Cuidamos la vida · polÍtica de tratamiento de protecciÓn de datos personales tabla de contenido página capitulo i. generalidades 1.1 Ámbito de aplicaciÓn 1.2 definiciones

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

Cuidamos la vida


PREÁMBULO

La Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales, tiene por objeto desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el Artículo 15 de la Constitución Política, así como el derecho a la información consagrado en el Artículo 20 de la misma. Los principios y disposiciones contenidas en la mencionada ley son aplicables a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento por parte de PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A., siendo estos de naturaleza pública o privada. Por lo tanto, el tratamiento de datos realizado por PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A. se debe regir por el régimen de protección de datos personales establecido por esta ley, sus decretos reglamentarios y demás normatividad que la complemente, modifique o derogue. Para este fin y de acuerdo con lo establecido en el Art. 18, Literal F de la referida ley, PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A. adopta este manual interno de políticas y procedimientos a fin de garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los titulares de los datos personales.


INTRODUCCIÓN

PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A. es una sociedad comercial de naturaleza privada. PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A. ha decidido adoptar de forma voluntaria el presente Manual, el cual establece las condiciones de organización, obligaciones de los implicados e intervinientes en el tratamiento y uso de la información de carácter personal, régimen de funcionamiento y procedimientos aplicables al tratamiento de datos personales que en el desarrollo del objeto social y demás funciones y actividades propias, PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A. tenga que solicitar, utilizar, almacenar, corregir, ceder o suprimir.

La adopción del Manual aquí contenido tiene como propósito fundamental dar pleno cumplimiento a lo dispuesto sobre la materia por la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, así como las demás normas que reglamentan y complementan el tratamiento para la Protección de Datos Personales en Colombia. PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A. es la responsable del tratamiento de Datos Personales y en cumplimiento a lo establecido en el Artículo 13 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, ha adoptado y hace público a todos los interesados el presente Manual, el cual contiene todos los elementos esenciales, sencillos y seguros para el cumplimiento del régimen jurídico aplicable en materia de Protección de Datos Personales. Los datos administrados o tratados por PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A. son de naturaleza privada en atención a que su tratamiento es una consecuencia del desarrollo de su objeto social. Al efecto, cabe destacar que en el caso de las bases de datos de PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A., se pueden distinguir tres (3) grandes grupos. Uno es la base de datos en la cual se recolectan y almacenan datos de naturaleza pública, los cuales son recogidos por medio de los registros públicos, a los cuales se les excluye, por parte del responsable, el deber de solicitar al titular previa autorización para su tratamiento. Por otra parte, PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A. tiene bases de datos referentes a datos personales que no son públicos, ni se encuentran excluidos del ámbito de aplicación de la Ley 1581 de 2012. Estas bases de datos se encuentran sujetas a todas y cada una de las obligaciones que dispone la Ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios y demás normas que la complementen, adicionen o deroguen en materia de Protección de Datos Personales.


TABLA DE CONTENIDO PáginaCAPITULO I.GENERALIDADES1.1 ÁMBITO DE APLICACIÓN 1.2 DEFINICIONES 1.3 PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES 1.3.1. Principio de acceso y circulación restringida 1.3.2. Principio de confidencialidad 1.3.3. Principio de finalidad 1.3.4. Principio de legalidad 1.3.5. Principio de libertad 1.3.6. Principio de seguridad 1.3.7. Principio de transparencia 1.3.8. Principio de veracidad o calidad CAPITULO II. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES 2.1 TRATAMIENTO 2.1.1 Datos Públicos 2.1.2 Datos sensibles 2.1.3 Tratamiento de datos de menores 2.2 CLASIFICACIÓN DE LAS BASES DE DATOS 2.2.1. Bases de datos con información pública 2.2.2. Bases de datos de Empleados 2.2.3. Bases de datos de Contratistas y Proveedores 2.2.4. Bases de datos con Información General 2.2.5. Bases de datos de archivos Inactivos CAPITULO III. PRERROGATIVAS Y DERECHOS DE LOS TITULARES CAPITULO IV. DEBERES DE PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A. EN RELACIÓN AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES 4.1. DEBER DE SECRETO Y CONFIDENCIALIDAD CAPITULO V. POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN 5.1 GENERALIDADES SOBRE LA AUTORIZACIÓN5.1.1 Medio y manifestaciones para otorgar la autorización 5.1.2 Prueba de la autorización 5.1.3 Casos en que no se requiere la autorización 5.2 DEL DERECHO DE LOS TITULARES

7

7

7

7

8

9

10

10

10

10

11

11

11

11

11

11

11

11

13

13

14

14

14

14

14

15

15

16

16

16

17

17

17

17

18

18

18

18


Página5.2.1 Del derecho de acceso 5.2.2 Del derecho de consulta 5.2.3 Del derecho a reclamar 5.2.4 Del derecho a la rectificación y actualización de datos 5.2.5 Del derecho a la supresión de datos 5.2.6 Del derecho a revocar la autorización 5.2.7 Protección de datos en los contratos 5.2.8 Transferencia de datos personales a terceros países 5.2.9 Reglas generales aplicables CAPITULO VI. PROCEDIMIENTO PARA QUE LOS TITULARES PUEDAN EJERCER SUS DERECHOS A CONOCER, RECLAMAR (ACTUALIZAR, RECTIFICAR, SUPRIMIR) Y REVOCAR LA AUTORIZACIÓN 6.1 GENERALIDADES 6.2 PROCEDIMIENTOS 6.2.1 Consultas 6.2.2 Reclamos 6.2.3 Revocar autorización

CAPITULO VII. FUNCIÓN DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES AL INTERIOR DE PRODUC-TOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A. 7.1 RESPONSABLES 7.2 ENCARGADOS 7.2.1 Encargados Internos 7.2.2 Encargados Externos

CAPITULO VIII LEGISLACIÓN APLICABLE, CONTACTO Y VIGENCIA 8.1 MARCO LEGAL 8.2 INFORMACIÓN DE CONTACTO 8.3 VIGENCIA

19

19

19

20

21

21

22

23

24

27

27

27

28

28

29

32

33

33

33

34

34

34

35

35

35

35

35


CAPITULO I. GENERALIDADES

1.1 ÁMBITO DE APLICACIÓN.

Las políticas y procedimientos consagrados en este manual se aplicarán a la sociedad PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A., incluyendo sus diferentes sedes administrativas, centros de producción, sucursales y agencias. Los presentes términos y condiciones aplican para cualquier registro de datos personales realizado en forma presencial, no presencial y/o virtual para la vinculación a cualquier producto, servicio o beneficio de la Compañía. PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A. se encarga directamente del tratamiento de los datos Personales; sin embargo, se reserva el derecho a delegar en un tercero tal tratamiento, exigiendo así mismo al tercero así encargado, la atención e implementación de los lineamientos y procedimientos idóneos para la protección de los datos personales y la estricta confidencialidad de los mismos.

