D i s ci pli n ar y p oli c y a n d pr o c e d ur e

P u bli s h e d M ar c h 2 0 2 0

D i s ci pli n ar y p oli c y a n d pr o c e d ur e

A p pr o v e d b y F ull C o u n cil

D at e a p pr o v e d 1 7 D e c e m b er 2 0 1 9

D at e i m pl e m e nt e d 9 M ar c h 2 0 2 0

O w n e r L D

R e vi e w d at e 9 M ar c h 2 0 2 3

Di s ci pli n ar y p oli c y a n d pr o c e d ur e

2

V e r si o n c o ntr ol

T hi s d o c u m e nt i s s u bj e ct t o r e g ul ar r e vi e w d u e t o l e gi sl ati v e a n d p oli c y c h a n g e s. T h e

l at e st v er si o n s of all o ur p u bli c ati o n s c a n b e f o u n d o n o ur w e b sit e. B ef or e c o nt a cti n g u s

a b o ut t h e c o nt e nt of t hi s d o c u m e nt, w e r e c o m m e n d t h at y o u r ef er t o t h e m o st r e c e nt

v e r si o n o n t h e w e b sit e a n d a n y r el e v a nt g ui d a n c e.

V e r si o n D at e a p pr o v e d A p pr o v e d b y N ot e s / c h a n g e s

1. 0 2 0 J ul y 2 0 1 1 F ull c o u n cil N e w p oli c y

2. 0 1 6 A pril 2 0 1 8 A n dr e a M al a m R ef or m atti n g

2. 1 1 7 D e c e m b er

2 0 1 9

C a bi n et N e w p oli c y


3

C o nt e nt s

1. Ti m e s c al e s 5

2. R ol e s a n d r e s p o n si biliti e s 6 3. Fl o w c h art s 9

Fl o w c h art 1: o v er vi e w a n d i niti al c o n si d er ati o n s 9

Fl o w c h art 2: f or m al a cti o n 1 0

4. W h at ar e Di s ci pli n ar y m att er s ? 1 2

I ntr o d u cti o n 1 2

Mi s c o n d u ct 1 3 Gr o s s Mi s c o n d u ct 1 3

5. Di s ci pli n ar y G ui d a n c e 1 5

I niti al A n al y si s 1 5

Fr a u d, t h eft, irr e g ul arit y 1 6 S af e g u ar di n g: Str at e g y M e eti n g / all e g ati o n s of a b u s e / i n a p pr o pri at e b e h a vi o ur t o w ar d s a c hil d or v ul n er a bl e a d ult 1 6 C a s e s r el at e d t o b ull yi n g a n d/ or h ar a s s m e nt 1 6

I niti al m e eti n g wit h e m pl o y e e a n d m a n a g er 1 7

1. N o c a s e t o a n s w er 1 7 2. I nf or m al a cti o n 1 7

3 a. F or m al a ct i o n – F a st Tr a c k Di s ci pli n ar y Pr o c e s s 1 7 3 b. F or m al a cti o n – F ull i n v e sti g ati o n 2 0

6. Di s ci pli n ar y M e eti n g G ui d eli n e s 2 2

O v er vi e w 2 2 R e pr e s e nt ati o n 2 2

A d mi ni str ati v e arr a n g e m e nt s pri or t o t h e m e eti n g 2 3 N ot e s d uri n g t h e di s ci pli n ar y m e eti n g 2 4 R e a s o n a bl e a dj u st m e nt s 2 4 P o st p o n e m e nt 2 4

E x c e pti o n al cir c u m st a n c e s 2 5 F ail ur e t o att e n d a di s ci pli n ar y m e eti n g 2 5 F ail ur e t o att e n d a di s ci pli n ar y m e eti n g d u e t o si c k n e s s 2 6 Wit n e s s e s 2 6

7. Di s ci pli n ar y M e eti n g F or m at 2 7

C o n d u ct d uri n g t h e m e eti n g 2 7 T h e Di s ci pli n ar y m e eti n g: pri n ci pl e s 2 8

Di s ci pli n ar y m e eti n g p art 1: pr e s e nti n g t h e c a s e - I n v e sti g ati n g Offi c er 2 8 Di s ci pli n ar y m e eti n g p art 2: t h e e m pl o y e e or t h eir r e pr e s e nt ati v e / c oll e a g u e t o pr e s e nt t h eir c a s e 2 9

Di s ci pli n ar y m e eti n g p art 3: o v er all s u m m ar y 3 0 Di s ci pli n ar y m e eti n g p art 4: m a ki n g a d e ci si o n 3 0

O ut c o m e s of a di s ci pli n ar y m e eti n g 3 1


4

All e g ati o n s n ot s u b st a nti at e d 3 1 All e g ati o n s s u b st a nti at e d 3 1

8. Di s ci pli n ar y S a n cti o n s 3 1

N o c a s e t o a n s w er 3 1 F or m al A cti o n: fir st writt e n w ar ni n g 3 2 F or m al A cti o n: fi n al writt e n w ar ni n g 3 2

F or m al A cti o n: fi n al writt e n w ar ni n g a n d r el e g ati o n ( d e m oti o n) 3 2 F or m al A cti o n: di s mi s s al 3 3

9. P o st Di s ci pli n ar y 3 4

S af e g u ar di n g a n d t h e d ut y t o r ef er 3 4 N otifi c ati o n t o pr of e s si o n al b o di e s 3 4

N oti c e p eri o d f or di s mi s s al 3 4 B ull yi n g a n d h ar a s s m e nt c a s e s 3 4

Ti m e li mit s o n w ar ni n g s: t o i n cl u d e s af e g u ar di n g 3 5 W ar ni n g s r el at e d t o C hil dr e n a n d V ul n er a bl e A d ult s 3 5

Di s ci pli n ar y r e c or d s 3 5

1 0. Di s ci pli n ar y A p p e al Pr o c e s s 3 5

1 1. S u s p e n si o n 3 5

C o ntr a ct u al arr a n g e m e nt s d uri n g s u s p e n si o n 3 6 I nf or mi n g t h e e m pl o y e e of t h e s u s p e n si o n 3 7

C o nfir m ati o n of t h e s u s p e n si o n 3 8 R e q u e st s f or a c c e s s 3 8

S u s p e n si o n of a n e m pl o y e e d uri n g p oli c e i n v e sti g ati o n s 3 8 S u s p e n si o n of a tr a d e u ni o n r e pr e s e nt ati v e 3 8 R et ur ni n g t o w or k aft er s u s p e n si o n 3 8

1 2. A d diti o n al i nf or m ati o n 3 9

Ri g ht t o ti m e off t o b e a wit n e s s 3 9

E m pl o y er R e q u e st s 3 9 E m pl o y e e r e q u e st s 3 9

Cri mi n al off e n c e s a n d mi s c ell a n e o u s c a s e s 3 9 Cri mi n al off e n c e s 4 0 F a ct or s t h at will b e c o n si d er e d pri or t o t a ki n g a cti o n 4 0 E m pl o y e e s h el d o n r e m a n d or s e nt e n c e d t o i m pri s o n m e nt 4 1 R e si g n ati o n s 4 2

Gri e v a n c e r ai s e d d ur i n g ot h er pr o c e e di n g s e. g. di s ci pli n ar y, r e d u n d a n c y et c. 4 2 W h er e t h e gri e v a n c e a n d t h e di s ci pli n ar y c a s e ar e r el at e d 4 2 W h er e t h e gri e v a n c e a n d t h e di s ci pli n ar y c a s e ar e n ot c o n si d er e d t o b e r el at e d 4 3


5

1. Ti m e s c al e s

Pl e a s e n ot e : F or t h e p ur p o s e of ti m e s c al e s, ‘ d a y s’ ar e cl a s s e d a s w or ki n g d a y s a n d ar e

b a s e d o n a f ullti m e w e e k ( M o n -Fri) a n d n ot t h e c o ntr a ct e d d a y s of a n e m pl o y e e.

A cti o n Mi ni m u m ti m e s c al e

Writt e n n oti c e f or f or m al m e eti n g s A mi ni m u m of 5 w or ki n g d a y s

Writt e n c o nfir m ati o n of s u s p e n si o n Wit hi n 3 w or ki n g d a y s of s u s p e n si o n b ei n g

i s s u e d

E m pl o y e e t o c o nfir m att e n d a n c e at

m e eti n g s a n d s u b mit f or m al

d o c u m e nt ati o n f or c o n si d er a ti o n

At l e a st 2 d a y s b ef or e t h e m e eti n g i s d u e t o

t a k e pl a c e – t h e e x a ct ti m e will b e

c o nfir m e d i n writi n g

M a n a g er t o r e vi e w s u s p e n si o n E v er y 4 w e e k s

E m pl o y e e n otifi e d of t h e o ut c o m e of t h e

di s ci pli n ar y m e eti n g

Wit hi n 5 w or ki n g d a y s of t h e m e eti n g or a s

r e a s o n a bl y pr a cti c a bl e t h er e aft er

O p p ort u nit y t o a p p e al t h e di s ci pli n ar y

d e ci si o n

Wit hi n 1 0 d a y s of r e c ei vi n g t h e o ut c o m e

l ett er

E m pl o y e e n otifi e d of t h e o ut c o m e of t h e

a p p e al

Wit hi n 5 w or ki n g d a y s of t h e m e eti n g or a s

r e a s o n a bl y pr a cti c a bl e t h er e aft er


6

2. R ol e s a n d r e s p o n si biliti e s

D e n bi g h s hir e L ei s ur e Lt d. ( D L L)

F or t h e p ur p o s e s of i nt er pr et ati o n of r ol e s a n d r e s p o n si biliti e s pl e a s e s e e b el o w:

D e n bi g h s hir e C o u nt y C o u n cil D e n bi g h s hir e L ei s ur e Lt d

H e a d of S er vi c e M a n a gi n g Dir e ct or / E x e c uti v e T e a m M e m b er

Dir e ct or C o m p a n y B o ar d Dir e ct or

S e ni or M a n a g e m e nt T e a m C o m p a n y E x e c uti v e T e a m

S e cti o n 1 5 1 Offi c er C o m p a n y A c c o u nt a nt

M o nit ori n g Offi c er C o m p a n y S e cr et ar y

T h e E m pl o y e e i s r e s p o n si bl e f or:

• c o-o p er ati n g wit h t h e di s ci pli n ar y pr o c e s s

• m ai nt ai ni n g c o nfi d e nti alit y

T h e M a n a g e r i s r e s p o n si bl e f or:

• m a n a gi n g c o n d u ct, r e vi e wi n g cir c u m st a n c e s, d et er mi ni n g a p pr o pri at e c o ur s e of

a cti o n

• e n s uri n g t h at t h e Di s ci pli n ar y p oli c y a n d pr o c e d ur e i s f oll o w e d a n d i m pl e m e nt e d

• r ef erri n g t o t h e c o u n cil’ s S af e g u ar di n g P a n el f or c hil d pr ot e cti o n or v ul n er a bl e

a d ult s i s s u e s

• s e e ki n g s u p p ort a n d a d vi c e fr o m H R a n d n otif yi n g t h e H R B u si n e s s P art n er of

a n y f or m al pr o c e d ur e s u n d er t hi s p oli c y

• e n s uri n g t h at all a d mi n t a s k s u n d er t hi s p oli c y ar e c arri e d o ut


7

• a d dr e s si n g c o n c er n s of mi n or mi s c o n d u ct wit h e m pl o y e e s a n d a gr e e t ar g et s

a n d ti m e s c al e s f or i m pr o v e m e nt

• e n s uri n g t h at all e m pl o y e e s ar e tr e at e d f airl y a n d c o n si st e ntl y

• e n s uri n g t h at c o nt a ct i s m ai nt ai n e d wit h t h e e m pl o y e e t hr o u g h o ut t h e pr o c e s s

T h e H e a d of S e r vi c e i s r e s p o n si bl e f or:

• a p p oi nti n g a D e ci di n g Offi c er a n d I n v e sti g ati n g Offi c er

• c arr yi n g o ut t h e r ol e of D e ci di n g Offi c er i n c o m pl e x c a s e s, or gr o s s mi s c o n d u ct

c a s e s

• a ut h ori si n g a n a ct of s u s p e n si o n al o n g wit h t h e H e a d of L e g al, H R a n d

D e m o cr ati c S er vi c e s or H R S er vi c e s M a n a g er

T h e D e ci di n g Offi c e r i s r e s p o n si bl e f or:

• c o m pili n g t h e t er m s of r ef er e n c e a n d i nf or mi n g t h e e m pl o y e e of all e g ati o n s a n d

f or m al pr o c e s s

• r e vi e wi n g t h e i n v e sti g ati o n r e p ort a n d d e ci di n g w h at a cti o n t o t a k e

• c h airi n g t h e di s ci pli n ar y m e eti n g a n d d e ci di n g o n t h e a p pr o pri at e di s ci pli n ar y

a cti o n t o t a k e

T h e I n v e sti g ati o n Offi c e r i s r e s p o n si bl e f or:

• c arr yi n g o ut i n v e sti g ati o n a n d pr o d u ci n g a r e p ort of fi n di n g s t o t h e D e ci di n g

Offi c er

• att e n d di s ci pli n ar y m e eti n g s t o pr e s e nt t h e i nf or m ati o n a n d a n s w er q u e sti o n s

H u m a n R e s o ur c e s ar e r e s p o n si bl e f or:

• m o nit ori n g, u s e, a p pli c ati o n, a n d r e vi e wi n g t h e p oli c y

• pr o vi di n g s u p p ort, a d vi c e a n d g ui d a n c e t o m a n a g er s a n d e m pl o y e e s

• c o a c hi n g a n d m e nt ori n g m a n a g er s w h o h a v e littl e or n o e x p eri e n c e of t hi s p oli c y

a n d pr o c e d ur e

• att e n di n g all di s ci pli n ar y m e eti n g s ( e x c e pt a n y f a st tr a c k m e eti n g s w hi c h m a y b e

h el d wit h o ut a H R offi c er)


8

• e n s uri n g t h at all di s ci pli n ar y a cti o n s ar e r e c or d e d o n t h e H R s y st e m a n d ar e

pr o c e s s e d i n li n e wit h D at a Pr ot e cti o n l e gi sl ati o n

• att e n di n g all a p p e al m e eti n g s

• a d vi si n g o n a n a ct of s u s p e n si o n al o n g wit h t h e r el e v a nt H e a d of S er vi c e

T h e A p p e al P a n el ar e r e s p o n si bl e f or:

• C o n d u ct t h e m e eti n g i n a n h o n e st a n d o bj e cti v e m a n n er.

• E n s uri n g t h at t h e pr o c e d ur e i s f oll o w e d a n d t h at ti m e s c al e s ar e a d h er e d t o,

m a ki n g s ur e t h at t h e e m pl o y e e i s a w ar e of t h e s e.

• R e mi n di n g t h e e m pl o y e e t h at t h e y h a v e t h e ri g ht t o b e a c c o m p a ni e d a n d t h at

t h e y n e e d t o n a m e t h eir r e pr e s e nt ati v e i n a d v a n c e of t h e m e eti n g.

