7�

coordinación técnica

preparación

exhibición

clausura

7�

7�

El elevado número de profesionales que generalmente se vinculan a la producción y realización de una exposición temporal, unido a la multiplicidad de tareas que de ellos

se requiere, necesita una puesta en común de todos estos factores.

Si se le añaden las posibles alteraciones o modificaciones que puedan surgir durante el desarrollo del proyecto

expositivo, y a las que habrá que dar cumplida respuesta, veremos como se perfila un bloque de trabajos

específicos que se suelen agrupar bajo la denominación de COORDINACIÓN TÉCNICA y de la cual dependerá, en buena medida, la adecuada evolución de todas las fases

necesarias para la realización de una exposición temporal.

La coordinación técnica de toda exposición requiere, por lo tanto, de una fase de preparación, previa al período de su exhibición al público, así como una fase de clausura en la que se realizarán una serie de trabajos para proceder al

cierre de la misma y a su posterior evaluación.

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preparación

Esta primera fase de la coordinación técnica se inicia con la solicitud del préstamo de todos los bienes culturales que van a participar en la exposición, considerando prestador al titular del mismo y prestatario a la Institución o entidad organizadora de la exposición temporal.

Una vez confirmados y aceptados los préstamos por ambas partes se procederá a gestionar la contratación de los seguros correspondientes, siempre en la modalidad de “clavo a clavo”, y de acuerdo con la cuantía de valoración del bien declarada por el prestador.

El traslado de los bienes desde sus lugares de procedencia hasta la sala de exposición se realizará siempre por personal especializado en trabajos de embalaje y transporte de bienes culturales.

Su instalación en la sala se realizará también por personal especializado en la manipulación de este tipo de objetos, de acuerdo con el proyecto de montaje elaborado por el diseñador, quien asumirá la dirección técnica y realizará la supervisión en colaboración con el comisario y el coordinador técnico.

Una vez efectuado el montaje, y comprobado el correcto funcionamiento de todos los mecanismos y sistemas habilitados para la adecuada conservación preventiva y seguridad de los objetos durante su exhibición pública, se dará por concluida la fase de preparación de la exposición.

préstamos

seguros

embalaje y transporte

montaje

75

préstamos

Concepto

En España, el contrato de préstamo se regula por el artículo �740 del Código Civil, que establece:

“Por el contrato de préstamo, una de las partes entrega a la otra, o alguna cosa no fungible para que se use de ella por cierto tiempo y se la devuelva, en cuyo caso se llama comodato, o dinero u otra cosa fungible, con condición de devolver otro tanto de la misma especie y calidad, en cuyo caso conserva simplemente el nombre de préstamo. El comodato es esencialmente gratuito”

En los artículos siguientes se determinan las obligaciones de ambas partes:

Obligaciones del prestatario:

Conservar la cosa prestada.

Satisfacer los gastos necesarios para su uso.

Devolver la cosa prestada a la terminación del contrato.

Responder del objeto cuando se pierda, en cuyo caso entregará el valor de la tasación pactada de la cosa.

El prestatario no responde de los deterioros que sobrevengan a la cosa prestada por el solo efecto del uso y sin culpa suya.

Obligaciones del prestador:

El prestador no puede reclamar la cosa prestada sino después de concluido el uso para que la prestó.

Respetar las condiciones del préstamo.

Titularidad de los bienes culturales

Tanto los prestadores como los prestatarios podrán ser personas físicas o jurídicas, y a su vez, estas últimas, de carácter público o privado. Para que la tramitación de los préstamos se realice de la manera más ágil y adecuada posible será necesario tener en cuenta las regulaciones específicas sobre esta materia.

7�

Titularidad Pública

En el ámbito de la Titularidad Pública los bienes del Patrimonio Histórico Español se custodian con carácter general en Archivos, Bibliotecas y Museos dependientes de las diferentes administraciones (Local, Autonómica o Estatal), cada una de ellas con sus propias normativas desarrolladas en el ámbito de sus competencias.

Para los bienes del Patrimonio Histórico Español, pertenecientes a la Administración del Estado y sus Organismos Autónomos, asignados a Museos, Bibliotecas y Archivos de Titularidad Estatal la normativa básica aplicable es:

Ley �6/�985, de 25 junio, del Patrimonio Histórico Español y normas de desarrollo.

Real Decreto 620/�987, de �0 de abril por el que se aprueba el Reglamento de Museos de Titularidad Estatal y del Sistema Español de Museos.

Real Decreto 582/�989, de �9 de mayo, por el que se aprueba el Reglamento de Bibliotecas Públicas del Estado y del Sistema Español de Bibliotecas.

Decreto de 22 de noviembre de �90�, por el que se aprueba el Reglamento de Archivo del Estado.

En lo referente al préstamo de bienes del Patrimonio Histórico Español para exposiciones temporales el Reglamento de Museos de Titularidad Estatal y del Sistema Español de Museos establece, en su articulo 6, que: “ toda salida de estos bienes fuera de las instalaciones del Museo al que están asignados, incluso para participar en exposiciones temporales, deberá ser previamente autorizada mediante Orden del Ministerio correspondiente”

Para los bienes del Patrimonio Histórico de Titularidad de las Comunidades Autónomas y Entidades Locales, se aplicarán sus normas al respecto, y con carácter subsidiario la Ley �6/�985, de 25 junio, del Patrimonio Histórico Español.

