-
CUADRO DE CLASIFICACIN DOCUMENTAL DEL DISTRITO
(Cuadro nico de Clasificacin)
Oscar Javier Almanza R.Asesor
Archivo de Bogot
-
1. CLASIFICACIN
Es la accin de identificar y agrupar los documentos en clases o
categoras, dentro de una estructura jerrquica y lgica.
Etimolgicamente clasificar procede del latn classis facere,
hacer clases. Separar o dividir un conjunto de elementos, segn
criterios previamente definidos, para establecer clases o
grupos.
Fase previa a la descripcin documental y la primera etapa de un
tratamiento que conduce a la accesibilidad del acervo
documental
La identificacin y la agrupacin de los documentos se llevan a
cabo mediante el Cuadro de clasificacin documental.
-
1. CLASIFICACIN
Por qu clasificar:
Proporcionar una estructura lgica que represente la documentacin
producida o recibida en el ejercicio de las atribuciones o
funciones de una dependencia o entidad.Facilitar su localizacin
conceptual, es decir, acceder a la informacin contenida en el
acervo documental.Facilitar la localizacin fsica de cada documento
o expediente para su eficaz control y manejo.Acelerar y
sistematizar la organizacin de los documentos.Eficacia en la
recuperacin de la informacin para la toma de decisiones.Proteccin
de la informacin administrativa.Estabilidad y continuidad
administrativa.Optimizacin de los recursos econmicos y
racionalizacin de los espacios.
-
1. CLASIFICACIN
Qu clasificar?
Todos los documentos administrativos producidos y recibidos por
las diferentes dependencias y servicios de la entidad, con el fin
de organizarlos y tratarlos a partir de los mismos criterios y por
medio de los mismos mtodos.
Cundo clasificar?
Los documentos producidos o recibidos por cualquier dependencia
de la entidad se debern clasificar, y por tanto asignarles el cdigo
y el ttulo del Cuadro de clasificacin que les corresponda
(codificarles), desde el mismo momento de su creacin o
recepcin.
-
2. SISTEMAS DE CLASIFICACIN
2.1 ORGNICA
2.2 FUNCIONAL
2.3 ORGNICO-FUNCIONAL
Jurdica
Direccin
Contabilidad
Tesorera
Actividades
Funciones
Actividades
Dependencias
Funciones
Dependencias
-
2.1 CLASIFICACIN ORGNICA
Reproduce las estructuras administrativas u orgnicas de la
institucin productora de los documentos.
Muy til para fondos cerrados, o bien en casos de corta duracin
en el tiempo o de escasa evolucin organizativa de una
institucin.
-
2.2 CLASIFICACIN FUNCIONAL
Definida por las actividades bsicas de la institucin, es decir,
las grandes funciones que se desarrollan, de manera que por su
permanencia permiten construir un cuadro de gran solidez y
durabilidad en el tiempo.
Es un cuadro con una larga durabilidad en cuanto al tiempo.
Las funciones siguen un esquema piramidal o jerarquizado,
empezando por las ms amplias hasta llegar a las ms detalladas.
La mayor parte de las funciones han perdurado a lo largo de la
historia.
-
2.3 CLASIFICACIN ORGNICO-FUNCIONAL
Es la utilizacin de un criterio mixto entre la clasificacin
orgnica y la funcional.
Normalmente, las secciones mayores son definidas por las
funciones y las subsecciones por los rganos.
Actividades
Funciones
Actividades
Jurdica
Direccin
Contabilidad
Tesorera
-
3. LA CLASIFICACIN UNIFORME
Se basa, mayoritariamente, en un cuadro de clasificacin de
carcter funcional, cuyo uso es extensible a ms de un rgano.
Muy til para entidades y organizaciones que comparten
procedimientos y trmites de un mismo asunto.
-
3. LA CLASIFICACIN UNIFORME
VENTAJAS:No hay que realizar modificaciones cuando se produce un
cambio en la estructura orgnica.
Permitira la movilidad de personal, entre entidades, sin
incidencias en el conocimiento del sistema.
Con este sistema se puede acceder a la consulta global de una
informacin cuando es gestionada por ms de una entidad.
Identificacin de las copias de documentos en diferentes
entidades
Permite que usar el mismo lenguaje administrativo.
Este sistema sirve de gua para trabajar documentacin
histrica.
El cuadro de clasificacin es la base de la integracin de las
tablas de retencin documental y de la descripcin documental.
-
3. LA CLASIFICACIN UNIFORME
REQUERIMIENTOS:
Existencia de voluntad poltica.
Capacidad de implementar un sistema que comporta una nueva
cultura administrativa.
Participacin y disposicin al cambio en las entidades.
Paciencia: se no se puede construir todo en un momento
225544
11
8811111010
776633
121299
-
LOS CUADROS DE CLASIFICACIN
Un cuadro de clasificacin es el primer instrumento de descripcin
de un archivo, y el nico que permite una visualizacin conjunta de
los fondos, las relaciones jerrquicas entre los grupos, as como de
la institucin y de la actividad que desarrolla.
