Cyfrowe fakturowanie w Polsce - digitalpoland.org · Cyfryzacja obiegu faktur 31 2.2.1. Nieustrukturyzowane elektroniczne faktury 33 2.2.2. Rezygnacja z faktur papierowych 35 2.2.3

Cyfrowefakturowaniew PolscePRAKTYCZNY I KRÓTKI PRZEWODNIK DLA MŚP

tytułraportu Cyfrowe fakturowanie w Polsce. Praktyczny i krótki przewodnik dla MŚP

wydanie WydanieI,Warszawa,wrzesień2020r.

ISBN:978–83–951530–6–8

wydawca Fundacja

Warsaw Spire, Plac Europejski 1 00–844Warszawa,Polska [email protected]

www.digitalpoland.org

finansowanie Publikacjafinansowanawramachdziałańedukacyjnychześrodkówstatutowych Fundacji Digital Poland

projektgraficzny,skład krzysztofwaloszczyk | studiograficznewdeche korekta nataliatarka | czcionka

partnerzymerytorycznipublikacji FundacjaDigitalPolanddziękujeekspertomSage i 10 senses za wparcie w przygotowaniu niniejszego raportu

podziękowania FundacjaDigitalPolanddziękujewszystkimFundatoromiPartnerom,dziękiktórymmożerealizowaćmisjęuczynieniazPolskijednegozgłównychcentrówinnowacjicyfrowychnaświecie.

Więcejinformacjiofundacjiznajdziesz na stronie internetowej digitalpoland.org oraznastronachfestiwalufestiwalcyfryzacji.pl

http://www.digitalpoland.org

http://www.digitalpoland.org/kto

https://festiwalcyfryzacji.pl/

4 WPROWADZENIE

6 CZEŚĆ 1. CO POWINIENEŚ WIEDZIEĆ O CYFROWYM FAKTUROWANIU7 1.1.Dlaczegowartoprzejśćnacyfrowefakturowanie?8 1.2.CzymjestelektronicznafakturaiczymróżnisięodPDF?10 1.3.E-fakturyie-paragony.Copowinniśmyonichwiedzieć?11 1.4.Prawneaspektycyfrowegofakturowania11 1.4.1. Pojęciefakturyelektronicznej13 1.4.2. Wymogidlastosowaniafakturyelektronicznej15 1.4.3. Doręczeniefakturyelektronicznej16 1.4.4. Ustrukturyzowanefakturyelektronicznewzamówieniachpublicznych,koncesjachnaroboty

budowlanelubusługiorazpartnerstwiepubliczno-prywatnym17 1.5.Dlaczegowartoanalizowaćdanefinansowe?17 1.5.1. Wprowadzenie18 1.5.2. Wyniki19 1.5.3. Aspektytechniczne21 1.5.4. Wdrożenie22 1.5.5. Wdrożenie23 1.6.e-Faktury–czymjestrządowyprojektzdziedzinycyfrowychfinansów?24 1.7.PrzyszłośćcyfrowegofakturowaniawEuropie

26 CZEŚĆ 2. CYFROWE FAKTUROWANIE W POLSCE NA TLE INNYCH KRAJÓW EUROPEJSKICH27 2.1.Podsumowanie28 2.2.Cyfryzacjaobiegufaktur31 2.2.1. Nieustrukturyzowaneelektronicznefaktury33 2.2.2. Rezygnacjazfakturpapierowych35 2.2.3. Fakturyelektroniczneustrukturyzowaneidostosowanedoautomatycznegoprzetwarzania39 2.3.SystemyinformatyczneERP41 2.4.Zamówieniaelektroniczne45 2.5.Korzystaniezchmuryobliczeniowej

51 CZEŚĆ 3. WDROŻENIE FAKTUROWANIA ELEKTRONICZNEGO W FIRMIE – UJĘCIE PRAKTYCZNE52 3.1.Odczegozacząćprzejścienae-fakturowaniewfirmie?52 KROK1.Rozpoznajnastrojewzespoleiobalmity52 MITnr1:ElektronicznafakturatotosamocoPDF52 MITnr2:Niewiadomo,ktostoizae-fakturą53 MITnr3:Elektronicznawersjaniejesttakbezpiecznajakpapierowa53 KROK2.Przedwdrożeniemsprawdź,zjakichrozwiązańkorzystająpartnerzy54 KROK3.Pamiętajopozyskaniuzgódipotwierdzeniuautentycznościfaktury54 KROK4.Rozmowazzarządem.Kierownictwomusiwiedzieć,jakakceptowaćfakturyelektroniczne54 KROK5.Określenie,wjakimstopniusystemksięgowywfirmiejestprzygotowanydoe-fakturowania54 KROK6.Decyzjaiprzygotowanietechniczne55 3.2.Barierypsychologicznedopokonaniaprzywdrożeniucyfrowegofakturowania57 3.3.Jakwyglądaobiegdokumentówwfirmie?59 3.4.Jakprzygotowaćpartnerówhandlowychdoodbiorue-faktur?60 3.5.Techniczneprzygotowaniedowdrożeniae-faktury

62 CZEŚĆ 4. OD FAKTURY PAPIEROWEJ DO USTRUKTURYZOWANEJ FAKTURY ELEKTRONICZNEJ63 4.1. IVSGrupa64 4.2.Arsanit

66 REDAKCJA, AUTORZY I EKSPERCI RAPORTU

72 O FUNDACJI DIGITAL POLAND I FESTIWALU CYFRYZACJI

74 O SAGE W POLSCE

76 O 10 SENSES

WPROWADZENIE

Księgowość wspomagana technologią rozwija się w Polsce już od co najmniej 25 lat. Ale choć wielu ekspertów zapowiada, że księgowi wkrótce stracą rację bytu i zastąpią ich programy komputerowe czy sztuczna inteligencja, w praktyce daleko nam do tego. W Polsce tradycyjne, papierowe finanse i księgowość mają się świetnie, co naj-lepiej obrazuje temat elektronicznych faktur, który razem z ekspertami skupionymi wokół Fundacji Digital Poland postanowiliśmy przybliżyć polskim przedsiębiorcom. Dlaczego tylko e-faktur, a nie całego obszaru automatyzacji finansów i księgowości w przedsiębiorstwach? Bo właśnie one to papierek lakmusowy automatyzacji – elektronicz-ne faktury to proste i tanie rozwiązanie, technologicznie łatwe do wdrożenia, przynoszące spore oszczędności cza-su i zasobów, podnoszące poziom bezpieczeństwa danych i szerzej, całej prowadzonej działalności gospodarczej. Ale w pewnym sensie to rozwiązanie, które wymaga zmiany różnych przyzwyczajeń i zachowań, codziennej ruty-ny pracy czy współpracy z kontrahentami; i z tego punktu widzenia wiąże się często z oporem, niechęcią i obawą, że dane elektroniczne nie będą równie wiarygodne jak te dostarczane w postaci papierowej. Pojawiają się na przykład pytania: co w przypadku kontroli urzędu skarbowego? Tymczasem e-faktura to po prostu nośnik danych, jak wcześ-niej zadrukowana kartka, a cała kontrola podatkowa idzie właśnie w stronę cyfrową, czego dowodem są np. pliki JPK, raportowane przez firmy w coraz bardziej rozbudowanej formie. Co więcej, rezygnując z papieru i decydując się na faktury w formie cyfrowej, robimy jeden z podstawowych kroków ku cyfryzacji całego przedsiębiorstwa, bo to właśnie obszar finansowo-księgowy z reguły jest jednym z pierwszych, które przedsiębiorcy decydują się zautomatyzować i usprawnić dzięki technologiom.

Tę publikację kierujemy przede wszystkich do przedstawicieli małych i średnich przedsiębiorstw, które są motorem naszej gospodarki, a w których zbyt często brakuje możliwości skorzystania z zewnętrznych doradców, ekspertów, którzy pomogliby przeorganizować procesy biznesowe i powiedzieli, jak uniknąć wielu podstawowych błędów oraz ominąć najczęściej występujące bariery cyfryzacji.

Aby raport, który oddajemy w Państwa ręce, był maksymalnie użyteczny, podzieliliśmy go na cztery rozdziały. Na początku przybliżamy temat elektronicznych faktur, tego, czym są, jakie przepisy je regulują oraz jak wykorzystać cyfrowe dane w biznesie. Dalej, dla przedsiębiorców zainteresowanych tym, jak kwestia e-fakturowania wygląda w innych krajach i w skali kraju, przygotowaliśmy przegląd badań europejskich oraz GUS. Rozdział trzeci dotyczy praktycznego wdrożenia e-faktur w firmie, jest przejściem przez cały proces od pomysłu aż do codziennej praktyki biznesowej. Na końcu prezentujemy przykłady firm, które zdecydowały się wdrożyć różne rozwiązania wspierające obsługę e-faktur w firmie oraz ich ocenę tych rozwiązań – na ile rzeczywiście usprawniły pracę i pozwoliły wyko-rzystać przewagę, jaką daje cyfryzacja poszczególnych procesów biznesowych.

Jeśli jednak na kartach tego opracowania nie znajdziecie Państwo odpowiedzi na nurtujące pytania, zapraszamy do kontaktu z Fundacją Digital Poland. Naszym celem jest przybliżenie, ułatwienie i przyspieszenie cyfryzacji pol-skich przedsiębiorstw i instytucji. Dzieląc się doświadczeniami i wiedzą, wspólnie osiągniemy więcej.

Specjalne podziękowania i życzenia wytrwałości chciałbym skierować do wszystkich profesjonalistów zajmujących się finansami i księgowością, bo to w dużej mierze na ich barkach leży powodzenie wdrożenia elektronicznych faktur w przedsiębiorstwie, i to oni inspirują wiele rozwiązań i zmian w obszarze cyfryzacji finansowo-księgowej.

PIOTR CISKIPrezes Sage,członek Rady Fundacji Digital Poland

CZEŚĆ 1.

Co powinieneś wiedzieć o cyfrowym fakturowaniu

7

PRAKTYCZNY I KRÓTKI PRZEWODNIK DLA MŚP

1.1. Dlaczego warto przejść na cyfrowe fakturowanie?

Księgowośćprzeszładługądrogę–odpapieruitradycyjnychsegregatorówprzezczęściowądigitalizacjępoprężnierozwijającąsięplatformęchmurowązcałądo-kumentacjądostępnąwformieonline.

Taostatniazfunkcjonalnościsprawdziłasięwdobiepandemii,szczególniezewzglę-dunawprowadzonąwszerokimzakresieobowiązkowąpracązdalną.Zdalnezarzą-dzaniefakturamipozwoliłom.in.naregularnerozliczaniedokumentówczytermi-nowąwypłatępensjipracownikombezkoniecznościfizycznegospotkaniasięprzybiurkuprezesawceluuzyskaniapodpisupoddokumentem.

Małeiśredniefirmy,którecyfrowąrewolucjęwksięgowościmająjużzasobą,zwra-cająteżuwagęnakwestiebezpieczeństwaiwygodywobsłudzedokumentów.Dziękiróżnymrozwiązaniominformatycznymdoprowadzeniaksięgowościonlinemożnaautomatycznieksięgowaćkosztyiprzychody,wysyłaćdokumentykontrahentom,rozliczaćsięzfiskusem.Znajdujesiętamcałahistoriakontaktów,umówwformieplikówelektronicznych,skanówdokumentów,wystawionychfakturorazpłatności,copozwalanauporządkowanieinformacjiofirmieizebranieichwjednymmiejscu.

Co przemawia za prawdziwą elektroniczną fakturą, czyli za dokumentem mogącym być automatycznie czytanym przez systemy IT?

Oszczędność

Oszczędzamyczas,zmniejszamy koszt obsługi faktur,atakżeminimalizujemy licz-bę błędów w raportach i deklaracjach,dziękiczemuzmniejszamy ryzyko sankcji finansowych.Odlatmożemyzaobserwować,żewprzypadkufakturpapierowychnajwiększąbolączkąksięgowychjestzagubieniedokumentuworganizacjiorazprzepisywaniedanychzdokumentówdoarkuszykalkulacyjnychwkomputerze.Elektronicznefakturydająszansęnawyeliminowanie zbędnych operacjizwiąza-nychzręcznymprzepisywaniemdanych.

Dostęp do danych z każdego miejsca

Dlawieluksięgowychzdalnydostępdodanychjestszczególnieważnywczasachpowszechnejpracyzdalnej.Dlaprzedsiębiorcówoznaczatotakżebrak koniecz-ności wizyt w biurze rachunkowym czywysyłaniadokumentówzapośrednictwempoczty.Wszystkodziejesięcyfrowo,bez zbędnej zwłoki i z gwarancją dostarczenia.

Mniej kroków pośrednich

Cyfrowefakturowanieróżnisięodstandardowegomiędzyinnymitym,żenie wy-maga od użytkownika skanowania, przesyłania ani ręcznego wprowadzania fak-tury do oprogramowania księgowego.Fakturajestzazwyczajwysyłanazplatformynaplatformę,coskracaczaszwiązanyzwprowadzeniemlubutrzymaniemkont.

Usprawnienie procesów biznesowych w firmie

Wzwiązkuztym,żeelektronicznefakturyzapewniająznaczneoszczędnościwcza-sie,przedsiębiorcamożepoświęcićgonainneczynnościzwiązanezprowadzonądziałalnością.Ponadtowprzypadkukoniecznościodszukaniadokumentunie jest ko-nieczne przerzucanie stert papierów–wyszukiwaniefakturwbaziekomputerowejjestzdecydowanieszybszeisprawniejsze.Rozwiązanietakiewpływanausprawnie-nie procesów biznesowychwfirmie,acozatymidzie–na wzrost jej efektywności.

8

Cyfrowe fakturowanie w Polsce

Wgląd do finansów twojej firmy w czasie rzeczywistym

Wprzypadkufakturypapierowejprocesfakturowaniatrwaśredniokilkanaściedni.Elektronicznafakturanatomiastjestprzetwarzanabezpośredniowoprogramowaniuksięgowymklienta, bez zbędnej zwłoki. Systemsprzedażyfakturujeiprzesyładaneosprzedażyw formacie dostępnym do automatycznego odczytu i przetworzenia.

1.2. Czym jest elektroniczna faktura i czym różni się od PDF?

ELEKTRONICZNA FAKTURAtotaka,którajestwystawionaorazprzesłanadonabywcywformacieelektronicznym.Tonicinnegojakcyfrowydokumentwpo-pularnymformaciewymianydanych,np.xml.Elektronicznafakturajestcyfrowymodpowiednikiemtradycyjnej,papierowejfaktury.Wmyślobecnieobowiązującychprzepisówcodoformyelektronicznafakturajestrównieważnymdokumentemjakpapierowazpunktuwidzeniaadministracjiskarbowej,przedsiębiorców,jakrów-nieżpozostałychpodatników.Ztegowzględuprzepisyokreślającekonstrukcjęfakturizakreszawartychwnichinformacji,atakżezasady,najakichnależyjeprzechowy-wać,stosujesięrównieżdowersjielektronicznej.Szczególnymprzypadkiemelek-tronicznej faktury jest ustrukturyzowana faktura elektronicznawformieustruk-turyzowanegokomunikatuXMLzgodnegozeuropejskąnormąEN-16931,któryumożliwiajejautomatyczneprzetwarzanieprzeznabywcę.Jestonaobecniesto-sowanawzamówieniachpublicznych,koncesjachnarobotybudowlanelubusługiorazpartnerstwapubliczno-prywatnego(por.szerzejpkt1.4.).

Elektroniczna faktura to nie tylko obraz

Naelektronicznąfakturęnależypatrzećwdwóchkontekstach.Wartojerozwinąć,abyzrozumieć,wjakisposóbprzedsiębiorstwamogągenerowaćkonkretneinie-małeoszczędności.

PIERWSZY I OCZYWISTY KONTEKST odnosi się do samej formy elektro-nicznej faktury rozumianej jako obraz.Ponieważjesttoplikelektroniczny,możnagowygodniedystrybuować,czytoe-mailem,czypoprzezplatformydowymianyplikówmiędzypodmiotami(takichjaknp.serwismiedzyfirmami.pl).Toznacznieprzyspieszaobiegdokumentacjinietylkowsamychfirmach, lecztakżewobie-gugospodarczym.Ponadtoplikicyfrowełatwiejarchiwizowaćprzydużoniższymkoszciewporównaniuzkosztamiutrzymaniaarchiwumpapierowego.Plikicyfroweznaczniełatwiejsięteżwyszukuje.Elektronicznafaktura,dopókiniezostaniewy-drukowana,mapostaćzapisucyfrowegoobrazuimożebyćwyświetlananaekraniekomputeraluburządzeniamobilnego.

DRUGI KONTEKST, znacznie mniej oczywisty dla milionów przedsiębiorców, odnosi się do danych cyfrowych zawartych w fakturze nie jako obraz, ale jako uporządkowana, jednoznaczna informacja.Otóżwprzypadkufakturpapierowychbodajnajwiększąbolączkąksięgowychjestprzepisywaniedanychzdokumentówdosystemówinformatycznych.Elektronicznefakturydająszansęnawyeliminowa-niewszystkichoperacjizwiązanychzręcznymprzepisywaniemdanychizastąpienieichautomatycznymprzetwarzaniem.Abytaksięstało,systemfinansowo-księgowymusiumiećodczytaćelektronicznąfakturę,czylibezbłędniezinterpretowaćzawar-tewniejdanebezpomocyksięgowegoZwykłyplikPDF,któryobecniejestnaj-powszechniejszymformatemelektronicznejfaktury,niespełniatakichkryteriów.Systemyksięgoweniewidząwnimdanych,asamplikwciążpozostajetylkoobra-zemdowyświetlenianaekranielubwydrukowania.Dlaksięgowegouciążliwośćzwiązanazprzepisaniemdanychwżadensposóbniezostajewięczlikwidowana.Stosowanesązatemwtórnerozwiązania,czylisystemyOCR(optycznerozpozna-wanieznaków,odang.optical character recognition),wyszukująceianalizującetreśćobrazu.Tylkopoco,skoromożnaodrazuwysłaćdanewtakiejformie,abysystemodbiorcyfakturyjeprzyjąłautomatycznie?

9


Co jeszcze pomoże rozróżnić poszczególne formy dokumentów?

Faktury cyfrowe występują w trzech różnych głównych formach: zeskanowanej fakturypapierowej,fakturycyfrowejwformaciePDFlubDOCorazfakturyelek-tronicznejlube-faktury.Największaróżnicadotyczyprzetwarzaniafakturiliczbydziałań,którychniedasięzautomatyzować.Każdykrokpodejmowanywceluau-tomatyzacjiprzetwarzaniafakturoznaczakrótszyczasprzetwarzania,większąpo-prawność,atymsamymmniejszekoszty.

1. Zeskanowana faktura papierowa

Fakturypapieroweotrzymujeszpocztą.Skanowanieprzychodzącychfakturpa-pierowychtopierwszykrokwkierunkuszybszegoiwydajniejszegoichprzetwa-rzania.PozeskanowaniufakturyoprogramowanieOCRautomatycznierozpoznajeposzczególneznaki inatejpodstawieodtwarzaprawidłowedanefaktury,takiejakdostawca,numerfaktury,datafakturyikwoty.Czytającteinformacjezfaktu-ry,oprogramowaniemożeszybciejprzetwarzaćpapierowąfakturęwadministracjifinansowej–niemusiszjużwpisywaćichręcznie.Ręczneskanowaniefakturmożebyćjednakzadaniemczasochłonnym,aprzedewszystkimbardzotrudnymtech-nicznie.Możnatoułatwić.

2. Faktura cyfrowa w formacie pliku Adobe Reader lub Microsoft Word

Corazczęściejdostawcyoferująswojefakturywformiecyfrowej,zwyklefor-mieplikuPDF,aczasemwplikuDOC.Organizacje,któreużywajązautomatyzo-wanegosystemudoprzetwarzaniafakturprzychodzących,chwalądostawęfak-turycyfrowej(PDF/DOC).Fakturytakie,wprzeciwieństwiedopapierowych,niemusząjużbyćskanowaneręcznie.Przetwarzaniedokumentuprzebiegapo-dobniejakwprzypadkuzeskanowanejwersjifakturypapierowejopisanejpowyżej.Oprogramowaniemusizinterpretowaćtreśćiodtworzyćdane.Jestjednakłatwiej,boniemusimozolniewyszukiwaćznakówgraficznychwobrazieskanu.

3. Ustrukturyzowana faktura elektroniczna jako e-faktura

Możnajeszczebardziejuprościćwymianęfakturpoprzezprzejścienaelektronicznefakturyzodpowiednioustrukturyzowanymipolami.Topliki,np.XML,zawierają-cedanegotowedointerpretacjiprzezprogramksięgowy.Sąonetrudnoczytelnedlaczłowieka,aleznakomicie,bezzniekształceńintepretowaneprzezsystemyin-formatyczne.WporównaniudofakturyelektronicznejwformaciePDFodpadaetapodtwarzaniadanych,dziękiczemuprocesewidencjiwsystemieksięgowymodbywasiębardzoszybkoipraktyczniebezbłędnie.Toztegopowoduobsługaustruktury-zowanejelektronicznejfakturyniewymagaczynnościadministracyjnychpostronieodbiorcy;wpraktycewystarczyjedyniezatwierdzenieworganizacji.Dziękitemufakturaelektronicznajestnajbardziejzautomatyzowanymiefektywnymwariantemprzetwarzaniafaktur.Prawdziwefakturyelektronicznesązatemplikiemzawiera-jącymdaneprezentowanewstandardziemiędzynarodowymdowymianydanychonnazwieUBL(ang.Universal Business Language),któregopojawiłosięjużkilkawersji(1.0,2.0i2.1).E-fakturazatemtopakietdanychzapisanychwuniwersalnysposóbnajczęściej jakoplikXML.Dobrąpraktykąjestłączeniee-fakturywfor-mieXMLzobrazemprzedstawiającymtesamedanewformiePDF,dziękiczemuuzyskujemyzajednymrazemdwiekorzyści–fakturęautomatycznieprzeczytasystemodbiorcy,aoperatorjązobaczyizweryfikujejejtreść.Takwłaśniedziałająe-FakturySage.

10


1.3. E-faktury i e-paragony. Co powinniśmy o nich wiedzieć?

Odkwietnia2020rokumożnawystawiaće-paragony.Przynajmniejwteorii.Wprak-tycenatoudogodnienietrzebabędziejeszczetrochępoczekać,bokasyfiskalneniesąprzygotowanenaichwydawanie.Historiazparagonamielektronicznymipokazuje,jakkrętądrogęprzechodziwPolscetransformacjacyfrowawbiznesie.

Podejśćdodigitalizacjidokumentówpotwierdzającychpłatnośćwsklepachbyłowiele.Dopieropandemiaprzyspieszyłaproces–rządwramachTarczyAntykry-zysowejwprowadziłzmiany,którepozwoląnajeszczewiększeograniczenieoso-bistegokontaktusprzedawcówinabywców.Teoretyczniee-paragonbędziemoż-nawysłaće-mailem,wpraktycejednakniebędzietojeszczemożliwe,bomożnajewystawiaćzapomocąkasfiskalnychonline,które–nadzieńpisanianiniejszegoporadnika–niesąprzystosowanedoichwydawania.Matosięzmienićwdrugiejpołowie2020roku;dokładnadataniejestjeszczeznana.

Zwolennicyelektronicznychparagonówwielokrotniezwracaliteżuwagęnapewienparadoks.Jesteśmyspołeczeństwem,wktórymbardzodobrzeprzyjęłysiętransak-cjebezgotówkowe(blisko80proc.Polakówwybieratęformępłatności,gdytylkomakutemuokazję),aleodbieramypotwierdzeniedokonanegozakupujużwtra-dycyjnejpapierowejformie.

Za e-paragonami przemawia wiele argumentów:

Ä potwierdzeniezakupuniezgubisięwczeluściachinnychpapierów,cojestważnezwłaszczawprzypadkudroższychzakupów,objętychdłuższymokre-semgwarancji,

Ä kontroladomowegobudżetu,szacowanieprzyszłychwydatkówdziękiarchi-wizacjie-paragonów,

Ä zmniejszenie ilości zużywanego papieru, co przekłada się na dbanieośrodowisko,

Ä obniżeniekosztówadministracji.

