Crear o modificar tablas o índices mediante una consulta de definición de datos

5/10/2018 Crear o modificar tablas o índices mediante una consulta de definición de datos - slidepdf.com

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Crear o modificar tablas o índices mediante unaconsulta de definición de datos

Corresponde a: Microsoft Office Access 2007

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En Microsoft Office Access 2007, resulta fácil crear y modificar tablas, restricciones e índices en la vista

Diseño, así como crear relaciones mediante la ventana Relaciones. Asimismo, puede crear y modificar

estas entidades escribiendo consultas de definición de datos en la vista SQL.

En este artículo se describen las consultas de definición de datos y se muestra cómo utilizar esas

consultas para crear tablas, índices, restricciones y relaciones. Este artículo también le puede ayudar a

decidir cuándo debe utilizar una consulta de definición de datos.

¿Qué desea hacer?• Saber cuándo debe utilizarse una consulta de definición de datos

•Crear o modificar una tabla

• Crear un índice

• Crear una restricción o una relación

Saber cuándo debe utilizarse una consulta de definición

de datos

A diferencia de otras consultas, una consulta de definición de datos no recupera datos. La mayoría de las

consultas utilizan el lenguaje de manipulación de datos (DML), que comprende comandos del lenguaje de

consulta estructurado (SQL) que especifican cómo los datos de los objetos de base de datos existentes

se combinan y se manipulan para generar los resultados de datos deseados. Las consultas de definición

de datos utilizan el lenguaje de definición de datos (DDL), que incluye comandos SQL que especifican la

definición de los objetos de base de datos que almacenan o indizan los datos, así como comandos SQL

que controlan el acceso de los usuarios a los objetos de base de datos. En Office Access 2007, una

consulta de definición de datos define o cambia la definición de un objeto de base de datos.

En general, debe utilizar las interfaces de diseño gráfico que Office Access 2007 proporciona (por

ejemplo, la vista Diseño y la ventana Relaciones) para crear tablas, restricciones, índices y relaciones. Sin

embargo, si tiene tablas que elimina y vuelve a crear con frecuencia, el uso de estas interfaces podría

requerir mucho tiempo. Mediante una consulta de definición de datos, puede escribir una consulta una vez

y, a continuación, ejecutarla de nuevo cuando sea necesario. Considere la posibilidad de utilizar una

consulta de definición de datos sólo si está familiarizado con las instrucciones SQL y si va a eliminar yvolver a crear con frecuencia determinadas tablas, restricciones o índices.

IMPORTANTE El uso de consultas de definición de datos para modificar objetos de base de datos puede

ser arriesgado porque las acciones no van acompañadas de cuadros de diálogo de confirmación. Si

comete un error, puede perder datos o cambiar el diseño de una tabla sin darse cuenta. Tenga cuidado

cuando utilice una consulta de definición de datos para modificar objetos de la base de datos. Si no es

responsable de mantener la base de datos que va a utilizar, debe consultar con el administrador de esa

base de datos antes de ejecutar una consulta de definición de datos. Además, se recomienda hacer una

copia de seguridad de las tablas en las que va a ejecutar este tipo de consulta.

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Crear o modificar una tabla

http://office.microsoft.com/es-es/access-help/redir/FX010064691.aspx

http://void%280%29/

http://appendpopup%28this%2C%27305078217_1%27%29/






http://office.microsoft.com/es-es/access-help/crear-o-modificar-tablas-o-indices-mediante-una-consulta-de-definicion-de-datos-HA010206112.aspx?CTT=3#BMintro

http://office.microsoft.com/es-es/access-help/crear-o-modificar-tablas-o-indices-mediante-una-consulta-de-definicion-de-datos-HA010206112.aspx?CTT=3#BM1



http://office.microsoft.com/es-es/access-help/crear-o-modificar-tablas-o-indices-mediante-una-consulta-de-definicion-de-datos-HA010206112.aspx?CTT=3#top




http://void%280%29/





http://office.microsoft.com/es-es/access-help/crear-o-modificar-tablas-o-indices-mediante-una-consulta-de-definicion-de-datos-HA010206112.aspx?CTT=3#BMintro







Para crear una tabla, puede utilizar un comando CREATE TABLE. Un comando CREATE TABLE tiene la

siguiente sintaxis:

CREATE TABLE table_name

(field1 type [(size)] [NOT NULL] [index1]

[, field2 type [(size)] [NOT NULL] [index2]

[, ...][, CONSTRAINT constraint1 [, ...]])

Los únicos elementos necesarios de un comando CREATE TABLE son el propio comando CREATE

TABLE, el nombre de la tabla, al menos un campo y el tipo de datos de cada campo. Examinemos un

ejemplo sencillo.

Supongamos que desea crear una tabla para almacenar el nombre, el año y el precio de los vehículos

usados que está considerando comprar. Desea permitir hasta 30 caracteres para el nombre y 4

caracteres para el año. Si desea utilizar una consulta de definición de datos para crear la tabla, siga este

procedimiento:

NOTA Primero debe habilitar el contenido de la base de datos para que pueda ejecutarse una consulta

de definición de datos.

1. En la Barra de mensajes, haga clic en Opciones y, a continuación, haga clic en Habilitar este

contenido.

2. En el grupo Otros de la ficha Crear , haga clic en Diseño de consulta.

3. Cierre el cuadro de diálogo Mostrar tabla.

4. En la ficha Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Definición de datos.

La cuadrícula de diseño está oculta y se muestra la ficha de objeto de la vista SQL.

5. Escriba la siguiente instrucción SQL:

CREATE TABLE Cars (Name TEXT(30), Year TEXT(4), Price CURRENCY)

6. En el grupo Resultados de la ficha Diseño, haga clic en Ejecutar .

MODIFICAR UNA TABLA

Para modificar una tabla, util ice un comando ALTER TABLE. Puede utilizar un comando ALTER TABLE

para agregar, modificar o quitar columnas o restricciones. Un comando ALTER TABLE tiene la siguiente

sintaxis:

ALTER TABLE table_name predicate

donde predicate puede ser cualquiera de los siguientes valores:

ADD COLUMN field type[(size)] [NOT NULL] [CONSTRAINT constraint]

ADD CONSTRAINT multifield_constraint

ALTER COLUMN field type[(size)]

DROP COLUMN field

DROP CONSTRAINT constraint



Supongamos que desea agregar un campo de texto de 10 caracteres para almacenar información sobre

el estado de cada vehículo. Puede seguir este procedimiento:






ALTER TABLE Cars ADD COLUMN Condition TEXT(10)


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Crear un índice

Para crear un índice en una tabla existente, se util iza un comando CREATE INDEX. Un comando

CREATE INDEX tiene la siguiente sintaxis:

CREATE [UNIQUE] INDEX index_name

ON table (field1 [DESC][, field2 [DESC], ...])

[WITH {PRIMARY | DISALLOW NULL | IGNORE NULL}]

Los únicos elementos necesarios son el comando CREATE INDEX, el nombre del índice, el argumento

ON, el nombre de la tabla que contiene los campos que se van a indizar y la lista de los campos que se

van a incluir en el índice.

• El argumento DESC hace que el índice se cree en orden descendente, lo cual puede resultar útil

si se ejecutan frecuentemente consultas que busquen valores superiores para el campo indizado

o que ordenen el campo indizado en orden descendente. De forma predeterminada, los índices

se crean en orden ascendente.

• El argumento WITH PRIMARY establece el campo indizado o los campos indizados como clave

principal

de la tabla.

•

El argumento WITH DISALLOW NULL hace que el índice requiera que se escriba un valor para

el campo indizado; es decir, no se permiten valores nulos.

Supongamos que tiene una tabla denominada Cars (Vehículos) con campos en los que se almacenan el

nombre, el año, el precio y el estado de los vehículos usados que está considerando comprar.

Supongamos asimismo que la tabla ha adquirido un tamaño considerable y que incluye con frecuencia el

campo de año en las consultas. Puede crear un índice en el campo de año para que las consultas

devuelvan resultados más rápidamente mediante el procedimiento siguiente:

















CREATE INDEX YearIndex ON Cars (Year)


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Crear una restricción o una relación

Una restricción establece una condición lógica que debe cumplir un campo o una combinación de campos

cuando se insertan valores. Por ejemplo, una restricción UNIQUE impide que el campo restringido acepte

un valor que duplique un valor existente para el campo.

Una relación es un tipo de restricción que hace referencia a los valores de un campo o una combinación

de campos de otra tabla para determinar si un valor se puede insertar en el campo restringido o la

combinación de campos restringidos.

Para crear una restricción, se utiliza una cláusula CONSTRAINT en un comando CREATE TABLE o

ALTER TABLE. Hay dos tipos de cláusulas CONSTRAINT: cláusulas para crear una restricción en un solo

campo y cláusulas para crear una restricción en varios campos.

RESTRICCIONES DE UN SOLO CAMPO

Una cláusula CONSTRAINT de un solo campo figura inmediatamente después de la definición del campo

que restringe y tiene la siguiente sintaxis:

CONSTRAINT constraint_name {PRIMARY KEY | UNIQUE | NOT NULL |

REFERENCES foreign_table [(foreign_field )]

[ON UPDATE {CASCADE | SET NULL}]

[ON DELETE {CASCADE | SET NULL}]}

Supongamos que tiene una tabla denominada Cars (Vehículos) con campos en los que se almacenan el

nombre, el año, el precio y el estado de los vehículos usados que está considerando comprar.

Supongamos asimismo que con frecuencia olvida especificar un valor para el estado del vehículo y que

siempre desea registrar esta información. Puede crear una restricción en el campo de estado que evite

que ese campo se quede en blanco, siguiendo este procedimiento:






ALTER TABLE Cars ALTER COLUMN Condition TEXT CONSTRAINT ConditionRequired NOT NULL


Ahora supongamos que, después de un tiempo, se da cuenta de que hay muchos valores similares en el

campo del estado de los vehículos que deberían ser iguales. Por ejemplo, algunos de los vehículos tienen

como valor de estadopobre y otros tienen el valor deficiente. Después de limpiar los valores de modo







que sean más coherentes, podrá crear una tabla denominada CarCondition (EstadoVehículo) con un

campo denominado Condition (Estado), que contenga todos los valores que desee utilizar para el estado

de los vehículos:






CREATE TABLE CarCondition (Condition TEXT(10))


6. Para insertar los valores del campo Condition (Estado) de la tabla Cars (Vehículos) en la nueva

tabla CarCondition (EstadoVehículo), escriba la siguiente instrucción SQL en la ficha de objetode la vista SQL:

INSERT INTO CarCondition SELECT DISTINCT Condition FROM Cars;

NOTA La instrucción SQL en este paso es una consulta de datos anexados. A diferencia de las

consultas de definición de datos, las consultas de datos anexados terminan con un punto y coma.


Para requerir que cualquier nuevo valor que se inserte en el campo Condition (Estado) de la tabla Cars

(Vehículos) coincida con un valor del campo Condition (Estado) de la tabla CarCondition

(EstadoVehículo), puede crear una relación entre CarCondition y Cars en el campo Condition, siguiendo

este procedimiento:






ALTER TABLE Cars ALTER COLUMN Condition TEXT CONSTRAINT FKeyCondition REFERENCES

CarCondition (Condition)5. En el grupo Resultados de la ficha Diseño, haga clic en Ejecutar .