Son los elementos que permite planificar, de una manera
sistemtica, todos los trabajos de tratamiento del archivo, es
decir, transferencias, evaluacin, seleccin y eliminacin, realizacin
de los instrumentos de descripcin y tabla de retencin.
-
LOS CUADROS DE CLASIFICACIN
SON TILES PARA:
Establecer vinculaciones entre documentos concretos que,
agrupados, suministren una informacin continuada de la
actividad.Garantizar que los documentos son nombrados
apropiadamente en el tiempo.Permitir la recuperacin de todos los
documentos relacionados con una funcin general o actividad
concreta.Determinar la proteccin de seguridad y el acceso adecuado
para conjuntos de documentos.Distribuir responsabilidades para
gestionar determinados conjuntos de documentos.Distribuir
documentos por accin.Determinar perodos de retencin y acciones de
disposicin adecuadas para los documentos.
-
EL CUADRO DE CLASIFICACIN DOCUMENTAL DEL DISTRITO
Es la estructura jerrquica y lgica, organizada con criterios
funcionales y un enfoque basado en procesos, que recoge cuantas
actividades -concretadas en documentos- tienen lugar en la gestin
del Distrito.
Es el instrumento de referencia y control en el que se plasman,
las categoras de clasificacin normalizadas para todo el Distrito,
recogidas de forma exhaustiva y sistemtica.
-
Es un Cuadro de
Clasificacin (lista de documentos agrupados en series)
Es aplicado a varias
entidades (Uniforme-Integral)
Requiere un lenguaje comn
(estandarizado)
La estandariza-
cin comienza a partir de los
procesos comunes
Comits tcnicos de
especialistas que toman decisiones
sobre gestin documental
El AB facilita, orienta y valida las
decisiones tomadas en los comits
Los productos: Guas para la gestin normalizada de los
documentos generados por los procesos
Los grupos documentales para cada proceso que van conformando
el
Cuadro Distrital de Clasificacin DocumentalQ
ueQ
ue yy
mientras
mientras
Mediante
Mediante
Donde
Donde
Mediente
Mediente
Que proveenQue proveen
EL CUADRO DE CLASIFICACIN DOCUMENTAL DEL DISTRITO
-
44SubseriesSubseries
33SeriesSeries
1 1 SectoresSectores
2 2 ProcesosProcesos
ESTRUCTURA DEL CCD DEL DISTRITO
-
1 1 SectoresSectores
ESTRUCTURA DEL CCD DEL DISTRITO
Cod Sector Cod Entidad104Secretara General20 SECTOR GESTIN
PBLICA 125Departamento Administrativo del Servicio Civil -
DASCD110Secretara Distrital de Gobierno127Departamento
Administrativo de la Defensora del Espacio Pblico - DADEP131Unidad
Administrativa Especial Cuerpo Oficial de Bomberos203Fondo de
Prevenciny Atencin Emergencias - FOPAE217Fondo de Vigilancia y
Seguridad
21SECTOR GOBIERNO, SEGURIDAD Y CONVIVENCIA
220Instituto Distrital de la Participacin y Accin
Comunal111Secretara Distrital de Hacienda226Unidad Administrativa
Especial de Catastro Distrital240Lotera de Bogot22 SECTOR
HACIENDA
206Fondo de Prestaciones Econmicas, Cesantas y Pensiones -
FONCEP
23 SECTOR PLANEACIN 120Secretara Distrital de Planeacin
117Secretara Distrital de Desarrollo Econmico
24
SECTOR DESARROLLO ECONMICO, INDUSTRIA Y TURISMO
200Instituto para la Economa Social - IPES
112Secretara de Educacin del Distrito219Instituto para la
Investigacin Educativa y el Desarrollo Pedaggico - IDEP25 SECTOR
EDUCACIN230Universidad Distrital Francisco Jos de
Caldas114Secretara Distrital de Salud201Fondo Financiero Distrital
de Salud - FFDS26 SECTOR SALUD777Empresas Sociales del
Estado214Instituto Distrital para la Proteccin de la Niez y la
Juventud - IDIPRON
27SECTOR INTEGRACIN SOCIAL 122Secretara Distrital de Integracin
Social
-
1 1 SectoresSectores
ESTRUCTURA DEL CCD DEL DISTRITO
Cod Sector Cod Entidad
20 SECTOR GESTIN PBLICA 104Secretara General
119Secretara Distrital de Cultura, Recreacin y
Deporte211Instituto Distrital de Recreacin y Deporte -
IDRD215Fundacin Gilberto Alzte Avendao216Orquesta Filarmnica de
Bogot260Canal Capital Ltda.
28SECTOR CULTURA, RECREACIN Y DEPORTE
213Instituto Distrital de Patrimonio Cultural - IDPC218Jardn
Botnico "Jos Celestino Mutis"29 SECTOR AMBIENTE 126Secretara
Distrital de Ambiente113Secretara de Movilidad204Instituto de
Desarrollo Urbano - IDU227Unidad Administrativa Especial de
Rehabilitacin y Mantenimiento Vial262Transmilenio S.A.
