Embed Size (px)
Citation preview
1Copyright@: [email protected], 23 September 2014
2
PENGANTAR MANAJEMEN
Fungsi Adminstrasi Perkantoran:
• Memudahkan dan meringankan semua pelaksanapekerjaan dalam pengelolaan data dan informasi yangdibutuhkan dalam rangka kegiatan organisasi.
• Melayani semua pelaksanaan kegiatan organisasi baikkegiatan pokok (substantif) dan kegiatan penunjang (fasilitatif).
• Membantu dalam menjalankan organisasi untuk mencapaitujuan yang telah ditetapkan.
SESI 1-8
3
Administrasi Perkantoran:Definisi administrasi perkantoran menurut George Terry, adalah :• perencanaan,• pengendalian, dan• pengorganisasian pekerjaaan perkantoran,• serta pergerakan mereka yang melaksanakannya (Manusia),• agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu.
Ini bersangkut-paut dengan “PEREDARAN HIDUP DATA DAN KETERANGANPERUSAHAAN DARI SEJAK PENCIPTAANYA MELALUI PEMELIHARAAN,PENYEBARAN, DAN PENYIMPANANNYA” kalau memiliki nilai tetap, ataupemusnahannya kalau usang”.
SESI 1-8
4
Fakta Pengelolaan Dokumen/ArsipSESI 1-8
5
Dapatkah kita menemukan dokumen/arsip yang dibutuhkan?
SESI 1-8
6
Pemahaman tentang Dokumen/Arsip
SAAT INI DIPAHAMI SEBAGAI:• Objek fisik/media;• Pemahaman tersebut menyebabkan penanganan dokumen/arsip menjadi sangat
teknis, hanya sekedar menyimpan dan memelihara suatu “Benda”.
SEBAIKNYA DIPAHAMI SEBAGAI:• Informasi tentang fakta atau kegiatan;• Penanganan dokumen/arsip lebih merupakan kegiatan intelektual, yang berorientasi
kepada pemeliharaan isi, struktur dan konteks dari dokumen/arsip itu sendiri;• Dokumen/arsip Sebagai memori jati diri perusahaan/instansi/organisasi, karena
merupakan rekaman informasi dari apa yang telah dilakukan.• Informasi yang terkandung dalam dokumen/arsip dibutuhkan oleh pihak manajemen
sebagai bahan untuk mengambil keputusan secara akurat;• dokumen/arsip merupakan bahan pertanggung jawaban penyelenggaraan kegiatan
administrasi perusahaan.
SESI 1-8
7
Pengertian Dokume/Arsip
Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentukdan media, sesuai dengan perkembangan teknologiinformasi dan komunikasi, yang dibuat dan diterima olehlembaga negara, pemerintah daerah, lembagapendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasikemayarakatan, dan perserorangan dalam pelaksanaankehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
Sumber:Peraturan Pemerintah RI No. 28 Tahun 2012,
Tentang Pelaksanaan Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan
SESI 1-8
8
Asas Pengelolaan Dokumen/Arsip
AsasKerahasiaan
AsasPeranggung
Jawaban
AsasKesinambungan
AsasSentralisasi
Penyimpanan
Setiap dokumen/arsip wajib dijaga kerahasiaanya, karena pada dasarnya semuadokumen/arsip Dinamis bersifat tertutup.
Setiap jajaran Unit Kerja bertanggung jawab & berkewajiban mengeloladokumen/arsip secara tertib
Kelengkapan dokumen/arsip inaktif di Pusat dokumen/arsip (records centre)ditentukan oleh kelengkapan dokumen/arsip aktif pada saat di UnitPengolah(Unit Kerja).
Prinsip sentralisasi penyimpanan arsip inaktif untuk optimalisasi dan efisiensiruangan/sarana penyimpanan di Unit Pengolahan, efisiensi biaya, efektivitaspengendalian & tertib pemusnahan dokumen/arsip inaktif.
SESI 1-8
9
Organisasi Memerlukan Dokumen/Arsip untuk:
q Organisational accountability, bukti tindakan pelaksanaan tanggungjawab organisasi.
q Current and future policy formation and management decisionmaking, data informasi manajemen dalam setiap pengambilankeputusan untuk masa sekarang maupun masa yang akan datang.
q Statutory obligation, kewajiban undang-undangan
q Audit requirements, kebutuhan data audit.
q Regulatory requirements, data untuk kebutuhan pengaturan.
q The ability to produce evidence of action, kemampuan untukmenghasilkan bukti tindakan kegiatan yang dilaksanakan.
q Media scrutiny, bahan kebutuhan penelitian dan pengembangan.
SESI 1-8
10
Fungsi Dokumen/Arsip Dalam Pengelolaan Perusahaan
SESI 1-8
11
Pengertian Dokumen/Arsip Sesuai Fungsinya
DOKUMEN/ARSIP
DINAMISyang dipergunakan secara langsung dalam
perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan administras sehari-hari
AKTIFyang frekwensi penggunaannya masih tinggi dan terus menerus dalam rangka penyelenggaraan administrasi sehari-
hari
IN AKTIFyang frekwensi penggunaannya sudah
menurun dalam rangka penyelenggaraan administrasi sehari-
hari
STATISyang sudah tidak dipergunakan oleh
organisasi pencipta tetapi informasinya bernilai tinggi
RAHASIA
SESI 2-8
12
Landasan Hukum Pengelolaan Dokumen/Arsip
o Undang-Undang no.8 Tahun 1997, Tentang Dokumen Perusahaan.
o Undang-Undang No.43 Tahun 2009, Tentang Kearsipan.
o Peraturan Pemerintah RI No.34 Tahun 1979. Tentang PenyusutanArsip.
o Peraturan Pemerintah RI No.87 Tahun 1999. Tentang Tata CaraPenyerahan dan Pemusnahan Dokumen Perusahaan.
o Peraturan Pemerintah RI No.88 Taun 1999. Tentang Tata CaraPengalihan Dokumen Perusahaan Ke Dalam Mikro Film Atau MediaLainnya dan Legalisasi.
o Peraturan Pemerintah RI No. 28 Tahun 2012, Tentang PelaksanaanUndang-Undang No. 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan.
