Écriture de journal - Université Laval · 2017-04-20 · Virement de revenu ... o Avoir un solde positif dans la combinaison comptable de dépense à imputer o S’assurer de l’admissibilité

SERVICE DES FINANCES Équipe de formation PeopleSoft version 9.2 Février 2017

Écriture de journal (Virement de dépense)

L’écriture de journal (Virement de dépense) page 2

TABLE DES MATIÈRES

TABLE DES MATIÈRES ................................................................................................................ 2

L’ÉCRITURE DE JOURNAL ........................................................................................................... 4

GUIDE DE FORMATION ............................................................................................................. 4

Raisons justifiant la création d’une écriture de journal ................................................................. 4

Règles de base ................................................................................................................................ 5

Contre-indications .......................................................................................................................... 5

Règles pour frais partagés .............................................................................................................. 6

Informations nécessaires à détenir ................................................................................................ 6

ACCEDER AU FORMULAIRE ....................................................................................................... 7

Description du formulaire .............................................................................................................. 8

Création de base de la transaction .............................................................................................. 8

Formulaire ................................................................................................................................... 9

L’onglet «Lignes».......................................................................................................................... 12

Ajouter/supprimer une ligne ..................................................................................................... 14

Rubrique «Totaux» .................................................................................................................... 17

Valider une écriture ................................................................................................................... 18

L’onglet «Totaux» ...................................................................................................................... 20

L’onglet «Erreurs» ..................................................................................................................... 21

L’onglet «Approbation» ............................................................................................................. 21

Report d’une écriture ................................................................................................................ 22

Récupérer une écriture de journal ............................................................................................... 23

Annuler/Corriger une écriture ..................................................................................................... 25

Messages d’erreur lors de la validation..................................................................................... 25


Lors d’une écriture «Valide» ..................................................................................................... 31

Lors d’une écriture «Reportée» ................................................................................................ 33

Copier une écriture ...................................................................................................................... 35

Consulter une écriture ................................................................................................................. 36

IMPRIMER UNE ÉCRITURE ....................................................................................................... 43

À partir de l’écran de saisie ....................................................................................................... 43

À partir de la page «Accueil utilisateur» ................................................................................... 45

EXEMPLES D’ÉCRITURES DE JOURNAL ...................................................................................... 48

Écriture inter-entités .................................................................................................................... 48

Virement de revenu ..................................................................................................................... 50

Écriture pour fins de contribution ............................................................................................. 51

AIDE-MÉMOIRE - SAISIE D’UNE ÉCRITURE DE JOURNAL PAR ÉTAPE .......................................... 53

AIDE-MÉMOIRE - IMPRESSION D’UNE ÉCRITURE DE JOURNAL .................................................. 54

AIDE-MÉMOIRE - CONSULTATION D’UNE ÉCRITURE DE JOURNAL ............................................. 54

ANNEXE 1 - LE LIEN «LISTE MODÈLES» DE L’ONGLET «LIGNES» ................................................. 55


L’ÉCRITURE DE JOURNAL

Dans le module «Grand livre réel», une seule transaction électronique est effectuée par les

utilisateurs des unités administratives; il s’agit d’une écriture de journal que l’on appelle aussi

«virement de dépense». Cette opération vise à modifier l’imputation d’une dépense ou d’un

revenu au Grand livre réel. L’écriture se compose de deux parties:

o l’en-tête qui contient l’information pertinente à l’ensemble du document

o les lignes de détails

GUIDE DE FORMATION

Raisons justifiant la création d’une écriture de journal

o Répartir une dépense ou un revenu entre plusieurs combinaisons comptables

o Corriger l’imputation d’une dépense ou d’un revenu

o Créer une écriture à des fins de contribution


Règles de base

o Avoir l’autorisation d’accès au budget de l’unité et les accès à toutes les combinaisons comptables auxquelles les dépenses seront imputées. L’unité qui doit l’absorber procédera à la saisie de la transaction.