1.2 DEFINICIONES.

Las siguientes definiciones permiten una correcta y apropiada interpretación de la Ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios y son indispensables para la protección del habeas data, lo que contribuye a determinar las responsabilidades de los involucrados en el tratamiento de datos personales: Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular de los datos personales, para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o a varias personas naturales determinadas o determinables. Debe entonces entenderse el “dato personal” como una información relacionada con una persona natural (persona individualmente considerada).

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. Dato personal público: Toda información personal que es de conocimiento libre y abierto para el

Página 7 de 36


público en general.Dato personal privado: Toda información personal que tiene un conocimiento restringido, y en principio privado para el público en general.

Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general.

Dato sensible: Aquel dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc.

Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Oficial de Protección de Datos: Es la persona dentro de PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A., que tiene como función la vigilancia y control de la aplicación de la Política de Protección de Datos Personales, bajo la orientación y lineamientos del COMITÉ DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN.

1.3 PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A. aplicará los siguientes principios específicos que

Página 8 de 36


se establecen a continuación, los cuales constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio, de datos personales:

Acceso y Circulación: De acuerdo con las disposiciones legales, los datos operados por PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A. están destinados a cumplir una función de publicidad y por lo tanto se garantizará su acceso, de conformidad con lo establecido en la ley. Sobre datos provenientes de otras fuentes, el acceso y circulación será restringido acorde con la naturaleza del dato y con las autorizaciones dadas por el Titular o demás personas previstas en la ley.

Confidencialidad: Atendiendo la anterior definición, se garantiza la confidencialidad de los datos dependiendo de la naturaleza del mismo. Por lo tanto, se guardará reserva de la información durante y después de terminadas las actividades que justifican el tratamiento de los datos personales.

Finalidad: Legítima, informada, temporal y material. La finalidad corresponde a las funciones y actividades comprendidas en el objeto social de PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A. Asimismo, PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A. tratará datos de carácter personal cuando lo requiera para el desarrollo de sus funciones y actividades de carácter privado.

Legalidad: Fines legítimos y sujetos a la Ley 1581 de 2012.

Libertad: PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A. garantiza el derecho a la autodeterminación informativa de los titulares que suministren datos de carácter personal.

Seguridad: Medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para evitar adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Transparencia: PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A. garantiza a los titulares de datos personales, el derecho de acceso y conocimiento de la información de carácter personal que esté siendo tratada conforme a lo establecido por el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 o demás normas que lo modifiquen, complementen o sustituya. Veracidad o Calidad: Información veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

1.3.1. Principio de acceso y circulación restringida.

El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones del presente Manual, de la Constitución Política y de la ley. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas legalmente autorizadas.

Los datos personales, excepto aquellos de naturaleza pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido a los Titulares o a terceros

Página 9 de 36


autorizados.

1.3.2. Principio de confidencialidad.

Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo suministrar o comunicar los datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma. En consecuencia, PRODUCTOS QUÍMICOS PANAMERICANOS S.A. se compromete a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros, la información personal, contable, técnica, comercial o de cualquier otro tipo que le sea suministrada en la ejecución y ejercicio de las funciones y actividades propias de la sociedad. Todas las personas que trabajen actualmente con PRODUCTOS QUÍMICOS PANAMERICANOS S.A. o sean vinculadas a futuro, que participen en la administración y manejo de bases de datos, deberán suscribir un documento adicional u otrosí a su contrato laboral o de prestación de servicios, para efectos de asegurar tal compromiso.

Esta obligación persiste y se mantiene inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

1.3.3. Principio de finalidad.

El Tratamiento de datos personales que PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A. realiza, obedece a la finalidad legítima de acuerdo con la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, así mismo con lo establecido por el Código de Comercio.

1.3.4. Principio de legalidad.

El Tratamiento de Datos Personales es una actividad reglada que se rige por la Ley Estatutaria Número 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normatividad que complementen, modifiquen o deroguen las mencionadas normas jurídicas.

1.3.5. Principio de libertad.

PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A. está facultada para tratar y ceder los datos personales que se encuentren almacenados en sus bases de datos, sin el previo consentimiento del titular, siempre y cuando, estos provengan de los registros públicos, o que, si bien no están contenidos en ellos, sean de naturaleza pública o se encuentran en bases de datos excluidas por la ley (por ejemplo, bases de datos periodísticas, estadísticas y para la investigación, etc.). En los demás casos, PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A. deberá obtener el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular al momento de tratar sus datos personales.

Página 10 de 36


1.3.6. Principio de seguridad.

PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A., como responsable y/o encargada del tratamiento de datos de carácter personal, proporcionará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

1.3.7. Principio de transparencia.

PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A. garantizará a las personas naturales titulares de datos personales, que podrán obtener en cualquier momento, gratuitamente y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan y que estén almacenados en las bases de datos de la Compañía, bajo los parámetros establecidos en el artículo 21 del Decreto Reglamentario Número 1377 de 2013. Este principio no será aplicable a las bases de datos de los registros públicos, ni a las que estén por fuera del ámbito de aplicación de la Ley 1581 de 2012, de conformidad con el Artículo 2° de la citada ley. 1.3.8. Principio de veracidad o calidad.

PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A. garantizará que la información contenida en las bases de datos diferentes a las provenientes de los registros públicos y que estén sujetas a tratamiento, serán veraces, completas, exactas, actualizadas, comprobables y comprensibles.La veracidad y calidad de los datos personales que hayan sido capturados por medio de los registros públicos, se entenderán garantizadas por cada uno de los titulares de los mismos, quedando eximida de cualquier tipo de responsabilidad PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A. frente a su veracidad y calidad.

CAPITULO II. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

2.1 TRATAMIENTO.

2.1.1 Datos Públicos.

PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A. advierte que tratará, sin previa autorización del Titular, los datos personales de naturaleza pública y los contenidos en los registros públicos. Estos últimos por tratarse de una función pública reglada, reconocida por la ley. Esta situación no implica que no se adopten las medidas necesarias que garanticen el cumplimiento de los otros principios y obligaciones contempladas en la Ley 1581 de 2012 y demás normas que regulen esta materia y que están a cargo de la Compañía.

2.1.2 Datos sensibles.

Página 11 de 36


PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A. restringirá el tratamiento de los datos personales sensibles, a lo estrictamente indispensable. De manera adicional, solicitará el consentimiento previo y expreso a los titulares (representantes legales, apoderados, causahabientes), informándoles acerca de la finalidad exclusiva de su tratamiento.PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A. utilizará y tratará datos catalogados como sensibles, cuando:

2.1.2.1. El tratamiento haya sido autorizado expresamente por el Titular de los datos sensibles, salvo en los casos que, por disposición de la ley, no se requiera el otorgamiento de dicha autorización;

2.1.2.2. El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar la autorización;

2.1.2.3. El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial; y,

2.1.2.4. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica o, esté dentro del marco de procesos de mejoramiento. En este último caso, siempre y cuando se adopten las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares o el dato esté disociado, es decir, el dato sensible sea separado de la identidad del titular y no sea identificable o no se logre identificar a la persona Titular del dato o datos sensibles.