Titularidad Privada

En el ámbito de la titularidad privada, y entre las instituciones habitualmente relacionadas con el préstamo para exposiciones temporales, destacan las fundaciones sin ánimo de lucro, las instituciones eclesiásticas, colecciones corporativas, coleccionistas particulares, etc. En general, todas ellas deberán actuar de acuerdo a su propia regulación interna para que los órganos directivos, consejos de dirección o patronatos procedan a autorizar el préstamo de los bienes culturales.

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Solicitud de préstamos

Una vez definida la relación total de los bienes culturales que se desea que participen en la exposición, localizados en los diferentes museos, Instituciones o colecciones, se envía la solicitud formal a cada uno de los prestadores, a través de:

Carta de Solicitud de Préstamo

Es el escrito mediante el cual el organizador de la exposición solicita, a los diferentes propietarios o titulares, el préstamo temporal de los bienes culturales.

Entre los aspectos que debe reflejar, conviene destacar:

Institución o Entidad organizadora.

Título de la exposición.

Lugar y fechas de su celebración.

Presentación del comisariado de la exposición.

Objeto y finalidad de la exposición.

Enumeración de los objetos solicitados y justificación de su inclusión en la exposición.

Compromisos a que se obliga el organizador en materia de conservación preventiva y seguro de los objetos solicitados.

Datos de contacto de la Coordinación.

A esta carta de solicitud se adjuntarán los siguientes documentos:

Formulario de préstamo

Condiciones técnicas de la sala de exposición temporal

Formulario de préstamo�

A través de este formulario se recaban una serie de datos que resultan imprescindibles para iniciar la preparación de la exposición:

Sobre el prestador (forma en la que desea ser mencionado en el catálogo y la gráfica de la exposición, lugar de recogida y devolución de los bienes solicitados, etc)

Sobre cada uno de los bienes solicitados (objeto, autor, fecha, medidas del objeto, medidas para su embalaje, etc)

El prestador deberá cumplimentar y firmar este formulario y retornarlo al organizador de la exposición.

� Ver modelos en el Anexo de Coordinación Técnica

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A la recepción de los formularios se plantearán diferentes posibilidades:

Aceptación del préstamo.

Aceptación condicionada a la restauración de los objetos solicitados.

Denegación del préstamo, con propuesta alternativa de otros objetos.

Denegación del préstamo.

A partir de la información recibida se elaborará la lista definitiva de los objetos que integrarán la exposición, y que se constituye en el documento básico de trabajo.

Documento de condiciones técnicas de la sala de exposición temporal�

Las condiciones técnicas que reúna la sala donde se celebrará la exposición, serán una garantía para el prestador de que los bienes culturales cedidos se exhibirán en las condiciones idóneas para su mantenimiento y conservación.

En este documento se detallarán los siguientes datos:

Descripción del edificio y su situación en el entorno.

Descripción de la sala de exposiciones temporales

Condiciones ambientales de la sala, detallando parámetros de temperatura, humedad relativa, iluminación.

Control de agentes contaminantes.

Condiciones de seguridad de la sala.

Protección contra incendios.

Protección contra intrusión, daños y robos.

Vigilancia humana y mecánica.

Accesibilidad y servicios para el público.

Préstamos internacionales

La colaboración de carácter internacional entre Instituciones y entidades de diferentes países para la realización de exposiciones temporales, ha hecho que la movilidad de bienes culturales entre países se haya convertido en una práctica habitual y consolidada en el ámbito de las exposiciones temporales. Dicha práctica se ha visto respaldada por diferentes Tratados y Convenios de carácter internacional. No obstante y con independencia de su firma y ratificación por los Estados, estos podrán a su vez establecer los mecanismos de protección que consideren oportunos para el control de su propio patrimonio histórico.

2 Ver modelos en el Anexo de Coordinación Técnica

7�

En este sentido la Ley �6/�985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español establece que todas las obras del Patrimonio Histórico Español que hayan sido declaradas Bienes de Interés Cultural, o hayan sido incluidas en el Inventario General de Bienes Muebles, o tengan una antigüedad igual o superior a cien años, con independencia de su titularidad pública o privada, requieren de un Permiso de Exportación Temporal.

La Dirección General de Bellas Artes y Bienes Culturales autorizará o denegará dicho permiso previo informe de la Junta de Calificación, Valoración y Exportación de Bienes del Patrimonio Histórico Español, órgano consultivo de la Administración del Estado, que tiene entre sus competencias la de informar todas las solicitudes de exportación temporal de bienes del Patrimonio Histórico Español.

En las Comunidades Autónomas donde se haya legislado sobre la materia, será necesario tramitar el permiso de exportación temporal a través de sus propios órganos competentes con carácter previo a la autorización por parte de la Dirección General de Bellas Artes y Bienes Culturales.

A parte de los permisos señalados es necesario tramitar la documentación aduanera para que los bienes puedan salir y regresar del territorio español. Esta documentación es diferente según que el país de destino sea miembro de la Unión Europea o no. Con carácter general es obligatorio la cumplimentación del Documento Único Aduanero (D.U.A.)3. Dicho documento, junto al Permiso de Exportación Temporal es de obligada presentación en la aduana y sin ellos, los bienes no podrán salir del país.

El control de las mercancías en el momento de pasar la aduana es riguroso, por lo que se recomienda gestionar que la inspección de los bienes se realice en la sede de la Institución prestataria, para evitar la apertura de los embalajes en las aduanas donde las condiciones no suelen ser las idóneas para la conservación

de los objetos.