o Avoir l’autorisation du responsable de l’unité qui absorbe la dépense

o Avoir un solde positif dans la combinaison comptable de dépense à imputer

o S’assurer de l’admissibilité de la dépense

o S’assurer de ne pas modifier la nature de la dépense ou du revenu

o S’assurer que la transaction est comprise dans les dates de début et de fin d’un projet

o S’assurer que le montant à virer est passé à la dépense

o S’assurer que le montant viré n’excède pas le montant de la pièce justificative

o S’assurer de virer la variation du taux de change de la dépense initiale, au besoin (compte 601200)

Contre-indications

o Aucune écriture du ou vers le compte «Avances de voyage» (compte 359900)

o Aucune écriture pour virement de salaire (utiliser le formulaire «Redistribution rétroactive de salaire»)

o Aucune écriture pour virer un préengagement ou un engagement


Règles pour frais partagés

o Ajouter un revenu inscrire «-» devant le montant

o Retirer un revenu ne rien inscrire devant e montant

o Ajouter une dépense ne rien inscrire devant le montant

o Retirer une dépense inscrire un «-» devant le montant

Pour les projets au fonds 2

Description détaillées: indiquer la méthode de calcul ou d’attribution des frais partagés

Montant ME: inscrire le montant exact des dépenses imputées de l’onglet «Lignes»

Note: Le titulaire doit également être en mesure de fournir les documents d’appui et autoriser de façon tangible toutes les dépenses imputées à son compte de subvention.

Informations nécessaires à détenir

o Montant de la dépense ou du revenu à virer

o Combinaison comptable où la dépense/revenu a été imputé

o Combinaison comptable à imputer

o Numéro de la pièce justificative (numéro à 8 chiffres) associée à une dépense externe

o Numéro de la facture PeopleSoft pour une dépense interne

o Numéro et ligne de l’écriture de journal utilisée pour l’imputation de la dépense/revenu, dans le cas d’une transaction interne effectuée sans facturation

Note: Il n’y a rien à inscrire dans le champ référence de la ligne s’il s’agit d’une écriture à des fins de contribution.


ACCEDER AU FORMULAIRE

Vous pouvez accéder à l’écran de saisie de 2 façons:

Par le «Menu principal»

Grand livre

Écritures

Écritures journal Création/mise à jour

Ou

Utiliser le lien «Saisie écriture de journal» de la page «Accueil utilisateur»:


Description du formulaire

Création de base de la transaction

Entité: utilisé pour identifier l’entité pour laquelle on initie la transaction. «UL» pour les unités ou «AU» pour les autres organismes (par exemple, Rouge et Or).

Remarque: L’unité qui absorbe la dépense.

Écriture: par défaut, «NEXT», lors de l’enregistrement, un numéro séquentiel sera attribué à la transaction.

Date écriture: par défaut, la date du jour sera inscrite. Pour la modifier, utiliser le bouton . S’assurer que la période comptable est toujours ouverte.

: permet d’accéder aux écrans de saisie.


Formulaire

Le formulaire permettant la création d’une écriture de journal est composé de cinq onglets : les

deux premiers, l’«En-tête» et les «Lignes», permettent la saisie; les trois autres, «Totaux»

«Erreurs» et «Approbation» fournissent les renseignements sur l’écriture de journal en cours.


L’onglet «En-tête»

Les valeurs inscrites à l’écran de création se retrouvent sous les différents onglets.

Description détaillée: permet d’inscrire les informations précisant le motif de l’écriture de journal.

Remarque: Dans le cas d’une contribution, on y précise la transaction.

No référence: utilisé par le Service des finances.

Exercice: s’inscrit automatiquement.

Période: s’inscrit automatiquement.

Autres champs: non utilisés.

Pour un projet au fonds 2

Description détaillée: permet de préciser la méthode de calcul ou d’attribution des frais partagés.

Montant ME: précise le montant exact des dépenses imputées de l’onglet «Lignes».

Le titulaire doit également être en mesure de fournir les documents d’appui et autoriser de façon tangible toutes les dépenses imputées à son compte de subvention.


Boutons disponibles

: permet la sauvegarde la transaction (lors du premier enregistrement un numéro séquentiel sera attribué)

: non utilisé

: permet de valider les données saisies (recommandé avant de changer de page de saisie)

: permet d’appeler à l’écran une nouvelle page de saisie

: permet d’accéder à une écriture existante de la base de données


L’onglet «Lignes»

Éléments à compléter pour la première ligne (correction de l’imputation initiale).