En adición a lo anterior, PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A. cumplirá con las siguientes obligaciones:

a. Informar al titular que, por tratarse de datos sensibles, no está obligado a autorizar su tratamiento;

b. Informar al titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles datos objeto de Tratamiento son de carácter sensible y la finalidad del tratamiento, y obtener el consentimiento expreso;

c. No condicionar ninguna actividad a que el titular suministre datos personales sensibles (salvo que exista una causa legal o contractual para hacerlo).

Así mismo PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A., se acoge a la regla general según la cual el Tratamiento de datos sensibles está prohibido por la ley, salvo en los siguientes casos:

a. Cuando el Titular ha autorizado expresamente el Tratamiento;

b. Cuando por ley no sea requerida dicha autorización;

Página 12 de 36


c. Cuando el Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular;

d. Cuando el Tratamiento sea efectuado por una fundación, ONG, asociación o cualquier organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical.

e. El Tratamiento sea necesario para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

f. El Tratamiento obedezca a una finalidad histórica, estadística o científica. En este caso, se deben suprimir las identidades de los Titulares.

2.1.3 Tratamiento de datos de menores.

El Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, está proscrito. Se excepciona la anterior regla cuando se trate de datos de naturaleza pública, de conformidad con lo establecido en el Artículo 7 de la ley 1581 de 2012. También se excepciona cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:

a. Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes; y,

b. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales. Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal o tutor del niño, niña o adolescente, otorgará la correspondiente autorización, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

Todo responsable y encargado involucrado en el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, deberá velar por el uso adecuado de los mismos. Para este fin deberán aplicarse los principios y obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y demás normas que la reglamenten.

La familia y la sociedad deben velar porque los responsables y encargados del tratamiento de los datos personales de los menores de edad cumplan las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y en las normas que la reglamenten. De acuerdo con lo previsto en la Constitución Política de Colombia en sus Artículos 44 y 45 y en concordancia con lo dispuesto al respecto en el Código de la Infancia y la Adolescencia, los derechos de los menores deben ser interpretados y aplicados de manera prevalente y, por lo tanto, deben ser observados con especial cuidado. Conforme lo señalado en la Sentencia C-748/11 de la Corte Constitucional, las opiniones de los menores deben ser tenidos en cuenta al momento de realizar algún tratamiento de sus datos. 2.2 CLASIFICACIÓN DE LAS BASES DE DATOS.

PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A. ha clasificado sus Bases de Datos de la siguiente manera:

Página 13 de 36


2.2.1. Bases de datos con información pública.

Los datos contenidos en los registros públicos provienen del cumplimento de una función reglada, cuyos formularios y procedimientos son autorizados por la Superintendencia de Industria y Comercio y cumplen una finalidad de publicidad y oponibilidad. Por lo tanto, se entiende que estos datos son de carácter público por disposición legal y no requieren de la autorización previa del titular para su tratamiento.

2.2.2. Bases de datos de Empleados.

Son las bases de datos manuales o automatizadas que contienen datos de las personas naturales que se vinculan laboralmente con PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A., cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones legales y reglamentarias. En esta base de datos se incorporan tanto información privada, pública, datos sensibles y de menores. El tratamiento de los datos para los fines diferentes a las obligaciones derivadas de la relación laboral requerirá autorización previa del titular o su representante legal, según sea el caso. En ningún caso, PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A. dará tratamiento a los datos sensibles o de menores sin autorización previa.

2.2.3. Bases de datos de Contratistas y Proveedores.

Son las bases de datos manuales o automatizadas que contienen datos de las personas naturales o jurídicas que mantienen un vínculo contractual y/o comercial, cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones contractuales estipuladas por PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A., para la adquisición de servicios y bienes demandados por ella para su normal funcionamiento y/o el cumplimiento de sus funciones y actividades. Esta base de datos contiene datos personales públicos, privados y sensibles, los cuales tienen como finalidad el desarrollo de las relaciones contractuales establecidas. El tratamiento de estos datos para fines diferentes al mantenimiento de la relación contractual o el cumplimiento de deberes de carácter legal y/o contractual, requerirá de autorización previa del titular.

2.2.4. Bases de datos con Información General.

Son las bases de datos manuales o sistematizadas que contengan información de carácter personal que no sea pública, sensible ni de menores. Serán de carácter ocasional para el cumplimiento de finalidades específicas de PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A.El tratamiento de estos datos requerirá autorización previa e información de las finalidades de su tratamiento, bajo los formatos que para tal efecto defina

2.2.5. Bases de datos de archivos Inactivos.Son las bases de datos manuales o sistematizadas que contienen archivos o información de carácter personal inactiva, recogida en soportes diferentes a los contenidos en los registros públicos a los que accede PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A. Esta información se encuentra almacenada bajo los principios archivísticos y logísticos legalmente definidos, garantizando su disponibilidad, la localización exacta, su integridad, la confidencialidad y

Página 14 de 36


trazabilidad de la información. La administración y conservación de la información de carácter personal almacenada en estas bases de datos, tendrá como finalidad el cumplimiento de las funciones y actividades propias de PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A., la cual tendrá el termino de permanencia establecidos en las Tablas de Retención Documental indicadas por el Archivo General de la Nación y, las demás normas que regulen la conservación de la información. Sin perjuicio de lo anterior, los titulares de datos personales almacenados en estas bases de datos podrán ejercer en cualquier momento sus derechos de acceso, actualización, rectificación y supresión, frente al responsable del tratamiento en PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A.

CAPITULO III. PRERROGATIVAS Y DERECHOS DE LOS TITULARES.

PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A. reconocerá y garantizará a los titulares de los datos personales, los siguientes derechos fundamentales:

a. A acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A., en su condición de responsable del Tratamiento;

b. A solicitar prueba de la existencia de la autorización otorgada a PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A., salvo los casos en los que la ley exceptúa la autorización;

c. A recibir información por parte de PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A., previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales;

d. A presentar quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC);

e. A modificar y revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos personales, cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales vigentes;

f. A tener conocimiento y acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

Los derechos antes mencionados, solamente se reconocerán y garantizará sobre los datos de carácter personal de las personas naturales que se encuentren almacenados en bases de datos diferentes a la de los registros públicos.

En el presente documento, en secciones posteriores, se definen los procedimientos implementados para garantizar estos derechos.