Jużw2016rokuzaczętomówićopierwszyche-paragonach.Kasywformieaplika-cji,paragonywysyłanezapośrednictwemSMS-amiałybyćkolejnym,pofakturachelektronicznych,elementemprogramu„OdpapierowejdocyfrowejPolski”,któregocelemjestwdrożenienowychtechnologiiwadministracji.Wcześniejtakimważnymmomentembyłowprowadzenieelektronicznychfakturczyuruchomieniew2008rokue-PIT-ów.Rozliczeniapodatkowewformieelektronicznejcorokuskładaprzezinternetokoło8mlnPolaków,poszerzasięteżzakresusługisprawurzędowych,któremożnazałatwićzapośrednictwemProfiluZaufanegowsystemiee-PUAP.

Zastali Polskę papierową

Drogę ku cyfryzacji utorowała nam Unia Europejska,którawswoichdyrektywachjasnozwracałauwagę,żedokumenty papierowe i elektroniczne są tożsame.Par-lamentEuropejskiwsprawieidentyfikacjielektronicznejdefiniuje,żedokumentelektronicznyto„nośnikinformacjiumożliwiającyzapoznaniesięz jegotreścią”,cowyraźnieoznaczaodejścieodrozumieniadokumentujakoinformacjiutrwalonejnapapierze.HistoryczniewPolsceprzeddołączeniemdoUEmocnoopieraliśmysiędigitalizacjidokumentów,podchodziliśmydonichnieufnieiprzedłużaliśmyprocesichakceptacji.Pokłosietegowidaćdodzisiaj(więcejostrachuprzedinnowacjamipiszemywczęścitrzeciejniniejszegoporadnika).Grosfakturmapodpiswystawcyfaktury,choćod2014rokuniemajużwymogupodpisywaniadokumentówelek-tronicznych.Skądtozamiłowaniedopodpisów?Przedsiębiorcywciążmylniełączą

11


faktpodpisaniafakturyzzapewnieniemojejwiarygodności.Wmyślprzepisówunijnychniedecydujeotympodpis,akontekstbiznesowy,dlaktóregofakturazo-staławystawiona.

Warto zapamiętać trzy wymogi, które musi spełniać faktura, by uznać ją za wiarygodną:

1. AUTENTYCZNOŚĆ POCHODZENIA ,czylimożliwadowykazaniawia-rygodnośćźródłapochodzeniawsensiebiznesowym,anietylkotechnicz-nym(kontekstwystawieniafaktury,np.umowa,zamówienie,potwierdzenieodbiorutowaruitp.);

2. INTEGRALNOŚĆ TREŚCI ,czylitożejejtreśćniezostałazmienionawtrak-ciewymianymiędzywystawcąaodbiorcą;

3. CZYTELNOŚĆ FAKTURY,czylimożliwośćprzeczytaniajejtreści.Cocie-kawe,czytelnośćmożebyćrozumiananadwasposoby–jakoczytelnośćdlaczłowiekaidlasytemuinformatycznego.

Jednymzesposobówzapewnienianiezmiennościfakturyjestjejpodpisaniepodpisemelektronicznym.Jakakolwiekingerencjawplikelektronicznyfakturyunieważniapodpis.

Rzeczjasnapodpisowielektronicznemuniebędziemożnaodmówićskutkupraw-negowyłącznieztakiegopowodu,żeniespełniaonwymogówkwalifikowanegopodpisuelektronicznego.Kwalifikowanypodpiselektronicznybędziemiałskutekprawnyrównoważnyzpodpisemwłasnoręcznym.Przepisywyraźnieteżmówiąoczytelnymwidokudokumentów,pozwalającymnabywcynasprawdzeniepra-widłowościdokonanejsprzedaży.Dotyczytozarównoe-paragonów,jakie-faktur.Ciężkojednakodrazuzrozumieć,comamynamyśli,mówiącoczytelności.Bardziej zaawansowanym technologicznie niż dokument papierowy i dużo wygodniejszym rozwiązaniem jest ustrukturyzowana elektroniczna faktura połączona z obrazem treści.Użytkownikwidziobrazfaktury,więcjestwstanieodczytaćzapisanenaniejinformacje,adoPDFdołączonyjestplikwformacie,któryjestwidzianyiodczyty-wanyprzezsystemfinansowo-księgowy.

1.4. Prawne aspekty cyfrowego fakturowania

1.4.1. Pojęcie faktury elektronicznej

Zgodniezart.2p.31UstawyoVAT1przezfakturę rozumiesiędokumentwformiepapierowej lubelektronicznej,zawierającydanewymaganeustawąiprzepisamiwydanyminajejpodstawie.Napodstawieart.2p.32UstawyoVATnatomiastprzezfakturęelektronicznąrozumiesięfakturęwformieelektronicznej,wystawio-nąiotrzymanąwdowolnymformacieelektronicznym.DodatkowonapodstawieUstawyoelektronicznymfakturowaniuwzamówieniachpublicznych,koncesjachnarobotybudowlanelubusługiorazpartnerstwiepubliczno-prywatnym2 wpro-wadzonezostałopojęcieustrukturyzowanejfakturyelektronicznej,którastanowirodzajfakturyelektronicznejzgodnejznormąEN-16931EuropejskiegoKomitetuNormalizacyjnego.

NagrunciewskazanychpowyższejprzepisówmożnawyróżnićtrzyformyfakturVAT.

1 Ustawazdnia11marca2004r.opodatkuodtowarówiusług(Dz.U.2020.106tj.zdnia23.01.2020r.)

2 Ustawazdnia9listopada2018r.oelektronicznymfakturowaniuwzamówieniachpublicznych,kon-cesjachnarobotybudowlanelubusługiorazpartnerstwiepubliczno-prywatnym(Dz.U.2018.2191zdnia23.11.2018r.)

12


Pierwsząsąfaktury wystawione w formie papierowej,którenastępniesądostarczanedonabywcytowarówlubusługbądźwtradycyjnysposób(przekazywaneosobiście,dołączanedowysyłanegotowaru,przesyłanezapośrednictwempoczty),bądźwformieplikuelektronicznego–jakoskanpapierowegodokumentuwformacienp.PDFlubJPG.NagruncieobecnieobowiązującychprzepisóworazpraktykiorganówpodatkowychprzesyłanieskanówfakturpapierowychjestakceptowalneitakotrzymanafakturazasadniczodajenabywcyprawodoodliczeniapodatkuVAT(przyzałożeniuspełnie-niawymogówzwiązanychzzapewnieniemautentycznościpochodzenia,integralnościtreściorazczytelnościfaktury,doktórychodnosisiękolejnypodpunkt).

Drugąsąfaktury elektroniczne –takie,któresąwystawioneiprzesłanedonabywcywformacieelektronicznym.PrzepisyUstawyoVATniewymagająwtymwzględzieżadnegoszczególnegoformatuelektronicznego,możliwejestwięcwystawianiefakturelektronicznychwformieustrukturyzowanychkomunikatów(jaknp.XML),możliwychdoautomatycznegoicyfrowegoprzetwarzaniaprzezodbiorcę,atakżeprzyzastosowaniukażdegoinnegorodzajuformatuelektronicznego(jaknp.wyge-nerowanieplikugraficznegowformaciePDF).

Wkontekściewskazanejpowyżejdefinicjifakturelektronicznychnależyzasygnali-zować,żefakturawystawionapierwotniewformiepapierowej,anastępniezeskano-wanaiprzesłanadonabywcywpostacielektronicznejniejestfakturąelektronicznąwrozumieniuUstawyoVAT.Fakturaelektronicznajestbowiemwyłączniedoku-mentem,któryzostałwystawionywformacieelektronicznym.Wpraktycemożnacoprawdaspotkaćsięzpoglądem(jaksięwydaje,nieprawidłowym),zgodniezktó-rymfakturypapierowe,zeskanowane,wysłaneiotrzymanewformiewiadomoście-mail,mogązostaćuznanezafakturyelektronicznewrozumieniuUstawyoVAT,podwarunkiemżewersjapapierowanigdyniezostaławprowadzonadoobrotu.3 Tegotypufakturysąjednakwwieluprzypadkachpozbawionejednejzzasadniczychzaletfakturelektronicznych,jakąjestmożliwośćzautomatyzowaniaprocesuksię-gowaniaprzezodbiorcę.

Trzecią formą faktur jest tzw. ustrukturyzowana faktura elektroniczna. Jesttoszczególnyrodzajfakturyelektronicznej,utworzonejwformieustrukturyzowa-negokomunikatuXMLzgodnegozeuropejskąnormąEN-16931,któryumożliwiajejautomatyczneprzetwarzanieprzeznabywcę.Fakturatajestobecniestosowa-nawzamówieniachpublicznych,koncesjachnarobotybudowlanelubusługiorazpartnerstwapubliczno-prywatnego(por.szerzejpkt1.4.4).

KOMENTARZ EKSPERTA

LESZEK LEWANDOWICZsekretarzzarządugłównegostowarzyszeniaksięgowychwpolsce,doradcapodatkowy

Faktury wystawiane są zgodnie z przepisami dotyczącymi podatku od towarów i usług. Ustawa z dnia 8 stycznia 1993 r. (Dz. U. z 1993 r. nr 11, poz. 50) oraz wydane na jej podstawie rozporządzenie w ogóle nie przewidywały dokumentów w formie elektronicznej. Faktura była dokumentem papierowym, wystawianym według ściśle określonych zasad, a wszelkie błędy (nawet z dzisiejszego punktu widzenia nieistot-ne) skutkowały pozbawieniem nabywcy prawa do odliczenia podatku naliczonego.

3 Por.Uzasadnieniedorządowegoprojektuustawyozmianieustawyopodatkuodtowarówiusługorazniektórychinnychustaw,druknr805,http://www.sejm.gov.pl/Sejm7.nsf/druk.xsp?nr=805

http://www.sejm.gov.pl/Sejm7.nsf/druk.xsp?nr=805

13


Ponadto zawyżenie podatku naliczonego w ewidencji w razie ujawnienia przez organ podatkowy oznaczało sankcję w wysokości aż pięciokrotności tego zawyżenia. W póź-niejszym okresie złagodzono podejście do drobnych błędów w fakturach.

Przełomem było wejście Polski do UE i stopniowe wprowadzanie oraz upowszech-nianie e-faktur. Pierwsze przepisy przewidywały wiele warunków, w tym wymagały uprzedniej akceptacji takiej formy przez nabywcę. Obecnie (art. 2 pkt 32 Ustawy o VAT) faktura elektroniczna to faktura wystawiona i otrzymana w dowolnym for-macie elektronicznym. Dzięki temu akceptowane są nawet faktury w postaci skanów, zdjęć itp. Organy podatkowe kładą nacisk przede wszystkim na rzetelność transakcji, a nie stronę formalną dokumentu.

Faktury w formie elektronicznej powinny być obecnie powszechne. Około 1,5 mln po-datników, zarejestrowanych jako podatnik VAT czynny, ma bowiem obowiązek pro-wadzenia ewidencji dla celów VAT w formie elektronicznej przy użyciu programów komputerowych (art. 108 ust. 8a Ustawy o VAT), a tym samym, na żądanie organu podatkowego, przekazywać m.in. dowody księgowe (wystawione faktury) w formacie JPK_FA (art. 193a § 1 ustawy Ordynacja podatkowa). Można więc przyjąć, że o ile po-datnicy takie faktury wystawiają, o tyle większość z nich, szczególnie mniejszych podmiotów, posługuje się fakturami w formie papierowej. Od faktur elektronicznych nie ma jednak odwrotu. Można co najwyżej zastanawiać się, jak szybko posługiwanie się nimi stanie się powszechne.

Nowe struktury JPK (od rozliczenia za październik 2020 r.) będą kolejnym impulsem do szerszego wykorzystywania e-faktur. Z całą pewnością firmy stosujące elektro-niczny obieg dokumentów łatwej wywiążą się z nowych obowiązków. Dalszy rozwój dokumentów w formie elektronicznej będzie ponadto zależny od decyzji Minister-stwa Finansów, które – nakładając obowiązki związane z raportowaniem podat-ków – w najbliższych latach może wymusić szerokie posługiwanie się e-fakturami.

1.4.2. Wymogi dla stosowania faktury elektronicznej

Stosowaniefakturelektronicznychjestuzależnioneodspełnieniadwóchzasadni-czychwarunków:

a. uzyskaniaakceptacjiodbiorcyfakturynastosowaniefakturelektronicznych,

b. zapewnieniaautentycznościpochodzeniafaktury, integralności jejtreści orazczytelności.

Jeślichodziopierwszywarunek,przepisynieokreślająformy,wjakiejakceptacjatapowinnanastąpić.Jakwynikazrządowegouzasadnieniaprojektunowelizacji,którawprowadziładoUstawyoVATwymógakceptacjifakturelektronicznych,kwestiaakceptacjipozostawionazostałacałkowicieumowiestron.Wpraktyceorganówpodatkowychakceptowanejestobecniestanowisko,zgodniezktórymzgodanastosowaniefakturelektronicznychmożebyćudzielona:

a. bezpośredniowumowielubwoddzielnympiśmieskierowanymdowystaw-cy faktury,

b. wformieelektronicznej(np.e-mailem),

c. wsposóbdorozumiany(tzn.odbiorcafakturyotrzymujefakturęelektroniczną,niewyrażasprzeciwuinajejpodstawiedokonujezapłaty),

d. ustnie(choćdlacelówdowodowychrekomendowanejestwpraktycestoso-wanieformpisemnychlubelektronicznych).

Należyzasygnalizować,żeprzepisyUstawyoVATwymagająakceptacjistosowaniafakturelektronicznych,a–jakopisanowpoprzednimpunkcie–fakturawystawio-nawdrodzepapierowej,anastępniezeskanowanaiprzesłanadrogąelektroniczną

14


niespełniatejdefinicji.Wpraktycejednakorganypodatkoweutożsamiająobowiązekakceptacjiotrzymywaniafakturelektronicznychrównieżzobowiązkiemwyrażeniazgodynaotrzymywanieskanówfakturpapierowychdrogąelektroniczną.4

Przesyłaniefakturdrogąelektronicznąwymagatakżezapewnienia,abyzostałyspełnionetrzywarunki,amianowicieautentycznośćpochodzenia, integralnośćtreści,orazczytelnośćfaktury.

Zapewnienieautentyczności pochodzenia fakturywiążesięwzapewnieniempew-nościcodotożsamościdokonującegodostawytowarówlubusługodawcyalbowy-stawcyfaktury.Chodziwięcoto,abypodatnik,któryotrzymujefakturęidokonujezniejodliczeniapodatkuVAT,miałpewność,żeotrzymanydokumentrzeczywiściepochodzioddostawcytowarówlubusług(lub,względnie,odpodmiotuwystawia-jącegofakturęwichimieniu).Ustawodawcaniewymagawtymwzględzieżadnegoszczególnegozabezpieczeniafakturelektronicznych,wtymwszczególnościniejestwymaganezabezpieczeniefakturytzw.bezpiecznympodpisemelektronicznym.PrzepisyUstawyoVATwskazują,żeautentycznośćpochodzeniamożnazapewnićzapomocą„dowolnychkontrolibiznesowych,któreustalająwiarygodnąścieżkęaudytumiędzyfakturąadostawątowarówlubświadczeniemusług”(art.106must.4UstawyoVAT).Jednocześnieprzepisywskazująjedynienaprzykładowefor-myzapewnieniaautentycznościpochodzeniafaktury,jakimisąbezpiecznypodpiselektronicznylubsystemelektronicznejwymianadanych(EDI).Sątoprzykładyzapewnieniaautentycznościfaktury,cooznacza,żemożliwejestzastosowaniedo-wolnejinnejproceduryprzyprzesyłaniuiprzechowywaniufaktur,któregwarantujeautentycznośćpochodzeniategodokumentu.

Wpraktyceautentycznośćpochodzeniafakturypowinnabyćzapewnionawszcze-gólnościwprzypadku:

Ä stosowaniauzgodnionegopomiędzystronamioprogramowaniadobezpo-średniejwymianydanychelektronicznych,

Ä utworzenianaserwerzewystawcyfakturykontaobiorcy,zktóregomożnapobraćfakturę(lubudostępnienialinkudoserweradostawcyumożliwiają-cegopobraniefaktury),

Ä umożliwieniaprzezodbiorcębezpośredniegowgrywaniafakturelektronicz-nychdojegosystemuksięgowegopoprzezuprawnionekontodostawcy,

Ä uzgodnieniaprzezstronytransakcjiadresówpocztyelektronicznej,zktó-rychsąwysyłanefakturyelektroniczne(np.żefakturyelektronicznebędąprzesyłanewyłączniezadresówe-mailprzypisanychdoserweradostawcytowarówiusług).

Organypodatkoweprzyznajątakże,żeprzykłademzapewnieniaodpowiedniejkon-trolibiznesowejwzakresieweryfikacjiautentycznościfakturyjest–poprostu–po-siadanieprzezpodatnikadokumentówuzupełniających,takichjakzamówienie,umowa,dokumenttransportowyczywezwaniedozapłaty,którebędątowarzyszyłyzaistniałymtransakcjomhandlowymiumożliwiąprocesweryfikacjifaktury(orazzgodnościdanychwniechzawartych).5

Integralność treści fakturyoznaczabrakmożliwościzmianydanych,którezawierafaktura.Integralnośćtreścifakturybędziewięczapewnionawkażdymprzypadku,wktórymformatprzesłanejfakturyelektronicznejuniemożliwianabywcysamo-dzielnąmodyfikacjęjejtreści.Integralnośćtreściniebędzienatomiastzapewnionawprzypadkuprzesłaniafakturywformacieedytowalnymdlanabywcy(np.edyto-walnypliktekstowy).

Pojęcie czytelności fakturyniezostałosprecyzowanewprzepisachUstawyoVAT.Należyprzyjąć,żewymógtenodnosisiędomożliwościłatwegoodczytaniaprzeznabywcędanychzawartychnafakturzeelektronicznejprzyzastosowaniudostęp-

4 Por.Interpretacja DyrektoraKrajowejInformacjiSkarbowej,nr0111-KDIB3 – 3.4012.102.2018.3.PK

5 Por.InterpretacjaDyrektoraKrajowejInformacjiSkarbowej,nr0114-KDIP1 – 3.4012.42.2018.2.JF

15


negodlaniego(powszechniedostępnegolubuzgodnionegozwystawcąfaktury)oprogramowania(takabyfakturamogłazostaćprawidłowozaksięgowanaiwraziekontrolipodatkowejprzedstawionadowgląduorganowipodatkowemu).

1.4.3. Doręczenie faktury elektronicznej

ZgodniezprzepisamiUstawyoVAT(art.106gust.3pkt1UstawyoVAT)wprzy-padkufakturprzesyłanychwformieelektronicznejpodatnikdokonującysprze-dażylubupoważnionaprzezniegodowystawianiafakturosobatrzecia„przesyłajelubudostępnianabywcy”,zachowującjejednocześniewswojejdokumentacji.Przepisynieprecyzująprzytym,którymomentnależyuznaćzadostarczeniefakturyelektronicznej,awszczególności–wprzypadkuprzesyłaniajejzapośrednictwempocztyemail–czytojestdatawpływufakturynaserwerpocztowyobiorcy,czydata,wktórejnabywcaefektywniepobrałizapisałfakturęelektroniczną/otworzyłplikzfakturąelektroniczną.

Tymczasemkwestiatamaistotneznaczenie,przedewszystkimztegowzględu,żezgodniezprzepisamiUstawyoVAT(art.86ust.10orazust.10bpkt1UstawyoVAT)prawodoodliczeniaprzeznabywcępodatkuVATpowstajewrozliczeniuzaokres,wktórymwodniesieniudonabytychprzezpodatnikatowarówiusługpowstał(udostawcy)obowiązekpodatkowy,niewcześniejjednakniżwrozliczeniuzaokres,wktórympodatnikotrzymałfakturę.

Wpraktyceorganypodatkowewskazują,żemomentemotrzymaniafakturyelek-tronicznejjestten,wktórymfakturastałasię„wjakikolwieksposóbdlaodbiorcydostępna,wrezultacieczegouzyskujeonmożliwośćzapoznaniasięzjejtreścią”6.Wkonsekwencjiorganypodatkoweprzyznają,że:

Ä wprzypadkufakturelektronicznychwysyłanychjakozałącznikPDFdowia-domoście-mailzadatęotrzymaniafakturynależyprzyjąćdzieńjejwpływuna adres poczty elektronicznej7;

Ä wprzypadkufakturudostępnianychnaserwerzedostawcydniemdoręczeniabędziedzieńotrzymaniaprzezodbiorcępowiadomienia,żefakturaelektro-nicznazostaławygenerowanaiudostępnionadopobrania8lubdzieńprzesła-niawiadomościelektronicznejzlinkiemdopobraniafakturyVATzserwera9;

Ä wprzypadkufakturprzesyłanychzapośrednictwemsystemuEDIdatąod-biorubędzietawskazanawkomunikacieelektronicznympotwierdzającymprawidłowedostarczeniekomunikatuEDIdoodbiorcy10.

Jednocześniedatadostarczeniafakturyelektronicznejmożemiećznaczenieztegowzględu,żewprzypadkuwystawieniaprzezdostawcętowarówiusługfakturyko-rygującejwformieelektronicznejdatajejotrzymaniaprzeznabywcę,jakrównieżotrzymaniaprzezdostawcępotwierdzeniaotrzymaniaprzeznabywcęmawniektó-rychprzypadkachznaczeniedlaokreśleniaprawadostawcydozmniejszeniauprzed-niowykazanegopodatkuVAT.Wtakimprzypadkuorganypodatkowezgadzająsię,żedatąotrzymaniapotwierdzeniadoręczeniaelektronicznejfakturykorygującejdoodbiorcyjestdataotrzymaniaautomatycznegozwrotnegokomunikatuoprze-kazaniuwiadomościemailnaserwerpocztyprzychodzącejodbiorcy.11 W przypadku brakuwygenerowaniatakiegopowiadomieniawpraktycedatąotrzymaniapotwier-dzeniajestotrzymaniewiadomoście-mail(lubinnegouzgodnionegopotwierdzenia)ododbiorcyfakturywskazującejnaokolicznośćotrzymaniafakturykorygującej.

6 Por.InterpretacjaDyrektoraKrajowejInformacjiSkarbowejonr0112-KDIL1 – 2.4012.722.2019.1.WN

7 Por.InterpretacjaDyrektoraKrajowejInformacjiSkarbowejonr0113-KDIPT1 – 3.4012.59.2019.1.MJ

8 Por.InterpretacjaDyrektoraIzbySkarbowejwWarszawieonrIPPP2/443 – 157/13 – 3/JW

9 Por.InterpretacjaIzbySkarbowejwKatowicachonrIBPP2/443 – 227/14/RSz

10 Por.InterpretacjaDyrektoraIzbySkarbowejwWarszawieonrIPPP1/4512 – 562/15 – 2/AS

11 Por.InterpretacjaDyrektoraKrajowejInformacjiSkarbowejonr0114-KDIP1 – 3.4012.434.2019.1.JG

http://www.sl.gofin.pl/ippp2443-15713-3jw-dyrektor-izby-skarbowej-w-warszawie,cpqknj90y,1.html

16


1.4.4. Ustrukturyzowane faktury elektroniczne w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym

Jużokoło2010r.napoziomieunijnymzaczętowskazywać,żeprzejściena„bezpa-pierową”administracjępubliczną,zwłaszczawkontekścietransgranicznym,stanowiważnyceldlaUniiEuropejskiejipaństwczłonkowskich,jakrównieżżeszczególnieobiecującymaspektem,którymożepomócwosiągnięciutegocelu,jestfakturowanieelektroniczne.Zauważono,żeodwykonawcówprowadzącychdziałalnośćwzakresiezamówieńpublicznychczęstowymagasięspełnieniaobowiązującychwposzcze-gólnychpaństwachczłonkowskichodmiennychnormdotyczącychfakturowaniaelektronicznego.Wtymzakresierozbieżnewymogiprawneitechnicznedotyczą-cefakturelektronicznychzniechęcaływykonawcówdopodejmowaniadziałalnościwdziedziniezamówieńtransgranicznychitymsamymstanowiłybarierywdostępiedorynkuwtransgranicznychzamówieniachpublicznychorazprzeszkodydlahandlu.

Wkonsekwencji16kwietnia2014r.zostałaprzyjętaDyrektywaParlamentuEuro-pejskiegoiRadynr2014/55/UEwsprawiefakturowaniaelektronicznegowzamó-wieniachpublicznych.PaństwaczłonkowskiezostałyzobowiązanedoimplementacjipostanowieńDyrektywydo18kwietnia2019r.