T h e Tr a d e U ni o n R e pr e s e nt ati v e or C oll e a g u e r ol e i s t o:

• Pr o vi d e S u p p ort a n d A d vi c e t o e m pl o y e e s

• Att e n d F or m al m e eti n g s a n d c a n:

o c o nf er wit h t h e e m pl o y e e d uri n g t h e h e ari n g

o p ut f or w ar d t h e e m pl o y e e’ s c a s e

o s u m u p t h e e m pl o y e e’ s c a s e

o r e s p o n d o n t h e e m pl o y e e’ s b e h alf o n a n y vi e w s e x pr e s s e d b y t h e

e m pl o y er

• S h o ul d r efr ai n fr o m:

o an s w eri n g q u e sti o n s o n t h e b e h alf of t h e e m pl o y e e

o ad dr e s si n g t h e h e ari n g if t h e e m pl o y e e i n di c at e s t h at h e or s h e d o e s n ot

w a nt t hi s t o h a p p e n

o u si n g t h eir ri g ht s i n a n y w a y t h at pr e v e nt s t h e e m pl o y er fr o m e x pl ai ni n g

it s c a s e or pr e v e nt s a n y ot h er p art y at t h e h e ari n g fr o m c o ntri b uti n g


9

3. Fl o w c h art s

Fl o w c h art 1: o v er vi e w a n d i niti al c o n si d er ati o n s

Li n e m a n a g er m e et s wit h t h e e m pl o y e e t o e st a bli s h t h e f a ct s

N o c a s e t o a n s w er I nf or m al a cti o n F or m al a cti o n

All e g e d mi s c o n d u ct / gr o s s mi s c o n d u ct

Li n e m a n a g er n otifi e s t h e e m pl o y e e

Li n e m a n a g er s et s e x p e ct e d st a n d ar d s a n d c o nfir m s t h e s e

i n writi n g

C o n si d er s af e g u ar di n g

s tr at e g y m e eti n g ( p art 4)

C o n si d er h a vi n g t hir d p art y wit n e s s f or i niti al di s c u s si o n s

G o t o fl o w ch art 2

C o n si d er s u s p e n si o n C o n si d er F a st Tr a c k

pr o c e s s


1 0

Fl o w c h art 2 : f orm al a cti o n

I nf or m e m pl o y e e of n e xt st e p s i n writi n g i n cl u di n g

T er m s of R ef er e n c e

N o st at ut or y ri g ht t o

r e pr e s e nt ati o n ( D C C p er mit a r e pr e s e nt ati v e / c oll e a g u e at

t hi s st a g e) F or m al i n v e sti g ati o n c o n d u ct e d b y t h e

I n v e sti g ati n g Offi c er R e p ort pr o d u c e d a n d c o p y

gi v e n t o t h e e m pl o y e e

N o c a s e t o a n s w er

I nf or m al a cti o n F or m al a cti o n:

di s ci pli n ar y m e eti n g

D e ci di n g Offi c er r e vi e w s t h e fi n di n g s of t h e r e p ort , c o n cl u d e s a n d d e ci d e s o n c o ur s e of a cti o n

D e ci di n g Offi c er a p p oi nt e d I n v e sti g ati n g Offi c er

a p p oi nt e d b y H e a d of S er vi c e i n c o n s ult ati o n

wit h H R


1 1

Fl o w c h art 2: f or m al a cti o n ( c o nti n u e d)

D e ci di n g Offi c er i n vit e s t h e e m pl o y e e t o a f or m al di s ci pli n ar y m e eti n g e n cl o si n g a

c o p y of t h e I n v e sti g ati o n R e p ort

E m pl o y e e c o nfir m s t h eir att e n d a n c e, s u b mit s a n y

a d diti o n al i nf or m ati o n a n d c o nfir m s t h e wit n e s s e s t h at will

att e n d.

At l e a st 2 d a y s b ef or e t h e m e eti n g

or a s p er t h e d at e

r e q u e st e d i n writi n g

I n vit e i n writi n g Mi ni m u m of 5

d a y s’ n oti c e gi v e n a n d Ri g ht t o

r e pr e s e nt ati o n

F or m al di s ci pli n ar y m e eti n g t a k e s pl a c e

P art 2 : E m pl o y e e p ut s f or w ar d t h eir

c a s e

P art 1 : I n v e sti g ati n g

Offi c er pr e s e nt s t h e c a s e

P art 3 : E m pl o y e e a n d I n v e sti g ati n g Offi c er

s u m m ar i s e t h eir c a s e

D e ci di n g Offi c er a s s e s s e s t h e c a s e a n d r e a c h e s a n o ut c o m e

All e g ati o n s u b st a nti at e d

All e g ati o n n ot s u b st a nti at e d

C o nfir m e d t o e m pl o y e e i n

writi n g wit hi n 5 w or ki n g d a y s

Di s ci pli n ar y a cti o n c o nfir m e d t o t h e

e m pl o y e e i n writi n g wit hi n 5

d a y s

G o t o Di s ci pli n ar y S a n cti o n s


1 2

4. W h at ar e Di s ci pli n ar y m att er s ?

I ntr o d u cti o n

T h e di s ci pli n ar y pr o c e d ur e d e al s wit h i s s u e s r el ati n g t o u n s ati sf a ct or y c o n d u ct a n d ai m s t o

h el p a n d e n c o ur a g e e m pl o y e e s t o i m pr o v e t h eir c o n d u ct. T hi s pr o c e s s will b e u s e d t o

m a n a g e c o n d u ct i s s u e s wit h t h e ai m of bri n gi n g a b o ut i m pr o v e m e nt, r at h er t h a n

p u ni s h m e nt. H o w e v er, f or c a s e s of gr o s s mi s c o n d u ct, s a n cti o n s i n cl u di n g di s mi s s al m a y

b e i m p o s e d.

T h e p oli c y a n d pr o c e d ur e will a p pl y t o all e m pl o y e e s of t h e c o u n cil wit h t h e e x c e pti o n of:

• St aff a p p oi nt e d b y a S c h o ol G o v er ni n g b o d y

• Dir e ct or s a n d H e a d s of S er vi c e

• E m pl o y e e s u n d ert a ki n g t h eir pr o b ati o n ar y p eri o d

T h er e ar e t w o ki n d s of mi s c o n d u ct:

Mi s c o n d u ct

Br e a c h e s of t h e c o u n cil’ s r ul e s a n d pr o c e d ur e s w hi c h m a y attr a ct a r a n g e of

di s ci pli n ar y s a n cti o n s w hi c h will n ot n or m all y l e a d t o di s mi s s al wit h o ut pr e vi o u s

w ar ni n g s, u nl e s s t h er e i s a c urr e nt w ar ni n g o n fil e.

Gr o s s mi s c o n d u ct

Br e a c h e s w hi c h ar e c o n si d er e d t o b e s o s eri o u s t h at t h e b a si s of tr u st b et w e e n t h e

c o u n cil a n d t h e e m pl o y e e i s s eri o u sl y d a m a g e d or d e str o y e d. Gr o s s mi s c o n d u ct

c a n r e s ult i n s u m m ar y di s mi s s al wit h o ut n oti c e or p a y m e nt i n li e u of n oti c e.

T h e f oll o wi n g ar e e x a m pl e s of Mi s c o n d u ct a n d Gr o s s Mi s c o n d u ct – pl e a s e n ot e t hi s li st i s

n ot e x h a u sti v e .

Mi s c o n d u ct i s d efi n e d a s c o n d u ct of a d e gr e e l e s s s eri o u s, t h at d o e s n ot w arr a nt di s mi s s al

f or a fir st off e n c e, b ut w hi c h m a y n e v ert h el e s s l e a d t o di s mi s s al if p er si st e nt. S o m e m or e

s eri o u s a ct s of mi s c o n d u ct w hi c h f all s h ort of gr o s s mi s c o n d u ct mi g ht j u stif y a fi n al w ar ni n g


1 3

i n t h e fir st i n st a n c e if t h er e i s n ot a s ati sf a ct or y e x pl a n ati o n. T h e a cti o n s w hi c h m a y b e

t a k e n i n cl u d e:

Mi s c o n d u ct

E x a m pl e s of mi s c o n d u ct m a y i n cl u d e ( b ut ar e n ot li mit e d t o):

• U n s ati sf a ct or y att e n d a n c e at w or k e. g. p o or ti m e k e e pi n g, u n a ut h ori s e d or

u nr e p ort e d a b s e n c e or p er si st e nt a b s e n c e

• Mi s u s e of t h e c o u n cil’ s f a ciliti e s

• R ef u si n g or f ail ur e t o c arr y o ut a r e a s o n a bl e m a n a g e m e nt i n str u cti o n

• F ail ur e t o c o m pl y wit h a gr e e d w or ki n g pr a cti c e s a s o utli n e d i n t h e p oli ci e s a n d

g ui d a n c e d o c u m e nt s of t h e c o u n cil

• F ail ur e t o t a k e r e a s o n a bl e c ar e of c o u n cil pr o p ert y or u si n g it f or p er s o n al

b e n efit wit h o ut n e c e s s ar y p er mi s si o n

• I n a d e q u at e st a n d ar d s of w or k d u e t o n e gli g e n c e, c ar el e s s n e s s or i dl e n e s s

• F ail ur e t o di s c h ar g e o bli g ati o n s i n a c c or d a n c e wit h c o ntr a ct of e m pl o y m e nt or

pr of e s si o n al pr a cti c e

• Sl e e pi n g o n d ut y ( e x c e pt w h er e e x pr e s sl y p er mitt e d)

• K n o wi n gl y b ei n g a n a c c e s s or y t o a di s ci pli n ar y off e n c e

• M a ki n g a m ali ci o u s c o m pl ai nt of h ar a s s m e nt a n d/ or b ull yi n g a g ai n st a n ot h er

e m pl o y e e

• F ail ur e t o d e m o n str a t e b e h a vi o ur i n li n e wit h D e n bi g h s hir e C o u nt y C o u n cil’ s

c or e v al u e s a n d / or C o d e of C o n d u ct

• F ail ur e t o tr e at e m pl o y e e s/ c oll e a g u e wit h r e s p e ct.

• F ail ur e t o c o m pl y wit h H e alt h a n d S af et y R e g ul ati o n s

Gr o s s Mi s c o n d u ct

Gr o s s mi s c o n d u ct i s mi s c o n d u ct of s u c h a n at ur e t h at t h e c o u n cil i s j u stifi e d i n n o l o n g er

t ol er ati n g t h e c o nti n ui n g pr e s e n c e of t h e e m pl o y e e at t h e w or k pl a c e. If o n c o m pl eti o n of

a n i n v e sti g ati o n a n d di s ci pli n ar y m e eti n g, t h e c o u n cil i s s ati sfi e d t h at gr o s s mi s c o n d u ct h a s

o c c urr e d, t h e a cti o n t h e c o u n cil m a y c o n si d er i s di s mi s s al.


1 4

E x a m pl e s of gr o s s mi s c o n d u ct m a y i n cl u d e ( b ut ar e n ot li mit e d t o):

• M ali ci o u s d a m a g e t o c o u n cil’ s pr o p ert y

• N e gli g e n c e w hi c h c a u s e s or mi g ht c a u s e l o s s, d a m a g e or i nj ur y

• C o n vi cti o n of a cri mi n al off e n c e ari si n g fr o m or r el ati n g t o t h e e m pl o y e e’ s w or k

f or t h e c o u n cil, i n cl u di n g n o n-di s cl o s ur e of a cri mi n al c o n vi cti o n at t h e i nt er vi e w

st a g e w h er e t h e p o st i s c o v er e d b y t h e R e h a bilit ati o n of Off e n d er s A ct 1 9 7 4

• C o n d u ct (i n cl u di n g c h ar g e s r el ati n g t o a cri mi n al off e n c e) w h et h er i n si d e or

o ut si d e w or ki n g h o ur s w hi c h m a y a d v er s el y aff e ct t h e c o u n cil’ s r e p ut ati o n, or

w hi c h r efl e ct s o n t h e e m pl o y e e’ s s uit a bilit y f or t h e t y p e of w or k w hi c h t h e y

p erf or m or t h eir a c c e pt a bilit y t o ot h er e m pl o y e e s (t hi s i n cl u d e s c o n d u ct vi a

s o ci al m e di a c h a n n el s)

• U n a c c e pt a bl e c o n d u ct t o w ar d s t h e c o u n cil’ s c u st o m er s, cli e nt s a n d t h e l o c al

c o m m u nit y

• C o n d u ct t e n di n g t o bri n g t h e c o u n cil or t h e e m pl o y e e i nt o di sr e p ut e i n cl u di n g

vi ol e nt b e h a vi o ur or fi g hti n g w hil st at w or k or o n C o u n cil b u si n e s s or ot h er wi s e

o n t h e c o u n cil’ s pr e mi s e s

• R ai si n g a n i s s u e f al s el y or m ali ci o u sl y.

• T h eft, fr a u d or d eli b er at e f al sifi c ati o n of r e c or d s, e. g. m a k e f al s e tr a v el or fl e xi

ti m e cl ai m s

• A c c e pt a n c e of bri b e s, u n a ut h ori s e d gift s or gr at uiti e s or ot h er c orr u pt pr a cti c e s

• M a ki n g f al s e cl ai m s r e g ar di n g t h eir q u alifi c ati o n s (f or m al or n ot) f or a j o b

• F aili n g t o di s cl o s e a cri mi n al r e c or d i n a c c or d a n c e wit h t h e r e q uir e m e nt s of t h e

R e h a bilit ati o n of Off e n d er s A ct 1 9 7 4

• Br e a c h of r ul e s o n c o nfi d e nti alit y/i n a p pr o pri at e di s cl o s ur e of c o nfi d e nti al

i nf or m ati o n

• U n a ut h ori s e d a b s e n c e fr o m t h e w or k

• A b u s e of t h e c o u n cil’ s Att e n d a n c e at w or k p oli c y

• T a ki n g si c k n e s s a b s e n c e i n or d er t o f a cilit at e a h oli d a y

• P er si st e nt r ef u s al t o c arr y o ut a r e a s o n a bl e i n str u cti o n

• S eri o u s or p er si st e nt n e gl e ct of d uti e s or a n y m at eri al br e a c h or n o n -o b s er v a n c e

of t h o s e d uti e s


1 5

• R ef u s al or f ail ur e t o o b e y t h e l a wf ul i n str u cti o n s of t h eir m a n a g er/ a n d/ or ot h er

m e m b er s of m a n a g e m e nt

• S eri o u s or p er si st e nt a ct s of u n d er mi ni n g t h eir m a n a g er e. g. v er b all y ( p utti n g

t h e m d o w n) t o c oll e a g u e s or cli e nt s, i n cl u di n g vi a s o ci al m e di a

• D eli b er at e di sr e g ar d of t h e c o u n cil’ s p oli ci e s, pr o c e d ur e s a n d g ui d eli n e s

• F ail ur e t o o b s er v e a n y r e q uir e m e nt of t h e c o u n cil’ s E q u al o p p ort u niti e s i n

e m pl o y m e nt p oli c y i n cl u di n g s e x u al, r a ci al or di s a bilit y b a s e d di s cri mi n ati o n

(i n cl u di n g h ar a s s m e nt)

• B ull yi n g, h ar a s s m e nt, vi cti mi s ati o n or i nti mi d ati o n of c oll e a g u e s, i n cl u di n g vi a

e m ail a n d/ or s o ci al m e di a

• Br e a c h of h e alt h a n d s af et y r ul e s r e s ulti n g i n, or li k el y t o c a u s e, i nj ur y t o ot h er s

• B ei n g u n d er t h e i nfl u e n c e of al c o h ol or u n a ut h ori s e d s u b st a n c e s or mi s u si n g

s u b st a n c e s/ill e g al dr u g s w hil st at w or k, or o n c o u n cil b u si n e s s or ot h er wi s e o n

t h e c o u n cil’ s pr e mi s e s

• Fi g hti n g or a s s a ult o n a c oll e a g u e, cli e nt or m e m b er of t h e p u bli c d uri n g w or k

ti m e/ c o ur s e of d uti es

• V er b al, s e x u al or p h y si c al a s s a ult o n a c oll e a g u e, cli e nt or m e m b er of t h e p u bli c

d uri n g w or k ti m e/ c o ur s e of d uti e s

• F ail ur e t o r e p ort a ct u al or s u s p e ct e d a b u s e of a c hil d, or a n a d ult, b y a n ot h er

m e m b er of st aff or a n ot h er p er s o n

• N o n -a d h er e n c e t o t h e c o u n cil’ s I C T p oli ci e s a n d g ui d eli n e s (i n cl u di n g p oli ci e s

r ef err e d t o t h er ei n)

• E x c e s si v e p er s o n al u s e of t h e c o u n cil’ s m o bil e s a n d l a n dli n e p h o n e s

5. Di s ci pli n ar y G ui d a n c e

I niti al A n al y si s

I n or d e r t o d e ci d e o n t h e m o st a p pr o pri at e c o ur s e of a cti o n, li st e d b el o w a r e s o m e

i m p ort a nt f a ct or s f or c o n si d e r ati o n pri or t o t a ki n g a n y m a n a g e m e nt a cti o n


1 6

Fr a u d, t h eft, irr e g ul arit y

If t h e cir c u m st a n c e s i n v ol v e s u s p e ct e d fr a u d, t h eft, irr e g ul arit y, i m pr o p er u s e or

mi s a p pr o pri ati o n of t h e c o u n cil’ s pr o p ert y or r e s o ur c e s, t h e m a n a g er s h o ul d i m m e di at el y

i nf or m t h e H e a d of Fi n a n c e/ S e cti o n 1 5 1 Offi c er i n c o m pli a n c e wit h t h e c o u n cil’ s Fi n a n ci al

R e g ul ati o n s b ef or e a n y d e ci si o n o n t h e c o ur s e of a cti o n i s t a k e n.