Página 15 de 36

CAPITULO IV. DEBERES DE PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A. CON RELACIÓN AL TRATAMIENTO

DE LOS DATOS PERSONALES.

PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A. tiene presente que los Datos Personales son de propiedad de las personas a los que aquellos se refieran y por ende solamente ellas podrán decidir sobre los mismos. Así mismo, PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A. se obliga a hacer uso de dichos datos solamente para las finalidades para las que se encuentra debidamente facultada y respetando, en todo caso, la normatividad vigente sobre la Protección de Datos Personales.

PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A. atenderá los deberes previstos para los Responsables y Encargados del Tratamiento, contenidos en los Artículos 17 y 18 de la Ley 1581 de 2012, o demás normas que la reglamenten o modifiquen, a saber, así:

a. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;

b. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;

c. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;

d. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

e. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;

f. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada se mantenga actualizada;

g. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento; h. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado, de conformidad con lo previsto en la ley;

i. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;

j. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley;

k. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de las normas relativas al tratamiento de datos personales y en especial, para la

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES Página 16 de 36

atención de consultas y reclamos;

l. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;

m. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;

n. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

o. Cumplir las instrucciones y requerimientos que al efecto imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

4.1. DEBER DE SECRETO Y CONFIDENCIALIDAD.

PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A., garantizará y exigirá a toda persona que intervenga en cualquier fase del tratamiento de los datos de carácter personal privado, sensible o de menores, el secreto profesional, respecto de los mismos y al deber de guardarlos, obligaciones que subsistirán aún después de finalizar sus relaciones contractuales con PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A. El incumplimiento del deber de secreto será sancionado de conformidad con lo previsto en el Reglamento Interno de Trabajo, de ser el caso, y la legislación vigente.

CAPITULO V. POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN.

5.1 GENERALIDADES SOBRE LA AUTORIZACIÓN.

Cuando se trate de datos diferentes a los de naturaleza pública, definidos en el Numeral 2° del Artículo 3 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A. solicitará previamente la autorización para el tratamiento de datos personales por cualquier medio que permita ser utilizado como prueba. Según el caso, dicha autorización podrá ser parte de un documento más amplio, como, por ejemplo, de un contrato o de un documento específico (formato, formulario, otrosí, etc.).

En caso de tratarse de datos de carácter personal privados correspondientes a personas naturales, la descripción de la finalidad del tratamiento de los datos se informará mediante el mismo documento específico o adjunto. Al respecto, PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A. informará al titular de los datos lo siguiente:

a. El tratamiento al que serán sometidos sus datos personales y la finalidad específica del mismo;


b. Los derechos que le asisten como titular; y,

c. La página web, correo electrónico, dirección física y demás canales de comunicación por los cuales podrá formular consultas y/o reclamos ante el Responsable o Encargado del tratamiento.

5.1.1 Medio y manifestaciones para otorgar la autorización.

La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, Sitios Web o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo, que permita manifestar u obtener el consentimiento vía clic o doble clic, mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que, de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos. La autorización será generada por PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A., y será puesto a disposición del titular con antelación y de manera previa al tratamiento de sus datos personales.

5.1.2 Prueba de la autorización.

PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A. utilizará los mecanismos con que cuenta actualmente e implementará y adoptará las acciones tendientes y necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de cuándo y cómo obtuvo la autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos. Para dar cumplimiento a lo anterior, se podrán establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.

5.1.3 Casos en que no se requiere la autorización.

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

• Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;

• Datos de naturaleza pública;

• Casos de urgencia médica o sanitaria;

• Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos; y,

• Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

5.2 DEL DERECHO DE LOS TITULARES.

5.2.1 Del derecho de acceso.


PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A garantizará el derecho de acceso conforme a la Ley 1581 de 2012, solamente a los Titulares de datos personales privados que correspondan a personas naturales y jurídicas, previa acreditación de la identidad del titular, legitimidad, o personalidad de su representante, poniendo a disposición de éste, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales tratados, a través de cualquier medio de comunicación, incluyendo los electrónicos que permitan el acceso directo del titular.

Dicho acceso se sujetará a los límites establecidos en el Artículo 21 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013.

5.2.2 Del derecho de consulta.

Los titulares de los datos personales podrán consultar la información de carácter personal que repose en cualquier base de datos de PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A. En consecuencia, PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A. garantizará el derecho de consulta conforme a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, exclusivamente sobre los datos personales privados, sensibles y de menores correspondientes a personas naturales, suministrando a los Titulares de estos datos personales la información contenida en cada una de las bases de datos correspondientes y que estén bajo el control de PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A.

PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A. establecerá las medidas de autenticación que permiten identificar de manera segura al titular de los datos personales que realiza la consulta o petición. Con respecto a la atención de solicitudes de consulta de datos personales, PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A. garantizará que:

• Habilitará medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes y seguros;

• Establecerá formularios, sistemas y otros métodos que se informarán en el Aviso de Privacidad; y,

• Utilizará los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que se encuentren en operación.

Independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, éstas serán tramitadas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. En el evento en el que una solicitud de consulta no pueda ser atendida dentro del término antes señalado, se informará al interesado antes del vencimiento del plazo las razones por las cuales no se ha dado respuesta a su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

5.2.3 Del derecho a reclamar.

El Titular de datos personales privados que correspondan a una persona natural y considere que


la información contenida o almacenada en una base de datos de PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A., puede ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes y principios contenidos en la normatividad sobre Protección de Datos Personales, podrán presentar reclamación ante el Responsable o Encargado del tratamiento de PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A.

PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A. contará con las medidas de autenticación necesarias que permitan identificar de manera segura al titular de los datos personales respecto de los cuales se realiza el reclamo. El reclamo lo podrá presentar el titular, teniendo en cuenta la información señalada en el Artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

Si el reclamo estuviese incompleto, el titular, a solicitud de PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A., lo podrá completar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo, para que subsane las fallas o errores así advertidos. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presentare la información solicitada, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En el evento de recibir reclamos que no sean competencia de la Compañía su resolución, se dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A. haya recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, todo ello en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para resolver la reclamación es de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A. informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

5.2.4 Del derecho a la rectificación y actualización de datos.

PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A. se obliga a rectificar y actualizar a solicitud del Titular, la información de carácter personal que corresponda a personas naturales y jurídicas, que resulte incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y lo términos antes señalados. Al respecto, PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A. tendrá en cuenta lo siguiente:

a. En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales, el Titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición;

b. PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A. tendrá plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando los mismos beneficien al Titular de los datos personales. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que


PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A. considere pertinentes y seguros;

c. PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A. podrá establecer formularios, formatos, sistemas y otros métodos, que serán informados en el Aviso de Privacidad y que se pondrán a disposición de los interesados en la página Web y/o en las diferentes oficinas administrativas, centros de producción y establecimientos de comercio de PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A.