Wjejramachwprowadzonopojęcie„normyeuropejskiejdotyczącejfakturowa-niaelektronicznego”–wtymzakresieEuropejskiKomitetNormalizacyjny(CEN)wydał28 czerwca2017 r. nawniosekKomisji Europejski normęeuropejskąEN16931 – 1:2017,dotyczącąfakturelektronicznych(odpowiedniąstrukturęda-nychwpostaciXML).JednocześnieDyrektywazobowiązałapaństwaczłonkowskiedozapewnienia,abyinstytucjeipodmiotyzamawiająceodbierałyiprzetwarzałyfakturyelektronicznespełniająceww.normęeuropejską.

DyrektywazostałaimplementowanawPolsceUstawązdnia9listopada2018r.oelektronicznymfakturowaniuwzamówieniachpublicznych,koncesjachnarobotybudowlanelubusługiorazpartnerstwiepubliczno-prywatnym.Jejprzepisystosujesiędoprzesyłaniaustrukturyzowanychfakturelektronicznychzwiązanychzzamó-wieniamipublicznymi(orazinnychustrukturyzowanychdokumentówelektronicz-nychzwiązanychzrealizacjązamówieńpublicznych)międzywykonawcamiazama-wiającymi.Przyczymprzez„zamówieniapubliczne”rozumiesięzarównozamówieniapublicznewrozumieniuustawyPrawozamówieńpublicznych,jakiumowykoncesjiwrozumieniuUstawyoumowiekoncesjiorazumowyopartnerstwiepubliczno--prywatnymwrozumieniuUstawyopartnerstwiepubliczno-prywatnym).Przepi-sówustawyniestosujesięjednakdoniektórychkategoriizamówieńpublicznych,główniezwiązanychzistotnymiinteresamidotyczącychbezpieczeństwapaństwa.

Najejpodstawiezostałowprowadzonepojęcietzw.ustrukturyzowanejfakturyelek-tronicznej.Jesttofakturaelektronicznaspełniającawymogiprzepisówopodatkuodtowarówiusług,sporządzonawustrukturyzowanymformacieXMLzgodnymzwyżejwskazanąnormąeuropejskąEN-16931(fakturawformaciePDFniebę-dziespełniaćwymoguelektronicznejfakturyustrukturyzowanej).Ustrukturyzowa-nafakturaelektronicznaskładasięzdanychwymaganychprzepisamiopodatkuodtowarówiusługorazzawierającychinformacjedotycząceodbiorcypłatności,jakrównieżwskazanieumowyzamówieniapublicznego.Wustrukturyzowanejfakturzeelektronicznejmogąbyćzamieszczonetakżeinnedane(pozaokreślony-mipowyżej),jeżelisąniezbędnezewzględunaspecyfikęzamówieńpublicznych.

Ustawaumożliwiawykonawcomzamówieńpublicznychprzesyłaniefakturelek-tronicznychzgodnychwww.normązapośrednictweminternetowejPlatformyElektronicznegoFakturowania(PEF).Dlasprecyzowaniawykonawcyniesązobo-wiązanidoprzesyłaniaustrukturyzowanychfakturelektronicznychzapośredni-ctwemtejplatformy–jeślijednaktakąfakturęwystawiąiprześlą,zamawiającyjestzobowiązanyjąodebrać.Przesyłanieustrukturyzowanychdokumentównastępujepoprzezaplikacjęwebową(https://efaktura.gov.pl)bądźdesktopową.Wtymceluzamawiającymaobowiązek(awykonawcaprawo)dozałożenianieodpłatnegokontanaplatformie,zapośrednictwemktóregonastępujeprzesyłanieustrukturyzowa-nychfakturelektronicznych.

https://efaktura.gov.pl

17


1.5. Dlaczego warto analizować dane finansowe?

1.5.1. Wprowadzenie

Umiejętnośćsprawnegokorzystaniaztechnologiicyfrowychstanowidzisiajjednąznajważniejszychpróbdlawieluprzedsiębiorstw.WidaćtoszczególniewsytuacjipandemiiwywołanejprzezwirusSARS-CoV-2,popularniezwanykoronawirusem.Wielefirmmierzysięznagłymspadkiemsprzedażyczynakładanymizdnianadzieńograniczeniamiwzakresieprowadzeniadziałalnościgospodarczej.Wymagatopo-dejmowaniawieluczęstoradykalnychdecyzjiwbardzokrótkimczasie.Wtedysto-sunkowołatwopodjąćdziałania,któremogąprzedsiębiorstwodrogokosztować.Towłaśniewtakichsytuacjachjaskrawowidać,jakdużeznaczeniemaanalitykadanychorazsystemyraportujące.Dostarczająoneprecyzyjnychinformacjiosta-nieprzedsiębiorstwaipozwalająkadrzezarządzającejnaszybkieokreśleniestanufaktycznegoorazpodjęciemożliwienajtrafniejszychdecyzji.Znaczenieanalitykidanychnaprzestrzeniminionychlat itakjużrosło,apandemiatylkoradykalnieprzyspieszyłatenproces.

Dlaczegoanalitykadanychmatakdużeznaczeniedlakonkurencyjnościprzed-siębiorstw?Dostępdoprecyzyjnychdanychfinansowychpozwalaosobomza-rządzającymfirmąpodejmowaćbardziejtrafnedecyzje,lepiejzarządzaćportfolioproduktówiskupiaćsięnaobszarachgenerującychrealnyzysk.Dodatkowodziękiwykorzystaniudanychplanowaniejestłatwiejsze,przepływyśrodkówpieniężnychstająsięwidoczne–podobniejakwidocznestająsiętemiejscawfirmie,wktórychtracionapieniądzelubgenerowanesąnieuzasadnionekoszty.

NatrendyrynkowezwiązanezrozwojemtechnologiidoanalitykidanychnakładająsiędodatkowozmianyzwiązanezregulacjamiUE.PrzedsiębiorcyjużdoświadczyliichnamacalniewprzypadkuprzepisówzwiązanychzRODO.PlanyBrukseliwte-maciedanychsąjednakowieleambitniejsze.PrzedstawionewlutymprzezKomisjęEuropejskądokumentyzakładająm.in.stworzeniewspólnegorynkudanychnapo-ziomiecałejUE,promocjęwymianyzanonimizowanychdanychpomiędzyfirmamiwramachsektorówgospodarki(równieżpomiędzykonkurentami),rozszerzenieprzepisówwstyluRODOnadanezinteligentnychurządzeńczyteżfinalnieprzy-gotowaniezestawuwymagańdlamodelizaawansowanejanalityki.

W obecnej sytuacji wykorzystanie analityki danych należy traktować jako szan-sę, ale też jako wyzwanie. U firm, które sprawnie nabędą umiejętność integracji i korzystania z danych, przełoży się to na wyższą konkurencyjność oraz wzrost. Firmy, które prześpią tę zmianę, mogą obudzić się w o wiele trudniejszym otocze-niu biznesowym.

Wieleprzedsiębiorstw,szczególnietychwiększych,posiadajużwszystkiedanepotrzebnedorozwojuzautomatyzowanegoraportowaniaianalityki.PraktyczniewszystkiedużefirmykorzystajązrozwiązańklasyERP(patrz:wykres1),awzrostpopularnościrozwiązańksięgowościonlinesprawia,żesąonecorazbardziejdo-stępnedlamniejszychpodmiotów.

18


WYKRES 1. FirmykorzystającezsystemówplanowaniazasobówprzedsiębiorstwaERP[%]

EstoniaWęgryCzechyPolskaWłochyFrancjaNiemcyHolandiaFinlandiaUE 27

35

80

Sektor MŚP (10–249 pracowników)

42

90

46

84

28

47

85

35

78

27

36

87

13

62

24

67

87

77

DAWNE PAŃSTWA UE NOWI CZŁONKOWIE UE

Duże przedsiębiorstwa (250 pracowników)

ŹRÓDŁO: DANE EUROSTATU ZA ROK 2019

1.5.2. Wyniki

Pierwsząrzeczą,ojakiejmyślimyprzyanaliziedanychfinansowych,jestraporto-wanienapotrzebyrachunkuzyskówistrat.Miarystrictefinansowemożnawzbo-gacićowskaźnikiKPI,niefinansowewynikidziałalnościorazwszelkiegorodzajuplanyibudżety.Dziękitegorodzajuanalizomchcemyuchwycićkilkakluczowychaspektówprowadzeniafirmy.

ZROZUMIENIE KOSZTÓW. Strukturaraportówmożesięróżnićwzależnościodwielkościfirmy,branży,wktórejdziałamy,iprofiludziałalnościfirmy.General-niejednakkoniecznejestwyróżnieniekosztówbezpośrednichipośrednichorazwyszczególnienietakichkategorii jakmateriały,robocizna,administracja,usługizewnętrzne,sprzedaż,zarząd.Wdużejmierzebędziemysiętutajopieraćnaplaniekont.Możliwe,żeprzydatnebędzieteżzidentyfikowanieiwyodrębnieniecentrówkosztowych.

PRZYCHODY. Tutajwyróżniamyprodukty,punktysprzedaży,zespołysprzedażyczyrodzajekontraktów.Równieżopieramysięnaplaniekont,wtymprzypadkuprzychodowych.Możliwe,żeokreślimyteżjednostkęokreślanąjakocentrumprzy-chodowe.Wszystkietekategoriepowinnyodzwierciedlaćfaktycznądziałalnośćbiznesową,aniebyćsztucznietworzonenapotrzebyanalizy.

MARŻOWOŚĆ. Chcemypowiązaćkosztyiprzychodytak,abymócprzypisaćmarżęnakonkretnychproduktach,usługachlubprojektach.Zadanietowymagam.in.przypisaniakosztówpośrednich.Tegorodzajubieżącemonitorowaniemar-żowościdziękiautomatycznemuraportowaniumożedaćważneodpowiedzi,gdzieijakrealniegenerowanyjestzyskwnaszejfirmie.

CELE ORAZ KPI. Tutajmożemypomyślećomiarachtakichjakwskaźnikirentow-ności,płynnościczysprawnościwykorzystaniazasobów.Możemychciećliczbowoocenićkosztylubefektywnośćpracowników.Zwyklezebraniedanychnapotrzebytakichanaliziprzygotowanieichjestprocesemczasochłonnym.Razprzygotowane

19


rozwiązanieBIpozwoliłobynaszybkiwglądwsytuacjęfirmyzarównonapoziomieogólnym,jakinp.pojedynczychpracowników.Możnateżpokusićsięoprzełożeniewkładuposzczególnychzespołównarealizacjecelówfirmy.

BUDŻETOWANIE. Tworzącbudżety,chcemytrzymaćpodkontroląrealizacjęzałożonychplanów.WpraktycemożemyprzygotowaćraportowanieBIwsposób,którypozwalanaanalizęnaróżnychpoziomachszczegółowości.Toodużytkowni-kazależy,dojakichkategoriizostanąprzypisanewartościbudżetu.Dobrzezauto-matyzowanerozwiązanieBIpozwalanamonitorowanietychaspektównabieżąco.

PRZEPŁYW ŚRODKÓW PIENIĘŻNYCH. Tutajmożemywykorzystaćwspo-mnianejużwyżejwskaźnikipłynnościipowiązaćjezinnymidanymidostępnymiwfirmie.Chcielibyśmyzidentyfikowaćobszarydziałalnościmającekluczowywpływnagenerowanieiabsorbowanieśrodkówpieniężnych.Tegorodzajurachunekprze-pływówpieniężnychpozwalanaprzypisaniewartościdopozycjitakichjakinwesty-cje,działalnośćoperacyjnaczymateriały.Automatyzacjategotypuanalizstajesięcorazłatwiejszanp.zuwaginafakt,żeprawiewszystkiebankioferujądziśeksportwyciągówwformacieMT940,którynadajesiędobezpośredniegozaładowaniadosystemuERPczyBI.

CENA-WOLUMEN-MARŻA. Tutajchcemywykorzystaćposiadaneinformacjeokosztach,przychodachimarżachorazpowiązaćcenyzwolumenemsprzedaży.Dobrzeprzygotowanyraportopartyrównieżodanehistorycznemożeodpowiedziećnp.napytanie,czyspadeksprzedażyjestpowiązanyzezmianąpolitykicenowej,czymożejestczęściąbardziejogólnegotrendu.

INWESTYCJE. Dziękiszczegółowyminformacjomofinansachiwynikachspółkiłatwiejszejeststworzenieplanówinwestycyjnych,anastępniemonitorowaniere-alizacjidziałańinwestycyjnych.Możliwe,żenapotrzebyanalizzasadnebędziewy-odrębnieniecentrówinwestycyjnych.Dziękizautomatyzowanemuraportowaniu,któreniemalnabieżącobędzienasinformowaćorezultatach,łatwiejbędzieana-lizowaćwydatkiiichefekty.Finalniepozwolitounikaćinwestycjinierentownychlubozbytdługimokresiezwrotu.

1.5.3. Aspekty techniczne

Raportowaniewymagapodpięciasiędodanychdostępnychwhurtownilubwsy-stemiefinansowo-księgowym.Najlepiejjesttozrobićwdedykowanymśrodowi-skuBIdoprzetwarzaniadużychzbiorówdanych.Takierozwiązaniemakilkaza-let–mawiększąwydajnośćielastycznośćpracyzdanymiorazpozwalanabardziejintuicyjnąprezentacjęwyników.Niechcieliśmytutajwymieniaćdostępnychnarzę-dzi,gdyżniejestnaszymcelemporównanieichmożliwości.Chcieliśmyskupićsięnaszerszychaspektach,którewartowziąćpoduwagęprzybudowaniurozwiązańsłużącychdoraportowania.Znaszegodoświadczeniawiemy,żeważniejszajeststrategiaraportowania,asamonarzędziemusipozwalaćnajejrealizacjęzgodniezposiadanymbudżetem.

AUTOMATYZACJA. WielefirmtworzydzisiajzestawieniafinansoweręczniepoprzezpowiązaniefunkcjamiwieluplikówExcel.Jesttoczasochłonneiniepo-zwalanabieżącemonitorowaniewieluaspektów.Tworzyteżdużepoledobłędów,aichprześledzeniejestprzedsięwzięciemwręczkarkołomnym.Automatyzacjara-portowaniawoparciuorozwiązaniaBIprzystosowanedoprzetwarzaniadużychzbiorówdanych,odnosząsięwłaśniedotakichkwestii.Tymsamymmożemyod-ciążyćpracownikówipozwolićimskupićsięnawykorzystaniudanychdowyzwańbiznesowych.

CZĘSTOTLIWOŚĆ DANYCH. Wspomnianepowyżejkwestiesączęstopowo-dem,dlaktórychraportowaniewykonujesięrzadko,czasemraznamiesiąc.Jeślijesttoraportkluczowyiniewyobrażamysobiebezniegodziałaniafirmy,toznajdziemyzasobynajegowykonanie.Jeślinatomiastbezniegoświatsięniezawali (nawetzakładając,żebyłbybardzopomocnyprzypodejmowaniudecyzjibiznesowych),toczęstopokilkuwykonanychraportachzostajeonzapomniany.Poprostubrakujenamzasobównajegociągłebudowanieodzera.PrzemyślanysystemraportowaniaBIoperującynadanychźródłowychmożebyćaktualizowanycodziennielubnawetcokilkagodzin,dającnamwglądwbieżącefunkcjonowaniefirmywszędzietam,gdziewcześniejniebyłotomożliwe.

20


NIE TRZEBA REZYGNOWAĆ Z EXCELA. Automatyczneraportowanieumoż-liwiazrezygnowaniezobróbkidanychwwieluplikachExcel,niemusitojednakoznaczaćzrezygnowaniezpracyztymprogramem.Jestwręcznaodwrót.Dziękipodłączeniuraportuwarkuszukalkulacyjnymdodanychwśrodowiskuraporto-wymmożliwejestoperowanietabeląwExcelu,którakorzystazewszystkichsilnychstronhurtownidanych,doktórychjestpodpięta.Takierozwiązaniełączyelastycz-nośćiszybkośćpracywExceluzwydajnościąiaktualnościąhurtownidanych.Jesttowygodnedlapracowników,bonadaloperująwdobrzeznanymśrodowisku,dys-ponującjednocześnieowielewiększąpaletąmożliwości.

ŁATWE STEROWANIE. Większośćdzisiejszychrozwiązańraportowaniaumoż-liwiałatwąmodyfikacjęraportów.Cowięcej,możliwejestrównieżłatwesterowa-nieprzeliczeniaminapoziomiehurtownidanych.Wystarczynp.umieścićplikExcelzawierającykategoriegrupowaniakontczystrukturyspółkiwfolderzeSharepoint.Pracownikodpowiedzialnyzaopiekęnadraportemniemusiposiadaćspecjali-stycznejwiedzyITimożewewnątrztakiegoplikudokonaćmodyfikacji,zmieniająctymsamymreguływyliczeńnapotrzebyraportu.

WYDAJNOŚĆ. Dziękizastosowaniurozwiązańdoprzetwarzaniadużychwolu-menówdanychautomatyczneraportysąprzygotowywaneszybkoinienapotykająnaróżnegorodzajuwąskiegardła,typowedlamanualnejpracyzdanymi.

KOSZT. Historyczniebudowanarzędzidoraportowaniabyłakosztowna,nacoskła-dałysiękosztyserwerów,oprogramowaniaorazspecjalistówdoichobsługi.Dziśjednakdziękipojawieniusięchmuryobliczeniowejorazsystemówlekkiegora-portowaniatekosztydrastyczniespadły.Miesięcznykosztlicencjinastanowiskowprzypadkupopularnychsystemówraportowaniazaczynasięodkilkudziesięciuzłotych.Dostępnejestrównieżoprogramowaniedarmowe,chociażzazwyczajmaonoskromniejsząpaletędostępnychmożliwości.

PREZENTACJA WYNIKÓW. Automatyczneraportycodozasadymogąbyćprzed-stawianenadwasposoby–poprzezgraficznedashboardylubtabele.Rozwiązaniateróżniąsiępodwzględemmożliwościisąprzeznaczonedlainnychużytkowników:

Ä DASHBOARD. Tozestawm.in.wykresów,wskaźnikówczymapnajednymwspólnympanelu(dashboardzie).Wizualnyaspektsprawia,żetegotypuanalizyzwyklesąintuicyjneimożnajełatwofiltrowaćkliknięciemnawy-kresie.TonarzędzieświetniesłużydomonitorowaniawysokopoziomowychKPIczywychwytywaniaogólnychtrendów.Przestajesięnatomiastspraw-dzać,gdyrośnieliczbaelementównawykresachczytabelkach.

Ä TABELA. Wynikimogązostaćrównieżzaprezentowanewformietabelizdużąliczbąwierszyikolumn.WtakiejsytuacjinajlepiejsprawdzasięExcel.JeślipodepniemytabelęwExceludosilnikaanalitycznego(np.kostkiOLAPwhurtowni),będziemymoglikorzystaćztychsamychzaletcoprzydashbo-ardzie, jeślichodzioszybkośći ilośćprzetwarzanychdanych.Rozwiązanietakiepozwalanatomiastnaszczegółowąanalizęniskiegopoziomu.Wwier-szachmogątobyćspojrzenianapojedynczekontaczytransakcje,awkolum-nachjednostkifirmyczypojedynczeMPK.Jesttonarzędziedlaosób,którewwiększymstopniupracujązdanymi,musząrealizowaćanalizyizestawieniapraktyczniecodziennie.

21


RYSUNEK 1. Przykładydwóchsposobówprezentowaniawyników

DASHBOARD Z WYKRESAMI TABELA W EXCELU

ŹRÓDŁO: OPRACOWANIE WŁASNE

1.5.4. Wdrożenie

Najbardziejoczywistympomysłemjestbudowaniekompetencjiraportowaniawe-wnętrzniewfirmiewoparciuoposiadanąkadrę.Idealnie,jeżeliposiadamywzespoleosobę,któramazdolnościanalityczneijestchętna,abysiędoszkolićwobszarzetworzeniaraportów.Możnawtedydaćjejczasnanabycieodpowiedniumiejętnościisamodzielnąbudowęraportów.Wsieciznajdziemywieleszkoleńztakichkom-petencji.Możnająteżwysłaćnaszkolenieorganizowaneprzezfirmęzewnętrzną,dziękiczemuporadzisobiezpodstawowymizadaniamiraportowaniai,coważne,wiedzapozostaniewewnątrzfirmy.

Przybardziejzłożonychwyzwaniachopieraniesięnazasobachwewnętrznychmożeniewystarczyć.Przykładowomożetakbyćwsytuacji,gdyraportowaniewymagaintegracjidanychzwieluróżnychźródełczyteżwiększejliczbyskomplikowanychtransformacji.Wtedyrozsądnebędzieskorzystaćzzewnętrznegodostawcy,którydostarczytegotypurozwiązanialubkompetencje.

Należypamiętać,żetedwapodejściasięniewykluczają.Wieledużychfirmpo-siadającychsprawnezespołyanalitycznekorzystazpomocyfirmzewnętrznych.Nieoddelegowująprojektówwcałości,tylkorealizująjewspólnie(patrz:wykres2).Pozwalatouzupełnićposiadanyzespółounikalnekompetencjeiwiedzęeksper-cką,atakżedajeelastycznośćwprzypadkuprojektów,którewymagająwiększegonakładupracy.Takiepodejściemarównieżsenswsytuacji,gdyważnajestszybkarealizacjaprojektówanalitycznych.Wtedyzewnętrznydostawcamożewkrótkimczasiestworzyćraporty,awkolejnymkrokuzaangażowaćpracownikówwewnątrzfirmyiwyszkolićichzobsługinarzędzidoraportowaniaorazzarządzanianimi.

WYKRES 2. Ktorealizujeprojektyanalizydanych–wielkośćprzedsiębiorstwa[%]

DUŻEPRZEDSIĘBIORSTWA

ŚREDNIEPRZEDSIĘBIORSTWA

MAŁEPRZEDSIĘBIORSTWA

51

25

6213

11

6623

12

37

Pracownicy Pracownicy i dostawca Zewnętrzny dostawca


22


1.5.5. Wdrożenie

POTRZEBY FIRMY SĄ WAŻNIEJSZE NIŻ TECHNOLOGIA. Podczasśle-dzeniamediówmożnanapotkaćopisywielufascynującychmożliwości,jakiedajezaawansowanaanalityka.Pojawiasięjednocześniepytanieoto,wjakisposóbmożnajewykorzystaćwfirmie.Mysugerujemyzastosowanieinnegopodejściairozpoczęcieodpytania–jakiepotrzebymafirma?Dopieroztegopunktumożnazacząćzastanawiaćsię,jakietechnologiewykorzystać.Częstokonkretnewyzwaniamożnarealizowaćwwięcejniżjedensposób,dlategowiązaniesięodrazuzjednympodejściemmożeograniczyćnaszemożliwości.

KROK PO KROKU.Podobniemożemyulecpokusienatychmiastowegowdraża-nianajbardziejzaawansowanychtechnologii.Wpraktycenajlepiejzacząćodrzeczymałychiprostych,adopieronaichbaziesukcesywnierozszerzaćzakreswykorzy-staniaanalityki.Datoorganizacjiczasnastopniowebudowaniekulturykorzystaniazdanych.Wdrażanieodrazudużychprojektówwsytuacji,gdyorganizacjahisto-ryczniewniewielkimstopniukorzystałazdanychczęstokończysięniepowodze-niem,ponieważpracownicyniesąwstaniewykorzystaćpotencjałurozwiązań.Ta-kiepodejścieminimalizujeryzykozwiązanezniepowodzeniami.MożnatuczerpaćzdobrychpraktykimetodykAgile.

KOMUNIKOWANIE SUKCESÓW. Poudanymwdrożeniupierwszychraportówwartoprzedstawićtoosiągnięciewewnątrzfirmy.Umożliwiatobudowaniezrozu-mieniadlarozwiązańanalitycznychworganizacji,pokazujerównieżpracownikom,żetegorodzajuprzedsięwzięciemasens,aichpracaprzynosifirmiewartość.

