El concepto de cuenta

 

Como hemos visto hasta ahora, el patrimonio es la idea clave sobre la cual se desarrolla la contabilidad. 

Más concretamente, el balance (representación del Activo y el Pasivo y el Neto) es el documento fundamental que nos permite recoger la situación de una empresa.

 

No obstante, el balance es un documento de resumen, cada una de las partidas que lo componen pueden sufrir multitud de variaciones a lo largo de un periodo.

Para poder llegar a elaborar el balance, es por tanto necesario desarrollar una metodología que nos permita ir registrando los movimientos que se producen, de forma que tengamos visibilidad de lo ocurrido y que la información esté disponible para su posterior extracción y agregación.

El concepto sobre el que se asienta la metodología contable es la cuenta. Más concretamente:

"Las cuentas son registros particulares que recogen las variaciones experimentadas por un elemento patrimonial y ponen de manifiesto su situación en una fecha determinada

     Las cuentas se representan con dos columnas para realizar los apuntes según el signo del movimiento. 

La columna o parte de la izquierda se denomina Debe y la columna o parte de la derecha se denomina Haber.

Se trata simplemente de nombres adoptados por convenio pero no tienen ninguna interpretación posible, es decir, el "debe" no necesariamente tiene que ver con "deudas" ni el "haber" con lo que "hay" en la empresa.

En los siguientes apartados vamos a ver cómo se utilizan estas dos columnas: debe y haber (izquierda y derecha), para reflejar los movimientos que afecten a un determinado elemento patrimonial.

 

     Convenio de cargo y abono

De forma general, realizar un apunte en el debe de una cuenta (sea del tipo que sea) se denomina hacer un cargo o bien cargar una cuenta. 

Por el contrario, realizar un apunte en el haber recibe el nombre de abono, decimos que hemos abonado esa cuenta.

 

 

     ACTIVO (Debe) 

 

Utilizaremos el debe para reflejar los valores iniciales de esa cuenta, así como las adquisiciones y/o aumentos del elemento patrimonial representado por esa cuenta. 

Es decir, para reflejar el aumento de una cuenta de Activo, cargaremos dicha cuenta con el importe correspondiente.

 

     ACTIVO (Haber) 

Utilizaremos el haber para reflejar las ventas o disminuciones de las cuentas de activo. 

De este modo, cuando tengamos que recoger la disminución de un elemento de Activo, realizaremos un abono en la cuenta correspondiente.

 

     NETO (Debe) 

Utilizamos el debe para recoger las disminuciones de las partidas de Neto. 

Es decir, una reducción de un elemento patrimonial perteneciente al Neto se refleja haciendo un cargo contra esa cuenta.

 

     NETO (Haber) 

Utilizamos el haber para representar los valores iniciales y los aumentos de las cuentas de neto. 

Por lo tanto, un aumento se representa mediante un abono.

RAZONAMIENTO CONTABLE

 

Como hemos visto, la contabilidad no es más que un registro sistemático de las operaciones que va realizando la empresa, y de cómo éstas afectan a su estructura patrimonial.

 

1. Identificar los elementos patrimoniales que intervienen en el hecho contable (movimiento que queremos reflejar).

2. Señalar cada uno de los elementos patrimoniales identificados en su correspondiente masa patrimonial (Activo, Pasivo o Neto).

3. Observar si las masas patrimoniales han aumentado o disminuido como consecuencia del hecho contable.

. Según el convenio fundamental, saber en qué lado de la cuenta se escribiría la anotación (Debe o Haber).

5. Y, por último, fijar la cuantía en que se ha modificado cada elemento patrimonial.

FUNCIONAMIENTO DE LAS CUENTAS DE INGRESOS Y GASTOS

Nos disponemos a abordar una categoría nueva de hechos contables que todavía no habíamos contemplado, los ingresos y los gastos y, derivado de ellos, las pérdidas y las ganancias.

Esto añade algo de complejidad al planteamiento que hemos venido utilizando. 

Hasta este momento sólo habíamos contemplado variaciones en partidas de balance, por lo que cualquier movimiento que se producía seguía respetando la ecuación patrimonial.

Sin embargo, si por ejemplo se produce un gasto, la contrapartida podría ser una disminución de activo (caja) y en ese caso se incumpliría dicha ecuación. La explicación es que las "pérdidas y ganancias" forman parte del Neto y ese es el modo de "cuadrar" el balance cuando se producen ingresos y gastos.