5.2.5 Del derecho a la supresión de datos.

El Titular de datos personales tendrá el derecho en todo momento a solicitar a PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A. la supresión (eliminación) de sus datos personales, para lo cual se tendrán en cuenta los siguientes supuestos:

a. Que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente sobre Protección de Datos Personales;

b. Que hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados;

c. Que se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recogidos;

Esta supresión implicará la eliminación o borrado seguro, total o parcial, de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A.

El derecho de supresión no es un derecho absoluto y por ende PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A., como responsable del tratamiento de datos personales, podrá negarse o limitar el ejercicio del mismo cuando:

a. El titular de los datos tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos;

b. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas;

c. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular;

d. Los datos sean datos de naturaleza pública.

5.2.6 Del derecho a revocar la autorización.

Todo titular de datos personales que correspondan a personas naturales y jurídicas puede revocar en cualquier momento, el consentimiento al tratamiento de éstos, siempre y cuando, no lo impida


una disposición legal o contractual. Para ello, PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A. tendrá habilitados mecanismos sencillos y gratuitos que le permiten al titular revocar su consentimiento.

En los casos que sea posible la revocatoria de la autorización, se atenderá bajo las siguientes dos modalidades:

a. Total: Sobre la totalidad de finalidades consentidas, esto es, que PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A. debe dejar de tratar por completo los datos del Titular de datos personales;

b. Parcial: Sobre ciertas finalidades consentidas como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado. En este caso, PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A. deberá suspender parcialmente el tratamiento de los datos del titular. Se mantienen entonces otros fines del tratamiento que el responsable, de conformidad con la autorización otorgada, puede llevar a cabo y con los que el titular está de acuerdo.

El derecho de revocatoria no es un derecho absoluto y PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A., como responsable del tratamiento de datos personales, puede negarse o limitar el ejercicio del mismo cuando:

a. El titular de los datos tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

b. La revocatoria de la autorización del tratamiento obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.

c. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

d. Los datos sean datos de naturaleza pública.

5.2.7 Protección de datos en los contratos.

En los contratos laborales, PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A. incluirá cláusulas con el fin de autorizar de manera previa y general el tratamiento de datos personales relacionados con la ejecución del contrato, lo que incluye la autorización de recolectar, modificar o corregir, en momentos futuros, datos personales del Titular correspondientes a personas naturales. También incluirá la autorización para que algunos de los datos personales, en caso dado, puedan ser entregados o cedidos a terceros con los cuales PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A. tenga contratos de prestación de servicios, para la realización de tareas tercerizadas. En estas cláusulas, se hará mención del presente Manual y de su ubicación en el sitio web institucional, para su debida consulta.


En los contratos de prestación de servicios externos, cuando el contratista requiera de datos personales, PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A. le suministrará dicha información siempre y cuando exista una autorización previa y expresa del Titular de los datos personales para esta transferencia, quedando excluida de esta autorización, los datos personales de naturaleza pública definidos en el numeral 2° del artículo 3° del Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y los contenidos en los registros públicos. Dado que en estos casos, los terceros son Encargados del tratamiento de datos y sus contratos incluirán cláusulas que precisan los fines y los tratamientos autorizados por PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A. y delimitarán de manera precisa el uso que estos terceros le podrán dar a aquellos, así como las obligaciones y deberes establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, incluyendo las medidas de seguridad necesarias que garanticen en todo momento la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información de carácter personal encargada para su tratamiento.

Por su parte, PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A., al momento de recibir datos de terceros y actuar como Encargada del tratamiento de datos de carácter personal, verificará que la finalidad o finalidades de los tratamientos autorizados por el titular o permitidos por causas legales, contractuales o jurisprudenciales se encuentran vigentes y que el contenido de la finalidad esté relacionada con la causa por la cual se va a recibir dicha información personal de parte del tercero, pues solo de este modo estará facultado para recibir y tratar dichos datos personales.

5.2.8 Transferencia de datos personales a terceros países.

En los casos en que PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A., en desarrollo de alguna de sus funciones, como puede ser la de participar en programas internacionales para el desarrollo económico, cultural y social, o cualquier otra actividad que implique la transferencia de datos de carácter personal a terceros países, se regirá por las siguientes condiciones:

a. La transferencia de datos personales a terceros países solamente se realizará cuando exista autorización correspondiente del titular y previa autorización de la Delegatura de Datos Personales de la SIC.

b. Se considera una transferencia internacional cualquier tratamiento que suponga una transmisión de datos fuera del territorio colombiano, tanto si se realiza una cesión de datos, como si tuviera por objeto la prestación de un servicio al responsable fuera de Colombia.

c. Asimismo, se debe obtener la autorización previa del Delegado de Protección de Datos Personales de la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando se tenga previsto realizar transferencias internacionales de datos a países que no proporcionan un cierto nivel de protección. Esta autorización sólo podrá ser otorgada si se obtienen garantías adecuadas, como los contratos basados en las cláusulas tipo aprobadas por la SIC, o las Reglas Corporativas Vinculantes.

d. La transferencia internacional de datos se podrá realizar mediante solicitud de PRODUCTOS


QUIMICOS PANAMERICANOS S.A., estableciendo la finalidad, los colectivos de interesados o titulares de la información de carácter personal, los datos objeto de transferencia y la documentación que incorpore las garantías exigibles para la obtención de la autorización; en la que conste una descripción de las medidas de seguridad concretas que van a ser adoptadas, tanto por PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A., como por el Responsable o Encargado de los datos en su lugar de destino.

e. PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A. no solicitará la autorización cuando la transferencia internacional de datos se encuentre amparada en alguna de las excepciones previstas en la Ley y su Decreto Reglamentario. Un ejemplo de ello es el consentimiento del afectado a la transferencia, en donde la transferencia es necesaria para establecer la relación contractual entre el afectado y el responsable de la Base de Datos y la transferencia se refiere a una transacción dineraria.

5.2.9 Reglas generales aplicables.

PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A. ha establecido las siguientes reglas generales para la protección de datos personales, sensibles y de menores, como es el cuidado de bases de datos, ficheros electrónicos e información personal.

a. PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A. obtendrá y utilizará los datos personales que en efecto se requieran para el desarrollo de su objeto, para cumplir con sus deberes legales y para atender en debida forma la relación que establezca con el titular del dato, de forma tal que evitará solicitar información ajena a dichos propósitos.

b. PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A. utilizará los datos personales conforme a las finalidades con las que tales datos sean obtenidos.

c. Tales datos personales corresponderán a los de sus clientes, colaboradores, proveedores, administradores, aliados y en general a los de todas aquellas personas naturales con las que PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A. se relaciona para el cumplimiento pleno de su objeto social.

d. PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A. obtendrá y utilizará datos personales siempre que se encuentre facultada para ello, bien porque la ley así lo dispone, bien porque ello se deriva de la naturaleza de la relación que tiene con el titular de los datos o bien por que el titular del dato la autoriza expresamente para el efecto.

e. Cuando quiera que se precise autorización del titular para el tratamiento de sus datos personales:

• PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A. informará al titular sobre la finalidad de tal tratamiento y obtendrá de él su consentimiento expreso e informado.