RESTRICCIONES DE VARIOS CAMPOS

Una cláusula CONSTRAINT de varios campos puede utilizarse sólo fuera de una cláusula de definición de

campo y tiene la siguiente sintaxis:

CONSTRAINT constraint_name

{PRIMARY KEY ( pk_field1[, pk_field2[, ...]]) |

UNIQUE (unique1[, unique2[, ...]]) |

NOT NULL (notnull1[, notnull2[, ...]]) |






FOREIGN KEY [NO INDEX] (ref_field1[, ref_field2[, ...]])

REFERENCES foreign_table

[(fk_field1[, fk_field2[, ...]])] |

[ON UPDATE {CASCADE | SET NULL}]

[ON DELETE {CASCADE | SET NULL}]}

Examinemos otro ejemplo con la tabla Cars (Vehículos). Supongamos que desea asegurarse de que no

haya dos registros en la tabla Cars con el mismo conjunto de valores para el nombre, el año, el estado y

el precio. Puede crear una restricción UNIQUE que se aplique a estos campos siguiendo este

procedimiento:






ALTER TABLE Cars ADD CONSTRAINT NoDupes UNIQUE (name, year, condition, price)


Crear, modificar o eliminar una relaciónCorresponde a: Microsoft Office Access 2007

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Tras crear una tabla para cada tema en la base de datos, es preciso proporcionar a Office Access 2007

los medios para recopilar de nuevo esa información cuando sea necesario. Para ello, se colocan campos

comunes en las tablas que están relacionadas y se definen las relaciones entre las tablas. De ese modo,

se pueden crear consultas, formularios e informes que muestren a la vez la información de varias tablas.

En este artículo se describen los procedimientos paso a paso para crear, modificar y eliminar una relación

de tabla. Se incluye información sobre cómo exigir la integridad referencial para evitar la creación de

registros huérfanos, cómo definir el tipo de combinación para determinar qué registros de cada lado de

una relación se incluyen en el resultado de una consulta y cómo configurar las opciones en cascada para

mantener sincronizadas las referencias.

Para obtener más información sobre las relaciones de tablas, vea el artículo Guía de relaciones de tablas.

En este artículo• Crear una relación de tabla

• Crear una relación de tabla mediante la ficha de documentos Relaciones

• Crear una relación de tabla mediante el panel Lista de campos

•

Modificar una relación de tabla

• Exigir integridad referencial

•

Eliminar una relación de tabla

Crear una relación de tabla


http://void%280%29/

http://office.microsoft.com/es-es/access-help/redir/HA010120534.aspx?CTT=5&origin=HA010072597


http://office.microsoft.com/es-es/access-help/crear-modificar-o-eliminar-una-relacion-HA010072597.aspx?CTT=3#BM1


http://office.microsoft.com/es-es/access-help/crear-modificar-o-eliminar-una-relacion-HA010072597.aspx?CTT=3#BM6-1






http://void%280%29/




http://office.microsoft.com/es-es/access-help/crear-modificar-o-eliminar-una-relacion-HA010072597.aspx?CTT=3#BM6-1






Se puede crear una relación de tabla en la ventana Relaciones o arrastrando un campo hasta una hoja de

datos desde el panel Lista de campos. Cuando se crea una relación entre tablas, los campos comunes

no tienen que tener los mismos nombres, si bien sus nombres suelen coincidir. Sin embargo, los campos

comunes tienen que tener el mismo tipo de datos. No obstante, si el campo de clave principal es un

campo Autonumérico, el campo de clave externa también puede ser un campo de tipo Número si la

propiedad Tamaño del campo de ambos campos tiene el mismo valor. Por ejemplo, puede hacer

coincidir un campo Autonumérico y un campo de tipo Número si la propiedad Tamaño del campo de

ambos campos es Entero largo. Cuando ambos campos comunes son campos de tipo Número, tienen

que tener el mismo valor para la propiedadTamaño del campo.

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Crear una relación de tabla mediante la ficha de

documentos Relaciones

1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir .

2. En el cuadro de diálogo Abrir , seleccione y abra la base de datos.

3. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar , haga clic en el

botón Relaciones.

4. Si aún no ha definido ninguna relación, aparecerá automáticamente el cuadro de

diálogo Mostrar tabla. Si no aparece, en la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic

en Mostrar tabla.

En el cuadro de diálogo Mostrar tabla se muestran todas las tablas y consultas de la base de datos. Para

ver únicamente las tablas, haga clic en Tablas. Para ver únicamente las consultas, haga clic

en Consultas. Para ver ambas, haga clic enAmbas.

5. Seleccione una o varias tablas o consultas y, a continuación, haga clic enAgregar . Cuando

termine de agregar tablas y consultas a la ficha de documentos Relaciones, haga clic en Cerrar .

6. Arrastre un campo (normalmente el campo de clave principal) de una tabla al campo común (la

clave externa) en la otra tabla. Para arrastrar varios campos, presione la tecla CTRL, haga clic

en cada uno de los campos y, a continuación, arrástrelos.

Aparece el cuadro de diálogo Modificar relaciones.

http://office.microsoft.com/es-es/access-help/crear-modificar-o-eliminar-una-relacion-HA010072597.aspx?CTT=3#top






7. Compruebe que los nombres de campo mostrados son los campos comunes de la relación. Si un

nombre de campo es incorrecto, haga clic en él y seleccione el campo apropiado en la lista.

Para exigir la integridad referencial para esta relación, active la casilla de verificación Exigir integridad

referencial. Para obtener más información sobre la integridad referencial, vea la sección Exigir integridad

referencial.

Además, vea el artículo Guía de relaciones de tablas.

8. Haga clic en Crear .

Access dibuja una línea de relación entre las dos tablas. Si activó la casilla de verificación Exigir

integridad referencial, la línea aparece más gruesa en los extremos. Además, sólo si activó la casilla de

verificación Exigir integridad referencial, aparece el número 1 en la parte gruesa de un extremo de la

línea de relación y aparece el símbolo de infinito (∞) en la parte gruesa del otro extremo de la línea, tal ycomo se muestra en la siguiente ilustración.

NOTAS

• Para crear una relación uno a uno Ambos campos comunes (normalmente los campos de

clave principal y de clave externa) tienen que tener un índice único. Esto significa que la










propiedad Indexado de estos campos debe tener el valor Sí (sin duplicados). Si ambos campos

tienen un índice único, Access crea una relación uno a uno.

• Para crear una relación uno a varios El campo ubicado en el lado uno de la relación

(normalmente, el campo de clave principal) tiene que tener un índice único. Esto significa que la

propiedad Indexado de este campo debe tener el valor Sí (sin duplicados). El campo ubicado

en el lado varios de la relación no debe tener un índice único. Puede tener un índice, pero debe

permitir los duplicados. Esto significa que la propiedad Indexado de este campo debe tener el

valor No o Sí (con duplicados). Cuando un campo tiene un índice único y el otro no, Access

crea una relación uno a varios.

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Crear una relación de tabla mediante el panel Lista de

campos

En Office Access 2007, se puede agregar un campo a una tabla existente abierta en la vista Hoja de

datos arrastrándolo desde el panel Lista de campos. El panelLista de campos muestra los campos que

están disponibles en las tablas relacionadas así como los campos que están disponibles en las otras

tablas de la base de datos. Cuando se arrastra un campo de "otra" tabla (no relacionada) y, a

continuación, se ejecuta el Asistente para búsquedas, se crea automáticamente una nueva relación uno a

varios entre la tabla en el panel Lista de campos y la tabla a la que se ha arrastrado el campo. Esta

relación, creada por Access, no exige la integridad referencial de manera predeterminada. Para exigirla,

es preciso modificar la relación. Vea la sección Modificar una relación de tabla para obtener más

información.

Abrir una tabla en la vista Hoja de datos



3. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse(ratón) en la tabla a la

que desee agregar el campo, cree la relación y, a continuación, haga clic en Vista Hoja dedatos en el menú contextual.

Abrir el panel Lista de campos

• En el grupo Campos y columnas de la ficha Hoja de datos, haga clic enAgregar campos

existentes.










Aparece el panel Lista de campos.

En el panel Lista de campos se muestran todas las otras tablas de la base de datos agrupadas en

categorías. Cuando trabaja con una tabla en la vista Hoja de datos, Access muestra los campos de

alguna de estas dos categorías en el panel Lista de campos: Campos disponibles en tablas

relacionadas y Campos disponibles en otras tablas. La primera categoría contiene todas las tablas

que tienen una relación con la tabla con la que se trabaja actualmente. La segunda categoría contiene

todas las tablas con las que la tabla no tiene ninguna relación.

En el panel Lista de campos, al hacer clic en el signo más (+) situado junto a un nombre de tabla,

aparece una lista de todos los campos disponibles en esa tabla. Para agregar un campo a la tabla,

arrastre el campo que desee del panelLista de campos a la tabla en la vista Hoja de datos.



Agregar un campo y crear una relación desde el panel Lista de campos

1. En el grupo Campos y columnas de la ficha Hoja de datos, haga clic enAgregar campos

existentes.

Aparece el panel Lista de campos.

2. Bajo Campos disponibles en otras tablas, haga clic en el signo más (+) situado junto a un

nombre de tabla para mostrar la lista de los campos de esa tabla.

3. Arrastre el campo que desee del panel Lista de campos a la tabla abierta en la vista Hoja de

datos.

4. Cuando aparezca la línea de inserción, coloque el campo en su posición.

Se inicia el Asistente para búsquedas.

5. Siga las instrucciones para ejecutar el Asistente para búsquedas.

El campo aparece en la tabla en la vista Hoja de datos.

Cuando se arrastra un campo de "otra" tabla (no relacionada) y, a continuación, se ejecuta el Asistente

para búsquedas, se crea automáticamente una nueva relación uno a varios entre la tabla en el

panel Lista de campos y la tabla a la que se ha arrastrado el campo. Esta relación, creada por Access,

no exige la integridad referencial de manera predeterminada. Para exigirla, es preciso modificar la

relación. Vea la sección Modificar una relación de tabla para obtener más información.

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Modificar una relación de tabla

Para cambiar una relación de tabla, selecciónela en la ficha de documentos Relaciones y, a continuación,

modifíquela.

1. Coloque el cursor de modo que apunte a la línea de relación y, a continuación, haga clic en la

línea para seleccionarla.

La línea de relación aparece con mayor grosor cuando está seleccionada.

2. Con la línea de relación seleccionada, haga doble clic en ella.

O bien,

En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Modificar relaciones.


ABRIR EL CUADRO DE DIÁLOGO MODIFICAR RELACIONES

1.Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir .












botón Relaciones.

Aparece la ficha de documentos Relaciones.

Si aún no ha definido ninguna relación y ésta es la primera vez que abre la ficha de documentos

Relaciones, aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si aparece, haga clic en Cerrar .