Plazos de solicitud

La solicitud del préstamo temporal deberá hacerse con el tiempo de antelación suficiente para que los prestadores puedan realizar los trámites necesarios dentro de sus organismos u organizaciones para la autorización de dicho préstamo (consultas a diferentes Órganos directivos, Patronatos, Consejos de dirección, etc...) y proceder a la solicitud de diferentes Órdenes Ministeriales (en el caso de instituciones de titularidad estatal), solicitud de permisos de exportación, etc.

3 Para todos los trámites consultar la página web del Ministerio de Economía y Hacienda www.minhac.es

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Es requisito habitual, entre las Instituciones museísticas, que la solicitud de los préstamos temporales se realice con una antelación mínima de 6 meses para Instituciones que radican en España y de �2 meses para Instituciones que radican en el extranjero.

segurosLa participación de los bienes culturales en exposiciones temporales implica diferentes situaciones de riesgo para la conservación e integridad física de los mismos por ello, una vez aceptado el préstamo, será el organizador de la exposición temporal quien deberá asumir la responsabilidad sobre dicha conservación física.

El tiempo durante el que el organizador debe ejercitar dicha responsabilidad no se limita al de la exhibición pública de los objetos, sino que se amplia a un período mayor durante el que se realizarán los trabajos de embalaje y traslado a la sala de exposición hasta que, una vez finalizada la muestra se proceda a su devolución al lugar de procedencia.

La modalidad de seguro empleada para las exposiciones temporales es la denominada “clavo a clavo” nomenclatura que indica de manera muy gráfica, que la póliza cubre los riesgos desde el momento en que se inicia la desinstalación de la obra hasta que se vuelve a instalar en el mismo emplazamiento4. El período de cobertura, por tanto, no es sólo el de las fechas exactas de la exposición, si no entre �0 y �5 días antes de la inauguración y después de la clausura para asegurar el bien desde que sale de su lugar de procedencia hasta su devolución al mismo lugar.

Es también práctica generalizada que el organizador sufrague los gastos que conlleva la contratación de un seguro comercial para los bienes culturales de acuerdo con la valoración declarada por el prestador.

Suscripción de póliza con compañía privada

La obligación de asegurar; deriva de la obligación legal de restituir el valor de la cosa prestada en caso de pérdida, o del valor que repare el daño causado.

Según la Ley 50/�980 de 8 octubre de Contrato de Seguro se entiende por contrato de seguro : “aquel por el que el asegurador se obliga, mediante el cobro de una prima y para el caso de que se produzca el evento cuyo riesgo es objeto de cobertura, a indemnizar, dentro de los límites pactados, el daño

4 Aunque en sentido estricto, el concepto “clavo a clavo” se podría entender referido a objetos que se cuelgan en una pared, su uso generalizado se hace extensible para todo tipo de instalación, indicando principio y fin de la manipulación necesaria para el traslado del objeto.

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producido al asegurador o a satisfacer un capital, una renta u otras prestaciones convenidas.”

Para la suscripción de una póliza de seguro se deberá especificar a la compañía el número de prestadores o beneficiarios, la relación de todos los bienes que se pretende asegurar y el valor de cada uno de ellos siempre otorgado por el prestador, así como los lugares de procedencia de los bienes y el lugar donde se va a celebrar la exposición con detalle sobre el medio de transporte que se pretende utilizar.

Principales figuras del contrato de seguro:

ASEGURADOR: Persona jurídica que asume el riesgo contractualmente pactado.

TOMADOR DEL SEGURO: Persona física o jurídica que, juntamente con el Asegurador, suscribe esta póliza, y al que corresponden las obligaciones que del mismo se deriven, salvo las que por su naturaleza deban ser cumplidas por el Asegurado.

ASEGURADO: La persona, física o jurídica, titular del interés objeto del seguro y que en defecto del Tomador asume las obligaciones derivadas del contrato.

BENEFICIARIO: La persona, física o jurídica, que, previa cesión por el Asegurado, resulta titular del derecho a la indemnización.

Cláusulas de la Póliza:

Las pólizas que se suscriben con las Compañías de Seguros se rigen de acuerdo a las Normas Internacionales de Seguros de carga o mercancías. Con carácter general se contempla la cláusula :

Institute Cargo Clauses (tipo A)5 Seguro de carga o mercancías contra todo riesgo, que cubre daño o pérdida del objeto asegurado, excepto pérdida inevitable por vicio inherente o natural del objeto o por embalaje insuficiente o inadecuado.

Hay un tipo de riesgos que no están cubiertos por la cláusula Institute Cargo Clauses (A) por lo que, se incluirán las siguientes cláusulas en la póliza:

Cobertura en caso de huelga (Institute Strikes Clauses).

Cobertura en caso de situación de guerra (Institute War Clauses).

Cláusula de exclusión por contaminación radiactiva.

5 Las normas internacionales de seguros Institute Cargo Clauses [ICC] contemplan las modalidades “A”, “B” y “C”. Para el seguro de los bienes culturales se contratará siempre la modalidad “A” por ser la que da cobertura contra todo riesgo.

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Cláusula que proporcione cobertura de terrorismo.

