Upload
ngokiet
View
238
Download
1
Embed Size (px)
Citation preview
PTA-FTSM-2018-160
SISTEM e- KAUNSELING
(e-3PsK)
Khairul Fadhli Abdul Karim
Assoc. Prof. Dr. Shahnorbanun Sahran
ABSTRAK
Kepesatan perkembangan Teknologi Maklumat pada masa kini membuktikan bahawa
keperluan manusia terhadap sistem menjadi satu aspek penting dalam kehidupan. Setiap
pekerjaan dan perkhidmatan hampir keseluruhannya menggunakan sistem sebagai pemudah
cara untuk suatu penyelesaian. Ini adalah kerana sistem yang digunakan merupakan batu
loncatan kepada pemudah cara dalam mempercepatkan proses sesuatu pekerjaan. Sistem e-
3PsK merupakan sistem yang menyediakan perkhidmatan. Tujuan utama sistem ini
dibangunkan adalah untuk memudahkan proses perkhidmatan psikologi dan kaunseling yang
selama ini menggunakan kaedah manual untuk setiap proses temujanji dan merekod data.
Dengan wujudnya sistem ini diharap dapat membantu Bahagian Perkhidmatan Pikologi dan
Kaunseling untuk menyelia setia aktiviti kaunseling yang dijalankan oleh kaunselor di bawah
Kementerian Pelajaran Malaysia.
1 PENGENALAN
Kaedah manual digunapakai sejak berzaman lamanya. Setiap kaedah penyimpanan dan
merekod data suatu sistem dijalankan diatas kertas. Perkembangan teknologi pada masa kini
membuatkan hampir semua pekerjaan harian dilaksanakan dengan menggunakan hujung jari
terutama pekerjaan yang melibatkan penggunaan elemen Teknologi Maklumat. Sejak
bermulanya revolusi perindustrian pada abad ke-19, perubahan dalam industri teknologi
maklumat telah berkembang dengan pesat hasil daripada penerokaan dan ciptaan baru dalam
bidang sains komputer dan telekomunikasi. Bidang teknologi maklumat dan komunikasi
memang sudah menjadi satu komponen utama dalam kehidupan harian manusia sehingga
mengubah gaya hidup masyarakat. Sejajar dengan ini juga, kerajaan amat menggalakkan
semua jabatan dan agensi untuk mempraktikkan teknologi maklumat dalam pengoperasian
Copyri
ght@
FTSM
PTA-FTSM-2018-160
mahupun pengurusan. Pada zaman kini, Internet merupakan sebuah rangkaian global yang
dapat menghubungkan manusia di serata dunia. Melalui internet jugalah manusia mampu
berkomunikasi dengan lebih pantas samada melalui mesej eletronik, perhubungan video secara
langsung dan telesidang. Selain itu, internet turut dianggap sebagai gedung maklumat yang
luas serta mudah dicapai. Kebebasan pengguna melayari Internet untuk mendapat maklumat
terkini ibarat maklumat dihujung jari, telah memungkinkan kebanyakan urusan dilakukan
secara atas talian. Antaranya ialah urusan pembayaran bil, pembelian barang-barang yang
menggunakan aplikasi e-Dagang, penempahan tiket dan lain-lain.
Jadi dengan menggunakan kemajuan Teknologi Maklumat kini, Sistem e-3PsK
dibangunkan untuk menyeragamkan keseluruhan Perkhidmatan Kaunseling yang wujud di
setiap sekolah dan bahagian-bahagian di Kementerian. Tujuan membangunkan Sistem e-3PsK
bagi tujuan pengumpulan, penyaringan, analisa dan pelaporan data bagi pengguna sistem.
Sistem e-3PsK ini dikhususkan untuk kaunselor-kaunselor untuk membuat temujanji, merekod
dan juga penandaaras rekod sesi yang perlu dibuat untuk pemantauan berkala. Pengurusan
rekod kaunseling yang sedia ada adalah secara manual dimana tiada pengurusan secara
sistematik dan tiada rekod disimpan. Setiap rekod kaunseling dan pemantauan ini akan ditakbir
urus sepenuhnya oleh Bahagian Psikologi dan Kaunseling .