4. En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Mostrar todas las relaciones.

Se muestran todas las tablas que tengan relaciones y las líneas de relación. Observe que no se muestran

las tablas ocultas (tablas con la casilla de verificación Oculto activada en el cuadro de

diálogo Propiedades de la tabla) ni sus relaciones, a menos que esté seleccionada la opción Mostrar

objetos ocultos en el cuadro de diálogo Opciones de exploración.

Para obtener más información sobre la opción Mostrar objetos ocultos, vea el artículo Guía del panel de

exploración

.

5. Haga clic en la línea de relación correspondiente a la relación que desee cambiar. La línea de

relación aparece con mayor grosor cuando está seleccionada.

6. Haga doble clic en la línea de relación.

O bien,

En el grupo Herramientas de la ficha Diseño, haga clic en Modificar relaciones.


7. Realice los cambios y, a continuación, haga clic en Aceptar .

El cuadro de diálogo Modificar relaciones permite cambiar una relación de tabla. En concreto, se pueden

cambiar las tablas, las consultas o los campos a ambos lados de la relación. Se puede definir asimismo el

tipo de combinación o exigir la integridad referencial y elegir una opción en cascada. Para obtener másinformación sobre el tipo de combinación y cómo configurarlo, vea la secciónConfigurar el tipo de




http://office.microsoft.com/es-es/access-help/crear-modificar-o-eliminar-una-relacion-HA010072597.aspx?CTT=3#BMsetjoin






combinación. Para obtener más información sobre cómo exigir la integridad referencial y elegir una opción

en cascada, vea la secciónExigir integridad referencial

.

CONFIGURAR EL TIPO DE COMBINACIÓNCuando se define una relación de tabla, los hechos referentes a la relación determinan el diseño de las

consultas. Por ejemplo, si se define una relación entre dos tablas y, a continuación, se crea una consulta

que use las dos tablas, Access selecciona automáticamente los campos coincidentes predeterminados

basándose en los campos especificados en la relación. Se pueden reemplazar los valores

predeterminados iniciales en la consulta, pero los valores proporcionados por la relación suelen ser los

correctos. Dado que va a hacer coincidir y combinar con frecuencia los datos de varias tablas hasta de las

bases de datos más sencillas, la configuración de valores predeterminados mediante la creación de

relaciones puede ahorrarle tiempo y resultarle beneficiosa.

Una consulta de varias tablas combina la información de más de una tabla haciendo coincidir los valores

de los campos comunes. Esta operación se denomina combinación. Por ejemplo, supongamos que desea

mostrar los pedidos de los clientes. Va a crear una consulta que combine la tabla Clientes y la tabla

Pedidos por el campo Id. de cliente. El resultado de la consulta contiene información sobre los clientes y

los pedidos sólo para las filas en las que se ha encontrado una coincidencia.

Uno de los valores que se puede especificar para cada relación es el tipo de combinación, que indica a

Access qué registros se van a incluir en el resultado de una consulta. Por ejemplo, consideremos de

nuevo una consulta que combine la tabla Clientes y la tabla Pedidos por los campos comunes que

representan el Id. de cliente. Mediante el tipo de combinación predeterminado (denominado combinación

interna), la consulta devolverá únicamente las filas Cliente y las filas Pedido en las que los campos

comunes (denominados campos combinados) sean iguales.

Sin embargo, supongamos que desea incluir a todos los clientes, incluso los que aún no han realizadoningún pedido. Para ello, deberá cambiar el tipo de combinación de una combinación interna a lo que se

denomina una combinación externa izquierda. Este tipo de combinación devuelve todas las filas de la

tabla situada en el lado izquierdo de la relación y sólo las filas que coinciden con las de la tabla a la

derecha. Una combinación externa derecha devuelve todas las filas de la derecha y sólo las filas que

coinciden con las de la izquierda.

NOTA En este caso, "izquierda" y "derecha" hacen referencia a la posición de las tablas en el cuadro de

diálogo Modificar relaciones y no en la ficha de documentos Relaciones.

Debe tener en mente el resultado que desea obtener de una consulta que combine las tablas de esta

relación y, a continuación, configurar el tipo de combinación en consecuencia.

Configurar el tipo de combinación

1. En el cuadro de diálogo Modificar relaciones, haga clic en Tipo de combinación.

Aparece el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación.

2. Haga clic en la opción que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar .

En la siguiente tabla (con las tablas Clientes y Pedidos) se muestran las tres opciones que aparecen en el

cuadro de diálogo Propiedades de la combinación, el tipo de combinación y si se devuelven todas las

filas o las filas coincidentes de cada tabla.

OPCIÓN COMBINACIÓN TABLA TABLA









RELACIONAL IZQUIERDA DERECHA

1. Incluir sólo las filas donde loscampos combinados de ambastablas sean iguales.

Combinacióninterna

Filascoincidentes

Filascoincidentes

2. Incluir TODOS los registros de'Clientes' y sólo aquellosregistros de 'Pedidos' donde loscampos combinados seaniguales.

Combinaciónexterna izquierda Todas lasfilas Filascoincidentes

3. Incluir TODOS los registros de'Pedidos' y sólo aquellosregistros de 'Clientes' donde loscampos combinados seaniguales.

Combinaciónexterna derecha

Filascoincidentes

Todas lasfilas

Cuando selecciona la opción 2 ó 3, se muestra una flecha en la línea de relación. Esta flecha apunta al

lado de la relación en el que se muestran sólo las filas coincidentes.

REALIZAR CAMBIOS EN EL CUADRO DE DIÁLOGO PROPIEDADES DE LA

COMBINACIÓN



3. En el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Herramientas de base de datos, haga clic

en Relaciones.




4. En el grupo Relaciones de la ficha Diseño, haga clic en Todas las relaciones.






exploración

.











O bien,



7. Haga clic en Tipo de combinación.

8. En el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación, haga clic en una opción y, a

continuación, haga clic en Aceptar .

9. Realice todos los cambios en la relación y, a continuación, haga clic enAceptar .

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Exigir integridad referencial

La integridad referencial tiene como finalidad evitar los registros huérfanos y mantener sincronizadas las

referencias de modo que no haya registros que hagan referencia a otros registros que ya no existen. Para

exigir la integridad referencial, es preciso habilitarla para una relación de tabla. Una vez habilitada, Access

rechazará todas las operaciones que infrinjan la integridad referencial para esa relación de tabla. Esto

significa que Access rechazará las actualizaciones que cambien el destino de una referencia así como las

eliminaciones que quiten el destino de una referencia. Para que Access propague las actualizaciones y

eliminaciones referenciales de modo que todas las filas relacionadas cambien en consecuencia, vea la

sección Configurar las opciones en cascada

.

ACTIVAR O DESACTIVAR LA INTEGRIDAD REFERENCIAL




en Relaciones.



http://office.microsoft.com/es-es/access-help/crear-modificar-o-eliminar-una-relacion-HA010072597.aspx?CTT=3#BMcascade
















exploración

.




O bien,



7. Active la casilla de verificación Exigir integridad referencial.


Tras habilitar la integridad referencial, se aplican las siguientes reglas:

• No se puede especificar un valor en el campo de clave externa de una tabla relacionada si ese

valor no existe en el campo de clave principal de la tabla principal. En caso contrario, se crean

registros huérfanos.

• No se puede eliminar un registro de una tabla principal si existen registros coincidentes en una

tabla relacionada. Por ejemplo, no se puede eliminar el registro de un empleado de la tabla

Empleados si hay pedidos asignados a ese empleado en la tabla Pedidos. Sin embargo, se

puede optar por eliminar un registro principal y todos los registros relacionados en una sola

operación activando la casilla de verificación Eliminar en cascada los registros relacionados.

• No se puede cambiar un valor de clave principal en la tabla principal si ese cambio crea registros

huérfanos. Por ejemplo, no se puede cambiar un número de pedido en la tabla Pedidos si hay

artículos de línea asignados a ese pedido en la tabla Detalles de pedidos. Sin embargo, se

puede optar por actualizar un registro principal y

todos los registros relacionados en una sola

operación activando la casilla de verificación Actualizar en cascada los campos relacionados.

NOTAS








Si surgen problemas al habilitar la integridad referencial, observe que deben cumplirse las siguientes

condiciones para exigir la integridad referencial:

• El campo común de la tabla principal debe ser una clave principal o debe tener un índice único.

• Los campos comunes deben tener el mismo tipo de datos. Hay una excepción: un campo

Autonumérico puede estar relacionado con un campo de tipo Número cuya propiedad Tamaño

del campo tenga el valor Largo entero.

• Ambas tablas existen en la misma base de datos de Access. No se puede exigir la integridad

referencial en las tablas vinculadas. Sin embargo, si las tablas de origen tienen formato de

Access, se puede abrir la base de datos en las que están almacenadas y habilitar la integridad

referencial en esa base de datos.

CONFIGURAR LAS OPCIONES EN CASCADAPuede darse el caso de que haya una necesidad válida de cambiar el valor en el lado "uno" de una

relación. En ese caso, es necesario que Access actualice automáticamente todas las filas afectadas como

parte de una sola operación. De ese modo, la actualización es completa y la base de datos no tiene un

estado inconsistente con algunas filas actualizadas y otras no. Access ayuda a evitar este problema ya

que incluye la opción Actualizar en cascada los campos relacionados. Cuando se aplica la integridad

referencial, se selecciona la opción Actualizar en cascada los campos relacionados y, a continuación, se

actualiza una clave principal, Access actualiza automáticamente todos los campos que hacen referencia a

la clave principal.

Puede que también se haya que eliminar una fila y todos los registros relacionados; por ejemplo, un

registro Compañía de transporte y todos los pedidos relacionados de esa compañía de transporte. Por

ello, Access incluye la opción Eliminar en cascada los registros relacionados. Cuando se aplica la

integridad referencial y se activa la casilla de verificación Eliminar en cascada los registros

relacionados, Access elimina automáticamente todos los registros que hacen referencia a la clave

principal al eliminarse el registro que contiene la clave principal.

ACTIVAR O DESACTIVAR LA ACTUALIZACIÓN Y/O LA ELIMINACIÓN EN

CASCADA




en Relaciones.












exploración

.




O bien,



7. Active la casilla de verificación Exigir integridad referencial.

8. Active la casilla de verificación Actualizar en cascada los campos relacionados o Eliminar en

cascada los registros relacionados, o bien, active ambas.


NOTA Si la clave principal es un campo Autonumérico, la activación de la casilla de

verificación Actualizar en cascada los campos relacionados no tendrá ningún efecto porque no se

puede cambiar el valor de un campo Autonumérico.

VOLVER AL PRINCIPIO

Eliminar una relación de tabla

Para quitar una relación de tabla, es preciso eliminar la línea de relación en la ficha de documentos

Relaciones. Coloque el cursor de modo que apunte a la línea de relación y, a continuación, haga clic en la

línea. La línea de relación aparece con mayor grosor cuando está seleccionada. Con la línea de relación

seleccionada, presione SUPRIMIR. Observe que si se quita una relación, también se quita la integridad

referencial para esa relación si está habilitada. Como resultado, Access ya no evitará automáticamente la

creación de registros huérfanos en el lado "varios" de una relación.




botón Relaciones.
























exploración

.