INFORMACJA ZWROTNA W PRZYPADKU BŁĘDÓW DANYCH. Danemogązawieraćbłędyiniestetyczęstojesttotolerowane–sąonepoprostukorygowaneręcznie.Wrazzewzrostemskaliiskomplikowaniapracanalitycznychtegorodzajuręcznekorektymogąjednakstanowićcorazwiększynarzutnacodziennąpracę.Wdużychorganizacjachpojawiająsięwręczosobnestanowiskaodpowiedzialnezatępracę.Tegorodzaju„ukrytefabrykidanych”sąmarnotrawieniemzasobów.Wartozatemodpoczątkuprzyjąćstrategię,żewprzypadkubłędówdanychko-niecznejestustalenieichprzyczynyirozwiązanietegoproblemu.Częstobierzesiętostąd,żeosobawprowadzającadaneniejestświadomaichdalszegozastosowa-niaijestprzekonana,żewykonujeswojąpracępoprawnie.Dlategolepiejnieigno-rowaćbłędówdanych,leczzadbaćoto,abynarzędziadoraportowaniapozwalałynałatwąidentyfikacjębłędów,ichźródła,anastępnienazrozumiałąiszczegółowąkomunikację.Dużołatwiejjestrozmawiaćokonkretnymbłędnymzapisiezawie-rającymliczbyidatęwprowadzenia,niżgdywiemytylko,żeniezgadzanamsięEBITDA,aleniewiemydlaczego.

ZMIANY W RAPORTOWANIU POWINNY BYĆ PLANOWANE. Niepożąda-nejestdokonywanieczęstychzmianwraportach.Możetospowodować,żeworga-nizacjibędziefunkcjonowaćwięcejniżjednawersjaprawdyostanieprzedsiębior-stwa.Możetoskutkowaćtrudnościamiwzarządzaniufirmą.Dlategojeżelizmianyniesąpilne,lepiejjegrupowaćwpaczkiidopierowtedywdrażać.

SZKOLENIE PRACOWNIKÓW. Dobrąpraktykąjestprzeszkolenieszerszejgru-pypracownikówwzakresiewdrożonegoraportowania.Chodziopokazaniekilkuważnychaspektów:

Ä osobom,doktórychtrafiająraporty–jakiesąpotencjalnemożliwościtakie-gonarzędzia;

Ä osobom,któretworządane–jakichpracawpływanaskutecznośćraportów,

Ä pozostałymosobomworganizacjiwystarczyzakomunikować,żetakiraportpowstałiczemuonsłuży.

Niechodzituoduże,wielogodzinneszkolenie,raczejobudowaniewzespołachświadomościrozwiązańcyfrowychstosowanychwfirmieichmożliwościiograni-czeń.Zjednejstronypodniesietoskutecznośćwykorzystywaniaraportówwewnątrzorganizacji,zdrugiejmożeteżpobudzićkreatywnośćpozostałychpracowników,cosprawi,żecyfryzacjaprzedsiębiorstwabędzieszybszaiłatwiejsza.

23


1.6. e-Faktury – czym jest rządowy projekt z dziedziny cyfrowych finansów?

Autor:MINISTERSTWOFINANSÓWaplikacje krytyczne

e-Faktury to projekt realizowany przez Aplikacje Krytyczne dla Ministerstwa Finansów

Wjegoramachzostaniewprowadzonydopolskiegoustawodawstwaustandary-zowany,elektronicznywzórfakturyorazpowstanienabieżącozasilanaiaktualizo-wanacentralnabazafakturdlatransakcjiB2BiB2C.Zmianieulegniem.in.proceswystawianiaorazodbieraniafaktur,aprzepisydotyczącefakturowaniazostanąuproszczoneiodbiurokratyzowane.

Zakres projektu to między innymi:

Ä Zbudowanieiwdrożeniesystemuinformatycznegodoodbieraniafakturelek-tronicznychorazichprzesyłaniadokontrahenta,atakżeodbieranieiprzeka-zywaniekomunikatudowystawcyfaktury.

Ä StworzenieAPIwcelubezpośredniegokomunikowaniasięprogramówfinan-sowo-księgowychzsystememe-Faktur.

Ä Integracjaze-Urzędem(portalusługowybudowanyprzezMinisterstwoFi-nansów)iadaptacjaaplikacjie-Mikrofirma.

Ä Zbudowaniemechanizmówanalitycznych.

Planowany harmonogram prac

Zakrespodzielononaetapobligatoryjnyifakultatywny.Wwynikupierwszego,którytrwaćbędziedosierpnia2021r.,udostępnionyzostaniewpełnifunkcjonal-nysystemdoe-faktur.Odwrześnia2021r.korzystaniezniegoprzezpodatnikówbędziedobrowolne,wprowadzonyzostanieatrakcyjnysystemzachęt.Pouzyskaniudecyzjiderogacyjnejrozwiązaniestaniesięobowiązkowe.

Wielkość i wolumetria

Tworzonerozwiązaniebędziedostosowanedopobieraniaiprzetwarzanianawet300milionówfakturdziennie,ponad80miliardówfakturrocznie,2TBdanychwciąguroku.

Założenia, zalety i oczekiwane rezultaty

Powstaniesystemwymianyfakturzrepozytoriumfakturprzedsiębiorcówipodat-nikówzjednymspójnymformatemfaktury,cozapewniautentycznośćpochodzeniaiintegralnośćtreści.Skrócisięczasobiegudokumentów,docelowozniknąćmaobo-wiązekskładaniaplikówJPKFA.Nastąpiczęściowaautomatyzacjaprzygotowywa-niadeklaracjiVAT.Uproszczoneiodbiurokratyzowanezostanąprzepisydotyczącefakturowanianp. likwidacjaduplikatówfaktur,potwierdzeńichodbioruifakturkorygujących.Wprowadzonezostaniesystemoweinowatorskieprzeciwdziałanienieprawidłowościomwobszarzepodatków.DocelowosystemzostaniepołączonyzwykazempodatnikówVAT,STIRiinformacjamionieuczciwychprzedsiębiorcach.

24


1.7. Przyszłość cyfrowego fakturowania w Europie

Autor:PIOTRTATARAsenior associate, baker mckenzie

Wnajbliższychlatachzmianywotoczeniuprawnymzwiązanymzfakturowaniemelektronicznymbędąodbywałysięrównoleglenadwóchpłaszczyznach.

Pierwszapłaszczyznazwiązanajestzezmianamiprzepisówprawaunijnego.JużwkomunikacieKomisjiEuropejskiejzgrudnia2010r.doParlamentuEuropejskiego,RadyorazEuropejskiegoKomitetuEkonomiczno-SpołecznegoiKomitetuRegionów12wskazałaonanaistotnekorzyścipłynącezfakturowaniaelektronicznegoorazzaproponowała,abydo2020r.e-fakturowaniestałosięgłównąmetodąfakturowaniawEuropie(celten,jakwiadomo,niezostałosiągnięty).Wtymza-kresieKomisjazobowiązałasięściślewspółpracowaćzpaństwamiczłonkowskimiiwszystkimiin-nymizainteresowanymistronamiwosiągnięciutegoceluistworzeniuodpowiedniegośrodowiskadlapowszechnegowprowadzeniastosowaniafakturowaniaelektronicznego.RównieżnaetapieprzygotowywaniaDyrektywyParlamentuEuropejskiegoiRadynr2014/55/UEwsprawiefak-turowaniaelektronicznegowzamówieniachpublicznychKomisjaEuropejskadostrzegła,żeobo-wiązującewpaństwachczłonkowskichrozbieżnewymogiprawneitechnicznedotyczącefakturelektronicznychmogąstanowićbarierywdostępiedlaposzczególnychrynków,awkonsekwencjiwywierająbezpośredniwpływnafunkcjonowanieunijnegorynkuwewnętrznego.StądnapotrzebystosowaniaDyrektywyEuropejskiKomitetNormalizacyjny(CEN)opracowałnormęeuropejskądotyczącąmodeludanychdlapodstawowychelementówfakturyelektronicznej(normaEN-16931).

15lipca2020r.KomisjaEuropejskaogłosiładalszyplandziałaniawzakresiekierunkówzmianwsy-stemieVATwperspektywienalata2020 – 2023r.13Proponowaneprzezniądziałaniaobejmująm.in.rozszerzenieharmonizacjiprzepisówprawaunijnegowzakresiefakturowaniaelektronicz-nego.Szczegółytejharmonizacjiniesąobecnieznane,jaknależysięjednakspodziewaćbędziedochodziłobądźdorozszerzeniastosowaniaobecnejnormyeuropejskiejdotyczącejfakturowaniaelektronicznegobądźdowdrożeniazbliżonegorozwiązaniabazującegonaustrukturyzowanymkomunikacieelektronicznymirozszerzeniagonainne–pozazamówieniamipublicznymi–obszary.Jaksięwydaje,stopniowobędzieodchodziłosiętakżeodfakturelektronicznychgenerowanychwpostaciplikówgraficznychnarzeczustrukturyzowanychkomunikatówelektronicznychumoż-liwiającychuproszczenieizautomatyzowanieprocesuujmowaniafaktur,jakrównieżkontrolęorganówpodatkowychnadzadeklarowanymidanymi.

DrugapłaszczyznazwiązanajestzzapowiadanymizmianamiwpolskiejUstawieoVAT,mającyminaceluuszczelnieniepoboruVATwPolsce.WtymzakresiezgodniezzapowiedziąMinisterstwaFinansów(informacjenatentematzostałyprzekazanewprasiecodziennej,tj.niemawtymzakre-sieoficjalnegokomunikatuaniprojektunowelizacjiustawy)w2021r.planowanejestwdrożeniecentralnejplatformyelektronicznejnadzorowanejprzezorganypodatkowe,zapośrednictwemktórejbędzienastępowałoprzesyłaniefakturelektronicznychdokontrahentów.Fakturaelektro-nicznabędziewięcnajpierwprzesyłanaprzezwystawcęnaportalorganówpodatkowych(zamiastbezpośredniodoodbiorcy),anastępnieztegoportaluprzesyłana(lubpobieranasamodzielnie)

12 KomunikatKomisjidoParlamentuEuropejskiego,Rady,EuropejskiegoKomitetuEkonomiczno--SpołecznegoiKomitetuRegionówCzerpanieKorzyścizFakturowaniaElektronicznegowEuropie(COM/2010/0712końcowy)

13 https://ec.europa.eu/taxation_customs/sites/taxation/files/2020_tax_package_tax_action_plan_en.pdf

https://ec.europa.eu/taxation_customs/sites/taxation/files/2020_tax_package_tax_action_plan_en.pdf

25


przeznabywcętowarówlubusług.Naobecnymetapieszczegółyjejfunkcjonowanianiesąjesz-czepublicznieznane.Wiadomejestjedynieto,żewpoczątkowymokresiefunkcjonowaniaportaluprzesyłaniezajegopośrednictwemfakturmabyćdobrowolne,adopieropopewnymczasie–gdysystemzostanieprzetestowanyprzezpodatników–będziestopniowostawałsięobowiązkowy(jaknależyzałożyć,będzietowpierwszejkolejnościdotyczyłowybranychprzezMinisterstwoFinansówbranż).

Administracjabędziewięcuczestniczyćwprocesieprzesyłaniafakturelektronicznych,przyczymzzałożeniamatobyćprocesautomatyczny–fakturyniebędąwżadensposóbautoryzowaneprzezorganypodatkowe,zanimbędziemożliweichpobranieprzezodbiorcę.Jednocześniejed-nakadministracjazyskawgląddofakturwczasierzeczywistym(niezaś,jakmatomiejsceobec-nie,dopiero25.dniamiesiącanastępującegopomiesiącuwystawieniafakturywramachdanychprzekazywanychwJednolitymPlikuKontrolnym).

KOMENTARZ EKSPERTA

NOEMI TAŃSKAcountrymanager,poland cima

Firmy coraz chętniej korzystają z technologii cyfrowych w obszarze finansów. Jak wynika z badania CIMA Future of Finance, już ponad połowa (54 proc.) działów finansowych wykorzystuje rozwiązania chmurowe, 11 proc. – robotyzację, a 25 proc. – zaawansowa-ną analizę danych. Odsetek przedsiębiorstw, które zamierzają wprowadzić je w obszarze finansów w ciągu najbliższych 3–5 lat, wynosi kolejno 23 proc., 17 proc. i 24 proc. Każ-dego dnia firmy dokonują też wielu decyzji, często opartych na analizie dużych zbiorów danych i powtarzalnych sekwencji działań. Dlatego w nadchodzących latach kluczowe będą sztuczna inteligencja i automatyzacja, które mogą być dodatkowo wykorzystane w celu usprawniania procesów czy wykrywania nieprawidłowości w sprawozdawczości.

Szacuje się, że w najbliższej przyszłości ponad 20 proc. zadań finansowych zostanie zau-tomatyzowanych. 55 proc. spośród 5,5 tys. specjalistów z dziedziny finansów biorących udział w badaniu Future of Finance już zauważyła w swoich organizacjach przestawienie się na automatyzację procesów. Obejmuje ona przede wszystkim powtarzalne i rutyno-we działania, a w ramach funkcji finansowej dotyczy w największym stopniu aspektów związanych z gromadzeniem informacji i raportowaniem. W niektórych firmach dopro-wadziła np. do zaprzestania przygotowywania comiesięcznych raportów finansowych – dostępne na rynku oprogramowania komputerowe w czasie rzeczywistym generują informacje zarządcze, używając przy tym spersonalizowanego języka i terminologii od-powiadającej danej organizacji.

Automatyzacja pozwala specjalistom ds. finansów zaoszczędzić czas i skupić się na bar-dziej strategicznych zadaniach. Dzięki niej mogą oni przejść od wykonywania funkcji czysto technicznej, skoncentrowanej głównie na budżetowaniu, planowaniu i sprawozdawczości, do roli komercyjnie myślącego strategicznego partnera biznesowego, łączącego umie-jętności z zakresu rachunkowości zarządczej z nowymi rozwiązaniami technologicznymi i tworzącego wartość dla przedsiębiorstwa.

Oczywiście są obszary, których obecne możliwości technologiczne nie są w stanie pod-dać automatyzacji, np. doradztwo wymagające interakcji z interesariuszami oraz zasto-sowanie specjalistycznej wiedzy w celu podejmowania trafnych decyzji. Dlatego warto myśleć o nowych technologiach jako o wsparciu ludzkich możliwości a nie ich substytucie. Korzystając z nich firmy mogą uwolnić pełen potencjał swoich zespołów finansowych i poszerzyć kompetencje, by obejmować szerszy zakres informacji zarządczych oraz od-krywać nowe rozwiązania biznesowe.

CZEŚĆ 2.

Cyfrowe fakturowanie w Polsce na tle innych krajów europejskich

27


2.1. Podsumowanie

DziękibadaniomEurostatuzlat2018oraz2019dotyczącymSpołeczeństwaIn-formacyjnegomożliwejestprzedstawieniestanucyfryzacjipolskichfirmiporów-nanieichzprzedsiębiorstwamizinnychkrajówUE.Badanietodajewglądzarównowstopieńcyfryzacjiobiegufaktur,jakiinnychtechnologiizwiązanychztransfor-macjącyfrowąwobszarzefinansówiksięgowości.Wkolejnychpodrozdziałachsązawarteszczegółoweanalizy,poniżejprzedstawiamyskrótowowynikiwformiepodsumowania.

CYFRYZACJA OBIEGU FAKTUR. Pierwszympoziomemcyfryzacjiobiegufak-turjestwysyłaniee-fakturocharakterzenieustrukturyzowanym,takichjakskanyczyteżPDF-y.Tutajpolskiefirmysąwśrodkueuropejskiejstawki–wPolscerobitak58%firm,podczasgdyśredniaUEwynosi59%.

WidaćnatomiastróżnicępomiędzyPolskąaUEwprzypadkudalszychkrokówzwią-zanychzcyfryzacją.WUEprzeciętnie18%firmzrezygnowałozwysyłaniafakturpapierowych,podczasgdywPolscezdecydowałosięnatotylko13%przedsię-biorstw.Dystanstenjest jeszczebardziejzauważalnywprzypadkupraktykiwy-syłaniafaktur,któresądostosowanetoautomatycznegoprzetwarzania.WPolscetegorodzajue-fakturywysyła16%firm,wUErobizaśtak25%przedsiębiorstw.

NapoziomiecałejUEmożnazidentyfikowaćkilkupaństwliderów,wktórychsto-pieńcyfryzacjiobiegufakturposzedłzdecydowaniedoprzoduwzględemresztyUE.SątokrajeskandynawskieorazHolandiaczyteżEstonia.Cociekawe,przyporównywaniudanychwśródliderówmożnadostrzec,żeistniejewięcejniżjedenmodelcyfryzacjiobiegufaktur.WprzypadkuFinlandii79%firmwysyłafakturydostosowanedoautomatycznegoprzetwarzania,tylko14%jednakzdecydowałosięnacałkowitezrezygnowaniezichpapierowychwersji.WHolandiijestnaod-wrót–tylko22%przedsiębiorstwwysyłafakturydoautomatycznegoprzetwarza-nia,aż59%jednakzrezygnowałozpapieru.

SYSTEMY INFORMATYCZNE ERP. Systemydozarządzaniaprzedsiębiorstwemsąwykorzystywaneprzez87%polskichdużychfirmijesttowynikcałkiemwysokinatleunijnejśredniej,wynoszącej80%,czyteżNiemiec(77%)lubFrancji(85%).JednakpolskieMŚPnatleUEwypadająniecogorzej.27%firmztegosektorako-rzystazsystemówERPijesttowyraźniemniejniż35%dlacałejUE.

ZAMÓWIENIA ELEKTRONICZNE. WPolscetylko4%przedsiębiorstwprzyjmu-jezamówieniazapomocąelektronicznychkomunikatówEDI.WUErobitakśred-nio6%firm.Istniejetutajjednakdużadysproporcjazwiązanazwielkościąfirmy.WPolsceztejtechnologiikorzysta28%dużychfirmijesttostosunkowowysokiodseteknatleEuropy.NiestetywśródMŚPtylko3%wykorzystujekomunikatyEDIwsprzedażyiwtymaspekciewypadamysłabowporównaniuzinnymipań-stwamiUE.Technologiatajestwnajwiększymstopniuwykorzystywanaprzezsektorprodukcji–zarównowUE(10%firm),jakiPolsce(7%).

CHMURA OBLICZENIOWA. Największąróżnicępomiędzypolskimiieuropejski-mifirmamiwidaćwwykorzystaniuoprogramowaniafinansowegolubksięgowegowchmurzeobliczeniowej.WUEprzeciętnietakimirozwiązaniamiposługujesię9%firm,wPolscekorzystaznichtylko3%przedsiębiorstw.Różnicataodzwiercied-laszerszyaspekt, jakimjestniskistopieńwykorzystaniarozwiązańchmurowychwśródrodzimychfirm.

LIDEREM JEST SKANDYNAWIA. WprzypadkuwielurozwiązańnaturalnymwzoremdlapolskiejgospodarkisąstandardywypracowanewNiemczech.Biorącpoduwagędynamikęgospodarkiniemieckiej,jesttozrozumiałepodejście,gdyjed-nakchodziocyfryzacjęprzedsiębiorstw,powinniśmyraczejspoglądaćnaSkandy-nawię.Totamfirmyskuteczniewdrażajątechnologiezwiązanezcyfryzacjąobiegufaktur,przyjmowaniazamówieńorazwykorzystaniemsystemówERPichmuryobliczeniowej.Wtychaspektachgospodarkaniemieckawypadazaskakującoprze-ciętnienatleinnychpaństweuropejskichiztegopowoduwzorcówpowinniśmyszukaćgdzieindziej.

28


2.2. Cyfryzacja obiegu faktur

Cyfryzacjaobiegufakturtozagadnieniezłożone,któregoniedasięuchwycićzapo-mocąjednejmiary.Opisującje,wypadauwzględnićtakieaspektyjakwysyłaniefakturmailem,korzystaniezróżnychrozwiązańdoksięgowania,automatyzacjapro-cesówzapomocąRPA,korzystaniezestandardówtransferufakturitd.WpraktyceEurostatprzygotowałkilkaogólnychmiar,którepozwalająnaporównaniePolskidoinnychkrajóweuropejskichpodkątemkorzystaniaztechnologiiautomatyza-cjiobiegufaktur.Należyprzytympamiętać,żeoperująonenapewnympoziomieogólnościiniedostarczająszczegółowychinformacji,którychbyśmymogliszukać.

NIEUSTRUKTURYZOWANE FAKTURY. Najbardziejoczywistymkrokiemwcy-fryzacjiobiegufakturjestwysyłanieichpoprzezpocztęe-mail.Wysłanawtenspo-sóbe-faktura,zazwyczajwformieskanulubPDF,docieradoadresataowieleszyb-ciej–zazwyczajodrazupowysłaniu.Korzystanieztakiegoobieguwymagajedynieposiadaniafirmowychskrzyneke-mail,coodwielulatjeststandardem.

REZYGNACJA Z FAKTUR PAPIEROWYCH. Owielebardziejcharakterystycz-nymznakiempostępuwcyfryzacjiprzedsiębiorstwajestrezygnacjazkorzystaniazfakturpapierowych.Jeżelifirmamożecałkowiciezaprzestaćkorzystaniazpapieru,znaczyto,żewypracowałazeswoimipartneramibiznesowymirelacjeowiększymstopniuzaawansowaniatechnologicznegoorazzapewnecharakteryzującesięwięk-szymstopniemzaufania.Jeśliwdanymkrajuwidzimywysokiodsetekfirm,którezrezygnowałyzpapierowychfaktur,totenfaktmówidużoodojrzałościcyfrowejcałejgospodarki.

E-FAKTURY DO AUTOMATYCZNEGO PRZETWARZANIA. O zaawanso-waniucyfrowymwnajwiększymstopniuświadczykorzystanieze-faktur,któremająwystandaryzowanąstrukturę.Pozwalająonenaautomatycznewprowadzaniedanychdosystemówinformatycznych.Dziękitemucałyprocesprzebiegaowielesprawniejorazmożliwejestwyeliminowaniewielukrokówwykonywanychprzezczłowieka.Przekładasiętom.in.namniejsząliczbębłędów.

RYSUNEK 2. MiarystopniacyfryzacjiobrotufakturnapodstawiedanychEurostat

>_

Nieustrukturyzowane e-faktury

Wysyłanie faktur w formie elektronicznej poprzez

e-mail, zazwyczaj w formie skanu lub PDF. Faktury te

nie są przygotowane to automatycznego

przetwarzania.

Rezygnacja z faktur papierowych

Zaprzestanie wysyłania do klientów faktur w formie

papierowej. Firma przesyła wyłącznie faktury

elektroniczne (ustrukturyzowane lub nie).

E-faktury do automatycznego

przetwarzania

Faktury o wystandaryzowanej strukturze, co pozwala na ich automatyczne

wprowadzenie do systemu księgowego. Typowe

standardy to XML oraz EDIFACT.

ŹRÓDŁO: OPRACOWANIE WŁASNE NA BAZIE DANYCH EUROSTATU

Jużpobieżnaanalizapokazujeobszary,wktórychwautomatyzacjiobiegufakturpolskiefirmymogąsięporównywaćdoeuropejskich,awktórychwystępujeluka.Mianowiciewpodstawowymaspekcie,jakimjestwysyłanienieustrukturyzowanyche-faktur,plasujemysięwśrodkueuropejskiejstawki.WPolsceztakiejtechnikiko-rzysta58%firmijesttoprawietylesamoco59%wUE.Należyjednakpamiętać,

29


żewymogistawianewobecfirmy,którawysyłategorodzajue-faktury,niesązbytwysokie.Wystarczyfirmowekontoe-mail,asamafakturamożebyćwygenerowa-naprzezjedenzwieluczęstodarmowychprogramówlubprzygotowanawszab-loniewExcelu.

Wprzypadkudwóchpozostałychmiarcyfryzacjiobiegufakturwidaćjużzauwa-żalnąróżnicęwzględemresztyUE.WPolsce13%firmzrezygnowałozwystawia-niafakturpapierowych,podczasgdyunijnaśredniawynosi18%.Cowięcej,tylko16%polskichfirmwysyłae-fakturydoautomatycznegoprzetwarzania,podczasgdywUEczynitakcoczwartafirma.

WYKRES 3. CyfryzacjaobrotufakturwPolscenatleUniiEuropejskiej[%]

PolskaUE 27

Firmy wysyłające e-faktury do automatycznego przetwarzania

Firmy niewystawiające faktur papierowych

Firmy wysyłające nieustrukturyzowane e-faktury

59

18

13

25

16

58


Abyuchwycićpołożeniepolskichfirmnatlegospodarekeuropejskich,zbudowali-śmysyntetycznyindeks.Składasięonztrzechmiarcyfryzacjiobrotufaktur,przyczymuznaliśmy,żerezygnacjazfakturpapierowychorazkorzystanieze-fakturdoautomatycznegoprzetwarzaniasąmiaramiważniejszymiiztegopowodudali-śmyimpodwójnąwagęwbudowiewskaźnika.

