American Express Global Business Travel (“GBT”) is a joint venture that is not wholly-owned by American Express Company or any of its subsidiaries (“American Express”).

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Curso de Inducción

Servicios Corporativos Amex GBT

OCTOBER 2018

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Política de Viajes

Aéreo:

Cuando el destino esté a más de 300 kms

Compra anticipada:

•Doméstico: 5 días o más

•Internacional: 14 días o más

Clase Business

•Doméstico: No aplica, solo ascensos viajeros elegibles y sin costo a la compañía

•Internacional: vuelos en más de 8 hrs.

Cambios en boletos comprados: Solo se permite 1 cambio sin autorización previa

Boletos de avión comprados y no utilizados: viajero tendrá que notificar a American Express GBT y

solicitar cambio en itinerario / reembolso en un periodo no mayor a 45 días posterior a la salida del vuelo

original. Si no cumple se le cobrará el 33% del costo del boleto original.

Hotel y Auto: consultar política de gastos ICA Fluor

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Política de Viajes, formas de pago

Tarjeta Individual American Express

Se asignarán paulatinamente tarjetas corporativas a todos los viajeros frecuentes

El Viajero deberá de ingresar por primera vez esta forma de pago en su perfil de viajero a través

del portal de AXO ICA Fluor

La factura del boleto de avión y cargo por servicio le será enviada por medio de la agencia,

incluyendo el PDF y XML

Viajero deberá comprobar el gasto con la factura y pase de abordar, como actualmente lo realiza

Hotel: se utilizará la tarjeta individual American Express

Cuenta Centralizada EBTA American Express

Se utilizará para todos aquellos viajeros que no cuenten con tarjeta individual American Express

La cuenta estará registrada con la agencia de viajes desde el inicio de operaciones. Esta

información es confidencial.

La factura del boleto de avión y cargo por servicio se enviará al área de contabilidad, por lo que

el viajero no deberá recuperarla.

Viajero deberá comprobar el gasto con la orden de servicio (Itinerario) proporcionada por la

agencia y pase de abordar, como actualmente se realiza.

Hotel: El viajero deberá de proporcionar tarjeta para garantizar servicios

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Política de Viajes, Consideraciones

Aclaraciones o dudas sobre los procesos internos ICA Fluor

Rosalía Ramos Flores Ext. 7024 Lugar 02-B18

César Hernández Ávila Ext 7023 Lugar 02-B20

Correo electrónico: GBTicafluor@amexgbt.com

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Información Agencia de Viajes, Soluciones

INPLANT

TELEFONO:

CORREO ELECTRONICO:

EXT. 7012, 7096, 7576 Y 8097 GBTicafluor@amexgbt.com

HORARIOS ICA FLUOR: *Lunes a Viernes de 08:00 a.m. a 18:00 hrs.NOMBRE EMPRESA: ICAFLUOR

AXO ICA FLUOR (PLATAFORMA EN LINEA

URL: http://wcp.getthere.net/icamex

SOPORTE NAVEGACIONAL:

HORARIO:

52 5512530462 Lunes a Viernes de 08:00 a.m. a 20:00 hrs.

HORARIOS DE EMERGENCIA (SERVICIO AXCESS)

TELEFONO: 52 5512531061

HORARIO: Lunes a Domingo fuera de los horarios ICA FLUOR*, incluyendo días festivos

http://wcp.getthere.net/icamex

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Plataforma de servicio Inplant

Horarios ICA Fluor: Lunes a Viernes de 08:00 – 19:00 hrs.

Internamente marcando a las extensiones: 7012, 7096, 7576 Y 8097Solicitudes correo electrónico: GBTicafluor@amexgbt.comHorario de solicitudes vía correo electrónico: Lunes a Viernes 08:00-18:00 hrs.

IMPORTANTE: Si su solicitud de viaje fue a través de esta plataforma de servicio, cualquier cambio en su viaje deberá de ser solicitado en esta misma plataforma Inplant y a los teléfonos indicados previamente.

Si su requerimiento es fuera de los horarios de servicio, deberá de acudir a los teléfonos de servicio de emergencia.

Equipo Dedicado ICA Fluor:

1. Estela Rodriguez Carrillo

2. María del Rosario González Rodriguez3. Raúl Enriquez Gallardo

mailto:XXXXXX@aexp.com

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Plataforma de Servicio AXO ICA Fluor

Horarios ICA Fluor: Servicio 24 hrs.