5. Haga clic en la línea de relación correspondiente a la relación que desee eliminar. La línea de


6. Presione la tecla SUPRIMIR.

O bien,

Haga clic con el botón secundario del mouse y, a continuación, haga clic enEliminar .

7. Puede que Access muestre el mensaje ¿Confirma que desea eliminar de forma permanente

la relación seleccionada de la base de datos?. Si aparece este mensaje de confirmación,

haga clic en Sí.

NOTA Si se está usando alguna de las tablas empleadas en la relación de tabla, quizás por otra persona

u otro proceso, o bien, en un objeto de base de datos abierto como puede ser un formulario, no se podrá

eliminar la relación. Es preciso cerrar todos los objetos abiertos que usen estas tablas para poder quitar la

relación.

Crear una máscara de entrada para especificar los

valores de campos o controles con un formatodeterminadoCorresponde a: Microsoft Office Access 2007

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Las máscaras de entrada controlan el modo en que los usuarios escriben los datos en una base de datos.

Por ejemplo, una máscara de entrada puede obligar a los usuarios a escribir los números de teléfono en

el formato usado en Suecia o escribir las direcciones en el formato usado en Francia. En este artículo se

explica cómo crear y usar las máscaras de entrada.

En este artículo• Información sobre las máscaras de entrada





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http://office.microsoft.com/es-es/access-help/crear-una-mascara-de-entrada-para-especificar-los-valores-de-campos-o-controles-con-un-formato-determinado-HA010096452.aspx?CTT=3#BM1




http://void%280%29/




• Escribir una máscara de entrada en un campo de tabla

•

Probar una máscara de entrada

• Agregar una máscara de entrada a una consulta

•

Agregar una máscara de entrada a un control de un formulario o informe

•

Referencia a los caracteres de máscaras de entrada

• Ejemplos de máscaras de entrada

Información sobre las máscaras de entrada

Una máscara de entrada es un conjunto de caracteres literales y caracteres de máscara que controlan lo

que se puede y no se puede escribir en un campo. Por ejemplo, una máscara de entrada puede requerir a

los usuarios que escriban fechas o números de teléfono según las convenciones de un país o una región

determinada, tal y como se muestra en los siguientes ejemplos:

• AAAA-MM-DD

• (___) ___-____ ext. ___

Cuando el enfoque está en un campo o control que contiene una máscara de entrada, es posible que se

puedan reemplazar los caracteres de marcador de posición con valores personalizados, pero no se

puedan cambiar o quitar los caracteres literales o caracteres separadores. Por ejemplo, es posible que

pueda rellenar una fecha pero no cambiar los guiones que separan las diferentes partes de la fecha:

2006-01-09. Además, una máscara de entrada puede obligar al usuario a escribir datos en una o varias

secciones del campo o control. Por ejemplo, si escribe un número de teléfono pero no un código de área

en una máscara (___) 555-0187 ext. ___ e intenta guardar los cambios, no podrá hacerlo si no especifica

el código de área. El comportamiento exacto depende de cómo el diseñador de la base de datos haya

configurado la máscara de entrada.

Dado que pueden obligar a los usuarios a escribir los datos de una manera específica, las máscaras de

entrada proporcionan una amplia validación de datos. Esto significa que pueden ayudar a evitar que los

usuarios escriban datos no válidos (como un número de teléfono en un campo de fecha). Además,

pueden ayudar a asegurar que los usuarios escriban los datos de manera coherente, por lo que puede

resultar más fácil buscar datos y mantener la base de datos.

CUÁNDO Y DÓNDE SE USA UNA MÁSCARA DE ENTRADA

Se usa una máscara de entrada cuando los usuarios deben escribir los datos de una manera específica.

Se pueden agregar máscaras de entrada a los campos de tabla y los controles de formulario siempre y

cuando sea lógico proceder de esa manera. Por ejemplo, se puede agregar una máscara de entrada a un

campo de tipo Fecha/Hora de una tabla, o bien, a un control de cuadro de texto en un formulario que se

enlaza a un campo de tipo Fecha/Hora. Sin embargo, las máscaras de entrada no se pueden usar de

manera indiscriminada. De forma predeterminada, se pueden aplicar máscaras de entrada a los campos

de tabla cuyo tipo de datos es Texto, Número (excepto Id. de réplica), Moneda y Fecha/Hora. Se pueden

aplicar asimismo a los controles de formulario, como cuadros de texto, enlazados a campos de tabla con

esos tipos de datos. Si no está familiarizado con los tipos de datos, vea el artículo Formato de datos en

tablas, formularios e informes

.

Se pueden agregar máscaras de entrada a los campos de tabla ejecutando el Asistente para máscaras de

entrada, o bien, especificando manualmente las máscaras en una propiedad de campo (la

propiedad Máscara de entrada). El proceso básico es el mismo para agregar una máscara de entrada a




















un control ubicado en un formulario. Por ejemplo, si usa las herramientas proporcionadas por Access para

crear automáticamente un formulario, el control apropiado hereda las máscaras de entrada aplicadas a los

campos de tabla. Asimismo, se pueden agregar manualmente máscaras de entrada a los controles de un

formulario, como tablas, agregándolas a la propiedad Máscara de entrada del control.

COMPONENTES Y SINTAXIS DE UNA MÁSCARA DE ENTRADA

Las máscaras de entrada contienen tres secciones, separadas por signos de punto y coma. La primera

sección es obligatoria y las demás son opcionales. El siguiente ejemplo es una máscara de entrada para

números de teléfono con formato de EE.UU.:

(999) 000-000;0;-

La primera sección define la cadena de la máscara y consta de marcadores de posición y caracteres

literales. En la segunda sección se indica si se desean almacenar los caracteres de la máscara y algún

dato en la base de datos. Escriba 0 si desea almacenar la máscara y los datos. Escriba 1 si desea

almacenar únicamente los datos. En la tercera sección se define el marcador de posición usado para

indicar las posiciones de los datos. De forma predeterminada, Access usa el carácter de subrayado (_). Si

desea usar otro carácter, escríbalo en la tercera sección de la máscara. De forma predeterminada, una

posición sólo acepta un carácter o espacio.

En la anterior máscara de ejemplo, los usuarios deben escribir los números de teléfono con formato de

EE.UU. La máscara contiene dos caracteres de marcador de posición: 9 y 0. El 9 indica un dígito opcional

(puede que no siempre se especifique un código de área), mientras que el 0 indica un dígito obligatorio. El

0 de la segunda sección almacena los caracteres de la máscara con los datos, por lo que los datos son

más fáciles de leer. Por último, en la tercera sección se especifica el guión (-) en vez del carácter de

subrayado ( _) como marcador de posición.

DIFERENCIAS ENTRE LAS MÁSCARAS DE ENTRADA Y LOS FORMATOS DE

PRESENTACIÓN

Cuando proceda, recuerde que puede definir primero las máscaras de entrada y, a continuación, aplicar

otro formato de presentación a los mismos datos. Por ejemplo, puede definir una máscara de entrada que

obligue a los usuarios a escribir las fechas con un formato europeo, como AAAA.MM.DD, y

posteriormente aplicar un formato de presentación que reorganice el año, el mes y el día. Por ejemplo, el

formato de presentación Fecha mediana representa las fechas como DD-MMM-AAAA, o bien, 24-ago-2006, independientemente de la máscara de entrada original. Para obtener más información sobre cómo

usar los formatos de presentación con los datos, vea el tema Formato de datos en tablas, formularios e

informes.

Por último, recuerde que las máscaras de entrada pueden interferir con los formatos de presentación, y

viceversa. Para obtener más información, vea la sección Probar una máscara de entrada.

VOLVER AL PRINCIPIO

Escribir una máscara de entrada en un campo de tabla

En esta sección se explica cómo agregar una máscara de entrada a la propiedadMáscara de entrada de

un campo de tabla. Recuerde que las máscaras de entrada se pueden usar con los campos cuyo tipo dedatos está establecido en Texto, Fecha/Hora, Número (excepto Id. de réplica) y Moneda.








http://office.microsoft.com/es-es/access-help/crear-una-mascara-de-entrada-para-especificar-los-valores-de-campos-o-controles-con-un-formato-determinado-HA010096452.aspx?CTT=3#top









Agregar la máscara de entrada

1. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla que desee cambiar y

haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.

2. Si la tabla no contiene un campo de texto, agregue uno.

Agregar un campo de texto a una tabla

3.

En la sección inferior de la cuadrícula de diseño, en la ficha General, haga clic en el cuadro de la

propiedad Máscara de entrada.

4. Escriba la siguiente máscara de entrada tal como se muestra:

(999) 000-0000;0;_

5. Haga clic en Guardar . Observe que Access agrega varios caracteres a la máscara de entrada:

\(999") "000\-0000;0;_

En este caso, las barras diagonales inversas y las comillas dobles indican caracteres literales. La primerabarra diagonal inversa obliga a Access a mostrar el paréntesis de apertura. Los signos de dobles comillas

obligan a Access a mostrar el paréntesis de cierre y el espacio siguiente. La segunda barra diagonal

inversa obliga a Access a mostrar el guión que separa la primera y la segunda parte del número de

teléfono. También se pueden sustituir las barras diagonales inversas con signos de comillas dobles,

como "("999") "000"-"0000. La ventaja de usar barras diagonales inversas en vez de comillas (siempre

que sea posible) reside en que las primeras ocupan menos espacio en el campo de la propiedadMáscara

de entrada.

6. Cambie a la vista Hoja de datos (haga clic con el botón secundario en la ficha de documento de

la tabla abierta y haga clic en Vista Hoja de datosen el menú contextual) y siga los

procedimientos que se detallan a continuación para probar la máscara.

VOLVER AL PRINCIPIO

Probar una máscara de entrada

1. Coloque el cursor en el campo que contiene la máscara de entrada.

Observe que la máscara aparece únicamente después de seleccionar el campo.

2. Agregue números y letras a los espacios de la máscara.

Observe que la máscara sólo acepta números. Si intenta agregar letras, Access lo impide porque los

marcadores de posición 9 y 0 sólo admiten dígitos.

3. Quite un número de un espacio del cuerpo principal del número de teléfono y, a continuación,

pruebe a mover el cursor a otro campo o guarde el registro de otra forma.

Access mostrará un mensaje de error porque el marcador de posición 0 debe contener un dígito.

http://togglediv%28%27divexpcollasst_864621854%27%29/








4. Plantéese lo siguiente:

• ¿Impedirá la máscara que los usuarios escriban datos necesarios? Por ejemplo, ¿los

usuarios tendrán que escribir alguna vez números de teléfono en el formato de otra

región?

• ¿Interfiere la máscara de entrada con los formatos de presentación? Por ejemplo,

cambie a la vista Diseño y, en la propiedad Formato del campo que contiene la

máscara de entrada, escriba esta cadena de formato: (&&&) @@@-@@@@. Cuando

examine el campo en la vista Hoja de datos, verá algo similar a esto: (425() 5) 55--1212.