• La autorización se obtendrá en forma previa al tratamiento de los datos personales y, en todo


caso, a más tardar al momento de la recolección inicial de tal información.

• La autorización podrá darse a través de cualquier medio que permita su adecuada conservación, así como su consulta posterior.

f. PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A. implementará mecanismos que le permitan tener a disposición de los titulares la información de sus datos personales, las finalidades para las que han sido tratados y el tratamiento que se ha dado a los mismos.

g. En los eventos en que PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A. requiera utilizar datos personales para una finalidad distinta a la inicialmente informada a su titular y autorizada por éste o diferente a la señalada en la ley o ajena a la naturaleza de la relación que lo vincula con PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A., se deberá obtener del titular de los datos una nueva autorización. PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A. no tendrá que solicitar una nueva autorización al titular cuando, conforme al ordenamiento jurídico, el nuevo uso sea razonablemente previsible por parte el titular del dato al momento de consentir en su utilización, en el marco de su relación con PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A.

h. PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A. ha previsto que siempre que los datos personales sean suministrados por un tercero, ese tercero debe contar con la autorización del titular que le permita compartir la información con PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A., o estar amparado en la ley para ello.

i. En los casos en los que PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A. contacte al titular del dato a partir de los Datos Públicos que haya obtenido, entendidos éstos como aquellos para cuyo tratamiento no se requería la autorización previa del mismo, PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A. deberá contar con autorización, bien dada por la ley o como consecuencia de la naturaleza de la relación con el titular o bien por solicitar del titular su autorización para obtener datos adicionales, caso en el cual le informará acerca de las finalidades para las que serán tratados los nuevos datos que le sean suministrados.

j. En el tratamiento de datos de menores de edad, PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A., tendrá en cuenta el interés superior de los mismos, así como la prevalencia de sus derechos. Adicionalmente, en los eventos en que los derechos de tales menores sean ejercidos por un tercero, PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A. verificará que ese tercero esté autorizado conforme a la ley para ello.

k. En el evento en que la información recopilada corresponda a Datos Sensibles, entendidos éstos como aquellos que afectan su intimidad o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A. deberá informar al titular de la misma acerca del carácter de sensible de los datos que suministra y acerca de la posibilidad que tiene de suministrar o no dicha información.

l. PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A. no condicionará la existencia y el mantenimiento de su relación con el titular al suministro de Datos Sensibles por parte de éste, a menos que tales



datos en efecto deban obtenerse por ser indispensables para la existencia y/o mantenimiento adecuado de la relación o para el cumplimiento de los deberes a cargo PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A., y/o del titular.

m. PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A., velará porque los datos personales que se encuentran en sus archivos y bases de datos sean almacenados y administrados en razonables condiciones de seguridad y confidencialidad.

n. Son confidenciales los datos personales, excepto aquellos que tienen el carácter de públicos. La información clasificada como confidencial deberá ser conocida y manejada exclusivamente por los colaboradores autorizados por PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A. para ello. o. Es responsabilidad de todos los colaboradores de PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A. velar por la confidencialidad y seguridad de dicha información y velar porque los terceros que acceden a la misma (proveedores o contratistas) también se responsabilicen de ella.

p. El deber de reserva de los colaboradores frente a los datos personales a los que tengan acceso se extiende después de finalizada la actividad realizada por éste en relación con el tratamiento.

q. PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A. informará a las autoridades competentes, en los términos que señala la ley, respecto de las situaciones relevantes relativas a la administración de los datos personales que son objeto de tratamiento por parte de ella.

r. PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A. conservará los archivos o bases de datos que contengan datos personales por el período que la normatividad vigente así se lo exija o lo permita y la vigencia de las bases de datos estará atada al ejercicio del objeto social de PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A.

s. Sin perjuicio de lo anterior, el período mínimo de conservación de los datos personales del titular corresponderá al término de duración de su relación legal o contractual con esta o a aquel que sea requerido para que PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A. cumpla con sus obligaciones o aquel necesario para que se puedan ejercer los derechos por parte del titular del dato en el marco de la naturaleza de la relación que los vincula.

t. PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A. velará porque se registren en los términos de la normatividad vigente, las bases de datos que contengan datos personales objeto de tratamiento por su parte.

u. PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A. incorporará a sus procesos los mecanismos para que los titulares de datos personales que administra puedan conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus Datos Personales, así como para revocar la autorización que para su utilización tales titulares han otorgado, siempre que tal revocación proceda de conformidad con el ordenamiento jurídico, es decir, siempre que con la revocación de la autorización no se vulnere un deber legal o contractual.

Página 26 de 36


v. Igualmente, los procedimientos previstos por PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A. preverán la divulgación de la presente política y de sus modificaciones en forma adecuada y oportuna.

w. Los procedimientos se ajustarán de tal forma que las consultas o reclamos de los titulares sean atendidos en forma clara, sencilla y oportuna, y en todo caso, en un término que no podrá superar el previsto en la normatividad vigente. PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A. velará por la suficiencia y claridad de las respuestas a tales consultas o reclamos.

x. Adicionalmente, en sus procedimientos internos, PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A. adoptará medidas de seguridad con el fin de:

(i) evitar el daño, pérdida, alteración, hurto o destrucción de los datos personales, lo cual implicará velar por la correcta operación de los procesos operativos y tecnológicos relacionados con esta materia;

(ii) prevenir el uso, acceso o tratamiento no autorizado de los mismos, para lo cual se preverán niveles de acceso y circulación restringida de dicha información;

(iii) incorporar los criterios de seguridad de los datos personales como parte integral de la adquisición, desarrollo y mantenimiento de los sistemas de información. y. Será responsabilidad de la Administración de la sociedad la implementación de estas políticas.

CAPITULO VI. PROCEDIMIENTO PARA QUE LOS TITULARES PUEDAN EJERCER SUS DERECHOS A CONOCER,

RECLAMAR (ACTUALIZAR, RECTIFICAR, SUPRIMIR) Y REVOCAR LA AUTORIZACIÓN

6.1 GENERALIDADES.

a. Cualquier consulta o reclamo frente a derechos inherentes de los titulares sobre datos de carácter personal, se debe realizar mediante un escrito dirigido a la cuenta de correo electrónico: [email protected], adjuntando fotocopia del documento de identidad del Titular interesado o cualquier otro documento equivalente que acredite su identidad y titularidad conforme a Derecho.

b. Los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación de la autorización de datos personales son personalísimos y por ende solo podrán ser ejercidos únicamente por el Titular. El Titular podrá actuar a través de representante legal o apoderado cuando aquel se encuentre en situación de incapacidad o minoría de edad o por hechos que le imposibiliten el ejercicio personal de los mismos, en cuyo caso será necesario que el representante legal o apoderado acredite tal condición.