Indeks cyfryzacji obrotu faktur = firmy wysyłające nieustrukturyzowane e-faktury + 2 × firmy które zrezygnowały z faktur papierowych + 2 × firmy wysyłające ustrukturyzowane e-faktury

Porównującpaństwaeuropejskiewedługindeksucyfryzacjiobrotufaktur,moż-nawyciągnąćkilkawniosków.PrzedewszystkimPolskaplasujesięniecoponiżejśrodkastawkiizajmujepozycję21.na29państwuwzględnionychwanalizie.Wy-przedzająnasmiędzyinnymiRumunia,Czechyorazwszystkietrzypaństwabałty-ckie.Łatwozauważyć,żepaństwazdolnejpołowystawkimająpodobnewartościindeksu.Jestnatomiastpięć,możedziesięćpaństw,któreosiągająowielewyższewartościindeksu.Sątopaństwaskandynawskieorazniektórepółnocnoeuropejskie,np.Holandia.Możnawięcwysnućwniosek,żewiększośćkrajówUEmatrudnościzwdrożeniemnawiększąskalęcyfrowegoobiegufakturitychkilka,któreradząsobiewtymaspekciedobrze,wyróżniasięnatleEuropy.

30


FinalniedosyćzaskakującyjestniskiwynikindeksudlaNiemiec.Naszzachodnisąsiadzająłtrzeciąodkońcapozycjęwrankingu.Podobnieniskiewartościzaj-mujądwapozostałepaństwaniemieckojęzyczne–Austriaosiągnęła24.pozycję,aLuksemburgjestprzedostatni.Sugerujeto,żerozwiązaniaistandardyprzyjętewniemieckojęzycznymświeciegospodarczymmogąstanowićograniczeniewroz-wojucyfrowegoobiegufakturiżewtymaspekcieniekonieczniepowinniśmybraćprzykładznaszegosąsiadazzaOdry.

WYKRES 4. Indekscyfryzacjiobrotufaktur[%]

LIDERZY ZAPÓŹNIENI

Węg

ryLu

ksem

burg

Nie

mcy

Gre

cja

Słow

acja

Aust

riaC

horw

acja

Bułg

aria

Polsk

aPo

rtug

alia

Belg

iaRu

mun

iaŁo

twa

Cypr

Cze

chy

Mal

taLi

twa

Hisz

pani

aW

. Bry

tani

aSz

wec

jaW

łoch

yFr

ancj

aIrl

andi

aSł

owen

iaN

orw

egia

Esto

nia

Hol

andi

aFi

nlan

dia

Dan

iaU

E 27

145

261 260249

233

214199

185 182 181

164154 152 150

139 133 129 127 127 125 124116 114 111 111 110 108 106 104

94


Niewszystkiekrajepodążajątąsamąścieżkąnadrodzedocyfryzacjiobiegufak-tur.WeźmyjakoprzykładFinlandięorazHolandię–dwapaństwaspośródliderów.Obydwacechująsięowielewyższymniżśredniaeuropejskaodsetkiemfirmkorzy-stającychznieustrukturyzowanyche-faktur,tutajjednakpodobieństwosiękończy.WFinlandiiaż79%znichkorzystaze-fakturdoautomatycznegoprzetwarzaniaijesttonajwyższawartośćwUE.Mimototylko14%tamtejszychfirmzrezygnowałocałkowiciezpapieru.WHolandiijestnaodwrót.Tylko22%firmwysyłae-fakturydoautomatycznegoprzetwarzania,amimotojuż59%spośródnichzrezygnowa-łozpapieru.Pokazujeto,żewpraktyceistniejewięcejniżjedenmodelcyfryzacjiobrotufakturwgospodarce.

31


WYKRES 5. CyfryzacjaobrotufakturwPolscenatlewybranychkrajówUE[%]

LIDERZY ZAPÓŹNIENI

Firmy wysyłające e-faktury do automatycznego przetwarzania

Firmy niewystawiające faktur papierowych

Firmy wysyłające nieustrukturyzowane e-faktury

WęgryNiemcyPolskaHolandiaFinlandiaUE 27

59

1825

74

14

79

87

59

22

58

1316

50

1117

2226

10


2.2.1. Nieustrukturyzowane elektroniczne faktury

Korzystanieznieustrukturyzowanyche-fakturjestdośćpowszechnewUE.Wwięk-szościkrajówwysyłajeponadpołowafirm.Dotyczytozarównodużychprzed-siębiorstw,powyżej250pracowników,jakiMŚP,czylizatrudniających10 – 249osób.EuropejskimlideremjestEstonia,gdzieaż95%przedsiębiorstwkorzystaznieustrukturyzowanyche-faktur.WśródpaństwdawnejUEnauwagęzasługujeHolandia,gdzie90%dużychfirmi87%MŚPwysyłae-fakturytegorodzaju.Przy-kładytychdwóchkrajówpokazują,żewsprzyjającychwarunkachgospodarczychiprawnychmożnaoczekiwać,żeponad90%firmbędziekorzystaćznieustruktu-ryzowanyche-faktur.

PatrzącnaliczbydlaPolski,możnapowiedzieć,żenaszkrajwypadaporównywal-niedoinnychpaństweuropejskich.WPolsce82%dużychfirmi57%MŚPko-rzystaznieustrukturyzowanyche-fakturi jesttostatystykazbliżonadośredniejdlaUEczyFrancjiiNiemiec–krajów,doktórychchcielibyśmysięporównywać.Jesttowynikprzyzwoity,należyjednakpamiętać,żekorzystanieztegorodzajue-fakturnienakładanafirmydużychwymagań.

32


WYKRES 6. Firmywysyłającenieustrukturyzowanee-faktury–skany,PDF-y[%]


59

74


74 73

8790

50

62

7569

81

57

8289

22

43

95 96

82

68




Porównującposzczególnesektorygospodarki,widać,żewłaściwewkażdymznichkorzystanieznieustrukturyzowanyche-fakturjestczęstąpraktyką.Jestonanaj-powszechniejszawsektorzeITitelekomunikacji(88%)orazsektorzeusługspe-cjalistycznych(69%).Nawetwsektorach,wktórychwykorzystanietegorodzajue-fakturjestnajniższe,wciążoperujewtensposóbbliskopołowafirm.Wsektorzenieruchomościjestto43%firm,awbudownictwie–46%.

33


WYKRES 7. Firmywysyłającenieustrukturyzowanee-faktury–skany,PDF-y[%]

USŁ

UG

IH

AN

DEL

DET

ALI

CZN

YO

RA

Z LO

GIS

TYK

APR

ZEM

YSŁ

OR

AZ

USŁ

UG

I KO

MU

NA

LNE

UE 27Polska

Usługispecjalistyczne

IT oraztelekomunikacja

Nieruchomości

Administracjai usługi wsparcia

Zakwaterowaniei gastronomia

Handeldetaliczny

Transporti magazyny

Budownictwo

Usługikomunalne

Produkcja

Wszystkie(bez instytucji finansowych)

5859

6166

6060

4658

5857

4846

5547

5660

4348

8877

6962


2.2.2. Rezygnacja z faktur papierowych

Wrazzewzrostemwykorzystaniae-fakturrośnieodsetekfirm,któremogąwco-dziennejdziałalnościwcałościoprzećsięoelektronicznewersjefakturizrezygno-waćzpapieru.WUEdokonałotegokroku18%MŚPoraz14%dużychfirm.Wyż-szyodsetekrezygnacjizfakturpapierowychwśródmniejszychfirmniepowiniendziwić.Łatwiejjestwśródnichznaleźćtakie,którepracujązniewielkąliczbąstałychklientów.Todlanichcałkowiteprzejścienaelektronicznefakturyjestnajprostsze.

GospodarkipaństwdawnejUEbardzoróżniąsiępodwzględemstopnia,wjakimfirmyzrezygnowałyzkorzystaniazpapierowychfaktur.LideremjestHolandia,gdzieponadpołowaprzedsiębiorstwniewystawiajużfakturwformiefizycznej.Dotyczyto52%dużychfirmoraz59%MŚP.ZdrugiejstronysąNiemcy,gdziezfakturpapie-rowychwcałościzrezygnowałotylko3%dużychfirmoraz11%MŚP.Cociekawe,nawetwFinlandiitylko14%firmcałkowicieprzestawiłosięnaelektronicznefaktury.

Polskawypadaniecoponiżejśredniej.Zpapierowychfakturzrezygnowało8%du-żychfirmijesttowyraźniemniejniż14%przeciętniedlaUEczyteżgospodarektakichkrajówjakCzechy(18%)bądźWłochy(11%).WśródMŚP14%polskichfirmzrezygnowałozpapieruijesttowynikporównywalnyzosiąganymiprzezinnepaństwa.

34


WYKRES 8. Firmy,którezrezygnowałyzwysyłaniapapierowychfaktur[%]


18

14


14 14

59

52

11

3533

1411

1411

18

2630

46

35

8

3




ZarównowPolsce,jakigeneralniewUEsektorem,wktórymfirmywnajwiększymstopniuzrezygnowałyzpapierowychfaktur,jestIToraztelekomunikacja.Oprócztegouczyniłtakrelatywniedużyodsetekfirmzinnychbranżusługowych–zakwa-terowaniaigastronomii,administracjiiusługwsparciaorazusługspecjalistycznych.WdwóchbranżachwPolsceistniejewyraźnalukawzględemUEwtymwymiarzecyfryzacjiobiegufaktur.Mianowiciewśródpolskichprzedsiębiorstwzbranżynie-ruchomościtylko7%całkowiciezrezygnowałozwystawianiapapierowychfak-tur,podczasgdyśredniowUEzdecydowałosięnatoaż18%firm.Podobniejestwprzypadkuusługkomunalnych.Tylko8%polskichfirmztejbranżypożegnałosięzpapierem,awUEuczyniłotak14%przedsiębiorstw.

35


WYKRES 9. Firmy,którezrezygnowałyzwysyłaniapapierowychfaktur[%]

USŁ

UG

IH

AN

DEL

DET

ALI

CZN

YO

RA

Z LO

GIS

TYK

APR

ZEM

YSŁ

OR

AZ

USŁ

UG

I KO

MU

NA

LNE

UE 27Polska



Nieruchomości



Handel detaliczny

Transport i magazyny

Budownictwo

Usługi komunalne

Produkcja


1318

1216

814

1516

1319

1319

1721

1624

718

2028

1720


2.2.3. Faktury elektroniczne ustrukturyzowane i dostosowane do automatycznego przetwarzania

Kolejnymwskaźnikiemcyfryzacjiobiegufakturjestwykorzystanieelektronicznychfaktur,którychstrukturajestdostosowanadoautomatycznegoprzetwarzaniaprzezsystemyinformatyczne.Jesttotechnologiawydajniejszaniżsamoprzesłaniefakturyprzeze-mail,ponieważpozwalanaowielewiększystopieńautomatyzacji,atymsa-mymwyeliminowaniewielupracwykonywanychręcznieiredukcjęliczbybłędów.

Wysyłaniefakturwformatachdoautomatycznegoprzetwarzaniajestpowszech-niejszewśródwiększychfirm.NapoziomiecałejUEztejtechnologiikorzysta49%dużychprzedsiębiorstw,podczasgdywsektorzeMŚPczynitaktylko24%firm.Takieróżniceniepowinnydziwić.Wysyłanietegorodzajue-fakturwymagainwe-stycjiwoprogramowanie,którabardziejopłacasięprzypewnejskalidziałania.Dla-tegoteżzuznaniemmożnaprzyjąćszczególnieosiągnięcieFinlandii,gdzieaż79%MŚPoraz90%dużychfirmwystawiategorodzajue-faktury.

Polskawypadaniecoponiżejprzeciętnejunijnej.42%dużychpolskichfirmwysyłafakturydoautomatycznegoprzetwarzania,awśródMŚPczynitak15%.Cocieka-we,sątoniemalidentycznewynikijakwprzypadkufirmniemieckich.

36


KOMENTARZ EKSPERTA

BOGDAN ZATORSKIekspertkonsultingubiznesowegowsage

Dokumenty elektroniczne, w tym faktury, z roku na rok zyskują coraz większe zna-czenie. Dzieje się tak m.in. dlatego, że Unia Europejska konsekwentnie dąży do prak-tycznego, a nie jedynie formalnego zrównania w obrocie gospodarczym dokumentów w postaci elektronicznej tymi w postaci papierowej. Polska konsekwentnie liberalizuje w związku z tym prawo podatkowe. Postęp jest ogromny i widoczny dla każdego, choć w porównaniu do innych krajów w UE mamy jeszcze dużo do zrobienia. Skąd wynika obawa polskich przedsiębiorstw przed tą formą fakturowania?

Główne powody nieprzesyłania faktur w formie elektronicznej to przyzwyczajenie do wersji papierowej oraz brak wymagania ze strony klientów do wymieniania się fakturami drogą elektroniczną. Przedsiębiorcy obawiają się również komplikacji, jakie mogą wystąpić w systemie i procesach obsługi faktur, kiedy w firmie e-faktury muszą współistnieć z papierowymi. Wskazywane przez przedsiębiorców powody techniczne to wysokie koszty implementacji odpowiedniej technologii oraz brak bezpiecznego podpisu elektronicznego do podpisywania faktur. Ten ostatni powód jest szczególnie interesujący, od 2010 roku nie ma już bowiem obowiązku podpisywania faktur elek-tronicznych. Spójrzmy też na korzyści digitalizacji księgowości. Cyfryzacja podatków zwiększa transparentność finansową przed fiskusem, ale też daje lepszy obraz sytuacji materialnej firmy. Automatyzacja procesów, a co za tym idzie – eliminowanie czynno-ści wykonywanych ręcznie – zmniejszy liczbę błędów. Zwróćmy uwagę, że jeśli mamy złe dane, to źle je przetworzymy, a w konsekwencji nie możemy oczekiwać, że nawet najlepszy system informatyczny stworzy nam genialne zestawienie czy sprawozdanie, które zostanie zaakceptowane przez organy podatkowe.

37


WYKRES 10. Firmywysyłającefakturydostosowanedoautomatycznegoprzetwarzania[%]


24

49


79

90

21

44

16

25

53

41

66

15 13

38

9

34

22

55

4245




NapoziomiebranżwidaćdużeróżnicepomiędzyPolskąaUEwwykorzystaniufakturelektronicznychdoautomatycznegoprzetwarzania.Najbardziejzaskakującaróżnicadotyczyusługkomunalnych.WUEfirmyztejbranżysąlideramiwwykorzystaniutegorodzajue-faktur.Aż34%spośródnichkorzystaztakichrozwiązań.WPolscejednakwśródfirmzobszaruusługkomunalnychtylko7%wysyłae-fakturydoau-tomatycznegoprzetwarzania.Lukęodużejskaliwidaćrównieżwbudownictwie(9%wPolsce,25%wUE),administracjiiusługachwsparcia(14%i27%)oraznie-ruchomościach(7%i15%).

38


WYKRES 11. Firmywysyłającefakturydostosowanedoautomatycznegoprzetwarzania[%]

USŁ

UG

IH

AN

DEL

DET

ALI

CZN

YO

RA

Z LO

GIS

TYK

APR

ZEM

YSŁ

OR

AZ

USŁ

UG

I KO

MU

NA

LNE

UE 27Polska



Nieruchomości



Handel detaliczny


Budownictwo

Usługi komunalne

Produkcja


1625

1825

734

925

1521

1620

1319

1427

715

2331

1322


39


KOMENTARZ EKSPERTA

MINISTER TADEUSZ KOŚCIŃSKIministerstwofinansów

Cyfryzacja działalności gospodarczej postępuje, a polscy przedsiębiorcy coraz chętniej korzystają z tych rozwiązań. Pierwszym krokiem każdego podatnika korzystającego z cyfrowego obiegu faktur jest przesyłanie e-faktury e-mailem. Polskie przedsiębior-stwa na tle średniej unijnej wypadają w tym obszarze dobrze, nie ustępując podmio-tom z Niemiec czy Francji. Krajowi przedsiębiorcy niemal dogonili już swoich odpo-wiedników w tych państwach pod względem korzystania z faktur do automatycznego przetwarzania. Jeszcze korzystniej wypadają oni w porównaniu do państw regionu, takich jak Czechy i Węgry. Ministerstwo Finansów, dostrzegając potencjał w syste-mie e-fakturowania, prowadzi dalsze badania i prace nad kolejnymi narzędziami. Wierzymy, że jeszcze bardziej uatrakcyjnią one tę formę fakturowania i przysłużą się do usprawnienia prowadzenia działalności gospodarczej w naszym kraju. Narzędzia cyfrowe umożliwiają automatyzację określonych procesów rachunkowych, prowa-dząc do dalszej oszczędności czasu przedsiębiorców. Wierzymy, że liczba ich użyt-kowników będzie rosła.

Warto zauważyć, że liderzy poszczególnych statystyk, tacy jak Dania, Estonia, Fin-landia, Holandia czy Norwegia, to państwa o jednych z najwyższych współczynników dostępu do internetu w społeczeństwie, co wskazuje na korelację poziomu cyfryzacji przedsiębiorstw z ogólnym jej poziomem w danym państwie. W tym kontekście istot-ne jest to, że Polska na przestrzeni ostatnich lat doświadczyła istotnego rozwoju na tym polu, zwiększając poziom dostępu do internetu z 72% gospodarstw domo-wych w 2013 r. do 84% w 2018 r.

Polscy przedsiębiorcy stoją przed wyzwaniem dogonienia europejskich liderów pod względem cyfryzacji działalności. Warto wskazać także na inne aspekty środo-wiska prawo-podatkowego, stymulujące przedsiębiorstwa do wprowadzania rozwią-zań usprawniających działalność, także poprzez cyfryzację wybranych jej obszarów. Przykładowo ulga B+R pozwala na odliczenie kosztów kwalifikowanych, m.in. prowa-dzonych prac rozwojowych, polegających na implementowaniu ulepszonych lub no-wych procesów przy pomocy narzędzi informatycznych i oprogramowania. Inwe-stycje promować będzie również wprowadzany do polskiego systemu podatkowego tzw. estoński CIT.

2.3. Systemy informatyczne ERP

IstotnymaspektemcyfryzacjifirmjestwykorzystaniesystemówklasyERP,czylirozwiązańinformatycznychwspomagającychzarządzaniefirmą.SystemyERPdo-tykająwieluaspektówdziałaniafirmyitymsamymmająistotnywpływnadziałaniaksięgoweorazobiegfaktur.

WykorzystaniesystemówERPjestdosyćwyraźniepowiązanezwielkościąfirmy.NapoziomieUEznakomitawiększość,boaż80%firmkorzystaztegorodzajuroz-wiązań.WśródMŚPnatomiastudziałkorzystającychztakiegooprogramowaniajest

40


ponaddwukrotniemniejszyiwynosi35%.Różnicaniepowinnadziwić.ERPzjednejstronytokosztfinansowyiorganizacyjny,azdrugiej–zaletytakiegorozwiązaniasąbardziejwidocznewprzedsiębiorstwachoperującychwwiększejskali.

WPolscewśróddużychprzedsiębiorstwwykorzystanieERPwynosi87%ijesttoje-denzwyższychwynikówwśródpaństwUE.WśródfirmzsektoraMŚPjednaktylko27%korzystazrozwiązańtejklasyijesttowynikponiżejśredniejunijnej.Widaćwięc,żepodkątemwykorzystaniasystemówERPistniejedużaróżnicawśródpol-skichfirm–dużeprzedsiębiorstwawypadająlepiejnatlestawkiunijnej,podczasgdymniejszepodmiotyplasująsięniecoztyłu.

WYKRES 12 . FirmykorzystającezsystemówplanowaniazasobówprzedsiębiorstwaERP[%]


35

80


42

90

46

84

28

47

85

35

78

27

36

87

13

62

24

67

87

77




Napoziomiebranż systemyERP sąwnajwiększym stopniuwykorzystywanewsektorzeIToraztelekomunikacyjnym,wktórymkorzystaznichpołowafirm.Oprócztegorozwiązaniategotypusąwykorzystywaneprzez36%firmzsektorausługkomunalnychoraz35%świadczącychusługispecjalistyczne.Istniejąsekto-rygospodarki,wktórychwykorzystaniesystemówERPjestzdecydowanieniższeniżwUE.Wszczególnościwsektorzeprodukcyjnymtylko32%polskichfirmko-rzystazERP,podczasgdywUEjestto47%.

41


WYKRES 13. FirmykorzystającezsystemówplanowaniazasobówprzedsiębiorstwaERP[%]

USŁ

UG

IH

AN

DEL

DET

ALI

CZN

YO

RA

Z LO

GIS

TYK

APR

ZEM

YSŁ

OR

AZ

USŁ

UG

I KO

MU

NA

LNE



Nieruchomości



Handel detaliczny


Budownictwo

Usługi komunalne

Produkcja

Wszystkie|(bez instytucji finansowych)

2936

3247

3643

1522

1927

2130

1517

3230

2939

4951

3535

UE 27Polska


2.4. Zamówienia elektroniczne

Kolejnymważnymaspektemjestcyfryzacjaprocesówzwiązanychzprzyjmowaniemzamówień.Dzisiajjużwielefirmsprawnieporuszasięwsprzedażyinternetowej.Poszczególnesektorygospodarkibardzosięjednakróżniąstopniemopanowaniatejkompetencjibiznesowej.Istniejącałebranże,takiejaksprzedażksiążekczyelek-troniki,wktóryche-commercezdołał jużprzemeblowaćrynek.Zdrugiejstrony,np.wobszarzesprzedażywarzywiowoców,firmyprzyjmującezamówieniaprzezinternetnadaloperująwniewielkiejniszyrynkowej.

42


FinalnienajdojrzalszefirmyorazbranżezmierzająwkierunkurealizacjizamówieńzapomocąwiadomościEDI(ang.Electronic Data Interchange – elektroniczna wy-mianadanych).Zakładaonarealizacjętransakcjizapomocąwymianykomunikatówelektronicznychbezkoniecznościręcznegotworzeniawiadomości.EDIpozwalanaznacznąautomatyzacjęprocesuprzyjmowaniazamówień.

WPolsce16%firmprzyjmujezamówieniaprzezinternet.Jesttoniecomniejniżwy-nik20%wprzypadkuUE.Należyrównieżzauważyć,żeliczbafirm,dlaktórychtensposóbrealizacjizamówieństanowiwyraźnyfragmentsprzedaży,jestmniej-sza.WPolsceprzedsiębiorstwarealizująceprzynajmniejcodziesiątezamówienieprzezinternetstanowią9%wszystkichfirm.DlaporównaniawUEwyniktenosiągaprzeciętnie12%przedsiębiorstw.

Firmy,którenapotrzebyrealizacjizamówieńprzyjmująwiadomościEDI,sąwzde-cydowanejmniejszości.WPolsceczynitaktylko4%przedsiębiorstw.

WYKRES 14. Przyjmowaniezamówieńelektronicznych

PolskaUE 27

Firmy otrzymujące zamówienia

za pomocą wiadomości EDI

Firmy sprzedające w internecie

(min. 10% zamówień do klienta detalicznego)

Firmy sprzedające w internecie

(min. 1% zamówień)

Firmy otrzymujące zamówienia za pomocą sieci

komputerowych

20

17

14

12

9

6

4

16


Przyglądającsięjednakwynikomrozbitymzewzględunawielkośćprzedsiębiorstwa,łatwomożnazauważyć,żedużepolskiefirmywypadającałkiemnieźlenatleEu-ropy.Aż28%spośródnichwykorzystujeEDIdoprzyjmowaniazamówień.JesttowięcejniżśredniaunijnaczyteżwynikosiągniętyprzezgospodarkitakichpaństwjakNiemcyczyHolandia.

Możnanatomiastzauważyćsporą lukęwzględeminnychpaństweuropejskichwprzypadkupolskiegosektoraMŚP.Tylko3%polskichfirmtejwielkościprzyj-mujezamówieniazapomocąEDI.JesttodwarazymniejniżwartośćśredniaUE.