Entité: déjà spécifiée avec les valeurs saisies à l’ajout de la transaction

Remarque: Dans le cas d’une écriture inter-entités, modifier l’entité, au besoin.

Racc.: utilisé par le Service des finances

Cpte: permet de saisir le compte de la combinaison comptable utilisé lors de l’imputation de la dépense ou du revenu

Fonds: permet de saisir le fonds de la combinaison comptable utilisé lors de l’imputation de la dépense ou du revenu

Service: permet de saisir le numéro de l’unité de la combinaison comptable utilisé lors de l’imputation de la dépense ou du revenu

Progr.: permet de saisir le programme de la combinaison comptable utilisé lors de l’imputation de la dépense ou du revenu

Classe: permet de saisir la classe de la combinaison comptable utilisée lors de l’imputation de la dépense ou du revenu

Projet: permet de saisir le numéro de projet de la combinaison comptable utilisé lors de l’imputation de la dépense ou du revenu, s’il y a lieu

Montant ME: permet de saisir le montant à corriger

Remarque 1: Il faut inscrire «–» devant le montant lors du retrait d’une dépense; ne rien inscrire lors du retrait d’un revenu.

Remarque 2: Dans le cas d’une contribution, inscrire «–» devant le montant associé à la combinaison comptable de revenu.


Suite de l’écran:

No référence: permet de saisir le numéro de référence requise selon la transaction initiale à corriger (max.10 caractères, utiliser le début du champ suivant dans le cas où il faudrait indiquer le # de ligne)

No de pièce justificative: dans le cas d’une dépense externe

No de la facture PeopleSoft: dans le cas d’une dépense/revenu interne facturé ou d’un revenu externe

No de l’écriture de journal et de la ligne: dans le cas d’une dépense interne non facturée

Ne rien inscrire pour une écriture à des fins de contribution

Remarque: Se référer à l’annexe 2 pour visionner un exemple de saisie.

Description ligne écrit.: permet de saisir la description explicite qui se trouvera dans Explo. Par défaut, c’est la description du compte qui s’inscrit


Ajouter/supprimer une ligne

Ajout lignes: permet d’ajouter le nombre de lignes souhaité dans le champ et cliquer sur

Remarque: Pour supprimer une ligne sélectionner la ligne à supprimer et cliquer sur .

Note: Il est possible de modifier les champs de la combinaison comptable dont les valeurs sont recopiées d’une ligne à l’autre. Consulter l’annexe 1 pour plus d’information.

Éléments à compléter pour la/les ligne(s) de la nouvelle imputation

Entité: déjà spécifié avec les valeurs saisies à l’ajout de la transaction

Remarque: Dans le cas d’une écriture inter-entités, modifier l’entité, au besoin

Racc.: utilisé par le Service des finances

Cpte: permet de saisir le compte de la combinaison comptable à utiliser pour la nouvelle imputation de la dépense ou du revenu

Fonds: permet de saisir le fonds de la combinaison comptable à utiliser pour la nouvelle imputation de la dépense ou du revenu

Service: permet de saisir le numéro de l’unité de la combinaison comptable à utiliser pour la nouvelle imputation de la dépense ou du revenu


Progr.: permet de saisir le programme de la combinaison comptable à utiliser pour la nouvelle imputation de la dépense ou du revenu

Classe: permet de saisir la classe de la combinaison comptable à utiliser pour la nouvelle imputation de la dépense ou du revenu

Projet: permet de saisir le numéro de projet de la combinaison comptable à utiliser pour la nouvelle imputation de la dépense ou du revenu, s’il y a lieu

Montant ME: permet de saisir le montant à imputer (ne peut être plus élevé que le montant de la pièce justificative)

Remarque 1: Il faut inscrire«–» devant le montant lors de l’ajout d’un revenu; ne rien inscrire lors de l’ajout d’une dépense.

