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GESTÃO DE PROJETOS
4. Plano de Gerenciamento de Projetos4.1. Processo de elaboração4.2. Elaboração de um plano de projeto, incluindo planejamento de escopo, tempo, custo, riscos ou outras áreas de conhecimentos.
Planejamento do Tempo do Projeto
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LógicaDecisória
• Linha de base do Escopo– WBS– Dicionário da WBS– Declaração do Escopo
• Atualizações– Plano de gerenciamento do projeto
– Documentos do projeto
Para a elaboração do Planejamento do Tempo é preciso compreender o que deve ser entregue. Essas informações estão no escopo do projeto.
Entender o que deve ser entregue
Definir abordagem para planejar como e quando fazer
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Lembrando algumas características da decomposição
• WBS – Work Breakdown Structure– Envolve o projeto como um todo– Decomposição orientada para entregas– Regra dos 100%– Dicionário da WBS
• Pontos importantes da WBS– Lembre das entregas gerenciais– Considerar a necessidade de controle
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Dicionário da WBS• Usado para esclarecer o que será executado, pode incluir:– Recursos– Marcos ou prazos– Critérios de aceitação– Especificações de materiais– Tecnologias– Ordem lógica de atividades– Normas de segurança– ...
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Importância do
Dicionário
Pintura Apartamento
PinturaPreparação Gerenciamento
Componente Dicionário – Situação A
Preparação Proteger móveis com lona preta
Pintura Aplicar duas demãos de tinta latex
Gerenciamento Contabilizar custo material e mão de obra
Componente Dicionário - Situação B
Preparação Lavar paredes, aplicar massa, lixar, limpar
Pintura Aplicar base e pintura
Gerenciamento Controlar esforço de aplicação (horas de pintor e ajudante), custos...
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Gerenciamento do Tempo
• Planejar prazos de entregas• Elaborar cronograma
– Estimativas– Restrições– Recursos disponíveis (equipe, materiais, tecnologia)
• Planejar o controle fatores que afetam os prazos
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Cronograma do Projeto• Datas planejadas para realizar as atividades do cronograma e para atingir os marcos do cronograma (Guia PMBOK®, glossário, pag 425).
• Define a duração ESPERADA do projeto• É um modelo decisório para a equipe de gerenciamento do projeto
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Como elaborar cronograma(Visão Simplificada do Processo)
1. Liste as atividades necessárias para cada desenvolver cada Pacote de Trabalho da WBS
2. Defina a ordem lógica das atividades3. Calcule e atribua durações para as atividades
(considerando disponibilidade de recursos, materiais e equipamentos)
4. Revise as restrições (prazos contratuais, etc)5. Revise o calendário (dias úteis e calendário de recursos)6. Faça ajustes e crie uma linha de base7. Defina a periodicidade e responsabilidades para as
revisões necessárias durante o projeto
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Apresentação usual de Cronograma
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WBS do Projeto
1 – PROJETO1.1 Preparação1.2 Desenvolvimento1.3 Testes
Lista de atividades do cronograma
PROJETO
DesenvolvimentoPreparação Testes
Cronograma
(o exemplo destaca apenas a lista de atividades)
Principais elementos
Componentes da WBS ou Pacotes de
trabalho
Período (ou datas)
Lista de atividades
Relação de dependência
(aqui, indica que a atividade 12 só começa após o término da atividade 9)
Barras (indica duração, início e
término)Marco13
Jun 13 15 Jun 13
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Marco
• Características dos marcos Duração igual a zero Não consome nenhum recurso Facilita controle do projeto Facilita organização do
cronograma
• Onde incluir marcos: início e final do projeto Início ou final de etapa pontos de controle conclusão de um “bloco”
de atividades importantesObserve que:
Relatório não pode ser marco (consome recurso)Reuniões não podem ser marcos (consome recurso)Marco não afeta a duração do projeto
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Lógica de Execução
PREDECESSORAS E SUCESSORAS
Atividade 1 é predecessora da atividade 2 e predecessora da atividade 3 Nenhuma atividade precede a atividade 1, pode ser iniciada no início do projetoAtividade 2 é sucessora da atividade 1Atividade 2 NÃO É predecessora da atividade 3Atividade 3 é sucessora da atividade 1
Observando as setas nas barras:
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Início e término de atividades
• Início atividade 1: segunda, 26/maio• Início atividade 2: terça, 27/maio• Término atividade 2: quarta, 28/maio• Início atividade 3: terça, 27/maio• Término atividade 3: segunda, 02/junho
- atividade 2 acontece ao mesmo tempo que atividade 3- ambas dependem do término da atividade 1- Não existe relação de dependência entre as atividades 2 e 3, são independentes
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Ordem de execução (aqui t-A)
A ordem de apresentação da lista não tem relação com a ordem de execução
•As barras indicam quanto a tarefa será feita
•As setas indicam a ordem de realização (relação de dependência)
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Lógica e Duração (paralelismo)
Note que a soma das durações das atividades (nove dias) não é igual à duração da entrega do componente
Preparação (sete dias)
Atividades em paralelo
aumentam os riscos de falhas no projeto!