43


WYKRES 15. FirmyprzyjmującezamówieniazapomocąwiadomościEDI


6

26


9

29

7

22

6 6

29

3

19

3

12

37

4

26

5

24

28

24




ZarównowPolsce,jakiwcałejUElideremwwykorzystaniuwiadomościEDIwsprze-dażyjestsektorprodukcji.7%polskichztegosektorarealizujesprzedażwtenspo-sób,podczasgdywprzypadkuUEjestto10%.Tenrodzajautomatyzacjisprze-daży jestrównieżpowszechniejszywsektorachtransportu imagazynóworazITitelekomunikacji.

Wartoodnotowaćniskiwynikwprzypadkuusługkomunalnych.WUE4%firmztegosektoraprzyjmujezamówieniaprzezwiadomościEDI,podczasgdywPolscejesttozaledwie1%.

44


WYKRES 16 . FirmyprzyjmującezamówieniazapomocąwiadomościEDI[%]

USŁ

UG

IH

AN

DEL

DET

ALI

CZN

YO

RA

Z LO

GIS

TYK

APR

ZEM

YSŁ

OR

AZ

USŁ

UG

I KO

MU

NA

LNE



Nieruchomości



Handel detaliczny


Budownictwo

Usługi komunalne

Produkcja


46

710

14

02

47

24

13

22

03

36

23

UE 27Polska


45


KOMENTARZ EKSPERTA

ANNA WUJECdyrektords.cyfryzacji,automatykaprzemysłowaabbwpolsce

Dzięki nowym technologiom, które składają się na koncepcję Przemysłu 4.0, mamy do dyspozycji wszystkie elementy sprawiające, że cyfryzacja jest naprawdę potężnym narzędziem do wywoływania rewolucji, ale potrzebne jest do niej wysoce innowacyjne podejście w przetwarzaniu danych. Dzisiaj firmy przemysłowe są w stanie wykorzy-stać tylko 27% generowanych danych, co znacznie ogranicza zdolność zastosowania analizy do doskonalenia ich biznesu. Powód jest oczywisty – ponad 80% wysiłku wdrożeniowego zazwyczaj poświęca się na zrozumienie procesów branżowych i źródeł danych oraz projektowanie metod pozyskiwania danych i przygotowania ich do ana-lizy. Wiąże się to ze złożonymi działaniami oraz zarządzaniem zmianą. Generuje także opóźniony zwrot z inwestycji – niezmiennie prowadzi do decyzji o wdrożeniu tylko punktowych rozwiązań, które nie są w stanie sprostać możliwościom ani skut-kom transformacji w całym przedsiębiorstwie. Efekt jest taki, że cyfryzacja się wy-dłuża i tak naprawdę nie dochodzi do transformacji. Firmy przemysłowe potrzebują partnerów, którzy znają i rozumieją technologię oraz branżę, a także potrafią łączyć te dwa obszary. Implementowane narzędzia powinny uwzględniać różne źródła da-nych wejściowych i perspektywę ich wpływu na biznes, jak również bezpieczeństwo i ochronę prywatności danych.

2.5. Korzystanie z chmury obliczeniowej

Charakterystycznymaspektemtransformacjicyfrowejjestprzenoszenieniektórychfunkcji lubprocesówbiznesowychdochmuryobliczeniowej.Takierozwiązaniemaistotnezalety,m.in.pozwalauniknąćkosztówzwiązanychzwdrożeniemorazelastyczniezarządzaćwykupionymczasemobliczeniowymizakresemmodułów,zktórychkorzystamy.

Korzystaniezoprogramowaniadoksięgowościwchmurzejestjednaktymobsza-rem,wktórymwidaćbardzowyraźnieróżnicępomiędzyfirmamipolskimiaresztąstawkieuropejskiej.WPolscetylko3%firmkorzystaztegotypurozwiązań,pod-czasgdywUEczynitaktrzykrotniewięcejpodmiotów.DaneEurostatupokazują,żejesttoniestetyczęśćwiększegotrenduniskiegowykorzystaniausługchmuro-wych.Podobniedużedysproporcjemożnazauważyćwprzypadkuinnychrozwią-zańchmurowych–korzystaniazsystemówCRM,hostingubazdanychczyprze-chowywaniaplików.

46


WYKRES 17. Zakupusługbiznesowychwchmurze[%]

KSIĘGOWOŚĆ POZOSTAŁE USŁUGI CHMUROWE

PolskaUE 27

Moc obliczeniowa

Przechowywanie plików

Hosting bazy danych

E-mailOprogramowaniebiurowe

Oprogramowanie CRM

Oprogramowanie finansowe

lub księgowe

9

3

8

3

11

6

16

8

11

4

16

65

2


Dziękiporównaniuposzczególnychkrajówwidać,żetaknaprawdęwkwestiiko-rzystaniazusługchmurowychmożemymówićoEuropiedwóchprędkości.Zjednejstronymamyliderów–Finlandię,HolandięczyEstonię.Sątokraje,wktórychcotrze-cialubcoczwartafirmakorzystazoprogramowaniafinansowegobądźksięgowegowchmurze.ZdrugiejstronysąpaństwatakiejakPolska,Czechy,aleteżNiemcylubFrancja,wktórychniewięcejjakkilkalubkilkanaścieprocentfirmkorzystazta-kichrozwiązańchmurowych.

WprzypadkuPolskiwartozwrócićuwagęnaMŚP.Tylko3%firmztegosektorakorzystazusługfinansowychlubksięgowychwchmurze.JesttoniestetybardzoniskiwyniknawetnatleNiemiec,FrancjiczyCzech.

47


KOMENTARZ EKSPERTA

PAWEŁ JAKUBIKdyrektords.transformacjicyfrowejwchmurze, członekzarządumicrosoftpolska

Jestem przekonany, że wskaźniki Eurostatu za 2020 rok dotyczące wykorzystania chmury pokażą dynamiczny wzrost zastosowania usług cloud w polskich organiza-cjach. Wynika to z kilku czynników, wśród których bardzo istotna jest inwestycja Mic-rosoft we wsparcie polskich pracowników i organizacji w ich cyfrowej transformacji, rozwój infrastruktury data center oraz współpraca z operatorem chmury krajowej. Wspólnymi siłami chcemy pomóc polskiej gospodarce dokonać cyfrowej zmiany oraz podnieść jej konkurencyjność. Chmura będzie swoistą bramą do cyfrowej transformacji dla przedsiębiorstw poddanych silnym regulacjom rynkowym. Dotyczy to zwłaszcza sektora finansów i ubezpieczeń oraz usług publicznych, w których znaczącą rolę od-grywają restrykcyjne i szczegółowe przepisy dot. miejsca przechowywania danych. Wierzymy, że dzięki chmurze w dłuższej perspektywie Polska może dołączyć do gro-na cyfrowych liderów.

WYKRES 18 . Firmykorzystającezusługoprogramowaniafinansowegolubksięgowegowchmurze[%]


9

13


37

23

2830

6 6

12

8

17

3

910

6

12

22

26

810




48


Porównanienapoziomiebranżpokazuje,żewłaściwiewewszystkichsektorachgospodarkiwykorzystanieusługfinansowychlubksięgowychwchmurzewśródpolskichfirmjestbardzoniskienatleUE.NawetwsektorzeITitelekomunikacjitylko6%polskichfirmkorzystaztakichrozwiązańijesttowyniktrzykrotniemniej-szyniżśredniaunijna.

WYKRES 19. Firmykorzystającezusługoprogramowaniafinansowegolubksięgowegowchmurze[%]

USŁ

UG

IH

AN

DEL

DET

ALI

CZN

YO

RA

Z LO

GIS

TYK

APR

ZEM

YSŁ

OR

AZ

USŁ

UG

I KO

MU

NA

LNE



Nieruchomości



Handel detaliczny


Budownictwo

Usługi komunalne

Produkcja


39

36

49

27

37

36

38

311

310

618

617

UE 27Polska


49


KOMENTARZ EKSPERTA

MICHAŁ JAWORSKIdyrektorstrategiitechnologicznej,członekzarządumicrosoft

W ciągu kilku miesięcy roku 2020 polskie przedsiębiorstwa przeszły przyspieszony kurs korzystania z narzędzi pracy zdalnej. Dla wielu to był pierwszy kontakt z chmu-rą obliczeniową. Teraz, już z mniejszymi obawami, będą więc uruchamiały kolejne scenariusze chmurowe, w tym związane z cyfrowym fakturowaniem. Wymagania prawne, organizacyjne i techniczne przy wdrażaniu chmury okazują się być łatwe do osiągnięcia, kompetencje chmurowe są coraz lepiej dostępne na rynku pracy. Sy-tuacja ekonomiczna przedsiębiorstw, przewidywalność kosztów chmury i zarządza-nie nimi w zależności od potrzeb, brak konieczności początkowych inwestycji i wiele innych skłaniają dyrektorów finansowych do takich rozwiązań. Dostawcy aplikacji chmurowych dają wiele narzędzi do analizy danych, a w dalszych krokach do wyko-rzystania sztucznej inteligencji i systemów predykcyjnych. Nie zapominajmy o cyber-bezpieczeństwie – wszystko to, co dotychczas było dostępne dla największych, staje się dzięki chmurze możliwe także dla MŚP. Polskie przedsiębiorstwa właśnie weszły na kurs wznoszący je ku chmurze – dane z Eurostatu w zakresie wykorzystania chmury za chwilę będą już tylko historyczną ciekawostką.

KOMENTARZ EKSPERTA

IGOR ZACHARJASZdyrektorwstudiuinnowacjivisawwarszawie

Innowacje w płatnościach mogą stać się katalizatorem rozwoju gospodarki, która otrzymała szczególne wyzwania w ostatnich miesiącach z powodu pandemii wiru-sa SARS-CoV-2. Płatności cyfrowe pełnią rolę pomostu do szerszego wykorzystania usług finansowych i cyfrowych, a dzięki ograniczeniu rozmiaru szarej strefy zwiększają wpływy podatkowe dla państwa. Ich rozwój odpowiada także na potrzeby obywateli i może przyczynić się do podniesienia jakości usług publicznych.

Dlatego już w 2017 roku stworzyliśmy Studio Innowacji Visa w Warszawie, którego głównym zadaniem jest tworzenie rozwiązań odpowiadających na potrzeby polskich konsumentów poprzez opracowywanie koncepcji różnych rozwiązań opierających się na płatnościach cyfrowych. Efektem naszej pracy była m.in. koncepcja funkcjonowa-nia e-paragonu, który może być przesyłany w sposób automatyczny do bankowości mobilnej podczas płacenia kartą płatniczą.

50


Elektroniczne paragony i faktury to znaczne ułatwienie w funkcjonowaniu małych i średnich przedsiębiorstw, które odgrywają kluczową rolę w prawidłowym funkcjo-nowaniu europejskich gospodarek. Firmy z sektora MŚP wytwarzają ponad połowę europejskiego PKB i zatrudniają dwie trzecie wszystkich pracowników w Europie. W Polsce ich udział w PKB wynosi blisko połowę jego wartości14. Niestety najnowsze analizy wskazują, że na skutek pandemii drobni przedsiębiorcy, zwłaszcza działający w zakresie usług osobistych, hotelarstwa i handlu detalicznego, ponieśli poważne stra-ty. Polscy przedsiębiorcy dostrzegają, że w miarę znoszenia obostrzeń i ponownego uruchamiania gospodarki przyjmowanie płatności zbliżeniowych cieszy się rosnącym zainteresowaniem klientów. Dlatego niezwykle istotnym wydarzeniem na rynku płat-ności cyfrowych było przekroczenie w lipcu br. granicy miliona terminali płatniczych działających w Polsce. Było to możliwe dzięki wytężonej pracy wielu partnerów, ale przede wszystkim dzięki znacznemu zaangażowaniu Fundacji Polska Bezgotów-kowa, którą Visa od początku wspiera finansowo i merytorycznie. Z badań Visa wy-nika, że 2 na 3 sprzedawców woli, gdy klienci płacą kartą lub telefonem, dzięki temu mogą bowiem obsłużyć ich więcej w godzinach szczytu15. Istotny jest także element dystansowania społecznego, któremu sprzyjają płatności cyfrowe, dlatego tak wielu Polaków i Europejczyków zdecydowało się z nich korzystać w ostatnich miesiącach.

Nasze analizy pokazują, że na koniec czerwca br. już ponad 75 proc. płatności karta-mi Visa w Europie odbywało się zbliżeniowo. W Polsce wzrost ten wyniósł w czerwcu br. 5 proc. w porównaniu do czerwca 2019. Podczas lockdownu zaobserwowaliśmy także więcej transakcji kartami Visa w internecie.

W czerwcu 2020 r. liczba transakcji w e-handlu z wykorzystaniem kart Visa wydanych w Polsce wzrosła o 30 proc. w porównaniu z tym samym miesiącem rok wcześniej. Poza Polską wzrost powyżej 20 proc. odnotowano w Europie w 13 innych krajach. Wielu konsumentów postanowiło w czasie pandemii dokonać zakupów w interne-cie po raz pierwszy. Badania Visa pokazują jednak, że zmiany w zachowaniach kon-sumentów są na tyle głębokie i powszechne, że prawdopodobnie staną się trwałe.

Pandemia przyspieszyła cyfryzację. Zapotrzebowanie na płatności i usługi cyfrowe będzie rosło, istnieje zatem potrzeba ich ciągłego rozwoju, który wspierany jest mię-dzy innymi przez Studio Innowacji Visa.

14 Raport o stanie sektora małych i średnich przedsiębiorstw w Polsce, PARP, 2019, str. 5 https://www.parp.gov.pl/storage/publications/pdf/2019_07_ROSS.pdf

15 Badaniepreferencjisprzedawcówprzeprowadzonewsierpniu2019przezKantarnaogólnopolskiejreprezentatywnejgrupiesprzedawców(N=301).

https://www.parp.gov.pl/storage/publications/pdf/2019_07_ROSS.pdf

CZEŚĆ 3.

Wdrożenie fakturowania elektronicznego w firmie – ujęcie praktyczne

52


3.1. Od czego zacząć przejście na e-fakturowanie w firmie?

Oszczędnośćczasu,pieniędzyiśrodowiska;zmniejszenieliczbyfałszywychfakturwobiegu,adotegowygodaimożliwośćpracyzkażdegomiejsca–toargumenty,dlaktórychcorazwięcejprzedsiębiorstwprzechodzinae-faktury.Zanimjednakcy-frowarewolucjastaniesięfaktem,należywykonaćkilkakrokówwyprzedzających.

Jak w praktyce wygląda przejście na e-fakturowanie?

Checklista – zadania do wykonania:

Ä Poinformujpartnerówochęciprzejściaztradycyjnychfakturnae-fakturowanie.

Ä Przedstawpartneromiklientomplusytakiegorozwiązania.

Ä Pozyskajzgodypartnerów.Sprawnezorganizowanieprocesutokluczdosuk-cesucałegoprojektu!

Ä Zagwarantuj,żetwojafakturajestautentyczna.

Ä Sprawdź,wjakimstopniudziałksięgowościjestprzygotowanydoe-faktur.

Ä Zadbajokomunikacjęwewnętrzną.Pozwolionaczłonkomzespołuizarzą-dowiszybciejdostosowaćsiędorozwiązańcyfrowych.

KROK 1. Rozpoznaj nastroje w zespole i obal mity

Wszelkiedziałaniazwiązanezwprowadzaniemsystemowegofakturowaniaelektro-nicznegowfirmiezacznijodoceny,jakaczęśćklientówipartnerówmożebyćzainte-resowanaprzejściemnaplikielektroniczne.Stawczołamitomtowarzyszącymtemutematowi.Zazwyczajtodziałyksięgowesąprekursoremzmianwelektronicznymobiegudokumentówitoonepełniąfunkcjęedukatora,muszązatemmierzyćsięztowarzyszącymiimniepokojami.Przyjrzyjmyimsiębliżej.

Mit nr 1: Elektroniczna faktura to to samo co PDF

To,copowszechnieuważamyzafakturę,jesttaknaprawdęobrazem,któryjestje-dynieprzesłanyprzyużyciuformyelektronicznej.Jeżelimamydoczynieniaztegotypuzapisemdanych(PDF),tokolejnykrokdekretacjinakontachksięgowychjestnadaltrudnyiczasochłonny.Wartonapoczątkuuświadomićpozostałymczłonkomzespołu,zarządowiipartnerom,naczymtatrudnośćpolega.Niewszyscybowiemzdająsobiesprawę,żetrzebaużyćskomplikowanejtechnologii,żebyodczytaćdanezplikuPDFijezinterpretować;nauczyćkomputer,cotenobrazmaoznaczać.TakieodczytywaniedanychzPDFmożebyćobarczonewielomabłędami,atakżekosz-towne.Tymczaseme-fakturapowinnabyćautomatycznieinterpretowanaireje-strowanapoakceptacjiwsystemiefinansowo-księgowym.

Mit nr 2: Nie wiadomo, kto stoi za e-fakturą

Każdawystawionae-fakturamusispełniaćdwaustawowewarunki:autentycznościiintegralności.Autentycznośćpochodzeniadajeodbiorcygwarancjęwystawieniado-kumentuprzezpodmiotwymienionyjakowystawca.Świadczyotymsposób,wjakie-fakturadotarładofirmy,orazczyjestzgodnazinnymidokumentami,np.umową,doktórejsięodnosi.Zkoleiintegralnośćtreścizapewniabrakmożliwościingerencjiwdanezawartewdokumencie.

53


Mit nr 3: Elektroniczna wersja nie jest tak bezpieczna jak papierowa

Prawdziwarewolucjatechnologicznawzakresieksięgowościbędziemiałamiejsce,gdykażdyzpracowników,zaczynającodprezesa,zrozumie,żetaformajestpopro-stubezpieczniejsza.Fakturaelektronicznatoprzedewszystkimbezpieczeństwo transakcji. Trudno ją zgubić, poza tym to kwestia bezpieczeństwa danych osobo-wych.Znaczniemniejosóbmatudostępdonewralgicznychdanychniżwprzypad-kupapierowegodokumentu.

Jeślinaszodbiorcaniemajakodczytaćelektronicznegodokumentu,tonaniegospadnąkosztydruku,anastępnieręcznegowprowadzaniadanychzfakturydosy-stemu.Wartowięcpodczascyfryzowaniaksięgowościwewłasnejfirmieodrazuzastanowićsię,zjakichkomplementarnychrozwiązańinformatycznychmogąsko-rzystaćpartnerzy.Narynkujestwielerozwiązań,któreniewymagająwzasadzieżadnegowdrożenia,sąniskokosztoweczywręczbezpłatne,aumożliwiająbez-pieczneprzekazywanieiprzyjmowaniedokumentów.

KROK 2. Przed wdrożeniem sprawdź, z jakich rozwiązań korzystają partnerzy

Myślenieowprowadzeniusystemowegofakturowaniaelektronicznegowfirmiezawszepowinnosięrozpocząćodoceny, jakaczęśćklientówipartnerówmożebyćzainteresowanaprzejściemnaplikielektroniczne.Naturalnączynnościąjestrównieżsprawdzenie,czypartnerzyniestosująjużrozwiązań,któreautomatyzu-jąprzesyłaniedokumentówksięgowych.Częstozdarzasię,żefirmybędącepo-ważnymipartneramibezwzajemnychuzgodnieńwdrażająsystemyelektroniczne.Torodzisporychaos.

Następnie,wsytuacjigdynaszodbiorcaniemajakodczytaćelektronicznegodo-kumentu,tonaniegospadnąkoszty,chociażbydrukuczyręcznegowprowadzaniadanychzfakturydoswojegosystemu.Warto więc podczas cyfryzowania księgo-wości we własnej firmie od razu zastanowić się, z jakich rozwiązań informatycz-nych mogą skorzystać partnerzy.

KOMENTARZ EKSPERTA

ADRIAN GROSZYKproductmanager,mapsolutions

Przejście na cyfrową wersję faktur następuje zazwyczaj po pojawieniu się pierwszych problemów związanych ze skalowaniem przedsiębiorstwa. Wraz z jego rozwojem liczba dokumentów sprzedażowych i zakupowych znacząco rośnie. Skutkuje to problemami z ich przechowywaniem oraz trudnościami z późniejszym dostępem do nich. Często są to również koszty mierzalne, takie jak wysyłka pocztowa oraz zagospodarowanie przestrzeni pod archiwizację dokumentów. Kolejnym aspektem jest opóźnienie w do-stępie do informacji wynikające z przesyłania fizycznych wersji dokumentów. Dzisiej-sze rozwiązania IT wspomagające obieg dokumentów w przedsiębiorstwie są w stanie przeprowadzić użytkowników przez pełen proces pracy z fakturą. Przejście na faktury elektroniczne przy jednoczesnym wykorzystaniu narzędzi informatycznych do pro-cesowania dokumentów prowadzi do zredukowania kosztów wynikających z proce-dowania faktur w formie fizycznej oraz rozwiązania problemów powstających przy rosnącej liczbie faktur.

54


KROK 3. Pamiętaj o pozyskaniu zgód i potwierdzeniu autentyczności faktury

Fakturymogąbyćprzesyłanewformieelektronicznej,podwarunkiemżeodbior-cawyrażanatozgodę.Jednocześnienadawcae-fakturymusizagwarantowaćau-tentycznośćpochodzeniaiintegralnośćtreści.Jednymzmożliwychrozwiązańjestzastosowaniebezpiecznegopodpisuelektronicznegoweryfikowanegoważnymcertyfikatemkwalifikowanym.

Wartoteżnadmienić,żeodbiorcawkażdejchwilimożezrezygnowaćzotrzymy-waniafakturwpostacielektronicznej.Tracionwówczasprawodowystawianiaiotrzymywaniafakturwformieelektronicznejoddnianastępnegopodniu,wktó-rymotrzymałpowiadomienieowycofaniuakceptacji.

KROK 4. Rozmowa z zarządem. Kierownictwo musi wiedzieć, jak akceptować faktury elektroniczne

Rewolucja technologiczna w zakresie księgowości będzie miała miejsce, gdy każdy z pracowników, zaczynając od prezesa, zrozumie, że ta forma jest bezpieczniejsza.Ważnąrolęodgrywawtymzakresieedukacjaprzedsiębiorstw,budowanieświa-domościwzarządzie,zaczynającchoćbyodtego,żeprezesniemusijużskładaćpodpisówpode-fakturą.Wystarczy,żezaakceptujejązpoziomusystemu.Sama technologia nic nie da, jeśli zarząd i pracownicy nie dostrzegą przewagi, jaką daje im technologia.

KROK 5. Określenie, w jakim stopniu system księgowy w firmie jest przygotowany do e-fakturowania

Odmomenturozpoczęciaprojektumówimyodwóchformachfakturowania–tra-dycyjnejpapierowej inowejelektronicznej.Przezjakiśczasbędąonemusiaływspółegzystować.Wartosprawdzić,czynaszsystempotrafipodzielićklientównadwiegrupyodbiorcówzperspektywywłaściwejformyfaktury.Tozadaniemożeteżbyćprzekazanezewnętrznemupartnerowidostarczającemurozwiązaniainfor-matyczno-księgowedofakturowania.

Natymetapietrzebateżzapewnićstabilnyeksport–przekazdanychfaktur,fakturkorygujących(atakżedokumentówtowarzyszącychnp.zestawieńbillingówitp.),łączniezzabezpieczeniemrezerwowychkanałów.

KROK 6. Decyzja i przygotowanie techniczne

Tozdobrzeułożonegoprocesu,aniezsamejwysyłkiplikówprzezinternet,biorąsięoszczędnościczasuipieniędzy,wynikającezautomatyzacjiobiegufakturyelektro-nicznej.Dopieroprzytakimrozwiązaniukorzyścidlafirmysąnaprawdęogromne.

Dzisiajnarynkudostępnychjestmnóstwoaplikacjiibardziejrozbudowanychroz-wiązańinformatycznychdoprowadzeniaelektronicznejksięgowości.Powszechnestająsięplatformydokomunikacjizbiuramirachunkowymionline,zaawansowanerozwiązaniafinansowo-księgowezintegrowanezcałymisystemamidozarządzaniaprzedsiębiorstwem,tzw.ERP,ipowiązanezpopularnymipakietamioprogramowa-niabiurowego.

Grunttowybraćtakierozwiązania,którezapewniąnambezpieczeństwodanychizgodnośćzaktualnymiprzepisamiprawa,które,jakwiemy,potrafiąsięzmienićzdnianadzień.