Sitio Web: http://wcp.getthere.net/icamex

Solicitudes correo electrónico: No Aplica

IMPORTANTE: Si su solicitud de viaje fue a través de esta plataforma de servicio, cualquier cambio en

su viaje deberá de ser solicitado únicamente a través del teléfono de soporte navegacional que a

continuación se menciona:

SOPORTE DE NAVEGACIÓN:

HORARIO ICA:

52 5512530462Lunes a Viernes de 08:00 a.m. a 20:00 hrs.

Que se considera Soporte de Navegación:

1. Soporte Navegacional del portal AXO ICA Fluor

2. Restablecimiento / Cambio de contraseñas

3. Cancelaciones de servicios: Avión, Hotel y Auto

4. Cambios en itinerario de vuelo

5. Dudas sobre políticas de avión, hotel y auto

http://wcp.getthere.net/icamex

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Plataforma de Servicio Emergencia

Horarios de Servicio: Lunes a Domingo, incluyendo días festivos fuera de los horarios ICA Fluor

Horarios ICA: 08:00-19:00 (En estos horarios no aplica)

Teléfono: 552 5512531061Solicitudes correo electrónico: No Aplica

Que se considera una Emergencia ?

1. Un viaje que inicie con menos de 24 horas de anticipación y que este no pueda solicitarse en

horarios regulares de servicio.

2. Cambios en su itinerario requeridos con menos de 24 hrs de anticipación a la salida original del

mismo.

3. Vuelos por emergencias médicas o de negocio que requieran ser atendidas fuera del horario

regular de servicio.

4. Todo apoyo en su itinerario requerido durante el periodo que dure su viaje y que este no sea

solicitado en horarios regulares de atención.

Nota: es importante considerar estos puntos, ya que si no se cumple, podría afectar a otros viajeros de

ICA Fluor durante una emergencia

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Proceso de Autorización

Recuerde que a partir del 13 de Octubre, la autorización de los servicios de viaje solicitados a través de

American Express GBT y pagados con la cuenta centralizada EBTA será de forma automatizada.

Solicitudes Regulares

Autorizador Directo: Responsable centro de costos (Gerente / Director)

Autorizador Alterno: Autorizador asignado

Una vez que se realice la solicitud de los servicios a través del Inplant o AXO el sistema enviará un

correo al Autorizador Directo quien tendrá 10 horas para tomar acción. Si el Autorizador Directo no

toma acción, se enviará un segundo correo al Autorizador Alterno quien tendrá nuevamente 10 horas

para tomar acción. Si el Autorizador Alterno no toma acción, la reservación quedará cancelada.

Solicitudes en Horarios de Emergencia (fuera de horarios ICA)

Autorizador Emergente: Su autorizador emergente realizará la aprobación de los servicios de forma

manual, por lo que tendrán que solicitar la autorización del mismo de la forma habitual, el día hábil

siguiente. Será responsabilidad del viajero justificar dichas solicitudes.

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Actualización Perfil de viajero

Si es usuario por primera vez, es mandatorio validar y actualizar su perfil de

viajero en el portal de AXO ICA Fluor en el sitio:

http://wcp.getthere.net/icamex

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Solicitud de servicios de viaje Viajeros con perfil:

Se les solicitará su número de empleado, mismo que servirá para buscar su perfil de viajero.

Para la compra de los servicios deberá de proporcionar:

Empresa a Facturar el boleto de avión:

ICA Fluor Daniel S de RL de CV /

ICA Fluor Operaciones SA de CV

ICA Fluor Servicios Gerenciales SA de CV

IFD Servicios de Ingeniería SA de CV

Interim Project Solutions S de RL de CV (Empleados TRS)

Justificación del gasto: Obra o Matriz

Concepto del viaje: Revisión y supervisión de proyectos, auditoria, junta de trabajo, reunión con cliente,inspección de equipos y materiales, cursos/congresos/seminarios, asignación/cambio asignación,permisos/tramites legales, visita familiar, diversos, extensión de viaje

Centro de Costos cargo boleto: Departamento, Dirección, propuesta o proyecto

Viajeros sin perfil

Se les solicitará el numero de empleado y en caso de no contar con el, se deberá de registrar como “INVITADO”

De igual forma para la compra de los servicios se les solicitará la información indicada anteriormente

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Solicitud de servicios de viaje

Aerolíneas de bajo costo (Volaris e Interjet)

Viajeros con tarjeta corporativa individual American Express: podrán realizar la compra de estos servicios a

través de la plataforma Inplant o AXO

Compra a través de cuenta centralizada EBTA American Express: la compra de estos servicios se realizarán

únicamente a través del inplant. En la plataforma AXO solamente podrá consultarlas para efectos informativos y

deberá correr el proceso de autorización.