Además y en relación con el movimiento de bienes culturales para exposiciones temporales se tendrán en cuenta otras más específicas:

Cláusula de daños ocasionados por terceras personas ajenas a la exposición

Cláusula de exoneración a transportistas, por daños o desperfectos ocasionados a los objetos asegurados durante su manipulación y transporte, salvo apreciación de dolo.

Cláusula de liquidación de siniestros sin franquicia. Los siniestros se liquidarán sin deducción de franquicia alguna.

Cláusula de descabalamiento. Cubre la depreciación o demérito que pueda sufrir un conjunto o colección, en caso de avería o daño parcial o total de un objeto u objetos que formen parte de la misma.

Cláusula de opción de recompra, sin límite de duración. Si los aseguradores recobrasen una propiedad por la cual ellos hubieran indemnizado al asegurado, este tendrá el derecho de recompra sobre dicha propiedad a los aseguradores.

Cláusula de depreciación y/o demérito artístico. Cuando se produce como consecuencia de un accidente incluido en la póliza. El importe de la restauración o reparación sumado al de la pérdida de valor, no excederá el importe correspondiente al valor asegurado del objeto.

Cláusula de museo. Independientemente de la naturaleza y el importe total de los daños, las obras de arte aseguradas seguirán en propiedad de la persona o personas que detenten dicha propiedad en el momento inmediatamente anterior al siniestro, no pudiendo, en ningún caso, superar la indemnización el valor asegurado pactado entre las partes.

Cláusula de marcos. Incluye la cobertura de daños producidos a los marcos de las obras de arte aseguradas.

Cláusula de cristal. Incluye la cobertura de daños producidos a cristales protectores de pinturas, grabados, dibujos, etc.

Con carácter general, y salvo especificaciones de cada póliza en particular, se comunicará el siniestro en un plazo máximo de 7 días, tras su conocimiento.

A efectos de solicitar la indemnización se deben conservar restos y vestigios del siniestro que permitan la actuación pericial, aportando documentación probatoria de los daños como fotografías, actas notariales, etc...

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Garantía del Estado�

Cuando la exposición temporal se organice en Museos, Bibliotecas o Archivos de Titularidad Estatal y gestión exclusiva del Ministerio de Cultura y sus Organismos Autónomos o entidades asimiladas, se podrá solicitar la Garantía del Estado para asegurar las obras que participan en la exposición.

La Garantía del Estado es un sistema de aseguramiento público por el cual el Estado podrá comprometerse a indemnizar las obras de relevante interés artístico, histórico, paleontológico, arqueológico, etnográfico, científico o técnico que se cedan temporalmente para su exhibición frente a la posible destrucción, pérdida, sustracción o daño que puedan sufrir en el período comprendido entre el préstamo de la obra y el momento de devolución de la misma a su titular.

La concesión de la Garantía del Estado puede significar una minoración importante en la partida presupuestaria destinada a la contratación de la póliza del seguro de la exposición temporal. Se utilizará sobre todo en aquellos casos en que el valor de las piezas exhibidas sea de gran relevancia.

La Ley de Presupuestos Generales del Estado de cada año fija el límite máximo del compromiso de la Garantía del Estado tanto global como por exposición. La garantía otorgada por el Estado para obras integrantes de una misma exposición no cubrirá las indemnizaciones por la destrucción, pérdida, sustracción o daño de estas obras, hasta los límites fijados en el Real Decreto. Por esta razón, será necesario la contratación de una póliza de seguro privada y complementaria por las cantidades correspondientes según la valoración total de los objetos por los que se solicita la Garantía del Estado.

Solicitud

Se tramitará ante la Subdirección General de Protección del Patrimonio Histórico, y en la solicitud deberán constar los siguientes datos:

a) Duración de la exposición y lugar de la misma.

b) Descripción de las obras, justificando su relevante interés artístico, cultural, científico o técnico.

c) Valor de cada una de las obras declarado por el cedente y aceptado por el Director de la Institución que formula la solicitud. En el caso de que intervengan tasadores o peritos, se adjuntará copia de la valoración efectuada por éstos.

6 La Garantía del Estado se regula por Real Decreto �680/�99�, de �5 de noviembre, de desarrollo de la Disposición Adicional Novena de la Ley �6/�985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español.

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d) Procedimientos previstos para realizar los informes sobre el estado de conservación de las obras antes de su entrega a la institución cesionaria y en el momento de su devolución al cedente.

e) Medidas de conservación y seguridad en el embalaje, transporte y durante la exhibición de las obras, con mención expresa del valor máximo de las obras que se trasladarán en un solo transporte.

f) Seguros contratados, o que se proyecte contratar, para atender las cantidades no cubiertas por la garantía.

Se aportará escrito en el que conste la conformidad del cedente o prestador de la obra sobre los extremos contenidos en la solicitud, así como el sometimiento expreso de éste al Real Decreto y demás normas reguladoras de la Garantía del Estado para obras de interés cultural.

Debe solicitarse con una antelación mínima de tres meses antes de iniciarse el embalaje y traslado de objetos a la sala de exposición.

La concesión de la Garantía del Estado se realiza a través de una Orden Ministerial que se publica en el Boletín Oficial del Estado, con mención expresa de todas las obras acogidas a esta garantía y sus valoraciones. Antes de la recogida de las obras, el prestador recibirá una comunicación escrita de la Subdirección General de Promoción de las Bellas Artes por la que le informará de dicha publicación.

Indemnización:

La cobertura de los riesgos se articula a través de un sistema de indemnizaciones similar al realizado por una compañía de seguros privada.