VOLVER AL PRINCIPIO

Agregar una máscara de entrada a una consulta

Para obtener más información sobre cómo definir una máscara de entrada, haga clic en el cuadro de

propiedad Máscara de entrada y, a continuación, presione la tecla F1. Debe escribir manualmente la

definición de la máscara de entrada para los campos de tipo Número y Moneda.

Agregar la máscara de entrada

1. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la consulta que desee cambiar y

haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.

2. En la cuadrícula de diseño de la consulta, coloque el puntero en la columna del campo que

desee cambiar.

Puede colocar el cursor en cualquier fila de ese campo.

3. Presione F4 para abrir la hoja de propiedades del campo.

4. Bajo Propiedades del campo, en la ficha General, haga clic en el cuadro de

propiedad Máscara de entrada y, a continuación, siga uno de estos procedimientos:

• Haga clic en Generar (...) para iniciar el Asistente para máscaras de entrada y, a

continuación, siga las instrucciones del asistente.

• Haga clic en el campo Máscara de entrada y escriba la definición de la máscara de

entrada.

VOLVER AL PRINCIPIO

Agregar una máscara de entrada a un control de un

formulario o informe1. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en el formulario o informe que

desee cambiar y, a continuación, haga clic enVista Diseño en el menú contextual.

2. Haga clic con el botón secundario en el control que desea cambiar y, a continuación, haga clic

en Propiedades en el menú contextual.

Aparece la hoja de propiedades del control.

3. En la ficha Todas, haga clic en el cuadro de propiedad Máscara de entrada y, a continuación,

siga uno de estos procedimientos:











• Haga clic en Generar (...) para iniciar el Asistente para máscaras de entrada y, a

continuación, siga las instrucciones del asistente.

• Haga clic en el campo Máscara de entrada y escriba la definición de la máscara de

entrada.

VOLVER AL PRINCIPIO

Referencia a los caracteres de máscaras de entrada

En la tabla siguiente se muestran y se describen los marcadores de posición y los caracteres literales que

se pueden usar en una máscara de entrada.

CARÁCTER USO

0 Dígito. Se debe escribir un solo dígito en esta posición.

9 Dígito. Los dígitos en esta posición son opcionales.

# Se debe escribir un dígito, un espacio, un signo más o un signo menosen esta posición. Si se omite esta posición, Access inserta un espacioen blanco.

L Letra. Se debe escribir una sola letra en esta posición.

? Letra. Las letras en esta posición son opcionales.

A Letra o dígito. Se debe escribir una sola letra o un solo dígito en estaposición.

a Letra o dígito. Las letras o dígitos en esta posición son opcionales.

& Cualquier carácter o espacio. Se debe escribir un solo carácter o unespacio en esta posición.

C Cualquier carácter o espacio. El uso de caracteres o espacios en estaposición es opcional.

. , : ; - / Marcadores de posición de decimales y millares, separadores de fechay hora. El carácter que seleccione depende de la configuración regionalde Microsoft Windows.

> Todos los caracteres subsiguientes aparecen en mayúsculas.

< Todos los caracteres subsiguientes aparecen en minúsculas.

! Hace que la máscara de entrada se rellene de izquierda a derecha y node derecha a izquierda.

\ Obliga a Access a mostrar el carácter que aparece inmediatamentedetrás. Es lo mismo que incluir un carácter entre comillas dobles.

"Textoliteral"

Incluye todo el texto que deben ver los usuarios entre comillas dobles.

Contraseña En la vista Diseño de las tablas o los formularios, si se establece lapropiedad Máscara de entrada en Contraseña, se crea un cuadro deentrada de contraseña. Cuando el usuario escribe una contraseña en elcuadro, Access almacena los caracteres pero muestra asteriscos (*).

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Ejemplos de máscaras de entrada











Los ejemplos que figuran en la siguiente tabla muestran algunas formas en las que se pueden usar las

máscaras de entrada.

ESTA MÁSCARA DEENTRADA

PROPORCIONAESTE TIPO DE

VALOR

NOTAS

(000) 000-0000 (206) 555-0199 En este caso, es preciso escribir uncódigo de área porque en esa secciónde la máscara (000 entre paréntesis), seusa el marcador de posición 0.

(999) 000-0000! (206) 555-0199( ) 555-0199

En este caso, en la sección de códigode área se utiliza el marcador deposición 9, de manera que los códigosde área son opcionales. Además, elsigno de exclamación (!) hace que lamáscara se rellene de izquierda a

derecha.(000) AAA-AAAA (206) 555-TELE Permite sustituir los cuatro últimos

dígitos de un número de teléfono conformato de Estados Unidos por letras.Observe el uso del marcador deposición 0 en la sección de código deárea; por tanto, el código de área es uncarácter obligatorio.

#999 -202000

Cualquier número positivo o negativoque no supere los cuatro caracteres ysin separador de millares ni posiciones

decimales.

>L????L?000L0 VERDEVE339M3MAY R 452B7

Una combinación de letras obligatorias(L) y opcionales (?) y númerosobligatorios (0). El signo de mayor queobliga a los usuarios a escribir todas lasletras en mayúscula. Para usar unamáscara de entrada como ésta, se debeestablecer el tipo de datos del campo detabla en Texto o Memo.

00000-9999 98115-98115-3007

Un código postal obligatorio y unasección opcional de cuatro dígitos

adicionales.

>L<?????????????? CeciliaCornejo

Un nombre o apellido con la inicialautomáticamente en mayúscula.

ISBN 0-&&&&&&&&&-0

ISBN 1-55615-507-7

Un número de libro con el texto literal, elprimer y el último dígito obligatorios ycualquier combinación de letras ycaracteres entre esos dígitos.

>LL00000-0000 DB51392-0493 Una combinación de letras y caracteresobligatorios, todos en mayúsculas.Utilice este tipo de máscara de entrada

para, por ejemplo, ayudar a los usuariosa escribir números de pieza u otras



formas de inventario correctamente.

Importar o vincular a los datos de un libro de ExcelCorresponde a: Microsoft Office Access 2007

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Mostrar todo

Puede llevar los datos de un libro de Microsoft Office Excel 2007 a Microsoft Office Access 2007 de varias

maneras. Puede copiar datos de una hoja de cálculo abierta y pegarlos en una hoja de datos de Access,

importar una hoja de cálculo a una tabla nueva o existente, o vincular a una hoja de cálculo desde una

base de datos de Access.

En este tema se explica detalladamente cómo importar o vincular a datos de Excel desde Access.

¿Qué desea hacer?• Comprender la importación de datos de Excel

•

Importar datos de Excel

•

Solucionar valores que faltan o son incorrectos

•

Vincular a datos en Excel

• Solucionar #Num! y otros valores incorrectos en una tabla vinculada

Comprender la importación de datos de Excel

Si su objetivo es guardar parte o todos los datos de una o varias hojas de cálculo de Access, debe

importar el contenido de la hoja de cálculo a una base de datos de Access nueva o existente. Al importar

datos, Access crea una copia de los datos en una tabla nueva o existente sin alterar el archivo de origende Excel.

ESCENARIOS COMUNES PARA IMPORTAR DATOS DE EXCEL A ACCESS

• Es usuario de Excel desde hace tiempo pero para seguir avanzando desea utilizar Access para

trabajar con estos datos. Desea moverlos de las hojas de cálculo de Excel a una o varias bases

de datos nuevas de Access.

• Su departamento o grupo de trabajo utiliza Access pero recibe ocasionalmente datos en formato

de Excel que se deben combinar con sus bases de datos de Access. Desea importar estas hojas

de cálculo de Excel a su base de datos a medida que las va recibiendo.

• Utiliza Access para administrar los datos pero los informes semanales que recibe del resto de su

equipo son libros de Excel. Desea agilizar el proceso de importación para garantizar que se

importan datos cada semana a una hora determinada a su base de datos.

SI ES LA PRIMERA VEZ QUE IMPORTA DATOS DE EXCEL


http://void%280%29/

http://office.microsoft.com/es-es/access-help/importar-o-vincular-a-los-datos-de-un-libro-de-excel-HA001219419.aspx?CTT=3#BM1


http://office.microsoft.com/es-es/access-help/importar-o-vincular-a-los-datos-de-un-libro-de-excel-HA001219419.aspx?CTT=3#BMimportdata


http://office.microsoft.com/es-es/access-help/importar-o-vincular-a-los-datos-de-un-libro-de-excel-HA001219419.aspx?CTT=3#BMtshoot

http://office.microsoft.com/es-es/access-help/importar-o-vincular-a-los-datos-de-un-libro-de-excel-HA001219419.aspx?CTT=3#BMlinktodata


http://office.microsoft.com/es-es/access-help/importar-o-vincular-a-los-datos-de-un-libro-de-excel-HA001219419.aspx?CTT=3#BMtshootlink


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http://office.microsoft.com/es-es/access-help/importar-o-vincular-a-los-datos-de-un-libro-de-excel-HA001219419.aspx?CTT=3#BMtshootlink



• No existe ninguna forma de guardar un libro de Excel como base de datos de Access. Excel no

proporciona ninguna funcionalidad para crear una base de datos de Access a partir de datos de

Excel.

• Al abrir un libro de Excel en Access (en el cuadro de diálogo Abrir archivo, cambie el cuadro de

lista Tipo de archivo a Archivos de Microsoft Office Excel y seleccione el archivo que desea),

Access crea un vínculo al libro en lugar de importar los datos. La vinculación a un libro es algo

sustancialmente distinto de importar una hoja de cálculo a una base de datos. Par obtener más

información sobre la vinculación, vea la secciónVincular a datos en Excel, posteriormente en este

artículo.

VOLVER AL PRINCIPIO

Importar datos de Excel

Los procedimientos de esta sección explican cómo se debe preparar y ejecutar una operación de

importación, así como la forma de guardar la configuración de importación para usarla más adelante. A

medida que proceda, recuerde que puede importar datos sólo desde una hoja de cálculo cada vez. No

puede importar todos los datos de una hoja de cálculo entera.

Preparar la hoja de cálculo

1. Busque el archivo de origen y seleccione la hoja de cálculo que contiene los datos que desea

importar a Access. Si desea importar sólo una parte de una hoja de cálculo, puede definir un

rango con nombre que incluya sólo las celdas que desea importar.

¿Cómo creo en Excel un rango con nombre?

Tenga en cuenta que puede importar sólo una hoja de cálculo a la vez durante una operación de

importación. Para importar datos de varias hojas de cálculo, repita la operación de importación para cada

hoja de cálculo.

2. Revise los datos de origen y ejecute una acción tal como se describe en esta tabla.

ELEMENTO DESCRIPCIÓN

Número decolumnas El número de columnas de origen que desea importar no puede ser superior a 255 porque Access no admite más de 255 campos en unatabla.

Omitir columnas yfilas

Es una buena costumbre incluir sólo las filas y columnas que deseaimportar en la hoja de cálculo o el rango con nombre de origen.Filas No puede filtrar ni omitir filas durante la operación deimportación.Columnas No puede omitir columnas durante la operación si eligeagregar los datos a una tabla existente.