Remarque 2: Dans le cas d’une contribution, inscrire «–» devant le montant associé à la combinaison comptable de revenu


Suite de l’écran:

No référence: le numéro de référence est inscrit automatiquement à partir des données de la première ligne (max.10 caractères, utiliser le début du champ suivant dans le cas où il faudrait indiquer le # de ligne)

Description ligne écrit.: permet de saisir la description explicite qui se retrouvera dans Explo. Par défaut, c’est la description du compte qui s’inscrit

Remarque: Il faut virer également la variation du taux de change relié à la dépense originale, s’il y a lieu (compte 601200)


Rubrique «Totaux»

«Total débits» = «Total crédits», sinon, effectuer les corrections nécessaires

Statut écriture: «N» signifie que l’écriture est nouvelle et qu’elle n’a pas encore passé l’étape de la validation

Statut budget: «N» signifie que l’écriture est nouvelle et qu’elle n’a pas encore passé l’étape de la validation

• Cliquer sur

On obtiendra ce message:


Valider une écriture

Traitement: sélectionner «Validation» dans le menu déroulant du champ

• Cliquer sur

La validation effectuée par le système comporte deux étapes:

1. Statut écriture: vérification de la validité des combinaisons comptables utilisées sur chaque ligne de l’écriture. Si tel est le cas, le statut passe à «V» pour valide.

2. Statut budget: vérification de la disponibilité des fonds à la date de la transaction et ce pour chaque ligne de l’écriture. Si cette étape est réussie, le statut passe à «V» pour valide.

Note: Lors d’une écriture touchant différents fonds, des lignes d’écriture s’ajoutent automatiquement (lignes interfonds) par le système afin d’équilibrer les fonds. Il n’y a rien à faire pour ces lignes.


Critères recherche: apparaît après avoir enregistré l’écriture. Il permet de vérifier la description des différents champs de la combinaison comptable dans la base de données.

• Cliquer sur la à côté du champ de recherche souhaité

• Cliquer sur pour obtenir les résultats


Modif. valeurs: utilisé pour modifier une ou des valeurs des champs structure et appliquer la modification à toutes les lignes de l’écriture

• Cliquer sur pour appliquer les modifications

L’onglet «Totaux»

Renseigne sur les totaux de chacune des lignes de l’écriture


L’onglet «Erreurs»

Explique le type d’erreur rencontré lors de la validation. Dans une écriture comportant plus de 10

lignes, si l’erreur n’est pas visible, sélectionner la case «Erreurs seul.» pour faire apparaître

uniquement la ou les lignes comportant des erreurs.

L’onglet «Approbation»

Non utilisé


Report d’une écriture

Les écritures ayant les champs «Statut écriture» et «Statut budget» à «V» sont reportées 4 fois par

jour

Statut écriture: «P» indique que l’écriture est reportée au grand livre réel

Note 1: Tant qu’une écriture n’est pas reportée au Grand livre réel, il est possible de l’annuler/modifier.

Note 2: Le Service des finances ne vérifie pas systématiquement toutes les écritures. Seule une sélection d’écritures sera vérifiée. Lorsque des erreurs sont décelées, le Service des finances procède à l’annulation de l’écriture et l’unité en est informée.

Note 3: Il est de la responsabilité de l’usager de s’assurer que le traitement «Validation» soit effectué sur l’écriture. Une écriture dont le «Statut écriture» et le «Statut budget» ne sont pas à «V», sera annulée lors de la fermeture du mois.

Pour de l’information sur les autres messages d’erreur lors de la validation budgétaire, se référer à

la section «Corriger une écriture».


Récupérer une écriture de journal

Pour récupérer une écriture de journal que l’on veut modifier ou terminer et pour laquelle on

détient un numéro, procéder de la façon suivante, à partir du menu:

Vous pouvez accéder à l’écran de saisie de 2 façons:


Grand livre

Écritures


Ou



L’onglet «Recherche valeur»

• Effectuer la recherche selon l’information détenue (il est possible de combiner plusieurs critères de recherche)


Effectuer les modifications requises et procéder à la validation de la façon suivante:


• Cliquer sur


Annuler/Corriger une écriture

Messages d’erreur lors de la validation

Statut écriture: un statut à «E» signale soit:

- une erreur de combinaison comptable sur une ou plusieurs lignes, un «X» dans la colonne «Erreur» indique la ligne où l’erreur est détectée

- un débalancement entre les débits et les crédits


Note: Si l’écriture contient plus de 10 lignes et que l’erreur n’est pas visible, cliquer sur le lien «Tout» pour voir l’ensemble de l’écriture ou sélectionner la case «Erreurs seul.» pour ne visualiser que les lignes en erreur.