55


3.2. Bariery psychologiczne do pokonania przy wdrożeniu cyfrowego fakturowania

Corazwięcejdokumentówmaformęelektroniczną,tojednake-fakturybudząnaj-więcejemocji.Najwięcejobawbudząprzechowywaniedanychwchmurzeikosztywdrożenianowegorozwiązania.Czysąonesłuszne?Wtymrozdzialeprzyjrzymysiętemu,cownajwiększymstopniuwstrzymujenasprzedcyfryzacjąprzedsiębiorstwa.

Cyfryzacjaczęstopostrzeganajestjakosposóbnabudowanielepszychrelacjizklien-tem,któryzazwyczajchcedostawaćwszystko„tuiteraz”,najlepiejbezwychodzeniazdomu(stąddominującyzwrotwkierunkurozwiązańe-commerce).Klientocentryzmtoważny,choćniejedynypowód,dlaktóregofirmydecydująsięnarewolucjętech-nologiczną.Transformacja cyfrowa redefiniuje branże i daje przy tym biznesowi nowe możliwości działania, które nie były osiągalne w przeszłości.

Ichoćozwrociewkierunkudigitalizacjiprzedsiębiorstwmówisiępraktyczniepod-czaskażdejwiększejkonferencjibranżowej,awtlezazwyczajwybrzmiewajejhasło„nieuciekniemyprzedrewolucjątechnologiczną”,wpraktycejeszczewielewodywWiślemusiupłynąć,byzzapewnieńprzejśćdoczynów.CiekawewnioskiprzynositubadanieDeloittez2020roku,wedługktórego9na10firmdeklarujegotowośćnacyfryzację,alejużjedynie16proc.stawianafaktycznee-działanie.

Powodem„wycofaniatechnologicznego”możebyćtubrakjasnoobranegokursu.Gdyrewolucjetechnologiczneogłaszasięcokilkamiesięcy,możnaczućsięzagu-bionympodczaswybieraniaścieżkibiznesowej.Większaliczbadanychklientówwposiadaniufirmłączysięzkoniecznościązapewnieniaodpowiedniegopoziomubezpieczeństwa.JohnReiners,ekspertds.transformacjicyfrowejOxfordEcono-mics,w wywiadzie dla internetowegowydaniadziennika„Rzeczpospolita”towłaśnieaspektumiejętnegozarządzaniadanymiiichwłaściwąinterpretacjęuznajezajednąznajważniejszychkompetencjiprzyszłości:„Odpowiedniewykorzystaniedanychmożebyćszczególnieprzydatnewrozwijaniunowychproduktów,wusługachiprzemyśle.Wprzypadkubranżytypubusinesstobusinessbazydanychumożliwiąszczegółowezrozumienieprocesówoperacyjnychiznalezieniemetodoptymalizacjiwydatków(...)Wyzwaniem,zktórymbędziesięmierzyćkażdanowoczesnafirma,pozostaniezapewnienieochronydanychosobowychorazdaniegwarancji,żezgro-madzonewbaziedanesąbezpieczneiwłaściwiezarządzane”–dodałprzytym.

KOMENTARZ EKSPERTA

AGNIESZKA KOZAKwiceprezeszarządu,zorius

E-faktura w dalszym ciągu walczy z dokumentem papierowym. Dlaczego występuje taka obawa przed wprowadzeniem dokumentów w formie cyfrowej? Wymiana elek-troniczna dokumentów zapewnia oszczędności czasu pracowników, a także kontra-hentów. Firmy wystawiające elektroniczne dokumenty oraz akceptujące ich otrzy-mywanie postrzegane są jako nowoczesne.

https://cyfrowa.rp.pl/opinie/33992-john-reiners-oxford-economics-bledem-jest-myslenie-wylacznie-o-technologii

56


Niechęć do wdrażania w przedsiębiorstwach e-faktur jest wywołana między innymi atakami hakerskimi. Jako eksperci w tej dziedzinie zgadzamy się z tym, że takie zagro-żenie istnieje, ale tylko kiedy przedsiębiorstwa nie korzystają z zabezpieczonych i usy-stematyzowanych form wymiany e-faktur. Jeżeli natomiast wystawiają dokumenty jako PDF oraz zapewniają drugą warstwę metadanych, bezpieczeństwo i poprawność faktur są pewne. Kolejnym wyzwaniem są zasoby ludzkie. Wielokrotnie spotykamy się z brakiem kompetencji w obsłudze systemów informatycznych, co powoduje, że tra-dycyjny obieg papierowych dokumentów jest czytelny i zrozumiany dla wszystkich. Elektroniczne zamówienia i formaty wymiany plików bardzo często zarezerwowane są dla osób z wykształceniem informatycznym.

Pandemiazmieniłamyśleniewieluprzedsiębiorcówotym,żepewnychdziałańniedasięscyfryzować.Zmianytakiebyłybowiemkoniecznedoutrzymaniaren-townościbiznesu.Wartotakżezwrócićuwagę,żedotejporyocyfryzacjimówi-łosięzpunktuwidzeniaanalizydanych.Podczaspandemiimieliśmydoczynieniazprzesunięciemgranicynaelementcyfrowegoobsługiwaniaklientów.Topokazało,żewgospodarcedrzemieogromnypotencjałcyfryzacji.

Przyjrzyjmysiętemu,codotejporyblokowałoprzedstawicieliświatabiznesuwkon-tekściecyfryzacji,zwłaszczawzakresiedokumentówfirmowych.

Pierwszymważnympunktemjesttutajopórludzki.Niestetyprzyzwyczailiśmysiędotego,żekażdydokumentpowinienbyćpodpisanyizapieczętowany,ciężkowięczmienićtenpunktwidzenia.Kolejnyobszardotyczypoczuciabezpieczeństwa.Wie-luprzedsiębiorcówjestjeszczezdania,żedanewchmurzemogąwyciecdosiecilubtrafićdoniewłaściwychosób.Przekonanie,żechmuraniejestbezpieczna,jestjednymznajwiększychmitówdotyczącychstosowaniatejtechnologii.Wrzeczywi-stościjestniewieleprzypadkówprzeciekówlubwłamańdochmury.Zregułyprob-lemyzbezpieczeństwemdotycząraczejdanychprzechowywanychnatereniefirmy.

Częstowdyskusjachprzewijasięrozmowaokosztachprzejścianae-fakturę.Towa-rzyszątemupytania:„Czybędęmógłporuszaćsiępoplatformiee-fakturowania?Czybędęmusiałspecjalniezatrudnićksięgowegolubspecjalistęds.zaopatrzeniadoobsługie-faktur?Mojafirmaniepotrzebujeterazdodatkowejsiłyroboczejdoob-sługie-faktur,ponieważuniemożliwiatonawetrejestracjęwplatformie”.

Tenstrachjestzrozumiały.Wielerozwiązańwzakresiefakturowaniaelektroniczne-gojestźlezaprojektowanych.Projektancirozwijająswojeplatformyzperspektywyprogramisty,anieklientazpodstawowąwiedząnatematkorzystaniazinternetu.Wkwestiifinansówwartojednakzwrócićuwagę,żefakturapapierowajestdużodroższaodelektronicznej:należyjąwydrukować,awięczużyćdrukarkę,toner,ko-pertę,zakupićznaczekpocztowy.Średniokoszttakiegodokumentupapierowegoto3,30zł.Stworzeniefakturyelektronicznejjestznacznietańsze.Jeżeli jednakodbiorcafakturyelektronicznejnieposiadanarzędziadoautomatycznegoodebra-niaiprzetworzeniae-faktury–wówczastonaniegospadajądodatkowekosztyręcznegowprowadzeniadanychdoswojegosystemu.Korzyścipostronieodbior-cye-fakturypojawiająsiędopierowówczas,gdyzacznieużytkowaćodpowiednieoprogramowaniedoobsługfakturelektronicznych.

Pamiętajmyjednak,żeabyelektronicznawymianadokumentówprzyniosłarealnekorzyści,partnerzyfirmymuszęmiećmożliwośćodbioruiprocesowaniatakichdokumentów.Jeślinaszodbiorcaniemamożliwościodczytaniaelektronicznegodokumentu,tonaniegospadnąkosztydrukuczyręcznegowprowadzaniadanychzfakturydoswojegosystemu.

Jeślichceszjeszczelepiejzrozumiećtypowebarierypsychologicznedopokonaniapodczascyfryzacjiksięgowości,posłuchajpodcastu„Dlaczegoe-fakturywciążbu-dzątyleemocji”,dostępnegozadarmonastronachfirmySage.

https://www.sage.com/pl-pl/blog/dlaczego-e-faktury-wciaz-budza-tyle-emocji/

57


3.3. Jak wygląda obieg dokumentów w firmie?

Obiegdokumentówmanaceluuprościćprzepływinformacjikrążącychpofirmie.Pozwalazaoszczędzićczas,przypisaćkosztydowłaściwegoprojektuimiejscawor-ganizacji,ocenićpotencjałprzepływupieniędzy(tzw.cashflow),aleteżmonitoro-waćprocesyprzepływuinformacji.Jakprzepływdokumentówwyglądawpraktyce?Wtymrozdzialepostaramysiętoprzybliżyć.

Zacznijmy od tego, że nie ma jednolitego procesu obiegu dokumentów w firmie. Długość i jego złożoność zależą od organizacji i specyfiki realizowanych projektów.

Wprzypadkumałegoprzedsiębiorstwa(10–20osób)przepływinformacjizazwy-czajodbywasięmiędzysekretarką,właścicielem(dyrektorem),działemsprzedażyiksięgowym.Przyjrzyjmysiębliżejtakiemuscenariuszowi.

PRZYKŁAD OBIEGU DOKUMENTÓW (MAŁA FIRMA, 10– 20 OSÓB)

Sekretariat → prezes → księgowa → sekretariat

Fakturakosztowatrafiadosekretariatu.Uprawnionaosobawprowadzae-fakturęlubzeskanowanąfakturęelektronicznądosystemu.Następniedokumenttenwpo-stacicyfrowegoobrazutrafiadowłaścicielafirmy,którymerytorycznieakceptujedokumentiwynikającezniegokoszty.Księgowasprawdzafakturępodkątemfor-malnymiprawnym,wprowadzadoewidencjiksięgowejorazarchiwizuje.Tobardzoprostyprzykładwymianydokumentów.Jegozaletąjesttrzymaniedokumentówwjednymmiejscu,atakżemożliwośćichzdalnejakceptacji.

Każdaśredniejwielkościidużafirmadobieratakisystemzarządzaniadokumenta-mi,abyskuteczniewspierałonwłaściwedlaniejprocesyobsługiobieguinformacji.

KOMENTARZ EKSPERTA

BARBARA OŻAREK-ŁAGANOWSKAdoradcaklienta,wercom

Korzyści płynących ze zmiany tradycyjnej faktury papierowej na fakturę elektroniczną (e-fakturę) jest wiele. Przede wszystkim ta ostatnia jest wygodniejsza i szybsza, można ją zarchiwizować nawet w telefonie komórkowym. Nie bez znaczenia pozostaje aspekt ekologii, na który też kładzie się coraz większy nacisk. Jako firma IT specjalizująca się w implementacji systemów ERP zauważamy tendencje wzrostowe ze strony na-szych klientów. Na zwiększenie zainteresowania e-fakturami czy w ogóle cyfrowym obiegiem dokumentów wpłynęła również pandemia wirusa SARS-CoV-2. Część firm została przymuszona przez dużych odbiorców lub dostawców, dla których e-faktura

58


jest tańsza, bo efekt skali powoduje znaczne redukcje kosztów (wynikających z opłat pocztowych, zakupu papieru, kopert, eksploatacji urządzeń drukujących i kopertują-cych, kosztów związanych z przygotowaniem papierowej korespondencji itp.).

E-faktury rzeczywiście przyspieszają obieg dokumentów. Mogą przyczynić się np. do szybszego uzyskania zapłaty, łatwiejsze jest też wyszukanie e-faktury w sy-stemie niż jej tradycyjnego odpowiednika w stosie segregatorów i teczek.

Co jako firma zawdzięczamy obiegowi dokumentów?

Ä Wiemy,gdziedanydokumentjestprzechowywany.

Ä Monitorujemyterminpłatności.Jeżelidokumentczekanadanymetapiedłuższyczas,mamymożliwośćprzyspieszeniaprocesu.Toszczególnieistot-nedlaksięgowej–jeśliniezapłacimyfakturywterminieiminął3miesiąceodczasujejwystawienia,odliczenieVAT-umocnosiękomplikuje.NajczęściejoznaczanatokoniecznośćskładaniakorektdeklaracjiVAT-7

Ä Mamydostępdohistoriiobiegudokumentów,cojestszczególnieważnewprzypadkukontroli,np.podatkowej,iaudytuprocesów.

Ä Kadrakierowniczapilnujepoprawnegoprzypisaniakoszówdozespołów,MPK,projektów.

Ä Kadra kierownicza pilnuje cashflow.Mawiedzę,czywystarczypieniędzynaopłatęzobowiązań.

Ä Zapisujemydokumentywjednymdocelowymmiejscu–przezzapisywa-niewfolderachtymczasowychlubpozostawianiedokumentówwskrzyncemailowejpopewnymczasiemożnazapomniećoichistnieniuistracićwieleczasunaichodnalezienie

Ä Oszczędnościfinansowe.Stertypapierowychdokumentówmożemyprze-kształcićwcyfrowearchiwum,cozmniejszykosztyfinansoweiekologiczneprzechowywania.

Ä Możemypowiązaćewidencjędokumentówzzeskanowanymitreściamiumów,dziękiczemuwraziepotrzebyszybkoodszukamyizweryfikujemyspójnośćdanych.

Ä Opracowanieiwdrożenieustandaryzowanegoobiegudokumentówwfirmiezmniejszaryzykozagubieniaważnejdokumentacji.Częstoprzyuruchamia-niutakiegosystemuklientniemapomysłunaopracowanieprocesuizamiastspędzićczasnawdrożeniu,myślinadkoncepcją.Wartoprzydoborzeopro-gramowaniazdecydowaćsięnajużgotowe,sprawdzonescenariusze,któreodzwierciedlajątypoweprocesyobieguinformacjiwfirmie(takierozwiązaniezapewnianp.SageObiegDokumentów).

Przyjrzyjmysię,jakwyglądaprocesobiegudokumentówwwiększychorganizacjach,którepracująprojektowozklientamizewnętrznymi.

Recepcja → wstępna weryfikacja → wprowadzenie dokumentu do elektronicznego obiegu dokumentów → dział odpowiedzialny za projekt → akceptacja merytoryczna → księgowa → weryfikacja: formalna i rachunkowo-finansowa → ewidencja w systemie księgowym → archiwizacja

Recepcjaodbieradokumentwformieelektronicznejlubpapierowejiwprowadzadoelektronicznegoobiegudokumentów.

PIERWSZY ETAP–weryfikacjaformalnasprowadzasiędosprawdzenia,czydo-kument,najczęściejfakturazakupu,dotyczyfirmy,czydaneidentyfikacyjnestrontransakcjisąpoprawneidojakiejczęściorganizacjipowinienzostaćprzesłanydoakceptacji.

https://www.sage.com/pl-pl/produkty/sage-obieg-dokumentow/

59


DRUGI ETAP WERYFIKACJI–merytoryczna.Osobaodpowiedzialnawtymza-kresieopisujeinformacjeowszelkichkosztach,akceptujeiprzyjmujejezgodniezzakresemuprawnień,częstozlimitemkwotowymakceptacjikosztów.Jeżelitykoczęśćkosztównależyzakwalifikowaćdocentrumodpowiedzialnościdanegome-nadżera,topowinienonprzekazaćdokumentinnemuuprawnionemudoakcepta-cjikolejnejczęści.Dziękitemumająonipełnąkontrolęnadkosztamizaliczanymiwciężarichdziałów,zespołów,MPKczynadzorowanychprojektów.

TRZECI ETAP WERYFIKACJI–odesłaniefakturydoakceptuksięgowej(we-ryfikacjarachunkowo-księgowa).Podzielonykosztowodowłaściwychprojektówidziałówdokumentjestujmowanywewidencjiksięgowej.Mawpływnarentownośćirozliczeniapodatkowe.Dlategojegodrogaprzezorganizacjęmusibyćnabieżą-comonitorowanaiewentualnieprzyśpieszanaprzezoprogramowaniedoobiegudokumentów.

Zarejestrowanywksięgachdokumenttrafiadoarchiwum,wktórymmusibyćprze-chowywanyprzezpięćlatpozakończeniurokuobrotowego,któregodotyczy.

3.4. Jak przygotować partnerów handlowych do odbioru e-faktur?

Wystawienie faktury elektronicznej wymaga zgody kontrahenta na otrzymywanie ich w takiej formie.Zgodamożebyćdomniemana,np.powystawieniuiprzesłaniufakturywystawcaotrzymałzapłatęzewskazaniemnumerufaktury,comożnauznaćzazgodęnaelektronicznąformęotrzymaniafaktury.Fakturyelektronicznenależycodozasadykorygowaćlubwystawiaćdonichduplikatywtakiejsamejformie,czylirównieżelektronicznie.

E-fakturyprzechowujesięzazwyczajwtakimformacie,wjakimzostałyprzesła-ne,wsposóbgwarantującyautentycznośćichpochodzenia, integralnośćtreściorazczytelność.Możnajednakzmieniaćformęprzechowywaniazelektronicznejnapapierowąpoprzezwydrukowanielubodwrotniezpapierowejnaelektronicznąmetodąskanowania,jeżelitylkowymógautentycznościpochodzenia,integralno-ścitreści iczytelnościzostaniezachowany.E-fakturyprzechowujesiętakdługojakpapierowe,czylidoupływuterminuprzedawnieniazobowiązaniapodatkowego.

Wprzypadkuotrzymywaniafakturelektronicznychoddostawcówrównieżmoż-liwajestichprawidłowaarchiwizacja.Należyprzytymjednakzadbaćowłaściwąorganizacjęarchiwumorazudostępnieniewygodnegointerfejsudoprzeglądaniawedługróżnychkryteriów(kontrahenta,datywystawienia,rodzajuitp.).

Podatnikwystawiającyfakturyelektronicznemusiumożliwićorganompodatko-wymorazkontroliskarbowejnatychmiastowy(bezzwłoki),pełny(bezwyjątków)iciągły(bezprzerw)dostępdofaktur.Oznacza to, że w trakcie kontroli powinien dysponować środkami technicznymi pozwalającymi na odczyt i pobranie dowol-nej faktury oraz weryfikację integralności treści i autentyczności jej pochodzenia.

Wprzypadkufakturpapierowychbodajnajwiększąbolączkąksięgowychjestprze-pisywaniedanychzdokumentówdosystemówinformatycznych.Jesttopracanibyprosta,alejakżeuciążliwa,czasochłonnaijednocześnieobarczonaryzykiembłędów,którychkonsekwencjemogąbyćdotkliwe,boprzecieżodnosząsiębezpośredniodofinansówirozliczeńpodatkowych.E-fakturydająszansęnawyeliminowanieoperacjizwiązanychzręcznymprzepisywaniemdanychizastąpienieichautoma-tycznymprzetwarzaniem.Abytaksięstało,systemfinansowo-księgowymusiumiećodczytaćelektronicznąfakturę,czylibezbłędniezaimportowaćzawartewniejdaneniezbędnedotego,byjąwłaściwiezaksięgowaćirozliczyć.ZwykłyplikPDF,któryobecniejestnajpowszechniejszymformateme-faktury,niespełniatakichkryteriów.

60


Systemyksięgoweniewidząwnimdanych,asamplikwciążpozostajetylkoobra-zemdowyświetlenianaekranielubwydrukowania.Dlaksięgowegouciążliwośćzwiązanazprzepisaniemdanychwżadensposóbniezostajewięczlikwidowana.

Dlategowłaśniewprowadzonostandardye-faktur,którepolegająnazapisywaniudanychksięgowychwustrukturalizowanychplikachelektronicznych,takbysyste-mymogłyautomatyczniepobraćze-fakturdaneiautomatyczniejezaksięgować.PierwszywPolscestandardpozytywniezweryfikowanyprzezKrajoweWielostron-neForumElektronicznegoFakturowania(wodniesieniudoDyrektywyParlamentuUEwsprawieelektronicznegofakturowaniawadministracjipublicznej)zostałopra-cowanyprzezSagejużw2014r.,copozwoliłozastosowaćgowoprogramowaniu.StandardpoleganadodaniudoplikuPDFtzw.metadanych,czyliwszystkichdanychksięgowych,takichjaknazwakontrahentów,datasprzedaży,przedmiotsprzedaży,wartościnetto,brutto,VATitd.UżytkownikkomputeraniewidziróżnicymiędzytakwzbogaconymplikiemPDFazwykłymPDF.E-fakturawtymstandardziejestoczywiściegenerowanaprzyużyciuoprogramowania(np.sprzedażowego).

Księgowezwracająrównieżuwagęnałatwydostępdodokumentów,któremusząbyćpodzieloneokresamisprawozdawczymi.Istotnezichpunktuwidzeniajestto,czye-fakturyspełniająwszystkiekryteriafakturyVAT.Najistotniejszą kwestią po-zostaje jednak odczyt i interpretacja danych z obrazu PDF jako dodatkowa czyn-ność obsługi faktury, co wydłuża czas i powoduje błędy. To dlatego nie można traktować na takiej samej zasadzie faktury elektronicznej w formie PDF i e-faktury.

3.5. Techniczne przygotowanie do wdrożenia e-faktury

Wtejczęściraportupostanowiliśmyopisać,jakwyglądaetapwdrożeniae-fakturdopraktykibiznesowej,atakżejakpracowaćjużpocyfryzacjidokumentówzpunk-tuwidzeniaróżnychstanowiskwfirmie.Topozwolinamokreślić,naktórymetapiepomocnyjestspecjalistawprzedsiębiorstwie.

Konsultantwdrożeńpojawiasięwmomencie,gdyklientprzeszedłjużserięrozmówzzarządem,wybrałoprogramowanieipoinformowałpartnerówochęciprzejścianae-faktury.

Wskazówka nr 1:Przedspotkaniemzwdrożeniowcemprzedsiębiorca musi ustalić, którzy klienci wyrażają zgodę na otrzymywanie e-faktur.Jeśliodbiorcaoświadczy,żeniechceotrzymywaćfakturywformieelektronicznej,wówczasondoniegonietrafiaidalejbędzieotrzymywałwersjepapierowe.Uwaga!Aktualneprzepisydopuszczajątzw.zgodędomniemaną:jeżelinabywcaprzyjmiefakturęipotwierdzitenfaktnp.wformiezapłatyzakonkretnąe-fakturę,tomożnaprzyjąćżewyraziłzgodę,takdługo,dopókijawnieniezłożyoświadczeniaoprzeciwnejtreści.Przywyborzenarzędziawartowięcupewnićsię,żeobieformywysyłkiiprzechowywania(plikPDF–elektronicznawersjafakturypapierowej,atakżee-faktura)sąmożliwezjednegomiejsca.Drugim krokiem jest ustalenie z odbiorcą e-faktury, na jaki adres mailowy i w jakiej formie [PDF czy e-faktura – przyp. red.] mają być przesyłane dokumenty.Możesiębowiemzdarzyć,żeodbiorcadokumentuniezaakceptujee-fakturyiwyraźniezażądadostarczeniamudokumentupapierowego.Przedsiębior-caniemożesiętemusprzeciwić;wtakiejsytuacjijestzobligowanydowystawieniaklasycznejfaktury.Ważne,byoprogramowanieumożliwiałowystawianiedwóchtypówdokumentówzjednegomiejscairespektowałowyboryodbiorcówfaktur.

Kolejnym etapem będzie podjęcie przez klienta decyzji, czy skorzysta z platformy do wymiany e-dokumentów, czy postawi na wysyłkę e-mailową do nabywcy.Wy-bórpierwszegorozwiązaniadostarczaużytkownikomcennejwiedzynatemattego,czyfakturadotarładoadresataiczyzdążyłsięzniązapoznać,saminiejesteśmybowiemwstaniezapamiętaćpreferencjiklientadot.typudokumentu.Wtedyrów-nieżpomocnamożeokazaćsięautomatyzacja.Istniejemożliwośćwprowadzeniaadresudosystemuizapisaniakontaktu.Systemmiedzyfirmami.plumożliwiagru-

https://miedzyfirmami.pl/Intro?utm_source=Partner&utm_medium=referral&utm_campaign=Raport_e-fakturowanie&utm_term=FundacjaDigitalPoland

61


powanieadresówwzależnościodpreferencjidotyczącejtypudokumentu.Tymsa-mymblokujeprzesłaniee-fakturydotychpartnerów,którzywyraźnienieżycząsobie,byjąotrzymywać.