Formato detabla

Asegúrese de que las celdas estén en formato de tabla. Si la hoja decálculo o el rango con nombre incluyen celdas combinadas, el

contenido de la celda se coloca en el campo que corresponde a lacolumna más a la izquierda y los otros campos se dejan en blanco.


http://office.microsoft.com/es-es/access-help/importar-o-vincular-a-los-datos-de-un-libro-de-excel-HA001219419.aspx?CTT=3#top









Columnas,filas y celdasen blanco

Elimine todas las columnas y filas en blanco innecesarias de la hojade cálculo o del rango. Si la hoja de cálculo o el rango contienenceldas en blanco, intente agregar los datos que faltan. Si prevéagregar los registros a una tabla existente, asegúrese de que elcampo correspondiente de la tabla acepta valores nulos (que faltan o

desconocidos). Un campo aceptará valores nulos si su propiedad decampo Requerido está establecida en No y si el valor de lapropiedad ReglaDeValidación no impide los valores nulos.

Valores deerror

Si una o varias celdas de la hoja de cálculo o del rango contienenvalores de error, como #NUM y #DIV, corríjalos antes de comenzar laoperación de importación. Si una hoja de cálculo o un rango deorigen contienen valores de error, Access coloca un valor nulo en loscampos correspondientes de la tabla. Para obtener más informaciónacerca de las formas de corregir estos errores, vea lasección Solucionar valores que faltan o son incorrectos, másadelante en este artículo

Tipo de datos Para evitar errores durante la importación, asegúrese de que cadacolumna de origen contiene el mismo tipo de datos en cada fila.Access explora las ocho primeras filas de origen para determinar eltipo de datos de los campos de la tabla. Recomendamos que seasegure de que estas filas no mezclen valores de tipos de datosdistintos en ninguna de las columnas.Asimismo, es una buena costumbre dar formato a cada columna deorigen en Excel y asignar un formato de datos específico a cadacolumna antes de comenzar la operación de importación. Serecomienda dar formato si una columna incluye valores de distintostipos de datos. Por ejemplo, la columna Nºvuelo de una hoja decálculo puede contener valores numéricos y de texto, como 871,

AA90 y 171. Para evitar valores incorrectos o que faltan, siga esteprocedimiento:

1. Haga clic con el botón secundario en la columna y haga clic

en Formato de celdas.

2. En la ficha Número, en Categoría, seleccione un formato.

Para la columna NºVuelo, elegirá Texto probablemente.

3. Haga clic en Aceptar .

Si las columnas de origen tienen formato, pero siguen teniendovalores combinados en las filas que siguen a la fila ocho, la

operación de importación puede omitir valores o convertirlos deforma incorrecta. Para obtener información de solución deproblemas, vea la sección Solucionar valores que faltan o sonincorrectos.

Primera fila Si la primera fila de la hoja de cálculo o el rango con nombrecontiene los nombres de las columnas, puede especificar que Accesstrate los datos de la primera fila como nombres de campo durante laoperación de importación. Si la hoja de cálculo o el rango de origenno incluye los nombres, es conveniente agregarlos al origen antes deiniciar la operación de importación.

NOTA Si piensa anexar los datos a una tabla existente, asegúresede que el nombre de cada columna coincide exactamente con elnombre del campo correspondiente. Si el nombre de una columna esdiferente del nombre del campo correspondiente de la tabla, la









operación de importación no se realizará correctamente. Para ver losnombres de los campos, abra la tabla en la vista Diseño en Access.

1. Cierre el libro de trabajo de origen si está abierto. Mantener abierto el archivo de origen puede

producir errores de conversión de datos durante la operación de importación.

Preparar la base de datos de destino

1. Abra la base de datos de Access en la que se guardarán los datos importados. Asegúrese de

que la base de datos es de sólo lectura y de que tienen los permisos para realizar cambios en la

base de datos.

-O bien-

Si no desea guardar los datos en ninguna de las bases de datos existentes, cree una base de datos en

blanco. Siga este procedimiento:

Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic enNuevo.

2. Antes de iniciar la operación de importación, decida si desea guardar los datos en una tabla

nueva o existente.

Crear una nueva tabla Si elige guardar los datos en una nueva tabla, Access crea una tabla y agrega

los datos importados a esta tabla. Si ya hay una tabla con el nombre especificado, Access sobrescribe el

contenido de la tabla con los datos importados.

Anexar a una tabla existente Si elige agregar los datos a una tabla existente, las filas del archivo de

Excel se anexan a la tabla especificada.

Recuerde que la mayor parte de los errores se producen durante la operación de anexión porque los

datos de origen no coinciden con la estructura y la configuración de campos de la tabla de destino. Para

evitar esto, abra la tabla de destino en la vista Diseño y revise lo siguiente:

• Primera fila Si la primera fila de la hoja de cálculo o del rango con nombre de origen no

contiene encabezados de columna, asegúrese de que la posición y el tipo de datos de cada

columna de la hoja de cálculo de origen coincidan con los del campo correspondiente de la tabla. Si

la primera fila contiene encabezados de columna, el orden de las columnas y campos no tiene por

qué coincidir pero el nombre y el tipo de datos de cada columna deben coincidir exactamente con

los de su campo correspondiente.

• Campos que faltan o adicionales Si uno o varios campos de la hoja de datos de origen no

aparecen en la tabla de destino, agréguelos antes de comenzar la operación de importación. No

obstante, si la tabla contiene campos que no existen en el origen, no es necesario que los elimine de

la tabla si aceptan valores nulos.

SUGERENCIA Un campo aceptará valores nulos si su propiedad Requerido está establecida en No y si

el valor de la propiedad ReglaDeValidación no impide los valores nulos.



• clave principal Si la tabla contiene un campo de clave principal, la hoja de cálculo o el rango

de origen debe tener una columna que contiene valores compatibles con el campo de clave principal

y los valores de clave importados deben ser únicos. Si un registro importado contiene un valor de

clave principal que ya existe en la tabla de destino, la operación de importación muestra un mensaje

de error.

• Campos indizados Si la propiedad Indizado de un campo de la tabla está establecida en Sí

(Sin duplicados), la columna correspondiente en la hoja de cálculo o el rango de origen debe

contener valores únicos.

Vaya a los pasos siguientes para ejecutar la operación de importación.

Iniciar la operación de importación

1. En el grupo Importar de la ficha Datos externos, haga clic en Excel.

NOTA La ficha Datos externos no está disponible a menos que esté abierta una base de datos.

2. En el cuadro de diálogo Obtener datos externos - Hoja de cálculo de Excel, en el

cuadro Nombre de archivo, especifique el nombre del archivo de Excel que contiene los datos

que desea importar.

-O bien-

Haga clic en Examinar y use el cuadro de diálogo Abrir archivo para localizar el archivo que deseeimportar.

3. Especifique cómo desea guardar los datos importados.

Para almacenar los datos en una tabla nueva, seleccione Importar el origen de datos en una nueva

tabla de la base de datos actual. Se le pedirá que dé un nombre posteriormente a esta tabla.

Para anexar los datos a una tabla existente, seleccione Anexar una copia de los registros a la tabla y

seleccione una tabla en la lista desplegable. Esta operación no está disponible si la base de datos no

contiene ninguna tabla.

NOTA Para vincular al origen de datos creando una tabla vinculada, vea la sección Vincular a datos enExcel posteriormente en este artículo.


Se inicia el Asistente para importación de hojas de cálculo que le guía en el proceso de importación.

Continúe con los pasos siguientes.

Usar el Asistente para importación de hojas de cálculo

1. En la primera página del Asistente, seleccione la hoja de cálculo que contiene los datos que

desea importar. A continuación, haga clic enSiguiente.







2. En la segunda página del asistente, haga clic en Mostrar hojas de cálculoo en Mostrar rangos

con nombre, seleccione la hoja de cálculo o el rango con nombre que desee importar y haga clic

en Siguiente.

3. Si la primera fila de la hoja de cálculo o del rango de origen contiene los nombres de campos,

seleccione La primera columna contiene encabezado de columna y haga clic en Siguiente.

Si está importando los datos a una nueva tabla, Access utiliza los encabezados de columnas para dar

nombre a los campos de la tabla. Puede cambiar estos nombres durante o después de la operación de

importación. Si está anexando datos a una tabla existente, asegúrese de que los encabezados de

columna en la hoja de cálculo de origen coincidan exactamente con los nombres de los campos en la

tabla de destino.

Si está anexando datos a una tabla existente, vaya directamente al paso 6. Si está agregando los datos a

una tabla nueva, lleve a cabo los pasos que quedan.

4. El Asistente le pide que revise las propiedades de campos. Haga clic en una columna en la parte

inferior de la página para ver las propiedades de los campos correspondientes. Si lo desea,

puede realizar alguna de estas tareas.

• Revise y cambie, si lo desea, el nombre y el tipo de datos del campo de destino.

Access revisa las primeras ocho filas en cada columna y sugiere el tipo de datos para el campo

correspondiente. Si la columna de la hoja de cálculo contiene distintos tipos de valores, como texto y

números, en las primeras ocho filas de una columna, el Asistente sugiere un tipo de datos que es

compatible con todos los valores de la columna, a menudo, el tipo de datos de texto. Aunque puede elegir

un tipo de datos distinto, recuerde que los valores que no son compatibles con el tipo de datos que elige

se omitirán o se convertirán incorrectamente durante el proceso de importación. Para obtener más

información sobre cómo corregir valores incorrectos o valores que falten, vea la sección Solucionar

valores que faltan o son incorrectos

, más adelante en este artículo.

• Para crear un índice en el campo, establezca Indizado en Sí.

• Para omitir completamente una columna de origen, active la casilla de verificación No importar

el campo (Saltar).

Haga clic en Siguiente cuando termine de seleccionar las opciones.

5.En la siguiente pantalla, especifique una clave principal para la tabla. Si selecciona Permitir aAccess agregar la clave principal, Access agrega un campo Autonumérico como primer campo

en la tabla de destino y lo rellena automáticamente con valores de identificador únicos,

comenzando por 1. A continuación, haga clic en Siguiente.

6. En la última pantalla del asistente, especifique un nombre para la tabla de destino. En el

cuadro Importar a la tabla, escriba un nombre para la tabla. Si la tabla ya existe, Access

muestra un mensaje que solicita si desea sobrescribir el contenido existente de la tabla. Haga

clic en Sí

para continuar o en No para especificar un nombre diferente para la tabla de destino y,

a continuación, haga clic en Finalizar para importar los datos.

Si Access puede importar algunos o todos los datos, el Asistente muestra una página que indica el estado

de la operación de importación. Además, puede guardar la información de la operación para un uso futuro








como especificación. Por el contrario, si la operación no se ejecutó correctamente, Access muestra el

mensaje de error Error al intentar importar el archivo.

7. Haga clic en Sí para guardar la información de la operación para un uso futuro. Guardar la

información le ayuda a repetir la operación sin tener que examinar el Asistente cada vez.

