MODELO DE CHECK-LIST PARA PARTICIPAÇÃO EM FEIRAS

NOME DO EVENTO:

DATA: HORÁRIO:

LOCAL:

PÚBLICO-ALVO:

OBJETIVO DO SENAC:

ATIVIDADES PRAZO RESPONSÁVEL STATUS OBSERVAÇÃO

ANTES DO EVENTO

Ler/Analisar manual de expositor

Definição da equipe de trabalho

Definir a programação e atividade

Inserir na agenda de eventos

Orçamentos / Contratações

Contratação de Espaço

Negociação de apoio

Solicitar materiais para pastas e stand

Solicitar Projetos de stand

Cupons para sorteios

Criação/solicitação de e-mails marketing

Aprovar projeto do stand

Internet

Locação de computadores/equipamentos

Produzir material para o evento

volante / folder

cupons

programação

Segurança local

Hospedagem equipe

Transporte equipe

Transporte dos materiais para montagem/desmontagem

Alimentação (biscoitos, salgados, coquetel)

biscoito / amantegados

salgados

coquetel

Bebida

água

café (térmica ou máquina?)

refrigerante

vinho/champagne

suco

Insumos (copos, açúcar, mexedores, guardanapos)

copos/taças

açúcar

mexedores

guardanapos

Garçons

Limpeza

Ações

Contratações - Pessoal

Convidar funcionário/parceiros para trabalhar no stand

Montar escalas de trabalho

Enviar nomes para as credenciais

Envio de e-mail marketing convidando para o stand

Reunião de Planejamento do Evento e definição de objetivos

que público atingir, número de atendimentos, produtos/serviços adequados a esse público.

contratar uma pessao? Negociar com recepcionista e providenciar kit?

Solicitar plano de assessoria de imprensa e enviar informações de participação e projeto do stand

Informar dados sobre o evento e objetivos da participação. Sugerir o número de pessoas para não ter uma equipe muito grande na feira

Enviar para os envolvidos a escala de trabalho e projeto do stand e informações sobre o uniforme, objetivos e estratégias da feira.

Envio de e-mail marketing com a programação do stand

Envio de e-mail marketing para marcar visita no stand

Enviar contrapartidas de apoio para a feira

Divulgar ações nas mídias sociais

Preparar material para equipe de atendimento

Controle de atendimento com e-mail

Informações sobre o evento,

programação do stand

objetivos do Senac

manual de recepcionista

NO DIA DO EVENTO - estar tudo pronto 2h antes do evento iniciar

Montagem

Organizar os materiais promocionais

Analisar se o projeto está ok com o stand entregue

Solicitar reparos do stand

Passar informações para equipe de recepção

Durante a feira

Recepcionar os participantes, convidados e imprensa

Controle de presença dos visitantes

Entregar material de apoio ou material de divulgação

Fotografar todas as ações

PÓS-EVENTO

Realizar a avaliação do evento

Realizar um relatório do evento

Nº de atendimento

Valores

Observações

fotos

descrição de atividades

Assessoria de imprensa

Envio de e-mail marketing para divulgar alguma promoção no stand

material para pastas, vídeos, outros (caso seja apoiador)

Ter contatos da equipe e fornecedores (nº do telefone celular)

Fazer o fechamento de valores investidos e encaminhar pagamentos pendentes

Enviar e-mail marketing de agradecimento para os visitantes