SESI 2-8
13
Pengelolaan Manajemen Kearsipan yang BURUK
SESI 2-8
14
Daur /Siklus Hidup Dokumen/ArsipSESI 2-8
15
SISTEM PENGENDALIAN SURAT
Proses kegiatan pengeloaan surat masuk dan surat keluar yang meliputi kegiatan:
• Penerimaan• Pencatatan• Pengarahan• pengiriman dan• pengendalian surat sampai dengan• tahap penyimpanan
Peranan dan fungsi pengurusan surat dalam hubungan dengan keseluruhan sistem tata kearsipandinamis adalah:• Memperlancar komunikasi dan hubungan kerja antar unit pengolah secara cepat, tepat dan aman
dalam penerimaan dan pengiriman surat;• Mengendalikan surat secara tertib melalui sarana dan prosedur yang efektif• Membantu kelancaran penyelesaian surat melalui prosedur penyampaian yang tertib.
SESI 3-8
16
Sistem Pengendalian Suratdi Indonesia
SESI 3-8
17
Sistem Agenda
Merupakan sistem pengendalian surat yang terlama digunakan. Surat masuk dan surat keluardikelompokkan/ dicatat menurut nomor agenda yang berdasarkan urutan tanggal pencatatan surat.Sarana yang digunakan:� Buku Agenda Masuk, sebagai pencatatan surat yang masuk;� Buku Agenda Keluar, sebagai pencatatan surat yang keluar� Buku Ekspedisi, sebagai alat bukti pengiriman/ penerimaan surat.
SESI 3-8
18
Pengendalian Surat Masuk & Keluar
menggunakan Sistem Agenda
• Semua surat masuk atau surat keluar dicatat pada buku agenda
• Pencatatan surat keluar, setelah di catat pada buku agenda lalu di catatkembali pada buku ekspedisi;
• Penomoran agenda baik surat yang masuk dan keluar terjadi berulang.
• Apabila surat untuk pelaksana pekerjaan harus melalui pimpinanterlebih dahulu.
SESI 3-8
19
Proses Surat Masuk Dengan Sistem Agenda
Sekretaris/TU
Terima Surat
Sekretaris/TU
Paraf pd BukuEkspedisi
Sekretaris/TU
Catat Surat Masukpd Agenda
Sekretaris/TU
Buat LembarDisposisi (LD) Pimpinan
Terima Suratbeserta LDMemberikan
Catatan pd LD
Sekretaris/TU
File Surat
Sekretaris/TU
Surat Turun Dari Pimpinan
Staf
Terima surat & LD
Melaksanakanpekerjaan sesuai LD
pimpinanPeriksa Catatan
pada LD
SESI 3-8
20
Proses Surat Keluar Dengan Sistem Agenda
Sekretaris/TU
Buat Surat
Pimpinan
Menandatanganisurat keluar
Sekretaris/TU
Catat Surat Keluarpd Agenda Keluar &
Buku Ekspedisi
KURIR
Antar Surat keAlamat Tujuan
Sekretaris/TU
File Surat
Penerima Surat
Menerima Surat
Tandatangani padabuku Ekspedisi
Bersifat Informatif
SESI 3-8
21
Sistem Pola BaruSistem Kearsipan yang merupakan suatu kesatuan sistem, didalamnya meliputi :
o Pengurusan Surat.o Kode Klasifikasio Indekso Tunjuk Silang
(alat bantu indeks yang menunjukkan hubungan antara dokumen/arsip satu dengan yang lain, atau antarberkas satu dengan berkas yang lain, disebut juga cross reference atau konkordans).
o Penataan Berkaso Penemuan kembali dokumen/arsipo Penyusutan dokumen/arsip
Sarana yang digunakan:o Kartu Kendalio Lembar Disposisio Daftar Klasifikasi dokumen/arsip
SESI 3-8
22
Kartu Kendali dan Penyusunannya
Ukuran 14,5 x 10,45 Cm.• Kartu Kendali sebagai pengganti Buku Agenda dan
Buku Ekspedisi Surat;• Pengganti surat;
SESI 3-8
23
Pengisian Kartu Kendali
I nd ek s ada lah kata tangkap (caption) dar i isi surat yang m erupakan kata benda atau kata kebendaan. Kode diisi kode klasifik asi sesua i dengan m asa lah surat. T angga l diisi tangga l sur at keluar dan tanggal surat m asuk sesua i kol om K (ke luar ) atau M ( Masuk) . Nomor Urut diisi normor urut dari surat ba ik yang masuk atau ke luar sesua i dengan kolom K ( ke luar) atau M (m asuk ) K/ M ada lah sim bol K (untuk surat ke luar) dan M (untuk surat m asuk) dengan melingkari sa lah satunya. I si Ringk as diisi dengan isi ringkas surat yang m enggambarkan isi dari kese luruhan surat. La mpiran diisi apabila surat m em iliki lam piran pendukung la innya yang m elam piri surat utama, misa lnya 1 ber kas, 1 Map dan la in sebaga inya
Da ri diisi dari siapa sur at tersebut sesuai pengirim surat. T angga l diisi dengan tanggal surat yang tertera pada surat. U nit Penerim a diisi Unit penerima surat. K epad a diisi k epada siapa surat ditujukan sesua i yang tertera pada sur at. No m or Surat diisi dengan nom or surat yang tertera pada surat. Diterima o leh diisi siapa penerim a surat Ca tatan diisi dengan catatan-c atatan yang diper lukan.
SESI 3-8
24
Lembar Disposisi dan Penyimpanannya
Ukuran 15 x 15 Cm.• sebagai penganti surat• Pengendali kerja antara atasan dan bawahanti surat;
SESI 3-8
25
Pengisian Lembar Disposisi
Indeks adalah kata tangkap (caption) dari isi surat yang merupakan kata benda atau kata kebendaan. Kode diisi kode klasifikasi sesuai dengan masalah surat. Tgl surat Diisi dengan tanggal yang tertera pada surat. Rahasia/Penting Diisi dengan mencontreng atau tanda silang sesuai katagori surat rahasia atau penting Asal Diisi dari siapa surat tersebut dikirim Isi Ringkas diisi dengan isi ringkas surat yang menggambarkan isi dari keseluruhan surat.