2 PERNYATAAN MASALAH
Perkhidmatan Kaunseling terdapat disetiap negeri di seluruh Malaysia. Kebanyakkan
kaunselor yang berkhidmat dibawah Kementerian Pelajaran Malaysia menberikan
perkhidmatan sepanjang masa. Malangnya sistem yang digunapakai untuk merekod,temujanji
dan seliaan adalah secara manual dimana ada ketirisan yang berlaku dari perbagai aspek.
Masalah yang sering berlaku adalah pengisian maklumat klien berulang-ulang dimana ia
menyebabkan percanggahan makluamt berlaku pada rekod sebelumnya. Apabila ini berlaku,
ia juga menyebabkan masa yang lama diperlukan untuk memproses maklumat tersebut. Kedua
permasalahan ini ditambah lagi dengan kaedah penyimpanan rekod yang tidak sistematik dan
ekonomik yang boleh mengundang kepada pembaziran masa,ruang simpanan dan juga wang
ringgit.
Copyri
ght@
FTSM
PTA-FTSM-2018-160
Dengan perkembangan era Teknologi Maklumat kini, kaedah manual tidak digunapakai
lagi. Kebanyakkan sistem yang digunakan adalah merupakan penjanaan secara automatik
dimana ia memberikan pelbagai kemudahan dan penjimatan dalam pelbagai cara.
3 OBJEKTIF KAJIAN
Secara umumnya Sistem e-3PsK dibangunkan adalah untuk memudahkan proses menyaring,
merekod dan analisa untuk klien dan juga kaunselor yang melibatkan banyak bahagian dan
pihak. Sistem ini dibangunkan diatas talian dengan harapan ia dapat diakses dimana-mana
dengan capaian dan penyimpanan rekod yang cepat. Ini sekaligus memberikan penjimatan
masa dan perkhidmatan kaunseling adalah suatu perkhidmatan yang sangat mementingkan
masa. Sistem ini mempunyai 7 Modul dan setiap modul mempunyai proses yang berbeza
mengikut penggunaan pengguna.
4 KAEDAH KAJIAN
Dalam proses pembangunan Sistem e-3PsK ini pendekatan kejuruteraan metodologi
perisian Air Terjun digunakan sebagai panduan dalam merekabentuk. Setiap aktiviti
pembangunan sistem dilaksanakan secara berfasa mengikut kaedah metodologi ini dipilih
kerana ia dapat menjimatkan masa pembangunan projek dimana setiap output daripada setiap
fasa sebelumnya dan merupakan output kepada fasa seterusnya. Rajah 1.0 menunjukkan Model
Air Terjun yang digunakan dalam fasa pembangunan.
Rajah 1.0 Gambarajah Metodologi Air Terjun
Copyri
ght@
FTSM
PTA-FTSM-2018-160
4.1 Fasa Perancangan
Pembangunan projek ini bermula dengan fasa perancangan dengan membuat pertimbangan
berdasarkan kepada keperluan semasa dan objektif yang ditetapkan. Untuk mendapatkan
maklumat yang diperlukan dalam pembangunan projek ini, beberapa kaedah telah dilakukan
dan diantaranya melalui pemerhatian dan penilaian terhadap sistem sedia ada di Kementerian
Pelajaran Malaysia khususnya.
4.2 Fasa Analisis
Pada fasa ini beberapa analisis dilakukan terhadap maklumat yang diperolehi semasa fasa
pertama. Antara analisis yang dilakukan merangkumi aspek spesifikasi, objektif, ciri-ciri dan
keperluan sistem yang dikehendaki oleh pihak pengguna dan juga pihak pengurusan.
4.3 Fasa Rekabentuk
Maklumat terperinci sistem diperolehi melalui lakaran rekabentuk sistem prototaip.
Penstrukturan data, senibina sistem dan perwakilan antara muka juga dinyatakan. Integrasi
sistem melibatkan penggunaan data daripada pangkalan data guru dan juga pangkalan data baru
yang dibangunkan. Ini dilakukan bagi memudahkan pengaturcaraan pada fasa seterusnya. Dari
segi pembangunan, pengaturcaraan yang digunakan adalah Macromedia Coldfusion 8,
HTML5, Javascript. Untuk penyimpanan data pula menggunakan perisian Oracle 11G. Ini
adalah kerana perisian ini adalah stabil dan mudah digunakan di mana-mana pelayan (server).