Zdarzasię,żekliencipytająoto,czyfakturaelektronicznajestrespektowanawta-kimsamymstopniujakdokumentpapierowy,wartozatempostawićnaedukacjęwtymzakresie.E-faktura jest tak samo ważnym dokumentem księgowym jak fak-tura papierowa, pod warunkiem że zawiera informacje wymagane dla faktury przez przepisy VAT.

Nacozwrócićuwagęprzedwyboremoprogramowaniadowdrożenia?Bezwzględunatypdokumentu,którymzarządzamy,istotnejest,bywszystkoodbywałosięzpo-ziomujednego,zintegrowanegosystemu.Osobneścieżkifakturowaniadlafakturpa-pierowychielektronicznychbyłybywpraktycebardzoniewygodnedlahandlowców.

Przywdrażaniuoprogramowaniaksięgowyustala, jakieinformacjemazawieraćdanydokument,ktomadoniegodostęporazwjakisposóbbędziekrążyćpofirmie.

Dzisiajnarynkudostępnychjestwieleaplikacjiibardziejrozbudowanychrozwiązańinformatycznychdoprowadzeniaelektronicznejksięgowości.Powszechnestająsięplatformydokomunikacjizbiuramirachunkowymionline.Istniejąteżzaawansowanerozwiązaniafinansowo-księgowe,zintegrowanezcałymisystemamidozarządzaniaprzedsiębiorstwem,tzw.systemyERP,ipowiązanezpopularnymipakietamioprogra-mowaniabiurowego.Grunt to wybrać takie, które zapewnią nam bezpieczeństwo danych, wygodę obsługi i zgodność z aktualnymi przepisami prawa.

CZEŚĆ 4.

Od faktury papierowej do ustrukturyzowanej faktury elektronicznej

przykłady firm, które przeszły na elektroniczne fakturowanie

63


4.1. IVS Grupa

GrupaIVStodoświadczonydeweloperobecnynarynkujużod1997roku.Jejdzia-łalnośćbiznesowaobejmujerealizacjęzarównomniejszych(stacjebenzynowe),jakiwiększychinwestycji(supermarkety,centrahandlowe,osiedlemieszkaniowe).

Osoba kontaktowa: KarolinaSzczęśniak,głównaksięgowa

Oprogramowanie: SageSymfonia(od2013)iSageE-Audytor(od2017)

Wyzwanie: kontrola nad rozliczeniem każdego z podmiotów grupy

Głównymaktywemgrupyjestgaleriahandlowa,któramaokoło70najemców.Wcelulepszejorganizacjiobiegudokumentówwfirmie,zwłaszczapomiędzyróż-nymispółkami,firmazdecydowałasięnaoprogramowanieSage.ZapotrzebowanienaSagee-Audytor,chmurowegorozwiązaniadoweryfikacjiiaudytuplikówJPK,pojawiłosiękilkalatpóźniej,wrazzwprowadzeniemobowiązkucomiesięcznegowysyłaniaewidencjizakupuisprzedażyVATwformacieJPK.OprogramowaniaSagepomagawłaścicielowigaleriihandlowejw weryfikacji JPK i sprawdzeniu popraw-ności rozliczeń podmiotów, które są w grupie.

Chcemy zapewnić bezpieczeństwo rozliczeń, mieć pewność, że to, co wysyłamy do or-ganów skarbowych, jest zgodne z wymogami prawnymi. Sage jest bardzo czytelnym i intuicyjnym programem i, co ważne, dostosowuje rozwiązania do bieżących przepisów podatkowych–mówiKarolinaSzczęśniak,głównaksięgowawGrupieIVS,nacodzieńpracującanaSagee-Audytorze.Zwracarównieżuwagę,żeoprogramowaniaSagesądostosowanedorealiówpolskich.W programie można znaleźć rozwiązania, by spro-stać wymogom podatkowym – różnorodnym na wielu płaszczyznach.Pozwalajątakżenabardzointuicyjnąpracę:Nie trzeba znać skrótów, komend, żeby sprawnie poruszać się po systemie.

DodatkowooprogramowaniaSagewspierająpracęksięgowychwzakresiebie-żącychanalizdlakierownictwa(kosztowych,sprzedażowychi innych).Nie każdy program ma zaprojektowane wyszukiwanie lub podgląd zapisów pod tyloma kryteria-mi – co wydaje się oczywistością. Taka możliwość w Sage, ale i łatwość przerzucania danych do Excela, pozwala poruszać się po narzędziu w sposób szybki i intuicyjny – do-dajeprzedstawicielkaGrupyIVS.

Rozwiązanie i korzyści biznesowe: szybszy proces decyzyjny kierowników

WdrożenieSage pozwoliło firmie na szybsze przygotowanie zestawień finanso-wych, które finalnie wspomogły proces decyzyjny kierownictwa w kontekście współpracy z najemcami czy analizę struktur sprzedaży. Korzystanie z oprogramo-wania w przypadku IVS przełożyło się również na sumiennąkontrolęwysyłanychplikówprzywspółdziałaniuprogramówSageiSagee-Audytor.

Przepisy bardzo szybko się zmieniają. Od przedsiębiorców wymaga się, by byli na bieżąco i natychmiast reagowali na zmiany – nie zawsze klarownie tłumaczone. Mam poczucie, że korzystam z narzędzia, które natychmiast reaguje i uwzględnia zmieniające się prze-pisy podatkowe w oprogramowaniu–dopowiadaKarolinaSzczęśniak.

64


4.2. Arsanit

Arsanittofirmazpolskimkapitałem,specjalizującasięchemiibudowlanej.Oferujesystemydociepleń,styropiandoocieplania,tynki.W2015rokumarkęuhonoro-wanocertyfikatemFirmaGodnaZaufania.

Oprogramowanie: Sagee-Audytor,od2015roku

Osoba kontaktowa: BarbaraWadowska,głównaksiegowaArsanit

FirmaArsanitposiadaoprogramowanieSageod2015roku.Wcześniejkorzystaławyłączniezfakturpapierowych.JakprzyznajeBarbaraWadowska,głównaksięgowaArsanit,wprzypadkucyfryzacjiksięgowościnajwiększymwyzwaniembyłczynnikludzki,zmianadotychczasowychprzyzwyczajeńiprzygotowanieprocesówkadro-wychdosystemu.Jakwyglądaładrogadodigitalizacjiksięgowości?

Co Państwa skłoniło do tego, by zautomatyzować obieg dokumentów i wszelkie kwestie związane z księgowością?

Barbara Wadowska, główna księgowa Arsanit:Chcielibyśmy,byfakturydocierałydoklientówznacznieszybciej.Todlanasważne,żemamydonichdostępnabieżącozpoziomusystemu.Elektronicznefakturytotakżeoszczędnośćczasupracowników.Nie trzeba już pakować ich do koperty, przyklejać znaczków, a to znacznie przyczy-nia się do oszczędności papieru.Czynnikekologicznyrównieżmiałdlanasznaczenie.

Jak krok po kroku w Państwa przypadku wyglądało przejście z faktur papierowych na elektroniczne?

Wnaszymprzypadkuzaczęłosięoduświadamianiapracowników,żezmianawszyst-kimsięopłaci,aonisamibędąmielimniejpracy.Drugimkrokiembyłoprzekonanienaszychklientów.Musieliśmypozyskaćzgodykontrahentównaprzesyłaniefakturelektronicznych.

Gdybymmiałamówićogólniej, topierwszyczynnikzawsze jestpsychologicz-ny–botopracownikmusimiećpoczucie,wjakimceludoszłodozmiany.WArsa-nitprzejścienae-fakturynieodbyłosięodrazuwstuprocentach.Przeztenpro-cesprzechodziliśmyjakiśczas,małymikroczkami,ażdoszliśmydo90proc.fakturelektronicznych.Początkowooneidokumentypapierowemusiaływzajemnieeg-zystować.Byliśmyteżprzygotowaninato,żeniewszyscykontrahencibędąchcieliprzejśćnae-faktury,choćwtymmomenciejesttoznikomyprocent.

Drugikroktopozyskaniezgódodpartnerów.Niesąonecoprawdakonieczne,jeśliniemawyraźnegosprzeciwupartnerówhandlowych.Bardzocenięsobieto,żenaszejpracyniewstrzymujeoczekiwanienapocztę,któraprzyjdziezatydzieńczydopołowymiesiąca

Jak wygląda obieg dokumentów w Państwa firmie?

Wszystkiefakturyzewnętrznetrafiajądosekretariatu–tamsądzielonenaposzcze-gólnedziały.Pierwszyetaptoskanowanieiprzekazaniedokumentówkierownikowilubdyrektorowi,wzależnościodtego,dokogodokumentjestprzypisany.Fakturajestakceptowana,przekazywanaprezesowi,adopieronakońcuzaakceptowanydokumenttrafiadoksięgowości,którawprowadzafakturędosystemu.

65


Sageułatwiłnamprocesprzeglądaniafaktur.Nietrzebajużwybieraćsięosobiściedodziałuksięgowości,bypokazaćdanąfakturę.Możemyanalizowaćwcześniejszezobowiązaniapłatniczeorazprecyzyjnieplanować.Toprzekładasięnasprawniej-sząanalizęprzepływówpieniężnych.

Co zdecydowało o wyborze oprogramowania Sage?

Bardzoważnybyłdlanasfaktłączeniae-Audytorazprogramemfinansowo-księ-gowym.Toogromneułatwieniewprocesieobiegudokumentów.Nasiinformatycysprawdzalitakżeprzedwyboremprogramu,czybędzieondziałałnanaszychsy-stemach.Dopierowtedypodjęliśmyostatecznądecyzję.

REDAKCJA, AUTORZY

I EKSPERCI RAPORTU

67


Redakcja

PIOTR MIECZKOWSKIdyrektor zarządzający, fundacja digital poland

Maszesnastoletniepraktycznedoświadczeniewsektorzenowoczesnychtechno-logii,wzakresiecyfrowejtransformacji,modelowaniaprocesówbiznesowych,do-radztwastrategicznegoioperacyjnego,regulacjirynkunowychtechnologii,wycen,zarządzaniaprojektamiie-państwa.DoradzadecydentomwregionieEŚW,fundu-szominwestycyjnym,instytucjomifirmomwformułowaniuskutecznejstrategiiorazrozwojuinnowacjiidziałańB+R.Dysponujeprzytymaktualnąwiedzązzakresutakichzagadnieńjaksztucznainteligencja,big dataimonetyzacjadanych,chmuraobliczeniowa,internetrzeczyczy5G.

Autorzy rozdziałów | Eksperci raportu

Ä WPROWADZENIE –PiotrCiski,prezeszarządu,SagewPolsce

Ä CZĘŚĆ 1.1. –materiałpowstałwewspółpracyzekspertamifirmySage



Ä CZĘŚĆ 1.4. – autor: Piotr Tatara, senior associate, Baker McKenzie

Ä CZĘŚĆ 1.5. –autor:ŁukaszBorowiecki,co-founder,10Senses

Ä CZĘŚĆ 1.6. –autor:MinisterstwoFinansów|AplikacjeKrytyczne

Ä CZĘŚĆ 1.7. – autor: Piotr Tatara, senior associate, Baker McKenzie

Ä CZĘŚĆ 2. –autor:ŁukaszBorowiecki,co-founder,10Senses

Ä CZĘŚĆ 3. –materiałpowstałwewspółpracyzekspertamifirmySage

Ä CZĘŚĆ 4. –materiałpowstałwewspółpracyzekspertamifirmySage

68


PIOTR CISKIprezes zarządu sage w polsce

Ekspertwdziedziniestrategii,innowacjioraznowychtechnologii,promotortrans-formacjicyfrowejpolskichprzedsiębiorstw,zaangażowanywedukacjęcyfrowąfirmzsektoraMŚP.Od20latzwiązanyzrynkiemIT. OdponadpięciulatzarządzapolskimoddziałemGrupy Sage,jednegoznajwiększychproducentówoprogramo-waniadlabiznesunaświecie.JestczłonkiemRadyFundacjiDigitalPolandzajmu-jącejsiępromocjącyfryzacji.

DRŁUKASZBOROWIECKIwspółzałożyciel, 10 senses

Łączniemadziesięćlatdoświadczeniawprojektachdata science oraz wykorzy-stującychdanewfirmachkonsultingowychibadańmarketingowych.Jegozainte-resowaniaobejmująbiznesowewykorzystaniedanych,maszynoweuczenieoraztechnologieczujnikowe.Jegouwagajakoekonomistyskupionajestnazrozumieniu,wjakisposóbdaneorazmaszynoweuczeniewpływająnagospodarkę–zarównonapoziomiemikro,wobszarzetransformacjicyfrowejfirm,jakimakro,naktórymważnewątkitowpływsztucznejinteligencjinarynekpracyiwzrostgospodarczy

BOGDANZATORSKIekspert konsultingu biznesowego i rozwoju produktu, sage w polsce

Zfirmązwiązanyod20lat,działawobszarzefinansówiksięgowości.PrzezwielelatrozwijałSageSymfoniawobszarzeobsługifinansowo-księgowej ipodatkóworazzagadnieńcontrollingowych.Piastowałstanowiskadyrektorazarządzającego,dyrektorafinansowego,analitykafinansowegooraztrenera.Wspierawiedząido-świadczeniemzespołykonsultantów,analitykówiwdrożeniowcówSage,badającychpotrzebyklientów,atakżeposzukującychnajlepszychrozwiązań,dopasowanychdoindywidualnychwymagańwłaścicielifirmiużytkownikówsystemówIT.

69


Redakcja, wsparcie merytoryczne Sage:

KAROLFLAZIŃSKIproduct marketing manager, sage

Marketer,pasjonatnowychtechnologiizponaddziesięcioletnimdoświadczeniemwbranżyITorazelektronikiużytkowej.WSageodpowiadazakomercjalizacjępro-gramówdlabiznesuorazwspółpracęzpartneramitechnologicznymi.

JAROSŁAWKOŁODZIEJSKIlider zespołu projektów wdrożeniowych w sage

Zfirmązwiązanyodprawie20lat.Przez15latjakokonsultantzajmowałsięwdro-żeniamisystemufinansowo-księgowegoorazhandlowego,dzielącsięwiedząidobrąpraktykązużytkownikami.Obecniekierujezespołemwdrożeniowymorazwspierawewnętrzneprojektyfirmowemającenaceludostarczenieużytkownikomopty-malnychrozwiązań.

BEATASOKOŁOWSKAsamodzielna księgowa sage

PracujewdzialefinansówwspółceSageoddziesięciulat.Specjalizujesięwrozli-czaniupodatkuVATzgodniezobowiązującymizasadamiprawnymi,pracującnapro-duktachSage.

DOROTASKOTAK-BIAŁECKAstarsza księgowa sage

Zfirmązwiązanaod16lat.Zajmujesięgłówniefakturamizakupuirozliczaniemkosztów.

Komentarze | Eksperci raportu

ADRIANGROSZYKproduct manager, map solutions

70


PAWEŁJAKUBIKdyrektor ds. transformacji cyfrowej w chmurze, członek zarządu microsoft polska

MICHAŁJAWORSKIdyrektor strategii technologicznej, członek zarządu microsoft

AGNIESZKAKOZAKwiceprezes zarządu, zorius

LESZEKLEWANDOWICZsekretarz zarządu głównego stowarzyszenia księgowych w polsce, doradca podatkowy

71


BARBARAOŻAREK-ŁAGANOWSKAdoradca klienta, wercom

NOEMITAŃSKAcountry manager, poland, cima

ANNAWUJECdyrektor ds. cyfryzacji, automatyka przemysłowa abb w polsce

O FUNDACJI DIGITAL POLAND

I FESTIWALU CYFRYZACJI

73


FUNDACJAjakoorganizacjanon-profitpodejmujedziałaniamającesprawić,byPol-skastałasięjednymzgłównychcentrówinnowacjicyfrowychnaświecie.PoprzezswojeaktywnościzmieniacyfrowewyzwaniastojąceprzedPolskąwszansedlaro-dzimejgospodarki.Bezspołeczeństwanieudasięcyfrowatransformacjakraju,dlategozałożycielefundacjistawiająnaedukacjęspołeczeństwaifirm,organizującszeregakcjipromującychnowetechnologie.WoczachinwestorówzagranicznychpozycjonująPolskęjakoidealnemiejscedladziałalnościB+Rirozwijaniainnowacjiozasięgumiędzynarodowym.WewszystkichdziałaniachFundacjaDigitalPolandstawianawspółpracę,tworzącsiećkontaktówibliskichrelacji–tylkodziękiwspół-pracyjesteśmywstaniesprawić,żePolskadołączydowiodącychekosystemówinnowacjinaświecie.FundacjaDigitalPolandzapraszadowspółpracywszystkichzainteresowanychrealizacjąinnowacyjnychprojektów,któreodmieniąpolskągo-spodarkę.WśródfundatorówipartnerówstrategicznychsątakiefirmyjakBakerMcKenzie,Daftcode,GhelamcoPoland,MCICapital,Microsoft,Polpharma,RingierAxelSpringerPolska,Sage,TVNDigital,T-MobilePolska,UPC,Visa.PartneramiFundacjiDigitalPolandsąm.in.InstytutOśrodekPrzetwarzaniaInformacji,KornFerry,Straal,Plugin,FundacjaPolskaInnowacyjna,PoprostuenergiaorazProwly.Więcej informacjinatematrealizowanychprojektówipodejmowanychdziałańznajdujesięnadigitalpoland.org.

W2019rokuFundacjaDigitalPolandzorganizowałaporazpierwszyFESTIWAL CYFRYZACJI –największąogólnopolskąinicjatywętechnologiczno-edukacyjną,którejcelemjestprzybliżenienowychtechnologiiPolakom.Światnowychtechno-logiijestdlawszystkich,którzychcąbyćjegoczęścią,aFestiwalCyfryzacjitookazjanazdobycienowychcyfrowychumiejętnościiaktualizacjęwiedzy.Nowetechnologienietylkozmieniająniektóreprofesje,lecztakżecorazczęściejzastępująjenowymizawodami.FundacjaDigitalPoland,tworzącFestiwalCyfryzacji,chceprzygotowaćPolakównanadchodzącezmiany.Dlategopodczasdziesięciudnifestiwalumożnanawłasnejskórzeprzekonaćsię,naczympolegacyfryzacjaijakiekorzyściprzy-niesiekażdemuznas.FestiwalCyfryzacjitonietylkoNocInnowacji,wczasiektó-rejkażdymożezobaczyć,jakwyglądająnajbardziejinnowacyjnemiejscawPolsceizapytaćnajtęższeumysływkraju,nadczymobecniepracują.Toteżwielkieświę-tozakupówukrytepodhasłemCyfroweZniżkiczyspotkaniazlideramicyfryzacji,którychFundacjaDigitalPolandcorokunagradzastatuetkąitytułemDigitalSha-pers.DziękiakcjiCyfrowyBohaterpokazujemyzkolei,żecyfryzacjamożepomócosobomwykluczonymiosobomzniepełnosprawnościamidołączyćdorynkupracydziękinp.pracyzdalnej.FestiwalCyfryzacjitotakżeczasważnychdebatoprzy-szłościPolskiirosnącejroliinnowacjiorazcyfryzacjiwnowoczesnejgospodarce.Więcejnafestiwalcyfryzacji.pl.

http://digitalpoland.org

http://festiwalcyfryzacji.pl

O SAGE W POLSCE

75


SAGEtojedenznajwiększychwPolsceproducentówoprogramowaniadozarządza-niaprzedsiębiorstwem–SageSymfoniaERPorazSageX3–orazzintegrowanychrozwiązańbiznesowychwtakichobszarachjakfinanseiksięgowość,kadry,płaceiHR,wsparciesprzedażyizarządzaniemagazynem,wtymwkanalee-commerce,czyzarządzanieprodukcją.Spółkajesttakżeczołowymdostawcąrozwiązańinfor-matycznychdlabiurrachunkowych.WPolscezprogramówiusługSagekorzystaponad75tysięcyprzedsiębiorstw.

Firmarozwijajedenznajbardziejznanychnarynkuprogramówfinansowo-księgo-wych,SageSymfoniaFinanseiKsięgowość,jesttakżeautoremjednegozpierwszychnapolskimrynkurozwiązańdoe-fakturowania,SageMiędzyFirmami.

SpółkanależydoGrupySage,czołowegodostawcyrozwiązańinformatycznychdlasektoraMŚPnaświecie,specjalizującejsięwoprogramowaniufinansowo-księ-gowymwspierającymzarządzanieprocesamiwprzedsiębiorstwachorazdoobsługikadrowo-płacowejiHR.

FirmapromujepowszechnącyfryzacjęwsektorzeMŚP,m.in.jakoczłonekFundacjiDigitalPoland,prowadziszerokiedziałaniaedukacyjnedlaprzedsiębiorców,dostar-czawiedzęnatemataktualnychzmianprawnych,rynkowychitechnologicznych.ObokdziałalnościbiznesowejangażujesięwdziałaniacharytatywneipromujewolontariatpoprzezfundacjęSageFoundation.

InformacjenatematdziałańedukacyjnychSagedostępnesąnaportaluedukacyj-nymSageAdvice(https://www.sage.com/pl-pl/blog/),wkanałachsocialmedia:LinkedIn(/company/sage-software),Facebook(/SagePolska/),Twitter(/sagepolska)orazpoprzezhashtag#GotowiNaZmiany.

WięcejorozwiązaniachdlabiznesuzliniiSageSymfonianawww.sage.com/pl-pl/.

https://www.sage.com/pl-pl/blog/

https://www.sage.com/?utm_source=Partner&utm_medium=referral&utm_campaign=Raport_e-fakturowanie&utm_term=FundacjaDigitalPoland

O 10 SENSES

77


10 SENSESjestfirmądoradczą,świadczącąusługiwzakresiezbierania,zarządza-niaiwykorzystywaniadanych.Skutecznapracazdanymiwcodziennejdziałalnościstanowiwyzwaniedlawielufirm.Dziejesiętak,m.in.dlatego,żewykorzystaniedanychleżynastykuITorazdepartamentówbiznesowych.Cowięcej,wielefirmhistoryczniekorzystałozdanychjedyniewminimalnymstopniulubwręczwcaleznimniepracowało.Obecniestojąwobecwyzwaniabudowykulturydanychnapo-ziomieorganizacji.Wedługwielubadańponad80%czasuwprojektachanalitycz-nychlubbigdatapoświęcanejeststrictenapracęzdanymiorazichprzygotowanieCzęstosątopraceadhoc,którenigdyniezostająudokumentowane.Wynikiemjestkoniecznośćpowtarzanianiektórychczynności,anawetutrataszansynawykorzy-staniepotencjałujakidajeskutecznapracazdanymi.

Abyzaadresowaćpowyższewyzwaniajako10 Senseswspieramynaszychklientówwzakresieświadomegozbieraniaorazzarządzaniadanymi,jakrównieżpomagamyimwnastępnymkrokuprzekućdanenawartośćbiznesową.WdrażamyautomatykęraportowaniaorazświadczymyusługiwzakresieprojektówDataScience,takichjakprognozowanieorazanalitykazwykorzystaniemalgorytmówmaszynowegouczeniaisztucznejinteligencji.

Naszzespółposiadawieloletniedoświadczeniewrealizacjiprojektówanalitycz-nychorazprojektówzwiązanychzdanymi.Wśródnaszychklientówznajdująsięfirmyzróżnychsektorówgospodarki,m.in.telekomunikacji,branżymedycznejorazautomotive.

Uważamy,żerozwójkompetencjicyfrowychwpolskichfirmachjestważny,azdo-świadczeniawiemyjakistotnarolęgrajątutajdane.DlategoteżdużeznaczeniemiałodlanaszaangażowaniesięwpracenadraportemBigDatawPolskichFir-mach.DziałaniajakierealizowanesąwramachFundacjiDigitalPolandmająnaceluwspieranieinnowacjicyfrowychwPolskiejgospodarceorazedukacjępolskichfirmiobywateli.Tenceljestbliskizałożycielom10 Sensesidlategocenimysobiemoż-liwośćwspółpracyzFundacjąwtymzakresie.

Documents

Cyfrowe fakturowanie w Polsce - digitalpoland.org · Cyfryzacja obiegu faktur 31 2.2.1. Nieustrukturyzowane elektroniczne faktury 33 2.2.2. Rezygnacja z faktur papierowych 35 2.2.3