S af e g u a r di n g : Str at e g y M e eti n g / all e g ati o n s of a b u s e / i n a p pr o pri at e

b e h a vi o ur t o w ar d s a c hil d o r v ul n er a bl e a d ult

A n i m m e di at e r ef err al m u st b e m a d e t o D e n bi g h s hir e C hil dr e n’ s S er vi c e s or A d ult S o ci al

C ar e if:

• t h e cir c u m st a n c e s i n v ol v e a c o n c er n or all e g ati o n of t h e a b u s e of a c hil d or

v ul n er a bl e a d ult b y a n e m pl o y e e

• t h er e i s i nf or m ati o n i n di c ati n g t h at a n e m pl o y e e h a s b e h a v e d t o w ar d s a c hil d or

v ul n er a bl e a d ult i n a w a y t h at m a y m a k e t h e e m pl o y e e u n s uit a bl e t o w or k wit h

t h e i n di vi d u al.

At t hi s p oi nt, t h e m a n a g er m u st c o n si d er w h et h er a n y i m m e di at e a cti o n i s n e e d e d t o

pr ot e ct t h e c hil d or v ul n er a bl e a d ult. T hi s m a y i n cl u d e s u s p e n di n g t h e e m pl o y e e i n

q u e sti o n or m o vi n g t h e m t o a diff er e nt e n vir o n m e nt w h er e t h e y ar e n ot i n c o nt a ct wit h

c hil dr e n or v ul n er a bl e a d ult s.

C o nfi d e nti alit y m u st b e m ai nt ai n e d a n d n o i nt er n al i n v e sti g ati o n s h o ul d t a k e pl a c e b ef or e

C hil dr e n/ A d ult S er vi c e s pr o vi d e a d e ci si o n r e g ar di n g t h e n e xt st e p s. I n t h e s e c a s e s, t h e

r e s p o n si bilit y f or u n d ert a ki n g t h e i n v e sti g ati o n li e s wit h C hil dr e n/ A d ult S er vi c e s a n d t h e

P oli c e. A cti o n s will b e a gr e e d at a ‘ Str at e g y M e eti n g ’ t o w hi c h t h e m a n a g er will b e i n vit e d.

Pl e a s e r ef er t o S af e g u ar di n g P oli c y.

C a s e s r el at e d t o b ull yi n g a n d/ or h ar a s s m e nt

It m a y b e a p pr o pri at e at t hi s st a g e t o c o n si d er m e di ati o n. S e e B ull yi n g a n d H ar as s m e nt

P oli c y f or f urt h er d et ail s.


1 7

I niti al m e eti n g wit h e m pl o y e e a n d m a n a g er

W h er e a m a n a g er h a s a r e a s o n t o q u e sti o n t h e c o n d u ct of a n e m pl o y e e, a r e vi e w of t h e

p arti c ul ar cir c u m st a n c e s will b e u n d ert a k e n t o d et er mi n e t h e a p pr o pri at e c o ur s e of a cti o n .

A m a n a g er will h ol d a n i niti al m e eti n g wit h t h e e m pl o y e e a n d fr o m t hi s m e eti n g will

d et er mi n e:

1 N o c a s e t o a n s w er

2 I nf or m al a cti o n ( L ett er of M a n a g e m e nt A d vi c e)

3 a. F or m al a cti o n : fa st tr a c k pr o c e s s

3 b. F or m al a cti o n : full i n v e sti g ati o n

1. N o c a s e t o a n s w er

Fr o m t h e r e vi e w of t h e cir c u m st a n c e s a n d i niti al m e eti n g, t h e m a n a g er m a y c o n cl u d e t h at

t h er e i s n o c a s e t o a n s w er. T h e m a n a g er will n otif y t h e e m pl o y e e eit h er f a c e t o f a c e a n d

c o nfir m e d i n writi n g.

2. I nf or m al a cti o n

C a s e s of mi n or mi s c o n d u ct ar e u s u all y b e st d e alt wit h i nf or m all y. If a m a n a g er h a s

c o n c er n s r e g ar di n g a n e m pl o y e e’ s c o n d u ct, t h e y s h o ul d s p e a k t o t h e e m pl o y e e i n a

pr of e s si o n al m a n n er, e x pl ai n e x p e ct ati o n s cl e arl y d efi ni n g t h e i m pr o v e m e nt s t h at ar e

r e q uir ed, li st e n t o w h at t h e y h a v e t o s a y a n d i d e ntif y a n y w a y s t o h el p i m pr o v e m e nt s b e

m a d e. T h e c o nt e nt of t hi s m e eti n g i n cl u di n g a gr e e d i m pr o v e m e nt s a n d ti m e s c al e s s h o ul d

b e c o nfir m e d i n writi n g t o t h e e m pl o y e e a n d will b e pl a c e d o n t h e e m pl o y e e fil e

M a n a g e m e n t A d vi c e L ett er T e m pl at e.

3 a. F or m al a cti o n – F a st Tr a c k Di s ci pli n ar y Pr o c e s s

T h er e m a y b e i n st a n c e s w h er e it i s p o s si bl e t o f a st tr a c k t h e di s ci pli n ar y pr o c e s s.

T h e f a st tr a c k di s ci pli n ar y pr o c e s s all o w s f or c a s e s t o b e d e alt wit h i n a ti m el y m a n n er, t o

b e c o m pl et e d wit hi n o n e m o nt h of t h e i niti al a s s e s s m e nt, u nl e s s t h er e ar e e x c e pti o n al


1 8

cir c u m st a n c e s. A f or m al i n v e sti g ati o n will n ot b e r e q uir e d, h o w e v er, t h er e s h o ul d b e a n

i nf or m al i n v e sti g ati o n c o m pl et e d b y t h e m a n a g er p ulli n g t o g et h er all t h e k n o w n f a cts . T h e

pr o c e s s will m o v e dir e ctl y t o t h e di s ci pli n ar y m e eti n g.

T h o s e sit u ati o n s w h er e f a st tr a c k m a y b e s uit a bl e ar e a s f oll o w s:

• I n ci d e nt s t h at ar e r e g ar d e d a s “ mi s c o n d u ct” w hi c h w o ul d n or m all y r e s ult i n a fir st

writt e n w ar ni n g.

• T h e e m pl o y e e a g ai n st w h o m t h e all e g ati o n s ar e m a d e h a s a d mitt e d t o t h e m i n

f ull.

• W h er e t h e e m pl o y e e d o e s n ot a d mit t o t h e all e g ati o n b ut t h er e i s f a ct u al

e vi d e n c e w hi c h t h e e m pl o y e e c a n n ot r ef ut e, i. e. t h er e i s i n di s p ut a bl e e vi d e n c e.

If t h e m a n a g er f e el s t h at t h e f a st tr a c k a p pr oa c h i s a p pr o pri at e, t h e y m u st, i n t h e fir st

i n st a n c e, di s c u s s t hi s wit h a L e a d/ H R B u si n e s s P art n er. A r e vi e w of t h e i nf or m ati o n will b e

u n d ert a k e n i n c o nj u n cti o n wit h t h e m a n a g er, t h e e m pl o y e e a n d hi s/ h er

r e pr e s e nt ati v e/ c oll e a g u e a n d a d e ci si o n t a k e n a s t o w h et h er t h e f a st tr a c k pr o c e s s s h o ul d

b e a d o pt e d. T hi s m u st b e a gr e e d b y all p a rti e s i n w riti n g . F a st Tr a c k Pr o c e s s

C o nfir m ati o n L ett er T e m pl at e.

If t h e d e ci si o n h a s b e e n m a d e t o f a st tr a c k t h e n t h e f oll o wi n g pr o c e s s s h o ul d b e f oll o w e d:

St e p 1 : T h e D e ci d i n g Offi c er will e n s ur e (if n ot d o n e alr e a d y) t h at t h er e i s a writt e n

st at e m e nt fr o m t h e i n di vi d u al w h o r e p ort e d t h e i n ci d e nt a n d al s o fr o m t h e

e m pl o y e e i n v ol v e d, t o g et h er wit h a n y s u p p orti n g i nf or m ati o n g at h er e d.

St e p 2 : T h e D e ci di n g Offi c er will writ e t o t h e e m pl o y e e i n v ol v e d a s ki n g t h e m t o att e n d

t h e f a st tr a c k di s ci pli n ar y h e ari n g, a n d will pr o vi d e a c o p y of all i nf or m ati o n

g at h er e d pl u s t h e d at e, ti m e a n d v e n u e of t h e h e ari n g . At l e a st 5 d a y s’ n oti c e of

t h e m e eti n g s h o ul d b e gi v e n t o t h e e m pl o y e e a n d t h e e m pl o y e e s h o ul d b e

n otifi e d of t h eir ri g ht t o b e r e pr e s e nt e d at t h e m e eti n g . S e e R e pr e s e nt ati o n

St e p 3 : T h e D e ci di n g Offi c er will h ol d t h e Di s ci pli n ar y m e eti n g a n d will b e s u p p ort e d b y

a H R r e pr e s e nt ati v e/ c oll e a g u e. T h e e m pl o y e e a n d t h eir r e pr e s e nt ati v e /

c oll e a g u e will al s o b e pr e s e nt. N o wit n e s s e s will b e c all e d.


1 9

T h e pr o c e d ur e f or t h e f a st tr a c k m e eti n g i s a s f oll o w s:

1. I ntr o d u cti o n s ar e m a d e.

2. T h e D e ci di n g Offi c er o utli n e s t h e n at ur e of t h e all e g ati o n( s) a n d a d vi s e s t h at it

(t h e y) m a y r e s ult i n di s ci pli n ar y a cti o n u p t o a n d i n cl u di n g a fir st writt e n w ar ni n g.

3. T h e D e ci di n g Offi c er will c o nfir m t h at if a n i s s u e ari s e s a s p art of t h e f a st tr a c k

pr o c e s s, w hi c h w arr a nt s a f ull i n v e sti g ati o n, t h e m e eti n g will e n d a n d a f u ll

i n v e sti g ati o n will b e i n sti g at e d.

4. T h e D e ci di n g Offi c er c o nfir m s wit h t h e e m pl o y e e t h at t h e y a d mit t o t h e all e g ati o n s

pr e vi o u sl y st at e d or c o nfir m s t h e e vi d e n c e a v ail a bl e.

5. T h e e m pl o y e e or t h eir r e pr e s e nt ati v e/ c oll e a g u e will h a v e t h e ri g ht t o p ut f or w ar d

a n y c o m m e nt s or st at e m e nt s r el ati n g t o t h e i n ci d e nt (i n cl u di n g a n y miti g ati o n).

6. T h e D e ci di n g Offi c er will a dj o ur n bri efl y t o gi v e f ull c o n si d er ati o n t o t h e c a s e.

7. Aft er r e a c hi n g a d e ci si o n t h e D e ci di n g Offi c er will t h e n c o m m u ni c at e t h e d e ci si o n t o

t h e e mpl o y e e a n d t h eir r e pr e s e nt ati v e/ c oll e a g u e. T h e p e n alt y, if a n y, will n ot

e x c e e d fir st writt e n w ar ni n g. S h o ul d t h e D e ci di n g Offi c er c o n cl u d e t h at a hi g h er

p e n alt y b e i s s u e d, t h e n t h e f ull f or m al i n v e sti g ati o n pr o c e s s s h o ul d b e f oll o w e d.

8. T h e D e ci di n g Offi c er will s e n d a l ett er c o nfir mi n g t h e d e ci si o n of t h e m e eti n g t o t h e

e m pl o y e e, a d vi si n g t h e m of t h eir ri g ht of a p p e al.

P o s si bl e o ut c o m e s of t h e F a st Tr a c k Pr o c e s s ar e a s f oll o w s:

• N o c a s e t o a n s w er

• I nf or m al a cti o n

• Fir st Writt e n W ar ni n g

• Tr a n sf er t h e m att er i nt o F or m al A cti o n


2 0

3 b. F or m al a cti o n – F ull i n v e sti g ati o n

If t h e m a n a g er d et er mi n e s t h at t h e m att er r e q uir e s f or m al a cti o n w hi c h c a n n ot b e

a c c o m m o d at e d b y t h e f a st tr a c k pr o c e s s, t h e n t h e f ull f or m al i n v e sti g ati o n pr o c e s s s h o ul d

b e f oll o w e d. T hi s i s o utli n e d i n t h e 6 st e p s t h at f oll o w.

St e p 1 : A p p oi nt m e nt of t h e D e ci di n g Offi c er a n d I n v e sti g ati n g Offi c er

T h e H e a d of S er vi c e will a p p oi nt a D e ci di n g Offi c er a n d I n v e sti g ati n g Offi c er.

T h e D e ci di n g Offi c er will n or m all y b e t h e e m pl o y e e’ s dir e ct li n e m a n a g er,

p r o vi d e d t h e y ar e n ot i n v ol v e d i n t h e c a s e. If t h e e m pl o y e e i n t h e di s ci pli n ar y

sit u ati o n i s a s e ni or m a n a g er, or if t h e p ot e nti al o ut c o m e i s di s mi s s al, t h e H e a d

of S er vi c e s h o ul d t a k e t h e r ol e of D e ci di n g Offi c er. T h e D e ci di n g Offi c er s h o ul d

c o m pil e t h e t er m s of r ef er e n c e f or t h e i n v e sti g ati o n. I n v e sti g ati o n a n d T er m s of

R ef er e n c e T e m pl at e.