Untuk perkakasan yang digunakan dalam proses pembangunan melibatkan 3 kategori iaitu :
Pembangunan Sistem(Komputer Riba) - Storan data – SATA 500Gb
Copyri
ght@
FTSM
PTA-FTSM-2018-160
Perkakasan Pelayan (Server) - Storan Data (SATA 1TB), Peranti Input (Papan
Kekunci & USB Optical Mouse), Paparan ( 20” 16:9 HD (1366x768) LED
Backlight).
Perkakasan Pengguna(Desktop) – Storan Data (SATA 1TB), Peranti Input
(Papan Kekunci & USB Optical Mouse), Paparan ( 20” 16:9 HD (1366x768) LED
Backlight).
4.4 Fasa Implementasi
Fasa ini menekankan tugas untuk meletakkan sistem kepada pelayan dan diuji dengan
menggunakan komputer pelanggan. Kerja-kerja penyelenggaraan juga dilakukan bagi
memastikan kemampuan sistem tersebut mencapai tahap yang diperlukan. Segala
permasalahan yang dikenalpasti di peringkat ini ditambahbaik untuk memastikan sistem
beroperasi tanpa sebarang masalah.
Copyri
ght@
FTSM
PTA-FTSM-2018-160
4.5 Fasa Sokongan
Fasa ini merupakan sesi pembentangan dan memantau kemajuan pembangunan sistem serta
mendapatkan maklumbalas sekiranya wujud keperluan baru terhadap sistem. Setiap
maklumbalas pengguna diambilkira untuk proses tambahbaik pada masa akan datang.
5 HASIL KAJIAN
Sistem e-3PsK ini dibangunkan untuk memusatkan seluruh data klien dan kaunselor yang
bernaung dibawah Kementerian Pelajaran Malaysia bermula dari bahagian-bahagian di
Kementerian Pelajaran Malaysia hinggalah ke sekolah seluruh Malaysia. Dengan adanya
sistem kaunseling ini diharap setiap masalah dihadapi klien dapat dikongsi dan disalurkan ke
arah solusi yang terbaik tanpa memudaratkan mana-mana pihak. Sistem ini melibatkan
pengguna dari beberapa peringkat iaitu kaunselor yang merupakan pengguna utama sistem,
klien yang bertindak sebagai end-user dimana klien perlu membuat temujanji untuk berjumpa
kaunselor melalui sistem, ketua jabatan yang bertindak sebagai high-end user yang menyemak
setiap aktiviti kaunselor supaya mengikut KPI jabatan dan pentadbir yang menyelenggara
sistem sepenuhnya. Kepenggunaan sistem mengikut modul iaitu :
Menu utama dimana login sistem untuk setiap pengguna yang telah berdaftar didalam sistem
(kaunselor).
Copyri
ght@
FTSM
PTA-FTSM-2018-160
Paparan menu memaparkan Modul dan Sub-Modul untuk kaunselor dan ketua jabatan.
Setiap pengguna (kaunselor) yang menggunakan system akan ditambah dibahagian Tambah
Pengguna untuk diwujudkan akses pengguna. Ini hanya akan dilakukan oleh Pentadbir Modul
atau Kaunselor Kanan Bahagian.
Copyri
ght@
FTSM
PTA-FTSM-2018-160
5.1. Modul Kaunselor
Memaparkan ruangan dimana Kaunselor dapat melihat profil kaunselor dan mengemaskini
maklumat profil dan kepakaran untuk tujuan rekod dan seliaan. Ia juga ruangan dimana
kaunselor dapat mengemaskini maklumat kompetensi kaunselor dari masa ke semasa.
Paparan kemaskini Profil Kaunselor.
Paparan maklumat Kompetensi Kaunselor.
Copyri
ght@
FTSM
PTA-FTSM-2018-160
5.2. Modul Pengurusan Kaunselor
Modul dimana kaunselor membuat pelaporan yang terbahagi kepada 3 bahagian iaitu Program
& Aktiviti, Minit Curai Mesyuarat dan Tugas Pelbagai.