Disposisi kepada Diisi dengan tujuan disposisi yang dituju. Inisial Diisi dengan inisial penermima disposisi Tanggal Diisi dengan tanggal diterimanya perintah/disposisi Pesan Disi dengan mencontreng pesan yang ditujukan kepada penerima disposisi untuk dilakukan sesuai dengan pesan yang di contreng. Tanggal penyelesaian Batasan waktu yang diber ikan untuk menyelesaikan perintas kerja yang diberikan. Kolom ini diisi oleh pejabat yang memberikan disposisi/perinah kerja. Keterangan Diisi dengan keterangan tambahan yang diperlukan untuk melengkapi baik informasi surat atau melengkapi perintah kerja yang diberikan.
SESI 3-8
26
SISTEM PENATAAN BERKAS
Penataan Berkas, adalah :suatu cara/metode menata, mengatur dan menyimpan surat/arsipdi dalam berkas, yang tersusun secara sistematis dan logis denganmenggunakan suatu sistem penataan tertentu.
Tujuan Penataan Berkas :• Agar surat/arsip dapat ditemukan secara cepat & tepat;• Melindungi surat/arsip yang rahasia;• Menyelamatkan surat/arsip yang memiliki nilai guna tinggi;• Penunjang penyusutan arsip;
SESI 4-8
27
Sistem Penataan BerkasAda 2 Jenis Urutan Sistem dalam penataan Berkas, yaitu:
SESI 4-8
29
Contoh :Daftar Klasifikasi
DL.00 Perencanaan HM.00 Penerangan KP.03.01 Demosi KaryawanDL.00.00 Analisa Kebutuhan Diklat HM.00.00 Media Ctak KP.03.02 MutasiDL.00.01 Program Diklat HM.00.01 Media Non Cetak KP.04 KesejahteraanDL.01 Penyelenggaraan Diklat HM.01 Hubungan KP.04.00 CutiDL.01.00 Ketermpilan Administrasi HM.01.00 Pemerintah KP.04.01 TunjanganDL.01.01 Keterampilan Teknis HM.01.01 Non Pemerintah KP.04.02 Olahraga dan RekreasiDL.01.02 Bina Mental HM.02 Protokol KP.04.03 Pakaian DinasDL.02 Jasa Diklat HM.02.00 Acara KP.04.04 Rumah Dinas dan Kendaraan DL.02.00 Alih Pengetahuan HM.02.01 Kunjungan KP.04.05 Ekstra VoodingDL.02.01 Praktek Kerja KP.04.06 Bantuan Sosial KaryawanDL.03 Evaluasi Diklat KP.04.07 Kerohanian
KP.04.08 Kerukunan KeluargaKP.05 Penugasan
HK.00 Peraturan Dan Perundangan IF.00 Komputer KP.05.00 Perjalanan DinasHK.00.00 Eksteren IF.01 Perpustakaan KP.05.01 Tugas KhususHK.00.01 Interen IF.01.00 Usul Permintaan Buku KP.05.02 LemburHK.01 Akte Pendirian IF.01.01 Sumbangan Buku KP.05.03 ShiftHK.02 Perijinan dan Perjanjian IF.01.02 Keanggotaan KP.06 Pemberhentian KaryawanHK.02.00 Perijinan IF.01.03 Peminjaman Buku KP.06.00 PensiunHK.02.01 Perjanjian IF.02 Dokumentasi KP.06.01 PHKHK.03 Tuntutan/Bantuan Hukum IF.03 Pendataan Statistik KP.07 Surat KeteranganHK.03.00 Perdata IF.04 Informasi/Masukan KP.07.00 AbsensiHK.03.01 Pidana KP.07.01 DispensasiHK.04 Legalisasi KP.07.02 RekomendasiHK.04.00 Legalisasi Eksteren KP.00 Pengadaan Pegawai KP.07.03 Kartu KaryawanHK.04.01 Legalisasi Interen KP.00.00 Penerimaan Karyawan KP.08 Organisasi Non StrukturalHK.05 Pemilikan/Penggunaan Tanah KP.00.01 Pengangkatan Karyawan KP.08.00 KorpriHK.05.00 Pemilikan Tanah Dan KP.00.02 Tenaga Asing/Konsultan KP.08.01 YayasanHK.05.01 Penggunaan Tanah KP.01 Screening KP.08.02 KoperasiHK.05.02 Penggunaan Bangunan KP.02 Penilaian Karyawan
KP.02.00 Hasil Kerja KaryawanKP.02.01 IndisiplinerKP.03 Perubahan Status KaryawanKP.03.00 Promosi Karyawan
KEPEGAWAIAN
PENDIDIKAN DAN LATIHAN
HUKUM
HUBUNGAN MASYARAKAT
INFORMATIKA
SESI 4-8
30
lanjutan
KS.00 Pelayanan Rumah Sakit KU.00 Anggaran LG.02.02 Bahan Bantu UmumKS.00.00 Rawat Jalan KU.00.00 Rencana Anggaran LG.02.03 Bahan Alat Keselamatan KerjaKS.00.01 Rawat Tinggal KU.00.01 Realisasi Anggaran LG.03 Pengadaan Suku CadangKS.00.02 Farmasi KU.01 Kebendaharaan LG.03.00 ElektrikKS.00.03 Laboratorium KU.01.00 Perbankan dan Kassa LG.03.01 MekanikKS.00.04 Rontgent KU.01.01 Penggajian LG.04 Pengadaan Barang ModalKS.00.05 Gizi KU.01.02 Bonus dan Gratifikasi LG.04.00 Unit MesinKS.00.06 Surat Keterangan Dokter KU.02 Pajak LG.04.01 KendaraanKS.01 Pencegahan KU.03 Asuransi LG.04.02 FurnitureKS.01.00 Kesehatan Ibu dan Anak KU.03..00 Asuransi Jiwa LG.04.03 Peralatan KantorKS.01.01 Imunisasi KU.03.01 Asuransi Jasa LG.04.04 Peralatan LaboratoriumKS.01.02 Kesehatan Lingkungan KU.04 Investasi LG.04.05 Peralatan Hand ToolKS.01.03 Penyuluhan Kesehatan KU.04.00 Deposito LG.04.06 Peralatan ElektronikKS.02 Hyperkes KU.04.01 Penyertaan LG.05 Pengakutan Barang Import dan KS.02.00 General Check Up KU.05 Pinjaman LG.05.00 Pengangkutan LautKS.02.01 Kesehatan Kerja dan KU.06 Modal LG.05.01 Pengangkutan UdaraKS.02.02 Kecelakaan Kerja KU.07 Akuntansi LG.05.02 Pengakutan LokalKS.03 Keluarga Berencana KU.07.00 Jurnal LG.06 PergudanganKS.03.00 Akseptor\ KU.07.01 Cost Accounting LG.06.00 Penerimaan dan Penyimpanan KS.03.01 Kegiatan Keluarga Berencana KU.07.02 Buku Besar dan Buku LG.06.01 Pendistribusian BarangKS.04 Donor KU.07.03 Neraca Percobaan LG.07 Regristrasi Barang ModalKS.05 Pelayanan Kesehatan KU.07.04 Posisi dan Kondisi Keuanagan LG.08 PenghapusanKS.05.00 Kebijaksanaan Pelayanan LG.08.00 PemusnahanKS.05.01 Laporan Pelayanan Kesehatan LG.08.01 Pemanfaatan