St e p 2 : C o n si d er if a str at e g y m e eti n g s h o ul d b e c o n v e n e d, s e e Str at e g y M e eti n g

St e p 3 : C o n si d er if t h e e m pl o y e e s h o u l d b e s u s p e n d e d, s e e S u s p e n si o n b el o w

St e p 4 : E m pl o y e e i nf or m e d of f or m al a cti o n b y l ett er - I nf or m e d of F or m al A cti o n L ett er

T e m pl at e

T h e D e ci di n g Offi c er will writ e t o t h e e m pl o y e e; i n w hi c h t h e y s h o ul d o utli n e:

• t h at a d etail e d i n v e sti g ati o n will b e c o n d u ct e d

• t h e all e g ati o n( s) u n d er i n v e sti g ati o n

• w h o t h e I n v e sti g ati n g Offi c er will b e

• t er m s of r ef er e n c e f or t h e i n v e sti g ati o n

• t h at t h e i n v e sti g ati o n i s n ot p art of t h e f or m al di s ci pli n ar y pr o c e s s

• t h at t h e e m pl o y e e will b e i nt er vi e w e d b y t h e I n v e sti g ati n g Offi c er

• t h at m e eti n g s wit h t h e I n v e sti g ati n g Offi c er s h o ul d t a k e pri orit y

• t h at t h e y n e e d t o c o-o p er at e f ull y

• ri g ht t o r e pr e s e nt ati o n: t h e y d o n ot h a v e t h e ri g ht t o r e pr e s e nt ati o n h o w e v er t h e y

m a y b e s u p p ort e d at t h e m e eti n g b y a Tr a d e U ni o n r e pr e s e nt ati v e or a

c oll e a g u e


2 1

Ri g ht t o r e pr e s e nt ati o n d uri n g i n v e sti g ati o n st a g e

T h e e m pl o y e e d o e s n ot h a v e t h e ri g ht t o b e r e pr e s e nt e d at t h e i n v e sti g ati o n st a g e.

H o w e v er, if t h e e m pl o y e e f e el s t h e y w o ul d li k e t o h a v e a tr a d e u ni o n r e pr e s e nt ati v e or a

c oll e a g u e pr e s e nt f or s u p p ort t h e n t hi s will b e all o w e d. It will b e u p t o t h e e m pl o y e e t o

arr a n g e f or s o m e o n e t o att e n d t h e i nt er vi e w i n t hi s c a p a cit y. S h o ul d t h eir c h o s e n s u p p ort

b e u n a v ail a bl e o n t h e d at e of t h e i nt er vi e w, t h e n t h e e m pl o y e e m u st eit h er att e n d o n t h eir

o w n or arr a n g e f or s o m e o n e el s e t o a c c o m p a n y t h e m i n st e a d. T h e i nt er vi e w will n ot b e

p o st p o n e d i n t h e s e cir c u m st a n c e s.

St e p 5 : F or m al i n v e sti g ati o n c o n d u ct e d

A f or m al d et ail e d i n v e sti g ati o n s h o ul d b e c arri e d o ut b y t h e I n v e sti g ati n g Offi c er

t o g at h er e vi d e n c e r e g ar di n g t h e all e g ati o n s. T hi s i n v e sti g ati o n m a y al s o

i n v ol v e i nt er vi e wi n g wit n e s s e s. T h e I n v e sti g ati n g Offi c er will h ol d a n

i n v e sti g at or y m e eti n g wit h t h e e m pl o y e e. T h e e m pl o y e e will h a v e t h e

o p p ort u nit y t o p ut f or w ar d t h eir c a s e. I n or d er t o c o m pl et e t h eir i n v e sti g ati o n, t h e

I n v e sti g ati n g Offi c er will h a v e t h e ri g ht t o a c c e s s el e ctr o ni c/ di git al pl atf or m s i. e.

e m ail s s e nt a n d r e c ei v e d b y t h e e m pl o y e e if d e e m e d n e c e s s ar y.

St e p 6 : R e vi e w i n v e sti g ati o n fi n di n g s a n d d et er mi n e a cti o n t o b e t a k e n

T h e I n v e sti g ati n g Offi c er will s u m m ari s e t h eir fi n di n g s i n a r e p ort, w hi c h i s t o b e

pr e s e nt e d t o t h e D e ci di n g Offi c er. T h e r e p ort s h o ul d d et ail t h e f a ct s of t h e c a s e,

n ot e if t h e i n v e sti g ati o n h a s f o u n d a n y e vi d e n c e s urr o u n di n g t h e all e g ati o n s a n d

s h o ul d n ot e a n y p oi nt s t h e D e ci di n g Offi c er m a y wi s h t o c o n si d er.

T h e D e ci di n g Offi c er will t h e n d et er mi n e a n d pr o c e e d t o:

• N o c a s e t o a n s w er

• I nf or m al a cti o n

• F or m al a cti o n

I n a d diti o n t o t h e a b o v e s a n cti o n s, m e di ati o n c a n b e c o n si d er e d, b ut o nl y i n c a s e s w h er e

b ot h p arti e s a gr e e.


2 2

I n m or e s eri o u s c a s e s it m a y b e n e c e s s ar y t o i n v ol v e t h e P oli c e, H e a d of Fi n a n c e/ S e cti o n

1 5 1 O ffi c er a n d/ or I nt er n al A u dit a n d Ri s k M a n a g e m e nt.

Tr a d e u ni o n r e pr e s e nt ati v e’ s di s ci pli n a r y a cti o n

N o di s ci pli n ar y a cti o n s h o ul d b e t a k e n a g ai n st a tr a d e u ni o n r e pr e s e nt ati v e u ntil t h e

cir c u m st a n c e s of t h e c a s e h a v e b e e n di s c u s s e d c o nfi d e nti all y wit h a f ul l-ti m e offi ci al or

ot h er a p pr o pri at e r e pr e s e nt ati v e of t h e tr a d e u ni o n c o n c er n e d. T h e f ull ti m e offi ci al or ot h er

a p pr o pri at e r e pr e s e nt ati v e will b e e x p e ct e d t o m ai nt ai n c o nfi d e nti alit y at all ti m e s. T h e

m att er s h o ul d b e di s c u s s e d wit h t h e a p pr o pri at e H R B u si n e s s P art n er a n d a d e ci si o n

m a d e a s t o w h o will c o nt a ct t h e tr a d e u ni o n t h er e aft er.

6. Di s ci pli n ar y M e eti n g G ui d eli n e s

T h e f or m al di s ci pli n ar y m e eti n g s h o ul d b e arr a n g e d a n d c o n d u ct e d i n a c c or d a n c e wit h t h e

g ui d a n c e a s s et o ut i n t hi s s e cti o n.

O v er vi e w

T h e e m pl o y e e will b e i n vit e d wit h t h eir r e pr e s e nt ati v e/ c oll e a g u e t o att e n d a m e eti n g wit h

t h e D e ci di n g Offi c er a n d t h e I n v e sti g ati n g Offi c er t o di s c u s s t h e fi n di n g s of t h e

i n v e sti g ati o n. B ot h si d e s will h a v e t h e o p p ort u nit y t o pr e s e nt t h eir c a s e, c all wit n e s s e s a n d

a s k q u e sti o n s. If t h e e vi d e n c e pr e s e nt e d d uri n g t h e di s ci pli n ar y m e eti n g i s s uffi ci e nt t o

s ati sf y t h e D e ci di n g Offi c er t h at t h e all e g ati o n s ar e s u b st a nti at e d, t h e y m a y c o n si d er

di s ci pli n ar y a cti o n.

If t h e D e ci di n g Offi c er b eli e v e s t h at f urt h er i n v e sti g ati o n i s r e q uir e d, t h e m att er will b e

h alt e d a n d r e c o n v e n e d w h e n t h e i nf or m ati o n i s a v ail a bl e.

R e pr e s e nt ati o n

A n e m pl o y e e will h a v e t h e ri g ht t o b e r e pr e s e nt e d or a c c o m p a ni e d b y a tr a d e u ni o n

r e pr e s e nt ati v e or w or k pl a c e c oll e a g u e d uri n g a n y f or m al p art of t h e pr o c e d ur e.

If t h e e m pl o y e e i s n ot a m e m b er of a tr a d e u ni o n, t h e y m a y r e q u e st s u p p ort fr o m a n H R

Offi c er or i n d e p e n d e nt mi d dl e m a n a g er w h o c a n t al k t h e m t hr o u g h t h e pr o c e s s a n d


2 3

pr o vi d e a d vi c e o n t h eir ri g ht s. T h e H R Offi c er or m a n a g er will n ot h o w e v er b e a bl e t o

att e n d a n y di s ci pli n ar y m e eti n g s wit h t h e e m pl o y e e a n d t h e e m pl o y e e s h o ul d t h er ef or e

s e e k s u p p ort fr o m a c oll e a g u e if t h e y wi s h t o h a v e a r e pr e s e nt ati v e wit h t h e m. It will b e u p

t o t h e e m pl o y e e t o arr a n g e f or s o m e o n e t o att e n d t h e m e eti n g i n t hi s c a p a cit y.

T h e e m pl o y e e i s r e q uir e d t o n a m e t h eir r e pr e s e nt ati v e/ c oll e a g u e i n a d v a n c e of t h e

m e eti n g. T h e r e pr e s e nt ati v e/ c oll e a g u e c a n p arti ci p at e i n t h e m e eti n g, a n d pr e s e nt t h e

c a s e o n b e h alf of t h e e m pl o y e e b ut t h e y c a n n ot a n s w er q u e sti o n s o n b e h a lf of t h e

e m pl o y e e.

It i s t h e r e s p o n si bilit y of t h e e m pl o y e e t o e n s ur e t h at t h eir r e pr e s e nt ati v e/ c oll e a g u e i s

a v ail a bl e t o att e n d t h e m e eti n g.

S h o ul d t h eir c h o s e n r e pr e s e nt ati v e/ c oll e a g u e n ot b e a v ail a bl e o n t h e d a y of t h e m e eti n g,

t h e n t h e e m pl o y e e m a y r e q u e st a p o st p o n e m e nt. S e e P o st p o n e m e nt f or f urt h er

g ui d eli n e s .

A d mi ni str ati v e ar r a n g e m e nt s pri or t o t h e m e eti n g

T h e D e ci di n g Offi c er a p p oi nt e d t o h e ar t h e di s ci pli n ar y m e eti n g will writ e t o t h e e m pl o y e e

at l e a st 5 d a y s pri or t o t h e d at e of t h e m e eti n g. T h e l ett er will d et ail:

• D at e, ti m e, v e n u e a n d p ur p o s e of t h e m e eti n g

• W h o will b e i n att e n d a n c e (i n cl u di n g a n y wit n e s s e s t o b e c all e d)

• D et ail s of t h e all e g ati o n s t o b e di s c u s s e d

• P o s si bl e o ut c o m e s of t h e m e eti n g

• C o p y of t h e I n v e sti g ati n g Offi c er’ s r e p ort a n d s u p p orti n g d o c u m e nt s t o b e

s u b mitt e d t o t h e m e eti n g. It i s t h e e m pl o y e e’ s r e s p o n si bilit y t o pr o vi d e t h eir

r e pr e se nt ati v e wit h a c o p y

• C o p y of t h e Di s ci pli n ar y pr o c e d ur e (i n cl u di n g t h e a p p e al pr o c e s s)

• Ri g ht t o b e a c c o m p a ni e d b y a r e pr e s e nt ati v e, eit h er a tr a d e u ni o n r e pr e s e nt ati v e

or a c oll e a g u e

T h e e m pl o y e e will b e a s k e d t o pr o vi d e t h e f oll o wi n g i nf or m ati o n at l e a st 2 w or ki n g d a y s

b ef or e t h e di s ci pli n ar y m e eti n g, c o nfir mi n g t o t h e D e ci di n g Offi c er:


2 4

• Att e n d a n c e at di s ci pli n ar y m e eti n g

• W h o will b e a c c o m p a n yi n g t h e m at t h e di s ci pli n ar y m e eti n g

• W h et h er t h e y i nt e n d t o r e q u e st t h e att e n d a n c e of a n y wit n e s s e s at t h e

di s ci pli n ar y m e eti n g W h et h er t h e y r e q uir e a n y f urt h er i nf or m ati o n /

d o c u m e nt ati o n

• C o pi e s of a d diti o n al d o c u m e nt ati o n t h at t h e y i nt e n d t o s u b mit t o t h e di s ci pli n ar y

m e eti n g

N ot e s d uri n g t h e di s ci pli n ar y m e eti n g

N or m al pr o c e d ur e will b e t h at all m e eti n g s ar e r e c or d e d u si n g v oi c e e q ui p m e nt s u p pli e d b y

D e n bi g h s hir e C o u nt y C o u n cil . If t h e e m pl o y e e d o e s n ot wi s h t o h a v e t h e m e eti n g r e c or d e d

el e ctr o ni c all y t h e n t h e y will n e e d t o i nf or m t h e D e ci di n g Offi c er 3 d a y s pri or t o t h e m e eti n g.

If t h er e ar e a n y r e a s o n s w h y it w o ul d n ot b e a p pr o pri at e, t h e n a n ot e t a k er will att e n d t h e

di s ci pli n ar y m e eti n g a n d t a k e i n d e p e n d e nt n ot e s . T h e D e ci di n g Offi c er a n d E m pl o y e e m a y

t a k e t h eir o w n n ot e s t o a s si st t h e m wit h t h e pr o c e s s.

A n y r e c or di n g will b e tr e at e d a s p er s o n al d at a u n d er t h e G e n er al D at a Pr ot e cti o n

R e g ul ati o n ( G D P R) i n a c c or d a n c e wit h t h e G D P R Pri n ci pl e s.

R e a s o n a bl e a dj u st m e nt s

Pr o vi si o n will b e m a d e f or a n y r e a s o n a bl e a dj u st m e nt s t o a c c o m m o d at e t h e n e e d s of

t h o s e att e n di n g t h e m e eti n g. T hi s m a y i n cl u d e h ol di n g t h e m e eti n g i n a n a c c e s si bl e v e n u e,

pr o vi di n g a n i nt er pr et er, a d diti o n al e q ui p m e nt or all o wi n g e xtr a br e a k s et c. R e a s o n a bl e

n oti c e i s e x p e ct e d i n or d er f or s uit a bl e arr a n g e m e nt s t o b e m a d e.

P o st p o n e m e nt

If t h e e m pl o y e e s c h o s e n r e pr e s e nt ati v e/ c oll e a g u e i s n ot a v ail a bl e o n t h e d at e s et f or t h e

di s ci pli n ar y m e eti n g, t h e e m pl o y e e h a s t h e ri g ht t o h a v e t h e m e eti n g p o st p o n e d o n c e f or

u p t o fi v e w or ki n g d a y s ( D a y s ar e cl a s s e d a s w or ki n g d a y s a n d ar e b a s e d o n a f ullti m e

w e e k ( M o n -Fri) a n d n ot t h e c o ntr a ct e d d a y s o f a n e m pl o y e e). It i s e x p e ct e d t h at all

r e a s o n a bl e st e p s will b e t a k e n t o att e n d t h e r e s c h e d ul e d m e eti n g. I n s u c h c a s e s o n e


2 5

alt er n ati v e d at e will b e off er e d b y t h e c o u n cil w hi c h will a s f ar a s r e a s o n a bl y p o s si bl e, t a k e

i nt o a c c o u nt t h e a v ail a bilit y of t h e c h o s e n r e pr e s e nt ati v e / c oll e a g u e. If a n e m pl o y e e’ s

c h o s e n c o m p a ni o n will n ot b e a v ail a bl e at t h e ti m e pr o p o s e d f or t h e h e ari n g b y t h e

e m pl o y er, t h e e m pl o y er m u st p o st p o n e t h e h e ari n g t o a ti m e pr o p o s e d b y t h e w or k er

pr o vi d e d t h at t h e alt er n ati v e ti m e i s b ot h r e a s o n a bl e a n d n ot m or e t h a n fi v e w or ki n g d a y s

aft er t h e d at e ori gi n all y pr o p o s e d.