Paparan Maklumat Program & Aktiviti
Paparan senarai program & aktiviti yang telah dilakukan oleh Kaunselor.
Setiap kaunselor perlu melengkapkan sekurang-kurang 60jam aktiviti yang merangkumi sesi
atau program untuk memenuhi KPI bahagian yang ditentukan mengikut Ketua Jabatan.
Diruangan ini memaparkan rekod jumlah waktu yang telah dilakukan oleh kaunselor dan
memudahkan kaunselor untuk menyemak baki jam yang perlu dilakukan agar mencapai KPI
kaunselor tersebut.
Copyri
ght@
FTSM
PTA-FTSM-2018-160
Paparan Minit Curai Mesyuarat memaparkan mesyuarat yang akan dihadiri Kaunselor.
Sub Modul paparan minit mesyuarat bertindak sebagai jadual yang akan memastikan kaunselor
sentiasa berjaga-jaga mengenai mesyuarat yang perlu dihadiri .
Paparan senarai mesyuarat yang telah dihadiri oleh Kaunselor.
Paparan senarai mesyuarat memaparkan senarai mesyuarat yang perlu atau telah dihadiri oleh
kaunselor dan kaunselor boleh melakukan pengemaskinian pada bila-bila masa. Copyri
ght@
FTSM
PTA-FTSM-2018-160
Paparan Pelaporan Pengurusan Kaunselor
Disini memaparkan keseluruhan aktiviti dan mesyuarat yang telah dihadiri kaunselor dan
kaunselor boleh mencetak laporan tersebut untuk tujuan pengesahan atau semakan Ketua
Jabatan.
5.3. Modul Perkhidmatan Kaunseling
Disini adalah proses dimana data klien direkodkan untuk pengendalian sesi kaunseling bermula
pendaftaran sesi hingga klien tersebut pindah ke arkib. Ia terbahagi kepada 3 Sub-Modul iaitu
Perkhidmatan (Sesi Individu & Sesi Kelompok), Senarai Klien Mendapatkan Perkhidmatan
dan Arkib. Disini merupakan modul terbesar dimana pendaftaran klien untuk mendapatkan sesi
berlaku. Laluan kerjanya adalah kaunselor perlu mendaftarkan maklumat klien yang
mengambil sesi dengan kaunselor berkenaan. Seterusnya kaunselor akan mendaftarkan tarikh
sesi untuk sesi perjumpaan antara kaunselor bersama klien.
Paparan senarai klien yang mendapatkan khidmat kaunseling bersama kaunselor.
Copyri
ght@
FTSM
PTA-FTSM-2018-160
Paparan tempoh masa yang perlu diambil tindakan oleh kaunselor untuk setiap sesi.
Paparan diatas menerangkan apabila tarikh sesi telah dipilih, kaunselor mempunya tempoh
masa 7 hari untuk mengadakan sesi bersama klien sehingga sesi selesai. Sekiranya tindakan
pelaporan sesi menunjukkan LEWAT(HARI) bermakna kaunselor tersebut telah gagal
mengadakan sesi bersama klien mengikut tarikh yang ditetapkan.
Paparan maklumat Laporan Sesi yang perlu diisi oleh kaunselor.
Copyri
ght@
FTSM
PTA-FTSM-2018-160
Paparan senarai klien yang mendapatkan perkhidmatan kaunseling dan bilangan sesi.
Paparan diatas menunjukan keseluruhan klien yang mendapatkan perkhidmatan melalui Sesi
Individu dan Sesi Kelompok. Klien yang telah tamat sesi atau berpindah akan dimasukkan ke
Arkib oleh kaunselor di modul ini.
Paparan klien di dalam arkib
Paparan ini menunjukkan keseluruhan klien yang berada didalam arkib. Sekiranya klien
tersebut ingin diaktifkan semula, kaunselor akan klik pada butang ‘Meminta Aktif’ dan satu
surat persetujuan klien perlu dicetak dan ditandatangan oleh klien.
Copyri
ght@
FTSM
PTA-FTSM-2018-160
Surat persetujuan klien untuk bertukar Kaunselor.