KT.00 Ketata Usahaan LG.00 Analisa KebutuhanKT.00.00 Kearsipan LG.00.00 Kebutuhan BahanKT.00.01 Risalah/Notulen Rapat LG.00.01 Kebutuhan Suku CadangKT.00.02 Identitas Relasi LG.00.02 Kebutuhan Barang ModalKT.01 Kerumahtanggaan LG.00.03 Kebutuhan Barang SpesialKT.01.00 Fasilitas Dan Sarana LG.01 RekananKT.01.01 Reproduksi/Penggandaan LG.01.00 Seleksi Rekanan
LG.01.01 Kondite RekananLG.02 Pengadaan BahanLG.02.00 Bahan BakuLG.02.01 Bahan Bantu Produksi
KESEHATAN
KESEKRETARIATAN
KEUANGAN
LOGISTIK
SESI 4-8
31
lanjutan
OT.00 Organisasi PN.00 Pembangunan PS.00 Analisa PasarOT.00.00 Perencanaan Organisasi PN.00.00 Pabrik Utama PS.01 KonsumenOT.00.01 Analisa Jabatan PN.00.01 Sarana Pendukung PS.01.00 Pesanan Dan Realisasi OT.01 Realisasi Pengadaan PN.01 Pengoperasian PS.01.01 KlaimOT.01.00 Sistem Dan Prosedur PN.01.00 PLTU PS.02 Harga JualOT.01.01 Standardisasi Fasilitas Kerja PN.01.01 Pelabuhan PS.03 PromosiOT.02 Program Kerja PN.01.02 Pengadaan Dan Distribusi Air PS.04 Persediaan Stock Besi BajaOT.03 Laporan PN.01.03 Telekomunikasi PS.05 Jalur DistribusiOT.04 Pengendalian Mutu Terpadu PN.01.04 Akomodasi PS.05.00 Langsung
PS.05.01 Tidak Langsung
PD.00 Analisa PP.00 PenelitianPD.00.00 Kebutuhan Besi Baja PP.00.00 Bahan PW.00 Alat Produksi Besi BajaPD.00.01 Kemampuan Pemasok Besi PP.00.01 Proses PW.01 Fasilitas PenunjangPD.01 Realisasi Pengadaan PP.00.02 Mutu PW.01.00 LaboratoriumPD.01.00 Import PP.01 Pengembangan PW.01.01 Work ShopPD.01.01 Lokal PP.01.00 Usaha Rekayasa PW.01.02 Alat Handling
PP.01.01 Produksi dan Non Produksi PW.01.03 Pembangkit ListrikPP.02 Perencanaan PW.01.04 Pengelolaan Air
PG.00 Financial PP.02.00 Perencanaan Usaha PW.01.05 Alat-alat Produksi GasPG.00.00 Eksteren PP.02.01 Evaluasi Usaha PW.01.06 Sarana KomunikasiPG.00.01 Interen PP.03 Jasa Konsultasi PW.01.07 Bangunan dan TanahPG.01 Manajemen PP.03.00 Rekayasa PW.01.08 Alat-alat KesehatanPG.01.00 Eksteren PP.03.01 Rancang Bangun PW.01.09 Alat-alat TransportPG.01.01 Interen PW.01.10 Alat-alat Kantor
PW.01.11 Dermaga Pelabuhan
PK.00 Pengamanan PR.00 Perencanaan ProduksiPK.00.00 Lingkungan Perusahaan PR.01 Proses ProduksiPK.00.01 Personil PR.01.00 Produk UtamaPK.00.02 Material/Alat PR.01.01 Produk SampingPK.00.03 Penyelidikan PR.02 Fasilitas PenunjangPK.00.04 Koordinasi PR.02.00 LaboratoriumPK.01 Keselamatan PR.02.01 Pengelolaan Air PabrikPK.01.00 Keselamatan Kerja PR.02.02 Produksi GasPK.01.01 Keselamatan Peralatan PR.02.03 HandlingPK.01.02 Keselamatan Lingkungan
PRASARANA
PENELITIAN & PENGEMBANGAN
PRODUKSI
PEMASARAN
PERAWATAN
ORGANISASI TATALAKSANA
PENGENDALIAN
PENGAMANAN & KESELAMATAN
PENGAWASAN
SESI 4-8
32
E FILING SYSTEM
Merupakan program yang dibuat untuk mengatasi sistem pengendalian dokumen/suratyang berkembang saat ini, antara lain:• Pengendalian surat secara elektronik baik surat masuk dan surat keluar.• Penemuan kembali surat/dokumen secara cepat dan tepat.• Pencarian dokumen/arsip secara komputerisasi.• Tersedianya daftar dokumen/arsip.• Penanganan dan pengendalian surat/dokumen sejak diciptakan sampai dengan
disusutkan.• Mempermudah dan mempersingkat pekerjaan.
Aplikasi E Filing System:
VERSI ACCES WEB ENTEPRISE
SESI 5-8
33
PENANGANAN DOKUMEN/ARSIP IN AKTIF
1. Penanganan dokumen/arsip in aktif yang masih berada di Unit Pengolah ditangani oleh UnitPengolah bersangkutan.
2. Dalam prioritas penanganan ditentukan atas dasar kurun waktu terciptanya dokumen/arsip inaktif.
3. Dokumen/arsip in aktif yang terlama/tertua usianya didahulukan penanganannya, namunpengecualian dapat dilakukan terhadap dokumen/arsip in aktif yang lebih muda usianya tetapidalam keadaan kacau atau tidak teratur.