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Caminho Crítico
Se uma atividade do caminho crítico atrasa um dia, o projeto
atrasa um dia.
é o caminho que “não” possui folga
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Atividades com FolgaSe a atividade 2 atrasar, atrasa a atividade 5, mas não
atrasa o projeto
Se a atividade 5 atrasar, não afeta o projeto
Folga de 4 dias
Folga de 3 dias
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Caso a atividade 5 atrase mais de 2 dias, o caminho crítico é
alterado
O impacto é um atraso em todas as atividades que dependem (direta ou
indiretamente ) da atividade 5
7 dias
Alterações no Caminho Crítico
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Modelo de cronograma
76
1
2
4
4
53
3
1 – Use substantivo nos componentes, use nomes curtos2 – Use verbos para as atividades, use nomes curtos3 – Inclua atividades de gerenciamento e qualidade, elas também consomem horas de trabalho4 – Inclua marcos de controle no término do conjunto de atividades dos componentes5 – Sempre inclua o marco início e o marco fim6 – Algumas atividades serão realizadas em paralelo (ao mesmo tempo)7 – Considere adiantar atividades que não precisam estar totalmente concluídas para o início da próxima8 – Observe que algumas atividades possuem folga, caso atrasem, não impactam o prazo final do projeto9 – Coloque as dependências nas atividades, não nos componentes10 – Considere que o cronograma é um mapa para a tomada de decisão gerencial. O controle do cronograma é fundamental para o
sucesso do trabalho. É importante que a equipe saiba como elaborar um cronograma de projeto.
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5
Formação Básica em Gerenciamento de Projetos – GPMG Consultores Associados. www.GPMG.com.br
9
ACG - 23
GERENCIAMENTO DO TEMPO(Segundo Guia PMBOK®)
INCLUI PROCESSOS PARA REALIZAR O TÉRMINO DO PROJETO NO PRAZO
Gerenciamento do Tempo do Projeto
Processos deEncerramento
Processos de Monitoramento e Controle
Processos deIniciação
Processos deExecução
Processos dePlanejamento
Fonte: Guia PMBOK®
6.1 Planejar o Gerenciamento do Cronograma6.2 Definir as Atividades6.3 Sequenciar as Atividades6.4 Estimar os Recursos das Atividades6.5 Estimar as Durações de Atividades6.6 Desenvolver o Cronograma
6.7 Controlar o Cronograma
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ACG - 25
DEFINIR AS ATIVIDADES
• IDENTIFICAÇÃO DAS AÇÕES ESPECÍFICAS A SEREM REALIZADAS PARA PRODUZIR AS ENTREGAS DO PROJETO
Listar atividades para realizar cada pacote de trabalho da EAP
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Lista de Atividades para o Pacote de Trabalho 1.5
1.5 TROCA DO SERVIDOR1.5.1 Definir responsabilidades1.5.2 Informar usuários
1.5.2.1 notificar funcionários1.5.2.2 avisar clientes
1.5.3 Fazer backup1.5.4 Instalar sistemas1.5.5 Testar1.5.6 Notificar usuários1.5.7 Elaborar relatório
Lista de atividades
Pacote de trabalho
(componente/ entrega da WBS)
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Recomendações
• Procure organizar a lista pela ordem de execução• Lembrar de incluir:
– marcos para verificação e controle– atividades para preparar os stakeholders para decisões– atividades de suporte e gerenciais (preparação, limpeza, testes, planejamento, controle, relatórios, registros de ocorrências)
• Documente restrições e premissas• Na lista de atividades
– Use nomes curtos– Use verbos (Atividades são ações!)– Lembre-se da regra dos 100%
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• Como fazer planejamento– Peça informação– Veja exemplos similares– Visite outras empresas– Faça testes (piloto)– Busque modelos na Internet– Envolva o executor da tarefa– Crie um ambiente favorável para o diálogo
Recomendações
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• Detalhe até o nível de controle previsto– Se o projeto terá controle a cada 15 dias, as atividades preferencialmente devem durar no máximo 15 dias.