30 SECTOR MOVILIDAD
135Fondo de Educacin y Seguridad Vial - FONDATT en
liquidacin118Secretara Distrital del Hbitat208Caja de Vivienda
Popular228Unidad Administrativa Especial de Servicios
Pblicos261Metrovivienda263Empresa de Renovacin Urbana264Empresa de
guas de Bogot - ESP
31 SECTOR HBITAT
265Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogot -
ESP100Concejo102Personera105Veedura99 OTRAS ENTIDADES
235Contralora de Bogot
-
2 2 ProcesosProcesos
ESTRUCTURA DEL CCD DEL DISTRITO
En general son procesos de apoyo cuya ejecucin es imprescindible
para el funcionamiento de una organizacin. La Direccin Distrital de
Desarrollo Institucional y su grupo de Equipos Transversales
inicialmente identifico 17 de estos procesos, los cuales el Archivo
de Bogot adopt para desarrollar su esquema de trabajo.
Procesos mediante los cuales se da cumplimiento a las funciones
propias de una entidad, en el concierto de la administracin del
Distrito Capital. la mayora de estos procesos son exclusivos de una
entidad, pero, en algunos casos, pueden ser comunes a
variasentidades que actan en un sector, como es el caso de los
hospitales, alcaldas locales, entidades prestadoras de servicios,
entre otras.
PROCESOS TRANSVERSALES
PROCESOS MISIONALES
-
2 2 ProcesosProcesos
ESTRUCTURA DEL CCD DEL DISTRITO
PROCESOS TRANSVERSALES
Asesora Jurdica PlaneacinAuditoria PresupuestoComunicaciones
Quejas y Soluciones
ContabilidadAdministracin de recursos Fsicos, Mantenimiento y
Compras y Suministros
Contratacin Recurso humanoControl disciplinario SistemasControl
interno Financiera
Defensa Judicial Gestin y desarrollo organizacionalGestin
Documental Procesos directivos unipersonalesParticipacin Ciudadana
Procesos colegiados de direccin
-
EJEMPLO DEL CCD DEL DISTRITO
CUADRO DE CLASIFICACIN DOCUMENTAL DEL DISTRITOCd Proceso Cd
Serie Cd Subserie Tipo documental
RequerimientoComunicaciones oficialesAutosPruebas
ATENCIN A PETICIONES QUEJAS Y RECLAMOS
PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS, RECURSOS, SOLICITUDES, SUGERENCIAS
Y SOLUCIONES. (PQRS)
Sin subseries
Requerimiento
INSTRUMENTOS DE CONTROL
Planilla de reparto o entrega de PQRS
Planillas de reparto y seguimiento de documentos
ATENCIN A PETICIONES QUEJAS Y RECLAMOS
INSTRUMENTOS DE CONTROL
Planillas de reparto y seguimiento de documentos
Planilla de seguimiento a las PQRS
PROCESO CONTABLE LIBROS DE CONTABILIDAD Libro Mayor y
Balance
PROCESO CONTABLE LIBROS DE CONTABILIDAD Libro Diario
PROCESO CONTABLE LIBROS DE CONTABILIDAD Libro Auxiliar
PROCESO CONTABLE
COMPROBANTES DE CONTABILIDAD
Comprobantes de diario
PROCESO CONTABLE
COMPROBANTES DE CONTABILIDAD
Comprobantes de eliminaciones
PROCESO CONTABLE
COMPROBANTES DE CONTABILIDAD
Comprobantes de ajuste
-
CODIFICACIN DEL CCD DEL DISTRITO
-
BIBLIOGRAFA
La clasificacin: evolucin y prctica. Imma Moratalla y Carmen
Martnez. En www.universidad.edu.uy/ag/clasificacionevypract.ppt
Clasificacin de fondos documentales de Archivos Histricos
Universitarios. El modelo del Archivo Histrico de la Universidad de
Salamanca. Agustn Vivas Moreno. Primer Congreso Universitario de
Ciencias de la Documentacin.
Manual de Normas y Procedimientos Archivsticos. Universidad
Pblica de Navarra.
Montejo Uriol, ngel (1997). "La clasificacin de fondos
archivsticos administrativos" en: Mtodos de Informacin, v. 4
(17-18) p. 50.
Las herramientas de clasificacin e indizacin del sistema de
gestin de la documentacin administrativa del Departament
D'agricultura, Ramaderia I Pesca de la Generalitat de Catalunya.
Jordi Andreu i Dauf, Ferran Burguillos Martnez. Comunicacin al III
congreso de Archiveros de Andaluca, Crdoba, 5 y 6 de noviembre de
1998
Cuadro General de Clasificacin Archivstica. Instructivo para su
elaboracin. Archivo General de la Nacin. Mxico. 2004.
Instruccin tcnica sobre clasificacin de documentos.
Administracin y Servicios Sistema de Gestin de Calidad. Universidad
de Almera. Espaa. 2004.