La cuantía de la indemnización no podrá exceder del valor declarado en la solicitud y reconocido en la Orden de otorgamiento de la Garantía del Estado y se determinará conforme a las siguientes reglas:

�. Por pérdida, sustracción o destrucción de la obra, el Ministerio de Cultura abonará al cedente de ésta una cantidad igual al valor de la obra declarado en la solicitud y reconocido en la Orden de otorgamiento de la garantía del Estado.

2. Por daño de la obra, la indemnización comprenderá:

a) el costo razonable de la restauración de la obra establecido de mutuo acuerdo entre el cedente y el Ministerio de Cultura o, de no llegar a tal acuerdo, el determinado por un perito mutuamente aceptado por ambas partes,

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b) una cantidad igual a la depreciación en el valor de mercado de la obra, después de la restauración, estableciéndose dicha cantidad de mutuo acuerdo entre el cedente y el Ministerio de Cultura o, en caso de no existir tal acuerdo, el determinado por un perito aceptado por ambas partes.

La Administración del Estado, una vez abonada la indemnización podrá:

a) Repetir contra la Institución cesionaria por la cantidad pagada, cuando la destrucción, pérdida, sustracción o daño de la obra se haya producido por incumplimiento de lo establecido en la Orden de otorgamiento de la garantía, negligencia grave o dolo de esa institución, o

b) Ejercitar los derechos y las acciones que por razón del siniestro correspondieran a la institución cesionaria y al cedente de la obra frente a cualquier persona distinta de éstos que sea responsable del mismo y hasta el límite de la indemnización.

La Administración no tendrá derecho a la subrogación contra empaquetadores, transportistas o cualquier otra persona o entidad relacionada con la manipulación, transporte e instalación de las obras, excepto cuando la destrucción, pérdida, sustracción o daño de éstas haya sido causado por negligencia o dolo.

En caso de recuperación de la obra perdida o sustraída, el cedente podrá conservar su derecho sobre ésta, previa devolución a la Administración del Estado de la indemnización percibida y actualizada conforme al Índice de Precios al Consumo.

La Garantía del Estado no cubre la destrucción, pérdida, sustracción o daño de las obras debidos a:

a) Vicio propio o cualidad intrínseca del bien objeto de la garantía.

b) El simple transcurso del tiempo.

c) La acción u omisión deliberada del cedente de la obra, sus empleados o agentes.

d) Incautación, retención, embargo de la obra o medida similar instada por un tercero y acordada por el órgano competente.

e) Explosión nuclear.

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embalaje y transporteLos momentos de manipulación y traslado de los bienes culturales son situaciones de máximo riesgo para su integridad física, por tanto, extremar las medidas de protección y seguridad al respecto no es sólo un compromiso que el organizador adquiere con el prestador, sino un aspecto a tener en cuenta por todos los profesionales que intervienen en la preparación de la exposición.

Para llevar a cabo estos trabajos se contratará una empresa especializada, a la que se le especificarán las necesidades concretas de los embalajes y del transporte, que dependerán de las características de los objetos. Esta información habrá sido recabada del prestador a través del formulario de préstamo7.

El seguimiento de todo este proceso, por parte del organizador de la exposición, es clave para evitar posibles contratiempos en la recogida de los bienes en sus lugares de origen y su traslado a la sala de exposiciones.

Características de los embalajes

Las características de cada embalaje dependerán del tipo de objeto, su material, fragilidad, medidas, peso y estado de conservación, así como del tipo de transporte que se utilice: terrestre, aéreo o marítimo, la distancia del recorrido y el tipo de exposición, en el supuesto de que se contemple itinerancia de la misma. Esta información será proporcionada por el organizador a la empresa que construya los embalajes.

Con carácter general para la construcción de los embalajes, se tendrán en cuenta los siguientes criterios:

Han de ser cajas metálicas o de madera resistente (no de tablero aglomerado) tratadas con ignifugantes y antiparasitarios.

Se construirán con material que amortigüe golpes y vibraciones.

Estas cajas llevarán preferentemente tacos o listones externos para aislarlas del suelo y evitar su arrastre, así como asas metálicas para su manipulación.

El sistema de cierre será con tornillos a presión, o mediante anclajes.

Todos los embalajes dispondrán de aislantes térmico y de humedad para mantener los parámetros habituales de temperatura y humedad relativa del objeto.

Los materiales empleados en los embalajes serán químicamente estables y neutros y los que se utilicen en contacto directo con la obra no podrán ser abrasivos. Además serán resistentes a la rotura.

7 Ver apartado de Solicitud de préstamo

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Podrán ser embalajes individuales o compartidos dependiendo de la fragilidad y tamaño de los objetos. Si se trata de un embalaje compartido, deberá estar compartimentado para individualizar e inmovilizar cada uno de los objetos.

Se señalizarán con flechas de posición vertical, en lugar visible, para su almacenamiento y transporte.

Si fuera necesario y para mayor seguridad, según cada caso, se podrán construir embalajes con materiales ignífugos, impermeabilizar las cajas con cierres herméticos empleando neopreno en las juntas, etc.

Del mismo modo durante el transporte podrán incrementarse las medidas de seguridad mediante candados o precintos de seguridad para evitar su apertura durante el traslado, teniendo en cuenta que nunca se señalizará el contenido en el exterior y sólo se identificarán las cajas a través de números que serán referenciados en los listados de transporte.

