COPS011_Obsługa danych podst programu … · Web viewJednostka organizacyjna /jednostka gospodarcza – dział gospodarczy, Działalności, Podtyp działalności Numeracja programów

document.docx, 2016-04-20 10:56:00Dane podstawowe Strona 1/28

Wdrożenie zintegrowanego systemu zarządzaniaCOPS011_Obsługa danych podst programu inwestycyjnego pozycje

Obszar biznesowy COPS

Wersja 1.0

1


Spis Treści1 Program inwestycyjny.................................................................................................................... 3

1.1. Numeracja programów inwestycyjnych...................................................................................31.2. Numeracja pozycji w programie inwestycyjnym...................................................................31.3. Tworzenie pozycji głównej programu inwestycyjnego.......................................................51.4. Zmiana pozycji programu inwestycyjnego..............................................................................81.5. Wyświetlanie pozycji programu inwestycyjnego..................................................................91.6. Zmiana struktury programu inwestycyjnego......................................................................111.7. Wyświetlanie struktury programu inwestycyjnego..........................................................151.8. Zmiana struktury programu inwestycyjnego – z kopiowaniem wartości..................17

2 Historia dokumentu...................................................................................................................... 28

2


1 Program inwestycyjnyProgramy inwestycyjne są obiektami w systemie SAP, które umożliwiają agregację wielu projektów, różnych kategorii. Dodatkowo za pomocą programów będą centralizowane procesy budżetowania.W toku prac ustalono, że na Uniwersytecie Warszawskim będzie jedna struktura programu inwestycyjnegoPoziomy budżetowania i agregacji na programach inwestycyjnych:

1. Jednostka organizacyjna /jednostka gospodarcza – dział gospodarczy,

2. Działalności,

3. Podtyp działalności

1.1. Numeracja programów inwestycyjnychNr programów inwestycyjnych odbywać się będzie zgodnie z poniższymi zasadami.

Kolejny znak kodu programu inwestycyjnego

1 2 3 7 8

Oznaczenie sekcji kodu węzła A B

Gdzie:A – oznaczenie programu inwestycyjnego trzyznakowy kod 001B – UW – przyrostek oznaczający Uniwersytet Warszawski,Przykład nr programu inwestycyjnego001UW

1.2. Numeracja pozycji w programie inwestycyjnymPoszczególne pozycje programu inwestycyjnego będą numerowane zgodnie z obowiązującym obecnie podziałem na działalności. W ramach głównych pozycji utworzone będą oddzielne pozycje dla:

Nr działalności

Poziom

Opis

531 1 Działalność pomocnicza

3


Nr działalności

Poziom

Opis

535 1 Działalność socjalna550 1 Koszty wydziałowe551 1 Koszty ogólnouczelniane080 1 Inwestycje08001 2 Zakupy jednorazowe08002 2 Środki trwałe w budowie – realizowane w czasie (w tym

wartości niematerialne i prawne)03033 2 WNiP zakupy jednorazowe800 1 Fundusze80000 2 Fundusz zasadniczy (dla całego uniwersytetu)85100 2 Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (dla całego

uniwersytetu)85500 2 Fundusz pomocy materialnej dla studentów i doktorantów

(dla jednostek organizacyjnych - działów gospodarczych)85600 2 Fundusz pomocy materialnej dotyczący domów

studenckich (wyłącznie dla DS)85700 2 Własny fundusz stypendialnych (dla jednostek

organizacyjnych – działów gospodarczych)

Poniżej przykład dla działu gospodarczego D114.

Nr działalności

Poziom

Opis

D114 1 Jednostka organizacyjna – dział gospodarczyD114.500 2 Działalność dydaktycznaD114.500.1 3 Działalność dydaktyczna finansowana z Budżetu PaństwaD114.500.2 3 Działalność dydaktyczna finansowana z przychodów

własnychD114.500.3 3 Działalność dydaktyczna projektowaD114.501 3 Działalność naukowo-badawczaD114.501.55 3 Polsko-Norweska Współpraca BadawczaD114.501.56 3 Badania naukowe w ramach funduszy strukturalnych UE

„FS”D114.501.57 3 Projekty badawcze specjalne PSD114.501.58 3 Projekty badawczo rozwojowe PBRD114.501.59 3 Przedsięwzięcia i programy określane przez MNiSW PMD114.501.62 3 Prace badawcze „fundowane” „F”

4


Nr działalności

Poziom

Opis

D114.501.63 3 Wsparcie międzynarodowej mobilności naukowcówD114.501.64 3 Badania statutowe BST WMMND114.501.66 3 Projekty badawcze – granty „GR”D114.501.70 3 Specjalne programy i urządzenia badawcze SPUBD114.501.71 3 Projekty badawcze zamawiane PBZD114.501.73 3 Dotacje celowe DOCD114.501.74 3 Subsydia dla naukowców NP.D114.501.75 3 Specjalne programy badawcze do programów ramowych