Dans les deux cas, il suffit d’effectuer les corrections qui s’imposent et de refaire le traitement de

validation.

Statut budget: un statut à «E» signale une erreur budgétaire sur une ou plusieurs lignes, un «X» dans la colonne «Erreur» indique la ligne où l’erreur est détectée


Note: Si l’écriture contient plus de 10 lignes et que l’erreur n’est pas visible, cliquer sur le lien «Tout» pour voir l’ensemble de l’écriture

• Cliquer sur

• Cliquer sur le lien «E» sous la colonne «Statut budget»

L’onglet «Anomalies budg. écritures GL» s’affiche.

• Cliquer sur l’onglet «Anomalies ligne» pour vérifier sur quelle ligne il y a une erreur budgétaire


• Cliquer sur

• Cliquer sur la pour connaître le détail de l’anomalie


• Cliquer sur l’onglet «Dérogation budgétaire» pour connaître la raison de l’échec du contrôle budgétaire

Dans ce cas-ci, les fonds du budget utilisé dans la ligne 1 de l’écriture sont insuffisants.

• Cliquer sur pour revenir à l’écran précédent


• Cliquer sur l’onglet «Anomalies budg. écritures GL»

• Cliquer sur pour consulter le livre budget en insuffisance de fonds


Lors d’une écriture «Valide»

Pour corriger l’écriture de journal:

Récupérer l’écriture de journal

Effectuer les modifications requises et procéder à la validation de la façon suivante:


• Cliquer sur


Pour annuler l’écriture de journal:


Onglet «En-tête»

Description détaillée: inscrire une note d’annulation

Onlet «Lignes»

Montant ME: modifier les montants pour «0»


• Cliquer sur


Lors d’une écriture «Reportée»

Pour annuler l’écriture de journal:


Onglet «Lignes»

Traitement: sélectionner «Copie» dans le menu déroulant du champ

• Cliquer sur

• Sélectionner la case «Signes contraires»

Note: Les seuls éléments que l’on peut modifier dans cette page sont: le champ «Date écriture» et l’option «Signes contraires».

• Cliquer sur


Onglet «En-tête»

Description détaillée: inscrire une note d’annulation

Onglet «Lignes»


• Cliquer sur

Se référer à la section «Saisir une écriture» afin de créer une nouvelle écriture, au besoin.


Copier une écriture


Onglet «Lignes»

Traitement: sélectionner «Copie» dans le menu déroulant du champ

• Cliquer sur

• Effectuer les modifications souhaitées

Dans l’onglet «En-tête»

• Modifier la description détaillée

Dans l’onglet «Lignes»


• Cliquer sur


Consulter une écriture

L’accès suivant, en utilisant le menu principal:

Grand livre

Consult. données écritures/GL Écritures journal

Ou

Utiliser le lien «Consultation écriture journal» de la page «Accueil utilisateur»:


Lors de la première utilisation de ce menu, un contrôle d’exécution doit être créé:

Onglet «Ajout valeur»

• Donner un nom à l’interrogation, par exemple ECR_JOUR

• Cliquer sur

Entité: UL ou AU

GL: REEL

Exerc.: sélectionner l’exercice financier à interroger, à l’aide de la

Période début: sélectionner la période comptable du début de la recherche, à l’aide de la

Pér.fin: sélectionner la période comptable de fin de recherche, à l’aide de la

• Cliquer sur

• Cliquer sur


Note: Une recherche par IDUL nécessite une saisie en majuscules.