S h o ul d t h e c h o s e n r e pr e s e nt ati v e/ c oll e a g u e r e m ai n u n a v ail a bl e f or t hi s alt er n ati v e d at e,

t h e e m pl o y e e will b e e x p e ct e d t o arr a n g e a n alt er n ati v e r e pr e s e nt ati v e/ c oll e a g u e t o att e n d

t h e r e s c h e d ul e d m e eti n g.

E x c e pti o n al cir c u m st a n c e s

T h er e m a y b e o c c a si o n s w h er e u nf or e s e e n, e x c e pti o n al cir c u m st a n c e s t h at ar e b e y o n d

t h e c o ntr ol of t h e e m pl o y e e pr e v e nt t h e e m pl o y e e fr o m b ei n g a bl e t o att e n d t h e

di s ci pli n ar y m e eti n g. I n s u c h c a s e s t h e e m pl o y e e will b e off er e d o n e alt er n ati v e d at e f or

t h e di s ci pli n ar y m e eti n g. W h er e t h e e m pl o y e e f ail s t o att e n d o n t h e r e arr a n g e d d at e, e v e n

f or a g o o d r e a s o n t h e c o u n cil i s r el e a s e d fr o m t h e r e q uir e m e nt t o i n vit e t h e m a g ai n, a n d

t h e p arti e s ar e r e g ar d e d a s h a vi n g co m pli e d wit h t h e pr o c e d ur e. I n s u c h cir c u m st a n c e s,

t h e m e eti n g will pr o c e e d a n d t h e e m pl o y e e’ s r e pr e s e nt ati v e/ c oll e a g u e will b e pr o vi d e d

wit h a n o p p ort u nit y t o pr e s e nt a n a b s e nt e m pl o y e e’ s c a s e o n t h eir b e h alf. A n y s u b mi s si o n

i n writi n g b y t h e e m pl o y e e or t h eir r e pr e s e nt ati v e/ c oll e a g u e will b e c o n si d er e d. I n t h e

a b s e n c e of t h e e m pl o y e e, a d e ci si o n will b e m a d e b a s e d o n t h e i nf or m ati o n pr o vi d e d. T h e

e m pl o y e e will b e i nf or m e d i n writi n g of t h e o v er all d e ci si o n a n d t h eir ri g ht t o a p p e al .

F ail ur e t o att e n d a di s ci pli n ar y m e eti n g

W h e n a n e m pl o y e e f ail s t o att e n d f or a di s ci pli n ar y m e eti n g a n d pr o vi d e s n o v ali d r e a s o n

f or n o n-att e n d a n c e wit hi n 2 4 h o ur s of t h e m e eti n g d at e, t h e e m pl o y e e will b e i nf or m e d of

a n alt er n ati v e d at e. S h o ul d t h e e m pl o y e e f ail t o att e n d o n t h e r e arr a n g e d d at e wit h o ut a

v ali d r e a s o n t h e n t h e m e eti n g will pr o c e e d a n d d e ci si o n s will b e t a k e n i n t h eir a b s e n c e.

S h o ul d a n e m pl o y e e c h o o s e n ot t o att e n d t h e di s ci pli n ar y h e ari n g, t h e n t hi s s h o ul d b e

c o nfir m e d i n writi n g a n d a n alt er n ati v e d at e f or t h e di s ci pli n ar y m e eti n g will n ot b e

arr a n g e d i n t hi s i n st a n c e.


2 6

F ail ur e t o att e n d a di s ci pli n ar y m e eti n g d u e t o si c k n e s s

A n e m pl o y e e w h o i s c ertifi e d m e di c all y u nfit f or w or k will b e e x p e ct e d t o att e n d t h e

di s ci pli n ar y m e eti n g. If t h e e m pl o y e e b eli e v e s t h eir m e di c al c o n diti o n i s s u c h t h at t h e y

c a n n ot ( or s h o ul d n ot) att e n d t h e h e ari n g, t h e y s h o ul d c o nt a ct t h e p er s o n w h o wr ot e t h e

l ett er c o nfir mi n g t h e d et ail s of t h e di s ci pli n ar y m e eti n g i m m e di at el y.

I n e x c e pti o n al c a s e s, t h e a d vi c e of t h e c o u n cil’ s O c c u p ati o n al H e alt h A d vi s or or

I n d e p e n d e nt C o n s ult a nt m a y b e s o u g ht.

It i s u nli k el y t h at str e s s r el at e d ill n e s s e s w hi c h h a v e b e e n br o u g ht a b o ut b y t h e e m pl o y e e

b ei n g s u bj e ct t o di s ci pli n ar y pr o c e e di n g s, will b e a n a c c e pt a bl e r e a s o n f or a n e m pl o y e e

n ot t o att e n d a di s ci pli n ar y m e eti n g. I n s u c h cir c u m st a n c e s it i s i n t h e i nt er e st of t h e

e m pl o y e e t h at t h e pr o c e e di n g s ar e c o m pl et e d a s q ui c kl y a s p o s si bl e.

O n t h e v er y r ar e o c c a si o n s w h e n a n e m pl o y e e i s u n a bl e t o att e n d a di s ci pli n ar y m e eti n g

d u e t o si c k n e s s, t h e c o u n cil r e s er v e s t h e ri g ht t o c o n si d er ot h er m et h o d s t o f a cilit at e t h e

e m pl o y e e’ s i n v ol v e m e nt, t o e n s ur e t h at t h e pr o c e s s c a n c o nti n u e wit h o ut u nr e a s o n a bl e

d el a y. F or e x a m pl e, writt e n s u b mi s si o n s b y t h e e m pl o y e e or t h eir

r e pr e s e nt ati v e/ c oll e a g u e.

Wit n e s s e s

A s p art of t h e i n v e sti g ati o n, t h e I n v e sti g ati n g Offi c er i s li k el y t o h a v e i nt er vi e w e d r el e v a nt

wit n e s s e s. Eit h er si g n e d st at e m e nt s will b e t a k e n fr o m t h e wit n e s s e s or mi n ut e s of t h e

i n v e sti g at or y m e eti n g will b e pr o d u c e d a n d a gr e e d u p o n. S u c h st at e m e nt s or mi n ut e s ar e

li k el y t o f or m p art of t h e I n v e sti g ati n g Offi c er’ s d o c u m e nt s t o b e pr o d u c e d at t h e

di s ci pli n ar y m e eti n g. H o w e v er, i n c ert ai n cir c u m st a n c e s, a n d at t h e di s cr eti o n of

D e n bi g h s hir e C o u nt y C o u n cil, it m a y b e a p pr o pri at e f or t h e I n v e sti g ati n g Offi c er t o r e q u e st

t h at wit n e s s e s att e n d t h e di s ci pli n ar y m e eti n g.

W h e n it i s n ot p o s si bl e, r e a s o n a bl e or a p pr o pri at e f or s u c h wit n e s s e s t o att e n d, t h e

I n v e sti g ati n g Offi c er will arr a n g e f or a st at e m e nt or mi n ut e s t o b e pr e p ar e d a n d si g n e d b y

t h e wit n e s s.


2 7

Si mil a rl y, t h er e m a y b e cir c u m st a n c e s w h er e it i s i m pr a cti c al or i n a p pr o pri at e f or a wit n e s s

( at t h e r e q u e st of t h e e m pl o y e e) t o att e n d. I n s u c h c a s e s, a f or m all y r e c o g ni s e d

r e pr e s e nt ati v e of t h e e m pl o y e e’ s Tr a d e U ni o n or, if s u c h i s n ot a v ail a bl e, t h e I n v e sti g a ti n g

Offi c er will arr a n g e f or a st at e m e nt t o b e pr e p ar e d a n d si g n e d b y t h e wit n e s s.

T h e e m pl o y e e will b e gi v e n a n o p p ort u nit y t o q u e sti o n a n y wit n e s s e s c all e d b y t h e

I n v e sti g ati n g Offi c er. It i s i m p ort a nt t h at t h e r e s p e ct a n d di g nit y of wit n e s s e s w h o ar e

p r e s e nt at di s ci pli n ar y m e eti n g s i s h o n o ur e d at all ti m e s. S h o ul d t h e D e ci di n g Offi c er

b eli e v e t h at t h e wit n e s s e s ar e b ei n g s u bj e ct t o a b u s e, a g gr e s si o n or h ar a s s m e nt d uri n g

t h e di s ci pli n ar y m e eti n g, t h e y s h o ul d h alt t h e pr o c e e di n g s a n d r el e a s e t h e wit n e s s fr o m

t h e m e eti n g.

Wit n e s s a n o n y mit y

W h er e v er p o s si bl e t h e e m pl o y e e w h o i s s u bj e ct t o t h e di s ci pli n ar y pr o c e s s will b e pr o vi d e d

wit h all n e c e s s ar y e vi d e n c e a n d it s s o ur c e . H o w e v er, t h er e m a y b e o c c a si o n al

cir c u m st a n c e s w h er e i nf or m ati o n h a s b e e n c o m m u ni c at e d i n c o nfi d e n c e a n d t h at

i nf or m ati o n h a s a ' q u alit y' of c o nfi d e n c e a b o ut it a n d t h er ef or e t h e s o ur c e will b e k e pt

a n o n y m o u s ( i. e. si m pl y s a yi n g it’ s c o nfi d e nti al a n d m ar ki n g it a s s u c h i s n ot s uffi ci e nt-

t h er e h a s t o b e s o m et hi n g a b o ut t h e n at ur e a n d q u alit y of t h e c o m m u ni c ati o n w hi c h w o ul d

j u stif y n o n-di s cl o s ur e) .

7. Di s ci pli n ar y M e eti n g F or m at

C o n d u ct d uri n g t h e m e eti n g

T o e n s ur e e v er y o n e i s gi v e n t h e o p p ort u nit y t o st at e t h eir c a s e a n d r e s p o n d t o q u e sti o n s,

t h e f oll o wi n g g ui d eli n e s s h o ul d b e a d h er e d t o b y all pr e s e nt:

• All p arti e s s h o ul d e x er ci s e s elf -c o ntr ol t hr o u g h o ut t h e m e eti n g

• All p arti e s s h o ul d tr e at ot h er s wit h di g nit y a n d r e s p e ct

• All p arti e s s h o ul d li st e n t o w h at t h e ot h er s ar e s a yi n g, d o n ot i nt err u pt s o m e o n e

w hil e t h e y ar e t al ki n g, if y o u t hi n k of s o m et hi n g y o u w a nt t o s a y, m a k e a n ot e of

it


2 8

• All p arti e s s h o ul d b e h a v e i n a n o n -t hr e at e ni n g m a n n er, t hi s m e a n s a v oi di n g

s h o uti n g, r ai si n g y o ur v oi c e, p oi nti n g, r ai si n g y o ur h a n d/fi st, a n d l e a ni n g a cr o s s

t h e t a bl e. It i s u p t o t h e D e ci di n g Offi c er t o d et er mi n e w h e n s o m e o n e i s

b e h a vi n g i n a t hr e at e ni n g m a n n er

• All p arti e s s h o ul d r e m ai n s e at e d t hr o u g h o ut t h e m e eti n g

If t h e a b o v e g ui d eli n e s ar e n ot a d h er e d t o, t h e D e ci di n g Offi c er will h a v e n o alt er n ati v e b ut

t o a s k t h e off e n di n g p art y t o l e a v e a n d c o n d u ct t h e m e eti n g i n t h eir a b s e n c e.

T h e Di s ci pli n ar y m e eti n g : pri n ci pl e s

• A H R Offi c er will att e n d all di s ci pli n ar y m e eti n g s, h o w e v er f a st tr a c k m e eti n g s

m a y b e h el d wit h o ut a H R Offi c er pr e s e nt

• T h e D e ci di n g Offi c er s h all b e r e s p o n si bl e f or e n s uri n g t h at t h e di s ci pli n ar y

m e eti n g i s c o n d u ct e d i n a f air, e q uit a bl e, r e a s o n a bl e a n d t h or o u g h m a n n er

• T h e D e ci di n g Offi c er h e ari n g t h e c a s e will i ntr o d u c e all t h o s e pr e s e nt a n d

c o nfir m t h e p ur p o s e, st at u s a n d gr o u n d r ul e s of t h e m e eti n g

• T h e D e ci di n g Offi c er will c h e c k t h at t h e e m pl o y e e i s a c c o m p a ni e d b y a tr a d e

u ni o n r e pr e s e nt ati v e or c oll e a g u e, if n ot, c o nfir m t hi s i s fr o m c h oi c e a n d if

n e c e s s ar y t h e m e eti n g will b e a dj o ur n e d t o all o w r e pr e s e nt ati o n t o b e arr a n g e d.

• All r el e v a nt e vi d e n c e, t h at i s t o b e t a k e n i nt o a c c o u nt i n d et er mi ni n g t h e

o ut c o m e of t h e di s ci pli n ar y m e eti n g, i s pr e s e nt e d t o t h e e m pl o y e e

• T h e r e s p e ct a n d di g nit y of wit n e s s e s a n d all p arti ci p a nt s will b e h o n o ur e d at all

ti m e s b y b ot h p arti e s

• At a n y ti m e d uri n g t h e di s ci pli n ar y m e eti n g, t h e D e ci di n g Offi c er h e ari n g t h e

c a s e, m a y a dj o ur n pr o c e e di n g s t o e n a bl e f urt h er i n v e sti g ati o n s t o b e u n d ert a k e n

Di s ci pli n ar y m e eti n g p art 1 : pr e s e nti n g t h e c a s e - I n v e sti g ati n g Offi c er

1. T h e I n v e sti g ati n g Offi c er will pr e s e nt t h eir i nf or m ati o n, c alli n g wit n e s s e s a n d/ or

r ef erri n g t o a n y ‘ pr e p ar e d writt e n wit n e s s st at e m e nt s’.

2. T h e r ol e of a wit n e s s, if c all e d, i s t o pr o vi d e p oi nt s of cl arifi c ati o n a n d n ot t o

r e st at e t h e e vi d e n c e t h e y h a v e alr e a d y pr o vi d e d t o t h e I n v e sti g ati n g Offi c er.


2 9

3. T h e e m pl o y e e or t h eir r e pr e s e nt ati v e/ c oll e a g u e m a y a s k q u e sti o n s of a n y

wit n e s s a n d/ or q u e sti o n t h e I n v e sti g ati n g Offi c er.

4. T h e I n v e sti g ati o n Offi c er m a y r e -e x a mi n e t h e wit n e s s e s, or r ef er t o t h e

st at e m e nt s.

5. T h e D e ci di n g Offi c er m a y a s k q u e sti o n s of t h e I n v e sti g ati n g Offi c er a n d/ or t h e

wit n e s s e s a n d m a y i nt er j e ct f or p oi nt s of cl arifi c ati o n

6. T h e D e ci di n g Offi c er will t h a n k t h e wit n e s s e s a n d a s k t h e m t o wit h dr a w fr o m t h e

m e eti n g r o o m, b ut r e m ai n a v ail a bl e, f or p oi nt s of cl arifi c ati o n if r e q uir e d l at er.