SPBPRD114.501.80 3 7 Program Ramowy UED114.501.81 3 Granty na wsparcie 7 PR GGD114.501.82 3 Projekty badawcze programu LIDER LDD114.501.83 3 Strategiczne programy badań naukowych i prac

rozwojowych SPBND114.501.84 3 Inicjatywy międzynarodowe IMD114.501.85 3 Współfinansowanie przez NCBiR inicjatywy

międzynarodowe IM NCBiRD114.501.86 3 Działalność statutowa młodych naukowców DMSD114.501.87 3 Narodowy program Rozwoju HumanistykiD114.501.88 3 Ideas PlusD114.501.89 3 Polsko – Szwajcarski Program Badawczy PSPBD114.501.90 3 Innotech, Patent Plus, Program Badań Stosowanych IPS

Na tak zbudowanej strukturze programu inwestycyjnego w celach konrolny będą wprowadzane wartości budżetowe. W ramach działalności dydaktycznej budżet zostanie wprowadzony na poziomie:D114.500.1 3 Działalność dydaktyczna finansowana z Budżetu PaństwaD114.500.2 3 Działalność dydaktyczna finansowana z przychodów

własnych

1.3. Tworzenie pozycji głównej programu inwestycyjnego

Menu Rachunkowość → Zarządzanie inwestycjami → Programy → Dane podstawowe → Pozycja programu → Tworzenie pozycji głównej

Transakcja IM11

5


Po utworzeniu definicji programu inwestycyjnego konieczne jest utworzenie pozycji głównej programu.

Pozycja główna służy do wykonywania podsumować. Z punktu widzenia UW pozycja główna będzie odpowiadać wydziałowi bądź jednostce organizacyjnej Uniwersytetu. Wszystkie podpozycje przypisane do tego pozycji głównej będą związane z danym działem gospodarczym.

Należy wypełnić pole ID pozycji nr pozycji głównej programu

6


Po naciśnięciu klawisza Enter uzyskujemy następujący ekran danych podstawowych pozycji głównej.

Konieczne do wypełnienia pola

Nazwa na ekranie

Wartość Komentarz

ORK UW01 Obszar rachunku kosztów, w których realizowany jest program inwestycyjny

Jednostka gospodarcza

UW01 Jednostka gospodarcza, w której realizowane są projekty

Dział gospodarczy Wpis Dział gospodarczy dla pozycji programu inwestycyjnego

Zakład Pozostawić niezaznaczone

Pole nieużywane w UW

Opis Pole tekstowe do uzupełnienia dowolną

7


nazwą pozycji głównej programu.

Po wypełnieniu obowiązkowych pól

Po wypełnieniu należy zapisać dane podstawowe pozycji głównej programu za

pomocą ikony lub kombinacji klawiszy Ctrl + S

1.4. Zmiana pozycji programu inwestycyjnego

Menu Rachunkowość → Zarządzanie inwestycjami → Programy → Dane podstawowe → Pozycja programu → Zmiana

Transakcja IM12

Na ekranie selekcji należy wybrać za pomocą ikony lub klawisza F4 program inwestycyjny i pozycję, która będzie zmieniana:

8


Po naciśnięciu klawisza Enter pojawi się ekran zmian danych podstawowych definicji programu

Po wypełnieniu należy zapisać dane podstawowe za pomocą ikony lub kombinacji klawiszy Ctrl + S

9


1.5. Wyświetlanie pozycji programu inwestycyjnego

Menu Rachunkowość → Zarządzanie inwestycjami → Programy → Dane podstawowe → Pozycja programu → Wyświetlanie

Transakcja IM13

Na ekranie selekcji należy wybrać za pomocą ikony lub klawisza F4, która pozycja programu inwestycyjnego będzie wyświetlana.

Po dokonaniu wyboru otrzymujemy ekran z wyświetlonymi danymi

10


1.6. Zmiana struktury programu inwestycyjnego

Menu Rachunkowość → Zarządzanie inwestycjami → Programy → Dane podstawowe → Struktura programu inwestycyjnego → Zmiana

Transakcja IM22Na ekranie selekcji transakcji wybieramy, który program będzie edytowany

11


Po naciśnięciu klawisza Enter uzyskujemy następujący ekran

Działania przypisane do ikon

Ikona Działanie

Tworzenie pozycji programu inwestycyjnego

Usuwanie pozycji programu inwestycyjnego

Rozwijanie i zwijanie struktury programu inwestycyjnego

Zaznaczanie pozycji programu do przeniesienia i usuwania

Ponowne przypisanie – przeniesienie pozycji programu z jednej gałęzi programu do innej

12


Po wybraniu ikony możliwe będzie tworzenie nowej struktury programu inwestycyjnego. System otworzy poniższy ekran do wprowadzania struktury.