À la prochaine consultation d’une écriture

• Utiliser l’interrogation définie, soit «ECR_JOUR» que l’on retrouvera sous l’onglet «Recherche valeur»

• Modifier les critères de recherche (il est possible de combiner plusieurs champs)


Le champ «Source»: LOC: écriture de journal saisie dans une unité administrative

SF: écriture de journal saisie par le Service des finances

SI: écriture de journal en lot provenant du Service des immeuvles


Le champ «Max. enreg.»: l’affichage maximum se limite à 100 lignes. Pour modifier le nombre

de lignes

• Cliquer sur le bouton

• Cliquer sur le lien à consulter sous la colonne «Écriture»


Suite de l’écran dans la section «Lignes écriture»:


Il est possible de sélectionner celles à consulter en indiquant les numéros de lignes dans l’encadré

suivant:

• Cliquer sur

Ou

• Cliquer sur «Tout»


IMPRIMER UNE ÉCRITURE

À partir de l’écran de saisie

Traitement: sélectionner «Impression» dans le menu déroulant du champ

• Cliquer sur


Une fenêtre contenant une version PDF de l’écriture s’affiche:

Dans le menu situé au haut du document PDF, sélectionner:

• pour imprimer l’écriture

Ou

• pour télécharger l’écriture


À partir de la page «Accueil utilisateur»

Vous pouvez accéder à l’écran de 2 façons:


Grand livre

Écritures


Ou



L’onglet «Recherche valeur»

• Effectuer la recherche selon l’information détenue (il est possible de combiner plusieurs critères de recherche)


• Cliquer sur l’écriture à imprimer pour accéder à l’écran de saisie/consultation

Onglet «Lignes»

Traitement: sélectionner «Impression» dans le menu déroulant du champ

• Cliquer sur


Lorsque le traitement est réussi, le document en format PDF s’affiche.


EXEMPLES D’ÉCRITURES DE JOURNAL

Écriture inter-entités

La saisie d’une écriture inter-entités présente quelques particularités. D’abord, il est important de

savoir qu’il est possible d’en effectuer la saisie dans l’une ou l’autre des entités : soit UL soit AU.

• Sélectionner l’entité qui assume la dépense, soit UL ou AU

Procéder à la saisie comme précédemment. Dans cet exemple, l’entité AU a été créditée de 80$ et

l’entité UL débitée du même montant.


Pour que les livres comptables de chacune des entités soient en équilibre à la fin de la transaction,

une ligne comptable devra être ajoutée dans chaque entité. Ces lignes (lignes inter-entités)

s’ajoutent automatiquement lors de la validation et ne peuvent être modifiées.

• Sélectionner

• Sélectionner l’option «Validation» dans la liste déroulante


La consultation d’une écriture inter-entités reportée au Grand livre réel doit se faire en deux

temps, car on ne peut avoir accès aux écritures comptables que d’une entité à la fois.


Virement de revenu

Par exemple, le Département de biologie qui a facturé le Département des sciences du bois et de

la forêt pour l’utilisation de son camion à partir d’une facture interne portant le numéro

00065568.

La totalité des revenus a été encaissée sur le compte de revenu R09010 du projet SC057525 alors

qu’une partie des revenus, soit 1000$, aurait dû être versée sur le compte A09010 du budget des

ressources matérielles du département (classe 200).

• Faire venir à l’écran un formulaire de saisie d’écriture de journal et saisir la description détaillée du virement de revenu

• Inscrire le revenu de 1000$ dans le compte A09010 de l’unité 03602 à la classe 200

Note: Pour augmenter le revenu d’un livre budget de revenu, le montant doit être négatif.

• Ajouter une deuxième ligne

• Inscrire le revenu à débiter, soit 1000$, au compte R09010 du projet SC057525


Note: Pour diminuer le revenu d’un livre budget de revenu, le montant doit être positif.

• Faire la validation budgétaire

Écriture pour fins de contribution

Pour concrétiser la décision d’une unité de contribuer financièrement à une activité, le montant

prévu à l’entente peut être versé au budget de l’activité grâce à une écriture de journal.

Par exemple, la Faculté des sciences et de génie doit verser 150$ afin de contribuer à

l’organisation de la «Journée des ingénieurs» organisée par le département de génie physique.