Guardar la configuración de importación como una especificación

1. En el cuadro Guardar como, escriba un nombre para la especificación de importación.

Opcionalmente, escriba una descripción en el cuadroDescripción.

2. Si desea realizar la operación a intervalos fijos, por ejemplo, semanal o mensualmente, active la

casilla de verificación Crear tarea de Outlook. Se creará una tarea de Microsoft Office Outlook

2007 que le permite ejecutar la especificación posteriormente.

3. Haga clic en Guardar importación.

Access inicia Outlook si está instalado.

NOTA Si Outlook no está instalado, Access muestra un mensaje de error. Si Outlook no está

configurado correctamente, se inicia el Asistente para inicio de Outlook. Siga las instrucciones del

Asistente para configurar Outlook.

4. En Outlook, revise y modifique la configuración de tareas tales comoVencimiento y Aviso.

Para que se repita la tarea, haga clic en Periodicidad. La figura muestra el programador de tareas con

algunas configuraciones habituales:

Para obtener más información sobre la programación de tareas de Outlook, vea el artículo Programar una

operación de importación o exportación

.

5. Haga clic en Guardar y cerrar .

Ejecutar una tarea guardada

1. En el panel de configuración de Outlook, haga clic en Tareas y, a continuación, haga doble clic

en la tarea que desea ejecutar.

2. En la ficha Tarea, en el grupo Microsoft Office Access, haga clic enEjecutar importación .

3. Abra la tabla de destino en la vista Hoja de datos. Compare los datos de la tabla con la hoja de

cálculo de origen y asegúrese de que los datos que aparecen sean correctos.








Si encuentra que faltan algunos datos o son incorrectos, vea la sección siguiente para obtener

información sobre la solución de problemas.

VOLVER AL PRINCIPIO

Solucionar valores que faltan o son incorrectos

Si ve el mensaje Error al intentar importar el archivo, la operación de importación se ejecutó de forma

totalmente incorrecta. Por el contrario, si la operación de importación muestra un cuadro de diálogo que le

pide que guarde la información de la operación, la operación ha podido importar todos o parte de los

datos. El mensaje de estado también menciona el nombre de la tabla del registro de errores que contiene

la descripción de cualquier error producido durante la operación de importación.

Es importante tener en cuenta que incluso si el mensaje de estado indica una operación completamente

correcta, debe revisar el contenido y la estructura de la tabla para asegurarse de que todo es correcto

antes de empezar a utilizar la tabla.

Abra la tabla de destino en la vista Hoja de datos para ver si se agregaron a la tabla todos los datos.

Asimismo, abra la tabla en la vista Diseño para revisar el tipo de datos y otros valores de propiedades de

los campos.

En la tabla siguiente se describen los pasos que puede ejecutar para corregir valores que faltan o son

incorrectos.

SUGERENCIA Mientras soluciona los problemas de los resultados, si ve que sólo faltan algunos valores,

puede agregarlos directamente a la tabla. Por el contrario, si ve que faltan varias columnas enteras o un

gran número de valores o que se importaron incorrectamente, debe corregir el problema en el archivo de

origen. Una vez corregidos todos los problemas, repita la operación de importación.

PROBLEMA RESOLUCIÓNElementosgráficos

No se pueden importar elementos gráficos como logotipos, gráficose imágenes. Agréguelos manualmente a la base de datos despuésde finalizar la operación de importación.

Valorescalculados

Se importan los resultados de una columna o las celdas calculadaspero no la formula base. Durante la operación de importación, puedeespecificar un tipo de datos que sea compatible con los resultadosde la fórmula, como un Número.

ValoresVERDADERO

o FALSO y -1 o0

Si la hoja de cálculo o el rango de origen incluye una columna quecontiene sólo valores VERDADERO o FALSO, Access crea un

campo Sí/No para la columna e inserta valores de -1 o 0 en elcampo. Sin embargo, si la hoja de cálculo o el rango de origenincluye una columna que contiene sólo valores de -1 o 0, Accesscrea de forma predeterminada un campo numérico para el columna.Puede cambiar el tipo de datos del campo a Sí/No durante laoperación de importación para evitar este problema.

Camposmultivalor

Al importar datos a una tabla nueva o anexar datos a una tablaexistente, Access no permite la compatibilidad de varios valores enun campo incluso si la columna de origen contiene una lista devalores separados por signos de punto de coma (;). La lista devalores se trata como un valor único y se coloca en un campo de

texto.Datos Si los datos aparecen truncados en una columna de la tabla de







truncados Access, intente aumentar el ancho de la columna en la vista Hoja dedatos. Si no se resuelve el problema, los datos de una columnanumérica de Excel son demasiado grandes para el tamaño delcampo de destino de Access. Por ejemplo, el campo de destinopuede tener la propiedadTamañoDelCampo establecida en Byte en

una base de datos de Access pero los datos de origen contienen unvalor superior a 255. Corrija los valores en el archivo de origen eintente importar de nuevo.

Formato depresentación

Es posible que tenga que establecer la propiedad Formato dealgunos campos en la vista Diseño para asegurarse de que losvalores se muestran correctamente en la vista Hoja de datos. Por ejemplo:

• Un campo de Sí/No muestra -1 y 0 en la vista Hoja de datostras finalizar la operación de importación. Para resolver esto,tras finalizar la operación de importación, establezca la

propiedadFormato del campo en Sí/No para ver en su lugar las casillas de verificación.• Las fechas largas y medianas pueden aparecer como fechas

cortas en Access. Para resolver esto, abra la tabla de destinoen la vista Diseño en Access y establezca lapropiedadFormato del campo de fecha en Fechalarga o Fecha mediana.

NOTA Si la hoja de datos contiene formato de texto enriquecidocomo negrita, subrayado o cursiva, el texto se importa pero sepierde el formato.

Valoresduplicados(error deinfracción declave)

Los registros que está importando pueden contener valoresduplicados que no se pueden guardar en el campo de clave principalde la tabla de destino o en un campo que tiene lapropiedad Indizado establecida enSí (Sin duplicados). Elimine losvalores duplicados en el archivo de origen e intente importarlo denuevo.

Los valores defecha estándesplazados en4 años

Los campos de fecha que se importan desde una hoja de cálculo deExcel pueden estar desplazados en cuatro años. Excel paraWindows utiliza el sistema de fechas de 1900 (en el que losnúmeros de serie están comprendidos entre 1 y 65.380), quecorresponden a las fechas desde el 1 de enero de 1900 hasta el 31de diciembre de 2078. No obstante, Excel para Macintosh utiliza el

sistema de fechas de 1904 (en el que los números de serie estáncomprendidos entre 0 y 63.918), que corresponden a las fechasdesde el 1 de enero de 1904 hasta el 31 de diciembre de 2078.Antes de importar los datos, cambie el sistema de fechas para ellibro de Excel o, tras anexar datos, ejecute una consulta deactualización que utilice la expresión [nombre de campo de fecha] +1462 para corregir las fechas.

Valores nulos Es posible que vea un mensaje de error al final de la operación deimportación sobre los datos que se eliminaron o perdieron durante laoperación, o cuando abra la tabla en la vista Hoja de datos, quizávea que los valores de campo están en blanco. Si las columnas de

origen en Excel no tienen formato o las primeras ocho filas de origencontienen valores de distintos tipos de datos, abra la hoja de cálculo



de origen y siga este procedimiento:

• Dé formato a las columnas de origen.• Mueva las filas para que las primeras ocho filas de cada

columna no contengan valores de tipos de datos diferentes.•

Durante la operación de importación, seleccione el tipo dedatos adecuado para cada campo. Si el tipo de datos esincorrecto, es posible que vea valores nulos o incorrectos entoda la columna tras finalizar la operación de importación.

Los pasos anteriores pueden ayudar a minimizar la aparición devalores nulos. En la tabla siguiente aparecen casos en los quetodavía verá valores nulos:

LOSVALORESQUE

FALTANSON DETIPO...

CUANDOIMPORTAA...

Y EL TIPODECAMPO

DEDESTINOES...

PARARESOLVER...

Texto Una tablanueva

Fecha Reemplace todoslos valores de textopor valores defecha e intenteimportar de nuevo.

Texto Una tablaexistente

Numéricoo fecha

Reemplace todoslos valores de texto

por valores quecoincidan con eltipo de datos delcampo de destinoe intente importar de nuevo.

Valores defechareemplazadospor valores

numéricos

Verá números aparentemente aleatorios de cinco dígitos en lugar delos valores reales de fecha en las situaciones siguientes:

• La columna de origen de la hoja de cálculo contiene sólo

valores numéricos en las primeras ocho filas pero contienealgunos valores de fecha en las filas posteriores. Estosvalores de fecha se convertirán incorrectamente.

• La columna de origen contiene valores de fecha en algunasde las primeras ocho filas y ha intentado importarla a uncampo numérico. Estos valores de fecha se convertiránincorrectamente.

Para evitar esto, reemplace los valores de fecha por valoresnuméricos en la columna de origen e intente importar denuevo.

A veces, si una columna que contiene sobre todo valores defecha contiene igualmente algunos valores de texto, es posibleque todos los valores de fecha aparezcan como números



aparentemente aleatorios de cinco dígitos. Para evitar esto,reemplace los valores de texto por valores de fecha e intenteimportar de nuevo.

Valoresnuméricos

reemplazadospor valores defecha

Verá valores de fecha aparentemente aleatorios en lugar de losvalores numéricos reales en las situaciones siguientes:

• La columna de origen contiene sólo valores de fecha en lasprimeras ocho filas pero contiene algunos valores numéricosen las filas posteriores. Estos valores numéricos seconvertirán incorrectamente.

• La columna de origen contiene valores numéricos en algunasde las primeras ocho filas y ha intentado importarla a uncampo de fecha. Estos valores numéricos se convertiránincorrectamente.

Para evitar esto, reemplace los valores numéricos por valores de

fecha en la columna de origen e intente importar de nuevo.

Asimismo, es posible que desee revisar la tabla de registro de errores (mencionada en la última página

del Asistente) en la vista Hoja de datos. La tabla tiene tres campos: Error, Campo y Fila. Cada fila

contiene información sobre un error específico y el contenido del campo Error debe ayudarle a solucionar

el problema.

Lista completa de cadenas de error y sugerencias de solución de problemas

VOLVER AL PRINCIPIO

Vincular a datos en Excel

Al enlazar una base de datos de Access con los datos de otro programa, podrá usar las herramientas deconsultas e informes que Access suministra sin tener que mantener una copia de los datos de Excel en la

base de datos.

Cuando se vincula a una hoja de cálculo de Excel o un rango con nombre, Access crea una nueva tabla

que está vinculada a las celdas de origen. Cualquier cambio que realice en las celdas de origen en Excel

aparece en la tabla vinculada. No obstante, no puede editar el contenido de la tabla correspondiente en

Access. Si desea agregar, editar o eliminar datos, debe realizar los cambios en el archivo de origen.

ESCENARIOS COMUNES PARA VINCULAR A UNA HOJA DE EXCEL DESDE

ACCESS

Normalmente, las vinculaciones se efectúan a archivos de Excel (en lugar de importar) por las siguientes

razones:

• Desea seguir manteniendo los datos en hojas de cálculo de Excel pero a la vez poder utilizar las

eficaces características de consultas e informes de Access.