7. T h e D e ci di n g Offi c er at a n y ti m e d uri n g t h e m e eti n g m a y a dj o ur n pr o c e e di n g s t o

e n a bl e f urt h er i n v e sti g ati o n t o b e u n d ert a k e n.

Di s ci pli n ar y m e eti n g p art 2 : th e e m pl o y e e or t h eir r e pr e s e nt ati v e / c oll e a g u e

t o pr e s e nt t h ei r c a s e

1. T h e e m pl o y e e or t h eir r e pr e s e nt ati v e/ c oll e a g u e will pr e s e nt t h eir c a s e, c alli n g

wit n e s s e s a n d/ or r ef erri n g t o a n y ‘ pr e p ar e d writt e n wit n e s s st at e m e nt s’.

2. If wit n e s s e s ar e c all e d, t h e y will b e t h er e t o pr o vi d e p oi nt s of cl arifi c ati o n a n d n ot

t o r e st at e t h e e vi d e n c e t h at t h e y h a v e alr e a d y pr o vi d e d t o t h e I n v e sti g ati n g

Offi c er.

3. T h e I n v e sti g ati n g Offi c er m a y a s k q u e sti o n s of t h e wit n e s s e s a n d/ or q u e sti o n

t h e e m pl o y e e or t h eir r e pr e s e nt ati v e/ c oll e a g u e.

4. T h e e m pl o y e e or t h eir r e pr e s e nt ati v e/ c oll e a g u e m a y r e -e x a mi n e t h e wit n e s s e s

or r ef er t o t h e st at e m e nt s.

5. T h e D e ci di n g Offi c er m a y a s k q u e sti o n s of t h e e m pl o y e e a n d/ or wit n e s s e s a n d

m a y i nt erj e ct f or p oi nt s of cl arifi c ati o n.

6. T h e D e ci di n g Offi c er will t h a n k t h e wit n e s s e s a n d a s k t h e m t o wit h dr a w fr o m t h e

m e eti n g r o o m, b ut r e m ai n a v ail a bl e, f or p oi nt s of cl arifi c ati o n if r e q uir e d l at er.


3 0

7. T h e D e ci di n g Offi c e r at a n y ti m e d uri n g t h e m e eti n g m a y a dj o ur n pr o c e e di n g s t o

e n a bl e f urt h er i n v e sti g ati o n t o b e u n d ert a k e n.

Di s ci pli n ar y m e eti n g p art 3 : ov er all s u m m ar y

1. T h e I n v e sti g ati n g Offi c er will s u m u p t h e c a s e.

2. T h e e m pl o y e e or t h eir r e pr e s e nt ati v e/ c oll e a g u e will s u m u p t h e c a s e.

3. T h e D e ci di n g Offi c er m a y r e c all t h e wit n e s s e s f or p oi nt s of cl arifi c ati o n.

4. T h e D e ci di n g Offi c er will c h e c k t h at b ot h si d e s h a v e st at e d t h eir c a s e s t o t h eir

o w n s ati sf a cti o n a n d ar e s ati sfi e d wit h t h e pr o c e e di n g s t o d at e.

5. T h e D e ci di n g Offi c er will a s k t h e I n v e sti g ati n g Offi c er, t h e e m pl o y e e a n d t h eir

r e pr e s e nt ati v e/ c oll e a g u e t o l e a v e. O nl y t h e D e ci di n g Offi c er a n d H R Offi c er t o

t h e m e eti n g s h o ul d n o w b e pr e s e nt.

Di s ci pli n ar y m e eti n g p art 4 : ma ki n g a d e ci si o n

T h e D e ci di n g Offi c er will n o w c o n si d er t h e e vi d e n c e a s pr e s e nt e d, c o n s ulti n g a s t h e y wi s h

wit h t h e n ot e s of t h e m e eti n g. T h e D e ci di n g Offi c er will gi v e f ull c o n si d er ati o n t o t h e

i nf or m ati o n pr e s e nt e d a n d will d et er mi n e:

1. w h et h er or n ot t h e c a s e h a s b e e n s uffi ci e ntl y i n v e sti g at e d , a n d

2. if o n t h e b al a n c e of pr o b a biliti e s, t h e c a s e a g ai n st t h e e m pl o y e e h a s b e e n

s u b st a nti at e d.

If t h e a n s w er s t o b ot h ar e y e s, t h e D e ci di n g Offi c er t h e n m u st d et er mi n e t h e a p pr o pri at e

l e v el of di s ci pli n ar y a cti o n.

T h e D e ci di n g Offi c er m a y r e c all t h e e m pl o y e e, t h eir r e pr e s e nt ati v e/ c oll e a g u e a n d t h e

I n v e sti g ati n g Offi c er t o t h e m e eti n g t o a n n o u n c e t h e d e ci si o n. Alt er n ati v el y, t h e D e ci di n g

Offi c er m a y pr ef er n ot t o r e c all t h e t w o si d e s b ut t o d ef er t h eir d e ci si o n a n d t o c o nfir m t h e

d e ci si o n l at er i n writi n g.


3 1

T h e d e ci si o n will b e c o nfir m e d i n writi n g t o t h e e m pl o y e e, i n a c c or d a n c e wit h t h e o ut c o m e s

li st e d b el o w:

O ut c o m e s of a di s ci pli n ar y m e eti n g

All e g ati o n s n ot s u b st a nti at e d

If t h e D e ci di n g Offi c er c o n cl u d e s t h at t h e all e g ati o n s ar e n ot s u b st a nti at e d, t h e e m pl o y e e,

will b e i nf or m e d i n writi n g wit hi n 5 w or ki n g d a y s of t h e m e eti n g or a s r e a s o n a bl y

pr a cti c a bl e t h er e aft er of t h e di s ci pli n ar y m e eti n g

All e g ati o n s s u b st a nti at e d

B ef or e m a ki n g a d e ci si o n o n a n y di s ci pli n ar y s a n cti o n, a c c o u nt will b e t a k e n of t h e

f oll o wi n g:

• T h e e m pl o y e e’ s c urr e nt di s ci pli n ar y a n d g e n er al w or k r e c or d

• A n y miti g ati n g e vi d e n c e

• S a n cti o n t a k e n i n a n y pr e vi o u s si mil ar c a s e s

• T h e e x pl a n ati o n s gi v e n b y t h e e m pl o y e e

• If t h e i nt e n d e d di s ci pli n ar y a cti o n i s a p pr o pri at e u n d er t h e cir c u m st a n c e s

8. Di s ci pli n ar y S a n cti o n s

T h er e ar e a n u m b er of a cti o n s a v ail a bl e t o D e n bi g h s hir e C o u nt y C o u n cil, a n d t h e s e ar e

s et o ut b el o w.

N o c a s e t o a n s w er

Fr o m t h e r e vi e w of t h e cir c u m st a n c e s a n d m e eti n g, t h e m a n a g er or D e ci di n g Offi c er m a y

c o n cl u d e t h at t h er e i s n o c a s e t o a n s w er . T h e m a n a g er or D e ci di n g Offi c er will n otif y t h e

e m pl o y e e i n writi n g. N o r ef er e n c e will b e m a d e o n t h e e m pl o y e e s H R fil e.


3 2

F or m al A cti o n : fi r st w ritt e n w ar ni n g

If t h e d e ci si o n of t h e di s ci pli n ar y m e eti n g i s t h e all e g ati o n s of mi s c o n d u ct ar e

s u b st a nti at e d, t h e u s u al fir st st e p w o ul d b e t o i s s u e a fir st writt e n w ar ni n g t o t h e e m pl o y e e.

T hi s will b e i n writi n g, s etti n g o ut t h e n at ur e of t h e mi s c o n d u ct, t h e i m pr o v e m e nt r e q uir e d

a n d t h e ti m e s c al e s o v er w hi c h t h e i m pr o v e m e nt s h o ul d b e a c hi e v e d. T h e e m pl o y e e will

al s o b e i nf or m e d t h at t h e w ar ni n g r e pr e s e nt s t h e fir st st a g e of t h e f or m al di s ci pli n ar y

pr o c e s s a n d t h at f ail ur e t o i m pr o v e or if a n y f urt h er mi s c o n d u ct o c c ur s, e v e n if it i s n ot

r el at e d t o t h e ori gi n al mi s c o n d u ct, c o ul d l e a d t o a fi n al writt e n w ar ni n g a n d s u b s e q u e ntl y

di s mi s s al. T h e e m pl o y e e will b e i nf or m e d of t h eir ri g ht t o a p p e al t hi s d e ci si o n.

T h e fir st writt e n w ar ni n g will b e li v e f or 1 2 m o nt h s a n d will b e di sr e g ar d e d f or di s ci pli n ar y

p ur p o s e s aft er t hi s ti m e s u bj e ct t o s ati sf a ct or y c o n d u ct a n d p erf or m a n c e. Fir st Writt e n

W ar ni n g L ett er T e m pl at e.

F or m al A cti o n : fi n al w ritt e n w ar ni n g

If t h e mi s c o n d u ct i s m or e s eri o u s or o c c ur s w h e n a pr e vi o u s w ar ni n g i s still ‘li v e’, a fi n al

writt e n w ar ni n g m a y b e i s s u e d gi vi n g d et ail s of t h e c o m pl ai nt, o utli ni n g t h at if t h er e i s n o

s ati sf a ct or y i m pr o v e m e nt or i n st a n c e s of f urt h er mi s c o n d u ct t h e o ut c o m e m a y r e s ult i n

di s mi s s al.

T h e fi n al writt e n w ar ni n g will b e li v e f or 2 4 m o nt h s b ut will b e di sr e g ar d e d f or di s ci pli n ar y

p ur p o s e s aft er t hi s ti m e s u bj e ct t o s ati sf a ct or y c o n d u ct a n d p erf or m a n c e. T h e e m pl o y e e

will b e i nf or m e d of t h eir ri g ht t o a p p e al t hi s d e ci si o n. Fi n al Writt e n W ar ni n g L ett er

T e m pl at e.

F or m al A ct i o n: fi n al w ritt en w ar ni n g a n d r el e g ati o n ( d e m oti o n)

W h er e p o or p erf or m a n c e d u e t o n e gli g e n c e h a s o c c urr e d a n d t h er e h a s b e e n i n s uffi ci e nt

i m pr o v e m e nt aft er a pr e vi o u s w ar ni n g or w ar ni n g s, t h e D e ci di n g Offi c er m a y c o n cl u d e

t h at, i n a d diti o n t o a fi n al w ar ni n g, d o w n gr a di n g t h e e m pl o y e e f or a p eri o d of 6 m o nt h s i s

a p pr o pri at e. D uri n g t h e 6 m o nt h s t h e e m pl o y e e will b e p ai d at a l o w er gr a d e s al ar y a n d will

r e c ei v e n e c e s s ar y tr ai ni n g, m o nit ori n g a n d r e g ul ar r e vi e w m e eti n g s.


3 3

At t h e e n d of t h e 6 m o nt h s r el e g ati o n p eri o d i n a d diti o n t o t h e r e g ul ar r e vi e w m e eti n g s t h e

m a n a g er will i n vit e t h e e m pl o y e e t o att e n d a Di s ci pli n ar y R el e g ati o n R e vi e w H e ari n g t o

d et er mi n e t h e m o st a p pr o pri at e a cti o n. T hi s will t a k e t h e s a m e f or m at a s a di s ci pli n ar y

m e eti n g b ut will f o c u s o n t h e e m pl o y e e’ s p erf or m a n c e d uri n g t h e r el e g ati o n p eri o d.

If t h e e m pl o y e e’ s p erf or m a n c e i s s uffi ci e ntl y i m pr o v e d t h e y c a n b e r ei n st at e d t o t h eir

pr e vi o u s p o st. H o w e v er, t h e m a n a g er s h o ul d n ot w ait u ntil t h e e n d of t h e 6 -m o nt h p eri o d

b ef or e t a ki n g f urt h er di s ci pli n ar y a cti o n if it i s r e q uir e d.

If t h e e x p e ct e d l e v el of p erf or m a n c e h a s n ot b e e n a c hi e v e d t h e m a n a g er c a n al s o

c o n si d er p er m a n e ntl y m o vi n g t h e e m pl o y e e t o t h e l o w er gr a d e or t o di s mi s s wit h n oti c e.

T h e fi n al writt e n w ar ni n g will b e li v e f or 2 4 m o nt h s b ut will b e di sr e g ar d e d f or di s ci pli n ar y

p ur p o s e s aft er t hi s ti m e s u bj e ct t o s ati sf a ct or y c o n d u ct a n d p erf or m a n c e. T h e e m pl o y e e

will b e i nf or m e d of t h eir ri g ht t o a p p e al t hi s d e ci si o n. Fi n al Writt e n W ar n i n g a n d R el e g ati o n

L ett er T e m pl at e.

I n e x c e pti o n al cir c u m st a n c e s, w h er e a n all e g ati o n of gr o s s mi s c o n d u ct h a s o c c urr e d a n d

i n st e a d of di s mi s s al, t h e c o u n cil m a y c o n si d er if t h e e m pl o y e e c o ul d b e p er m a n e ntl y

r el e g at e d t o a n ot h er p o siti o n. E x a m pl e s of s u c h i n st a n c e s i n cl u d e m o vi n g a n e m pl o y e e t o

a r ol e w hi c h d o e s n ot i n cl u d e m a n a gi n g p e o pl e or w or ki n g wit hi n a n ot h er t e a m. T hi s

a cti o n w o ul d n or m all y o nl y b e t a k e n t o pr e v e nt a di s mi s s al o c c urri n g if a p pr o pri at e .

T hi s s a n cti o n c a n o nl y b e c o n si d er e d w h er e t h er e i s a s uit a bl e v a c a n c y a v ail a bl e.

Fi n al Witt e n W ar ni n g a n d P er m a n e nt R el e g ati o n L ett er T e m pl at e.

F or m al A cti o n : di s mi s s al

If, a s a n o ut c o m e of t h e di s ci pli n ar y m e eti n g, t h e e vi d e n c e s u b st a nti at e s gr o s s mi s c o n d u ct

t h e e m pl o y e e m a y b e di s mi s s e d wit h i m m e di at e eff e ct. Di s mi s s al m a y al s o o c c ur if t h e

e m pl o y e e c o m mit s a f urt h er s eri o u s mi s c o n d u ct or f ail s t o i m pr o v e t o t h e r e q uir e d

st a n d ar d i n t h e a gr e e d ti m e s c al e. T h e e m pl o y e e will b e n otifi e d i n writi n g wit hi n 5 w or ki n g

d a y s of t h e m e eti n g or a s r e a s o n a bl y pr a cti c a bl e t h er e aft er i n writi n g wit hi n 5 w or ki n g d a y s

of t h e di s ci pli n ar y m e eti n g t h e r e a s o n s f or t h e di s mi s s al a n d t h e ri g ht t o a p p e al a g ai n st t h e

d e ci si o n. Di s mi s s al L ett er T e m pl at e.