Página 27 de 36


c. Con base en lo establecido al efecto en el artículo 21 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013 o demás normas que lo adicionen, sustituyan o modifiquen, en principio no se exigirá ningún valor o tasa alguna por el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión o revocación de la autorización.

d. Con el objeto de facilitar el ejercicio de estos derechos, PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A. pondrá a disposición de los interesados los formatos físicos y/o electrónicos adecuados a esta finalidad.

e. Una vez cumplidos y agotados los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación, por parte de PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A., podrá poner en conocimiento ante la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales (Superintendencia de Industria y Comercio – Delegatura de Protección de Datos Personales -) la negación o inconformidad frente al derecho así ejercido.

6.2 PROCEDIMIENTOS.

6.2.1 Consultas Requisitos para la atención de Consultas.

a. Se debe enviar una comunicación, ya sea física o electrónica, la cual deberá contener como mínimo: la fecha de solicitud, copia del documento de identificación, dirección de contacto (física y/o electrónica) y teléfono (s) para efectos de notificación; para el caso del representante legal del titular, se deberá adicionar documento autenticado que acredite la representación, si es el caso.

b. Para ejercer este derecho por medio electrónico, el titular, su causahabiente, el tercero autorizado o su apoderado, podrán formular la consulta por medio del correo electrónico destinado al efecto por PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A. ([email protected]), adjuntando la información anteriormente relacionada.

c. Para ejercer este derecho por medio físico, el titular, su causahabiente, el tercero autorizado o el apoderado, podrán radicar la respectiva consulta en cualquiera de las sedes de PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A., adjuntando la información anteriormente relacionada.

d. La persona interesada en ejercer este derecho, deberá en todo caso, utilizar un medio que permita acreditar el envío y la recepción de la solicitud. Cualquiera que sea el medio utilizado para ejercer este derecho, PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A. atenderá la solicitud siempre y cuando se cumpla con los siguientes requisitos:

Página 28 de 36

Términos para la atención de Revocatorias.

El término máximo para atender las solicitudes de Revocatorias será de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

6.2.2 Reclamos.

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la normatividad sobre Protección de Datos Personales, podrán presentar un reclamo ante el responsable del tratamiento. El reclamo lo podrá presentar el titular teniendo en cuenta la información señalada en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012 y las presentes regla.

a. Si el reclamo estuviese incompleto, el titular lo puede completar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que se subsanen las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

b. En el caso de que PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A. no sea competente para resolverlo, de ser el caso, se dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles y se informará de la situación al interesado. De no proceder su recepción, así se le informará a quien haya presentado la solicitud.


TIPO DE SOLICITANTE REQUISITO

TITULAR

- Comunicación escrita- Fotocopia del documento de identificación.- Formato de solicitud de Acceso a Datos Personales.


TERCERO/REPRESENTANTE/APODERADO

- Comunicación escrita- Carta de autorización o documento autentica-do que acredite la representación, si es el caso.- Formato de Solicitud de Acceso a Datos Personales- Fotocopia del documento de identi�cación del Titular y la persona autorizada.


c. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Así mismo el titular de la información puede ejercer en cualquier momento estos derechos, previo cumplimiento de los requisitos establecidos para ello por PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A. Al respecto, PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A., tendrá en cuenta lo siguiente:

a. En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales, el titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.

b.PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A. tendrá plena libertad para habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando beneficien al titular de los datos. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u cualquier otro que PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A. considere pertinentes al efecto.

c. PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A. podrá establecer formularios, sistemas y otros métodos, que serán informados en el Aviso de Privacidad y que se pondrán a disposición de los interesados en la página “web”.

d. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta al titular y no se acredite que la misma actúa en representación legitima, se tomará como no presentada.

El titular de datos personales tendrá el derecho, en todo momento, a solicitar a PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A. la supresión (eliminación) de sus datos personales, cuando:

a. Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.

b. Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.

c. Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados.

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados. Serán requisitos para la atención de Reclamos, Rectificaciones, Actualización o Supresión de datos:

a. El reclamo se deberá formular mediante solicitud escrita dirigida a PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A. La comunicación deberá contener como mínimo la fecha de solicitud, una descripción clara y detallada de los hechos que dan lugar al reclamo, fotocopia del documento de identificación, dirección de contacto (física o electrónica) y el (los) teléfono (s) de contacto para efectos de notificación. Así mismo, deberá venir acompañada del formato de reclamación de tratamiento de datos personales; para el caso del representante del titular, se deberá venir acompañada del formato de reclamación de tratamiento de datos personales; para el caso del representante del titular, se deberá agregar además un documento autenticado que acredite


la representación anunciada.

b. Para ejercer este derecho por medio electrónico, el titular, su causahabiente, el tercero autorizado o el apoderado, podrán formular la reclamación por medio del correo electrónico destinado al efecto por PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A., [email protected], adjuntando con el mismo la información anteriormente relacionada.

c. Para ejercer este derecho por medio físico, su causahabiente, tercero autorizado o apoderado podrá radicar la consulta en la oficina principal de PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A., adjuntando la información anteriormente relacionada.

d. La persona interesada en ejercer este derecho, deberá en todo caso utilizar un medio que permita acreditar el envío y la recepción de la solicitud. Cualquiera que sea el medio utilizado para ejercer este derecho, PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A. atenderá la solicitud, siempre y cuando se cumpla con los siguientes requisitos:

Términos para la atención de Reclamos.

El término máximo para atenderlo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Página 31 de 36

CAPITULO VI. PROCEDIMIENTO PARA QUE LOS TITULARES PUEDAN E


TITULAR


- Comunicación escrita- Fotocopia del documento de identi�cación.- Formato de solicitud de Acceso a Datos Personales.

- Comunicación escrita- Carta de autorización o documento autenticado que acredite la representación, si es el caso.- Formato de Solicitud de Acceso a Datos Personales- Fotocopia del documento de identi�cación del titular y la persona autorizada.


6.2.3 Revocar autorización.

Todo titular de datos personales puede revocar, en cualquier momento, el consentimiento al tratamiento de éstos siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello, PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A. deberá establecer mecanismos sencillos y gratuitos que le permitan al titular revocar su consentimiento, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó.