Tipos de transporte

En España, los tipos de transporte utilizados para el traslado de bienes culturales son sobre todo el terrestre -por carretera- y el aéreo y, en menor medida, el marítimo. Cada uno de ellos plantea además de los riesgos generales que conlleva cualquier traslado, el sometimiento a determinados riesgos específicos como son: las vibraciones, cuando se realiza por carretera; los cambios de presión, cuando se trata de vuelos; y la elevadísima humedad en el caso del transporte marítimo.

Puesto que cada uno de ellos presenta sus propias peculiaridades, éstas condicionarán las características de los embalajes que se utilicen.

Terrestre:

Siempre que el estado de las carreteras lo permita, el camión es el medio de transporte terrestre que ofrece más seguridad y menor riesgo para el traslado de los bienes culturales, ya que reduce las situaciones de carga y descarga a los lugares de origen y destino, admitiendo objetos de gran tamaño, flexibilidad horaria, control de la conservación preventiva y seguridad.

Las empresas especializadas en el transporte de este tipo de bienes cuentan con camiones bien equipados con aislamiento térmico, suspensión neumática y trampillas elevadoras para realizar el traslado en buenas condiciones, y en casos especiales, carrocería blindada.

Además, dispondrán de sistemas de detección y extinción de incendios, así como sistemas de medición y regulación de la temperatura y la humedad desde la cabina, y sistemas de alarma contra intrusión.

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El respeto de la normativa vigente sobre transporte y seguridad y la obligatoriedad, dependiendo del itinerario, de dos conductores por vehículo serán requisitos ineludibles para la contratación de este tipo de transporte.

Aéreo:

Cuando las distancias o los recorridos entre el lugar de origen y el de destino no permitan la utilización del transporte por carretera, se utilizará el avión para el traslado de los bienes culturales ya que se reducen los tiempos de desplazamiento. Para ello se deberán elegir los vuelos con menos escalas y trayectos más cortos, y tener en cuenta el tipo de carga con la que compartirán el vuelo (alimentos perecederos, animales vivos, etc).

Cuando viajen en el interior de la bodega del avión:

Lo harán dentro de contenedores.

Si no es posible, porque las medidas de los embalajes no permiten su introducción en contenedores, viajarán debidamente paletizadas.

Siempre irán en la posición indicada en el exterior del embalaje y en la dirección del vuelo si es necesario.

Siempre en cámaras presurizadas.

Si el tamaño lo permite, y así lo indica el prestador, las obras viajarán en la cabina de pasajeros junto al correo que supervisa el traslado del objeto.

La vigilancia y control de seguridad en la terminal de carga del aeropuerto, tanto en origen como en destino, comprenderá la manipulación, paletización y carga, y demás traslados que se realicen en las terminales de carga y recintos aduaneros.

Marítimo:

En general este tipo de transporte es, con mucho, el menos utilizado ya que alarga excesivamente el tiempo de tránsito de los bienes culturales.

No obstante, si por la envergadura de los bienes, debido a un tamaño y peso excesivos, hubiera de utilizarse este tipo de transporte será necesario construir los embalajes adecuados para soportar las condiciones de humedad extremas asegurando su total impermeabilización y aislamiento.

Al igual que en el transporte aéreo se deberán tener en cuenta las cargas con las que compartirán la bodega, así como el mantenimiento de la vigilancia y la seguridad extremas en las zonas de carga y descarga de los muelles.

8�

Itinerarios

Al organizar los itinerarios para el traslado de los bienes al lugar de la exposición, deben considerarse el tipo de transporte y las necesidades de conservación preventiva de cada uno de los objetos, intentando siempre realizar los trayectos más cortos posible.

Los itinerarios propuestos serán comunicados a los diferentes prestadores para su aceptación. Si la longitud del trayecto entre los lugares de origen y destino obliga a realizar alguna pernocta, los bienes culturales deberán custodiarse en un recinto protegido. Los espacios más utilizados suelen ser los almacenes de la empresa encargada del transporte o Cuarteles de la Guardia Civil, en este último caso se solicitará el correspondiente permiso con la debida antelación.

Correos

Entre las condiciones del préstamo, los prestadores podrán solicitar la asistencia de una persona, denominada correo, para supervisar que los trabajos de manipulación, embalaje y transporte de los objetos que ceden para la exposición, se realicen en condiciones óptimas para su conservación preventiva.

Entre las funciones del correo destacan:

Supervisar las diferentes fases de embalaje, transporte y montaje para que se realicen de acuerdo a las cláusulas establecidas en el préstamo.

Acompañar a las piezas durante su traslado cuando el prestador así lo decida.

Generalmente, la empresa de transportes se ocupará de gestionar el alojamiento en hotel de 3 estrellas y dietas del correo, durante el tiempo que dure su desplazamiento.

Es norma consensuada entre instituciones museísticas que la duración del des-plazamiento será de 2 días y � noche para viajes en España; 4 días y 3 noches para viajes en Europa; y 6 días y 5 noches, en viajes intercontinentales.

Escolta

En ocasiones, y cuando los objetos transportados superan determinadas valoraciones, algunos prestadores podrán exigir la presencia de escolta durante su transporte como medida de seguridad complementaria. La escolta puede ser oficial o privada, dependiendo si el organizador de la muestra es un organismo público o privado, y podrá ser en territorio nacional o internacional. La gestión de la misma y la asunción del gasto se realizará por el organizador de la exposición.