4. Setiap Unit Pengolah yang akan menyerahkan dokumen/arsip in aktifnya ke Unit Kearsipan,dokumen/arsip yang akan diserahkan harus sudah dibenahi di Unit Pengolah masing-masing.
5. Pembenahan yang dilakukan oleh Unit Kerja meliputi:a. Pengelompokkan dokumen/arsip sesuai kelompok klasifikasi.b. Memisahkan dokumen/arsip yang In Aktif, untuk dokumen/arsip yang tidak menjadi In Aktif
dapat dimusnahkan susuai dengan work Instruction yang ada.c. Dokumen/arsip In Aktif dipindahkan media penyimpanannya ke dalam bok dokumen/arsip
yang tersedia.
SESI 6-8
34
lanjutan
c. Membuatkan daftar pertelaan dokumen/arsip baik dokumen/arsip yang akan dimusnahkanmaupun yang akan di simpan/diserahkan ke Unit Kearsipan/Records Centre.
d. Membuat Berita Acara untuk dokumen/arsip yang akan dimusnahkan dan yang akan diserahkan ke Unit Kearsipan/Record Centre.
6. Setiap penyerahan dokumen/arsip dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan wajib melampirkandaftar pertelaan dokumen/arsip yang akan diserahkan beserta lembar berita acara penyerahandokumen/arsip.
7. Dalam peminjaman dokumen/arsip, peminjam wajib memiliki ijin dari Pimpinan Unit Kerjapemilik dokumen/arsip.
8. Setiap peminjaman dokumen/arsip harus dibuatkan lembar peminjaman dokumen/arsip.9. Lama peminjaman dokumen/arsip 12 hari kerja, apabila dokumen/arsip tersebut masih
diperlukan maka, peminjam wajib melaporkan perpanjangan waktu ke petugas pelayanandokumen/arsip secara langsung atau via Telepon.
10.Tiap perpanjangan diberi waktu tambahan 5 hari kerja.
SESI 6-8
35
Penanganan/pembenahan Dokumen/Arsip TIDAK TERATUR
1. Petugas dokumen/arsip melakukan pengecekan terhadap koleksi dokumen/arsip, untukmengecek apakah kondisi dokumen/arsip yang ada sudah tertata sesuai dengan pola penataandokumen/arsip atau belum.
2. Pembersihan dokumen/arsip dari debu atau kotoran baik yang disebabkan oleh hewani maupunkimiawi dengan cara Fumigasi.
3. Petugas dokumen/arsip melaksanakan pemilahan dokumen/arsip berkas perberkas untukmenentukan apakah dokumen/arsip tersebut masih dipergunakan atau tidak, Nondokumen/arsip (duplikasi) dapat langsung dimusnahkan.
4. Petugas mengelompokkan dokumen/arsip in aktif hasil pemilahan berdasarkan Kelompokmasalah dan kelompok tahun.
5. Petugas dokumen/arsip mendiskripsikan berkas dokumen/arsip berdasarkan kelompok Dosier,Rubrik atau Seri, yaitu:a. Kelompok Dosir/Dossier
Berkas dokumen/arsip yang disusun atas dasar kesamaan urusan atau kegiatan. Misalnya:Berkas dosir pembangunan Gedung Bank Sumsel Babel yang disusun sejak dariperencanaan, pelaksanaan sampai dengan selesai dan penyerahaannya, Dosir pegawai danlain sebagainya.
SESI 6-8
36
lanjutan
b. Kelompok SeriBerkas dokumen/arsip yang disusun atas dasar kesamaan jenis dokumen/arsipnya.Misalnya: Surat Keputusan (SK), Surat Edaran (SE) dan lain sebagainya.
c. Kelompok RubrikBerkas dokumen/arsip yang disusun berdasarkan kesamaan masalah. Misalnya: BrkasLamaran Kerja, Usulan Kenaikan pangkat/jabatan dan sebagainya.
6. Petugas membungkus dokumen/arsip dengan kertas pembungkus (kising) berdasarkankelompok berkas.
7. Petugas memberikan label pada pembungkus dengan mencantumkan nomor sementara urutansampul dengan pensil (alat yang mudah dihapus).
8. Petugas menyusun tatanan sampul berdasarkan skema pembenahan.9. Petugas menuliskan nomor urut permanen pada label sampul pembungkus.10. Petugas memasukan dokumen/arsip yang telah disampul dan diberikan nomor sesuai dengan
urutan nomor sampul.11. Petugas melabel bok dokumen/arsip secara urut.12. Petugas membuat daftar pertelaan dokumen/arsip.
SESI 6-8
37
Penanganan/pembenahan Dokumen/Arsip TERATUR
1. Petugas pembenahan dokumen/arsip mengecek koleksi dokumen/arsip di UnitKearsipan, berkas perberkas berdasarkan daftar pertelaan dokumen/arsip yangditerima, apabila ada duplikasi berlebihan dapat langsung dimusnahkan.
2. Petugas mengecek berdasarkan kelompok klasifikasi masalah dokumen/arsip danberdasarkan kelompok tahun, apabila tercampur petugas harus mengembalikandokumen/arsip kepada kelompoknya.
3. Pemindahan dokumen/arsip dari tempat media penyimpanan semula saat aktif(folder, map atau media lainnya) ke bok dokumen/arsip yang tersedia.
4. Memberikan identitas baik pada pembungkus maupun bok dokumen/arsip.5. Buat daftar pertelaan dokumen/arsip sesuai dengan urutan boks.6. Simpan dokumen/arsip In aktif pada tempat penyimpanan yang telah tersedia.
SESI 6-8
38
Peminjaman Dokumen/Arsip
1. Dokumen/arsip dapat dipinjam dalam rangka pelaksanaan kegiatan administrasi perbankan baik untuk keperluan kerja,pemeriksaan dan pembuktian.