Se deberá tener en cuenta que existen dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse. La primera, puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A., deba dejar de tratar por completo los datos del titular; la segunda, puede ocurrir sobre ciertos tipos de tratamiento determinados, como, por ejemplo, para fines publicitarios, campañas, cursos entre otros. Con la segunda modalidad, esto es, la revocación parcial del consentimiento se mantendrá a salvo otros fines del tratamientos que el responsable, de conformidad con la autorización otorgada puede llevar a cabo y con los que el titular está de acuerdo.

Requisitos para la atención de revocatoria de autorizaciones.

a. La comunicación, ya sea física o electrónica, deberá contener como mínimo la fecha de la solicitud, fotocopia del documento de identificación, dirección de contacto (física o electrónica) y un teléfono (s) para efectos de notificación; para el representante del titular, adicionalmente deberá agregar un documento autenticado que acredite la representación anunciada.

b. Para ejercer este derecho por medio electrónico, el titular, su causahabiente, un tercero autorizado o el apoderado, podrán formular la consulta por medio del correo electrónico destinado por PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A. ([email protected]), adjuntando la información anteriormente relacionada.

c. Para ejercer este derecho por medio físico, su causahabiente, un tercero autorizado o un apoderado, podrán radicar la consulta en cualquiera de las sedes de PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A., adjuntando la información anteriormente relacionada.

d. La persona interesada en ejercer este derecho, deberá en todo caso utilizar un medio que permita acreditar el envío y la recepción de la solicitud. Cualquiera que sea el medio utilizado para ejercer este derecho, PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A. atenderá la respectiva solicitud, siempre y cuando se cumpla con los siguientes requisitos:

Página 32 de 36


TITULAR

- Comunicación escrita- Fotocopia del documento de identi�cación.- Formato de solicitud de Acceso a Datos Personales.


Términos para la atención de Revocatorias.

El término máximo para atender las solicitudes de Revocatorias será de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

CAPITULO VII. FUNCIÓN DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES AL INTERIOR DE PRODUCTOS QUIMICOS

PANAMERICANOS S.A.

7.1 RESPONSABLES.

PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A. designa como responsables internos del tratamiento de datos personales a las personas que ejerzan las funciones propias del OFICIAL DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES, el ÁREA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES y el COMITÉ DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN.

La designación del OFICIAL DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES y de las personas que integren el ÁREA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES, le corresponderá al Representante Legal de la sociedad.

Por su parte, harán parte del COMITÉ DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN las personas que ejerzan los cargos de GERENTE FINANCIERO, GERENTE DE GESTIÓN HUMANA y el DIRECTOR DE INFORMÁTICA o las personas que estos últimos, dentro de sus respectivas áreas, designen al efecto.

Las personas que integren el ÁREA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES, serán quienes

Página 33 de 36



- Comunicación escrita- Carta de autorización o documento autenticado que acredite la representación, si es el caso.- Formato de Solicitud de Acceso a Datos Personales- Fotocopia del documento de identi�cación del titular y la persona autorizada.


recibirán, procesarán y canalizarán las distintas solicitudes que se reciban, y las harán llegar a las respectivas dependencias encargadas del tratamiento, dependencias que una vez reciban estas comunicaciones, entrarán a cumplir con la función de protección de datos personales, y deberán dar trámite a las solicitudes de los titulares, en los términos, plazos y condiciones establecido por la normatividad vigente, para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la normatividad vigente sobre protección de datos personales.

En el evento en que los Titulares de los datos, o quienes obren a su nombre, consideren que PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A. han dado un uso contrario al autorizado y a las leyes aplicables, podrá contactar, a través de una comunicación dirigida al OFICIAL DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES, a PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A., cuyo domicilio principal se encuentra en la siguiente dirección: Carrera 43 F No. 11-66, ÁREA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES, Correo electrónico: [email protected].

7.2 ENCARGADOS.

PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A., como organización, y en los términos establecidos en la normatividad vigente, actuara como RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO de Datos Personales; y las distintas dependencias actuaran como ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO de datos personales.

PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A. distinguirá entre los encargados internos y los encargados externos. Los encargados internos serán empleados de PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A., mientras que los externos serán aquellas personas naturales o jurídicas que tratarán los datos que PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A. les llegue a suministrar para la realización de una tarea asignada (proveedores, consultores, empresas de tercerización, autoridades administrativas, etc.)

7.2.1 Encargados Internos:

7.2.2 Encargados Externos: • Empresas que llevan a cabo procesos de tercerizados; • Consultores;

Página 34 de 36

BASE DE DATOS ENCARGADOS INTERNOS-PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A.

Gerente de Gestión Humana

Director Contable

Director Contable

Director Contable

EMPLEADOS

CONTRATISTAS Y PROVEEDORES

INFORMACION GENERAL

INACTIVAS


• Proveedores; • Superintendencia de Sociedades;• Dirección de Impuestos Nacionales;• Demás autoridades administrativas.

CAPITULO VIII. LEGISLACIÓN APLICABLE, CONTACTO Y VIGENCIA

8.1 MARCO NORMATIVO:

El presente Manual de Políticas y Procedimientos de Protección de Datos Personales ha sido elaborado en concordancia con las siguientes normas y documentos: • Constitución Política, artículo 15; • Ley 1581 de 2012; • Ley 1273 de 2009;• Ley 1266 de 2008;• Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010, y Decreto Reglamentario No. 1377 de 2013;• Sentencias de la Corte Constitucional C–1011 de 2008, y C-748 del 2011• Avisos de privacidad;• Reglamento Interno de Trabajo.

8.2 INFORMACIÓN DE CONTACTO:

En el evento de existir inquietudes acerca de las políticas aquí contenidas, los interesados deberán comunicarse con PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A., o enviar su consulta directamente o través de cualquiera de los siguientes canales de comunicación:

- PBX: (4) 444 97 77, extensión 4178.

- Mediante comunicación escrita dirigida al correo electrónico: [email protected] o personalmente al ÁREA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES de PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A., ubicada en la siguiente Dirección: Carrera 43 F No. 11-66, Piso 3.

8.3 VIGENCIA: El presente Manual rige a partir del 1° de agosto de 2016, fecha de su aprobación por parte del Presidente y Representante Legal de PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A.

Actualizaciones de la política:

PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A. podrá modificar los términos y condiciones del

Página 35 de 36


presente documento de políticas y procedimientos como parte de nuestro esfuerzo por cumplir con las obligaciones establecidas por la Ley 1581 de 2012, los decretos reglamentarios y demás normas que complementen, modifiquen o deroguen lo contenido en este documento, con el fin de reflejar cualquier cambio en nuestras operaciones o funciones. En los casos que esto ocurra se publicará el nuevo documento de políticas y procedimientos en la página web: www.pqp.com.co

Documents

Cuidamos la vida · polÍtica de tratamiento de protecciÓn de datos personales tabla de contenido página capitulo i. generalidades 1.1 Ámbito de aplicaciÓn 1.2 definiciones