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La solicitud de escolta policial8 se realizará mediante la cumplimentación de un cuestionario en el que se especificarán los datos relativos a:

Organismo oficial que cursa la petición.

Título de la exposición.

Tiempo de duración de la exposición.

Nombre y datos del propietario o titular de los bienes.

Valoración económica de los objetos.

Fecha, lugar y hora del inicio del traslado (lugar de origen).

Fecha, lugar y hora de su finalización (lugar de destino).

Nombre y datos de la persona que actúa como correo o enlace.

Denominación de la empresa de transportes.

Domicilio social de la empresa de transportes.

Nombre y datos de contacto de la persona responsable en la empresa.

Nombre y datos de los conductores.

Datos del vehículo (marca, modelo, color, nº matrícula...).

Itinerario a realizar.

Dicha petición debe ser presentada con un período de antelación de un mínimo de 4 días dentro de la misma ciudad o provincia, 6 días si es un traslado interprovincial y �0 días para países extranjeros.

Recogida de los bienes

Con el fin de que la empresa de transporte a la que se encargue el embalaje y recogida de los bienes pueda realizar su cometido, con carácter general se le proporcionará la siguiente información:

Relación numerada de objetos, indicando:

Título, material y técnica.

Medidas.

Peso o cualquier otra característica en aquellos casos en los que ese dato pueda ser un factor importante tanto para la manipulación como para el propio transporte de la obra.

Tipos de embalajes requeridos según las particularidades de los objetos a transportar.

Condiciones requeridas para el transporte terrestre.

8 Para todos los trámites dirigirse a la Comisaría General de Seguridad Ciudadana, Unidad Central de Protección, Brigada de Protecciones Especiales.

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Enumeración de los lugares de procedencia de los objetos: país-ciudad, y número de prestadores en cada uno de ellos.

El número de personas, españolas o extranjeras, que acompañarán a los bienes en calidad de correos.

Además y para proceder a una rápida y efectiva carga de los bienes, se le proporcionarán datos precisos sobre:

La dirección de la institución en la que se encuentren físicamente los bienes, que puede ser diferente de la dirección del prestador.

El horario para realizar el embalaje y recogida.

La accesibilidad del edificio.

El nombre y los datos de contacto del personal responsable de la institución.

La localización de los objetos dentro del edificio: si están en la zona de exposición permanente, almacenes, etc y el tipo de accesos a dicha zona a través de escaleras, ascensores, etc.

Si precisan desmontaje y las condiciones del mismo.

Una vez embalados todos los objetos, el prestador o la persona responsable por él designada firmará el recibo o albarán de entrega a la empresa de transporte, quien entregará una copia al prestador, otra al prestatario, y una tercera para la propia empresa. Este recibo es el documento que atestigua el período de traslado del objeto de su lugar de origen a la sala de exposiciones temporales.

montajeDurante la fase de montaje de la exposición se materializará el proyecto de diseño, adecuando los espacios de la sala y distribuyendo los objetos de acuerdo con el discurso expositivo elaborado previamente por el comisario.

El control y supervisión de todo el montaje y de la instalación de los objetos, que puede incluir algún posible cambio en el discurso expositivo o en el diseño si fuese necesario, se efectuará por el diseñador del montaje, como se ha señalado, en estrecha colaboración con el comisario y el coordinador técnico.

La confluencia de una gran multiplicidad de tareas, previas a la inauguración, convierte a este período de trabajo en uno de los más delicados para los bienes culturales. Para minimizar los riesgos, es imprescindible el escrupuloso cumplimiento de todas las pautas relativas a la manipulación e instalación de los objetos y mantener un estricto control de seguridad.

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Se deberá realizar un reportaje fotográfico que documente toda la fase de montaje, desde el acondicionamiento de la sala hasta el desembalaje e instalación de los objetos.

Calendario de montaje

El tiempo que se invierte en el montaje de una exposición depende de una serie de factores como el lugar de la exposición, número de objetos expuestos, la dificultad que presenten para su montaje, etc...

Entre los condicionantes más importantes a la hora de organizar el calendario de trabajo cabe reseñar:

La adecuación de la sala previa a la llegada de los objetos, de modo que todos los elementos como vitrinas, paneles, etc estén preparados.

Los lugares de procedencia de los objetos suelen ser muy diversos, por lo tanto se debe planear una buena organización del transporte de los mismos a la sala, coordinando itinerarios, para así poder plantear un plan de montaje adecuado.

Como ya se ha señalado en el apartado de transporte, el correo es la persona designada por el prestador que supervisa el transporte y montaje de sus objetos. Su asistencia influirá en la elaboración del calendario de trabajo.

Por último habrá que tener en cuenta la dificultad que plantea cada objeto a la hora de ser instalado en su lugar correspondiente, dependiendo de su tamaño, peso, etc y de la maquinaria necesaria para su manipulación.

Acondicionamiento de la sala

Los trabajos de acondicionamiento de la sala, distribución del espacio, construcción de vitrinas, etc, se iniciarán con la antelación suficiente que permita la conclusión de los mismos previamente a la instalación de los bienes culturales que van a presentarse en la exposición.

Seguirán las especificaciones de materiales y calidades determinadas en el proyecto de montaje y planos correspondientes, y con carácter general consistirán en:

Trabajos de pintura, carpintería y electricidad.