• Faire venir à l’écran un formulaire de saisie d’écriture de journal et saisir la description détaillée de la contribution

• Inscrire le montant de 150$ dans le compte de revenu interne A09010 du département de génie physique, 03613

• Ne rien inscrire dans le champ référence puisque les dépenses sont à venir

Note: Pour ajouter un revenu dans budget de revenu, il faut mettre le montant en négatif.


• Ajouter une deuxième ligne

• Inscrire la dépense, soit 150$, à partir du compte de dépense 231000 de la faculté 03600

Note: Pour inscrire une dépense dans un budget de dépense, il faut mettre le montant en positif.

• Faire la validation budgétaire


AIDE-MÉMOIRE - SAISIE D’UNE ÉCRITURE DE JOURNAL PAR ÉTAPE

Menu principal: Grand livre Écritures Écritures journal Création/mise à jour

Accueil utilisateur: lien «Saisie écriture de journal»

1. Onglet «Ajout valeur» • Entité: modifier si nécessaire • Date écriture: modifier au besoin, en tenant compte des dates de fermeture des projets et

des périodes comptables

•

2. Onglet «En-tête» • Description détaillée: saisir les motifs justifiant l’écriture de façon détaillée

•

• Onglet «Lignes» • Rubrique «Lignes»:

- Éléments de la combinaison comptable: saisir la combinaison comptable d’où l’on retire la transaction

- Montant ME: saisir le montant à réaffecter (ne pas oublier d’inscrire le signe «-» dans le cas d’un crédit

- No référence: selon la transaction pièce justificative, inscrire le # écriture de journal ou # facture)

- Description ligne écrit.: saisie la description qui se retrouvera dans Explo • : ajouter une ou des lignes supplémentaires, pour chaque ligne:

- Éléments de la combinaison comptable: saisir la combinaison comptable à imputer - Montant ME: saisir le montant à imputer (ne pas oublier d’inscrire le signe «-» dans le

cas d’un crédit - No référence: selon la transaction pièce justificative, inscrire le # écriture de journal ou

# facture) - Description ligne écrit.: saisir la description qui se retrouvera dans Explo

• • Rubrique «Totaux»:

- s’assurer que «Total débits» = «Total crédits»

• • Traitement: sélectionner «Validation» dans le menu déroulant

•


AIDE-MÉMOIRE - IMPRESSION D’UNE ÉCRITURE DE JOURNAL

Menu principal: Grand livre Écritures Écritures journal Création/mise à jour

Accueil utilisateur: lien «Saisie écriture de journal»

1. Onglet «Recherche valeur» • Entité: modifier si nécessaire • Autres champs: utiliser pour rechercher l’écriture à imprimer

•

2. Onglet «Lignes» • • Traitement: Sélectionner «Impression» dans le menu déroulant

•

AIDE-MÉMOIRE - CONSULTATION D’UNE ÉCRITURE DE JOURNAL

Menu principal: Grand livre Consult. données écritures/GL Écritures journal

Accueil utilisateur: lien «Consultation écriture journal»

1. Onglet «Recherche valeur» • Contrôle d’exécution: et sélectionner le contrôle désiré • Entité: modifier au besoin • Grand livre: sélectionner «REEL» • Exercice: sélectionner l’année financière souhaitée • Période début: sélectionner la première période comptable de recherche • Pér. fin: sélectionner la dernière période comptable de recherche • Autres champs: utiliser pour préciser la recherche

• • Sélectionner l’écriture à consulter


ANNEXE 1 - LE LIEN «LISTE MODÈLES» DE L’ONGLET «LIGNES»

Ce lien permet de définir les champs dont la valeur sera copiée lors de l’ajout d’une ligne

d’écriture.

Colonnes affichées dans le tableau lignes écritures

Permet de consulter la liste des champs de saisie disponibles par défaut lors de la saisie d’une

écriture de journal. Ces valeurs ne sont pas modifiables.


Colonnes à copier dans nouvelles lignes

Permet de spécifier les champs dont la valeur sera copiée lors de l’ajout d’une ligne d’écriture.

• Cocher ou décocher les champs appropriés



Suite…

Dans l’exemple ci-dessus, les valeurs des champs copiés seront: Entité, Événement, Fonds, Service,

Progr., Classe, Projet, Registre, Code date et Période budgétaire.

Documents

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