3 4

9. P o st Di s ci pli n ar y

S af e g u ar di n g a n d t h e d ut y t o r ef er

D e n bi g h s hir e C o u nt y C o u n cil h a s a l e g al d ut y t o r ef er a n e m pl o y e e w h o i s di s mi s s e d or

r e m o v e d fr o m a r e g ul at e d a cti vit y ( or m a y h a v e d o n e s o if t h e y h a d n ot l eft) b e c a u s e t h e y

h a v e h ar m e d or p o s e d a ri s k of h ar m t o a c hil d or v ul n er a bl e a d ult t o t h e Di s cl o s ur e a n d

B arri n g S er vi c e ( D B S) E d u c ati o n W or kf or c e C o u n cil ( E W C) a n d or S o ci al C ar e W al e s

( S C W). A n y c a s e s of t hi s n at ur e s h o ul d b e r e p ort e d b y t h e D e ci di n g Offi c er dir e ctl y t o t h e

H R S af e g u ar di n g Offi c er.

N otifi c ati o n t o pr of e s si o n al b o di e s

D e n bi g h s hir e C o u nt y C o u n cil i s o bli g e d t o r e p ort t o t h e a p pr o pri at e st at ut or y or

pr of e s si o n al b o d y a n y s eri o u s a ct of mi s c o n d u ct or gr o s s mi s c o n d u ct w h er e a p pr o pri at e.

T o e n s ur e c o n si st e n c y i n t h e a p pli c ati o n of t h e s e di s ci pli n ar y pr o c e d ur e s, c o pi e s of

c orr e s p o n d e n c e m u st b e pr o vi d e d t o H R S af e g u ar di n g Offi c er.

All r e c or d s will b e k e pt a n d pr o c e s s e d i n li n e wit h D at a Pr ot e cti o n L e gi sl ati o n

N oti c e p eri o d f or di s mi s s al

T h e p er s o n m a ki n g t h e d e ci si o n t o di s mi s s a n e m pl o y e e f or r e a s o n s ot h er t h a n gr o s s

mi s c o n d u ct will d et er mi n e w h et h er t h e e m pl o y e e i s di s mi s s e d wit h a p pr o pri at e n oti c e i n

li n e wit h t er m s a n d c o n diti o n s a n d st at ut or y e ntitl e m e nt. Di s mi s s al a s a r e s ult of gr o s s

mi s c o n d u ct will n or m all y b e wit h o ut n oti c e or p a y m e nt i n li e u of n oti c e.

B ull yi n g a n d h ar a s s m e nt c a s e s

I n c a s e s of all e g e d b ull yi n g a n d h ar a s s m e nt, t h e D e ci di n g Offi c er s h o ul d m e et wit h

c o m pl ai n a nt a n d all e g e d p er p etr at or wit hi n 3 m o nt h s of t h e i s s u e b ei n g r ai s e d t o r e vi e w

t h e sit u ati o n. T h e D e ci di n g Offi c er m a y w a nt t o c o n si d er m e di ati o n a s a n o ut c o m e or t o

s u p pl e m e nt t h e r e vi e w s.


3 5

Ti m e li mit s o n w ar ni n g s : t o i n cl u d e s af e g u ar di n g

I n cir c u m st a n c e s w h er e a n e m pl o y e e i s a b s e nt d u e t o si c k n e s s w h e n a di s ci pli n ar y

d e ci si o n i s m a d e a g ai n st t h e m or at a n y ti m e wit hi n 4 w e e k s of a di s ci pli n ar y d e ci si o n

b ei n g m a d e a g ai n st t h e m, t h e d ur ati o n of t h e si c k n e s s a b s e n c e will n ot b e c o u nt e d w h e n

d et er mi ni n g w h e n a w ar ni n g will e x pir e. T hi s al s o a p pli e s t o a n y d ur ati o n s of l o n g t er m

si c k n e s s a b s e n c e d uri n g t h e ti m e li mit s. I n s u c h i n st a n c e s t h e a b o v e ti m e li mit s f or e x pir y

of e a c h l e v el of w ar ni n g will i n cr e a s e b y t h e d ur ati o n of t h e si c k n e s s a b s e n c e.

W ar ni n g s r el at e d t o C hil dr e n a n d V ul n er a bl e A d ult s

W h er e di s ci pli n ar y a cti o n i s t a k e n a s a r e s ult of a c o m pl ai nt c o n c er ni n g t h e s af et y of

c hil dr e n, y o u n g p e o pl e a n d v ul n er a bl e a d ult s, a n y w ar ni n g s will n ot b e di sr e g ar d e d aft er

t h e ti m e p eri o d s gi v e n a n d m a y b e u s e d a s e vi d e n c e i n a n y f ut ur e i n v e sti g ati o n s a n d/ or

di s ci pli n ar y m e eti n g s c o n c er ni n g a n y all e g ati o n s i n v ol vi n g c hil dr e n, y o u n g p e o pl e a n d

v ul n er a bl e a d ult s.

Di s ci pli n ar y r e c or d s

All d o c u m e nt ati o n a s s o ci at e d wit h i n di vi d u al di s ci pli n ar y m att er s will b e k e pt i n a c c or d a n c e

wit h d at a pr ot e cti o n l e gi sl ati o n. C o pi e s of all di s ci pli n ar y w ar ni n g s will b e k e pt o n t h e

e m pl o y e e’ s H R fil e, w hi c h m a y b e p a p er b a s e d or el e ctr o ni c. H o w e v er, t h e y will b e

d i sr e g ar d e d f or di s ci pli n ar y p ur p o s e s at t h e e n d of t h eir ‘li v e’ p eri o d.

All r e c or d s r el ati n g t o all e g ati o n s of a b u s e of C hil dr e n or V ul n er a bl e A d ult s i n cl u di n g a n y

i n v e sti g ati o n a n d di s ci pli n ar y m e eti n g r e c or d s will b e k e pt o n t h e e m pl o y e e’ s H R fil e

w h at e v er t h e o ut c o m e.

1 0. Di s ci pli n ar y A p p e al Pr o c e s s

Pl e a s e r ef er a n d a d h er e t o t h e C or p or at e A p p e al s P oli c y f or t hi s pr o c e s s.

1 1. S u s p e n si o n

S u s p e n si o n i s a n o n -j u d g e m e nt al, c arr yi n g n o i m pli c ati o n of g uilt a n d t h er ef or e s h o ul d n ot

b e vi e w e d a s a di s ci pli n ar y s a n cti o n. It i s i m p ort a nt t h at t h e e m pl o y e e i s n ot gi v e n t h e


3 6

i m pr e s si o n t h e y ar e b ei n g di s ci pli n e d or di s mi s s e d, or t h at a n y d e ci si o n h a s b e e n t a k e n

c o n c er ni n g t h eir f ut ur e.

A S u s p e n si o n ri s k a s s e s s m e nt m u st b e c o m pl et e d b y t h e M a n a g er wit h H R a n d a gr e e d b y

H e a d of S er vi c e.

S u s p e n si o n o n f ull p a y f oll o wi n g c o n s ult ati o n a n d a d vi c e fr o m H R will b e c o n si d er e d

w h e n:

• T h e c o nti n u e d pr e s e n c e of t h e e m pl o y e e wit hi n t h e w or k pl a c e w o ul d pl a c e t h e

c o u n cil at ri s k

• T h e n e c e s s ar y i n v e sti g ati o n w o ul d b e i m p e d e d b y t h e c o nti n u e d pr e s e n c e of t h e

e m pl o y e e at t h e w or k pl a c e

• W h er e t h e e m pl o y e e c o ul d n ot ot h er wi s e b e r e m o v e d fr o m t h e p o s si bilit y of

r e p e ati n g t h e gr o s s mi s c o n d u ct

• W h er e, b e c a u s e of t h e n at ur e of t h e all e g ati o n s, t h e e m pl o y e e m a y b e s u bj e ct

t o or al or p h y si c al a b u s e b y ot h er e m pl o y e e s.

A s a n alt er n ati v e t o s u s p e n si o n, a n e m pl o y e e c a n b e tr a n sf err e d t o ot h er w or k i n ot h er

d e p art m e nt s at t h e di s cr eti o n of t h e c o u n cil, d uri n g t h e i n v e sti g ati o n pr o c e s s.

If s u s p e n si o n i s d e e m e d a p pr o pri at e a f ull e x pl a n ati o n of t h e r e a s o n f or t h e s u s p e n si o n

will b e gi v e n t o t h e e m pl o y e e. E v er y eff ort will b e m a d e t o e x p e dit e t h e i n v e sti g ati o n

pr o c e s s t o li mit t h e l e n gt h of t h e s u s p e n si o n.

C o ntr a ct u al arr a n g e m e nt s d uri n g s u s p e n si o n

A n e m pl o y e e w h o i s s u s p e n d e d fr o m t h e w or k pl a c e will r e c ei v e f ull p a y, h o w e v er, if t h e

e m pl o y e e i s n ot willi n g or a bl e t o att e n d w or k t h e n t h e a ut h orit y will c o n si d er s u s p e n di n g

t h e e m pl o y e e’ s p ay u ntil t h e m att er i s r e s ol v e d, i. e. t h e p a y t h e y w o ul d h a v e r e c ei v e d if

w or ki n g n or m all y a n d will b e b o u n d u n d er t h e t er m s a n d c o n diti o n s of t h eir c o ntr a ct of

e m pl o y m e nt. S h o ul d t h e e m pl o y e e wi s h t o t a k e l e a v e w hil st s u s p e n d e d, t h e n or m al l e a v e

r e q u e st pr o c e d ur e s will a p pl y.

S u s p e n si o n i s n ot a di s ci pli n ar y s a n cti o n, h o w e v er t h e e m pl o y e e will b e r e q uir e d t o a d h er e

t o t h e di s ci pli n ar y p oli c y a n d pr o c e d ur e s a n d will b e e x p e ct e d t o b e a v ail a bl e f or w or k


3 7

a n d/ or att e n d m e eti n g s. T h e n or m al n oti c e p eri o d f or m e eti n g s a s st at e d i n t h e p oli c y will

b e gi v e n. F ail ur e t o c o m pl y wit h t h e c o n diti o n s of t h e s u s p e n si o n or t o c o -o p er at e wit h t h e

i n v e sti g ati o n s u c h a s; n o n-att e n d a n c e at m e eti n g s or n ot c o m pl yi n g wit h r e a s o n a bl e

r e q u e st s f or i nf or m ati o n, m a y r e s ult i n t h e e m pl o y e e’ s p a y b ei n g s u s p e n d e d.

T h e s u s p e n si o n will b e r e vi e w e d o n a c al e n d ar m o nt h b a si s, i n c a s e s of u n a v oi d a bl y

l e n gt h y s u s p e n si o n s a p pr o pri at e c o u n s elli n g/ s u p p ort will b e off er e d t o t h e e m pl o y e e vi a

t h e O c c u p ati o n al H e alt h s er vi c e.

S h o ul d t h e e m pl o y e e b e a b s e nt d u e t o si c k n e s s d uri n g s u s p e n si o n, t h e c o u n cil’ s si c k p a y

pr o c e d ur e a n d p oli c y will a p pl y a n d t h e m a n a g er m a y r ef er t h e e m pl o y e e t o O c c u p ati o n al

H e alt h f or s u p p ort d uri n g t h e p eri o d of s u s p e n si o n.

I nf or mi n g t h e e m pl o y e e of t h e s u s p e n si o n

T h e e m pl o y e e s h o ul d b e i nf or m e d of t h e n at ur e of t h e all e g ati o n( s) a n d w h er e p o s si bl e,

s h o ul d b e a c c o m p a ni e d b y a n ot h er p er s o n or t h eir r e pr e s e nt ati v e.

W h e n b ei n g i nf or m e d of t h e s u s p e n si o n t h e e m pl o y e e s h o ul d b e a d vi s e d t h e y ar e n ot t o

e nt er t h eir pl a c e of w or k or a n y ot h er c o u n cil pr e mi s e s u nl e s s i n vit e d t o d o or a s a s er vi c e

u s er. If t h e y n e e d t o att e n d t h eir a ct u al pl a c e of w or k a s a s er vi c e u s er, t h e n pri or

p er mi s si o n of t h e H e a d of S er vi c e or H R S er vi c e s M a n a g er will b e r e q uir e d.

If t h e e m pl o y e e wi s h e s t o c oll e ct p er s o n al b el o n gi n g s, t hi s s h o ul d b e all o w e d, h o w e v er

t h e y s h o ul d b e a c c o m p a ni e d at all ti m e s.

W hil st s u s p e n d e d t h e e m pl o y e e s h o ul d r efr ai n fr o m c o nt a cti n g c oll e a g u e s i n a n y c a p a cit y,

w h o m a y b e i n v ol v e d i n t h e i n v e sti g ati o n. If c o nt a ct i s m a d e wit h o t h er c oll e a g u e s or

e m pl o y e e s of t h e c o u n cil, t h e e m pl o y e e s h o ul d n ot di s c u s s t h e c a s e wit h t h e m.

T h e e m pl o y e e s h o ul d r et ur n a n y k e y s, i d e ntif y c ar d s, s e c urit y i nf or m ati o n a n d e q ui p m e nt,

w hi c h t h e y w o ul d n or m all y h ol d. If a n y it e m i s n ot a v ail a bl e at t h e ti m e of i nf or mi n g t h e

e m pl o y e e of t h e s u s p e n si o n, s uit a bl e arr a n g e m e nt s s h o ul d b e m a d e f or s u c h it e m s t o b e

r et ur n e d a s s o o n a s p o s si bl e. T h e e m pl o y e e s h o ul d b e r e mi n d e d of t h e c o ntr a ct u al

arr a n g e m e nt s gi v e n a b o v e.


3 8

T h e e m pl o y e e s h o ul d b e e s c ort e d fr o m t h e pr e mi s e s.

C o nfi r m ati o n of t h e s u s p e n si o n

S u s p e n si o n a n d a s s o ci at e d arr a n g e m e nt s s h o ul d b e c o nfir m e d i n writi n g wit hi n 3 w or ki n g

d a y s fr o m b ei n g s u s p e n d e d

R e q u e st s f or a c c e s s

If t h e e m pl o y e e r e q uir e s a c c e s s t o i nf or m ati o n t o a s si st i n pr e p ari n g t h eir c a s e t h e y s h o ul d

a p pr o a c h H R f or p er mi s si o n, s p e cif yi n g t h e i nf or m ati o n t h e y ar e s e e ki n g a n d t h e r e a s o n

w h y s u c h i nf or m ati o n i s r e q uir e d. T h e H R S er vi c e s M a n a g er will m a k e t h e d e ci si o n a s t o

w h et h er a c c e s s i s t o b e gr a nt e d or if t h e i nf or m ati o n s h o ul d b e r etri e v e d o n t h eir b e h alf. If

a c c e s s i s gr a nt e d f or t h e s u s p e n d e d e m pl o y e e, t h e y s h o ul d b e a c c o m p a ni e d at all ti m e s.

S u s p e n si o n of a n e m pl o y e e d uri n g p oli c e i n v e sti g ati o n s

T h e c o u n cil’ s d e ci si o n t o s u s p e n d a n e m pl o y e e d uri n g p oli c e i n v e sti g ati o n s will b e m a d e

b y c o n si d eri n g t h e a b o v e f a ct or s.

A n e m pl o y e e w h o i s s u s p e n d e d fr o m t h e w or k pl a c e will r e c ei v e f ull p a y, h o w e v er, if t h e

e m pl o y e e i s n ot willi n g or a bl e t o att e n d w or k t h e n t h e c o u n cil will c o n si d er s u s p e n di n g t h e

e m pl o y e e’ s p a y u ntil t h e m att er i s r e s ol v e d.