• Su departamento o grupo de trabajo utiliza Access pero los datos de orígenes externos con los

que trabaja están en hojas de cálculo de Excel. No desea mantener copias de datos externos

sino que desea poder trabajar con ellos en Access.









SI ES LA PRIMERA VEZ QUE SE VINCULA A UNA HOJA DE EXCEL

• Tenga en cuenta que no puede crear un vínculo a una base de datos de Access desde Excel.

•

Al vincular a un archivo de Excel, Access crea una tabla nueva conocida a menudo como tabla

vinculada. La tabla muestra los datos en la hoja de cálculo o el rango con nombre de origen

pero no almacena realmente los datos en la base de datos.

• No puede vincular datos de Excel a una tabla existente en la base de datos. Esto significa que no

puede anexar datos a una tabla existente realizando una operación de vinculación.

• Una base de datos puede contener varias tablas vinculadas.

• Cualquier cambio realizado en los datos de Excel se refleja automáticamente en la tabla

vinculada. No obstante, el contenido y la estructura de una tabla vinculada en Access son de

sólo lectura.

• Al abrir un libro de Excel en Access (en el cuadro de diálogo Abrir archivo, cambie el cuadro de

lista Tipo de archivo a Archivos de Microsoft Office Excel y seleccione el archivo que desea),

Access crea una base de datos en blanco e inicia automáticamente el Asistente para vinculación

de hojas de cálculo.

Preparar los datos de Excel1. Busque el archivo de Excel y la hoja o el rango que tiene los datos a los que desea vincularse. Si

no desea vincularse a toda la hoja de cálculo, es posible definir un rango con nombre que incluya

sólo las celdas con las que desea establecer el vínculo.

¿Cómo creo en Excel un rango con nombre?

Tenga en cuenta que sólo puede vincularse a una hoja de cálculo o un rango a la vez durante una

operación de vinculación. Para vincularse a datos en varios lugares de un libro, repita la operación de

vinculación para cada hoja de cálculo o rango.

2. Revise los datos de origen y ejecute una acción tal como se describe en la tabla siguiente:

ELEMENTO DESCRIPCIÓNFormato detabla

Asegúrese de que las celdas están en formato de tabla. Si el rangoincluye celdas combinadas, el contenido de la celda se coloca en elcampo que corresponde a la columna más a la izquierda y los otroscampos se dejan en blanco.

Omitir columnas y filas

No puede omitir columnas y filas de origen durante la operación devinculación. No obstante, puede ocultar campos y filtrar registrosabriendo la tabla vinculada en la vista Hoja de datos después dehaberlos importado a Access.

Número de

columnas

El número de columnas de origen no puede ser superior a 255

porque Access no admite más de 255 campos en una tabla.Columnas, filas Elimine todas las columnas y filas en blanco innecesarias de la hoja





y celdas enblanco

de cálculo o del rango de Excel. Si hay celdas en blanco, intenteagregar los datos que faltan.

Valores de error Si una o varias celdas de una hoja de cálculo o un rango contienenvalores de error, corríjalos antes de iniciar la operación deimportación. Tenga en cuenta que si una hoja de cálculo o un rango

de origen contienen valores de error, Access inserta un valor nuloen los campos correspondientes de la tabla.

Tipo de datos No puede cambiar el tipo de datos o el tamaño de los campos en latabla vinculada. Antes de iniciar la operación de vinculación, debecomprobar que cada columna contiene datos de un tipo específico.Recomendamos que dé formato a una columna si incluye valores detipos de datos distintos. Por ejemplo, la columna Nºvuelo de unahoja de cálculo puede contener valores numéricos y de texto, como871, AA90 y 171. Para evitar valores incorrectos o que faltan, sigaeste procedimiento:

1. Haga clic con el botón secundario en la columna y haga clic

en Formato de celdas.

2. En la ficha Número, en Categoría, seleccione un formato.


Primera fila Si la primera fila de la hoja de cálculo o el rango con nombrecontiene los nombres de las columnas, puede especificar queAccess trate los datos de la primera fila como nombres de campodurante la operación de vinculación. Si no hay nombres de columnaen la hoja de cálculo, o si un nombre de columna determinadoinfringe las reglas de nombres de Access, Access asigna un nombre

válido a cada campo correspondiente.4. Cierre el archivo de origen si está abierto.

Preparar la base de datos de destino

1. Abra la base de datos en la que desea crear el vínculo. Asegúrese de que la base de datos no es

de sólo lectura y de que tiene los permisos necesarios para realizar cambios en ella.

Si no desea guardar el vínculo en ninguna de las bases de datos existentes, cree una base de datos en

blanco.

Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic enNuevo.

Ya está listo para iniciar la operación de vinculación.

Crear el vínculo

1. En el grupo Importar de la ficha Datos externos, haga clic en Excel.

NOTA La ficha Datos externos no está disponible a menos que esté abierta una base de datos.

2. En el cuadro de diálogo Obtener datos externos - Hoja de cálculo de Excel, en el

cuadro Nombre de archivo especifique el nombre del archivo de origen de Excel.

3. Seleccione Vincular al origen de datos creando una tabla vinculada y haga clic en Aceptar .



Se inicia el Asistente para vinculación de hojas de cálculo, que le guía durante el proceso de vinculación.

4. En la primera página del Asistente, seleccione una hoja de cálculo o un rango con nombre y

haga clic en Siguiente.

5. Si la primera fila de la hoja de cálculo o del rango de origen contiene los nombres de campo,

seleccione Primera fila contiene encabezados de columna. Access utiliza estos encabezados

de columna para asignar nombres a los campos de la tabla. Si un nombre de columna incluye

algunos caracteres especiales, no se puede utilizar como nombre de campo en Access. En estos

casos, aparece un mensaje de error que le indica que Access asignará un nombre válido para el

campo. Haga clic enAceptar para continuar.

6. En la página final del Asistente, especifique un nombre para la tabla vinculada y haga clic

en Finalizar . Si la tabla con el nombre especificado ya existe, se le pregunta si desea

sobrescribir el archivo existente. Haga clic en Sí si desea sobrescribirlo o en No para especificar

un nombre de archivo diferente.

Access intenta crear la tabla vinculada. Si la operación se realiza correctamente, Access muestra el

mensaje Se ha terminado de vincular la tabla. Abra la tabla vinculada, revise los campos y datos para

asegurarse de que ve los datos correctos en todos los campos.

Si ve valores de error o datos incorrectos, debe solucionar el problema en los datos de origen. Para

obtener más información acerca de la solución de problemas en los valores de error o valores incorrectos,

vea la sección siguiente.

VOLVER AL PRINCIPIO

Solucionar #Num! y otros valores incorrectos en una

tabla vinculadaIncluso si ve el mensaje Se ha terminado de vincular la tabla, debe abrir la tabla en la vista Hoja de

datos para asegurarse de que las filas y columnas muestran datos correctos.

Si ve errores o datos incorrectos en alguna parte de la tabla, ejecute la acción adecuada tal como se

describe en la tabla siguiente e intente vincular de nuevo. Recuerde que no puede agregar valores

directamente en la tabla vinculada dado que la tabla es de sólo lectura.

PROBLEMA RESOLUCIÓN

Elementos gráficos En Access, no es posible vincular a elementos gráficos en una

hoja de cálculo de Excel, como logotipos, gráficos e imágenes.

Formato depresentación

Es posible que tenga que establecer la propiedad Formato dealgunos campos en la vista Diseño para asegurarse de que losvalores se muestran correctamente en la vista Hoja de datos.

Valores calculados Los resultados de una columna o celdas calculadas semuestran en el campo correspondiente pero no puede ver lafórmula (o la expresión) en Access.

Valores de textotruncado

Aumente el ancho de la columna en la vista Hoja de datos. Sisigue sin ver el valor completo, puede deberse a que el valor es superior a 255 caracteres. Access sólo puede vincularse a

los primeros 255 caracteres por lo que debe importar los datosen lugar de vincularse a ellos.







Mensaje de error dedesbordamiento delcampo numérico

La tabla vinculada puede parecer correcta peroposteriormente, al ejecutar una consulta en la tabla, es posibleque vea el mensaje de error Desbordamiento del camponumérico. Esto puede suceder porque existe un conflictoentre el tipo de datos de un campo en la tabla vinculada y el

tipo de datos que se guarda en ese campo.ValoresVERDADERO oFALSO y -1 o 0

Si la hoja de cálculo o el rango de origen incluye una columnaque contiene sólo valores VERDADERO o FALSO, Accesscrea un campo Sí/No para la columna en la tabla vinculada.No obstante, si la hoja de cálculo o el rango de origen incluyeuna columna que contiene sólo valores -1 o 0, Access, deforma predeterminada, crea un campo numérico para lacolumna y no podrá cambiar el tipo de datos del campocorrespondiente de la tabla. Si desea un campo Sí/No en latabla vinculada, asegúrese de que la columna de origenincluye valores VERDADERO y FALSO.

Campos multivalor Access no habilita la compatibilidad para varios valores en uncampo incluso si la columna de origen contiene una lista devalores separados por un signo de punto y coma (;). La lista devalores se trata como un valor único y se coloca en un campode texto.

#Núm! Access muestra el valor de error #Num! en lugar de los datosreales en un campo en las situaciones siguientes:

• Si una columna de origen contiene algunos valoresnuméricos o de fecha en una columna que contieneprincipalmente valores de texto, no se importan los

valores numéricos y de fecha.• Si una columna de origen contiene algunos valores de

texto en una columna que contiene principalmentevalores numéricos, no se importan los valores de texto.

• Si una columna de origen contiene algunos valores detexto en una columna que contiene principalmentevalores de fecha, no se importan los valores de texto.

Siga este procedimiento para minimizar las instancias devalores nulos en la tabla:

1. Asegúrese de que la columna de origen no contiene

valores de tipos de datos diferentes.

2. Dé formato a las columnas en el archivo de Excel.

3. Durante la operación de vinculación, seleccione el tipo

de datos correcto para cada campo. Si el tipo de datos

es incorrecto, es posible que la columna resultante

contenga sólo valores #Num! para todas las filas de

datos.

Valores numéricosen lugar de valores

de fecha

Si ve un número aparentemente aleatorio de cinco dígitos enun campo, compruebe si la columna de origen contiene

principalmente valores numéricos, así como también algunosvalores de fecha. Los valores de fecha que aparecen en



columnas numéricas se convierten incorrectamente ennúmeros. Reemplace los valores de fecha por valoresnuméricos e intente vincular de nuevo.

Valores de fecha enlugar de valores

numéricos

Si ve un valor de fecha aparentemente aleatorio en un campo,compruebe si la columna de origen contiene principalmente

valores de fecha, así como también algunos valoresnuméricos. Los valores numéricos que aparecen en columnasde fecha se convierten incorrectamente en fechas. Reemplacelos valores numéricos por valores de fecha e intente vincular de nuevo.

Documents

Crear o modificar tablas o índices mediante una consulta de definición de datos