2. Peminjaman dokumen/arsip dapat diberikan kepada:a. Pihak-pihak yang diberikan kewenangan susuai dengan aturan yang ditetapkan.b. Sudah mendapat ijin peminjaman dari Unit pemilik dokumen/arsip.c. Hanya diberikan copy dokumen/arsip bila hanya yang dibutuhkan sebagai informasi saja, fisik dokumen/arsip hanya dapat
dikeluarkan bila diperlukan sebagai pembuktian dalam persidangan atau diperlukan oleh pihak-pihak yang berwenang.3. Peminjaman dokumen/arsip diberikan batas waktu peminjaman 10 hari kerja.4. Peminjaman dokumen/arsip wajib dicatat pada lembar peminjaman.5. Petugas pelayanan dokumen/arsip mengecek tiap hari bukti peminjaman dokumen/arsip pada bok teckler.6. Apabila ada dokumen/arsip yang harus dikembalikan sesuai batas waktu pada hari bersangkutan, petugas menghubungi
peminjam untuk mengingatkan batas waktu peminjaman dan meminta untuk segera mengembalikan dokumen/arsip yangdipinjam.
7. Apabila peminjam masih memerlukan dokumen/arsip tersebut maka peminjam wajib memberitahukan via telepon kepadapetugas pelayanan dokumen/arsip, dan petugas pelayanan dokumen/arsip merubah tanggal pengembalian dengan menambah 5hari kerja, kemudian menyimpan lembar peminjaman ke tanggal setelah penambahan waktu pada bok teckler.
8. Apabila selesai dipinjam, peminjam mengembalikan dokumen/arsip yang dipinjam kepada petugas pelayanan dokumen/arsipdengan membawa bukti peminjaman.
9. Petugas pelayanan dokumen/arsip menerima bukti peminjaman dan dokumen/arsip yang dipinjam dari peminjam.10. Petugas pelayanan mengeluarkan bukti peminjaman dari bok teckler dan menyimpan dokumen/arsip ketempat semula.
SESI 6-8
39
Spesifikasi FolderJenis Folder Ukuran (cm) Rancang Bangun Fungsi & Penggunaan
Besar A - B = 28B – E = 9C – D = 8D – E = 2E - F = 23A – G = 23G - F = 35
Keterangan :....................................... = Garis Skor
• Sebagai tempat penyimpanan arsip kertas.• Bentuk Folder seperti map dengan tab atau bagian
menonjol disebelah kanan atas yang berfungsi sebagaitempat untuk menuliskan kode/indeks.
• Folder arsip mudah digerakkan, diamditempat-kankembali.
• Warna dasar folder arsip ditentukan sesuai kebutuhanintansi.
• Setiap folder dapat menampung arsip 3 cm atau kuranglebih 150 lembar kertas.
• Satu folder digunakan untuk satu subyek atau satuberkas dengan maksimal 150 lembar. Apabila satufolder tidak memadai untuk menyimpan asrip dengansubyek atau berkas yang sama, maka dapat digunakansatu folder.
KecilA - B = 11B – E = 4C – D = 3,5D – E = 2E - F = 10A – G = 10G - F = 15
Keterangan :....................................... = Garis Skor
• Sebagai tempat penyimpanan kartu kendali atau kartudeskripsi.
• Bentuk Folder seperti map dengan tab atau bagianmenonjol disebelah kanan atas yang berfungsi sebagaitempat untuk menuliskan kode/indeks.
• Folder arsip mudah digerakkan, diamditempatkankembali.
• Warna dasar folder arsip ditentukan sesuai kebutuhanintansi.
• Folder dletakkan pada posisi dibelakang guide/sekatdalam boks teckler sesuai dengan urutan abjad.
• Satu folder digunakan untuk satu indeks minimal tebal 3cm. Apabila satu folder tidak memadai untukmenyimpan, maka dapat digunakan satu folder.
A B
C D
E
F G
A E
26
23
35
A B
C D
E
F G
26
23 23
35
A B
C D
E
F G
A E
11
10
15
A B
C D
E
F G
11
10 10
15
SESI 6-8
40
Spesifikasi GUIDE
GUIDE BESAR GUDE KECIL
Gude Primer
Guide Sekunder
Guide Tertier
Guide Primer Guide Sekunder Guide Tertier
2 9
35
23
1,5 3,5
15
10
GUIDE TAB JENIS PANJANG
Cm LEBAR
cm PANJANG
Cm LEBAR
cm BASAR
35
23
9 2
KECIL
15
10
3,5 1,5
Bahan :• Bahan guide arsip terbuat dari kertas karton
mm, lebih tebal dari bahan folder sehingga tidakmudah melengkung (terlipat).
• Keadaan lembaran rata, kaku, tidak berlubang dantidak kusut.
Fungsi:Guide Primeradalah guide yang dipergunakan sebagai tanda pemisah antara pokok masalah atau kelompok arsip. Guide Sekunderadalah guide yang dipergunakan sebagai tanda pemisah antar sub kelompok masalah dalam satu pokok masalah atau sub kelompok dalam kelompok arsip.
Guide Tertieradalah guide yang dipergunakan sebagai tanda pemisah antar sub-sub kelompok dalam satu sub pokok masalah atau sub-sub kelompok masalah dalam sub kelompok.
Guide besardipergunakan sebagai pembatas/sekat penyimpanan dalam susunan klasifikasi, kadang kala dalam modern office guide besar diganti perannya dengan Map Lihit (Map Gantung) yang memiliki Tab (kuping) sebagai sarana penulisan keterangan.
SESI 6-8
41
Spesifikasi Bok Dokumen/Arsip
Label Bok
Lubang Ventilasi
FUNGSIFungsi Boks Arsip yaitu untuk menyimpan arsip (didalam folder)sehingga arsip mudah disimpan dan ditemukan kembali secaraefektif dan efisien.
CARA PENGGUNAANKapasitas Muat Boks Arsip• Boks Arsip memiliki kapasitas yang berbeda sesuai dengan lebar
boks Arsip. Setiap boks arsip kecil diisi maksimal 8 cmt danuntuk boks arsip besar diisi maksirnal18 cm.
• Arsip ditata secara vertfkal dalam boks arsip seperti terlihatgambar.
• Untuk memudahkan pengambilan dan pengembalian arsip,setiap boks arsip tidak diisi terlalu penuh.
• Agar arsip tetap pada posisi vertikal dan tidak melengkung,setiap boks arsip tidak diisi terlalu sedikit.
• Toleransi kekosongan setiap boks arsip lebih kurang 1 cm.• Boks Arsip disimpan dan ditata pada rak arsip (rak statis, rak
bergerak) seperti terlihat pada gambar.