• Pouco detalhe dificulta o controle• Excesso de detalhe
– Aumenta a demanda por gerenciamento– Aumenta o esforço de elaboração dos demais planos e pode dificultar este trabalho
– Torna o cronograma tão instável que poderá ser ignorado
Grau de Detalhamento
ACG - 30
SEQUENCIAR AS ATIVIDADES
• IDENTIFICAÇÃO E DOCUMENTAÇÃO DAS DEPENDÊNCIAS ENTRE AS ATIVIDADES
Escolher Solução Adquirir Hardware
Instalar Software
ACG - 31
RELAÇÕES DE PRECEDÊNCIAATIVIDADE 1
ATIVIDADE 3
ATIVIDADE 4
ATIVIDADE 2FIM-PARA-INÍCIO
INÍCIO-PARA-INÍCIO
FIM INÍCIO
INÍCIO
INÍCIO
RESTRIÇÃO
RESTRIÇÃO
Atividade 2 inicia após o término da atividade 1
Atividade 4 inicia após o início da atividade 3
32
RELAÇÕES DE PRECEDÊNCIA
ATIVIDADE 5
ATIVIDADE 7
ATIVIDADE 8
ATIVIDADE 6
FIM-PARA-FIM
INICIO-PARA-FIM
FIM
FIM
RESTRIÇÃO
Atividade 6 termina após o final da atividade 5
Atividade 8 termina após o início da atividade 7
ACG - 33
ANTECIPAÇÕES E ESPERASATIVIDADE A
ATIVIDADE C
ATIVIDADE D
ATIVIDADE B
ESPERA
ANTECIPAÇÃO
FIM
INICIO
50 %
+ 15 DIAS
Atividade B inicia 15 dias depois do término da atividade A
Atividade D inicia quando a Atividade C estiver com
50% de execução
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ESPERA
ANTECIPAÇÃO
ANTECIPAÇÕES E ESPERAS
12345
1TI+2 dias (tarefa da linha 1, término-início, mais dois dias de espera)4TI-1 dia (tarefa da linha 4, término-início, menos um dia )
ACG - 35
Aqui-TIPOS DE DEPENDÊNCIASOBRIGATÓRIAS
– INERENTES À NATUREZA DO TRABALHO– EX: CONTRATAR INSTRUTOR ANTES DE INICIAR CURSO
ARBITRADAS– PREFERÊNCIA DA EQUIPE– EX: TREINAR GERENTES ANTES DOS DIRETORES
EXTERNAS– BASEADAS EM NECESSIDADES DE ORIGEM EXTERNAS AO PROJETO
– EX: OBTER ALVARÁ ANTES DE INICIAR VENDAS
ACG - 36
ESTIMAR OS RECURSOS DAS ATIVIDADES
Estimativa dos tipos e quantidades de material, pessoas, equipamentos ou suprimentos que serão necessários para realizar cada atividade
Fonte: Guia PMBOK ®
ESTIMAR OS RECURSOS DAS ATIVIDADES
1.5 Montagem do Palco
Recursos
1.5.1 Definir local
Engenheiro, encarregado, estacas...
1.5.2 Preparar terreno
Encarregado, trator...
1.5.3 Levantar estrutura
Montador, encarregado, engenheiro, estrutura...
1.5.4 Fixar piso Placas de piso, parafusos, furadeira, montador, fitas...
Pacote de trabalho
Lista de atividades
ACG - 38
ESTIMAR DURAÇÕES DAS ATIVIDADES
Estimativa mais próxima do possível do número de períodos de trabalho que serão necessários para terminar as atividades específicas com os recursos estimadosFonte: Guia PMBOK ®
Duração = n° de períodos de trabalho ≠ tempo decorrido
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Duração x Tempo decorrido
Note que na estimativa de duração, falamos em períodos de trabalho. Mas o
tempo decorrido pode ser maior
Duração 3 dias
Tempo decorrido5 dias
ACG - 40
COMO ESTIMAR DURAÇÕES?• QUAL A DURAÇÃO MÉDIA DE UMA VIAGEM DE MARINGÁ PARA
CURITIBA?• QUANTO TEMPO É NECESSÁRIO PARA ORGANIZAR UMA FESTA DE
FIM DE ANO PARA 300 FUNCIONÁRIOS?• QUAL O PRAZO NECESSÁRIO PARA QUE OS FUNCIONÁRIOS
ASSIMILEM O NOVO PROCESSO DE COMPRAS?• QUANTO TEMPO VOCÊ PRECISA PARA DIGITAR UMA FOLHA DE
TEXTO?• QUANTO TEMPO VOCÊ PRECISA PARA DIGITAR UM TEXTO DE 300
PALAVRAS?
