DESARROLLO DE HABILIDADES PARA LA SUPERVISIONSeminario-Taller

Profa. María Graciela Rabuñal 2007

METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DEL CUADRO DE DISTRIBUCION DEL TRABAJO

Se conoce también llamado Diagrama de Distribución del Trabajo. Es una síntesis de las actividades y tareas que se realizan en un sector o departamento y el tiempo que cada funcionario dedica a cada actividad. Responde a las interrogantes ¿Qué se hace? ¿Quién lo hace? ¿Cuánto tiempo demora en hacerlo?

Los programas de simplificación de tareas comienzan con el análisis de la distribución de las mismas. Es decir, con el cumplimiento del principio de división del trabajo que permite establecer sobrecargas, reorganizar un servicio o sector, examinar y re asignar objetivos.

Para confeccionar el cuadro es preciso examinar las actividades principales que responden al principio de división del trabajo y luego establecer las tareas específicas que corresponden a cada una de las actividades. Para ello se elaboran dos listas a saber: Lista de Actividades y Lista de Tareas.

LISTA DE ACTIVIDADES

División:Departamento:Sector:Responsable:Cargo:

Nº DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES

La lista de actividades refleja el cumplimiento de la misión del servicio y tiene que ver con las funciones que lo caracterizan y son la razón de su existencia. Cada una de las actividades es susceptible de desagregación en una serie de tareas que deben ser realizadas para su cumplimiento. Ejemplo:Actividad:

1. EXPEDICIÓN DE CERTIFICADOS

Para la ejecución de esta actividad es necesario que se cumplan 5 tareas que serán asignadas a uno o más funcionarios según el volumen de trabajo del sector.

Tareas:1.1 Recibir y entregar solicitudes de certificados1.2 Localizar datos del funcionario

Día Mes Año

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1.3 Redactar certificado1.4 Firmar certificado1.5 Archivar copias del certificado en legajo personal

Para la confección de la Lista de Actividades es preciso entrevistar al responsable de la unidad.

LISTA DE TAREASDivisión:Departamento:Sector:Responsable:Cargo:

ACTIVIDAD:

Nº DESCRIPCION DE LAS TAREAS DEDICACIÓN

Horas %

TOTALES 100%

La Lista de Tareas incluye los tiempos destinados a cada una de ellas o el porcentaje de dedicación del horario del funcionario. Para su elaboración es imprescindible tener una entrevista con quienes ejecutan el trabajo ya que ellos son quienes mejor conocen y luego validarlas con el jefe directo.

Una vez confeccionadas ambas listas se pasa la información al Cuadro de Distribución del Trabajo1 que es la representación gráfica del conjunto de actividades y tareas que se realizan en una unidad en un momento determinado.

El cuadro es de doble entrada y contiene los datos siguientes: fecha de confección; actividades en orden de importancia; tiempo total de cada actividad; tareas correspondientes a cada actividad con sus tiempos y funcionarios que la ejecutan.

El análisis del cuadro2 permite analizar las actividades, las tareas y los funcionarios o puestos de trabajo:

A) Actividades

Adecuación de las actividades a los cometidos de la unidad

1 PALAMARCHUK, Isabel . -- Cuadro de distribución del trabajo . -- Montevideo : Editorial Técnica, /s.f./

2 ESTADO LIBRE ASOCIADO DE PUERTO RICO . -- Simplificación del trabajo . --

Día Mes Año

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Total de horas de cada una y volumen global de trabajo Incidencia del tiempo con relación a la importancia de las actividades Estimación de costos de las actividades

B) Tareas

Grado de especialización de las tareas Tiempo asignado a cada puesto de trabajo

C) Funcionarios

Distribución de las cargas de trabajo Identificación de competencias requeridas para cada puesto La utilización del tiempo de la jornada laboral

Las preguntas que sirven para el análisis son las siguientes:

¿QUE? ¿Están contempladas todas las actividades y las tareas que corresponden al cumplimiento de la misión de la unidad?

¿QUIEN? ¿Las actividades corresponden a la unidad o deberían ser desempeñadas por otras unidades? ¿Hay duplicaciones? ¿Se aprovecha el conjunto de habilidades de los funcionarios?

¿CUANDO? ¿El total de actividades y tareas ocupan una parte adecuada del tiempo total? ¿Cuáles ocupan más tiempo? ¿Cuánto tiempo deberían ocupar?

¿CUANTO? ¿Los volúmenes de trabajo están en relación con el cumplimiento de la misión de la unidad?

¿COMO? ¿Qué tipo de proceso de trabajo se sigue para la ejecución de las tareas? Se realizan en serie, lote, paralelo?

CUADRO DE DISTRIBUCION DEL TRABAJO Ciclo: Elaborado por: Fecha:

ACTIVIDAD Tot.Hrs.

Cargo:

Nombre:

HH Cargo:

NombreHH

Cargo:

NombreHH

TOTALES