SESI 6-8
42
PENYUSUTAN & RETENSI DOKUMEN
Penyusutan:adalah kegiatan dalam rangka pengurangan dokumen/arsip yang tercipta berdasarkan penilaian dokumenberdasarkan:q kaidah-kaidah kearsipan;q kebutuhan organisasi;q legalitas hukum (termasuk didalamnya manajemen risiko);
Penyusutan dilakukan dengan cara:q Pemindahan dokumen/arsip in aktif dari unit-unit kerja pengolah keruang penyimpanan baik ke
central file atau pusat dokumen (records Centre);q Pengahpusan dan pemusnahan dokumen/arsip dengan cara:
ü Dibakarü Dicacahü Dijadikan bubur kertas (pulp)
q Penyerahan dokumen/arsip yang bernilai guna permanen ke lembaga yang berwenang.Sumber:
Peraturan Pemerintah RI No. 28 Tahun 2012, Tentang Pelaksanaan Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan
SESI 7-8
43
Tujuan Penyusutan
q Mendayagunakan dokumen/arsip dinamis sebagai berkas kerja maupun sebagaireferensi;
q Penghematan ruangan dan perlengkapan;q Memudahkan penemuan kembali dokumen/arsip yang dibutuhkan;q Menyelamatkan bahan bukti pertanggung jawaban administrasi
perusahaan/organisasi.
SESI 7-8
44
Cara Penyusutan :Pemindahan Dokumen/Arsip dari Unit Pengolah
Ke Unit Kearsipan
1. Tata Usaha Unit Pengolah melakukan pemeriksaan terhadap Dokumen/Arsip Perusahaan inaktif sesuai jadwal retensi dokumen/arsip;
2. Memisahkan Dokumen/Arsip Perusahaan yang in aktif yang akan dipindahkan ke Unit Kearsipandan Dokumen/Arsip Perusahaan yang tidak bernilai untuk dimusnahkan langsung di UnitPengolah;
3. Tata Usaha Pengolah wajib membenahi terlebih dahulu dokumen/arsip yang akandiserahkan/dipindahkan.
4. Pemindahan dilakukan dengan Berita Acara rangkap 3 (tiiga), dilampiri Daftar PertelaanPemindahan, yang ditanda tangani oleh pimpinan unit pengolah dan pimpinan unit kearsipan;
5. Dalam Kondisi normal pemindahan dilakukan secara periodik :6. Dokumen/Arsip Perusahaan Keuangan 6 bulan 1 kali;7. Dokumen/Arsip Perusahaan Non Keuangan 1 tahun 1 kali.8. Apabila dalam kondisi tidak normal seperti: penumpukkan berlebihan di Unit Kerja yang
menyebabkan terganggunya area kerja pelayanan, maka pemindahan dapat dilakukan sesuaikebutuhan yang diperlukan.
SESI 7-8
45
Cara Penyusutan :Pemusnahan Dokumen/Arsip Yang Retensinya
di bawah 10 Tahun
Di Unit Pengolah/Unit Kerja
1. Unit Pengolah membuat daftar pertelaan pemusnahan, ditanda tangani olehpimpinan unit pengolah (yang memusnahkan);
2. Unit pengolah menyampaikan daftar pertelaan pemusnahan ke pimpinan unitkearsipan untuk disetujui;
3. Unit pengolah menyampaikan daftar pertelaan pemusnahan kepada Direksi untukdisetujui;
4. Apabila pimpinan unit kearsipan atau direksi tidak menyetujui, maka Dokumen/ArsipPerusahaan tersebut dikeluarkan dari daftar.
5. Setelah mendapat persetujuan, maka unit pengolah melakukan pemusnahan secaratotal dan tuntas hingga dokumen/arsip perusahaan yang dimusnahkan tidak dapatdikenali lagi baik isi maupun bentuknya, kemudian membuat Berita AcaraPemusnahan rangkap 3 (tiga), dilampiri daftar pertelaan pemusnahan, lembar keduadisampaikan kepada unit kearsipan, lembar pertama disimpan di unit pengolah,lembar ketigia disimpan oleh Legal Office (Unit Hukum).
6. Pemusnahan di unit pengolah dilakukan secara periodik 6 (enam) bulan 1 kali.
SESI 7-8
46
Cara Penyusutan :Pemusnahan Dokumen/Arsip Yang Retensinya
di bawah 10 Tahun
Di Unit Kearsipan
1. Unit Kearsipan membuat daftar pertelaan pemusnahan rangkap 3 (tiga), yangditanda tangani oleh Pimpinan Unit Kearsipan (yang memusnahkan);
2. Unit kearsipan menyampaikan daftar pertelaan pemusnahan kepada pimpinan unitpengolah yang bersangkutan untuk disetujui.
3. Unit kearsipan menyampaikan daftar pertelaan pemusnahan kepada Direksi untukdisetujui
4. Apabila pimpinan unit pengolah atau direksi tidak menyetujui, maka namaDokumen/Arsip Perusahaan tersebut dikeluarkan dari Daftar.
5. Setelah mendapat persetujuan, maka unit kearsipan melakukan pemusnahan secaratotal dan tuntas sehingga tidak dikenali lagi baik isi/informasi maupun bentuknya,kemudian membuat Berita Acara Pemusnahan rangkap 3 (dua) dengan dilampiridaftar pertelaan, lembar ke 2 (dua) disampaikan ke unit pengolah yangbersangkutan, lembar pertama disimpan di unit kearsipan, lembar ketiga disimpan diLegal Office (Unit Hukum).
SESI 7-8
47
Jadwal Retensi Dokumen/Arsip
Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftaryang berisisekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, danketerangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsipdimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakansebagaipedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
Sumber:Peraturan Pemerintah RI No. 28 Tahun 2012,
Tentang Pelaksanaan Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan
SESI 7-8
48
Penilaian Dokumen/ArsipPenilaian dokumen/arsip adalah suatu kegiatan untuk menentukan apakah dokumen/arsip disimpan ataudimusnahkan. Secara garis besar penilaian dokumen/arsip mempunyai 2 dapat dilakukan dengan :• Mengelompokan dokumen/arsip berdasarkan golongannya.• Menilai dokumen/arsip berdasarkan nilai kegunaan dokumen/arsip bagi kepentingan
perusahaan/institusi.
Penggolongan dokumen/arsip:§ Vital
arsip yang sangat penting bagi kehidupan bisnis dan tidak dapat di ganti kembali bila arsip ini hilangatau dimusnahkan. Contoh : Akte Pendirian Perusahaan.
