl. 9.30-11.00 Kvalitetssikring af uddannelser: Findes der relevante alternativer til den dan-

ske akkrediteringsmodel? v. Professor Stephen P. Heyneman og Senior Edu-cation Specialist Kurt Larsen

Kl. 11.00-12.30 Forsknings- og erhvervsliv, basismidler og konkurrenceudsatte midler; mod-

sætning eller frugtbart samspil? v. Professor Sachi Hatekenaka og Direktør Lars Goldschmidt

Kl. 12.30-13.30 Frokost i Asia House Kl. 13.30-15.00 Finansiering af de videregående uddannelser; er socialt afbalanceret bru-

gerbetaling en mulighed? v. Dr Quentin Thompson and Professor Torben M. Andersen

Kl. 15.00-15.30 Kaffepause Kl. 15.30-17.00 Universiteter og professionshøjskoler; konkurrenter eller partnere? v. Dr Sijbolt

Noorda og Rektor Stefan Hermann Kl. 17.00-18.00 Debat Kl. 18.00- Middag på MS Amerika

OPLÆGSHOLDERE

Professor Stephen P. Heyneman, Department of Leadership, Policy and Organization, Van-

derbilt Peabody College (USA)

Senior Education Specialist Kurt Larsen, World Bank Institute (USA/DK) (Mangler tilsagn)

Professor Sachi Hatekenaka, Education Consultant (UK/JP)

Direktør Lars Goldschmidt, DI (DK) (Mangler tilsagn)

Professor Quentin Thompson, Education Consultant (UK)

Professor Torben M. Andersen, School of Economics and Management, Aarhus University (DK)

Dr Sijbolt Noorda, President VSNU, the Association of Dutch Research Universities (NL)

Rektor Stefan Hermann, Professionshøjskolen Metropol (DK)

Ordstyrer: Dekan Lars Qvortrup, Danmarks Pædagogiske Universitetsskole, Aarhus University


Program

4

23. AUGUST 2010

PRAKTISK Tilmelding: Dekan Lars Qvortrup, Aarhus Universitet Tilmelding inden den 9. august 2010 [email protected]/88889060 Deltagelse er gratis Sted: Asia House Indiakaj 16, 2100 Kbh. Ø, 35265611 Middag om aftenen på MS Amerika Pakhus 12, Dampfærgevej 8, 2100 Kbh. Ø, 35269030 Arrangør: Aarhus Universitet Kontakt vedr. seminaret: Specialkonsulent Grith Thagaard Loft [email protected]/89426886


Program


Program

UR ENCE KONK R

FORMÅL Evalueringen af de danske universiteter er afsluttet og det er tid til at føre debatten videre i et internationalt perspektiv. Aarhus Universitet indbyder derfor til et eksklusivt seminar med deltagelse af centrale beslutningstagere den 23. august 2010.


Program

Møde i universitetsledelsen den 30. juni 2010 Punkt 10, bilag 10:

Vagtplan for fællesadministration og hovedområder

Sommerferie 2010, vagtplan for fællesadministration og hovedområder Afdeling/ område Uge 26 Uge 27 Uge 28 Uge 29 Uge 30 Uge 31 Uge 32 Ledelsessekretariat OO

8942 1954 4020 2003

OO 8942 1954 4020 2003

OO 8942 1954 4020 2003

OO 8942 1954 4020 2003

OO 8942 1954 4020 2003

TBJ 8942 1148

TBJ 8942 1148

Presseenheden AC 2899 2235

THS 2137 9601

AC 2899 2235

SCV 2367 0012

SCV 2367 0012

AC 2899 2235

AC 2899 2235

Rektoratsstab KJ 8942 5498 2778 2866

LKJ 6060 4545

BIS 8942 1147 2778 2868

WFJ 8942 1956 2899 2163

WFJ 8942 1956 2899 2163

KJ 8942 5498 2778 2866

KJ 8942 5498 2778 2866

AEC/AU OUTREACH * LUB 8942 5900

MLJ 5171 7426

MLJ 5171 7426

MLJ 5171 7426

LUB 8942 5900

*

HR LG 8942 1298 2011 7298

LG 8942 1298 2011 7298

LG 8942 1298 2011 7298

BR 8942 1082 2681 1796

BR 8942 1082 2681 1796

LMO 8942 1136 2036 9039

LG 8942 1298 2011 7298

IT FB 8942 2477 2338 2077

KST 8942 9951 2461 5551

KST 8942 9951 2461 5551

FB 8942 2477 2338 2077

KV 8942 9955 2036 9065

FB 8942 2477 2338 2077

FB 8942 2477 2338 2077

Kommunikation Hovednummer 8942 2340 er bemandet hele perioden. MHG træffes på 2446 4746

Studieadministration * * SS 6020 2680

KA 8942 1102

ALB 6020 2727

* *

Technology Transfer Office * * * LSL 8942 6867 2283 8607

ANB 8942 6889

* *

Teknisk Forvaltning 8942 1007 Svarer alle opkald og sørger for videre kontakt

8942 1007 Svarer alle opkald og sørger for videre kontakt






Økonomiforvaltningen KS 8942 1154 2899 2154

KS 8942 1154 2899 2154

LEK 8942 1107 2323 6652

LEK 8942 1107 2323 6652

LEK 8942 1107 2323 6652

KS 8942 1154 2899 2154

KS 8942 1154 2899 2154

ASB BO 20207355

BO 20207355

JAAR 20533387

LOS 89486876

BO 20207355

BO 20207355

BO 20207355

DJF * * KH 2093 0965

CB 2384 7219

JBJ 2123 1653

HG 3068 1412

*

DMU HS 46301390 20221390

HS 20221390 46301390

HS 20221390 OBH 20911880

HS 20221390 OBH 20911880

HS 20221390 OBH 20911880

HS 20221390 OBH 20911880

HS 20221390 46301390

DPU LQ (2784 4005) og PLJ (2622 4999) træffes på mobil hele perioden. I uge 28-29 går PLJs opkald dog til telefonsvarer, tilsvarende for LQ i uge 30. De aflytter svarer dagligt.

Møde i universitetsledelsen den 30. juni 2010 Punkt 10, bilag 10:

Vagtplan for fællesadministration og hovedområder

HUM * * BR 89421229

HS 89421240

OJ 60202739

* *

NAT * NATs hovednummer (8942 3588) besvarer alle opkald og henviser til relevant medarbejder. Ellers kan NDH kontaktes på mobil: 6020 2670

SAM * AZH 2899 2114 SH 2338 2020

PH 2899 2545

PH 2899 2545

PH 2899 2545 SH 2338 2020

PH 2899 2545

*

SUN

TEO CR (28992237) og JS (60202730) dækker hele perioden

*Hvor der ikke er oplyst vagt, er der ikke problemer med bemanding.

Documents

Dagsorden universitetsledelsen 2010.06.30 · Budget 2011 (JJø) - Bilag eftersendes 3. Opfølgning på Bestyrelsesmøde den 17. juni 2010 (LHN) ... Årsfest, dekaners/ DMU-direktørs