5.4. Modul Psikometrik
Modul ini mengandungi 2 submodul iaitu senarai kiln yang telah mengambil ujian psikometrik
beserta keputusan dan ujian psikometrik itu sendiri. Modul ini mengguna konsep Artificial
Intelligent iaitu Rules Based. Ia digunakan untuk menentukan keputusan ujian prikometrik
yang diambil oleh klien.
Selain itu ,setiap modul yang dibangunkan menggunakan kaedah Rules Based yang
saling berkait antara modul. Antaranya Rules Based yang digunapakai didalam Instrumen i2Pk
dimana setiap hasil dapatan dijana dengan menggunakan rules yang dikaji pada peringkat awal
untuk mendapatkan hasil keputusan yang tepat.
Copyri
ght@
FTSM
PTA-FTSM-2018-160
Paparan senarai keseluruhan klien yang telah mengambil ujian psikometrik.
Copyri
ght@
FTSM
PTA-FTSM-2018-160
Paparan Skor keputusan klien yang akan dianalisa oleh kaunselor.
5.5. Modul Rujukan & Temujanji
Modul ini menyenaraikan keseluruhan senarai temujanji antara klien bersama kaunselor
beserta dengan jenis perkhidmatan yang diperlukan klien. Ia secara tidak langsung
memudahkan kaunselor untuk mengenalpasti permasalahan yang dihadapi oleh klien dan
kaunselor mana yang mengambil sesi klien tersebut.
Paparan Senarai Temujanji Klien.
Copyri
ght@
FTSM
PTA-FTSM-2018-160
5.6. Modul Laporan Analisis
Modul ini menerangkan laporan keseluruhan sesi antara kaunselor dan klien untuk rujukan
kaunselor. Kaunselor boleh untuk penjanaan laporan mengikut jenis perkhidmatan yang
ditawarkan ataupun melihat secara keseluruhan.
Paparan Laporan sesi klien mengikut perkhidmatan yang diperlukan.
6 KESIMPULAN
Secara keseluruhannya, projek yang dihasilkan ini dapat diharapkan memenuhi kehendak
pengguna seperti yang diharapkan. Bagi memantapkan lagi sistem ini, ia harus dikaji dari masa
ke semasa untuk meningkatkan lagi mutu dan kualiti agar dapat digunakan tanpa sebarang
masalah kelak.
Pengurusan rekod yang lebih berkesan dapat di selaraskan untuk memastikan setiap
maklumat disimpan dengan baik. Perkembangan Teknologi Maklumat dapat membantu
meningkatkan lagi pengurusan pentadbiran di Bahagian dan Jabatan seterusnya ke sekolah
seluruh Malaysia dengan lebih berkesan. Tidak dinafikan pembangunan sistem ini walaupun
agak sukar dan mencabar, diharapkan ia dapat djadikan sebagai pemudah cara bagi pengguna.
Akhir kata diharapkan Sistem e-3PsK ini mendapat sambutan yang membanggakan dan
seterusnya digunakan bagi mengatasi masalah yang timbul. Secara kesimpulannya, Sistem
e-3PsK ini diharap dapat memberi manfaat kepada pengguna yang menggunakannya.
Copyri
ght@
FTSM
PTA-FTSM-2018-160
7 RUJUKAN
Pressman S.Roger, 2005. Software Engineering: A Practitioner Approach. 6th.
Edition. Singapore: McGraw Hill Companies Inc
Howell G.T, 1992. Building Hypermedia Applications : a software development
guide 7th. Edition. McGraw Hill Companies Inc. New York
Kenneth E. Kendall, Julie E.Kendall, 2010. System Analysis and Design. 5th.
Edition. Prentice Hall.
The UKM Thesis Writing Guideline According to GAYA UKM
http://www.ukm.my/pusatsiswazah/wp-content/uploads/2015/11/2015-
GayaUKM-BI.pdf
Bahagian Pengurusan Maklumat, Kementerian Pendidikan Malaysia Modul
Pengurusan Guru, (atas talian) http://epgo.moe.gov.my/
Bahagian Perkhidmatan & Kaunseling, Kementerian Pelajaran Malaysia.
Copyri
ght@
FTSM