Ikona Działanie

Zaznaczanie kilku linii, zaznaczanie wszystkich linii, odznaczanie linii

Dodawanie jednej linii, dodawanie kilku linii, usuwanie linii, przesuwanie linii, kopiowanie

Sortowanie

Wyszukiwanie pozycji i kolejne wyszukiwanie pozycji

13


Po przesunięciu dolnego paska przewijania w prawo możliwe będzie uzupełnienie dla każdej pozycji pól Dział gospodarczy

Po skończeniu budowania struktury klikamy przycisk otrzymany zostanie następny ekran:

Dla każdej pozycji, poprzez 2-klik możliwe jest uzyskanie wglądu ekranów szczegółowych danych podstawowych.

14


Po wykonaniu wszystkich niezbędnych zmian należy zapamiętać wprowadzone

informacje klikając na klawisze Ctrl+S lub dyskietkę .

1.7. Wyświetlanie struktury programu inwestycyjnego

Menu Rachunkowość → Zarządzanie inwestycjami → Programy → Dane podstawowe → Struktura programu inwestycyjnego → Wyświetlanie

Transakcja IM23

Po wybraniu transakcji otrzymamy ekran selekcji:

15


Należy wybrać na ekranie selekcji nr programu, który ma być wyświetlony.


Dla każdej pozycji, poprzez 2-klik możliwe jest uzyskanie wglądu ekranów szczegółowych danych podstawowych.

16


W celu zaniechania zmian wykorzystać przyciski - Powrót, Koniec, Zaniechanie

1.8. Zmiana struktury programu inwestycyjnego – z kopiowaniem wartości

Menu Rachunkowość → Zarządzanie inwestycjami → Programy → Dane podstawowe → Struktura programu inwestycyjnego → Zmiana

Transakcja IM22Na ekranie selekcji transakcji wybieramy, który program będzie edytowany

17




Ikona Działanie

Tworzenie pozycji programu inwestycyjnego

Usuwanie pozycji programu inwestycyjnego

Rozwijanie i zwijanie struktury programu inwestycyjnego

Zaznaczanie pozycji programu do przeniesienia i usuwania

Ponowne przypisanie – przeniesienie pozycji programu z jednej gałęzi programu do innej

Po wybraniu ikony możliwe będzie tworzenie nowej struktury programu inwestycyjnego. System otworzy poniższy ekran do wprowadzania struktury.

18



Ikona Działanie

Zaznaczanie kilku linii, zaznaczanie wszystkich linii, odznaczanie linii

Dodawanie jednej linii, dodawanie kilku linii, usuwanie linii, przesuwanie linii, kopiowanie

Sortowanie

Wyszukiwanie pozycji i kolejne wyszukiwanie pozycji

Możliwe jest ułatwienie kopiowania danych. Po uruchomieniu w nowym oknie transakcji IM23 wykorzystuje się funkcję kopiuj wklej:

19


Klikamy CTRL+Y pojawi się kursor do zaznaczenia obszaru:

Zaznaczamy obszar do kopiowania (kopiujemy osobno „kolumny”). Zaznaczony obszar zostanie odświetlony:

Przechodzimy do sesji tworzenia struktury i wklejamy klikając CTRL+V:

Zmieniamy nr działu gospodarczego w ID pozycji:

20


Kopiujemy opis:

Wracamy do sesji tworzenia nowej struktury i wklejamy klikając CTRL+V:

Tą czynność wykonujemy dla pozostałych pozycji programu inwestycyjnego.


21




Kopiowanie z wzorca możemy również wykonać przenosząc dane do Excela zmieniając nr działu gospodarczego i kopiując bezpośrednio zmienione dane.

Kopiujemy całość:

Przechodzimy do Excela i wklejamy CTRL+V:

22


Wybieramy funkcje zamiany tekstów kolumny:

23


Wybieramy parametr „Stała szerokość”:

Klikamy na klawisz „Dalej”:

Klikamy na klawisz „Zakończ”:

Nr ID pozycji i opis jest w oddzielnych kolumnach. Zamieniamy D312 na D957 klikając na CTRL+H:

24


Klikamy na klawisz „Zamień wszystko”:

Potwierdzamy komunikat:

Klikamy na klawisz „Zamknij”:

Numer pozycji został zmieniony. Zaznaczamy obie kolumny i kopiujemy CTRL+C:

25


Przechodzimy do tworzenia struktury programu i wklejamy nowe wartości CTRL+V:


26




27


2 Historia dokumentu

Data Autor Wersja Opis2015-10-01

Tomasz Maroń V 1.0 Wersja wstępna

2016-04-20

Tomasz Maroń V 1.0 Uzupełnienie po szkoleniu administratorów

28

Documents

COPS011_Obsługa danych podst programu … · Web viewJednostka organizacyjna /jednostka gospodarcza – dział gospodarczy, Działalności, Podtyp działalności Numeracja programów