ACG - 41
TIPOS DE ESTIMATIVASESTIMATIVA ANÁLOGA
– Verifica projetos ou atividades anteriores similares– Normalmente usado nas fases iniciais do plano– Menos precisa– Ex: no ano passado organizados a campanha para o lançamento do novo modelo em
4 meses, acho razoável prever o mesmo prazo para este projeto.ESTIMATIVA PARAMÉTRICA
– Calcula com base em dados históricos de produtividade– Ex: Produtividade para instalar software = 2 instalações/hora.Para instalar em 20 computadores, estimo 10 horas.
ESTIMATIVA DE TRÊS PONTOS– Probabilidade de três durações e cálculo da duração esperada da atividade– Três estimativas: otimista, pessimista e mais provável– Ex: Se o tempo estiver bom, conseguiremos atender as 1.000 pessoas em 3 dias.
Caso chova, o prazo deve dobrar. Normalmente fazemos esse tipo de atendimento em 4 dias.
ACG - 42
ESTIMATIVA DE TRÊS PONTOStE - duração esperada
tm- duração mais provávelto - duração otimistatp - duração pessimista
tE =to + 4tm +tp
6
to tm tp
prob
abilidade
duração
ACG - 43
RESERVAS• Reserva técnica – estimada pelo cálculo da reserva necessária para os riscos
previstos.• Reserva gerencial – estimada para riscos não previstos no projeto.
Na medida em que o projeto vai sendo executado, as reservas podem ser utilizadas, reduzidas ou eliminadas
Duração com reservas5 dias +- 2 dias10 dias +- 5%
ACG - 44
DESENVOLVIMENTO DO CRONOGRAMAANÁLISE DAS SEQUÊNCIAS DAS ATIVIDADES, SUAS DURAÇÕES, RECURSOS NECESSÁRIOS E RESTRIÇÕES VISANDO DEFINIR O CRONOGRAMA DO PROJETO
ACG - 45
MÉTODO DO CAMINHO CRÍTICO
Método usual
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Técnicas de compressão do cronograma
• Compressão (Crashing) – horas extras, mais recursos nas atividades do caminho crítico.
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Técnicas de compressão do cronograma
• Paralelismo (Fast Tracking) – antecipar inícios de atividades para fazer mais trabalho em paralelo.
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Linha de Base do Cronograma• É a base para o controle ou uma “Fotografia” do cronograma• Momento em que a equipe define o cronograma que irá orientar o trabalho
• Datas de início e término do cronograma definidas
A linha de base do cronograma é a principal saída do planejamento
do tempo
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CRONOGRAMASemana 1 Semana 2 Semana N
Atividade 1
Atividade 2
Atividade 3
:
:
:
Atividade N
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Cronograma Detalhado
Fonte: Guia PMBOK ®
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Para que serve o cronograma?
• Consolidar a elaboração do escopo do projeto• Distribuir atividades• Comunicação entre as partes interessadas• Motivação e integração da equipe• Antecipar problemas• Minimizar incertezas dos planos• Base para o controle do desempenho• Programação aquisições e entregas• Planejamento das equipes de trabalho• Possibilidade de visualizar o avanço do projeto
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Para Fazer Boas Estimativas• Compreenda o ciclo de vida do projeto (No início dos projetos as estimativas podem incluir incertezas. Com o avanço do projeto no tempo, as estimativas revisadas tendem a ser mais precisas)
• Aprenda a questionar, ser entrevistador (quando pode me entregar este trabalho versus quantas horas de trabalho são necessárias?)
• Documente o processo das estimativas• Avalie alternativas (contratar terceiros, mudar tecnologias, eliminar parte do escopo...)
• Considere que a estimativa é um prazo esperado
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Atenção!• Férias• Greves• Feriados• Deslocamentos• Demais projetos• Viagens de negócios• Características locais• Preparação e espera de decisão• Restrições legais e autorizações• Perfil da equipe e cultura organizacional
Avalie reservas, premissas, restrições e gerencie os riscos
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“Existem poucos homens – e são exceção – capazes de pensar e sentir além do presente momento”
CARL VON CLAUSEWITZ(1780-1831)
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56
Exemplo de cronograma.mpp
Ricardo Vargas Gerenciamento de Projetos.mp4