No obstante, sería demasiado trabajoso modificar la cuantía del neto cada vez que se produce un ingreso o un gasto.

 

Por eso, se utiliza una cuenta "intermedia" denominada cuenta de pérdidas y ganancias, en la que se van reflejando los movimientos (ingresos o gastos), y cuyo saldo se traslada al neto únicamente al finalizar cada periodo.

Las cuentas de Gastos: concepto y algunos ejemplos

Aunque seguramente todos tenemos en la cabeza multitud de gastos "típicos" de cualquier empresa (salarios, alquileres, luz, teléfono...) vamos a tratar de mostrar una lista algo más compleja, agrupando las partidas más habituales segÚn la categoría a la que pertenecen y utilizando el término contablemente correcto.

Compras. Productos y/o servicios relacionados con la producción adquiridos a un proveedor, como por ejemplo:

 

Compra de mercaderías (existencias destinadas a la venta sin transformación).

 

Compra de materias primas (componentes y/o ingredientes de los productos vendidos por la empresa).

LA DETERMINACIÓN DEL RESULTADO

Como ya hemos mencionado con anterioridad, las pérdidas o ganancias obtenidas por la empresa mediante su actividad pasarán a formar parte del Neto, pero los ingresos y gastos no se imputan directamente al mismo, sino que se utiliza la cuenta "puente" de Pérdidas y Ganancias, y únicamente se traspasa al neto el saldo final de esta cuenta.

Para cumplimentar los libros Diario y Mayor, los ingresos se reflejan en el haber y los gastos en el debe, salvo en al caso de gastos o ingresos "negativos" (rappels o devoluciones) en cuyo caso el apunte se realiza exactamente al contrario.

Los saldos de cada una de estas cuentas se traspasan a la de Pérdidas y Ganancias siguiendo el mismo método (ingresos en el haber y gastos en el debe).

Una vez que queramos realizar un cierre (calcular el resultado del periodo y la situación patrimonial) debemos calcular el saldo de la cuenta de Pérdidas y Ganancias:

Si la cuenta tiene saldo deudor (el importe de las partidas del debe es superior a las del haber) significa que la empresa ha obtenido pérdidas por esa cuantía.

Si la cuenta presenta un saldo acreedor (el importe de las partidas del haber es superior) la empresa ha conseguido beneficios.

EL PROCESO DE REGULARIZACIÓN

Este proceso tiene especial interés en el caso de una partida cuyo tratamiento es diferente a casi todas las demás: las mercaderías. 

Por definición, las mercaderías son una partida de activo (forman parte de las existencias), no obstante, las entradas y salidas de mercaderías no son consideradas incrementos y disminuciones de activo sino ingresos y gastos.

A este hecho se le une la dificultad adicional de que, normalmente, las mercaderías se compran a un precio y se venden a otro diferente, por lo que los importes de entrada y de salida no son comparables. 

Todo esto nos lleva a la necesidad de realizar un proceso adicional para poder determinar el resultado y el patrimonio, que no es otro que la regularización.

La regularización es, por tanto, el proceso mediante el cual se determina el importe real de mercaderías consumidas en un periodo (gasto) así como el saldo final de las mismas dentro del activo. 

Para ello básicamente es necesario realizar lo siguiente:

1. Llevar un control del saldo de las mercaderías al iniciar y al finalizar un determinado periodo.

2. "Abrir" la cuenta "Variación de existencias" en la que reflejamos el incremento o disminución de las mismas a lo largo de dicho periodo (como diferencia entre las iniciales y las finales) y cuyo saldo puede ser positivo o negativo

Esta cuenta de variación de existencias se considera como una cuenta de "ingresos" de modo que:

Si la variación es positiva, es decir, quedan más existencias en el almacén que al empezar el periodo, quiere decir que no se han consumido todas las compras realizadas. 

Al considerarlo como un ingreso, en realidad estamos consiguiendo reflejar que, de todas las compras realizadas, no todas suponen un gasto realmente, puesto que no se han consumido. La variación de existencias minora el impacto del gasto que representan las compras.

Si la variación es negativa, quiere decir que además de todas las mercaderías compradas, se han consumido parte de las que había en stock.

Esa variación se imputa como un ingreso "negativo" o lo que es lo mismo, como un gasto adicional.