Reservaciones de hotel

Viajeros con tarjeta corporativa individual American Express: podrán utilizar este producto para garantizar los

servicios

Compra a través de cuenta centralizada EBTA American Express: en caso de realizar la reservación a través

de la plataforma Inplant / AXO, el viajero deberá de proporcionar una tarjeta para garantizar la reservación ya que

no se podrá utilizar la cuenta centralizada.

Nota: En caso de cancelar su viaje, es responsabilidad del viajero notificar a American Express GBT para así

evitar cargos de NO SHOW

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EBTA Cuenta Centralizada

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Documentos de viaje y de comprobación que emite

American Express

My Travel Plans: solución electrónica de entrega de documentos que proporciona al viajero su

itinerario, así como, factura de su boleto de avión a través de su correo electrónico.

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Orden de Servicio (Itinerario)

Encontrará la información de su boleto de

avión, Hotel y Renta de Auto

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Las tarifas están sujetas a cambios hasta no emitir el boleto

Al no emitir el boleto en tiempo límite se pierde la tarifa y se tendrá que cotizar de nuevo

obteniendo en la mayoría de los casos una tarifa más alta o inclusive a no encontrar espacios

nuevamente

El tiempo límite para emitir un boleto lo delimita la aerolínea

Importancia del Perfil de Viajero

Una aerolínea puede cancelar el vuelo, o cambiar de aeronave

o incluso no especificar el tipo de avión a utilizar y reasignar su asiento

Las aerolíneas de bajo costo no permiten reservar ; ya que son de compra inmediata

Sabías que…

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Anticipación en Aeropuerto

Por disposición de ASA, para vuelos nacionales deben presentarse 2 hrs. antes de la salida del vuelo y

3 hrs. antes en internacional.

Las aerolíneas se reservan el derecho de tomar los lugares de pasajeros que han sido documentados

al tiempo que necesiten depurar sus espacios

Visas y documentos migratorios

Al viajar al extranjero se debe contar con pasaporte con vigencia mínima de 6 meses. Debe siempre

verificarse las restricciones migratorias de entrada de cada país.

Es obligatorio contar con visa EUA siempre que se transite por dicho país, aún solo para hacer escala.

Política de cancelación de hotel

Es importante siempre considerar la fecha límite para cancelar un hotel sin cargos a su tarjeta pues

cada hotel maneja sus propias condiciones

Siempre debe cancelarse antes de las 18hrs de la localidad del hotel de la fecha límite considerada.

Después de las 18:00hrs, los hoteles pueden considerarlo como el día siguiente.

Cargo de No Show

Cuando un pasajero con reservación aérea o terrestre no se presenta en la hora pactada por el

proveedor de viajes para la realización de su viaje

Términos y conceptos

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Tiempos límites

Todas las líneas aéreas establecen tiempo límites para la expedición del boleto, ya sea por tarifa o por

depuración de los espacios reservados. En caso de no emitirse la reserva se cancela, deberá crearse

una nueva reservación. (la tarifa que se confirme por disponibilidad puede ser mas alta)

Nota: Las aerolíneas pueden cambiar en el momento que así lo deseen el tiempo límite que se tiene

para compra de un boleto.

Cargos por cambios

Prácticamente todas las tarifas económicas tiene esta restricción que solo aplica una vez emitido el

boleto. Los montos varían y son establecidos por cada línea aérea. (Por disposición de IATA, American

Express solo puede efectuar cambios si expide el cargo que lo ampare)

Upgrade

Beneficio que ofrece cada línea aérea de acuerdo a sus procesos, se requiere de un tiempo de

anticipación para solicitarse y está sujeto a disponibilidad

Términos y conceptos

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Continuamos…

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