§ Pentingjenis arsip yang melengkapi bisnis rutin dan arsip ini dapat digantikan tetapi dengan biaya yang tinggidan membutuhkan waktu yang lama. Contoh : bukti-bukti keuangan.
§ BergunaJenis Dokumen/Arsip ini berguna sementara & dapat di ganti dengan biaya rendah. Contoh: SuratPesanan.
§ Tidak Bergunajenis ini dapat dimusnahkan sesudah dipakai sementara, paling lama disimpan 3 bln. Contoh :Undangan rapat
SESI 8-8
49
Nilai Guna Dokumen/ArsipSESI 8-8
50
Form :Daftar Pertelaan Dokumen/Arsip
LOGOPERUSAHAAN
DAFTAR PERTELAAN DOKUMEN/ARSIP YANG AKAN DIPINDAHKAN
UNIT PENGOLAH KE UNIT KEARSIPAN
Unit Pengolah:
No Masalah Rincian Masalah PeriodeRetensi
Jumlah Satuan KeteranganAktif In Aktif
1 2 3 4 5 6 7 8 9
Unit Kearsipan
(_________________________)
Jakarta ..........................................Unit Pengeolah,
(___________________________)
• NomorDiisi dengan nomor urutan boks dokumen/arsip.• MasalahDiisi dengan masalah dokumen/arsip, misalnya Surat Keputusan, Invoice,
Perawatan atau dapat berupa Kode Klasifikasi yang menggambarkan kelompok masalah yang terkandung dokumen/arsip.
• Rincian MasalahDiisi dengan rincian masalah yang terkandung dalam dokumen/arsip
yang lebih rinci, misalnya:Masalah: Surat KeputusanRincian masalahnya: SK Nomor:78/2013, tentang Pemberlakuan Tarif Bea Materai
• PeriodeDiisi dengan periode tahun terciptanya dokumen/arsip.• Masa AktifDiisi dengan masa aktif sesuai Jadwal Retensi Dokumen/Arsip yang telah
dibuat.• Masa In AktifDiisi dengan masa in aktif sesuai Jadwal Retensi Dokumen/Arsip yang
telah dibuat.• JumlahDiisi dengan angka jumlah berkas yang ada.• SatuanDiisi dengan satuan berkas, misalnya 1 bok, 1 map, 1 berkas.
• KeteranganDiisi dengan keterangan apapun untuk menambahkan keterangan mengenai dokumen/arsip bersangkutan, misalnya: Berkas Lengkap, Berkas Tidak
Lengkap, Rusak, Lembab, Asli, Copy atau Tembusan, tidak menutup kemungkinan keterangan diisi lebih dari 1 keterangan.
SESI 8-8
51
Form Daftar Pertelaan Dokumen/Arsip
LOGOPERUSAHAAN DAFTAR PERTELAAN
DOKUMEN/ARSIP YANG AKAN DIMUSNAHKAN
Unit Pengolah:
No Masalah Rincian Masalah Periode Jumlah Satuan Keterangan
1 2 3 4 5 6 7
Direksi
(…...............………………………)
Yang Menyetujui
(……………………................……)
Jakarta, .............................................
Yang Memusnahkan
(…………................………………)
Saksi-saksi :
1. .............................................................. (Hukum)2. .............................................................. (S P I)3. ............................................................... (Sekretaris Perusahaan)
SESI 8-8
52
Contoh: Jadwal Retensi Dokumen/Arsip
No JENIS DOKUMEN / ARSIP JANGKA WAKTU SIMPAN KeteranganTh Aktif Th Inaktif
2. Transaksi Pembelian/Bukti Pembukuan tentang: 2 -Sda- 8 - Musnah♦ Surat pesanan pembelian/surat perintah kerja.♦ Order pembelian♦ Pembelian material lokal berikut lampiran♦ Pembelian melalui sub kontraktor berikut lampiran.♦ Material Impor berikut lampiran.♦ Berikut Dokumen lainnya
a.3. Hutang Piutang 2 -Sda- 8 Setelah Hak dan Kewajiban
Habis
Dinilai kembali♦ Hutang Investasi.♦ Hutang Valas.♦ Hutang Material & lampirannya♦ Hutang Sub Kontraktor berikut lampirannya♦ Hutang-hutang lainnya berikut dokumen pendukung.
a.4. Transaksi Penjualan/Bukti Pembukuan Hutang : 2 Setelah di Audit & RUPS
8 - Musnah♦ Surat Pengantar Tagihan.♦ Faktur Penjualan♦ Kuitansi Tagihan.♦ Letter Of Credit.♦ Dokumen Tagihan/ Invoice♦ Berikut Dokumen Lainnya.
a.5. Transaksi Lain-Lain/Memorial Pelengkap : 2 -Sda- 8 - Musnah♦ Memorial Produksi.♦ Memorial penghapus Aktiva Tetap♦ Memorial Penghapus Hutang.♦ PO (Purchace Order).♦ Berikut Dokumen Lainnya.
SESI 8-8
53
Rak Penyimpanan Dokumen/ArsipIn Aktif (Rak Statis & Dinamis)
SESI 8-8
54
KESIMPULAN
o Manajemen kearsipan merupakan salah satu kegiatan yang penting dalam manajemenAdministrasi;
o Informasi yang di dapat dari Dokumen/Arsip sangat penting bagi manajemen dalam rangkamengambil suatu kebijakan/ keputusan strategis untuk meningkatkan dalam pengembanganperusahaan dikemudian;
o Untuk dapat menyediakan bahan informasi / data yang akurat dan dalam rangka tertibadministrasi, maka perlu diterapkan Manajemen Kearsipan dilingkungan perusahaan:
1. Adanya Sistem Pengendalian Dokumen/Arsip yang terpadu: Sejak Tahap Penciptaan,Penggunaan sampai dengan Istirahat:o Sistem & Prosedur Pengendalian Surat Masuk/Keluar;o Sistem & Prosedur Penataan Berkas;o Sistem & Prosedur Pengendalian Dokumen/Arsip Inaktif;
2. Adanya Pedoman :o Klasifikasi Dokumen/Arsip;o JRA (Jadwal Retensi Dokumen/Arsip)
3. Adanya records center;4. Perlu adanya SDM khusus dan Penambahan Pengetahuan tentang Pengelolaan Dokumen
Perusahaan5. Alih media (Digitalisasi)
SESI 8-8