S u s p e n si o n of a tr a d e u ni o n r e pr e s e nt ati v e

S u s p e n si o n a n d/ or i n v e sti g ati o n of tr a d e u ni o n r e pr e s e nt ati v e s will b e c o nfi d e nti all y

di s c u s s e d wit h t h e f ull -ti m e offi ci al, pr ef er a bl y b ef or e h a n d b ut if n ot p o s si bl e, a s s o o n a s

p o s si bl e aft er w ar d s. F ull -ti m e offi ci al s will b e e x p e ct e d t o m ai nt ai n c o nfi d e nti alit y at all

ti m e s.

R et ur ni n g t o w or k aft er s u s p e n si o n

W h e n t h e e m pl o y e e r et ur n s t o w or k aft er a p eri o d of s u s p e n si o n, t h e m a n a g er will di s c u s s

wit h t h e m w h at a cti o n s, if a n y, c a n b e t a k e n t o h el p wit h t h eir r et ur n t o w or k, t hi s m a y

i n cl u d e; a c c o m p a n yi n g t h e m o n t h eir fir st m or ni n g, s p e a ki n g t o c oll e a g u e s b ef or e h a n d,


3 9

r ef erri n g t h e m t o O c c u p ati o n al H e alt h f or s u p p ort. Alt h o u g h t h e m a n a g er c a n s u g g e st

w h at c a n b e d o n e, it i s u p t o t h e e m pl o y e e t o i nf or m t h e m a n a g er if t h er e i s s o m et hi n g

s p e cifi c w hi c h w o ul d h el p t h e m. T h e m a n a g er will b e l e d b y t h e e m pl o y e e o n t hi s i s s u e.

1 2. A d diti o n al i nf or m ati o n

Ri g ht t o ti m e off t o b e a wit n e s s

E m pl o y e r R e q u e st s

A n e m pl o y e e w h o h a s b e e n c all e d a s a wit n e s s a s p art of t h e c o u n cil’ s i n v e sti g ati o n,

di s ci pli n ar y or a p p e al pr o c e s s i s e ntitl e d t o r e a s o n a bl e ti m e off t o f ulfil t h at r ol e, b y pri or

arr a n g e m e nt wit h t h eir m a n a g er. T hi s s h o ul d i n cl u d e ti m e t o pr e p ar e b ef or e t h e m e eti n g

a n d t o att e n d t h e m e eti n g.

T h e m a n a g er h a s t h e ri g ht t o r ef u s e if n ot gi v e n s uffi ci e nt n oti c e or if u n a bl e t o c o v er t h e

a b s e n c e. H o w e v er, t h e y s h o ul d n ot u nr e a s o n a bl y pr e v e nt t h e e m pl o y e e fr o m att e n di n g.

E m pl o y e e r e q u e st s

E m pl o y e e s d o n ot h a v e t o a c c e pt a r e q u e st t o b e a wit n e s s a n d t h e y s h o ul d n ot b e

pr e s s uri s e d t o d o s o, h o w e v er t h e y s h o ul d b e e n c o ur a g e d t o c o -o p er at e a s m u c h a s

p o s si bl e t o e n s ur e a f air a n d r e a s o n a bl e pr o c e s s.

Cri mi n al off e n c e s a n d mi s c ell a n e o u s c a s e s

A n e m pl o y e e s h o ul d n ot b e di s mi s s e d or ot h er wi s e di s ci pli n e d s ol el y b e c a u s e t h e y h a v e

b e e n arr e st e d, c h ar g e d wit h, or c o n vi ct e d of a cri mi n al off e n c e. C o n si d er ati o n m u st b e

gi v e n a s t o w h et h er t h e off e n c e i s o n e t h at p ut s i nt o q u e sti o n t h e e m pl o y e e’ s c o nti n u e d

s ui t a bilit y f or t h e r ol e i n w hi c h t h e y ar e e m pl o y e d.

If a cri mi n al c o n vi cti o n l e a d s t o a c u st o di al s e nt e n c e, t h e e m pl o y m e nt c o ntr a ct m a y b e

e n d e d b y fr u str ati o n of c o ntr a ct ( b ot h p arti e s ar e willi n g t o f ulfil t h e c o ntr a ct b ut it i s n ot

p o s si bl e d u e t o a sit u a ti o n b e y o n d t h eir c o ntr ol) or br e a c h of c o ntr a ct a s it will n ot b e

p o s si bl e f or t h e e m pl o y e e t o att e n d w or k.


4 0

It i s t h e r e s p o n si bilit y of t h e e m pl o y e e t o i nf or m t h eir m a n a g er a n d r e p ort all off e n c e s of

w hi c h t h e y h a v e b e e n c h ar g e d a n d/ or c o n vi ct e d. W h er e di s ci pli n ar y a cti o n i s t h o u g ht t o b e

n e c e s s ar y, t h e m att er m u st fir st b e f ull y i n v e sti g at e d a n d t h e c o u n cil’ s f or m al pr o c e d ur e

i n sti g at e d. If it l at er c o m e s t o li g ht t h at a n e m pl o y e e h a s f ail e d t o d e cl ar e a cri mi n al c h ar g e

or c o n vi cti o n, t hi s m a y l e a d t o di s ci pli n ar y a cti o n.

Cri mi n al off e n c e s

W h er e a cri mi n al off e n c e h a s all e g e dl y b e e n c o m mitt e d b y a n e m pl o y e e i n si d e or o ut si d e

of w or k t h e n t h e f oll o wi n g pr o c e d ur e will a p pl y:

• A n i n v e sti g ati o n of t h e f a ct s will o c c ur i n a c c or d a n c e wit h t hi s pr o c e d ur e

• T hi s i n v e sti g ati o n will n ot n or m all y a w ait t h e o ut c o m e of a n y p ar all el P oli c e

i n v e sti g ati o n s

• W h er e it i s e st a bli s h e d t h at t h er e i s a c a s e t o a n s w er a di s ci pli n ar y m e eti n g will

n or m all y b e arr a n g e d

• W h er e t h e all e g e d cri mi n al off e n c e i s c o n n e ct e d wit h a n e m pl o y e e ’ s

e m pl o y m e nt, t h e H e a d of S er vi c e s h all r e p ort t hi s t o t h e H e a d of

Fi n a n c e/ S e cti o n 1 5 1 Offi c er a n d I nt er n al A u dit S er vi c e s w h o, if t h e y d e e m it

a p pr o pri at e, s h all r ef er t h e c a s e t o t h e P oli c e.

F a ct or s t h at will b e c o n si d er e d pri or t o t a ki n g a cti o n

W h e n a n e m pl o y e e i s s u s p e ct e d of a cri mi n al or p ot e nti all y cri mi n al off e n c e, t h e d e ci si o n

b y t h e c o u n cil t o s u s p e n d t h e e m pl o y e e a n d/ or t a k e di s ci pli n ar y a cti o n will b e d et er mi n e d

b y t h e D e ci di n g Offi c er i n c o n s ult ati o n wit h t h e s er vi c e H R B u si n e s s P art n er t a ki n g

a c c o u nt of t h e f oll o wi n g f a ct or s:

• W h et h er or n ot t h e off e n c e i s r el e v a nt t o t h e j o b a n d w h et h er or n ot it i m pi n g e s

o n t h e c o ntr a ct of e m pl o y m e nt

• T h e br e a c h of tr u st a n d r e s p o n si bilit y v e st e d o n t h e e m pl o y e e t o d o t h e j o b f or

w hi c h t h e y ar e e m pl o y e d

• T h e e xt e nt t o w hi c h t h e off e n c e m a k e s t h e e m pl o y e e u n a c c e pt a bl e t o ot h er

w or k c oll e a g u e s


4 1

• T h e p ot e nti al ri s k t o t h e p u bli c, ot h er e m pl o y e e s or t h e e m pl o y e e hi m s elf a n d

D C C s er vi c e u s er s

• T h e eff e ct o n t h e c o u n cil’ s i m a g e or r e p ut ati o n

• W h et h er, h a vi n g i n v e sti g at e d t h e m att er t h e c o u n cil b eli e v e s t h at o n t h e b al a n c e

of pr o b a biliti e s t h e cri mi n al off e n c e w a s c o m mitt e d. It s h o ul d b e r e m e m b er e d

t h e st a n d ar d of pr o of f or a n e m pl o y er i s n ot t h e st a n d ar d of pr o of a p pli e d i n

cri mi n al pr o c e e di n g s t h at i s ‘ b e y o n d r e a s o n a bl e d o u bt’.

E m pl o y e e s h el d o n r e m a n d or s e nt e n c e d t o i m pri s o n m e nt

E m pl o y e e s h el d o n r e m a n d p e n di n g t h e o ut c o m e of cri mi n al pr o c e e di n g s or f o u n d g uilt y

a n d s e nt e n c e d t o i m pri s o n m e nt will n ot b e p ai d b y t h e c o u n cil a n d m a y c e a s e t o a c cr u e

h oli d a y e ntitl e m e nt s or a n y ot h er c o ntr a ct u al b e n efit f or t h e d ur ati o n of t h e r e m a n d or

s e nt e n c e. I n d et er mi ni n g w h et h er t h e m att er s h o ul d b e s u bj e ct t o t h e c o u nt y’ s di s ci pli n ar y

pr o c e d ur e, t h e c o u n cil will c o n si d er t h e m att er f ull y t a ki n g a c c o u nt of t h e a b o v e f a ct or s a s

w ell a s t h e li k el y l e n gt h of r e m a n d or t h e c u st o di al s e nt e n c e.

If it i s d e e m e d t h at t h e m att er s h o ul d b e s u bj e ct t o t h e c o u n cil’ s di s ci pli n ar y pr o c e d ur e t h e

f oll o wi n g m o difi c ati o n s t o t h e pr o c e d ur e s will a p pl y:

• T h e e m pl o y e e will b e writt e n t o at t h e l a st k n o w n a d dr e s s, s etti n g o ut t h e

r e a s o n s w h y di s ci pli n ar y a cti o n i s f elt a p pr o pri at e a n d t h e li k el y o ut c o m e of t hi s

di s ci pli n ar y a cti o n. T hi s l ett er will al s o i n vit e t h e e m pl o y e e t o s u b mit a writt e n

d ef e n c e t o t h e c o u n cil wit hi n 2 1 c al e n d ar d a y s of t h e d at e of t h e l ett er .

• F oll o wi n g t h e 2 1 d a y s fr o m t h e e m pl o y e e b ei n g writt e n t o, t h e c o u n cil will t h e n

c o n si d er t h e m att er f ull y a n d will a d vi s e t h e e m pl o y e e of t h e o ut c o m e of t h e

di s ci pli n ar y a cti o n a n d t h e r e a s o n s f or t h e d e ci si o n i n writi n g. T h e e m pl o y e e will

b e i nf or m e d of t h eir ri g ht t o a p p e al t hi s d e ci si o n w hi c h s h o ul d b e l o d g e d wit hi n

2 1 d a y s fr o m t h e d at e of n otifi c ati o n.

• If t h e e m pl o y e e wi s h e s t o a p p e al t hi s m u st b e i n writi n g i n a c c or d a n c e wit h t hi s

pr o c e d ur e. T h e c o u n cil will c o n si d er t hi s writt e n s u b mi s si o n a n d writ e t o t h e

e m pl o y e e wit h t h e fi n al d e ci si o n.


4 2

If d uri n g t h e c o ur s e of t h e a b o v e pr o c e d ur e, t h e e m pl o y e e i s n o l o n g er o n r e m a n d or

c o m pl et e s a c u st o di al s e nt e n c e, t h e r el e v a nt st a g e of t h e f ull pr o c e d ur e will a p pl y.

R e si g n ati o n s

T h er e will b e o c c a si o n s w h e n a n e m pl o y e e s u b mit s t h eir r e si g n ati o n d uri n g a di s ci pli n ar y

i n v e sti g ati o n, or i m m e di at el y pri or t o a h e ari n g. T h e d e ci si o n t o c o nti n u e wit h t h e

di s ci pli n ar y pr o c e s s will b e d e p e n d e nt o n t h e all e g ati o n s a n d t h e n at ur e of t h e i n di vi d u al’ s

e m pl o y m e nt; st a n d ar d pr a cti c e i s t o s e e t h e pr o c e s s t hr o u g h t o c o m pl eti o n. T h er e m a y b e

sit u ati o n s w h er e t h e c o u n cil i s o bli g e d b y ot h er st at ut or y b o di e s t o p ur s u e t h e m att er t o

c o n cl u si o n, f or e x a m pl e, i n c a s e s of c hil d pr ot e cti o n or t h e pr ot e cti o n of v ul n er a bl e a d ult s

a n d s u b mi s si o n s t o r el e v a nt b o di e s will b e a d h er e d t o.

G ri e v a n c e r ai s e d d uri n g ot h er pr o c e e di n g s e. g . di s ci pli n ar y,

r e d u n d a n c y et c.

T h er e m a y b e o c c a si o n s w h er e a n e m pl o y e e, w h o i s s u bj e ct t o a n ot h er pr o c e d ur e, r ai s e s

a gri e v a n c e. T h e w a y i n w hi c h t hi s i s h a n dl e d will d e p e n d o n t h e f a ct s of e a c h c a s e. A n

a s s e s s m e nt of t h e f a ct s s h o ul d t a k e i nt o a c c o u nt h o w t h e gri e v a n c e i s r el at e d (if at all) t o

t h e m att er i n h a n d.

W h et h er or n ot t h e gri e v a n c e a n d t h e o n g oi n g c a s e ar e r el at e d will b e d et er mi n e d b y t h e

a p p o i nt e d D e ci di n g Offi c er of t h e di s ci pli n ar y c a s e.

W h er e t h e gri e v a n c e a n d t h e di s ci pli n ar y c a s e ar e r el at e d

I n e x c e pti o n al cir c u m st a n c e s it m a y b e a p pr o pri at e t o t e m p or aril y s u s p e n d t h e o n g oi n g

pr o c e e di n g s w hil st t h e gri e v a n c e m att er i s i n v e sti g at e d f urt h er. T h e ai m h er e i s t o

e st a bli s h w h et h er t h e c o m pl ai nt h a s a m at eri al i m p a ct o n t h e c a s e a n d e v e nt u al o ut c o m e.

It m a y al s o b e a p pr o pri at e f or d et ail s of t h e gri e v a n c e t o b e i n c or p or at e d i nt o t h e

di s ci pli n ar y i n v e sti g ati o n, d u e c o n si d er ati o n s h o ul d b e gi v e n t o t hi s.

Pl e a s e n ot e t h at ot h er o n g oi n g pr o c e e di n g s s h o ul d n ot b e d el a y e d u n n e c e s s aril y.


4 3

W h er e t h e gri e v a n c e a n d t h e di s ci pli n ar y c a s e ar e n ot c o n si d er e d t o b e

r el at e d

I n s u c h c a s e s it i s a d vi s e d t h at b ot h c a s e s ar e d e alt wit h s e p ar at el y a n d t h at t h e y r u n

c o n c urr e ntl y. T h e di s ci pli n ar y pr o c e e di n g s m a y n ot b e i m p a ct e d b y t h e gri e v a n c e r ai s e d

a n d s h o ul d t h er ef or e b e a bl e t o c o nti n u e a s pl a n n e d.

R ef er t o t h e Gri e v a n c e pr o c e d ur e f or d et ail s r el ati n g t o t h e gri e v a n c e pr o c e s s.

Documents

D i s ci pli n ar y p oli c y a n d pr o c e d ur e