Construcción de vitrinas.

Soportes para los objetos.

Iluminación.

Instalación de equipos audiovisuales, en su caso.

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Será necesario tener presente la adecuada y fluida circulación del público, de modo que si se ve entorpecida por la instalación de alguno de los elementos previstos en el diseño del montaje este inconveniente se pueda resolver con flexibilidad.

Al mismo tiempo, y mientras duren los trabajos de acondicionamiento se deben controlar los parámetros de temperatura y humedad relativa a fin de preparar las condiciones ambientales que deben encontrar los objetos a su llegada a la sala y que, lógicamente, serán las mismas que se requieran para su exhibición.

También se comprobará el correcto funcionamiento de los sistemas de seguridad para protección contra fuego, robo y vandalismo. Las cámaras de vigilancia deberán orientarse de modo que proporcionen el mayor ángulo de visibilidad. Además, durante la fase de montaje, se contará con el apoyo de vigilancia humana de seguridad.

Recepción de los bienes

Tras la llegada de los objetos al lugar de la exposición son necesarios una serie de pasos previos a su instalación, como respetar un período de aclimatación de los embalajes antes de su apertura, la realización de un informe del estado conservación de cada objeto y la emisión del acta de recepción.

De este modo será necesario respetar un tiempo mínimo de 24 horas antes de proceder a la apertura de los embalajes para permitir una aclimatación paulatina de los mismos y evitar cambios bruscos de temperatura y humedad que puedan perjudicar el estado de conservación de los objetos.

La apertura de los embalajes se llevara a cabo por el personal responsable de la empresa de transportes y siempre en presencia del personal técnico de coordinación, del personal técnico de conservación-restauración y del correo en su caso.

Los embalajes se abrirán en función con:

la distribución espacial de las unidades expositivas, evitando manipular los objetos en exceso y extremando la precaución con los mas delicados.

el calendario, marcado por la presencia o no de correos supervisando las labores de montaje.

La empresa de montaje facilitará la instalación de las mesas de trabajo necesarias para la correspondiente observación y manipulación de los objetos en buenas condiciones de seguridad e iluminación. Una vez desembalados los objetos y antes de instalarlos en el lugar correspondiente será necesario llevar a cabo un análisis minucioso de los mismos para realizar un informe sobre su estado de

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conservación que será firmado por el restaurador o profesional que lo realice, el correo en su caso y el coordinador de la exposición.

Este informe de conservación� es fundamental para:

detallar el estado del objeto a su llegada a la sala de exposición.

contrastar si durante el transporte ha sufrido algún daño, comparando con el informe de conservación emitido en su caso por el prestador.

analizar si algún objeto presenta elementos contaminantes (hongos, carcoma, etc.) que puedan poner en riesgo el resto de los objetos y tomar las decisiones oportunas al respecto (no exponerlo, ponerlo en cuarentena, etc...).

poder comprobar al final de la exposición si se han producido o no deterioro en los bienes expuestos.

Es aconsejable que sea realizado por restauradores, preferentemente especializados en los materiales del objeto, y detallar lo máximo posible todos los deterioros ocasionados por agentes físicos, químicos o medioambientales que se observen en la pieza.

Finalmente, deberá emitirse un acta de recepción, documento por el cual el prestatario acredita que ha recibido la obra en calidad de préstamo temporal.

El documento debe estar firmado, fechado y sellado por el prestatario, y adjuntar la relación de todas las obras prestadas.

Del mismo modo se redactará un escrito que será firmado por el responsable de la Institución donde se realiza la exposición que acredite que los objetos presentes en la muestra quedan bajo su custodia, identificando cada uno de los objetos y señalando cualquier tipo de incidencia.

Instalación de los bienes

La mayoría de los contratiempos que surgen durante la fase de montaje están relacionados con la instalación de los objetos, sus anclajes, plintos de tamaño mayor o menor al de la obra, etc. La presencia del diseñador y la versatilidad de la empresa de montaje deben hacer que estos problemas se minimicen.

Previamente a la instalación de los bienes:

La sala ha de estar perfectamente limpia y libre de maquinaria o elementos que dificulten el paso y la manipulación de los mismos.

9 Ver modelo en el Anexo de Coordinación Técnica

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Toda la pintura de paredes, vitrinas, etc totalmente seca para evitar que manche o contamine cualquier objeto.

La manipulación de los objetos se realizará:

Con carácter general con guantes de algodón o latex.

Por el personal de la empresa encargada del montaje de la exposición, quien proporcionará el material necesario para esta fase.

Bajo la supervisión del coordinador de la muestra.

Siguiendo las indicaciones si fuera necesario del correo.

Siempre en función de su materia, peso, forma y estado de conservación.

Como se ha señalado, este es uno de los momentos de mayor riesgo, por lo tanto todas estas operaciones se realizarán por personal especializado y conocedor de la especificidad que presenta cada material.

Una vez ubicados todos los objetos en su lugar correspondiente, se revisará que:

Cada uno esté identificado con su cartela correspondiente.

Todas las vitrinas estén perfectamente cerradas, y con sus sistemas de conservación preventiva activos.

La iluminación sea la adecuada a los requisitos de conservación preventiva.

El recorrido esté correctamente señalizado.

La protección y seguridad de los bienes expuestos sea la óptima.

La instalación de los elementos complementarios (paneles, audiovisuales, etc) sea la idónea.